1

SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEUANGAN PADA TAMAN

KANAK – KANAK DHARMA WANITA 1 KUWU PURWODADI

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Yuda Nur Hidayat

06.11.1108

kepada

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA 2013

2

3

INFORMATION SYSTEMS ADMINISTRATION FINANCE IN KINDERGATEN DHARMA WANITA 1 KUWU PURWODADI

SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEUANGAN PADA TAMAN

KANAK – KANAK DHARMA WANITA 1 KUWU PURWODADI

Yuda Nur Hidayat Krisnawati

Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Schools as a form of organization requires an effective and efficient

administration, the goal-oriented use of all the resources and mechanisms for school management. One function of the school administration is the management of student data, teachers and employees.

In the management of most schools still use manual processing system and file processing system still has many shortcomings. The same thing happens in kindergarten - kindergarten DHARMA WOMAN 1 KUWU Purwodadi still using manual processing system in the management of school data. In this activity covers two issues, first how to design a database program students, teachers and employees in the sekolak, second or How does the program work processes so as to produce a program database of students, teachers and school treasurer by using Microsoft Visual Basic 6.0 software.

The results of observational methods in this activity terbuatnya database program students, teachers and school treasurer in kindergarten Dharma Wanita 1 Kuwu Purwodadi, so as to facilitate data management in schools. Based on the above activity suggested that the school system uses computer technology for effectiveness and speed in performing activities, as well as to improve the quality of the school administration.

Keywords: Education, Administration, Database, Computer, Software

4

1. Pendahuluan

Sekolah sebagai salah satu bentuk organisasi merupakan unit pelaksana teknis

pendidikan formal di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional yang berada dibawah

dan bertanggung jawab kepada Kepala kantor Wilayah Departemen Pendidikan Nasional

Propinsi yang bersangkutan. Susunan organisasi sekolah tertuang dalam Keputusan

Menteri Pendidikan Nasional tentang susunan organisasi dan tata kerja jenis sekolah

tersebut. Koordinasi, integrasi dan sinkronisasi kegiatan-kegiatan pendidikan harus

diselenggarakan oleh Kepala TK untuk mencapai tujuan pendidikan disekolahnya.

Koordinasi, integrasi dan sinkronisasi kegiatan-kegiatan yang terarah memerlukan

pendekatan pengadministrasian yang efektif dan efisien, yaitu berorientasi kepada tujuan,

penggunaan semua sumber daya serta mekanisme pengelolaan sekolah.

Koordinasi kegiatan-kegiatan pendidikan harus diselenggarakan oleh Kepala TK

untuk mencapai tujuan pendidikan disekolahnya. Koordinasi kegiatan-kegiatan yang

terarah memerlukan pendekatan pengadministrasian yang efektif dan efisien, yaitu

berorientasi kepada tujuan, penggunaan semua sumber daya serta mekanisme

pengelolaan sekolah. Salah satu fungsi administrasi sekolah adalah pengelolaan data

murid, guru, dan pembayaran SPP murid. Dalam pengelolaannya TK DHARMAWANITA 1

KUWU PURWODADI masih menggunakan sistem pemprosesan manual yang masih

memiliki banyak kekurangan. Sistem pemprosesan manual (berbasis kertas) merupakan

bentuk pemprosesan yang menggunakan dasar berupa setumpuk rekaman disimpan pada

rak-rak berkas. Jika suatu berkas diperlukan, berkas tersebut harus dicari pada rak-rak

tersebut. Oleh karena itu, dengan memanfaatkan suatu perkembangan teknologi yang ada

perlu dicari alternatif dalam penanganan data tersebut.

Komputer dapat didefinisikan sebagai alat yang dapat menerima informasi, diterapkan

untuk prosedur pemprosesan informasi dan memberikan hasil informasi baru dalam bentuk

yang mudah digunakan oleh pemakai. Sebagai salah satu penemuan teknologi, komputer

sebenarnya tidak berbeda dengan produk teknologi lainnya yang sudah mapan seperti

kereta api, mobil, dan lain-lain. Yang membedakan dengan produk lainnya adalah

kemampuannya untuk dapat diprogram guna melaksanakan berbagai macam tugas yang

menakjubkan dengan kecepatan dan ketelitian yang tinggi.

5

Meskipun kebanyakan orang cenderung berfikir tentang komputer terutama sebagai

mesin untuk memecahkan perhitungan-perhitungan rumit dengan cepat dan tepat,

kemampuannya untuk menyimpan dan memberikan fasilitas untuk mencari informasi

berikutnya. Walaupun begitu, dalam masyarakat modern komputer lebih banyak

dimanfaatkan sebagai pusat data (data based) dibanding tujuan lainnya. Perkembangan

teknologi basis data tidak lepas dari perkembangan perangkat keras dan perangkat lunak.

2. Landasan Teori

2.1 Konsep Dasar Sistem

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk

menyelesaikan suatu susunan sasaran tertentu. Sistem juga merupakan kumpulan dari

elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Ciri dari sebuah sistem

yang baik haruslah mempunyai tujuan dan sasaran yang tepat karena akan sangat

menentukan dan mendefinisikan masukan yang dibutuhkan sistem dan juga keluaran yang

dihasilkan.

2.1.1 Elemen Sistem

Elemen-elemen sistem dapat berupa suatu sub sistem atau bagian-bagian sistem

yang harus ada, meliputi tujuan sistem, batasan sistem, control, input, proses, output dan

umpan balik.

2.2 Konsep Dasar Informasi

Suatu informasi sangatlah dibutuhkan oleh sistem, tanpa informasi suatu sistem

tidak akan berjalan dengan lancar dan dapat berhenti. Suatu organisasi tanpa adanya

suatu informasi maka oraganisasi tersebut tidak dapat berjalan dan beroperasi. Informasi

merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih

berarti bagi yang menerima. Sumber informasi adalah data yang merupakan bentuk jamak

dari bentuk tunggal data item.

2.1.1 Kualitas Informasi

Kualitas dari sebuah informasi tergantung dari 3 hal yang sangat dominan yaitu:

a. Akurat

b. Tepat waktu

c. Relevan

6

2.1.2 Siklus Informasi

Sebuah data akan berguna dan menghasilkan suatu informasi ketika data tersebut

diolah melalui suatu model. Model yang digunakan untuk mengolah data disebut dengan

model pengolahan data atau bisa juga disebut siklus informasi.

Suatu kejadian yang menggambarkan kenyataan yang terjadi dimasukkan melalui

elemen input kemudian data tersebut diolah dan diproses menjadi suatu output atau

informasi yang dibutuhkan. Output akan diterima oleh pemakai yang kemudian

memberikan umpan balik yang berupa evaluasi informasi tersebut. Hasil dari evaluasi akan

menjadi data yang kemudian dimasukkan kembali menjadi input dan seterusnya.

2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi

Setelah mengetahui bahwa suatu sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen

yang berinteraksi. Dan informasi adalah kumpulan data yang diolah. Maka pengertian dari

sistem informasi adalah kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak serta

perangkat manusia yang bertugas mengolah dan menggunakan perangkat keras dan

perangkat lunak.

2.2.1 Komponen Sistem Informasi

Di dalam suatu sistem informasi diperlukan beberapa komponen-komponen yang

berguna untuk mencapai tujuannya. Komponen-komponen dalam sistem informasi terdiri

dari:

1. Input

2. Proses

3. Output

4. Teknologi

5. Basis Data

6. Kendali

2.2.2 Peranan Sistem Informasi

Secara umum sistem informasi terbentuk dari lima sumber daya dasar yaitu:

1 Sumber daya manusia yaitu pemakai akhir dan pakar sistem informasi.

2 Sumber daya perangkat keras terdiri dari mesin dan media.

3 Sumber daya perangkat lunak meliputi baik itu program maupun prosedur.

4 Sumber daya data meliputi dasar data dan pengetahuan.

7

5 Sumber daya jaringan yang meliputi media komunikasi dan jaringan.

2.2.3 Manfaat Sistem Informasi

Sistem informasi mempunyai beberapa manfaat diantaranya:

1 Bagi organisasi yaitu untuk mengolah transaksi, penghematan biaya dan

menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan.

2 Bagi bank yaitu untuk mengolah cek-cek dan membuat laporan-laporan rekening

dan transaksi yang terjadi.

3 Bagi perusahaan yaitu untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling

rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.

2.3 Konsep Arsitektur Sistem

Istilah arsitektur mengacu pada desain sebuah aplikasi, atau dimana komponen

yang membentuk suatu sistem ditempatkan dan bagaimana mereka berkomunikasi. Client

merupakan sembarang sistem atau proses yang melakukan suatu permintaan data atau

layanan ke server. Sedangkan server ialah, sistem atau proses yang menyediakan data

atau layanan yang diminta oleh client. Client-Server adalah pembagian kerja antara server

dan client yg mengakses server dalam suatu jaringan. Jadi arsitektur client-server adalah

desain sebuah aplikasi terdiri dari client dan server yang saling berkomunikasi ketika

mengakses server dalam suatu jaringan.

2.5 Konsep Pemodelan Sistem

2.5.1 Flowchart

Flowchart adalah teknik penyusunan instruksi untuk penulisan program komputer

terstruktur dengan menggunakan gambar-gambar/simbol-simbol. Tujuan utama dari

penggunaan flowchart adalah untuk menggambarkan suatu tahapan penyelesaian

masalah secara sederhana, terurai, rapi dan jelas dengan menggunakan simbol-simbol

standar.

2.5.2 Data Flow Diagram (DFD)

DFD adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya

bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada

data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model

yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.

Konsep Dasar Basis Data

8

Basis data (James Martin, 1990) adalah suatu kumpulan data terhubung yang

disimpan secara bersama-sama pada suatu media, tanpa mengatap satu sama lain atau

tidak perlu suatu kerangkapan data dengan cara-cara tertentu, sehingga mudah untuk

digunakan dan ditampilkan kembali, dapat digunakan untuk satu atau lebih program

aplikasi secara optimal, data dapat disimpan tanpa mengalami ketergantungan pada

program yang akan menggunakannya, serta disimpan sedemikian rupa sehingga

penambahan, pengambilan dan modifikasi data dapat dilakukan dengan mudah dan

terkontrol.

Normalisasi merupakan sebuah teknik dalam logical desain sebuah basis

data/database, teknik pengelompokkan atribut dari suatu relasi sehingga membentuk

struktur relasi yang baik (tanpa redudansi).

2.6 Konsep Administrasi Sekolah

2.6.1 Pengertian Administrasi Sekolah

Pada hakekatnya konsep tentang administrasi dapat mempunyai dua arti, yaitu arti

sempit dan luas. Dalam arti sempit, istilah administrasi disamakan dengan istilah tata

usaha yaitu kegiatan mencatat, mengumpulkan dan menyimpan suatu kegiatan atau hasil

kegiatan untuk pengambilan keputusan. Dalam arti luas administrasi disamakan dengan

istilah manajemen.

2.6.2 Ruang Lingkup Administrasi Sekolah

Ruang lingkup administrasi sekolah meliputi:

a. Manajemen Administratif

b. Manajemen Operatif

Untuk menciptakan Sistem Informasi yang diharapkan, maka diperlukan perangkat

lunak untuk membuat aplikasi dan database. Penulis menggunakan Microsoft Visual Basic

yang merupakan salah satu perangkat lunak untuk membuat program aplikasi, dan MySQL

untuk pengelolaan databasenya.

2.6.3 Sistem Operasi

Sistem informasi digunakan untuk mengaktifkan seluruh peralatan yang ada dalam

komputer termasuk software aplikasi yang ada. Dalam hal ini sistem operasi yang

digunakan adalah Sistem Operasi Windows XP. Dalam perancangan, software yang akan

digunakan adalah Microsoft Visual Basic 6.0, XAMPP dan MySQL Connector ODBC.

9

2.6.1 Microsoft Visual Basic 6.0

Microsoft Visual Basic 6.0 adalah suatu bahasa pemrograman yang bersifat object

oriented. Kemampuan yang dimiliki visual basic secara umum diantaranya menyediakan

komponen-komponen untuk membuat program aplikasi yang sesuai dengan tampilan dan

cara kerja seperti Windows. Khususnya untuk pemrograman database, Visual Basic 6.0

menyediakan fasilitas obyek yang sangat lengkap, sehingga memudahkan programmer

dalam membuat program untuk aplikasi database.

2.6.2 Lingkungan Kerja Utama Visual Basic 6.0

Secara umum lingkungan kerja Visual Basic terdapat lima windows yang

dirancang sebagai aplikasi multi windows. Jendela kerja tersebut terbagi atas beberapa

jendela spesifik yang nantinya akan sangat berperan dalam proses pembuatan project,

seperti Menu Bar, Tool Bar, Tool Box, Project Explorer, Jendela Properties, dan jendela

Form Layout.

3. Analisis dan Perancangan Sistem

3.1 Tinjauan Umum

3.1.1 Gambaran Umum TK DHARMAWANITA 1 KUWU PURWODADI

TK DHARMAWANANITA 1 KUWU PURWODADI didirikan pada tahun 1968 oleh

Bapak Kepala Desa Soekardi (alm) yang beralamat di Jl. Surojenggolo no.36 Kuwu

Kecamatan Kradenan Kabupaten Grobogan. Mengawali suatu yang baru memang butuh

perjuangan dan kerja keras, untuk mencari murid para ibu guru setiap sore harus keluar

masuk kampung tanpa mengenal lelah. Untuk tahun pertama belum bisa tercapai maksud

dan tujuan dari ibu Guru tersebut, namun dengan semangat kerja keras dan pantang

menyerah akhirnya kepercayaan akan pendidikan DHARMA WANITA muncul dari

masyarakat sekitar, secara bertahap jumlah peserta didik bertambah setiap tahunnya.

Setelah pendiri sekolah meninggal kemudian kepala sekolah digantikan oleh Ibu Yati

dengan Guru Bu Nawang dan Bu Bandiah. Pada tahun 1977 Bu Nawang digantikan oleh

Bu Marmi sampai sekarang.

10

3.1.2 Letak Sekolah

TK DHARMAWANITA 1 KUWU PURWODADI menempati tanah milik sendiri.

Bangunan sekolah menggunakan jenis bangunan permanen

3.2 Analisis Sistem

Analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fase-

fase awal pengembangan sistem. Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang

menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-

bagian komponen tesebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka.

Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi

pondasi menentukan keberhasilan informasi yang dihasilkan nantinya.

Analisis PIECES merupakan singkatan untuk analisa mengenai Performance

(Kinerja), Informasi (Information), Ekonomi (Economy), Control (Kontrol), Efisiency

(Efisiensi), dan Services (Pelayanan). Semua analisa tersebut dilakukan untuk

mendapatkan informasi selengkap lengkapnya mengenai sistem yang sudah ada dan

sistem yang akan dibangun.

3.2.1 Analisis Kelemahan Sistem

Tahap pertama yang dilakukan dalam menganalisis data adalah dengan

pendefinisian kendala atau permasalahan yang terjadi dalam sistem.

Dalam mempelajari tahapan-tahapan dari proses analisis informasi data

administrasi sekolah pada TK DHARMAWANITA 1 KUWU PURWODADI, menggunakan

metode atau kerangka kerja PIECES (Performance, Information, Economy, Control,

Efficiency, Service)

1. Kinerja (Performance)

2. Informasi (Information)

3. Ekonomi (Economic)

4. Kontrol (Control)

5. Efisiensi (Efficiency)

6. Pelayanan (Service)

11

4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

4.1 Pengertian Implementasi

Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem yang baru

dikembangkan agar nantinya sistem terebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang

diharapkan. Tujuan tahap implementasi adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan

sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan.

Pada aplikasi sistem informasi administrasi sekolah, diimplementasikan dengan

menggunakan pemrograman Visual Basic 6.0 sebagai interface, sedangkan untuk

penyimpanan database menggunakan MySQL.

4.1.1 Pembuatan Database

Pembuatan database meliputi penentuan tipe data pada masing-masing field

sekaligus pembuatanya. Dalam membangun aplikasi ini, penyusun menguanakan MySQL

Server dalam pembuatan database.

4.1.2 Pembahasan Program

Menu Utama adalah halaman yang muncul ketika pengguna berhasil login, menu

utama terbagi dalam beberapa bagian menu antara lain file, master data, transaksi,

laporan, peralatan, dan bantuan.

4.1.3 Manual Program

4.1.4 Form Login

Gambar 4.19 Form Login

Pada form ini seorang penguna aplikasi harus menginputkan username dan

password. Jika terjadi kesalahan dalam pengisian username dan password maka muncul

pesan kesalahan.

12

5. PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Setelah melewati beberapa bab, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa sistem

informasi yang berjalan pada TK DHARMAWANITA 1 KUWU PURWODADI saat ini adalah

:

1. Proses pengolahan data yang berjalan selama ini masih menggunakan cara

manual, belum adanya program khusus untuk mengolah data mengakibatkan

pelayanan informasi masih kurang memuaskan. Misalnya saja kerumitan dalam

pencarian data, kesalahan-kesalahan pencatatan data yang membutuhkan waktu

perbaikan cukup lama, semua itu sangat perlu dibenahi. Oleh karena itu sistem

manual saat ini perlu dikembangkan menjadi sistem yang terkomputerisasi.

2. Adapun kelebihan sistem terkomputerisasi dibandingkan sistem yang ada saat ini

(manual) adalah :

a. Dapat mempercepat proses pencatatan dan pengolahan data.

b. Mampu menyajikan informasi yang lebih berkualitas sehingga memudahkan

dalam pengambilan keputusan.

c. Efisiensi waktu, tenaga, pikiran dan biaya dalam proses pencatatan,

pencarian data dan pembuatan laporan, sehingga laporan yang hasilkan lebih

tepat waktu, akurat dan relevan bagi penerima informasi terakhir.

Dengan adanya sistem yang diusulkan ini, diharapkan kegiatan pencatatan,

pencarian data serta pembuatan laporan akan lebih efektif dan efisien. Sehingga

pelayanan terhadap masyarakat dapat ditingkatkan.

5.2 Saran

Adapun saran yang penyusun usulkan sebagai bahan pertimbangan untuk TK

DHARMAWANITA 1 KUWU PURWODADI guna untuk meningkatkan kualitas dan

kuantitas kerja yaitu :

1. Menganti sistem yang masih manual menjadi sistem yang terkomputerisasi,

dimana sistem terkomputerisasi dapat mengolah dan menyajikan data lebih efektif

dan efisien dibandingkan dengan sistem yang manual.

2. Melakukan pertimbangan terhadap sistem yang penyusun usulkan dalam sistem

tersebut dapat digunakan untuk proses pengolahan data.

13

3. Jika sistem yang penyusun usulkan ini digunakan oleh TK DHARMAWANITA 1

KUWU PURWODADI, maka perlu diadakan pelatihan personil dalam menangani

pengolahan data secara terkomputerisasi yang akan bertindak sebagai operator

program, supaya proses penginputan data dapat berjalan dengan lancar.

4. Dalam pembuatan aplikasi ini penyusun menyadari bahwa masih banyak

kekurangan, baik dari segi penulisan, desain maupun dalam pembuatan aplikasi

dikarenakan keterbatasan penyusun, untuk itu saran dan kritik sangat penyusun

harapkan. Serta harapan penyusun semoga sistem ini dapat dimanfaatkan dengan

sebaik-baiknya.

Demikian kesimpulan dan saran yang dapat menyusun sampaikan. Penyusun

berharap sistem yang diusulkan ini dapat membantu dalam proses pencatatan data,

pencarian data dan pengolahan data serta pembuatan laporan. Sehingga dapat

menghasilkan informasi dengan cepat dan akurat yang berguna dalam pengambilan

keputusan bagi kemajuan TK DHARMAWANITA 1 KUWU PURWODADI.

14

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta Hanif. 2007, Analisis & Perancangan Sistem Informasi :untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern, Penerbit: ANDI OFFSET Yogyakarta, 2007,

hal 3.

Jogianto HM, AnalisisdanDesainSistemInformasiAndi Offset, Yogyakarta, 1966, Hal 11.

Sutomo, Profesi Kependidikan, Semarang Press, Semarang: IKIP, 1998, Hal, 80.

Fatansyah, Ir., Basis Data, (Cetakkan Keempat, Informatika Bandung : Bandung, Mei

2002), hal.2.

Marlinda Linda, S.Kom, Sistem Basis Data, Andi Yogyakarta, Hal 5.

http://www.codeproject.com

( Diakses pada tanggal 27 Juli 2012 )