UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA

MARIBOR

DIPLOMSKO DELO

ANALIZA NABAVNEGA PROCESA V PODJETJU VETERINARSKA BOLNICA PTUJ

doo

Kandidatka Slavica Milošič Študentka rednega študija Številka indeksa 81532498 Program visokošolski strokovni Študijska smer marketing Mentor dr Bruno Završnik

Mali Okič maj 2006

2

PREDGOVOR Nabava ima pomembno funkcijo za obstoj posameznika družine podjetij in širše družbene skupnosti Vsakodnevno se srečujemo z njo ko nabavljamo dobrine ki jih potrebujemo za svoj obstoj in razvoj V proizvodnih podjetjih praviloma kupujejo surovine in material za nemoten potek proizvodnje pri trgovskih podjetjih pa gre za nakup blaga z namenom nadaljnje prodaje Nabavni proces se začne z zaznavo potrebe po določenem materialu Sledi specifikacija naročila naloga katere je podrobni opis vseh uporabnikovih zahtev Specifikacija zraven uporabnikovih tehničnih zahtev izraža tudi potrebe po vzdrževanju zagotavljanju rezervnih delov servisiranju Nabava specifikacija predstavlja podlago za ocenjevanje in izbor dobaviteljev Pri vrednotenju ponudb dobaviteljev moramo razlikovati med tehnično in komercialno presojo Določimo merila in metode za ocenjevanje dobaviteljev Ocenjevanje in izbiranje dobaviteljev se konča s pripravami na pogajanja Pogajanja so zelo zahteven proces in zahtevajo temeljito pripravljene pogajalce Tudi samo sklepanje pogodb je precej zahtevno Plačilnih in dobavnih pogojev ki jih morajo pogodbe vsebovati je veliko in se med seboj razlikujejo Pomembni so tudi dogovori o pogodbeni kazni garancijskih pogojih trgovinske klavzule Incoterms ter poprodajne aktivnosti ki jih lahko dobavitelj zagotovi Ko se poganja končajo in je pogodba podpisana je potrebno materialopremo tudi naročiti Izstavi se pisni dokument ki mora vsebovati vse bistvene sestavine predpisane zanj S samim izstavljenim naročilom pa se delo nabavnega referenta še ne konča spremljati mora izvajanje naročila in redno preverjati kako se dobavitelj drži dogovorjenih pogojev Nabavni proces zahteva vsestranskega nabavnega referenta z zadovoljivo izobrazbo izkušnjami ki ima občutek za komercialni vidik nabave in pozna osnove administracije in logistike Vsako fazo nabavnega procesa je potrebno izvesti skrbno in sistematično da pravočasno v ustrezni količini kakovosti in seveda po razumni ceni dostavimo zahtevani material notranjemu uporabniku Od uspešnosti nabavne funkcije je odvisna uspešnost trgovskega podjetja Z rastjo podjetja postaja nabava vse pomembnejša in mora biti tesno povezana z uvajanjem novih izdelkov oglaševanjem in pospeševanjem prodaje ter oblikovanjem prodajnih cen Podjetja so prišla do spoznanja da ni več dovolj če vzpostavijo dobre odnose s svojimi kupci ampak je nujno da se dobro razumejo tudi s svojimi dobavitelji in z njimi vzpostavijo vzajemno dobre in donosne poslovne odnose Prihaja do nabavnega trženja pri katerem prehaja pobuda na stran nabavnih služb podjetij ki morajo zagotavljati stalne in zanesljive nabave po minimalnih stroških Prihaja torej do medsebojne odvisnosti kupca in dobavitelja ki jo rešujeta z dolgoročnim partnerstvom V diplomskem delu v začetku obravnavam nabavni proces po fazah ter pomen nabave kot ga opredeljujejo teoretiki kasneje pa nabavni proces in njegovo analizo v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo v okviru katere deluje trgovina Dr Zoo

3

KAZALO 1 UVOD 5

11 Opredelitev področja in opis problema ki je predmet raziskave 5 12 Namen cilji in trditve raziskave 5 13 Predpostavke in omejitve raziskave 6 14 Uporabljene metode raziskovanja 6

2 NABAVNI PROCES ndash TEORETIČNI DEL 7

21 Pomen in vloga nabave v podjetju 7 211 Organiziranost nabavne službe 8 212 Zaposleni v nabavi 8

22 Nabavni proces po fazah 9 221 Zaznavanje potreb 9 222 Interno naročanje 10 223 Pregled internega naročila 10 224 Izdelava specifikacije 11 225 Raziskava nabavnega tržišča 11 226 Nabavna pogajanja 13 227 Izbira dobavitelja 15 228 Eksterno naročilo 18 229 Sklepanje nabavnih pogodb 18 2210 Spremljanje izpolnitve naročila 20 2211 Prevzem vhodnih proizvodov 20 2212 Reševanje reklamacij 21 2213 Ocena nabavnega posla 22 2214 Pregled in likvidacija prejetih računov 22 2215 Evidenca in arhiviranje 23 3 ANALIZA NABAVNEGA PROCESA V PODJETJU VETERINARSKA BOLNICA PTUJ DOO 24

31 Predstavitev podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo 24 32 Organiziranost pomen in cilji nabavne službe 25 33 Analiza nabavnega procesa po fazah 25

331 Zaznavanje potreb 25 332 Interno naročilo 27 333 Pregled internega naročila 27 334 Izdelava povpraševanja za potencialne kupce 28 335 Raziskava nabavnega tržišča 28 336 Izbor dobaviteljev 29 337 Eksterno naročilo 29 338 Sklepanje nabavnih pogodb 30 339 Spremljanje eksternega naročila 31 3310 Prevzem in pregled vhodnih proizvodov 31 3311 Prejem in likvidacija računa 32 3312 Evidenca in arhiviranje 32 4 SKLEP 33

4

5 SEZNAM LITERATURE 35 6 SEZNAM VIROV 36

5

1 UVOD

11 Opredelitev področja in opis problema ki je predmet raziskave Nabava je temeljna funkcija v trgovskem podjetju zraven skladiščenja in prodaje seveda Njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja ponudi kupcem v zadostni količini pravočasno in po ustrezni ceni (nabavna cena neposredno vpliva na možnost prodaje in donosnost izdelka) Trgovska podjetja so prišla do spoznanja da je glavni dejavnik trajne konkurenčne prednosti ponudba zelo kakovostnih in različnih proizvodov Zato si prizadevajo oblikovati optimalne sortimente ki bi naj zadovoljili čedalje zahtevnejše kupce Za oblikovanje optimalnih sortimentov ponudbe pa je bistvenega pomena da se zraven prodajnega trga preučuje tudi nabavni trg Z raziskavo nabavnega trga si podjetje pridobi aktualne zanesljive in v prihodnost usmerjene podatke o vrstah in količini izdelkov cenah in dobaviteljih Podjetje načrtuje nabavo vnaprej z namenom da določi vrsto in količino proizvodov čas nabave ter nabavne pogoje Pogosto si mora odgovoriti na dve vprašanji

ali je načrt nabave podrejen načrtu prodaje ali pa je prodajni načrt hkrati tudi nabavni načrt

Na obe vprašanji je mogoče odgovoriti pritrdilno le v primeru vrste in količine proizvodov čas dobave pa je odvisen od časa prodaje - upoštevati se mora čim krajši čas vezave denarnih sredstev v zaloge Načrtovanje nabave daleč vnaprej je zelo tvegano saj se navade potrošnikov hitro spreminjajo zato mora biti nabava pripravljena slediti hitrim spremembam povpraševanja Za učinkovito oblikovano nabavno politiko moramo torej dobro poznati tržne razmere nabavne pogoje in seveda potrebe ki jih želimo zadovoljiti kajti pri nabavnem trženju je iniciativa na strani trgovskega podjetja ki dobaviteljem sporoča kaj potrebuje in kaj mu naj priskrbijo Poslovno okolje se zelo hitro spreminja podjetje pa lahko preživi in ostane uspešno le če je sposobno te spremembe predvideti in se pravočasno odzvati na njih Ena izmed osrednjih nalog nabavnega managementa je tako skrb za dobavitelje še posebej za odkrivanje in pridobivanje novih Zaslediti je težnje k dolgoročnim poslovnim odnosom s poslovnimi partnerji (medsebojna odvisnost zaupanje prilagajanje in težnja po ohranjanju medsebojnega sodelovanja)

12 Namen cilji in trditve raziskave Namen diplomskega dela je preučiti teoretična znanja na področju managementa nabave samega procesa nabave in njegovih faz ter prikazati praktični vidik procesa nabave v trgovini Dr Zoo ki deluje v okviru podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo S pomočjo spoznanj različnih avtorjev sem skušala predstaviti osnove in izhodišča nabave management nabave in nabavni proces po njegovih fazah Kot cilj diplomskega dela sem si zastavila preučitev nabavnega procesa po njegovih fazah V prvem delu sem preučila proces z teoretičnega vidika v drugem delu pa z praktičnega na primeru podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo

6

Osnovne trditve ki veljajo za nabavni proces so Cena ne sme biti nikoli ključni element nabavnega pogajanja Reklamacij blaga je vedno manj Nabavna služba mora vedno razvijati zanesljive alternativne vire dobave da ne

prihaja do zamud če se glavnemu dobavitelju kaj zgodi

13 Predpostavke in omejitve raziskave Nabavna funkcija predstavlja kot poslovna funkcija v podjetju izhodišče reprodukcijskega procesa Omogoča torej raquoproizvodnjolaquo nove vrednosti proizvodnjo ter ponudbo koristi za ciljne skupine odjemalcev na prodajnem trgu Vsako podjetje si skuša zagotoviti trdno in stabilno konkurenčno sposobnost pred ostalimi podjetji Kar pa je zaradi spremenljivih pogojev poslovanja in zahtev zunanjega okolja težko saj se morajo podjetja sproti prilagajati z različnimi kombinacijami proizvodnih tvorcev Eden izmed temeljnih pogojev za pisanje diplomskega dela je razpolaganje z čim večjim številom kakovostnih podatkov in informacij Pri pisanju diplomskega dela sem podatke črpala iz domače in tuje literature Osnovno omejitev vidim pri pisanju praktičnega dela kjer sem uporabljala interne vire podjetja nekateri izmed teh virov predstavljajo poslovno skrivnost podjetja in do njih nisem imela dostopa

14 Uporabljene metode raziskovanja V svojem diplomskem delu sem poskušala raziskati pomen nabave v podjetju njeno organiziranost kako uresničuje zastavljene cilje in opisati sam proces nabave v trgovskem podjetju Raziskava je osredotočena na nabavni proces v trgovini za male in velike živali Dr Zoo ki deluje v okviru podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo Uporabila sem poslovno raziskavo v okviru katere pa sem se osredotočila na statično ekonomsko raziskavo ki obravnava problem v določenem časovnem obdobju Skozi celotno delo sem uporabljala deskriptivni (opisni) in analitični pristop V okviru deskriptivnega pristopa sem uporabila

metodo deskripcije (opisala sem nabavni proces) metodo kompilacije (povzemala sem opazovanja spoznanja stališča sklepe in

rezultate drugih avtorjev) Pri analitičnem pristopu sem uporabila

metodo analize (pri tako sestavljenem procesu kot je nabava sem preučevala vsak del posebej in v odnosu do drugih delov oziroma celote)

metodo sinteze (predstavila sem skupne značilnosti analiziranih delov celote) Podatke sem zbirala s pomočjo domače in tuje literature interneta in podatkov ki sem jih dobila v podjetju

7

2 NABAVNI PROCES ndash TEORETIČNI DEL

21 Pomen in vloga nabave v podjetju Nabavna funkcija vključuje proces nakupovanja in sicer opredelitev potreb izbiro dobavitelja dogovarjanje o primerni ceni določitev plačilnih in dobavnih pogojev sklenitev pogodbe ali naročanje in spremljanje izpolnjevanja naročila Skratka naloga nabave je da zagotovi opremo material druge potrebščine in storitve ustrezne kakovosti v zadostnih količinah po primerni ceni in pravem viru (van Weele 1998 29 povz po Aljian 1983 3) Nabava je ena izmed temeljnih funkcij kajti brez nje se ne morejo opravljati druge funkcije v podjetju (v proizvodnih podjetjih funkciji proizvodnje in prodaje v trgovinskih podjetjih pa funkcija prodaje) To sicer ne pomeni da je najpomembnejša kajti njeno delovanje je odvisno od aktivnostih drugih funkcij Pomembnost nabave je odvisna od razvitosti podjetja od velikosti in položaja podjetja od sezonskih gibanj in splošnih tržnih odnosov Potek nabave je zelo pomemben saj dosega vrednost porabljenega materiala 40-70 vseh stroškov poslovanja kar pomeni da je poslovni izid podjetja v veliki meri odvisen od uspešnosti nabavnega manegementa Prepozna nabava povzroča zastoje v proizvodnji in s tem stroške prav tako jih pa povzroča predčasna nabava (vezana denarna sredstva stroški skladiščenja) Če podjetje uporablja material slabše kakovosti bodo tudi izdelki slabše kakovosti posledično večji stroški zaradi napak izmeta škarta reklamacij kupcev Nabava se po Potočniku (2000 7-9) sooča s problemom uskladitve treh dejavnikov zagotoviti mora visoko stopnjo izpolnitve naročil pri dobaviteljih seveda ob čim nižji vezavi denarnih sredstev in čim manjših nabavnih stroških na enoto nabavljenega materiala Vloga in pomen nabave v trgovini na drobno1

Trgovska podjetja na drobno delujejo kot posredniki med proizvajalci trgovinami na debelo in končnimi porabniki Nabavljeno blago prodajo končnim porabnikom v manjših količinah primernih za potrebe posameznega gospodinjstva Primerjava nabave trgovskih podjetij z nabavo proizvodnih podjetij kaže naslednje razlike

Razmišljanje o najnižjih možnih stroških temeljni razlog za nabavo v trgovini je prodaja ndash ne glede na to kaj je kupljeno se mora to prodati Prihodki od prodaje marže in stroški so temeljne informacije za oblikovanje nabavnih odločitev

Ponudba izdelkov trgovska podjetja oblikujejo zelo široko ponudbo izdelkov (več kot 100000 različnih postavk) zato morajo oblikovati učinkovit informacijski sistem ki jim omogoča obvladovanje celotnega blagovnega toka Nabava in prodaja sta si časovno precej blizu zato lahko hitro izločijo iz prodaje tiste izdelke ki jih kupci ne sprejemajo tako kot so pričakovali

Nabava po dobaviteljevih specifikacijah podjetja nabavljajo to kar ponujajo dobavitelji Velik del nabavnega sortimana sestavljajo standardni izdelki zato lahko trgovsko podjetje hitreje in lažje zamenja dobavitelje pa tudi sedanje izdelke lažje nadomesti s podobnimi izdelki drugih dobaviteljev

1 Povzeto po Potočniku (2002a 283)

8

211 Organiziranost nabavne službe2

Organiziranje nabave temelji na delitvi dela ki omogoča večjo specializacijo tipizacijo in standardizacijo posameznih opravil Organizacijsko strukturo nabave sestavljajo delovna mesta ki se povezujejo v delovna področja ta pa v oddelke in službe Organizacijska struktura se razlikuje med posameznimi podjetji in je odvisna predvsem od velikosti podjetja gospodarske panoge prostorske lokacije podjetja in načina proizvodnje Na organizacijske oblike nabave vplivajo tudi notranji dejavniki (značilnosti materiala sortiment materiala strokovnost kadra tehnološki proces in tehnična opremljenost finančna moč podjetja) in zunanji dejavniki (dobavitelji nabavne poti položaj na nabavnem trgu predpisi lokacija podjetja) Glede na način vodenja nabavne službe lahko nabavno poslovanje organiziramo

Centralizirano takšen način omogoča večjo tržno moč podjetju skriva pa nevarnosti povezane s togim in počasnim reagiranjem na hitre spremembe na nabavnem trgu oz povečano porabo materiala v geografsko ločenih proizvodnih obratih

Decentralizirano takšno poslovanje je bolj tržno prilagodljivo vendar zaradi manjše tržne moči praviloma dražje

Veliko podjetij izbere kombinirano obliko ki izkoristi prednosti obeh (Baily 1998 53) s sodobno informacijsko in komunikacijsko povezavo vseh enot ki nabavljajo na trgu se podjetje lahko izogne pastem centralizacije in decentralizacije

212 Zaposleni v nabavi Uspešna nabava je v veliki meri odvisna od ljudi ki so zaposleni v njej kljub velikemu prispevku računalnika v vseh dejavnostih Odvisna je od sposobnosti znanja in naporov osebja Tako je torej potrebno veliko pozornosti posvetiti pridobivanju in selekciji osebja Nabava danes vključuje bolj kompleksne in zahtevne naloge zato je potrebna visoka raven pristojnosti in sposobnosti nabavnega osebja Da bi obvladovali zahtevne naloge je v večini primerov potrebna višja oz visoka izobrazba in nekaj let prakse Človeški viri postajajo tako ključno konkurenčno orodje organizacij ki se pripravljajo na izzive tretjega tisočletja Pri planiranju programa usposabljanja morajo po Završniku (Društvo ekonomistov 2000 51) managerji preučiti potrebe in želje vsakega posameznika ki v programu sodeluje Samo dobro motivirani in seveda ustrezno nagrajeni nabavniki bodo kos nalogam na področju nabave Uspešna vključitev novih sodelavcev v nabavno službo zahteva natančno opredelitev delovnih postopkov in je zato pogosto vezana tudi z začetnim strokovnim usposabljanjem novih nabavnih referentov Nabavna služba temelji na količinskem (objektivna ocena ki izhaja iz minimiziranja nabavnih stroškov na enoto nabavljenega materiala) in kakovostnem (diagnostične analize s pomočjo katerih ugotavljamo uspešnost delavca po vseh sestavinah nabavnega poslovanja) vrednotenju zaposlenih v nabavi (Potočnik 2002a

2 Povzeto po Potočniku (2000 12-14)

9

188) Završnik (2001 26) pravi da noben način vrednotenja sam zase ne daje jasnih rezultatov združitev obeh pristopov pa nudi bolj uravnoteženo in popolno sliko

22 Nabavni proces po fazah

221 Zaznavanje potreb Nabavni nakupni proces v podjetju se začne z zaznavo problema ali potrebe ki jo je mogoče zadovoljiti z nabavo določenega izdelka ali storitve Izdelavni material zahtevajo v proizvodnji pomožni material v skladišču trgovsko blago pa prodajni oddelek Če podjetje vodi zalogo materiala po točki naročanja se zaznava potrebe sproži avtomatično ko količina materiala pade na točko signalne zaloge Vodje posameznih oddelkov morajo poznati potrebe svojih oddelkov obseg in čas ki je potreben za njihovo nabavo Zaznavo potrebe lahko spodbudijo notranji ali zunanji dražljaji (Kotler 2004 228-229) Notranji dražljaji zaloga materiala se zniža na signalno zalogo podjetje se na primer odloči razviti nov izdelek in potrebuje novo opremo in materiale pokvari se stroj in potrebni so novi sestavni deli nabavljeni material ne izpolnjuje zahtev posledično podjetje išče novega dobavitelja Zunanji dražljaji poslovni sejmi oglasi prodajni predstavniki ki ponujajo boljši izdelek ali nižjo ceno Veliko podjetij se sooča s vprašanjem raquonarediti ali kupitilaquo Glavni dejavnik ki vpliva na odločitev narediti ali kupiti je višina stroškov ki nastanejo zaradi ene ali druge odločitve Podjetje pa mora pri tem upoštevati tudi druge dejavnike (Završnik 2000 30) stroški zmožnosti kapacitete kontrola odvisnost fleksibilnost fiksni stroški potrebno znanje količina obseg dolgoročna pričakovanja zaposlenost tajnost potencialna konkurenca investicije zanesljivost dobave Podrobneje opisanega problema ne bom analizirala in bom za diplomsko delo predpostavila da bomo potreben material nabavljali pri dobaviteljih Pomembno je da se v nabavnem oddelku opredelijo pristojnosti in odgovornosti glede naročanja materiala Nabave ki so neobičajne ali pa velike vrednosti se ponavadi izvedejo s posebnim postopkom V takih primerih se uporabljajo tudi posebni dokumenti ki jih podpisujejo vodilni ljudje v podjetju Preden se material naroči je potrebno preveriti obstoječe zaloge v skladišču pa tudi presežke želenega materiala drugih oddelkov v podjetju Po spoznanju potrebe kupec določi splošne značilnosti izdelka in potrebno količino Za standardno blago je to preprost postopek pri nestandardnih izdelkih pa se mora nabavnik pri opredelitvi lastnosti kot so zanesljivost trajnost in cena posvetovati z inženirji ali uporabniki Nabava mora sodelovati pri predvidevanju potreb z ostalimi funkcijami podjetja (proizvodnjo prodajo razvojem financami in računovodstvom) prav tako pa jih mora obveščati o dobavnih rokih materialov po katerih povprašujejo ter jih obveščati tudi o morebitnih spremembah za standardizirane materiale Poseben problem pri spoznavanju potreb predstavljajo po Završniku (1997 10) nujne in majhne potrebe V podjetjih lahko zasledimo navadno večje število nujnih potreb

10

Upravičene pa so samo tiste ki jih zaradi nenadnih sprememb na prodajnem trgu ali višje sile in nepredvidljivih večjih okvar na strojih ali opremi ni bilo mogoče predvideti Neupravičena nujna naročila pa so posledica napačno vodene politike zalog slabega planiranja proizvodnje nezaupanja v pravočasne dobave in navade označevanja internih naročil z raquonujnolaquo ali raquohitrolaquo Ne glede na vzroke so takšna naročila draga Majhna naročila so stalni problem v podjetjih saj znaša 70 vseh internih naročil le 10 celotne vrednosti vseh naročil Za njih je značilno da so stroški nabave v primerjavi z vrednostjo naročila relativno visoki Druga značilnost pa je da je pomanjkanje takšnega materiala lahko povzroči neprimerno večje stroške kot je sama vrednost le-tega materiala

222 Interno naročanje3

Interno naročilo je interni pisni dokument o potrebi materialov surovin polizdelkov storitev itd Je interni dokument ki ga izpolnijo notranji uporabniki in ni namenjen eksterni uporabi Izstaviti ga je potrebno v dveh izvodih izvirnik dobi nabavni oddelek (namenjen za nadaljnjo uporabo) kopijo zadrži naročnik (ročni izpis ali računalniški izpis v arhivu) Na internem naročilu ne smejo manjkati naslednje informacije datum številka naročila (identifikacija) naziv oddelka ki naroča konto (za obremenitev) natančen opis želenega materiala in količine datum potrebe materiala posebna navodila za prevoz in podpis izdajatelja zahtevka (interni naročnik) Izmed teh informacij je najpomembnejša natančna opredelitev želenega materiala zato je potrebno zagotoviti enotno označevanje želenih vrst materiala (pomagamo si z ustrezno nomenklaturo s spiskom materialov ki jih nabavljamo s katalogom materialov na zalogi)

223 Pregled internega naročila Vsako interno naročilo ki prispe v nabavo mora vodja nabave skrbno pregledati in ugotoviti če obstaja alternativni material ki bi zadovoljil to potrebo v skladišču oziroma če je presežek tega materiala v katerikoli drugi enoti podjetja Če alternativni material obstaja vodja nabave interno naročilo zadrži in se o zadovoljitvi izkazane potrebe pogovori z uporabnikom Pri pregledu internega naročila mora vodja nabave ugotoviti tudi ali je podpisnik pooblaščen za naročilo in ali so finančna sredstva zagotovljena Posebno pozornost pa mora nameniti kontroli upravičenosti in ekonomičnosti količin in dobavnega časa Dobro opravljen pregled internega naročila že na začetku nabavnega procesa pripomore k doseganju optimalnih nabavnih ciljev4

3 Povzeto po Završnik (2000 49-50) 4 Povzeto po Završnik (2000 50)

11

224 Izdelava specifikacije Specifikacija podrobno opisuje material polizdelke in sestavne dele ki so potrebni pri proizvodnji nekega izdelka Vsebuje natančen tehnični opis (po potrebi dopolnjen z risbo ali načrtom) sestave lastnosti in izvedbenih značilnosti materiala potrebnega za proizvodnjo Njena izdelava je nujno potrebna vse nestandardizirane materiale in dele ki se nabavljajo Je pomembno sredstvo komunikacije med proizvodnjo in nabavo na eni ter nabavo in dobavitelji na drugi strani Je informacija ki dobavitelju natančno sporoča kaj želi podjetje pri njem nabaviti (Završnik 2000 50) Specifikacija materiala po Potočniku (2002a 169) obsega tri stopnje

sestavljanje funkcionalne specifikacije (funkcije materiala) oblikovanje podrobne tehnične specifikacije (tehnične značilnosti materiala) opredelitev specifikacij za logistiko in vzdrževanje (način dostave zahteve glede

vzdrževanja in storitev povezanih z materialom) Prednosti funkcionalne specifikacije (van Weele 1998 73)

morebitnim dobaviteljem damo možnosti da izkažejo svoje strokovno znanje možnosti uporabe novih tehnologij ki jih kupec ne pozna določitev meril ki jih lahko uporabimo za vrednotenje vseh načinov sestavljanja

specifikacije Proizvodna podjetja so zaradi varnosti uvedla postopek potrditve specifikacije ndash preden jo pošljejo dobavitelju jo mora potrditi nabavni oddelek Tako naj ne bi prihajalo do nesporazumov Izkušnje pa kažejo da se s potrditvijo specifikacije prihrani precej časa Tehnične spremembe med samim proizvodnim postopkom se obravnavajo kot postopek za spremembo naročila Nabavni referent mora poskrbeti da dobavitelj dobavi material ki je skladen z zadnjo specifikacijo ki mu jo je poslal Najboljša praksa je če dobavitelji potrdijo vsako spremembo Podjetje mora natančno določiti kdo lahko izdaja zahtevke nabavni službi da naroči določeno vrsto materiala storitve Koristno je določiti tudi vrednostno omejitev naročila za posamezno raven odločanja in osebo ki ima pooblastila za nujna naročila materiala S tem se podjetje izogne tveganju da bi naročili material v preveliki količini (Potočnik 2002a 169)

225 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga je sistematično zbiranje klasificiranje in analiziranje podatkov ki potem predstavljajo osnovo za kakovostne nabavne odločitve (Leenders Fearon in England 1989 429) Pogoj za uspešno nabavo je dobro poznavanje nabavnega tržišča to je dobaviteljev in njihove ponudbe Skupaj s prodajno službo mora nabava določiti sortiment izdelkov ki ga bo nabavljala ndash to je izhodišče raziskave Žal izvajajo to raziskavo le največje trgovske organizacije ki imajo usposobljene raziskovalce in lahko pokrijejo sorazmerno zelo visoke stroške raziskav Za odločanje o nabavi je nujno da trgovska

12

podjetja raziščejo stanje na nabavnem trgu značilnosti dobaviteljev nabavne poti ustreznosti izdelkov konkurenco na nabavnem trgu nabavne pogoje (cene roke dobave in roke plačila) (Potočnik 2001a 84) Iskanje ponudb5 je prvi nabavni postopek kadar se kupec in dobavitelj ne poznata če kupec išče nov material ali gre za nabavo večje količine materiala Na podlagi ugotovitev raziskav tržišča bo nabavni oddelek iskal ponudbe pri tistih dobaviteljih ki ponujajo želeni material Pri iskanju ponudb mora nabavni oddelek natančno opredeliti vrsto in kakovost materiala ter dobavne in plačilne pogoje odločiti pa se mora tudi ali bodo iskali ponudbe samo pri proizvajalcih materiala ali tudi pri posrednikih Pred iskanjem pa morata nabava in tehnična služba urediti še naslednje zahteve glede materiala vrsto in kakovost materiala ki ustreza potrebam proizvodnje količino vsakokratnega naročila ki mora biti usklajena z ekonomično količino naročila čas porabe materiala zaradi določitve dobavnih rokov in prioritete posameznih vrst materiala za proizvodnjo Do ponudb lahko pridemo po različnih poteh na obisku pri dobavitelju na sejmih pisno iskanje ponudb pri vseh možnih dobaviteljih (objava licitacije) ali neposredno pri vnaprej izbranem dobavitelju telefonično iskanje katalogi dobaviteljev (manjša naročila) in seveda preko svetovnega spleta Podjetje ne išče ponudb kadar je dobavitelj monopolist prav tako pa zelo redko išče ponudbe za nujna naročila Ponudba mora vsebovati bistvene sestavine bodoče prodajne pogodbe (količina cena kakovost plačilni pogoji dobavni rok dobavni pogoji zahtevane garancijehellip) in seveda opcijo do kdaj ponudba velja Analiza ponudb6 pomeni da mora nabavni oddelek vse prejete ponudbe urediti ugotoviti ali vsebujejo vse zahtevane podatke in ali so med seboj primerljive Primerjava ponudb je formalna kadar primerjamo skladnost ponudbe z našim povpraševanjem njeno popolnost in razumljivost ter vsebinska kadar preračunavamo različne količinske podatke iz ponudb na skupni imenovalec (npr cena prosto skladišče kupca) Pri analizi ponudb je pomembno primerjati še kakovost dobavne roke zanesljivost dobave hellip tveganja v zvezi z lokacijo dobavitelja (tuji dobavitelji) ter boniteto dobavitelja S primerjavo posameznih postavk v ponudbah ugotavljamo prednosti in slabosti posameznih dobaviteljev Dejansko razliko med ponudbami lahko ugotovimo le z nabavno kalkulacijo Nabavno kalkulacijo7 izdelamo tako da pri tem upoštevamo vse nabavne stroške ki nastajajo pri posameznem dobavitelju fakturna cena dobavitelja (zmanjšana za popuste) stroški dostave (prevoz zavarovanje) stroški manipulacije materiala v času dostave (nakladanje prekladanje razkladanje) Iz nabavnih stroškov preračunamo nabavno ceno na enoto materiala Seveda pa je pomembno poleg nabavne cene upoštevati še kakovost materiala dobavne roke in pogoje ter rok in način plačila Kakovost materiala je praviloma povezana s ceno Ob enaki cenovni postavki izberemo dobavitelja ki ponuja boljšo kakovost materiala 5 Povzeto po Potočniku (2002a 169-170) 6 Povzeto po Potočniku (2000 85) 7 Povzeto po Potočniku (2002a 170-171)

13

Popusti zmanjšujejo fakturno ceno in s tem nabavne stroške ndash posledično odjemalec poskuša izkoristiti popuste prav tako pa tudi dobavitelj ki želi z njimi prepričati odjemalca v večja naročila Dobavitelji običajno ponujajo štiri vrste popustov količinski rabat (praviloma progresiven za nakup večje količine) raquozvestobnilaquo rabat (povezan je z dolgoročnim poslovnim sodelovanjem) sezonski rabat (popust za stimuliranje nakupa v obdobjih zmanjšane prodaje ndashomogočajo dobavitelju enakomernejšo proizvodnjo v mrtvi sezoni) funkcijski rabat (odobravajo ga proizvajalci trgovcem na debelo in na drobno za izvajanje posebnih prodajnih akcij) Poleg zgoraj navedenih popustov se pri kalkulaciji upošteva tudi plačilni popust ali skonto za plačilo pred dogovorjenim rokom Če je npr običajni rok plačila 60 dni in obrestna mera letno 12 lahko podjetje pri 2 skonta za plačilo v 15 dneh s skonti pridobi približno 18 letno Ta primerjava kaže pomemben pomen popustov za prispevek nabave k donosnosti poslovanja podjetja

226 Nabavna pogajanja Izbrani ponudi sledi nabavno pogajanje To se lahko nanaša na posamezne ali vse sestavine ponudbe Komercialni in pravni pogoji se zaradi različnih običajev poslovne kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala pogosto razlikujejo zato ovirajo uporabo standardnih obrazcev pogodb Sama pogajanja in sklepanje pogodb sta jedro nabavnega poslovanja Dobavitelj in odjemalec morata pri tem upoštevati naslednja načela ravnati morata kot raquodober gospodarlaquo spoštovati zakonitosti upoštevati veljavnosti pogodb poslovati po dobrih poslovnih običajih izpolnjevati sodne in arbitražne sklepe v podobnih primerih Nabavni referenti porabijo več kot 20 svojega časa za pripravo in dejansko pogajanje z dobavitelji Poznavanje pogajalskega procesa in pogajalskih spretnosti je za nabavnika nujno zlo saj se le tako lahko upre pogosto dobro izurjenemu dobavitelju Pomembno je spoznanje da se pogajanja ne nanašajo samo na ceno ampak na vse prvine ki so pomembne za sklenitev dogovora Izkušnje v številnih podjetjih kažejo da so vprašanja kot so kakovost in zanesljivost dobave pa tudi poprodajne storitve pogosto pomembnejše kot cene in plačilni pogoji (Potočnik 2000 87) Pogajanja8 lahko opredelimo kot proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno sprejemljivo rešitev Da so nakupi uspešni moramo po Završniku (2001 3) pogajanja uporabljati v njihovem najširšem pomenu kot proces sprejemanja odločitev To pomeni da so pogajanja proces načrtovanja vodenja in analiziranja ki ga uporabljata kupec in prodajalec da dosežeta sprejemljiv sporazum Pogajanja so proces v katerem je potrebno razlikovati vsaj štiri stopnje 1 Priprave na pogajanja strokovnjaki za pogajanja jih označujejo kot kritično fazo v

pogajanjih Pomen priprav je takšen da velja načelo raquoNepripravljeni pogajalci ne smejo na pogajanjalaquo To je na videz v nasprotju z dejstvom da ljudem vse bolj

8 Povzeto po Kavčiču (1998 315-339)

14

primanjkuje časa Vendar pa je to zahtevo potrebno upoštevati kajti slaba pripravljenost ene ali druge strani bistveno podaljšuje pogajanja v celoti povečuje se verjetnost da bomo naredili nepotrebna popuščanja zmanjšuje se verjetnost da bomo dosegli zastavljeni cilj povečuje se tudi verjetnost da bodo pogajanja neprijetna zapletena in da bo stranka ki je manj pripravljena ali celo nepripravljena poganja izgubila

Priprave na pogajanja obsegajo (Markič Strniša Tavčar 1993 5-42)

določitev ciljev (z njimi določimo vsebino pogajanj pri količinskih ciljih določimo pogajalski interval I ndash idealno Z ndash zadovoljivo M ndash minimalno)

izbiro pogajalske strategije (dobim-dobim dobim-izgubim izgubim-izgubim) zbiranje informacij (informacije o predmetu pogajanj informacije o nasprotni

stranki) določitev pogajalske skupine (pogajalec sam ali skupina) določitev o času pogajanj (ključna variabla pogajanj) določitev kraja pogajanj (pri nas pri dobavitelju na nevtralnem terenu) določitev pristojnosti pogajalcev (ali lahko odločajo sami ali morajo pred

sklenitvijo sporazuma dobiti soglasje nadrejenih) odločitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (tajna so takrat kadar bi javna pogajanja

povzročila škodo pogajalskemu procesu)

2 Začetek pogajanj je takrat ko se pogajalski strani prvič uradno srečata Pri tem je pomembno ustvarjanje začetega vtisa ndash prvi vtis je zelo pomemben in mogoče ga je narediti samo enkrat njegovo spreminjanje med pogajanji zahteva precej časa in napora S pomočjo prvega vtisa nasprotni strani pokažemo kako resno jemljemo pogajanja kakšen pomen jim pripisujemo in kako smo se na njih pripravili Glavne sestavine začetka pogajanj pa so naslednje medsebojno spoznavanje strank določitev dnevnega reda predstavitev začetnih pozicij obeh pogajalskih strank ugotovitev pristojnosti in pooblastil

3 Proces iskanja sporazuma lahko označimo kot pogajanja v ožjem smislu Če ni

konfliktov če obe strani pristajata na zahteve nasprotne strani so pogajanja lahko zelo kratka Če pa obe strani zavračata predloge nasprotnikov so pogajanja prav tako zelo kratka saj sporazum ni mogoč Proces iskanja sporazuma lahko torej opišemo kot neko minimalno pripravljenost obeh strani da pride do sporazuma

Sam proces iskanja sporazuma je mogoče razčleniti na vsebinsko in metodološko stran Pri vsebinski plati gre za dokazovanje oblikovanje predlogov različnih stopenj za posredovanje teh predlogov presojanje predlogov nasprotne strani za povezovanje posameznih predlogov v pakete za mešetarjenje (dam če ti daš) in seveda končno oblikovanje sporazuma Po metodološki plati pa gre za prepričevanje za popuščanje oziroma dajanje koncesij za spraševanje uporabo taktikhellip Najpomembnejše taktike pogajanj so (van Weele 1998 335 ndash 336)

Vzemite ali pustite ena stran vsiljuje svoje pogoje drugi strani ne da bi pri tem popuščala

15

Vzbujanje zaskrbljenosti prijateljsko vzdušje vendar pogajanja ostajajo nedorečena in dobavitelj lahko izrabi vse svoje sposobnosti da doseže zase ugodnejši posel

Kitajski prijem kupec izjavi da je dogovor z dobaviteljem mogoč takoj ko bo rešil manjši problem Dogovorili so se o ceni vendar kupec nato obvesti prodajalca da mora ta poskrbeti za prevoz in plačati prevozne stroške Praksa kaže da so dobavitelji v tej fazi pripravljeni na precejšnje popuščanje

Dražba ndash holandska ali kitajska dražba navzdol pri kateri dobavitelji postavijo najvišjo ceno in jo postoma znižujejo dokler predmeta ne prodajo Kupec lahko s to taktiko o dobaviteljih zbere veliko podatkov vendar je pomembno da istočasno preveri njihovo verodostojnost

Dobri in zli to taktiko pogosto uporabljajo prodajalci rabljenih avtomobilov da bi zameglili pričakovanja druge strani glede izida pogajanj

V praksi poteka proces pogajanja v štirih fazah (Potočnik 2002a 175)

Preučevanje pogajalca se skušata spoznati in odkriti obojestranske interese in namere

Ocenjevanje presojajo se informacije prejete od druge strani Pogajanje pogajanje v pravem pomenu besede Povzemanje povzamemo kar je dogovorjeno da ne bi kasneje nastali nesporazumi

v zvezi doseženimi rezultati pogajanja Pogajanja je potrebno enkrat končati ndash vprašanje kdaj in kako Pojavita se dve dilemi prva pravi ali ni še prezgodaj za zaključevanje ker bi od nasprotne strani lahko še kaj pridobili po drugi strani pa ali ne kaže čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz nas Zato morajo biti pogajalci usposobljeni da prepoznajo pravi trenutek za zaključitev pogajanj Za zaključevanje je nujno da sta se stranki sporazumeli o glavnih temah in sicer tako da sta obe čimbolj zadovoljni Kdor prvi ponudi zaključek diktira tempo 4 Sporazum (napisan akt o rezultatu pogajanj) je cilj zaradi katerega smo se pogajali V

sporazumu mora biti natančno določeno kaj je vsebina sporazuma za koga sporazum velja kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljati kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazuma posledice za kršitelja sporazuma določena je tudi skupina ali organ za kasnejše reševanje sporov ali za razlago posameznih določil sporazuma Ko je dosežen sporazum je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt ki ga pogajalci opravijo sami pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete

227 Izbira dobavitelja9

To je najpomembnejša faza procesa nabave in je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Od pravilne izbire je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pojavlja se vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj Najboljši je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih proizvodov oz storitev jih dobavlja oz opravlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam strank ima dostopne oz konkurenčne

9 Povzeto po Završniku (2004 53-55 109-115)

16

cene dobro logistično podporo hitro in kvalitetno odpravlja napake ter zagotavlja ustrezne poprodajne aktivnosti Proces presoje in izbire se razlikuje tudi glede na to ali gre za rutinsko nabavljanje ali pa gre za nabavo novega materiala Pri rutinski nabavi naročimo material pri dobavitelju ki je na seznamu odobrenih dobaviteljev ker se je že izkazal za zadovoljivega pri prejšnjih nabavah Kadar pa podjetje kupuje proizvode storitve prvič je tveganje večje zato potrebuje več informacij o potencialni dobaviteljih in uporablja merila na podlagi katerih vrednoti in izbira dobavitelje Izbira dobaviteljev je povezana z oblikovanjem prodajnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bo sodelovala nabavna služba Odločitve o izbiri dobaviteljev se nanašajo na njihovo število lokacijo možno trajno poslovno sodelovanje ali recipročno poslovanje Alternativa eden ali več dobaviteljev za določen material je večna dilema nabavnikov V preteklosti so poudarjali več dobaviteljev kar naj bi dobavitelju omogočilo večjo preglednost nad cenami in večjo varnost oskrbe Temu pa nasprotuje oskrbovanje pri enem viru (podjetje naroča material pri enem dobavitelju zaradi posebnega razloga čeprav ima na voljo tudi druge vire) in izključno oskrbovanje (podjetje nabavlja material pri monopolistu plin voda električna energija) (Potočnik 2002b 132) Gadde (1993 46) meni da so glavni razlog za zmanjšanje števila dobaviteljev boljše možnosti pri sodelovanju s preostalimi Trgovsko podjetje se odloči za enega samega dobavitelja za posamezni izdelek v naslednjih primerih ko je obseg nabave premajhen za več kot enega dobavitelja ko ima dobavitelj patent ali licenco za določeno vrsto izdelkov ko zaradi kakovosti izdelkov želi ravno določenega dobavitelja in kadar uvaja lastne blagovne znamke (npr Mercator Spar Tuš) Velika pomanjkljivost takšnega oskrbovanja je povečana soodvisnost obeh vključenih podjetij (Potočnik 2001a 91) Veliko podjetij se odloči za več dobaviteljev da se izognejo odvisnosti od enega samega in lahko primerjajo cene in zmogljivosti konkurenčnih dobaviteljev V tem primeru podjetje opravi 60 naročil pri glavnem dobavitelju ter po 30 in 10 pri dveh drugih (Završnik 2000 53) Selekcija in prava poslovna politika do pravih dobaviteljev je ključ za doseganje želene stopnje kakovosti pravočasnosti v dobavah optimalnih cenah potrebni stopnji tehnične pomoči in želeni stopnji storitev Da bi vse to dosegel mora kupec

razvijati in vzdrževati zadovoljivo bazo dobaviteljev skrbno izbrati potencialne dobavitelje in preučiti ali lahko postanejo dobri poslovni

partnerji odločiti se za pravilne metode izbiranja dobaviteljev izbrati primerno skupino strokovnjakov za to nalogo zagotoviti da bo izbrani dobavitelj zagotovil pravočasno dobavo zahtevane

kakovosti nabavnih dobrin in seveda po ustrezni ceni Pogoj za pravilno izbiro je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Izbira pa je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje naslednje stopnje

vodja nabave mora upoštevati vse razpoložljive informacije o dobaviteljih nato mora določiti merila izbirnega procesa skupaj s predstavniki posameznih

funkcij v podjetju sledi zbiranje eksplorativnih informacij da se izločijo neprimerni kandidati

17

preučijo se potencialno ustrezni dobavitelji na osnovi pripravljenih vprašalnikov pregled odgovorov na vprašanja obisk skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi zbranih informacij najbolje

zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje skupina izbere najprimernejšega dobavitelja10

V preteklosti so podjetja kot merilo pri ocenjevanju uporabljala le ceno kasneje pa še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril uporabljajo tudi različne metode za ocenjevanje dobaviteljev Dejavnikov ki vplivajo na izbiro je veliko razlikuje pa se tudi njihova pomembnost za različne dobrine Kriteriji za izbiro dobaviteljev so (Završnik 2000 52) kakovost materiala cena izpolnjevanje dobavnih rokov redne dobave dogovorjenih količin dobavni in plačilni pogoji proizvodne zmogljivosti zaloge dobavitelja servis (pred in po nabavi) image finančna moč kulanca fleksibilnost glede mogočih sprememb naročenih količin možnost recipročnih poslov trajna poslovna povezava Po določitvi meril lahko podjetje dobavitelje razvrsti v tri skupine dobaviteljev zelo dober (uvrstijo jih v listo odobrenih dobaviteljev) pogojno dober (odvisno od materiala ki ga ponujajo) slab dobavitelj (z njimi naj ne bi sklepali poslov) Dobavitelje ki niso izbrani moramo obvestiti o razlogih za zavrnitev njihove ponudbe Problem nastane le pri specifičnih surovinah materialih ki jih podjetje nujno potrebuje za svoje delovanje Te dobrine pogosto onemogočajo da bi jih kupovali samo pri izbranih dobaviteljih Geografska koncentracija surovin omejen izbor prevoza velike količine ter visok delež transportnih stroškov v nabavi materiala so praviloma glavni razlogi za odstopanja Kompromisi se zato sklepajo v prid manj zanesljivim dobaviteljem Izbira dobaviteljev ne bi smela trajno veljati Podjetje se mora vedno ozirati za takšnimi dobavitelji ki imajo sposobnost da se prilagajajo njegovim potrebam in željam Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v dobavni verigi podjetja se povečuje tudi potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja in to na dolgi rok Prednosti ki jih nudi ocenjevanje dobaviteljev

večja preglednost nabavnih odločitev zmanjšanje tveganja pri oskrbi povečanje konkurence med dobavitelji načrtno pridobivanje in opuščanje dobaviteljev izogibanje neracionalnim odločitvam zagotavljanje know-howa

Ocenjevanje dobavitelja lahko poteka na štirih ravneh (Potočnik 2001b 212)

raven izdelkov osredotočimo se na izboljšanje kakovosti materiala uporabljenega za izdelke in njihovo oblikovanje

procesna raven predmet kontrole je dobaviteljev proizvodni proces raven zagotavljanja kakovosti predmet kontrole niso samo postopki temveč tudi

dobaviteljevo celovito obvladovanje kakovosti

10 Podrobnejši opis postopka izbire dobaviteljev je naveden v literaturi Završnika iz leta 2004

18

raven podjetja preverjajo se finančni vidiki in usposobljenost dobaviteljevega vodstva

Vseh dobaviteljev ni mogoče ocenjevati z enako intenzivnostjo Zato jih je potrebno razdeliti po pomembnosti po naslednjih merilih promet z dobaviteljem pomen nabavne dobrine tveganje na specifičnih nabavnih trgih Dobavitelji so naši poslovni partnerji zato jih je potrebno obvestiti o tem da bodo vključeni v proces ocenjevanja in izbora dobaviteljev Obvestimo jih tudi o naših pričakovanjih glede njihovega poslovanja Prav tako pa jim moramo sporočiti dosežene ocene in jih seznaniti s standardi in metodami ki jih uporabljamo pri ocenjevanju

228 Eksterno naročilo Po izboru najboljšega dobavitelja sledi naročilo Gre za konkretno nabavno akcijo kjer pride do neposrednega poslovnega kontakta z dobaviteljem in predstavlja tudi dejansko pravno obveznost Naročilo je pisni dokument ki prenese zahteve in želje kupca do dobavitelja Čim bolj precizno so zajeti vsi pogoji tem manjša je verjetnost poznejših sporov Pametno je da dobavitelj potrdi vsebino vsakega naročila (Kaltnekar 1993 206-207) Poglavitne sestavine naročila so (van Weele 1998 92) podatki o dobavitelju opis izdelka cena na enoto število enot naslov dostave naslov kam naj se pošlje račun Završnik (1997 14) pa v primerjavi z zgoraj navedenim avtorjem dodaja naslednje sestavine naročila tekočo številko naročila datum naročila plačilne pogoje in posebne določbe Naročilo ni hkrati tudi prodajna oz nabavna pogodba Običajno je s pogodbo določena skupna količina delne količine pa kupec naroča z naročilom ki mora biti po vsebini usklajeno s pogodbo Če dobavitelj prejme naročilo in pri preverjanju ugotovi da ni skladno s ponudbo ali pogodbo ga mora zavrniti Če naročila ne zavrne ampak ga izpolni se smatra da soglaša s spremembo (Potočnik 2002a 178-179)

229 Sklepanje nabavnih pogodb Pravna podlaga nabave je kupna pogodba ki nastane na podlagi sporazuma med obema partnerjema Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa v sprejemu naročila Pogodba je sklenjena ko slednji pošlje kupcu pisno potrditev naročila (Završnik 2000 54-55) Po izboru dobavitelja sledi seveda sestavljanje pogodbe Tehnična vsebina pogodbe se spreminja od materiala do materiala ki ga kupujemo Van Weele (1998 83) opozarja da se določeni komercialni in pravni pogoji zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala hellip v pogodbah razlikujejo zato je ovirana uporaba standardnih nabavnih pogodb Pri sklepanje pogodb je potrebno upoštevati določila

19

pogodbenega prava in splošnih uzanc Dogovor je sklenjen ko se pogodbeni stranki sporazumeta o bistvenih elementih pogodbe (Kaltnekar 1993 207-209)

Predmet pogodbe je lahko vsako blago ki je namenjeno tržišču Vrsto blaga določimo z običajnimi trgovskimi nazivi z veljavnimi standardi ali s posebnimi specifikacijami

Količina mora biti določena ali določljiva z merskimi enotami ali na drug primeren način

Cena blaga je lahko natančno določena ali določljiva na dan dobave Kakovost blaga mora biti jasno opisana in nedvoumno določena z vzorcem

standardom blagovno znamko poreklom specifikacijo Čas in kraj dobave takojšen ali terminski Zamujanje dobavnih rokov rodi pravne

posledice ndash prizadeta stranka lahko odstopi od pogodbe ali zahteva odškodnino Dobavni pogoji pomembno je določiti v kolikšni meri in do kod bremenijo

posameznega partnerja transportni stroški ter kdaj in kje preide riziko na kupca (Incoterms) V pogodbi se lahko določi tudi kakšnim transportnim sredstvom bo blago dostavljeno

Plačilni pogoji določajo predvsem roke do katerih je potrebno dobavljeno blago plačati ter razne popuste in zamudne obresti ki so povezani s plačilnimi roki Določajo tudi načine plačila gotovinsko z virmani kompenzacijamihellip

Jamstveni elementi ki ščitijo pogodbene stranke pred posledicami netočnega izvrševanja pogodbenih zahtev s strani drugih partnerjev pogodbena kazen penali ara odstopnina razna jamstva ali poroštva zastava zamudne obresti avans kavcija različne odškodnine

Splošno pravilo je da naj bi nabavniki vztrajali pri fiksni ceni ki je sprejemljiva za obe stranki Najbolje je da dobavitelj prevzame vse tveganje če to ni s pogodbo izključeno V praksi se uporabljajo različni dogovori o ceni (van Weele 1998 83-84)

fiksna cena plus stimulacija namenjena je motiviranju dobaviteljev na podlagi nagrajevanja za izvedbo dela ki presega dogovorjene standarde

pogodba raquostroški pluslaquo (stroški plus določen odstotek nagrade povračilo stroškov plus fiksna nagrada stroški plus zajamčena najvišja nagrada) se uporablja kadar dela ne morejo dovolj natančno opredeliti oz kadar je fiksna cena za obe stranki preveč tvegana za to pogodbo je značilna velika negotovost

pogodba za povračilo stroškov ponavadi temelji na fiksni postavki za uro dela in uporabo opreme

pogodba z usklajevanjem cene (eskalacijska klavzula) uporablja se pri dolgoročni nabavi ali predelavi zelo specifičnih tržno občutljivih materialov cena je povezana z obrazcem za usklajevanje cen ki temelji na zunanjih dejavnikih kot so stroški materialov ali gibanje plač

Nabava materialov ki sodijo po metodi ABC v C razred (veliko število majhen delež v nabavnem proračunu) je rutinska stvar in ne zahteva posebnega nebavnega znanja Lahko jo zelo poenostavimo ali pa celo prepustimo nosilcem potreb v podjetju Nabavni oddelek samo skrbi da se nabavni proračun ne prekorači in občasno kontrolira porabo sredstev Najenostavneje je drobni material za vzdrževanje manjša popravila in pisarniški material nabaviti brez formalnega naročila v trgovini na veliko ali malo Dokument ki govori o sklenitvi pogodbe je trgovski račun dobavnica ali naročilnica (Završnik 2000 55)

20

2210 Spremljanje izpolnitve naročila Pod spremljanjem naročila razumemo kontrolo nad prispetjem potrditve naročila in primerjavo z naročilom ter zagotavljanje dobave v dogovorjenem roku Namen spremljanja naročila pogodbe je v tem da preprečimo motnje v proizvodnji dodatne stroške zaradi spremembe le-te nezmožnost izvršitve dobav kupcem pogodbene kazni in poslabšanje image-a Tudi prezgodnje dobave lahko povzročajo stroške (stroški vezave kapitala skladiščni stroški) Ugotavljanje prekoračitve in opominjanje na dobavo pri dobavitelju je glavna naloga kontrole izpolnjevanja dobavnega roka (Završnik 2000 55-56) Obstaja več različnih metod spremljanja izpolnitve naročila (van Weele 1998 93)

Spremljanje izpolnitve naročila v izjemnih primerih sistem opozarjanja pri katerem nabavni referent ukrepa le v primeru ko ga dobavitelj opozori da bo raquokmalulaquo zmanjkalo materiala metoda ne doprinese k učinkovitosti izvedbe nabave vendar jo pogosto srečamo v praksi

Rutinsko preverjanje stanja poteka tako da se že pred dobavo preverja pri dobavitelju ali bo dostava blaga mogoča na dogovorjeni datum

Vnaprejšnje preverjanje stanja se uporablja pri vnaprejšnjem določanju kritičnih nabavnih delov in dobaviteljev

2211 Prevzem vhodnih proizvodov11

Dobavljeno blago je potrebno pregledati da se prepričamo o njegovi ustreznosti Glede na velikost in tehnično zahtevnost blaga lahko pri dobavitelju večkrat preverjamo njegovo sprejemljivost na različnih proizvodnih stopnjah Dostavljeno opremo je potrebno preveriti s testi sprejemljivosti pri dobavitelju preden je oprema odposlana pri uporabniku po dostavi in ko oprema začne prvič delovati (van Weele 1998 93) Prevzemni oddelek je pogosto podrejen nabavnemu sektorju Ločimo tri postopke pri prevzemu glede na dokumentacijo

prevzemni oddelek izpiše prevzemnico ali prejemnico prevzemni oddelek potrdi prejem na izvodu (kopiji) naročila ki ga je bil prejel od

nabavnega oddelka za materiale majhne vrednosti opravijo prevzem neposredno interni naročniki

Pomembno je poročilo o kontroli kakovosti ki potrjuje ustreznost ali neustreznost prejetega materiala Priloženo je prejemnici če so odstopanja od naročenih kakovosti materialov drugače pa je ustreznost potrjena na prevzemnici Pregled kakovosti je v podjetjih različno urejen za nekatere predmete nabave nimajo predpisane posebne kontrole kakovosti kontrola na podlagi jemanja vzorcev popolna (100-na) kontrola laboratorijska kontrola kontrola nevtralne ndash zunanje institucije

11 Povzeto po Završniku (2000 56-57)

21

2212 Reševanje reklamacij12

Če so pri kontroli vhodnih proizvodov in materiala ugotovljene razlike med dejanskim stanjem in dogovorjenimi obveznostmi dobavitelja se sestavi komisijski zapisnik ki ga pošljemo nabavnemu oddelku Na osnovi zapisnika o ugotovljenih pomanjkljivostih pri dobavi se sproži reklamacijski postopek Reklamacija je ugovor na dobaviteljevo netočnost pri dobavi in instrument za popravljanje napak ki so nastale Kupec z reklamacijo zahteva od dobavitelja da naknadno izpolni zahteve naročila oz pogodbe ter hkrati prevzame tudi odgovornost za škodo ki je nastala zaradi pomanjkljive dobave (Završnik 2000 57) Komisijski zapisnik je potrebno sestaviti tako da je iz njega jasno razvidno za kakšno napako gre (količinsko kakovostno rokovno) kdo in na kakšen način je ugotovil napako V reklamacijskem dopisu dobavitelju pa moramo navesti še naslednje podatke številko pogodbe ali naročila številko in datum dobavnice in prevoznega lista ter drugi dokumenti iz katerih je mogoče ugotoviti zakaj je prišlo do napak Za zamujeni rok dobave in druge neizpolnjene dogovorjene pogoje kupec praviloma ne sestavlja komisijskega zapisnika ampak ureja te napake neposredno z dobaviteljem Kadar kupec ugotovi napake pri dobavi ima do dobavitelja naslednje zahteve

Zahteve glede količine količina materiala je s pogodbo navadno le okvirno določena le redko točno opredeljena Dovoljen je 5 odmik navzgor ali navzdol če je količina označena približno (circa okoli) Pri kosovnem blagu ali označbi raquobrez tolerancelaquo ne sme priti do odstopanj Pri dostavi premajhne količine ima kupec naslednje pravice lahko zahteva takojšnjo dobavo razlike do dogovorjene količine odkloni prevzem manjše količine če ima upravičen interes da sprejme celotno količino sprejme manjšo količino in tudi plača samo prevzeto količino Če pa dobavitelj dostavi večjo količino kupcu ni potrebno prevzeti presežka če ga pa prevzame ga mora tudi plačati po pogodbeni ceni

Zahteve glede kakovosti za kakovostne napake materiala odgovarja dobavitelj vendar le za napake ki so nastale pred prehodom rizika za napake ki kupcu niso bile znane ob sklepanju pogodbe za skrite napake ki se pojavijo po prevzemu materiala (najkasneje v 6 mesecih) za napake zaradi dobaviteljeve prevare kupca o dejanski kakovosti materiala V primeru ko dobavitelj dostavi material boljše kakovosti kupec ne more odkloniti prevzema razen če ima upravičen interes da zahteva točno določeno kakovost S prevzemom boljše kakovosti pa kupec ne prevzame tudi večje obveznosti razen če je bilo v pogodbi drugače dogovorjeno

Pravice in obveznosti pri spremembi cene poleg fiksno določenih cen ki jih stranki le redko spreminjata se stranki lahko dogovorita tudi za naknadno spremembo cene Ceno je mogoče spreminjati navzgor ali navzdol zato ji pravimo tudi raquodrsečalaquo cena Uporablja se pri prodaji investicijske opreme z daljšim rokom dobave pa tudi pri sukcesivni nabavi materiala pri nestabilnih pogojih na trgu ki pomembno spreminjajo stroške proizvodnje od sklenitve pogodbe do dobave materiala

Zahteve pri zakasnitvi dobave kadar z dobavo zamuja dobavitelj lahko kupec uveljavi naslednje zahteve vztraja pri pogodbi in določi naknadni rok za dobavo po preteku naknadnega roka odstopi od pogodbe in zahteva odškodnino razliko v

12 Povzeto po Potočniku (200092-94)

22

ceni zaradi nakupa pri drugem dobavitelju po višji ceni Če pa z prevzemom zamuja kupec mu prodajalec lahko uskladišči material v javnem skladišču in pošlje račun za dobavljeni material proda material na kupčev riziko če skladiščenje ne bi bilo gospodarno in zahteva povrnitev razlike v ceni zaradi prodaje drugemu kupcu po nižji ceni zahteva povrnitev dejanske škode

Poslovna praksa je oblikovala naslednja pravila za reklamacijski postopek (Potočnik 2002a 182)

Ugovarjati začnemo šele takrat ko je vrednost reklamacije večja kot so njeni stroški Če se manjše napake pri istem dobavitelju večkrat ponavljajo ga moramo nanje opozoriti

Upoštevamo običajni reklamacijski rok oz rok ki je določen s pogodbo Sestavljena mora biti vljudno vendar z odločno zahtevo za izpolnitev dogovorjene

obveznosti

2213 Ocena nabavnega posla13

Delo nabavnega referenta se ne konča z uvedbo novega materiala v proizvodnjo ali uporabo nove opreme V poslovanju z dobavitelji lahko pride do zapletov ki jih je potrebno rešiti (reševanje garancijskih zahtevkov in pogodbenih kazni reševanje zahtevkov zaradi dodatnih in nepopolnih del glede na obseg del določen v specifikaciji določitev načina vodenja dokumentacije o nabavi in dobaviteljih zapisovanje ocen projekta) Pri dodatnem delu ali presežku je pomembno da o tem vnaprej obvestimo naročnika ki mora v to privoliti O dodatnem delu mora biti obveščen tudi vodja nabave da kasneje ne pride do nejasnosti pri nabavnih stroških Naložbene dobrine čez čas zahtevajo vzdrževanje ndash takrat postane jasno ali dobavitelj lahko upraviči svoje obljube o servisiranju vzdrževanju in dobavi rezervnih delov Nenazadnje mora dobava zagotoviti tudi da se pridobljene izkušnje razčlenijo in da jih lahko uporabimo na stopnji opredeljevanja specifikacije in izbire dobavitelja pri prihodnjih nabavah S tem se izboljšuje tudi kakovostni nivo dobaviteljev

2214 Pregled in likvidacija prejetih računov Dobavitelj izda za dobavljeno blago račun ali fakturo Težnja po dobrih poslovnih odnosih narekuje čim hitrejše plačilo pogosto so s hitrim plačilom povezane tudi določene bonitete Naloga nabave je da čim hitreje opravi vse posle ki so potrebni pred plačilom računa (Kaltnekar 1993 214) Postopek poteka od pripravljalnih del do samega obračuna (Potočnik 2000 94-95)

V okviru pripravljalnih del zberemo dokumente (pogodba ali naročilnica dobaviteljeva odpremnica ali dobavnica specifikacija materiala tovorni list ali

13 Povzeto po van Weele (1998 94-95)

23

drugi prevozni dokumenti prevzemnica skladišča) ter jih medsebojno primerjamo in ugotavljamo napake med naročenim prevzetim in zaračunanim Ko so dokumenti usklajeni se to potrdi na računu

V obračunu fakture gre za formalni preračun vseh njenih sestavin Po izračunu izda nabavna služba nalog za plačilo Zaradi visokih stroškov preračunavanja posameznih postavk je praksa razvila različne postopke za poenostavitev kontrole računov (zbirni račun preverjanje računov samo nad določeno vrednostjo naključno preverjanje računov določitev računov po metodi ABC ndash preverjamo le račune dobaviteljev v skupini A preverjanje računov dobaviteljev pri katerih so reklamacije pogostejše ne preverjamo računalniško izstavljenih računov ker predvidevamo da so točni ne preverjamo računov dobaviteljev katerim zaupamo da sami sproti popravljajo napake)

Račun pomeni čisto določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga obravnavamo zelo skrbno Pregled in njegovo likvidacijo opravimo takoj po prejemu Kontrola računa ne predstavlja samo nadzora nad opravljenim delom in storitvami dobavitelja temveč pomeni tudi podlago za vrednotenje dobavitelja (Završnik 2000 57)

2215 Evidenca in arhiviranje Evidence nabavnega oddelka obsegajo veliko število podatkov in informacij ki so za operativo nabave uporabni le kadar so dostopni in v urejeni obliki Vsak nabavni oddelek mora voditi evidenco vseh naročil po tekočih številkah Evidenca naj obsega številko naročila ime dobavitelja kratek opis materiala in vrednost celotnega naročila Za takojšen dostop do informacij o stanju odprtih naročil je zelo pomembna evidenca po imenu dobavitelja (naročila so razvrščena po tekočih številkah) Evidenca končnih naročil je zgodovinski zapis vseh zaključenih oz dobavljenih naročil Arhiviramo jih najmanj za tri leta Edinstvena naročila in naročila večje vrednosti hranimo dalj časa (Završnik 2000 58-59) Najpomembnejše nabavne evidence po Potočniku (2000 95) so

evidenca količin materiala evidenca cen materiala evidenca dobaviteljev (tehnične in tržne značilnosti) evidenca nabavnih pogojev po dobaviteljih evidenca reklamacij

24

3 ANALIZA NABAVNEGA PROCESA V PODJETJU VETERINARSKA BOLNICA PTUJ DOO

31 Predstavitev podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo Veterinarska bolnica Ptuj je že pred leti na osnovi povpraševanja odprla ndash temu bi takrat lahko dejali oddelek kjer so stranke lahko kupovale hrano in nekatere dodatke za male kakor tudi za velike živali Povpraševanje je narekovalo vedno večjo ponudbo zato so se leta 2003 odločili za večjo širitev in prenovo prostorov iz katerih je nastala lepa velika trgovina za male in velike živali ki so jo poimenovali Dr Zoo in ki je odprla svoja vrata leta 2004 Pod okriljem Veterinarske bolnice Ptuj deluje tudi Ambulanta za male živali

Ideja in zasnova trgovine morda malce odstopa od podobnih raquopet shopovlaquo saj so v trgovini dali poudarek predvsem na strokovnosti prodajalcev in skrbnem izboru izdelkov ki jih ponujajo Seveda se trudijo da je za vsak okus nekaj vendar so mnenja da kak tolar ki ga odštejete več odtehta kvaliteto izdelka pa naj gre za hrano igračo ali učni pripomoček za vašega ljubljenca ali pa za skrbno izbran dodatek za živali ki jih redite v hlevu Oba programa tako del za male živali kot za velike živali nenehno izpopolnjujejo Podjetje se želi še bolj približati svojim strankam in jih hkrati vezati na sebe s svojo novo ponudbo ki je zaenkrat še v pripravi Uvedli bodo razvoz določenih izdelkov na dom strank po predhodnem telefonskem naročilu Ob cenovno določeni količini kupljenih proizvodov bo njihova dostava brezplačna Razvažali bodo predvsem vitaminske in mineralne dodatke k hrani za velike živali mleko in mlečne nadomestke hrano za pse (15 kg vreče)hellip Pomembno je poudariti da v dostavo ne bodo vključena zdravila in ne vitaminski dodatki za izdajo katerih je potreben recept Poudarek bo predvsem na strokovno usposobljenemu sodelavcu ki ne bo zgolj dostavljal proizvodov ampak bo znal strankam tudi svetovati jih opozoriti na morebitne napake in jih napotiti k veterinarju če bodo to zahtevale okoliščine Namen je ponuditi celovito oskrbo kakršne so deležne stranke ob prihodu v trgovino

SLIKA 1 VETERINARSKA BOLNICA PTUJ SLIKA 1 LOGOTIP TRGOVINE

SLIKI 3 IN 4 NOTRANJOST TRGOVINE DR ZOO

25

SLIKA 5 ČAKALNICA AMBULANTE SLIKA 6 ORDINACIJA ZA MALE ŽIVALI

32 Organiziranost pomen in cilji nabavne službe Nabava je strateškega pomena za podjetje kot je Veterinarska bolnica Ptuj Ima neposreden vpliv na zniževanje stroškov in s tem uspešnost podjetja Uspešno izvedena nabava in pravi predmeti nabave zagotavljajo dobre odnose z kupci Zadovoljni kupci pa svoje zadovoljstvo sporočajo naprej svojim prijateljem in znancem kar je dobra in brezplačna reklama za podjetje Nabava je organizirana centralizirano kar pomeni da oskrbuje tako trgovino kot ambulanto Vse potrebe po proizvodih zdravilih medicinskih pripomočkih in ostalih potrebščinah se iz ambulante sporočijo nabavi ta pa nato izvršuje potrebna opravila povezana z nabavo Temeljne cilje nabave v podjetju lahko razdelimo na nabaviti prave proizvode v ustrezni zahtevani kakovosti v pravi količini ob pravem času po najboljši ceni in ugodnih dobavnih plačilnih pogojih

zagotoviti nepretrgan tok dobave ki ne bo povzročal pomanjkanja proizvodov ali pa preveliki zalog

razvijanje dobrih poslovnih odnosov z dobavitelji

33 Analiza nabavnega procesa po fazah

331 Zaznavanje potreb Za trgovsko podjetje velja staro pravilo ki pravi da je ugodna nabava že pol uspeha Nabava je neposredno povezana s prodajo in pomembno prispeva k zniževanju poslovnih stroškov z doseženimi nabavnimi ugodnostmi Jedro nabavnega sortimenta predstavlja standardni ali fiksni sortiman ki je prilagojen stalnim potrebam porabnikov in spremenljivi ali variabilni sortiman ki pomeni širitev stalnega sortimana v posameznih prodajnih sezonah ali zaradi drugih potreb porabnikov Razmerja med njima ni mogoče natančno določiti saj je pojavljajo tako imenovani mejni proizvodi ki se pojavljajo v obeh sortimentih v določenih obdobjih ali na različne načine

26

Pri nabavi izdelkov se upošteva naslednje da lahko podjetje sortiment izdelkov hitro spreminja in prilagaja potrebam

porabnikov da lahko po potrebi sortiment razširi oziroma ga poglobi in prilagaja ožjemu

segmentu kupcev

Potrebe po izdelkih se zaznavajo kot potrebe po izdelkih pri dnevnem preverjanju zalog optično (pregled zalog

izdelkov po prodajalni in skladišču zapis manjkajočih izdelkov v zvezek za naročila) in preko računalnika (program sam javi da je na zalogi zgolj minimalna količina izdelkov omogoča pa tudi označitev minimalne zaloge izdelkov že pri njihovem vnosu v zaloge)

kot potrebo iz tržišča po novem izdelku prodajni predstavniki ki ponujajo boljši izdelek ali nižjo ceno za enako kakovosten izdelek novi izdelki v katalogih dobaviteljev specialna naročila kupcev14 povečano povpraševanje strank po določenih izdelkih sledi postopek zbiranja in analiziranja ponudb dobaviteljev pogajanja z izbranim dobaviteljem in podpis pogodbe z njim

Ker gre za vezano trgovino z Ambulanto za male živali se stranke iz ambulante napotijo v trgovino po zdravila15 za nadaljnje zdravljenje hrano in ostale pripomočke za živali Prav tako pa se vsa zdravila in ostali pripomočki za ambulanto naročajo preko trgovine Po spoznanju potreb se določi splošne značilnosti izdelkov in potrebno količino Za standardno blago je to preprost postopek pri zdravilih in medicinskih pripomočkih pa se mora nabavnik pri opredelitvi lastnosti kot so zanesljivost trajnost in cena posvetovati z

14 Takšnih naročil je okrog deset na mesec Gre za naročila izdelkov iz katalogov dobaviteljev ki niso na voljo v prodajalni (npr plaščki različnih velikosti in barv za kužke) Ni predplačil izjema so dražji izdelki in izdelki za veliko prakso (npr škarje za striženje ovac) 15Pogoje ki jih morajo izpolnjevati specializirane prodajalne za promet z zdravili na drobno in postopek ugotavljanja teh pogojev ter stroške postopka predpiše pristojni minister v soglasju z ministrom pristojnim za blagovni promet in trgovino (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 58 člen 3 odstavek) Po Zakonu o veterinarstvu (3 člen 24 odstavek) so zdravila za uporabo v veterinarski medicini vsaka snov ali kombinacija snovi ki so pripravljene in namenjene za zdravljenje ali preprečevanje bolezni pri živalih za zdravilo pa se šteje tudi vsaka snov ali kombinacija snovi ki se lahko uporablja na živalih z namenom da bi se določila diagnoza ali ponovno vzpostavile izboljšale ali spremenile fiziološke funkcije Po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (3 člen 16 odstavek) se za zdravila za uporabo v veterinarski medicini štejejo tudi sredstva ki se uporabljajo za razkuževanje uničevanje členonožcev in glodalcev in pridejo v neposreden ali posreden stik z živalmi Za določena zdravila (ibid 5 člen) mora imeti prodajalec (zdravila lahko v trgovini izdaja samo farmacevt ali veterinarski tehnik) nalog (recept) za izdajo zdravila ki ga izda veterinar Nalog za izdajo zdravil se pripne kopiji računa ki ostane v trgovini Stranko morajo seznaniti z navodili za uporabo (72 člen Zakona o zdravilih) in karenčno dobo zdravila kar stranka potrdi z podpisom (Priloga 1) Zdravila ki so namenjena živalim velike prakse se morajo vpisati v Hlevsko knjigo rejca (evidenca zdravil ki so dajana živalim) Vpis obvezno opravi veterinar (podpis žig) če vpis ni opravljen sledijo sankcije Zdravila brez recepta in vitamini se izdajajo kot navadno trgovsko blago Karenca (ibid 4 člen 19 odstavek) je časovno obdobje ki mora preteči od zadnjega dajanja zdravila živali ob normalni uporabi pa do trenutka ko zdravljeno žival lahko damo v redni zakol za proizvodnjo neoporečnih živil oziroma čas v katerem se živalska tkiva mleko jajca in med zdravljenih živali ne smejo uporabljati za prehrano ljudi zaradi možne vsebnosti zaostankov zdravil nad najvišjimi dovoljenimi količinami zaostankov zdravil v teh živilih

27

veterinarji Nabava sodeluje pri predvidevanju potreb z veterinarji prav tako pa jih obvešča tudi o dobavnih rokih izdelkov po katerih povprašujejo Težave povzroča predvsem pomanjkanje zdravil za malo in veliko prakso Kajti za prodajalce zdravil je Slovenija premajhen trg in se jim registracija zdravil (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 13 - 28 člen) ne izplača Problem se rešuje do določene mere s kombinacijo humanih zdravil16 vendar določena zdravila še vedno primanjkujejo oziroma jih na trgu ni za dobiti (npr kapljice za mačje garje zdravilo proti ušem pri perutnini hellip) Predmeti nabave so zdravila vitamini in drugi dodatki k prehrani za male in velike živali hrana za hišne ljubljenčke premium razreda dodatki za nego in drugi pripomočki za male in velike živali razkužila rodenticidi (zatiranje glodavcev) pisarniški material tiskovine obrazci laboratorijski material

332 Interno naročilo Namen internega naročanja so pravilno pravočasno in v optimalnih količinah interno naročeni proizvodi Zaznane potrebe po določenih izdelkih se vpišejo v zvezek naročil kjer se za vsakega dobavitelja vodi svoja evidenca

333 Pregled internega naročila Interna naročila skupaj pregledajo prodajalci in vodja trgovine Preverijo kaj je potrebno naročiti katera so nujna naročila in kaj se bo naročilo kasneje O zdravilih in medicinskih pripomočkih poteka posvet z veterinarji Kadar obstajajo alternativni proizvodi za zadovoljitev iste potrebe se posvetujejo o tem ali bodo uporabili alternativne proizvode ali bodo naročili zahtevane proizvode Če je interno naročilo pravilno izpolnjeno in popolno gre v nadaljnje reševanje

16Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (6 člen 3 odstavek) pravi da je uporabljanje zdravil za uporabo v humani medicini za živali prepovedano razen v izjemnih primerih če tako določi minister pristojen za veterinarstvo Prepovedano pa je tudi (ibid 6 člen 1 odstavek) predpisovanje izdelava in izdaja magistralnih zdravil za uporabo v veterinarski medicini ki puščajo nedovoljene zaostanke v mesu organih ali izdelkih iz živali ki so namenjene za prehrano ljudi Zakon o zdravilih pa v 18 členu (izjemna uporaba zdravil v veterinarski medicini) pravi (1) Če ni na voljo nobenega zdravila za uporabo v veterinarski medicini z dovoljenjem za promet v Republiki Sloveniji za obravnavo bolezenskih stanj določenih živalskih vrst lahko veterinar oziroma veterinarka (v nadaljnjem besedilu veterinar) odgovoren za zdravljenje živali in zlasti da bi preprečil nesprejemljivo trpljenje živali izjemno uporabi zdravila ki nimajo dovoljenja za promet za uporabo pri tej živalski vrsti ali za zadevno bolezensko stanje (2) Natančnejše pogoje izjemne uporabe zdravil predpiše pristojni minister

28

334 Izdelava povpraševanja za potencialne kupce S prenovitvijo trgovine so se odločili tudi za določen standard proizvodov ki jih bodo prodajali to je premium razred Ker pri hrani in ostalih dodatkih za male živali cenovno ne morejo konkurirati velikim trgovskim centrom (ki prodajajo hrano in dodatke nižje kakovosti in posledično po nižjih cenah) so se usmerili na kupce ki zahtevajo kakovost in so pripravljeni zanjo tudi več odšteti Vrhunska kakovost je osnova na kateri se gradijo vsi ostali poslovni odnosi z dobavitelji Nabava nato na osnovi izbranih nabavnih potreb po proizvodih pošlje zahtevo za ponudbo potencialnim dobaviteljem Zahteve vključujejo pogoje in specifikacije (tehnične kakovostne zakonske nabavne hellip) ter morebitno zahtevo tudi po začetnih vzorcih proizvodov Nato v sodelovanju z veterinarji ugotovi ali začetni vzorci ustrezajo vsem podanim zahtevam in jih na podlagi ugotovitev sprejmejo ali zavrnejo Specifikacija izdelka je pomembna informacija ki dobavitelju natančno pove kaj želi podjetje nabaviti Obsega pa

kaj mora dobavitelj dostaviti naročniku želeno kakovost izdelka kdaj in koliko je potrebno dostaviti in način izpolnitve naročila

Podjetje naroča izdelke predvsem na podlagi prodajnih katalogov dobaviteljev gre torej za nabavo po dobaviteljevih specifikacijah Velik del nabavnega sortimana sestavljajo standardni izdelki zato lahko podjetje hitreje in lažje zamenja dobavitelje pa tudi sedanje izdelke lažje nadomesti s podobnimi izdelki drugih dobaviteljev Pri zdravilih so omejeni z dobavo in ponudbo kar je eden izmed razlogov zakaj so v ambulanti terapije poslovna skrivnost17 Podjetje ne more postavljati nobenih pogojev če želijo zdravilo nabaviti sprejmejo tiste pogoje ki jih ponujajo veledrogerije

335 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga se izvaja samo takrat kadar se nabavlja nov proizvod oziroma ko obstoječi dobavitelji ne morejo zagotoviti zahtevanega proizvoda Preučuje se ponudba in povpraševanje po proizvodu in z njima povezana gibanja cen količin kakovosti hellip Drugače pa dobava poteka po odobreni listi izbranih dobaviteljev Z dobavitelji s katerimi so ustvarili uspešen poslovni odnos ki je v obojestransko korist in zadovoljstvo in ki zagotavljajo proizvode po zahtevani kakovosti optimalni ceni ustreznih plačilnih in dobavnih pogojih imajo interes tudi v bodoče sodelovati Kadar se pojavijo negativne izkušnje v sodelovanju z dobavitelji poskušajo spore reševati sproti 17 Terapija (kombinacija zdravil) je poslovna skrivnost podjetja in ni zapisana na računu ki je izdan stranki Zapisana pa je v osebni kartoteki zdravljene živali V 39 členu Zakona o gospodarskih družbah je zapisano Za poslovno skrivnost se štejejo podatki za katere tako določi družba s pisnim sklepom S tem sklepom morajo biti seznanjeni družbeniki delavci člani organov in druge osebe ki so dolžne varovati poslovno skrivnost

29

Pri raziskavi tržišča si pomagajo s ponudbami dobaviteljev ki jih pošiljajo na lastno iniciativo s spletnimi stranmi z obiski trgovskih potnikov (najbolj pogosto jih trgovski potniki sami obiščejo in predstavljajo nove izdelke iz njihove ponudbe jih seznanjajo z novim promocijskim materialom) katalogi dobaviteljev Tako pri izboru dobavitelja za določeno vrsto proizvodov kot tudi pri nabavi novih proizvodov se pridobi več različnih ponudb Na podlagi medsebojne primerjave in analize izberejo najbolj ugodno

336 Izbor dobaviteljev Izbira dobaviteljev je ključna naloga nabave Dobri dobavitelji so tisti ki nudijo nove rešitve Seveda pa je take dobavitelje potrebno najti in potem še izbrati Pravilna izbira dobaviteljev vpliva na kakovost in ceno oskrbe s proizvodi S sistematično in natančno raziskavo lahko najbolje poiščemo potencialne dobavitelje Pogoj za uspešnost so pravi viri informacij in podjetje je črpalo iz naslednjih poslovni imeniki publikacije dobaviteljev strokovni časopisi in revije viri v podjetju informacije od posrednikov izmenjava izkušenj Pri izdelavi nabavne kalkulacije se upoštevajo vsi nabavni stroški ki nastanejo pri posameznem dobavitelju Na izbor pa seveda vplivajo tudi kakovost materiala dobavni roki in pogoji ter plačilni roki in načini plačila Izbira dobavitelja je tesno povezana z oblikovanjem nabavnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bomo sodelovali Podjetje se je osredotočilo na kupce ki zahtevajo kakovost kar je seveda odločilno vplivalo na izbiro dobaviteljev Med potencialnim dobavitelji hrane za male živali so izbrali samo tiste ki nudijo res vrhunsko kakovost Eukanuba Nutro Techni-Cal Royal Canin Hillrsquos Veliko sodelujejo tudi z lokalnimi dobavitelji Miprim doo (mlečni izdelki) Dobrodej Miklavž (lizalni kamni) Ekolap Scala doo (razkužila) Dar Trade Petrovče Vitan Trade Hoče (igrače) Aler doo Ljubljana (igrače) Zdravila se naročajo preko veledrogerij kot sta Krka in Kemofarmacija (nudijo širok asortiman dobava je možna vsak dan popusti ni problemov z zamenjavo blaga)

337 Eksterno naročilo Cilj eksternega naročila so pravilno pravočasno po sprejemljivih cenah in v optimalnih količinah naročeni proizvodi pri dobaviteljih kar omogoča pravočasno dobavo Naročilo je konkretna nabavna akcija kjer gre za neposreden poslovni kontakt z dobaviteljem in ustvarjanje pravne obveznosti tako s strani kupca (ki se zaveže da bo poravnal kupnino) kot s strani dobavitelja (ki se s potrditvijo naročila zaveže da bo obljubljeno tudi dostavil v dogovorjenih rokih in ustrezni kakovosti)

30

Hrano za male živali naročajo enkrat tedensko s tem so se prilagodili dobaviteljem Hrano in ostale proizvode naročajo v ponedeljek ndash torek (dobava sledi do konca tedna) ali v četrtek ndash petek (dobava sledi v začetku tedna) Zdravila je možno naročiti vsak dan ker dobavitelji dobavljajo tudi lekarnam na tem področju in ni težav z dobavnimi roki Eksterno naročilo se preda dobavitelju telefonsko (v večini primerov) ali po trgovskem zastopniku dobavitelja Pogodba med kupcem in dobaviteljem se sklene ko dobavitelj potrdi sprejem naročila S potrditvijo naročila dobavitelj sporoči kupcu da se strinja z vsebino naročila in ostalimi pogoji Včasih je potrebno kakšno naročilo tudi spremeniti ali dopolniti kar pomeni da se dobavitelja obvesti o spremembah ali dopolnitvah naročila ter sodeluje z njim pri odpravljanju morebitnih težav

338 Sklepanje nabavnih pogodb Preden lahko izdelamo predlog nabavne pogodbe mora podjetje imeti listo odobrenih dobaviteljev in specifikacije izdelkov ki jih bo nabavljalo pri dobaviteljih Naročnik in predstavnik dobavitelja nato skupaj uskladita zahteve naročnika po proizvodu in ostale pogodbene pogoje Kupna pogodba je pravna podlaga nabave ki nastane s strinjanjem obeh sodelujočih strank to je kupca in prodajalca Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa s potrditvijo naročila Pogodba se šteje za sklenjeno ko prodajalec potrdi kupčevo naročilo Pri sklepanju pogodbe pa morata obe pogodbeni strani izpolnjevati naslednja načela

podpisnika morata ravnati kot dobra gospodarja spoštovati zakone upoštevati veljavnost pogodbe upoštevati določila uzanc

Sama pogodba vsebuje naslednje elemente ceno in morebitne spremembe cene količino in kakovost blaga način naročanja (telefonsko preko prodajnih zastopnikov dobavitelja) dinamika nabave (1x tedensko) plačilne in dobavne pogoje popuste reklamacije način pakiranja in embalažo čas trajanja pogodbe promocijske akcije18 druga posebna določila k pogodbi

18 Prodajna akcija ki jo izpeljeta dobavitelj in prodajalec skupaj Vsak zmanjša ceno proizvoda za 10 (skupaj oba za 20) kar pripelje do povečane prodaje stranke so namreč vesele da za isto količino plačajo 20 manj Trgovina ima sicer manjši dobiček na enoto vendar se dobiček poveča zaradi večje prodane količine proizvoda

31

339 Spremljanje eksternega naročila Pri spremljanju naročila gre predvsem za kontrolo nad prispetjem potrditve naročila primerjavo z našim eksternim naročilom ter kontrolo dobavnih rokov (ali so naročeni proizvodi prispeli pravočasno) Namen spremljanja je torej v tem da preprečimo motnje poslovnega procesa nezmožnost izvršitve dobav našim kupcem in poslabšanje image-a Nabava je dolžna spremljati proizvode od njihovega naročila pa vse do prevzema v skladišču Glavna naloga nadzora izpolnjevanja dobavnih rokov je torej ugotavljanje njihovih prekoračitev in opominjanje dobavitelja na njih Vsi stroški z manipulacijo naročenih proizvodov morajo biti čim nižji kar pomeni da moramo naročene proizvode in njihovo pot od dobavitelja do nas nadzorovati in jo pravilno usmerjati

3310 Prevzem in pregled vhodnih proizvodov Pravilen in natančen prevzem naročenih in dobavljenih proizvodov je izredno pomembna naloga Prevzem poteka na osnovi

dokumentacije (pogodba eksterno naročilo dobavnica preverijo tudi cene proizvodov kajti včasih se zgodi da dobavitelji pozabijo na naknadno dogovorjene popuste ndash jih opozorijo na pomanjkljivost)

vizualnega pregleda (ugotavlja se prisotnost vidnih napak in pregled dokumentacije ki je prispela skupaj s pošiljko)

in količinskega pregleda (preveri se ustreznost proizvodov na dobavnici ter opravi količinski prevzem s štetjem) ki se opravita hkrati

Zelo pomembno je preveriti tudi rok uporabnosti tako za hrano vitamini in ostale dodatke k prehrani za živali ter predvsem rok uporabnosti zdravil19 Načeloma se zaupa dobavitelju vendar so kljub temu pozorni na rok uporabe Proizvodi (tudi proizvodi ki se niso prodali) ki jim je pretekel rok uporabe se vrnejo k dobaviteljem Če dobavitelj ne dobavi ustreznih naročenih proizvodov mu na osnovi reklamacije (Priloga 2) blago vrnejo oziroma pride do kompromisa (proizvode prevzamejo vendar jim dobavitelj zato odobri popust ndash zamenjava v duhu dobrega poslovanja) Prav tako se reklamirajo proizvodi ki imajo poškodovano embalažo Za dobavo in prevzem zdravil mora trgovina imeti poseben vhod (tukaj se ne smejo prevzemati nobeni drugi proizvodi) kar so rešili v sklopu bolnice Prav tako morajo biti zdravila v skladišču fizično ločena od ostalih proizvodov Vodi se tudi ločena evidenca20 zdravil od ostalih proizvodov

19 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih v 63 členu pravi Prepovedano je dajati v promet zdravilo ki mu je potekel rok uporabe ali če je bila dokazana oporečnost njegove kakovosti varnosti ali učinkovitosti 20 73 člen Zakona o zdravilih namreč pravi veletrgovci z zdravili lahko prodajajo zdravila za uporabo v veterinarski medicini tudi veterinarskim in drugim organizacijam ki po predpisih o veterinarstvu opravljajo veterinarsko dejavnost če imajo vzpostavljen sistem za sprejem shranjevanje in sledljivost zdravil ki ga preveri pristojni organ ter določeno odgovorno osebo za sprejem shranjevanje in zagotavljanje sledljivosti zdravil ki je imetnik diplome spričevala ali druge univerzitetne ali enakovredne izobrazbe iz farmacije

32

3311 Prejem in likvidacija računa Dobavitelj izda za dobavljene proizvode račun Prejeti računi dobaviteljev za dobavljene proizvode se pregledajo v smislu računovodske in predmetne točnosti Račun pomeni točno določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga moramo obravnavati zelo skrbno Likvidacijo računa opravimo takoj po njegovem prejemu saj s tem omogočimo računovodstvu da opravi promptno plačilo in tako pridobi pravico do popusta Likvidacija poteka po naslednjem postopku naprej se zbere potrebna dokumentacija (eksterno naročilo dobavnica prevzemnica račun) kateri sledi primerjava dokumentacije in ugotavljanje morebitnih razlik med naročeno prevzeto in zaračunano količino Ko se vse preveri in se vse ujema se račun likvidira Likvidacija računa zajema datum likvidacije na katero stroškovno mesto se račun knjiži datum valute računa podpis likvidatorja računa

3312 Evidenca in arhiviranje Zelo pomembna je evidenca zdravil omogočena mora biti sledljivost zdravila Sledljivost zdravila je po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (4 člen) dokumentirana pot zdravila od izdelovalca proizvajalca pravne ali fizične osebe ki opravlja promet z zdravili na debelo in na drobno do končnega uporabnika Pri vnosu dobavljenih zdravil v zaloge se morajo obvezno vpisati naslednji podatki ime zdravila (njegova koda) serijska številka zdravila opis količine (kos škatla ampula) število kosov in rok uporabe zdravila sledijo pa še dobavitelj datum prevzema številka dobavnice številka prevzemnice cena Serijska številka količina in rok uporabe zdravila sta izpisana tudi na računu zdravila ki je izdan stranki Sledljivost zdravila je pomembna še posebej v primeru umika določene serije zdravila s tržišča (npr ko sestava ne odgovarja specifikaciji) Takrat se vrnejo dobavitelju vsa zdravila ki so še v zalogi in preko izdanih računov (podatki strank) se izsledi že izdana zdravila pri strankah Skladišče zdravil je enotno tako za trgovino kot za ambulanto Pri prevzemu zdravila iz depoja mora veterinar podpisati oddajnico za vsa prevzeta zdravila Nadaljnjo evidenco o zdravilih nato vodi veterinar (kje se nahajajo katera žival jih je prejela v okviru svoje terapije) Podatki in informacije zbrani v evidencah so uporabni le tedaj če so ažurni in na voljo takrat kadar se dejansko potrebujejo K papirni evidenci shranjeni v obliki kopij v registru se štejejo ceniki (urejeni po dobaviteljih) podpisane kopije (s strani strank) izdanih računov

33

4 SKLEP Edina stalnica poslovnega okolja je njegovo nenehno spreminjanje Spremembe so številne in jim je težko slediti še posebej potrebam in željam potrošnikov ki se iz dneva v dan spreminjajo Zato uspešnost nabave izjemno vpliva na uspešnost trgovskega podjetja Bergant pravi (2001 21) raquoDobiček je ustvarjen samo če je input manjši kot output torej takrat ko podjetje posluje ekonomičnolaquo Vodenje nabave pa je odvisno od velikosti podjetja in ciljev ki jim podjetje sledi Odločitve o izbiri proizvodov (sortiment količina in cene) odločilno vplivajo na uspešnost podjetja Poslovna politika trgovskih podjetij se osredotoča v prvi vrsti na povečanje prodaje in zviševanje razlike med nabavno in prodajno ceno proizvodov Prodajne cene so na trgu razvrščene v različne cenovne razrede njihovo povečanje pa je dokaj zahtevno saj zahteva precej vlaganj in časa Zato poskušajo podjetja zniževati svoje nabavne stroške da bi tako povečala konkurenčnost Nabavno poslovanje postaja vse bolj obsežno zapleteno in zahtevno Nekdanje funkcije nabave naročanje prevzem in skladiščenje dopolnjujejo sedaj še trženjske funkcije kot so preučevanje nabavnega trga planiranje nabave odločitve glede dobaviteljev odločitve o oblikah in načinih nabavnega poslovanja ter nabavnih poteh pa tudi komuniciranje z dobavitelji analiziranje in evidentiranje nabave Pri nabavnem managementu je čedalje bolj pomemben dolgoročen odnos med kupcem in prodajalcem ki prinaša koristi tako prodajalcu kot kupcu ndash spoznanje da dolgoročno sodelovanje prinaša več koristi kot pa serija enkratnih kupčij za iste potrebe Uspešnost nabave je odvisna od pravilnih odločitev glede nabavnih virov Podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo je uspelo zgraditi dobre in dolgoročne poslovne odnose z dobavitelji Pri odločanju o nabavi ni pomembna samo cena temveč vse storitve ki jih nudi dobavitelj Prvi pomemben kriterij pri odločanju o nakupu pa je prav gotovo kakovost proizvodov saj lahko neustrezna kvaliteta ob nizki ceni povzroči več stroškov kot prihrankov Nabavna politika v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj pod okriljem katere posluje trgovina Dr Zoo je usmerjena k potrebam in željam svojih kupcev Težijo k čim večji optimalnosti cen nabavljenih proizvodov k visoki kakovosti proizvodov in dolgoročnemu sodelovanju z izbranimi dobavitelji Zakon o zdravilih prepoveduje oglaševanje zdravil kar posledično vpliva tudi na to da se ne sme oglaševati trgovina kot kraj kjer se prodajajo zdravila Dovoljuje pa obveščanje Tako lahko Veterinarska bolnica obveščajo ljudi o cepljenjih (redna letna cepljenja psov proti steklini) o uporabi razkužil (ptičja gripa) Reklamirajo se preko zadovoljnih strank ki o njih poročajo naprej svojim prijateljem in znancem Zelo pomembna je tudi povezanost trgovine z ambulanto od koder veterinarji napotijo stranke po zdravila in hrano za nadaljnjo terapijo pri živalih Povezanost trgovine z Ambulanto za male živali in oddelkom prakse za velike živali tvori njihovo prepoznavnost in konkurenčno prednost

34

POVZETEK Nabava je ena temeljnih funkcij poslovnega procesa trgovskih podjetij njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja posreduje kupcem in to v zadostni količini in primernem sortimentu po ustreznih cenah ter pravočasno Diplomsko delo je razdeljeno na dva dela in sicer na teoretični ter praktični del kjer je opisana nabava v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo V teoretičnem delu diplomskega dela je nabavni proces predstavljen po posameznih fazah kot ga predstavljajo avtorji v literaturi Faze si sledijo v določenem zaporedju Posamezne faze se med seboj prepletajo so povezane ter odvisne Vsako stopnjo nabavnega procesa je potrebno izvesti pazljivo in sistematično kajti le tako lahko zadovoljimo potrebe po proizvodih ki so na voljo pravočasno v ustrezni količini kvaliteti in ustrezni ceni Praktični del predstavlja podjetje Veterinarska bolnica Ptuj doo in analizo poteka postopka nabave v samem podjetju Proces sem prikazala od raziskave nabavnega trga sklepanja nabavne pogodbe ugotavljanja potreb in naročanja do prevzema blaga KLJUČNE BESEDE nabava nabavni proces naročanje izbira dobavitelj kupec trgovsko podjetje ABSTRACT Procurement is for commercial companies one of the key elements of business procedure its task is to obtain those articles which sales department discloses to customers in right quantity range of varieties suitable prices and in time Diploma is separeted in two parts The first part is theoretical and the second one is practical descripton of purchasing in company Veterinarska bolnica Ptuj doo In theoretical part of diploma the purchasing process is represented by particular stages The stages follow one another in certain succesion The particular stages are connected and depended between themselves Each stage of purchasing process has to be done carefully and systematically Only in that case we can satisfy the needs by products which are at service on time in appropriate quantity quality and at reasonable price The practical part represents the company Veterinarska bolnica Ptuj doo and analyses the purchasing process in it I presented procedure started with market resarch followed by award the contract needs determination ordering and take delivery KEY WORDS purchase purchasing process ordering choise supplier buyer trade company

35

5 SEZNAM LITERATURE

1 Baily PFarmer DJessop DJones 1998 Purchasing principles and Management London Prentice Hall

2 Bergant Bogomil 2001 Gospodarjenje podjetij Novo mesto Visokošolsko središče Visoka šola za upravljanje in poslovanje

3 Društvo ekonomistov 2000 25 Jubilejno posvetovanje o podjetniškem planiranju in managementu Uvajanje sprememb vodenja in planiranja

4 Gadde Lard-Erik in H Hakansson 1993 Profesional Purchasing London Routledge

5 Kaltnekar Zdravko 1993 Logistika v proizvodnem podjetju Kranj Moderna organizacija

6 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta 7 Kotler Philip 2004 Management trženja Ljubljana GV Založba 8 Leenders MR Fearon HE England WB 1985 Purchasing and Materials

Management RD Irwin Inc Homewood Illinois 9 Markič Peter Strniša Marija Tavčar Rudi 1993 Poslovna pogajanja Ljubljana

Gospodarski vestnik 10 PotočnikVekoslav 2000 Komercialno poslovanje z osnovami trženja 1 Ljubljana

Ekonomska fakulteta 11 PotočnikVekoslav 2001a Trgovinsko poslovanje Novo mesto Visoka šola za

upravljanje in poslovanje 12 PotočnikVekoslav 2001b Trženje v trgovini Ljubljana GV Založba 13 PotočnikVekoslav 2002a Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana

Ekonomska fakulteta 14 PotočnikVekoslav 2002b Temelji trženja s primeri iz prakse Ljubljana GV

Založba 15 van Weele A J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa

Ljubljana Gospodarski vestnik 16 Završnik Bruno 2004 Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV

Izobraževanje 17 Završnik Bruno 2001 Pogajanja v nabavi in upravljanje s človeškimi viri

Radenci Center za zunanjo trgovino Radenci doo 18 Završnik Bruno 2000 Nabava ndash zapiski predavanj Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta 19 Završnik Bruno 1997 Management nabave Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta

36

6 SEZNAM VIROV 1 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD ndash UPB1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+gospodarskih+druC5BEbahampmandate=-1ampunid=UPB|AB7A116C1EB745F7C1256F41003C9EF3ampshowdoc=1 [2532006] 2 Zakon o veterinarstvu (ZVet-1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampvt=6ampst=aampq=veterinaampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C1256A330020E07Fampshowdoc=1 [2532006] 3 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (ZZMP) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+zdravilihampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C125683A002C1181ampshowdoc=1 [2532006] 4 Zakon o zdravilih (ZZdr) (online) Dostopen na httpwwwuradni-listsi1ulonlinejspurlid=200631ampdhid=81631 [2532006]

2

PREDGOVOR Nabava ima pomembno funkcijo za obstoj posameznika družine podjetij in širše družbene skupnosti Vsakodnevno se srečujemo z njo ko nabavljamo dobrine ki jih potrebujemo za svoj obstoj in razvoj V proizvodnih podjetjih praviloma kupujejo surovine in material za nemoten potek proizvodnje pri trgovskih podjetjih pa gre za nakup blaga z namenom nadaljnje prodaje Nabavni proces se začne z zaznavo potrebe po določenem materialu Sledi specifikacija naročila naloga katere je podrobni opis vseh uporabnikovih zahtev Specifikacija zraven uporabnikovih tehničnih zahtev izraža tudi potrebe po vzdrževanju zagotavljanju rezervnih delov servisiranju Nabava specifikacija predstavlja podlago za ocenjevanje in izbor dobaviteljev Pri vrednotenju ponudb dobaviteljev moramo razlikovati med tehnično in komercialno presojo Določimo merila in metode za ocenjevanje dobaviteljev Ocenjevanje in izbiranje dobaviteljev se konča s pripravami na pogajanja Pogajanja so zelo zahteven proces in zahtevajo temeljito pripravljene pogajalce Tudi samo sklepanje pogodb je precej zahtevno Plačilnih in dobavnih pogojev ki jih morajo pogodbe vsebovati je veliko in se med seboj razlikujejo Pomembni so tudi dogovori o pogodbeni kazni garancijskih pogojih trgovinske klavzule Incoterms ter poprodajne aktivnosti ki jih lahko dobavitelj zagotovi Ko se poganja končajo in je pogodba podpisana je potrebno materialopremo tudi naročiti Izstavi se pisni dokument ki mora vsebovati vse bistvene sestavine predpisane zanj S samim izstavljenim naročilom pa se delo nabavnega referenta še ne konča spremljati mora izvajanje naročila in redno preverjati kako se dobavitelj drži dogovorjenih pogojev Nabavni proces zahteva vsestranskega nabavnega referenta z zadovoljivo izobrazbo izkušnjami ki ima občutek za komercialni vidik nabave in pozna osnove administracije in logistike Vsako fazo nabavnega procesa je potrebno izvesti skrbno in sistematično da pravočasno v ustrezni količini kakovosti in seveda po razumni ceni dostavimo zahtevani material notranjemu uporabniku Od uspešnosti nabavne funkcije je odvisna uspešnost trgovskega podjetja Z rastjo podjetja postaja nabava vse pomembnejša in mora biti tesno povezana z uvajanjem novih izdelkov oglaševanjem in pospeševanjem prodaje ter oblikovanjem prodajnih cen Podjetja so prišla do spoznanja da ni več dovolj če vzpostavijo dobre odnose s svojimi kupci ampak je nujno da se dobro razumejo tudi s svojimi dobavitelji in z njimi vzpostavijo vzajemno dobre in donosne poslovne odnose Prihaja do nabavnega trženja pri katerem prehaja pobuda na stran nabavnih služb podjetij ki morajo zagotavljati stalne in zanesljive nabave po minimalnih stroških Prihaja torej do medsebojne odvisnosti kupca in dobavitelja ki jo rešujeta z dolgoročnim partnerstvom V diplomskem delu v začetku obravnavam nabavni proces po fazah ter pomen nabave kot ga opredeljujejo teoretiki kasneje pa nabavni proces in njegovo analizo v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo v okviru katere deluje trgovina Dr Zoo

3

KAZALO 1 UVOD 5

11 Opredelitev področja in opis problema ki je predmet raziskave 5 12 Namen cilji in trditve raziskave 5 13 Predpostavke in omejitve raziskave 6 14 Uporabljene metode raziskovanja 6

2 NABAVNI PROCES ndash TEORETIČNI DEL 7

21 Pomen in vloga nabave v podjetju 7 211 Organiziranost nabavne službe 8 212 Zaposleni v nabavi 8

22 Nabavni proces po fazah 9 221 Zaznavanje potreb 9 222 Interno naročanje 10 223 Pregled internega naročila 10 224 Izdelava specifikacije 11 225 Raziskava nabavnega tržišča 11 226 Nabavna pogajanja 13 227 Izbira dobavitelja 15 228 Eksterno naročilo 18 229 Sklepanje nabavnih pogodb 18 2210 Spremljanje izpolnitve naročila 20 2211 Prevzem vhodnih proizvodov 20 2212 Reševanje reklamacij 21 2213 Ocena nabavnega posla 22 2214 Pregled in likvidacija prejetih računov 22 2215 Evidenca in arhiviranje 23 3 ANALIZA NABAVNEGA PROCESA V PODJETJU VETERINARSKA BOLNICA PTUJ DOO 24

31 Predstavitev podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo 24 32 Organiziranost pomen in cilji nabavne službe 25 33 Analiza nabavnega procesa po fazah 25

331 Zaznavanje potreb 25 332 Interno naročilo 27 333 Pregled internega naročila 27 334 Izdelava povpraševanja za potencialne kupce 28 335 Raziskava nabavnega tržišča 28 336 Izbor dobaviteljev 29 337 Eksterno naročilo 29 338 Sklepanje nabavnih pogodb 30 339 Spremljanje eksternega naročila 31 3310 Prevzem in pregled vhodnih proizvodov 31 3311 Prejem in likvidacija računa 32 3312 Evidenca in arhiviranje 32 4 SKLEP 33

4

5 SEZNAM LITERATURE 35 6 SEZNAM VIROV 36

5

1 UVOD

11 Opredelitev področja in opis problema ki je predmet raziskave Nabava je temeljna funkcija v trgovskem podjetju zraven skladiščenja in prodaje seveda Njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja ponudi kupcem v zadostni količini pravočasno in po ustrezni ceni (nabavna cena neposredno vpliva na možnost prodaje in donosnost izdelka) Trgovska podjetja so prišla do spoznanja da je glavni dejavnik trajne konkurenčne prednosti ponudba zelo kakovostnih in različnih proizvodov Zato si prizadevajo oblikovati optimalne sortimente ki bi naj zadovoljili čedalje zahtevnejše kupce Za oblikovanje optimalnih sortimentov ponudbe pa je bistvenega pomena da se zraven prodajnega trga preučuje tudi nabavni trg Z raziskavo nabavnega trga si podjetje pridobi aktualne zanesljive in v prihodnost usmerjene podatke o vrstah in količini izdelkov cenah in dobaviteljih Podjetje načrtuje nabavo vnaprej z namenom da določi vrsto in količino proizvodov čas nabave ter nabavne pogoje Pogosto si mora odgovoriti na dve vprašanji

ali je načrt nabave podrejen načrtu prodaje ali pa je prodajni načrt hkrati tudi nabavni načrt

Na obe vprašanji je mogoče odgovoriti pritrdilno le v primeru vrste in količine proizvodov čas dobave pa je odvisen od časa prodaje - upoštevati se mora čim krajši čas vezave denarnih sredstev v zaloge Načrtovanje nabave daleč vnaprej je zelo tvegano saj se navade potrošnikov hitro spreminjajo zato mora biti nabava pripravljena slediti hitrim spremembam povpraševanja Za učinkovito oblikovano nabavno politiko moramo torej dobro poznati tržne razmere nabavne pogoje in seveda potrebe ki jih želimo zadovoljiti kajti pri nabavnem trženju je iniciativa na strani trgovskega podjetja ki dobaviteljem sporoča kaj potrebuje in kaj mu naj priskrbijo Poslovno okolje se zelo hitro spreminja podjetje pa lahko preživi in ostane uspešno le če je sposobno te spremembe predvideti in se pravočasno odzvati na njih Ena izmed osrednjih nalog nabavnega managementa je tako skrb za dobavitelje še posebej za odkrivanje in pridobivanje novih Zaslediti je težnje k dolgoročnim poslovnim odnosom s poslovnimi partnerji (medsebojna odvisnost zaupanje prilagajanje in težnja po ohranjanju medsebojnega sodelovanja)

12 Namen cilji in trditve raziskave Namen diplomskega dela je preučiti teoretična znanja na področju managementa nabave samega procesa nabave in njegovih faz ter prikazati praktični vidik procesa nabave v trgovini Dr Zoo ki deluje v okviru podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo S pomočjo spoznanj različnih avtorjev sem skušala predstaviti osnove in izhodišča nabave management nabave in nabavni proces po njegovih fazah Kot cilj diplomskega dela sem si zastavila preučitev nabavnega procesa po njegovih fazah V prvem delu sem preučila proces z teoretičnega vidika v drugem delu pa z praktičnega na primeru podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo

6

Osnovne trditve ki veljajo za nabavni proces so Cena ne sme biti nikoli ključni element nabavnega pogajanja Reklamacij blaga je vedno manj Nabavna služba mora vedno razvijati zanesljive alternativne vire dobave da ne

prihaja do zamud če se glavnemu dobavitelju kaj zgodi

13 Predpostavke in omejitve raziskave Nabavna funkcija predstavlja kot poslovna funkcija v podjetju izhodišče reprodukcijskega procesa Omogoča torej raquoproizvodnjolaquo nove vrednosti proizvodnjo ter ponudbo koristi za ciljne skupine odjemalcev na prodajnem trgu Vsako podjetje si skuša zagotoviti trdno in stabilno konkurenčno sposobnost pred ostalimi podjetji Kar pa je zaradi spremenljivih pogojev poslovanja in zahtev zunanjega okolja težko saj se morajo podjetja sproti prilagajati z različnimi kombinacijami proizvodnih tvorcev Eden izmed temeljnih pogojev za pisanje diplomskega dela je razpolaganje z čim večjim številom kakovostnih podatkov in informacij Pri pisanju diplomskega dela sem podatke črpala iz domače in tuje literature Osnovno omejitev vidim pri pisanju praktičnega dela kjer sem uporabljala interne vire podjetja nekateri izmed teh virov predstavljajo poslovno skrivnost podjetja in do njih nisem imela dostopa

14 Uporabljene metode raziskovanja V svojem diplomskem delu sem poskušala raziskati pomen nabave v podjetju njeno organiziranost kako uresničuje zastavljene cilje in opisati sam proces nabave v trgovskem podjetju Raziskava je osredotočena na nabavni proces v trgovini za male in velike živali Dr Zoo ki deluje v okviru podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo Uporabila sem poslovno raziskavo v okviru katere pa sem se osredotočila na statično ekonomsko raziskavo ki obravnava problem v določenem časovnem obdobju Skozi celotno delo sem uporabljala deskriptivni (opisni) in analitični pristop V okviru deskriptivnega pristopa sem uporabila

metodo deskripcije (opisala sem nabavni proces) metodo kompilacije (povzemala sem opazovanja spoznanja stališča sklepe in

rezultate drugih avtorjev) Pri analitičnem pristopu sem uporabila

metodo analize (pri tako sestavljenem procesu kot je nabava sem preučevala vsak del posebej in v odnosu do drugih delov oziroma celote)

metodo sinteze (predstavila sem skupne značilnosti analiziranih delov celote) Podatke sem zbirala s pomočjo domače in tuje literature interneta in podatkov ki sem jih dobila v podjetju

7

2 NABAVNI PROCES ndash TEORETIČNI DEL

21 Pomen in vloga nabave v podjetju Nabavna funkcija vključuje proces nakupovanja in sicer opredelitev potreb izbiro dobavitelja dogovarjanje o primerni ceni določitev plačilnih in dobavnih pogojev sklenitev pogodbe ali naročanje in spremljanje izpolnjevanja naročila Skratka naloga nabave je da zagotovi opremo material druge potrebščine in storitve ustrezne kakovosti v zadostnih količinah po primerni ceni in pravem viru (van Weele 1998 29 povz po Aljian 1983 3) Nabava je ena izmed temeljnih funkcij kajti brez nje se ne morejo opravljati druge funkcije v podjetju (v proizvodnih podjetjih funkciji proizvodnje in prodaje v trgovinskih podjetjih pa funkcija prodaje) To sicer ne pomeni da je najpomembnejša kajti njeno delovanje je odvisno od aktivnostih drugih funkcij Pomembnost nabave je odvisna od razvitosti podjetja od velikosti in položaja podjetja od sezonskih gibanj in splošnih tržnih odnosov Potek nabave je zelo pomemben saj dosega vrednost porabljenega materiala 40-70 vseh stroškov poslovanja kar pomeni da je poslovni izid podjetja v veliki meri odvisen od uspešnosti nabavnega manegementa Prepozna nabava povzroča zastoje v proizvodnji in s tem stroške prav tako jih pa povzroča predčasna nabava (vezana denarna sredstva stroški skladiščenja) Če podjetje uporablja material slabše kakovosti bodo tudi izdelki slabše kakovosti posledično večji stroški zaradi napak izmeta škarta reklamacij kupcev Nabava se po Potočniku (2000 7-9) sooča s problemom uskladitve treh dejavnikov zagotoviti mora visoko stopnjo izpolnitve naročil pri dobaviteljih seveda ob čim nižji vezavi denarnih sredstev in čim manjših nabavnih stroških na enoto nabavljenega materiala Vloga in pomen nabave v trgovini na drobno1

Trgovska podjetja na drobno delujejo kot posredniki med proizvajalci trgovinami na debelo in končnimi porabniki Nabavljeno blago prodajo končnim porabnikom v manjših količinah primernih za potrebe posameznega gospodinjstva Primerjava nabave trgovskih podjetij z nabavo proizvodnih podjetij kaže naslednje razlike

Razmišljanje o najnižjih možnih stroških temeljni razlog za nabavo v trgovini je prodaja ndash ne glede na to kaj je kupljeno se mora to prodati Prihodki od prodaje marže in stroški so temeljne informacije za oblikovanje nabavnih odločitev

Ponudba izdelkov trgovska podjetja oblikujejo zelo široko ponudbo izdelkov (več kot 100000 različnih postavk) zato morajo oblikovati učinkovit informacijski sistem ki jim omogoča obvladovanje celotnega blagovnega toka Nabava in prodaja sta si časovno precej blizu zato lahko hitro izločijo iz prodaje tiste izdelke ki jih kupci ne sprejemajo tako kot so pričakovali

Nabava po dobaviteljevih specifikacijah podjetja nabavljajo to kar ponujajo dobavitelji Velik del nabavnega sortimana sestavljajo standardni izdelki zato lahko trgovsko podjetje hitreje in lažje zamenja dobavitelje pa tudi sedanje izdelke lažje nadomesti s podobnimi izdelki drugih dobaviteljev

1 Povzeto po Potočniku (2002a 283)

8

211 Organiziranost nabavne službe2

Organiziranje nabave temelji na delitvi dela ki omogoča večjo specializacijo tipizacijo in standardizacijo posameznih opravil Organizacijsko strukturo nabave sestavljajo delovna mesta ki se povezujejo v delovna področja ta pa v oddelke in službe Organizacijska struktura se razlikuje med posameznimi podjetji in je odvisna predvsem od velikosti podjetja gospodarske panoge prostorske lokacije podjetja in načina proizvodnje Na organizacijske oblike nabave vplivajo tudi notranji dejavniki (značilnosti materiala sortiment materiala strokovnost kadra tehnološki proces in tehnična opremljenost finančna moč podjetja) in zunanji dejavniki (dobavitelji nabavne poti položaj na nabavnem trgu predpisi lokacija podjetja) Glede na način vodenja nabavne službe lahko nabavno poslovanje organiziramo

Centralizirano takšen način omogoča večjo tržno moč podjetju skriva pa nevarnosti povezane s togim in počasnim reagiranjem na hitre spremembe na nabavnem trgu oz povečano porabo materiala v geografsko ločenih proizvodnih obratih

Decentralizirano takšno poslovanje je bolj tržno prilagodljivo vendar zaradi manjše tržne moči praviloma dražje

Veliko podjetij izbere kombinirano obliko ki izkoristi prednosti obeh (Baily 1998 53) s sodobno informacijsko in komunikacijsko povezavo vseh enot ki nabavljajo na trgu se podjetje lahko izogne pastem centralizacije in decentralizacije

212 Zaposleni v nabavi Uspešna nabava je v veliki meri odvisna od ljudi ki so zaposleni v njej kljub velikemu prispevku računalnika v vseh dejavnostih Odvisna je od sposobnosti znanja in naporov osebja Tako je torej potrebno veliko pozornosti posvetiti pridobivanju in selekciji osebja Nabava danes vključuje bolj kompleksne in zahtevne naloge zato je potrebna visoka raven pristojnosti in sposobnosti nabavnega osebja Da bi obvladovali zahtevne naloge je v večini primerov potrebna višja oz visoka izobrazba in nekaj let prakse Človeški viri postajajo tako ključno konkurenčno orodje organizacij ki se pripravljajo na izzive tretjega tisočletja Pri planiranju programa usposabljanja morajo po Završniku (Društvo ekonomistov 2000 51) managerji preučiti potrebe in želje vsakega posameznika ki v programu sodeluje Samo dobro motivirani in seveda ustrezno nagrajeni nabavniki bodo kos nalogam na področju nabave Uspešna vključitev novih sodelavcev v nabavno službo zahteva natančno opredelitev delovnih postopkov in je zato pogosto vezana tudi z začetnim strokovnim usposabljanjem novih nabavnih referentov Nabavna služba temelji na količinskem (objektivna ocena ki izhaja iz minimiziranja nabavnih stroškov na enoto nabavljenega materiala) in kakovostnem (diagnostične analize s pomočjo katerih ugotavljamo uspešnost delavca po vseh sestavinah nabavnega poslovanja) vrednotenju zaposlenih v nabavi (Potočnik 2002a

2 Povzeto po Potočniku (2000 12-14)

9

188) Završnik (2001 26) pravi da noben način vrednotenja sam zase ne daje jasnih rezultatov združitev obeh pristopov pa nudi bolj uravnoteženo in popolno sliko

22 Nabavni proces po fazah

221 Zaznavanje potreb Nabavni nakupni proces v podjetju se začne z zaznavo problema ali potrebe ki jo je mogoče zadovoljiti z nabavo določenega izdelka ali storitve Izdelavni material zahtevajo v proizvodnji pomožni material v skladišču trgovsko blago pa prodajni oddelek Če podjetje vodi zalogo materiala po točki naročanja se zaznava potrebe sproži avtomatično ko količina materiala pade na točko signalne zaloge Vodje posameznih oddelkov morajo poznati potrebe svojih oddelkov obseg in čas ki je potreben za njihovo nabavo Zaznavo potrebe lahko spodbudijo notranji ali zunanji dražljaji (Kotler 2004 228-229) Notranji dražljaji zaloga materiala se zniža na signalno zalogo podjetje se na primer odloči razviti nov izdelek in potrebuje novo opremo in materiale pokvari se stroj in potrebni so novi sestavni deli nabavljeni material ne izpolnjuje zahtev posledično podjetje išče novega dobavitelja Zunanji dražljaji poslovni sejmi oglasi prodajni predstavniki ki ponujajo boljši izdelek ali nižjo ceno Veliko podjetij se sooča s vprašanjem raquonarediti ali kupitilaquo Glavni dejavnik ki vpliva na odločitev narediti ali kupiti je višina stroškov ki nastanejo zaradi ene ali druge odločitve Podjetje pa mora pri tem upoštevati tudi druge dejavnike (Završnik 2000 30) stroški zmožnosti kapacitete kontrola odvisnost fleksibilnost fiksni stroški potrebno znanje količina obseg dolgoročna pričakovanja zaposlenost tajnost potencialna konkurenca investicije zanesljivost dobave Podrobneje opisanega problema ne bom analizirala in bom za diplomsko delo predpostavila da bomo potreben material nabavljali pri dobaviteljih Pomembno je da se v nabavnem oddelku opredelijo pristojnosti in odgovornosti glede naročanja materiala Nabave ki so neobičajne ali pa velike vrednosti se ponavadi izvedejo s posebnim postopkom V takih primerih se uporabljajo tudi posebni dokumenti ki jih podpisujejo vodilni ljudje v podjetju Preden se material naroči je potrebno preveriti obstoječe zaloge v skladišču pa tudi presežke želenega materiala drugih oddelkov v podjetju Po spoznanju potrebe kupec določi splošne značilnosti izdelka in potrebno količino Za standardno blago je to preprost postopek pri nestandardnih izdelkih pa se mora nabavnik pri opredelitvi lastnosti kot so zanesljivost trajnost in cena posvetovati z inženirji ali uporabniki Nabava mora sodelovati pri predvidevanju potreb z ostalimi funkcijami podjetja (proizvodnjo prodajo razvojem financami in računovodstvom) prav tako pa jih mora obveščati o dobavnih rokih materialov po katerih povprašujejo ter jih obveščati tudi o morebitnih spremembah za standardizirane materiale Poseben problem pri spoznavanju potreb predstavljajo po Završniku (1997 10) nujne in majhne potrebe V podjetjih lahko zasledimo navadno večje število nujnih potreb

10

Upravičene pa so samo tiste ki jih zaradi nenadnih sprememb na prodajnem trgu ali višje sile in nepredvidljivih večjih okvar na strojih ali opremi ni bilo mogoče predvideti Neupravičena nujna naročila pa so posledica napačno vodene politike zalog slabega planiranja proizvodnje nezaupanja v pravočasne dobave in navade označevanja internih naročil z raquonujnolaquo ali raquohitrolaquo Ne glede na vzroke so takšna naročila draga Majhna naročila so stalni problem v podjetjih saj znaša 70 vseh internih naročil le 10 celotne vrednosti vseh naročil Za njih je značilno da so stroški nabave v primerjavi z vrednostjo naročila relativno visoki Druga značilnost pa je da je pomanjkanje takšnega materiala lahko povzroči neprimerno večje stroške kot je sama vrednost le-tega materiala

222 Interno naročanje3

Interno naročilo je interni pisni dokument o potrebi materialov surovin polizdelkov storitev itd Je interni dokument ki ga izpolnijo notranji uporabniki in ni namenjen eksterni uporabi Izstaviti ga je potrebno v dveh izvodih izvirnik dobi nabavni oddelek (namenjen za nadaljnjo uporabo) kopijo zadrži naročnik (ročni izpis ali računalniški izpis v arhivu) Na internem naročilu ne smejo manjkati naslednje informacije datum številka naročila (identifikacija) naziv oddelka ki naroča konto (za obremenitev) natančen opis želenega materiala in količine datum potrebe materiala posebna navodila za prevoz in podpis izdajatelja zahtevka (interni naročnik) Izmed teh informacij je najpomembnejša natančna opredelitev želenega materiala zato je potrebno zagotoviti enotno označevanje želenih vrst materiala (pomagamo si z ustrezno nomenklaturo s spiskom materialov ki jih nabavljamo s katalogom materialov na zalogi)

223 Pregled internega naročila Vsako interno naročilo ki prispe v nabavo mora vodja nabave skrbno pregledati in ugotoviti če obstaja alternativni material ki bi zadovoljil to potrebo v skladišču oziroma če je presežek tega materiala v katerikoli drugi enoti podjetja Če alternativni material obstaja vodja nabave interno naročilo zadrži in se o zadovoljitvi izkazane potrebe pogovori z uporabnikom Pri pregledu internega naročila mora vodja nabave ugotoviti tudi ali je podpisnik pooblaščen za naročilo in ali so finančna sredstva zagotovljena Posebno pozornost pa mora nameniti kontroli upravičenosti in ekonomičnosti količin in dobavnega časa Dobro opravljen pregled internega naročila že na začetku nabavnega procesa pripomore k doseganju optimalnih nabavnih ciljev4

3 Povzeto po Završnik (2000 49-50) 4 Povzeto po Završnik (2000 50)

11

224 Izdelava specifikacije Specifikacija podrobno opisuje material polizdelke in sestavne dele ki so potrebni pri proizvodnji nekega izdelka Vsebuje natančen tehnični opis (po potrebi dopolnjen z risbo ali načrtom) sestave lastnosti in izvedbenih značilnosti materiala potrebnega za proizvodnjo Njena izdelava je nujno potrebna vse nestandardizirane materiale in dele ki se nabavljajo Je pomembno sredstvo komunikacije med proizvodnjo in nabavo na eni ter nabavo in dobavitelji na drugi strani Je informacija ki dobavitelju natančno sporoča kaj želi podjetje pri njem nabaviti (Završnik 2000 50) Specifikacija materiala po Potočniku (2002a 169) obsega tri stopnje

sestavljanje funkcionalne specifikacije (funkcije materiala) oblikovanje podrobne tehnične specifikacije (tehnične značilnosti materiala) opredelitev specifikacij za logistiko in vzdrževanje (način dostave zahteve glede

vzdrževanja in storitev povezanih z materialom) Prednosti funkcionalne specifikacije (van Weele 1998 73)

morebitnim dobaviteljem damo možnosti da izkažejo svoje strokovno znanje možnosti uporabe novih tehnologij ki jih kupec ne pozna določitev meril ki jih lahko uporabimo za vrednotenje vseh načinov sestavljanja

specifikacije Proizvodna podjetja so zaradi varnosti uvedla postopek potrditve specifikacije ndash preden jo pošljejo dobavitelju jo mora potrditi nabavni oddelek Tako naj ne bi prihajalo do nesporazumov Izkušnje pa kažejo da se s potrditvijo specifikacije prihrani precej časa Tehnične spremembe med samim proizvodnim postopkom se obravnavajo kot postopek za spremembo naročila Nabavni referent mora poskrbeti da dobavitelj dobavi material ki je skladen z zadnjo specifikacijo ki mu jo je poslal Najboljša praksa je če dobavitelji potrdijo vsako spremembo Podjetje mora natančno določiti kdo lahko izdaja zahtevke nabavni službi da naroči določeno vrsto materiala storitve Koristno je določiti tudi vrednostno omejitev naročila za posamezno raven odločanja in osebo ki ima pooblastila za nujna naročila materiala S tem se podjetje izogne tveganju da bi naročili material v preveliki količini (Potočnik 2002a 169)

225 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga je sistematično zbiranje klasificiranje in analiziranje podatkov ki potem predstavljajo osnovo za kakovostne nabavne odločitve (Leenders Fearon in England 1989 429) Pogoj za uspešno nabavo je dobro poznavanje nabavnega tržišča to je dobaviteljev in njihove ponudbe Skupaj s prodajno službo mora nabava določiti sortiment izdelkov ki ga bo nabavljala ndash to je izhodišče raziskave Žal izvajajo to raziskavo le največje trgovske organizacije ki imajo usposobljene raziskovalce in lahko pokrijejo sorazmerno zelo visoke stroške raziskav Za odločanje o nabavi je nujno da trgovska

12

podjetja raziščejo stanje na nabavnem trgu značilnosti dobaviteljev nabavne poti ustreznosti izdelkov konkurenco na nabavnem trgu nabavne pogoje (cene roke dobave in roke plačila) (Potočnik 2001a 84) Iskanje ponudb5 je prvi nabavni postopek kadar se kupec in dobavitelj ne poznata če kupec išče nov material ali gre za nabavo večje količine materiala Na podlagi ugotovitev raziskav tržišča bo nabavni oddelek iskal ponudbe pri tistih dobaviteljih ki ponujajo želeni material Pri iskanju ponudb mora nabavni oddelek natančno opredeliti vrsto in kakovost materiala ter dobavne in plačilne pogoje odločiti pa se mora tudi ali bodo iskali ponudbe samo pri proizvajalcih materiala ali tudi pri posrednikih Pred iskanjem pa morata nabava in tehnična služba urediti še naslednje zahteve glede materiala vrsto in kakovost materiala ki ustreza potrebam proizvodnje količino vsakokratnega naročila ki mora biti usklajena z ekonomično količino naročila čas porabe materiala zaradi določitve dobavnih rokov in prioritete posameznih vrst materiala za proizvodnjo Do ponudb lahko pridemo po različnih poteh na obisku pri dobavitelju na sejmih pisno iskanje ponudb pri vseh možnih dobaviteljih (objava licitacije) ali neposredno pri vnaprej izbranem dobavitelju telefonično iskanje katalogi dobaviteljev (manjša naročila) in seveda preko svetovnega spleta Podjetje ne išče ponudb kadar je dobavitelj monopolist prav tako pa zelo redko išče ponudbe za nujna naročila Ponudba mora vsebovati bistvene sestavine bodoče prodajne pogodbe (količina cena kakovost plačilni pogoji dobavni rok dobavni pogoji zahtevane garancijehellip) in seveda opcijo do kdaj ponudba velja Analiza ponudb6 pomeni da mora nabavni oddelek vse prejete ponudbe urediti ugotoviti ali vsebujejo vse zahtevane podatke in ali so med seboj primerljive Primerjava ponudb je formalna kadar primerjamo skladnost ponudbe z našim povpraševanjem njeno popolnost in razumljivost ter vsebinska kadar preračunavamo različne količinske podatke iz ponudb na skupni imenovalec (npr cena prosto skladišče kupca) Pri analizi ponudb je pomembno primerjati še kakovost dobavne roke zanesljivost dobave hellip tveganja v zvezi z lokacijo dobavitelja (tuji dobavitelji) ter boniteto dobavitelja S primerjavo posameznih postavk v ponudbah ugotavljamo prednosti in slabosti posameznih dobaviteljev Dejansko razliko med ponudbami lahko ugotovimo le z nabavno kalkulacijo Nabavno kalkulacijo7 izdelamo tako da pri tem upoštevamo vse nabavne stroške ki nastajajo pri posameznem dobavitelju fakturna cena dobavitelja (zmanjšana za popuste) stroški dostave (prevoz zavarovanje) stroški manipulacije materiala v času dostave (nakladanje prekladanje razkladanje) Iz nabavnih stroškov preračunamo nabavno ceno na enoto materiala Seveda pa je pomembno poleg nabavne cene upoštevati še kakovost materiala dobavne roke in pogoje ter rok in način plačila Kakovost materiala je praviloma povezana s ceno Ob enaki cenovni postavki izberemo dobavitelja ki ponuja boljšo kakovost materiala 5 Povzeto po Potočniku (2002a 169-170) 6 Povzeto po Potočniku (2000 85) 7 Povzeto po Potočniku (2002a 170-171)

13

Popusti zmanjšujejo fakturno ceno in s tem nabavne stroške ndash posledično odjemalec poskuša izkoristiti popuste prav tako pa tudi dobavitelj ki želi z njimi prepričati odjemalca v večja naročila Dobavitelji običajno ponujajo štiri vrste popustov količinski rabat (praviloma progresiven za nakup večje količine) raquozvestobnilaquo rabat (povezan je z dolgoročnim poslovnim sodelovanjem) sezonski rabat (popust za stimuliranje nakupa v obdobjih zmanjšane prodaje ndashomogočajo dobavitelju enakomernejšo proizvodnjo v mrtvi sezoni) funkcijski rabat (odobravajo ga proizvajalci trgovcem na debelo in na drobno za izvajanje posebnih prodajnih akcij) Poleg zgoraj navedenih popustov se pri kalkulaciji upošteva tudi plačilni popust ali skonto za plačilo pred dogovorjenim rokom Če je npr običajni rok plačila 60 dni in obrestna mera letno 12 lahko podjetje pri 2 skonta za plačilo v 15 dneh s skonti pridobi približno 18 letno Ta primerjava kaže pomemben pomen popustov za prispevek nabave k donosnosti poslovanja podjetja

226 Nabavna pogajanja Izbrani ponudi sledi nabavno pogajanje To se lahko nanaša na posamezne ali vse sestavine ponudbe Komercialni in pravni pogoji se zaradi različnih običajev poslovne kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala pogosto razlikujejo zato ovirajo uporabo standardnih obrazcev pogodb Sama pogajanja in sklepanje pogodb sta jedro nabavnega poslovanja Dobavitelj in odjemalec morata pri tem upoštevati naslednja načela ravnati morata kot raquodober gospodarlaquo spoštovati zakonitosti upoštevati veljavnosti pogodb poslovati po dobrih poslovnih običajih izpolnjevati sodne in arbitražne sklepe v podobnih primerih Nabavni referenti porabijo več kot 20 svojega časa za pripravo in dejansko pogajanje z dobavitelji Poznavanje pogajalskega procesa in pogajalskih spretnosti je za nabavnika nujno zlo saj se le tako lahko upre pogosto dobro izurjenemu dobavitelju Pomembno je spoznanje da se pogajanja ne nanašajo samo na ceno ampak na vse prvine ki so pomembne za sklenitev dogovora Izkušnje v številnih podjetjih kažejo da so vprašanja kot so kakovost in zanesljivost dobave pa tudi poprodajne storitve pogosto pomembnejše kot cene in plačilni pogoji (Potočnik 2000 87) Pogajanja8 lahko opredelimo kot proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno sprejemljivo rešitev Da so nakupi uspešni moramo po Završniku (2001 3) pogajanja uporabljati v njihovem najširšem pomenu kot proces sprejemanja odločitev To pomeni da so pogajanja proces načrtovanja vodenja in analiziranja ki ga uporabljata kupec in prodajalec da dosežeta sprejemljiv sporazum Pogajanja so proces v katerem je potrebno razlikovati vsaj štiri stopnje 1 Priprave na pogajanja strokovnjaki za pogajanja jih označujejo kot kritično fazo v

pogajanjih Pomen priprav je takšen da velja načelo raquoNepripravljeni pogajalci ne smejo na pogajanjalaquo To je na videz v nasprotju z dejstvom da ljudem vse bolj

8 Povzeto po Kavčiču (1998 315-339)

14

primanjkuje časa Vendar pa je to zahtevo potrebno upoštevati kajti slaba pripravljenost ene ali druge strani bistveno podaljšuje pogajanja v celoti povečuje se verjetnost da bomo naredili nepotrebna popuščanja zmanjšuje se verjetnost da bomo dosegli zastavljeni cilj povečuje se tudi verjetnost da bodo pogajanja neprijetna zapletena in da bo stranka ki je manj pripravljena ali celo nepripravljena poganja izgubila

Priprave na pogajanja obsegajo (Markič Strniša Tavčar 1993 5-42)

določitev ciljev (z njimi določimo vsebino pogajanj pri količinskih ciljih določimo pogajalski interval I ndash idealno Z ndash zadovoljivo M ndash minimalno)

izbiro pogajalske strategije (dobim-dobim dobim-izgubim izgubim-izgubim) zbiranje informacij (informacije o predmetu pogajanj informacije o nasprotni

stranki) določitev pogajalske skupine (pogajalec sam ali skupina) določitev o času pogajanj (ključna variabla pogajanj) določitev kraja pogajanj (pri nas pri dobavitelju na nevtralnem terenu) določitev pristojnosti pogajalcev (ali lahko odločajo sami ali morajo pred

sklenitvijo sporazuma dobiti soglasje nadrejenih) odločitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (tajna so takrat kadar bi javna pogajanja

povzročila škodo pogajalskemu procesu)

2 Začetek pogajanj je takrat ko se pogajalski strani prvič uradno srečata Pri tem je pomembno ustvarjanje začetega vtisa ndash prvi vtis je zelo pomemben in mogoče ga je narediti samo enkrat njegovo spreminjanje med pogajanji zahteva precej časa in napora S pomočjo prvega vtisa nasprotni strani pokažemo kako resno jemljemo pogajanja kakšen pomen jim pripisujemo in kako smo se na njih pripravili Glavne sestavine začetka pogajanj pa so naslednje medsebojno spoznavanje strank določitev dnevnega reda predstavitev začetnih pozicij obeh pogajalskih strank ugotovitev pristojnosti in pooblastil

3 Proces iskanja sporazuma lahko označimo kot pogajanja v ožjem smislu Če ni

konfliktov če obe strani pristajata na zahteve nasprotne strani so pogajanja lahko zelo kratka Če pa obe strani zavračata predloge nasprotnikov so pogajanja prav tako zelo kratka saj sporazum ni mogoč Proces iskanja sporazuma lahko torej opišemo kot neko minimalno pripravljenost obeh strani da pride do sporazuma

Sam proces iskanja sporazuma je mogoče razčleniti na vsebinsko in metodološko stran Pri vsebinski plati gre za dokazovanje oblikovanje predlogov različnih stopenj za posredovanje teh predlogov presojanje predlogov nasprotne strani za povezovanje posameznih predlogov v pakete za mešetarjenje (dam če ti daš) in seveda končno oblikovanje sporazuma Po metodološki plati pa gre za prepričevanje za popuščanje oziroma dajanje koncesij za spraševanje uporabo taktikhellip Najpomembnejše taktike pogajanj so (van Weele 1998 335 ndash 336)

Vzemite ali pustite ena stran vsiljuje svoje pogoje drugi strani ne da bi pri tem popuščala

15

Vzbujanje zaskrbljenosti prijateljsko vzdušje vendar pogajanja ostajajo nedorečena in dobavitelj lahko izrabi vse svoje sposobnosti da doseže zase ugodnejši posel

Kitajski prijem kupec izjavi da je dogovor z dobaviteljem mogoč takoj ko bo rešil manjši problem Dogovorili so se o ceni vendar kupec nato obvesti prodajalca da mora ta poskrbeti za prevoz in plačati prevozne stroške Praksa kaže da so dobavitelji v tej fazi pripravljeni na precejšnje popuščanje

Dražba ndash holandska ali kitajska dražba navzdol pri kateri dobavitelji postavijo najvišjo ceno in jo postoma znižujejo dokler predmeta ne prodajo Kupec lahko s to taktiko o dobaviteljih zbere veliko podatkov vendar je pomembno da istočasno preveri njihovo verodostojnost

Dobri in zli to taktiko pogosto uporabljajo prodajalci rabljenih avtomobilov da bi zameglili pričakovanja druge strani glede izida pogajanj

V praksi poteka proces pogajanja v štirih fazah (Potočnik 2002a 175)

Preučevanje pogajalca se skušata spoznati in odkriti obojestranske interese in namere

Ocenjevanje presojajo se informacije prejete od druge strani Pogajanje pogajanje v pravem pomenu besede Povzemanje povzamemo kar je dogovorjeno da ne bi kasneje nastali nesporazumi

v zvezi doseženimi rezultati pogajanja Pogajanja je potrebno enkrat končati ndash vprašanje kdaj in kako Pojavita se dve dilemi prva pravi ali ni še prezgodaj za zaključevanje ker bi od nasprotne strani lahko še kaj pridobili po drugi strani pa ali ne kaže čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz nas Zato morajo biti pogajalci usposobljeni da prepoznajo pravi trenutek za zaključitev pogajanj Za zaključevanje je nujno da sta se stranki sporazumeli o glavnih temah in sicer tako da sta obe čimbolj zadovoljni Kdor prvi ponudi zaključek diktira tempo 4 Sporazum (napisan akt o rezultatu pogajanj) je cilj zaradi katerega smo se pogajali V

sporazumu mora biti natančno določeno kaj je vsebina sporazuma za koga sporazum velja kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljati kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazuma posledice za kršitelja sporazuma določena je tudi skupina ali organ za kasnejše reševanje sporov ali za razlago posameznih določil sporazuma Ko je dosežen sporazum je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt ki ga pogajalci opravijo sami pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete

227 Izbira dobavitelja9

To je najpomembnejša faza procesa nabave in je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Od pravilne izbire je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pojavlja se vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj Najboljši je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih proizvodov oz storitev jih dobavlja oz opravlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam strank ima dostopne oz konkurenčne

9 Povzeto po Završniku (2004 53-55 109-115)

16

cene dobro logistično podporo hitro in kvalitetno odpravlja napake ter zagotavlja ustrezne poprodajne aktivnosti Proces presoje in izbire se razlikuje tudi glede na to ali gre za rutinsko nabavljanje ali pa gre za nabavo novega materiala Pri rutinski nabavi naročimo material pri dobavitelju ki je na seznamu odobrenih dobaviteljev ker se je že izkazal za zadovoljivega pri prejšnjih nabavah Kadar pa podjetje kupuje proizvode storitve prvič je tveganje večje zato potrebuje več informacij o potencialni dobaviteljih in uporablja merila na podlagi katerih vrednoti in izbira dobavitelje Izbira dobaviteljev je povezana z oblikovanjem prodajnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bo sodelovala nabavna služba Odločitve o izbiri dobaviteljev se nanašajo na njihovo število lokacijo možno trajno poslovno sodelovanje ali recipročno poslovanje Alternativa eden ali več dobaviteljev za določen material je večna dilema nabavnikov V preteklosti so poudarjali več dobaviteljev kar naj bi dobavitelju omogočilo večjo preglednost nad cenami in večjo varnost oskrbe Temu pa nasprotuje oskrbovanje pri enem viru (podjetje naroča material pri enem dobavitelju zaradi posebnega razloga čeprav ima na voljo tudi druge vire) in izključno oskrbovanje (podjetje nabavlja material pri monopolistu plin voda električna energija) (Potočnik 2002b 132) Gadde (1993 46) meni da so glavni razlog za zmanjšanje števila dobaviteljev boljše možnosti pri sodelovanju s preostalimi Trgovsko podjetje se odloči za enega samega dobavitelja za posamezni izdelek v naslednjih primerih ko je obseg nabave premajhen za več kot enega dobavitelja ko ima dobavitelj patent ali licenco za določeno vrsto izdelkov ko zaradi kakovosti izdelkov želi ravno določenega dobavitelja in kadar uvaja lastne blagovne znamke (npr Mercator Spar Tuš) Velika pomanjkljivost takšnega oskrbovanja je povečana soodvisnost obeh vključenih podjetij (Potočnik 2001a 91) Veliko podjetij se odloči za več dobaviteljev da se izognejo odvisnosti od enega samega in lahko primerjajo cene in zmogljivosti konkurenčnih dobaviteljev V tem primeru podjetje opravi 60 naročil pri glavnem dobavitelju ter po 30 in 10 pri dveh drugih (Završnik 2000 53) Selekcija in prava poslovna politika do pravih dobaviteljev je ključ za doseganje želene stopnje kakovosti pravočasnosti v dobavah optimalnih cenah potrebni stopnji tehnične pomoči in želeni stopnji storitev Da bi vse to dosegel mora kupec

razvijati in vzdrževati zadovoljivo bazo dobaviteljev skrbno izbrati potencialne dobavitelje in preučiti ali lahko postanejo dobri poslovni

partnerji odločiti se za pravilne metode izbiranja dobaviteljev izbrati primerno skupino strokovnjakov za to nalogo zagotoviti da bo izbrani dobavitelj zagotovil pravočasno dobavo zahtevane

kakovosti nabavnih dobrin in seveda po ustrezni ceni Pogoj za pravilno izbiro je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Izbira pa je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje naslednje stopnje

vodja nabave mora upoštevati vse razpoložljive informacije o dobaviteljih nato mora določiti merila izbirnega procesa skupaj s predstavniki posameznih

funkcij v podjetju sledi zbiranje eksplorativnih informacij da se izločijo neprimerni kandidati

17

preučijo se potencialno ustrezni dobavitelji na osnovi pripravljenih vprašalnikov pregled odgovorov na vprašanja obisk skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi zbranih informacij najbolje

zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje skupina izbere najprimernejšega dobavitelja10

V preteklosti so podjetja kot merilo pri ocenjevanju uporabljala le ceno kasneje pa še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril uporabljajo tudi različne metode za ocenjevanje dobaviteljev Dejavnikov ki vplivajo na izbiro je veliko razlikuje pa se tudi njihova pomembnost za različne dobrine Kriteriji za izbiro dobaviteljev so (Završnik 2000 52) kakovost materiala cena izpolnjevanje dobavnih rokov redne dobave dogovorjenih količin dobavni in plačilni pogoji proizvodne zmogljivosti zaloge dobavitelja servis (pred in po nabavi) image finančna moč kulanca fleksibilnost glede mogočih sprememb naročenih količin možnost recipročnih poslov trajna poslovna povezava Po določitvi meril lahko podjetje dobavitelje razvrsti v tri skupine dobaviteljev zelo dober (uvrstijo jih v listo odobrenih dobaviteljev) pogojno dober (odvisno od materiala ki ga ponujajo) slab dobavitelj (z njimi naj ne bi sklepali poslov) Dobavitelje ki niso izbrani moramo obvestiti o razlogih za zavrnitev njihove ponudbe Problem nastane le pri specifičnih surovinah materialih ki jih podjetje nujno potrebuje za svoje delovanje Te dobrine pogosto onemogočajo da bi jih kupovali samo pri izbranih dobaviteljih Geografska koncentracija surovin omejen izbor prevoza velike količine ter visok delež transportnih stroškov v nabavi materiala so praviloma glavni razlogi za odstopanja Kompromisi se zato sklepajo v prid manj zanesljivim dobaviteljem Izbira dobaviteljev ne bi smela trajno veljati Podjetje se mora vedno ozirati za takšnimi dobavitelji ki imajo sposobnost da se prilagajajo njegovim potrebam in željam Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v dobavni verigi podjetja se povečuje tudi potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja in to na dolgi rok Prednosti ki jih nudi ocenjevanje dobaviteljev

večja preglednost nabavnih odločitev zmanjšanje tveganja pri oskrbi povečanje konkurence med dobavitelji načrtno pridobivanje in opuščanje dobaviteljev izogibanje neracionalnim odločitvam zagotavljanje know-howa

Ocenjevanje dobavitelja lahko poteka na štirih ravneh (Potočnik 2001b 212)

raven izdelkov osredotočimo se na izboljšanje kakovosti materiala uporabljenega za izdelke in njihovo oblikovanje

procesna raven predmet kontrole je dobaviteljev proizvodni proces raven zagotavljanja kakovosti predmet kontrole niso samo postopki temveč tudi

dobaviteljevo celovito obvladovanje kakovosti

10 Podrobnejši opis postopka izbire dobaviteljev je naveden v literaturi Završnika iz leta 2004

18

raven podjetja preverjajo se finančni vidiki in usposobljenost dobaviteljevega vodstva

Vseh dobaviteljev ni mogoče ocenjevati z enako intenzivnostjo Zato jih je potrebno razdeliti po pomembnosti po naslednjih merilih promet z dobaviteljem pomen nabavne dobrine tveganje na specifičnih nabavnih trgih Dobavitelji so naši poslovni partnerji zato jih je potrebno obvestiti o tem da bodo vključeni v proces ocenjevanja in izbora dobaviteljev Obvestimo jih tudi o naših pričakovanjih glede njihovega poslovanja Prav tako pa jim moramo sporočiti dosežene ocene in jih seznaniti s standardi in metodami ki jih uporabljamo pri ocenjevanju

228 Eksterno naročilo Po izboru najboljšega dobavitelja sledi naročilo Gre za konkretno nabavno akcijo kjer pride do neposrednega poslovnega kontakta z dobaviteljem in predstavlja tudi dejansko pravno obveznost Naročilo je pisni dokument ki prenese zahteve in želje kupca do dobavitelja Čim bolj precizno so zajeti vsi pogoji tem manjša je verjetnost poznejših sporov Pametno je da dobavitelj potrdi vsebino vsakega naročila (Kaltnekar 1993 206-207) Poglavitne sestavine naročila so (van Weele 1998 92) podatki o dobavitelju opis izdelka cena na enoto število enot naslov dostave naslov kam naj se pošlje račun Završnik (1997 14) pa v primerjavi z zgoraj navedenim avtorjem dodaja naslednje sestavine naročila tekočo številko naročila datum naročila plačilne pogoje in posebne določbe Naročilo ni hkrati tudi prodajna oz nabavna pogodba Običajno je s pogodbo določena skupna količina delne količine pa kupec naroča z naročilom ki mora biti po vsebini usklajeno s pogodbo Če dobavitelj prejme naročilo in pri preverjanju ugotovi da ni skladno s ponudbo ali pogodbo ga mora zavrniti Če naročila ne zavrne ampak ga izpolni se smatra da soglaša s spremembo (Potočnik 2002a 178-179)

229 Sklepanje nabavnih pogodb Pravna podlaga nabave je kupna pogodba ki nastane na podlagi sporazuma med obema partnerjema Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa v sprejemu naročila Pogodba je sklenjena ko slednji pošlje kupcu pisno potrditev naročila (Završnik 2000 54-55) Po izboru dobavitelja sledi seveda sestavljanje pogodbe Tehnična vsebina pogodbe se spreminja od materiala do materiala ki ga kupujemo Van Weele (1998 83) opozarja da se določeni komercialni in pravni pogoji zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala hellip v pogodbah razlikujejo zato je ovirana uporaba standardnih nabavnih pogodb Pri sklepanje pogodb je potrebno upoštevati določila

19

pogodbenega prava in splošnih uzanc Dogovor je sklenjen ko se pogodbeni stranki sporazumeta o bistvenih elementih pogodbe (Kaltnekar 1993 207-209)

Predmet pogodbe je lahko vsako blago ki je namenjeno tržišču Vrsto blaga določimo z običajnimi trgovskimi nazivi z veljavnimi standardi ali s posebnimi specifikacijami

Količina mora biti določena ali določljiva z merskimi enotami ali na drug primeren način

Cena blaga je lahko natančno določena ali določljiva na dan dobave Kakovost blaga mora biti jasno opisana in nedvoumno določena z vzorcem

standardom blagovno znamko poreklom specifikacijo Čas in kraj dobave takojšen ali terminski Zamujanje dobavnih rokov rodi pravne

posledice ndash prizadeta stranka lahko odstopi od pogodbe ali zahteva odškodnino Dobavni pogoji pomembno je določiti v kolikšni meri in do kod bremenijo

posameznega partnerja transportni stroški ter kdaj in kje preide riziko na kupca (Incoterms) V pogodbi se lahko določi tudi kakšnim transportnim sredstvom bo blago dostavljeno

Plačilni pogoji določajo predvsem roke do katerih je potrebno dobavljeno blago plačati ter razne popuste in zamudne obresti ki so povezani s plačilnimi roki Določajo tudi načine plačila gotovinsko z virmani kompenzacijamihellip

Jamstveni elementi ki ščitijo pogodbene stranke pred posledicami netočnega izvrševanja pogodbenih zahtev s strani drugih partnerjev pogodbena kazen penali ara odstopnina razna jamstva ali poroštva zastava zamudne obresti avans kavcija različne odškodnine

Splošno pravilo je da naj bi nabavniki vztrajali pri fiksni ceni ki je sprejemljiva za obe stranki Najbolje je da dobavitelj prevzame vse tveganje če to ni s pogodbo izključeno V praksi se uporabljajo različni dogovori o ceni (van Weele 1998 83-84)

fiksna cena plus stimulacija namenjena je motiviranju dobaviteljev na podlagi nagrajevanja za izvedbo dela ki presega dogovorjene standarde

pogodba raquostroški pluslaquo (stroški plus določen odstotek nagrade povračilo stroškov plus fiksna nagrada stroški plus zajamčena najvišja nagrada) se uporablja kadar dela ne morejo dovolj natančno opredeliti oz kadar je fiksna cena za obe stranki preveč tvegana za to pogodbo je značilna velika negotovost

pogodba za povračilo stroškov ponavadi temelji na fiksni postavki za uro dela in uporabo opreme

pogodba z usklajevanjem cene (eskalacijska klavzula) uporablja se pri dolgoročni nabavi ali predelavi zelo specifičnih tržno občutljivih materialov cena je povezana z obrazcem za usklajevanje cen ki temelji na zunanjih dejavnikih kot so stroški materialov ali gibanje plač

Nabava materialov ki sodijo po metodi ABC v C razred (veliko število majhen delež v nabavnem proračunu) je rutinska stvar in ne zahteva posebnega nebavnega znanja Lahko jo zelo poenostavimo ali pa celo prepustimo nosilcem potreb v podjetju Nabavni oddelek samo skrbi da se nabavni proračun ne prekorači in občasno kontrolira porabo sredstev Najenostavneje je drobni material za vzdrževanje manjša popravila in pisarniški material nabaviti brez formalnega naročila v trgovini na veliko ali malo Dokument ki govori o sklenitvi pogodbe je trgovski račun dobavnica ali naročilnica (Završnik 2000 55)

20

2210 Spremljanje izpolnitve naročila Pod spremljanjem naročila razumemo kontrolo nad prispetjem potrditve naročila in primerjavo z naročilom ter zagotavljanje dobave v dogovorjenem roku Namen spremljanja naročila pogodbe je v tem da preprečimo motnje v proizvodnji dodatne stroške zaradi spremembe le-te nezmožnost izvršitve dobav kupcem pogodbene kazni in poslabšanje image-a Tudi prezgodnje dobave lahko povzročajo stroške (stroški vezave kapitala skladiščni stroški) Ugotavljanje prekoračitve in opominjanje na dobavo pri dobavitelju je glavna naloga kontrole izpolnjevanja dobavnega roka (Završnik 2000 55-56) Obstaja več različnih metod spremljanja izpolnitve naročila (van Weele 1998 93)

Spremljanje izpolnitve naročila v izjemnih primerih sistem opozarjanja pri katerem nabavni referent ukrepa le v primeru ko ga dobavitelj opozori da bo raquokmalulaquo zmanjkalo materiala metoda ne doprinese k učinkovitosti izvedbe nabave vendar jo pogosto srečamo v praksi

Rutinsko preverjanje stanja poteka tako da se že pred dobavo preverja pri dobavitelju ali bo dostava blaga mogoča na dogovorjeni datum

Vnaprejšnje preverjanje stanja se uporablja pri vnaprejšnjem določanju kritičnih nabavnih delov in dobaviteljev

2211 Prevzem vhodnih proizvodov11

Dobavljeno blago je potrebno pregledati da se prepričamo o njegovi ustreznosti Glede na velikost in tehnično zahtevnost blaga lahko pri dobavitelju večkrat preverjamo njegovo sprejemljivost na različnih proizvodnih stopnjah Dostavljeno opremo je potrebno preveriti s testi sprejemljivosti pri dobavitelju preden je oprema odposlana pri uporabniku po dostavi in ko oprema začne prvič delovati (van Weele 1998 93) Prevzemni oddelek je pogosto podrejen nabavnemu sektorju Ločimo tri postopke pri prevzemu glede na dokumentacijo

prevzemni oddelek izpiše prevzemnico ali prejemnico prevzemni oddelek potrdi prejem na izvodu (kopiji) naročila ki ga je bil prejel od

nabavnega oddelka za materiale majhne vrednosti opravijo prevzem neposredno interni naročniki

Pomembno je poročilo o kontroli kakovosti ki potrjuje ustreznost ali neustreznost prejetega materiala Priloženo je prejemnici če so odstopanja od naročenih kakovosti materialov drugače pa je ustreznost potrjena na prevzemnici Pregled kakovosti je v podjetjih različno urejen za nekatere predmete nabave nimajo predpisane posebne kontrole kakovosti kontrola na podlagi jemanja vzorcev popolna (100-na) kontrola laboratorijska kontrola kontrola nevtralne ndash zunanje institucije

11 Povzeto po Završniku (2000 56-57)

21

2212 Reševanje reklamacij12

Če so pri kontroli vhodnih proizvodov in materiala ugotovljene razlike med dejanskim stanjem in dogovorjenimi obveznostmi dobavitelja se sestavi komisijski zapisnik ki ga pošljemo nabavnemu oddelku Na osnovi zapisnika o ugotovljenih pomanjkljivostih pri dobavi se sproži reklamacijski postopek Reklamacija je ugovor na dobaviteljevo netočnost pri dobavi in instrument za popravljanje napak ki so nastale Kupec z reklamacijo zahteva od dobavitelja da naknadno izpolni zahteve naročila oz pogodbe ter hkrati prevzame tudi odgovornost za škodo ki je nastala zaradi pomanjkljive dobave (Završnik 2000 57) Komisijski zapisnik je potrebno sestaviti tako da je iz njega jasno razvidno za kakšno napako gre (količinsko kakovostno rokovno) kdo in na kakšen način je ugotovil napako V reklamacijskem dopisu dobavitelju pa moramo navesti še naslednje podatke številko pogodbe ali naročila številko in datum dobavnice in prevoznega lista ter drugi dokumenti iz katerih je mogoče ugotoviti zakaj je prišlo do napak Za zamujeni rok dobave in druge neizpolnjene dogovorjene pogoje kupec praviloma ne sestavlja komisijskega zapisnika ampak ureja te napake neposredno z dobaviteljem Kadar kupec ugotovi napake pri dobavi ima do dobavitelja naslednje zahteve

Zahteve glede količine količina materiala je s pogodbo navadno le okvirno določena le redko točno opredeljena Dovoljen je 5 odmik navzgor ali navzdol če je količina označena približno (circa okoli) Pri kosovnem blagu ali označbi raquobrez tolerancelaquo ne sme priti do odstopanj Pri dostavi premajhne količine ima kupec naslednje pravice lahko zahteva takojšnjo dobavo razlike do dogovorjene količine odkloni prevzem manjše količine če ima upravičen interes da sprejme celotno količino sprejme manjšo količino in tudi plača samo prevzeto količino Če pa dobavitelj dostavi večjo količino kupcu ni potrebno prevzeti presežka če ga pa prevzame ga mora tudi plačati po pogodbeni ceni

Zahteve glede kakovosti za kakovostne napake materiala odgovarja dobavitelj vendar le za napake ki so nastale pred prehodom rizika za napake ki kupcu niso bile znane ob sklepanju pogodbe za skrite napake ki se pojavijo po prevzemu materiala (najkasneje v 6 mesecih) za napake zaradi dobaviteljeve prevare kupca o dejanski kakovosti materiala V primeru ko dobavitelj dostavi material boljše kakovosti kupec ne more odkloniti prevzema razen če ima upravičen interes da zahteva točno določeno kakovost S prevzemom boljše kakovosti pa kupec ne prevzame tudi večje obveznosti razen če je bilo v pogodbi drugače dogovorjeno

Pravice in obveznosti pri spremembi cene poleg fiksno določenih cen ki jih stranki le redko spreminjata se stranki lahko dogovorita tudi za naknadno spremembo cene Ceno je mogoče spreminjati navzgor ali navzdol zato ji pravimo tudi raquodrsečalaquo cena Uporablja se pri prodaji investicijske opreme z daljšim rokom dobave pa tudi pri sukcesivni nabavi materiala pri nestabilnih pogojih na trgu ki pomembno spreminjajo stroške proizvodnje od sklenitve pogodbe do dobave materiala

Zahteve pri zakasnitvi dobave kadar z dobavo zamuja dobavitelj lahko kupec uveljavi naslednje zahteve vztraja pri pogodbi in določi naknadni rok za dobavo po preteku naknadnega roka odstopi od pogodbe in zahteva odškodnino razliko v

12 Povzeto po Potočniku (200092-94)

22

ceni zaradi nakupa pri drugem dobavitelju po višji ceni Če pa z prevzemom zamuja kupec mu prodajalec lahko uskladišči material v javnem skladišču in pošlje račun za dobavljeni material proda material na kupčev riziko če skladiščenje ne bi bilo gospodarno in zahteva povrnitev razlike v ceni zaradi prodaje drugemu kupcu po nižji ceni zahteva povrnitev dejanske škode

Poslovna praksa je oblikovala naslednja pravila za reklamacijski postopek (Potočnik 2002a 182)

Ugovarjati začnemo šele takrat ko je vrednost reklamacije večja kot so njeni stroški Če se manjše napake pri istem dobavitelju večkrat ponavljajo ga moramo nanje opozoriti

Upoštevamo običajni reklamacijski rok oz rok ki je določen s pogodbo Sestavljena mora biti vljudno vendar z odločno zahtevo za izpolnitev dogovorjene

obveznosti

2213 Ocena nabavnega posla13

Delo nabavnega referenta se ne konča z uvedbo novega materiala v proizvodnjo ali uporabo nove opreme V poslovanju z dobavitelji lahko pride do zapletov ki jih je potrebno rešiti (reševanje garancijskih zahtevkov in pogodbenih kazni reševanje zahtevkov zaradi dodatnih in nepopolnih del glede na obseg del določen v specifikaciji določitev načina vodenja dokumentacije o nabavi in dobaviteljih zapisovanje ocen projekta) Pri dodatnem delu ali presežku je pomembno da o tem vnaprej obvestimo naročnika ki mora v to privoliti O dodatnem delu mora biti obveščen tudi vodja nabave da kasneje ne pride do nejasnosti pri nabavnih stroških Naložbene dobrine čez čas zahtevajo vzdrževanje ndash takrat postane jasno ali dobavitelj lahko upraviči svoje obljube o servisiranju vzdrževanju in dobavi rezervnih delov Nenazadnje mora dobava zagotoviti tudi da se pridobljene izkušnje razčlenijo in da jih lahko uporabimo na stopnji opredeljevanja specifikacije in izbire dobavitelja pri prihodnjih nabavah S tem se izboljšuje tudi kakovostni nivo dobaviteljev

2214 Pregled in likvidacija prejetih računov Dobavitelj izda za dobavljeno blago račun ali fakturo Težnja po dobrih poslovnih odnosih narekuje čim hitrejše plačilo pogosto so s hitrim plačilom povezane tudi določene bonitete Naloga nabave je da čim hitreje opravi vse posle ki so potrebni pred plačilom računa (Kaltnekar 1993 214) Postopek poteka od pripravljalnih del do samega obračuna (Potočnik 2000 94-95)

V okviru pripravljalnih del zberemo dokumente (pogodba ali naročilnica dobaviteljeva odpremnica ali dobavnica specifikacija materiala tovorni list ali

13 Povzeto po van Weele (1998 94-95)

23

drugi prevozni dokumenti prevzemnica skladišča) ter jih medsebojno primerjamo in ugotavljamo napake med naročenim prevzetim in zaračunanim Ko so dokumenti usklajeni se to potrdi na računu

V obračunu fakture gre za formalni preračun vseh njenih sestavin Po izračunu izda nabavna služba nalog za plačilo Zaradi visokih stroškov preračunavanja posameznih postavk je praksa razvila različne postopke za poenostavitev kontrole računov (zbirni račun preverjanje računov samo nad določeno vrednostjo naključno preverjanje računov določitev računov po metodi ABC ndash preverjamo le račune dobaviteljev v skupini A preverjanje računov dobaviteljev pri katerih so reklamacije pogostejše ne preverjamo računalniško izstavljenih računov ker predvidevamo da so točni ne preverjamo računov dobaviteljev katerim zaupamo da sami sproti popravljajo napake)

Račun pomeni čisto določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga obravnavamo zelo skrbno Pregled in njegovo likvidacijo opravimo takoj po prejemu Kontrola računa ne predstavlja samo nadzora nad opravljenim delom in storitvami dobavitelja temveč pomeni tudi podlago za vrednotenje dobavitelja (Završnik 2000 57)

2215 Evidenca in arhiviranje Evidence nabavnega oddelka obsegajo veliko število podatkov in informacij ki so za operativo nabave uporabni le kadar so dostopni in v urejeni obliki Vsak nabavni oddelek mora voditi evidenco vseh naročil po tekočih številkah Evidenca naj obsega številko naročila ime dobavitelja kratek opis materiala in vrednost celotnega naročila Za takojšen dostop do informacij o stanju odprtih naročil je zelo pomembna evidenca po imenu dobavitelja (naročila so razvrščena po tekočih številkah) Evidenca končnih naročil je zgodovinski zapis vseh zaključenih oz dobavljenih naročil Arhiviramo jih najmanj za tri leta Edinstvena naročila in naročila večje vrednosti hranimo dalj časa (Završnik 2000 58-59) Najpomembnejše nabavne evidence po Potočniku (2000 95) so

evidenca količin materiala evidenca cen materiala evidenca dobaviteljev (tehnične in tržne značilnosti) evidenca nabavnih pogojev po dobaviteljih evidenca reklamacij

24

3 ANALIZA NABAVNEGA PROCESA V PODJETJU VETERINARSKA BOLNICA PTUJ DOO

31 Predstavitev podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo Veterinarska bolnica Ptuj je že pred leti na osnovi povpraševanja odprla ndash temu bi takrat lahko dejali oddelek kjer so stranke lahko kupovale hrano in nekatere dodatke za male kakor tudi za velike živali Povpraševanje je narekovalo vedno večjo ponudbo zato so se leta 2003 odločili za večjo širitev in prenovo prostorov iz katerih je nastala lepa velika trgovina za male in velike živali ki so jo poimenovali Dr Zoo in ki je odprla svoja vrata leta 2004 Pod okriljem Veterinarske bolnice Ptuj deluje tudi Ambulanta za male živali

Ideja in zasnova trgovine morda malce odstopa od podobnih raquopet shopovlaquo saj so v trgovini dali poudarek predvsem na strokovnosti prodajalcev in skrbnem izboru izdelkov ki jih ponujajo Seveda se trudijo da je za vsak okus nekaj vendar so mnenja da kak tolar ki ga odštejete več odtehta kvaliteto izdelka pa naj gre za hrano igračo ali učni pripomoček za vašega ljubljenca ali pa za skrbno izbran dodatek za živali ki jih redite v hlevu Oba programa tako del za male živali kot za velike živali nenehno izpopolnjujejo Podjetje se želi še bolj približati svojim strankam in jih hkrati vezati na sebe s svojo novo ponudbo ki je zaenkrat še v pripravi Uvedli bodo razvoz določenih izdelkov na dom strank po predhodnem telefonskem naročilu Ob cenovno določeni količini kupljenih proizvodov bo njihova dostava brezplačna Razvažali bodo predvsem vitaminske in mineralne dodatke k hrani za velike živali mleko in mlečne nadomestke hrano za pse (15 kg vreče)hellip Pomembno je poudariti da v dostavo ne bodo vključena zdravila in ne vitaminski dodatki za izdajo katerih je potreben recept Poudarek bo predvsem na strokovno usposobljenemu sodelavcu ki ne bo zgolj dostavljal proizvodov ampak bo znal strankam tudi svetovati jih opozoriti na morebitne napake in jih napotiti k veterinarju če bodo to zahtevale okoliščine Namen je ponuditi celovito oskrbo kakršne so deležne stranke ob prihodu v trgovino

SLIKA 1 VETERINARSKA BOLNICA PTUJ SLIKA 1 LOGOTIP TRGOVINE

SLIKI 3 IN 4 NOTRANJOST TRGOVINE DR ZOO

25

SLIKA 5 ČAKALNICA AMBULANTE SLIKA 6 ORDINACIJA ZA MALE ŽIVALI

32 Organiziranost pomen in cilji nabavne službe Nabava je strateškega pomena za podjetje kot je Veterinarska bolnica Ptuj Ima neposreden vpliv na zniževanje stroškov in s tem uspešnost podjetja Uspešno izvedena nabava in pravi predmeti nabave zagotavljajo dobre odnose z kupci Zadovoljni kupci pa svoje zadovoljstvo sporočajo naprej svojim prijateljem in znancem kar je dobra in brezplačna reklama za podjetje Nabava je organizirana centralizirano kar pomeni da oskrbuje tako trgovino kot ambulanto Vse potrebe po proizvodih zdravilih medicinskih pripomočkih in ostalih potrebščinah se iz ambulante sporočijo nabavi ta pa nato izvršuje potrebna opravila povezana z nabavo Temeljne cilje nabave v podjetju lahko razdelimo na nabaviti prave proizvode v ustrezni zahtevani kakovosti v pravi količini ob pravem času po najboljši ceni in ugodnih dobavnih plačilnih pogojih

zagotoviti nepretrgan tok dobave ki ne bo povzročal pomanjkanja proizvodov ali pa preveliki zalog

razvijanje dobrih poslovnih odnosov z dobavitelji

33 Analiza nabavnega procesa po fazah

331 Zaznavanje potreb Za trgovsko podjetje velja staro pravilo ki pravi da je ugodna nabava že pol uspeha Nabava je neposredno povezana s prodajo in pomembno prispeva k zniževanju poslovnih stroškov z doseženimi nabavnimi ugodnostmi Jedro nabavnega sortimenta predstavlja standardni ali fiksni sortiman ki je prilagojen stalnim potrebam porabnikov in spremenljivi ali variabilni sortiman ki pomeni širitev stalnega sortimana v posameznih prodajnih sezonah ali zaradi drugih potreb porabnikov Razmerja med njima ni mogoče natančno določiti saj je pojavljajo tako imenovani mejni proizvodi ki se pojavljajo v obeh sortimentih v določenih obdobjih ali na različne načine

26

Pri nabavi izdelkov se upošteva naslednje da lahko podjetje sortiment izdelkov hitro spreminja in prilagaja potrebam

porabnikov da lahko po potrebi sortiment razširi oziroma ga poglobi in prilagaja ožjemu

segmentu kupcev

Potrebe po izdelkih se zaznavajo kot potrebe po izdelkih pri dnevnem preverjanju zalog optično (pregled zalog

izdelkov po prodajalni in skladišču zapis manjkajočih izdelkov v zvezek za naročila) in preko računalnika (program sam javi da je na zalogi zgolj minimalna količina izdelkov omogoča pa tudi označitev minimalne zaloge izdelkov že pri njihovem vnosu v zaloge)

kot potrebo iz tržišča po novem izdelku prodajni predstavniki ki ponujajo boljši izdelek ali nižjo ceno za enako kakovosten izdelek novi izdelki v katalogih dobaviteljev specialna naročila kupcev14 povečano povpraševanje strank po določenih izdelkih sledi postopek zbiranja in analiziranja ponudb dobaviteljev pogajanja z izbranim dobaviteljem in podpis pogodbe z njim

Ker gre za vezano trgovino z Ambulanto za male živali se stranke iz ambulante napotijo v trgovino po zdravila15 za nadaljnje zdravljenje hrano in ostale pripomočke za živali Prav tako pa se vsa zdravila in ostali pripomočki za ambulanto naročajo preko trgovine Po spoznanju potreb se določi splošne značilnosti izdelkov in potrebno količino Za standardno blago je to preprost postopek pri zdravilih in medicinskih pripomočkih pa se mora nabavnik pri opredelitvi lastnosti kot so zanesljivost trajnost in cena posvetovati z

14 Takšnih naročil je okrog deset na mesec Gre za naročila izdelkov iz katalogov dobaviteljev ki niso na voljo v prodajalni (npr plaščki različnih velikosti in barv za kužke) Ni predplačil izjema so dražji izdelki in izdelki za veliko prakso (npr škarje za striženje ovac) 15Pogoje ki jih morajo izpolnjevati specializirane prodajalne za promet z zdravili na drobno in postopek ugotavljanja teh pogojev ter stroške postopka predpiše pristojni minister v soglasju z ministrom pristojnim za blagovni promet in trgovino (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 58 člen 3 odstavek) Po Zakonu o veterinarstvu (3 člen 24 odstavek) so zdravila za uporabo v veterinarski medicini vsaka snov ali kombinacija snovi ki so pripravljene in namenjene za zdravljenje ali preprečevanje bolezni pri živalih za zdravilo pa se šteje tudi vsaka snov ali kombinacija snovi ki se lahko uporablja na živalih z namenom da bi se določila diagnoza ali ponovno vzpostavile izboljšale ali spremenile fiziološke funkcije Po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (3 člen 16 odstavek) se za zdravila za uporabo v veterinarski medicini štejejo tudi sredstva ki se uporabljajo za razkuževanje uničevanje členonožcev in glodalcev in pridejo v neposreden ali posreden stik z živalmi Za določena zdravila (ibid 5 člen) mora imeti prodajalec (zdravila lahko v trgovini izdaja samo farmacevt ali veterinarski tehnik) nalog (recept) za izdajo zdravila ki ga izda veterinar Nalog za izdajo zdravil se pripne kopiji računa ki ostane v trgovini Stranko morajo seznaniti z navodili za uporabo (72 člen Zakona o zdravilih) in karenčno dobo zdravila kar stranka potrdi z podpisom (Priloga 1) Zdravila ki so namenjena živalim velike prakse se morajo vpisati v Hlevsko knjigo rejca (evidenca zdravil ki so dajana živalim) Vpis obvezno opravi veterinar (podpis žig) če vpis ni opravljen sledijo sankcije Zdravila brez recepta in vitamini se izdajajo kot navadno trgovsko blago Karenca (ibid 4 člen 19 odstavek) je časovno obdobje ki mora preteči od zadnjega dajanja zdravila živali ob normalni uporabi pa do trenutka ko zdravljeno žival lahko damo v redni zakol za proizvodnjo neoporečnih živil oziroma čas v katerem se živalska tkiva mleko jajca in med zdravljenih živali ne smejo uporabljati za prehrano ljudi zaradi možne vsebnosti zaostankov zdravil nad najvišjimi dovoljenimi količinami zaostankov zdravil v teh živilih

27

veterinarji Nabava sodeluje pri predvidevanju potreb z veterinarji prav tako pa jih obvešča tudi o dobavnih rokih izdelkov po katerih povprašujejo Težave povzroča predvsem pomanjkanje zdravil za malo in veliko prakso Kajti za prodajalce zdravil je Slovenija premajhen trg in se jim registracija zdravil (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 13 - 28 člen) ne izplača Problem se rešuje do določene mere s kombinacijo humanih zdravil16 vendar določena zdravila še vedno primanjkujejo oziroma jih na trgu ni za dobiti (npr kapljice za mačje garje zdravilo proti ušem pri perutnini hellip) Predmeti nabave so zdravila vitamini in drugi dodatki k prehrani za male in velike živali hrana za hišne ljubljenčke premium razreda dodatki za nego in drugi pripomočki za male in velike živali razkužila rodenticidi (zatiranje glodavcev) pisarniški material tiskovine obrazci laboratorijski material

332 Interno naročilo Namen internega naročanja so pravilno pravočasno in v optimalnih količinah interno naročeni proizvodi Zaznane potrebe po določenih izdelkih se vpišejo v zvezek naročil kjer se za vsakega dobavitelja vodi svoja evidenca

333 Pregled internega naročila Interna naročila skupaj pregledajo prodajalci in vodja trgovine Preverijo kaj je potrebno naročiti katera so nujna naročila in kaj se bo naročilo kasneje O zdravilih in medicinskih pripomočkih poteka posvet z veterinarji Kadar obstajajo alternativni proizvodi za zadovoljitev iste potrebe se posvetujejo o tem ali bodo uporabili alternativne proizvode ali bodo naročili zahtevane proizvode Če je interno naročilo pravilno izpolnjeno in popolno gre v nadaljnje reševanje

16Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (6 člen 3 odstavek) pravi da je uporabljanje zdravil za uporabo v humani medicini za živali prepovedano razen v izjemnih primerih če tako določi minister pristojen za veterinarstvo Prepovedano pa je tudi (ibid 6 člen 1 odstavek) predpisovanje izdelava in izdaja magistralnih zdravil za uporabo v veterinarski medicini ki puščajo nedovoljene zaostanke v mesu organih ali izdelkih iz živali ki so namenjene za prehrano ljudi Zakon o zdravilih pa v 18 členu (izjemna uporaba zdravil v veterinarski medicini) pravi (1) Če ni na voljo nobenega zdravila za uporabo v veterinarski medicini z dovoljenjem za promet v Republiki Sloveniji za obravnavo bolezenskih stanj določenih živalskih vrst lahko veterinar oziroma veterinarka (v nadaljnjem besedilu veterinar) odgovoren za zdravljenje živali in zlasti da bi preprečil nesprejemljivo trpljenje živali izjemno uporabi zdravila ki nimajo dovoljenja za promet za uporabo pri tej živalski vrsti ali za zadevno bolezensko stanje (2) Natančnejše pogoje izjemne uporabe zdravil predpiše pristojni minister

28

334 Izdelava povpraševanja za potencialne kupce S prenovitvijo trgovine so se odločili tudi za določen standard proizvodov ki jih bodo prodajali to je premium razred Ker pri hrani in ostalih dodatkih za male živali cenovno ne morejo konkurirati velikim trgovskim centrom (ki prodajajo hrano in dodatke nižje kakovosti in posledično po nižjih cenah) so se usmerili na kupce ki zahtevajo kakovost in so pripravljeni zanjo tudi več odšteti Vrhunska kakovost je osnova na kateri se gradijo vsi ostali poslovni odnosi z dobavitelji Nabava nato na osnovi izbranih nabavnih potreb po proizvodih pošlje zahtevo za ponudbo potencialnim dobaviteljem Zahteve vključujejo pogoje in specifikacije (tehnične kakovostne zakonske nabavne hellip) ter morebitno zahtevo tudi po začetnih vzorcih proizvodov Nato v sodelovanju z veterinarji ugotovi ali začetni vzorci ustrezajo vsem podanim zahtevam in jih na podlagi ugotovitev sprejmejo ali zavrnejo Specifikacija izdelka je pomembna informacija ki dobavitelju natančno pove kaj želi podjetje nabaviti Obsega pa

kaj mora dobavitelj dostaviti naročniku želeno kakovost izdelka kdaj in koliko je potrebno dostaviti in način izpolnitve naročila

Podjetje naroča izdelke predvsem na podlagi prodajnih katalogov dobaviteljev gre torej za nabavo po dobaviteljevih specifikacijah Velik del nabavnega sortimana sestavljajo standardni izdelki zato lahko podjetje hitreje in lažje zamenja dobavitelje pa tudi sedanje izdelke lažje nadomesti s podobnimi izdelki drugih dobaviteljev Pri zdravilih so omejeni z dobavo in ponudbo kar je eden izmed razlogov zakaj so v ambulanti terapije poslovna skrivnost17 Podjetje ne more postavljati nobenih pogojev če želijo zdravilo nabaviti sprejmejo tiste pogoje ki jih ponujajo veledrogerije

335 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga se izvaja samo takrat kadar se nabavlja nov proizvod oziroma ko obstoječi dobavitelji ne morejo zagotoviti zahtevanega proizvoda Preučuje se ponudba in povpraševanje po proizvodu in z njima povezana gibanja cen količin kakovosti hellip Drugače pa dobava poteka po odobreni listi izbranih dobaviteljev Z dobavitelji s katerimi so ustvarili uspešen poslovni odnos ki je v obojestransko korist in zadovoljstvo in ki zagotavljajo proizvode po zahtevani kakovosti optimalni ceni ustreznih plačilnih in dobavnih pogojih imajo interes tudi v bodoče sodelovati Kadar se pojavijo negativne izkušnje v sodelovanju z dobavitelji poskušajo spore reševati sproti 17 Terapija (kombinacija zdravil) je poslovna skrivnost podjetja in ni zapisana na računu ki je izdan stranki Zapisana pa je v osebni kartoteki zdravljene živali V 39 členu Zakona o gospodarskih družbah je zapisano Za poslovno skrivnost se štejejo podatki za katere tako določi družba s pisnim sklepom S tem sklepom morajo biti seznanjeni družbeniki delavci člani organov in druge osebe ki so dolžne varovati poslovno skrivnost

29

Pri raziskavi tržišča si pomagajo s ponudbami dobaviteljev ki jih pošiljajo na lastno iniciativo s spletnimi stranmi z obiski trgovskih potnikov (najbolj pogosto jih trgovski potniki sami obiščejo in predstavljajo nove izdelke iz njihove ponudbe jih seznanjajo z novim promocijskim materialom) katalogi dobaviteljev Tako pri izboru dobavitelja za določeno vrsto proizvodov kot tudi pri nabavi novih proizvodov se pridobi več različnih ponudb Na podlagi medsebojne primerjave in analize izberejo najbolj ugodno

336 Izbor dobaviteljev Izbira dobaviteljev je ključna naloga nabave Dobri dobavitelji so tisti ki nudijo nove rešitve Seveda pa je take dobavitelje potrebno najti in potem še izbrati Pravilna izbira dobaviteljev vpliva na kakovost in ceno oskrbe s proizvodi S sistematično in natančno raziskavo lahko najbolje poiščemo potencialne dobavitelje Pogoj za uspešnost so pravi viri informacij in podjetje je črpalo iz naslednjih poslovni imeniki publikacije dobaviteljev strokovni časopisi in revije viri v podjetju informacije od posrednikov izmenjava izkušenj Pri izdelavi nabavne kalkulacije se upoštevajo vsi nabavni stroški ki nastanejo pri posameznem dobavitelju Na izbor pa seveda vplivajo tudi kakovost materiala dobavni roki in pogoji ter plačilni roki in načini plačila Izbira dobavitelja je tesno povezana z oblikovanjem nabavnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bomo sodelovali Podjetje se je osredotočilo na kupce ki zahtevajo kakovost kar je seveda odločilno vplivalo na izbiro dobaviteljev Med potencialnim dobavitelji hrane za male živali so izbrali samo tiste ki nudijo res vrhunsko kakovost Eukanuba Nutro Techni-Cal Royal Canin Hillrsquos Veliko sodelujejo tudi z lokalnimi dobavitelji Miprim doo (mlečni izdelki) Dobrodej Miklavž (lizalni kamni) Ekolap Scala doo (razkužila) Dar Trade Petrovče Vitan Trade Hoče (igrače) Aler doo Ljubljana (igrače) Zdravila se naročajo preko veledrogerij kot sta Krka in Kemofarmacija (nudijo širok asortiman dobava je možna vsak dan popusti ni problemov z zamenjavo blaga)

337 Eksterno naročilo Cilj eksternega naročila so pravilno pravočasno po sprejemljivih cenah in v optimalnih količinah naročeni proizvodi pri dobaviteljih kar omogoča pravočasno dobavo Naročilo je konkretna nabavna akcija kjer gre za neposreden poslovni kontakt z dobaviteljem in ustvarjanje pravne obveznosti tako s strani kupca (ki se zaveže da bo poravnal kupnino) kot s strani dobavitelja (ki se s potrditvijo naročila zaveže da bo obljubljeno tudi dostavil v dogovorjenih rokih in ustrezni kakovosti)

30

Hrano za male živali naročajo enkrat tedensko s tem so se prilagodili dobaviteljem Hrano in ostale proizvode naročajo v ponedeljek ndash torek (dobava sledi do konca tedna) ali v četrtek ndash petek (dobava sledi v začetku tedna) Zdravila je možno naročiti vsak dan ker dobavitelji dobavljajo tudi lekarnam na tem področju in ni težav z dobavnimi roki Eksterno naročilo se preda dobavitelju telefonsko (v večini primerov) ali po trgovskem zastopniku dobavitelja Pogodba med kupcem in dobaviteljem se sklene ko dobavitelj potrdi sprejem naročila S potrditvijo naročila dobavitelj sporoči kupcu da se strinja z vsebino naročila in ostalimi pogoji Včasih je potrebno kakšno naročilo tudi spremeniti ali dopolniti kar pomeni da se dobavitelja obvesti o spremembah ali dopolnitvah naročila ter sodeluje z njim pri odpravljanju morebitnih težav

338 Sklepanje nabavnih pogodb Preden lahko izdelamo predlog nabavne pogodbe mora podjetje imeti listo odobrenih dobaviteljev in specifikacije izdelkov ki jih bo nabavljalo pri dobaviteljih Naročnik in predstavnik dobavitelja nato skupaj uskladita zahteve naročnika po proizvodu in ostale pogodbene pogoje Kupna pogodba je pravna podlaga nabave ki nastane s strinjanjem obeh sodelujočih strank to je kupca in prodajalca Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa s potrditvijo naročila Pogodba se šteje za sklenjeno ko prodajalec potrdi kupčevo naročilo Pri sklepanju pogodbe pa morata obe pogodbeni strani izpolnjevati naslednja načela

podpisnika morata ravnati kot dobra gospodarja spoštovati zakone upoštevati veljavnost pogodbe upoštevati določila uzanc

Sama pogodba vsebuje naslednje elemente ceno in morebitne spremembe cene količino in kakovost blaga način naročanja (telefonsko preko prodajnih zastopnikov dobavitelja) dinamika nabave (1x tedensko) plačilne in dobavne pogoje popuste reklamacije način pakiranja in embalažo čas trajanja pogodbe promocijske akcije18 druga posebna določila k pogodbi

18 Prodajna akcija ki jo izpeljeta dobavitelj in prodajalec skupaj Vsak zmanjša ceno proizvoda za 10 (skupaj oba za 20) kar pripelje do povečane prodaje stranke so namreč vesele da za isto količino plačajo 20 manj Trgovina ima sicer manjši dobiček na enoto vendar se dobiček poveča zaradi večje prodane količine proizvoda

31

339 Spremljanje eksternega naročila Pri spremljanju naročila gre predvsem za kontrolo nad prispetjem potrditve naročila primerjavo z našim eksternim naročilom ter kontrolo dobavnih rokov (ali so naročeni proizvodi prispeli pravočasno) Namen spremljanja je torej v tem da preprečimo motnje poslovnega procesa nezmožnost izvršitve dobav našim kupcem in poslabšanje image-a Nabava je dolžna spremljati proizvode od njihovega naročila pa vse do prevzema v skladišču Glavna naloga nadzora izpolnjevanja dobavnih rokov je torej ugotavljanje njihovih prekoračitev in opominjanje dobavitelja na njih Vsi stroški z manipulacijo naročenih proizvodov morajo biti čim nižji kar pomeni da moramo naročene proizvode in njihovo pot od dobavitelja do nas nadzorovati in jo pravilno usmerjati

3310 Prevzem in pregled vhodnih proizvodov Pravilen in natančen prevzem naročenih in dobavljenih proizvodov je izredno pomembna naloga Prevzem poteka na osnovi

dokumentacije (pogodba eksterno naročilo dobavnica preverijo tudi cene proizvodov kajti včasih se zgodi da dobavitelji pozabijo na naknadno dogovorjene popuste ndash jih opozorijo na pomanjkljivost)

vizualnega pregleda (ugotavlja se prisotnost vidnih napak in pregled dokumentacije ki je prispela skupaj s pošiljko)

in količinskega pregleda (preveri se ustreznost proizvodov na dobavnici ter opravi količinski prevzem s štetjem) ki se opravita hkrati

Zelo pomembno je preveriti tudi rok uporabnosti tako za hrano vitamini in ostale dodatke k prehrani za živali ter predvsem rok uporabnosti zdravil19 Načeloma se zaupa dobavitelju vendar so kljub temu pozorni na rok uporabe Proizvodi (tudi proizvodi ki se niso prodali) ki jim je pretekel rok uporabe se vrnejo k dobaviteljem Če dobavitelj ne dobavi ustreznih naročenih proizvodov mu na osnovi reklamacije (Priloga 2) blago vrnejo oziroma pride do kompromisa (proizvode prevzamejo vendar jim dobavitelj zato odobri popust ndash zamenjava v duhu dobrega poslovanja) Prav tako se reklamirajo proizvodi ki imajo poškodovano embalažo Za dobavo in prevzem zdravil mora trgovina imeti poseben vhod (tukaj se ne smejo prevzemati nobeni drugi proizvodi) kar so rešili v sklopu bolnice Prav tako morajo biti zdravila v skladišču fizično ločena od ostalih proizvodov Vodi se tudi ločena evidenca20 zdravil od ostalih proizvodov

19 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih v 63 členu pravi Prepovedano je dajati v promet zdravilo ki mu je potekel rok uporabe ali če je bila dokazana oporečnost njegove kakovosti varnosti ali učinkovitosti 20 73 člen Zakona o zdravilih namreč pravi veletrgovci z zdravili lahko prodajajo zdravila za uporabo v veterinarski medicini tudi veterinarskim in drugim organizacijam ki po predpisih o veterinarstvu opravljajo veterinarsko dejavnost če imajo vzpostavljen sistem za sprejem shranjevanje in sledljivost zdravil ki ga preveri pristojni organ ter določeno odgovorno osebo za sprejem shranjevanje in zagotavljanje sledljivosti zdravil ki je imetnik diplome spričevala ali druge univerzitetne ali enakovredne izobrazbe iz farmacije

32

3311 Prejem in likvidacija računa Dobavitelj izda za dobavljene proizvode račun Prejeti računi dobaviteljev za dobavljene proizvode se pregledajo v smislu računovodske in predmetne točnosti Račun pomeni točno določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga moramo obravnavati zelo skrbno Likvidacijo računa opravimo takoj po njegovem prejemu saj s tem omogočimo računovodstvu da opravi promptno plačilo in tako pridobi pravico do popusta Likvidacija poteka po naslednjem postopku naprej se zbere potrebna dokumentacija (eksterno naročilo dobavnica prevzemnica račun) kateri sledi primerjava dokumentacije in ugotavljanje morebitnih razlik med naročeno prevzeto in zaračunano količino Ko se vse preveri in se vse ujema se račun likvidira Likvidacija računa zajema datum likvidacije na katero stroškovno mesto se račun knjiži datum valute računa podpis likvidatorja računa

3312 Evidenca in arhiviranje Zelo pomembna je evidenca zdravil omogočena mora biti sledljivost zdravila Sledljivost zdravila je po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (4 člen) dokumentirana pot zdravila od izdelovalca proizvajalca pravne ali fizične osebe ki opravlja promet z zdravili na debelo in na drobno do končnega uporabnika Pri vnosu dobavljenih zdravil v zaloge se morajo obvezno vpisati naslednji podatki ime zdravila (njegova koda) serijska številka zdravila opis količine (kos škatla ampula) število kosov in rok uporabe zdravila sledijo pa še dobavitelj datum prevzema številka dobavnice številka prevzemnice cena Serijska številka količina in rok uporabe zdravila sta izpisana tudi na računu zdravila ki je izdan stranki Sledljivost zdravila je pomembna še posebej v primeru umika določene serije zdravila s tržišča (npr ko sestava ne odgovarja specifikaciji) Takrat se vrnejo dobavitelju vsa zdravila ki so še v zalogi in preko izdanih računov (podatki strank) se izsledi že izdana zdravila pri strankah Skladišče zdravil je enotno tako za trgovino kot za ambulanto Pri prevzemu zdravila iz depoja mora veterinar podpisati oddajnico za vsa prevzeta zdravila Nadaljnjo evidenco o zdravilih nato vodi veterinar (kje se nahajajo katera žival jih je prejela v okviru svoje terapije) Podatki in informacije zbrani v evidencah so uporabni le tedaj če so ažurni in na voljo takrat kadar se dejansko potrebujejo K papirni evidenci shranjeni v obliki kopij v registru se štejejo ceniki (urejeni po dobaviteljih) podpisane kopije (s strani strank) izdanih računov

33

4 SKLEP Edina stalnica poslovnega okolja je njegovo nenehno spreminjanje Spremembe so številne in jim je težko slediti še posebej potrebam in željam potrošnikov ki se iz dneva v dan spreminjajo Zato uspešnost nabave izjemno vpliva na uspešnost trgovskega podjetja Bergant pravi (2001 21) raquoDobiček je ustvarjen samo če je input manjši kot output torej takrat ko podjetje posluje ekonomičnolaquo Vodenje nabave pa je odvisno od velikosti podjetja in ciljev ki jim podjetje sledi Odločitve o izbiri proizvodov (sortiment količina in cene) odločilno vplivajo na uspešnost podjetja Poslovna politika trgovskih podjetij se osredotoča v prvi vrsti na povečanje prodaje in zviševanje razlike med nabavno in prodajno ceno proizvodov Prodajne cene so na trgu razvrščene v različne cenovne razrede njihovo povečanje pa je dokaj zahtevno saj zahteva precej vlaganj in časa Zato poskušajo podjetja zniževati svoje nabavne stroške da bi tako povečala konkurenčnost Nabavno poslovanje postaja vse bolj obsežno zapleteno in zahtevno Nekdanje funkcije nabave naročanje prevzem in skladiščenje dopolnjujejo sedaj še trženjske funkcije kot so preučevanje nabavnega trga planiranje nabave odločitve glede dobaviteljev odločitve o oblikah in načinih nabavnega poslovanja ter nabavnih poteh pa tudi komuniciranje z dobavitelji analiziranje in evidentiranje nabave Pri nabavnem managementu je čedalje bolj pomemben dolgoročen odnos med kupcem in prodajalcem ki prinaša koristi tako prodajalcu kot kupcu ndash spoznanje da dolgoročno sodelovanje prinaša več koristi kot pa serija enkratnih kupčij za iste potrebe Uspešnost nabave je odvisna od pravilnih odločitev glede nabavnih virov Podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo je uspelo zgraditi dobre in dolgoročne poslovne odnose z dobavitelji Pri odločanju o nabavi ni pomembna samo cena temveč vse storitve ki jih nudi dobavitelj Prvi pomemben kriterij pri odločanju o nakupu pa je prav gotovo kakovost proizvodov saj lahko neustrezna kvaliteta ob nizki ceni povzroči več stroškov kot prihrankov Nabavna politika v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj pod okriljem katere posluje trgovina Dr Zoo je usmerjena k potrebam in željam svojih kupcev Težijo k čim večji optimalnosti cen nabavljenih proizvodov k visoki kakovosti proizvodov in dolgoročnemu sodelovanju z izbranimi dobavitelji Zakon o zdravilih prepoveduje oglaševanje zdravil kar posledično vpliva tudi na to da se ne sme oglaševati trgovina kot kraj kjer se prodajajo zdravila Dovoljuje pa obveščanje Tako lahko Veterinarska bolnica obveščajo ljudi o cepljenjih (redna letna cepljenja psov proti steklini) o uporabi razkužil (ptičja gripa) Reklamirajo se preko zadovoljnih strank ki o njih poročajo naprej svojim prijateljem in znancem Zelo pomembna je tudi povezanost trgovine z ambulanto od koder veterinarji napotijo stranke po zdravila in hrano za nadaljnjo terapijo pri živalih Povezanost trgovine z Ambulanto za male živali in oddelkom prakse za velike živali tvori njihovo prepoznavnost in konkurenčno prednost

34

POVZETEK Nabava je ena temeljnih funkcij poslovnega procesa trgovskih podjetij njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja posreduje kupcem in to v zadostni količini in primernem sortimentu po ustreznih cenah ter pravočasno Diplomsko delo je razdeljeno na dva dela in sicer na teoretični ter praktični del kjer je opisana nabava v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo V teoretičnem delu diplomskega dela je nabavni proces predstavljen po posameznih fazah kot ga predstavljajo avtorji v literaturi Faze si sledijo v določenem zaporedju Posamezne faze se med seboj prepletajo so povezane ter odvisne Vsako stopnjo nabavnega procesa je potrebno izvesti pazljivo in sistematično kajti le tako lahko zadovoljimo potrebe po proizvodih ki so na voljo pravočasno v ustrezni količini kvaliteti in ustrezni ceni Praktični del predstavlja podjetje Veterinarska bolnica Ptuj doo in analizo poteka postopka nabave v samem podjetju Proces sem prikazala od raziskave nabavnega trga sklepanja nabavne pogodbe ugotavljanja potreb in naročanja do prevzema blaga KLJUČNE BESEDE nabava nabavni proces naročanje izbira dobavitelj kupec trgovsko podjetje ABSTRACT Procurement is for commercial companies one of the key elements of business procedure its task is to obtain those articles which sales department discloses to customers in right quantity range of varieties suitable prices and in time Diploma is separeted in two parts The first part is theoretical and the second one is practical descripton of purchasing in company Veterinarska bolnica Ptuj doo In theoretical part of diploma the purchasing process is represented by particular stages The stages follow one another in certain succesion The particular stages are connected and depended between themselves Each stage of purchasing process has to be done carefully and systematically Only in that case we can satisfy the needs by products which are at service on time in appropriate quantity quality and at reasonable price The practical part represents the company Veterinarska bolnica Ptuj doo and analyses the purchasing process in it I presented procedure started with market resarch followed by award the contract needs determination ordering and take delivery KEY WORDS purchase purchasing process ordering choise supplier buyer trade company

35

5 SEZNAM LITERATURE

1 Baily PFarmer DJessop DJones 1998 Purchasing principles and Management London Prentice Hall

2 Bergant Bogomil 2001 Gospodarjenje podjetij Novo mesto Visokošolsko središče Visoka šola za upravljanje in poslovanje

3 Društvo ekonomistov 2000 25 Jubilejno posvetovanje o podjetniškem planiranju in managementu Uvajanje sprememb vodenja in planiranja

4 Gadde Lard-Erik in H Hakansson 1993 Profesional Purchasing London Routledge

5 Kaltnekar Zdravko 1993 Logistika v proizvodnem podjetju Kranj Moderna organizacija

6 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta 7 Kotler Philip 2004 Management trženja Ljubljana GV Založba 8 Leenders MR Fearon HE England WB 1985 Purchasing and Materials

Management RD Irwin Inc Homewood Illinois 9 Markič Peter Strniša Marija Tavčar Rudi 1993 Poslovna pogajanja Ljubljana

Gospodarski vestnik 10 PotočnikVekoslav 2000 Komercialno poslovanje z osnovami trženja 1 Ljubljana

Ekonomska fakulteta 11 PotočnikVekoslav 2001a Trgovinsko poslovanje Novo mesto Visoka šola za

upravljanje in poslovanje 12 PotočnikVekoslav 2001b Trženje v trgovini Ljubljana GV Založba 13 PotočnikVekoslav 2002a Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana

Ekonomska fakulteta 14 PotočnikVekoslav 2002b Temelji trženja s primeri iz prakse Ljubljana GV

Založba 15 van Weele A J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa

Ljubljana Gospodarski vestnik 16 Završnik Bruno 2004 Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV

Izobraževanje 17 Završnik Bruno 2001 Pogajanja v nabavi in upravljanje s človeškimi viri

Radenci Center za zunanjo trgovino Radenci doo 18 Završnik Bruno 2000 Nabava ndash zapiski predavanj Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta 19 Završnik Bruno 1997 Management nabave Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta

36

6 SEZNAM VIROV 1 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD ndash UPB1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+gospodarskih+druC5BEbahampmandate=-1ampunid=UPB|AB7A116C1EB745F7C1256F41003C9EF3ampshowdoc=1 [2532006] 2 Zakon o veterinarstvu (ZVet-1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampvt=6ampst=aampq=veterinaampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C1256A330020E07Fampshowdoc=1 [2532006] 3 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (ZZMP) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+zdravilihampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C125683A002C1181ampshowdoc=1 [2532006] 4 Zakon o zdravilih (ZZdr) (online) Dostopen na httpwwwuradni-listsi1ulonlinejspurlid=200631ampdhid=81631 [2532006]

3

KAZALO 1 UVOD 5

11 Opredelitev področja in opis problema ki je predmet raziskave 5 12 Namen cilji in trditve raziskave 5 13 Predpostavke in omejitve raziskave 6 14 Uporabljene metode raziskovanja 6

2 NABAVNI PROCES ndash TEORETIČNI DEL 7

21 Pomen in vloga nabave v podjetju 7 211 Organiziranost nabavne službe 8 212 Zaposleni v nabavi 8

22 Nabavni proces po fazah 9 221 Zaznavanje potreb 9 222 Interno naročanje 10 223 Pregled internega naročila 10 224 Izdelava specifikacije 11 225 Raziskava nabavnega tržišča 11 226 Nabavna pogajanja 13 227 Izbira dobavitelja 15 228 Eksterno naročilo 18 229 Sklepanje nabavnih pogodb 18 2210 Spremljanje izpolnitve naročila 20 2211 Prevzem vhodnih proizvodov 20 2212 Reševanje reklamacij 21 2213 Ocena nabavnega posla 22 2214 Pregled in likvidacija prejetih računov 22 2215 Evidenca in arhiviranje 23 3 ANALIZA NABAVNEGA PROCESA V PODJETJU VETERINARSKA BOLNICA PTUJ DOO 24

31 Predstavitev podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo 24 32 Organiziranost pomen in cilji nabavne službe 25 33 Analiza nabavnega procesa po fazah 25

331 Zaznavanje potreb 25 332 Interno naročilo 27 333 Pregled internega naročila 27 334 Izdelava povpraševanja za potencialne kupce 28 335 Raziskava nabavnega tržišča 28 336 Izbor dobaviteljev 29 337 Eksterno naročilo 29 338 Sklepanje nabavnih pogodb 30 339 Spremljanje eksternega naročila 31 3310 Prevzem in pregled vhodnih proizvodov 31 3311 Prejem in likvidacija računa 32 3312 Evidenca in arhiviranje 32 4 SKLEP 33

4

5 SEZNAM LITERATURE 35 6 SEZNAM VIROV 36

5

1 UVOD

11 Opredelitev področja in opis problema ki je predmet raziskave Nabava je temeljna funkcija v trgovskem podjetju zraven skladiščenja in prodaje seveda Njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja ponudi kupcem v zadostni količini pravočasno in po ustrezni ceni (nabavna cena neposredno vpliva na možnost prodaje in donosnost izdelka) Trgovska podjetja so prišla do spoznanja da je glavni dejavnik trajne konkurenčne prednosti ponudba zelo kakovostnih in različnih proizvodov Zato si prizadevajo oblikovati optimalne sortimente ki bi naj zadovoljili čedalje zahtevnejše kupce Za oblikovanje optimalnih sortimentov ponudbe pa je bistvenega pomena da se zraven prodajnega trga preučuje tudi nabavni trg Z raziskavo nabavnega trga si podjetje pridobi aktualne zanesljive in v prihodnost usmerjene podatke o vrstah in količini izdelkov cenah in dobaviteljih Podjetje načrtuje nabavo vnaprej z namenom da določi vrsto in količino proizvodov čas nabave ter nabavne pogoje Pogosto si mora odgovoriti na dve vprašanji

ali je načrt nabave podrejen načrtu prodaje ali pa je prodajni načrt hkrati tudi nabavni načrt

Na obe vprašanji je mogoče odgovoriti pritrdilno le v primeru vrste in količine proizvodov čas dobave pa je odvisen od časa prodaje - upoštevati se mora čim krajši čas vezave denarnih sredstev v zaloge Načrtovanje nabave daleč vnaprej je zelo tvegano saj se navade potrošnikov hitro spreminjajo zato mora biti nabava pripravljena slediti hitrim spremembam povpraševanja Za učinkovito oblikovano nabavno politiko moramo torej dobro poznati tržne razmere nabavne pogoje in seveda potrebe ki jih želimo zadovoljiti kajti pri nabavnem trženju je iniciativa na strani trgovskega podjetja ki dobaviteljem sporoča kaj potrebuje in kaj mu naj priskrbijo Poslovno okolje se zelo hitro spreminja podjetje pa lahko preživi in ostane uspešno le če je sposobno te spremembe predvideti in se pravočasno odzvati na njih Ena izmed osrednjih nalog nabavnega managementa je tako skrb za dobavitelje še posebej za odkrivanje in pridobivanje novih Zaslediti je težnje k dolgoročnim poslovnim odnosom s poslovnimi partnerji (medsebojna odvisnost zaupanje prilagajanje in težnja po ohranjanju medsebojnega sodelovanja)

12 Namen cilji in trditve raziskave Namen diplomskega dela je preučiti teoretična znanja na področju managementa nabave samega procesa nabave in njegovih faz ter prikazati praktični vidik procesa nabave v trgovini Dr Zoo ki deluje v okviru podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo S pomočjo spoznanj različnih avtorjev sem skušala predstaviti osnove in izhodišča nabave management nabave in nabavni proces po njegovih fazah Kot cilj diplomskega dela sem si zastavila preučitev nabavnega procesa po njegovih fazah V prvem delu sem preučila proces z teoretičnega vidika v drugem delu pa z praktičnega na primeru podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo

6

Osnovne trditve ki veljajo za nabavni proces so Cena ne sme biti nikoli ključni element nabavnega pogajanja Reklamacij blaga je vedno manj Nabavna služba mora vedno razvijati zanesljive alternativne vire dobave da ne

prihaja do zamud če se glavnemu dobavitelju kaj zgodi

13 Predpostavke in omejitve raziskave Nabavna funkcija predstavlja kot poslovna funkcija v podjetju izhodišče reprodukcijskega procesa Omogoča torej raquoproizvodnjolaquo nove vrednosti proizvodnjo ter ponudbo koristi za ciljne skupine odjemalcev na prodajnem trgu Vsako podjetje si skuša zagotoviti trdno in stabilno konkurenčno sposobnost pred ostalimi podjetji Kar pa je zaradi spremenljivih pogojev poslovanja in zahtev zunanjega okolja težko saj se morajo podjetja sproti prilagajati z različnimi kombinacijami proizvodnih tvorcev Eden izmed temeljnih pogojev za pisanje diplomskega dela je razpolaganje z čim večjim številom kakovostnih podatkov in informacij Pri pisanju diplomskega dela sem podatke črpala iz domače in tuje literature Osnovno omejitev vidim pri pisanju praktičnega dela kjer sem uporabljala interne vire podjetja nekateri izmed teh virov predstavljajo poslovno skrivnost podjetja in do njih nisem imela dostopa

14 Uporabljene metode raziskovanja V svojem diplomskem delu sem poskušala raziskati pomen nabave v podjetju njeno organiziranost kako uresničuje zastavljene cilje in opisati sam proces nabave v trgovskem podjetju Raziskava je osredotočena na nabavni proces v trgovini za male in velike živali Dr Zoo ki deluje v okviru podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo Uporabila sem poslovno raziskavo v okviru katere pa sem se osredotočila na statično ekonomsko raziskavo ki obravnava problem v določenem časovnem obdobju Skozi celotno delo sem uporabljala deskriptivni (opisni) in analitični pristop V okviru deskriptivnega pristopa sem uporabila

metodo deskripcije (opisala sem nabavni proces) metodo kompilacije (povzemala sem opazovanja spoznanja stališča sklepe in

rezultate drugih avtorjev) Pri analitičnem pristopu sem uporabila

metodo analize (pri tako sestavljenem procesu kot je nabava sem preučevala vsak del posebej in v odnosu do drugih delov oziroma celote)

metodo sinteze (predstavila sem skupne značilnosti analiziranih delov celote) Podatke sem zbirala s pomočjo domače in tuje literature interneta in podatkov ki sem jih dobila v podjetju

7

2 NABAVNI PROCES ndash TEORETIČNI DEL

21 Pomen in vloga nabave v podjetju Nabavna funkcija vključuje proces nakupovanja in sicer opredelitev potreb izbiro dobavitelja dogovarjanje o primerni ceni določitev plačilnih in dobavnih pogojev sklenitev pogodbe ali naročanje in spremljanje izpolnjevanja naročila Skratka naloga nabave je da zagotovi opremo material druge potrebščine in storitve ustrezne kakovosti v zadostnih količinah po primerni ceni in pravem viru (van Weele 1998 29 povz po Aljian 1983 3) Nabava je ena izmed temeljnih funkcij kajti brez nje se ne morejo opravljati druge funkcije v podjetju (v proizvodnih podjetjih funkciji proizvodnje in prodaje v trgovinskih podjetjih pa funkcija prodaje) To sicer ne pomeni da je najpomembnejša kajti njeno delovanje je odvisno od aktivnostih drugih funkcij Pomembnost nabave je odvisna od razvitosti podjetja od velikosti in položaja podjetja od sezonskih gibanj in splošnih tržnih odnosov Potek nabave je zelo pomemben saj dosega vrednost porabljenega materiala 40-70 vseh stroškov poslovanja kar pomeni da je poslovni izid podjetja v veliki meri odvisen od uspešnosti nabavnega manegementa Prepozna nabava povzroča zastoje v proizvodnji in s tem stroške prav tako jih pa povzroča predčasna nabava (vezana denarna sredstva stroški skladiščenja) Če podjetje uporablja material slabše kakovosti bodo tudi izdelki slabše kakovosti posledično večji stroški zaradi napak izmeta škarta reklamacij kupcev Nabava se po Potočniku (2000 7-9) sooča s problemom uskladitve treh dejavnikov zagotoviti mora visoko stopnjo izpolnitve naročil pri dobaviteljih seveda ob čim nižji vezavi denarnih sredstev in čim manjših nabavnih stroških na enoto nabavljenega materiala Vloga in pomen nabave v trgovini na drobno1

Trgovska podjetja na drobno delujejo kot posredniki med proizvajalci trgovinami na debelo in končnimi porabniki Nabavljeno blago prodajo končnim porabnikom v manjših količinah primernih za potrebe posameznega gospodinjstva Primerjava nabave trgovskih podjetij z nabavo proizvodnih podjetij kaže naslednje razlike

Razmišljanje o najnižjih možnih stroških temeljni razlog za nabavo v trgovini je prodaja ndash ne glede na to kaj je kupljeno se mora to prodati Prihodki od prodaje marže in stroški so temeljne informacije za oblikovanje nabavnih odločitev

Ponudba izdelkov trgovska podjetja oblikujejo zelo široko ponudbo izdelkov (več kot 100000 različnih postavk) zato morajo oblikovati učinkovit informacijski sistem ki jim omogoča obvladovanje celotnega blagovnega toka Nabava in prodaja sta si časovno precej blizu zato lahko hitro izločijo iz prodaje tiste izdelke ki jih kupci ne sprejemajo tako kot so pričakovali

Nabava po dobaviteljevih specifikacijah podjetja nabavljajo to kar ponujajo dobavitelji Velik del nabavnega sortimana sestavljajo standardni izdelki zato lahko trgovsko podjetje hitreje in lažje zamenja dobavitelje pa tudi sedanje izdelke lažje nadomesti s podobnimi izdelki drugih dobaviteljev

1 Povzeto po Potočniku (2002a 283)

8

211 Organiziranost nabavne službe2

Organiziranje nabave temelji na delitvi dela ki omogoča večjo specializacijo tipizacijo in standardizacijo posameznih opravil Organizacijsko strukturo nabave sestavljajo delovna mesta ki se povezujejo v delovna področja ta pa v oddelke in službe Organizacijska struktura se razlikuje med posameznimi podjetji in je odvisna predvsem od velikosti podjetja gospodarske panoge prostorske lokacije podjetja in načina proizvodnje Na organizacijske oblike nabave vplivajo tudi notranji dejavniki (značilnosti materiala sortiment materiala strokovnost kadra tehnološki proces in tehnična opremljenost finančna moč podjetja) in zunanji dejavniki (dobavitelji nabavne poti položaj na nabavnem trgu predpisi lokacija podjetja) Glede na način vodenja nabavne službe lahko nabavno poslovanje organiziramo

Centralizirano takšen način omogoča večjo tržno moč podjetju skriva pa nevarnosti povezane s togim in počasnim reagiranjem na hitre spremembe na nabavnem trgu oz povečano porabo materiala v geografsko ločenih proizvodnih obratih

Decentralizirano takšno poslovanje je bolj tržno prilagodljivo vendar zaradi manjše tržne moči praviloma dražje

Veliko podjetij izbere kombinirano obliko ki izkoristi prednosti obeh (Baily 1998 53) s sodobno informacijsko in komunikacijsko povezavo vseh enot ki nabavljajo na trgu se podjetje lahko izogne pastem centralizacije in decentralizacije

212 Zaposleni v nabavi Uspešna nabava je v veliki meri odvisna od ljudi ki so zaposleni v njej kljub velikemu prispevku računalnika v vseh dejavnostih Odvisna je od sposobnosti znanja in naporov osebja Tako je torej potrebno veliko pozornosti posvetiti pridobivanju in selekciji osebja Nabava danes vključuje bolj kompleksne in zahtevne naloge zato je potrebna visoka raven pristojnosti in sposobnosti nabavnega osebja Da bi obvladovali zahtevne naloge je v večini primerov potrebna višja oz visoka izobrazba in nekaj let prakse Človeški viri postajajo tako ključno konkurenčno orodje organizacij ki se pripravljajo na izzive tretjega tisočletja Pri planiranju programa usposabljanja morajo po Završniku (Društvo ekonomistov 2000 51) managerji preučiti potrebe in želje vsakega posameznika ki v programu sodeluje Samo dobro motivirani in seveda ustrezno nagrajeni nabavniki bodo kos nalogam na področju nabave Uspešna vključitev novih sodelavcev v nabavno službo zahteva natančno opredelitev delovnih postopkov in je zato pogosto vezana tudi z začetnim strokovnim usposabljanjem novih nabavnih referentov Nabavna služba temelji na količinskem (objektivna ocena ki izhaja iz minimiziranja nabavnih stroškov na enoto nabavljenega materiala) in kakovostnem (diagnostične analize s pomočjo katerih ugotavljamo uspešnost delavca po vseh sestavinah nabavnega poslovanja) vrednotenju zaposlenih v nabavi (Potočnik 2002a

2 Povzeto po Potočniku (2000 12-14)

9

188) Završnik (2001 26) pravi da noben način vrednotenja sam zase ne daje jasnih rezultatov združitev obeh pristopov pa nudi bolj uravnoteženo in popolno sliko

22 Nabavni proces po fazah

221 Zaznavanje potreb Nabavni nakupni proces v podjetju se začne z zaznavo problema ali potrebe ki jo je mogoče zadovoljiti z nabavo določenega izdelka ali storitve Izdelavni material zahtevajo v proizvodnji pomožni material v skladišču trgovsko blago pa prodajni oddelek Če podjetje vodi zalogo materiala po točki naročanja se zaznava potrebe sproži avtomatično ko količina materiala pade na točko signalne zaloge Vodje posameznih oddelkov morajo poznati potrebe svojih oddelkov obseg in čas ki je potreben za njihovo nabavo Zaznavo potrebe lahko spodbudijo notranji ali zunanji dražljaji (Kotler 2004 228-229) Notranji dražljaji zaloga materiala se zniža na signalno zalogo podjetje se na primer odloči razviti nov izdelek in potrebuje novo opremo in materiale pokvari se stroj in potrebni so novi sestavni deli nabavljeni material ne izpolnjuje zahtev posledično podjetje išče novega dobavitelja Zunanji dražljaji poslovni sejmi oglasi prodajni predstavniki ki ponujajo boljši izdelek ali nižjo ceno Veliko podjetij se sooča s vprašanjem raquonarediti ali kupitilaquo Glavni dejavnik ki vpliva na odločitev narediti ali kupiti je višina stroškov ki nastanejo zaradi ene ali druge odločitve Podjetje pa mora pri tem upoštevati tudi druge dejavnike (Završnik 2000 30) stroški zmožnosti kapacitete kontrola odvisnost fleksibilnost fiksni stroški potrebno znanje količina obseg dolgoročna pričakovanja zaposlenost tajnost potencialna konkurenca investicije zanesljivost dobave Podrobneje opisanega problema ne bom analizirala in bom za diplomsko delo predpostavila da bomo potreben material nabavljali pri dobaviteljih Pomembno je da se v nabavnem oddelku opredelijo pristojnosti in odgovornosti glede naročanja materiala Nabave ki so neobičajne ali pa velike vrednosti se ponavadi izvedejo s posebnim postopkom V takih primerih se uporabljajo tudi posebni dokumenti ki jih podpisujejo vodilni ljudje v podjetju Preden se material naroči je potrebno preveriti obstoječe zaloge v skladišču pa tudi presežke želenega materiala drugih oddelkov v podjetju Po spoznanju potrebe kupec določi splošne značilnosti izdelka in potrebno količino Za standardno blago je to preprost postopek pri nestandardnih izdelkih pa se mora nabavnik pri opredelitvi lastnosti kot so zanesljivost trajnost in cena posvetovati z inženirji ali uporabniki Nabava mora sodelovati pri predvidevanju potreb z ostalimi funkcijami podjetja (proizvodnjo prodajo razvojem financami in računovodstvom) prav tako pa jih mora obveščati o dobavnih rokih materialov po katerih povprašujejo ter jih obveščati tudi o morebitnih spremembah za standardizirane materiale Poseben problem pri spoznavanju potreb predstavljajo po Završniku (1997 10) nujne in majhne potrebe V podjetjih lahko zasledimo navadno večje število nujnih potreb

10

Upravičene pa so samo tiste ki jih zaradi nenadnih sprememb na prodajnem trgu ali višje sile in nepredvidljivih večjih okvar na strojih ali opremi ni bilo mogoče predvideti Neupravičena nujna naročila pa so posledica napačno vodene politike zalog slabega planiranja proizvodnje nezaupanja v pravočasne dobave in navade označevanja internih naročil z raquonujnolaquo ali raquohitrolaquo Ne glede na vzroke so takšna naročila draga Majhna naročila so stalni problem v podjetjih saj znaša 70 vseh internih naročil le 10 celotne vrednosti vseh naročil Za njih je značilno da so stroški nabave v primerjavi z vrednostjo naročila relativno visoki Druga značilnost pa je da je pomanjkanje takšnega materiala lahko povzroči neprimerno večje stroške kot je sama vrednost le-tega materiala

222 Interno naročanje3

Interno naročilo je interni pisni dokument o potrebi materialov surovin polizdelkov storitev itd Je interni dokument ki ga izpolnijo notranji uporabniki in ni namenjen eksterni uporabi Izstaviti ga je potrebno v dveh izvodih izvirnik dobi nabavni oddelek (namenjen za nadaljnjo uporabo) kopijo zadrži naročnik (ročni izpis ali računalniški izpis v arhivu) Na internem naročilu ne smejo manjkati naslednje informacije datum številka naročila (identifikacija) naziv oddelka ki naroča konto (za obremenitev) natančen opis želenega materiala in količine datum potrebe materiala posebna navodila za prevoz in podpis izdajatelja zahtevka (interni naročnik) Izmed teh informacij je najpomembnejša natančna opredelitev želenega materiala zato je potrebno zagotoviti enotno označevanje želenih vrst materiala (pomagamo si z ustrezno nomenklaturo s spiskom materialov ki jih nabavljamo s katalogom materialov na zalogi)

223 Pregled internega naročila Vsako interno naročilo ki prispe v nabavo mora vodja nabave skrbno pregledati in ugotoviti če obstaja alternativni material ki bi zadovoljil to potrebo v skladišču oziroma če je presežek tega materiala v katerikoli drugi enoti podjetja Če alternativni material obstaja vodja nabave interno naročilo zadrži in se o zadovoljitvi izkazane potrebe pogovori z uporabnikom Pri pregledu internega naročila mora vodja nabave ugotoviti tudi ali je podpisnik pooblaščen za naročilo in ali so finančna sredstva zagotovljena Posebno pozornost pa mora nameniti kontroli upravičenosti in ekonomičnosti količin in dobavnega časa Dobro opravljen pregled internega naročila že na začetku nabavnega procesa pripomore k doseganju optimalnih nabavnih ciljev4

3 Povzeto po Završnik (2000 49-50) 4 Povzeto po Završnik (2000 50)

11

224 Izdelava specifikacije Specifikacija podrobno opisuje material polizdelke in sestavne dele ki so potrebni pri proizvodnji nekega izdelka Vsebuje natančen tehnični opis (po potrebi dopolnjen z risbo ali načrtom) sestave lastnosti in izvedbenih značilnosti materiala potrebnega za proizvodnjo Njena izdelava je nujno potrebna vse nestandardizirane materiale in dele ki se nabavljajo Je pomembno sredstvo komunikacije med proizvodnjo in nabavo na eni ter nabavo in dobavitelji na drugi strani Je informacija ki dobavitelju natančno sporoča kaj želi podjetje pri njem nabaviti (Završnik 2000 50) Specifikacija materiala po Potočniku (2002a 169) obsega tri stopnje

sestavljanje funkcionalne specifikacije (funkcije materiala) oblikovanje podrobne tehnične specifikacije (tehnične značilnosti materiala) opredelitev specifikacij za logistiko in vzdrževanje (način dostave zahteve glede

vzdrževanja in storitev povezanih z materialom) Prednosti funkcionalne specifikacije (van Weele 1998 73)

morebitnim dobaviteljem damo možnosti da izkažejo svoje strokovno znanje možnosti uporabe novih tehnologij ki jih kupec ne pozna določitev meril ki jih lahko uporabimo za vrednotenje vseh načinov sestavljanja

specifikacije Proizvodna podjetja so zaradi varnosti uvedla postopek potrditve specifikacije ndash preden jo pošljejo dobavitelju jo mora potrditi nabavni oddelek Tako naj ne bi prihajalo do nesporazumov Izkušnje pa kažejo da se s potrditvijo specifikacije prihrani precej časa Tehnične spremembe med samim proizvodnim postopkom se obravnavajo kot postopek za spremembo naročila Nabavni referent mora poskrbeti da dobavitelj dobavi material ki je skladen z zadnjo specifikacijo ki mu jo je poslal Najboljša praksa je če dobavitelji potrdijo vsako spremembo Podjetje mora natančno določiti kdo lahko izdaja zahtevke nabavni službi da naroči določeno vrsto materiala storitve Koristno je določiti tudi vrednostno omejitev naročila za posamezno raven odločanja in osebo ki ima pooblastila za nujna naročila materiala S tem se podjetje izogne tveganju da bi naročili material v preveliki količini (Potočnik 2002a 169)

225 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga je sistematično zbiranje klasificiranje in analiziranje podatkov ki potem predstavljajo osnovo za kakovostne nabavne odločitve (Leenders Fearon in England 1989 429) Pogoj za uspešno nabavo je dobro poznavanje nabavnega tržišča to je dobaviteljev in njihove ponudbe Skupaj s prodajno službo mora nabava določiti sortiment izdelkov ki ga bo nabavljala ndash to je izhodišče raziskave Žal izvajajo to raziskavo le največje trgovske organizacije ki imajo usposobljene raziskovalce in lahko pokrijejo sorazmerno zelo visoke stroške raziskav Za odločanje o nabavi je nujno da trgovska

12

podjetja raziščejo stanje na nabavnem trgu značilnosti dobaviteljev nabavne poti ustreznosti izdelkov konkurenco na nabavnem trgu nabavne pogoje (cene roke dobave in roke plačila) (Potočnik 2001a 84) Iskanje ponudb5 je prvi nabavni postopek kadar se kupec in dobavitelj ne poznata če kupec išče nov material ali gre za nabavo večje količine materiala Na podlagi ugotovitev raziskav tržišča bo nabavni oddelek iskal ponudbe pri tistih dobaviteljih ki ponujajo želeni material Pri iskanju ponudb mora nabavni oddelek natančno opredeliti vrsto in kakovost materiala ter dobavne in plačilne pogoje odločiti pa se mora tudi ali bodo iskali ponudbe samo pri proizvajalcih materiala ali tudi pri posrednikih Pred iskanjem pa morata nabava in tehnična služba urediti še naslednje zahteve glede materiala vrsto in kakovost materiala ki ustreza potrebam proizvodnje količino vsakokratnega naročila ki mora biti usklajena z ekonomično količino naročila čas porabe materiala zaradi določitve dobavnih rokov in prioritete posameznih vrst materiala za proizvodnjo Do ponudb lahko pridemo po različnih poteh na obisku pri dobavitelju na sejmih pisno iskanje ponudb pri vseh možnih dobaviteljih (objava licitacije) ali neposredno pri vnaprej izbranem dobavitelju telefonično iskanje katalogi dobaviteljev (manjša naročila) in seveda preko svetovnega spleta Podjetje ne išče ponudb kadar je dobavitelj monopolist prav tako pa zelo redko išče ponudbe za nujna naročila Ponudba mora vsebovati bistvene sestavine bodoče prodajne pogodbe (količina cena kakovost plačilni pogoji dobavni rok dobavni pogoji zahtevane garancijehellip) in seveda opcijo do kdaj ponudba velja Analiza ponudb6 pomeni da mora nabavni oddelek vse prejete ponudbe urediti ugotoviti ali vsebujejo vse zahtevane podatke in ali so med seboj primerljive Primerjava ponudb je formalna kadar primerjamo skladnost ponudbe z našim povpraševanjem njeno popolnost in razumljivost ter vsebinska kadar preračunavamo različne količinske podatke iz ponudb na skupni imenovalec (npr cena prosto skladišče kupca) Pri analizi ponudb je pomembno primerjati še kakovost dobavne roke zanesljivost dobave hellip tveganja v zvezi z lokacijo dobavitelja (tuji dobavitelji) ter boniteto dobavitelja S primerjavo posameznih postavk v ponudbah ugotavljamo prednosti in slabosti posameznih dobaviteljev Dejansko razliko med ponudbami lahko ugotovimo le z nabavno kalkulacijo Nabavno kalkulacijo7 izdelamo tako da pri tem upoštevamo vse nabavne stroške ki nastajajo pri posameznem dobavitelju fakturna cena dobavitelja (zmanjšana za popuste) stroški dostave (prevoz zavarovanje) stroški manipulacije materiala v času dostave (nakladanje prekladanje razkladanje) Iz nabavnih stroškov preračunamo nabavno ceno na enoto materiala Seveda pa je pomembno poleg nabavne cene upoštevati še kakovost materiala dobavne roke in pogoje ter rok in način plačila Kakovost materiala je praviloma povezana s ceno Ob enaki cenovni postavki izberemo dobavitelja ki ponuja boljšo kakovost materiala 5 Povzeto po Potočniku (2002a 169-170) 6 Povzeto po Potočniku (2000 85) 7 Povzeto po Potočniku (2002a 170-171)

13

Popusti zmanjšujejo fakturno ceno in s tem nabavne stroške ndash posledično odjemalec poskuša izkoristiti popuste prav tako pa tudi dobavitelj ki želi z njimi prepričati odjemalca v večja naročila Dobavitelji običajno ponujajo štiri vrste popustov količinski rabat (praviloma progresiven za nakup večje količine) raquozvestobnilaquo rabat (povezan je z dolgoročnim poslovnim sodelovanjem) sezonski rabat (popust za stimuliranje nakupa v obdobjih zmanjšane prodaje ndashomogočajo dobavitelju enakomernejšo proizvodnjo v mrtvi sezoni) funkcijski rabat (odobravajo ga proizvajalci trgovcem na debelo in na drobno za izvajanje posebnih prodajnih akcij) Poleg zgoraj navedenih popustov se pri kalkulaciji upošteva tudi plačilni popust ali skonto za plačilo pred dogovorjenim rokom Če je npr običajni rok plačila 60 dni in obrestna mera letno 12 lahko podjetje pri 2 skonta za plačilo v 15 dneh s skonti pridobi približno 18 letno Ta primerjava kaže pomemben pomen popustov za prispevek nabave k donosnosti poslovanja podjetja

226 Nabavna pogajanja Izbrani ponudi sledi nabavno pogajanje To se lahko nanaša na posamezne ali vse sestavine ponudbe Komercialni in pravni pogoji se zaradi različnih običajev poslovne kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala pogosto razlikujejo zato ovirajo uporabo standardnih obrazcev pogodb Sama pogajanja in sklepanje pogodb sta jedro nabavnega poslovanja Dobavitelj in odjemalec morata pri tem upoštevati naslednja načela ravnati morata kot raquodober gospodarlaquo spoštovati zakonitosti upoštevati veljavnosti pogodb poslovati po dobrih poslovnih običajih izpolnjevati sodne in arbitražne sklepe v podobnih primerih Nabavni referenti porabijo več kot 20 svojega časa za pripravo in dejansko pogajanje z dobavitelji Poznavanje pogajalskega procesa in pogajalskih spretnosti je za nabavnika nujno zlo saj se le tako lahko upre pogosto dobro izurjenemu dobavitelju Pomembno je spoznanje da se pogajanja ne nanašajo samo na ceno ampak na vse prvine ki so pomembne za sklenitev dogovora Izkušnje v številnih podjetjih kažejo da so vprašanja kot so kakovost in zanesljivost dobave pa tudi poprodajne storitve pogosto pomembnejše kot cene in plačilni pogoji (Potočnik 2000 87) Pogajanja8 lahko opredelimo kot proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno sprejemljivo rešitev Da so nakupi uspešni moramo po Završniku (2001 3) pogajanja uporabljati v njihovem najširšem pomenu kot proces sprejemanja odločitev To pomeni da so pogajanja proces načrtovanja vodenja in analiziranja ki ga uporabljata kupec in prodajalec da dosežeta sprejemljiv sporazum Pogajanja so proces v katerem je potrebno razlikovati vsaj štiri stopnje 1 Priprave na pogajanja strokovnjaki za pogajanja jih označujejo kot kritično fazo v

pogajanjih Pomen priprav je takšen da velja načelo raquoNepripravljeni pogajalci ne smejo na pogajanjalaquo To je na videz v nasprotju z dejstvom da ljudem vse bolj

8 Povzeto po Kavčiču (1998 315-339)

14

primanjkuje časa Vendar pa je to zahtevo potrebno upoštevati kajti slaba pripravljenost ene ali druge strani bistveno podaljšuje pogajanja v celoti povečuje se verjetnost da bomo naredili nepotrebna popuščanja zmanjšuje se verjetnost da bomo dosegli zastavljeni cilj povečuje se tudi verjetnost da bodo pogajanja neprijetna zapletena in da bo stranka ki je manj pripravljena ali celo nepripravljena poganja izgubila

Priprave na pogajanja obsegajo (Markič Strniša Tavčar 1993 5-42)

določitev ciljev (z njimi določimo vsebino pogajanj pri količinskih ciljih določimo pogajalski interval I ndash idealno Z ndash zadovoljivo M ndash minimalno)

izbiro pogajalske strategije (dobim-dobim dobim-izgubim izgubim-izgubim) zbiranje informacij (informacije o predmetu pogajanj informacije o nasprotni

stranki) določitev pogajalske skupine (pogajalec sam ali skupina) določitev o času pogajanj (ključna variabla pogajanj) določitev kraja pogajanj (pri nas pri dobavitelju na nevtralnem terenu) določitev pristojnosti pogajalcev (ali lahko odločajo sami ali morajo pred

sklenitvijo sporazuma dobiti soglasje nadrejenih) odločitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (tajna so takrat kadar bi javna pogajanja

povzročila škodo pogajalskemu procesu)

2 Začetek pogajanj je takrat ko se pogajalski strani prvič uradno srečata Pri tem je pomembno ustvarjanje začetega vtisa ndash prvi vtis je zelo pomemben in mogoče ga je narediti samo enkrat njegovo spreminjanje med pogajanji zahteva precej časa in napora S pomočjo prvega vtisa nasprotni strani pokažemo kako resno jemljemo pogajanja kakšen pomen jim pripisujemo in kako smo se na njih pripravili Glavne sestavine začetka pogajanj pa so naslednje medsebojno spoznavanje strank določitev dnevnega reda predstavitev začetnih pozicij obeh pogajalskih strank ugotovitev pristojnosti in pooblastil

3 Proces iskanja sporazuma lahko označimo kot pogajanja v ožjem smislu Če ni

konfliktov če obe strani pristajata na zahteve nasprotne strani so pogajanja lahko zelo kratka Če pa obe strani zavračata predloge nasprotnikov so pogajanja prav tako zelo kratka saj sporazum ni mogoč Proces iskanja sporazuma lahko torej opišemo kot neko minimalno pripravljenost obeh strani da pride do sporazuma

Sam proces iskanja sporazuma je mogoče razčleniti na vsebinsko in metodološko stran Pri vsebinski plati gre za dokazovanje oblikovanje predlogov različnih stopenj za posredovanje teh predlogov presojanje predlogov nasprotne strani za povezovanje posameznih predlogov v pakete za mešetarjenje (dam če ti daš) in seveda končno oblikovanje sporazuma Po metodološki plati pa gre za prepričevanje za popuščanje oziroma dajanje koncesij za spraševanje uporabo taktikhellip Najpomembnejše taktike pogajanj so (van Weele 1998 335 ndash 336)

Vzemite ali pustite ena stran vsiljuje svoje pogoje drugi strani ne da bi pri tem popuščala

15

Vzbujanje zaskrbljenosti prijateljsko vzdušje vendar pogajanja ostajajo nedorečena in dobavitelj lahko izrabi vse svoje sposobnosti da doseže zase ugodnejši posel

Kitajski prijem kupec izjavi da je dogovor z dobaviteljem mogoč takoj ko bo rešil manjši problem Dogovorili so se o ceni vendar kupec nato obvesti prodajalca da mora ta poskrbeti za prevoz in plačati prevozne stroške Praksa kaže da so dobavitelji v tej fazi pripravljeni na precejšnje popuščanje

Dražba ndash holandska ali kitajska dražba navzdol pri kateri dobavitelji postavijo najvišjo ceno in jo postoma znižujejo dokler predmeta ne prodajo Kupec lahko s to taktiko o dobaviteljih zbere veliko podatkov vendar je pomembno da istočasno preveri njihovo verodostojnost

Dobri in zli to taktiko pogosto uporabljajo prodajalci rabljenih avtomobilov da bi zameglili pričakovanja druge strani glede izida pogajanj

V praksi poteka proces pogajanja v štirih fazah (Potočnik 2002a 175)

Preučevanje pogajalca se skušata spoznati in odkriti obojestranske interese in namere

Ocenjevanje presojajo se informacije prejete od druge strani Pogajanje pogajanje v pravem pomenu besede Povzemanje povzamemo kar je dogovorjeno da ne bi kasneje nastali nesporazumi

v zvezi doseženimi rezultati pogajanja Pogajanja je potrebno enkrat končati ndash vprašanje kdaj in kako Pojavita se dve dilemi prva pravi ali ni še prezgodaj za zaključevanje ker bi od nasprotne strani lahko še kaj pridobili po drugi strani pa ali ne kaže čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz nas Zato morajo biti pogajalci usposobljeni da prepoznajo pravi trenutek za zaključitev pogajanj Za zaključevanje je nujno da sta se stranki sporazumeli o glavnih temah in sicer tako da sta obe čimbolj zadovoljni Kdor prvi ponudi zaključek diktira tempo 4 Sporazum (napisan akt o rezultatu pogajanj) je cilj zaradi katerega smo se pogajali V

sporazumu mora biti natančno določeno kaj je vsebina sporazuma za koga sporazum velja kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljati kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazuma posledice za kršitelja sporazuma določena je tudi skupina ali organ za kasnejše reševanje sporov ali za razlago posameznih določil sporazuma Ko je dosežen sporazum je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt ki ga pogajalci opravijo sami pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete

227 Izbira dobavitelja9

To je najpomembnejša faza procesa nabave in je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Od pravilne izbire je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pojavlja se vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj Najboljši je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih proizvodov oz storitev jih dobavlja oz opravlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam strank ima dostopne oz konkurenčne

9 Povzeto po Završniku (2004 53-55 109-115)

16

cene dobro logistično podporo hitro in kvalitetno odpravlja napake ter zagotavlja ustrezne poprodajne aktivnosti Proces presoje in izbire se razlikuje tudi glede na to ali gre za rutinsko nabavljanje ali pa gre za nabavo novega materiala Pri rutinski nabavi naročimo material pri dobavitelju ki je na seznamu odobrenih dobaviteljev ker se je že izkazal za zadovoljivega pri prejšnjih nabavah Kadar pa podjetje kupuje proizvode storitve prvič je tveganje večje zato potrebuje več informacij o potencialni dobaviteljih in uporablja merila na podlagi katerih vrednoti in izbira dobavitelje Izbira dobaviteljev je povezana z oblikovanjem prodajnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bo sodelovala nabavna služba Odločitve o izbiri dobaviteljev se nanašajo na njihovo število lokacijo možno trajno poslovno sodelovanje ali recipročno poslovanje Alternativa eden ali več dobaviteljev za določen material je večna dilema nabavnikov V preteklosti so poudarjali več dobaviteljev kar naj bi dobavitelju omogočilo večjo preglednost nad cenami in večjo varnost oskrbe Temu pa nasprotuje oskrbovanje pri enem viru (podjetje naroča material pri enem dobavitelju zaradi posebnega razloga čeprav ima na voljo tudi druge vire) in izključno oskrbovanje (podjetje nabavlja material pri monopolistu plin voda električna energija) (Potočnik 2002b 132) Gadde (1993 46) meni da so glavni razlog za zmanjšanje števila dobaviteljev boljše možnosti pri sodelovanju s preostalimi Trgovsko podjetje se odloči za enega samega dobavitelja za posamezni izdelek v naslednjih primerih ko je obseg nabave premajhen za več kot enega dobavitelja ko ima dobavitelj patent ali licenco za določeno vrsto izdelkov ko zaradi kakovosti izdelkov želi ravno določenega dobavitelja in kadar uvaja lastne blagovne znamke (npr Mercator Spar Tuš) Velika pomanjkljivost takšnega oskrbovanja je povečana soodvisnost obeh vključenih podjetij (Potočnik 2001a 91) Veliko podjetij se odloči za več dobaviteljev da se izognejo odvisnosti od enega samega in lahko primerjajo cene in zmogljivosti konkurenčnih dobaviteljev V tem primeru podjetje opravi 60 naročil pri glavnem dobavitelju ter po 30 in 10 pri dveh drugih (Završnik 2000 53) Selekcija in prava poslovna politika do pravih dobaviteljev je ključ za doseganje želene stopnje kakovosti pravočasnosti v dobavah optimalnih cenah potrebni stopnji tehnične pomoči in želeni stopnji storitev Da bi vse to dosegel mora kupec

razvijati in vzdrževati zadovoljivo bazo dobaviteljev skrbno izbrati potencialne dobavitelje in preučiti ali lahko postanejo dobri poslovni

partnerji odločiti se za pravilne metode izbiranja dobaviteljev izbrati primerno skupino strokovnjakov za to nalogo zagotoviti da bo izbrani dobavitelj zagotovil pravočasno dobavo zahtevane

kakovosti nabavnih dobrin in seveda po ustrezni ceni Pogoj za pravilno izbiro je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Izbira pa je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje naslednje stopnje

vodja nabave mora upoštevati vse razpoložljive informacije o dobaviteljih nato mora določiti merila izbirnega procesa skupaj s predstavniki posameznih

funkcij v podjetju sledi zbiranje eksplorativnih informacij da se izločijo neprimerni kandidati

17

preučijo se potencialno ustrezni dobavitelji na osnovi pripravljenih vprašalnikov pregled odgovorov na vprašanja obisk skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi zbranih informacij najbolje

zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje skupina izbere najprimernejšega dobavitelja10

V preteklosti so podjetja kot merilo pri ocenjevanju uporabljala le ceno kasneje pa še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril uporabljajo tudi različne metode za ocenjevanje dobaviteljev Dejavnikov ki vplivajo na izbiro je veliko razlikuje pa se tudi njihova pomembnost za različne dobrine Kriteriji za izbiro dobaviteljev so (Završnik 2000 52) kakovost materiala cena izpolnjevanje dobavnih rokov redne dobave dogovorjenih količin dobavni in plačilni pogoji proizvodne zmogljivosti zaloge dobavitelja servis (pred in po nabavi) image finančna moč kulanca fleksibilnost glede mogočih sprememb naročenih količin možnost recipročnih poslov trajna poslovna povezava Po določitvi meril lahko podjetje dobavitelje razvrsti v tri skupine dobaviteljev zelo dober (uvrstijo jih v listo odobrenih dobaviteljev) pogojno dober (odvisno od materiala ki ga ponujajo) slab dobavitelj (z njimi naj ne bi sklepali poslov) Dobavitelje ki niso izbrani moramo obvestiti o razlogih za zavrnitev njihove ponudbe Problem nastane le pri specifičnih surovinah materialih ki jih podjetje nujno potrebuje za svoje delovanje Te dobrine pogosto onemogočajo da bi jih kupovali samo pri izbranih dobaviteljih Geografska koncentracija surovin omejen izbor prevoza velike količine ter visok delež transportnih stroškov v nabavi materiala so praviloma glavni razlogi za odstopanja Kompromisi se zato sklepajo v prid manj zanesljivim dobaviteljem Izbira dobaviteljev ne bi smela trajno veljati Podjetje se mora vedno ozirati za takšnimi dobavitelji ki imajo sposobnost da se prilagajajo njegovim potrebam in željam Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v dobavni verigi podjetja se povečuje tudi potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja in to na dolgi rok Prednosti ki jih nudi ocenjevanje dobaviteljev

večja preglednost nabavnih odločitev zmanjšanje tveganja pri oskrbi povečanje konkurence med dobavitelji načrtno pridobivanje in opuščanje dobaviteljev izogibanje neracionalnim odločitvam zagotavljanje know-howa

Ocenjevanje dobavitelja lahko poteka na štirih ravneh (Potočnik 2001b 212)

raven izdelkov osredotočimo se na izboljšanje kakovosti materiala uporabljenega za izdelke in njihovo oblikovanje

procesna raven predmet kontrole je dobaviteljev proizvodni proces raven zagotavljanja kakovosti predmet kontrole niso samo postopki temveč tudi

dobaviteljevo celovito obvladovanje kakovosti

10 Podrobnejši opis postopka izbire dobaviteljev je naveden v literaturi Završnika iz leta 2004

18

raven podjetja preverjajo se finančni vidiki in usposobljenost dobaviteljevega vodstva

Vseh dobaviteljev ni mogoče ocenjevati z enako intenzivnostjo Zato jih je potrebno razdeliti po pomembnosti po naslednjih merilih promet z dobaviteljem pomen nabavne dobrine tveganje na specifičnih nabavnih trgih Dobavitelji so naši poslovni partnerji zato jih je potrebno obvestiti o tem da bodo vključeni v proces ocenjevanja in izbora dobaviteljev Obvestimo jih tudi o naših pričakovanjih glede njihovega poslovanja Prav tako pa jim moramo sporočiti dosežene ocene in jih seznaniti s standardi in metodami ki jih uporabljamo pri ocenjevanju

228 Eksterno naročilo Po izboru najboljšega dobavitelja sledi naročilo Gre za konkretno nabavno akcijo kjer pride do neposrednega poslovnega kontakta z dobaviteljem in predstavlja tudi dejansko pravno obveznost Naročilo je pisni dokument ki prenese zahteve in želje kupca do dobavitelja Čim bolj precizno so zajeti vsi pogoji tem manjša je verjetnost poznejših sporov Pametno je da dobavitelj potrdi vsebino vsakega naročila (Kaltnekar 1993 206-207) Poglavitne sestavine naročila so (van Weele 1998 92) podatki o dobavitelju opis izdelka cena na enoto število enot naslov dostave naslov kam naj se pošlje račun Završnik (1997 14) pa v primerjavi z zgoraj navedenim avtorjem dodaja naslednje sestavine naročila tekočo številko naročila datum naročila plačilne pogoje in posebne določbe Naročilo ni hkrati tudi prodajna oz nabavna pogodba Običajno je s pogodbo določena skupna količina delne količine pa kupec naroča z naročilom ki mora biti po vsebini usklajeno s pogodbo Če dobavitelj prejme naročilo in pri preverjanju ugotovi da ni skladno s ponudbo ali pogodbo ga mora zavrniti Če naročila ne zavrne ampak ga izpolni se smatra da soglaša s spremembo (Potočnik 2002a 178-179)

229 Sklepanje nabavnih pogodb Pravna podlaga nabave je kupna pogodba ki nastane na podlagi sporazuma med obema partnerjema Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa v sprejemu naročila Pogodba je sklenjena ko slednji pošlje kupcu pisno potrditev naročila (Završnik 2000 54-55) Po izboru dobavitelja sledi seveda sestavljanje pogodbe Tehnična vsebina pogodbe se spreminja od materiala do materiala ki ga kupujemo Van Weele (1998 83) opozarja da se določeni komercialni in pravni pogoji zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala hellip v pogodbah razlikujejo zato je ovirana uporaba standardnih nabavnih pogodb Pri sklepanje pogodb je potrebno upoštevati določila

19

pogodbenega prava in splošnih uzanc Dogovor je sklenjen ko se pogodbeni stranki sporazumeta o bistvenih elementih pogodbe (Kaltnekar 1993 207-209)

Predmet pogodbe je lahko vsako blago ki je namenjeno tržišču Vrsto blaga določimo z običajnimi trgovskimi nazivi z veljavnimi standardi ali s posebnimi specifikacijami

Količina mora biti določena ali določljiva z merskimi enotami ali na drug primeren način

Cena blaga je lahko natančno določena ali določljiva na dan dobave Kakovost blaga mora biti jasno opisana in nedvoumno določena z vzorcem

standardom blagovno znamko poreklom specifikacijo Čas in kraj dobave takojšen ali terminski Zamujanje dobavnih rokov rodi pravne

posledice ndash prizadeta stranka lahko odstopi od pogodbe ali zahteva odškodnino Dobavni pogoji pomembno je določiti v kolikšni meri in do kod bremenijo

posameznega partnerja transportni stroški ter kdaj in kje preide riziko na kupca (Incoterms) V pogodbi se lahko določi tudi kakšnim transportnim sredstvom bo blago dostavljeno

Plačilni pogoji določajo predvsem roke do katerih je potrebno dobavljeno blago plačati ter razne popuste in zamudne obresti ki so povezani s plačilnimi roki Določajo tudi načine plačila gotovinsko z virmani kompenzacijamihellip

Jamstveni elementi ki ščitijo pogodbene stranke pred posledicami netočnega izvrševanja pogodbenih zahtev s strani drugih partnerjev pogodbena kazen penali ara odstopnina razna jamstva ali poroštva zastava zamudne obresti avans kavcija različne odškodnine

Splošno pravilo je da naj bi nabavniki vztrajali pri fiksni ceni ki je sprejemljiva za obe stranki Najbolje je da dobavitelj prevzame vse tveganje če to ni s pogodbo izključeno V praksi se uporabljajo različni dogovori o ceni (van Weele 1998 83-84)

fiksna cena plus stimulacija namenjena je motiviranju dobaviteljev na podlagi nagrajevanja za izvedbo dela ki presega dogovorjene standarde

pogodba raquostroški pluslaquo (stroški plus določen odstotek nagrade povračilo stroškov plus fiksna nagrada stroški plus zajamčena najvišja nagrada) se uporablja kadar dela ne morejo dovolj natančno opredeliti oz kadar je fiksna cena za obe stranki preveč tvegana za to pogodbo je značilna velika negotovost

pogodba za povračilo stroškov ponavadi temelji na fiksni postavki za uro dela in uporabo opreme

pogodba z usklajevanjem cene (eskalacijska klavzula) uporablja se pri dolgoročni nabavi ali predelavi zelo specifičnih tržno občutljivih materialov cena je povezana z obrazcem za usklajevanje cen ki temelji na zunanjih dejavnikih kot so stroški materialov ali gibanje plač

Nabava materialov ki sodijo po metodi ABC v C razred (veliko število majhen delež v nabavnem proračunu) je rutinska stvar in ne zahteva posebnega nebavnega znanja Lahko jo zelo poenostavimo ali pa celo prepustimo nosilcem potreb v podjetju Nabavni oddelek samo skrbi da se nabavni proračun ne prekorači in občasno kontrolira porabo sredstev Najenostavneje je drobni material za vzdrževanje manjša popravila in pisarniški material nabaviti brez formalnega naročila v trgovini na veliko ali malo Dokument ki govori o sklenitvi pogodbe je trgovski račun dobavnica ali naročilnica (Završnik 2000 55)

20

2210 Spremljanje izpolnitve naročila Pod spremljanjem naročila razumemo kontrolo nad prispetjem potrditve naročila in primerjavo z naročilom ter zagotavljanje dobave v dogovorjenem roku Namen spremljanja naročila pogodbe je v tem da preprečimo motnje v proizvodnji dodatne stroške zaradi spremembe le-te nezmožnost izvršitve dobav kupcem pogodbene kazni in poslabšanje image-a Tudi prezgodnje dobave lahko povzročajo stroške (stroški vezave kapitala skladiščni stroški) Ugotavljanje prekoračitve in opominjanje na dobavo pri dobavitelju je glavna naloga kontrole izpolnjevanja dobavnega roka (Završnik 2000 55-56) Obstaja več različnih metod spremljanja izpolnitve naročila (van Weele 1998 93)

Spremljanje izpolnitve naročila v izjemnih primerih sistem opozarjanja pri katerem nabavni referent ukrepa le v primeru ko ga dobavitelj opozori da bo raquokmalulaquo zmanjkalo materiala metoda ne doprinese k učinkovitosti izvedbe nabave vendar jo pogosto srečamo v praksi

Rutinsko preverjanje stanja poteka tako da se že pred dobavo preverja pri dobavitelju ali bo dostava blaga mogoča na dogovorjeni datum

Vnaprejšnje preverjanje stanja se uporablja pri vnaprejšnjem določanju kritičnih nabavnih delov in dobaviteljev

2211 Prevzem vhodnih proizvodov11

Dobavljeno blago je potrebno pregledati da se prepričamo o njegovi ustreznosti Glede na velikost in tehnično zahtevnost blaga lahko pri dobavitelju večkrat preverjamo njegovo sprejemljivost na različnih proizvodnih stopnjah Dostavljeno opremo je potrebno preveriti s testi sprejemljivosti pri dobavitelju preden je oprema odposlana pri uporabniku po dostavi in ko oprema začne prvič delovati (van Weele 1998 93) Prevzemni oddelek je pogosto podrejen nabavnemu sektorju Ločimo tri postopke pri prevzemu glede na dokumentacijo

prevzemni oddelek izpiše prevzemnico ali prejemnico prevzemni oddelek potrdi prejem na izvodu (kopiji) naročila ki ga je bil prejel od

nabavnega oddelka za materiale majhne vrednosti opravijo prevzem neposredno interni naročniki

Pomembno je poročilo o kontroli kakovosti ki potrjuje ustreznost ali neustreznost prejetega materiala Priloženo je prejemnici če so odstopanja od naročenih kakovosti materialov drugače pa je ustreznost potrjena na prevzemnici Pregled kakovosti je v podjetjih različno urejen za nekatere predmete nabave nimajo predpisane posebne kontrole kakovosti kontrola na podlagi jemanja vzorcev popolna (100-na) kontrola laboratorijska kontrola kontrola nevtralne ndash zunanje institucije

11 Povzeto po Završniku (2000 56-57)

21

2212 Reševanje reklamacij12

Če so pri kontroli vhodnih proizvodov in materiala ugotovljene razlike med dejanskim stanjem in dogovorjenimi obveznostmi dobavitelja se sestavi komisijski zapisnik ki ga pošljemo nabavnemu oddelku Na osnovi zapisnika o ugotovljenih pomanjkljivostih pri dobavi se sproži reklamacijski postopek Reklamacija je ugovor na dobaviteljevo netočnost pri dobavi in instrument za popravljanje napak ki so nastale Kupec z reklamacijo zahteva od dobavitelja da naknadno izpolni zahteve naročila oz pogodbe ter hkrati prevzame tudi odgovornost za škodo ki je nastala zaradi pomanjkljive dobave (Završnik 2000 57) Komisijski zapisnik je potrebno sestaviti tako da je iz njega jasno razvidno za kakšno napako gre (količinsko kakovostno rokovno) kdo in na kakšen način je ugotovil napako V reklamacijskem dopisu dobavitelju pa moramo navesti še naslednje podatke številko pogodbe ali naročila številko in datum dobavnice in prevoznega lista ter drugi dokumenti iz katerih je mogoče ugotoviti zakaj je prišlo do napak Za zamujeni rok dobave in druge neizpolnjene dogovorjene pogoje kupec praviloma ne sestavlja komisijskega zapisnika ampak ureja te napake neposredno z dobaviteljem Kadar kupec ugotovi napake pri dobavi ima do dobavitelja naslednje zahteve

Zahteve glede količine količina materiala je s pogodbo navadno le okvirno določena le redko točno opredeljena Dovoljen je 5 odmik navzgor ali navzdol če je količina označena približno (circa okoli) Pri kosovnem blagu ali označbi raquobrez tolerancelaquo ne sme priti do odstopanj Pri dostavi premajhne količine ima kupec naslednje pravice lahko zahteva takojšnjo dobavo razlike do dogovorjene količine odkloni prevzem manjše količine če ima upravičen interes da sprejme celotno količino sprejme manjšo količino in tudi plača samo prevzeto količino Če pa dobavitelj dostavi večjo količino kupcu ni potrebno prevzeti presežka če ga pa prevzame ga mora tudi plačati po pogodbeni ceni

Zahteve glede kakovosti za kakovostne napake materiala odgovarja dobavitelj vendar le za napake ki so nastale pred prehodom rizika za napake ki kupcu niso bile znane ob sklepanju pogodbe za skrite napake ki se pojavijo po prevzemu materiala (najkasneje v 6 mesecih) za napake zaradi dobaviteljeve prevare kupca o dejanski kakovosti materiala V primeru ko dobavitelj dostavi material boljše kakovosti kupec ne more odkloniti prevzema razen če ima upravičen interes da zahteva točno določeno kakovost S prevzemom boljše kakovosti pa kupec ne prevzame tudi večje obveznosti razen če je bilo v pogodbi drugače dogovorjeno

Pravice in obveznosti pri spremembi cene poleg fiksno določenih cen ki jih stranki le redko spreminjata se stranki lahko dogovorita tudi za naknadno spremembo cene Ceno je mogoče spreminjati navzgor ali navzdol zato ji pravimo tudi raquodrsečalaquo cena Uporablja se pri prodaji investicijske opreme z daljšim rokom dobave pa tudi pri sukcesivni nabavi materiala pri nestabilnih pogojih na trgu ki pomembno spreminjajo stroške proizvodnje od sklenitve pogodbe do dobave materiala

Zahteve pri zakasnitvi dobave kadar z dobavo zamuja dobavitelj lahko kupec uveljavi naslednje zahteve vztraja pri pogodbi in določi naknadni rok za dobavo po preteku naknadnega roka odstopi od pogodbe in zahteva odškodnino razliko v

12 Povzeto po Potočniku (200092-94)

22

ceni zaradi nakupa pri drugem dobavitelju po višji ceni Če pa z prevzemom zamuja kupec mu prodajalec lahko uskladišči material v javnem skladišču in pošlje račun za dobavljeni material proda material na kupčev riziko če skladiščenje ne bi bilo gospodarno in zahteva povrnitev razlike v ceni zaradi prodaje drugemu kupcu po nižji ceni zahteva povrnitev dejanske škode

Poslovna praksa je oblikovala naslednja pravila za reklamacijski postopek (Potočnik 2002a 182)

Ugovarjati začnemo šele takrat ko je vrednost reklamacije večja kot so njeni stroški Če se manjše napake pri istem dobavitelju večkrat ponavljajo ga moramo nanje opozoriti

Upoštevamo običajni reklamacijski rok oz rok ki je določen s pogodbo Sestavljena mora biti vljudno vendar z odločno zahtevo za izpolnitev dogovorjene

obveznosti

2213 Ocena nabavnega posla13

Delo nabavnega referenta se ne konča z uvedbo novega materiala v proizvodnjo ali uporabo nove opreme V poslovanju z dobavitelji lahko pride do zapletov ki jih je potrebno rešiti (reševanje garancijskih zahtevkov in pogodbenih kazni reševanje zahtevkov zaradi dodatnih in nepopolnih del glede na obseg del določen v specifikaciji določitev načina vodenja dokumentacije o nabavi in dobaviteljih zapisovanje ocen projekta) Pri dodatnem delu ali presežku je pomembno da o tem vnaprej obvestimo naročnika ki mora v to privoliti O dodatnem delu mora biti obveščen tudi vodja nabave da kasneje ne pride do nejasnosti pri nabavnih stroških Naložbene dobrine čez čas zahtevajo vzdrževanje ndash takrat postane jasno ali dobavitelj lahko upraviči svoje obljube o servisiranju vzdrževanju in dobavi rezervnih delov Nenazadnje mora dobava zagotoviti tudi da se pridobljene izkušnje razčlenijo in da jih lahko uporabimo na stopnji opredeljevanja specifikacije in izbire dobavitelja pri prihodnjih nabavah S tem se izboljšuje tudi kakovostni nivo dobaviteljev

2214 Pregled in likvidacija prejetih računov Dobavitelj izda za dobavljeno blago račun ali fakturo Težnja po dobrih poslovnih odnosih narekuje čim hitrejše plačilo pogosto so s hitrim plačilom povezane tudi določene bonitete Naloga nabave je da čim hitreje opravi vse posle ki so potrebni pred plačilom računa (Kaltnekar 1993 214) Postopek poteka od pripravljalnih del do samega obračuna (Potočnik 2000 94-95)

V okviru pripravljalnih del zberemo dokumente (pogodba ali naročilnica dobaviteljeva odpremnica ali dobavnica specifikacija materiala tovorni list ali

13 Povzeto po van Weele (1998 94-95)

23

drugi prevozni dokumenti prevzemnica skladišča) ter jih medsebojno primerjamo in ugotavljamo napake med naročenim prevzetim in zaračunanim Ko so dokumenti usklajeni se to potrdi na računu

V obračunu fakture gre za formalni preračun vseh njenih sestavin Po izračunu izda nabavna služba nalog za plačilo Zaradi visokih stroškov preračunavanja posameznih postavk je praksa razvila različne postopke za poenostavitev kontrole računov (zbirni račun preverjanje računov samo nad določeno vrednostjo naključno preverjanje računov določitev računov po metodi ABC ndash preverjamo le račune dobaviteljev v skupini A preverjanje računov dobaviteljev pri katerih so reklamacije pogostejše ne preverjamo računalniško izstavljenih računov ker predvidevamo da so točni ne preverjamo računov dobaviteljev katerim zaupamo da sami sproti popravljajo napake)

Račun pomeni čisto določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga obravnavamo zelo skrbno Pregled in njegovo likvidacijo opravimo takoj po prejemu Kontrola računa ne predstavlja samo nadzora nad opravljenim delom in storitvami dobavitelja temveč pomeni tudi podlago za vrednotenje dobavitelja (Završnik 2000 57)

2215 Evidenca in arhiviranje Evidence nabavnega oddelka obsegajo veliko število podatkov in informacij ki so za operativo nabave uporabni le kadar so dostopni in v urejeni obliki Vsak nabavni oddelek mora voditi evidenco vseh naročil po tekočih številkah Evidenca naj obsega številko naročila ime dobavitelja kratek opis materiala in vrednost celotnega naročila Za takojšen dostop do informacij o stanju odprtih naročil je zelo pomembna evidenca po imenu dobavitelja (naročila so razvrščena po tekočih številkah) Evidenca končnih naročil je zgodovinski zapis vseh zaključenih oz dobavljenih naročil Arhiviramo jih najmanj za tri leta Edinstvena naročila in naročila večje vrednosti hranimo dalj časa (Završnik 2000 58-59) Najpomembnejše nabavne evidence po Potočniku (2000 95) so

evidenca količin materiala evidenca cen materiala evidenca dobaviteljev (tehnične in tržne značilnosti) evidenca nabavnih pogojev po dobaviteljih evidenca reklamacij

24

3 ANALIZA NABAVNEGA PROCESA V PODJETJU VETERINARSKA BOLNICA PTUJ DOO

31 Predstavitev podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo Veterinarska bolnica Ptuj je že pred leti na osnovi povpraševanja odprla ndash temu bi takrat lahko dejali oddelek kjer so stranke lahko kupovale hrano in nekatere dodatke za male kakor tudi za velike živali Povpraševanje je narekovalo vedno večjo ponudbo zato so se leta 2003 odločili za večjo širitev in prenovo prostorov iz katerih je nastala lepa velika trgovina za male in velike živali ki so jo poimenovali Dr Zoo in ki je odprla svoja vrata leta 2004 Pod okriljem Veterinarske bolnice Ptuj deluje tudi Ambulanta za male živali

Ideja in zasnova trgovine morda malce odstopa od podobnih raquopet shopovlaquo saj so v trgovini dali poudarek predvsem na strokovnosti prodajalcev in skrbnem izboru izdelkov ki jih ponujajo Seveda se trudijo da je za vsak okus nekaj vendar so mnenja da kak tolar ki ga odštejete več odtehta kvaliteto izdelka pa naj gre za hrano igračo ali učni pripomoček za vašega ljubljenca ali pa za skrbno izbran dodatek za živali ki jih redite v hlevu Oba programa tako del za male živali kot za velike živali nenehno izpopolnjujejo Podjetje se želi še bolj približati svojim strankam in jih hkrati vezati na sebe s svojo novo ponudbo ki je zaenkrat še v pripravi Uvedli bodo razvoz določenih izdelkov na dom strank po predhodnem telefonskem naročilu Ob cenovno določeni količini kupljenih proizvodov bo njihova dostava brezplačna Razvažali bodo predvsem vitaminske in mineralne dodatke k hrani za velike živali mleko in mlečne nadomestke hrano za pse (15 kg vreče)hellip Pomembno je poudariti da v dostavo ne bodo vključena zdravila in ne vitaminski dodatki za izdajo katerih je potreben recept Poudarek bo predvsem na strokovno usposobljenemu sodelavcu ki ne bo zgolj dostavljal proizvodov ampak bo znal strankam tudi svetovati jih opozoriti na morebitne napake in jih napotiti k veterinarju če bodo to zahtevale okoliščine Namen je ponuditi celovito oskrbo kakršne so deležne stranke ob prihodu v trgovino

SLIKA 1 VETERINARSKA BOLNICA PTUJ SLIKA 1 LOGOTIP TRGOVINE

SLIKI 3 IN 4 NOTRANJOST TRGOVINE DR ZOO

25

SLIKA 5 ČAKALNICA AMBULANTE SLIKA 6 ORDINACIJA ZA MALE ŽIVALI

32 Organiziranost pomen in cilji nabavne službe Nabava je strateškega pomena za podjetje kot je Veterinarska bolnica Ptuj Ima neposreden vpliv na zniževanje stroškov in s tem uspešnost podjetja Uspešno izvedena nabava in pravi predmeti nabave zagotavljajo dobre odnose z kupci Zadovoljni kupci pa svoje zadovoljstvo sporočajo naprej svojim prijateljem in znancem kar je dobra in brezplačna reklama za podjetje Nabava je organizirana centralizirano kar pomeni da oskrbuje tako trgovino kot ambulanto Vse potrebe po proizvodih zdravilih medicinskih pripomočkih in ostalih potrebščinah se iz ambulante sporočijo nabavi ta pa nato izvršuje potrebna opravila povezana z nabavo Temeljne cilje nabave v podjetju lahko razdelimo na nabaviti prave proizvode v ustrezni zahtevani kakovosti v pravi količini ob pravem času po najboljši ceni in ugodnih dobavnih plačilnih pogojih

zagotoviti nepretrgan tok dobave ki ne bo povzročal pomanjkanja proizvodov ali pa preveliki zalog

razvijanje dobrih poslovnih odnosov z dobavitelji

33 Analiza nabavnega procesa po fazah

331 Zaznavanje potreb Za trgovsko podjetje velja staro pravilo ki pravi da je ugodna nabava že pol uspeha Nabava je neposredno povezana s prodajo in pomembno prispeva k zniževanju poslovnih stroškov z doseženimi nabavnimi ugodnostmi Jedro nabavnega sortimenta predstavlja standardni ali fiksni sortiman ki je prilagojen stalnim potrebam porabnikov in spremenljivi ali variabilni sortiman ki pomeni širitev stalnega sortimana v posameznih prodajnih sezonah ali zaradi drugih potreb porabnikov Razmerja med njima ni mogoče natančno določiti saj je pojavljajo tako imenovani mejni proizvodi ki se pojavljajo v obeh sortimentih v določenih obdobjih ali na različne načine

26

Pri nabavi izdelkov se upošteva naslednje da lahko podjetje sortiment izdelkov hitro spreminja in prilagaja potrebam

porabnikov da lahko po potrebi sortiment razširi oziroma ga poglobi in prilagaja ožjemu

segmentu kupcev

Potrebe po izdelkih se zaznavajo kot potrebe po izdelkih pri dnevnem preverjanju zalog optično (pregled zalog

izdelkov po prodajalni in skladišču zapis manjkajočih izdelkov v zvezek za naročila) in preko računalnika (program sam javi da je na zalogi zgolj minimalna količina izdelkov omogoča pa tudi označitev minimalne zaloge izdelkov že pri njihovem vnosu v zaloge)

kot potrebo iz tržišča po novem izdelku prodajni predstavniki ki ponujajo boljši izdelek ali nižjo ceno za enako kakovosten izdelek novi izdelki v katalogih dobaviteljev specialna naročila kupcev14 povečano povpraševanje strank po določenih izdelkih sledi postopek zbiranja in analiziranja ponudb dobaviteljev pogajanja z izbranim dobaviteljem in podpis pogodbe z njim

Ker gre za vezano trgovino z Ambulanto za male živali se stranke iz ambulante napotijo v trgovino po zdravila15 za nadaljnje zdravljenje hrano in ostale pripomočke za živali Prav tako pa se vsa zdravila in ostali pripomočki za ambulanto naročajo preko trgovine Po spoznanju potreb se določi splošne značilnosti izdelkov in potrebno količino Za standardno blago je to preprost postopek pri zdravilih in medicinskih pripomočkih pa se mora nabavnik pri opredelitvi lastnosti kot so zanesljivost trajnost in cena posvetovati z

14 Takšnih naročil je okrog deset na mesec Gre za naročila izdelkov iz katalogov dobaviteljev ki niso na voljo v prodajalni (npr plaščki različnih velikosti in barv za kužke) Ni predplačil izjema so dražji izdelki in izdelki za veliko prakso (npr škarje za striženje ovac) 15Pogoje ki jih morajo izpolnjevati specializirane prodajalne za promet z zdravili na drobno in postopek ugotavljanja teh pogojev ter stroške postopka predpiše pristojni minister v soglasju z ministrom pristojnim za blagovni promet in trgovino (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 58 člen 3 odstavek) Po Zakonu o veterinarstvu (3 člen 24 odstavek) so zdravila za uporabo v veterinarski medicini vsaka snov ali kombinacija snovi ki so pripravljene in namenjene za zdravljenje ali preprečevanje bolezni pri živalih za zdravilo pa se šteje tudi vsaka snov ali kombinacija snovi ki se lahko uporablja na živalih z namenom da bi se določila diagnoza ali ponovno vzpostavile izboljšale ali spremenile fiziološke funkcije Po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (3 člen 16 odstavek) se za zdravila za uporabo v veterinarski medicini štejejo tudi sredstva ki se uporabljajo za razkuževanje uničevanje členonožcev in glodalcev in pridejo v neposreden ali posreden stik z živalmi Za določena zdravila (ibid 5 člen) mora imeti prodajalec (zdravila lahko v trgovini izdaja samo farmacevt ali veterinarski tehnik) nalog (recept) za izdajo zdravila ki ga izda veterinar Nalog za izdajo zdravil se pripne kopiji računa ki ostane v trgovini Stranko morajo seznaniti z navodili za uporabo (72 člen Zakona o zdravilih) in karenčno dobo zdravila kar stranka potrdi z podpisom (Priloga 1) Zdravila ki so namenjena živalim velike prakse se morajo vpisati v Hlevsko knjigo rejca (evidenca zdravil ki so dajana živalim) Vpis obvezno opravi veterinar (podpis žig) če vpis ni opravljen sledijo sankcije Zdravila brez recepta in vitamini se izdajajo kot navadno trgovsko blago Karenca (ibid 4 člen 19 odstavek) je časovno obdobje ki mora preteči od zadnjega dajanja zdravila živali ob normalni uporabi pa do trenutka ko zdravljeno žival lahko damo v redni zakol za proizvodnjo neoporečnih živil oziroma čas v katerem se živalska tkiva mleko jajca in med zdravljenih živali ne smejo uporabljati za prehrano ljudi zaradi možne vsebnosti zaostankov zdravil nad najvišjimi dovoljenimi količinami zaostankov zdravil v teh živilih

27

veterinarji Nabava sodeluje pri predvidevanju potreb z veterinarji prav tako pa jih obvešča tudi o dobavnih rokih izdelkov po katerih povprašujejo Težave povzroča predvsem pomanjkanje zdravil za malo in veliko prakso Kajti za prodajalce zdravil je Slovenija premajhen trg in se jim registracija zdravil (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 13 - 28 člen) ne izplača Problem se rešuje do določene mere s kombinacijo humanih zdravil16 vendar določena zdravila še vedno primanjkujejo oziroma jih na trgu ni za dobiti (npr kapljice za mačje garje zdravilo proti ušem pri perutnini hellip) Predmeti nabave so zdravila vitamini in drugi dodatki k prehrani za male in velike živali hrana za hišne ljubljenčke premium razreda dodatki za nego in drugi pripomočki za male in velike živali razkužila rodenticidi (zatiranje glodavcev) pisarniški material tiskovine obrazci laboratorijski material

332 Interno naročilo Namen internega naročanja so pravilno pravočasno in v optimalnih količinah interno naročeni proizvodi Zaznane potrebe po določenih izdelkih se vpišejo v zvezek naročil kjer se za vsakega dobavitelja vodi svoja evidenca

333 Pregled internega naročila Interna naročila skupaj pregledajo prodajalci in vodja trgovine Preverijo kaj je potrebno naročiti katera so nujna naročila in kaj se bo naročilo kasneje O zdravilih in medicinskih pripomočkih poteka posvet z veterinarji Kadar obstajajo alternativni proizvodi za zadovoljitev iste potrebe se posvetujejo o tem ali bodo uporabili alternativne proizvode ali bodo naročili zahtevane proizvode Če je interno naročilo pravilno izpolnjeno in popolno gre v nadaljnje reševanje

16Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (6 člen 3 odstavek) pravi da je uporabljanje zdravil za uporabo v humani medicini za živali prepovedano razen v izjemnih primerih če tako določi minister pristojen za veterinarstvo Prepovedano pa je tudi (ibid 6 člen 1 odstavek) predpisovanje izdelava in izdaja magistralnih zdravil za uporabo v veterinarski medicini ki puščajo nedovoljene zaostanke v mesu organih ali izdelkih iz živali ki so namenjene za prehrano ljudi Zakon o zdravilih pa v 18 členu (izjemna uporaba zdravil v veterinarski medicini) pravi (1) Če ni na voljo nobenega zdravila za uporabo v veterinarski medicini z dovoljenjem za promet v Republiki Sloveniji za obravnavo bolezenskih stanj določenih živalskih vrst lahko veterinar oziroma veterinarka (v nadaljnjem besedilu veterinar) odgovoren za zdravljenje živali in zlasti da bi preprečil nesprejemljivo trpljenje živali izjemno uporabi zdravila ki nimajo dovoljenja za promet za uporabo pri tej živalski vrsti ali za zadevno bolezensko stanje (2) Natančnejše pogoje izjemne uporabe zdravil predpiše pristojni minister

28

334 Izdelava povpraševanja za potencialne kupce S prenovitvijo trgovine so se odločili tudi za določen standard proizvodov ki jih bodo prodajali to je premium razred Ker pri hrani in ostalih dodatkih za male živali cenovno ne morejo konkurirati velikim trgovskim centrom (ki prodajajo hrano in dodatke nižje kakovosti in posledično po nižjih cenah) so se usmerili na kupce ki zahtevajo kakovost in so pripravljeni zanjo tudi več odšteti Vrhunska kakovost je osnova na kateri se gradijo vsi ostali poslovni odnosi z dobavitelji Nabava nato na osnovi izbranih nabavnih potreb po proizvodih pošlje zahtevo za ponudbo potencialnim dobaviteljem Zahteve vključujejo pogoje in specifikacije (tehnične kakovostne zakonske nabavne hellip) ter morebitno zahtevo tudi po začetnih vzorcih proizvodov Nato v sodelovanju z veterinarji ugotovi ali začetni vzorci ustrezajo vsem podanim zahtevam in jih na podlagi ugotovitev sprejmejo ali zavrnejo Specifikacija izdelka je pomembna informacija ki dobavitelju natančno pove kaj želi podjetje nabaviti Obsega pa

kaj mora dobavitelj dostaviti naročniku želeno kakovost izdelka kdaj in koliko je potrebno dostaviti in način izpolnitve naročila

Podjetje naroča izdelke predvsem na podlagi prodajnih katalogov dobaviteljev gre torej za nabavo po dobaviteljevih specifikacijah Velik del nabavnega sortimana sestavljajo standardni izdelki zato lahko podjetje hitreje in lažje zamenja dobavitelje pa tudi sedanje izdelke lažje nadomesti s podobnimi izdelki drugih dobaviteljev Pri zdravilih so omejeni z dobavo in ponudbo kar je eden izmed razlogov zakaj so v ambulanti terapije poslovna skrivnost17 Podjetje ne more postavljati nobenih pogojev če želijo zdravilo nabaviti sprejmejo tiste pogoje ki jih ponujajo veledrogerije

335 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga se izvaja samo takrat kadar se nabavlja nov proizvod oziroma ko obstoječi dobavitelji ne morejo zagotoviti zahtevanega proizvoda Preučuje se ponudba in povpraševanje po proizvodu in z njima povezana gibanja cen količin kakovosti hellip Drugače pa dobava poteka po odobreni listi izbranih dobaviteljev Z dobavitelji s katerimi so ustvarili uspešen poslovni odnos ki je v obojestransko korist in zadovoljstvo in ki zagotavljajo proizvode po zahtevani kakovosti optimalni ceni ustreznih plačilnih in dobavnih pogojih imajo interes tudi v bodoče sodelovati Kadar se pojavijo negativne izkušnje v sodelovanju z dobavitelji poskušajo spore reševati sproti 17 Terapija (kombinacija zdravil) je poslovna skrivnost podjetja in ni zapisana na računu ki je izdan stranki Zapisana pa je v osebni kartoteki zdravljene živali V 39 členu Zakona o gospodarskih družbah je zapisano Za poslovno skrivnost se štejejo podatki za katere tako določi družba s pisnim sklepom S tem sklepom morajo biti seznanjeni družbeniki delavci člani organov in druge osebe ki so dolžne varovati poslovno skrivnost

29

Pri raziskavi tržišča si pomagajo s ponudbami dobaviteljev ki jih pošiljajo na lastno iniciativo s spletnimi stranmi z obiski trgovskih potnikov (najbolj pogosto jih trgovski potniki sami obiščejo in predstavljajo nove izdelke iz njihove ponudbe jih seznanjajo z novim promocijskim materialom) katalogi dobaviteljev Tako pri izboru dobavitelja za določeno vrsto proizvodov kot tudi pri nabavi novih proizvodov se pridobi več različnih ponudb Na podlagi medsebojne primerjave in analize izberejo najbolj ugodno

336 Izbor dobaviteljev Izbira dobaviteljev je ključna naloga nabave Dobri dobavitelji so tisti ki nudijo nove rešitve Seveda pa je take dobavitelje potrebno najti in potem še izbrati Pravilna izbira dobaviteljev vpliva na kakovost in ceno oskrbe s proizvodi S sistematično in natančno raziskavo lahko najbolje poiščemo potencialne dobavitelje Pogoj za uspešnost so pravi viri informacij in podjetje je črpalo iz naslednjih poslovni imeniki publikacije dobaviteljev strokovni časopisi in revije viri v podjetju informacije od posrednikov izmenjava izkušenj Pri izdelavi nabavne kalkulacije se upoštevajo vsi nabavni stroški ki nastanejo pri posameznem dobavitelju Na izbor pa seveda vplivajo tudi kakovost materiala dobavni roki in pogoji ter plačilni roki in načini plačila Izbira dobavitelja je tesno povezana z oblikovanjem nabavnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bomo sodelovali Podjetje se je osredotočilo na kupce ki zahtevajo kakovost kar je seveda odločilno vplivalo na izbiro dobaviteljev Med potencialnim dobavitelji hrane za male živali so izbrali samo tiste ki nudijo res vrhunsko kakovost Eukanuba Nutro Techni-Cal Royal Canin Hillrsquos Veliko sodelujejo tudi z lokalnimi dobavitelji Miprim doo (mlečni izdelki) Dobrodej Miklavž (lizalni kamni) Ekolap Scala doo (razkužila) Dar Trade Petrovče Vitan Trade Hoče (igrače) Aler doo Ljubljana (igrače) Zdravila se naročajo preko veledrogerij kot sta Krka in Kemofarmacija (nudijo širok asortiman dobava je možna vsak dan popusti ni problemov z zamenjavo blaga)

337 Eksterno naročilo Cilj eksternega naročila so pravilno pravočasno po sprejemljivih cenah in v optimalnih količinah naročeni proizvodi pri dobaviteljih kar omogoča pravočasno dobavo Naročilo je konkretna nabavna akcija kjer gre za neposreden poslovni kontakt z dobaviteljem in ustvarjanje pravne obveznosti tako s strani kupca (ki se zaveže da bo poravnal kupnino) kot s strani dobavitelja (ki se s potrditvijo naročila zaveže da bo obljubljeno tudi dostavil v dogovorjenih rokih in ustrezni kakovosti)

30

Hrano za male živali naročajo enkrat tedensko s tem so se prilagodili dobaviteljem Hrano in ostale proizvode naročajo v ponedeljek ndash torek (dobava sledi do konca tedna) ali v četrtek ndash petek (dobava sledi v začetku tedna) Zdravila je možno naročiti vsak dan ker dobavitelji dobavljajo tudi lekarnam na tem področju in ni težav z dobavnimi roki Eksterno naročilo se preda dobavitelju telefonsko (v večini primerov) ali po trgovskem zastopniku dobavitelja Pogodba med kupcem in dobaviteljem se sklene ko dobavitelj potrdi sprejem naročila S potrditvijo naročila dobavitelj sporoči kupcu da se strinja z vsebino naročila in ostalimi pogoji Včasih je potrebno kakšno naročilo tudi spremeniti ali dopolniti kar pomeni da se dobavitelja obvesti o spremembah ali dopolnitvah naročila ter sodeluje z njim pri odpravljanju morebitnih težav

338 Sklepanje nabavnih pogodb Preden lahko izdelamo predlog nabavne pogodbe mora podjetje imeti listo odobrenih dobaviteljev in specifikacije izdelkov ki jih bo nabavljalo pri dobaviteljih Naročnik in predstavnik dobavitelja nato skupaj uskladita zahteve naročnika po proizvodu in ostale pogodbene pogoje Kupna pogodba je pravna podlaga nabave ki nastane s strinjanjem obeh sodelujočih strank to je kupca in prodajalca Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa s potrditvijo naročila Pogodba se šteje za sklenjeno ko prodajalec potrdi kupčevo naročilo Pri sklepanju pogodbe pa morata obe pogodbeni strani izpolnjevati naslednja načela

podpisnika morata ravnati kot dobra gospodarja spoštovati zakone upoštevati veljavnost pogodbe upoštevati določila uzanc

Sama pogodba vsebuje naslednje elemente ceno in morebitne spremembe cene količino in kakovost blaga način naročanja (telefonsko preko prodajnih zastopnikov dobavitelja) dinamika nabave (1x tedensko) plačilne in dobavne pogoje popuste reklamacije način pakiranja in embalažo čas trajanja pogodbe promocijske akcije18 druga posebna določila k pogodbi

18 Prodajna akcija ki jo izpeljeta dobavitelj in prodajalec skupaj Vsak zmanjša ceno proizvoda za 10 (skupaj oba za 20) kar pripelje do povečane prodaje stranke so namreč vesele da za isto količino plačajo 20 manj Trgovina ima sicer manjši dobiček na enoto vendar se dobiček poveča zaradi večje prodane količine proizvoda

31

339 Spremljanje eksternega naročila Pri spremljanju naročila gre predvsem za kontrolo nad prispetjem potrditve naročila primerjavo z našim eksternim naročilom ter kontrolo dobavnih rokov (ali so naročeni proizvodi prispeli pravočasno) Namen spremljanja je torej v tem da preprečimo motnje poslovnega procesa nezmožnost izvršitve dobav našim kupcem in poslabšanje image-a Nabava je dolžna spremljati proizvode od njihovega naročila pa vse do prevzema v skladišču Glavna naloga nadzora izpolnjevanja dobavnih rokov je torej ugotavljanje njihovih prekoračitev in opominjanje dobavitelja na njih Vsi stroški z manipulacijo naročenih proizvodov morajo biti čim nižji kar pomeni da moramo naročene proizvode in njihovo pot od dobavitelja do nas nadzorovati in jo pravilno usmerjati

3310 Prevzem in pregled vhodnih proizvodov Pravilen in natančen prevzem naročenih in dobavljenih proizvodov je izredno pomembna naloga Prevzem poteka na osnovi

dokumentacije (pogodba eksterno naročilo dobavnica preverijo tudi cene proizvodov kajti včasih se zgodi da dobavitelji pozabijo na naknadno dogovorjene popuste ndash jih opozorijo na pomanjkljivost)

vizualnega pregleda (ugotavlja se prisotnost vidnih napak in pregled dokumentacije ki je prispela skupaj s pošiljko)

in količinskega pregleda (preveri se ustreznost proizvodov na dobavnici ter opravi količinski prevzem s štetjem) ki se opravita hkrati

Zelo pomembno je preveriti tudi rok uporabnosti tako za hrano vitamini in ostale dodatke k prehrani za živali ter predvsem rok uporabnosti zdravil19 Načeloma se zaupa dobavitelju vendar so kljub temu pozorni na rok uporabe Proizvodi (tudi proizvodi ki se niso prodali) ki jim je pretekel rok uporabe se vrnejo k dobaviteljem Če dobavitelj ne dobavi ustreznih naročenih proizvodov mu na osnovi reklamacije (Priloga 2) blago vrnejo oziroma pride do kompromisa (proizvode prevzamejo vendar jim dobavitelj zato odobri popust ndash zamenjava v duhu dobrega poslovanja) Prav tako se reklamirajo proizvodi ki imajo poškodovano embalažo Za dobavo in prevzem zdravil mora trgovina imeti poseben vhod (tukaj se ne smejo prevzemati nobeni drugi proizvodi) kar so rešili v sklopu bolnice Prav tako morajo biti zdravila v skladišču fizično ločena od ostalih proizvodov Vodi se tudi ločena evidenca20 zdravil od ostalih proizvodov

19 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih v 63 členu pravi Prepovedano je dajati v promet zdravilo ki mu je potekel rok uporabe ali če je bila dokazana oporečnost njegove kakovosti varnosti ali učinkovitosti 20 73 člen Zakona o zdravilih namreč pravi veletrgovci z zdravili lahko prodajajo zdravila za uporabo v veterinarski medicini tudi veterinarskim in drugim organizacijam ki po predpisih o veterinarstvu opravljajo veterinarsko dejavnost če imajo vzpostavljen sistem za sprejem shranjevanje in sledljivost zdravil ki ga preveri pristojni organ ter določeno odgovorno osebo za sprejem shranjevanje in zagotavljanje sledljivosti zdravil ki je imetnik diplome spričevala ali druge univerzitetne ali enakovredne izobrazbe iz farmacije

32

3311 Prejem in likvidacija računa Dobavitelj izda za dobavljene proizvode račun Prejeti računi dobaviteljev za dobavljene proizvode se pregledajo v smislu računovodske in predmetne točnosti Račun pomeni točno določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga moramo obravnavati zelo skrbno Likvidacijo računa opravimo takoj po njegovem prejemu saj s tem omogočimo računovodstvu da opravi promptno plačilo in tako pridobi pravico do popusta Likvidacija poteka po naslednjem postopku naprej se zbere potrebna dokumentacija (eksterno naročilo dobavnica prevzemnica račun) kateri sledi primerjava dokumentacije in ugotavljanje morebitnih razlik med naročeno prevzeto in zaračunano količino Ko se vse preveri in se vse ujema se račun likvidira Likvidacija računa zajema datum likvidacije na katero stroškovno mesto se račun knjiži datum valute računa podpis likvidatorja računa

3312 Evidenca in arhiviranje Zelo pomembna je evidenca zdravil omogočena mora biti sledljivost zdravila Sledljivost zdravila je po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (4 člen) dokumentirana pot zdravila od izdelovalca proizvajalca pravne ali fizične osebe ki opravlja promet z zdravili na debelo in na drobno do končnega uporabnika Pri vnosu dobavljenih zdravil v zaloge se morajo obvezno vpisati naslednji podatki ime zdravila (njegova koda) serijska številka zdravila opis količine (kos škatla ampula) število kosov in rok uporabe zdravila sledijo pa še dobavitelj datum prevzema številka dobavnice številka prevzemnice cena Serijska številka količina in rok uporabe zdravila sta izpisana tudi na računu zdravila ki je izdan stranki Sledljivost zdravila je pomembna še posebej v primeru umika določene serije zdravila s tržišča (npr ko sestava ne odgovarja specifikaciji) Takrat se vrnejo dobavitelju vsa zdravila ki so še v zalogi in preko izdanih računov (podatki strank) se izsledi že izdana zdravila pri strankah Skladišče zdravil je enotno tako za trgovino kot za ambulanto Pri prevzemu zdravila iz depoja mora veterinar podpisati oddajnico za vsa prevzeta zdravila Nadaljnjo evidenco o zdravilih nato vodi veterinar (kje se nahajajo katera žival jih je prejela v okviru svoje terapije) Podatki in informacije zbrani v evidencah so uporabni le tedaj če so ažurni in na voljo takrat kadar se dejansko potrebujejo K papirni evidenci shranjeni v obliki kopij v registru se štejejo ceniki (urejeni po dobaviteljih) podpisane kopije (s strani strank) izdanih računov

33

4 SKLEP Edina stalnica poslovnega okolja je njegovo nenehno spreminjanje Spremembe so številne in jim je težko slediti še posebej potrebam in željam potrošnikov ki se iz dneva v dan spreminjajo Zato uspešnost nabave izjemno vpliva na uspešnost trgovskega podjetja Bergant pravi (2001 21) raquoDobiček je ustvarjen samo če je input manjši kot output torej takrat ko podjetje posluje ekonomičnolaquo Vodenje nabave pa je odvisno od velikosti podjetja in ciljev ki jim podjetje sledi Odločitve o izbiri proizvodov (sortiment količina in cene) odločilno vplivajo na uspešnost podjetja Poslovna politika trgovskih podjetij se osredotoča v prvi vrsti na povečanje prodaje in zviševanje razlike med nabavno in prodajno ceno proizvodov Prodajne cene so na trgu razvrščene v različne cenovne razrede njihovo povečanje pa je dokaj zahtevno saj zahteva precej vlaganj in časa Zato poskušajo podjetja zniževati svoje nabavne stroške da bi tako povečala konkurenčnost Nabavno poslovanje postaja vse bolj obsežno zapleteno in zahtevno Nekdanje funkcije nabave naročanje prevzem in skladiščenje dopolnjujejo sedaj še trženjske funkcije kot so preučevanje nabavnega trga planiranje nabave odločitve glede dobaviteljev odločitve o oblikah in načinih nabavnega poslovanja ter nabavnih poteh pa tudi komuniciranje z dobavitelji analiziranje in evidentiranje nabave Pri nabavnem managementu je čedalje bolj pomemben dolgoročen odnos med kupcem in prodajalcem ki prinaša koristi tako prodajalcu kot kupcu ndash spoznanje da dolgoročno sodelovanje prinaša več koristi kot pa serija enkratnih kupčij za iste potrebe Uspešnost nabave je odvisna od pravilnih odločitev glede nabavnih virov Podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo je uspelo zgraditi dobre in dolgoročne poslovne odnose z dobavitelji Pri odločanju o nabavi ni pomembna samo cena temveč vse storitve ki jih nudi dobavitelj Prvi pomemben kriterij pri odločanju o nakupu pa je prav gotovo kakovost proizvodov saj lahko neustrezna kvaliteta ob nizki ceni povzroči več stroškov kot prihrankov Nabavna politika v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj pod okriljem katere posluje trgovina Dr Zoo je usmerjena k potrebam in željam svojih kupcev Težijo k čim večji optimalnosti cen nabavljenih proizvodov k visoki kakovosti proizvodov in dolgoročnemu sodelovanju z izbranimi dobavitelji Zakon o zdravilih prepoveduje oglaševanje zdravil kar posledično vpliva tudi na to da se ne sme oglaševati trgovina kot kraj kjer se prodajajo zdravila Dovoljuje pa obveščanje Tako lahko Veterinarska bolnica obveščajo ljudi o cepljenjih (redna letna cepljenja psov proti steklini) o uporabi razkužil (ptičja gripa) Reklamirajo se preko zadovoljnih strank ki o njih poročajo naprej svojim prijateljem in znancem Zelo pomembna je tudi povezanost trgovine z ambulanto od koder veterinarji napotijo stranke po zdravila in hrano za nadaljnjo terapijo pri živalih Povezanost trgovine z Ambulanto za male živali in oddelkom prakse za velike živali tvori njihovo prepoznavnost in konkurenčno prednost

34

POVZETEK Nabava je ena temeljnih funkcij poslovnega procesa trgovskih podjetij njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja posreduje kupcem in to v zadostni količini in primernem sortimentu po ustreznih cenah ter pravočasno Diplomsko delo je razdeljeno na dva dela in sicer na teoretični ter praktični del kjer je opisana nabava v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo V teoretičnem delu diplomskega dela je nabavni proces predstavljen po posameznih fazah kot ga predstavljajo avtorji v literaturi Faze si sledijo v določenem zaporedju Posamezne faze se med seboj prepletajo so povezane ter odvisne Vsako stopnjo nabavnega procesa je potrebno izvesti pazljivo in sistematično kajti le tako lahko zadovoljimo potrebe po proizvodih ki so na voljo pravočasno v ustrezni količini kvaliteti in ustrezni ceni Praktični del predstavlja podjetje Veterinarska bolnica Ptuj doo in analizo poteka postopka nabave v samem podjetju Proces sem prikazala od raziskave nabavnega trga sklepanja nabavne pogodbe ugotavljanja potreb in naročanja do prevzema blaga KLJUČNE BESEDE nabava nabavni proces naročanje izbira dobavitelj kupec trgovsko podjetje ABSTRACT Procurement is for commercial companies one of the key elements of business procedure its task is to obtain those articles which sales department discloses to customers in right quantity range of varieties suitable prices and in time Diploma is separeted in two parts The first part is theoretical and the second one is practical descripton of purchasing in company Veterinarska bolnica Ptuj doo In theoretical part of diploma the purchasing process is represented by particular stages The stages follow one another in certain succesion The particular stages are connected and depended between themselves Each stage of purchasing process has to be done carefully and systematically Only in that case we can satisfy the needs by products which are at service on time in appropriate quantity quality and at reasonable price The practical part represents the company Veterinarska bolnica Ptuj doo and analyses the purchasing process in it I presented procedure started with market resarch followed by award the contract needs determination ordering and take delivery KEY WORDS purchase purchasing process ordering choise supplier buyer trade company

35

5 SEZNAM LITERATURE

1 Baily PFarmer DJessop DJones 1998 Purchasing principles and Management London Prentice Hall

2 Bergant Bogomil 2001 Gospodarjenje podjetij Novo mesto Visokošolsko središče Visoka šola za upravljanje in poslovanje

3 Društvo ekonomistov 2000 25 Jubilejno posvetovanje o podjetniškem planiranju in managementu Uvajanje sprememb vodenja in planiranja

4 Gadde Lard-Erik in H Hakansson 1993 Profesional Purchasing London Routledge

5 Kaltnekar Zdravko 1993 Logistika v proizvodnem podjetju Kranj Moderna organizacija

6 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta 7 Kotler Philip 2004 Management trženja Ljubljana GV Založba 8 Leenders MR Fearon HE England WB 1985 Purchasing and Materials

Management RD Irwin Inc Homewood Illinois 9 Markič Peter Strniša Marija Tavčar Rudi 1993 Poslovna pogajanja Ljubljana

Gospodarski vestnik 10 PotočnikVekoslav 2000 Komercialno poslovanje z osnovami trženja 1 Ljubljana

Ekonomska fakulteta 11 PotočnikVekoslav 2001a Trgovinsko poslovanje Novo mesto Visoka šola za

upravljanje in poslovanje 12 PotočnikVekoslav 2001b Trženje v trgovini Ljubljana GV Založba 13 PotočnikVekoslav 2002a Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana

Ekonomska fakulteta 14 PotočnikVekoslav 2002b Temelji trženja s primeri iz prakse Ljubljana GV

Založba 15 van Weele A J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa

Ljubljana Gospodarski vestnik 16 Završnik Bruno 2004 Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV

Izobraževanje 17 Završnik Bruno 2001 Pogajanja v nabavi in upravljanje s človeškimi viri

Radenci Center za zunanjo trgovino Radenci doo 18 Završnik Bruno 2000 Nabava ndash zapiski predavanj Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta 19 Završnik Bruno 1997 Management nabave Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta

36

6 SEZNAM VIROV 1 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD ndash UPB1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+gospodarskih+druC5BEbahampmandate=-1ampunid=UPB|AB7A116C1EB745F7C1256F41003C9EF3ampshowdoc=1 [2532006] 2 Zakon o veterinarstvu (ZVet-1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampvt=6ampst=aampq=veterinaampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C1256A330020E07Fampshowdoc=1 [2532006] 3 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (ZZMP) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+zdravilihampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C125683A002C1181ampshowdoc=1 [2532006] 4 Zakon o zdravilih (ZZdr) (online) Dostopen na httpwwwuradni-listsi1ulonlinejspurlid=200631ampdhid=81631 [2532006]

4

5 SEZNAM LITERATURE 35 6 SEZNAM VIROV 36

5

1 UVOD

11 Opredelitev področja in opis problema ki je predmet raziskave Nabava je temeljna funkcija v trgovskem podjetju zraven skladiščenja in prodaje seveda Njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja ponudi kupcem v zadostni količini pravočasno in po ustrezni ceni (nabavna cena neposredno vpliva na možnost prodaje in donosnost izdelka) Trgovska podjetja so prišla do spoznanja da je glavni dejavnik trajne konkurenčne prednosti ponudba zelo kakovostnih in različnih proizvodov Zato si prizadevajo oblikovati optimalne sortimente ki bi naj zadovoljili čedalje zahtevnejše kupce Za oblikovanje optimalnih sortimentov ponudbe pa je bistvenega pomena da se zraven prodajnega trga preučuje tudi nabavni trg Z raziskavo nabavnega trga si podjetje pridobi aktualne zanesljive in v prihodnost usmerjene podatke o vrstah in količini izdelkov cenah in dobaviteljih Podjetje načrtuje nabavo vnaprej z namenom da določi vrsto in količino proizvodov čas nabave ter nabavne pogoje Pogosto si mora odgovoriti na dve vprašanji

ali je načrt nabave podrejen načrtu prodaje ali pa je prodajni načrt hkrati tudi nabavni načrt

Na obe vprašanji je mogoče odgovoriti pritrdilno le v primeru vrste in količine proizvodov čas dobave pa je odvisen od časa prodaje - upoštevati se mora čim krajši čas vezave denarnih sredstev v zaloge Načrtovanje nabave daleč vnaprej je zelo tvegano saj se navade potrošnikov hitro spreminjajo zato mora biti nabava pripravljena slediti hitrim spremembam povpraševanja Za učinkovito oblikovano nabavno politiko moramo torej dobro poznati tržne razmere nabavne pogoje in seveda potrebe ki jih želimo zadovoljiti kajti pri nabavnem trženju je iniciativa na strani trgovskega podjetja ki dobaviteljem sporoča kaj potrebuje in kaj mu naj priskrbijo Poslovno okolje se zelo hitro spreminja podjetje pa lahko preživi in ostane uspešno le če je sposobno te spremembe predvideti in se pravočasno odzvati na njih Ena izmed osrednjih nalog nabavnega managementa je tako skrb za dobavitelje še posebej za odkrivanje in pridobivanje novih Zaslediti je težnje k dolgoročnim poslovnim odnosom s poslovnimi partnerji (medsebojna odvisnost zaupanje prilagajanje in težnja po ohranjanju medsebojnega sodelovanja)

12 Namen cilji in trditve raziskave Namen diplomskega dela je preučiti teoretična znanja na področju managementa nabave samega procesa nabave in njegovih faz ter prikazati praktični vidik procesa nabave v trgovini Dr Zoo ki deluje v okviru podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo S pomočjo spoznanj različnih avtorjev sem skušala predstaviti osnove in izhodišča nabave management nabave in nabavni proces po njegovih fazah Kot cilj diplomskega dela sem si zastavila preučitev nabavnega procesa po njegovih fazah V prvem delu sem preučila proces z teoretičnega vidika v drugem delu pa z praktičnega na primeru podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo

6

Osnovne trditve ki veljajo za nabavni proces so Cena ne sme biti nikoli ključni element nabavnega pogajanja Reklamacij blaga je vedno manj Nabavna služba mora vedno razvijati zanesljive alternativne vire dobave da ne

prihaja do zamud če se glavnemu dobavitelju kaj zgodi

13 Predpostavke in omejitve raziskave Nabavna funkcija predstavlja kot poslovna funkcija v podjetju izhodišče reprodukcijskega procesa Omogoča torej raquoproizvodnjolaquo nove vrednosti proizvodnjo ter ponudbo koristi za ciljne skupine odjemalcev na prodajnem trgu Vsako podjetje si skuša zagotoviti trdno in stabilno konkurenčno sposobnost pred ostalimi podjetji Kar pa je zaradi spremenljivih pogojev poslovanja in zahtev zunanjega okolja težko saj se morajo podjetja sproti prilagajati z različnimi kombinacijami proizvodnih tvorcev Eden izmed temeljnih pogojev za pisanje diplomskega dela je razpolaganje z čim večjim številom kakovostnih podatkov in informacij Pri pisanju diplomskega dela sem podatke črpala iz domače in tuje literature Osnovno omejitev vidim pri pisanju praktičnega dela kjer sem uporabljala interne vire podjetja nekateri izmed teh virov predstavljajo poslovno skrivnost podjetja in do njih nisem imela dostopa

14 Uporabljene metode raziskovanja V svojem diplomskem delu sem poskušala raziskati pomen nabave v podjetju njeno organiziranost kako uresničuje zastavljene cilje in opisati sam proces nabave v trgovskem podjetju Raziskava je osredotočena na nabavni proces v trgovini za male in velike živali Dr Zoo ki deluje v okviru podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo Uporabila sem poslovno raziskavo v okviru katere pa sem se osredotočila na statično ekonomsko raziskavo ki obravnava problem v določenem časovnem obdobju Skozi celotno delo sem uporabljala deskriptivni (opisni) in analitični pristop V okviru deskriptivnega pristopa sem uporabila

metodo deskripcije (opisala sem nabavni proces) metodo kompilacije (povzemala sem opazovanja spoznanja stališča sklepe in

rezultate drugih avtorjev) Pri analitičnem pristopu sem uporabila

metodo analize (pri tako sestavljenem procesu kot je nabava sem preučevala vsak del posebej in v odnosu do drugih delov oziroma celote)

metodo sinteze (predstavila sem skupne značilnosti analiziranih delov celote) Podatke sem zbirala s pomočjo domače in tuje literature interneta in podatkov ki sem jih dobila v podjetju

7

2 NABAVNI PROCES ndash TEORETIČNI DEL

21 Pomen in vloga nabave v podjetju Nabavna funkcija vključuje proces nakupovanja in sicer opredelitev potreb izbiro dobavitelja dogovarjanje o primerni ceni določitev plačilnih in dobavnih pogojev sklenitev pogodbe ali naročanje in spremljanje izpolnjevanja naročila Skratka naloga nabave je da zagotovi opremo material druge potrebščine in storitve ustrezne kakovosti v zadostnih količinah po primerni ceni in pravem viru (van Weele 1998 29 povz po Aljian 1983 3) Nabava je ena izmed temeljnih funkcij kajti brez nje se ne morejo opravljati druge funkcije v podjetju (v proizvodnih podjetjih funkciji proizvodnje in prodaje v trgovinskih podjetjih pa funkcija prodaje) To sicer ne pomeni da je najpomembnejša kajti njeno delovanje je odvisno od aktivnostih drugih funkcij Pomembnost nabave je odvisna od razvitosti podjetja od velikosti in položaja podjetja od sezonskih gibanj in splošnih tržnih odnosov Potek nabave je zelo pomemben saj dosega vrednost porabljenega materiala 40-70 vseh stroškov poslovanja kar pomeni da je poslovni izid podjetja v veliki meri odvisen od uspešnosti nabavnega manegementa Prepozna nabava povzroča zastoje v proizvodnji in s tem stroške prav tako jih pa povzroča predčasna nabava (vezana denarna sredstva stroški skladiščenja) Če podjetje uporablja material slabše kakovosti bodo tudi izdelki slabše kakovosti posledično večji stroški zaradi napak izmeta škarta reklamacij kupcev Nabava se po Potočniku (2000 7-9) sooča s problemom uskladitve treh dejavnikov zagotoviti mora visoko stopnjo izpolnitve naročil pri dobaviteljih seveda ob čim nižji vezavi denarnih sredstev in čim manjših nabavnih stroških na enoto nabavljenega materiala Vloga in pomen nabave v trgovini na drobno1

Trgovska podjetja na drobno delujejo kot posredniki med proizvajalci trgovinami na debelo in končnimi porabniki Nabavljeno blago prodajo končnim porabnikom v manjših količinah primernih za potrebe posameznega gospodinjstva Primerjava nabave trgovskih podjetij z nabavo proizvodnih podjetij kaže naslednje razlike

Razmišljanje o najnižjih možnih stroških temeljni razlog za nabavo v trgovini je prodaja ndash ne glede na to kaj je kupljeno se mora to prodati Prihodki od prodaje marže in stroški so temeljne informacije za oblikovanje nabavnih odločitev

Ponudba izdelkov trgovska podjetja oblikujejo zelo široko ponudbo izdelkov (več kot 100000 različnih postavk) zato morajo oblikovati učinkovit informacijski sistem ki jim omogoča obvladovanje celotnega blagovnega toka Nabava in prodaja sta si časovno precej blizu zato lahko hitro izločijo iz prodaje tiste izdelke ki jih kupci ne sprejemajo tako kot so pričakovali

Nabava po dobaviteljevih specifikacijah podjetja nabavljajo to kar ponujajo dobavitelji Velik del nabavnega sortimana sestavljajo standardni izdelki zato lahko trgovsko podjetje hitreje in lažje zamenja dobavitelje pa tudi sedanje izdelke lažje nadomesti s podobnimi izdelki drugih dobaviteljev

1 Povzeto po Potočniku (2002a 283)

8

211 Organiziranost nabavne službe2

Organiziranje nabave temelji na delitvi dela ki omogoča večjo specializacijo tipizacijo in standardizacijo posameznih opravil Organizacijsko strukturo nabave sestavljajo delovna mesta ki se povezujejo v delovna področja ta pa v oddelke in službe Organizacijska struktura se razlikuje med posameznimi podjetji in je odvisna predvsem od velikosti podjetja gospodarske panoge prostorske lokacije podjetja in načina proizvodnje Na organizacijske oblike nabave vplivajo tudi notranji dejavniki (značilnosti materiala sortiment materiala strokovnost kadra tehnološki proces in tehnična opremljenost finančna moč podjetja) in zunanji dejavniki (dobavitelji nabavne poti položaj na nabavnem trgu predpisi lokacija podjetja) Glede na način vodenja nabavne službe lahko nabavno poslovanje organiziramo

Centralizirano takšen način omogoča večjo tržno moč podjetju skriva pa nevarnosti povezane s togim in počasnim reagiranjem na hitre spremembe na nabavnem trgu oz povečano porabo materiala v geografsko ločenih proizvodnih obratih

Decentralizirano takšno poslovanje je bolj tržno prilagodljivo vendar zaradi manjše tržne moči praviloma dražje

Veliko podjetij izbere kombinirano obliko ki izkoristi prednosti obeh (Baily 1998 53) s sodobno informacijsko in komunikacijsko povezavo vseh enot ki nabavljajo na trgu se podjetje lahko izogne pastem centralizacije in decentralizacije

212 Zaposleni v nabavi Uspešna nabava je v veliki meri odvisna od ljudi ki so zaposleni v njej kljub velikemu prispevku računalnika v vseh dejavnostih Odvisna je od sposobnosti znanja in naporov osebja Tako je torej potrebno veliko pozornosti posvetiti pridobivanju in selekciji osebja Nabava danes vključuje bolj kompleksne in zahtevne naloge zato je potrebna visoka raven pristojnosti in sposobnosti nabavnega osebja Da bi obvladovali zahtevne naloge je v večini primerov potrebna višja oz visoka izobrazba in nekaj let prakse Človeški viri postajajo tako ključno konkurenčno orodje organizacij ki se pripravljajo na izzive tretjega tisočletja Pri planiranju programa usposabljanja morajo po Završniku (Društvo ekonomistov 2000 51) managerji preučiti potrebe in želje vsakega posameznika ki v programu sodeluje Samo dobro motivirani in seveda ustrezno nagrajeni nabavniki bodo kos nalogam na področju nabave Uspešna vključitev novih sodelavcev v nabavno službo zahteva natančno opredelitev delovnih postopkov in je zato pogosto vezana tudi z začetnim strokovnim usposabljanjem novih nabavnih referentov Nabavna služba temelji na količinskem (objektivna ocena ki izhaja iz minimiziranja nabavnih stroškov na enoto nabavljenega materiala) in kakovostnem (diagnostične analize s pomočjo katerih ugotavljamo uspešnost delavca po vseh sestavinah nabavnega poslovanja) vrednotenju zaposlenih v nabavi (Potočnik 2002a

2 Povzeto po Potočniku (2000 12-14)

9

188) Završnik (2001 26) pravi da noben način vrednotenja sam zase ne daje jasnih rezultatov združitev obeh pristopov pa nudi bolj uravnoteženo in popolno sliko

22 Nabavni proces po fazah

221 Zaznavanje potreb Nabavni nakupni proces v podjetju se začne z zaznavo problema ali potrebe ki jo je mogoče zadovoljiti z nabavo določenega izdelka ali storitve Izdelavni material zahtevajo v proizvodnji pomožni material v skladišču trgovsko blago pa prodajni oddelek Če podjetje vodi zalogo materiala po točki naročanja se zaznava potrebe sproži avtomatično ko količina materiala pade na točko signalne zaloge Vodje posameznih oddelkov morajo poznati potrebe svojih oddelkov obseg in čas ki je potreben za njihovo nabavo Zaznavo potrebe lahko spodbudijo notranji ali zunanji dražljaji (Kotler 2004 228-229) Notranji dražljaji zaloga materiala se zniža na signalno zalogo podjetje se na primer odloči razviti nov izdelek in potrebuje novo opremo in materiale pokvari se stroj in potrebni so novi sestavni deli nabavljeni material ne izpolnjuje zahtev posledično podjetje išče novega dobavitelja Zunanji dražljaji poslovni sejmi oglasi prodajni predstavniki ki ponujajo boljši izdelek ali nižjo ceno Veliko podjetij se sooča s vprašanjem raquonarediti ali kupitilaquo Glavni dejavnik ki vpliva na odločitev narediti ali kupiti je višina stroškov ki nastanejo zaradi ene ali druge odločitve Podjetje pa mora pri tem upoštevati tudi druge dejavnike (Završnik 2000 30) stroški zmožnosti kapacitete kontrola odvisnost fleksibilnost fiksni stroški potrebno znanje količina obseg dolgoročna pričakovanja zaposlenost tajnost potencialna konkurenca investicije zanesljivost dobave Podrobneje opisanega problema ne bom analizirala in bom za diplomsko delo predpostavila da bomo potreben material nabavljali pri dobaviteljih Pomembno je da se v nabavnem oddelku opredelijo pristojnosti in odgovornosti glede naročanja materiala Nabave ki so neobičajne ali pa velike vrednosti se ponavadi izvedejo s posebnim postopkom V takih primerih se uporabljajo tudi posebni dokumenti ki jih podpisujejo vodilni ljudje v podjetju Preden se material naroči je potrebno preveriti obstoječe zaloge v skladišču pa tudi presežke želenega materiala drugih oddelkov v podjetju Po spoznanju potrebe kupec določi splošne značilnosti izdelka in potrebno količino Za standardno blago je to preprost postopek pri nestandardnih izdelkih pa se mora nabavnik pri opredelitvi lastnosti kot so zanesljivost trajnost in cena posvetovati z inženirji ali uporabniki Nabava mora sodelovati pri predvidevanju potreb z ostalimi funkcijami podjetja (proizvodnjo prodajo razvojem financami in računovodstvom) prav tako pa jih mora obveščati o dobavnih rokih materialov po katerih povprašujejo ter jih obveščati tudi o morebitnih spremembah za standardizirane materiale Poseben problem pri spoznavanju potreb predstavljajo po Završniku (1997 10) nujne in majhne potrebe V podjetjih lahko zasledimo navadno večje število nujnih potreb

10

Upravičene pa so samo tiste ki jih zaradi nenadnih sprememb na prodajnem trgu ali višje sile in nepredvidljivih večjih okvar na strojih ali opremi ni bilo mogoče predvideti Neupravičena nujna naročila pa so posledica napačno vodene politike zalog slabega planiranja proizvodnje nezaupanja v pravočasne dobave in navade označevanja internih naročil z raquonujnolaquo ali raquohitrolaquo Ne glede na vzroke so takšna naročila draga Majhna naročila so stalni problem v podjetjih saj znaša 70 vseh internih naročil le 10 celotne vrednosti vseh naročil Za njih je značilno da so stroški nabave v primerjavi z vrednostjo naročila relativno visoki Druga značilnost pa je da je pomanjkanje takšnega materiala lahko povzroči neprimerno večje stroške kot je sama vrednost le-tega materiala

222 Interno naročanje3

Interno naročilo je interni pisni dokument o potrebi materialov surovin polizdelkov storitev itd Je interni dokument ki ga izpolnijo notranji uporabniki in ni namenjen eksterni uporabi Izstaviti ga je potrebno v dveh izvodih izvirnik dobi nabavni oddelek (namenjen za nadaljnjo uporabo) kopijo zadrži naročnik (ročni izpis ali računalniški izpis v arhivu) Na internem naročilu ne smejo manjkati naslednje informacije datum številka naročila (identifikacija) naziv oddelka ki naroča konto (za obremenitev) natančen opis želenega materiala in količine datum potrebe materiala posebna navodila za prevoz in podpis izdajatelja zahtevka (interni naročnik) Izmed teh informacij je najpomembnejša natančna opredelitev želenega materiala zato je potrebno zagotoviti enotno označevanje želenih vrst materiala (pomagamo si z ustrezno nomenklaturo s spiskom materialov ki jih nabavljamo s katalogom materialov na zalogi)

223 Pregled internega naročila Vsako interno naročilo ki prispe v nabavo mora vodja nabave skrbno pregledati in ugotoviti če obstaja alternativni material ki bi zadovoljil to potrebo v skladišču oziroma če je presežek tega materiala v katerikoli drugi enoti podjetja Če alternativni material obstaja vodja nabave interno naročilo zadrži in se o zadovoljitvi izkazane potrebe pogovori z uporabnikom Pri pregledu internega naročila mora vodja nabave ugotoviti tudi ali je podpisnik pooblaščen za naročilo in ali so finančna sredstva zagotovljena Posebno pozornost pa mora nameniti kontroli upravičenosti in ekonomičnosti količin in dobavnega časa Dobro opravljen pregled internega naročila že na začetku nabavnega procesa pripomore k doseganju optimalnih nabavnih ciljev4

3 Povzeto po Završnik (2000 49-50) 4 Povzeto po Završnik (2000 50)

11

224 Izdelava specifikacije Specifikacija podrobno opisuje material polizdelke in sestavne dele ki so potrebni pri proizvodnji nekega izdelka Vsebuje natančen tehnični opis (po potrebi dopolnjen z risbo ali načrtom) sestave lastnosti in izvedbenih značilnosti materiala potrebnega za proizvodnjo Njena izdelava je nujno potrebna vse nestandardizirane materiale in dele ki se nabavljajo Je pomembno sredstvo komunikacije med proizvodnjo in nabavo na eni ter nabavo in dobavitelji na drugi strani Je informacija ki dobavitelju natančno sporoča kaj želi podjetje pri njem nabaviti (Završnik 2000 50) Specifikacija materiala po Potočniku (2002a 169) obsega tri stopnje

sestavljanje funkcionalne specifikacije (funkcije materiala) oblikovanje podrobne tehnične specifikacije (tehnične značilnosti materiala) opredelitev specifikacij za logistiko in vzdrževanje (način dostave zahteve glede

vzdrževanja in storitev povezanih z materialom) Prednosti funkcionalne specifikacije (van Weele 1998 73)

morebitnim dobaviteljem damo možnosti da izkažejo svoje strokovno znanje možnosti uporabe novih tehnologij ki jih kupec ne pozna določitev meril ki jih lahko uporabimo za vrednotenje vseh načinov sestavljanja

specifikacije Proizvodna podjetja so zaradi varnosti uvedla postopek potrditve specifikacije ndash preden jo pošljejo dobavitelju jo mora potrditi nabavni oddelek Tako naj ne bi prihajalo do nesporazumov Izkušnje pa kažejo da se s potrditvijo specifikacije prihrani precej časa Tehnične spremembe med samim proizvodnim postopkom se obravnavajo kot postopek za spremembo naročila Nabavni referent mora poskrbeti da dobavitelj dobavi material ki je skladen z zadnjo specifikacijo ki mu jo je poslal Najboljša praksa je če dobavitelji potrdijo vsako spremembo Podjetje mora natančno določiti kdo lahko izdaja zahtevke nabavni službi da naroči določeno vrsto materiala storitve Koristno je določiti tudi vrednostno omejitev naročila za posamezno raven odločanja in osebo ki ima pooblastila za nujna naročila materiala S tem se podjetje izogne tveganju da bi naročili material v preveliki količini (Potočnik 2002a 169)

225 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga je sistematično zbiranje klasificiranje in analiziranje podatkov ki potem predstavljajo osnovo za kakovostne nabavne odločitve (Leenders Fearon in England 1989 429) Pogoj za uspešno nabavo je dobro poznavanje nabavnega tržišča to je dobaviteljev in njihove ponudbe Skupaj s prodajno službo mora nabava določiti sortiment izdelkov ki ga bo nabavljala ndash to je izhodišče raziskave Žal izvajajo to raziskavo le največje trgovske organizacije ki imajo usposobljene raziskovalce in lahko pokrijejo sorazmerno zelo visoke stroške raziskav Za odločanje o nabavi je nujno da trgovska

12

podjetja raziščejo stanje na nabavnem trgu značilnosti dobaviteljev nabavne poti ustreznosti izdelkov konkurenco na nabavnem trgu nabavne pogoje (cene roke dobave in roke plačila) (Potočnik 2001a 84) Iskanje ponudb5 je prvi nabavni postopek kadar se kupec in dobavitelj ne poznata če kupec išče nov material ali gre za nabavo večje količine materiala Na podlagi ugotovitev raziskav tržišča bo nabavni oddelek iskal ponudbe pri tistih dobaviteljih ki ponujajo želeni material Pri iskanju ponudb mora nabavni oddelek natančno opredeliti vrsto in kakovost materiala ter dobavne in plačilne pogoje odločiti pa se mora tudi ali bodo iskali ponudbe samo pri proizvajalcih materiala ali tudi pri posrednikih Pred iskanjem pa morata nabava in tehnična služba urediti še naslednje zahteve glede materiala vrsto in kakovost materiala ki ustreza potrebam proizvodnje količino vsakokratnega naročila ki mora biti usklajena z ekonomično količino naročila čas porabe materiala zaradi določitve dobavnih rokov in prioritete posameznih vrst materiala za proizvodnjo Do ponudb lahko pridemo po različnih poteh na obisku pri dobavitelju na sejmih pisno iskanje ponudb pri vseh možnih dobaviteljih (objava licitacije) ali neposredno pri vnaprej izbranem dobavitelju telefonično iskanje katalogi dobaviteljev (manjša naročila) in seveda preko svetovnega spleta Podjetje ne išče ponudb kadar je dobavitelj monopolist prav tako pa zelo redko išče ponudbe za nujna naročila Ponudba mora vsebovati bistvene sestavine bodoče prodajne pogodbe (količina cena kakovost plačilni pogoji dobavni rok dobavni pogoji zahtevane garancijehellip) in seveda opcijo do kdaj ponudba velja Analiza ponudb6 pomeni da mora nabavni oddelek vse prejete ponudbe urediti ugotoviti ali vsebujejo vse zahtevane podatke in ali so med seboj primerljive Primerjava ponudb je formalna kadar primerjamo skladnost ponudbe z našim povpraševanjem njeno popolnost in razumljivost ter vsebinska kadar preračunavamo različne količinske podatke iz ponudb na skupni imenovalec (npr cena prosto skladišče kupca) Pri analizi ponudb je pomembno primerjati še kakovost dobavne roke zanesljivost dobave hellip tveganja v zvezi z lokacijo dobavitelja (tuji dobavitelji) ter boniteto dobavitelja S primerjavo posameznih postavk v ponudbah ugotavljamo prednosti in slabosti posameznih dobaviteljev Dejansko razliko med ponudbami lahko ugotovimo le z nabavno kalkulacijo Nabavno kalkulacijo7 izdelamo tako da pri tem upoštevamo vse nabavne stroške ki nastajajo pri posameznem dobavitelju fakturna cena dobavitelja (zmanjšana za popuste) stroški dostave (prevoz zavarovanje) stroški manipulacije materiala v času dostave (nakladanje prekladanje razkladanje) Iz nabavnih stroškov preračunamo nabavno ceno na enoto materiala Seveda pa je pomembno poleg nabavne cene upoštevati še kakovost materiala dobavne roke in pogoje ter rok in način plačila Kakovost materiala je praviloma povezana s ceno Ob enaki cenovni postavki izberemo dobavitelja ki ponuja boljšo kakovost materiala 5 Povzeto po Potočniku (2002a 169-170) 6 Povzeto po Potočniku (2000 85) 7 Povzeto po Potočniku (2002a 170-171)

13

Popusti zmanjšujejo fakturno ceno in s tem nabavne stroške ndash posledično odjemalec poskuša izkoristiti popuste prav tako pa tudi dobavitelj ki želi z njimi prepričati odjemalca v večja naročila Dobavitelji običajno ponujajo štiri vrste popustov količinski rabat (praviloma progresiven za nakup večje količine) raquozvestobnilaquo rabat (povezan je z dolgoročnim poslovnim sodelovanjem) sezonski rabat (popust za stimuliranje nakupa v obdobjih zmanjšane prodaje ndashomogočajo dobavitelju enakomernejšo proizvodnjo v mrtvi sezoni) funkcijski rabat (odobravajo ga proizvajalci trgovcem na debelo in na drobno za izvajanje posebnih prodajnih akcij) Poleg zgoraj navedenih popustov se pri kalkulaciji upošteva tudi plačilni popust ali skonto za plačilo pred dogovorjenim rokom Če je npr običajni rok plačila 60 dni in obrestna mera letno 12 lahko podjetje pri 2 skonta za plačilo v 15 dneh s skonti pridobi približno 18 letno Ta primerjava kaže pomemben pomen popustov za prispevek nabave k donosnosti poslovanja podjetja

226 Nabavna pogajanja Izbrani ponudi sledi nabavno pogajanje To se lahko nanaša na posamezne ali vse sestavine ponudbe Komercialni in pravni pogoji se zaradi različnih običajev poslovne kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala pogosto razlikujejo zato ovirajo uporabo standardnih obrazcev pogodb Sama pogajanja in sklepanje pogodb sta jedro nabavnega poslovanja Dobavitelj in odjemalec morata pri tem upoštevati naslednja načela ravnati morata kot raquodober gospodarlaquo spoštovati zakonitosti upoštevati veljavnosti pogodb poslovati po dobrih poslovnih običajih izpolnjevati sodne in arbitražne sklepe v podobnih primerih Nabavni referenti porabijo več kot 20 svojega časa za pripravo in dejansko pogajanje z dobavitelji Poznavanje pogajalskega procesa in pogajalskih spretnosti je za nabavnika nujno zlo saj se le tako lahko upre pogosto dobro izurjenemu dobavitelju Pomembno je spoznanje da se pogajanja ne nanašajo samo na ceno ampak na vse prvine ki so pomembne za sklenitev dogovora Izkušnje v številnih podjetjih kažejo da so vprašanja kot so kakovost in zanesljivost dobave pa tudi poprodajne storitve pogosto pomembnejše kot cene in plačilni pogoji (Potočnik 2000 87) Pogajanja8 lahko opredelimo kot proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno sprejemljivo rešitev Da so nakupi uspešni moramo po Završniku (2001 3) pogajanja uporabljati v njihovem najširšem pomenu kot proces sprejemanja odločitev To pomeni da so pogajanja proces načrtovanja vodenja in analiziranja ki ga uporabljata kupec in prodajalec da dosežeta sprejemljiv sporazum Pogajanja so proces v katerem je potrebno razlikovati vsaj štiri stopnje 1 Priprave na pogajanja strokovnjaki za pogajanja jih označujejo kot kritično fazo v

pogajanjih Pomen priprav je takšen da velja načelo raquoNepripravljeni pogajalci ne smejo na pogajanjalaquo To je na videz v nasprotju z dejstvom da ljudem vse bolj

8 Povzeto po Kavčiču (1998 315-339)

14

primanjkuje časa Vendar pa je to zahtevo potrebno upoštevati kajti slaba pripravljenost ene ali druge strani bistveno podaljšuje pogajanja v celoti povečuje se verjetnost da bomo naredili nepotrebna popuščanja zmanjšuje se verjetnost da bomo dosegli zastavljeni cilj povečuje se tudi verjetnost da bodo pogajanja neprijetna zapletena in da bo stranka ki je manj pripravljena ali celo nepripravljena poganja izgubila

Priprave na pogajanja obsegajo (Markič Strniša Tavčar 1993 5-42)

določitev ciljev (z njimi določimo vsebino pogajanj pri količinskih ciljih določimo pogajalski interval I ndash idealno Z ndash zadovoljivo M ndash minimalno)

izbiro pogajalske strategije (dobim-dobim dobim-izgubim izgubim-izgubim) zbiranje informacij (informacije o predmetu pogajanj informacije o nasprotni

stranki) določitev pogajalske skupine (pogajalec sam ali skupina) določitev o času pogajanj (ključna variabla pogajanj) določitev kraja pogajanj (pri nas pri dobavitelju na nevtralnem terenu) določitev pristojnosti pogajalcev (ali lahko odločajo sami ali morajo pred

sklenitvijo sporazuma dobiti soglasje nadrejenih) odločitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (tajna so takrat kadar bi javna pogajanja

povzročila škodo pogajalskemu procesu)

2 Začetek pogajanj je takrat ko se pogajalski strani prvič uradno srečata Pri tem je pomembno ustvarjanje začetega vtisa ndash prvi vtis je zelo pomemben in mogoče ga je narediti samo enkrat njegovo spreminjanje med pogajanji zahteva precej časa in napora S pomočjo prvega vtisa nasprotni strani pokažemo kako resno jemljemo pogajanja kakšen pomen jim pripisujemo in kako smo se na njih pripravili Glavne sestavine začetka pogajanj pa so naslednje medsebojno spoznavanje strank določitev dnevnega reda predstavitev začetnih pozicij obeh pogajalskih strank ugotovitev pristojnosti in pooblastil

3 Proces iskanja sporazuma lahko označimo kot pogajanja v ožjem smislu Če ni

konfliktov če obe strani pristajata na zahteve nasprotne strani so pogajanja lahko zelo kratka Če pa obe strani zavračata predloge nasprotnikov so pogajanja prav tako zelo kratka saj sporazum ni mogoč Proces iskanja sporazuma lahko torej opišemo kot neko minimalno pripravljenost obeh strani da pride do sporazuma

Sam proces iskanja sporazuma je mogoče razčleniti na vsebinsko in metodološko stran Pri vsebinski plati gre za dokazovanje oblikovanje predlogov različnih stopenj za posredovanje teh predlogov presojanje predlogov nasprotne strani za povezovanje posameznih predlogov v pakete za mešetarjenje (dam če ti daš) in seveda končno oblikovanje sporazuma Po metodološki plati pa gre za prepričevanje za popuščanje oziroma dajanje koncesij za spraševanje uporabo taktikhellip Najpomembnejše taktike pogajanj so (van Weele 1998 335 ndash 336)

Vzemite ali pustite ena stran vsiljuje svoje pogoje drugi strani ne da bi pri tem popuščala

15

Vzbujanje zaskrbljenosti prijateljsko vzdušje vendar pogajanja ostajajo nedorečena in dobavitelj lahko izrabi vse svoje sposobnosti da doseže zase ugodnejši posel

Kitajski prijem kupec izjavi da je dogovor z dobaviteljem mogoč takoj ko bo rešil manjši problem Dogovorili so se o ceni vendar kupec nato obvesti prodajalca da mora ta poskrbeti za prevoz in plačati prevozne stroške Praksa kaže da so dobavitelji v tej fazi pripravljeni na precejšnje popuščanje

Dražba ndash holandska ali kitajska dražba navzdol pri kateri dobavitelji postavijo najvišjo ceno in jo postoma znižujejo dokler predmeta ne prodajo Kupec lahko s to taktiko o dobaviteljih zbere veliko podatkov vendar je pomembno da istočasno preveri njihovo verodostojnost

Dobri in zli to taktiko pogosto uporabljajo prodajalci rabljenih avtomobilov da bi zameglili pričakovanja druge strani glede izida pogajanj

V praksi poteka proces pogajanja v štirih fazah (Potočnik 2002a 175)

Preučevanje pogajalca se skušata spoznati in odkriti obojestranske interese in namere

Ocenjevanje presojajo se informacije prejete od druge strani Pogajanje pogajanje v pravem pomenu besede Povzemanje povzamemo kar je dogovorjeno da ne bi kasneje nastali nesporazumi

v zvezi doseženimi rezultati pogajanja Pogajanja je potrebno enkrat končati ndash vprašanje kdaj in kako Pojavita se dve dilemi prva pravi ali ni še prezgodaj za zaključevanje ker bi od nasprotne strani lahko še kaj pridobili po drugi strani pa ali ne kaže čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz nas Zato morajo biti pogajalci usposobljeni da prepoznajo pravi trenutek za zaključitev pogajanj Za zaključevanje je nujno da sta se stranki sporazumeli o glavnih temah in sicer tako da sta obe čimbolj zadovoljni Kdor prvi ponudi zaključek diktira tempo 4 Sporazum (napisan akt o rezultatu pogajanj) je cilj zaradi katerega smo se pogajali V

sporazumu mora biti natančno določeno kaj je vsebina sporazuma za koga sporazum velja kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljati kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazuma posledice za kršitelja sporazuma določena je tudi skupina ali organ za kasnejše reševanje sporov ali za razlago posameznih določil sporazuma Ko je dosežen sporazum je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt ki ga pogajalci opravijo sami pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete

227 Izbira dobavitelja9

To je najpomembnejša faza procesa nabave in je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Od pravilne izbire je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pojavlja se vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj Najboljši je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih proizvodov oz storitev jih dobavlja oz opravlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam strank ima dostopne oz konkurenčne

9 Povzeto po Završniku (2004 53-55 109-115)

16

cene dobro logistično podporo hitro in kvalitetno odpravlja napake ter zagotavlja ustrezne poprodajne aktivnosti Proces presoje in izbire se razlikuje tudi glede na to ali gre za rutinsko nabavljanje ali pa gre za nabavo novega materiala Pri rutinski nabavi naročimo material pri dobavitelju ki je na seznamu odobrenih dobaviteljev ker se je že izkazal za zadovoljivega pri prejšnjih nabavah Kadar pa podjetje kupuje proizvode storitve prvič je tveganje večje zato potrebuje več informacij o potencialni dobaviteljih in uporablja merila na podlagi katerih vrednoti in izbira dobavitelje Izbira dobaviteljev je povezana z oblikovanjem prodajnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bo sodelovala nabavna služba Odločitve o izbiri dobaviteljev se nanašajo na njihovo število lokacijo možno trajno poslovno sodelovanje ali recipročno poslovanje Alternativa eden ali več dobaviteljev za določen material je večna dilema nabavnikov V preteklosti so poudarjali več dobaviteljev kar naj bi dobavitelju omogočilo večjo preglednost nad cenami in večjo varnost oskrbe Temu pa nasprotuje oskrbovanje pri enem viru (podjetje naroča material pri enem dobavitelju zaradi posebnega razloga čeprav ima na voljo tudi druge vire) in izključno oskrbovanje (podjetje nabavlja material pri monopolistu plin voda električna energija) (Potočnik 2002b 132) Gadde (1993 46) meni da so glavni razlog za zmanjšanje števila dobaviteljev boljše možnosti pri sodelovanju s preostalimi Trgovsko podjetje se odloči za enega samega dobavitelja za posamezni izdelek v naslednjih primerih ko je obseg nabave premajhen za več kot enega dobavitelja ko ima dobavitelj patent ali licenco za določeno vrsto izdelkov ko zaradi kakovosti izdelkov želi ravno določenega dobavitelja in kadar uvaja lastne blagovne znamke (npr Mercator Spar Tuš) Velika pomanjkljivost takšnega oskrbovanja je povečana soodvisnost obeh vključenih podjetij (Potočnik 2001a 91) Veliko podjetij se odloči za več dobaviteljev da se izognejo odvisnosti od enega samega in lahko primerjajo cene in zmogljivosti konkurenčnih dobaviteljev V tem primeru podjetje opravi 60 naročil pri glavnem dobavitelju ter po 30 in 10 pri dveh drugih (Završnik 2000 53) Selekcija in prava poslovna politika do pravih dobaviteljev je ključ za doseganje želene stopnje kakovosti pravočasnosti v dobavah optimalnih cenah potrebni stopnji tehnične pomoči in želeni stopnji storitev Da bi vse to dosegel mora kupec

razvijati in vzdrževati zadovoljivo bazo dobaviteljev skrbno izbrati potencialne dobavitelje in preučiti ali lahko postanejo dobri poslovni

partnerji odločiti se za pravilne metode izbiranja dobaviteljev izbrati primerno skupino strokovnjakov za to nalogo zagotoviti da bo izbrani dobavitelj zagotovil pravočasno dobavo zahtevane

kakovosti nabavnih dobrin in seveda po ustrezni ceni Pogoj za pravilno izbiro je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Izbira pa je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje naslednje stopnje

vodja nabave mora upoštevati vse razpoložljive informacije o dobaviteljih nato mora določiti merila izbirnega procesa skupaj s predstavniki posameznih

funkcij v podjetju sledi zbiranje eksplorativnih informacij da se izločijo neprimerni kandidati

17

preučijo se potencialno ustrezni dobavitelji na osnovi pripravljenih vprašalnikov pregled odgovorov na vprašanja obisk skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi zbranih informacij najbolje

zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje skupina izbere najprimernejšega dobavitelja10

V preteklosti so podjetja kot merilo pri ocenjevanju uporabljala le ceno kasneje pa še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril uporabljajo tudi različne metode za ocenjevanje dobaviteljev Dejavnikov ki vplivajo na izbiro je veliko razlikuje pa se tudi njihova pomembnost za različne dobrine Kriteriji za izbiro dobaviteljev so (Završnik 2000 52) kakovost materiala cena izpolnjevanje dobavnih rokov redne dobave dogovorjenih količin dobavni in plačilni pogoji proizvodne zmogljivosti zaloge dobavitelja servis (pred in po nabavi) image finančna moč kulanca fleksibilnost glede mogočih sprememb naročenih količin možnost recipročnih poslov trajna poslovna povezava Po določitvi meril lahko podjetje dobavitelje razvrsti v tri skupine dobaviteljev zelo dober (uvrstijo jih v listo odobrenih dobaviteljev) pogojno dober (odvisno od materiala ki ga ponujajo) slab dobavitelj (z njimi naj ne bi sklepali poslov) Dobavitelje ki niso izbrani moramo obvestiti o razlogih za zavrnitev njihove ponudbe Problem nastane le pri specifičnih surovinah materialih ki jih podjetje nujno potrebuje za svoje delovanje Te dobrine pogosto onemogočajo da bi jih kupovali samo pri izbranih dobaviteljih Geografska koncentracija surovin omejen izbor prevoza velike količine ter visok delež transportnih stroškov v nabavi materiala so praviloma glavni razlogi za odstopanja Kompromisi se zato sklepajo v prid manj zanesljivim dobaviteljem Izbira dobaviteljev ne bi smela trajno veljati Podjetje se mora vedno ozirati za takšnimi dobavitelji ki imajo sposobnost da se prilagajajo njegovim potrebam in željam Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v dobavni verigi podjetja se povečuje tudi potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja in to na dolgi rok Prednosti ki jih nudi ocenjevanje dobaviteljev

večja preglednost nabavnih odločitev zmanjšanje tveganja pri oskrbi povečanje konkurence med dobavitelji načrtno pridobivanje in opuščanje dobaviteljev izogibanje neracionalnim odločitvam zagotavljanje know-howa

Ocenjevanje dobavitelja lahko poteka na štirih ravneh (Potočnik 2001b 212)

raven izdelkov osredotočimo se na izboljšanje kakovosti materiala uporabljenega za izdelke in njihovo oblikovanje

procesna raven predmet kontrole je dobaviteljev proizvodni proces raven zagotavljanja kakovosti predmet kontrole niso samo postopki temveč tudi

dobaviteljevo celovito obvladovanje kakovosti

10 Podrobnejši opis postopka izbire dobaviteljev je naveden v literaturi Završnika iz leta 2004

18

raven podjetja preverjajo se finančni vidiki in usposobljenost dobaviteljevega vodstva

Vseh dobaviteljev ni mogoče ocenjevati z enako intenzivnostjo Zato jih je potrebno razdeliti po pomembnosti po naslednjih merilih promet z dobaviteljem pomen nabavne dobrine tveganje na specifičnih nabavnih trgih Dobavitelji so naši poslovni partnerji zato jih je potrebno obvestiti o tem da bodo vključeni v proces ocenjevanja in izbora dobaviteljev Obvestimo jih tudi o naših pričakovanjih glede njihovega poslovanja Prav tako pa jim moramo sporočiti dosežene ocene in jih seznaniti s standardi in metodami ki jih uporabljamo pri ocenjevanju

228 Eksterno naročilo Po izboru najboljšega dobavitelja sledi naročilo Gre za konkretno nabavno akcijo kjer pride do neposrednega poslovnega kontakta z dobaviteljem in predstavlja tudi dejansko pravno obveznost Naročilo je pisni dokument ki prenese zahteve in želje kupca do dobavitelja Čim bolj precizno so zajeti vsi pogoji tem manjša je verjetnost poznejših sporov Pametno je da dobavitelj potrdi vsebino vsakega naročila (Kaltnekar 1993 206-207) Poglavitne sestavine naročila so (van Weele 1998 92) podatki o dobavitelju opis izdelka cena na enoto število enot naslov dostave naslov kam naj se pošlje račun Završnik (1997 14) pa v primerjavi z zgoraj navedenim avtorjem dodaja naslednje sestavine naročila tekočo številko naročila datum naročila plačilne pogoje in posebne določbe Naročilo ni hkrati tudi prodajna oz nabavna pogodba Običajno je s pogodbo določena skupna količina delne količine pa kupec naroča z naročilom ki mora biti po vsebini usklajeno s pogodbo Če dobavitelj prejme naročilo in pri preverjanju ugotovi da ni skladno s ponudbo ali pogodbo ga mora zavrniti Če naročila ne zavrne ampak ga izpolni se smatra da soglaša s spremembo (Potočnik 2002a 178-179)

229 Sklepanje nabavnih pogodb Pravna podlaga nabave je kupna pogodba ki nastane na podlagi sporazuma med obema partnerjema Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa v sprejemu naročila Pogodba je sklenjena ko slednji pošlje kupcu pisno potrditev naročila (Završnik 2000 54-55) Po izboru dobavitelja sledi seveda sestavljanje pogodbe Tehnična vsebina pogodbe se spreminja od materiala do materiala ki ga kupujemo Van Weele (1998 83) opozarja da se določeni komercialni in pravni pogoji zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala hellip v pogodbah razlikujejo zato je ovirana uporaba standardnih nabavnih pogodb Pri sklepanje pogodb je potrebno upoštevati določila

19

pogodbenega prava in splošnih uzanc Dogovor je sklenjen ko se pogodbeni stranki sporazumeta o bistvenih elementih pogodbe (Kaltnekar 1993 207-209)

Predmet pogodbe je lahko vsako blago ki je namenjeno tržišču Vrsto blaga določimo z običajnimi trgovskimi nazivi z veljavnimi standardi ali s posebnimi specifikacijami

Količina mora biti določena ali določljiva z merskimi enotami ali na drug primeren način

Cena blaga je lahko natančno določena ali določljiva na dan dobave Kakovost blaga mora biti jasno opisana in nedvoumno določena z vzorcem

standardom blagovno znamko poreklom specifikacijo Čas in kraj dobave takojšen ali terminski Zamujanje dobavnih rokov rodi pravne

posledice ndash prizadeta stranka lahko odstopi od pogodbe ali zahteva odškodnino Dobavni pogoji pomembno je določiti v kolikšni meri in do kod bremenijo

posameznega partnerja transportni stroški ter kdaj in kje preide riziko na kupca (Incoterms) V pogodbi se lahko določi tudi kakšnim transportnim sredstvom bo blago dostavljeno

Plačilni pogoji določajo predvsem roke do katerih je potrebno dobavljeno blago plačati ter razne popuste in zamudne obresti ki so povezani s plačilnimi roki Določajo tudi načine plačila gotovinsko z virmani kompenzacijamihellip

Jamstveni elementi ki ščitijo pogodbene stranke pred posledicami netočnega izvrševanja pogodbenih zahtev s strani drugih partnerjev pogodbena kazen penali ara odstopnina razna jamstva ali poroštva zastava zamudne obresti avans kavcija različne odškodnine

Splošno pravilo je da naj bi nabavniki vztrajali pri fiksni ceni ki je sprejemljiva za obe stranki Najbolje je da dobavitelj prevzame vse tveganje če to ni s pogodbo izključeno V praksi se uporabljajo različni dogovori o ceni (van Weele 1998 83-84)

fiksna cena plus stimulacija namenjena je motiviranju dobaviteljev na podlagi nagrajevanja za izvedbo dela ki presega dogovorjene standarde

pogodba raquostroški pluslaquo (stroški plus določen odstotek nagrade povračilo stroškov plus fiksna nagrada stroški plus zajamčena najvišja nagrada) se uporablja kadar dela ne morejo dovolj natančno opredeliti oz kadar je fiksna cena za obe stranki preveč tvegana za to pogodbo je značilna velika negotovost

pogodba za povračilo stroškov ponavadi temelji na fiksni postavki za uro dela in uporabo opreme

pogodba z usklajevanjem cene (eskalacijska klavzula) uporablja se pri dolgoročni nabavi ali predelavi zelo specifičnih tržno občutljivih materialov cena je povezana z obrazcem za usklajevanje cen ki temelji na zunanjih dejavnikih kot so stroški materialov ali gibanje plač

Nabava materialov ki sodijo po metodi ABC v C razred (veliko število majhen delež v nabavnem proračunu) je rutinska stvar in ne zahteva posebnega nebavnega znanja Lahko jo zelo poenostavimo ali pa celo prepustimo nosilcem potreb v podjetju Nabavni oddelek samo skrbi da se nabavni proračun ne prekorači in občasno kontrolira porabo sredstev Najenostavneje je drobni material za vzdrževanje manjša popravila in pisarniški material nabaviti brez formalnega naročila v trgovini na veliko ali malo Dokument ki govori o sklenitvi pogodbe je trgovski račun dobavnica ali naročilnica (Završnik 2000 55)

20

2210 Spremljanje izpolnitve naročila Pod spremljanjem naročila razumemo kontrolo nad prispetjem potrditve naročila in primerjavo z naročilom ter zagotavljanje dobave v dogovorjenem roku Namen spremljanja naročila pogodbe je v tem da preprečimo motnje v proizvodnji dodatne stroške zaradi spremembe le-te nezmožnost izvršitve dobav kupcem pogodbene kazni in poslabšanje image-a Tudi prezgodnje dobave lahko povzročajo stroške (stroški vezave kapitala skladiščni stroški) Ugotavljanje prekoračitve in opominjanje na dobavo pri dobavitelju je glavna naloga kontrole izpolnjevanja dobavnega roka (Završnik 2000 55-56) Obstaja več različnih metod spremljanja izpolnitve naročila (van Weele 1998 93)

Spremljanje izpolnitve naročila v izjemnih primerih sistem opozarjanja pri katerem nabavni referent ukrepa le v primeru ko ga dobavitelj opozori da bo raquokmalulaquo zmanjkalo materiala metoda ne doprinese k učinkovitosti izvedbe nabave vendar jo pogosto srečamo v praksi

Rutinsko preverjanje stanja poteka tako da se že pred dobavo preverja pri dobavitelju ali bo dostava blaga mogoča na dogovorjeni datum

Vnaprejšnje preverjanje stanja se uporablja pri vnaprejšnjem določanju kritičnih nabavnih delov in dobaviteljev

2211 Prevzem vhodnih proizvodov11

Dobavljeno blago je potrebno pregledati da se prepričamo o njegovi ustreznosti Glede na velikost in tehnično zahtevnost blaga lahko pri dobavitelju večkrat preverjamo njegovo sprejemljivost na različnih proizvodnih stopnjah Dostavljeno opremo je potrebno preveriti s testi sprejemljivosti pri dobavitelju preden je oprema odposlana pri uporabniku po dostavi in ko oprema začne prvič delovati (van Weele 1998 93) Prevzemni oddelek je pogosto podrejen nabavnemu sektorju Ločimo tri postopke pri prevzemu glede na dokumentacijo

prevzemni oddelek izpiše prevzemnico ali prejemnico prevzemni oddelek potrdi prejem na izvodu (kopiji) naročila ki ga je bil prejel od

nabavnega oddelka za materiale majhne vrednosti opravijo prevzem neposredno interni naročniki

Pomembno je poročilo o kontroli kakovosti ki potrjuje ustreznost ali neustreznost prejetega materiala Priloženo je prejemnici če so odstopanja od naročenih kakovosti materialov drugače pa je ustreznost potrjena na prevzemnici Pregled kakovosti je v podjetjih različno urejen za nekatere predmete nabave nimajo predpisane posebne kontrole kakovosti kontrola na podlagi jemanja vzorcev popolna (100-na) kontrola laboratorijska kontrola kontrola nevtralne ndash zunanje institucije

11 Povzeto po Završniku (2000 56-57)

21

2212 Reševanje reklamacij12

Če so pri kontroli vhodnih proizvodov in materiala ugotovljene razlike med dejanskim stanjem in dogovorjenimi obveznostmi dobavitelja se sestavi komisijski zapisnik ki ga pošljemo nabavnemu oddelku Na osnovi zapisnika o ugotovljenih pomanjkljivostih pri dobavi se sproži reklamacijski postopek Reklamacija je ugovor na dobaviteljevo netočnost pri dobavi in instrument za popravljanje napak ki so nastale Kupec z reklamacijo zahteva od dobavitelja da naknadno izpolni zahteve naročila oz pogodbe ter hkrati prevzame tudi odgovornost za škodo ki je nastala zaradi pomanjkljive dobave (Završnik 2000 57) Komisijski zapisnik je potrebno sestaviti tako da je iz njega jasno razvidno za kakšno napako gre (količinsko kakovostno rokovno) kdo in na kakšen način je ugotovil napako V reklamacijskem dopisu dobavitelju pa moramo navesti še naslednje podatke številko pogodbe ali naročila številko in datum dobavnice in prevoznega lista ter drugi dokumenti iz katerih je mogoče ugotoviti zakaj je prišlo do napak Za zamujeni rok dobave in druge neizpolnjene dogovorjene pogoje kupec praviloma ne sestavlja komisijskega zapisnika ampak ureja te napake neposredno z dobaviteljem Kadar kupec ugotovi napake pri dobavi ima do dobavitelja naslednje zahteve

Zahteve glede količine količina materiala je s pogodbo navadno le okvirno določena le redko točno opredeljena Dovoljen je 5 odmik navzgor ali navzdol če je količina označena približno (circa okoli) Pri kosovnem blagu ali označbi raquobrez tolerancelaquo ne sme priti do odstopanj Pri dostavi premajhne količine ima kupec naslednje pravice lahko zahteva takojšnjo dobavo razlike do dogovorjene količine odkloni prevzem manjše količine če ima upravičen interes da sprejme celotno količino sprejme manjšo količino in tudi plača samo prevzeto količino Če pa dobavitelj dostavi večjo količino kupcu ni potrebno prevzeti presežka če ga pa prevzame ga mora tudi plačati po pogodbeni ceni

Zahteve glede kakovosti za kakovostne napake materiala odgovarja dobavitelj vendar le za napake ki so nastale pred prehodom rizika za napake ki kupcu niso bile znane ob sklepanju pogodbe za skrite napake ki se pojavijo po prevzemu materiala (najkasneje v 6 mesecih) za napake zaradi dobaviteljeve prevare kupca o dejanski kakovosti materiala V primeru ko dobavitelj dostavi material boljše kakovosti kupec ne more odkloniti prevzema razen če ima upravičen interes da zahteva točno določeno kakovost S prevzemom boljše kakovosti pa kupec ne prevzame tudi večje obveznosti razen če je bilo v pogodbi drugače dogovorjeno

Pravice in obveznosti pri spremembi cene poleg fiksno določenih cen ki jih stranki le redko spreminjata se stranki lahko dogovorita tudi za naknadno spremembo cene Ceno je mogoče spreminjati navzgor ali navzdol zato ji pravimo tudi raquodrsečalaquo cena Uporablja se pri prodaji investicijske opreme z daljšim rokom dobave pa tudi pri sukcesivni nabavi materiala pri nestabilnih pogojih na trgu ki pomembno spreminjajo stroške proizvodnje od sklenitve pogodbe do dobave materiala

Zahteve pri zakasnitvi dobave kadar z dobavo zamuja dobavitelj lahko kupec uveljavi naslednje zahteve vztraja pri pogodbi in določi naknadni rok za dobavo po preteku naknadnega roka odstopi od pogodbe in zahteva odškodnino razliko v

12 Povzeto po Potočniku (200092-94)

22

ceni zaradi nakupa pri drugem dobavitelju po višji ceni Če pa z prevzemom zamuja kupec mu prodajalec lahko uskladišči material v javnem skladišču in pošlje račun za dobavljeni material proda material na kupčev riziko če skladiščenje ne bi bilo gospodarno in zahteva povrnitev razlike v ceni zaradi prodaje drugemu kupcu po nižji ceni zahteva povrnitev dejanske škode

Poslovna praksa je oblikovala naslednja pravila za reklamacijski postopek (Potočnik 2002a 182)

Ugovarjati začnemo šele takrat ko je vrednost reklamacije večja kot so njeni stroški Če se manjše napake pri istem dobavitelju večkrat ponavljajo ga moramo nanje opozoriti

Upoštevamo običajni reklamacijski rok oz rok ki je določen s pogodbo Sestavljena mora biti vljudno vendar z odločno zahtevo za izpolnitev dogovorjene

obveznosti

2213 Ocena nabavnega posla13

Delo nabavnega referenta se ne konča z uvedbo novega materiala v proizvodnjo ali uporabo nove opreme V poslovanju z dobavitelji lahko pride do zapletov ki jih je potrebno rešiti (reševanje garancijskih zahtevkov in pogodbenih kazni reševanje zahtevkov zaradi dodatnih in nepopolnih del glede na obseg del določen v specifikaciji določitev načina vodenja dokumentacije o nabavi in dobaviteljih zapisovanje ocen projekta) Pri dodatnem delu ali presežku je pomembno da o tem vnaprej obvestimo naročnika ki mora v to privoliti O dodatnem delu mora biti obveščen tudi vodja nabave da kasneje ne pride do nejasnosti pri nabavnih stroških Naložbene dobrine čez čas zahtevajo vzdrževanje ndash takrat postane jasno ali dobavitelj lahko upraviči svoje obljube o servisiranju vzdrževanju in dobavi rezervnih delov Nenazadnje mora dobava zagotoviti tudi da se pridobljene izkušnje razčlenijo in da jih lahko uporabimo na stopnji opredeljevanja specifikacije in izbire dobavitelja pri prihodnjih nabavah S tem se izboljšuje tudi kakovostni nivo dobaviteljev

2214 Pregled in likvidacija prejetih računov Dobavitelj izda za dobavljeno blago račun ali fakturo Težnja po dobrih poslovnih odnosih narekuje čim hitrejše plačilo pogosto so s hitrim plačilom povezane tudi določene bonitete Naloga nabave je da čim hitreje opravi vse posle ki so potrebni pred plačilom računa (Kaltnekar 1993 214) Postopek poteka od pripravljalnih del do samega obračuna (Potočnik 2000 94-95)

V okviru pripravljalnih del zberemo dokumente (pogodba ali naročilnica dobaviteljeva odpremnica ali dobavnica specifikacija materiala tovorni list ali

13 Povzeto po van Weele (1998 94-95)

23

drugi prevozni dokumenti prevzemnica skladišča) ter jih medsebojno primerjamo in ugotavljamo napake med naročenim prevzetim in zaračunanim Ko so dokumenti usklajeni se to potrdi na računu

V obračunu fakture gre za formalni preračun vseh njenih sestavin Po izračunu izda nabavna služba nalog za plačilo Zaradi visokih stroškov preračunavanja posameznih postavk je praksa razvila različne postopke za poenostavitev kontrole računov (zbirni račun preverjanje računov samo nad določeno vrednostjo naključno preverjanje računov določitev računov po metodi ABC ndash preverjamo le račune dobaviteljev v skupini A preverjanje računov dobaviteljev pri katerih so reklamacije pogostejše ne preverjamo računalniško izstavljenih računov ker predvidevamo da so točni ne preverjamo računov dobaviteljev katerim zaupamo da sami sproti popravljajo napake)

Račun pomeni čisto določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga obravnavamo zelo skrbno Pregled in njegovo likvidacijo opravimo takoj po prejemu Kontrola računa ne predstavlja samo nadzora nad opravljenim delom in storitvami dobavitelja temveč pomeni tudi podlago za vrednotenje dobavitelja (Završnik 2000 57)

2215 Evidenca in arhiviranje Evidence nabavnega oddelka obsegajo veliko število podatkov in informacij ki so za operativo nabave uporabni le kadar so dostopni in v urejeni obliki Vsak nabavni oddelek mora voditi evidenco vseh naročil po tekočih številkah Evidenca naj obsega številko naročila ime dobavitelja kratek opis materiala in vrednost celotnega naročila Za takojšen dostop do informacij o stanju odprtih naročil je zelo pomembna evidenca po imenu dobavitelja (naročila so razvrščena po tekočih številkah) Evidenca končnih naročil je zgodovinski zapis vseh zaključenih oz dobavljenih naročil Arhiviramo jih najmanj za tri leta Edinstvena naročila in naročila večje vrednosti hranimo dalj časa (Završnik 2000 58-59) Najpomembnejše nabavne evidence po Potočniku (2000 95) so

evidenca količin materiala evidenca cen materiala evidenca dobaviteljev (tehnične in tržne značilnosti) evidenca nabavnih pogojev po dobaviteljih evidenca reklamacij

24

3 ANALIZA NABAVNEGA PROCESA V PODJETJU VETERINARSKA BOLNICA PTUJ DOO

31 Predstavitev podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo Veterinarska bolnica Ptuj je že pred leti na osnovi povpraševanja odprla ndash temu bi takrat lahko dejali oddelek kjer so stranke lahko kupovale hrano in nekatere dodatke za male kakor tudi za velike živali Povpraševanje je narekovalo vedno večjo ponudbo zato so se leta 2003 odločili za večjo širitev in prenovo prostorov iz katerih je nastala lepa velika trgovina za male in velike živali ki so jo poimenovali Dr Zoo in ki je odprla svoja vrata leta 2004 Pod okriljem Veterinarske bolnice Ptuj deluje tudi Ambulanta za male živali

Ideja in zasnova trgovine morda malce odstopa od podobnih raquopet shopovlaquo saj so v trgovini dali poudarek predvsem na strokovnosti prodajalcev in skrbnem izboru izdelkov ki jih ponujajo Seveda se trudijo da je za vsak okus nekaj vendar so mnenja da kak tolar ki ga odštejete več odtehta kvaliteto izdelka pa naj gre za hrano igračo ali učni pripomoček za vašega ljubljenca ali pa za skrbno izbran dodatek za živali ki jih redite v hlevu Oba programa tako del za male živali kot za velike živali nenehno izpopolnjujejo Podjetje se želi še bolj približati svojim strankam in jih hkrati vezati na sebe s svojo novo ponudbo ki je zaenkrat še v pripravi Uvedli bodo razvoz določenih izdelkov na dom strank po predhodnem telefonskem naročilu Ob cenovno določeni količini kupljenih proizvodov bo njihova dostava brezplačna Razvažali bodo predvsem vitaminske in mineralne dodatke k hrani za velike živali mleko in mlečne nadomestke hrano za pse (15 kg vreče)hellip Pomembno je poudariti da v dostavo ne bodo vključena zdravila in ne vitaminski dodatki za izdajo katerih je potreben recept Poudarek bo predvsem na strokovno usposobljenemu sodelavcu ki ne bo zgolj dostavljal proizvodov ampak bo znal strankam tudi svetovati jih opozoriti na morebitne napake in jih napotiti k veterinarju če bodo to zahtevale okoliščine Namen je ponuditi celovito oskrbo kakršne so deležne stranke ob prihodu v trgovino

SLIKA 1 VETERINARSKA BOLNICA PTUJ SLIKA 1 LOGOTIP TRGOVINE

SLIKI 3 IN 4 NOTRANJOST TRGOVINE DR ZOO

25

SLIKA 5 ČAKALNICA AMBULANTE SLIKA 6 ORDINACIJA ZA MALE ŽIVALI

32 Organiziranost pomen in cilji nabavne službe Nabava je strateškega pomena za podjetje kot je Veterinarska bolnica Ptuj Ima neposreden vpliv na zniževanje stroškov in s tem uspešnost podjetja Uspešno izvedena nabava in pravi predmeti nabave zagotavljajo dobre odnose z kupci Zadovoljni kupci pa svoje zadovoljstvo sporočajo naprej svojim prijateljem in znancem kar je dobra in brezplačna reklama za podjetje Nabava je organizirana centralizirano kar pomeni da oskrbuje tako trgovino kot ambulanto Vse potrebe po proizvodih zdravilih medicinskih pripomočkih in ostalih potrebščinah se iz ambulante sporočijo nabavi ta pa nato izvršuje potrebna opravila povezana z nabavo Temeljne cilje nabave v podjetju lahko razdelimo na nabaviti prave proizvode v ustrezni zahtevani kakovosti v pravi količini ob pravem času po najboljši ceni in ugodnih dobavnih plačilnih pogojih

zagotoviti nepretrgan tok dobave ki ne bo povzročal pomanjkanja proizvodov ali pa preveliki zalog

razvijanje dobrih poslovnih odnosov z dobavitelji

33 Analiza nabavnega procesa po fazah

331 Zaznavanje potreb Za trgovsko podjetje velja staro pravilo ki pravi da je ugodna nabava že pol uspeha Nabava je neposredno povezana s prodajo in pomembno prispeva k zniževanju poslovnih stroškov z doseženimi nabavnimi ugodnostmi Jedro nabavnega sortimenta predstavlja standardni ali fiksni sortiman ki je prilagojen stalnim potrebam porabnikov in spremenljivi ali variabilni sortiman ki pomeni širitev stalnega sortimana v posameznih prodajnih sezonah ali zaradi drugih potreb porabnikov Razmerja med njima ni mogoče natančno določiti saj je pojavljajo tako imenovani mejni proizvodi ki se pojavljajo v obeh sortimentih v določenih obdobjih ali na različne načine

26

Pri nabavi izdelkov se upošteva naslednje da lahko podjetje sortiment izdelkov hitro spreminja in prilagaja potrebam

porabnikov da lahko po potrebi sortiment razširi oziroma ga poglobi in prilagaja ožjemu

segmentu kupcev

Potrebe po izdelkih se zaznavajo kot potrebe po izdelkih pri dnevnem preverjanju zalog optično (pregled zalog

izdelkov po prodajalni in skladišču zapis manjkajočih izdelkov v zvezek za naročila) in preko računalnika (program sam javi da je na zalogi zgolj minimalna količina izdelkov omogoča pa tudi označitev minimalne zaloge izdelkov že pri njihovem vnosu v zaloge)

kot potrebo iz tržišča po novem izdelku prodajni predstavniki ki ponujajo boljši izdelek ali nižjo ceno za enako kakovosten izdelek novi izdelki v katalogih dobaviteljev specialna naročila kupcev14 povečano povpraševanje strank po določenih izdelkih sledi postopek zbiranja in analiziranja ponudb dobaviteljev pogajanja z izbranim dobaviteljem in podpis pogodbe z njim

Ker gre za vezano trgovino z Ambulanto za male živali se stranke iz ambulante napotijo v trgovino po zdravila15 za nadaljnje zdravljenje hrano in ostale pripomočke za živali Prav tako pa se vsa zdravila in ostali pripomočki za ambulanto naročajo preko trgovine Po spoznanju potreb se določi splošne značilnosti izdelkov in potrebno količino Za standardno blago je to preprost postopek pri zdravilih in medicinskih pripomočkih pa se mora nabavnik pri opredelitvi lastnosti kot so zanesljivost trajnost in cena posvetovati z

14 Takšnih naročil je okrog deset na mesec Gre za naročila izdelkov iz katalogov dobaviteljev ki niso na voljo v prodajalni (npr plaščki različnih velikosti in barv za kužke) Ni predplačil izjema so dražji izdelki in izdelki za veliko prakso (npr škarje za striženje ovac) 15Pogoje ki jih morajo izpolnjevati specializirane prodajalne za promet z zdravili na drobno in postopek ugotavljanja teh pogojev ter stroške postopka predpiše pristojni minister v soglasju z ministrom pristojnim za blagovni promet in trgovino (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 58 člen 3 odstavek) Po Zakonu o veterinarstvu (3 člen 24 odstavek) so zdravila za uporabo v veterinarski medicini vsaka snov ali kombinacija snovi ki so pripravljene in namenjene za zdravljenje ali preprečevanje bolezni pri živalih za zdravilo pa se šteje tudi vsaka snov ali kombinacija snovi ki se lahko uporablja na živalih z namenom da bi se določila diagnoza ali ponovno vzpostavile izboljšale ali spremenile fiziološke funkcije Po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (3 člen 16 odstavek) se za zdravila za uporabo v veterinarski medicini štejejo tudi sredstva ki se uporabljajo za razkuževanje uničevanje členonožcev in glodalcev in pridejo v neposreden ali posreden stik z živalmi Za določena zdravila (ibid 5 člen) mora imeti prodajalec (zdravila lahko v trgovini izdaja samo farmacevt ali veterinarski tehnik) nalog (recept) za izdajo zdravila ki ga izda veterinar Nalog za izdajo zdravil se pripne kopiji računa ki ostane v trgovini Stranko morajo seznaniti z navodili za uporabo (72 člen Zakona o zdravilih) in karenčno dobo zdravila kar stranka potrdi z podpisom (Priloga 1) Zdravila ki so namenjena živalim velike prakse se morajo vpisati v Hlevsko knjigo rejca (evidenca zdravil ki so dajana živalim) Vpis obvezno opravi veterinar (podpis žig) če vpis ni opravljen sledijo sankcije Zdravila brez recepta in vitamini se izdajajo kot navadno trgovsko blago Karenca (ibid 4 člen 19 odstavek) je časovno obdobje ki mora preteči od zadnjega dajanja zdravila živali ob normalni uporabi pa do trenutka ko zdravljeno žival lahko damo v redni zakol za proizvodnjo neoporečnih živil oziroma čas v katerem se živalska tkiva mleko jajca in med zdravljenih živali ne smejo uporabljati za prehrano ljudi zaradi možne vsebnosti zaostankov zdravil nad najvišjimi dovoljenimi količinami zaostankov zdravil v teh živilih

27

veterinarji Nabava sodeluje pri predvidevanju potreb z veterinarji prav tako pa jih obvešča tudi o dobavnih rokih izdelkov po katerih povprašujejo Težave povzroča predvsem pomanjkanje zdravil za malo in veliko prakso Kajti za prodajalce zdravil je Slovenija premajhen trg in se jim registracija zdravil (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 13 - 28 člen) ne izplača Problem se rešuje do določene mere s kombinacijo humanih zdravil16 vendar določena zdravila še vedno primanjkujejo oziroma jih na trgu ni za dobiti (npr kapljice za mačje garje zdravilo proti ušem pri perutnini hellip) Predmeti nabave so zdravila vitamini in drugi dodatki k prehrani za male in velike živali hrana za hišne ljubljenčke premium razreda dodatki za nego in drugi pripomočki za male in velike živali razkužila rodenticidi (zatiranje glodavcev) pisarniški material tiskovine obrazci laboratorijski material

332 Interno naročilo Namen internega naročanja so pravilno pravočasno in v optimalnih količinah interno naročeni proizvodi Zaznane potrebe po določenih izdelkih se vpišejo v zvezek naročil kjer se za vsakega dobavitelja vodi svoja evidenca

333 Pregled internega naročila Interna naročila skupaj pregledajo prodajalci in vodja trgovine Preverijo kaj je potrebno naročiti katera so nujna naročila in kaj se bo naročilo kasneje O zdravilih in medicinskih pripomočkih poteka posvet z veterinarji Kadar obstajajo alternativni proizvodi za zadovoljitev iste potrebe se posvetujejo o tem ali bodo uporabili alternativne proizvode ali bodo naročili zahtevane proizvode Če je interno naročilo pravilno izpolnjeno in popolno gre v nadaljnje reševanje

16Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (6 člen 3 odstavek) pravi da je uporabljanje zdravil za uporabo v humani medicini za živali prepovedano razen v izjemnih primerih če tako določi minister pristojen za veterinarstvo Prepovedano pa je tudi (ibid 6 člen 1 odstavek) predpisovanje izdelava in izdaja magistralnih zdravil za uporabo v veterinarski medicini ki puščajo nedovoljene zaostanke v mesu organih ali izdelkih iz živali ki so namenjene za prehrano ljudi Zakon o zdravilih pa v 18 členu (izjemna uporaba zdravil v veterinarski medicini) pravi (1) Če ni na voljo nobenega zdravila za uporabo v veterinarski medicini z dovoljenjem za promet v Republiki Sloveniji za obravnavo bolezenskih stanj določenih živalskih vrst lahko veterinar oziroma veterinarka (v nadaljnjem besedilu veterinar) odgovoren za zdravljenje živali in zlasti da bi preprečil nesprejemljivo trpljenje živali izjemno uporabi zdravila ki nimajo dovoljenja za promet za uporabo pri tej živalski vrsti ali za zadevno bolezensko stanje (2) Natančnejše pogoje izjemne uporabe zdravil predpiše pristojni minister

28

334 Izdelava povpraševanja za potencialne kupce S prenovitvijo trgovine so se odločili tudi za določen standard proizvodov ki jih bodo prodajali to je premium razred Ker pri hrani in ostalih dodatkih za male živali cenovno ne morejo konkurirati velikim trgovskim centrom (ki prodajajo hrano in dodatke nižje kakovosti in posledično po nižjih cenah) so se usmerili na kupce ki zahtevajo kakovost in so pripravljeni zanjo tudi več odšteti Vrhunska kakovost je osnova na kateri se gradijo vsi ostali poslovni odnosi z dobavitelji Nabava nato na osnovi izbranih nabavnih potreb po proizvodih pošlje zahtevo za ponudbo potencialnim dobaviteljem Zahteve vključujejo pogoje in specifikacije (tehnične kakovostne zakonske nabavne hellip) ter morebitno zahtevo tudi po začetnih vzorcih proizvodov Nato v sodelovanju z veterinarji ugotovi ali začetni vzorci ustrezajo vsem podanim zahtevam in jih na podlagi ugotovitev sprejmejo ali zavrnejo Specifikacija izdelka je pomembna informacija ki dobavitelju natančno pove kaj želi podjetje nabaviti Obsega pa

kaj mora dobavitelj dostaviti naročniku želeno kakovost izdelka kdaj in koliko je potrebno dostaviti in način izpolnitve naročila

Podjetje naroča izdelke predvsem na podlagi prodajnih katalogov dobaviteljev gre torej za nabavo po dobaviteljevih specifikacijah Velik del nabavnega sortimana sestavljajo standardni izdelki zato lahko podjetje hitreje in lažje zamenja dobavitelje pa tudi sedanje izdelke lažje nadomesti s podobnimi izdelki drugih dobaviteljev Pri zdravilih so omejeni z dobavo in ponudbo kar je eden izmed razlogov zakaj so v ambulanti terapije poslovna skrivnost17 Podjetje ne more postavljati nobenih pogojev če želijo zdravilo nabaviti sprejmejo tiste pogoje ki jih ponujajo veledrogerije

335 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga se izvaja samo takrat kadar se nabavlja nov proizvod oziroma ko obstoječi dobavitelji ne morejo zagotoviti zahtevanega proizvoda Preučuje se ponudba in povpraševanje po proizvodu in z njima povezana gibanja cen količin kakovosti hellip Drugače pa dobava poteka po odobreni listi izbranih dobaviteljev Z dobavitelji s katerimi so ustvarili uspešen poslovni odnos ki je v obojestransko korist in zadovoljstvo in ki zagotavljajo proizvode po zahtevani kakovosti optimalni ceni ustreznih plačilnih in dobavnih pogojih imajo interes tudi v bodoče sodelovati Kadar se pojavijo negativne izkušnje v sodelovanju z dobavitelji poskušajo spore reševati sproti 17 Terapija (kombinacija zdravil) je poslovna skrivnost podjetja in ni zapisana na računu ki je izdan stranki Zapisana pa je v osebni kartoteki zdravljene živali V 39 členu Zakona o gospodarskih družbah je zapisano Za poslovno skrivnost se štejejo podatki za katere tako določi družba s pisnim sklepom S tem sklepom morajo biti seznanjeni družbeniki delavci člani organov in druge osebe ki so dolžne varovati poslovno skrivnost

29

Pri raziskavi tržišča si pomagajo s ponudbami dobaviteljev ki jih pošiljajo na lastno iniciativo s spletnimi stranmi z obiski trgovskih potnikov (najbolj pogosto jih trgovski potniki sami obiščejo in predstavljajo nove izdelke iz njihove ponudbe jih seznanjajo z novim promocijskim materialom) katalogi dobaviteljev Tako pri izboru dobavitelja za določeno vrsto proizvodov kot tudi pri nabavi novih proizvodov se pridobi več različnih ponudb Na podlagi medsebojne primerjave in analize izberejo najbolj ugodno

336 Izbor dobaviteljev Izbira dobaviteljev je ključna naloga nabave Dobri dobavitelji so tisti ki nudijo nove rešitve Seveda pa je take dobavitelje potrebno najti in potem še izbrati Pravilna izbira dobaviteljev vpliva na kakovost in ceno oskrbe s proizvodi S sistematično in natančno raziskavo lahko najbolje poiščemo potencialne dobavitelje Pogoj za uspešnost so pravi viri informacij in podjetje je črpalo iz naslednjih poslovni imeniki publikacije dobaviteljev strokovni časopisi in revije viri v podjetju informacije od posrednikov izmenjava izkušenj Pri izdelavi nabavne kalkulacije se upoštevajo vsi nabavni stroški ki nastanejo pri posameznem dobavitelju Na izbor pa seveda vplivajo tudi kakovost materiala dobavni roki in pogoji ter plačilni roki in načini plačila Izbira dobavitelja je tesno povezana z oblikovanjem nabavnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bomo sodelovali Podjetje se je osredotočilo na kupce ki zahtevajo kakovost kar je seveda odločilno vplivalo na izbiro dobaviteljev Med potencialnim dobavitelji hrane za male živali so izbrali samo tiste ki nudijo res vrhunsko kakovost Eukanuba Nutro Techni-Cal Royal Canin Hillrsquos Veliko sodelujejo tudi z lokalnimi dobavitelji Miprim doo (mlečni izdelki) Dobrodej Miklavž (lizalni kamni) Ekolap Scala doo (razkužila) Dar Trade Petrovče Vitan Trade Hoče (igrače) Aler doo Ljubljana (igrače) Zdravila se naročajo preko veledrogerij kot sta Krka in Kemofarmacija (nudijo širok asortiman dobava je možna vsak dan popusti ni problemov z zamenjavo blaga)

337 Eksterno naročilo Cilj eksternega naročila so pravilno pravočasno po sprejemljivih cenah in v optimalnih količinah naročeni proizvodi pri dobaviteljih kar omogoča pravočasno dobavo Naročilo je konkretna nabavna akcija kjer gre za neposreden poslovni kontakt z dobaviteljem in ustvarjanje pravne obveznosti tako s strani kupca (ki se zaveže da bo poravnal kupnino) kot s strani dobavitelja (ki se s potrditvijo naročila zaveže da bo obljubljeno tudi dostavil v dogovorjenih rokih in ustrezni kakovosti)

30

Hrano za male živali naročajo enkrat tedensko s tem so se prilagodili dobaviteljem Hrano in ostale proizvode naročajo v ponedeljek ndash torek (dobava sledi do konca tedna) ali v četrtek ndash petek (dobava sledi v začetku tedna) Zdravila je možno naročiti vsak dan ker dobavitelji dobavljajo tudi lekarnam na tem področju in ni težav z dobavnimi roki Eksterno naročilo se preda dobavitelju telefonsko (v večini primerov) ali po trgovskem zastopniku dobavitelja Pogodba med kupcem in dobaviteljem se sklene ko dobavitelj potrdi sprejem naročila S potrditvijo naročila dobavitelj sporoči kupcu da se strinja z vsebino naročila in ostalimi pogoji Včasih je potrebno kakšno naročilo tudi spremeniti ali dopolniti kar pomeni da se dobavitelja obvesti o spremembah ali dopolnitvah naročila ter sodeluje z njim pri odpravljanju morebitnih težav

338 Sklepanje nabavnih pogodb Preden lahko izdelamo predlog nabavne pogodbe mora podjetje imeti listo odobrenih dobaviteljev in specifikacije izdelkov ki jih bo nabavljalo pri dobaviteljih Naročnik in predstavnik dobavitelja nato skupaj uskladita zahteve naročnika po proizvodu in ostale pogodbene pogoje Kupna pogodba je pravna podlaga nabave ki nastane s strinjanjem obeh sodelujočih strank to je kupca in prodajalca Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa s potrditvijo naročila Pogodba se šteje za sklenjeno ko prodajalec potrdi kupčevo naročilo Pri sklepanju pogodbe pa morata obe pogodbeni strani izpolnjevati naslednja načela

podpisnika morata ravnati kot dobra gospodarja spoštovati zakone upoštevati veljavnost pogodbe upoštevati določila uzanc

Sama pogodba vsebuje naslednje elemente ceno in morebitne spremembe cene količino in kakovost blaga način naročanja (telefonsko preko prodajnih zastopnikov dobavitelja) dinamika nabave (1x tedensko) plačilne in dobavne pogoje popuste reklamacije način pakiranja in embalažo čas trajanja pogodbe promocijske akcije18 druga posebna določila k pogodbi

18 Prodajna akcija ki jo izpeljeta dobavitelj in prodajalec skupaj Vsak zmanjša ceno proizvoda za 10 (skupaj oba za 20) kar pripelje do povečane prodaje stranke so namreč vesele da za isto količino plačajo 20 manj Trgovina ima sicer manjši dobiček na enoto vendar se dobiček poveča zaradi večje prodane količine proizvoda

31

339 Spremljanje eksternega naročila Pri spremljanju naročila gre predvsem za kontrolo nad prispetjem potrditve naročila primerjavo z našim eksternim naročilom ter kontrolo dobavnih rokov (ali so naročeni proizvodi prispeli pravočasno) Namen spremljanja je torej v tem da preprečimo motnje poslovnega procesa nezmožnost izvršitve dobav našim kupcem in poslabšanje image-a Nabava je dolžna spremljati proizvode od njihovega naročila pa vse do prevzema v skladišču Glavna naloga nadzora izpolnjevanja dobavnih rokov je torej ugotavljanje njihovih prekoračitev in opominjanje dobavitelja na njih Vsi stroški z manipulacijo naročenih proizvodov morajo biti čim nižji kar pomeni da moramo naročene proizvode in njihovo pot od dobavitelja do nas nadzorovati in jo pravilno usmerjati

3310 Prevzem in pregled vhodnih proizvodov Pravilen in natančen prevzem naročenih in dobavljenih proizvodov je izredno pomembna naloga Prevzem poteka na osnovi

dokumentacije (pogodba eksterno naročilo dobavnica preverijo tudi cene proizvodov kajti včasih se zgodi da dobavitelji pozabijo na naknadno dogovorjene popuste ndash jih opozorijo na pomanjkljivost)

vizualnega pregleda (ugotavlja se prisotnost vidnih napak in pregled dokumentacije ki je prispela skupaj s pošiljko)

in količinskega pregleda (preveri se ustreznost proizvodov na dobavnici ter opravi količinski prevzem s štetjem) ki se opravita hkrati

Zelo pomembno je preveriti tudi rok uporabnosti tako za hrano vitamini in ostale dodatke k prehrani za živali ter predvsem rok uporabnosti zdravil19 Načeloma se zaupa dobavitelju vendar so kljub temu pozorni na rok uporabe Proizvodi (tudi proizvodi ki se niso prodali) ki jim je pretekel rok uporabe se vrnejo k dobaviteljem Če dobavitelj ne dobavi ustreznih naročenih proizvodov mu na osnovi reklamacije (Priloga 2) blago vrnejo oziroma pride do kompromisa (proizvode prevzamejo vendar jim dobavitelj zato odobri popust ndash zamenjava v duhu dobrega poslovanja) Prav tako se reklamirajo proizvodi ki imajo poškodovano embalažo Za dobavo in prevzem zdravil mora trgovina imeti poseben vhod (tukaj se ne smejo prevzemati nobeni drugi proizvodi) kar so rešili v sklopu bolnice Prav tako morajo biti zdravila v skladišču fizično ločena od ostalih proizvodov Vodi se tudi ločena evidenca20 zdravil od ostalih proizvodov

19 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih v 63 členu pravi Prepovedano je dajati v promet zdravilo ki mu je potekel rok uporabe ali če je bila dokazana oporečnost njegove kakovosti varnosti ali učinkovitosti 20 73 člen Zakona o zdravilih namreč pravi veletrgovci z zdravili lahko prodajajo zdravila za uporabo v veterinarski medicini tudi veterinarskim in drugim organizacijam ki po predpisih o veterinarstvu opravljajo veterinarsko dejavnost če imajo vzpostavljen sistem za sprejem shranjevanje in sledljivost zdravil ki ga preveri pristojni organ ter določeno odgovorno osebo za sprejem shranjevanje in zagotavljanje sledljivosti zdravil ki je imetnik diplome spričevala ali druge univerzitetne ali enakovredne izobrazbe iz farmacije

32

3311 Prejem in likvidacija računa Dobavitelj izda za dobavljene proizvode račun Prejeti računi dobaviteljev za dobavljene proizvode se pregledajo v smislu računovodske in predmetne točnosti Račun pomeni točno določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga moramo obravnavati zelo skrbno Likvidacijo računa opravimo takoj po njegovem prejemu saj s tem omogočimo računovodstvu da opravi promptno plačilo in tako pridobi pravico do popusta Likvidacija poteka po naslednjem postopku naprej se zbere potrebna dokumentacija (eksterno naročilo dobavnica prevzemnica račun) kateri sledi primerjava dokumentacije in ugotavljanje morebitnih razlik med naročeno prevzeto in zaračunano količino Ko se vse preveri in se vse ujema se račun likvidira Likvidacija računa zajema datum likvidacije na katero stroškovno mesto se račun knjiži datum valute računa podpis likvidatorja računa

3312 Evidenca in arhiviranje Zelo pomembna je evidenca zdravil omogočena mora biti sledljivost zdravila Sledljivost zdravila je po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (4 člen) dokumentirana pot zdravila od izdelovalca proizvajalca pravne ali fizične osebe ki opravlja promet z zdravili na debelo in na drobno do končnega uporabnika Pri vnosu dobavljenih zdravil v zaloge se morajo obvezno vpisati naslednji podatki ime zdravila (njegova koda) serijska številka zdravila opis količine (kos škatla ampula) število kosov in rok uporabe zdravila sledijo pa še dobavitelj datum prevzema številka dobavnice številka prevzemnice cena Serijska številka količina in rok uporabe zdravila sta izpisana tudi na računu zdravila ki je izdan stranki Sledljivost zdravila je pomembna še posebej v primeru umika določene serije zdravila s tržišča (npr ko sestava ne odgovarja specifikaciji) Takrat se vrnejo dobavitelju vsa zdravila ki so še v zalogi in preko izdanih računov (podatki strank) se izsledi že izdana zdravila pri strankah Skladišče zdravil je enotno tako za trgovino kot za ambulanto Pri prevzemu zdravila iz depoja mora veterinar podpisati oddajnico za vsa prevzeta zdravila Nadaljnjo evidenco o zdravilih nato vodi veterinar (kje se nahajajo katera žival jih je prejela v okviru svoje terapije) Podatki in informacije zbrani v evidencah so uporabni le tedaj če so ažurni in na voljo takrat kadar se dejansko potrebujejo K papirni evidenci shranjeni v obliki kopij v registru se štejejo ceniki (urejeni po dobaviteljih) podpisane kopije (s strani strank) izdanih računov

33

4 SKLEP Edina stalnica poslovnega okolja je njegovo nenehno spreminjanje Spremembe so številne in jim je težko slediti še posebej potrebam in željam potrošnikov ki se iz dneva v dan spreminjajo Zato uspešnost nabave izjemno vpliva na uspešnost trgovskega podjetja Bergant pravi (2001 21) raquoDobiček je ustvarjen samo če je input manjši kot output torej takrat ko podjetje posluje ekonomičnolaquo Vodenje nabave pa je odvisno od velikosti podjetja in ciljev ki jim podjetje sledi Odločitve o izbiri proizvodov (sortiment količina in cene) odločilno vplivajo na uspešnost podjetja Poslovna politika trgovskih podjetij se osredotoča v prvi vrsti na povečanje prodaje in zviševanje razlike med nabavno in prodajno ceno proizvodov Prodajne cene so na trgu razvrščene v različne cenovne razrede njihovo povečanje pa je dokaj zahtevno saj zahteva precej vlaganj in časa Zato poskušajo podjetja zniževati svoje nabavne stroške da bi tako povečala konkurenčnost Nabavno poslovanje postaja vse bolj obsežno zapleteno in zahtevno Nekdanje funkcije nabave naročanje prevzem in skladiščenje dopolnjujejo sedaj še trženjske funkcije kot so preučevanje nabavnega trga planiranje nabave odločitve glede dobaviteljev odločitve o oblikah in načinih nabavnega poslovanja ter nabavnih poteh pa tudi komuniciranje z dobavitelji analiziranje in evidentiranje nabave Pri nabavnem managementu je čedalje bolj pomemben dolgoročen odnos med kupcem in prodajalcem ki prinaša koristi tako prodajalcu kot kupcu ndash spoznanje da dolgoročno sodelovanje prinaša več koristi kot pa serija enkratnih kupčij za iste potrebe Uspešnost nabave je odvisna od pravilnih odločitev glede nabavnih virov Podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo je uspelo zgraditi dobre in dolgoročne poslovne odnose z dobavitelji Pri odločanju o nabavi ni pomembna samo cena temveč vse storitve ki jih nudi dobavitelj Prvi pomemben kriterij pri odločanju o nakupu pa je prav gotovo kakovost proizvodov saj lahko neustrezna kvaliteta ob nizki ceni povzroči več stroškov kot prihrankov Nabavna politika v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj pod okriljem katere posluje trgovina Dr Zoo je usmerjena k potrebam in željam svojih kupcev Težijo k čim večji optimalnosti cen nabavljenih proizvodov k visoki kakovosti proizvodov in dolgoročnemu sodelovanju z izbranimi dobavitelji Zakon o zdravilih prepoveduje oglaševanje zdravil kar posledično vpliva tudi na to da se ne sme oglaševati trgovina kot kraj kjer se prodajajo zdravila Dovoljuje pa obveščanje Tako lahko Veterinarska bolnica obveščajo ljudi o cepljenjih (redna letna cepljenja psov proti steklini) o uporabi razkužil (ptičja gripa) Reklamirajo se preko zadovoljnih strank ki o njih poročajo naprej svojim prijateljem in znancem Zelo pomembna je tudi povezanost trgovine z ambulanto od koder veterinarji napotijo stranke po zdravila in hrano za nadaljnjo terapijo pri živalih Povezanost trgovine z Ambulanto za male živali in oddelkom prakse za velike živali tvori njihovo prepoznavnost in konkurenčno prednost

34

POVZETEK Nabava je ena temeljnih funkcij poslovnega procesa trgovskih podjetij njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja posreduje kupcem in to v zadostni količini in primernem sortimentu po ustreznih cenah ter pravočasno Diplomsko delo je razdeljeno na dva dela in sicer na teoretični ter praktični del kjer je opisana nabava v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo V teoretičnem delu diplomskega dela je nabavni proces predstavljen po posameznih fazah kot ga predstavljajo avtorji v literaturi Faze si sledijo v določenem zaporedju Posamezne faze se med seboj prepletajo so povezane ter odvisne Vsako stopnjo nabavnega procesa je potrebno izvesti pazljivo in sistematično kajti le tako lahko zadovoljimo potrebe po proizvodih ki so na voljo pravočasno v ustrezni količini kvaliteti in ustrezni ceni Praktični del predstavlja podjetje Veterinarska bolnica Ptuj doo in analizo poteka postopka nabave v samem podjetju Proces sem prikazala od raziskave nabavnega trga sklepanja nabavne pogodbe ugotavljanja potreb in naročanja do prevzema blaga KLJUČNE BESEDE nabava nabavni proces naročanje izbira dobavitelj kupec trgovsko podjetje ABSTRACT Procurement is for commercial companies one of the key elements of business procedure its task is to obtain those articles which sales department discloses to customers in right quantity range of varieties suitable prices and in time Diploma is separeted in two parts The first part is theoretical and the second one is practical descripton of purchasing in company Veterinarska bolnica Ptuj doo In theoretical part of diploma the purchasing process is represented by particular stages The stages follow one another in certain succesion The particular stages are connected and depended between themselves Each stage of purchasing process has to be done carefully and systematically Only in that case we can satisfy the needs by products which are at service on time in appropriate quantity quality and at reasonable price The practical part represents the company Veterinarska bolnica Ptuj doo and analyses the purchasing process in it I presented procedure started with market resarch followed by award the contract needs determination ordering and take delivery KEY WORDS purchase purchasing process ordering choise supplier buyer trade company

35

5 SEZNAM LITERATURE

1 Baily PFarmer DJessop DJones 1998 Purchasing principles and Management London Prentice Hall

2 Bergant Bogomil 2001 Gospodarjenje podjetij Novo mesto Visokošolsko središče Visoka šola za upravljanje in poslovanje

3 Društvo ekonomistov 2000 25 Jubilejno posvetovanje o podjetniškem planiranju in managementu Uvajanje sprememb vodenja in planiranja

4 Gadde Lard-Erik in H Hakansson 1993 Profesional Purchasing London Routledge

5 Kaltnekar Zdravko 1993 Logistika v proizvodnem podjetju Kranj Moderna organizacija

6 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta 7 Kotler Philip 2004 Management trženja Ljubljana GV Založba 8 Leenders MR Fearon HE England WB 1985 Purchasing and Materials

Management RD Irwin Inc Homewood Illinois 9 Markič Peter Strniša Marija Tavčar Rudi 1993 Poslovna pogajanja Ljubljana

Gospodarski vestnik 10 PotočnikVekoslav 2000 Komercialno poslovanje z osnovami trženja 1 Ljubljana

Ekonomska fakulteta 11 PotočnikVekoslav 2001a Trgovinsko poslovanje Novo mesto Visoka šola za

upravljanje in poslovanje 12 PotočnikVekoslav 2001b Trženje v trgovini Ljubljana GV Založba 13 PotočnikVekoslav 2002a Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana

Ekonomska fakulteta 14 PotočnikVekoslav 2002b Temelji trženja s primeri iz prakse Ljubljana GV

Založba 15 van Weele A J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa

Ljubljana Gospodarski vestnik 16 Završnik Bruno 2004 Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV

Izobraževanje 17 Završnik Bruno 2001 Pogajanja v nabavi in upravljanje s človeškimi viri

Radenci Center za zunanjo trgovino Radenci doo 18 Završnik Bruno 2000 Nabava ndash zapiski predavanj Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta 19 Završnik Bruno 1997 Management nabave Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta

36

6 SEZNAM VIROV 1 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD ndash UPB1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+gospodarskih+druC5BEbahampmandate=-1ampunid=UPB|AB7A116C1EB745F7C1256F41003C9EF3ampshowdoc=1 [2532006] 2 Zakon o veterinarstvu (ZVet-1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampvt=6ampst=aampq=veterinaampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C1256A330020E07Fampshowdoc=1 [2532006] 3 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (ZZMP) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+zdravilihampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C125683A002C1181ampshowdoc=1 [2532006] 4 Zakon o zdravilih (ZZdr) (online) Dostopen na httpwwwuradni-listsi1ulonlinejspurlid=200631ampdhid=81631 [2532006]

5

1 UVOD

11 Opredelitev področja in opis problema ki je predmet raziskave Nabava je temeljna funkcija v trgovskem podjetju zraven skladiščenja in prodaje seveda Njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja ponudi kupcem v zadostni količini pravočasno in po ustrezni ceni (nabavna cena neposredno vpliva na možnost prodaje in donosnost izdelka) Trgovska podjetja so prišla do spoznanja da je glavni dejavnik trajne konkurenčne prednosti ponudba zelo kakovostnih in različnih proizvodov Zato si prizadevajo oblikovati optimalne sortimente ki bi naj zadovoljili čedalje zahtevnejše kupce Za oblikovanje optimalnih sortimentov ponudbe pa je bistvenega pomena da se zraven prodajnega trga preučuje tudi nabavni trg Z raziskavo nabavnega trga si podjetje pridobi aktualne zanesljive in v prihodnost usmerjene podatke o vrstah in količini izdelkov cenah in dobaviteljih Podjetje načrtuje nabavo vnaprej z namenom da določi vrsto in količino proizvodov čas nabave ter nabavne pogoje Pogosto si mora odgovoriti na dve vprašanji

ali je načrt nabave podrejen načrtu prodaje ali pa je prodajni načrt hkrati tudi nabavni načrt

Na obe vprašanji je mogoče odgovoriti pritrdilno le v primeru vrste in količine proizvodov čas dobave pa je odvisen od časa prodaje - upoštevati se mora čim krajši čas vezave denarnih sredstev v zaloge Načrtovanje nabave daleč vnaprej je zelo tvegano saj se navade potrošnikov hitro spreminjajo zato mora biti nabava pripravljena slediti hitrim spremembam povpraševanja Za učinkovito oblikovano nabavno politiko moramo torej dobro poznati tržne razmere nabavne pogoje in seveda potrebe ki jih želimo zadovoljiti kajti pri nabavnem trženju je iniciativa na strani trgovskega podjetja ki dobaviteljem sporoča kaj potrebuje in kaj mu naj priskrbijo Poslovno okolje se zelo hitro spreminja podjetje pa lahko preživi in ostane uspešno le če je sposobno te spremembe predvideti in se pravočasno odzvati na njih Ena izmed osrednjih nalog nabavnega managementa je tako skrb za dobavitelje še posebej za odkrivanje in pridobivanje novih Zaslediti je težnje k dolgoročnim poslovnim odnosom s poslovnimi partnerji (medsebojna odvisnost zaupanje prilagajanje in težnja po ohranjanju medsebojnega sodelovanja)

12 Namen cilji in trditve raziskave Namen diplomskega dela je preučiti teoretična znanja na področju managementa nabave samega procesa nabave in njegovih faz ter prikazati praktični vidik procesa nabave v trgovini Dr Zoo ki deluje v okviru podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo S pomočjo spoznanj različnih avtorjev sem skušala predstaviti osnove in izhodišča nabave management nabave in nabavni proces po njegovih fazah Kot cilj diplomskega dela sem si zastavila preučitev nabavnega procesa po njegovih fazah V prvem delu sem preučila proces z teoretičnega vidika v drugem delu pa z praktičnega na primeru podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo

6

Osnovne trditve ki veljajo za nabavni proces so Cena ne sme biti nikoli ključni element nabavnega pogajanja Reklamacij blaga je vedno manj Nabavna služba mora vedno razvijati zanesljive alternativne vire dobave da ne

prihaja do zamud če se glavnemu dobavitelju kaj zgodi

13 Predpostavke in omejitve raziskave Nabavna funkcija predstavlja kot poslovna funkcija v podjetju izhodišče reprodukcijskega procesa Omogoča torej raquoproizvodnjolaquo nove vrednosti proizvodnjo ter ponudbo koristi za ciljne skupine odjemalcev na prodajnem trgu Vsako podjetje si skuša zagotoviti trdno in stabilno konkurenčno sposobnost pred ostalimi podjetji Kar pa je zaradi spremenljivih pogojev poslovanja in zahtev zunanjega okolja težko saj se morajo podjetja sproti prilagajati z različnimi kombinacijami proizvodnih tvorcev Eden izmed temeljnih pogojev za pisanje diplomskega dela je razpolaganje z čim večjim številom kakovostnih podatkov in informacij Pri pisanju diplomskega dela sem podatke črpala iz domače in tuje literature Osnovno omejitev vidim pri pisanju praktičnega dela kjer sem uporabljala interne vire podjetja nekateri izmed teh virov predstavljajo poslovno skrivnost podjetja in do njih nisem imela dostopa

14 Uporabljene metode raziskovanja V svojem diplomskem delu sem poskušala raziskati pomen nabave v podjetju njeno organiziranost kako uresničuje zastavljene cilje in opisati sam proces nabave v trgovskem podjetju Raziskava je osredotočena na nabavni proces v trgovini za male in velike živali Dr Zoo ki deluje v okviru podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo Uporabila sem poslovno raziskavo v okviru katere pa sem se osredotočila na statično ekonomsko raziskavo ki obravnava problem v določenem časovnem obdobju Skozi celotno delo sem uporabljala deskriptivni (opisni) in analitični pristop V okviru deskriptivnega pristopa sem uporabila

metodo deskripcije (opisala sem nabavni proces) metodo kompilacije (povzemala sem opazovanja spoznanja stališča sklepe in

rezultate drugih avtorjev) Pri analitičnem pristopu sem uporabila

metodo analize (pri tako sestavljenem procesu kot je nabava sem preučevala vsak del posebej in v odnosu do drugih delov oziroma celote)

metodo sinteze (predstavila sem skupne značilnosti analiziranih delov celote) Podatke sem zbirala s pomočjo domače in tuje literature interneta in podatkov ki sem jih dobila v podjetju

7

2 NABAVNI PROCES ndash TEORETIČNI DEL

21 Pomen in vloga nabave v podjetju Nabavna funkcija vključuje proces nakupovanja in sicer opredelitev potreb izbiro dobavitelja dogovarjanje o primerni ceni določitev plačilnih in dobavnih pogojev sklenitev pogodbe ali naročanje in spremljanje izpolnjevanja naročila Skratka naloga nabave je da zagotovi opremo material druge potrebščine in storitve ustrezne kakovosti v zadostnih količinah po primerni ceni in pravem viru (van Weele 1998 29 povz po Aljian 1983 3) Nabava je ena izmed temeljnih funkcij kajti brez nje se ne morejo opravljati druge funkcije v podjetju (v proizvodnih podjetjih funkciji proizvodnje in prodaje v trgovinskih podjetjih pa funkcija prodaje) To sicer ne pomeni da je najpomembnejša kajti njeno delovanje je odvisno od aktivnostih drugih funkcij Pomembnost nabave je odvisna od razvitosti podjetja od velikosti in položaja podjetja od sezonskih gibanj in splošnih tržnih odnosov Potek nabave je zelo pomemben saj dosega vrednost porabljenega materiala 40-70 vseh stroškov poslovanja kar pomeni da je poslovni izid podjetja v veliki meri odvisen od uspešnosti nabavnega manegementa Prepozna nabava povzroča zastoje v proizvodnji in s tem stroške prav tako jih pa povzroča predčasna nabava (vezana denarna sredstva stroški skladiščenja) Če podjetje uporablja material slabše kakovosti bodo tudi izdelki slabše kakovosti posledično večji stroški zaradi napak izmeta škarta reklamacij kupcev Nabava se po Potočniku (2000 7-9) sooča s problemom uskladitve treh dejavnikov zagotoviti mora visoko stopnjo izpolnitve naročil pri dobaviteljih seveda ob čim nižji vezavi denarnih sredstev in čim manjših nabavnih stroških na enoto nabavljenega materiala Vloga in pomen nabave v trgovini na drobno1

Trgovska podjetja na drobno delujejo kot posredniki med proizvajalci trgovinami na debelo in končnimi porabniki Nabavljeno blago prodajo končnim porabnikom v manjših količinah primernih za potrebe posameznega gospodinjstva Primerjava nabave trgovskih podjetij z nabavo proizvodnih podjetij kaže naslednje razlike

Razmišljanje o najnižjih možnih stroških temeljni razlog za nabavo v trgovini je prodaja ndash ne glede na to kaj je kupljeno se mora to prodati Prihodki od prodaje marže in stroški so temeljne informacije za oblikovanje nabavnih odločitev

Ponudba izdelkov trgovska podjetja oblikujejo zelo široko ponudbo izdelkov (več kot 100000 različnih postavk) zato morajo oblikovati učinkovit informacijski sistem ki jim omogoča obvladovanje celotnega blagovnega toka Nabava in prodaja sta si časovno precej blizu zato lahko hitro izločijo iz prodaje tiste izdelke ki jih kupci ne sprejemajo tako kot so pričakovali

Nabava po dobaviteljevih specifikacijah podjetja nabavljajo to kar ponujajo dobavitelji Velik del nabavnega sortimana sestavljajo standardni izdelki zato lahko trgovsko podjetje hitreje in lažje zamenja dobavitelje pa tudi sedanje izdelke lažje nadomesti s podobnimi izdelki drugih dobaviteljev

1 Povzeto po Potočniku (2002a 283)

8

211 Organiziranost nabavne službe2

Organiziranje nabave temelji na delitvi dela ki omogoča večjo specializacijo tipizacijo in standardizacijo posameznih opravil Organizacijsko strukturo nabave sestavljajo delovna mesta ki se povezujejo v delovna področja ta pa v oddelke in službe Organizacijska struktura se razlikuje med posameznimi podjetji in je odvisna predvsem od velikosti podjetja gospodarske panoge prostorske lokacije podjetja in načina proizvodnje Na organizacijske oblike nabave vplivajo tudi notranji dejavniki (značilnosti materiala sortiment materiala strokovnost kadra tehnološki proces in tehnična opremljenost finančna moč podjetja) in zunanji dejavniki (dobavitelji nabavne poti položaj na nabavnem trgu predpisi lokacija podjetja) Glede na način vodenja nabavne službe lahko nabavno poslovanje organiziramo

Centralizirano takšen način omogoča večjo tržno moč podjetju skriva pa nevarnosti povezane s togim in počasnim reagiranjem na hitre spremembe na nabavnem trgu oz povečano porabo materiala v geografsko ločenih proizvodnih obratih

Decentralizirano takšno poslovanje je bolj tržno prilagodljivo vendar zaradi manjše tržne moči praviloma dražje

Veliko podjetij izbere kombinirano obliko ki izkoristi prednosti obeh (Baily 1998 53) s sodobno informacijsko in komunikacijsko povezavo vseh enot ki nabavljajo na trgu se podjetje lahko izogne pastem centralizacije in decentralizacije

212 Zaposleni v nabavi Uspešna nabava je v veliki meri odvisna od ljudi ki so zaposleni v njej kljub velikemu prispevku računalnika v vseh dejavnostih Odvisna je od sposobnosti znanja in naporov osebja Tako je torej potrebno veliko pozornosti posvetiti pridobivanju in selekciji osebja Nabava danes vključuje bolj kompleksne in zahtevne naloge zato je potrebna visoka raven pristojnosti in sposobnosti nabavnega osebja Da bi obvladovali zahtevne naloge je v večini primerov potrebna višja oz visoka izobrazba in nekaj let prakse Človeški viri postajajo tako ključno konkurenčno orodje organizacij ki se pripravljajo na izzive tretjega tisočletja Pri planiranju programa usposabljanja morajo po Završniku (Društvo ekonomistov 2000 51) managerji preučiti potrebe in želje vsakega posameznika ki v programu sodeluje Samo dobro motivirani in seveda ustrezno nagrajeni nabavniki bodo kos nalogam na področju nabave Uspešna vključitev novih sodelavcev v nabavno službo zahteva natančno opredelitev delovnih postopkov in je zato pogosto vezana tudi z začetnim strokovnim usposabljanjem novih nabavnih referentov Nabavna služba temelji na količinskem (objektivna ocena ki izhaja iz minimiziranja nabavnih stroškov na enoto nabavljenega materiala) in kakovostnem (diagnostične analize s pomočjo katerih ugotavljamo uspešnost delavca po vseh sestavinah nabavnega poslovanja) vrednotenju zaposlenih v nabavi (Potočnik 2002a

2 Povzeto po Potočniku (2000 12-14)

9

188) Završnik (2001 26) pravi da noben način vrednotenja sam zase ne daje jasnih rezultatov združitev obeh pristopov pa nudi bolj uravnoteženo in popolno sliko

22 Nabavni proces po fazah

221 Zaznavanje potreb Nabavni nakupni proces v podjetju se začne z zaznavo problema ali potrebe ki jo je mogoče zadovoljiti z nabavo določenega izdelka ali storitve Izdelavni material zahtevajo v proizvodnji pomožni material v skladišču trgovsko blago pa prodajni oddelek Če podjetje vodi zalogo materiala po točki naročanja se zaznava potrebe sproži avtomatično ko količina materiala pade na točko signalne zaloge Vodje posameznih oddelkov morajo poznati potrebe svojih oddelkov obseg in čas ki je potreben za njihovo nabavo Zaznavo potrebe lahko spodbudijo notranji ali zunanji dražljaji (Kotler 2004 228-229) Notranji dražljaji zaloga materiala se zniža na signalno zalogo podjetje se na primer odloči razviti nov izdelek in potrebuje novo opremo in materiale pokvari se stroj in potrebni so novi sestavni deli nabavljeni material ne izpolnjuje zahtev posledično podjetje išče novega dobavitelja Zunanji dražljaji poslovni sejmi oglasi prodajni predstavniki ki ponujajo boljši izdelek ali nižjo ceno Veliko podjetij se sooča s vprašanjem raquonarediti ali kupitilaquo Glavni dejavnik ki vpliva na odločitev narediti ali kupiti je višina stroškov ki nastanejo zaradi ene ali druge odločitve Podjetje pa mora pri tem upoštevati tudi druge dejavnike (Završnik 2000 30) stroški zmožnosti kapacitete kontrola odvisnost fleksibilnost fiksni stroški potrebno znanje količina obseg dolgoročna pričakovanja zaposlenost tajnost potencialna konkurenca investicije zanesljivost dobave Podrobneje opisanega problema ne bom analizirala in bom za diplomsko delo predpostavila da bomo potreben material nabavljali pri dobaviteljih Pomembno je da se v nabavnem oddelku opredelijo pristojnosti in odgovornosti glede naročanja materiala Nabave ki so neobičajne ali pa velike vrednosti se ponavadi izvedejo s posebnim postopkom V takih primerih se uporabljajo tudi posebni dokumenti ki jih podpisujejo vodilni ljudje v podjetju Preden se material naroči je potrebno preveriti obstoječe zaloge v skladišču pa tudi presežke želenega materiala drugih oddelkov v podjetju Po spoznanju potrebe kupec določi splošne značilnosti izdelka in potrebno količino Za standardno blago je to preprost postopek pri nestandardnih izdelkih pa se mora nabavnik pri opredelitvi lastnosti kot so zanesljivost trajnost in cena posvetovati z inženirji ali uporabniki Nabava mora sodelovati pri predvidevanju potreb z ostalimi funkcijami podjetja (proizvodnjo prodajo razvojem financami in računovodstvom) prav tako pa jih mora obveščati o dobavnih rokih materialov po katerih povprašujejo ter jih obveščati tudi o morebitnih spremembah za standardizirane materiale Poseben problem pri spoznavanju potreb predstavljajo po Završniku (1997 10) nujne in majhne potrebe V podjetjih lahko zasledimo navadno večje število nujnih potreb

10

Upravičene pa so samo tiste ki jih zaradi nenadnih sprememb na prodajnem trgu ali višje sile in nepredvidljivih večjih okvar na strojih ali opremi ni bilo mogoče predvideti Neupravičena nujna naročila pa so posledica napačno vodene politike zalog slabega planiranja proizvodnje nezaupanja v pravočasne dobave in navade označevanja internih naročil z raquonujnolaquo ali raquohitrolaquo Ne glede na vzroke so takšna naročila draga Majhna naročila so stalni problem v podjetjih saj znaša 70 vseh internih naročil le 10 celotne vrednosti vseh naročil Za njih je značilno da so stroški nabave v primerjavi z vrednostjo naročila relativno visoki Druga značilnost pa je da je pomanjkanje takšnega materiala lahko povzroči neprimerno večje stroške kot je sama vrednost le-tega materiala

222 Interno naročanje3

Interno naročilo je interni pisni dokument o potrebi materialov surovin polizdelkov storitev itd Je interni dokument ki ga izpolnijo notranji uporabniki in ni namenjen eksterni uporabi Izstaviti ga je potrebno v dveh izvodih izvirnik dobi nabavni oddelek (namenjen za nadaljnjo uporabo) kopijo zadrži naročnik (ročni izpis ali računalniški izpis v arhivu) Na internem naročilu ne smejo manjkati naslednje informacije datum številka naročila (identifikacija) naziv oddelka ki naroča konto (za obremenitev) natančen opis želenega materiala in količine datum potrebe materiala posebna navodila za prevoz in podpis izdajatelja zahtevka (interni naročnik) Izmed teh informacij je najpomembnejša natančna opredelitev želenega materiala zato je potrebno zagotoviti enotno označevanje želenih vrst materiala (pomagamo si z ustrezno nomenklaturo s spiskom materialov ki jih nabavljamo s katalogom materialov na zalogi)

223 Pregled internega naročila Vsako interno naročilo ki prispe v nabavo mora vodja nabave skrbno pregledati in ugotoviti če obstaja alternativni material ki bi zadovoljil to potrebo v skladišču oziroma če je presežek tega materiala v katerikoli drugi enoti podjetja Če alternativni material obstaja vodja nabave interno naročilo zadrži in se o zadovoljitvi izkazane potrebe pogovori z uporabnikom Pri pregledu internega naročila mora vodja nabave ugotoviti tudi ali je podpisnik pooblaščen za naročilo in ali so finančna sredstva zagotovljena Posebno pozornost pa mora nameniti kontroli upravičenosti in ekonomičnosti količin in dobavnega časa Dobro opravljen pregled internega naročila že na začetku nabavnega procesa pripomore k doseganju optimalnih nabavnih ciljev4

3 Povzeto po Završnik (2000 49-50) 4 Povzeto po Završnik (2000 50)

11

224 Izdelava specifikacije Specifikacija podrobno opisuje material polizdelke in sestavne dele ki so potrebni pri proizvodnji nekega izdelka Vsebuje natančen tehnični opis (po potrebi dopolnjen z risbo ali načrtom) sestave lastnosti in izvedbenih značilnosti materiala potrebnega za proizvodnjo Njena izdelava je nujno potrebna vse nestandardizirane materiale in dele ki se nabavljajo Je pomembno sredstvo komunikacije med proizvodnjo in nabavo na eni ter nabavo in dobavitelji na drugi strani Je informacija ki dobavitelju natančno sporoča kaj želi podjetje pri njem nabaviti (Završnik 2000 50) Specifikacija materiala po Potočniku (2002a 169) obsega tri stopnje

sestavljanje funkcionalne specifikacije (funkcije materiala) oblikovanje podrobne tehnične specifikacije (tehnične značilnosti materiala) opredelitev specifikacij za logistiko in vzdrževanje (način dostave zahteve glede

vzdrževanja in storitev povezanih z materialom) Prednosti funkcionalne specifikacije (van Weele 1998 73)

morebitnim dobaviteljem damo možnosti da izkažejo svoje strokovno znanje možnosti uporabe novih tehnologij ki jih kupec ne pozna določitev meril ki jih lahko uporabimo za vrednotenje vseh načinov sestavljanja

specifikacije Proizvodna podjetja so zaradi varnosti uvedla postopek potrditve specifikacije ndash preden jo pošljejo dobavitelju jo mora potrditi nabavni oddelek Tako naj ne bi prihajalo do nesporazumov Izkušnje pa kažejo da se s potrditvijo specifikacije prihrani precej časa Tehnične spremembe med samim proizvodnim postopkom se obravnavajo kot postopek za spremembo naročila Nabavni referent mora poskrbeti da dobavitelj dobavi material ki je skladen z zadnjo specifikacijo ki mu jo je poslal Najboljša praksa je če dobavitelji potrdijo vsako spremembo Podjetje mora natančno določiti kdo lahko izdaja zahtevke nabavni službi da naroči določeno vrsto materiala storitve Koristno je določiti tudi vrednostno omejitev naročila za posamezno raven odločanja in osebo ki ima pooblastila za nujna naročila materiala S tem se podjetje izogne tveganju da bi naročili material v preveliki količini (Potočnik 2002a 169)

225 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga je sistematično zbiranje klasificiranje in analiziranje podatkov ki potem predstavljajo osnovo za kakovostne nabavne odločitve (Leenders Fearon in England 1989 429) Pogoj za uspešno nabavo je dobro poznavanje nabavnega tržišča to je dobaviteljev in njihove ponudbe Skupaj s prodajno službo mora nabava določiti sortiment izdelkov ki ga bo nabavljala ndash to je izhodišče raziskave Žal izvajajo to raziskavo le največje trgovske organizacije ki imajo usposobljene raziskovalce in lahko pokrijejo sorazmerno zelo visoke stroške raziskav Za odločanje o nabavi je nujno da trgovska

12

podjetja raziščejo stanje na nabavnem trgu značilnosti dobaviteljev nabavne poti ustreznosti izdelkov konkurenco na nabavnem trgu nabavne pogoje (cene roke dobave in roke plačila) (Potočnik 2001a 84) Iskanje ponudb5 je prvi nabavni postopek kadar se kupec in dobavitelj ne poznata če kupec išče nov material ali gre za nabavo večje količine materiala Na podlagi ugotovitev raziskav tržišča bo nabavni oddelek iskal ponudbe pri tistih dobaviteljih ki ponujajo želeni material Pri iskanju ponudb mora nabavni oddelek natančno opredeliti vrsto in kakovost materiala ter dobavne in plačilne pogoje odločiti pa se mora tudi ali bodo iskali ponudbe samo pri proizvajalcih materiala ali tudi pri posrednikih Pred iskanjem pa morata nabava in tehnična služba urediti še naslednje zahteve glede materiala vrsto in kakovost materiala ki ustreza potrebam proizvodnje količino vsakokratnega naročila ki mora biti usklajena z ekonomično količino naročila čas porabe materiala zaradi določitve dobavnih rokov in prioritete posameznih vrst materiala za proizvodnjo Do ponudb lahko pridemo po različnih poteh na obisku pri dobavitelju na sejmih pisno iskanje ponudb pri vseh možnih dobaviteljih (objava licitacije) ali neposredno pri vnaprej izbranem dobavitelju telefonično iskanje katalogi dobaviteljev (manjša naročila) in seveda preko svetovnega spleta Podjetje ne išče ponudb kadar je dobavitelj monopolist prav tako pa zelo redko išče ponudbe za nujna naročila Ponudba mora vsebovati bistvene sestavine bodoče prodajne pogodbe (količina cena kakovost plačilni pogoji dobavni rok dobavni pogoji zahtevane garancijehellip) in seveda opcijo do kdaj ponudba velja Analiza ponudb6 pomeni da mora nabavni oddelek vse prejete ponudbe urediti ugotoviti ali vsebujejo vse zahtevane podatke in ali so med seboj primerljive Primerjava ponudb je formalna kadar primerjamo skladnost ponudbe z našim povpraševanjem njeno popolnost in razumljivost ter vsebinska kadar preračunavamo različne količinske podatke iz ponudb na skupni imenovalec (npr cena prosto skladišče kupca) Pri analizi ponudb je pomembno primerjati še kakovost dobavne roke zanesljivost dobave hellip tveganja v zvezi z lokacijo dobavitelja (tuji dobavitelji) ter boniteto dobavitelja S primerjavo posameznih postavk v ponudbah ugotavljamo prednosti in slabosti posameznih dobaviteljev Dejansko razliko med ponudbami lahko ugotovimo le z nabavno kalkulacijo Nabavno kalkulacijo7 izdelamo tako da pri tem upoštevamo vse nabavne stroške ki nastajajo pri posameznem dobavitelju fakturna cena dobavitelja (zmanjšana za popuste) stroški dostave (prevoz zavarovanje) stroški manipulacije materiala v času dostave (nakladanje prekladanje razkladanje) Iz nabavnih stroškov preračunamo nabavno ceno na enoto materiala Seveda pa je pomembno poleg nabavne cene upoštevati še kakovost materiala dobavne roke in pogoje ter rok in način plačila Kakovost materiala je praviloma povezana s ceno Ob enaki cenovni postavki izberemo dobavitelja ki ponuja boljšo kakovost materiala 5 Povzeto po Potočniku (2002a 169-170) 6 Povzeto po Potočniku (2000 85) 7 Povzeto po Potočniku (2002a 170-171)

13

Popusti zmanjšujejo fakturno ceno in s tem nabavne stroške ndash posledično odjemalec poskuša izkoristiti popuste prav tako pa tudi dobavitelj ki želi z njimi prepričati odjemalca v večja naročila Dobavitelji običajno ponujajo štiri vrste popustov količinski rabat (praviloma progresiven za nakup večje količine) raquozvestobnilaquo rabat (povezan je z dolgoročnim poslovnim sodelovanjem) sezonski rabat (popust za stimuliranje nakupa v obdobjih zmanjšane prodaje ndashomogočajo dobavitelju enakomernejšo proizvodnjo v mrtvi sezoni) funkcijski rabat (odobravajo ga proizvajalci trgovcem na debelo in na drobno za izvajanje posebnih prodajnih akcij) Poleg zgoraj navedenih popustov se pri kalkulaciji upošteva tudi plačilni popust ali skonto za plačilo pred dogovorjenim rokom Če je npr običajni rok plačila 60 dni in obrestna mera letno 12 lahko podjetje pri 2 skonta za plačilo v 15 dneh s skonti pridobi približno 18 letno Ta primerjava kaže pomemben pomen popustov za prispevek nabave k donosnosti poslovanja podjetja

226 Nabavna pogajanja Izbrani ponudi sledi nabavno pogajanje To se lahko nanaša na posamezne ali vse sestavine ponudbe Komercialni in pravni pogoji se zaradi različnih običajev poslovne kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala pogosto razlikujejo zato ovirajo uporabo standardnih obrazcev pogodb Sama pogajanja in sklepanje pogodb sta jedro nabavnega poslovanja Dobavitelj in odjemalec morata pri tem upoštevati naslednja načela ravnati morata kot raquodober gospodarlaquo spoštovati zakonitosti upoštevati veljavnosti pogodb poslovati po dobrih poslovnih običajih izpolnjevati sodne in arbitražne sklepe v podobnih primerih Nabavni referenti porabijo več kot 20 svojega časa za pripravo in dejansko pogajanje z dobavitelji Poznavanje pogajalskega procesa in pogajalskih spretnosti je za nabavnika nujno zlo saj se le tako lahko upre pogosto dobro izurjenemu dobavitelju Pomembno je spoznanje da se pogajanja ne nanašajo samo na ceno ampak na vse prvine ki so pomembne za sklenitev dogovora Izkušnje v številnih podjetjih kažejo da so vprašanja kot so kakovost in zanesljivost dobave pa tudi poprodajne storitve pogosto pomembnejše kot cene in plačilni pogoji (Potočnik 2000 87) Pogajanja8 lahko opredelimo kot proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno sprejemljivo rešitev Da so nakupi uspešni moramo po Završniku (2001 3) pogajanja uporabljati v njihovem najširšem pomenu kot proces sprejemanja odločitev To pomeni da so pogajanja proces načrtovanja vodenja in analiziranja ki ga uporabljata kupec in prodajalec da dosežeta sprejemljiv sporazum Pogajanja so proces v katerem je potrebno razlikovati vsaj štiri stopnje 1 Priprave na pogajanja strokovnjaki za pogajanja jih označujejo kot kritično fazo v

pogajanjih Pomen priprav je takšen da velja načelo raquoNepripravljeni pogajalci ne smejo na pogajanjalaquo To je na videz v nasprotju z dejstvom da ljudem vse bolj

8 Povzeto po Kavčiču (1998 315-339)

14

primanjkuje časa Vendar pa je to zahtevo potrebno upoštevati kajti slaba pripravljenost ene ali druge strani bistveno podaljšuje pogajanja v celoti povečuje se verjetnost da bomo naredili nepotrebna popuščanja zmanjšuje se verjetnost da bomo dosegli zastavljeni cilj povečuje se tudi verjetnost da bodo pogajanja neprijetna zapletena in da bo stranka ki je manj pripravljena ali celo nepripravljena poganja izgubila

Priprave na pogajanja obsegajo (Markič Strniša Tavčar 1993 5-42)

določitev ciljev (z njimi določimo vsebino pogajanj pri količinskih ciljih določimo pogajalski interval I ndash idealno Z ndash zadovoljivo M ndash minimalno)

izbiro pogajalske strategije (dobim-dobim dobim-izgubim izgubim-izgubim) zbiranje informacij (informacije o predmetu pogajanj informacije o nasprotni

stranki) določitev pogajalske skupine (pogajalec sam ali skupina) določitev o času pogajanj (ključna variabla pogajanj) določitev kraja pogajanj (pri nas pri dobavitelju na nevtralnem terenu) določitev pristojnosti pogajalcev (ali lahko odločajo sami ali morajo pred

sklenitvijo sporazuma dobiti soglasje nadrejenih) odločitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (tajna so takrat kadar bi javna pogajanja

povzročila škodo pogajalskemu procesu)

2 Začetek pogajanj je takrat ko se pogajalski strani prvič uradno srečata Pri tem je pomembno ustvarjanje začetega vtisa ndash prvi vtis je zelo pomemben in mogoče ga je narediti samo enkrat njegovo spreminjanje med pogajanji zahteva precej časa in napora S pomočjo prvega vtisa nasprotni strani pokažemo kako resno jemljemo pogajanja kakšen pomen jim pripisujemo in kako smo se na njih pripravili Glavne sestavine začetka pogajanj pa so naslednje medsebojno spoznavanje strank določitev dnevnega reda predstavitev začetnih pozicij obeh pogajalskih strank ugotovitev pristojnosti in pooblastil

3 Proces iskanja sporazuma lahko označimo kot pogajanja v ožjem smislu Če ni

konfliktov če obe strani pristajata na zahteve nasprotne strani so pogajanja lahko zelo kratka Če pa obe strani zavračata predloge nasprotnikov so pogajanja prav tako zelo kratka saj sporazum ni mogoč Proces iskanja sporazuma lahko torej opišemo kot neko minimalno pripravljenost obeh strani da pride do sporazuma

Sam proces iskanja sporazuma je mogoče razčleniti na vsebinsko in metodološko stran Pri vsebinski plati gre za dokazovanje oblikovanje predlogov različnih stopenj za posredovanje teh predlogov presojanje predlogov nasprotne strani za povezovanje posameznih predlogov v pakete za mešetarjenje (dam če ti daš) in seveda končno oblikovanje sporazuma Po metodološki plati pa gre za prepričevanje za popuščanje oziroma dajanje koncesij za spraševanje uporabo taktikhellip Najpomembnejše taktike pogajanj so (van Weele 1998 335 ndash 336)

Vzemite ali pustite ena stran vsiljuje svoje pogoje drugi strani ne da bi pri tem popuščala

15

Vzbujanje zaskrbljenosti prijateljsko vzdušje vendar pogajanja ostajajo nedorečena in dobavitelj lahko izrabi vse svoje sposobnosti da doseže zase ugodnejši posel

Kitajski prijem kupec izjavi da je dogovor z dobaviteljem mogoč takoj ko bo rešil manjši problem Dogovorili so se o ceni vendar kupec nato obvesti prodajalca da mora ta poskrbeti za prevoz in plačati prevozne stroške Praksa kaže da so dobavitelji v tej fazi pripravljeni na precejšnje popuščanje

Dražba ndash holandska ali kitajska dražba navzdol pri kateri dobavitelji postavijo najvišjo ceno in jo postoma znižujejo dokler predmeta ne prodajo Kupec lahko s to taktiko o dobaviteljih zbere veliko podatkov vendar je pomembno da istočasno preveri njihovo verodostojnost

Dobri in zli to taktiko pogosto uporabljajo prodajalci rabljenih avtomobilov da bi zameglili pričakovanja druge strani glede izida pogajanj

V praksi poteka proces pogajanja v štirih fazah (Potočnik 2002a 175)

Preučevanje pogajalca se skušata spoznati in odkriti obojestranske interese in namere

Ocenjevanje presojajo se informacije prejete od druge strani Pogajanje pogajanje v pravem pomenu besede Povzemanje povzamemo kar je dogovorjeno da ne bi kasneje nastali nesporazumi

v zvezi doseženimi rezultati pogajanja Pogajanja je potrebno enkrat končati ndash vprašanje kdaj in kako Pojavita se dve dilemi prva pravi ali ni še prezgodaj za zaključevanje ker bi od nasprotne strani lahko še kaj pridobili po drugi strani pa ali ne kaže čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz nas Zato morajo biti pogajalci usposobljeni da prepoznajo pravi trenutek za zaključitev pogajanj Za zaključevanje je nujno da sta se stranki sporazumeli o glavnih temah in sicer tako da sta obe čimbolj zadovoljni Kdor prvi ponudi zaključek diktira tempo 4 Sporazum (napisan akt o rezultatu pogajanj) je cilj zaradi katerega smo se pogajali V

sporazumu mora biti natančno določeno kaj je vsebina sporazuma za koga sporazum velja kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljati kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazuma posledice za kršitelja sporazuma določena je tudi skupina ali organ za kasnejše reševanje sporov ali za razlago posameznih določil sporazuma Ko je dosežen sporazum je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt ki ga pogajalci opravijo sami pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete

227 Izbira dobavitelja9

To je najpomembnejša faza procesa nabave in je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Od pravilne izbire je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pojavlja se vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj Najboljši je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih proizvodov oz storitev jih dobavlja oz opravlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam strank ima dostopne oz konkurenčne

9 Povzeto po Završniku (2004 53-55 109-115)

16

cene dobro logistično podporo hitro in kvalitetno odpravlja napake ter zagotavlja ustrezne poprodajne aktivnosti Proces presoje in izbire se razlikuje tudi glede na to ali gre za rutinsko nabavljanje ali pa gre za nabavo novega materiala Pri rutinski nabavi naročimo material pri dobavitelju ki je na seznamu odobrenih dobaviteljev ker se je že izkazal za zadovoljivega pri prejšnjih nabavah Kadar pa podjetje kupuje proizvode storitve prvič je tveganje večje zato potrebuje več informacij o potencialni dobaviteljih in uporablja merila na podlagi katerih vrednoti in izbira dobavitelje Izbira dobaviteljev je povezana z oblikovanjem prodajnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bo sodelovala nabavna služba Odločitve o izbiri dobaviteljev se nanašajo na njihovo število lokacijo možno trajno poslovno sodelovanje ali recipročno poslovanje Alternativa eden ali več dobaviteljev za določen material je večna dilema nabavnikov V preteklosti so poudarjali več dobaviteljev kar naj bi dobavitelju omogočilo večjo preglednost nad cenami in večjo varnost oskrbe Temu pa nasprotuje oskrbovanje pri enem viru (podjetje naroča material pri enem dobavitelju zaradi posebnega razloga čeprav ima na voljo tudi druge vire) in izključno oskrbovanje (podjetje nabavlja material pri monopolistu plin voda električna energija) (Potočnik 2002b 132) Gadde (1993 46) meni da so glavni razlog za zmanjšanje števila dobaviteljev boljše možnosti pri sodelovanju s preostalimi Trgovsko podjetje se odloči za enega samega dobavitelja za posamezni izdelek v naslednjih primerih ko je obseg nabave premajhen za več kot enega dobavitelja ko ima dobavitelj patent ali licenco za določeno vrsto izdelkov ko zaradi kakovosti izdelkov želi ravno določenega dobavitelja in kadar uvaja lastne blagovne znamke (npr Mercator Spar Tuš) Velika pomanjkljivost takšnega oskrbovanja je povečana soodvisnost obeh vključenih podjetij (Potočnik 2001a 91) Veliko podjetij se odloči za več dobaviteljev da se izognejo odvisnosti od enega samega in lahko primerjajo cene in zmogljivosti konkurenčnih dobaviteljev V tem primeru podjetje opravi 60 naročil pri glavnem dobavitelju ter po 30 in 10 pri dveh drugih (Završnik 2000 53) Selekcija in prava poslovna politika do pravih dobaviteljev je ključ za doseganje želene stopnje kakovosti pravočasnosti v dobavah optimalnih cenah potrebni stopnji tehnične pomoči in želeni stopnji storitev Da bi vse to dosegel mora kupec

razvijati in vzdrževati zadovoljivo bazo dobaviteljev skrbno izbrati potencialne dobavitelje in preučiti ali lahko postanejo dobri poslovni

partnerji odločiti se za pravilne metode izbiranja dobaviteljev izbrati primerno skupino strokovnjakov za to nalogo zagotoviti da bo izbrani dobavitelj zagotovil pravočasno dobavo zahtevane

kakovosti nabavnih dobrin in seveda po ustrezni ceni Pogoj za pravilno izbiro je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Izbira pa je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje naslednje stopnje

vodja nabave mora upoštevati vse razpoložljive informacije o dobaviteljih nato mora določiti merila izbirnega procesa skupaj s predstavniki posameznih

funkcij v podjetju sledi zbiranje eksplorativnih informacij da se izločijo neprimerni kandidati

17

preučijo se potencialno ustrezni dobavitelji na osnovi pripravljenih vprašalnikov pregled odgovorov na vprašanja obisk skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi zbranih informacij najbolje

zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje skupina izbere najprimernejšega dobavitelja10

V preteklosti so podjetja kot merilo pri ocenjevanju uporabljala le ceno kasneje pa še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril uporabljajo tudi različne metode za ocenjevanje dobaviteljev Dejavnikov ki vplivajo na izbiro je veliko razlikuje pa se tudi njihova pomembnost za različne dobrine Kriteriji za izbiro dobaviteljev so (Završnik 2000 52) kakovost materiala cena izpolnjevanje dobavnih rokov redne dobave dogovorjenih količin dobavni in plačilni pogoji proizvodne zmogljivosti zaloge dobavitelja servis (pred in po nabavi) image finančna moč kulanca fleksibilnost glede mogočih sprememb naročenih količin možnost recipročnih poslov trajna poslovna povezava Po določitvi meril lahko podjetje dobavitelje razvrsti v tri skupine dobaviteljev zelo dober (uvrstijo jih v listo odobrenih dobaviteljev) pogojno dober (odvisno od materiala ki ga ponujajo) slab dobavitelj (z njimi naj ne bi sklepali poslov) Dobavitelje ki niso izbrani moramo obvestiti o razlogih za zavrnitev njihove ponudbe Problem nastane le pri specifičnih surovinah materialih ki jih podjetje nujno potrebuje za svoje delovanje Te dobrine pogosto onemogočajo da bi jih kupovali samo pri izbranih dobaviteljih Geografska koncentracija surovin omejen izbor prevoza velike količine ter visok delež transportnih stroškov v nabavi materiala so praviloma glavni razlogi za odstopanja Kompromisi se zato sklepajo v prid manj zanesljivim dobaviteljem Izbira dobaviteljev ne bi smela trajno veljati Podjetje se mora vedno ozirati za takšnimi dobavitelji ki imajo sposobnost da se prilagajajo njegovim potrebam in željam Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v dobavni verigi podjetja se povečuje tudi potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja in to na dolgi rok Prednosti ki jih nudi ocenjevanje dobaviteljev

večja preglednost nabavnih odločitev zmanjšanje tveganja pri oskrbi povečanje konkurence med dobavitelji načrtno pridobivanje in opuščanje dobaviteljev izogibanje neracionalnim odločitvam zagotavljanje know-howa

Ocenjevanje dobavitelja lahko poteka na štirih ravneh (Potočnik 2001b 212)

raven izdelkov osredotočimo se na izboljšanje kakovosti materiala uporabljenega za izdelke in njihovo oblikovanje

procesna raven predmet kontrole je dobaviteljev proizvodni proces raven zagotavljanja kakovosti predmet kontrole niso samo postopki temveč tudi

dobaviteljevo celovito obvladovanje kakovosti

10 Podrobnejši opis postopka izbire dobaviteljev je naveden v literaturi Završnika iz leta 2004

18

raven podjetja preverjajo se finančni vidiki in usposobljenost dobaviteljevega vodstva

Vseh dobaviteljev ni mogoče ocenjevati z enako intenzivnostjo Zato jih je potrebno razdeliti po pomembnosti po naslednjih merilih promet z dobaviteljem pomen nabavne dobrine tveganje na specifičnih nabavnih trgih Dobavitelji so naši poslovni partnerji zato jih je potrebno obvestiti o tem da bodo vključeni v proces ocenjevanja in izbora dobaviteljev Obvestimo jih tudi o naših pričakovanjih glede njihovega poslovanja Prav tako pa jim moramo sporočiti dosežene ocene in jih seznaniti s standardi in metodami ki jih uporabljamo pri ocenjevanju

228 Eksterno naročilo Po izboru najboljšega dobavitelja sledi naročilo Gre za konkretno nabavno akcijo kjer pride do neposrednega poslovnega kontakta z dobaviteljem in predstavlja tudi dejansko pravno obveznost Naročilo je pisni dokument ki prenese zahteve in želje kupca do dobavitelja Čim bolj precizno so zajeti vsi pogoji tem manjša je verjetnost poznejših sporov Pametno je da dobavitelj potrdi vsebino vsakega naročila (Kaltnekar 1993 206-207) Poglavitne sestavine naročila so (van Weele 1998 92) podatki o dobavitelju opis izdelka cena na enoto število enot naslov dostave naslov kam naj se pošlje račun Završnik (1997 14) pa v primerjavi z zgoraj navedenim avtorjem dodaja naslednje sestavine naročila tekočo številko naročila datum naročila plačilne pogoje in posebne določbe Naročilo ni hkrati tudi prodajna oz nabavna pogodba Običajno je s pogodbo določena skupna količina delne količine pa kupec naroča z naročilom ki mora biti po vsebini usklajeno s pogodbo Če dobavitelj prejme naročilo in pri preverjanju ugotovi da ni skladno s ponudbo ali pogodbo ga mora zavrniti Če naročila ne zavrne ampak ga izpolni se smatra da soglaša s spremembo (Potočnik 2002a 178-179)

229 Sklepanje nabavnih pogodb Pravna podlaga nabave je kupna pogodba ki nastane na podlagi sporazuma med obema partnerjema Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa v sprejemu naročila Pogodba je sklenjena ko slednji pošlje kupcu pisno potrditev naročila (Završnik 2000 54-55) Po izboru dobavitelja sledi seveda sestavljanje pogodbe Tehnična vsebina pogodbe se spreminja od materiala do materiala ki ga kupujemo Van Weele (1998 83) opozarja da se določeni komercialni in pravni pogoji zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala hellip v pogodbah razlikujejo zato je ovirana uporaba standardnih nabavnih pogodb Pri sklepanje pogodb je potrebno upoštevati določila

19

pogodbenega prava in splošnih uzanc Dogovor je sklenjen ko se pogodbeni stranki sporazumeta o bistvenih elementih pogodbe (Kaltnekar 1993 207-209)

Predmet pogodbe je lahko vsako blago ki je namenjeno tržišču Vrsto blaga določimo z običajnimi trgovskimi nazivi z veljavnimi standardi ali s posebnimi specifikacijami

Količina mora biti določena ali določljiva z merskimi enotami ali na drug primeren način

Cena blaga je lahko natančno določena ali določljiva na dan dobave Kakovost blaga mora biti jasno opisana in nedvoumno določena z vzorcem

standardom blagovno znamko poreklom specifikacijo Čas in kraj dobave takojšen ali terminski Zamujanje dobavnih rokov rodi pravne

posledice ndash prizadeta stranka lahko odstopi od pogodbe ali zahteva odškodnino Dobavni pogoji pomembno je določiti v kolikšni meri in do kod bremenijo

posameznega partnerja transportni stroški ter kdaj in kje preide riziko na kupca (Incoterms) V pogodbi se lahko določi tudi kakšnim transportnim sredstvom bo blago dostavljeno

Plačilni pogoji določajo predvsem roke do katerih je potrebno dobavljeno blago plačati ter razne popuste in zamudne obresti ki so povezani s plačilnimi roki Določajo tudi načine plačila gotovinsko z virmani kompenzacijamihellip

Jamstveni elementi ki ščitijo pogodbene stranke pred posledicami netočnega izvrševanja pogodbenih zahtev s strani drugih partnerjev pogodbena kazen penali ara odstopnina razna jamstva ali poroštva zastava zamudne obresti avans kavcija različne odškodnine

Splošno pravilo je da naj bi nabavniki vztrajali pri fiksni ceni ki je sprejemljiva za obe stranki Najbolje je da dobavitelj prevzame vse tveganje če to ni s pogodbo izključeno V praksi se uporabljajo različni dogovori o ceni (van Weele 1998 83-84)

fiksna cena plus stimulacija namenjena je motiviranju dobaviteljev na podlagi nagrajevanja za izvedbo dela ki presega dogovorjene standarde

pogodba raquostroški pluslaquo (stroški plus določen odstotek nagrade povračilo stroškov plus fiksna nagrada stroški plus zajamčena najvišja nagrada) se uporablja kadar dela ne morejo dovolj natančno opredeliti oz kadar je fiksna cena za obe stranki preveč tvegana za to pogodbo je značilna velika negotovost

pogodba za povračilo stroškov ponavadi temelji na fiksni postavki za uro dela in uporabo opreme

pogodba z usklajevanjem cene (eskalacijska klavzula) uporablja se pri dolgoročni nabavi ali predelavi zelo specifičnih tržno občutljivih materialov cena je povezana z obrazcem za usklajevanje cen ki temelji na zunanjih dejavnikih kot so stroški materialov ali gibanje plač

Nabava materialov ki sodijo po metodi ABC v C razred (veliko število majhen delež v nabavnem proračunu) je rutinska stvar in ne zahteva posebnega nebavnega znanja Lahko jo zelo poenostavimo ali pa celo prepustimo nosilcem potreb v podjetju Nabavni oddelek samo skrbi da se nabavni proračun ne prekorači in občasno kontrolira porabo sredstev Najenostavneje je drobni material za vzdrževanje manjša popravila in pisarniški material nabaviti brez formalnega naročila v trgovini na veliko ali malo Dokument ki govori o sklenitvi pogodbe je trgovski račun dobavnica ali naročilnica (Završnik 2000 55)

20

2210 Spremljanje izpolnitve naročila Pod spremljanjem naročila razumemo kontrolo nad prispetjem potrditve naročila in primerjavo z naročilom ter zagotavljanje dobave v dogovorjenem roku Namen spremljanja naročila pogodbe je v tem da preprečimo motnje v proizvodnji dodatne stroške zaradi spremembe le-te nezmožnost izvršitve dobav kupcem pogodbene kazni in poslabšanje image-a Tudi prezgodnje dobave lahko povzročajo stroške (stroški vezave kapitala skladiščni stroški) Ugotavljanje prekoračitve in opominjanje na dobavo pri dobavitelju je glavna naloga kontrole izpolnjevanja dobavnega roka (Završnik 2000 55-56) Obstaja več različnih metod spremljanja izpolnitve naročila (van Weele 1998 93)

Spremljanje izpolnitve naročila v izjemnih primerih sistem opozarjanja pri katerem nabavni referent ukrepa le v primeru ko ga dobavitelj opozori da bo raquokmalulaquo zmanjkalo materiala metoda ne doprinese k učinkovitosti izvedbe nabave vendar jo pogosto srečamo v praksi

Rutinsko preverjanje stanja poteka tako da se že pred dobavo preverja pri dobavitelju ali bo dostava blaga mogoča na dogovorjeni datum

Vnaprejšnje preverjanje stanja se uporablja pri vnaprejšnjem določanju kritičnih nabavnih delov in dobaviteljev

2211 Prevzem vhodnih proizvodov11

Dobavljeno blago je potrebno pregledati da se prepričamo o njegovi ustreznosti Glede na velikost in tehnično zahtevnost blaga lahko pri dobavitelju večkrat preverjamo njegovo sprejemljivost na različnih proizvodnih stopnjah Dostavljeno opremo je potrebno preveriti s testi sprejemljivosti pri dobavitelju preden je oprema odposlana pri uporabniku po dostavi in ko oprema začne prvič delovati (van Weele 1998 93) Prevzemni oddelek je pogosto podrejen nabavnemu sektorju Ločimo tri postopke pri prevzemu glede na dokumentacijo

prevzemni oddelek izpiše prevzemnico ali prejemnico prevzemni oddelek potrdi prejem na izvodu (kopiji) naročila ki ga je bil prejel od

nabavnega oddelka za materiale majhne vrednosti opravijo prevzem neposredno interni naročniki

Pomembno je poročilo o kontroli kakovosti ki potrjuje ustreznost ali neustreznost prejetega materiala Priloženo je prejemnici če so odstopanja od naročenih kakovosti materialov drugače pa je ustreznost potrjena na prevzemnici Pregled kakovosti je v podjetjih različno urejen za nekatere predmete nabave nimajo predpisane posebne kontrole kakovosti kontrola na podlagi jemanja vzorcev popolna (100-na) kontrola laboratorijska kontrola kontrola nevtralne ndash zunanje institucije

11 Povzeto po Završniku (2000 56-57)

21

2212 Reševanje reklamacij12

Če so pri kontroli vhodnih proizvodov in materiala ugotovljene razlike med dejanskim stanjem in dogovorjenimi obveznostmi dobavitelja se sestavi komisijski zapisnik ki ga pošljemo nabavnemu oddelku Na osnovi zapisnika o ugotovljenih pomanjkljivostih pri dobavi se sproži reklamacijski postopek Reklamacija je ugovor na dobaviteljevo netočnost pri dobavi in instrument za popravljanje napak ki so nastale Kupec z reklamacijo zahteva od dobavitelja da naknadno izpolni zahteve naročila oz pogodbe ter hkrati prevzame tudi odgovornost za škodo ki je nastala zaradi pomanjkljive dobave (Završnik 2000 57) Komisijski zapisnik je potrebno sestaviti tako da je iz njega jasno razvidno za kakšno napako gre (količinsko kakovostno rokovno) kdo in na kakšen način je ugotovil napako V reklamacijskem dopisu dobavitelju pa moramo navesti še naslednje podatke številko pogodbe ali naročila številko in datum dobavnice in prevoznega lista ter drugi dokumenti iz katerih je mogoče ugotoviti zakaj je prišlo do napak Za zamujeni rok dobave in druge neizpolnjene dogovorjene pogoje kupec praviloma ne sestavlja komisijskega zapisnika ampak ureja te napake neposredno z dobaviteljem Kadar kupec ugotovi napake pri dobavi ima do dobavitelja naslednje zahteve

Zahteve glede količine količina materiala je s pogodbo navadno le okvirno določena le redko točno opredeljena Dovoljen je 5 odmik navzgor ali navzdol če je količina označena približno (circa okoli) Pri kosovnem blagu ali označbi raquobrez tolerancelaquo ne sme priti do odstopanj Pri dostavi premajhne količine ima kupec naslednje pravice lahko zahteva takojšnjo dobavo razlike do dogovorjene količine odkloni prevzem manjše količine če ima upravičen interes da sprejme celotno količino sprejme manjšo količino in tudi plača samo prevzeto količino Če pa dobavitelj dostavi večjo količino kupcu ni potrebno prevzeti presežka če ga pa prevzame ga mora tudi plačati po pogodbeni ceni

Zahteve glede kakovosti za kakovostne napake materiala odgovarja dobavitelj vendar le za napake ki so nastale pred prehodom rizika za napake ki kupcu niso bile znane ob sklepanju pogodbe za skrite napake ki se pojavijo po prevzemu materiala (najkasneje v 6 mesecih) za napake zaradi dobaviteljeve prevare kupca o dejanski kakovosti materiala V primeru ko dobavitelj dostavi material boljše kakovosti kupec ne more odkloniti prevzema razen če ima upravičen interes da zahteva točno določeno kakovost S prevzemom boljše kakovosti pa kupec ne prevzame tudi večje obveznosti razen če je bilo v pogodbi drugače dogovorjeno

Pravice in obveznosti pri spremembi cene poleg fiksno določenih cen ki jih stranki le redko spreminjata se stranki lahko dogovorita tudi za naknadno spremembo cene Ceno je mogoče spreminjati navzgor ali navzdol zato ji pravimo tudi raquodrsečalaquo cena Uporablja se pri prodaji investicijske opreme z daljšim rokom dobave pa tudi pri sukcesivni nabavi materiala pri nestabilnih pogojih na trgu ki pomembno spreminjajo stroške proizvodnje od sklenitve pogodbe do dobave materiala

Zahteve pri zakasnitvi dobave kadar z dobavo zamuja dobavitelj lahko kupec uveljavi naslednje zahteve vztraja pri pogodbi in določi naknadni rok za dobavo po preteku naknadnega roka odstopi od pogodbe in zahteva odškodnino razliko v

12 Povzeto po Potočniku (200092-94)

22

ceni zaradi nakupa pri drugem dobavitelju po višji ceni Če pa z prevzemom zamuja kupec mu prodajalec lahko uskladišči material v javnem skladišču in pošlje račun za dobavljeni material proda material na kupčev riziko če skladiščenje ne bi bilo gospodarno in zahteva povrnitev razlike v ceni zaradi prodaje drugemu kupcu po nižji ceni zahteva povrnitev dejanske škode

Poslovna praksa je oblikovala naslednja pravila za reklamacijski postopek (Potočnik 2002a 182)

Ugovarjati začnemo šele takrat ko je vrednost reklamacije večja kot so njeni stroški Če se manjše napake pri istem dobavitelju večkrat ponavljajo ga moramo nanje opozoriti

Upoštevamo običajni reklamacijski rok oz rok ki je določen s pogodbo Sestavljena mora biti vljudno vendar z odločno zahtevo za izpolnitev dogovorjene

obveznosti

2213 Ocena nabavnega posla13

Delo nabavnega referenta se ne konča z uvedbo novega materiala v proizvodnjo ali uporabo nove opreme V poslovanju z dobavitelji lahko pride do zapletov ki jih je potrebno rešiti (reševanje garancijskih zahtevkov in pogodbenih kazni reševanje zahtevkov zaradi dodatnih in nepopolnih del glede na obseg del določen v specifikaciji določitev načina vodenja dokumentacije o nabavi in dobaviteljih zapisovanje ocen projekta) Pri dodatnem delu ali presežku je pomembno da o tem vnaprej obvestimo naročnika ki mora v to privoliti O dodatnem delu mora biti obveščen tudi vodja nabave da kasneje ne pride do nejasnosti pri nabavnih stroških Naložbene dobrine čez čas zahtevajo vzdrževanje ndash takrat postane jasno ali dobavitelj lahko upraviči svoje obljube o servisiranju vzdrževanju in dobavi rezervnih delov Nenazadnje mora dobava zagotoviti tudi da se pridobljene izkušnje razčlenijo in da jih lahko uporabimo na stopnji opredeljevanja specifikacije in izbire dobavitelja pri prihodnjih nabavah S tem se izboljšuje tudi kakovostni nivo dobaviteljev

2214 Pregled in likvidacija prejetih računov Dobavitelj izda za dobavljeno blago račun ali fakturo Težnja po dobrih poslovnih odnosih narekuje čim hitrejše plačilo pogosto so s hitrim plačilom povezane tudi določene bonitete Naloga nabave je da čim hitreje opravi vse posle ki so potrebni pred plačilom računa (Kaltnekar 1993 214) Postopek poteka od pripravljalnih del do samega obračuna (Potočnik 2000 94-95)

V okviru pripravljalnih del zberemo dokumente (pogodba ali naročilnica dobaviteljeva odpremnica ali dobavnica specifikacija materiala tovorni list ali

13 Povzeto po van Weele (1998 94-95)

23

drugi prevozni dokumenti prevzemnica skladišča) ter jih medsebojno primerjamo in ugotavljamo napake med naročenim prevzetim in zaračunanim Ko so dokumenti usklajeni se to potrdi na računu

V obračunu fakture gre za formalni preračun vseh njenih sestavin Po izračunu izda nabavna služba nalog za plačilo Zaradi visokih stroškov preračunavanja posameznih postavk je praksa razvila različne postopke za poenostavitev kontrole računov (zbirni račun preverjanje računov samo nad določeno vrednostjo naključno preverjanje računov določitev računov po metodi ABC ndash preverjamo le račune dobaviteljev v skupini A preverjanje računov dobaviteljev pri katerih so reklamacije pogostejše ne preverjamo računalniško izstavljenih računov ker predvidevamo da so točni ne preverjamo računov dobaviteljev katerim zaupamo da sami sproti popravljajo napake)

Račun pomeni čisto določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga obravnavamo zelo skrbno Pregled in njegovo likvidacijo opravimo takoj po prejemu Kontrola računa ne predstavlja samo nadzora nad opravljenim delom in storitvami dobavitelja temveč pomeni tudi podlago za vrednotenje dobavitelja (Završnik 2000 57)

2215 Evidenca in arhiviranje Evidence nabavnega oddelka obsegajo veliko število podatkov in informacij ki so za operativo nabave uporabni le kadar so dostopni in v urejeni obliki Vsak nabavni oddelek mora voditi evidenco vseh naročil po tekočih številkah Evidenca naj obsega številko naročila ime dobavitelja kratek opis materiala in vrednost celotnega naročila Za takojšen dostop do informacij o stanju odprtih naročil je zelo pomembna evidenca po imenu dobavitelja (naročila so razvrščena po tekočih številkah) Evidenca končnih naročil je zgodovinski zapis vseh zaključenih oz dobavljenih naročil Arhiviramo jih najmanj za tri leta Edinstvena naročila in naročila večje vrednosti hranimo dalj časa (Završnik 2000 58-59) Najpomembnejše nabavne evidence po Potočniku (2000 95) so

evidenca količin materiala evidenca cen materiala evidenca dobaviteljev (tehnične in tržne značilnosti) evidenca nabavnih pogojev po dobaviteljih evidenca reklamacij

24

3 ANALIZA NABAVNEGA PROCESA V PODJETJU VETERINARSKA BOLNICA PTUJ DOO

31 Predstavitev podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo Veterinarska bolnica Ptuj je že pred leti na osnovi povpraševanja odprla ndash temu bi takrat lahko dejali oddelek kjer so stranke lahko kupovale hrano in nekatere dodatke za male kakor tudi za velike živali Povpraševanje je narekovalo vedno večjo ponudbo zato so se leta 2003 odločili za večjo širitev in prenovo prostorov iz katerih je nastala lepa velika trgovina za male in velike živali ki so jo poimenovali Dr Zoo in ki je odprla svoja vrata leta 2004 Pod okriljem Veterinarske bolnice Ptuj deluje tudi Ambulanta za male živali

Ideja in zasnova trgovine morda malce odstopa od podobnih raquopet shopovlaquo saj so v trgovini dali poudarek predvsem na strokovnosti prodajalcev in skrbnem izboru izdelkov ki jih ponujajo Seveda se trudijo da je za vsak okus nekaj vendar so mnenja da kak tolar ki ga odštejete več odtehta kvaliteto izdelka pa naj gre za hrano igračo ali učni pripomoček za vašega ljubljenca ali pa za skrbno izbran dodatek za živali ki jih redite v hlevu Oba programa tako del za male živali kot za velike živali nenehno izpopolnjujejo Podjetje se želi še bolj približati svojim strankam in jih hkrati vezati na sebe s svojo novo ponudbo ki je zaenkrat še v pripravi Uvedli bodo razvoz določenih izdelkov na dom strank po predhodnem telefonskem naročilu Ob cenovno določeni količini kupljenih proizvodov bo njihova dostava brezplačna Razvažali bodo predvsem vitaminske in mineralne dodatke k hrani za velike živali mleko in mlečne nadomestke hrano za pse (15 kg vreče)hellip Pomembno je poudariti da v dostavo ne bodo vključena zdravila in ne vitaminski dodatki za izdajo katerih je potreben recept Poudarek bo predvsem na strokovno usposobljenemu sodelavcu ki ne bo zgolj dostavljal proizvodov ampak bo znal strankam tudi svetovati jih opozoriti na morebitne napake in jih napotiti k veterinarju če bodo to zahtevale okoliščine Namen je ponuditi celovito oskrbo kakršne so deležne stranke ob prihodu v trgovino

SLIKA 1 VETERINARSKA BOLNICA PTUJ SLIKA 1 LOGOTIP TRGOVINE

SLIKI 3 IN 4 NOTRANJOST TRGOVINE DR ZOO

25

SLIKA 5 ČAKALNICA AMBULANTE SLIKA 6 ORDINACIJA ZA MALE ŽIVALI

32 Organiziranost pomen in cilji nabavne službe Nabava je strateškega pomena za podjetje kot je Veterinarska bolnica Ptuj Ima neposreden vpliv na zniževanje stroškov in s tem uspešnost podjetja Uspešno izvedena nabava in pravi predmeti nabave zagotavljajo dobre odnose z kupci Zadovoljni kupci pa svoje zadovoljstvo sporočajo naprej svojim prijateljem in znancem kar je dobra in brezplačna reklama za podjetje Nabava je organizirana centralizirano kar pomeni da oskrbuje tako trgovino kot ambulanto Vse potrebe po proizvodih zdravilih medicinskih pripomočkih in ostalih potrebščinah se iz ambulante sporočijo nabavi ta pa nato izvršuje potrebna opravila povezana z nabavo Temeljne cilje nabave v podjetju lahko razdelimo na nabaviti prave proizvode v ustrezni zahtevani kakovosti v pravi količini ob pravem času po najboljši ceni in ugodnih dobavnih plačilnih pogojih

zagotoviti nepretrgan tok dobave ki ne bo povzročal pomanjkanja proizvodov ali pa preveliki zalog

razvijanje dobrih poslovnih odnosov z dobavitelji

33 Analiza nabavnega procesa po fazah

331 Zaznavanje potreb Za trgovsko podjetje velja staro pravilo ki pravi da je ugodna nabava že pol uspeha Nabava je neposredno povezana s prodajo in pomembno prispeva k zniževanju poslovnih stroškov z doseženimi nabavnimi ugodnostmi Jedro nabavnega sortimenta predstavlja standardni ali fiksni sortiman ki je prilagojen stalnim potrebam porabnikov in spremenljivi ali variabilni sortiman ki pomeni širitev stalnega sortimana v posameznih prodajnih sezonah ali zaradi drugih potreb porabnikov Razmerja med njima ni mogoče natančno določiti saj je pojavljajo tako imenovani mejni proizvodi ki se pojavljajo v obeh sortimentih v določenih obdobjih ali na različne načine

26

Pri nabavi izdelkov se upošteva naslednje da lahko podjetje sortiment izdelkov hitro spreminja in prilagaja potrebam

porabnikov da lahko po potrebi sortiment razširi oziroma ga poglobi in prilagaja ožjemu

segmentu kupcev

Potrebe po izdelkih se zaznavajo kot potrebe po izdelkih pri dnevnem preverjanju zalog optično (pregled zalog

izdelkov po prodajalni in skladišču zapis manjkajočih izdelkov v zvezek za naročila) in preko računalnika (program sam javi da je na zalogi zgolj minimalna količina izdelkov omogoča pa tudi označitev minimalne zaloge izdelkov že pri njihovem vnosu v zaloge)

kot potrebo iz tržišča po novem izdelku prodajni predstavniki ki ponujajo boljši izdelek ali nižjo ceno za enako kakovosten izdelek novi izdelki v katalogih dobaviteljev specialna naročila kupcev14 povečano povpraševanje strank po določenih izdelkih sledi postopek zbiranja in analiziranja ponudb dobaviteljev pogajanja z izbranim dobaviteljem in podpis pogodbe z njim

Ker gre za vezano trgovino z Ambulanto za male živali se stranke iz ambulante napotijo v trgovino po zdravila15 za nadaljnje zdravljenje hrano in ostale pripomočke za živali Prav tako pa se vsa zdravila in ostali pripomočki za ambulanto naročajo preko trgovine Po spoznanju potreb se določi splošne značilnosti izdelkov in potrebno količino Za standardno blago je to preprost postopek pri zdravilih in medicinskih pripomočkih pa se mora nabavnik pri opredelitvi lastnosti kot so zanesljivost trajnost in cena posvetovati z

14 Takšnih naročil je okrog deset na mesec Gre za naročila izdelkov iz katalogov dobaviteljev ki niso na voljo v prodajalni (npr plaščki različnih velikosti in barv za kužke) Ni predplačil izjema so dražji izdelki in izdelki za veliko prakso (npr škarje za striženje ovac) 15Pogoje ki jih morajo izpolnjevati specializirane prodajalne za promet z zdravili na drobno in postopek ugotavljanja teh pogojev ter stroške postopka predpiše pristojni minister v soglasju z ministrom pristojnim za blagovni promet in trgovino (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 58 člen 3 odstavek) Po Zakonu o veterinarstvu (3 člen 24 odstavek) so zdravila za uporabo v veterinarski medicini vsaka snov ali kombinacija snovi ki so pripravljene in namenjene za zdravljenje ali preprečevanje bolezni pri živalih za zdravilo pa se šteje tudi vsaka snov ali kombinacija snovi ki se lahko uporablja na živalih z namenom da bi se določila diagnoza ali ponovno vzpostavile izboljšale ali spremenile fiziološke funkcije Po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (3 člen 16 odstavek) se za zdravila za uporabo v veterinarski medicini štejejo tudi sredstva ki se uporabljajo za razkuževanje uničevanje členonožcev in glodalcev in pridejo v neposreden ali posreden stik z živalmi Za določena zdravila (ibid 5 člen) mora imeti prodajalec (zdravila lahko v trgovini izdaja samo farmacevt ali veterinarski tehnik) nalog (recept) za izdajo zdravila ki ga izda veterinar Nalog za izdajo zdravil se pripne kopiji računa ki ostane v trgovini Stranko morajo seznaniti z navodili za uporabo (72 člen Zakona o zdravilih) in karenčno dobo zdravila kar stranka potrdi z podpisom (Priloga 1) Zdravila ki so namenjena živalim velike prakse se morajo vpisati v Hlevsko knjigo rejca (evidenca zdravil ki so dajana živalim) Vpis obvezno opravi veterinar (podpis žig) če vpis ni opravljen sledijo sankcije Zdravila brez recepta in vitamini se izdajajo kot navadno trgovsko blago Karenca (ibid 4 člen 19 odstavek) je časovno obdobje ki mora preteči od zadnjega dajanja zdravila živali ob normalni uporabi pa do trenutka ko zdravljeno žival lahko damo v redni zakol za proizvodnjo neoporečnih živil oziroma čas v katerem se živalska tkiva mleko jajca in med zdravljenih živali ne smejo uporabljati za prehrano ljudi zaradi možne vsebnosti zaostankov zdravil nad najvišjimi dovoljenimi količinami zaostankov zdravil v teh živilih

27

veterinarji Nabava sodeluje pri predvidevanju potreb z veterinarji prav tako pa jih obvešča tudi o dobavnih rokih izdelkov po katerih povprašujejo Težave povzroča predvsem pomanjkanje zdravil za malo in veliko prakso Kajti za prodajalce zdravil je Slovenija premajhen trg in se jim registracija zdravil (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 13 - 28 člen) ne izplača Problem se rešuje do določene mere s kombinacijo humanih zdravil16 vendar določena zdravila še vedno primanjkujejo oziroma jih na trgu ni za dobiti (npr kapljice za mačje garje zdravilo proti ušem pri perutnini hellip) Predmeti nabave so zdravila vitamini in drugi dodatki k prehrani za male in velike živali hrana za hišne ljubljenčke premium razreda dodatki za nego in drugi pripomočki za male in velike živali razkužila rodenticidi (zatiranje glodavcev) pisarniški material tiskovine obrazci laboratorijski material

332 Interno naročilo Namen internega naročanja so pravilno pravočasno in v optimalnih količinah interno naročeni proizvodi Zaznane potrebe po določenih izdelkih se vpišejo v zvezek naročil kjer se za vsakega dobavitelja vodi svoja evidenca

333 Pregled internega naročila Interna naročila skupaj pregledajo prodajalci in vodja trgovine Preverijo kaj je potrebno naročiti katera so nujna naročila in kaj se bo naročilo kasneje O zdravilih in medicinskih pripomočkih poteka posvet z veterinarji Kadar obstajajo alternativni proizvodi za zadovoljitev iste potrebe se posvetujejo o tem ali bodo uporabili alternativne proizvode ali bodo naročili zahtevane proizvode Če je interno naročilo pravilno izpolnjeno in popolno gre v nadaljnje reševanje

16Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (6 člen 3 odstavek) pravi da je uporabljanje zdravil za uporabo v humani medicini za živali prepovedano razen v izjemnih primerih če tako določi minister pristojen za veterinarstvo Prepovedano pa je tudi (ibid 6 člen 1 odstavek) predpisovanje izdelava in izdaja magistralnih zdravil za uporabo v veterinarski medicini ki puščajo nedovoljene zaostanke v mesu organih ali izdelkih iz živali ki so namenjene za prehrano ljudi Zakon o zdravilih pa v 18 členu (izjemna uporaba zdravil v veterinarski medicini) pravi (1) Če ni na voljo nobenega zdravila za uporabo v veterinarski medicini z dovoljenjem za promet v Republiki Sloveniji za obravnavo bolezenskih stanj določenih živalskih vrst lahko veterinar oziroma veterinarka (v nadaljnjem besedilu veterinar) odgovoren za zdravljenje živali in zlasti da bi preprečil nesprejemljivo trpljenje živali izjemno uporabi zdravila ki nimajo dovoljenja za promet za uporabo pri tej živalski vrsti ali za zadevno bolezensko stanje (2) Natančnejše pogoje izjemne uporabe zdravil predpiše pristojni minister

28

334 Izdelava povpraševanja za potencialne kupce S prenovitvijo trgovine so se odločili tudi za določen standard proizvodov ki jih bodo prodajali to je premium razred Ker pri hrani in ostalih dodatkih za male živali cenovno ne morejo konkurirati velikim trgovskim centrom (ki prodajajo hrano in dodatke nižje kakovosti in posledično po nižjih cenah) so se usmerili na kupce ki zahtevajo kakovost in so pripravljeni zanjo tudi več odšteti Vrhunska kakovost je osnova na kateri se gradijo vsi ostali poslovni odnosi z dobavitelji Nabava nato na osnovi izbranih nabavnih potreb po proizvodih pošlje zahtevo za ponudbo potencialnim dobaviteljem Zahteve vključujejo pogoje in specifikacije (tehnične kakovostne zakonske nabavne hellip) ter morebitno zahtevo tudi po začetnih vzorcih proizvodov Nato v sodelovanju z veterinarji ugotovi ali začetni vzorci ustrezajo vsem podanim zahtevam in jih na podlagi ugotovitev sprejmejo ali zavrnejo Specifikacija izdelka je pomembna informacija ki dobavitelju natančno pove kaj želi podjetje nabaviti Obsega pa

kaj mora dobavitelj dostaviti naročniku želeno kakovost izdelka kdaj in koliko je potrebno dostaviti in način izpolnitve naročila

Podjetje naroča izdelke predvsem na podlagi prodajnih katalogov dobaviteljev gre torej za nabavo po dobaviteljevih specifikacijah Velik del nabavnega sortimana sestavljajo standardni izdelki zato lahko podjetje hitreje in lažje zamenja dobavitelje pa tudi sedanje izdelke lažje nadomesti s podobnimi izdelki drugih dobaviteljev Pri zdravilih so omejeni z dobavo in ponudbo kar je eden izmed razlogov zakaj so v ambulanti terapije poslovna skrivnost17 Podjetje ne more postavljati nobenih pogojev če želijo zdravilo nabaviti sprejmejo tiste pogoje ki jih ponujajo veledrogerije

335 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga se izvaja samo takrat kadar se nabavlja nov proizvod oziroma ko obstoječi dobavitelji ne morejo zagotoviti zahtevanega proizvoda Preučuje se ponudba in povpraševanje po proizvodu in z njima povezana gibanja cen količin kakovosti hellip Drugače pa dobava poteka po odobreni listi izbranih dobaviteljev Z dobavitelji s katerimi so ustvarili uspešen poslovni odnos ki je v obojestransko korist in zadovoljstvo in ki zagotavljajo proizvode po zahtevani kakovosti optimalni ceni ustreznih plačilnih in dobavnih pogojih imajo interes tudi v bodoče sodelovati Kadar se pojavijo negativne izkušnje v sodelovanju z dobavitelji poskušajo spore reševati sproti 17 Terapija (kombinacija zdravil) je poslovna skrivnost podjetja in ni zapisana na računu ki je izdan stranki Zapisana pa je v osebni kartoteki zdravljene živali V 39 členu Zakona o gospodarskih družbah je zapisano Za poslovno skrivnost se štejejo podatki za katere tako določi družba s pisnim sklepom S tem sklepom morajo biti seznanjeni družbeniki delavci člani organov in druge osebe ki so dolžne varovati poslovno skrivnost

29

Pri raziskavi tržišča si pomagajo s ponudbami dobaviteljev ki jih pošiljajo na lastno iniciativo s spletnimi stranmi z obiski trgovskih potnikov (najbolj pogosto jih trgovski potniki sami obiščejo in predstavljajo nove izdelke iz njihove ponudbe jih seznanjajo z novim promocijskim materialom) katalogi dobaviteljev Tako pri izboru dobavitelja za določeno vrsto proizvodov kot tudi pri nabavi novih proizvodov se pridobi več različnih ponudb Na podlagi medsebojne primerjave in analize izberejo najbolj ugodno

336 Izbor dobaviteljev Izbira dobaviteljev je ključna naloga nabave Dobri dobavitelji so tisti ki nudijo nove rešitve Seveda pa je take dobavitelje potrebno najti in potem še izbrati Pravilna izbira dobaviteljev vpliva na kakovost in ceno oskrbe s proizvodi S sistematično in natančno raziskavo lahko najbolje poiščemo potencialne dobavitelje Pogoj za uspešnost so pravi viri informacij in podjetje je črpalo iz naslednjih poslovni imeniki publikacije dobaviteljev strokovni časopisi in revije viri v podjetju informacije od posrednikov izmenjava izkušenj Pri izdelavi nabavne kalkulacije se upoštevajo vsi nabavni stroški ki nastanejo pri posameznem dobavitelju Na izbor pa seveda vplivajo tudi kakovost materiala dobavni roki in pogoji ter plačilni roki in načini plačila Izbira dobavitelja je tesno povezana z oblikovanjem nabavnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bomo sodelovali Podjetje se je osredotočilo na kupce ki zahtevajo kakovost kar je seveda odločilno vplivalo na izbiro dobaviteljev Med potencialnim dobavitelji hrane za male živali so izbrali samo tiste ki nudijo res vrhunsko kakovost Eukanuba Nutro Techni-Cal Royal Canin Hillrsquos Veliko sodelujejo tudi z lokalnimi dobavitelji Miprim doo (mlečni izdelki) Dobrodej Miklavž (lizalni kamni) Ekolap Scala doo (razkužila) Dar Trade Petrovče Vitan Trade Hoče (igrače) Aler doo Ljubljana (igrače) Zdravila se naročajo preko veledrogerij kot sta Krka in Kemofarmacija (nudijo širok asortiman dobava je možna vsak dan popusti ni problemov z zamenjavo blaga)

337 Eksterno naročilo Cilj eksternega naročila so pravilno pravočasno po sprejemljivih cenah in v optimalnih količinah naročeni proizvodi pri dobaviteljih kar omogoča pravočasno dobavo Naročilo je konkretna nabavna akcija kjer gre za neposreden poslovni kontakt z dobaviteljem in ustvarjanje pravne obveznosti tako s strani kupca (ki se zaveže da bo poravnal kupnino) kot s strani dobavitelja (ki se s potrditvijo naročila zaveže da bo obljubljeno tudi dostavil v dogovorjenih rokih in ustrezni kakovosti)

30

Hrano za male živali naročajo enkrat tedensko s tem so se prilagodili dobaviteljem Hrano in ostale proizvode naročajo v ponedeljek ndash torek (dobava sledi do konca tedna) ali v četrtek ndash petek (dobava sledi v začetku tedna) Zdravila je možno naročiti vsak dan ker dobavitelji dobavljajo tudi lekarnam na tem področju in ni težav z dobavnimi roki Eksterno naročilo se preda dobavitelju telefonsko (v večini primerov) ali po trgovskem zastopniku dobavitelja Pogodba med kupcem in dobaviteljem se sklene ko dobavitelj potrdi sprejem naročila S potrditvijo naročila dobavitelj sporoči kupcu da se strinja z vsebino naročila in ostalimi pogoji Včasih je potrebno kakšno naročilo tudi spremeniti ali dopolniti kar pomeni da se dobavitelja obvesti o spremembah ali dopolnitvah naročila ter sodeluje z njim pri odpravljanju morebitnih težav

338 Sklepanje nabavnih pogodb Preden lahko izdelamo predlog nabavne pogodbe mora podjetje imeti listo odobrenih dobaviteljev in specifikacije izdelkov ki jih bo nabavljalo pri dobaviteljih Naročnik in predstavnik dobavitelja nato skupaj uskladita zahteve naročnika po proizvodu in ostale pogodbene pogoje Kupna pogodba je pravna podlaga nabave ki nastane s strinjanjem obeh sodelujočih strank to je kupca in prodajalca Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa s potrditvijo naročila Pogodba se šteje za sklenjeno ko prodajalec potrdi kupčevo naročilo Pri sklepanju pogodbe pa morata obe pogodbeni strani izpolnjevati naslednja načela

podpisnika morata ravnati kot dobra gospodarja spoštovati zakone upoštevati veljavnost pogodbe upoštevati določila uzanc

Sama pogodba vsebuje naslednje elemente ceno in morebitne spremembe cene količino in kakovost blaga način naročanja (telefonsko preko prodajnih zastopnikov dobavitelja) dinamika nabave (1x tedensko) plačilne in dobavne pogoje popuste reklamacije način pakiranja in embalažo čas trajanja pogodbe promocijske akcije18 druga posebna določila k pogodbi

18 Prodajna akcija ki jo izpeljeta dobavitelj in prodajalec skupaj Vsak zmanjša ceno proizvoda za 10 (skupaj oba za 20) kar pripelje do povečane prodaje stranke so namreč vesele da za isto količino plačajo 20 manj Trgovina ima sicer manjši dobiček na enoto vendar se dobiček poveča zaradi večje prodane količine proizvoda

31

339 Spremljanje eksternega naročila Pri spremljanju naročila gre predvsem za kontrolo nad prispetjem potrditve naročila primerjavo z našim eksternim naročilom ter kontrolo dobavnih rokov (ali so naročeni proizvodi prispeli pravočasno) Namen spremljanja je torej v tem da preprečimo motnje poslovnega procesa nezmožnost izvršitve dobav našim kupcem in poslabšanje image-a Nabava je dolžna spremljati proizvode od njihovega naročila pa vse do prevzema v skladišču Glavna naloga nadzora izpolnjevanja dobavnih rokov je torej ugotavljanje njihovih prekoračitev in opominjanje dobavitelja na njih Vsi stroški z manipulacijo naročenih proizvodov morajo biti čim nižji kar pomeni da moramo naročene proizvode in njihovo pot od dobavitelja do nas nadzorovati in jo pravilno usmerjati

3310 Prevzem in pregled vhodnih proizvodov Pravilen in natančen prevzem naročenih in dobavljenih proizvodov je izredno pomembna naloga Prevzem poteka na osnovi

dokumentacije (pogodba eksterno naročilo dobavnica preverijo tudi cene proizvodov kajti včasih se zgodi da dobavitelji pozabijo na naknadno dogovorjene popuste ndash jih opozorijo na pomanjkljivost)

vizualnega pregleda (ugotavlja se prisotnost vidnih napak in pregled dokumentacije ki je prispela skupaj s pošiljko)

in količinskega pregleda (preveri se ustreznost proizvodov na dobavnici ter opravi količinski prevzem s štetjem) ki se opravita hkrati

Zelo pomembno je preveriti tudi rok uporabnosti tako za hrano vitamini in ostale dodatke k prehrani za živali ter predvsem rok uporabnosti zdravil19 Načeloma se zaupa dobavitelju vendar so kljub temu pozorni na rok uporabe Proizvodi (tudi proizvodi ki se niso prodali) ki jim je pretekel rok uporabe se vrnejo k dobaviteljem Če dobavitelj ne dobavi ustreznih naročenih proizvodov mu na osnovi reklamacije (Priloga 2) blago vrnejo oziroma pride do kompromisa (proizvode prevzamejo vendar jim dobavitelj zato odobri popust ndash zamenjava v duhu dobrega poslovanja) Prav tako se reklamirajo proizvodi ki imajo poškodovano embalažo Za dobavo in prevzem zdravil mora trgovina imeti poseben vhod (tukaj se ne smejo prevzemati nobeni drugi proizvodi) kar so rešili v sklopu bolnice Prav tako morajo biti zdravila v skladišču fizično ločena od ostalih proizvodov Vodi se tudi ločena evidenca20 zdravil od ostalih proizvodov

19 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih v 63 členu pravi Prepovedano je dajati v promet zdravilo ki mu je potekel rok uporabe ali če je bila dokazana oporečnost njegove kakovosti varnosti ali učinkovitosti 20 73 člen Zakona o zdravilih namreč pravi veletrgovci z zdravili lahko prodajajo zdravila za uporabo v veterinarski medicini tudi veterinarskim in drugim organizacijam ki po predpisih o veterinarstvu opravljajo veterinarsko dejavnost če imajo vzpostavljen sistem za sprejem shranjevanje in sledljivost zdravil ki ga preveri pristojni organ ter določeno odgovorno osebo za sprejem shranjevanje in zagotavljanje sledljivosti zdravil ki je imetnik diplome spričevala ali druge univerzitetne ali enakovredne izobrazbe iz farmacije

32

3311 Prejem in likvidacija računa Dobavitelj izda za dobavljene proizvode račun Prejeti računi dobaviteljev za dobavljene proizvode se pregledajo v smislu računovodske in predmetne točnosti Račun pomeni točno določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga moramo obravnavati zelo skrbno Likvidacijo računa opravimo takoj po njegovem prejemu saj s tem omogočimo računovodstvu da opravi promptno plačilo in tako pridobi pravico do popusta Likvidacija poteka po naslednjem postopku naprej se zbere potrebna dokumentacija (eksterno naročilo dobavnica prevzemnica račun) kateri sledi primerjava dokumentacije in ugotavljanje morebitnih razlik med naročeno prevzeto in zaračunano količino Ko se vse preveri in se vse ujema se račun likvidira Likvidacija računa zajema datum likvidacije na katero stroškovno mesto se račun knjiži datum valute računa podpis likvidatorja računa

3312 Evidenca in arhiviranje Zelo pomembna je evidenca zdravil omogočena mora biti sledljivost zdravila Sledljivost zdravila je po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (4 člen) dokumentirana pot zdravila od izdelovalca proizvajalca pravne ali fizične osebe ki opravlja promet z zdravili na debelo in na drobno do končnega uporabnika Pri vnosu dobavljenih zdravil v zaloge se morajo obvezno vpisati naslednji podatki ime zdravila (njegova koda) serijska številka zdravila opis količine (kos škatla ampula) število kosov in rok uporabe zdravila sledijo pa še dobavitelj datum prevzema številka dobavnice številka prevzemnice cena Serijska številka količina in rok uporabe zdravila sta izpisana tudi na računu zdravila ki je izdan stranki Sledljivost zdravila je pomembna še posebej v primeru umika določene serije zdravila s tržišča (npr ko sestava ne odgovarja specifikaciji) Takrat se vrnejo dobavitelju vsa zdravila ki so še v zalogi in preko izdanih računov (podatki strank) se izsledi že izdana zdravila pri strankah Skladišče zdravil je enotno tako za trgovino kot za ambulanto Pri prevzemu zdravila iz depoja mora veterinar podpisati oddajnico za vsa prevzeta zdravila Nadaljnjo evidenco o zdravilih nato vodi veterinar (kje se nahajajo katera žival jih je prejela v okviru svoje terapije) Podatki in informacije zbrani v evidencah so uporabni le tedaj če so ažurni in na voljo takrat kadar se dejansko potrebujejo K papirni evidenci shranjeni v obliki kopij v registru se štejejo ceniki (urejeni po dobaviteljih) podpisane kopije (s strani strank) izdanih računov

33

4 SKLEP Edina stalnica poslovnega okolja je njegovo nenehno spreminjanje Spremembe so številne in jim je težko slediti še posebej potrebam in željam potrošnikov ki se iz dneva v dan spreminjajo Zato uspešnost nabave izjemno vpliva na uspešnost trgovskega podjetja Bergant pravi (2001 21) raquoDobiček je ustvarjen samo če je input manjši kot output torej takrat ko podjetje posluje ekonomičnolaquo Vodenje nabave pa je odvisno od velikosti podjetja in ciljev ki jim podjetje sledi Odločitve o izbiri proizvodov (sortiment količina in cene) odločilno vplivajo na uspešnost podjetja Poslovna politika trgovskih podjetij se osredotoča v prvi vrsti na povečanje prodaje in zviševanje razlike med nabavno in prodajno ceno proizvodov Prodajne cene so na trgu razvrščene v različne cenovne razrede njihovo povečanje pa je dokaj zahtevno saj zahteva precej vlaganj in časa Zato poskušajo podjetja zniževati svoje nabavne stroške da bi tako povečala konkurenčnost Nabavno poslovanje postaja vse bolj obsežno zapleteno in zahtevno Nekdanje funkcije nabave naročanje prevzem in skladiščenje dopolnjujejo sedaj še trženjske funkcije kot so preučevanje nabavnega trga planiranje nabave odločitve glede dobaviteljev odločitve o oblikah in načinih nabavnega poslovanja ter nabavnih poteh pa tudi komuniciranje z dobavitelji analiziranje in evidentiranje nabave Pri nabavnem managementu je čedalje bolj pomemben dolgoročen odnos med kupcem in prodajalcem ki prinaša koristi tako prodajalcu kot kupcu ndash spoznanje da dolgoročno sodelovanje prinaša več koristi kot pa serija enkratnih kupčij za iste potrebe Uspešnost nabave je odvisna od pravilnih odločitev glede nabavnih virov Podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo je uspelo zgraditi dobre in dolgoročne poslovne odnose z dobavitelji Pri odločanju o nabavi ni pomembna samo cena temveč vse storitve ki jih nudi dobavitelj Prvi pomemben kriterij pri odločanju o nakupu pa je prav gotovo kakovost proizvodov saj lahko neustrezna kvaliteta ob nizki ceni povzroči več stroškov kot prihrankov Nabavna politika v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj pod okriljem katere posluje trgovina Dr Zoo je usmerjena k potrebam in željam svojih kupcev Težijo k čim večji optimalnosti cen nabavljenih proizvodov k visoki kakovosti proizvodov in dolgoročnemu sodelovanju z izbranimi dobavitelji Zakon o zdravilih prepoveduje oglaševanje zdravil kar posledično vpliva tudi na to da se ne sme oglaševati trgovina kot kraj kjer se prodajajo zdravila Dovoljuje pa obveščanje Tako lahko Veterinarska bolnica obveščajo ljudi o cepljenjih (redna letna cepljenja psov proti steklini) o uporabi razkužil (ptičja gripa) Reklamirajo se preko zadovoljnih strank ki o njih poročajo naprej svojim prijateljem in znancem Zelo pomembna je tudi povezanost trgovine z ambulanto od koder veterinarji napotijo stranke po zdravila in hrano za nadaljnjo terapijo pri živalih Povezanost trgovine z Ambulanto za male živali in oddelkom prakse za velike živali tvori njihovo prepoznavnost in konkurenčno prednost

34

POVZETEK Nabava je ena temeljnih funkcij poslovnega procesa trgovskih podjetij njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja posreduje kupcem in to v zadostni količini in primernem sortimentu po ustreznih cenah ter pravočasno Diplomsko delo je razdeljeno na dva dela in sicer na teoretični ter praktični del kjer je opisana nabava v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo V teoretičnem delu diplomskega dela je nabavni proces predstavljen po posameznih fazah kot ga predstavljajo avtorji v literaturi Faze si sledijo v določenem zaporedju Posamezne faze se med seboj prepletajo so povezane ter odvisne Vsako stopnjo nabavnega procesa je potrebno izvesti pazljivo in sistematično kajti le tako lahko zadovoljimo potrebe po proizvodih ki so na voljo pravočasno v ustrezni količini kvaliteti in ustrezni ceni Praktični del predstavlja podjetje Veterinarska bolnica Ptuj doo in analizo poteka postopka nabave v samem podjetju Proces sem prikazala od raziskave nabavnega trga sklepanja nabavne pogodbe ugotavljanja potreb in naročanja do prevzema blaga KLJUČNE BESEDE nabava nabavni proces naročanje izbira dobavitelj kupec trgovsko podjetje ABSTRACT Procurement is for commercial companies one of the key elements of business procedure its task is to obtain those articles which sales department discloses to customers in right quantity range of varieties suitable prices and in time Diploma is separeted in two parts The first part is theoretical and the second one is practical descripton of purchasing in company Veterinarska bolnica Ptuj doo In theoretical part of diploma the purchasing process is represented by particular stages The stages follow one another in certain succesion The particular stages are connected and depended between themselves Each stage of purchasing process has to be done carefully and systematically Only in that case we can satisfy the needs by products which are at service on time in appropriate quantity quality and at reasonable price The practical part represents the company Veterinarska bolnica Ptuj doo and analyses the purchasing process in it I presented procedure started with market resarch followed by award the contract needs determination ordering and take delivery KEY WORDS purchase purchasing process ordering choise supplier buyer trade company

35

5 SEZNAM LITERATURE

1 Baily PFarmer DJessop DJones 1998 Purchasing principles and Management London Prentice Hall

2 Bergant Bogomil 2001 Gospodarjenje podjetij Novo mesto Visokošolsko središče Visoka šola za upravljanje in poslovanje

3 Društvo ekonomistov 2000 25 Jubilejno posvetovanje o podjetniškem planiranju in managementu Uvajanje sprememb vodenja in planiranja

4 Gadde Lard-Erik in H Hakansson 1993 Profesional Purchasing London Routledge

5 Kaltnekar Zdravko 1993 Logistika v proizvodnem podjetju Kranj Moderna organizacija

6 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta 7 Kotler Philip 2004 Management trženja Ljubljana GV Založba 8 Leenders MR Fearon HE England WB 1985 Purchasing and Materials

Management RD Irwin Inc Homewood Illinois 9 Markič Peter Strniša Marija Tavčar Rudi 1993 Poslovna pogajanja Ljubljana

Gospodarski vestnik 10 PotočnikVekoslav 2000 Komercialno poslovanje z osnovami trženja 1 Ljubljana

Ekonomska fakulteta 11 PotočnikVekoslav 2001a Trgovinsko poslovanje Novo mesto Visoka šola za

upravljanje in poslovanje 12 PotočnikVekoslav 2001b Trženje v trgovini Ljubljana GV Založba 13 PotočnikVekoslav 2002a Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana

Ekonomska fakulteta 14 PotočnikVekoslav 2002b Temelji trženja s primeri iz prakse Ljubljana GV

Založba 15 van Weele A J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa

Ljubljana Gospodarski vestnik 16 Završnik Bruno 2004 Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV

Izobraževanje 17 Završnik Bruno 2001 Pogajanja v nabavi in upravljanje s človeškimi viri

Radenci Center za zunanjo trgovino Radenci doo 18 Završnik Bruno 2000 Nabava ndash zapiski predavanj Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta 19 Završnik Bruno 1997 Management nabave Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta

36

6 SEZNAM VIROV 1 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD ndash UPB1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+gospodarskih+druC5BEbahampmandate=-1ampunid=UPB|AB7A116C1EB745F7C1256F41003C9EF3ampshowdoc=1 [2532006] 2 Zakon o veterinarstvu (ZVet-1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampvt=6ampst=aampq=veterinaampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C1256A330020E07Fampshowdoc=1 [2532006] 3 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (ZZMP) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+zdravilihampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C125683A002C1181ampshowdoc=1 [2532006] 4 Zakon o zdravilih (ZZdr) (online) Dostopen na httpwwwuradni-listsi1ulonlinejspurlid=200631ampdhid=81631 [2532006]

6

Osnovne trditve ki veljajo za nabavni proces so Cena ne sme biti nikoli ključni element nabavnega pogajanja Reklamacij blaga je vedno manj Nabavna služba mora vedno razvijati zanesljive alternativne vire dobave da ne

prihaja do zamud če se glavnemu dobavitelju kaj zgodi

13 Predpostavke in omejitve raziskave Nabavna funkcija predstavlja kot poslovna funkcija v podjetju izhodišče reprodukcijskega procesa Omogoča torej raquoproizvodnjolaquo nove vrednosti proizvodnjo ter ponudbo koristi za ciljne skupine odjemalcev na prodajnem trgu Vsako podjetje si skuša zagotoviti trdno in stabilno konkurenčno sposobnost pred ostalimi podjetji Kar pa je zaradi spremenljivih pogojev poslovanja in zahtev zunanjega okolja težko saj se morajo podjetja sproti prilagajati z različnimi kombinacijami proizvodnih tvorcev Eden izmed temeljnih pogojev za pisanje diplomskega dela je razpolaganje z čim večjim številom kakovostnih podatkov in informacij Pri pisanju diplomskega dela sem podatke črpala iz domače in tuje literature Osnovno omejitev vidim pri pisanju praktičnega dela kjer sem uporabljala interne vire podjetja nekateri izmed teh virov predstavljajo poslovno skrivnost podjetja in do njih nisem imela dostopa

14 Uporabljene metode raziskovanja V svojem diplomskem delu sem poskušala raziskati pomen nabave v podjetju njeno organiziranost kako uresničuje zastavljene cilje in opisati sam proces nabave v trgovskem podjetju Raziskava je osredotočena na nabavni proces v trgovini za male in velike živali Dr Zoo ki deluje v okviru podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo Uporabila sem poslovno raziskavo v okviru katere pa sem se osredotočila na statično ekonomsko raziskavo ki obravnava problem v določenem časovnem obdobju Skozi celotno delo sem uporabljala deskriptivni (opisni) in analitični pristop V okviru deskriptivnega pristopa sem uporabila

metodo deskripcije (opisala sem nabavni proces) metodo kompilacije (povzemala sem opazovanja spoznanja stališča sklepe in

rezultate drugih avtorjev) Pri analitičnem pristopu sem uporabila

metodo analize (pri tako sestavljenem procesu kot je nabava sem preučevala vsak del posebej in v odnosu do drugih delov oziroma celote)

metodo sinteze (predstavila sem skupne značilnosti analiziranih delov celote) Podatke sem zbirala s pomočjo domače in tuje literature interneta in podatkov ki sem jih dobila v podjetju

7

2 NABAVNI PROCES ndash TEORETIČNI DEL

21 Pomen in vloga nabave v podjetju Nabavna funkcija vključuje proces nakupovanja in sicer opredelitev potreb izbiro dobavitelja dogovarjanje o primerni ceni določitev plačilnih in dobavnih pogojev sklenitev pogodbe ali naročanje in spremljanje izpolnjevanja naročila Skratka naloga nabave je da zagotovi opremo material druge potrebščine in storitve ustrezne kakovosti v zadostnih količinah po primerni ceni in pravem viru (van Weele 1998 29 povz po Aljian 1983 3) Nabava je ena izmed temeljnih funkcij kajti brez nje se ne morejo opravljati druge funkcije v podjetju (v proizvodnih podjetjih funkciji proizvodnje in prodaje v trgovinskih podjetjih pa funkcija prodaje) To sicer ne pomeni da je najpomembnejša kajti njeno delovanje je odvisno od aktivnostih drugih funkcij Pomembnost nabave je odvisna od razvitosti podjetja od velikosti in položaja podjetja od sezonskih gibanj in splošnih tržnih odnosov Potek nabave je zelo pomemben saj dosega vrednost porabljenega materiala 40-70 vseh stroškov poslovanja kar pomeni da je poslovni izid podjetja v veliki meri odvisen od uspešnosti nabavnega manegementa Prepozna nabava povzroča zastoje v proizvodnji in s tem stroške prav tako jih pa povzroča predčasna nabava (vezana denarna sredstva stroški skladiščenja) Če podjetje uporablja material slabše kakovosti bodo tudi izdelki slabše kakovosti posledično večji stroški zaradi napak izmeta škarta reklamacij kupcev Nabava se po Potočniku (2000 7-9) sooča s problemom uskladitve treh dejavnikov zagotoviti mora visoko stopnjo izpolnitve naročil pri dobaviteljih seveda ob čim nižji vezavi denarnih sredstev in čim manjših nabavnih stroških na enoto nabavljenega materiala Vloga in pomen nabave v trgovini na drobno1

Trgovska podjetja na drobno delujejo kot posredniki med proizvajalci trgovinami na debelo in končnimi porabniki Nabavljeno blago prodajo končnim porabnikom v manjših količinah primernih za potrebe posameznega gospodinjstva Primerjava nabave trgovskih podjetij z nabavo proizvodnih podjetij kaže naslednje razlike

Razmišljanje o najnižjih možnih stroških temeljni razlog za nabavo v trgovini je prodaja ndash ne glede na to kaj je kupljeno se mora to prodati Prihodki od prodaje marže in stroški so temeljne informacije za oblikovanje nabavnih odločitev

Ponudba izdelkov trgovska podjetja oblikujejo zelo široko ponudbo izdelkov (več kot 100000 različnih postavk) zato morajo oblikovati učinkovit informacijski sistem ki jim omogoča obvladovanje celotnega blagovnega toka Nabava in prodaja sta si časovno precej blizu zato lahko hitro izločijo iz prodaje tiste izdelke ki jih kupci ne sprejemajo tako kot so pričakovali

Nabava po dobaviteljevih specifikacijah podjetja nabavljajo to kar ponujajo dobavitelji Velik del nabavnega sortimana sestavljajo standardni izdelki zato lahko trgovsko podjetje hitreje in lažje zamenja dobavitelje pa tudi sedanje izdelke lažje nadomesti s podobnimi izdelki drugih dobaviteljev

1 Povzeto po Potočniku (2002a 283)

8

211 Organiziranost nabavne službe2

Organiziranje nabave temelji na delitvi dela ki omogoča večjo specializacijo tipizacijo in standardizacijo posameznih opravil Organizacijsko strukturo nabave sestavljajo delovna mesta ki se povezujejo v delovna področja ta pa v oddelke in službe Organizacijska struktura se razlikuje med posameznimi podjetji in je odvisna predvsem od velikosti podjetja gospodarske panoge prostorske lokacije podjetja in načina proizvodnje Na organizacijske oblike nabave vplivajo tudi notranji dejavniki (značilnosti materiala sortiment materiala strokovnost kadra tehnološki proces in tehnična opremljenost finančna moč podjetja) in zunanji dejavniki (dobavitelji nabavne poti položaj na nabavnem trgu predpisi lokacija podjetja) Glede na način vodenja nabavne službe lahko nabavno poslovanje organiziramo

Centralizirano takšen način omogoča večjo tržno moč podjetju skriva pa nevarnosti povezane s togim in počasnim reagiranjem na hitre spremembe na nabavnem trgu oz povečano porabo materiala v geografsko ločenih proizvodnih obratih

Decentralizirano takšno poslovanje je bolj tržno prilagodljivo vendar zaradi manjše tržne moči praviloma dražje

Veliko podjetij izbere kombinirano obliko ki izkoristi prednosti obeh (Baily 1998 53) s sodobno informacijsko in komunikacijsko povezavo vseh enot ki nabavljajo na trgu se podjetje lahko izogne pastem centralizacije in decentralizacije

212 Zaposleni v nabavi Uspešna nabava je v veliki meri odvisna od ljudi ki so zaposleni v njej kljub velikemu prispevku računalnika v vseh dejavnostih Odvisna je od sposobnosti znanja in naporov osebja Tako je torej potrebno veliko pozornosti posvetiti pridobivanju in selekciji osebja Nabava danes vključuje bolj kompleksne in zahtevne naloge zato je potrebna visoka raven pristojnosti in sposobnosti nabavnega osebja Da bi obvladovali zahtevne naloge je v večini primerov potrebna višja oz visoka izobrazba in nekaj let prakse Človeški viri postajajo tako ključno konkurenčno orodje organizacij ki se pripravljajo na izzive tretjega tisočletja Pri planiranju programa usposabljanja morajo po Završniku (Društvo ekonomistov 2000 51) managerji preučiti potrebe in želje vsakega posameznika ki v programu sodeluje Samo dobro motivirani in seveda ustrezno nagrajeni nabavniki bodo kos nalogam na področju nabave Uspešna vključitev novih sodelavcev v nabavno službo zahteva natančno opredelitev delovnih postopkov in je zato pogosto vezana tudi z začetnim strokovnim usposabljanjem novih nabavnih referentov Nabavna služba temelji na količinskem (objektivna ocena ki izhaja iz minimiziranja nabavnih stroškov na enoto nabavljenega materiala) in kakovostnem (diagnostične analize s pomočjo katerih ugotavljamo uspešnost delavca po vseh sestavinah nabavnega poslovanja) vrednotenju zaposlenih v nabavi (Potočnik 2002a

2 Povzeto po Potočniku (2000 12-14)

9

188) Završnik (2001 26) pravi da noben način vrednotenja sam zase ne daje jasnih rezultatov združitev obeh pristopov pa nudi bolj uravnoteženo in popolno sliko

22 Nabavni proces po fazah

221 Zaznavanje potreb Nabavni nakupni proces v podjetju se začne z zaznavo problema ali potrebe ki jo je mogoče zadovoljiti z nabavo določenega izdelka ali storitve Izdelavni material zahtevajo v proizvodnji pomožni material v skladišču trgovsko blago pa prodajni oddelek Če podjetje vodi zalogo materiala po točki naročanja se zaznava potrebe sproži avtomatično ko količina materiala pade na točko signalne zaloge Vodje posameznih oddelkov morajo poznati potrebe svojih oddelkov obseg in čas ki je potreben za njihovo nabavo Zaznavo potrebe lahko spodbudijo notranji ali zunanji dražljaji (Kotler 2004 228-229) Notranji dražljaji zaloga materiala se zniža na signalno zalogo podjetje se na primer odloči razviti nov izdelek in potrebuje novo opremo in materiale pokvari se stroj in potrebni so novi sestavni deli nabavljeni material ne izpolnjuje zahtev posledično podjetje išče novega dobavitelja Zunanji dražljaji poslovni sejmi oglasi prodajni predstavniki ki ponujajo boljši izdelek ali nižjo ceno Veliko podjetij se sooča s vprašanjem raquonarediti ali kupitilaquo Glavni dejavnik ki vpliva na odločitev narediti ali kupiti je višina stroškov ki nastanejo zaradi ene ali druge odločitve Podjetje pa mora pri tem upoštevati tudi druge dejavnike (Završnik 2000 30) stroški zmožnosti kapacitete kontrola odvisnost fleksibilnost fiksni stroški potrebno znanje količina obseg dolgoročna pričakovanja zaposlenost tajnost potencialna konkurenca investicije zanesljivost dobave Podrobneje opisanega problema ne bom analizirala in bom za diplomsko delo predpostavila da bomo potreben material nabavljali pri dobaviteljih Pomembno je da se v nabavnem oddelku opredelijo pristojnosti in odgovornosti glede naročanja materiala Nabave ki so neobičajne ali pa velike vrednosti se ponavadi izvedejo s posebnim postopkom V takih primerih se uporabljajo tudi posebni dokumenti ki jih podpisujejo vodilni ljudje v podjetju Preden se material naroči je potrebno preveriti obstoječe zaloge v skladišču pa tudi presežke želenega materiala drugih oddelkov v podjetju Po spoznanju potrebe kupec določi splošne značilnosti izdelka in potrebno količino Za standardno blago je to preprost postopek pri nestandardnih izdelkih pa se mora nabavnik pri opredelitvi lastnosti kot so zanesljivost trajnost in cena posvetovati z inženirji ali uporabniki Nabava mora sodelovati pri predvidevanju potreb z ostalimi funkcijami podjetja (proizvodnjo prodajo razvojem financami in računovodstvom) prav tako pa jih mora obveščati o dobavnih rokih materialov po katerih povprašujejo ter jih obveščati tudi o morebitnih spremembah za standardizirane materiale Poseben problem pri spoznavanju potreb predstavljajo po Završniku (1997 10) nujne in majhne potrebe V podjetjih lahko zasledimo navadno večje število nujnih potreb

10

Upravičene pa so samo tiste ki jih zaradi nenadnih sprememb na prodajnem trgu ali višje sile in nepredvidljivih večjih okvar na strojih ali opremi ni bilo mogoče predvideti Neupravičena nujna naročila pa so posledica napačno vodene politike zalog slabega planiranja proizvodnje nezaupanja v pravočasne dobave in navade označevanja internih naročil z raquonujnolaquo ali raquohitrolaquo Ne glede na vzroke so takšna naročila draga Majhna naročila so stalni problem v podjetjih saj znaša 70 vseh internih naročil le 10 celotne vrednosti vseh naročil Za njih je značilno da so stroški nabave v primerjavi z vrednostjo naročila relativno visoki Druga značilnost pa je da je pomanjkanje takšnega materiala lahko povzroči neprimerno večje stroške kot je sama vrednost le-tega materiala

222 Interno naročanje3

Interno naročilo je interni pisni dokument o potrebi materialov surovin polizdelkov storitev itd Je interni dokument ki ga izpolnijo notranji uporabniki in ni namenjen eksterni uporabi Izstaviti ga je potrebno v dveh izvodih izvirnik dobi nabavni oddelek (namenjen za nadaljnjo uporabo) kopijo zadrži naročnik (ročni izpis ali računalniški izpis v arhivu) Na internem naročilu ne smejo manjkati naslednje informacije datum številka naročila (identifikacija) naziv oddelka ki naroča konto (za obremenitev) natančen opis želenega materiala in količine datum potrebe materiala posebna navodila za prevoz in podpis izdajatelja zahtevka (interni naročnik) Izmed teh informacij je najpomembnejša natančna opredelitev želenega materiala zato je potrebno zagotoviti enotno označevanje želenih vrst materiala (pomagamo si z ustrezno nomenklaturo s spiskom materialov ki jih nabavljamo s katalogom materialov na zalogi)

223 Pregled internega naročila Vsako interno naročilo ki prispe v nabavo mora vodja nabave skrbno pregledati in ugotoviti če obstaja alternativni material ki bi zadovoljil to potrebo v skladišču oziroma če je presežek tega materiala v katerikoli drugi enoti podjetja Če alternativni material obstaja vodja nabave interno naročilo zadrži in se o zadovoljitvi izkazane potrebe pogovori z uporabnikom Pri pregledu internega naročila mora vodja nabave ugotoviti tudi ali je podpisnik pooblaščen za naročilo in ali so finančna sredstva zagotovljena Posebno pozornost pa mora nameniti kontroli upravičenosti in ekonomičnosti količin in dobavnega časa Dobro opravljen pregled internega naročila že na začetku nabavnega procesa pripomore k doseganju optimalnih nabavnih ciljev4

3 Povzeto po Završnik (2000 49-50) 4 Povzeto po Završnik (2000 50)

11

224 Izdelava specifikacije Specifikacija podrobno opisuje material polizdelke in sestavne dele ki so potrebni pri proizvodnji nekega izdelka Vsebuje natančen tehnični opis (po potrebi dopolnjen z risbo ali načrtom) sestave lastnosti in izvedbenih značilnosti materiala potrebnega za proizvodnjo Njena izdelava je nujno potrebna vse nestandardizirane materiale in dele ki se nabavljajo Je pomembno sredstvo komunikacije med proizvodnjo in nabavo na eni ter nabavo in dobavitelji na drugi strani Je informacija ki dobavitelju natančno sporoča kaj želi podjetje pri njem nabaviti (Završnik 2000 50) Specifikacija materiala po Potočniku (2002a 169) obsega tri stopnje

sestavljanje funkcionalne specifikacije (funkcije materiala) oblikovanje podrobne tehnične specifikacije (tehnične značilnosti materiala) opredelitev specifikacij za logistiko in vzdrževanje (način dostave zahteve glede

vzdrževanja in storitev povezanih z materialom) Prednosti funkcionalne specifikacije (van Weele 1998 73)

morebitnim dobaviteljem damo možnosti da izkažejo svoje strokovno znanje možnosti uporabe novih tehnologij ki jih kupec ne pozna določitev meril ki jih lahko uporabimo za vrednotenje vseh načinov sestavljanja

specifikacije Proizvodna podjetja so zaradi varnosti uvedla postopek potrditve specifikacije ndash preden jo pošljejo dobavitelju jo mora potrditi nabavni oddelek Tako naj ne bi prihajalo do nesporazumov Izkušnje pa kažejo da se s potrditvijo specifikacije prihrani precej časa Tehnične spremembe med samim proizvodnim postopkom se obravnavajo kot postopek za spremembo naročila Nabavni referent mora poskrbeti da dobavitelj dobavi material ki je skladen z zadnjo specifikacijo ki mu jo je poslal Najboljša praksa je če dobavitelji potrdijo vsako spremembo Podjetje mora natančno določiti kdo lahko izdaja zahtevke nabavni službi da naroči določeno vrsto materiala storitve Koristno je določiti tudi vrednostno omejitev naročila za posamezno raven odločanja in osebo ki ima pooblastila za nujna naročila materiala S tem se podjetje izogne tveganju da bi naročili material v preveliki količini (Potočnik 2002a 169)

225 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga je sistematično zbiranje klasificiranje in analiziranje podatkov ki potem predstavljajo osnovo za kakovostne nabavne odločitve (Leenders Fearon in England 1989 429) Pogoj za uspešno nabavo je dobro poznavanje nabavnega tržišča to je dobaviteljev in njihove ponudbe Skupaj s prodajno službo mora nabava določiti sortiment izdelkov ki ga bo nabavljala ndash to je izhodišče raziskave Žal izvajajo to raziskavo le največje trgovske organizacije ki imajo usposobljene raziskovalce in lahko pokrijejo sorazmerno zelo visoke stroške raziskav Za odločanje o nabavi je nujno da trgovska

12

podjetja raziščejo stanje na nabavnem trgu značilnosti dobaviteljev nabavne poti ustreznosti izdelkov konkurenco na nabavnem trgu nabavne pogoje (cene roke dobave in roke plačila) (Potočnik 2001a 84) Iskanje ponudb5 je prvi nabavni postopek kadar se kupec in dobavitelj ne poznata če kupec išče nov material ali gre za nabavo večje količine materiala Na podlagi ugotovitev raziskav tržišča bo nabavni oddelek iskal ponudbe pri tistih dobaviteljih ki ponujajo želeni material Pri iskanju ponudb mora nabavni oddelek natančno opredeliti vrsto in kakovost materiala ter dobavne in plačilne pogoje odločiti pa se mora tudi ali bodo iskali ponudbe samo pri proizvajalcih materiala ali tudi pri posrednikih Pred iskanjem pa morata nabava in tehnična služba urediti še naslednje zahteve glede materiala vrsto in kakovost materiala ki ustreza potrebam proizvodnje količino vsakokratnega naročila ki mora biti usklajena z ekonomično količino naročila čas porabe materiala zaradi določitve dobavnih rokov in prioritete posameznih vrst materiala za proizvodnjo Do ponudb lahko pridemo po različnih poteh na obisku pri dobavitelju na sejmih pisno iskanje ponudb pri vseh možnih dobaviteljih (objava licitacije) ali neposredno pri vnaprej izbranem dobavitelju telefonično iskanje katalogi dobaviteljev (manjša naročila) in seveda preko svetovnega spleta Podjetje ne išče ponudb kadar je dobavitelj monopolist prav tako pa zelo redko išče ponudbe za nujna naročila Ponudba mora vsebovati bistvene sestavine bodoče prodajne pogodbe (količina cena kakovost plačilni pogoji dobavni rok dobavni pogoji zahtevane garancijehellip) in seveda opcijo do kdaj ponudba velja Analiza ponudb6 pomeni da mora nabavni oddelek vse prejete ponudbe urediti ugotoviti ali vsebujejo vse zahtevane podatke in ali so med seboj primerljive Primerjava ponudb je formalna kadar primerjamo skladnost ponudbe z našim povpraševanjem njeno popolnost in razumljivost ter vsebinska kadar preračunavamo različne količinske podatke iz ponudb na skupni imenovalec (npr cena prosto skladišče kupca) Pri analizi ponudb je pomembno primerjati še kakovost dobavne roke zanesljivost dobave hellip tveganja v zvezi z lokacijo dobavitelja (tuji dobavitelji) ter boniteto dobavitelja S primerjavo posameznih postavk v ponudbah ugotavljamo prednosti in slabosti posameznih dobaviteljev Dejansko razliko med ponudbami lahko ugotovimo le z nabavno kalkulacijo Nabavno kalkulacijo7 izdelamo tako da pri tem upoštevamo vse nabavne stroške ki nastajajo pri posameznem dobavitelju fakturna cena dobavitelja (zmanjšana za popuste) stroški dostave (prevoz zavarovanje) stroški manipulacije materiala v času dostave (nakladanje prekladanje razkladanje) Iz nabavnih stroškov preračunamo nabavno ceno na enoto materiala Seveda pa je pomembno poleg nabavne cene upoštevati še kakovost materiala dobavne roke in pogoje ter rok in način plačila Kakovost materiala je praviloma povezana s ceno Ob enaki cenovni postavki izberemo dobavitelja ki ponuja boljšo kakovost materiala 5 Povzeto po Potočniku (2002a 169-170) 6 Povzeto po Potočniku (2000 85) 7 Povzeto po Potočniku (2002a 170-171)

13

Popusti zmanjšujejo fakturno ceno in s tem nabavne stroške ndash posledično odjemalec poskuša izkoristiti popuste prav tako pa tudi dobavitelj ki želi z njimi prepričati odjemalca v večja naročila Dobavitelji običajno ponujajo štiri vrste popustov količinski rabat (praviloma progresiven za nakup večje količine) raquozvestobnilaquo rabat (povezan je z dolgoročnim poslovnim sodelovanjem) sezonski rabat (popust za stimuliranje nakupa v obdobjih zmanjšane prodaje ndashomogočajo dobavitelju enakomernejšo proizvodnjo v mrtvi sezoni) funkcijski rabat (odobravajo ga proizvajalci trgovcem na debelo in na drobno za izvajanje posebnih prodajnih akcij) Poleg zgoraj navedenih popustov se pri kalkulaciji upošteva tudi plačilni popust ali skonto za plačilo pred dogovorjenim rokom Če je npr običajni rok plačila 60 dni in obrestna mera letno 12 lahko podjetje pri 2 skonta za plačilo v 15 dneh s skonti pridobi približno 18 letno Ta primerjava kaže pomemben pomen popustov za prispevek nabave k donosnosti poslovanja podjetja

226 Nabavna pogajanja Izbrani ponudi sledi nabavno pogajanje To se lahko nanaša na posamezne ali vse sestavine ponudbe Komercialni in pravni pogoji se zaradi različnih običajev poslovne kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala pogosto razlikujejo zato ovirajo uporabo standardnih obrazcev pogodb Sama pogajanja in sklepanje pogodb sta jedro nabavnega poslovanja Dobavitelj in odjemalec morata pri tem upoštevati naslednja načela ravnati morata kot raquodober gospodarlaquo spoštovati zakonitosti upoštevati veljavnosti pogodb poslovati po dobrih poslovnih običajih izpolnjevati sodne in arbitražne sklepe v podobnih primerih Nabavni referenti porabijo več kot 20 svojega časa za pripravo in dejansko pogajanje z dobavitelji Poznavanje pogajalskega procesa in pogajalskih spretnosti je za nabavnika nujno zlo saj se le tako lahko upre pogosto dobro izurjenemu dobavitelju Pomembno je spoznanje da se pogajanja ne nanašajo samo na ceno ampak na vse prvine ki so pomembne za sklenitev dogovora Izkušnje v številnih podjetjih kažejo da so vprašanja kot so kakovost in zanesljivost dobave pa tudi poprodajne storitve pogosto pomembnejše kot cene in plačilni pogoji (Potočnik 2000 87) Pogajanja8 lahko opredelimo kot proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno sprejemljivo rešitev Da so nakupi uspešni moramo po Završniku (2001 3) pogajanja uporabljati v njihovem najširšem pomenu kot proces sprejemanja odločitev To pomeni da so pogajanja proces načrtovanja vodenja in analiziranja ki ga uporabljata kupec in prodajalec da dosežeta sprejemljiv sporazum Pogajanja so proces v katerem je potrebno razlikovati vsaj štiri stopnje 1 Priprave na pogajanja strokovnjaki za pogajanja jih označujejo kot kritično fazo v

pogajanjih Pomen priprav je takšen da velja načelo raquoNepripravljeni pogajalci ne smejo na pogajanjalaquo To je na videz v nasprotju z dejstvom da ljudem vse bolj

8 Povzeto po Kavčiču (1998 315-339)

14

primanjkuje časa Vendar pa je to zahtevo potrebno upoštevati kajti slaba pripravljenost ene ali druge strani bistveno podaljšuje pogajanja v celoti povečuje se verjetnost da bomo naredili nepotrebna popuščanja zmanjšuje se verjetnost da bomo dosegli zastavljeni cilj povečuje se tudi verjetnost da bodo pogajanja neprijetna zapletena in da bo stranka ki je manj pripravljena ali celo nepripravljena poganja izgubila

Priprave na pogajanja obsegajo (Markič Strniša Tavčar 1993 5-42)

določitev ciljev (z njimi določimo vsebino pogajanj pri količinskih ciljih določimo pogajalski interval I ndash idealno Z ndash zadovoljivo M ndash minimalno)

izbiro pogajalske strategije (dobim-dobim dobim-izgubim izgubim-izgubim) zbiranje informacij (informacije o predmetu pogajanj informacije o nasprotni

stranki) določitev pogajalske skupine (pogajalec sam ali skupina) določitev o času pogajanj (ključna variabla pogajanj) določitev kraja pogajanj (pri nas pri dobavitelju na nevtralnem terenu) določitev pristojnosti pogajalcev (ali lahko odločajo sami ali morajo pred

sklenitvijo sporazuma dobiti soglasje nadrejenih) odločitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (tajna so takrat kadar bi javna pogajanja

povzročila škodo pogajalskemu procesu)

2 Začetek pogajanj je takrat ko se pogajalski strani prvič uradno srečata Pri tem je pomembno ustvarjanje začetega vtisa ndash prvi vtis je zelo pomemben in mogoče ga je narediti samo enkrat njegovo spreminjanje med pogajanji zahteva precej časa in napora S pomočjo prvega vtisa nasprotni strani pokažemo kako resno jemljemo pogajanja kakšen pomen jim pripisujemo in kako smo se na njih pripravili Glavne sestavine začetka pogajanj pa so naslednje medsebojno spoznavanje strank določitev dnevnega reda predstavitev začetnih pozicij obeh pogajalskih strank ugotovitev pristojnosti in pooblastil

3 Proces iskanja sporazuma lahko označimo kot pogajanja v ožjem smislu Če ni

konfliktov če obe strani pristajata na zahteve nasprotne strani so pogajanja lahko zelo kratka Če pa obe strani zavračata predloge nasprotnikov so pogajanja prav tako zelo kratka saj sporazum ni mogoč Proces iskanja sporazuma lahko torej opišemo kot neko minimalno pripravljenost obeh strani da pride do sporazuma

Sam proces iskanja sporazuma je mogoče razčleniti na vsebinsko in metodološko stran Pri vsebinski plati gre za dokazovanje oblikovanje predlogov različnih stopenj za posredovanje teh predlogov presojanje predlogov nasprotne strani za povezovanje posameznih predlogov v pakete za mešetarjenje (dam če ti daš) in seveda končno oblikovanje sporazuma Po metodološki plati pa gre za prepričevanje za popuščanje oziroma dajanje koncesij za spraševanje uporabo taktikhellip Najpomembnejše taktike pogajanj so (van Weele 1998 335 ndash 336)

Vzemite ali pustite ena stran vsiljuje svoje pogoje drugi strani ne da bi pri tem popuščala

15

Vzbujanje zaskrbljenosti prijateljsko vzdušje vendar pogajanja ostajajo nedorečena in dobavitelj lahko izrabi vse svoje sposobnosti da doseže zase ugodnejši posel

Kitajski prijem kupec izjavi da je dogovor z dobaviteljem mogoč takoj ko bo rešil manjši problem Dogovorili so se o ceni vendar kupec nato obvesti prodajalca da mora ta poskrbeti za prevoz in plačati prevozne stroške Praksa kaže da so dobavitelji v tej fazi pripravljeni na precejšnje popuščanje

Dražba ndash holandska ali kitajska dražba navzdol pri kateri dobavitelji postavijo najvišjo ceno in jo postoma znižujejo dokler predmeta ne prodajo Kupec lahko s to taktiko o dobaviteljih zbere veliko podatkov vendar je pomembno da istočasno preveri njihovo verodostojnost

Dobri in zli to taktiko pogosto uporabljajo prodajalci rabljenih avtomobilov da bi zameglili pričakovanja druge strani glede izida pogajanj

V praksi poteka proces pogajanja v štirih fazah (Potočnik 2002a 175)

Preučevanje pogajalca se skušata spoznati in odkriti obojestranske interese in namere

Ocenjevanje presojajo se informacije prejete od druge strani Pogajanje pogajanje v pravem pomenu besede Povzemanje povzamemo kar je dogovorjeno da ne bi kasneje nastali nesporazumi

v zvezi doseženimi rezultati pogajanja Pogajanja je potrebno enkrat končati ndash vprašanje kdaj in kako Pojavita se dve dilemi prva pravi ali ni še prezgodaj za zaključevanje ker bi od nasprotne strani lahko še kaj pridobili po drugi strani pa ali ne kaže čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz nas Zato morajo biti pogajalci usposobljeni da prepoznajo pravi trenutek za zaključitev pogajanj Za zaključevanje je nujno da sta se stranki sporazumeli o glavnih temah in sicer tako da sta obe čimbolj zadovoljni Kdor prvi ponudi zaključek diktira tempo 4 Sporazum (napisan akt o rezultatu pogajanj) je cilj zaradi katerega smo se pogajali V

sporazumu mora biti natančno določeno kaj je vsebina sporazuma za koga sporazum velja kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljati kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazuma posledice za kršitelja sporazuma določena je tudi skupina ali organ za kasnejše reševanje sporov ali za razlago posameznih določil sporazuma Ko je dosežen sporazum je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt ki ga pogajalci opravijo sami pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete

227 Izbira dobavitelja9

To je najpomembnejša faza procesa nabave in je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Od pravilne izbire je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pojavlja se vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj Najboljši je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih proizvodov oz storitev jih dobavlja oz opravlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam strank ima dostopne oz konkurenčne

9 Povzeto po Završniku (2004 53-55 109-115)

16

cene dobro logistično podporo hitro in kvalitetno odpravlja napake ter zagotavlja ustrezne poprodajne aktivnosti Proces presoje in izbire se razlikuje tudi glede na to ali gre za rutinsko nabavljanje ali pa gre za nabavo novega materiala Pri rutinski nabavi naročimo material pri dobavitelju ki je na seznamu odobrenih dobaviteljev ker se je že izkazal za zadovoljivega pri prejšnjih nabavah Kadar pa podjetje kupuje proizvode storitve prvič je tveganje večje zato potrebuje več informacij o potencialni dobaviteljih in uporablja merila na podlagi katerih vrednoti in izbira dobavitelje Izbira dobaviteljev je povezana z oblikovanjem prodajnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bo sodelovala nabavna služba Odločitve o izbiri dobaviteljev se nanašajo na njihovo število lokacijo možno trajno poslovno sodelovanje ali recipročno poslovanje Alternativa eden ali več dobaviteljev za določen material je večna dilema nabavnikov V preteklosti so poudarjali več dobaviteljev kar naj bi dobavitelju omogočilo večjo preglednost nad cenami in večjo varnost oskrbe Temu pa nasprotuje oskrbovanje pri enem viru (podjetje naroča material pri enem dobavitelju zaradi posebnega razloga čeprav ima na voljo tudi druge vire) in izključno oskrbovanje (podjetje nabavlja material pri monopolistu plin voda električna energija) (Potočnik 2002b 132) Gadde (1993 46) meni da so glavni razlog za zmanjšanje števila dobaviteljev boljše možnosti pri sodelovanju s preostalimi Trgovsko podjetje se odloči za enega samega dobavitelja za posamezni izdelek v naslednjih primerih ko je obseg nabave premajhen za več kot enega dobavitelja ko ima dobavitelj patent ali licenco za določeno vrsto izdelkov ko zaradi kakovosti izdelkov želi ravno določenega dobavitelja in kadar uvaja lastne blagovne znamke (npr Mercator Spar Tuš) Velika pomanjkljivost takšnega oskrbovanja je povečana soodvisnost obeh vključenih podjetij (Potočnik 2001a 91) Veliko podjetij se odloči za več dobaviteljev da se izognejo odvisnosti od enega samega in lahko primerjajo cene in zmogljivosti konkurenčnih dobaviteljev V tem primeru podjetje opravi 60 naročil pri glavnem dobavitelju ter po 30 in 10 pri dveh drugih (Završnik 2000 53) Selekcija in prava poslovna politika do pravih dobaviteljev je ključ za doseganje želene stopnje kakovosti pravočasnosti v dobavah optimalnih cenah potrebni stopnji tehnične pomoči in želeni stopnji storitev Da bi vse to dosegel mora kupec

razvijati in vzdrževati zadovoljivo bazo dobaviteljev skrbno izbrati potencialne dobavitelje in preučiti ali lahko postanejo dobri poslovni

partnerji odločiti se za pravilne metode izbiranja dobaviteljev izbrati primerno skupino strokovnjakov za to nalogo zagotoviti da bo izbrani dobavitelj zagotovil pravočasno dobavo zahtevane

kakovosti nabavnih dobrin in seveda po ustrezni ceni Pogoj za pravilno izbiro je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Izbira pa je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje naslednje stopnje

vodja nabave mora upoštevati vse razpoložljive informacije o dobaviteljih nato mora določiti merila izbirnega procesa skupaj s predstavniki posameznih

funkcij v podjetju sledi zbiranje eksplorativnih informacij da se izločijo neprimerni kandidati

17

preučijo se potencialno ustrezni dobavitelji na osnovi pripravljenih vprašalnikov pregled odgovorov na vprašanja obisk skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi zbranih informacij najbolje

zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje skupina izbere najprimernejšega dobavitelja10

V preteklosti so podjetja kot merilo pri ocenjevanju uporabljala le ceno kasneje pa še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril uporabljajo tudi različne metode za ocenjevanje dobaviteljev Dejavnikov ki vplivajo na izbiro je veliko razlikuje pa se tudi njihova pomembnost za različne dobrine Kriteriji za izbiro dobaviteljev so (Završnik 2000 52) kakovost materiala cena izpolnjevanje dobavnih rokov redne dobave dogovorjenih količin dobavni in plačilni pogoji proizvodne zmogljivosti zaloge dobavitelja servis (pred in po nabavi) image finančna moč kulanca fleksibilnost glede mogočih sprememb naročenih količin možnost recipročnih poslov trajna poslovna povezava Po določitvi meril lahko podjetje dobavitelje razvrsti v tri skupine dobaviteljev zelo dober (uvrstijo jih v listo odobrenih dobaviteljev) pogojno dober (odvisno od materiala ki ga ponujajo) slab dobavitelj (z njimi naj ne bi sklepali poslov) Dobavitelje ki niso izbrani moramo obvestiti o razlogih za zavrnitev njihove ponudbe Problem nastane le pri specifičnih surovinah materialih ki jih podjetje nujno potrebuje za svoje delovanje Te dobrine pogosto onemogočajo da bi jih kupovali samo pri izbranih dobaviteljih Geografska koncentracija surovin omejen izbor prevoza velike količine ter visok delež transportnih stroškov v nabavi materiala so praviloma glavni razlogi za odstopanja Kompromisi se zato sklepajo v prid manj zanesljivim dobaviteljem Izbira dobaviteljev ne bi smela trajno veljati Podjetje se mora vedno ozirati za takšnimi dobavitelji ki imajo sposobnost da se prilagajajo njegovim potrebam in željam Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v dobavni verigi podjetja se povečuje tudi potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja in to na dolgi rok Prednosti ki jih nudi ocenjevanje dobaviteljev

večja preglednost nabavnih odločitev zmanjšanje tveganja pri oskrbi povečanje konkurence med dobavitelji načrtno pridobivanje in opuščanje dobaviteljev izogibanje neracionalnim odločitvam zagotavljanje know-howa

Ocenjevanje dobavitelja lahko poteka na štirih ravneh (Potočnik 2001b 212)

raven izdelkov osredotočimo se na izboljšanje kakovosti materiala uporabljenega za izdelke in njihovo oblikovanje

procesna raven predmet kontrole je dobaviteljev proizvodni proces raven zagotavljanja kakovosti predmet kontrole niso samo postopki temveč tudi

dobaviteljevo celovito obvladovanje kakovosti

10 Podrobnejši opis postopka izbire dobaviteljev je naveden v literaturi Završnika iz leta 2004

18

raven podjetja preverjajo se finančni vidiki in usposobljenost dobaviteljevega vodstva

Vseh dobaviteljev ni mogoče ocenjevati z enako intenzivnostjo Zato jih je potrebno razdeliti po pomembnosti po naslednjih merilih promet z dobaviteljem pomen nabavne dobrine tveganje na specifičnih nabavnih trgih Dobavitelji so naši poslovni partnerji zato jih je potrebno obvestiti o tem da bodo vključeni v proces ocenjevanja in izbora dobaviteljev Obvestimo jih tudi o naših pričakovanjih glede njihovega poslovanja Prav tako pa jim moramo sporočiti dosežene ocene in jih seznaniti s standardi in metodami ki jih uporabljamo pri ocenjevanju

228 Eksterno naročilo Po izboru najboljšega dobavitelja sledi naročilo Gre za konkretno nabavno akcijo kjer pride do neposrednega poslovnega kontakta z dobaviteljem in predstavlja tudi dejansko pravno obveznost Naročilo je pisni dokument ki prenese zahteve in želje kupca do dobavitelja Čim bolj precizno so zajeti vsi pogoji tem manjša je verjetnost poznejših sporov Pametno je da dobavitelj potrdi vsebino vsakega naročila (Kaltnekar 1993 206-207) Poglavitne sestavine naročila so (van Weele 1998 92) podatki o dobavitelju opis izdelka cena na enoto število enot naslov dostave naslov kam naj se pošlje račun Završnik (1997 14) pa v primerjavi z zgoraj navedenim avtorjem dodaja naslednje sestavine naročila tekočo številko naročila datum naročila plačilne pogoje in posebne določbe Naročilo ni hkrati tudi prodajna oz nabavna pogodba Običajno je s pogodbo določena skupna količina delne količine pa kupec naroča z naročilom ki mora biti po vsebini usklajeno s pogodbo Če dobavitelj prejme naročilo in pri preverjanju ugotovi da ni skladno s ponudbo ali pogodbo ga mora zavrniti Če naročila ne zavrne ampak ga izpolni se smatra da soglaša s spremembo (Potočnik 2002a 178-179)

229 Sklepanje nabavnih pogodb Pravna podlaga nabave je kupna pogodba ki nastane na podlagi sporazuma med obema partnerjema Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa v sprejemu naročila Pogodba je sklenjena ko slednji pošlje kupcu pisno potrditev naročila (Završnik 2000 54-55) Po izboru dobavitelja sledi seveda sestavljanje pogodbe Tehnična vsebina pogodbe se spreminja od materiala do materiala ki ga kupujemo Van Weele (1998 83) opozarja da se določeni komercialni in pravni pogoji zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala hellip v pogodbah razlikujejo zato je ovirana uporaba standardnih nabavnih pogodb Pri sklepanje pogodb je potrebno upoštevati določila

19

pogodbenega prava in splošnih uzanc Dogovor je sklenjen ko se pogodbeni stranki sporazumeta o bistvenih elementih pogodbe (Kaltnekar 1993 207-209)

Predmet pogodbe je lahko vsako blago ki je namenjeno tržišču Vrsto blaga določimo z običajnimi trgovskimi nazivi z veljavnimi standardi ali s posebnimi specifikacijami

Količina mora biti določena ali določljiva z merskimi enotami ali na drug primeren način

Cena blaga je lahko natančno določena ali določljiva na dan dobave Kakovost blaga mora biti jasno opisana in nedvoumno določena z vzorcem

standardom blagovno znamko poreklom specifikacijo Čas in kraj dobave takojšen ali terminski Zamujanje dobavnih rokov rodi pravne

posledice ndash prizadeta stranka lahko odstopi od pogodbe ali zahteva odškodnino Dobavni pogoji pomembno je določiti v kolikšni meri in do kod bremenijo

posameznega partnerja transportni stroški ter kdaj in kje preide riziko na kupca (Incoterms) V pogodbi se lahko določi tudi kakšnim transportnim sredstvom bo blago dostavljeno

Plačilni pogoji določajo predvsem roke do katerih je potrebno dobavljeno blago plačati ter razne popuste in zamudne obresti ki so povezani s plačilnimi roki Določajo tudi načine plačila gotovinsko z virmani kompenzacijamihellip

Jamstveni elementi ki ščitijo pogodbene stranke pred posledicami netočnega izvrševanja pogodbenih zahtev s strani drugih partnerjev pogodbena kazen penali ara odstopnina razna jamstva ali poroštva zastava zamudne obresti avans kavcija različne odškodnine

Splošno pravilo je da naj bi nabavniki vztrajali pri fiksni ceni ki je sprejemljiva za obe stranki Najbolje je da dobavitelj prevzame vse tveganje če to ni s pogodbo izključeno V praksi se uporabljajo različni dogovori o ceni (van Weele 1998 83-84)

fiksna cena plus stimulacija namenjena je motiviranju dobaviteljev na podlagi nagrajevanja za izvedbo dela ki presega dogovorjene standarde

pogodba raquostroški pluslaquo (stroški plus določen odstotek nagrade povračilo stroškov plus fiksna nagrada stroški plus zajamčena najvišja nagrada) se uporablja kadar dela ne morejo dovolj natančno opredeliti oz kadar je fiksna cena za obe stranki preveč tvegana za to pogodbo je značilna velika negotovost

pogodba za povračilo stroškov ponavadi temelji na fiksni postavki za uro dela in uporabo opreme

pogodba z usklajevanjem cene (eskalacijska klavzula) uporablja se pri dolgoročni nabavi ali predelavi zelo specifičnih tržno občutljivih materialov cena je povezana z obrazcem za usklajevanje cen ki temelji na zunanjih dejavnikih kot so stroški materialov ali gibanje plač

Nabava materialov ki sodijo po metodi ABC v C razred (veliko število majhen delež v nabavnem proračunu) je rutinska stvar in ne zahteva posebnega nebavnega znanja Lahko jo zelo poenostavimo ali pa celo prepustimo nosilcem potreb v podjetju Nabavni oddelek samo skrbi da se nabavni proračun ne prekorači in občasno kontrolira porabo sredstev Najenostavneje je drobni material za vzdrževanje manjša popravila in pisarniški material nabaviti brez formalnega naročila v trgovini na veliko ali malo Dokument ki govori o sklenitvi pogodbe je trgovski račun dobavnica ali naročilnica (Završnik 2000 55)

20

2210 Spremljanje izpolnitve naročila Pod spremljanjem naročila razumemo kontrolo nad prispetjem potrditve naročila in primerjavo z naročilom ter zagotavljanje dobave v dogovorjenem roku Namen spremljanja naročila pogodbe je v tem da preprečimo motnje v proizvodnji dodatne stroške zaradi spremembe le-te nezmožnost izvršitve dobav kupcem pogodbene kazni in poslabšanje image-a Tudi prezgodnje dobave lahko povzročajo stroške (stroški vezave kapitala skladiščni stroški) Ugotavljanje prekoračitve in opominjanje na dobavo pri dobavitelju je glavna naloga kontrole izpolnjevanja dobavnega roka (Završnik 2000 55-56) Obstaja več različnih metod spremljanja izpolnitve naročila (van Weele 1998 93)

Spremljanje izpolnitve naročila v izjemnih primerih sistem opozarjanja pri katerem nabavni referent ukrepa le v primeru ko ga dobavitelj opozori da bo raquokmalulaquo zmanjkalo materiala metoda ne doprinese k učinkovitosti izvedbe nabave vendar jo pogosto srečamo v praksi

Rutinsko preverjanje stanja poteka tako da se že pred dobavo preverja pri dobavitelju ali bo dostava blaga mogoča na dogovorjeni datum

Vnaprejšnje preverjanje stanja se uporablja pri vnaprejšnjem določanju kritičnih nabavnih delov in dobaviteljev

2211 Prevzem vhodnih proizvodov11

Dobavljeno blago je potrebno pregledati da se prepričamo o njegovi ustreznosti Glede na velikost in tehnično zahtevnost blaga lahko pri dobavitelju večkrat preverjamo njegovo sprejemljivost na različnih proizvodnih stopnjah Dostavljeno opremo je potrebno preveriti s testi sprejemljivosti pri dobavitelju preden je oprema odposlana pri uporabniku po dostavi in ko oprema začne prvič delovati (van Weele 1998 93) Prevzemni oddelek je pogosto podrejen nabavnemu sektorju Ločimo tri postopke pri prevzemu glede na dokumentacijo

prevzemni oddelek izpiše prevzemnico ali prejemnico prevzemni oddelek potrdi prejem na izvodu (kopiji) naročila ki ga je bil prejel od

nabavnega oddelka za materiale majhne vrednosti opravijo prevzem neposredno interni naročniki

Pomembno je poročilo o kontroli kakovosti ki potrjuje ustreznost ali neustreznost prejetega materiala Priloženo je prejemnici če so odstopanja od naročenih kakovosti materialov drugače pa je ustreznost potrjena na prevzemnici Pregled kakovosti je v podjetjih različno urejen za nekatere predmete nabave nimajo predpisane posebne kontrole kakovosti kontrola na podlagi jemanja vzorcev popolna (100-na) kontrola laboratorijska kontrola kontrola nevtralne ndash zunanje institucije

11 Povzeto po Završniku (2000 56-57)

21

2212 Reševanje reklamacij12

Če so pri kontroli vhodnih proizvodov in materiala ugotovljene razlike med dejanskim stanjem in dogovorjenimi obveznostmi dobavitelja se sestavi komisijski zapisnik ki ga pošljemo nabavnemu oddelku Na osnovi zapisnika o ugotovljenih pomanjkljivostih pri dobavi se sproži reklamacijski postopek Reklamacija je ugovor na dobaviteljevo netočnost pri dobavi in instrument za popravljanje napak ki so nastale Kupec z reklamacijo zahteva od dobavitelja da naknadno izpolni zahteve naročila oz pogodbe ter hkrati prevzame tudi odgovornost za škodo ki je nastala zaradi pomanjkljive dobave (Završnik 2000 57) Komisijski zapisnik je potrebno sestaviti tako da je iz njega jasno razvidno za kakšno napako gre (količinsko kakovostno rokovno) kdo in na kakšen način je ugotovil napako V reklamacijskem dopisu dobavitelju pa moramo navesti še naslednje podatke številko pogodbe ali naročila številko in datum dobavnice in prevoznega lista ter drugi dokumenti iz katerih je mogoče ugotoviti zakaj je prišlo do napak Za zamujeni rok dobave in druge neizpolnjene dogovorjene pogoje kupec praviloma ne sestavlja komisijskega zapisnika ampak ureja te napake neposredno z dobaviteljem Kadar kupec ugotovi napake pri dobavi ima do dobavitelja naslednje zahteve

Zahteve glede količine količina materiala je s pogodbo navadno le okvirno določena le redko točno opredeljena Dovoljen je 5 odmik navzgor ali navzdol če je količina označena približno (circa okoli) Pri kosovnem blagu ali označbi raquobrez tolerancelaquo ne sme priti do odstopanj Pri dostavi premajhne količine ima kupec naslednje pravice lahko zahteva takojšnjo dobavo razlike do dogovorjene količine odkloni prevzem manjše količine če ima upravičen interes da sprejme celotno količino sprejme manjšo količino in tudi plača samo prevzeto količino Če pa dobavitelj dostavi večjo količino kupcu ni potrebno prevzeti presežka če ga pa prevzame ga mora tudi plačati po pogodbeni ceni

Zahteve glede kakovosti za kakovostne napake materiala odgovarja dobavitelj vendar le za napake ki so nastale pred prehodom rizika za napake ki kupcu niso bile znane ob sklepanju pogodbe za skrite napake ki se pojavijo po prevzemu materiala (najkasneje v 6 mesecih) za napake zaradi dobaviteljeve prevare kupca o dejanski kakovosti materiala V primeru ko dobavitelj dostavi material boljše kakovosti kupec ne more odkloniti prevzema razen če ima upravičen interes da zahteva točno določeno kakovost S prevzemom boljše kakovosti pa kupec ne prevzame tudi večje obveznosti razen če je bilo v pogodbi drugače dogovorjeno

Pravice in obveznosti pri spremembi cene poleg fiksno določenih cen ki jih stranki le redko spreminjata se stranki lahko dogovorita tudi za naknadno spremembo cene Ceno je mogoče spreminjati navzgor ali navzdol zato ji pravimo tudi raquodrsečalaquo cena Uporablja se pri prodaji investicijske opreme z daljšim rokom dobave pa tudi pri sukcesivni nabavi materiala pri nestabilnih pogojih na trgu ki pomembno spreminjajo stroške proizvodnje od sklenitve pogodbe do dobave materiala

Zahteve pri zakasnitvi dobave kadar z dobavo zamuja dobavitelj lahko kupec uveljavi naslednje zahteve vztraja pri pogodbi in določi naknadni rok za dobavo po preteku naknadnega roka odstopi od pogodbe in zahteva odškodnino razliko v

12 Povzeto po Potočniku (200092-94)

22

ceni zaradi nakupa pri drugem dobavitelju po višji ceni Če pa z prevzemom zamuja kupec mu prodajalec lahko uskladišči material v javnem skladišču in pošlje račun za dobavljeni material proda material na kupčev riziko če skladiščenje ne bi bilo gospodarno in zahteva povrnitev razlike v ceni zaradi prodaje drugemu kupcu po nižji ceni zahteva povrnitev dejanske škode

Poslovna praksa je oblikovala naslednja pravila za reklamacijski postopek (Potočnik 2002a 182)

Ugovarjati začnemo šele takrat ko je vrednost reklamacije večja kot so njeni stroški Če se manjše napake pri istem dobavitelju večkrat ponavljajo ga moramo nanje opozoriti

Upoštevamo običajni reklamacijski rok oz rok ki je določen s pogodbo Sestavljena mora biti vljudno vendar z odločno zahtevo za izpolnitev dogovorjene

obveznosti

2213 Ocena nabavnega posla13

Delo nabavnega referenta se ne konča z uvedbo novega materiala v proizvodnjo ali uporabo nove opreme V poslovanju z dobavitelji lahko pride do zapletov ki jih je potrebno rešiti (reševanje garancijskih zahtevkov in pogodbenih kazni reševanje zahtevkov zaradi dodatnih in nepopolnih del glede na obseg del določen v specifikaciji določitev načina vodenja dokumentacije o nabavi in dobaviteljih zapisovanje ocen projekta) Pri dodatnem delu ali presežku je pomembno da o tem vnaprej obvestimo naročnika ki mora v to privoliti O dodatnem delu mora biti obveščen tudi vodja nabave da kasneje ne pride do nejasnosti pri nabavnih stroških Naložbene dobrine čez čas zahtevajo vzdrževanje ndash takrat postane jasno ali dobavitelj lahko upraviči svoje obljube o servisiranju vzdrževanju in dobavi rezervnih delov Nenazadnje mora dobava zagotoviti tudi da se pridobljene izkušnje razčlenijo in da jih lahko uporabimo na stopnji opredeljevanja specifikacije in izbire dobavitelja pri prihodnjih nabavah S tem se izboljšuje tudi kakovostni nivo dobaviteljev

2214 Pregled in likvidacija prejetih računov Dobavitelj izda za dobavljeno blago račun ali fakturo Težnja po dobrih poslovnih odnosih narekuje čim hitrejše plačilo pogosto so s hitrim plačilom povezane tudi določene bonitete Naloga nabave je da čim hitreje opravi vse posle ki so potrebni pred plačilom računa (Kaltnekar 1993 214) Postopek poteka od pripravljalnih del do samega obračuna (Potočnik 2000 94-95)

V okviru pripravljalnih del zberemo dokumente (pogodba ali naročilnica dobaviteljeva odpremnica ali dobavnica specifikacija materiala tovorni list ali

13 Povzeto po van Weele (1998 94-95)

23

drugi prevozni dokumenti prevzemnica skladišča) ter jih medsebojno primerjamo in ugotavljamo napake med naročenim prevzetim in zaračunanim Ko so dokumenti usklajeni se to potrdi na računu

V obračunu fakture gre za formalni preračun vseh njenih sestavin Po izračunu izda nabavna služba nalog za plačilo Zaradi visokih stroškov preračunavanja posameznih postavk je praksa razvila različne postopke za poenostavitev kontrole računov (zbirni račun preverjanje računov samo nad določeno vrednostjo naključno preverjanje računov določitev računov po metodi ABC ndash preverjamo le račune dobaviteljev v skupini A preverjanje računov dobaviteljev pri katerih so reklamacije pogostejše ne preverjamo računalniško izstavljenih računov ker predvidevamo da so točni ne preverjamo računov dobaviteljev katerim zaupamo da sami sproti popravljajo napake)

Račun pomeni čisto določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga obravnavamo zelo skrbno Pregled in njegovo likvidacijo opravimo takoj po prejemu Kontrola računa ne predstavlja samo nadzora nad opravljenim delom in storitvami dobavitelja temveč pomeni tudi podlago za vrednotenje dobavitelja (Završnik 2000 57)

2215 Evidenca in arhiviranje Evidence nabavnega oddelka obsegajo veliko število podatkov in informacij ki so za operativo nabave uporabni le kadar so dostopni in v urejeni obliki Vsak nabavni oddelek mora voditi evidenco vseh naročil po tekočih številkah Evidenca naj obsega številko naročila ime dobavitelja kratek opis materiala in vrednost celotnega naročila Za takojšen dostop do informacij o stanju odprtih naročil je zelo pomembna evidenca po imenu dobavitelja (naročila so razvrščena po tekočih številkah) Evidenca končnih naročil je zgodovinski zapis vseh zaključenih oz dobavljenih naročil Arhiviramo jih najmanj za tri leta Edinstvena naročila in naročila večje vrednosti hranimo dalj časa (Završnik 2000 58-59) Najpomembnejše nabavne evidence po Potočniku (2000 95) so

evidenca količin materiala evidenca cen materiala evidenca dobaviteljev (tehnične in tržne značilnosti) evidenca nabavnih pogojev po dobaviteljih evidenca reklamacij

24

3 ANALIZA NABAVNEGA PROCESA V PODJETJU VETERINARSKA BOLNICA PTUJ DOO

31 Predstavitev podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo Veterinarska bolnica Ptuj je že pred leti na osnovi povpraševanja odprla ndash temu bi takrat lahko dejali oddelek kjer so stranke lahko kupovale hrano in nekatere dodatke za male kakor tudi za velike živali Povpraševanje je narekovalo vedno večjo ponudbo zato so se leta 2003 odločili za večjo širitev in prenovo prostorov iz katerih je nastala lepa velika trgovina za male in velike živali ki so jo poimenovali Dr Zoo in ki je odprla svoja vrata leta 2004 Pod okriljem Veterinarske bolnice Ptuj deluje tudi Ambulanta za male živali

Ideja in zasnova trgovine morda malce odstopa od podobnih raquopet shopovlaquo saj so v trgovini dali poudarek predvsem na strokovnosti prodajalcev in skrbnem izboru izdelkov ki jih ponujajo Seveda se trudijo da je za vsak okus nekaj vendar so mnenja da kak tolar ki ga odštejete več odtehta kvaliteto izdelka pa naj gre za hrano igračo ali učni pripomoček za vašega ljubljenca ali pa za skrbno izbran dodatek za živali ki jih redite v hlevu Oba programa tako del za male živali kot za velike živali nenehno izpopolnjujejo Podjetje se želi še bolj približati svojim strankam in jih hkrati vezati na sebe s svojo novo ponudbo ki je zaenkrat še v pripravi Uvedli bodo razvoz določenih izdelkov na dom strank po predhodnem telefonskem naročilu Ob cenovno določeni količini kupljenih proizvodov bo njihova dostava brezplačna Razvažali bodo predvsem vitaminske in mineralne dodatke k hrani za velike živali mleko in mlečne nadomestke hrano za pse (15 kg vreče)hellip Pomembno je poudariti da v dostavo ne bodo vključena zdravila in ne vitaminski dodatki za izdajo katerih je potreben recept Poudarek bo predvsem na strokovno usposobljenemu sodelavcu ki ne bo zgolj dostavljal proizvodov ampak bo znal strankam tudi svetovati jih opozoriti na morebitne napake in jih napotiti k veterinarju če bodo to zahtevale okoliščine Namen je ponuditi celovito oskrbo kakršne so deležne stranke ob prihodu v trgovino

SLIKA 1 VETERINARSKA BOLNICA PTUJ SLIKA 1 LOGOTIP TRGOVINE

SLIKI 3 IN 4 NOTRANJOST TRGOVINE DR ZOO

25

SLIKA 5 ČAKALNICA AMBULANTE SLIKA 6 ORDINACIJA ZA MALE ŽIVALI

32 Organiziranost pomen in cilji nabavne službe Nabava je strateškega pomena za podjetje kot je Veterinarska bolnica Ptuj Ima neposreden vpliv na zniževanje stroškov in s tem uspešnost podjetja Uspešno izvedena nabava in pravi predmeti nabave zagotavljajo dobre odnose z kupci Zadovoljni kupci pa svoje zadovoljstvo sporočajo naprej svojim prijateljem in znancem kar je dobra in brezplačna reklama za podjetje Nabava je organizirana centralizirano kar pomeni da oskrbuje tako trgovino kot ambulanto Vse potrebe po proizvodih zdravilih medicinskih pripomočkih in ostalih potrebščinah se iz ambulante sporočijo nabavi ta pa nato izvršuje potrebna opravila povezana z nabavo Temeljne cilje nabave v podjetju lahko razdelimo na nabaviti prave proizvode v ustrezni zahtevani kakovosti v pravi količini ob pravem času po najboljši ceni in ugodnih dobavnih plačilnih pogojih

zagotoviti nepretrgan tok dobave ki ne bo povzročal pomanjkanja proizvodov ali pa preveliki zalog

razvijanje dobrih poslovnih odnosov z dobavitelji

33 Analiza nabavnega procesa po fazah

331 Zaznavanje potreb Za trgovsko podjetje velja staro pravilo ki pravi da je ugodna nabava že pol uspeha Nabava je neposredno povezana s prodajo in pomembno prispeva k zniževanju poslovnih stroškov z doseženimi nabavnimi ugodnostmi Jedro nabavnega sortimenta predstavlja standardni ali fiksni sortiman ki je prilagojen stalnim potrebam porabnikov in spremenljivi ali variabilni sortiman ki pomeni širitev stalnega sortimana v posameznih prodajnih sezonah ali zaradi drugih potreb porabnikov Razmerja med njima ni mogoče natančno določiti saj je pojavljajo tako imenovani mejni proizvodi ki se pojavljajo v obeh sortimentih v določenih obdobjih ali na različne načine

26

Pri nabavi izdelkov se upošteva naslednje da lahko podjetje sortiment izdelkov hitro spreminja in prilagaja potrebam

porabnikov da lahko po potrebi sortiment razširi oziroma ga poglobi in prilagaja ožjemu

segmentu kupcev

Potrebe po izdelkih se zaznavajo kot potrebe po izdelkih pri dnevnem preverjanju zalog optično (pregled zalog

izdelkov po prodajalni in skladišču zapis manjkajočih izdelkov v zvezek za naročila) in preko računalnika (program sam javi da je na zalogi zgolj minimalna količina izdelkov omogoča pa tudi označitev minimalne zaloge izdelkov že pri njihovem vnosu v zaloge)

kot potrebo iz tržišča po novem izdelku prodajni predstavniki ki ponujajo boljši izdelek ali nižjo ceno za enako kakovosten izdelek novi izdelki v katalogih dobaviteljev specialna naročila kupcev14 povečano povpraševanje strank po določenih izdelkih sledi postopek zbiranja in analiziranja ponudb dobaviteljev pogajanja z izbranim dobaviteljem in podpis pogodbe z njim

Ker gre za vezano trgovino z Ambulanto za male živali se stranke iz ambulante napotijo v trgovino po zdravila15 za nadaljnje zdravljenje hrano in ostale pripomočke za živali Prav tako pa se vsa zdravila in ostali pripomočki za ambulanto naročajo preko trgovine Po spoznanju potreb se določi splošne značilnosti izdelkov in potrebno količino Za standardno blago je to preprost postopek pri zdravilih in medicinskih pripomočkih pa se mora nabavnik pri opredelitvi lastnosti kot so zanesljivost trajnost in cena posvetovati z

14 Takšnih naročil je okrog deset na mesec Gre za naročila izdelkov iz katalogov dobaviteljev ki niso na voljo v prodajalni (npr plaščki različnih velikosti in barv za kužke) Ni predplačil izjema so dražji izdelki in izdelki za veliko prakso (npr škarje za striženje ovac) 15Pogoje ki jih morajo izpolnjevati specializirane prodajalne za promet z zdravili na drobno in postopek ugotavljanja teh pogojev ter stroške postopka predpiše pristojni minister v soglasju z ministrom pristojnim za blagovni promet in trgovino (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 58 člen 3 odstavek) Po Zakonu o veterinarstvu (3 člen 24 odstavek) so zdravila za uporabo v veterinarski medicini vsaka snov ali kombinacija snovi ki so pripravljene in namenjene za zdravljenje ali preprečevanje bolezni pri živalih za zdravilo pa se šteje tudi vsaka snov ali kombinacija snovi ki se lahko uporablja na živalih z namenom da bi se določila diagnoza ali ponovno vzpostavile izboljšale ali spremenile fiziološke funkcije Po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (3 člen 16 odstavek) se za zdravila za uporabo v veterinarski medicini štejejo tudi sredstva ki se uporabljajo za razkuževanje uničevanje členonožcev in glodalcev in pridejo v neposreden ali posreden stik z živalmi Za določena zdravila (ibid 5 člen) mora imeti prodajalec (zdravila lahko v trgovini izdaja samo farmacevt ali veterinarski tehnik) nalog (recept) za izdajo zdravila ki ga izda veterinar Nalog za izdajo zdravil se pripne kopiji računa ki ostane v trgovini Stranko morajo seznaniti z navodili za uporabo (72 člen Zakona o zdravilih) in karenčno dobo zdravila kar stranka potrdi z podpisom (Priloga 1) Zdravila ki so namenjena živalim velike prakse se morajo vpisati v Hlevsko knjigo rejca (evidenca zdravil ki so dajana živalim) Vpis obvezno opravi veterinar (podpis žig) če vpis ni opravljen sledijo sankcije Zdravila brez recepta in vitamini se izdajajo kot navadno trgovsko blago Karenca (ibid 4 člen 19 odstavek) je časovno obdobje ki mora preteči od zadnjega dajanja zdravila živali ob normalni uporabi pa do trenutka ko zdravljeno žival lahko damo v redni zakol za proizvodnjo neoporečnih živil oziroma čas v katerem se živalska tkiva mleko jajca in med zdravljenih živali ne smejo uporabljati za prehrano ljudi zaradi možne vsebnosti zaostankov zdravil nad najvišjimi dovoljenimi količinami zaostankov zdravil v teh živilih

27

veterinarji Nabava sodeluje pri predvidevanju potreb z veterinarji prav tako pa jih obvešča tudi o dobavnih rokih izdelkov po katerih povprašujejo Težave povzroča predvsem pomanjkanje zdravil za malo in veliko prakso Kajti za prodajalce zdravil je Slovenija premajhen trg in se jim registracija zdravil (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 13 - 28 člen) ne izplača Problem se rešuje do določene mere s kombinacijo humanih zdravil16 vendar določena zdravila še vedno primanjkujejo oziroma jih na trgu ni za dobiti (npr kapljice za mačje garje zdravilo proti ušem pri perutnini hellip) Predmeti nabave so zdravila vitamini in drugi dodatki k prehrani za male in velike živali hrana za hišne ljubljenčke premium razreda dodatki za nego in drugi pripomočki za male in velike živali razkužila rodenticidi (zatiranje glodavcev) pisarniški material tiskovine obrazci laboratorijski material

332 Interno naročilo Namen internega naročanja so pravilno pravočasno in v optimalnih količinah interno naročeni proizvodi Zaznane potrebe po določenih izdelkih se vpišejo v zvezek naročil kjer se za vsakega dobavitelja vodi svoja evidenca

333 Pregled internega naročila Interna naročila skupaj pregledajo prodajalci in vodja trgovine Preverijo kaj je potrebno naročiti katera so nujna naročila in kaj se bo naročilo kasneje O zdravilih in medicinskih pripomočkih poteka posvet z veterinarji Kadar obstajajo alternativni proizvodi za zadovoljitev iste potrebe se posvetujejo o tem ali bodo uporabili alternativne proizvode ali bodo naročili zahtevane proizvode Če je interno naročilo pravilno izpolnjeno in popolno gre v nadaljnje reševanje

16Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (6 člen 3 odstavek) pravi da je uporabljanje zdravil za uporabo v humani medicini za živali prepovedano razen v izjemnih primerih če tako določi minister pristojen za veterinarstvo Prepovedano pa je tudi (ibid 6 člen 1 odstavek) predpisovanje izdelava in izdaja magistralnih zdravil za uporabo v veterinarski medicini ki puščajo nedovoljene zaostanke v mesu organih ali izdelkih iz živali ki so namenjene za prehrano ljudi Zakon o zdravilih pa v 18 členu (izjemna uporaba zdravil v veterinarski medicini) pravi (1) Če ni na voljo nobenega zdravila za uporabo v veterinarski medicini z dovoljenjem za promet v Republiki Sloveniji za obravnavo bolezenskih stanj določenih živalskih vrst lahko veterinar oziroma veterinarka (v nadaljnjem besedilu veterinar) odgovoren za zdravljenje živali in zlasti da bi preprečil nesprejemljivo trpljenje živali izjemno uporabi zdravila ki nimajo dovoljenja za promet za uporabo pri tej živalski vrsti ali za zadevno bolezensko stanje (2) Natančnejše pogoje izjemne uporabe zdravil predpiše pristojni minister

28

334 Izdelava povpraševanja za potencialne kupce S prenovitvijo trgovine so se odločili tudi za določen standard proizvodov ki jih bodo prodajali to je premium razred Ker pri hrani in ostalih dodatkih za male živali cenovno ne morejo konkurirati velikim trgovskim centrom (ki prodajajo hrano in dodatke nižje kakovosti in posledično po nižjih cenah) so se usmerili na kupce ki zahtevajo kakovost in so pripravljeni zanjo tudi več odšteti Vrhunska kakovost je osnova na kateri se gradijo vsi ostali poslovni odnosi z dobavitelji Nabava nato na osnovi izbranih nabavnih potreb po proizvodih pošlje zahtevo za ponudbo potencialnim dobaviteljem Zahteve vključujejo pogoje in specifikacije (tehnične kakovostne zakonske nabavne hellip) ter morebitno zahtevo tudi po začetnih vzorcih proizvodov Nato v sodelovanju z veterinarji ugotovi ali začetni vzorci ustrezajo vsem podanim zahtevam in jih na podlagi ugotovitev sprejmejo ali zavrnejo Specifikacija izdelka je pomembna informacija ki dobavitelju natančno pove kaj želi podjetje nabaviti Obsega pa

kaj mora dobavitelj dostaviti naročniku želeno kakovost izdelka kdaj in koliko je potrebno dostaviti in način izpolnitve naročila

Podjetje naroča izdelke predvsem na podlagi prodajnih katalogov dobaviteljev gre torej za nabavo po dobaviteljevih specifikacijah Velik del nabavnega sortimana sestavljajo standardni izdelki zato lahko podjetje hitreje in lažje zamenja dobavitelje pa tudi sedanje izdelke lažje nadomesti s podobnimi izdelki drugih dobaviteljev Pri zdravilih so omejeni z dobavo in ponudbo kar je eden izmed razlogov zakaj so v ambulanti terapije poslovna skrivnost17 Podjetje ne more postavljati nobenih pogojev če želijo zdravilo nabaviti sprejmejo tiste pogoje ki jih ponujajo veledrogerije

335 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga se izvaja samo takrat kadar se nabavlja nov proizvod oziroma ko obstoječi dobavitelji ne morejo zagotoviti zahtevanega proizvoda Preučuje se ponudba in povpraševanje po proizvodu in z njima povezana gibanja cen količin kakovosti hellip Drugače pa dobava poteka po odobreni listi izbranih dobaviteljev Z dobavitelji s katerimi so ustvarili uspešen poslovni odnos ki je v obojestransko korist in zadovoljstvo in ki zagotavljajo proizvode po zahtevani kakovosti optimalni ceni ustreznih plačilnih in dobavnih pogojih imajo interes tudi v bodoče sodelovati Kadar se pojavijo negativne izkušnje v sodelovanju z dobavitelji poskušajo spore reševati sproti 17 Terapija (kombinacija zdravil) je poslovna skrivnost podjetja in ni zapisana na računu ki je izdan stranki Zapisana pa je v osebni kartoteki zdravljene živali V 39 členu Zakona o gospodarskih družbah je zapisano Za poslovno skrivnost se štejejo podatki za katere tako določi družba s pisnim sklepom S tem sklepom morajo biti seznanjeni družbeniki delavci člani organov in druge osebe ki so dolžne varovati poslovno skrivnost

29

Pri raziskavi tržišča si pomagajo s ponudbami dobaviteljev ki jih pošiljajo na lastno iniciativo s spletnimi stranmi z obiski trgovskih potnikov (najbolj pogosto jih trgovski potniki sami obiščejo in predstavljajo nove izdelke iz njihove ponudbe jih seznanjajo z novim promocijskim materialom) katalogi dobaviteljev Tako pri izboru dobavitelja za določeno vrsto proizvodov kot tudi pri nabavi novih proizvodov se pridobi več različnih ponudb Na podlagi medsebojne primerjave in analize izberejo najbolj ugodno

336 Izbor dobaviteljev Izbira dobaviteljev je ključna naloga nabave Dobri dobavitelji so tisti ki nudijo nove rešitve Seveda pa je take dobavitelje potrebno najti in potem še izbrati Pravilna izbira dobaviteljev vpliva na kakovost in ceno oskrbe s proizvodi S sistematično in natančno raziskavo lahko najbolje poiščemo potencialne dobavitelje Pogoj za uspešnost so pravi viri informacij in podjetje je črpalo iz naslednjih poslovni imeniki publikacije dobaviteljev strokovni časopisi in revije viri v podjetju informacije od posrednikov izmenjava izkušenj Pri izdelavi nabavne kalkulacije se upoštevajo vsi nabavni stroški ki nastanejo pri posameznem dobavitelju Na izbor pa seveda vplivajo tudi kakovost materiala dobavni roki in pogoji ter plačilni roki in načini plačila Izbira dobavitelja je tesno povezana z oblikovanjem nabavnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bomo sodelovali Podjetje se je osredotočilo na kupce ki zahtevajo kakovost kar je seveda odločilno vplivalo na izbiro dobaviteljev Med potencialnim dobavitelji hrane za male živali so izbrali samo tiste ki nudijo res vrhunsko kakovost Eukanuba Nutro Techni-Cal Royal Canin Hillrsquos Veliko sodelujejo tudi z lokalnimi dobavitelji Miprim doo (mlečni izdelki) Dobrodej Miklavž (lizalni kamni) Ekolap Scala doo (razkužila) Dar Trade Petrovče Vitan Trade Hoče (igrače) Aler doo Ljubljana (igrače) Zdravila se naročajo preko veledrogerij kot sta Krka in Kemofarmacija (nudijo širok asortiman dobava je možna vsak dan popusti ni problemov z zamenjavo blaga)

337 Eksterno naročilo Cilj eksternega naročila so pravilno pravočasno po sprejemljivih cenah in v optimalnih količinah naročeni proizvodi pri dobaviteljih kar omogoča pravočasno dobavo Naročilo je konkretna nabavna akcija kjer gre za neposreden poslovni kontakt z dobaviteljem in ustvarjanje pravne obveznosti tako s strani kupca (ki se zaveže da bo poravnal kupnino) kot s strani dobavitelja (ki se s potrditvijo naročila zaveže da bo obljubljeno tudi dostavil v dogovorjenih rokih in ustrezni kakovosti)

30

Hrano za male živali naročajo enkrat tedensko s tem so se prilagodili dobaviteljem Hrano in ostale proizvode naročajo v ponedeljek ndash torek (dobava sledi do konca tedna) ali v četrtek ndash petek (dobava sledi v začetku tedna) Zdravila je možno naročiti vsak dan ker dobavitelji dobavljajo tudi lekarnam na tem področju in ni težav z dobavnimi roki Eksterno naročilo se preda dobavitelju telefonsko (v večini primerov) ali po trgovskem zastopniku dobavitelja Pogodba med kupcem in dobaviteljem se sklene ko dobavitelj potrdi sprejem naročila S potrditvijo naročila dobavitelj sporoči kupcu da se strinja z vsebino naročila in ostalimi pogoji Včasih je potrebno kakšno naročilo tudi spremeniti ali dopolniti kar pomeni da se dobavitelja obvesti o spremembah ali dopolnitvah naročila ter sodeluje z njim pri odpravljanju morebitnih težav

338 Sklepanje nabavnih pogodb Preden lahko izdelamo predlog nabavne pogodbe mora podjetje imeti listo odobrenih dobaviteljev in specifikacije izdelkov ki jih bo nabavljalo pri dobaviteljih Naročnik in predstavnik dobavitelja nato skupaj uskladita zahteve naročnika po proizvodu in ostale pogodbene pogoje Kupna pogodba je pravna podlaga nabave ki nastane s strinjanjem obeh sodelujočih strank to je kupca in prodajalca Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa s potrditvijo naročila Pogodba se šteje za sklenjeno ko prodajalec potrdi kupčevo naročilo Pri sklepanju pogodbe pa morata obe pogodbeni strani izpolnjevati naslednja načela

podpisnika morata ravnati kot dobra gospodarja spoštovati zakone upoštevati veljavnost pogodbe upoštevati določila uzanc

Sama pogodba vsebuje naslednje elemente ceno in morebitne spremembe cene količino in kakovost blaga način naročanja (telefonsko preko prodajnih zastopnikov dobavitelja) dinamika nabave (1x tedensko) plačilne in dobavne pogoje popuste reklamacije način pakiranja in embalažo čas trajanja pogodbe promocijske akcije18 druga posebna določila k pogodbi

18 Prodajna akcija ki jo izpeljeta dobavitelj in prodajalec skupaj Vsak zmanjša ceno proizvoda za 10 (skupaj oba za 20) kar pripelje do povečane prodaje stranke so namreč vesele da za isto količino plačajo 20 manj Trgovina ima sicer manjši dobiček na enoto vendar se dobiček poveča zaradi večje prodane količine proizvoda

31

339 Spremljanje eksternega naročila Pri spremljanju naročila gre predvsem za kontrolo nad prispetjem potrditve naročila primerjavo z našim eksternim naročilom ter kontrolo dobavnih rokov (ali so naročeni proizvodi prispeli pravočasno) Namen spremljanja je torej v tem da preprečimo motnje poslovnega procesa nezmožnost izvršitve dobav našim kupcem in poslabšanje image-a Nabava je dolžna spremljati proizvode od njihovega naročila pa vse do prevzema v skladišču Glavna naloga nadzora izpolnjevanja dobavnih rokov je torej ugotavljanje njihovih prekoračitev in opominjanje dobavitelja na njih Vsi stroški z manipulacijo naročenih proizvodov morajo biti čim nižji kar pomeni da moramo naročene proizvode in njihovo pot od dobavitelja do nas nadzorovati in jo pravilno usmerjati

3310 Prevzem in pregled vhodnih proizvodov Pravilen in natančen prevzem naročenih in dobavljenih proizvodov je izredno pomembna naloga Prevzem poteka na osnovi

dokumentacije (pogodba eksterno naročilo dobavnica preverijo tudi cene proizvodov kajti včasih se zgodi da dobavitelji pozabijo na naknadno dogovorjene popuste ndash jih opozorijo na pomanjkljivost)

vizualnega pregleda (ugotavlja se prisotnost vidnih napak in pregled dokumentacije ki je prispela skupaj s pošiljko)

in količinskega pregleda (preveri se ustreznost proizvodov na dobavnici ter opravi količinski prevzem s štetjem) ki se opravita hkrati

Zelo pomembno je preveriti tudi rok uporabnosti tako za hrano vitamini in ostale dodatke k prehrani za živali ter predvsem rok uporabnosti zdravil19 Načeloma se zaupa dobavitelju vendar so kljub temu pozorni na rok uporabe Proizvodi (tudi proizvodi ki se niso prodali) ki jim je pretekel rok uporabe se vrnejo k dobaviteljem Če dobavitelj ne dobavi ustreznih naročenih proizvodov mu na osnovi reklamacije (Priloga 2) blago vrnejo oziroma pride do kompromisa (proizvode prevzamejo vendar jim dobavitelj zato odobri popust ndash zamenjava v duhu dobrega poslovanja) Prav tako se reklamirajo proizvodi ki imajo poškodovano embalažo Za dobavo in prevzem zdravil mora trgovina imeti poseben vhod (tukaj se ne smejo prevzemati nobeni drugi proizvodi) kar so rešili v sklopu bolnice Prav tako morajo biti zdravila v skladišču fizično ločena od ostalih proizvodov Vodi se tudi ločena evidenca20 zdravil od ostalih proizvodov

19 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih v 63 členu pravi Prepovedano je dajati v promet zdravilo ki mu je potekel rok uporabe ali če je bila dokazana oporečnost njegove kakovosti varnosti ali učinkovitosti 20 73 člen Zakona o zdravilih namreč pravi veletrgovci z zdravili lahko prodajajo zdravila za uporabo v veterinarski medicini tudi veterinarskim in drugim organizacijam ki po predpisih o veterinarstvu opravljajo veterinarsko dejavnost če imajo vzpostavljen sistem za sprejem shranjevanje in sledljivost zdravil ki ga preveri pristojni organ ter določeno odgovorno osebo za sprejem shranjevanje in zagotavljanje sledljivosti zdravil ki je imetnik diplome spričevala ali druge univerzitetne ali enakovredne izobrazbe iz farmacije

32

3311 Prejem in likvidacija računa Dobavitelj izda za dobavljene proizvode račun Prejeti računi dobaviteljev za dobavljene proizvode se pregledajo v smislu računovodske in predmetne točnosti Račun pomeni točno določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga moramo obravnavati zelo skrbno Likvidacijo računa opravimo takoj po njegovem prejemu saj s tem omogočimo računovodstvu da opravi promptno plačilo in tako pridobi pravico do popusta Likvidacija poteka po naslednjem postopku naprej se zbere potrebna dokumentacija (eksterno naročilo dobavnica prevzemnica račun) kateri sledi primerjava dokumentacije in ugotavljanje morebitnih razlik med naročeno prevzeto in zaračunano količino Ko se vse preveri in se vse ujema se račun likvidira Likvidacija računa zajema datum likvidacije na katero stroškovno mesto se račun knjiži datum valute računa podpis likvidatorja računa

3312 Evidenca in arhiviranje Zelo pomembna je evidenca zdravil omogočena mora biti sledljivost zdravila Sledljivost zdravila je po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (4 člen) dokumentirana pot zdravila od izdelovalca proizvajalca pravne ali fizične osebe ki opravlja promet z zdravili na debelo in na drobno do končnega uporabnika Pri vnosu dobavljenih zdravil v zaloge se morajo obvezno vpisati naslednji podatki ime zdravila (njegova koda) serijska številka zdravila opis količine (kos škatla ampula) število kosov in rok uporabe zdravila sledijo pa še dobavitelj datum prevzema številka dobavnice številka prevzemnice cena Serijska številka količina in rok uporabe zdravila sta izpisana tudi na računu zdravila ki je izdan stranki Sledljivost zdravila je pomembna še posebej v primeru umika določene serije zdravila s tržišča (npr ko sestava ne odgovarja specifikaciji) Takrat se vrnejo dobavitelju vsa zdravila ki so še v zalogi in preko izdanih računov (podatki strank) se izsledi že izdana zdravila pri strankah Skladišče zdravil je enotno tako za trgovino kot za ambulanto Pri prevzemu zdravila iz depoja mora veterinar podpisati oddajnico za vsa prevzeta zdravila Nadaljnjo evidenco o zdravilih nato vodi veterinar (kje se nahajajo katera žival jih je prejela v okviru svoje terapije) Podatki in informacije zbrani v evidencah so uporabni le tedaj če so ažurni in na voljo takrat kadar se dejansko potrebujejo K papirni evidenci shranjeni v obliki kopij v registru se štejejo ceniki (urejeni po dobaviteljih) podpisane kopije (s strani strank) izdanih računov

33

4 SKLEP Edina stalnica poslovnega okolja je njegovo nenehno spreminjanje Spremembe so številne in jim je težko slediti še posebej potrebam in željam potrošnikov ki se iz dneva v dan spreminjajo Zato uspešnost nabave izjemno vpliva na uspešnost trgovskega podjetja Bergant pravi (2001 21) raquoDobiček je ustvarjen samo če je input manjši kot output torej takrat ko podjetje posluje ekonomičnolaquo Vodenje nabave pa je odvisno od velikosti podjetja in ciljev ki jim podjetje sledi Odločitve o izbiri proizvodov (sortiment količina in cene) odločilno vplivajo na uspešnost podjetja Poslovna politika trgovskih podjetij se osredotoča v prvi vrsti na povečanje prodaje in zviševanje razlike med nabavno in prodajno ceno proizvodov Prodajne cene so na trgu razvrščene v različne cenovne razrede njihovo povečanje pa je dokaj zahtevno saj zahteva precej vlaganj in časa Zato poskušajo podjetja zniževati svoje nabavne stroške da bi tako povečala konkurenčnost Nabavno poslovanje postaja vse bolj obsežno zapleteno in zahtevno Nekdanje funkcije nabave naročanje prevzem in skladiščenje dopolnjujejo sedaj še trženjske funkcije kot so preučevanje nabavnega trga planiranje nabave odločitve glede dobaviteljev odločitve o oblikah in načinih nabavnega poslovanja ter nabavnih poteh pa tudi komuniciranje z dobavitelji analiziranje in evidentiranje nabave Pri nabavnem managementu je čedalje bolj pomemben dolgoročen odnos med kupcem in prodajalcem ki prinaša koristi tako prodajalcu kot kupcu ndash spoznanje da dolgoročno sodelovanje prinaša več koristi kot pa serija enkratnih kupčij za iste potrebe Uspešnost nabave je odvisna od pravilnih odločitev glede nabavnih virov Podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo je uspelo zgraditi dobre in dolgoročne poslovne odnose z dobavitelji Pri odločanju o nabavi ni pomembna samo cena temveč vse storitve ki jih nudi dobavitelj Prvi pomemben kriterij pri odločanju o nakupu pa je prav gotovo kakovost proizvodov saj lahko neustrezna kvaliteta ob nizki ceni povzroči več stroškov kot prihrankov Nabavna politika v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj pod okriljem katere posluje trgovina Dr Zoo je usmerjena k potrebam in željam svojih kupcev Težijo k čim večji optimalnosti cen nabavljenih proizvodov k visoki kakovosti proizvodov in dolgoročnemu sodelovanju z izbranimi dobavitelji Zakon o zdravilih prepoveduje oglaševanje zdravil kar posledično vpliva tudi na to da se ne sme oglaševati trgovina kot kraj kjer se prodajajo zdravila Dovoljuje pa obveščanje Tako lahko Veterinarska bolnica obveščajo ljudi o cepljenjih (redna letna cepljenja psov proti steklini) o uporabi razkužil (ptičja gripa) Reklamirajo se preko zadovoljnih strank ki o njih poročajo naprej svojim prijateljem in znancem Zelo pomembna je tudi povezanost trgovine z ambulanto od koder veterinarji napotijo stranke po zdravila in hrano za nadaljnjo terapijo pri živalih Povezanost trgovine z Ambulanto za male živali in oddelkom prakse za velike živali tvori njihovo prepoznavnost in konkurenčno prednost

34

POVZETEK Nabava je ena temeljnih funkcij poslovnega procesa trgovskih podjetij njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja posreduje kupcem in to v zadostni količini in primernem sortimentu po ustreznih cenah ter pravočasno Diplomsko delo je razdeljeno na dva dela in sicer na teoretični ter praktični del kjer je opisana nabava v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo V teoretičnem delu diplomskega dela je nabavni proces predstavljen po posameznih fazah kot ga predstavljajo avtorji v literaturi Faze si sledijo v določenem zaporedju Posamezne faze se med seboj prepletajo so povezane ter odvisne Vsako stopnjo nabavnega procesa je potrebno izvesti pazljivo in sistematično kajti le tako lahko zadovoljimo potrebe po proizvodih ki so na voljo pravočasno v ustrezni količini kvaliteti in ustrezni ceni Praktični del predstavlja podjetje Veterinarska bolnica Ptuj doo in analizo poteka postopka nabave v samem podjetju Proces sem prikazala od raziskave nabavnega trga sklepanja nabavne pogodbe ugotavljanja potreb in naročanja do prevzema blaga KLJUČNE BESEDE nabava nabavni proces naročanje izbira dobavitelj kupec trgovsko podjetje ABSTRACT Procurement is for commercial companies one of the key elements of business procedure its task is to obtain those articles which sales department discloses to customers in right quantity range of varieties suitable prices and in time Diploma is separeted in two parts The first part is theoretical and the second one is practical descripton of purchasing in company Veterinarska bolnica Ptuj doo In theoretical part of diploma the purchasing process is represented by particular stages The stages follow one another in certain succesion The particular stages are connected and depended between themselves Each stage of purchasing process has to be done carefully and systematically Only in that case we can satisfy the needs by products which are at service on time in appropriate quantity quality and at reasonable price The practical part represents the company Veterinarska bolnica Ptuj doo and analyses the purchasing process in it I presented procedure started with market resarch followed by award the contract needs determination ordering and take delivery KEY WORDS purchase purchasing process ordering choise supplier buyer trade company

35

5 SEZNAM LITERATURE

1 Baily PFarmer DJessop DJones 1998 Purchasing principles and Management London Prentice Hall

2 Bergant Bogomil 2001 Gospodarjenje podjetij Novo mesto Visokošolsko središče Visoka šola za upravljanje in poslovanje

3 Društvo ekonomistov 2000 25 Jubilejno posvetovanje o podjetniškem planiranju in managementu Uvajanje sprememb vodenja in planiranja

4 Gadde Lard-Erik in H Hakansson 1993 Profesional Purchasing London Routledge

5 Kaltnekar Zdravko 1993 Logistika v proizvodnem podjetju Kranj Moderna organizacija

6 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta 7 Kotler Philip 2004 Management trženja Ljubljana GV Založba 8 Leenders MR Fearon HE England WB 1985 Purchasing and Materials

Management RD Irwin Inc Homewood Illinois 9 Markič Peter Strniša Marija Tavčar Rudi 1993 Poslovna pogajanja Ljubljana

Gospodarski vestnik 10 PotočnikVekoslav 2000 Komercialno poslovanje z osnovami trženja 1 Ljubljana

Ekonomska fakulteta 11 PotočnikVekoslav 2001a Trgovinsko poslovanje Novo mesto Visoka šola za

upravljanje in poslovanje 12 PotočnikVekoslav 2001b Trženje v trgovini Ljubljana GV Založba 13 PotočnikVekoslav 2002a Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana

Ekonomska fakulteta 14 PotočnikVekoslav 2002b Temelji trženja s primeri iz prakse Ljubljana GV

Založba 15 van Weele A J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa

Ljubljana Gospodarski vestnik 16 Završnik Bruno 2004 Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV

Izobraževanje 17 Završnik Bruno 2001 Pogajanja v nabavi in upravljanje s človeškimi viri

Radenci Center za zunanjo trgovino Radenci doo 18 Završnik Bruno 2000 Nabava ndash zapiski predavanj Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta 19 Završnik Bruno 1997 Management nabave Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta

36

6 SEZNAM VIROV 1 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD ndash UPB1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+gospodarskih+druC5BEbahampmandate=-1ampunid=UPB|AB7A116C1EB745F7C1256F41003C9EF3ampshowdoc=1 [2532006] 2 Zakon o veterinarstvu (ZVet-1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampvt=6ampst=aampq=veterinaampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C1256A330020E07Fampshowdoc=1 [2532006] 3 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (ZZMP) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+zdravilihampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C125683A002C1181ampshowdoc=1 [2532006] 4 Zakon o zdravilih (ZZdr) (online) Dostopen na httpwwwuradni-listsi1ulonlinejspurlid=200631ampdhid=81631 [2532006]

7

2 NABAVNI PROCES ndash TEORETIČNI DEL

21 Pomen in vloga nabave v podjetju Nabavna funkcija vključuje proces nakupovanja in sicer opredelitev potreb izbiro dobavitelja dogovarjanje o primerni ceni določitev plačilnih in dobavnih pogojev sklenitev pogodbe ali naročanje in spremljanje izpolnjevanja naročila Skratka naloga nabave je da zagotovi opremo material druge potrebščine in storitve ustrezne kakovosti v zadostnih količinah po primerni ceni in pravem viru (van Weele 1998 29 povz po Aljian 1983 3) Nabava je ena izmed temeljnih funkcij kajti brez nje se ne morejo opravljati druge funkcije v podjetju (v proizvodnih podjetjih funkciji proizvodnje in prodaje v trgovinskih podjetjih pa funkcija prodaje) To sicer ne pomeni da je najpomembnejša kajti njeno delovanje je odvisno od aktivnostih drugih funkcij Pomembnost nabave je odvisna od razvitosti podjetja od velikosti in položaja podjetja od sezonskih gibanj in splošnih tržnih odnosov Potek nabave je zelo pomemben saj dosega vrednost porabljenega materiala 40-70 vseh stroškov poslovanja kar pomeni da je poslovni izid podjetja v veliki meri odvisen od uspešnosti nabavnega manegementa Prepozna nabava povzroča zastoje v proizvodnji in s tem stroške prav tako jih pa povzroča predčasna nabava (vezana denarna sredstva stroški skladiščenja) Če podjetje uporablja material slabše kakovosti bodo tudi izdelki slabše kakovosti posledično večji stroški zaradi napak izmeta škarta reklamacij kupcev Nabava se po Potočniku (2000 7-9) sooča s problemom uskladitve treh dejavnikov zagotoviti mora visoko stopnjo izpolnitve naročil pri dobaviteljih seveda ob čim nižji vezavi denarnih sredstev in čim manjših nabavnih stroških na enoto nabavljenega materiala Vloga in pomen nabave v trgovini na drobno1

Trgovska podjetja na drobno delujejo kot posredniki med proizvajalci trgovinami na debelo in končnimi porabniki Nabavljeno blago prodajo končnim porabnikom v manjših količinah primernih za potrebe posameznega gospodinjstva Primerjava nabave trgovskih podjetij z nabavo proizvodnih podjetij kaže naslednje razlike

Razmišljanje o najnižjih možnih stroških temeljni razlog za nabavo v trgovini je prodaja ndash ne glede na to kaj je kupljeno se mora to prodati Prihodki od prodaje marže in stroški so temeljne informacije za oblikovanje nabavnih odločitev

Ponudba izdelkov trgovska podjetja oblikujejo zelo široko ponudbo izdelkov (več kot 100000 različnih postavk) zato morajo oblikovati učinkovit informacijski sistem ki jim omogoča obvladovanje celotnega blagovnega toka Nabava in prodaja sta si časovno precej blizu zato lahko hitro izločijo iz prodaje tiste izdelke ki jih kupci ne sprejemajo tako kot so pričakovali

Nabava po dobaviteljevih specifikacijah podjetja nabavljajo to kar ponujajo dobavitelji Velik del nabavnega sortimana sestavljajo standardni izdelki zato lahko trgovsko podjetje hitreje in lažje zamenja dobavitelje pa tudi sedanje izdelke lažje nadomesti s podobnimi izdelki drugih dobaviteljev

1 Povzeto po Potočniku (2002a 283)

8

211 Organiziranost nabavne službe2

Organiziranje nabave temelji na delitvi dela ki omogoča večjo specializacijo tipizacijo in standardizacijo posameznih opravil Organizacijsko strukturo nabave sestavljajo delovna mesta ki se povezujejo v delovna področja ta pa v oddelke in službe Organizacijska struktura se razlikuje med posameznimi podjetji in je odvisna predvsem od velikosti podjetja gospodarske panoge prostorske lokacije podjetja in načina proizvodnje Na organizacijske oblike nabave vplivajo tudi notranji dejavniki (značilnosti materiala sortiment materiala strokovnost kadra tehnološki proces in tehnična opremljenost finančna moč podjetja) in zunanji dejavniki (dobavitelji nabavne poti položaj na nabavnem trgu predpisi lokacija podjetja) Glede na način vodenja nabavne službe lahko nabavno poslovanje organiziramo

Centralizirano takšen način omogoča večjo tržno moč podjetju skriva pa nevarnosti povezane s togim in počasnim reagiranjem na hitre spremembe na nabavnem trgu oz povečano porabo materiala v geografsko ločenih proizvodnih obratih

Decentralizirano takšno poslovanje je bolj tržno prilagodljivo vendar zaradi manjše tržne moči praviloma dražje

Veliko podjetij izbere kombinirano obliko ki izkoristi prednosti obeh (Baily 1998 53) s sodobno informacijsko in komunikacijsko povezavo vseh enot ki nabavljajo na trgu se podjetje lahko izogne pastem centralizacije in decentralizacije

212 Zaposleni v nabavi Uspešna nabava je v veliki meri odvisna od ljudi ki so zaposleni v njej kljub velikemu prispevku računalnika v vseh dejavnostih Odvisna je od sposobnosti znanja in naporov osebja Tako je torej potrebno veliko pozornosti posvetiti pridobivanju in selekciji osebja Nabava danes vključuje bolj kompleksne in zahtevne naloge zato je potrebna visoka raven pristojnosti in sposobnosti nabavnega osebja Da bi obvladovali zahtevne naloge je v večini primerov potrebna višja oz visoka izobrazba in nekaj let prakse Človeški viri postajajo tako ključno konkurenčno orodje organizacij ki se pripravljajo na izzive tretjega tisočletja Pri planiranju programa usposabljanja morajo po Završniku (Društvo ekonomistov 2000 51) managerji preučiti potrebe in želje vsakega posameznika ki v programu sodeluje Samo dobro motivirani in seveda ustrezno nagrajeni nabavniki bodo kos nalogam na področju nabave Uspešna vključitev novih sodelavcev v nabavno službo zahteva natančno opredelitev delovnih postopkov in je zato pogosto vezana tudi z začetnim strokovnim usposabljanjem novih nabavnih referentov Nabavna služba temelji na količinskem (objektivna ocena ki izhaja iz minimiziranja nabavnih stroškov na enoto nabavljenega materiala) in kakovostnem (diagnostične analize s pomočjo katerih ugotavljamo uspešnost delavca po vseh sestavinah nabavnega poslovanja) vrednotenju zaposlenih v nabavi (Potočnik 2002a

2 Povzeto po Potočniku (2000 12-14)

9

188) Završnik (2001 26) pravi da noben način vrednotenja sam zase ne daje jasnih rezultatov združitev obeh pristopov pa nudi bolj uravnoteženo in popolno sliko

22 Nabavni proces po fazah

221 Zaznavanje potreb Nabavni nakupni proces v podjetju se začne z zaznavo problema ali potrebe ki jo je mogoče zadovoljiti z nabavo določenega izdelka ali storitve Izdelavni material zahtevajo v proizvodnji pomožni material v skladišču trgovsko blago pa prodajni oddelek Če podjetje vodi zalogo materiala po točki naročanja se zaznava potrebe sproži avtomatično ko količina materiala pade na točko signalne zaloge Vodje posameznih oddelkov morajo poznati potrebe svojih oddelkov obseg in čas ki je potreben za njihovo nabavo Zaznavo potrebe lahko spodbudijo notranji ali zunanji dražljaji (Kotler 2004 228-229) Notranji dražljaji zaloga materiala se zniža na signalno zalogo podjetje se na primer odloči razviti nov izdelek in potrebuje novo opremo in materiale pokvari se stroj in potrebni so novi sestavni deli nabavljeni material ne izpolnjuje zahtev posledično podjetje išče novega dobavitelja Zunanji dražljaji poslovni sejmi oglasi prodajni predstavniki ki ponujajo boljši izdelek ali nižjo ceno Veliko podjetij se sooča s vprašanjem raquonarediti ali kupitilaquo Glavni dejavnik ki vpliva na odločitev narediti ali kupiti je višina stroškov ki nastanejo zaradi ene ali druge odločitve Podjetje pa mora pri tem upoštevati tudi druge dejavnike (Završnik 2000 30) stroški zmožnosti kapacitete kontrola odvisnost fleksibilnost fiksni stroški potrebno znanje količina obseg dolgoročna pričakovanja zaposlenost tajnost potencialna konkurenca investicije zanesljivost dobave Podrobneje opisanega problema ne bom analizirala in bom za diplomsko delo predpostavila da bomo potreben material nabavljali pri dobaviteljih Pomembno je da se v nabavnem oddelku opredelijo pristojnosti in odgovornosti glede naročanja materiala Nabave ki so neobičajne ali pa velike vrednosti se ponavadi izvedejo s posebnim postopkom V takih primerih se uporabljajo tudi posebni dokumenti ki jih podpisujejo vodilni ljudje v podjetju Preden se material naroči je potrebno preveriti obstoječe zaloge v skladišču pa tudi presežke želenega materiala drugih oddelkov v podjetju Po spoznanju potrebe kupec določi splošne značilnosti izdelka in potrebno količino Za standardno blago je to preprost postopek pri nestandardnih izdelkih pa se mora nabavnik pri opredelitvi lastnosti kot so zanesljivost trajnost in cena posvetovati z inženirji ali uporabniki Nabava mora sodelovati pri predvidevanju potreb z ostalimi funkcijami podjetja (proizvodnjo prodajo razvojem financami in računovodstvom) prav tako pa jih mora obveščati o dobavnih rokih materialov po katerih povprašujejo ter jih obveščati tudi o morebitnih spremembah za standardizirane materiale Poseben problem pri spoznavanju potreb predstavljajo po Završniku (1997 10) nujne in majhne potrebe V podjetjih lahko zasledimo navadno večje število nujnih potreb

10

Upravičene pa so samo tiste ki jih zaradi nenadnih sprememb na prodajnem trgu ali višje sile in nepredvidljivih večjih okvar na strojih ali opremi ni bilo mogoče predvideti Neupravičena nujna naročila pa so posledica napačno vodene politike zalog slabega planiranja proizvodnje nezaupanja v pravočasne dobave in navade označevanja internih naročil z raquonujnolaquo ali raquohitrolaquo Ne glede na vzroke so takšna naročila draga Majhna naročila so stalni problem v podjetjih saj znaša 70 vseh internih naročil le 10 celotne vrednosti vseh naročil Za njih je značilno da so stroški nabave v primerjavi z vrednostjo naročila relativno visoki Druga značilnost pa je da je pomanjkanje takšnega materiala lahko povzroči neprimerno večje stroške kot je sama vrednost le-tega materiala

222 Interno naročanje3

Interno naročilo je interni pisni dokument o potrebi materialov surovin polizdelkov storitev itd Je interni dokument ki ga izpolnijo notranji uporabniki in ni namenjen eksterni uporabi Izstaviti ga je potrebno v dveh izvodih izvirnik dobi nabavni oddelek (namenjen za nadaljnjo uporabo) kopijo zadrži naročnik (ročni izpis ali računalniški izpis v arhivu) Na internem naročilu ne smejo manjkati naslednje informacije datum številka naročila (identifikacija) naziv oddelka ki naroča konto (za obremenitev) natančen opis želenega materiala in količine datum potrebe materiala posebna navodila za prevoz in podpis izdajatelja zahtevka (interni naročnik) Izmed teh informacij je najpomembnejša natančna opredelitev želenega materiala zato je potrebno zagotoviti enotno označevanje želenih vrst materiala (pomagamo si z ustrezno nomenklaturo s spiskom materialov ki jih nabavljamo s katalogom materialov na zalogi)

223 Pregled internega naročila Vsako interno naročilo ki prispe v nabavo mora vodja nabave skrbno pregledati in ugotoviti če obstaja alternativni material ki bi zadovoljil to potrebo v skladišču oziroma če je presežek tega materiala v katerikoli drugi enoti podjetja Če alternativni material obstaja vodja nabave interno naročilo zadrži in se o zadovoljitvi izkazane potrebe pogovori z uporabnikom Pri pregledu internega naročila mora vodja nabave ugotoviti tudi ali je podpisnik pooblaščen za naročilo in ali so finančna sredstva zagotovljena Posebno pozornost pa mora nameniti kontroli upravičenosti in ekonomičnosti količin in dobavnega časa Dobro opravljen pregled internega naročila že na začetku nabavnega procesa pripomore k doseganju optimalnih nabavnih ciljev4

3 Povzeto po Završnik (2000 49-50) 4 Povzeto po Završnik (2000 50)

11

224 Izdelava specifikacije Specifikacija podrobno opisuje material polizdelke in sestavne dele ki so potrebni pri proizvodnji nekega izdelka Vsebuje natančen tehnični opis (po potrebi dopolnjen z risbo ali načrtom) sestave lastnosti in izvedbenih značilnosti materiala potrebnega za proizvodnjo Njena izdelava je nujno potrebna vse nestandardizirane materiale in dele ki se nabavljajo Je pomembno sredstvo komunikacije med proizvodnjo in nabavo na eni ter nabavo in dobavitelji na drugi strani Je informacija ki dobavitelju natančno sporoča kaj želi podjetje pri njem nabaviti (Završnik 2000 50) Specifikacija materiala po Potočniku (2002a 169) obsega tri stopnje

sestavljanje funkcionalne specifikacije (funkcije materiala) oblikovanje podrobne tehnične specifikacije (tehnične značilnosti materiala) opredelitev specifikacij za logistiko in vzdrževanje (način dostave zahteve glede

vzdrževanja in storitev povezanih z materialom) Prednosti funkcionalne specifikacije (van Weele 1998 73)

morebitnim dobaviteljem damo možnosti da izkažejo svoje strokovno znanje možnosti uporabe novih tehnologij ki jih kupec ne pozna določitev meril ki jih lahko uporabimo za vrednotenje vseh načinov sestavljanja

specifikacije Proizvodna podjetja so zaradi varnosti uvedla postopek potrditve specifikacije ndash preden jo pošljejo dobavitelju jo mora potrditi nabavni oddelek Tako naj ne bi prihajalo do nesporazumov Izkušnje pa kažejo da se s potrditvijo specifikacije prihrani precej časa Tehnične spremembe med samim proizvodnim postopkom se obravnavajo kot postopek za spremembo naročila Nabavni referent mora poskrbeti da dobavitelj dobavi material ki je skladen z zadnjo specifikacijo ki mu jo je poslal Najboljša praksa je če dobavitelji potrdijo vsako spremembo Podjetje mora natančno določiti kdo lahko izdaja zahtevke nabavni službi da naroči določeno vrsto materiala storitve Koristno je določiti tudi vrednostno omejitev naročila za posamezno raven odločanja in osebo ki ima pooblastila za nujna naročila materiala S tem se podjetje izogne tveganju da bi naročili material v preveliki količini (Potočnik 2002a 169)

225 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga je sistematično zbiranje klasificiranje in analiziranje podatkov ki potem predstavljajo osnovo za kakovostne nabavne odločitve (Leenders Fearon in England 1989 429) Pogoj za uspešno nabavo je dobro poznavanje nabavnega tržišča to je dobaviteljev in njihove ponudbe Skupaj s prodajno službo mora nabava določiti sortiment izdelkov ki ga bo nabavljala ndash to je izhodišče raziskave Žal izvajajo to raziskavo le največje trgovske organizacije ki imajo usposobljene raziskovalce in lahko pokrijejo sorazmerno zelo visoke stroške raziskav Za odločanje o nabavi je nujno da trgovska

12

podjetja raziščejo stanje na nabavnem trgu značilnosti dobaviteljev nabavne poti ustreznosti izdelkov konkurenco na nabavnem trgu nabavne pogoje (cene roke dobave in roke plačila) (Potočnik 2001a 84) Iskanje ponudb5 je prvi nabavni postopek kadar se kupec in dobavitelj ne poznata če kupec išče nov material ali gre za nabavo večje količine materiala Na podlagi ugotovitev raziskav tržišča bo nabavni oddelek iskal ponudbe pri tistih dobaviteljih ki ponujajo želeni material Pri iskanju ponudb mora nabavni oddelek natančno opredeliti vrsto in kakovost materiala ter dobavne in plačilne pogoje odločiti pa se mora tudi ali bodo iskali ponudbe samo pri proizvajalcih materiala ali tudi pri posrednikih Pred iskanjem pa morata nabava in tehnična služba urediti še naslednje zahteve glede materiala vrsto in kakovost materiala ki ustreza potrebam proizvodnje količino vsakokratnega naročila ki mora biti usklajena z ekonomično količino naročila čas porabe materiala zaradi določitve dobavnih rokov in prioritete posameznih vrst materiala za proizvodnjo Do ponudb lahko pridemo po različnih poteh na obisku pri dobavitelju na sejmih pisno iskanje ponudb pri vseh možnih dobaviteljih (objava licitacije) ali neposredno pri vnaprej izbranem dobavitelju telefonično iskanje katalogi dobaviteljev (manjša naročila) in seveda preko svetovnega spleta Podjetje ne išče ponudb kadar je dobavitelj monopolist prav tako pa zelo redko išče ponudbe za nujna naročila Ponudba mora vsebovati bistvene sestavine bodoče prodajne pogodbe (količina cena kakovost plačilni pogoji dobavni rok dobavni pogoji zahtevane garancijehellip) in seveda opcijo do kdaj ponudba velja Analiza ponudb6 pomeni da mora nabavni oddelek vse prejete ponudbe urediti ugotoviti ali vsebujejo vse zahtevane podatke in ali so med seboj primerljive Primerjava ponudb je formalna kadar primerjamo skladnost ponudbe z našim povpraševanjem njeno popolnost in razumljivost ter vsebinska kadar preračunavamo različne količinske podatke iz ponudb na skupni imenovalec (npr cena prosto skladišče kupca) Pri analizi ponudb je pomembno primerjati še kakovost dobavne roke zanesljivost dobave hellip tveganja v zvezi z lokacijo dobavitelja (tuji dobavitelji) ter boniteto dobavitelja S primerjavo posameznih postavk v ponudbah ugotavljamo prednosti in slabosti posameznih dobaviteljev Dejansko razliko med ponudbami lahko ugotovimo le z nabavno kalkulacijo Nabavno kalkulacijo7 izdelamo tako da pri tem upoštevamo vse nabavne stroške ki nastajajo pri posameznem dobavitelju fakturna cena dobavitelja (zmanjšana za popuste) stroški dostave (prevoz zavarovanje) stroški manipulacije materiala v času dostave (nakladanje prekladanje razkladanje) Iz nabavnih stroškov preračunamo nabavno ceno na enoto materiala Seveda pa je pomembno poleg nabavne cene upoštevati še kakovost materiala dobavne roke in pogoje ter rok in način plačila Kakovost materiala je praviloma povezana s ceno Ob enaki cenovni postavki izberemo dobavitelja ki ponuja boljšo kakovost materiala 5 Povzeto po Potočniku (2002a 169-170) 6 Povzeto po Potočniku (2000 85) 7 Povzeto po Potočniku (2002a 170-171)

13

Popusti zmanjšujejo fakturno ceno in s tem nabavne stroške ndash posledično odjemalec poskuša izkoristiti popuste prav tako pa tudi dobavitelj ki želi z njimi prepričati odjemalca v večja naročila Dobavitelji običajno ponujajo štiri vrste popustov količinski rabat (praviloma progresiven za nakup večje količine) raquozvestobnilaquo rabat (povezan je z dolgoročnim poslovnim sodelovanjem) sezonski rabat (popust za stimuliranje nakupa v obdobjih zmanjšane prodaje ndashomogočajo dobavitelju enakomernejšo proizvodnjo v mrtvi sezoni) funkcijski rabat (odobravajo ga proizvajalci trgovcem na debelo in na drobno za izvajanje posebnih prodajnih akcij) Poleg zgoraj navedenih popustov se pri kalkulaciji upošteva tudi plačilni popust ali skonto za plačilo pred dogovorjenim rokom Če je npr običajni rok plačila 60 dni in obrestna mera letno 12 lahko podjetje pri 2 skonta za plačilo v 15 dneh s skonti pridobi približno 18 letno Ta primerjava kaže pomemben pomen popustov za prispevek nabave k donosnosti poslovanja podjetja

226 Nabavna pogajanja Izbrani ponudi sledi nabavno pogajanje To se lahko nanaša na posamezne ali vse sestavine ponudbe Komercialni in pravni pogoji se zaradi različnih običajev poslovne kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala pogosto razlikujejo zato ovirajo uporabo standardnih obrazcev pogodb Sama pogajanja in sklepanje pogodb sta jedro nabavnega poslovanja Dobavitelj in odjemalec morata pri tem upoštevati naslednja načela ravnati morata kot raquodober gospodarlaquo spoštovati zakonitosti upoštevati veljavnosti pogodb poslovati po dobrih poslovnih običajih izpolnjevati sodne in arbitražne sklepe v podobnih primerih Nabavni referenti porabijo več kot 20 svojega časa za pripravo in dejansko pogajanje z dobavitelji Poznavanje pogajalskega procesa in pogajalskih spretnosti je za nabavnika nujno zlo saj se le tako lahko upre pogosto dobro izurjenemu dobavitelju Pomembno je spoznanje da se pogajanja ne nanašajo samo na ceno ampak na vse prvine ki so pomembne za sklenitev dogovora Izkušnje v številnih podjetjih kažejo da so vprašanja kot so kakovost in zanesljivost dobave pa tudi poprodajne storitve pogosto pomembnejše kot cene in plačilni pogoji (Potočnik 2000 87) Pogajanja8 lahko opredelimo kot proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno sprejemljivo rešitev Da so nakupi uspešni moramo po Završniku (2001 3) pogajanja uporabljati v njihovem najširšem pomenu kot proces sprejemanja odločitev To pomeni da so pogajanja proces načrtovanja vodenja in analiziranja ki ga uporabljata kupec in prodajalec da dosežeta sprejemljiv sporazum Pogajanja so proces v katerem je potrebno razlikovati vsaj štiri stopnje 1 Priprave na pogajanja strokovnjaki za pogajanja jih označujejo kot kritično fazo v

pogajanjih Pomen priprav je takšen da velja načelo raquoNepripravljeni pogajalci ne smejo na pogajanjalaquo To je na videz v nasprotju z dejstvom da ljudem vse bolj

8 Povzeto po Kavčiču (1998 315-339)

14

primanjkuje časa Vendar pa je to zahtevo potrebno upoštevati kajti slaba pripravljenost ene ali druge strani bistveno podaljšuje pogajanja v celoti povečuje se verjetnost da bomo naredili nepotrebna popuščanja zmanjšuje se verjetnost da bomo dosegli zastavljeni cilj povečuje se tudi verjetnost da bodo pogajanja neprijetna zapletena in da bo stranka ki je manj pripravljena ali celo nepripravljena poganja izgubila

Priprave na pogajanja obsegajo (Markič Strniša Tavčar 1993 5-42)

določitev ciljev (z njimi določimo vsebino pogajanj pri količinskih ciljih določimo pogajalski interval I ndash idealno Z ndash zadovoljivo M ndash minimalno)

izbiro pogajalske strategije (dobim-dobim dobim-izgubim izgubim-izgubim) zbiranje informacij (informacije o predmetu pogajanj informacije o nasprotni

stranki) določitev pogajalske skupine (pogajalec sam ali skupina) določitev o času pogajanj (ključna variabla pogajanj) določitev kraja pogajanj (pri nas pri dobavitelju na nevtralnem terenu) določitev pristojnosti pogajalcev (ali lahko odločajo sami ali morajo pred

sklenitvijo sporazuma dobiti soglasje nadrejenih) odločitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (tajna so takrat kadar bi javna pogajanja

povzročila škodo pogajalskemu procesu)

2 Začetek pogajanj je takrat ko se pogajalski strani prvič uradno srečata Pri tem je pomembno ustvarjanje začetega vtisa ndash prvi vtis je zelo pomemben in mogoče ga je narediti samo enkrat njegovo spreminjanje med pogajanji zahteva precej časa in napora S pomočjo prvega vtisa nasprotni strani pokažemo kako resno jemljemo pogajanja kakšen pomen jim pripisujemo in kako smo se na njih pripravili Glavne sestavine začetka pogajanj pa so naslednje medsebojno spoznavanje strank določitev dnevnega reda predstavitev začetnih pozicij obeh pogajalskih strank ugotovitev pristojnosti in pooblastil

3 Proces iskanja sporazuma lahko označimo kot pogajanja v ožjem smislu Če ni

konfliktov če obe strani pristajata na zahteve nasprotne strani so pogajanja lahko zelo kratka Če pa obe strani zavračata predloge nasprotnikov so pogajanja prav tako zelo kratka saj sporazum ni mogoč Proces iskanja sporazuma lahko torej opišemo kot neko minimalno pripravljenost obeh strani da pride do sporazuma

Sam proces iskanja sporazuma je mogoče razčleniti na vsebinsko in metodološko stran Pri vsebinski plati gre za dokazovanje oblikovanje predlogov različnih stopenj za posredovanje teh predlogov presojanje predlogov nasprotne strani za povezovanje posameznih predlogov v pakete za mešetarjenje (dam če ti daš) in seveda končno oblikovanje sporazuma Po metodološki plati pa gre za prepričevanje za popuščanje oziroma dajanje koncesij za spraševanje uporabo taktikhellip Najpomembnejše taktike pogajanj so (van Weele 1998 335 ndash 336)

Vzemite ali pustite ena stran vsiljuje svoje pogoje drugi strani ne da bi pri tem popuščala

15

Vzbujanje zaskrbljenosti prijateljsko vzdušje vendar pogajanja ostajajo nedorečena in dobavitelj lahko izrabi vse svoje sposobnosti da doseže zase ugodnejši posel

Kitajski prijem kupec izjavi da je dogovor z dobaviteljem mogoč takoj ko bo rešil manjši problem Dogovorili so se o ceni vendar kupec nato obvesti prodajalca da mora ta poskrbeti za prevoz in plačati prevozne stroške Praksa kaže da so dobavitelji v tej fazi pripravljeni na precejšnje popuščanje

Dražba ndash holandska ali kitajska dražba navzdol pri kateri dobavitelji postavijo najvišjo ceno in jo postoma znižujejo dokler predmeta ne prodajo Kupec lahko s to taktiko o dobaviteljih zbere veliko podatkov vendar je pomembno da istočasno preveri njihovo verodostojnost

Dobri in zli to taktiko pogosto uporabljajo prodajalci rabljenih avtomobilov da bi zameglili pričakovanja druge strani glede izida pogajanj

V praksi poteka proces pogajanja v štirih fazah (Potočnik 2002a 175)

Preučevanje pogajalca se skušata spoznati in odkriti obojestranske interese in namere

Ocenjevanje presojajo se informacije prejete od druge strani Pogajanje pogajanje v pravem pomenu besede Povzemanje povzamemo kar je dogovorjeno da ne bi kasneje nastali nesporazumi

v zvezi doseženimi rezultati pogajanja Pogajanja je potrebno enkrat končati ndash vprašanje kdaj in kako Pojavita se dve dilemi prva pravi ali ni še prezgodaj za zaključevanje ker bi od nasprotne strani lahko še kaj pridobili po drugi strani pa ali ne kaže čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz nas Zato morajo biti pogajalci usposobljeni da prepoznajo pravi trenutek za zaključitev pogajanj Za zaključevanje je nujno da sta se stranki sporazumeli o glavnih temah in sicer tako da sta obe čimbolj zadovoljni Kdor prvi ponudi zaključek diktira tempo 4 Sporazum (napisan akt o rezultatu pogajanj) je cilj zaradi katerega smo se pogajali V

sporazumu mora biti natančno določeno kaj je vsebina sporazuma za koga sporazum velja kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljati kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazuma posledice za kršitelja sporazuma določena je tudi skupina ali organ za kasnejše reševanje sporov ali za razlago posameznih določil sporazuma Ko je dosežen sporazum je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt ki ga pogajalci opravijo sami pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete

227 Izbira dobavitelja9

To je najpomembnejša faza procesa nabave in je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Od pravilne izbire je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pojavlja se vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj Najboljši je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih proizvodov oz storitev jih dobavlja oz opravlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam strank ima dostopne oz konkurenčne

9 Povzeto po Završniku (2004 53-55 109-115)

16

cene dobro logistično podporo hitro in kvalitetno odpravlja napake ter zagotavlja ustrezne poprodajne aktivnosti Proces presoje in izbire se razlikuje tudi glede na to ali gre za rutinsko nabavljanje ali pa gre za nabavo novega materiala Pri rutinski nabavi naročimo material pri dobavitelju ki je na seznamu odobrenih dobaviteljev ker se je že izkazal za zadovoljivega pri prejšnjih nabavah Kadar pa podjetje kupuje proizvode storitve prvič je tveganje večje zato potrebuje več informacij o potencialni dobaviteljih in uporablja merila na podlagi katerih vrednoti in izbira dobavitelje Izbira dobaviteljev je povezana z oblikovanjem prodajnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bo sodelovala nabavna služba Odločitve o izbiri dobaviteljev se nanašajo na njihovo število lokacijo možno trajno poslovno sodelovanje ali recipročno poslovanje Alternativa eden ali več dobaviteljev za določen material je večna dilema nabavnikov V preteklosti so poudarjali več dobaviteljev kar naj bi dobavitelju omogočilo večjo preglednost nad cenami in večjo varnost oskrbe Temu pa nasprotuje oskrbovanje pri enem viru (podjetje naroča material pri enem dobavitelju zaradi posebnega razloga čeprav ima na voljo tudi druge vire) in izključno oskrbovanje (podjetje nabavlja material pri monopolistu plin voda električna energija) (Potočnik 2002b 132) Gadde (1993 46) meni da so glavni razlog za zmanjšanje števila dobaviteljev boljše možnosti pri sodelovanju s preostalimi Trgovsko podjetje se odloči za enega samega dobavitelja za posamezni izdelek v naslednjih primerih ko je obseg nabave premajhen za več kot enega dobavitelja ko ima dobavitelj patent ali licenco za določeno vrsto izdelkov ko zaradi kakovosti izdelkov želi ravno določenega dobavitelja in kadar uvaja lastne blagovne znamke (npr Mercator Spar Tuš) Velika pomanjkljivost takšnega oskrbovanja je povečana soodvisnost obeh vključenih podjetij (Potočnik 2001a 91) Veliko podjetij se odloči za več dobaviteljev da se izognejo odvisnosti od enega samega in lahko primerjajo cene in zmogljivosti konkurenčnih dobaviteljev V tem primeru podjetje opravi 60 naročil pri glavnem dobavitelju ter po 30 in 10 pri dveh drugih (Završnik 2000 53) Selekcija in prava poslovna politika do pravih dobaviteljev je ključ za doseganje želene stopnje kakovosti pravočasnosti v dobavah optimalnih cenah potrebni stopnji tehnične pomoči in želeni stopnji storitev Da bi vse to dosegel mora kupec

razvijati in vzdrževati zadovoljivo bazo dobaviteljev skrbno izbrati potencialne dobavitelje in preučiti ali lahko postanejo dobri poslovni

partnerji odločiti se za pravilne metode izbiranja dobaviteljev izbrati primerno skupino strokovnjakov za to nalogo zagotoviti da bo izbrani dobavitelj zagotovil pravočasno dobavo zahtevane

kakovosti nabavnih dobrin in seveda po ustrezni ceni Pogoj za pravilno izbiro je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Izbira pa je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje naslednje stopnje

vodja nabave mora upoštevati vse razpoložljive informacije o dobaviteljih nato mora določiti merila izbirnega procesa skupaj s predstavniki posameznih

funkcij v podjetju sledi zbiranje eksplorativnih informacij da se izločijo neprimerni kandidati

17

preučijo se potencialno ustrezni dobavitelji na osnovi pripravljenih vprašalnikov pregled odgovorov na vprašanja obisk skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi zbranih informacij najbolje

zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje skupina izbere najprimernejšega dobavitelja10

V preteklosti so podjetja kot merilo pri ocenjevanju uporabljala le ceno kasneje pa še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril uporabljajo tudi različne metode za ocenjevanje dobaviteljev Dejavnikov ki vplivajo na izbiro je veliko razlikuje pa se tudi njihova pomembnost za različne dobrine Kriteriji za izbiro dobaviteljev so (Završnik 2000 52) kakovost materiala cena izpolnjevanje dobavnih rokov redne dobave dogovorjenih količin dobavni in plačilni pogoji proizvodne zmogljivosti zaloge dobavitelja servis (pred in po nabavi) image finančna moč kulanca fleksibilnost glede mogočih sprememb naročenih količin možnost recipročnih poslov trajna poslovna povezava Po določitvi meril lahko podjetje dobavitelje razvrsti v tri skupine dobaviteljev zelo dober (uvrstijo jih v listo odobrenih dobaviteljev) pogojno dober (odvisno od materiala ki ga ponujajo) slab dobavitelj (z njimi naj ne bi sklepali poslov) Dobavitelje ki niso izbrani moramo obvestiti o razlogih za zavrnitev njihove ponudbe Problem nastane le pri specifičnih surovinah materialih ki jih podjetje nujno potrebuje za svoje delovanje Te dobrine pogosto onemogočajo da bi jih kupovali samo pri izbranih dobaviteljih Geografska koncentracija surovin omejen izbor prevoza velike količine ter visok delež transportnih stroškov v nabavi materiala so praviloma glavni razlogi za odstopanja Kompromisi se zato sklepajo v prid manj zanesljivim dobaviteljem Izbira dobaviteljev ne bi smela trajno veljati Podjetje se mora vedno ozirati za takšnimi dobavitelji ki imajo sposobnost da se prilagajajo njegovim potrebam in željam Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v dobavni verigi podjetja se povečuje tudi potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja in to na dolgi rok Prednosti ki jih nudi ocenjevanje dobaviteljev

večja preglednost nabavnih odločitev zmanjšanje tveganja pri oskrbi povečanje konkurence med dobavitelji načrtno pridobivanje in opuščanje dobaviteljev izogibanje neracionalnim odločitvam zagotavljanje know-howa

Ocenjevanje dobavitelja lahko poteka na štirih ravneh (Potočnik 2001b 212)

raven izdelkov osredotočimo se na izboljšanje kakovosti materiala uporabljenega za izdelke in njihovo oblikovanje

procesna raven predmet kontrole je dobaviteljev proizvodni proces raven zagotavljanja kakovosti predmet kontrole niso samo postopki temveč tudi

dobaviteljevo celovito obvladovanje kakovosti

10 Podrobnejši opis postopka izbire dobaviteljev je naveden v literaturi Završnika iz leta 2004

18

raven podjetja preverjajo se finančni vidiki in usposobljenost dobaviteljevega vodstva

Vseh dobaviteljev ni mogoče ocenjevati z enako intenzivnostjo Zato jih je potrebno razdeliti po pomembnosti po naslednjih merilih promet z dobaviteljem pomen nabavne dobrine tveganje na specifičnih nabavnih trgih Dobavitelji so naši poslovni partnerji zato jih je potrebno obvestiti o tem da bodo vključeni v proces ocenjevanja in izbora dobaviteljev Obvestimo jih tudi o naših pričakovanjih glede njihovega poslovanja Prav tako pa jim moramo sporočiti dosežene ocene in jih seznaniti s standardi in metodami ki jih uporabljamo pri ocenjevanju

228 Eksterno naročilo Po izboru najboljšega dobavitelja sledi naročilo Gre za konkretno nabavno akcijo kjer pride do neposrednega poslovnega kontakta z dobaviteljem in predstavlja tudi dejansko pravno obveznost Naročilo je pisni dokument ki prenese zahteve in želje kupca do dobavitelja Čim bolj precizno so zajeti vsi pogoji tem manjša je verjetnost poznejših sporov Pametno je da dobavitelj potrdi vsebino vsakega naročila (Kaltnekar 1993 206-207) Poglavitne sestavine naročila so (van Weele 1998 92) podatki o dobavitelju opis izdelka cena na enoto število enot naslov dostave naslov kam naj se pošlje račun Završnik (1997 14) pa v primerjavi z zgoraj navedenim avtorjem dodaja naslednje sestavine naročila tekočo številko naročila datum naročila plačilne pogoje in posebne določbe Naročilo ni hkrati tudi prodajna oz nabavna pogodba Običajno je s pogodbo določena skupna količina delne količine pa kupec naroča z naročilom ki mora biti po vsebini usklajeno s pogodbo Če dobavitelj prejme naročilo in pri preverjanju ugotovi da ni skladno s ponudbo ali pogodbo ga mora zavrniti Če naročila ne zavrne ampak ga izpolni se smatra da soglaša s spremembo (Potočnik 2002a 178-179)

229 Sklepanje nabavnih pogodb Pravna podlaga nabave je kupna pogodba ki nastane na podlagi sporazuma med obema partnerjema Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa v sprejemu naročila Pogodba je sklenjena ko slednji pošlje kupcu pisno potrditev naročila (Završnik 2000 54-55) Po izboru dobavitelja sledi seveda sestavljanje pogodbe Tehnična vsebina pogodbe se spreminja od materiala do materiala ki ga kupujemo Van Weele (1998 83) opozarja da se določeni komercialni in pravni pogoji zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala hellip v pogodbah razlikujejo zato je ovirana uporaba standardnih nabavnih pogodb Pri sklepanje pogodb je potrebno upoštevati določila

19

pogodbenega prava in splošnih uzanc Dogovor je sklenjen ko se pogodbeni stranki sporazumeta o bistvenih elementih pogodbe (Kaltnekar 1993 207-209)

Predmet pogodbe je lahko vsako blago ki je namenjeno tržišču Vrsto blaga določimo z običajnimi trgovskimi nazivi z veljavnimi standardi ali s posebnimi specifikacijami

Količina mora biti določena ali določljiva z merskimi enotami ali na drug primeren način

Cena blaga je lahko natančno določena ali določljiva na dan dobave Kakovost blaga mora biti jasno opisana in nedvoumno določena z vzorcem

standardom blagovno znamko poreklom specifikacijo Čas in kraj dobave takojšen ali terminski Zamujanje dobavnih rokov rodi pravne

posledice ndash prizadeta stranka lahko odstopi od pogodbe ali zahteva odškodnino Dobavni pogoji pomembno je določiti v kolikšni meri in do kod bremenijo

posameznega partnerja transportni stroški ter kdaj in kje preide riziko na kupca (Incoterms) V pogodbi se lahko določi tudi kakšnim transportnim sredstvom bo blago dostavljeno

Plačilni pogoji določajo predvsem roke do katerih je potrebno dobavljeno blago plačati ter razne popuste in zamudne obresti ki so povezani s plačilnimi roki Določajo tudi načine plačila gotovinsko z virmani kompenzacijamihellip

Jamstveni elementi ki ščitijo pogodbene stranke pred posledicami netočnega izvrševanja pogodbenih zahtev s strani drugih partnerjev pogodbena kazen penali ara odstopnina razna jamstva ali poroštva zastava zamudne obresti avans kavcija različne odškodnine

Splošno pravilo je da naj bi nabavniki vztrajali pri fiksni ceni ki je sprejemljiva za obe stranki Najbolje je da dobavitelj prevzame vse tveganje če to ni s pogodbo izključeno V praksi se uporabljajo različni dogovori o ceni (van Weele 1998 83-84)

fiksna cena plus stimulacija namenjena je motiviranju dobaviteljev na podlagi nagrajevanja za izvedbo dela ki presega dogovorjene standarde

pogodba raquostroški pluslaquo (stroški plus določen odstotek nagrade povračilo stroškov plus fiksna nagrada stroški plus zajamčena najvišja nagrada) se uporablja kadar dela ne morejo dovolj natančno opredeliti oz kadar je fiksna cena za obe stranki preveč tvegana za to pogodbo je značilna velika negotovost

pogodba za povračilo stroškov ponavadi temelji na fiksni postavki za uro dela in uporabo opreme

pogodba z usklajevanjem cene (eskalacijska klavzula) uporablja se pri dolgoročni nabavi ali predelavi zelo specifičnih tržno občutljivih materialov cena je povezana z obrazcem za usklajevanje cen ki temelji na zunanjih dejavnikih kot so stroški materialov ali gibanje plač

Nabava materialov ki sodijo po metodi ABC v C razred (veliko število majhen delež v nabavnem proračunu) je rutinska stvar in ne zahteva posebnega nebavnega znanja Lahko jo zelo poenostavimo ali pa celo prepustimo nosilcem potreb v podjetju Nabavni oddelek samo skrbi da se nabavni proračun ne prekorači in občasno kontrolira porabo sredstev Najenostavneje je drobni material za vzdrževanje manjša popravila in pisarniški material nabaviti brez formalnega naročila v trgovini na veliko ali malo Dokument ki govori o sklenitvi pogodbe je trgovski račun dobavnica ali naročilnica (Završnik 2000 55)

20

2210 Spremljanje izpolnitve naročila Pod spremljanjem naročila razumemo kontrolo nad prispetjem potrditve naročila in primerjavo z naročilom ter zagotavljanje dobave v dogovorjenem roku Namen spremljanja naročila pogodbe je v tem da preprečimo motnje v proizvodnji dodatne stroške zaradi spremembe le-te nezmožnost izvršitve dobav kupcem pogodbene kazni in poslabšanje image-a Tudi prezgodnje dobave lahko povzročajo stroške (stroški vezave kapitala skladiščni stroški) Ugotavljanje prekoračitve in opominjanje na dobavo pri dobavitelju je glavna naloga kontrole izpolnjevanja dobavnega roka (Završnik 2000 55-56) Obstaja več različnih metod spremljanja izpolnitve naročila (van Weele 1998 93)

Spremljanje izpolnitve naročila v izjemnih primerih sistem opozarjanja pri katerem nabavni referent ukrepa le v primeru ko ga dobavitelj opozori da bo raquokmalulaquo zmanjkalo materiala metoda ne doprinese k učinkovitosti izvedbe nabave vendar jo pogosto srečamo v praksi

Rutinsko preverjanje stanja poteka tako da se že pred dobavo preverja pri dobavitelju ali bo dostava blaga mogoča na dogovorjeni datum

Vnaprejšnje preverjanje stanja se uporablja pri vnaprejšnjem določanju kritičnih nabavnih delov in dobaviteljev

2211 Prevzem vhodnih proizvodov11

Dobavljeno blago je potrebno pregledati da se prepričamo o njegovi ustreznosti Glede na velikost in tehnično zahtevnost blaga lahko pri dobavitelju večkrat preverjamo njegovo sprejemljivost na različnih proizvodnih stopnjah Dostavljeno opremo je potrebno preveriti s testi sprejemljivosti pri dobavitelju preden je oprema odposlana pri uporabniku po dostavi in ko oprema začne prvič delovati (van Weele 1998 93) Prevzemni oddelek je pogosto podrejen nabavnemu sektorju Ločimo tri postopke pri prevzemu glede na dokumentacijo

prevzemni oddelek izpiše prevzemnico ali prejemnico prevzemni oddelek potrdi prejem na izvodu (kopiji) naročila ki ga je bil prejel od

nabavnega oddelka za materiale majhne vrednosti opravijo prevzem neposredno interni naročniki

Pomembno je poročilo o kontroli kakovosti ki potrjuje ustreznost ali neustreznost prejetega materiala Priloženo je prejemnici če so odstopanja od naročenih kakovosti materialov drugače pa je ustreznost potrjena na prevzemnici Pregled kakovosti je v podjetjih različno urejen za nekatere predmete nabave nimajo predpisane posebne kontrole kakovosti kontrola na podlagi jemanja vzorcev popolna (100-na) kontrola laboratorijska kontrola kontrola nevtralne ndash zunanje institucije

11 Povzeto po Završniku (2000 56-57)

21

2212 Reševanje reklamacij12

Če so pri kontroli vhodnih proizvodov in materiala ugotovljene razlike med dejanskim stanjem in dogovorjenimi obveznostmi dobavitelja se sestavi komisijski zapisnik ki ga pošljemo nabavnemu oddelku Na osnovi zapisnika o ugotovljenih pomanjkljivostih pri dobavi se sproži reklamacijski postopek Reklamacija je ugovor na dobaviteljevo netočnost pri dobavi in instrument za popravljanje napak ki so nastale Kupec z reklamacijo zahteva od dobavitelja da naknadno izpolni zahteve naročila oz pogodbe ter hkrati prevzame tudi odgovornost za škodo ki je nastala zaradi pomanjkljive dobave (Završnik 2000 57) Komisijski zapisnik je potrebno sestaviti tako da je iz njega jasno razvidno za kakšno napako gre (količinsko kakovostno rokovno) kdo in na kakšen način je ugotovil napako V reklamacijskem dopisu dobavitelju pa moramo navesti še naslednje podatke številko pogodbe ali naročila številko in datum dobavnice in prevoznega lista ter drugi dokumenti iz katerih je mogoče ugotoviti zakaj je prišlo do napak Za zamujeni rok dobave in druge neizpolnjene dogovorjene pogoje kupec praviloma ne sestavlja komisijskega zapisnika ampak ureja te napake neposredno z dobaviteljem Kadar kupec ugotovi napake pri dobavi ima do dobavitelja naslednje zahteve

Zahteve glede količine količina materiala je s pogodbo navadno le okvirno določena le redko točno opredeljena Dovoljen je 5 odmik navzgor ali navzdol če je količina označena približno (circa okoli) Pri kosovnem blagu ali označbi raquobrez tolerancelaquo ne sme priti do odstopanj Pri dostavi premajhne količine ima kupec naslednje pravice lahko zahteva takojšnjo dobavo razlike do dogovorjene količine odkloni prevzem manjše količine če ima upravičen interes da sprejme celotno količino sprejme manjšo količino in tudi plača samo prevzeto količino Če pa dobavitelj dostavi večjo količino kupcu ni potrebno prevzeti presežka če ga pa prevzame ga mora tudi plačati po pogodbeni ceni

Zahteve glede kakovosti za kakovostne napake materiala odgovarja dobavitelj vendar le za napake ki so nastale pred prehodom rizika za napake ki kupcu niso bile znane ob sklepanju pogodbe za skrite napake ki se pojavijo po prevzemu materiala (najkasneje v 6 mesecih) za napake zaradi dobaviteljeve prevare kupca o dejanski kakovosti materiala V primeru ko dobavitelj dostavi material boljše kakovosti kupec ne more odkloniti prevzema razen če ima upravičen interes da zahteva točno določeno kakovost S prevzemom boljše kakovosti pa kupec ne prevzame tudi večje obveznosti razen če je bilo v pogodbi drugače dogovorjeno

Pravice in obveznosti pri spremembi cene poleg fiksno določenih cen ki jih stranki le redko spreminjata se stranki lahko dogovorita tudi za naknadno spremembo cene Ceno je mogoče spreminjati navzgor ali navzdol zato ji pravimo tudi raquodrsečalaquo cena Uporablja se pri prodaji investicijske opreme z daljšim rokom dobave pa tudi pri sukcesivni nabavi materiala pri nestabilnih pogojih na trgu ki pomembno spreminjajo stroške proizvodnje od sklenitve pogodbe do dobave materiala

Zahteve pri zakasnitvi dobave kadar z dobavo zamuja dobavitelj lahko kupec uveljavi naslednje zahteve vztraja pri pogodbi in določi naknadni rok za dobavo po preteku naknadnega roka odstopi od pogodbe in zahteva odškodnino razliko v

12 Povzeto po Potočniku (200092-94)

22

ceni zaradi nakupa pri drugem dobavitelju po višji ceni Če pa z prevzemom zamuja kupec mu prodajalec lahko uskladišči material v javnem skladišču in pošlje račun za dobavljeni material proda material na kupčev riziko če skladiščenje ne bi bilo gospodarno in zahteva povrnitev razlike v ceni zaradi prodaje drugemu kupcu po nižji ceni zahteva povrnitev dejanske škode

Poslovna praksa je oblikovala naslednja pravila za reklamacijski postopek (Potočnik 2002a 182)

Ugovarjati začnemo šele takrat ko je vrednost reklamacije večja kot so njeni stroški Če se manjše napake pri istem dobavitelju večkrat ponavljajo ga moramo nanje opozoriti

Upoštevamo običajni reklamacijski rok oz rok ki je določen s pogodbo Sestavljena mora biti vljudno vendar z odločno zahtevo za izpolnitev dogovorjene

obveznosti

2213 Ocena nabavnega posla13

Delo nabavnega referenta se ne konča z uvedbo novega materiala v proizvodnjo ali uporabo nove opreme V poslovanju z dobavitelji lahko pride do zapletov ki jih je potrebno rešiti (reševanje garancijskih zahtevkov in pogodbenih kazni reševanje zahtevkov zaradi dodatnih in nepopolnih del glede na obseg del določen v specifikaciji določitev načina vodenja dokumentacije o nabavi in dobaviteljih zapisovanje ocen projekta) Pri dodatnem delu ali presežku je pomembno da o tem vnaprej obvestimo naročnika ki mora v to privoliti O dodatnem delu mora biti obveščen tudi vodja nabave da kasneje ne pride do nejasnosti pri nabavnih stroških Naložbene dobrine čez čas zahtevajo vzdrževanje ndash takrat postane jasno ali dobavitelj lahko upraviči svoje obljube o servisiranju vzdrževanju in dobavi rezervnih delov Nenazadnje mora dobava zagotoviti tudi da se pridobljene izkušnje razčlenijo in da jih lahko uporabimo na stopnji opredeljevanja specifikacije in izbire dobavitelja pri prihodnjih nabavah S tem se izboljšuje tudi kakovostni nivo dobaviteljev

2214 Pregled in likvidacija prejetih računov Dobavitelj izda za dobavljeno blago račun ali fakturo Težnja po dobrih poslovnih odnosih narekuje čim hitrejše plačilo pogosto so s hitrim plačilom povezane tudi določene bonitete Naloga nabave je da čim hitreje opravi vse posle ki so potrebni pred plačilom računa (Kaltnekar 1993 214) Postopek poteka od pripravljalnih del do samega obračuna (Potočnik 2000 94-95)

V okviru pripravljalnih del zberemo dokumente (pogodba ali naročilnica dobaviteljeva odpremnica ali dobavnica specifikacija materiala tovorni list ali

13 Povzeto po van Weele (1998 94-95)

23

drugi prevozni dokumenti prevzemnica skladišča) ter jih medsebojno primerjamo in ugotavljamo napake med naročenim prevzetim in zaračunanim Ko so dokumenti usklajeni se to potrdi na računu

V obračunu fakture gre za formalni preračun vseh njenih sestavin Po izračunu izda nabavna služba nalog za plačilo Zaradi visokih stroškov preračunavanja posameznih postavk je praksa razvila različne postopke za poenostavitev kontrole računov (zbirni račun preverjanje računov samo nad določeno vrednostjo naključno preverjanje računov določitev računov po metodi ABC ndash preverjamo le račune dobaviteljev v skupini A preverjanje računov dobaviteljev pri katerih so reklamacije pogostejše ne preverjamo računalniško izstavljenih računov ker predvidevamo da so točni ne preverjamo računov dobaviteljev katerim zaupamo da sami sproti popravljajo napake)

Račun pomeni čisto določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga obravnavamo zelo skrbno Pregled in njegovo likvidacijo opravimo takoj po prejemu Kontrola računa ne predstavlja samo nadzora nad opravljenim delom in storitvami dobavitelja temveč pomeni tudi podlago za vrednotenje dobavitelja (Završnik 2000 57)

2215 Evidenca in arhiviranje Evidence nabavnega oddelka obsegajo veliko število podatkov in informacij ki so za operativo nabave uporabni le kadar so dostopni in v urejeni obliki Vsak nabavni oddelek mora voditi evidenco vseh naročil po tekočih številkah Evidenca naj obsega številko naročila ime dobavitelja kratek opis materiala in vrednost celotnega naročila Za takojšen dostop do informacij o stanju odprtih naročil je zelo pomembna evidenca po imenu dobavitelja (naročila so razvrščena po tekočih številkah) Evidenca končnih naročil je zgodovinski zapis vseh zaključenih oz dobavljenih naročil Arhiviramo jih najmanj za tri leta Edinstvena naročila in naročila večje vrednosti hranimo dalj časa (Završnik 2000 58-59) Najpomembnejše nabavne evidence po Potočniku (2000 95) so

evidenca količin materiala evidenca cen materiala evidenca dobaviteljev (tehnične in tržne značilnosti) evidenca nabavnih pogojev po dobaviteljih evidenca reklamacij

24

3 ANALIZA NABAVNEGA PROCESA V PODJETJU VETERINARSKA BOLNICA PTUJ DOO

31 Predstavitev podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo Veterinarska bolnica Ptuj je že pred leti na osnovi povpraševanja odprla ndash temu bi takrat lahko dejali oddelek kjer so stranke lahko kupovale hrano in nekatere dodatke za male kakor tudi za velike živali Povpraševanje je narekovalo vedno večjo ponudbo zato so se leta 2003 odločili za večjo širitev in prenovo prostorov iz katerih je nastala lepa velika trgovina za male in velike živali ki so jo poimenovali Dr Zoo in ki je odprla svoja vrata leta 2004 Pod okriljem Veterinarske bolnice Ptuj deluje tudi Ambulanta za male živali

Ideja in zasnova trgovine morda malce odstopa od podobnih raquopet shopovlaquo saj so v trgovini dali poudarek predvsem na strokovnosti prodajalcev in skrbnem izboru izdelkov ki jih ponujajo Seveda se trudijo da je za vsak okus nekaj vendar so mnenja da kak tolar ki ga odštejete več odtehta kvaliteto izdelka pa naj gre za hrano igračo ali učni pripomoček za vašega ljubljenca ali pa za skrbno izbran dodatek za živali ki jih redite v hlevu Oba programa tako del za male živali kot za velike živali nenehno izpopolnjujejo Podjetje se želi še bolj približati svojim strankam in jih hkrati vezati na sebe s svojo novo ponudbo ki je zaenkrat še v pripravi Uvedli bodo razvoz določenih izdelkov na dom strank po predhodnem telefonskem naročilu Ob cenovno določeni količini kupljenih proizvodov bo njihova dostava brezplačna Razvažali bodo predvsem vitaminske in mineralne dodatke k hrani za velike živali mleko in mlečne nadomestke hrano za pse (15 kg vreče)hellip Pomembno je poudariti da v dostavo ne bodo vključena zdravila in ne vitaminski dodatki za izdajo katerih je potreben recept Poudarek bo predvsem na strokovno usposobljenemu sodelavcu ki ne bo zgolj dostavljal proizvodov ampak bo znal strankam tudi svetovati jih opozoriti na morebitne napake in jih napotiti k veterinarju če bodo to zahtevale okoliščine Namen je ponuditi celovito oskrbo kakršne so deležne stranke ob prihodu v trgovino

SLIKA 1 VETERINARSKA BOLNICA PTUJ SLIKA 1 LOGOTIP TRGOVINE

SLIKI 3 IN 4 NOTRANJOST TRGOVINE DR ZOO

25

SLIKA 5 ČAKALNICA AMBULANTE SLIKA 6 ORDINACIJA ZA MALE ŽIVALI

32 Organiziranost pomen in cilji nabavne službe Nabava je strateškega pomena za podjetje kot je Veterinarska bolnica Ptuj Ima neposreden vpliv na zniževanje stroškov in s tem uspešnost podjetja Uspešno izvedena nabava in pravi predmeti nabave zagotavljajo dobre odnose z kupci Zadovoljni kupci pa svoje zadovoljstvo sporočajo naprej svojim prijateljem in znancem kar je dobra in brezplačna reklama za podjetje Nabava je organizirana centralizirano kar pomeni da oskrbuje tako trgovino kot ambulanto Vse potrebe po proizvodih zdravilih medicinskih pripomočkih in ostalih potrebščinah se iz ambulante sporočijo nabavi ta pa nato izvršuje potrebna opravila povezana z nabavo Temeljne cilje nabave v podjetju lahko razdelimo na nabaviti prave proizvode v ustrezni zahtevani kakovosti v pravi količini ob pravem času po najboljši ceni in ugodnih dobavnih plačilnih pogojih

zagotoviti nepretrgan tok dobave ki ne bo povzročal pomanjkanja proizvodov ali pa preveliki zalog

razvijanje dobrih poslovnih odnosov z dobavitelji

33 Analiza nabavnega procesa po fazah

331 Zaznavanje potreb Za trgovsko podjetje velja staro pravilo ki pravi da je ugodna nabava že pol uspeha Nabava je neposredno povezana s prodajo in pomembno prispeva k zniževanju poslovnih stroškov z doseženimi nabavnimi ugodnostmi Jedro nabavnega sortimenta predstavlja standardni ali fiksni sortiman ki je prilagojen stalnim potrebam porabnikov in spremenljivi ali variabilni sortiman ki pomeni širitev stalnega sortimana v posameznih prodajnih sezonah ali zaradi drugih potreb porabnikov Razmerja med njima ni mogoče natančno določiti saj je pojavljajo tako imenovani mejni proizvodi ki se pojavljajo v obeh sortimentih v določenih obdobjih ali na različne načine

26

Pri nabavi izdelkov se upošteva naslednje da lahko podjetje sortiment izdelkov hitro spreminja in prilagaja potrebam

porabnikov da lahko po potrebi sortiment razširi oziroma ga poglobi in prilagaja ožjemu

segmentu kupcev

Potrebe po izdelkih se zaznavajo kot potrebe po izdelkih pri dnevnem preverjanju zalog optično (pregled zalog

izdelkov po prodajalni in skladišču zapis manjkajočih izdelkov v zvezek za naročila) in preko računalnika (program sam javi da je na zalogi zgolj minimalna količina izdelkov omogoča pa tudi označitev minimalne zaloge izdelkov že pri njihovem vnosu v zaloge)

kot potrebo iz tržišča po novem izdelku prodajni predstavniki ki ponujajo boljši izdelek ali nižjo ceno za enako kakovosten izdelek novi izdelki v katalogih dobaviteljev specialna naročila kupcev14 povečano povpraševanje strank po določenih izdelkih sledi postopek zbiranja in analiziranja ponudb dobaviteljev pogajanja z izbranim dobaviteljem in podpis pogodbe z njim

Ker gre za vezano trgovino z Ambulanto za male živali se stranke iz ambulante napotijo v trgovino po zdravila15 za nadaljnje zdravljenje hrano in ostale pripomočke za živali Prav tako pa se vsa zdravila in ostali pripomočki za ambulanto naročajo preko trgovine Po spoznanju potreb se določi splošne značilnosti izdelkov in potrebno količino Za standardno blago je to preprost postopek pri zdravilih in medicinskih pripomočkih pa se mora nabavnik pri opredelitvi lastnosti kot so zanesljivost trajnost in cena posvetovati z

14 Takšnih naročil je okrog deset na mesec Gre za naročila izdelkov iz katalogov dobaviteljev ki niso na voljo v prodajalni (npr plaščki različnih velikosti in barv za kužke) Ni predplačil izjema so dražji izdelki in izdelki za veliko prakso (npr škarje za striženje ovac) 15Pogoje ki jih morajo izpolnjevati specializirane prodajalne za promet z zdravili na drobno in postopek ugotavljanja teh pogojev ter stroške postopka predpiše pristojni minister v soglasju z ministrom pristojnim za blagovni promet in trgovino (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 58 člen 3 odstavek) Po Zakonu o veterinarstvu (3 člen 24 odstavek) so zdravila za uporabo v veterinarski medicini vsaka snov ali kombinacija snovi ki so pripravljene in namenjene za zdravljenje ali preprečevanje bolezni pri živalih za zdravilo pa se šteje tudi vsaka snov ali kombinacija snovi ki se lahko uporablja na živalih z namenom da bi se določila diagnoza ali ponovno vzpostavile izboljšale ali spremenile fiziološke funkcije Po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (3 člen 16 odstavek) se za zdravila za uporabo v veterinarski medicini štejejo tudi sredstva ki se uporabljajo za razkuževanje uničevanje členonožcev in glodalcev in pridejo v neposreden ali posreden stik z živalmi Za določena zdravila (ibid 5 člen) mora imeti prodajalec (zdravila lahko v trgovini izdaja samo farmacevt ali veterinarski tehnik) nalog (recept) za izdajo zdravila ki ga izda veterinar Nalog za izdajo zdravil se pripne kopiji računa ki ostane v trgovini Stranko morajo seznaniti z navodili za uporabo (72 člen Zakona o zdravilih) in karenčno dobo zdravila kar stranka potrdi z podpisom (Priloga 1) Zdravila ki so namenjena živalim velike prakse se morajo vpisati v Hlevsko knjigo rejca (evidenca zdravil ki so dajana živalim) Vpis obvezno opravi veterinar (podpis žig) če vpis ni opravljen sledijo sankcije Zdravila brez recepta in vitamini se izdajajo kot navadno trgovsko blago Karenca (ibid 4 člen 19 odstavek) je časovno obdobje ki mora preteči od zadnjega dajanja zdravila živali ob normalni uporabi pa do trenutka ko zdravljeno žival lahko damo v redni zakol za proizvodnjo neoporečnih živil oziroma čas v katerem se živalska tkiva mleko jajca in med zdravljenih živali ne smejo uporabljati za prehrano ljudi zaradi možne vsebnosti zaostankov zdravil nad najvišjimi dovoljenimi količinami zaostankov zdravil v teh živilih

27

veterinarji Nabava sodeluje pri predvidevanju potreb z veterinarji prav tako pa jih obvešča tudi o dobavnih rokih izdelkov po katerih povprašujejo Težave povzroča predvsem pomanjkanje zdravil za malo in veliko prakso Kajti za prodajalce zdravil je Slovenija premajhen trg in se jim registracija zdravil (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 13 - 28 člen) ne izplača Problem se rešuje do določene mere s kombinacijo humanih zdravil16 vendar določena zdravila še vedno primanjkujejo oziroma jih na trgu ni za dobiti (npr kapljice za mačje garje zdravilo proti ušem pri perutnini hellip) Predmeti nabave so zdravila vitamini in drugi dodatki k prehrani za male in velike živali hrana za hišne ljubljenčke premium razreda dodatki za nego in drugi pripomočki za male in velike živali razkužila rodenticidi (zatiranje glodavcev) pisarniški material tiskovine obrazci laboratorijski material

332 Interno naročilo Namen internega naročanja so pravilno pravočasno in v optimalnih količinah interno naročeni proizvodi Zaznane potrebe po določenih izdelkih se vpišejo v zvezek naročil kjer se za vsakega dobavitelja vodi svoja evidenca

333 Pregled internega naročila Interna naročila skupaj pregledajo prodajalci in vodja trgovine Preverijo kaj je potrebno naročiti katera so nujna naročila in kaj se bo naročilo kasneje O zdravilih in medicinskih pripomočkih poteka posvet z veterinarji Kadar obstajajo alternativni proizvodi za zadovoljitev iste potrebe se posvetujejo o tem ali bodo uporabili alternativne proizvode ali bodo naročili zahtevane proizvode Če je interno naročilo pravilno izpolnjeno in popolno gre v nadaljnje reševanje

16Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (6 člen 3 odstavek) pravi da je uporabljanje zdravil za uporabo v humani medicini za živali prepovedano razen v izjemnih primerih če tako določi minister pristojen za veterinarstvo Prepovedano pa je tudi (ibid 6 člen 1 odstavek) predpisovanje izdelava in izdaja magistralnih zdravil za uporabo v veterinarski medicini ki puščajo nedovoljene zaostanke v mesu organih ali izdelkih iz živali ki so namenjene za prehrano ljudi Zakon o zdravilih pa v 18 členu (izjemna uporaba zdravil v veterinarski medicini) pravi (1) Če ni na voljo nobenega zdravila za uporabo v veterinarski medicini z dovoljenjem za promet v Republiki Sloveniji za obravnavo bolezenskih stanj določenih živalskih vrst lahko veterinar oziroma veterinarka (v nadaljnjem besedilu veterinar) odgovoren za zdravljenje živali in zlasti da bi preprečil nesprejemljivo trpljenje živali izjemno uporabi zdravila ki nimajo dovoljenja za promet za uporabo pri tej živalski vrsti ali za zadevno bolezensko stanje (2) Natančnejše pogoje izjemne uporabe zdravil predpiše pristojni minister

28

334 Izdelava povpraševanja za potencialne kupce S prenovitvijo trgovine so se odločili tudi za določen standard proizvodov ki jih bodo prodajali to je premium razred Ker pri hrani in ostalih dodatkih za male živali cenovno ne morejo konkurirati velikim trgovskim centrom (ki prodajajo hrano in dodatke nižje kakovosti in posledično po nižjih cenah) so se usmerili na kupce ki zahtevajo kakovost in so pripravljeni zanjo tudi več odšteti Vrhunska kakovost je osnova na kateri se gradijo vsi ostali poslovni odnosi z dobavitelji Nabava nato na osnovi izbranih nabavnih potreb po proizvodih pošlje zahtevo za ponudbo potencialnim dobaviteljem Zahteve vključujejo pogoje in specifikacije (tehnične kakovostne zakonske nabavne hellip) ter morebitno zahtevo tudi po začetnih vzorcih proizvodov Nato v sodelovanju z veterinarji ugotovi ali začetni vzorci ustrezajo vsem podanim zahtevam in jih na podlagi ugotovitev sprejmejo ali zavrnejo Specifikacija izdelka je pomembna informacija ki dobavitelju natančno pove kaj želi podjetje nabaviti Obsega pa

kaj mora dobavitelj dostaviti naročniku želeno kakovost izdelka kdaj in koliko je potrebno dostaviti in način izpolnitve naročila

Podjetje naroča izdelke predvsem na podlagi prodajnih katalogov dobaviteljev gre torej za nabavo po dobaviteljevih specifikacijah Velik del nabavnega sortimana sestavljajo standardni izdelki zato lahko podjetje hitreje in lažje zamenja dobavitelje pa tudi sedanje izdelke lažje nadomesti s podobnimi izdelki drugih dobaviteljev Pri zdravilih so omejeni z dobavo in ponudbo kar je eden izmed razlogov zakaj so v ambulanti terapije poslovna skrivnost17 Podjetje ne more postavljati nobenih pogojev če želijo zdravilo nabaviti sprejmejo tiste pogoje ki jih ponujajo veledrogerije

335 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga se izvaja samo takrat kadar se nabavlja nov proizvod oziroma ko obstoječi dobavitelji ne morejo zagotoviti zahtevanega proizvoda Preučuje se ponudba in povpraševanje po proizvodu in z njima povezana gibanja cen količin kakovosti hellip Drugače pa dobava poteka po odobreni listi izbranih dobaviteljev Z dobavitelji s katerimi so ustvarili uspešen poslovni odnos ki je v obojestransko korist in zadovoljstvo in ki zagotavljajo proizvode po zahtevani kakovosti optimalni ceni ustreznih plačilnih in dobavnih pogojih imajo interes tudi v bodoče sodelovati Kadar se pojavijo negativne izkušnje v sodelovanju z dobavitelji poskušajo spore reševati sproti 17 Terapija (kombinacija zdravil) je poslovna skrivnost podjetja in ni zapisana na računu ki je izdan stranki Zapisana pa je v osebni kartoteki zdravljene živali V 39 členu Zakona o gospodarskih družbah je zapisano Za poslovno skrivnost se štejejo podatki za katere tako določi družba s pisnim sklepom S tem sklepom morajo biti seznanjeni družbeniki delavci člani organov in druge osebe ki so dolžne varovati poslovno skrivnost

29

Pri raziskavi tržišča si pomagajo s ponudbami dobaviteljev ki jih pošiljajo na lastno iniciativo s spletnimi stranmi z obiski trgovskih potnikov (najbolj pogosto jih trgovski potniki sami obiščejo in predstavljajo nove izdelke iz njihove ponudbe jih seznanjajo z novim promocijskim materialom) katalogi dobaviteljev Tako pri izboru dobavitelja za določeno vrsto proizvodov kot tudi pri nabavi novih proizvodov se pridobi več različnih ponudb Na podlagi medsebojne primerjave in analize izberejo najbolj ugodno

336 Izbor dobaviteljev Izbira dobaviteljev je ključna naloga nabave Dobri dobavitelji so tisti ki nudijo nove rešitve Seveda pa je take dobavitelje potrebno najti in potem še izbrati Pravilna izbira dobaviteljev vpliva na kakovost in ceno oskrbe s proizvodi S sistematično in natančno raziskavo lahko najbolje poiščemo potencialne dobavitelje Pogoj za uspešnost so pravi viri informacij in podjetje je črpalo iz naslednjih poslovni imeniki publikacije dobaviteljev strokovni časopisi in revije viri v podjetju informacije od posrednikov izmenjava izkušenj Pri izdelavi nabavne kalkulacije se upoštevajo vsi nabavni stroški ki nastanejo pri posameznem dobavitelju Na izbor pa seveda vplivajo tudi kakovost materiala dobavni roki in pogoji ter plačilni roki in načini plačila Izbira dobavitelja je tesno povezana z oblikovanjem nabavnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bomo sodelovali Podjetje se je osredotočilo na kupce ki zahtevajo kakovost kar je seveda odločilno vplivalo na izbiro dobaviteljev Med potencialnim dobavitelji hrane za male živali so izbrali samo tiste ki nudijo res vrhunsko kakovost Eukanuba Nutro Techni-Cal Royal Canin Hillrsquos Veliko sodelujejo tudi z lokalnimi dobavitelji Miprim doo (mlečni izdelki) Dobrodej Miklavž (lizalni kamni) Ekolap Scala doo (razkužila) Dar Trade Petrovče Vitan Trade Hoče (igrače) Aler doo Ljubljana (igrače) Zdravila se naročajo preko veledrogerij kot sta Krka in Kemofarmacija (nudijo širok asortiman dobava je možna vsak dan popusti ni problemov z zamenjavo blaga)

337 Eksterno naročilo Cilj eksternega naročila so pravilno pravočasno po sprejemljivih cenah in v optimalnih količinah naročeni proizvodi pri dobaviteljih kar omogoča pravočasno dobavo Naročilo je konkretna nabavna akcija kjer gre za neposreden poslovni kontakt z dobaviteljem in ustvarjanje pravne obveznosti tako s strani kupca (ki se zaveže da bo poravnal kupnino) kot s strani dobavitelja (ki se s potrditvijo naročila zaveže da bo obljubljeno tudi dostavil v dogovorjenih rokih in ustrezni kakovosti)

30

Hrano za male živali naročajo enkrat tedensko s tem so se prilagodili dobaviteljem Hrano in ostale proizvode naročajo v ponedeljek ndash torek (dobava sledi do konca tedna) ali v četrtek ndash petek (dobava sledi v začetku tedna) Zdravila je možno naročiti vsak dan ker dobavitelji dobavljajo tudi lekarnam na tem področju in ni težav z dobavnimi roki Eksterno naročilo se preda dobavitelju telefonsko (v večini primerov) ali po trgovskem zastopniku dobavitelja Pogodba med kupcem in dobaviteljem se sklene ko dobavitelj potrdi sprejem naročila S potrditvijo naročila dobavitelj sporoči kupcu da se strinja z vsebino naročila in ostalimi pogoji Včasih je potrebno kakšno naročilo tudi spremeniti ali dopolniti kar pomeni da se dobavitelja obvesti o spremembah ali dopolnitvah naročila ter sodeluje z njim pri odpravljanju morebitnih težav

338 Sklepanje nabavnih pogodb Preden lahko izdelamo predlog nabavne pogodbe mora podjetje imeti listo odobrenih dobaviteljev in specifikacije izdelkov ki jih bo nabavljalo pri dobaviteljih Naročnik in predstavnik dobavitelja nato skupaj uskladita zahteve naročnika po proizvodu in ostale pogodbene pogoje Kupna pogodba je pravna podlaga nabave ki nastane s strinjanjem obeh sodelujočih strank to je kupca in prodajalca Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa s potrditvijo naročila Pogodba se šteje za sklenjeno ko prodajalec potrdi kupčevo naročilo Pri sklepanju pogodbe pa morata obe pogodbeni strani izpolnjevati naslednja načela

podpisnika morata ravnati kot dobra gospodarja spoštovati zakone upoštevati veljavnost pogodbe upoštevati določila uzanc

Sama pogodba vsebuje naslednje elemente ceno in morebitne spremembe cene količino in kakovost blaga način naročanja (telefonsko preko prodajnih zastopnikov dobavitelja) dinamika nabave (1x tedensko) plačilne in dobavne pogoje popuste reklamacije način pakiranja in embalažo čas trajanja pogodbe promocijske akcije18 druga posebna določila k pogodbi

18 Prodajna akcija ki jo izpeljeta dobavitelj in prodajalec skupaj Vsak zmanjša ceno proizvoda za 10 (skupaj oba za 20) kar pripelje do povečane prodaje stranke so namreč vesele da za isto količino plačajo 20 manj Trgovina ima sicer manjši dobiček na enoto vendar se dobiček poveča zaradi večje prodane količine proizvoda

31

339 Spremljanje eksternega naročila Pri spremljanju naročila gre predvsem za kontrolo nad prispetjem potrditve naročila primerjavo z našim eksternim naročilom ter kontrolo dobavnih rokov (ali so naročeni proizvodi prispeli pravočasno) Namen spremljanja je torej v tem da preprečimo motnje poslovnega procesa nezmožnost izvršitve dobav našim kupcem in poslabšanje image-a Nabava je dolžna spremljati proizvode od njihovega naročila pa vse do prevzema v skladišču Glavna naloga nadzora izpolnjevanja dobavnih rokov je torej ugotavljanje njihovih prekoračitev in opominjanje dobavitelja na njih Vsi stroški z manipulacijo naročenih proizvodov morajo biti čim nižji kar pomeni da moramo naročene proizvode in njihovo pot od dobavitelja do nas nadzorovati in jo pravilno usmerjati

3310 Prevzem in pregled vhodnih proizvodov Pravilen in natančen prevzem naročenih in dobavljenih proizvodov je izredno pomembna naloga Prevzem poteka na osnovi

dokumentacije (pogodba eksterno naročilo dobavnica preverijo tudi cene proizvodov kajti včasih se zgodi da dobavitelji pozabijo na naknadno dogovorjene popuste ndash jih opozorijo na pomanjkljivost)

vizualnega pregleda (ugotavlja se prisotnost vidnih napak in pregled dokumentacije ki je prispela skupaj s pošiljko)

in količinskega pregleda (preveri se ustreznost proizvodov na dobavnici ter opravi količinski prevzem s štetjem) ki se opravita hkrati

Zelo pomembno je preveriti tudi rok uporabnosti tako za hrano vitamini in ostale dodatke k prehrani za živali ter predvsem rok uporabnosti zdravil19 Načeloma se zaupa dobavitelju vendar so kljub temu pozorni na rok uporabe Proizvodi (tudi proizvodi ki se niso prodali) ki jim je pretekel rok uporabe se vrnejo k dobaviteljem Če dobavitelj ne dobavi ustreznih naročenih proizvodov mu na osnovi reklamacije (Priloga 2) blago vrnejo oziroma pride do kompromisa (proizvode prevzamejo vendar jim dobavitelj zato odobri popust ndash zamenjava v duhu dobrega poslovanja) Prav tako se reklamirajo proizvodi ki imajo poškodovano embalažo Za dobavo in prevzem zdravil mora trgovina imeti poseben vhod (tukaj se ne smejo prevzemati nobeni drugi proizvodi) kar so rešili v sklopu bolnice Prav tako morajo biti zdravila v skladišču fizično ločena od ostalih proizvodov Vodi se tudi ločena evidenca20 zdravil od ostalih proizvodov

19 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih v 63 členu pravi Prepovedano je dajati v promet zdravilo ki mu je potekel rok uporabe ali če je bila dokazana oporečnost njegove kakovosti varnosti ali učinkovitosti 20 73 člen Zakona o zdravilih namreč pravi veletrgovci z zdravili lahko prodajajo zdravila za uporabo v veterinarski medicini tudi veterinarskim in drugim organizacijam ki po predpisih o veterinarstvu opravljajo veterinarsko dejavnost če imajo vzpostavljen sistem za sprejem shranjevanje in sledljivost zdravil ki ga preveri pristojni organ ter določeno odgovorno osebo za sprejem shranjevanje in zagotavljanje sledljivosti zdravil ki je imetnik diplome spričevala ali druge univerzitetne ali enakovredne izobrazbe iz farmacije

32

3311 Prejem in likvidacija računa Dobavitelj izda za dobavljene proizvode račun Prejeti računi dobaviteljev za dobavljene proizvode se pregledajo v smislu računovodske in predmetne točnosti Račun pomeni točno določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga moramo obravnavati zelo skrbno Likvidacijo računa opravimo takoj po njegovem prejemu saj s tem omogočimo računovodstvu da opravi promptno plačilo in tako pridobi pravico do popusta Likvidacija poteka po naslednjem postopku naprej se zbere potrebna dokumentacija (eksterno naročilo dobavnica prevzemnica račun) kateri sledi primerjava dokumentacije in ugotavljanje morebitnih razlik med naročeno prevzeto in zaračunano količino Ko se vse preveri in se vse ujema se račun likvidira Likvidacija računa zajema datum likvidacije na katero stroškovno mesto se račun knjiži datum valute računa podpis likvidatorja računa

3312 Evidenca in arhiviranje Zelo pomembna je evidenca zdravil omogočena mora biti sledljivost zdravila Sledljivost zdravila je po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (4 člen) dokumentirana pot zdravila od izdelovalca proizvajalca pravne ali fizične osebe ki opravlja promet z zdravili na debelo in na drobno do končnega uporabnika Pri vnosu dobavljenih zdravil v zaloge se morajo obvezno vpisati naslednji podatki ime zdravila (njegova koda) serijska številka zdravila opis količine (kos škatla ampula) število kosov in rok uporabe zdravila sledijo pa še dobavitelj datum prevzema številka dobavnice številka prevzemnice cena Serijska številka količina in rok uporabe zdravila sta izpisana tudi na računu zdravila ki je izdan stranki Sledljivost zdravila je pomembna še posebej v primeru umika določene serije zdravila s tržišča (npr ko sestava ne odgovarja specifikaciji) Takrat se vrnejo dobavitelju vsa zdravila ki so še v zalogi in preko izdanih računov (podatki strank) se izsledi že izdana zdravila pri strankah Skladišče zdravil je enotno tako za trgovino kot za ambulanto Pri prevzemu zdravila iz depoja mora veterinar podpisati oddajnico za vsa prevzeta zdravila Nadaljnjo evidenco o zdravilih nato vodi veterinar (kje se nahajajo katera žival jih je prejela v okviru svoje terapije) Podatki in informacije zbrani v evidencah so uporabni le tedaj če so ažurni in na voljo takrat kadar se dejansko potrebujejo K papirni evidenci shranjeni v obliki kopij v registru se štejejo ceniki (urejeni po dobaviteljih) podpisane kopije (s strani strank) izdanih računov

33

4 SKLEP Edina stalnica poslovnega okolja je njegovo nenehno spreminjanje Spremembe so številne in jim je težko slediti še posebej potrebam in željam potrošnikov ki se iz dneva v dan spreminjajo Zato uspešnost nabave izjemno vpliva na uspešnost trgovskega podjetja Bergant pravi (2001 21) raquoDobiček je ustvarjen samo če je input manjši kot output torej takrat ko podjetje posluje ekonomičnolaquo Vodenje nabave pa je odvisno od velikosti podjetja in ciljev ki jim podjetje sledi Odločitve o izbiri proizvodov (sortiment količina in cene) odločilno vplivajo na uspešnost podjetja Poslovna politika trgovskih podjetij se osredotoča v prvi vrsti na povečanje prodaje in zviševanje razlike med nabavno in prodajno ceno proizvodov Prodajne cene so na trgu razvrščene v različne cenovne razrede njihovo povečanje pa je dokaj zahtevno saj zahteva precej vlaganj in časa Zato poskušajo podjetja zniževati svoje nabavne stroške da bi tako povečala konkurenčnost Nabavno poslovanje postaja vse bolj obsežno zapleteno in zahtevno Nekdanje funkcije nabave naročanje prevzem in skladiščenje dopolnjujejo sedaj še trženjske funkcije kot so preučevanje nabavnega trga planiranje nabave odločitve glede dobaviteljev odločitve o oblikah in načinih nabavnega poslovanja ter nabavnih poteh pa tudi komuniciranje z dobavitelji analiziranje in evidentiranje nabave Pri nabavnem managementu je čedalje bolj pomemben dolgoročen odnos med kupcem in prodajalcem ki prinaša koristi tako prodajalcu kot kupcu ndash spoznanje da dolgoročno sodelovanje prinaša več koristi kot pa serija enkratnih kupčij za iste potrebe Uspešnost nabave je odvisna od pravilnih odločitev glede nabavnih virov Podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo je uspelo zgraditi dobre in dolgoročne poslovne odnose z dobavitelji Pri odločanju o nabavi ni pomembna samo cena temveč vse storitve ki jih nudi dobavitelj Prvi pomemben kriterij pri odločanju o nakupu pa je prav gotovo kakovost proizvodov saj lahko neustrezna kvaliteta ob nizki ceni povzroči več stroškov kot prihrankov Nabavna politika v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj pod okriljem katere posluje trgovina Dr Zoo je usmerjena k potrebam in željam svojih kupcev Težijo k čim večji optimalnosti cen nabavljenih proizvodov k visoki kakovosti proizvodov in dolgoročnemu sodelovanju z izbranimi dobavitelji Zakon o zdravilih prepoveduje oglaševanje zdravil kar posledično vpliva tudi na to da se ne sme oglaševati trgovina kot kraj kjer se prodajajo zdravila Dovoljuje pa obveščanje Tako lahko Veterinarska bolnica obveščajo ljudi o cepljenjih (redna letna cepljenja psov proti steklini) o uporabi razkužil (ptičja gripa) Reklamirajo se preko zadovoljnih strank ki o njih poročajo naprej svojim prijateljem in znancem Zelo pomembna je tudi povezanost trgovine z ambulanto od koder veterinarji napotijo stranke po zdravila in hrano za nadaljnjo terapijo pri živalih Povezanost trgovine z Ambulanto za male živali in oddelkom prakse za velike živali tvori njihovo prepoznavnost in konkurenčno prednost

34

POVZETEK Nabava je ena temeljnih funkcij poslovnega procesa trgovskih podjetij njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja posreduje kupcem in to v zadostni količini in primernem sortimentu po ustreznih cenah ter pravočasno Diplomsko delo je razdeljeno na dva dela in sicer na teoretični ter praktični del kjer je opisana nabava v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo V teoretičnem delu diplomskega dela je nabavni proces predstavljen po posameznih fazah kot ga predstavljajo avtorji v literaturi Faze si sledijo v določenem zaporedju Posamezne faze se med seboj prepletajo so povezane ter odvisne Vsako stopnjo nabavnega procesa je potrebno izvesti pazljivo in sistematično kajti le tako lahko zadovoljimo potrebe po proizvodih ki so na voljo pravočasno v ustrezni količini kvaliteti in ustrezni ceni Praktični del predstavlja podjetje Veterinarska bolnica Ptuj doo in analizo poteka postopka nabave v samem podjetju Proces sem prikazala od raziskave nabavnega trga sklepanja nabavne pogodbe ugotavljanja potreb in naročanja do prevzema blaga KLJUČNE BESEDE nabava nabavni proces naročanje izbira dobavitelj kupec trgovsko podjetje ABSTRACT Procurement is for commercial companies one of the key elements of business procedure its task is to obtain those articles which sales department discloses to customers in right quantity range of varieties suitable prices and in time Diploma is separeted in two parts The first part is theoretical and the second one is practical descripton of purchasing in company Veterinarska bolnica Ptuj doo In theoretical part of diploma the purchasing process is represented by particular stages The stages follow one another in certain succesion The particular stages are connected and depended between themselves Each stage of purchasing process has to be done carefully and systematically Only in that case we can satisfy the needs by products which are at service on time in appropriate quantity quality and at reasonable price The practical part represents the company Veterinarska bolnica Ptuj doo and analyses the purchasing process in it I presented procedure started with market resarch followed by award the contract needs determination ordering and take delivery KEY WORDS purchase purchasing process ordering choise supplier buyer trade company

35

5 SEZNAM LITERATURE

1 Baily PFarmer DJessop DJones 1998 Purchasing principles and Management London Prentice Hall

2 Bergant Bogomil 2001 Gospodarjenje podjetij Novo mesto Visokošolsko središče Visoka šola za upravljanje in poslovanje

3 Društvo ekonomistov 2000 25 Jubilejno posvetovanje o podjetniškem planiranju in managementu Uvajanje sprememb vodenja in planiranja

4 Gadde Lard-Erik in H Hakansson 1993 Profesional Purchasing London Routledge

5 Kaltnekar Zdravko 1993 Logistika v proizvodnem podjetju Kranj Moderna organizacija

6 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta 7 Kotler Philip 2004 Management trženja Ljubljana GV Založba 8 Leenders MR Fearon HE England WB 1985 Purchasing and Materials

Management RD Irwin Inc Homewood Illinois 9 Markič Peter Strniša Marija Tavčar Rudi 1993 Poslovna pogajanja Ljubljana

Gospodarski vestnik 10 PotočnikVekoslav 2000 Komercialno poslovanje z osnovami trženja 1 Ljubljana

Ekonomska fakulteta 11 PotočnikVekoslav 2001a Trgovinsko poslovanje Novo mesto Visoka šola za

upravljanje in poslovanje 12 PotočnikVekoslav 2001b Trženje v trgovini Ljubljana GV Založba 13 PotočnikVekoslav 2002a Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana

Ekonomska fakulteta 14 PotočnikVekoslav 2002b Temelji trženja s primeri iz prakse Ljubljana GV

Založba 15 van Weele A J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa

Ljubljana Gospodarski vestnik 16 Završnik Bruno 2004 Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV

Izobraževanje 17 Završnik Bruno 2001 Pogajanja v nabavi in upravljanje s človeškimi viri

Radenci Center za zunanjo trgovino Radenci doo 18 Završnik Bruno 2000 Nabava ndash zapiski predavanj Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta 19 Završnik Bruno 1997 Management nabave Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta

36

6 SEZNAM VIROV 1 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD ndash UPB1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+gospodarskih+druC5BEbahampmandate=-1ampunid=UPB|AB7A116C1EB745F7C1256F41003C9EF3ampshowdoc=1 [2532006] 2 Zakon o veterinarstvu (ZVet-1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampvt=6ampst=aampq=veterinaampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C1256A330020E07Fampshowdoc=1 [2532006] 3 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (ZZMP) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+zdravilihampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C125683A002C1181ampshowdoc=1 [2532006] 4 Zakon o zdravilih (ZZdr) (online) Dostopen na httpwwwuradni-listsi1ulonlinejspurlid=200631ampdhid=81631 [2532006]

8

211 Organiziranost nabavne službe2

Organiziranje nabave temelji na delitvi dela ki omogoča večjo specializacijo tipizacijo in standardizacijo posameznih opravil Organizacijsko strukturo nabave sestavljajo delovna mesta ki se povezujejo v delovna področja ta pa v oddelke in službe Organizacijska struktura se razlikuje med posameznimi podjetji in je odvisna predvsem od velikosti podjetja gospodarske panoge prostorske lokacije podjetja in načina proizvodnje Na organizacijske oblike nabave vplivajo tudi notranji dejavniki (značilnosti materiala sortiment materiala strokovnost kadra tehnološki proces in tehnična opremljenost finančna moč podjetja) in zunanji dejavniki (dobavitelji nabavne poti položaj na nabavnem trgu predpisi lokacija podjetja) Glede na način vodenja nabavne službe lahko nabavno poslovanje organiziramo

Centralizirano takšen način omogoča večjo tržno moč podjetju skriva pa nevarnosti povezane s togim in počasnim reagiranjem na hitre spremembe na nabavnem trgu oz povečano porabo materiala v geografsko ločenih proizvodnih obratih

Decentralizirano takšno poslovanje je bolj tržno prilagodljivo vendar zaradi manjše tržne moči praviloma dražje

Veliko podjetij izbere kombinirano obliko ki izkoristi prednosti obeh (Baily 1998 53) s sodobno informacijsko in komunikacijsko povezavo vseh enot ki nabavljajo na trgu se podjetje lahko izogne pastem centralizacije in decentralizacije

212 Zaposleni v nabavi Uspešna nabava je v veliki meri odvisna od ljudi ki so zaposleni v njej kljub velikemu prispevku računalnika v vseh dejavnostih Odvisna je od sposobnosti znanja in naporov osebja Tako je torej potrebno veliko pozornosti posvetiti pridobivanju in selekciji osebja Nabava danes vključuje bolj kompleksne in zahtevne naloge zato je potrebna visoka raven pristojnosti in sposobnosti nabavnega osebja Da bi obvladovali zahtevne naloge je v večini primerov potrebna višja oz visoka izobrazba in nekaj let prakse Človeški viri postajajo tako ključno konkurenčno orodje organizacij ki se pripravljajo na izzive tretjega tisočletja Pri planiranju programa usposabljanja morajo po Završniku (Društvo ekonomistov 2000 51) managerji preučiti potrebe in želje vsakega posameznika ki v programu sodeluje Samo dobro motivirani in seveda ustrezno nagrajeni nabavniki bodo kos nalogam na področju nabave Uspešna vključitev novih sodelavcev v nabavno službo zahteva natančno opredelitev delovnih postopkov in je zato pogosto vezana tudi z začetnim strokovnim usposabljanjem novih nabavnih referentov Nabavna služba temelji na količinskem (objektivna ocena ki izhaja iz minimiziranja nabavnih stroškov na enoto nabavljenega materiala) in kakovostnem (diagnostične analize s pomočjo katerih ugotavljamo uspešnost delavca po vseh sestavinah nabavnega poslovanja) vrednotenju zaposlenih v nabavi (Potočnik 2002a

2 Povzeto po Potočniku (2000 12-14)

9

188) Završnik (2001 26) pravi da noben način vrednotenja sam zase ne daje jasnih rezultatov združitev obeh pristopov pa nudi bolj uravnoteženo in popolno sliko

22 Nabavni proces po fazah

221 Zaznavanje potreb Nabavni nakupni proces v podjetju se začne z zaznavo problema ali potrebe ki jo je mogoče zadovoljiti z nabavo določenega izdelka ali storitve Izdelavni material zahtevajo v proizvodnji pomožni material v skladišču trgovsko blago pa prodajni oddelek Če podjetje vodi zalogo materiala po točki naročanja se zaznava potrebe sproži avtomatično ko količina materiala pade na točko signalne zaloge Vodje posameznih oddelkov morajo poznati potrebe svojih oddelkov obseg in čas ki je potreben za njihovo nabavo Zaznavo potrebe lahko spodbudijo notranji ali zunanji dražljaji (Kotler 2004 228-229) Notranji dražljaji zaloga materiala se zniža na signalno zalogo podjetje se na primer odloči razviti nov izdelek in potrebuje novo opremo in materiale pokvari se stroj in potrebni so novi sestavni deli nabavljeni material ne izpolnjuje zahtev posledično podjetje išče novega dobavitelja Zunanji dražljaji poslovni sejmi oglasi prodajni predstavniki ki ponujajo boljši izdelek ali nižjo ceno Veliko podjetij se sooča s vprašanjem raquonarediti ali kupitilaquo Glavni dejavnik ki vpliva na odločitev narediti ali kupiti je višina stroškov ki nastanejo zaradi ene ali druge odločitve Podjetje pa mora pri tem upoštevati tudi druge dejavnike (Završnik 2000 30) stroški zmožnosti kapacitete kontrola odvisnost fleksibilnost fiksni stroški potrebno znanje količina obseg dolgoročna pričakovanja zaposlenost tajnost potencialna konkurenca investicije zanesljivost dobave Podrobneje opisanega problema ne bom analizirala in bom za diplomsko delo predpostavila da bomo potreben material nabavljali pri dobaviteljih Pomembno je da se v nabavnem oddelku opredelijo pristojnosti in odgovornosti glede naročanja materiala Nabave ki so neobičajne ali pa velike vrednosti se ponavadi izvedejo s posebnim postopkom V takih primerih se uporabljajo tudi posebni dokumenti ki jih podpisujejo vodilni ljudje v podjetju Preden se material naroči je potrebno preveriti obstoječe zaloge v skladišču pa tudi presežke želenega materiala drugih oddelkov v podjetju Po spoznanju potrebe kupec določi splošne značilnosti izdelka in potrebno količino Za standardno blago je to preprost postopek pri nestandardnih izdelkih pa se mora nabavnik pri opredelitvi lastnosti kot so zanesljivost trajnost in cena posvetovati z inženirji ali uporabniki Nabava mora sodelovati pri predvidevanju potreb z ostalimi funkcijami podjetja (proizvodnjo prodajo razvojem financami in računovodstvom) prav tako pa jih mora obveščati o dobavnih rokih materialov po katerih povprašujejo ter jih obveščati tudi o morebitnih spremembah za standardizirane materiale Poseben problem pri spoznavanju potreb predstavljajo po Završniku (1997 10) nujne in majhne potrebe V podjetjih lahko zasledimo navadno večje število nujnih potreb

10

Upravičene pa so samo tiste ki jih zaradi nenadnih sprememb na prodajnem trgu ali višje sile in nepredvidljivih večjih okvar na strojih ali opremi ni bilo mogoče predvideti Neupravičena nujna naročila pa so posledica napačno vodene politike zalog slabega planiranja proizvodnje nezaupanja v pravočasne dobave in navade označevanja internih naročil z raquonujnolaquo ali raquohitrolaquo Ne glede na vzroke so takšna naročila draga Majhna naročila so stalni problem v podjetjih saj znaša 70 vseh internih naročil le 10 celotne vrednosti vseh naročil Za njih je značilno da so stroški nabave v primerjavi z vrednostjo naročila relativno visoki Druga značilnost pa je da je pomanjkanje takšnega materiala lahko povzroči neprimerno večje stroške kot je sama vrednost le-tega materiala

222 Interno naročanje3

Interno naročilo je interni pisni dokument o potrebi materialov surovin polizdelkov storitev itd Je interni dokument ki ga izpolnijo notranji uporabniki in ni namenjen eksterni uporabi Izstaviti ga je potrebno v dveh izvodih izvirnik dobi nabavni oddelek (namenjen za nadaljnjo uporabo) kopijo zadrži naročnik (ročni izpis ali računalniški izpis v arhivu) Na internem naročilu ne smejo manjkati naslednje informacije datum številka naročila (identifikacija) naziv oddelka ki naroča konto (za obremenitev) natančen opis želenega materiala in količine datum potrebe materiala posebna navodila za prevoz in podpis izdajatelja zahtevka (interni naročnik) Izmed teh informacij je najpomembnejša natančna opredelitev želenega materiala zato je potrebno zagotoviti enotno označevanje želenih vrst materiala (pomagamo si z ustrezno nomenklaturo s spiskom materialov ki jih nabavljamo s katalogom materialov na zalogi)

223 Pregled internega naročila Vsako interno naročilo ki prispe v nabavo mora vodja nabave skrbno pregledati in ugotoviti če obstaja alternativni material ki bi zadovoljil to potrebo v skladišču oziroma če je presežek tega materiala v katerikoli drugi enoti podjetja Če alternativni material obstaja vodja nabave interno naročilo zadrži in se o zadovoljitvi izkazane potrebe pogovori z uporabnikom Pri pregledu internega naročila mora vodja nabave ugotoviti tudi ali je podpisnik pooblaščen za naročilo in ali so finančna sredstva zagotovljena Posebno pozornost pa mora nameniti kontroli upravičenosti in ekonomičnosti količin in dobavnega časa Dobro opravljen pregled internega naročila že na začetku nabavnega procesa pripomore k doseganju optimalnih nabavnih ciljev4

3 Povzeto po Završnik (2000 49-50) 4 Povzeto po Završnik (2000 50)

11

224 Izdelava specifikacije Specifikacija podrobno opisuje material polizdelke in sestavne dele ki so potrebni pri proizvodnji nekega izdelka Vsebuje natančen tehnični opis (po potrebi dopolnjen z risbo ali načrtom) sestave lastnosti in izvedbenih značilnosti materiala potrebnega za proizvodnjo Njena izdelava je nujno potrebna vse nestandardizirane materiale in dele ki se nabavljajo Je pomembno sredstvo komunikacije med proizvodnjo in nabavo na eni ter nabavo in dobavitelji na drugi strani Je informacija ki dobavitelju natančno sporoča kaj želi podjetje pri njem nabaviti (Završnik 2000 50) Specifikacija materiala po Potočniku (2002a 169) obsega tri stopnje

sestavljanje funkcionalne specifikacije (funkcije materiala) oblikovanje podrobne tehnične specifikacije (tehnične značilnosti materiala) opredelitev specifikacij za logistiko in vzdrževanje (način dostave zahteve glede

vzdrževanja in storitev povezanih z materialom) Prednosti funkcionalne specifikacije (van Weele 1998 73)

morebitnim dobaviteljem damo možnosti da izkažejo svoje strokovno znanje možnosti uporabe novih tehnologij ki jih kupec ne pozna določitev meril ki jih lahko uporabimo za vrednotenje vseh načinov sestavljanja

specifikacije Proizvodna podjetja so zaradi varnosti uvedla postopek potrditve specifikacije ndash preden jo pošljejo dobavitelju jo mora potrditi nabavni oddelek Tako naj ne bi prihajalo do nesporazumov Izkušnje pa kažejo da se s potrditvijo specifikacije prihrani precej časa Tehnične spremembe med samim proizvodnim postopkom se obravnavajo kot postopek za spremembo naročila Nabavni referent mora poskrbeti da dobavitelj dobavi material ki je skladen z zadnjo specifikacijo ki mu jo je poslal Najboljša praksa je če dobavitelji potrdijo vsako spremembo Podjetje mora natančno določiti kdo lahko izdaja zahtevke nabavni službi da naroči določeno vrsto materiala storitve Koristno je določiti tudi vrednostno omejitev naročila za posamezno raven odločanja in osebo ki ima pooblastila za nujna naročila materiala S tem se podjetje izogne tveganju da bi naročili material v preveliki količini (Potočnik 2002a 169)

225 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga je sistematično zbiranje klasificiranje in analiziranje podatkov ki potem predstavljajo osnovo za kakovostne nabavne odločitve (Leenders Fearon in England 1989 429) Pogoj za uspešno nabavo je dobro poznavanje nabavnega tržišča to je dobaviteljev in njihove ponudbe Skupaj s prodajno službo mora nabava določiti sortiment izdelkov ki ga bo nabavljala ndash to je izhodišče raziskave Žal izvajajo to raziskavo le največje trgovske organizacije ki imajo usposobljene raziskovalce in lahko pokrijejo sorazmerno zelo visoke stroške raziskav Za odločanje o nabavi je nujno da trgovska

12

podjetja raziščejo stanje na nabavnem trgu značilnosti dobaviteljev nabavne poti ustreznosti izdelkov konkurenco na nabavnem trgu nabavne pogoje (cene roke dobave in roke plačila) (Potočnik 2001a 84) Iskanje ponudb5 je prvi nabavni postopek kadar se kupec in dobavitelj ne poznata če kupec išče nov material ali gre za nabavo večje količine materiala Na podlagi ugotovitev raziskav tržišča bo nabavni oddelek iskal ponudbe pri tistih dobaviteljih ki ponujajo želeni material Pri iskanju ponudb mora nabavni oddelek natančno opredeliti vrsto in kakovost materiala ter dobavne in plačilne pogoje odločiti pa se mora tudi ali bodo iskali ponudbe samo pri proizvajalcih materiala ali tudi pri posrednikih Pred iskanjem pa morata nabava in tehnična služba urediti še naslednje zahteve glede materiala vrsto in kakovost materiala ki ustreza potrebam proizvodnje količino vsakokratnega naročila ki mora biti usklajena z ekonomično količino naročila čas porabe materiala zaradi določitve dobavnih rokov in prioritete posameznih vrst materiala za proizvodnjo Do ponudb lahko pridemo po različnih poteh na obisku pri dobavitelju na sejmih pisno iskanje ponudb pri vseh možnih dobaviteljih (objava licitacije) ali neposredno pri vnaprej izbranem dobavitelju telefonično iskanje katalogi dobaviteljev (manjša naročila) in seveda preko svetovnega spleta Podjetje ne išče ponudb kadar je dobavitelj monopolist prav tako pa zelo redko išče ponudbe za nujna naročila Ponudba mora vsebovati bistvene sestavine bodoče prodajne pogodbe (količina cena kakovost plačilni pogoji dobavni rok dobavni pogoji zahtevane garancijehellip) in seveda opcijo do kdaj ponudba velja Analiza ponudb6 pomeni da mora nabavni oddelek vse prejete ponudbe urediti ugotoviti ali vsebujejo vse zahtevane podatke in ali so med seboj primerljive Primerjava ponudb je formalna kadar primerjamo skladnost ponudbe z našim povpraševanjem njeno popolnost in razumljivost ter vsebinska kadar preračunavamo različne količinske podatke iz ponudb na skupni imenovalec (npr cena prosto skladišče kupca) Pri analizi ponudb je pomembno primerjati še kakovost dobavne roke zanesljivost dobave hellip tveganja v zvezi z lokacijo dobavitelja (tuji dobavitelji) ter boniteto dobavitelja S primerjavo posameznih postavk v ponudbah ugotavljamo prednosti in slabosti posameznih dobaviteljev Dejansko razliko med ponudbami lahko ugotovimo le z nabavno kalkulacijo Nabavno kalkulacijo7 izdelamo tako da pri tem upoštevamo vse nabavne stroške ki nastajajo pri posameznem dobavitelju fakturna cena dobavitelja (zmanjšana za popuste) stroški dostave (prevoz zavarovanje) stroški manipulacije materiala v času dostave (nakladanje prekladanje razkladanje) Iz nabavnih stroškov preračunamo nabavno ceno na enoto materiala Seveda pa je pomembno poleg nabavne cene upoštevati še kakovost materiala dobavne roke in pogoje ter rok in način plačila Kakovost materiala je praviloma povezana s ceno Ob enaki cenovni postavki izberemo dobavitelja ki ponuja boljšo kakovost materiala 5 Povzeto po Potočniku (2002a 169-170) 6 Povzeto po Potočniku (2000 85) 7 Povzeto po Potočniku (2002a 170-171)

13

Popusti zmanjšujejo fakturno ceno in s tem nabavne stroške ndash posledično odjemalec poskuša izkoristiti popuste prav tako pa tudi dobavitelj ki želi z njimi prepričati odjemalca v večja naročila Dobavitelji običajno ponujajo štiri vrste popustov količinski rabat (praviloma progresiven za nakup večje količine) raquozvestobnilaquo rabat (povezan je z dolgoročnim poslovnim sodelovanjem) sezonski rabat (popust za stimuliranje nakupa v obdobjih zmanjšane prodaje ndashomogočajo dobavitelju enakomernejšo proizvodnjo v mrtvi sezoni) funkcijski rabat (odobravajo ga proizvajalci trgovcem na debelo in na drobno za izvajanje posebnih prodajnih akcij) Poleg zgoraj navedenih popustov se pri kalkulaciji upošteva tudi plačilni popust ali skonto za plačilo pred dogovorjenim rokom Če je npr običajni rok plačila 60 dni in obrestna mera letno 12 lahko podjetje pri 2 skonta za plačilo v 15 dneh s skonti pridobi približno 18 letno Ta primerjava kaže pomemben pomen popustov za prispevek nabave k donosnosti poslovanja podjetja

226 Nabavna pogajanja Izbrani ponudi sledi nabavno pogajanje To se lahko nanaša na posamezne ali vse sestavine ponudbe Komercialni in pravni pogoji se zaradi različnih običajev poslovne kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala pogosto razlikujejo zato ovirajo uporabo standardnih obrazcev pogodb Sama pogajanja in sklepanje pogodb sta jedro nabavnega poslovanja Dobavitelj in odjemalec morata pri tem upoštevati naslednja načela ravnati morata kot raquodober gospodarlaquo spoštovati zakonitosti upoštevati veljavnosti pogodb poslovati po dobrih poslovnih običajih izpolnjevati sodne in arbitražne sklepe v podobnih primerih Nabavni referenti porabijo več kot 20 svojega časa za pripravo in dejansko pogajanje z dobavitelji Poznavanje pogajalskega procesa in pogajalskih spretnosti je za nabavnika nujno zlo saj se le tako lahko upre pogosto dobro izurjenemu dobavitelju Pomembno je spoznanje da se pogajanja ne nanašajo samo na ceno ampak na vse prvine ki so pomembne za sklenitev dogovora Izkušnje v številnih podjetjih kažejo da so vprašanja kot so kakovost in zanesljivost dobave pa tudi poprodajne storitve pogosto pomembnejše kot cene in plačilni pogoji (Potočnik 2000 87) Pogajanja8 lahko opredelimo kot proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno sprejemljivo rešitev Da so nakupi uspešni moramo po Završniku (2001 3) pogajanja uporabljati v njihovem najširšem pomenu kot proces sprejemanja odločitev To pomeni da so pogajanja proces načrtovanja vodenja in analiziranja ki ga uporabljata kupec in prodajalec da dosežeta sprejemljiv sporazum Pogajanja so proces v katerem je potrebno razlikovati vsaj štiri stopnje 1 Priprave na pogajanja strokovnjaki za pogajanja jih označujejo kot kritično fazo v

pogajanjih Pomen priprav je takšen da velja načelo raquoNepripravljeni pogajalci ne smejo na pogajanjalaquo To je na videz v nasprotju z dejstvom da ljudem vse bolj

8 Povzeto po Kavčiču (1998 315-339)

14

primanjkuje časa Vendar pa je to zahtevo potrebno upoštevati kajti slaba pripravljenost ene ali druge strani bistveno podaljšuje pogajanja v celoti povečuje se verjetnost da bomo naredili nepotrebna popuščanja zmanjšuje se verjetnost da bomo dosegli zastavljeni cilj povečuje se tudi verjetnost da bodo pogajanja neprijetna zapletena in da bo stranka ki je manj pripravljena ali celo nepripravljena poganja izgubila

Priprave na pogajanja obsegajo (Markič Strniša Tavčar 1993 5-42)

določitev ciljev (z njimi določimo vsebino pogajanj pri količinskih ciljih določimo pogajalski interval I ndash idealno Z ndash zadovoljivo M ndash minimalno)

izbiro pogajalske strategije (dobim-dobim dobim-izgubim izgubim-izgubim) zbiranje informacij (informacije o predmetu pogajanj informacije o nasprotni

stranki) določitev pogajalske skupine (pogajalec sam ali skupina) določitev o času pogajanj (ključna variabla pogajanj) določitev kraja pogajanj (pri nas pri dobavitelju na nevtralnem terenu) določitev pristojnosti pogajalcev (ali lahko odločajo sami ali morajo pred

sklenitvijo sporazuma dobiti soglasje nadrejenih) odločitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (tajna so takrat kadar bi javna pogajanja

povzročila škodo pogajalskemu procesu)

2 Začetek pogajanj je takrat ko se pogajalski strani prvič uradno srečata Pri tem je pomembno ustvarjanje začetega vtisa ndash prvi vtis je zelo pomemben in mogoče ga je narediti samo enkrat njegovo spreminjanje med pogajanji zahteva precej časa in napora S pomočjo prvega vtisa nasprotni strani pokažemo kako resno jemljemo pogajanja kakšen pomen jim pripisujemo in kako smo se na njih pripravili Glavne sestavine začetka pogajanj pa so naslednje medsebojno spoznavanje strank določitev dnevnega reda predstavitev začetnih pozicij obeh pogajalskih strank ugotovitev pristojnosti in pooblastil

3 Proces iskanja sporazuma lahko označimo kot pogajanja v ožjem smislu Če ni

konfliktov če obe strani pristajata na zahteve nasprotne strani so pogajanja lahko zelo kratka Če pa obe strani zavračata predloge nasprotnikov so pogajanja prav tako zelo kratka saj sporazum ni mogoč Proces iskanja sporazuma lahko torej opišemo kot neko minimalno pripravljenost obeh strani da pride do sporazuma

Sam proces iskanja sporazuma je mogoče razčleniti na vsebinsko in metodološko stran Pri vsebinski plati gre za dokazovanje oblikovanje predlogov različnih stopenj za posredovanje teh predlogov presojanje predlogov nasprotne strani za povezovanje posameznih predlogov v pakete za mešetarjenje (dam če ti daš) in seveda končno oblikovanje sporazuma Po metodološki plati pa gre za prepričevanje za popuščanje oziroma dajanje koncesij za spraševanje uporabo taktikhellip Najpomembnejše taktike pogajanj so (van Weele 1998 335 ndash 336)

Vzemite ali pustite ena stran vsiljuje svoje pogoje drugi strani ne da bi pri tem popuščala

15

Vzbujanje zaskrbljenosti prijateljsko vzdušje vendar pogajanja ostajajo nedorečena in dobavitelj lahko izrabi vse svoje sposobnosti da doseže zase ugodnejši posel

Kitajski prijem kupec izjavi da je dogovor z dobaviteljem mogoč takoj ko bo rešil manjši problem Dogovorili so se o ceni vendar kupec nato obvesti prodajalca da mora ta poskrbeti za prevoz in plačati prevozne stroške Praksa kaže da so dobavitelji v tej fazi pripravljeni na precejšnje popuščanje

Dražba ndash holandska ali kitajska dražba navzdol pri kateri dobavitelji postavijo najvišjo ceno in jo postoma znižujejo dokler predmeta ne prodajo Kupec lahko s to taktiko o dobaviteljih zbere veliko podatkov vendar je pomembno da istočasno preveri njihovo verodostojnost

Dobri in zli to taktiko pogosto uporabljajo prodajalci rabljenih avtomobilov da bi zameglili pričakovanja druge strani glede izida pogajanj

V praksi poteka proces pogajanja v štirih fazah (Potočnik 2002a 175)

Preučevanje pogajalca se skušata spoznati in odkriti obojestranske interese in namere

Ocenjevanje presojajo se informacije prejete od druge strani Pogajanje pogajanje v pravem pomenu besede Povzemanje povzamemo kar je dogovorjeno da ne bi kasneje nastali nesporazumi

v zvezi doseženimi rezultati pogajanja Pogajanja je potrebno enkrat končati ndash vprašanje kdaj in kako Pojavita se dve dilemi prva pravi ali ni še prezgodaj za zaključevanje ker bi od nasprotne strani lahko še kaj pridobili po drugi strani pa ali ne kaže čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz nas Zato morajo biti pogajalci usposobljeni da prepoznajo pravi trenutek za zaključitev pogajanj Za zaključevanje je nujno da sta se stranki sporazumeli o glavnih temah in sicer tako da sta obe čimbolj zadovoljni Kdor prvi ponudi zaključek diktira tempo 4 Sporazum (napisan akt o rezultatu pogajanj) je cilj zaradi katerega smo se pogajali V

sporazumu mora biti natančno določeno kaj je vsebina sporazuma za koga sporazum velja kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljati kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazuma posledice za kršitelja sporazuma določena je tudi skupina ali organ za kasnejše reševanje sporov ali za razlago posameznih določil sporazuma Ko je dosežen sporazum je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt ki ga pogajalci opravijo sami pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete

227 Izbira dobavitelja9

To je najpomembnejša faza procesa nabave in je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Od pravilne izbire je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pojavlja se vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj Najboljši je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih proizvodov oz storitev jih dobavlja oz opravlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam strank ima dostopne oz konkurenčne

9 Povzeto po Završniku (2004 53-55 109-115)

16

cene dobro logistično podporo hitro in kvalitetno odpravlja napake ter zagotavlja ustrezne poprodajne aktivnosti Proces presoje in izbire se razlikuje tudi glede na to ali gre za rutinsko nabavljanje ali pa gre za nabavo novega materiala Pri rutinski nabavi naročimo material pri dobavitelju ki je na seznamu odobrenih dobaviteljev ker se je že izkazal za zadovoljivega pri prejšnjih nabavah Kadar pa podjetje kupuje proizvode storitve prvič je tveganje večje zato potrebuje več informacij o potencialni dobaviteljih in uporablja merila na podlagi katerih vrednoti in izbira dobavitelje Izbira dobaviteljev je povezana z oblikovanjem prodajnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bo sodelovala nabavna služba Odločitve o izbiri dobaviteljev se nanašajo na njihovo število lokacijo možno trajno poslovno sodelovanje ali recipročno poslovanje Alternativa eden ali več dobaviteljev za določen material je večna dilema nabavnikov V preteklosti so poudarjali več dobaviteljev kar naj bi dobavitelju omogočilo večjo preglednost nad cenami in večjo varnost oskrbe Temu pa nasprotuje oskrbovanje pri enem viru (podjetje naroča material pri enem dobavitelju zaradi posebnega razloga čeprav ima na voljo tudi druge vire) in izključno oskrbovanje (podjetje nabavlja material pri monopolistu plin voda električna energija) (Potočnik 2002b 132) Gadde (1993 46) meni da so glavni razlog za zmanjšanje števila dobaviteljev boljše možnosti pri sodelovanju s preostalimi Trgovsko podjetje se odloči za enega samega dobavitelja za posamezni izdelek v naslednjih primerih ko je obseg nabave premajhen za več kot enega dobavitelja ko ima dobavitelj patent ali licenco za določeno vrsto izdelkov ko zaradi kakovosti izdelkov želi ravno določenega dobavitelja in kadar uvaja lastne blagovne znamke (npr Mercator Spar Tuš) Velika pomanjkljivost takšnega oskrbovanja je povečana soodvisnost obeh vključenih podjetij (Potočnik 2001a 91) Veliko podjetij se odloči za več dobaviteljev da se izognejo odvisnosti od enega samega in lahko primerjajo cene in zmogljivosti konkurenčnih dobaviteljev V tem primeru podjetje opravi 60 naročil pri glavnem dobavitelju ter po 30 in 10 pri dveh drugih (Završnik 2000 53) Selekcija in prava poslovna politika do pravih dobaviteljev je ključ za doseganje želene stopnje kakovosti pravočasnosti v dobavah optimalnih cenah potrebni stopnji tehnične pomoči in želeni stopnji storitev Da bi vse to dosegel mora kupec

razvijati in vzdrževati zadovoljivo bazo dobaviteljev skrbno izbrati potencialne dobavitelje in preučiti ali lahko postanejo dobri poslovni

partnerji odločiti se za pravilne metode izbiranja dobaviteljev izbrati primerno skupino strokovnjakov za to nalogo zagotoviti da bo izbrani dobavitelj zagotovil pravočasno dobavo zahtevane

kakovosti nabavnih dobrin in seveda po ustrezni ceni Pogoj za pravilno izbiro je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Izbira pa je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje naslednje stopnje

vodja nabave mora upoštevati vse razpoložljive informacije o dobaviteljih nato mora določiti merila izbirnega procesa skupaj s predstavniki posameznih

funkcij v podjetju sledi zbiranje eksplorativnih informacij da se izločijo neprimerni kandidati

17

preučijo se potencialno ustrezni dobavitelji na osnovi pripravljenih vprašalnikov pregled odgovorov na vprašanja obisk skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi zbranih informacij najbolje

zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje skupina izbere najprimernejšega dobavitelja10

V preteklosti so podjetja kot merilo pri ocenjevanju uporabljala le ceno kasneje pa še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril uporabljajo tudi različne metode za ocenjevanje dobaviteljev Dejavnikov ki vplivajo na izbiro je veliko razlikuje pa se tudi njihova pomembnost za različne dobrine Kriteriji za izbiro dobaviteljev so (Završnik 2000 52) kakovost materiala cena izpolnjevanje dobavnih rokov redne dobave dogovorjenih količin dobavni in plačilni pogoji proizvodne zmogljivosti zaloge dobavitelja servis (pred in po nabavi) image finančna moč kulanca fleksibilnost glede mogočih sprememb naročenih količin možnost recipročnih poslov trajna poslovna povezava Po določitvi meril lahko podjetje dobavitelje razvrsti v tri skupine dobaviteljev zelo dober (uvrstijo jih v listo odobrenih dobaviteljev) pogojno dober (odvisno od materiala ki ga ponujajo) slab dobavitelj (z njimi naj ne bi sklepali poslov) Dobavitelje ki niso izbrani moramo obvestiti o razlogih za zavrnitev njihove ponudbe Problem nastane le pri specifičnih surovinah materialih ki jih podjetje nujno potrebuje za svoje delovanje Te dobrine pogosto onemogočajo da bi jih kupovali samo pri izbranih dobaviteljih Geografska koncentracija surovin omejen izbor prevoza velike količine ter visok delež transportnih stroškov v nabavi materiala so praviloma glavni razlogi za odstopanja Kompromisi se zato sklepajo v prid manj zanesljivim dobaviteljem Izbira dobaviteljev ne bi smela trajno veljati Podjetje se mora vedno ozirati za takšnimi dobavitelji ki imajo sposobnost da se prilagajajo njegovim potrebam in željam Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v dobavni verigi podjetja se povečuje tudi potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja in to na dolgi rok Prednosti ki jih nudi ocenjevanje dobaviteljev

večja preglednost nabavnih odločitev zmanjšanje tveganja pri oskrbi povečanje konkurence med dobavitelji načrtno pridobivanje in opuščanje dobaviteljev izogibanje neracionalnim odločitvam zagotavljanje know-howa

Ocenjevanje dobavitelja lahko poteka na štirih ravneh (Potočnik 2001b 212)

raven izdelkov osredotočimo se na izboljšanje kakovosti materiala uporabljenega za izdelke in njihovo oblikovanje

procesna raven predmet kontrole je dobaviteljev proizvodni proces raven zagotavljanja kakovosti predmet kontrole niso samo postopki temveč tudi

dobaviteljevo celovito obvladovanje kakovosti

10 Podrobnejši opis postopka izbire dobaviteljev je naveden v literaturi Završnika iz leta 2004

18

raven podjetja preverjajo se finančni vidiki in usposobljenost dobaviteljevega vodstva

Vseh dobaviteljev ni mogoče ocenjevati z enako intenzivnostjo Zato jih je potrebno razdeliti po pomembnosti po naslednjih merilih promet z dobaviteljem pomen nabavne dobrine tveganje na specifičnih nabavnih trgih Dobavitelji so naši poslovni partnerji zato jih je potrebno obvestiti o tem da bodo vključeni v proces ocenjevanja in izbora dobaviteljev Obvestimo jih tudi o naših pričakovanjih glede njihovega poslovanja Prav tako pa jim moramo sporočiti dosežene ocene in jih seznaniti s standardi in metodami ki jih uporabljamo pri ocenjevanju

228 Eksterno naročilo Po izboru najboljšega dobavitelja sledi naročilo Gre za konkretno nabavno akcijo kjer pride do neposrednega poslovnega kontakta z dobaviteljem in predstavlja tudi dejansko pravno obveznost Naročilo je pisni dokument ki prenese zahteve in želje kupca do dobavitelja Čim bolj precizno so zajeti vsi pogoji tem manjša je verjetnost poznejših sporov Pametno je da dobavitelj potrdi vsebino vsakega naročila (Kaltnekar 1993 206-207) Poglavitne sestavine naročila so (van Weele 1998 92) podatki o dobavitelju opis izdelka cena na enoto število enot naslov dostave naslov kam naj se pošlje račun Završnik (1997 14) pa v primerjavi z zgoraj navedenim avtorjem dodaja naslednje sestavine naročila tekočo številko naročila datum naročila plačilne pogoje in posebne določbe Naročilo ni hkrati tudi prodajna oz nabavna pogodba Običajno je s pogodbo določena skupna količina delne količine pa kupec naroča z naročilom ki mora biti po vsebini usklajeno s pogodbo Če dobavitelj prejme naročilo in pri preverjanju ugotovi da ni skladno s ponudbo ali pogodbo ga mora zavrniti Če naročila ne zavrne ampak ga izpolni se smatra da soglaša s spremembo (Potočnik 2002a 178-179)

229 Sklepanje nabavnih pogodb Pravna podlaga nabave je kupna pogodba ki nastane na podlagi sporazuma med obema partnerjema Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa v sprejemu naročila Pogodba je sklenjena ko slednji pošlje kupcu pisno potrditev naročila (Završnik 2000 54-55) Po izboru dobavitelja sledi seveda sestavljanje pogodbe Tehnična vsebina pogodbe se spreminja od materiala do materiala ki ga kupujemo Van Weele (1998 83) opozarja da se določeni komercialni in pravni pogoji zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala hellip v pogodbah razlikujejo zato je ovirana uporaba standardnih nabavnih pogodb Pri sklepanje pogodb je potrebno upoštevati določila

19

pogodbenega prava in splošnih uzanc Dogovor je sklenjen ko se pogodbeni stranki sporazumeta o bistvenih elementih pogodbe (Kaltnekar 1993 207-209)

Predmet pogodbe je lahko vsako blago ki je namenjeno tržišču Vrsto blaga določimo z običajnimi trgovskimi nazivi z veljavnimi standardi ali s posebnimi specifikacijami

Količina mora biti določena ali določljiva z merskimi enotami ali na drug primeren način

Cena blaga je lahko natančno določena ali določljiva na dan dobave Kakovost blaga mora biti jasno opisana in nedvoumno določena z vzorcem

standardom blagovno znamko poreklom specifikacijo Čas in kraj dobave takojšen ali terminski Zamujanje dobavnih rokov rodi pravne

posledice ndash prizadeta stranka lahko odstopi od pogodbe ali zahteva odškodnino Dobavni pogoji pomembno je določiti v kolikšni meri in do kod bremenijo

posameznega partnerja transportni stroški ter kdaj in kje preide riziko na kupca (Incoterms) V pogodbi se lahko določi tudi kakšnim transportnim sredstvom bo blago dostavljeno

Plačilni pogoji določajo predvsem roke do katerih je potrebno dobavljeno blago plačati ter razne popuste in zamudne obresti ki so povezani s plačilnimi roki Določajo tudi načine plačila gotovinsko z virmani kompenzacijamihellip

Jamstveni elementi ki ščitijo pogodbene stranke pred posledicami netočnega izvrševanja pogodbenih zahtev s strani drugih partnerjev pogodbena kazen penali ara odstopnina razna jamstva ali poroštva zastava zamudne obresti avans kavcija različne odškodnine

Splošno pravilo je da naj bi nabavniki vztrajali pri fiksni ceni ki je sprejemljiva za obe stranki Najbolje je da dobavitelj prevzame vse tveganje če to ni s pogodbo izključeno V praksi se uporabljajo različni dogovori o ceni (van Weele 1998 83-84)

fiksna cena plus stimulacija namenjena je motiviranju dobaviteljev na podlagi nagrajevanja za izvedbo dela ki presega dogovorjene standarde

pogodba raquostroški pluslaquo (stroški plus določen odstotek nagrade povračilo stroškov plus fiksna nagrada stroški plus zajamčena najvišja nagrada) se uporablja kadar dela ne morejo dovolj natančno opredeliti oz kadar je fiksna cena za obe stranki preveč tvegana za to pogodbo je značilna velika negotovost

pogodba za povračilo stroškov ponavadi temelji na fiksni postavki za uro dela in uporabo opreme

pogodba z usklajevanjem cene (eskalacijska klavzula) uporablja se pri dolgoročni nabavi ali predelavi zelo specifičnih tržno občutljivih materialov cena je povezana z obrazcem za usklajevanje cen ki temelji na zunanjih dejavnikih kot so stroški materialov ali gibanje plač

Nabava materialov ki sodijo po metodi ABC v C razred (veliko število majhen delež v nabavnem proračunu) je rutinska stvar in ne zahteva posebnega nebavnega znanja Lahko jo zelo poenostavimo ali pa celo prepustimo nosilcem potreb v podjetju Nabavni oddelek samo skrbi da se nabavni proračun ne prekorači in občasno kontrolira porabo sredstev Najenostavneje je drobni material za vzdrževanje manjša popravila in pisarniški material nabaviti brez formalnega naročila v trgovini na veliko ali malo Dokument ki govori o sklenitvi pogodbe je trgovski račun dobavnica ali naročilnica (Završnik 2000 55)

20

2210 Spremljanje izpolnitve naročila Pod spremljanjem naročila razumemo kontrolo nad prispetjem potrditve naročila in primerjavo z naročilom ter zagotavljanje dobave v dogovorjenem roku Namen spremljanja naročila pogodbe je v tem da preprečimo motnje v proizvodnji dodatne stroške zaradi spremembe le-te nezmožnost izvršitve dobav kupcem pogodbene kazni in poslabšanje image-a Tudi prezgodnje dobave lahko povzročajo stroške (stroški vezave kapitala skladiščni stroški) Ugotavljanje prekoračitve in opominjanje na dobavo pri dobavitelju je glavna naloga kontrole izpolnjevanja dobavnega roka (Završnik 2000 55-56) Obstaja več različnih metod spremljanja izpolnitve naročila (van Weele 1998 93)

Spremljanje izpolnitve naročila v izjemnih primerih sistem opozarjanja pri katerem nabavni referent ukrepa le v primeru ko ga dobavitelj opozori da bo raquokmalulaquo zmanjkalo materiala metoda ne doprinese k učinkovitosti izvedbe nabave vendar jo pogosto srečamo v praksi

Rutinsko preverjanje stanja poteka tako da se že pred dobavo preverja pri dobavitelju ali bo dostava blaga mogoča na dogovorjeni datum

Vnaprejšnje preverjanje stanja se uporablja pri vnaprejšnjem določanju kritičnih nabavnih delov in dobaviteljev

2211 Prevzem vhodnih proizvodov11

Dobavljeno blago je potrebno pregledati da se prepričamo o njegovi ustreznosti Glede na velikost in tehnično zahtevnost blaga lahko pri dobavitelju večkrat preverjamo njegovo sprejemljivost na različnih proizvodnih stopnjah Dostavljeno opremo je potrebno preveriti s testi sprejemljivosti pri dobavitelju preden je oprema odposlana pri uporabniku po dostavi in ko oprema začne prvič delovati (van Weele 1998 93) Prevzemni oddelek je pogosto podrejen nabavnemu sektorju Ločimo tri postopke pri prevzemu glede na dokumentacijo

prevzemni oddelek izpiše prevzemnico ali prejemnico prevzemni oddelek potrdi prejem na izvodu (kopiji) naročila ki ga je bil prejel od

nabavnega oddelka za materiale majhne vrednosti opravijo prevzem neposredno interni naročniki

Pomembno je poročilo o kontroli kakovosti ki potrjuje ustreznost ali neustreznost prejetega materiala Priloženo je prejemnici če so odstopanja od naročenih kakovosti materialov drugače pa je ustreznost potrjena na prevzemnici Pregled kakovosti je v podjetjih različno urejen za nekatere predmete nabave nimajo predpisane posebne kontrole kakovosti kontrola na podlagi jemanja vzorcev popolna (100-na) kontrola laboratorijska kontrola kontrola nevtralne ndash zunanje institucije

11 Povzeto po Završniku (2000 56-57)

21

2212 Reševanje reklamacij12

Če so pri kontroli vhodnih proizvodov in materiala ugotovljene razlike med dejanskim stanjem in dogovorjenimi obveznostmi dobavitelja se sestavi komisijski zapisnik ki ga pošljemo nabavnemu oddelku Na osnovi zapisnika o ugotovljenih pomanjkljivostih pri dobavi se sproži reklamacijski postopek Reklamacija je ugovor na dobaviteljevo netočnost pri dobavi in instrument za popravljanje napak ki so nastale Kupec z reklamacijo zahteva od dobavitelja da naknadno izpolni zahteve naročila oz pogodbe ter hkrati prevzame tudi odgovornost za škodo ki je nastala zaradi pomanjkljive dobave (Završnik 2000 57) Komisijski zapisnik je potrebno sestaviti tako da je iz njega jasno razvidno za kakšno napako gre (količinsko kakovostno rokovno) kdo in na kakšen način je ugotovil napako V reklamacijskem dopisu dobavitelju pa moramo navesti še naslednje podatke številko pogodbe ali naročila številko in datum dobavnice in prevoznega lista ter drugi dokumenti iz katerih je mogoče ugotoviti zakaj je prišlo do napak Za zamujeni rok dobave in druge neizpolnjene dogovorjene pogoje kupec praviloma ne sestavlja komisijskega zapisnika ampak ureja te napake neposredno z dobaviteljem Kadar kupec ugotovi napake pri dobavi ima do dobavitelja naslednje zahteve

Zahteve glede količine količina materiala je s pogodbo navadno le okvirno določena le redko točno opredeljena Dovoljen je 5 odmik navzgor ali navzdol če je količina označena približno (circa okoli) Pri kosovnem blagu ali označbi raquobrez tolerancelaquo ne sme priti do odstopanj Pri dostavi premajhne količine ima kupec naslednje pravice lahko zahteva takojšnjo dobavo razlike do dogovorjene količine odkloni prevzem manjše količine če ima upravičen interes da sprejme celotno količino sprejme manjšo količino in tudi plača samo prevzeto količino Če pa dobavitelj dostavi večjo količino kupcu ni potrebno prevzeti presežka če ga pa prevzame ga mora tudi plačati po pogodbeni ceni

Zahteve glede kakovosti za kakovostne napake materiala odgovarja dobavitelj vendar le za napake ki so nastale pred prehodom rizika za napake ki kupcu niso bile znane ob sklepanju pogodbe za skrite napake ki se pojavijo po prevzemu materiala (najkasneje v 6 mesecih) za napake zaradi dobaviteljeve prevare kupca o dejanski kakovosti materiala V primeru ko dobavitelj dostavi material boljše kakovosti kupec ne more odkloniti prevzema razen če ima upravičen interes da zahteva točno določeno kakovost S prevzemom boljše kakovosti pa kupec ne prevzame tudi večje obveznosti razen če je bilo v pogodbi drugače dogovorjeno

Pravice in obveznosti pri spremembi cene poleg fiksno določenih cen ki jih stranki le redko spreminjata se stranki lahko dogovorita tudi za naknadno spremembo cene Ceno je mogoče spreminjati navzgor ali navzdol zato ji pravimo tudi raquodrsečalaquo cena Uporablja se pri prodaji investicijske opreme z daljšim rokom dobave pa tudi pri sukcesivni nabavi materiala pri nestabilnih pogojih na trgu ki pomembno spreminjajo stroške proizvodnje od sklenitve pogodbe do dobave materiala

Zahteve pri zakasnitvi dobave kadar z dobavo zamuja dobavitelj lahko kupec uveljavi naslednje zahteve vztraja pri pogodbi in določi naknadni rok za dobavo po preteku naknadnega roka odstopi od pogodbe in zahteva odškodnino razliko v

12 Povzeto po Potočniku (200092-94)

22

ceni zaradi nakupa pri drugem dobavitelju po višji ceni Če pa z prevzemom zamuja kupec mu prodajalec lahko uskladišči material v javnem skladišču in pošlje račun za dobavljeni material proda material na kupčev riziko če skladiščenje ne bi bilo gospodarno in zahteva povrnitev razlike v ceni zaradi prodaje drugemu kupcu po nižji ceni zahteva povrnitev dejanske škode

Poslovna praksa je oblikovala naslednja pravila za reklamacijski postopek (Potočnik 2002a 182)

Ugovarjati začnemo šele takrat ko je vrednost reklamacije večja kot so njeni stroški Če se manjše napake pri istem dobavitelju večkrat ponavljajo ga moramo nanje opozoriti

Upoštevamo običajni reklamacijski rok oz rok ki je določen s pogodbo Sestavljena mora biti vljudno vendar z odločno zahtevo za izpolnitev dogovorjene

obveznosti

2213 Ocena nabavnega posla13

Delo nabavnega referenta se ne konča z uvedbo novega materiala v proizvodnjo ali uporabo nove opreme V poslovanju z dobavitelji lahko pride do zapletov ki jih je potrebno rešiti (reševanje garancijskih zahtevkov in pogodbenih kazni reševanje zahtevkov zaradi dodatnih in nepopolnih del glede na obseg del določen v specifikaciji določitev načina vodenja dokumentacije o nabavi in dobaviteljih zapisovanje ocen projekta) Pri dodatnem delu ali presežku je pomembno da o tem vnaprej obvestimo naročnika ki mora v to privoliti O dodatnem delu mora biti obveščen tudi vodja nabave da kasneje ne pride do nejasnosti pri nabavnih stroških Naložbene dobrine čez čas zahtevajo vzdrževanje ndash takrat postane jasno ali dobavitelj lahko upraviči svoje obljube o servisiranju vzdrževanju in dobavi rezervnih delov Nenazadnje mora dobava zagotoviti tudi da se pridobljene izkušnje razčlenijo in da jih lahko uporabimo na stopnji opredeljevanja specifikacije in izbire dobavitelja pri prihodnjih nabavah S tem se izboljšuje tudi kakovostni nivo dobaviteljev

2214 Pregled in likvidacija prejetih računov Dobavitelj izda za dobavljeno blago račun ali fakturo Težnja po dobrih poslovnih odnosih narekuje čim hitrejše plačilo pogosto so s hitrim plačilom povezane tudi določene bonitete Naloga nabave je da čim hitreje opravi vse posle ki so potrebni pred plačilom računa (Kaltnekar 1993 214) Postopek poteka od pripravljalnih del do samega obračuna (Potočnik 2000 94-95)

V okviru pripravljalnih del zberemo dokumente (pogodba ali naročilnica dobaviteljeva odpremnica ali dobavnica specifikacija materiala tovorni list ali

13 Povzeto po van Weele (1998 94-95)

23

drugi prevozni dokumenti prevzemnica skladišča) ter jih medsebojno primerjamo in ugotavljamo napake med naročenim prevzetim in zaračunanim Ko so dokumenti usklajeni se to potrdi na računu

V obračunu fakture gre za formalni preračun vseh njenih sestavin Po izračunu izda nabavna služba nalog za plačilo Zaradi visokih stroškov preračunavanja posameznih postavk je praksa razvila različne postopke za poenostavitev kontrole računov (zbirni račun preverjanje računov samo nad določeno vrednostjo naključno preverjanje računov določitev računov po metodi ABC ndash preverjamo le račune dobaviteljev v skupini A preverjanje računov dobaviteljev pri katerih so reklamacije pogostejše ne preverjamo računalniško izstavljenih računov ker predvidevamo da so točni ne preverjamo računov dobaviteljev katerim zaupamo da sami sproti popravljajo napake)

Račun pomeni čisto določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga obravnavamo zelo skrbno Pregled in njegovo likvidacijo opravimo takoj po prejemu Kontrola računa ne predstavlja samo nadzora nad opravljenim delom in storitvami dobavitelja temveč pomeni tudi podlago za vrednotenje dobavitelja (Završnik 2000 57)

2215 Evidenca in arhiviranje Evidence nabavnega oddelka obsegajo veliko število podatkov in informacij ki so za operativo nabave uporabni le kadar so dostopni in v urejeni obliki Vsak nabavni oddelek mora voditi evidenco vseh naročil po tekočih številkah Evidenca naj obsega številko naročila ime dobavitelja kratek opis materiala in vrednost celotnega naročila Za takojšen dostop do informacij o stanju odprtih naročil je zelo pomembna evidenca po imenu dobavitelja (naročila so razvrščena po tekočih številkah) Evidenca končnih naročil je zgodovinski zapis vseh zaključenih oz dobavljenih naročil Arhiviramo jih najmanj za tri leta Edinstvena naročila in naročila večje vrednosti hranimo dalj časa (Završnik 2000 58-59) Najpomembnejše nabavne evidence po Potočniku (2000 95) so

evidenca količin materiala evidenca cen materiala evidenca dobaviteljev (tehnične in tržne značilnosti) evidenca nabavnih pogojev po dobaviteljih evidenca reklamacij

24

3 ANALIZA NABAVNEGA PROCESA V PODJETJU VETERINARSKA BOLNICA PTUJ DOO

31 Predstavitev podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo Veterinarska bolnica Ptuj je že pred leti na osnovi povpraševanja odprla ndash temu bi takrat lahko dejali oddelek kjer so stranke lahko kupovale hrano in nekatere dodatke za male kakor tudi za velike živali Povpraševanje je narekovalo vedno večjo ponudbo zato so se leta 2003 odločili za večjo širitev in prenovo prostorov iz katerih je nastala lepa velika trgovina za male in velike živali ki so jo poimenovali Dr Zoo in ki je odprla svoja vrata leta 2004 Pod okriljem Veterinarske bolnice Ptuj deluje tudi Ambulanta za male živali

Ideja in zasnova trgovine morda malce odstopa od podobnih raquopet shopovlaquo saj so v trgovini dali poudarek predvsem na strokovnosti prodajalcev in skrbnem izboru izdelkov ki jih ponujajo Seveda se trudijo da je za vsak okus nekaj vendar so mnenja da kak tolar ki ga odštejete več odtehta kvaliteto izdelka pa naj gre za hrano igračo ali učni pripomoček za vašega ljubljenca ali pa za skrbno izbran dodatek za živali ki jih redite v hlevu Oba programa tako del za male živali kot za velike živali nenehno izpopolnjujejo Podjetje se želi še bolj približati svojim strankam in jih hkrati vezati na sebe s svojo novo ponudbo ki je zaenkrat še v pripravi Uvedli bodo razvoz določenih izdelkov na dom strank po predhodnem telefonskem naročilu Ob cenovno določeni količini kupljenih proizvodov bo njihova dostava brezplačna Razvažali bodo predvsem vitaminske in mineralne dodatke k hrani za velike živali mleko in mlečne nadomestke hrano za pse (15 kg vreče)hellip Pomembno je poudariti da v dostavo ne bodo vključena zdravila in ne vitaminski dodatki za izdajo katerih je potreben recept Poudarek bo predvsem na strokovno usposobljenemu sodelavcu ki ne bo zgolj dostavljal proizvodov ampak bo znal strankam tudi svetovati jih opozoriti na morebitne napake in jih napotiti k veterinarju če bodo to zahtevale okoliščine Namen je ponuditi celovito oskrbo kakršne so deležne stranke ob prihodu v trgovino

SLIKA 1 VETERINARSKA BOLNICA PTUJ SLIKA 1 LOGOTIP TRGOVINE

SLIKI 3 IN 4 NOTRANJOST TRGOVINE DR ZOO

25

SLIKA 5 ČAKALNICA AMBULANTE SLIKA 6 ORDINACIJA ZA MALE ŽIVALI

32 Organiziranost pomen in cilji nabavne službe Nabava je strateškega pomena za podjetje kot je Veterinarska bolnica Ptuj Ima neposreden vpliv na zniževanje stroškov in s tem uspešnost podjetja Uspešno izvedena nabava in pravi predmeti nabave zagotavljajo dobre odnose z kupci Zadovoljni kupci pa svoje zadovoljstvo sporočajo naprej svojim prijateljem in znancem kar je dobra in brezplačna reklama za podjetje Nabava je organizirana centralizirano kar pomeni da oskrbuje tako trgovino kot ambulanto Vse potrebe po proizvodih zdravilih medicinskih pripomočkih in ostalih potrebščinah se iz ambulante sporočijo nabavi ta pa nato izvršuje potrebna opravila povezana z nabavo Temeljne cilje nabave v podjetju lahko razdelimo na nabaviti prave proizvode v ustrezni zahtevani kakovosti v pravi količini ob pravem času po najboljši ceni in ugodnih dobavnih plačilnih pogojih

zagotoviti nepretrgan tok dobave ki ne bo povzročal pomanjkanja proizvodov ali pa preveliki zalog

razvijanje dobrih poslovnih odnosov z dobavitelji

33 Analiza nabavnega procesa po fazah

331 Zaznavanje potreb Za trgovsko podjetje velja staro pravilo ki pravi da je ugodna nabava že pol uspeha Nabava je neposredno povezana s prodajo in pomembno prispeva k zniževanju poslovnih stroškov z doseženimi nabavnimi ugodnostmi Jedro nabavnega sortimenta predstavlja standardni ali fiksni sortiman ki je prilagojen stalnim potrebam porabnikov in spremenljivi ali variabilni sortiman ki pomeni širitev stalnega sortimana v posameznih prodajnih sezonah ali zaradi drugih potreb porabnikov Razmerja med njima ni mogoče natančno določiti saj je pojavljajo tako imenovani mejni proizvodi ki se pojavljajo v obeh sortimentih v določenih obdobjih ali na različne načine

26

Pri nabavi izdelkov se upošteva naslednje da lahko podjetje sortiment izdelkov hitro spreminja in prilagaja potrebam

porabnikov da lahko po potrebi sortiment razširi oziroma ga poglobi in prilagaja ožjemu

segmentu kupcev

Potrebe po izdelkih se zaznavajo kot potrebe po izdelkih pri dnevnem preverjanju zalog optično (pregled zalog

izdelkov po prodajalni in skladišču zapis manjkajočih izdelkov v zvezek za naročila) in preko računalnika (program sam javi da je na zalogi zgolj minimalna količina izdelkov omogoča pa tudi označitev minimalne zaloge izdelkov že pri njihovem vnosu v zaloge)

kot potrebo iz tržišča po novem izdelku prodajni predstavniki ki ponujajo boljši izdelek ali nižjo ceno za enako kakovosten izdelek novi izdelki v katalogih dobaviteljev specialna naročila kupcev14 povečano povpraševanje strank po določenih izdelkih sledi postopek zbiranja in analiziranja ponudb dobaviteljev pogajanja z izbranim dobaviteljem in podpis pogodbe z njim

Ker gre za vezano trgovino z Ambulanto za male živali se stranke iz ambulante napotijo v trgovino po zdravila15 za nadaljnje zdravljenje hrano in ostale pripomočke za živali Prav tako pa se vsa zdravila in ostali pripomočki za ambulanto naročajo preko trgovine Po spoznanju potreb se določi splošne značilnosti izdelkov in potrebno količino Za standardno blago je to preprost postopek pri zdravilih in medicinskih pripomočkih pa se mora nabavnik pri opredelitvi lastnosti kot so zanesljivost trajnost in cena posvetovati z

14 Takšnih naročil je okrog deset na mesec Gre za naročila izdelkov iz katalogov dobaviteljev ki niso na voljo v prodajalni (npr plaščki različnih velikosti in barv za kužke) Ni predplačil izjema so dražji izdelki in izdelki za veliko prakso (npr škarje za striženje ovac) 15Pogoje ki jih morajo izpolnjevati specializirane prodajalne za promet z zdravili na drobno in postopek ugotavljanja teh pogojev ter stroške postopka predpiše pristojni minister v soglasju z ministrom pristojnim za blagovni promet in trgovino (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 58 člen 3 odstavek) Po Zakonu o veterinarstvu (3 člen 24 odstavek) so zdravila za uporabo v veterinarski medicini vsaka snov ali kombinacija snovi ki so pripravljene in namenjene za zdravljenje ali preprečevanje bolezni pri živalih za zdravilo pa se šteje tudi vsaka snov ali kombinacija snovi ki se lahko uporablja na živalih z namenom da bi se določila diagnoza ali ponovno vzpostavile izboljšale ali spremenile fiziološke funkcije Po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (3 člen 16 odstavek) se za zdravila za uporabo v veterinarski medicini štejejo tudi sredstva ki se uporabljajo za razkuževanje uničevanje členonožcev in glodalcev in pridejo v neposreden ali posreden stik z živalmi Za določena zdravila (ibid 5 člen) mora imeti prodajalec (zdravila lahko v trgovini izdaja samo farmacevt ali veterinarski tehnik) nalog (recept) za izdajo zdravila ki ga izda veterinar Nalog za izdajo zdravil se pripne kopiji računa ki ostane v trgovini Stranko morajo seznaniti z navodili za uporabo (72 člen Zakona o zdravilih) in karenčno dobo zdravila kar stranka potrdi z podpisom (Priloga 1) Zdravila ki so namenjena živalim velike prakse se morajo vpisati v Hlevsko knjigo rejca (evidenca zdravil ki so dajana živalim) Vpis obvezno opravi veterinar (podpis žig) če vpis ni opravljen sledijo sankcije Zdravila brez recepta in vitamini se izdajajo kot navadno trgovsko blago Karenca (ibid 4 člen 19 odstavek) je časovno obdobje ki mora preteči od zadnjega dajanja zdravila živali ob normalni uporabi pa do trenutka ko zdravljeno žival lahko damo v redni zakol za proizvodnjo neoporečnih živil oziroma čas v katerem se živalska tkiva mleko jajca in med zdravljenih živali ne smejo uporabljati za prehrano ljudi zaradi možne vsebnosti zaostankov zdravil nad najvišjimi dovoljenimi količinami zaostankov zdravil v teh živilih

27

veterinarji Nabava sodeluje pri predvidevanju potreb z veterinarji prav tako pa jih obvešča tudi o dobavnih rokih izdelkov po katerih povprašujejo Težave povzroča predvsem pomanjkanje zdravil za malo in veliko prakso Kajti za prodajalce zdravil je Slovenija premajhen trg in se jim registracija zdravil (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 13 - 28 člen) ne izplača Problem se rešuje do določene mere s kombinacijo humanih zdravil16 vendar določena zdravila še vedno primanjkujejo oziroma jih na trgu ni za dobiti (npr kapljice za mačje garje zdravilo proti ušem pri perutnini hellip) Predmeti nabave so zdravila vitamini in drugi dodatki k prehrani za male in velike živali hrana za hišne ljubljenčke premium razreda dodatki za nego in drugi pripomočki za male in velike živali razkužila rodenticidi (zatiranje glodavcev) pisarniški material tiskovine obrazci laboratorijski material

332 Interno naročilo Namen internega naročanja so pravilno pravočasno in v optimalnih količinah interno naročeni proizvodi Zaznane potrebe po določenih izdelkih se vpišejo v zvezek naročil kjer se za vsakega dobavitelja vodi svoja evidenca

333 Pregled internega naročila Interna naročila skupaj pregledajo prodajalci in vodja trgovine Preverijo kaj je potrebno naročiti katera so nujna naročila in kaj se bo naročilo kasneje O zdravilih in medicinskih pripomočkih poteka posvet z veterinarji Kadar obstajajo alternativni proizvodi za zadovoljitev iste potrebe se posvetujejo o tem ali bodo uporabili alternativne proizvode ali bodo naročili zahtevane proizvode Če je interno naročilo pravilno izpolnjeno in popolno gre v nadaljnje reševanje

16Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (6 člen 3 odstavek) pravi da je uporabljanje zdravil za uporabo v humani medicini za živali prepovedano razen v izjemnih primerih če tako določi minister pristojen za veterinarstvo Prepovedano pa je tudi (ibid 6 člen 1 odstavek) predpisovanje izdelava in izdaja magistralnih zdravil za uporabo v veterinarski medicini ki puščajo nedovoljene zaostanke v mesu organih ali izdelkih iz živali ki so namenjene za prehrano ljudi Zakon o zdravilih pa v 18 členu (izjemna uporaba zdravil v veterinarski medicini) pravi (1) Če ni na voljo nobenega zdravila za uporabo v veterinarski medicini z dovoljenjem za promet v Republiki Sloveniji za obravnavo bolezenskih stanj določenih živalskih vrst lahko veterinar oziroma veterinarka (v nadaljnjem besedilu veterinar) odgovoren za zdravljenje živali in zlasti da bi preprečil nesprejemljivo trpljenje živali izjemno uporabi zdravila ki nimajo dovoljenja za promet za uporabo pri tej živalski vrsti ali za zadevno bolezensko stanje (2) Natančnejše pogoje izjemne uporabe zdravil predpiše pristojni minister

28

334 Izdelava povpraševanja za potencialne kupce S prenovitvijo trgovine so se odločili tudi za določen standard proizvodov ki jih bodo prodajali to je premium razred Ker pri hrani in ostalih dodatkih za male živali cenovno ne morejo konkurirati velikim trgovskim centrom (ki prodajajo hrano in dodatke nižje kakovosti in posledično po nižjih cenah) so se usmerili na kupce ki zahtevajo kakovost in so pripravljeni zanjo tudi več odšteti Vrhunska kakovost je osnova na kateri se gradijo vsi ostali poslovni odnosi z dobavitelji Nabava nato na osnovi izbranih nabavnih potreb po proizvodih pošlje zahtevo za ponudbo potencialnim dobaviteljem Zahteve vključujejo pogoje in specifikacije (tehnične kakovostne zakonske nabavne hellip) ter morebitno zahtevo tudi po začetnih vzorcih proizvodov Nato v sodelovanju z veterinarji ugotovi ali začetni vzorci ustrezajo vsem podanim zahtevam in jih na podlagi ugotovitev sprejmejo ali zavrnejo Specifikacija izdelka je pomembna informacija ki dobavitelju natančno pove kaj želi podjetje nabaviti Obsega pa

kaj mora dobavitelj dostaviti naročniku želeno kakovost izdelka kdaj in koliko je potrebno dostaviti in način izpolnitve naročila

Podjetje naroča izdelke predvsem na podlagi prodajnih katalogov dobaviteljev gre torej za nabavo po dobaviteljevih specifikacijah Velik del nabavnega sortimana sestavljajo standardni izdelki zato lahko podjetje hitreje in lažje zamenja dobavitelje pa tudi sedanje izdelke lažje nadomesti s podobnimi izdelki drugih dobaviteljev Pri zdravilih so omejeni z dobavo in ponudbo kar je eden izmed razlogov zakaj so v ambulanti terapije poslovna skrivnost17 Podjetje ne more postavljati nobenih pogojev če želijo zdravilo nabaviti sprejmejo tiste pogoje ki jih ponujajo veledrogerije

335 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga se izvaja samo takrat kadar se nabavlja nov proizvod oziroma ko obstoječi dobavitelji ne morejo zagotoviti zahtevanega proizvoda Preučuje se ponudba in povpraševanje po proizvodu in z njima povezana gibanja cen količin kakovosti hellip Drugače pa dobava poteka po odobreni listi izbranih dobaviteljev Z dobavitelji s katerimi so ustvarili uspešen poslovni odnos ki je v obojestransko korist in zadovoljstvo in ki zagotavljajo proizvode po zahtevani kakovosti optimalni ceni ustreznih plačilnih in dobavnih pogojih imajo interes tudi v bodoče sodelovati Kadar se pojavijo negativne izkušnje v sodelovanju z dobavitelji poskušajo spore reševati sproti 17 Terapija (kombinacija zdravil) je poslovna skrivnost podjetja in ni zapisana na računu ki je izdan stranki Zapisana pa je v osebni kartoteki zdravljene živali V 39 členu Zakona o gospodarskih družbah je zapisano Za poslovno skrivnost se štejejo podatki za katere tako določi družba s pisnim sklepom S tem sklepom morajo biti seznanjeni družbeniki delavci člani organov in druge osebe ki so dolžne varovati poslovno skrivnost

29

Pri raziskavi tržišča si pomagajo s ponudbami dobaviteljev ki jih pošiljajo na lastno iniciativo s spletnimi stranmi z obiski trgovskih potnikov (najbolj pogosto jih trgovski potniki sami obiščejo in predstavljajo nove izdelke iz njihove ponudbe jih seznanjajo z novim promocijskim materialom) katalogi dobaviteljev Tako pri izboru dobavitelja za določeno vrsto proizvodov kot tudi pri nabavi novih proizvodov se pridobi več različnih ponudb Na podlagi medsebojne primerjave in analize izberejo najbolj ugodno

336 Izbor dobaviteljev Izbira dobaviteljev je ključna naloga nabave Dobri dobavitelji so tisti ki nudijo nove rešitve Seveda pa je take dobavitelje potrebno najti in potem še izbrati Pravilna izbira dobaviteljev vpliva na kakovost in ceno oskrbe s proizvodi S sistematično in natančno raziskavo lahko najbolje poiščemo potencialne dobavitelje Pogoj za uspešnost so pravi viri informacij in podjetje je črpalo iz naslednjih poslovni imeniki publikacije dobaviteljev strokovni časopisi in revije viri v podjetju informacije od posrednikov izmenjava izkušenj Pri izdelavi nabavne kalkulacije se upoštevajo vsi nabavni stroški ki nastanejo pri posameznem dobavitelju Na izbor pa seveda vplivajo tudi kakovost materiala dobavni roki in pogoji ter plačilni roki in načini plačila Izbira dobavitelja je tesno povezana z oblikovanjem nabavnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bomo sodelovali Podjetje se je osredotočilo na kupce ki zahtevajo kakovost kar je seveda odločilno vplivalo na izbiro dobaviteljev Med potencialnim dobavitelji hrane za male živali so izbrali samo tiste ki nudijo res vrhunsko kakovost Eukanuba Nutro Techni-Cal Royal Canin Hillrsquos Veliko sodelujejo tudi z lokalnimi dobavitelji Miprim doo (mlečni izdelki) Dobrodej Miklavž (lizalni kamni) Ekolap Scala doo (razkužila) Dar Trade Petrovče Vitan Trade Hoče (igrače) Aler doo Ljubljana (igrače) Zdravila se naročajo preko veledrogerij kot sta Krka in Kemofarmacija (nudijo širok asortiman dobava je možna vsak dan popusti ni problemov z zamenjavo blaga)

337 Eksterno naročilo Cilj eksternega naročila so pravilno pravočasno po sprejemljivih cenah in v optimalnih količinah naročeni proizvodi pri dobaviteljih kar omogoča pravočasno dobavo Naročilo je konkretna nabavna akcija kjer gre za neposreden poslovni kontakt z dobaviteljem in ustvarjanje pravne obveznosti tako s strani kupca (ki se zaveže da bo poravnal kupnino) kot s strani dobavitelja (ki se s potrditvijo naročila zaveže da bo obljubljeno tudi dostavil v dogovorjenih rokih in ustrezni kakovosti)

30

Hrano za male živali naročajo enkrat tedensko s tem so se prilagodili dobaviteljem Hrano in ostale proizvode naročajo v ponedeljek ndash torek (dobava sledi do konca tedna) ali v četrtek ndash petek (dobava sledi v začetku tedna) Zdravila je možno naročiti vsak dan ker dobavitelji dobavljajo tudi lekarnam na tem področju in ni težav z dobavnimi roki Eksterno naročilo se preda dobavitelju telefonsko (v večini primerov) ali po trgovskem zastopniku dobavitelja Pogodba med kupcem in dobaviteljem se sklene ko dobavitelj potrdi sprejem naročila S potrditvijo naročila dobavitelj sporoči kupcu da se strinja z vsebino naročila in ostalimi pogoji Včasih je potrebno kakšno naročilo tudi spremeniti ali dopolniti kar pomeni da se dobavitelja obvesti o spremembah ali dopolnitvah naročila ter sodeluje z njim pri odpravljanju morebitnih težav

338 Sklepanje nabavnih pogodb Preden lahko izdelamo predlog nabavne pogodbe mora podjetje imeti listo odobrenih dobaviteljev in specifikacije izdelkov ki jih bo nabavljalo pri dobaviteljih Naročnik in predstavnik dobavitelja nato skupaj uskladita zahteve naročnika po proizvodu in ostale pogodbene pogoje Kupna pogodba je pravna podlaga nabave ki nastane s strinjanjem obeh sodelujočih strank to je kupca in prodajalca Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa s potrditvijo naročila Pogodba se šteje za sklenjeno ko prodajalec potrdi kupčevo naročilo Pri sklepanju pogodbe pa morata obe pogodbeni strani izpolnjevati naslednja načela

podpisnika morata ravnati kot dobra gospodarja spoštovati zakone upoštevati veljavnost pogodbe upoštevati določila uzanc

Sama pogodba vsebuje naslednje elemente ceno in morebitne spremembe cene količino in kakovost blaga način naročanja (telefonsko preko prodajnih zastopnikov dobavitelja) dinamika nabave (1x tedensko) plačilne in dobavne pogoje popuste reklamacije način pakiranja in embalažo čas trajanja pogodbe promocijske akcije18 druga posebna določila k pogodbi

18 Prodajna akcija ki jo izpeljeta dobavitelj in prodajalec skupaj Vsak zmanjša ceno proizvoda za 10 (skupaj oba za 20) kar pripelje do povečane prodaje stranke so namreč vesele da za isto količino plačajo 20 manj Trgovina ima sicer manjši dobiček na enoto vendar se dobiček poveča zaradi večje prodane količine proizvoda

31

339 Spremljanje eksternega naročila Pri spremljanju naročila gre predvsem za kontrolo nad prispetjem potrditve naročila primerjavo z našim eksternim naročilom ter kontrolo dobavnih rokov (ali so naročeni proizvodi prispeli pravočasno) Namen spremljanja je torej v tem da preprečimo motnje poslovnega procesa nezmožnost izvršitve dobav našim kupcem in poslabšanje image-a Nabava je dolžna spremljati proizvode od njihovega naročila pa vse do prevzema v skladišču Glavna naloga nadzora izpolnjevanja dobavnih rokov je torej ugotavljanje njihovih prekoračitev in opominjanje dobavitelja na njih Vsi stroški z manipulacijo naročenih proizvodov morajo biti čim nižji kar pomeni da moramo naročene proizvode in njihovo pot od dobavitelja do nas nadzorovati in jo pravilno usmerjati

3310 Prevzem in pregled vhodnih proizvodov Pravilen in natančen prevzem naročenih in dobavljenih proizvodov je izredno pomembna naloga Prevzem poteka na osnovi

dokumentacije (pogodba eksterno naročilo dobavnica preverijo tudi cene proizvodov kajti včasih se zgodi da dobavitelji pozabijo na naknadno dogovorjene popuste ndash jih opozorijo na pomanjkljivost)

vizualnega pregleda (ugotavlja se prisotnost vidnih napak in pregled dokumentacije ki je prispela skupaj s pošiljko)

in količinskega pregleda (preveri se ustreznost proizvodov na dobavnici ter opravi količinski prevzem s štetjem) ki se opravita hkrati

Zelo pomembno je preveriti tudi rok uporabnosti tako za hrano vitamini in ostale dodatke k prehrani za živali ter predvsem rok uporabnosti zdravil19 Načeloma se zaupa dobavitelju vendar so kljub temu pozorni na rok uporabe Proizvodi (tudi proizvodi ki se niso prodali) ki jim je pretekel rok uporabe se vrnejo k dobaviteljem Če dobavitelj ne dobavi ustreznih naročenih proizvodov mu na osnovi reklamacije (Priloga 2) blago vrnejo oziroma pride do kompromisa (proizvode prevzamejo vendar jim dobavitelj zato odobri popust ndash zamenjava v duhu dobrega poslovanja) Prav tako se reklamirajo proizvodi ki imajo poškodovano embalažo Za dobavo in prevzem zdravil mora trgovina imeti poseben vhod (tukaj se ne smejo prevzemati nobeni drugi proizvodi) kar so rešili v sklopu bolnice Prav tako morajo biti zdravila v skladišču fizično ločena od ostalih proizvodov Vodi se tudi ločena evidenca20 zdravil od ostalih proizvodov

19 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih v 63 členu pravi Prepovedano je dajati v promet zdravilo ki mu je potekel rok uporabe ali če je bila dokazana oporečnost njegove kakovosti varnosti ali učinkovitosti 20 73 člen Zakona o zdravilih namreč pravi veletrgovci z zdravili lahko prodajajo zdravila za uporabo v veterinarski medicini tudi veterinarskim in drugim organizacijam ki po predpisih o veterinarstvu opravljajo veterinarsko dejavnost če imajo vzpostavljen sistem za sprejem shranjevanje in sledljivost zdravil ki ga preveri pristojni organ ter določeno odgovorno osebo za sprejem shranjevanje in zagotavljanje sledljivosti zdravil ki je imetnik diplome spričevala ali druge univerzitetne ali enakovredne izobrazbe iz farmacije

32

3311 Prejem in likvidacija računa Dobavitelj izda za dobavljene proizvode račun Prejeti računi dobaviteljev za dobavljene proizvode se pregledajo v smislu računovodske in predmetne točnosti Račun pomeni točno določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga moramo obravnavati zelo skrbno Likvidacijo računa opravimo takoj po njegovem prejemu saj s tem omogočimo računovodstvu da opravi promptno plačilo in tako pridobi pravico do popusta Likvidacija poteka po naslednjem postopku naprej se zbere potrebna dokumentacija (eksterno naročilo dobavnica prevzemnica račun) kateri sledi primerjava dokumentacije in ugotavljanje morebitnih razlik med naročeno prevzeto in zaračunano količino Ko se vse preveri in se vse ujema se račun likvidira Likvidacija računa zajema datum likvidacije na katero stroškovno mesto se račun knjiži datum valute računa podpis likvidatorja računa

3312 Evidenca in arhiviranje Zelo pomembna je evidenca zdravil omogočena mora biti sledljivost zdravila Sledljivost zdravila je po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (4 člen) dokumentirana pot zdravila od izdelovalca proizvajalca pravne ali fizične osebe ki opravlja promet z zdravili na debelo in na drobno do končnega uporabnika Pri vnosu dobavljenih zdravil v zaloge se morajo obvezno vpisati naslednji podatki ime zdravila (njegova koda) serijska številka zdravila opis količine (kos škatla ampula) število kosov in rok uporabe zdravila sledijo pa še dobavitelj datum prevzema številka dobavnice številka prevzemnice cena Serijska številka količina in rok uporabe zdravila sta izpisana tudi na računu zdravila ki je izdan stranki Sledljivost zdravila je pomembna še posebej v primeru umika določene serije zdravila s tržišča (npr ko sestava ne odgovarja specifikaciji) Takrat se vrnejo dobavitelju vsa zdravila ki so še v zalogi in preko izdanih računov (podatki strank) se izsledi že izdana zdravila pri strankah Skladišče zdravil je enotno tako za trgovino kot za ambulanto Pri prevzemu zdravila iz depoja mora veterinar podpisati oddajnico za vsa prevzeta zdravila Nadaljnjo evidenco o zdravilih nato vodi veterinar (kje se nahajajo katera žival jih je prejela v okviru svoje terapije) Podatki in informacije zbrani v evidencah so uporabni le tedaj če so ažurni in na voljo takrat kadar se dejansko potrebujejo K papirni evidenci shranjeni v obliki kopij v registru se štejejo ceniki (urejeni po dobaviteljih) podpisane kopije (s strani strank) izdanih računov

33

4 SKLEP Edina stalnica poslovnega okolja je njegovo nenehno spreminjanje Spremembe so številne in jim je težko slediti še posebej potrebam in željam potrošnikov ki se iz dneva v dan spreminjajo Zato uspešnost nabave izjemno vpliva na uspešnost trgovskega podjetja Bergant pravi (2001 21) raquoDobiček je ustvarjen samo če je input manjši kot output torej takrat ko podjetje posluje ekonomičnolaquo Vodenje nabave pa je odvisno od velikosti podjetja in ciljev ki jim podjetje sledi Odločitve o izbiri proizvodov (sortiment količina in cene) odločilno vplivajo na uspešnost podjetja Poslovna politika trgovskih podjetij se osredotoča v prvi vrsti na povečanje prodaje in zviševanje razlike med nabavno in prodajno ceno proizvodov Prodajne cene so na trgu razvrščene v različne cenovne razrede njihovo povečanje pa je dokaj zahtevno saj zahteva precej vlaganj in časa Zato poskušajo podjetja zniževati svoje nabavne stroške da bi tako povečala konkurenčnost Nabavno poslovanje postaja vse bolj obsežno zapleteno in zahtevno Nekdanje funkcije nabave naročanje prevzem in skladiščenje dopolnjujejo sedaj še trženjske funkcije kot so preučevanje nabavnega trga planiranje nabave odločitve glede dobaviteljev odločitve o oblikah in načinih nabavnega poslovanja ter nabavnih poteh pa tudi komuniciranje z dobavitelji analiziranje in evidentiranje nabave Pri nabavnem managementu je čedalje bolj pomemben dolgoročen odnos med kupcem in prodajalcem ki prinaša koristi tako prodajalcu kot kupcu ndash spoznanje da dolgoročno sodelovanje prinaša več koristi kot pa serija enkratnih kupčij za iste potrebe Uspešnost nabave je odvisna od pravilnih odločitev glede nabavnih virov Podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo je uspelo zgraditi dobre in dolgoročne poslovne odnose z dobavitelji Pri odločanju o nabavi ni pomembna samo cena temveč vse storitve ki jih nudi dobavitelj Prvi pomemben kriterij pri odločanju o nakupu pa je prav gotovo kakovost proizvodov saj lahko neustrezna kvaliteta ob nizki ceni povzroči več stroškov kot prihrankov Nabavna politika v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj pod okriljem katere posluje trgovina Dr Zoo je usmerjena k potrebam in željam svojih kupcev Težijo k čim večji optimalnosti cen nabavljenih proizvodov k visoki kakovosti proizvodov in dolgoročnemu sodelovanju z izbranimi dobavitelji Zakon o zdravilih prepoveduje oglaševanje zdravil kar posledično vpliva tudi na to da se ne sme oglaševati trgovina kot kraj kjer se prodajajo zdravila Dovoljuje pa obveščanje Tako lahko Veterinarska bolnica obveščajo ljudi o cepljenjih (redna letna cepljenja psov proti steklini) o uporabi razkužil (ptičja gripa) Reklamirajo se preko zadovoljnih strank ki o njih poročajo naprej svojim prijateljem in znancem Zelo pomembna je tudi povezanost trgovine z ambulanto od koder veterinarji napotijo stranke po zdravila in hrano za nadaljnjo terapijo pri živalih Povezanost trgovine z Ambulanto za male živali in oddelkom prakse za velike živali tvori njihovo prepoznavnost in konkurenčno prednost

34

POVZETEK Nabava je ena temeljnih funkcij poslovnega procesa trgovskih podjetij njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja posreduje kupcem in to v zadostni količini in primernem sortimentu po ustreznih cenah ter pravočasno Diplomsko delo je razdeljeno na dva dela in sicer na teoretični ter praktični del kjer je opisana nabava v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo V teoretičnem delu diplomskega dela je nabavni proces predstavljen po posameznih fazah kot ga predstavljajo avtorji v literaturi Faze si sledijo v določenem zaporedju Posamezne faze se med seboj prepletajo so povezane ter odvisne Vsako stopnjo nabavnega procesa je potrebno izvesti pazljivo in sistematično kajti le tako lahko zadovoljimo potrebe po proizvodih ki so na voljo pravočasno v ustrezni količini kvaliteti in ustrezni ceni Praktični del predstavlja podjetje Veterinarska bolnica Ptuj doo in analizo poteka postopka nabave v samem podjetju Proces sem prikazala od raziskave nabavnega trga sklepanja nabavne pogodbe ugotavljanja potreb in naročanja do prevzema blaga KLJUČNE BESEDE nabava nabavni proces naročanje izbira dobavitelj kupec trgovsko podjetje ABSTRACT Procurement is for commercial companies one of the key elements of business procedure its task is to obtain those articles which sales department discloses to customers in right quantity range of varieties suitable prices and in time Diploma is separeted in two parts The first part is theoretical and the second one is practical descripton of purchasing in company Veterinarska bolnica Ptuj doo In theoretical part of diploma the purchasing process is represented by particular stages The stages follow one another in certain succesion The particular stages are connected and depended between themselves Each stage of purchasing process has to be done carefully and systematically Only in that case we can satisfy the needs by products which are at service on time in appropriate quantity quality and at reasonable price The practical part represents the company Veterinarska bolnica Ptuj doo and analyses the purchasing process in it I presented procedure started with market resarch followed by award the contract needs determination ordering and take delivery KEY WORDS purchase purchasing process ordering choise supplier buyer trade company

35

5 SEZNAM LITERATURE

1 Baily PFarmer DJessop DJones 1998 Purchasing principles and Management London Prentice Hall

2 Bergant Bogomil 2001 Gospodarjenje podjetij Novo mesto Visokošolsko središče Visoka šola za upravljanje in poslovanje

3 Društvo ekonomistov 2000 25 Jubilejno posvetovanje o podjetniškem planiranju in managementu Uvajanje sprememb vodenja in planiranja

4 Gadde Lard-Erik in H Hakansson 1993 Profesional Purchasing London Routledge

5 Kaltnekar Zdravko 1993 Logistika v proizvodnem podjetju Kranj Moderna organizacija

6 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta 7 Kotler Philip 2004 Management trženja Ljubljana GV Založba 8 Leenders MR Fearon HE England WB 1985 Purchasing and Materials

Management RD Irwin Inc Homewood Illinois 9 Markič Peter Strniša Marija Tavčar Rudi 1993 Poslovna pogajanja Ljubljana

Gospodarski vestnik 10 PotočnikVekoslav 2000 Komercialno poslovanje z osnovami trženja 1 Ljubljana

Ekonomska fakulteta 11 PotočnikVekoslav 2001a Trgovinsko poslovanje Novo mesto Visoka šola za

upravljanje in poslovanje 12 PotočnikVekoslav 2001b Trženje v trgovini Ljubljana GV Založba 13 PotočnikVekoslav 2002a Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana

Ekonomska fakulteta 14 PotočnikVekoslav 2002b Temelji trženja s primeri iz prakse Ljubljana GV

Založba 15 van Weele A J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa

Ljubljana Gospodarski vestnik 16 Završnik Bruno 2004 Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV

Izobraževanje 17 Završnik Bruno 2001 Pogajanja v nabavi in upravljanje s človeškimi viri

Radenci Center za zunanjo trgovino Radenci doo 18 Završnik Bruno 2000 Nabava ndash zapiski predavanj Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta 19 Završnik Bruno 1997 Management nabave Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta

36

6 SEZNAM VIROV 1 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD ndash UPB1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+gospodarskih+druC5BEbahampmandate=-1ampunid=UPB|AB7A116C1EB745F7C1256F41003C9EF3ampshowdoc=1 [2532006] 2 Zakon o veterinarstvu (ZVet-1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampvt=6ampst=aampq=veterinaampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C1256A330020E07Fampshowdoc=1 [2532006] 3 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (ZZMP) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+zdravilihampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C125683A002C1181ampshowdoc=1 [2532006] 4 Zakon o zdravilih (ZZdr) (online) Dostopen na httpwwwuradni-listsi1ulonlinejspurlid=200631ampdhid=81631 [2532006]

9

188) Završnik (2001 26) pravi da noben način vrednotenja sam zase ne daje jasnih rezultatov združitev obeh pristopov pa nudi bolj uravnoteženo in popolno sliko

22 Nabavni proces po fazah

221 Zaznavanje potreb Nabavni nakupni proces v podjetju se začne z zaznavo problema ali potrebe ki jo je mogoče zadovoljiti z nabavo določenega izdelka ali storitve Izdelavni material zahtevajo v proizvodnji pomožni material v skladišču trgovsko blago pa prodajni oddelek Če podjetje vodi zalogo materiala po točki naročanja se zaznava potrebe sproži avtomatično ko količina materiala pade na točko signalne zaloge Vodje posameznih oddelkov morajo poznati potrebe svojih oddelkov obseg in čas ki je potreben za njihovo nabavo Zaznavo potrebe lahko spodbudijo notranji ali zunanji dražljaji (Kotler 2004 228-229) Notranji dražljaji zaloga materiala se zniža na signalno zalogo podjetje se na primer odloči razviti nov izdelek in potrebuje novo opremo in materiale pokvari se stroj in potrebni so novi sestavni deli nabavljeni material ne izpolnjuje zahtev posledično podjetje išče novega dobavitelja Zunanji dražljaji poslovni sejmi oglasi prodajni predstavniki ki ponujajo boljši izdelek ali nižjo ceno Veliko podjetij se sooča s vprašanjem raquonarediti ali kupitilaquo Glavni dejavnik ki vpliva na odločitev narediti ali kupiti je višina stroškov ki nastanejo zaradi ene ali druge odločitve Podjetje pa mora pri tem upoštevati tudi druge dejavnike (Završnik 2000 30) stroški zmožnosti kapacitete kontrola odvisnost fleksibilnost fiksni stroški potrebno znanje količina obseg dolgoročna pričakovanja zaposlenost tajnost potencialna konkurenca investicije zanesljivost dobave Podrobneje opisanega problema ne bom analizirala in bom za diplomsko delo predpostavila da bomo potreben material nabavljali pri dobaviteljih Pomembno je da se v nabavnem oddelku opredelijo pristojnosti in odgovornosti glede naročanja materiala Nabave ki so neobičajne ali pa velike vrednosti se ponavadi izvedejo s posebnim postopkom V takih primerih se uporabljajo tudi posebni dokumenti ki jih podpisujejo vodilni ljudje v podjetju Preden se material naroči je potrebno preveriti obstoječe zaloge v skladišču pa tudi presežke želenega materiala drugih oddelkov v podjetju Po spoznanju potrebe kupec določi splošne značilnosti izdelka in potrebno količino Za standardno blago je to preprost postopek pri nestandardnih izdelkih pa se mora nabavnik pri opredelitvi lastnosti kot so zanesljivost trajnost in cena posvetovati z inženirji ali uporabniki Nabava mora sodelovati pri predvidevanju potreb z ostalimi funkcijami podjetja (proizvodnjo prodajo razvojem financami in računovodstvom) prav tako pa jih mora obveščati o dobavnih rokih materialov po katerih povprašujejo ter jih obveščati tudi o morebitnih spremembah za standardizirane materiale Poseben problem pri spoznavanju potreb predstavljajo po Završniku (1997 10) nujne in majhne potrebe V podjetjih lahko zasledimo navadno večje število nujnih potreb

10

Upravičene pa so samo tiste ki jih zaradi nenadnih sprememb na prodajnem trgu ali višje sile in nepredvidljivih večjih okvar na strojih ali opremi ni bilo mogoče predvideti Neupravičena nujna naročila pa so posledica napačno vodene politike zalog slabega planiranja proizvodnje nezaupanja v pravočasne dobave in navade označevanja internih naročil z raquonujnolaquo ali raquohitrolaquo Ne glede na vzroke so takšna naročila draga Majhna naročila so stalni problem v podjetjih saj znaša 70 vseh internih naročil le 10 celotne vrednosti vseh naročil Za njih je značilno da so stroški nabave v primerjavi z vrednostjo naročila relativno visoki Druga značilnost pa je da je pomanjkanje takšnega materiala lahko povzroči neprimerno večje stroške kot je sama vrednost le-tega materiala

222 Interno naročanje3

Interno naročilo je interni pisni dokument o potrebi materialov surovin polizdelkov storitev itd Je interni dokument ki ga izpolnijo notranji uporabniki in ni namenjen eksterni uporabi Izstaviti ga je potrebno v dveh izvodih izvirnik dobi nabavni oddelek (namenjen za nadaljnjo uporabo) kopijo zadrži naročnik (ročni izpis ali računalniški izpis v arhivu) Na internem naročilu ne smejo manjkati naslednje informacije datum številka naročila (identifikacija) naziv oddelka ki naroča konto (za obremenitev) natančen opis želenega materiala in količine datum potrebe materiala posebna navodila za prevoz in podpis izdajatelja zahtevka (interni naročnik) Izmed teh informacij je najpomembnejša natančna opredelitev želenega materiala zato je potrebno zagotoviti enotno označevanje želenih vrst materiala (pomagamo si z ustrezno nomenklaturo s spiskom materialov ki jih nabavljamo s katalogom materialov na zalogi)

223 Pregled internega naročila Vsako interno naročilo ki prispe v nabavo mora vodja nabave skrbno pregledati in ugotoviti če obstaja alternativni material ki bi zadovoljil to potrebo v skladišču oziroma če je presežek tega materiala v katerikoli drugi enoti podjetja Če alternativni material obstaja vodja nabave interno naročilo zadrži in se o zadovoljitvi izkazane potrebe pogovori z uporabnikom Pri pregledu internega naročila mora vodja nabave ugotoviti tudi ali je podpisnik pooblaščen za naročilo in ali so finančna sredstva zagotovljena Posebno pozornost pa mora nameniti kontroli upravičenosti in ekonomičnosti količin in dobavnega časa Dobro opravljen pregled internega naročila že na začetku nabavnega procesa pripomore k doseganju optimalnih nabavnih ciljev4

3 Povzeto po Završnik (2000 49-50) 4 Povzeto po Završnik (2000 50)

11

224 Izdelava specifikacije Specifikacija podrobno opisuje material polizdelke in sestavne dele ki so potrebni pri proizvodnji nekega izdelka Vsebuje natančen tehnični opis (po potrebi dopolnjen z risbo ali načrtom) sestave lastnosti in izvedbenih značilnosti materiala potrebnega za proizvodnjo Njena izdelava je nujno potrebna vse nestandardizirane materiale in dele ki se nabavljajo Je pomembno sredstvo komunikacije med proizvodnjo in nabavo na eni ter nabavo in dobavitelji na drugi strani Je informacija ki dobavitelju natančno sporoča kaj želi podjetje pri njem nabaviti (Završnik 2000 50) Specifikacija materiala po Potočniku (2002a 169) obsega tri stopnje

sestavljanje funkcionalne specifikacije (funkcije materiala) oblikovanje podrobne tehnične specifikacije (tehnične značilnosti materiala) opredelitev specifikacij za logistiko in vzdrževanje (način dostave zahteve glede

vzdrževanja in storitev povezanih z materialom) Prednosti funkcionalne specifikacije (van Weele 1998 73)

morebitnim dobaviteljem damo možnosti da izkažejo svoje strokovno znanje možnosti uporabe novih tehnologij ki jih kupec ne pozna določitev meril ki jih lahko uporabimo za vrednotenje vseh načinov sestavljanja

specifikacije Proizvodna podjetja so zaradi varnosti uvedla postopek potrditve specifikacije ndash preden jo pošljejo dobavitelju jo mora potrditi nabavni oddelek Tako naj ne bi prihajalo do nesporazumov Izkušnje pa kažejo da se s potrditvijo specifikacije prihrani precej časa Tehnične spremembe med samim proizvodnim postopkom se obravnavajo kot postopek za spremembo naročila Nabavni referent mora poskrbeti da dobavitelj dobavi material ki je skladen z zadnjo specifikacijo ki mu jo je poslal Najboljša praksa je če dobavitelji potrdijo vsako spremembo Podjetje mora natančno določiti kdo lahko izdaja zahtevke nabavni službi da naroči določeno vrsto materiala storitve Koristno je določiti tudi vrednostno omejitev naročila za posamezno raven odločanja in osebo ki ima pooblastila za nujna naročila materiala S tem se podjetje izogne tveganju da bi naročili material v preveliki količini (Potočnik 2002a 169)

225 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga je sistematično zbiranje klasificiranje in analiziranje podatkov ki potem predstavljajo osnovo za kakovostne nabavne odločitve (Leenders Fearon in England 1989 429) Pogoj za uspešno nabavo je dobro poznavanje nabavnega tržišča to je dobaviteljev in njihove ponudbe Skupaj s prodajno službo mora nabava določiti sortiment izdelkov ki ga bo nabavljala ndash to je izhodišče raziskave Žal izvajajo to raziskavo le največje trgovske organizacije ki imajo usposobljene raziskovalce in lahko pokrijejo sorazmerno zelo visoke stroške raziskav Za odločanje o nabavi je nujno da trgovska

12

podjetja raziščejo stanje na nabavnem trgu značilnosti dobaviteljev nabavne poti ustreznosti izdelkov konkurenco na nabavnem trgu nabavne pogoje (cene roke dobave in roke plačila) (Potočnik 2001a 84) Iskanje ponudb5 je prvi nabavni postopek kadar se kupec in dobavitelj ne poznata če kupec išče nov material ali gre za nabavo večje količine materiala Na podlagi ugotovitev raziskav tržišča bo nabavni oddelek iskal ponudbe pri tistih dobaviteljih ki ponujajo želeni material Pri iskanju ponudb mora nabavni oddelek natančno opredeliti vrsto in kakovost materiala ter dobavne in plačilne pogoje odločiti pa se mora tudi ali bodo iskali ponudbe samo pri proizvajalcih materiala ali tudi pri posrednikih Pred iskanjem pa morata nabava in tehnična služba urediti še naslednje zahteve glede materiala vrsto in kakovost materiala ki ustreza potrebam proizvodnje količino vsakokratnega naročila ki mora biti usklajena z ekonomično količino naročila čas porabe materiala zaradi določitve dobavnih rokov in prioritete posameznih vrst materiala za proizvodnjo Do ponudb lahko pridemo po različnih poteh na obisku pri dobavitelju na sejmih pisno iskanje ponudb pri vseh možnih dobaviteljih (objava licitacije) ali neposredno pri vnaprej izbranem dobavitelju telefonično iskanje katalogi dobaviteljev (manjša naročila) in seveda preko svetovnega spleta Podjetje ne išče ponudb kadar je dobavitelj monopolist prav tako pa zelo redko išče ponudbe za nujna naročila Ponudba mora vsebovati bistvene sestavine bodoče prodajne pogodbe (količina cena kakovost plačilni pogoji dobavni rok dobavni pogoji zahtevane garancijehellip) in seveda opcijo do kdaj ponudba velja Analiza ponudb6 pomeni da mora nabavni oddelek vse prejete ponudbe urediti ugotoviti ali vsebujejo vse zahtevane podatke in ali so med seboj primerljive Primerjava ponudb je formalna kadar primerjamo skladnost ponudbe z našim povpraševanjem njeno popolnost in razumljivost ter vsebinska kadar preračunavamo različne količinske podatke iz ponudb na skupni imenovalec (npr cena prosto skladišče kupca) Pri analizi ponudb je pomembno primerjati še kakovost dobavne roke zanesljivost dobave hellip tveganja v zvezi z lokacijo dobavitelja (tuji dobavitelji) ter boniteto dobavitelja S primerjavo posameznih postavk v ponudbah ugotavljamo prednosti in slabosti posameznih dobaviteljev Dejansko razliko med ponudbami lahko ugotovimo le z nabavno kalkulacijo Nabavno kalkulacijo7 izdelamo tako da pri tem upoštevamo vse nabavne stroške ki nastajajo pri posameznem dobavitelju fakturna cena dobavitelja (zmanjšana za popuste) stroški dostave (prevoz zavarovanje) stroški manipulacije materiala v času dostave (nakladanje prekladanje razkladanje) Iz nabavnih stroškov preračunamo nabavno ceno na enoto materiala Seveda pa je pomembno poleg nabavne cene upoštevati še kakovost materiala dobavne roke in pogoje ter rok in način plačila Kakovost materiala je praviloma povezana s ceno Ob enaki cenovni postavki izberemo dobavitelja ki ponuja boljšo kakovost materiala 5 Povzeto po Potočniku (2002a 169-170) 6 Povzeto po Potočniku (2000 85) 7 Povzeto po Potočniku (2002a 170-171)

13

Popusti zmanjšujejo fakturno ceno in s tem nabavne stroške ndash posledično odjemalec poskuša izkoristiti popuste prav tako pa tudi dobavitelj ki želi z njimi prepričati odjemalca v večja naročila Dobavitelji običajno ponujajo štiri vrste popustov količinski rabat (praviloma progresiven za nakup večje količine) raquozvestobnilaquo rabat (povezan je z dolgoročnim poslovnim sodelovanjem) sezonski rabat (popust za stimuliranje nakupa v obdobjih zmanjšane prodaje ndashomogočajo dobavitelju enakomernejšo proizvodnjo v mrtvi sezoni) funkcijski rabat (odobravajo ga proizvajalci trgovcem na debelo in na drobno za izvajanje posebnih prodajnih akcij) Poleg zgoraj navedenih popustov se pri kalkulaciji upošteva tudi plačilni popust ali skonto za plačilo pred dogovorjenim rokom Če je npr običajni rok plačila 60 dni in obrestna mera letno 12 lahko podjetje pri 2 skonta za plačilo v 15 dneh s skonti pridobi približno 18 letno Ta primerjava kaže pomemben pomen popustov za prispevek nabave k donosnosti poslovanja podjetja

226 Nabavna pogajanja Izbrani ponudi sledi nabavno pogajanje To se lahko nanaša na posamezne ali vse sestavine ponudbe Komercialni in pravni pogoji se zaradi različnih običajev poslovne kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala pogosto razlikujejo zato ovirajo uporabo standardnih obrazcev pogodb Sama pogajanja in sklepanje pogodb sta jedro nabavnega poslovanja Dobavitelj in odjemalec morata pri tem upoštevati naslednja načela ravnati morata kot raquodober gospodarlaquo spoštovati zakonitosti upoštevati veljavnosti pogodb poslovati po dobrih poslovnih običajih izpolnjevati sodne in arbitražne sklepe v podobnih primerih Nabavni referenti porabijo več kot 20 svojega časa za pripravo in dejansko pogajanje z dobavitelji Poznavanje pogajalskega procesa in pogajalskih spretnosti je za nabavnika nujno zlo saj se le tako lahko upre pogosto dobro izurjenemu dobavitelju Pomembno je spoznanje da se pogajanja ne nanašajo samo na ceno ampak na vse prvine ki so pomembne za sklenitev dogovora Izkušnje v številnih podjetjih kažejo da so vprašanja kot so kakovost in zanesljivost dobave pa tudi poprodajne storitve pogosto pomembnejše kot cene in plačilni pogoji (Potočnik 2000 87) Pogajanja8 lahko opredelimo kot proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno sprejemljivo rešitev Da so nakupi uspešni moramo po Završniku (2001 3) pogajanja uporabljati v njihovem najširšem pomenu kot proces sprejemanja odločitev To pomeni da so pogajanja proces načrtovanja vodenja in analiziranja ki ga uporabljata kupec in prodajalec da dosežeta sprejemljiv sporazum Pogajanja so proces v katerem je potrebno razlikovati vsaj štiri stopnje 1 Priprave na pogajanja strokovnjaki za pogajanja jih označujejo kot kritično fazo v

pogajanjih Pomen priprav je takšen da velja načelo raquoNepripravljeni pogajalci ne smejo na pogajanjalaquo To je na videz v nasprotju z dejstvom da ljudem vse bolj

8 Povzeto po Kavčiču (1998 315-339)

14

primanjkuje časa Vendar pa je to zahtevo potrebno upoštevati kajti slaba pripravljenost ene ali druge strani bistveno podaljšuje pogajanja v celoti povečuje se verjetnost da bomo naredili nepotrebna popuščanja zmanjšuje se verjetnost da bomo dosegli zastavljeni cilj povečuje se tudi verjetnost da bodo pogajanja neprijetna zapletena in da bo stranka ki je manj pripravljena ali celo nepripravljena poganja izgubila

Priprave na pogajanja obsegajo (Markič Strniša Tavčar 1993 5-42)

določitev ciljev (z njimi določimo vsebino pogajanj pri količinskih ciljih določimo pogajalski interval I ndash idealno Z ndash zadovoljivo M ndash minimalno)

izbiro pogajalske strategije (dobim-dobim dobim-izgubim izgubim-izgubim) zbiranje informacij (informacije o predmetu pogajanj informacije o nasprotni

stranki) določitev pogajalske skupine (pogajalec sam ali skupina) določitev o času pogajanj (ključna variabla pogajanj) določitev kraja pogajanj (pri nas pri dobavitelju na nevtralnem terenu) določitev pristojnosti pogajalcev (ali lahko odločajo sami ali morajo pred

sklenitvijo sporazuma dobiti soglasje nadrejenih) odločitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (tajna so takrat kadar bi javna pogajanja

povzročila škodo pogajalskemu procesu)

2 Začetek pogajanj je takrat ko se pogajalski strani prvič uradno srečata Pri tem je pomembno ustvarjanje začetega vtisa ndash prvi vtis je zelo pomemben in mogoče ga je narediti samo enkrat njegovo spreminjanje med pogajanji zahteva precej časa in napora S pomočjo prvega vtisa nasprotni strani pokažemo kako resno jemljemo pogajanja kakšen pomen jim pripisujemo in kako smo se na njih pripravili Glavne sestavine začetka pogajanj pa so naslednje medsebojno spoznavanje strank določitev dnevnega reda predstavitev začetnih pozicij obeh pogajalskih strank ugotovitev pristojnosti in pooblastil

3 Proces iskanja sporazuma lahko označimo kot pogajanja v ožjem smislu Če ni

konfliktov če obe strani pristajata na zahteve nasprotne strani so pogajanja lahko zelo kratka Če pa obe strani zavračata predloge nasprotnikov so pogajanja prav tako zelo kratka saj sporazum ni mogoč Proces iskanja sporazuma lahko torej opišemo kot neko minimalno pripravljenost obeh strani da pride do sporazuma

Sam proces iskanja sporazuma je mogoče razčleniti na vsebinsko in metodološko stran Pri vsebinski plati gre za dokazovanje oblikovanje predlogov različnih stopenj za posredovanje teh predlogov presojanje predlogov nasprotne strani za povezovanje posameznih predlogov v pakete za mešetarjenje (dam če ti daš) in seveda končno oblikovanje sporazuma Po metodološki plati pa gre za prepričevanje za popuščanje oziroma dajanje koncesij za spraševanje uporabo taktikhellip Najpomembnejše taktike pogajanj so (van Weele 1998 335 ndash 336)

Vzemite ali pustite ena stran vsiljuje svoje pogoje drugi strani ne da bi pri tem popuščala

15

Vzbujanje zaskrbljenosti prijateljsko vzdušje vendar pogajanja ostajajo nedorečena in dobavitelj lahko izrabi vse svoje sposobnosti da doseže zase ugodnejši posel

Kitajski prijem kupec izjavi da je dogovor z dobaviteljem mogoč takoj ko bo rešil manjši problem Dogovorili so se o ceni vendar kupec nato obvesti prodajalca da mora ta poskrbeti za prevoz in plačati prevozne stroške Praksa kaže da so dobavitelji v tej fazi pripravljeni na precejšnje popuščanje

Dražba ndash holandska ali kitajska dražba navzdol pri kateri dobavitelji postavijo najvišjo ceno in jo postoma znižujejo dokler predmeta ne prodajo Kupec lahko s to taktiko o dobaviteljih zbere veliko podatkov vendar je pomembno da istočasno preveri njihovo verodostojnost

Dobri in zli to taktiko pogosto uporabljajo prodajalci rabljenih avtomobilov da bi zameglili pričakovanja druge strani glede izida pogajanj

V praksi poteka proces pogajanja v štirih fazah (Potočnik 2002a 175)

Preučevanje pogajalca se skušata spoznati in odkriti obojestranske interese in namere

Ocenjevanje presojajo se informacije prejete od druge strani Pogajanje pogajanje v pravem pomenu besede Povzemanje povzamemo kar je dogovorjeno da ne bi kasneje nastali nesporazumi

v zvezi doseženimi rezultati pogajanja Pogajanja je potrebno enkrat končati ndash vprašanje kdaj in kako Pojavita se dve dilemi prva pravi ali ni še prezgodaj za zaključevanje ker bi od nasprotne strani lahko še kaj pridobili po drugi strani pa ali ne kaže čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz nas Zato morajo biti pogajalci usposobljeni da prepoznajo pravi trenutek za zaključitev pogajanj Za zaključevanje je nujno da sta se stranki sporazumeli o glavnih temah in sicer tako da sta obe čimbolj zadovoljni Kdor prvi ponudi zaključek diktira tempo 4 Sporazum (napisan akt o rezultatu pogajanj) je cilj zaradi katerega smo se pogajali V

sporazumu mora biti natančno določeno kaj je vsebina sporazuma za koga sporazum velja kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljati kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazuma posledice za kršitelja sporazuma določena je tudi skupina ali organ za kasnejše reševanje sporov ali za razlago posameznih določil sporazuma Ko je dosežen sporazum je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt ki ga pogajalci opravijo sami pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete

227 Izbira dobavitelja9

To je najpomembnejša faza procesa nabave in je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Od pravilne izbire je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pojavlja se vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj Najboljši je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih proizvodov oz storitev jih dobavlja oz opravlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam strank ima dostopne oz konkurenčne

9 Povzeto po Završniku (2004 53-55 109-115)

16

cene dobro logistično podporo hitro in kvalitetno odpravlja napake ter zagotavlja ustrezne poprodajne aktivnosti Proces presoje in izbire se razlikuje tudi glede na to ali gre za rutinsko nabavljanje ali pa gre za nabavo novega materiala Pri rutinski nabavi naročimo material pri dobavitelju ki je na seznamu odobrenih dobaviteljev ker se je že izkazal za zadovoljivega pri prejšnjih nabavah Kadar pa podjetje kupuje proizvode storitve prvič je tveganje večje zato potrebuje več informacij o potencialni dobaviteljih in uporablja merila na podlagi katerih vrednoti in izbira dobavitelje Izbira dobaviteljev je povezana z oblikovanjem prodajnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bo sodelovala nabavna služba Odločitve o izbiri dobaviteljev se nanašajo na njihovo število lokacijo možno trajno poslovno sodelovanje ali recipročno poslovanje Alternativa eden ali več dobaviteljev za določen material je večna dilema nabavnikov V preteklosti so poudarjali več dobaviteljev kar naj bi dobavitelju omogočilo večjo preglednost nad cenami in večjo varnost oskrbe Temu pa nasprotuje oskrbovanje pri enem viru (podjetje naroča material pri enem dobavitelju zaradi posebnega razloga čeprav ima na voljo tudi druge vire) in izključno oskrbovanje (podjetje nabavlja material pri monopolistu plin voda električna energija) (Potočnik 2002b 132) Gadde (1993 46) meni da so glavni razlog za zmanjšanje števila dobaviteljev boljše možnosti pri sodelovanju s preostalimi Trgovsko podjetje se odloči za enega samega dobavitelja za posamezni izdelek v naslednjih primerih ko je obseg nabave premajhen za več kot enega dobavitelja ko ima dobavitelj patent ali licenco za določeno vrsto izdelkov ko zaradi kakovosti izdelkov želi ravno določenega dobavitelja in kadar uvaja lastne blagovne znamke (npr Mercator Spar Tuš) Velika pomanjkljivost takšnega oskrbovanja je povečana soodvisnost obeh vključenih podjetij (Potočnik 2001a 91) Veliko podjetij se odloči za več dobaviteljev da se izognejo odvisnosti od enega samega in lahko primerjajo cene in zmogljivosti konkurenčnih dobaviteljev V tem primeru podjetje opravi 60 naročil pri glavnem dobavitelju ter po 30 in 10 pri dveh drugih (Završnik 2000 53) Selekcija in prava poslovna politika do pravih dobaviteljev je ključ za doseganje želene stopnje kakovosti pravočasnosti v dobavah optimalnih cenah potrebni stopnji tehnične pomoči in želeni stopnji storitev Da bi vse to dosegel mora kupec

razvijati in vzdrževati zadovoljivo bazo dobaviteljev skrbno izbrati potencialne dobavitelje in preučiti ali lahko postanejo dobri poslovni

partnerji odločiti se za pravilne metode izbiranja dobaviteljev izbrati primerno skupino strokovnjakov za to nalogo zagotoviti da bo izbrani dobavitelj zagotovil pravočasno dobavo zahtevane

kakovosti nabavnih dobrin in seveda po ustrezni ceni Pogoj za pravilno izbiro je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Izbira pa je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje naslednje stopnje

vodja nabave mora upoštevati vse razpoložljive informacije o dobaviteljih nato mora določiti merila izbirnega procesa skupaj s predstavniki posameznih

funkcij v podjetju sledi zbiranje eksplorativnih informacij da se izločijo neprimerni kandidati

17

preučijo se potencialno ustrezni dobavitelji na osnovi pripravljenih vprašalnikov pregled odgovorov na vprašanja obisk skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi zbranih informacij najbolje

zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje skupina izbere najprimernejšega dobavitelja10

V preteklosti so podjetja kot merilo pri ocenjevanju uporabljala le ceno kasneje pa še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril uporabljajo tudi različne metode za ocenjevanje dobaviteljev Dejavnikov ki vplivajo na izbiro je veliko razlikuje pa se tudi njihova pomembnost za različne dobrine Kriteriji za izbiro dobaviteljev so (Završnik 2000 52) kakovost materiala cena izpolnjevanje dobavnih rokov redne dobave dogovorjenih količin dobavni in plačilni pogoji proizvodne zmogljivosti zaloge dobavitelja servis (pred in po nabavi) image finančna moč kulanca fleksibilnost glede mogočih sprememb naročenih količin možnost recipročnih poslov trajna poslovna povezava Po določitvi meril lahko podjetje dobavitelje razvrsti v tri skupine dobaviteljev zelo dober (uvrstijo jih v listo odobrenih dobaviteljev) pogojno dober (odvisno od materiala ki ga ponujajo) slab dobavitelj (z njimi naj ne bi sklepali poslov) Dobavitelje ki niso izbrani moramo obvestiti o razlogih za zavrnitev njihove ponudbe Problem nastane le pri specifičnih surovinah materialih ki jih podjetje nujno potrebuje za svoje delovanje Te dobrine pogosto onemogočajo da bi jih kupovali samo pri izbranih dobaviteljih Geografska koncentracija surovin omejen izbor prevoza velike količine ter visok delež transportnih stroškov v nabavi materiala so praviloma glavni razlogi za odstopanja Kompromisi se zato sklepajo v prid manj zanesljivim dobaviteljem Izbira dobaviteljev ne bi smela trajno veljati Podjetje se mora vedno ozirati za takšnimi dobavitelji ki imajo sposobnost da se prilagajajo njegovim potrebam in željam Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v dobavni verigi podjetja se povečuje tudi potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja in to na dolgi rok Prednosti ki jih nudi ocenjevanje dobaviteljev

večja preglednost nabavnih odločitev zmanjšanje tveganja pri oskrbi povečanje konkurence med dobavitelji načrtno pridobivanje in opuščanje dobaviteljev izogibanje neracionalnim odločitvam zagotavljanje know-howa

Ocenjevanje dobavitelja lahko poteka na štirih ravneh (Potočnik 2001b 212)

raven izdelkov osredotočimo se na izboljšanje kakovosti materiala uporabljenega za izdelke in njihovo oblikovanje

procesna raven predmet kontrole je dobaviteljev proizvodni proces raven zagotavljanja kakovosti predmet kontrole niso samo postopki temveč tudi

dobaviteljevo celovito obvladovanje kakovosti

10 Podrobnejši opis postopka izbire dobaviteljev je naveden v literaturi Završnika iz leta 2004

18

raven podjetja preverjajo se finančni vidiki in usposobljenost dobaviteljevega vodstva

Vseh dobaviteljev ni mogoče ocenjevati z enako intenzivnostjo Zato jih je potrebno razdeliti po pomembnosti po naslednjih merilih promet z dobaviteljem pomen nabavne dobrine tveganje na specifičnih nabavnih trgih Dobavitelji so naši poslovni partnerji zato jih je potrebno obvestiti o tem da bodo vključeni v proces ocenjevanja in izbora dobaviteljev Obvestimo jih tudi o naših pričakovanjih glede njihovega poslovanja Prav tako pa jim moramo sporočiti dosežene ocene in jih seznaniti s standardi in metodami ki jih uporabljamo pri ocenjevanju

228 Eksterno naročilo Po izboru najboljšega dobavitelja sledi naročilo Gre za konkretno nabavno akcijo kjer pride do neposrednega poslovnega kontakta z dobaviteljem in predstavlja tudi dejansko pravno obveznost Naročilo je pisni dokument ki prenese zahteve in želje kupca do dobavitelja Čim bolj precizno so zajeti vsi pogoji tem manjša je verjetnost poznejših sporov Pametno je da dobavitelj potrdi vsebino vsakega naročila (Kaltnekar 1993 206-207) Poglavitne sestavine naročila so (van Weele 1998 92) podatki o dobavitelju opis izdelka cena na enoto število enot naslov dostave naslov kam naj se pošlje račun Završnik (1997 14) pa v primerjavi z zgoraj navedenim avtorjem dodaja naslednje sestavine naročila tekočo številko naročila datum naročila plačilne pogoje in posebne določbe Naročilo ni hkrati tudi prodajna oz nabavna pogodba Običajno je s pogodbo določena skupna količina delne količine pa kupec naroča z naročilom ki mora biti po vsebini usklajeno s pogodbo Če dobavitelj prejme naročilo in pri preverjanju ugotovi da ni skladno s ponudbo ali pogodbo ga mora zavrniti Če naročila ne zavrne ampak ga izpolni se smatra da soglaša s spremembo (Potočnik 2002a 178-179)

229 Sklepanje nabavnih pogodb Pravna podlaga nabave je kupna pogodba ki nastane na podlagi sporazuma med obema partnerjema Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa v sprejemu naročila Pogodba je sklenjena ko slednji pošlje kupcu pisno potrditev naročila (Završnik 2000 54-55) Po izboru dobavitelja sledi seveda sestavljanje pogodbe Tehnična vsebina pogodbe se spreminja od materiala do materiala ki ga kupujemo Van Weele (1998 83) opozarja da se določeni komercialni in pravni pogoji zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala hellip v pogodbah razlikujejo zato je ovirana uporaba standardnih nabavnih pogodb Pri sklepanje pogodb je potrebno upoštevati določila

19

pogodbenega prava in splošnih uzanc Dogovor je sklenjen ko se pogodbeni stranki sporazumeta o bistvenih elementih pogodbe (Kaltnekar 1993 207-209)

Predmet pogodbe je lahko vsako blago ki je namenjeno tržišču Vrsto blaga določimo z običajnimi trgovskimi nazivi z veljavnimi standardi ali s posebnimi specifikacijami

Količina mora biti določena ali določljiva z merskimi enotami ali na drug primeren način

Cena blaga je lahko natančno določena ali določljiva na dan dobave Kakovost blaga mora biti jasno opisana in nedvoumno določena z vzorcem

standardom blagovno znamko poreklom specifikacijo Čas in kraj dobave takojšen ali terminski Zamujanje dobavnih rokov rodi pravne

posledice ndash prizadeta stranka lahko odstopi od pogodbe ali zahteva odškodnino Dobavni pogoji pomembno je določiti v kolikšni meri in do kod bremenijo

posameznega partnerja transportni stroški ter kdaj in kje preide riziko na kupca (Incoterms) V pogodbi se lahko določi tudi kakšnim transportnim sredstvom bo blago dostavljeno

Plačilni pogoji določajo predvsem roke do katerih je potrebno dobavljeno blago plačati ter razne popuste in zamudne obresti ki so povezani s plačilnimi roki Določajo tudi načine plačila gotovinsko z virmani kompenzacijamihellip

Jamstveni elementi ki ščitijo pogodbene stranke pred posledicami netočnega izvrševanja pogodbenih zahtev s strani drugih partnerjev pogodbena kazen penali ara odstopnina razna jamstva ali poroštva zastava zamudne obresti avans kavcija različne odškodnine

Splošno pravilo je da naj bi nabavniki vztrajali pri fiksni ceni ki je sprejemljiva za obe stranki Najbolje je da dobavitelj prevzame vse tveganje če to ni s pogodbo izključeno V praksi se uporabljajo različni dogovori o ceni (van Weele 1998 83-84)

fiksna cena plus stimulacija namenjena je motiviranju dobaviteljev na podlagi nagrajevanja za izvedbo dela ki presega dogovorjene standarde

pogodba raquostroški pluslaquo (stroški plus določen odstotek nagrade povračilo stroškov plus fiksna nagrada stroški plus zajamčena najvišja nagrada) se uporablja kadar dela ne morejo dovolj natančno opredeliti oz kadar je fiksna cena za obe stranki preveč tvegana za to pogodbo je značilna velika negotovost

pogodba za povračilo stroškov ponavadi temelji na fiksni postavki za uro dela in uporabo opreme

pogodba z usklajevanjem cene (eskalacijska klavzula) uporablja se pri dolgoročni nabavi ali predelavi zelo specifičnih tržno občutljivih materialov cena je povezana z obrazcem za usklajevanje cen ki temelji na zunanjih dejavnikih kot so stroški materialov ali gibanje plač

Nabava materialov ki sodijo po metodi ABC v C razred (veliko število majhen delež v nabavnem proračunu) je rutinska stvar in ne zahteva posebnega nebavnega znanja Lahko jo zelo poenostavimo ali pa celo prepustimo nosilcem potreb v podjetju Nabavni oddelek samo skrbi da se nabavni proračun ne prekorači in občasno kontrolira porabo sredstev Najenostavneje je drobni material za vzdrževanje manjša popravila in pisarniški material nabaviti brez formalnega naročila v trgovini na veliko ali malo Dokument ki govori o sklenitvi pogodbe je trgovski račun dobavnica ali naročilnica (Završnik 2000 55)

20

2210 Spremljanje izpolnitve naročila Pod spremljanjem naročila razumemo kontrolo nad prispetjem potrditve naročila in primerjavo z naročilom ter zagotavljanje dobave v dogovorjenem roku Namen spremljanja naročila pogodbe je v tem da preprečimo motnje v proizvodnji dodatne stroške zaradi spremembe le-te nezmožnost izvršitve dobav kupcem pogodbene kazni in poslabšanje image-a Tudi prezgodnje dobave lahko povzročajo stroške (stroški vezave kapitala skladiščni stroški) Ugotavljanje prekoračitve in opominjanje na dobavo pri dobavitelju je glavna naloga kontrole izpolnjevanja dobavnega roka (Završnik 2000 55-56) Obstaja več različnih metod spremljanja izpolnitve naročila (van Weele 1998 93)

Spremljanje izpolnitve naročila v izjemnih primerih sistem opozarjanja pri katerem nabavni referent ukrepa le v primeru ko ga dobavitelj opozori da bo raquokmalulaquo zmanjkalo materiala metoda ne doprinese k učinkovitosti izvedbe nabave vendar jo pogosto srečamo v praksi

Rutinsko preverjanje stanja poteka tako da se že pred dobavo preverja pri dobavitelju ali bo dostava blaga mogoča na dogovorjeni datum

Vnaprejšnje preverjanje stanja se uporablja pri vnaprejšnjem določanju kritičnih nabavnih delov in dobaviteljev

2211 Prevzem vhodnih proizvodov11

Dobavljeno blago je potrebno pregledati da se prepričamo o njegovi ustreznosti Glede na velikost in tehnično zahtevnost blaga lahko pri dobavitelju večkrat preverjamo njegovo sprejemljivost na različnih proizvodnih stopnjah Dostavljeno opremo je potrebno preveriti s testi sprejemljivosti pri dobavitelju preden je oprema odposlana pri uporabniku po dostavi in ko oprema začne prvič delovati (van Weele 1998 93) Prevzemni oddelek je pogosto podrejen nabavnemu sektorju Ločimo tri postopke pri prevzemu glede na dokumentacijo

prevzemni oddelek izpiše prevzemnico ali prejemnico prevzemni oddelek potrdi prejem na izvodu (kopiji) naročila ki ga je bil prejel od

nabavnega oddelka za materiale majhne vrednosti opravijo prevzem neposredno interni naročniki

Pomembno je poročilo o kontroli kakovosti ki potrjuje ustreznost ali neustreznost prejetega materiala Priloženo je prejemnici če so odstopanja od naročenih kakovosti materialov drugače pa je ustreznost potrjena na prevzemnici Pregled kakovosti je v podjetjih različno urejen za nekatere predmete nabave nimajo predpisane posebne kontrole kakovosti kontrola na podlagi jemanja vzorcev popolna (100-na) kontrola laboratorijska kontrola kontrola nevtralne ndash zunanje institucije

11 Povzeto po Završniku (2000 56-57)

21

2212 Reševanje reklamacij12

Če so pri kontroli vhodnih proizvodov in materiala ugotovljene razlike med dejanskim stanjem in dogovorjenimi obveznostmi dobavitelja se sestavi komisijski zapisnik ki ga pošljemo nabavnemu oddelku Na osnovi zapisnika o ugotovljenih pomanjkljivostih pri dobavi se sproži reklamacijski postopek Reklamacija je ugovor na dobaviteljevo netočnost pri dobavi in instrument za popravljanje napak ki so nastale Kupec z reklamacijo zahteva od dobavitelja da naknadno izpolni zahteve naročila oz pogodbe ter hkrati prevzame tudi odgovornost za škodo ki je nastala zaradi pomanjkljive dobave (Završnik 2000 57) Komisijski zapisnik je potrebno sestaviti tako da je iz njega jasno razvidno za kakšno napako gre (količinsko kakovostno rokovno) kdo in na kakšen način je ugotovil napako V reklamacijskem dopisu dobavitelju pa moramo navesti še naslednje podatke številko pogodbe ali naročila številko in datum dobavnice in prevoznega lista ter drugi dokumenti iz katerih je mogoče ugotoviti zakaj je prišlo do napak Za zamujeni rok dobave in druge neizpolnjene dogovorjene pogoje kupec praviloma ne sestavlja komisijskega zapisnika ampak ureja te napake neposredno z dobaviteljem Kadar kupec ugotovi napake pri dobavi ima do dobavitelja naslednje zahteve

Zahteve glede količine količina materiala je s pogodbo navadno le okvirno določena le redko točno opredeljena Dovoljen je 5 odmik navzgor ali navzdol če je količina označena približno (circa okoli) Pri kosovnem blagu ali označbi raquobrez tolerancelaquo ne sme priti do odstopanj Pri dostavi premajhne količine ima kupec naslednje pravice lahko zahteva takojšnjo dobavo razlike do dogovorjene količine odkloni prevzem manjše količine če ima upravičen interes da sprejme celotno količino sprejme manjšo količino in tudi plača samo prevzeto količino Če pa dobavitelj dostavi večjo količino kupcu ni potrebno prevzeti presežka če ga pa prevzame ga mora tudi plačati po pogodbeni ceni

Zahteve glede kakovosti za kakovostne napake materiala odgovarja dobavitelj vendar le za napake ki so nastale pred prehodom rizika za napake ki kupcu niso bile znane ob sklepanju pogodbe za skrite napake ki se pojavijo po prevzemu materiala (najkasneje v 6 mesecih) za napake zaradi dobaviteljeve prevare kupca o dejanski kakovosti materiala V primeru ko dobavitelj dostavi material boljše kakovosti kupec ne more odkloniti prevzema razen če ima upravičen interes da zahteva točno določeno kakovost S prevzemom boljše kakovosti pa kupec ne prevzame tudi večje obveznosti razen če je bilo v pogodbi drugače dogovorjeno

Pravice in obveznosti pri spremembi cene poleg fiksno določenih cen ki jih stranki le redko spreminjata se stranki lahko dogovorita tudi za naknadno spremembo cene Ceno je mogoče spreminjati navzgor ali navzdol zato ji pravimo tudi raquodrsečalaquo cena Uporablja se pri prodaji investicijske opreme z daljšim rokom dobave pa tudi pri sukcesivni nabavi materiala pri nestabilnih pogojih na trgu ki pomembno spreminjajo stroške proizvodnje od sklenitve pogodbe do dobave materiala

Zahteve pri zakasnitvi dobave kadar z dobavo zamuja dobavitelj lahko kupec uveljavi naslednje zahteve vztraja pri pogodbi in določi naknadni rok za dobavo po preteku naknadnega roka odstopi od pogodbe in zahteva odškodnino razliko v

12 Povzeto po Potočniku (200092-94)

22

ceni zaradi nakupa pri drugem dobavitelju po višji ceni Če pa z prevzemom zamuja kupec mu prodajalec lahko uskladišči material v javnem skladišču in pošlje račun za dobavljeni material proda material na kupčev riziko če skladiščenje ne bi bilo gospodarno in zahteva povrnitev razlike v ceni zaradi prodaje drugemu kupcu po nižji ceni zahteva povrnitev dejanske škode

Poslovna praksa je oblikovala naslednja pravila za reklamacijski postopek (Potočnik 2002a 182)

Ugovarjati začnemo šele takrat ko je vrednost reklamacije večja kot so njeni stroški Če se manjše napake pri istem dobavitelju večkrat ponavljajo ga moramo nanje opozoriti

Upoštevamo običajni reklamacijski rok oz rok ki je določen s pogodbo Sestavljena mora biti vljudno vendar z odločno zahtevo za izpolnitev dogovorjene

obveznosti

2213 Ocena nabavnega posla13

Delo nabavnega referenta se ne konča z uvedbo novega materiala v proizvodnjo ali uporabo nove opreme V poslovanju z dobavitelji lahko pride do zapletov ki jih je potrebno rešiti (reševanje garancijskih zahtevkov in pogodbenih kazni reševanje zahtevkov zaradi dodatnih in nepopolnih del glede na obseg del določen v specifikaciji določitev načina vodenja dokumentacije o nabavi in dobaviteljih zapisovanje ocen projekta) Pri dodatnem delu ali presežku je pomembno da o tem vnaprej obvestimo naročnika ki mora v to privoliti O dodatnem delu mora biti obveščen tudi vodja nabave da kasneje ne pride do nejasnosti pri nabavnih stroških Naložbene dobrine čez čas zahtevajo vzdrževanje ndash takrat postane jasno ali dobavitelj lahko upraviči svoje obljube o servisiranju vzdrževanju in dobavi rezervnih delov Nenazadnje mora dobava zagotoviti tudi da se pridobljene izkušnje razčlenijo in da jih lahko uporabimo na stopnji opredeljevanja specifikacije in izbire dobavitelja pri prihodnjih nabavah S tem se izboljšuje tudi kakovostni nivo dobaviteljev

2214 Pregled in likvidacija prejetih računov Dobavitelj izda za dobavljeno blago račun ali fakturo Težnja po dobrih poslovnih odnosih narekuje čim hitrejše plačilo pogosto so s hitrim plačilom povezane tudi določene bonitete Naloga nabave je da čim hitreje opravi vse posle ki so potrebni pred plačilom računa (Kaltnekar 1993 214) Postopek poteka od pripravljalnih del do samega obračuna (Potočnik 2000 94-95)

V okviru pripravljalnih del zberemo dokumente (pogodba ali naročilnica dobaviteljeva odpremnica ali dobavnica specifikacija materiala tovorni list ali

13 Povzeto po van Weele (1998 94-95)

23

drugi prevozni dokumenti prevzemnica skladišča) ter jih medsebojno primerjamo in ugotavljamo napake med naročenim prevzetim in zaračunanim Ko so dokumenti usklajeni se to potrdi na računu

V obračunu fakture gre za formalni preračun vseh njenih sestavin Po izračunu izda nabavna služba nalog za plačilo Zaradi visokih stroškov preračunavanja posameznih postavk je praksa razvila različne postopke za poenostavitev kontrole računov (zbirni račun preverjanje računov samo nad določeno vrednostjo naključno preverjanje računov določitev računov po metodi ABC ndash preverjamo le račune dobaviteljev v skupini A preverjanje računov dobaviteljev pri katerih so reklamacije pogostejše ne preverjamo računalniško izstavljenih računov ker predvidevamo da so točni ne preverjamo računov dobaviteljev katerim zaupamo da sami sproti popravljajo napake)

Račun pomeni čisto določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga obravnavamo zelo skrbno Pregled in njegovo likvidacijo opravimo takoj po prejemu Kontrola računa ne predstavlja samo nadzora nad opravljenim delom in storitvami dobavitelja temveč pomeni tudi podlago za vrednotenje dobavitelja (Završnik 2000 57)

2215 Evidenca in arhiviranje Evidence nabavnega oddelka obsegajo veliko število podatkov in informacij ki so za operativo nabave uporabni le kadar so dostopni in v urejeni obliki Vsak nabavni oddelek mora voditi evidenco vseh naročil po tekočih številkah Evidenca naj obsega številko naročila ime dobavitelja kratek opis materiala in vrednost celotnega naročila Za takojšen dostop do informacij o stanju odprtih naročil je zelo pomembna evidenca po imenu dobavitelja (naročila so razvrščena po tekočih številkah) Evidenca končnih naročil je zgodovinski zapis vseh zaključenih oz dobavljenih naročil Arhiviramo jih najmanj za tri leta Edinstvena naročila in naročila večje vrednosti hranimo dalj časa (Završnik 2000 58-59) Najpomembnejše nabavne evidence po Potočniku (2000 95) so

evidenca količin materiala evidenca cen materiala evidenca dobaviteljev (tehnične in tržne značilnosti) evidenca nabavnih pogojev po dobaviteljih evidenca reklamacij

24

3 ANALIZA NABAVNEGA PROCESA V PODJETJU VETERINARSKA BOLNICA PTUJ DOO

31 Predstavitev podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo Veterinarska bolnica Ptuj je že pred leti na osnovi povpraševanja odprla ndash temu bi takrat lahko dejali oddelek kjer so stranke lahko kupovale hrano in nekatere dodatke za male kakor tudi za velike živali Povpraševanje je narekovalo vedno večjo ponudbo zato so se leta 2003 odločili za večjo širitev in prenovo prostorov iz katerih je nastala lepa velika trgovina za male in velike živali ki so jo poimenovali Dr Zoo in ki je odprla svoja vrata leta 2004 Pod okriljem Veterinarske bolnice Ptuj deluje tudi Ambulanta za male živali

Ideja in zasnova trgovine morda malce odstopa od podobnih raquopet shopovlaquo saj so v trgovini dali poudarek predvsem na strokovnosti prodajalcev in skrbnem izboru izdelkov ki jih ponujajo Seveda se trudijo da je za vsak okus nekaj vendar so mnenja da kak tolar ki ga odštejete več odtehta kvaliteto izdelka pa naj gre za hrano igračo ali učni pripomoček za vašega ljubljenca ali pa za skrbno izbran dodatek za živali ki jih redite v hlevu Oba programa tako del za male živali kot za velike živali nenehno izpopolnjujejo Podjetje se želi še bolj približati svojim strankam in jih hkrati vezati na sebe s svojo novo ponudbo ki je zaenkrat še v pripravi Uvedli bodo razvoz določenih izdelkov na dom strank po predhodnem telefonskem naročilu Ob cenovno določeni količini kupljenih proizvodov bo njihova dostava brezplačna Razvažali bodo predvsem vitaminske in mineralne dodatke k hrani za velike živali mleko in mlečne nadomestke hrano za pse (15 kg vreče)hellip Pomembno je poudariti da v dostavo ne bodo vključena zdravila in ne vitaminski dodatki za izdajo katerih je potreben recept Poudarek bo predvsem na strokovno usposobljenemu sodelavcu ki ne bo zgolj dostavljal proizvodov ampak bo znal strankam tudi svetovati jih opozoriti na morebitne napake in jih napotiti k veterinarju če bodo to zahtevale okoliščine Namen je ponuditi celovito oskrbo kakršne so deležne stranke ob prihodu v trgovino

SLIKA 1 VETERINARSKA BOLNICA PTUJ SLIKA 1 LOGOTIP TRGOVINE

SLIKI 3 IN 4 NOTRANJOST TRGOVINE DR ZOO

25

SLIKA 5 ČAKALNICA AMBULANTE SLIKA 6 ORDINACIJA ZA MALE ŽIVALI

32 Organiziranost pomen in cilji nabavne službe Nabava je strateškega pomena za podjetje kot je Veterinarska bolnica Ptuj Ima neposreden vpliv na zniževanje stroškov in s tem uspešnost podjetja Uspešno izvedena nabava in pravi predmeti nabave zagotavljajo dobre odnose z kupci Zadovoljni kupci pa svoje zadovoljstvo sporočajo naprej svojim prijateljem in znancem kar je dobra in brezplačna reklama za podjetje Nabava je organizirana centralizirano kar pomeni da oskrbuje tako trgovino kot ambulanto Vse potrebe po proizvodih zdravilih medicinskih pripomočkih in ostalih potrebščinah se iz ambulante sporočijo nabavi ta pa nato izvršuje potrebna opravila povezana z nabavo Temeljne cilje nabave v podjetju lahko razdelimo na nabaviti prave proizvode v ustrezni zahtevani kakovosti v pravi količini ob pravem času po najboljši ceni in ugodnih dobavnih plačilnih pogojih

zagotoviti nepretrgan tok dobave ki ne bo povzročal pomanjkanja proizvodov ali pa preveliki zalog

razvijanje dobrih poslovnih odnosov z dobavitelji

33 Analiza nabavnega procesa po fazah

331 Zaznavanje potreb Za trgovsko podjetje velja staro pravilo ki pravi da je ugodna nabava že pol uspeha Nabava je neposredno povezana s prodajo in pomembno prispeva k zniževanju poslovnih stroškov z doseženimi nabavnimi ugodnostmi Jedro nabavnega sortimenta predstavlja standardni ali fiksni sortiman ki je prilagojen stalnim potrebam porabnikov in spremenljivi ali variabilni sortiman ki pomeni širitev stalnega sortimana v posameznih prodajnih sezonah ali zaradi drugih potreb porabnikov Razmerja med njima ni mogoče natančno določiti saj je pojavljajo tako imenovani mejni proizvodi ki se pojavljajo v obeh sortimentih v določenih obdobjih ali na različne načine

26

Pri nabavi izdelkov se upošteva naslednje da lahko podjetje sortiment izdelkov hitro spreminja in prilagaja potrebam

porabnikov da lahko po potrebi sortiment razširi oziroma ga poglobi in prilagaja ožjemu

segmentu kupcev

Potrebe po izdelkih se zaznavajo kot potrebe po izdelkih pri dnevnem preverjanju zalog optično (pregled zalog

izdelkov po prodajalni in skladišču zapis manjkajočih izdelkov v zvezek za naročila) in preko računalnika (program sam javi da je na zalogi zgolj minimalna količina izdelkov omogoča pa tudi označitev minimalne zaloge izdelkov že pri njihovem vnosu v zaloge)

kot potrebo iz tržišča po novem izdelku prodajni predstavniki ki ponujajo boljši izdelek ali nižjo ceno za enako kakovosten izdelek novi izdelki v katalogih dobaviteljev specialna naročila kupcev14 povečano povpraševanje strank po določenih izdelkih sledi postopek zbiranja in analiziranja ponudb dobaviteljev pogajanja z izbranim dobaviteljem in podpis pogodbe z njim

Ker gre za vezano trgovino z Ambulanto za male živali se stranke iz ambulante napotijo v trgovino po zdravila15 za nadaljnje zdravljenje hrano in ostale pripomočke za živali Prav tako pa se vsa zdravila in ostali pripomočki za ambulanto naročajo preko trgovine Po spoznanju potreb se določi splošne značilnosti izdelkov in potrebno količino Za standardno blago je to preprost postopek pri zdravilih in medicinskih pripomočkih pa se mora nabavnik pri opredelitvi lastnosti kot so zanesljivost trajnost in cena posvetovati z

14 Takšnih naročil je okrog deset na mesec Gre za naročila izdelkov iz katalogov dobaviteljev ki niso na voljo v prodajalni (npr plaščki različnih velikosti in barv za kužke) Ni predplačil izjema so dražji izdelki in izdelki za veliko prakso (npr škarje za striženje ovac) 15Pogoje ki jih morajo izpolnjevati specializirane prodajalne za promet z zdravili na drobno in postopek ugotavljanja teh pogojev ter stroške postopka predpiše pristojni minister v soglasju z ministrom pristojnim za blagovni promet in trgovino (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 58 člen 3 odstavek) Po Zakonu o veterinarstvu (3 člen 24 odstavek) so zdravila za uporabo v veterinarski medicini vsaka snov ali kombinacija snovi ki so pripravljene in namenjene za zdravljenje ali preprečevanje bolezni pri živalih za zdravilo pa se šteje tudi vsaka snov ali kombinacija snovi ki se lahko uporablja na živalih z namenom da bi se določila diagnoza ali ponovno vzpostavile izboljšale ali spremenile fiziološke funkcije Po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (3 člen 16 odstavek) se za zdravila za uporabo v veterinarski medicini štejejo tudi sredstva ki se uporabljajo za razkuževanje uničevanje členonožcev in glodalcev in pridejo v neposreden ali posreden stik z živalmi Za določena zdravila (ibid 5 člen) mora imeti prodajalec (zdravila lahko v trgovini izdaja samo farmacevt ali veterinarski tehnik) nalog (recept) za izdajo zdravila ki ga izda veterinar Nalog za izdajo zdravil se pripne kopiji računa ki ostane v trgovini Stranko morajo seznaniti z navodili za uporabo (72 člen Zakona o zdravilih) in karenčno dobo zdravila kar stranka potrdi z podpisom (Priloga 1) Zdravila ki so namenjena živalim velike prakse se morajo vpisati v Hlevsko knjigo rejca (evidenca zdravil ki so dajana živalim) Vpis obvezno opravi veterinar (podpis žig) če vpis ni opravljen sledijo sankcije Zdravila brez recepta in vitamini se izdajajo kot navadno trgovsko blago Karenca (ibid 4 člen 19 odstavek) je časovno obdobje ki mora preteči od zadnjega dajanja zdravila živali ob normalni uporabi pa do trenutka ko zdravljeno žival lahko damo v redni zakol za proizvodnjo neoporečnih živil oziroma čas v katerem se živalska tkiva mleko jajca in med zdravljenih živali ne smejo uporabljati za prehrano ljudi zaradi možne vsebnosti zaostankov zdravil nad najvišjimi dovoljenimi količinami zaostankov zdravil v teh živilih

27

veterinarji Nabava sodeluje pri predvidevanju potreb z veterinarji prav tako pa jih obvešča tudi o dobavnih rokih izdelkov po katerih povprašujejo Težave povzroča predvsem pomanjkanje zdravil za malo in veliko prakso Kajti za prodajalce zdravil je Slovenija premajhen trg in se jim registracija zdravil (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 13 - 28 člen) ne izplača Problem se rešuje do določene mere s kombinacijo humanih zdravil16 vendar določena zdravila še vedno primanjkujejo oziroma jih na trgu ni za dobiti (npr kapljice za mačje garje zdravilo proti ušem pri perutnini hellip) Predmeti nabave so zdravila vitamini in drugi dodatki k prehrani za male in velike živali hrana za hišne ljubljenčke premium razreda dodatki za nego in drugi pripomočki za male in velike živali razkužila rodenticidi (zatiranje glodavcev) pisarniški material tiskovine obrazci laboratorijski material

332 Interno naročilo Namen internega naročanja so pravilno pravočasno in v optimalnih količinah interno naročeni proizvodi Zaznane potrebe po določenih izdelkih se vpišejo v zvezek naročil kjer se za vsakega dobavitelja vodi svoja evidenca

333 Pregled internega naročila Interna naročila skupaj pregledajo prodajalci in vodja trgovine Preverijo kaj je potrebno naročiti katera so nujna naročila in kaj se bo naročilo kasneje O zdravilih in medicinskih pripomočkih poteka posvet z veterinarji Kadar obstajajo alternativni proizvodi za zadovoljitev iste potrebe se posvetujejo o tem ali bodo uporabili alternativne proizvode ali bodo naročili zahtevane proizvode Če je interno naročilo pravilno izpolnjeno in popolno gre v nadaljnje reševanje

16Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (6 člen 3 odstavek) pravi da je uporabljanje zdravil za uporabo v humani medicini za živali prepovedano razen v izjemnih primerih če tako določi minister pristojen za veterinarstvo Prepovedano pa je tudi (ibid 6 člen 1 odstavek) predpisovanje izdelava in izdaja magistralnih zdravil za uporabo v veterinarski medicini ki puščajo nedovoljene zaostanke v mesu organih ali izdelkih iz živali ki so namenjene za prehrano ljudi Zakon o zdravilih pa v 18 členu (izjemna uporaba zdravil v veterinarski medicini) pravi (1) Če ni na voljo nobenega zdravila za uporabo v veterinarski medicini z dovoljenjem za promet v Republiki Sloveniji za obravnavo bolezenskih stanj določenih živalskih vrst lahko veterinar oziroma veterinarka (v nadaljnjem besedilu veterinar) odgovoren za zdravljenje živali in zlasti da bi preprečil nesprejemljivo trpljenje živali izjemno uporabi zdravila ki nimajo dovoljenja za promet za uporabo pri tej živalski vrsti ali za zadevno bolezensko stanje (2) Natančnejše pogoje izjemne uporabe zdravil predpiše pristojni minister

28

334 Izdelava povpraševanja za potencialne kupce S prenovitvijo trgovine so se odločili tudi za določen standard proizvodov ki jih bodo prodajali to je premium razred Ker pri hrani in ostalih dodatkih za male živali cenovno ne morejo konkurirati velikim trgovskim centrom (ki prodajajo hrano in dodatke nižje kakovosti in posledično po nižjih cenah) so se usmerili na kupce ki zahtevajo kakovost in so pripravljeni zanjo tudi več odšteti Vrhunska kakovost je osnova na kateri se gradijo vsi ostali poslovni odnosi z dobavitelji Nabava nato na osnovi izbranih nabavnih potreb po proizvodih pošlje zahtevo za ponudbo potencialnim dobaviteljem Zahteve vključujejo pogoje in specifikacije (tehnične kakovostne zakonske nabavne hellip) ter morebitno zahtevo tudi po začetnih vzorcih proizvodov Nato v sodelovanju z veterinarji ugotovi ali začetni vzorci ustrezajo vsem podanim zahtevam in jih na podlagi ugotovitev sprejmejo ali zavrnejo Specifikacija izdelka je pomembna informacija ki dobavitelju natančno pove kaj želi podjetje nabaviti Obsega pa

kaj mora dobavitelj dostaviti naročniku želeno kakovost izdelka kdaj in koliko je potrebno dostaviti in način izpolnitve naročila

Podjetje naroča izdelke predvsem na podlagi prodajnih katalogov dobaviteljev gre torej za nabavo po dobaviteljevih specifikacijah Velik del nabavnega sortimana sestavljajo standardni izdelki zato lahko podjetje hitreje in lažje zamenja dobavitelje pa tudi sedanje izdelke lažje nadomesti s podobnimi izdelki drugih dobaviteljev Pri zdravilih so omejeni z dobavo in ponudbo kar je eden izmed razlogov zakaj so v ambulanti terapije poslovna skrivnost17 Podjetje ne more postavljati nobenih pogojev če želijo zdravilo nabaviti sprejmejo tiste pogoje ki jih ponujajo veledrogerije

335 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga se izvaja samo takrat kadar se nabavlja nov proizvod oziroma ko obstoječi dobavitelji ne morejo zagotoviti zahtevanega proizvoda Preučuje se ponudba in povpraševanje po proizvodu in z njima povezana gibanja cen količin kakovosti hellip Drugače pa dobava poteka po odobreni listi izbranih dobaviteljev Z dobavitelji s katerimi so ustvarili uspešen poslovni odnos ki je v obojestransko korist in zadovoljstvo in ki zagotavljajo proizvode po zahtevani kakovosti optimalni ceni ustreznih plačilnih in dobavnih pogojih imajo interes tudi v bodoče sodelovati Kadar se pojavijo negativne izkušnje v sodelovanju z dobavitelji poskušajo spore reševati sproti 17 Terapija (kombinacija zdravil) je poslovna skrivnost podjetja in ni zapisana na računu ki je izdan stranki Zapisana pa je v osebni kartoteki zdravljene živali V 39 členu Zakona o gospodarskih družbah je zapisano Za poslovno skrivnost se štejejo podatki za katere tako določi družba s pisnim sklepom S tem sklepom morajo biti seznanjeni družbeniki delavci člani organov in druge osebe ki so dolžne varovati poslovno skrivnost

29

Pri raziskavi tržišča si pomagajo s ponudbami dobaviteljev ki jih pošiljajo na lastno iniciativo s spletnimi stranmi z obiski trgovskih potnikov (najbolj pogosto jih trgovski potniki sami obiščejo in predstavljajo nove izdelke iz njihove ponudbe jih seznanjajo z novim promocijskim materialom) katalogi dobaviteljev Tako pri izboru dobavitelja za določeno vrsto proizvodov kot tudi pri nabavi novih proizvodov se pridobi več različnih ponudb Na podlagi medsebojne primerjave in analize izberejo najbolj ugodno

336 Izbor dobaviteljev Izbira dobaviteljev je ključna naloga nabave Dobri dobavitelji so tisti ki nudijo nove rešitve Seveda pa je take dobavitelje potrebno najti in potem še izbrati Pravilna izbira dobaviteljev vpliva na kakovost in ceno oskrbe s proizvodi S sistematično in natančno raziskavo lahko najbolje poiščemo potencialne dobavitelje Pogoj za uspešnost so pravi viri informacij in podjetje je črpalo iz naslednjih poslovni imeniki publikacije dobaviteljev strokovni časopisi in revije viri v podjetju informacije od posrednikov izmenjava izkušenj Pri izdelavi nabavne kalkulacije se upoštevajo vsi nabavni stroški ki nastanejo pri posameznem dobavitelju Na izbor pa seveda vplivajo tudi kakovost materiala dobavni roki in pogoji ter plačilni roki in načini plačila Izbira dobavitelja je tesno povezana z oblikovanjem nabavnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bomo sodelovali Podjetje se je osredotočilo na kupce ki zahtevajo kakovost kar je seveda odločilno vplivalo na izbiro dobaviteljev Med potencialnim dobavitelji hrane za male živali so izbrali samo tiste ki nudijo res vrhunsko kakovost Eukanuba Nutro Techni-Cal Royal Canin Hillrsquos Veliko sodelujejo tudi z lokalnimi dobavitelji Miprim doo (mlečni izdelki) Dobrodej Miklavž (lizalni kamni) Ekolap Scala doo (razkužila) Dar Trade Petrovče Vitan Trade Hoče (igrače) Aler doo Ljubljana (igrače) Zdravila se naročajo preko veledrogerij kot sta Krka in Kemofarmacija (nudijo širok asortiman dobava je možna vsak dan popusti ni problemov z zamenjavo blaga)

337 Eksterno naročilo Cilj eksternega naročila so pravilno pravočasno po sprejemljivih cenah in v optimalnih količinah naročeni proizvodi pri dobaviteljih kar omogoča pravočasno dobavo Naročilo je konkretna nabavna akcija kjer gre za neposreden poslovni kontakt z dobaviteljem in ustvarjanje pravne obveznosti tako s strani kupca (ki se zaveže da bo poravnal kupnino) kot s strani dobavitelja (ki se s potrditvijo naročila zaveže da bo obljubljeno tudi dostavil v dogovorjenih rokih in ustrezni kakovosti)

30

Hrano za male živali naročajo enkrat tedensko s tem so se prilagodili dobaviteljem Hrano in ostale proizvode naročajo v ponedeljek ndash torek (dobava sledi do konca tedna) ali v četrtek ndash petek (dobava sledi v začetku tedna) Zdravila je možno naročiti vsak dan ker dobavitelji dobavljajo tudi lekarnam na tem področju in ni težav z dobavnimi roki Eksterno naročilo se preda dobavitelju telefonsko (v večini primerov) ali po trgovskem zastopniku dobavitelja Pogodba med kupcem in dobaviteljem se sklene ko dobavitelj potrdi sprejem naročila S potrditvijo naročila dobavitelj sporoči kupcu da se strinja z vsebino naročila in ostalimi pogoji Včasih je potrebno kakšno naročilo tudi spremeniti ali dopolniti kar pomeni da se dobavitelja obvesti o spremembah ali dopolnitvah naročila ter sodeluje z njim pri odpravljanju morebitnih težav

338 Sklepanje nabavnih pogodb Preden lahko izdelamo predlog nabavne pogodbe mora podjetje imeti listo odobrenih dobaviteljev in specifikacije izdelkov ki jih bo nabavljalo pri dobaviteljih Naročnik in predstavnik dobavitelja nato skupaj uskladita zahteve naročnika po proizvodu in ostale pogodbene pogoje Kupna pogodba je pravna podlaga nabave ki nastane s strinjanjem obeh sodelujočih strank to je kupca in prodajalca Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa s potrditvijo naročila Pogodba se šteje za sklenjeno ko prodajalec potrdi kupčevo naročilo Pri sklepanju pogodbe pa morata obe pogodbeni strani izpolnjevati naslednja načela

podpisnika morata ravnati kot dobra gospodarja spoštovati zakone upoštevati veljavnost pogodbe upoštevati določila uzanc

Sama pogodba vsebuje naslednje elemente ceno in morebitne spremembe cene količino in kakovost blaga način naročanja (telefonsko preko prodajnih zastopnikov dobavitelja) dinamika nabave (1x tedensko) plačilne in dobavne pogoje popuste reklamacije način pakiranja in embalažo čas trajanja pogodbe promocijske akcije18 druga posebna določila k pogodbi

18 Prodajna akcija ki jo izpeljeta dobavitelj in prodajalec skupaj Vsak zmanjša ceno proizvoda za 10 (skupaj oba za 20) kar pripelje do povečane prodaje stranke so namreč vesele da za isto količino plačajo 20 manj Trgovina ima sicer manjši dobiček na enoto vendar se dobiček poveča zaradi večje prodane količine proizvoda

31

339 Spremljanje eksternega naročila Pri spremljanju naročila gre predvsem za kontrolo nad prispetjem potrditve naročila primerjavo z našim eksternim naročilom ter kontrolo dobavnih rokov (ali so naročeni proizvodi prispeli pravočasno) Namen spremljanja je torej v tem da preprečimo motnje poslovnega procesa nezmožnost izvršitve dobav našim kupcem in poslabšanje image-a Nabava je dolžna spremljati proizvode od njihovega naročila pa vse do prevzema v skladišču Glavna naloga nadzora izpolnjevanja dobavnih rokov je torej ugotavljanje njihovih prekoračitev in opominjanje dobavitelja na njih Vsi stroški z manipulacijo naročenih proizvodov morajo biti čim nižji kar pomeni da moramo naročene proizvode in njihovo pot od dobavitelja do nas nadzorovati in jo pravilno usmerjati

3310 Prevzem in pregled vhodnih proizvodov Pravilen in natančen prevzem naročenih in dobavljenih proizvodov je izredno pomembna naloga Prevzem poteka na osnovi

dokumentacije (pogodba eksterno naročilo dobavnica preverijo tudi cene proizvodov kajti včasih se zgodi da dobavitelji pozabijo na naknadno dogovorjene popuste ndash jih opozorijo na pomanjkljivost)

vizualnega pregleda (ugotavlja se prisotnost vidnih napak in pregled dokumentacije ki je prispela skupaj s pošiljko)

in količinskega pregleda (preveri se ustreznost proizvodov na dobavnici ter opravi količinski prevzem s štetjem) ki se opravita hkrati

Zelo pomembno je preveriti tudi rok uporabnosti tako za hrano vitamini in ostale dodatke k prehrani za živali ter predvsem rok uporabnosti zdravil19 Načeloma se zaupa dobavitelju vendar so kljub temu pozorni na rok uporabe Proizvodi (tudi proizvodi ki se niso prodali) ki jim je pretekel rok uporabe se vrnejo k dobaviteljem Če dobavitelj ne dobavi ustreznih naročenih proizvodov mu na osnovi reklamacije (Priloga 2) blago vrnejo oziroma pride do kompromisa (proizvode prevzamejo vendar jim dobavitelj zato odobri popust ndash zamenjava v duhu dobrega poslovanja) Prav tako se reklamirajo proizvodi ki imajo poškodovano embalažo Za dobavo in prevzem zdravil mora trgovina imeti poseben vhod (tukaj se ne smejo prevzemati nobeni drugi proizvodi) kar so rešili v sklopu bolnice Prav tako morajo biti zdravila v skladišču fizično ločena od ostalih proizvodov Vodi se tudi ločena evidenca20 zdravil od ostalih proizvodov

19 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih v 63 členu pravi Prepovedano je dajati v promet zdravilo ki mu je potekel rok uporabe ali če je bila dokazana oporečnost njegove kakovosti varnosti ali učinkovitosti 20 73 člen Zakona o zdravilih namreč pravi veletrgovci z zdravili lahko prodajajo zdravila za uporabo v veterinarski medicini tudi veterinarskim in drugim organizacijam ki po predpisih o veterinarstvu opravljajo veterinarsko dejavnost če imajo vzpostavljen sistem za sprejem shranjevanje in sledljivost zdravil ki ga preveri pristojni organ ter določeno odgovorno osebo za sprejem shranjevanje in zagotavljanje sledljivosti zdravil ki je imetnik diplome spričevala ali druge univerzitetne ali enakovredne izobrazbe iz farmacije

32

3311 Prejem in likvidacija računa Dobavitelj izda za dobavljene proizvode račun Prejeti računi dobaviteljev za dobavljene proizvode se pregledajo v smislu računovodske in predmetne točnosti Račun pomeni točno določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga moramo obravnavati zelo skrbno Likvidacijo računa opravimo takoj po njegovem prejemu saj s tem omogočimo računovodstvu da opravi promptno plačilo in tako pridobi pravico do popusta Likvidacija poteka po naslednjem postopku naprej se zbere potrebna dokumentacija (eksterno naročilo dobavnica prevzemnica račun) kateri sledi primerjava dokumentacije in ugotavljanje morebitnih razlik med naročeno prevzeto in zaračunano količino Ko se vse preveri in se vse ujema se račun likvidira Likvidacija računa zajema datum likvidacije na katero stroškovno mesto se račun knjiži datum valute računa podpis likvidatorja računa

3312 Evidenca in arhiviranje Zelo pomembna je evidenca zdravil omogočena mora biti sledljivost zdravila Sledljivost zdravila je po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (4 člen) dokumentirana pot zdravila od izdelovalca proizvajalca pravne ali fizične osebe ki opravlja promet z zdravili na debelo in na drobno do končnega uporabnika Pri vnosu dobavljenih zdravil v zaloge se morajo obvezno vpisati naslednji podatki ime zdravila (njegova koda) serijska številka zdravila opis količine (kos škatla ampula) število kosov in rok uporabe zdravila sledijo pa še dobavitelj datum prevzema številka dobavnice številka prevzemnice cena Serijska številka količina in rok uporabe zdravila sta izpisana tudi na računu zdravila ki je izdan stranki Sledljivost zdravila je pomembna še posebej v primeru umika določene serije zdravila s tržišča (npr ko sestava ne odgovarja specifikaciji) Takrat se vrnejo dobavitelju vsa zdravila ki so še v zalogi in preko izdanih računov (podatki strank) se izsledi že izdana zdravila pri strankah Skladišče zdravil je enotno tako za trgovino kot za ambulanto Pri prevzemu zdravila iz depoja mora veterinar podpisati oddajnico za vsa prevzeta zdravila Nadaljnjo evidenco o zdravilih nato vodi veterinar (kje se nahajajo katera žival jih je prejela v okviru svoje terapije) Podatki in informacije zbrani v evidencah so uporabni le tedaj če so ažurni in na voljo takrat kadar se dejansko potrebujejo K papirni evidenci shranjeni v obliki kopij v registru se štejejo ceniki (urejeni po dobaviteljih) podpisane kopije (s strani strank) izdanih računov

33

4 SKLEP Edina stalnica poslovnega okolja je njegovo nenehno spreminjanje Spremembe so številne in jim je težko slediti še posebej potrebam in željam potrošnikov ki se iz dneva v dan spreminjajo Zato uspešnost nabave izjemno vpliva na uspešnost trgovskega podjetja Bergant pravi (2001 21) raquoDobiček je ustvarjen samo če je input manjši kot output torej takrat ko podjetje posluje ekonomičnolaquo Vodenje nabave pa je odvisno od velikosti podjetja in ciljev ki jim podjetje sledi Odločitve o izbiri proizvodov (sortiment količina in cene) odločilno vplivajo na uspešnost podjetja Poslovna politika trgovskih podjetij se osredotoča v prvi vrsti na povečanje prodaje in zviševanje razlike med nabavno in prodajno ceno proizvodov Prodajne cene so na trgu razvrščene v različne cenovne razrede njihovo povečanje pa je dokaj zahtevno saj zahteva precej vlaganj in časa Zato poskušajo podjetja zniževati svoje nabavne stroške da bi tako povečala konkurenčnost Nabavno poslovanje postaja vse bolj obsežno zapleteno in zahtevno Nekdanje funkcije nabave naročanje prevzem in skladiščenje dopolnjujejo sedaj še trženjske funkcije kot so preučevanje nabavnega trga planiranje nabave odločitve glede dobaviteljev odločitve o oblikah in načinih nabavnega poslovanja ter nabavnih poteh pa tudi komuniciranje z dobavitelji analiziranje in evidentiranje nabave Pri nabavnem managementu je čedalje bolj pomemben dolgoročen odnos med kupcem in prodajalcem ki prinaša koristi tako prodajalcu kot kupcu ndash spoznanje da dolgoročno sodelovanje prinaša več koristi kot pa serija enkratnih kupčij za iste potrebe Uspešnost nabave je odvisna od pravilnih odločitev glede nabavnih virov Podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo je uspelo zgraditi dobre in dolgoročne poslovne odnose z dobavitelji Pri odločanju o nabavi ni pomembna samo cena temveč vse storitve ki jih nudi dobavitelj Prvi pomemben kriterij pri odločanju o nakupu pa je prav gotovo kakovost proizvodov saj lahko neustrezna kvaliteta ob nizki ceni povzroči več stroškov kot prihrankov Nabavna politika v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj pod okriljem katere posluje trgovina Dr Zoo je usmerjena k potrebam in željam svojih kupcev Težijo k čim večji optimalnosti cen nabavljenih proizvodov k visoki kakovosti proizvodov in dolgoročnemu sodelovanju z izbranimi dobavitelji Zakon o zdravilih prepoveduje oglaševanje zdravil kar posledično vpliva tudi na to da se ne sme oglaševati trgovina kot kraj kjer se prodajajo zdravila Dovoljuje pa obveščanje Tako lahko Veterinarska bolnica obveščajo ljudi o cepljenjih (redna letna cepljenja psov proti steklini) o uporabi razkužil (ptičja gripa) Reklamirajo se preko zadovoljnih strank ki o njih poročajo naprej svojim prijateljem in znancem Zelo pomembna je tudi povezanost trgovine z ambulanto od koder veterinarji napotijo stranke po zdravila in hrano za nadaljnjo terapijo pri živalih Povezanost trgovine z Ambulanto za male živali in oddelkom prakse za velike živali tvori njihovo prepoznavnost in konkurenčno prednost

34

POVZETEK Nabava je ena temeljnih funkcij poslovnega procesa trgovskih podjetij njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja posreduje kupcem in to v zadostni količini in primernem sortimentu po ustreznih cenah ter pravočasno Diplomsko delo je razdeljeno na dva dela in sicer na teoretični ter praktični del kjer je opisana nabava v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo V teoretičnem delu diplomskega dela je nabavni proces predstavljen po posameznih fazah kot ga predstavljajo avtorji v literaturi Faze si sledijo v določenem zaporedju Posamezne faze se med seboj prepletajo so povezane ter odvisne Vsako stopnjo nabavnega procesa je potrebno izvesti pazljivo in sistematično kajti le tako lahko zadovoljimo potrebe po proizvodih ki so na voljo pravočasno v ustrezni količini kvaliteti in ustrezni ceni Praktični del predstavlja podjetje Veterinarska bolnica Ptuj doo in analizo poteka postopka nabave v samem podjetju Proces sem prikazala od raziskave nabavnega trga sklepanja nabavne pogodbe ugotavljanja potreb in naročanja do prevzema blaga KLJUČNE BESEDE nabava nabavni proces naročanje izbira dobavitelj kupec trgovsko podjetje ABSTRACT Procurement is for commercial companies one of the key elements of business procedure its task is to obtain those articles which sales department discloses to customers in right quantity range of varieties suitable prices and in time Diploma is separeted in two parts The first part is theoretical and the second one is practical descripton of purchasing in company Veterinarska bolnica Ptuj doo In theoretical part of diploma the purchasing process is represented by particular stages The stages follow one another in certain succesion The particular stages are connected and depended between themselves Each stage of purchasing process has to be done carefully and systematically Only in that case we can satisfy the needs by products which are at service on time in appropriate quantity quality and at reasonable price The practical part represents the company Veterinarska bolnica Ptuj doo and analyses the purchasing process in it I presented procedure started with market resarch followed by award the contract needs determination ordering and take delivery KEY WORDS purchase purchasing process ordering choise supplier buyer trade company

35

5 SEZNAM LITERATURE

1 Baily PFarmer DJessop DJones 1998 Purchasing principles and Management London Prentice Hall

2 Bergant Bogomil 2001 Gospodarjenje podjetij Novo mesto Visokošolsko središče Visoka šola za upravljanje in poslovanje

3 Društvo ekonomistov 2000 25 Jubilejno posvetovanje o podjetniškem planiranju in managementu Uvajanje sprememb vodenja in planiranja

4 Gadde Lard-Erik in H Hakansson 1993 Profesional Purchasing London Routledge

5 Kaltnekar Zdravko 1993 Logistika v proizvodnem podjetju Kranj Moderna organizacija

6 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta 7 Kotler Philip 2004 Management trženja Ljubljana GV Založba 8 Leenders MR Fearon HE England WB 1985 Purchasing and Materials

Management RD Irwin Inc Homewood Illinois 9 Markič Peter Strniša Marija Tavčar Rudi 1993 Poslovna pogajanja Ljubljana

Gospodarski vestnik 10 PotočnikVekoslav 2000 Komercialno poslovanje z osnovami trženja 1 Ljubljana

Ekonomska fakulteta 11 PotočnikVekoslav 2001a Trgovinsko poslovanje Novo mesto Visoka šola za

upravljanje in poslovanje 12 PotočnikVekoslav 2001b Trženje v trgovini Ljubljana GV Založba 13 PotočnikVekoslav 2002a Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana

Ekonomska fakulteta 14 PotočnikVekoslav 2002b Temelji trženja s primeri iz prakse Ljubljana GV

Založba 15 van Weele A J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa

Ljubljana Gospodarski vestnik 16 Završnik Bruno 2004 Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV

Izobraževanje 17 Završnik Bruno 2001 Pogajanja v nabavi in upravljanje s človeškimi viri

Radenci Center za zunanjo trgovino Radenci doo 18 Završnik Bruno 2000 Nabava ndash zapiski predavanj Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta 19 Završnik Bruno 1997 Management nabave Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta

36

6 SEZNAM VIROV 1 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD ndash UPB1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+gospodarskih+druC5BEbahampmandate=-1ampunid=UPB|AB7A116C1EB745F7C1256F41003C9EF3ampshowdoc=1 [2532006] 2 Zakon o veterinarstvu (ZVet-1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampvt=6ampst=aampq=veterinaampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C1256A330020E07Fampshowdoc=1 [2532006] 3 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (ZZMP) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+zdravilihampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C125683A002C1181ampshowdoc=1 [2532006] 4 Zakon o zdravilih (ZZdr) (online) Dostopen na httpwwwuradni-listsi1ulonlinejspurlid=200631ampdhid=81631 [2532006]

10

Upravičene pa so samo tiste ki jih zaradi nenadnih sprememb na prodajnem trgu ali višje sile in nepredvidljivih večjih okvar na strojih ali opremi ni bilo mogoče predvideti Neupravičena nujna naročila pa so posledica napačno vodene politike zalog slabega planiranja proizvodnje nezaupanja v pravočasne dobave in navade označevanja internih naročil z raquonujnolaquo ali raquohitrolaquo Ne glede na vzroke so takšna naročila draga Majhna naročila so stalni problem v podjetjih saj znaša 70 vseh internih naročil le 10 celotne vrednosti vseh naročil Za njih je značilno da so stroški nabave v primerjavi z vrednostjo naročila relativno visoki Druga značilnost pa je da je pomanjkanje takšnega materiala lahko povzroči neprimerno večje stroške kot je sama vrednost le-tega materiala

222 Interno naročanje3

Interno naročilo je interni pisni dokument o potrebi materialov surovin polizdelkov storitev itd Je interni dokument ki ga izpolnijo notranji uporabniki in ni namenjen eksterni uporabi Izstaviti ga je potrebno v dveh izvodih izvirnik dobi nabavni oddelek (namenjen za nadaljnjo uporabo) kopijo zadrži naročnik (ročni izpis ali računalniški izpis v arhivu) Na internem naročilu ne smejo manjkati naslednje informacije datum številka naročila (identifikacija) naziv oddelka ki naroča konto (za obremenitev) natančen opis želenega materiala in količine datum potrebe materiala posebna navodila za prevoz in podpis izdajatelja zahtevka (interni naročnik) Izmed teh informacij je najpomembnejša natančna opredelitev želenega materiala zato je potrebno zagotoviti enotno označevanje želenih vrst materiala (pomagamo si z ustrezno nomenklaturo s spiskom materialov ki jih nabavljamo s katalogom materialov na zalogi)

223 Pregled internega naročila Vsako interno naročilo ki prispe v nabavo mora vodja nabave skrbno pregledati in ugotoviti če obstaja alternativni material ki bi zadovoljil to potrebo v skladišču oziroma če je presežek tega materiala v katerikoli drugi enoti podjetja Če alternativni material obstaja vodja nabave interno naročilo zadrži in se o zadovoljitvi izkazane potrebe pogovori z uporabnikom Pri pregledu internega naročila mora vodja nabave ugotoviti tudi ali je podpisnik pooblaščen za naročilo in ali so finančna sredstva zagotovljena Posebno pozornost pa mora nameniti kontroli upravičenosti in ekonomičnosti količin in dobavnega časa Dobro opravljen pregled internega naročila že na začetku nabavnega procesa pripomore k doseganju optimalnih nabavnih ciljev4

3 Povzeto po Završnik (2000 49-50) 4 Povzeto po Završnik (2000 50)

11

224 Izdelava specifikacije Specifikacija podrobno opisuje material polizdelke in sestavne dele ki so potrebni pri proizvodnji nekega izdelka Vsebuje natančen tehnični opis (po potrebi dopolnjen z risbo ali načrtom) sestave lastnosti in izvedbenih značilnosti materiala potrebnega za proizvodnjo Njena izdelava je nujno potrebna vse nestandardizirane materiale in dele ki se nabavljajo Je pomembno sredstvo komunikacije med proizvodnjo in nabavo na eni ter nabavo in dobavitelji na drugi strani Je informacija ki dobavitelju natančno sporoča kaj želi podjetje pri njem nabaviti (Završnik 2000 50) Specifikacija materiala po Potočniku (2002a 169) obsega tri stopnje

sestavljanje funkcionalne specifikacije (funkcije materiala) oblikovanje podrobne tehnične specifikacije (tehnične značilnosti materiala) opredelitev specifikacij za logistiko in vzdrževanje (način dostave zahteve glede

vzdrževanja in storitev povezanih z materialom) Prednosti funkcionalne specifikacije (van Weele 1998 73)

morebitnim dobaviteljem damo možnosti da izkažejo svoje strokovno znanje možnosti uporabe novih tehnologij ki jih kupec ne pozna določitev meril ki jih lahko uporabimo za vrednotenje vseh načinov sestavljanja

specifikacije Proizvodna podjetja so zaradi varnosti uvedla postopek potrditve specifikacije ndash preden jo pošljejo dobavitelju jo mora potrditi nabavni oddelek Tako naj ne bi prihajalo do nesporazumov Izkušnje pa kažejo da se s potrditvijo specifikacije prihrani precej časa Tehnične spremembe med samim proizvodnim postopkom se obravnavajo kot postopek za spremembo naročila Nabavni referent mora poskrbeti da dobavitelj dobavi material ki je skladen z zadnjo specifikacijo ki mu jo je poslal Najboljša praksa je če dobavitelji potrdijo vsako spremembo Podjetje mora natančno določiti kdo lahko izdaja zahtevke nabavni službi da naroči določeno vrsto materiala storitve Koristno je določiti tudi vrednostno omejitev naročila za posamezno raven odločanja in osebo ki ima pooblastila za nujna naročila materiala S tem se podjetje izogne tveganju da bi naročili material v preveliki količini (Potočnik 2002a 169)

225 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga je sistematično zbiranje klasificiranje in analiziranje podatkov ki potem predstavljajo osnovo za kakovostne nabavne odločitve (Leenders Fearon in England 1989 429) Pogoj za uspešno nabavo je dobro poznavanje nabavnega tržišča to je dobaviteljev in njihove ponudbe Skupaj s prodajno službo mora nabava določiti sortiment izdelkov ki ga bo nabavljala ndash to je izhodišče raziskave Žal izvajajo to raziskavo le največje trgovske organizacije ki imajo usposobljene raziskovalce in lahko pokrijejo sorazmerno zelo visoke stroške raziskav Za odločanje o nabavi je nujno da trgovska

12

podjetja raziščejo stanje na nabavnem trgu značilnosti dobaviteljev nabavne poti ustreznosti izdelkov konkurenco na nabavnem trgu nabavne pogoje (cene roke dobave in roke plačila) (Potočnik 2001a 84) Iskanje ponudb5 je prvi nabavni postopek kadar se kupec in dobavitelj ne poznata če kupec išče nov material ali gre za nabavo večje količine materiala Na podlagi ugotovitev raziskav tržišča bo nabavni oddelek iskal ponudbe pri tistih dobaviteljih ki ponujajo želeni material Pri iskanju ponudb mora nabavni oddelek natančno opredeliti vrsto in kakovost materiala ter dobavne in plačilne pogoje odločiti pa se mora tudi ali bodo iskali ponudbe samo pri proizvajalcih materiala ali tudi pri posrednikih Pred iskanjem pa morata nabava in tehnična služba urediti še naslednje zahteve glede materiala vrsto in kakovost materiala ki ustreza potrebam proizvodnje količino vsakokratnega naročila ki mora biti usklajena z ekonomično količino naročila čas porabe materiala zaradi določitve dobavnih rokov in prioritete posameznih vrst materiala za proizvodnjo Do ponudb lahko pridemo po različnih poteh na obisku pri dobavitelju na sejmih pisno iskanje ponudb pri vseh možnih dobaviteljih (objava licitacije) ali neposredno pri vnaprej izbranem dobavitelju telefonično iskanje katalogi dobaviteljev (manjša naročila) in seveda preko svetovnega spleta Podjetje ne išče ponudb kadar je dobavitelj monopolist prav tako pa zelo redko išče ponudbe za nujna naročila Ponudba mora vsebovati bistvene sestavine bodoče prodajne pogodbe (količina cena kakovost plačilni pogoji dobavni rok dobavni pogoji zahtevane garancijehellip) in seveda opcijo do kdaj ponudba velja Analiza ponudb6 pomeni da mora nabavni oddelek vse prejete ponudbe urediti ugotoviti ali vsebujejo vse zahtevane podatke in ali so med seboj primerljive Primerjava ponudb je formalna kadar primerjamo skladnost ponudbe z našim povpraševanjem njeno popolnost in razumljivost ter vsebinska kadar preračunavamo različne količinske podatke iz ponudb na skupni imenovalec (npr cena prosto skladišče kupca) Pri analizi ponudb je pomembno primerjati še kakovost dobavne roke zanesljivost dobave hellip tveganja v zvezi z lokacijo dobavitelja (tuji dobavitelji) ter boniteto dobavitelja S primerjavo posameznih postavk v ponudbah ugotavljamo prednosti in slabosti posameznih dobaviteljev Dejansko razliko med ponudbami lahko ugotovimo le z nabavno kalkulacijo Nabavno kalkulacijo7 izdelamo tako da pri tem upoštevamo vse nabavne stroške ki nastajajo pri posameznem dobavitelju fakturna cena dobavitelja (zmanjšana za popuste) stroški dostave (prevoz zavarovanje) stroški manipulacije materiala v času dostave (nakladanje prekladanje razkladanje) Iz nabavnih stroškov preračunamo nabavno ceno na enoto materiala Seveda pa je pomembno poleg nabavne cene upoštevati še kakovost materiala dobavne roke in pogoje ter rok in način plačila Kakovost materiala je praviloma povezana s ceno Ob enaki cenovni postavki izberemo dobavitelja ki ponuja boljšo kakovost materiala 5 Povzeto po Potočniku (2002a 169-170) 6 Povzeto po Potočniku (2000 85) 7 Povzeto po Potočniku (2002a 170-171)

13

Popusti zmanjšujejo fakturno ceno in s tem nabavne stroške ndash posledično odjemalec poskuša izkoristiti popuste prav tako pa tudi dobavitelj ki želi z njimi prepričati odjemalca v večja naročila Dobavitelji običajno ponujajo štiri vrste popustov količinski rabat (praviloma progresiven za nakup večje količine) raquozvestobnilaquo rabat (povezan je z dolgoročnim poslovnim sodelovanjem) sezonski rabat (popust za stimuliranje nakupa v obdobjih zmanjšane prodaje ndashomogočajo dobavitelju enakomernejšo proizvodnjo v mrtvi sezoni) funkcijski rabat (odobravajo ga proizvajalci trgovcem na debelo in na drobno za izvajanje posebnih prodajnih akcij) Poleg zgoraj navedenih popustov se pri kalkulaciji upošteva tudi plačilni popust ali skonto za plačilo pred dogovorjenim rokom Če je npr običajni rok plačila 60 dni in obrestna mera letno 12 lahko podjetje pri 2 skonta za plačilo v 15 dneh s skonti pridobi približno 18 letno Ta primerjava kaže pomemben pomen popustov za prispevek nabave k donosnosti poslovanja podjetja

226 Nabavna pogajanja Izbrani ponudi sledi nabavno pogajanje To se lahko nanaša na posamezne ali vse sestavine ponudbe Komercialni in pravni pogoji se zaradi različnih običajev poslovne kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala pogosto razlikujejo zato ovirajo uporabo standardnih obrazcev pogodb Sama pogajanja in sklepanje pogodb sta jedro nabavnega poslovanja Dobavitelj in odjemalec morata pri tem upoštevati naslednja načela ravnati morata kot raquodober gospodarlaquo spoštovati zakonitosti upoštevati veljavnosti pogodb poslovati po dobrih poslovnih običajih izpolnjevati sodne in arbitražne sklepe v podobnih primerih Nabavni referenti porabijo več kot 20 svojega časa za pripravo in dejansko pogajanje z dobavitelji Poznavanje pogajalskega procesa in pogajalskih spretnosti je za nabavnika nujno zlo saj se le tako lahko upre pogosto dobro izurjenemu dobavitelju Pomembno je spoznanje da se pogajanja ne nanašajo samo na ceno ampak na vse prvine ki so pomembne za sklenitev dogovora Izkušnje v številnih podjetjih kažejo da so vprašanja kot so kakovost in zanesljivost dobave pa tudi poprodajne storitve pogosto pomembnejše kot cene in plačilni pogoji (Potočnik 2000 87) Pogajanja8 lahko opredelimo kot proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno sprejemljivo rešitev Da so nakupi uspešni moramo po Završniku (2001 3) pogajanja uporabljati v njihovem najširšem pomenu kot proces sprejemanja odločitev To pomeni da so pogajanja proces načrtovanja vodenja in analiziranja ki ga uporabljata kupec in prodajalec da dosežeta sprejemljiv sporazum Pogajanja so proces v katerem je potrebno razlikovati vsaj štiri stopnje 1 Priprave na pogajanja strokovnjaki za pogajanja jih označujejo kot kritično fazo v

pogajanjih Pomen priprav je takšen da velja načelo raquoNepripravljeni pogajalci ne smejo na pogajanjalaquo To je na videz v nasprotju z dejstvom da ljudem vse bolj

8 Povzeto po Kavčiču (1998 315-339)

14

primanjkuje časa Vendar pa je to zahtevo potrebno upoštevati kajti slaba pripravljenost ene ali druge strani bistveno podaljšuje pogajanja v celoti povečuje se verjetnost da bomo naredili nepotrebna popuščanja zmanjšuje se verjetnost da bomo dosegli zastavljeni cilj povečuje se tudi verjetnost da bodo pogajanja neprijetna zapletena in da bo stranka ki je manj pripravljena ali celo nepripravljena poganja izgubila

Priprave na pogajanja obsegajo (Markič Strniša Tavčar 1993 5-42)

določitev ciljev (z njimi določimo vsebino pogajanj pri količinskih ciljih določimo pogajalski interval I ndash idealno Z ndash zadovoljivo M ndash minimalno)

izbiro pogajalske strategije (dobim-dobim dobim-izgubim izgubim-izgubim) zbiranje informacij (informacije o predmetu pogajanj informacije o nasprotni

stranki) določitev pogajalske skupine (pogajalec sam ali skupina) določitev o času pogajanj (ključna variabla pogajanj) določitev kraja pogajanj (pri nas pri dobavitelju na nevtralnem terenu) določitev pristojnosti pogajalcev (ali lahko odločajo sami ali morajo pred

sklenitvijo sporazuma dobiti soglasje nadrejenih) odločitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (tajna so takrat kadar bi javna pogajanja

povzročila škodo pogajalskemu procesu)

2 Začetek pogajanj je takrat ko se pogajalski strani prvič uradno srečata Pri tem je pomembno ustvarjanje začetega vtisa ndash prvi vtis je zelo pomemben in mogoče ga je narediti samo enkrat njegovo spreminjanje med pogajanji zahteva precej časa in napora S pomočjo prvega vtisa nasprotni strani pokažemo kako resno jemljemo pogajanja kakšen pomen jim pripisujemo in kako smo se na njih pripravili Glavne sestavine začetka pogajanj pa so naslednje medsebojno spoznavanje strank določitev dnevnega reda predstavitev začetnih pozicij obeh pogajalskih strank ugotovitev pristojnosti in pooblastil

3 Proces iskanja sporazuma lahko označimo kot pogajanja v ožjem smislu Če ni

konfliktov če obe strani pristajata na zahteve nasprotne strani so pogajanja lahko zelo kratka Če pa obe strani zavračata predloge nasprotnikov so pogajanja prav tako zelo kratka saj sporazum ni mogoč Proces iskanja sporazuma lahko torej opišemo kot neko minimalno pripravljenost obeh strani da pride do sporazuma

Sam proces iskanja sporazuma je mogoče razčleniti na vsebinsko in metodološko stran Pri vsebinski plati gre za dokazovanje oblikovanje predlogov različnih stopenj za posredovanje teh predlogov presojanje predlogov nasprotne strani za povezovanje posameznih predlogov v pakete za mešetarjenje (dam če ti daš) in seveda končno oblikovanje sporazuma Po metodološki plati pa gre za prepričevanje za popuščanje oziroma dajanje koncesij za spraševanje uporabo taktikhellip Najpomembnejše taktike pogajanj so (van Weele 1998 335 ndash 336)

Vzemite ali pustite ena stran vsiljuje svoje pogoje drugi strani ne da bi pri tem popuščala

15

Vzbujanje zaskrbljenosti prijateljsko vzdušje vendar pogajanja ostajajo nedorečena in dobavitelj lahko izrabi vse svoje sposobnosti da doseže zase ugodnejši posel

Kitajski prijem kupec izjavi da je dogovor z dobaviteljem mogoč takoj ko bo rešil manjši problem Dogovorili so se o ceni vendar kupec nato obvesti prodajalca da mora ta poskrbeti za prevoz in plačati prevozne stroške Praksa kaže da so dobavitelji v tej fazi pripravljeni na precejšnje popuščanje

Dražba ndash holandska ali kitajska dražba navzdol pri kateri dobavitelji postavijo najvišjo ceno in jo postoma znižujejo dokler predmeta ne prodajo Kupec lahko s to taktiko o dobaviteljih zbere veliko podatkov vendar je pomembno da istočasno preveri njihovo verodostojnost

Dobri in zli to taktiko pogosto uporabljajo prodajalci rabljenih avtomobilov da bi zameglili pričakovanja druge strani glede izida pogajanj

V praksi poteka proces pogajanja v štirih fazah (Potočnik 2002a 175)

Preučevanje pogajalca se skušata spoznati in odkriti obojestranske interese in namere

Ocenjevanje presojajo se informacije prejete od druge strani Pogajanje pogajanje v pravem pomenu besede Povzemanje povzamemo kar je dogovorjeno da ne bi kasneje nastali nesporazumi

v zvezi doseženimi rezultati pogajanja Pogajanja je potrebno enkrat končati ndash vprašanje kdaj in kako Pojavita se dve dilemi prva pravi ali ni še prezgodaj za zaključevanje ker bi od nasprotne strani lahko še kaj pridobili po drugi strani pa ali ne kaže čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz nas Zato morajo biti pogajalci usposobljeni da prepoznajo pravi trenutek za zaključitev pogajanj Za zaključevanje je nujno da sta se stranki sporazumeli o glavnih temah in sicer tako da sta obe čimbolj zadovoljni Kdor prvi ponudi zaključek diktira tempo 4 Sporazum (napisan akt o rezultatu pogajanj) je cilj zaradi katerega smo se pogajali V

sporazumu mora biti natančno določeno kaj je vsebina sporazuma za koga sporazum velja kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljati kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazuma posledice za kršitelja sporazuma določena je tudi skupina ali organ za kasnejše reševanje sporov ali za razlago posameznih določil sporazuma Ko je dosežen sporazum je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt ki ga pogajalci opravijo sami pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete

227 Izbira dobavitelja9

To je najpomembnejša faza procesa nabave in je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Od pravilne izbire je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pojavlja se vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj Najboljši je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih proizvodov oz storitev jih dobavlja oz opravlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam strank ima dostopne oz konkurenčne

9 Povzeto po Završniku (2004 53-55 109-115)

16

cene dobro logistično podporo hitro in kvalitetno odpravlja napake ter zagotavlja ustrezne poprodajne aktivnosti Proces presoje in izbire se razlikuje tudi glede na to ali gre za rutinsko nabavljanje ali pa gre za nabavo novega materiala Pri rutinski nabavi naročimo material pri dobavitelju ki je na seznamu odobrenih dobaviteljev ker se je že izkazal za zadovoljivega pri prejšnjih nabavah Kadar pa podjetje kupuje proizvode storitve prvič je tveganje večje zato potrebuje več informacij o potencialni dobaviteljih in uporablja merila na podlagi katerih vrednoti in izbira dobavitelje Izbira dobaviteljev je povezana z oblikovanjem prodajnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bo sodelovala nabavna služba Odločitve o izbiri dobaviteljev se nanašajo na njihovo število lokacijo možno trajno poslovno sodelovanje ali recipročno poslovanje Alternativa eden ali več dobaviteljev za določen material je večna dilema nabavnikov V preteklosti so poudarjali več dobaviteljev kar naj bi dobavitelju omogočilo večjo preglednost nad cenami in večjo varnost oskrbe Temu pa nasprotuje oskrbovanje pri enem viru (podjetje naroča material pri enem dobavitelju zaradi posebnega razloga čeprav ima na voljo tudi druge vire) in izključno oskrbovanje (podjetje nabavlja material pri monopolistu plin voda električna energija) (Potočnik 2002b 132) Gadde (1993 46) meni da so glavni razlog za zmanjšanje števila dobaviteljev boljše možnosti pri sodelovanju s preostalimi Trgovsko podjetje se odloči za enega samega dobavitelja za posamezni izdelek v naslednjih primerih ko je obseg nabave premajhen za več kot enega dobavitelja ko ima dobavitelj patent ali licenco za določeno vrsto izdelkov ko zaradi kakovosti izdelkov želi ravno določenega dobavitelja in kadar uvaja lastne blagovne znamke (npr Mercator Spar Tuš) Velika pomanjkljivost takšnega oskrbovanja je povečana soodvisnost obeh vključenih podjetij (Potočnik 2001a 91) Veliko podjetij se odloči za več dobaviteljev da se izognejo odvisnosti od enega samega in lahko primerjajo cene in zmogljivosti konkurenčnih dobaviteljev V tem primeru podjetje opravi 60 naročil pri glavnem dobavitelju ter po 30 in 10 pri dveh drugih (Završnik 2000 53) Selekcija in prava poslovna politika do pravih dobaviteljev je ključ za doseganje želene stopnje kakovosti pravočasnosti v dobavah optimalnih cenah potrebni stopnji tehnične pomoči in želeni stopnji storitev Da bi vse to dosegel mora kupec

razvijati in vzdrževati zadovoljivo bazo dobaviteljev skrbno izbrati potencialne dobavitelje in preučiti ali lahko postanejo dobri poslovni

partnerji odločiti se za pravilne metode izbiranja dobaviteljev izbrati primerno skupino strokovnjakov za to nalogo zagotoviti da bo izbrani dobavitelj zagotovil pravočasno dobavo zahtevane

kakovosti nabavnih dobrin in seveda po ustrezni ceni Pogoj za pravilno izbiro je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Izbira pa je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje naslednje stopnje

vodja nabave mora upoštevati vse razpoložljive informacije o dobaviteljih nato mora določiti merila izbirnega procesa skupaj s predstavniki posameznih

funkcij v podjetju sledi zbiranje eksplorativnih informacij da se izločijo neprimerni kandidati

17

preučijo se potencialno ustrezni dobavitelji na osnovi pripravljenih vprašalnikov pregled odgovorov na vprašanja obisk skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi zbranih informacij najbolje

zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje skupina izbere najprimernejšega dobavitelja10

V preteklosti so podjetja kot merilo pri ocenjevanju uporabljala le ceno kasneje pa še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril uporabljajo tudi različne metode za ocenjevanje dobaviteljev Dejavnikov ki vplivajo na izbiro je veliko razlikuje pa se tudi njihova pomembnost za različne dobrine Kriteriji za izbiro dobaviteljev so (Završnik 2000 52) kakovost materiala cena izpolnjevanje dobavnih rokov redne dobave dogovorjenih količin dobavni in plačilni pogoji proizvodne zmogljivosti zaloge dobavitelja servis (pred in po nabavi) image finančna moč kulanca fleksibilnost glede mogočih sprememb naročenih količin možnost recipročnih poslov trajna poslovna povezava Po določitvi meril lahko podjetje dobavitelje razvrsti v tri skupine dobaviteljev zelo dober (uvrstijo jih v listo odobrenih dobaviteljev) pogojno dober (odvisno od materiala ki ga ponujajo) slab dobavitelj (z njimi naj ne bi sklepali poslov) Dobavitelje ki niso izbrani moramo obvestiti o razlogih za zavrnitev njihove ponudbe Problem nastane le pri specifičnih surovinah materialih ki jih podjetje nujno potrebuje za svoje delovanje Te dobrine pogosto onemogočajo da bi jih kupovali samo pri izbranih dobaviteljih Geografska koncentracija surovin omejen izbor prevoza velike količine ter visok delež transportnih stroškov v nabavi materiala so praviloma glavni razlogi za odstopanja Kompromisi se zato sklepajo v prid manj zanesljivim dobaviteljem Izbira dobaviteljev ne bi smela trajno veljati Podjetje se mora vedno ozirati za takšnimi dobavitelji ki imajo sposobnost da se prilagajajo njegovim potrebam in željam Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v dobavni verigi podjetja se povečuje tudi potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja in to na dolgi rok Prednosti ki jih nudi ocenjevanje dobaviteljev

večja preglednost nabavnih odločitev zmanjšanje tveganja pri oskrbi povečanje konkurence med dobavitelji načrtno pridobivanje in opuščanje dobaviteljev izogibanje neracionalnim odločitvam zagotavljanje know-howa

Ocenjevanje dobavitelja lahko poteka na štirih ravneh (Potočnik 2001b 212)

raven izdelkov osredotočimo se na izboljšanje kakovosti materiala uporabljenega za izdelke in njihovo oblikovanje

procesna raven predmet kontrole je dobaviteljev proizvodni proces raven zagotavljanja kakovosti predmet kontrole niso samo postopki temveč tudi

dobaviteljevo celovito obvladovanje kakovosti

10 Podrobnejši opis postopka izbire dobaviteljev je naveden v literaturi Završnika iz leta 2004

18

raven podjetja preverjajo se finančni vidiki in usposobljenost dobaviteljevega vodstva

Vseh dobaviteljev ni mogoče ocenjevati z enako intenzivnostjo Zato jih je potrebno razdeliti po pomembnosti po naslednjih merilih promet z dobaviteljem pomen nabavne dobrine tveganje na specifičnih nabavnih trgih Dobavitelji so naši poslovni partnerji zato jih je potrebno obvestiti o tem da bodo vključeni v proces ocenjevanja in izbora dobaviteljev Obvestimo jih tudi o naših pričakovanjih glede njihovega poslovanja Prav tako pa jim moramo sporočiti dosežene ocene in jih seznaniti s standardi in metodami ki jih uporabljamo pri ocenjevanju

228 Eksterno naročilo Po izboru najboljšega dobavitelja sledi naročilo Gre za konkretno nabavno akcijo kjer pride do neposrednega poslovnega kontakta z dobaviteljem in predstavlja tudi dejansko pravno obveznost Naročilo je pisni dokument ki prenese zahteve in želje kupca do dobavitelja Čim bolj precizno so zajeti vsi pogoji tem manjša je verjetnost poznejših sporov Pametno je da dobavitelj potrdi vsebino vsakega naročila (Kaltnekar 1993 206-207) Poglavitne sestavine naročila so (van Weele 1998 92) podatki o dobavitelju opis izdelka cena na enoto število enot naslov dostave naslov kam naj se pošlje račun Završnik (1997 14) pa v primerjavi z zgoraj navedenim avtorjem dodaja naslednje sestavine naročila tekočo številko naročila datum naročila plačilne pogoje in posebne določbe Naročilo ni hkrati tudi prodajna oz nabavna pogodba Običajno je s pogodbo določena skupna količina delne količine pa kupec naroča z naročilom ki mora biti po vsebini usklajeno s pogodbo Če dobavitelj prejme naročilo in pri preverjanju ugotovi da ni skladno s ponudbo ali pogodbo ga mora zavrniti Če naročila ne zavrne ampak ga izpolni se smatra da soglaša s spremembo (Potočnik 2002a 178-179)

229 Sklepanje nabavnih pogodb Pravna podlaga nabave je kupna pogodba ki nastane na podlagi sporazuma med obema partnerjema Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa v sprejemu naročila Pogodba je sklenjena ko slednji pošlje kupcu pisno potrditev naročila (Završnik 2000 54-55) Po izboru dobavitelja sledi seveda sestavljanje pogodbe Tehnična vsebina pogodbe se spreminja od materiala do materiala ki ga kupujemo Van Weele (1998 83) opozarja da se določeni komercialni in pravni pogoji zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala hellip v pogodbah razlikujejo zato je ovirana uporaba standardnih nabavnih pogodb Pri sklepanje pogodb je potrebno upoštevati določila

19

pogodbenega prava in splošnih uzanc Dogovor je sklenjen ko se pogodbeni stranki sporazumeta o bistvenih elementih pogodbe (Kaltnekar 1993 207-209)

Predmet pogodbe je lahko vsako blago ki je namenjeno tržišču Vrsto blaga določimo z običajnimi trgovskimi nazivi z veljavnimi standardi ali s posebnimi specifikacijami

Količina mora biti določena ali določljiva z merskimi enotami ali na drug primeren način

Cena blaga je lahko natančno določena ali določljiva na dan dobave Kakovost blaga mora biti jasno opisana in nedvoumno določena z vzorcem

standardom blagovno znamko poreklom specifikacijo Čas in kraj dobave takojšen ali terminski Zamujanje dobavnih rokov rodi pravne

posledice ndash prizadeta stranka lahko odstopi od pogodbe ali zahteva odškodnino Dobavni pogoji pomembno je določiti v kolikšni meri in do kod bremenijo

posameznega partnerja transportni stroški ter kdaj in kje preide riziko na kupca (Incoterms) V pogodbi se lahko določi tudi kakšnim transportnim sredstvom bo blago dostavljeno

Plačilni pogoji določajo predvsem roke do katerih je potrebno dobavljeno blago plačati ter razne popuste in zamudne obresti ki so povezani s plačilnimi roki Določajo tudi načine plačila gotovinsko z virmani kompenzacijamihellip

Jamstveni elementi ki ščitijo pogodbene stranke pred posledicami netočnega izvrševanja pogodbenih zahtev s strani drugih partnerjev pogodbena kazen penali ara odstopnina razna jamstva ali poroštva zastava zamudne obresti avans kavcija različne odškodnine

Splošno pravilo je da naj bi nabavniki vztrajali pri fiksni ceni ki je sprejemljiva za obe stranki Najbolje je da dobavitelj prevzame vse tveganje če to ni s pogodbo izključeno V praksi se uporabljajo različni dogovori o ceni (van Weele 1998 83-84)

fiksna cena plus stimulacija namenjena je motiviranju dobaviteljev na podlagi nagrajevanja za izvedbo dela ki presega dogovorjene standarde

pogodba raquostroški pluslaquo (stroški plus določen odstotek nagrade povračilo stroškov plus fiksna nagrada stroški plus zajamčena najvišja nagrada) se uporablja kadar dela ne morejo dovolj natančno opredeliti oz kadar je fiksna cena za obe stranki preveč tvegana za to pogodbo je značilna velika negotovost

pogodba za povračilo stroškov ponavadi temelji na fiksni postavki za uro dela in uporabo opreme

pogodba z usklajevanjem cene (eskalacijska klavzula) uporablja se pri dolgoročni nabavi ali predelavi zelo specifičnih tržno občutljivih materialov cena je povezana z obrazcem za usklajevanje cen ki temelji na zunanjih dejavnikih kot so stroški materialov ali gibanje plač

Nabava materialov ki sodijo po metodi ABC v C razred (veliko število majhen delež v nabavnem proračunu) je rutinska stvar in ne zahteva posebnega nebavnega znanja Lahko jo zelo poenostavimo ali pa celo prepustimo nosilcem potreb v podjetju Nabavni oddelek samo skrbi da se nabavni proračun ne prekorači in občasno kontrolira porabo sredstev Najenostavneje je drobni material za vzdrževanje manjša popravila in pisarniški material nabaviti brez formalnega naročila v trgovini na veliko ali malo Dokument ki govori o sklenitvi pogodbe je trgovski račun dobavnica ali naročilnica (Završnik 2000 55)

20

2210 Spremljanje izpolnitve naročila Pod spremljanjem naročila razumemo kontrolo nad prispetjem potrditve naročila in primerjavo z naročilom ter zagotavljanje dobave v dogovorjenem roku Namen spremljanja naročila pogodbe je v tem da preprečimo motnje v proizvodnji dodatne stroške zaradi spremembe le-te nezmožnost izvršitve dobav kupcem pogodbene kazni in poslabšanje image-a Tudi prezgodnje dobave lahko povzročajo stroške (stroški vezave kapitala skladiščni stroški) Ugotavljanje prekoračitve in opominjanje na dobavo pri dobavitelju je glavna naloga kontrole izpolnjevanja dobavnega roka (Završnik 2000 55-56) Obstaja več različnih metod spremljanja izpolnitve naročila (van Weele 1998 93)

Spremljanje izpolnitve naročila v izjemnih primerih sistem opozarjanja pri katerem nabavni referent ukrepa le v primeru ko ga dobavitelj opozori da bo raquokmalulaquo zmanjkalo materiala metoda ne doprinese k učinkovitosti izvedbe nabave vendar jo pogosto srečamo v praksi

Rutinsko preverjanje stanja poteka tako da se že pred dobavo preverja pri dobavitelju ali bo dostava blaga mogoča na dogovorjeni datum

Vnaprejšnje preverjanje stanja se uporablja pri vnaprejšnjem določanju kritičnih nabavnih delov in dobaviteljev

2211 Prevzem vhodnih proizvodov11

Dobavljeno blago je potrebno pregledati da se prepričamo o njegovi ustreznosti Glede na velikost in tehnično zahtevnost blaga lahko pri dobavitelju večkrat preverjamo njegovo sprejemljivost na različnih proizvodnih stopnjah Dostavljeno opremo je potrebno preveriti s testi sprejemljivosti pri dobavitelju preden je oprema odposlana pri uporabniku po dostavi in ko oprema začne prvič delovati (van Weele 1998 93) Prevzemni oddelek je pogosto podrejen nabavnemu sektorju Ločimo tri postopke pri prevzemu glede na dokumentacijo

prevzemni oddelek izpiše prevzemnico ali prejemnico prevzemni oddelek potrdi prejem na izvodu (kopiji) naročila ki ga je bil prejel od

nabavnega oddelka za materiale majhne vrednosti opravijo prevzem neposredno interni naročniki

Pomembno je poročilo o kontroli kakovosti ki potrjuje ustreznost ali neustreznost prejetega materiala Priloženo je prejemnici če so odstopanja od naročenih kakovosti materialov drugače pa je ustreznost potrjena na prevzemnici Pregled kakovosti je v podjetjih različno urejen za nekatere predmete nabave nimajo predpisane posebne kontrole kakovosti kontrola na podlagi jemanja vzorcev popolna (100-na) kontrola laboratorijska kontrola kontrola nevtralne ndash zunanje institucije

11 Povzeto po Završniku (2000 56-57)

21

2212 Reševanje reklamacij12

Če so pri kontroli vhodnih proizvodov in materiala ugotovljene razlike med dejanskim stanjem in dogovorjenimi obveznostmi dobavitelja se sestavi komisijski zapisnik ki ga pošljemo nabavnemu oddelku Na osnovi zapisnika o ugotovljenih pomanjkljivostih pri dobavi se sproži reklamacijski postopek Reklamacija je ugovor na dobaviteljevo netočnost pri dobavi in instrument za popravljanje napak ki so nastale Kupec z reklamacijo zahteva od dobavitelja da naknadno izpolni zahteve naročila oz pogodbe ter hkrati prevzame tudi odgovornost za škodo ki je nastala zaradi pomanjkljive dobave (Završnik 2000 57) Komisijski zapisnik je potrebno sestaviti tako da je iz njega jasno razvidno za kakšno napako gre (količinsko kakovostno rokovno) kdo in na kakšen način je ugotovil napako V reklamacijskem dopisu dobavitelju pa moramo navesti še naslednje podatke številko pogodbe ali naročila številko in datum dobavnice in prevoznega lista ter drugi dokumenti iz katerih je mogoče ugotoviti zakaj je prišlo do napak Za zamujeni rok dobave in druge neizpolnjene dogovorjene pogoje kupec praviloma ne sestavlja komisijskega zapisnika ampak ureja te napake neposredno z dobaviteljem Kadar kupec ugotovi napake pri dobavi ima do dobavitelja naslednje zahteve

Zahteve glede količine količina materiala je s pogodbo navadno le okvirno določena le redko točno opredeljena Dovoljen je 5 odmik navzgor ali navzdol če je količina označena približno (circa okoli) Pri kosovnem blagu ali označbi raquobrez tolerancelaquo ne sme priti do odstopanj Pri dostavi premajhne količine ima kupec naslednje pravice lahko zahteva takojšnjo dobavo razlike do dogovorjene količine odkloni prevzem manjše količine če ima upravičen interes da sprejme celotno količino sprejme manjšo količino in tudi plača samo prevzeto količino Če pa dobavitelj dostavi večjo količino kupcu ni potrebno prevzeti presežka če ga pa prevzame ga mora tudi plačati po pogodbeni ceni

Zahteve glede kakovosti za kakovostne napake materiala odgovarja dobavitelj vendar le za napake ki so nastale pred prehodom rizika za napake ki kupcu niso bile znane ob sklepanju pogodbe za skrite napake ki se pojavijo po prevzemu materiala (najkasneje v 6 mesecih) za napake zaradi dobaviteljeve prevare kupca o dejanski kakovosti materiala V primeru ko dobavitelj dostavi material boljše kakovosti kupec ne more odkloniti prevzema razen če ima upravičen interes da zahteva točno določeno kakovost S prevzemom boljše kakovosti pa kupec ne prevzame tudi večje obveznosti razen če je bilo v pogodbi drugače dogovorjeno

Pravice in obveznosti pri spremembi cene poleg fiksno določenih cen ki jih stranki le redko spreminjata se stranki lahko dogovorita tudi za naknadno spremembo cene Ceno je mogoče spreminjati navzgor ali navzdol zato ji pravimo tudi raquodrsečalaquo cena Uporablja se pri prodaji investicijske opreme z daljšim rokom dobave pa tudi pri sukcesivni nabavi materiala pri nestabilnih pogojih na trgu ki pomembno spreminjajo stroške proizvodnje od sklenitve pogodbe do dobave materiala

Zahteve pri zakasnitvi dobave kadar z dobavo zamuja dobavitelj lahko kupec uveljavi naslednje zahteve vztraja pri pogodbi in določi naknadni rok za dobavo po preteku naknadnega roka odstopi od pogodbe in zahteva odškodnino razliko v

12 Povzeto po Potočniku (200092-94)

22

ceni zaradi nakupa pri drugem dobavitelju po višji ceni Če pa z prevzemom zamuja kupec mu prodajalec lahko uskladišči material v javnem skladišču in pošlje račun za dobavljeni material proda material na kupčev riziko če skladiščenje ne bi bilo gospodarno in zahteva povrnitev razlike v ceni zaradi prodaje drugemu kupcu po nižji ceni zahteva povrnitev dejanske škode

Poslovna praksa je oblikovala naslednja pravila za reklamacijski postopek (Potočnik 2002a 182)

Ugovarjati začnemo šele takrat ko je vrednost reklamacije večja kot so njeni stroški Če se manjše napake pri istem dobavitelju večkrat ponavljajo ga moramo nanje opozoriti

Upoštevamo običajni reklamacijski rok oz rok ki je določen s pogodbo Sestavljena mora biti vljudno vendar z odločno zahtevo za izpolnitev dogovorjene

obveznosti

2213 Ocena nabavnega posla13

Delo nabavnega referenta se ne konča z uvedbo novega materiala v proizvodnjo ali uporabo nove opreme V poslovanju z dobavitelji lahko pride do zapletov ki jih je potrebno rešiti (reševanje garancijskih zahtevkov in pogodbenih kazni reševanje zahtevkov zaradi dodatnih in nepopolnih del glede na obseg del določen v specifikaciji določitev načina vodenja dokumentacije o nabavi in dobaviteljih zapisovanje ocen projekta) Pri dodatnem delu ali presežku je pomembno da o tem vnaprej obvestimo naročnika ki mora v to privoliti O dodatnem delu mora biti obveščen tudi vodja nabave da kasneje ne pride do nejasnosti pri nabavnih stroških Naložbene dobrine čez čas zahtevajo vzdrževanje ndash takrat postane jasno ali dobavitelj lahko upraviči svoje obljube o servisiranju vzdrževanju in dobavi rezervnih delov Nenazadnje mora dobava zagotoviti tudi da se pridobljene izkušnje razčlenijo in da jih lahko uporabimo na stopnji opredeljevanja specifikacije in izbire dobavitelja pri prihodnjih nabavah S tem se izboljšuje tudi kakovostni nivo dobaviteljev

2214 Pregled in likvidacija prejetih računov Dobavitelj izda za dobavljeno blago račun ali fakturo Težnja po dobrih poslovnih odnosih narekuje čim hitrejše plačilo pogosto so s hitrim plačilom povezane tudi določene bonitete Naloga nabave je da čim hitreje opravi vse posle ki so potrebni pred plačilom računa (Kaltnekar 1993 214) Postopek poteka od pripravljalnih del do samega obračuna (Potočnik 2000 94-95)

V okviru pripravljalnih del zberemo dokumente (pogodba ali naročilnica dobaviteljeva odpremnica ali dobavnica specifikacija materiala tovorni list ali

13 Povzeto po van Weele (1998 94-95)

23

drugi prevozni dokumenti prevzemnica skladišča) ter jih medsebojno primerjamo in ugotavljamo napake med naročenim prevzetim in zaračunanim Ko so dokumenti usklajeni se to potrdi na računu

V obračunu fakture gre za formalni preračun vseh njenih sestavin Po izračunu izda nabavna služba nalog za plačilo Zaradi visokih stroškov preračunavanja posameznih postavk je praksa razvila različne postopke za poenostavitev kontrole računov (zbirni račun preverjanje računov samo nad določeno vrednostjo naključno preverjanje računov določitev računov po metodi ABC ndash preverjamo le račune dobaviteljev v skupini A preverjanje računov dobaviteljev pri katerih so reklamacije pogostejše ne preverjamo računalniško izstavljenih računov ker predvidevamo da so točni ne preverjamo računov dobaviteljev katerim zaupamo da sami sproti popravljajo napake)

Račun pomeni čisto določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga obravnavamo zelo skrbno Pregled in njegovo likvidacijo opravimo takoj po prejemu Kontrola računa ne predstavlja samo nadzora nad opravljenim delom in storitvami dobavitelja temveč pomeni tudi podlago za vrednotenje dobavitelja (Završnik 2000 57)

2215 Evidenca in arhiviranje Evidence nabavnega oddelka obsegajo veliko število podatkov in informacij ki so za operativo nabave uporabni le kadar so dostopni in v urejeni obliki Vsak nabavni oddelek mora voditi evidenco vseh naročil po tekočih številkah Evidenca naj obsega številko naročila ime dobavitelja kratek opis materiala in vrednost celotnega naročila Za takojšen dostop do informacij o stanju odprtih naročil je zelo pomembna evidenca po imenu dobavitelja (naročila so razvrščena po tekočih številkah) Evidenca končnih naročil je zgodovinski zapis vseh zaključenih oz dobavljenih naročil Arhiviramo jih najmanj za tri leta Edinstvena naročila in naročila večje vrednosti hranimo dalj časa (Završnik 2000 58-59) Najpomembnejše nabavne evidence po Potočniku (2000 95) so

evidenca količin materiala evidenca cen materiala evidenca dobaviteljev (tehnične in tržne značilnosti) evidenca nabavnih pogojev po dobaviteljih evidenca reklamacij

24

3 ANALIZA NABAVNEGA PROCESA V PODJETJU VETERINARSKA BOLNICA PTUJ DOO

31 Predstavitev podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo Veterinarska bolnica Ptuj je že pred leti na osnovi povpraševanja odprla ndash temu bi takrat lahko dejali oddelek kjer so stranke lahko kupovale hrano in nekatere dodatke za male kakor tudi za velike živali Povpraševanje je narekovalo vedno večjo ponudbo zato so se leta 2003 odločili za večjo širitev in prenovo prostorov iz katerih je nastala lepa velika trgovina za male in velike živali ki so jo poimenovali Dr Zoo in ki je odprla svoja vrata leta 2004 Pod okriljem Veterinarske bolnice Ptuj deluje tudi Ambulanta za male živali

Ideja in zasnova trgovine morda malce odstopa od podobnih raquopet shopovlaquo saj so v trgovini dali poudarek predvsem na strokovnosti prodajalcev in skrbnem izboru izdelkov ki jih ponujajo Seveda se trudijo da je za vsak okus nekaj vendar so mnenja da kak tolar ki ga odštejete več odtehta kvaliteto izdelka pa naj gre za hrano igračo ali učni pripomoček za vašega ljubljenca ali pa za skrbno izbran dodatek za živali ki jih redite v hlevu Oba programa tako del za male živali kot za velike živali nenehno izpopolnjujejo Podjetje se želi še bolj približati svojim strankam in jih hkrati vezati na sebe s svojo novo ponudbo ki je zaenkrat še v pripravi Uvedli bodo razvoz določenih izdelkov na dom strank po predhodnem telefonskem naročilu Ob cenovno določeni količini kupljenih proizvodov bo njihova dostava brezplačna Razvažali bodo predvsem vitaminske in mineralne dodatke k hrani za velike živali mleko in mlečne nadomestke hrano za pse (15 kg vreče)hellip Pomembno je poudariti da v dostavo ne bodo vključena zdravila in ne vitaminski dodatki za izdajo katerih je potreben recept Poudarek bo predvsem na strokovno usposobljenemu sodelavcu ki ne bo zgolj dostavljal proizvodov ampak bo znal strankam tudi svetovati jih opozoriti na morebitne napake in jih napotiti k veterinarju če bodo to zahtevale okoliščine Namen je ponuditi celovito oskrbo kakršne so deležne stranke ob prihodu v trgovino

SLIKA 1 VETERINARSKA BOLNICA PTUJ SLIKA 1 LOGOTIP TRGOVINE

SLIKI 3 IN 4 NOTRANJOST TRGOVINE DR ZOO

25

SLIKA 5 ČAKALNICA AMBULANTE SLIKA 6 ORDINACIJA ZA MALE ŽIVALI

32 Organiziranost pomen in cilji nabavne službe Nabava je strateškega pomena za podjetje kot je Veterinarska bolnica Ptuj Ima neposreden vpliv na zniževanje stroškov in s tem uspešnost podjetja Uspešno izvedena nabava in pravi predmeti nabave zagotavljajo dobre odnose z kupci Zadovoljni kupci pa svoje zadovoljstvo sporočajo naprej svojim prijateljem in znancem kar je dobra in brezplačna reklama za podjetje Nabava je organizirana centralizirano kar pomeni da oskrbuje tako trgovino kot ambulanto Vse potrebe po proizvodih zdravilih medicinskih pripomočkih in ostalih potrebščinah se iz ambulante sporočijo nabavi ta pa nato izvršuje potrebna opravila povezana z nabavo Temeljne cilje nabave v podjetju lahko razdelimo na nabaviti prave proizvode v ustrezni zahtevani kakovosti v pravi količini ob pravem času po najboljši ceni in ugodnih dobavnih plačilnih pogojih

zagotoviti nepretrgan tok dobave ki ne bo povzročal pomanjkanja proizvodov ali pa preveliki zalog

razvijanje dobrih poslovnih odnosov z dobavitelji

33 Analiza nabavnega procesa po fazah

331 Zaznavanje potreb Za trgovsko podjetje velja staro pravilo ki pravi da je ugodna nabava že pol uspeha Nabava je neposredno povezana s prodajo in pomembno prispeva k zniževanju poslovnih stroškov z doseženimi nabavnimi ugodnostmi Jedro nabavnega sortimenta predstavlja standardni ali fiksni sortiman ki je prilagojen stalnim potrebam porabnikov in spremenljivi ali variabilni sortiman ki pomeni širitev stalnega sortimana v posameznih prodajnih sezonah ali zaradi drugih potreb porabnikov Razmerja med njima ni mogoče natančno določiti saj je pojavljajo tako imenovani mejni proizvodi ki se pojavljajo v obeh sortimentih v določenih obdobjih ali na različne načine

26

Pri nabavi izdelkov se upošteva naslednje da lahko podjetje sortiment izdelkov hitro spreminja in prilagaja potrebam

porabnikov da lahko po potrebi sortiment razširi oziroma ga poglobi in prilagaja ožjemu

segmentu kupcev

Potrebe po izdelkih se zaznavajo kot potrebe po izdelkih pri dnevnem preverjanju zalog optično (pregled zalog

izdelkov po prodajalni in skladišču zapis manjkajočih izdelkov v zvezek za naročila) in preko računalnika (program sam javi da je na zalogi zgolj minimalna količina izdelkov omogoča pa tudi označitev minimalne zaloge izdelkov že pri njihovem vnosu v zaloge)

kot potrebo iz tržišča po novem izdelku prodajni predstavniki ki ponujajo boljši izdelek ali nižjo ceno za enako kakovosten izdelek novi izdelki v katalogih dobaviteljev specialna naročila kupcev14 povečano povpraševanje strank po določenih izdelkih sledi postopek zbiranja in analiziranja ponudb dobaviteljev pogajanja z izbranim dobaviteljem in podpis pogodbe z njim

Ker gre za vezano trgovino z Ambulanto za male živali se stranke iz ambulante napotijo v trgovino po zdravila15 za nadaljnje zdravljenje hrano in ostale pripomočke za živali Prav tako pa se vsa zdravila in ostali pripomočki za ambulanto naročajo preko trgovine Po spoznanju potreb se določi splošne značilnosti izdelkov in potrebno količino Za standardno blago je to preprost postopek pri zdravilih in medicinskih pripomočkih pa se mora nabavnik pri opredelitvi lastnosti kot so zanesljivost trajnost in cena posvetovati z

14 Takšnih naročil je okrog deset na mesec Gre za naročila izdelkov iz katalogov dobaviteljev ki niso na voljo v prodajalni (npr plaščki različnih velikosti in barv za kužke) Ni predplačil izjema so dražji izdelki in izdelki za veliko prakso (npr škarje za striženje ovac) 15Pogoje ki jih morajo izpolnjevati specializirane prodajalne za promet z zdravili na drobno in postopek ugotavljanja teh pogojev ter stroške postopka predpiše pristojni minister v soglasju z ministrom pristojnim za blagovni promet in trgovino (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 58 člen 3 odstavek) Po Zakonu o veterinarstvu (3 člen 24 odstavek) so zdravila za uporabo v veterinarski medicini vsaka snov ali kombinacija snovi ki so pripravljene in namenjene za zdravljenje ali preprečevanje bolezni pri živalih za zdravilo pa se šteje tudi vsaka snov ali kombinacija snovi ki se lahko uporablja na živalih z namenom da bi se določila diagnoza ali ponovno vzpostavile izboljšale ali spremenile fiziološke funkcije Po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (3 člen 16 odstavek) se za zdravila za uporabo v veterinarski medicini štejejo tudi sredstva ki se uporabljajo za razkuževanje uničevanje členonožcev in glodalcev in pridejo v neposreden ali posreden stik z živalmi Za določena zdravila (ibid 5 člen) mora imeti prodajalec (zdravila lahko v trgovini izdaja samo farmacevt ali veterinarski tehnik) nalog (recept) za izdajo zdravila ki ga izda veterinar Nalog za izdajo zdravil se pripne kopiji računa ki ostane v trgovini Stranko morajo seznaniti z navodili za uporabo (72 člen Zakona o zdravilih) in karenčno dobo zdravila kar stranka potrdi z podpisom (Priloga 1) Zdravila ki so namenjena živalim velike prakse se morajo vpisati v Hlevsko knjigo rejca (evidenca zdravil ki so dajana živalim) Vpis obvezno opravi veterinar (podpis žig) če vpis ni opravljen sledijo sankcije Zdravila brez recepta in vitamini se izdajajo kot navadno trgovsko blago Karenca (ibid 4 člen 19 odstavek) je časovno obdobje ki mora preteči od zadnjega dajanja zdravila živali ob normalni uporabi pa do trenutka ko zdravljeno žival lahko damo v redni zakol za proizvodnjo neoporečnih živil oziroma čas v katerem se živalska tkiva mleko jajca in med zdravljenih živali ne smejo uporabljati za prehrano ljudi zaradi možne vsebnosti zaostankov zdravil nad najvišjimi dovoljenimi količinami zaostankov zdravil v teh živilih

27

veterinarji Nabava sodeluje pri predvidevanju potreb z veterinarji prav tako pa jih obvešča tudi o dobavnih rokih izdelkov po katerih povprašujejo Težave povzroča predvsem pomanjkanje zdravil za malo in veliko prakso Kajti za prodajalce zdravil je Slovenija premajhen trg in se jim registracija zdravil (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 13 - 28 člen) ne izplača Problem se rešuje do določene mere s kombinacijo humanih zdravil16 vendar določena zdravila še vedno primanjkujejo oziroma jih na trgu ni za dobiti (npr kapljice za mačje garje zdravilo proti ušem pri perutnini hellip) Predmeti nabave so zdravila vitamini in drugi dodatki k prehrani za male in velike živali hrana za hišne ljubljenčke premium razreda dodatki za nego in drugi pripomočki za male in velike živali razkužila rodenticidi (zatiranje glodavcev) pisarniški material tiskovine obrazci laboratorijski material

332 Interno naročilo Namen internega naročanja so pravilno pravočasno in v optimalnih količinah interno naročeni proizvodi Zaznane potrebe po določenih izdelkih se vpišejo v zvezek naročil kjer se za vsakega dobavitelja vodi svoja evidenca

333 Pregled internega naročila Interna naročila skupaj pregledajo prodajalci in vodja trgovine Preverijo kaj je potrebno naročiti katera so nujna naročila in kaj se bo naročilo kasneje O zdravilih in medicinskih pripomočkih poteka posvet z veterinarji Kadar obstajajo alternativni proizvodi za zadovoljitev iste potrebe se posvetujejo o tem ali bodo uporabili alternativne proizvode ali bodo naročili zahtevane proizvode Če je interno naročilo pravilno izpolnjeno in popolno gre v nadaljnje reševanje

16Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (6 člen 3 odstavek) pravi da je uporabljanje zdravil za uporabo v humani medicini za živali prepovedano razen v izjemnih primerih če tako določi minister pristojen za veterinarstvo Prepovedano pa je tudi (ibid 6 člen 1 odstavek) predpisovanje izdelava in izdaja magistralnih zdravil za uporabo v veterinarski medicini ki puščajo nedovoljene zaostanke v mesu organih ali izdelkih iz živali ki so namenjene za prehrano ljudi Zakon o zdravilih pa v 18 členu (izjemna uporaba zdravil v veterinarski medicini) pravi (1) Če ni na voljo nobenega zdravila za uporabo v veterinarski medicini z dovoljenjem za promet v Republiki Sloveniji za obravnavo bolezenskih stanj določenih živalskih vrst lahko veterinar oziroma veterinarka (v nadaljnjem besedilu veterinar) odgovoren za zdravljenje živali in zlasti da bi preprečil nesprejemljivo trpljenje živali izjemno uporabi zdravila ki nimajo dovoljenja za promet za uporabo pri tej živalski vrsti ali za zadevno bolezensko stanje (2) Natančnejše pogoje izjemne uporabe zdravil predpiše pristojni minister

28

334 Izdelava povpraševanja za potencialne kupce S prenovitvijo trgovine so se odločili tudi za določen standard proizvodov ki jih bodo prodajali to je premium razred Ker pri hrani in ostalih dodatkih za male živali cenovno ne morejo konkurirati velikim trgovskim centrom (ki prodajajo hrano in dodatke nižje kakovosti in posledično po nižjih cenah) so se usmerili na kupce ki zahtevajo kakovost in so pripravljeni zanjo tudi več odšteti Vrhunska kakovost je osnova na kateri se gradijo vsi ostali poslovni odnosi z dobavitelji Nabava nato na osnovi izbranih nabavnih potreb po proizvodih pošlje zahtevo za ponudbo potencialnim dobaviteljem Zahteve vključujejo pogoje in specifikacije (tehnične kakovostne zakonske nabavne hellip) ter morebitno zahtevo tudi po začetnih vzorcih proizvodov Nato v sodelovanju z veterinarji ugotovi ali začetni vzorci ustrezajo vsem podanim zahtevam in jih na podlagi ugotovitev sprejmejo ali zavrnejo Specifikacija izdelka je pomembna informacija ki dobavitelju natančno pove kaj želi podjetje nabaviti Obsega pa

kaj mora dobavitelj dostaviti naročniku želeno kakovost izdelka kdaj in koliko je potrebno dostaviti in način izpolnitve naročila

Podjetje naroča izdelke predvsem na podlagi prodajnih katalogov dobaviteljev gre torej za nabavo po dobaviteljevih specifikacijah Velik del nabavnega sortimana sestavljajo standardni izdelki zato lahko podjetje hitreje in lažje zamenja dobavitelje pa tudi sedanje izdelke lažje nadomesti s podobnimi izdelki drugih dobaviteljev Pri zdravilih so omejeni z dobavo in ponudbo kar je eden izmed razlogov zakaj so v ambulanti terapije poslovna skrivnost17 Podjetje ne more postavljati nobenih pogojev če želijo zdravilo nabaviti sprejmejo tiste pogoje ki jih ponujajo veledrogerije

335 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga se izvaja samo takrat kadar se nabavlja nov proizvod oziroma ko obstoječi dobavitelji ne morejo zagotoviti zahtevanega proizvoda Preučuje se ponudba in povpraševanje po proizvodu in z njima povezana gibanja cen količin kakovosti hellip Drugače pa dobava poteka po odobreni listi izbranih dobaviteljev Z dobavitelji s katerimi so ustvarili uspešen poslovni odnos ki je v obojestransko korist in zadovoljstvo in ki zagotavljajo proizvode po zahtevani kakovosti optimalni ceni ustreznih plačilnih in dobavnih pogojih imajo interes tudi v bodoče sodelovati Kadar se pojavijo negativne izkušnje v sodelovanju z dobavitelji poskušajo spore reševati sproti 17 Terapija (kombinacija zdravil) je poslovna skrivnost podjetja in ni zapisana na računu ki je izdan stranki Zapisana pa je v osebni kartoteki zdravljene živali V 39 členu Zakona o gospodarskih družbah je zapisano Za poslovno skrivnost se štejejo podatki za katere tako določi družba s pisnim sklepom S tem sklepom morajo biti seznanjeni družbeniki delavci člani organov in druge osebe ki so dolžne varovati poslovno skrivnost

29

Pri raziskavi tržišča si pomagajo s ponudbami dobaviteljev ki jih pošiljajo na lastno iniciativo s spletnimi stranmi z obiski trgovskih potnikov (najbolj pogosto jih trgovski potniki sami obiščejo in predstavljajo nove izdelke iz njihove ponudbe jih seznanjajo z novim promocijskim materialom) katalogi dobaviteljev Tako pri izboru dobavitelja za določeno vrsto proizvodov kot tudi pri nabavi novih proizvodov se pridobi več različnih ponudb Na podlagi medsebojne primerjave in analize izberejo najbolj ugodno

336 Izbor dobaviteljev Izbira dobaviteljev je ključna naloga nabave Dobri dobavitelji so tisti ki nudijo nove rešitve Seveda pa je take dobavitelje potrebno najti in potem še izbrati Pravilna izbira dobaviteljev vpliva na kakovost in ceno oskrbe s proizvodi S sistematično in natančno raziskavo lahko najbolje poiščemo potencialne dobavitelje Pogoj za uspešnost so pravi viri informacij in podjetje je črpalo iz naslednjih poslovni imeniki publikacije dobaviteljev strokovni časopisi in revije viri v podjetju informacije od posrednikov izmenjava izkušenj Pri izdelavi nabavne kalkulacije se upoštevajo vsi nabavni stroški ki nastanejo pri posameznem dobavitelju Na izbor pa seveda vplivajo tudi kakovost materiala dobavni roki in pogoji ter plačilni roki in načini plačila Izbira dobavitelja je tesno povezana z oblikovanjem nabavnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bomo sodelovali Podjetje se je osredotočilo na kupce ki zahtevajo kakovost kar je seveda odločilno vplivalo na izbiro dobaviteljev Med potencialnim dobavitelji hrane za male živali so izbrali samo tiste ki nudijo res vrhunsko kakovost Eukanuba Nutro Techni-Cal Royal Canin Hillrsquos Veliko sodelujejo tudi z lokalnimi dobavitelji Miprim doo (mlečni izdelki) Dobrodej Miklavž (lizalni kamni) Ekolap Scala doo (razkužila) Dar Trade Petrovče Vitan Trade Hoče (igrače) Aler doo Ljubljana (igrače) Zdravila se naročajo preko veledrogerij kot sta Krka in Kemofarmacija (nudijo širok asortiman dobava je možna vsak dan popusti ni problemov z zamenjavo blaga)

337 Eksterno naročilo Cilj eksternega naročila so pravilno pravočasno po sprejemljivih cenah in v optimalnih količinah naročeni proizvodi pri dobaviteljih kar omogoča pravočasno dobavo Naročilo je konkretna nabavna akcija kjer gre za neposreden poslovni kontakt z dobaviteljem in ustvarjanje pravne obveznosti tako s strani kupca (ki se zaveže da bo poravnal kupnino) kot s strani dobavitelja (ki se s potrditvijo naročila zaveže da bo obljubljeno tudi dostavil v dogovorjenih rokih in ustrezni kakovosti)

30

Hrano za male živali naročajo enkrat tedensko s tem so se prilagodili dobaviteljem Hrano in ostale proizvode naročajo v ponedeljek ndash torek (dobava sledi do konca tedna) ali v četrtek ndash petek (dobava sledi v začetku tedna) Zdravila je možno naročiti vsak dan ker dobavitelji dobavljajo tudi lekarnam na tem področju in ni težav z dobavnimi roki Eksterno naročilo se preda dobavitelju telefonsko (v večini primerov) ali po trgovskem zastopniku dobavitelja Pogodba med kupcem in dobaviteljem se sklene ko dobavitelj potrdi sprejem naročila S potrditvijo naročila dobavitelj sporoči kupcu da se strinja z vsebino naročila in ostalimi pogoji Včasih je potrebno kakšno naročilo tudi spremeniti ali dopolniti kar pomeni da se dobavitelja obvesti o spremembah ali dopolnitvah naročila ter sodeluje z njim pri odpravljanju morebitnih težav

338 Sklepanje nabavnih pogodb Preden lahko izdelamo predlog nabavne pogodbe mora podjetje imeti listo odobrenih dobaviteljev in specifikacije izdelkov ki jih bo nabavljalo pri dobaviteljih Naročnik in predstavnik dobavitelja nato skupaj uskladita zahteve naročnika po proizvodu in ostale pogodbene pogoje Kupna pogodba je pravna podlaga nabave ki nastane s strinjanjem obeh sodelujočih strank to je kupca in prodajalca Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa s potrditvijo naročila Pogodba se šteje za sklenjeno ko prodajalec potrdi kupčevo naročilo Pri sklepanju pogodbe pa morata obe pogodbeni strani izpolnjevati naslednja načela

podpisnika morata ravnati kot dobra gospodarja spoštovati zakone upoštevati veljavnost pogodbe upoštevati določila uzanc

Sama pogodba vsebuje naslednje elemente ceno in morebitne spremembe cene količino in kakovost blaga način naročanja (telefonsko preko prodajnih zastopnikov dobavitelja) dinamika nabave (1x tedensko) plačilne in dobavne pogoje popuste reklamacije način pakiranja in embalažo čas trajanja pogodbe promocijske akcije18 druga posebna določila k pogodbi

18 Prodajna akcija ki jo izpeljeta dobavitelj in prodajalec skupaj Vsak zmanjša ceno proizvoda za 10 (skupaj oba za 20) kar pripelje do povečane prodaje stranke so namreč vesele da za isto količino plačajo 20 manj Trgovina ima sicer manjši dobiček na enoto vendar se dobiček poveča zaradi večje prodane količine proizvoda

31

339 Spremljanje eksternega naročila Pri spremljanju naročila gre predvsem za kontrolo nad prispetjem potrditve naročila primerjavo z našim eksternim naročilom ter kontrolo dobavnih rokov (ali so naročeni proizvodi prispeli pravočasno) Namen spremljanja je torej v tem da preprečimo motnje poslovnega procesa nezmožnost izvršitve dobav našim kupcem in poslabšanje image-a Nabava je dolžna spremljati proizvode od njihovega naročila pa vse do prevzema v skladišču Glavna naloga nadzora izpolnjevanja dobavnih rokov je torej ugotavljanje njihovih prekoračitev in opominjanje dobavitelja na njih Vsi stroški z manipulacijo naročenih proizvodov morajo biti čim nižji kar pomeni da moramo naročene proizvode in njihovo pot od dobavitelja do nas nadzorovati in jo pravilno usmerjati

3310 Prevzem in pregled vhodnih proizvodov Pravilen in natančen prevzem naročenih in dobavljenih proizvodov je izredno pomembna naloga Prevzem poteka na osnovi

dokumentacije (pogodba eksterno naročilo dobavnica preverijo tudi cene proizvodov kajti včasih se zgodi da dobavitelji pozabijo na naknadno dogovorjene popuste ndash jih opozorijo na pomanjkljivost)

vizualnega pregleda (ugotavlja se prisotnost vidnih napak in pregled dokumentacije ki je prispela skupaj s pošiljko)

in količinskega pregleda (preveri se ustreznost proizvodov na dobavnici ter opravi količinski prevzem s štetjem) ki se opravita hkrati

Zelo pomembno je preveriti tudi rok uporabnosti tako za hrano vitamini in ostale dodatke k prehrani za živali ter predvsem rok uporabnosti zdravil19 Načeloma se zaupa dobavitelju vendar so kljub temu pozorni na rok uporabe Proizvodi (tudi proizvodi ki se niso prodali) ki jim je pretekel rok uporabe se vrnejo k dobaviteljem Če dobavitelj ne dobavi ustreznih naročenih proizvodov mu na osnovi reklamacije (Priloga 2) blago vrnejo oziroma pride do kompromisa (proizvode prevzamejo vendar jim dobavitelj zato odobri popust ndash zamenjava v duhu dobrega poslovanja) Prav tako se reklamirajo proizvodi ki imajo poškodovano embalažo Za dobavo in prevzem zdravil mora trgovina imeti poseben vhod (tukaj se ne smejo prevzemati nobeni drugi proizvodi) kar so rešili v sklopu bolnice Prav tako morajo biti zdravila v skladišču fizično ločena od ostalih proizvodov Vodi se tudi ločena evidenca20 zdravil od ostalih proizvodov

19 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih v 63 členu pravi Prepovedano je dajati v promet zdravilo ki mu je potekel rok uporabe ali če je bila dokazana oporečnost njegove kakovosti varnosti ali učinkovitosti 20 73 člen Zakona o zdravilih namreč pravi veletrgovci z zdravili lahko prodajajo zdravila za uporabo v veterinarski medicini tudi veterinarskim in drugim organizacijam ki po predpisih o veterinarstvu opravljajo veterinarsko dejavnost če imajo vzpostavljen sistem za sprejem shranjevanje in sledljivost zdravil ki ga preveri pristojni organ ter določeno odgovorno osebo za sprejem shranjevanje in zagotavljanje sledljivosti zdravil ki je imetnik diplome spričevala ali druge univerzitetne ali enakovredne izobrazbe iz farmacije

32

3311 Prejem in likvidacija računa Dobavitelj izda za dobavljene proizvode račun Prejeti računi dobaviteljev za dobavljene proizvode se pregledajo v smislu računovodske in predmetne točnosti Račun pomeni točno določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga moramo obravnavati zelo skrbno Likvidacijo računa opravimo takoj po njegovem prejemu saj s tem omogočimo računovodstvu da opravi promptno plačilo in tako pridobi pravico do popusta Likvidacija poteka po naslednjem postopku naprej se zbere potrebna dokumentacija (eksterno naročilo dobavnica prevzemnica račun) kateri sledi primerjava dokumentacije in ugotavljanje morebitnih razlik med naročeno prevzeto in zaračunano količino Ko se vse preveri in se vse ujema se račun likvidira Likvidacija računa zajema datum likvidacije na katero stroškovno mesto se račun knjiži datum valute računa podpis likvidatorja računa

3312 Evidenca in arhiviranje Zelo pomembna je evidenca zdravil omogočena mora biti sledljivost zdravila Sledljivost zdravila je po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (4 člen) dokumentirana pot zdravila od izdelovalca proizvajalca pravne ali fizične osebe ki opravlja promet z zdravili na debelo in na drobno do končnega uporabnika Pri vnosu dobavljenih zdravil v zaloge se morajo obvezno vpisati naslednji podatki ime zdravila (njegova koda) serijska številka zdravila opis količine (kos škatla ampula) število kosov in rok uporabe zdravila sledijo pa še dobavitelj datum prevzema številka dobavnice številka prevzemnice cena Serijska številka količina in rok uporabe zdravila sta izpisana tudi na računu zdravila ki je izdan stranki Sledljivost zdravila je pomembna še posebej v primeru umika določene serije zdravila s tržišča (npr ko sestava ne odgovarja specifikaciji) Takrat se vrnejo dobavitelju vsa zdravila ki so še v zalogi in preko izdanih računov (podatki strank) se izsledi že izdana zdravila pri strankah Skladišče zdravil je enotno tako za trgovino kot za ambulanto Pri prevzemu zdravila iz depoja mora veterinar podpisati oddajnico za vsa prevzeta zdravila Nadaljnjo evidenco o zdravilih nato vodi veterinar (kje se nahajajo katera žival jih je prejela v okviru svoje terapije) Podatki in informacije zbrani v evidencah so uporabni le tedaj če so ažurni in na voljo takrat kadar se dejansko potrebujejo K papirni evidenci shranjeni v obliki kopij v registru se štejejo ceniki (urejeni po dobaviteljih) podpisane kopije (s strani strank) izdanih računov

33

4 SKLEP Edina stalnica poslovnega okolja je njegovo nenehno spreminjanje Spremembe so številne in jim je težko slediti še posebej potrebam in željam potrošnikov ki se iz dneva v dan spreminjajo Zato uspešnost nabave izjemno vpliva na uspešnost trgovskega podjetja Bergant pravi (2001 21) raquoDobiček je ustvarjen samo če je input manjši kot output torej takrat ko podjetje posluje ekonomičnolaquo Vodenje nabave pa je odvisno od velikosti podjetja in ciljev ki jim podjetje sledi Odločitve o izbiri proizvodov (sortiment količina in cene) odločilno vplivajo na uspešnost podjetja Poslovna politika trgovskih podjetij se osredotoča v prvi vrsti na povečanje prodaje in zviševanje razlike med nabavno in prodajno ceno proizvodov Prodajne cene so na trgu razvrščene v različne cenovne razrede njihovo povečanje pa je dokaj zahtevno saj zahteva precej vlaganj in časa Zato poskušajo podjetja zniževati svoje nabavne stroške da bi tako povečala konkurenčnost Nabavno poslovanje postaja vse bolj obsežno zapleteno in zahtevno Nekdanje funkcije nabave naročanje prevzem in skladiščenje dopolnjujejo sedaj še trženjske funkcije kot so preučevanje nabavnega trga planiranje nabave odločitve glede dobaviteljev odločitve o oblikah in načinih nabavnega poslovanja ter nabavnih poteh pa tudi komuniciranje z dobavitelji analiziranje in evidentiranje nabave Pri nabavnem managementu je čedalje bolj pomemben dolgoročen odnos med kupcem in prodajalcem ki prinaša koristi tako prodajalcu kot kupcu ndash spoznanje da dolgoročno sodelovanje prinaša več koristi kot pa serija enkratnih kupčij za iste potrebe Uspešnost nabave je odvisna od pravilnih odločitev glede nabavnih virov Podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo je uspelo zgraditi dobre in dolgoročne poslovne odnose z dobavitelji Pri odločanju o nabavi ni pomembna samo cena temveč vse storitve ki jih nudi dobavitelj Prvi pomemben kriterij pri odločanju o nakupu pa je prav gotovo kakovost proizvodov saj lahko neustrezna kvaliteta ob nizki ceni povzroči več stroškov kot prihrankov Nabavna politika v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj pod okriljem katere posluje trgovina Dr Zoo je usmerjena k potrebam in željam svojih kupcev Težijo k čim večji optimalnosti cen nabavljenih proizvodov k visoki kakovosti proizvodov in dolgoročnemu sodelovanju z izbranimi dobavitelji Zakon o zdravilih prepoveduje oglaševanje zdravil kar posledično vpliva tudi na to da se ne sme oglaševati trgovina kot kraj kjer se prodajajo zdravila Dovoljuje pa obveščanje Tako lahko Veterinarska bolnica obveščajo ljudi o cepljenjih (redna letna cepljenja psov proti steklini) o uporabi razkužil (ptičja gripa) Reklamirajo se preko zadovoljnih strank ki o njih poročajo naprej svojim prijateljem in znancem Zelo pomembna je tudi povezanost trgovine z ambulanto od koder veterinarji napotijo stranke po zdravila in hrano za nadaljnjo terapijo pri živalih Povezanost trgovine z Ambulanto za male živali in oddelkom prakse za velike živali tvori njihovo prepoznavnost in konkurenčno prednost

34

POVZETEK Nabava je ena temeljnih funkcij poslovnega procesa trgovskih podjetij njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja posreduje kupcem in to v zadostni količini in primernem sortimentu po ustreznih cenah ter pravočasno Diplomsko delo je razdeljeno na dva dela in sicer na teoretični ter praktični del kjer je opisana nabava v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo V teoretičnem delu diplomskega dela je nabavni proces predstavljen po posameznih fazah kot ga predstavljajo avtorji v literaturi Faze si sledijo v določenem zaporedju Posamezne faze se med seboj prepletajo so povezane ter odvisne Vsako stopnjo nabavnega procesa je potrebno izvesti pazljivo in sistematično kajti le tako lahko zadovoljimo potrebe po proizvodih ki so na voljo pravočasno v ustrezni količini kvaliteti in ustrezni ceni Praktični del predstavlja podjetje Veterinarska bolnica Ptuj doo in analizo poteka postopka nabave v samem podjetju Proces sem prikazala od raziskave nabavnega trga sklepanja nabavne pogodbe ugotavljanja potreb in naročanja do prevzema blaga KLJUČNE BESEDE nabava nabavni proces naročanje izbira dobavitelj kupec trgovsko podjetje ABSTRACT Procurement is for commercial companies one of the key elements of business procedure its task is to obtain those articles which sales department discloses to customers in right quantity range of varieties suitable prices and in time Diploma is separeted in two parts The first part is theoretical and the second one is practical descripton of purchasing in company Veterinarska bolnica Ptuj doo In theoretical part of diploma the purchasing process is represented by particular stages The stages follow one another in certain succesion The particular stages are connected and depended between themselves Each stage of purchasing process has to be done carefully and systematically Only in that case we can satisfy the needs by products which are at service on time in appropriate quantity quality and at reasonable price The practical part represents the company Veterinarska bolnica Ptuj doo and analyses the purchasing process in it I presented procedure started with market resarch followed by award the contract needs determination ordering and take delivery KEY WORDS purchase purchasing process ordering choise supplier buyer trade company

35

5 SEZNAM LITERATURE

1 Baily PFarmer DJessop DJones 1998 Purchasing principles and Management London Prentice Hall

2 Bergant Bogomil 2001 Gospodarjenje podjetij Novo mesto Visokošolsko središče Visoka šola za upravljanje in poslovanje

3 Društvo ekonomistov 2000 25 Jubilejno posvetovanje o podjetniškem planiranju in managementu Uvajanje sprememb vodenja in planiranja

4 Gadde Lard-Erik in H Hakansson 1993 Profesional Purchasing London Routledge

5 Kaltnekar Zdravko 1993 Logistika v proizvodnem podjetju Kranj Moderna organizacija

6 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta 7 Kotler Philip 2004 Management trženja Ljubljana GV Založba 8 Leenders MR Fearon HE England WB 1985 Purchasing and Materials

Management RD Irwin Inc Homewood Illinois 9 Markič Peter Strniša Marija Tavčar Rudi 1993 Poslovna pogajanja Ljubljana

Gospodarski vestnik 10 PotočnikVekoslav 2000 Komercialno poslovanje z osnovami trženja 1 Ljubljana

Ekonomska fakulteta 11 PotočnikVekoslav 2001a Trgovinsko poslovanje Novo mesto Visoka šola za

upravljanje in poslovanje 12 PotočnikVekoslav 2001b Trženje v trgovini Ljubljana GV Založba 13 PotočnikVekoslav 2002a Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana

Ekonomska fakulteta 14 PotočnikVekoslav 2002b Temelji trženja s primeri iz prakse Ljubljana GV

Založba 15 van Weele A J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa

Ljubljana Gospodarski vestnik 16 Završnik Bruno 2004 Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV

Izobraževanje 17 Završnik Bruno 2001 Pogajanja v nabavi in upravljanje s človeškimi viri

Radenci Center za zunanjo trgovino Radenci doo 18 Završnik Bruno 2000 Nabava ndash zapiski predavanj Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta 19 Završnik Bruno 1997 Management nabave Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta

36

6 SEZNAM VIROV 1 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD ndash UPB1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+gospodarskih+druC5BEbahampmandate=-1ampunid=UPB|AB7A116C1EB745F7C1256F41003C9EF3ampshowdoc=1 [2532006] 2 Zakon o veterinarstvu (ZVet-1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampvt=6ampst=aampq=veterinaampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C1256A330020E07Fampshowdoc=1 [2532006] 3 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (ZZMP) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+zdravilihampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C125683A002C1181ampshowdoc=1 [2532006] 4 Zakon o zdravilih (ZZdr) (online) Dostopen na httpwwwuradni-listsi1ulonlinejspurlid=200631ampdhid=81631 [2532006]

11

224 Izdelava specifikacije Specifikacija podrobno opisuje material polizdelke in sestavne dele ki so potrebni pri proizvodnji nekega izdelka Vsebuje natančen tehnični opis (po potrebi dopolnjen z risbo ali načrtom) sestave lastnosti in izvedbenih značilnosti materiala potrebnega za proizvodnjo Njena izdelava je nujno potrebna vse nestandardizirane materiale in dele ki se nabavljajo Je pomembno sredstvo komunikacije med proizvodnjo in nabavo na eni ter nabavo in dobavitelji na drugi strani Je informacija ki dobavitelju natančno sporoča kaj želi podjetje pri njem nabaviti (Završnik 2000 50) Specifikacija materiala po Potočniku (2002a 169) obsega tri stopnje

sestavljanje funkcionalne specifikacije (funkcije materiala) oblikovanje podrobne tehnične specifikacije (tehnične značilnosti materiala) opredelitev specifikacij za logistiko in vzdrževanje (način dostave zahteve glede

vzdrževanja in storitev povezanih z materialom) Prednosti funkcionalne specifikacije (van Weele 1998 73)

morebitnim dobaviteljem damo možnosti da izkažejo svoje strokovno znanje možnosti uporabe novih tehnologij ki jih kupec ne pozna določitev meril ki jih lahko uporabimo za vrednotenje vseh načinov sestavljanja

specifikacije Proizvodna podjetja so zaradi varnosti uvedla postopek potrditve specifikacije ndash preden jo pošljejo dobavitelju jo mora potrditi nabavni oddelek Tako naj ne bi prihajalo do nesporazumov Izkušnje pa kažejo da se s potrditvijo specifikacije prihrani precej časa Tehnične spremembe med samim proizvodnim postopkom se obravnavajo kot postopek za spremembo naročila Nabavni referent mora poskrbeti da dobavitelj dobavi material ki je skladen z zadnjo specifikacijo ki mu jo je poslal Najboljša praksa je če dobavitelji potrdijo vsako spremembo Podjetje mora natančno določiti kdo lahko izdaja zahtevke nabavni službi da naroči določeno vrsto materiala storitve Koristno je določiti tudi vrednostno omejitev naročila za posamezno raven odločanja in osebo ki ima pooblastila za nujna naročila materiala S tem se podjetje izogne tveganju da bi naročili material v preveliki količini (Potočnik 2002a 169)

225 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga je sistematično zbiranje klasificiranje in analiziranje podatkov ki potem predstavljajo osnovo za kakovostne nabavne odločitve (Leenders Fearon in England 1989 429) Pogoj za uspešno nabavo je dobro poznavanje nabavnega tržišča to je dobaviteljev in njihove ponudbe Skupaj s prodajno službo mora nabava določiti sortiment izdelkov ki ga bo nabavljala ndash to je izhodišče raziskave Žal izvajajo to raziskavo le največje trgovske organizacije ki imajo usposobljene raziskovalce in lahko pokrijejo sorazmerno zelo visoke stroške raziskav Za odločanje o nabavi je nujno da trgovska

12

podjetja raziščejo stanje na nabavnem trgu značilnosti dobaviteljev nabavne poti ustreznosti izdelkov konkurenco na nabavnem trgu nabavne pogoje (cene roke dobave in roke plačila) (Potočnik 2001a 84) Iskanje ponudb5 je prvi nabavni postopek kadar se kupec in dobavitelj ne poznata če kupec išče nov material ali gre za nabavo večje količine materiala Na podlagi ugotovitev raziskav tržišča bo nabavni oddelek iskal ponudbe pri tistih dobaviteljih ki ponujajo želeni material Pri iskanju ponudb mora nabavni oddelek natančno opredeliti vrsto in kakovost materiala ter dobavne in plačilne pogoje odločiti pa se mora tudi ali bodo iskali ponudbe samo pri proizvajalcih materiala ali tudi pri posrednikih Pred iskanjem pa morata nabava in tehnična služba urediti še naslednje zahteve glede materiala vrsto in kakovost materiala ki ustreza potrebam proizvodnje količino vsakokratnega naročila ki mora biti usklajena z ekonomično količino naročila čas porabe materiala zaradi določitve dobavnih rokov in prioritete posameznih vrst materiala za proizvodnjo Do ponudb lahko pridemo po različnih poteh na obisku pri dobavitelju na sejmih pisno iskanje ponudb pri vseh možnih dobaviteljih (objava licitacije) ali neposredno pri vnaprej izbranem dobavitelju telefonično iskanje katalogi dobaviteljev (manjša naročila) in seveda preko svetovnega spleta Podjetje ne išče ponudb kadar je dobavitelj monopolist prav tako pa zelo redko išče ponudbe za nujna naročila Ponudba mora vsebovati bistvene sestavine bodoče prodajne pogodbe (količina cena kakovost plačilni pogoji dobavni rok dobavni pogoji zahtevane garancijehellip) in seveda opcijo do kdaj ponudba velja Analiza ponudb6 pomeni da mora nabavni oddelek vse prejete ponudbe urediti ugotoviti ali vsebujejo vse zahtevane podatke in ali so med seboj primerljive Primerjava ponudb je formalna kadar primerjamo skladnost ponudbe z našim povpraševanjem njeno popolnost in razumljivost ter vsebinska kadar preračunavamo različne količinske podatke iz ponudb na skupni imenovalec (npr cena prosto skladišče kupca) Pri analizi ponudb je pomembno primerjati še kakovost dobavne roke zanesljivost dobave hellip tveganja v zvezi z lokacijo dobavitelja (tuji dobavitelji) ter boniteto dobavitelja S primerjavo posameznih postavk v ponudbah ugotavljamo prednosti in slabosti posameznih dobaviteljev Dejansko razliko med ponudbami lahko ugotovimo le z nabavno kalkulacijo Nabavno kalkulacijo7 izdelamo tako da pri tem upoštevamo vse nabavne stroške ki nastajajo pri posameznem dobavitelju fakturna cena dobavitelja (zmanjšana za popuste) stroški dostave (prevoz zavarovanje) stroški manipulacije materiala v času dostave (nakladanje prekladanje razkladanje) Iz nabavnih stroškov preračunamo nabavno ceno na enoto materiala Seveda pa je pomembno poleg nabavne cene upoštevati še kakovost materiala dobavne roke in pogoje ter rok in način plačila Kakovost materiala je praviloma povezana s ceno Ob enaki cenovni postavki izberemo dobavitelja ki ponuja boljšo kakovost materiala 5 Povzeto po Potočniku (2002a 169-170) 6 Povzeto po Potočniku (2000 85) 7 Povzeto po Potočniku (2002a 170-171)

13

Popusti zmanjšujejo fakturno ceno in s tem nabavne stroške ndash posledično odjemalec poskuša izkoristiti popuste prav tako pa tudi dobavitelj ki želi z njimi prepričati odjemalca v večja naročila Dobavitelji običajno ponujajo štiri vrste popustov količinski rabat (praviloma progresiven za nakup večje količine) raquozvestobnilaquo rabat (povezan je z dolgoročnim poslovnim sodelovanjem) sezonski rabat (popust za stimuliranje nakupa v obdobjih zmanjšane prodaje ndashomogočajo dobavitelju enakomernejšo proizvodnjo v mrtvi sezoni) funkcijski rabat (odobravajo ga proizvajalci trgovcem na debelo in na drobno za izvajanje posebnih prodajnih akcij) Poleg zgoraj navedenih popustov se pri kalkulaciji upošteva tudi plačilni popust ali skonto za plačilo pred dogovorjenim rokom Če je npr običajni rok plačila 60 dni in obrestna mera letno 12 lahko podjetje pri 2 skonta za plačilo v 15 dneh s skonti pridobi približno 18 letno Ta primerjava kaže pomemben pomen popustov za prispevek nabave k donosnosti poslovanja podjetja

226 Nabavna pogajanja Izbrani ponudi sledi nabavno pogajanje To se lahko nanaša na posamezne ali vse sestavine ponudbe Komercialni in pravni pogoji se zaradi različnih običajev poslovne kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala pogosto razlikujejo zato ovirajo uporabo standardnih obrazcev pogodb Sama pogajanja in sklepanje pogodb sta jedro nabavnega poslovanja Dobavitelj in odjemalec morata pri tem upoštevati naslednja načela ravnati morata kot raquodober gospodarlaquo spoštovati zakonitosti upoštevati veljavnosti pogodb poslovati po dobrih poslovnih običajih izpolnjevati sodne in arbitražne sklepe v podobnih primerih Nabavni referenti porabijo več kot 20 svojega časa za pripravo in dejansko pogajanje z dobavitelji Poznavanje pogajalskega procesa in pogajalskih spretnosti je za nabavnika nujno zlo saj se le tako lahko upre pogosto dobro izurjenemu dobavitelju Pomembno je spoznanje da se pogajanja ne nanašajo samo na ceno ampak na vse prvine ki so pomembne za sklenitev dogovora Izkušnje v številnih podjetjih kažejo da so vprašanja kot so kakovost in zanesljivost dobave pa tudi poprodajne storitve pogosto pomembnejše kot cene in plačilni pogoji (Potočnik 2000 87) Pogajanja8 lahko opredelimo kot proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno sprejemljivo rešitev Da so nakupi uspešni moramo po Završniku (2001 3) pogajanja uporabljati v njihovem najširšem pomenu kot proces sprejemanja odločitev To pomeni da so pogajanja proces načrtovanja vodenja in analiziranja ki ga uporabljata kupec in prodajalec da dosežeta sprejemljiv sporazum Pogajanja so proces v katerem je potrebno razlikovati vsaj štiri stopnje 1 Priprave na pogajanja strokovnjaki za pogajanja jih označujejo kot kritično fazo v

pogajanjih Pomen priprav je takšen da velja načelo raquoNepripravljeni pogajalci ne smejo na pogajanjalaquo To je na videz v nasprotju z dejstvom da ljudem vse bolj

8 Povzeto po Kavčiču (1998 315-339)

14

primanjkuje časa Vendar pa je to zahtevo potrebno upoštevati kajti slaba pripravljenost ene ali druge strani bistveno podaljšuje pogajanja v celoti povečuje se verjetnost da bomo naredili nepotrebna popuščanja zmanjšuje se verjetnost da bomo dosegli zastavljeni cilj povečuje se tudi verjetnost da bodo pogajanja neprijetna zapletena in da bo stranka ki je manj pripravljena ali celo nepripravljena poganja izgubila

Priprave na pogajanja obsegajo (Markič Strniša Tavčar 1993 5-42)

določitev ciljev (z njimi določimo vsebino pogajanj pri količinskih ciljih določimo pogajalski interval I ndash idealno Z ndash zadovoljivo M ndash minimalno)

izbiro pogajalske strategije (dobim-dobim dobim-izgubim izgubim-izgubim) zbiranje informacij (informacije o predmetu pogajanj informacije o nasprotni

stranki) določitev pogajalske skupine (pogajalec sam ali skupina) določitev o času pogajanj (ključna variabla pogajanj) določitev kraja pogajanj (pri nas pri dobavitelju na nevtralnem terenu) določitev pristojnosti pogajalcev (ali lahko odločajo sami ali morajo pred

sklenitvijo sporazuma dobiti soglasje nadrejenih) odločitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (tajna so takrat kadar bi javna pogajanja

povzročila škodo pogajalskemu procesu)

2 Začetek pogajanj je takrat ko se pogajalski strani prvič uradno srečata Pri tem je pomembno ustvarjanje začetega vtisa ndash prvi vtis je zelo pomemben in mogoče ga je narediti samo enkrat njegovo spreminjanje med pogajanji zahteva precej časa in napora S pomočjo prvega vtisa nasprotni strani pokažemo kako resno jemljemo pogajanja kakšen pomen jim pripisujemo in kako smo se na njih pripravili Glavne sestavine začetka pogajanj pa so naslednje medsebojno spoznavanje strank določitev dnevnega reda predstavitev začetnih pozicij obeh pogajalskih strank ugotovitev pristojnosti in pooblastil

3 Proces iskanja sporazuma lahko označimo kot pogajanja v ožjem smislu Če ni

konfliktov če obe strani pristajata na zahteve nasprotne strani so pogajanja lahko zelo kratka Če pa obe strani zavračata predloge nasprotnikov so pogajanja prav tako zelo kratka saj sporazum ni mogoč Proces iskanja sporazuma lahko torej opišemo kot neko minimalno pripravljenost obeh strani da pride do sporazuma

Sam proces iskanja sporazuma je mogoče razčleniti na vsebinsko in metodološko stran Pri vsebinski plati gre za dokazovanje oblikovanje predlogov različnih stopenj za posredovanje teh predlogov presojanje predlogov nasprotne strani za povezovanje posameznih predlogov v pakete za mešetarjenje (dam če ti daš) in seveda končno oblikovanje sporazuma Po metodološki plati pa gre za prepričevanje za popuščanje oziroma dajanje koncesij za spraševanje uporabo taktikhellip Najpomembnejše taktike pogajanj so (van Weele 1998 335 ndash 336)

Vzemite ali pustite ena stran vsiljuje svoje pogoje drugi strani ne da bi pri tem popuščala

15

Vzbujanje zaskrbljenosti prijateljsko vzdušje vendar pogajanja ostajajo nedorečena in dobavitelj lahko izrabi vse svoje sposobnosti da doseže zase ugodnejši posel

Kitajski prijem kupec izjavi da je dogovor z dobaviteljem mogoč takoj ko bo rešil manjši problem Dogovorili so se o ceni vendar kupec nato obvesti prodajalca da mora ta poskrbeti za prevoz in plačati prevozne stroške Praksa kaže da so dobavitelji v tej fazi pripravljeni na precejšnje popuščanje

Dražba ndash holandska ali kitajska dražba navzdol pri kateri dobavitelji postavijo najvišjo ceno in jo postoma znižujejo dokler predmeta ne prodajo Kupec lahko s to taktiko o dobaviteljih zbere veliko podatkov vendar je pomembno da istočasno preveri njihovo verodostojnost

Dobri in zli to taktiko pogosto uporabljajo prodajalci rabljenih avtomobilov da bi zameglili pričakovanja druge strani glede izida pogajanj

V praksi poteka proces pogajanja v štirih fazah (Potočnik 2002a 175)

Preučevanje pogajalca se skušata spoznati in odkriti obojestranske interese in namere

Ocenjevanje presojajo se informacije prejete od druge strani Pogajanje pogajanje v pravem pomenu besede Povzemanje povzamemo kar je dogovorjeno da ne bi kasneje nastali nesporazumi

v zvezi doseženimi rezultati pogajanja Pogajanja je potrebno enkrat končati ndash vprašanje kdaj in kako Pojavita se dve dilemi prva pravi ali ni še prezgodaj za zaključevanje ker bi od nasprotne strani lahko še kaj pridobili po drugi strani pa ali ne kaže čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz nas Zato morajo biti pogajalci usposobljeni da prepoznajo pravi trenutek za zaključitev pogajanj Za zaključevanje je nujno da sta se stranki sporazumeli o glavnih temah in sicer tako da sta obe čimbolj zadovoljni Kdor prvi ponudi zaključek diktira tempo 4 Sporazum (napisan akt o rezultatu pogajanj) je cilj zaradi katerega smo se pogajali V

sporazumu mora biti natančno določeno kaj je vsebina sporazuma za koga sporazum velja kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljati kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazuma posledice za kršitelja sporazuma določena je tudi skupina ali organ za kasnejše reševanje sporov ali za razlago posameznih določil sporazuma Ko je dosežen sporazum je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt ki ga pogajalci opravijo sami pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete

227 Izbira dobavitelja9

To je najpomembnejša faza procesa nabave in je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Od pravilne izbire je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pojavlja se vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj Najboljši je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih proizvodov oz storitev jih dobavlja oz opravlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam strank ima dostopne oz konkurenčne

9 Povzeto po Završniku (2004 53-55 109-115)

16

cene dobro logistično podporo hitro in kvalitetno odpravlja napake ter zagotavlja ustrezne poprodajne aktivnosti Proces presoje in izbire se razlikuje tudi glede na to ali gre za rutinsko nabavljanje ali pa gre za nabavo novega materiala Pri rutinski nabavi naročimo material pri dobavitelju ki je na seznamu odobrenih dobaviteljev ker se je že izkazal za zadovoljivega pri prejšnjih nabavah Kadar pa podjetje kupuje proizvode storitve prvič je tveganje večje zato potrebuje več informacij o potencialni dobaviteljih in uporablja merila na podlagi katerih vrednoti in izbira dobavitelje Izbira dobaviteljev je povezana z oblikovanjem prodajnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bo sodelovala nabavna služba Odločitve o izbiri dobaviteljev se nanašajo na njihovo število lokacijo možno trajno poslovno sodelovanje ali recipročno poslovanje Alternativa eden ali več dobaviteljev za določen material je večna dilema nabavnikov V preteklosti so poudarjali več dobaviteljev kar naj bi dobavitelju omogočilo večjo preglednost nad cenami in večjo varnost oskrbe Temu pa nasprotuje oskrbovanje pri enem viru (podjetje naroča material pri enem dobavitelju zaradi posebnega razloga čeprav ima na voljo tudi druge vire) in izključno oskrbovanje (podjetje nabavlja material pri monopolistu plin voda električna energija) (Potočnik 2002b 132) Gadde (1993 46) meni da so glavni razlog za zmanjšanje števila dobaviteljev boljše možnosti pri sodelovanju s preostalimi Trgovsko podjetje se odloči za enega samega dobavitelja za posamezni izdelek v naslednjih primerih ko je obseg nabave premajhen za več kot enega dobavitelja ko ima dobavitelj patent ali licenco za določeno vrsto izdelkov ko zaradi kakovosti izdelkov želi ravno določenega dobavitelja in kadar uvaja lastne blagovne znamke (npr Mercator Spar Tuš) Velika pomanjkljivost takšnega oskrbovanja je povečana soodvisnost obeh vključenih podjetij (Potočnik 2001a 91) Veliko podjetij se odloči za več dobaviteljev da se izognejo odvisnosti od enega samega in lahko primerjajo cene in zmogljivosti konkurenčnih dobaviteljev V tem primeru podjetje opravi 60 naročil pri glavnem dobavitelju ter po 30 in 10 pri dveh drugih (Završnik 2000 53) Selekcija in prava poslovna politika do pravih dobaviteljev je ključ za doseganje želene stopnje kakovosti pravočasnosti v dobavah optimalnih cenah potrebni stopnji tehnične pomoči in želeni stopnji storitev Da bi vse to dosegel mora kupec

razvijati in vzdrževati zadovoljivo bazo dobaviteljev skrbno izbrati potencialne dobavitelje in preučiti ali lahko postanejo dobri poslovni

partnerji odločiti se za pravilne metode izbiranja dobaviteljev izbrati primerno skupino strokovnjakov za to nalogo zagotoviti da bo izbrani dobavitelj zagotovil pravočasno dobavo zahtevane

kakovosti nabavnih dobrin in seveda po ustrezni ceni Pogoj za pravilno izbiro je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Izbira pa je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje naslednje stopnje

vodja nabave mora upoštevati vse razpoložljive informacije o dobaviteljih nato mora določiti merila izbirnega procesa skupaj s predstavniki posameznih

funkcij v podjetju sledi zbiranje eksplorativnih informacij da se izločijo neprimerni kandidati

17

preučijo se potencialno ustrezni dobavitelji na osnovi pripravljenih vprašalnikov pregled odgovorov na vprašanja obisk skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi zbranih informacij najbolje

zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje skupina izbere najprimernejšega dobavitelja10

V preteklosti so podjetja kot merilo pri ocenjevanju uporabljala le ceno kasneje pa še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril uporabljajo tudi različne metode za ocenjevanje dobaviteljev Dejavnikov ki vplivajo na izbiro je veliko razlikuje pa se tudi njihova pomembnost za različne dobrine Kriteriji za izbiro dobaviteljev so (Završnik 2000 52) kakovost materiala cena izpolnjevanje dobavnih rokov redne dobave dogovorjenih količin dobavni in plačilni pogoji proizvodne zmogljivosti zaloge dobavitelja servis (pred in po nabavi) image finančna moč kulanca fleksibilnost glede mogočih sprememb naročenih količin možnost recipročnih poslov trajna poslovna povezava Po določitvi meril lahko podjetje dobavitelje razvrsti v tri skupine dobaviteljev zelo dober (uvrstijo jih v listo odobrenih dobaviteljev) pogojno dober (odvisno od materiala ki ga ponujajo) slab dobavitelj (z njimi naj ne bi sklepali poslov) Dobavitelje ki niso izbrani moramo obvestiti o razlogih za zavrnitev njihove ponudbe Problem nastane le pri specifičnih surovinah materialih ki jih podjetje nujno potrebuje za svoje delovanje Te dobrine pogosto onemogočajo da bi jih kupovali samo pri izbranih dobaviteljih Geografska koncentracija surovin omejen izbor prevoza velike količine ter visok delež transportnih stroškov v nabavi materiala so praviloma glavni razlogi za odstopanja Kompromisi se zato sklepajo v prid manj zanesljivim dobaviteljem Izbira dobaviteljev ne bi smela trajno veljati Podjetje se mora vedno ozirati za takšnimi dobavitelji ki imajo sposobnost da se prilagajajo njegovim potrebam in željam Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v dobavni verigi podjetja se povečuje tudi potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja in to na dolgi rok Prednosti ki jih nudi ocenjevanje dobaviteljev

večja preglednost nabavnih odločitev zmanjšanje tveganja pri oskrbi povečanje konkurence med dobavitelji načrtno pridobivanje in opuščanje dobaviteljev izogibanje neracionalnim odločitvam zagotavljanje know-howa

Ocenjevanje dobavitelja lahko poteka na štirih ravneh (Potočnik 2001b 212)

raven izdelkov osredotočimo se na izboljšanje kakovosti materiala uporabljenega za izdelke in njihovo oblikovanje

procesna raven predmet kontrole je dobaviteljev proizvodni proces raven zagotavljanja kakovosti predmet kontrole niso samo postopki temveč tudi

dobaviteljevo celovito obvladovanje kakovosti

10 Podrobnejši opis postopka izbire dobaviteljev je naveden v literaturi Završnika iz leta 2004

18

raven podjetja preverjajo se finančni vidiki in usposobljenost dobaviteljevega vodstva

Vseh dobaviteljev ni mogoče ocenjevati z enako intenzivnostjo Zato jih je potrebno razdeliti po pomembnosti po naslednjih merilih promet z dobaviteljem pomen nabavne dobrine tveganje na specifičnih nabavnih trgih Dobavitelji so naši poslovni partnerji zato jih je potrebno obvestiti o tem da bodo vključeni v proces ocenjevanja in izbora dobaviteljev Obvestimo jih tudi o naših pričakovanjih glede njihovega poslovanja Prav tako pa jim moramo sporočiti dosežene ocene in jih seznaniti s standardi in metodami ki jih uporabljamo pri ocenjevanju

228 Eksterno naročilo Po izboru najboljšega dobavitelja sledi naročilo Gre za konkretno nabavno akcijo kjer pride do neposrednega poslovnega kontakta z dobaviteljem in predstavlja tudi dejansko pravno obveznost Naročilo je pisni dokument ki prenese zahteve in želje kupca do dobavitelja Čim bolj precizno so zajeti vsi pogoji tem manjša je verjetnost poznejših sporov Pametno je da dobavitelj potrdi vsebino vsakega naročila (Kaltnekar 1993 206-207) Poglavitne sestavine naročila so (van Weele 1998 92) podatki o dobavitelju opis izdelka cena na enoto število enot naslov dostave naslov kam naj se pošlje račun Završnik (1997 14) pa v primerjavi z zgoraj navedenim avtorjem dodaja naslednje sestavine naročila tekočo številko naročila datum naročila plačilne pogoje in posebne določbe Naročilo ni hkrati tudi prodajna oz nabavna pogodba Običajno je s pogodbo določena skupna količina delne količine pa kupec naroča z naročilom ki mora biti po vsebini usklajeno s pogodbo Če dobavitelj prejme naročilo in pri preverjanju ugotovi da ni skladno s ponudbo ali pogodbo ga mora zavrniti Če naročila ne zavrne ampak ga izpolni se smatra da soglaša s spremembo (Potočnik 2002a 178-179)

229 Sklepanje nabavnih pogodb Pravna podlaga nabave je kupna pogodba ki nastane na podlagi sporazuma med obema partnerjema Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa v sprejemu naročila Pogodba je sklenjena ko slednji pošlje kupcu pisno potrditev naročila (Završnik 2000 54-55) Po izboru dobavitelja sledi seveda sestavljanje pogodbe Tehnična vsebina pogodbe se spreminja od materiala do materiala ki ga kupujemo Van Weele (1998 83) opozarja da se določeni komercialni in pravni pogoji zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala hellip v pogodbah razlikujejo zato je ovirana uporaba standardnih nabavnih pogodb Pri sklepanje pogodb je potrebno upoštevati določila

19

pogodbenega prava in splošnih uzanc Dogovor je sklenjen ko se pogodbeni stranki sporazumeta o bistvenih elementih pogodbe (Kaltnekar 1993 207-209)

Predmet pogodbe je lahko vsako blago ki je namenjeno tržišču Vrsto blaga določimo z običajnimi trgovskimi nazivi z veljavnimi standardi ali s posebnimi specifikacijami

Količina mora biti določena ali določljiva z merskimi enotami ali na drug primeren način

Cena blaga je lahko natančno določena ali določljiva na dan dobave Kakovost blaga mora biti jasno opisana in nedvoumno določena z vzorcem

standardom blagovno znamko poreklom specifikacijo Čas in kraj dobave takojšen ali terminski Zamujanje dobavnih rokov rodi pravne

posledice ndash prizadeta stranka lahko odstopi od pogodbe ali zahteva odškodnino Dobavni pogoji pomembno je določiti v kolikšni meri in do kod bremenijo

posameznega partnerja transportni stroški ter kdaj in kje preide riziko na kupca (Incoterms) V pogodbi se lahko določi tudi kakšnim transportnim sredstvom bo blago dostavljeno

Plačilni pogoji določajo predvsem roke do katerih je potrebno dobavljeno blago plačati ter razne popuste in zamudne obresti ki so povezani s plačilnimi roki Določajo tudi načine plačila gotovinsko z virmani kompenzacijamihellip

Jamstveni elementi ki ščitijo pogodbene stranke pred posledicami netočnega izvrševanja pogodbenih zahtev s strani drugih partnerjev pogodbena kazen penali ara odstopnina razna jamstva ali poroštva zastava zamudne obresti avans kavcija različne odškodnine

Splošno pravilo je da naj bi nabavniki vztrajali pri fiksni ceni ki je sprejemljiva za obe stranki Najbolje je da dobavitelj prevzame vse tveganje če to ni s pogodbo izključeno V praksi se uporabljajo različni dogovori o ceni (van Weele 1998 83-84)

fiksna cena plus stimulacija namenjena je motiviranju dobaviteljev na podlagi nagrajevanja za izvedbo dela ki presega dogovorjene standarde

pogodba raquostroški pluslaquo (stroški plus določen odstotek nagrade povračilo stroškov plus fiksna nagrada stroški plus zajamčena najvišja nagrada) se uporablja kadar dela ne morejo dovolj natančno opredeliti oz kadar je fiksna cena za obe stranki preveč tvegana za to pogodbo je značilna velika negotovost

pogodba za povračilo stroškov ponavadi temelji na fiksni postavki za uro dela in uporabo opreme

pogodba z usklajevanjem cene (eskalacijska klavzula) uporablja se pri dolgoročni nabavi ali predelavi zelo specifičnih tržno občutljivih materialov cena je povezana z obrazcem za usklajevanje cen ki temelji na zunanjih dejavnikih kot so stroški materialov ali gibanje plač

Nabava materialov ki sodijo po metodi ABC v C razred (veliko število majhen delež v nabavnem proračunu) je rutinska stvar in ne zahteva posebnega nebavnega znanja Lahko jo zelo poenostavimo ali pa celo prepustimo nosilcem potreb v podjetju Nabavni oddelek samo skrbi da se nabavni proračun ne prekorači in občasno kontrolira porabo sredstev Najenostavneje je drobni material za vzdrževanje manjša popravila in pisarniški material nabaviti brez formalnega naročila v trgovini na veliko ali malo Dokument ki govori o sklenitvi pogodbe je trgovski račun dobavnica ali naročilnica (Završnik 2000 55)

20

2210 Spremljanje izpolnitve naročila Pod spremljanjem naročila razumemo kontrolo nad prispetjem potrditve naročila in primerjavo z naročilom ter zagotavljanje dobave v dogovorjenem roku Namen spremljanja naročila pogodbe je v tem da preprečimo motnje v proizvodnji dodatne stroške zaradi spremembe le-te nezmožnost izvršitve dobav kupcem pogodbene kazni in poslabšanje image-a Tudi prezgodnje dobave lahko povzročajo stroške (stroški vezave kapitala skladiščni stroški) Ugotavljanje prekoračitve in opominjanje na dobavo pri dobavitelju je glavna naloga kontrole izpolnjevanja dobavnega roka (Završnik 2000 55-56) Obstaja več različnih metod spremljanja izpolnitve naročila (van Weele 1998 93)

Spremljanje izpolnitve naročila v izjemnih primerih sistem opozarjanja pri katerem nabavni referent ukrepa le v primeru ko ga dobavitelj opozori da bo raquokmalulaquo zmanjkalo materiala metoda ne doprinese k učinkovitosti izvedbe nabave vendar jo pogosto srečamo v praksi

Rutinsko preverjanje stanja poteka tako da se že pred dobavo preverja pri dobavitelju ali bo dostava blaga mogoča na dogovorjeni datum

Vnaprejšnje preverjanje stanja se uporablja pri vnaprejšnjem določanju kritičnih nabavnih delov in dobaviteljev

2211 Prevzem vhodnih proizvodov11

Dobavljeno blago je potrebno pregledati da se prepričamo o njegovi ustreznosti Glede na velikost in tehnično zahtevnost blaga lahko pri dobavitelju večkrat preverjamo njegovo sprejemljivost na različnih proizvodnih stopnjah Dostavljeno opremo je potrebno preveriti s testi sprejemljivosti pri dobavitelju preden je oprema odposlana pri uporabniku po dostavi in ko oprema začne prvič delovati (van Weele 1998 93) Prevzemni oddelek je pogosto podrejen nabavnemu sektorju Ločimo tri postopke pri prevzemu glede na dokumentacijo

prevzemni oddelek izpiše prevzemnico ali prejemnico prevzemni oddelek potrdi prejem na izvodu (kopiji) naročila ki ga je bil prejel od

nabavnega oddelka za materiale majhne vrednosti opravijo prevzem neposredno interni naročniki

Pomembno je poročilo o kontroli kakovosti ki potrjuje ustreznost ali neustreznost prejetega materiala Priloženo je prejemnici če so odstopanja od naročenih kakovosti materialov drugače pa je ustreznost potrjena na prevzemnici Pregled kakovosti je v podjetjih različno urejen za nekatere predmete nabave nimajo predpisane posebne kontrole kakovosti kontrola na podlagi jemanja vzorcev popolna (100-na) kontrola laboratorijska kontrola kontrola nevtralne ndash zunanje institucije

11 Povzeto po Završniku (2000 56-57)

21

2212 Reševanje reklamacij12

Če so pri kontroli vhodnih proizvodov in materiala ugotovljene razlike med dejanskim stanjem in dogovorjenimi obveznostmi dobavitelja se sestavi komisijski zapisnik ki ga pošljemo nabavnemu oddelku Na osnovi zapisnika o ugotovljenih pomanjkljivostih pri dobavi se sproži reklamacijski postopek Reklamacija je ugovor na dobaviteljevo netočnost pri dobavi in instrument za popravljanje napak ki so nastale Kupec z reklamacijo zahteva od dobavitelja da naknadno izpolni zahteve naročila oz pogodbe ter hkrati prevzame tudi odgovornost za škodo ki je nastala zaradi pomanjkljive dobave (Završnik 2000 57) Komisijski zapisnik je potrebno sestaviti tako da je iz njega jasno razvidno za kakšno napako gre (količinsko kakovostno rokovno) kdo in na kakšen način je ugotovil napako V reklamacijskem dopisu dobavitelju pa moramo navesti še naslednje podatke številko pogodbe ali naročila številko in datum dobavnice in prevoznega lista ter drugi dokumenti iz katerih je mogoče ugotoviti zakaj je prišlo do napak Za zamujeni rok dobave in druge neizpolnjene dogovorjene pogoje kupec praviloma ne sestavlja komisijskega zapisnika ampak ureja te napake neposredno z dobaviteljem Kadar kupec ugotovi napake pri dobavi ima do dobavitelja naslednje zahteve

Zahteve glede količine količina materiala je s pogodbo navadno le okvirno določena le redko točno opredeljena Dovoljen je 5 odmik navzgor ali navzdol če je količina označena približno (circa okoli) Pri kosovnem blagu ali označbi raquobrez tolerancelaquo ne sme priti do odstopanj Pri dostavi premajhne količine ima kupec naslednje pravice lahko zahteva takojšnjo dobavo razlike do dogovorjene količine odkloni prevzem manjše količine če ima upravičen interes da sprejme celotno količino sprejme manjšo količino in tudi plača samo prevzeto količino Če pa dobavitelj dostavi večjo količino kupcu ni potrebno prevzeti presežka če ga pa prevzame ga mora tudi plačati po pogodbeni ceni

Zahteve glede kakovosti za kakovostne napake materiala odgovarja dobavitelj vendar le za napake ki so nastale pred prehodom rizika za napake ki kupcu niso bile znane ob sklepanju pogodbe za skrite napake ki se pojavijo po prevzemu materiala (najkasneje v 6 mesecih) za napake zaradi dobaviteljeve prevare kupca o dejanski kakovosti materiala V primeru ko dobavitelj dostavi material boljše kakovosti kupec ne more odkloniti prevzema razen če ima upravičen interes da zahteva točno določeno kakovost S prevzemom boljše kakovosti pa kupec ne prevzame tudi večje obveznosti razen če je bilo v pogodbi drugače dogovorjeno

Pravice in obveznosti pri spremembi cene poleg fiksno določenih cen ki jih stranki le redko spreminjata se stranki lahko dogovorita tudi za naknadno spremembo cene Ceno je mogoče spreminjati navzgor ali navzdol zato ji pravimo tudi raquodrsečalaquo cena Uporablja se pri prodaji investicijske opreme z daljšim rokom dobave pa tudi pri sukcesivni nabavi materiala pri nestabilnih pogojih na trgu ki pomembno spreminjajo stroške proizvodnje od sklenitve pogodbe do dobave materiala

Zahteve pri zakasnitvi dobave kadar z dobavo zamuja dobavitelj lahko kupec uveljavi naslednje zahteve vztraja pri pogodbi in določi naknadni rok za dobavo po preteku naknadnega roka odstopi od pogodbe in zahteva odškodnino razliko v

12 Povzeto po Potočniku (200092-94)

22

ceni zaradi nakupa pri drugem dobavitelju po višji ceni Če pa z prevzemom zamuja kupec mu prodajalec lahko uskladišči material v javnem skladišču in pošlje račun za dobavljeni material proda material na kupčev riziko če skladiščenje ne bi bilo gospodarno in zahteva povrnitev razlike v ceni zaradi prodaje drugemu kupcu po nižji ceni zahteva povrnitev dejanske škode

Poslovna praksa je oblikovala naslednja pravila za reklamacijski postopek (Potočnik 2002a 182)

Ugovarjati začnemo šele takrat ko je vrednost reklamacije večja kot so njeni stroški Če se manjše napake pri istem dobavitelju večkrat ponavljajo ga moramo nanje opozoriti

Upoštevamo običajni reklamacijski rok oz rok ki je določen s pogodbo Sestavljena mora biti vljudno vendar z odločno zahtevo za izpolnitev dogovorjene

obveznosti

2213 Ocena nabavnega posla13

Delo nabavnega referenta se ne konča z uvedbo novega materiala v proizvodnjo ali uporabo nove opreme V poslovanju z dobavitelji lahko pride do zapletov ki jih je potrebno rešiti (reševanje garancijskih zahtevkov in pogodbenih kazni reševanje zahtevkov zaradi dodatnih in nepopolnih del glede na obseg del določen v specifikaciji določitev načina vodenja dokumentacije o nabavi in dobaviteljih zapisovanje ocen projekta) Pri dodatnem delu ali presežku je pomembno da o tem vnaprej obvestimo naročnika ki mora v to privoliti O dodatnem delu mora biti obveščen tudi vodja nabave da kasneje ne pride do nejasnosti pri nabavnih stroških Naložbene dobrine čez čas zahtevajo vzdrževanje ndash takrat postane jasno ali dobavitelj lahko upraviči svoje obljube o servisiranju vzdrževanju in dobavi rezervnih delov Nenazadnje mora dobava zagotoviti tudi da se pridobljene izkušnje razčlenijo in da jih lahko uporabimo na stopnji opredeljevanja specifikacije in izbire dobavitelja pri prihodnjih nabavah S tem se izboljšuje tudi kakovostni nivo dobaviteljev

2214 Pregled in likvidacija prejetih računov Dobavitelj izda za dobavljeno blago račun ali fakturo Težnja po dobrih poslovnih odnosih narekuje čim hitrejše plačilo pogosto so s hitrim plačilom povezane tudi določene bonitete Naloga nabave je da čim hitreje opravi vse posle ki so potrebni pred plačilom računa (Kaltnekar 1993 214) Postopek poteka od pripravljalnih del do samega obračuna (Potočnik 2000 94-95)

V okviru pripravljalnih del zberemo dokumente (pogodba ali naročilnica dobaviteljeva odpremnica ali dobavnica specifikacija materiala tovorni list ali

13 Povzeto po van Weele (1998 94-95)

23

drugi prevozni dokumenti prevzemnica skladišča) ter jih medsebojno primerjamo in ugotavljamo napake med naročenim prevzetim in zaračunanim Ko so dokumenti usklajeni se to potrdi na računu

V obračunu fakture gre za formalni preračun vseh njenih sestavin Po izračunu izda nabavna služba nalog za plačilo Zaradi visokih stroškov preračunavanja posameznih postavk je praksa razvila različne postopke za poenostavitev kontrole računov (zbirni račun preverjanje računov samo nad določeno vrednostjo naključno preverjanje računov določitev računov po metodi ABC ndash preverjamo le račune dobaviteljev v skupini A preverjanje računov dobaviteljev pri katerih so reklamacije pogostejše ne preverjamo računalniško izstavljenih računov ker predvidevamo da so točni ne preverjamo računov dobaviteljev katerim zaupamo da sami sproti popravljajo napake)

Račun pomeni čisto določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga obravnavamo zelo skrbno Pregled in njegovo likvidacijo opravimo takoj po prejemu Kontrola računa ne predstavlja samo nadzora nad opravljenim delom in storitvami dobavitelja temveč pomeni tudi podlago za vrednotenje dobavitelja (Završnik 2000 57)

2215 Evidenca in arhiviranje Evidence nabavnega oddelka obsegajo veliko število podatkov in informacij ki so za operativo nabave uporabni le kadar so dostopni in v urejeni obliki Vsak nabavni oddelek mora voditi evidenco vseh naročil po tekočih številkah Evidenca naj obsega številko naročila ime dobavitelja kratek opis materiala in vrednost celotnega naročila Za takojšen dostop do informacij o stanju odprtih naročil je zelo pomembna evidenca po imenu dobavitelja (naročila so razvrščena po tekočih številkah) Evidenca končnih naročil je zgodovinski zapis vseh zaključenih oz dobavljenih naročil Arhiviramo jih najmanj za tri leta Edinstvena naročila in naročila večje vrednosti hranimo dalj časa (Završnik 2000 58-59) Najpomembnejše nabavne evidence po Potočniku (2000 95) so

evidenca količin materiala evidenca cen materiala evidenca dobaviteljev (tehnične in tržne značilnosti) evidenca nabavnih pogojev po dobaviteljih evidenca reklamacij

24

3 ANALIZA NABAVNEGA PROCESA V PODJETJU VETERINARSKA BOLNICA PTUJ DOO

31 Predstavitev podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo Veterinarska bolnica Ptuj je že pred leti na osnovi povpraševanja odprla ndash temu bi takrat lahko dejali oddelek kjer so stranke lahko kupovale hrano in nekatere dodatke za male kakor tudi za velike živali Povpraševanje je narekovalo vedno večjo ponudbo zato so se leta 2003 odločili za večjo širitev in prenovo prostorov iz katerih je nastala lepa velika trgovina za male in velike živali ki so jo poimenovali Dr Zoo in ki je odprla svoja vrata leta 2004 Pod okriljem Veterinarske bolnice Ptuj deluje tudi Ambulanta za male živali

Ideja in zasnova trgovine morda malce odstopa od podobnih raquopet shopovlaquo saj so v trgovini dali poudarek predvsem na strokovnosti prodajalcev in skrbnem izboru izdelkov ki jih ponujajo Seveda se trudijo da je za vsak okus nekaj vendar so mnenja da kak tolar ki ga odštejete več odtehta kvaliteto izdelka pa naj gre za hrano igračo ali učni pripomoček za vašega ljubljenca ali pa za skrbno izbran dodatek za živali ki jih redite v hlevu Oba programa tako del za male živali kot za velike živali nenehno izpopolnjujejo Podjetje se želi še bolj približati svojim strankam in jih hkrati vezati na sebe s svojo novo ponudbo ki je zaenkrat še v pripravi Uvedli bodo razvoz določenih izdelkov na dom strank po predhodnem telefonskem naročilu Ob cenovno določeni količini kupljenih proizvodov bo njihova dostava brezplačna Razvažali bodo predvsem vitaminske in mineralne dodatke k hrani za velike živali mleko in mlečne nadomestke hrano za pse (15 kg vreče)hellip Pomembno je poudariti da v dostavo ne bodo vključena zdravila in ne vitaminski dodatki za izdajo katerih je potreben recept Poudarek bo predvsem na strokovno usposobljenemu sodelavcu ki ne bo zgolj dostavljal proizvodov ampak bo znal strankam tudi svetovati jih opozoriti na morebitne napake in jih napotiti k veterinarju če bodo to zahtevale okoliščine Namen je ponuditi celovito oskrbo kakršne so deležne stranke ob prihodu v trgovino

SLIKA 1 VETERINARSKA BOLNICA PTUJ SLIKA 1 LOGOTIP TRGOVINE

SLIKI 3 IN 4 NOTRANJOST TRGOVINE DR ZOO

25

SLIKA 5 ČAKALNICA AMBULANTE SLIKA 6 ORDINACIJA ZA MALE ŽIVALI

32 Organiziranost pomen in cilji nabavne službe Nabava je strateškega pomena za podjetje kot je Veterinarska bolnica Ptuj Ima neposreden vpliv na zniževanje stroškov in s tem uspešnost podjetja Uspešno izvedena nabava in pravi predmeti nabave zagotavljajo dobre odnose z kupci Zadovoljni kupci pa svoje zadovoljstvo sporočajo naprej svojim prijateljem in znancem kar je dobra in brezplačna reklama za podjetje Nabava je organizirana centralizirano kar pomeni da oskrbuje tako trgovino kot ambulanto Vse potrebe po proizvodih zdravilih medicinskih pripomočkih in ostalih potrebščinah se iz ambulante sporočijo nabavi ta pa nato izvršuje potrebna opravila povezana z nabavo Temeljne cilje nabave v podjetju lahko razdelimo na nabaviti prave proizvode v ustrezni zahtevani kakovosti v pravi količini ob pravem času po najboljši ceni in ugodnih dobavnih plačilnih pogojih

zagotoviti nepretrgan tok dobave ki ne bo povzročal pomanjkanja proizvodov ali pa preveliki zalog

razvijanje dobrih poslovnih odnosov z dobavitelji

33 Analiza nabavnega procesa po fazah

331 Zaznavanje potreb Za trgovsko podjetje velja staro pravilo ki pravi da je ugodna nabava že pol uspeha Nabava je neposredno povezana s prodajo in pomembno prispeva k zniževanju poslovnih stroškov z doseženimi nabavnimi ugodnostmi Jedro nabavnega sortimenta predstavlja standardni ali fiksni sortiman ki je prilagojen stalnim potrebam porabnikov in spremenljivi ali variabilni sortiman ki pomeni širitev stalnega sortimana v posameznih prodajnih sezonah ali zaradi drugih potreb porabnikov Razmerja med njima ni mogoče natančno določiti saj je pojavljajo tako imenovani mejni proizvodi ki se pojavljajo v obeh sortimentih v določenih obdobjih ali na različne načine

26

Pri nabavi izdelkov se upošteva naslednje da lahko podjetje sortiment izdelkov hitro spreminja in prilagaja potrebam

porabnikov da lahko po potrebi sortiment razširi oziroma ga poglobi in prilagaja ožjemu

segmentu kupcev

Potrebe po izdelkih se zaznavajo kot potrebe po izdelkih pri dnevnem preverjanju zalog optično (pregled zalog

izdelkov po prodajalni in skladišču zapis manjkajočih izdelkov v zvezek za naročila) in preko računalnika (program sam javi da je na zalogi zgolj minimalna količina izdelkov omogoča pa tudi označitev minimalne zaloge izdelkov že pri njihovem vnosu v zaloge)

kot potrebo iz tržišča po novem izdelku prodajni predstavniki ki ponujajo boljši izdelek ali nižjo ceno za enako kakovosten izdelek novi izdelki v katalogih dobaviteljev specialna naročila kupcev14 povečano povpraševanje strank po določenih izdelkih sledi postopek zbiranja in analiziranja ponudb dobaviteljev pogajanja z izbranim dobaviteljem in podpis pogodbe z njim

Ker gre za vezano trgovino z Ambulanto za male živali se stranke iz ambulante napotijo v trgovino po zdravila15 za nadaljnje zdravljenje hrano in ostale pripomočke za živali Prav tako pa se vsa zdravila in ostali pripomočki za ambulanto naročajo preko trgovine Po spoznanju potreb se določi splošne značilnosti izdelkov in potrebno količino Za standardno blago je to preprost postopek pri zdravilih in medicinskih pripomočkih pa se mora nabavnik pri opredelitvi lastnosti kot so zanesljivost trajnost in cena posvetovati z

14 Takšnih naročil je okrog deset na mesec Gre za naročila izdelkov iz katalogov dobaviteljev ki niso na voljo v prodajalni (npr plaščki različnih velikosti in barv za kužke) Ni predplačil izjema so dražji izdelki in izdelki za veliko prakso (npr škarje za striženje ovac) 15Pogoje ki jih morajo izpolnjevati specializirane prodajalne za promet z zdravili na drobno in postopek ugotavljanja teh pogojev ter stroške postopka predpiše pristojni minister v soglasju z ministrom pristojnim za blagovni promet in trgovino (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 58 člen 3 odstavek) Po Zakonu o veterinarstvu (3 člen 24 odstavek) so zdravila za uporabo v veterinarski medicini vsaka snov ali kombinacija snovi ki so pripravljene in namenjene za zdravljenje ali preprečevanje bolezni pri živalih za zdravilo pa se šteje tudi vsaka snov ali kombinacija snovi ki se lahko uporablja na živalih z namenom da bi se določila diagnoza ali ponovno vzpostavile izboljšale ali spremenile fiziološke funkcije Po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (3 člen 16 odstavek) se za zdravila za uporabo v veterinarski medicini štejejo tudi sredstva ki se uporabljajo za razkuževanje uničevanje členonožcev in glodalcev in pridejo v neposreden ali posreden stik z živalmi Za določena zdravila (ibid 5 člen) mora imeti prodajalec (zdravila lahko v trgovini izdaja samo farmacevt ali veterinarski tehnik) nalog (recept) za izdajo zdravila ki ga izda veterinar Nalog za izdajo zdravil se pripne kopiji računa ki ostane v trgovini Stranko morajo seznaniti z navodili za uporabo (72 člen Zakona o zdravilih) in karenčno dobo zdravila kar stranka potrdi z podpisom (Priloga 1) Zdravila ki so namenjena živalim velike prakse se morajo vpisati v Hlevsko knjigo rejca (evidenca zdravil ki so dajana živalim) Vpis obvezno opravi veterinar (podpis žig) če vpis ni opravljen sledijo sankcije Zdravila brez recepta in vitamini se izdajajo kot navadno trgovsko blago Karenca (ibid 4 člen 19 odstavek) je časovno obdobje ki mora preteči od zadnjega dajanja zdravila živali ob normalni uporabi pa do trenutka ko zdravljeno žival lahko damo v redni zakol za proizvodnjo neoporečnih živil oziroma čas v katerem se živalska tkiva mleko jajca in med zdravljenih živali ne smejo uporabljati za prehrano ljudi zaradi možne vsebnosti zaostankov zdravil nad najvišjimi dovoljenimi količinami zaostankov zdravil v teh živilih

27

veterinarji Nabava sodeluje pri predvidevanju potreb z veterinarji prav tako pa jih obvešča tudi o dobavnih rokih izdelkov po katerih povprašujejo Težave povzroča predvsem pomanjkanje zdravil za malo in veliko prakso Kajti za prodajalce zdravil je Slovenija premajhen trg in se jim registracija zdravil (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 13 - 28 člen) ne izplača Problem se rešuje do določene mere s kombinacijo humanih zdravil16 vendar določena zdravila še vedno primanjkujejo oziroma jih na trgu ni za dobiti (npr kapljice za mačje garje zdravilo proti ušem pri perutnini hellip) Predmeti nabave so zdravila vitamini in drugi dodatki k prehrani za male in velike živali hrana za hišne ljubljenčke premium razreda dodatki za nego in drugi pripomočki za male in velike živali razkužila rodenticidi (zatiranje glodavcev) pisarniški material tiskovine obrazci laboratorijski material

332 Interno naročilo Namen internega naročanja so pravilno pravočasno in v optimalnih količinah interno naročeni proizvodi Zaznane potrebe po določenih izdelkih se vpišejo v zvezek naročil kjer se za vsakega dobavitelja vodi svoja evidenca

333 Pregled internega naročila Interna naročila skupaj pregledajo prodajalci in vodja trgovine Preverijo kaj je potrebno naročiti katera so nujna naročila in kaj se bo naročilo kasneje O zdravilih in medicinskih pripomočkih poteka posvet z veterinarji Kadar obstajajo alternativni proizvodi za zadovoljitev iste potrebe se posvetujejo o tem ali bodo uporabili alternativne proizvode ali bodo naročili zahtevane proizvode Če je interno naročilo pravilno izpolnjeno in popolno gre v nadaljnje reševanje

16Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (6 člen 3 odstavek) pravi da je uporabljanje zdravil za uporabo v humani medicini za živali prepovedano razen v izjemnih primerih če tako določi minister pristojen za veterinarstvo Prepovedano pa je tudi (ibid 6 člen 1 odstavek) predpisovanje izdelava in izdaja magistralnih zdravil za uporabo v veterinarski medicini ki puščajo nedovoljene zaostanke v mesu organih ali izdelkih iz živali ki so namenjene za prehrano ljudi Zakon o zdravilih pa v 18 členu (izjemna uporaba zdravil v veterinarski medicini) pravi (1) Če ni na voljo nobenega zdravila za uporabo v veterinarski medicini z dovoljenjem za promet v Republiki Sloveniji za obravnavo bolezenskih stanj določenih živalskih vrst lahko veterinar oziroma veterinarka (v nadaljnjem besedilu veterinar) odgovoren za zdravljenje živali in zlasti da bi preprečil nesprejemljivo trpljenje živali izjemno uporabi zdravila ki nimajo dovoljenja za promet za uporabo pri tej živalski vrsti ali za zadevno bolezensko stanje (2) Natančnejše pogoje izjemne uporabe zdravil predpiše pristojni minister

28

334 Izdelava povpraševanja za potencialne kupce S prenovitvijo trgovine so se odločili tudi za določen standard proizvodov ki jih bodo prodajali to je premium razred Ker pri hrani in ostalih dodatkih za male živali cenovno ne morejo konkurirati velikim trgovskim centrom (ki prodajajo hrano in dodatke nižje kakovosti in posledično po nižjih cenah) so se usmerili na kupce ki zahtevajo kakovost in so pripravljeni zanjo tudi več odšteti Vrhunska kakovost je osnova na kateri se gradijo vsi ostali poslovni odnosi z dobavitelji Nabava nato na osnovi izbranih nabavnih potreb po proizvodih pošlje zahtevo za ponudbo potencialnim dobaviteljem Zahteve vključujejo pogoje in specifikacije (tehnične kakovostne zakonske nabavne hellip) ter morebitno zahtevo tudi po začetnih vzorcih proizvodov Nato v sodelovanju z veterinarji ugotovi ali začetni vzorci ustrezajo vsem podanim zahtevam in jih na podlagi ugotovitev sprejmejo ali zavrnejo Specifikacija izdelka je pomembna informacija ki dobavitelju natančno pove kaj želi podjetje nabaviti Obsega pa

kaj mora dobavitelj dostaviti naročniku želeno kakovost izdelka kdaj in koliko je potrebno dostaviti in način izpolnitve naročila

Podjetje naroča izdelke predvsem na podlagi prodajnih katalogov dobaviteljev gre torej za nabavo po dobaviteljevih specifikacijah Velik del nabavnega sortimana sestavljajo standardni izdelki zato lahko podjetje hitreje in lažje zamenja dobavitelje pa tudi sedanje izdelke lažje nadomesti s podobnimi izdelki drugih dobaviteljev Pri zdravilih so omejeni z dobavo in ponudbo kar je eden izmed razlogov zakaj so v ambulanti terapije poslovna skrivnost17 Podjetje ne more postavljati nobenih pogojev če želijo zdravilo nabaviti sprejmejo tiste pogoje ki jih ponujajo veledrogerije

335 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga se izvaja samo takrat kadar se nabavlja nov proizvod oziroma ko obstoječi dobavitelji ne morejo zagotoviti zahtevanega proizvoda Preučuje se ponudba in povpraševanje po proizvodu in z njima povezana gibanja cen količin kakovosti hellip Drugače pa dobava poteka po odobreni listi izbranih dobaviteljev Z dobavitelji s katerimi so ustvarili uspešen poslovni odnos ki je v obojestransko korist in zadovoljstvo in ki zagotavljajo proizvode po zahtevani kakovosti optimalni ceni ustreznih plačilnih in dobavnih pogojih imajo interes tudi v bodoče sodelovati Kadar se pojavijo negativne izkušnje v sodelovanju z dobavitelji poskušajo spore reševati sproti 17 Terapija (kombinacija zdravil) je poslovna skrivnost podjetja in ni zapisana na računu ki je izdan stranki Zapisana pa je v osebni kartoteki zdravljene živali V 39 členu Zakona o gospodarskih družbah je zapisano Za poslovno skrivnost se štejejo podatki za katere tako določi družba s pisnim sklepom S tem sklepom morajo biti seznanjeni družbeniki delavci člani organov in druge osebe ki so dolžne varovati poslovno skrivnost

29

Pri raziskavi tržišča si pomagajo s ponudbami dobaviteljev ki jih pošiljajo na lastno iniciativo s spletnimi stranmi z obiski trgovskih potnikov (najbolj pogosto jih trgovski potniki sami obiščejo in predstavljajo nove izdelke iz njihove ponudbe jih seznanjajo z novim promocijskim materialom) katalogi dobaviteljev Tako pri izboru dobavitelja za določeno vrsto proizvodov kot tudi pri nabavi novih proizvodov se pridobi več različnih ponudb Na podlagi medsebojne primerjave in analize izberejo najbolj ugodno

336 Izbor dobaviteljev Izbira dobaviteljev je ključna naloga nabave Dobri dobavitelji so tisti ki nudijo nove rešitve Seveda pa je take dobavitelje potrebno najti in potem še izbrati Pravilna izbira dobaviteljev vpliva na kakovost in ceno oskrbe s proizvodi S sistematično in natančno raziskavo lahko najbolje poiščemo potencialne dobavitelje Pogoj za uspešnost so pravi viri informacij in podjetje je črpalo iz naslednjih poslovni imeniki publikacije dobaviteljev strokovni časopisi in revije viri v podjetju informacije od posrednikov izmenjava izkušenj Pri izdelavi nabavne kalkulacije se upoštevajo vsi nabavni stroški ki nastanejo pri posameznem dobavitelju Na izbor pa seveda vplivajo tudi kakovost materiala dobavni roki in pogoji ter plačilni roki in načini plačila Izbira dobavitelja je tesno povezana z oblikovanjem nabavnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bomo sodelovali Podjetje se je osredotočilo na kupce ki zahtevajo kakovost kar je seveda odločilno vplivalo na izbiro dobaviteljev Med potencialnim dobavitelji hrane za male živali so izbrali samo tiste ki nudijo res vrhunsko kakovost Eukanuba Nutro Techni-Cal Royal Canin Hillrsquos Veliko sodelujejo tudi z lokalnimi dobavitelji Miprim doo (mlečni izdelki) Dobrodej Miklavž (lizalni kamni) Ekolap Scala doo (razkužila) Dar Trade Petrovče Vitan Trade Hoče (igrače) Aler doo Ljubljana (igrače) Zdravila se naročajo preko veledrogerij kot sta Krka in Kemofarmacija (nudijo širok asortiman dobava je možna vsak dan popusti ni problemov z zamenjavo blaga)

337 Eksterno naročilo Cilj eksternega naročila so pravilno pravočasno po sprejemljivih cenah in v optimalnih količinah naročeni proizvodi pri dobaviteljih kar omogoča pravočasno dobavo Naročilo je konkretna nabavna akcija kjer gre za neposreden poslovni kontakt z dobaviteljem in ustvarjanje pravne obveznosti tako s strani kupca (ki se zaveže da bo poravnal kupnino) kot s strani dobavitelja (ki se s potrditvijo naročila zaveže da bo obljubljeno tudi dostavil v dogovorjenih rokih in ustrezni kakovosti)

30

Hrano za male živali naročajo enkrat tedensko s tem so se prilagodili dobaviteljem Hrano in ostale proizvode naročajo v ponedeljek ndash torek (dobava sledi do konca tedna) ali v četrtek ndash petek (dobava sledi v začetku tedna) Zdravila je možno naročiti vsak dan ker dobavitelji dobavljajo tudi lekarnam na tem področju in ni težav z dobavnimi roki Eksterno naročilo se preda dobavitelju telefonsko (v večini primerov) ali po trgovskem zastopniku dobavitelja Pogodba med kupcem in dobaviteljem se sklene ko dobavitelj potrdi sprejem naročila S potrditvijo naročila dobavitelj sporoči kupcu da se strinja z vsebino naročila in ostalimi pogoji Včasih je potrebno kakšno naročilo tudi spremeniti ali dopolniti kar pomeni da se dobavitelja obvesti o spremembah ali dopolnitvah naročila ter sodeluje z njim pri odpravljanju morebitnih težav

338 Sklepanje nabavnih pogodb Preden lahko izdelamo predlog nabavne pogodbe mora podjetje imeti listo odobrenih dobaviteljev in specifikacije izdelkov ki jih bo nabavljalo pri dobaviteljih Naročnik in predstavnik dobavitelja nato skupaj uskladita zahteve naročnika po proizvodu in ostale pogodbene pogoje Kupna pogodba je pravna podlaga nabave ki nastane s strinjanjem obeh sodelujočih strank to je kupca in prodajalca Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa s potrditvijo naročila Pogodba se šteje za sklenjeno ko prodajalec potrdi kupčevo naročilo Pri sklepanju pogodbe pa morata obe pogodbeni strani izpolnjevati naslednja načela

podpisnika morata ravnati kot dobra gospodarja spoštovati zakone upoštevati veljavnost pogodbe upoštevati določila uzanc

Sama pogodba vsebuje naslednje elemente ceno in morebitne spremembe cene količino in kakovost blaga način naročanja (telefonsko preko prodajnih zastopnikov dobavitelja) dinamika nabave (1x tedensko) plačilne in dobavne pogoje popuste reklamacije način pakiranja in embalažo čas trajanja pogodbe promocijske akcije18 druga posebna določila k pogodbi

18 Prodajna akcija ki jo izpeljeta dobavitelj in prodajalec skupaj Vsak zmanjša ceno proizvoda za 10 (skupaj oba za 20) kar pripelje do povečane prodaje stranke so namreč vesele da za isto količino plačajo 20 manj Trgovina ima sicer manjši dobiček na enoto vendar se dobiček poveča zaradi večje prodane količine proizvoda

31

339 Spremljanje eksternega naročila Pri spremljanju naročila gre predvsem za kontrolo nad prispetjem potrditve naročila primerjavo z našim eksternim naročilom ter kontrolo dobavnih rokov (ali so naročeni proizvodi prispeli pravočasno) Namen spremljanja je torej v tem da preprečimo motnje poslovnega procesa nezmožnost izvršitve dobav našim kupcem in poslabšanje image-a Nabava je dolžna spremljati proizvode od njihovega naročila pa vse do prevzema v skladišču Glavna naloga nadzora izpolnjevanja dobavnih rokov je torej ugotavljanje njihovih prekoračitev in opominjanje dobavitelja na njih Vsi stroški z manipulacijo naročenih proizvodov morajo biti čim nižji kar pomeni da moramo naročene proizvode in njihovo pot od dobavitelja do nas nadzorovati in jo pravilno usmerjati

3310 Prevzem in pregled vhodnih proizvodov Pravilen in natančen prevzem naročenih in dobavljenih proizvodov je izredno pomembna naloga Prevzem poteka na osnovi

dokumentacije (pogodba eksterno naročilo dobavnica preverijo tudi cene proizvodov kajti včasih se zgodi da dobavitelji pozabijo na naknadno dogovorjene popuste ndash jih opozorijo na pomanjkljivost)

vizualnega pregleda (ugotavlja se prisotnost vidnih napak in pregled dokumentacije ki je prispela skupaj s pošiljko)

in količinskega pregleda (preveri se ustreznost proizvodov na dobavnici ter opravi količinski prevzem s štetjem) ki se opravita hkrati

Zelo pomembno je preveriti tudi rok uporabnosti tako za hrano vitamini in ostale dodatke k prehrani za živali ter predvsem rok uporabnosti zdravil19 Načeloma se zaupa dobavitelju vendar so kljub temu pozorni na rok uporabe Proizvodi (tudi proizvodi ki se niso prodali) ki jim je pretekel rok uporabe se vrnejo k dobaviteljem Če dobavitelj ne dobavi ustreznih naročenih proizvodov mu na osnovi reklamacije (Priloga 2) blago vrnejo oziroma pride do kompromisa (proizvode prevzamejo vendar jim dobavitelj zato odobri popust ndash zamenjava v duhu dobrega poslovanja) Prav tako se reklamirajo proizvodi ki imajo poškodovano embalažo Za dobavo in prevzem zdravil mora trgovina imeti poseben vhod (tukaj se ne smejo prevzemati nobeni drugi proizvodi) kar so rešili v sklopu bolnice Prav tako morajo biti zdravila v skladišču fizično ločena od ostalih proizvodov Vodi se tudi ločena evidenca20 zdravil od ostalih proizvodov

19 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih v 63 členu pravi Prepovedano je dajati v promet zdravilo ki mu je potekel rok uporabe ali če je bila dokazana oporečnost njegove kakovosti varnosti ali učinkovitosti 20 73 člen Zakona o zdravilih namreč pravi veletrgovci z zdravili lahko prodajajo zdravila za uporabo v veterinarski medicini tudi veterinarskim in drugim organizacijam ki po predpisih o veterinarstvu opravljajo veterinarsko dejavnost če imajo vzpostavljen sistem za sprejem shranjevanje in sledljivost zdravil ki ga preveri pristojni organ ter določeno odgovorno osebo za sprejem shranjevanje in zagotavljanje sledljivosti zdravil ki je imetnik diplome spričevala ali druge univerzitetne ali enakovredne izobrazbe iz farmacije

32

3311 Prejem in likvidacija računa Dobavitelj izda za dobavljene proizvode račun Prejeti računi dobaviteljev za dobavljene proizvode se pregledajo v smislu računovodske in predmetne točnosti Račun pomeni točno določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga moramo obravnavati zelo skrbno Likvidacijo računa opravimo takoj po njegovem prejemu saj s tem omogočimo računovodstvu da opravi promptno plačilo in tako pridobi pravico do popusta Likvidacija poteka po naslednjem postopku naprej se zbere potrebna dokumentacija (eksterno naročilo dobavnica prevzemnica račun) kateri sledi primerjava dokumentacije in ugotavljanje morebitnih razlik med naročeno prevzeto in zaračunano količino Ko se vse preveri in se vse ujema se račun likvidira Likvidacija računa zajema datum likvidacije na katero stroškovno mesto se račun knjiži datum valute računa podpis likvidatorja računa

3312 Evidenca in arhiviranje Zelo pomembna je evidenca zdravil omogočena mora biti sledljivost zdravila Sledljivost zdravila je po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (4 člen) dokumentirana pot zdravila od izdelovalca proizvajalca pravne ali fizične osebe ki opravlja promet z zdravili na debelo in na drobno do končnega uporabnika Pri vnosu dobavljenih zdravil v zaloge se morajo obvezno vpisati naslednji podatki ime zdravila (njegova koda) serijska številka zdravila opis količine (kos škatla ampula) število kosov in rok uporabe zdravila sledijo pa še dobavitelj datum prevzema številka dobavnice številka prevzemnice cena Serijska številka količina in rok uporabe zdravila sta izpisana tudi na računu zdravila ki je izdan stranki Sledljivost zdravila je pomembna še posebej v primeru umika določene serije zdravila s tržišča (npr ko sestava ne odgovarja specifikaciji) Takrat se vrnejo dobavitelju vsa zdravila ki so še v zalogi in preko izdanih računov (podatki strank) se izsledi že izdana zdravila pri strankah Skladišče zdravil je enotno tako za trgovino kot za ambulanto Pri prevzemu zdravila iz depoja mora veterinar podpisati oddajnico za vsa prevzeta zdravila Nadaljnjo evidenco o zdravilih nato vodi veterinar (kje se nahajajo katera žival jih je prejela v okviru svoje terapije) Podatki in informacije zbrani v evidencah so uporabni le tedaj če so ažurni in na voljo takrat kadar se dejansko potrebujejo K papirni evidenci shranjeni v obliki kopij v registru se štejejo ceniki (urejeni po dobaviteljih) podpisane kopije (s strani strank) izdanih računov

33

4 SKLEP Edina stalnica poslovnega okolja je njegovo nenehno spreminjanje Spremembe so številne in jim je težko slediti še posebej potrebam in željam potrošnikov ki se iz dneva v dan spreminjajo Zato uspešnost nabave izjemno vpliva na uspešnost trgovskega podjetja Bergant pravi (2001 21) raquoDobiček je ustvarjen samo če je input manjši kot output torej takrat ko podjetje posluje ekonomičnolaquo Vodenje nabave pa je odvisno od velikosti podjetja in ciljev ki jim podjetje sledi Odločitve o izbiri proizvodov (sortiment količina in cene) odločilno vplivajo na uspešnost podjetja Poslovna politika trgovskih podjetij se osredotoča v prvi vrsti na povečanje prodaje in zviševanje razlike med nabavno in prodajno ceno proizvodov Prodajne cene so na trgu razvrščene v različne cenovne razrede njihovo povečanje pa je dokaj zahtevno saj zahteva precej vlaganj in časa Zato poskušajo podjetja zniževati svoje nabavne stroške da bi tako povečala konkurenčnost Nabavno poslovanje postaja vse bolj obsežno zapleteno in zahtevno Nekdanje funkcije nabave naročanje prevzem in skladiščenje dopolnjujejo sedaj še trženjske funkcije kot so preučevanje nabavnega trga planiranje nabave odločitve glede dobaviteljev odločitve o oblikah in načinih nabavnega poslovanja ter nabavnih poteh pa tudi komuniciranje z dobavitelji analiziranje in evidentiranje nabave Pri nabavnem managementu je čedalje bolj pomemben dolgoročen odnos med kupcem in prodajalcem ki prinaša koristi tako prodajalcu kot kupcu ndash spoznanje da dolgoročno sodelovanje prinaša več koristi kot pa serija enkratnih kupčij za iste potrebe Uspešnost nabave je odvisna od pravilnih odločitev glede nabavnih virov Podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo je uspelo zgraditi dobre in dolgoročne poslovne odnose z dobavitelji Pri odločanju o nabavi ni pomembna samo cena temveč vse storitve ki jih nudi dobavitelj Prvi pomemben kriterij pri odločanju o nakupu pa je prav gotovo kakovost proizvodov saj lahko neustrezna kvaliteta ob nizki ceni povzroči več stroškov kot prihrankov Nabavna politika v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj pod okriljem katere posluje trgovina Dr Zoo je usmerjena k potrebam in željam svojih kupcev Težijo k čim večji optimalnosti cen nabavljenih proizvodov k visoki kakovosti proizvodov in dolgoročnemu sodelovanju z izbranimi dobavitelji Zakon o zdravilih prepoveduje oglaševanje zdravil kar posledično vpliva tudi na to da se ne sme oglaševati trgovina kot kraj kjer se prodajajo zdravila Dovoljuje pa obveščanje Tako lahko Veterinarska bolnica obveščajo ljudi o cepljenjih (redna letna cepljenja psov proti steklini) o uporabi razkužil (ptičja gripa) Reklamirajo se preko zadovoljnih strank ki o njih poročajo naprej svojim prijateljem in znancem Zelo pomembna je tudi povezanost trgovine z ambulanto od koder veterinarji napotijo stranke po zdravila in hrano za nadaljnjo terapijo pri živalih Povezanost trgovine z Ambulanto za male živali in oddelkom prakse za velike živali tvori njihovo prepoznavnost in konkurenčno prednost

34

POVZETEK Nabava je ena temeljnih funkcij poslovnega procesa trgovskih podjetij njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja posreduje kupcem in to v zadostni količini in primernem sortimentu po ustreznih cenah ter pravočasno Diplomsko delo je razdeljeno na dva dela in sicer na teoretični ter praktični del kjer je opisana nabava v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo V teoretičnem delu diplomskega dela je nabavni proces predstavljen po posameznih fazah kot ga predstavljajo avtorji v literaturi Faze si sledijo v določenem zaporedju Posamezne faze se med seboj prepletajo so povezane ter odvisne Vsako stopnjo nabavnega procesa je potrebno izvesti pazljivo in sistematično kajti le tako lahko zadovoljimo potrebe po proizvodih ki so na voljo pravočasno v ustrezni količini kvaliteti in ustrezni ceni Praktični del predstavlja podjetje Veterinarska bolnica Ptuj doo in analizo poteka postopka nabave v samem podjetju Proces sem prikazala od raziskave nabavnega trga sklepanja nabavne pogodbe ugotavljanja potreb in naročanja do prevzema blaga KLJUČNE BESEDE nabava nabavni proces naročanje izbira dobavitelj kupec trgovsko podjetje ABSTRACT Procurement is for commercial companies one of the key elements of business procedure its task is to obtain those articles which sales department discloses to customers in right quantity range of varieties suitable prices and in time Diploma is separeted in two parts The first part is theoretical and the second one is practical descripton of purchasing in company Veterinarska bolnica Ptuj doo In theoretical part of diploma the purchasing process is represented by particular stages The stages follow one another in certain succesion The particular stages are connected and depended between themselves Each stage of purchasing process has to be done carefully and systematically Only in that case we can satisfy the needs by products which are at service on time in appropriate quantity quality and at reasonable price The practical part represents the company Veterinarska bolnica Ptuj doo and analyses the purchasing process in it I presented procedure started with market resarch followed by award the contract needs determination ordering and take delivery KEY WORDS purchase purchasing process ordering choise supplier buyer trade company

35

5 SEZNAM LITERATURE

1 Baily PFarmer DJessop DJones 1998 Purchasing principles and Management London Prentice Hall

2 Bergant Bogomil 2001 Gospodarjenje podjetij Novo mesto Visokošolsko središče Visoka šola za upravljanje in poslovanje

3 Društvo ekonomistov 2000 25 Jubilejno posvetovanje o podjetniškem planiranju in managementu Uvajanje sprememb vodenja in planiranja

4 Gadde Lard-Erik in H Hakansson 1993 Profesional Purchasing London Routledge

5 Kaltnekar Zdravko 1993 Logistika v proizvodnem podjetju Kranj Moderna organizacija

6 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta 7 Kotler Philip 2004 Management trženja Ljubljana GV Založba 8 Leenders MR Fearon HE England WB 1985 Purchasing and Materials

Management RD Irwin Inc Homewood Illinois 9 Markič Peter Strniša Marija Tavčar Rudi 1993 Poslovna pogajanja Ljubljana

Gospodarski vestnik 10 PotočnikVekoslav 2000 Komercialno poslovanje z osnovami trženja 1 Ljubljana

Ekonomska fakulteta 11 PotočnikVekoslav 2001a Trgovinsko poslovanje Novo mesto Visoka šola za

upravljanje in poslovanje 12 PotočnikVekoslav 2001b Trženje v trgovini Ljubljana GV Založba 13 PotočnikVekoslav 2002a Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana

Ekonomska fakulteta 14 PotočnikVekoslav 2002b Temelji trženja s primeri iz prakse Ljubljana GV

Založba 15 van Weele A J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa

Ljubljana Gospodarski vestnik 16 Završnik Bruno 2004 Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV

Izobraževanje 17 Završnik Bruno 2001 Pogajanja v nabavi in upravljanje s človeškimi viri

Radenci Center za zunanjo trgovino Radenci doo 18 Završnik Bruno 2000 Nabava ndash zapiski predavanj Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta 19 Završnik Bruno 1997 Management nabave Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta

36

6 SEZNAM VIROV 1 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD ndash UPB1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+gospodarskih+druC5BEbahampmandate=-1ampunid=UPB|AB7A116C1EB745F7C1256F41003C9EF3ampshowdoc=1 [2532006] 2 Zakon o veterinarstvu (ZVet-1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampvt=6ampst=aampq=veterinaampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C1256A330020E07Fampshowdoc=1 [2532006] 3 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (ZZMP) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+zdravilihampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C125683A002C1181ampshowdoc=1 [2532006] 4 Zakon o zdravilih (ZZdr) (online) Dostopen na httpwwwuradni-listsi1ulonlinejspurlid=200631ampdhid=81631 [2532006]

12

podjetja raziščejo stanje na nabavnem trgu značilnosti dobaviteljev nabavne poti ustreznosti izdelkov konkurenco na nabavnem trgu nabavne pogoje (cene roke dobave in roke plačila) (Potočnik 2001a 84) Iskanje ponudb5 je prvi nabavni postopek kadar se kupec in dobavitelj ne poznata če kupec išče nov material ali gre za nabavo večje količine materiala Na podlagi ugotovitev raziskav tržišča bo nabavni oddelek iskal ponudbe pri tistih dobaviteljih ki ponujajo želeni material Pri iskanju ponudb mora nabavni oddelek natančno opredeliti vrsto in kakovost materiala ter dobavne in plačilne pogoje odločiti pa se mora tudi ali bodo iskali ponudbe samo pri proizvajalcih materiala ali tudi pri posrednikih Pred iskanjem pa morata nabava in tehnična služba urediti še naslednje zahteve glede materiala vrsto in kakovost materiala ki ustreza potrebam proizvodnje količino vsakokratnega naročila ki mora biti usklajena z ekonomično količino naročila čas porabe materiala zaradi določitve dobavnih rokov in prioritete posameznih vrst materiala za proizvodnjo Do ponudb lahko pridemo po različnih poteh na obisku pri dobavitelju na sejmih pisno iskanje ponudb pri vseh možnih dobaviteljih (objava licitacije) ali neposredno pri vnaprej izbranem dobavitelju telefonično iskanje katalogi dobaviteljev (manjša naročila) in seveda preko svetovnega spleta Podjetje ne išče ponudb kadar je dobavitelj monopolist prav tako pa zelo redko išče ponudbe za nujna naročila Ponudba mora vsebovati bistvene sestavine bodoče prodajne pogodbe (količina cena kakovost plačilni pogoji dobavni rok dobavni pogoji zahtevane garancijehellip) in seveda opcijo do kdaj ponudba velja Analiza ponudb6 pomeni da mora nabavni oddelek vse prejete ponudbe urediti ugotoviti ali vsebujejo vse zahtevane podatke in ali so med seboj primerljive Primerjava ponudb je formalna kadar primerjamo skladnost ponudbe z našim povpraševanjem njeno popolnost in razumljivost ter vsebinska kadar preračunavamo različne količinske podatke iz ponudb na skupni imenovalec (npr cena prosto skladišče kupca) Pri analizi ponudb je pomembno primerjati še kakovost dobavne roke zanesljivost dobave hellip tveganja v zvezi z lokacijo dobavitelja (tuji dobavitelji) ter boniteto dobavitelja S primerjavo posameznih postavk v ponudbah ugotavljamo prednosti in slabosti posameznih dobaviteljev Dejansko razliko med ponudbami lahko ugotovimo le z nabavno kalkulacijo Nabavno kalkulacijo7 izdelamo tako da pri tem upoštevamo vse nabavne stroške ki nastajajo pri posameznem dobavitelju fakturna cena dobavitelja (zmanjšana za popuste) stroški dostave (prevoz zavarovanje) stroški manipulacije materiala v času dostave (nakladanje prekladanje razkladanje) Iz nabavnih stroškov preračunamo nabavno ceno na enoto materiala Seveda pa je pomembno poleg nabavne cene upoštevati še kakovost materiala dobavne roke in pogoje ter rok in način plačila Kakovost materiala je praviloma povezana s ceno Ob enaki cenovni postavki izberemo dobavitelja ki ponuja boljšo kakovost materiala 5 Povzeto po Potočniku (2002a 169-170) 6 Povzeto po Potočniku (2000 85) 7 Povzeto po Potočniku (2002a 170-171)

13

Popusti zmanjšujejo fakturno ceno in s tem nabavne stroške ndash posledično odjemalec poskuša izkoristiti popuste prav tako pa tudi dobavitelj ki želi z njimi prepričati odjemalca v večja naročila Dobavitelji običajno ponujajo štiri vrste popustov količinski rabat (praviloma progresiven za nakup večje količine) raquozvestobnilaquo rabat (povezan je z dolgoročnim poslovnim sodelovanjem) sezonski rabat (popust za stimuliranje nakupa v obdobjih zmanjšane prodaje ndashomogočajo dobavitelju enakomernejšo proizvodnjo v mrtvi sezoni) funkcijski rabat (odobravajo ga proizvajalci trgovcem na debelo in na drobno za izvajanje posebnih prodajnih akcij) Poleg zgoraj navedenih popustov se pri kalkulaciji upošteva tudi plačilni popust ali skonto za plačilo pred dogovorjenim rokom Če je npr običajni rok plačila 60 dni in obrestna mera letno 12 lahko podjetje pri 2 skonta za plačilo v 15 dneh s skonti pridobi približno 18 letno Ta primerjava kaže pomemben pomen popustov za prispevek nabave k donosnosti poslovanja podjetja

226 Nabavna pogajanja Izbrani ponudi sledi nabavno pogajanje To se lahko nanaša na posamezne ali vse sestavine ponudbe Komercialni in pravni pogoji se zaradi različnih običajev poslovne kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala pogosto razlikujejo zato ovirajo uporabo standardnih obrazcev pogodb Sama pogajanja in sklepanje pogodb sta jedro nabavnega poslovanja Dobavitelj in odjemalec morata pri tem upoštevati naslednja načela ravnati morata kot raquodober gospodarlaquo spoštovati zakonitosti upoštevati veljavnosti pogodb poslovati po dobrih poslovnih običajih izpolnjevati sodne in arbitražne sklepe v podobnih primerih Nabavni referenti porabijo več kot 20 svojega časa za pripravo in dejansko pogajanje z dobavitelji Poznavanje pogajalskega procesa in pogajalskih spretnosti je za nabavnika nujno zlo saj se le tako lahko upre pogosto dobro izurjenemu dobavitelju Pomembno je spoznanje da se pogajanja ne nanašajo samo na ceno ampak na vse prvine ki so pomembne za sklenitev dogovora Izkušnje v številnih podjetjih kažejo da so vprašanja kot so kakovost in zanesljivost dobave pa tudi poprodajne storitve pogosto pomembnejše kot cene in plačilni pogoji (Potočnik 2000 87) Pogajanja8 lahko opredelimo kot proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno sprejemljivo rešitev Da so nakupi uspešni moramo po Završniku (2001 3) pogajanja uporabljati v njihovem najširšem pomenu kot proces sprejemanja odločitev To pomeni da so pogajanja proces načrtovanja vodenja in analiziranja ki ga uporabljata kupec in prodajalec da dosežeta sprejemljiv sporazum Pogajanja so proces v katerem je potrebno razlikovati vsaj štiri stopnje 1 Priprave na pogajanja strokovnjaki za pogajanja jih označujejo kot kritično fazo v

pogajanjih Pomen priprav je takšen da velja načelo raquoNepripravljeni pogajalci ne smejo na pogajanjalaquo To je na videz v nasprotju z dejstvom da ljudem vse bolj

8 Povzeto po Kavčiču (1998 315-339)

14

primanjkuje časa Vendar pa je to zahtevo potrebno upoštevati kajti slaba pripravljenost ene ali druge strani bistveno podaljšuje pogajanja v celoti povečuje se verjetnost da bomo naredili nepotrebna popuščanja zmanjšuje se verjetnost da bomo dosegli zastavljeni cilj povečuje se tudi verjetnost da bodo pogajanja neprijetna zapletena in da bo stranka ki je manj pripravljena ali celo nepripravljena poganja izgubila

Priprave na pogajanja obsegajo (Markič Strniša Tavčar 1993 5-42)

določitev ciljev (z njimi določimo vsebino pogajanj pri količinskih ciljih določimo pogajalski interval I ndash idealno Z ndash zadovoljivo M ndash minimalno)

izbiro pogajalske strategije (dobim-dobim dobim-izgubim izgubim-izgubim) zbiranje informacij (informacije o predmetu pogajanj informacije o nasprotni

stranki) določitev pogajalske skupine (pogajalec sam ali skupina) določitev o času pogajanj (ključna variabla pogajanj) določitev kraja pogajanj (pri nas pri dobavitelju na nevtralnem terenu) določitev pristojnosti pogajalcev (ali lahko odločajo sami ali morajo pred

sklenitvijo sporazuma dobiti soglasje nadrejenih) odločitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (tajna so takrat kadar bi javna pogajanja

povzročila škodo pogajalskemu procesu)

2 Začetek pogajanj je takrat ko se pogajalski strani prvič uradno srečata Pri tem je pomembno ustvarjanje začetega vtisa ndash prvi vtis je zelo pomemben in mogoče ga je narediti samo enkrat njegovo spreminjanje med pogajanji zahteva precej časa in napora S pomočjo prvega vtisa nasprotni strani pokažemo kako resno jemljemo pogajanja kakšen pomen jim pripisujemo in kako smo se na njih pripravili Glavne sestavine začetka pogajanj pa so naslednje medsebojno spoznavanje strank določitev dnevnega reda predstavitev začetnih pozicij obeh pogajalskih strank ugotovitev pristojnosti in pooblastil

3 Proces iskanja sporazuma lahko označimo kot pogajanja v ožjem smislu Če ni

konfliktov če obe strani pristajata na zahteve nasprotne strani so pogajanja lahko zelo kratka Če pa obe strani zavračata predloge nasprotnikov so pogajanja prav tako zelo kratka saj sporazum ni mogoč Proces iskanja sporazuma lahko torej opišemo kot neko minimalno pripravljenost obeh strani da pride do sporazuma

Sam proces iskanja sporazuma je mogoče razčleniti na vsebinsko in metodološko stran Pri vsebinski plati gre za dokazovanje oblikovanje predlogov različnih stopenj za posredovanje teh predlogov presojanje predlogov nasprotne strani za povezovanje posameznih predlogov v pakete za mešetarjenje (dam če ti daš) in seveda končno oblikovanje sporazuma Po metodološki plati pa gre za prepričevanje za popuščanje oziroma dajanje koncesij za spraševanje uporabo taktikhellip Najpomembnejše taktike pogajanj so (van Weele 1998 335 ndash 336)

Vzemite ali pustite ena stran vsiljuje svoje pogoje drugi strani ne da bi pri tem popuščala

15

Vzbujanje zaskrbljenosti prijateljsko vzdušje vendar pogajanja ostajajo nedorečena in dobavitelj lahko izrabi vse svoje sposobnosti da doseže zase ugodnejši posel

Kitajski prijem kupec izjavi da je dogovor z dobaviteljem mogoč takoj ko bo rešil manjši problem Dogovorili so se o ceni vendar kupec nato obvesti prodajalca da mora ta poskrbeti za prevoz in plačati prevozne stroške Praksa kaže da so dobavitelji v tej fazi pripravljeni na precejšnje popuščanje

Dražba ndash holandska ali kitajska dražba navzdol pri kateri dobavitelji postavijo najvišjo ceno in jo postoma znižujejo dokler predmeta ne prodajo Kupec lahko s to taktiko o dobaviteljih zbere veliko podatkov vendar je pomembno da istočasno preveri njihovo verodostojnost

Dobri in zli to taktiko pogosto uporabljajo prodajalci rabljenih avtomobilov da bi zameglili pričakovanja druge strani glede izida pogajanj

V praksi poteka proces pogajanja v štirih fazah (Potočnik 2002a 175)

Preučevanje pogajalca se skušata spoznati in odkriti obojestranske interese in namere

Ocenjevanje presojajo se informacije prejete od druge strani Pogajanje pogajanje v pravem pomenu besede Povzemanje povzamemo kar je dogovorjeno da ne bi kasneje nastali nesporazumi

v zvezi doseženimi rezultati pogajanja Pogajanja je potrebno enkrat končati ndash vprašanje kdaj in kako Pojavita se dve dilemi prva pravi ali ni še prezgodaj za zaključevanje ker bi od nasprotne strani lahko še kaj pridobili po drugi strani pa ali ne kaže čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz nas Zato morajo biti pogajalci usposobljeni da prepoznajo pravi trenutek za zaključitev pogajanj Za zaključevanje je nujno da sta se stranki sporazumeli o glavnih temah in sicer tako da sta obe čimbolj zadovoljni Kdor prvi ponudi zaključek diktira tempo 4 Sporazum (napisan akt o rezultatu pogajanj) je cilj zaradi katerega smo se pogajali V

sporazumu mora biti natančno določeno kaj je vsebina sporazuma za koga sporazum velja kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljati kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazuma posledice za kršitelja sporazuma določena je tudi skupina ali organ za kasnejše reševanje sporov ali za razlago posameznih določil sporazuma Ko je dosežen sporazum je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt ki ga pogajalci opravijo sami pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete

227 Izbira dobavitelja9

To je najpomembnejša faza procesa nabave in je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Od pravilne izbire je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pojavlja se vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj Najboljši je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih proizvodov oz storitev jih dobavlja oz opravlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam strank ima dostopne oz konkurenčne

9 Povzeto po Završniku (2004 53-55 109-115)

16

cene dobro logistično podporo hitro in kvalitetno odpravlja napake ter zagotavlja ustrezne poprodajne aktivnosti Proces presoje in izbire se razlikuje tudi glede na to ali gre za rutinsko nabavljanje ali pa gre za nabavo novega materiala Pri rutinski nabavi naročimo material pri dobavitelju ki je na seznamu odobrenih dobaviteljev ker se je že izkazal za zadovoljivega pri prejšnjih nabavah Kadar pa podjetje kupuje proizvode storitve prvič je tveganje večje zato potrebuje več informacij o potencialni dobaviteljih in uporablja merila na podlagi katerih vrednoti in izbira dobavitelje Izbira dobaviteljev je povezana z oblikovanjem prodajnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bo sodelovala nabavna služba Odločitve o izbiri dobaviteljev se nanašajo na njihovo število lokacijo možno trajno poslovno sodelovanje ali recipročno poslovanje Alternativa eden ali več dobaviteljev za določen material je večna dilema nabavnikov V preteklosti so poudarjali več dobaviteljev kar naj bi dobavitelju omogočilo večjo preglednost nad cenami in večjo varnost oskrbe Temu pa nasprotuje oskrbovanje pri enem viru (podjetje naroča material pri enem dobavitelju zaradi posebnega razloga čeprav ima na voljo tudi druge vire) in izključno oskrbovanje (podjetje nabavlja material pri monopolistu plin voda električna energija) (Potočnik 2002b 132) Gadde (1993 46) meni da so glavni razlog za zmanjšanje števila dobaviteljev boljše možnosti pri sodelovanju s preostalimi Trgovsko podjetje se odloči za enega samega dobavitelja za posamezni izdelek v naslednjih primerih ko je obseg nabave premajhen za več kot enega dobavitelja ko ima dobavitelj patent ali licenco za določeno vrsto izdelkov ko zaradi kakovosti izdelkov želi ravno določenega dobavitelja in kadar uvaja lastne blagovne znamke (npr Mercator Spar Tuš) Velika pomanjkljivost takšnega oskrbovanja je povečana soodvisnost obeh vključenih podjetij (Potočnik 2001a 91) Veliko podjetij se odloči za več dobaviteljev da se izognejo odvisnosti od enega samega in lahko primerjajo cene in zmogljivosti konkurenčnih dobaviteljev V tem primeru podjetje opravi 60 naročil pri glavnem dobavitelju ter po 30 in 10 pri dveh drugih (Završnik 2000 53) Selekcija in prava poslovna politika do pravih dobaviteljev je ključ za doseganje želene stopnje kakovosti pravočasnosti v dobavah optimalnih cenah potrebni stopnji tehnične pomoči in želeni stopnji storitev Da bi vse to dosegel mora kupec

razvijati in vzdrževati zadovoljivo bazo dobaviteljev skrbno izbrati potencialne dobavitelje in preučiti ali lahko postanejo dobri poslovni

partnerji odločiti se za pravilne metode izbiranja dobaviteljev izbrati primerno skupino strokovnjakov za to nalogo zagotoviti da bo izbrani dobavitelj zagotovil pravočasno dobavo zahtevane

kakovosti nabavnih dobrin in seveda po ustrezni ceni Pogoj za pravilno izbiro je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Izbira pa je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje naslednje stopnje

vodja nabave mora upoštevati vse razpoložljive informacije o dobaviteljih nato mora določiti merila izbirnega procesa skupaj s predstavniki posameznih

funkcij v podjetju sledi zbiranje eksplorativnih informacij da se izločijo neprimerni kandidati

17

preučijo se potencialno ustrezni dobavitelji na osnovi pripravljenih vprašalnikov pregled odgovorov na vprašanja obisk skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi zbranih informacij najbolje

zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje skupina izbere najprimernejšega dobavitelja10

V preteklosti so podjetja kot merilo pri ocenjevanju uporabljala le ceno kasneje pa še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril uporabljajo tudi različne metode za ocenjevanje dobaviteljev Dejavnikov ki vplivajo na izbiro je veliko razlikuje pa se tudi njihova pomembnost za različne dobrine Kriteriji za izbiro dobaviteljev so (Završnik 2000 52) kakovost materiala cena izpolnjevanje dobavnih rokov redne dobave dogovorjenih količin dobavni in plačilni pogoji proizvodne zmogljivosti zaloge dobavitelja servis (pred in po nabavi) image finančna moč kulanca fleksibilnost glede mogočih sprememb naročenih količin možnost recipročnih poslov trajna poslovna povezava Po določitvi meril lahko podjetje dobavitelje razvrsti v tri skupine dobaviteljev zelo dober (uvrstijo jih v listo odobrenih dobaviteljev) pogojno dober (odvisno od materiala ki ga ponujajo) slab dobavitelj (z njimi naj ne bi sklepali poslov) Dobavitelje ki niso izbrani moramo obvestiti o razlogih za zavrnitev njihove ponudbe Problem nastane le pri specifičnih surovinah materialih ki jih podjetje nujno potrebuje za svoje delovanje Te dobrine pogosto onemogočajo da bi jih kupovali samo pri izbranih dobaviteljih Geografska koncentracija surovin omejen izbor prevoza velike količine ter visok delež transportnih stroškov v nabavi materiala so praviloma glavni razlogi za odstopanja Kompromisi se zato sklepajo v prid manj zanesljivim dobaviteljem Izbira dobaviteljev ne bi smela trajno veljati Podjetje se mora vedno ozirati za takšnimi dobavitelji ki imajo sposobnost da se prilagajajo njegovim potrebam in željam Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v dobavni verigi podjetja se povečuje tudi potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja in to na dolgi rok Prednosti ki jih nudi ocenjevanje dobaviteljev

večja preglednost nabavnih odločitev zmanjšanje tveganja pri oskrbi povečanje konkurence med dobavitelji načrtno pridobivanje in opuščanje dobaviteljev izogibanje neracionalnim odločitvam zagotavljanje know-howa

Ocenjevanje dobavitelja lahko poteka na štirih ravneh (Potočnik 2001b 212)

raven izdelkov osredotočimo se na izboljšanje kakovosti materiala uporabljenega za izdelke in njihovo oblikovanje

procesna raven predmet kontrole je dobaviteljev proizvodni proces raven zagotavljanja kakovosti predmet kontrole niso samo postopki temveč tudi

dobaviteljevo celovito obvladovanje kakovosti

10 Podrobnejši opis postopka izbire dobaviteljev je naveden v literaturi Završnika iz leta 2004

18

raven podjetja preverjajo se finančni vidiki in usposobljenost dobaviteljevega vodstva

Vseh dobaviteljev ni mogoče ocenjevati z enako intenzivnostjo Zato jih je potrebno razdeliti po pomembnosti po naslednjih merilih promet z dobaviteljem pomen nabavne dobrine tveganje na specifičnih nabavnih trgih Dobavitelji so naši poslovni partnerji zato jih je potrebno obvestiti o tem da bodo vključeni v proces ocenjevanja in izbora dobaviteljev Obvestimo jih tudi o naših pričakovanjih glede njihovega poslovanja Prav tako pa jim moramo sporočiti dosežene ocene in jih seznaniti s standardi in metodami ki jih uporabljamo pri ocenjevanju

228 Eksterno naročilo Po izboru najboljšega dobavitelja sledi naročilo Gre za konkretno nabavno akcijo kjer pride do neposrednega poslovnega kontakta z dobaviteljem in predstavlja tudi dejansko pravno obveznost Naročilo je pisni dokument ki prenese zahteve in želje kupca do dobavitelja Čim bolj precizno so zajeti vsi pogoji tem manjša je verjetnost poznejših sporov Pametno je da dobavitelj potrdi vsebino vsakega naročila (Kaltnekar 1993 206-207) Poglavitne sestavine naročila so (van Weele 1998 92) podatki o dobavitelju opis izdelka cena na enoto število enot naslov dostave naslov kam naj se pošlje račun Završnik (1997 14) pa v primerjavi z zgoraj navedenim avtorjem dodaja naslednje sestavine naročila tekočo številko naročila datum naročila plačilne pogoje in posebne določbe Naročilo ni hkrati tudi prodajna oz nabavna pogodba Običajno je s pogodbo določena skupna količina delne količine pa kupec naroča z naročilom ki mora biti po vsebini usklajeno s pogodbo Če dobavitelj prejme naročilo in pri preverjanju ugotovi da ni skladno s ponudbo ali pogodbo ga mora zavrniti Če naročila ne zavrne ampak ga izpolni se smatra da soglaša s spremembo (Potočnik 2002a 178-179)

229 Sklepanje nabavnih pogodb Pravna podlaga nabave je kupna pogodba ki nastane na podlagi sporazuma med obema partnerjema Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa v sprejemu naročila Pogodba je sklenjena ko slednji pošlje kupcu pisno potrditev naročila (Završnik 2000 54-55) Po izboru dobavitelja sledi seveda sestavljanje pogodbe Tehnična vsebina pogodbe se spreminja od materiala do materiala ki ga kupujemo Van Weele (1998 83) opozarja da se določeni komercialni in pravni pogoji zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala hellip v pogodbah razlikujejo zato je ovirana uporaba standardnih nabavnih pogodb Pri sklepanje pogodb je potrebno upoštevati določila

19

pogodbenega prava in splošnih uzanc Dogovor je sklenjen ko se pogodbeni stranki sporazumeta o bistvenih elementih pogodbe (Kaltnekar 1993 207-209)

Predmet pogodbe je lahko vsako blago ki je namenjeno tržišču Vrsto blaga določimo z običajnimi trgovskimi nazivi z veljavnimi standardi ali s posebnimi specifikacijami

Količina mora biti določena ali določljiva z merskimi enotami ali na drug primeren način

Cena blaga je lahko natančno določena ali določljiva na dan dobave Kakovost blaga mora biti jasno opisana in nedvoumno določena z vzorcem

standardom blagovno znamko poreklom specifikacijo Čas in kraj dobave takojšen ali terminski Zamujanje dobavnih rokov rodi pravne

posledice ndash prizadeta stranka lahko odstopi od pogodbe ali zahteva odškodnino Dobavni pogoji pomembno je določiti v kolikšni meri in do kod bremenijo

posameznega partnerja transportni stroški ter kdaj in kje preide riziko na kupca (Incoterms) V pogodbi se lahko določi tudi kakšnim transportnim sredstvom bo blago dostavljeno

Plačilni pogoji določajo predvsem roke do katerih je potrebno dobavljeno blago plačati ter razne popuste in zamudne obresti ki so povezani s plačilnimi roki Določajo tudi načine plačila gotovinsko z virmani kompenzacijamihellip

Jamstveni elementi ki ščitijo pogodbene stranke pred posledicami netočnega izvrševanja pogodbenih zahtev s strani drugih partnerjev pogodbena kazen penali ara odstopnina razna jamstva ali poroštva zastava zamudne obresti avans kavcija različne odškodnine

Splošno pravilo je da naj bi nabavniki vztrajali pri fiksni ceni ki je sprejemljiva za obe stranki Najbolje je da dobavitelj prevzame vse tveganje če to ni s pogodbo izključeno V praksi se uporabljajo različni dogovori o ceni (van Weele 1998 83-84)

fiksna cena plus stimulacija namenjena je motiviranju dobaviteljev na podlagi nagrajevanja za izvedbo dela ki presega dogovorjene standarde

pogodba raquostroški pluslaquo (stroški plus določen odstotek nagrade povračilo stroškov plus fiksna nagrada stroški plus zajamčena najvišja nagrada) se uporablja kadar dela ne morejo dovolj natančno opredeliti oz kadar je fiksna cena za obe stranki preveč tvegana za to pogodbo je značilna velika negotovost

pogodba za povračilo stroškov ponavadi temelji na fiksni postavki za uro dela in uporabo opreme

pogodba z usklajevanjem cene (eskalacijska klavzula) uporablja se pri dolgoročni nabavi ali predelavi zelo specifičnih tržno občutljivih materialov cena je povezana z obrazcem za usklajevanje cen ki temelji na zunanjih dejavnikih kot so stroški materialov ali gibanje plač

Nabava materialov ki sodijo po metodi ABC v C razred (veliko število majhen delež v nabavnem proračunu) je rutinska stvar in ne zahteva posebnega nebavnega znanja Lahko jo zelo poenostavimo ali pa celo prepustimo nosilcem potreb v podjetju Nabavni oddelek samo skrbi da se nabavni proračun ne prekorači in občasno kontrolira porabo sredstev Najenostavneje je drobni material za vzdrževanje manjša popravila in pisarniški material nabaviti brez formalnega naročila v trgovini na veliko ali malo Dokument ki govori o sklenitvi pogodbe je trgovski račun dobavnica ali naročilnica (Završnik 2000 55)

20

2210 Spremljanje izpolnitve naročila Pod spremljanjem naročila razumemo kontrolo nad prispetjem potrditve naročila in primerjavo z naročilom ter zagotavljanje dobave v dogovorjenem roku Namen spremljanja naročila pogodbe je v tem da preprečimo motnje v proizvodnji dodatne stroške zaradi spremembe le-te nezmožnost izvršitve dobav kupcem pogodbene kazni in poslabšanje image-a Tudi prezgodnje dobave lahko povzročajo stroške (stroški vezave kapitala skladiščni stroški) Ugotavljanje prekoračitve in opominjanje na dobavo pri dobavitelju je glavna naloga kontrole izpolnjevanja dobavnega roka (Završnik 2000 55-56) Obstaja več različnih metod spremljanja izpolnitve naročila (van Weele 1998 93)

Spremljanje izpolnitve naročila v izjemnih primerih sistem opozarjanja pri katerem nabavni referent ukrepa le v primeru ko ga dobavitelj opozori da bo raquokmalulaquo zmanjkalo materiala metoda ne doprinese k učinkovitosti izvedbe nabave vendar jo pogosto srečamo v praksi

Rutinsko preverjanje stanja poteka tako da se že pred dobavo preverja pri dobavitelju ali bo dostava blaga mogoča na dogovorjeni datum

Vnaprejšnje preverjanje stanja se uporablja pri vnaprejšnjem določanju kritičnih nabavnih delov in dobaviteljev

2211 Prevzem vhodnih proizvodov11

Dobavljeno blago je potrebno pregledati da se prepričamo o njegovi ustreznosti Glede na velikost in tehnično zahtevnost blaga lahko pri dobavitelju večkrat preverjamo njegovo sprejemljivost na različnih proizvodnih stopnjah Dostavljeno opremo je potrebno preveriti s testi sprejemljivosti pri dobavitelju preden je oprema odposlana pri uporabniku po dostavi in ko oprema začne prvič delovati (van Weele 1998 93) Prevzemni oddelek je pogosto podrejen nabavnemu sektorju Ločimo tri postopke pri prevzemu glede na dokumentacijo

prevzemni oddelek izpiše prevzemnico ali prejemnico prevzemni oddelek potrdi prejem na izvodu (kopiji) naročila ki ga je bil prejel od

nabavnega oddelka za materiale majhne vrednosti opravijo prevzem neposredno interni naročniki

Pomembno je poročilo o kontroli kakovosti ki potrjuje ustreznost ali neustreznost prejetega materiala Priloženo je prejemnici če so odstopanja od naročenih kakovosti materialov drugače pa je ustreznost potrjena na prevzemnici Pregled kakovosti je v podjetjih različno urejen za nekatere predmete nabave nimajo predpisane posebne kontrole kakovosti kontrola na podlagi jemanja vzorcev popolna (100-na) kontrola laboratorijska kontrola kontrola nevtralne ndash zunanje institucije

11 Povzeto po Završniku (2000 56-57)

21

2212 Reševanje reklamacij12

Če so pri kontroli vhodnih proizvodov in materiala ugotovljene razlike med dejanskim stanjem in dogovorjenimi obveznostmi dobavitelja se sestavi komisijski zapisnik ki ga pošljemo nabavnemu oddelku Na osnovi zapisnika o ugotovljenih pomanjkljivostih pri dobavi se sproži reklamacijski postopek Reklamacija je ugovor na dobaviteljevo netočnost pri dobavi in instrument za popravljanje napak ki so nastale Kupec z reklamacijo zahteva od dobavitelja da naknadno izpolni zahteve naročila oz pogodbe ter hkrati prevzame tudi odgovornost za škodo ki je nastala zaradi pomanjkljive dobave (Završnik 2000 57) Komisijski zapisnik je potrebno sestaviti tako da je iz njega jasno razvidno za kakšno napako gre (količinsko kakovostno rokovno) kdo in na kakšen način je ugotovil napako V reklamacijskem dopisu dobavitelju pa moramo navesti še naslednje podatke številko pogodbe ali naročila številko in datum dobavnice in prevoznega lista ter drugi dokumenti iz katerih je mogoče ugotoviti zakaj je prišlo do napak Za zamujeni rok dobave in druge neizpolnjene dogovorjene pogoje kupec praviloma ne sestavlja komisijskega zapisnika ampak ureja te napake neposredno z dobaviteljem Kadar kupec ugotovi napake pri dobavi ima do dobavitelja naslednje zahteve

Zahteve glede količine količina materiala je s pogodbo navadno le okvirno določena le redko točno opredeljena Dovoljen je 5 odmik navzgor ali navzdol če je količina označena približno (circa okoli) Pri kosovnem blagu ali označbi raquobrez tolerancelaquo ne sme priti do odstopanj Pri dostavi premajhne količine ima kupec naslednje pravice lahko zahteva takojšnjo dobavo razlike do dogovorjene količine odkloni prevzem manjše količine če ima upravičen interes da sprejme celotno količino sprejme manjšo količino in tudi plača samo prevzeto količino Če pa dobavitelj dostavi večjo količino kupcu ni potrebno prevzeti presežka če ga pa prevzame ga mora tudi plačati po pogodbeni ceni

Zahteve glede kakovosti za kakovostne napake materiala odgovarja dobavitelj vendar le za napake ki so nastale pred prehodom rizika za napake ki kupcu niso bile znane ob sklepanju pogodbe za skrite napake ki se pojavijo po prevzemu materiala (najkasneje v 6 mesecih) za napake zaradi dobaviteljeve prevare kupca o dejanski kakovosti materiala V primeru ko dobavitelj dostavi material boljše kakovosti kupec ne more odkloniti prevzema razen če ima upravičen interes da zahteva točno določeno kakovost S prevzemom boljše kakovosti pa kupec ne prevzame tudi večje obveznosti razen če je bilo v pogodbi drugače dogovorjeno

Pravice in obveznosti pri spremembi cene poleg fiksno določenih cen ki jih stranki le redko spreminjata se stranki lahko dogovorita tudi za naknadno spremembo cene Ceno je mogoče spreminjati navzgor ali navzdol zato ji pravimo tudi raquodrsečalaquo cena Uporablja se pri prodaji investicijske opreme z daljšim rokom dobave pa tudi pri sukcesivni nabavi materiala pri nestabilnih pogojih na trgu ki pomembno spreminjajo stroške proizvodnje od sklenitve pogodbe do dobave materiala

Zahteve pri zakasnitvi dobave kadar z dobavo zamuja dobavitelj lahko kupec uveljavi naslednje zahteve vztraja pri pogodbi in določi naknadni rok za dobavo po preteku naknadnega roka odstopi od pogodbe in zahteva odškodnino razliko v

12 Povzeto po Potočniku (200092-94)

22

ceni zaradi nakupa pri drugem dobavitelju po višji ceni Če pa z prevzemom zamuja kupec mu prodajalec lahko uskladišči material v javnem skladišču in pošlje račun za dobavljeni material proda material na kupčev riziko če skladiščenje ne bi bilo gospodarno in zahteva povrnitev razlike v ceni zaradi prodaje drugemu kupcu po nižji ceni zahteva povrnitev dejanske škode

Poslovna praksa je oblikovala naslednja pravila za reklamacijski postopek (Potočnik 2002a 182)

Ugovarjati začnemo šele takrat ko je vrednost reklamacije večja kot so njeni stroški Če se manjše napake pri istem dobavitelju večkrat ponavljajo ga moramo nanje opozoriti

Upoštevamo običajni reklamacijski rok oz rok ki je določen s pogodbo Sestavljena mora biti vljudno vendar z odločno zahtevo za izpolnitev dogovorjene

obveznosti

2213 Ocena nabavnega posla13

Delo nabavnega referenta se ne konča z uvedbo novega materiala v proizvodnjo ali uporabo nove opreme V poslovanju z dobavitelji lahko pride do zapletov ki jih je potrebno rešiti (reševanje garancijskih zahtevkov in pogodbenih kazni reševanje zahtevkov zaradi dodatnih in nepopolnih del glede na obseg del določen v specifikaciji določitev načina vodenja dokumentacije o nabavi in dobaviteljih zapisovanje ocen projekta) Pri dodatnem delu ali presežku je pomembno da o tem vnaprej obvestimo naročnika ki mora v to privoliti O dodatnem delu mora biti obveščen tudi vodja nabave da kasneje ne pride do nejasnosti pri nabavnih stroških Naložbene dobrine čez čas zahtevajo vzdrževanje ndash takrat postane jasno ali dobavitelj lahko upraviči svoje obljube o servisiranju vzdrževanju in dobavi rezervnih delov Nenazadnje mora dobava zagotoviti tudi da se pridobljene izkušnje razčlenijo in da jih lahko uporabimo na stopnji opredeljevanja specifikacije in izbire dobavitelja pri prihodnjih nabavah S tem se izboljšuje tudi kakovostni nivo dobaviteljev

2214 Pregled in likvidacija prejetih računov Dobavitelj izda za dobavljeno blago račun ali fakturo Težnja po dobrih poslovnih odnosih narekuje čim hitrejše plačilo pogosto so s hitrim plačilom povezane tudi določene bonitete Naloga nabave je da čim hitreje opravi vse posle ki so potrebni pred plačilom računa (Kaltnekar 1993 214) Postopek poteka od pripravljalnih del do samega obračuna (Potočnik 2000 94-95)

V okviru pripravljalnih del zberemo dokumente (pogodba ali naročilnica dobaviteljeva odpremnica ali dobavnica specifikacija materiala tovorni list ali

13 Povzeto po van Weele (1998 94-95)

23

drugi prevozni dokumenti prevzemnica skladišča) ter jih medsebojno primerjamo in ugotavljamo napake med naročenim prevzetim in zaračunanim Ko so dokumenti usklajeni se to potrdi na računu

V obračunu fakture gre za formalni preračun vseh njenih sestavin Po izračunu izda nabavna služba nalog za plačilo Zaradi visokih stroškov preračunavanja posameznih postavk je praksa razvila različne postopke za poenostavitev kontrole računov (zbirni račun preverjanje računov samo nad določeno vrednostjo naključno preverjanje računov določitev računov po metodi ABC ndash preverjamo le račune dobaviteljev v skupini A preverjanje računov dobaviteljev pri katerih so reklamacije pogostejše ne preverjamo računalniško izstavljenih računov ker predvidevamo da so točni ne preverjamo računov dobaviteljev katerim zaupamo da sami sproti popravljajo napake)

Račun pomeni čisto določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga obravnavamo zelo skrbno Pregled in njegovo likvidacijo opravimo takoj po prejemu Kontrola računa ne predstavlja samo nadzora nad opravljenim delom in storitvami dobavitelja temveč pomeni tudi podlago za vrednotenje dobavitelja (Završnik 2000 57)

2215 Evidenca in arhiviranje Evidence nabavnega oddelka obsegajo veliko število podatkov in informacij ki so za operativo nabave uporabni le kadar so dostopni in v urejeni obliki Vsak nabavni oddelek mora voditi evidenco vseh naročil po tekočih številkah Evidenca naj obsega številko naročila ime dobavitelja kratek opis materiala in vrednost celotnega naročila Za takojšen dostop do informacij o stanju odprtih naročil je zelo pomembna evidenca po imenu dobavitelja (naročila so razvrščena po tekočih številkah) Evidenca končnih naročil je zgodovinski zapis vseh zaključenih oz dobavljenih naročil Arhiviramo jih najmanj za tri leta Edinstvena naročila in naročila večje vrednosti hranimo dalj časa (Završnik 2000 58-59) Najpomembnejše nabavne evidence po Potočniku (2000 95) so

evidenca količin materiala evidenca cen materiala evidenca dobaviteljev (tehnične in tržne značilnosti) evidenca nabavnih pogojev po dobaviteljih evidenca reklamacij

24

3 ANALIZA NABAVNEGA PROCESA V PODJETJU VETERINARSKA BOLNICA PTUJ DOO

31 Predstavitev podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo Veterinarska bolnica Ptuj je že pred leti na osnovi povpraševanja odprla ndash temu bi takrat lahko dejali oddelek kjer so stranke lahko kupovale hrano in nekatere dodatke za male kakor tudi za velike živali Povpraševanje je narekovalo vedno večjo ponudbo zato so se leta 2003 odločili za večjo širitev in prenovo prostorov iz katerih je nastala lepa velika trgovina za male in velike živali ki so jo poimenovali Dr Zoo in ki je odprla svoja vrata leta 2004 Pod okriljem Veterinarske bolnice Ptuj deluje tudi Ambulanta za male živali

Ideja in zasnova trgovine morda malce odstopa od podobnih raquopet shopovlaquo saj so v trgovini dali poudarek predvsem na strokovnosti prodajalcev in skrbnem izboru izdelkov ki jih ponujajo Seveda se trudijo da je za vsak okus nekaj vendar so mnenja da kak tolar ki ga odštejete več odtehta kvaliteto izdelka pa naj gre za hrano igračo ali učni pripomoček za vašega ljubljenca ali pa za skrbno izbran dodatek za živali ki jih redite v hlevu Oba programa tako del za male živali kot za velike živali nenehno izpopolnjujejo Podjetje se želi še bolj približati svojim strankam in jih hkrati vezati na sebe s svojo novo ponudbo ki je zaenkrat še v pripravi Uvedli bodo razvoz določenih izdelkov na dom strank po predhodnem telefonskem naročilu Ob cenovno določeni količini kupljenih proizvodov bo njihova dostava brezplačna Razvažali bodo predvsem vitaminske in mineralne dodatke k hrani za velike živali mleko in mlečne nadomestke hrano za pse (15 kg vreče)hellip Pomembno je poudariti da v dostavo ne bodo vključena zdravila in ne vitaminski dodatki za izdajo katerih je potreben recept Poudarek bo predvsem na strokovno usposobljenemu sodelavcu ki ne bo zgolj dostavljal proizvodov ampak bo znal strankam tudi svetovati jih opozoriti na morebitne napake in jih napotiti k veterinarju če bodo to zahtevale okoliščine Namen je ponuditi celovito oskrbo kakršne so deležne stranke ob prihodu v trgovino

SLIKA 1 VETERINARSKA BOLNICA PTUJ SLIKA 1 LOGOTIP TRGOVINE

SLIKI 3 IN 4 NOTRANJOST TRGOVINE DR ZOO

25

SLIKA 5 ČAKALNICA AMBULANTE SLIKA 6 ORDINACIJA ZA MALE ŽIVALI

32 Organiziranost pomen in cilji nabavne službe Nabava je strateškega pomena za podjetje kot je Veterinarska bolnica Ptuj Ima neposreden vpliv na zniževanje stroškov in s tem uspešnost podjetja Uspešno izvedena nabava in pravi predmeti nabave zagotavljajo dobre odnose z kupci Zadovoljni kupci pa svoje zadovoljstvo sporočajo naprej svojim prijateljem in znancem kar je dobra in brezplačna reklama za podjetje Nabava je organizirana centralizirano kar pomeni da oskrbuje tako trgovino kot ambulanto Vse potrebe po proizvodih zdravilih medicinskih pripomočkih in ostalih potrebščinah se iz ambulante sporočijo nabavi ta pa nato izvršuje potrebna opravila povezana z nabavo Temeljne cilje nabave v podjetju lahko razdelimo na nabaviti prave proizvode v ustrezni zahtevani kakovosti v pravi količini ob pravem času po najboljši ceni in ugodnih dobavnih plačilnih pogojih

zagotoviti nepretrgan tok dobave ki ne bo povzročal pomanjkanja proizvodov ali pa preveliki zalog

razvijanje dobrih poslovnih odnosov z dobavitelji

33 Analiza nabavnega procesa po fazah

331 Zaznavanje potreb Za trgovsko podjetje velja staro pravilo ki pravi da je ugodna nabava že pol uspeha Nabava je neposredno povezana s prodajo in pomembno prispeva k zniževanju poslovnih stroškov z doseženimi nabavnimi ugodnostmi Jedro nabavnega sortimenta predstavlja standardni ali fiksni sortiman ki je prilagojen stalnim potrebam porabnikov in spremenljivi ali variabilni sortiman ki pomeni širitev stalnega sortimana v posameznih prodajnih sezonah ali zaradi drugih potreb porabnikov Razmerja med njima ni mogoče natančno določiti saj je pojavljajo tako imenovani mejni proizvodi ki se pojavljajo v obeh sortimentih v določenih obdobjih ali na različne načine

26

Pri nabavi izdelkov se upošteva naslednje da lahko podjetje sortiment izdelkov hitro spreminja in prilagaja potrebam

porabnikov da lahko po potrebi sortiment razširi oziroma ga poglobi in prilagaja ožjemu

segmentu kupcev

Potrebe po izdelkih se zaznavajo kot potrebe po izdelkih pri dnevnem preverjanju zalog optično (pregled zalog

izdelkov po prodajalni in skladišču zapis manjkajočih izdelkov v zvezek za naročila) in preko računalnika (program sam javi da je na zalogi zgolj minimalna količina izdelkov omogoča pa tudi označitev minimalne zaloge izdelkov že pri njihovem vnosu v zaloge)

kot potrebo iz tržišča po novem izdelku prodajni predstavniki ki ponujajo boljši izdelek ali nižjo ceno za enako kakovosten izdelek novi izdelki v katalogih dobaviteljev specialna naročila kupcev14 povečano povpraševanje strank po določenih izdelkih sledi postopek zbiranja in analiziranja ponudb dobaviteljev pogajanja z izbranim dobaviteljem in podpis pogodbe z njim

Ker gre za vezano trgovino z Ambulanto za male živali se stranke iz ambulante napotijo v trgovino po zdravila15 za nadaljnje zdravljenje hrano in ostale pripomočke za živali Prav tako pa se vsa zdravila in ostali pripomočki za ambulanto naročajo preko trgovine Po spoznanju potreb se določi splošne značilnosti izdelkov in potrebno količino Za standardno blago je to preprost postopek pri zdravilih in medicinskih pripomočkih pa se mora nabavnik pri opredelitvi lastnosti kot so zanesljivost trajnost in cena posvetovati z

14 Takšnih naročil je okrog deset na mesec Gre za naročila izdelkov iz katalogov dobaviteljev ki niso na voljo v prodajalni (npr plaščki različnih velikosti in barv za kužke) Ni predplačil izjema so dražji izdelki in izdelki za veliko prakso (npr škarje za striženje ovac) 15Pogoje ki jih morajo izpolnjevati specializirane prodajalne za promet z zdravili na drobno in postopek ugotavljanja teh pogojev ter stroške postopka predpiše pristojni minister v soglasju z ministrom pristojnim za blagovni promet in trgovino (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 58 člen 3 odstavek) Po Zakonu o veterinarstvu (3 člen 24 odstavek) so zdravila za uporabo v veterinarski medicini vsaka snov ali kombinacija snovi ki so pripravljene in namenjene za zdravljenje ali preprečevanje bolezni pri živalih za zdravilo pa se šteje tudi vsaka snov ali kombinacija snovi ki se lahko uporablja na živalih z namenom da bi se določila diagnoza ali ponovno vzpostavile izboljšale ali spremenile fiziološke funkcije Po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (3 člen 16 odstavek) se za zdravila za uporabo v veterinarski medicini štejejo tudi sredstva ki se uporabljajo za razkuževanje uničevanje členonožcev in glodalcev in pridejo v neposreden ali posreden stik z živalmi Za določena zdravila (ibid 5 člen) mora imeti prodajalec (zdravila lahko v trgovini izdaja samo farmacevt ali veterinarski tehnik) nalog (recept) za izdajo zdravila ki ga izda veterinar Nalog za izdajo zdravil se pripne kopiji računa ki ostane v trgovini Stranko morajo seznaniti z navodili za uporabo (72 člen Zakona o zdravilih) in karenčno dobo zdravila kar stranka potrdi z podpisom (Priloga 1) Zdravila ki so namenjena živalim velike prakse se morajo vpisati v Hlevsko knjigo rejca (evidenca zdravil ki so dajana živalim) Vpis obvezno opravi veterinar (podpis žig) če vpis ni opravljen sledijo sankcije Zdravila brez recepta in vitamini se izdajajo kot navadno trgovsko blago Karenca (ibid 4 člen 19 odstavek) je časovno obdobje ki mora preteči od zadnjega dajanja zdravila živali ob normalni uporabi pa do trenutka ko zdravljeno žival lahko damo v redni zakol za proizvodnjo neoporečnih živil oziroma čas v katerem se živalska tkiva mleko jajca in med zdravljenih živali ne smejo uporabljati za prehrano ljudi zaradi možne vsebnosti zaostankov zdravil nad najvišjimi dovoljenimi količinami zaostankov zdravil v teh živilih

27

veterinarji Nabava sodeluje pri predvidevanju potreb z veterinarji prav tako pa jih obvešča tudi o dobavnih rokih izdelkov po katerih povprašujejo Težave povzroča predvsem pomanjkanje zdravil za malo in veliko prakso Kajti za prodajalce zdravil je Slovenija premajhen trg in se jim registracija zdravil (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 13 - 28 člen) ne izplača Problem se rešuje do določene mere s kombinacijo humanih zdravil16 vendar določena zdravila še vedno primanjkujejo oziroma jih na trgu ni za dobiti (npr kapljice za mačje garje zdravilo proti ušem pri perutnini hellip) Predmeti nabave so zdravila vitamini in drugi dodatki k prehrani za male in velike živali hrana za hišne ljubljenčke premium razreda dodatki za nego in drugi pripomočki za male in velike živali razkužila rodenticidi (zatiranje glodavcev) pisarniški material tiskovine obrazci laboratorijski material

332 Interno naročilo Namen internega naročanja so pravilno pravočasno in v optimalnih količinah interno naročeni proizvodi Zaznane potrebe po določenih izdelkih se vpišejo v zvezek naročil kjer se za vsakega dobavitelja vodi svoja evidenca

333 Pregled internega naročila Interna naročila skupaj pregledajo prodajalci in vodja trgovine Preverijo kaj je potrebno naročiti katera so nujna naročila in kaj se bo naročilo kasneje O zdravilih in medicinskih pripomočkih poteka posvet z veterinarji Kadar obstajajo alternativni proizvodi za zadovoljitev iste potrebe se posvetujejo o tem ali bodo uporabili alternativne proizvode ali bodo naročili zahtevane proizvode Če je interno naročilo pravilno izpolnjeno in popolno gre v nadaljnje reševanje

16Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (6 člen 3 odstavek) pravi da je uporabljanje zdravil za uporabo v humani medicini za živali prepovedano razen v izjemnih primerih če tako določi minister pristojen za veterinarstvo Prepovedano pa je tudi (ibid 6 člen 1 odstavek) predpisovanje izdelava in izdaja magistralnih zdravil za uporabo v veterinarski medicini ki puščajo nedovoljene zaostanke v mesu organih ali izdelkih iz živali ki so namenjene za prehrano ljudi Zakon o zdravilih pa v 18 členu (izjemna uporaba zdravil v veterinarski medicini) pravi (1) Če ni na voljo nobenega zdravila za uporabo v veterinarski medicini z dovoljenjem za promet v Republiki Sloveniji za obravnavo bolezenskih stanj določenih živalskih vrst lahko veterinar oziroma veterinarka (v nadaljnjem besedilu veterinar) odgovoren za zdravljenje živali in zlasti da bi preprečil nesprejemljivo trpljenje živali izjemno uporabi zdravila ki nimajo dovoljenja za promet za uporabo pri tej živalski vrsti ali za zadevno bolezensko stanje (2) Natančnejše pogoje izjemne uporabe zdravil predpiše pristojni minister

28

334 Izdelava povpraševanja za potencialne kupce S prenovitvijo trgovine so se odločili tudi za določen standard proizvodov ki jih bodo prodajali to je premium razred Ker pri hrani in ostalih dodatkih za male živali cenovno ne morejo konkurirati velikim trgovskim centrom (ki prodajajo hrano in dodatke nižje kakovosti in posledično po nižjih cenah) so se usmerili na kupce ki zahtevajo kakovost in so pripravljeni zanjo tudi več odšteti Vrhunska kakovost je osnova na kateri se gradijo vsi ostali poslovni odnosi z dobavitelji Nabava nato na osnovi izbranih nabavnih potreb po proizvodih pošlje zahtevo za ponudbo potencialnim dobaviteljem Zahteve vključujejo pogoje in specifikacije (tehnične kakovostne zakonske nabavne hellip) ter morebitno zahtevo tudi po začetnih vzorcih proizvodov Nato v sodelovanju z veterinarji ugotovi ali začetni vzorci ustrezajo vsem podanim zahtevam in jih na podlagi ugotovitev sprejmejo ali zavrnejo Specifikacija izdelka je pomembna informacija ki dobavitelju natančno pove kaj želi podjetje nabaviti Obsega pa

kaj mora dobavitelj dostaviti naročniku želeno kakovost izdelka kdaj in koliko je potrebno dostaviti in način izpolnitve naročila

Podjetje naroča izdelke predvsem na podlagi prodajnih katalogov dobaviteljev gre torej za nabavo po dobaviteljevih specifikacijah Velik del nabavnega sortimana sestavljajo standardni izdelki zato lahko podjetje hitreje in lažje zamenja dobavitelje pa tudi sedanje izdelke lažje nadomesti s podobnimi izdelki drugih dobaviteljev Pri zdravilih so omejeni z dobavo in ponudbo kar je eden izmed razlogov zakaj so v ambulanti terapije poslovna skrivnost17 Podjetje ne more postavljati nobenih pogojev če želijo zdravilo nabaviti sprejmejo tiste pogoje ki jih ponujajo veledrogerije

335 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga se izvaja samo takrat kadar se nabavlja nov proizvod oziroma ko obstoječi dobavitelji ne morejo zagotoviti zahtevanega proizvoda Preučuje se ponudba in povpraševanje po proizvodu in z njima povezana gibanja cen količin kakovosti hellip Drugače pa dobava poteka po odobreni listi izbranih dobaviteljev Z dobavitelji s katerimi so ustvarili uspešen poslovni odnos ki je v obojestransko korist in zadovoljstvo in ki zagotavljajo proizvode po zahtevani kakovosti optimalni ceni ustreznih plačilnih in dobavnih pogojih imajo interes tudi v bodoče sodelovati Kadar se pojavijo negativne izkušnje v sodelovanju z dobavitelji poskušajo spore reševati sproti 17 Terapija (kombinacija zdravil) je poslovna skrivnost podjetja in ni zapisana na računu ki je izdan stranki Zapisana pa je v osebni kartoteki zdravljene živali V 39 členu Zakona o gospodarskih družbah je zapisano Za poslovno skrivnost se štejejo podatki za katere tako določi družba s pisnim sklepom S tem sklepom morajo biti seznanjeni družbeniki delavci člani organov in druge osebe ki so dolžne varovati poslovno skrivnost

29

Pri raziskavi tržišča si pomagajo s ponudbami dobaviteljev ki jih pošiljajo na lastno iniciativo s spletnimi stranmi z obiski trgovskih potnikov (najbolj pogosto jih trgovski potniki sami obiščejo in predstavljajo nove izdelke iz njihove ponudbe jih seznanjajo z novim promocijskim materialom) katalogi dobaviteljev Tako pri izboru dobavitelja za določeno vrsto proizvodov kot tudi pri nabavi novih proizvodov se pridobi več različnih ponudb Na podlagi medsebojne primerjave in analize izberejo najbolj ugodno

336 Izbor dobaviteljev Izbira dobaviteljev je ključna naloga nabave Dobri dobavitelji so tisti ki nudijo nove rešitve Seveda pa je take dobavitelje potrebno najti in potem še izbrati Pravilna izbira dobaviteljev vpliva na kakovost in ceno oskrbe s proizvodi S sistematično in natančno raziskavo lahko najbolje poiščemo potencialne dobavitelje Pogoj za uspešnost so pravi viri informacij in podjetje je črpalo iz naslednjih poslovni imeniki publikacije dobaviteljev strokovni časopisi in revije viri v podjetju informacije od posrednikov izmenjava izkušenj Pri izdelavi nabavne kalkulacije se upoštevajo vsi nabavni stroški ki nastanejo pri posameznem dobavitelju Na izbor pa seveda vplivajo tudi kakovost materiala dobavni roki in pogoji ter plačilni roki in načini plačila Izbira dobavitelja je tesno povezana z oblikovanjem nabavnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bomo sodelovali Podjetje se je osredotočilo na kupce ki zahtevajo kakovost kar je seveda odločilno vplivalo na izbiro dobaviteljev Med potencialnim dobavitelji hrane za male živali so izbrali samo tiste ki nudijo res vrhunsko kakovost Eukanuba Nutro Techni-Cal Royal Canin Hillrsquos Veliko sodelujejo tudi z lokalnimi dobavitelji Miprim doo (mlečni izdelki) Dobrodej Miklavž (lizalni kamni) Ekolap Scala doo (razkužila) Dar Trade Petrovče Vitan Trade Hoče (igrače) Aler doo Ljubljana (igrače) Zdravila se naročajo preko veledrogerij kot sta Krka in Kemofarmacija (nudijo širok asortiman dobava je možna vsak dan popusti ni problemov z zamenjavo blaga)

337 Eksterno naročilo Cilj eksternega naročila so pravilno pravočasno po sprejemljivih cenah in v optimalnih količinah naročeni proizvodi pri dobaviteljih kar omogoča pravočasno dobavo Naročilo je konkretna nabavna akcija kjer gre za neposreden poslovni kontakt z dobaviteljem in ustvarjanje pravne obveznosti tako s strani kupca (ki se zaveže da bo poravnal kupnino) kot s strani dobavitelja (ki se s potrditvijo naročila zaveže da bo obljubljeno tudi dostavil v dogovorjenih rokih in ustrezni kakovosti)

30

Hrano za male živali naročajo enkrat tedensko s tem so se prilagodili dobaviteljem Hrano in ostale proizvode naročajo v ponedeljek ndash torek (dobava sledi do konca tedna) ali v četrtek ndash petek (dobava sledi v začetku tedna) Zdravila je možno naročiti vsak dan ker dobavitelji dobavljajo tudi lekarnam na tem področju in ni težav z dobavnimi roki Eksterno naročilo se preda dobavitelju telefonsko (v večini primerov) ali po trgovskem zastopniku dobavitelja Pogodba med kupcem in dobaviteljem se sklene ko dobavitelj potrdi sprejem naročila S potrditvijo naročila dobavitelj sporoči kupcu da se strinja z vsebino naročila in ostalimi pogoji Včasih je potrebno kakšno naročilo tudi spremeniti ali dopolniti kar pomeni da se dobavitelja obvesti o spremembah ali dopolnitvah naročila ter sodeluje z njim pri odpravljanju morebitnih težav

338 Sklepanje nabavnih pogodb Preden lahko izdelamo predlog nabavne pogodbe mora podjetje imeti listo odobrenih dobaviteljev in specifikacije izdelkov ki jih bo nabavljalo pri dobaviteljih Naročnik in predstavnik dobavitelja nato skupaj uskladita zahteve naročnika po proizvodu in ostale pogodbene pogoje Kupna pogodba je pravna podlaga nabave ki nastane s strinjanjem obeh sodelujočih strank to je kupca in prodajalca Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa s potrditvijo naročila Pogodba se šteje za sklenjeno ko prodajalec potrdi kupčevo naročilo Pri sklepanju pogodbe pa morata obe pogodbeni strani izpolnjevati naslednja načela

podpisnika morata ravnati kot dobra gospodarja spoštovati zakone upoštevati veljavnost pogodbe upoštevati določila uzanc

Sama pogodba vsebuje naslednje elemente ceno in morebitne spremembe cene količino in kakovost blaga način naročanja (telefonsko preko prodajnih zastopnikov dobavitelja) dinamika nabave (1x tedensko) plačilne in dobavne pogoje popuste reklamacije način pakiranja in embalažo čas trajanja pogodbe promocijske akcije18 druga posebna določila k pogodbi

18 Prodajna akcija ki jo izpeljeta dobavitelj in prodajalec skupaj Vsak zmanjša ceno proizvoda za 10 (skupaj oba za 20) kar pripelje do povečane prodaje stranke so namreč vesele da za isto količino plačajo 20 manj Trgovina ima sicer manjši dobiček na enoto vendar se dobiček poveča zaradi večje prodane količine proizvoda

31

339 Spremljanje eksternega naročila Pri spremljanju naročila gre predvsem za kontrolo nad prispetjem potrditve naročila primerjavo z našim eksternim naročilom ter kontrolo dobavnih rokov (ali so naročeni proizvodi prispeli pravočasno) Namen spremljanja je torej v tem da preprečimo motnje poslovnega procesa nezmožnost izvršitve dobav našim kupcem in poslabšanje image-a Nabava je dolžna spremljati proizvode od njihovega naročila pa vse do prevzema v skladišču Glavna naloga nadzora izpolnjevanja dobavnih rokov je torej ugotavljanje njihovih prekoračitev in opominjanje dobavitelja na njih Vsi stroški z manipulacijo naročenih proizvodov morajo biti čim nižji kar pomeni da moramo naročene proizvode in njihovo pot od dobavitelja do nas nadzorovati in jo pravilno usmerjati

3310 Prevzem in pregled vhodnih proizvodov Pravilen in natančen prevzem naročenih in dobavljenih proizvodov je izredno pomembna naloga Prevzem poteka na osnovi

dokumentacije (pogodba eksterno naročilo dobavnica preverijo tudi cene proizvodov kajti včasih se zgodi da dobavitelji pozabijo na naknadno dogovorjene popuste ndash jih opozorijo na pomanjkljivost)

vizualnega pregleda (ugotavlja se prisotnost vidnih napak in pregled dokumentacije ki je prispela skupaj s pošiljko)

in količinskega pregleda (preveri se ustreznost proizvodov na dobavnici ter opravi količinski prevzem s štetjem) ki se opravita hkrati

Zelo pomembno je preveriti tudi rok uporabnosti tako za hrano vitamini in ostale dodatke k prehrani za živali ter predvsem rok uporabnosti zdravil19 Načeloma se zaupa dobavitelju vendar so kljub temu pozorni na rok uporabe Proizvodi (tudi proizvodi ki se niso prodali) ki jim je pretekel rok uporabe se vrnejo k dobaviteljem Če dobavitelj ne dobavi ustreznih naročenih proizvodov mu na osnovi reklamacije (Priloga 2) blago vrnejo oziroma pride do kompromisa (proizvode prevzamejo vendar jim dobavitelj zato odobri popust ndash zamenjava v duhu dobrega poslovanja) Prav tako se reklamirajo proizvodi ki imajo poškodovano embalažo Za dobavo in prevzem zdravil mora trgovina imeti poseben vhod (tukaj se ne smejo prevzemati nobeni drugi proizvodi) kar so rešili v sklopu bolnice Prav tako morajo biti zdravila v skladišču fizično ločena od ostalih proizvodov Vodi se tudi ločena evidenca20 zdravil od ostalih proizvodov

19 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih v 63 členu pravi Prepovedano je dajati v promet zdravilo ki mu je potekel rok uporabe ali če je bila dokazana oporečnost njegove kakovosti varnosti ali učinkovitosti 20 73 člen Zakona o zdravilih namreč pravi veletrgovci z zdravili lahko prodajajo zdravila za uporabo v veterinarski medicini tudi veterinarskim in drugim organizacijam ki po predpisih o veterinarstvu opravljajo veterinarsko dejavnost če imajo vzpostavljen sistem za sprejem shranjevanje in sledljivost zdravil ki ga preveri pristojni organ ter določeno odgovorno osebo za sprejem shranjevanje in zagotavljanje sledljivosti zdravil ki je imetnik diplome spričevala ali druge univerzitetne ali enakovredne izobrazbe iz farmacije

32

3311 Prejem in likvidacija računa Dobavitelj izda za dobavljene proizvode račun Prejeti računi dobaviteljev za dobavljene proizvode se pregledajo v smislu računovodske in predmetne točnosti Račun pomeni točno določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga moramo obravnavati zelo skrbno Likvidacijo računa opravimo takoj po njegovem prejemu saj s tem omogočimo računovodstvu da opravi promptno plačilo in tako pridobi pravico do popusta Likvidacija poteka po naslednjem postopku naprej se zbere potrebna dokumentacija (eksterno naročilo dobavnica prevzemnica račun) kateri sledi primerjava dokumentacije in ugotavljanje morebitnih razlik med naročeno prevzeto in zaračunano količino Ko se vse preveri in se vse ujema se račun likvidira Likvidacija računa zajema datum likvidacije na katero stroškovno mesto se račun knjiži datum valute računa podpis likvidatorja računa

3312 Evidenca in arhiviranje Zelo pomembna je evidenca zdravil omogočena mora biti sledljivost zdravila Sledljivost zdravila je po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (4 člen) dokumentirana pot zdravila od izdelovalca proizvajalca pravne ali fizične osebe ki opravlja promet z zdravili na debelo in na drobno do končnega uporabnika Pri vnosu dobavljenih zdravil v zaloge se morajo obvezno vpisati naslednji podatki ime zdravila (njegova koda) serijska številka zdravila opis količine (kos škatla ampula) število kosov in rok uporabe zdravila sledijo pa še dobavitelj datum prevzema številka dobavnice številka prevzemnice cena Serijska številka količina in rok uporabe zdravila sta izpisana tudi na računu zdravila ki je izdan stranki Sledljivost zdravila je pomembna še posebej v primeru umika določene serije zdravila s tržišča (npr ko sestava ne odgovarja specifikaciji) Takrat se vrnejo dobavitelju vsa zdravila ki so še v zalogi in preko izdanih računov (podatki strank) se izsledi že izdana zdravila pri strankah Skladišče zdravil je enotno tako za trgovino kot za ambulanto Pri prevzemu zdravila iz depoja mora veterinar podpisati oddajnico za vsa prevzeta zdravila Nadaljnjo evidenco o zdravilih nato vodi veterinar (kje se nahajajo katera žival jih je prejela v okviru svoje terapije) Podatki in informacije zbrani v evidencah so uporabni le tedaj če so ažurni in na voljo takrat kadar se dejansko potrebujejo K papirni evidenci shranjeni v obliki kopij v registru se štejejo ceniki (urejeni po dobaviteljih) podpisane kopije (s strani strank) izdanih računov

33

4 SKLEP Edina stalnica poslovnega okolja je njegovo nenehno spreminjanje Spremembe so številne in jim je težko slediti še posebej potrebam in željam potrošnikov ki se iz dneva v dan spreminjajo Zato uspešnost nabave izjemno vpliva na uspešnost trgovskega podjetja Bergant pravi (2001 21) raquoDobiček je ustvarjen samo če je input manjši kot output torej takrat ko podjetje posluje ekonomičnolaquo Vodenje nabave pa je odvisno od velikosti podjetja in ciljev ki jim podjetje sledi Odločitve o izbiri proizvodov (sortiment količina in cene) odločilno vplivajo na uspešnost podjetja Poslovna politika trgovskih podjetij se osredotoča v prvi vrsti na povečanje prodaje in zviševanje razlike med nabavno in prodajno ceno proizvodov Prodajne cene so na trgu razvrščene v različne cenovne razrede njihovo povečanje pa je dokaj zahtevno saj zahteva precej vlaganj in časa Zato poskušajo podjetja zniževati svoje nabavne stroške da bi tako povečala konkurenčnost Nabavno poslovanje postaja vse bolj obsežno zapleteno in zahtevno Nekdanje funkcije nabave naročanje prevzem in skladiščenje dopolnjujejo sedaj še trženjske funkcije kot so preučevanje nabavnega trga planiranje nabave odločitve glede dobaviteljev odločitve o oblikah in načinih nabavnega poslovanja ter nabavnih poteh pa tudi komuniciranje z dobavitelji analiziranje in evidentiranje nabave Pri nabavnem managementu je čedalje bolj pomemben dolgoročen odnos med kupcem in prodajalcem ki prinaša koristi tako prodajalcu kot kupcu ndash spoznanje da dolgoročno sodelovanje prinaša več koristi kot pa serija enkratnih kupčij za iste potrebe Uspešnost nabave je odvisna od pravilnih odločitev glede nabavnih virov Podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo je uspelo zgraditi dobre in dolgoročne poslovne odnose z dobavitelji Pri odločanju o nabavi ni pomembna samo cena temveč vse storitve ki jih nudi dobavitelj Prvi pomemben kriterij pri odločanju o nakupu pa je prav gotovo kakovost proizvodov saj lahko neustrezna kvaliteta ob nizki ceni povzroči več stroškov kot prihrankov Nabavna politika v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj pod okriljem katere posluje trgovina Dr Zoo je usmerjena k potrebam in željam svojih kupcev Težijo k čim večji optimalnosti cen nabavljenih proizvodov k visoki kakovosti proizvodov in dolgoročnemu sodelovanju z izbranimi dobavitelji Zakon o zdravilih prepoveduje oglaševanje zdravil kar posledično vpliva tudi na to da se ne sme oglaševati trgovina kot kraj kjer se prodajajo zdravila Dovoljuje pa obveščanje Tako lahko Veterinarska bolnica obveščajo ljudi o cepljenjih (redna letna cepljenja psov proti steklini) o uporabi razkužil (ptičja gripa) Reklamirajo se preko zadovoljnih strank ki o njih poročajo naprej svojim prijateljem in znancem Zelo pomembna je tudi povezanost trgovine z ambulanto od koder veterinarji napotijo stranke po zdravila in hrano za nadaljnjo terapijo pri živalih Povezanost trgovine z Ambulanto za male živali in oddelkom prakse za velike živali tvori njihovo prepoznavnost in konkurenčno prednost

34

POVZETEK Nabava je ena temeljnih funkcij poslovnega procesa trgovskih podjetij njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja posreduje kupcem in to v zadostni količini in primernem sortimentu po ustreznih cenah ter pravočasno Diplomsko delo je razdeljeno na dva dela in sicer na teoretični ter praktični del kjer je opisana nabava v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo V teoretičnem delu diplomskega dela je nabavni proces predstavljen po posameznih fazah kot ga predstavljajo avtorji v literaturi Faze si sledijo v določenem zaporedju Posamezne faze se med seboj prepletajo so povezane ter odvisne Vsako stopnjo nabavnega procesa je potrebno izvesti pazljivo in sistematično kajti le tako lahko zadovoljimo potrebe po proizvodih ki so na voljo pravočasno v ustrezni količini kvaliteti in ustrezni ceni Praktični del predstavlja podjetje Veterinarska bolnica Ptuj doo in analizo poteka postopka nabave v samem podjetju Proces sem prikazala od raziskave nabavnega trga sklepanja nabavne pogodbe ugotavljanja potreb in naročanja do prevzema blaga KLJUČNE BESEDE nabava nabavni proces naročanje izbira dobavitelj kupec trgovsko podjetje ABSTRACT Procurement is for commercial companies one of the key elements of business procedure its task is to obtain those articles which sales department discloses to customers in right quantity range of varieties suitable prices and in time Diploma is separeted in two parts The first part is theoretical and the second one is practical descripton of purchasing in company Veterinarska bolnica Ptuj doo In theoretical part of diploma the purchasing process is represented by particular stages The stages follow one another in certain succesion The particular stages are connected and depended between themselves Each stage of purchasing process has to be done carefully and systematically Only in that case we can satisfy the needs by products which are at service on time in appropriate quantity quality and at reasonable price The practical part represents the company Veterinarska bolnica Ptuj doo and analyses the purchasing process in it I presented procedure started with market resarch followed by award the contract needs determination ordering and take delivery KEY WORDS purchase purchasing process ordering choise supplier buyer trade company

35

5 SEZNAM LITERATURE

1 Baily PFarmer DJessop DJones 1998 Purchasing principles and Management London Prentice Hall

2 Bergant Bogomil 2001 Gospodarjenje podjetij Novo mesto Visokošolsko središče Visoka šola za upravljanje in poslovanje

3 Društvo ekonomistov 2000 25 Jubilejno posvetovanje o podjetniškem planiranju in managementu Uvajanje sprememb vodenja in planiranja

4 Gadde Lard-Erik in H Hakansson 1993 Profesional Purchasing London Routledge

5 Kaltnekar Zdravko 1993 Logistika v proizvodnem podjetju Kranj Moderna organizacija

6 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta 7 Kotler Philip 2004 Management trženja Ljubljana GV Založba 8 Leenders MR Fearon HE England WB 1985 Purchasing and Materials

Management RD Irwin Inc Homewood Illinois 9 Markič Peter Strniša Marija Tavčar Rudi 1993 Poslovna pogajanja Ljubljana

Gospodarski vestnik 10 PotočnikVekoslav 2000 Komercialno poslovanje z osnovami trženja 1 Ljubljana

Ekonomska fakulteta 11 PotočnikVekoslav 2001a Trgovinsko poslovanje Novo mesto Visoka šola za

upravljanje in poslovanje 12 PotočnikVekoslav 2001b Trženje v trgovini Ljubljana GV Založba 13 PotočnikVekoslav 2002a Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana

Ekonomska fakulteta 14 PotočnikVekoslav 2002b Temelji trženja s primeri iz prakse Ljubljana GV

Založba 15 van Weele A J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa

Ljubljana Gospodarski vestnik 16 Završnik Bruno 2004 Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV

Izobraževanje 17 Završnik Bruno 2001 Pogajanja v nabavi in upravljanje s človeškimi viri

Radenci Center za zunanjo trgovino Radenci doo 18 Završnik Bruno 2000 Nabava ndash zapiski predavanj Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta 19 Završnik Bruno 1997 Management nabave Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta

36

6 SEZNAM VIROV 1 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD ndash UPB1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+gospodarskih+druC5BEbahampmandate=-1ampunid=UPB|AB7A116C1EB745F7C1256F41003C9EF3ampshowdoc=1 [2532006] 2 Zakon o veterinarstvu (ZVet-1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampvt=6ampst=aampq=veterinaampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C1256A330020E07Fampshowdoc=1 [2532006] 3 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (ZZMP) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+zdravilihampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C125683A002C1181ampshowdoc=1 [2532006] 4 Zakon o zdravilih (ZZdr) (online) Dostopen na httpwwwuradni-listsi1ulonlinejspurlid=200631ampdhid=81631 [2532006]

13

Popusti zmanjšujejo fakturno ceno in s tem nabavne stroške ndash posledično odjemalec poskuša izkoristiti popuste prav tako pa tudi dobavitelj ki želi z njimi prepričati odjemalca v večja naročila Dobavitelji običajno ponujajo štiri vrste popustov količinski rabat (praviloma progresiven za nakup večje količine) raquozvestobnilaquo rabat (povezan je z dolgoročnim poslovnim sodelovanjem) sezonski rabat (popust za stimuliranje nakupa v obdobjih zmanjšane prodaje ndashomogočajo dobavitelju enakomernejšo proizvodnjo v mrtvi sezoni) funkcijski rabat (odobravajo ga proizvajalci trgovcem na debelo in na drobno za izvajanje posebnih prodajnih akcij) Poleg zgoraj navedenih popustov se pri kalkulaciji upošteva tudi plačilni popust ali skonto za plačilo pred dogovorjenim rokom Če je npr običajni rok plačila 60 dni in obrestna mera letno 12 lahko podjetje pri 2 skonta za plačilo v 15 dneh s skonti pridobi približno 18 letno Ta primerjava kaže pomemben pomen popustov za prispevek nabave k donosnosti poslovanja podjetja

226 Nabavna pogajanja Izbrani ponudi sledi nabavno pogajanje To se lahko nanaša na posamezne ali vse sestavine ponudbe Komercialni in pravni pogoji se zaradi različnih običajev poslovne kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala pogosto razlikujejo zato ovirajo uporabo standardnih obrazcev pogodb Sama pogajanja in sklepanje pogodb sta jedro nabavnega poslovanja Dobavitelj in odjemalec morata pri tem upoštevati naslednja načela ravnati morata kot raquodober gospodarlaquo spoštovati zakonitosti upoštevati veljavnosti pogodb poslovati po dobrih poslovnih običajih izpolnjevati sodne in arbitražne sklepe v podobnih primerih Nabavni referenti porabijo več kot 20 svojega časa za pripravo in dejansko pogajanje z dobavitelji Poznavanje pogajalskega procesa in pogajalskih spretnosti je za nabavnika nujno zlo saj se le tako lahko upre pogosto dobro izurjenemu dobavitelju Pomembno je spoznanje da se pogajanja ne nanašajo samo na ceno ampak na vse prvine ki so pomembne za sklenitev dogovora Izkušnje v številnih podjetjih kažejo da so vprašanja kot so kakovost in zanesljivost dobave pa tudi poprodajne storitve pogosto pomembnejše kot cene in plačilni pogoji (Potočnik 2000 87) Pogajanja8 lahko opredelimo kot proces reševanja konflikta med dvema ali več strankami v katerem sta obe oz vse stranke pripravljene spremeniti svoje začetne zahteve da bi dosegle skupno sprejemljivo rešitev Da so nakupi uspešni moramo po Završniku (2001 3) pogajanja uporabljati v njihovem najširšem pomenu kot proces sprejemanja odločitev To pomeni da so pogajanja proces načrtovanja vodenja in analiziranja ki ga uporabljata kupec in prodajalec da dosežeta sprejemljiv sporazum Pogajanja so proces v katerem je potrebno razlikovati vsaj štiri stopnje 1 Priprave na pogajanja strokovnjaki za pogajanja jih označujejo kot kritično fazo v

pogajanjih Pomen priprav je takšen da velja načelo raquoNepripravljeni pogajalci ne smejo na pogajanjalaquo To je na videz v nasprotju z dejstvom da ljudem vse bolj

8 Povzeto po Kavčiču (1998 315-339)

14

primanjkuje časa Vendar pa je to zahtevo potrebno upoštevati kajti slaba pripravljenost ene ali druge strani bistveno podaljšuje pogajanja v celoti povečuje se verjetnost da bomo naredili nepotrebna popuščanja zmanjšuje se verjetnost da bomo dosegli zastavljeni cilj povečuje se tudi verjetnost da bodo pogajanja neprijetna zapletena in da bo stranka ki je manj pripravljena ali celo nepripravljena poganja izgubila

Priprave na pogajanja obsegajo (Markič Strniša Tavčar 1993 5-42)

določitev ciljev (z njimi določimo vsebino pogajanj pri količinskih ciljih določimo pogajalski interval I ndash idealno Z ndash zadovoljivo M ndash minimalno)

izbiro pogajalske strategije (dobim-dobim dobim-izgubim izgubim-izgubim) zbiranje informacij (informacije o predmetu pogajanj informacije o nasprotni

stranki) določitev pogajalske skupine (pogajalec sam ali skupina) določitev o času pogajanj (ključna variabla pogajanj) določitev kraja pogajanj (pri nas pri dobavitelju na nevtralnem terenu) določitev pristojnosti pogajalcev (ali lahko odločajo sami ali morajo pred

sklenitvijo sporazuma dobiti soglasje nadrejenih) odločitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (tajna so takrat kadar bi javna pogajanja

povzročila škodo pogajalskemu procesu)

2 Začetek pogajanj je takrat ko se pogajalski strani prvič uradno srečata Pri tem je pomembno ustvarjanje začetega vtisa ndash prvi vtis je zelo pomemben in mogoče ga je narediti samo enkrat njegovo spreminjanje med pogajanji zahteva precej časa in napora S pomočjo prvega vtisa nasprotni strani pokažemo kako resno jemljemo pogajanja kakšen pomen jim pripisujemo in kako smo se na njih pripravili Glavne sestavine začetka pogajanj pa so naslednje medsebojno spoznavanje strank določitev dnevnega reda predstavitev začetnih pozicij obeh pogajalskih strank ugotovitev pristojnosti in pooblastil

3 Proces iskanja sporazuma lahko označimo kot pogajanja v ožjem smislu Če ni

konfliktov če obe strani pristajata na zahteve nasprotne strani so pogajanja lahko zelo kratka Če pa obe strani zavračata predloge nasprotnikov so pogajanja prav tako zelo kratka saj sporazum ni mogoč Proces iskanja sporazuma lahko torej opišemo kot neko minimalno pripravljenost obeh strani da pride do sporazuma

Sam proces iskanja sporazuma je mogoče razčleniti na vsebinsko in metodološko stran Pri vsebinski plati gre za dokazovanje oblikovanje predlogov različnih stopenj za posredovanje teh predlogov presojanje predlogov nasprotne strani za povezovanje posameznih predlogov v pakete za mešetarjenje (dam če ti daš) in seveda končno oblikovanje sporazuma Po metodološki plati pa gre za prepričevanje za popuščanje oziroma dajanje koncesij za spraševanje uporabo taktikhellip Najpomembnejše taktike pogajanj so (van Weele 1998 335 ndash 336)

Vzemite ali pustite ena stran vsiljuje svoje pogoje drugi strani ne da bi pri tem popuščala

15

Vzbujanje zaskrbljenosti prijateljsko vzdušje vendar pogajanja ostajajo nedorečena in dobavitelj lahko izrabi vse svoje sposobnosti da doseže zase ugodnejši posel

Kitajski prijem kupec izjavi da je dogovor z dobaviteljem mogoč takoj ko bo rešil manjši problem Dogovorili so se o ceni vendar kupec nato obvesti prodajalca da mora ta poskrbeti za prevoz in plačati prevozne stroške Praksa kaže da so dobavitelji v tej fazi pripravljeni na precejšnje popuščanje

Dražba ndash holandska ali kitajska dražba navzdol pri kateri dobavitelji postavijo najvišjo ceno in jo postoma znižujejo dokler predmeta ne prodajo Kupec lahko s to taktiko o dobaviteljih zbere veliko podatkov vendar je pomembno da istočasno preveri njihovo verodostojnost

Dobri in zli to taktiko pogosto uporabljajo prodajalci rabljenih avtomobilov da bi zameglili pričakovanja druge strani glede izida pogajanj

V praksi poteka proces pogajanja v štirih fazah (Potočnik 2002a 175)

Preučevanje pogajalca se skušata spoznati in odkriti obojestranske interese in namere

Ocenjevanje presojajo se informacije prejete od druge strani Pogajanje pogajanje v pravem pomenu besede Povzemanje povzamemo kar je dogovorjeno da ne bi kasneje nastali nesporazumi

v zvezi doseženimi rezultati pogajanja Pogajanja je potrebno enkrat končati ndash vprašanje kdaj in kako Pojavita se dve dilemi prva pravi ali ni še prezgodaj za zaključevanje ker bi od nasprotne strani lahko še kaj pridobili po drugi strani pa ali ne kaže čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz nas Zato morajo biti pogajalci usposobljeni da prepoznajo pravi trenutek za zaključitev pogajanj Za zaključevanje je nujno da sta se stranki sporazumeli o glavnih temah in sicer tako da sta obe čimbolj zadovoljni Kdor prvi ponudi zaključek diktira tempo 4 Sporazum (napisan akt o rezultatu pogajanj) je cilj zaradi katerega smo se pogajali V

sporazumu mora biti natančno določeno kaj je vsebina sporazuma za koga sporazum velja kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljati kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazuma posledice za kršitelja sporazuma določena je tudi skupina ali organ za kasnejše reševanje sporov ali za razlago posameznih določil sporazuma Ko je dosežen sporazum je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt ki ga pogajalci opravijo sami pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete

227 Izbira dobavitelja9

To je najpomembnejša faza procesa nabave in je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Od pravilne izbire je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pojavlja se vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj Najboljši je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih proizvodov oz storitev jih dobavlja oz opravlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam strank ima dostopne oz konkurenčne

9 Povzeto po Završniku (2004 53-55 109-115)

16

cene dobro logistično podporo hitro in kvalitetno odpravlja napake ter zagotavlja ustrezne poprodajne aktivnosti Proces presoje in izbire se razlikuje tudi glede na to ali gre za rutinsko nabavljanje ali pa gre za nabavo novega materiala Pri rutinski nabavi naročimo material pri dobavitelju ki je na seznamu odobrenih dobaviteljev ker se je že izkazal za zadovoljivega pri prejšnjih nabavah Kadar pa podjetje kupuje proizvode storitve prvič je tveganje večje zato potrebuje več informacij o potencialni dobaviteljih in uporablja merila na podlagi katerih vrednoti in izbira dobavitelje Izbira dobaviteljev je povezana z oblikovanjem prodajnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bo sodelovala nabavna služba Odločitve o izbiri dobaviteljev se nanašajo na njihovo število lokacijo možno trajno poslovno sodelovanje ali recipročno poslovanje Alternativa eden ali več dobaviteljev za določen material je večna dilema nabavnikov V preteklosti so poudarjali več dobaviteljev kar naj bi dobavitelju omogočilo večjo preglednost nad cenami in večjo varnost oskrbe Temu pa nasprotuje oskrbovanje pri enem viru (podjetje naroča material pri enem dobavitelju zaradi posebnega razloga čeprav ima na voljo tudi druge vire) in izključno oskrbovanje (podjetje nabavlja material pri monopolistu plin voda električna energija) (Potočnik 2002b 132) Gadde (1993 46) meni da so glavni razlog za zmanjšanje števila dobaviteljev boljše možnosti pri sodelovanju s preostalimi Trgovsko podjetje se odloči za enega samega dobavitelja za posamezni izdelek v naslednjih primerih ko je obseg nabave premajhen za več kot enega dobavitelja ko ima dobavitelj patent ali licenco za določeno vrsto izdelkov ko zaradi kakovosti izdelkov želi ravno določenega dobavitelja in kadar uvaja lastne blagovne znamke (npr Mercator Spar Tuš) Velika pomanjkljivost takšnega oskrbovanja je povečana soodvisnost obeh vključenih podjetij (Potočnik 2001a 91) Veliko podjetij se odloči za več dobaviteljev da se izognejo odvisnosti od enega samega in lahko primerjajo cene in zmogljivosti konkurenčnih dobaviteljev V tem primeru podjetje opravi 60 naročil pri glavnem dobavitelju ter po 30 in 10 pri dveh drugih (Završnik 2000 53) Selekcija in prava poslovna politika do pravih dobaviteljev je ključ za doseganje želene stopnje kakovosti pravočasnosti v dobavah optimalnih cenah potrebni stopnji tehnične pomoči in želeni stopnji storitev Da bi vse to dosegel mora kupec

razvijati in vzdrževati zadovoljivo bazo dobaviteljev skrbno izbrati potencialne dobavitelje in preučiti ali lahko postanejo dobri poslovni

partnerji odločiti se za pravilne metode izbiranja dobaviteljev izbrati primerno skupino strokovnjakov za to nalogo zagotoviti da bo izbrani dobavitelj zagotovil pravočasno dobavo zahtevane

kakovosti nabavnih dobrin in seveda po ustrezni ceni Pogoj za pravilno izbiro je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Izbira pa je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje naslednje stopnje

vodja nabave mora upoštevati vse razpoložljive informacije o dobaviteljih nato mora določiti merila izbirnega procesa skupaj s predstavniki posameznih

funkcij v podjetju sledi zbiranje eksplorativnih informacij da se izločijo neprimerni kandidati

17

preučijo se potencialno ustrezni dobavitelji na osnovi pripravljenih vprašalnikov pregled odgovorov na vprašanja obisk skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi zbranih informacij najbolje

zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje skupina izbere najprimernejšega dobavitelja10

V preteklosti so podjetja kot merilo pri ocenjevanju uporabljala le ceno kasneje pa še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril uporabljajo tudi različne metode za ocenjevanje dobaviteljev Dejavnikov ki vplivajo na izbiro je veliko razlikuje pa se tudi njihova pomembnost za različne dobrine Kriteriji za izbiro dobaviteljev so (Završnik 2000 52) kakovost materiala cena izpolnjevanje dobavnih rokov redne dobave dogovorjenih količin dobavni in plačilni pogoji proizvodne zmogljivosti zaloge dobavitelja servis (pred in po nabavi) image finančna moč kulanca fleksibilnost glede mogočih sprememb naročenih količin možnost recipročnih poslov trajna poslovna povezava Po določitvi meril lahko podjetje dobavitelje razvrsti v tri skupine dobaviteljev zelo dober (uvrstijo jih v listo odobrenih dobaviteljev) pogojno dober (odvisno od materiala ki ga ponujajo) slab dobavitelj (z njimi naj ne bi sklepali poslov) Dobavitelje ki niso izbrani moramo obvestiti o razlogih za zavrnitev njihove ponudbe Problem nastane le pri specifičnih surovinah materialih ki jih podjetje nujno potrebuje za svoje delovanje Te dobrine pogosto onemogočajo da bi jih kupovali samo pri izbranih dobaviteljih Geografska koncentracija surovin omejen izbor prevoza velike količine ter visok delež transportnih stroškov v nabavi materiala so praviloma glavni razlogi za odstopanja Kompromisi se zato sklepajo v prid manj zanesljivim dobaviteljem Izbira dobaviteljev ne bi smela trajno veljati Podjetje se mora vedno ozirati za takšnimi dobavitelji ki imajo sposobnost da se prilagajajo njegovim potrebam in željam Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v dobavni verigi podjetja se povečuje tudi potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja in to na dolgi rok Prednosti ki jih nudi ocenjevanje dobaviteljev

večja preglednost nabavnih odločitev zmanjšanje tveganja pri oskrbi povečanje konkurence med dobavitelji načrtno pridobivanje in opuščanje dobaviteljev izogibanje neracionalnim odločitvam zagotavljanje know-howa

Ocenjevanje dobavitelja lahko poteka na štirih ravneh (Potočnik 2001b 212)

raven izdelkov osredotočimo se na izboljšanje kakovosti materiala uporabljenega za izdelke in njihovo oblikovanje

procesna raven predmet kontrole je dobaviteljev proizvodni proces raven zagotavljanja kakovosti predmet kontrole niso samo postopki temveč tudi

dobaviteljevo celovito obvladovanje kakovosti

10 Podrobnejši opis postopka izbire dobaviteljev je naveden v literaturi Završnika iz leta 2004

18

raven podjetja preverjajo se finančni vidiki in usposobljenost dobaviteljevega vodstva

Vseh dobaviteljev ni mogoče ocenjevati z enako intenzivnostjo Zato jih je potrebno razdeliti po pomembnosti po naslednjih merilih promet z dobaviteljem pomen nabavne dobrine tveganje na specifičnih nabavnih trgih Dobavitelji so naši poslovni partnerji zato jih je potrebno obvestiti o tem da bodo vključeni v proces ocenjevanja in izbora dobaviteljev Obvestimo jih tudi o naših pričakovanjih glede njihovega poslovanja Prav tako pa jim moramo sporočiti dosežene ocene in jih seznaniti s standardi in metodami ki jih uporabljamo pri ocenjevanju

228 Eksterno naročilo Po izboru najboljšega dobavitelja sledi naročilo Gre za konkretno nabavno akcijo kjer pride do neposrednega poslovnega kontakta z dobaviteljem in predstavlja tudi dejansko pravno obveznost Naročilo je pisni dokument ki prenese zahteve in želje kupca do dobavitelja Čim bolj precizno so zajeti vsi pogoji tem manjša je verjetnost poznejših sporov Pametno je da dobavitelj potrdi vsebino vsakega naročila (Kaltnekar 1993 206-207) Poglavitne sestavine naročila so (van Weele 1998 92) podatki o dobavitelju opis izdelka cena na enoto število enot naslov dostave naslov kam naj se pošlje račun Završnik (1997 14) pa v primerjavi z zgoraj navedenim avtorjem dodaja naslednje sestavine naročila tekočo številko naročila datum naročila plačilne pogoje in posebne določbe Naročilo ni hkrati tudi prodajna oz nabavna pogodba Običajno je s pogodbo določena skupna količina delne količine pa kupec naroča z naročilom ki mora biti po vsebini usklajeno s pogodbo Če dobavitelj prejme naročilo in pri preverjanju ugotovi da ni skladno s ponudbo ali pogodbo ga mora zavrniti Če naročila ne zavrne ampak ga izpolni se smatra da soglaša s spremembo (Potočnik 2002a 178-179)

229 Sklepanje nabavnih pogodb Pravna podlaga nabave je kupna pogodba ki nastane na podlagi sporazuma med obema partnerjema Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa v sprejemu naročila Pogodba je sklenjena ko slednji pošlje kupcu pisno potrditev naročila (Završnik 2000 54-55) Po izboru dobavitelja sledi seveda sestavljanje pogodbe Tehnična vsebina pogodbe se spreminja od materiala do materiala ki ga kupujemo Van Weele (1998 83) opozarja da se določeni komercialni in pravni pogoji zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala hellip v pogodbah razlikujejo zato je ovirana uporaba standardnih nabavnih pogodb Pri sklepanje pogodb je potrebno upoštevati določila

19

pogodbenega prava in splošnih uzanc Dogovor je sklenjen ko se pogodbeni stranki sporazumeta o bistvenih elementih pogodbe (Kaltnekar 1993 207-209)

Predmet pogodbe je lahko vsako blago ki je namenjeno tržišču Vrsto blaga določimo z običajnimi trgovskimi nazivi z veljavnimi standardi ali s posebnimi specifikacijami

Količina mora biti določena ali določljiva z merskimi enotami ali na drug primeren način

Cena blaga je lahko natančno določena ali določljiva na dan dobave Kakovost blaga mora biti jasno opisana in nedvoumno določena z vzorcem

standardom blagovno znamko poreklom specifikacijo Čas in kraj dobave takojšen ali terminski Zamujanje dobavnih rokov rodi pravne

posledice ndash prizadeta stranka lahko odstopi od pogodbe ali zahteva odškodnino Dobavni pogoji pomembno je določiti v kolikšni meri in do kod bremenijo

posameznega partnerja transportni stroški ter kdaj in kje preide riziko na kupca (Incoterms) V pogodbi se lahko določi tudi kakšnim transportnim sredstvom bo blago dostavljeno

Plačilni pogoji določajo predvsem roke do katerih je potrebno dobavljeno blago plačati ter razne popuste in zamudne obresti ki so povezani s plačilnimi roki Določajo tudi načine plačila gotovinsko z virmani kompenzacijamihellip

Jamstveni elementi ki ščitijo pogodbene stranke pred posledicami netočnega izvrševanja pogodbenih zahtev s strani drugih partnerjev pogodbena kazen penali ara odstopnina razna jamstva ali poroštva zastava zamudne obresti avans kavcija različne odškodnine

Splošno pravilo je da naj bi nabavniki vztrajali pri fiksni ceni ki je sprejemljiva za obe stranki Najbolje je da dobavitelj prevzame vse tveganje če to ni s pogodbo izključeno V praksi se uporabljajo različni dogovori o ceni (van Weele 1998 83-84)

fiksna cena plus stimulacija namenjena je motiviranju dobaviteljev na podlagi nagrajevanja za izvedbo dela ki presega dogovorjene standarde

pogodba raquostroški pluslaquo (stroški plus določen odstotek nagrade povračilo stroškov plus fiksna nagrada stroški plus zajamčena najvišja nagrada) se uporablja kadar dela ne morejo dovolj natančno opredeliti oz kadar je fiksna cena za obe stranki preveč tvegana za to pogodbo je značilna velika negotovost

pogodba za povračilo stroškov ponavadi temelji na fiksni postavki za uro dela in uporabo opreme

pogodba z usklajevanjem cene (eskalacijska klavzula) uporablja se pri dolgoročni nabavi ali predelavi zelo specifičnih tržno občutljivih materialov cena je povezana z obrazcem za usklajevanje cen ki temelji na zunanjih dejavnikih kot so stroški materialov ali gibanje plač

Nabava materialov ki sodijo po metodi ABC v C razred (veliko število majhen delež v nabavnem proračunu) je rutinska stvar in ne zahteva posebnega nebavnega znanja Lahko jo zelo poenostavimo ali pa celo prepustimo nosilcem potreb v podjetju Nabavni oddelek samo skrbi da se nabavni proračun ne prekorači in občasno kontrolira porabo sredstev Najenostavneje je drobni material za vzdrževanje manjša popravila in pisarniški material nabaviti brez formalnega naročila v trgovini na veliko ali malo Dokument ki govori o sklenitvi pogodbe je trgovski račun dobavnica ali naročilnica (Završnik 2000 55)

20

2210 Spremljanje izpolnitve naročila Pod spremljanjem naročila razumemo kontrolo nad prispetjem potrditve naročila in primerjavo z naročilom ter zagotavljanje dobave v dogovorjenem roku Namen spremljanja naročila pogodbe je v tem da preprečimo motnje v proizvodnji dodatne stroške zaradi spremembe le-te nezmožnost izvršitve dobav kupcem pogodbene kazni in poslabšanje image-a Tudi prezgodnje dobave lahko povzročajo stroške (stroški vezave kapitala skladiščni stroški) Ugotavljanje prekoračitve in opominjanje na dobavo pri dobavitelju je glavna naloga kontrole izpolnjevanja dobavnega roka (Završnik 2000 55-56) Obstaja več različnih metod spremljanja izpolnitve naročila (van Weele 1998 93)

Spremljanje izpolnitve naročila v izjemnih primerih sistem opozarjanja pri katerem nabavni referent ukrepa le v primeru ko ga dobavitelj opozori da bo raquokmalulaquo zmanjkalo materiala metoda ne doprinese k učinkovitosti izvedbe nabave vendar jo pogosto srečamo v praksi

Rutinsko preverjanje stanja poteka tako da se že pred dobavo preverja pri dobavitelju ali bo dostava blaga mogoča na dogovorjeni datum

Vnaprejšnje preverjanje stanja se uporablja pri vnaprejšnjem določanju kritičnih nabavnih delov in dobaviteljev

2211 Prevzem vhodnih proizvodov11

Dobavljeno blago je potrebno pregledati da se prepričamo o njegovi ustreznosti Glede na velikost in tehnično zahtevnost blaga lahko pri dobavitelju večkrat preverjamo njegovo sprejemljivost na različnih proizvodnih stopnjah Dostavljeno opremo je potrebno preveriti s testi sprejemljivosti pri dobavitelju preden je oprema odposlana pri uporabniku po dostavi in ko oprema začne prvič delovati (van Weele 1998 93) Prevzemni oddelek je pogosto podrejen nabavnemu sektorju Ločimo tri postopke pri prevzemu glede na dokumentacijo

prevzemni oddelek izpiše prevzemnico ali prejemnico prevzemni oddelek potrdi prejem na izvodu (kopiji) naročila ki ga je bil prejel od

nabavnega oddelka za materiale majhne vrednosti opravijo prevzem neposredno interni naročniki

Pomembno je poročilo o kontroli kakovosti ki potrjuje ustreznost ali neustreznost prejetega materiala Priloženo je prejemnici če so odstopanja od naročenih kakovosti materialov drugače pa je ustreznost potrjena na prevzemnici Pregled kakovosti je v podjetjih različno urejen za nekatere predmete nabave nimajo predpisane posebne kontrole kakovosti kontrola na podlagi jemanja vzorcev popolna (100-na) kontrola laboratorijska kontrola kontrola nevtralne ndash zunanje institucije

11 Povzeto po Završniku (2000 56-57)

21

2212 Reševanje reklamacij12

Če so pri kontroli vhodnih proizvodov in materiala ugotovljene razlike med dejanskim stanjem in dogovorjenimi obveznostmi dobavitelja se sestavi komisijski zapisnik ki ga pošljemo nabavnemu oddelku Na osnovi zapisnika o ugotovljenih pomanjkljivostih pri dobavi se sproži reklamacijski postopek Reklamacija je ugovor na dobaviteljevo netočnost pri dobavi in instrument za popravljanje napak ki so nastale Kupec z reklamacijo zahteva od dobavitelja da naknadno izpolni zahteve naročila oz pogodbe ter hkrati prevzame tudi odgovornost za škodo ki je nastala zaradi pomanjkljive dobave (Završnik 2000 57) Komisijski zapisnik je potrebno sestaviti tako da je iz njega jasno razvidno za kakšno napako gre (količinsko kakovostno rokovno) kdo in na kakšen način je ugotovil napako V reklamacijskem dopisu dobavitelju pa moramo navesti še naslednje podatke številko pogodbe ali naročila številko in datum dobavnice in prevoznega lista ter drugi dokumenti iz katerih je mogoče ugotoviti zakaj je prišlo do napak Za zamujeni rok dobave in druge neizpolnjene dogovorjene pogoje kupec praviloma ne sestavlja komisijskega zapisnika ampak ureja te napake neposredno z dobaviteljem Kadar kupec ugotovi napake pri dobavi ima do dobavitelja naslednje zahteve

Zahteve glede količine količina materiala je s pogodbo navadno le okvirno določena le redko točno opredeljena Dovoljen je 5 odmik navzgor ali navzdol če je količina označena približno (circa okoli) Pri kosovnem blagu ali označbi raquobrez tolerancelaquo ne sme priti do odstopanj Pri dostavi premajhne količine ima kupec naslednje pravice lahko zahteva takojšnjo dobavo razlike do dogovorjene količine odkloni prevzem manjše količine če ima upravičen interes da sprejme celotno količino sprejme manjšo količino in tudi plača samo prevzeto količino Če pa dobavitelj dostavi večjo količino kupcu ni potrebno prevzeti presežka če ga pa prevzame ga mora tudi plačati po pogodbeni ceni

Zahteve glede kakovosti za kakovostne napake materiala odgovarja dobavitelj vendar le za napake ki so nastale pred prehodom rizika za napake ki kupcu niso bile znane ob sklepanju pogodbe za skrite napake ki se pojavijo po prevzemu materiala (najkasneje v 6 mesecih) za napake zaradi dobaviteljeve prevare kupca o dejanski kakovosti materiala V primeru ko dobavitelj dostavi material boljše kakovosti kupec ne more odkloniti prevzema razen če ima upravičen interes da zahteva točno določeno kakovost S prevzemom boljše kakovosti pa kupec ne prevzame tudi večje obveznosti razen če je bilo v pogodbi drugače dogovorjeno

Pravice in obveznosti pri spremembi cene poleg fiksno določenih cen ki jih stranki le redko spreminjata se stranki lahko dogovorita tudi za naknadno spremembo cene Ceno je mogoče spreminjati navzgor ali navzdol zato ji pravimo tudi raquodrsečalaquo cena Uporablja se pri prodaji investicijske opreme z daljšim rokom dobave pa tudi pri sukcesivni nabavi materiala pri nestabilnih pogojih na trgu ki pomembno spreminjajo stroške proizvodnje od sklenitve pogodbe do dobave materiala

Zahteve pri zakasnitvi dobave kadar z dobavo zamuja dobavitelj lahko kupec uveljavi naslednje zahteve vztraja pri pogodbi in določi naknadni rok za dobavo po preteku naknadnega roka odstopi od pogodbe in zahteva odškodnino razliko v

12 Povzeto po Potočniku (200092-94)

22

ceni zaradi nakupa pri drugem dobavitelju po višji ceni Če pa z prevzemom zamuja kupec mu prodajalec lahko uskladišči material v javnem skladišču in pošlje račun za dobavljeni material proda material na kupčev riziko če skladiščenje ne bi bilo gospodarno in zahteva povrnitev razlike v ceni zaradi prodaje drugemu kupcu po nižji ceni zahteva povrnitev dejanske škode

Poslovna praksa je oblikovala naslednja pravila za reklamacijski postopek (Potočnik 2002a 182)

Ugovarjati začnemo šele takrat ko je vrednost reklamacije večja kot so njeni stroški Če se manjše napake pri istem dobavitelju večkrat ponavljajo ga moramo nanje opozoriti

Upoštevamo običajni reklamacijski rok oz rok ki je določen s pogodbo Sestavljena mora biti vljudno vendar z odločno zahtevo za izpolnitev dogovorjene

obveznosti

2213 Ocena nabavnega posla13

Delo nabavnega referenta se ne konča z uvedbo novega materiala v proizvodnjo ali uporabo nove opreme V poslovanju z dobavitelji lahko pride do zapletov ki jih je potrebno rešiti (reševanje garancijskih zahtevkov in pogodbenih kazni reševanje zahtevkov zaradi dodatnih in nepopolnih del glede na obseg del določen v specifikaciji določitev načina vodenja dokumentacije o nabavi in dobaviteljih zapisovanje ocen projekta) Pri dodatnem delu ali presežku je pomembno da o tem vnaprej obvestimo naročnika ki mora v to privoliti O dodatnem delu mora biti obveščen tudi vodja nabave da kasneje ne pride do nejasnosti pri nabavnih stroških Naložbene dobrine čez čas zahtevajo vzdrževanje ndash takrat postane jasno ali dobavitelj lahko upraviči svoje obljube o servisiranju vzdrževanju in dobavi rezervnih delov Nenazadnje mora dobava zagotoviti tudi da se pridobljene izkušnje razčlenijo in da jih lahko uporabimo na stopnji opredeljevanja specifikacije in izbire dobavitelja pri prihodnjih nabavah S tem se izboljšuje tudi kakovostni nivo dobaviteljev

2214 Pregled in likvidacija prejetih računov Dobavitelj izda za dobavljeno blago račun ali fakturo Težnja po dobrih poslovnih odnosih narekuje čim hitrejše plačilo pogosto so s hitrim plačilom povezane tudi določene bonitete Naloga nabave je da čim hitreje opravi vse posle ki so potrebni pred plačilom računa (Kaltnekar 1993 214) Postopek poteka od pripravljalnih del do samega obračuna (Potočnik 2000 94-95)

V okviru pripravljalnih del zberemo dokumente (pogodba ali naročilnica dobaviteljeva odpremnica ali dobavnica specifikacija materiala tovorni list ali

13 Povzeto po van Weele (1998 94-95)

23

drugi prevozni dokumenti prevzemnica skladišča) ter jih medsebojno primerjamo in ugotavljamo napake med naročenim prevzetim in zaračunanim Ko so dokumenti usklajeni se to potrdi na računu

V obračunu fakture gre za formalni preračun vseh njenih sestavin Po izračunu izda nabavna služba nalog za plačilo Zaradi visokih stroškov preračunavanja posameznih postavk je praksa razvila različne postopke za poenostavitev kontrole računov (zbirni račun preverjanje računov samo nad določeno vrednostjo naključno preverjanje računov določitev računov po metodi ABC ndash preverjamo le račune dobaviteljev v skupini A preverjanje računov dobaviteljev pri katerih so reklamacije pogostejše ne preverjamo računalniško izstavljenih računov ker predvidevamo da so točni ne preverjamo računov dobaviteljev katerim zaupamo da sami sproti popravljajo napake)

Račun pomeni čisto določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga obravnavamo zelo skrbno Pregled in njegovo likvidacijo opravimo takoj po prejemu Kontrola računa ne predstavlja samo nadzora nad opravljenim delom in storitvami dobavitelja temveč pomeni tudi podlago za vrednotenje dobavitelja (Završnik 2000 57)

2215 Evidenca in arhiviranje Evidence nabavnega oddelka obsegajo veliko število podatkov in informacij ki so za operativo nabave uporabni le kadar so dostopni in v urejeni obliki Vsak nabavni oddelek mora voditi evidenco vseh naročil po tekočih številkah Evidenca naj obsega številko naročila ime dobavitelja kratek opis materiala in vrednost celotnega naročila Za takojšen dostop do informacij o stanju odprtih naročil je zelo pomembna evidenca po imenu dobavitelja (naročila so razvrščena po tekočih številkah) Evidenca končnih naročil je zgodovinski zapis vseh zaključenih oz dobavljenih naročil Arhiviramo jih najmanj za tri leta Edinstvena naročila in naročila večje vrednosti hranimo dalj časa (Završnik 2000 58-59) Najpomembnejše nabavne evidence po Potočniku (2000 95) so

evidenca količin materiala evidenca cen materiala evidenca dobaviteljev (tehnične in tržne značilnosti) evidenca nabavnih pogojev po dobaviteljih evidenca reklamacij

24

3 ANALIZA NABAVNEGA PROCESA V PODJETJU VETERINARSKA BOLNICA PTUJ DOO

31 Predstavitev podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo Veterinarska bolnica Ptuj je že pred leti na osnovi povpraševanja odprla ndash temu bi takrat lahko dejali oddelek kjer so stranke lahko kupovale hrano in nekatere dodatke za male kakor tudi za velike živali Povpraševanje je narekovalo vedno večjo ponudbo zato so se leta 2003 odločili za večjo širitev in prenovo prostorov iz katerih je nastala lepa velika trgovina za male in velike živali ki so jo poimenovali Dr Zoo in ki je odprla svoja vrata leta 2004 Pod okriljem Veterinarske bolnice Ptuj deluje tudi Ambulanta za male živali

Ideja in zasnova trgovine morda malce odstopa od podobnih raquopet shopovlaquo saj so v trgovini dali poudarek predvsem na strokovnosti prodajalcev in skrbnem izboru izdelkov ki jih ponujajo Seveda se trudijo da je za vsak okus nekaj vendar so mnenja da kak tolar ki ga odštejete več odtehta kvaliteto izdelka pa naj gre za hrano igračo ali učni pripomoček za vašega ljubljenca ali pa za skrbno izbran dodatek za živali ki jih redite v hlevu Oba programa tako del za male živali kot za velike živali nenehno izpopolnjujejo Podjetje se želi še bolj približati svojim strankam in jih hkrati vezati na sebe s svojo novo ponudbo ki je zaenkrat še v pripravi Uvedli bodo razvoz določenih izdelkov na dom strank po predhodnem telefonskem naročilu Ob cenovno določeni količini kupljenih proizvodov bo njihova dostava brezplačna Razvažali bodo predvsem vitaminske in mineralne dodatke k hrani za velike živali mleko in mlečne nadomestke hrano za pse (15 kg vreče)hellip Pomembno je poudariti da v dostavo ne bodo vključena zdravila in ne vitaminski dodatki za izdajo katerih je potreben recept Poudarek bo predvsem na strokovno usposobljenemu sodelavcu ki ne bo zgolj dostavljal proizvodov ampak bo znal strankam tudi svetovati jih opozoriti na morebitne napake in jih napotiti k veterinarju če bodo to zahtevale okoliščine Namen je ponuditi celovito oskrbo kakršne so deležne stranke ob prihodu v trgovino

SLIKA 1 VETERINARSKA BOLNICA PTUJ SLIKA 1 LOGOTIP TRGOVINE

SLIKI 3 IN 4 NOTRANJOST TRGOVINE DR ZOO

25

SLIKA 5 ČAKALNICA AMBULANTE SLIKA 6 ORDINACIJA ZA MALE ŽIVALI

32 Organiziranost pomen in cilji nabavne službe Nabava je strateškega pomena za podjetje kot je Veterinarska bolnica Ptuj Ima neposreden vpliv na zniževanje stroškov in s tem uspešnost podjetja Uspešno izvedena nabava in pravi predmeti nabave zagotavljajo dobre odnose z kupci Zadovoljni kupci pa svoje zadovoljstvo sporočajo naprej svojim prijateljem in znancem kar je dobra in brezplačna reklama za podjetje Nabava je organizirana centralizirano kar pomeni da oskrbuje tako trgovino kot ambulanto Vse potrebe po proizvodih zdravilih medicinskih pripomočkih in ostalih potrebščinah se iz ambulante sporočijo nabavi ta pa nato izvršuje potrebna opravila povezana z nabavo Temeljne cilje nabave v podjetju lahko razdelimo na nabaviti prave proizvode v ustrezni zahtevani kakovosti v pravi količini ob pravem času po najboljši ceni in ugodnih dobavnih plačilnih pogojih

zagotoviti nepretrgan tok dobave ki ne bo povzročal pomanjkanja proizvodov ali pa preveliki zalog

razvijanje dobrih poslovnih odnosov z dobavitelji

33 Analiza nabavnega procesa po fazah

331 Zaznavanje potreb Za trgovsko podjetje velja staro pravilo ki pravi da je ugodna nabava že pol uspeha Nabava je neposredno povezana s prodajo in pomembno prispeva k zniževanju poslovnih stroškov z doseženimi nabavnimi ugodnostmi Jedro nabavnega sortimenta predstavlja standardni ali fiksni sortiman ki je prilagojen stalnim potrebam porabnikov in spremenljivi ali variabilni sortiman ki pomeni širitev stalnega sortimana v posameznih prodajnih sezonah ali zaradi drugih potreb porabnikov Razmerja med njima ni mogoče natančno določiti saj je pojavljajo tako imenovani mejni proizvodi ki se pojavljajo v obeh sortimentih v določenih obdobjih ali na različne načine

26

Pri nabavi izdelkov se upošteva naslednje da lahko podjetje sortiment izdelkov hitro spreminja in prilagaja potrebam

porabnikov da lahko po potrebi sortiment razširi oziroma ga poglobi in prilagaja ožjemu

segmentu kupcev

Potrebe po izdelkih se zaznavajo kot potrebe po izdelkih pri dnevnem preverjanju zalog optično (pregled zalog

izdelkov po prodajalni in skladišču zapis manjkajočih izdelkov v zvezek za naročila) in preko računalnika (program sam javi da je na zalogi zgolj minimalna količina izdelkov omogoča pa tudi označitev minimalne zaloge izdelkov že pri njihovem vnosu v zaloge)

kot potrebo iz tržišča po novem izdelku prodajni predstavniki ki ponujajo boljši izdelek ali nižjo ceno za enako kakovosten izdelek novi izdelki v katalogih dobaviteljev specialna naročila kupcev14 povečano povpraševanje strank po določenih izdelkih sledi postopek zbiranja in analiziranja ponudb dobaviteljev pogajanja z izbranim dobaviteljem in podpis pogodbe z njim

Ker gre za vezano trgovino z Ambulanto za male živali se stranke iz ambulante napotijo v trgovino po zdravila15 za nadaljnje zdravljenje hrano in ostale pripomočke za živali Prav tako pa se vsa zdravila in ostali pripomočki za ambulanto naročajo preko trgovine Po spoznanju potreb se določi splošne značilnosti izdelkov in potrebno količino Za standardno blago je to preprost postopek pri zdravilih in medicinskih pripomočkih pa se mora nabavnik pri opredelitvi lastnosti kot so zanesljivost trajnost in cena posvetovati z

14 Takšnih naročil je okrog deset na mesec Gre za naročila izdelkov iz katalogov dobaviteljev ki niso na voljo v prodajalni (npr plaščki različnih velikosti in barv za kužke) Ni predplačil izjema so dražji izdelki in izdelki za veliko prakso (npr škarje za striženje ovac) 15Pogoje ki jih morajo izpolnjevati specializirane prodajalne za promet z zdravili na drobno in postopek ugotavljanja teh pogojev ter stroške postopka predpiše pristojni minister v soglasju z ministrom pristojnim za blagovni promet in trgovino (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 58 člen 3 odstavek) Po Zakonu o veterinarstvu (3 člen 24 odstavek) so zdravila za uporabo v veterinarski medicini vsaka snov ali kombinacija snovi ki so pripravljene in namenjene za zdravljenje ali preprečevanje bolezni pri živalih za zdravilo pa se šteje tudi vsaka snov ali kombinacija snovi ki se lahko uporablja na živalih z namenom da bi se določila diagnoza ali ponovno vzpostavile izboljšale ali spremenile fiziološke funkcije Po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (3 člen 16 odstavek) se za zdravila za uporabo v veterinarski medicini štejejo tudi sredstva ki se uporabljajo za razkuževanje uničevanje členonožcev in glodalcev in pridejo v neposreden ali posreden stik z živalmi Za določena zdravila (ibid 5 člen) mora imeti prodajalec (zdravila lahko v trgovini izdaja samo farmacevt ali veterinarski tehnik) nalog (recept) za izdajo zdravila ki ga izda veterinar Nalog za izdajo zdravil se pripne kopiji računa ki ostane v trgovini Stranko morajo seznaniti z navodili za uporabo (72 člen Zakona o zdravilih) in karenčno dobo zdravila kar stranka potrdi z podpisom (Priloga 1) Zdravila ki so namenjena živalim velike prakse se morajo vpisati v Hlevsko knjigo rejca (evidenca zdravil ki so dajana živalim) Vpis obvezno opravi veterinar (podpis žig) če vpis ni opravljen sledijo sankcije Zdravila brez recepta in vitamini se izdajajo kot navadno trgovsko blago Karenca (ibid 4 člen 19 odstavek) je časovno obdobje ki mora preteči od zadnjega dajanja zdravila živali ob normalni uporabi pa do trenutka ko zdravljeno žival lahko damo v redni zakol za proizvodnjo neoporečnih živil oziroma čas v katerem se živalska tkiva mleko jajca in med zdravljenih živali ne smejo uporabljati za prehrano ljudi zaradi možne vsebnosti zaostankov zdravil nad najvišjimi dovoljenimi količinami zaostankov zdravil v teh živilih

27

veterinarji Nabava sodeluje pri predvidevanju potreb z veterinarji prav tako pa jih obvešča tudi o dobavnih rokih izdelkov po katerih povprašujejo Težave povzroča predvsem pomanjkanje zdravil za malo in veliko prakso Kajti za prodajalce zdravil je Slovenija premajhen trg in se jim registracija zdravil (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 13 - 28 člen) ne izplača Problem se rešuje do določene mere s kombinacijo humanih zdravil16 vendar določena zdravila še vedno primanjkujejo oziroma jih na trgu ni za dobiti (npr kapljice za mačje garje zdravilo proti ušem pri perutnini hellip) Predmeti nabave so zdravila vitamini in drugi dodatki k prehrani za male in velike živali hrana za hišne ljubljenčke premium razreda dodatki za nego in drugi pripomočki za male in velike živali razkužila rodenticidi (zatiranje glodavcev) pisarniški material tiskovine obrazci laboratorijski material

332 Interno naročilo Namen internega naročanja so pravilno pravočasno in v optimalnih količinah interno naročeni proizvodi Zaznane potrebe po določenih izdelkih se vpišejo v zvezek naročil kjer se za vsakega dobavitelja vodi svoja evidenca

333 Pregled internega naročila Interna naročila skupaj pregledajo prodajalci in vodja trgovine Preverijo kaj je potrebno naročiti katera so nujna naročila in kaj se bo naročilo kasneje O zdravilih in medicinskih pripomočkih poteka posvet z veterinarji Kadar obstajajo alternativni proizvodi za zadovoljitev iste potrebe se posvetujejo o tem ali bodo uporabili alternativne proizvode ali bodo naročili zahtevane proizvode Če je interno naročilo pravilno izpolnjeno in popolno gre v nadaljnje reševanje

16Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (6 člen 3 odstavek) pravi da je uporabljanje zdravil za uporabo v humani medicini za živali prepovedano razen v izjemnih primerih če tako določi minister pristojen za veterinarstvo Prepovedano pa je tudi (ibid 6 člen 1 odstavek) predpisovanje izdelava in izdaja magistralnih zdravil za uporabo v veterinarski medicini ki puščajo nedovoljene zaostanke v mesu organih ali izdelkih iz živali ki so namenjene za prehrano ljudi Zakon o zdravilih pa v 18 členu (izjemna uporaba zdravil v veterinarski medicini) pravi (1) Če ni na voljo nobenega zdravila za uporabo v veterinarski medicini z dovoljenjem za promet v Republiki Sloveniji za obravnavo bolezenskih stanj določenih živalskih vrst lahko veterinar oziroma veterinarka (v nadaljnjem besedilu veterinar) odgovoren za zdravljenje živali in zlasti da bi preprečil nesprejemljivo trpljenje živali izjemno uporabi zdravila ki nimajo dovoljenja za promet za uporabo pri tej živalski vrsti ali za zadevno bolezensko stanje (2) Natančnejše pogoje izjemne uporabe zdravil predpiše pristojni minister

28

334 Izdelava povpraševanja za potencialne kupce S prenovitvijo trgovine so se odločili tudi za določen standard proizvodov ki jih bodo prodajali to je premium razred Ker pri hrani in ostalih dodatkih za male živali cenovno ne morejo konkurirati velikim trgovskim centrom (ki prodajajo hrano in dodatke nižje kakovosti in posledično po nižjih cenah) so se usmerili na kupce ki zahtevajo kakovost in so pripravljeni zanjo tudi več odšteti Vrhunska kakovost je osnova na kateri se gradijo vsi ostali poslovni odnosi z dobavitelji Nabava nato na osnovi izbranih nabavnih potreb po proizvodih pošlje zahtevo za ponudbo potencialnim dobaviteljem Zahteve vključujejo pogoje in specifikacije (tehnične kakovostne zakonske nabavne hellip) ter morebitno zahtevo tudi po začetnih vzorcih proizvodov Nato v sodelovanju z veterinarji ugotovi ali začetni vzorci ustrezajo vsem podanim zahtevam in jih na podlagi ugotovitev sprejmejo ali zavrnejo Specifikacija izdelka je pomembna informacija ki dobavitelju natančno pove kaj želi podjetje nabaviti Obsega pa

kaj mora dobavitelj dostaviti naročniku želeno kakovost izdelka kdaj in koliko je potrebno dostaviti in način izpolnitve naročila

Podjetje naroča izdelke predvsem na podlagi prodajnih katalogov dobaviteljev gre torej za nabavo po dobaviteljevih specifikacijah Velik del nabavnega sortimana sestavljajo standardni izdelki zato lahko podjetje hitreje in lažje zamenja dobavitelje pa tudi sedanje izdelke lažje nadomesti s podobnimi izdelki drugih dobaviteljev Pri zdravilih so omejeni z dobavo in ponudbo kar je eden izmed razlogov zakaj so v ambulanti terapije poslovna skrivnost17 Podjetje ne more postavljati nobenih pogojev če želijo zdravilo nabaviti sprejmejo tiste pogoje ki jih ponujajo veledrogerije

335 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga se izvaja samo takrat kadar se nabavlja nov proizvod oziroma ko obstoječi dobavitelji ne morejo zagotoviti zahtevanega proizvoda Preučuje se ponudba in povpraševanje po proizvodu in z njima povezana gibanja cen količin kakovosti hellip Drugače pa dobava poteka po odobreni listi izbranih dobaviteljev Z dobavitelji s katerimi so ustvarili uspešen poslovni odnos ki je v obojestransko korist in zadovoljstvo in ki zagotavljajo proizvode po zahtevani kakovosti optimalni ceni ustreznih plačilnih in dobavnih pogojih imajo interes tudi v bodoče sodelovati Kadar se pojavijo negativne izkušnje v sodelovanju z dobavitelji poskušajo spore reševati sproti 17 Terapija (kombinacija zdravil) je poslovna skrivnost podjetja in ni zapisana na računu ki je izdan stranki Zapisana pa je v osebni kartoteki zdravljene živali V 39 členu Zakona o gospodarskih družbah je zapisano Za poslovno skrivnost se štejejo podatki za katere tako določi družba s pisnim sklepom S tem sklepom morajo biti seznanjeni družbeniki delavci člani organov in druge osebe ki so dolžne varovati poslovno skrivnost

29

Pri raziskavi tržišča si pomagajo s ponudbami dobaviteljev ki jih pošiljajo na lastno iniciativo s spletnimi stranmi z obiski trgovskih potnikov (najbolj pogosto jih trgovski potniki sami obiščejo in predstavljajo nove izdelke iz njihove ponudbe jih seznanjajo z novim promocijskim materialom) katalogi dobaviteljev Tako pri izboru dobavitelja za določeno vrsto proizvodov kot tudi pri nabavi novih proizvodov se pridobi več različnih ponudb Na podlagi medsebojne primerjave in analize izberejo najbolj ugodno

336 Izbor dobaviteljev Izbira dobaviteljev je ključna naloga nabave Dobri dobavitelji so tisti ki nudijo nove rešitve Seveda pa je take dobavitelje potrebno najti in potem še izbrati Pravilna izbira dobaviteljev vpliva na kakovost in ceno oskrbe s proizvodi S sistematično in natančno raziskavo lahko najbolje poiščemo potencialne dobavitelje Pogoj za uspešnost so pravi viri informacij in podjetje je črpalo iz naslednjih poslovni imeniki publikacije dobaviteljev strokovni časopisi in revije viri v podjetju informacije od posrednikov izmenjava izkušenj Pri izdelavi nabavne kalkulacije se upoštevajo vsi nabavni stroški ki nastanejo pri posameznem dobavitelju Na izbor pa seveda vplivajo tudi kakovost materiala dobavni roki in pogoji ter plačilni roki in načini plačila Izbira dobavitelja je tesno povezana z oblikovanjem nabavnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bomo sodelovali Podjetje se je osredotočilo na kupce ki zahtevajo kakovost kar je seveda odločilno vplivalo na izbiro dobaviteljev Med potencialnim dobavitelji hrane za male živali so izbrali samo tiste ki nudijo res vrhunsko kakovost Eukanuba Nutro Techni-Cal Royal Canin Hillrsquos Veliko sodelujejo tudi z lokalnimi dobavitelji Miprim doo (mlečni izdelki) Dobrodej Miklavž (lizalni kamni) Ekolap Scala doo (razkužila) Dar Trade Petrovče Vitan Trade Hoče (igrače) Aler doo Ljubljana (igrače) Zdravila se naročajo preko veledrogerij kot sta Krka in Kemofarmacija (nudijo širok asortiman dobava je možna vsak dan popusti ni problemov z zamenjavo blaga)

337 Eksterno naročilo Cilj eksternega naročila so pravilno pravočasno po sprejemljivih cenah in v optimalnih količinah naročeni proizvodi pri dobaviteljih kar omogoča pravočasno dobavo Naročilo je konkretna nabavna akcija kjer gre za neposreden poslovni kontakt z dobaviteljem in ustvarjanje pravne obveznosti tako s strani kupca (ki se zaveže da bo poravnal kupnino) kot s strani dobavitelja (ki se s potrditvijo naročila zaveže da bo obljubljeno tudi dostavil v dogovorjenih rokih in ustrezni kakovosti)

30

Hrano za male živali naročajo enkrat tedensko s tem so se prilagodili dobaviteljem Hrano in ostale proizvode naročajo v ponedeljek ndash torek (dobava sledi do konca tedna) ali v četrtek ndash petek (dobava sledi v začetku tedna) Zdravila je možno naročiti vsak dan ker dobavitelji dobavljajo tudi lekarnam na tem področju in ni težav z dobavnimi roki Eksterno naročilo se preda dobavitelju telefonsko (v večini primerov) ali po trgovskem zastopniku dobavitelja Pogodba med kupcem in dobaviteljem se sklene ko dobavitelj potrdi sprejem naročila S potrditvijo naročila dobavitelj sporoči kupcu da se strinja z vsebino naročila in ostalimi pogoji Včasih je potrebno kakšno naročilo tudi spremeniti ali dopolniti kar pomeni da se dobavitelja obvesti o spremembah ali dopolnitvah naročila ter sodeluje z njim pri odpravljanju morebitnih težav

338 Sklepanje nabavnih pogodb Preden lahko izdelamo predlog nabavne pogodbe mora podjetje imeti listo odobrenih dobaviteljev in specifikacije izdelkov ki jih bo nabavljalo pri dobaviteljih Naročnik in predstavnik dobavitelja nato skupaj uskladita zahteve naročnika po proizvodu in ostale pogodbene pogoje Kupna pogodba je pravna podlaga nabave ki nastane s strinjanjem obeh sodelujočih strank to je kupca in prodajalca Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa s potrditvijo naročila Pogodba se šteje za sklenjeno ko prodajalec potrdi kupčevo naročilo Pri sklepanju pogodbe pa morata obe pogodbeni strani izpolnjevati naslednja načela

podpisnika morata ravnati kot dobra gospodarja spoštovati zakone upoštevati veljavnost pogodbe upoštevati določila uzanc

Sama pogodba vsebuje naslednje elemente ceno in morebitne spremembe cene količino in kakovost blaga način naročanja (telefonsko preko prodajnih zastopnikov dobavitelja) dinamika nabave (1x tedensko) plačilne in dobavne pogoje popuste reklamacije način pakiranja in embalažo čas trajanja pogodbe promocijske akcije18 druga posebna določila k pogodbi

18 Prodajna akcija ki jo izpeljeta dobavitelj in prodajalec skupaj Vsak zmanjša ceno proizvoda za 10 (skupaj oba za 20) kar pripelje do povečane prodaje stranke so namreč vesele da za isto količino plačajo 20 manj Trgovina ima sicer manjši dobiček na enoto vendar se dobiček poveča zaradi večje prodane količine proizvoda

31

339 Spremljanje eksternega naročila Pri spremljanju naročila gre predvsem za kontrolo nad prispetjem potrditve naročila primerjavo z našim eksternim naročilom ter kontrolo dobavnih rokov (ali so naročeni proizvodi prispeli pravočasno) Namen spremljanja je torej v tem da preprečimo motnje poslovnega procesa nezmožnost izvršitve dobav našim kupcem in poslabšanje image-a Nabava je dolžna spremljati proizvode od njihovega naročila pa vse do prevzema v skladišču Glavna naloga nadzora izpolnjevanja dobavnih rokov je torej ugotavljanje njihovih prekoračitev in opominjanje dobavitelja na njih Vsi stroški z manipulacijo naročenih proizvodov morajo biti čim nižji kar pomeni da moramo naročene proizvode in njihovo pot od dobavitelja do nas nadzorovati in jo pravilno usmerjati

3310 Prevzem in pregled vhodnih proizvodov Pravilen in natančen prevzem naročenih in dobavljenih proizvodov je izredno pomembna naloga Prevzem poteka na osnovi

dokumentacije (pogodba eksterno naročilo dobavnica preverijo tudi cene proizvodov kajti včasih se zgodi da dobavitelji pozabijo na naknadno dogovorjene popuste ndash jih opozorijo na pomanjkljivost)

vizualnega pregleda (ugotavlja se prisotnost vidnih napak in pregled dokumentacije ki je prispela skupaj s pošiljko)

in količinskega pregleda (preveri se ustreznost proizvodov na dobavnici ter opravi količinski prevzem s štetjem) ki se opravita hkrati

Zelo pomembno je preveriti tudi rok uporabnosti tako za hrano vitamini in ostale dodatke k prehrani za živali ter predvsem rok uporabnosti zdravil19 Načeloma se zaupa dobavitelju vendar so kljub temu pozorni na rok uporabe Proizvodi (tudi proizvodi ki se niso prodali) ki jim je pretekel rok uporabe se vrnejo k dobaviteljem Če dobavitelj ne dobavi ustreznih naročenih proizvodov mu na osnovi reklamacije (Priloga 2) blago vrnejo oziroma pride do kompromisa (proizvode prevzamejo vendar jim dobavitelj zato odobri popust ndash zamenjava v duhu dobrega poslovanja) Prav tako se reklamirajo proizvodi ki imajo poškodovano embalažo Za dobavo in prevzem zdravil mora trgovina imeti poseben vhod (tukaj se ne smejo prevzemati nobeni drugi proizvodi) kar so rešili v sklopu bolnice Prav tako morajo biti zdravila v skladišču fizično ločena od ostalih proizvodov Vodi se tudi ločena evidenca20 zdravil od ostalih proizvodov

19 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih v 63 členu pravi Prepovedano je dajati v promet zdravilo ki mu je potekel rok uporabe ali če je bila dokazana oporečnost njegove kakovosti varnosti ali učinkovitosti 20 73 člen Zakona o zdravilih namreč pravi veletrgovci z zdravili lahko prodajajo zdravila za uporabo v veterinarski medicini tudi veterinarskim in drugim organizacijam ki po predpisih o veterinarstvu opravljajo veterinarsko dejavnost če imajo vzpostavljen sistem za sprejem shranjevanje in sledljivost zdravil ki ga preveri pristojni organ ter določeno odgovorno osebo za sprejem shranjevanje in zagotavljanje sledljivosti zdravil ki je imetnik diplome spričevala ali druge univerzitetne ali enakovredne izobrazbe iz farmacije

32

3311 Prejem in likvidacija računa Dobavitelj izda za dobavljene proizvode račun Prejeti računi dobaviteljev za dobavljene proizvode se pregledajo v smislu računovodske in predmetne točnosti Račun pomeni točno določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga moramo obravnavati zelo skrbno Likvidacijo računa opravimo takoj po njegovem prejemu saj s tem omogočimo računovodstvu da opravi promptno plačilo in tako pridobi pravico do popusta Likvidacija poteka po naslednjem postopku naprej se zbere potrebna dokumentacija (eksterno naročilo dobavnica prevzemnica račun) kateri sledi primerjava dokumentacije in ugotavljanje morebitnih razlik med naročeno prevzeto in zaračunano količino Ko se vse preveri in se vse ujema se račun likvidira Likvidacija računa zajema datum likvidacije na katero stroškovno mesto se račun knjiži datum valute računa podpis likvidatorja računa

3312 Evidenca in arhiviranje Zelo pomembna je evidenca zdravil omogočena mora biti sledljivost zdravila Sledljivost zdravila je po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (4 člen) dokumentirana pot zdravila od izdelovalca proizvajalca pravne ali fizične osebe ki opravlja promet z zdravili na debelo in na drobno do končnega uporabnika Pri vnosu dobavljenih zdravil v zaloge se morajo obvezno vpisati naslednji podatki ime zdravila (njegova koda) serijska številka zdravila opis količine (kos škatla ampula) število kosov in rok uporabe zdravila sledijo pa še dobavitelj datum prevzema številka dobavnice številka prevzemnice cena Serijska številka količina in rok uporabe zdravila sta izpisana tudi na računu zdravila ki je izdan stranki Sledljivost zdravila je pomembna še posebej v primeru umika določene serije zdravila s tržišča (npr ko sestava ne odgovarja specifikaciji) Takrat se vrnejo dobavitelju vsa zdravila ki so še v zalogi in preko izdanih računov (podatki strank) se izsledi že izdana zdravila pri strankah Skladišče zdravil je enotno tako za trgovino kot za ambulanto Pri prevzemu zdravila iz depoja mora veterinar podpisati oddajnico za vsa prevzeta zdravila Nadaljnjo evidenco o zdravilih nato vodi veterinar (kje se nahajajo katera žival jih je prejela v okviru svoje terapije) Podatki in informacije zbrani v evidencah so uporabni le tedaj če so ažurni in na voljo takrat kadar se dejansko potrebujejo K papirni evidenci shranjeni v obliki kopij v registru se štejejo ceniki (urejeni po dobaviteljih) podpisane kopije (s strani strank) izdanih računov

33

4 SKLEP Edina stalnica poslovnega okolja je njegovo nenehno spreminjanje Spremembe so številne in jim je težko slediti še posebej potrebam in željam potrošnikov ki se iz dneva v dan spreminjajo Zato uspešnost nabave izjemno vpliva na uspešnost trgovskega podjetja Bergant pravi (2001 21) raquoDobiček je ustvarjen samo če je input manjši kot output torej takrat ko podjetje posluje ekonomičnolaquo Vodenje nabave pa je odvisno od velikosti podjetja in ciljev ki jim podjetje sledi Odločitve o izbiri proizvodov (sortiment količina in cene) odločilno vplivajo na uspešnost podjetja Poslovna politika trgovskih podjetij se osredotoča v prvi vrsti na povečanje prodaje in zviševanje razlike med nabavno in prodajno ceno proizvodov Prodajne cene so na trgu razvrščene v različne cenovne razrede njihovo povečanje pa je dokaj zahtevno saj zahteva precej vlaganj in časa Zato poskušajo podjetja zniževati svoje nabavne stroške da bi tako povečala konkurenčnost Nabavno poslovanje postaja vse bolj obsežno zapleteno in zahtevno Nekdanje funkcije nabave naročanje prevzem in skladiščenje dopolnjujejo sedaj še trženjske funkcije kot so preučevanje nabavnega trga planiranje nabave odločitve glede dobaviteljev odločitve o oblikah in načinih nabavnega poslovanja ter nabavnih poteh pa tudi komuniciranje z dobavitelji analiziranje in evidentiranje nabave Pri nabavnem managementu je čedalje bolj pomemben dolgoročen odnos med kupcem in prodajalcem ki prinaša koristi tako prodajalcu kot kupcu ndash spoznanje da dolgoročno sodelovanje prinaša več koristi kot pa serija enkratnih kupčij za iste potrebe Uspešnost nabave je odvisna od pravilnih odločitev glede nabavnih virov Podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo je uspelo zgraditi dobre in dolgoročne poslovne odnose z dobavitelji Pri odločanju o nabavi ni pomembna samo cena temveč vse storitve ki jih nudi dobavitelj Prvi pomemben kriterij pri odločanju o nakupu pa je prav gotovo kakovost proizvodov saj lahko neustrezna kvaliteta ob nizki ceni povzroči več stroškov kot prihrankov Nabavna politika v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj pod okriljem katere posluje trgovina Dr Zoo je usmerjena k potrebam in željam svojih kupcev Težijo k čim večji optimalnosti cen nabavljenih proizvodov k visoki kakovosti proizvodov in dolgoročnemu sodelovanju z izbranimi dobavitelji Zakon o zdravilih prepoveduje oglaševanje zdravil kar posledično vpliva tudi na to da se ne sme oglaševati trgovina kot kraj kjer se prodajajo zdravila Dovoljuje pa obveščanje Tako lahko Veterinarska bolnica obveščajo ljudi o cepljenjih (redna letna cepljenja psov proti steklini) o uporabi razkužil (ptičja gripa) Reklamirajo se preko zadovoljnih strank ki o njih poročajo naprej svojim prijateljem in znancem Zelo pomembna je tudi povezanost trgovine z ambulanto od koder veterinarji napotijo stranke po zdravila in hrano za nadaljnjo terapijo pri živalih Povezanost trgovine z Ambulanto za male živali in oddelkom prakse za velike živali tvori njihovo prepoznavnost in konkurenčno prednost

34

POVZETEK Nabava je ena temeljnih funkcij poslovnega procesa trgovskih podjetij njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja posreduje kupcem in to v zadostni količini in primernem sortimentu po ustreznih cenah ter pravočasno Diplomsko delo je razdeljeno na dva dela in sicer na teoretični ter praktični del kjer je opisana nabava v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo V teoretičnem delu diplomskega dela je nabavni proces predstavljen po posameznih fazah kot ga predstavljajo avtorji v literaturi Faze si sledijo v določenem zaporedju Posamezne faze se med seboj prepletajo so povezane ter odvisne Vsako stopnjo nabavnega procesa je potrebno izvesti pazljivo in sistematično kajti le tako lahko zadovoljimo potrebe po proizvodih ki so na voljo pravočasno v ustrezni količini kvaliteti in ustrezni ceni Praktični del predstavlja podjetje Veterinarska bolnica Ptuj doo in analizo poteka postopka nabave v samem podjetju Proces sem prikazala od raziskave nabavnega trga sklepanja nabavne pogodbe ugotavljanja potreb in naročanja do prevzema blaga KLJUČNE BESEDE nabava nabavni proces naročanje izbira dobavitelj kupec trgovsko podjetje ABSTRACT Procurement is for commercial companies one of the key elements of business procedure its task is to obtain those articles which sales department discloses to customers in right quantity range of varieties suitable prices and in time Diploma is separeted in two parts The first part is theoretical and the second one is practical descripton of purchasing in company Veterinarska bolnica Ptuj doo In theoretical part of diploma the purchasing process is represented by particular stages The stages follow one another in certain succesion The particular stages are connected and depended between themselves Each stage of purchasing process has to be done carefully and systematically Only in that case we can satisfy the needs by products which are at service on time in appropriate quantity quality and at reasonable price The practical part represents the company Veterinarska bolnica Ptuj doo and analyses the purchasing process in it I presented procedure started with market resarch followed by award the contract needs determination ordering and take delivery KEY WORDS purchase purchasing process ordering choise supplier buyer trade company

35

5 SEZNAM LITERATURE

1 Baily PFarmer DJessop DJones 1998 Purchasing principles and Management London Prentice Hall

2 Bergant Bogomil 2001 Gospodarjenje podjetij Novo mesto Visokošolsko središče Visoka šola za upravljanje in poslovanje

3 Društvo ekonomistov 2000 25 Jubilejno posvetovanje o podjetniškem planiranju in managementu Uvajanje sprememb vodenja in planiranja

4 Gadde Lard-Erik in H Hakansson 1993 Profesional Purchasing London Routledge

5 Kaltnekar Zdravko 1993 Logistika v proizvodnem podjetju Kranj Moderna organizacija

6 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta 7 Kotler Philip 2004 Management trženja Ljubljana GV Založba 8 Leenders MR Fearon HE England WB 1985 Purchasing and Materials

Management RD Irwin Inc Homewood Illinois 9 Markič Peter Strniša Marija Tavčar Rudi 1993 Poslovna pogajanja Ljubljana

Gospodarski vestnik 10 PotočnikVekoslav 2000 Komercialno poslovanje z osnovami trženja 1 Ljubljana

Ekonomska fakulteta 11 PotočnikVekoslav 2001a Trgovinsko poslovanje Novo mesto Visoka šola za

upravljanje in poslovanje 12 PotočnikVekoslav 2001b Trženje v trgovini Ljubljana GV Založba 13 PotočnikVekoslav 2002a Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana

Ekonomska fakulteta 14 PotočnikVekoslav 2002b Temelji trženja s primeri iz prakse Ljubljana GV

Založba 15 van Weele A J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa

Ljubljana Gospodarski vestnik 16 Završnik Bruno 2004 Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV

Izobraževanje 17 Završnik Bruno 2001 Pogajanja v nabavi in upravljanje s človeškimi viri

Radenci Center za zunanjo trgovino Radenci doo 18 Završnik Bruno 2000 Nabava ndash zapiski predavanj Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta 19 Završnik Bruno 1997 Management nabave Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta

36

6 SEZNAM VIROV 1 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD ndash UPB1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+gospodarskih+druC5BEbahampmandate=-1ampunid=UPB|AB7A116C1EB745F7C1256F41003C9EF3ampshowdoc=1 [2532006] 2 Zakon o veterinarstvu (ZVet-1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampvt=6ampst=aampq=veterinaampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C1256A330020E07Fampshowdoc=1 [2532006] 3 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (ZZMP) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+zdravilihampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C125683A002C1181ampshowdoc=1 [2532006] 4 Zakon o zdravilih (ZZdr) (online) Dostopen na httpwwwuradni-listsi1ulonlinejspurlid=200631ampdhid=81631 [2532006]

14

primanjkuje časa Vendar pa je to zahtevo potrebno upoštevati kajti slaba pripravljenost ene ali druge strani bistveno podaljšuje pogajanja v celoti povečuje se verjetnost da bomo naredili nepotrebna popuščanja zmanjšuje se verjetnost da bomo dosegli zastavljeni cilj povečuje se tudi verjetnost da bodo pogajanja neprijetna zapletena in da bo stranka ki je manj pripravljena ali celo nepripravljena poganja izgubila

Priprave na pogajanja obsegajo (Markič Strniša Tavčar 1993 5-42)

določitev ciljev (z njimi določimo vsebino pogajanj pri količinskih ciljih določimo pogajalski interval I ndash idealno Z ndash zadovoljivo M ndash minimalno)

izbiro pogajalske strategije (dobim-dobim dobim-izgubim izgubim-izgubim) zbiranje informacij (informacije o predmetu pogajanj informacije o nasprotni

stranki) določitev pogajalske skupine (pogajalec sam ali skupina) določitev o času pogajanj (ključna variabla pogajanj) določitev kraja pogajanj (pri nas pri dobavitelju na nevtralnem terenu) določitev pristojnosti pogajalcev (ali lahko odločajo sami ali morajo pred

sklenitvijo sporazuma dobiti soglasje nadrejenih) odločitev o javnosti ali tajnosti pogajanj (tajna so takrat kadar bi javna pogajanja

povzročila škodo pogajalskemu procesu)

2 Začetek pogajanj je takrat ko se pogajalski strani prvič uradno srečata Pri tem je pomembno ustvarjanje začetega vtisa ndash prvi vtis je zelo pomemben in mogoče ga je narediti samo enkrat njegovo spreminjanje med pogajanji zahteva precej časa in napora S pomočjo prvega vtisa nasprotni strani pokažemo kako resno jemljemo pogajanja kakšen pomen jim pripisujemo in kako smo se na njih pripravili Glavne sestavine začetka pogajanj pa so naslednje medsebojno spoznavanje strank določitev dnevnega reda predstavitev začetnih pozicij obeh pogajalskih strank ugotovitev pristojnosti in pooblastil

3 Proces iskanja sporazuma lahko označimo kot pogajanja v ožjem smislu Če ni

konfliktov če obe strani pristajata na zahteve nasprotne strani so pogajanja lahko zelo kratka Če pa obe strani zavračata predloge nasprotnikov so pogajanja prav tako zelo kratka saj sporazum ni mogoč Proces iskanja sporazuma lahko torej opišemo kot neko minimalno pripravljenost obeh strani da pride do sporazuma

Sam proces iskanja sporazuma je mogoče razčleniti na vsebinsko in metodološko stran Pri vsebinski plati gre za dokazovanje oblikovanje predlogov različnih stopenj za posredovanje teh predlogov presojanje predlogov nasprotne strani za povezovanje posameznih predlogov v pakete za mešetarjenje (dam če ti daš) in seveda končno oblikovanje sporazuma Po metodološki plati pa gre za prepričevanje za popuščanje oziroma dajanje koncesij za spraševanje uporabo taktikhellip Najpomembnejše taktike pogajanj so (van Weele 1998 335 ndash 336)

Vzemite ali pustite ena stran vsiljuje svoje pogoje drugi strani ne da bi pri tem popuščala

15

Vzbujanje zaskrbljenosti prijateljsko vzdušje vendar pogajanja ostajajo nedorečena in dobavitelj lahko izrabi vse svoje sposobnosti da doseže zase ugodnejši posel

Kitajski prijem kupec izjavi da je dogovor z dobaviteljem mogoč takoj ko bo rešil manjši problem Dogovorili so se o ceni vendar kupec nato obvesti prodajalca da mora ta poskrbeti za prevoz in plačati prevozne stroške Praksa kaže da so dobavitelji v tej fazi pripravljeni na precejšnje popuščanje

Dražba ndash holandska ali kitajska dražba navzdol pri kateri dobavitelji postavijo najvišjo ceno in jo postoma znižujejo dokler predmeta ne prodajo Kupec lahko s to taktiko o dobaviteljih zbere veliko podatkov vendar je pomembno da istočasno preveri njihovo verodostojnost

Dobri in zli to taktiko pogosto uporabljajo prodajalci rabljenih avtomobilov da bi zameglili pričakovanja druge strani glede izida pogajanj

V praksi poteka proces pogajanja v štirih fazah (Potočnik 2002a 175)

Preučevanje pogajalca se skušata spoznati in odkriti obojestranske interese in namere

Ocenjevanje presojajo se informacije prejete od druge strani Pogajanje pogajanje v pravem pomenu besede Povzemanje povzamemo kar je dogovorjeno da ne bi kasneje nastali nesporazumi

v zvezi doseženimi rezultati pogajanja Pogajanja je potrebno enkrat končati ndash vprašanje kdaj in kako Pojavita se dve dilemi prva pravi ali ni še prezgodaj za zaključevanje ker bi od nasprotne strani lahko še kaj pridobili po drugi strani pa ali ne kaže čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz nas Zato morajo biti pogajalci usposobljeni da prepoznajo pravi trenutek za zaključitev pogajanj Za zaključevanje je nujno da sta se stranki sporazumeli o glavnih temah in sicer tako da sta obe čimbolj zadovoljni Kdor prvi ponudi zaključek diktira tempo 4 Sporazum (napisan akt o rezultatu pogajanj) je cilj zaradi katerega smo se pogajali V

sporazumu mora biti natančno določeno kaj je vsebina sporazuma za koga sporazum velja kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljati kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazuma posledice za kršitelja sporazuma določena je tudi skupina ali organ za kasnejše reševanje sporov ali za razlago posameznih določil sporazuma Ko je dosežen sporazum je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt ki ga pogajalci opravijo sami pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete

227 Izbira dobavitelja9

To je najpomembnejša faza procesa nabave in je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Od pravilne izbire je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pojavlja se vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj Najboljši je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih proizvodov oz storitev jih dobavlja oz opravlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam strank ima dostopne oz konkurenčne

9 Povzeto po Završniku (2004 53-55 109-115)

16

cene dobro logistično podporo hitro in kvalitetno odpravlja napake ter zagotavlja ustrezne poprodajne aktivnosti Proces presoje in izbire se razlikuje tudi glede na to ali gre za rutinsko nabavljanje ali pa gre za nabavo novega materiala Pri rutinski nabavi naročimo material pri dobavitelju ki je na seznamu odobrenih dobaviteljev ker se je že izkazal za zadovoljivega pri prejšnjih nabavah Kadar pa podjetje kupuje proizvode storitve prvič je tveganje večje zato potrebuje več informacij o potencialni dobaviteljih in uporablja merila na podlagi katerih vrednoti in izbira dobavitelje Izbira dobaviteljev je povezana z oblikovanjem prodajnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bo sodelovala nabavna služba Odločitve o izbiri dobaviteljev se nanašajo na njihovo število lokacijo možno trajno poslovno sodelovanje ali recipročno poslovanje Alternativa eden ali več dobaviteljev za določen material je večna dilema nabavnikov V preteklosti so poudarjali več dobaviteljev kar naj bi dobavitelju omogočilo večjo preglednost nad cenami in večjo varnost oskrbe Temu pa nasprotuje oskrbovanje pri enem viru (podjetje naroča material pri enem dobavitelju zaradi posebnega razloga čeprav ima na voljo tudi druge vire) in izključno oskrbovanje (podjetje nabavlja material pri monopolistu plin voda električna energija) (Potočnik 2002b 132) Gadde (1993 46) meni da so glavni razlog za zmanjšanje števila dobaviteljev boljše možnosti pri sodelovanju s preostalimi Trgovsko podjetje se odloči za enega samega dobavitelja za posamezni izdelek v naslednjih primerih ko je obseg nabave premajhen za več kot enega dobavitelja ko ima dobavitelj patent ali licenco za določeno vrsto izdelkov ko zaradi kakovosti izdelkov želi ravno določenega dobavitelja in kadar uvaja lastne blagovne znamke (npr Mercator Spar Tuš) Velika pomanjkljivost takšnega oskrbovanja je povečana soodvisnost obeh vključenih podjetij (Potočnik 2001a 91) Veliko podjetij se odloči za več dobaviteljev da se izognejo odvisnosti od enega samega in lahko primerjajo cene in zmogljivosti konkurenčnih dobaviteljev V tem primeru podjetje opravi 60 naročil pri glavnem dobavitelju ter po 30 in 10 pri dveh drugih (Završnik 2000 53) Selekcija in prava poslovna politika do pravih dobaviteljev je ključ za doseganje želene stopnje kakovosti pravočasnosti v dobavah optimalnih cenah potrebni stopnji tehnične pomoči in želeni stopnji storitev Da bi vse to dosegel mora kupec

razvijati in vzdrževati zadovoljivo bazo dobaviteljev skrbno izbrati potencialne dobavitelje in preučiti ali lahko postanejo dobri poslovni

partnerji odločiti se za pravilne metode izbiranja dobaviteljev izbrati primerno skupino strokovnjakov za to nalogo zagotoviti da bo izbrani dobavitelj zagotovil pravočasno dobavo zahtevane

kakovosti nabavnih dobrin in seveda po ustrezni ceni Pogoj za pravilno izbiro je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Izbira pa je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje naslednje stopnje

vodja nabave mora upoštevati vse razpoložljive informacije o dobaviteljih nato mora določiti merila izbirnega procesa skupaj s predstavniki posameznih

funkcij v podjetju sledi zbiranje eksplorativnih informacij da se izločijo neprimerni kandidati

17

preučijo se potencialno ustrezni dobavitelji na osnovi pripravljenih vprašalnikov pregled odgovorov na vprašanja obisk skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi zbranih informacij najbolje

zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje skupina izbere najprimernejšega dobavitelja10

V preteklosti so podjetja kot merilo pri ocenjevanju uporabljala le ceno kasneje pa še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril uporabljajo tudi različne metode za ocenjevanje dobaviteljev Dejavnikov ki vplivajo na izbiro je veliko razlikuje pa se tudi njihova pomembnost za različne dobrine Kriteriji za izbiro dobaviteljev so (Završnik 2000 52) kakovost materiala cena izpolnjevanje dobavnih rokov redne dobave dogovorjenih količin dobavni in plačilni pogoji proizvodne zmogljivosti zaloge dobavitelja servis (pred in po nabavi) image finančna moč kulanca fleksibilnost glede mogočih sprememb naročenih količin možnost recipročnih poslov trajna poslovna povezava Po določitvi meril lahko podjetje dobavitelje razvrsti v tri skupine dobaviteljev zelo dober (uvrstijo jih v listo odobrenih dobaviteljev) pogojno dober (odvisno od materiala ki ga ponujajo) slab dobavitelj (z njimi naj ne bi sklepali poslov) Dobavitelje ki niso izbrani moramo obvestiti o razlogih za zavrnitev njihove ponudbe Problem nastane le pri specifičnih surovinah materialih ki jih podjetje nujno potrebuje za svoje delovanje Te dobrine pogosto onemogočajo da bi jih kupovali samo pri izbranih dobaviteljih Geografska koncentracija surovin omejen izbor prevoza velike količine ter visok delež transportnih stroškov v nabavi materiala so praviloma glavni razlogi za odstopanja Kompromisi se zato sklepajo v prid manj zanesljivim dobaviteljem Izbira dobaviteljev ne bi smela trajno veljati Podjetje se mora vedno ozirati za takšnimi dobavitelji ki imajo sposobnost da se prilagajajo njegovim potrebam in željam Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v dobavni verigi podjetja se povečuje tudi potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja in to na dolgi rok Prednosti ki jih nudi ocenjevanje dobaviteljev

večja preglednost nabavnih odločitev zmanjšanje tveganja pri oskrbi povečanje konkurence med dobavitelji načrtno pridobivanje in opuščanje dobaviteljev izogibanje neracionalnim odločitvam zagotavljanje know-howa

Ocenjevanje dobavitelja lahko poteka na štirih ravneh (Potočnik 2001b 212)

raven izdelkov osredotočimo se na izboljšanje kakovosti materiala uporabljenega za izdelke in njihovo oblikovanje

procesna raven predmet kontrole je dobaviteljev proizvodni proces raven zagotavljanja kakovosti predmet kontrole niso samo postopki temveč tudi

dobaviteljevo celovito obvladovanje kakovosti

10 Podrobnejši opis postopka izbire dobaviteljev je naveden v literaturi Završnika iz leta 2004

18

raven podjetja preverjajo se finančni vidiki in usposobljenost dobaviteljevega vodstva

Vseh dobaviteljev ni mogoče ocenjevati z enako intenzivnostjo Zato jih je potrebno razdeliti po pomembnosti po naslednjih merilih promet z dobaviteljem pomen nabavne dobrine tveganje na specifičnih nabavnih trgih Dobavitelji so naši poslovni partnerji zato jih je potrebno obvestiti o tem da bodo vključeni v proces ocenjevanja in izbora dobaviteljev Obvestimo jih tudi o naših pričakovanjih glede njihovega poslovanja Prav tako pa jim moramo sporočiti dosežene ocene in jih seznaniti s standardi in metodami ki jih uporabljamo pri ocenjevanju

228 Eksterno naročilo Po izboru najboljšega dobavitelja sledi naročilo Gre za konkretno nabavno akcijo kjer pride do neposrednega poslovnega kontakta z dobaviteljem in predstavlja tudi dejansko pravno obveznost Naročilo je pisni dokument ki prenese zahteve in želje kupca do dobavitelja Čim bolj precizno so zajeti vsi pogoji tem manjša je verjetnost poznejših sporov Pametno je da dobavitelj potrdi vsebino vsakega naročila (Kaltnekar 1993 206-207) Poglavitne sestavine naročila so (van Weele 1998 92) podatki o dobavitelju opis izdelka cena na enoto število enot naslov dostave naslov kam naj se pošlje račun Završnik (1997 14) pa v primerjavi z zgoraj navedenim avtorjem dodaja naslednje sestavine naročila tekočo številko naročila datum naročila plačilne pogoje in posebne določbe Naročilo ni hkrati tudi prodajna oz nabavna pogodba Običajno je s pogodbo določena skupna količina delne količine pa kupec naroča z naročilom ki mora biti po vsebini usklajeno s pogodbo Če dobavitelj prejme naročilo in pri preverjanju ugotovi da ni skladno s ponudbo ali pogodbo ga mora zavrniti Če naročila ne zavrne ampak ga izpolni se smatra da soglaša s spremembo (Potočnik 2002a 178-179)

229 Sklepanje nabavnih pogodb Pravna podlaga nabave je kupna pogodba ki nastane na podlagi sporazuma med obema partnerjema Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa v sprejemu naročila Pogodba je sklenjena ko slednji pošlje kupcu pisno potrditev naročila (Završnik 2000 54-55) Po izboru dobavitelja sledi seveda sestavljanje pogodbe Tehnična vsebina pogodbe se spreminja od materiala do materiala ki ga kupujemo Van Weele (1998 83) opozarja da se določeni komercialni in pravni pogoji zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala hellip v pogodbah razlikujejo zato je ovirana uporaba standardnih nabavnih pogodb Pri sklepanje pogodb je potrebno upoštevati določila

19

pogodbenega prava in splošnih uzanc Dogovor je sklenjen ko se pogodbeni stranki sporazumeta o bistvenih elementih pogodbe (Kaltnekar 1993 207-209)

Predmet pogodbe je lahko vsako blago ki je namenjeno tržišču Vrsto blaga določimo z običajnimi trgovskimi nazivi z veljavnimi standardi ali s posebnimi specifikacijami

Količina mora biti določena ali določljiva z merskimi enotami ali na drug primeren način

Cena blaga je lahko natančno določena ali določljiva na dan dobave Kakovost blaga mora biti jasno opisana in nedvoumno določena z vzorcem

standardom blagovno znamko poreklom specifikacijo Čas in kraj dobave takojšen ali terminski Zamujanje dobavnih rokov rodi pravne

posledice ndash prizadeta stranka lahko odstopi od pogodbe ali zahteva odškodnino Dobavni pogoji pomembno je določiti v kolikšni meri in do kod bremenijo

posameznega partnerja transportni stroški ter kdaj in kje preide riziko na kupca (Incoterms) V pogodbi se lahko določi tudi kakšnim transportnim sredstvom bo blago dostavljeno

Plačilni pogoji določajo predvsem roke do katerih je potrebno dobavljeno blago plačati ter razne popuste in zamudne obresti ki so povezani s plačilnimi roki Določajo tudi načine plačila gotovinsko z virmani kompenzacijamihellip

Jamstveni elementi ki ščitijo pogodbene stranke pred posledicami netočnega izvrševanja pogodbenih zahtev s strani drugih partnerjev pogodbena kazen penali ara odstopnina razna jamstva ali poroštva zastava zamudne obresti avans kavcija različne odškodnine

Splošno pravilo je da naj bi nabavniki vztrajali pri fiksni ceni ki je sprejemljiva za obe stranki Najbolje je da dobavitelj prevzame vse tveganje če to ni s pogodbo izključeno V praksi se uporabljajo različni dogovori o ceni (van Weele 1998 83-84)

fiksna cena plus stimulacija namenjena je motiviranju dobaviteljev na podlagi nagrajevanja za izvedbo dela ki presega dogovorjene standarde

pogodba raquostroški pluslaquo (stroški plus določen odstotek nagrade povračilo stroškov plus fiksna nagrada stroški plus zajamčena najvišja nagrada) se uporablja kadar dela ne morejo dovolj natančno opredeliti oz kadar je fiksna cena za obe stranki preveč tvegana za to pogodbo je značilna velika negotovost

pogodba za povračilo stroškov ponavadi temelji na fiksni postavki za uro dela in uporabo opreme

pogodba z usklajevanjem cene (eskalacijska klavzula) uporablja se pri dolgoročni nabavi ali predelavi zelo specifičnih tržno občutljivih materialov cena je povezana z obrazcem za usklajevanje cen ki temelji na zunanjih dejavnikih kot so stroški materialov ali gibanje plač

Nabava materialov ki sodijo po metodi ABC v C razred (veliko število majhen delež v nabavnem proračunu) je rutinska stvar in ne zahteva posebnega nebavnega znanja Lahko jo zelo poenostavimo ali pa celo prepustimo nosilcem potreb v podjetju Nabavni oddelek samo skrbi da se nabavni proračun ne prekorači in občasno kontrolira porabo sredstev Najenostavneje je drobni material za vzdrževanje manjša popravila in pisarniški material nabaviti brez formalnega naročila v trgovini na veliko ali malo Dokument ki govori o sklenitvi pogodbe je trgovski račun dobavnica ali naročilnica (Završnik 2000 55)

20

2210 Spremljanje izpolnitve naročila Pod spremljanjem naročila razumemo kontrolo nad prispetjem potrditve naročila in primerjavo z naročilom ter zagotavljanje dobave v dogovorjenem roku Namen spremljanja naročila pogodbe je v tem da preprečimo motnje v proizvodnji dodatne stroške zaradi spremembe le-te nezmožnost izvršitve dobav kupcem pogodbene kazni in poslabšanje image-a Tudi prezgodnje dobave lahko povzročajo stroške (stroški vezave kapitala skladiščni stroški) Ugotavljanje prekoračitve in opominjanje na dobavo pri dobavitelju je glavna naloga kontrole izpolnjevanja dobavnega roka (Završnik 2000 55-56) Obstaja več različnih metod spremljanja izpolnitve naročila (van Weele 1998 93)

Spremljanje izpolnitve naročila v izjemnih primerih sistem opozarjanja pri katerem nabavni referent ukrepa le v primeru ko ga dobavitelj opozori da bo raquokmalulaquo zmanjkalo materiala metoda ne doprinese k učinkovitosti izvedbe nabave vendar jo pogosto srečamo v praksi

Rutinsko preverjanje stanja poteka tako da se že pred dobavo preverja pri dobavitelju ali bo dostava blaga mogoča na dogovorjeni datum

Vnaprejšnje preverjanje stanja se uporablja pri vnaprejšnjem določanju kritičnih nabavnih delov in dobaviteljev

2211 Prevzem vhodnih proizvodov11

Dobavljeno blago je potrebno pregledati da se prepričamo o njegovi ustreznosti Glede na velikost in tehnično zahtevnost blaga lahko pri dobavitelju večkrat preverjamo njegovo sprejemljivost na različnih proizvodnih stopnjah Dostavljeno opremo je potrebno preveriti s testi sprejemljivosti pri dobavitelju preden je oprema odposlana pri uporabniku po dostavi in ko oprema začne prvič delovati (van Weele 1998 93) Prevzemni oddelek je pogosto podrejen nabavnemu sektorju Ločimo tri postopke pri prevzemu glede na dokumentacijo

prevzemni oddelek izpiše prevzemnico ali prejemnico prevzemni oddelek potrdi prejem na izvodu (kopiji) naročila ki ga je bil prejel od

nabavnega oddelka za materiale majhne vrednosti opravijo prevzem neposredno interni naročniki

Pomembno je poročilo o kontroli kakovosti ki potrjuje ustreznost ali neustreznost prejetega materiala Priloženo je prejemnici če so odstopanja od naročenih kakovosti materialov drugače pa je ustreznost potrjena na prevzemnici Pregled kakovosti je v podjetjih različno urejen za nekatere predmete nabave nimajo predpisane posebne kontrole kakovosti kontrola na podlagi jemanja vzorcev popolna (100-na) kontrola laboratorijska kontrola kontrola nevtralne ndash zunanje institucije

11 Povzeto po Završniku (2000 56-57)

21

2212 Reševanje reklamacij12

Če so pri kontroli vhodnih proizvodov in materiala ugotovljene razlike med dejanskim stanjem in dogovorjenimi obveznostmi dobavitelja se sestavi komisijski zapisnik ki ga pošljemo nabavnemu oddelku Na osnovi zapisnika o ugotovljenih pomanjkljivostih pri dobavi se sproži reklamacijski postopek Reklamacija je ugovor na dobaviteljevo netočnost pri dobavi in instrument za popravljanje napak ki so nastale Kupec z reklamacijo zahteva od dobavitelja da naknadno izpolni zahteve naročila oz pogodbe ter hkrati prevzame tudi odgovornost za škodo ki je nastala zaradi pomanjkljive dobave (Završnik 2000 57) Komisijski zapisnik je potrebno sestaviti tako da je iz njega jasno razvidno za kakšno napako gre (količinsko kakovostno rokovno) kdo in na kakšen način je ugotovil napako V reklamacijskem dopisu dobavitelju pa moramo navesti še naslednje podatke številko pogodbe ali naročila številko in datum dobavnice in prevoznega lista ter drugi dokumenti iz katerih je mogoče ugotoviti zakaj je prišlo do napak Za zamujeni rok dobave in druge neizpolnjene dogovorjene pogoje kupec praviloma ne sestavlja komisijskega zapisnika ampak ureja te napake neposredno z dobaviteljem Kadar kupec ugotovi napake pri dobavi ima do dobavitelja naslednje zahteve

Zahteve glede količine količina materiala je s pogodbo navadno le okvirno določena le redko točno opredeljena Dovoljen je 5 odmik navzgor ali navzdol če je količina označena približno (circa okoli) Pri kosovnem blagu ali označbi raquobrez tolerancelaquo ne sme priti do odstopanj Pri dostavi premajhne količine ima kupec naslednje pravice lahko zahteva takojšnjo dobavo razlike do dogovorjene količine odkloni prevzem manjše količine če ima upravičen interes da sprejme celotno količino sprejme manjšo količino in tudi plača samo prevzeto količino Če pa dobavitelj dostavi večjo količino kupcu ni potrebno prevzeti presežka če ga pa prevzame ga mora tudi plačati po pogodbeni ceni

Zahteve glede kakovosti za kakovostne napake materiala odgovarja dobavitelj vendar le za napake ki so nastale pred prehodom rizika za napake ki kupcu niso bile znane ob sklepanju pogodbe za skrite napake ki se pojavijo po prevzemu materiala (najkasneje v 6 mesecih) za napake zaradi dobaviteljeve prevare kupca o dejanski kakovosti materiala V primeru ko dobavitelj dostavi material boljše kakovosti kupec ne more odkloniti prevzema razen če ima upravičen interes da zahteva točno določeno kakovost S prevzemom boljše kakovosti pa kupec ne prevzame tudi večje obveznosti razen če je bilo v pogodbi drugače dogovorjeno

Pravice in obveznosti pri spremembi cene poleg fiksno določenih cen ki jih stranki le redko spreminjata se stranki lahko dogovorita tudi za naknadno spremembo cene Ceno je mogoče spreminjati navzgor ali navzdol zato ji pravimo tudi raquodrsečalaquo cena Uporablja se pri prodaji investicijske opreme z daljšim rokom dobave pa tudi pri sukcesivni nabavi materiala pri nestabilnih pogojih na trgu ki pomembno spreminjajo stroške proizvodnje od sklenitve pogodbe do dobave materiala

Zahteve pri zakasnitvi dobave kadar z dobavo zamuja dobavitelj lahko kupec uveljavi naslednje zahteve vztraja pri pogodbi in določi naknadni rok za dobavo po preteku naknadnega roka odstopi od pogodbe in zahteva odškodnino razliko v

12 Povzeto po Potočniku (200092-94)

22

ceni zaradi nakupa pri drugem dobavitelju po višji ceni Če pa z prevzemom zamuja kupec mu prodajalec lahko uskladišči material v javnem skladišču in pošlje račun za dobavljeni material proda material na kupčev riziko če skladiščenje ne bi bilo gospodarno in zahteva povrnitev razlike v ceni zaradi prodaje drugemu kupcu po nižji ceni zahteva povrnitev dejanske škode

Poslovna praksa je oblikovala naslednja pravila za reklamacijski postopek (Potočnik 2002a 182)

Ugovarjati začnemo šele takrat ko je vrednost reklamacije večja kot so njeni stroški Če se manjše napake pri istem dobavitelju večkrat ponavljajo ga moramo nanje opozoriti

Upoštevamo običajni reklamacijski rok oz rok ki je določen s pogodbo Sestavljena mora biti vljudno vendar z odločno zahtevo za izpolnitev dogovorjene

obveznosti

2213 Ocena nabavnega posla13

Delo nabavnega referenta se ne konča z uvedbo novega materiala v proizvodnjo ali uporabo nove opreme V poslovanju z dobavitelji lahko pride do zapletov ki jih je potrebno rešiti (reševanje garancijskih zahtevkov in pogodbenih kazni reševanje zahtevkov zaradi dodatnih in nepopolnih del glede na obseg del določen v specifikaciji določitev načina vodenja dokumentacije o nabavi in dobaviteljih zapisovanje ocen projekta) Pri dodatnem delu ali presežku je pomembno da o tem vnaprej obvestimo naročnika ki mora v to privoliti O dodatnem delu mora biti obveščen tudi vodja nabave da kasneje ne pride do nejasnosti pri nabavnih stroških Naložbene dobrine čez čas zahtevajo vzdrževanje ndash takrat postane jasno ali dobavitelj lahko upraviči svoje obljube o servisiranju vzdrževanju in dobavi rezervnih delov Nenazadnje mora dobava zagotoviti tudi da se pridobljene izkušnje razčlenijo in da jih lahko uporabimo na stopnji opredeljevanja specifikacije in izbire dobavitelja pri prihodnjih nabavah S tem se izboljšuje tudi kakovostni nivo dobaviteljev

2214 Pregled in likvidacija prejetih računov Dobavitelj izda za dobavljeno blago račun ali fakturo Težnja po dobrih poslovnih odnosih narekuje čim hitrejše plačilo pogosto so s hitrim plačilom povezane tudi določene bonitete Naloga nabave je da čim hitreje opravi vse posle ki so potrebni pred plačilom računa (Kaltnekar 1993 214) Postopek poteka od pripravljalnih del do samega obračuna (Potočnik 2000 94-95)

V okviru pripravljalnih del zberemo dokumente (pogodba ali naročilnica dobaviteljeva odpremnica ali dobavnica specifikacija materiala tovorni list ali

13 Povzeto po van Weele (1998 94-95)

23

drugi prevozni dokumenti prevzemnica skladišča) ter jih medsebojno primerjamo in ugotavljamo napake med naročenim prevzetim in zaračunanim Ko so dokumenti usklajeni se to potrdi na računu

V obračunu fakture gre za formalni preračun vseh njenih sestavin Po izračunu izda nabavna služba nalog za plačilo Zaradi visokih stroškov preračunavanja posameznih postavk je praksa razvila različne postopke za poenostavitev kontrole računov (zbirni račun preverjanje računov samo nad določeno vrednostjo naključno preverjanje računov določitev računov po metodi ABC ndash preverjamo le račune dobaviteljev v skupini A preverjanje računov dobaviteljev pri katerih so reklamacije pogostejše ne preverjamo računalniško izstavljenih računov ker predvidevamo da so točni ne preverjamo računov dobaviteljev katerim zaupamo da sami sproti popravljajo napake)

Račun pomeni čisto določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga obravnavamo zelo skrbno Pregled in njegovo likvidacijo opravimo takoj po prejemu Kontrola računa ne predstavlja samo nadzora nad opravljenim delom in storitvami dobavitelja temveč pomeni tudi podlago za vrednotenje dobavitelja (Završnik 2000 57)

2215 Evidenca in arhiviranje Evidence nabavnega oddelka obsegajo veliko število podatkov in informacij ki so za operativo nabave uporabni le kadar so dostopni in v urejeni obliki Vsak nabavni oddelek mora voditi evidenco vseh naročil po tekočih številkah Evidenca naj obsega številko naročila ime dobavitelja kratek opis materiala in vrednost celotnega naročila Za takojšen dostop do informacij o stanju odprtih naročil je zelo pomembna evidenca po imenu dobavitelja (naročila so razvrščena po tekočih številkah) Evidenca končnih naročil je zgodovinski zapis vseh zaključenih oz dobavljenih naročil Arhiviramo jih najmanj za tri leta Edinstvena naročila in naročila večje vrednosti hranimo dalj časa (Završnik 2000 58-59) Najpomembnejše nabavne evidence po Potočniku (2000 95) so

evidenca količin materiala evidenca cen materiala evidenca dobaviteljev (tehnične in tržne značilnosti) evidenca nabavnih pogojev po dobaviteljih evidenca reklamacij

24

3 ANALIZA NABAVNEGA PROCESA V PODJETJU VETERINARSKA BOLNICA PTUJ DOO

31 Predstavitev podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo Veterinarska bolnica Ptuj je že pred leti na osnovi povpraševanja odprla ndash temu bi takrat lahko dejali oddelek kjer so stranke lahko kupovale hrano in nekatere dodatke za male kakor tudi za velike živali Povpraševanje je narekovalo vedno večjo ponudbo zato so se leta 2003 odločili za večjo širitev in prenovo prostorov iz katerih je nastala lepa velika trgovina za male in velike živali ki so jo poimenovali Dr Zoo in ki je odprla svoja vrata leta 2004 Pod okriljem Veterinarske bolnice Ptuj deluje tudi Ambulanta za male živali

Ideja in zasnova trgovine morda malce odstopa od podobnih raquopet shopovlaquo saj so v trgovini dali poudarek predvsem na strokovnosti prodajalcev in skrbnem izboru izdelkov ki jih ponujajo Seveda se trudijo da je za vsak okus nekaj vendar so mnenja da kak tolar ki ga odštejete več odtehta kvaliteto izdelka pa naj gre za hrano igračo ali učni pripomoček za vašega ljubljenca ali pa za skrbno izbran dodatek za živali ki jih redite v hlevu Oba programa tako del za male živali kot za velike živali nenehno izpopolnjujejo Podjetje se želi še bolj približati svojim strankam in jih hkrati vezati na sebe s svojo novo ponudbo ki je zaenkrat še v pripravi Uvedli bodo razvoz določenih izdelkov na dom strank po predhodnem telefonskem naročilu Ob cenovno določeni količini kupljenih proizvodov bo njihova dostava brezplačna Razvažali bodo predvsem vitaminske in mineralne dodatke k hrani za velike živali mleko in mlečne nadomestke hrano za pse (15 kg vreče)hellip Pomembno je poudariti da v dostavo ne bodo vključena zdravila in ne vitaminski dodatki za izdajo katerih je potreben recept Poudarek bo predvsem na strokovno usposobljenemu sodelavcu ki ne bo zgolj dostavljal proizvodov ampak bo znal strankam tudi svetovati jih opozoriti na morebitne napake in jih napotiti k veterinarju če bodo to zahtevale okoliščine Namen je ponuditi celovito oskrbo kakršne so deležne stranke ob prihodu v trgovino

SLIKA 1 VETERINARSKA BOLNICA PTUJ SLIKA 1 LOGOTIP TRGOVINE

SLIKI 3 IN 4 NOTRANJOST TRGOVINE DR ZOO

25

SLIKA 5 ČAKALNICA AMBULANTE SLIKA 6 ORDINACIJA ZA MALE ŽIVALI

32 Organiziranost pomen in cilji nabavne službe Nabava je strateškega pomena za podjetje kot je Veterinarska bolnica Ptuj Ima neposreden vpliv na zniževanje stroškov in s tem uspešnost podjetja Uspešno izvedena nabava in pravi predmeti nabave zagotavljajo dobre odnose z kupci Zadovoljni kupci pa svoje zadovoljstvo sporočajo naprej svojim prijateljem in znancem kar je dobra in brezplačna reklama za podjetje Nabava je organizirana centralizirano kar pomeni da oskrbuje tako trgovino kot ambulanto Vse potrebe po proizvodih zdravilih medicinskih pripomočkih in ostalih potrebščinah se iz ambulante sporočijo nabavi ta pa nato izvršuje potrebna opravila povezana z nabavo Temeljne cilje nabave v podjetju lahko razdelimo na nabaviti prave proizvode v ustrezni zahtevani kakovosti v pravi količini ob pravem času po najboljši ceni in ugodnih dobavnih plačilnih pogojih

zagotoviti nepretrgan tok dobave ki ne bo povzročal pomanjkanja proizvodov ali pa preveliki zalog

razvijanje dobrih poslovnih odnosov z dobavitelji

33 Analiza nabavnega procesa po fazah

331 Zaznavanje potreb Za trgovsko podjetje velja staro pravilo ki pravi da je ugodna nabava že pol uspeha Nabava je neposredno povezana s prodajo in pomembno prispeva k zniževanju poslovnih stroškov z doseženimi nabavnimi ugodnostmi Jedro nabavnega sortimenta predstavlja standardni ali fiksni sortiman ki je prilagojen stalnim potrebam porabnikov in spremenljivi ali variabilni sortiman ki pomeni širitev stalnega sortimana v posameznih prodajnih sezonah ali zaradi drugih potreb porabnikov Razmerja med njima ni mogoče natančno določiti saj je pojavljajo tako imenovani mejni proizvodi ki se pojavljajo v obeh sortimentih v določenih obdobjih ali na različne načine

26

Pri nabavi izdelkov se upošteva naslednje da lahko podjetje sortiment izdelkov hitro spreminja in prilagaja potrebam

porabnikov da lahko po potrebi sortiment razširi oziroma ga poglobi in prilagaja ožjemu

segmentu kupcev

Potrebe po izdelkih se zaznavajo kot potrebe po izdelkih pri dnevnem preverjanju zalog optično (pregled zalog

izdelkov po prodajalni in skladišču zapis manjkajočih izdelkov v zvezek za naročila) in preko računalnika (program sam javi da je na zalogi zgolj minimalna količina izdelkov omogoča pa tudi označitev minimalne zaloge izdelkov že pri njihovem vnosu v zaloge)

kot potrebo iz tržišča po novem izdelku prodajni predstavniki ki ponujajo boljši izdelek ali nižjo ceno za enako kakovosten izdelek novi izdelki v katalogih dobaviteljev specialna naročila kupcev14 povečano povpraševanje strank po določenih izdelkih sledi postopek zbiranja in analiziranja ponudb dobaviteljev pogajanja z izbranim dobaviteljem in podpis pogodbe z njim

Ker gre za vezano trgovino z Ambulanto za male živali se stranke iz ambulante napotijo v trgovino po zdravila15 za nadaljnje zdravljenje hrano in ostale pripomočke za živali Prav tako pa se vsa zdravila in ostali pripomočki za ambulanto naročajo preko trgovine Po spoznanju potreb se določi splošne značilnosti izdelkov in potrebno količino Za standardno blago je to preprost postopek pri zdravilih in medicinskih pripomočkih pa se mora nabavnik pri opredelitvi lastnosti kot so zanesljivost trajnost in cena posvetovati z

14 Takšnih naročil je okrog deset na mesec Gre za naročila izdelkov iz katalogov dobaviteljev ki niso na voljo v prodajalni (npr plaščki različnih velikosti in barv za kužke) Ni predplačil izjema so dražji izdelki in izdelki za veliko prakso (npr škarje za striženje ovac) 15Pogoje ki jih morajo izpolnjevati specializirane prodajalne za promet z zdravili na drobno in postopek ugotavljanja teh pogojev ter stroške postopka predpiše pristojni minister v soglasju z ministrom pristojnim za blagovni promet in trgovino (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 58 člen 3 odstavek) Po Zakonu o veterinarstvu (3 člen 24 odstavek) so zdravila za uporabo v veterinarski medicini vsaka snov ali kombinacija snovi ki so pripravljene in namenjene za zdravljenje ali preprečevanje bolezni pri živalih za zdravilo pa se šteje tudi vsaka snov ali kombinacija snovi ki se lahko uporablja na živalih z namenom da bi se določila diagnoza ali ponovno vzpostavile izboljšale ali spremenile fiziološke funkcije Po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (3 člen 16 odstavek) se za zdravila za uporabo v veterinarski medicini štejejo tudi sredstva ki se uporabljajo za razkuževanje uničevanje členonožcev in glodalcev in pridejo v neposreden ali posreden stik z živalmi Za določena zdravila (ibid 5 člen) mora imeti prodajalec (zdravila lahko v trgovini izdaja samo farmacevt ali veterinarski tehnik) nalog (recept) za izdajo zdravila ki ga izda veterinar Nalog za izdajo zdravil se pripne kopiji računa ki ostane v trgovini Stranko morajo seznaniti z navodili za uporabo (72 člen Zakona o zdravilih) in karenčno dobo zdravila kar stranka potrdi z podpisom (Priloga 1) Zdravila ki so namenjena živalim velike prakse se morajo vpisati v Hlevsko knjigo rejca (evidenca zdravil ki so dajana živalim) Vpis obvezno opravi veterinar (podpis žig) če vpis ni opravljen sledijo sankcije Zdravila brez recepta in vitamini se izdajajo kot navadno trgovsko blago Karenca (ibid 4 člen 19 odstavek) je časovno obdobje ki mora preteči od zadnjega dajanja zdravila živali ob normalni uporabi pa do trenutka ko zdravljeno žival lahko damo v redni zakol za proizvodnjo neoporečnih živil oziroma čas v katerem se živalska tkiva mleko jajca in med zdravljenih živali ne smejo uporabljati za prehrano ljudi zaradi možne vsebnosti zaostankov zdravil nad najvišjimi dovoljenimi količinami zaostankov zdravil v teh živilih

27

veterinarji Nabava sodeluje pri predvidevanju potreb z veterinarji prav tako pa jih obvešča tudi o dobavnih rokih izdelkov po katerih povprašujejo Težave povzroča predvsem pomanjkanje zdravil za malo in veliko prakso Kajti za prodajalce zdravil je Slovenija premajhen trg in se jim registracija zdravil (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 13 - 28 člen) ne izplača Problem se rešuje do določene mere s kombinacijo humanih zdravil16 vendar določena zdravila še vedno primanjkujejo oziroma jih na trgu ni za dobiti (npr kapljice za mačje garje zdravilo proti ušem pri perutnini hellip) Predmeti nabave so zdravila vitamini in drugi dodatki k prehrani za male in velike živali hrana za hišne ljubljenčke premium razreda dodatki za nego in drugi pripomočki za male in velike živali razkužila rodenticidi (zatiranje glodavcev) pisarniški material tiskovine obrazci laboratorijski material

332 Interno naročilo Namen internega naročanja so pravilno pravočasno in v optimalnih količinah interno naročeni proizvodi Zaznane potrebe po določenih izdelkih se vpišejo v zvezek naročil kjer se za vsakega dobavitelja vodi svoja evidenca

333 Pregled internega naročila Interna naročila skupaj pregledajo prodajalci in vodja trgovine Preverijo kaj je potrebno naročiti katera so nujna naročila in kaj se bo naročilo kasneje O zdravilih in medicinskih pripomočkih poteka posvet z veterinarji Kadar obstajajo alternativni proizvodi za zadovoljitev iste potrebe se posvetujejo o tem ali bodo uporabili alternativne proizvode ali bodo naročili zahtevane proizvode Če je interno naročilo pravilno izpolnjeno in popolno gre v nadaljnje reševanje

16Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (6 člen 3 odstavek) pravi da je uporabljanje zdravil za uporabo v humani medicini za živali prepovedano razen v izjemnih primerih če tako določi minister pristojen za veterinarstvo Prepovedano pa je tudi (ibid 6 člen 1 odstavek) predpisovanje izdelava in izdaja magistralnih zdravil za uporabo v veterinarski medicini ki puščajo nedovoljene zaostanke v mesu organih ali izdelkih iz živali ki so namenjene za prehrano ljudi Zakon o zdravilih pa v 18 členu (izjemna uporaba zdravil v veterinarski medicini) pravi (1) Če ni na voljo nobenega zdravila za uporabo v veterinarski medicini z dovoljenjem za promet v Republiki Sloveniji za obravnavo bolezenskih stanj določenih živalskih vrst lahko veterinar oziroma veterinarka (v nadaljnjem besedilu veterinar) odgovoren za zdravljenje živali in zlasti da bi preprečil nesprejemljivo trpljenje živali izjemno uporabi zdravila ki nimajo dovoljenja za promet za uporabo pri tej živalski vrsti ali za zadevno bolezensko stanje (2) Natančnejše pogoje izjemne uporabe zdravil predpiše pristojni minister

28

334 Izdelava povpraševanja za potencialne kupce S prenovitvijo trgovine so se odločili tudi za določen standard proizvodov ki jih bodo prodajali to je premium razred Ker pri hrani in ostalih dodatkih za male živali cenovno ne morejo konkurirati velikim trgovskim centrom (ki prodajajo hrano in dodatke nižje kakovosti in posledično po nižjih cenah) so se usmerili na kupce ki zahtevajo kakovost in so pripravljeni zanjo tudi več odšteti Vrhunska kakovost je osnova na kateri se gradijo vsi ostali poslovni odnosi z dobavitelji Nabava nato na osnovi izbranih nabavnih potreb po proizvodih pošlje zahtevo za ponudbo potencialnim dobaviteljem Zahteve vključujejo pogoje in specifikacije (tehnične kakovostne zakonske nabavne hellip) ter morebitno zahtevo tudi po začetnih vzorcih proizvodov Nato v sodelovanju z veterinarji ugotovi ali začetni vzorci ustrezajo vsem podanim zahtevam in jih na podlagi ugotovitev sprejmejo ali zavrnejo Specifikacija izdelka je pomembna informacija ki dobavitelju natančno pove kaj želi podjetje nabaviti Obsega pa

kaj mora dobavitelj dostaviti naročniku želeno kakovost izdelka kdaj in koliko je potrebno dostaviti in način izpolnitve naročila

Podjetje naroča izdelke predvsem na podlagi prodajnih katalogov dobaviteljev gre torej za nabavo po dobaviteljevih specifikacijah Velik del nabavnega sortimana sestavljajo standardni izdelki zato lahko podjetje hitreje in lažje zamenja dobavitelje pa tudi sedanje izdelke lažje nadomesti s podobnimi izdelki drugih dobaviteljev Pri zdravilih so omejeni z dobavo in ponudbo kar je eden izmed razlogov zakaj so v ambulanti terapije poslovna skrivnost17 Podjetje ne more postavljati nobenih pogojev če želijo zdravilo nabaviti sprejmejo tiste pogoje ki jih ponujajo veledrogerije

335 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga se izvaja samo takrat kadar se nabavlja nov proizvod oziroma ko obstoječi dobavitelji ne morejo zagotoviti zahtevanega proizvoda Preučuje se ponudba in povpraševanje po proizvodu in z njima povezana gibanja cen količin kakovosti hellip Drugače pa dobava poteka po odobreni listi izbranih dobaviteljev Z dobavitelji s katerimi so ustvarili uspešen poslovni odnos ki je v obojestransko korist in zadovoljstvo in ki zagotavljajo proizvode po zahtevani kakovosti optimalni ceni ustreznih plačilnih in dobavnih pogojih imajo interes tudi v bodoče sodelovati Kadar se pojavijo negativne izkušnje v sodelovanju z dobavitelji poskušajo spore reševati sproti 17 Terapija (kombinacija zdravil) je poslovna skrivnost podjetja in ni zapisana na računu ki je izdan stranki Zapisana pa je v osebni kartoteki zdravljene živali V 39 členu Zakona o gospodarskih družbah je zapisano Za poslovno skrivnost se štejejo podatki za katere tako določi družba s pisnim sklepom S tem sklepom morajo biti seznanjeni družbeniki delavci člani organov in druge osebe ki so dolžne varovati poslovno skrivnost

29

Pri raziskavi tržišča si pomagajo s ponudbami dobaviteljev ki jih pošiljajo na lastno iniciativo s spletnimi stranmi z obiski trgovskih potnikov (najbolj pogosto jih trgovski potniki sami obiščejo in predstavljajo nove izdelke iz njihove ponudbe jih seznanjajo z novim promocijskim materialom) katalogi dobaviteljev Tako pri izboru dobavitelja za določeno vrsto proizvodov kot tudi pri nabavi novih proizvodov se pridobi več različnih ponudb Na podlagi medsebojne primerjave in analize izberejo najbolj ugodno

336 Izbor dobaviteljev Izbira dobaviteljev je ključna naloga nabave Dobri dobavitelji so tisti ki nudijo nove rešitve Seveda pa je take dobavitelje potrebno najti in potem še izbrati Pravilna izbira dobaviteljev vpliva na kakovost in ceno oskrbe s proizvodi S sistematično in natančno raziskavo lahko najbolje poiščemo potencialne dobavitelje Pogoj za uspešnost so pravi viri informacij in podjetje je črpalo iz naslednjih poslovni imeniki publikacije dobaviteljev strokovni časopisi in revije viri v podjetju informacije od posrednikov izmenjava izkušenj Pri izdelavi nabavne kalkulacije se upoštevajo vsi nabavni stroški ki nastanejo pri posameznem dobavitelju Na izbor pa seveda vplivajo tudi kakovost materiala dobavni roki in pogoji ter plačilni roki in načini plačila Izbira dobavitelja je tesno povezana z oblikovanjem nabavnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bomo sodelovali Podjetje se je osredotočilo na kupce ki zahtevajo kakovost kar je seveda odločilno vplivalo na izbiro dobaviteljev Med potencialnim dobavitelji hrane za male živali so izbrali samo tiste ki nudijo res vrhunsko kakovost Eukanuba Nutro Techni-Cal Royal Canin Hillrsquos Veliko sodelujejo tudi z lokalnimi dobavitelji Miprim doo (mlečni izdelki) Dobrodej Miklavž (lizalni kamni) Ekolap Scala doo (razkužila) Dar Trade Petrovče Vitan Trade Hoče (igrače) Aler doo Ljubljana (igrače) Zdravila se naročajo preko veledrogerij kot sta Krka in Kemofarmacija (nudijo širok asortiman dobava je možna vsak dan popusti ni problemov z zamenjavo blaga)

337 Eksterno naročilo Cilj eksternega naročila so pravilno pravočasno po sprejemljivih cenah in v optimalnih količinah naročeni proizvodi pri dobaviteljih kar omogoča pravočasno dobavo Naročilo je konkretna nabavna akcija kjer gre za neposreden poslovni kontakt z dobaviteljem in ustvarjanje pravne obveznosti tako s strani kupca (ki se zaveže da bo poravnal kupnino) kot s strani dobavitelja (ki se s potrditvijo naročila zaveže da bo obljubljeno tudi dostavil v dogovorjenih rokih in ustrezni kakovosti)

30

Hrano za male živali naročajo enkrat tedensko s tem so se prilagodili dobaviteljem Hrano in ostale proizvode naročajo v ponedeljek ndash torek (dobava sledi do konca tedna) ali v četrtek ndash petek (dobava sledi v začetku tedna) Zdravila je možno naročiti vsak dan ker dobavitelji dobavljajo tudi lekarnam na tem področju in ni težav z dobavnimi roki Eksterno naročilo se preda dobavitelju telefonsko (v večini primerov) ali po trgovskem zastopniku dobavitelja Pogodba med kupcem in dobaviteljem se sklene ko dobavitelj potrdi sprejem naročila S potrditvijo naročila dobavitelj sporoči kupcu da se strinja z vsebino naročila in ostalimi pogoji Včasih je potrebno kakšno naročilo tudi spremeniti ali dopolniti kar pomeni da se dobavitelja obvesti o spremembah ali dopolnitvah naročila ter sodeluje z njim pri odpravljanju morebitnih težav

338 Sklepanje nabavnih pogodb Preden lahko izdelamo predlog nabavne pogodbe mora podjetje imeti listo odobrenih dobaviteljev in specifikacije izdelkov ki jih bo nabavljalo pri dobaviteljih Naročnik in predstavnik dobavitelja nato skupaj uskladita zahteve naročnika po proizvodu in ostale pogodbene pogoje Kupna pogodba je pravna podlaga nabave ki nastane s strinjanjem obeh sodelujočih strank to je kupca in prodajalca Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa s potrditvijo naročila Pogodba se šteje za sklenjeno ko prodajalec potrdi kupčevo naročilo Pri sklepanju pogodbe pa morata obe pogodbeni strani izpolnjevati naslednja načela

podpisnika morata ravnati kot dobra gospodarja spoštovati zakone upoštevati veljavnost pogodbe upoštevati določila uzanc

Sama pogodba vsebuje naslednje elemente ceno in morebitne spremembe cene količino in kakovost blaga način naročanja (telefonsko preko prodajnih zastopnikov dobavitelja) dinamika nabave (1x tedensko) plačilne in dobavne pogoje popuste reklamacije način pakiranja in embalažo čas trajanja pogodbe promocijske akcije18 druga posebna določila k pogodbi

18 Prodajna akcija ki jo izpeljeta dobavitelj in prodajalec skupaj Vsak zmanjša ceno proizvoda za 10 (skupaj oba za 20) kar pripelje do povečane prodaje stranke so namreč vesele da za isto količino plačajo 20 manj Trgovina ima sicer manjši dobiček na enoto vendar se dobiček poveča zaradi večje prodane količine proizvoda

31

339 Spremljanje eksternega naročila Pri spremljanju naročila gre predvsem za kontrolo nad prispetjem potrditve naročila primerjavo z našim eksternim naročilom ter kontrolo dobavnih rokov (ali so naročeni proizvodi prispeli pravočasno) Namen spremljanja je torej v tem da preprečimo motnje poslovnega procesa nezmožnost izvršitve dobav našim kupcem in poslabšanje image-a Nabava je dolžna spremljati proizvode od njihovega naročila pa vse do prevzema v skladišču Glavna naloga nadzora izpolnjevanja dobavnih rokov je torej ugotavljanje njihovih prekoračitev in opominjanje dobavitelja na njih Vsi stroški z manipulacijo naročenih proizvodov morajo biti čim nižji kar pomeni da moramo naročene proizvode in njihovo pot od dobavitelja do nas nadzorovati in jo pravilno usmerjati

3310 Prevzem in pregled vhodnih proizvodov Pravilen in natančen prevzem naročenih in dobavljenih proizvodov je izredno pomembna naloga Prevzem poteka na osnovi

dokumentacije (pogodba eksterno naročilo dobavnica preverijo tudi cene proizvodov kajti včasih se zgodi da dobavitelji pozabijo na naknadno dogovorjene popuste ndash jih opozorijo na pomanjkljivost)

vizualnega pregleda (ugotavlja se prisotnost vidnih napak in pregled dokumentacije ki je prispela skupaj s pošiljko)

in količinskega pregleda (preveri se ustreznost proizvodov na dobavnici ter opravi količinski prevzem s štetjem) ki se opravita hkrati

Zelo pomembno je preveriti tudi rok uporabnosti tako za hrano vitamini in ostale dodatke k prehrani za živali ter predvsem rok uporabnosti zdravil19 Načeloma se zaupa dobavitelju vendar so kljub temu pozorni na rok uporabe Proizvodi (tudi proizvodi ki se niso prodali) ki jim je pretekel rok uporabe se vrnejo k dobaviteljem Če dobavitelj ne dobavi ustreznih naročenih proizvodov mu na osnovi reklamacije (Priloga 2) blago vrnejo oziroma pride do kompromisa (proizvode prevzamejo vendar jim dobavitelj zato odobri popust ndash zamenjava v duhu dobrega poslovanja) Prav tako se reklamirajo proizvodi ki imajo poškodovano embalažo Za dobavo in prevzem zdravil mora trgovina imeti poseben vhod (tukaj se ne smejo prevzemati nobeni drugi proizvodi) kar so rešili v sklopu bolnice Prav tako morajo biti zdravila v skladišču fizično ločena od ostalih proizvodov Vodi se tudi ločena evidenca20 zdravil od ostalih proizvodov

19 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih v 63 členu pravi Prepovedano je dajati v promet zdravilo ki mu je potekel rok uporabe ali če je bila dokazana oporečnost njegove kakovosti varnosti ali učinkovitosti 20 73 člen Zakona o zdravilih namreč pravi veletrgovci z zdravili lahko prodajajo zdravila za uporabo v veterinarski medicini tudi veterinarskim in drugim organizacijam ki po predpisih o veterinarstvu opravljajo veterinarsko dejavnost če imajo vzpostavljen sistem za sprejem shranjevanje in sledljivost zdravil ki ga preveri pristojni organ ter določeno odgovorno osebo za sprejem shranjevanje in zagotavljanje sledljivosti zdravil ki je imetnik diplome spričevala ali druge univerzitetne ali enakovredne izobrazbe iz farmacije

32

3311 Prejem in likvidacija računa Dobavitelj izda za dobavljene proizvode račun Prejeti računi dobaviteljev za dobavljene proizvode se pregledajo v smislu računovodske in predmetne točnosti Račun pomeni točno določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga moramo obravnavati zelo skrbno Likvidacijo računa opravimo takoj po njegovem prejemu saj s tem omogočimo računovodstvu da opravi promptno plačilo in tako pridobi pravico do popusta Likvidacija poteka po naslednjem postopku naprej se zbere potrebna dokumentacija (eksterno naročilo dobavnica prevzemnica račun) kateri sledi primerjava dokumentacije in ugotavljanje morebitnih razlik med naročeno prevzeto in zaračunano količino Ko se vse preveri in se vse ujema se račun likvidira Likvidacija računa zajema datum likvidacije na katero stroškovno mesto se račun knjiži datum valute računa podpis likvidatorja računa

3312 Evidenca in arhiviranje Zelo pomembna je evidenca zdravil omogočena mora biti sledljivost zdravila Sledljivost zdravila je po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (4 člen) dokumentirana pot zdravila od izdelovalca proizvajalca pravne ali fizične osebe ki opravlja promet z zdravili na debelo in na drobno do končnega uporabnika Pri vnosu dobavljenih zdravil v zaloge se morajo obvezno vpisati naslednji podatki ime zdravila (njegova koda) serijska številka zdravila opis količine (kos škatla ampula) število kosov in rok uporabe zdravila sledijo pa še dobavitelj datum prevzema številka dobavnice številka prevzemnice cena Serijska številka količina in rok uporabe zdravila sta izpisana tudi na računu zdravila ki je izdan stranki Sledljivost zdravila je pomembna še posebej v primeru umika določene serije zdravila s tržišča (npr ko sestava ne odgovarja specifikaciji) Takrat se vrnejo dobavitelju vsa zdravila ki so še v zalogi in preko izdanih računov (podatki strank) se izsledi že izdana zdravila pri strankah Skladišče zdravil je enotno tako za trgovino kot za ambulanto Pri prevzemu zdravila iz depoja mora veterinar podpisati oddajnico za vsa prevzeta zdravila Nadaljnjo evidenco o zdravilih nato vodi veterinar (kje se nahajajo katera žival jih je prejela v okviru svoje terapije) Podatki in informacije zbrani v evidencah so uporabni le tedaj če so ažurni in na voljo takrat kadar se dejansko potrebujejo K papirni evidenci shranjeni v obliki kopij v registru se štejejo ceniki (urejeni po dobaviteljih) podpisane kopije (s strani strank) izdanih računov

33

4 SKLEP Edina stalnica poslovnega okolja je njegovo nenehno spreminjanje Spremembe so številne in jim je težko slediti še posebej potrebam in željam potrošnikov ki se iz dneva v dan spreminjajo Zato uspešnost nabave izjemno vpliva na uspešnost trgovskega podjetja Bergant pravi (2001 21) raquoDobiček je ustvarjen samo če je input manjši kot output torej takrat ko podjetje posluje ekonomičnolaquo Vodenje nabave pa je odvisno od velikosti podjetja in ciljev ki jim podjetje sledi Odločitve o izbiri proizvodov (sortiment količina in cene) odločilno vplivajo na uspešnost podjetja Poslovna politika trgovskih podjetij se osredotoča v prvi vrsti na povečanje prodaje in zviševanje razlike med nabavno in prodajno ceno proizvodov Prodajne cene so na trgu razvrščene v različne cenovne razrede njihovo povečanje pa je dokaj zahtevno saj zahteva precej vlaganj in časa Zato poskušajo podjetja zniževati svoje nabavne stroške da bi tako povečala konkurenčnost Nabavno poslovanje postaja vse bolj obsežno zapleteno in zahtevno Nekdanje funkcije nabave naročanje prevzem in skladiščenje dopolnjujejo sedaj še trženjske funkcije kot so preučevanje nabavnega trga planiranje nabave odločitve glede dobaviteljev odločitve o oblikah in načinih nabavnega poslovanja ter nabavnih poteh pa tudi komuniciranje z dobavitelji analiziranje in evidentiranje nabave Pri nabavnem managementu je čedalje bolj pomemben dolgoročen odnos med kupcem in prodajalcem ki prinaša koristi tako prodajalcu kot kupcu ndash spoznanje da dolgoročno sodelovanje prinaša več koristi kot pa serija enkratnih kupčij za iste potrebe Uspešnost nabave je odvisna od pravilnih odločitev glede nabavnih virov Podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo je uspelo zgraditi dobre in dolgoročne poslovne odnose z dobavitelji Pri odločanju o nabavi ni pomembna samo cena temveč vse storitve ki jih nudi dobavitelj Prvi pomemben kriterij pri odločanju o nakupu pa je prav gotovo kakovost proizvodov saj lahko neustrezna kvaliteta ob nizki ceni povzroči več stroškov kot prihrankov Nabavna politika v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj pod okriljem katere posluje trgovina Dr Zoo je usmerjena k potrebam in željam svojih kupcev Težijo k čim večji optimalnosti cen nabavljenih proizvodov k visoki kakovosti proizvodov in dolgoročnemu sodelovanju z izbranimi dobavitelji Zakon o zdravilih prepoveduje oglaševanje zdravil kar posledično vpliva tudi na to da se ne sme oglaševati trgovina kot kraj kjer se prodajajo zdravila Dovoljuje pa obveščanje Tako lahko Veterinarska bolnica obveščajo ljudi o cepljenjih (redna letna cepljenja psov proti steklini) o uporabi razkužil (ptičja gripa) Reklamirajo se preko zadovoljnih strank ki o njih poročajo naprej svojim prijateljem in znancem Zelo pomembna je tudi povezanost trgovine z ambulanto od koder veterinarji napotijo stranke po zdravila in hrano za nadaljnjo terapijo pri živalih Povezanost trgovine z Ambulanto za male živali in oddelkom prakse za velike živali tvori njihovo prepoznavnost in konkurenčno prednost

34

POVZETEK Nabava je ena temeljnih funkcij poslovnega procesa trgovskih podjetij njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja posreduje kupcem in to v zadostni količini in primernem sortimentu po ustreznih cenah ter pravočasno Diplomsko delo je razdeljeno na dva dela in sicer na teoretični ter praktični del kjer je opisana nabava v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo V teoretičnem delu diplomskega dela je nabavni proces predstavljen po posameznih fazah kot ga predstavljajo avtorji v literaturi Faze si sledijo v določenem zaporedju Posamezne faze se med seboj prepletajo so povezane ter odvisne Vsako stopnjo nabavnega procesa je potrebno izvesti pazljivo in sistematično kajti le tako lahko zadovoljimo potrebe po proizvodih ki so na voljo pravočasno v ustrezni količini kvaliteti in ustrezni ceni Praktični del predstavlja podjetje Veterinarska bolnica Ptuj doo in analizo poteka postopka nabave v samem podjetju Proces sem prikazala od raziskave nabavnega trga sklepanja nabavne pogodbe ugotavljanja potreb in naročanja do prevzema blaga KLJUČNE BESEDE nabava nabavni proces naročanje izbira dobavitelj kupec trgovsko podjetje ABSTRACT Procurement is for commercial companies one of the key elements of business procedure its task is to obtain those articles which sales department discloses to customers in right quantity range of varieties suitable prices and in time Diploma is separeted in two parts The first part is theoretical and the second one is practical descripton of purchasing in company Veterinarska bolnica Ptuj doo In theoretical part of diploma the purchasing process is represented by particular stages The stages follow one another in certain succesion The particular stages are connected and depended between themselves Each stage of purchasing process has to be done carefully and systematically Only in that case we can satisfy the needs by products which are at service on time in appropriate quantity quality and at reasonable price The practical part represents the company Veterinarska bolnica Ptuj doo and analyses the purchasing process in it I presented procedure started with market resarch followed by award the contract needs determination ordering and take delivery KEY WORDS purchase purchasing process ordering choise supplier buyer trade company

35

5 SEZNAM LITERATURE

1 Baily PFarmer DJessop DJones 1998 Purchasing principles and Management London Prentice Hall

2 Bergant Bogomil 2001 Gospodarjenje podjetij Novo mesto Visokošolsko središče Visoka šola za upravljanje in poslovanje

3 Društvo ekonomistov 2000 25 Jubilejno posvetovanje o podjetniškem planiranju in managementu Uvajanje sprememb vodenja in planiranja

4 Gadde Lard-Erik in H Hakansson 1993 Profesional Purchasing London Routledge

5 Kaltnekar Zdravko 1993 Logistika v proizvodnem podjetju Kranj Moderna organizacija

6 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta 7 Kotler Philip 2004 Management trženja Ljubljana GV Založba 8 Leenders MR Fearon HE England WB 1985 Purchasing and Materials

Management RD Irwin Inc Homewood Illinois 9 Markič Peter Strniša Marija Tavčar Rudi 1993 Poslovna pogajanja Ljubljana

Gospodarski vestnik 10 PotočnikVekoslav 2000 Komercialno poslovanje z osnovami trženja 1 Ljubljana

Ekonomska fakulteta 11 PotočnikVekoslav 2001a Trgovinsko poslovanje Novo mesto Visoka šola za

upravljanje in poslovanje 12 PotočnikVekoslav 2001b Trženje v trgovini Ljubljana GV Založba 13 PotočnikVekoslav 2002a Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana

Ekonomska fakulteta 14 PotočnikVekoslav 2002b Temelji trženja s primeri iz prakse Ljubljana GV

Založba 15 van Weele A J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa

Ljubljana Gospodarski vestnik 16 Završnik Bruno 2004 Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV

Izobraževanje 17 Završnik Bruno 2001 Pogajanja v nabavi in upravljanje s človeškimi viri

Radenci Center za zunanjo trgovino Radenci doo 18 Završnik Bruno 2000 Nabava ndash zapiski predavanj Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta 19 Završnik Bruno 1997 Management nabave Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta

36

6 SEZNAM VIROV 1 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD ndash UPB1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+gospodarskih+druC5BEbahampmandate=-1ampunid=UPB|AB7A116C1EB745F7C1256F41003C9EF3ampshowdoc=1 [2532006] 2 Zakon o veterinarstvu (ZVet-1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampvt=6ampst=aampq=veterinaampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C1256A330020E07Fampshowdoc=1 [2532006] 3 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (ZZMP) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+zdravilihampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C125683A002C1181ampshowdoc=1 [2532006] 4 Zakon o zdravilih (ZZdr) (online) Dostopen na httpwwwuradni-listsi1ulonlinejspurlid=200631ampdhid=81631 [2532006]

15

Vzbujanje zaskrbljenosti prijateljsko vzdušje vendar pogajanja ostajajo nedorečena in dobavitelj lahko izrabi vse svoje sposobnosti da doseže zase ugodnejši posel

Kitajski prijem kupec izjavi da je dogovor z dobaviteljem mogoč takoj ko bo rešil manjši problem Dogovorili so se o ceni vendar kupec nato obvesti prodajalca da mora ta poskrbeti za prevoz in plačati prevozne stroške Praksa kaže da so dobavitelji v tej fazi pripravljeni na precejšnje popuščanje

Dražba ndash holandska ali kitajska dražba navzdol pri kateri dobavitelji postavijo najvišjo ceno in jo postoma znižujejo dokler predmeta ne prodajo Kupec lahko s to taktiko o dobaviteljih zbere veliko podatkov vendar je pomembno da istočasno preveri njihovo verodostojnost

Dobri in zli to taktiko pogosto uporabljajo prodajalci rabljenih avtomobilov da bi zameglili pričakovanja druge strani glede izida pogajanj

V praksi poteka proces pogajanja v štirih fazah (Potočnik 2002a 175)

Preučevanje pogajalca se skušata spoznati in odkriti obojestranske interese in namere

Ocenjevanje presojajo se informacije prejete od druge strani Pogajanje pogajanje v pravem pomenu besede Povzemanje povzamemo kar je dogovorjeno da ne bi kasneje nastali nesporazumi

v zvezi doseženimi rezultati pogajanja Pogajanja je potrebno enkrat končati ndash vprašanje kdaj in kako Pojavita se dve dilemi prva pravi ali ni še prezgodaj za zaključevanje ker bi od nasprotne strani lahko še kaj pridobili po drugi strani pa ali ne kaže čim prej končati da ne bo nasprotna stran še kaj iztisnila iz nas Zato morajo biti pogajalci usposobljeni da prepoznajo pravi trenutek za zaključitev pogajanj Za zaključevanje je nujno da sta se stranki sporazumeli o glavnih temah in sicer tako da sta obe čimbolj zadovoljni Kdor prvi ponudi zaključek diktira tempo 4 Sporazum (napisan akt o rezultatu pogajanj) je cilj zaradi katerega smo se pogajali V

sporazumu mora biti natančno določeno kaj je vsebina sporazuma za koga sporazum velja kdaj in pod katerimi pogoji sporazum začne veljati kaj je kdo dolžan narediti za uresničevanje sporazuma posledice za kršitelja sporazuma določena je tudi skupina ali organ za kasnejše reševanje sporov ali za razlago posameznih določil sporazuma Ko je dosežen sporazum je potrebno pogajanja še formalno zaključiti To je navadno slovesen akt ki ga pogajalci opravijo sami pogosto pa to naredijo nadrejene avtoritete

227 Izbira dobavitelja9

To je najpomembnejša faza procesa nabave in je ključnega pomena za uspešno poslovanje podjetja Od pravilne izbire je odvisna kakovost in cena materialne preskrbe Pojavlja se vprašanje kakšen oziroma kateri je najboljši dobavitelj Najboljši je tisti ki zagotavlja konstantno kakovost svojih proizvodov oz storitev jih dobavlja oz opravlja v dogovorjenih rokih se je sposoben prilagajati željam strank ima dostopne oz konkurenčne

9 Povzeto po Završniku (2004 53-55 109-115)

16

cene dobro logistično podporo hitro in kvalitetno odpravlja napake ter zagotavlja ustrezne poprodajne aktivnosti Proces presoje in izbire se razlikuje tudi glede na to ali gre za rutinsko nabavljanje ali pa gre za nabavo novega materiala Pri rutinski nabavi naročimo material pri dobavitelju ki je na seznamu odobrenih dobaviteljev ker se je že izkazal za zadovoljivega pri prejšnjih nabavah Kadar pa podjetje kupuje proizvode storitve prvič je tveganje večje zato potrebuje več informacij o potencialni dobaviteljih in uporablja merila na podlagi katerih vrednoti in izbira dobavitelje Izbira dobaviteljev je povezana z oblikovanjem prodajnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bo sodelovala nabavna služba Odločitve o izbiri dobaviteljev se nanašajo na njihovo število lokacijo možno trajno poslovno sodelovanje ali recipročno poslovanje Alternativa eden ali več dobaviteljev za določen material je večna dilema nabavnikov V preteklosti so poudarjali več dobaviteljev kar naj bi dobavitelju omogočilo večjo preglednost nad cenami in večjo varnost oskrbe Temu pa nasprotuje oskrbovanje pri enem viru (podjetje naroča material pri enem dobavitelju zaradi posebnega razloga čeprav ima na voljo tudi druge vire) in izključno oskrbovanje (podjetje nabavlja material pri monopolistu plin voda električna energija) (Potočnik 2002b 132) Gadde (1993 46) meni da so glavni razlog za zmanjšanje števila dobaviteljev boljše možnosti pri sodelovanju s preostalimi Trgovsko podjetje se odloči za enega samega dobavitelja za posamezni izdelek v naslednjih primerih ko je obseg nabave premajhen za več kot enega dobavitelja ko ima dobavitelj patent ali licenco za določeno vrsto izdelkov ko zaradi kakovosti izdelkov želi ravno določenega dobavitelja in kadar uvaja lastne blagovne znamke (npr Mercator Spar Tuš) Velika pomanjkljivost takšnega oskrbovanja je povečana soodvisnost obeh vključenih podjetij (Potočnik 2001a 91) Veliko podjetij se odloči za več dobaviteljev da se izognejo odvisnosti od enega samega in lahko primerjajo cene in zmogljivosti konkurenčnih dobaviteljev V tem primeru podjetje opravi 60 naročil pri glavnem dobavitelju ter po 30 in 10 pri dveh drugih (Završnik 2000 53) Selekcija in prava poslovna politika do pravih dobaviteljev je ključ za doseganje želene stopnje kakovosti pravočasnosti v dobavah optimalnih cenah potrebni stopnji tehnične pomoči in želeni stopnji storitev Da bi vse to dosegel mora kupec

razvijati in vzdrževati zadovoljivo bazo dobaviteljev skrbno izbrati potencialne dobavitelje in preučiti ali lahko postanejo dobri poslovni

partnerji odločiti se za pravilne metode izbiranja dobaviteljev izbrati primerno skupino strokovnjakov za to nalogo zagotoviti da bo izbrani dobavitelj zagotovil pravočasno dobavo zahtevane

kakovosti nabavnih dobrin in seveda po ustrezni ceni Pogoj za pravilno izbiro je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Izbira pa je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje naslednje stopnje

vodja nabave mora upoštevati vse razpoložljive informacije o dobaviteljih nato mora določiti merila izbirnega procesa skupaj s predstavniki posameznih

funkcij v podjetju sledi zbiranje eksplorativnih informacij da se izločijo neprimerni kandidati

17

preučijo se potencialno ustrezni dobavitelji na osnovi pripravljenih vprašalnikov pregled odgovorov na vprašanja obisk skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi zbranih informacij najbolje

zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje skupina izbere najprimernejšega dobavitelja10

V preteklosti so podjetja kot merilo pri ocenjevanju uporabljala le ceno kasneje pa še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril uporabljajo tudi različne metode za ocenjevanje dobaviteljev Dejavnikov ki vplivajo na izbiro je veliko razlikuje pa se tudi njihova pomembnost za različne dobrine Kriteriji za izbiro dobaviteljev so (Završnik 2000 52) kakovost materiala cena izpolnjevanje dobavnih rokov redne dobave dogovorjenih količin dobavni in plačilni pogoji proizvodne zmogljivosti zaloge dobavitelja servis (pred in po nabavi) image finančna moč kulanca fleksibilnost glede mogočih sprememb naročenih količin možnost recipročnih poslov trajna poslovna povezava Po določitvi meril lahko podjetje dobavitelje razvrsti v tri skupine dobaviteljev zelo dober (uvrstijo jih v listo odobrenih dobaviteljev) pogojno dober (odvisno od materiala ki ga ponujajo) slab dobavitelj (z njimi naj ne bi sklepali poslov) Dobavitelje ki niso izbrani moramo obvestiti o razlogih za zavrnitev njihove ponudbe Problem nastane le pri specifičnih surovinah materialih ki jih podjetje nujno potrebuje za svoje delovanje Te dobrine pogosto onemogočajo da bi jih kupovali samo pri izbranih dobaviteljih Geografska koncentracija surovin omejen izbor prevoza velike količine ter visok delež transportnih stroškov v nabavi materiala so praviloma glavni razlogi za odstopanja Kompromisi se zato sklepajo v prid manj zanesljivim dobaviteljem Izbira dobaviteljev ne bi smela trajno veljati Podjetje se mora vedno ozirati za takšnimi dobavitelji ki imajo sposobnost da se prilagajajo njegovim potrebam in željam Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v dobavni verigi podjetja se povečuje tudi potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja in to na dolgi rok Prednosti ki jih nudi ocenjevanje dobaviteljev

večja preglednost nabavnih odločitev zmanjšanje tveganja pri oskrbi povečanje konkurence med dobavitelji načrtno pridobivanje in opuščanje dobaviteljev izogibanje neracionalnim odločitvam zagotavljanje know-howa

Ocenjevanje dobavitelja lahko poteka na štirih ravneh (Potočnik 2001b 212)

raven izdelkov osredotočimo se na izboljšanje kakovosti materiala uporabljenega za izdelke in njihovo oblikovanje

procesna raven predmet kontrole je dobaviteljev proizvodni proces raven zagotavljanja kakovosti predmet kontrole niso samo postopki temveč tudi

dobaviteljevo celovito obvladovanje kakovosti

10 Podrobnejši opis postopka izbire dobaviteljev je naveden v literaturi Završnika iz leta 2004

18

raven podjetja preverjajo se finančni vidiki in usposobljenost dobaviteljevega vodstva

Vseh dobaviteljev ni mogoče ocenjevati z enako intenzivnostjo Zato jih je potrebno razdeliti po pomembnosti po naslednjih merilih promet z dobaviteljem pomen nabavne dobrine tveganje na specifičnih nabavnih trgih Dobavitelji so naši poslovni partnerji zato jih je potrebno obvestiti o tem da bodo vključeni v proces ocenjevanja in izbora dobaviteljev Obvestimo jih tudi o naših pričakovanjih glede njihovega poslovanja Prav tako pa jim moramo sporočiti dosežene ocene in jih seznaniti s standardi in metodami ki jih uporabljamo pri ocenjevanju

228 Eksterno naročilo Po izboru najboljšega dobavitelja sledi naročilo Gre za konkretno nabavno akcijo kjer pride do neposrednega poslovnega kontakta z dobaviteljem in predstavlja tudi dejansko pravno obveznost Naročilo je pisni dokument ki prenese zahteve in želje kupca do dobavitelja Čim bolj precizno so zajeti vsi pogoji tem manjša je verjetnost poznejših sporov Pametno je da dobavitelj potrdi vsebino vsakega naročila (Kaltnekar 1993 206-207) Poglavitne sestavine naročila so (van Weele 1998 92) podatki o dobavitelju opis izdelka cena na enoto število enot naslov dostave naslov kam naj se pošlje račun Završnik (1997 14) pa v primerjavi z zgoraj navedenim avtorjem dodaja naslednje sestavine naročila tekočo številko naročila datum naročila plačilne pogoje in posebne določbe Naročilo ni hkrati tudi prodajna oz nabavna pogodba Običajno je s pogodbo določena skupna količina delne količine pa kupec naroča z naročilom ki mora biti po vsebini usklajeno s pogodbo Če dobavitelj prejme naročilo in pri preverjanju ugotovi da ni skladno s ponudbo ali pogodbo ga mora zavrniti Če naročila ne zavrne ampak ga izpolni se smatra da soglaša s spremembo (Potočnik 2002a 178-179)

229 Sklepanje nabavnih pogodb Pravna podlaga nabave je kupna pogodba ki nastane na podlagi sporazuma med obema partnerjema Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa v sprejemu naročila Pogodba je sklenjena ko slednji pošlje kupcu pisno potrditev naročila (Završnik 2000 54-55) Po izboru dobavitelja sledi seveda sestavljanje pogodbe Tehnična vsebina pogodbe se spreminja od materiala do materiala ki ga kupujemo Van Weele (1998 83) opozarja da se določeni komercialni in pravni pogoji zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala hellip v pogodbah razlikujejo zato je ovirana uporaba standardnih nabavnih pogodb Pri sklepanje pogodb je potrebno upoštevati določila

19

pogodbenega prava in splošnih uzanc Dogovor je sklenjen ko se pogodbeni stranki sporazumeta o bistvenih elementih pogodbe (Kaltnekar 1993 207-209)

Predmet pogodbe je lahko vsako blago ki je namenjeno tržišču Vrsto blaga določimo z običajnimi trgovskimi nazivi z veljavnimi standardi ali s posebnimi specifikacijami

Količina mora biti določena ali določljiva z merskimi enotami ali na drug primeren način

Cena blaga je lahko natančno določena ali določljiva na dan dobave Kakovost blaga mora biti jasno opisana in nedvoumno določena z vzorcem

standardom blagovno znamko poreklom specifikacijo Čas in kraj dobave takojšen ali terminski Zamujanje dobavnih rokov rodi pravne

posledice ndash prizadeta stranka lahko odstopi od pogodbe ali zahteva odškodnino Dobavni pogoji pomembno je določiti v kolikšni meri in do kod bremenijo

posameznega partnerja transportni stroški ter kdaj in kje preide riziko na kupca (Incoterms) V pogodbi se lahko določi tudi kakšnim transportnim sredstvom bo blago dostavljeno

Plačilni pogoji določajo predvsem roke do katerih je potrebno dobavljeno blago plačati ter razne popuste in zamudne obresti ki so povezani s plačilnimi roki Določajo tudi načine plačila gotovinsko z virmani kompenzacijamihellip

Jamstveni elementi ki ščitijo pogodbene stranke pred posledicami netočnega izvrševanja pogodbenih zahtev s strani drugih partnerjev pogodbena kazen penali ara odstopnina razna jamstva ali poroštva zastava zamudne obresti avans kavcija različne odškodnine

Splošno pravilo je da naj bi nabavniki vztrajali pri fiksni ceni ki je sprejemljiva za obe stranki Najbolje je da dobavitelj prevzame vse tveganje če to ni s pogodbo izključeno V praksi se uporabljajo različni dogovori o ceni (van Weele 1998 83-84)

fiksna cena plus stimulacija namenjena je motiviranju dobaviteljev na podlagi nagrajevanja za izvedbo dela ki presega dogovorjene standarde

pogodba raquostroški pluslaquo (stroški plus določen odstotek nagrade povračilo stroškov plus fiksna nagrada stroški plus zajamčena najvišja nagrada) se uporablja kadar dela ne morejo dovolj natančno opredeliti oz kadar je fiksna cena za obe stranki preveč tvegana za to pogodbo je značilna velika negotovost

pogodba za povračilo stroškov ponavadi temelji na fiksni postavki za uro dela in uporabo opreme

pogodba z usklajevanjem cene (eskalacijska klavzula) uporablja se pri dolgoročni nabavi ali predelavi zelo specifičnih tržno občutljivih materialov cena je povezana z obrazcem za usklajevanje cen ki temelji na zunanjih dejavnikih kot so stroški materialov ali gibanje plač

Nabava materialov ki sodijo po metodi ABC v C razred (veliko število majhen delež v nabavnem proračunu) je rutinska stvar in ne zahteva posebnega nebavnega znanja Lahko jo zelo poenostavimo ali pa celo prepustimo nosilcem potreb v podjetju Nabavni oddelek samo skrbi da se nabavni proračun ne prekorači in občasno kontrolira porabo sredstev Najenostavneje je drobni material za vzdrževanje manjša popravila in pisarniški material nabaviti brez formalnega naročila v trgovini na veliko ali malo Dokument ki govori o sklenitvi pogodbe je trgovski račun dobavnica ali naročilnica (Završnik 2000 55)

20

2210 Spremljanje izpolnitve naročila Pod spremljanjem naročila razumemo kontrolo nad prispetjem potrditve naročila in primerjavo z naročilom ter zagotavljanje dobave v dogovorjenem roku Namen spremljanja naročila pogodbe je v tem da preprečimo motnje v proizvodnji dodatne stroške zaradi spremembe le-te nezmožnost izvršitve dobav kupcem pogodbene kazni in poslabšanje image-a Tudi prezgodnje dobave lahko povzročajo stroške (stroški vezave kapitala skladiščni stroški) Ugotavljanje prekoračitve in opominjanje na dobavo pri dobavitelju je glavna naloga kontrole izpolnjevanja dobavnega roka (Završnik 2000 55-56) Obstaja več različnih metod spremljanja izpolnitve naročila (van Weele 1998 93)

Spremljanje izpolnitve naročila v izjemnih primerih sistem opozarjanja pri katerem nabavni referent ukrepa le v primeru ko ga dobavitelj opozori da bo raquokmalulaquo zmanjkalo materiala metoda ne doprinese k učinkovitosti izvedbe nabave vendar jo pogosto srečamo v praksi

Rutinsko preverjanje stanja poteka tako da se že pred dobavo preverja pri dobavitelju ali bo dostava blaga mogoča na dogovorjeni datum

Vnaprejšnje preverjanje stanja se uporablja pri vnaprejšnjem določanju kritičnih nabavnih delov in dobaviteljev

2211 Prevzem vhodnih proizvodov11

Dobavljeno blago je potrebno pregledati da se prepričamo o njegovi ustreznosti Glede na velikost in tehnično zahtevnost blaga lahko pri dobavitelju večkrat preverjamo njegovo sprejemljivost na različnih proizvodnih stopnjah Dostavljeno opremo je potrebno preveriti s testi sprejemljivosti pri dobavitelju preden je oprema odposlana pri uporabniku po dostavi in ko oprema začne prvič delovati (van Weele 1998 93) Prevzemni oddelek je pogosto podrejen nabavnemu sektorju Ločimo tri postopke pri prevzemu glede na dokumentacijo

prevzemni oddelek izpiše prevzemnico ali prejemnico prevzemni oddelek potrdi prejem na izvodu (kopiji) naročila ki ga je bil prejel od

nabavnega oddelka za materiale majhne vrednosti opravijo prevzem neposredno interni naročniki

Pomembno je poročilo o kontroli kakovosti ki potrjuje ustreznost ali neustreznost prejetega materiala Priloženo je prejemnici če so odstopanja od naročenih kakovosti materialov drugače pa je ustreznost potrjena na prevzemnici Pregled kakovosti je v podjetjih različno urejen za nekatere predmete nabave nimajo predpisane posebne kontrole kakovosti kontrola na podlagi jemanja vzorcev popolna (100-na) kontrola laboratorijska kontrola kontrola nevtralne ndash zunanje institucije

11 Povzeto po Završniku (2000 56-57)

21

2212 Reševanje reklamacij12

Če so pri kontroli vhodnih proizvodov in materiala ugotovljene razlike med dejanskim stanjem in dogovorjenimi obveznostmi dobavitelja se sestavi komisijski zapisnik ki ga pošljemo nabavnemu oddelku Na osnovi zapisnika o ugotovljenih pomanjkljivostih pri dobavi se sproži reklamacijski postopek Reklamacija je ugovor na dobaviteljevo netočnost pri dobavi in instrument za popravljanje napak ki so nastale Kupec z reklamacijo zahteva od dobavitelja da naknadno izpolni zahteve naročila oz pogodbe ter hkrati prevzame tudi odgovornost za škodo ki je nastala zaradi pomanjkljive dobave (Završnik 2000 57) Komisijski zapisnik je potrebno sestaviti tako da je iz njega jasno razvidno za kakšno napako gre (količinsko kakovostno rokovno) kdo in na kakšen način je ugotovil napako V reklamacijskem dopisu dobavitelju pa moramo navesti še naslednje podatke številko pogodbe ali naročila številko in datum dobavnice in prevoznega lista ter drugi dokumenti iz katerih je mogoče ugotoviti zakaj je prišlo do napak Za zamujeni rok dobave in druge neizpolnjene dogovorjene pogoje kupec praviloma ne sestavlja komisijskega zapisnika ampak ureja te napake neposredno z dobaviteljem Kadar kupec ugotovi napake pri dobavi ima do dobavitelja naslednje zahteve

Zahteve glede količine količina materiala je s pogodbo navadno le okvirno določena le redko točno opredeljena Dovoljen je 5 odmik navzgor ali navzdol če je količina označena približno (circa okoli) Pri kosovnem blagu ali označbi raquobrez tolerancelaquo ne sme priti do odstopanj Pri dostavi premajhne količine ima kupec naslednje pravice lahko zahteva takojšnjo dobavo razlike do dogovorjene količine odkloni prevzem manjše količine če ima upravičen interes da sprejme celotno količino sprejme manjšo količino in tudi plača samo prevzeto količino Če pa dobavitelj dostavi večjo količino kupcu ni potrebno prevzeti presežka če ga pa prevzame ga mora tudi plačati po pogodbeni ceni

Zahteve glede kakovosti za kakovostne napake materiala odgovarja dobavitelj vendar le za napake ki so nastale pred prehodom rizika za napake ki kupcu niso bile znane ob sklepanju pogodbe za skrite napake ki se pojavijo po prevzemu materiala (najkasneje v 6 mesecih) za napake zaradi dobaviteljeve prevare kupca o dejanski kakovosti materiala V primeru ko dobavitelj dostavi material boljše kakovosti kupec ne more odkloniti prevzema razen če ima upravičen interes da zahteva točno določeno kakovost S prevzemom boljše kakovosti pa kupec ne prevzame tudi večje obveznosti razen če je bilo v pogodbi drugače dogovorjeno

Pravice in obveznosti pri spremembi cene poleg fiksno določenih cen ki jih stranki le redko spreminjata se stranki lahko dogovorita tudi za naknadno spremembo cene Ceno je mogoče spreminjati navzgor ali navzdol zato ji pravimo tudi raquodrsečalaquo cena Uporablja se pri prodaji investicijske opreme z daljšim rokom dobave pa tudi pri sukcesivni nabavi materiala pri nestabilnih pogojih na trgu ki pomembno spreminjajo stroške proizvodnje od sklenitve pogodbe do dobave materiala

Zahteve pri zakasnitvi dobave kadar z dobavo zamuja dobavitelj lahko kupec uveljavi naslednje zahteve vztraja pri pogodbi in določi naknadni rok za dobavo po preteku naknadnega roka odstopi od pogodbe in zahteva odškodnino razliko v

12 Povzeto po Potočniku (200092-94)

22

ceni zaradi nakupa pri drugem dobavitelju po višji ceni Če pa z prevzemom zamuja kupec mu prodajalec lahko uskladišči material v javnem skladišču in pošlje račun za dobavljeni material proda material na kupčev riziko če skladiščenje ne bi bilo gospodarno in zahteva povrnitev razlike v ceni zaradi prodaje drugemu kupcu po nižji ceni zahteva povrnitev dejanske škode

Poslovna praksa je oblikovala naslednja pravila za reklamacijski postopek (Potočnik 2002a 182)

Ugovarjati začnemo šele takrat ko je vrednost reklamacije večja kot so njeni stroški Če se manjše napake pri istem dobavitelju večkrat ponavljajo ga moramo nanje opozoriti

Upoštevamo običajni reklamacijski rok oz rok ki je določen s pogodbo Sestavljena mora biti vljudno vendar z odločno zahtevo za izpolnitev dogovorjene

obveznosti

2213 Ocena nabavnega posla13

Delo nabavnega referenta se ne konča z uvedbo novega materiala v proizvodnjo ali uporabo nove opreme V poslovanju z dobavitelji lahko pride do zapletov ki jih je potrebno rešiti (reševanje garancijskih zahtevkov in pogodbenih kazni reševanje zahtevkov zaradi dodatnih in nepopolnih del glede na obseg del določen v specifikaciji določitev načina vodenja dokumentacije o nabavi in dobaviteljih zapisovanje ocen projekta) Pri dodatnem delu ali presežku je pomembno da o tem vnaprej obvestimo naročnika ki mora v to privoliti O dodatnem delu mora biti obveščen tudi vodja nabave da kasneje ne pride do nejasnosti pri nabavnih stroških Naložbene dobrine čez čas zahtevajo vzdrževanje ndash takrat postane jasno ali dobavitelj lahko upraviči svoje obljube o servisiranju vzdrževanju in dobavi rezervnih delov Nenazadnje mora dobava zagotoviti tudi da se pridobljene izkušnje razčlenijo in da jih lahko uporabimo na stopnji opredeljevanja specifikacije in izbire dobavitelja pri prihodnjih nabavah S tem se izboljšuje tudi kakovostni nivo dobaviteljev

2214 Pregled in likvidacija prejetih računov Dobavitelj izda za dobavljeno blago račun ali fakturo Težnja po dobrih poslovnih odnosih narekuje čim hitrejše plačilo pogosto so s hitrim plačilom povezane tudi določene bonitete Naloga nabave je da čim hitreje opravi vse posle ki so potrebni pred plačilom računa (Kaltnekar 1993 214) Postopek poteka od pripravljalnih del do samega obračuna (Potočnik 2000 94-95)

V okviru pripravljalnih del zberemo dokumente (pogodba ali naročilnica dobaviteljeva odpremnica ali dobavnica specifikacija materiala tovorni list ali

13 Povzeto po van Weele (1998 94-95)

23

drugi prevozni dokumenti prevzemnica skladišča) ter jih medsebojno primerjamo in ugotavljamo napake med naročenim prevzetim in zaračunanim Ko so dokumenti usklajeni se to potrdi na računu

V obračunu fakture gre za formalni preračun vseh njenih sestavin Po izračunu izda nabavna služba nalog za plačilo Zaradi visokih stroškov preračunavanja posameznih postavk je praksa razvila različne postopke za poenostavitev kontrole računov (zbirni račun preverjanje računov samo nad določeno vrednostjo naključno preverjanje računov določitev računov po metodi ABC ndash preverjamo le račune dobaviteljev v skupini A preverjanje računov dobaviteljev pri katerih so reklamacije pogostejše ne preverjamo računalniško izstavljenih računov ker predvidevamo da so točni ne preverjamo računov dobaviteljev katerim zaupamo da sami sproti popravljajo napake)

Račun pomeni čisto določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga obravnavamo zelo skrbno Pregled in njegovo likvidacijo opravimo takoj po prejemu Kontrola računa ne predstavlja samo nadzora nad opravljenim delom in storitvami dobavitelja temveč pomeni tudi podlago za vrednotenje dobavitelja (Završnik 2000 57)

2215 Evidenca in arhiviranje Evidence nabavnega oddelka obsegajo veliko število podatkov in informacij ki so za operativo nabave uporabni le kadar so dostopni in v urejeni obliki Vsak nabavni oddelek mora voditi evidenco vseh naročil po tekočih številkah Evidenca naj obsega številko naročila ime dobavitelja kratek opis materiala in vrednost celotnega naročila Za takojšen dostop do informacij o stanju odprtih naročil je zelo pomembna evidenca po imenu dobavitelja (naročila so razvrščena po tekočih številkah) Evidenca končnih naročil je zgodovinski zapis vseh zaključenih oz dobavljenih naročil Arhiviramo jih najmanj za tri leta Edinstvena naročila in naročila večje vrednosti hranimo dalj časa (Završnik 2000 58-59) Najpomembnejše nabavne evidence po Potočniku (2000 95) so

evidenca količin materiala evidenca cen materiala evidenca dobaviteljev (tehnične in tržne značilnosti) evidenca nabavnih pogojev po dobaviteljih evidenca reklamacij

24

3 ANALIZA NABAVNEGA PROCESA V PODJETJU VETERINARSKA BOLNICA PTUJ DOO

31 Predstavitev podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo Veterinarska bolnica Ptuj je že pred leti na osnovi povpraševanja odprla ndash temu bi takrat lahko dejali oddelek kjer so stranke lahko kupovale hrano in nekatere dodatke za male kakor tudi za velike živali Povpraševanje je narekovalo vedno večjo ponudbo zato so se leta 2003 odločili za večjo širitev in prenovo prostorov iz katerih je nastala lepa velika trgovina za male in velike živali ki so jo poimenovali Dr Zoo in ki je odprla svoja vrata leta 2004 Pod okriljem Veterinarske bolnice Ptuj deluje tudi Ambulanta za male živali

Ideja in zasnova trgovine morda malce odstopa od podobnih raquopet shopovlaquo saj so v trgovini dali poudarek predvsem na strokovnosti prodajalcev in skrbnem izboru izdelkov ki jih ponujajo Seveda se trudijo da je za vsak okus nekaj vendar so mnenja da kak tolar ki ga odštejete več odtehta kvaliteto izdelka pa naj gre za hrano igračo ali učni pripomoček za vašega ljubljenca ali pa za skrbno izbran dodatek za živali ki jih redite v hlevu Oba programa tako del za male živali kot za velike živali nenehno izpopolnjujejo Podjetje se želi še bolj približati svojim strankam in jih hkrati vezati na sebe s svojo novo ponudbo ki je zaenkrat še v pripravi Uvedli bodo razvoz določenih izdelkov na dom strank po predhodnem telefonskem naročilu Ob cenovno določeni količini kupljenih proizvodov bo njihova dostava brezplačna Razvažali bodo predvsem vitaminske in mineralne dodatke k hrani za velike živali mleko in mlečne nadomestke hrano za pse (15 kg vreče)hellip Pomembno je poudariti da v dostavo ne bodo vključena zdravila in ne vitaminski dodatki za izdajo katerih je potreben recept Poudarek bo predvsem na strokovno usposobljenemu sodelavcu ki ne bo zgolj dostavljal proizvodov ampak bo znal strankam tudi svetovati jih opozoriti na morebitne napake in jih napotiti k veterinarju če bodo to zahtevale okoliščine Namen je ponuditi celovito oskrbo kakršne so deležne stranke ob prihodu v trgovino

SLIKA 1 VETERINARSKA BOLNICA PTUJ SLIKA 1 LOGOTIP TRGOVINE

SLIKI 3 IN 4 NOTRANJOST TRGOVINE DR ZOO

25

SLIKA 5 ČAKALNICA AMBULANTE SLIKA 6 ORDINACIJA ZA MALE ŽIVALI

32 Organiziranost pomen in cilji nabavne službe Nabava je strateškega pomena za podjetje kot je Veterinarska bolnica Ptuj Ima neposreden vpliv na zniževanje stroškov in s tem uspešnost podjetja Uspešno izvedena nabava in pravi predmeti nabave zagotavljajo dobre odnose z kupci Zadovoljni kupci pa svoje zadovoljstvo sporočajo naprej svojim prijateljem in znancem kar je dobra in brezplačna reklama za podjetje Nabava je organizirana centralizirano kar pomeni da oskrbuje tako trgovino kot ambulanto Vse potrebe po proizvodih zdravilih medicinskih pripomočkih in ostalih potrebščinah se iz ambulante sporočijo nabavi ta pa nato izvršuje potrebna opravila povezana z nabavo Temeljne cilje nabave v podjetju lahko razdelimo na nabaviti prave proizvode v ustrezni zahtevani kakovosti v pravi količini ob pravem času po najboljši ceni in ugodnih dobavnih plačilnih pogojih

zagotoviti nepretrgan tok dobave ki ne bo povzročal pomanjkanja proizvodov ali pa preveliki zalog

razvijanje dobrih poslovnih odnosov z dobavitelji

33 Analiza nabavnega procesa po fazah

331 Zaznavanje potreb Za trgovsko podjetje velja staro pravilo ki pravi da je ugodna nabava že pol uspeha Nabava je neposredno povezana s prodajo in pomembno prispeva k zniževanju poslovnih stroškov z doseženimi nabavnimi ugodnostmi Jedro nabavnega sortimenta predstavlja standardni ali fiksni sortiman ki je prilagojen stalnim potrebam porabnikov in spremenljivi ali variabilni sortiman ki pomeni širitev stalnega sortimana v posameznih prodajnih sezonah ali zaradi drugih potreb porabnikov Razmerja med njima ni mogoče natančno določiti saj je pojavljajo tako imenovani mejni proizvodi ki se pojavljajo v obeh sortimentih v določenih obdobjih ali na različne načine

26

Pri nabavi izdelkov se upošteva naslednje da lahko podjetje sortiment izdelkov hitro spreminja in prilagaja potrebam

porabnikov da lahko po potrebi sortiment razširi oziroma ga poglobi in prilagaja ožjemu

segmentu kupcev

Potrebe po izdelkih se zaznavajo kot potrebe po izdelkih pri dnevnem preverjanju zalog optično (pregled zalog

izdelkov po prodajalni in skladišču zapis manjkajočih izdelkov v zvezek za naročila) in preko računalnika (program sam javi da je na zalogi zgolj minimalna količina izdelkov omogoča pa tudi označitev minimalne zaloge izdelkov že pri njihovem vnosu v zaloge)

kot potrebo iz tržišča po novem izdelku prodajni predstavniki ki ponujajo boljši izdelek ali nižjo ceno za enako kakovosten izdelek novi izdelki v katalogih dobaviteljev specialna naročila kupcev14 povečano povpraševanje strank po določenih izdelkih sledi postopek zbiranja in analiziranja ponudb dobaviteljev pogajanja z izbranim dobaviteljem in podpis pogodbe z njim

Ker gre za vezano trgovino z Ambulanto za male živali se stranke iz ambulante napotijo v trgovino po zdravila15 za nadaljnje zdravljenje hrano in ostale pripomočke za živali Prav tako pa se vsa zdravila in ostali pripomočki za ambulanto naročajo preko trgovine Po spoznanju potreb se določi splošne značilnosti izdelkov in potrebno količino Za standardno blago je to preprost postopek pri zdravilih in medicinskih pripomočkih pa se mora nabavnik pri opredelitvi lastnosti kot so zanesljivost trajnost in cena posvetovati z

14 Takšnih naročil je okrog deset na mesec Gre za naročila izdelkov iz katalogov dobaviteljev ki niso na voljo v prodajalni (npr plaščki različnih velikosti in barv za kužke) Ni predplačil izjema so dražji izdelki in izdelki za veliko prakso (npr škarje za striženje ovac) 15Pogoje ki jih morajo izpolnjevati specializirane prodajalne za promet z zdravili na drobno in postopek ugotavljanja teh pogojev ter stroške postopka predpiše pristojni minister v soglasju z ministrom pristojnim za blagovni promet in trgovino (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 58 člen 3 odstavek) Po Zakonu o veterinarstvu (3 člen 24 odstavek) so zdravila za uporabo v veterinarski medicini vsaka snov ali kombinacija snovi ki so pripravljene in namenjene za zdravljenje ali preprečevanje bolezni pri živalih za zdravilo pa se šteje tudi vsaka snov ali kombinacija snovi ki se lahko uporablja na živalih z namenom da bi se določila diagnoza ali ponovno vzpostavile izboljšale ali spremenile fiziološke funkcije Po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (3 člen 16 odstavek) se za zdravila za uporabo v veterinarski medicini štejejo tudi sredstva ki se uporabljajo za razkuževanje uničevanje členonožcev in glodalcev in pridejo v neposreden ali posreden stik z živalmi Za določena zdravila (ibid 5 člen) mora imeti prodajalec (zdravila lahko v trgovini izdaja samo farmacevt ali veterinarski tehnik) nalog (recept) za izdajo zdravila ki ga izda veterinar Nalog za izdajo zdravil se pripne kopiji računa ki ostane v trgovini Stranko morajo seznaniti z navodili za uporabo (72 člen Zakona o zdravilih) in karenčno dobo zdravila kar stranka potrdi z podpisom (Priloga 1) Zdravila ki so namenjena živalim velike prakse se morajo vpisati v Hlevsko knjigo rejca (evidenca zdravil ki so dajana živalim) Vpis obvezno opravi veterinar (podpis žig) če vpis ni opravljen sledijo sankcije Zdravila brez recepta in vitamini se izdajajo kot navadno trgovsko blago Karenca (ibid 4 člen 19 odstavek) je časovno obdobje ki mora preteči od zadnjega dajanja zdravila živali ob normalni uporabi pa do trenutka ko zdravljeno žival lahko damo v redni zakol za proizvodnjo neoporečnih živil oziroma čas v katerem se živalska tkiva mleko jajca in med zdravljenih živali ne smejo uporabljati za prehrano ljudi zaradi možne vsebnosti zaostankov zdravil nad najvišjimi dovoljenimi količinami zaostankov zdravil v teh živilih

27

veterinarji Nabava sodeluje pri predvidevanju potreb z veterinarji prav tako pa jih obvešča tudi o dobavnih rokih izdelkov po katerih povprašujejo Težave povzroča predvsem pomanjkanje zdravil za malo in veliko prakso Kajti za prodajalce zdravil je Slovenija premajhen trg in se jim registracija zdravil (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 13 - 28 člen) ne izplača Problem se rešuje do določene mere s kombinacijo humanih zdravil16 vendar določena zdravila še vedno primanjkujejo oziroma jih na trgu ni za dobiti (npr kapljice za mačje garje zdravilo proti ušem pri perutnini hellip) Predmeti nabave so zdravila vitamini in drugi dodatki k prehrani za male in velike živali hrana za hišne ljubljenčke premium razreda dodatki za nego in drugi pripomočki za male in velike živali razkužila rodenticidi (zatiranje glodavcev) pisarniški material tiskovine obrazci laboratorijski material

332 Interno naročilo Namen internega naročanja so pravilno pravočasno in v optimalnih količinah interno naročeni proizvodi Zaznane potrebe po določenih izdelkih se vpišejo v zvezek naročil kjer se za vsakega dobavitelja vodi svoja evidenca

333 Pregled internega naročila Interna naročila skupaj pregledajo prodajalci in vodja trgovine Preverijo kaj je potrebno naročiti katera so nujna naročila in kaj se bo naročilo kasneje O zdravilih in medicinskih pripomočkih poteka posvet z veterinarji Kadar obstajajo alternativni proizvodi za zadovoljitev iste potrebe se posvetujejo o tem ali bodo uporabili alternativne proizvode ali bodo naročili zahtevane proizvode Če je interno naročilo pravilno izpolnjeno in popolno gre v nadaljnje reševanje

16Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (6 člen 3 odstavek) pravi da je uporabljanje zdravil za uporabo v humani medicini za živali prepovedano razen v izjemnih primerih če tako določi minister pristojen za veterinarstvo Prepovedano pa je tudi (ibid 6 člen 1 odstavek) predpisovanje izdelava in izdaja magistralnih zdravil za uporabo v veterinarski medicini ki puščajo nedovoljene zaostanke v mesu organih ali izdelkih iz živali ki so namenjene za prehrano ljudi Zakon o zdravilih pa v 18 členu (izjemna uporaba zdravil v veterinarski medicini) pravi (1) Če ni na voljo nobenega zdravila za uporabo v veterinarski medicini z dovoljenjem za promet v Republiki Sloveniji za obravnavo bolezenskih stanj določenih živalskih vrst lahko veterinar oziroma veterinarka (v nadaljnjem besedilu veterinar) odgovoren za zdravljenje živali in zlasti da bi preprečil nesprejemljivo trpljenje živali izjemno uporabi zdravila ki nimajo dovoljenja za promet za uporabo pri tej živalski vrsti ali za zadevno bolezensko stanje (2) Natančnejše pogoje izjemne uporabe zdravil predpiše pristojni minister

28

334 Izdelava povpraševanja za potencialne kupce S prenovitvijo trgovine so se odločili tudi za določen standard proizvodov ki jih bodo prodajali to je premium razred Ker pri hrani in ostalih dodatkih za male živali cenovno ne morejo konkurirati velikim trgovskim centrom (ki prodajajo hrano in dodatke nižje kakovosti in posledično po nižjih cenah) so se usmerili na kupce ki zahtevajo kakovost in so pripravljeni zanjo tudi več odšteti Vrhunska kakovost je osnova na kateri se gradijo vsi ostali poslovni odnosi z dobavitelji Nabava nato na osnovi izbranih nabavnih potreb po proizvodih pošlje zahtevo za ponudbo potencialnim dobaviteljem Zahteve vključujejo pogoje in specifikacije (tehnične kakovostne zakonske nabavne hellip) ter morebitno zahtevo tudi po začetnih vzorcih proizvodov Nato v sodelovanju z veterinarji ugotovi ali začetni vzorci ustrezajo vsem podanim zahtevam in jih na podlagi ugotovitev sprejmejo ali zavrnejo Specifikacija izdelka je pomembna informacija ki dobavitelju natančno pove kaj želi podjetje nabaviti Obsega pa

kaj mora dobavitelj dostaviti naročniku želeno kakovost izdelka kdaj in koliko je potrebno dostaviti in način izpolnitve naročila

Podjetje naroča izdelke predvsem na podlagi prodajnih katalogov dobaviteljev gre torej za nabavo po dobaviteljevih specifikacijah Velik del nabavnega sortimana sestavljajo standardni izdelki zato lahko podjetje hitreje in lažje zamenja dobavitelje pa tudi sedanje izdelke lažje nadomesti s podobnimi izdelki drugih dobaviteljev Pri zdravilih so omejeni z dobavo in ponudbo kar je eden izmed razlogov zakaj so v ambulanti terapije poslovna skrivnost17 Podjetje ne more postavljati nobenih pogojev če želijo zdravilo nabaviti sprejmejo tiste pogoje ki jih ponujajo veledrogerije

335 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga se izvaja samo takrat kadar se nabavlja nov proizvod oziroma ko obstoječi dobavitelji ne morejo zagotoviti zahtevanega proizvoda Preučuje se ponudba in povpraševanje po proizvodu in z njima povezana gibanja cen količin kakovosti hellip Drugače pa dobava poteka po odobreni listi izbranih dobaviteljev Z dobavitelji s katerimi so ustvarili uspešen poslovni odnos ki je v obojestransko korist in zadovoljstvo in ki zagotavljajo proizvode po zahtevani kakovosti optimalni ceni ustreznih plačilnih in dobavnih pogojih imajo interes tudi v bodoče sodelovati Kadar se pojavijo negativne izkušnje v sodelovanju z dobavitelji poskušajo spore reševati sproti 17 Terapija (kombinacija zdravil) je poslovna skrivnost podjetja in ni zapisana na računu ki je izdan stranki Zapisana pa je v osebni kartoteki zdravljene živali V 39 členu Zakona o gospodarskih družbah je zapisano Za poslovno skrivnost se štejejo podatki za katere tako določi družba s pisnim sklepom S tem sklepom morajo biti seznanjeni družbeniki delavci člani organov in druge osebe ki so dolžne varovati poslovno skrivnost

29

Pri raziskavi tržišča si pomagajo s ponudbami dobaviteljev ki jih pošiljajo na lastno iniciativo s spletnimi stranmi z obiski trgovskih potnikov (najbolj pogosto jih trgovski potniki sami obiščejo in predstavljajo nove izdelke iz njihove ponudbe jih seznanjajo z novim promocijskim materialom) katalogi dobaviteljev Tako pri izboru dobavitelja za določeno vrsto proizvodov kot tudi pri nabavi novih proizvodov se pridobi več različnih ponudb Na podlagi medsebojne primerjave in analize izberejo najbolj ugodno

336 Izbor dobaviteljev Izbira dobaviteljev je ključna naloga nabave Dobri dobavitelji so tisti ki nudijo nove rešitve Seveda pa je take dobavitelje potrebno najti in potem še izbrati Pravilna izbira dobaviteljev vpliva na kakovost in ceno oskrbe s proizvodi S sistematično in natančno raziskavo lahko najbolje poiščemo potencialne dobavitelje Pogoj za uspešnost so pravi viri informacij in podjetje je črpalo iz naslednjih poslovni imeniki publikacije dobaviteljev strokovni časopisi in revije viri v podjetju informacije od posrednikov izmenjava izkušenj Pri izdelavi nabavne kalkulacije se upoštevajo vsi nabavni stroški ki nastanejo pri posameznem dobavitelju Na izbor pa seveda vplivajo tudi kakovost materiala dobavni roki in pogoji ter plačilni roki in načini plačila Izbira dobavitelja je tesno povezana z oblikovanjem nabavnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bomo sodelovali Podjetje se je osredotočilo na kupce ki zahtevajo kakovost kar je seveda odločilno vplivalo na izbiro dobaviteljev Med potencialnim dobavitelji hrane za male živali so izbrali samo tiste ki nudijo res vrhunsko kakovost Eukanuba Nutro Techni-Cal Royal Canin Hillrsquos Veliko sodelujejo tudi z lokalnimi dobavitelji Miprim doo (mlečni izdelki) Dobrodej Miklavž (lizalni kamni) Ekolap Scala doo (razkužila) Dar Trade Petrovče Vitan Trade Hoče (igrače) Aler doo Ljubljana (igrače) Zdravila se naročajo preko veledrogerij kot sta Krka in Kemofarmacija (nudijo širok asortiman dobava je možna vsak dan popusti ni problemov z zamenjavo blaga)

337 Eksterno naročilo Cilj eksternega naročila so pravilno pravočasno po sprejemljivih cenah in v optimalnih količinah naročeni proizvodi pri dobaviteljih kar omogoča pravočasno dobavo Naročilo je konkretna nabavna akcija kjer gre za neposreden poslovni kontakt z dobaviteljem in ustvarjanje pravne obveznosti tako s strani kupca (ki se zaveže da bo poravnal kupnino) kot s strani dobavitelja (ki se s potrditvijo naročila zaveže da bo obljubljeno tudi dostavil v dogovorjenih rokih in ustrezni kakovosti)

30

Hrano za male živali naročajo enkrat tedensko s tem so se prilagodili dobaviteljem Hrano in ostale proizvode naročajo v ponedeljek ndash torek (dobava sledi do konca tedna) ali v četrtek ndash petek (dobava sledi v začetku tedna) Zdravila je možno naročiti vsak dan ker dobavitelji dobavljajo tudi lekarnam na tem področju in ni težav z dobavnimi roki Eksterno naročilo se preda dobavitelju telefonsko (v večini primerov) ali po trgovskem zastopniku dobavitelja Pogodba med kupcem in dobaviteljem se sklene ko dobavitelj potrdi sprejem naročila S potrditvijo naročila dobavitelj sporoči kupcu da se strinja z vsebino naročila in ostalimi pogoji Včasih je potrebno kakšno naročilo tudi spremeniti ali dopolniti kar pomeni da se dobavitelja obvesti o spremembah ali dopolnitvah naročila ter sodeluje z njim pri odpravljanju morebitnih težav

338 Sklepanje nabavnih pogodb Preden lahko izdelamo predlog nabavne pogodbe mora podjetje imeti listo odobrenih dobaviteljev in specifikacije izdelkov ki jih bo nabavljalo pri dobaviteljih Naročnik in predstavnik dobavitelja nato skupaj uskladita zahteve naročnika po proizvodu in ostale pogodbene pogoje Kupna pogodba je pravna podlaga nabave ki nastane s strinjanjem obeh sodelujočih strank to je kupca in prodajalca Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa s potrditvijo naročila Pogodba se šteje za sklenjeno ko prodajalec potrdi kupčevo naročilo Pri sklepanju pogodbe pa morata obe pogodbeni strani izpolnjevati naslednja načela

podpisnika morata ravnati kot dobra gospodarja spoštovati zakone upoštevati veljavnost pogodbe upoštevati določila uzanc

Sama pogodba vsebuje naslednje elemente ceno in morebitne spremembe cene količino in kakovost blaga način naročanja (telefonsko preko prodajnih zastopnikov dobavitelja) dinamika nabave (1x tedensko) plačilne in dobavne pogoje popuste reklamacije način pakiranja in embalažo čas trajanja pogodbe promocijske akcije18 druga posebna določila k pogodbi

18 Prodajna akcija ki jo izpeljeta dobavitelj in prodajalec skupaj Vsak zmanjša ceno proizvoda za 10 (skupaj oba za 20) kar pripelje do povečane prodaje stranke so namreč vesele da za isto količino plačajo 20 manj Trgovina ima sicer manjši dobiček na enoto vendar se dobiček poveča zaradi večje prodane količine proizvoda

31

339 Spremljanje eksternega naročila Pri spremljanju naročila gre predvsem za kontrolo nad prispetjem potrditve naročila primerjavo z našim eksternim naročilom ter kontrolo dobavnih rokov (ali so naročeni proizvodi prispeli pravočasno) Namen spremljanja je torej v tem da preprečimo motnje poslovnega procesa nezmožnost izvršitve dobav našim kupcem in poslabšanje image-a Nabava je dolžna spremljati proizvode od njihovega naročila pa vse do prevzema v skladišču Glavna naloga nadzora izpolnjevanja dobavnih rokov je torej ugotavljanje njihovih prekoračitev in opominjanje dobavitelja na njih Vsi stroški z manipulacijo naročenih proizvodov morajo biti čim nižji kar pomeni da moramo naročene proizvode in njihovo pot od dobavitelja do nas nadzorovati in jo pravilno usmerjati

3310 Prevzem in pregled vhodnih proizvodov Pravilen in natančen prevzem naročenih in dobavljenih proizvodov je izredno pomembna naloga Prevzem poteka na osnovi

dokumentacije (pogodba eksterno naročilo dobavnica preverijo tudi cene proizvodov kajti včasih se zgodi da dobavitelji pozabijo na naknadno dogovorjene popuste ndash jih opozorijo na pomanjkljivost)

vizualnega pregleda (ugotavlja se prisotnost vidnih napak in pregled dokumentacije ki je prispela skupaj s pošiljko)

in količinskega pregleda (preveri se ustreznost proizvodov na dobavnici ter opravi količinski prevzem s štetjem) ki se opravita hkrati

Zelo pomembno je preveriti tudi rok uporabnosti tako za hrano vitamini in ostale dodatke k prehrani za živali ter predvsem rok uporabnosti zdravil19 Načeloma se zaupa dobavitelju vendar so kljub temu pozorni na rok uporabe Proizvodi (tudi proizvodi ki se niso prodali) ki jim je pretekel rok uporabe se vrnejo k dobaviteljem Če dobavitelj ne dobavi ustreznih naročenih proizvodov mu na osnovi reklamacije (Priloga 2) blago vrnejo oziroma pride do kompromisa (proizvode prevzamejo vendar jim dobavitelj zato odobri popust ndash zamenjava v duhu dobrega poslovanja) Prav tako se reklamirajo proizvodi ki imajo poškodovano embalažo Za dobavo in prevzem zdravil mora trgovina imeti poseben vhod (tukaj se ne smejo prevzemati nobeni drugi proizvodi) kar so rešili v sklopu bolnice Prav tako morajo biti zdravila v skladišču fizično ločena od ostalih proizvodov Vodi se tudi ločena evidenca20 zdravil od ostalih proizvodov

19 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih v 63 členu pravi Prepovedano je dajati v promet zdravilo ki mu je potekel rok uporabe ali če je bila dokazana oporečnost njegove kakovosti varnosti ali učinkovitosti 20 73 člen Zakona o zdravilih namreč pravi veletrgovci z zdravili lahko prodajajo zdravila za uporabo v veterinarski medicini tudi veterinarskim in drugim organizacijam ki po predpisih o veterinarstvu opravljajo veterinarsko dejavnost če imajo vzpostavljen sistem za sprejem shranjevanje in sledljivost zdravil ki ga preveri pristojni organ ter določeno odgovorno osebo za sprejem shranjevanje in zagotavljanje sledljivosti zdravil ki je imetnik diplome spričevala ali druge univerzitetne ali enakovredne izobrazbe iz farmacije

32

3311 Prejem in likvidacija računa Dobavitelj izda za dobavljene proizvode račun Prejeti računi dobaviteljev za dobavljene proizvode se pregledajo v smislu računovodske in predmetne točnosti Račun pomeni točno določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga moramo obravnavati zelo skrbno Likvidacijo računa opravimo takoj po njegovem prejemu saj s tem omogočimo računovodstvu da opravi promptno plačilo in tako pridobi pravico do popusta Likvidacija poteka po naslednjem postopku naprej se zbere potrebna dokumentacija (eksterno naročilo dobavnica prevzemnica račun) kateri sledi primerjava dokumentacije in ugotavljanje morebitnih razlik med naročeno prevzeto in zaračunano količino Ko se vse preveri in se vse ujema se račun likvidira Likvidacija računa zajema datum likvidacije na katero stroškovno mesto se račun knjiži datum valute računa podpis likvidatorja računa

3312 Evidenca in arhiviranje Zelo pomembna je evidenca zdravil omogočena mora biti sledljivost zdravila Sledljivost zdravila je po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (4 člen) dokumentirana pot zdravila od izdelovalca proizvajalca pravne ali fizične osebe ki opravlja promet z zdravili na debelo in na drobno do končnega uporabnika Pri vnosu dobavljenih zdravil v zaloge se morajo obvezno vpisati naslednji podatki ime zdravila (njegova koda) serijska številka zdravila opis količine (kos škatla ampula) število kosov in rok uporabe zdravila sledijo pa še dobavitelj datum prevzema številka dobavnice številka prevzemnice cena Serijska številka količina in rok uporabe zdravila sta izpisana tudi na računu zdravila ki je izdan stranki Sledljivost zdravila je pomembna še posebej v primeru umika določene serije zdravila s tržišča (npr ko sestava ne odgovarja specifikaciji) Takrat se vrnejo dobavitelju vsa zdravila ki so še v zalogi in preko izdanih računov (podatki strank) se izsledi že izdana zdravila pri strankah Skladišče zdravil je enotno tako za trgovino kot za ambulanto Pri prevzemu zdravila iz depoja mora veterinar podpisati oddajnico za vsa prevzeta zdravila Nadaljnjo evidenco o zdravilih nato vodi veterinar (kje se nahajajo katera žival jih je prejela v okviru svoje terapije) Podatki in informacije zbrani v evidencah so uporabni le tedaj če so ažurni in na voljo takrat kadar se dejansko potrebujejo K papirni evidenci shranjeni v obliki kopij v registru se štejejo ceniki (urejeni po dobaviteljih) podpisane kopije (s strani strank) izdanih računov

33

4 SKLEP Edina stalnica poslovnega okolja je njegovo nenehno spreminjanje Spremembe so številne in jim je težko slediti še posebej potrebam in željam potrošnikov ki se iz dneva v dan spreminjajo Zato uspešnost nabave izjemno vpliva na uspešnost trgovskega podjetja Bergant pravi (2001 21) raquoDobiček je ustvarjen samo če je input manjši kot output torej takrat ko podjetje posluje ekonomičnolaquo Vodenje nabave pa je odvisno od velikosti podjetja in ciljev ki jim podjetje sledi Odločitve o izbiri proizvodov (sortiment količina in cene) odločilno vplivajo na uspešnost podjetja Poslovna politika trgovskih podjetij se osredotoča v prvi vrsti na povečanje prodaje in zviševanje razlike med nabavno in prodajno ceno proizvodov Prodajne cene so na trgu razvrščene v različne cenovne razrede njihovo povečanje pa je dokaj zahtevno saj zahteva precej vlaganj in časa Zato poskušajo podjetja zniževati svoje nabavne stroške da bi tako povečala konkurenčnost Nabavno poslovanje postaja vse bolj obsežno zapleteno in zahtevno Nekdanje funkcije nabave naročanje prevzem in skladiščenje dopolnjujejo sedaj še trženjske funkcije kot so preučevanje nabavnega trga planiranje nabave odločitve glede dobaviteljev odločitve o oblikah in načinih nabavnega poslovanja ter nabavnih poteh pa tudi komuniciranje z dobavitelji analiziranje in evidentiranje nabave Pri nabavnem managementu je čedalje bolj pomemben dolgoročen odnos med kupcem in prodajalcem ki prinaša koristi tako prodajalcu kot kupcu ndash spoznanje da dolgoročno sodelovanje prinaša več koristi kot pa serija enkratnih kupčij za iste potrebe Uspešnost nabave je odvisna od pravilnih odločitev glede nabavnih virov Podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo je uspelo zgraditi dobre in dolgoročne poslovne odnose z dobavitelji Pri odločanju o nabavi ni pomembna samo cena temveč vse storitve ki jih nudi dobavitelj Prvi pomemben kriterij pri odločanju o nakupu pa je prav gotovo kakovost proizvodov saj lahko neustrezna kvaliteta ob nizki ceni povzroči več stroškov kot prihrankov Nabavna politika v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj pod okriljem katere posluje trgovina Dr Zoo je usmerjena k potrebam in željam svojih kupcev Težijo k čim večji optimalnosti cen nabavljenih proizvodov k visoki kakovosti proizvodov in dolgoročnemu sodelovanju z izbranimi dobavitelji Zakon o zdravilih prepoveduje oglaševanje zdravil kar posledično vpliva tudi na to da se ne sme oglaševati trgovina kot kraj kjer se prodajajo zdravila Dovoljuje pa obveščanje Tako lahko Veterinarska bolnica obveščajo ljudi o cepljenjih (redna letna cepljenja psov proti steklini) o uporabi razkužil (ptičja gripa) Reklamirajo se preko zadovoljnih strank ki o njih poročajo naprej svojim prijateljem in znancem Zelo pomembna je tudi povezanost trgovine z ambulanto od koder veterinarji napotijo stranke po zdravila in hrano za nadaljnjo terapijo pri živalih Povezanost trgovine z Ambulanto za male živali in oddelkom prakse za velike živali tvori njihovo prepoznavnost in konkurenčno prednost

34

POVZETEK Nabava je ena temeljnih funkcij poslovnega procesa trgovskih podjetij njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja posreduje kupcem in to v zadostni količini in primernem sortimentu po ustreznih cenah ter pravočasno Diplomsko delo je razdeljeno na dva dela in sicer na teoretični ter praktični del kjer je opisana nabava v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo V teoretičnem delu diplomskega dela je nabavni proces predstavljen po posameznih fazah kot ga predstavljajo avtorji v literaturi Faze si sledijo v določenem zaporedju Posamezne faze se med seboj prepletajo so povezane ter odvisne Vsako stopnjo nabavnega procesa je potrebno izvesti pazljivo in sistematično kajti le tako lahko zadovoljimo potrebe po proizvodih ki so na voljo pravočasno v ustrezni količini kvaliteti in ustrezni ceni Praktični del predstavlja podjetje Veterinarska bolnica Ptuj doo in analizo poteka postopka nabave v samem podjetju Proces sem prikazala od raziskave nabavnega trga sklepanja nabavne pogodbe ugotavljanja potreb in naročanja do prevzema blaga KLJUČNE BESEDE nabava nabavni proces naročanje izbira dobavitelj kupec trgovsko podjetje ABSTRACT Procurement is for commercial companies one of the key elements of business procedure its task is to obtain those articles which sales department discloses to customers in right quantity range of varieties suitable prices and in time Diploma is separeted in two parts The first part is theoretical and the second one is practical descripton of purchasing in company Veterinarska bolnica Ptuj doo In theoretical part of diploma the purchasing process is represented by particular stages The stages follow one another in certain succesion The particular stages are connected and depended between themselves Each stage of purchasing process has to be done carefully and systematically Only in that case we can satisfy the needs by products which are at service on time in appropriate quantity quality and at reasonable price The practical part represents the company Veterinarska bolnica Ptuj doo and analyses the purchasing process in it I presented procedure started with market resarch followed by award the contract needs determination ordering and take delivery KEY WORDS purchase purchasing process ordering choise supplier buyer trade company

35

5 SEZNAM LITERATURE

1 Baily PFarmer DJessop DJones 1998 Purchasing principles and Management London Prentice Hall

2 Bergant Bogomil 2001 Gospodarjenje podjetij Novo mesto Visokošolsko središče Visoka šola za upravljanje in poslovanje

3 Društvo ekonomistov 2000 25 Jubilejno posvetovanje o podjetniškem planiranju in managementu Uvajanje sprememb vodenja in planiranja

4 Gadde Lard-Erik in H Hakansson 1993 Profesional Purchasing London Routledge

5 Kaltnekar Zdravko 1993 Logistika v proizvodnem podjetju Kranj Moderna organizacija

6 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta 7 Kotler Philip 2004 Management trženja Ljubljana GV Založba 8 Leenders MR Fearon HE England WB 1985 Purchasing and Materials

Management RD Irwin Inc Homewood Illinois 9 Markič Peter Strniša Marija Tavčar Rudi 1993 Poslovna pogajanja Ljubljana

Gospodarski vestnik 10 PotočnikVekoslav 2000 Komercialno poslovanje z osnovami trženja 1 Ljubljana

Ekonomska fakulteta 11 PotočnikVekoslav 2001a Trgovinsko poslovanje Novo mesto Visoka šola za

upravljanje in poslovanje 12 PotočnikVekoslav 2001b Trženje v trgovini Ljubljana GV Založba 13 PotočnikVekoslav 2002a Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana

Ekonomska fakulteta 14 PotočnikVekoslav 2002b Temelji trženja s primeri iz prakse Ljubljana GV

Založba 15 van Weele A J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa

Ljubljana Gospodarski vestnik 16 Završnik Bruno 2004 Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV

Izobraževanje 17 Završnik Bruno 2001 Pogajanja v nabavi in upravljanje s človeškimi viri

Radenci Center za zunanjo trgovino Radenci doo 18 Završnik Bruno 2000 Nabava ndash zapiski predavanj Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta 19 Završnik Bruno 1997 Management nabave Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta

36

6 SEZNAM VIROV 1 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD ndash UPB1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+gospodarskih+druC5BEbahampmandate=-1ampunid=UPB|AB7A116C1EB745F7C1256F41003C9EF3ampshowdoc=1 [2532006] 2 Zakon o veterinarstvu (ZVet-1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampvt=6ampst=aampq=veterinaampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C1256A330020E07Fampshowdoc=1 [2532006] 3 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (ZZMP) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+zdravilihampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C125683A002C1181ampshowdoc=1 [2532006] 4 Zakon o zdravilih (ZZdr) (online) Dostopen na httpwwwuradni-listsi1ulonlinejspurlid=200631ampdhid=81631 [2532006]

16

cene dobro logistično podporo hitro in kvalitetno odpravlja napake ter zagotavlja ustrezne poprodajne aktivnosti Proces presoje in izbire se razlikuje tudi glede na to ali gre za rutinsko nabavljanje ali pa gre za nabavo novega materiala Pri rutinski nabavi naročimo material pri dobavitelju ki je na seznamu odobrenih dobaviteljev ker se je že izkazal za zadovoljivega pri prejšnjih nabavah Kadar pa podjetje kupuje proizvode storitve prvič je tveganje večje zato potrebuje več informacij o potencialni dobaviteljih in uporablja merila na podlagi katerih vrednoti in izbira dobavitelje Izbira dobaviteljev je povezana z oblikovanjem prodajnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bo sodelovala nabavna služba Odločitve o izbiri dobaviteljev se nanašajo na njihovo število lokacijo možno trajno poslovno sodelovanje ali recipročno poslovanje Alternativa eden ali več dobaviteljev za določen material je večna dilema nabavnikov V preteklosti so poudarjali več dobaviteljev kar naj bi dobavitelju omogočilo večjo preglednost nad cenami in večjo varnost oskrbe Temu pa nasprotuje oskrbovanje pri enem viru (podjetje naroča material pri enem dobavitelju zaradi posebnega razloga čeprav ima na voljo tudi druge vire) in izključno oskrbovanje (podjetje nabavlja material pri monopolistu plin voda električna energija) (Potočnik 2002b 132) Gadde (1993 46) meni da so glavni razlog za zmanjšanje števila dobaviteljev boljše možnosti pri sodelovanju s preostalimi Trgovsko podjetje se odloči za enega samega dobavitelja za posamezni izdelek v naslednjih primerih ko je obseg nabave premajhen za več kot enega dobavitelja ko ima dobavitelj patent ali licenco za določeno vrsto izdelkov ko zaradi kakovosti izdelkov želi ravno določenega dobavitelja in kadar uvaja lastne blagovne znamke (npr Mercator Spar Tuš) Velika pomanjkljivost takšnega oskrbovanja je povečana soodvisnost obeh vključenih podjetij (Potočnik 2001a 91) Veliko podjetij se odloči za več dobaviteljev da se izognejo odvisnosti od enega samega in lahko primerjajo cene in zmogljivosti konkurenčnih dobaviteljev V tem primeru podjetje opravi 60 naročil pri glavnem dobavitelju ter po 30 in 10 pri dveh drugih (Završnik 2000 53) Selekcija in prava poslovna politika do pravih dobaviteljev je ključ za doseganje želene stopnje kakovosti pravočasnosti v dobavah optimalnih cenah potrebni stopnji tehnične pomoči in želeni stopnji storitev Da bi vse to dosegel mora kupec

razvijati in vzdrževati zadovoljivo bazo dobaviteljev skrbno izbrati potencialne dobavitelje in preučiti ali lahko postanejo dobri poslovni

partnerji odločiti se za pravilne metode izbiranja dobaviteljev izbrati primerno skupino strokovnjakov za to nalogo zagotoviti da bo izbrani dobavitelj zagotovil pravočasno dobavo zahtevane

kakovosti nabavnih dobrin in seveda po ustrezni ceni Pogoj za pravilno izbiro je sistematična in natančna raziskava potencialnih dobaviteljev Izbira pa je odvisna tudi od pravilnega postopka izbire dobavitelja ki vsebuje naslednje stopnje

vodja nabave mora upoštevati vse razpoložljive informacije o dobaviteljih nato mora določiti merila izbirnega procesa skupaj s predstavniki posameznih

funkcij v podjetju sledi zbiranje eksplorativnih informacij da se izločijo neprimerni kandidati

17

preučijo se potencialno ustrezni dobavitelji na osnovi pripravljenih vprašalnikov pregled odgovorov na vprašanja obisk skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi zbranih informacij najbolje

zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje skupina izbere najprimernejšega dobavitelja10

V preteklosti so podjetja kot merilo pri ocenjevanju uporabljala le ceno kasneje pa še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril uporabljajo tudi različne metode za ocenjevanje dobaviteljev Dejavnikov ki vplivajo na izbiro je veliko razlikuje pa se tudi njihova pomembnost za različne dobrine Kriteriji za izbiro dobaviteljev so (Završnik 2000 52) kakovost materiala cena izpolnjevanje dobavnih rokov redne dobave dogovorjenih količin dobavni in plačilni pogoji proizvodne zmogljivosti zaloge dobavitelja servis (pred in po nabavi) image finančna moč kulanca fleksibilnost glede mogočih sprememb naročenih količin možnost recipročnih poslov trajna poslovna povezava Po določitvi meril lahko podjetje dobavitelje razvrsti v tri skupine dobaviteljev zelo dober (uvrstijo jih v listo odobrenih dobaviteljev) pogojno dober (odvisno od materiala ki ga ponujajo) slab dobavitelj (z njimi naj ne bi sklepali poslov) Dobavitelje ki niso izbrani moramo obvestiti o razlogih za zavrnitev njihove ponudbe Problem nastane le pri specifičnih surovinah materialih ki jih podjetje nujno potrebuje za svoje delovanje Te dobrine pogosto onemogočajo da bi jih kupovali samo pri izbranih dobaviteljih Geografska koncentracija surovin omejen izbor prevoza velike količine ter visok delež transportnih stroškov v nabavi materiala so praviloma glavni razlogi za odstopanja Kompromisi se zato sklepajo v prid manj zanesljivim dobaviteljem Izbira dobaviteljev ne bi smela trajno veljati Podjetje se mora vedno ozirati za takšnimi dobavitelji ki imajo sposobnost da se prilagajajo njegovim potrebam in željam Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v dobavni verigi podjetja se povečuje tudi potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja in to na dolgi rok Prednosti ki jih nudi ocenjevanje dobaviteljev

večja preglednost nabavnih odločitev zmanjšanje tveganja pri oskrbi povečanje konkurence med dobavitelji načrtno pridobivanje in opuščanje dobaviteljev izogibanje neracionalnim odločitvam zagotavljanje know-howa

Ocenjevanje dobavitelja lahko poteka na štirih ravneh (Potočnik 2001b 212)

raven izdelkov osredotočimo se na izboljšanje kakovosti materiala uporabljenega za izdelke in njihovo oblikovanje

procesna raven predmet kontrole je dobaviteljev proizvodni proces raven zagotavljanja kakovosti predmet kontrole niso samo postopki temveč tudi

dobaviteljevo celovito obvladovanje kakovosti

10 Podrobnejši opis postopka izbire dobaviteljev je naveden v literaturi Završnika iz leta 2004

18

raven podjetja preverjajo se finančni vidiki in usposobljenost dobaviteljevega vodstva

Vseh dobaviteljev ni mogoče ocenjevati z enako intenzivnostjo Zato jih je potrebno razdeliti po pomembnosti po naslednjih merilih promet z dobaviteljem pomen nabavne dobrine tveganje na specifičnih nabavnih trgih Dobavitelji so naši poslovni partnerji zato jih je potrebno obvestiti o tem da bodo vključeni v proces ocenjevanja in izbora dobaviteljev Obvestimo jih tudi o naših pričakovanjih glede njihovega poslovanja Prav tako pa jim moramo sporočiti dosežene ocene in jih seznaniti s standardi in metodami ki jih uporabljamo pri ocenjevanju

228 Eksterno naročilo Po izboru najboljšega dobavitelja sledi naročilo Gre za konkretno nabavno akcijo kjer pride do neposrednega poslovnega kontakta z dobaviteljem in predstavlja tudi dejansko pravno obveznost Naročilo je pisni dokument ki prenese zahteve in želje kupca do dobavitelja Čim bolj precizno so zajeti vsi pogoji tem manjša je verjetnost poznejših sporov Pametno je da dobavitelj potrdi vsebino vsakega naročila (Kaltnekar 1993 206-207) Poglavitne sestavine naročila so (van Weele 1998 92) podatki o dobavitelju opis izdelka cena na enoto število enot naslov dostave naslov kam naj se pošlje račun Završnik (1997 14) pa v primerjavi z zgoraj navedenim avtorjem dodaja naslednje sestavine naročila tekočo številko naročila datum naročila plačilne pogoje in posebne določbe Naročilo ni hkrati tudi prodajna oz nabavna pogodba Običajno je s pogodbo določena skupna količina delne količine pa kupec naroča z naročilom ki mora biti po vsebini usklajeno s pogodbo Če dobavitelj prejme naročilo in pri preverjanju ugotovi da ni skladno s ponudbo ali pogodbo ga mora zavrniti Če naročila ne zavrne ampak ga izpolni se smatra da soglaša s spremembo (Potočnik 2002a 178-179)

229 Sklepanje nabavnih pogodb Pravna podlaga nabave je kupna pogodba ki nastane na podlagi sporazuma med obema partnerjema Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa v sprejemu naročila Pogodba je sklenjena ko slednji pošlje kupcu pisno potrditev naročila (Završnik 2000 54-55) Po izboru dobavitelja sledi seveda sestavljanje pogodbe Tehnična vsebina pogodbe se spreminja od materiala do materiala ki ga kupujemo Van Weele (1998 83) opozarja da se določeni komercialni in pravni pogoji zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala hellip v pogodbah razlikujejo zato je ovirana uporaba standardnih nabavnih pogodb Pri sklepanje pogodb je potrebno upoštevati določila

19

pogodbenega prava in splošnih uzanc Dogovor je sklenjen ko se pogodbeni stranki sporazumeta o bistvenih elementih pogodbe (Kaltnekar 1993 207-209)

Predmet pogodbe je lahko vsako blago ki je namenjeno tržišču Vrsto blaga določimo z običajnimi trgovskimi nazivi z veljavnimi standardi ali s posebnimi specifikacijami

Količina mora biti določena ali določljiva z merskimi enotami ali na drug primeren način

Cena blaga je lahko natančno določena ali določljiva na dan dobave Kakovost blaga mora biti jasno opisana in nedvoumno določena z vzorcem

standardom blagovno znamko poreklom specifikacijo Čas in kraj dobave takojšen ali terminski Zamujanje dobavnih rokov rodi pravne

posledice ndash prizadeta stranka lahko odstopi od pogodbe ali zahteva odškodnino Dobavni pogoji pomembno je določiti v kolikšni meri in do kod bremenijo

posameznega partnerja transportni stroški ter kdaj in kje preide riziko na kupca (Incoterms) V pogodbi se lahko določi tudi kakšnim transportnim sredstvom bo blago dostavljeno

Plačilni pogoji določajo predvsem roke do katerih je potrebno dobavljeno blago plačati ter razne popuste in zamudne obresti ki so povezani s plačilnimi roki Določajo tudi načine plačila gotovinsko z virmani kompenzacijamihellip

Jamstveni elementi ki ščitijo pogodbene stranke pred posledicami netočnega izvrševanja pogodbenih zahtev s strani drugih partnerjev pogodbena kazen penali ara odstopnina razna jamstva ali poroštva zastava zamudne obresti avans kavcija različne odškodnine

Splošno pravilo je da naj bi nabavniki vztrajali pri fiksni ceni ki je sprejemljiva za obe stranki Najbolje je da dobavitelj prevzame vse tveganje če to ni s pogodbo izključeno V praksi se uporabljajo različni dogovori o ceni (van Weele 1998 83-84)

fiksna cena plus stimulacija namenjena je motiviranju dobaviteljev na podlagi nagrajevanja za izvedbo dela ki presega dogovorjene standarde

pogodba raquostroški pluslaquo (stroški plus določen odstotek nagrade povračilo stroškov plus fiksna nagrada stroški plus zajamčena najvišja nagrada) se uporablja kadar dela ne morejo dovolj natančno opredeliti oz kadar je fiksna cena za obe stranki preveč tvegana za to pogodbo je značilna velika negotovost

pogodba za povračilo stroškov ponavadi temelji na fiksni postavki za uro dela in uporabo opreme

pogodba z usklajevanjem cene (eskalacijska klavzula) uporablja se pri dolgoročni nabavi ali predelavi zelo specifičnih tržno občutljivih materialov cena je povezana z obrazcem za usklajevanje cen ki temelji na zunanjih dejavnikih kot so stroški materialov ali gibanje plač

Nabava materialov ki sodijo po metodi ABC v C razred (veliko število majhen delež v nabavnem proračunu) je rutinska stvar in ne zahteva posebnega nebavnega znanja Lahko jo zelo poenostavimo ali pa celo prepustimo nosilcem potreb v podjetju Nabavni oddelek samo skrbi da se nabavni proračun ne prekorači in občasno kontrolira porabo sredstev Najenostavneje je drobni material za vzdrževanje manjša popravila in pisarniški material nabaviti brez formalnega naročila v trgovini na veliko ali malo Dokument ki govori o sklenitvi pogodbe je trgovski račun dobavnica ali naročilnica (Završnik 2000 55)

20

2210 Spremljanje izpolnitve naročila Pod spremljanjem naročila razumemo kontrolo nad prispetjem potrditve naročila in primerjavo z naročilom ter zagotavljanje dobave v dogovorjenem roku Namen spremljanja naročila pogodbe je v tem da preprečimo motnje v proizvodnji dodatne stroške zaradi spremembe le-te nezmožnost izvršitve dobav kupcem pogodbene kazni in poslabšanje image-a Tudi prezgodnje dobave lahko povzročajo stroške (stroški vezave kapitala skladiščni stroški) Ugotavljanje prekoračitve in opominjanje na dobavo pri dobavitelju je glavna naloga kontrole izpolnjevanja dobavnega roka (Završnik 2000 55-56) Obstaja več različnih metod spremljanja izpolnitve naročila (van Weele 1998 93)

Spremljanje izpolnitve naročila v izjemnih primerih sistem opozarjanja pri katerem nabavni referent ukrepa le v primeru ko ga dobavitelj opozori da bo raquokmalulaquo zmanjkalo materiala metoda ne doprinese k učinkovitosti izvedbe nabave vendar jo pogosto srečamo v praksi

Rutinsko preverjanje stanja poteka tako da se že pred dobavo preverja pri dobavitelju ali bo dostava blaga mogoča na dogovorjeni datum

Vnaprejšnje preverjanje stanja se uporablja pri vnaprejšnjem določanju kritičnih nabavnih delov in dobaviteljev

2211 Prevzem vhodnih proizvodov11

Dobavljeno blago je potrebno pregledati da se prepričamo o njegovi ustreznosti Glede na velikost in tehnično zahtevnost blaga lahko pri dobavitelju večkrat preverjamo njegovo sprejemljivost na različnih proizvodnih stopnjah Dostavljeno opremo je potrebno preveriti s testi sprejemljivosti pri dobavitelju preden je oprema odposlana pri uporabniku po dostavi in ko oprema začne prvič delovati (van Weele 1998 93) Prevzemni oddelek je pogosto podrejen nabavnemu sektorju Ločimo tri postopke pri prevzemu glede na dokumentacijo

prevzemni oddelek izpiše prevzemnico ali prejemnico prevzemni oddelek potrdi prejem na izvodu (kopiji) naročila ki ga je bil prejel od

nabavnega oddelka za materiale majhne vrednosti opravijo prevzem neposredno interni naročniki

Pomembno je poročilo o kontroli kakovosti ki potrjuje ustreznost ali neustreznost prejetega materiala Priloženo je prejemnici če so odstopanja od naročenih kakovosti materialov drugače pa je ustreznost potrjena na prevzemnici Pregled kakovosti je v podjetjih različno urejen za nekatere predmete nabave nimajo predpisane posebne kontrole kakovosti kontrola na podlagi jemanja vzorcev popolna (100-na) kontrola laboratorijska kontrola kontrola nevtralne ndash zunanje institucije

11 Povzeto po Završniku (2000 56-57)

21

2212 Reševanje reklamacij12

Če so pri kontroli vhodnih proizvodov in materiala ugotovljene razlike med dejanskim stanjem in dogovorjenimi obveznostmi dobavitelja se sestavi komisijski zapisnik ki ga pošljemo nabavnemu oddelku Na osnovi zapisnika o ugotovljenih pomanjkljivostih pri dobavi se sproži reklamacijski postopek Reklamacija je ugovor na dobaviteljevo netočnost pri dobavi in instrument za popravljanje napak ki so nastale Kupec z reklamacijo zahteva od dobavitelja da naknadno izpolni zahteve naročila oz pogodbe ter hkrati prevzame tudi odgovornost za škodo ki je nastala zaradi pomanjkljive dobave (Završnik 2000 57) Komisijski zapisnik je potrebno sestaviti tako da je iz njega jasno razvidno za kakšno napako gre (količinsko kakovostno rokovno) kdo in na kakšen način je ugotovil napako V reklamacijskem dopisu dobavitelju pa moramo navesti še naslednje podatke številko pogodbe ali naročila številko in datum dobavnice in prevoznega lista ter drugi dokumenti iz katerih je mogoče ugotoviti zakaj je prišlo do napak Za zamujeni rok dobave in druge neizpolnjene dogovorjene pogoje kupec praviloma ne sestavlja komisijskega zapisnika ampak ureja te napake neposredno z dobaviteljem Kadar kupec ugotovi napake pri dobavi ima do dobavitelja naslednje zahteve

Zahteve glede količine količina materiala je s pogodbo navadno le okvirno določena le redko točno opredeljena Dovoljen je 5 odmik navzgor ali navzdol če je količina označena približno (circa okoli) Pri kosovnem blagu ali označbi raquobrez tolerancelaquo ne sme priti do odstopanj Pri dostavi premajhne količine ima kupec naslednje pravice lahko zahteva takojšnjo dobavo razlike do dogovorjene količine odkloni prevzem manjše količine če ima upravičen interes da sprejme celotno količino sprejme manjšo količino in tudi plača samo prevzeto količino Če pa dobavitelj dostavi večjo količino kupcu ni potrebno prevzeti presežka če ga pa prevzame ga mora tudi plačati po pogodbeni ceni

Zahteve glede kakovosti za kakovostne napake materiala odgovarja dobavitelj vendar le za napake ki so nastale pred prehodom rizika za napake ki kupcu niso bile znane ob sklepanju pogodbe za skrite napake ki se pojavijo po prevzemu materiala (najkasneje v 6 mesecih) za napake zaradi dobaviteljeve prevare kupca o dejanski kakovosti materiala V primeru ko dobavitelj dostavi material boljše kakovosti kupec ne more odkloniti prevzema razen če ima upravičen interes da zahteva točno določeno kakovost S prevzemom boljše kakovosti pa kupec ne prevzame tudi večje obveznosti razen če je bilo v pogodbi drugače dogovorjeno

Pravice in obveznosti pri spremembi cene poleg fiksno določenih cen ki jih stranki le redko spreminjata se stranki lahko dogovorita tudi za naknadno spremembo cene Ceno je mogoče spreminjati navzgor ali navzdol zato ji pravimo tudi raquodrsečalaquo cena Uporablja se pri prodaji investicijske opreme z daljšim rokom dobave pa tudi pri sukcesivni nabavi materiala pri nestabilnih pogojih na trgu ki pomembno spreminjajo stroške proizvodnje od sklenitve pogodbe do dobave materiala

Zahteve pri zakasnitvi dobave kadar z dobavo zamuja dobavitelj lahko kupec uveljavi naslednje zahteve vztraja pri pogodbi in določi naknadni rok za dobavo po preteku naknadnega roka odstopi od pogodbe in zahteva odškodnino razliko v

12 Povzeto po Potočniku (200092-94)

22

ceni zaradi nakupa pri drugem dobavitelju po višji ceni Če pa z prevzemom zamuja kupec mu prodajalec lahko uskladišči material v javnem skladišču in pošlje račun za dobavljeni material proda material na kupčev riziko če skladiščenje ne bi bilo gospodarno in zahteva povrnitev razlike v ceni zaradi prodaje drugemu kupcu po nižji ceni zahteva povrnitev dejanske škode

Poslovna praksa je oblikovala naslednja pravila za reklamacijski postopek (Potočnik 2002a 182)

Ugovarjati začnemo šele takrat ko je vrednost reklamacije večja kot so njeni stroški Če se manjše napake pri istem dobavitelju večkrat ponavljajo ga moramo nanje opozoriti

Upoštevamo običajni reklamacijski rok oz rok ki je določen s pogodbo Sestavljena mora biti vljudno vendar z odločno zahtevo za izpolnitev dogovorjene

obveznosti

2213 Ocena nabavnega posla13

Delo nabavnega referenta se ne konča z uvedbo novega materiala v proizvodnjo ali uporabo nove opreme V poslovanju z dobavitelji lahko pride do zapletov ki jih je potrebno rešiti (reševanje garancijskih zahtevkov in pogodbenih kazni reševanje zahtevkov zaradi dodatnih in nepopolnih del glede na obseg del določen v specifikaciji določitev načina vodenja dokumentacije o nabavi in dobaviteljih zapisovanje ocen projekta) Pri dodatnem delu ali presežku je pomembno da o tem vnaprej obvestimo naročnika ki mora v to privoliti O dodatnem delu mora biti obveščen tudi vodja nabave da kasneje ne pride do nejasnosti pri nabavnih stroških Naložbene dobrine čez čas zahtevajo vzdrževanje ndash takrat postane jasno ali dobavitelj lahko upraviči svoje obljube o servisiranju vzdrževanju in dobavi rezervnih delov Nenazadnje mora dobava zagotoviti tudi da se pridobljene izkušnje razčlenijo in da jih lahko uporabimo na stopnji opredeljevanja specifikacije in izbire dobavitelja pri prihodnjih nabavah S tem se izboljšuje tudi kakovostni nivo dobaviteljev

2214 Pregled in likvidacija prejetih računov Dobavitelj izda za dobavljeno blago račun ali fakturo Težnja po dobrih poslovnih odnosih narekuje čim hitrejše plačilo pogosto so s hitrim plačilom povezane tudi določene bonitete Naloga nabave je da čim hitreje opravi vse posle ki so potrebni pred plačilom računa (Kaltnekar 1993 214) Postopek poteka od pripravljalnih del do samega obračuna (Potočnik 2000 94-95)

V okviru pripravljalnih del zberemo dokumente (pogodba ali naročilnica dobaviteljeva odpremnica ali dobavnica specifikacija materiala tovorni list ali

13 Povzeto po van Weele (1998 94-95)

23

drugi prevozni dokumenti prevzemnica skladišča) ter jih medsebojno primerjamo in ugotavljamo napake med naročenim prevzetim in zaračunanim Ko so dokumenti usklajeni se to potrdi na računu

V obračunu fakture gre za formalni preračun vseh njenih sestavin Po izračunu izda nabavna služba nalog za plačilo Zaradi visokih stroškov preračunavanja posameznih postavk je praksa razvila različne postopke za poenostavitev kontrole računov (zbirni račun preverjanje računov samo nad določeno vrednostjo naključno preverjanje računov določitev računov po metodi ABC ndash preverjamo le račune dobaviteljev v skupini A preverjanje računov dobaviteljev pri katerih so reklamacije pogostejše ne preverjamo računalniško izstavljenih računov ker predvidevamo da so točni ne preverjamo računov dobaviteljev katerim zaupamo da sami sproti popravljajo napake)

Račun pomeni čisto določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga obravnavamo zelo skrbno Pregled in njegovo likvidacijo opravimo takoj po prejemu Kontrola računa ne predstavlja samo nadzora nad opravljenim delom in storitvami dobavitelja temveč pomeni tudi podlago za vrednotenje dobavitelja (Završnik 2000 57)

2215 Evidenca in arhiviranje Evidence nabavnega oddelka obsegajo veliko število podatkov in informacij ki so za operativo nabave uporabni le kadar so dostopni in v urejeni obliki Vsak nabavni oddelek mora voditi evidenco vseh naročil po tekočih številkah Evidenca naj obsega številko naročila ime dobavitelja kratek opis materiala in vrednost celotnega naročila Za takojšen dostop do informacij o stanju odprtih naročil je zelo pomembna evidenca po imenu dobavitelja (naročila so razvrščena po tekočih številkah) Evidenca končnih naročil je zgodovinski zapis vseh zaključenih oz dobavljenih naročil Arhiviramo jih najmanj za tri leta Edinstvena naročila in naročila večje vrednosti hranimo dalj časa (Završnik 2000 58-59) Najpomembnejše nabavne evidence po Potočniku (2000 95) so

evidenca količin materiala evidenca cen materiala evidenca dobaviteljev (tehnične in tržne značilnosti) evidenca nabavnih pogojev po dobaviteljih evidenca reklamacij

24

3 ANALIZA NABAVNEGA PROCESA V PODJETJU VETERINARSKA BOLNICA PTUJ DOO

31 Predstavitev podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo Veterinarska bolnica Ptuj je že pred leti na osnovi povpraševanja odprla ndash temu bi takrat lahko dejali oddelek kjer so stranke lahko kupovale hrano in nekatere dodatke za male kakor tudi za velike živali Povpraševanje je narekovalo vedno večjo ponudbo zato so se leta 2003 odločili za večjo širitev in prenovo prostorov iz katerih je nastala lepa velika trgovina za male in velike živali ki so jo poimenovali Dr Zoo in ki je odprla svoja vrata leta 2004 Pod okriljem Veterinarske bolnice Ptuj deluje tudi Ambulanta za male živali

Ideja in zasnova trgovine morda malce odstopa od podobnih raquopet shopovlaquo saj so v trgovini dali poudarek predvsem na strokovnosti prodajalcev in skrbnem izboru izdelkov ki jih ponujajo Seveda se trudijo da je za vsak okus nekaj vendar so mnenja da kak tolar ki ga odštejete več odtehta kvaliteto izdelka pa naj gre za hrano igračo ali učni pripomoček za vašega ljubljenca ali pa za skrbno izbran dodatek za živali ki jih redite v hlevu Oba programa tako del za male živali kot za velike živali nenehno izpopolnjujejo Podjetje se želi še bolj približati svojim strankam in jih hkrati vezati na sebe s svojo novo ponudbo ki je zaenkrat še v pripravi Uvedli bodo razvoz določenih izdelkov na dom strank po predhodnem telefonskem naročilu Ob cenovno določeni količini kupljenih proizvodov bo njihova dostava brezplačna Razvažali bodo predvsem vitaminske in mineralne dodatke k hrani za velike živali mleko in mlečne nadomestke hrano za pse (15 kg vreče)hellip Pomembno je poudariti da v dostavo ne bodo vključena zdravila in ne vitaminski dodatki za izdajo katerih je potreben recept Poudarek bo predvsem na strokovno usposobljenemu sodelavcu ki ne bo zgolj dostavljal proizvodov ampak bo znal strankam tudi svetovati jih opozoriti na morebitne napake in jih napotiti k veterinarju če bodo to zahtevale okoliščine Namen je ponuditi celovito oskrbo kakršne so deležne stranke ob prihodu v trgovino

SLIKA 1 VETERINARSKA BOLNICA PTUJ SLIKA 1 LOGOTIP TRGOVINE

SLIKI 3 IN 4 NOTRANJOST TRGOVINE DR ZOO

25

SLIKA 5 ČAKALNICA AMBULANTE SLIKA 6 ORDINACIJA ZA MALE ŽIVALI

32 Organiziranost pomen in cilji nabavne službe Nabava je strateškega pomena za podjetje kot je Veterinarska bolnica Ptuj Ima neposreden vpliv na zniževanje stroškov in s tem uspešnost podjetja Uspešno izvedena nabava in pravi predmeti nabave zagotavljajo dobre odnose z kupci Zadovoljni kupci pa svoje zadovoljstvo sporočajo naprej svojim prijateljem in znancem kar je dobra in brezplačna reklama za podjetje Nabava je organizirana centralizirano kar pomeni da oskrbuje tako trgovino kot ambulanto Vse potrebe po proizvodih zdravilih medicinskih pripomočkih in ostalih potrebščinah se iz ambulante sporočijo nabavi ta pa nato izvršuje potrebna opravila povezana z nabavo Temeljne cilje nabave v podjetju lahko razdelimo na nabaviti prave proizvode v ustrezni zahtevani kakovosti v pravi količini ob pravem času po najboljši ceni in ugodnih dobavnih plačilnih pogojih

zagotoviti nepretrgan tok dobave ki ne bo povzročal pomanjkanja proizvodov ali pa preveliki zalog

razvijanje dobrih poslovnih odnosov z dobavitelji

33 Analiza nabavnega procesa po fazah

331 Zaznavanje potreb Za trgovsko podjetje velja staro pravilo ki pravi da je ugodna nabava že pol uspeha Nabava je neposredno povezana s prodajo in pomembno prispeva k zniževanju poslovnih stroškov z doseženimi nabavnimi ugodnostmi Jedro nabavnega sortimenta predstavlja standardni ali fiksni sortiman ki je prilagojen stalnim potrebam porabnikov in spremenljivi ali variabilni sortiman ki pomeni širitev stalnega sortimana v posameznih prodajnih sezonah ali zaradi drugih potreb porabnikov Razmerja med njima ni mogoče natančno določiti saj je pojavljajo tako imenovani mejni proizvodi ki se pojavljajo v obeh sortimentih v določenih obdobjih ali na različne načine

26

Pri nabavi izdelkov se upošteva naslednje da lahko podjetje sortiment izdelkov hitro spreminja in prilagaja potrebam

porabnikov da lahko po potrebi sortiment razširi oziroma ga poglobi in prilagaja ožjemu

segmentu kupcev

Potrebe po izdelkih se zaznavajo kot potrebe po izdelkih pri dnevnem preverjanju zalog optično (pregled zalog

izdelkov po prodajalni in skladišču zapis manjkajočih izdelkov v zvezek za naročila) in preko računalnika (program sam javi da je na zalogi zgolj minimalna količina izdelkov omogoča pa tudi označitev minimalne zaloge izdelkov že pri njihovem vnosu v zaloge)

kot potrebo iz tržišča po novem izdelku prodajni predstavniki ki ponujajo boljši izdelek ali nižjo ceno za enako kakovosten izdelek novi izdelki v katalogih dobaviteljev specialna naročila kupcev14 povečano povpraševanje strank po določenih izdelkih sledi postopek zbiranja in analiziranja ponudb dobaviteljev pogajanja z izbranim dobaviteljem in podpis pogodbe z njim

Ker gre za vezano trgovino z Ambulanto za male živali se stranke iz ambulante napotijo v trgovino po zdravila15 za nadaljnje zdravljenje hrano in ostale pripomočke za živali Prav tako pa se vsa zdravila in ostali pripomočki za ambulanto naročajo preko trgovine Po spoznanju potreb se določi splošne značilnosti izdelkov in potrebno količino Za standardno blago je to preprost postopek pri zdravilih in medicinskih pripomočkih pa se mora nabavnik pri opredelitvi lastnosti kot so zanesljivost trajnost in cena posvetovati z

14 Takšnih naročil je okrog deset na mesec Gre za naročila izdelkov iz katalogov dobaviteljev ki niso na voljo v prodajalni (npr plaščki različnih velikosti in barv za kužke) Ni predplačil izjema so dražji izdelki in izdelki za veliko prakso (npr škarje za striženje ovac) 15Pogoje ki jih morajo izpolnjevati specializirane prodajalne za promet z zdravili na drobno in postopek ugotavljanja teh pogojev ter stroške postopka predpiše pristojni minister v soglasju z ministrom pristojnim za blagovni promet in trgovino (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 58 člen 3 odstavek) Po Zakonu o veterinarstvu (3 člen 24 odstavek) so zdravila za uporabo v veterinarski medicini vsaka snov ali kombinacija snovi ki so pripravljene in namenjene za zdravljenje ali preprečevanje bolezni pri živalih za zdravilo pa se šteje tudi vsaka snov ali kombinacija snovi ki se lahko uporablja na živalih z namenom da bi se določila diagnoza ali ponovno vzpostavile izboljšale ali spremenile fiziološke funkcije Po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (3 člen 16 odstavek) se za zdravila za uporabo v veterinarski medicini štejejo tudi sredstva ki se uporabljajo za razkuževanje uničevanje členonožcev in glodalcev in pridejo v neposreden ali posreden stik z živalmi Za določena zdravila (ibid 5 člen) mora imeti prodajalec (zdravila lahko v trgovini izdaja samo farmacevt ali veterinarski tehnik) nalog (recept) za izdajo zdravila ki ga izda veterinar Nalog za izdajo zdravil se pripne kopiji računa ki ostane v trgovini Stranko morajo seznaniti z navodili za uporabo (72 člen Zakona o zdravilih) in karenčno dobo zdravila kar stranka potrdi z podpisom (Priloga 1) Zdravila ki so namenjena živalim velike prakse se morajo vpisati v Hlevsko knjigo rejca (evidenca zdravil ki so dajana živalim) Vpis obvezno opravi veterinar (podpis žig) če vpis ni opravljen sledijo sankcije Zdravila brez recepta in vitamini se izdajajo kot navadno trgovsko blago Karenca (ibid 4 člen 19 odstavek) je časovno obdobje ki mora preteči od zadnjega dajanja zdravila živali ob normalni uporabi pa do trenutka ko zdravljeno žival lahko damo v redni zakol za proizvodnjo neoporečnih živil oziroma čas v katerem se živalska tkiva mleko jajca in med zdravljenih živali ne smejo uporabljati za prehrano ljudi zaradi možne vsebnosti zaostankov zdravil nad najvišjimi dovoljenimi količinami zaostankov zdravil v teh živilih

27

veterinarji Nabava sodeluje pri predvidevanju potreb z veterinarji prav tako pa jih obvešča tudi o dobavnih rokih izdelkov po katerih povprašujejo Težave povzroča predvsem pomanjkanje zdravil za malo in veliko prakso Kajti za prodajalce zdravil je Slovenija premajhen trg in se jim registracija zdravil (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 13 - 28 člen) ne izplača Problem se rešuje do določene mere s kombinacijo humanih zdravil16 vendar določena zdravila še vedno primanjkujejo oziroma jih na trgu ni za dobiti (npr kapljice za mačje garje zdravilo proti ušem pri perutnini hellip) Predmeti nabave so zdravila vitamini in drugi dodatki k prehrani za male in velike živali hrana za hišne ljubljenčke premium razreda dodatki za nego in drugi pripomočki za male in velike živali razkužila rodenticidi (zatiranje glodavcev) pisarniški material tiskovine obrazci laboratorijski material

332 Interno naročilo Namen internega naročanja so pravilno pravočasno in v optimalnih količinah interno naročeni proizvodi Zaznane potrebe po določenih izdelkih se vpišejo v zvezek naročil kjer se za vsakega dobavitelja vodi svoja evidenca

333 Pregled internega naročila Interna naročila skupaj pregledajo prodajalci in vodja trgovine Preverijo kaj je potrebno naročiti katera so nujna naročila in kaj se bo naročilo kasneje O zdravilih in medicinskih pripomočkih poteka posvet z veterinarji Kadar obstajajo alternativni proizvodi za zadovoljitev iste potrebe se posvetujejo o tem ali bodo uporabili alternativne proizvode ali bodo naročili zahtevane proizvode Če je interno naročilo pravilno izpolnjeno in popolno gre v nadaljnje reševanje

16Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (6 člen 3 odstavek) pravi da je uporabljanje zdravil za uporabo v humani medicini za živali prepovedano razen v izjemnih primerih če tako določi minister pristojen za veterinarstvo Prepovedano pa je tudi (ibid 6 člen 1 odstavek) predpisovanje izdelava in izdaja magistralnih zdravil za uporabo v veterinarski medicini ki puščajo nedovoljene zaostanke v mesu organih ali izdelkih iz živali ki so namenjene za prehrano ljudi Zakon o zdravilih pa v 18 členu (izjemna uporaba zdravil v veterinarski medicini) pravi (1) Če ni na voljo nobenega zdravila za uporabo v veterinarski medicini z dovoljenjem za promet v Republiki Sloveniji za obravnavo bolezenskih stanj določenih živalskih vrst lahko veterinar oziroma veterinarka (v nadaljnjem besedilu veterinar) odgovoren za zdravljenje živali in zlasti da bi preprečil nesprejemljivo trpljenje živali izjemno uporabi zdravila ki nimajo dovoljenja za promet za uporabo pri tej živalski vrsti ali za zadevno bolezensko stanje (2) Natančnejše pogoje izjemne uporabe zdravil predpiše pristojni minister

28

334 Izdelava povpraševanja za potencialne kupce S prenovitvijo trgovine so se odločili tudi za določen standard proizvodov ki jih bodo prodajali to je premium razred Ker pri hrani in ostalih dodatkih za male živali cenovno ne morejo konkurirati velikim trgovskim centrom (ki prodajajo hrano in dodatke nižje kakovosti in posledično po nižjih cenah) so se usmerili na kupce ki zahtevajo kakovost in so pripravljeni zanjo tudi več odšteti Vrhunska kakovost je osnova na kateri se gradijo vsi ostali poslovni odnosi z dobavitelji Nabava nato na osnovi izbranih nabavnih potreb po proizvodih pošlje zahtevo za ponudbo potencialnim dobaviteljem Zahteve vključujejo pogoje in specifikacije (tehnične kakovostne zakonske nabavne hellip) ter morebitno zahtevo tudi po začetnih vzorcih proizvodov Nato v sodelovanju z veterinarji ugotovi ali začetni vzorci ustrezajo vsem podanim zahtevam in jih na podlagi ugotovitev sprejmejo ali zavrnejo Specifikacija izdelka je pomembna informacija ki dobavitelju natančno pove kaj želi podjetje nabaviti Obsega pa

kaj mora dobavitelj dostaviti naročniku želeno kakovost izdelka kdaj in koliko je potrebno dostaviti in način izpolnitve naročila

Podjetje naroča izdelke predvsem na podlagi prodajnih katalogov dobaviteljev gre torej za nabavo po dobaviteljevih specifikacijah Velik del nabavnega sortimana sestavljajo standardni izdelki zato lahko podjetje hitreje in lažje zamenja dobavitelje pa tudi sedanje izdelke lažje nadomesti s podobnimi izdelki drugih dobaviteljev Pri zdravilih so omejeni z dobavo in ponudbo kar je eden izmed razlogov zakaj so v ambulanti terapije poslovna skrivnost17 Podjetje ne more postavljati nobenih pogojev če želijo zdravilo nabaviti sprejmejo tiste pogoje ki jih ponujajo veledrogerije

335 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga se izvaja samo takrat kadar se nabavlja nov proizvod oziroma ko obstoječi dobavitelji ne morejo zagotoviti zahtevanega proizvoda Preučuje se ponudba in povpraševanje po proizvodu in z njima povezana gibanja cen količin kakovosti hellip Drugače pa dobava poteka po odobreni listi izbranih dobaviteljev Z dobavitelji s katerimi so ustvarili uspešen poslovni odnos ki je v obojestransko korist in zadovoljstvo in ki zagotavljajo proizvode po zahtevani kakovosti optimalni ceni ustreznih plačilnih in dobavnih pogojih imajo interes tudi v bodoče sodelovati Kadar se pojavijo negativne izkušnje v sodelovanju z dobavitelji poskušajo spore reševati sproti 17 Terapija (kombinacija zdravil) je poslovna skrivnost podjetja in ni zapisana na računu ki je izdan stranki Zapisana pa je v osebni kartoteki zdravljene živali V 39 členu Zakona o gospodarskih družbah je zapisano Za poslovno skrivnost se štejejo podatki za katere tako določi družba s pisnim sklepom S tem sklepom morajo biti seznanjeni družbeniki delavci člani organov in druge osebe ki so dolžne varovati poslovno skrivnost

29

Pri raziskavi tržišča si pomagajo s ponudbami dobaviteljev ki jih pošiljajo na lastno iniciativo s spletnimi stranmi z obiski trgovskih potnikov (najbolj pogosto jih trgovski potniki sami obiščejo in predstavljajo nove izdelke iz njihove ponudbe jih seznanjajo z novim promocijskim materialom) katalogi dobaviteljev Tako pri izboru dobavitelja za določeno vrsto proizvodov kot tudi pri nabavi novih proizvodov se pridobi več različnih ponudb Na podlagi medsebojne primerjave in analize izberejo najbolj ugodno

336 Izbor dobaviteljev Izbira dobaviteljev je ključna naloga nabave Dobri dobavitelji so tisti ki nudijo nove rešitve Seveda pa je take dobavitelje potrebno najti in potem še izbrati Pravilna izbira dobaviteljev vpliva na kakovost in ceno oskrbe s proizvodi S sistematično in natančno raziskavo lahko najbolje poiščemo potencialne dobavitelje Pogoj za uspešnost so pravi viri informacij in podjetje je črpalo iz naslednjih poslovni imeniki publikacije dobaviteljev strokovni časopisi in revije viri v podjetju informacije od posrednikov izmenjava izkušenj Pri izdelavi nabavne kalkulacije se upoštevajo vsi nabavni stroški ki nastanejo pri posameznem dobavitelju Na izbor pa seveda vplivajo tudi kakovost materiala dobavni roki in pogoji ter plačilni roki in načini plačila Izbira dobavitelja je tesno povezana z oblikovanjem nabavnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bomo sodelovali Podjetje se je osredotočilo na kupce ki zahtevajo kakovost kar je seveda odločilno vplivalo na izbiro dobaviteljev Med potencialnim dobavitelji hrane za male živali so izbrali samo tiste ki nudijo res vrhunsko kakovost Eukanuba Nutro Techni-Cal Royal Canin Hillrsquos Veliko sodelujejo tudi z lokalnimi dobavitelji Miprim doo (mlečni izdelki) Dobrodej Miklavž (lizalni kamni) Ekolap Scala doo (razkužila) Dar Trade Petrovče Vitan Trade Hoče (igrače) Aler doo Ljubljana (igrače) Zdravila se naročajo preko veledrogerij kot sta Krka in Kemofarmacija (nudijo širok asortiman dobava je možna vsak dan popusti ni problemov z zamenjavo blaga)

337 Eksterno naročilo Cilj eksternega naročila so pravilno pravočasno po sprejemljivih cenah in v optimalnih količinah naročeni proizvodi pri dobaviteljih kar omogoča pravočasno dobavo Naročilo je konkretna nabavna akcija kjer gre za neposreden poslovni kontakt z dobaviteljem in ustvarjanje pravne obveznosti tako s strani kupca (ki se zaveže da bo poravnal kupnino) kot s strani dobavitelja (ki se s potrditvijo naročila zaveže da bo obljubljeno tudi dostavil v dogovorjenih rokih in ustrezni kakovosti)

30

Hrano za male živali naročajo enkrat tedensko s tem so se prilagodili dobaviteljem Hrano in ostale proizvode naročajo v ponedeljek ndash torek (dobava sledi do konca tedna) ali v četrtek ndash petek (dobava sledi v začetku tedna) Zdravila je možno naročiti vsak dan ker dobavitelji dobavljajo tudi lekarnam na tem področju in ni težav z dobavnimi roki Eksterno naročilo se preda dobavitelju telefonsko (v večini primerov) ali po trgovskem zastopniku dobavitelja Pogodba med kupcem in dobaviteljem se sklene ko dobavitelj potrdi sprejem naročila S potrditvijo naročila dobavitelj sporoči kupcu da se strinja z vsebino naročila in ostalimi pogoji Včasih je potrebno kakšno naročilo tudi spremeniti ali dopolniti kar pomeni da se dobavitelja obvesti o spremembah ali dopolnitvah naročila ter sodeluje z njim pri odpravljanju morebitnih težav

338 Sklepanje nabavnih pogodb Preden lahko izdelamo predlog nabavne pogodbe mora podjetje imeti listo odobrenih dobaviteljev in specifikacije izdelkov ki jih bo nabavljalo pri dobaviteljih Naročnik in predstavnik dobavitelja nato skupaj uskladita zahteve naročnika po proizvodu in ostale pogodbene pogoje Kupna pogodba je pravna podlaga nabave ki nastane s strinjanjem obeh sodelujočih strank to je kupca in prodajalca Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa s potrditvijo naročila Pogodba se šteje za sklenjeno ko prodajalec potrdi kupčevo naročilo Pri sklepanju pogodbe pa morata obe pogodbeni strani izpolnjevati naslednja načela

podpisnika morata ravnati kot dobra gospodarja spoštovati zakone upoštevati veljavnost pogodbe upoštevati določila uzanc

Sama pogodba vsebuje naslednje elemente ceno in morebitne spremembe cene količino in kakovost blaga način naročanja (telefonsko preko prodajnih zastopnikov dobavitelja) dinamika nabave (1x tedensko) plačilne in dobavne pogoje popuste reklamacije način pakiranja in embalažo čas trajanja pogodbe promocijske akcije18 druga posebna določila k pogodbi

18 Prodajna akcija ki jo izpeljeta dobavitelj in prodajalec skupaj Vsak zmanjša ceno proizvoda za 10 (skupaj oba za 20) kar pripelje do povečane prodaje stranke so namreč vesele da za isto količino plačajo 20 manj Trgovina ima sicer manjši dobiček na enoto vendar se dobiček poveča zaradi večje prodane količine proizvoda

31

339 Spremljanje eksternega naročila Pri spremljanju naročila gre predvsem za kontrolo nad prispetjem potrditve naročila primerjavo z našim eksternim naročilom ter kontrolo dobavnih rokov (ali so naročeni proizvodi prispeli pravočasno) Namen spremljanja je torej v tem da preprečimo motnje poslovnega procesa nezmožnost izvršitve dobav našim kupcem in poslabšanje image-a Nabava je dolžna spremljati proizvode od njihovega naročila pa vse do prevzema v skladišču Glavna naloga nadzora izpolnjevanja dobavnih rokov je torej ugotavljanje njihovih prekoračitev in opominjanje dobavitelja na njih Vsi stroški z manipulacijo naročenih proizvodov morajo biti čim nižji kar pomeni da moramo naročene proizvode in njihovo pot od dobavitelja do nas nadzorovati in jo pravilno usmerjati

3310 Prevzem in pregled vhodnih proizvodov Pravilen in natančen prevzem naročenih in dobavljenih proizvodov je izredno pomembna naloga Prevzem poteka na osnovi

dokumentacije (pogodba eksterno naročilo dobavnica preverijo tudi cene proizvodov kajti včasih se zgodi da dobavitelji pozabijo na naknadno dogovorjene popuste ndash jih opozorijo na pomanjkljivost)

vizualnega pregleda (ugotavlja se prisotnost vidnih napak in pregled dokumentacije ki je prispela skupaj s pošiljko)

in količinskega pregleda (preveri se ustreznost proizvodov na dobavnici ter opravi količinski prevzem s štetjem) ki se opravita hkrati

Zelo pomembno je preveriti tudi rok uporabnosti tako za hrano vitamini in ostale dodatke k prehrani za živali ter predvsem rok uporabnosti zdravil19 Načeloma se zaupa dobavitelju vendar so kljub temu pozorni na rok uporabe Proizvodi (tudi proizvodi ki se niso prodali) ki jim je pretekel rok uporabe se vrnejo k dobaviteljem Če dobavitelj ne dobavi ustreznih naročenih proizvodov mu na osnovi reklamacije (Priloga 2) blago vrnejo oziroma pride do kompromisa (proizvode prevzamejo vendar jim dobavitelj zato odobri popust ndash zamenjava v duhu dobrega poslovanja) Prav tako se reklamirajo proizvodi ki imajo poškodovano embalažo Za dobavo in prevzem zdravil mora trgovina imeti poseben vhod (tukaj se ne smejo prevzemati nobeni drugi proizvodi) kar so rešili v sklopu bolnice Prav tako morajo biti zdravila v skladišču fizično ločena od ostalih proizvodov Vodi se tudi ločena evidenca20 zdravil od ostalih proizvodov

19 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih v 63 členu pravi Prepovedano je dajati v promet zdravilo ki mu je potekel rok uporabe ali če je bila dokazana oporečnost njegove kakovosti varnosti ali učinkovitosti 20 73 člen Zakona o zdravilih namreč pravi veletrgovci z zdravili lahko prodajajo zdravila za uporabo v veterinarski medicini tudi veterinarskim in drugim organizacijam ki po predpisih o veterinarstvu opravljajo veterinarsko dejavnost če imajo vzpostavljen sistem za sprejem shranjevanje in sledljivost zdravil ki ga preveri pristojni organ ter določeno odgovorno osebo za sprejem shranjevanje in zagotavljanje sledljivosti zdravil ki je imetnik diplome spričevala ali druge univerzitetne ali enakovredne izobrazbe iz farmacije

32

3311 Prejem in likvidacija računa Dobavitelj izda za dobavljene proizvode račun Prejeti računi dobaviteljev za dobavljene proizvode se pregledajo v smislu računovodske in predmetne točnosti Račun pomeni točno določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga moramo obravnavati zelo skrbno Likvidacijo računa opravimo takoj po njegovem prejemu saj s tem omogočimo računovodstvu da opravi promptno plačilo in tako pridobi pravico do popusta Likvidacija poteka po naslednjem postopku naprej se zbere potrebna dokumentacija (eksterno naročilo dobavnica prevzemnica račun) kateri sledi primerjava dokumentacije in ugotavljanje morebitnih razlik med naročeno prevzeto in zaračunano količino Ko se vse preveri in se vse ujema se račun likvidira Likvidacija računa zajema datum likvidacije na katero stroškovno mesto se račun knjiži datum valute računa podpis likvidatorja računa

3312 Evidenca in arhiviranje Zelo pomembna je evidenca zdravil omogočena mora biti sledljivost zdravila Sledljivost zdravila je po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (4 člen) dokumentirana pot zdravila od izdelovalca proizvajalca pravne ali fizične osebe ki opravlja promet z zdravili na debelo in na drobno do končnega uporabnika Pri vnosu dobavljenih zdravil v zaloge se morajo obvezno vpisati naslednji podatki ime zdravila (njegova koda) serijska številka zdravila opis količine (kos škatla ampula) število kosov in rok uporabe zdravila sledijo pa še dobavitelj datum prevzema številka dobavnice številka prevzemnice cena Serijska številka količina in rok uporabe zdravila sta izpisana tudi na računu zdravila ki je izdan stranki Sledljivost zdravila je pomembna še posebej v primeru umika določene serije zdravila s tržišča (npr ko sestava ne odgovarja specifikaciji) Takrat se vrnejo dobavitelju vsa zdravila ki so še v zalogi in preko izdanih računov (podatki strank) se izsledi že izdana zdravila pri strankah Skladišče zdravil je enotno tako za trgovino kot za ambulanto Pri prevzemu zdravila iz depoja mora veterinar podpisati oddajnico za vsa prevzeta zdravila Nadaljnjo evidenco o zdravilih nato vodi veterinar (kje se nahajajo katera žival jih je prejela v okviru svoje terapije) Podatki in informacije zbrani v evidencah so uporabni le tedaj če so ažurni in na voljo takrat kadar se dejansko potrebujejo K papirni evidenci shranjeni v obliki kopij v registru se štejejo ceniki (urejeni po dobaviteljih) podpisane kopije (s strani strank) izdanih računov

33

4 SKLEP Edina stalnica poslovnega okolja je njegovo nenehno spreminjanje Spremembe so številne in jim je težko slediti še posebej potrebam in željam potrošnikov ki se iz dneva v dan spreminjajo Zato uspešnost nabave izjemno vpliva na uspešnost trgovskega podjetja Bergant pravi (2001 21) raquoDobiček je ustvarjen samo če je input manjši kot output torej takrat ko podjetje posluje ekonomičnolaquo Vodenje nabave pa je odvisno od velikosti podjetja in ciljev ki jim podjetje sledi Odločitve o izbiri proizvodov (sortiment količina in cene) odločilno vplivajo na uspešnost podjetja Poslovna politika trgovskih podjetij se osredotoča v prvi vrsti na povečanje prodaje in zviševanje razlike med nabavno in prodajno ceno proizvodov Prodajne cene so na trgu razvrščene v različne cenovne razrede njihovo povečanje pa je dokaj zahtevno saj zahteva precej vlaganj in časa Zato poskušajo podjetja zniževati svoje nabavne stroške da bi tako povečala konkurenčnost Nabavno poslovanje postaja vse bolj obsežno zapleteno in zahtevno Nekdanje funkcije nabave naročanje prevzem in skladiščenje dopolnjujejo sedaj še trženjske funkcije kot so preučevanje nabavnega trga planiranje nabave odločitve glede dobaviteljev odločitve o oblikah in načinih nabavnega poslovanja ter nabavnih poteh pa tudi komuniciranje z dobavitelji analiziranje in evidentiranje nabave Pri nabavnem managementu je čedalje bolj pomemben dolgoročen odnos med kupcem in prodajalcem ki prinaša koristi tako prodajalcu kot kupcu ndash spoznanje da dolgoročno sodelovanje prinaša več koristi kot pa serija enkratnih kupčij za iste potrebe Uspešnost nabave je odvisna od pravilnih odločitev glede nabavnih virov Podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo je uspelo zgraditi dobre in dolgoročne poslovne odnose z dobavitelji Pri odločanju o nabavi ni pomembna samo cena temveč vse storitve ki jih nudi dobavitelj Prvi pomemben kriterij pri odločanju o nakupu pa je prav gotovo kakovost proizvodov saj lahko neustrezna kvaliteta ob nizki ceni povzroči več stroškov kot prihrankov Nabavna politika v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj pod okriljem katere posluje trgovina Dr Zoo je usmerjena k potrebam in željam svojih kupcev Težijo k čim večji optimalnosti cen nabavljenih proizvodov k visoki kakovosti proizvodov in dolgoročnemu sodelovanju z izbranimi dobavitelji Zakon o zdravilih prepoveduje oglaševanje zdravil kar posledično vpliva tudi na to da se ne sme oglaševati trgovina kot kraj kjer se prodajajo zdravila Dovoljuje pa obveščanje Tako lahko Veterinarska bolnica obveščajo ljudi o cepljenjih (redna letna cepljenja psov proti steklini) o uporabi razkužil (ptičja gripa) Reklamirajo se preko zadovoljnih strank ki o njih poročajo naprej svojim prijateljem in znancem Zelo pomembna je tudi povezanost trgovine z ambulanto od koder veterinarji napotijo stranke po zdravila in hrano za nadaljnjo terapijo pri živalih Povezanost trgovine z Ambulanto za male živali in oddelkom prakse za velike živali tvori njihovo prepoznavnost in konkurenčno prednost

34

POVZETEK Nabava je ena temeljnih funkcij poslovnega procesa trgovskih podjetij njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja posreduje kupcem in to v zadostni količini in primernem sortimentu po ustreznih cenah ter pravočasno Diplomsko delo je razdeljeno na dva dela in sicer na teoretični ter praktični del kjer je opisana nabava v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo V teoretičnem delu diplomskega dela je nabavni proces predstavljen po posameznih fazah kot ga predstavljajo avtorji v literaturi Faze si sledijo v določenem zaporedju Posamezne faze se med seboj prepletajo so povezane ter odvisne Vsako stopnjo nabavnega procesa je potrebno izvesti pazljivo in sistematično kajti le tako lahko zadovoljimo potrebe po proizvodih ki so na voljo pravočasno v ustrezni količini kvaliteti in ustrezni ceni Praktični del predstavlja podjetje Veterinarska bolnica Ptuj doo in analizo poteka postopka nabave v samem podjetju Proces sem prikazala od raziskave nabavnega trga sklepanja nabavne pogodbe ugotavljanja potreb in naročanja do prevzema blaga KLJUČNE BESEDE nabava nabavni proces naročanje izbira dobavitelj kupec trgovsko podjetje ABSTRACT Procurement is for commercial companies one of the key elements of business procedure its task is to obtain those articles which sales department discloses to customers in right quantity range of varieties suitable prices and in time Diploma is separeted in two parts The first part is theoretical and the second one is practical descripton of purchasing in company Veterinarska bolnica Ptuj doo In theoretical part of diploma the purchasing process is represented by particular stages The stages follow one another in certain succesion The particular stages are connected and depended between themselves Each stage of purchasing process has to be done carefully and systematically Only in that case we can satisfy the needs by products which are at service on time in appropriate quantity quality and at reasonable price The practical part represents the company Veterinarska bolnica Ptuj doo and analyses the purchasing process in it I presented procedure started with market resarch followed by award the contract needs determination ordering and take delivery KEY WORDS purchase purchasing process ordering choise supplier buyer trade company

35

5 SEZNAM LITERATURE

1 Baily PFarmer DJessop DJones 1998 Purchasing principles and Management London Prentice Hall

2 Bergant Bogomil 2001 Gospodarjenje podjetij Novo mesto Visokošolsko središče Visoka šola za upravljanje in poslovanje

3 Društvo ekonomistov 2000 25 Jubilejno posvetovanje o podjetniškem planiranju in managementu Uvajanje sprememb vodenja in planiranja

4 Gadde Lard-Erik in H Hakansson 1993 Profesional Purchasing London Routledge

5 Kaltnekar Zdravko 1993 Logistika v proizvodnem podjetju Kranj Moderna organizacija

6 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta 7 Kotler Philip 2004 Management trženja Ljubljana GV Založba 8 Leenders MR Fearon HE England WB 1985 Purchasing and Materials

Management RD Irwin Inc Homewood Illinois 9 Markič Peter Strniša Marija Tavčar Rudi 1993 Poslovna pogajanja Ljubljana

Gospodarski vestnik 10 PotočnikVekoslav 2000 Komercialno poslovanje z osnovami trženja 1 Ljubljana

Ekonomska fakulteta 11 PotočnikVekoslav 2001a Trgovinsko poslovanje Novo mesto Visoka šola za

upravljanje in poslovanje 12 PotočnikVekoslav 2001b Trženje v trgovini Ljubljana GV Založba 13 PotočnikVekoslav 2002a Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana

Ekonomska fakulteta 14 PotočnikVekoslav 2002b Temelji trženja s primeri iz prakse Ljubljana GV

Založba 15 van Weele A J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa

Ljubljana Gospodarski vestnik 16 Završnik Bruno 2004 Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV

Izobraževanje 17 Završnik Bruno 2001 Pogajanja v nabavi in upravljanje s človeškimi viri

Radenci Center za zunanjo trgovino Radenci doo 18 Završnik Bruno 2000 Nabava ndash zapiski predavanj Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta 19 Završnik Bruno 1997 Management nabave Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta

36

6 SEZNAM VIROV 1 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD ndash UPB1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+gospodarskih+druC5BEbahampmandate=-1ampunid=UPB|AB7A116C1EB745F7C1256F41003C9EF3ampshowdoc=1 [2532006] 2 Zakon o veterinarstvu (ZVet-1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampvt=6ampst=aampq=veterinaampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C1256A330020E07Fampshowdoc=1 [2532006] 3 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (ZZMP) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+zdravilihampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C125683A002C1181ampshowdoc=1 [2532006] 4 Zakon o zdravilih (ZZdr) (online) Dostopen na httpwwwuradni-listsi1ulonlinejspurlid=200631ampdhid=81631 [2532006]

17

preučijo se potencialno ustrezni dobavitelji na osnovi pripravljenih vprašalnikov pregled odgovorov na vprašanja obisk skupine pri tistih dobaviteljih ki na osnovi zbranih informacij najbolje

zadovoljujejo merila in pogoje ter kažejo zanimanje za poslovno sodelovanje skupina izbere najprimernejšega dobavitelja10

V preteklosti so podjetja kot merilo pri ocenjevanju uporabljala le ceno kasneje pa še kakovost in dobavni rok Danes podjetja ocenjujejo dobavitelje z večjim številom meril uporabljajo tudi različne metode za ocenjevanje dobaviteljev Dejavnikov ki vplivajo na izbiro je veliko razlikuje pa se tudi njihova pomembnost za različne dobrine Kriteriji za izbiro dobaviteljev so (Završnik 2000 52) kakovost materiala cena izpolnjevanje dobavnih rokov redne dobave dogovorjenih količin dobavni in plačilni pogoji proizvodne zmogljivosti zaloge dobavitelja servis (pred in po nabavi) image finančna moč kulanca fleksibilnost glede mogočih sprememb naročenih količin možnost recipročnih poslov trajna poslovna povezava Po določitvi meril lahko podjetje dobavitelje razvrsti v tri skupine dobaviteljev zelo dober (uvrstijo jih v listo odobrenih dobaviteljev) pogojno dober (odvisno od materiala ki ga ponujajo) slab dobavitelj (z njimi naj ne bi sklepali poslov) Dobavitelje ki niso izbrani moramo obvestiti o razlogih za zavrnitev njihove ponudbe Problem nastane le pri specifičnih surovinah materialih ki jih podjetje nujno potrebuje za svoje delovanje Te dobrine pogosto onemogočajo da bi jih kupovali samo pri izbranih dobaviteljih Geografska koncentracija surovin omejen izbor prevoza velike količine ter visok delež transportnih stroškov v nabavi materiala so praviloma glavni razlogi za odstopanja Kompromisi se zato sklepajo v prid manj zanesljivim dobaviteljem Izbira dobaviteljev ne bi smela trajno veljati Podjetje se mora vedno ozirati za takšnimi dobavitelji ki imajo sposobnost da se prilagajajo njegovim potrebam in željam Z naraščanjem pomembnosti dobaviteljev v dobavni verigi podjetja se povečuje tudi potreba po objektivni oceni njihovega poslovanja in to na dolgi rok Prednosti ki jih nudi ocenjevanje dobaviteljev

večja preglednost nabavnih odločitev zmanjšanje tveganja pri oskrbi povečanje konkurence med dobavitelji načrtno pridobivanje in opuščanje dobaviteljev izogibanje neracionalnim odločitvam zagotavljanje know-howa

Ocenjevanje dobavitelja lahko poteka na štirih ravneh (Potočnik 2001b 212)

raven izdelkov osredotočimo se na izboljšanje kakovosti materiala uporabljenega za izdelke in njihovo oblikovanje

procesna raven predmet kontrole je dobaviteljev proizvodni proces raven zagotavljanja kakovosti predmet kontrole niso samo postopki temveč tudi

dobaviteljevo celovito obvladovanje kakovosti

10 Podrobnejši opis postopka izbire dobaviteljev je naveden v literaturi Završnika iz leta 2004

18

raven podjetja preverjajo se finančni vidiki in usposobljenost dobaviteljevega vodstva

Vseh dobaviteljev ni mogoče ocenjevati z enako intenzivnostjo Zato jih je potrebno razdeliti po pomembnosti po naslednjih merilih promet z dobaviteljem pomen nabavne dobrine tveganje na specifičnih nabavnih trgih Dobavitelji so naši poslovni partnerji zato jih je potrebno obvestiti o tem da bodo vključeni v proces ocenjevanja in izbora dobaviteljev Obvestimo jih tudi o naših pričakovanjih glede njihovega poslovanja Prav tako pa jim moramo sporočiti dosežene ocene in jih seznaniti s standardi in metodami ki jih uporabljamo pri ocenjevanju

228 Eksterno naročilo Po izboru najboljšega dobavitelja sledi naročilo Gre za konkretno nabavno akcijo kjer pride do neposrednega poslovnega kontakta z dobaviteljem in predstavlja tudi dejansko pravno obveznost Naročilo je pisni dokument ki prenese zahteve in želje kupca do dobavitelja Čim bolj precizno so zajeti vsi pogoji tem manjša je verjetnost poznejših sporov Pametno je da dobavitelj potrdi vsebino vsakega naročila (Kaltnekar 1993 206-207) Poglavitne sestavine naročila so (van Weele 1998 92) podatki o dobavitelju opis izdelka cena na enoto število enot naslov dostave naslov kam naj se pošlje račun Završnik (1997 14) pa v primerjavi z zgoraj navedenim avtorjem dodaja naslednje sestavine naročila tekočo številko naročila datum naročila plačilne pogoje in posebne določbe Naročilo ni hkrati tudi prodajna oz nabavna pogodba Običajno je s pogodbo določena skupna količina delne količine pa kupec naroča z naročilom ki mora biti po vsebini usklajeno s pogodbo Če dobavitelj prejme naročilo in pri preverjanju ugotovi da ni skladno s ponudbo ali pogodbo ga mora zavrniti Če naročila ne zavrne ampak ga izpolni se smatra da soglaša s spremembo (Potočnik 2002a 178-179)

229 Sklepanje nabavnih pogodb Pravna podlaga nabave je kupna pogodba ki nastane na podlagi sporazuma med obema partnerjema Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa v sprejemu naročila Pogodba je sklenjena ko slednji pošlje kupcu pisno potrditev naročila (Završnik 2000 54-55) Po izboru dobavitelja sledi seveda sestavljanje pogodbe Tehnična vsebina pogodbe se spreminja od materiala do materiala ki ga kupujemo Van Weele (1998 83) opozarja da se določeni komercialni in pravni pogoji zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala hellip v pogodbah razlikujejo zato je ovirana uporaba standardnih nabavnih pogodb Pri sklepanje pogodb je potrebno upoštevati določila

19

pogodbenega prava in splošnih uzanc Dogovor je sklenjen ko se pogodbeni stranki sporazumeta o bistvenih elementih pogodbe (Kaltnekar 1993 207-209)

Predmet pogodbe je lahko vsako blago ki je namenjeno tržišču Vrsto blaga določimo z običajnimi trgovskimi nazivi z veljavnimi standardi ali s posebnimi specifikacijami

Količina mora biti določena ali določljiva z merskimi enotami ali na drug primeren način

Cena blaga je lahko natančno določena ali določljiva na dan dobave Kakovost blaga mora biti jasno opisana in nedvoumno določena z vzorcem

standardom blagovno znamko poreklom specifikacijo Čas in kraj dobave takojšen ali terminski Zamujanje dobavnih rokov rodi pravne

posledice ndash prizadeta stranka lahko odstopi od pogodbe ali zahteva odškodnino Dobavni pogoji pomembno je določiti v kolikšni meri in do kod bremenijo

posameznega partnerja transportni stroški ter kdaj in kje preide riziko na kupca (Incoterms) V pogodbi se lahko določi tudi kakšnim transportnim sredstvom bo blago dostavljeno

Plačilni pogoji določajo predvsem roke do katerih je potrebno dobavljeno blago plačati ter razne popuste in zamudne obresti ki so povezani s plačilnimi roki Določajo tudi načine plačila gotovinsko z virmani kompenzacijamihellip

Jamstveni elementi ki ščitijo pogodbene stranke pred posledicami netočnega izvrševanja pogodbenih zahtev s strani drugih partnerjev pogodbena kazen penali ara odstopnina razna jamstva ali poroštva zastava zamudne obresti avans kavcija različne odškodnine

Splošno pravilo je da naj bi nabavniki vztrajali pri fiksni ceni ki je sprejemljiva za obe stranki Najbolje je da dobavitelj prevzame vse tveganje če to ni s pogodbo izključeno V praksi se uporabljajo različni dogovori o ceni (van Weele 1998 83-84)

fiksna cena plus stimulacija namenjena je motiviranju dobaviteljev na podlagi nagrajevanja za izvedbo dela ki presega dogovorjene standarde

pogodba raquostroški pluslaquo (stroški plus določen odstotek nagrade povračilo stroškov plus fiksna nagrada stroški plus zajamčena najvišja nagrada) se uporablja kadar dela ne morejo dovolj natančno opredeliti oz kadar je fiksna cena za obe stranki preveč tvegana za to pogodbo je značilna velika negotovost

pogodba za povračilo stroškov ponavadi temelji na fiksni postavki za uro dela in uporabo opreme

pogodba z usklajevanjem cene (eskalacijska klavzula) uporablja se pri dolgoročni nabavi ali predelavi zelo specifičnih tržno občutljivih materialov cena je povezana z obrazcem za usklajevanje cen ki temelji na zunanjih dejavnikih kot so stroški materialov ali gibanje plač

Nabava materialov ki sodijo po metodi ABC v C razred (veliko število majhen delež v nabavnem proračunu) je rutinska stvar in ne zahteva posebnega nebavnega znanja Lahko jo zelo poenostavimo ali pa celo prepustimo nosilcem potreb v podjetju Nabavni oddelek samo skrbi da se nabavni proračun ne prekorači in občasno kontrolira porabo sredstev Najenostavneje je drobni material za vzdrževanje manjša popravila in pisarniški material nabaviti brez formalnega naročila v trgovini na veliko ali malo Dokument ki govori o sklenitvi pogodbe je trgovski račun dobavnica ali naročilnica (Završnik 2000 55)

20

2210 Spremljanje izpolnitve naročila Pod spremljanjem naročila razumemo kontrolo nad prispetjem potrditve naročila in primerjavo z naročilom ter zagotavljanje dobave v dogovorjenem roku Namen spremljanja naročila pogodbe je v tem da preprečimo motnje v proizvodnji dodatne stroške zaradi spremembe le-te nezmožnost izvršitve dobav kupcem pogodbene kazni in poslabšanje image-a Tudi prezgodnje dobave lahko povzročajo stroške (stroški vezave kapitala skladiščni stroški) Ugotavljanje prekoračitve in opominjanje na dobavo pri dobavitelju je glavna naloga kontrole izpolnjevanja dobavnega roka (Završnik 2000 55-56) Obstaja več različnih metod spremljanja izpolnitve naročila (van Weele 1998 93)

Spremljanje izpolnitve naročila v izjemnih primerih sistem opozarjanja pri katerem nabavni referent ukrepa le v primeru ko ga dobavitelj opozori da bo raquokmalulaquo zmanjkalo materiala metoda ne doprinese k učinkovitosti izvedbe nabave vendar jo pogosto srečamo v praksi

Rutinsko preverjanje stanja poteka tako da se že pred dobavo preverja pri dobavitelju ali bo dostava blaga mogoča na dogovorjeni datum

Vnaprejšnje preverjanje stanja se uporablja pri vnaprejšnjem določanju kritičnih nabavnih delov in dobaviteljev

2211 Prevzem vhodnih proizvodov11

Dobavljeno blago je potrebno pregledati da se prepričamo o njegovi ustreznosti Glede na velikost in tehnično zahtevnost blaga lahko pri dobavitelju večkrat preverjamo njegovo sprejemljivost na različnih proizvodnih stopnjah Dostavljeno opremo je potrebno preveriti s testi sprejemljivosti pri dobavitelju preden je oprema odposlana pri uporabniku po dostavi in ko oprema začne prvič delovati (van Weele 1998 93) Prevzemni oddelek je pogosto podrejen nabavnemu sektorju Ločimo tri postopke pri prevzemu glede na dokumentacijo

prevzemni oddelek izpiše prevzemnico ali prejemnico prevzemni oddelek potrdi prejem na izvodu (kopiji) naročila ki ga je bil prejel od

nabavnega oddelka za materiale majhne vrednosti opravijo prevzem neposredno interni naročniki

Pomembno je poročilo o kontroli kakovosti ki potrjuje ustreznost ali neustreznost prejetega materiala Priloženo je prejemnici če so odstopanja od naročenih kakovosti materialov drugače pa je ustreznost potrjena na prevzemnici Pregled kakovosti je v podjetjih različno urejen za nekatere predmete nabave nimajo predpisane posebne kontrole kakovosti kontrola na podlagi jemanja vzorcev popolna (100-na) kontrola laboratorijska kontrola kontrola nevtralne ndash zunanje institucije

11 Povzeto po Završniku (2000 56-57)

21

2212 Reševanje reklamacij12

Če so pri kontroli vhodnih proizvodov in materiala ugotovljene razlike med dejanskim stanjem in dogovorjenimi obveznostmi dobavitelja se sestavi komisijski zapisnik ki ga pošljemo nabavnemu oddelku Na osnovi zapisnika o ugotovljenih pomanjkljivostih pri dobavi se sproži reklamacijski postopek Reklamacija je ugovor na dobaviteljevo netočnost pri dobavi in instrument za popravljanje napak ki so nastale Kupec z reklamacijo zahteva od dobavitelja da naknadno izpolni zahteve naročila oz pogodbe ter hkrati prevzame tudi odgovornost za škodo ki je nastala zaradi pomanjkljive dobave (Završnik 2000 57) Komisijski zapisnik je potrebno sestaviti tako da je iz njega jasno razvidno za kakšno napako gre (količinsko kakovostno rokovno) kdo in na kakšen način je ugotovil napako V reklamacijskem dopisu dobavitelju pa moramo navesti še naslednje podatke številko pogodbe ali naročila številko in datum dobavnice in prevoznega lista ter drugi dokumenti iz katerih je mogoče ugotoviti zakaj je prišlo do napak Za zamujeni rok dobave in druge neizpolnjene dogovorjene pogoje kupec praviloma ne sestavlja komisijskega zapisnika ampak ureja te napake neposredno z dobaviteljem Kadar kupec ugotovi napake pri dobavi ima do dobavitelja naslednje zahteve

Zahteve glede količine količina materiala je s pogodbo navadno le okvirno določena le redko točno opredeljena Dovoljen je 5 odmik navzgor ali navzdol če je količina označena približno (circa okoli) Pri kosovnem blagu ali označbi raquobrez tolerancelaquo ne sme priti do odstopanj Pri dostavi premajhne količine ima kupec naslednje pravice lahko zahteva takojšnjo dobavo razlike do dogovorjene količine odkloni prevzem manjše količine če ima upravičen interes da sprejme celotno količino sprejme manjšo količino in tudi plača samo prevzeto količino Če pa dobavitelj dostavi večjo količino kupcu ni potrebno prevzeti presežka če ga pa prevzame ga mora tudi plačati po pogodbeni ceni

Zahteve glede kakovosti za kakovostne napake materiala odgovarja dobavitelj vendar le za napake ki so nastale pred prehodom rizika za napake ki kupcu niso bile znane ob sklepanju pogodbe za skrite napake ki se pojavijo po prevzemu materiala (najkasneje v 6 mesecih) za napake zaradi dobaviteljeve prevare kupca o dejanski kakovosti materiala V primeru ko dobavitelj dostavi material boljše kakovosti kupec ne more odkloniti prevzema razen če ima upravičen interes da zahteva točno določeno kakovost S prevzemom boljše kakovosti pa kupec ne prevzame tudi večje obveznosti razen če je bilo v pogodbi drugače dogovorjeno

Pravice in obveznosti pri spremembi cene poleg fiksno določenih cen ki jih stranki le redko spreminjata se stranki lahko dogovorita tudi za naknadno spremembo cene Ceno je mogoče spreminjati navzgor ali navzdol zato ji pravimo tudi raquodrsečalaquo cena Uporablja se pri prodaji investicijske opreme z daljšim rokom dobave pa tudi pri sukcesivni nabavi materiala pri nestabilnih pogojih na trgu ki pomembno spreminjajo stroške proizvodnje od sklenitve pogodbe do dobave materiala

Zahteve pri zakasnitvi dobave kadar z dobavo zamuja dobavitelj lahko kupec uveljavi naslednje zahteve vztraja pri pogodbi in določi naknadni rok za dobavo po preteku naknadnega roka odstopi od pogodbe in zahteva odškodnino razliko v

12 Povzeto po Potočniku (200092-94)

22

ceni zaradi nakupa pri drugem dobavitelju po višji ceni Če pa z prevzemom zamuja kupec mu prodajalec lahko uskladišči material v javnem skladišču in pošlje račun za dobavljeni material proda material na kupčev riziko če skladiščenje ne bi bilo gospodarno in zahteva povrnitev razlike v ceni zaradi prodaje drugemu kupcu po nižji ceni zahteva povrnitev dejanske škode

Poslovna praksa je oblikovala naslednja pravila za reklamacijski postopek (Potočnik 2002a 182)

Ugovarjati začnemo šele takrat ko je vrednost reklamacije večja kot so njeni stroški Če se manjše napake pri istem dobavitelju večkrat ponavljajo ga moramo nanje opozoriti

Upoštevamo običajni reklamacijski rok oz rok ki je določen s pogodbo Sestavljena mora biti vljudno vendar z odločno zahtevo za izpolnitev dogovorjene

obveznosti

2213 Ocena nabavnega posla13

Delo nabavnega referenta se ne konča z uvedbo novega materiala v proizvodnjo ali uporabo nove opreme V poslovanju z dobavitelji lahko pride do zapletov ki jih je potrebno rešiti (reševanje garancijskih zahtevkov in pogodbenih kazni reševanje zahtevkov zaradi dodatnih in nepopolnih del glede na obseg del določen v specifikaciji določitev načina vodenja dokumentacije o nabavi in dobaviteljih zapisovanje ocen projekta) Pri dodatnem delu ali presežku je pomembno da o tem vnaprej obvestimo naročnika ki mora v to privoliti O dodatnem delu mora biti obveščen tudi vodja nabave da kasneje ne pride do nejasnosti pri nabavnih stroških Naložbene dobrine čez čas zahtevajo vzdrževanje ndash takrat postane jasno ali dobavitelj lahko upraviči svoje obljube o servisiranju vzdrževanju in dobavi rezervnih delov Nenazadnje mora dobava zagotoviti tudi da se pridobljene izkušnje razčlenijo in da jih lahko uporabimo na stopnji opredeljevanja specifikacije in izbire dobavitelja pri prihodnjih nabavah S tem se izboljšuje tudi kakovostni nivo dobaviteljev

2214 Pregled in likvidacija prejetih računov Dobavitelj izda za dobavljeno blago račun ali fakturo Težnja po dobrih poslovnih odnosih narekuje čim hitrejše plačilo pogosto so s hitrim plačilom povezane tudi določene bonitete Naloga nabave je da čim hitreje opravi vse posle ki so potrebni pred plačilom računa (Kaltnekar 1993 214) Postopek poteka od pripravljalnih del do samega obračuna (Potočnik 2000 94-95)

V okviru pripravljalnih del zberemo dokumente (pogodba ali naročilnica dobaviteljeva odpremnica ali dobavnica specifikacija materiala tovorni list ali

13 Povzeto po van Weele (1998 94-95)

23

drugi prevozni dokumenti prevzemnica skladišča) ter jih medsebojno primerjamo in ugotavljamo napake med naročenim prevzetim in zaračunanim Ko so dokumenti usklajeni se to potrdi na računu

V obračunu fakture gre za formalni preračun vseh njenih sestavin Po izračunu izda nabavna služba nalog za plačilo Zaradi visokih stroškov preračunavanja posameznih postavk je praksa razvila različne postopke za poenostavitev kontrole računov (zbirni račun preverjanje računov samo nad določeno vrednostjo naključno preverjanje računov določitev računov po metodi ABC ndash preverjamo le račune dobaviteljev v skupini A preverjanje računov dobaviteljev pri katerih so reklamacije pogostejše ne preverjamo računalniško izstavljenih računov ker predvidevamo da so točni ne preverjamo računov dobaviteljev katerim zaupamo da sami sproti popravljajo napake)

Račun pomeni čisto določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga obravnavamo zelo skrbno Pregled in njegovo likvidacijo opravimo takoj po prejemu Kontrola računa ne predstavlja samo nadzora nad opravljenim delom in storitvami dobavitelja temveč pomeni tudi podlago za vrednotenje dobavitelja (Završnik 2000 57)

2215 Evidenca in arhiviranje Evidence nabavnega oddelka obsegajo veliko število podatkov in informacij ki so za operativo nabave uporabni le kadar so dostopni in v urejeni obliki Vsak nabavni oddelek mora voditi evidenco vseh naročil po tekočih številkah Evidenca naj obsega številko naročila ime dobavitelja kratek opis materiala in vrednost celotnega naročila Za takojšen dostop do informacij o stanju odprtih naročil je zelo pomembna evidenca po imenu dobavitelja (naročila so razvrščena po tekočih številkah) Evidenca končnih naročil je zgodovinski zapis vseh zaključenih oz dobavljenih naročil Arhiviramo jih najmanj za tri leta Edinstvena naročila in naročila večje vrednosti hranimo dalj časa (Završnik 2000 58-59) Najpomembnejše nabavne evidence po Potočniku (2000 95) so

evidenca količin materiala evidenca cen materiala evidenca dobaviteljev (tehnične in tržne značilnosti) evidenca nabavnih pogojev po dobaviteljih evidenca reklamacij

24

3 ANALIZA NABAVNEGA PROCESA V PODJETJU VETERINARSKA BOLNICA PTUJ DOO

31 Predstavitev podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo Veterinarska bolnica Ptuj je že pred leti na osnovi povpraševanja odprla ndash temu bi takrat lahko dejali oddelek kjer so stranke lahko kupovale hrano in nekatere dodatke za male kakor tudi za velike živali Povpraševanje je narekovalo vedno večjo ponudbo zato so se leta 2003 odločili za večjo širitev in prenovo prostorov iz katerih je nastala lepa velika trgovina za male in velike živali ki so jo poimenovali Dr Zoo in ki je odprla svoja vrata leta 2004 Pod okriljem Veterinarske bolnice Ptuj deluje tudi Ambulanta za male živali

Ideja in zasnova trgovine morda malce odstopa od podobnih raquopet shopovlaquo saj so v trgovini dali poudarek predvsem na strokovnosti prodajalcev in skrbnem izboru izdelkov ki jih ponujajo Seveda se trudijo da je za vsak okus nekaj vendar so mnenja da kak tolar ki ga odštejete več odtehta kvaliteto izdelka pa naj gre za hrano igračo ali učni pripomoček za vašega ljubljenca ali pa za skrbno izbran dodatek za živali ki jih redite v hlevu Oba programa tako del za male živali kot za velike živali nenehno izpopolnjujejo Podjetje se želi še bolj približati svojim strankam in jih hkrati vezati na sebe s svojo novo ponudbo ki je zaenkrat še v pripravi Uvedli bodo razvoz določenih izdelkov na dom strank po predhodnem telefonskem naročilu Ob cenovno določeni količini kupljenih proizvodov bo njihova dostava brezplačna Razvažali bodo predvsem vitaminske in mineralne dodatke k hrani za velike živali mleko in mlečne nadomestke hrano za pse (15 kg vreče)hellip Pomembno je poudariti da v dostavo ne bodo vključena zdravila in ne vitaminski dodatki za izdajo katerih je potreben recept Poudarek bo predvsem na strokovno usposobljenemu sodelavcu ki ne bo zgolj dostavljal proizvodov ampak bo znal strankam tudi svetovati jih opozoriti na morebitne napake in jih napotiti k veterinarju če bodo to zahtevale okoliščine Namen je ponuditi celovito oskrbo kakršne so deležne stranke ob prihodu v trgovino

SLIKA 1 VETERINARSKA BOLNICA PTUJ SLIKA 1 LOGOTIP TRGOVINE

SLIKI 3 IN 4 NOTRANJOST TRGOVINE DR ZOO

25

SLIKA 5 ČAKALNICA AMBULANTE SLIKA 6 ORDINACIJA ZA MALE ŽIVALI

32 Organiziranost pomen in cilji nabavne službe Nabava je strateškega pomena za podjetje kot je Veterinarska bolnica Ptuj Ima neposreden vpliv na zniževanje stroškov in s tem uspešnost podjetja Uspešno izvedena nabava in pravi predmeti nabave zagotavljajo dobre odnose z kupci Zadovoljni kupci pa svoje zadovoljstvo sporočajo naprej svojim prijateljem in znancem kar je dobra in brezplačna reklama za podjetje Nabava je organizirana centralizirano kar pomeni da oskrbuje tako trgovino kot ambulanto Vse potrebe po proizvodih zdravilih medicinskih pripomočkih in ostalih potrebščinah se iz ambulante sporočijo nabavi ta pa nato izvršuje potrebna opravila povezana z nabavo Temeljne cilje nabave v podjetju lahko razdelimo na nabaviti prave proizvode v ustrezni zahtevani kakovosti v pravi količini ob pravem času po najboljši ceni in ugodnih dobavnih plačilnih pogojih

zagotoviti nepretrgan tok dobave ki ne bo povzročal pomanjkanja proizvodov ali pa preveliki zalog

razvijanje dobrih poslovnih odnosov z dobavitelji

33 Analiza nabavnega procesa po fazah

331 Zaznavanje potreb Za trgovsko podjetje velja staro pravilo ki pravi da je ugodna nabava že pol uspeha Nabava je neposredno povezana s prodajo in pomembno prispeva k zniževanju poslovnih stroškov z doseženimi nabavnimi ugodnostmi Jedro nabavnega sortimenta predstavlja standardni ali fiksni sortiman ki je prilagojen stalnim potrebam porabnikov in spremenljivi ali variabilni sortiman ki pomeni širitev stalnega sortimana v posameznih prodajnih sezonah ali zaradi drugih potreb porabnikov Razmerja med njima ni mogoče natančno določiti saj je pojavljajo tako imenovani mejni proizvodi ki se pojavljajo v obeh sortimentih v določenih obdobjih ali na različne načine

26

Pri nabavi izdelkov se upošteva naslednje da lahko podjetje sortiment izdelkov hitro spreminja in prilagaja potrebam

porabnikov da lahko po potrebi sortiment razširi oziroma ga poglobi in prilagaja ožjemu

segmentu kupcev

Potrebe po izdelkih se zaznavajo kot potrebe po izdelkih pri dnevnem preverjanju zalog optično (pregled zalog

izdelkov po prodajalni in skladišču zapis manjkajočih izdelkov v zvezek za naročila) in preko računalnika (program sam javi da je na zalogi zgolj minimalna količina izdelkov omogoča pa tudi označitev minimalne zaloge izdelkov že pri njihovem vnosu v zaloge)

kot potrebo iz tržišča po novem izdelku prodajni predstavniki ki ponujajo boljši izdelek ali nižjo ceno za enako kakovosten izdelek novi izdelki v katalogih dobaviteljev specialna naročila kupcev14 povečano povpraševanje strank po določenih izdelkih sledi postopek zbiranja in analiziranja ponudb dobaviteljev pogajanja z izbranim dobaviteljem in podpis pogodbe z njim

Ker gre za vezano trgovino z Ambulanto za male živali se stranke iz ambulante napotijo v trgovino po zdravila15 za nadaljnje zdravljenje hrano in ostale pripomočke za živali Prav tako pa se vsa zdravila in ostali pripomočki za ambulanto naročajo preko trgovine Po spoznanju potreb se določi splošne značilnosti izdelkov in potrebno količino Za standardno blago je to preprost postopek pri zdravilih in medicinskih pripomočkih pa se mora nabavnik pri opredelitvi lastnosti kot so zanesljivost trajnost in cena posvetovati z

14 Takšnih naročil je okrog deset na mesec Gre za naročila izdelkov iz katalogov dobaviteljev ki niso na voljo v prodajalni (npr plaščki različnih velikosti in barv za kužke) Ni predplačil izjema so dražji izdelki in izdelki za veliko prakso (npr škarje za striženje ovac) 15Pogoje ki jih morajo izpolnjevati specializirane prodajalne za promet z zdravili na drobno in postopek ugotavljanja teh pogojev ter stroške postopka predpiše pristojni minister v soglasju z ministrom pristojnim za blagovni promet in trgovino (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 58 člen 3 odstavek) Po Zakonu o veterinarstvu (3 člen 24 odstavek) so zdravila za uporabo v veterinarski medicini vsaka snov ali kombinacija snovi ki so pripravljene in namenjene za zdravljenje ali preprečevanje bolezni pri živalih za zdravilo pa se šteje tudi vsaka snov ali kombinacija snovi ki se lahko uporablja na živalih z namenom da bi se določila diagnoza ali ponovno vzpostavile izboljšale ali spremenile fiziološke funkcije Po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (3 člen 16 odstavek) se za zdravila za uporabo v veterinarski medicini štejejo tudi sredstva ki se uporabljajo za razkuževanje uničevanje členonožcev in glodalcev in pridejo v neposreden ali posreden stik z živalmi Za določena zdravila (ibid 5 člen) mora imeti prodajalec (zdravila lahko v trgovini izdaja samo farmacevt ali veterinarski tehnik) nalog (recept) za izdajo zdravila ki ga izda veterinar Nalog za izdajo zdravil se pripne kopiji računa ki ostane v trgovini Stranko morajo seznaniti z navodili za uporabo (72 člen Zakona o zdravilih) in karenčno dobo zdravila kar stranka potrdi z podpisom (Priloga 1) Zdravila ki so namenjena živalim velike prakse se morajo vpisati v Hlevsko knjigo rejca (evidenca zdravil ki so dajana živalim) Vpis obvezno opravi veterinar (podpis žig) če vpis ni opravljen sledijo sankcije Zdravila brez recepta in vitamini se izdajajo kot navadno trgovsko blago Karenca (ibid 4 člen 19 odstavek) je časovno obdobje ki mora preteči od zadnjega dajanja zdravila živali ob normalni uporabi pa do trenutka ko zdravljeno žival lahko damo v redni zakol za proizvodnjo neoporečnih živil oziroma čas v katerem se živalska tkiva mleko jajca in med zdravljenih živali ne smejo uporabljati za prehrano ljudi zaradi možne vsebnosti zaostankov zdravil nad najvišjimi dovoljenimi količinami zaostankov zdravil v teh živilih

27

veterinarji Nabava sodeluje pri predvidevanju potreb z veterinarji prav tako pa jih obvešča tudi o dobavnih rokih izdelkov po katerih povprašujejo Težave povzroča predvsem pomanjkanje zdravil za malo in veliko prakso Kajti za prodajalce zdravil je Slovenija premajhen trg in se jim registracija zdravil (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 13 - 28 člen) ne izplača Problem se rešuje do določene mere s kombinacijo humanih zdravil16 vendar določena zdravila še vedno primanjkujejo oziroma jih na trgu ni za dobiti (npr kapljice za mačje garje zdravilo proti ušem pri perutnini hellip) Predmeti nabave so zdravila vitamini in drugi dodatki k prehrani za male in velike živali hrana za hišne ljubljenčke premium razreda dodatki za nego in drugi pripomočki za male in velike živali razkužila rodenticidi (zatiranje glodavcev) pisarniški material tiskovine obrazci laboratorijski material

332 Interno naročilo Namen internega naročanja so pravilno pravočasno in v optimalnih količinah interno naročeni proizvodi Zaznane potrebe po določenih izdelkih se vpišejo v zvezek naročil kjer se za vsakega dobavitelja vodi svoja evidenca

333 Pregled internega naročila Interna naročila skupaj pregledajo prodajalci in vodja trgovine Preverijo kaj je potrebno naročiti katera so nujna naročila in kaj se bo naročilo kasneje O zdravilih in medicinskih pripomočkih poteka posvet z veterinarji Kadar obstajajo alternativni proizvodi za zadovoljitev iste potrebe se posvetujejo o tem ali bodo uporabili alternativne proizvode ali bodo naročili zahtevane proizvode Če je interno naročilo pravilno izpolnjeno in popolno gre v nadaljnje reševanje

16Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (6 člen 3 odstavek) pravi da je uporabljanje zdravil za uporabo v humani medicini za živali prepovedano razen v izjemnih primerih če tako določi minister pristojen za veterinarstvo Prepovedano pa je tudi (ibid 6 člen 1 odstavek) predpisovanje izdelava in izdaja magistralnih zdravil za uporabo v veterinarski medicini ki puščajo nedovoljene zaostanke v mesu organih ali izdelkih iz živali ki so namenjene za prehrano ljudi Zakon o zdravilih pa v 18 členu (izjemna uporaba zdravil v veterinarski medicini) pravi (1) Če ni na voljo nobenega zdravila za uporabo v veterinarski medicini z dovoljenjem za promet v Republiki Sloveniji za obravnavo bolezenskih stanj določenih živalskih vrst lahko veterinar oziroma veterinarka (v nadaljnjem besedilu veterinar) odgovoren za zdravljenje živali in zlasti da bi preprečil nesprejemljivo trpljenje živali izjemno uporabi zdravila ki nimajo dovoljenja za promet za uporabo pri tej živalski vrsti ali za zadevno bolezensko stanje (2) Natančnejše pogoje izjemne uporabe zdravil predpiše pristojni minister

28

334 Izdelava povpraševanja za potencialne kupce S prenovitvijo trgovine so se odločili tudi za določen standard proizvodov ki jih bodo prodajali to je premium razred Ker pri hrani in ostalih dodatkih za male živali cenovno ne morejo konkurirati velikim trgovskim centrom (ki prodajajo hrano in dodatke nižje kakovosti in posledično po nižjih cenah) so se usmerili na kupce ki zahtevajo kakovost in so pripravljeni zanjo tudi več odšteti Vrhunska kakovost je osnova na kateri se gradijo vsi ostali poslovni odnosi z dobavitelji Nabava nato na osnovi izbranih nabavnih potreb po proizvodih pošlje zahtevo za ponudbo potencialnim dobaviteljem Zahteve vključujejo pogoje in specifikacije (tehnične kakovostne zakonske nabavne hellip) ter morebitno zahtevo tudi po začetnih vzorcih proizvodov Nato v sodelovanju z veterinarji ugotovi ali začetni vzorci ustrezajo vsem podanim zahtevam in jih na podlagi ugotovitev sprejmejo ali zavrnejo Specifikacija izdelka je pomembna informacija ki dobavitelju natančno pove kaj želi podjetje nabaviti Obsega pa

kaj mora dobavitelj dostaviti naročniku želeno kakovost izdelka kdaj in koliko je potrebno dostaviti in način izpolnitve naročila

Podjetje naroča izdelke predvsem na podlagi prodajnih katalogov dobaviteljev gre torej za nabavo po dobaviteljevih specifikacijah Velik del nabavnega sortimana sestavljajo standardni izdelki zato lahko podjetje hitreje in lažje zamenja dobavitelje pa tudi sedanje izdelke lažje nadomesti s podobnimi izdelki drugih dobaviteljev Pri zdravilih so omejeni z dobavo in ponudbo kar je eden izmed razlogov zakaj so v ambulanti terapije poslovna skrivnost17 Podjetje ne more postavljati nobenih pogojev če želijo zdravilo nabaviti sprejmejo tiste pogoje ki jih ponujajo veledrogerije

335 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga se izvaja samo takrat kadar se nabavlja nov proizvod oziroma ko obstoječi dobavitelji ne morejo zagotoviti zahtevanega proizvoda Preučuje se ponudba in povpraševanje po proizvodu in z njima povezana gibanja cen količin kakovosti hellip Drugače pa dobava poteka po odobreni listi izbranih dobaviteljev Z dobavitelji s katerimi so ustvarili uspešen poslovni odnos ki je v obojestransko korist in zadovoljstvo in ki zagotavljajo proizvode po zahtevani kakovosti optimalni ceni ustreznih plačilnih in dobavnih pogojih imajo interes tudi v bodoče sodelovati Kadar se pojavijo negativne izkušnje v sodelovanju z dobavitelji poskušajo spore reševati sproti 17 Terapija (kombinacija zdravil) je poslovna skrivnost podjetja in ni zapisana na računu ki je izdan stranki Zapisana pa je v osebni kartoteki zdravljene živali V 39 členu Zakona o gospodarskih družbah je zapisano Za poslovno skrivnost se štejejo podatki za katere tako določi družba s pisnim sklepom S tem sklepom morajo biti seznanjeni družbeniki delavci člani organov in druge osebe ki so dolžne varovati poslovno skrivnost

29

Pri raziskavi tržišča si pomagajo s ponudbami dobaviteljev ki jih pošiljajo na lastno iniciativo s spletnimi stranmi z obiski trgovskih potnikov (najbolj pogosto jih trgovski potniki sami obiščejo in predstavljajo nove izdelke iz njihove ponudbe jih seznanjajo z novim promocijskim materialom) katalogi dobaviteljev Tako pri izboru dobavitelja za določeno vrsto proizvodov kot tudi pri nabavi novih proizvodov se pridobi več različnih ponudb Na podlagi medsebojne primerjave in analize izberejo najbolj ugodno

336 Izbor dobaviteljev Izbira dobaviteljev je ključna naloga nabave Dobri dobavitelji so tisti ki nudijo nove rešitve Seveda pa je take dobavitelje potrebno najti in potem še izbrati Pravilna izbira dobaviteljev vpliva na kakovost in ceno oskrbe s proizvodi S sistematično in natančno raziskavo lahko najbolje poiščemo potencialne dobavitelje Pogoj za uspešnost so pravi viri informacij in podjetje je črpalo iz naslednjih poslovni imeniki publikacije dobaviteljev strokovni časopisi in revije viri v podjetju informacije od posrednikov izmenjava izkušenj Pri izdelavi nabavne kalkulacije se upoštevajo vsi nabavni stroški ki nastanejo pri posameznem dobavitelju Na izbor pa seveda vplivajo tudi kakovost materiala dobavni roki in pogoji ter plačilni roki in načini plačila Izbira dobavitelja je tesno povezana z oblikovanjem nabavnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bomo sodelovali Podjetje se je osredotočilo na kupce ki zahtevajo kakovost kar je seveda odločilno vplivalo na izbiro dobaviteljev Med potencialnim dobavitelji hrane za male živali so izbrali samo tiste ki nudijo res vrhunsko kakovost Eukanuba Nutro Techni-Cal Royal Canin Hillrsquos Veliko sodelujejo tudi z lokalnimi dobavitelji Miprim doo (mlečni izdelki) Dobrodej Miklavž (lizalni kamni) Ekolap Scala doo (razkužila) Dar Trade Petrovče Vitan Trade Hoče (igrače) Aler doo Ljubljana (igrače) Zdravila se naročajo preko veledrogerij kot sta Krka in Kemofarmacija (nudijo širok asortiman dobava je možna vsak dan popusti ni problemov z zamenjavo blaga)

337 Eksterno naročilo Cilj eksternega naročila so pravilno pravočasno po sprejemljivih cenah in v optimalnih količinah naročeni proizvodi pri dobaviteljih kar omogoča pravočasno dobavo Naročilo je konkretna nabavna akcija kjer gre za neposreden poslovni kontakt z dobaviteljem in ustvarjanje pravne obveznosti tako s strani kupca (ki se zaveže da bo poravnal kupnino) kot s strani dobavitelja (ki se s potrditvijo naročila zaveže da bo obljubljeno tudi dostavil v dogovorjenih rokih in ustrezni kakovosti)

30

Hrano za male živali naročajo enkrat tedensko s tem so se prilagodili dobaviteljem Hrano in ostale proizvode naročajo v ponedeljek ndash torek (dobava sledi do konca tedna) ali v četrtek ndash petek (dobava sledi v začetku tedna) Zdravila je možno naročiti vsak dan ker dobavitelji dobavljajo tudi lekarnam na tem področju in ni težav z dobavnimi roki Eksterno naročilo se preda dobavitelju telefonsko (v večini primerov) ali po trgovskem zastopniku dobavitelja Pogodba med kupcem in dobaviteljem se sklene ko dobavitelj potrdi sprejem naročila S potrditvijo naročila dobavitelj sporoči kupcu da se strinja z vsebino naročila in ostalimi pogoji Včasih je potrebno kakšno naročilo tudi spremeniti ali dopolniti kar pomeni da se dobavitelja obvesti o spremembah ali dopolnitvah naročila ter sodeluje z njim pri odpravljanju morebitnih težav

338 Sklepanje nabavnih pogodb Preden lahko izdelamo predlog nabavne pogodbe mora podjetje imeti listo odobrenih dobaviteljev in specifikacije izdelkov ki jih bo nabavljalo pri dobaviteljih Naročnik in predstavnik dobavitelja nato skupaj uskladita zahteve naročnika po proizvodu in ostale pogodbene pogoje Kupna pogodba je pravna podlaga nabave ki nastane s strinjanjem obeh sodelujočih strank to je kupca in prodajalca Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa s potrditvijo naročila Pogodba se šteje za sklenjeno ko prodajalec potrdi kupčevo naročilo Pri sklepanju pogodbe pa morata obe pogodbeni strani izpolnjevati naslednja načela

podpisnika morata ravnati kot dobra gospodarja spoštovati zakone upoštevati veljavnost pogodbe upoštevati določila uzanc

Sama pogodba vsebuje naslednje elemente ceno in morebitne spremembe cene količino in kakovost blaga način naročanja (telefonsko preko prodajnih zastopnikov dobavitelja) dinamika nabave (1x tedensko) plačilne in dobavne pogoje popuste reklamacije način pakiranja in embalažo čas trajanja pogodbe promocijske akcije18 druga posebna določila k pogodbi

18 Prodajna akcija ki jo izpeljeta dobavitelj in prodajalec skupaj Vsak zmanjša ceno proizvoda za 10 (skupaj oba za 20) kar pripelje do povečane prodaje stranke so namreč vesele da za isto količino plačajo 20 manj Trgovina ima sicer manjši dobiček na enoto vendar se dobiček poveča zaradi večje prodane količine proizvoda

31

339 Spremljanje eksternega naročila Pri spremljanju naročila gre predvsem za kontrolo nad prispetjem potrditve naročila primerjavo z našim eksternim naročilom ter kontrolo dobavnih rokov (ali so naročeni proizvodi prispeli pravočasno) Namen spremljanja je torej v tem da preprečimo motnje poslovnega procesa nezmožnost izvršitve dobav našim kupcem in poslabšanje image-a Nabava je dolžna spremljati proizvode od njihovega naročila pa vse do prevzema v skladišču Glavna naloga nadzora izpolnjevanja dobavnih rokov je torej ugotavljanje njihovih prekoračitev in opominjanje dobavitelja na njih Vsi stroški z manipulacijo naročenih proizvodov morajo biti čim nižji kar pomeni da moramo naročene proizvode in njihovo pot od dobavitelja do nas nadzorovati in jo pravilno usmerjati

3310 Prevzem in pregled vhodnih proizvodov Pravilen in natančen prevzem naročenih in dobavljenih proizvodov je izredno pomembna naloga Prevzem poteka na osnovi

dokumentacije (pogodba eksterno naročilo dobavnica preverijo tudi cene proizvodov kajti včasih se zgodi da dobavitelji pozabijo na naknadno dogovorjene popuste ndash jih opozorijo na pomanjkljivost)

vizualnega pregleda (ugotavlja se prisotnost vidnih napak in pregled dokumentacije ki je prispela skupaj s pošiljko)

in količinskega pregleda (preveri se ustreznost proizvodov na dobavnici ter opravi količinski prevzem s štetjem) ki se opravita hkrati

Zelo pomembno je preveriti tudi rok uporabnosti tako za hrano vitamini in ostale dodatke k prehrani za živali ter predvsem rok uporabnosti zdravil19 Načeloma se zaupa dobavitelju vendar so kljub temu pozorni na rok uporabe Proizvodi (tudi proizvodi ki se niso prodali) ki jim je pretekel rok uporabe se vrnejo k dobaviteljem Če dobavitelj ne dobavi ustreznih naročenih proizvodov mu na osnovi reklamacije (Priloga 2) blago vrnejo oziroma pride do kompromisa (proizvode prevzamejo vendar jim dobavitelj zato odobri popust ndash zamenjava v duhu dobrega poslovanja) Prav tako se reklamirajo proizvodi ki imajo poškodovano embalažo Za dobavo in prevzem zdravil mora trgovina imeti poseben vhod (tukaj se ne smejo prevzemati nobeni drugi proizvodi) kar so rešili v sklopu bolnice Prav tako morajo biti zdravila v skladišču fizično ločena od ostalih proizvodov Vodi se tudi ločena evidenca20 zdravil od ostalih proizvodov

19 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih v 63 členu pravi Prepovedano je dajati v promet zdravilo ki mu je potekel rok uporabe ali če je bila dokazana oporečnost njegove kakovosti varnosti ali učinkovitosti 20 73 člen Zakona o zdravilih namreč pravi veletrgovci z zdravili lahko prodajajo zdravila za uporabo v veterinarski medicini tudi veterinarskim in drugim organizacijam ki po predpisih o veterinarstvu opravljajo veterinarsko dejavnost če imajo vzpostavljen sistem za sprejem shranjevanje in sledljivost zdravil ki ga preveri pristojni organ ter določeno odgovorno osebo za sprejem shranjevanje in zagotavljanje sledljivosti zdravil ki je imetnik diplome spričevala ali druge univerzitetne ali enakovredne izobrazbe iz farmacije

32

3311 Prejem in likvidacija računa Dobavitelj izda za dobavljene proizvode račun Prejeti računi dobaviteljev za dobavljene proizvode se pregledajo v smislu računovodske in predmetne točnosti Račun pomeni točno določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga moramo obravnavati zelo skrbno Likvidacijo računa opravimo takoj po njegovem prejemu saj s tem omogočimo računovodstvu da opravi promptno plačilo in tako pridobi pravico do popusta Likvidacija poteka po naslednjem postopku naprej se zbere potrebna dokumentacija (eksterno naročilo dobavnica prevzemnica račun) kateri sledi primerjava dokumentacije in ugotavljanje morebitnih razlik med naročeno prevzeto in zaračunano količino Ko se vse preveri in se vse ujema se račun likvidira Likvidacija računa zajema datum likvidacije na katero stroškovno mesto se račun knjiži datum valute računa podpis likvidatorja računa

3312 Evidenca in arhiviranje Zelo pomembna je evidenca zdravil omogočena mora biti sledljivost zdravila Sledljivost zdravila je po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (4 člen) dokumentirana pot zdravila od izdelovalca proizvajalca pravne ali fizične osebe ki opravlja promet z zdravili na debelo in na drobno do končnega uporabnika Pri vnosu dobavljenih zdravil v zaloge se morajo obvezno vpisati naslednji podatki ime zdravila (njegova koda) serijska številka zdravila opis količine (kos škatla ampula) število kosov in rok uporabe zdravila sledijo pa še dobavitelj datum prevzema številka dobavnice številka prevzemnice cena Serijska številka količina in rok uporabe zdravila sta izpisana tudi na računu zdravila ki je izdan stranki Sledljivost zdravila je pomembna še posebej v primeru umika določene serije zdravila s tržišča (npr ko sestava ne odgovarja specifikaciji) Takrat se vrnejo dobavitelju vsa zdravila ki so še v zalogi in preko izdanih računov (podatki strank) se izsledi že izdana zdravila pri strankah Skladišče zdravil je enotno tako za trgovino kot za ambulanto Pri prevzemu zdravila iz depoja mora veterinar podpisati oddajnico za vsa prevzeta zdravila Nadaljnjo evidenco o zdravilih nato vodi veterinar (kje se nahajajo katera žival jih je prejela v okviru svoje terapije) Podatki in informacije zbrani v evidencah so uporabni le tedaj če so ažurni in na voljo takrat kadar se dejansko potrebujejo K papirni evidenci shranjeni v obliki kopij v registru se štejejo ceniki (urejeni po dobaviteljih) podpisane kopije (s strani strank) izdanih računov

33

4 SKLEP Edina stalnica poslovnega okolja je njegovo nenehno spreminjanje Spremembe so številne in jim je težko slediti še posebej potrebam in željam potrošnikov ki se iz dneva v dan spreminjajo Zato uspešnost nabave izjemno vpliva na uspešnost trgovskega podjetja Bergant pravi (2001 21) raquoDobiček je ustvarjen samo če je input manjši kot output torej takrat ko podjetje posluje ekonomičnolaquo Vodenje nabave pa je odvisno od velikosti podjetja in ciljev ki jim podjetje sledi Odločitve o izbiri proizvodov (sortiment količina in cene) odločilno vplivajo na uspešnost podjetja Poslovna politika trgovskih podjetij se osredotoča v prvi vrsti na povečanje prodaje in zviševanje razlike med nabavno in prodajno ceno proizvodov Prodajne cene so na trgu razvrščene v različne cenovne razrede njihovo povečanje pa je dokaj zahtevno saj zahteva precej vlaganj in časa Zato poskušajo podjetja zniževati svoje nabavne stroške da bi tako povečala konkurenčnost Nabavno poslovanje postaja vse bolj obsežno zapleteno in zahtevno Nekdanje funkcije nabave naročanje prevzem in skladiščenje dopolnjujejo sedaj še trženjske funkcije kot so preučevanje nabavnega trga planiranje nabave odločitve glede dobaviteljev odločitve o oblikah in načinih nabavnega poslovanja ter nabavnih poteh pa tudi komuniciranje z dobavitelji analiziranje in evidentiranje nabave Pri nabavnem managementu je čedalje bolj pomemben dolgoročen odnos med kupcem in prodajalcem ki prinaša koristi tako prodajalcu kot kupcu ndash spoznanje da dolgoročno sodelovanje prinaša več koristi kot pa serija enkratnih kupčij za iste potrebe Uspešnost nabave je odvisna od pravilnih odločitev glede nabavnih virov Podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo je uspelo zgraditi dobre in dolgoročne poslovne odnose z dobavitelji Pri odločanju o nabavi ni pomembna samo cena temveč vse storitve ki jih nudi dobavitelj Prvi pomemben kriterij pri odločanju o nakupu pa je prav gotovo kakovost proizvodov saj lahko neustrezna kvaliteta ob nizki ceni povzroči več stroškov kot prihrankov Nabavna politika v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj pod okriljem katere posluje trgovina Dr Zoo je usmerjena k potrebam in željam svojih kupcev Težijo k čim večji optimalnosti cen nabavljenih proizvodov k visoki kakovosti proizvodov in dolgoročnemu sodelovanju z izbranimi dobavitelji Zakon o zdravilih prepoveduje oglaševanje zdravil kar posledično vpliva tudi na to da se ne sme oglaševati trgovina kot kraj kjer se prodajajo zdravila Dovoljuje pa obveščanje Tako lahko Veterinarska bolnica obveščajo ljudi o cepljenjih (redna letna cepljenja psov proti steklini) o uporabi razkužil (ptičja gripa) Reklamirajo se preko zadovoljnih strank ki o njih poročajo naprej svojim prijateljem in znancem Zelo pomembna je tudi povezanost trgovine z ambulanto od koder veterinarji napotijo stranke po zdravila in hrano za nadaljnjo terapijo pri živalih Povezanost trgovine z Ambulanto za male živali in oddelkom prakse za velike živali tvori njihovo prepoznavnost in konkurenčno prednost

34

POVZETEK Nabava je ena temeljnih funkcij poslovnega procesa trgovskih podjetij njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja posreduje kupcem in to v zadostni količini in primernem sortimentu po ustreznih cenah ter pravočasno Diplomsko delo je razdeljeno na dva dela in sicer na teoretični ter praktični del kjer je opisana nabava v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo V teoretičnem delu diplomskega dela je nabavni proces predstavljen po posameznih fazah kot ga predstavljajo avtorji v literaturi Faze si sledijo v določenem zaporedju Posamezne faze se med seboj prepletajo so povezane ter odvisne Vsako stopnjo nabavnega procesa je potrebno izvesti pazljivo in sistematično kajti le tako lahko zadovoljimo potrebe po proizvodih ki so na voljo pravočasno v ustrezni količini kvaliteti in ustrezni ceni Praktični del predstavlja podjetje Veterinarska bolnica Ptuj doo in analizo poteka postopka nabave v samem podjetju Proces sem prikazala od raziskave nabavnega trga sklepanja nabavne pogodbe ugotavljanja potreb in naročanja do prevzema blaga KLJUČNE BESEDE nabava nabavni proces naročanje izbira dobavitelj kupec trgovsko podjetje ABSTRACT Procurement is for commercial companies one of the key elements of business procedure its task is to obtain those articles which sales department discloses to customers in right quantity range of varieties suitable prices and in time Diploma is separeted in two parts The first part is theoretical and the second one is practical descripton of purchasing in company Veterinarska bolnica Ptuj doo In theoretical part of diploma the purchasing process is represented by particular stages The stages follow one another in certain succesion The particular stages are connected and depended between themselves Each stage of purchasing process has to be done carefully and systematically Only in that case we can satisfy the needs by products which are at service on time in appropriate quantity quality and at reasonable price The practical part represents the company Veterinarska bolnica Ptuj doo and analyses the purchasing process in it I presented procedure started with market resarch followed by award the contract needs determination ordering and take delivery KEY WORDS purchase purchasing process ordering choise supplier buyer trade company

35

5 SEZNAM LITERATURE

1 Baily PFarmer DJessop DJones 1998 Purchasing principles and Management London Prentice Hall

2 Bergant Bogomil 2001 Gospodarjenje podjetij Novo mesto Visokošolsko središče Visoka šola za upravljanje in poslovanje

3 Društvo ekonomistov 2000 25 Jubilejno posvetovanje o podjetniškem planiranju in managementu Uvajanje sprememb vodenja in planiranja

4 Gadde Lard-Erik in H Hakansson 1993 Profesional Purchasing London Routledge

5 Kaltnekar Zdravko 1993 Logistika v proizvodnem podjetju Kranj Moderna organizacija

6 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta 7 Kotler Philip 2004 Management trženja Ljubljana GV Založba 8 Leenders MR Fearon HE England WB 1985 Purchasing and Materials

Management RD Irwin Inc Homewood Illinois 9 Markič Peter Strniša Marija Tavčar Rudi 1993 Poslovna pogajanja Ljubljana

Gospodarski vestnik 10 PotočnikVekoslav 2000 Komercialno poslovanje z osnovami trženja 1 Ljubljana

Ekonomska fakulteta 11 PotočnikVekoslav 2001a Trgovinsko poslovanje Novo mesto Visoka šola za

upravljanje in poslovanje 12 PotočnikVekoslav 2001b Trženje v trgovini Ljubljana GV Založba 13 PotočnikVekoslav 2002a Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana

Ekonomska fakulteta 14 PotočnikVekoslav 2002b Temelji trženja s primeri iz prakse Ljubljana GV

Založba 15 van Weele A J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa

Ljubljana Gospodarski vestnik 16 Završnik Bruno 2004 Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV

Izobraževanje 17 Završnik Bruno 2001 Pogajanja v nabavi in upravljanje s človeškimi viri

Radenci Center za zunanjo trgovino Radenci doo 18 Završnik Bruno 2000 Nabava ndash zapiski predavanj Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta 19 Završnik Bruno 1997 Management nabave Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta

36

6 SEZNAM VIROV 1 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD ndash UPB1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+gospodarskih+druC5BEbahampmandate=-1ampunid=UPB|AB7A116C1EB745F7C1256F41003C9EF3ampshowdoc=1 [2532006] 2 Zakon o veterinarstvu (ZVet-1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampvt=6ampst=aampq=veterinaampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C1256A330020E07Fampshowdoc=1 [2532006] 3 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (ZZMP) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+zdravilihampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C125683A002C1181ampshowdoc=1 [2532006] 4 Zakon o zdravilih (ZZdr) (online) Dostopen na httpwwwuradni-listsi1ulonlinejspurlid=200631ampdhid=81631 [2532006]

18

raven podjetja preverjajo se finančni vidiki in usposobljenost dobaviteljevega vodstva

Vseh dobaviteljev ni mogoče ocenjevati z enako intenzivnostjo Zato jih je potrebno razdeliti po pomembnosti po naslednjih merilih promet z dobaviteljem pomen nabavne dobrine tveganje na specifičnih nabavnih trgih Dobavitelji so naši poslovni partnerji zato jih je potrebno obvestiti o tem da bodo vključeni v proces ocenjevanja in izbora dobaviteljev Obvestimo jih tudi o naših pričakovanjih glede njihovega poslovanja Prav tako pa jim moramo sporočiti dosežene ocene in jih seznaniti s standardi in metodami ki jih uporabljamo pri ocenjevanju

228 Eksterno naročilo Po izboru najboljšega dobavitelja sledi naročilo Gre za konkretno nabavno akcijo kjer pride do neposrednega poslovnega kontakta z dobaviteljem in predstavlja tudi dejansko pravno obveznost Naročilo je pisni dokument ki prenese zahteve in želje kupca do dobavitelja Čim bolj precizno so zajeti vsi pogoji tem manjša je verjetnost poznejših sporov Pametno je da dobavitelj potrdi vsebino vsakega naročila (Kaltnekar 1993 206-207) Poglavitne sestavine naročila so (van Weele 1998 92) podatki o dobavitelju opis izdelka cena na enoto število enot naslov dostave naslov kam naj se pošlje račun Završnik (1997 14) pa v primerjavi z zgoraj navedenim avtorjem dodaja naslednje sestavine naročila tekočo številko naročila datum naročila plačilne pogoje in posebne določbe Naročilo ni hkrati tudi prodajna oz nabavna pogodba Običajno je s pogodbo določena skupna količina delne količine pa kupec naroča z naročilom ki mora biti po vsebini usklajeno s pogodbo Če dobavitelj prejme naročilo in pri preverjanju ugotovi da ni skladno s ponudbo ali pogodbo ga mora zavrniti Če naročila ne zavrne ampak ga izpolni se smatra da soglaša s spremembo (Potočnik 2002a 178-179)

229 Sklepanje nabavnih pogodb Pravna podlaga nabave je kupna pogodba ki nastane na podlagi sporazuma med obema partnerjema Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa v sprejemu naročila Pogodba je sklenjena ko slednji pošlje kupcu pisno potrditev naročila (Završnik 2000 54-55) Po izboru dobavitelja sledi seveda sestavljanje pogodbe Tehnična vsebina pogodbe se spreminja od materiala do materiala ki ga kupujemo Van Weele (1998 83) opozarja da se določeni komercialni in pravni pogoji zaradi nabavne politike kulture podjetja tržnih razmer značilnosti materiala hellip v pogodbah razlikujejo zato je ovirana uporaba standardnih nabavnih pogodb Pri sklepanje pogodb je potrebno upoštevati določila

19

pogodbenega prava in splošnih uzanc Dogovor je sklenjen ko se pogodbeni stranki sporazumeta o bistvenih elementih pogodbe (Kaltnekar 1993 207-209)

Predmet pogodbe je lahko vsako blago ki je namenjeno tržišču Vrsto blaga določimo z običajnimi trgovskimi nazivi z veljavnimi standardi ali s posebnimi specifikacijami

Količina mora biti določena ali določljiva z merskimi enotami ali na drug primeren način

Cena blaga je lahko natančno določena ali določljiva na dan dobave Kakovost blaga mora biti jasno opisana in nedvoumno določena z vzorcem

standardom blagovno znamko poreklom specifikacijo Čas in kraj dobave takojšen ali terminski Zamujanje dobavnih rokov rodi pravne

posledice ndash prizadeta stranka lahko odstopi od pogodbe ali zahteva odškodnino Dobavni pogoji pomembno je določiti v kolikšni meri in do kod bremenijo

posameznega partnerja transportni stroški ter kdaj in kje preide riziko na kupca (Incoterms) V pogodbi se lahko določi tudi kakšnim transportnim sredstvom bo blago dostavljeno

Plačilni pogoji določajo predvsem roke do katerih je potrebno dobavljeno blago plačati ter razne popuste in zamudne obresti ki so povezani s plačilnimi roki Določajo tudi načine plačila gotovinsko z virmani kompenzacijamihellip

Jamstveni elementi ki ščitijo pogodbene stranke pred posledicami netočnega izvrševanja pogodbenih zahtev s strani drugih partnerjev pogodbena kazen penali ara odstopnina razna jamstva ali poroštva zastava zamudne obresti avans kavcija različne odškodnine

Splošno pravilo je da naj bi nabavniki vztrajali pri fiksni ceni ki je sprejemljiva za obe stranki Najbolje je da dobavitelj prevzame vse tveganje če to ni s pogodbo izključeno V praksi se uporabljajo različni dogovori o ceni (van Weele 1998 83-84)

fiksna cena plus stimulacija namenjena je motiviranju dobaviteljev na podlagi nagrajevanja za izvedbo dela ki presega dogovorjene standarde

pogodba raquostroški pluslaquo (stroški plus določen odstotek nagrade povračilo stroškov plus fiksna nagrada stroški plus zajamčena najvišja nagrada) se uporablja kadar dela ne morejo dovolj natančno opredeliti oz kadar je fiksna cena za obe stranki preveč tvegana za to pogodbo je značilna velika negotovost

pogodba za povračilo stroškov ponavadi temelji na fiksni postavki za uro dela in uporabo opreme

pogodba z usklajevanjem cene (eskalacijska klavzula) uporablja se pri dolgoročni nabavi ali predelavi zelo specifičnih tržno občutljivih materialov cena je povezana z obrazcem za usklajevanje cen ki temelji na zunanjih dejavnikih kot so stroški materialov ali gibanje plač

Nabava materialov ki sodijo po metodi ABC v C razred (veliko število majhen delež v nabavnem proračunu) je rutinska stvar in ne zahteva posebnega nebavnega znanja Lahko jo zelo poenostavimo ali pa celo prepustimo nosilcem potreb v podjetju Nabavni oddelek samo skrbi da se nabavni proračun ne prekorači in občasno kontrolira porabo sredstev Najenostavneje je drobni material za vzdrževanje manjša popravila in pisarniški material nabaviti brez formalnega naročila v trgovini na veliko ali malo Dokument ki govori o sklenitvi pogodbe je trgovski račun dobavnica ali naročilnica (Završnik 2000 55)

20

2210 Spremljanje izpolnitve naročila Pod spremljanjem naročila razumemo kontrolo nad prispetjem potrditve naročila in primerjavo z naročilom ter zagotavljanje dobave v dogovorjenem roku Namen spremljanja naročila pogodbe je v tem da preprečimo motnje v proizvodnji dodatne stroške zaradi spremembe le-te nezmožnost izvršitve dobav kupcem pogodbene kazni in poslabšanje image-a Tudi prezgodnje dobave lahko povzročajo stroške (stroški vezave kapitala skladiščni stroški) Ugotavljanje prekoračitve in opominjanje na dobavo pri dobavitelju je glavna naloga kontrole izpolnjevanja dobavnega roka (Završnik 2000 55-56) Obstaja več različnih metod spremljanja izpolnitve naročila (van Weele 1998 93)

Spremljanje izpolnitve naročila v izjemnih primerih sistem opozarjanja pri katerem nabavni referent ukrepa le v primeru ko ga dobavitelj opozori da bo raquokmalulaquo zmanjkalo materiala metoda ne doprinese k učinkovitosti izvedbe nabave vendar jo pogosto srečamo v praksi

Rutinsko preverjanje stanja poteka tako da se že pred dobavo preverja pri dobavitelju ali bo dostava blaga mogoča na dogovorjeni datum

Vnaprejšnje preverjanje stanja se uporablja pri vnaprejšnjem določanju kritičnih nabavnih delov in dobaviteljev

2211 Prevzem vhodnih proizvodov11

Dobavljeno blago je potrebno pregledati da se prepričamo o njegovi ustreznosti Glede na velikost in tehnično zahtevnost blaga lahko pri dobavitelju večkrat preverjamo njegovo sprejemljivost na različnih proizvodnih stopnjah Dostavljeno opremo je potrebno preveriti s testi sprejemljivosti pri dobavitelju preden je oprema odposlana pri uporabniku po dostavi in ko oprema začne prvič delovati (van Weele 1998 93) Prevzemni oddelek je pogosto podrejen nabavnemu sektorju Ločimo tri postopke pri prevzemu glede na dokumentacijo

prevzemni oddelek izpiše prevzemnico ali prejemnico prevzemni oddelek potrdi prejem na izvodu (kopiji) naročila ki ga je bil prejel od

nabavnega oddelka za materiale majhne vrednosti opravijo prevzem neposredno interni naročniki

Pomembno je poročilo o kontroli kakovosti ki potrjuje ustreznost ali neustreznost prejetega materiala Priloženo je prejemnici če so odstopanja od naročenih kakovosti materialov drugače pa je ustreznost potrjena na prevzemnici Pregled kakovosti je v podjetjih različno urejen za nekatere predmete nabave nimajo predpisane posebne kontrole kakovosti kontrola na podlagi jemanja vzorcev popolna (100-na) kontrola laboratorijska kontrola kontrola nevtralne ndash zunanje institucije

11 Povzeto po Završniku (2000 56-57)

21

2212 Reševanje reklamacij12

Če so pri kontroli vhodnih proizvodov in materiala ugotovljene razlike med dejanskim stanjem in dogovorjenimi obveznostmi dobavitelja se sestavi komisijski zapisnik ki ga pošljemo nabavnemu oddelku Na osnovi zapisnika o ugotovljenih pomanjkljivostih pri dobavi se sproži reklamacijski postopek Reklamacija je ugovor na dobaviteljevo netočnost pri dobavi in instrument za popravljanje napak ki so nastale Kupec z reklamacijo zahteva od dobavitelja da naknadno izpolni zahteve naročila oz pogodbe ter hkrati prevzame tudi odgovornost za škodo ki je nastala zaradi pomanjkljive dobave (Završnik 2000 57) Komisijski zapisnik je potrebno sestaviti tako da je iz njega jasno razvidno za kakšno napako gre (količinsko kakovostno rokovno) kdo in na kakšen način je ugotovil napako V reklamacijskem dopisu dobavitelju pa moramo navesti še naslednje podatke številko pogodbe ali naročila številko in datum dobavnice in prevoznega lista ter drugi dokumenti iz katerih je mogoče ugotoviti zakaj je prišlo do napak Za zamujeni rok dobave in druge neizpolnjene dogovorjene pogoje kupec praviloma ne sestavlja komisijskega zapisnika ampak ureja te napake neposredno z dobaviteljem Kadar kupec ugotovi napake pri dobavi ima do dobavitelja naslednje zahteve

Zahteve glede količine količina materiala je s pogodbo navadno le okvirno določena le redko točno opredeljena Dovoljen je 5 odmik navzgor ali navzdol če je količina označena približno (circa okoli) Pri kosovnem blagu ali označbi raquobrez tolerancelaquo ne sme priti do odstopanj Pri dostavi premajhne količine ima kupec naslednje pravice lahko zahteva takojšnjo dobavo razlike do dogovorjene količine odkloni prevzem manjše količine če ima upravičen interes da sprejme celotno količino sprejme manjšo količino in tudi plača samo prevzeto količino Če pa dobavitelj dostavi večjo količino kupcu ni potrebno prevzeti presežka če ga pa prevzame ga mora tudi plačati po pogodbeni ceni

Zahteve glede kakovosti za kakovostne napake materiala odgovarja dobavitelj vendar le za napake ki so nastale pred prehodom rizika za napake ki kupcu niso bile znane ob sklepanju pogodbe za skrite napake ki se pojavijo po prevzemu materiala (najkasneje v 6 mesecih) za napake zaradi dobaviteljeve prevare kupca o dejanski kakovosti materiala V primeru ko dobavitelj dostavi material boljše kakovosti kupec ne more odkloniti prevzema razen če ima upravičen interes da zahteva točno določeno kakovost S prevzemom boljše kakovosti pa kupec ne prevzame tudi večje obveznosti razen če je bilo v pogodbi drugače dogovorjeno

Pravice in obveznosti pri spremembi cene poleg fiksno določenih cen ki jih stranki le redko spreminjata se stranki lahko dogovorita tudi za naknadno spremembo cene Ceno je mogoče spreminjati navzgor ali navzdol zato ji pravimo tudi raquodrsečalaquo cena Uporablja se pri prodaji investicijske opreme z daljšim rokom dobave pa tudi pri sukcesivni nabavi materiala pri nestabilnih pogojih na trgu ki pomembno spreminjajo stroške proizvodnje od sklenitve pogodbe do dobave materiala

Zahteve pri zakasnitvi dobave kadar z dobavo zamuja dobavitelj lahko kupec uveljavi naslednje zahteve vztraja pri pogodbi in določi naknadni rok za dobavo po preteku naknadnega roka odstopi od pogodbe in zahteva odškodnino razliko v

12 Povzeto po Potočniku (200092-94)

22

ceni zaradi nakupa pri drugem dobavitelju po višji ceni Če pa z prevzemom zamuja kupec mu prodajalec lahko uskladišči material v javnem skladišču in pošlje račun za dobavljeni material proda material na kupčev riziko če skladiščenje ne bi bilo gospodarno in zahteva povrnitev razlike v ceni zaradi prodaje drugemu kupcu po nižji ceni zahteva povrnitev dejanske škode

Poslovna praksa je oblikovala naslednja pravila za reklamacijski postopek (Potočnik 2002a 182)

Ugovarjati začnemo šele takrat ko je vrednost reklamacije večja kot so njeni stroški Če se manjše napake pri istem dobavitelju večkrat ponavljajo ga moramo nanje opozoriti

Upoštevamo običajni reklamacijski rok oz rok ki je določen s pogodbo Sestavljena mora biti vljudno vendar z odločno zahtevo za izpolnitev dogovorjene

obveznosti

2213 Ocena nabavnega posla13

Delo nabavnega referenta se ne konča z uvedbo novega materiala v proizvodnjo ali uporabo nove opreme V poslovanju z dobavitelji lahko pride do zapletov ki jih je potrebno rešiti (reševanje garancijskih zahtevkov in pogodbenih kazni reševanje zahtevkov zaradi dodatnih in nepopolnih del glede na obseg del določen v specifikaciji določitev načina vodenja dokumentacije o nabavi in dobaviteljih zapisovanje ocen projekta) Pri dodatnem delu ali presežku je pomembno da o tem vnaprej obvestimo naročnika ki mora v to privoliti O dodatnem delu mora biti obveščen tudi vodja nabave da kasneje ne pride do nejasnosti pri nabavnih stroških Naložbene dobrine čez čas zahtevajo vzdrževanje ndash takrat postane jasno ali dobavitelj lahko upraviči svoje obljube o servisiranju vzdrževanju in dobavi rezervnih delov Nenazadnje mora dobava zagotoviti tudi da se pridobljene izkušnje razčlenijo in da jih lahko uporabimo na stopnji opredeljevanja specifikacije in izbire dobavitelja pri prihodnjih nabavah S tem se izboljšuje tudi kakovostni nivo dobaviteljev

2214 Pregled in likvidacija prejetih računov Dobavitelj izda za dobavljeno blago račun ali fakturo Težnja po dobrih poslovnih odnosih narekuje čim hitrejše plačilo pogosto so s hitrim plačilom povezane tudi določene bonitete Naloga nabave je da čim hitreje opravi vse posle ki so potrebni pred plačilom računa (Kaltnekar 1993 214) Postopek poteka od pripravljalnih del do samega obračuna (Potočnik 2000 94-95)

V okviru pripravljalnih del zberemo dokumente (pogodba ali naročilnica dobaviteljeva odpremnica ali dobavnica specifikacija materiala tovorni list ali

13 Povzeto po van Weele (1998 94-95)

23

drugi prevozni dokumenti prevzemnica skladišča) ter jih medsebojno primerjamo in ugotavljamo napake med naročenim prevzetim in zaračunanim Ko so dokumenti usklajeni se to potrdi na računu

V obračunu fakture gre za formalni preračun vseh njenih sestavin Po izračunu izda nabavna služba nalog za plačilo Zaradi visokih stroškov preračunavanja posameznih postavk je praksa razvila različne postopke za poenostavitev kontrole računov (zbirni račun preverjanje računov samo nad določeno vrednostjo naključno preverjanje računov določitev računov po metodi ABC ndash preverjamo le račune dobaviteljev v skupini A preverjanje računov dobaviteljev pri katerih so reklamacije pogostejše ne preverjamo računalniško izstavljenih računov ker predvidevamo da so točni ne preverjamo računov dobaviteljev katerim zaupamo da sami sproti popravljajo napake)

Račun pomeni čisto določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga obravnavamo zelo skrbno Pregled in njegovo likvidacijo opravimo takoj po prejemu Kontrola računa ne predstavlja samo nadzora nad opravljenim delom in storitvami dobavitelja temveč pomeni tudi podlago za vrednotenje dobavitelja (Završnik 2000 57)

2215 Evidenca in arhiviranje Evidence nabavnega oddelka obsegajo veliko število podatkov in informacij ki so za operativo nabave uporabni le kadar so dostopni in v urejeni obliki Vsak nabavni oddelek mora voditi evidenco vseh naročil po tekočih številkah Evidenca naj obsega številko naročila ime dobavitelja kratek opis materiala in vrednost celotnega naročila Za takojšen dostop do informacij o stanju odprtih naročil je zelo pomembna evidenca po imenu dobavitelja (naročila so razvrščena po tekočih številkah) Evidenca končnih naročil je zgodovinski zapis vseh zaključenih oz dobavljenih naročil Arhiviramo jih najmanj za tri leta Edinstvena naročila in naročila večje vrednosti hranimo dalj časa (Završnik 2000 58-59) Najpomembnejše nabavne evidence po Potočniku (2000 95) so

evidenca količin materiala evidenca cen materiala evidenca dobaviteljev (tehnične in tržne značilnosti) evidenca nabavnih pogojev po dobaviteljih evidenca reklamacij

24

3 ANALIZA NABAVNEGA PROCESA V PODJETJU VETERINARSKA BOLNICA PTUJ DOO

31 Predstavitev podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo Veterinarska bolnica Ptuj je že pred leti na osnovi povpraševanja odprla ndash temu bi takrat lahko dejali oddelek kjer so stranke lahko kupovale hrano in nekatere dodatke za male kakor tudi za velike živali Povpraševanje je narekovalo vedno večjo ponudbo zato so se leta 2003 odločili za večjo širitev in prenovo prostorov iz katerih je nastala lepa velika trgovina za male in velike živali ki so jo poimenovali Dr Zoo in ki je odprla svoja vrata leta 2004 Pod okriljem Veterinarske bolnice Ptuj deluje tudi Ambulanta za male živali

Ideja in zasnova trgovine morda malce odstopa od podobnih raquopet shopovlaquo saj so v trgovini dali poudarek predvsem na strokovnosti prodajalcev in skrbnem izboru izdelkov ki jih ponujajo Seveda se trudijo da je za vsak okus nekaj vendar so mnenja da kak tolar ki ga odštejete več odtehta kvaliteto izdelka pa naj gre za hrano igračo ali učni pripomoček za vašega ljubljenca ali pa za skrbno izbran dodatek za živali ki jih redite v hlevu Oba programa tako del za male živali kot za velike živali nenehno izpopolnjujejo Podjetje se želi še bolj približati svojim strankam in jih hkrati vezati na sebe s svojo novo ponudbo ki je zaenkrat še v pripravi Uvedli bodo razvoz določenih izdelkov na dom strank po predhodnem telefonskem naročilu Ob cenovno določeni količini kupljenih proizvodov bo njihova dostava brezplačna Razvažali bodo predvsem vitaminske in mineralne dodatke k hrani za velike živali mleko in mlečne nadomestke hrano za pse (15 kg vreče)hellip Pomembno je poudariti da v dostavo ne bodo vključena zdravila in ne vitaminski dodatki za izdajo katerih je potreben recept Poudarek bo predvsem na strokovno usposobljenemu sodelavcu ki ne bo zgolj dostavljal proizvodov ampak bo znal strankam tudi svetovati jih opozoriti na morebitne napake in jih napotiti k veterinarju če bodo to zahtevale okoliščine Namen je ponuditi celovito oskrbo kakršne so deležne stranke ob prihodu v trgovino

SLIKA 1 VETERINARSKA BOLNICA PTUJ SLIKA 1 LOGOTIP TRGOVINE

SLIKI 3 IN 4 NOTRANJOST TRGOVINE DR ZOO

25

SLIKA 5 ČAKALNICA AMBULANTE SLIKA 6 ORDINACIJA ZA MALE ŽIVALI

32 Organiziranost pomen in cilji nabavne službe Nabava je strateškega pomena za podjetje kot je Veterinarska bolnica Ptuj Ima neposreden vpliv na zniževanje stroškov in s tem uspešnost podjetja Uspešno izvedena nabava in pravi predmeti nabave zagotavljajo dobre odnose z kupci Zadovoljni kupci pa svoje zadovoljstvo sporočajo naprej svojim prijateljem in znancem kar je dobra in brezplačna reklama za podjetje Nabava je organizirana centralizirano kar pomeni da oskrbuje tako trgovino kot ambulanto Vse potrebe po proizvodih zdravilih medicinskih pripomočkih in ostalih potrebščinah se iz ambulante sporočijo nabavi ta pa nato izvršuje potrebna opravila povezana z nabavo Temeljne cilje nabave v podjetju lahko razdelimo na nabaviti prave proizvode v ustrezni zahtevani kakovosti v pravi količini ob pravem času po najboljši ceni in ugodnih dobavnih plačilnih pogojih

zagotoviti nepretrgan tok dobave ki ne bo povzročal pomanjkanja proizvodov ali pa preveliki zalog

razvijanje dobrih poslovnih odnosov z dobavitelji

33 Analiza nabavnega procesa po fazah

331 Zaznavanje potreb Za trgovsko podjetje velja staro pravilo ki pravi da je ugodna nabava že pol uspeha Nabava je neposredno povezana s prodajo in pomembno prispeva k zniževanju poslovnih stroškov z doseženimi nabavnimi ugodnostmi Jedro nabavnega sortimenta predstavlja standardni ali fiksni sortiman ki je prilagojen stalnim potrebam porabnikov in spremenljivi ali variabilni sortiman ki pomeni širitev stalnega sortimana v posameznih prodajnih sezonah ali zaradi drugih potreb porabnikov Razmerja med njima ni mogoče natančno določiti saj je pojavljajo tako imenovani mejni proizvodi ki se pojavljajo v obeh sortimentih v določenih obdobjih ali na različne načine

26

Pri nabavi izdelkov se upošteva naslednje da lahko podjetje sortiment izdelkov hitro spreminja in prilagaja potrebam

porabnikov da lahko po potrebi sortiment razširi oziroma ga poglobi in prilagaja ožjemu

segmentu kupcev

Potrebe po izdelkih se zaznavajo kot potrebe po izdelkih pri dnevnem preverjanju zalog optično (pregled zalog

izdelkov po prodajalni in skladišču zapis manjkajočih izdelkov v zvezek za naročila) in preko računalnika (program sam javi da je na zalogi zgolj minimalna količina izdelkov omogoča pa tudi označitev minimalne zaloge izdelkov že pri njihovem vnosu v zaloge)

kot potrebo iz tržišča po novem izdelku prodajni predstavniki ki ponujajo boljši izdelek ali nižjo ceno za enako kakovosten izdelek novi izdelki v katalogih dobaviteljev specialna naročila kupcev14 povečano povpraševanje strank po določenih izdelkih sledi postopek zbiranja in analiziranja ponudb dobaviteljev pogajanja z izbranim dobaviteljem in podpis pogodbe z njim

Ker gre za vezano trgovino z Ambulanto za male živali se stranke iz ambulante napotijo v trgovino po zdravila15 za nadaljnje zdravljenje hrano in ostale pripomočke za živali Prav tako pa se vsa zdravila in ostali pripomočki za ambulanto naročajo preko trgovine Po spoznanju potreb se določi splošne značilnosti izdelkov in potrebno količino Za standardno blago je to preprost postopek pri zdravilih in medicinskih pripomočkih pa se mora nabavnik pri opredelitvi lastnosti kot so zanesljivost trajnost in cena posvetovati z

14 Takšnih naročil je okrog deset na mesec Gre za naročila izdelkov iz katalogov dobaviteljev ki niso na voljo v prodajalni (npr plaščki različnih velikosti in barv za kužke) Ni predplačil izjema so dražji izdelki in izdelki za veliko prakso (npr škarje za striženje ovac) 15Pogoje ki jih morajo izpolnjevati specializirane prodajalne za promet z zdravili na drobno in postopek ugotavljanja teh pogojev ter stroške postopka predpiše pristojni minister v soglasju z ministrom pristojnim za blagovni promet in trgovino (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 58 člen 3 odstavek) Po Zakonu o veterinarstvu (3 člen 24 odstavek) so zdravila za uporabo v veterinarski medicini vsaka snov ali kombinacija snovi ki so pripravljene in namenjene za zdravljenje ali preprečevanje bolezni pri živalih za zdravilo pa se šteje tudi vsaka snov ali kombinacija snovi ki se lahko uporablja na živalih z namenom da bi se določila diagnoza ali ponovno vzpostavile izboljšale ali spremenile fiziološke funkcije Po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (3 člen 16 odstavek) se za zdravila za uporabo v veterinarski medicini štejejo tudi sredstva ki se uporabljajo za razkuževanje uničevanje členonožcev in glodalcev in pridejo v neposreden ali posreden stik z živalmi Za določena zdravila (ibid 5 člen) mora imeti prodajalec (zdravila lahko v trgovini izdaja samo farmacevt ali veterinarski tehnik) nalog (recept) za izdajo zdravila ki ga izda veterinar Nalog za izdajo zdravil se pripne kopiji računa ki ostane v trgovini Stranko morajo seznaniti z navodili za uporabo (72 člen Zakona o zdravilih) in karenčno dobo zdravila kar stranka potrdi z podpisom (Priloga 1) Zdravila ki so namenjena živalim velike prakse se morajo vpisati v Hlevsko knjigo rejca (evidenca zdravil ki so dajana živalim) Vpis obvezno opravi veterinar (podpis žig) če vpis ni opravljen sledijo sankcije Zdravila brez recepta in vitamini se izdajajo kot navadno trgovsko blago Karenca (ibid 4 člen 19 odstavek) je časovno obdobje ki mora preteči od zadnjega dajanja zdravila živali ob normalni uporabi pa do trenutka ko zdravljeno žival lahko damo v redni zakol za proizvodnjo neoporečnih živil oziroma čas v katerem se živalska tkiva mleko jajca in med zdravljenih živali ne smejo uporabljati za prehrano ljudi zaradi možne vsebnosti zaostankov zdravil nad najvišjimi dovoljenimi količinami zaostankov zdravil v teh živilih

27

veterinarji Nabava sodeluje pri predvidevanju potreb z veterinarji prav tako pa jih obvešča tudi o dobavnih rokih izdelkov po katerih povprašujejo Težave povzroča predvsem pomanjkanje zdravil za malo in veliko prakso Kajti za prodajalce zdravil je Slovenija premajhen trg in se jim registracija zdravil (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 13 - 28 člen) ne izplača Problem se rešuje do določene mere s kombinacijo humanih zdravil16 vendar določena zdravila še vedno primanjkujejo oziroma jih na trgu ni za dobiti (npr kapljice za mačje garje zdravilo proti ušem pri perutnini hellip) Predmeti nabave so zdravila vitamini in drugi dodatki k prehrani za male in velike živali hrana za hišne ljubljenčke premium razreda dodatki za nego in drugi pripomočki za male in velike živali razkužila rodenticidi (zatiranje glodavcev) pisarniški material tiskovine obrazci laboratorijski material

332 Interno naročilo Namen internega naročanja so pravilno pravočasno in v optimalnih količinah interno naročeni proizvodi Zaznane potrebe po določenih izdelkih se vpišejo v zvezek naročil kjer se za vsakega dobavitelja vodi svoja evidenca

333 Pregled internega naročila Interna naročila skupaj pregledajo prodajalci in vodja trgovine Preverijo kaj je potrebno naročiti katera so nujna naročila in kaj se bo naročilo kasneje O zdravilih in medicinskih pripomočkih poteka posvet z veterinarji Kadar obstajajo alternativni proizvodi za zadovoljitev iste potrebe se posvetujejo o tem ali bodo uporabili alternativne proizvode ali bodo naročili zahtevane proizvode Če je interno naročilo pravilno izpolnjeno in popolno gre v nadaljnje reševanje

16Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (6 člen 3 odstavek) pravi da je uporabljanje zdravil za uporabo v humani medicini za živali prepovedano razen v izjemnih primerih če tako določi minister pristojen za veterinarstvo Prepovedano pa je tudi (ibid 6 člen 1 odstavek) predpisovanje izdelava in izdaja magistralnih zdravil za uporabo v veterinarski medicini ki puščajo nedovoljene zaostanke v mesu organih ali izdelkih iz živali ki so namenjene za prehrano ljudi Zakon o zdravilih pa v 18 členu (izjemna uporaba zdravil v veterinarski medicini) pravi (1) Če ni na voljo nobenega zdravila za uporabo v veterinarski medicini z dovoljenjem za promet v Republiki Sloveniji za obravnavo bolezenskih stanj določenih živalskih vrst lahko veterinar oziroma veterinarka (v nadaljnjem besedilu veterinar) odgovoren za zdravljenje živali in zlasti da bi preprečil nesprejemljivo trpljenje živali izjemno uporabi zdravila ki nimajo dovoljenja za promet za uporabo pri tej živalski vrsti ali za zadevno bolezensko stanje (2) Natančnejše pogoje izjemne uporabe zdravil predpiše pristojni minister

28

334 Izdelava povpraševanja za potencialne kupce S prenovitvijo trgovine so se odločili tudi za določen standard proizvodov ki jih bodo prodajali to je premium razred Ker pri hrani in ostalih dodatkih za male živali cenovno ne morejo konkurirati velikim trgovskim centrom (ki prodajajo hrano in dodatke nižje kakovosti in posledično po nižjih cenah) so se usmerili na kupce ki zahtevajo kakovost in so pripravljeni zanjo tudi več odšteti Vrhunska kakovost je osnova na kateri se gradijo vsi ostali poslovni odnosi z dobavitelji Nabava nato na osnovi izbranih nabavnih potreb po proizvodih pošlje zahtevo za ponudbo potencialnim dobaviteljem Zahteve vključujejo pogoje in specifikacije (tehnične kakovostne zakonske nabavne hellip) ter morebitno zahtevo tudi po začetnih vzorcih proizvodov Nato v sodelovanju z veterinarji ugotovi ali začetni vzorci ustrezajo vsem podanim zahtevam in jih na podlagi ugotovitev sprejmejo ali zavrnejo Specifikacija izdelka je pomembna informacija ki dobavitelju natančno pove kaj želi podjetje nabaviti Obsega pa

kaj mora dobavitelj dostaviti naročniku želeno kakovost izdelka kdaj in koliko je potrebno dostaviti in način izpolnitve naročila

Podjetje naroča izdelke predvsem na podlagi prodajnih katalogov dobaviteljev gre torej za nabavo po dobaviteljevih specifikacijah Velik del nabavnega sortimana sestavljajo standardni izdelki zato lahko podjetje hitreje in lažje zamenja dobavitelje pa tudi sedanje izdelke lažje nadomesti s podobnimi izdelki drugih dobaviteljev Pri zdravilih so omejeni z dobavo in ponudbo kar je eden izmed razlogov zakaj so v ambulanti terapije poslovna skrivnost17 Podjetje ne more postavljati nobenih pogojev če želijo zdravilo nabaviti sprejmejo tiste pogoje ki jih ponujajo veledrogerije

335 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga se izvaja samo takrat kadar se nabavlja nov proizvod oziroma ko obstoječi dobavitelji ne morejo zagotoviti zahtevanega proizvoda Preučuje se ponudba in povpraševanje po proizvodu in z njima povezana gibanja cen količin kakovosti hellip Drugače pa dobava poteka po odobreni listi izbranih dobaviteljev Z dobavitelji s katerimi so ustvarili uspešen poslovni odnos ki je v obojestransko korist in zadovoljstvo in ki zagotavljajo proizvode po zahtevani kakovosti optimalni ceni ustreznih plačilnih in dobavnih pogojih imajo interes tudi v bodoče sodelovati Kadar se pojavijo negativne izkušnje v sodelovanju z dobavitelji poskušajo spore reševati sproti 17 Terapija (kombinacija zdravil) je poslovna skrivnost podjetja in ni zapisana na računu ki je izdan stranki Zapisana pa je v osebni kartoteki zdravljene živali V 39 členu Zakona o gospodarskih družbah je zapisano Za poslovno skrivnost se štejejo podatki za katere tako določi družba s pisnim sklepom S tem sklepom morajo biti seznanjeni družbeniki delavci člani organov in druge osebe ki so dolžne varovati poslovno skrivnost

29

Pri raziskavi tržišča si pomagajo s ponudbami dobaviteljev ki jih pošiljajo na lastno iniciativo s spletnimi stranmi z obiski trgovskih potnikov (najbolj pogosto jih trgovski potniki sami obiščejo in predstavljajo nove izdelke iz njihove ponudbe jih seznanjajo z novim promocijskim materialom) katalogi dobaviteljev Tako pri izboru dobavitelja za določeno vrsto proizvodov kot tudi pri nabavi novih proizvodov se pridobi več različnih ponudb Na podlagi medsebojne primerjave in analize izberejo najbolj ugodno

336 Izbor dobaviteljev Izbira dobaviteljev je ključna naloga nabave Dobri dobavitelji so tisti ki nudijo nove rešitve Seveda pa je take dobavitelje potrebno najti in potem še izbrati Pravilna izbira dobaviteljev vpliva na kakovost in ceno oskrbe s proizvodi S sistematično in natančno raziskavo lahko najbolje poiščemo potencialne dobavitelje Pogoj za uspešnost so pravi viri informacij in podjetje je črpalo iz naslednjih poslovni imeniki publikacije dobaviteljev strokovni časopisi in revije viri v podjetju informacije od posrednikov izmenjava izkušenj Pri izdelavi nabavne kalkulacije se upoštevajo vsi nabavni stroški ki nastanejo pri posameznem dobavitelju Na izbor pa seveda vplivajo tudi kakovost materiala dobavni roki in pogoji ter plačilni roki in načini plačila Izbira dobavitelja je tesno povezana z oblikovanjem nabavnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bomo sodelovali Podjetje se je osredotočilo na kupce ki zahtevajo kakovost kar je seveda odločilno vplivalo na izbiro dobaviteljev Med potencialnim dobavitelji hrane za male živali so izbrali samo tiste ki nudijo res vrhunsko kakovost Eukanuba Nutro Techni-Cal Royal Canin Hillrsquos Veliko sodelujejo tudi z lokalnimi dobavitelji Miprim doo (mlečni izdelki) Dobrodej Miklavž (lizalni kamni) Ekolap Scala doo (razkužila) Dar Trade Petrovče Vitan Trade Hoče (igrače) Aler doo Ljubljana (igrače) Zdravila se naročajo preko veledrogerij kot sta Krka in Kemofarmacija (nudijo širok asortiman dobava je možna vsak dan popusti ni problemov z zamenjavo blaga)

337 Eksterno naročilo Cilj eksternega naročila so pravilno pravočasno po sprejemljivih cenah in v optimalnih količinah naročeni proizvodi pri dobaviteljih kar omogoča pravočasno dobavo Naročilo je konkretna nabavna akcija kjer gre za neposreden poslovni kontakt z dobaviteljem in ustvarjanje pravne obveznosti tako s strani kupca (ki se zaveže da bo poravnal kupnino) kot s strani dobavitelja (ki se s potrditvijo naročila zaveže da bo obljubljeno tudi dostavil v dogovorjenih rokih in ustrezni kakovosti)

30

Hrano za male živali naročajo enkrat tedensko s tem so se prilagodili dobaviteljem Hrano in ostale proizvode naročajo v ponedeljek ndash torek (dobava sledi do konca tedna) ali v četrtek ndash petek (dobava sledi v začetku tedna) Zdravila je možno naročiti vsak dan ker dobavitelji dobavljajo tudi lekarnam na tem področju in ni težav z dobavnimi roki Eksterno naročilo se preda dobavitelju telefonsko (v večini primerov) ali po trgovskem zastopniku dobavitelja Pogodba med kupcem in dobaviteljem se sklene ko dobavitelj potrdi sprejem naročila S potrditvijo naročila dobavitelj sporoči kupcu da se strinja z vsebino naročila in ostalimi pogoji Včasih je potrebno kakšno naročilo tudi spremeniti ali dopolniti kar pomeni da se dobavitelja obvesti o spremembah ali dopolnitvah naročila ter sodeluje z njim pri odpravljanju morebitnih težav

338 Sklepanje nabavnih pogodb Preden lahko izdelamo predlog nabavne pogodbe mora podjetje imeti listo odobrenih dobaviteljev in specifikacije izdelkov ki jih bo nabavljalo pri dobaviteljih Naročnik in predstavnik dobavitelja nato skupaj uskladita zahteve naročnika po proizvodu in ostale pogodbene pogoje Kupna pogodba je pravna podlaga nabave ki nastane s strinjanjem obeh sodelujočih strank to je kupca in prodajalca Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa s potrditvijo naročila Pogodba se šteje za sklenjeno ko prodajalec potrdi kupčevo naročilo Pri sklepanju pogodbe pa morata obe pogodbeni strani izpolnjevati naslednja načela

podpisnika morata ravnati kot dobra gospodarja spoštovati zakone upoštevati veljavnost pogodbe upoštevati določila uzanc

Sama pogodba vsebuje naslednje elemente ceno in morebitne spremembe cene količino in kakovost blaga način naročanja (telefonsko preko prodajnih zastopnikov dobavitelja) dinamika nabave (1x tedensko) plačilne in dobavne pogoje popuste reklamacije način pakiranja in embalažo čas trajanja pogodbe promocijske akcije18 druga posebna določila k pogodbi

18 Prodajna akcija ki jo izpeljeta dobavitelj in prodajalec skupaj Vsak zmanjša ceno proizvoda za 10 (skupaj oba za 20) kar pripelje do povečane prodaje stranke so namreč vesele da za isto količino plačajo 20 manj Trgovina ima sicer manjši dobiček na enoto vendar se dobiček poveča zaradi večje prodane količine proizvoda

31

339 Spremljanje eksternega naročila Pri spremljanju naročila gre predvsem za kontrolo nad prispetjem potrditve naročila primerjavo z našim eksternim naročilom ter kontrolo dobavnih rokov (ali so naročeni proizvodi prispeli pravočasno) Namen spremljanja je torej v tem da preprečimo motnje poslovnega procesa nezmožnost izvršitve dobav našim kupcem in poslabšanje image-a Nabava je dolžna spremljati proizvode od njihovega naročila pa vse do prevzema v skladišču Glavna naloga nadzora izpolnjevanja dobavnih rokov je torej ugotavljanje njihovih prekoračitev in opominjanje dobavitelja na njih Vsi stroški z manipulacijo naročenih proizvodov morajo biti čim nižji kar pomeni da moramo naročene proizvode in njihovo pot od dobavitelja do nas nadzorovati in jo pravilno usmerjati

3310 Prevzem in pregled vhodnih proizvodov Pravilen in natančen prevzem naročenih in dobavljenih proizvodov je izredno pomembna naloga Prevzem poteka na osnovi

dokumentacije (pogodba eksterno naročilo dobavnica preverijo tudi cene proizvodov kajti včasih se zgodi da dobavitelji pozabijo na naknadno dogovorjene popuste ndash jih opozorijo na pomanjkljivost)

vizualnega pregleda (ugotavlja se prisotnost vidnih napak in pregled dokumentacije ki je prispela skupaj s pošiljko)

in količinskega pregleda (preveri se ustreznost proizvodov na dobavnici ter opravi količinski prevzem s štetjem) ki se opravita hkrati

Zelo pomembno je preveriti tudi rok uporabnosti tako za hrano vitamini in ostale dodatke k prehrani za živali ter predvsem rok uporabnosti zdravil19 Načeloma se zaupa dobavitelju vendar so kljub temu pozorni na rok uporabe Proizvodi (tudi proizvodi ki se niso prodali) ki jim je pretekel rok uporabe se vrnejo k dobaviteljem Če dobavitelj ne dobavi ustreznih naročenih proizvodov mu na osnovi reklamacije (Priloga 2) blago vrnejo oziroma pride do kompromisa (proizvode prevzamejo vendar jim dobavitelj zato odobri popust ndash zamenjava v duhu dobrega poslovanja) Prav tako se reklamirajo proizvodi ki imajo poškodovano embalažo Za dobavo in prevzem zdravil mora trgovina imeti poseben vhod (tukaj se ne smejo prevzemati nobeni drugi proizvodi) kar so rešili v sklopu bolnice Prav tako morajo biti zdravila v skladišču fizično ločena od ostalih proizvodov Vodi se tudi ločena evidenca20 zdravil od ostalih proizvodov

19 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih v 63 členu pravi Prepovedano je dajati v promet zdravilo ki mu je potekel rok uporabe ali če je bila dokazana oporečnost njegove kakovosti varnosti ali učinkovitosti 20 73 člen Zakona o zdravilih namreč pravi veletrgovci z zdravili lahko prodajajo zdravila za uporabo v veterinarski medicini tudi veterinarskim in drugim organizacijam ki po predpisih o veterinarstvu opravljajo veterinarsko dejavnost če imajo vzpostavljen sistem za sprejem shranjevanje in sledljivost zdravil ki ga preveri pristojni organ ter določeno odgovorno osebo za sprejem shranjevanje in zagotavljanje sledljivosti zdravil ki je imetnik diplome spričevala ali druge univerzitetne ali enakovredne izobrazbe iz farmacije

32

3311 Prejem in likvidacija računa Dobavitelj izda za dobavljene proizvode račun Prejeti računi dobaviteljev za dobavljene proizvode se pregledajo v smislu računovodske in predmetne točnosti Račun pomeni točno določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga moramo obravnavati zelo skrbno Likvidacijo računa opravimo takoj po njegovem prejemu saj s tem omogočimo računovodstvu da opravi promptno plačilo in tako pridobi pravico do popusta Likvidacija poteka po naslednjem postopku naprej se zbere potrebna dokumentacija (eksterno naročilo dobavnica prevzemnica račun) kateri sledi primerjava dokumentacije in ugotavljanje morebitnih razlik med naročeno prevzeto in zaračunano količino Ko se vse preveri in se vse ujema se račun likvidira Likvidacija računa zajema datum likvidacije na katero stroškovno mesto se račun knjiži datum valute računa podpis likvidatorja računa

3312 Evidenca in arhiviranje Zelo pomembna je evidenca zdravil omogočena mora biti sledljivost zdravila Sledljivost zdravila je po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (4 člen) dokumentirana pot zdravila od izdelovalca proizvajalca pravne ali fizične osebe ki opravlja promet z zdravili na debelo in na drobno do končnega uporabnika Pri vnosu dobavljenih zdravil v zaloge se morajo obvezno vpisati naslednji podatki ime zdravila (njegova koda) serijska številka zdravila opis količine (kos škatla ampula) število kosov in rok uporabe zdravila sledijo pa še dobavitelj datum prevzema številka dobavnice številka prevzemnice cena Serijska številka količina in rok uporabe zdravila sta izpisana tudi na računu zdravila ki je izdan stranki Sledljivost zdravila je pomembna še posebej v primeru umika določene serije zdravila s tržišča (npr ko sestava ne odgovarja specifikaciji) Takrat se vrnejo dobavitelju vsa zdravila ki so še v zalogi in preko izdanih računov (podatki strank) se izsledi že izdana zdravila pri strankah Skladišče zdravil je enotno tako za trgovino kot za ambulanto Pri prevzemu zdravila iz depoja mora veterinar podpisati oddajnico za vsa prevzeta zdravila Nadaljnjo evidenco o zdravilih nato vodi veterinar (kje se nahajajo katera žival jih je prejela v okviru svoje terapije) Podatki in informacije zbrani v evidencah so uporabni le tedaj če so ažurni in na voljo takrat kadar se dejansko potrebujejo K papirni evidenci shranjeni v obliki kopij v registru se štejejo ceniki (urejeni po dobaviteljih) podpisane kopije (s strani strank) izdanih računov

33

4 SKLEP Edina stalnica poslovnega okolja je njegovo nenehno spreminjanje Spremembe so številne in jim je težko slediti še posebej potrebam in željam potrošnikov ki se iz dneva v dan spreminjajo Zato uspešnost nabave izjemno vpliva na uspešnost trgovskega podjetja Bergant pravi (2001 21) raquoDobiček je ustvarjen samo če je input manjši kot output torej takrat ko podjetje posluje ekonomičnolaquo Vodenje nabave pa je odvisno od velikosti podjetja in ciljev ki jim podjetje sledi Odločitve o izbiri proizvodov (sortiment količina in cene) odločilno vplivajo na uspešnost podjetja Poslovna politika trgovskih podjetij se osredotoča v prvi vrsti na povečanje prodaje in zviševanje razlike med nabavno in prodajno ceno proizvodov Prodajne cene so na trgu razvrščene v različne cenovne razrede njihovo povečanje pa je dokaj zahtevno saj zahteva precej vlaganj in časa Zato poskušajo podjetja zniževati svoje nabavne stroške da bi tako povečala konkurenčnost Nabavno poslovanje postaja vse bolj obsežno zapleteno in zahtevno Nekdanje funkcije nabave naročanje prevzem in skladiščenje dopolnjujejo sedaj še trženjske funkcije kot so preučevanje nabavnega trga planiranje nabave odločitve glede dobaviteljev odločitve o oblikah in načinih nabavnega poslovanja ter nabavnih poteh pa tudi komuniciranje z dobavitelji analiziranje in evidentiranje nabave Pri nabavnem managementu je čedalje bolj pomemben dolgoročen odnos med kupcem in prodajalcem ki prinaša koristi tako prodajalcu kot kupcu ndash spoznanje da dolgoročno sodelovanje prinaša več koristi kot pa serija enkratnih kupčij za iste potrebe Uspešnost nabave je odvisna od pravilnih odločitev glede nabavnih virov Podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo je uspelo zgraditi dobre in dolgoročne poslovne odnose z dobavitelji Pri odločanju o nabavi ni pomembna samo cena temveč vse storitve ki jih nudi dobavitelj Prvi pomemben kriterij pri odločanju o nakupu pa je prav gotovo kakovost proizvodov saj lahko neustrezna kvaliteta ob nizki ceni povzroči več stroškov kot prihrankov Nabavna politika v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj pod okriljem katere posluje trgovina Dr Zoo je usmerjena k potrebam in željam svojih kupcev Težijo k čim večji optimalnosti cen nabavljenih proizvodov k visoki kakovosti proizvodov in dolgoročnemu sodelovanju z izbranimi dobavitelji Zakon o zdravilih prepoveduje oglaševanje zdravil kar posledično vpliva tudi na to da se ne sme oglaševati trgovina kot kraj kjer se prodajajo zdravila Dovoljuje pa obveščanje Tako lahko Veterinarska bolnica obveščajo ljudi o cepljenjih (redna letna cepljenja psov proti steklini) o uporabi razkužil (ptičja gripa) Reklamirajo se preko zadovoljnih strank ki o njih poročajo naprej svojim prijateljem in znancem Zelo pomembna je tudi povezanost trgovine z ambulanto od koder veterinarji napotijo stranke po zdravila in hrano za nadaljnjo terapijo pri živalih Povezanost trgovine z Ambulanto za male živali in oddelkom prakse za velike živali tvori njihovo prepoznavnost in konkurenčno prednost

34

POVZETEK Nabava je ena temeljnih funkcij poslovnega procesa trgovskih podjetij njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja posreduje kupcem in to v zadostni količini in primernem sortimentu po ustreznih cenah ter pravočasno Diplomsko delo je razdeljeno na dva dela in sicer na teoretični ter praktični del kjer je opisana nabava v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo V teoretičnem delu diplomskega dela je nabavni proces predstavljen po posameznih fazah kot ga predstavljajo avtorji v literaturi Faze si sledijo v določenem zaporedju Posamezne faze se med seboj prepletajo so povezane ter odvisne Vsako stopnjo nabavnega procesa je potrebno izvesti pazljivo in sistematično kajti le tako lahko zadovoljimo potrebe po proizvodih ki so na voljo pravočasno v ustrezni količini kvaliteti in ustrezni ceni Praktični del predstavlja podjetje Veterinarska bolnica Ptuj doo in analizo poteka postopka nabave v samem podjetju Proces sem prikazala od raziskave nabavnega trga sklepanja nabavne pogodbe ugotavljanja potreb in naročanja do prevzema blaga KLJUČNE BESEDE nabava nabavni proces naročanje izbira dobavitelj kupec trgovsko podjetje ABSTRACT Procurement is for commercial companies one of the key elements of business procedure its task is to obtain those articles which sales department discloses to customers in right quantity range of varieties suitable prices and in time Diploma is separeted in two parts The first part is theoretical and the second one is practical descripton of purchasing in company Veterinarska bolnica Ptuj doo In theoretical part of diploma the purchasing process is represented by particular stages The stages follow one another in certain succesion The particular stages are connected and depended between themselves Each stage of purchasing process has to be done carefully and systematically Only in that case we can satisfy the needs by products which are at service on time in appropriate quantity quality and at reasonable price The practical part represents the company Veterinarska bolnica Ptuj doo and analyses the purchasing process in it I presented procedure started with market resarch followed by award the contract needs determination ordering and take delivery KEY WORDS purchase purchasing process ordering choise supplier buyer trade company

35

5 SEZNAM LITERATURE

1 Baily PFarmer DJessop DJones 1998 Purchasing principles and Management London Prentice Hall

2 Bergant Bogomil 2001 Gospodarjenje podjetij Novo mesto Visokošolsko središče Visoka šola za upravljanje in poslovanje

3 Društvo ekonomistov 2000 25 Jubilejno posvetovanje o podjetniškem planiranju in managementu Uvajanje sprememb vodenja in planiranja

4 Gadde Lard-Erik in H Hakansson 1993 Profesional Purchasing London Routledge

5 Kaltnekar Zdravko 1993 Logistika v proizvodnem podjetju Kranj Moderna organizacija

6 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta 7 Kotler Philip 2004 Management trženja Ljubljana GV Založba 8 Leenders MR Fearon HE England WB 1985 Purchasing and Materials

Management RD Irwin Inc Homewood Illinois 9 Markič Peter Strniša Marija Tavčar Rudi 1993 Poslovna pogajanja Ljubljana

Gospodarski vestnik 10 PotočnikVekoslav 2000 Komercialno poslovanje z osnovami trženja 1 Ljubljana

Ekonomska fakulteta 11 PotočnikVekoslav 2001a Trgovinsko poslovanje Novo mesto Visoka šola za

upravljanje in poslovanje 12 PotočnikVekoslav 2001b Trženje v trgovini Ljubljana GV Založba 13 PotočnikVekoslav 2002a Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana

Ekonomska fakulteta 14 PotočnikVekoslav 2002b Temelji trženja s primeri iz prakse Ljubljana GV

Založba 15 van Weele A J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa

Ljubljana Gospodarski vestnik 16 Završnik Bruno 2004 Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV

Izobraževanje 17 Završnik Bruno 2001 Pogajanja v nabavi in upravljanje s človeškimi viri

Radenci Center za zunanjo trgovino Radenci doo 18 Završnik Bruno 2000 Nabava ndash zapiski predavanj Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta 19 Završnik Bruno 1997 Management nabave Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta

36

6 SEZNAM VIROV 1 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD ndash UPB1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+gospodarskih+druC5BEbahampmandate=-1ampunid=UPB|AB7A116C1EB745F7C1256F41003C9EF3ampshowdoc=1 [2532006] 2 Zakon o veterinarstvu (ZVet-1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampvt=6ampst=aampq=veterinaampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C1256A330020E07Fampshowdoc=1 [2532006] 3 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (ZZMP) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+zdravilihampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C125683A002C1181ampshowdoc=1 [2532006] 4 Zakon o zdravilih (ZZdr) (online) Dostopen na httpwwwuradni-listsi1ulonlinejspurlid=200631ampdhid=81631 [2532006]

19

pogodbenega prava in splošnih uzanc Dogovor je sklenjen ko se pogodbeni stranki sporazumeta o bistvenih elementih pogodbe (Kaltnekar 1993 207-209)

Predmet pogodbe je lahko vsako blago ki je namenjeno tržišču Vrsto blaga določimo z običajnimi trgovskimi nazivi z veljavnimi standardi ali s posebnimi specifikacijami

Količina mora biti določena ali določljiva z merskimi enotami ali na drug primeren način

Cena blaga je lahko natančno določena ali določljiva na dan dobave Kakovost blaga mora biti jasno opisana in nedvoumno določena z vzorcem

standardom blagovno znamko poreklom specifikacijo Čas in kraj dobave takojšen ali terminski Zamujanje dobavnih rokov rodi pravne

posledice ndash prizadeta stranka lahko odstopi od pogodbe ali zahteva odškodnino Dobavni pogoji pomembno je določiti v kolikšni meri in do kod bremenijo

posameznega partnerja transportni stroški ter kdaj in kje preide riziko na kupca (Incoterms) V pogodbi se lahko določi tudi kakšnim transportnim sredstvom bo blago dostavljeno

Plačilni pogoji določajo predvsem roke do katerih je potrebno dobavljeno blago plačati ter razne popuste in zamudne obresti ki so povezani s plačilnimi roki Določajo tudi načine plačila gotovinsko z virmani kompenzacijamihellip

Jamstveni elementi ki ščitijo pogodbene stranke pred posledicami netočnega izvrševanja pogodbenih zahtev s strani drugih partnerjev pogodbena kazen penali ara odstopnina razna jamstva ali poroštva zastava zamudne obresti avans kavcija različne odškodnine

Splošno pravilo je da naj bi nabavniki vztrajali pri fiksni ceni ki je sprejemljiva za obe stranki Najbolje je da dobavitelj prevzame vse tveganje če to ni s pogodbo izključeno V praksi se uporabljajo različni dogovori o ceni (van Weele 1998 83-84)

fiksna cena plus stimulacija namenjena je motiviranju dobaviteljev na podlagi nagrajevanja za izvedbo dela ki presega dogovorjene standarde

pogodba raquostroški pluslaquo (stroški plus določen odstotek nagrade povračilo stroškov plus fiksna nagrada stroški plus zajamčena najvišja nagrada) se uporablja kadar dela ne morejo dovolj natančno opredeliti oz kadar je fiksna cena za obe stranki preveč tvegana za to pogodbo je značilna velika negotovost

pogodba za povračilo stroškov ponavadi temelji na fiksni postavki za uro dela in uporabo opreme

pogodba z usklajevanjem cene (eskalacijska klavzula) uporablja se pri dolgoročni nabavi ali predelavi zelo specifičnih tržno občutljivih materialov cena je povezana z obrazcem za usklajevanje cen ki temelji na zunanjih dejavnikih kot so stroški materialov ali gibanje plač

Nabava materialov ki sodijo po metodi ABC v C razred (veliko število majhen delež v nabavnem proračunu) je rutinska stvar in ne zahteva posebnega nebavnega znanja Lahko jo zelo poenostavimo ali pa celo prepustimo nosilcem potreb v podjetju Nabavni oddelek samo skrbi da se nabavni proračun ne prekorači in občasno kontrolira porabo sredstev Najenostavneje je drobni material za vzdrževanje manjša popravila in pisarniški material nabaviti brez formalnega naročila v trgovini na veliko ali malo Dokument ki govori o sklenitvi pogodbe je trgovski račun dobavnica ali naročilnica (Završnik 2000 55)

20

2210 Spremljanje izpolnitve naročila Pod spremljanjem naročila razumemo kontrolo nad prispetjem potrditve naročila in primerjavo z naročilom ter zagotavljanje dobave v dogovorjenem roku Namen spremljanja naročila pogodbe je v tem da preprečimo motnje v proizvodnji dodatne stroške zaradi spremembe le-te nezmožnost izvršitve dobav kupcem pogodbene kazni in poslabšanje image-a Tudi prezgodnje dobave lahko povzročajo stroške (stroški vezave kapitala skladiščni stroški) Ugotavljanje prekoračitve in opominjanje na dobavo pri dobavitelju je glavna naloga kontrole izpolnjevanja dobavnega roka (Završnik 2000 55-56) Obstaja več različnih metod spremljanja izpolnitve naročila (van Weele 1998 93)

Spremljanje izpolnitve naročila v izjemnih primerih sistem opozarjanja pri katerem nabavni referent ukrepa le v primeru ko ga dobavitelj opozori da bo raquokmalulaquo zmanjkalo materiala metoda ne doprinese k učinkovitosti izvedbe nabave vendar jo pogosto srečamo v praksi

Rutinsko preverjanje stanja poteka tako da se že pred dobavo preverja pri dobavitelju ali bo dostava blaga mogoča na dogovorjeni datum

Vnaprejšnje preverjanje stanja se uporablja pri vnaprejšnjem določanju kritičnih nabavnih delov in dobaviteljev

2211 Prevzem vhodnih proizvodov11

Dobavljeno blago je potrebno pregledati da se prepričamo o njegovi ustreznosti Glede na velikost in tehnično zahtevnost blaga lahko pri dobavitelju večkrat preverjamo njegovo sprejemljivost na različnih proizvodnih stopnjah Dostavljeno opremo je potrebno preveriti s testi sprejemljivosti pri dobavitelju preden je oprema odposlana pri uporabniku po dostavi in ko oprema začne prvič delovati (van Weele 1998 93) Prevzemni oddelek je pogosto podrejen nabavnemu sektorju Ločimo tri postopke pri prevzemu glede na dokumentacijo

prevzemni oddelek izpiše prevzemnico ali prejemnico prevzemni oddelek potrdi prejem na izvodu (kopiji) naročila ki ga je bil prejel od

nabavnega oddelka za materiale majhne vrednosti opravijo prevzem neposredno interni naročniki

Pomembno je poročilo o kontroli kakovosti ki potrjuje ustreznost ali neustreznost prejetega materiala Priloženo je prejemnici če so odstopanja od naročenih kakovosti materialov drugače pa je ustreznost potrjena na prevzemnici Pregled kakovosti je v podjetjih različno urejen za nekatere predmete nabave nimajo predpisane posebne kontrole kakovosti kontrola na podlagi jemanja vzorcev popolna (100-na) kontrola laboratorijska kontrola kontrola nevtralne ndash zunanje institucije

11 Povzeto po Završniku (2000 56-57)

21

2212 Reševanje reklamacij12

Če so pri kontroli vhodnih proizvodov in materiala ugotovljene razlike med dejanskim stanjem in dogovorjenimi obveznostmi dobavitelja se sestavi komisijski zapisnik ki ga pošljemo nabavnemu oddelku Na osnovi zapisnika o ugotovljenih pomanjkljivostih pri dobavi se sproži reklamacijski postopek Reklamacija je ugovor na dobaviteljevo netočnost pri dobavi in instrument za popravljanje napak ki so nastale Kupec z reklamacijo zahteva od dobavitelja da naknadno izpolni zahteve naročila oz pogodbe ter hkrati prevzame tudi odgovornost za škodo ki je nastala zaradi pomanjkljive dobave (Završnik 2000 57) Komisijski zapisnik je potrebno sestaviti tako da je iz njega jasno razvidno za kakšno napako gre (količinsko kakovostno rokovno) kdo in na kakšen način je ugotovil napako V reklamacijskem dopisu dobavitelju pa moramo navesti še naslednje podatke številko pogodbe ali naročila številko in datum dobavnice in prevoznega lista ter drugi dokumenti iz katerih je mogoče ugotoviti zakaj je prišlo do napak Za zamujeni rok dobave in druge neizpolnjene dogovorjene pogoje kupec praviloma ne sestavlja komisijskega zapisnika ampak ureja te napake neposredno z dobaviteljem Kadar kupec ugotovi napake pri dobavi ima do dobavitelja naslednje zahteve

Zahteve glede količine količina materiala je s pogodbo navadno le okvirno določena le redko točno opredeljena Dovoljen je 5 odmik navzgor ali navzdol če je količina označena približno (circa okoli) Pri kosovnem blagu ali označbi raquobrez tolerancelaquo ne sme priti do odstopanj Pri dostavi premajhne količine ima kupec naslednje pravice lahko zahteva takojšnjo dobavo razlike do dogovorjene količine odkloni prevzem manjše količine če ima upravičen interes da sprejme celotno količino sprejme manjšo količino in tudi plača samo prevzeto količino Če pa dobavitelj dostavi večjo količino kupcu ni potrebno prevzeti presežka če ga pa prevzame ga mora tudi plačati po pogodbeni ceni

Zahteve glede kakovosti za kakovostne napake materiala odgovarja dobavitelj vendar le za napake ki so nastale pred prehodom rizika za napake ki kupcu niso bile znane ob sklepanju pogodbe za skrite napake ki se pojavijo po prevzemu materiala (najkasneje v 6 mesecih) za napake zaradi dobaviteljeve prevare kupca o dejanski kakovosti materiala V primeru ko dobavitelj dostavi material boljše kakovosti kupec ne more odkloniti prevzema razen če ima upravičen interes da zahteva točno določeno kakovost S prevzemom boljše kakovosti pa kupec ne prevzame tudi večje obveznosti razen če je bilo v pogodbi drugače dogovorjeno

Pravice in obveznosti pri spremembi cene poleg fiksno določenih cen ki jih stranki le redko spreminjata se stranki lahko dogovorita tudi za naknadno spremembo cene Ceno je mogoče spreminjati navzgor ali navzdol zato ji pravimo tudi raquodrsečalaquo cena Uporablja se pri prodaji investicijske opreme z daljšim rokom dobave pa tudi pri sukcesivni nabavi materiala pri nestabilnih pogojih na trgu ki pomembno spreminjajo stroške proizvodnje od sklenitve pogodbe do dobave materiala

Zahteve pri zakasnitvi dobave kadar z dobavo zamuja dobavitelj lahko kupec uveljavi naslednje zahteve vztraja pri pogodbi in določi naknadni rok za dobavo po preteku naknadnega roka odstopi od pogodbe in zahteva odškodnino razliko v

12 Povzeto po Potočniku (200092-94)

22

ceni zaradi nakupa pri drugem dobavitelju po višji ceni Če pa z prevzemom zamuja kupec mu prodajalec lahko uskladišči material v javnem skladišču in pošlje račun za dobavljeni material proda material na kupčev riziko če skladiščenje ne bi bilo gospodarno in zahteva povrnitev razlike v ceni zaradi prodaje drugemu kupcu po nižji ceni zahteva povrnitev dejanske škode

Poslovna praksa je oblikovala naslednja pravila za reklamacijski postopek (Potočnik 2002a 182)

Ugovarjati začnemo šele takrat ko je vrednost reklamacije večja kot so njeni stroški Če se manjše napake pri istem dobavitelju večkrat ponavljajo ga moramo nanje opozoriti

Upoštevamo običajni reklamacijski rok oz rok ki je določen s pogodbo Sestavljena mora biti vljudno vendar z odločno zahtevo za izpolnitev dogovorjene

obveznosti

2213 Ocena nabavnega posla13

Delo nabavnega referenta se ne konča z uvedbo novega materiala v proizvodnjo ali uporabo nove opreme V poslovanju z dobavitelji lahko pride do zapletov ki jih je potrebno rešiti (reševanje garancijskih zahtevkov in pogodbenih kazni reševanje zahtevkov zaradi dodatnih in nepopolnih del glede na obseg del določen v specifikaciji določitev načina vodenja dokumentacije o nabavi in dobaviteljih zapisovanje ocen projekta) Pri dodatnem delu ali presežku je pomembno da o tem vnaprej obvestimo naročnika ki mora v to privoliti O dodatnem delu mora biti obveščen tudi vodja nabave da kasneje ne pride do nejasnosti pri nabavnih stroških Naložbene dobrine čez čas zahtevajo vzdrževanje ndash takrat postane jasno ali dobavitelj lahko upraviči svoje obljube o servisiranju vzdrževanju in dobavi rezervnih delov Nenazadnje mora dobava zagotoviti tudi da se pridobljene izkušnje razčlenijo in da jih lahko uporabimo na stopnji opredeljevanja specifikacije in izbire dobavitelja pri prihodnjih nabavah S tem se izboljšuje tudi kakovostni nivo dobaviteljev

2214 Pregled in likvidacija prejetih računov Dobavitelj izda za dobavljeno blago račun ali fakturo Težnja po dobrih poslovnih odnosih narekuje čim hitrejše plačilo pogosto so s hitrim plačilom povezane tudi določene bonitete Naloga nabave je da čim hitreje opravi vse posle ki so potrebni pred plačilom računa (Kaltnekar 1993 214) Postopek poteka od pripravljalnih del do samega obračuna (Potočnik 2000 94-95)

V okviru pripravljalnih del zberemo dokumente (pogodba ali naročilnica dobaviteljeva odpremnica ali dobavnica specifikacija materiala tovorni list ali

13 Povzeto po van Weele (1998 94-95)

23

drugi prevozni dokumenti prevzemnica skladišča) ter jih medsebojno primerjamo in ugotavljamo napake med naročenim prevzetim in zaračunanim Ko so dokumenti usklajeni se to potrdi na računu

V obračunu fakture gre za formalni preračun vseh njenih sestavin Po izračunu izda nabavna služba nalog za plačilo Zaradi visokih stroškov preračunavanja posameznih postavk je praksa razvila različne postopke za poenostavitev kontrole računov (zbirni račun preverjanje računov samo nad določeno vrednostjo naključno preverjanje računov določitev računov po metodi ABC ndash preverjamo le račune dobaviteljev v skupini A preverjanje računov dobaviteljev pri katerih so reklamacije pogostejše ne preverjamo računalniško izstavljenih računov ker predvidevamo da so točni ne preverjamo računov dobaviteljev katerim zaupamo da sami sproti popravljajo napake)

Račun pomeni čisto določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga obravnavamo zelo skrbno Pregled in njegovo likvidacijo opravimo takoj po prejemu Kontrola računa ne predstavlja samo nadzora nad opravljenim delom in storitvami dobavitelja temveč pomeni tudi podlago za vrednotenje dobavitelja (Završnik 2000 57)

2215 Evidenca in arhiviranje Evidence nabavnega oddelka obsegajo veliko število podatkov in informacij ki so za operativo nabave uporabni le kadar so dostopni in v urejeni obliki Vsak nabavni oddelek mora voditi evidenco vseh naročil po tekočih številkah Evidenca naj obsega številko naročila ime dobavitelja kratek opis materiala in vrednost celotnega naročila Za takojšen dostop do informacij o stanju odprtih naročil je zelo pomembna evidenca po imenu dobavitelja (naročila so razvrščena po tekočih številkah) Evidenca končnih naročil je zgodovinski zapis vseh zaključenih oz dobavljenih naročil Arhiviramo jih najmanj za tri leta Edinstvena naročila in naročila večje vrednosti hranimo dalj časa (Završnik 2000 58-59) Najpomembnejše nabavne evidence po Potočniku (2000 95) so

evidenca količin materiala evidenca cen materiala evidenca dobaviteljev (tehnične in tržne značilnosti) evidenca nabavnih pogojev po dobaviteljih evidenca reklamacij

24

3 ANALIZA NABAVNEGA PROCESA V PODJETJU VETERINARSKA BOLNICA PTUJ DOO

31 Predstavitev podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo Veterinarska bolnica Ptuj je že pred leti na osnovi povpraševanja odprla ndash temu bi takrat lahko dejali oddelek kjer so stranke lahko kupovale hrano in nekatere dodatke za male kakor tudi za velike živali Povpraševanje je narekovalo vedno večjo ponudbo zato so se leta 2003 odločili za večjo širitev in prenovo prostorov iz katerih je nastala lepa velika trgovina za male in velike živali ki so jo poimenovali Dr Zoo in ki je odprla svoja vrata leta 2004 Pod okriljem Veterinarske bolnice Ptuj deluje tudi Ambulanta za male živali

Ideja in zasnova trgovine morda malce odstopa od podobnih raquopet shopovlaquo saj so v trgovini dali poudarek predvsem na strokovnosti prodajalcev in skrbnem izboru izdelkov ki jih ponujajo Seveda se trudijo da je za vsak okus nekaj vendar so mnenja da kak tolar ki ga odštejete več odtehta kvaliteto izdelka pa naj gre za hrano igračo ali učni pripomoček za vašega ljubljenca ali pa za skrbno izbran dodatek za živali ki jih redite v hlevu Oba programa tako del za male živali kot za velike živali nenehno izpopolnjujejo Podjetje se želi še bolj približati svojim strankam in jih hkrati vezati na sebe s svojo novo ponudbo ki je zaenkrat še v pripravi Uvedli bodo razvoz določenih izdelkov na dom strank po predhodnem telefonskem naročilu Ob cenovno določeni količini kupljenih proizvodov bo njihova dostava brezplačna Razvažali bodo predvsem vitaminske in mineralne dodatke k hrani za velike živali mleko in mlečne nadomestke hrano za pse (15 kg vreče)hellip Pomembno je poudariti da v dostavo ne bodo vključena zdravila in ne vitaminski dodatki za izdajo katerih je potreben recept Poudarek bo predvsem na strokovno usposobljenemu sodelavcu ki ne bo zgolj dostavljal proizvodov ampak bo znal strankam tudi svetovati jih opozoriti na morebitne napake in jih napotiti k veterinarju če bodo to zahtevale okoliščine Namen je ponuditi celovito oskrbo kakršne so deležne stranke ob prihodu v trgovino

SLIKA 1 VETERINARSKA BOLNICA PTUJ SLIKA 1 LOGOTIP TRGOVINE

SLIKI 3 IN 4 NOTRANJOST TRGOVINE DR ZOO

25

SLIKA 5 ČAKALNICA AMBULANTE SLIKA 6 ORDINACIJA ZA MALE ŽIVALI

32 Organiziranost pomen in cilji nabavne službe Nabava je strateškega pomena za podjetje kot je Veterinarska bolnica Ptuj Ima neposreden vpliv na zniževanje stroškov in s tem uspešnost podjetja Uspešno izvedena nabava in pravi predmeti nabave zagotavljajo dobre odnose z kupci Zadovoljni kupci pa svoje zadovoljstvo sporočajo naprej svojim prijateljem in znancem kar je dobra in brezplačna reklama za podjetje Nabava je organizirana centralizirano kar pomeni da oskrbuje tako trgovino kot ambulanto Vse potrebe po proizvodih zdravilih medicinskih pripomočkih in ostalih potrebščinah se iz ambulante sporočijo nabavi ta pa nato izvršuje potrebna opravila povezana z nabavo Temeljne cilje nabave v podjetju lahko razdelimo na nabaviti prave proizvode v ustrezni zahtevani kakovosti v pravi količini ob pravem času po najboljši ceni in ugodnih dobavnih plačilnih pogojih

zagotoviti nepretrgan tok dobave ki ne bo povzročal pomanjkanja proizvodov ali pa preveliki zalog

razvijanje dobrih poslovnih odnosov z dobavitelji

33 Analiza nabavnega procesa po fazah

331 Zaznavanje potreb Za trgovsko podjetje velja staro pravilo ki pravi da je ugodna nabava že pol uspeha Nabava je neposredno povezana s prodajo in pomembno prispeva k zniževanju poslovnih stroškov z doseženimi nabavnimi ugodnostmi Jedro nabavnega sortimenta predstavlja standardni ali fiksni sortiman ki je prilagojen stalnim potrebam porabnikov in spremenljivi ali variabilni sortiman ki pomeni širitev stalnega sortimana v posameznih prodajnih sezonah ali zaradi drugih potreb porabnikov Razmerja med njima ni mogoče natančno določiti saj je pojavljajo tako imenovani mejni proizvodi ki se pojavljajo v obeh sortimentih v določenih obdobjih ali na različne načine

26

Pri nabavi izdelkov se upošteva naslednje da lahko podjetje sortiment izdelkov hitro spreminja in prilagaja potrebam

porabnikov da lahko po potrebi sortiment razširi oziroma ga poglobi in prilagaja ožjemu

segmentu kupcev

Potrebe po izdelkih se zaznavajo kot potrebe po izdelkih pri dnevnem preverjanju zalog optično (pregled zalog

izdelkov po prodajalni in skladišču zapis manjkajočih izdelkov v zvezek za naročila) in preko računalnika (program sam javi da je na zalogi zgolj minimalna količina izdelkov omogoča pa tudi označitev minimalne zaloge izdelkov že pri njihovem vnosu v zaloge)

kot potrebo iz tržišča po novem izdelku prodajni predstavniki ki ponujajo boljši izdelek ali nižjo ceno za enako kakovosten izdelek novi izdelki v katalogih dobaviteljev specialna naročila kupcev14 povečano povpraševanje strank po določenih izdelkih sledi postopek zbiranja in analiziranja ponudb dobaviteljev pogajanja z izbranim dobaviteljem in podpis pogodbe z njim

Ker gre za vezano trgovino z Ambulanto za male živali se stranke iz ambulante napotijo v trgovino po zdravila15 za nadaljnje zdravljenje hrano in ostale pripomočke za živali Prav tako pa se vsa zdravila in ostali pripomočki za ambulanto naročajo preko trgovine Po spoznanju potreb se določi splošne značilnosti izdelkov in potrebno količino Za standardno blago je to preprost postopek pri zdravilih in medicinskih pripomočkih pa se mora nabavnik pri opredelitvi lastnosti kot so zanesljivost trajnost in cena posvetovati z

14 Takšnih naročil je okrog deset na mesec Gre za naročila izdelkov iz katalogov dobaviteljev ki niso na voljo v prodajalni (npr plaščki različnih velikosti in barv za kužke) Ni predplačil izjema so dražji izdelki in izdelki za veliko prakso (npr škarje za striženje ovac) 15Pogoje ki jih morajo izpolnjevati specializirane prodajalne za promet z zdravili na drobno in postopek ugotavljanja teh pogojev ter stroške postopka predpiše pristojni minister v soglasju z ministrom pristojnim za blagovni promet in trgovino (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 58 člen 3 odstavek) Po Zakonu o veterinarstvu (3 člen 24 odstavek) so zdravila za uporabo v veterinarski medicini vsaka snov ali kombinacija snovi ki so pripravljene in namenjene za zdravljenje ali preprečevanje bolezni pri živalih za zdravilo pa se šteje tudi vsaka snov ali kombinacija snovi ki se lahko uporablja na živalih z namenom da bi se določila diagnoza ali ponovno vzpostavile izboljšale ali spremenile fiziološke funkcije Po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (3 člen 16 odstavek) se za zdravila za uporabo v veterinarski medicini štejejo tudi sredstva ki se uporabljajo za razkuževanje uničevanje členonožcev in glodalcev in pridejo v neposreden ali posreden stik z živalmi Za določena zdravila (ibid 5 člen) mora imeti prodajalec (zdravila lahko v trgovini izdaja samo farmacevt ali veterinarski tehnik) nalog (recept) za izdajo zdravila ki ga izda veterinar Nalog za izdajo zdravil se pripne kopiji računa ki ostane v trgovini Stranko morajo seznaniti z navodili za uporabo (72 člen Zakona o zdravilih) in karenčno dobo zdravila kar stranka potrdi z podpisom (Priloga 1) Zdravila ki so namenjena živalim velike prakse se morajo vpisati v Hlevsko knjigo rejca (evidenca zdravil ki so dajana živalim) Vpis obvezno opravi veterinar (podpis žig) če vpis ni opravljen sledijo sankcije Zdravila brez recepta in vitamini se izdajajo kot navadno trgovsko blago Karenca (ibid 4 člen 19 odstavek) je časovno obdobje ki mora preteči od zadnjega dajanja zdravila živali ob normalni uporabi pa do trenutka ko zdravljeno žival lahko damo v redni zakol za proizvodnjo neoporečnih živil oziroma čas v katerem se živalska tkiva mleko jajca in med zdravljenih živali ne smejo uporabljati za prehrano ljudi zaradi možne vsebnosti zaostankov zdravil nad najvišjimi dovoljenimi količinami zaostankov zdravil v teh živilih

27

veterinarji Nabava sodeluje pri predvidevanju potreb z veterinarji prav tako pa jih obvešča tudi o dobavnih rokih izdelkov po katerih povprašujejo Težave povzroča predvsem pomanjkanje zdravil za malo in veliko prakso Kajti za prodajalce zdravil je Slovenija premajhen trg in se jim registracija zdravil (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 13 - 28 člen) ne izplača Problem se rešuje do določene mere s kombinacijo humanih zdravil16 vendar določena zdravila še vedno primanjkujejo oziroma jih na trgu ni za dobiti (npr kapljice za mačje garje zdravilo proti ušem pri perutnini hellip) Predmeti nabave so zdravila vitamini in drugi dodatki k prehrani za male in velike živali hrana za hišne ljubljenčke premium razreda dodatki za nego in drugi pripomočki za male in velike živali razkužila rodenticidi (zatiranje glodavcev) pisarniški material tiskovine obrazci laboratorijski material

332 Interno naročilo Namen internega naročanja so pravilno pravočasno in v optimalnih količinah interno naročeni proizvodi Zaznane potrebe po določenih izdelkih se vpišejo v zvezek naročil kjer se za vsakega dobavitelja vodi svoja evidenca

333 Pregled internega naročila Interna naročila skupaj pregledajo prodajalci in vodja trgovine Preverijo kaj je potrebno naročiti katera so nujna naročila in kaj se bo naročilo kasneje O zdravilih in medicinskih pripomočkih poteka posvet z veterinarji Kadar obstajajo alternativni proizvodi za zadovoljitev iste potrebe se posvetujejo o tem ali bodo uporabili alternativne proizvode ali bodo naročili zahtevane proizvode Če je interno naročilo pravilno izpolnjeno in popolno gre v nadaljnje reševanje

16Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (6 člen 3 odstavek) pravi da je uporabljanje zdravil za uporabo v humani medicini za živali prepovedano razen v izjemnih primerih če tako določi minister pristojen za veterinarstvo Prepovedano pa je tudi (ibid 6 člen 1 odstavek) predpisovanje izdelava in izdaja magistralnih zdravil za uporabo v veterinarski medicini ki puščajo nedovoljene zaostanke v mesu organih ali izdelkih iz živali ki so namenjene za prehrano ljudi Zakon o zdravilih pa v 18 členu (izjemna uporaba zdravil v veterinarski medicini) pravi (1) Če ni na voljo nobenega zdravila za uporabo v veterinarski medicini z dovoljenjem za promet v Republiki Sloveniji za obravnavo bolezenskih stanj določenih živalskih vrst lahko veterinar oziroma veterinarka (v nadaljnjem besedilu veterinar) odgovoren za zdravljenje živali in zlasti da bi preprečil nesprejemljivo trpljenje živali izjemno uporabi zdravila ki nimajo dovoljenja za promet za uporabo pri tej živalski vrsti ali za zadevno bolezensko stanje (2) Natančnejše pogoje izjemne uporabe zdravil predpiše pristojni minister

28

334 Izdelava povpraševanja za potencialne kupce S prenovitvijo trgovine so se odločili tudi za določen standard proizvodov ki jih bodo prodajali to je premium razred Ker pri hrani in ostalih dodatkih za male živali cenovno ne morejo konkurirati velikim trgovskim centrom (ki prodajajo hrano in dodatke nižje kakovosti in posledično po nižjih cenah) so se usmerili na kupce ki zahtevajo kakovost in so pripravljeni zanjo tudi več odšteti Vrhunska kakovost je osnova na kateri se gradijo vsi ostali poslovni odnosi z dobavitelji Nabava nato na osnovi izbranih nabavnih potreb po proizvodih pošlje zahtevo za ponudbo potencialnim dobaviteljem Zahteve vključujejo pogoje in specifikacije (tehnične kakovostne zakonske nabavne hellip) ter morebitno zahtevo tudi po začetnih vzorcih proizvodov Nato v sodelovanju z veterinarji ugotovi ali začetni vzorci ustrezajo vsem podanim zahtevam in jih na podlagi ugotovitev sprejmejo ali zavrnejo Specifikacija izdelka je pomembna informacija ki dobavitelju natančno pove kaj želi podjetje nabaviti Obsega pa

kaj mora dobavitelj dostaviti naročniku želeno kakovost izdelka kdaj in koliko je potrebno dostaviti in način izpolnitve naročila

Podjetje naroča izdelke predvsem na podlagi prodajnih katalogov dobaviteljev gre torej za nabavo po dobaviteljevih specifikacijah Velik del nabavnega sortimana sestavljajo standardni izdelki zato lahko podjetje hitreje in lažje zamenja dobavitelje pa tudi sedanje izdelke lažje nadomesti s podobnimi izdelki drugih dobaviteljev Pri zdravilih so omejeni z dobavo in ponudbo kar je eden izmed razlogov zakaj so v ambulanti terapije poslovna skrivnost17 Podjetje ne more postavljati nobenih pogojev če želijo zdravilo nabaviti sprejmejo tiste pogoje ki jih ponujajo veledrogerije

335 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga se izvaja samo takrat kadar se nabavlja nov proizvod oziroma ko obstoječi dobavitelji ne morejo zagotoviti zahtevanega proizvoda Preučuje se ponudba in povpraševanje po proizvodu in z njima povezana gibanja cen količin kakovosti hellip Drugače pa dobava poteka po odobreni listi izbranih dobaviteljev Z dobavitelji s katerimi so ustvarili uspešen poslovni odnos ki je v obojestransko korist in zadovoljstvo in ki zagotavljajo proizvode po zahtevani kakovosti optimalni ceni ustreznih plačilnih in dobavnih pogojih imajo interes tudi v bodoče sodelovati Kadar se pojavijo negativne izkušnje v sodelovanju z dobavitelji poskušajo spore reševati sproti 17 Terapija (kombinacija zdravil) je poslovna skrivnost podjetja in ni zapisana na računu ki je izdan stranki Zapisana pa je v osebni kartoteki zdravljene živali V 39 členu Zakona o gospodarskih družbah je zapisano Za poslovno skrivnost se štejejo podatki za katere tako določi družba s pisnim sklepom S tem sklepom morajo biti seznanjeni družbeniki delavci člani organov in druge osebe ki so dolžne varovati poslovno skrivnost

29

Pri raziskavi tržišča si pomagajo s ponudbami dobaviteljev ki jih pošiljajo na lastno iniciativo s spletnimi stranmi z obiski trgovskih potnikov (najbolj pogosto jih trgovski potniki sami obiščejo in predstavljajo nove izdelke iz njihove ponudbe jih seznanjajo z novim promocijskim materialom) katalogi dobaviteljev Tako pri izboru dobavitelja za določeno vrsto proizvodov kot tudi pri nabavi novih proizvodov se pridobi več različnih ponudb Na podlagi medsebojne primerjave in analize izberejo najbolj ugodno

336 Izbor dobaviteljev Izbira dobaviteljev je ključna naloga nabave Dobri dobavitelji so tisti ki nudijo nove rešitve Seveda pa je take dobavitelje potrebno najti in potem še izbrati Pravilna izbira dobaviteljev vpliva na kakovost in ceno oskrbe s proizvodi S sistematično in natančno raziskavo lahko najbolje poiščemo potencialne dobavitelje Pogoj za uspešnost so pravi viri informacij in podjetje je črpalo iz naslednjih poslovni imeniki publikacije dobaviteljev strokovni časopisi in revije viri v podjetju informacije od posrednikov izmenjava izkušenj Pri izdelavi nabavne kalkulacije se upoštevajo vsi nabavni stroški ki nastanejo pri posameznem dobavitelju Na izbor pa seveda vplivajo tudi kakovost materiala dobavni roki in pogoji ter plačilni roki in načini plačila Izbira dobavitelja je tesno povezana z oblikovanjem nabavnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bomo sodelovali Podjetje se je osredotočilo na kupce ki zahtevajo kakovost kar je seveda odločilno vplivalo na izbiro dobaviteljev Med potencialnim dobavitelji hrane za male živali so izbrali samo tiste ki nudijo res vrhunsko kakovost Eukanuba Nutro Techni-Cal Royal Canin Hillrsquos Veliko sodelujejo tudi z lokalnimi dobavitelji Miprim doo (mlečni izdelki) Dobrodej Miklavž (lizalni kamni) Ekolap Scala doo (razkužila) Dar Trade Petrovče Vitan Trade Hoče (igrače) Aler doo Ljubljana (igrače) Zdravila se naročajo preko veledrogerij kot sta Krka in Kemofarmacija (nudijo širok asortiman dobava je možna vsak dan popusti ni problemov z zamenjavo blaga)

337 Eksterno naročilo Cilj eksternega naročila so pravilno pravočasno po sprejemljivih cenah in v optimalnih količinah naročeni proizvodi pri dobaviteljih kar omogoča pravočasno dobavo Naročilo je konkretna nabavna akcija kjer gre za neposreden poslovni kontakt z dobaviteljem in ustvarjanje pravne obveznosti tako s strani kupca (ki se zaveže da bo poravnal kupnino) kot s strani dobavitelja (ki se s potrditvijo naročila zaveže da bo obljubljeno tudi dostavil v dogovorjenih rokih in ustrezni kakovosti)

30

Hrano za male živali naročajo enkrat tedensko s tem so se prilagodili dobaviteljem Hrano in ostale proizvode naročajo v ponedeljek ndash torek (dobava sledi do konca tedna) ali v četrtek ndash petek (dobava sledi v začetku tedna) Zdravila je možno naročiti vsak dan ker dobavitelji dobavljajo tudi lekarnam na tem področju in ni težav z dobavnimi roki Eksterno naročilo se preda dobavitelju telefonsko (v večini primerov) ali po trgovskem zastopniku dobavitelja Pogodba med kupcem in dobaviteljem se sklene ko dobavitelj potrdi sprejem naročila S potrditvijo naročila dobavitelj sporoči kupcu da se strinja z vsebino naročila in ostalimi pogoji Včasih je potrebno kakšno naročilo tudi spremeniti ali dopolniti kar pomeni da se dobavitelja obvesti o spremembah ali dopolnitvah naročila ter sodeluje z njim pri odpravljanju morebitnih težav

338 Sklepanje nabavnih pogodb Preden lahko izdelamo predlog nabavne pogodbe mora podjetje imeti listo odobrenih dobaviteljev in specifikacije izdelkov ki jih bo nabavljalo pri dobaviteljih Naročnik in predstavnik dobavitelja nato skupaj uskladita zahteve naročnika po proizvodu in ostale pogodbene pogoje Kupna pogodba je pravna podlaga nabave ki nastane s strinjanjem obeh sodelujočih strank to je kupca in prodajalca Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa s potrditvijo naročila Pogodba se šteje za sklenjeno ko prodajalec potrdi kupčevo naročilo Pri sklepanju pogodbe pa morata obe pogodbeni strani izpolnjevati naslednja načela

podpisnika morata ravnati kot dobra gospodarja spoštovati zakone upoštevati veljavnost pogodbe upoštevati določila uzanc

Sama pogodba vsebuje naslednje elemente ceno in morebitne spremembe cene količino in kakovost blaga način naročanja (telefonsko preko prodajnih zastopnikov dobavitelja) dinamika nabave (1x tedensko) plačilne in dobavne pogoje popuste reklamacije način pakiranja in embalažo čas trajanja pogodbe promocijske akcije18 druga posebna določila k pogodbi

18 Prodajna akcija ki jo izpeljeta dobavitelj in prodajalec skupaj Vsak zmanjša ceno proizvoda za 10 (skupaj oba za 20) kar pripelje do povečane prodaje stranke so namreč vesele da za isto količino plačajo 20 manj Trgovina ima sicer manjši dobiček na enoto vendar se dobiček poveča zaradi večje prodane količine proizvoda

31

339 Spremljanje eksternega naročila Pri spremljanju naročila gre predvsem za kontrolo nad prispetjem potrditve naročila primerjavo z našim eksternim naročilom ter kontrolo dobavnih rokov (ali so naročeni proizvodi prispeli pravočasno) Namen spremljanja je torej v tem da preprečimo motnje poslovnega procesa nezmožnost izvršitve dobav našim kupcem in poslabšanje image-a Nabava je dolžna spremljati proizvode od njihovega naročila pa vse do prevzema v skladišču Glavna naloga nadzora izpolnjevanja dobavnih rokov je torej ugotavljanje njihovih prekoračitev in opominjanje dobavitelja na njih Vsi stroški z manipulacijo naročenih proizvodov morajo biti čim nižji kar pomeni da moramo naročene proizvode in njihovo pot od dobavitelja do nas nadzorovati in jo pravilno usmerjati

3310 Prevzem in pregled vhodnih proizvodov Pravilen in natančen prevzem naročenih in dobavljenih proizvodov je izredno pomembna naloga Prevzem poteka na osnovi

dokumentacije (pogodba eksterno naročilo dobavnica preverijo tudi cene proizvodov kajti včasih se zgodi da dobavitelji pozabijo na naknadno dogovorjene popuste ndash jih opozorijo na pomanjkljivost)

vizualnega pregleda (ugotavlja se prisotnost vidnih napak in pregled dokumentacije ki je prispela skupaj s pošiljko)

in količinskega pregleda (preveri se ustreznost proizvodov na dobavnici ter opravi količinski prevzem s štetjem) ki se opravita hkrati

Zelo pomembno je preveriti tudi rok uporabnosti tako za hrano vitamini in ostale dodatke k prehrani za živali ter predvsem rok uporabnosti zdravil19 Načeloma se zaupa dobavitelju vendar so kljub temu pozorni na rok uporabe Proizvodi (tudi proizvodi ki se niso prodali) ki jim je pretekel rok uporabe se vrnejo k dobaviteljem Če dobavitelj ne dobavi ustreznih naročenih proizvodov mu na osnovi reklamacije (Priloga 2) blago vrnejo oziroma pride do kompromisa (proizvode prevzamejo vendar jim dobavitelj zato odobri popust ndash zamenjava v duhu dobrega poslovanja) Prav tako se reklamirajo proizvodi ki imajo poškodovano embalažo Za dobavo in prevzem zdravil mora trgovina imeti poseben vhod (tukaj se ne smejo prevzemati nobeni drugi proizvodi) kar so rešili v sklopu bolnice Prav tako morajo biti zdravila v skladišču fizično ločena od ostalih proizvodov Vodi se tudi ločena evidenca20 zdravil od ostalih proizvodov

19 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih v 63 členu pravi Prepovedano je dajati v promet zdravilo ki mu je potekel rok uporabe ali če je bila dokazana oporečnost njegove kakovosti varnosti ali učinkovitosti 20 73 člen Zakona o zdravilih namreč pravi veletrgovci z zdravili lahko prodajajo zdravila za uporabo v veterinarski medicini tudi veterinarskim in drugim organizacijam ki po predpisih o veterinarstvu opravljajo veterinarsko dejavnost če imajo vzpostavljen sistem za sprejem shranjevanje in sledljivost zdravil ki ga preveri pristojni organ ter določeno odgovorno osebo za sprejem shranjevanje in zagotavljanje sledljivosti zdravil ki je imetnik diplome spričevala ali druge univerzitetne ali enakovredne izobrazbe iz farmacije

32

3311 Prejem in likvidacija računa Dobavitelj izda za dobavljene proizvode račun Prejeti računi dobaviteljev za dobavljene proizvode se pregledajo v smislu računovodske in predmetne točnosti Račun pomeni točno določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga moramo obravnavati zelo skrbno Likvidacijo računa opravimo takoj po njegovem prejemu saj s tem omogočimo računovodstvu da opravi promptno plačilo in tako pridobi pravico do popusta Likvidacija poteka po naslednjem postopku naprej se zbere potrebna dokumentacija (eksterno naročilo dobavnica prevzemnica račun) kateri sledi primerjava dokumentacije in ugotavljanje morebitnih razlik med naročeno prevzeto in zaračunano količino Ko se vse preveri in se vse ujema se račun likvidira Likvidacija računa zajema datum likvidacije na katero stroškovno mesto se račun knjiži datum valute računa podpis likvidatorja računa

3312 Evidenca in arhiviranje Zelo pomembna je evidenca zdravil omogočena mora biti sledljivost zdravila Sledljivost zdravila je po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (4 člen) dokumentirana pot zdravila od izdelovalca proizvajalca pravne ali fizične osebe ki opravlja promet z zdravili na debelo in na drobno do končnega uporabnika Pri vnosu dobavljenih zdravil v zaloge se morajo obvezno vpisati naslednji podatki ime zdravila (njegova koda) serijska številka zdravila opis količine (kos škatla ampula) število kosov in rok uporabe zdravila sledijo pa še dobavitelj datum prevzema številka dobavnice številka prevzemnice cena Serijska številka količina in rok uporabe zdravila sta izpisana tudi na računu zdravila ki je izdan stranki Sledljivost zdravila je pomembna še posebej v primeru umika določene serije zdravila s tržišča (npr ko sestava ne odgovarja specifikaciji) Takrat se vrnejo dobavitelju vsa zdravila ki so še v zalogi in preko izdanih računov (podatki strank) se izsledi že izdana zdravila pri strankah Skladišče zdravil je enotno tako za trgovino kot za ambulanto Pri prevzemu zdravila iz depoja mora veterinar podpisati oddajnico za vsa prevzeta zdravila Nadaljnjo evidenco o zdravilih nato vodi veterinar (kje se nahajajo katera žival jih je prejela v okviru svoje terapije) Podatki in informacije zbrani v evidencah so uporabni le tedaj če so ažurni in na voljo takrat kadar se dejansko potrebujejo K papirni evidenci shranjeni v obliki kopij v registru se štejejo ceniki (urejeni po dobaviteljih) podpisane kopije (s strani strank) izdanih računov

33

4 SKLEP Edina stalnica poslovnega okolja je njegovo nenehno spreminjanje Spremembe so številne in jim je težko slediti še posebej potrebam in željam potrošnikov ki se iz dneva v dan spreminjajo Zato uspešnost nabave izjemno vpliva na uspešnost trgovskega podjetja Bergant pravi (2001 21) raquoDobiček je ustvarjen samo če je input manjši kot output torej takrat ko podjetje posluje ekonomičnolaquo Vodenje nabave pa je odvisno od velikosti podjetja in ciljev ki jim podjetje sledi Odločitve o izbiri proizvodov (sortiment količina in cene) odločilno vplivajo na uspešnost podjetja Poslovna politika trgovskih podjetij se osredotoča v prvi vrsti na povečanje prodaje in zviševanje razlike med nabavno in prodajno ceno proizvodov Prodajne cene so na trgu razvrščene v različne cenovne razrede njihovo povečanje pa je dokaj zahtevno saj zahteva precej vlaganj in časa Zato poskušajo podjetja zniževati svoje nabavne stroške da bi tako povečala konkurenčnost Nabavno poslovanje postaja vse bolj obsežno zapleteno in zahtevno Nekdanje funkcije nabave naročanje prevzem in skladiščenje dopolnjujejo sedaj še trženjske funkcije kot so preučevanje nabavnega trga planiranje nabave odločitve glede dobaviteljev odločitve o oblikah in načinih nabavnega poslovanja ter nabavnih poteh pa tudi komuniciranje z dobavitelji analiziranje in evidentiranje nabave Pri nabavnem managementu je čedalje bolj pomemben dolgoročen odnos med kupcem in prodajalcem ki prinaša koristi tako prodajalcu kot kupcu ndash spoznanje da dolgoročno sodelovanje prinaša več koristi kot pa serija enkratnih kupčij za iste potrebe Uspešnost nabave je odvisna od pravilnih odločitev glede nabavnih virov Podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo je uspelo zgraditi dobre in dolgoročne poslovne odnose z dobavitelji Pri odločanju o nabavi ni pomembna samo cena temveč vse storitve ki jih nudi dobavitelj Prvi pomemben kriterij pri odločanju o nakupu pa je prav gotovo kakovost proizvodov saj lahko neustrezna kvaliteta ob nizki ceni povzroči več stroškov kot prihrankov Nabavna politika v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj pod okriljem katere posluje trgovina Dr Zoo je usmerjena k potrebam in željam svojih kupcev Težijo k čim večji optimalnosti cen nabavljenih proizvodov k visoki kakovosti proizvodov in dolgoročnemu sodelovanju z izbranimi dobavitelji Zakon o zdravilih prepoveduje oglaševanje zdravil kar posledično vpliva tudi na to da se ne sme oglaševati trgovina kot kraj kjer se prodajajo zdravila Dovoljuje pa obveščanje Tako lahko Veterinarska bolnica obveščajo ljudi o cepljenjih (redna letna cepljenja psov proti steklini) o uporabi razkužil (ptičja gripa) Reklamirajo se preko zadovoljnih strank ki o njih poročajo naprej svojim prijateljem in znancem Zelo pomembna je tudi povezanost trgovine z ambulanto od koder veterinarji napotijo stranke po zdravila in hrano za nadaljnjo terapijo pri živalih Povezanost trgovine z Ambulanto za male živali in oddelkom prakse za velike živali tvori njihovo prepoznavnost in konkurenčno prednost

34

POVZETEK Nabava je ena temeljnih funkcij poslovnega procesa trgovskih podjetij njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja posreduje kupcem in to v zadostni količini in primernem sortimentu po ustreznih cenah ter pravočasno Diplomsko delo je razdeljeno na dva dela in sicer na teoretični ter praktični del kjer je opisana nabava v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo V teoretičnem delu diplomskega dela je nabavni proces predstavljen po posameznih fazah kot ga predstavljajo avtorji v literaturi Faze si sledijo v določenem zaporedju Posamezne faze se med seboj prepletajo so povezane ter odvisne Vsako stopnjo nabavnega procesa je potrebno izvesti pazljivo in sistematično kajti le tako lahko zadovoljimo potrebe po proizvodih ki so na voljo pravočasno v ustrezni količini kvaliteti in ustrezni ceni Praktični del predstavlja podjetje Veterinarska bolnica Ptuj doo in analizo poteka postopka nabave v samem podjetju Proces sem prikazala od raziskave nabavnega trga sklepanja nabavne pogodbe ugotavljanja potreb in naročanja do prevzema blaga KLJUČNE BESEDE nabava nabavni proces naročanje izbira dobavitelj kupec trgovsko podjetje ABSTRACT Procurement is for commercial companies one of the key elements of business procedure its task is to obtain those articles which sales department discloses to customers in right quantity range of varieties suitable prices and in time Diploma is separeted in two parts The first part is theoretical and the second one is practical descripton of purchasing in company Veterinarska bolnica Ptuj doo In theoretical part of diploma the purchasing process is represented by particular stages The stages follow one another in certain succesion The particular stages are connected and depended between themselves Each stage of purchasing process has to be done carefully and systematically Only in that case we can satisfy the needs by products which are at service on time in appropriate quantity quality and at reasonable price The practical part represents the company Veterinarska bolnica Ptuj doo and analyses the purchasing process in it I presented procedure started with market resarch followed by award the contract needs determination ordering and take delivery KEY WORDS purchase purchasing process ordering choise supplier buyer trade company

35

5 SEZNAM LITERATURE

1 Baily PFarmer DJessop DJones 1998 Purchasing principles and Management London Prentice Hall

2 Bergant Bogomil 2001 Gospodarjenje podjetij Novo mesto Visokošolsko središče Visoka šola za upravljanje in poslovanje

3 Društvo ekonomistov 2000 25 Jubilejno posvetovanje o podjetniškem planiranju in managementu Uvajanje sprememb vodenja in planiranja

4 Gadde Lard-Erik in H Hakansson 1993 Profesional Purchasing London Routledge

5 Kaltnekar Zdravko 1993 Logistika v proizvodnem podjetju Kranj Moderna organizacija

6 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta 7 Kotler Philip 2004 Management trženja Ljubljana GV Založba 8 Leenders MR Fearon HE England WB 1985 Purchasing and Materials

Management RD Irwin Inc Homewood Illinois 9 Markič Peter Strniša Marija Tavčar Rudi 1993 Poslovna pogajanja Ljubljana

Gospodarski vestnik 10 PotočnikVekoslav 2000 Komercialno poslovanje z osnovami trženja 1 Ljubljana

Ekonomska fakulteta 11 PotočnikVekoslav 2001a Trgovinsko poslovanje Novo mesto Visoka šola za

upravljanje in poslovanje 12 PotočnikVekoslav 2001b Trženje v trgovini Ljubljana GV Založba 13 PotočnikVekoslav 2002a Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana

Ekonomska fakulteta 14 PotočnikVekoslav 2002b Temelji trženja s primeri iz prakse Ljubljana GV

Založba 15 van Weele A J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa

Ljubljana Gospodarski vestnik 16 Završnik Bruno 2004 Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV

Izobraževanje 17 Završnik Bruno 2001 Pogajanja v nabavi in upravljanje s človeškimi viri

Radenci Center za zunanjo trgovino Radenci doo 18 Završnik Bruno 2000 Nabava ndash zapiski predavanj Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta 19 Završnik Bruno 1997 Management nabave Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta

36

6 SEZNAM VIROV 1 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD ndash UPB1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+gospodarskih+druC5BEbahampmandate=-1ampunid=UPB|AB7A116C1EB745F7C1256F41003C9EF3ampshowdoc=1 [2532006] 2 Zakon o veterinarstvu (ZVet-1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampvt=6ampst=aampq=veterinaampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C1256A330020E07Fampshowdoc=1 [2532006] 3 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (ZZMP) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+zdravilihampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C125683A002C1181ampshowdoc=1 [2532006] 4 Zakon o zdravilih (ZZdr) (online) Dostopen na httpwwwuradni-listsi1ulonlinejspurlid=200631ampdhid=81631 [2532006]

20

2210 Spremljanje izpolnitve naročila Pod spremljanjem naročila razumemo kontrolo nad prispetjem potrditve naročila in primerjavo z naročilom ter zagotavljanje dobave v dogovorjenem roku Namen spremljanja naročila pogodbe je v tem da preprečimo motnje v proizvodnji dodatne stroške zaradi spremembe le-te nezmožnost izvršitve dobav kupcem pogodbene kazni in poslabšanje image-a Tudi prezgodnje dobave lahko povzročajo stroške (stroški vezave kapitala skladiščni stroški) Ugotavljanje prekoračitve in opominjanje na dobavo pri dobavitelju je glavna naloga kontrole izpolnjevanja dobavnega roka (Završnik 2000 55-56) Obstaja več različnih metod spremljanja izpolnitve naročila (van Weele 1998 93)

Spremljanje izpolnitve naročila v izjemnih primerih sistem opozarjanja pri katerem nabavni referent ukrepa le v primeru ko ga dobavitelj opozori da bo raquokmalulaquo zmanjkalo materiala metoda ne doprinese k učinkovitosti izvedbe nabave vendar jo pogosto srečamo v praksi

Rutinsko preverjanje stanja poteka tako da se že pred dobavo preverja pri dobavitelju ali bo dostava blaga mogoča na dogovorjeni datum

Vnaprejšnje preverjanje stanja se uporablja pri vnaprejšnjem določanju kritičnih nabavnih delov in dobaviteljev

2211 Prevzem vhodnih proizvodov11

Dobavljeno blago je potrebno pregledati da se prepričamo o njegovi ustreznosti Glede na velikost in tehnično zahtevnost blaga lahko pri dobavitelju večkrat preverjamo njegovo sprejemljivost na različnih proizvodnih stopnjah Dostavljeno opremo je potrebno preveriti s testi sprejemljivosti pri dobavitelju preden je oprema odposlana pri uporabniku po dostavi in ko oprema začne prvič delovati (van Weele 1998 93) Prevzemni oddelek je pogosto podrejen nabavnemu sektorju Ločimo tri postopke pri prevzemu glede na dokumentacijo

prevzemni oddelek izpiše prevzemnico ali prejemnico prevzemni oddelek potrdi prejem na izvodu (kopiji) naročila ki ga je bil prejel od

nabavnega oddelka za materiale majhne vrednosti opravijo prevzem neposredno interni naročniki

Pomembno je poročilo o kontroli kakovosti ki potrjuje ustreznost ali neustreznost prejetega materiala Priloženo je prejemnici če so odstopanja od naročenih kakovosti materialov drugače pa je ustreznost potrjena na prevzemnici Pregled kakovosti je v podjetjih različno urejen za nekatere predmete nabave nimajo predpisane posebne kontrole kakovosti kontrola na podlagi jemanja vzorcev popolna (100-na) kontrola laboratorijska kontrola kontrola nevtralne ndash zunanje institucije

11 Povzeto po Završniku (2000 56-57)

21

2212 Reševanje reklamacij12

Če so pri kontroli vhodnih proizvodov in materiala ugotovljene razlike med dejanskim stanjem in dogovorjenimi obveznostmi dobavitelja se sestavi komisijski zapisnik ki ga pošljemo nabavnemu oddelku Na osnovi zapisnika o ugotovljenih pomanjkljivostih pri dobavi se sproži reklamacijski postopek Reklamacija je ugovor na dobaviteljevo netočnost pri dobavi in instrument za popravljanje napak ki so nastale Kupec z reklamacijo zahteva od dobavitelja da naknadno izpolni zahteve naročila oz pogodbe ter hkrati prevzame tudi odgovornost za škodo ki je nastala zaradi pomanjkljive dobave (Završnik 2000 57) Komisijski zapisnik je potrebno sestaviti tako da je iz njega jasno razvidno za kakšno napako gre (količinsko kakovostno rokovno) kdo in na kakšen način je ugotovil napako V reklamacijskem dopisu dobavitelju pa moramo navesti še naslednje podatke številko pogodbe ali naročila številko in datum dobavnice in prevoznega lista ter drugi dokumenti iz katerih je mogoče ugotoviti zakaj je prišlo do napak Za zamujeni rok dobave in druge neizpolnjene dogovorjene pogoje kupec praviloma ne sestavlja komisijskega zapisnika ampak ureja te napake neposredno z dobaviteljem Kadar kupec ugotovi napake pri dobavi ima do dobavitelja naslednje zahteve

Zahteve glede količine količina materiala je s pogodbo navadno le okvirno določena le redko točno opredeljena Dovoljen je 5 odmik navzgor ali navzdol če je količina označena približno (circa okoli) Pri kosovnem blagu ali označbi raquobrez tolerancelaquo ne sme priti do odstopanj Pri dostavi premajhne količine ima kupec naslednje pravice lahko zahteva takojšnjo dobavo razlike do dogovorjene količine odkloni prevzem manjše količine če ima upravičen interes da sprejme celotno količino sprejme manjšo količino in tudi plača samo prevzeto količino Če pa dobavitelj dostavi večjo količino kupcu ni potrebno prevzeti presežka če ga pa prevzame ga mora tudi plačati po pogodbeni ceni

Zahteve glede kakovosti za kakovostne napake materiala odgovarja dobavitelj vendar le za napake ki so nastale pred prehodom rizika za napake ki kupcu niso bile znane ob sklepanju pogodbe za skrite napake ki se pojavijo po prevzemu materiala (najkasneje v 6 mesecih) za napake zaradi dobaviteljeve prevare kupca o dejanski kakovosti materiala V primeru ko dobavitelj dostavi material boljše kakovosti kupec ne more odkloniti prevzema razen če ima upravičen interes da zahteva točno določeno kakovost S prevzemom boljše kakovosti pa kupec ne prevzame tudi večje obveznosti razen če je bilo v pogodbi drugače dogovorjeno

Pravice in obveznosti pri spremembi cene poleg fiksno določenih cen ki jih stranki le redko spreminjata se stranki lahko dogovorita tudi za naknadno spremembo cene Ceno je mogoče spreminjati navzgor ali navzdol zato ji pravimo tudi raquodrsečalaquo cena Uporablja se pri prodaji investicijske opreme z daljšim rokom dobave pa tudi pri sukcesivni nabavi materiala pri nestabilnih pogojih na trgu ki pomembno spreminjajo stroške proizvodnje od sklenitve pogodbe do dobave materiala

Zahteve pri zakasnitvi dobave kadar z dobavo zamuja dobavitelj lahko kupec uveljavi naslednje zahteve vztraja pri pogodbi in določi naknadni rok za dobavo po preteku naknadnega roka odstopi od pogodbe in zahteva odškodnino razliko v

12 Povzeto po Potočniku (200092-94)

22

ceni zaradi nakupa pri drugem dobavitelju po višji ceni Če pa z prevzemom zamuja kupec mu prodajalec lahko uskladišči material v javnem skladišču in pošlje račun za dobavljeni material proda material na kupčev riziko če skladiščenje ne bi bilo gospodarno in zahteva povrnitev razlike v ceni zaradi prodaje drugemu kupcu po nižji ceni zahteva povrnitev dejanske škode

Poslovna praksa je oblikovala naslednja pravila za reklamacijski postopek (Potočnik 2002a 182)

Ugovarjati začnemo šele takrat ko je vrednost reklamacije večja kot so njeni stroški Če se manjše napake pri istem dobavitelju večkrat ponavljajo ga moramo nanje opozoriti

Upoštevamo običajni reklamacijski rok oz rok ki je določen s pogodbo Sestavljena mora biti vljudno vendar z odločno zahtevo za izpolnitev dogovorjene

obveznosti

2213 Ocena nabavnega posla13

Delo nabavnega referenta se ne konča z uvedbo novega materiala v proizvodnjo ali uporabo nove opreme V poslovanju z dobavitelji lahko pride do zapletov ki jih je potrebno rešiti (reševanje garancijskih zahtevkov in pogodbenih kazni reševanje zahtevkov zaradi dodatnih in nepopolnih del glede na obseg del določen v specifikaciji določitev načina vodenja dokumentacije o nabavi in dobaviteljih zapisovanje ocen projekta) Pri dodatnem delu ali presežku je pomembno da o tem vnaprej obvestimo naročnika ki mora v to privoliti O dodatnem delu mora biti obveščen tudi vodja nabave da kasneje ne pride do nejasnosti pri nabavnih stroških Naložbene dobrine čez čas zahtevajo vzdrževanje ndash takrat postane jasno ali dobavitelj lahko upraviči svoje obljube o servisiranju vzdrževanju in dobavi rezervnih delov Nenazadnje mora dobava zagotoviti tudi da se pridobljene izkušnje razčlenijo in da jih lahko uporabimo na stopnji opredeljevanja specifikacije in izbire dobavitelja pri prihodnjih nabavah S tem se izboljšuje tudi kakovostni nivo dobaviteljev

2214 Pregled in likvidacija prejetih računov Dobavitelj izda za dobavljeno blago račun ali fakturo Težnja po dobrih poslovnih odnosih narekuje čim hitrejše plačilo pogosto so s hitrim plačilom povezane tudi določene bonitete Naloga nabave je da čim hitreje opravi vse posle ki so potrebni pred plačilom računa (Kaltnekar 1993 214) Postopek poteka od pripravljalnih del do samega obračuna (Potočnik 2000 94-95)

V okviru pripravljalnih del zberemo dokumente (pogodba ali naročilnica dobaviteljeva odpremnica ali dobavnica specifikacija materiala tovorni list ali

13 Povzeto po van Weele (1998 94-95)

23

drugi prevozni dokumenti prevzemnica skladišča) ter jih medsebojno primerjamo in ugotavljamo napake med naročenim prevzetim in zaračunanim Ko so dokumenti usklajeni se to potrdi na računu

V obračunu fakture gre za formalni preračun vseh njenih sestavin Po izračunu izda nabavna služba nalog za plačilo Zaradi visokih stroškov preračunavanja posameznih postavk je praksa razvila različne postopke za poenostavitev kontrole računov (zbirni račun preverjanje računov samo nad določeno vrednostjo naključno preverjanje računov določitev računov po metodi ABC ndash preverjamo le račune dobaviteljev v skupini A preverjanje računov dobaviteljev pri katerih so reklamacije pogostejše ne preverjamo računalniško izstavljenih računov ker predvidevamo da so točni ne preverjamo računov dobaviteljev katerim zaupamo da sami sproti popravljajo napake)

Račun pomeni čisto določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga obravnavamo zelo skrbno Pregled in njegovo likvidacijo opravimo takoj po prejemu Kontrola računa ne predstavlja samo nadzora nad opravljenim delom in storitvami dobavitelja temveč pomeni tudi podlago za vrednotenje dobavitelja (Završnik 2000 57)

2215 Evidenca in arhiviranje Evidence nabavnega oddelka obsegajo veliko število podatkov in informacij ki so za operativo nabave uporabni le kadar so dostopni in v urejeni obliki Vsak nabavni oddelek mora voditi evidenco vseh naročil po tekočih številkah Evidenca naj obsega številko naročila ime dobavitelja kratek opis materiala in vrednost celotnega naročila Za takojšen dostop do informacij o stanju odprtih naročil je zelo pomembna evidenca po imenu dobavitelja (naročila so razvrščena po tekočih številkah) Evidenca končnih naročil je zgodovinski zapis vseh zaključenih oz dobavljenih naročil Arhiviramo jih najmanj za tri leta Edinstvena naročila in naročila večje vrednosti hranimo dalj časa (Završnik 2000 58-59) Najpomembnejše nabavne evidence po Potočniku (2000 95) so

evidenca količin materiala evidenca cen materiala evidenca dobaviteljev (tehnične in tržne značilnosti) evidenca nabavnih pogojev po dobaviteljih evidenca reklamacij

24

3 ANALIZA NABAVNEGA PROCESA V PODJETJU VETERINARSKA BOLNICA PTUJ DOO

31 Predstavitev podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo Veterinarska bolnica Ptuj je že pred leti na osnovi povpraševanja odprla ndash temu bi takrat lahko dejali oddelek kjer so stranke lahko kupovale hrano in nekatere dodatke za male kakor tudi za velike živali Povpraševanje je narekovalo vedno večjo ponudbo zato so se leta 2003 odločili za večjo širitev in prenovo prostorov iz katerih je nastala lepa velika trgovina za male in velike živali ki so jo poimenovali Dr Zoo in ki je odprla svoja vrata leta 2004 Pod okriljem Veterinarske bolnice Ptuj deluje tudi Ambulanta za male živali

Ideja in zasnova trgovine morda malce odstopa od podobnih raquopet shopovlaquo saj so v trgovini dali poudarek predvsem na strokovnosti prodajalcev in skrbnem izboru izdelkov ki jih ponujajo Seveda se trudijo da je za vsak okus nekaj vendar so mnenja da kak tolar ki ga odštejete več odtehta kvaliteto izdelka pa naj gre za hrano igračo ali učni pripomoček za vašega ljubljenca ali pa za skrbno izbran dodatek za živali ki jih redite v hlevu Oba programa tako del za male živali kot za velike živali nenehno izpopolnjujejo Podjetje se želi še bolj približati svojim strankam in jih hkrati vezati na sebe s svojo novo ponudbo ki je zaenkrat še v pripravi Uvedli bodo razvoz določenih izdelkov na dom strank po predhodnem telefonskem naročilu Ob cenovno določeni količini kupljenih proizvodov bo njihova dostava brezplačna Razvažali bodo predvsem vitaminske in mineralne dodatke k hrani za velike živali mleko in mlečne nadomestke hrano za pse (15 kg vreče)hellip Pomembno je poudariti da v dostavo ne bodo vključena zdravila in ne vitaminski dodatki za izdajo katerih je potreben recept Poudarek bo predvsem na strokovno usposobljenemu sodelavcu ki ne bo zgolj dostavljal proizvodov ampak bo znal strankam tudi svetovati jih opozoriti na morebitne napake in jih napotiti k veterinarju če bodo to zahtevale okoliščine Namen je ponuditi celovito oskrbo kakršne so deležne stranke ob prihodu v trgovino

SLIKA 1 VETERINARSKA BOLNICA PTUJ SLIKA 1 LOGOTIP TRGOVINE

SLIKI 3 IN 4 NOTRANJOST TRGOVINE DR ZOO

25

SLIKA 5 ČAKALNICA AMBULANTE SLIKA 6 ORDINACIJA ZA MALE ŽIVALI

32 Organiziranost pomen in cilji nabavne službe Nabava je strateškega pomena za podjetje kot je Veterinarska bolnica Ptuj Ima neposreden vpliv na zniževanje stroškov in s tem uspešnost podjetja Uspešno izvedena nabava in pravi predmeti nabave zagotavljajo dobre odnose z kupci Zadovoljni kupci pa svoje zadovoljstvo sporočajo naprej svojim prijateljem in znancem kar je dobra in brezplačna reklama za podjetje Nabava je organizirana centralizirano kar pomeni da oskrbuje tako trgovino kot ambulanto Vse potrebe po proizvodih zdravilih medicinskih pripomočkih in ostalih potrebščinah se iz ambulante sporočijo nabavi ta pa nato izvršuje potrebna opravila povezana z nabavo Temeljne cilje nabave v podjetju lahko razdelimo na nabaviti prave proizvode v ustrezni zahtevani kakovosti v pravi količini ob pravem času po najboljši ceni in ugodnih dobavnih plačilnih pogojih

zagotoviti nepretrgan tok dobave ki ne bo povzročal pomanjkanja proizvodov ali pa preveliki zalog

razvijanje dobrih poslovnih odnosov z dobavitelji

33 Analiza nabavnega procesa po fazah

331 Zaznavanje potreb Za trgovsko podjetje velja staro pravilo ki pravi da je ugodna nabava že pol uspeha Nabava je neposredno povezana s prodajo in pomembno prispeva k zniževanju poslovnih stroškov z doseženimi nabavnimi ugodnostmi Jedro nabavnega sortimenta predstavlja standardni ali fiksni sortiman ki je prilagojen stalnim potrebam porabnikov in spremenljivi ali variabilni sortiman ki pomeni širitev stalnega sortimana v posameznih prodajnih sezonah ali zaradi drugih potreb porabnikov Razmerja med njima ni mogoče natančno določiti saj je pojavljajo tako imenovani mejni proizvodi ki se pojavljajo v obeh sortimentih v določenih obdobjih ali na različne načine

26

Pri nabavi izdelkov se upošteva naslednje da lahko podjetje sortiment izdelkov hitro spreminja in prilagaja potrebam

porabnikov da lahko po potrebi sortiment razširi oziroma ga poglobi in prilagaja ožjemu

segmentu kupcev

Potrebe po izdelkih se zaznavajo kot potrebe po izdelkih pri dnevnem preverjanju zalog optično (pregled zalog

izdelkov po prodajalni in skladišču zapis manjkajočih izdelkov v zvezek za naročila) in preko računalnika (program sam javi da je na zalogi zgolj minimalna količina izdelkov omogoča pa tudi označitev minimalne zaloge izdelkov že pri njihovem vnosu v zaloge)

kot potrebo iz tržišča po novem izdelku prodajni predstavniki ki ponujajo boljši izdelek ali nižjo ceno za enako kakovosten izdelek novi izdelki v katalogih dobaviteljev specialna naročila kupcev14 povečano povpraševanje strank po določenih izdelkih sledi postopek zbiranja in analiziranja ponudb dobaviteljev pogajanja z izbranim dobaviteljem in podpis pogodbe z njim

Ker gre za vezano trgovino z Ambulanto za male živali se stranke iz ambulante napotijo v trgovino po zdravila15 za nadaljnje zdravljenje hrano in ostale pripomočke za živali Prav tako pa se vsa zdravila in ostali pripomočki za ambulanto naročajo preko trgovine Po spoznanju potreb se določi splošne značilnosti izdelkov in potrebno količino Za standardno blago je to preprost postopek pri zdravilih in medicinskih pripomočkih pa se mora nabavnik pri opredelitvi lastnosti kot so zanesljivost trajnost in cena posvetovati z

14 Takšnih naročil je okrog deset na mesec Gre za naročila izdelkov iz katalogov dobaviteljev ki niso na voljo v prodajalni (npr plaščki različnih velikosti in barv za kužke) Ni predplačil izjema so dražji izdelki in izdelki za veliko prakso (npr škarje za striženje ovac) 15Pogoje ki jih morajo izpolnjevati specializirane prodajalne za promet z zdravili na drobno in postopek ugotavljanja teh pogojev ter stroške postopka predpiše pristojni minister v soglasju z ministrom pristojnim za blagovni promet in trgovino (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 58 člen 3 odstavek) Po Zakonu o veterinarstvu (3 člen 24 odstavek) so zdravila za uporabo v veterinarski medicini vsaka snov ali kombinacija snovi ki so pripravljene in namenjene za zdravljenje ali preprečevanje bolezni pri živalih za zdravilo pa se šteje tudi vsaka snov ali kombinacija snovi ki se lahko uporablja na živalih z namenom da bi se določila diagnoza ali ponovno vzpostavile izboljšale ali spremenile fiziološke funkcije Po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (3 člen 16 odstavek) se za zdravila za uporabo v veterinarski medicini štejejo tudi sredstva ki se uporabljajo za razkuževanje uničevanje členonožcev in glodalcev in pridejo v neposreden ali posreden stik z živalmi Za določena zdravila (ibid 5 člen) mora imeti prodajalec (zdravila lahko v trgovini izdaja samo farmacevt ali veterinarski tehnik) nalog (recept) za izdajo zdravila ki ga izda veterinar Nalog za izdajo zdravil se pripne kopiji računa ki ostane v trgovini Stranko morajo seznaniti z navodili za uporabo (72 člen Zakona o zdravilih) in karenčno dobo zdravila kar stranka potrdi z podpisom (Priloga 1) Zdravila ki so namenjena živalim velike prakse se morajo vpisati v Hlevsko knjigo rejca (evidenca zdravil ki so dajana živalim) Vpis obvezno opravi veterinar (podpis žig) če vpis ni opravljen sledijo sankcije Zdravila brez recepta in vitamini se izdajajo kot navadno trgovsko blago Karenca (ibid 4 člen 19 odstavek) je časovno obdobje ki mora preteči od zadnjega dajanja zdravila živali ob normalni uporabi pa do trenutka ko zdravljeno žival lahko damo v redni zakol za proizvodnjo neoporečnih živil oziroma čas v katerem se živalska tkiva mleko jajca in med zdravljenih živali ne smejo uporabljati za prehrano ljudi zaradi možne vsebnosti zaostankov zdravil nad najvišjimi dovoljenimi količinami zaostankov zdravil v teh živilih

27

veterinarji Nabava sodeluje pri predvidevanju potreb z veterinarji prav tako pa jih obvešča tudi o dobavnih rokih izdelkov po katerih povprašujejo Težave povzroča predvsem pomanjkanje zdravil za malo in veliko prakso Kajti za prodajalce zdravil je Slovenija premajhen trg in se jim registracija zdravil (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 13 - 28 člen) ne izplača Problem se rešuje do določene mere s kombinacijo humanih zdravil16 vendar določena zdravila še vedno primanjkujejo oziroma jih na trgu ni za dobiti (npr kapljice za mačje garje zdravilo proti ušem pri perutnini hellip) Predmeti nabave so zdravila vitamini in drugi dodatki k prehrani za male in velike živali hrana za hišne ljubljenčke premium razreda dodatki za nego in drugi pripomočki za male in velike živali razkužila rodenticidi (zatiranje glodavcev) pisarniški material tiskovine obrazci laboratorijski material

332 Interno naročilo Namen internega naročanja so pravilno pravočasno in v optimalnih količinah interno naročeni proizvodi Zaznane potrebe po določenih izdelkih se vpišejo v zvezek naročil kjer se za vsakega dobavitelja vodi svoja evidenca

333 Pregled internega naročila Interna naročila skupaj pregledajo prodajalci in vodja trgovine Preverijo kaj je potrebno naročiti katera so nujna naročila in kaj se bo naročilo kasneje O zdravilih in medicinskih pripomočkih poteka posvet z veterinarji Kadar obstajajo alternativni proizvodi za zadovoljitev iste potrebe se posvetujejo o tem ali bodo uporabili alternativne proizvode ali bodo naročili zahtevane proizvode Če je interno naročilo pravilno izpolnjeno in popolno gre v nadaljnje reševanje

16Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (6 člen 3 odstavek) pravi da je uporabljanje zdravil za uporabo v humani medicini za živali prepovedano razen v izjemnih primerih če tako določi minister pristojen za veterinarstvo Prepovedano pa je tudi (ibid 6 člen 1 odstavek) predpisovanje izdelava in izdaja magistralnih zdravil za uporabo v veterinarski medicini ki puščajo nedovoljene zaostanke v mesu organih ali izdelkih iz živali ki so namenjene za prehrano ljudi Zakon o zdravilih pa v 18 členu (izjemna uporaba zdravil v veterinarski medicini) pravi (1) Če ni na voljo nobenega zdravila za uporabo v veterinarski medicini z dovoljenjem za promet v Republiki Sloveniji za obravnavo bolezenskih stanj določenih živalskih vrst lahko veterinar oziroma veterinarka (v nadaljnjem besedilu veterinar) odgovoren za zdravljenje živali in zlasti da bi preprečil nesprejemljivo trpljenje živali izjemno uporabi zdravila ki nimajo dovoljenja za promet za uporabo pri tej živalski vrsti ali za zadevno bolezensko stanje (2) Natančnejše pogoje izjemne uporabe zdravil predpiše pristojni minister

28

334 Izdelava povpraševanja za potencialne kupce S prenovitvijo trgovine so se odločili tudi za določen standard proizvodov ki jih bodo prodajali to je premium razred Ker pri hrani in ostalih dodatkih za male živali cenovno ne morejo konkurirati velikim trgovskim centrom (ki prodajajo hrano in dodatke nižje kakovosti in posledično po nižjih cenah) so se usmerili na kupce ki zahtevajo kakovost in so pripravljeni zanjo tudi več odšteti Vrhunska kakovost je osnova na kateri se gradijo vsi ostali poslovni odnosi z dobavitelji Nabava nato na osnovi izbranih nabavnih potreb po proizvodih pošlje zahtevo za ponudbo potencialnim dobaviteljem Zahteve vključujejo pogoje in specifikacije (tehnične kakovostne zakonske nabavne hellip) ter morebitno zahtevo tudi po začetnih vzorcih proizvodov Nato v sodelovanju z veterinarji ugotovi ali začetni vzorci ustrezajo vsem podanim zahtevam in jih na podlagi ugotovitev sprejmejo ali zavrnejo Specifikacija izdelka je pomembna informacija ki dobavitelju natančno pove kaj želi podjetje nabaviti Obsega pa

kaj mora dobavitelj dostaviti naročniku želeno kakovost izdelka kdaj in koliko je potrebno dostaviti in način izpolnitve naročila

Podjetje naroča izdelke predvsem na podlagi prodajnih katalogov dobaviteljev gre torej za nabavo po dobaviteljevih specifikacijah Velik del nabavnega sortimana sestavljajo standardni izdelki zato lahko podjetje hitreje in lažje zamenja dobavitelje pa tudi sedanje izdelke lažje nadomesti s podobnimi izdelki drugih dobaviteljev Pri zdravilih so omejeni z dobavo in ponudbo kar je eden izmed razlogov zakaj so v ambulanti terapije poslovna skrivnost17 Podjetje ne more postavljati nobenih pogojev če želijo zdravilo nabaviti sprejmejo tiste pogoje ki jih ponujajo veledrogerije

335 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga se izvaja samo takrat kadar se nabavlja nov proizvod oziroma ko obstoječi dobavitelji ne morejo zagotoviti zahtevanega proizvoda Preučuje se ponudba in povpraševanje po proizvodu in z njima povezana gibanja cen količin kakovosti hellip Drugače pa dobava poteka po odobreni listi izbranih dobaviteljev Z dobavitelji s katerimi so ustvarili uspešen poslovni odnos ki je v obojestransko korist in zadovoljstvo in ki zagotavljajo proizvode po zahtevani kakovosti optimalni ceni ustreznih plačilnih in dobavnih pogojih imajo interes tudi v bodoče sodelovati Kadar se pojavijo negativne izkušnje v sodelovanju z dobavitelji poskušajo spore reševati sproti 17 Terapija (kombinacija zdravil) je poslovna skrivnost podjetja in ni zapisana na računu ki je izdan stranki Zapisana pa je v osebni kartoteki zdravljene živali V 39 členu Zakona o gospodarskih družbah je zapisano Za poslovno skrivnost se štejejo podatki za katere tako določi družba s pisnim sklepom S tem sklepom morajo biti seznanjeni družbeniki delavci člani organov in druge osebe ki so dolžne varovati poslovno skrivnost

29

Pri raziskavi tržišča si pomagajo s ponudbami dobaviteljev ki jih pošiljajo na lastno iniciativo s spletnimi stranmi z obiski trgovskih potnikov (najbolj pogosto jih trgovski potniki sami obiščejo in predstavljajo nove izdelke iz njihove ponudbe jih seznanjajo z novim promocijskim materialom) katalogi dobaviteljev Tako pri izboru dobavitelja za določeno vrsto proizvodov kot tudi pri nabavi novih proizvodov se pridobi več različnih ponudb Na podlagi medsebojne primerjave in analize izberejo najbolj ugodno

336 Izbor dobaviteljev Izbira dobaviteljev je ključna naloga nabave Dobri dobavitelji so tisti ki nudijo nove rešitve Seveda pa je take dobavitelje potrebno najti in potem še izbrati Pravilna izbira dobaviteljev vpliva na kakovost in ceno oskrbe s proizvodi S sistematično in natančno raziskavo lahko najbolje poiščemo potencialne dobavitelje Pogoj za uspešnost so pravi viri informacij in podjetje je črpalo iz naslednjih poslovni imeniki publikacije dobaviteljev strokovni časopisi in revije viri v podjetju informacije od posrednikov izmenjava izkušenj Pri izdelavi nabavne kalkulacije se upoštevajo vsi nabavni stroški ki nastanejo pri posameznem dobavitelju Na izbor pa seveda vplivajo tudi kakovost materiala dobavni roki in pogoji ter plačilni roki in načini plačila Izbira dobavitelja je tesno povezana z oblikovanjem nabavnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bomo sodelovali Podjetje se je osredotočilo na kupce ki zahtevajo kakovost kar je seveda odločilno vplivalo na izbiro dobaviteljev Med potencialnim dobavitelji hrane za male živali so izbrali samo tiste ki nudijo res vrhunsko kakovost Eukanuba Nutro Techni-Cal Royal Canin Hillrsquos Veliko sodelujejo tudi z lokalnimi dobavitelji Miprim doo (mlečni izdelki) Dobrodej Miklavž (lizalni kamni) Ekolap Scala doo (razkužila) Dar Trade Petrovče Vitan Trade Hoče (igrače) Aler doo Ljubljana (igrače) Zdravila se naročajo preko veledrogerij kot sta Krka in Kemofarmacija (nudijo širok asortiman dobava je možna vsak dan popusti ni problemov z zamenjavo blaga)

337 Eksterno naročilo Cilj eksternega naročila so pravilno pravočasno po sprejemljivih cenah in v optimalnih količinah naročeni proizvodi pri dobaviteljih kar omogoča pravočasno dobavo Naročilo je konkretna nabavna akcija kjer gre za neposreden poslovni kontakt z dobaviteljem in ustvarjanje pravne obveznosti tako s strani kupca (ki se zaveže da bo poravnal kupnino) kot s strani dobavitelja (ki se s potrditvijo naročila zaveže da bo obljubljeno tudi dostavil v dogovorjenih rokih in ustrezni kakovosti)

30

Hrano za male živali naročajo enkrat tedensko s tem so se prilagodili dobaviteljem Hrano in ostale proizvode naročajo v ponedeljek ndash torek (dobava sledi do konca tedna) ali v četrtek ndash petek (dobava sledi v začetku tedna) Zdravila je možno naročiti vsak dan ker dobavitelji dobavljajo tudi lekarnam na tem področju in ni težav z dobavnimi roki Eksterno naročilo se preda dobavitelju telefonsko (v večini primerov) ali po trgovskem zastopniku dobavitelja Pogodba med kupcem in dobaviteljem se sklene ko dobavitelj potrdi sprejem naročila S potrditvijo naročila dobavitelj sporoči kupcu da se strinja z vsebino naročila in ostalimi pogoji Včasih je potrebno kakšno naročilo tudi spremeniti ali dopolniti kar pomeni da se dobavitelja obvesti o spremembah ali dopolnitvah naročila ter sodeluje z njim pri odpravljanju morebitnih težav

338 Sklepanje nabavnih pogodb Preden lahko izdelamo predlog nabavne pogodbe mora podjetje imeti listo odobrenih dobaviteljev in specifikacije izdelkov ki jih bo nabavljalo pri dobaviteljih Naročnik in predstavnik dobavitelja nato skupaj uskladita zahteve naročnika po proizvodu in ostale pogodbene pogoje Kupna pogodba je pravna podlaga nabave ki nastane s strinjanjem obeh sodelujočih strank to je kupca in prodajalca Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa s potrditvijo naročila Pogodba se šteje za sklenjeno ko prodajalec potrdi kupčevo naročilo Pri sklepanju pogodbe pa morata obe pogodbeni strani izpolnjevati naslednja načela

podpisnika morata ravnati kot dobra gospodarja spoštovati zakone upoštevati veljavnost pogodbe upoštevati določila uzanc

Sama pogodba vsebuje naslednje elemente ceno in morebitne spremembe cene količino in kakovost blaga način naročanja (telefonsko preko prodajnih zastopnikov dobavitelja) dinamika nabave (1x tedensko) plačilne in dobavne pogoje popuste reklamacije način pakiranja in embalažo čas trajanja pogodbe promocijske akcije18 druga posebna določila k pogodbi

18 Prodajna akcija ki jo izpeljeta dobavitelj in prodajalec skupaj Vsak zmanjša ceno proizvoda za 10 (skupaj oba za 20) kar pripelje do povečane prodaje stranke so namreč vesele da za isto količino plačajo 20 manj Trgovina ima sicer manjši dobiček na enoto vendar se dobiček poveča zaradi večje prodane količine proizvoda

31

339 Spremljanje eksternega naročila Pri spremljanju naročila gre predvsem za kontrolo nad prispetjem potrditve naročila primerjavo z našim eksternim naročilom ter kontrolo dobavnih rokov (ali so naročeni proizvodi prispeli pravočasno) Namen spremljanja je torej v tem da preprečimo motnje poslovnega procesa nezmožnost izvršitve dobav našim kupcem in poslabšanje image-a Nabava je dolžna spremljati proizvode od njihovega naročila pa vse do prevzema v skladišču Glavna naloga nadzora izpolnjevanja dobavnih rokov je torej ugotavljanje njihovih prekoračitev in opominjanje dobavitelja na njih Vsi stroški z manipulacijo naročenih proizvodov morajo biti čim nižji kar pomeni da moramo naročene proizvode in njihovo pot od dobavitelja do nas nadzorovati in jo pravilno usmerjati

3310 Prevzem in pregled vhodnih proizvodov Pravilen in natančen prevzem naročenih in dobavljenih proizvodov je izredno pomembna naloga Prevzem poteka na osnovi

dokumentacije (pogodba eksterno naročilo dobavnica preverijo tudi cene proizvodov kajti včasih se zgodi da dobavitelji pozabijo na naknadno dogovorjene popuste ndash jih opozorijo na pomanjkljivost)

vizualnega pregleda (ugotavlja se prisotnost vidnih napak in pregled dokumentacije ki je prispela skupaj s pošiljko)

in količinskega pregleda (preveri se ustreznost proizvodov na dobavnici ter opravi količinski prevzem s štetjem) ki se opravita hkrati

Zelo pomembno je preveriti tudi rok uporabnosti tako za hrano vitamini in ostale dodatke k prehrani za živali ter predvsem rok uporabnosti zdravil19 Načeloma se zaupa dobavitelju vendar so kljub temu pozorni na rok uporabe Proizvodi (tudi proizvodi ki se niso prodali) ki jim je pretekel rok uporabe se vrnejo k dobaviteljem Če dobavitelj ne dobavi ustreznih naročenih proizvodov mu na osnovi reklamacije (Priloga 2) blago vrnejo oziroma pride do kompromisa (proizvode prevzamejo vendar jim dobavitelj zato odobri popust ndash zamenjava v duhu dobrega poslovanja) Prav tako se reklamirajo proizvodi ki imajo poškodovano embalažo Za dobavo in prevzem zdravil mora trgovina imeti poseben vhod (tukaj se ne smejo prevzemati nobeni drugi proizvodi) kar so rešili v sklopu bolnice Prav tako morajo biti zdravila v skladišču fizično ločena od ostalih proizvodov Vodi se tudi ločena evidenca20 zdravil od ostalih proizvodov

19 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih v 63 členu pravi Prepovedano je dajati v promet zdravilo ki mu je potekel rok uporabe ali če je bila dokazana oporečnost njegove kakovosti varnosti ali učinkovitosti 20 73 člen Zakona o zdravilih namreč pravi veletrgovci z zdravili lahko prodajajo zdravila za uporabo v veterinarski medicini tudi veterinarskim in drugim organizacijam ki po predpisih o veterinarstvu opravljajo veterinarsko dejavnost če imajo vzpostavljen sistem za sprejem shranjevanje in sledljivost zdravil ki ga preveri pristojni organ ter določeno odgovorno osebo za sprejem shranjevanje in zagotavljanje sledljivosti zdravil ki je imetnik diplome spričevala ali druge univerzitetne ali enakovredne izobrazbe iz farmacije

32

3311 Prejem in likvidacija računa Dobavitelj izda za dobavljene proizvode račun Prejeti računi dobaviteljev za dobavljene proizvode se pregledajo v smislu računovodske in predmetne točnosti Račun pomeni točno določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga moramo obravnavati zelo skrbno Likvidacijo računa opravimo takoj po njegovem prejemu saj s tem omogočimo računovodstvu da opravi promptno plačilo in tako pridobi pravico do popusta Likvidacija poteka po naslednjem postopku naprej se zbere potrebna dokumentacija (eksterno naročilo dobavnica prevzemnica račun) kateri sledi primerjava dokumentacije in ugotavljanje morebitnih razlik med naročeno prevzeto in zaračunano količino Ko se vse preveri in se vse ujema se račun likvidira Likvidacija računa zajema datum likvidacije na katero stroškovno mesto se račun knjiži datum valute računa podpis likvidatorja računa

3312 Evidenca in arhiviranje Zelo pomembna je evidenca zdravil omogočena mora biti sledljivost zdravila Sledljivost zdravila je po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (4 člen) dokumentirana pot zdravila od izdelovalca proizvajalca pravne ali fizične osebe ki opravlja promet z zdravili na debelo in na drobno do končnega uporabnika Pri vnosu dobavljenih zdravil v zaloge se morajo obvezno vpisati naslednji podatki ime zdravila (njegova koda) serijska številka zdravila opis količine (kos škatla ampula) število kosov in rok uporabe zdravila sledijo pa še dobavitelj datum prevzema številka dobavnice številka prevzemnice cena Serijska številka količina in rok uporabe zdravila sta izpisana tudi na računu zdravila ki je izdan stranki Sledljivost zdravila je pomembna še posebej v primeru umika določene serije zdravila s tržišča (npr ko sestava ne odgovarja specifikaciji) Takrat se vrnejo dobavitelju vsa zdravila ki so še v zalogi in preko izdanih računov (podatki strank) se izsledi že izdana zdravila pri strankah Skladišče zdravil je enotno tako za trgovino kot za ambulanto Pri prevzemu zdravila iz depoja mora veterinar podpisati oddajnico za vsa prevzeta zdravila Nadaljnjo evidenco o zdravilih nato vodi veterinar (kje se nahajajo katera žival jih je prejela v okviru svoje terapije) Podatki in informacije zbrani v evidencah so uporabni le tedaj če so ažurni in na voljo takrat kadar se dejansko potrebujejo K papirni evidenci shranjeni v obliki kopij v registru se štejejo ceniki (urejeni po dobaviteljih) podpisane kopije (s strani strank) izdanih računov

33

4 SKLEP Edina stalnica poslovnega okolja je njegovo nenehno spreminjanje Spremembe so številne in jim je težko slediti še posebej potrebam in željam potrošnikov ki se iz dneva v dan spreminjajo Zato uspešnost nabave izjemno vpliva na uspešnost trgovskega podjetja Bergant pravi (2001 21) raquoDobiček je ustvarjen samo če je input manjši kot output torej takrat ko podjetje posluje ekonomičnolaquo Vodenje nabave pa je odvisno od velikosti podjetja in ciljev ki jim podjetje sledi Odločitve o izbiri proizvodov (sortiment količina in cene) odločilno vplivajo na uspešnost podjetja Poslovna politika trgovskih podjetij se osredotoča v prvi vrsti na povečanje prodaje in zviševanje razlike med nabavno in prodajno ceno proizvodov Prodajne cene so na trgu razvrščene v različne cenovne razrede njihovo povečanje pa je dokaj zahtevno saj zahteva precej vlaganj in časa Zato poskušajo podjetja zniževati svoje nabavne stroške da bi tako povečala konkurenčnost Nabavno poslovanje postaja vse bolj obsežno zapleteno in zahtevno Nekdanje funkcije nabave naročanje prevzem in skladiščenje dopolnjujejo sedaj še trženjske funkcije kot so preučevanje nabavnega trga planiranje nabave odločitve glede dobaviteljev odločitve o oblikah in načinih nabavnega poslovanja ter nabavnih poteh pa tudi komuniciranje z dobavitelji analiziranje in evidentiranje nabave Pri nabavnem managementu je čedalje bolj pomemben dolgoročen odnos med kupcem in prodajalcem ki prinaša koristi tako prodajalcu kot kupcu ndash spoznanje da dolgoročno sodelovanje prinaša več koristi kot pa serija enkratnih kupčij za iste potrebe Uspešnost nabave je odvisna od pravilnih odločitev glede nabavnih virov Podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo je uspelo zgraditi dobre in dolgoročne poslovne odnose z dobavitelji Pri odločanju o nabavi ni pomembna samo cena temveč vse storitve ki jih nudi dobavitelj Prvi pomemben kriterij pri odločanju o nakupu pa je prav gotovo kakovost proizvodov saj lahko neustrezna kvaliteta ob nizki ceni povzroči več stroškov kot prihrankov Nabavna politika v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj pod okriljem katere posluje trgovina Dr Zoo je usmerjena k potrebam in željam svojih kupcev Težijo k čim večji optimalnosti cen nabavljenih proizvodov k visoki kakovosti proizvodov in dolgoročnemu sodelovanju z izbranimi dobavitelji Zakon o zdravilih prepoveduje oglaševanje zdravil kar posledično vpliva tudi na to da se ne sme oglaševati trgovina kot kraj kjer se prodajajo zdravila Dovoljuje pa obveščanje Tako lahko Veterinarska bolnica obveščajo ljudi o cepljenjih (redna letna cepljenja psov proti steklini) o uporabi razkužil (ptičja gripa) Reklamirajo se preko zadovoljnih strank ki o njih poročajo naprej svojim prijateljem in znancem Zelo pomembna je tudi povezanost trgovine z ambulanto od koder veterinarji napotijo stranke po zdravila in hrano za nadaljnjo terapijo pri živalih Povezanost trgovine z Ambulanto za male živali in oddelkom prakse za velike živali tvori njihovo prepoznavnost in konkurenčno prednost

34

POVZETEK Nabava je ena temeljnih funkcij poslovnega procesa trgovskih podjetij njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja posreduje kupcem in to v zadostni količini in primernem sortimentu po ustreznih cenah ter pravočasno Diplomsko delo je razdeljeno na dva dela in sicer na teoretični ter praktični del kjer je opisana nabava v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo V teoretičnem delu diplomskega dela je nabavni proces predstavljen po posameznih fazah kot ga predstavljajo avtorji v literaturi Faze si sledijo v določenem zaporedju Posamezne faze se med seboj prepletajo so povezane ter odvisne Vsako stopnjo nabavnega procesa je potrebno izvesti pazljivo in sistematično kajti le tako lahko zadovoljimo potrebe po proizvodih ki so na voljo pravočasno v ustrezni količini kvaliteti in ustrezni ceni Praktični del predstavlja podjetje Veterinarska bolnica Ptuj doo in analizo poteka postopka nabave v samem podjetju Proces sem prikazala od raziskave nabavnega trga sklepanja nabavne pogodbe ugotavljanja potreb in naročanja do prevzema blaga KLJUČNE BESEDE nabava nabavni proces naročanje izbira dobavitelj kupec trgovsko podjetje ABSTRACT Procurement is for commercial companies one of the key elements of business procedure its task is to obtain those articles which sales department discloses to customers in right quantity range of varieties suitable prices and in time Diploma is separeted in two parts The first part is theoretical and the second one is practical descripton of purchasing in company Veterinarska bolnica Ptuj doo In theoretical part of diploma the purchasing process is represented by particular stages The stages follow one another in certain succesion The particular stages are connected and depended between themselves Each stage of purchasing process has to be done carefully and systematically Only in that case we can satisfy the needs by products which are at service on time in appropriate quantity quality and at reasonable price The practical part represents the company Veterinarska bolnica Ptuj doo and analyses the purchasing process in it I presented procedure started with market resarch followed by award the contract needs determination ordering and take delivery KEY WORDS purchase purchasing process ordering choise supplier buyer trade company

35

5 SEZNAM LITERATURE

1 Baily PFarmer DJessop DJones 1998 Purchasing principles and Management London Prentice Hall

2 Bergant Bogomil 2001 Gospodarjenje podjetij Novo mesto Visokošolsko središče Visoka šola za upravljanje in poslovanje

3 Društvo ekonomistov 2000 25 Jubilejno posvetovanje o podjetniškem planiranju in managementu Uvajanje sprememb vodenja in planiranja

4 Gadde Lard-Erik in H Hakansson 1993 Profesional Purchasing London Routledge

5 Kaltnekar Zdravko 1993 Logistika v proizvodnem podjetju Kranj Moderna organizacija

6 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta 7 Kotler Philip 2004 Management trženja Ljubljana GV Založba 8 Leenders MR Fearon HE England WB 1985 Purchasing and Materials

Management RD Irwin Inc Homewood Illinois 9 Markič Peter Strniša Marija Tavčar Rudi 1993 Poslovna pogajanja Ljubljana

Gospodarski vestnik 10 PotočnikVekoslav 2000 Komercialno poslovanje z osnovami trženja 1 Ljubljana

Ekonomska fakulteta 11 PotočnikVekoslav 2001a Trgovinsko poslovanje Novo mesto Visoka šola za

upravljanje in poslovanje 12 PotočnikVekoslav 2001b Trženje v trgovini Ljubljana GV Založba 13 PotočnikVekoslav 2002a Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana

Ekonomska fakulteta 14 PotočnikVekoslav 2002b Temelji trženja s primeri iz prakse Ljubljana GV

Založba 15 van Weele A J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa

Ljubljana Gospodarski vestnik 16 Završnik Bruno 2004 Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV

Izobraževanje 17 Završnik Bruno 2001 Pogajanja v nabavi in upravljanje s človeškimi viri

Radenci Center za zunanjo trgovino Radenci doo 18 Završnik Bruno 2000 Nabava ndash zapiski predavanj Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta 19 Završnik Bruno 1997 Management nabave Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta

36

6 SEZNAM VIROV 1 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD ndash UPB1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+gospodarskih+druC5BEbahampmandate=-1ampunid=UPB|AB7A116C1EB745F7C1256F41003C9EF3ampshowdoc=1 [2532006] 2 Zakon o veterinarstvu (ZVet-1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampvt=6ampst=aampq=veterinaampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C1256A330020E07Fampshowdoc=1 [2532006] 3 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (ZZMP) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+zdravilihampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C125683A002C1181ampshowdoc=1 [2532006] 4 Zakon o zdravilih (ZZdr) (online) Dostopen na httpwwwuradni-listsi1ulonlinejspurlid=200631ampdhid=81631 [2532006]

21

2212 Reševanje reklamacij12

Če so pri kontroli vhodnih proizvodov in materiala ugotovljene razlike med dejanskim stanjem in dogovorjenimi obveznostmi dobavitelja se sestavi komisijski zapisnik ki ga pošljemo nabavnemu oddelku Na osnovi zapisnika o ugotovljenih pomanjkljivostih pri dobavi se sproži reklamacijski postopek Reklamacija je ugovor na dobaviteljevo netočnost pri dobavi in instrument za popravljanje napak ki so nastale Kupec z reklamacijo zahteva od dobavitelja da naknadno izpolni zahteve naročila oz pogodbe ter hkrati prevzame tudi odgovornost za škodo ki je nastala zaradi pomanjkljive dobave (Završnik 2000 57) Komisijski zapisnik je potrebno sestaviti tako da je iz njega jasno razvidno za kakšno napako gre (količinsko kakovostno rokovno) kdo in na kakšen način je ugotovil napako V reklamacijskem dopisu dobavitelju pa moramo navesti še naslednje podatke številko pogodbe ali naročila številko in datum dobavnice in prevoznega lista ter drugi dokumenti iz katerih je mogoče ugotoviti zakaj je prišlo do napak Za zamujeni rok dobave in druge neizpolnjene dogovorjene pogoje kupec praviloma ne sestavlja komisijskega zapisnika ampak ureja te napake neposredno z dobaviteljem Kadar kupec ugotovi napake pri dobavi ima do dobavitelja naslednje zahteve

Zahteve glede količine količina materiala je s pogodbo navadno le okvirno določena le redko točno opredeljena Dovoljen je 5 odmik navzgor ali navzdol če je količina označena približno (circa okoli) Pri kosovnem blagu ali označbi raquobrez tolerancelaquo ne sme priti do odstopanj Pri dostavi premajhne količine ima kupec naslednje pravice lahko zahteva takojšnjo dobavo razlike do dogovorjene količine odkloni prevzem manjše količine če ima upravičen interes da sprejme celotno količino sprejme manjšo količino in tudi plača samo prevzeto količino Če pa dobavitelj dostavi večjo količino kupcu ni potrebno prevzeti presežka če ga pa prevzame ga mora tudi plačati po pogodbeni ceni

Zahteve glede kakovosti za kakovostne napake materiala odgovarja dobavitelj vendar le za napake ki so nastale pred prehodom rizika za napake ki kupcu niso bile znane ob sklepanju pogodbe za skrite napake ki se pojavijo po prevzemu materiala (najkasneje v 6 mesecih) za napake zaradi dobaviteljeve prevare kupca o dejanski kakovosti materiala V primeru ko dobavitelj dostavi material boljše kakovosti kupec ne more odkloniti prevzema razen če ima upravičen interes da zahteva točno določeno kakovost S prevzemom boljše kakovosti pa kupec ne prevzame tudi večje obveznosti razen če je bilo v pogodbi drugače dogovorjeno

Pravice in obveznosti pri spremembi cene poleg fiksno določenih cen ki jih stranki le redko spreminjata se stranki lahko dogovorita tudi za naknadno spremembo cene Ceno je mogoče spreminjati navzgor ali navzdol zato ji pravimo tudi raquodrsečalaquo cena Uporablja se pri prodaji investicijske opreme z daljšim rokom dobave pa tudi pri sukcesivni nabavi materiala pri nestabilnih pogojih na trgu ki pomembno spreminjajo stroške proizvodnje od sklenitve pogodbe do dobave materiala

Zahteve pri zakasnitvi dobave kadar z dobavo zamuja dobavitelj lahko kupec uveljavi naslednje zahteve vztraja pri pogodbi in določi naknadni rok za dobavo po preteku naknadnega roka odstopi od pogodbe in zahteva odškodnino razliko v

12 Povzeto po Potočniku (200092-94)

22

ceni zaradi nakupa pri drugem dobavitelju po višji ceni Če pa z prevzemom zamuja kupec mu prodajalec lahko uskladišči material v javnem skladišču in pošlje račun za dobavljeni material proda material na kupčev riziko če skladiščenje ne bi bilo gospodarno in zahteva povrnitev razlike v ceni zaradi prodaje drugemu kupcu po nižji ceni zahteva povrnitev dejanske škode

Poslovna praksa je oblikovala naslednja pravila za reklamacijski postopek (Potočnik 2002a 182)

Ugovarjati začnemo šele takrat ko je vrednost reklamacije večja kot so njeni stroški Če se manjše napake pri istem dobavitelju večkrat ponavljajo ga moramo nanje opozoriti

Upoštevamo običajni reklamacijski rok oz rok ki je določen s pogodbo Sestavljena mora biti vljudno vendar z odločno zahtevo za izpolnitev dogovorjene

obveznosti

2213 Ocena nabavnega posla13

Delo nabavnega referenta se ne konča z uvedbo novega materiala v proizvodnjo ali uporabo nove opreme V poslovanju z dobavitelji lahko pride do zapletov ki jih je potrebno rešiti (reševanje garancijskih zahtevkov in pogodbenih kazni reševanje zahtevkov zaradi dodatnih in nepopolnih del glede na obseg del določen v specifikaciji določitev načina vodenja dokumentacije o nabavi in dobaviteljih zapisovanje ocen projekta) Pri dodatnem delu ali presežku je pomembno da o tem vnaprej obvestimo naročnika ki mora v to privoliti O dodatnem delu mora biti obveščen tudi vodja nabave da kasneje ne pride do nejasnosti pri nabavnih stroških Naložbene dobrine čez čas zahtevajo vzdrževanje ndash takrat postane jasno ali dobavitelj lahko upraviči svoje obljube o servisiranju vzdrževanju in dobavi rezervnih delov Nenazadnje mora dobava zagotoviti tudi da se pridobljene izkušnje razčlenijo in da jih lahko uporabimo na stopnji opredeljevanja specifikacije in izbire dobavitelja pri prihodnjih nabavah S tem se izboljšuje tudi kakovostni nivo dobaviteljev

2214 Pregled in likvidacija prejetih računov Dobavitelj izda za dobavljeno blago račun ali fakturo Težnja po dobrih poslovnih odnosih narekuje čim hitrejše plačilo pogosto so s hitrim plačilom povezane tudi določene bonitete Naloga nabave je da čim hitreje opravi vse posle ki so potrebni pred plačilom računa (Kaltnekar 1993 214) Postopek poteka od pripravljalnih del do samega obračuna (Potočnik 2000 94-95)

V okviru pripravljalnih del zberemo dokumente (pogodba ali naročilnica dobaviteljeva odpremnica ali dobavnica specifikacija materiala tovorni list ali

13 Povzeto po van Weele (1998 94-95)

23

drugi prevozni dokumenti prevzemnica skladišča) ter jih medsebojno primerjamo in ugotavljamo napake med naročenim prevzetim in zaračunanim Ko so dokumenti usklajeni se to potrdi na računu

V obračunu fakture gre za formalni preračun vseh njenih sestavin Po izračunu izda nabavna služba nalog za plačilo Zaradi visokih stroškov preračunavanja posameznih postavk je praksa razvila različne postopke za poenostavitev kontrole računov (zbirni račun preverjanje računov samo nad določeno vrednostjo naključno preverjanje računov določitev računov po metodi ABC ndash preverjamo le račune dobaviteljev v skupini A preverjanje računov dobaviteljev pri katerih so reklamacije pogostejše ne preverjamo računalniško izstavljenih računov ker predvidevamo da so točni ne preverjamo računov dobaviteljev katerim zaupamo da sami sproti popravljajo napake)

Račun pomeni čisto določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga obravnavamo zelo skrbno Pregled in njegovo likvidacijo opravimo takoj po prejemu Kontrola računa ne predstavlja samo nadzora nad opravljenim delom in storitvami dobavitelja temveč pomeni tudi podlago za vrednotenje dobavitelja (Završnik 2000 57)

2215 Evidenca in arhiviranje Evidence nabavnega oddelka obsegajo veliko število podatkov in informacij ki so za operativo nabave uporabni le kadar so dostopni in v urejeni obliki Vsak nabavni oddelek mora voditi evidenco vseh naročil po tekočih številkah Evidenca naj obsega številko naročila ime dobavitelja kratek opis materiala in vrednost celotnega naročila Za takojšen dostop do informacij o stanju odprtih naročil je zelo pomembna evidenca po imenu dobavitelja (naročila so razvrščena po tekočih številkah) Evidenca končnih naročil je zgodovinski zapis vseh zaključenih oz dobavljenih naročil Arhiviramo jih najmanj za tri leta Edinstvena naročila in naročila večje vrednosti hranimo dalj časa (Završnik 2000 58-59) Najpomembnejše nabavne evidence po Potočniku (2000 95) so

evidenca količin materiala evidenca cen materiala evidenca dobaviteljev (tehnične in tržne značilnosti) evidenca nabavnih pogojev po dobaviteljih evidenca reklamacij

24

3 ANALIZA NABAVNEGA PROCESA V PODJETJU VETERINARSKA BOLNICA PTUJ DOO

31 Predstavitev podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo Veterinarska bolnica Ptuj je že pred leti na osnovi povpraševanja odprla ndash temu bi takrat lahko dejali oddelek kjer so stranke lahko kupovale hrano in nekatere dodatke za male kakor tudi za velike živali Povpraševanje je narekovalo vedno večjo ponudbo zato so se leta 2003 odločili za večjo širitev in prenovo prostorov iz katerih je nastala lepa velika trgovina za male in velike živali ki so jo poimenovali Dr Zoo in ki je odprla svoja vrata leta 2004 Pod okriljem Veterinarske bolnice Ptuj deluje tudi Ambulanta za male živali

Ideja in zasnova trgovine morda malce odstopa od podobnih raquopet shopovlaquo saj so v trgovini dali poudarek predvsem na strokovnosti prodajalcev in skrbnem izboru izdelkov ki jih ponujajo Seveda se trudijo da je za vsak okus nekaj vendar so mnenja da kak tolar ki ga odštejete več odtehta kvaliteto izdelka pa naj gre za hrano igračo ali učni pripomoček za vašega ljubljenca ali pa za skrbno izbran dodatek za živali ki jih redite v hlevu Oba programa tako del za male živali kot za velike živali nenehno izpopolnjujejo Podjetje se želi še bolj približati svojim strankam in jih hkrati vezati na sebe s svojo novo ponudbo ki je zaenkrat še v pripravi Uvedli bodo razvoz določenih izdelkov na dom strank po predhodnem telefonskem naročilu Ob cenovno določeni količini kupljenih proizvodov bo njihova dostava brezplačna Razvažali bodo predvsem vitaminske in mineralne dodatke k hrani za velike živali mleko in mlečne nadomestke hrano za pse (15 kg vreče)hellip Pomembno je poudariti da v dostavo ne bodo vključena zdravila in ne vitaminski dodatki za izdajo katerih je potreben recept Poudarek bo predvsem na strokovno usposobljenemu sodelavcu ki ne bo zgolj dostavljal proizvodov ampak bo znal strankam tudi svetovati jih opozoriti na morebitne napake in jih napotiti k veterinarju če bodo to zahtevale okoliščine Namen je ponuditi celovito oskrbo kakršne so deležne stranke ob prihodu v trgovino

SLIKA 1 VETERINARSKA BOLNICA PTUJ SLIKA 1 LOGOTIP TRGOVINE

SLIKI 3 IN 4 NOTRANJOST TRGOVINE DR ZOO

25

SLIKA 5 ČAKALNICA AMBULANTE SLIKA 6 ORDINACIJA ZA MALE ŽIVALI

32 Organiziranost pomen in cilji nabavne službe Nabava je strateškega pomena za podjetje kot je Veterinarska bolnica Ptuj Ima neposreden vpliv na zniževanje stroškov in s tem uspešnost podjetja Uspešno izvedena nabava in pravi predmeti nabave zagotavljajo dobre odnose z kupci Zadovoljni kupci pa svoje zadovoljstvo sporočajo naprej svojim prijateljem in znancem kar je dobra in brezplačna reklama za podjetje Nabava je organizirana centralizirano kar pomeni da oskrbuje tako trgovino kot ambulanto Vse potrebe po proizvodih zdravilih medicinskih pripomočkih in ostalih potrebščinah se iz ambulante sporočijo nabavi ta pa nato izvršuje potrebna opravila povezana z nabavo Temeljne cilje nabave v podjetju lahko razdelimo na nabaviti prave proizvode v ustrezni zahtevani kakovosti v pravi količini ob pravem času po najboljši ceni in ugodnih dobavnih plačilnih pogojih

zagotoviti nepretrgan tok dobave ki ne bo povzročal pomanjkanja proizvodov ali pa preveliki zalog

razvijanje dobrih poslovnih odnosov z dobavitelji

33 Analiza nabavnega procesa po fazah

331 Zaznavanje potreb Za trgovsko podjetje velja staro pravilo ki pravi da je ugodna nabava že pol uspeha Nabava je neposredno povezana s prodajo in pomembno prispeva k zniževanju poslovnih stroškov z doseženimi nabavnimi ugodnostmi Jedro nabavnega sortimenta predstavlja standardni ali fiksni sortiman ki je prilagojen stalnim potrebam porabnikov in spremenljivi ali variabilni sortiman ki pomeni širitev stalnega sortimana v posameznih prodajnih sezonah ali zaradi drugih potreb porabnikov Razmerja med njima ni mogoče natančno določiti saj je pojavljajo tako imenovani mejni proizvodi ki se pojavljajo v obeh sortimentih v določenih obdobjih ali na različne načine

26

Pri nabavi izdelkov se upošteva naslednje da lahko podjetje sortiment izdelkov hitro spreminja in prilagaja potrebam

porabnikov da lahko po potrebi sortiment razširi oziroma ga poglobi in prilagaja ožjemu

segmentu kupcev

Potrebe po izdelkih se zaznavajo kot potrebe po izdelkih pri dnevnem preverjanju zalog optično (pregled zalog

izdelkov po prodajalni in skladišču zapis manjkajočih izdelkov v zvezek za naročila) in preko računalnika (program sam javi da je na zalogi zgolj minimalna količina izdelkov omogoča pa tudi označitev minimalne zaloge izdelkov že pri njihovem vnosu v zaloge)

kot potrebo iz tržišča po novem izdelku prodajni predstavniki ki ponujajo boljši izdelek ali nižjo ceno za enako kakovosten izdelek novi izdelki v katalogih dobaviteljev specialna naročila kupcev14 povečano povpraševanje strank po določenih izdelkih sledi postopek zbiranja in analiziranja ponudb dobaviteljev pogajanja z izbranim dobaviteljem in podpis pogodbe z njim

Ker gre za vezano trgovino z Ambulanto za male živali se stranke iz ambulante napotijo v trgovino po zdravila15 za nadaljnje zdravljenje hrano in ostale pripomočke za živali Prav tako pa se vsa zdravila in ostali pripomočki za ambulanto naročajo preko trgovine Po spoznanju potreb se določi splošne značilnosti izdelkov in potrebno količino Za standardno blago je to preprost postopek pri zdravilih in medicinskih pripomočkih pa se mora nabavnik pri opredelitvi lastnosti kot so zanesljivost trajnost in cena posvetovati z

14 Takšnih naročil je okrog deset na mesec Gre za naročila izdelkov iz katalogov dobaviteljev ki niso na voljo v prodajalni (npr plaščki različnih velikosti in barv za kužke) Ni predplačil izjema so dražji izdelki in izdelki za veliko prakso (npr škarje za striženje ovac) 15Pogoje ki jih morajo izpolnjevati specializirane prodajalne za promet z zdravili na drobno in postopek ugotavljanja teh pogojev ter stroške postopka predpiše pristojni minister v soglasju z ministrom pristojnim za blagovni promet in trgovino (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 58 člen 3 odstavek) Po Zakonu o veterinarstvu (3 člen 24 odstavek) so zdravila za uporabo v veterinarski medicini vsaka snov ali kombinacija snovi ki so pripravljene in namenjene za zdravljenje ali preprečevanje bolezni pri živalih za zdravilo pa se šteje tudi vsaka snov ali kombinacija snovi ki se lahko uporablja na živalih z namenom da bi se določila diagnoza ali ponovno vzpostavile izboljšale ali spremenile fiziološke funkcije Po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (3 člen 16 odstavek) se za zdravila za uporabo v veterinarski medicini štejejo tudi sredstva ki se uporabljajo za razkuževanje uničevanje členonožcev in glodalcev in pridejo v neposreden ali posreden stik z živalmi Za določena zdravila (ibid 5 člen) mora imeti prodajalec (zdravila lahko v trgovini izdaja samo farmacevt ali veterinarski tehnik) nalog (recept) za izdajo zdravila ki ga izda veterinar Nalog za izdajo zdravil se pripne kopiji računa ki ostane v trgovini Stranko morajo seznaniti z navodili za uporabo (72 člen Zakona o zdravilih) in karenčno dobo zdravila kar stranka potrdi z podpisom (Priloga 1) Zdravila ki so namenjena živalim velike prakse se morajo vpisati v Hlevsko knjigo rejca (evidenca zdravil ki so dajana živalim) Vpis obvezno opravi veterinar (podpis žig) če vpis ni opravljen sledijo sankcije Zdravila brez recepta in vitamini se izdajajo kot navadno trgovsko blago Karenca (ibid 4 člen 19 odstavek) je časovno obdobje ki mora preteči od zadnjega dajanja zdravila živali ob normalni uporabi pa do trenutka ko zdravljeno žival lahko damo v redni zakol za proizvodnjo neoporečnih živil oziroma čas v katerem se živalska tkiva mleko jajca in med zdravljenih živali ne smejo uporabljati za prehrano ljudi zaradi možne vsebnosti zaostankov zdravil nad najvišjimi dovoljenimi količinami zaostankov zdravil v teh živilih

27

veterinarji Nabava sodeluje pri predvidevanju potreb z veterinarji prav tako pa jih obvešča tudi o dobavnih rokih izdelkov po katerih povprašujejo Težave povzroča predvsem pomanjkanje zdravil za malo in veliko prakso Kajti za prodajalce zdravil je Slovenija premajhen trg in se jim registracija zdravil (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 13 - 28 člen) ne izplača Problem se rešuje do določene mere s kombinacijo humanih zdravil16 vendar določena zdravila še vedno primanjkujejo oziroma jih na trgu ni za dobiti (npr kapljice za mačje garje zdravilo proti ušem pri perutnini hellip) Predmeti nabave so zdravila vitamini in drugi dodatki k prehrani za male in velike živali hrana za hišne ljubljenčke premium razreda dodatki za nego in drugi pripomočki za male in velike živali razkužila rodenticidi (zatiranje glodavcev) pisarniški material tiskovine obrazci laboratorijski material

332 Interno naročilo Namen internega naročanja so pravilno pravočasno in v optimalnih količinah interno naročeni proizvodi Zaznane potrebe po določenih izdelkih se vpišejo v zvezek naročil kjer se za vsakega dobavitelja vodi svoja evidenca

333 Pregled internega naročila Interna naročila skupaj pregledajo prodajalci in vodja trgovine Preverijo kaj je potrebno naročiti katera so nujna naročila in kaj se bo naročilo kasneje O zdravilih in medicinskih pripomočkih poteka posvet z veterinarji Kadar obstajajo alternativni proizvodi za zadovoljitev iste potrebe se posvetujejo o tem ali bodo uporabili alternativne proizvode ali bodo naročili zahtevane proizvode Če je interno naročilo pravilno izpolnjeno in popolno gre v nadaljnje reševanje

16Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (6 člen 3 odstavek) pravi da je uporabljanje zdravil za uporabo v humani medicini za živali prepovedano razen v izjemnih primerih če tako določi minister pristojen za veterinarstvo Prepovedano pa je tudi (ibid 6 člen 1 odstavek) predpisovanje izdelava in izdaja magistralnih zdravil za uporabo v veterinarski medicini ki puščajo nedovoljene zaostanke v mesu organih ali izdelkih iz živali ki so namenjene za prehrano ljudi Zakon o zdravilih pa v 18 členu (izjemna uporaba zdravil v veterinarski medicini) pravi (1) Če ni na voljo nobenega zdravila za uporabo v veterinarski medicini z dovoljenjem za promet v Republiki Sloveniji za obravnavo bolezenskih stanj določenih živalskih vrst lahko veterinar oziroma veterinarka (v nadaljnjem besedilu veterinar) odgovoren za zdravljenje živali in zlasti da bi preprečil nesprejemljivo trpljenje živali izjemno uporabi zdravila ki nimajo dovoljenja za promet za uporabo pri tej živalski vrsti ali za zadevno bolezensko stanje (2) Natančnejše pogoje izjemne uporabe zdravil predpiše pristojni minister

28

334 Izdelava povpraševanja za potencialne kupce S prenovitvijo trgovine so se odločili tudi za določen standard proizvodov ki jih bodo prodajali to je premium razred Ker pri hrani in ostalih dodatkih za male živali cenovno ne morejo konkurirati velikim trgovskim centrom (ki prodajajo hrano in dodatke nižje kakovosti in posledično po nižjih cenah) so se usmerili na kupce ki zahtevajo kakovost in so pripravljeni zanjo tudi več odšteti Vrhunska kakovost je osnova na kateri se gradijo vsi ostali poslovni odnosi z dobavitelji Nabava nato na osnovi izbranih nabavnih potreb po proizvodih pošlje zahtevo za ponudbo potencialnim dobaviteljem Zahteve vključujejo pogoje in specifikacije (tehnične kakovostne zakonske nabavne hellip) ter morebitno zahtevo tudi po začetnih vzorcih proizvodov Nato v sodelovanju z veterinarji ugotovi ali začetni vzorci ustrezajo vsem podanim zahtevam in jih na podlagi ugotovitev sprejmejo ali zavrnejo Specifikacija izdelka je pomembna informacija ki dobavitelju natančno pove kaj želi podjetje nabaviti Obsega pa

kaj mora dobavitelj dostaviti naročniku želeno kakovost izdelka kdaj in koliko je potrebno dostaviti in način izpolnitve naročila

Podjetje naroča izdelke predvsem na podlagi prodajnih katalogov dobaviteljev gre torej za nabavo po dobaviteljevih specifikacijah Velik del nabavnega sortimana sestavljajo standardni izdelki zato lahko podjetje hitreje in lažje zamenja dobavitelje pa tudi sedanje izdelke lažje nadomesti s podobnimi izdelki drugih dobaviteljev Pri zdravilih so omejeni z dobavo in ponudbo kar je eden izmed razlogov zakaj so v ambulanti terapije poslovna skrivnost17 Podjetje ne more postavljati nobenih pogojev če želijo zdravilo nabaviti sprejmejo tiste pogoje ki jih ponujajo veledrogerije

335 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga se izvaja samo takrat kadar se nabavlja nov proizvod oziroma ko obstoječi dobavitelji ne morejo zagotoviti zahtevanega proizvoda Preučuje se ponudba in povpraševanje po proizvodu in z njima povezana gibanja cen količin kakovosti hellip Drugače pa dobava poteka po odobreni listi izbranih dobaviteljev Z dobavitelji s katerimi so ustvarili uspešen poslovni odnos ki je v obojestransko korist in zadovoljstvo in ki zagotavljajo proizvode po zahtevani kakovosti optimalni ceni ustreznih plačilnih in dobavnih pogojih imajo interes tudi v bodoče sodelovati Kadar se pojavijo negativne izkušnje v sodelovanju z dobavitelji poskušajo spore reševati sproti 17 Terapija (kombinacija zdravil) je poslovna skrivnost podjetja in ni zapisana na računu ki je izdan stranki Zapisana pa je v osebni kartoteki zdravljene živali V 39 členu Zakona o gospodarskih družbah je zapisano Za poslovno skrivnost se štejejo podatki za katere tako določi družba s pisnim sklepom S tem sklepom morajo biti seznanjeni družbeniki delavci člani organov in druge osebe ki so dolžne varovati poslovno skrivnost

29

Pri raziskavi tržišča si pomagajo s ponudbami dobaviteljev ki jih pošiljajo na lastno iniciativo s spletnimi stranmi z obiski trgovskih potnikov (najbolj pogosto jih trgovski potniki sami obiščejo in predstavljajo nove izdelke iz njihove ponudbe jih seznanjajo z novim promocijskim materialom) katalogi dobaviteljev Tako pri izboru dobavitelja za določeno vrsto proizvodov kot tudi pri nabavi novih proizvodov se pridobi več različnih ponudb Na podlagi medsebojne primerjave in analize izberejo najbolj ugodno

336 Izbor dobaviteljev Izbira dobaviteljev je ključna naloga nabave Dobri dobavitelji so tisti ki nudijo nove rešitve Seveda pa je take dobavitelje potrebno najti in potem še izbrati Pravilna izbira dobaviteljev vpliva na kakovost in ceno oskrbe s proizvodi S sistematično in natančno raziskavo lahko najbolje poiščemo potencialne dobavitelje Pogoj za uspešnost so pravi viri informacij in podjetje je črpalo iz naslednjih poslovni imeniki publikacije dobaviteljev strokovni časopisi in revije viri v podjetju informacije od posrednikov izmenjava izkušenj Pri izdelavi nabavne kalkulacije se upoštevajo vsi nabavni stroški ki nastanejo pri posameznem dobavitelju Na izbor pa seveda vplivajo tudi kakovost materiala dobavni roki in pogoji ter plačilni roki in načini plačila Izbira dobavitelja je tesno povezana z oblikovanjem nabavnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bomo sodelovali Podjetje se je osredotočilo na kupce ki zahtevajo kakovost kar je seveda odločilno vplivalo na izbiro dobaviteljev Med potencialnim dobavitelji hrane za male živali so izbrali samo tiste ki nudijo res vrhunsko kakovost Eukanuba Nutro Techni-Cal Royal Canin Hillrsquos Veliko sodelujejo tudi z lokalnimi dobavitelji Miprim doo (mlečni izdelki) Dobrodej Miklavž (lizalni kamni) Ekolap Scala doo (razkužila) Dar Trade Petrovče Vitan Trade Hoče (igrače) Aler doo Ljubljana (igrače) Zdravila se naročajo preko veledrogerij kot sta Krka in Kemofarmacija (nudijo širok asortiman dobava je možna vsak dan popusti ni problemov z zamenjavo blaga)

337 Eksterno naročilo Cilj eksternega naročila so pravilno pravočasno po sprejemljivih cenah in v optimalnih količinah naročeni proizvodi pri dobaviteljih kar omogoča pravočasno dobavo Naročilo je konkretna nabavna akcija kjer gre za neposreden poslovni kontakt z dobaviteljem in ustvarjanje pravne obveznosti tako s strani kupca (ki se zaveže da bo poravnal kupnino) kot s strani dobavitelja (ki se s potrditvijo naročila zaveže da bo obljubljeno tudi dostavil v dogovorjenih rokih in ustrezni kakovosti)

30

Hrano za male živali naročajo enkrat tedensko s tem so se prilagodili dobaviteljem Hrano in ostale proizvode naročajo v ponedeljek ndash torek (dobava sledi do konca tedna) ali v četrtek ndash petek (dobava sledi v začetku tedna) Zdravila je možno naročiti vsak dan ker dobavitelji dobavljajo tudi lekarnam na tem področju in ni težav z dobavnimi roki Eksterno naročilo se preda dobavitelju telefonsko (v večini primerov) ali po trgovskem zastopniku dobavitelja Pogodba med kupcem in dobaviteljem se sklene ko dobavitelj potrdi sprejem naročila S potrditvijo naročila dobavitelj sporoči kupcu da se strinja z vsebino naročila in ostalimi pogoji Včasih je potrebno kakšno naročilo tudi spremeniti ali dopolniti kar pomeni da se dobavitelja obvesti o spremembah ali dopolnitvah naročila ter sodeluje z njim pri odpravljanju morebitnih težav

338 Sklepanje nabavnih pogodb Preden lahko izdelamo predlog nabavne pogodbe mora podjetje imeti listo odobrenih dobaviteljev in specifikacije izdelkov ki jih bo nabavljalo pri dobaviteljih Naročnik in predstavnik dobavitelja nato skupaj uskladita zahteve naročnika po proizvodu in ostale pogodbene pogoje Kupna pogodba je pravna podlaga nabave ki nastane s strinjanjem obeh sodelujočih strank to je kupca in prodajalca Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa s potrditvijo naročila Pogodba se šteje za sklenjeno ko prodajalec potrdi kupčevo naročilo Pri sklepanju pogodbe pa morata obe pogodbeni strani izpolnjevati naslednja načela

podpisnika morata ravnati kot dobra gospodarja spoštovati zakone upoštevati veljavnost pogodbe upoštevati določila uzanc

Sama pogodba vsebuje naslednje elemente ceno in morebitne spremembe cene količino in kakovost blaga način naročanja (telefonsko preko prodajnih zastopnikov dobavitelja) dinamika nabave (1x tedensko) plačilne in dobavne pogoje popuste reklamacije način pakiranja in embalažo čas trajanja pogodbe promocijske akcije18 druga posebna določila k pogodbi

18 Prodajna akcija ki jo izpeljeta dobavitelj in prodajalec skupaj Vsak zmanjša ceno proizvoda za 10 (skupaj oba za 20) kar pripelje do povečane prodaje stranke so namreč vesele da za isto količino plačajo 20 manj Trgovina ima sicer manjši dobiček na enoto vendar se dobiček poveča zaradi večje prodane količine proizvoda

31

339 Spremljanje eksternega naročila Pri spremljanju naročila gre predvsem za kontrolo nad prispetjem potrditve naročila primerjavo z našim eksternim naročilom ter kontrolo dobavnih rokov (ali so naročeni proizvodi prispeli pravočasno) Namen spremljanja je torej v tem da preprečimo motnje poslovnega procesa nezmožnost izvršitve dobav našim kupcem in poslabšanje image-a Nabava je dolžna spremljati proizvode od njihovega naročila pa vse do prevzema v skladišču Glavna naloga nadzora izpolnjevanja dobavnih rokov je torej ugotavljanje njihovih prekoračitev in opominjanje dobavitelja na njih Vsi stroški z manipulacijo naročenih proizvodov morajo biti čim nižji kar pomeni da moramo naročene proizvode in njihovo pot od dobavitelja do nas nadzorovati in jo pravilno usmerjati

3310 Prevzem in pregled vhodnih proizvodov Pravilen in natančen prevzem naročenih in dobavljenih proizvodov je izredno pomembna naloga Prevzem poteka na osnovi

dokumentacije (pogodba eksterno naročilo dobavnica preverijo tudi cene proizvodov kajti včasih se zgodi da dobavitelji pozabijo na naknadno dogovorjene popuste ndash jih opozorijo na pomanjkljivost)

vizualnega pregleda (ugotavlja se prisotnost vidnih napak in pregled dokumentacije ki je prispela skupaj s pošiljko)

in količinskega pregleda (preveri se ustreznost proizvodov na dobavnici ter opravi količinski prevzem s štetjem) ki se opravita hkrati

Zelo pomembno je preveriti tudi rok uporabnosti tako za hrano vitamini in ostale dodatke k prehrani za živali ter predvsem rok uporabnosti zdravil19 Načeloma se zaupa dobavitelju vendar so kljub temu pozorni na rok uporabe Proizvodi (tudi proizvodi ki se niso prodali) ki jim je pretekel rok uporabe se vrnejo k dobaviteljem Če dobavitelj ne dobavi ustreznih naročenih proizvodov mu na osnovi reklamacije (Priloga 2) blago vrnejo oziroma pride do kompromisa (proizvode prevzamejo vendar jim dobavitelj zato odobri popust ndash zamenjava v duhu dobrega poslovanja) Prav tako se reklamirajo proizvodi ki imajo poškodovano embalažo Za dobavo in prevzem zdravil mora trgovina imeti poseben vhod (tukaj se ne smejo prevzemati nobeni drugi proizvodi) kar so rešili v sklopu bolnice Prav tako morajo biti zdravila v skladišču fizično ločena od ostalih proizvodov Vodi se tudi ločena evidenca20 zdravil od ostalih proizvodov

19 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih v 63 členu pravi Prepovedano je dajati v promet zdravilo ki mu je potekel rok uporabe ali če je bila dokazana oporečnost njegove kakovosti varnosti ali učinkovitosti 20 73 člen Zakona o zdravilih namreč pravi veletrgovci z zdravili lahko prodajajo zdravila za uporabo v veterinarski medicini tudi veterinarskim in drugim organizacijam ki po predpisih o veterinarstvu opravljajo veterinarsko dejavnost če imajo vzpostavljen sistem za sprejem shranjevanje in sledljivost zdravil ki ga preveri pristojni organ ter določeno odgovorno osebo za sprejem shranjevanje in zagotavljanje sledljivosti zdravil ki je imetnik diplome spričevala ali druge univerzitetne ali enakovredne izobrazbe iz farmacije

32

3311 Prejem in likvidacija računa Dobavitelj izda za dobavljene proizvode račun Prejeti računi dobaviteljev za dobavljene proizvode se pregledajo v smislu računovodske in predmetne točnosti Račun pomeni točno določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga moramo obravnavati zelo skrbno Likvidacijo računa opravimo takoj po njegovem prejemu saj s tem omogočimo računovodstvu da opravi promptno plačilo in tako pridobi pravico do popusta Likvidacija poteka po naslednjem postopku naprej se zbere potrebna dokumentacija (eksterno naročilo dobavnica prevzemnica račun) kateri sledi primerjava dokumentacije in ugotavljanje morebitnih razlik med naročeno prevzeto in zaračunano količino Ko se vse preveri in se vse ujema se račun likvidira Likvidacija računa zajema datum likvidacije na katero stroškovno mesto se račun knjiži datum valute računa podpis likvidatorja računa

3312 Evidenca in arhiviranje Zelo pomembna je evidenca zdravil omogočena mora biti sledljivost zdravila Sledljivost zdravila je po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (4 člen) dokumentirana pot zdravila od izdelovalca proizvajalca pravne ali fizične osebe ki opravlja promet z zdravili na debelo in na drobno do končnega uporabnika Pri vnosu dobavljenih zdravil v zaloge se morajo obvezno vpisati naslednji podatki ime zdravila (njegova koda) serijska številka zdravila opis količine (kos škatla ampula) število kosov in rok uporabe zdravila sledijo pa še dobavitelj datum prevzema številka dobavnice številka prevzemnice cena Serijska številka količina in rok uporabe zdravila sta izpisana tudi na računu zdravila ki je izdan stranki Sledljivost zdravila je pomembna še posebej v primeru umika določene serije zdravila s tržišča (npr ko sestava ne odgovarja specifikaciji) Takrat se vrnejo dobavitelju vsa zdravila ki so še v zalogi in preko izdanih računov (podatki strank) se izsledi že izdana zdravila pri strankah Skladišče zdravil je enotno tako za trgovino kot za ambulanto Pri prevzemu zdravila iz depoja mora veterinar podpisati oddajnico za vsa prevzeta zdravila Nadaljnjo evidenco o zdravilih nato vodi veterinar (kje se nahajajo katera žival jih je prejela v okviru svoje terapije) Podatki in informacije zbrani v evidencah so uporabni le tedaj če so ažurni in na voljo takrat kadar se dejansko potrebujejo K papirni evidenci shranjeni v obliki kopij v registru se štejejo ceniki (urejeni po dobaviteljih) podpisane kopije (s strani strank) izdanih računov

33

4 SKLEP Edina stalnica poslovnega okolja je njegovo nenehno spreminjanje Spremembe so številne in jim je težko slediti še posebej potrebam in željam potrošnikov ki se iz dneva v dan spreminjajo Zato uspešnost nabave izjemno vpliva na uspešnost trgovskega podjetja Bergant pravi (2001 21) raquoDobiček je ustvarjen samo če je input manjši kot output torej takrat ko podjetje posluje ekonomičnolaquo Vodenje nabave pa je odvisno od velikosti podjetja in ciljev ki jim podjetje sledi Odločitve o izbiri proizvodov (sortiment količina in cene) odločilno vplivajo na uspešnost podjetja Poslovna politika trgovskih podjetij se osredotoča v prvi vrsti na povečanje prodaje in zviševanje razlike med nabavno in prodajno ceno proizvodov Prodajne cene so na trgu razvrščene v različne cenovne razrede njihovo povečanje pa je dokaj zahtevno saj zahteva precej vlaganj in časa Zato poskušajo podjetja zniževati svoje nabavne stroške da bi tako povečala konkurenčnost Nabavno poslovanje postaja vse bolj obsežno zapleteno in zahtevno Nekdanje funkcije nabave naročanje prevzem in skladiščenje dopolnjujejo sedaj še trženjske funkcije kot so preučevanje nabavnega trga planiranje nabave odločitve glede dobaviteljev odločitve o oblikah in načinih nabavnega poslovanja ter nabavnih poteh pa tudi komuniciranje z dobavitelji analiziranje in evidentiranje nabave Pri nabavnem managementu je čedalje bolj pomemben dolgoročen odnos med kupcem in prodajalcem ki prinaša koristi tako prodajalcu kot kupcu ndash spoznanje da dolgoročno sodelovanje prinaša več koristi kot pa serija enkratnih kupčij za iste potrebe Uspešnost nabave je odvisna od pravilnih odločitev glede nabavnih virov Podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo je uspelo zgraditi dobre in dolgoročne poslovne odnose z dobavitelji Pri odločanju o nabavi ni pomembna samo cena temveč vse storitve ki jih nudi dobavitelj Prvi pomemben kriterij pri odločanju o nakupu pa je prav gotovo kakovost proizvodov saj lahko neustrezna kvaliteta ob nizki ceni povzroči več stroškov kot prihrankov Nabavna politika v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj pod okriljem katere posluje trgovina Dr Zoo je usmerjena k potrebam in željam svojih kupcev Težijo k čim večji optimalnosti cen nabavljenih proizvodov k visoki kakovosti proizvodov in dolgoročnemu sodelovanju z izbranimi dobavitelji Zakon o zdravilih prepoveduje oglaševanje zdravil kar posledično vpliva tudi na to da se ne sme oglaševati trgovina kot kraj kjer se prodajajo zdravila Dovoljuje pa obveščanje Tako lahko Veterinarska bolnica obveščajo ljudi o cepljenjih (redna letna cepljenja psov proti steklini) o uporabi razkužil (ptičja gripa) Reklamirajo se preko zadovoljnih strank ki o njih poročajo naprej svojim prijateljem in znancem Zelo pomembna je tudi povezanost trgovine z ambulanto od koder veterinarji napotijo stranke po zdravila in hrano za nadaljnjo terapijo pri živalih Povezanost trgovine z Ambulanto za male živali in oddelkom prakse za velike živali tvori njihovo prepoznavnost in konkurenčno prednost

34

POVZETEK Nabava je ena temeljnih funkcij poslovnega procesa trgovskih podjetij njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja posreduje kupcem in to v zadostni količini in primernem sortimentu po ustreznih cenah ter pravočasno Diplomsko delo je razdeljeno na dva dela in sicer na teoretični ter praktični del kjer je opisana nabava v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo V teoretičnem delu diplomskega dela je nabavni proces predstavljen po posameznih fazah kot ga predstavljajo avtorji v literaturi Faze si sledijo v določenem zaporedju Posamezne faze se med seboj prepletajo so povezane ter odvisne Vsako stopnjo nabavnega procesa je potrebno izvesti pazljivo in sistematično kajti le tako lahko zadovoljimo potrebe po proizvodih ki so na voljo pravočasno v ustrezni količini kvaliteti in ustrezni ceni Praktični del predstavlja podjetje Veterinarska bolnica Ptuj doo in analizo poteka postopka nabave v samem podjetju Proces sem prikazala od raziskave nabavnega trga sklepanja nabavne pogodbe ugotavljanja potreb in naročanja do prevzema blaga KLJUČNE BESEDE nabava nabavni proces naročanje izbira dobavitelj kupec trgovsko podjetje ABSTRACT Procurement is for commercial companies one of the key elements of business procedure its task is to obtain those articles which sales department discloses to customers in right quantity range of varieties suitable prices and in time Diploma is separeted in two parts The first part is theoretical and the second one is practical descripton of purchasing in company Veterinarska bolnica Ptuj doo In theoretical part of diploma the purchasing process is represented by particular stages The stages follow one another in certain succesion The particular stages are connected and depended between themselves Each stage of purchasing process has to be done carefully and systematically Only in that case we can satisfy the needs by products which are at service on time in appropriate quantity quality and at reasonable price The practical part represents the company Veterinarska bolnica Ptuj doo and analyses the purchasing process in it I presented procedure started with market resarch followed by award the contract needs determination ordering and take delivery KEY WORDS purchase purchasing process ordering choise supplier buyer trade company

35

5 SEZNAM LITERATURE

1 Baily PFarmer DJessop DJones 1998 Purchasing principles and Management London Prentice Hall

2 Bergant Bogomil 2001 Gospodarjenje podjetij Novo mesto Visokošolsko središče Visoka šola za upravljanje in poslovanje

3 Društvo ekonomistov 2000 25 Jubilejno posvetovanje o podjetniškem planiranju in managementu Uvajanje sprememb vodenja in planiranja

4 Gadde Lard-Erik in H Hakansson 1993 Profesional Purchasing London Routledge

5 Kaltnekar Zdravko 1993 Logistika v proizvodnem podjetju Kranj Moderna organizacija

6 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta 7 Kotler Philip 2004 Management trženja Ljubljana GV Založba 8 Leenders MR Fearon HE England WB 1985 Purchasing and Materials

Management RD Irwin Inc Homewood Illinois 9 Markič Peter Strniša Marija Tavčar Rudi 1993 Poslovna pogajanja Ljubljana

Gospodarski vestnik 10 PotočnikVekoslav 2000 Komercialno poslovanje z osnovami trženja 1 Ljubljana

Ekonomska fakulteta 11 PotočnikVekoslav 2001a Trgovinsko poslovanje Novo mesto Visoka šola za

upravljanje in poslovanje 12 PotočnikVekoslav 2001b Trženje v trgovini Ljubljana GV Založba 13 PotočnikVekoslav 2002a Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana

Ekonomska fakulteta 14 PotočnikVekoslav 2002b Temelji trženja s primeri iz prakse Ljubljana GV

Založba 15 van Weele A J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa

Ljubljana Gospodarski vestnik 16 Završnik Bruno 2004 Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV

Izobraževanje 17 Završnik Bruno 2001 Pogajanja v nabavi in upravljanje s človeškimi viri

Radenci Center za zunanjo trgovino Radenci doo 18 Završnik Bruno 2000 Nabava ndash zapiski predavanj Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta 19 Završnik Bruno 1997 Management nabave Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta

36

6 SEZNAM VIROV 1 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD ndash UPB1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+gospodarskih+druC5BEbahampmandate=-1ampunid=UPB|AB7A116C1EB745F7C1256F41003C9EF3ampshowdoc=1 [2532006] 2 Zakon o veterinarstvu (ZVet-1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampvt=6ampst=aampq=veterinaampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C1256A330020E07Fampshowdoc=1 [2532006] 3 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (ZZMP) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+zdravilihampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C125683A002C1181ampshowdoc=1 [2532006] 4 Zakon o zdravilih (ZZdr) (online) Dostopen na httpwwwuradni-listsi1ulonlinejspurlid=200631ampdhid=81631 [2532006]

22

ceni zaradi nakupa pri drugem dobavitelju po višji ceni Če pa z prevzemom zamuja kupec mu prodajalec lahko uskladišči material v javnem skladišču in pošlje račun za dobavljeni material proda material na kupčev riziko če skladiščenje ne bi bilo gospodarno in zahteva povrnitev razlike v ceni zaradi prodaje drugemu kupcu po nižji ceni zahteva povrnitev dejanske škode

Poslovna praksa je oblikovala naslednja pravila za reklamacijski postopek (Potočnik 2002a 182)

Ugovarjati začnemo šele takrat ko je vrednost reklamacije večja kot so njeni stroški Če se manjše napake pri istem dobavitelju večkrat ponavljajo ga moramo nanje opozoriti

Upoštevamo običajni reklamacijski rok oz rok ki je določen s pogodbo Sestavljena mora biti vljudno vendar z odločno zahtevo za izpolnitev dogovorjene

obveznosti

2213 Ocena nabavnega posla13

Delo nabavnega referenta se ne konča z uvedbo novega materiala v proizvodnjo ali uporabo nove opreme V poslovanju z dobavitelji lahko pride do zapletov ki jih je potrebno rešiti (reševanje garancijskih zahtevkov in pogodbenih kazni reševanje zahtevkov zaradi dodatnih in nepopolnih del glede na obseg del določen v specifikaciji določitev načina vodenja dokumentacije o nabavi in dobaviteljih zapisovanje ocen projekta) Pri dodatnem delu ali presežku je pomembno da o tem vnaprej obvestimo naročnika ki mora v to privoliti O dodatnem delu mora biti obveščen tudi vodja nabave da kasneje ne pride do nejasnosti pri nabavnih stroških Naložbene dobrine čez čas zahtevajo vzdrževanje ndash takrat postane jasno ali dobavitelj lahko upraviči svoje obljube o servisiranju vzdrževanju in dobavi rezervnih delov Nenazadnje mora dobava zagotoviti tudi da se pridobljene izkušnje razčlenijo in da jih lahko uporabimo na stopnji opredeljevanja specifikacije in izbire dobavitelja pri prihodnjih nabavah S tem se izboljšuje tudi kakovostni nivo dobaviteljev

2214 Pregled in likvidacija prejetih računov Dobavitelj izda za dobavljeno blago račun ali fakturo Težnja po dobrih poslovnih odnosih narekuje čim hitrejše plačilo pogosto so s hitrim plačilom povezane tudi določene bonitete Naloga nabave je da čim hitreje opravi vse posle ki so potrebni pred plačilom računa (Kaltnekar 1993 214) Postopek poteka od pripravljalnih del do samega obračuna (Potočnik 2000 94-95)

V okviru pripravljalnih del zberemo dokumente (pogodba ali naročilnica dobaviteljeva odpremnica ali dobavnica specifikacija materiala tovorni list ali

13 Povzeto po van Weele (1998 94-95)

23

drugi prevozni dokumenti prevzemnica skladišča) ter jih medsebojno primerjamo in ugotavljamo napake med naročenim prevzetim in zaračunanim Ko so dokumenti usklajeni se to potrdi na računu

V obračunu fakture gre za formalni preračun vseh njenih sestavin Po izračunu izda nabavna služba nalog za plačilo Zaradi visokih stroškov preračunavanja posameznih postavk je praksa razvila različne postopke za poenostavitev kontrole računov (zbirni račun preverjanje računov samo nad določeno vrednostjo naključno preverjanje računov določitev računov po metodi ABC ndash preverjamo le račune dobaviteljev v skupini A preverjanje računov dobaviteljev pri katerih so reklamacije pogostejše ne preverjamo računalniško izstavljenih računov ker predvidevamo da so točni ne preverjamo računov dobaviteljev katerim zaupamo da sami sproti popravljajo napake)

Račun pomeni čisto določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga obravnavamo zelo skrbno Pregled in njegovo likvidacijo opravimo takoj po prejemu Kontrola računa ne predstavlja samo nadzora nad opravljenim delom in storitvami dobavitelja temveč pomeni tudi podlago za vrednotenje dobavitelja (Završnik 2000 57)

2215 Evidenca in arhiviranje Evidence nabavnega oddelka obsegajo veliko število podatkov in informacij ki so za operativo nabave uporabni le kadar so dostopni in v urejeni obliki Vsak nabavni oddelek mora voditi evidenco vseh naročil po tekočih številkah Evidenca naj obsega številko naročila ime dobavitelja kratek opis materiala in vrednost celotnega naročila Za takojšen dostop do informacij o stanju odprtih naročil je zelo pomembna evidenca po imenu dobavitelja (naročila so razvrščena po tekočih številkah) Evidenca končnih naročil je zgodovinski zapis vseh zaključenih oz dobavljenih naročil Arhiviramo jih najmanj za tri leta Edinstvena naročila in naročila večje vrednosti hranimo dalj časa (Završnik 2000 58-59) Najpomembnejše nabavne evidence po Potočniku (2000 95) so

evidenca količin materiala evidenca cen materiala evidenca dobaviteljev (tehnične in tržne značilnosti) evidenca nabavnih pogojev po dobaviteljih evidenca reklamacij

24

3 ANALIZA NABAVNEGA PROCESA V PODJETJU VETERINARSKA BOLNICA PTUJ DOO

31 Predstavitev podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo Veterinarska bolnica Ptuj je že pred leti na osnovi povpraševanja odprla ndash temu bi takrat lahko dejali oddelek kjer so stranke lahko kupovale hrano in nekatere dodatke za male kakor tudi za velike živali Povpraševanje je narekovalo vedno večjo ponudbo zato so se leta 2003 odločili za večjo širitev in prenovo prostorov iz katerih je nastala lepa velika trgovina za male in velike živali ki so jo poimenovali Dr Zoo in ki je odprla svoja vrata leta 2004 Pod okriljem Veterinarske bolnice Ptuj deluje tudi Ambulanta za male živali

Ideja in zasnova trgovine morda malce odstopa od podobnih raquopet shopovlaquo saj so v trgovini dali poudarek predvsem na strokovnosti prodajalcev in skrbnem izboru izdelkov ki jih ponujajo Seveda se trudijo da je za vsak okus nekaj vendar so mnenja da kak tolar ki ga odštejete več odtehta kvaliteto izdelka pa naj gre za hrano igračo ali učni pripomoček za vašega ljubljenca ali pa za skrbno izbran dodatek za živali ki jih redite v hlevu Oba programa tako del za male živali kot za velike živali nenehno izpopolnjujejo Podjetje se želi še bolj približati svojim strankam in jih hkrati vezati na sebe s svojo novo ponudbo ki je zaenkrat še v pripravi Uvedli bodo razvoz določenih izdelkov na dom strank po predhodnem telefonskem naročilu Ob cenovno določeni količini kupljenih proizvodov bo njihova dostava brezplačna Razvažali bodo predvsem vitaminske in mineralne dodatke k hrani za velike živali mleko in mlečne nadomestke hrano za pse (15 kg vreče)hellip Pomembno je poudariti da v dostavo ne bodo vključena zdravila in ne vitaminski dodatki za izdajo katerih je potreben recept Poudarek bo predvsem na strokovno usposobljenemu sodelavcu ki ne bo zgolj dostavljal proizvodov ampak bo znal strankam tudi svetovati jih opozoriti na morebitne napake in jih napotiti k veterinarju če bodo to zahtevale okoliščine Namen je ponuditi celovito oskrbo kakršne so deležne stranke ob prihodu v trgovino

SLIKA 1 VETERINARSKA BOLNICA PTUJ SLIKA 1 LOGOTIP TRGOVINE

SLIKI 3 IN 4 NOTRANJOST TRGOVINE DR ZOO

25

SLIKA 5 ČAKALNICA AMBULANTE SLIKA 6 ORDINACIJA ZA MALE ŽIVALI

32 Organiziranost pomen in cilji nabavne službe Nabava je strateškega pomena za podjetje kot je Veterinarska bolnica Ptuj Ima neposreden vpliv na zniževanje stroškov in s tem uspešnost podjetja Uspešno izvedena nabava in pravi predmeti nabave zagotavljajo dobre odnose z kupci Zadovoljni kupci pa svoje zadovoljstvo sporočajo naprej svojim prijateljem in znancem kar je dobra in brezplačna reklama za podjetje Nabava je organizirana centralizirano kar pomeni da oskrbuje tako trgovino kot ambulanto Vse potrebe po proizvodih zdravilih medicinskih pripomočkih in ostalih potrebščinah se iz ambulante sporočijo nabavi ta pa nato izvršuje potrebna opravila povezana z nabavo Temeljne cilje nabave v podjetju lahko razdelimo na nabaviti prave proizvode v ustrezni zahtevani kakovosti v pravi količini ob pravem času po najboljši ceni in ugodnih dobavnih plačilnih pogojih

zagotoviti nepretrgan tok dobave ki ne bo povzročal pomanjkanja proizvodov ali pa preveliki zalog

razvijanje dobrih poslovnih odnosov z dobavitelji

33 Analiza nabavnega procesa po fazah

331 Zaznavanje potreb Za trgovsko podjetje velja staro pravilo ki pravi da je ugodna nabava že pol uspeha Nabava je neposredno povezana s prodajo in pomembno prispeva k zniževanju poslovnih stroškov z doseženimi nabavnimi ugodnostmi Jedro nabavnega sortimenta predstavlja standardni ali fiksni sortiman ki je prilagojen stalnim potrebam porabnikov in spremenljivi ali variabilni sortiman ki pomeni širitev stalnega sortimana v posameznih prodajnih sezonah ali zaradi drugih potreb porabnikov Razmerja med njima ni mogoče natančno določiti saj je pojavljajo tako imenovani mejni proizvodi ki se pojavljajo v obeh sortimentih v določenih obdobjih ali na različne načine

26

Pri nabavi izdelkov se upošteva naslednje da lahko podjetje sortiment izdelkov hitro spreminja in prilagaja potrebam

porabnikov da lahko po potrebi sortiment razširi oziroma ga poglobi in prilagaja ožjemu

segmentu kupcev

Potrebe po izdelkih se zaznavajo kot potrebe po izdelkih pri dnevnem preverjanju zalog optično (pregled zalog

izdelkov po prodajalni in skladišču zapis manjkajočih izdelkov v zvezek za naročila) in preko računalnika (program sam javi da je na zalogi zgolj minimalna količina izdelkov omogoča pa tudi označitev minimalne zaloge izdelkov že pri njihovem vnosu v zaloge)

kot potrebo iz tržišča po novem izdelku prodajni predstavniki ki ponujajo boljši izdelek ali nižjo ceno za enako kakovosten izdelek novi izdelki v katalogih dobaviteljev specialna naročila kupcev14 povečano povpraševanje strank po določenih izdelkih sledi postopek zbiranja in analiziranja ponudb dobaviteljev pogajanja z izbranim dobaviteljem in podpis pogodbe z njim

Ker gre za vezano trgovino z Ambulanto za male živali se stranke iz ambulante napotijo v trgovino po zdravila15 za nadaljnje zdravljenje hrano in ostale pripomočke za živali Prav tako pa se vsa zdravila in ostali pripomočki za ambulanto naročajo preko trgovine Po spoznanju potreb se določi splošne značilnosti izdelkov in potrebno količino Za standardno blago je to preprost postopek pri zdravilih in medicinskih pripomočkih pa se mora nabavnik pri opredelitvi lastnosti kot so zanesljivost trajnost in cena posvetovati z

14 Takšnih naročil je okrog deset na mesec Gre za naročila izdelkov iz katalogov dobaviteljev ki niso na voljo v prodajalni (npr plaščki različnih velikosti in barv za kužke) Ni predplačil izjema so dražji izdelki in izdelki za veliko prakso (npr škarje za striženje ovac) 15Pogoje ki jih morajo izpolnjevati specializirane prodajalne za promet z zdravili na drobno in postopek ugotavljanja teh pogojev ter stroške postopka predpiše pristojni minister v soglasju z ministrom pristojnim za blagovni promet in trgovino (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 58 člen 3 odstavek) Po Zakonu o veterinarstvu (3 člen 24 odstavek) so zdravila za uporabo v veterinarski medicini vsaka snov ali kombinacija snovi ki so pripravljene in namenjene za zdravljenje ali preprečevanje bolezni pri živalih za zdravilo pa se šteje tudi vsaka snov ali kombinacija snovi ki se lahko uporablja na živalih z namenom da bi se določila diagnoza ali ponovno vzpostavile izboljšale ali spremenile fiziološke funkcije Po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (3 člen 16 odstavek) se za zdravila za uporabo v veterinarski medicini štejejo tudi sredstva ki se uporabljajo za razkuževanje uničevanje členonožcev in glodalcev in pridejo v neposreden ali posreden stik z živalmi Za določena zdravila (ibid 5 člen) mora imeti prodajalec (zdravila lahko v trgovini izdaja samo farmacevt ali veterinarski tehnik) nalog (recept) za izdajo zdravila ki ga izda veterinar Nalog za izdajo zdravil se pripne kopiji računa ki ostane v trgovini Stranko morajo seznaniti z navodili za uporabo (72 člen Zakona o zdravilih) in karenčno dobo zdravila kar stranka potrdi z podpisom (Priloga 1) Zdravila ki so namenjena živalim velike prakse se morajo vpisati v Hlevsko knjigo rejca (evidenca zdravil ki so dajana živalim) Vpis obvezno opravi veterinar (podpis žig) če vpis ni opravljen sledijo sankcije Zdravila brez recepta in vitamini se izdajajo kot navadno trgovsko blago Karenca (ibid 4 člen 19 odstavek) je časovno obdobje ki mora preteči od zadnjega dajanja zdravila živali ob normalni uporabi pa do trenutka ko zdravljeno žival lahko damo v redni zakol za proizvodnjo neoporečnih živil oziroma čas v katerem se živalska tkiva mleko jajca in med zdravljenih živali ne smejo uporabljati za prehrano ljudi zaradi možne vsebnosti zaostankov zdravil nad najvišjimi dovoljenimi količinami zaostankov zdravil v teh živilih

27

veterinarji Nabava sodeluje pri predvidevanju potreb z veterinarji prav tako pa jih obvešča tudi o dobavnih rokih izdelkov po katerih povprašujejo Težave povzroča predvsem pomanjkanje zdravil za malo in veliko prakso Kajti za prodajalce zdravil je Slovenija premajhen trg in se jim registracija zdravil (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 13 - 28 člen) ne izplača Problem se rešuje do določene mere s kombinacijo humanih zdravil16 vendar določena zdravila še vedno primanjkujejo oziroma jih na trgu ni za dobiti (npr kapljice za mačje garje zdravilo proti ušem pri perutnini hellip) Predmeti nabave so zdravila vitamini in drugi dodatki k prehrani za male in velike živali hrana za hišne ljubljenčke premium razreda dodatki za nego in drugi pripomočki za male in velike živali razkužila rodenticidi (zatiranje glodavcev) pisarniški material tiskovine obrazci laboratorijski material

332 Interno naročilo Namen internega naročanja so pravilno pravočasno in v optimalnih količinah interno naročeni proizvodi Zaznane potrebe po določenih izdelkih se vpišejo v zvezek naročil kjer se za vsakega dobavitelja vodi svoja evidenca

333 Pregled internega naročila Interna naročila skupaj pregledajo prodajalci in vodja trgovine Preverijo kaj je potrebno naročiti katera so nujna naročila in kaj se bo naročilo kasneje O zdravilih in medicinskih pripomočkih poteka posvet z veterinarji Kadar obstajajo alternativni proizvodi za zadovoljitev iste potrebe se posvetujejo o tem ali bodo uporabili alternativne proizvode ali bodo naročili zahtevane proizvode Če je interno naročilo pravilno izpolnjeno in popolno gre v nadaljnje reševanje

16Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (6 člen 3 odstavek) pravi da je uporabljanje zdravil za uporabo v humani medicini za živali prepovedano razen v izjemnih primerih če tako določi minister pristojen za veterinarstvo Prepovedano pa je tudi (ibid 6 člen 1 odstavek) predpisovanje izdelava in izdaja magistralnih zdravil za uporabo v veterinarski medicini ki puščajo nedovoljene zaostanke v mesu organih ali izdelkih iz živali ki so namenjene za prehrano ljudi Zakon o zdravilih pa v 18 členu (izjemna uporaba zdravil v veterinarski medicini) pravi (1) Če ni na voljo nobenega zdravila za uporabo v veterinarski medicini z dovoljenjem za promet v Republiki Sloveniji za obravnavo bolezenskih stanj določenih živalskih vrst lahko veterinar oziroma veterinarka (v nadaljnjem besedilu veterinar) odgovoren za zdravljenje živali in zlasti da bi preprečil nesprejemljivo trpljenje živali izjemno uporabi zdravila ki nimajo dovoljenja za promet za uporabo pri tej živalski vrsti ali za zadevno bolezensko stanje (2) Natančnejše pogoje izjemne uporabe zdravil predpiše pristojni minister

28

334 Izdelava povpraševanja za potencialne kupce S prenovitvijo trgovine so se odločili tudi za določen standard proizvodov ki jih bodo prodajali to je premium razred Ker pri hrani in ostalih dodatkih za male živali cenovno ne morejo konkurirati velikim trgovskim centrom (ki prodajajo hrano in dodatke nižje kakovosti in posledično po nižjih cenah) so se usmerili na kupce ki zahtevajo kakovost in so pripravljeni zanjo tudi več odšteti Vrhunska kakovost je osnova na kateri se gradijo vsi ostali poslovni odnosi z dobavitelji Nabava nato na osnovi izbranih nabavnih potreb po proizvodih pošlje zahtevo za ponudbo potencialnim dobaviteljem Zahteve vključujejo pogoje in specifikacije (tehnične kakovostne zakonske nabavne hellip) ter morebitno zahtevo tudi po začetnih vzorcih proizvodov Nato v sodelovanju z veterinarji ugotovi ali začetni vzorci ustrezajo vsem podanim zahtevam in jih na podlagi ugotovitev sprejmejo ali zavrnejo Specifikacija izdelka je pomembna informacija ki dobavitelju natančno pove kaj želi podjetje nabaviti Obsega pa

kaj mora dobavitelj dostaviti naročniku želeno kakovost izdelka kdaj in koliko je potrebno dostaviti in način izpolnitve naročila

Podjetje naroča izdelke predvsem na podlagi prodajnih katalogov dobaviteljev gre torej za nabavo po dobaviteljevih specifikacijah Velik del nabavnega sortimana sestavljajo standardni izdelki zato lahko podjetje hitreje in lažje zamenja dobavitelje pa tudi sedanje izdelke lažje nadomesti s podobnimi izdelki drugih dobaviteljev Pri zdravilih so omejeni z dobavo in ponudbo kar je eden izmed razlogov zakaj so v ambulanti terapije poslovna skrivnost17 Podjetje ne more postavljati nobenih pogojev če želijo zdravilo nabaviti sprejmejo tiste pogoje ki jih ponujajo veledrogerije

335 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga se izvaja samo takrat kadar se nabavlja nov proizvod oziroma ko obstoječi dobavitelji ne morejo zagotoviti zahtevanega proizvoda Preučuje se ponudba in povpraševanje po proizvodu in z njima povezana gibanja cen količin kakovosti hellip Drugače pa dobava poteka po odobreni listi izbranih dobaviteljev Z dobavitelji s katerimi so ustvarili uspešen poslovni odnos ki je v obojestransko korist in zadovoljstvo in ki zagotavljajo proizvode po zahtevani kakovosti optimalni ceni ustreznih plačilnih in dobavnih pogojih imajo interes tudi v bodoče sodelovati Kadar se pojavijo negativne izkušnje v sodelovanju z dobavitelji poskušajo spore reševati sproti 17 Terapija (kombinacija zdravil) je poslovna skrivnost podjetja in ni zapisana na računu ki je izdan stranki Zapisana pa je v osebni kartoteki zdravljene živali V 39 členu Zakona o gospodarskih družbah je zapisano Za poslovno skrivnost se štejejo podatki za katere tako določi družba s pisnim sklepom S tem sklepom morajo biti seznanjeni družbeniki delavci člani organov in druge osebe ki so dolžne varovati poslovno skrivnost

29

Pri raziskavi tržišča si pomagajo s ponudbami dobaviteljev ki jih pošiljajo na lastno iniciativo s spletnimi stranmi z obiski trgovskih potnikov (najbolj pogosto jih trgovski potniki sami obiščejo in predstavljajo nove izdelke iz njihove ponudbe jih seznanjajo z novim promocijskim materialom) katalogi dobaviteljev Tako pri izboru dobavitelja za določeno vrsto proizvodov kot tudi pri nabavi novih proizvodov se pridobi več različnih ponudb Na podlagi medsebojne primerjave in analize izberejo najbolj ugodno

336 Izbor dobaviteljev Izbira dobaviteljev je ključna naloga nabave Dobri dobavitelji so tisti ki nudijo nove rešitve Seveda pa je take dobavitelje potrebno najti in potem še izbrati Pravilna izbira dobaviteljev vpliva na kakovost in ceno oskrbe s proizvodi S sistematično in natančno raziskavo lahko najbolje poiščemo potencialne dobavitelje Pogoj za uspešnost so pravi viri informacij in podjetje je črpalo iz naslednjih poslovni imeniki publikacije dobaviteljev strokovni časopisi in revije viri v podjetju informacije od posrednikov izmenjava izkušenj Pri izdelavi nabavne kalkulacije se upoštevajo vsi nabavni stroški ki nastanejo pri posameznem dobavitelju Na izbor pa seveda vplivajo tudi kakovost materiala dobavni roki in pogoji ter plačilni roki in načini plačila Izbira dobavitelja je tesno povezana z oblikovanjem nabavnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bomo sodelovali Podjetje se je osredotočilo na kupce ki zahtevajo kakovost kar je seveda odločilno vplivalo na izbiro dobaviteljev Med potencialnim dobavitelji hrane za male živali so izbrali samo tiste ki nudijo res vrhunsko kakovost Eukanuba Nutro Techni-Cal Royal Canin Hillrsquos Veliko sodelujejo tudi z lokalnimi dobavitelji Miprim doo (mlečni izdelki) Dobrodej Miklavž (lizalni kamni) Ekolap Scala doo (razkužila) Dar Trade Petrovče Vitan Trade Hoče (igrače) Aler doo Ljubljana (igrače) Zdravila se naročajo preko veledrogerij kot sta Krka in Kemofarmacija (nudijo širok asortiman dobava je možna vsak dan popusti ni problemov z zamenjavo blaga)

337 Eksterno naročilo Cilj eksternega naročila so pravilno pravočasno po sprejemljivih cenah in v optimalnih količinah naročeni proizvodi pri dobaviteljih kar omogoča pravočasno dobavo Naročilo je konkretna nabavna akcija kjer gre za neposreden poslovni kontakt z dobaviteljem in ustvarjanje pravne obveznosti tako s strani kupca (ki se zaveže da bo poravnal kupnino) kot s strani dobavitelja (ki se s potrditvijo naročila zaveže da bo obljubljeno tudi dostavil v dogovorjenih rokih in ustrezni kakovosti)

30

Hrano za male živali naročajo enkrat tedensko s tem so se prilagodili dobaviteljem Hrano in ostale proizvode naročajo v ponedeljek ndash torek (dobava sledi do konca tedna) ali v četrtek ndash petek (dobava sledi v začetku tedna) Zdravila je možno naročiti vsak dan ker dobavitelji dobavljajo tudi lekarnam na tem področju in ni težav z dobavnimi roki Eksterno naročilo se preda dobavitelju telefonsko (v večini primerov) ali po trgovskem zastopniku dobavitelja Pogodba med kupcem in dobaviteljem se sklene ko dobavitelj potrdi sprejem naročila S potrditvijo naročila dobavitelj sporoči kupcu da se strinja z vsebino naročila in ostalimi pogoji Včasih je potrebno kakšno naročilo tudi spremeniti ali dopolniti kar pomeni da se dobavitelja obvesti o spremembah ali dopolnitvah naročila ter sodeluje z njim pri odpravljanju morebitnih težav

338 Sklepanje nabavnih pogodb Preden lahko izdelamo predlog nabavne pogodbe mora podjetje imeti listo odobrenih dobaviteljev in specifikacije izdelkov ki jih bo nabavljalo pri dobaviteljih Naročnik in predstavnik dobavitelja nato skupaj uskladita zahteve naročnika po proizvodu in ostale pogodbene pogoje Kupna pogodba je pravna podlaga nabave ki nastane s strinjanjem obeh sodelujočih strank to je kupca in prodajalca Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa s potrditvijo naročila Pogodba se šteje za sklenjeno ko prodajalec potrdi kupčevo naročilo Pri sklepanju pogodbe pa morata obe pogodbeni strani izpolnjevati naslednja načela

podpisnika morata ravnati kot dobra gospodarja spoštovati zakone upoštevati veljavnost pogodbe upoštevati določila uzanc

Sama pogodba vsebuje naslednje elemente ceno in morebitne spremembe cene količino in kakovost blaga način naročanja (telefonsko preko prodajnih zastopnikov dobavitelja) dinamika nabave (1x tedensko) plačilne in dobavne pogoje popuste reklamacije način pakiranja in embalažo čas trajanja pogodbe promocijske akcije18 druga posebna določila k pogodbi

18 Prodajna akcija ki jo izpeljeta dobavitelj in prodajalec skupaj Vsak zmanjša ceno proizvoda za 10 (skupaj oba za 20) kar pripelje do povečane prodaje stranke so namreč vesele da za isto količino plačajo 20 manj Trgovina ima sicer manjši dobiček na enoto vendar se dobiček poveča zaradi večje prodane količine proizvoda

31

339 Spremljanje eksternega naročila Pri spremljanju naročila gre predvsem za kontrolo nad prispetjem potrditve naročila primerjavo z našim eksternim naročilom ter kontrolo dobavnih rokov (ali so naročeni proizvodi prispeli pravočasno) Namen spremljanja je torej v tem da preprečimo motnje poslovnega procesa nezmožnost izvršitve dobav našim kupcem in poslabšanje image-a Nabava je dolžna spremljati proizvode od njihovega naročila pa vse do prevzema v skladišču Glavna naloga nadzora izpolnjevanja dobavnih rokov je torej ugotavljanje njihovih prekoračitev in opominjanje dobavitelja na njih Vsi stroški z manipulacijo naročenih proizvodov morajo biti čim nižji kar pomeni da moramo naročene proizvode in njihovo pot od dobavitelja do nas nadzorovati in jo pravilno usmerjati

3310 Prevzem in pregled vhodnih proizvodov Pravilen in natančen prevzem naročenih in dobavljenih proizvodov je izredno pomembna naloga Prevzem poteka na osnovi

dokumentacije (pogodba eksterno naročilo dobavnica preverijo tudi cene proizvodov kajti včasih se zgodi da dobavitelji pozabijo na naknadno dogovorjene popuste ndash jih opozorijo na pomanjkljivost)

vizualnega pregleda (ugotavlja se prisotnost vidnih napak in pregled dokumentacije ki je prispela skupaj s pošiljko)

in količinskega pregleda (preveri se ustreznost proizvodov na dobavnici ter opravi količinski prevzem s štetjem) ki se opravita hkrati

Zelo pomembno je preveriti tudi rok uporabnosti tako za hrano vitamini in ostale dodatke k prehrani za živali ter predvsem rok uporabnosti zdravil19 Načeloma se zaupa dobavitelju vendar so kljub temu pozorni na rok uporabe Proizvodi (tudi proizvodi ki se niso prodali) ki jim je pretekel rok uporabe se vrnejo k dobaviteljem Če dobavitelj ne dobavi ustreznih naročenih proizvodov mu na osnovi reklamacije (Priloga 2) blago vrnejo oziroma pride do kompromisa (proizvode prevzamejo vendar jim dobavitelj zato odobri popust ndash zamenjava v duhu dobrega poslovanja) Prav tako se reklamirajo proizvodi ki imajo poškodovano embalažo Za dobavo in prevzem zdravil mora trgovina imeti poseben vhod (tukaj se ne smejo prevzemati nobeni drugi proizvodi) kar so rešili v sklopu bolnice Prav tako morajo biti zdravila v skladišču fizično ločena od ostalih proizvodov Vodi se tudi ločena evidenca20 zdravil od ostalih proizvodov

19 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih v 63 členu pravi Prepovedano je dajati v promet zdravilo ki mu je potekel rok uporabe ali če je bila dokazana oporečnost njegove kakovosti varnosti ali učinkovitosti 20 73 člen Zakona o zdravilih namreč pravi veletrgovci z zdravili lahko prodajajo zdravila za uporabo v veterinarski medicini tudi veterinarskim in drugim organizacijam ki po predpisih o veterinarstvu opravljajo veterinarsko dejavnost če imajo vzpostavljen sistem za sprejem shranjevanje in sledljivost zdravil ki ga preveri pristojni organ ter določeno odgovorno osebo za sprejem shranjevanje in zagotavljanje sledljivosti zdravil ki je imetnik diplome spričevala ali druge univerzitetne ali enakovredne izobrazbe iz farmacije

32

3311 Prejem in likvidacija računa Dobavitelj izda za dobavljene proizvode račun Prejeti računi dobaviteljev za dobavljene proizvode se pregledajo v smislu računovodske in predmetne točnosti Račun pomeni točno določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga moramo obravnavati zelo skrbno Likvidacijo računa opravimo takoj po njegovem prejemu saj s tem omogočimo računovodstvu da opravi promptno plačilo in tako pridobi pravico do popusta Likvidacija poteka po naslednjem postopku naprej se zbere potrebna dokumentacija (eksterno naročilo dobavnica prevzemnica račun) kateri sledi primerjava dokumentacije in ugotavljanje morebitnih razlik med naročeno prevzeto in zaračunano količino Ko se vse preveri in se vse ujema se račun likvidira Likvidacija računa zajema datum likvidacije na katero stroškovno mesto se račun knjiži datum valute računa podpis likvidatorja računa

3312 Evidenca in arhiviranje Zelo pomembna je evidenca zdravil omogočena mora biti sledljivost zdravila Sledljivost zdravila je po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (4 člen) dokumentirana pot zdravila od izdelovalca proizvajalca pravne ali fizične osebe ki opravlja promet z zdravili na debelo in na drobno do končnega uporabnika Pri vnosu dobavljenih zdravil v zaloge se morajo obvezno vpisati naslednji podatki ime zdravila (njegova koda) serijska številka zdravila opis količine (kos škatla ampula) število kosov in rok uporabe zdravila sledijo pa še dobavitelj datum prevzema številka dobavnice številka prevzemnice cena Serijska številka količina in rok uporabe zdravila sta izpisana tudi na računu zdravila ki je izdan stranki Sledljivost zdravila je pomembna še posebej v primeru umika določene serije zdravila s tržišča (npr ko sestava ne odgovarja specifikaciji) Takrat se vrnejo dobavitelju vsa zdravila ki so še v zalogi in preko izdanih računov (podatki strank) se izsledi že izdana zdravila pri strankah Skladišče zdravil je enotno tako za trgovino kot za ambulanto Pri prevzemu zdravila iz depoja mora veterinar podpisati oddajnico za vsa prevzeta zdravila Nadaljnjo evidenco o zdravilih nato vodi veterinar (kje se nahajajo katera žival jih je prejela v okviru svoje terapije) Podatki in informacije zbrani v evidencah so uporabni le tedaj če so ažurni in na voljo takrat kadar se dejansko potrebujejo K papirni evidenci shranjeni v obliki kopij v registru se štejejo ceniki (urejeni po dobaviteljih) podpisane kopije (s strani strank) izdanih računov

33

4 SKLEP Edina stalnica poslovnega okolja je njegovo nenehno spreminjanje Spremembe so številne in jim je težko slediti še posebej potrebam in željam potrošnikov ki se iz dneva v dan spreminjajo Zato uspešnost nabave izjemno vpliva na uspešnost trgovskega podjetja Bergant pravi (2001 21) raquoDobiček je ustvarjen samo če je input manjši kot output torej takrat ko podjetje posluje ekonomičnolaquo Vodenje nabave pa je odvisno od velikosti podjetja in ciljev ki jim podjetje sledi Odločitve o izbiri proizvodov (sortiment količina in cene) odločilno vplivajo na uspešnost podjetja Poslovna politika trgovskih podjetij se osredotoča v prvi vrsti na povečanje prodaje in zviševanje razlike med nabavno in prodajno ceno proizvodov Prodajne cene so na trgu razvrščene v različne cenovne razrede njihovo povečanje pa je dokaj zahtevno saj zahteva precej vlaganj in časa Zato poskušajo podjetja zniževati svoje nabavne stroške da bi tako povečala konkurenčnost Nabavno poslovanje postaja vse bolj obsežno zapleteno in zahtevno Nekdanje funkcije nabave naročanje prevzem in skladiščenje dopolnjujejo sedaj še trženjske funkcije kot so preučevanje nabavnega trga planiranje nabave odločitve glede dobaviteljev odločitve o oblikah in načinih nabavnega poslovanja ter nabavnih poteh pa tudi komuniciranje z dobavitelji analiziranje in evidentiranje nabave Pri nabavnem managementu je čedalje bolj pomemben dolgoročen odnos med kupcem in prodajalcem ki prinaša koristi tako prodajalcu kot kupcu ndash spoznanje da dolgoročno sodelovanje prinaša več koristi kot pa serija enkratnih kupčij za iste potrebe Uspešnost nabave je odvisna od pravilnih odločitev glede nabavnih virov Podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo je uspelo zgraditi dobre in dolgoročne poslovne odnose z dobavitelji Pri odločanju o nabavi ni pomembna samo cena temveč vse storitve ki jih nudi dobavitelj Prvi pomemben kriterij pri odločanju o nakupu pa je prav gotovo kakovost proizvodov saj lahko neustrezna kvaliteta ob nizki ceni povzroči več stroškov kot prihrankov Nabavna politika v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj pod okriljem katere posluje trgovina Dr Zoo je usmerjena k potrebam in željam svojih kupcev Težijo k čim večji optimalnosti cen nabavljenih proizvodov k visoki kakovosti proizvodov in dolgoročnemu sodelovanju z izbranimi dobavitelji Zakon o zdravilih prepoveduje oglaševanje zdravil kar posledično vpliva tudi na to da se ne sme oglaševati trgovina kot kraj kjer se prodajajo zdravila Dovoljuje pa obveščanje Tako lahko Veterinarska bolnica obveščajo ljudi o cepljenjih (redna letna cepljenja psov proti steklini) o uporabi razkužil (ptičja gripa) Reklamirajo se preko zadovoljnih strank ki o njih poročajo naprej svojim prijateljem in znancem Zelo pomembna je tudi povezanost trgovine z ambulanto od koder veterinarji napotijo stranke po zdravila in hrano za nadaljnjo terapijo pri živalih Povezanost trgovine z Ambulanto za male živali in oddelkom prakse za velike živali tvori njihovo prepoznavnost in konkurenčno prednost

34

POVZETEK Nabava je ena temeljnih funkcij poslovnega procesa trgovskih podjetij njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja posreduje kupcem in to v zadostni količini in primernem sortimentu po ustreznih cenah ter pravočasno Diplomsko delo je razdeljeno na dva dela in sicer na teoretični ter praktični del kjer je opisana nabava v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo V teoretičnem delu diplomskega dela je nabavni proces predstavljen po posameznih fazah kot ga predstavljajo avtorji v literaturi Faze si sledijo v določenem zaporedju Posamezne faze se med seboj prepletajo so povezane ter odvisne Vsako stopnjo nabavnega procesa je potrebno izvesti pazljivo in sistematično kajti le tako lahko zadovoljimo potrebe po proizvodih ki so na voljo pravočasno v ustrezni količini kvaliteti in ustrezni ceni Praktični del predstavlja podjetje Veterinarska bolnica Ptuj doo in analizo poteka postopka nabave v samem podjetju Proces sem prikazala od raziskave nabavnega trga sklepanja nabavne pogodbe ugotavljanja potreb in naročanja do prevzema blaga KLJUČNE BESEDE nabava nabavni proces naročanje izbira dobavitelj kupec trgovsko podjetje ABSTRACT Procurement is for commercial companies one of the key elements of business procedure its task is to obtain those articles which sales department discloses to customers in right quantity range of varieties suitable prices and in time Diploma is separeted in two parts The first part is theoretical and the second one is practical descripton of purchasing in company Veterinarska bolnica Ptuj doo In theoretical part of diploma the purchasing process is represented by particular stages The stages follow one another in certain succesion The particular stages are connected and depended between themselves Each stage of purchasing process has to be done carefully and systematically Only in that case we can satisfy the needs by products which are at service on time in appropriate quantity quality and at reasonable price The practical part represents the company Veterinarska bolnica Ptuj doo and analyses the purchasing process in it I presented procedure started with market resarch followed by award the contract needs determination ordering and take delivery KEY WORDS purchase purchasing process ordering choise supplier buyer trade company

35

5 SEZNAM LITERATURE

1 Baily PFarmer DJessop DJones 1998 Purchasing principles and Management London Prentice Hall

2 Bergant Bogomil 2001 Gospodarjenje podjetij Novo mesto Visokošolsko središče Visoka šola za upravljanje in poslovanje

3 Društvo ekonomistov 2000 25 Jubilejno posvetovanje o podjetniškem planiranju in managementu Uvajanje sprememb vodenja in planiranja

4 Gadde Lard-Erik in H Hakansson 1993 Profesional Purchasing London Routledge

5 Kaltnekar Zdravko 1993 Logistika v proizvodnem podjetju Kranj Moderna organizacija

6 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta 7 Kotler Philip 2004 Management trženja Ljubljana GV Založba 8 Leenders MR Fearon HE England WB 1985 Purchasing and Materials

Management RD Irwin Inc Homewood Illinois 9 Markič Peter Strniša Marija Tavčar Rudi 1993 Poslovna pogajanja Ljubljana

Gospodarski vestnik 10 PotočnikVekoslav 2000 Komercialno poslovanje z osnovami trženja 1 Ljubljana

Ekonomska fakulteta 11 PotočnikVekoslav 2001a Trgovinsko poslovanje Novo mesto Visoka šola za

upravljanje in poslovanje 12 PotočnikVekoslav 2001b Trženje v trgovini Ljubljana GV Založba 13 PotočnikVekoslav 2002a Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana

Ekonomska fakulteta 14 PotočnikVekoslav 2002b Temelji trženja s primeri iz prakse Ljubljana GV

Založba 15 van Weele A J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa

Ljubljana Gospodarski vestnik 16 Završnik Bruno 2004 Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV

Izobraževanje 17 Završnik Bruno 2001 Pogajanja v nabavi in upravljanje s človeškimi viri

Radenci Center za zunanjo trgovino Radenci doo 18 Završnik Bruno 2000 Nabava ndash zapiski predavanj Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta 19 Završnik Bruno 1997 Management nabave Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta

36

6 SEZNAM VIROV 1 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD ndash UPB1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+gospodarskih+druC5BEbahampmandate=-1ampunid=UPB|AB7A116C1EB745F7C1256F41003C9EF3ampshowdoc=1 [2532006] 2 Zakon o veterinarstvu (ZVet-1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampvt=6ampst=aampq=veterinaampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C1256A330020E07Fampshowdoc=1 [2532006] 3 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (ZZMP) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+zdravilihampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C125683A002C1181ampshowdoc=1 [2532006] 4 Zakon o zdravilih (ZZdr) (online) Dostopen na httpwwwuradni-listsi1ulonlinejspurlid=200631ampdhid=81631 [2532006]

23

drugi prevozni dokumenti prevzemnica skladišča) ter jih medsebojno primerjamo in ugotavljamo napake med naročenim prevzetim in zaračunanim Ko so dokumenti usklajeni se to potrdi na računu

V obračunu fakture gre za formalni preračun vseh njenih sestavin Po izračunu izda nabavna služba nalog za plačilo Zaradi visokih stroškov preračunavanja posameznih postavk je praksa razvila različne postopke za poenostavitev kontrole računov (zbirni račun preverjanje računov samo nad določeno vrednostjo naključno preverjanje računov določitev računov po metodi ABC ndash preverjamo le račune dobaviteljev v skupini A preverjanje računov dobaviteljev pri katerih so reklamacije pogostejše ne preverjamo računalniško izstavljenih računov ker predvidevamo da so točni ne preverjamo računov dobaviteljev katerim zaupamo da sami sproti popravljajo napake)

Račun pomeni čisto določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga obravnavamo zelo skrbno Pregled in njegovo likvidacijo opravimo takoj po prejemu Kontrola računa ne predstavlja samo nadzora nad opravljenim delom in storitvami dobavitelja temveč pomeni tudi podlago za vrednotenje dobavitelja (Završnik 2000 57)

2215 Evidenca in arhiviranje Evidence nabavnega oddelka obsegajo veliko število podatkov in informacij ki so za operativo nabave uporabni le kadar so dostopni in v urejeni obliki Vsak nabavni oddelek mora voditi evidenco vseh naročil po tekočih številkah Evidenca naj obsega številko naročila ime dobavitelja kratek opis materiala in vrednost celotnega naročila Za takojšen dostop do informacij o stanju odprtih naročil je zelo pomembna evidenca po imenu dobavitelja (naročila so razvrščena po tekočih številkah) Evidenca končnih naročil je zgodovinski zapis vseh zaključenih oz dobavljenih naročil Arhiviramo jih najmanj za tri leta Edinstvena naročila in naročila večje vrednosti hranimo dalj časa (Završnik 2000 58-59) Najpomembnejše nabavne evidence po Potočniku (2000 95) so

evidenca količin materiala evidenca cen materiala evidenca dobaviteljev (tehnične in tržne značilnosti) evidenca nabavnih pogojev po dobaviteljih evidenca reklamacij

24

3 ANALIZA NABAVNEGA PROCESA V PODJETJU VETERINARSKA BOLNICA PTUJ DOO

31 Predstavitev podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo Veterinarska bolnica Ptuj je že pred leti na osnovi povpraševanja odprla ndash temu bi takrat lahko dejali oddelek kjer so stranke lahko kupovale hrano in nekatere dodatke za male kakor tudi za velike živali Povpraševanje je narekovalo vedno večjo ponudbo zato so se leta 2003 odločili za večjo širitev in prenovo prostorov iz katerih je nastala lepa velika trgovina za male in velike živali ki so jo poimenovali Dr Zoo in ki je odprla svoja vrata leta 2004 Pod okriljem Veterinarske bolnice Ptuj deluje tudi Ambulanta za male živali

Ideja in zasnova trgovine morda malce odstopa od podobnih raquopet shopovlaquo saj so v trgovini dali poudarek predvsem na strokovnosti prodajalcev in skrbnem izboru izdelkov ki jih ponujajo Seveda se trudijo da je za vsak okus nekaj vendar so mnenja da kak tolar ki ga odštejete več odtehta kvaliteto izdelka pa naj gre za hrano igračo ali učni pripomoček za vašega ljubljenca ali pa za skrbno izbran dodatek za živali ki jih redite v hlevu Oba programa tako del za male živali kot za velike živali nenehno izpopolnjujejo Podjetje se želi še bolj približati svojim strankam in jih hkrati vezati na sebe s svojo novo ponudbo ki je zaenkrat še v pripravi Uvedli bodo razvoz določenih izdelkov na dom strank po predhodnem telefonskem naročilu Ob cenovno določeni količini kupljenih proizvodov bo njihova dostava brezplačna Razvažali bodo predvsem vitaminske in mineralne dodatke k hrani za velike živali mleko in mlečne nadomestke hrano za pse (15 kg vreče)hellip Pomembno je poudariti da v dostavo ne bodo vključena zdravila in ne vitaminski dodatki za izdajo katerih je potreben recept Poudarek bo predvsem na strokovno usposobljenemu sodelavcu ki ne bo zgolj dostavljal proizvodov ampak bo znal strankam tudi svetovati jih opozoriti na morebitne napake in jih napotiti k veterinarju če bodo to zahtevale okoliščine Namen je ponuditi celovito oskrbo kakršne so deležne stranke ob prihodu v trgovino

SLIKA 1 VETERINARSKA BOLNICA PTUJ SLIKA 1 LOGOTIP TRGOVINE

SLIKI 3 IN 4 NOTRANJOST TRGOVINE DR ZOO

25

SLIKA 5 ČAKALNICA AMBULANTE SLIKA 6 ORDINACIJA ZA MALE ŽIVALI

32 Organiziranost pomen in cilji nabavne službe Nabava je strateškega pomena za podjetje kot je Veterinarska bolnica Ptuj Ima neposreden vpliv na zniževanje stroškov in s tem uspešnost podjetja Uspešno izvedena nabava in pravi predmeti nabave zagotavljajo dobre odnose z kupci Zadovoljni kupci pa svoje zadovoljstvo sporočajo naprej svojim prijateljem in znancem kar je dobra in brezplačna reklama za podjetje Nabava je organizirana centralizirano kar pomeni da oskrbuje tako trgovino kot ambulanto Vse potrebe po proizvodih zdravilih medicinskih pripomočkih in ostalih potrebščinah se iz ambulante sporočijo nabavi ta pa nato izvršuje potrebna opravila povezana z nabavo Temeljne cilje nabave v podjetju lahko razdelimo na nabaviti prave proizvode v ustrezni zahtevani kakovosti v pravi količini ob pravem času po najboljši ceni in ugodnih dobavnih plačilnih pogojih

zagotoviti nepretrgan tok dobave ki ne bo povzročal pomanjkanja proizvodov ali pa preveliki zalog

razvijanje dobrih poslovnih odnosov z dobavitelji

33 Analiza nabavnega procesa po fazah

331 Zaznavanje potreb Za trgovsko podjetje velja staro pravilo ki pravi da je ugodna nabava že pol uspeha Nabava je neposredno povezana s prodajo in pomembno prispeva k zniževanju poslovnih stroškov z doseženimi nabavnimi ugodnostmi Jedro nabavnega sortimenta predstavlja standardni ali fiksni sortiman ki je prilagojen stalnim potrebam porabnikov in spremenljivi ali variabilni sortiman ki pomeni širitev stalnega sortimana v posameznih prodajnih sezonah ali zaradi drugih potreb porabnikov Razmerja med njima ni mogoče natančno določiti saj je pojavljajo tako imenovani mejni proizvodi ki se pojavljajo v obeh sortimentih v določenih obdobjih ali na različne načine

26

Pri nabavi izdelkov se upošteva naslednje da lahko podjetje sortiment izdelkov hitro spreminja in prilagaja potrebam

porabnikov da lahko po potrebi sortiment razširi oziroma ga poglobi in prilagaja ožjemu

segmentu kupcev

Potrebe po izdelkih se zaznavajo kot potrebe po izdelkih pri dnevnem preverjanju zalog optično (pregled zalog

izdelkov po prodajalni in skladišču zapis manjkajočih izdelkov v zvezek za naročila) in preko računalnika (program sam javi da je na zalogi zgolj minimalna količina izdelkov omogoča pa tudi označitev minimalne zaloge izdelkov že pri njihovem vnosu v zaloge)

kot potrebo iz tržišča po novem izdelku prodajni predstavniki ki ponujajo boljši izdelek ali nižjo ceno za enako kakovosten izdelek novi izdelki v katalogih dobaviteljev specialna naročila kupcev14 povečano povpraševanje strank po določenih izdelkih sledi postopek zbiranja in analiziranja ponudb dobaviteljev pogajanja z izbranim dobaviteljem in podpis pogodbe z njim

Ker gre za vezano trgovino z Ambulanto za male živali se stranke iz ambulante napotijo v trgovino po zdravila15 za nadaljnje zdravljenje hrano in ostale pripomočke za živali Prav tako pa se vsa zdravila in ostali pripomočki za ambulanto naročajo preko trgovine Po spoznanju potreb se določi splošne značilnosti izdelkov in potrebno količino Za standardno blago je to preprost postopek pri zdravilih in medicinskih pripomočkih pa se mora nabavnik pri opredelitvi lastnosti kot so zanesljivost trajnost in cena posvetovati z

14 Takšnih naročil je okrog deset na mesec Gre za naročila izdelkov iz katalogov dobaviteljev ki niso na voljo v prodajalni (npr plaščki različnih velikosti in barv za kužke) Ni predplačil izjema so dražji izdelki in izdelki za veliko prakso (npr škarje za striženje ovac) 15Pogoje ki jih morajo izpolnjevati specializirane prodajalne za promet z zdravili na drobno in postopek ugotavljanja teh pogojev ter stroške postopka predpiše pristojni minister v soglasju z ministrom pristojnim za blagovni promet in trgovino (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 58 člen 3 odstavek) Po Zakonu o veterinarstvu (3 člen 24 odstavek) so zdravila za uporabo v veterinarski medicini vsaka snov ali kombinacija snovi ki so pripravljene in namenjene za zdravljenje ali preprečevanje bolezni pri živalih za zdravilo pa se šteje tudi vsaka snov ali kombinacija snovi ki se lahko uporablja na živalih z namenom da bi se določila diagnoza ali ponovno vzpostavile izboljšale ali spremenile fiziološke funkcije Po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (3 člen 16 odstavek) se za zdravila za uporabo v veterinarski medicini štejejo tudi sredstva ki se uporabljajo za razkuževanje uničevanje členonožcev in glodalcev in pridejo v neposreden ali posreden stik z živalmi Za določena zdravila (ibid 5 člen) mora imeti prodajalec (zdravila lahko v trgovini izdaja samo farmacevt ali veterinarski tehnik) nalog (recept) za izdajo zdravila ki ga izda veterinar Nalog za izdajo zdravil se pripne kopiji računa ki ostane v trgovini Stranko morajo seznaniti z navodili za uporabo (72 člen Zakona o zdravilih) in karenčno dobo zdravila kar stranka potrdi z podpisom (Priloga 1) Zdravila ki so namenjena živalim velike prakse se morajo vpisati v Hlevsko knjigo rejca (evidenca zdravil ki so dajana živalim) Vpis obvezno opravi veterinar (podpis žig) če vpis ni opravljen sledijo sankcije Zdravila brez recepta in vitamini se izdajajo kot navadno trgovsko blago Karenca (ibid 4 člen 19 odstavek) je časovno obdobje ki mora preteči od zadnjega dajanja zdravila živali ob normalni uporabi pa do trenutka ko zdravljeno žival lahko damo v redni zakol za proizvodnjo neoporečnih živil oziroma čas v katerem se živalska tkiva mleko jajca in med zdravljenih živali ne smejo uporabljati za prehrano ljudi zaradi možne vsebnosti zaostankov zdravil nad najvišjimi dovoljenimi količinami zaostankov zdravil v teh živilih

27

veterinarji Nabava sodeluje pri predvidevanju potreb z veterinarji prav tako pa jih obvešča tudi o dobavnih rokih izdelkov po katerih povprašujejo Težave povzroča predvsem pomanjkanje zdravil za malo in veliko prakso Kajti za prodajalce zdravil je Slovenija premajhen trg in se jim registracija zdravil (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 13 - 28 člen) ne izplača Problem se rešuje do določene mere s kombinacijo humanih zdravil16 vendar določena zdravila še vedno primanjkujejo oziroma jih na trgu ni za dobiti (npr kapljice za mačje garje zdravilo proti ušem pri perutnini hellip) Predmeti nabave so zdravila vitamini in drugi dodatki k prehrani za male in velike živali hrana za hišne ljubljenčke premium razreda dodatki za nego in drugi pripomočki za male in velike živali razkužila rodenticidi (zatiranje glodavcev) pisarniški material tiskovine obrazci laboratorijski material

332 Interno naročilo Namen internega naročanja so pravilno pravočasno in v optimalnih količinah interno naročeni proizvodi Zaznane potrebe po določenih izdelkih se vpišejo v zvezek naročil kjer se za vsakega dobavitelja vodi svoja evidenca

333 Pregled internega naročila Interna naročila skupaj pregledajo prodajalci in vodja trgovine Preverijo kaj je potrebno naročiti katera so nujna naročila in kaj se bo naročilo kasneje O zdravilih in medicinskih pripomočkih poteka posvet z veterinarji Kadar obstajajo alternativni proizvodi za zadovoljitev iste potrebe se posvetujejo o tem ali bodo uporabili alternativne proizvode ali bodo naročili zahtevane proizvode Če je interno naročilo pravilno izpolnjeno in popolno gre v nadaljnje reševanje

16Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (6 člen 3 odstavek) pravi da je uporabljanje zdravil za uporabo v humani medicini za živali prepovedano razen v izjemnih primerih če tako določi minister pristojen za veterinarstvo Prepovedano pa je tudi (ibid 6 člen 1 odstavek) predpisovanje izdelava in izdaja magistralnih zdravil za uporabo v veterinarski medicini ki puščajo nedovoljene zaostanke v mesu organih ali izdelkih iz živali ki so namenjene za prehrano ljudi Zakon o zdravilih pa v 18 členu (izjemna uporaba zdravil v veterinarski medicini) pravi (1) Če ni na voljo nobenega zdravila za uporabo v veterinarski medicini z dovoljenjem za promet v Republiki Sloveniji za obravnavo bolezenskih stanj določenih živalskih vrst lahko veterinar oziroma veterinarka (v nadaljnjem besedilu veterinar) odgovoren za zdravljenje živali in zlasti da bi preprečil nesprejemljivo trpljenje živali izjemno uporabi zdravila ki nimajo dovoljenja za promet za uporabo pri tej živalski vrsti ali za zadevno bolezensko stanje (2) Natančnejše pogoje izjemne uporabe zdravil predpiše pristojni minister

28

334 Izdelava povpraševanja za potencialne kupce S prenovitvijo trgovine so se odločili tudi za določen standard proizvodov ki jih bodo prodajali to je premium razred Ker pri hrani in ostalih dodatkih za male živali cenovno ne morejo konkurirati velikim trgovskim centrom (ki prodajajo hrano in dodatke nižje kakovosti in posledično po nižjih cenah) so se usmerili na kupce ki zahtevajo kakovost in so pripravljeni zanjo tudi več odšteti Vrhunska kakovost je osnova na kateri se gradijo vsi ostali poslovni odnosi z dobavitelji Nabava nato na osnovi izbranih nabavnih potreb po proizvodih pošlje zahtevo za ponudbo potencialnim dobaviteljem Zahteve vključujejo pogoje in specifikacije (tehnične kakovostne zakonske nabavne hellip) ter morebitno zahtevo tudi po začetnih vzorcih proizvodov Nato v sodelovanju z veterinarji ugotovi ali začetni vzorci ustrezajo vsem podanim zahtevam in jih na podlagi ugotovitev sprejmejo ali zavrnejo Specifikacija izdelka je pomembna informacija ki dobavitelju natančno pove kaj želi podjetje nabaviti Obsega pa

kaj mora dobavitelj dostaviti naročniku želeno kakovost izdelka kdaj in koliko je potrebno dostaviti in način izpolnitve naročila

Podjetje naroča izdelke predvsem na podlagi prodajnih katalogov dobaviteljev gre torej za nabavo po dobaviteljevih specifikacijah Velik del nabavnega sortimana sestavljajo standardni izdelki zato lahko podjetje hitreje in lažje zamenja dobavitelje pa tudi sedanje izdelke lažje nadomesti s podobnimi izdelki drugih dobaviteljev Pri zdravilih so omejeni z dobavo in ponudbo kar je eden izmed razlogov zakaj so v ambulanti terapije poslovna skrivnost17 Podjetje ne more postavljati nobenih pogojev če želijo zdravilo nabaviti sprejmejo tiste pogoje ki jih ponujajo veledrogerije

335 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga se izvaja samo takrat kadar se nabavlja nov proizvod oziroma ko obstoječi dobavitelji ne morejo zagotoviti zahtevanega proizvoda Preučuje se ponudba in povpraševanje po proizvodu in z njima povezana gibanja cen količin kakovosti hellip Drugače pa dobava poteka po odobreni listi izbranih dobaviteljev Z dobavitelji s katerimi so ustvarili uspešen poslovni odnos ki je v obojestransko korist in zadovoljstvo in ki zagotavljajo proizvode po zahtevani kakovosti optimalni ceni ustreznih plačilnih in dobavnih pogojih imajo interes tudi v bodoče sodelovati Kadar se pojavijo negativne izkušnje v sodelovanju z dobavitelji poskušajo spore reševati sproti 17 Terapija (kombinacija zdravil) je poslovna skrivnost podjetja in ni zapisana na računu ki je izdan stranki Zapisana pa je v osebni kartoteki zdravljene živali V 39 členu Zakona o gospodarskih družbah je zapisano Za poslovno skrivnost se štejejo podatki za katere tako določi družba s pisnim sklepom S tem sklepom morajo biti seznanjeni družbeniki delavci člani organov in druge osebe ki so dolžne varovati poslovno skrivnost

29

Pri raziskavi tržišča si pomagajo s ponudbami dobaviteljev ki jih pošiljajo na lastno iniciativo s spletnimi stranmi z obiski trgovskih potnikov (najbolj pogosto jih trgovski potniki sami obiščejo in predstavljajo nove izdelke iz njihove ponudbe jih seznanjajo z novim promocijskim materialom) katalogi dobaviteljev Tako pri izboru dobavitelja za določeno vrsto proizvodov kot tudi pri nabavi novih proizvodov se pridobi več različnih ponudb Na podlagi medsebojne primerjave in analize izberejo najbolj ugodno

336 Izbor dobaviteljev Izbira dobaviteljev je ključna naloga nabave Dobri dobavitelji so tisti ki nudijo nove rešitve Seveda pa je take dobavitelje potrebno najti in potem še izbrati Pravilna izbira dobaviteljev vpliva na kakovost in ceno oskrbe s proizvodi S sistematično in natančno raziskavo lahko najbolje poiščemo potencialne dobavitelje Pogoj za uspešnost so pravi viri informacij in podjetje je črpalo iz naslednjih poslovni imeniki publikacije dobaviteljev strokovni časopisi in revije viri v podjetju informacije od posrednikov izmenjava izkušenj Pri izdelavi nabavne kalkulacije se upoštevajo vsi nabavni stroški ki nastanejo pri posameznem dobavitelju Na izbor pa seveda vplivajo tudi kakovost materiala dobavni roki in pogoji ter plačilni roki in načini plačila Izbira dobavitelja je tesno povezana z oblikovanjem nabavnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bomo sodelovali Podjetje se je osredotočilo na kupce ki zahtevajo kakovost kar je seveda odločilno vplivalo na izbiro dobaviteljev Med potencialnim dobavitelji hrane za male živali so izbrali samo tiste ki nudijo res vrhunsko kakovost Eukanuba Nutro Techni-Cal Royal Canin Hillrsquos Veliko sodelujejo tudi z lokalnimi dobavitelji Miprim doo (mlečni izdelki) Dobrodej Miklavž (lizalni kamni) Ekolap Scala doo (razkužila) Dar Trade Petrovče Vitan Trade Hoče (igrače) Aler doo Ljubljana (igrače) Zdravila se naročajo preko veledrogerij kot sta Krka in Kemofarmacija (nudijo širok asortiman dobava je možna vsak dan popusti ni problemov z zamenjavo blaga)

337 Eksterno naročilo Cilj eksternega naročila so pravilno pravočasno po sprejemljivih cenah in v optimalnih količinah naročeni proizvodi pri dobaviteljih kar omogoča pravočasno dobavo Naročilo je konkretna nabavna akcija kjer gre za neposreden poslovni kontakt z dobaviteljem in ustvarjanje pravne obveznosti tako s strani kupca (ki se zaveže da bo poravnal kupnino) kot s strani dobavitelja (ki se s potrditvijo naročila zaveže da bo obljubljeno tudi dostavil v dogovorjenih rokih in ustrezni kakovosti)

30

Hrano za male živali naročajo enkrat tedensko s tem so se prilagodili dobaviteljem Hrano in ostale proizvode naročajo v ponedeljek ndash torek (dobava sledi do konca tedna) ali v četrtek ndash petek (dobava sledi v začetku tedna) Zdravila je možno naročiti vsak dan ker dobavitelji dobavljajo tudi lekarnam na tem področju in ni težav z dobavnimi roki Eksterno naročilo se preda dobavitelju telefonsko (v večini primerov) ali po trgovskem zastopniku dobavitelja Pogodba med kupcem in dobaviteljem se sklene ko dobavitelj potrdi sprejem naročila S potrditvijo naročila dobavitelj sporoči kupcu da se strinja z vsebino naročila in ostalimi pogoji Včasih je potrebno kakšno naročilo tudi spremeniti ali dopolniti kar pomeni da se dobavitelja obvesti o spremembah ali dopolnitvah naročila ter sodeluje z njim pri odpravljanju morebitnih težav

338 Sklepanje nabavnih pogodb Preden lahko izdelamo predlog nabavne pogodbe mora podjetje imeti listo odobrenih dobaviteljev in specifikacije izdelkov ki jih bo nabavljalo pri dobaviteljih Naročnik in predstavnik dobavitelja nato skupaj uskladita zahteve naročnika po proizvodu in ostale pogodbene pogoje Kupna pogodba je pravna podlaga nabave ki nastane s strinjanjem obeh sodelujočih strank to je kupca in prodajalca Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa s potrditvijo naročila Pogodba se šteje za sklenjeno ko prodajalec potrdi kupčevo naročilo Pri sklepanju pogodbe pa morata obe pogodbeni strani izpolnjevati naslednja načela

podpisnika morata ravnati kot dobra gospodarja spoštovati zakone upoštevati veljavnost pogodbe upoštevati določila uzanc

Sama pogodba vsebuje naslednje elemente ceno in morebitne spremembe cene količino in kakovost blaga način naročanja (telefonsko preko prodajnih zastopnikov dobavitelja) dinamika nabave (1x tedensko) plačilne in dobavne pogoje popuste reklamacije način pakiranja in embalažo čas trajanja pogodbe promocijske akcije18 druga posebna določila k pogodbi

18 Prodajna akcija ki jo izpeljeta dobavitelj in prodajalec skupaj Vsak zmanjša ceno proizvoda za 10 (skupaj oba za 20) kar pripelje do povečane prodaje stranke so namreč vesele da za isto količino plačajo 20 manj Trgovina ima sicer manjši dobiček na enoto vendar se dobiček poveča zaradi večje prodane količine proizvoda

31

339 Spremljanje eksternega naročila Pri spremljanju naročila gre predvsem za kontrolo nad prispetjem potrditve naročila primerjavo z našim eksternim naročilom ter kontrolo dobavnih rokov (ali so naročeni proizvodi prispeli pravočasno) Namen spremljanja je torej v tem da preprečimo motnje poslovnega procesa nezmožnost izvršitve dobav našim kupcem in poslabšanje image-a Nabava je dolžna spremljati proizvode od njihovega naročila pa vse do prevzema v skladišču Glavna naloga nadzora izpolnjevanja dobavnih rokov je torej ugotavljanje njihovih prekoračitev in opominjanje dobavitelja na njih Vsi stroški z manipulacijo naročenih proizvodov morajo biti čim nižji kar pomeni da moramo naročene proizvode in njihovo pot od dobavitelja do nas nadzorovati in jo pravilno usmerjati

3310 Prevzem in pregled vhodnih proizvodov Pravilen in natančen prevzem naročenih in dobavljenih proizvodov je izredno pomembna naloga Prevzem poteka na osnovi

dokumentacije (pogodba eksterno naročilo dobavnica preverijo tudi cene proizvodov kajti včasih se zgodi da dobavitelji pozabijo na naknadno dogovorjene popuste ndash jih opozorijo na pomanjkljivost)

vizualnega pregleda (ugotavlja se prisotnost vidnih napak in pregled dokumentacije ki je prispela skupaj s pošiljko)

in količinskega pregleda (preveri se ustreznost proizvodov na dobavnici ter opravi količinski prevzem s štetjem) ki se opravita hkrati

Zelo pomembno je preveriti tudi rok uporabnosti tako za hrano vitamini in ostale dodatke k prehrani za živali ter predvsem rok uporabnosti zdravil19 Načeloma se zaupa dobavitelju vendar so kljub temu pozorni na rok uporabe Proizvodi (tudi proizvodi ki se niso prodali) ki jim je pretekel rok uporabe se vrnejo k dobaviteljem Če dobavitelj ne dobavi ustreznih naročenih proizvodov mu na osnovi reklamacije (Priloga 2) blago vrnejo oziroma pride do kompromisa (proizvode prevzamejo vendar jim dobavitelj zato odobri popust ndash zamenjava v duhu dobrega poslovanja) Prav tako se reklamirajo proizvodi ki imajo poškodovano embalažo Za dobavo in prevzem zdravil mora trgovina imeti poseben vhod (tukaj se ne smejo prevzemati nobeni drugi proizvodi) kar so rešili v sklopu bolnice Prav tako morajo biti zdravila v skladišču fizično ločena od ostalih proizvodov Vodi se tudi ločena evidenca20 zdravil od ostalih proizvodov

19 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih v 63 členu pravi Prepovedano je dajati v promet zdravilo ki mu je potekel rok uporabe ali če je bila dokazana oporečnost njegove kakovosti varnosti ali učinkovitosti 20 73 člen Zakona o zdravilih namreč pravi veletrgovci z zdravili lahko prodajajo zdravila za uporabo v veterinarski medicini tudi veterinarskim in drugim organizacijam ki po predpisih o veterinarstvu opravljajo veterinarsko dejavnost če imajo vzpostavljen sistem za sprejem shranjevanje in sledljivost zdravil ki ga preveri pristojni organ ter določeno odgovorno osebo za sprejem shranjevanje in zagotavljanje sledljivosti zdravil ki je imetnik diplome spričevala ali druge univerzitetne ali enakovredne izobrazbe iz farmacije

32

3311 Prejem in likvidacija računa Dobavitelj izda za dobavljene proizvode račun Prejeti računi dobaviteljev za dobavljene proizvode se pregledajo v smislu računovodske in predmetne točnosti Račun pomeni točno določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga moramo obravnavati zelo skrbno Likvidacijo računa opravimo takoj po njegovem prejemu saj s tem omogočimo računovodstvu da opravi promptno plačilo in tako pridobi pravico do popusta Likvidacija poteka po naslednjem postopku naprej se zbere potrebna dokumentacija (eksterno naročilo dobavnica prevzemnica račun) kateri sledi primerjava dokumentacije in ugotavljanje morebitnih razlik med naročeno prevzeto in zaračunano količino Ko se vse preveri in se vse ujema se račun likvidira Likvidacija računa zajema datum likvidacije na katero stroškovno mesto se račun knjiži datum valute računa podpis likvidatorja računa

3312 Evidenca in arhiviranje Zelo pomembna je evidenca zdravil omogočena mora biti sledljivost zdravila Sledljivost zdravila je po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (4 člen) dokumentirana pot zdravila od izdelovalca proizvajalca pravne ali fizične osebe ki opravlja promet z zdravili na debelo in na drobno do končnega uporabnika Pri vnosu dobavljenih zdravil v zaloge se morajo obvezno vpisati naslednji podatki ime zdravila (njegova koda) serijska številka zdravila opis količine (kos škatla ampula) število kosov in rok uporabe zdravila sledijo pa še dobavitelj datum prevzema številka dobavnice številka prevzemnice cena Serijska številka količina in rok uporabe zdravila sta izpisana tudi na računu zdravila ki je izdan stranki Sledljivost zdravila je pomembna še posebej v primeru umika določene serije zdravila s tržišča (npr ko sestava ne odgovarja specifikaciji) Takrat se vrnejo dobavitelju vsa zdravila ki so še v zalogi in preko izdanih računov (podatki strank) se izsledi že izdana zdravila pri strankah Skladišče zdravil je enotno tako za trgovino kot za ambulanto Pri prevzemu zdravila iz depoja mora veterinar podpisati oddajnico za vsa prevzeta zdravila Nadaljnjo evidenco o zdravilih nato vodi veterinar (kje se nahajajo katera žival jih je prejela v okviru svoje terapije) Podatki in informacije zbrani v evidencah so uporabni le tedaj če so ažurni in na voljo takrat kadar se dejansko potrebujejo K papirni evidenci shranjeni v obliki kopij v registru se štejejo ceniki (urejeni po dobaviteljih) podpisane kopije (s strani strank) izdanih računov

33

4 SKLEP Edina stalnica poslovnega okolja je njegovo nenehno spreminjanje Spremembe so številne in jim je težko slediti še posebej potrebam in željam potrošnikov ki se iz dneva v dan spreminjajo Zato uspešnost nabave izjemno vpliva na uspešnost trgovskega podjetja Bergant pravi (2001 21) raquoDobiček je ustvarjen samo če je input manjši kot output torej takrat ko podjetje posluje ekonomičnolaquo Vodenje nabave pa je odvisno od velikosti podjetja in ciljev ki jim podjetje sledi Odločitve o izbiri proizvodov (sortiment količina in cene) odločilno vplivajo na uspešnost podjetja Poslovna politika trgovskih podjetij se osredotoča v prvi vrsti na povečanje prodaje in zviševanje razlike med nabavno in prodajno ceno proizvodov Prodajne cene so na trgu razvrščene v različne cenovne razrede njihovo povečanje pa je dokaj zahtevno saj zahteva precej vlaganj in časa Zato poskušajo podjetja zniževati svoje nabavne stroške da bi tako povečala konkurenčnost Nabavno poslovanje postaja vse bolj obsežno zapleteno in zahtevno Nekdanje funkcije nabave naročanje prevzem in skladiščenje dopolnjujejo sedaj še trženjske funkcije kot so preučevanje nabavnega trga planiranje nabave odločitve glede dobaviteljev odločitve o oblikah in načinih nabavnega poslovanja ter nabavnih poteh pa tudi komuniciranje z dobavitelji analiziranje in evidentiranje nabave Pri nabavnem managementu je čedalje bolj pomemben dolgoročen odnos med kupcem in prodajalcem ki prinaša koristi tako prodajalcu kot kupcu ndash spoznanje da dolgoročno sodelovanje prinaša več koristi kot pa serija enkratnih kupčij za iste potrebe Uspešnost nabave je odvisna od pravilnih odločitev glede nabavnih virov Podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo je uspelo zgraditi dobre in dolgoročne poslovne odnose z dobavitelji Pri odločanju o nabavi ni pomembna samo cena temveč vse storitve ki jih nudi dobavitelj Prvi pomemben kriterij pri odločanju o nakupu pa je prav gotovo kakovost proizvodov saj lahko neustrezna kvaliteta ob nizki ceni povzroči več stroškov kot prihrankov Nabavna politika v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj pod okriljem katere posluje trgovina Dr Zoo je usmerjena k potrebam in željam svojih kupcev Težijo k čim večji optimalnosti cen nabavljenih proizvodov k visoki kakovosti proizvodov in dolgoročnemu sodelovanju z izbranimi dobavitelji Zakon o zdravilih prepoveduje oglaševanje zdravil kar posledično vpliva tudi na to da se ne sme oglaševati trgovina kot kraj kjer se prodajajo zdravila Dovoljuje pa obveščanje Tako lahko Veterinarska bolnica obveščajo ljudi o cepljenjih (redna letna cepljenja psov proti steklini) o uporabi razkužil (ptičja gripa) Reklamirajo se preko zadovoljnih strank ki o njih poročajo naprej svojim prijateljem in znancem Zelo pomembna je tudi povezanost trgovine z ambulanto od koder veterinarji napotijo stranke po zdravila in hrano za nadaljnjo terapijo pri živalih Povezanost trgovine z Ambulanto za male živali in oddelkom prakse za velike živali tvori njihovo prepoznavnost in konkurenčno prednost

34

POVZETEK Nabava je ena temeljnih funkcij poslovnega procesa trgovskih podjetij njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja posreduje kupcem in to v zadostni količini in primernem sortimentu po ustreznih cenah ter pravočasno Diplomsko delo je razdeljeno na dva dela in sicer na teoretični ter praktični del kjer je opisana nabava v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo V teoretičnem delu diplomskega dela je nabavni proces predstavljen po posameznih fazah kot ga predstavljajo avtorji v literaturi Faze si sledijo v določenem zaporedju Posamezne faze se med seboj prepletajo so povezane ter odvisne Vsako stopnjo nabavnega procesa je potrebno izvesti pazljivo in sistematično kajti le tako lahko zadovoljimo potrebe po proizvodih ki so na voljo pravočasno v ustrezni količini kvaliteti in ustrezni ceni Praktični del predstavlja podjetje Veterinarska bolnica Ptuj doo in analizo poteka postopka nabave v samem podjetju Proces sem prikazala od raziskave nabavnega trga sklepanja nabavne pogodbe ugotavljanja potreb in naročanja do prevzema blaga KLJUČNE BESEDE nabava nabavni proces naročanje izbira dobavitelj kupec trgovsko podjetje ABSTRACT Procurement is for commercial companies one of the key elements of business procedure its task is to obtain those articles which sales department discloses to customers in right quantity range of varieties suitable prices and in time Diploma is separeted in two parts The first part is theoretical and the second one is practical descripton of purchasing in company Veterinarska bolnica Ptuj doo In theoretical part of diploma the purchasing process is represented by particular stages The stages follow one another in certain succesion The particular stages are connected and depended between themselves Each stage of purchasing process has to be done carefully and systematically Only in that case we can satisfy the needs by products which are at service on time in appropriate quantity quality and at reasonable price The practical part represents the company Veterinarska bolnica Ptuj doo and analyses the purchasing process in it I presented procedure started with market resarch followed by award the contract needs determination ordering and take delivery KEY WORDS purchase purchasing process ordering choise supplier buyer trade company

35

5 SEZNAM LITERATURE

1 Baily PFarmer DJessop DJones 1998 Purchasing principles and Management London Prentice Hall

2 Bergant Bogomil 2001 Gospodarjenje podjetij Novo mesto Visokošolsko središče Visoka šola za upravljanje in poslovanje

3 Društvo ekonomistov 2000 25 Jubilejno posvetovanje o podjetniškem planiranju in managementu Uvajanje sprememb vodenja in planiranja

4 Gadde Lard-Erik in H Hakansson 1993 Profesional Purchasing London Routledge

5 Kaltnekar Zdravko 1993 Logistika v proizvodnem podjetju Kranj Moderna organizacija

6 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta 7 Kotler Philip 2004 Management trženja Ljubljana GV Založba 8 Leenders MR Fearon HE England WB 1985 Purchasing and Materials

Management RD Irwin Inc Homewood Illinois 9 Markič Peter Strniša Marija Tavčar Rudi 1993 Poslovna pogajanja Ljubljana

Gospodarski vestnik 10 PotočnikVekoslav 2000 Komercialno poslovanje z osnovami trženja 1 Ljubljana

Ekonomska fakulteta 11 PotočnikVekoslav 2001a Trgovinsko poslovanje Novo mesto Visoka šola za

upravljanje in poslovanje 12 PotočnikVekoslav 2001b Trženje v trgovini Ljubljana GV Založba 13 PotočnikVekoslav 2002a Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana

Ekonomska fakulteta 14 PotočnikVekoslav 2002b Temelji trženja s primeri iz prakse Ljubljana GV

Založba 15 van Weele A J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa

Ljubljana Gospodarski vestnik 16 Završnik Bruno 2004 Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV

Izobraževanje 17 Završnik Bruno 2001 Pogajanja v nabavi in upravljanje s človeškimi viri

Radenci Center za zunanjo trgovino Radenci doo 18 Završnik Bruno 2000 Nabava ndash zapiski predavanj Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta 19 Završnik Bruno 1997 Management nabave Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta

36

6 SEZNAM VIROV 1 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD ndash UPB1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+gospodarskih+druC5BEbahampmandate=-1ampunid=UPB|AB7A116C1EB745F7C1256F41003C9EF3ampshowdoc=1 [2532006] 2 Zakon o veterinarstvu (ZVet-1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampvt=6ampst=aampq=veterinaampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C1256A330020E07Fampshowdoc=1 [2532006] 3 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (ZZMP) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+zdravilihampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C125683A002C1181ampshowdoc=1 [2532006] 4 Zakon o zdravilih (ZZdr) (online) Dostopen na httpwwwuradni-listsi1ulonlinejspurlid=200631ampdhid=81631 [2532006]

24

3 ANALIZA NABAVNEGA PROCESA V PODJETJU VETERINARSKA BOLNICA PTUJ DOO

31 Predstavitev podjetja Veterinarska bolnica Ptuj doo Veterinarska bolnica Ptuj je že pred leti na osnovi povpraševanja odprla ndash temu bi takrat lahko dejali oddelek kjer so stranke lahko kupovale hrano in nekatere dodatke za male kakor tudi za velike živali Povpraševanje je narekovalo vedno večjo ponudbo zato so se leta 2003 odločili za večjo širitev in prenovo prostorov iz katerih je nastala lepa velika trgovina za male in velike živali ki so jo poimenovali Dr Zoo in ki je odprla svoja vrata leta 2004 Pod okriljem Veterinarske bolnice Ptuj deluje tudi Ambulanta za male živali

Ideja in zasnova trgovine morda malce odstopa od podobnih raquopet shopovlaquo saj so v trgovini dali poudarek predvsem na strokovnosti prodajalcev in skrbnem izboru izdelkov ki jih ponujajo Seveda se trudijo da je za vsak okus nekaj vendar so mnenja da kak tolar ki ga odštejete več odtehta kvaliteto izdelka pa naj gre za hrano igračo ali učni pripomoček za vašega ljubljenca ali pa za skrbno izbran dodatek za živali ki jih redite v hlevu Oba programa tako del za male živali kot za velike živali nenehno izpopolnjujejo Podjetje se želi še bolj približati svojim strankam in jih hkrati vezati na sebe s svojo novo ponudbo ki je zaenkrat še v pripravi Uvedli bodo razvoz določenih izdelkov na dom strank po predhodnem telefonskem naročilu Ob cenovno določeni količini kupljenih proizvodov bo njihova dostava brezplačna Razvažali bodo predvsem vitaminske in mineralne dodatke k hrani za velike živali mleko in mlečne nadomestke hrano za pse (15 kg vreče)hellip Pomembno je poudariti da v dostavo ne bodo vključena zdravila in ne vitaminski dodatki za izdajo katerih je potreben recept Poudarek bo predvsem na strokovno usposobljenemu sodelavcu ki ne bo zgolj dostavljal proizvodov ampak bo znal strankam tudi svetovati jih opozoriti na morebitne napake in jih napotiti k veterinarju če bodo to zahtevale okoliščine Namen je ponuditi celovito oskrbo kakršne so deležne stranke ob prihodu v trgovino

SLIKA 1 VETERINARSKA BOLNICA PTUJ SLIKA 1 LOGOTIP TRGOVINE

SLIKI 3 IN 4 NOTRANJOST TRGOVINE DR ZOO

25

SLIKA 5 ČAKALNICA AMBULANTE SLIKA 6 ORDINACIJA ZA MALE ŽIVALI

32 Organiziranost pomen in cilji nabavne službe Nabava je strateškega pomena za podjetje kot je Veterinarska bolnica Ptuj Ima neposreden vpliv na zniževanje stroškov in s tem uspešnost podjetja Uspešno izvedena nabava in pravi predmeti nabave zagotavljajo dobre odnose z kupci Zadovoljni kupci pa svoje zadovoljstvo sporočajo naprej svojim prijateljem in znancem kar je dobra in brezplačna reklama za podjetje Nabava je organizirana centralizirano kar pomeni da oskrbuje tako trgovino kot ambulanto Vse potrebe po proizvodih zdravilih medicinskih pripomočkih in ostalih potrebščinah se iz ambulante sporočijo nabavi ta pa nato izvršuje potrebna opravila povezana z nabavo Temeljne cilje nabave v podjetju lahko razdelimo na nabaviti prave proizvode v ustrezni zahtevani kakovosti v pravi količini ob pravem času po najboljši ceni in ugodnih dobavnih plačilnih pogojih

zagotoviti nepretrgan tok dobave ki ne bo povzročal pomanjkanja proizvodov ali pa preveliki zalog

razvijanje dobrih poslovnih odnosov z dobavitelji

33 Analiza nabavnega procesa po fazah

331 Zaznavanje potreb Za trgovsko podjetje velja staro pravilo ki pravi da je ugodna nabava že pol uspeha Nabava je neposredno povezana s prodajo in pomembno prispeva k zniževanju poslovnih stroškov z doseženimi nabavnimi ugodnostmi Jedro nabavnega sortimenta predstavlja standardni ali fiksni sortiman ki je prilagojen stalnim potrebam porabnikov in spremenljivi ali variabilni sortiman ki pomeni širitev stalnega sortimana v posameznih prodajnih sezonah ali zaradi drugih potreb porabnikov Razmerja med njima ni mogoče natančno določiti saj je pojavljajo tako imenovani mejni proizvodi ki se pojavljajo v obeh sortimentih v določenih obdobjih ali na različne načine

26

Pri nabavi izdelkov se upošteva naslednje da lahko podjetje sortiment izdelkov hitro spreminja in prilagaja potrebam

porabnikov da lahko po potrebi sortiment razširi oziroma ga poglobi in prilagaja ožjemu

segmentu kupcev

Potrebe po izdelkih se zaznavajo kot potrebe po izdelkih pri dnevnem preverjanju zalog optično (pregled zalog

izdelkov po prodajalni in skladišču zapis manjkajočih izdelkov v zvezek za naročila) in preko računalnika (program sam javi da je na zalogi zgolj minimalna količina izdelkov omogoča pa tudi označitev minimalne zaloge izdelkov že pri njihovem vnosu v zaloge)

kot potrebo iz tržišča po novem izdelku prodajni predstavniki ki ponujajo boljši izdelek ali nižjo ceno za enako kakovosten izdelek novi izdelki v katalogih dobaviteljev specialna naročila kupcev14 povečano povpraševanje strank po določenih izdelkih sledi postopek zbiranja in analiziranja ponudb dobaviteljev pogajanja z izbranim dobaviteljem in podpis pogodbe z njim

Ker gre za vezano trgovino z Ambulanto za male živali se stranke iz ambulante napotijo v trgovino po zdravila15 za nadaljnje zdravljenje hrano in ostale pripomočke za živali Prav tako pa se vsa zdravila in ostali pripomočki za ambulanto naročajo preko trgovine Po spoznanju potreb se določi splošne značilnosti izdelkov in potrebno količino Za standardno blago je to preprost postopek pri zdravilih in medicinskih pripomočkih pa se mora nabavnik pri opredelitvi lastnosti kot so zanesljivost trajnost in cena posvetovati z

14 Takšnih naročil je okrog deset na mesec Gre za naročila izdelkov iz katalogov dobaviteljev ki niso na voljo v prodajalni (npr plaščki različnih velikosti in barv za kužke) Ni predplačil izjema so dražji izdelki in izdelki za veliko prakso (npr škarje za striženje ovac) 15Pogoje ki jih morajo izpolnjevati specializirane prodajalne za promet z zdravili na drobno in postopek ugotavljanja teh pogojev ter stroške postopka predpiše pristojni minister v soglasju z ministrom pristojnim za blagovni promet in trgovino (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 58 člen 3 odstavek) Po Zakonu o veterinarstvu (3 člen 24 odstavek) so zdravila za uporabo v veterinarski medicini vsaka snov ali kombinacija snovi ki so pripravljene in namenjene za zdravljenje ali preprečevanje bolezni pri živalih za zdravilo pa se šteje tudi vsaka snov ali kombinacija snovi ki se lahko uporablja na živalih z namenom da bi se določila diagnoza ali ponovno vzpostavile izboljšale ali spremenile fiziološke funkcije Po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (3 člen 16 odstavek) se za zdravila za uporabo v veterinarski medicini štejejo tudi sredstva ki se uporabljajo za razkuževanje uničevanje členonožcev in glodalcev in pridejo v neposreden ali posreden stik z živalmi Za določena zdravila (ibid 5 člen) mora imeti prodajalec (zdravila lahko v trgovini izdaja samo farmacevt ali veterinarski tehnik) nalog (recept) za izdajo zdravila ki ga izda veterinar Nalog za izdajo zdravil se pripne kopiji računa ki ostane v trgovini Stranko morajo seznaniti z navodili za uporabo (72 člen Zakona o zdravilih) in karenčno dobo zdravila kar stranka potrdi z podpisom (Priloga 1) Zdravila ki so namenjena živalim velike prakse se morajo vpisati v Hlevsko knjigo rejca (evidenca zdravil ki so dajana živalim) Vpis obvezno opravi veterinar (podpis žig) če vpis ni opravljen sledijo sankcije Zdravila brez recepta in vitamini se izdajajo kot navadno trgovsko blago Karenca (ibid 4 člen 19 odstavek) je časovno obdobje ki mora preteči od zadnjega dajanja zdravila živali ob normalni uporabi pa do trenutka ko zdravljeno žival lahko damo v redni zakol za proizvodnjo neoporečnih živil oziroma čas v katerem se živalska tkiva mleko jajca in med zdravljenih živali ne smejo uporabljati za prehrano ljudi zaradi možne vsebnosti zaostankov zdravil nad najvišjimi dovoljenimi količinami zaostankov zdravil v teh živilih

27

veterinarji Nabava sodeluje pri predvidevanju potreb z veterinarji prav tako pa jih obvešča tudi o dobavnih rokih izdelkov po katerih povprašujejo Težave povzroča predvsem pomanjkanje zdravil za malo in veliko prakso Kajti za prodajalce zdravil je Slovenija premajhen trg in se jim registracija zdravil (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 13 - 28 člen) ne izplača Problem se rešuje do določene mere s kombinacijo humanih zdravil16 vendar določena zdravila še vedno primanjkujejo oziroma jih na trgu ni za dobiti (npr kapljice za mačje garje zdravilo proti ušem pri perutnini hellip) Predmeti nabave so zdravila vitamini in drugi dodatki k prehrani za male in velike živali hrana za hišne ljubljenčke premium razreda dodatki za nego in drugi pripomočki za male in velike živali razkužila rodenticidi (zatiranje glodavcev) pisarniški material tiskovine obrazci laboratorijski material

332 Interno naročilo Namen internega naročanja so pravilno pravočasno in v optimalnih količinah interno naročeni proizvodi Zaznane potrebe po določenih izdelkih se vpišejo v zvezek naročil kjer se za vsakega dobavitelja vodi svoja evidenca

333 Pregled internega naročila Interna naročila skupaj pregledajo prodajalci in vodja trgovine Preverijo kaj je potrebno naročiti katera so nujna naročila in kaj se bo naročilo kasneje O zdravilih in medicinskih pripomočkih poteka posvet z veterinarji Kadar obstajajo alternativni proizvodi za zadovoljitev iste potrebe se posvetujejo o tem ali bodo uporabili alternativne proizvode ali bodo naročili zahtevane proizvode Če je interno naročilo pravilno izpolnjeno in popolno gre v nadaljnje reševanje

16Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (6 člen 3 odstavek) pravi da je uporabljanje zdravil za uporabo v humani medicini za živali prepovedano razen v izjemnih primerih če tako določi minister pristojen za veterinarstvo Prepovedano pa je tudi (ibid 6 člen 1 odstavek) predpisovanje izdelava in izdaja magistralnih zdravil za uporabo v veterinarski medicini ki puščajo nedovoljene zaostanke v mesu organih ali izdelkih iz živali ki so namenjene za prehrano ljudi Zakon o zdravilih pa v 18 členu (izjemna uporaba zdravil v veterinarski medicini) pravi (1) Če ni na voljo nobenega zdravila za uporabo v veterinarski medicini z dovoljenjem za promet v Republiki Sloveniji za obravnavo bolezenskih stanj določenih živalskih vrst lahko veterinar oziroma veterinarka (v nadaljnjem besedilu veterinar) odgovoren za zdravljenje živali in zlasti da bi preprečil nesprejemljivo trpljenje živali izjemno uporabi zdravila ki nimajo dovoljenja za promet za uporabo pri tej živalski vrsti ali za zadevno bolezensko stanje (2) Natančnejše pogoje izjemne uporabe zdravil predpiše pristojni minister

28

334 Izdelava povpraševanja za potencialne kupce S prenovitvijo trgovine so se odločili tudi za določen standard proizvodov ki jih bodo prodajali to je premium razred Ker pri hrani in ostalih dodatkih za male živali cenovno ne morejo konkurirati velikim trgovskim centrom (ki prodajajo hrano in dodatke nižje kakovosti in posledično po nižjih cenah) so se usmerili na kupce ki zahtevajo kakovost in so pripravljeni zanjo tudi več odšteti Vrhunska kakovost je osnova na kateri se gradijo vsi ostali poslovni odnosi z dobavitelji Nabava nato na osnovi izbranih nabavnih potreb po proizvodih pošlje zahtevo za ponudbo potencialnim dobaviteljem Zahteve vključujejo pogoje in specifikacije (tehnične kakovostne zakonske nabavne hellip) ter morebitno zahtevo tudi po začetnih vzorcih proizvodov Nato v sodelovanju z veterinarji ugotovi ali začetni vzorci ustrezajo vsem podanim zahtevam in jih na podlagi ugotovitev sprejmejo ali zavrnejo Specifikacija izdelka je pomembna informacija ki dobavitelju natančno pove kaj želi podjetje nabaviti Obsega pa

kaj mora dobavitelj dostaviti naročniku želeno kakovost izdelka kdaj in koliko je potrebno dostaviti in način izpolnitve naročila

Podjetje naroča izdelke predvsem na podlagi prodajnih katalogov dobaviteljev gre torej za nabavo po dobaviteljevih specifikacijah Velik del nabavnega sortimana sestavljajo standardni izdelki zato lahko podjetje hitreje in lažje zamenja dobavitelje pa tudi sedanje izdelke lažje nadomesti s podobnimi izdelki drugih dobaviteljev Pri zdravilih so omejeni z dobavo in ponudbo kar je eden izmed razlogov zakaj so v ambulanti terapije poslovna skrivnost17 Podjetje ne more postavljati nobenih pogojev če želijo zdravilo nabaviti sprejmejo tiste pogoje ki jih ponujajo veledrogerije

335 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga se izvaja samo takrat kadar se nabavlja nov proizvod oziroma ko obstoječi dobavitelji ne morejo zagotoviti zahtevanega proizvoda Preučuje se ponudba in povpraševanje po proizvodu in z njima povezana gibanja cen količin kakovosti hellip Drugače pa dobava poteka po odobreni listi izbranih dobaviteljev Z dobavitelji s katerimi so ustvarili uspešen poslovni odnos ki je v obojestransko korist in zadovoljstvo in ki zagotavljajo proizvode po zahtevani kakovosti optimalni ceni ustreznih plačilnih in dobavnih pogojih imajo interes tudi v bodoče sodelovati Kadar se pojavijo negativne izkušnje v sodelovanju z dobavitelji poskušajo spore reševati sproti 17 Terapija (kombinacija zdravil) je poslovna skrivnost podjetja in ni zapisana na računu ki je izdan stranki Zapisana pa je v osebni kartoteki zdravljene živali V 39 členu Zakona o gospodarskih družbah je zapisano Za poslovno skrivnost se štejejo podatki za katere tako določi družba s pisnim sklepom S tem sklepom morajo biti seznanjeni družbeniki delavci člani organov in druge osebe ki so dolžne varovati poslovno skrivnost

29

Pri raziskavi tržišča si pomagajo s ponudbami dobaviteljev ki jih pošiljajo na lastno iniciativo s spletnimi stranmi z obiski trgovskih potnikov (najbolj pogosto jih trgovski potniki sami obiščejo in predstavljajo nove izdelke iz njihove ponudbe jih seznanjajo z novim promocijskim materialom) katalogi dobaviteljev Tako pri izboru dobavitelja za določeno vrsto proizvodov kot tudi pri nabavi novih proizvodov se pridobi več različnih ponudb Na podlagi medsebojne primerjave in analize izberejo najbolj ugodno

336 Izbor dobaviteljev Izbira dobaviteljev je ključna naloga nabave Dobri dobavitelji so tisti ki nudijo nove rešitve Seveda pa je take dobavitelje potrebno najti in potem še izbrati Pravilna izbira dobaviteljev vpliva na kakovost in ceno oskrbe s proizvodi S sistematično in natančno raziskavo lahko najbolje poiščemo potencialne dobavitelje Pogoj za uspešnost so pravi viri informacij in podjetje je črpalo iz naslednjih poslovni imeniki publikacije dobaviteljev strokovni časopisi in revije viri v podjetju informacije od posrednikov izmenjava izkušenj Pri izdelavi nabavne kalkulacije se upoštevajo vsi nabavni stroški ki nastanejo pri posameznem dobavitelju Na izbor pa seveda vplivajo tudi kakovost materiala dobavni roki in pogoji ter plačilni roki in načini plačila Izbira dobavitelja je tesno povezana z oblikovanjem nabavnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bomo sodelovali Podjetje se je osredotočilo na kupce ki zahtevajo kakovost kar je seveda odločilno vplivalo na izbiro dobaviteljev Med potencialnim dobavitelji hrane za male živali so izbrali samo tiste ki nudijo res vrhunsko kakovost Eukanuba Nutro Techni-Cal Royal Canin Hillrsquos Veliko sodelujejo tudi z lokalnimi dobavitelji Miprim doo (mlečni izdelki) Dobrodej Miklavž (lizalni kamni) Ekolap Scala doo (razkužila) Dar Trade Petrovče Vitan Trade Hoče (igrače) Aler doo Ljubljana (igrače) Zdravila se naročajo preko veledrogerij kot sta Krka in Kemofarmacija (nudijo širok asortiman dobava je možna vsak dan popusti ni problemov z zamenjavo blaga)

337 Eksterno naročilo Cilj eksternega naročila so pravilno pravočasno po sprejemljivih cenah in v optimalnih količinah naročeni proizvodi pri dobaviteljih kar omogoča pravočasno dobavo Naročilo je konkretna nabavna akcija kjer gre za neposreden poslovni kontakt z dobaviteljem in ustvarjanje pravne obveznosti tako s strani kupca (ki se zaveže da bo poravnal kupnino) kot s strani dobavitelja (ki se s potrditvijo naročila zaveže da bo obljubljeno tudi dostavil v dogovorjenih rokih in ustrezni kakovosti)

30

Hrano za male živali naročajo enkrat tedensko s tem so se prilagodili dobaviteljem Hrano in ostale proizvode naročajo v ponedeljek ndash torek (dobava sledi do konca tedna) ali v četrtek ndash petek (dobava sledi v začetku tedna) Zdravila je možno naročiti vsak dan ker dobavitelji dobavljajo tudi lekarnam na tem področju in ni težav z dobavnimi roki Eksterno naročilo se preda dobavitelju telefonsko (v večini primerov) ali po trgovskem zastopniku dobavitelja Pogodba med kupcem in dobaviteljem se sklene ko dobavitelj potrdi sprejem naročila S potrditvijo naročila dobavitelj sporoči kupcu da se strinja z vsebino naročila in ostalimi pogoji Včasih je potrebno kakšno naročilo tudi spremeniti ali dopolniti kar pomeni da se dobavitelja obvesti o spremembah ali dopolnitvah naročila ter sodeluje z njim pri odpravljanju morebitnih težav

338 Sklepanje nabavnih pogodb Preden lahko izdelamo predlog nabavne pogodbe mora podjetje imeti listo odobrenih dobaviteljev in specifikacije izdelkov ki jih bo nabavljalo pri dobaviteljih Naročnik in predstavnik dobavitelja nato skupaj uskladita zahteve naročnika po proizvodu in ostale pogodbene pogoje Kupna pogodba je pravna podlaga nabave ki nastane s strinjanjem obeh sodelujočih strank to je kupca in prodajalca Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa s potrditvijo naročila Pogodba se šteje za sklenjeno ko prodajalec potrdi kupčevo naročilo Pri sklepanju pogodbe pa morata obe pogodbeni strani izpolnjevati naslednja načela

podpisnika morata ravnati kot dobra gospodarja spoštovati zakone upoštevati veljavnost pogodbe upoštevati določila uzanc

Sama pogodba vsebuje naslednje elemente ceno in morebitne spremembe cene količino in kakovost blaga način naročanja (telefonsko preko prodajnih zastopnikov dobavitelja) dinamika nabave (1x tedensko) plačilne in dobavne pogoje popuste reklamacije način pakiranja in embalažo čas trajanja pogodbe promocijske akcije18 druga posebna določila k pogodbi

18 Prodajna akcija ki jo izpeljeta dobavitelj in prodajalec skupaj Vsak zmanjša ceno proizvoda za 10 (skupaj oba za 20) kar pripelje do povečane prodaje stranke so namreč vesele da za isto količino plačajo 20 manj Trgovina ima sicer manjši dobiček na enoto vendar se dobiček poveča zaradi večje prodane količine proizvoda

31

339 Spremljanje eksternega naročila Pri spremljanju naročila gre predvsem za kontrolo nad prispetjem potrditve naročila primerjavo z našim eksternim naročilom ter kontrolo dobavnih rokov (ali so naročeni proizvodi prispeli pravočasno) Namen spremljanja je torej v tem da preprečimo motnje poslovnega procesa nezmožnost izvršitve dobav našim kupcem in poslabšanje image-a Nabava je dolžna spremljati proizvode od njihovega naročila pa vse do prevzema v skladišču Glavna naloga nadzora izpolnjevanja dobavnih rokov je torej ugotavljanje njihovih prekoračitev in opominjanje dobavitelja na njih Vsi stroški z manipulacijo naročenih proizvodov morajo biti čim nižji kar pomeni da moramo naročene proizvode in njihovo pot od dobavitelja do nas nadzorovati in jo pravilno usmerjati

3310 Prevzem in pregled vhodnih proizvodov Pravilen in natančen prevzem naročenih in dobavljenih proizvodov je izredno pomembna naloga Prevzem poteka na osnovi

dokumentacije (pogodba eksterno naročilo dobavnica preverijo tudi cene proizvodov kajti včasih se zgodi da dobavitelji pozabijo na naknadno dogovorjene popuste ndash jih opozorijo na pomanjkljivost)

vizualnega pregleda (ugotavlja se prisotnost vidnih napak in pregled dokumentacije ki je prispela skupaj s pošiljko)

in količinskega pregleda (preveri se ustreznost proizvodov na dobavnici ter opravi količinski prevzem s štetjem) ki se opravita hkrati

Zelo pomembno je preveriti tudi rok uporabnosti tako za hrano vitamini in ostale dodatke k prehrani za živali ter predvsem rok uporabnosti zdravil19 Načeloma se zaupa dobavitelju vendar so kljub temu pozorni na rok uporabe Proizvodi (tudi proizvodi ki se niso prodali) ki jim je pretekel rok uporabe se vrnejo k dobaviteljem Če dobavitelj ne dobavi ustreznih naročenih proizvodov mu na osnovi reklamacije (Priloga 2) blago vrnejo oziroma pride do kompromisa (proizvode prevzamejo vendar jim dobavitelj zato odobri popust ndash zamenjava v duhu dobrega poslovanja) Prav tako se reklamirajo proizvodi ki imajo poškodovano embalažo Za dobavo in prevzem zdravil mora trgovina imeti poseben vhod (tukaj se ne smejo prevzemati nobeni drugi proizvodi) kar so rešili v sklopu bolnice Prav tako morajo biti zdravila v skladišču fizično ločena od ostalih proizvodov Vodi se tudi ločena evidenca20 zdravil od ostalih proizvodov

19 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih v 63 členu pravi Prepovedano je dajati v promet zdravilo ki mu je potekel rok uporabe ali če je bila dokazana oporečnost njegove kakovosti varnosti ali učinkovitosti 20 73 člen Zakona o zdravilih namreč pravi veletrgovci z zdravili lahko prodajajo zdravila za uporabo v veterinarski medicini tudi veterinarskim in drugim organizacijam ki po predpisih o veterinarstvu opravljajo veterinarsko dejavnost če imajo vzpostavljen sistem za sprejem shranjevanje in sledljivost zdravil ki ga preveri pristojni organ ter določeno odgovorno osebo za sprejem shranjevanje in zagotavljanje sledljivosti zdravil ki je imetnik diplome spričevala ali druge univerzitetne ali enakovredne izobrazbe iz farmacije

32

3311 Prejem in likvidacija računa Dobavitelj izda za dobavljene proizvode račun Prejeti računi dobaviteljev za dobavljene proizvode se pregledajo v smislu računovodske in predmetne točnosti Račun pomeni točno določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga moramo obravnavati zelo skrbno Likvidacijo računa opravimo takoj po njegovem prejemu saj s tem omogočimo računovodstvu da opravi promptno plačilo in tako pridobi pravico do popusta Likvidacija poteka po naslednjem postopku naprej se zbere potrebna dokumentacija (eksterno naročilo dobavnica prevzemnica račun) kateri sledi primerjava dokumentacije in ugotavljanje morebitnih razlik med naročeno prevzeto in zaračunano količino Ko se vse preveri in se vse ujema se račun likvidira Likvidacija računa zajema datum likvidacije na katero stroškovno mesto se račun knjiži datum valute računa podpis likvidatorja računa

3312 Evidenca in arhiviranje Zelo pomembna je evidenca zdravil omogočena mora biti sledljivost zdravila Sledljivost zdravila je po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (4 člen) dokumentirana pot zdravila od izdelovalca proizvajalca pravne ali fizične osebe ki opravlja promet z zdravili na debelo in na drobno do končnega uporabnika Pri vnosu dobavljenih zdravil v zaloge se morajo obvezno vpisati naslednji podatki ime zdravila (njegova koda) serijska številka zdravila opis količine (kos škatla ampula) število kosov in rok uporabe zdravila sledijo pa še dobavitelj datum prevzema številka dobavnice številka prevzemnice cena Serijska številka količina in rok uporabe zdravila sta izpisana tudi na računu zdravila ki je izdan stranki Sledljivost zdravila je pomembna še posebej v primeru umika določene serije zdravila s tržišča (npr ko sestava ne odgovarja specifikaciji) Takrat se vrnejo dobavitelju vsa zdravila ki so še v zalogi in preko izdanih računov (podatki strank) se izsledi že izdana zdravila pri strankah Skladišče zdravil je enotno tako za trgovino kot za ambulanto Pri prevzemu zdravila iz depoja mora veterinar podpisati oddajnico za vsa prevzeta zdravila Nadaljnjo evidenco o zdravilih nato vodi veterinar (kje se nahajajo katera žival jih je prejela v okviru svoje terapije) Podatki in informacije zbrani v evidencah so uporabni le tedaj če so ažurni in na voljo takrat kadar se dejansko potrebujejo K papirni evidenci shranjeni v obliki kopij v registru se štejejo ceniki (urejeni po dobaviteljih) podpisane kopije (s strani strank) izdanih računov

33

4 SKLEP Edina stalnica poslovnega okolja je njegovo nenehno spreminjanje Spremembe so številne in jim je težko slediti še posebej potrebam in željam potrošnikov ki se iz dneva v dan spreminjajo Zato uspešnost nabave izjemno vpliva na uspešnost trgovskega podjetja Bergant pravi (2001 21) raquoDobiček je ustvarjen samo če je input manjši kot output torej takrat ko podjetje posluje ekonomičnolaquo Vodenje nabave pa je odvisno od velikosti podjetja in ciljev ki jim podjetje sledi Odločitve o izbiri proizvodov (sortiment količina in cene) odločilno vplivajo na uspešnost podjetja Poslovna politika trgovskih podjetij se osredotoča v prvi vrsti na povečanje prodaje in zviševanje razlike med nabavno in prodajno ceno proizvodov Prodajne cene so na trgu razvrščene v različne cenovne razrede njihovo povečanje pa je dokaj zahtevno saj zahteva precej vlaganj in časa Zato poskušajo podjetja zniževati svoje nabavne stroške da bi tako povečala konkurenčnost Nabavno poslovanje postaja vse bolj obsežno zapleteno in zahtevno Nekdanje funkcije nabave naročanje prevzem in skladiščenje dopolnjujejo sedaj še trženjske funkcije kot so preučevanje nabavnega trga planiranje nabave odločitve glede dobaviteljev odločitve o oblikah in načinih nabavnega poslovanja ter nabavnih poteh pa tudi komuniciranje z dobavitelji analiziranje in evidentiranje nabave Pri nabavnem managementu je čedalje bolj pomemben dolgoročen odnos med kupcem in prodajalcem ki prinaša koristi tako prodajalcu kot kupcu ndash spoznanje da dolgoročno sodelovanje prinaša več koristi kot pa serija enkratnih kupčij za iste potrebe Uspešnost nabave je odvisna od pravilnih odločitev glede nabavnih virov Podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo je uspelo zgraditi dobre in dolgoročne poslovne odnose z dobavitelji Pri odločanju o nabavi ni pomembna samo cena temveč vse storitve ki jih nudi dobavitelj Prvi pomemben kriterij pri odločanju o nakupu pa je prav gotovo kakovost proizvodov saj lahko neustrezna kvaliteta ob nizki ceni povzroči več stroškov kot prihrankov Nabavna politika v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj pod okriljem katere posluje trgovina Dr Zoo je usmerjena k potrebam in željam svojih kupcev Težijo k čim večji optimalnosti cen nabavljenih proizvodov k visoki kakovosti proizvodov in dolgoročnemu sodelovanju z izbranimi dobavitelji Zakon o zdravilih prepoveduje oglaševanje zdravil kar posledično vpliva tudi na to da se ne sme oglaševati trgovina kot kraj kjer se prodajajo zdravila Dovoljuje pa obveščanje Tako lahko Veterinarska bolnica obveščajo ljudi o cepljenjih (redna letna cepljenja psov proti steklini) o uporabi razkužil (ptičja gripa) Reklamirajo se preko zadovoljnih strank ki o njih poročajo naprej svojim prijateljem in znancem Zelo pomembna je tudi povezanost trgovine z ambulanto od koder veterinarji napotijo stranke po zdravila in hrano za nadaljnjo terapijo pri živalih Povezanost trgovine z Ambulanto za male živali in oddelkom prakse za velike živali tvori njihovo prepoznavnost in konkurenčno prednost

34

POVZETEK Nabava je ena temeljnih funkcij poslovnega procesa trgovskih podjetij njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja posreduje kupcem in to v zadostni količini in primernem sortimentu po ustreznih cenah ter pravočasno Diplomsko delo je razdeljeno na dva dela in sicer na teoretični ter praktični del kjer je opisana nabava v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo V teoretičnem delu diplomskega dela je nabavni proces predstavljen po posameznih fazah kot ga predstavljajo avtorji v literaturi Faze si sledijo v določenem zaporedju Posamezne faze se med seboj prepletajo so povezane ter odvisne Vsako stopnjo nabavnega procesa je potrebno izvesti pazljivo in sistematično kajti le tako lahko zadovoljimo potrebe po proizvodih ki so na voljo pravočasno v ustrezni količini kvaliteti in ustrezni ceni Praktični del predstavlja podjetje Veterinarska bolnica Ptuj doo in analizo poteka postopka nabave v samem podjetju Proces sem prikazala od raziskave nabavnega trga sklepanja nabavne pogodbe ugotavljanja potreb in naročanja do prevzema blaga KLJUČNE BESEDE nabava nabavni proces naročanje izbira dobavitelj kupec trgovsko podjetje ABSTRACT Procurement is for commercial companies one of the key elements of business procedure its task is to obtain those articles which sales department discloses to customers in right quantity range of varieties suitable prices and in time Diploma is separeted in two parts The first part is theoretical and the second one is practical descripton of purchasing in company Veterinarska bolnica Ptuj doo In theoretical part of diploma the purchasing process is represented by particular stages The stages follow one another in certain succesion The particular stages are connected and depended between themselves Each stage of purchasing process has to be done carefully and systematically Only in that case we can satisfy the needs by products which are at service on time in appropriate quantity quality and at reasonable price The practical part represents the company Veterinarska bolnica Ptuj doo and analyses the purchasing process in it I presented procedure started with market resarch followed by award the contract needs determination ordering and take delivery KEY WORDS purchase purchasing process ordering choise supplier buyer trade company

35

5 SEZNAM LITERATURE

1 Baily PFarmer DJessop DJones 1998 Purchasing principles and Management London Prentice Hall

2 Bergant Bogomil 2001 Gospodarjenje podjetij Novo mesto Visokošolsko središče Visoka šola za upravljanje in poslovanje

3 Društvo ekonomistov 2000 25 Jubilejno posvetovanje o podjetniškem planiranju in managementu Uvajanje sprememb vodenja in planiranja

4 Gadde Lard-Erik in H Hakansson 1993 Profesional Purchasing London Routledge

5 Kaltnekar Zdravko 1993 Logistika v proizvodnem podjetju Kranj Moderna organizacija

6 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta 7 Kotler Philip 2004 Management trženja Ljubljana GV Založba 8 Leenders MR Fearon HE England WB 1985 Purchasing and Materials

Management RD Irwin Inc Homewood Illinois 9 Markič Peter Strniša Marija Tavčar Rudi 1993 Poslovna pogajanja Ljubljana

Gospodarski vestnik 10 PotočnikVekoslav 2000 Komercialno poslovanje z osnovami trženja 1 Ljubljana

Ekonomska fakulteta 11 PotočnikVekoslav 2001a Trgovinsko poslovanje Novo mesto Visoka šola za

upravljanje in poslovanje 12 PotočnikVekoslav 2001b Trženje v trgovini Ljubljana GV Založba 13 PotočnikVekoslav 2002a Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana

Ekonomska fakulteta 14 PotočnikVekoslav 2002b Temelji trženja s primeri iz prakse Ljubljana GV

Založba 15 van Weele A J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa

Ljubljana Gospodarski vestnik 16 Završnik Bruno 2004 Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV

Izobraževanje 17 Završnik Bruno 2001 Pogajanja v nabavi in upravljanje s človeškimi viri

Radenci Center za zunanjo trgovino Radenci doo 18 Završnik Bruno 2000 Nabava ndash zapiski predavanj Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta 19 Završnik Bruno 1997 Management nabave Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta

36

6 SEZNAM VIROV 1 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD ndash UPB1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+gospodarskih+druC5BEbahampmandate=-1ampunid=UPB|AB7A116C1EB745F7C1256F41003C9EF3ampshowdoc=1 [2532006] 2 Zakon o veterinarstvu (ZVet-1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampvt=6ampst=aampq=veterinaampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C1256A330020E07Fampshowdoc=1 [2532006] 3 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (ZZMP) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+zdravilihampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C125683A002C1181ampshowdoc=1 [2532006] 4 Zakon o zdravilih (ZZdr) (online) Dostopen na httpwwwuradni-listsi1ulonlinejspurlid=200631ampdhid=81631 [2532006]

25

SLIKA 5 ČAKALNICA AMBULANTE SLIKA 6 ORDINACIJA ZA MALE ŽIVALI

32 Organiziranost pomen in cilji nabavne službe Nabava je strateškega pomena za podjetje kot je Veterinarska bolnica Ptuj Ima neposreden vpliv na zniževanje stroškov in s tem uspešnost podjetja Uspešno izvedena nabava in pravi predmeti nabave zagotavljajo dobre odnose z kupci Zadovoljni kupci pa svoje zadovoljstvo sporočajo naprej svojim prijateljem in znancem kar je dobra in brezplačna reklama za podjetje Nabava je organizirana centralizirano kar pomeni da oskrbuje tako trgovino kot ambulanto Vse potrebe po proizvodih zdravilih medicinskih pripomočkih in ostalih potrebščinah se iz ambulante sporočijo nabavi ta pa nato izvršuje potrebna opravila povezana z nabavo Temeljne cilje nabave v podjetju lahko razdelimo na nabaviti prave proizvode v ustrezni zahtevani kakovosti v pravi količini ob pravem času po najboljši ceni in ugodnih dobavnih plačilnih pogojih

zagotoviti nepretrgan tok dobave ki ne bo povzročal pomanjkanja proizvodov ali pa preveliki zalog

razvijanje dobrih poslovnih odnosov z dobavitelji

33 Analiza nabavnega procesa po fazah

331 Zaznavanje potreb Za trgovsko podjetje velja staro pravilo ki pravi da je ugodna nabava že pol uspeha Nabava je neposredno povezana s prodajo in pomembno prispeva k zniževanju poslovnih stroškov z doseženimi nabavnimi ugodnostmi Jedro nabavnega sortimenta predstavlja standardni ali fiksni sortiman ki je prilagojen stalnim potrebam porabnikov in spremenljivi ali variabilni sortiman ki pomeni širitev stalnega sortimana v posameznih prodajnih sezonah ali zaradi drugih potreb porabnikov Razmerja med njima ni mogoče natančno določiti saj je pojavljajo tako imenovani mejni proizvodi ki se pojavljajo v obeh sortimentih v določenih obdobjih ali na različne načine

26

Pri nabavi izdelkov se upošteva naslednje da lahko podjetje sortiment izdelkov hitro spreminja in prilagaja potrebam

porabnikov da lahko po potrebi sortiment razširi oziroma ga poglobi in prilagaja ožjemu

segmentu kupcev

Potrebe po izdelkih se zaznavajo kot potrebe po izdelkih pri dnevnem preverjanju zalog optično (pregled zalog

izdelkov po prodajalni in skladišču zapis manjkajočih izdelkov v zvezek za naročila) in preko računalnika (program sam javi da je na zalogi zgolj minimalna količina izdelkov omogoča pa tudi označitev minimalne zaloge izdelkov že pri njihovem vnosu v zaloge)

kot potrebo iz tržišča po novem izdelku prodajni predstavniki ki ponujajo boljši izdelek ali nižjo ceno za enako kakovosten izdelek novi izdelki v katalogih dobaviteljev specialna naročila kupcev14 povečano povpraševanje strank po določenih izdelkih sledi postopek zbiranja in analiziranja ponudb dobaviteljev pogajanja z izbranim dobaviteljem in podpis pogodbe z njim

Ker gre za vezano trgovino z Ambulanto za male živali se stranke iz ambulante napotijo v trgovino po zdravila15 za nadaljnje zdravljenje hrano in ostale pripomočke za živali Prav tako pa se vsa zdravila in ostali pripomočki za ambulanto naročajo preko trgovine Po spoznanju potreb se določi splošne značilnosti izdelkov in potrebno količino Za standardno blago je to preprost postopek pri zdravilih in medicinskih pripomočkih pa se mora nabavnik pri opredelitvi lastnosti kot so zanesljivost trajnost in cena posvetovati z

14 Takšnih naročil je okrog deset na mesec Gre za naročila izdelkov iz katalogov dobaviteljev ki niso na voljo v prodajalni (npr plaščki različnih velikosti in barv za kužke) Ni predplačil izjema so dražji izdelki in izdelki za veliko prakso (npr škarje za striženje ovac) 15Pogoje ki jih morajo izpolnjevati specializirane prodajalne za promet z zdravili na drobno in postopek ugotavljanja teh pogojev ter stroške postopka predpiše pristojni minister v soglasju z ministrom pristojnim za blagovni promet in trgovino (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 58 člen 3 odstavek) Po Zakonu o veterinarstvu (3 člen 24 odstavek) so zdravila za uporabo v veterinarski medicini vsaka snov ali kombinacija snovi ki so pripravljene in namenjene za zdravljenje ali preprečevanje bolezni pri živalih za zdravilo pa se šteje tudi vsaka snov ali kombinacija snovi ki se lahko uporablja na živalih z namenom da bi se določila diagnoza ali ponovno vzpostavile izboljšale ali spremenile fiziološke funkcije Po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (3 člen 16 odstavek) se za zdravila za uporabo v veterinarski medicini štejejo tudi sredstva ki se uporabljajo za razkuževanje uničevanje členonožcev in glodalcev in pridejo v neposreden ali posreden stik z živalmi Za določena zdravila (ibid 5 člen) mora imeti prodajalec (zdravila lahko v trgovini izdaja samo farmacevt ali veterinarski tehnik) nalog (recept) za izdajo zdravila ki ga izda veterinar Nalog za izdajo zdravil se pripne kopiji računa ki ostane v trgovini Stranko morajo seznaniti z navodili za uporabo (72 člen Zakona o zdravilih) in karenčno dobo zdravila kar stranka potrdi z podpisom (Priloga 1) Zdravila ki so namenjena živalim velike prakse se morajo vpisati v Hlevsko knjigo rejca (evidenca zdravil ki so dajana živalim) Vpis obvezno opravi veterinar (podpis žig) če vpis ni opravljen sledijo sankcije Zdravila brez recepta in vitamini se izdajajo kot navadno trgovsko blago Karenca (ibid 4 člen 19 odstavek) je časovno obdobje ki mora preteči od zadnjega dajanja zdravila živali ob normalni uporabi pa do trenutka ko zdravljeno žival lahko damo v redni zakol za proizvodnjo neoporečnih živil oziroma čas v katerem se živalska tkiva mleko jajca in med zdravljenih živali ne smejo uporabljati za prehrano ljudi zaradi možne vsebnosti zaostankov zdravil nad najvišjimi dovoljenimi količinami zaostankov zdravil v teh živilih

27

veterinarji Nabava sodeluje pri predvidevanju potreb z veterinarji prav tako pa jih obvešča tudi o dobavnih rokih izdelkov po katerih povprašujejo Težave povzroča predvsem pomanjkanje zdravil za malo in veliko prakso Kajti za prodajalce zdravil je Slovenija premajhen trg in se jim registracija zdravil (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 13 - 28 člen) ne izplača Problem se rešuje do določene mere s kombinacijo humanih zdravil16 vendar določena zdravila še vedno primanjkujejo oziroma jih na trgu ni za dobiti (npr kapljice za mačje garje zdravilo proti ušem pri perutnini hellip) Predmeti nabave so zdravila vitamini in drugi dodatki k prehrani za male in velike živali hrana za hišne ljubljenčke premium razreda dodatki za nego in drugi pripomočki za male in velike živali razkužila rodenticidi (zatiranje glodavcev) pisarniški material tiskovine obrazci laboratorijski material

332 Interno naročilo Namen internega naročanja so pravilno pravočasno in v optimalnih količinah interno naročeni proizvodi Zaznane potrebe po določenih izdelkih se vpišejo v zvezek naročil kjer se za vsakega dobavitelja vodi svoja evidenca

333 Pregled internega naročila Interna naročila skupaj pregledajo prodajalci in vodja trgovine Preverijo kaj je potrebno naročiti katera so nujna naročila in kaj se bo naročilo kasneje O zdravilih in medicinskih pripomočkih poteka posvet z veterinarji Kadar obstajajo alternativni proizvodi za zadovoljitev iste potrebe se posvetujejo o tem ali bodo uporabili alternativne proizvode ali bodo naročili zahtevane proizvode Če je interno naročilo pravilno izpolnjeno in popolno gre v nadaljnje reševanje

16Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (6 člen 3 odstavek) pravi da je uporabljanje zdravil za uporabo v humani medicini za živali prepovedano razen v izjemnih primerih če tako določi minister pristojen za veterinarstvo Prepovedano pa je tudi (ibid 6 člen 1 odstavek) predpisovanje izdelava in izdaja magistralnih zdravil za uporabo v veterinarski medicini ki puščajo nedovoljene zaostanke v mesu organih ali izdelkih iz živali ki so namenjene za prehrano ljudi Zakon o zdravilih pa v 18 členu (izjemna uporaba zdravil v veterinarski medicini) pravi (1) Če ni na voljo nobenega zdravila za uporabo v veterinarski medicini z dovoljenjem za promet v Republiki Sloveniji za obravnavo bolezenskih stanj določenih živalskih vrst lahko veterinar oziroma veterinarka (v nadaljnjem besedilu veterinar) odgovoren za zdravljenje živali in zlasti da bi preprečil nesprejemljivo trpljenje živali izjemno uporabi zdravila ki nimajo dovoljenja za promet za uporabo pri tej živalski vrsti ali za zadevno bolezensko stanje (2) Natančnejše pogoje izjemne uporabe zdravil predpiše pristojni minister

28

334 Izdelava povpraševanja za potencialne kupce S prenovitvijo trgovine so se odločili tudi za določen standard proizvodov ki jih bodo prodajali to je premium razred Ker pri hrani in ostalih dodatkih za male živali cenovno ne morejo konkurirati velikim trgovskim centrom (ki prodajajo hrano in dodatke nižje kakovosti in posledično po nižjih cenah) so se usmerili na kupce ki zahtevajo kakovost in so pripravljeni zanjo tudi več odšteti Vrhunska kakovost je osnova na kateri se gradijo vsi ostali poslovni odnosi z dobavitelji Nabava nato na osnovi izbranih nabavnih potreb po proizvodih pošlje zahtevo za ponudbo potencialnim dobaviteljem Zahteve vključujejo pogoje in specifikacije (tehnične kakovostne zakonske nabavne hellip) ter morebitno zahtevo tudi po začetnih vzorcih proizvodov Nato v sodelovanju z veterinarji ugotovi ali začetni vzorci ustrezajo vsem podanim zahtevam in jih na podlagi ugotovitev sprejmejo ali zavrnejo Specifikacija izdelka je pomembna informacija ki dobavitelju natančno pove kaj želi podjetje nabaviti Obsega pa

kaj mora dobavitelj dostaviti naročniku želeno kakovost izdelka kdaj in koliko je potrebno dostaviti in način izpolnitve naročila

Podjetje naroča izdelke predvsem na podlagi prodajnih katalogov dobaviteljev gre torej za nabavo po dobaviteljevih specifikacijah Velik del nabavnega sortimana sestavljajo standardni izdelki zato lahko podjetje hitreje in lažje zamenja dobavitelje pa tudi sedanje izdelke lažje nadomesti s podobnimi izdelki drugih dobaviteljev Pri zdravilih so omejeni z dobavo in ponudbo kar je eden izmed razlogov zakaj so v ambulanti terapije poslovna skrivnost17 Podjetje ne more postavljati nobenih pogojev če želijo zdravilo nabaviti sprejmejo tiste pogoje ki jih ponujajo veledrogerije

335 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga se izvaja samo takrat kadar se nabavlja nov proizvod oziroma ko obstoječi dobavitelji ne morejo zagotoviti zahtevanega proizvoda Preučuje se ponudba in povpraševanje po proizvodu in z njima povezana gibanja cen količin kakovosti hellip Drugače pa dobava poteka po odobreni listi izbranih dobaviteljev Z dobavitelji s katerimi so ustvarili uspešen poslovni odnos ki je v obojestransko korist in zadovoljstvo in ki zagotavljajo proizvode po zahtevani kakovosti optimalni ceni ustreznih plačilnih in dobavnih pogojih imajo interes tudi v bodoče sodelovati Kadar se pojavijo negativne izkušnje v sodelovanju z dobavitelji poskušajo spore reševati sproti 17 Terapija (kombinacija zdravil) je poslovna skrivnost podjetja in ni zapisana na računu ki je izdan stranki Zapisana pa je v osebni kartoteki zdravljene živali V 39 členu Zakona o gospodarskih družbah je zapisano Za poslovno skrivnost se štejejo podatki za katere tako določi družba s pisnim sklepom S tem sklepom morajo biti seznanjeni družbeniki delavci člani organov in druge osebe ki so dolžne varovati poslovno skrivnost

29

Pri raziskavi tržišča si pomagajo s ponudbami dobaviteljev ki jih pošiljajo na lastno iniciativo s spletnimi stranmi z obiski trgovskih potnikov (najbolj pogosto jih trgovski potniki sami obiščejo in predstavljajo nove izdelke iz njihove ponudbe jih seznanjajo z novim promocijskim materialom) katalogi dobaviteljev Tako pri izboru dobavitelja za določeno vrsto proizvodov kot tudi pri nabavi novih proizvodov se pridobi več različnih ponudb Na podlagi medsebojne primerjave in analize izberejo najbolj ugodno

336 Izbor dobaviteljev Izbira dobaviteljev je ključna naloga nabave Dobri dobavitelji so tisti ki nudijo nove rešitve Seveda pa je take dobavitelje potrebno najti in potem še izbrati Pravilna izbira dobaviteljev vpliva na kakovost in ceno oskrbe s proizvodi S sistematično in natančno raziskavo lahko najbolje poiščemo potencialne dobavitelje Pogoj za uspešnost so pravi viri informacij in podjetje je črpalo iz naslednjih poslovni imeniki publikacije dobaviteljev strokovni časopisi in revije viri v podjetju informacije od posrednikov izmenjava izkušenj Pri izdelavi nabavne kalkulacije se upoštevajo vsi nabavni stroški ki nastanejo pri posameznem dobavitelju Na izbor pa seveda vplivajo tudi kakovost materiala dobavni roki in pogoji ter plačilni roki in načini plačila Izbira dobavitelja je tesno povezana z oblikovanjem nabavnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bomo sodelovali Podjetje se je osredotočilo na kupce ki zahtevajo kakovost kar je seveda odločilno vplivalo na izbiro dobaviteljev Med potencialnim dobavitelji hrane za male živali so izbrali samo tiste ki nudijo res vrhunsko kakovost Eukanuba Nutro Techni-Cal Royal Canin Hillrsquos Veliko sodelujejo tudi z lokalnimi dobavitelji Miprim doo (mlečni izdelki) Dobrodej Miklavž (lizalni kamni) Ekolap Scala doo (razkužila) Dar Trade Petrovče Vitan Trade Hoče (igrače) Aler doo Ljubljana (igrače) Zdravila se naročajo preko veledrogerij kot sta Krka in Kemofarmacija (nudijo širok asortiman dobava je možna vsak dan popusti ni problemov z zamenjavo blaga)

337 Eksterno naročilo Cilj eksternega naročila so pravilno pravočasno po sprejemljivih cenah in v optimalnih količinah naročeni proizvodi pri dobaviteljih kar omogoča pravočasno dobavo Naročilo je konkretna nabavna akcija kjer gre za neposreden poslovni kontakt z dobaviteljem in ustvarjanje pravne obveznosti tako s strani kupca (ki se zaveže da bo poravnal kupnino) kot s strani dobavitelja (ki se s potrditvijo naročila zaveže da bo obljubljeno tudi dostavil v dogovorjenih rokih in ustrezni kakovosti)

30

Hrano za male živali naročajo enkrat tedensko s tem so se prilagodili dobaviteljem Hrano in ostale proizvode naročajo v ponedeljek ndash torek (dobava sledi do konca tedna) ali v četrtek ndash petek (dobava sledi v začetku tedna) Zdravila je možno naročiti vsak dan ker dobavitelji dobavljajo tudi lekarnam na tem področju in ni težav z dobavnimi roki Eksterno naročilo se preda dobavitelju telefonsko (v večini primerov) ali po trgovskem zastopniku dobavitelja Pogodba med kupcem in dobaviteljem se sklene ko dobavitelj potrdi sprejem naročila S potrditvijo naročila dobavitelj sporoči kupcu da se strinja z vsebino naročila in ostalimi pogoji Včasih je potrebno kakšno naročilo tudi spremeniti ali dopolniti kar pomeni da se dobavitelja obvesti o spremembah ali dopolnitvah naročila ter sodeluje z njim pri odpravljanju morebitnih težav

338 Sklepanje nabavnih pogodb Preden lahko izdelamo predlog nabavne pogodbe mora podjetje imeti listo odobrenih dobaviteljev in specifikacije izdelkov ki jih bo nabavljalo pri dobaviteljih Naročnik in predstavnik dobavitelja nato skupaj uskladita zahteve naročnika po proizvodu in ostale pogodbene pogoje Kupna pogodba je pravna podlaga nabave ki nastane s strinjanjem obeh sodelujočih strank to je kupca in prodajalca Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa s potrditvijo naročila Pogodba se šteje za sklenjeno ko prodajalec potrdi kupčevo naročilo Pri sklepanju pogodbe pa morata obe pogodbeni strani izpolnjevati naslednja načela

podpisnika morata ravnati kot dobra gospodarja spoštovati zakone upoštevati veljavnost pogodbe upoštevati določila uzanc

Sama pogodba vsebuje naslednje elemente ceno in morebitne spremembe cene količino in kakovost blaga način naročanja (telefonsko preko prodajnih zastopnikov dobavitelja) dinamika nabave (1x tedensko) plačilne in dobavne pogoje popuste reklamacije način pakiranja in embalažo čas trajanja pogodbe promocijske akcije18 druga posebna določila k pogodbi

18 Prodajna akcija ki jo izpeljeta dobavitelj in prodajalec skupaj Vsak zmanjša ceno proizvoda za 10 (skupaj oba za 20) kar pripelje do povečane prodaje stranke so namreč vesele da za isto količino plačajo 20 manj Trgovina ima sicer manjši dobiček na enoto vendar se dobiček poveča zaradi večje prodane količine proizvoda

31

339 Spremljanje eksternega naročila Pri spremljanju naročila gre predvsem za kontrolo nad prispetjem potrditve naročila primerjavo z našim eksternim naročilom ter kontrolo dobavnih rokov (ali so naročeni proizvodi prispeli pravočasno) Namen spremljanja je torej v tem da preprečimo motnje poslovnega procesa nezmožnost izvršitve dobav našim kupcem in poslabšanje image-a Nabava je dolžna spremljati proizvode od njihovega naročila pa vse do prevzema v skladišču Glavna naloga nadzora izpolnjevanja dobavnih rokov je torej ugotavljanje njihovih prekoračitev in opominjanje dobavitelja na njih Vsi stroški z manipulacijo naročenih proizvodov morajo biti čim nižji kar pomeni da moramo naročene proizvode in njihovo pot od dobavitelja do nas nadzorovati in jo pravilno usmerjati

3310 Prevzem in pregled vhodnih proizvodov Pravilen in natančen prevzem naročenih in dobavljenih proizvodov je izredno pomembna naloga Prevzem poteka na osnovi

dokumentacije (pogodba eksterno naročilo dobavnica preverijo tudi cene proizvodov kajti včasih se zgodi da dobavitelji pozabijo na naknadno dogovorjene popuste ndash jih opozorijo na pomanjkljivost)

vizualnega pregleda (ugotavlja se prisotnost vidnih napak in pregled dokumentacije ki je prispela skupaj s pošiljko)

in količinskega pregleda (preveri se ustreznost proizvodov na dobavnici ter opravi količinski prevzem s štetjem) ki se opravita hkrati

Zelo pomembno je preveriti tudi rok uporabnosti tako za hrano vitamini in ostale dodatke k prehrani za živali ter predvsem rok uporabnosti zdravil19 Načeloma se zaupa dobavitelju vendar so kljub temu pozorni na rok uporabe Proizvodi (tudi proizvodi ki se niso prodali) ki jim je pretekel rok uporabe se vrnejo k dobaviteljem Če dobavitelj ne dobavi ustreznih naročenih proizvodov mu na osnovi reklamacije (Priloga 2) blago vrnejo oziroma pride do kompromisa (proizvode prevzamejo vendar jim dobavitelj zato odobri popust ndash zamenjava v duhu dobrega poslovanja) Prav tako se reklamirajo proizvodi ki imajo poškodovano embalažo Za dobavo in prevzem zdravil mora trgovina imeti poseben vhod (tukaj se ne smejo prevzemati nobeni drugi proizvodi) kar so rešili v sklopu bolnice Prav tako morajo biti zdravila v skladišču fizično ločena od ostalih proizvodov Vodi se tudi ločena evidenca20 zdravil od ostalih proizvodov

19 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih v 63 členu pravi Prepovedano je dajati v promet zdravilo ki mu je potekel rok uporabe ali če je bila dokazana oporečnost njegove kakovosti varnosti ali učinkovitosti 20 73 člen Zakona o zdravilih namreč pravi veletrgovci z zdravili lahko prodajajo zdravila za uporabo v veterinarski medicini tudi veterinarskim in drugim organizacijam ki po predpisih o veterinarstvu opravljajo veterinarsko dejavnost če imajo vzpostavljen sistem za sprejem shranjevanje in sledljivost zdravil ki ga preveri pristojni organ ter določeno odgovorno osebo za sprejem shranjevanje in zagotavljanje sledljivosti zdravil ki je imetnik diplome spričevala ali druge univerzitetne ali enakovredne izobrazbe iz farmacije

32

3311 Prejem in likvidacija računa Dobavitelj izda za dobavljene proizvode račun Prejeti računi dobaviteljev za dobavljene proizvode se pregledajo v smislu računovodske in predmetne točnosti Račun pomeni točno določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga moramo obravnavati zelo skrbno Likvidacijo računa opravimo takoj po njegovem prejemu saj s tem omogočimo računovodstvu da opravi promptno plačilo in tako pridobi pravico do popusta Likvidacija poteka po naslednjem postopku naprej se zbere potrebna dokumentacija (eksterno naročilo dobavnica prevzemnica račun) kateri sledi primerjava dokumentacije in ugotavljanje morebitnih razlik med naročeno prevzeto in zaračunano količino Ko se vse preveri in se vse ujema se račun likvidira Likvidacija računa zajema datum likvidacije na katero stroškovno mesto se račun knjiži datum valute računa podpis likvidatorja računa

3312 Evidenca in arhiviranje Zelo pomembna je evidenca zdravil omogočena mora biti sledljivost zdravila Sledljivost zdravila je po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (4 člen) dokumentirana pot zdravila od izdelovalca proizvajalca pravne ali fizične osebe ki opravlja promet z zdravili na debelo in na drobno do končnega uporabnika Pri vnosu dobavljenih zdravil v zaloge se morajo obvezno vpisati naslednji podatki ime zdravila (njegova koda) serijska številka zdravila opis količine (kos škatla ampula) število kosov in rok uporabe zdravila sledijo pa še dobavitelj datum prevzema številka dobavnice številka prevzemnice cena Serijska številka količina in rok uporabe zdravila sta izpisana tudi na računu zdravila ki je izdan stranki Sledljivost zdravila je pomembna še posebej v primeru umika določene serije zdravila s tržišča (npr ko sestava ne odgovarja specifikaciji) Takrat se vrnejo dobavitelju vsa zdravila ki so še v zalogi in preko izdanih računov (podatki strank) se izsledi že izdana zdravila pri strankah Skladišče zdravil je enotno tako za trgovino kot za ambulanto Pri prevzemu zdravila iz depoja mora veterinar podpisati oddajnico za vsa prevzeta zdravila Nadaljnjo evidenco o zdravilih nato vodi veterinar (kje se nahajajo katera žival jih je prejela v okviru svoje terapije) Podatki in informacije zbrani v evidencah so uporabni le tedaj če so ažurni in na voljo takrat kadar se dejansko potrebujejo K papirni evidenci shranjeni v obliki kopij v registru se štejejo ceniki (urejeni po dobaviteljih) podpisane kopije (s strani strank) izdanih računov

33

4 SKLEP Edina stalnica poslovnega okolja je njegovo nenehno spreminjanje Spremembe so številne in jim je težko slediti še posebej potrebam in željam potrošnikov ki se iz dneva v dan spreminjajo Zato uspešnost nabave izjemno vpliva na uspešnost trgovskega podjetja Bergant pravi (2001 21) raquoDobiček je ustvarjen samo če je input manjši kot output torej takrat ko podjetje posluje ekonomičnolaquo Vodenje nabave pa je odvisno od velikosti podjetja in ciljev ki jim podjetje sledi Odločitve o izbiri proizvodov (sortiment količina in cene) odločilno vplivajo na uspešnost podjetja Poslovna politika trgovskih podjetij se osredotoča v prvi vrsti na povečanje prodaje in zviševanje razlike med nabavno in prodajno ceno proizvodov Prodajne cene so na trgu razvrščene v različne cenovne razrede njihovo povečanje pa je dokaj zahtevno saj zahteva precej vlaganj in časa Zato poskušajo podjetja zniževati svoje nabavne stroške da bi tako povečala konkurenčnost Nabavno poslovanje postaja vse bolj obsežno zapleteno in zahtevno Nekdanje funkcije nabave naročanje prevzem in skladiščenje dopolnjujejo sedaj še trženjske funkcije kot so preučevanje nabavnega trga planiranje nabave odločitve glede dobaviteljev odločitve o oblikah in načinih nabavnega poslovanja ter nabavnih poteh pa tudi komuniciranje z dobavitelji analiziranje in evidentiranje nabave Pri nabavnem managementu je čedalje bolj pomemben dolgoročen odnos med kupcem in prodajalcem ki prinaša koristi tako prodajalcu kot kupcu ndash spoznanje da dolgoročno sodelovanje prinaša več koristi kot pa serija enkratnih kupčij za iste potrebe Uspešnost nabave je odvisna od pravilnih odločitev glede nabavnih virov Podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo je uspelo zgraditi dobre in dolgoročne poslovne odnose z dobavitelji Pri odločanju o nabavi ni pomembna samo cena temveč vse storitve ki jih nudi dobavitelj Prvi pomemben kriterij pri odločanju o nakupu pa je prav gotovo kakovost proizvodov saj lahko neustrezna kvaliteta ob nizki ceni povzroči več stroškov kot prihrankov Nabavna politika v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj pod okriljem katere posluje trgovina Dr Zoo je usmerjena k potrebam in željam svojih kupcev Težijo k čim večji optimalnosti cen nabavljenih proizvodov k visoki kakovosti proizvodov in dolgoročnemu sodelovanju z izbranimi dobavitelji Zakon o zdravilih prepoveduje oglaševanje zdravil kar posledično vpliva tudi na to da se ne sme oglaševati trgovina kot kraj kjer se prodajajo zdravila Dovoljuje pa obveščanje Tako lahko Veterinarska bolnica obveščajo ljudi o cepljenjih (redna letna cepljenja psov proti steklini) o uporabi razkužil (ptičja gripa) Reklamirajo se preko zadovoljnih strank ki o njih poročajo naprej svojim prijateljem in znancem Zelo pomembna je tudi povezanost trgovine z ambulanto od koder veterinarji napotijo stranke po zdravila in hrano za nadaljnjo terapijo pri živalih Povezanost trgovine z Ambulanto za male živali in oddelkom prakse za velike živali tvori njihovo prepoznavnost in konkurenčno prednost

34

POVZETEK Nabava je ena temeljnih funkcij poslovnega procesa trgovskih podjetij njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja posreduje kupcem in to v zadostni količini in primernem sortimentu po ustreznih cenah ter pravočasno Diplomsko delo je razdeljeno na dva dela in sicer na teoretični ter praktični del kjer je opisana nabava v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo V teoretičnem delu diplomskega dela je nabavni proces predstavljen po posameznih fazah kot ga predstavljajo avtorji v literaturi Faze si sledijo v določenem zaporedju Posamezne faze se med seboj prepletajo so povezane ter odvisne Vsako stopnjo nabavnega procesa je potrebno izvesti pazljivo in sistematično kajti le tako lahko zadovoljimo potrebe po proizvodih ki so na voljo pravočasno v ustrezni količini kvaliteti in ustrezni ceni Praktični del predstavlja podjetje Veterinarska bolnica Ptuj doo in analizo poteka postopka nabave v samem podjetju Proces sem prikazala od raziskave nabavnega trga sklepanja nabavne pogodbe ugotavljanja potreb in naročanja do prevzema blaga KLJUČNE BESEDE nabava nabavni proces naročanje izbira dobavitelj kupec trgovsko podjetje ABSTRACT Procurement is for commercial companies one of the key elements of business procedure its task is to obtain those articles which sales department discloses to customers in right quantity range of varieties suitable prices and in time Diploma is separeted in two parts The first part is theoretical and the second one is practical descripton of purchasing in company Veterinarska bolnica Ptuj doo In theoretical part of diploma the purchasing process is represented by particular stages The stages follow one another in certain succesion The particular stages are connected and depended between themselves Each stage of purchasing process has to be done carefully and systematically Only in that case we can satisfy the needs by products which are at service on time in appropriate quantity quality and at reasonable price The practical part represents the company Veterinarska bolnica Ptuj doo and analyses the purchasing process in it I presented procedure started with market resarch followed by award the contract needs determination ordering and take delivery KEY WORDS purchase purchasing process ordering choise supplier buyer trade company

35

5 SEZNAM LITERATURE

1 Baily PFarmer DJessop DJones 1998 Purchasing principles and Management London Prentice Hall

2 Bergant Bogomil 2001 Gospodarjenje podjetij Novo mesto Visokošolsko središče Visoka šola za upravljanje in poslovanje

3 Društvo ekonomistov 2000 25 Jubilejno posvetovanje o podjetniškem planiranju in managementu Uvajanje sprememb vodenja in planiranja

4 Gadde Lard-Erik in H Hakansson 1993 Profesional Purchasing London Routledge

5 Kaltnekar Zdravko 1993 Logistika v proizvodnem podjetju Kranj Moderna organizacija

6 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta 7 Kotler Philip 2004 Management trženja Ljubljana GV Založba 8 Leenders MR Fearon HE England WB 1985 Purchasing and Materials

Management RD Irwin Inc Homewood Illinois 9 Markič Peter Strniša Marija Tavčar Rudi 1993 Poslovna pogajanja Ljubljana

Gospodarski vestnik 10 PotočnikVekoslav 2000 Komercialno poslovanje z osnovami trženja 1 Ljubljana

Ekonomska fakulteta 11 PotočnikVekoslav 2001a Trgovinsko poslovanje Novo mesto Visoka šola za

upravljanje in poslovanje 12 PotočnikVekoslav 2001b Trženje v trgovini Ljubljana GV Založba 13 PotočnikVekoslav 2002a Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana

Ekonomska fakulteta 14 PotočnikVekoslav 2002b Temelji trženja s primeri iz prakse Ljubljana GV

Založba 15 van Weele A J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa

Ljubljana Gospodarski vestnik 16 Završnik Bruno 2004 Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV

Izobraževanje 17 Završnik Bruno 2001 Pogajanja v nabavi in upravljanje s človeškimi viri

Radenci Center za zunanjo trgovino Radenci doo 18 Završnik Bruno 2000 Nabava ndash zapiski predavanj Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta 19 Završnik Bruno 1997 Management nabave Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta

36

6 SEZNAM VIROV 1 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD ndash UPB1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+gospodarskih+druC5BEbahampmandate=-1ampunid=UPB|AB7A116C1EB745F7C1256F41003C9EF3ampshowdoc=1 [2532006] 2 Zakon o veterinarstvu (ZVet-1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampvt=6ampst=aampq=veterinaampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C1256A330020E07Fampshowdoc=1 [2532006] 3 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (ZZMP) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+zdravilihampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C125683A002C1181ampshowdoc=1 [2532006] 4 Zakon o zdravilih (ZZdr) (online) Dostopen na httpwwwuradni-listsi1ulonlinejspurlid=200631ampdhid=81631 [2532006]

26

Pri nabavi izdelkov se upošteva naslednje da lahko podjetje sortiment izdelkov hitro spreminja in prilagaja potrebam

porabnikov da lahko po potrebi sortiment razširi oziroma ga poglobi in prilagaja ožjemu

segmentu kupcev

Potrebe po izdelkih se zaznavajo kot potrebe po izdelkih pri dnevnem preverjanju zalog optično (pregled zalog

izdelkov po prodajalni in skladišču zapis manjkajočih izdelkov v zvezek za naročila) in preko računalnika (program sam javi da je na zalogi zgolj minimalna količina izdelkov omogoča pa tudi označitev minimalne zaloge izdelkov že pri njihovem vnosu v zaloge)

kot potrebo iz tržišča po novem izdelku prodajni predstavniki ki ponujajo boljši izdelek ali nižjo ceno za enako kakovosten izdelek novi izdelki v katalogih dobaviteljev specialna naročila kupcev14 povečano povpraševanje strank po določenih izdelkih sledi postopek zbiranja in analiziranja ponudb dobaviteljev pogajanja z izbranim dobaviteljem in podpis pogodbe z njim

Ker gre za vezano trgovino z Ambulanto za male živali se stranke iz ambulante napotijo v trgovino po zdravila15 za nadaljnje zdravljenje hrano in ostale pripomočke za živali Prav tako pa se vsa zdravila in ostali pripomočki za ambulanto naročajo preko trgovine Po spoznanju potreb se določi splošne značilnosti izdelkov in potrebno količino Za standardno blago je to preprost postopek pri zdravilih in medicinskih pripomočkih pa se mora nabavnik pri opredelitvi lastnosti kot so zanesljivost trajnost in cena posvetovati z

14 Takšnih naročil je okrog deset na mesec Gre za naročila izdelkov iz katalogov dobaviteljev ki niso na voljo v prodajalni (npr plaščki različnih velikosti in barv za kužke) Ni predplačil izjema so dražji izdelki in izdelki za veliko prakso (npr škarje za striženje ovac) 15Pogoje ki jih morajo izpolnjevati specializirane prodajalne za promet z zdravili na drobno in postopek ugotavljanja teh pogojev ter stroške postopka predpiše pristojni minister v soglasju z ministrom pristojnim za blagovni promet in trgovino (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 58 člen 3 odstavek) Po Zakonu o veterinarstvu (3 člen 24 odstavek) so zdravila za uporabo v veterinarski medicini vsaka snov ali kombinacija snovi ki so pripravljene in namenjene za zdravljenje ali preprečevanje bolezni pri živalih za zdravilo pa se šteje tudi vsaka snov ali kombinacija snovi ki se lahko uporablja na živalih z namenom da bi se določila diagnoza ali ponovno vzpostavile izboljšale ali spremenile fiziološke funkcije Po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (3 člen 16 odstavek) se za zdravila za uporabo v veterinarski medicini štejejo tudi sredstva ki se uporabljajo za razkuževanje uničevanje členonožcev in glodalcev in pridejo v neposreden ali posreden stik z živalmi Za določena zdravila (ibid 5 člen) mora imeti prodajalec (zdravila lahko v trgovini izdaja samo farmacevt ali veterinarski tehnik) nalog (recept) za izdajo zdravila ki ga izda veterinar Nalog za izdajo zdravil se pripne kopiji računa ki ostane v trgovini Stranko morajo seznaniti z navodili za uporabo (72 člen Zakona o zdravilih) in karenčno dobo zdravila kar stranka potrdi z podpisom (Priloga 1) Zdravila ki so namenjena živalim velike prakse se morajo vpisati v Hlevsko knjigo rejca (evidenca zdravil ki so dajana živalim) Vpis obvezno opravi veterinar (podpis žig) če vpis ni opravljen sledijo sankcije Zdravila brez recepta in vitamini se izdajajo kot navadno trgovsko blago Karenca (ibid 4 člen 19 odstavek) je časovno obdobje ki mora preteči od zadnjega dajanja zdravila živali ob normalni uporabi pa do trenutka ko zdravljeno žival lahko damo v redni zakol za proizvodnjo neoporečnih živil oziroma čas v katerem se živalska tkiva mleko jajca in med zdravljenih živali ne smejo uporabljati za prehrano ljudi zaradi možne vsebnosti zaostankov zdravil nad najvišjimi dovoljenimi količinami zaostankov zdravil v teh živilih

27

veterinarji Nabava sodeluje pri predvidevanju potreb z veterinarji prav tako pa jih obvešča tudi o dobavnih rokih izdelkov po katerih povprašujejo Težave povzroča predvsem pomanjkanje zdravil za malo in veliko prakso Kajti za prodajalce zdravil je Slovenija premajhen trg in se jim registracija zdravil (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 13 - 28 člen) ne izplača Problem se rešuje do določene mere s kombinacijo humanih zdravil16 vendar določena zdravila še vedno primanjkujejo oziroma jih na trgu ni za dobiti (npr kapljice za mačje garje zdravilo proti ušem pri perutnini hellip) Predmeti nabave so zdravila vitamini in drugi dodatki k prehrani za male in velike živali hrana za hišne ljubljenčke premium razreda dodatki za nego in drugi pripomočki za male in velike živali razkužila rodenticidi (zatiranje glodavcev) pisarniški material tiskovine obrazci laboratorijski material

332 Interno naročilo Namen internega naročanja so pravilno pravočasno in v optimalnih količinah interno naročeni proizvodi Zaznane potrebe po določenih izdelkih se vpišejo v zvezek naročil kjer se za vsakega dobavitelja vodi svoja evidenca

333 Pregled internega naročila Interna naročila skupaj pregledajo prodajalci in vodja trgovine Preverijo kaj je potrebno naročiti katera so nujna naročila in kaj se bo naročilo kasneje O zdravilih in medicinskih pripomočkih poteka posvet z veterinarji Kadar obstajajo alternativni proizvodi za zadovoljitev iste potrebe se posvetujejo o tem ali bodo uporabili alternativne proizvode ali bodo naročili zahtevane proizvode Če je interno naročilo pravilno izpolnjeno in popolno gre v nadaljnje reševanje

16Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (6 člen 3 odstavek) pravi da je uporabljanje zdravil za uporabo v humani medicini za živali prepovedano razen v izjemnih primerih če tako določi minister pristojen za veterinarstvo Prepovedano pa je tudi (ibid 6 člen 1 odstavek) predpisovanje izdelava in izdaja magistralnih zdravil za uporabo v veterinarski medicini ki puščajo nedovoljene zaostanke v mesu organih ali izdelkih iz živali ki so namenjene za prehrano ljudi Zakon o zdravilih pa v 18 členu (izjemna uporaba zdravil v veterinarski medicini) pravi (1) Če ni na voljo nobenega zdravila za uporabo v veterinarski medicini z dovoljenjem za promet v Republiki Sloveniji za obravnavo bolezenskih stanj določenih živalskih vrst lahko veterinar oziroma veterinarka (v nadaljnjem besedilu veterinar) odgovoren za zdravljenje živali in zlasti da bi preprečil nesprejemljivo trpljenje živali izjemno uporabi zdravila ki nimajo dovoljenja za promet za uporabo pri tej živalski vrsti ali za zadevno bolezensko stanje (2) Natančnejše pogoje izjemne uporabe zdravil predpiše pristojni minister

28

334 Izdelava povpraševanja za potencialne kupce S prenovitvijo trgovine so se odločili tudi za določen standard proizvodov ki jih bodo prodajali to je premium razred Ker pri hrani in ostalih dodatkih za male živali cenovno ne morejo konkurirati velikim trgovskim centrom (ki prodajajo hrano in dodatke nižje kakovosti in posledično po nižjih cenah) so se usmerili na kupce ki zahtevajo kakovost in so pripravljeni zanjo tudi več odšteti Vrhunska kakovost je osnova na kateri se gradijo vsi ostali poslovni odnosi z dobavitelji Nabava nato na osnovi izbranih nabavnih potreb po proizvodih pošlje zahtevo za ponudbo potencialnim dobaviteljem Zahteve vključujejo pogoje in specifikacije (tehnične kakovostne zakonske nabavne hellip) ter morebitno zahtevo tudi po začetnih vzorcih proizvodov Nato v sodelovanju z veterinarji ugotovi ali začetni vzorci ustrezajo vsem podanim zahtevam in jih na podlagi ugotovitev sprejmejo ali zavrnejo Specifikacija izdelka je pomembna informacija ki dobavitelju natančno pove kaj želi podjetje nabaviti Obsega pa

kaj mora dobavitelj dostaviti naročniku želeno kakovost izdelka kdaj in koliko je potrebno dostaviti in način izpolnitve naročila

Podjetje naroča izdelke predvsem na podlagi prodajnih katalogov dobaviteljev gre torej za nabavo po dobaviteljevih specifikacijah Velik del nabavnega sortimana sestavljajo standardni izdelki zato lahko podjetje hitreje in lažje zamenja dobavitelje pa tudi sedanje izdelke lažje nadomesti s podobnimi izdelki drugih dobaviteljev Pri zdravilih so omejeni z dobavo in ponudbo kar je eden izmed razlogov zakaj so v ambulanti terapije poslovna skrivnost17 Podjetje ne more postavljati nobenih pogojev če želijo zdravilo nabaviti sprejmejo tiste pogoje ki jih ponujajo veledrogerije

335 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga se izvaja samo takrat kadar se nabavlja nov proizvod oziroma ko obstoječi dobavitelji ne morejo zagotoviti zahtevanega proizvoda Preučuje se ponudba in povpraševanje po proizvodu in z njima povezana gibanja cen količin kakovosti hellip Drugače pa dobava poteka po odobreni listi izbranih dobaviteljev Z dobavitelji s katerimi so ustvarili uspešen poslovni odnos ki je v obojestransko korist in zadovoljstvo in ki zagotavljajo proizvode po zahtevani kakovosti optimalni ceni ustreznih plačilnih in dobavnih pogojih imajo interes tudi v bodoče sodelovati Kadar se pojavijo negativne izkušnje v sodelovanju z dobavitelji poskušajo spore reševati sproti 17 Terapija (kombinacija zdravil) je poslovna skrivnost podjetja in ni zapisana na računu ki je izdan stranki Zapisana pa je v osebni kartoteki zdravljene živali V 39 členu Zakona o gospodarskih družbah je zapisano Za poslovno skrivnost se štejejo podatki za katere tako določi družba s pisnim sklepom S tem sklepom morajo biti seznanjeni družbeniki delavci člani organov in druge osebe ki so dolžne varovati poslovno skrivnost

29

Pri raziskavi tržišča si pomagajo s ponudbami dobaviteljev ki jih pošiljajo na lastno iniciativo s spletnimi stranmi z obiski trgovskih potnikov (najbolj pogosto jih trgovski potniki sami obiščejo in predstavljajo nove izdelke iz njihove ponudbe jih seznanjajo z novim promocijskim materialom) katalogi dobaviteljev Tako pri izboru dobavitelja za določeno vrsto proizvodov kot tudi pri nabavi novih proizvodov se pridobi več različnih ponudb Na podlagi medsebojne primerjave in analize izberejo najbolj ugodno

336 Izbor dobaviteljev Izbira dobaviteljev je ključna naloga nabave Dobri dobavitelji so tisti ki nudijo nove rešitve Seveda pa je take dobavitelje potrebno najti in potem še izbrati Pravilna izbira dobaviteljev vpliva na kakovost in ceno oskrbe s proizvodi S sistematično in natančno raziskavo lahko najbolje poiščemo potencialne dobavitelje Pogoj za uspešnost so pravi viri informacij in podjetje je črpalo iz naslednjih poslovni imeniki publikacije dobaviteljev strokovni časopisi in revije viri v podjetju informacije od posrednikov izmenjava izkušenj Pri izdelavi nabavne kalkulacije se upoštevajo vsi nabavni stroški ki nastanejo pri posameznem dobavitelju Na izbor pa seveda vplivajo tudi kakovost materiala dobavni roki in pogoji ter plačilni roki in načini plačila Izbira dobavitelja je tesno povezana z oblikovanjem nabavnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bomo sodelovali Podjetje se je osredotočilo na kupce ki zahtevajo kakovost kar je seveda odločilno vplivalo na izbiro dobaviteljev Med potencialnim dobavitelji hrane za male živali so izbrali samo tiste ki nudijo res vrhunsko kakovost Eukanuba Nutro Techni-Cal Royal Canin Hillrsquos Veliko sodelujejo tudi z lokalnimi dobavitelji Miprim doo (mlečni izdelki) Dobrodej Miklavž (lizalni kamni) Ekolap Scala doo (razkužila) Dar Trade Petrovče Vitan Trade Hoče (igrače) Aler doo Ljubljana (igrače) Zdravila se naročajo preko veledrogerij kot sta Krka in Kemofarmacija (nudijo širok asortiman dobava je možna vsak dan popusti ni problemov z zamenjavo blaga)

337 Eksterno naročilo Cilj eksternega naročila so pravilno pravočasno po sprejemljivih cenah in v optimalnih količinah naročeni proizvodi pri dobaviteljih kar omogoča pravočasno dobavo Naročilo je konkretna nabavna akcija kjer gre za neposreden poslovni kontakt z dobaviteljem in ustvarjanje pravne obveznosti tako s strani kupca (ki se zaveže da bo poravnal kupnino) kot s strani dobavitelja (ki se s potrditvijo naročila zaveže da bo obljubljeno tudi dostavil v dogovorjenih rokih in ustrezni kakovosti)

30

Hrano za male živali naročajo enkrat tedensko s tem so se prilagodili dobaviteljem Hrano in ostale proizvode naročajo v ponedeljek ndash torek (dobava sledi do konca tedna) ali v četrtek ndash petek (dobava sledi v začetku tedna) Zdravila je možno naročiti vsak dan ker dobavitelji dobavljajo tudi lekarnam na tem področju in ni težav z dobavnimi roki Eksterno naročilo se preda dobavitelju telefonsko (v večini primerov) ali po trgovskem zastopniku dobavitelja Pogodba med kupcem in dobaviteljem se sklene ko dobavitelj potrdi sprejem naročila S potrditvijo naročila dobavitelj sporoči kupcu da se strinja z vsebino naročila in ostalimi pogoji Včasih je potrebno kakšno naročilo tudi spremeniti ali dopolniti kar pomeni da se dobavitelja obvesti o spremembah ali dopolnitvah naročila ter sodeluje z njim pri odpravljanju morebitnih težav

338 Sklepanje nabavnih pogodb Preden lahko izdelamo predlog nabavne pogodbe mora podjetje imeti listo odobrenih dobaviteljev in specifikacije izdelkov ki jih bo nabavljalo pri dobaviteljih Naročnik in predstavnik dobavitelja nato skupaj uskladita zahteve naročnika po proizvodu in ostale pogodbene pogoje Kupna pogodba je pravna podlaga nabave ki nastane s strinjanjem obeh sodelujočih strank to je kupca in prodajalca Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa s potrditvijo naročila Pogodba se šteje za sklenjeno ko prodajalec potrdi kupčevo naročilo Pri sklepanju pogodbe pa morata obe pogodbeni strani izpolnjevati naslednja načela

podpisnika morata ravnati kot dobra gospodarja spoštovati zakone upoštevati veljavnost pogodbe upoštevati določila uzanc

Sama pogodba vsebuje naslednje elemente ceno in morebitne spremembe cene količino in kakovost blaga način naročanja (telefonsko preko prodajnih zastopnikov dobavitelja) dinamika nabave (1x tedensko) plačilne in dobavne pogoje popuste reklamacije način pakiranja in embalažo čas trajanja pogodbe promocijske akcije18 druga posebna določila k pogodbi

18 Prodajna akcija ki jo izpeljeta dobavitelj in prodajalec skupaj Vsak zmanjša ceno proizvoda za 10 (skupaj oba za 20) kar pripelje do povečane prodaje stranke so namreč vesele da za isto količino plačajo 20 manj Trgovina ima sicer manjši dobiček na enoto vendar se dobiček poveča zaradi večje prodane količine proizvoda

31

339 Spremljanje eksternega naročila Pri spremljanju naročila gre predvsem za kontrolo nad prispetjem potrditve naročila primerjavo z našim eksternim naročilom ter kontrolo dobavnih rokov (ali so naročeni proizvodi prispeli pravočasno) Namen spremljanja je torej v tem da preprečimo motnje poslovnega procesa nezmožnost izvršitve dobav našim kupcem in poslabšanje image-a Nabava je dolžna spremljati proizvode od njihovega naročila pa vse do prevzema v skladišču Glavna naloga nadzora izpolnjevanja dobavnih rokov je torej ugotavljanje njihovih prekoračitev in opominjanje dobavitelja na njih Vsi stroški z manipulacijo naročenih proizvodov morajo biti čim nižji kar pomeni da moramo naročene proizvode in njihovo pot od dobavitelja do nas nadzorovati in jo pravilno usmerjati

3310 Prevzem in pregled vhodnih proizvodov Pravilen in natančen prevzem naročenih in dobavljenih proizvodov je izredno pomembna naloga Prevzem poteka na osnovi

dokumentacije (pogodba eksterno naročilo dobavnica preverijo tudi cene proizvodov kajti včasih se zgodi da dobavitelji pozabijo na naknadno dogovorjene popuste ndash jih opozorijo na pomanjkljivost)

vizualnega pregleda (ugotavlja se prisotnost vidnih napak in pregled dokumentacije ki je prispela skupaj s pošiljko)

in količinskega pregleda (preveri se ustreznost proizvodov na dobavnici ter opravi količinski prevzem s štetjem) ki se opravita hkrati

Zelo pomembno je preveriti tudi rok uporabnosti tako za hrano vitamini in ostale dodatke k prehrani za živali ter predvsem rok uporabnosti zdravil19 Načeloma se zaupa dobavitelju vendar so kljub temu pozorni na rok uporabe Proizvodi (tudi proizvodi ki se niso prodali) ki jim je pretekel rok uporabe se vrnejo k dobaviteljem Če dobavitelj ne dobavi ustreznih naročenih proizvodov mu na osnovi reklamacije (Priloga 2) blago vrnejo oziroma pride do kompromisa (proizvode prevzamejo vendar jim dobavitelj zato odobri popust ndash zamenjava v duhu dobrega poslovanja) Prav tako se reklamirajo proizvodi ki imajo poškodovano embalažo Za dobavo in prevzem zdravil mora trgovina imeti poseben vhod (tukaj se ne smejo prevzemati nobeni drugi proizvodi) kar so rešili v sklopu bolnice Prav tako morajo biti zdravila v skladišču fizično ločena od ostalih proizvodov Vodi se tudi ločena evidenca20 zdravil od ostalih proizvodov

19 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih v 63 členu pravi Prepovedano je dajati v promet zdravilo ki mu je potekel rok uporabe ali če je bila dokazana oporečnost njegove kakovosti varnosti ali učinkovitosti 20 73 člen Zakona o zdravilih namreč pravi veletrgovci z zdravili lahko prodajajo zdravila za uporabo v veterinarski medicini tudi veterinarskim in drugim organizacijam ki po predpisih o veterinarstvu opravljajo veterinarsko dejavnost če imajo vzpostavljen sistem za sprejem shranjevanje in sledljivost zdravil ki ga preveri pristojni organ ter določeno odgovorno osebo za sprejem shranjevanje in zagotavljanje sledljivosti zdravil ki je imetnik diplome spričevala ali druge univerzitetne ali enakovredne izobrazbe iz farmacije

32

3311 Prejem in likvidacija računa Dobavitelj izda za dobavljene proizvode račun Prejeti računi dobaviteljev za dobavljene proizvode se pregledajo v smislu računovodske in predmetne točnosti Račun pomeni točno določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga moramo obravnavati zelo skrbno Likvidacijo računa opravimo takoj po njegovem prejemu saj s tem omogočimo računovodstvu da opravi promptno plačilo in tako pridobi pravico do popusta Likvidacija poteka po naslednjem postopku naprej se zbere potrebna dokumentacija (eksterno naročilo dobavnica prevzemnica račun) kateri sledi primerjava dokumentacije in ugotavljanje morebitnih razlik med naročeno prevzeto in zaračunano količino Ko se vse preveri in se vse ujema se račun likvidira Likvidacija računa zajema datum likvidacije na katero stroškovno mesto se račun knjiži datum valute računa podpis likvidatorja računa

3312 Evidenca in arhiviranje Zelo pomembna je evidenca zdravil omogočena mora biti sledljivost zdravila Sledljivost zdravila je po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (4 člen) dokumentirana pot zdravila od izdelovalca proizvajalca pravne ali fizične osebe ki opravlja promet z zdravili na debelo in na drobno do končnega uporabnika Pri vnosu dobavljenih zdravil v zaloge se morajo obvezno vpisati naslednji podatki ime zdravila (njegova koda) serijska številka zdravila opis količine (kos škatla ampula) število kosov in rok uporabe zdravila sledijo pa še dobavitelj datum prevzema številka dobavnice številka prevzemnice cena Serijska številka količina in rok uporabe zdravila sta izpisana tudi na računu zdravila ki je izdan stranki Sledljivost zdravila je pomembna še posebej v primeru umika določene serije zdravila s tržišča (npr ko sestava ne odgovarja specifikaciji) Takrat se vrnejo dobavitelju vsa zdravila ki so še v zalogi in preko izdanih računov (podatki strank) se izsledi že izdana zdravila pri strankah Skladišče zdravil je enotno tako za trgovino kot za ambulanto Pri prevzemu zdravila iz depoja mora veterinar podpisati oddajnico za vsa prevzeta zdravila Nadaljnjo evidenco o zdravilih nato vodi veterinar (kje se nahajajo katera žival jih je prejela v okviru svoje terapije) Podatki in informacije zbrani v evidencah so uporabni le tedaj če so ažurni in na voljo takrat kadar se dejansko potrebujejo K papirni evidenci shranjeni v obliki kopij v registru se štejejo ceniki (urejeni po dobaviteljih) podpisane kopije (s strani strank) izdanih računov

33

4 SKLEP Edina stalnica poslovnega okolja je njegovo nenehno spreminjanje Spremembe so številne in jim je težko slediti še posebej potrebam in željam potrošnikov ki se iz dneva v dan spreminjajo Zato uspešnost nabave izjemno vpliva na uspešnost trgovskega podjetja Bergant pravi (2001 21) raquoDobiček je ustvarjen samo če je input manjši kot output torej takrat ko podjetje posluje ekonomičnolaquo Vodenje nabave pa je odvisno od velikosti podjetja in ciljev ki jim podjetje sledi Odločitve o izbiri proizvodov (sortiment količina in cene) odločilno vplivajo na uspešnost podjetja Poslovna politika trgovskih podjetij se osredotoča v prvi vrsti na povečanje prodaje in zviševanje razlike med nabavno in prodajno ceno proizvodov Prodajne cene so na trgu razvrščene v različne cenovne razrede njihovo povečanje pa je dokaj zahtevno saj zahteva precej vlaganj in časa Zato poskušajo podjetja zniževati svoje nabavne stroške da bi tako povečala konkurenčnost Nabavno poslovanje postaja vse bolj obsežno zapleteno in zahtevno Nekdanje funkcije nabave naročanje prevzem in skladiščenje dopolnjujejo sedaj še trženjske funkcije kot so preučevanje nabavnega trga planiranje nabave odločitve glede dobaviteljev odločitve o oblikah in načinih nabavnega poslovanja ter nabavnih poteh pa tudi komuniciranje z dobavitelji analiziranje in evidentiranje nabave Pri nabavnem managementu je čedalje bolj pomemben dolgoročen odnos med kupcem in prodajalcem ki prinaša koristi tako prodajalcu kot kupcu ndash spoznanje da dolgoročno sodelovanje prinaša več koristi kot pa serija enkratnih kupčij za iste potrebe Uspešnost nabave je odvisna od pravilnih odločitev glede nabavnih virov Podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo je uspelo zgraditi dobre in dolgoročne poslovne odnose z dobavitelji Pri odločanju o nabavi ni pomembna samo cena temveč vse storitve ki jih nudi dobavitelj Prvi pomemben kriterij pri odločanju o nakupu pa je prav gotovo kakovost proizvodov saj lahko neustrezna kvaliteta ob nizki ceni povzroči več stroškov kot prihrankov Nabavna politika v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj pod okriljem katere posluje trgovina Dr Zoo je usmerjena k potrebam in željam svojih kupcev Težijo k čim večji optimalnosti cen nabavljenih proizvodov k visoki kakovosti proizvodov in dolgoročnemu sodelovanju z izbranimi dobavitelji Zakon o zdravilih prepoveduje oglaševanje zdravil kar posledično vpliva tudi na to da se ne sme oglaševati trgovina kot kraj kjer se prodajajo zdravila Dovoljuje pa obveščanje Tako lahko Veterinarska bolnica obveščajo ljudi o cepljenjih (redna letna cepljenja psov proti steklini) o uporabi razkužil (ptičja gripa) Reklamirajo se preko zadovoljnih strank ki o njih poročajo naprej svojim prijateljem in znancem Zelo pomembna je tudi povezanost trgovine z ambulanto od koder veterinarji napotijo stranke po zdravila in hrano za nadaljnjo terapijo pri živalih Povezanost trgovine z Ambulanto za male živali in oddelkom prakse za velike živali tvori njihovo prepoznavnost in konkurenčno prednost

34

POVZETEK Nabava je ena temeljnih funkcij poslovnega procesa trgovskih podjetij njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja posreduje kupcem in to v zadostni količini in primernem sortimentu po ustreznih cenah ter pravočasno Diplomsko delo je razdeljeno na dva dela in sicer na teoretični ter praktični del kjer je opisana nabava v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo V teoretičnem delu diplomskega dela je nabavni proces predstavljen po posameznih fazah kot ga predstavljajo avtorji v literaturi Faze si sledijo v določenem zaporedju Posamezne faze se med seboj prepletajo so povezane ter odvisne Vsako stopnjo nabavnega procesa je potrebno izvesti pazljivo in sistematično kajti le tako lahko zadovoljimo potrebe po proizvodih ki so na voljo pravočasno v ustrezni količini kvaliteti in ustrezni ceni Praktični del predstavlja podjetje Veterinarska bolnica Ptuj doo in analizo poteka postopka nabave v samem podjetju Proces sem prikazala od raziskave nabavnega trga sklepanja nabavne pogodbe ugotavljanja potreb in naročanja do prevzema blaga KLJUČNE BESEDE nabava nabavni proces naročanje izbira dobavitelj kupec trgovsko podjetje ABSTRACT Procurement is for commercial companies one of the key elements of business procedure its task is to obtain those articles which sales department discloses to customers in right quantity range of varieties suitable prices and in time Diploma is separeted in two parts The first part is theoretical and the second one is practical descripton of purchasing in company Veterinarska bolnica Ptuj doo In theoretical part of diploma the purchasing process is represented by particular stages The stages follow one another in certain succesion The particular stages are connected and depended between themselves Each stage of purchasing process has to be done carefully and systematically Only in that case we can satisfy the needs by products which are at service on time in appropriate quantity quality and at reasonable price The practical part represents the company Veterinarska bolnica Ptuj doo and analyses the purchasing process in it I presented procedure started with market resarch followed by award the contract needs determination ordering and take delivery KEY WORDS purchase purchasing process ordering choise supplier buyer trade company

35

5 SEZNAM LITERATURE

1 Baily PFarmer DJessop DJones 1998 Purchasing principles and Management London Prentice Hall

2 Bergant Bogomil 2001 Gospodarjenje podjetij Novo mesto Visokošolsko središče Visoka šola za upravljanje in poslovanje

3 Društvo ekonomistov 2000 25 Jubilejno posvetovanje o podjetniškem planiranju in managementu Uvajanje sprememb vodenja in planiranja

4 Gadde Lard-Erik in H Hakansson 1993 Profesional Purchasing London Routledge

5 Kaltnekar Zdravko 1993 Logistika v proizvodnem podjetju Kranj Moderna organizacija

6 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta 7 Kotler Philip 2004 Management trženja Ljubljana GV Založba 8 Leenders MR Fearon HE England WB 1985 Purchasing and Materials

Management RD Irwin Inc Homewood Illinois 9 Markič Peter Strniša Marija Tavčar Rudi 1993 Poslovna pogajanja Ljubljana

Gospodarski vestnik 10 PotočnikVekoslav 2000 Komercialno poslovanje z osnovami trženja 1 Ljubljana

Ekonomska fakulteta 11 PotočnikVekoslav 2001a Trgovinsko poslovanje Novo mesto Visoka šola za

upravljanje in poslovanje 12 PotočnikVekoslav 2001b Trženje v trgovini Ljubljana GV Založba 13 PotočnikVekoslav 2002a Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana

Ekonomska fakulteta 14 PotočnikVekoslav 2002b Temelji trženja s primeri iz prakse Ljubljana GV

Založba 15 van Weele A J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa

Ljubljana Gospodarski vestnik 16 Završnik Bruno 2004 Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV

Izobraževanje 17 Završnik Bruno 2001 Pogajanja v nabavi in upravljanje s človeškimi viri

Radenci Center za zunanjo trgovino Radenci doo 18 Završnik Bruno 2000 Nabava ndash zapiski predavanj Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta 19 Završnik Bruno 1997 Management nabave Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta

36

6 SEZNAM VIROV 1 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD ndash UPB1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+gospodarskih+druC5BEbahampmandate=-1ampunid=UPB|AB7A116C1EB745F7C1256F41003C9EF3ampshowdoc=1 [2532006] 2 Zakon o veterinarstvu (ZVet-1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampvt=6ampst=aampq=veterinaampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C1256A330020E07Fampshowdoc=1 [2532006] 3 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (ZZMP) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+zdravilihampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C125683A002C1181ampshowdoc=1 [2532006] 4 Zakon o zdravilih (ZZdr) (online) Dostopen na httpwwwuradni-listsi1ulonlinejspurlid=200631ampdhid=81631 [2532006]

27

veterinarji Nabava sodeluje pri predvidevanju potreb z veterinarji prav tako pa jih obvešča tudi o dobavnih rokih izdelkov po katerih povprašujejo Težave povzroča predvsem pomanjkanje zdravil za malo in veliko prakso Kajti za prodajalce zdravil je Slovenija premajhen trg in se jim registracija zdravil (Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih 13 - 28 člen) ne izplača Problem se rešuje do določene mere s kombinacijo humanih zdravil16 vendar določena zdravila še vedno primanjkujejo oziroma jih na trgu ni za dobiti (npr kapljice za mačje garje zdravilo proti ušem pri perutnini hellip) Predmeti nabave so zdravila vitamini in drugi dodatki k prehrani za male in velike živali hrana za hišne ljubljenčke premium razreda dodatki za nego in drugi pripomočki za male in velike živali razkužila rodenticidi (zatiranje glodavcev) pisarniški material tiskovine obrazci laboratorijski material

332 Interno naročilo Namen internega naročanja so pravilno pravočasno in v optimalnih količinah interno naročeni proizvodi Zaznane potrebe po določenih izdelkih se vpišejo v zvezek naročil kjer se za vsakega dobavitelja vodi svoja evidenca

333 Pregled internega naročila Interna naročila skupaj pregledajo prodajalci in vodja trgovine Preverijo kaj je potrebno naročiti katera so nujna naročila in kaj se bo naročilo kasneje O zdravilih in medicinskih pripomočkih poteka posvet z veterinarji Kadar obstajajo alternativni proizvodi za zadovoljitev iste potrebe se posvetujejo o tem ali bodo uporabili alternativne proizvode ali bodo naročili zahtevane proizvode Če je interno naročilo pravilno izpolnjeno in popolno gre v nadaljnje reševanje

16Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (6 člen 3 odstavek) pravi da je uporabljanje zdravil za uporabo v humani medicini za živali prepovedano razen v izjemnih primerih če tako določi minister pristojen za veterinarstvo Prepovedano pa je tudi (ibid 6 člen 1 odstavek) predpisovanje izdelava in izdaja magistralnih zdravil za uporabo v veterinarski medicini ki puščajo nedovoljene zaostanke v mesu organih ali izdelkih iz živali ki so namenjene za prehrano ljudi Zakon o zdravilih pa v 18 členu (izjemna uporaba zdravil v veterinarski medicini) pravi (1) Če ni na voljo nobenega zdravila za uporabo v veterinarski medicini z dovoljenjem za promet v Republiki Sloveniji za obravnavo bolezenskih stanj določenih živalskih vrst lahko veterinar oziroma veterinarka (v nadaljnjem besedilu veterinar) odgovoren za zdravljenje živali in zlasti da bi preprečil nesprejemljivo trpljenje živali izjemno uporabi zdravila ki nimajo dovoljenja za promet za uporabo pri tej živalski vrsti ali za zadevno bolezensko stanje (2) Natančnejše pogoje izjemne uporabe zdravil predpiše pristojni minister

28

334 Izdelava povpraševanja za potencialne kupce S prenovitvijo trgovine so se odločili tudi za določen standard proizvodov ki jih bodo prodajali to je premium razred Ker pri hrani in ostalih dodatkih za male živali cenovno ne morejo konkurirati velikim trgovskim centrom (ki prodajajo hrano in dodatke nižje kakovosti in posledično po nižjih cenah) so se usmerili na kupce ki zahtevajo kakovost in so pripravljeni zanjo tudi več odšteti Vrhunska kakovost je osnova na kateri se gradijo vsi ostali poslovni odnosi z dobavitelji Nabava nato na osnovi izbranih nabavnih potreb po proizvodih pošlje zahtevo za ponudbo potencialnim dobaviteljem Zahteve vključujejo pogoje in specifikacije (tehnične kakovostne zakonske nabavne hellip) ter morebitno zahtevo tudi po začetnih vzorcih proizvodov Nato v sodelovanju z veterinarji ugotovi ali začetni vzorci ustrezajo vsem podanim zahtevam in jih na podlagi ugotovitev sprejmejo ali zavrnejo Specifikacija izdelka je pomembna informacija ki dobavitelju natančno pove kaj želi podjetje nabaviti Obsega pa

kaj mora dobavitelj dostaviti naročniku želeno kakovost izdelka kdaj in koliko je potrebno dostaviti in način izpolnitve naročila

Podjetje naroča izdelke predvsem na podlagi prodajnih katalogov dobaviteljev gre torej za nabavo po dobaviteljevih specifikacijah Velik del nabavnega sortimana sestavljajo standardni izdelki zato lahko podjetje hitreje in lažje zamenja dobavitelje pa tudi sedanje izdelke lažje nadomesti s podobnimi izdelki drugih dobaviteljev Pri zdravilih so omejeni z dobavo in ponudbo kar je eden izmed razlogov zakaj so v ambulanti terapije poslovna skrivnost17 Podjetje ne more postavljati nobenih pogojev če želijo zdravilo nabaviti sprejmejo tiste pogoje ki jih ponujajo veledrogerije

335 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga se izvaja samo takrat kadar se nabavlja nov proizvod oziroma ko obstoječi dobavitelji ne morejo zagotoviti zahtevanega proizvoda Preučuje se ponudba in povpraševanje po proizvodu in z njima povezana gibanja cen količin kakovosti hellip Drugače pa dobava poteka po odobreni listi izbranih dobaviteljev Z dobavitelji s katerimi so ustvarili uspešen poslovni odnos ki je v obojestransko korist in zadovoljstvo in ki zagotavljajo proizvode po zahtevani kakovosti optimalni ceni ustreznih plačilnih in dobavnih pogojih imajo interes tudi v bodoče sodelovati Kadar se pojavijo negativne izkušnje v sodelovanju z dobavitelji poskušajo spore reševati sproti 17 Terapija (kombinacija zdravil) je poslovna skrivnost podjetja in ni zapisana na računu ki je izdan stranki Zapisana pa je v osebni kartoteki zdravljene živali V 39 členu Zakona o gospodarskih družbah je zapisano Za poslovno skrivnost se štejejo podatki za katere tako določi družba s pisnim sklepom S tem sklepom morajo biti seznanjeni družbeniki delavci člani organov in druge osebe ki so dolžne varovati poslovno skrivnost

29

Pri raziskavi tržišča si pomagajo s ponudbami dobaviteljev ki jih pošiljajo na lastno iniciativo s spletnimi stranmi z obiski trgovskih potnikov (najbolj pogosto jih trgovski potniki sami obiščejo in predstavljajo nove izdelke iz njihove ponudbe jih seznanjajo z novim promocijskim materialom) katalogi dobaviteljev Tako pri izboru dobavitelja za določeno vrsto proizvodov kot tudi pri nabavi novih proizvodov se pridobi več različnih ponudb Na podlagi medsebojne primerjave in analize izberejo najbolj ugodno

336 Izbor dobaviteljev Izbira dobaviteljev je ključna naloga nabave Dobri dobavitelji so tisti ki nudijo nove rešitve Seveda pa je take dobavitelje potrebno najti in potem še izbrati Pravilna izbira dobaviteljev vpliva na kakovost in ceno oskrbe s proizvodi S sistematično in natančno raziskavo lahko najbolje poiščemo potencialne dobavitelje Pogoj za uspešnost so pravi viri informacij in podjetje je črpalo iz naslednjih poslovni imeniki publikacije dobaviteljev strokovni časopisi in revije viri v podjetju informacije od posrednikov izmenjava izkušenj Pri izdelavi nabavne kalkulacije se upoštevajo vsi nabavni stroški ki nastanejo pri posameznem dobavitelju Na izbor pa seveda vplivajo tudi kakovost materiala dobavni roki in pogoji ter plačilni roki in načini plačila Izbira dobavitelja je tesno povezana z oblikovanjem nabavnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bomo sodelovali Podjetje se je osredotočilo na kupce ki zahtevajo kakovost kar je seveda odločilno vplivalo na izbiro dobaviteljev Med potencialnim dobavitelji hrane za male živali so izbrali samo tiste ki nudijo res vrhunsko kakovost Eukanuba Nutro Techni-Cal Royal Canin Hillrsquos Veliko sodelujejo tudi z lokalnimi dobavitelji Miprim doo (mlečni izdelki) Dobrodej Miklavž (lizalni kamni) Ekolap Scala doo (razkužila) Dar Trade Petrovče Vitan Trade Hoče (igrače) Aler doo Ljubljana (igrače) Zdravila se naročajo preko veledrogerij kot sta Krka in Kemofarmacija (nudijo širok asortiman dobava je možna vsak dan popusti ni problemov z zamenjavo blaga)

337 Eksterno naročilo Cilj eksternega naročila so pravilno pravočasno po sprejemljivih cenah in v optimalnih količinah naročeni proizvodi pri dobaviteljih kar omogoča pravočasno dobavo Naročilo je konkretna nabavna akcija kjer gre za neposreden poslovni kontakt z dobaviteljem in ustvarjanje pravne obveznosti tako s strani kupca (ki se zaveže da bo poravnal kupnino) kot s strani dobavitelja (ki se s potrditvijo naročila zaveže da bo obljubljeno tudi dostavil v dogovorjenih rokih in ustrezni kakovosti)

30

Hrano za male živali naročajo enkrat tedensko s tem so se prilagodili dobaviteljem Hrano in ostale proizvode naročajo v ponedeljek ndash torek (dobava sledi do konca tedna) ali v četrtek ndash petek (dobava sledi v začetku tedna) Zdravila je možno naročiti vsak dan ker dobavitelji dobavljajo tudi lekarnam na tem področju in ni težav z dobavnimi roki Eksterno naročilo se preda dobavitelju telefonsko (v večini primerov) ali po trgovskem zastopniku dobavitelja Pogodba med kupcem in dobaviteljem se sklene ko dobavitelj potrdi sprejem naročila S potrditvijo naročila dobavitelj sporoči kupcu da se strinja z vsebino naročila in ostalimi pogoji Včasih je potrebno kakšno naročilo tudi spremeniti ali dopolniti kar pomeni da se dobavitelja obvesti o spremembah ali dopolnitvah naročila ter sodeluje z njim pri odpravljanju morebitnih težav

338 Sklepanje nabavnih pogodb Preden lahko izdelamo predlog nabavne pogodbe mora podjetje imeti listo odobrenih dobaviteljev in specifikacije izdelkov ki jih bo nabavljalo pri dobaviteljih Naročnik in predstavnik dobavitelja nato skupaj uskladita zahteve naročnika po proizvodu in ostale pogodbene pogoje Kupna pogodba je pravna podlaga nabave ki nastane s strinjanjem obeh sodelujočih strank to je kupca in prodajalca Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa s potrditvijo naročila Pogodba se šteje za sklenjeno ko prodajalec potrdi kupčevo naročilo Pri sklepanju pogodbe pa morata obe pogodbeni strani izpolnjevati naslednja načela

podpisnika morata ravnati kot dobra gospodarja spoštovati zakone upoštevati veljavnost pogodbe upoštevati določila uzanc

Sama pogodba vsebuje naslednje elemente ceno in morebitne spremembe cene količino in kakovost blaga način naročanja (telefonsko preko prodajnih zastopnikov dobavitelja) dinamika nabave (1x tedensko) plačilne in dobavne pogoje popuste reklamacije način pakiranja in embalažo čas trajanja pogodbe promocijske akcije18 druga posebna določila k pogodbi

18 Prodajna akcija ki jo izpeljeta dobavitelj in prodajalec skupaj Vsak zmanjša ceno proizvoda za 10 (skupaj oba za 20) kar pripelje do povečane prodaje stranke so namreč vesele da za isto količino plačajo 20 manj Trgovina ima sicer manjši dobiček na enoto vendar se dobiček poveča zaradi večje prodane količine proizvoda

31

339 Spremljanje eksternega naročila Pri spremljanju naročila gre predvsem za kontrolo nad prispetjem potrditve naročila primerjavo z našim eksternim naročilom ter kontrolo dobavnih rokov (ali so naročeni proizvodi prispeli pravočasno) Namen spremljanja je torej v tem da preprečimo motnje poslovnega procesa nezmožnost izvršitve dobav našim kupcem in poslabšanje image-a Nabava je dolžna spremljati proizvode od njihovega naročila pa vse do prevzema v skladišču Glavna naloga nadzora izpolnjevanja dobavnih rokov je torej ugotavljanje njihovih prekoračitev in opominjanje dobavitelja na njih Vsi stroški z manipulacijo naročenih proizvodov morajo biti čim nižji kar pomeni da moramo naročene proizvode in njihovo pot od dobavitelja do nas nadzorovati in jo pravilno usmerjati

3310 Prevzem in pregled vhodnih proizvodov Pravilen in natančen prevzem naročenih in dobavljenih proizvodov je izredno pomembna naloga Prevzem poteka na osnovi

dokumentacije (pogodba eksterno naročilo dobavnica preverijo tudi cene proizvodov kajti včasih se zgodi da dobavitelji pozabijo na naknadno dogovorjene popuste ndash jih opozorijo na pomanjkljivost)

vizualnega pregleda (ugotavlja se prisotnost vidnih napak in pregled dokumentacije ki je prispela skupaj s pošiljko)

in količinskega pregleda (preveri se ustreznost proizvodov na dobavnici ter opravi količinski prevzem s štetjem) ki se opravita hkrati

Zelo pomembno je preveriti tudi rok uporabnosti tako za hrano vitamini in ostale dodatke k prehrani za živali ter predvsem rok uporabnosti zdravil19 Načeloma se zaupa dobavitelju vendar so kljub temu pozorni na rok uporabe Proizvodi (tudi proizvodi ki se niso prodali) ki jim je pretekel rok uporabe se vrnejo k dobaviteljem Če dobavitelj ne dobavi ustreznih naročenih proizvodov mu na osnovi reklamacije (Priloga 2) blago vrnejo oziroma pride do kompromisa (proizvode prevzamejo vendar jim dobavitelj zato odobri popust ndash zamenjava v duhu dobrega poslovanja) Prav tako se reklamirajo proizvodi ki imajo poškodovano embalažo Za dobavo in prevzem zdravil mora trgovina imeti poseben vhod (tukaj se ne smejo prevzemati nobeni drugi proizvodi) kar so rešili v sklopu bolnice Prav tako morajo biti zdravila v skladišču fizično ločena od ostalih proizvodov Vodi se tudi ločena evidenca20 zdravil od ostalih proizvodov

19 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih v 63 členu pravi Prepovedano je dajati v promet zdravilo ki mu je potekel rok uporabe ali če je bila dokazana oporečnost njegove kakovosti varnosti ali učinkovitosti 20 73 člen Zakona o zdravilih namreč pravi veletrgovci z zdravili lahko prodajajo zdravila za uporabo v veterinarski medicini tudi veterinarskim in drugim organizacijam ki po predpisih o veterinarstvu opravljajo veterinarsko dejavnost če imajo vzpostavljen sistem za sprejem shranjevanje in sledljivost zdravil ki ga preveri pristojni organ ter določeno odgovorno osebo za sprejem shranjevanje in zagotavljanje sledljivosti zdravil ki je imetnik diplome spričevala ali druge univerzitetne ali enakovredne izobrazbe iz farmacije

32

3311 Prejem in likvidacija računa Dobavitelj izda za dobavljene proizvode račun Prejeti računi dobaviteljev za dobavljene proizvode se pregledajo v smislu računovodske in predmetne točnosti Račun pomeni točno določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga moramo obravnavati zelo skrbno Likvidacijo računa opravimo takoj po njegovem prejemu saj s tem omogočimo računovodstvu da opravi promptno plačilo in tako pridobi pravico do popusta Likvidacija poteka po naslednjem postopku naprej se zbere potrebna dokumentacija (eksterno naročilo dobavnica prevzemnica račun) kateri sledi primerjava dokumentacije in ugotavljanje morebitnih razlik med naročeno prevzeto in zaračunano količino Ko se vse preveri in se vse ujema se račun likvidira Likvidacija računa zajema datum likvidacije na katero stroškovno mesto se račun knjiži datum valute računa podpis likvidatorja računa

3312 Evidenca in arhiviranje Zelo pomembna je evidenca zdravil omogočena mora biti sledljivost zdravila Sledljivost zdravila je po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (4 člen) dokumentirana pot zdravila od izdelovalca proizvajalca pravne ali fizične osebe ki opravlja promet z zdravili na debelo in na drobno do končnega uporabnika Pri vnosu dobavljenih zdravil v zaloge se morajo obvezno vpisati naslednji podatki ime zdravila (njegova koda) serijska številka zdravila opis količine (kos škatla ampula) število kosov in rok uporabe zdravila sledijo pa še dobavitelj datum prevzema številka dobavnice številka prevzemnice cena Serijska številka količina in rok uporabe zdravila sta izpisana tudi na računu zdravila ki je izdan stranki Sledljivost zdravila je pomembna še posebej v primeru umika določene serije zdravila s tržišča (npr ko sestava ne odgovarja specifikaciji) Takrat se vrnejo dobavitelju vsa zdravila ki so še v zalogi in preko izdanih računov (podatki strank) se izsledi že izdana zdravila pri strankah Skladišče zdravil je enotno tako za trgovino kot za ambulanto Pri prevzemu zdravila iz depoja mora veterinar podpisati oddajnico za vsa prevzeta zdravila Nadaljnjo evidenco o zdravilih nato vodi veterinar (kje se nahajajo katera žival jih je prejela v okviru svoje terapije) Podatki in informacije zbrani v evidencah so uporabni le tedaj če so ažurni in na voljo takrat kadar se dejansko potrebujejo K papirni evidenci shranjeni v obliki kopij v registru se štejejo ceniki (urejeni po dobaviteljih) podpisane kopije (s strani strank) izdanih računov

33

4 SKLEP Edina stalnica poslovnega okolja je njegovo nenehno spreminjanje Spremembe so številne in jim je težko slediti še posebej potrebam in željam potrošnikov ki se iz dneva v dan spreminjajo Zato uspešnost nabave izjemno vpliva na uspešnost trgovskega podjetja Bergant pravi (2001 21) raquoDobiček je ustvarjen samo če je input manjši kot output torej takrat ko podjetje posluje ekonomičnolaquo Vodenje nabave pa je odvisno od velikosti podjetja in ciljev ki jim podjetje sledi Odločitve o izbiri proizvodov (sortiment količina in cene) odločilno vplivajo na uspešnost podjetja Poslovna politika trgovskih podjetij se osredotoča v prvi vrsti na povečanje prodaje in zviševanje razlike med nabavno in prodajno ceno proizvodov Prodajne cene so na trgu razvrščene v različne cenovne razrede njihovo povečanje pa je dokaj zahtevno saj zahteva precej vlaganj in časa Zato poskušajo podjetja zniževati svoje nabavne stroške da bi tako povečala konkurenčnost Nabavno poslovanje postaja vse bolj obsežno zapleteno in zahtevno Nekdanje funkcije nabave naročanje prevzem in skladiščenje dopolnjujejo sedaj še trženjske funkcije kot so preučevanje nabavnega trga planiranje nabave odločitve glede dobaviteljev odločitve o oblikah in načinih nabavnega poslovanja ter nabavnih poteh pa tudi komuniciranje z dobavitelji analiziranje in evidentiranje nabave Pri nabavnem managementu je čedalje bolj pomemben dolgoročen odnos med kupcem in prodajalcem ki prinaša koristi tako prodajalcu kot kupcu ndash spoznanje da dolgoročno sodelovanje prinaša več koristi kot pa serija enkratnih kupčij za iste potrebe Uspešnost nabave je odvisna od pravilnih odločitev glede nabavnih virov Podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo je uspelo zgraditi dobre in dolgoročne poslovne odnose z dobavitelji Pri odločanju o nabavi ni pomembna samo cena temveč vse storitve ki jih nudi dobavitelj Prvi pomemben kriterij pri odločanju o nakupu pa je prav gotovo kakovost proizvodov saj lahko neustrezna kvaliteta ob nizki ceni povzroči več stroškov kot prihrankov Nabavna politika v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj pod okriljem katere posluje trgovina Dr Zoo je usmerjena k potrebam in željam svojih kupcev Težijo k čim večji optimalnosti cen nabavljenih proizvodov k visoki kakovosti proizvodov in dolgoročnemu sodelovanju z izbranimi dobavitelji Zakon o zdravilih prepoveduje oglaševanje zdravil kar posledično vpliva tudi na to da se ne sme oglaševati trgovina kot kraj kjer se prodajajo zdravila Dovoljuje pa obveščanje Tako lahko Veterinarska bolnica obveščajo ljudi o cepljenjih (redna letna cepljenja psov proti steklini) o uporabi razkužil (ptičja gripa) Reklamirajo se preko zadovoljnih strank ki o njih poročajo naprej svojim prijateljem in znancem Zelo pomembna je tudi povezanost trgovine z ambulanto od koder veterinarji napotijo stranke po zdravila in hrano za nadaljnjo terapijo pri živalih Povezanost trgovine z Ambulanto za male živali in oddelkom prakse za velike živali tvori njihovo prepoznavnost in konkurenčno prednost

34

POVZETEK Nabava je ena temeljnih funkcij poslovnega procesa trgovskih podjetij njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja posreduje kupcem in to v zadostni količini in primernem sortimentu po ustreznih cenah ter pravočasno Diplomsko delo je razdeljeno na dva dela in sicer na teoretični ter praktični del kjer je opisana nabava v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo V teoretičnem delu diplomskega dela je nabavni proces predstavljen po posameznih fazah kot ga predstavljajo avtorji v literaturi Faze si sledijo v določenem zaporedju Posamezne faze se med seboj prepletajo so povezane ter odvisne Vsako stopnjo nabavnega procesa je potrebno izvesti pazljivo in sistematično kajti le tako lahko zadovoljimo potrebe po proizvodih ki so na voljo pravočasno v ustrezni količini kvaliteti in ustrezni ceni Praktični del predstavlja podjetje Veterinarska bolnica Ptuj doo in analizo poteka postopka nabave v samem podjetju Proces sem prikazala od raziskave nabavnega trga sklepanja nabavne pogodbe ugotavljanja potreb in naročanja do prevzema blaga KLJUČNE BESEDE nabava nabavni proces naročanje izbira dobavitelj kupec trgovsko podjetje ABSTRACT Procurement is for commercial companies one of the key elements of business procedure its task is to obtain those articles which sales department discloses to customers in right quantity range of varieties suitable prices and in time Diploma is separeted in two parts The first part is theoretical and the second one is practical descripton of purchasing in company Veterinarska bolnica Ptuj doo In theoretical part of diploma the purchasing process is represented by particular stages The stages follow one another in certain succesion The particular stages are connected and depended between themselves Each stage of purchasing process has to be done carefully and systematically Only in that case we can satisfy the needs by products which are at service on time in appropriate quantity quality and at reasonable price The practical part represents the company Veterinarska bolnica Ptuj doo and analyses the purchasing process in it I presented procedure started with market resarch followed by award the contract needs determination ordering and take delivery KEY WORDS purchase purchasing process ordering choise supplier buyer trade company

35

5 SEZNAM LITERATURE

1 Baily PFarmer DJessop DJones 1998 Purchasing principles and Management London Prentice Hall

2 Bergant Bogomil 2001 Gospodarjenje podjetij Novo mesto Visokošolsko središče Visoka šola za upravljanje in poslovanje

3 Društvo ekonomistov 2000 25 Jubilejno posvetovanje o podjetniškem planiranju in managementu Uvajanje sprememb vodenja in planiranja

4 Gadde Lard-Erik in H Hakansson 1993 Profesional Purchasing London Routledge

5 Kaltnekar Zdravko 1993 Logistika v proizvodnem podjetju Kranj Moderna organizacija

6 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta 7 Kotler Philip 2004 Management trženja Ljubljana GV Založba 8 Leenders MR Fearon HE England WB 1985 Purchasing and Materials

Management RD Irwin Inc Homewood Illinois 9 Markič Peter Strniša Marija Tavčar Rudi 1993 Poslovna pogajanja Ljubljana

Gospodarski vestnik 10 PotočnikVekoslav 2000 Komercialno poslovanje z osnovami trženja 1 Ljubljana

Ekonomska fakulteta 11 PotočnikVekoslav 2001a Trgovinsko poslovanje Novo mesto Visoka šola za

upravljanje in poslovanje 12 PotočnikVekoslav 2001b Trženje v trgovini Ljubljana GV Založba 13 PotočnikVekoslav 2002a Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana

Ekonomska fakulteta 14 PotočnikVekoslav 2002b Temelji trženja s primeri iz prakse Ljubljana GV

Založba 15 van Weele A J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa

Ljubljana Gospodarski vestnik 16 Završnik Bruno 2004 Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV

Izobraževanje 17 Završnik Bruno 2001 Pogajanja v nabavi in upravljanje s človeškimi viri

Radenci Center za zunanjo trgovino Radenci doo 18 Završnik Bruno 2000 Nabava ndash zapiski predavanj Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta 19 Završnik Bruno 1997 Management nabave Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta

36

6 SEZNAM VIROV 1 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD ndash UPB1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+gospodarskih+druC5BEbahampmandate=-1ampunid=UPB|AB7A116C1EB745F7C1256F41003C9EF3ampshowdoc=1 [2532006] 2 Zakon o veterinarstvu (ZVet-1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampvt=6ampst=aampq=veterinaampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C1256A330020E07Fampshowdoc=1 [2532006] 3 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (ZZMP) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+zdravilihampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C125683A002C1181ampshowdoc=1 [2532006] 4 Zakon o zdravilih (ZZdr) (online) Dostopen na httpwwwuradni-listsi1ulonlinejspurlid=200631ampdhid=81631 [2532006]

28

334 Izdelava povpraševanja za potencialne kupce S prenovitvijo trgovine so se odločili tudi za določen standard proizvodov ki jih bodo prodajali to je premium razred Ker pri hrani in ostalih dodatkih za male živali cenovno ne morejo konkurirati velikim trgovskim centrom (ki prodajajo hrano in dodatke nižje kakovosti in posledično po nižjih cenah) so se usmerili na kupce ki zahtevajo kakovost in so pripravljeni zanjo tudi več odšteti Vrhunska kakovost je osnova na kateri se gradijo vsi ostali poslovni odnosi z dobavitelji Nabava nato na osnovi izbranih nabavnih potreb po proizvodih pošlje zahtevo za ponudbo potencialnim dobaviteljem Zahteve vključujejo pogoje in specifikacije (tehnične kakovostne zakonske nabavne hellip) ter morebitno zahtevo tudi po začetnih vzorcih proizvodov Nato v sodelovanju z veterinarji ugotovi ali začetni vzorci ustrezajo vsem podanim zahtevam in jih na podlagi ugotovitev sprejmejo ali zavrnejo Specifikacija izdelka je pomembna informacija ki dobavitelju natančno pove kaj želi podjetje nabaviti Obsega pa

kaj mora dobavitelj dostaviti naročniku želeno kakovost izdelka kdaj in koliko je potrebno dostaviti in način izpolnitve naročila

Podjetje naroča izdelke predvsem na podlagi prodajnih katalogov dobaviteljev gre torej za nabavo po dobaviteljevih specifikacijah Velik del nabavnega sortimana sestavljajo standardni izdelki zato lahko podjetje hitreje in lažje zamenja dobavitelje pa tudi sedanje izdelke lažje nadomesti s podobnimi izdelki drugih dobaviteljev Pri zdravilih so omejeni z dobavo in ponudbo kar je eden izmed razlogov zakaj so v ambulanti terapije poslovna skrivnost17 Podjetje ne more postavljati nobenih pogojev če želijo zdravilo nabaviti sprejmejo tiste pogoje ki jih ponujajo veledrogerije

335 Raziskava nabavnega tržišča Raziskava nabavnega trga se izvaja samo takrat kadar se nabavlja nov proizvod oziroma ko obstoječi dobavitelji ne morejo zagotoviti zahtevanega proizvoda Preučuje se ponudba in povpraševanje po proizvodu in z njima povezana gibanja cen količin kakovosti hellip Drugače pa dobava poteka po odobreni listi izbranih dobaviteljev Z dobavitelji s katerimi so ustvarili uspešen poslovni odnos ki je v obojestransko korist in zadovoljstvo in ki zagotavljajo proizvode po zahtevani kakovosti optimalni ceni ustreznih plačilnih in dobavnih pogojih imajo interes tudi v bodoče sodelovati Kadar se pojavijo negativne izkušnje v sodelovanju z dobavitelji poskušajo spore reševati sproti 17 Terapija (kombinacija zdravil) je poslovna skrivnost podjetja in ni zapisana na računu ki je izdan stranki Zapisana pa je v osebni kartoteki zdravljene živali V 39 členu Zakona o gospodarskih družbah je zapisano Za poslovno skrivnost se štejejo podatki za katere tako določi družba s pisnim sklepom S tem sklepom morajo biti seznanjeni družbeniki delavci člani organov in druge osebe ki so dolžne varovati poslovno skrivnost

29

Pri raziskavi tržišča si pomagajo s ponudbami dobaviteljev ki jih pošiljajo na lastno iniciativo s spletnimi stranmi z obiski trgovskih potnikov (najbolj pogosto jih trgovski potniki sami obiščejo in predstavljajo nove izdelke iz njihove ponudbe jih seznanjajo z novim promocijskim materialom) katalogi dobaviteljev Tako pri izboru dobavitelja za določeno vrsto proizvodov kot tudi pri nabavi novih proizvodov se pridobi več različnih ponudb Na podlagi medsebojne primerjave in analize izberejo najbolj ugodno

336 Izbor dobaviteljev Izbira dobaviteljev je ključna naloga nabave Dobri dobavitelji so tisti ki nudijo nove rešitve Seveda pa je take dobavitelje potrebno najti in potem še izbrati Pravilna izbira dobaviteljev vpliva na kakovost in ceno oskrbe s proizvodi S sistematično in natančno raziskavo lahko najbolje poiščemo potencialne dobavitelje Pogoj za uspešnost so pravi viri informacij in podjetje je črpalo iz naslednjih poslovni imeniki publikacije dobaviteljev strokovni časopisi in revije viri v podjetju informacije od posrednikov izmenjava izkušenj Pri izdelavi nabavne kalkulacije se upoštevajo vsi nabavni stroški ki nastanejo pri posameznem dobavitelju Na izbor pa seveda vplivajo tudi kakovost materiala dobavni roki in pogoji ter plačilni roki in načini plačila Izbira dobavitelja je tesno povezana z oblikovanjem nabavnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bomo sodelovali Podjetje se je osredotočilo na kupce ki zahtevajo kakovost kar je seveda odločilno vplivalo na izbiro dobaviteljev Med potencialnim dobavitelji hrane za male živali so izbrali samo tiste ki nudijo res vrhunsko kakovost Eukanuba Nutro Techni-Cal Royal Canin Hillrsquos Veliko sodelujejo tudi z lokalnimi dobavitelji Miprim doo (mlečni izdelki) Dobrodej Miklavž (lizalni kamni) Ekolap Scala doo (razkužila) Dar Trade Petrovče Vitan Trade Hoče (igrače) Aler doo Ljubljana (igrače) Zdravila se naročajo preko veledrogerij kot sta Krka in Kemofarmacija (nudijo širok asortiman dobava je možna vsak dan popusti ni problemov z zamenjavo blaga)

337 Eksterno naročilo Cilj eksternega naročila so pravilno pravočasno po sprejemljivih cenah in v optimalnih količinah naročeni proizvodi pri dobaviteljih kar omogoča pravočasno dobavo Naročilo je konkretna nabavna akcija kjer gre za neposreden poslovni kontakt z dobaviteljem in ustvarjanje pravne obveznosti tako s strani kupca (ki se zaveže da bo poravnal kupnino) kot s strani dobavitelja (ki se s potrditvijo naročila zaveže da bo obljubljeno tudi dostavil v dogovorjenih rokih in ustrezni kakovosti)

30

Hrano za male živali naročajo enkrat tedensko s tem so se prilagodili dobaviteljem Hrano in ostale proizvode naročajo v ponedeljek ndash torek (dobava sledi do konca tedna) ali v četrtek ndash petek (dobava sledi v začetku tedna) Zdravila je možno naročiti vsak dan ker dobavitelji dobavljajo tudi lekarnam na tem področju in ni težav z dobavnimi roki Eksterno naročilo se preda dobavitelju telefonsko (v večini primerov) ali po trgovskem zastopniku dobavitelja Pogodba med kupcem in dobaviteljem se sklene ko dobavitelj potrdi sprejem naročila S potrditvijo naročila dobavitelj sporoči kupcu da se strinja z vsebino naročila in ostalimi pogoji Včasih je potrebno kakšno naročilo tudi spremeniti ali dopolniti kar pomeni da se dobavitelja obvesti o spremembah ali dopolnitvah naročila ter sodeluje z njim pri odpravljanju morebitnih težav

338 Sklepanje nabavnih pogodb Preden lahko izdelamo predlog nabavne pogodbe mora podjetje imeti listo odobrenih dobaviteljev in specifikacije izdelkov ki jih bo nabavljalo pri dobaviteljih Naročnik in predstavnik dobavitelja nato skupaj uskladita zahteve naročnika po proizvodu in ostale pogodbene pogoje Kupna pogodba je pravna podlaga nabave ki nastane s strinjanjem obeh sodelujočih strank to je kupca in prodajalca Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa s potrditvijo naročila Pogodba se šteje za sklenjeno ko prodajalec potrdi kupčevo naročilo Pri sklepanju pogodbe pa morata obe pogodbeni strani izpolnjevati naslednja načela

podpisnika morata ravnati kot dobra gospodarja spoštovati zakone upoštevati veljavnost pogodbe upoštevati določila uzanc

Sama pogodba vsebuje naslednje elemente ceno in morebitne spremembe cene količino in kakovost blaga način naročanja (telefonsko preko prodajnih zastopnikov dobavitelja) dinamika nabave (1x tedensko) plačilne in dobavne pogoje popuste reklamacije način pakiranja in embalažo čas trajanja pogodbe promocijske akcije18 druga posebna določila k pogodbi

18 Prodajna akcija ki jo izpeljeta dobavitelj in prodajalec skupaj Vsak zmanjša ceno proizvoda za 10 (skupaj oba za 20) kar pripelje do povečane prodaje stranke so namreč vesele da za isto količino plačajo 20 manj Trgovina ima sicer manjši dobiček na enoto vendar se dobiček poveča zaradi večje prodane količine proizvoda

31

339 Spremljanje eksternega naročila Pri spremljanju naročila gre predvsem za kontrolo nad prispetjem potrditve naročila primerjavo z našim eksternim naročilom ter kontrolo dobavnih rokov (ali so naročeni proizvodi prispeli pravočasno) Namen spremljanja je torej v tem da preprečimo motnje poslovnega procesa nezmožnost izvršitve dobav našim kupcem in poslabšanje image-a Nabava je dolžna spremljati proizvode od njihovega naročila pa vse do prevzema v skladišču Glavna naloga nadzora izpolnjevanja dobavnih rokov je torej ugotavljanje njihovih prekoračitev in opominjanje dobavitelja na njih Vsi stroški z manipulacijo naročenih proizvodov morajo biti čim nižji kar pomeni da moramo naročene proizvode in njihovo pot od dobavitelja do nas nadzorovati in jo pravilno usmerjati

3310 Prevzem in pregled vhodnih proizvodov Pravilen in natančen prevzem naročenih in dobavljenih proizvodov je izredno pomembna naloga Prevzem poteka na osnovi

dokumentacije (pogodba eksterno naročilo dobavnica preverijo tudi cene proizvodov kajti včasih se zgodi da dobavitelji pozabijo na naknadno dogovorjene popuste ndash jih opozorijo na pomanjkljivost)

vizualnega pregleda (ugotavlja se prisotnost vidnih napak in pregled dokumentacije ki je prispela skupaj s pošiljko)

in količinskega pregleda (preveri se ustreznost proizvodov na dobavnici ter opravi količinski prevzem s štetjem) ki se opravita hkrati

Zelo pomembno je preveriti tudi rok uporabnosti tako za hrano vitamini in ostale dodatke k prehrani za živali ter predvsem rok uporabnosti zdravil19 Načeloma se zaupa dobavitelju vendar so kljub temu pozorni na rok uporabe Proizvodi (tudi proizvodi ki se niso prodali) ki jim je pretekel rok uporabe se vrnejo k dobaviteljem Če dobavitelj ne dobavi ustreznih naročenih proizvodov mu na osnovi reklamacije (Priloga 2) blago vrnejo oziroma pride do kompromisa (proizvode prevzamejo vendar jim dobavitelj zato odobri popust ndash zamenjava v duhu dobrega poslovanja) Prav tako se reklamirajo proizvodi ki imajo poškodovano embalažo Za dobavo in prevzem zdravil mora trgovina imeti poseben vhod (tukaj se ne smejo prevzemati nobeni drugi proizvodi) kar so rešili v sklopu bolnice Prav tako morajo biti zdravila v skladišču fizično ločena od ostalih proizvodov Vodi se tudi ločena evidenca20 zdravil od ostalih proizvodov

19 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih v 63 členu pravi Prepovedano je dajati v promet zdravilo ki mu je potekel rok uporabe ali če je bila dokazana oporečnost njegove kakovosti varnosti ali učinkovitosti 20 73 člen Zakona o zdravilih namreč pravi veletrgovci z zdravili lahko prodajajo zdravila za uporabo v veterinarski medicini tudi veterinarskim in drugim organizacijam ki po predpisih o veterinarstvu opravljajo veterinarsko dejavnost če imajo vzpostavljen sistem za sprejem shranjevanje in sledljivost zdravil ki ga preveri pristojni organ ter določeno odgovorno osebo za sprejem shranjevanje in zagotavljanje sledljivosti zdravil ki je imetnik diplome spričevala ali druge univerzitetne ali enakovredne izobrazbe iz farmacije

32

3311 Prejem in likvidacija računa Dobavitelj izda za dobavljene proizvode račun Prejeti računi dobaviteljev za dobavljene proizvode se pregledajo v smislu računovodske in predmetne točnosti Račun pomeni točno določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga moramo obravnavati zelo skrbno Likvidacijo računa opravimo takoj po njegovem prejemu saj s tem omogočimo računovodstvu da opravi promptno plačilo in tako pridobi pravico do popusta Likvidacija poteka po naslednjem postopku naprej se zbere potrebna dokumentacija (eksterno naročilo dobavnica prevzemnica račun) kateri sledi primerjava dokumentacije in ugotavljanje morebitnih razlik med naročeno prevzeto in zaračunano količino Ko se vse preveri in se vse ujema se račun likvidira Likvidacija računa zajema datum likvidacije na katero stroškovno mesto se račun knjiži datum valute računa podpis likvidatorja računa

3312 Evidenca in arhiviranje Zelo pomembna je evidenca zdravil omogočena mora biti sledljivost zdravila Sledljivost zdravila je po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (4 člen) dokumentirana pot zdravila od izdelovalca proizvajalca pravne ali fizične osebe ki opravlja promet z zdravili na debelo in na drobno do končnega uporabnika Pri vnosu dobavljenih zdravil v zaloge se morajo obvezno vpisati naslednji podatki ime zdravila (njegova koda) serijska številka zdravila opis količine (kos škatla ampula) število kosov in rok uporabe zdravila sledijo pa še dobavitelj datum prevzema številka dobavnice številka prevzemnice cena Serijska številka količina in rok uporabe zdravila sta izpisana tudi na računu zdravila ki je izdan stranki Sledljivost zdravila je pomembna še posebej v primeru umika določene serije zdravila s tržišča (npr ko sestava ne odgovarja specifikaciji) Takrat se vrnejo dobavitelju vsa zdravila ki so še v zalogi in preko izdanih računov (podatki strank) se izsledi že izdana zdravila pri strankah Skladišče zdravil je enotno tako za trgovino kot za ambulanto Pri prevzemu zdravila iz depoja mora veterinar podpisati oddajnico za vsa prevzeta zdravila Nadaljnjo evidenco o zdravilih nato vodi veterinar (kje se nahajajo katera žival jih je prejela v okviru svoje terapije) Podatki in informacije zbrani v evidencah so uporabni le tedaj če so ažurni in na voljo takrat kadar se dejansko potrebujejo K papirni evidenci shranjeni v obliki kopij v registru se štejejo ceniki (urejeni po dobaviteljih) podpisane kopije (s strani strank) izdanih računov

33

4 SKLEP Edina stalnica poslovnega okolja je njegovo nenehno spreminjanje Spremembe so številne in jim je težko slediti še posebej potrebam in željam potrošnikov ki se iz dneva v dan spreminjajo Zato uspešnost nabave izjemno vpliva na uspešnost trgovskega podjetja Bergant pravi (2001 21) raquoDobiček je ustvarjen samo če je input manjši kot output torej takrat ko podjetje posluje ekonomičnolaquo Vodenje nabave pa je odvisno od velikosti podjetja in ciljev ki jim podjetje sledi Odločitve o izbiri proizvodov (sortiment količina in cene) odločilno vplivajo na uspešnost podjetja Poslovna politika trgovskih podjetij se osredotoča v prvi vrsti na povečanje prodaje in zviševanje razlike med nabavno in prodajno ceno proizvodov Prodajne cene so na trgu razvrščene v različne cenovne razrede njihovo povečanje pa je dokaj zahtevno saj zahteva precej vlaganj in časa Zato poskušajo podjetja zniževati svoje nabavne stroške da bi tako povečala konkurenčnost Nabavno poslovanje postaja vse bolj obsežno zapleteno in zahtevno Nekdanje funkcije nabave naročanje prevzem in skladiščenje dopolnjujejo sedaj še trženjske funkcije kot so preučevanje nabavnega trga planiranje nabave odločitve glede dobaviteljev odločitve o oblikah in načinih nabavnega poslovanja ter nabavnih poteh pa tudi komuniciranje z dobavitelji analiziranje in evidentiranje nabave Pri nabavnem managementu je čedalje bolj pomemben dolgoročen odnos med kupcem in prodajalcem ki prinaša koristi tako prodajalcu kot kupcu ndash spoznanje da dolgoročno sodelovanje prinaša več koristi kot pa serija enkratnih kupčij za iste potrebe Uspešnost nabave je odvisna od pravilnih odločitev glede nabavnih virov Podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo je uspelo zgraditi dobre in dolgoročne poslovne odnose z dobavitelji Pri odločanju o nabavi ni pomembna samo cena temveč vse storitve ki jih nudi dobavitelj Prvi pomemben kriterij pri odločanju o nakupu pa je prav gotovo kakovost proizvodov saj lahko neustrezna kvaliteta ob nizki ceni povzroči več stroškov kot prihrankov Nabavna politika v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj pod okriljem katere posluje trgovina Dr Zoo je usmerjena k potrebam in željam svojih kupcev Težijo k čim večji optimalnosti cen nabavljenih proizvodov k visoki kakovosti proizvodov in dolgoročnemu sodelovanju z izbranimi dobavitelji Zakon o zdravilih prepoveduje oglaševanje zdravil kar posledično vpliva tudi na to da se ne sme oglaševati trgovina kot kraj kjer se prodajajo zdravila Dovoljuje pa obveščanje Tako lahko Veterinarska bolnica obveščajo ljudi o cepljenjih (redna letna cepljenja psov proti steklini) o uporabi razkužil (ptičja gripa) Reklamirajo se preko zadovoljnih strank ki o njih poročajo naprej svojim prijateljem in znancem Zelo pomembna je tudi povezanost trgovine z ambulanto od koder veterinarji napotijo stranke po zdravila in hrano za nadaljnjo terapijo pri živalih Povezanost trgovine z Ambulanto za male živali in oddelkom prakse za velike živali tvori njihovo prepoznavnost in konkurenčno prednost

34

POVZETEK Nabava je ena temeljnih funkcij poslovnega procesa trgovskih podjetij njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja posreduje kupcem in to v zadostni količini in primernem sortimentu po ustreznih cenah ter pravočasno Diplomsko delo je razdeljeno na dva dela in sicer na teoretični ter praktični del kjer je opisana nabava v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo V teoretičnem delu diplomskega dela je nabavni proces predstavljen po posameznih fazah kot ga predstavljajo avtorji v literaturi Faze si sledijo v določenem zaporedju Posamezne faze se med seboj prepletajo so povezane ter odvisne Vsako stopnjo nabavnega procesa je potrebno izvesti pazljivo in sistematično kajti le tako lahko zadovoljimo potrebe po proizvodih ki so na voljo pravočasno v ustrezni količini kvaliteti in ustrezni ceni Praktični del predstavlja podjetje Veterinarska bolnica Ptuj doo in analizo poteka postopka nabave v samem podjetju Proces sem prikazala od raziskave nabavnega trga sklepanja nabavne pogodbe ugotavljanja potreb in naročanja do prevzema blaga KLJUČNE BESEDE nabava nabavni proces naročanje izbira dobavitelj kupec trgovsko podjetje ABSTRACT Procurement is for commercial companies one of the key elements of business procedure its task is to obtain those articles which sales department discloses to customers in right quantity range of varieties suitable prices and in time Diploma is separeted in two parts The first part is theoretical and the second one is practical descripton of purchasing in company Veterinarska bolnica Ptuj doo In theoretical part of diploma the purchasing process is represented by particular stages The stages follow one another in certain succesion The particular stages are connected and depended between themselves Each stage of purchasing process has to be done carefully and systematically Only in that case we can satisfy the needs by products which are at service on time in appropriate quantity quality and at reasonable price The practical part represents the company Veterinarska bolnica Ptuj doo and analyses the purchasing process in it I presented procedure started with market resarch followed by award the contract needs determination ordering and take delivery KEY WORDS purchase purchasing process ordering choise supplier buyer trade company

35

5 SEZNAM LITERATURE

1 Baily PFarmer DJessop DJones 1998 Purchasing principles and Management London Prentice Hall

2 Bergant Bogomil 2001 Gospodarjenje podjetij Novo mesto Visokošolsko središče Visoka šola za upravljanje in poslovanje

3 Društvo ekonomistov 2000 25 Jubilejno posvetovanje o podjetniškem planiranju in managementu Uvajanje sprememb vodenja in planiranja

4 Gadde Lard-Erik in H Hakansson 1993 Profesional Purchasing London Routledge

5 Kaltnekar Zdravko 1993 Logistika v proizvodnem podjetju Kranj Moderna organizacija

6 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta 7 Kotler Philip 2004 Management trženja Ljubljana GV Založba 8 Leenders MR Fearon HE England WB 1985 Purchasing and Materials

Management RD Irwin Inc Homewood Illinois 9 Markič Peter Strniša Marija Tavčar Rudi 1993 Poslovna pogajanja Ljubljana

Gospodarski vestnik 10 PotočnikVekoslav 2000 Komercialno poslovanje z osnovami trženja 1 Ljubljana

Ekonomska fakulteta 11 PotočnikVekoslav 2001a Trgovinsko poslovanje Novo mesto Visoka šola za

upravljanje in poslovanje 12 PotočnikVekoslav 2001b Trženje v trgovini Ljubljana GV Založba 13 PotočnikVekoslav 2002a Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana

Ekonomska fakulteta 14 PotočnikVekoslav 2002b Temelji trženja s primeri iz prakse Ljubljana GV

Založba 15 van Weele A J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa

Ljubljana Gospodarski vestnik 16 Završnik Bruno 2004 Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV

Izobraževanje 17 Završnik Bruno 2001 Pogajanja v nabavi in upravljanje s človeškimi viri

Radenci Center za zunanjo trgovino Radenci doo 18 Završnik Bruno 2000 Nabava ndash zapiski predavanj Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta 19 Završnik Bruno 1997 Management nabave Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta

36

6 SEZNAM VIROV 1 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD ndash UPB1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+gospodarskih+druC5BEbahampmandate=-1ampunid=UPB|AB7A116C1EB745F7C1256F41003C9EF3ampshowdoc=1 [2532006] 2 Zakon o veterinarstvu (ZVet-1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampvt=6ampst=aampq=veterinaampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C1256A330020E07Fampshowdoc=1 [2532006] 3 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (ZZMP) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+zdravilihampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C125683A002C1181ampshowdoc=1 [2532006] 4 Zakon o zdravilih (ZZdr) (online) Dostopen na httpwwwuradni-listsi1ulonlinejspurlid=200631ampdhid=81631 [2532006]

29

Pri raziskavi tržišča si pomagajo s ponudbami dobaviteljev ki jih pošiljajo na lastno iniciativo s spletnimi stranmi z obiski trgovskih potnikov (najbolj pogosto jih trgovski potniki sami obiščejo in predstavljajo nove izdelke iz njihove ponudbe jih seznanjajo z novim promocijskim materialom) katalogi dobaviteljev Tako pri izboru dobavitelja za določeno vrsto proizvodov kot tudi pri nabavi novih proizvodov se pridobi več različnih ponudb Na podlagi medsebojne primerjave in analize izberejo najbolj ugodno

336 Izbor dobaviteljev Izbira dobaviteljev je ključna naloga nabave Dobri dobavitelji so tisti ki nudijo nove rešitve Seveda pa je take dobavitelje potrebno najti in potem še izbrati Pravilna izbira dobaviteljev vpliva na kakovost in ceno oskrbe s proizvodi S sistematično in natančno raziskavo lahko najbolje poiščemo potencialne dobavitelje Pogoj za uspešnost so pravi viri informacij in podjetje je črpalo iz naslednjih poslovni imeniki publikacije dobaviteljev strokovni časopisi in revije viri v podjetju informacije od posrednikov izmenjava izkušenj Pri izdelavi nabavne kalkulacije se upoštevajo vsi nabavni stroški ki nastanejo pri posameznem dobavitelju Na izbor pa seveda vplivajo tudi kakovost materiala dobavni roki in pogoji ter plačilni roki in načini plačila Izbira dobavitelja je tesno povezana z oblikovanjem nabavnega sortimenta ki odločilno vpliva na to s katerimi dobavitelji bomo sodelovali Podjetje se je osredotočilo na kupce ki zahtevajo kakovost kar je seveda odločilno vplivalo na izbiro dobaviteljev Med potencialnim dobavitelji hrane za male živali so izbrali samo tiste ki nudijo res vrhunsko kakovost Eukanuba Nutro Techni-Cal Royal Canin Hillrsquos Veliko sodelujejo tudi z lokalnimi dobavitelji Miprim doo (mlečni izdelki) Dobrodej Miklavž (lizalni kamni) Ekolap Scala doo (razkužila) Dar Trade Petrovče Vitan Trade Hoče (igrače) Aler doo Ljubljana (igrače) Zdravila se naročajo preko veledrogerij kot sta Krka in Kemofarmacija (nudijo širok asortiman dobava je možna vsak dan popusti ni problemov z zamenjavo blaga)

337 Eksterno naročilo Cilj eksternega naročila so pravilno pravočasno po sprejemljivih cenah in v optimalnih količinah naročeni proizvodi pri dobaviteljih kar omogoča pravočasno dobavo Naročilo je konkretna nabavna akcija kjer gre za neposreden poslovni kontakt z dobaviteljem in ustvarjanje pravne obveznosti tako s strani kupca (ki se zaveže da bo poravnal kupnino) kot s strani dobavitelja (ki se s potrditvijo naročila zaveže da bo obljubljeno tudi dostavil v dogovorjenih rokih in ustrezni kakovosti)

30

Hrano za male živali naročajo enkrat tedensko s tem so se prilagodili dobaviteljem Hrano in ostale proizvode naročajo v ponedeljek ndash torek (dobava sledi do konca tedna) ali v četrtek ndash petek (dobava sledi v začetku tedna) Zdravila je možno naročiti vsak dan ker dobavitelji dobavljajo tudi lekarnam na tem področju in ni težav z dobavnimi roki Eksterno naročilo se preda dobavitelju telefonsko (v večini primerov) ali po trgovskem zastopniku dobavitelja Pogodba med kupcem in dobaviteljem se sklene ko dobavitelj potrdi sprejem naročila S potrditvijo naročila dobavitelj sporoči kupcu da se strinja z vsebino naročila in ostalimi pogoji Včasih je potrebno kakšno naročilo tudi spremeniti ali dopolniti kar pomeni da se dobavitelja obvesti o spremembah ali dopolnitvah naročila ter sodeluje z njim pri odpravljanju morebitnih težav

338 Sklepanje nabavnih pogodb Preden lahko izdelamo predlog nabavne pogodbe mora podjetje imeti listo odobrenih dobaviteljev in specifikacije izdelkov ki jih bo nabavljalo pri dobaviteljih Naročnik in predstavnik dobavitelja nato skupaj uskladita zahteve naročnika po proizvodu in ostale pogodbene pogoje Kupna pogodba je pravna podlaga nabave ki nastane s strinjanjem obeh sodelujočih strank to je kupca in prodajalca Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa s potrditvijo naročila Pogodba se šteje za sklenjeno ko prodajalec potrdi kupčevo naročilo Pri sklepanju pogodbe pa morata obe pogodbeni strani izpolnjevati naslednja načela

podpisnika morata ravnati kot dobra gospodarja spoštovati zakone upoštevati veljavnost pogodbe upoštevati določila uzanc

Sama pogodba vsebuje naslednje elemente ceno in morebitne spremembe cene količino in kakovost blaga način naročanja (telefonsko preko prodajnih zastopnikov dobavitelja) dinamika nabave (1x tedensko) plačilne in dobavne pogoje popuste reklamacije način pakiranja in embalažo čas trajanja pogodbe promocijske akcije18 druga posebna določila k pogodbi

18 Prodajna akcija ki jo izpeljeta dobavitelj in prodajalec skupaj Vsak zmanjša ceno proizvoda za 10 (skupaj oba za 20) kar pripelje do povečane prodaje stranke so namreč vesele da za isto količino plačajo 20 manj Trgovina ima sicer manjši dobiček na enoto vendar se dobiček poveča zaradi večje prodane količine proizvoda

31

339 Spremljanje eksternega naročila Pri spremljanju naročila gre predvsem za kontrolo nad prispetjem potrditve naročila primerjavo z našim eksternim naročilom ter kontrolo dobavnih rokov (ali so naročeni proizvodi prispeli pravočasno) Namen spremljanja je torej v tem da preprečimo motnje poslovnega procesa nezmožnost izvršitve dobav našim kupcem in poslabšanje image-a Nabava je dolžna spremljati proizvode od njihovega naročila pa vse do prevzema v skladišču Glavna naloga nadzora izpolnjevanja dobavnih rokov je torej ugotavljanje njihovih prekoračitev in opominjanje dobavitelja na njih Vsi stroški z manipulacijo naročenih proizvodov morajo biti čim nižji kar pomeni da moramo naročene proizvode in njihovo pot od dobavitelja do nas nadzorovati in jo pravilno usmerjati

3310 Prevzem in pregled vhodnih proizvodov Pravilen in natančen prevzem naročenih in dobavljenih proizvodov je izredno pomembna naloga Prevzem poteka na osnovi

dokumentacije (pogodba eksterno naročilo dobavnica preverijo tudi cene proizvodov kajti včasih se zgodi da dobavitelji pozabijo na naknadno dogovorjene popuste ndash jih opozorijo na pomanjkljivost)

vizualnega pregleda (ugotavlja se prisotnost vidnih napak in pregled dokumentacije ki je prispela skupaj s pošiljko)

in količinskega pregleda (preveri se ustreznost proizvodov na dobavnici ter opravi količinski prevzem s štetjem) ki se opravita hkrati

Zelo pomembno je preveriti tudi rok uporabnosti tako za hrano vitamini in ostale dodatke k prehrani za živali ter predvsem rok uporabnosti zdravil19 Načeloma se zaupa dobavitelju vendar so kljub temu pozorni na rok uporabe Proizvodi (tudi proizvodi ki se niso prodali) ki jim je pretekel rok uporabe se vrnejo k dobaviteljem Če dobavitelj ne dobavi ustreznih naročenih proizvodov mu na osnovi reklamacije (Priloga 2) blago vrnejo oziroma pride do kompromisa (proizvode prevzamejo vendar jim dobavitelj zato odobri popust ndash zamenjava v duhu dobrega poslovanja) Prav tako se reklamirajo proizvodi ki imajo poškodovano embalažo Za dobavo in prevzem zdravil mora trgovina imeti poseben vhod (tukaj se ne smejo prevzemati nobeni drugi proizvodi) kar so rešili v sklopu bolnice Prav tako morajo biti zdravila v skladišču fizično ločena od ostalih proizvodov Vodi se tudi ločena evidenca20 zdravil od ostalih proizvodov

19 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih v 63 členu pravi Prepovedano je dajati v promet zdravilo ki mu je potekel rok uporabe ali če je bila dokazana oporečnost njegove kakovosti varnosti ali učinkovitosti 20 73 člen Zakona o zdravilih namreč pravi veletrgovci z zdravili lahko prodajajo zdravila za uporabo v veterinarski medicini tudi veterinarskim in drugim organizacijam ki po predpisih o veterinarstvu opravljajo veterinarsko dejavnost če imajo vzpostavljen sistem za sprejem shranjevanje in sledljivost zdravil ki ga preveri pristojni organ ter določeno odgovorno osebo za sprejem shranjevanje in zagotavljanje sledljivosti zdravil ki je imetnik diplome spričevala ali druge univerzitetne ali enakovredne izobrazbe iz farmacije

32

3311 Prejem in likvidacija računa Dobavitelj izda za dobavljene proizvode račun Prejeti računi dobaviteljev za dobavljene proizvode se pregledajo v smislu računovodske in predmetne točnosti Račun pomeni točno določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga moramo obravnavati zelo skrbno Likvidacijo računa opravimo takoj po njegovem prejemu saj s tem omogočimo računovodstvu da opravi promptno plačilo in tako pridobi pravico do popusta Likvidacija poteka po naslednjem postopku naprej se zbere potrebna dokumentacija (eksterno naročilo dobavnica prevzemnica račun) kateri sledi primerjava dokumentacije in ugotavljanje morebitnih razlik med naročeno prevzeto in zaračunano količino Ko se vse preveri in se vse ujema se račun likvidira Likvidacija računa zajema datum likvidacije na katero stroškovno mesto se račun knjiži datum valute računa podpis likvidatorja računa

3312 Evidenca in arhiviranje Zelo pomembna je evidenca zdravil omogočena mora biti sledljivost zdravila Sledljivost zdravila je po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (4 člen) dokumentirana pot zdravila od izdelovalca proizvajalca pravne ali fizične osebe ki opravlja promet z zdravili na debelo in na drobno do končnega uporabnika Pri vnosu dobavljenih zdravil v zaloge se morajo obvezno vpisati naslednji podatki ime zdravila (njegova koda) serijska številka zdravila opis količine (kos škatla ampula) število kosov in rok uporabe zdravila sledijo pa še dobavitelj datum prevzema številka dobavnice številka prevzemnice cena Serijska številka količina in rok uporabe zdravila sta izpisana tudi na računu zdravila ki je izdan stranki Sledljivost zdravila je pomembna še posebej v primeru umika določene serije zdravila s tržišča (npr ko sestava ne odgovarja specifikaciji) Takrat se vrnejo dobavitelju vsa zdravila ki so še v zalogi in preko izdanih računov (podatki strank) se izsledi že izdana zdravila pri strankah Skladišče zdravil je enotno tako za trgovino kot za ambulanto Pri prevzemu zdravila iz depoja mora veterinar podpisati oddajnico za vsa prevzeta zdravila Nadaljnjo evidenco o zdravilih nato vodi veterinar (kje se nahajajo katera žival jih je prejela v okviru svoje terapije) Podatki in informacije zbrani v evidencah so uporabni le tedaj če so ažurni in na voljo takrat kadar se dejansko potrebujejo K papirni evidenci shranjeni v obliki kopij v registru se štejejo ceniki (urejeni po dobaviteljih) podpisane kopije (s strani strank) izdanih računov

33

4 SKLEP Edina stalnica poslovnega okolja je njegovo nenehno spreminjanje Spremembe so številne in jim je težko slediti še posebej potrebam in željam potrošnikov ki se iz dneva v dan spreminjajo Zato uspešnost nabave izjemno vpliva na uspešnost trgovskega podjetja Bergant pravi (2001 21) raquoDobiček je ustvarjen samo če je input manjši kot output torej takrat ko podjetje posluje ekonomičnolaquo Vodenje nabave pa je odvisno od velikosti podjetja in ciljev ki jim podjetje sledi Odločitve o izbiri proizvodov (sortiment količina in cene) odločilno vplivajo na uspešnost podjetja Poslovna politika trgovskih podjetij se osredotoča v prvi vrsti na povečanje prodaje in zviševanje razlike med nabavno in prodajno ceno proizvodov Prodajne cene so na trgu razvrščene v različne cenovne razrede njihovo povečanje pa je dokaj zahtevno saj zahteva precej vlaganj in časa Zato poskušajo podjetja zniževati svoje nabavne stroške da bi tako povečala konkurenčnost Nabavno poslovanje postaja vse bolj obsežno zapleteno in zahtevno Nekdanje funkcije nabave naročanje prevzem in skladiščenje dopolnjujejo sedaj še trženjske funkcije kot so preučevanje nabavnega trga planiranje nabave odločitve glede dobaviteljev odločitve o oblikah in načinih nabavnega poslovanja ter nabavnih poteh pa tudi komuniciranje z dobavitelji analiziranje in evidentiranje nabave Pri nabavnem managementu je čedalje bolj pomemben dolgoročen odnos med kupcem in prodajalcem ki prinaša koristi tako prodajalcu kot kupcu ndash spoznanje da dolgoročno sodelovanje prinaša več koristi kot pa serija enkratnih kupčij za iste potrebe Uspešnost nabave je odvisna od pravilnih odločitev glede nabavnih virov Podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo je uspelo zgraditi dobre in dolgoročne poslovne odnose z dobavitelji Pri odločanju o nabavi ni pomembna samo cena temveč vse storitve ki jih nudi dobavitelj Prvi pomemben kriterij pri odločanju o nakupu pa je prav gotovo kakovost proizvodov saj lahko neustrezna kvaliteta ob nizki ceni povzroči več stroškov kot prihrankov Nabavna politika v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj pod okriljem katere posluje trgovina Dr Zoo je usmerjena k potrebam in željam svojih kupcev Težijo k čim večji optimalnosti cen nabavljenih proizvodov k visoki kakovosti proizvodov in dolgoročnemu sodelovanju z izbranimi dobavitelji Zakon o zdravilih prepoveduje oglaševanje zdravil kar posledično vpliva tudi na to da se ne sme oglaševati trgovina kot kraj kjer se prodajajo zdravila Dovoljuje pa obveščanje Tako lahko Veterinarska bolnica obveščajo ljudi o cepljenjih (redna letna cepljenja psov proti steklini) o uporabi razkužil (ptičja gripa) Reklamirajo se preko zadovoljnih strank ki o njih poročajo naprej svojim prijateljem in znancem Zelo pomembna je tudi povezanost trgovine z ambulanto od koder veterinarji napotijo stranke po zdravila in hrano za nadaljnjo terapijo pri živalih Povezanost trgovine z Ambulanto za male živali in oddelkom prakse za velike živali tvori njihovo prepoznavnost in konkurenčno prednost

34

POVZETEK Nabava je ena temeljnih funkcij poslovnega procesa trgovskih podjetij njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja posreduje kupcem in to v zadostni količini in primernem sortimentu po ustreznih cenah ter pravočasno Diplomsko delo je razdeljeno na dva dela in sicer na teoretični ter praktični del kjer je opisana nabava v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo V teoretičnem delu diplomskega dela je nabavni proces predstavljen po posameznih fazah kot ga predstavljajo avtorji v literaturi Faze si sledijo v določenem zaporedju Posamezne faze se med seboj prepletajo so povezane ter odvisne Vsako stopnjo nabavnega procesa je potrebno izvesti pazljivo in sistematično kajti le tako lahko zadovoljimo potrebe po proizvodih ki so na voljo pravočasno v ustrezni količini kvaliteti in ustrezni ceni Praktični del predstavlja podjetje Veterinarska bolnica Ptuj doo in analizo poteka postopka nabave v samem podjetju Proces sem prikazala od raziskave nabavnega trga sklepanja nabavne pogodbe ugotavljanja potreb in naročanja do prevzema blaga KLJUČNE BESEDE nabava nabavni proces naročanje izbira dobavitelj kupec trgovsko podjetje ABSTRACT Procurement is for commercial companies one of the key elements of business procedure its task is to obtain those articles which sales department discloses to customers in right quantity range of varieties suitable prices and in time Diploma is separeted in two parts The first part is theoretical and the second one is practical descripton of purchasing in company Veterinarska bolnica Ptuj doo In theoretical part of diploma the purchasing process is represented by particular stages The stages follow one another in certain succesion The particular stages are connected and depended between themselves Each stage of purchasing process has to be done carefully and systematically Only in that case we can satisfy the needs by products which are at service on time in appropriate quantity quality and at reasonable price The practical part represents the company Veterinarska bolnica Ptuj doo and analyses the purchasing process in it I presented procedure started with market resarch followed by award the contract needs determination ordering and take delivery KEY WORDS purchase purchasing process ordering choise supplier buyer trade company

35

5 SEZNAM LITERATURE

1 Baily PFarmer DJessop DJones 1998 Purchasing principles and Management London Prentice Hall

2 Bergant Bogomil 2001 Gospodarjenje podjetij Novo mesto Visokošolsko središče Visoka šola za upravljanje in poslovanje

3 Društvo ekonomistov 2000 25 Jubilejno posvetovanje o podjetniškem planiranju in managementu Uvajanje sprememb vodenja in planiranja

4 Gadde Lard-Erik in H Hakansson 1993 Profesional Purchasing London Routledge

5 Kaltnekar Zdravko 1993 Logistika v proizvodnem podjetju Kranj Moderna organizacija

6 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta 7 Kotler Philip 2004 Management trženja Ljubljana GV Založba 8 Leenders MR Fearon HE England WB 1985 Purchasing and Materials

Management RD Irwin Inc Homewood Illinois 9 Markič Peter Strniša Marija Tavčar Rudi 1993 Poslovna pogajanja Ljubljana

Gospodarski vestnik 10 PotočnikVekoslav 2000 Komercialno poslovanje z osnovami trženja 1 Ljubljana

Ekonomska fakulteta 11 PotočnikVekoslav 2001a Trgovinsko poslovanje Novo mesto Visoka šola za

upravljanje in poslovanje 12 PotočnikVekoslav 2001b Trženje v trgovini Ljubljana GV Založba 13 PotočnikVekoslav 2002a Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana

Ekonomska fakulteta 14 PotočnikVekoslav 2002b Temelji trženja s primeri iz prakse Ljubljana GV

Založba 15 van Weele A J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa

Ljubljana Gospodarski vestnik 16 Završnik Bruno 2004 Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV

Izobraževanje 17 Završnik Bruno 2001 Pogajanja v nabavi in upravljanje s človeškimi viri

Radenci Center za zunanjo trgovino Radenci doo 18 Završnik Bruno 2000 Nabava ndash zapiski predavanj Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta 19 Završnik Bruno 1997 Management nabave Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta

36

6 SEZNAM VIROV 1 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD ndash UPB1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+gospodarskih+druC5BEbahampmandate=-1ampunid=UPB|AB7A116C1EB745F7C1256F41003C9EF3ampshowdoc=1 [2532006] 2 Zakon o veterinarstvu (ZVet-1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampvt=6ampst=aampq=veterinaampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C1256A330020E07Fampshowdoc=1 [2532006] 3 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (ZZMP) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+zdravilihampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C125683A002C1181ampshowdoc=1 [2532006] 4 Zakon o zdravilih (ZZdr) (online) Dostopen na httpwwwuradni-listsi1ulonlinejspurlid=200631ampdhid=81631 [2532006]

30

Hrano za male živali naročajo enkrat tedensko s tem so se prilagodili dobaviteljem Hrano in ostale proizvode naročajo v ponedeljek ndash torek (dobava sledi do konca tedna) ali v četrtek ndash petek (dobava sledi v začetku tedna) Zdravila je možno naročiti vsak dan ker dobavitelji dobavljajo tudi lekarnam na tem področju in ni težav z dobavnimi roki Eksterno naročilo se preda dobavitelju telefonsko (v večini primerov) ali po trgovskem zastopniku dobavitelja Pogodba med kupcem in dobaviteljem se sklene ko dobavitelj potrdi sprejem naročila S potrditvijo naročila dobavitelj sporoči kupcu da se strinja z vsebino naročila in ostalimi pogoji Včasih je potrebno kakšno naročilo tudi spremeniti ali dopolniti kar pomeni da se dobavitelja obvesti o spremembah ali dopolnitvah naročila ter sodeluje z njim pri odpravljanju morebitnih težav

338 Sklepanje nabavnih pogodb Preden lahko izdelamo predlog nabavne pogodbe mora podjetje imeti listo odobrenih dobaviteljev in specifikacije izdelkov ki jih bo nabavljalo pri dobaviteljih Naročnik in predstavnik dobavitelja nato skupaj uskladita zahteve naročnika po proizvodu in ostale pogodbene pogoje Kupna pogodba je pravna podlaga nabave ki nastane s strinjanjem obeh sodelujočih strank to je kupca in prodajalca Kupec izraža svojo voljo v naročilu prodajalec pa s potrditvijo naročila Pogodba se šteje za sklenjeno ko prodajalec potrdi kupčevo naročilo Pri sklepanju pogodbe pa morata obe pogodbeni strani izpolnjevati naslednja načela

podpisnika morata ravnati kot dobra gospodarja spoštovati zakone upoštevati veljavnost pogodbe upoštevati določila uzanc

Sama pogodba vsebuje naslednje elemente ceno in morebitne spremembe cene količino in kakovost blaga način naročanja (telefonsko preko prodajnih zastopnikov dobavitelja) dinamika nabave (1x tedensko) plačilne in dobavne pogoje popuste reklamacije način pakiranja in embalažo čas trajanja pogodbe promocijske akcije18 druga posebna določila k pogodbi

18 Prodajna akcija ki jo izpeljeta dobavitelj in prodajalec skupaj Vsak zmanjša ceno proizvoda za 10 (skupaj oba za 20) kar pripelje do povečane prodaje stranke so namreč vesele da za isto količino plačajo 20 manj Trgovina ima sicer manjši dobiček na enoto vendar se dobiček poveča zaradi večje prodane količine proizvoda

31

339 Spremljanje eksternega naročila Pri spremljanju naročila gre predvsem za kontrolo nad prispetjem potrditve naročila primerjavo z našim eksternim naročilom ter kontrolo dobavnih rokov (ali so naročeni proizvodi prispeli pravočasno) Namen spremljanja je torej v tem da preprečimo motnje poslovnega procesa nezmožnost izvršitve dobav našim kupcem in poslabšanje image-a Nabava je dolžna spremljati proizvode od njihovega naročila pa vse do prevzema v skladišču Glavna naloga nadzora izpolnjevanja dobavnih rokov je torej ugotavljanje njihovih prekoračitev in opominjanje dobavitelja na njih Vsi stroški z manipulacijo naročenih proizvodov morajo biti čim nižji kar pomeni da moramo naročene proizvode in njihovo pot od dobavitelja do nas nadzorovati in jo pravilno usmerjati

3310 Prevzem in pregled vhodnih proizvodov Pravilen in natančen prevzem naročenih in dobavljenih proizvodov je izredno pomembna naloga Prevzem poteka na osnovi

dokumentacije (pogodba eksterno naročilo dobavnica preverijo tudi cene proizvodov kajti včasih se zgodi da dobavitelji pozabijo na naknadno dogovorjene popuste ndash jih opozorijo na pomanjkljivost)

vizualnega pregleda (ugotavlja se prisotnost vidnih napak in pregled dokumentacije ki je prispela skupaj s pošiljko)

in količinskega pregleda (preveri se ustreznost proizvodov na dobavnici ter opravi količinski prevzem s štetjem) ki se opravita hkrati

Zelo pomembno je preveriti tudi rok uporabnosti tako za hrano vitamini in ostale dodatke k prehrani za živali ter predvsem rok uporabnosti zdravil19 Načeloma se zaupa dobavitelju vendar so kljub temu pozorni na rok uporabe Proizvodi (tudi proizvodi ki se niso prodali) ki jim je pretekel rok uporabe se vrnejo k dobaviteljem Če dobavitelj ne dobavi ustreznih naročenih proizvodov mu na osnovi reklamacije (Priloga 2) blago vrnejo oziroma pride do kompromisa (proizvode prevzamejo vendar jim dobavitelj zato odobri popust ndash zamenjava v duhu dobrega poslovanja) Prav tako se reklamirajo proizvodi ki imajo poškodovano embalažo Za dobavo in prevzem zdravil mora trgovina imeti poseben vhod (tukaj se ne smejo prevzemati nobeni drugi proizvodi) kar so rešili v sklopu bolnice Prav tako morajo biti zdravila v skladišču fizično ločena od ostalih proizvodov Vodi se tudi ločena evidenca20 zdravil od ostalih proizvodov

19 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih v 63 členu pravi Prepovedano je dajati v promet zdravilo ki mu je potekel rok uporabe ali če je bila dokazana oporečnost njegove kakovosti varnosti ali učinkovitosti 20 73 člen Zakona o zdravilih namreč pravi veletrgovci z zdravili lahko prodajajo zdravila za uporabo v veterinarski medicini tudi veterinarskim in drugim organizacijam ki po predpisih o veterinarstvu opravljajo veterinarsko dejavnost če imajo vzpostavljen sistem za sprejem shranjevanje in sledljivost zdravil ki ga preveri pristojni organ ter določeno odgovorno osebo za sprejem shranjevanje in zagotavljanje sledljivosti zdravil ki je imetnik diplome spričevala ali druge univerzitetne ali enakovredne izobrazbe iz farmacije

32

3311 Prejem in likvidacija računa Dobavitelj izda za dobavljene proizvode račun Prejeti računi dobaviteljev za dobavljene proizvode se pregledajo v smislu računovodske in predmetne točnosti Račun pomeni točno določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga moramo obravnavati zelo skrbno Likvidacijo računa opravimo takoj po njegovem prejemu saj s tem omogočimo računovodstvu da opravi promptno plačilo in tako pridobi pravico do popusta Likvidacija poteka po naslednjem postopku naprej se zbere potrebna dokumentacija (eksterno naročilo dobavnica prevzemnica račun) kateri sledi primerjava dokumentacije in ugotavljanje morebitnih razlik med naročeno prevzeto in zaračunano količino Ko se vse preveri in se vse ujema se račun likvidira Likvidacija računa zajema datum likvidacije na katero stroškovno mesto se račun knjiži datum valute računa podpis likvidatorja računa

3312 Evidenca in arhiviranje Zelo pomembna je evidenca zdravil omogočena mora biti sledljivost zdravila Sledljivost zdravila je po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (4 člen) dokumentirana pot zdravila od izdelovalca proizvajalca pravne ali fizične osebe ki opravlja promet z zdravili na debelo in na drobno do končnega uporabnika Pri vnosu dobavljenih zdravil v zaloge se morajo obvezno vpisati naslednji podatki ime zdravila (njegova koda) serijska številka zdravila opis količine (kos škatla ampula) število kosov in rok uporabe zdravila sledijo pa še dobavitelj datum prevzema številka dobavnice številka prevzemnice cena Serijska številka količina in rok uporabe zdravila sta izpisana tudi na računu zdravila ki je izdan stranki Sledljivost zdravila je pomembna še posebej v primeru umika določene serije zdravila s tržišča (npr ko sestava ne odgovarja specifikaciji) Takrat se vrnejo dobavitelju vsa zdravila ki so še v zalogi in preko izdanih računov (podatki strank) se izsledi že izdana zdravila pri strankah Skladišče zdravil je enotno tako za trgovino kot za ambulanto Pri prevzemu zdravila iz depoja mora veterinar podpisati oddajnico za vsa prevzeta zdravila Nadaljnjo evidenco o zdravilih nato vodi veterinar (kje se nahajajo katera žival jih je prejela v okviru svoje terapije) Podatki in informacije zbrani v evidencah so uporabni le tedaj če so ažurni in na voljo takrat kadar se dejansko potrebujejo K papirni evidenci shranjeni v obliki kopij v registru se štejejo ceniki (urejeni po dobaviteljih) podpisane kopije (s strani strank) izdanih računov

33

4 SKLEP Edina stalnica poslovnega okolja je njegovo nenehno spreminjanje Spremembe so številne in jim je težko slediti še posebej potrebam in željam potrošnikov ki se iz dneva v dan spreminjajo Zato uspešnost nabave izjemno vpliva na uspešnost trgovskega podjetja Bergant pravi (2001 21) raquoDobiček je ustvarjen samo če je input manjši kot output torej takrat ko podjetje posluje ekonomičnolaquo Vodenje nabave pa je odvisno od velikosti podjetja in ciljev ki jim podjetje sledi Odločitve o izbiri proizvodov (sortiment količina in cene) odločilno vplivajo na uspešnost podjetja Poslovna politika trgovskih podjetij se osredotoča v prvi vrsti na povečanje prodaje in zviševanje razlike med nabavno in prodajno ceno proizvodov Prodajne cene so na trgu razvrščene v različne cenovne razrede njihovo povečanje pa je dokaj zahtevno saj zahteva precej vlaganj in časa Zato poskušajo podjetja zniževati svoje nabavne stroške da bi tako povečala konkurenčnost Nabavno poslovanje postaja vse bolj obsežno zapleteno in zahtevno Nekdanje funkcije nabave naročanje prevzem in skladiščenje dopolnjujejo sedaj še trženjske funkcije kot so preučevanje nabavnega trga planiranje nabave odločitve glede dobaviteljev odločitve o oblikah in načinih nabavnega poslovanja ter nabavnih poteh pa tudi komuniciranje z dobavitelji analiziranje in evidentiranje nabave Pri nabavnem managementu je čedalje bolj pomemben dolgoročen odnos med kupcem in prodajalcem ki prinaša koristi tako prodajalcu kot kupcu ndash spoznanje da dolgoročno sodelovanje prinaša več koristi kot pa serija enkratnih kupčij za iste potrebe Uspešnost nabave je odvisna od pravilnih odločitev glede nabavnih virov Podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo je uspelo zgraditi dobre in dolgoročne poslovne odnose z dobavitelji Pri odločanju o nabavi ni pomembna samo cena temveč vse storitve ki jih nudi dobavitelj Prvi pomemben kriterij pri odločanju o nakupu pa je prav gotovo kakovost proizvodov saj lahko neustrezna kvaliteta ob nizki ceni povzroči več stroškov kot prihrankov Nabavna politika v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj pod okriljem katere posluje trgovina Dr Zoo je usmerjena k potrebam in željam svojih kupcev Težijo k čim večji optimalnosti cen nabavljenih proizvodov k visoki kakovosti proizvodov in dolgoročnemu sodelovanju z izbranimi dobavitelji Zakon o zdravilih prepoveduje oglaševanje zdravil kar posledično vpliva tudi na to da se ne sme oglaševati trgovina kot kraj kjer se prodajajo zdravila Dovoljuje pa obveščanje Tako lahko Veterinarska bolnica obveščajo ljudi o cepljenjih (redna letna cepljenja psov proti steklini) o uporabi razkužil (ptičja gripa) Reklamirajo se preko zadovoljnih strank ki o njih poročajo naprej svojim prijateljem in znancem Zelo pomembna je tudi povezanost trgovine z ambulanto od koder veterinarji napotijo stranke po zdravila in hrano za nadaljnjo terapijo pri živalih Povezanost trgovine z Ambulanto za male živali in oddelkom prakse za velike živali tvori njihovo prepoznavnost in konkurenčno prednost

34

POVZETEK Nabava je ena temeljnih funkcij poslovnega procesa trgovskih podjetij njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja posreduje kupcem in to v zadostni količini in primernem sortimentu po ustreznih cenah ter pravočasno Diplomsko delo je razdeljeno na dva dela in sicer na teoretični ter praktični del kjer je opisana nabava v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo V teoretičnem delu diplomskega dela je nabavni proces predstavljen po posameznih fazah kot ga predstavljajo avtorji v literaturi Faze si sledijo v določenem zaporedju Posamezne faze se med seboj prepletajo so povezane ter odvisne Vsako stopnjo nabavnega procesa je potrebno izvesti pazljivo in sistematično kajti le tako lahko zadovoljimo potrebe po proizvodih ki so na voljo pravočasno v ustrezni količini kvaliteti in ustrezni ceni Praktični del predstavlja podjetje Veterinarska bolnica Ptuj doo in analizo poteka postopka nabave v samem podjetju Proces sem prikazala od raziskave nabavnega trga sklepanja nabavne pogodbe ugotavljanja potreb in naročanja do prevzema blaga KLJUČNE BESEDE nabava nabavni proces naročanje izbira dobavitelj kupec trgovsko podjetje ABSTRACT Procurement is for commercial companies one of the key elements of business procedure its task is to obtain those articles which sales department discloses to customers in right quantity range of varieties suitable prices and in time Diploma is separeted in two parts The first part is theoretical and the second one is practical descripton of purchasing in company Veterinarska bolnica Ptuj doo In theoretical part of diploma the purchasing process is represented by particular stages The stages follow one another in certain succesion The particular stages are connected and depended between themselves Each stage of purchasing process has to be done carefully and systematically Only in that case we can satisfy the needs by products which are at service on time in appropriate quantity quality and at reasonable price The practical part represents the company Veterinarska bolnica Ptuj doo and analyses the purchasing process in it I presented procedure started with market resarch followed by award the contract needs determination ordering and take delivery KEY WORDS purchase purchasing process ordering choise supplier buyer trade company

35

5 SEZNAM LITERATURE

1 Baily PFarmer DJessop DJones 1998 Purchasing principles and Management London Prentice Hall

2 Bergant Bogomil 2001 Gospodarjenje podjetij Novo mesto Visokošolsko središče Visoka šola za upravljanje in poslovanje

3 Društvo ekonomistov 2000 25 Jubilejno posvetovanje o podjetniškem planiranju in managementu Uvajanje sprememb vodenja in planiranja

4 Gadde Lard-Erik in H Hakansson 1993 Profesional Purchasing London Routledge

5 Kaltnekar Zdravko 1993 Logistika v proizvodnem podjetju Kranj Moderna organizacija

6 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta 7 Kotler Philip 2004 Management trženja Ljubljana GV Založba 8 Leenders MR Fearon HE England WB 1985 Purchasing and Materials

Management RD Irwin Inc Homewood Illinois 9 Markič Peter Strniša Marija Tavčar Rudi 1993 Poslovna pogajanja Ljubljana

Gospodarski vestnik 10 PotočnikVekoslav 2000 Komercialno poslovanje z osnovami trženja 1 Ljubljana

Ekonomska fakulteta 11 PotočnikVekoslav 2001a Trgovinsko poslovanje Novo mesto Visoka šola za

upravljanje in poslovanje 12 PotočnikVekoslav 2001b Trženje v trgovini Ljubljana GV Založba 13 PotočnikVekoslav 2002a Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana

Ekonomska fakulteta 14 PotočnikVekoslav 2002b Temelji trženja s primeri iz prakse Ljubljana GV

Založba 15 van Weele A J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa

Ljubljana Gospodarski vestnik 16 Završnik Bruno 2004 Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV

Izobraževanje 17 Završnik Bruno 2001 Pogajanja v nabavi in upravljanje s človeškimi viri

Radenci Center za zunanjo trgovino Radenci doo 18 Završnik Bruno 2000 Nabava ndash zapiski predavanj Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta 19 Završnik Bruno 1997 Management nabave Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta

36

6 SEZNAM VIROV 1 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD ndash UPB1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+gospodarskih+druC5BEbahampmandate=-1ampunid=UPB|AB7A116C1EB745F7C1256F41003C9EF3ampshowdoc=1 [2532006] 2 Zakon o veterinarstvu (ZVet-1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampvt=6ampst=aampq=veterinaampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C1256A330020E07Fampshowdoc=1 [2532006] 3 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (ZZMP) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+zdravilihampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C125683A002C1181ampshowdoc=1 [2532006] 4 Zakon o zdravilih (ZZdr) (online) Dostopen na httpwwwuradni-listsi1ulonlinejspurlid=200631ampdhid=81631 [2532006]

31

339 Spremljanje eksternega naročila Pri spremljanju naročila gre predvsem za kontrolo nad prispetjem potrditve naročila primerjavo z našim eksternim naročilom ter kontrolo dobavnih rokov (ali so naročeni proizvodi prispeli pravočasno) Namen spremljanja je torej v tem da preprečimo motnje poslovnega procesa nezmožnost izvršitve dobav našim kupcem in poslabšanje image-a Nabava je dolžna spremljati proizvode od njihovega naročila pa vse do prevzema v skladišču Glavna naloga nadzora izpolnjevanja dobavnih rokov je torej ugotavljanje njihovih prekoračitev in opominjanje dobavitelja na njih Vsi stroški z manipulacijo naročenih proizvodov morajo biti čim nižji kar pomeni da moramo naročene proizvode in njihovo pot od dobavitelja do nas nadzorovati in jo pravilno usmerjati

3310 Prevzem in pregled vhodnih proizvodov Pravilen in natančen prevzem naročenih in dobavljenih proizvodov je izredno pomembna naloga Prevzem poteka na osnovi

dokumentacije (pogodba eksterno naročilo dobavnica preverijo tudi cene proizvodov kajti včasih se zgodi da dobavitelji pozabijo na naknadno dogovorjene popuste ndash jih opozorijo na pomanjkljivost)

vizualnega pregleda (ugotavlja se prisotnost vidnih napak in pregled dokumentacije ki je prispela skupaj s pošiljko)

in količinskega pregleda (preveri se ustreznost proizvodov na dobavnici ter opravi količinski prevzem s štetjem) ki se opravita hkrati

Zelo pomembno je preveriti tudi rok uporabnosti tako za hrano vitamini in ostale dodatke k prehrani za živali ter predvsem rok uporabnosti zdravil19 Načeloma se zaupa dobavitelju vendar so kljub temu pozorni na rok uporabe Proizvodi (tudi proizvodi ki se niso prodali) ki jim je pretekel rok uporabe se vrnejo k dobaviteljem Če dobavitelj ne dobavi ustreznih naročenih proizvodov mu na osnovi reklamacije (Priloga 2) blago vrnejo oziroma pride do kompromisa (proizvode prevzamejo vendar jim dobavitelj zato odobri popust ndash zamenjava v duhu dobrega poslovanja) Prav tako se reklamirajo proizvodi ki imajo poškodovano embalažo Za dobavo in prevzem zdravil mora trgovina imeti poseben vhod (tukaj se ne smejo prevzemati nobeni drugi proizvodi) kar so rešili v sklopu bolnice Prav tako morajo biti zdravila v skladišču fizično ločena od ostalih proizvodov Vodi se tudi ločena evidenca20 zdravil od ostalih proizvodov

19 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih v 63 členu pravi Prepovedano je dajati v promet zdravilo ki mu je potekel rok uporabe ali če je bila dokazana oporečnost njegove kakovosti varnosti ali učinkovitosti 20 73 člen Zakona o zdravilih namreč pravi veletrgovci z zdravili lahko prodajajo zdravila za uporabo v veterinarski medicini tudi veterinarskim in drugim organizacijam ki po predpisih o veterinarstvu opravljajo veterinarsko dejavnost če imajo vzpostavljen sistem za sprejem shranjevanje in sledljivost zdravil ki ga preveri pristojni organ ter določeno odgovorno osebo za sprejem shranjevanje in zagotavljanje sledljivosti zdravil ki je imetnik diplome spričevala ali druge univerzitetne ali enakovredne izobrazbe iz farmacije

32

3311 Prejem in likvidacija računa Dobavitelj izda za dobavljene proizvode račun Prejeti računi dobaviteljev za dobavljene proizvode se pregledajo v smislu računovodske in predmetne točnosti Račun pomeni točno določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga moramo obravnavati zelo skrbno Likvidacijo računa opravimo takoj po njegovem prejemu saj s tem omogočimo računovodstvu da opravi promptno plačilo in tako pridobi pravico do popusta Likvidacija poteka po naslednjem postopku naprej se zbere potrebna dokumentacija (eksterno naročilo dobavnica prevzemnica račun) kateri sledi primerjava dokumentacije in ugotavljanje morebitnih razlik med naročeno prevzeto in zaračunano količino Ko se vse preveri in se vse ujema se račun likvidira Likvidacija računa zajema datum likvidacije na katero stroškovno mesto se račun knjiži datum valute računa podpis likvidatorja računa

3312 Evidenca in arhiviranje Zelo pomembna je evidenca zdravil omogočena mora biti sledljivost zdravila Sledljivost zdravila je po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (4 člen) dokumentirana pot zdravila od izdelovalca proizvajalca pravne ali fizične osebe ki opravlja promet z zdravili na debelo in na drobno do končnega uporabnika Pri vnosu dobavljenih zdravil v zaloge se morajo obvezno vpisati naslednji podatki ime zdravila (njegova koda) serijska številka zdravila opis količine (kos škatla ampula) število kosov in rok uporabe zdravila sledijo pa še dobavitelj datum prevzema številka dobavnice številka prevzemnice cena Serijska številka količina in rok uporabe zdravila sta izpisana tudi na računu zdravila ki je izdan stranki Sledljivost zdravila je pomembna še posebej v primeru umika določene serije zdravila s tržišča (npr ko sestava ne odgovarja specifikaciji) Takrat se vrnejo dobavitelju vsa zdravila ki so še v zalogi in preko izdanih računov (podatki strank) se izsledi že izdana zdravila pri strankah Skladišče zdravil je enotno tako za trgovino kot za ambulanto Pri prevzemu zdravila iz depoja mora veterinar podpisati oddajnico za vsa prevzeta zdravila Nadaljnjo evidenco o zdravilih nato vodi veterinar (kje se nahajajo katera žival jih je prejela v okviru svoje terapije) Podatki in informacije zbrani v evidencah so uporabni le tedaj če so ažurni in na voljo takrat kadar se dejansko potrebujejo K papirni evidenci shranjeni v obliki kopij v registru se štejejo ceniki (urejeni po dobaviteljih) podpisane kopije (s strani strank) izdanih računov

33

4 SKLEP Edina stalnica poslovnega okolja je njegovo nenehno spreminjanje Spremembe so številne in jim je težko slediti še posebej potrebam in željam potrošnikov ki se iz dneva v dan spreminjajo Zato uspešnost nabave izjemno vpliva na uspešnost trgovskega podjetja Bergant pravi (2001 21) raquoDobiček je ustvarjen samo če je input manjši kot output torej takrat ko podjetje posluje ekonomičnolaquo Vodenje nabave pa je odvisno od velikosti podjetja in ciljev ki jim podjetje sledi Odločitve o izbiri proizvodov (sortiment količina in cene) odločilno vplivajo na uspešnost podjetja Poslovna politika trgovskih podjetij se osredotoča v prvi vrsti na povečanje prodaje in zviševanje razlike med nabavno in prodajno ceno proizvodov Prodajne cene so na trgu razvrščene v različne cenovne razrede njihovo povečanje pa je dokaj zahtevno saj zahteva precej vlaganj in časa Zato poskušajo podjetja zniževati svoje nabavne stroške da bi tako povečala konkurenčnost Nabavno poslovanje postaja vse bolj obsežno zapleteno in zahtevno Nekdanje funkcije nabave naročanje prevzem in skladiščenje dopolnjujejo sedaj še trženjske funkcije kot so preučevanje nabavnega trga planiranje nabave odločitve glede dobaviteljev odločitve o oblikah in načinih nabavnega poslovanja ter nabavnih poteh pa tudi komuniciranje z dobavitelji analiziranje in evidentiranje nabave Pri nabavnem managementu je čedalje bolj pomemben dolgoročen odnos med kupcem in prodajalcem ki prinaša koristi tako prodajalcu kot kupcu ndash spoznanje da dolgoročno sodelovanje prinaša več koristi kot pa serija enkratnih kupčij za iste potrebe Uspešnost nabave je odvisna od pravilnih odločitev glede nabavnih virov Podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo je uspelo zgraditi dobre in dolgoročne poslovne odnose z dobavitelji Pri odločanju o nabavi ni pomembna samo cena temveč vse storitve ki jih nudi dobavitelj Prvi pomemben kriterij pri odločanju o nakupu pa je prav gotovo kakovost proizvodov saj lahko neustrezna kvaliteta ob nizki ceni povzroči več stroškov kot prihrankov Nabavna politika v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj pod okriljem katere posluje trgovina Dr Zoo je usmerjena k potrebam in željam svojih kupcev Težijo k čim večji optimalnosti cen nabavljenih proizvodov k visoki kakovosti proizvodov in dolgoročnemu sodelovanju z izbranimi dobavitelji Zakon o zdravilih prepoveduje oglaševanje zdravil kar posledično vpliva tudi na to da se ne sme oglaševati trgovina kot kraj kjer se prodajajo zdravila Dovoljuje pa obveščanje Tako lahko Veterinarska bolnica obveščajo ljudi o cepljenjih (redna letna cepljenja psov proti steklini) o uporabi razkužil (ptičja gripa) Reklamirajo se preko zadovoljnih strank ki o njih poročajo naprej svojim prijateljem in znancem Zelo pomembna je tudi povezanost trgovine z ambulanto od koder veterinarji napotijo stranke po zdravila in hrano za nadaljnjo terapijo pri živalih Povezanost trgovine z Ambulanto za male živali in oddelkom prakse za velike živali tvori njihovo prepoznavnost in konkurenčno prednost

34

POVZETEK Nabava je ena temeljnih funkcij poslovnega procesa trgovskih podjetij njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja posreduje kupcem in to v zadostni količini in primernem sortimentu po ustreznih cenah ter pravočasno Diplomsko delo je razdeljeno na dva dela in sicer na teoretični ter praktični del kjer je opisana nabava v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo V teoretičnem delu diplomskega dela je nabavni proces predstavljen po posameznih fazah kot ga predstavljajo avtorji v literaturi Faze si sledijo v določenem zaporedju Posamezne faze se med seboj prepletajo so povezane ter odvisne Vsako stopnjo nabavnega procesa je potrebno izvesti pazljivo in sistematično kajti le tako lahko zadovoljimo potrebe po proizvodih ki so na voljo pravočasno v ustrezni količini kvaliteti in ustrezni ceni Praktični del predstavlja podjetje Veterinarska bolnica Ptuj doo in analizo poteka postopka nabave v samem podjetju Proces sem prikazala od raziskave nabavnega trga sklepanja nabavne pogodbe ugotavljanja potreb in naročanja do prevzema blaga KLJUČNE BESEDE nabava nabavni proces naročanje izbira dobavitelj kupec trgovsko podjetje ABSTRACT Procurement is for commercial companies one of the key elements of business procedure its task is to obtain those articles which sales department discloses to customers in right quantity range of varieties suitable prices and in time Diploma is separeted in two parts The first part is theoretical and the second one is practical descripton of purchasing in company Veterinarska bolnica Ptuj doo In theoretical part of diploma the purchasing process is represented by particular stages The stages follow one another in certain succesion The particular stages are connected and depended between themselves Each stage of purchasing process has to be done carefully and systematically Only in that case we can satisfy the needs by products which are at service on time in appropriate quantity quality and at reasonable price The practical part represents the company Veterinarska bolnica Ptuj doo and analyses the purchasing process in it I presented procedure started with market resarch followed by award the contract needs determination ordering and take delivery KEY WORDS purchase purchasing process ordering choise supplier buyer trade company

35

5 SEZNAM LITERATURE

1 Baily PFarmer DJessop DJones 1998 Purchasing principles and Management London Prentice Hall

2 Bergant Bogomil 2001 Gospodarjenje podjetij Novo mesto Visokošolsko središče Visoka šola za upravljanje in poslovanje

3 Društvo ekonomistov 2000 25 Jubilejno posvetovanje o podjetniškem planiranju in managementu Uvajanje sprememb vodenja in planiranja

4 Gadde Lard-Erik in H Hakansson 1993 Profesional Purchasing London Routledge

5 Kaltnekar Zdravko 1993 Logistika v proizvodnem podjetju Kranj Moderna organizacija

6 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta 7 Kotler Philip 2004 Management trženja Ljubljana GV Založba 8 Leenders MR Fearon HE England WB 1985 Purchasing and Materials

Management RD Irwin Inc Homewood Illinois 9 Markič Peter Strniša Marija Tavčar Rudi 1993 Poslovna pogajanja Ljubljana

Gospodarski vestnik 10 PotočnikVekoslav 2000 Komercialno poslovanje z osnovami trženja 1 Ljubljana

Ekonomska fakulteta 11 PotočnikVekoslav 2001a Trgovinsko poslovanje Novo mesto Visoka šola za

upravljanje in poslovanje 12 PotočnikVekoslav 2001b Trženje v trgovini Ljubljana GV Založba 13 PotočnikVekoslav 2002a Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana

Ekonomska fakulteta 14 PotočnikVekoslav 2002b Temelji trženja s primeri iz prakse Ljubljana GV

Založba 15 van Weele A J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa

Ljubljana Gospodarski vestnik 16 Završnik Bruno 2004 Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV

Izobraževanje 17 Završnik Bruno 2001 Pogajanja v nabavi in upravljanje s človeškimi viri

Radenci Center za zunanjo trgovino Radenci doo 18 Završnik Bruno 2000 Nabava ndash zapiski predavanj Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta 19 Završnik Bruno 1997 Management nabave Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta

36

6 SEZNAM VIROV 1 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD ndash UPB1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+gospodarskih+druC5BEbahampmandate=-1ampunid=UPB|AB7A116C1EB745F7C1256F41003C9EF3ampshowdoc=1 [2532006] 2 Zakon o veterinarstvu (ZVet-1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampvt=6ampst=aampq=veterinaampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C1256A330020E07Fampshowdoc=1 [2532006] 3 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (ZZMP) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+zdravilihampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C125683A002C1181ampshowdoc=1 [2532006] 4 Zakon o zdravilih (ZZdr) (online) Dostopen na httpwwwuradni-listsi1ulonlinejspurlid=200631ampdhid=81631 [2532006]

32

3311 Prejem in likvidacija računa Dobavitelj izda za dobavljene proizvode račun Prejeti računi dobaviteljev za dobavljene proizvode se pregledajo v smislu računovodske in predmetne točnosti Račun pomeni točno določeno terjatev dobavitelja do kupca zato ga moramo obravnavati zelo skrbno Likvidacijo računa opravimo takoj po njegovem prejemu saj s tem omogočimo računovodstvu da opravi promptno plačilo in tako pridobi pravico do popusta Likvidacija poteka po naslednjem postopku naprej se zbere potrebna dokumentacija (eksterno naročilo dobavnica prevzemnica račun) kateri sledi primerjava dokumentacije in ugotavljanje morebitnih razlik med naročeno prevzeto in zaračunano količino Ko se vse preveri in se vse ujema se račun likvidira Likvidacija računa zajema datum likvidacije na katero stroškovno mesto se račun knjiži datum valute računa podpis likvidatorja računa

3312 Evidenca in arhiviranje Zelo pomembna je evidenca zdravil omogočena mora biti sledljivost zdravila Sledljivost zdravila je po Zakonu o zdravilih in medicinskih pripomočkih (4 člen) dokumentirana pot zdravila od izdelovalca proizvajalca pravne ali fizične osebe ki opravlja promet z zdravili na debelo in na drobno do končnega uporabnika Pri vnosu dobavljenih zdravil v zaloge se morajo obvezno vpisati naslednji podatki ime zdravila (njegova koda) serijska številka zdravila opis količine (kos škatla ampula) število kosov in rok uporabe zdravila sledijo pa še dobavitelj datum prevzema številka dobavnice številka prevzemnice cena Serijska številka količina in rok uporabe zdravila sta izpisana tudi na računu zdravila ki je izdan stranki Sledljivost zdravila je pomembna še posebej v primeru umika določene serije zdravila s tržišča (npr ko sestava ne odgovarja specifikaciji) Takrat se vrnejo dobavitelju vsa zdravila ki so še v zalogi in preko izdanih računov (podatki strank) se izsledi že izdana zdravila pri strankah Skladišče zdravil je enotno tako za trgovino kot za ambulanto Pri prevzemu zdravila iz depoja mora veterinar podpisati oddajnico za vsa prevzeta zdravila Nadaljnjo evidenco o zdravilih nato vodi veterinar (kje se nahajajo katera žival jih je prejela v okviru svoje terapije) Podatki in informacije zbrani v evidencah so uporabni le tedaj če so ažurni in na voljo takrat kadar se dejansko potrebujejo K papirni evidenci shranjeni v obliki kopij v registru se štejejo ceniki (urejeni po dobaviteljih) podpisane kopije (s strani strank) izdanih računov

33

4 SKLEP Edina stalnica poslovnega okolja je njegovo nenehno spreminjanje Spremembe so številne in jim je težko slediti še posebej potrebam in željam potrošnikov ki se iz dneva v dan spreminjajo Zato uspešnost nabave izjemno vpliva na uspešnost trgovskega podjetja Bergant pravi (2001 21) raquoDobiček je ustvarjen samo če je input manjši kot output torej takrat ko podjetje posluje ekonomičnolaquo Vodenje nabave pa je odvisno od velikosti podjetja in ciljev ki jim podjetje sledi Odločitve o izbiri proizvodov (sortiment količina in cene) odločilno vplivajo na uspešnost podjetja Poslovna politika trgovskih podjetij se osredotoča v prvi vrsti na povečanje prodaje in zviševanje razlike med nabavno in prodajno ceno proizvodov Prodajne cene so na trgu razvrščene v različne cenovne razrede njihovo povečanje pa je dokaj zahtevno saj zahteva precej vlaganj in časa Zato poskušajo podjetja zniževati svoje nabavne stroške da bi tako povečala konkurenčnost Nabavno poslovanje postaja vse bolj obsežno zapleteno in zahtevno Nekdanje funkcije nabave naročanje prevzem in skladiščenje dopolnjujejo sedaj še trženjske funkcije kot so preučevanje nabavnega trga planiranje nabave odločitve glede dobaviteljev odločitve o oblikah in načinih nabavnega poslovanja ter nabavnih poteh pa tudi komuniciranje z dobavitelji analiziranje in evidentiranje nabave Pri nabavnem managementu je čedalje bolj pomemben dolgoročen odnos med kupcem in prodajalcem ki prinaša koristi tako prodajalcu kot kupcu ndash spoznanje da dolgoročno sodelovanje prinaša več koristi kot pa serija enkratnih kupčij za iste potrebe Uspešnost nabave je odvisna od pravilnih odločitev glede nabavnih virov Podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo je uspelo zgraditi dobre in dolgoročne poslovne odnose z dobavitelji Pri odločanju o nabavi ni pomembna samo cena temveč vse storitve ki jih nudi dobavitelj Prvi pomemben kriterij pri odločanju o nakupu pa je prav gotovo kakovost proizvodov saj lahko neustrezna kvaliteta ob nizki ceni povzroči več stroškov kot prihrankov Nabavna politika v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj pod okriljem katere posluje trgovina Dr Zoo je usmerjena k potrebam in željam svojih kupcev Težijo k čim večji optimalnosti cen nabavljenih proizvodov k visoki kakovosti proizvodov in dolgoročnemu sodelovanju z izbranimi dobavitelji Zakon o zdravilih prepoveduje oglaševanje zdravil kar posledično vpliva tudi na to da se ne sme oglaševati trgovina kot kraj kjer se prodajajo zdravila Dovoljuje pa obveščanje Tako lahko Veterinarska bolnica obveščajo ljudi o cepljenjih (redna letna cepljenja psov proti steklini) o uporabi razkužil (ptičja gripa) Reklamirajo se preko zadovoljnih strank ki o njih poročajo naprej svojim prijateljem in znancem Zelo pomembna je tudi povezanost trgovine z ambulanto od koder veterinarji napotijo stranke po zdravila in hrano za nadaljnjo terapijo pri živalih Povezanost trgovine z Ambulanto za male živali in oddelkom prakse za velike živali tvori njihovo prepoznavnost in konkurenčno prednost

34

POVZETEK Nabava je ena temeljnih funkcij poslovnega procesa trgovskih podjetij njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja posreduje kupcem in to v zadostni količini in primernem sortimentu po ustreznih cenah ter pravočasno Diplomsko delo je razdeljeno na dva dela in sicer na teoretični ter praktični del kjer je opisana nabava v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo V teoretičnem delu diplomskega dela je nabavni proces predstavljen po posameznih fazah kot ga predstavljajo avtorji v literaturi Faze si sledijo v določenem zaporedju Posamezne faze se med seboj prepletajo so povezane ter odvisne Vsako stopnjo nabavnega procesa je potrebno izvesti pazljivo in sistematično kajti le tako lahko zadovoljimo potrebe po proizvodih ki so na voljo pravočasno v ustrezni količini kvaliteti in ustrezni ceni Praktični del predstavlja podjetje Veterinarska bolnica Ptuj doo in analizo poteka postopka nabave v samem podjetju Proces sem prikazala od raziskave nabavnega trga sklepanja nabavne pogodbe ugotavljanja potreb in naročanja do prevzema blaga KLJUČNE BESEDE nabava nabavni proces naročanje izbira dobavitelj kupec trgovsko podjetje ABSTRACT Procurement is for commercial companies one of the key elements of business procedure its task is to obtain those articles which sales department discloses to customers in right quantity range of varieties suitable prices and in time Diploma is separeted in two parts The first part is theoretical and the second one is practical descripton of purchasing in company Veterinarska bolnica Ptuj doo In theoretical part of diploma the purchasing process is represented by particular stages The stages follow one another in certain succesion The particular stages are connected and depended between themselves Each stage of purchasing process has to be done carefully and systematically Only in that case we can satisfy the needs by products which are at service on time in appropriate quantity quality and at reasonable price The practical part represents the company Veterinarska bolnica Ptuj doo and analyses the purchasing process in it I presented procedure started with market resarch followed by award the contract needs determination ordering and take delivery KEY WORDS purchase purchasing process ordering choise supplier buyer trade company

35

5 SEZNAM LITERATURE

1 Baily PFarmer DJessop DJones 1998 Purchasing principles and Management London Prentice Hall

2 Bergant Bogomil 2001 Gospodarjenje podjetij Novo mesto Visokošolsko središče Visoka šola za upravljanje in poslovanje

3 Društvo ekonomistov 2000 25 Jubilejno posvetovanje o podjetniškem planiranju in managementu Uvajanje sprememb vodenja in planiranja

4 Gadde Lard-Erik in H Hakansson 1993 Profesional Purchasing London Routledge

5 Kaltnekar Zdravko 1993 Logistika v proizvodnem podjetju Kranj Moderna organizacija

6 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta 7 Kotler Philip 2004 Management trženja Ljubljana GV Založba 8 Leenders MR Fearon HE England WB 1985 Purchasing and Materials

Management RD Irwin Inc Homewood Illinois 9 Markič Peter Strniša Marija Tavčar Rudi 1993 Poslovna pogajanja Ljubljana

Gospodarski vestnik 10 PotočnikVekoslav 2000 Komercialno poslovanje z osnovami trženja 1 Ljubljana

Ekonomska fakulteta 11 PotočnikVekoslav 2001a Trgovinsko poslovanje Novo mesto Visoka šola za

upravljanje in poslovanje 12 PotočnikVekoslav 2001b Trženje v trgovini Ljubljana GV Založba 13 PotočnikVekoslav 2002a Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana

Ekonomska fakulteta 14 PotočnikVekoslav 2002b Temelji trženja s primeri iz prakse Ljubljana GV

Založba 15 van Weele A J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa

Ljubljana Gospodarski vestnik 16 Završnik Bruno 2004 Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV

Izobraževanje 17 Završnik Bruno 2001 Pogajanja v nabavi in upravljanje s človeškimi viri

Radenci Center za zunanjo trgovino Radenci doo 18 Završnik Bruno 2000 Nabava ndash zapiski predavanj Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta 19 Završnik Bruno 1997 Management nabave Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta

36

6 SEZNAM VIROV 1 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD ndash UPB1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+gospodarskih+druC5BEbahampmandate=-1ampunid=UPB|AB7A116C1EB745F7C1256F41003C9EF3ampshowdoc=1 [2532006] 2 Zakon o veterinarstvu (ZVet-1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampvt=6ampst=aampq=veterinaampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C1256A330020E07Fampshowdoc=1 [2532006] 3 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (ZZMP) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+zdravilihampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C125683A002C1181ampshowdoc=1 [2532006] 4 Zakon o zdravilih (ZZdr) (online) Dostopen na httpwwwuradni-listsi1ulonlinejspurlid=200631ampdhid=81631 [2532006]

33

4 SKLEP Edina stalnica poslovnega okolja je njegovo nenehno spreminjanje Spremembe so številne in jim je težko slediti še posebej potrebam in željam potrošnikov ki se iz dneva v dan spreminjajo Zato uspešnost nabave izjemno vpliva na uspešnost trgovskega podjetja Bergant pravi (2001 21) raquoDobiček je ustvarjen samo če je input manjši kot output torej takrat ko podjetje posluje ekonomičnolaquo Vodenje nabave pa je odvisno od velikosti podjetja in ciljev ki jim podjetje sledi Odločitve o izbiri proizvodov (sortiment količina in cene) odločilno vplivajo na uspešnost podjetja Poslovna politika trgovskih podjetij se osredotoča v prvi vrsti na povečanje prodaje in zviševanje razlike med nabavno in prodajno ceno proizvodov Prodajne cene so na trgu razvrščene v različne cenovne razrede njihovo povečanje pa je dokaj zahtevno saj zahteva precej vlaganj in časa Zato poskušajo podjetja zniževati svoje nabavne stroške da bi tako povečala konkurenčnost Nabavno poslovanje postaja vse bolj obsežno zapleteno in zahtevno Nekdanje funkcije nabave naročanje prevzem in skladiščenje dopolnjujejo sedaj še trženjske funkcije kot so preučevanje nabavnega trga planiranje nabave odločitve glede dobaviteljev odločitve o oblikah in načinih nabavnega poslovanja ter nabavnih poteh pa tudi komuniciranje z dobavitelji analiziranje in evidentiranje nabave Pri nabavnem managementu je čedalje bolj pomemben dolgoročen odnos med kupcem in prodajalcem ki prinaša koristi tako prodajalcu kot kupcu ndash spoznanje da dolgoročno sodelovanje prinaša več koristi kot pa serija enkratnih kupčij za iste potrebe Uspešnost nabave je odvisna od pravilnih odločitev glede nabavnih virov Podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo je uspelo zgraditi dobre in dolgoročne poslovne odnose z dobavitelji Pri odločanju o nabavi ni pomembna samo cena temveč vse storitve ki jih nudi dobavitelj Prvi pomemben kriterij pri odločanju o nakupu pa je prav gotovo kakovost proizvodov saj lahko neustrezna kvaliteta ob nizki ceni povzroči več stroškov kot prihrankov Nabavna politika v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj pod okriljem katere posluje trgovina Dr Zoo je usmerjena k potrebam in željam svojih kupcev Težijo k čim večji optimalnosti cen nabavljenih proizvodov k visoki kakovosti proizvodov in dolgoročnemu sodelovanju z izbranimi dobavitelji Zakon o zdravilih prepoveduje oglaševanje zdravil kar posledično vpliva tudi na to da se ne sme oglaševati trgovina kot kraj kjer se prodajajo zdravila Dovoljuje pa obveščanje Tako lahko Veterinarska bolnica obveščajo ljudi o cepljenjih (redna letna cepljenja psov proti steklini) o uporabi razkužil (ptičja gripa) Reklamirajo se preko zadovoljnih strank ki o njih poročajo naprej svojim prijateljem in znancem Zelo pomembna je tudi povezanost trgovine z ambulanto od koder veterinarji napotijo stranke po zdravila in hrano za nadaljnjo terapijo pri živalih Povezanost trgovine z Ambulanto za male živali in oddelkom prakse za velike živali tvori njihovo prepoznavnost in konkurenčno prednost

34

POVZETEK Nabava je ena temeljnih funkcij poslovnega procesa trgovskih podjetij njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja posreduje kupcem in to v zadostni količini in primernem sortimentu po ustreznih cenah ter pravočasno Diplomsko delo je razdeljeno na dva dela in sicer na teoretični ter praktični del kjer je opisana nabava v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo V teoretičnem delu diplomskega dela je nabavni proces predstavljen po posameznih fazah kot ga predstavljajo avtorji v literaturi Faze si sledijo v določenem zaporedju Posamezne faze se med seboj prepletajo so povezane ter odvisne Vsako stopnjo nabavnega procesa je potrebno izvesti pazljivo in sistematično kajti le tako lahko zadovoljimo potrebe po proizvodih ki so na voljo pravočasno v ustrezni količini kvaliteti in ustrezni ceni Praktični del predstavlja podjetje Veterinarska bolnica Ptuj doo in analizo poteka postopka nabave v samem podjetju Proces sem prikazala od raziskave nabavnega trga sklepanja nabavne pogodbe ugotavljanja potreb in naročanja do prevzema blaga KLJUČNE BESEDE nabava nabavni proces naročanje izbira dobavitelj kupec trgovsko podjetje ABSTRACT Procurement is for commercial companies one of the key elements of business procedure its task is to obtain those articles which sales department discloses to customers in right quantity range of varieties suitable prices and in time Diploma is separeted in two parts The first part is theoretical and the second one is practical descripton of purchasing in company Veterinarska bolnica Ptuj doo In theoretical part of diploma the purchasing process is represented by particular stages The stages follow one another in certain succesion The particular stages are connected and depended between themselves Each stage of purchasing process has to be done carefully and systematically Only in that case we can satisfy the needs by products which are at service on time in appropriate quantity quality and at reasonable price The practical part represents the company Veterinarska bolnica Ptuj doo and analyses the purchasing process in it I presented procedure started with market resarch followed by award the contract needs determination ordering and take delivery KEY WORDS purchase purchasing process ordering choise supplier buyer trade company

35

5 SEZNAM LITERATURE

1 Baily PFarmer DJessop DJones 1998 Purchasing principles and Management London Prentice Hall

2 Bergant Bogomil 2001 Gospodarjenje podjetij Novo mesto Visokošolsko središče Visoka šola za upravljanje in poslovanje

3 Društvo ekonomistov 2000 25 Jubilejno posvetovanje o podjetniškem planiranju in managementu Uvajanje sprememb vodenja in planiranja

4 Gadde Lard-Erik in H Hakansson 1993 Profesional Purchasing London Routledge

5 Kaltnekar Zdravko 1993 Logistika v proizvodnem podjetju Kranj Moderna organizacija

6 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta 7 Kotler Philip 2004 Management trženja Ljubljana GV Založba 8 Leenders MR Fearon HE England WB 1985 Purchasing and Materials

Management RD Irwin Inc Homewood Illinois 9 Markič Peter Strniša Marija Tavčar Rudi 1993 Poslovna pogajanja Ljubljana

Gospodarski vestnik 10 PotočnikVekoslav 2000 Komercialno poslovanje z osnovami trženja 1 Ljubljana

Ekonomska fakulteta 11 PotočnikVekoslav 2001a Trgovinsko poslovanje Novo mesto Visoka šola za

upravljanje in poslovanje 12 PotočnikVekoslav 2001b Trženje v trgovini Ljubljana GV Založba 13 PotočnikVekoslav 2002a Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana

Ekonomska fakulteta 14 PotočnikVekoslav 2002b Temelji trženja s primeri iz prakse Ljubljana GV

Založba 15 van Weele A J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa

Ljubljana Gospodarski vestnik 16 Završnik Bruno 2004 Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV

Izobraževanje 17 Završnik Bruno 2001 Pogajanja v nabavi in upravljanje s človeškimi viri

Radenci Center za zunanjo trgovino Radenci doo 18 Završnik Bruno 2000 Nabava ndash zapiski predavanj Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta 19 Završnik Bruno 1997 Management nabave Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta

36

6 SEZNAM VIROV 1 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD ndash UPB1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+gospodarskih+druC5BEbahampmandate=-1ampunid=UPB|AB7A116C1EB745F7C1256F41003C9EF3ampshowdoc=1 [2532006] 2 Zakon o veterinarstvu (ZVet-1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampvt=6ampst=aampq=veterinaampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C1256A330020E07Fampshowdoc=1 [2532006] 3 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (ZZMP) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+zdravilihampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C125683A002C1181ampshowdoc=1 [2532006] 4 Zakon o zdravilih (ZZdr) (online) Dostopen na httpwwwuradni-listsi1ulonlinejspurlid=200631ampdhid=81631 [2532006]

34

POVZETEK Nabava je ena temeljnih funkcij poslovnega procesa trgovskih podjetij njena naloga je zagotoviti tiste izdelke ki jih prodaja posreduje kupcem in to v zadostni količini in primernem sortimentu po ustreznih cenah ter pravočasno Diplomsko delo je razdeljeno na dva dela in sicer na teoretični ter praktični del kjer je opisana nabava v podjetju Veterinarska bolnica Ptuj doo V teoretičnem delu diplomskega dela je nabavni proces predstavljen po posameznih fazah kot ga predstavljajo avtorji v literaturi Faze si sledijo v določenem zaporedju Posamezne faze se med seboj prepletajo so povezane ter odvisne Vsako stopnjo nabavnega procesa je potrebno izvesti pazljivo in sistematično kajti le tako lahko zadovoljimo potrebe po proizvodih ki so na voljo pravočasno v ustrezni količini kvaliteti in ustrezni ceni Praktični del predstavlja podjetje Veterinarska bolnica Ptuj doo in analizo poteka postopka nabave v samem podjetju Proces sem prikazala od raziskave nabavnega trga sklepanja nabavne pogodbe ugotavljanja potreb in naročanja do prevzema blaga KLJUČNE BESEDE nabava nabavni proces naročanje izbira dobavitelj kupec trgovsko podjetje ABSTRACT Procurement is for commercial companies one of the key elements of business procedure its task is to obtain those articles which sales department discloses to customers in right quantity range of varieties suitable prices and in time Diploma is separeted in two parts The first part is theoretical and the second one is practical descripton of purchasing in company Veterinarska bolnica Ptuj doo In theoretical part of diploma the purchasing process is represented by particular stages The stages follow one another in certain succesion The particular stages are connected and depended between themselves Each stage of purchasing process has to be done carefully and systematically Only in that case we can satisfy the needs by products which are at service on time in appropriate quantity quality and at reasonable price The practical part represents the company Veterinarska bolnica Ptuj doo and analyses the purchasing process in it I presented procedure started with market resarch followed by award the contract needs determination ordering and take delivery KEY WORDS purchase purchasing process ordering choise supplier buyer trade company

35

5 SEZNAM LITERATURE

1 Baily PFarmer DJessop DJones 1998 Purchasing principles and Management London Prentice Hall

2 Bergant Bogomil 2001 Gospodarjenje podjetij Novo mesto Visokošolsko središče Visoka šola za upravljanje in poslovanje

3 Društvo ekonomistov 2000 25 Jubilejno posvetovanje o podjetniškem planiranju in managementu Uvajanje sprememb vodenja in planiranja

4 Gadde Lard-Erik in H Hakansson 1993 Profesional Purchasing London Routledge

5 Kaltnekar Zdravko 1993 Logistika v proizvodnem podjetju Kranj Moderna organizacija

6 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta 7 Kotler Philip 2004 Management trženja Ljubljana GV Založba 8 Leenders MR Fearon HE England WB 1985 Purchasing and Materials

Management RD Irwin Inc Homewood Illinois 9 Markič Peter Strniša Marija Tavčar Rudi 1993 Poslovna pogajanja Ljubljana

Gospodarski vestnik 10 PotočnikVekoslav 2000 Komercialno poslovanje z osnovami trženja 1 Ljubljana

Ekonomska fakulteta 11 PotočnikVekoslav 2001a Trgovinsko poslovanje Novo mesto Visoka šola za

upravljanje in poslovanje 12 PotočnikVekoslav 2001b Trženje v trgovini Ljubljana GV Založba 13 PotočnikVekoslav 2002a Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana

Ekonomska fakulteta 14 PotočnikVekoslav 2002b Temelji trženja s primeri iz prakse Ljubljana GV

Založba 15 van Weele A J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa

Ljubljana Gospodarski vestnik 16 Završnik Bruno 2004 Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV

Izobraževanje 17 Završnik Bruno 2001 Pogajanja v nabavi in upravljanje s človeškimi viri

Radenci Center za zunanjo trgovino Radenci doo 18 Završnik Bruno 2000 Nabava ndash zapiski predavanj Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta 19 Završnik Bruno 1997 Management nabave Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta

36

6 SEZNAM VIROV 1 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD ndash UPB1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+gospodarskih+druC5BEbahampmandate=-1ampunid=UPB|AB7A116C1EB745F7C1256F41003C9EF3ampshowdoc=1 [2532006] 2 Zakon o veterinarstvu (ZVet-1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampvt=6ampst=aampq=veterinaampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C1256A330020E07Fampshowdoc=1 [2532006] 3 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (ZZMP) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+zdravilihampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C125683A002C1181ampshowdoc=1 [2532006] 4 Zakon o zdravilih (ZZdr) (online) Dostopen na httpwwwuradni-listsi1ulonlinejspurlid=200631ampdhid=81631 [2532006]

35

5 SEZNAM LITERATURE

1 Baily PFarmer DJessop DJones 1998 Purchasing principles and Management London Prentice Hall

2 Bergant Bogomil 2001 Gospodarjenje podjetij Novo mesto Visokošolsko središče Visoka šola za upravljanje in poslovanje

3 Društvo ekonomistov 2000 25 Jubilejno posvetovanje o podjetniškem planiranju in managementu Uvajanje sprememb vodenja in planiranja

4 Gadde Lard-Erik in H Hakansson 1993 Profesional Purchasing London Routledge

5 Kaltnekar Zdravko 1993 Logistika v proizvodnem podjetju Kranj Moderna organizacija

6 Kavčič Bogdan 1998 Poslovno komuniciranje Ljubljana Ekonomska fakulteta 7 Kotler Philip 2004 Management trženja Ljubljana GV Založba 8 Leenders MR Fearon HE England WB 1985 Purchasing and Materials

Management RD Irwin Inc Homewood Illinois 9 Markič Peter Strniša Marija Tavčar Rudi 1993 Poslovna pogajanja Ljubljana

Gospodarski vestnik 10 PotočnikVekoslav 2000 Komercialno poslovanje z osnovami trženja 1 Ljubljana

Ekonomska fakulteta 11 PotočnikVekoslav 2001a Trgovinsko poslovanje Novo mesto Visoka šola za

upravljanje in poslovanje 12 PotočnikVekoslav 2001b Trženje v trgovini Ljubljana GV Založba 13 PotočnikVekoslav 2002a Nabavno poslovanje s primeri iz prakse Ljubljana

Ekonomska fakulteta 14 PotočnikVekoslav 2002b Temelji trženja s primeri iz prakse Ljubljana GV

Založba 15 van Weele A J 1998 Nabavni management analiza planiranje in praksa

Ljubljana Gospodarski vestnik 16 Završnik Bruno 2004 Izbiranje in ocenjevanje dobaviteljev Ljubljana GV

Izobraževanje 17 Završnik Bruno 2001 Pogajanja v nabavi in upravljanje s človeškimi viri

Radenci Center za zunanjo trgovino Radenci doo 18 Završnik Bruno 2000 Nabava ndash zapiski predavanj Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta 19 Završnik Bruno 1997 Management nabave Maribor Ekonomsko poslovna

fakulteta

36

6 SEZNAM VIROV 1 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD ndash UPB1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+gospodarskih+druC5BEbahampmandate=-1ampunid=UPB|AB7A116C1EB745F7C1256F41003C9EF3ampshowdoc=1 [2532006] 2 Zakon o veterinarstvu (ZVet-1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampvt=6ampst=aampq=veterinaampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C1256A330020E07Fampshowdoc=1 [2532006] 3 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (ZZMP) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+zdravilihampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C125683A002C1181ampshowdoc=1 [2532006] 4 Zakon o zdravilih (ZZdr) (online) Dostopen na httpwwwuradni-listsi1ulonlinejspurlid=200631ampdhid=81631 [2532006]

36

6 SEZNAM VIROV 1 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD ndash UPB1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+gospodarskih+druC5BEbahampmandate=-1ampunid=UPB|AB7A116C1EB745F7C1256F41003C9EF3ampshowdoc=1 [2532006] 2 Zakon o veterinarstvu (ZVet-1) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampvt=6ampst=aampq=veterinaampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C1256A330020E07Fampshowdoc=1 [2532006] 3 Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih (ZZMP) (online) Dostopen na httpwwwdz-rssiindexphpid=101ampst=aampq=zakon+o+zdravilihampmandate=-1ampunid=SZ|C12563A400338836C125683A002C1181ampshowdoc=1 [2532006] 4 Zakon o zdravilih (ZZdr) (online) Dostopen na httpwwwuradni-listsi1ulonlinejspurlid=200631ampdhid=81631 [2532006]

37

7 SEZNAM SLIK SLIKA 1 VETERINARSKA BOLNICA PTUJ SLIKA 2 LOGOTIP TRGOVINE SLIKI 3 IN 4 NOTRANJOST TRGOVINE DR ZOO SLIKA 5 ČAKALNICA AMBULANTE ZA MALE ŽIVALI SLIKA 6 ORDINACIJA

38

8 PRILOGE Priloga 1 ndash Obrazec Račun za zdravilo izdan kupcu Priloga 2 ndash Obrazec Reklamacijski zapisnik Kemofarmacije

39

Priloga 1 ndash Obrazec Račun za zdravilo izdan kupcu

40

Priloga 2 ndash Obrazec reklamacijskega zapisnika Kemofarmacije

38

8 PRILOGE Priloga 1 ndash Obrazec Račun za zdravilo izdan kupcu Priloga 2 ndash Obrazec Reklamacijski zapisnik Kemofarmacije

39

Priloga 1 ndash Obrazec Račun za zdravilo izdan kupcu

40

Priloga 2 ndash Obrazec reklamacijskega zapisnika Kemofarmacije

39

Priloga 1 ndash Obrazec Račun za zdravilo izdan kupcu

40

Priloga 2 ndash Obrazec reklamacijskega zapisnika Kemofarmacije

40

Priloga 2 ndash Obrazec reklamacijskega zapisnika Kemofarmacije