Upload
others
View
10
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
ANALISIS SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN
DAN PENERIMAAN KAS DALAM UPAYA
PENINGKATAN PENGENDALIAN INTERN
(STUDI PADA PT SUMBER PURNAMA SAKTI MOTOR LAMONGAN)
SKRIPSI
Diajukan untuk Menempuh Ujian Sarjana
pada Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya
IVAN SETYO BAHARI
125030200111077
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS
KONSENTRASI MANAJEMEN KEUANGAN
MALANG
2017
RINGKASAN
Ivan Setyo Bahari, 2017. Analisis Sistem Akuntansi Penjualan dan
Penerimaan Kas Dalam Upaya Peningkatan Pengendalian Intern (Studi Pada
PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan). Drs. Dwiatmanto, M.Si, Dra.
Maria Goretti Wi Endang NP., M.Si, 145 Hal + xiii
Perkembangan bisnis yang sangat pesat dan kebutuhan manusia yang semakin
meningkat menuntut perusahaan untuk mempunyai visi dan misi yang jelas supaya
dapat bertahan di tengah persaingan. Selain itu, juga dibutuhkan sistem akuntansi
yang dapat mendukung perusahaan dalam pencapaian tujuan. PT Sumber Purnama
Sakti Motor Lamongan merupakan salah satu dealer resmi sepeda motor merk
Honda yang dalam penerapan sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas
masih terdapat beberapa kelemahan seperti adanya perangkapan tugas atau fungsi,
kas yang diterima tidak langsung disetorkan ke bank, dan kurangnya otorisasi
terhadap dokumen sehingga diperlukan sistem akuntansi penjualan dan penerimaan
kas yang benar-benar tepat dengan tujuan meningkatkan pengendalian intern.
Tujuan yang akan dicapai dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui penerapan
sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada PT Sumber Purnama Sakti
Motor Lamongan dalam upaya mendukung peningkatan pengendalian intern yang
baik.
Penelitian dilakukan di PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan yang
beralamat di Jalan Panglima Sudirman nomor 114 Lamongan. Sumber data yang
digunakan dalam penelitian ini adalah sumber data primer dan sumber data
sekunder dimana sumber data primer diperoleh dari wawancara dengan karyawan
sedangkan sumber data sekunder diperoleh dari data atau dokumen perusahaan.
Penelitian ini memfokuskan pada penjualan dan penerimaan kas baik secara tunai
maupun kredit beserta pengendalian intern nya.
Berdasarkan dari hasil analisis, masih terdapat beberapa kelemahan pada sistem
penjualan dan penerimaan kas. Diantaranya adalah perangkapan fungsi pada kas
dan akuntansi, pada penjualan dan kredit, dokumen yang tidak efisien, serta
penyetoran kas ke bank tidak langsung disetorkan pada hari yang sama.
Dilihat dari hasil analisis tersebut, peneliti memberikan saran yaitu pemisahan
fungsi antara fungsi kas dan akuntansi dengan menambah pegawai atau fungsi
akuntansi dilakukan administration and finance coordinator, pemisahan fungsi
penjualan dan kredit dengan menugaskan koordinator after sales service, lebih
mengefisienkan dokumen yang digunakan, dan langsung menyetorkan uang yang
diterima pada hari yang sama. Hal itu perlu dilakukan supaya sistem akuntansi
pejualan dan penerimaan kas dapat meningkatkan pengendalian intern dan
meminimalisir resiko penyelewengan maupun penggelapan.
SUMMARY
Ivan Setyo Bahari, 2017. Analysis of Sales Accounting System and Cash
Receipts in Improving Internal Control (Study at PT Sumber Purnama Sakti
Motor Lamongan). Drs. Dwiatmanto, M.Si, Dra. Maria Goretti Wi Endang NP.,
M.Si
The company to have a clear vision and mission in order to survive in the midst
of rapid development of business and the increasing human need requires the
competition. In addition, also required accounting system that can support the
company in achieving goals. PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan is one of
the authorized dealers of Honda motorcycles in the implementation of accounting
system sales and cash receipts there are still some weaknesses such as the existence
of tasks or functions, cash received not directly deposited into the bank, and lack of
authorization of the document so that Required a proper accounting system of sales
and cash receipts with the aim of improving internal control. The purpose to be
achieved in this research is to know the application of accounting system of sales
and cash receipt at PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan in an effort to
support the improvement of good internal control.
The research was conducted at PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan
which is located at Jalan Panglima Sudirman number 114 Lamongan. Sources of
data used in this study are primary data sources and secondary data sources where
the primary data source obtained from interviews with employees while secondary
data sources obtained from data or corporate documents. This study focuses on the
sale and acceptance of cash both in cash and credit and its internal control.
Based on the results of the analysis, there are still some weaknesses in the
system of sales and cash receipts. Among them are the concurrent functions of cash
and accounting, on sales and credit, inefficient documents, and cash deposits to
banks not directly deposited on the same day. Judging from the results of the
analysis, the researcher suggests that the separation of functions between cash and
accounting functions by increasing the employee or accounting function is done by
administration and finance coordinator, separation of sales and credit function by
assigning coordinator after sales service, more efficient use documents, Money
received on the same day. This needs to be done so that the accounting system sales
and cash receipts can improve internal control and minimize the risk of fraud and
embezzlement.
CURRICULUM VITAE
BIODATA
Nama : Ivan Setyo Bahari
Tempat Tanggal Lahir: Lamongan, 10 Desember 1993
Jenis Kelamin : Laki-Laki
Agama : Islam
Status Pernikahan : Belum Menikah
Alamat : Dusun Pondok, Desa Pandanpancur RT 003/02 Kecamatan Deket,
Kabupaten Lamongan
No. Hp : 085733154955
E-mail : [email protected]
RIWAYAT PENDIDIKAN
2012-2015
Fakultas Ilmu Adminnistrasi Universitas Brawijaya
2008-2011
SMA Negeri 2 Lamongan
2005-2008
SMP Negeri 2 Lamongan
1999-2005
SD Negeri Pandanpancur III
PENGALAMAN KERJA
1 Juli – 28 Agustus 2015
Magang pada Auto 2000 Sukun Malang
i
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadiran Allah SWT, yang telah
melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan
penyusunan skripsi dengan judul Analisis Sistem Akuntansi Penjualan dan
Penerimaan Kas Dalam Upaya Peningkatan Pengendaian Intern.
Skripsi ini merupakan tugas akhir yang diajukan untuk memenuhi syarat
dalam memperoleh gelar sarjana Administrasi Bisnis pada Fakultas Ilmu
Administrasi Universitas Brawijaya. Penulis menyadari bahwa terselesaikannya
skripsi ini tidak akan terwujud tanpa bantuan dan dukungan dari berbagai pihak.
Oleh karena itu pada kesempatan kali ini penulis menyampaikan ucapan
terimakasih kepada yang terhomat:
1. Prof. Dr. Bambang Supriono, MS selaku Dekan Fakultas Ilmu Administrasi
Universitas Brawijaya Malang.
2. Prof. Dr Endang Siti Astuti M.Si selaku Ketua Jurusan Administrasi Bisnis
Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya Malang.
3. Mohamad Iqbal S.Sos, M.IB, D.BA selaku Sekretaris Jurusan Administrasi
Bisnis Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya Malang.
4. Dr. Wilopo, M.AB selaku Ketua Program Studi Administrasi Bisnis
Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya Malang.
5. M. Kholid Mawardi, Ph.D selaku Sekretaris Program Studi Administrasi
Bisnis Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya Malang.
6. Drs. Dwiatmanto, M.Si selaku Ketua Komisi Pembimbing yang telah
membimbing saya dengan sabar, memberi semangat dan dorongan secara
maksimal hingga terselesaikannya skripsi ini.
7. Dra. Maria Goretti Wi Endang NP., M.Si selaku Komisi Pembimbing yang
telah membimbing dengan sabar, memberi semangat dan dorongan secara
maksimal hingga terselesaikannya skripsi ini.
8. Seluruh Dosen Pengajar jurusan Administrasi Bisnis Fakultas Ilmu
Administrasi Universitas Brawijaya Malang yang telah memberikan ilmu
beserta pelajaran berharga bagi peneliti.
ii
9. Kedua orang tua saya yang selalu mendoakan dan tak putus memberikan
dukungan.
10. Sahabat seperjuangan saya, yaitu Adit, Tomi, Faris, Faishal, Avie, Dimas,
Bryan, dan Iam. Terimakasih banyak atas canda, tawa, tangis, dan
kebersamaan selama ini beserta bantuan maupun dukungan yang di berikan
dari awal perkuliahan sampai akhir perkuliahan sehingga dapat
terselesaikannya skripsi ini.
11. Keluarga kedua saya, penghuni kontrakan poharin C-333 dan Jolodonk FC
yang selalu mendukung dalam segala hal.
12. Seluruh teman-teman Administrasi Bisnis 2012 Fakultas Ilmu Administrasi
Universitas Brawijaya Malang. Terimakasih atas bantuan maupun
dukungan yang di berikan sehingga terselesaikan skripsi ini.
13. Serta semua pihak yang terlibat yang tidak bisa disebutkan satu persatu
disini, terimakasih telah membantu dalam menyelesaikan skripsi ini.
Peneliti menyadari bahwa masih banyak terdapat kekurangan dalam
penyusunan skripsi ini, oleh karena itu peneliti mengharapkan saran dan kritik
dalam kesempurnaan skripsi ini. Akhir kata semoga skripsi ini dapat memberi
manfaat yang besar bagi peneliti dan semua pembaca. Amin Yaa Robbal Alamin.
Malang, Agustus 2017
Peneliti
DAFTAR ISI
Halaman
MOTTO ................................................................................................................. i
TANDA PERSETUJUAN SKRIPSI ................................................................... ii
PERNYATAAN ORISINALITAS SKRIPSI ...................................................... iii
RINGKASAN ........................................................................................................ iv
SUMMARY ........................................................................................................... v
KATA PENGANTAR ........................................................................................... vi
DAFTAR ISI .......................................................................................................... viii
DAFTAR TABEL ................................................................................................. xi
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. xii
DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ xiii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang .................................................................................. 1
B. Perumusan Masalah .......................................................................... 5
C. Tujuan Penelitian .............................................................................. 6
D. Kontribusi Penelitian ........................................................................ 6
E. Sistematika Pembahasan................................................................... 7
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Penelitian Terdahulu ......................................................................... 9
B. Sistem Akuntansi .............................................................................. 15
1. Pengertian Sistem ....................................................................... 15
2. Pengertian Sistem Akuntansi ...................................................... 15
3. Tujuan Sistem Akuntansi ............................................................ 16
4. Unsur-Unsur Sistem Akuntansi .................................................. 17
5. Prinsip-Prinsip Sistem Akuntansi ............................................... 18
6. Faktor-Faktor yang Perlu Dipertimbangkan dalam
Penyusunan Sistem Akuntansi .................................................... 19
7. Langkah-Langkah dalam Penyusunan Sistem Akuntansi ........... 20
8. Hubungan Sistem Akuntansi dengan Pengendalian
Intern ........................................................................................... 20
9. Alat Dokumentasi Akuntansi ..................................................... 21
C. Sistem Akuntansi Penjualan ............................................................. 25
1. Pengertian Sistem Akuntansi Penjualan ..................................... 25
2. Fungsi yang Terkait Sistem Akuntansi Penjualan ...................... 25
3. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi
Penjualan ..................................................................................... 27
4. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem
Akuntansi Penjualan ................................................................... 28
5. Informasi yang Diperlukan dalam Sistem Akuntansi
Penjualan ..................................................................................... 28
6. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem ............................... 29
D. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas ................................................... 34
1. Pengertian Sistem Akuntansi Penerimaan Kas ........................... 34
2. Fungsi yang Terkait Sistem Akuntansi Penjualan ...................... 35
3. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi
Penerimaan Kas .......................................................................... 36
4. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem
Akuntansi Penerimaan Kas ......................................................... 36
5. Informasi yang Diperlukan dalam Sistem Akuntansi
Penerimaan Kas .......................................................................... 37
6. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem ............................... 37
E. Sistem Pengendalian Intern .............................................................. 38
1. Pengertian Sistem Pngendalian Intern ........................................ 38
2. Tujuan Sistem Pngendalian Intern .............................................. 39
3. Unsur-Unsur Sistem Pngendalian Inter ...................................... 40
4. Pengendalian Intern Atas Sistem Penjualan ............................... 41
5. Pengendalian Intern Atas Sistem Penerimaan Kas ..................... 43
BAB III METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian ................................................................................. 45
B. Fokus Penelitian ............................................................................... 46
C. Lokasi Penelitian .............................................................................. 46
D. Sumber Data ..................................................................................... 47
1. Sumber Data Primer ................................................................... 47
2. Sumber Data Sekunder ............................................................... 47
E. Teknik Pengumpulan Data ............................................................... 47
1. Wawancara ................................................................................. 48
2. Dokumentasi ............................................................................... 48
F. Instrumen Penelitian ......................................................................... 48
1. Panduan Wawancara ................................................................... 48
2. Panduan Dokumentasi ................................................................ 49
G. Analisis Data ..................................................................................... 49
H. Keabsahan Data ................................................................................ 50
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Perusahaan .......................................................... 51
1. Sejarah Singkat Perusahaan ........................................................ 51
2. Visi dan Misi Perusahaan ........................................................... 51
3. Personalia ................................................................................... 52
4. Produk ......................................................................................... 53
5. Pemasaran Perusahaan ................................................................ 55
B. Penyajian Data .................................................................................. 56
1. Struktur Organisasi ..................................................................... 56
2. Job Description .......................................................................... 58
C. Sistem Penjualan PT Sumber Purnama Sakti Motor
Lamongan ........................................................................................ 60
1. Sistem Akuntansi Penjualan Secara Tunai ................................. 60
2. Sistem Akuntansi Penjualan Secara Kredit ................................ 72
D. Sistem Penerimaan Kas PT Sumber Purnama Sakti Motor
Lamongan ......................................................................................... 88
1. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai .......... 88
2. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Kredit.......... 95
E. Analisis Data dan Interpretasi .......................................................... 99
1. Analisis Strukur Organisasi ........................................................ 99
2. Analisis Sistem Penjualan ......................................................... 102
3. Anaisis Sistem Penerimaan Kas ................................................ 108
4. Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas yang
Disarankan ................................................................................. 112
5. Analisis Terhadap Unsur-Unsur Pengendalian Intern ............... 134
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan ...................................................................................... 140
B. Saran ................................................................................................ 141
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 144
DAFTAR TABEL
No. Judul Halaman
Tabel 1 Data Penjualan Sepeda Motor Bulan Januari-Juni 2016 ........................... 4
Tabel 2 Pemetaan Penelitian Terdahulu ................................................................. 13
Tabel 3 Simbol Standar Bagan Alir (Flowchart) ................................................... 22
Tabel 4 Jam Kerja Karyawan PT Sumber Purnama Sakti Motor .......................... 52
Tabel 5 Produk PT Sumber Purnama Sakti Motor ................................................ 53
DAFTAR GAMBAR
No. Judul Halaman
Gambar 1 Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan ................................................ 32
Gambar 2 Tujuan Pengendalian Intern .................................................................. 40
Gambar 3 Struktur Organisasi PT SPS Motor ....................................................... 57
Gambar 4 Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan PT SPS Motor ........................ 69
Gambar 5 Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan Kredit PT SPS Motor............. 81
Gambar 6 Flowchart Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan
Tunai PT SPS Motor ............................................................................. 93
Gambar 7 Flowchart Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan
Kredit PT SPS Motor ........................................................................... 98
Gambar 8 Struktur Organisasi yang Disarankan ................................................... 101
Gambar 9 Flowchart Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan
Tunai yang Disarankan ........................................................................ 116
Gambar 10 Flowchart Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan
Kredit yang Disarankan........................................................................ 126
DAFTAR LAMPIRAN
No. Judul
Lampiran 1 Panduan Wawancara
Lampiran 2 Hasil Wawancara
Lampiran 3 Surat Keterangan Penelitian
Lampiran 4 Kuitansi
Lampiran 5 Surat Jalan
Lampiran 6 Tanda Terima Sementara
Lampiran 7 Faktur
Lampiran 8 Bukti Setor Bank
Lampiran 9 Curriculum Vitae
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perkembangan dunia bisnis di Indonesia saat ini mengalami kemajuan yang
sangat pesat. Hal itu dapat dilihat dari banyaknya bisnis yang tumbuh mulai dari
yang berskala kecil menengah maupun berskala besar di berbagai bidang.
Kebutuhan manusia yang semakin tak terbatas menjadi salah satu alasan
didirikannya suatu perusahaan selain untuk mencari laba yang maksimal.
Perusahaan harus mempunyai visi dan misi dalam mendukung pencapaian tujuan
perusahaan. Perusahaan harus mempunyai suatu sistem yang baik agar dapat
bertahan dan mencapai tujuan di tengah ketatnya persaingan.
Baridwan (2012:3), menjelaskan bahwa sistem adalah suatu kerangka dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu
skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari
perusahaan. Suatu sistem terdiri dari beberapa prosedur dan prosedur sendiri harus
dilakukan secara berurutan. Setiap prosedur memiliki standar masing-masing
sesuai dengan ketetapan perusahaan. Jika dalam pelaksanaan prosedur ada yang
tidak berjalan dengan semestinya, maka akan berpengaruh terhadap kinerja
perusahaan. Prosedur yang tidak sesuai salah satunya disebabkan oleh informasi
yang salah.
Setiap perusahaan sangat bergantung pada sistem informasi manajemennya
agar dapat bertahan di tengah persaingan. Informasi merupakan hasil dari
pengolahan data yang disajikan dalam bentuk yang sesuai agar dapat dimanfaatkan
2
oleh pengguna informasi. Informasi juga dapat digunakan sebagai bahan
pertimbangan dalam pengambilan keputusan oleh perusahaan, salah satu informasi
yang sangat dibutuhkan oleh manajemen perusahaan adalah informasi akuntansi.
Informasi akuntansi berkaitan langsung dengan data keuangan perusahaan.
Perusahaan harus memperhatikan kecocokan dan kesesuaian data keuangan yang
ada pada sistem informasi akuntansi dan pada aktivitas perusahaan di lapangan. Hal
yang harus diperhatikan dalam penerapan sistem akuntansi adalah kesesuaian
antara sistem itu sendiri dengan kegiatan operasional perusahaan, contohnya adalah
sistem penjualan dan penerimaan kas.
Penjualan dan penerimaan kas merupakan kegiatan operasional yang sangat
penting dan vital yang berkaitan langsung dengan aset perusahaan. “Penjualan
merupakan suatu transaksi yang bertujuan untuk mendapatkan suatu keuntungan
dan merupakan jantung dari suatu perusahaan” (Himyati, 2008:123). Penjualan
memberikan kontribusi yang cukup besar pada perusahaan dalam mendapat
keuntungan baik itu penjualan yang dilakukan secara tunai maupun penjualan
secara kredit serta menunjang jalannya aktivitas perusahaan. Kas merupakan aktiva
yang paling likuid sehingga rawan disalahgunakan kegunaanya dan keberadaannya
mudah dipindahtangankan. Oleh karena itu, perusahaan harus mempunyai suatu
sistem yang baik supaya aktivitas penjualan dan penerimaan kas dapat berjalan
sesuai dengan apa yang diharapkan perusahaan.
Sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas menjelaskan bagaimana
seharusnya prosedur yang dijalankan dalam kegiatan penjualan dan penerimaan
kas. Sistem akuntansi penjualan dapat digunakan dalam transaksi penjualan tunai
3
maupun penjualan kredit dengan tujuan agar penjualan dapat dicatat dan diawasi
dengan baik, sedangkan sistem penerimaan kas digunakan untuk meminimalisisr
segala bentuk kecurangan yang kemungkinan akan terjadi. Mulyadi (2008:202)
menyatakan bahwa sistem akuntansi penerimaan kas sendiri ada dua macam yaitu
terdiri dari sistem akuntansi kas dari penjualan tunai maupun sistem akuntansi kas
dari piutang. Kedua sistem akuntasi tersebut dapat berjalan dengan efektif dan
efisien bila didukung dengan sistem pengendalian intern yang baik pula oleh
perusahaan.
Sistem pengendalian intern merupakan suatu proses pengawasan dan
pengendalian yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengurangi dan
meminimalisir segala bentuk kecurangan yang mungkin terjadi dalam perusahaan.
“Sistem pengendalian intern merupakan proses kontrol yang dilakukan dewan
direksi, manajemen, dan beberapa pihak terkait dalam perusahaan yang menjadikan
tercapainya target perusahaan, yaitu realibilitas laporan keuangan, pelaksanaan
kegiatan operasional yang sesuai dengan peraturan dan kebijakan yang telah
ditetapkan” (Bodnar and Hopwood, 2006:129). Bagi penjualan, sistem
pengendalian intern yang baik diharapkan mampu untuk mengolah data penjualan
yang ada menjadi data penjualan yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan
kebenarannya. Sedangkan pada sistem pengendalian intern yang baik terhadap
penerimaan kas bertujuan untuk menjaga aktiva perusahaan dan meningkatkan
efisiensi serta mendorong dipatuhinya segala kebijakan manajemen perusahaan
untuk melindungi harta perusahaan. Penerapan sistem akuntansi penjualan dan
sistem akuntansi penerimaan kas tidak hanya dibutuhkan oleh perusahaan produksi
4
saja, perusahaan distributor pun bisa menggunakan sistem akuntansi tersebut
misalnya perusahaan distributor atau perusahaan agen sepeda motor.
Sepeda motor merupakan alat transportasi yang menjadi salah satu alternatif
solusi di tengah kondisi lalu lintas yang padat di beberapa wilayah di Indonesia.
Harga yang cukup terjangkau dan banyaknya merk serta tipe yang tersedia
menjadikan sepeda motor sebagai daya tarik tersendiri bagi konsumen. Hal ini
tentunya menjadikan sepeda motor sebagai industri yang cukup menarik dan
menguntungkan bagi investor. Berdasarkan data dari Asosiasi Industri Sepeda
Motor Indonesia (AISI) menunjukkan bahwa pada bulan Juli 2016 saja Honda
masih menguasai pasar motor domestik dengan total penjualan sebanyak 203.659
unit atau sekitar 72,28% dari total penjualan anggota AISI.
Tabel 1 Data Penjualan Sepeda Motor Bulan Januari 2016 - Juli 2016 (dalam
unit)
Urutan Merk Penjualan (unit) Persentase
1 Honda 2.362.047 72,28%
2 Yamaha 810.317 24,80%
3 Kawasaki 59.635 1,82%
4 Suzuki 34.915 1,07%
5 TVS 1.127 0,03%
Total 3.268.041 100%
Sumber : Asosiasi Industri Sepeda Motor Indonesia (AISI)
PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan merupakan salah satu dealer
resmi merk sepeda motor Honda yang mempunyai 13 cabang yang tersebar di
beberapa kota di Indonesia. Dibukanya cabang-cabang tersebut untuk memenuhi
permintaan pasar akan kebutuhan sepeda motor yang cukup tinggi. Dealer ini
bergerak di bidang penjualan dan jasa, yaitu melayani penjualan unit sepeda motor
dan pemeliharaan serta penyediaan suku cadang asli sepeda motor merk Honda. PT
Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan tidak hanya melayani penjualan sepeda
5
motor secara tunai, tetapi juga penjualan secara kredit. Mengingat permintaan yang
semakin meningkat, maka terjadi pula peningkatan penerimaan kas dari penjualan
sehingga diperlukan sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang
mendukung pertumbuhan penjualan, serta sebagai fungsi pengawasan agar harta
perusahaan tetap terjaga.
Terdapat beberapa permasalahan yang sering terjadi terkait sistem penjualan
dan penerimaan kas pada PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan.
Permasalahan tersebut menjadi suatu kelemahan yang harus ditanggulangi, seperti
perangkapan tugas dan fungsional dalam struktur organisasi, uang yang diterima
bagian kasir tidak langsung disetorkan ke bank, dan dokumen yang digunakan
kurang efisien. Kelemahan tersebut dapat berakibat melemahkan sistem
pengendalian intern yang berpengaruh terhadap kekayaan perusahaan. Berdasarkan
beberapa hal tersebut, maka dipilihlah PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan
sebagai obyek penelitian dengan judul “ANALISIS SISTEM AKUNTANSI
PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS DALAM UPAYA PENINGKATAN
PENGENDALIAN INTERN”.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang masalah tersebut, maka dapat diambil
rumusan masalah penelitian ini diantaranya :
1. Bagaimana penerapan sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada PT
Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan?
2. Bagaimana upaya peningkatan pengendalian intern di PT Sumber Purnama
Sakti Motor Lamongan?
6
C. Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah yang dikemukakan sebelumnya, adapun tujuan
penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Mengetahui penerapan sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada
PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan.
2. Mengetahui upaya peninngkatan pengendalian intern di PT Sumber Purnama
Sakti Motor Lamongan.
D. Kontribusi Penelitian
Penelitian ini diharapkan memberikan kontribusi yang berarti bagi PT Sumber
Purnama Sakti Motor Lamongan pada masa yang akan datang. Kontribusi
penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Kontribusi Akademis
Penelitian ini diharapkan dapat menjadi suatu gambaran dan bahan
perbandingan dari penerapan sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas
yang didapat di bangku perkuliahan dan pada keadaan yang ada di lapangan.
Kemudian diharapkan juga sebagai tambahan referensi bagi semua pihak yang
akan melakukan penelitian mengenai sistem akuntansi, khususnya penelitian
sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas serta dapat menambah
wawasan
2. Kontribusi Praktis
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan informasi yang bermanfaat
bagi perusahaan dan sebagai bahas masukan mengenai sistem akuntansi,
khususnya sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas. Selain itu juga
7
sebagai saran dan kritik bagi perusahaan dalam mendukung pengendalian
intern yang lebih efektif sebagai bentuk pengawasan dan perlindungan dari
segala bentuk kecurangan yang mungkin terjadi serta memudahkan dalam
menjalankan kegiatan perusahaan.
E. Sistematika Pembahasan
Sistematika pembahasan bertujuan untuk memberikan gambaran secara
menyeluruh mengenai penelitian ini yang masing-masing diuraikan sebagai
berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini menguraikan mengenai latar belakang penelitian,
perumusan masalah, tujuan penelitian, kontribusi penelitian, dan
sistematika pembahasan.
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini menjelaskan mengenai berbagai landasan teori dan
pendapat para ahli secara umum mengenai sistem akuntansi
penjualan dan penerimaan kas serta sistem pengendalian intern.
BAB III : METODE PENELITIAN
Bab ini menjelaskan tentang jenis penelitian, fokus penelitian,
sumber data, teknik pengumpulan data, instrumen penelitian, dan
analisis data dalam membantu dalam pemecahan masalah.
BAB IV : HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Bab ini menjelaskan tentang hasil penelitian yang telah dilakukan
dan pembahasan terhadap masalah yang diteliti. Bab ini juga
menyediakan data, analisis dan interpretasi terhadap data.
8
BAB V : PENUTUP
Bab ini menjelaskan tentang kesimpulan dari hasil npenelitian yang
diperoleh, serta berisi saran-saran sebagai bahan pertimbangan
untuk perusahaan yang berkaitan dan pihak-pihak yang
membutuhkan.
9
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Penelitian Terdahulu
1. Iskandar muda, et.al (2014) “Implementation of the Cash Revenue System: A
Case Study in the Local Government Task Forces’ Units of North Sumatra
Province, Indonesia”.
Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis deskriptif
yang dalam penelitiannya menggunakan alat dari program visual basic dan
database Microsoft SQL desain. Program tersebut digunakan visual untuk
menyajikan hasil laporan keuangan dengan sistem komputerisasi. Dalam
penyusunan laporan keuangan, program ini sangat membantu dengan
menghasilkan pengelolaan laporan keuangan secara otomatis. Program ini
memiliki dukungan teknologi informasi yang dapat diandalkan, dan sesuai dengan
peraturan tata kelola keuangan yang terdapat dalam permendagri No 59/2007
dapat dipastikan bahwa desain sistem pengendalian internal sangat efektif.
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan dengan penerapan sistem
pendukung informasi tersebut dalam pelaksanaan laporan keuangan berdasarkan
Permendagri akan mendapatkan keuntungan dari segi konektivitas dan integritas
laporan keuangan yang akan menghassilkan sistem pemerintahan yang baik.
Dukungan teknologi informasi ini juga akan memberikan kontribusi alur kerja
yang efisien dan tata kelola yang baik. Penelitian tersebut juga menyimpulkan
bahwa pengolahan laporan keuangan dengan menggunakan sistem manual tidak
efektif dalam proses menghasilkan informasi yang dibutuhkan, namun dengan
10
dukungan teknologi informasi yang diterapkan dalam aturan tata kelola keuangan
dapat menciptakan efektifitas sistem pengendalian internal.
2. Gyebi dan Quain (2013) “Internal Control on Cash Collection. A Cash of the
Electricity Company og Ghana Ltd, Accra East Region”
Penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif dengan pendekatan
kuantitatif. Tujuan umum dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem
kontrol internal pada pengumpulan uang tunai pada ECG dan memastikan praktek
yang dilakukan pada pengumpulan kas berjalan dengan baik dan bijaksana. Pada
penelitian ini, seluruh anggota manajemen menjadi populasi, teller atau
pengumpul kas ECG yang setiap harinya membayar tunai untuk ECG ltd, menjadi
sasaran dalam penelitian ini. Penelitian ini mengadopsi beberapa metode
pengambilan sampel. Penelitian ini menemukan bahwa pengendalian internal,
walau dirancang dan dioperasikan dengan baik, dapat memberikan jaminan hanya
kepada manajemen dan dewan direksi terkait pencapaian tujuan entitas.
Kemungkinan prestasi dipengaruhi oleh keterbatasan yang ada pada sistem
pengendalian internal, hal tersebut merupakan realitas bahwa penilaian manusia
dalam pengambilan keputusan dapat rusak, yang pada akhirnya manajemen
memutuskan untuk mengesampingkan pengendalian internal.
Berdasarkan hasil dari penelitian yang telah dilakukan, sebelum manajemen
dapat memilih dan menerapkan kontrol yang sesuai untuk ukuran dan
kompleksitas usaha, manajemen harus memahami bagaimana, kapan dan dimana
uang dikumpulkan dan tugas yang dilakukan oleh setiap karyawan terlebih
dahulu. Tidak ada suatu sistem yang sangat mudah, namun sistem pengendalian
11
yang dirancang dengan baik dapat memberikan jaminana bahwa pencurian dan
kesalahan pencatatan yang signifikan dalam penerimaan kas dapat dicegah atau
dideteksi. Kas perusahaan dan semua aset pemerintah daerah lainnya, memiliki
potensial terbesar untuk pencurian jika sistem pengendalian internal tidak
dijalankan dan berfungsi secara efektif.
3. Orchard and Hoag (2014) “revenue process Internal Control For
Manufactures: An Evaluation Tool For Independent Auditors And Managers”
Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif dengan
pendekatan kualitatif. Penelitian ini menyajikan suatu alat untuk mengevaluasi
tujuan pengandalian internal dan kegiatan perusahaan terkait proses pendapatan
perusahaan yang beroperasi di sektor manufaktur. Alat evaluasi ini dapat
digunakan oleh auditor independen sebagai patokan umum dalam melakukan
evaluasi awal terhadap pengendalian internal klien manufaktur selama proses
penerimaan. Alat ini juga dapat digunakan oleh para manajer untuk mengevaluasi
berjalannya kegiatan pengendalian internal perusahaan.
Berdasarkan hasil penelitian ini dapat disimpulkan pengendalian internal
sangat penting untuk memastikan bahwa perusahaan manufaktur mampu dalam
memenuhi tujuan strategis perusahaan, terutama penting untuk memperhatikan
kondisi perjuangan yang dihadapi perusahaan ini di tengah krisis keuangan 2007-
2009 dan resesi global berikutnya. Pengendalian internal dalam alat evaluasi ini
tidak ditujukan untuk menjadi panduan komprehensif untuk pengendalian internal
atas pendapatan, namun alat ini menjalankan tujuan yang berkaitan dengan
keandalan pelaporan keuangan juga efektivitas dan efisiensi operasional. Alat ini
12
juga menekan tujuan pengendalian dan kegiatan yang paling berhubungan
langsung dengan proses penerimaan, dan tidak memperluas tujuan pengendalian
dan kegiatan pada bagian lainnya yang terkait dalam proses seperti fungsi
produksi dan pengiriman.
Berdasarkan tabel yang akan disajikan berikut, peneliti menemukan adanya
perbedaan dalam penelitian terdahulu dengan yang akan diteliti. Penelitian yang
akan mengevaluasi sistem penjualan dan penerimaan kas yang akan menunjang
efektivitas pengendalian intern dalam suatu perusahaan. Sedangkan penelitian
terdahulu hanya mengulas tentang penerapan dan evaluasi terhadap sistem
pengendalian intern dan penerimaan kas namun tanpa membahas sistem
penjualan. Objek penelitian juga banyak berbeda karena peneliti ingin melakukan
penelitian pada Dealer motor sedangkan penelitian terdahulu melakukan
penelitian dikantor pemerintahan dan perusahaan manufaktur sehingga akan
menghasilkan hasil penelitian yang berbeda. Pemetaan penelitian terdahulu
diringkas pada Tabel 2 pemetaan penelitian terdahulu.
13
Tabel 2 Pemetaan Penelitian Terdahulu
Pemetaan Penelitian Terdahulu
No Nama, Tahun,
Judul Penelitian
Perbedaan Persamaan Hasil
1. Iskandar Muda, et.al
(2014),
Implementation of
The Cash Revenue
System: A Case
Study in the Local
Government Task
Forces’s Units of
North Sumatra
Province, Indonesia.
1. Objek penelitian yang
diambil adalah sector public
di Sumatra Utara.
2. Penelitian menggunakan
penerapan alat nberupa
program. Sedangkan pada
penelitian ini menggunakan
Teknik wawancara dan
dokumentasi untuk
memperoleh data
1. Metode penelitian yang
digunakan adalah analisis
deskripstif sama dengan
penelitian ini.
2. Menjabarkan proses
tentang upaya
pengendalian intern yang
efektif.
1. Pengelolaan laporan keuangan dengan
menggunakan sistem manual tidak
efektif dalam proses menghasilkan
informasi yang dibutuhkan.
2. Penerapan sistem pendukung informasi
dalam pelaksanaan laporan keuangan
akan mendapatkan keuntungan dari segi
konektivitas dan integritas laporan
keuangan yang akan menghasilkan
pemerintahan yang baik dan tepat.
2. Gyebi dan Quain
(2013), Internal
Control on Cash
Collection. A Case of
the Electricity
Company of Ghana
Ltd, Accra East
Region.
1. Metode penelitian yang
digunakan Gyebi dan Quain
adalah deskriptif kuantitatif,
sedangkan penelitian ini
menggunakan metoode
kualitatif.
2. Variable yang diteliti lebih
menunjukkan pengendalian
internal terhadap penerimaan
kas, sedangkan dalam skripsi
ini sebaliknya penerimaan
kas dalam mendukung
pengendalian.
1. Memiliki kesamaan
variable dalam penelitian
yaitu pengendalian internal
dan penerimaan kas.
2. Memiliki tujuan yang
sama penelitian ini yaitu
untuk memastikan apakah
sistem yang berjalan baik.
1. Sistem pengendalian intern yang
dirancang dalam perusahaan mampu
memberikan jaminan bahwa pencurian
dan kesalahan pencatatan yang signifikan
dalam penerimaan kas dapat dicegah atau
dideteksi.
2. Manajemen harus lebih memahami
bagaimana alur penerimaan kas yang
dilakukan oleh karyawan.
14
Lanjutan Tabel 2
Pemetaan Penelitian Terdahulu
No Nama, Tahun,
Judul Penelitian
Perbedaan Persamaan Hasil
3. Orchard and Hoag
(2014), Revenue
Control For
Manufactures: An
Evaluation Tool For
Independent Auditors
and Managers.
1. Menggunakan alat untuk
mengevaluasi tujuan
pengendalian internal dan
kegiatan operasional terkait
pendapatan perusahaan.
2. Variable yang diteliti lebih
menunjukkan pengendalian
internal terhadap penerimaan
kas, sedangkan dalam skripsi
ini sebaliknya penerimaan
kas dalam mendukung
pengendalian intern.
1. Metode penelitian yang
digunakan sama dengan
penelitian ini, yaitu
analisis deskriptif
1. Pengendalian internal mampu dalam
memenuhi tujuan strategis perusahaan.
2. Pengendalian internal dalam alat evaluasi
ini menekankan tujuan yang berkaitan
dengan keandalan pelaporan keuangan
dan efektifitas serta efisiensi operasional
serta menekankan tujuan pengendalian
internal pada kegiatan yang berhubungan
langsung denagna proses penerimaan.
Sumber: Jurnal
15
B. Sistem Akuntansi
1. Pengertian Sistem
Sistem sangat diperlukan oleh suatu perusahaan untuk menjaga kelancaran
dan kestabilan produktifitasnya usaha untuk dapat mencapai tujuan yang
diinginkan. Sistem juga memberikan informasi yang akurat sehingga bisa
digunakan sebagai pedoman dalam pengambilan keputusan. Kebutuhan akan
informasi pada saat ini sangat penting dalam semua kegiatan tak terkecuali bisnis,
dan untuk memenuhinya diperlukan suatu sistem agar informasi tersebut sesuai
dengan keinginan pihak yang berkepentingan.
Daranatha (2009:14) menjelaskan “sistem adalah sekelompok dua atau lebih
komponen-komponen yang saling berkaitan atau subsistem-subsistem yang
bersatu untuk mencapai tujuan yang sama”. Krismiaji (2010:01) menyatakan
bahwa sistem adalah “serangkaian komponen yang dikoordinasikan untuk
mencapai serangkaian tujuan yang telah ditetapkan”. Berdasarkan beberapa
pendapat para ahli tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekelompok
komponen yang saling berhubungan satu sama lain untuk dapat mencapai suatu
tujuan tertentu.
2. Pengertian Sistem Akuntansi
“Sistem akuntansi adalah organisasi, formulir, catatan dan laporan yang
dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang
dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”
(Mulyadi, 2008:3). Sedangkan menurut Krismiaji (2010:4), “sistem akuntansi
adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan
informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengandalikan, dan
16
mengoperasikan bisnis”. Pengertian sistem akuntansi juga dikemukakan oleh
Reeve (2009:223), yaitu : “sistem akuntansi (accounting system) adalah metode
dan prosedur untuk mengumpulkan, merangkum, serta melaporkan informasi
keuangan dan operasi perusahaan”. Kesimpulan dari ketiga pengertian yang telah
dipaparkan para ahli tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi adalah
metode yang diterapkan oleh perusahaan melalui prosedur tata kerja struktur
organisasi yang dilengkapi dengan formulir, catatan, dan laporan untuk
mendapatkan informasi yang akurat, relevan, serta mendukung dalam
pengambilan keputusan.
3. Tujuan Sistem Akuntansi
Setiap perusahaan dalam menjalankan suatu kegiatan pastinya memiliki
tujuan yang ingin dicapai baik itu tujuan yang dapat memberikan manfaat maupun
mendapat keuntungan. Mardi (2011:4) menjelaskan tujuan umum pengembangan
sistem akuntansi adalah sebagai berikut:
a. Guna memenuhi setiap kewajiban sesuai dengan otoritas yang diberikan kepada seseorang. Pengelolaan perusahaan selalu mengacu pada tanggung jawab manajemen guna menata secara jelas segala sesuatu yang berkaitan dengan sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan. Keberadaan sistem informasi membantu ketersediaan informasi yang dibutuhkan oleh pihak eksternal melalui laporan keungan tradisional dan laporan yang diminta lainnya, demikian pula ketersediaan laporan internal yang dibutuhkan oleh seluruh jajaran dalam bentuk laporan pertanggungjawaban laporan perusahaan.
b. Setiap informasi yang dihasilkan merupakan bahan yang berharga bagi pengambilan keputusan manajemen. Sistem informasi menyediakan informasi guna mendukung setiap keputusan yang diambil oleh pimpinan sesuai dengan pertanggung jawaban yang ditetapkan.
c. Sistem informasi diperlukan untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan sehari-hari. Sistem informasi menyediakan informasi bagi setiap satuan tugas dalam berbagai level manajemen, sehingga mereka dapat lebih produktif.
Sedangkan menurut Mulyadi (2008:19) menyatakan bahwa tujuan umum
pengembangan sistem akuntansi adalah sebagai berikut :
17
a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.
b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada,
baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.
c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu
untuk memperbaiki tingkat keandalan (reability) informasi akuntansi dan
untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan
perlindungan kekayaan perusahaan.
d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan
akuntansi.
Berdasarkan tujuan yang disampaikan para ahli tersebut, dapat ditarik
kesimpulan bahwa tujuan sistem akuntansi adalah untuk memberikan berbagai
informasi yang diperlukan oleh perusahaan sebagai bahan dalam mendukung
pengambilan keputusan terutama dalam kegiatan operasional perusahaan secara
cepat dan akurat.
4. Unsur-Unsur Sistem Akuntansi
Terdapat 5 (lima) unsur sistem akuntansi pokok, diantaranya sebagai berikut
(Mulyadi, 2008:3):
a. Formulir
Formulir sering disebut juga sebagai dokumen. Formulir disebut dengan
dokumen karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam
organisasi didokumentasikan di secarik kertas. Manfaat dari formulir ini,
yaitu :
1) Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan.
Dalam suatu organisasi, setiap transaksi terjadi karena adanya
otorisasi dari pejaat yang memiliki wewenang untuk melaksanakan
transaksi tersebut. Pelaksanaan wewenang tersebut harus
dipertanggung jawabkan dalam bentuk tertulis dengan menggunakan
formulir.
2) Untuk merekam data transaksi bisnis perusahaan. Semua data yang
diperlukan untuk identifikasi transaksi direkam pertama kali dalam
formulir.
3) Untuk mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan
semua kejadian dalam bentuk tulisan.
4) Untuk menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain
dalam organisasi yang sama ke oraganisasi lain.
18
b. Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk
mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data
lainnya. Sumber pencatatan dalan jurnal ini adalah formulir. Dalam jurnal
ini, data keuangan untuk pertama kalinya diklasifikasikan menurut
penggolongan yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam
laporan keuangan. Dalam jurnal ini pula terdapat kegiatan peringkasan
data, yang hasil peringkasnya (berupa jumlah rupiah transaksi tertentu)
kemudian diposting ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar.
c. Buku Besar
Buku besar ini terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk
meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal.
Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-
unsur informasi yang disajikan dalam laporan keuangan.
d. Buku Pembantu
Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci
data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.
Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir yang
berarti tidak ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi
diringkas dan digolongkan dalam buku besar dan buku pembantu.
e. Laporan Keuangan
Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan berupa neraca,
laporan laba rugi, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga
pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan,
daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, dan daftar saldo
persediaan yang lambat penjualannya.
5. Prinsip-Prinsip Sistem Akuntansi
Prinsip-prinsip dasar sistem akuntansi menurut Weygant (2007:396) adalah
sebagai berikut:
a. Keefektifan Biaya
Sistem akuntansi harus efektif biaya. Manfaat informasi yang diberikan
harus melebihi biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan sistem tersebut.
b. Tingkat Kegunaanya
Agar berguna, informasi harus dapat dimengerti, relevan, dapat
diandalkan, tepat waktu, dan akurat. Pembuat sistem akuntansi harus
mempertimbangkan kebutuhan dan tingkat pengetahuan berbagai macam
pengguna.
c. Fleksibilitas
Sistem akuntansi seharusnya dapat mengakomodasikan berbagai macam
pengguna dan megubah informasi yang dibutuhkan. Sistem harus cukup
fleksibel dalam memenuhi kebutuhan permintaan informasi yang
dibutuhkan.
19
Berdasarkan penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa prinsip akuntansi
memiliki beberapa kelebihan dengan memberikan keefisienan biaya pada sistem
akuntansi, dan dapat memberikan manfaat pada informasi secara relevan sehinga
dapat berkontribusi baik pada perusahaan.
6. Faktor-Faktor yang Perlu Dipertimbangkan dalam Penyusunan Sistem
Akuntansi
Dalam penyusunan sistem akuntansi untuk suatu perusahaan perlu
mempertimbangkan beberapa faktor penting sebagai berikut (Baridwan, 2012:7):
a. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat yaitu bahwa
sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan
tepat pada waktunya, dapat memenuhi kebutuhan, dan dengan kualitas
yang sesuai.
b. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip aman yang
berarti sistem akuntansi harus dapat menjaga keamanan harta milik
perusahaan. Untuk dapat menjaga harta milik perusahaan maka sistem
akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip
pengawasan intern.
c. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip murah yang
berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi itu harus
dapat ditekan sehigga relatif tidak mahal, dengan kata lain,
dipertimbangkan cost dan benefit dalam menghasilkan suatu informasi.
Berdasarkan ketiga faktor diatas, dapat disimpulkan bahwa dalam menyusun
sistem akuntansi perusahaan demi untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi
perusahaan ketiga faktor tersebut harus dipertimbangkan secara matang dan
bersama-sama sehingga tidak ada faktor yang ditinggalkan yang berpotensi
mempengaruhi kegiatan perusahaan.
7. Langkah-Langkah dalam Penyusunan Sistem Akuntansi
Penyusunan sistem akuntansi harus memperhatikan langkah-langkah yang
ada dalam sistem akuntansi. Baridwan (2012:10-11) menjelaskan, langkah-
langkah dalam penyusuan sistem akuntansi adalah sebagai berikut:
20
1. Menganalisis sistem yang ada
Langkah ini dimaksudkan untuk mengatahui kebaikan dan kelemahan
sistem yang berlaku.
2. Merencanakan sistem akuntansi
Langkah ini merupakan pekerjaan menyusun sistem yang baru, atau
mengubah sistem lama agar kelemahan-kelemahan yang ada dapat
dikurangi atau ditiadakan.
3. Penerapan sistem akuntansi
Langkah ini adalah menerapkan sistem akuntansi yang disusun untuk
menggantikan sistem lama.
4. Pengawasan sistem baru (follow up)
Langkah ini adalah untuk mengawasi penerapan sistem baru, yaitu
mengecek apakah sistem baru dapat berfungsi.
8. Hubungan Sistem Akuntansi dengan Pengendalian Intern
Memenuhi prinsip-prinsip sistem akuntansi yang aman merupakan salah satu
faktor yang penting dan harus dipertimbangkan dalam penyusunan sistem
akuntansi. Baridwan (2012:7) mengemukakan bahwa “untuk dapat menjaga
keamanan harta milik perusahaan maka sistem akuntansi harus disusun dengan
mempertimbangkan prinsip-prinsip pengawasan intern dalam perusahaan”.
Tujuannya supaya pengendalian internal yang diterapkan sesuai dengan sistem
akan dapat berjalan secara lancar dan efisien sehingga dapat mencapai tujuan
perusahaan.
Berdasarkan pendapat tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa suatu
perusahaan harus merancang dan memiliki sistem akuntansi yang baik dan
memadai sesuai dengan standar yang ditetapkan perusahaan demi untuk
menciptakan pengendalian intern yang baik, memadai, dan pastinya sesuai dengan
standar perusahaan. Mulyadi (2008:19) mengungkapkan bahwa “pengembangan
sistem akuntansi dapat pula ditujukan untuk memperbaiki pengecekan intern agar
informasi yang dihasilkan oleh sistem tersebut dapat dipercaya”. Berdasarkan
kedua teori yang telah dipaparkan oleh para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa
21
antara sistem akuntansi dan pengendalian intern memiliki hubungan yang sangat
erat, karena keduanya memiliki keterkaitan dalam pelaksanaannya yaitu untuk
membantu perusahaan dalam mencapai tujuan dengan memberikan informasi
yang akurat sebagai salah satu dasar pengambilan keputusan perusahaan dan
meminimalisir segala bentuk kecurangan, pemborosan, dan penyelewengan yang
mungkin dilakukan oleh pihak atau fungsi tertentu yang berpotensi merugikan
perusahaan.
9. Alat Dokumentasi Akuntansi
Dokumentasi adalah cara yang dilakukan untuk menyediakan dokumen-
dokumen dengan menggunakan bukti-bukti yang akurat dari kegiatan
mengumpulkan, memilih, mengolah, dan mencatat informasi. Dokumentasi terdiri
dalam beberapa bentuk, yaitu naratif, deskriptif, diagram, bagan, dan teknik
dokumentasi lainnya. Diperlukan sebuah alat dalam melakukan dokumentasi agar
dapat mempermudah dalam penyampaiannya. Alat dokumentasi akuntansi terdiri
menjadi dua bentuk (Mardi, 2011:18) yaitu:
a. Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)
“Diagram arus data adalah model dari sistem untuk memberikan gambaran
pembagian sistem ke modul yang lebih kecil” (Ladjamudin, 2005:64). Supaya
mempermudah dalam memahami alur sistem dan prosedur, pada umumnya
diagram arus data berbentuk simbol-simbol. Mardi (2011:18) berpendapat
bahwa “penggunaan diagram arus data bertujuan untuk memisahkan dengan
jelas proses logis dari sistem analisis dan proses fisik perencanaan sistem”.
b. Bagan Alir (Flow Chart)
Bagan alir (flowchart) angat penting untuk dipahami karena dapat
diaplikasikan dalam berbagai bidang ilmu sesuai dengan kebutuhannya, salah
22
satunya adalah sistem akuntansi. “Bagan alir merupakan serangkaian dari
notasi diagram simbolik uang menunjukkan aliran data dan urutan operasi
dalam sistem” (Mardi, 2011:60). Mulyadi (2008:60) menjelaskan makna dari
simbol-simbol standar bagan alir, diantaranya :
Tabel 3 Simbol Standar Bagan Alir (Flow Chart)
Nama Simbol Keterangan
Dokumen Menggambarkan semua jenis
dokumen
Dokumen dan
tembusannya
Menggambarkan dokumen asli
dan tembusannya
Berbagai
dokumen
Menggambarkan berbagai jenis
dokumen yang digabungkan
bersama dalam satu paket
Penghubung
pada halaman
yang sama
Mencantumkan nomor pada
simbol penghubung pada
halaman yang sama, terdiri :
Akhir arus dokumen dan
mengarahkan pembaca ke
symbol penghubung halaman
yang sama yang bernomor
seperti simbol.
Awal arus dokumen yang berasal
dari symbol penghubung
halaman yang sama, yang
bernomor seperti di simbol.
Penghubung
pada halaman
yang berbeda
Menunjukkan kemana dan
bagaimana bagan alir terkait satu
dengan lainnya di halaman yang
berbeda
1
2
1
1
23
Lanjutan tabel 3
Nama Simbol Keterangan
Kegiatan
manual
Menggambarkan kegiatan
manual dan uraian singkat
kegiata dicantumkan dalam
simbol.
Keterangan,
komentar
Memungkinkan dalam
menambahkan keterangan untuk
memperjelas
Catatan Menggambarkan catatan
akuntansi yang digunakan
mencatat data
Arsip
sementara
Menunjukkan tempat
penyimpanan dokumen yang
dokumennya akan diambil
kembali untuk keperluan
pengolahan. (A= menurut abjad,
N= menurut nomer, T= menurut
tanggal).
Arsip
permanen
Menunjukkan tempat
penyimpanan dokumne yang
tidak akan diproses lagi dalam
system yang bersangkutan
On-line
computer
process
Menggambarkan pengolahan
data dengan computer secara on-
line dan nama program di
simbol.
Pita magnetik Menggambarkan arsip computer
yang berbentuk pita magnetik
dan nama arsip ditulis di simbol.
On-line
storage
Menggambarkan arsip computer
yang berbentuk on-line (di dalam
memory komputer)
24
Lanjutan tabel 3
Nama Simbol Keterangan
Kuputusan Menggambarkan keputusan
yang harus dibuat dalam proses
pengolahan data dan keputusan
yang dibuat ditulis di simbol.
Garis Alir
(Flow line)
Menggambarkan arah proses
pengolahan data dan hatnya
menggambarkan dokumen yang
mengalir ke atas atau ke kiri.
Persimpangan
garis alir
∩
Menggambarkan dua garis alir
yang bersimpangan untuk
menunjukkan arah masing-
masing garis.
Pertemuan
garis alir
Digunakan jika dua garis alir
bertemu dan salah sat ugaris
mengikuti arus garis lainnya.
Mulai/berakhir.
(Terminal)
Menggambarkan awal dan akhir
suatu sistem akuntansi.
Keluar ke
sistem lain
Ke sistem penjualan
Menggambarkan keluar ke
sistem lain dalam bagan alir di
luar sistem.
Masuk ke
sistem
dari pemasok Menggambarkan masuk ke
sistem dalam bagan alir diluar
sistem
Sumber : Mulyadi (2008: 60)
25
C. Sistem Akuntansi Penjualan
1. Pengertian Sistem Akuntansi Penjualan
Penjualan merupakan salah satu sumber pendapatan perusahaan. Baridwan
(2012:109) menyatakan bahwa “beberapa bagian dalam perusahaan terlibat
prosedur penjualan yang bertujuan agar penjualan yang terjadi dapat dikontrol
dengan baik”. “Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau
jasa baik secara tunai maupun kredit” (Mulyadi 2008:202). Baridwan (2012:109)
menjelaskan bahwa “prosedur penjualan merupakan urutan kegiatan sejak
diterimanya pesanan dari pembeli, pengiriman barang, pembuatan faktur
(penagihan), dan pencatatan penjualan”. Berdasarkan pendapat para ahli tersebut,
dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi penjualan merupakan sistem yang
digunakan dalam transaksi penjualan baik secara tunai maupun kredit dengan
memperhatikan prosedur-prosedur yang telah ditentukan oleh perusahaan agar
dapat berjalan dengan baik.
2. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Penjualan
Setiap sistem pastinya mempunyai fungsi-fungsi yang saling terkait agar
dapat berjalan dengan semestinya. Baridwan (2009:109) mengkategorikan,
“bagian-bagian yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan adalah bagian
pesanan penjualan, bagian kredit, bagian gudang, bagian pengiriman, dan bagian
billing”. Berikut ini penjelasan masing-masing fungsi atau bagian dari sistem
akuntansi penjualan :
a. Bagian Pesanan Penjualan
Dalam perusahaan kecil, fungsi pesanan penjualan dapat dipegang oleh
seorang karyawan dalam bagian penjualan, tetapi dalam perusahaan besar
bagian pesanan penjualan merupakan suatu bagian yang berdiri sendiri di
26
bawah bagian penjualan. Dalam hal ini bagian pesanan penjualan
mempunyai fungsi sebagai berikut :
(1) Mengawasi semua pesanan yang diterima.
(2) Memeriksa surat pesanan yang diterima dari langganan atau salesman
dengan melengkapi informasi yang kurang berhubungan dengan
spesifikasi produk dan tanggal pengiriman.
(3) Meminta persetujuan penjualan kredit dari bagian kredit.
(4) Menentukan tanggal pengiriman, apabila gudangnya lebih dari satu
menentukan dari gudang mana akan dilakukan pengiriman.
(5) Membuat surat perintah pengiriman (shipping order) dan back order
beserta tembusan-tembusannya.
(6) Membuat catatan mengenai pesanan-pesanan yang diterima dan
mengikuti pengirimannya sehingga dapat diketahui pesanan-pesanan
mana yang belum dipenuhi.
(7) Melakukan hubungan dengan pembeli mengenai barang-barang yang
dikembalikan oleh pembeli, membuat catatan, dan mengeluarkan
bukti memorial (journal voucher) untuk bagian piutang.
(8) Mengawasi pengiriman barang-barang untuk sampel atau contoh.
Baridwan (2009:109)
b. Bagian Kredit
Setiap pengiriman barang untuk memenuhi pesanan pembeli yang
syaratnya kredit harus mendapat persetujuan dari bagian kredit dimana
bagian kredit menggunakan catatan yang dibuat oleh bagian piutang untuk
tiap-tiap langganan mengenai sejarah kreditnya, jumlah maksimum dan
ketepatan waktu pembayarannya. Persetujuan dari bagian kredit biasanya
ditunjukkan dengan formulir surat perintah pengiriman yang diterima dari
bagian perusahaan penjualan.
Terkadang terjadi surat pengiriman dari bagian pesanan penjualan
langsung didistribusikan pada masing-masing bagian yang bersangkutan
dan bagian kredit yang menerima satu lembar yang kemudian
menandatangani untuk persetujuan atau menolaknya. Dalam hal pesanan
yang tidak disetujui oleh bagian kredit maka bagian pesanan penjualan
harus memberitahukan bagian pengiriman agar barang tidak dikirim.
Prosedur ini digunakan untuk menyingkat waktu dan langganan lama.
Apabila pembeli merupakan langganan baru maka semua lembar
pengiriman dari bagian pesanan penjualan diserahkan ke bagian kredit,
sesudah disetujui baru didistribusikan kepada masing-masing bagian.
Baridwan (2009:110).
c. Bagian Gudang
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk
menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan
serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman (Mulyadi, 2008:213).
d. Bagian Pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat
order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan serta
bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar
27
dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang. (Mulyadi,
2008:213).
e. Bagian Pembuatan Faktur atau Penagihan (Billing)
Tugas bagian billing sebagai berikut :
(1) Membuat (menerbitkan) faktur penjualan dan tembusan-tembusannya.
(kadang-kadang tidak membuat faktur tetapi melengkapi data harga
dan perkalian dalam faktur)
(2) Menghitung biaya kiri penjualan dan pajak pertambahan nilai (PPN)
(3) Memeriksa kebenaran penulisan dan perhitungan-perhitungan dalam
faktur (Baridwan, 2009:110).
3. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penjualan
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan
(Baridwan, 2009:111) adalah surat perintah pengiriman (shipping order) dan
beberapa tembusan dengan fungsi terpisah dari masing-masing yang mencakup:
a. Surat Perintah Pengiriman (Shipping Point)
(1) Tembusan Pengiriman (Shipping Point), yaitu tembusan yang dikirim
ke bagian gudang untuk mempersiapkan barang yang akan dikirim
dan tembusan dikirim ke bagian pengiriman.
(2) Tembusan kredit (Credit Copy), yaitu tembusan yang diserahkan ke
bagian kredit untuk meminta persetujuan penjualan kredit.
(3) Tembusan Pemberitahuan (Advice atau Acknowledment Copy), yaitu
tembusan yang dikirimkan kepada pembeli sebagai pemberitahuan
bahwa pesanannya sudah diterima dan telah dilakukan pengiriman.
(4) Tembusan Surat Pengakuan ( Bill of Lading Copy), yaitu tembusan
yang biasanya dibuat rangkap 3, dua lembar untuk pengangkut dan
satu lembar untuk tanda terima barang.
(5) Tembusan Barang (Packing Slip), yaitu tembusan yang dimasukkan
dalam bungkusan barang yang dikirim ke pembeli.
(6) Tembusan untuk Arsip (Journal atau Register Copy), yaitu tembusan
yang disimpan urut nomor setelah diterima dari bagian pengiriman
yang telah megirim barang.
(7) Tembusan untuk Mengawasi Pesanan-Pesanan yang Belum Dipenuhi
(Unfilled Order Copy), yaitu tembusan yang disimpan sesuai nama
abjad pembeli yang digunakan sebagai catatan untuk menentukan
pesanan.
b. Faktur (Invoice)
Faktur dibuat dengan beberapa tembusan yang masing-masing mempunyai
fungsi sebagai berikut :
(1) Tembusan untuk langganan, yaitu lembar pertama dan satu atau dua
tembusan, tergantung pada permintaan pembeli.
(2) Tembusan Piutang, yaitu tembusan yang dipakai sebagai dasar untuk
mendebet kredit rekening buku pembantu piutang. Dalam leggerless
28
book keeping, media ini tidak diposting, tetapi disimpan dalam map
yang fungsinya sebagai buku pembantu piutang.
(3) Tembusan Distribusi, yaitu tembusan yang digunakan untuk
mengkredit penjualan yang dirinci sesuai dengan klasifikasinya,
menghitung harga pokok penjualan dan penghitung komisi salesman.
(4) Tembusan Pemberitahuan (advice copy), yaitu tembusan yang
diberikan pada salesman sebagai pemberitahuan bahwa faktur sudah
dikirim.
4. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penjualan
Proses penjualan membutuhkan catatan-catatan yang digunakan untuk
memasukkan dan mencatat informasi yang terdapat pada formulir guna sebagai
arsip perusahaan. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi
penjualan menurut Mulyadi (2008:221) adalah sebagai berikut:
a. Jurnal Penjualan atau Jurnal Umum Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai maupun secara kredit. Berkurangnya pendapatan penjualan dan piiutang dagang akibat transaksi retur penjualan dicatat dalam jurnal umum atau jika perusahaan menggunakan jurnal khusus, pencatatan dilakukan dalam jurnal penjualan.
b. Kartu Piutang Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada setiap debiturnya. Kartu ppiutang juga digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang kepada debitur menggunakan buku pembantu piutang.
c. Kartu Persediaan Catatan akuntansi ini merupakan buku pebantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. Kartu persediaan merupakan buku pembantu persediaan dalam transaksi retur penjualan yang digunakan untuk mencatat bertambahnya jenis persediaan produk jadi tertentu.
d. Kartu Gudang Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. Kartu gudang juga digunakan untuk mencatat bertambahnya jenis persediaan produk tertentu.
e. Jurnal Umum Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
5. Informasi yang Diperlukan Dalam Sistem Akuntansi Penjualan
Informasi yang diperlukan manajemen dalam sistem akuntansi penjualan
menurut Mulyadi (2008:458) adalah:
29
a. Jumlah penjualan menurut jenis produk selama jangka waktu tertentu
b. Jumlah penerimaan kas dari penjualan
c. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu
d. Nama dan alamat pembeli
e. Jumlah kas yang disetor tiap harinya ke bank
f. Kuantitas produk yang dijual
g. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan
h. Otorisasi pejabat yang berwenang
6. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Penjualan
Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan adalah
sebagai berikut (Baridwan, 2009:115):
a. Bagian Pesanan Penjualan
(1) Menerima pesanan dari pembeli
(2) Menyiapkan surat perintah pengiriman (SPP) rangkap lima
berdasarkan pesanan dari pembeli. Fungsi masing-masing tembusan
SPP adalah :
Lembar 1 = Tembusan Pengiriman (Stock Request copy dan Shipping
Copy)
Lembar 2 = Pemberitahuan tentang pesanan untuk pembeli
Lembar 3 = Packing slip
Lembar 4 = Bill of Lading
Lembar 5 = Arsip
(3) Lembar 5 diserahkan ke bagian kredit untuk persetujuan. Bila
disetujui lembar 5 SPP yang sudah ditandai oleh bagian kredit
diterima kembali oleh bagian pesanan.
(4) Lembar 2 dikirim ke pembeli. Lembar 1 diserahkan ke bagian gudang.
Lembar 3 dan lembar 4 diserahkan ke bagian pengiriman.
b. Bagian Gudang
(1) Bagian gudang menyiapkan barang sesaui dengan SPP lembar 1,
menuliskan jumlahnya dalam SPP, dan menyerahkan barang dan SPP
ke bagian pengiriman, SPP lembar 1 ini sebelum diserahkan ke bagian
pengiriman dicatat dalam kartu gudang.
c. Bagian Pengiriman
(1) Mengecek barang dari gudang dan menuliskan jumlah dan tanggal
pengiriman dalam packing slip (lembar 3), bill of lading (lembar 4),
dan shipping copy (lembar 1), packing slip dimasukkan dalam barang
yang dibungkus.
(2) Bill of lading diperbanyak menjadi 3 lembar. Sesudah ditandatangani
oleh pengangkut, lembar 4 SPP diarsipkan di bagian pengiriman.
Lembar 1 SPP diserahkan kembali ke bagian pesanan.
30
d. Bagian Pesanan Penjualan
(1) SPP lembar 1 dan 5 dilengkapi datanya. Lembar pertama diserahkan
ke bagian billing (penagihan atau pembuat faktur)
(2) Bila ada pesanan yang belum terpenuhi, bagian pesanan penjualan
membuat back order.
e. Bagian Billing
(1) Menerima lembar 1 SPP dari bagian pesanan penjualan. Melengkapi
data harga dan perkalian dalam lembar 1 SPP.
(2) Membuat faktur rangkap 4 atas dasar SPP lembar 1. Faktur ini
didistribusikan sebagai berikut :
Lembar 1 = untuk pembeli
Lembar 2 = untuk bagian piutang
Lembar 3 = untuk bagian kartu persediaan
Lembar 4 = arsip bagian billing
(3) Setiap hari bagian billing menjumlahkan seluruh faktur yang dibuat
pada hari itu dalam pre-list tape/batch total, dan diserahkan ke bagian
buku besar.
(4) Menerima pre list tape dari bagian billing dan mencocokkan dengan
pre list tape yang diterima dari bagian piutang.
(5) Mencatat pre list tape dalam jurnal penjualan dan harga pokok
penjualan.
(6) Setiap periode, jurnal penjualan dijumlah dan diposting ke buku besar.
f. Bagian Piutang
(1) Menerima lembar 2 faktur penjualan dari bagian billing
(2) Menerima faktur penjualan dalam kartu piutang.
(3) Membuat pre list tape untuk faktur penjualan yang diterima pada hari
itu dan menyerahkannya ke bagian buku besar.
(4) Membuat dan mengirimkan surat pernyataan piutang pada setiap
langganan (biaanya dilakukan pada akhir bulan).
g. Bagian Kartu Persediaan
(1) Menerima lembar 3 faktur penjualan dari bagian billing.
(2) Menghitung harga pokok penjualan.
(3) Mencatat harga pokok penjualan dalam kartu persediaan.
h. Buku Besar
(1) Menerima pre list tape harga pokok penjualan dari bagian kartu
persediaan.
(2) Mencatat pre list tape dalam jurnal harga pokok penjualan.
(3) Setiap periode, jurnal harga pokok penjualan dijumlahkan dan
diposting ke buku besar.
Untuk memperjelas alur penjualan, berikut ini dapat dilihat pada flowchart
sistem akuntansi penjualan yang disajikan pada Gambar 1.
31
Gambar 1 flowchart sistem akuntansi penjualan
Keterangan:
SPP = Surat Perintah Pengiriman
32
Lanjutan Gambar 1 flowchart sistem akuntansi penjualan
Keterangan:
FP = Faktur Penjualan
SPP = Surat Perintah Pengiriman
33
Lanjutan Gambar 1 flowchart sistem akuntansi penjualan
Sumber: Baridwan, 2009: 118
Keterangan:
FP = Faktur Penjualan
PLT = Pre-List Tape
34
D. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
1. Pengertian Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
Kas merupakan harta berharga perusahaan yang harus dijaga ketat dari
tindakan penyelewengan dan penggelapan. Selain itu, kas juga sebagai sumber
pendapatan suatu perusahaan yang dihasilkan dari penjualan berupa penerimaan
kas. Kas merupakan aktiva terlancar yang dimiliki perusahaan, “kas merupakan
alat pembayaran yang mudah dipindah tangankan antar pihak yang melakukan
transaksi” (Kusnadi dkk, 2000:60). Sedangkan menurut Soemarso (2004:296)
“kas adalah sesuatu (baik yang bebentuk uang atau bukan) yang dapat tersedia
dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai
nominalnya”. Baridwan (2012:157) mengemukakan bahwa “penerimaan kas
melibatkan beberapa bagian yang terdapat dalam perusahaan agar transaksi
penerimaan kas tidak terpusat pada satu bagian saja, hal ini diperlukan agar dapat
memenuhi prinsip-prinsip internal control”.
Berdasarkan ketiga definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa kas merupakan
aktiva paling lancar yang dimiliki oleh perusahaan yang sering berubah baik
berupa uang tunai atau deposito yang digunakan dalam pelunasan kewajiban dan
dalam kegunaannya dapat dipindah tangankan. Sedangkan penerimaan kas adalah
kas yang diterima oleh perusahaan baik berupa uang tunai atau surat-surat
berharga yang berasal dari transaksi penjualan oleh perusahaan, pelunasan
piutang, dan transaksi- transaksi lain yang dapat menambah kas perusahaan. Oleh
karena itu diperlukan sistem akuntansi penerimaan kas agar pelaksanaan
penerimaan kas dapat berjalan dengan semestinya.
35
2. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan
tunai adalah sebagai berikut (Mulyadi, 2008:462):
a. Fungsi Penjualan Fungsi ini bertanggung jawab untuk meminta order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas.
b. Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli.
c. Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman
d. Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli.
e. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan.
Sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai hampir sama dengan
sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan kredit tetapi memiliki sedikit
perbedaan. Berikut ini merupakan sistem akuntansi penerimaan kas dari piutang
(Mulyadi, 2008:487), yaitu sebagai berikut:
a. Fungsi Sekretariat
Fungsi ini bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat
pemberitahuan melalui pos dari para debitur perusahaan. Fungsi
sekretariat bertugas untuk memebuat daftar surat pemberitahuan atas dasar
surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur.
b. Fungsi Penagihan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan oenagihan kepada para
debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat
oleh fungsi akuntansi.
c. Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat
atau dari fungsi penagihan. Fungsi kas juga bertanggung jawab untuk
menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke
bank dalam jumlah penuh.
d. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari
piutang ke dalam jurnal penerimaan kasn dan berkurangnya piutang ke
dalam kartu piutang.
36
e. Fungsi Pemeriksa Intern
Untuk fungsi ini bertanggung jawab dalam melaksanakan perhitungan kas
yang ada di tangan fungsi kas secara periodik. Fungsi ini juga bertanggung
jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian
catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi.
3. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penerimaan kas menurut
Baridwan (2009:160) adalah sebagai berikut:
a. Dokumen (bukti) asli pendukung setiap penerimaan uang (1) Pemberitahuan tentang pelunasan dari langganan (remillance advice)
atau amplopnya. (2) Bukti penerimaan uang yang diberi nomor urut yang dicetak dan
dibuat oleh kasir untuk penerimaan uang langsung. (3) Pita daftar penjualan tunai. (4) Pemberitahuan tentang pelunasan, daftar penjualan salesman. (5) Bukti setor ke pemberitahuan dari bank tentang pinjaman, penagihan
oleh bank. b. Daftar harian yang menunjukkan kumpulan atau ringkasan penerimaan
kas. (1) Bukti setoran bank. (2) Daftar penerimaan kas harian (dibuat oleh kasir), daftra penerimaan
kas harian (dibuat oleh bagian surat masuk). (3) Ringkasan kas register. (4) Proof Tapes
c. Buku Jurnal (Book of Original Entry) (1) Jurnal penerimaan kas. (2) Kombinasi proof sheet dengan jurnal penerimaan uang. (3) Buku pembantu piutang buku besar.
4. Catatan yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
Catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi penerimaan kas menurut
Mulyadi (2008:468) adalah sebagai berikut:
a. Jurnal Penjualan, digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan
meringkas data penjualan.
b. Jurnal Penerimaan Kas, digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat
penerimaan kas dari berbagai sumber.
c. Jurnal Umum, digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga
pokok produk yang dijual.
d. Kartu Persediaan, digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat
berkurangnya harga pokok produk yang dijual.
e. Kartu Gudang, catatan ini tidak termasuk sebagai catatan akuntansi
karena hanya berisi data kuantitas persediaan yang disimpan di gudang.
37
5. Informasi yang Diperlukan dalam Sistem Akuntanis Penerimaan Kas
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam sistem akuntansi
penerimaan kas menurut Mulyadi (2008:462) adalah sebagai berikut:
a. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok
produk selama jangka waktu tertentu
b. Jumlah kas yang diterima dari penjualan
c. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu
d. Nama dan alamat pembeli
e. Kuantitas produk yang dijual
f. Otorisasi pejabat yang berwenang
6. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
George H. Bodnar dan William S. Hopwood dalam Julianto Agung Saputra
(2006:316) menjelaskan jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan
kas adalah sebagai berikut:
a. Mailroom
Pembayaran pelanggan akan diterima dalam mailroom. Surat akan dibuka
dan cek serta bukti pembayaran akan dipisahkan. Cek disahkan dan
dijumlahkan secara hati-hati. Daftar pembayaran yang berisi pembayaran
yang diterima, disiapkan. Daftar pembayaran merupakan saldo dari jumlah
cek secara keseluruhan yang diterima dan perjanjian tersebut yang telah
disetujui. Tembusan daftra pembayaran dan bukti pembayaran diberikan
ke bagian piutang dagang. Cek dan kontrol diberikan ke penerimaan kas
sebagai deposit. Tembusan daftar pembayaran dan kontrol total disimpan
urut tanggal.
b. Penerimaan Kas
Cek yang diterima dari mailroom bersama dengan penerimaan kas dari
unag tunai (jika ada) dan slip setoran disiapkan. Daftar pembayaran dan
kontrol total diterima dari mailroom dicocokkan dengan slip setoran
perjanjian tentang jumlah yang telah disetujui. Daftar pembayaran
kemudian digunakan untuk memposting jumlah pembayaran yang diterima
dari mailroom ke jurnal penerimaan kas. Jurnal disiapkan dan dilanjutkan
ke buku besar. Daftar pembayaran, kontrol total, dan tembusan slip
disimpan urut tanggal. Deposit dilanjutkan seluruhnya ke bank.
c. Piutang Dagang
Piutang dagang diposting ke rekening piutang dagang. Yang diposting ke
buku besar adalah totalnya. Kontrol total dicocokkan dengan daftar
pembayaran. Perjanjian untuk jumlah ini disetujui. Piutang dagang
38
diurutkan dan disimpan urut pelanggan. Daftra pelanggan dan tembusan
kontrol total yang dipostingkan disimpan urut tanggal. Tembusan kontrol
total dilanjutkkan ke buku besar.
d. Buku Besar
Jurnal dari penerimaan kas dan kontrol total diterima dari rekening piutang
dagang untuk dibandingkan. Jumlahnya kemudian dipostingkan ke buku
besar. Sumber postingan ke buku besar adalah jurnal dari kasir sejumlah
pembayaran yang diterima untuk didepositkan. Jurnal ini harus
direkonsiliasikan dengan total item yang dipostingkan ke buku besar
piutang dagang. Jurnal dan kontrol total disimpan urut tanggal.
e. Bank
Bank menerima setoran dan melakukan validasi tembusan slip setoran.
Tembusan slip setoran yang telah divalidasi dikembalikan ke audit
internal. Slip setoran yang telah divalidasi disimpan urut tanggal.
f. Audit Internal
Audit internal menerima laporan bank secara periodik. Rekonsiliasi bank
secara independen merupakan pengendalian yang penting dalam proses
bisnis penerimaan kas.
E. Sistem Pengendalian Intern
1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern yang diterapkan oleh perusahaan harus berjalan
dengan baik dan memadai secara continue karena merupakan sebuah perlindungan
serta pengawasan dalam mengetahui kelemahan-kelemahan sistem kerja dan
untuk meminimalisir kesalahan-kesalahan serta untuk meningkatkan kinerja
perusahaan. Suatu perusahan dapat berjalan secara efisien dan terkendali sesuai
dengan kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan apabila sistem pengendalian
intern dapat dijalankan secara efektif. “Dalam arti luas, pengendalian internal
tidak hanya meliputi pekerjaan pengecekan tetapi meliputi semua alat-alat yang
digunakan manajemen untuk mengadakan pengawasan” (Baridwan, 2012:13).
Sedangkan Krismiaji (2010:218) mengatakan bahwa “pengendalian internal
adalah rencana organisasi dan metode yang digunakan untuk menjaga dan
39
melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya,
memperbaiki efisiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen”.
Romney dan Steinbart (2004:229) berpendapat bahwa “pengendalian intern
adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang digunakan untuk menjaga aset,
memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki
efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang
telah ditetapkan”. Sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi,
metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan
organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong
efisiensi, mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2008:165).
Berdasarkan beberapa definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa pengendalian
intern adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang digunakan untuk
melindungi aset perusahaan dan untuk menghasilkan informasi yang akurat serta
meningkatkan efisiensi perusahaan guna mendorong ditaatinya kebijakan
perusahan.
2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian internal yang baik mempunyai beberapa tujuan yang
akan dicapai, diantaranya :
a. Menjaga keamanan harta milik organisasi.
b. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi.
c. Memajukan efisiensi dalam operasi.
d. Membantu menjaga agar tidak ada yang menyimpang dari kebijaksanaan
manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu (Baridwan, 2012:13).
40
Gambar 2 Tujuan Pengendalian Intern
Sumber :Baridwan (2012: 13)
3. Unsur-Unsur Pengendalian Intern
Unsur pokok pengendalian intern yang baik menurut Bastian dan Soepriyanto
(2003:204) adalah sebagai berikut :
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab-tanggung jawab
fungsional secara tegas.
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya.
c. Praktek yang sehat dalam menjalankan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi.
d. Karyawan yang berkualitas sesuai dengan tanggung jawabnya.
Adapun pendapat lain unsur-unsur pengendalian intern menurut Baridwan
(2009:14), yaitu:
a. Suatu struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab-tanggung
jawab fungsional secara tepat.
Dalam penyusunan struktur organisasi perlu mempertimbangkan bahwa
organisasi itu harus fleksibel, yaitu memungkinkan adanya penyesuaian-
penyesuaian tanpa harus mengadakan perubahan total. Organisasi yang
disusun juga harus dapat menunjukkan garis-garis wewenanag dan
tanggung jawab yang jelas sehingga tidak terjadi overlap fungsi masing-
masing bagian atau fungsi. Syarat adanya pengawasan yang baik,
41
hendaknya struktur organisasi dapat memisahkan fungsi-fungsi
operasional, penyimpanan, dan pencatatan. Pemisahan fungsi diharapkan
dapat mencegah adanya kecurangan dalam perusahaan.
b. Suatu sistem dengan wewenang dan prosedur pembukuan yang baik., yang
berguna untuk melakukan pengawasan akuntansi yang cukup terhadap
harta milik, utang-utang, pendapatan dan biaya-biaya.
Sistem wewenang dan prosedur pembukuan dalam suatu perusahaan
merupakan alat bagi manajemen untuk melakukan pengawasan terhadap
operasi dan transaksi-transaksi yang terjadi dan juga untuk mengklasifikasi
data akuntansi dengan tepat. Prosedur pencatatan yang baik akan
menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan
akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalannya.
c. Praktek-praktek yang sehat harus dijalankan didalam melakukan tugas-
tugas dan fungsi-fungsi setian bagian dalam organisasi.
Setiap pegawai dalam perusahaan melaksanakan tugasnya sesuai dengan
prosedur yang telah ditetapkan. Praktek yang sehat ini harus berlaku pada
setiap prosedur yang ada. Pengendalian intern akan memuaskan bila ada
praktek yang sehat atau bila pedoman-pedoman, prosedur-prosedur,
fungsi-fungsi yang melekat telah dijalankan dengan benar.
d. Setiap kecakapan pegawai yang sesuai dengan tanggung jawabnya.
Unsur mutu karyawan merupakan unsur yang paling penting,tingkat mutu
karyawan mempengaruhi sukses tidaknya suatu sistem pengendalian
intern.
Berdasarkan pendapat kedua ahli tersebut, dapat diambil kesimpulan bahwa
dalam pengendalian intern terdapat unsur-unsur pokok yang perlu dibuat dan
disesuaikan dengan kondisi atau keadaan lingkungan perusahaan, meliputi
struktur organisasi sebagai pemisah tanggung jawab fungsional secara tegas,
wewenang dan prosedur sebagai perlindungan dan pengawasan, praktek yang
sehat dimana pegawai melakukan tugasnya sesuai dengan prosedur yang telah
ditetapkan perusahaan, dan karyawan yang bertanggung jawab sesuai dengan
tugasnya.
4. Pengendalian Intern atas Penjualan
Pengendalian intern atas penjualan dalam sistem penjualan adalah sebagai
berikut (Mulyadi, 2001:220):
42
a. Organisasi
(1) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit.
(2) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi
kredit.
(3) Fungsi akuntansi harus terpisah dengan fungsi kas.
(4) Transaksi penjualan harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau
lebih dari satu fungsi.
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
(1) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungi penjualan
dengan menggunakan formulir surat order pengiriman.
(2) Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan
membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan
tembusan surat order pengiriman).
(3) Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi
pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap
“sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman.
(4) Penentapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang,
dan potongan penjualan berada di tangan Direktur Pemasaran dengan
penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut.
(5) Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan
membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan.
(6) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen
sumber yang dilampirkan dengan dokumen pendukung yang lengkap.
c. Praktik yang Sehat
(1) Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.
(2) Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang
(Account Receivable Statement) kepada setiap debitur untuk menguji
ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.
(3) Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening
kontrol piutang dalam buku besar.
Berdasarkan pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern
pada sistem penjualan adalah pertama pada struktur organisasi, setiap fungsi harus
terpisah satu sama lain sebagai antisipasi atas segala kemungkinan yang dapat
merugikan perusahaan misalnya tindakan manipulasi, penggelapan, maupun
kemungkinan buruk yang lain. Kedua pada prosedur pencatatan, prosedur
pencatatan digunakan sebagai bukti nyata dari transaksi penjualan yang dilakukan
oleh perusahaan dan juga untuk melindungi harta perusahaan. Ketiga pada praktik
43
yang sehat, perusahaan harus mempunyai aturan-aturan yang jelas dan bersifat
mengikat dalam pelaksanaan proses penjualan, misalnya percetakan formulir
dengan nomor urut yang tercetak, rekonsiliasi secara periodik, dan kegiatan
praktik yang sehat lainnya.
5. Pengendalian Intern atas Penerimaan Kas
Terdapat beberapa elemen yang harus ada dalam menyusun sistem akuntansi
penerimaan kas menurut Mulyadi (2001:483), yaitu :
a. Organisasi
(1) Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
(2) Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan
sendiri oleh bagian kasa sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan
dari unit organisasi lain.
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
(1) Penerimaan kas harus mendapat otorisasi dari penjabat yang
berwenang.
(2) Pengeluaran kas harus mendapatkan otorisasi dari pejabat yang
berwenang.
(3) Pembukaan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan
persetujuan dari yang berwenang.
(4) Pencatatan dalam jurnal penerimaan kas dan pengeluaran kas (atau
dalam metode pencatatan tertentu dalam register cek) harus
didasarkan pada bukti kas masuk dan bukti kas keluar yang telah
mendapatkan otorisasi dari yang berwenang dan yang dilampiri
dengan dokumen pendukung yang lengkap.
c. Praktik yang Sehat
(1) Saldo kas yag ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan
pencurian dan penggunaan yang tidak semestinya.
(2) Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas
harus dibubuhi cap “Lunas” oleh bagian kasa setelah transaksi
pengeluaran kas dilakukan.
(3) Penggunaan rekening koran bank (bank statement), yang merupakan
informasi dari pihak luar, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh
unit organisasi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan
penyimpanan kas (bagian pemeriksaan intern).
(4) Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama
perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindah bukuan.
(5) Jika di perusahaan kas hanya menyangkut jumlah yag kecil,
pengeluaran ini dilakukan lewat dana kas kecil, yang akuntansinya
diselenggarakan dengan sistem imprest.
44
(6) Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada
ditangan dengan jumlah kas menurut catatan.
(7) Kas yang ada di tangan (cast in safe) dan kas yang ada diperjalanan
(cash in transit) diasuransikan dari kerugian.
(8) Kasir diasuransikan (fidelity bond insurance).
(9) Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya
pencurian terhadap kas yang ada di tangan (misalnya mesin register
kas, almari besi, dan strong room).
(10) Semua nomor cek harus dipertanggung jawabkan oleh bagian kasa.
Berdasarkan pendapat tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa pengendalian
intern pada sistem akuntansi penerimaan kas, adalah pertama pada struktur
organisasi, setiap fungsi harus terpisah satu sama lain dimana dalam transaksi
penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilakukan hanya oleh bagian kasa
saja. Kedua pada sitem otorisasi dan prosedur pencatatan, pada setiap transaksi
baik itu dalam transaksi penerimaan dan pengeluaran kas hingga pencatatan dalam
jurnal harus dilakukan dan diotorisasi oleh pejabat perusahaan yang berwenang
dan dalam melakukan proses otorisasi harus disertai dokumen lengkap
pendukungnya. Ketiga pada praktik yang sehat, untuk melindungi harta
perusahaan khususnya kas dalam segala bentuk tindakan pencurian, perusahaan
harus memiliki prosedur-prosedur yang baik dan melakukan pencocokan jumlah
fisik yang ada di tangan dengan jumlah kas dalam catatan secara berkala.
45
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Setiap permasalahan yang terjadi disebabkan karena adanya pertanyaan yang
tidak mampu dijawab baik secara teori maupun praktek. Hal itulah yang mendorong
dilakukannya suatu penelitian untuk dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan
tersebut. Penelitian bertujuan untuk memberikan solusi dalam pemecahan masalah
dengan menggunakan metode ilmiah. “Penelitian merupakan suatu kegiatan
mencari, mencatat, merumuskan, dan menganalisis hingga menyusun laporan
penelitiannya” (Narbuko dan Achmadi, 2009:1). Metode sangat diperlukan dalam
penelitian karena sebagai dasar penelitian dalam menentukan objek dan untuk
mendapatkan hasil data yang relevan dalam mencapai tujuan penelitian tersebut.
Metode penelitian yang dipakai dalam penelitian ini adalah penelitian
deskriptif. “Penelitian deskriptif yaitu penelitian yang berusaha untuk menuturkan
pemecahan masalah yang ada sekarang berdasarkan data-data, jadi ia juga
menyajikan data, menganalisis dan menginterpretasi” (Narbuko dan Achmadi,
2009:44). Sanusi (2012:13) menyatakan bahwa “penelitian deskriptif berfokus pada
penjelasan sistematis tentang fakta yang diperoleh saat penelitian dilakukan”.
Berdasarkan kedua pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa penelitian
deskriptif adalah metode penelitian yang digunakan dalam memberi pemecahan
masalah yang berfokus pada penjelasan sistematis tentang fakta yang diperoleh saat
penelitian.
Berdasarkan data dan jenis analisisnya, penelitian ini termasuk jenis penelitian
kualitatif. “Data kualitatif adalah data yang tidak dapat diukur dalam skala
46
numerik” (Kuncoro, 2009:145). Penelitian kualitatif adalah penelitian yang
cenderung menggunakan analisis hubungan fakta dimana data yang diperoleh
berasal dari hasil wawancara dan interaksi langsung dengan orang-orang di tempat
penelitian.
B. Fokus Penelitian
Fokus penelitian bertujuan untuk membatasi agar tidak terlalu luas sehingga
data dan informasi yang diperoleh sesuai dengan permasalahan yang akan dibahas
serta untuk memudahkan pelaksanaan penelitian. “Penelitian kualitatif
menghendaki diterapkannya batas dalam penelitiannya atas dasar fokus yang timbul
sebagai masalah dalam penelitian” (Basrowi, 2008:28). Berdasakan judul yang
telah diambil, fokus penelitian ini adalah :
1. Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas.
2. Pengendalian Intern pada Sistem Penjualan dan Penerimaan Kas.
C. Lokasi Penelitian
Lokasi yang digunakan sebagai tempat penelitian adalah PT Sumber Purnama
Sakti Motor Lamongan yang beralamat di Jalan Panglima Sudirman Kabupaten
Lamongan. Pemilihan lokasi penelitian ini karena PT Sumber Purnama Sakti Motor
Lamongan merupakan salah satu dealer sepeda motor honda yang cukup besar dan
letaknya strategis yaitu berada di jalur utama di Kabupaten Lamongan. Selain itu,
pengendalian intern perusahaan masih lemah, sehingga berpotensi dilakukannya
penyelewengan dan penggelapan yang dapat merugikan perusahaan.
D. Sumber Data
Sumber data utama dalam penelitian kualitatif adalah kata-kata , dan tindakan,
selebihnya adalah data tambahan seperti dokumen dan lain-lain (Moleong,
47
2013:157). Sedangkan menurut Arikunto (2010:172) “sumber data merupakan
subyek dimana data dapat diperoleh”. Sumber data yang digunakan dalam
penelitian ini ada dua, yaitu :
1. Sumber Data Primer
Sumber data primer merupakan sumber data langsung. “Data primer adalah
data yang diperoleh langsung dari objek penelitian perorangan, kelompok, dan
organisasi” (Ruslan, 2010:29). Data diperoleh dari hasil wawancara dan
pengamatan langsung terhadap karyawan yang terlibat dalam kegiatan
penjualan dan penerimaan kas di PT Sumber Purnama Sakti Motor.
2. Sumber Data Sekunder
“Data sekunder merupakan data yang diperoleh dari sumber kedua atau bukan
dari sumber aslinya” (Riansee, Usman, dan Abdi, 2008:212). Dapat dikatakan
bahwa sumber data sekunder diperoleh dari media perantara atau sumber-
sumber data yang telah ada.
E. Teknik Pengumpulan Data
Kegiatan pengumpulan data dalam sebuah penelitian merupakan kegiatan yang
sangat penting. Selain untuk mendapatkan data yang akurat, diharapkan hasil dari
penelitian tersebut juga dapat digunakan untuk menganalisis dan menjawab
permasalahan yang ada. “Pengumpulan data adalah prosedur yang sistematis dan
standar untuk mendapatkan data yang dibutuhkan yang di dalamnya selalu ada
keterkaitan antara metode pengumpulan data dengan masalah penelitian yang akan
dipecahkan” (Nazir, 2005:174). Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam
penelitian ini adalah sebagai berikut:
48
1. Wawancara
Wawancara merupakan proses pengumpulan data dengan tanya jawab secara
langsung dengan pihak yang berhubungan dengan obyek yang diteliti.
“Wawancara adalah tanya jawab atau pertemuan dengan seseorang untuk suatu
pembicaraan” (Supardi, 2005:121).
2. Dokumentasi
“Teknik pengumpulan data secara dokumentasi digunakan dalam penelitian
sebagai sumber data karena dalam banyak hal dokumen dimanfaatkan untuk
menguji, menafsirkan bahkan untuk meramalkan” (Moleong, 2013:216).
Dokumentasi didapatkan dari data-data yang diperoleh dari perusahaan, yaitu
berupa struktur organisasi, formulir, dan dokumen yang digunakan dalam
sistem penjualan dan penerimaan kas.
F. Instrumen Penelitian
Instrumen merupakan suatu alat yang digunakan dalam suatu penelitian.
“Instrumen penelitian adalah alat bantu atau fasilitas yang digunakan oleh peneliti
mengumpulkan data agar pekerjaannya lebih mudah dan hasilnya lebih baik dalam
arti lebih cermat, lengkap, dan sistematis sehingga lebih mudah diolah dan dianalisa
sesuai dengan tujuan penelitian” (Arikunto, 2010:126). Instrumen yang dipakai
dalam penelitian ini adalah :
1. Panduan wawancara
Panduan wawancara merupakan panduan yang berisikan daftar pertanyaan
yang diajukan secara langsung dalam proses tanya jawab kepada pihak-pihak
yang berhubungan dengan sistem penjualan dan penerimaan kas.
49
2. Panduan Dokumentasi
Panduan dokumentasi merupakan panduan yang meliputi bukti pencatatan
yang menggunakan alat bantu. Panduan dokumentasi ini berupa dokumen yang
di peroleh dari PT Sumber Purnama Sakti Motor mengenai struktur organisasi,
formulir, dan dokumen yang digunkaan dalam sistem penjualan dan
penerimaan kas.
G. Analisis Data
Data yang telah diperoleh tidak akan ada gunanya jika tidak dilakukan analisis.
Analisis data sangat penting dilakukan karena berguna dalam pemecahan masalah
dalam penelitian. Nazir (2005:346) menjelaskan bahwa “data mentah ynag telah
dikumpulkan masih perlu untuk dipecah dan dikelompokkan, diadakan
kategorisasi, dilakukan manipulasi, serta dirancang sedemikian rupa demi
memberikan makna dalam menjawab masalah dan mempunyai anfaat dalam
pengujian hipotesa”. Tahap analisis data pada penelitian ini adalah:
1. Menganalisis sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada PT Sumber
Purnama Sakti Motor Lamongan, meliputi:
a. Fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan dan
penerimaan kas.
b. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan dan
penerimaan kas.
c. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan dan
penerimaan kas.
d. Informasi yang diperlukan dalam sistem akuntansi penjualan dan
penerimaan kas.
50
e. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan dan
penerimaan kas.
2. Menganalisis upaya peningkatan pengendalian intern terhadap sistem
penjualan dan penerimaan kas, meliputi :
a. Struktur organisasi yang memisahkan setiap fungsi sesuai dengan Job
Description yang diterapkan oleh perusahaan.
b. Sistem otorisasi yang dijalankan perusahaan.
c. Praktek yang sehat dalam menjalankan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi.
d. Pegawai yang cakap.
H. Keabsahan data
Keabsahan data diperiksa dengan triangulasi data, yaitu memanfaatkan sesuatu
yang lain diluar data untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding.
Triangulasi data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah dengan melakukan
pemeriksaan melalui sumber data yang didapat untuk kemudian diverifikasi.
Peneliti akan melakukan uji silang catatan harian untuk memastikan tidak ada
informasi yang bertentangan antara catatan harian observasi dan catatan harian
wawancara. Jadi, hasil pengamatan akan dicek kembali dengan hasil wawancara.
Peneliti akan menggunakan data yang diperoleh dari wawancara dengan informan
kunci dan informan inti. Untuk mendukung keabsahan data, peneliti juga mencari
informasi lain untuk mendapatkan data yang akurat kebenarannya..
51
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Perusahaan
1. Sejarah Singkat Perusahaan
PT Sumber Purnama Sakti Motor merupakan distributor penyedia layanan purna
jual dan suku cadang sepeda motor Honda. PT Sumber Purnama Sakti Motor adalah
perusahaan otomotif konsumen dengan ekosistem terinterogasi yang mencakup empat
pilar usaha yaitu, distribusi dan retail, suku cadang otomotif konsumen, layanan
kendaraan bermotor, dan layanan keuangan. PT Sumber Purnama Sakti Motor
didirikan di Lamongan pada tanggal 28 Oktober 1997 dengan direktur Bapak Hendra
Sanjaya.
PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan terdapat di Jalan Panglima
Sudirman nomor 114 Lamongan. Begitu pesatnya pertumbuhan otomotif dan
meningkatnya permintaan akan sepeda motor merk Honda di pasaran serta untuk
memenuhi permintaan tersebut maka PT Sumber Purnama Sakti Motor membuka
cabang pertamanya di Gresik pada tahun 1998 yang kemudian menjadi dealer pusat.
Hingga saat ini telah berkembang sehingga sudah memiliki 13 cabang yang tersebar
di wilayah Jawa, Sulawesi, dan Nusa Tenggara Barat.
2. Visi dan Misi Perusahaan
PT Sumber Purnama Sakti Motor memiliki visi dan misi, yaitu:
52
a. Visi
Memberikan pelayanan yang bagus di semua divisi. mulai dari marketing,
administrasi, mekanik, pengiriman pada konsumen sehingga dapat menghasilkan
penjualan yang maksimal.
b. Misi
Menjadi yang terbaik baik dari segi pelayanan dan penjualan di wilayah
Lamongan dan sesama SPS Group.
3. Personalia
a. Jam Kerja
PT Sumber Purnama Sakti Motor telah menetapkan hari dan jam kerja karyawan
sebagai berikut:
Hari Kerja Jam Kerja Jam Istirahat
Senin s/d Kamis 08.00-16.00 WIB 12.00-13.00 WIB
Jum’at 08.00-16.00 WIB 11.15-13.00 WIB
Sabtu 08.00-13.00 WIB
Tabel 4 Jam Kerja Karyawan PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan
Sumber: PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan
b. Sistem Penggajian
Perusahaan menggunakan sistem penggajian yang dibayarkan kepada karyawan
pada tiap bulannya yang diberikan setiap awal bulan. Selain gaji, karyawan juga
mendapat bebrapa tunjangan yaitu, uang makan, uang transport, dan tunjangan
asuransi kesehatan.
53
4. Produk
Tabel 5 Produk PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan
Matic
BeAT eSP CW
BeAT eSP CBS
BeAT eSP CBS/ISS
BeAT POP CW Pixel/Comic (ASS)
BeAT POP CBS Pixel/Comic (ASS)
BeAT POP ISS Pixel/Comic (ASS)
New BeAT Street FI
Vario 110 CBS
Vario 110 CBS (Warna Doff)
Vario 110 CBS ISS
Vario 110 CBS ISS (Warna Doff)
Scoopy Stylish/Sporty ESP
Vario 125 CBS
Vario 125 CBS ISS
Vario 150 Exclusive
54
Cub
Revo Fit F1
Revo SP F1
Revo CW F1
Blade R F1
Blade Repsol F1
Supra X F1 SP
Supra X F1 CW Luxury
Supra X Helm In PGM
Supra GTR 150 Sporty
Supra GTR 150 Exclusive
Sport
Verza 150 CW
SONIC
SONIC Repsol
SONIC Special Edition
New CB 150
New CB 150 Special Edition
55
New CBR 150 R Std (HP)
New CBR 150 R (Merah)
New CBR 150 R (Repsol)
Sumber: PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan
5. Pemasaran Perusahaan
a. Target Pemasaran
Target penjualan yang menjadi sasaran utama PT Sumber Purnama Sakti Motor
Lamongan adalah masyarakat umum yang tersebar di seluruh Kabupaten Lamongan.
Pencapaian target didukung dengan didirikannya agen dealer Hond a yang berada di
beberapa kecamatan di Kabupaten Lamongan. Dengan dibukanya dealer tersebut,
masyarakat daerah akan merasa dimudahkan dalam urusan pembelian sepeda motor
tanpa harus datang langsung ke dealer pusat.
b. Saluran Distribusi
Saluran perusahaan sangat penting dan dibutuhkan oleh perusahaan untuk
menentukan pasar yang akan dijadikan target penjualan. Hubungannya terletak pada
bagian pemasaran karena bagian bagian tersebut merupakan bagian yang vital dan
paling diandalkan dalam pendistribusian produk karena langsung berhubungan
dengan konsumen.
c. Promosi Penjualan
Semua perusahaan akan melakukan berbagai cara supaya dapat memenuhi target
penjualannya secara maksimal tak terkecuali yang dilakukan PT Sumber Purnama
56
Sakti Motor Lamongan. Salah satu cara yang dilakukan adalah dengan menggunakan
promo mulai dari promo kerjasama dengan instansi pemerintahan, grebek pasar,
garansi service, bahkan promo reward pada konsumen.
B. Penyajian Data
1. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan hubungan wewenang dan tanggung jawab tiap
bagian dalam perusahaan dalam mengelolah dan menjalankan kegiatan operasional
perusahaan unuk dapat mencapai tujuan yang diharapkan. Perusahaan dalam
mencapai tujuan harus mempunyai struktur organisasi yang baik dalam mengatur dan
membagi tugas masing-masing bagian supaya kegiatan operasioanl perusahaan dapat
berjalan dengan sebaik-baiknya. Tersedianya sumber daya manusia yang baik juga
penting sebagai faktor pendukung tercapainya tujuan. Dalam pengelolahan yang
paling menentukan adalah manusia karena semua faktor produksi tidak akan berjalan
baik tanpa campur tangan manusia yang memenuhi persyaratan dan dapat melakukan
pekerja secara efektif. Struktur organisasi PT Sumber Purnama Sakti Motor
Lamongan dapat dilihat pada gambar 4 di bawah ini.
57
Gambar 3: Struktur Organisasi PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan
Sumber: PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan
Kepala
Cabang
AFC
(Administration and
Finance Coord.)
Sales
Counter
Sales
Lapangan
Administrasi
PDCA (Plan Do
Check Action)
Kasir
Mekanik
Kepala
Mekanik
Pecker
Koordinator
ASS (After
Sales Service)
Koordinator
Sales
Administrasi
58
2. Job Description
Berdasarkan struktur organisasi pada PT Sumber Purnama Sakti Motor
Lamongan yang telah digambarkan diatas, berikut adalah penjelasan tugas dari
masing-masing karyawan.
a. Kepala Cabang
(1) Mengawasi harga dan memastikan bahwa harga sesuai dengan kesepakatan.
(2) Mengawasi otorisasi atas dokumen.
b. AFC (Administration and Finance Coordinator)
(1) Mengawasi dan bertanggung jawab pada kegiatan administrasi marketing.
(2) Mengawasi harga dan memastikan harga sesuai dengan harga kesepakatan.
(3) Mengawasi otorisasi atas dokumen.
(4) Mengawasi dan bertanggung jawab masalah kepegawaian.
c. Koordinator ASS (After Sales Service)
(1) Bertanggung jawab dalam pengurusan Delivery Order.
(2) Pengurusan STNK dan BPKB kendaraan.
(3) Mengatur pengiriman unit ke konsumen.
(4) Bertanggung jawab dalam pengelolaan stok.
d. Koordinator Sales
(1) Mengkoordinasi salesman.
(2) Memeriksa kelengkapan dokumen costumer.
e. Administrasi PDCA (Plan Do Check Action)
(1) Bertanggung jawab dalam pengurusan event.
59
f. Kasir
(1) Bertanggungj jawab dalam penerimaan kas.
(2) Membuat laporan kas.
(3) Bertanggung jawab atas setoran uang.
(4) Melakukan pencatatan akuntansi.
g. Sales Counter
(1) Bertanggung jawab atas penjualan di dealer.
(2) Memberikan informasi kepada calon pembeli.
h. Sales Lapangan
(1) Bertanggung jawab atas penjualan dan promosi pada event di luar dealer.
(2) Bertanggung jawab atas target penjualan.
i. Pecker
(1) Control stock spare parts.
(2) Control kartu stock masuk dan keluar spare parts.
j. Bagian Gudang
(1) Bertanggung jawab atas barang yang ada di gudang dan mengawasi
operasionalnya.
(2) Melakukan stock opname.
(3) Membuat laporan produktifitas.
k. Bagian Pengiriman Barang
(1) Mengirim barang ke alamat costumer.
60
l. Mekanik
(1) Melayani service motor pada bengkel dealer.
(2) Melayani penjualan spare parts.
m. PDI (Pre Delivery Inspection)
(1) Melakukan pengecekan kelengkapan kendaraan.
(2) Melakukan pengecekan terhadap kondisi kendaraan sebelum diantar ke
alamat costumer.
C. Sistem Akuntansi Penjualan PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan
1. Sistem Akuntansi Penjualan secara Tunai
Sistem akuntansi penjualan tunai merupakan kegiatan rutin sekaligus kegiatan
pokok yang dilakukan perusahaan untuk mendapatkan kas. Penerimaan kas sendiri
sangat dipengaruhi oleh naik turunnya transasksi penjualan secara tunai. . Hal ini
sesuai dengan pernyataan Pak Fendik sebagai koordinator sales PT Sumber Purnama
Sakti Motor Lamongan sebagai berikut:
“Untuk sistem penjualan tunai disini, kami sudah menerapkan sesuai
prosedur yang sudah ada. Setiap bagian sudah melakukan pekerjaannya
sesuai jobdesk masing-masing. (Wawancara tanggal 10 Maret 2017).
Dalam menjalankan sistem akuntansi penjualan tunai pasti memerlukan proses,
adapun proses penjualan yang diterapkan oleh PT Sumber Purnama Sakti Motor
Lamongan sesuai dengan pengakuan Bapak Fendik saat wawancara sebagai berikut:
“Kalau prosesnya tidak terlalu rumit kok mas. Sehari bisa langsung dikirim
barangnya. Mulai dari costumer melakukan order, mengisi formulir,
otorisasi pihak yang terkait, pembayaran di kasir, koordinator after sales
service membuat no ID dan surat jalan sebagai bukti pengeluaran barang
61
dari gudang selanjutnya barang dikirim oleh bagian pengiriman ke alamat
costumer. Kan biasanya ada yang dilunasi dirumah jadi kita buatkan tanda
terima sementara, baru setelah dilakukan pelunasan baru dibuatkan
kuitansi”. (Hasil Wawancara Tanggal 10 Maret 2017).
Sistem akuntansi penjualan secara tunai meliputi fungsi yang terkait, dokumen
yang digunakan, catatan akuntansi yang digunakan, dan prosedur penjualan.
a. Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan tunai PT Sumber Purnama
Sakti Motor Lamongan adalah:
1.Counter Sales : berperan saat transaksi penjualan dengan costumer serta
mengisi VSO apabila telah terjadi kesepakatan.
2.Koordinator Sales : berperan dalam pengawasan penjualan yaitu memberikan
otorisasi atas VSO yang telah dibuat bagian sales.
3.Kepala Cabang : berperan dalam memonitor harga unit motor serta
memberikan otorisasi atas VSO.
4.Administration and Finance Coordinator (AFC) : berperan dalam memonitor
dan memberikan otorisasi atas formulir-formulir penjualan.
5.Koordinator After Sales Service (K.ASS) : berperan dalam pengurusan DO
(Delivery Order) dan mengatur pengiriman unit kepada costumer.
6.Kasir : berperan dalam penerimaan uang dari costumer sebagai pembayaran
atas transaksi pembelian yang terjadi dan pembukuan.
7.Bagian Gudang : berperan dalam mengeluarkan barang dari gudang.
8.Bagian Pengiriman Barang : berperan dalam mengirim barang ke alamat
costumer.
62
Setiap bagian pasti memiliki peran masing-masing, adapun bagian atau fungsi
yang melakukan otorisasi agar sistem akuntansi penjualan tunai sesuai dengan
pernyataan Bapak Fendik sebagai berikut :
“Ada koordinator sales, kepala cabang, AFC dan yang terakhir kasir”. (Hasil
wawancara tanggal 10 Maret 2017).
Dengan demikian agar sistem akuntansi penjualan tunai dapat berjalan dengan
baik maka diperlukan otoritasi tiap bagian sehingga sistem tersebut dapat berjalan
dengan baik.
b. Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai PT Sumber
Purnama Sakti Motor Lamongan adalah sebagai berikut:
1. Vehicles Sales Order
2. Fotocopy KTP
3. Tanda Terima Sementara
4. Kuitansi Tercetak
5. Surat Jalan
Adapun dokumen yang dibutuhkan dalam penjualan tunai menurut Bapak Fendik
sebagai berikut:
“untuk dokumen itu biasanya ada vehicles sales order, kwitansi
pembayaran, surat jalan, tanda terima sementara buat yang pelunasannya di
rumah mas. (Hasil wawancara tanggal 10 Maret 2017).
c. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai PT
Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan adalah sebagai berikut:
63
1. Jurnal Penjualan
2. Kartu Persediaan
3. Kartu Gudang
4. Jurnal Umum
Hal ini sesuai dengan pernyataan Bapak Fendik sebagai berikut:
“Catatan yang digunakan ada jurnal penjualan, jurnal umum, kartu gudang
sama kartu persediaan.” (Hasil wawancara tanggal 10 Maret 2017).
Dalam pembelian pasti ada nasabah yang menginginkan pembayaran dilakukan
setelah barang dikirim, hal ini menurut Bapak Fendik bisa dilakukan seperti yang
diungkapkan beliau saat wawancara sebagai berikut:
“Ya bisa mas, tapi biasanya kami minta DP dulu buat tanda jadi yang
dibayar di kantor mas setelah itu boleh pelunasan dilakukan dirumah”.
(Hasil wawancara tanggal 10 Maret 2017).
d. Informasi yang Digunakan
Informasi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai PT Sumber
Purnama Sakti Motor Lamongan adalah sebagai berikut:
1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis sepeda motor
2. Jumlah penerimaan kas dari penjualan tunai
3. Jumlah harga pokok produk yang dijual
4. Nama dan alamat pembeli
5. Kuantitas produk yang dijual
6. Otorisasi pejabat berwenang
64
Untuk mendapatkan hasil penjualan yang tinggi diperlukan suatu informasi agar
sistem tersebut dapat berjalan dengan baik. Disini Informasi yang diperlukan menurut
Bapak Fendik sebagai berikut
“Kalau informasinya sendiri itu ada jumlah pendapatan penjualan, jumlah
penerimaan kas, harga pokok produk, nama dan alamat costumer, jumlah
barangnya, lalu otorisasi dari bagaian yang berwenang.” (Hasil wawancara
tanggal 10 Maret 2017).
e. Prosedur Penjualan
Prosedur penjualan merupakan urutan-urutan sejak diterimanya pesanan dari
costumer sampai barang tersebut diterima oleh costumer yang melibatkan beberapa
bagian dalam perusahaan dengan maksud agar penjualan dapat diawasi dengan baik.
Pada PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan sendiri, prosedur penjualan yang
digunakan dibedakan menjadi dua yaitu prosedur penjualan secara tunai dan secara
kredit. Berikut ini adalah urutan prosedur penjualan secara tunai yang diterapkan oleh
PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan.
1. Prosedur dimulai dengan costumer datang ke dealer kemudian melakukan
transaksi pembelian atas barang yang dipilih kepada bagian sales.
2. Costumer menyerahkan fotocopy KTP kepada bagian sales.
3. Bagian sales mengisi VSO rangkap dua berwarna putih dan merah. Formulir
tersebut berisi data costumer yang diisi sesuai dengan KTP, jenis motor
yang dibeli, harga jual motor, uang muka yang dibayarkan, serta sisa
pembayaran yang harus dilunasi.
65
4. Bagian sales menunjukkan VSO yang telah dibuat pada bagian koordinator
sales, kepala cabang, dan AFC untuk memeriksa kelengkapan dan
kesesuaian data costumer serta harga unit motor yang telah dibeli.
Kemudian bagian-bagian akan melakukan otorisasi VSO apabila sesuai
dengan ketentuan yang berlaku.
5. Costumer melakukan permbayaran uang muka atau pelunasan atas
pembelian motor ke bagian kasir dengan membawa VSO.
6. Kasir membuat tanda terima sementara rangkap dua yang berwarna putih
dan merah.
7. Tanda terima sementara yang dibuat kasir dibubuhi tanda tangan kasir,
bagian sales¸dan costumer.
8. Tanda terima sementara berwarna putih diberikan kepada costumer,
sedangkan yang berwarna merah dijadikan arsip oleh kasir.
9. Bagian koordinator after sales service membuat nomer ID costumer dan
menginput data-data yang ada pada VSO yang telah diotorisasi pada aplikasi
komputer untuk pengurusan delivery order. VSO berwarna merah diberikan
ke bagian pengiriman, sedangkan berwarna putih disimpan sebagai arsip.
10. Setelah menginput data pada aplikasi, bagian after sales service membuat
surat jalan sebanyak empat rangkap yang masing-masing berwarna merah,
putih, hijau, dan biru. Semua surat jalan tersebut diserahkan kepada bagian
gudang.
66
11. Bagian gudang menyiapkan motor yang dibeli sesuai dengan data pada surat
jalan. Bagian gudang menyerahkan surat jalan berwarna merah, biru, dan
hijau kepada bagian pengiriman yang telah diotorisasi beserta barang yang
akan dikirim, dan yang berwarna putih sebagai arsip surat jalan.
12. Bagian pengiriman mengantar barang beserta surat jalan ke alamat
costumer.
13. Setelah sampai pada alamat yang dituju, costumer membayar sisa uang
pembelian barang tersebut ke bagian pengiriman (jika belum membayar
lunas). Kekurangan pembayaran sudah tercantum data pembayaran pada
VSO.
14. Bagian pengiriman memberikan surat jalan berwarna merah, biru, dan hijau
untuk diotorisasi costumer. Surat jalan berwarna merah diarsipkan bagian
pengiriman, yang berwarna hijau diserahkan ke costumer, dan yang
berwarna biru sebagai bagian koordinator after sales service.
15. Bagian pengiriman menunjukkan kekurangan pembayaran yang ada pada
VSO dan menyerahkan sisa uang pembayaran kepada kasir.
16. Kasir memeriksa nomer ID costumer dan entry data pada computer
kemudian membuat kuitansi tercetak rangkap empat yang berwarna putih,
merah, kuning, dan hijau. Kuitansi warna putih untuk costumer dan warna
merah, kuning, dan hijau sebagai arsip kasir.
67
17. Bagian kasir mencatat penjualan yang terjadi pada jurnal penjualan dan
database komputer atas penjualan yang terjadi berdasarkan surat jalan dari
bagian pengiriman serta informasi pelunasan yang di input oleh bagian kasir
melalui aplikasi komputer.
Dalam menjalankan sistem penjualan diperlukan formulir, adapun formulir di PT
Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan pengisiannya masih menggunakan manual
hal ini diperkuat oleh pengakuan Bapak Fendik sebagai berikut:
“Kalau pengisian formuliirnya ada yang masih ditulis tangan manual tapi
semua data pun nanti di entry ke komputer, jadi datanya ada dalam berkas
maupun komputer mas.” (Hasil wawancara tanggal 10 Maret 2017).
Dan setiap penjualan semua prosesnya dimuali dengan sales, sales merupakan
bagian terpenting dalam penjualan. Hal ini sesuai yang diungkapkan oleh Bapak
Fendik sebagai berikut:
“Iya mas semua proses penjualan baik tunai maupun kredit dimulai dari
sales. Kan sales merupakan ujung tombak perusahaan mas.” (Hasil
wawancara tanggal 10 Maret 2017).
Dalam menjalankan tugas pasti terdapat bagian yang merangkap fungsi,
penyataan tersebut sesuai dengan yang diungkapkan oleh Pak Ferdik sebagai berikut:
“Ada sih mas, fungsi penjualan merangkap sebagai fungsi kredit.” (Hasil
wawancara tanggal 10 Maaret 2017).
Dalam menjalankan sistem dokumen sangatlah penting, disini yang berwenang
menyimpan atau meororisasi dokumen seperti yang dijelaskan Bapak Ferdik dalam
wawancara sebagai berikut:
“Otorisasi dilakukan oleh pihak yang berwenang, misalkan koordinator
sales, kepala cabang, AFC, kasir, dan costumer.” (Hasil wawancara tanggal
10 Maret 2017).
68
Adapun formulir dan dokumen merupakan berkas penting dan perlu dicetak
rangkap agar apabila hilang masih ada berkas satunya dan digunakan sebagaimna
mestinya. Berikut pernyataan Bapak Ferdik saat wawancara dengan hasil sebagai
berikut:
“Sudah mas, misalnya VSO sudah rangkap dan bernomor urut, TTS juga
sudah rangkap, surat jalan, kuitansi. Misalnya VSO yang diberikan kepada
koordinator after sales service dan pengiriman yang kemudian diarsip oleh
sales. TTS dan kuitansi diberikan pada costumer dan pegangan kasir, surat
jalan rangkap 5 yang diarsip bagian gudang, costumer, pengiriman, K.ASS,
dan kasir.” (Hasil wawancara tanggal 10 Maret 2017).
Setiap transaksi perlu dilakukan pencatatan agar mengetahui perpuaran uang
diperusahaan tersebut, pencatatan jurnal ini biasanya dilakukan di bagian kasir. Hal
ini senada dengan pernyataan Bapak Fendik saat di wawancarai dengan hasil sebagai
berikut:
“Pencatatannya dilakukan oleh bagian kasir mas.” (Hasil wawancara
tanggal 10 Maret 2017).
Berdasarkan prosedur penjualan yang telah dijelaskan diatas, maka flowchart
sistem akuntansi penjualan secara tunai pada PT Sumber Purnama Sakti Motor adalah
sebagai berikut:
69
Sales Koordinator Sales Kepala Cabang Administration and
Finance Coordinator
Gambar 4. Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan Tunai PT. Sumber Purnama Sakti
Motor Lamongan
Mulai
Menerima
Order dari
Customer
Mengisi
VSO
2
1
Otorisasi
2
3 4
VSO 1
2
2
VSO 1
2
VSO 1
2
VSO 1
2
VSO 1
2
VSO 1
VSO 1
70
2 2
2 SJ 4
VSO 1 VSO 1
4
3
2
SJ 1
2
VSO 1
SJ 4
Kasir Koordinator After Sales
Service
VSO
Untuk
customer
Untuk
customer
(Lanjutan)
4
5
13
2
Menerima
uang dari
customer
Otorisasi
2
VSO 1
VSO
5
N
uang
Memeriksa
no.ID customer
VSO 2
4
VSO
12
Membuat ID
Customer,
entry data pada aplikasi
serta
membuat SJ
8
6
N
Mencatat
ke jurnal
penjuala
n
Entry data ke
komputer
Jurnal penjualan
N
Selesai
Membuat
TTS
VSO 1
2 TTS 1
2
VSO TTS 1
VSO
11
Membuat
kuitansi
tercetak
4
3
2
KT 1
Otorisasi
3
VSO 2
VSO KT 1
VSO
N
71
Bagian Gudang Bagian Pengiriman Customer
Dikirim ke alamat
Customer beserta
barang
Untuk
customer
(Lanjutan)
Sumber: PT Sumber Purnama Sakti Motor lamongan
Keterangan:
VSO = Vehicle Sales Order
TTS = Tanda Terima Sementara
KT = Kuitansi Tercetak
SJ = Surat Jalan
JP = Jurnal Penjualan
6
4
VSO
Otorisasi
7
N
8 7
4
9
10
4
VSO 2
11
13
N
10
9
4
VSO
Menyerahkan
uang
pelunasan
Otorisasi
surat jalan
3
VSO
2
VSO
SJ 1
VSO
4
VSO
3
VSO
2
VSO
SJ 1
VSO
3
SJ 2
VSO 2
12
SJ 3
VSO 2
uang
N
3
VSO
SJ 2
VSO
VSO 2
VSO
4
VSO
3
VSO
SJ 2
VSO
VSO 2
VSO
uang
ke bag.
pngirima
72
2. Sistem Akuntansi Penjualan secara Kredit
PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan tidak hanya melayani penjualan
motor secara tunai, tetapi melayani penjualan secara kredit. Penjualan kredit
melibatkan lembaga keuangan sebagai pihak yang akan melunasi sisa kredit costumer
setelah dilakukannya penilaian atas pengajuan kredit calon costumer yang diajukan
oleh pihak PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan. Pelunasan yang dilakukan
oleh pihak lembaga keuangan menjadikan perusahaan akan terhindar dari kredit
macet, karena setelah pelunasan kredit yang dilakukan oleh lembaga keuangan,
costumer hanya bertanggungjawab kepada lembaga keuangan yang bersangkutan.
Setelah menjelaskan bagaimana bagaimana sistem akuntansi penjualan secara kredit
yang dilakukan PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan, selanjutnya akan
dijelaskan fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan, dan prosedur penjualan
yang diretapkan oleh PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan.
a. Fungsi yang Terkait
1. Sales Counter : berperan saat transaksi penjualan dengan costumer, mengisi
VSO apabila telah terjadi kesepakatan, pengurusan permohonan kredit.
2. Koordinator Sales : berperan dalam pengawasan penjualan yaitu
memberikan otorisasi atas VSO yang telah dibuat bagian sales serta
memeriksa kelengkapan dokumen atas pengajuan kredit.
3. Kepala Cabang : berperan dalam memonitor harga unit motor serta
memberikan otorisasi atas VSO.
73
4. Administration and Finance Coordinator (AFC) : berperan dalam
memonitor dan memberikan otorisasi atas formulir-formulir penjualan.
5. Koordinator After Sales Service (K.ASS) : berperan dalam pengurusan DO
(Delivery Order) dan mengatur pengiriman unit kepada costumer.
6. Kasir : berperan dalam penerimaan uang dari costumer sebagai pembayaran
atas transaksi pembelian yang terjadi dan pembukuan.
7. Bagian Gudang : berperan dalam mengeluarkan barang dari gudang.
8. Bagian Pengiriman Barang: berperan dalam mengirim barang ke alamat
costumer.
9. Lembaga Keuangan : pihak ketiga yang berperan sebagai perusahaan yang
memberli piutang (melakukan pelunasan atas kredit yang diajukan
costumer).
Dilihat dari penjelasan diatas untuk penjualan kredit di PT Sumber Purnama
Sakti Motor Lamongan sudah diterapkan dengan baik, hal ini disampaikan oleh
Bapak Fendik sebagai berikut:
“Sistem penjualan kredit disini sudah sesuai prosedur perusahaan kok mas.”
(Hasil wawancara tanggal 10 Maret 2017).
Untuk mendapatkan hasil penjualan kredit yang lebih banyak PT SPS melibatkan
pihak lain dalam penjualan kredit agar pendapatan yang didapat lebih banyak, hal ini
sesuai dengan pernyataan Bapak Fendik sebagai berikut:
“Iya mas, kami bekerja sama dengan Summit Oto Finance, FIF, dan Adira
mas.” (Hasil wawancara tanggal 10 Maret 2017 ).
74
b. Dokumen yang Digunakan
1. Vehicles Sales Order
2. Fotocopy KTP pemohon, Fotocopy Kartu Keluarga, slip gaji atau Surat
Keterangan Usaha, serta Rekening Listrik.
3. Formulir Permohonan Kredit
4. Tanda Terima Sementara
5. Kuitansi Tercetak
6. Surat Jalan
7. Faktur
8. Bukti Transfer
Adapun proses penjualan kredit hampir sama dengan penjualan pada umunya
namun terdapat perbedaan di formulirnya seperti penuturan Bapak Fendik sebagai
berikut:
“Sebenarnya hampir sama sih mas dengan penjualan tunai, bedanya
sebelum formulir diotorisasi pihak yang berwenang terlebih dahulu minta
persetujuan leasing sebagai lembaga pelunas kredit costumer. Jika leasing
ACC maka barang akan dikirim ke costumer, tapi disisni leasing survey dulu
pada costumer mas.” (Hasil wawancara tanggal 10 Maret 2017).
Setiap berkas memiliki fungsi sendiri-sendiri seperti fungsi, dokumen, catatan,
dan informasi juga hampir sama yaitu memberikan suatu informasi, hal ini senada
dengan penyataan Bapak Fendik saat wawancara sebagai berikut:
“Secara keseluruhan sama kok mas, misalnya fungsi yang tekait ada
lembaga keuangan yang mengurusi kredit, terus ada beberapa syarat
tambahan misalnya fotocopy KK, slip gaji, rekening listrik, dokumen yang
digunakan pun nanti ada faktur sebagai bukti kredit, selain itu tadi masih
sama kok mas.” (Hasil wawancara tangal 10 Maret 2017).
75
c. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit PT
Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan adalah sebagai berikut:
1. Jurnal Penjualan
2. Kartu Persediaan
3. Kartu Gudang
4. Jurnal Umum
Baik pencatatan penjualan secara tunai maupun kredit sama saja yang digunakan
di SPS, hal ini diungkapkan oleh Bapak Fendik sebagai berikut:
“catatan yang digunakan ada jurnal penjualan, jurnal umum, kartu gudang
sama kartu persediaan.” (Hasil wawancara tanggal 10 Maret 2017).
d. Informasi yang Digunakan
Informasi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit PT Sumber
Purnama Sakti Motor Lamongan adalah sebagai berikut:
1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis sepeda motor
2. Jumlah harga pokok produk yang dijual
3. Nama dan alamat pembeli
4. Kuantitas produk yang dijual
5. Otorisasi pejabat berwenang
Untuk mendapatkan hasil penjualan yang tinggi diperlukan suatu informasi agar
sistem tersebut dapat berjalan dengan baik. Disini Informasi yang diperlukan menurut
Bapak Fendik sebagai berikut:
76
“Kalau informasinya sendiri itu ada jumlah pendapatan penjualan, jumlah
penerimaan kas, harga pokok produk, nama dan alamat costumer, jumlah
barangnya, lalu otorisasi dari bagaian yang berwenang.” (Hasil wawancara
tanggal 10 Maret 2017).
e. Prosedur Penjualan
1. Prosedur dimulai dengan costumer datang ke dealer kemudian melakukan
transaksi pembelian atans barang yang dipilih kepada bagian sales.
2. Costumer menyerahkan fotocopy KTP pemohon, Fotocopy KK, slip gaji
atau Surat Keterangan Usaha, serta rekening listrik kepada bagian sales
sebagai syarat atas pengajuan kredit.
3. Bagian sales mengisi VSO. Formulir tersebut berisi data costumer yang diisi
sesuai dengan KTP, jenis motor yang dibeli, harga jual motor, uang muka
yang dibayarkan, lembaga keuangan yang bersedia melakukan pelunasan
atas sisa kredit costumer, serta tenggang waktu dan angsuran yang
dibayarkan tiap bulannya.
4. Dokumen syarat diberikan kepada lembaga keuangan kemudian mengisi
formulir permohonana kredit sesuai data yang tertera pada VSO.
5. Lembaga keuangan akan memberikan otorisasi dengan tanda tangan ACC
pada formulir permohonan kredit yang disetujui. Jika ditolak, formulir dan
diokumen syarat akan dikembalikan kepada perusahaan dengan keterangan
alasan penolakan pengajuan kredit yang tercantum pada formulir
permohonan kredit. Dalam kondisi seperti ini, bagian sales akan melakukan
alternatif dengan mengajukan permohonan pada lembaga keuangan lain
77
yang bekerja sama dengan PT Sumber Purnama Sakti Motor tetapi jika tetap
ditolak, bagian sales akan menginformasikan hal tersebut pada costumer.
6. Formulir pengajuan kredit yang telah di ACC oleh lembaga keuangan akan
diserahkan pada bagian sales.
7. Bagian sales menghubungi costumer untuk tindak lanjut diterima atau tidak
permohonan kredit yang diajukan.
8. Bagian sales menunjukkan VSO yang telah dikirim oleh lembaga keuangan
pada bagian koordinator sales, kepala cabang, dan AFC untuk memeriksa
kelengkapan dan kesesuaian data costumer serta harga unit motor yang telah
dibeli. Kemudian bagian-bagian akan melakukan otorisasi VSO apabila
sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
9. Atas permohonan kredit yang diterima, costumer dating kembali ke PT
Sumber Purnama Sakti Motor. Costumer menuju bagian sales kemudian
bagian sales menyerahkan formulir permohonan kredit yang telah di ACC
oleh lembaga keuanganserta VSO untuk dilakukannya pembayaran uang
muka yang telah disepakati ke bagian kasir.
10. Kasir menerima uang dari costumer sebagai pembayaran uang muka.
11. Kasir membuat tanda terima sementara rangkap dua yang berwarna putih
dan merah.
12. Tanda terima sementara yang dibuat kasir dibubuhi tanda tangan kasir,
bagian sales¸dan costumer.
13. Tanda terima sementara berwarna putih diberikan kepada costumer,
sedangkan yang berwarna merah dijadikan arsip oleh kasir.
78
14. Bagian koordinator after sales service membuat nomer ID costumer dan
menginput data-data yang ada pada VSO yang telah diotorisasi pada aplikasi
komputer untuk pengurusan delivery order. VSO berwarna merah diberikan
ke bagian pengiriman, sedangkan berwarna putih disimpan sebagai arsip.
15. Setelah menginput data pada aplikasi, bagian after sales service membuat
surat jalan sebanyak 5 rangkap yang masing-masing berwarna merah, putih,
hijau, kuning dan biru. Semua surat jalan tersebut diserahkan kepada bagian
gudang.
16. Bagian gudang menyiapkan motor yang dibeli sesuai dengan data pada surat
jalan. Bagian gudang menyerahkan surat jalan berwarna merah, biru,
kuning, dan hijau kepada bagian pengiriman yang telah diotorisasi beserta
barang yang akan dikirim, dan yang berwarna putih sebagai arsip surat
jalan.
17. Bagian pengiriman mengantar barang beserta surat jalan ke alamat
costumer.
18. Setelah sampai pada alamat yang dituju, costumer membayar sisa uang
pembelian barang tersebut ke bagian pengiriman (jika belum membayar
lunas). Kekurangan pembayaran sudah tercantum data pembayaran pada
VSO.
19. Bagian pengiriman memberikan surat jalan berwarna merah, biru, kuning,
dan hijau untuk diotorisasi costumer. Surat jalan berwarna merah diarsipkan
bagian pengiriman, yang berwarna hijau diserahkan ke costumer, yang
79
berwarna biru sebagai bagian koordinator after sales service, dan berwarna
kuning diserahkan ke lembaga keuangan.
20. Bagian koordinator after sales service membuat faktur untuk lembaga
keuangan yang bersangkutan. Faktur berisi keterangan biaya yang harus
dibayar oleh lembaga leasing kepada dealer.
21. Faktur, surat tanda terima barang warna kuning diberikan kepada lembaga
keuangan yang bersangkutan.
22. Lembaga keuangan melakukan pelunasan atas sisa kredit costumer via
transfer ke rekening bank perusahaan, kemudian menginformasikan kepada
perusahaan serta menyerahkan bukti transfer ke kasir.
23. Bagian kasir mencatat penjualan yang terjadi pada jurnal penjualan dan
database komputer atas pelunasan sisa kredit dari perusahaan lembaga
keuangan setelah mendapat informasi pelunasan.
Setiap pembayaran kredit dilakukan oleh lembaga keuangan hal ini tidak
terkecuali pembayaran leasing kepada PT SPS, pernyataan tersebut diungkapkan oleh
Bapak Fendik:
“Melalui transfer bank mas biasanya.” (Hasil wawancara tangal 10 Maret
2017).
Kredit merupakan masalah yang harus dihadapi oleh setiap perusahaan
khususnya PT SPS. Adapun yang mengurus kredit adalah sales, seperti yang
diungkapkan oleh Bapak Fendik sebagai berikut:
“Untuk kredit masih diurus oleh sales kok mas.” (Hasil wawancara tangal
10 Maret 2017).
80
Setiap bagian kadangkala memiliki pekerjaan perangkapan fungsi atau tugas
dalam menjalankan tugas hal ini senada dengan yang diungkapkan oleh Bapak Ferdik
sebagai berikut:
“Ada sih mas, fungsi penjualan merangkap sebagai fungsi kredit.” (Hasil
wawancara tangal 10 Maret 2017).
Adapun proses atas otorisasi atas dokumen hanya dilakukan oleh pihak-pihak
yang berwenang, hal ini senanda dengan pengakuan Bapak Ferdik sebagai berikut:
“Otorisasi dilakukan oleh pihak yang berwenang, misalkan koordinator
sales, kepala cabang, AFC, kasir, dan costumer dan lembaga keuangan
mas.” (Hasil wawancara tangal 10 Maret 2017).
Berikut flowchart sistem akuntansi penjualan secara kredit pada PT Sumber
Purnama Sakti Motor adalah sebagai berikut:
81
Sales
Gambar 5. Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan Kredit PT. Sumber Purnama Sakti
Motor Lamongan
Mulai
Menerima
order dari customer
Mengisi
VSO
2
VSO
1
3 4
5
2
VSO
Mengajukan
ke lembaga
finance lain
T
2
VSO
Menghubungi
konsumen
Menerima
dokumen syarat pengajuan
kredit
VSO 1
DS
VSO
VSO 1
VSO DS
VSO FP
VSO
2
VSO VSO 1
VSO DS
VSO FP
VSO
SP 1
VSO
FP
VSO
2
VSO
SP 1
VSO
FP
VSO
82
Lembaga Finance
Via transfer
Ya
Tidak
(Lanjutan)
1 17
3
2
4
18
SP
VSO
SJ 5 2
VSO FP
Faktur
VSO membuat
Formulir
Permohonan
Melakukan
Penilaian
ACC
Membuat
surat pesanan
Otorisasi
pada FP
T
BT
VSO
19
VSO 1
VSO DP
VSO
2
VSO
VSO 1
VSO DS
VSO FP
VSO
2
VSO
VSO 1
VSO DS
VSO FP
VSO 2
VSO
SP 1
VSO FP
VSO DS
1
VSO
Melakukan
Pelunasan
83
Koordinator Sales Kepala Cabang
(Lanjutan)
6
2 5
8
2
VSO VSO 1
2
VSO
SP 1
FP
VSO
Membandingkan
3
VSO
SP 2
FP 1
VSO 2
VSO
VSO 1
VSO
2
VSO VSO 1
Otorisasi 7
6
2
VSO
VSO 1
2
VSO
VSO 1
Otorisasi
84
Administration & Finance Coordinator Kasir
Untuk
customer
(Lanjutan)
8 7
2
VSO
Membandingkan
Otorisasi
9
11
19 9
BT
Membuat
TTS
pembayaran
uang muka
Memeriksa
rekening
bank Menerima
uang dari
customer
BT
Otorisasi
10
N
20
SJ 4
VSO
Mencatat ke
jurnal penjulan
Entry data ke
komputer
SJ 4
VSO
N
Selesai
JP
SP 1
VSO FP
2
VSO VSO 1
VSO
2
VSO VSO 1
VSO 2
VSO SP 1
VSO FP
2
VSO
VSO 1
VSO
2
VSO
VSO 1
VSO 2
VSO TTS 1
VSO
2
VSO
TTS 1
VSO
N
85
Koordinator After Sales Service
(Lanjutan)
10 11
2
VSO VSO 1
2
VSO
SP 1
Membandingkan
Entry data VSO pada
aplikasi computer,
membuat SJ & faktur
FP
VSO
2
VSO
VSO 1
14
N
18
12
2
VSO
SP 1
FP
Faktur
5
VSO
4
VSO
3
VSO
2
VSO
SJ 1
86
Bagian Gudang Bagian Pengiriman
beserta
barang
(Lanjutan)
12
5
VSO
Otorisasi
13
N
14 13 16
20
17
N
Otorisasi
15
4
VSO
3
VSO
2
VSO
SJ 1
VSO
5
VSO
4
VSO
3
VSO
2
VSO
SJ 1
VSO
5
VSO
5
VSO 4
VSO SJ 3
VSO VSO 2
VSO
VSO 3
VSO 4
VSO 3
VSO SJ 2
Dikirim ke alamat customer dengan
barang
5
VSO
4
VSO
3
VSO
SJ 2
VSO 2
VSO
87
Customer
(Lanjutan)
Sumber : PT Sumber Purnama Sakti Motor lamongan
Keterangan:
VSO = Vehicle Sales Order
DS = Dokumen Syarat
FP = Formulir Permohonan
SP = Surat Pernyataan
SJ = Surat Jalan
TTS = Tanda Terima Sementara
BT = Bukti Transfer
JP = Jurnal Penjualan
15
16
5
Otorisasi
4 3
SJ 2
VSO 2
5 4
3 SJ 2
VSO 2
Diserahkan ke konsumen beserta
barang
88
D. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas PT Sumber Purnama Sakti Motor
Lamongan
1. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai
Sebelum menjelaskan bagaimana sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan
tunai yang diterapkan PT Sumber Purnama Sakti Motor terlebih dahulu peneliti akan
menjelaskan fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan, dan catatan akuntansi
yang digunakan pada PT Sumber Purnama Sakti Motor. Berikut penjelasannya.
a. Fungsi yang Terkait
1. Kasir : berperan dalam penerimaan uang dari costumer sebagai pembayaran
atas transaksi pembelian yang terjadi.
2. Bank : PT Sumber Purnama Sakti Motor juga melibatkan lembaga lain yaitu
bank, yang berperan untuk menyimpan kas perusahaan dari resiko
penggelapan, penyelewengan, dan resiko lainnya.
Sistem penerimaan kas di PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan ini sudah
baik dan yang biasanya terkait dalam penerimaan kas, hal ini sesuai dengan
pernyataan Ibu Anik bagian administrasi sebagai berikut:
“Untuk penerimaan kas selama ini sudah baik mas, bagian-bagian yang
terkait penerimaan kas ini banyak mas seperti, sales counter, finance
tentunya, sales service juga.” (Hasil wawancara tanggal 10 Maret 2017).
b. Dokumen yang Digunakan
1. Vehicle Sales Order (VSO)
2. Tanda Terima Sementara
89
3. Bukti setor bank
Dokumen atau catatan yang digunakan dalam sistem penerimaan kas yang sering
digunakan adalah vehicle sales order (VSO), tanda terima sementara, dan bukti setor
bank. Hal ini sesuai dengan pernyataan Ibu Anik sebagai berikut:
“Dokumen yang biasa digunakan untuk pembelian tunai biasanya vehicle
sales order (VSO), tanda terima sementara, kuitansi tercetak dan jika
pembayaran dilakukan dengan transfer, maka harus dilampirkan juga bukti
transfernya sebagai bukti bahwa pembeli sudah membayar.” (Hasil
wawancara tanggal 10 Maret 2017).
Dokumen atau formulir yang digunakan sangat lah penting jadi tidak dibuat
hanya satu rangkap sebagai jaga-jaga apabila hilang masih ada cadangannya.
Pernyataan ini sesuai dengan wawancara yang dilakukan dengan Ibu Anik sebagai
berikut:
“Tidak dong mas, dokumen atau formulir yang ada disini kami buat lebih
dari 1 rangkap mas. Karena kalau hanya 1 rangkap, sewaktu waktu ada
dokumen yang hilang, kami masih punya cadangan nya dibagian lain.
Malah ada dokumen yang kami buat lebih dari 3 lembar mas, kami
sesuaikan dengan kebutuhan setiap bagian.” (Hasil wawancara tanggal 10
Maret 2017).
c. Catatan Akuntansi yang digunakan
1. Jurnal Penjualan
2. Jurnal Penerimaan Kas
3. Jurnal Umum
d. Informasi yang Digunakan
1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis sepeda motor
2. Jumlah kas yang diterima dari penjualan.
90
3. Jumlah harga pokok produk yang dijual
4. Nama dan alamat pembeli
5. Kuantitas produk yang dijual
6. Otorisasi pejabat yang berwenang
Adapun informasi yang diperlukan dalam sistem penerimaan kas PT Sumber
Purnama Sakti Motor Lamongan yaitu data pribadi pembeli, hal ini sesuai dengan
hasil wawancara dengan Ibu Anik sebagai berikut:
“Tentunya informasi tentang pembeli, ktp, kk, terutama alamat rumahnya.
Informasi yang lebih lengkap biasanya kalau pemebelian secara kredit mas.
Karena lembaga keuangan pasti memiliki beberpaa tahapan sebelum
pengajuan kredit di acc oleh mereka, misalnya saja survey ke rumah si calon
pembeli”. (Hasil wawancara tanggal 10 Maret 2017).
Berikutnya akan sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai PT
Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan, yaitu:
1. Costumer melakukan order pembelian.
2. Costumer membayar uang muka atau pembayaran lunas atas pembelian
sepeda motor ke bagian kasir dengan membawa VSO yang telah diotorisasi
oleh bagian yang terkait.
3. Kasir menerima pembayaran secara tunai dari costumer.
4. Kasir membuat tanda terima sementara rangkap dua, aitu berwarna putih
dan merah.
5. Kasir, bagian sales, dan costumer membubuhkan tanda tangan pada tanda
terima ementara yang dibuat kasir.
91
6. Kasir memberikan tanda terima sementara warna putih pada costumer
sedangkan tanda terima sementara yang berwarna merah diarsipkan oleh
kasir.
7. Koordinator ASS melakukan pengurusan Delivery order berdasarkan VSO.
VSO warna merah diserahkan pada bagian pengiriman sebagai acuan dalam
menerima kekurangan pembayaran oleh costumer, sedangkan yang warna
putih disimpan sebagai arsip.
8. Bagian pengiriman mengantarkan barang yang telah dibeli costumer.
9. Setelah sampai pada alamat costumer, costumer membayar sisa uang
pembelian barang tersebut kepada bagian pengiriman (jika costumer belum
membayar lunas).
10. Bagian pengiriman menunjukkan kekurangan pembayaran yang ada pada
VSO, serta menyerahkan sisa uang pembayaran dari costumer kepada kasir.
11. Kasir memeriksa no. ID costumer dan entry data pada computer kemudian
membuat kuitansi tercetak rangkap empat berwarna putih, merah, hijau, dan
kuning atas pelunasan pembelian dari costumer serta memberikan otorisasi
atas kuitansi yang tercetak yang telah dibuat. Kuitansi warna putih untuk
costumer, warna merah, kuning, dan hijau sebagai arsip kasir.
12. Kasir menyetorkan kas yang diperoleh ke bank perusahaan.
13. Kasir membukukan jumlah kas atas disetor ke bank dalam buku penerimaan
kas dan mengarsipkan bukti setoran bank.
92
Kasir disini memiliki peran dan tugas lebih banyak dan sangat penting hal ini
sesuai dengan wawancara dengan Ibu Anik sebagai berikut:
Pertanyaan : “Apakah setiap penerimaan kas selalu diterima oleh kasir
mbak?”
Jawaban : “Iya mas, penerimaan pembayaran pasti melalui kasir, yang
menyetorkannya ke bank dan pembukuannya dilakukan oleh
kasir mas. Tentunya semua melalui pengawasan dari
koordinator.”
Pertanyaan : “Berarti kasir yang menerima kas dan melakukan pembukuan
juga ya mbak? Untuk penyetoran uang yang masuk, biasanya
dilakukan pada hari tersebut atau bagaimana mbak?”
Jawaban : “Iya mas. Untuk penyetoran uang harian yang masuk
biasanya di setorkan 1-3 hari baru disetorkan ke bank mas. Jadi
nunggu uangnya terkumpul agak banyak, biar sekalian
nyetornya mas.”
Pertanyaan : “Kalau menunggu sampai terkumpul banyak, apakah uangnya
dibawa pulang oleh kasir atau ada tempat penyimpanan sendiri
mbak?”
Jawaban : “Untuk penyimpanan sendiri kami ada tempat tersendiri mas,
jadi tidak dibawa oleh kasir kami. Kalau dibawa malah resiko
nya uang bisa saja hilang atau dicuri mas.”
Pertanyaan : “Pembukuan dicatat oleh bagian apa ya mbak?”
Jawaban : “Untuk pembukuannya sementara ini dilakukan oleh bagian
kasir mas.
Pertanyaan : “Berarti ada perangkapan fungsi ya mbak?”
Jawaban : “Iya mas, disini fungsi pembukuan masih dilakukan oleh
bagian kasir mas.” (Hasil wawancara tanggal 10 Maret 2017).
Berdasarkan sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunail yang telah
dijelaskan, maka flowchart sistem akuntansi penerimaan kas atas penjualan secara
tunai adalah sebagai berikut:
93
Sales Kasir
Sales, costumer
Gambar 6. Flowchart Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai PT. Sumber
Purnama Sakti Motor Lamongan
Mulai
Menyerahkan
VSO yg telah
diotorisasi
bagian terkait
2
VSO
VSO 1
1
1
2
VSO
VSO 1
Otorisasi
Membuat
TTS
Menerima
uang dari customer
2
VSO
VSO 1
2
VSO
TTS 1
N
2
6
VSO 2
BSB 4
VSO
Diinput
dalam JPK
Memeriksa
no. ID
customer
JPK
Selesai
T
uang
2
VSO
VSO 1 2
VSO
TTS 1
Untuk customer
Dari Bag.
pengiriman
94
Koordinator After Sales Bagian Pengiriman Customer
Service
Ke pengiriman
(Lanjutan)
Sumber : PT Sumber Purnama Sakti Motor lamongan
Keterangan :
VSO = Vehicle Sales Order
TTS = Tanda Terima Sementara
BSB = Bukti Setor Bank
JPK = Jurnal Penerimaan Kas
2
2
VSO
VSO 1
Entry data
pada
komputer
N
4
4
4
5
6
5
4
Menyerahkan
uang
pelunasan
2
VSO
VSO 1
VSO 2
Dikirim ke alamat
customer beserta
barang
VSO 2
uang
VSO 2
VSO 2
uang
95
2. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Kredit
Sebelum menjelaskan bagaimana sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan
kredit yang diterapkan PT Sumber Purnama Sakti Motor terlebih dahulu peneliti akan
menjelaskan fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan, dan catatan akuntansi
yang digunakan pada PT Sumber Purnama Sakti Motor. Berikut penjelasannya.
a. Fungsi yang Terkait
1. Kasir : berperan dalam penerimaan uang dari costumer sebagai pembayaran
atas transaksi pembelian yang terjadi.
2. Lembaga Finance : lembaga finance merupakan pihak eksternal perusahaan
yang berperan sebagai membeli piutang perusahaan (melakukan pelunasan
terhadap kredit costumer).
3. Bank : PT Sumber Purnama Sakti Motor juga melibatkan lembaga lain yaitu
bank, yang berperan untuk menyimpan kas perusahaan dari resiko
penggelapan, penyelewengan, dan resiko lainnya.
b. Dokumen yang Digunakan
1. Vehicle Sales Order (VSO)
2. Faktur
3. Bukti Transfer
c. Catatan Akuntansi yang digunakan
1. Jurnal Penjualan
2. Jurnal Penerimaan Kas
3. Jurnal Umum
96
d. Informasi yang Digunakan
1. Jumlah pendapatan penjualan
2. Harga pokok produk yang dijual
3. Nama dan alamat pembeli
4. Kuantitas produk yang dijual
5. Otorisasi pejabat yang berwenang
Setelah mengetahui fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan, catatan
akuntansi yang digunakan dan informasi yang diperlukan, berikutnya akan
dijelaskan sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan kredit PT Sumber
Purnama Sakti Motor Lamongan, yaitu:
1. Costumer melakukan order pmbelian secara kredit.
2. Costumer membayar uang muka ke bagian kasir dengan membawa VSO
yang telah diotorisasi oleh bagian yang terkait.
3. Kasir menerima uang muka dari costumer.
4. Kasir membuat tanda terima sementara rangkap dua, aitu berwarna putih
dan merah.
5. Kasir, bagian sales, dan costumer membubuhkan tanda tangan pada tanda
terima ementara yang dibuat kasir.
6. Kasir memberikan tanda terima sementara warna putih pada costumer
sedangkan tanda terima sementara yang berwarna merah diarsipkan oleh
kasir, sedangkan VSO diberikan kepada bagian sales untuk diserahkan pada
Koordinator ASS.
97
7. Koordinator ASS mengirimkan bukti serah terima sementara yang telah
diotorisasi oleh pihak terkait, surat pesanan, formulir permohonan, dan
faktur kepada lembaga finance untuk penagihan pelunasan kredit costumer.
8. Lembaga finance melakukan pelunasan kredit costumer. Pelunasan
dilakukan dengan transfer ke rekening bank perusahaan, kemudian lembaga
finance menginformasikan kepada kasir dan menyerahkan bukti transfer
bank.
9. Kasir mengecek ke rekeningS bank perusahaan.
10. Kasir membukukan jumlah kas berdasarkan kuitansi pembayaran dan bukti
transfer dari perusahaan lembaga finance.
11. Kasir mengarsipakan kuitansi pembayaran dan bukti transfer bank.
Berdasarkan sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan kredit PT
Sumber Purrnama Sakti Motor yang telah dijelaskan, maka flowchart sistem
akuntansi penerimaan kas atas penjualan secara kredit adalah sebagai berikut:
98
Koordinator After Sales Service Finance Kasir
Via transfer
Gambar 7. Flowchart Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Kredit PT.
Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan
Keterangan :
SJ = Surat Jalan
FP = Formulir Permohonan
SP = Surat Pesanan
BTB = Bukti Transfer Bank
JPK = Jurnal Penerimaan Kas
Mulai
SJ 5
SP 1
FP
Faktur
1
1 4
2
BTB
VSO
BTB
VSO
JPK
Selesai
N
T
SJ 5
SP 1
FP
Faktur
SJ 5
SP 1
FP
Faktur
BTB
Menyerahkan
dokumen yang
telah diotorisasi
Melunasi kredit
customer
Memeriksa Rekening bank
perusahaan
Mencatat ke JPK
99
E. Analisis Data dan Interpretasi
Sistem penjualan dan penerimaan kas yang dilaksanakan bertujuan untuk
menyediakan informasi, agar dapat menghasilkan pengendalian intern yang baik pada
setiap fungsi. Berdasarkan penyajian data yang telah diuraikan diatas, maka peneliti
dapat menganalisis terhadap data tersebut. Tujuannya untuk memperbaiki sistem
yang lebih baik.
1. Analisis Struktur Organisasi PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan
Penyusunan suatu sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas tidak lepas
dari struktur organisasi, sehingga perlu dilakukan penilaian apakah struktur organisasi
telah disusun dengan baik dan sesuai dengan kriteria struktur organisasi seperti
fungsi-fungsi yang jelas, terdapat pembatasan tugas setiap bagian, dan adanya
pengendalian intern yang baik. Fungsi-fungsi yang ada pada sistem akuntansi
penjualan dan penerimaan kas pada PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan
antara lain kepala cabang, administration and finance coordinator, bagian penjualan,
bagian keuangan, bagian administrasi, bagian service dan parts dan bagian mekanik.
Struktur organisasi yang ada pada PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan
sudah baik karena terdapat uraian tugas masing masing bagian dan setiap bagian
terdapat pemisahan pembagian tugas dan tanggungjawab pada masing-masing bagian.
Namun pada bagan struktur organisasi perusahaan ini, terdapat bagian yang tidak
dicantumkan, tetapi bagian tersebut tetap menjalankan tugas dan tanggung jwab
sebagaimana mestinya. Bagian tersebut antara lain bagian gudang, bagian pengiriman
100
dan PDI (Pre Delivery Inspection). Sebaiknya 3 bagian tersebut dicantumkan pada
bagan struktur organisasi.
Tugas masing-masing bagian dari kegiatan penjualan dan penerimaan kas yang
ada pada PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan ini, sudah cukup baik dan
sesuai dengan sistem pengendalian intern yang baik, hanya saja pada uraian tugas dan
fungsi kas masih belum terpisah dari bagian pembukuan. Sedangkan menurut
Mulyadi (2001:220) fungsi akuntansi harus terpisah dengan fungsi kas. Peneliti
menyarankan agar pembukuan dilakukan oleh karyawan lain, bisa dengan menambah
karyawan khusus dibagian pembukuan dan diletakkan pada bagian keuangan dengan
kasir. Jika perusahaan ingin mengurangi pengeluaran gaji karyawan maka bisa juga
dilakukan oleh bagian Administrasi and Finance Coordinator, sehingga fungsi kas
terpisah dari fungsi pembukuan atau pencatatan. Hal ini agar tidak terjadi manipulasi
pencatatan dalam penerimaan kas dan untuk menghindari hal-hal yang dapat
merugikan perusahaan. Berikut ini adalah gambar struktur organisasi yang
disarankan:
101
Gambar 8 : Struktur Organisasi yang Disarankan
Kepala Cabang
AFC
(Administration and
Finance Coord.)
Sales
Counter
Sales
Lapangan
Administrasi
PDCA (Plan Do
Check Action)
Kasir
Mekanik
Kepala
Mekanik Pecker
Koordinator ASS
(After Sales
Service)
Koordinator
Sales
Administrasi Pengiriman Gudang
PDI
102
2. Analisis Sistem Akuntansi Penjualan
a. Fungsi yang terkait
1) Bagian penjualan
a) Bagian penjualan menerima semua order pembelian baik secara tunai
maupun secara kredit.
b) Mengisi VSO sesuai dengan data costumer.
c) Meminta persetujuan penjualan kredit pada lembaga keuangan dengan
beberapa pertimbangan-pertimbangan yang diperlukan sebagai syarat
pengajuan kredit.
d) Bagian penjualan tidak berhak menentukan tanggal pengiriman,
pengiriman tergantung costumer dan bagian penjualan hanya
mengkonfirmasi apakah bisa dikirim sesuai permintaan atau tidak.
e) Surat perintah pengiriman diterbitkan oleh koordinator after sales
service, yang kemudian diteruskan ke bagian gudang dan selanjutnya ke
bagian pengiriman.
f) Dalam pengisian VSO terdapat informasi mengenai apa saja yang telah
dipesan oleh costumer tapi dalam pengirimannya, hanya dilakukan oleh
bagian pengiriman saja.
g) Jika terjadi kesalahan jenis produk dalam pengiriman, bagian
pengiriman akan menghubungi bagian sales untuk konfirmasi.
h) Bagian penjualan mengawasi pengiriman barang.
103
2) Fungsi kredit masih belum terpisah dari fungsi penjualan. Setiap proses
penjualan kredit tetap dilayani oleh bagian penjualan mulai dari formulir,
syarat, dan pengajuan ke lembaga keuangan.
3) Fungsi Gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan
menyiapkan barang yang akan dikirim pada bagian pengiriman.
4) Fungsi pengiriman bertugas mengirim barang pada costumer berdasarkan
surat jalan.
5) Fungsi pembuatan faktur. Dalam hal ini fungsi ini dijalankan oleh kasir yang
bertugas selain sebagai penerima uang sebagai pembayaran atas setiap
transaksi yang telah terjadi, juga bertugas membuat faktur penjualan dan
menghitung harga yang harus dibayar atas pembelian barang.
Pada sistem akuntansi penjualan fungsi-fungsi yang ada sudah baik. Fungsi
penjualan sudah dilakukan oleh lebih dari satu fungsi.
b. Dokumen yang digunakan
1) PT Sumber Purnama Sakti Motor menggunakan surat jalan sebagai
tembusan dalam pengiriman barang oleh bagian pengiriman.
2) Diterimanya atau tidak kredit barang oleh costumer berdasarkan data
costumer (fotocopy KTP, fotocopy KK, slip gaji, dan rekening listrik),
formulir permohonan kredit dan dokumen syarat yang diajukan oleh bagian
penjualan kepada lembaga keuangan.
3) PT Sumber Purnama Sakti Motor menggunakan VSO sebagai bukti bahwa
barang sudah diterima oleh costumer dan telah dilakukan pengiriman.
104
4) Bagian pengiriman membawa surat jalan rangkap 3 untuk diotorisasi
costumer.
5) Dalam pengiriman barang, bagian pengiriman membawa VSO dan surat
jalan sebagai bukti barang telah dikirim sesuai order.
6) PT Sumber Purnama Sakti Motor menggunakan VSO dan surat jalan sebagai
dokumen arsip.
7) Digunakan VSO yang belum diotorisasi pihak terkait sebagai daftar pesanan
yang belum dipenuhi berdasakan nomor urut.
8) VSO dan surat jalan yang diserahkan pada costumer pada saat barang
dikirimkan sebagai bukti pembelian barang.
9) Faktur, bukti serah terima barang diberikan kepada lembaga keuangan yang
kemudian melakukan pelunasan terhadap kredit costumer.
Dokumen atau formulir-formulir yang digunakan dalam sistem akuntansi
penjualan PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan sudah memenuhi unsur-unsur
pengendalian intern yang memadai. Dokumen yang digunakan meliputi Vehicle Sales
Order (VSO), yaitu dokumen yang memperjelas data customer, data unit yang
dipesan serta data pembayaran. Surat jalan dalam mengirim barang pesanan sampai
ke tangan customer. Faktur digunakan sebagai dokumen yang menyatakan keterangan
jumlah tagihan yang harus dibayarkan oleh lembaga finance atas pembelian kredit
oleh customer kepada perusahaan. Tanda terima sementara dan kuitansi diterbitkan
oleh bagian kasir serta bukti pembayaran. Tanda terima sementara digunakan apabila
105
customer belum melakukan pelunasan atas barang yang dibeli, sedangkan kuitansi
digunakan apabila customer sudah melunasi pembayaran.
c. Catatan yang digunakan
1) PT Sumber Purnama Sakti Motor menggunakan jurnal penjualan dalam
pencatatan setiap transaksinya.
2) Tidak digunakannya kartu piutang karena costumer hanya bertanggungjawab
kepada lembaga keuangan bukan kepada perusahaan.
3) PT Sumber Purnama Sakti Motor menggunakan kartu persediaan untuk
mencatat jumlah persediaan jenis produk tertentu dan mengontrol persediaan
barang.
4) PT Sumber Purnama Sakti Motor menggunakan kartu gudang untuk mencatat
barang yang keluar atau masuk pada Gudang.
5) Menggunakan jurnal umum untuk mencatat transaksi selama periode
akuntansi tertentu.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan sudah baik.
Pencatatan pada jurnal yang dilakukan oleh perusahaan secara terkomputerisasi.
Namun untuk jurnal penjualan masih belum sesuai dengan teori pencatatannya yang
dilakukan oleh fungsi kas, yang seharusnya dilakukan oleh fungsi akuntansi.
d. Informasi yang diperlukan
1) Terdapat informasi jumlah penjualan menurut jenis produk.
2) Terdapat informasi jumlah penerimaan kas dari penjualan tunai.
3) Terdapat informasi harga pokok produk yang dijual.
106
4) Terdapat informasi nama dan dan alamat pembeli.
5) Tidak dicantumkan informasi jumlah kas yang yang disetor ke bank setiap
harinya.
6) Terdapat informasi kuantitas produk yang dijual.
7) Tidak ada nama wiraniaga yang melakukan penjualan.
8) Dilakukan otorisasi pihak yang berwenang atas dokumen.
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam sistem akuntansi penjualan
sudah baik. Semua informasi yang diperlukan dari transaksi yang terjadi baik itu
secara tunai maupun kredit telah dicatat. Tapi ada beberapa informasi yang belum
dicantumkan oleh PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan yaitu kas yang harus
disetor ke bank setiap harinya karena berfungsi sebagai pengawasan terhadap jumlah
kas dan tidak ada nama wiraniaga yang melakukan penjualan.
e. Jaringan prosedur membentuk sistem
1) Bagian penjualan
a) Menerima order dari costumer
b) Menyiapkan VSO yang berisi data costumer rangkap 2, lembar pertama
sebagai arsip koordinator after sales service dan lembar kedua diarsip
oleh bagian kasir.
c) Jika kredit, ada dokumen syarat yang nantinya akan disimpan oleh
lembaga keuangan sebagai syarat pengajuan kredit.
d) VSO lembar kedua yang dibawa bagian pengiriman beserta barang
mendapat otorisasi dari costumer kemudian diserahkan ke kasir.
107
2) Bagian gudang
a) Koordinator after sales service membuat surat jalan sebanyak 4 rangkap
kemudian diberikan pada bagian Gudang yang selanjutnya menyiapkan
barang. Lembar 1 disimpan sebagai arsip gudang dan lembar 2 sampai 4
diberikan kepada bagian pengiriman.
3) Bagian pengiriman
a) Mengirim barang ke alamat costumer sesuai dengan data yang tertera
VSO lembar kedua dan surat jalan.
b) Ketiga lembar surat jalan diotorisasi oleh costumer. Lembar kedua
diberikan kepada costumer, lembar ketiga diarsip oleh bagian
pengiriman dan lembar keempat diarsip koordinator after sales service.
4) Bagian billing
a) Menerima VSO yang telah diotorisasi, menerima uang dari costumer.
b) Membuat tanda terima sementara rangkap dua dan kuitansi tercetak
sebanyak 4 rangkap kemudian mengotorisasi. Tanda terima sementara
Lembar pertama diserahkan ke costumer sedangkan lembar kedua
disimpan sebagai arsip. Kuitansi tercetak lembar 1 diberikan pada
costumer dan lembar 2 sampai 4 disimpan sebagai arsip.
c) Melakukan penjumlahkan seluruh faktur yang telah dibuat pada hari itu.
d) Melakukan pencatatan pre list tape pada jurnal penjualan.
e) Jurnal penjualan diposting ke buku besar setiap periode akuntansi.
5) Bagian piutang
108
a) PT Sumber Purnama Sakti Motor tidak ada bagian piutang.
6) Bagian kartu persediaan
a) Tidak menerima faktur dari bagian billing.
b) Bagian kartu persediaan melakukan perhitungan harga pokok penjualan.
c) Melakukan pencatatan harga pokok penjualan dalam kartu persediaan
7) Buku besar
a) Mencatat pre list tape dalam jurnal harga pokok penjualan.
b) Jurnal harga pokok penjualan dijumlahkan dan diposting ke dalam buku
besar setiap periodenya.
3. Analisis Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
a. Fungsi yang terkait
1) Fungsi penjualan bertugas menerima order dari costumer. Mengisi VSO
berdasarkan data costumer dan menyerahkan ke bagian kasir untuk
diotorisasi.
2) Kasir berperan sebagai penerima uang dari costumer atas transaksi yang
telah dilakukan yang kemudian disimpan untuk disetorkan kepada bank.
3) Fungsi gudang bertugas untuk menyiapkan barang yang akan diantar oleh
bagian pengiriman.
4) Fungsi pengiriman bertugas untuk mengantarkan barang yang telah dipesan
oleh costumer.
5) Dalam mencatat jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas seharusnya
dilakukan oleh fungsi akuntansi, tapi pada prakteknya pencatatan tersebut
dilakukan juga oleh fungsi kas.
109
6) Tidak ada fungsi penagihan pada PT Sumber Purnama Sakti Motor karena
ada lembaga keuangan yang sudah melunasi kredit costumer sehingga
lembaga keuangan yang berhak menagih pada para debitur.
7) Terdapat fungsi pmemeriksa intern yang berfungsi sebagai pengecekan kas
secara berkala, rekonsiliasi bank yang dilakukan oleh fungsi akuntansi.
Pada sistem akuntansi penerimaan kas yang diterapkan oleh perusahaan masih
belum dilakukan dengan baik. Kasir sebagai fungsi kas yang seharusnya bertanggung
jawab hanya sebagai penerima kas dari pembeli dan penyetoran kas ke bank, namun
di perusahaan ini kasir juga melakukan pembukuan. Seharusnya fungsi kas dan
akuntansi diadakan pemisahan.
b. Dokumen yang digunakan
1) Dokumen asli pendukung penerimaan uang
a) Pemberitahuan tentang pelunasan dari costumer melalui otorisasi pada
VSO oleh costumer.
b) Kasir membuat tanda terima sementara sebagai bukti bahwa kasir telah
menerima uang dari costumer.
c) Pada VSO berisi apakah penjualan tersebut dilakukan secara tunai atau
secara kredit yang kemudian akan dikelompokkan.
d) Terdapat pita daftar penjualan tunai.
e) Bukti setor bank atas pelunasan lembaga keuangan atas kredit costumer.
2) Daftar harian yang menunjukkan kumpulan atau ringkasan penerimaan kas
a) Adanya bukti setoran bank atas transaksi yang dilakukan.
110
b) Bagian kasir mencatat penerimaan kas yang masuk setiap hari.
c) Dilakukannya ringkasan kas register.
3) Buku jurnal
a) Melakukan pencatatan atas setiap kas yang masuk pada jurnal
penerimaan kas.
b) Digunakan kombinasi proff sheet dengan jurnal penerimaan uang.
c) Tidak menggunakan buku besar pembantu piutang.
Dokumen atau formulir-formulir yang digunakan dalam sistem akuntansi
penerimaan kas PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan sudah memenuhi unsur-
unsur pengendalian intern yang memadai. Dokumen yang digunakan meliputi Vehicle
Sales Order (VSO), yaitu dokumen yang berisi data harga produk yang dipesan
customer, data unit yang dipesan serta data pembayaran. Surat jalan dalam mengirim
barang pesanan sampai ke tangan customer. Tanda terima sementara dan kuitansi
diterbitkan oleh bagian kasir serta bukti pembayaran. Tanda terima sementara
digunakan apabila customer belum melakukan pelunasan atas barang yang dibeli,
sedangkan kuitansi digunakan apabila customer sudah melunasi pembayaran. Bukti
setor bank yang digunakan sebagai bukti bahwa lembaga keuangan telah melunasi
kredit costumer.
c. Catatan yang digunakan
1) Menggunakan jurnal penjualan untuk mencatat transaksi dan meringkas data
penjualan.
2) Menggunakan jurnal penerimaan kas untuk mencatat penerimaan kas.
111
3) Menggunakan jurnal umum untuk mencatat transaksi selama periode
akuntansi tertentu.
4) Kartu persediaan untuk mencatat persediaan dan mengontrol persediaan.
5) Menggunakan kartu gudang untuk mencatat barang yang masuk atau keluar
gudang.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penerimaan kas sudah
baik. Pencatatan pada jurnal yang dilakukan oleh perusahaan secara terkomputerisasi.
Namun untuk jurnal penerimaan kas masih belum sesuai dengan teori pencatatannya
yang dilakukan oleh fungsi kas, yang seharusnya dilakukan oleh fungsi akuntansi.
d. Informasi yang diperlukan
1) Terdapat informasi jumlah pendapatan penjualan
2) Terdapat informasi jumlah kas yang diterima dari penjualan
3) Terdapat informasi harga pokok produk
4) Terdapat informasi nama dan alamat pembeli
5) Tidak terdapat informasi kuantitas produk yang dijual
6) Dilakukan otorisasi pihak yang berwenang atas dokumen
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam sistem akuntansi penerimaan
kas sudah baik. Semua informasi yang diperlukan dari transaksi yang terjadi baik itu
secara tunai maupun kredit telah dicatat. Tapi hanya ada satu informasi yang belum
dicantumkan oleh PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan yaitu tidak terdapat
informasi kuantitas produk yang dijual.
112
e. Jaringan prosedur membentuk sistem
1) Setiap pembayaran atas transaksi penjualan dilakuan secara tunai melalui
kasir, lembaga keuangan yang melakukan pelunasan kredit costumer bisa
mentransfer melalui bank dan menunjukkan bukti setor bank.
2) Harga barang yang tertera pada VSO dicocokkan dengan bukti setor bank
yang diberikan lembaga keuangan yang kemudian akan dicatat pada jurnal
penerimaan kas.
3) PT Sumber Purnama Sakti Motor tidak ada piutang terhadap costumer.
4) Jurnal dari penerimaan kas kemudian diposting ke dalam buku besar.
5) PT Sumber Purnama Sakti Motor melibatkan bank sebagai tempat
penyimpanan kas dari resiko penggelapan.
6) Dilakukan audit internel untuk mengecek jumlah kas secara berkala.
4. Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas yang Disarankan
a. Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas Secara Tunai yang Disarankan
adalah sebagai berikut:
1. Sales menerima order dari customer
2. Sales mengisi VSO rangkap 3 berwarna putih, merah dan hijau sesuai dengan
data customer, data unit yang dibeli serta data pembayaran.
3. Sales membubuhkan tanda tangan pada VSO sebagai tanda pengesahan VSO
tersebut.
4. Sales menunjukkan VSO yang telah dibuat pada bagian koordinator sales
untuk memeriksa kelengkapan dan kesesuaian data customer.
113
5. Kepala cabang untuk memeriksa kesesuaian harga unit motor yang dibeli.
6. AFC (administration finance coordinator) untuk memeriksa kesesuaian harga
unit motor yang telah dibeli serta melakukan otorisasi bagian-bagian yang
terkait.
7. Koordinator after sales service membuat nomor ID customer untuk
pengurusan DO (Delivery Order).
8. Customer membubuhkan tanda tangan pada VSO atas persetujuan
pembayaran.
9. Customer melakukan permbayaran uang muka atau pelunasan atas pembelian
motor ke bagian kasir dengan membawa VSO yang telah diotorisasi oleh
bagian yang terkait.
10. Kasir memerikasa nomor ID customer pada aplikasi komputer.
11. Kasir menerima pembayaran atas pembelian dari customer
12. Kasir akan menerbitkan kuitansi tercetak apabila customer melakukan
pembayaran lunas, sedangkan jika customer melunasi pada saat barang
dikirim (kirim tagih) maka kasir hanya akan menerbitkan tanda terima
sementara. Kuitansi tercetak dan tanda terima sementara masing-masing
memiliki rangkap 2 yaitu berwarna putih dan merah. Kuitansi berwarna putih
diserahkan kepada customer, warna merah nantinya akan diserahkan kepada
bagian gudang sebagai dokumen pendukung saat mengeluarkan barang dari
gudang.
13. Kasir mengembalikan VSO kepada bagian sales untuk kemudian diserahkan
kepada bagian coordinator after sales service.
114
14. Bagian koordinator after sales service menginput data-data customer yang
sesuai pada VSO serta surat jalan rangkap 5, yaitu berwarna putih, merah,
hijau, biru dan kuning. Rangkap berwarna putih untuk bagian gudang,
rangkap merah untuk bagian pengiriman, rangkap hijau untuk customer,
rangkap biru disimpan untuk arsip, rangkap kuning untuk bagian
administration finance coordinator. VSO rangkap 3 berwarna putih, merah
dan kuning. Warna putih disimpan sebagai arsip, warna merah untuk bagian
sales, dan warna kuning untuk bagian administration finance coordinator.
15. Bagian gudang menyiapkan motor berdasarkan data pada surat jalan rangkap
5 tersebut, tanda terima sementara atau kuitansi tercetak rangkap 2.
16. Bagian gudang memberikan tanda tangan pada surat jalan dan mengarsipkan
surat jalan tersebut yang warna putih. Rangkap surat jalan yang lain diberikan
pada bagian pengiriman beserta motor yang akan dikirim.
17. Bagian pengiriman memberikan tanda tangan pada surat jalan atas
diterimanya dokumen dan barang.
18. Bagian pengiriman mengirim barang ke alamat costumer dengan surat jalan,
VSO, dan tanda terima sementara atau kuitansi tercetak sebagai dokumen
pendukung.
19. Bagian pengiriman menerima uang pelunasan (jika kirim tagih), dan
menyerahkan surat jalan rangkap 4 untuk ditandatangani. Rangkap warna
hijau dan kuitansi tercetak diberikan pada costumer sebagai bukti pembelian.
20. Bagian kasir menerima sisa pembayaran pelunasan dari bagian pengiriman.
Setiap hari atau paling lambat satu hari setelah diterima pembayaran atas
115
penjualan akan disetorkan ke bank. Bukti setor rangkap kedua disimpan
sebagai arsip dan rangkap ketiga diberikan pada Administration finance and
coordinator.
21. Bagian AFC mencatat penjualan dan penerimaan kas pada jurnal penjualan
dan jurnal penerimaan kas serta input pada aplikasi komputer berdasarkan
surat jalan, VSO warna kuning, kuitansi tercetak dan tanda terima sementara
warna merah, dan bukti setor bank rangkap kedua.
Berikut ini adalah flowchart dari sistem penjualan dan penerimaan secara tunai
yang disarankan :
116
117
118
119
120
121
Keterangan Gambar 9 :
VSO : Vehicle Sales Order
TTS : Tanda Terima Sementara
KT : Kuitansi Tercetak
SJ : Surat Jalan
JP : Jurnal Penjualan
JPK : Jurnal Penerimaan Kas
BSB : Bukti Setor Bank
b. Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas Secara Kredit yang Disarankan
1. Sales menerima order pembelian dari customer.
2. Sales menerima fotocopy KTP pemohon Suami/Istri, Fotocopy KK, slip gaji
atau Surat Keterangan Usaha, serta rekening listrik sebagai dokumen syarat
atas pengajuan kredit.
3. Sales mengisi VSO rangkap 3 sesuai dengan data customer, data unit yang
dibeli, data pembayaran, nama lembaga keuangan yang bersedia melakukan
pelunasan atas sisa kredit customer, serta tenggang waktu dan angsuran yang
dibayarkan tiap bulannya.
4. Dokumen syarat diberikan kepada lembaga keuangan kemudian mengisi
formulir permohonana kredit sesuai data yang tertera pada VSO.
5. Lembaga keuangan akan memberikan otorisasi dengan tanda tangan ACC
pada formulir permohonan kredit yang disetujui. Jika ditolak, formulir dan
diokumen syarat akan dikembalikan kepada perusahaan dengan keterangan
alasan penolakan pengajuan kredit yang tercantum pada formulir
permohonan kredit. Dalam kondisi seperti ini, bagian sales akan melakukan
alternatif dengan mengajukan permohonan pada lembaga keuangan lain
122
yang bekerja sama dengan PT Sumber Purnama Sakti Motor tetapi jika tetap
ditolak, bagian sales akan menginformasikan hal tersebut pada customer.
6. Formulir pengajuan kredit yang telah di ACC oleh lembaga keuangan akan
diserahkan pada bagian sales.
7. Bagian sales menghubungi customer untuk tindak lanjut diterima atau tidak
permohonan kredit yang diajukan.
8. Bagian sales menunjukkan VSO yang telah dikirim oleh lembaga keuangan
pada bagian koordinator sales, kepala cabang, dan AFC untuk memeriksa
kelengkapan dan kesesuaian data customer serta harga unit motor yang akan
dibeli. Kemudian bagian-bagian akan melakukan otorisasi VSO apabila
sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
9. Atas permohonan kredit yang diterima, customer datang kembali ke PT
Sumber Purnama Sakti Motor. Customer menuju bagian sales kemudian
bagian sales menyerahkan formulir permohonan kredit yang telah di ACC
oleh lembaga keuangan serta VSO untuk dilakukannya pembayaran uang
muka yang telah disepakati ke bagian kasir.
10. Coordinator after sales service membuat nomor ID customer untuk
pengurusan DO (Delivery Order).
11. Customer membubuhkan tanda tangan pada VSO atas persetujuan
pembayaran.
123
12. Customer melakukan pembayaran uang muka atas pembelian secara kredit
dengan membawa VSO yang telah diotorisasi oleh bagian yang terkait ke
bagian kasir.
13. Kasir memeriksa nomor ID customer pada aplikasi komputer.
14. Kasir menerima pembayaran uang muka dari customer.
15. Kasir akan menerbitkan kuitansi tercetak apabila customer melakukan
pembayaran uang muka secara lunas, sedangkan jika customer melunasi
pembayaran uang muka pada saat barang dikirim (kirim tagih) kasir hanya
menerbitkan tanda terima sementara. Kuitansi tercetak dan tanda terima
sementara masing-masing memiliki rangkap 2, yaitu berwarna putih dan
merah. Kuitansi berwarna putih diserahkan kepada customer, warna merah
nantinya akan diserahkan kepada bagian gudang sebagai dokumen
pendukung saat mengeluarkan barang dari gudang.
16. Kasir mengembalikan VSO kepada bagian sales untuk kemudian diserahkan
kepada bagian koordinator after sales service.
17. Bagian koordinator after sales service menginput data customer yang sesuai
pada VSO serta membuat surat jalan sebanyak 6 rangkap yang masing-
masing berwarna putih, merah, hijau, kuning, biru dan ungu. Rangkap
berwarna putih untuk bagian gudang, rangkap berwarna merah untuk bagian
pengiriman, rangkap berwarna hijau untuk customer, rangkap berwarna biru
untuk arsip, rangkap berwarna kuning untuk bagian administration finance
124
dan coordinator, rangkap berwarna ungu untuk bagian lembaga finance
sebagai bukti bahwa motor sudah dikirim ke alamat customer. VSO rangkap
3 berwarna putih, merah dan kuning. Warna putih disimpan sebagai arsip,
warna merah untuk bagian sales, dan warna kuning untuk bagian
administration finance coordinator.
18. Bagian gudang menyiapkan motor yang dibeli sesuai dengan data pada surat
jalan rangkap 6, tanda terima sementara atau kuitansi tercetak rangkap ke 2.
19. Bagian gudang membubuhkan tanda tangan pada surat jalan dan
mengarsipkan surat jalan berwarna putih. Rangkap surat jalan lainnya
diberikan kepada bagian pengiriman beserta barang yang akan dikirim.
20. Bagian pengiriman mengantar barang beserta surat jalan ke alamat costumer
dengan menyerahkan surat jalan, VSO, dan tanda terima sementara atau
kuitansi tercetak sebagai dokumen pendukung.
21. Bagian pengiriman menerima pembayaran pelunasan atas pembayaran uang
muka dari customer (jika kirim tagih) kemudian menyerahkan surat jalan
rangkap 5 untuk membubuhkan tanda tangan. Surat jalan berwarna hijau dan
kuitansi tercetak (bagi yang masih memegang tanda terima sementara)
diberikan kepada customer sebagai tanda bukti pembelian.
22. Bagian pengiriman memberikan surat jalan berwarna merah, biru, kuning,
dan hijau untuk diotorisasi costumer. Surat jalan berwarna merah diarsipkan
bagian pengiriman, yang berwarna hijau diserahkan ke costumer, yang
berwarna biru sebagai bagian koordinator after sales service, dan berwarna
kuning diserahkan ke lembaga keuangan.
125
23. Bagian koordinator after sales service menerbitkan faktur sebagai dokumen
yang dikirimkan untuk lembaga keuangan agar melunasi kredit customer
yang telah disetujui.
24. Lembaga keuangan melunasi kredit customer berdasarkan surat jalan
berwarna ungu, faktur dan surat pernyataan via transfer ke rekening bank
perusahaan, kemudian menginformsikan kepada perusahaan serta
menyerahkan bukti transfer ke kasir.
25. Bagian administration and finance coordinator mencatat penjualan dan
penerimaan kas yang terjadi pada jurnal penjualan dan penerimaan kas, serta
input pada aplikasi database komputer berdasarkan surat jalan. VSO
berwarna kuning, kuitansi tercetak ataupun tanda terima sementara berwarna
merah dan bukti transfer.
Berikut ini adalah flowchart dari sistem penjualan dan penerimaan secara kredit
yang disarankan :
126
127
128
129
130
131
132
133
134
Keterangan Gambar :
VSO : Vehicle Sales Order
FP : Formulir Permohonan
DS : Dokumen Syarat
TTS : Tanda Terima Sementara
KT : Kuitansi Tercetak
SJ : Surat Jalan
JP : Jurnal Penjualan
JPK : Jurnal Penerimaan Kas
BSB : Bukti Setor Bank
BTB : Bukti Transfer Bank
5. Analisis Terhadap Unsur-Unsur Pengendalian Intern Pada Sistem
Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas
a. Analisis pengendalian intern pada sistem akuntansi penjualan
1. Struktur organisasi yang memisahkan fungsi tanggung jawab fungsional
a) Fungsi penjualan belum terpisah dari fungsi kredit karena dalam transaksi
penjualan kredit masih diurus oleh fungsi penjualan. Menurut Mulyadi
(2001:220) fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit. Hal ini
dimaksudkan untuk menghindari kecurangan yang kemungkinan terjadi.
b) Fungsi akuntansi dalam hal ini dilakukan oleh koordinator After sales service
sudah terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit.
c) Fungsi kas belum terpisah dari fungsi akuntansi. Fungsi kas yang seharusnya
hanya menerima kas dari pembeli juga melakukan pencatatan. Hal ini belum
sesuai dengan sistem pengendalian intern karena bagian kas harus terpisah
dari bagian-bagian yang lain agar tidak terjadi penyelewengan seperti
manipulasi pencatatan atau kecurangan dalam penerimaan kas. Sebaiknya
135
pencatatan dilakukan oleh bagian administration and finance coordinator
sehingga tidak terjadi perangkapan fungsi.
d) Transaksi yang terjadi di PT Sumber Purnama Sakti Motor baik yang
dilakukan secara tunai maupun kredit sudah dilakukan oleh lebih dari satu
fungsi sehingga potensi penyelewengan maupun penggelapan dapat
diminimalisir.
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
a) Penerimaan order dari pembeli baik kredit atau tunai telah diotorisasi oleh
fungsi-fungsi yang terkait yaitu, bagian penjualan, kooordinator penjualan,
kepala cabang, dan Administration and finance coordinator dengan
menggunakan formulir VSO. Adanya VSO sudah baik dalam kegiatan
penjualan karena VSO harus diotorisasi oleh bagian-bagian yang terkait
sebelum proses penjualan di proses lebih lanjut.
b) Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh bagian sales dengan persetujuan
atau ACC lembaga keuangan yang bersedia melunasi sisa kredit motor
costumer.
c) Pengiriman barang pada pelanggan oleh bagian pengiriman diotorisasi oleh
bagian after sales service, sementara bagian pengiriman mengantarkan motor
dan surat jalan. Dokumen tersebut digunakan untuk mengeluarkan barang dari
gudang dan sebagai dokumen pendukung untuk bagian pengiriman dalam
mengirim barang ke alamat customer. Surat jalan diotorisasi oleh bagian
gudang, bagian penerimaan kas, dan kepala cabang. Hal tersebut dapat
136
menjadi bukti yang sah dalam mengeluarkan barang dari gudang serta menjadi
bukti kepada lembaga keuangan bahwa barang sudah diterima oleh customer
sehingga perusahaan menerima pelunasan atas kredit yang dilakukan oleh
customer.
d) Segala sesuatu yang berhubungan dengan harga jual, syarat penjualan,
potongan harga dan lain-lain berada di tangan kepala cabang dan
Administration and finance coordinator.
e) Terjadinya piutang diotorisasi oleh bagian koordinator sales dan
administration and finance coordinator dengan membandingkan VSO yang
telah diisi bagian kasir, surat pernyataan, dan formulir permohonan.
f) Pencatatan ke dalam akuntansi perusahaan sudah didasarkan pada dokumen
sumber dengan bernomor urut tercetak. Namun, dalam pelaksanaan
pencatatannya tidak dilakukan oleh pihak yang seharusnya.
3. Praktik yang sehat
a) Formulir yang digunakan berupa VSO, surat jalan, Faktur, Kuitansi Tercetak,
dan Tanda Terima Sementara. Semua formulir sudah bernomor urut tercetak
dan telah dipertanggungjawabkan oleh fungsi terkait.
b) Funsi akuntansi tidak melakukan pengiriman pernyataan piutang pada debitur.
c) PT Sumber Purnama Sakti Motor juga tidak melakukan rekonsiliasi kartu
piutang dengan rekening kontrol piutang karena telah melibatkan lembaga
keuangan dalam penjualan secara kredit. Costumer hanya bertanggungjawab
kepada lembaga keuangan yang telah melunasi kredit atas sepeda motor yang
dibeli.
137
b. Analisis pengendalian intern pada sistem akuntansi penerimaan kas
1. Struktur organisasi yang memisahkan fungsi tanggung jawab fungsional
a) Terjadi perangkapan fungsi antara fungsi penyimpanan kas dengan fungsi
akuntansi. Sebaiknya kedua fungsi ini harus dipisah untuk menghindari
penggelapan dan penyelewengan. Fungsi akuntansi harus berdiri sendiri.
b) Transaksi penerimaan kas di PT Sumber Purnama Sakti Motor dalam
pelaksaannya masih dilaksanakan sendiri oleh bagian kasir. Seharusnya ada
fungsi lain yang terlibat dalam transaksi penerimaan kas supaya kas
perusahaan lebih aman.
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
a) Penerimaan kas dari pembeli yang dilakukan oleh bagian kasir juga
menggunakan VSO yang telah diotorisasi oleh bagian sales, coordinator
sales, kepala cabang, administration and finance coordinator, coordinator
after sales service. Kasir juga memberikan otorisasi pada VSO atas
diterimanya pembayaran dari customer.
b) Pembukaan dan penutupan rekening bank harus melibatkan persetujuan dari
pihak-pihak yang berwenang. Pembukaan dan penutupan rekening bank pun
tidak sembarangan karena harus ada alasan yang benar-benar jelas dan
mendukung dibuka atau ditutupnya rekening bank perusahaan serta harus
melewati prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
c) Pencatatan jurnal penerimaan kas harus benar-benar didasarkan pada bukti kas
masuk dan dokumen pendukung yang lengkap karena dalam pencatatan jurnal
sangat rentan terhadap tindakan manipulasi yag dapat merugikan perusahaan.
138
3. Praktek yang Sehat
a) Kas yang diterima tidak langsung disetorkan ke bank pada hari yang sama
diterimanya kas atau selambat-lambatnya pada hari kerja berikutnya, tetapi
kas yang didapat akan disetorkan ke bank apabila kas dirasa cukup banyak.
Penumpukan kas dapat mengakibatkan terjadinya pencurian atau hal-hal yang
dapat merugikan perusahaan. Hal ini membuktikan bahwa praktik yang sehat
mengenai perlakuan kas belum dilakukan dengan baik.
b) Perusahaan dalam hal ini PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan telah
menggunakan rekening koran sebagai fungsi pengecekan dan pengawasan
oleh perusahaan terhadap kas dan segala bentuk transaksi yang terjadi pada
rekening perusahaan.
c) Dalam penyelenggaraannya, walaupun kas yang hanya menyangkut jumlah
yang kecil tetap dicatat dalam jurnal pencatatan.
d) Pengecekan atas jumlah kas yang ada di rekening bank dengan jumlah kas
menurut catatan perlu dilakukan secara berkala, selain untuk memeriksa
kesesuaian jumlah kas secara keseluruhan juga sebagai antisipasi terhadap
penyelewengan dan penggelapan kas perusahaan.
e) Kas yang ada di tangan (cash in safe) dan kas yang ada diperjalanan (cash in
transit) tidak diasuransikan dari kerugian sehingga rawan terjadi penggelapan
mauoun pencurian.
f) Kasir juga tidak diasuransikan oleh PT Sumber Purnama Sakti Motor
Lamongan.
139
g) Pada bagian kasir sudah dilengkapi dengan alat-alat yang berfungsi sebagai
media penyimpanan kas sementara (brankas) sebelum kas disetorkan ke bank
sehingga dapat meminimalisir tindakan pencurian.
h) Semua nomor cek adalah tanggungjawab bagian kasir.
4. Karyawan yang Cakap
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, diketahui bahwa pegawai yang
bekerja di PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan yang terkait dengan sistem
akuntansi penjualan dan penerimaan kas belum cukup cakap dalam menjalankan
tugasnya. Hal tersebut dapat dilihat dengan tidak terselesaikannya beberapa pekerjaan
dengan tepat waktu. Alasan lain adalah karena perangkapan fungsi atau tugas yang
dilakukan sehingga sedikit memperlambat proses pekerjaan.
140
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan analisis yang dilakukan, peneliti
menyimpulkan bahwa secara keseluruhan sistem akuntansi penjualan dan
penerimaan kas PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan telah berjalan
dengan baik dan sudah cukup menunjang pengendalian intern dikarenakan unsur-
unsur pengendalian intern sebagian besar telah terpenuhi. Sistem penjualan dan
penerimaan kas yang dilaksanakan dimaksudkan untuk menyediakan informasi
agar dapat menghasilkan pengendalian intern yang baik pada setiap bagian dan
fungsi masing-masing.
Disamping sistem yang telah menunjang pengendalian intern, ada pula
beberapa hal yang belum menunjang dalam sistem akuntansi dan penerimaan kas
dalam pengendalian intern pada PT. Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan.
Hal ini terlihat dari:
1. Penerapan sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang dilakukan
oleh PT Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan secara keseluruhan
sudah baik. Hal ini dikarenakan fungsi-fungsi yang terkait, dokumen yang
digunakan, catatan yang digunakan, informasi yang diperlukan, dan
prosedur dari sistem penjualan dan penerimaan kas yang sudah berjalan
dengan baik dan memadai. Tetapi, ada beberapa kelemahan misalnya
fungsi kas masih belum dipisahkan dengan fungsi akuntansi dan fungsi
penjualan yang belum terpisah dari fungsi kredit dan fungsi penjualan
141
yang masih belum terpisah dari fungsi kredit. Selain itu, juga kurang
efisiennya dokumen yang digunakan dan perlu menambah rangkap pada
dokumen serta proses yang dilakukan tidak sebagaimana mestinya.
2. Upaya peningkatan pengendalian intern yang dilakukan oleh PT Sumber
Purnama Sakti Motor Lamongan sudah lumayan baik. Pengendalian
internnya sudah memenuhi empat unsur pengendalian intern yaitu struktur
organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, praktek yang sehat,
dan karyawan yang cakap. Tetapi ada beberapa kekurangan yang ada pada
sistem pengendalian intern PT Sumber Purnama sakti Motor Lamongan
misalnya terjadi perangkapan fungsional (fungsi kas dan fungsi akuntansi
dan fungsi penjualan dan kredit), adanya bagian-bagian yang sebenarnya
penting tidak dicantumkan pada struktur organisasi, dan kas yang diterima
bagian terkait tidak langsung disetorkan ke bank sehingga memungkinkan
terjadinya peyelewengan dan penggelapan.
B. Saran
Berdasarkan hasil kesimpulan yang sudah diuraikan, maka sebaiknya PT
Sumber Purnama Sakti Motor Lamongan dapat menerapkan perbaikan sistem dan
prosedur perjualan serta penerimaan kas dalam upaya perbaikan dan
meningkatkan pengendalian intern perusahaan. Berikut saran peneliti kepada
perusahaan:
1. Pemisahaan fungsi kas dengan fungsi akuntansi. Sehingga fungsi kas hanya
menerima pembayaran dari customer dan menyetorkan ke bank. Sedangkan
untuk pencatatan sebaiknya dilakukan oleh karyawan lain, bisa dengan
142
menambah karyawan baru khusus bagian pencatatan dan pembukuan atau
diserahkan ke bagian administrasion and finance coordinator. Fungsi
penjualan juga harus terpisah dengan fungsi kredit. Fungsi penjualan hanya
melayani pembayaran uang muka (jika penjualan kredit) sedangkan untuk
mengurus permohonan kredit bisa diserahkan pada bagian lain, misalnya
koordinator after sales service. Transaksi penerimaan kas harus melibatkan
fungsi lain sebagai pengawas terhadap kasir atas penerimaan kas yang telah
diterima.
2. Dalam penerbitan kuitansi tercetak rangkap 4, sebaiknya cukup menerbitkan
rangkap 3. Rangkap 1 untuk customer, rangkap 2 untuk bagian kasir dan
rangkap 3 untuk bagian pencatatan atau pembukuan dalam sistem akuntansi
penjualan dan penerimaan kas. Kuitansi tercetak sebaiknya langsung diberikan
kepada customer pada saat melakukan pelunasan pembayaran di dealer atau
pelunasan saat barang dikirim ke alamat customer tanpa terlebih dahulu
customer yang meminta. VSO sebaiknya menambah satu rangkap lagi untuk
arsip fungsi penjualan bagian sales.
3. Dalam prosedur penjualan yang diterapkan, bagian sales menuju kasir terlebih
dahulu sebelum dibuatnya nomor ID costumer oleh bagian koordinator After
Sales Service, seharusnya bagian sales menuju ke bagian koordinator After
Sales Service dulu untuk pembuatan ID costumer baru menuju sales karena
no. ID berguna sebagai Delivery Order dari costumer.
4. Kas atau uang yang diterima dari customer, seharusnya disetorkan pada hari
yang sama saat kas diterima atau selambat-lambatnya pagi pada hari kerja
143
berikutnya, agar tidak terjadi penumpukan kas dan penyalahgunaan kas yang
dapat merugikan perusahaan.
144
DAFTAR PUSTAKA
Arikunto, Suharsimi. 2010. Prosedur Penelitian, Edisi Revisi. Jakarta: Rineka
Cipta
Baridwan, Z. 2009. SistemAkuntansi: PenyusunanProsedur&Metode. Yogyakarta:
BPFE
_______________. 2012. Sistem Akuntansi : Penyusunan Prosedur & Metode,
Edisi 5. Yogyakarta : BPFE
Basrowi. 2008. Memahami Penelitian Kualitatif. Jakarta: Rineka Cipta
Bastian, Indra., Soepriyanto, Gatot. 2003. Sistem Akuntansi Sektor Publik. Jakarta:
Salemba Empat
Bodnar, G. H., and Hopwood, W. S. 2006. Sistem Informasi Akuntansi.Alih
Bahasa: JuliantoAgungSaputra. Yogyakarta: ANDI
Daranatha, S. 2009. Sistem Informasi Akuntansi 1. Jakarta: Salemba Empat
Gyebi, Francis., Samuel Quain. 2013. Internal Control on Cash Collection. A
Case of the Electricity Company Ghana Ltd, Accra East Region. Vol. 4
No.9
Himyati. 2008. Eksplorasi Zahir Accounting. Jakarta: Salemba Empat
Krismiaji. 2010. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Unit Penerbit dan
Percetakan AMP YKPN
Kuncoro, Mudrajad. 2009. Metode Riset untuk Bisnis dan Ekonomi, Edisi 3.
Jakarta: Erlangga
Kusnadi., Maria, Siti., Irmadariyani, Ririn. 2000. Akuntansi Keuangan Menengah
(Intermediate) (Prinsip, Prosedur & Metode). Malang: Universitas
Brawijaya
Ladjamudin, A.-B. b. 2005. AnalisisdanDesainSistemInformasi. Yogyakarta:
GrahaIlmu
Mardi. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Bogor: Ghalia Indonesia
Martono, dan Harjinto, D. Agus. 2008. Manajemen Keuangan. Yogyakarta:
Ekonisia
Moleong, L. J. 2013. Metodologi Penelitian Kualitatif, Edisi Revisi. Bandung:
PT. Remaja Rosdakarya
Muda, Iskandar, et. al. 2014. Implementation of the Cash Revenue System: A Case
study in the Local Government Task Forces Units of North Sumatra
Province, Indonesia. Vol. 6, No. 2, pp. 96-108
145
Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat
Narbuko, C., dan Achmadi, H. A. 2009. Metodologi Penelitian. Jakarta: Bumi
Aksara
Nazir, Moh. 2005. Metodologi Penelitian. Bogor: Ghalia Indonesia
)rchard, Lou X., Matthew L. Hoag. 2014. Revenue Process Internal Control For
Manufactures: An Evaluation Tool Independent Auditors and Managers.
Vol. 12. No. 2
R, Soemarso S. 2004. Akuntansi Suatu Pengantar. Jakarta: Salemba Empat
Reeve, J. M., Warren, C. S., Duchac, J. E., Eahyuni, E. T., Soepriyanto, G., Jusuf,
A. A., et al. 2009. Pengantar Akuntansi-Adaptasi Indonesia. Jakarta:
Salemba Empat
Riansee, Usman, dan Abdi. 2008. Metodologi Penelitian Sosial dan Ekonomi,
Teori dan Aplikasi. Bandung: Alfabeta
Ruslan, Rosady. 2010. Metode Penelitian Public Relation dan Komunikasi.
Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada
Sanusi, A. 2012. Metodologi Penelitian Bisnis. Jakarta: Salemba Empat
Supardi. 2005. Metode Penelitian Ekonomi dan Bisnis. Yogyakarta: UII Press.
Jakarta: PT. Rineka Cipta
Weygant, Kesio. 2007. Accounting Principles.Alih Bahasa: Ali Akbar Yulianto.
Jakarta: Salemba Empat.