Upload
lyduong
View
219
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
1
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN PERBAIKAN KENDARAAN PADA BENGKEL PENDAWA
TANJUNG ENIM SUMATERA SELATAN
NASKAH PUBLIKASI
Disusun oleh:
SRI WIRASTI
06.12.1547
JURUSAN SISTEM INFORMASI
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2011
3
ANALYSIS AND DESIGNING OF SYSTEM INFORMATION PAYMENT REPARATION VEHICLE AT PENDAWA WORKSHOP TANJUNG ENIM SUMATERA SELATAN
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN PERBAIKAN KENDARAAN PADA BENGKEL PENDAWA TANJUNG ENIM SUMATERA SELATAN
Sri Wirasti
Jurusan Sistem Informatika
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Company Pendawa Workshop is a workshop company engaged in the service workshop. All activities and recording transactions in the payment of vehicle repairs are still done manually. During these workshops, this company has always had difficulty in generating the data report payments made to the customer with a high level of human error and does not provide accurate information.
From the background of existing problems, then the task of this thesis will be an information processing system of payment data in a computerized vehicle repair, which later can help the user to manage data that is electronically workshop, so it is more efficient in time and increase the effectiveness of user performance.
As in the payment system include vehicle repair, employee reports, customer reports, reports of goods, transaction reports, and payment reports. Payment system application program vehicle repairs are made by using windows based software is Microsoft Visual Basic 6.0 and Microsoft SQL Server 2000.
Keywords: Information Systems, Data Processing
.
4
1. Pendahuluan
Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi
manajemen suatu organisasi atau lembaga di dalam pengambilan keputusan telah
disesuaikan pada tujuan organisasi itu sendiri, namun pada perkembangan jaman
saat sekarang ini informasi bukan hanya menjadi suatu kebutuhan melainkan
informasi sebagai penggerak dari berlangsungnya sistem organisasi tersebut.
Karena pada perkembangannya organisasi yang kurang mampu dalam
memaksimalkan pengolahan sumber daya informasinya maka organisasi tersebut
akan mengalami kesulitan dalam perkembangannya sebagai akibat kurang
mampunya dalam persaingan dan dalam mencapai suatu target atau tujuan
organisasi tersebut, meskipun dalam perkembangan suatu organisasi usaha ada
beberapa hal faktor pendukung lainnya. Sehingga pada kenyataannya sekarang ini
setiap organisasi terjadi persaingan pengolahan sumber daya informasi dalam tiap-
tiap organisasi atau lembaga berusaha memaksimalkannya, agar dalam
pemanfaatanya dapat efektif untuk kemajuan dan perkembangan dari organisasi
atau lembaga tersebut.
Maka pada perkembangannya informasi yang lebih cepat, lengkap dan
akurat dalam mengolah dan memasukan data–datanya menjadi salah satu faktor
penting keberhasilan setiap informasi atau lembaga dalam mencapai setiap
tujuannya. Untuk mewujudkannya maka pada era seperti ini tidak bisa lepas dari
penggunaan secara maksimal sistem perangkat software atau sistem pengolahan
data secara baik dan benar sehingga menghasilkan output suatu informasi yang
efektif dan efisien dan sampai tepat pada waktunya pada pihak yang tepat pula.
Sejalan dengan perkembangan teknologi di bidang komputer dan pendukungnya,
misalnya media penyimpanan yang lebih besar, generasi komputer yang paling
canggih dengan akses super cepat, dan keunggulan teknologi elektronika lainnya.
5
Maka seluruh kegiatan penanganan kearsipan dalam suatu organisasi dapat
dikerjakan dengan lebih efisien dan efektif dari segi biaya dan waktu.
Komputer merupakan alat pengolah data yang dengan akses ketelitian
maupun kecepatannya lebih dibanding dengan akses kerja otak manusia. Terlebih
lagi dengan menggunakan teknologi jaringan komputer dalam suatu area gedung
yang besar dan luas Local Area Network (LAN) membuat pengolahan data
menjangkau lebih banyak bagian yang terkait dalam suatu sistem terpadu dengan
menghemat biaya dan waktu.
Dalam suatu perusahaan jasa menjadikan suatu institut yang sedang
berkembang maka kegiatan administrasinya juga semakin kompleks. Pertambahan
jumlah kegiatan – kegiatan operasional maupun administratif setiap tahunnya yang
harus dilayani membutuhkan kecepatan pegolahan informasi yang sesuai. Berangkat
dari upaya peningkatan kecepatan dan kecermatan layanan baik dalam jasa, transfer
biaya – biaya, pengolahan dokumen dan data – data lainnya. Sistem pengolahan
data yang berbasiskan pada program software yang ada, diharapkan dengan
memaksimalkan pada pengolahan data dengan mempergunakan kelebihan dan
kecanggihan sistem komputer yang ada akan membuat kegiatan-kegiatan yang di
lakukan pada administrasi akan lebih terjangkau dengan bagian – bagian atau unit –
unit yang terkait dalam suatu sistem yang terpadu. Sistem pengolahan data yang
baik senantiasa dapat mengatasi masalah secara cepat baik dalam menghasilkan
informasi yang cepat, tepat dan akurat.
2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi
Dalam bab ini dijelaskan mengenai landasan teori yang relevan dengan
obyek penelitian yang digunakan sebagai dasar untuk pembahasan, Tinjauan umum
berupa struktur organisasi, penjelasan flowchart dan diagram alir data dari sistem
6
yang sedang berjalan serta perangkat lunak yang digunakan untuk membangun
sistem informasi. Suatu sistem adalah jaringan kerja dari procedure – procedure
yang saling berhubungan satu sama lain, berkumpul bersama- sama untuk
melakukan seuatu kegitan untuk menyelesaikan hasil tertentu.
Definisi sistem menurut Raymond Mc Leod, Ir (1993,3) yaitu “sekelompok
element-element yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu
tujuan”. Pengertian menurut Tavri P. Mahsori : “sistem adalah kumpulan element
yang berkaitan dan tanggung jawab memproses masukan (input) sehingga
menghasilkan masukan (output)”.
2.2 Konsep Dasar Informasi
Gordon B. Davis (1995:28) mendefinisikan informasi sebagai “data yang
telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat
dalam pengambilan keputusan saat ini dan yang akan datang”.
Jogiyanto Hm (2005:8) mendefinisikan informasi adalah “ data yang diolah menjadi
bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”.
Berdasarkan definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa sumber
informasi adalah data. Data belum menunjukkan suatu yang bisa dipahami,
karenanya harus diproses terlebih dahulu. Informasi merupakan hasil dari
pengolahan data menjadi lebih berguna bagi yang menerimanya dan
menggambarkan suatu kejadian nyata atau alat bantu dalam pengambilan
keputusan.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Informasi didapat dari sistem informasi (information sistem) atau disebut juga
processing sistem. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A.Leitch dan K.Roscoe
Davis sebagai berikut :
Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu sistem organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan- laporan yang ditentukan.
2.4 Sistem Informasi Manajemen
a. Sistem Informasi Manajemen didefinisikan oleh George M.Scott adalah:
7
Kumpulan dari interaksi-interaksi sistem informasi yang menyediakan
informasi baik untuk manajerial maupun kebutuhan operasi.
b. Menurut Barry E.Cushing :
SIM adalah kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya modal
didalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah
data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan
manajemen didalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.
Dari beberapa definisi tersebut, dapat dirangkum bahwa SIM adalah :
a. Kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi.
b. Menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen.
3. Analisis
3.1 Analisis PIECES
Untuk menganalisis sistem yang lama dimaksudkan untuk menemukan
penyebab sebenarnya permasalahan-permasalahan yang terjadi sehingga sistem
yang lama tidak berfungsi. Sistem yang lama akan diganti dengan sistem yang baru.
Permasalahan-permasalahan di sistem yang lama perlu ditemukan dan diperbaiki.
Jika sistem yang baru merupakan teknologi informasi maka perbaikan dari sistem
yang lama berupa perbaikan-perbaikan dalam bentuk informasi yang disediakan oleh
sistem yang baru. Supaya sistem yang baru berhasil, informasi-informasi yang
dihasilkan harus sesuai dengan kebutuhan pemakainya. Menganalisis kebutuhan
informasi pemakai perlu dilakukan untuk menghasilkan informasi yang relevan.
Dengan dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi
peningkatan-peningkatan yang berhubungan dengan analisis PIECES
(Performances, Informations, Economics, Control, Eficiency, and Service).
3.1.1 Kinerja (Performance)
Adalah kemampuan atau peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem
yang baru sehingga menjadi efektif. Kinerja dapat diukur dari Troughput dan
Response Time. Troughput adalah jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan suatu
saat tertentu.
8
Tabel 3.1 Analisis Kinerja
Sistem Lama
Informasi yang diperlukan misalnya data pegawai didapat
dalam waktu yang cukup 5 menit karena proses pencarian
data masih membutuhkan arsip-arsip yang ada.
3.1.2 Informasi (Information)
Informasi merupakan hal yang penting dan sangat menunjang bagi
pimpinan dalam proses pengambilan keputusan. Laporan-laporan yang sudah
selesai diproses mestinya digunakan untuk menghasilkan informasi yang
dibutuhkan oleh manajemen maupun pihak lain yang membutuhkan. Dimana bagi
pihak manajemen laporan tersebut dapat digunakan sebagai acuan untuk
merencanakan langkah selanjutnya.
Tabel 3.2 Analisis Informasi
Sistem lama
• Informasi tentang data pembayaran yang dihasilkan tidak
akurat karena masih banyak terdapat kesalahan penulisan.
• Informasi yang dihasilkan sering tidak tepat waktu untuk
diberikan kepada penguna .
• Informasi yang diberikan tidak relevan karena kurang
memberikan manfaat,data yang dihasilkan juga masih
banyak terdapat kesalahan.
3.1.3 Ekonomi (Economy)
Adalah penilaian sistem didalam penggunaan dana dan keuntungan yang
didapat dari sistem yang dikembangkan. Nilai ekonomis merupakan motivasi paling
9
umum bagi berjalannya suatu proyek. Persoalan ekonomi dan peluang berkaitan
erat dengan biaya yang dikeluarkan oleh instansi/ perusahaan.
Tabel 3.3 Analisis Ekonomi
Sistem Lama
Pemborosan biaya dalam penggunaan kertas dan alat-alat
tulis yang digunakan untuk penyimpanan dokumen, karena
jika terjadi kesalahan tidak dapat digunakan lagi dan data
yang salah tidak dapat diedit.
3.1.4 Pengendalian (Control)
Digunakan untuk meningkatkan kinerja sistem, mendeteksi penyalahgunaan
sistem dan menjamin keamanan data dari pihak luar yang tidak berkepentingan serta
menjamin keamanan data informasi yang dihasilkan, semakin sedikit kesalahan yang
dilakukan dalam suatu kegiatan, maka tingkat pengendalian suatu sistem semakin
baik.
Tabel 3.4 Analisis Kontrol
Sistem lama
a. Pengendalian untuk mendeteksi kesalahan yang dilakukan masih
rendah.
b. Memungkinkan adanya penyalahgunaan sistem, misalnya oleh
operator yang memanipulasi data.
3.1.5 Efisiensi (Eficiency)
Efisiensi berhubungan dengan bagaimana suatu sumber daya dapat
digunkan dengan pemborosan minimal. Untuk meminimalkan sumber daya tersebut
10
bisa dilakukan dengan cara menaikkan atau menurunkan komoditas berupa orang,
uang, bahan atau sumber daya lainnya. Maksudnya adalah mendapatkan sebanyak-
banyaknya dari yang sekecil-kecilnya atau paling tidak mendapatkan lebih banyak
dari apa yang sudah ada.
Tabel 3.5 Analisis Efisiensi
Sistem Lama
Dengan beban kerja yang banyak maka
melibatkan banyak sumber daya
3.1.6 Layanan (Service)
Peningkatan pelayanan yang lebih baik pada kantor bengkel PANDAWA
dimaksudkan untuk memberi kan pelayanan yang terbaik bagi masyarakat serta
meningkatkan kepuasan kerja pegawai. Upaya peningkatan pelayanan tersebut
dapat dilakukan melalui perbaikan dalam proses pengolahan data pembayaran
.Dengan menggunakan sistem yang baru pegawai tidak perlu mengantri lama-lama
karena pelayanan lebih cepat dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi
Tabel 3.6 Analisis Servis
Sistem Lama
Pelayanan informasi yang diperlukan
membutuhkan waktu yang lama
3.2 Analisis Kebutuhan Sistem
Sejalan dengan tujuan perancangan sistem yang akan dibuat,
diperlukan perangkat teknologi pendukungnya. Perangkat teknologi itu meliputi
personil, peralatan dan perlengkapannya. Analisis kebutuhan sistem bertujuan untuk
mengetahui sistem seperti apa yang cocok untuk kebutuhan fungsional perangkat
keras dan perangkat lunak.
11
3.2.1 Analisis Perangkat keras
Analisis perangkat keras bertujuan untuk mengetahui secara tepat perangkat keras
yang dibutuhkan. Adapun hardware yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem
pengolahan data pegawai pada bengkel PANDAWA adalah:
- Personal Computer (PC) Pentium4 1,8 GHZ
- Motherboard ASUS P4S533 series
- VGA Card G-Force 2 64 MB
- Harddisk Seagate 80 GB/7200
- RAM 256/2700 Visipro
- CD ROOM Samsung 52x
3.2.2 Kebutuhan Perangkat Lunak
Analisis perangkat lunak bertujuan untuk mengetahui secara tepat perangkat
lunak apa saja yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu sistem informasi.
Perangkat lunak untuk menjalankan sistem pengolahan data pembayaran adalah
system Operasi Windows XP, Microsoft Visual Basic 6.0, Microsoft SQL Server
2000.
3.3 Analisis Kelayakan Sistem
Studi kelayakan merupakan proses yang mempelajari atau mengidentifikasi
permasalahan yang telah dijabarkan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai.
Tujuan dari studi kelayakan adalah untuk menguji apakah sistem baru yang akan di
terapkan sebagai pengembangan dari sistem lama layak dipakai atau tidak.
1. Kelayakan Teknologi
Bengkel PANDAWA belum maksimal dalam menggunakan komputer untuk
pengolahan data . Dalam sistem ini diusulkan penggunaan teknologi komputer
sebagai alat untuk pengolahan data pembayaran agar dalam proses laporan
nantinya tidak terjadi pengulangan data.
2. Kelayakan Ekonomi
Sistem pengolahan data pembayaran muncul karena kebutuhan akan
informasi yang cepat, tepat dan akurat. Dari segi ekonomi sistem ini sangat
menguntungkan. Keuntungan sistem ini dapat diperoleh dari sistem yang baru
antara lain dari segi waktu, tenaga yang digunakan serta hasil yang optimal.
3. Kelayakan Hukum
12
Penerapan sistem yang baru harus tidak boleh menimbulkan masalah
dikemudian hari karena menyimpang dari hukum yang berlaku terutama dalam
perijinan penggunaan aplikasi pendukung sistem. Dalam hal ini perangkat lunak
yang digunakan harus resmi sesuai dengan perijinan yang ada, sehingga tidak
menyimpang dari ketentuan hukum yang berlaku dan tidak akan menimbulkan
masalah hukum baik pada waktu sekarang maupun yang akan datang. Untuk
kelayakan hukum, sistem baru layak pakai karena sudah menggunakan
software orisinal.
4. Kelayakan Sumber Daya Manusia
Dalam teknologi komputer yang digunakan sekarang ini membutuhkan
Sumber daya Manusia yang mendukung, dimana tingkat pendidikan pegawai
dalam instansi ini sangat beragam serta ketrampilan yang dimiliki oleh para
pegawai dapat dipakai secara optimal. Maka teknologi yang dipakai pada
bengkel PANDAWA dapat dimanfaatkan secara baik.
4. Implementasi Sistem
Tahap implementasi (sistem implementation) merupakan tahap
meletakkan sistem agar siap untuk dioperasikan. Tahap ini termasuk
pembuatan database, pembuatan program, dan pembuatan layout halaman
aplikasi.
Tahap implementasi sistem dapat terdiri dari langkah – langkah :
1. Menerapkan rencana implementasi.
2. Melakukan kegiatan implementasi.
3. Tindak lanjut imlementasi1
.
4.1 Menerapkan Rencana Implementasi
Rencana implementasi (implementation plan) merupakan tahap awal dari tahap
implementasi sistem. Rencana implementasi dimaksudkan untuk mengatur
biaya dan waktu yang dibutuhkan selama tahap implementasi.
4.2 Kegiatan Implementasi
1 Jogiyanto HM,1989. Analisis & Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi, hal.573.
13
Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang
direncanakan dan di implementasikan. Kegiatan pada tahap implementasi :
1. Pemilihan dan pelatihan personil.
2. Pemilihan tempat dan intalasi hardware dan software.
3. Pemrograman dan pengetesan program.
4.3 Tindak Lanjut Implementasi
Hasil penelitian dari database yang sudah dirancang. Akan
menghasilkan interface seperti yang terdapat pada gambar dibawah ini.
4.3.1 Halaman interface
Gambar 4.5 Form Login
Gambar 4.6 Form Utama
16
Gambar 4.13 Form Laporan transaksi
Gambar 4.14 Form Laporan customer
Gambar 4.15 Form Laporan Pembayaran
17
5. Kesimpulan
Dari penelitian yang dapat dilihat bahwa pengolahan data menggunakan sistem
manual sangat tidak efektif dan tidak efesien untuk menghasilkan informasi
yang dibutuhkan.
Sedangkan penggunaan sistem yang baru dengan berbasis komputer
khususnya dengan software aplikasi Visual Basic 6.0, diharapkan informasi
yang dihasilkan lebih berkualitas dan membantu dalam proses mengambil
keputusan. Karena sistem komputerisasi mempunyai banyak keuntungan,
terutama dalam hal pengolahan data. Adapun keuntungan yang didapat dengan
adanya sistem komputerisasi antara lain:
• Dapat menyajikan informasi secara cepat, akurat, dan relavan.
• Dapat menghemat waktu untuk pencarian, pencatatan, pemasukkan data.
• Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang serta dapat mengedit
data dengan mudah.
• Hasil-hasil laporan yang dibutuhkan akan dapat dengan mudah diperoleh
dan tepat waktu .
18
DAFTAR PUSTAKA
Hanif Al fatta. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk
Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern.
Yogyakarta: Penerbit ANDI.
Sanjaya, Ridwan. 2006. Pemograman Database Visual Basic 6.0 Tingkat
Lanjut.
Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
Junindar. 2008, Panduan Lengkap Menjadi Programmer Membuat plikasi
Penjualan Menggunakan VB.Net,
Mediakita: Jakarta.
Sismoro, Heri. 2005, Pengantar Logika Informatika Algorita dan Pemrograman
Komputer, Andi:
Yogyakarta.
Sunyoto, Andi. 2007, Pemrograman Database Dengan Visual Basic dan
Microsoft SQL, Andi :
Yogyakarta.