Upload
others
View
3
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
APLIKATIVNA METODOLOGIJA ZA UPRAVLJANJE PROJEKTIMA
◼ KAKO ODABRATI PRAVI PROJEKAT I KOJE SU SPECIFIČNOSTI PROJEKTNOG
UGOVARANJA?
◼ NA ŠTA TREBA OBRATITI PAŽNJU KADA SE FORMIRA PROJEKTNI TIM?
◼ KAKO DEFINISATI PROJEKTNE AKTIVNOSTI I USPOSTAVITI ODNOS IZMEĐU NJIH?
◼ KAKO FORMULISATI PLAN VREMENA, TROŠKOVA I RESURSA?
◼ NA KOJI NAČIN OPTIMALNO ALOCIRATI RESURSE UNUTAR PROJEKTA?
◼ KAKO IDENTIFIKOVATI, MERITI I AMORTIZOVATI PROJEKTNE RIZIKE?
◼ KOJI SU ALATI ZA UNAPREĐENJE KVALITETA PROJEKTNIH REZULTATA?
◼ NA KOJI NAČIN SE MOŽE VRŠITI PRAĆENJE I KONTROLA PROJEKTNIH REZULTATA?
◼ NA KOJA PITANJA TREBA OBRATITI PAŽNJU KADA SE GASI PROJEKAT?
Filip Stojanović
MENADŽMENTPROJEKATA
APLIKATIVNA METODOLOGIJA
ZA MENADŽMENTPROJEKTA
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
KLJUČNA PITANJA
1. KAKO ODABRATI PRAVI PROJEKAT I KOJE SU SPECIFIČNOSTI PROJEKTNOG
UGOVARANJA?
2. NA ŠTA TREBA OBRATITI PAŽNJU KADA SE FORMIRA PROJEKTNI TIM?
3. KAKO DEFINISATI PROJEKTNE AKTIVNOSTI I USPOSTAVITI ODNOS IZMEĐU
NJIH?
4. KAKO FORMULISATI PLAN VREMENA, TROŠKOVA I RESURSA?
5. NA KOJI NAČIN OPTIMALNO ALOCIRATI RESURSE UNUTAR PROJEKTA?
6. KAKO IDENTIFIKOVATI, MERITI I AMORTIZOVATI PROJEKTNE RIZIKE?
7. KOJI SU ALATI ZA UNAPREĐENJE KVALITETA PROJEKTNIH REZULTATA?
8. NA KOJI NAČIN SE MOŽE VRŠITI PRAĆENJE I KONTROLA PROJEKTNIH
REZULTATA?
9. NA KOJA PITANJA TREBA OBRATITI PAŽNJU KADA SE GASI PROJEKAT?
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
APLIKATIVNA METODOLOGIJA ZA UPRAVLJANJE PROJEKTIMA
◼ KAKO ODABRATI PRAVI PROJEKAT I KOJE SU SPECIFIČNOSTI PROJEKTNOG
UGOVARANJA?
◼ NA ŠTA TREBA OBRATITI PAŽNJU KADA SE FORMIRA PROJEKTNI TIM?
◼ KAKO DEFINISATI PROJEKTNE AKTIVNOSTI I USPOSTAVITI ODNOS IZMEĐU NJIH?
◼ KAKO FORMULISATI PLAN VREMENA, TROŠKOVA I RESURSA?
◼ NA KOJI NAČIN OPTIMALNO ALOCIRATI RESURSE UNUTAR PROJEKTA?
◼ KAKO IDENTIFIKOVATI, MERITI I AMORTIZOVATI PROJEKTNE RIZIKE?
◼ KOJI SU ALATI ZA UNAPREĐENJE KVALITETA PROJEKTNIH REZULTATA?
◼ NA KOJI NAČIN SE MOŽE VRŠITI PRAĆENJE I KONTROLA PROJEKTNIH REZULTATA?
◼ NA KOJA PITANJA TREBA OBRATITI PAŽNJU KADA SE GASI PROJEKAT?
1 UVOD
• Istorijski osvrt i globalni razvoj struke
• Pojam projekta i upravljanja projektima
• Usklađenost sa strategijom
• Projektni univerzum
• Projekat, program i portfolio
• Uloga projekt menadžera
• Modaliteti projektne organizacije
• Faktori uspeha projekta
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
▪ Prve ideje se pojavljuju 40-tih. godine prošlog veka u vojnoj praksi SAD (B-52, balističke rakete, nuklearna podmornica)
▪ Over the fence praksa.
Potreba za sistematizacijom znanja, uspostavljanjem organizacije i autoriteta menadžera projekata da bi se podigao
stepen uspešne realizacije i smanjili troškovi koji su kontinuirano bili 200+ % preko budžeta.
▪ NASA početkom 1960. uvodi mandatorni project management.
ISTORIJSKI OSVRT
1970
1985
1985
1990
1995
1999
2000
2003
2004
2006
2007
2008
2009
20…
Građevinska
industrija
Auto
industrija
Telekomunikacije
IT
Zdravstvo
Marketing &
prodaja
Državna
uprava
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
GLOBALNE ORGANIZACIJE
Project Management Institute
USA
International Project Management
Association, Holland
Association for Project
Management,
UK
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
▪ Sajt sa mnoštvom korisnog materijala za praktično upravljanje projektima:
http://www.pmi.org/
▪ PMI je osnovana 1969. godine;
▪ Aktivno je više od 600.000 članova u svetu, 932 hiljade podeljenih PMP sertifikata u 218
zemalja;
▪ Mogućnosti različitih sertifikacija;
▪ PMI Serbia Chapter
▪ Primena UP metodologije prilikom selekcije projekata koji se finansiraju iz EU fondova.
PMI – globalno najznačajnija metodologija
US Senat je krajem 2015. doneo zakon po kome se u cilju povećanja efikasnosti i značajnog smanjenja troškova vladinih programa i projekata, na
federalnom nivou uvodi obaveza za sve vladine agencije da uvedu standarde performansi UP koji važe u privatnom sektoru (PMI) kao i da se
uvede specijalizacija i poseban skill-set koji će program menadžeri morati da poseduju da bi upravljali federalnim programima, a sve u okviru 5-
godišnjeg strateškog plana u kome će se sistemi postepeno unapređivati u celoj USA.
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
▪ Minimalnim vremenom trajanja projekta smatra se 80 radnih časova, dok
kapitalni investicioni projekti mogu trajati i više godina.
▪ Operacije su, s druge strane, repetitivni procesi i podrazumevaju poslovne
aktivnosti kao što su industrijska proizvodnja, knjigovodstvo, softverska podrška, i
sl. koje se kontinuirano obavljaju i nemaju vremensko ograničenje.
▪ Projekti mogu tretirati unapređenja i promene na operativnim procesima, pri
čemu sama operacija nije u delokrugu projekta, ali se zona projekta i zona
operacija mogu susretati i isprepletati na raznim tačkama. Uspostavljanje
kvalitetne organizacije i interakcije između ove dve oblasti rada smatra se
krucijalnim uslovom za uspeh.
Pojam projekta
Projekat je vremenski
ograničena aktivnost
preduzeta u cilju
stvaranja jedinstvenog
proizvoda, usluge ili
rezultata.
(PMBOK 6ed, PMI 2017)
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
▪ Priznato kao posebna struka u poslednje dve decenije
▪ Izuzetan rast primene u svim oblastima ljudske delatnosti
▪ Od $41 tn globalnog GDP, 25% se ostvaruje kroz projekte
▪ 16 miliona ljudi smatra upravljanje projektima svojom profesijom
▪ Profesija menadžera projekata među retkim koja doživljava rast tražnje
▪ 44% poslodavaca navodi upravljanje projektima kao treću najznačajniju
kompetenciju kod novih VSS kandidata, odmah iza komunikacije i tehničke
stručnosti
▪ Globalne organizacije PMI, IPMA i APM razvile su rigorozne programe
sertifikacija za različite nivoe i oblasti upravljanja projektima. Tendencija
harmonizacije i stvaranja jedinstvenog globalnog standarda za UP.
Upravljanje projektima
“Upravljanje
projektima zasniva se
na primeni znanja,
veština, alata i tehnika
na projektne aktivnosti
s ciljem ostvarenja
projektnih zahteva”
(PMBOK 5ed, PMI 2013)
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
▪ PMBoK 6 standard, 2017:
▪ Projektno upravljanje omogućava organizaciji da realizuje projekte na efektivan i efikasan način i trebalo bi da se
smatra strateškom kompetencijom u organizaciji , putem koje može da:
▪ Direktno veže projektne rezultate za poslovne ciljeve organizacije
▪ Bude konkurentnija na svom relevantnom tržištu
▪ Podrži održiv razvoj organizacije i stvara merljivu poslovnu vrednost
▪ Odgovori na impakte promena poslovnog okruženja na njene projekte putem adekvatnog usklađivanja planova
Zašto je upravljanje projektima važno za organizaciju?
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Usklađenost sa strategijom
Sve organizacije (profitne i neprofitne) kroz neki format upravljanja uspostavljaju strateške
smernice i parametre praćenja realizacije.
Strateške smernice definišu svrhu, očekivanja i akcije neophodne da se ostvare željeni
rezultati i usklađene su sa poslovnim ciljevima organizacije.
Metod „Liste usklađenih ciljeva“ (Balanced Scorecard)
Projekti su jedinstvena poluga za implementaciju strategije.
Promena strategije obavezno se mora reflektovati u adekvatnom prilagođavanju projektnih
ciljeva…
(U praksi je međutim, drugačije...)
U svrhu postizanja usklađenosti, od velikog značaja je postizanje svesti o specifičnosti
projektnih aktivnosti u organizaciji, odnosno razvoja kulture i organizacionog modela koji će
obezbediti uspeh projekata (PMO i sl).
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Veza između strategije i projekata KORPORATIVNA
STRATEGIJA
Korak 1.
Korak 2.
Korak 3.
Misija, Vizija, Vrednosti
Prethodni elementi su N na
kompasu organizacije.
Strateški prioriteti
Ključni ciljevi (top-level)
Četiri perspektive
Finansije, Potrošači, Interni
procesi, Učenje i razvoj.
Korak 4.
Korak 5.
Strateški ciljevi
Odrediti ključne (10-15) strateške
ciljeve po perspektivama.
Usklađivanje ciljeva
Usaglasiti ciljeve po horizontali i
vertikali strateške mape.
1
3
2
Korak 6.
Korak 7.
Zadaci i merila
Definisati zadatke i merila (KPIs)
za postavljene ciljeve.
Inicijative
Definisati način realizacije
postavljenih ciljeva i inicijativa.
Korak 8. Kaskada ciljeva
Definisati ciljeve za niže
organizacione nivoe.
Fin
an
sije
Po
tro
šač
iIn
tern
i p
roc
esi
Uč
en
je i r
azv
oj
Strateški prioritet: … KPI
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Grupom projekata koji su u korelaciji može se
upravljati na koordiniran način putem programa.
Programski pristup omogućava efikasnije upravljanje
rizicima, ekonomičnost i upravljanje na efektivniji
način nego da se projekti vode sami za sebe.
Projekat, program i portfolio
Portfolio uključuje grupu programa i individualnih
projekata koji se implementiraju u cilju ostvarenja
određenog strateškog cilja. Programi i projekti koji se
nalaze u portfoliju ne moraju biti u međusobnoj
korelaciji, osim što pomažu ostvarenju istog strateškog
zadatka.
Program
Projekat Projekat Projekat
Portfolio
Projekat Projekat Program
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Projektni univerzum Sponzor projekta
Dobavljači
Poslovni
partneri
Funkcionalna
organizacija /
Operacije
Država,
mediji, javnost
Klijenti / Korisnici
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
▪ Tri ključna merila uspeha svakog projekta:
1) Vreme (poštovanje vremenskog plana)
2) Troškovi (uvažavanje projektovanog budžeta)
3) Delokrug/ Performanse (ispunjavanje zahteva klijenata)
▪ Sposobnost projektnog menadžera se ogleda u veštini upravljanja
trostrukim ograničenjem Triple Constraint)
▪ Na svakom projektu dolazi do većeg broja zahteva za promenama i
dodavanjem posla na definisani projektni delokrug.
▪ PM je u obavezi da sve takve zahteve reflektuje kroz “gvozdeni trougao” i
postavi sistem integralne kontrole promena.
▪ Kvalitet, rizici i dr. elementi takođe predstavljaju ograničenja, a pri
donošenju odluka sva ograničenja se tretiraju i pojedinačno i međusobno
Projektni trougao (Iron triangle)
Vreme
TroškoviDelokrug
Kvalitet
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Odnos troškovi-vreme-kvalitet
Vreme
&
Troškovi
Kvalitet
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Identifikovanje potreba klijenta
Kako je klijent
predstavio svoje želje
Kako je vođa projekta
razumeo klijenta
Dizajn analitičara Rešenje
programera
Šta su beta testeri
dobili
Kako je konsultant
predstavio rezultat
Kako je projekat
dokumentovan
Šta je realizovano Koliko smo naplatili
klijentu
Koju podršku je
klijent dobio
Reklama
marketing tima
Šta je klijentu zaista
bilo potrebno
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
▪ Uloga projekt menadžera je da bude sprega između strategije i tima koji implementira projekat.
▪ Uspešno obavljanje ove uloge zahteva od projekt menadžera:
▪ Znanje u vezi upravljanja projektima
▪ Kapacitet da primeni znanja i ostvari ciljane performanse sa svojim timom
▪ PMI Talent Triangle skillset kvalifikovanog PM: Tehničke veštine, Liderstvo i Strateško-poslovno upravljanje
▪ Lične liderske osobine sastoje se od niza interpersonalnih veština:
Uloga menadžera projekta
▪ Građenje tima
▪ Komunikacija
▪ Motivacija
▪ Pregovaranje
▪ Upravljanje konfliktima
▪ Donošenje odluka
▪ Coaching
▪ Snalaženje u kulturi i internoj
politici organizacije
▪ Izgradnja poverenja
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
▪ Šta je kultura organizacije?
▪ Karakteristike projektne kulture:
▪ Timski pristup
▪ Multidisciplinarni pristup
▪ Kontigentan pristup (pristup se prilagođava situaciji)
▪ Decentralizacija upravljanja
▪ Specifičan projektni jezik i komunikacija
▪ Privremena lojalnost
▪ Projektna inercija
▪ Projektne subkulture
▪ PMO kao promoter projektne kulture
Projektna kultura
Razlika između
korporativne i
projektne kulture
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Balans mandata i
autoriteta
Mandat
Autoritet
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
▪ Tranzicija: funkcionalna – matrična – čista projektna organizacija
▪ Čista projektna organizacija je logičan izbor:
▪ Kada su pojedinačni projekti dovoljno veliki i strategijski važni
▪ Kada preduzeće funkcioniše kao skup ili mreža projekata
▪ Kada menadžerski vrh ima zadatak da formuliše strategiju preduzeća i koordiniše i kontroliše rad projektnih
timova
▪ Prednosti: fleksibilnost i brzina, jasna odgovornost projektnog menadžera, kraće linije komunikacije, veći nivo motivacije
projektnih članova, jasan fokus projektnog tima
▪ Nedostaci: dupliranje resursa po različitim projektnim timovima, teškoće koordinacije portfolia projekata, ograničena
mogućnost transfera osoblja sa jednog na drugi projekat, neizvesnost statusa članova projektnog tima nakon
okončanja projekta
Projektna organizacija
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Odnos funkcionalne,
matrične i projektne
organizacijePM Autoritet
Raspoloživost
resursa
Kontrola
projektnog
budžeta
Uloga PM
Projektna
administracija
Mala
Mala
Funkcionalni
menadžer
Povremena
Povremena
Ograničena
Ograničena
Funkcionalni
menadžer
Povremena
Povremena
Niska-srednja
Niska-srednja
Kombinova-
na
Stalna
Povremena
Srednja-
visoka
Srednja-
visoka
Projektni
menadžer
Stalna
Stalna
Visoka-
potpuna
Visoka-
potpuna
Projektni
menadžer
Stalna
Stalna
Funkcional-
naSlaba Balansirana Jaka
Projektna
MatričnaOrg.
struktura
Karakterstike
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Odnos funkcionalnog i
projektnog menadžera
Odgovoran za održanje trenutnog
stanja
Osnovni zadatak je optimizacija
Autoritet proizilazi iz pozicije
Odgovornost je limitirana na funkciju
kojoj pripadaju
Menadžeri dostavljaju izveštaje
nadređenim menadžerima u hijerarhiji
Rade u relativno stabilnoj
organizacionoj strukturi
Odgovoran za artikulisanje promene i
inovaciju
Osnovni zadatak je ostvarenje projektnog cilja
Autoritet proizilazi iz iskustva i ekspertize
Odgovornost za sve aktivnosti projekta koje
pripadaju različitim funkcijama
PM dostavlja izveštaje Nadzornom komitetu za
nadzor jednog ili nekoliko projekata
Rade u projektnom timu koji je aktuelan samo
tokom života projekta
Funkcionalni (linijski) menadžer Projektni menadžer
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
▪ Kancelarija PMO služi za centralizovano upravljanje projektima i danas već 70% korporacija u svetu ima PMO.
▪ Preporučuje se da se u zavisnosti od nivoa zrelosti organizacije za PMO izabere jedna od sledeće tri uloge:
1) Da obezbeđuje metodologije, politike i forme za upravljanje projektima
2) Da pruža podršku, daje uputstva i vrši obuke za upravljanje projektima i korišćenje softverskih i drugih PM
alata
3) Da obezbeđuje projekt menadžere za različite projekte i odgovara za realizaciju projekata. Svi projekti u
organizaciji se vode iz ove kancelarije. PMO je snažan promoter projektne kulture
Koncept PMO i njena uloga u upravljanju projektima
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
▪ Uloga PMO mora biti jasno definisana, i to kao jedna od prethodno pomenute 3 uloge; ne treba nastojati da se rade
sve komponente dok se ne razviju potencijali
▪ PMO modeli su različiti i kreiraju se prema potrebama organizacija. Suštinski cilj je da PMO podrži implementacije
strategije kompanije, a za to je neophodno da njen rad bude apsolutno usklađen sa kompanijskim strateškim ciljevima
▪ PMO ne može samim svojim postojanjem dovesti do bolje realizacije projekata. Potrebna je promocija profesionalnog
UP i korišćenje metodologije, procesa i tehnika UP
▪ Posvećenost izvršnog menadžmenta je neophodni uslov
Važni faktori za uspeh rada PMO
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
▪ Uključenost klijenta (korisnika projekta)
▪ Podrška izvršnog menadžmenta (sponzora projekta)
▪ Jasna specifikacija zahteva
▪ Dobro planiranje
▪ Realistična očekivanja
▪ Više “manjih” ključnih događaja (milestones)
▪ Kompetentan i fokusiran projektni tim
▪ Osećaj vlasništva nad projektom
▪ Jasna vizija i ciljevi
Projektna kultura
Faktori uspeha
projekta
(Izvor: Standish Report 2013)
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Statistika nam otkriva…
Standish Group - Chaos baza za ocenu velikih softverskih projekata izvedenih u periodu 2003-12:
Uspešnim se smatraju projekti (6%) koji su završeni na vreme, u okviru budžeta i sa zadovoljavajućim kvalitetom implementacije (in scope)
52% su problematični /neuspešni po istim kriterijumima, a 42% prekinuti pre kraja ili su im rezultati neupotrebljivi
Među ključnim faktorima uspeha, odnosno neuspeha, dominantni bili su:
▪ Visoka kompetentnost i inspirativnost izvršnog sponzora, kako prema klijentu tako i prema projektnom timu
▪ Emocionalna zrelost tima, u smislu kooperativnosti, brzog donošenja odluka i atmosfere zajedništva u ostvarenju cilja
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
▪ Nedostatak fokusa menadžmenta
▪ Slabosti u upravljanju zahtevima
▪ Promene organizacionih prioriteta
▪ Komunikacija
▪ Izostanak ranih signala upozorenja
▪ Veštine upravljanja
Faktori neuspeha
projekta
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
APLIKATIVNA METODOLOGIJA ZA UPRAVLJANJE PROJEKTIMA
◼ KAKO ODABRATI PRAVI PROJEKAT I KOJE SU SPECIFIČNOSTI PROJEKTNOG
UGOVARANJA?
◼ NA ŠTA TREBA OBRATITI PAŽNJU KADA SE FORMIRA PROJEKTNI TIM?
◼ KAKO DEFINISATI PROJEKTNE AKTIVNOSTI I USPOSTAVITI ODNOS IZMEĐU NJIH?
◼ KAKO FORMULISATI PLAN VREMENA, TROŠKOVA I RESURSA?
◼ NA KOJI NAČIN OPTIMALNO ALOCIRATI RESURSE UNUTAR PROJEKTA?
◼ KAKO IDENTIFIKOVATI, MERITI I AMORTIZOVATI PROJEKTNE RIZIKE?
◼ KOJI SU ALATI ZA UNAPREĐENJE KVALITETA PROJEKTNIH REZULTATA?
◼ NA KOJI NAČIN SE MOŽE VRŠITI PRAĆENJE I KONTROLA PROJEKTNIH REZULTATA?
◼ NA KOJA PITANJA TREBA OBRATITI PAŽNJU KADA SE GASI PROJEKAT?
2 ŽIVOTNI CIKLUS PROJEKTA
• Pojam životnog ciklusa (project lifecycle)
• Procesne grupe i njihova interakcija
• Različiti pristupi projektu u zavisnosti od
životnih ciklusa
• Oblasti znanja prema PMI metodologiji
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Životni ciklus projekta:
opšti model
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Životni ciklus projekta:
PMI metodologija
▪ Validan životni ciklus projekta na početku uvek ima samo jedan proces inicijacije, a
na kraju samo jedan proces zatvaranja.
▪ Međuprocesi se moraju sprovesti bar jednom, a mogu se ponoviti u više iteracija,
koliko god je neophodno, u nekom logičkom rasporedu.
Inicijacija Planiranje Egzekucija Monitoring i
kontrola
Zatvaranje
Interakcija
procesnih
grupa
Početak KrajVreme
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Životni ciklus projekta:
Kretanje rizika i
troškova
Početak
Troškovi
Verovatnoća
neuspeha
Kontrola rezultata
Kraj
Vreme trajanja projekta
Moć uticaja
na rezultate
projekta Verovatnoća
neuspeha
Troškovi
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Svaki projekat određen je dvema bazičnim karakteristikama – ciljem i rešenjem. Zavisno od toga koliko su jasno definisani,
projekti tj. njihovi životni ciklusi mogu biti:
Vrste projekata prema PM životnim ciklusima (1)
Tradicionalni PM lifecycle
Ciljevi i rešenja jasno definisani (npr. Infrastrukturni projekti).
Pristup kod ovog tipa projekata može biti:
• Linearan, gde se ceo projekat izvede u jednom
procesnom toku, ili
• Inkrementalan, gde se projektni rezultati parcijalno
dodaju do ostvarenja kompletnog rezultata, najčešće
u cilju ranog zauzimanja pozicije na tržištu (npr.
TelCom projekti)
1
% z
av
rše
tka
Incijacija
> Identifikovanje potrebe
> Opurtunitet
> Alternative
> Preliminarno rešenje
> Odobrenje za Fazu 2
Vreme
Faza 1
Koncept
Faza 2
Planiranje
Faza 3
EgzekucijaFaza 4
Transfer i terminiranje
I I
Izvodljivost
> Razvoj studije
> Procena rizika
> Analiza budžeta
> Preliminarno rešenje
> Odobrenje za Fazu 3
I
Izvršenje
> Razvoj dizajna
> Obezbeđenje kvaliteta
> Kontrola realizacije
> Izvršenje
> Modifikacije
> Monitoring progresa
> Izveštavanje
> Finalizacija projekta
Terminiranje
> Testiranje performansi
> Otklanjanje nedostataka
> Predaja projekta
> Terminiranje
T
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Vrste projekata prema PM životnim ciklusima (2)
Agilni PM lifecycle
Cilj projekta je jasan, ali rešenje kako doći do cilja nije. Standardni način postavke projekta (RBS, WBS) nije moguć i u toj situaciji se primenjuje
planiranje just-in-time, gde pristup može biti:
• Iterativni (Scrum, Waterfall i dr. kod IT projekata, klijent učestvuje, svaka iteracija daje deo rešenja)
• Adaptivni (još manje poznato rešenje, nepoznata cela funkcionalnost, kod razvoja softvera)
2
IDEJA INICIJACIJA RAZVOJ TRANZICIJA PRODUKCIJA
Projektne
ideje
Iniciranje
projekta
Inicijalno
finansiranje
Inicijalni
zahtevi
Radni
paketi
Inicijalna
verzija
Radni paketi
visokog prioriteta
Rad na
paketima
Radni
zadaci
Iteracije
Dnevni
posao
Obezbeđenje
finansiranja & feedback
Radna
verzija
Dnevni sastanci:
analiza statusa i
rešavanje
problema
Dopunjeni zahtevi i
izveštavanje o defektima
Analiza iteracija &
retrospektiva: Demo
verzija i obezbeđenje
finansiranja za
naredne faze
Produkcija
softvera
Produkcija
operativnih
sistema i sistema
podrške
Radna
verzija
Brisanje sistema
iz produkcije
TERMINIRANJE
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Vrste projekata prema PM životnim ciklusima (3)
Ekstremni PM lifecycle
Nije jasno definisan ni cilj ni rešenje. To su R&D projekti, razvoj novih procesa i proizvoda, npr. farmaceutski – razvoj novih lekova. Projekti visokog
rizika, sa puno promena, rade se multifazno.
3
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Procesne grupe i
oblasti znanja po PMI
metodologiji – PMBoK 6
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
APLIKATIVNA METODOLOGIJA ZA UPRAVLJANJE PROJEKTIMA
◼ KAKO ODABRATI PRAVI PROJEKAT I KOJE SU SPECIFIČNOSTI PROJEKTNOG
UGOVARANJA?
◼ NA ŠTA TREBA OBRATITI PAŽNJU KADA SE FORMIRA PROJEKTNI TIM?
◼ KAKO DEFINISATI PROJEKTNE AKTIVNOSTI I USPOSTAVITI ODNOS IZMEĐU NJIH?
◼ KAKO FORMULISATI PLAN VREMENA, TROŠKOVA I RESURSA?
◼ NA KOJI NAČIN OPTIMALNO ALOCIRATI RESURSE UNUTAR PROJEKTA?
◼ KAKO IDENTIFIKOVATI, MERITI I AMORTIZOVATI PROJEKTNE RIZIKE?
◼ KOJI SU ALATI ZA UNAPREĐENJE KVALITETA PROJEKTNIH REZULTATA?
◼ NA KOJI NAČIN SE MOŽE VRŠITI PRAĆENJE I KONTROLA PROJEKTNIH REZULTATA?
◼ NA KOJA PITANJA TREBA OBRATITI PAŽNJU KADA SE GASI PROJEKAT?
3 PMI METODOLOGIJA U 10 KORAKA Korak 1: Selekcija i ugovaranje projekata
Korak 2
Korak 3
Korak 4
Korak 5
Korak 6
Korak 7
Korak 8
Korak 9
Korak 10
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
▪ Selekcija se sastoji od rangiranja i izbora projektnih alternativa pomoću kvalitativnih i kvantitativnih metoda
▪ Kvalitativne metode
▪ Preferencija top menadžera (“Sveta krava”)
▪ Konkurentska neizbežnost (strategijska platforma)
▪ Kontrolne liste (jednostavne i ponderisane)
▪ Analitički hijerarhijski proces
▪ Kvantitativne metode
▪ Metode finansijske evaluacije
▪ Statičke metode (Period povraćaja, Računovodstvena stopa prinosa, Prelomna tačka)
▪ Dinamičke metode (NSV, ISP, IP, DPP)
▪ Simulacione tehnike (Monte Karlo simulacija)
▪ Analiza realnih opcija
▪ Drvo odlučivanja
▪ Optimizacioni (portfolio) modeli
Selekcija projekata
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Logika selekcije
projekata
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
▪ Metod pojedinačne selekcije projekata visokog stepena neizvesnosti
▪ Zbog dominacije kvalitativnih informacija projekti se rangiraju na osnovu mišljenja eksperata
▪ Dva koraka:
▪ Izbor kriterijuma
▪ Vrednovanje projekta u svetlu definisanih kriterijuma.
▪ Dve vrste kontrolnih lista:
▪ Jednostavne
▪ Ponderisane
▪ Jednostavna kontrolna lista predstavlja skup kriterijuma koji se rangiraju na binarnoj 0-1 skali
▪ Slabost: zanemaruje različiti značaj različitih kriterijuma
Kontrolne liste
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Jednostavna kontrolna
lista
Kriterijum
Rast
Prestiž
Efekti za klijente
Verovatnoća tehničkog uspeha
Tehnički novelitet
Know-how
Vreme razvoja
Aktivnost konkurencije
Mogućnost patentiranja
Diversifikacija
Raspoloživost opreme
Raspoloživost sirovina
Godisnja prodaja
Ekonomija obima
Prodajni troskovi
Akumulacija/prodaja
Akumulacija/fiksni kapital
Rok povraćaja
NPV
Dobit u prvoj godini
Broj konkurenata
Stopa rasta tržista
Nova tehnička ekspertiza
Bezbednost radnika
Potreba za eksternim
konsultantima
Zastita životne sredine
+ / -
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
15 12
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
▪ Lista kriterijuma u kojoj se svakom od j=1,2,...n projekata pridružuje jedan broj iz skale za svaki od i=1,2,...m kriterijuma. To
se zatim množi važnošću određenog kriterijuma:
▪ Prednosti ponderisanih kontrolnih lista: kvantifikovanje kvalitativnih informacija, jednostavnost primene.
▪ Slabosti: nepreciznost i arbitrarnost.
▪ Zaključak: koristan metod za brzu i grubu selekciju projekata
Ponderisana kontrolna lista
WiSijTji
=
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
73,3%
Primer ponderisane
kontrolne liste
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
▪ Kao i kontrolne liste, AHP predstavlja metod za rangiranje projektnih alternativa
▪ Za razliku od jednonivovskog pristupa kontrolnih lista, AHP omogućava kvantifikaciju kvalitativnih kriterijuma u više
hijerarhijskih nivoa (cilj, kriterijum, podkriterijum...)
▪ AHP pristup polazi od hijerarhije kriterijuma, gde je svaki kriterijum dezagregiran na određen broj podkriterijuma
▪ Ukupan skor projekta je ponderisana suma skorova pojedinačnih kriterijuma
▪ Logika obračuna u okviru svakog nivoa je identična kao kod ponderisanih kontrolnih lista
▪ Prednosti AHP:
▪ Razbijanje kompleksnog problema rangiranja projekata na nivoe; to znači da se u jednom trenutku možemo
fokusirati samo na jedan ili nekoliko kriterijuma. AHP omogućava vizuelno upoređivanje svaka dva kriterijuma i
njihovo sintetisanje sa ciljem unapređenja kvaliteta odluka
▪ Sposobnost simultanog kombinovanja kvalitativnih i kvantitativnih kriterijuma
▪ Kada postoji veći broj kriterijuma, AHP poseže za savremenim softverskim rešenjima, koja pojednostavljuju
primenu složenih matematičkih procedura
▪ Nedostaci AHP-a su slični onima koje je ispoljio metod kontrolnih lista, s tim da se ovde pojačava problem usložnjavanja
analize sa rastom broja kriterijuma
Analitički hijerarhijski proces (AHP)
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Analitički hijerarhijski
proces – primer
razlaganja kriterijuma
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
• Osnovno pitanje: Da li je anticipirani priliv gotovine dovoljan da pokrije anticipirani odliv gotovine?
• Tri koraka u procesu finansijske evaluacije projekta:
1. Projekcija gotovinskog toka,
2. Izračunavanje vrednosti investicionog kriterijuma,
3. Analiza dobijene vrednosti investicionog kriterijuma
• Paleta tradicionalnih i sofisticiranih metoda za finansijsku evaluaciju projekata (predmet posebnog kursa)
• Povezano pitanje: Kako zatvoriti finansijsku konstrukciju projekta?
• Zavisi od vrste projekta i vrste ugovora
• Veći broj izvora finansiranja projekata (krediti, lizing, obveznice, akcije, koncensije...)
Kvantitativne metode
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Studija izvodljivosti
projekta
Tehnološko-tehnički
deo
Ekonomski deo Finansijski deo
1) Tehnologija
- vrsta tehnologije
- kapacitet
1) Proizvod (karakteristike
proizvoda, supstituti,
komplementi)
1) Finansijske mogućnosti
investitora
(bonitet, kredit rejting,
procena vrednosti sa i bez
projekta)
2) Tehnika
- raspored mašina
- lokacija
- građevinski objekt
- transport
2) Tržište (volumen,
konkurenti i njihovo tržišno
učešće, nivo domaće
proizvodnje, uvoz, nabavke javnog sektora)
2) Finansijske mogućnosti
projekta (prelomna tačka,
projektovani rentabilitet,
analiza senzitivnosti, finansijska konstrukcija)
3) Resursi (sirovine, radna
snaga, energija)
4) Troškovi (investicioni
troškovi, obrtna sredstva,
troškovi eksploatacije)
5) Ostalo (poreski aspekt,
razvojni aspekt, ekologija)
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
• Projektni ugovor je rezultat pregovaranja naručioca projekta (investitora) i izvođača projekta
• Vrlo često, osnovu konsultantskog ugovora čini projektna ponuda (project proposal)
• Tri ključna elementa projektnog ugovora:
• Kvalitet (specifikacije) projektnog autputa
• Rokovi
• Cena
• Tri opšte faze:
• Licitacija (tender ili upit)
• Pregovaranje (deal making) i
• Ugovaranje
Ugovaranje projekta
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Ugovorni koraci
Naručilac (Investitor) Izvođač
1. Donošenje odluke o potrebi realizacije
projekta i obezbeđenje finansijskih
sredstava
1. Analiza tržišta i praćenje tenderskih
raspisivanja
2. Izrada nedostajuće projektne
dokumentacije2. Izrada ponude i prijava na tender ili upit
3. Interno definisanje uslova za ugovaranje3. Pregovori, u slučaju pozitivnog ishoda
tendera
4. Raspisivanje tendera ili upita 4. Potpisivanje ugovora
5. Ocena ponuda i izbor izvođača5. Izrada projektne dokumentacije i izbor
podizvođača, ukoliko je to neophodno
6. Pregovori, potpisivanje ugovora i
praćenje realizacije ugovornih klauzula
tokom izvođenja
6. Praćenje realizacije ugovora tokom
izvođenja
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
1. Paušalni ugovor (lump sum contract) – sav rizik prekoračenja vremena i troškova preuzima izvođač. U dva slučaja:
kod visoko rizičnih projekata (izbegavanje reprogramiranja aktivnosti) i kada je cena najvažnija.
2. Vreme i materijal ugovor (time and material contract) – čitav rizik prekoračenja vremena i troškova na investitoru.
Kada? Ako je kvalitet ključan, a ne cena; ako smo u žurbi, pa ne štedimo; ako je projektna dokumentacija
nekompletna; investitor je ekspert i može da nadzire izvođača.
3. Ugovor sa garantovanom maksimalnom cenom (guaranteed maximum price contract) – investitor preuzima rizik do
maksimalne cene, posle toga izvođač. Više varijanti: ključ u ruke, proizvod u ruke, tržište u ruke, ugovor o upravljanju.
• Prema odnosu naručioca i izvođača:
• Jedinstveni ugovori (jedan ugovor)
• Odvojeni ugovori (više ugovora)
• BOT aranžmani
Tipovi ugovora (podela rizika prekoračenja vremena i troškova)
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Troškovi i cene
za tri osnovna tipa
ugovora o izvršenju
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
APLIKATIVNA METODOLOGIJA ZA UPRAVLJANJE PROJEKTIMA
◼ KAKO ODABRATI PRAVI PROJEKAT I KOJE SU SPECIFIČNOSTI PROJEKTNOG
UGOVARANJA?
◼ NA ŠTA TREBA OBRATITI PAŽNJU KADA SE FORMIRA PROJEKTNI TIM?
◼ KAKO DEFINISATI PROJEKTNE AKTIVNOSTI I USPOSTAVITI ODNOS IZMEĐU NJIH?
◼ KAKO FORMULISATI PLAN VREMENA, TROŠKOVA I RESURSA?
◼ NA KOJI NAČIN OPTIMALNO ALOCIRATI RESURSE UNUTAR PROJEKTA?
◼ KAKO IDENTIFIKOVATI, MERITI I AMORTIZOVATI PROJEKTNE RIZIKE?
◼ KOJI SU ALATI ZA UNAPREĐENJE KVALITETA PROJEKTNIH REZULTATA?
◼ NA KOJI NAČIN SE MOŽE VRŠITI PRAĆENJE I KONTROLA PROJEKTNIH REZULTATA?
◼ NA KOJA PITANJA TREBA OBRATITI PAŽNJU KADA SE GASI PROJEKAT?
2 PMI METODOLOGIJA U 10 KORAKA Korak 1: Selekcija i ugovaranje projekata
Korak 2: Konstituisanje projektnog tima
Korak 3
Korak 4
Korak 5
Korak 6
Korak 7
Korak 8
Korak 9
Korak 10
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
• Konstituisanje projektnog tima od strane projektnog menadžera se vrši pre početka rada
na projektu
• Aktivnosti:
• Definisanje potrebnih resursa (Matrica potrebnih resursa)
• Identifikacija članova projektnog tima (Popis veština, Indeks motivisanosti)
• Izgradnja projektnog tima (Hersey-Blanchard model)
Korak 2: Konstituisanje projektnog tima
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
• Ideja: Lista potrebnih ljudskih, materijalnih i nematerijalnih resursa sa opisom opštih
specifikacija
• Korist: Sticanje opšte slike o vrsti i količini potrebnih resursa za realizaciju projekta (detaljnija
slika potrebnih resursa sadržana u projektnom budžetu)
• Opasnost: Zloupotreba alata unutar preduzeća za pregovaranje o resursnim prioritetima i
budžetu
Matrica potrebnih resursa (Resource Matrix)
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Matrica potrebnih
resursa - prikaz
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
• Ideja: Alat za sistematsko identifikovanje znanja i veština koje se zahtevaju od strane članova
projektnog tima i projektnih menadžera
• Četiri grupe zahtevanih veština:
• Tehničke
• Administrativne
• Ljudske
• Strategijske/poslovne
• Značaj: Baza kriterijuma za selekciju članova projektnog tima ili homogenih projektnih grupa
unutar projektnog tima; Analiza jaza u trenutnim veštinama i definisanje načina da se veštine
unaprede
• Opasnosti: Zahteva značajno vreme; Teškoće standardizacije veština (značajna doza
subjektivnosti); Rangiranje veština uvek potencijalni izvor konflikta
• Popis veština može biti u određenoj meri baziran na primarnoj anketi zaposlenih
Popis veština (Skill Inventory)
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Administrativne veštine
Tehničke veštine
Ljudske veštine
Strategijske veštine
Ve
štin
e
Nizak Upravljački nivo Visok
Zahtevane veštine
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Popis veština
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
• Ideja: Alat za sistematsko identifikovanje nivoa motivisanosti i posvećenosti projektnog tima
projektu i njegovim ciljevima
• Značaj: Dijagnoza jaza u motivaciji i posvećenosti članova projektnog tima (naročito bitno u
ranim fazama, ali može da se koristi i duž čitavog životnog ciklusa projekta)
• Opasnosti: Zahteva vreme; Motivacija se teško meri
Indeks motivisanosti (Commitment Scorecard)
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Indeks motivisanosti
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Izgradnja projektnog
tima – Hersey-
Blanchard model
Nis
ka
S
til o
rije
ntisa
n n
a lju
de
V
iso
ka
Niska Stil orijentisan na efikasnost Visoka
Faza I –
Obučavaj i kontroliši
Faza III -
Motiviši i komuniciraj
Faza II -
Obučavaj i motiviši
Faza IV -
Delegiraj
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
APLIKATIVNA METODOLOGIJA ZA UPRAVLJANJE PROJEKTIMA
◼ KAKO ODABRATI PRAVI PROJEKAT I KOJE SU SPECIFIČNOSTI PROJEKTNOG
UGOVARANJA?
◼ NA ŠTA TREBA OBRATITI PAŽNJU KADA SE FORMIRA PROJEKTNI TIM?
◼ KAKO DEFINISATI PROJEKTNE AKTIVNOSTI I USPOSTAVITI ODNOS IZMEĐU NJIH?
◼ KAKO FORMULISATI PLAN VREMENA, TROŠKOVA I RESURSA?
◼ NA KOJI NAČIN OPTIMALNO ALOCIRATI RESURSE UNUTAR PROJEKTA?
◼ KAKO IDENTIFIKOVATI, MERITI I AMORTIZOVATI PROJEKTNE RIZIKE?
◼ KOJI SU ALATI ZA UNAPREĐENJE KVALITETA PROJEKTNIH REZULTATA?
◼ NA KOJI NAČIN SE MOŽE VRŠITI PRAĆENJE I KONTROLA PROJEKTNIH REZULTATA?
◼ NA KOJA PITANJA TREBA OBRATITI PAŽNJU KADA SE GASI PROJEKAT?
3 PMI METODOLOGIJA U 10 KORAKA Korak 1: Selekcija i ugovaranje projekata
Korak 2: Konstituisanje projektnog tima
Korak 3: Inicijacija i definisanje sadržaja projekta
Korak 4
Korak 5
Korak 6
Korak 7
Korak 8
Korak 9
Korak 10
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
• Formalna inicijacija projekta počinje zakazivanjem prvog sastanka (launch meeting) od strane projektnog
menadžera
• Napomene u vezi prvog sastanka:
• Saziva ga i vodi menadžer projekta
• Pre prvog sastanka menadžer projekta treba još jednom da prodiskutuje sva bitna pitanja sa top menadžmentom
• Prvom sastanku treba da prisustvuje project champion, koji obično ima uvodnu reč; ovim činom se projektu daje mnogo
veća važnost
• Cilj prvog sastanka je da se izabrani učesnici na projektu upoznaju sa opštim ciljevima i svrhom projekta, kao i
očekivanjima menadžera od njihovog angažovanja
• Osnovni rezultat prvog sastanka je preliminarni (nikako detaljan) projektni plan, koji se na kraju sastanka prezentuje
• Postupak definisanja projektnog sadržaja
• Korak 1: Preliminarni plan
• Korak 2: Projektna povelja
• Korak 3: Hijerarhijski planski proces
• Detaljnost u definisanju projektnog sadržaja zavisi od tipa projekta
• Obično se broj i struktura planova izvodi iz vrednosti samog projekta (Na primer, za projekat koji vredi manje od EUR
20,000 ne treba praviti projektnu povelju)
Korak 3: Inicijacija i definisanje sadržaja projekta
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Preliminarni projektni
plan (Baseline Plan)
• Početni opšti plan oko kojeg se gradi konsenzus na početku projekta
• Osnova daljeg pojašnjenja, preciziranja i detaljizacije sadržaja projekta
Elementi1 Obuhvat
1. Pregled (Overview)Kratak opis projekta i očekivanih rezultata; Lista ključnih događaja; Očekivana
profitabilnost i konkurentski efekti; Prevashodno namenjen top menadžmentu
2. CiljeviDefinisanje misije projekta; Detaljan prikaz osnovnih ciljeva projekta i
očekivanih rezultata; Namenjen indoktrinaciji članova projektnog tima
3. Ugovorni aspektiOpis ugovora i dogovora sa klijentima i trećim licima; Izdvajanje bitnih klauzula
vezanih za tehničku specifikaciju očekivanih projektnih rezultata, obaveze po
osnovu izveštavanja, ključne datume isporuke rezultata, nagrađivanje i penale
i sl.
4. Vremenski okvirOpšti vremenski okvir projekta; Vremenski raspored ključnih događaja; Osnova
za kreiranje akcionog plana projekta
5. Resursni zahteviOpšta procena resursnih zahteva po sumarnim kategorijama; Osnova za
kreiranje budžeta projekta
6. OsobljeOpšti prikaz profila članova projektnog tima i njihovih nadležnosti i
odgovornosti
7. Upravljanje rizicima Lista ključnih projektnih rizika; Opšti kontigentni planovi
8. EvaluacijaProcedure prikupljanja podataka o projektnim performansama; Procedure
praćenja realizacije projektnih ciljeva
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Projektna povelja
(Project Charter)
• Prilagođeni preliminarni projektni plan koji je autorizovan od strane top menadžmenta i klijenta
• Formalni i relativno stabilan planski okvir
• Korist: označava formalni početak rada na projektu, jasno izražava potrebu za organizacionim resursima, prvi formalni projektni dokument sa kojim se svi upoznaju
Elementi Obuhvat
1. Ime i datum Radni naziv projekta i datum formiranja povelje
2. Misija Svrha lansiranja projekta
3. Poslovna svrha Motiv za implementaciju projekta; Strategijska, tržišna, konkurentska i perspektiva
klijenta (kupca)
4. Ciljevi Preciziranje misije i poslovne svrhe u tri dimenzije: vreme, troškovi, performanse
5. Projektni rezultati Lista glavnih projektnih autputa
6. Ključni događaji Ime najvažnijih ključnih događaja (3-5), tajming, resursi
7. Ograničenja i riziciLista resursnih i vremenskih ograničenja; Napomene vezane za bitne projektne
rizike
8. Projektni tim Imena i pozicije članova projektnog tima
9. Ključne interesne
grupeLista pojedinaca kojima se distribuira projektna povelja
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Projektna povelja:
Primer
Datum. 30.10.20..
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
• Četiri ključna pitanja operativnog projektnog planiranja:
• Šta?
• Ko?
• Kada?
• Sa čim?
• Deduktivna logika planiranja
• Nivo I (3-15, PM)
• Nivo II
• ...
• Dva alata:
• WBS (Work Breakdown Structure)
• Opšti plan aktivnosti
Hijerarhijski planski proces
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
• Vizuelni alat za hijerarhijsko grananje projektnih rezultata i međurezultata
• Bitno: WBS ne prikazuje projektne aktivnosti, već projektne rezultate (deliverables)
• Forma drveta ili tabele
• Obično rezultat grupnog brainstorming-a i konsenzusa
• Korist:
• Identifikovanje projektnih rezultata i njihove uzročno-posledične veze
• Osnova planiranja vremena, sumiranja troškova, definisanja odgovornosti, merenja performansi, kontrole rezultata,
procene rizika po različitim nivoima detaljnosti
• Iako struktura WBS zavisi od vrste projekta, postoje neka nepisana pravila:
• U većini slučajeva bolje koristiti top-down pristup
• Nivo 0 je krajnji rezultat projekta
• Najčešće 3, maksimalno 4 nivoa
• 15-40 radnih paketa na nivou 3 (Radni paket je diskretni zadatak koji ima definisan rezultat i obično je u nadležnosti neke
poslovne funkcije; osnovna jedinica WBS strukture)
• Kod kompleksnijih projekata sa većim brojem međurezultata logičnije je koristiti tabelu, umesto drveta
WBS
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
WBS drvo
1000
Konceptualizacija
2000
Dizajn
3000
Proizvodnja
Razvoj novog
hardvera
1100
Preliminarni
sastanci
2200
Prototip
2300
Specifikacija
komponenti
2100
Okvirni dizajn
3100
Projektovanje
procesa
1200
Projektni plan
3200
Probna
proizvodnja
3300
Redovna
proizvodnja
1110
1120
1230
1220
1210
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
WBS tabela
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
WBS radni paketi
Ko
mp
an
ija
Inže
nje
rin
gP
roiz
vo
dn
jaM
ark
etin
g
Radni
paket
Nivo 0
Nivo 1
Nivo 2
Nivo 3
WBS
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Matrica uloga i
odgovornosti:
RACI Matrix
Nivo I Nivo II Nivo III PM Član 1 Član 2 Član 3 Član 4
1000 A
1100 A R R R C
1110 I A C R R
1120 I A R C
1200 A R R
1210 I A C R
1220 C/I C R R
1230 I R C A
...
...
...
Legenda
A
R
C
I
Ključni
dokumenti
Komandno odgovoran (Accountable) - uvek samo 1 pozicija
Izvršno odgovoran za obavljanje zadatka (Responsible)
Konsultovan u toku realizacije (Consult)
Informisan po obavljenom poslu (Inform)
WBS Radni paket Pozicije Ključne
odluke
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Opšti plan aktivnosti
• Lista projektnih aktivnosti sa procenom vremena trajanja, potrebnim
resursima i subjektima odgovornosti
• U ovoj fazi se ne definiše vremenski raspored niti redosled aktivnosti
• Opšti plan aktivnosti osnova za formulisanje budžeta (Korak 4) i
vremenskog plana (Korak 5)
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Vežba WBS- primer
Nojeva barka
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Vežba WBS - rešenjaNojeva
Barka
1.Životinje 2. Ljudi 3.Brod
1.1.Prikupljanje 1.2.Hrana 2.1.Dom 2.2.Hrana3.1.
Projektovanje
3.2.
Gradnja
2.1.1.
Spavaći
deo
2.1.2.
Higiijenski
deo
1.1.1.
Slon 1M
1Ž
1.1.2.
Lav 1M
1Ž
3.1.1.
Unutrašnji
dizajn
3.1.2.
Spoljašnji
dizajn
L0
L1
L2
L3
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
APLIKATIVNA METODOLOGIJA ZA UPRAVLJANJE PROJEKTIMA
◼ KAKO ODABRATI PRAVI PROJEKAT I KOJE SU SPECIFIČNOSTI PROJEKTNOG
UGOVARANJA?
◼ NA ŠTA TREBA OBRATITI PAŽNJU KADA SE FORMIRA PROJEKTNI TIM?
◼ KAKO DEFINISATI PROJEKTNE AKTIVNOSTI I USPOSTAVITI ODNOS IZMEĐU NJIH?
◼ KAKO FORMULISATI PLAN VREMENA, TROŠKOVA I RESURSA?
◼ NA KOJI NAČIN OPTIMALNO ALOCIRATI RESURSE UNUTAR PROJEKTA?
◼ KAKO IDENTIFIKOVATI, MERITI I AMORTIZOVATI PROJEKTNE RIZIKE?
◼ KOJI SU ALATI ZA UNAPREĐENJE KVALITETA PROJEKTNIH REZULTATA?
◼ NA KOJI NAČIN SE MOŽE VRŠITI PRAĆENJE I KONTROLA PROJEKTNIH REZULTATA?
◼ NA KOJA PITANJA TREBA OBRATITI PAŽNJU KADA SE GASI PROJEKAT?
4 PMI METODOLOGIJA U 10 KORAKA Korak 1: Selekcija i ugovaranje projekata
Korak 2: Konstituisanje projektnog tima
Korak 3: Inicijacija i definisanje sadržaja projekta
Korak 4: Izrada vremenskog plana projekta
Korak 5
Korak 6
Korak 7
Korak 8
Korak 9
Korak 10
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
• Izrada vremenskog plana projekta i projektnog budžeta su povezane aktivnosti zbog izvršnog
leveridža i zato se moraju simultano obavljati
• Vremenski plan projekta je detaljan plan vremenske dinamike svih projektnih aktivnosti
• Uključuje i uspostavljanje odnosa između povezanih projektnih aktivnosti (finish-to-start, start-to-
start, finish-to-finish, start-to-finish)
• Nastaje konverzijom WBS ili opšteg plana aktivnosti u neku od formi vremenskog plana:
• Gantogram
• Dijagram ključnih događaja
• Hijerarhijski raspored
• PERT/CPM mreža
Korak 4: Izrada vremenskog plana projekta
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
• Mogući odnosi između povezanih aktivnosti su:
• FS Finish-to-start: Aktivnost se mora završiti pre nego što sledeća počne
• SS Start-to-start: Aktivnost mora započeti pre nego što sledeća počne
• FF Finish-to-finish: Aktivnost se mora završiti da bi sledeća mogla da se završi (npr. Izbori)
• SF Start-to-finish: Aktivnost mora početi da bi sledeća mogla da se završi (npr. inauguracija)
Odnosi medjuzavisnosti izmedju aktivnosti
Dokumentacija
Udji u pozorišteFinish to Start
Finish to Finish
Start to Start
Kupi kartu
Dizajniranje
Kodiranje
Testiranje
• Lead: Vreme za koje aktivnost može početi pre završetka prethodne aktivnosti (kodiranje počinje 5 dana pre završetka dizajna)
• Lag: Vreme čekanja na početak aktivnosti posle završetka prethodne (npr. Zidanje sprata čeka 3 dana sušenje betona podloge)
• Medjuzavisnosti mogu biti
• Mandatorne - po prirodi projekta (mora se projektovati pre nego što se gradi) ili kao ugovorna obaveza
• Eksterne – zakonske, institucionalne
• Diskrecione – one koje tim može menjati – ako se radi fast track, treba obratiti pažnju koje mogu
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
1. Gantogram
• Grafički prikaz vremenskog rasporeda projektnih aktivnosti i njihovog
odnosa
• Koristi: vizuelan prikaz, fleksibilno prilagođavanje (what-if), meri progres,
ukazuje na nivo vremenskih rezervi, osnova resursne alokacije
• Opasnost: suviše uprošćen i ne daje dovoljno informacija, teškoće analize
kod projekata sa velikim brojem aktivnosti
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Gantogram – detaljni
sa kritičnim putem i
merenjem progresa
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
• Vremenski raspored ključnih projektnih događaja
• Korist: Fokusira pažnju menadžera na ključne projektne datume
• Nedostatak: Izostavljanjem aktivnosti ne vidi se kako se ključni događaji realizuju
• Rešenje: Integrisan u gantogram
2. Dijagram ključnih događaja
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
• Kombinacija WBS i gantograma
• Korist: Sagledava se odnos između vremenskih planova aktivnosti i podaktivnosti
• Nedostatak: Vremenski zahtevan i kompleksan
3. Hijerarhijski raspored
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Logika hijerarhijskog
rasporedaMaster plan projekta
Funkcionalni raspored
Raspored po radnim
paketima
Nivo 1
Nivo 2
Nivo 3
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
• Metode za praćenje vremenske dinamike projekta i projektnih aktivnosti
• Determinističko vs. Stohastičko vreme
• Koncept mreže
• Mreže orijentisane aktivnostima (PERT) – Activities on arrows (AOA)
• Mreže orijentisane događajima (CPM – logika MS Project) – Activities on Nodes (AON)
4. CPM/Pert mreža
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Mreža orijentisana
događajima (AON)
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
• Kritični put
• Sve aktivnosti se moraju završiti da bi se realizovao projekat
• Put ili lanac aktivnosti sa najdužim trajanjem je kritični put (put bez vremenske rezerve)
• Vremenske rezerve
• Ukupna rezerva (slack ili float)
• Vreme za koje možemo odložiti završetak nekritične aktivnosti, a da ne pomerimo rok završetka čitavog projekta
• LFT - EFT
• Slobodna rezerva (free slack)
• Vreme za koje možemo odložiti završetak neke aktivnosti, a da ne ugrozimo početak aktivnosti koja sledi
• EST - EFT
Kritični put i vremenske rezerve
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Primer: Obračun
vremenskih rezervi
a 5
Sta
rt
Fin
ish
0
0
5
5
b 4
0
7 11
4
d 4
5
7
9
11
e 6
5
5 11
11
c 3
5
8 11
g 5
9
12
14
17
h 6
11
11 17
17
8
f 4
8
11 15
12
j 4
17
17
21
21
i 6
12
15 21
18
Ime Trajanje
aktivnosti aktivnosti
EST
LST
EFT
LFT
EST – Earliest start time
EFT – Earliest finish time
LST – Latest start time
LFT – Latest finish time
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Obračun ukupne
vremenske rezerve u
MS Project
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
• Ključne tehnike analiziranje mrežnog rasporeda su:
• Kritični put
▪ Sve aktivnosti se moraju završiti da bi se realizovao projekat. Kritični put je sekvenca aktivnosti sa najdužim trajanjem u
mrežnom rasporedu, u kojoj nema vremenske rezerve, a koja ujedno determiniše najkraće vreme u kome se projekat može
završiti. Podrazumeva utvrdjivanje najranijeg i najkasnijeg mogućeg početka i kraja svake aktivnosti.
• Kompresija vremenskog rasporeda
▪ Ukoliko je projekat u riziku od kašnjenja, preduzimaju se dve mere:
• Fast tracking – izvodjenje dve aktivnosti sa kritičnog puta paralelno, umesto u sekvenci kako je preliminarno planirano
• Crashing – dodavanje resursa na aktivnostima u cilju skraćenja vremena realizacije, uz neminovno povećanje troškova
• What-if scenario analiza, Monte-Carlo simulacija uz 3-point procenu, da se proceni verovatnoća završetka u roku ili u
budžetu, ili ukupni projektni rizik
• Resource leveling
• Balansiranje preopterećenja resursa (split, delay)
• Ravnanjem amplituda angažmana u odredjenom periodu
Analiza vremenskog rasporeda
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
▪ Slobodna rezerva (free float ili slack) je vreme za koje možemo odložiti završetak neke aktivnosti, a da ne ugrozimo početak
aktivnosti koja sledi ES – EF
▪ Ukupna rezerva (total float) je vreme za koje možemo odložiti završetak nekritične aktivnosti, a da ne pomerimo rok završetka
projekta LF– EF
▪ Float je asset projekta i daje fleksibilnost PM i timu
▪ Float može biti i negativan, što znači da je projekat u kašnjenju
▪ Start formula Float =LS-ES
▪ Finish formula Float=LF-EF
▪ Vežba : Ako je LS 40, ES 20, a LF 35, koliki je total float ?
Vremenske rezerve
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Primer proračuna
vremenske rezerve
a 5
Sta
rt
Fin
ish
0
0
5
5
b 4
0
7 11
4
d 4
5
7
9
11
e 6
5
5 11
11
c 3
5
8 11
g 5
9
12
14
17
h 6
11
11 17
17
8
f 4
8
11 15
12
j 4
17
17
21
21
i 6
12
15 21
18
Ime Trajanje
aktivnosti aktivnosti
EST
LST
EFT
LFT
EST – Earliest start time
EFT – Earliest finish time
LST – Latest start time
LFT – Latest finish time
• Padding („odokativna procena“) nije prihvatljiva praksa u upravljanju
projektima
• Poželjno je da procenu trajanja aktivnosti radi osoba koja će je sprovoditi
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
▪ Razraditi prioritete stakeholdera, ispitati alternativne puteve
▪ Paziti na impakt našeg projekta na druge projekte
▪ Komunicirati sa odgovornima čiji su resursi, da se utvrdi raspoloživost
▪ Primeniti leads i lags gde treba
▪ Kompresovati vreme primenom crashinga i fast-trackinga
▪ Prilagodjavati ostale komponente projektnog plana (zbog rizika npr.)
▪ Unositi podatke u bazu i kalkulisati do optimalnog rasporeda
▪ Raditi simulacije (Monte Carlo npr.) da se oceni verovatnoća uspeha
▪ Raditi uskladjivanje (Leveling) resursa (Delaying ili Splitting)
▪ Uključiti tim u finalizaciju plana, da vide alokacije u kalendaru i odobre
▪ Uključiti stejkholdere, obezbediti „buy-in“ i formalnu saglasnost na plan
Kako da dobro isplaniramo vreme ?
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
▪ Vodite projekat koji sadrži sledeće aktivnosti:
▪ A- može početi odmah i ima procenjeno trajanje od 4 dana
▪ B – počinje kad je A završena i traje 8 dana
▪ C – počinje kad je B završena i traje 5 dana
▪ D – počinje kad je A završena i traje 8 dana
▪ E – traje 3 dana, mora da se realizuje paralelno sa C, a posle B i D
▪ Koje je trajanje kritičnog puta za ovaj projekat ?
12 dana 17 dana 18 dana 15 dana
Vežba – sekvenciranje aktivnosti
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Vežba - rešenje
• Start – A – B –C – Finish 17 dana
• Start – A – B –E – Finish 15 dana
• Start – A – D –E – Finish 15 dana
Start
A 4 B 8 C 5
Finish
D 8
E 3
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Vežba – utvrdjivanje
vremenske rezerve
• Na bazi tabele, koliki je float aktivnosti B?
Aktivnost Prethodna akt. Trajanje (dana)
Start 0
C Start 3
D C 6
A C 8
E D 4
B A, E 5
F E 3
End B, F 0
3 dana 2 dana 5 dana 0 dana
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Vežba - rešenje 0 3 3 9 9 13 13 16
Start C 3 D 6 E 4 F 3
0 3 3 9 9 13 15 18
13 18 End
0 8 B 5
A 8 13 18
5 13
Float za aktivnost B je 0, zato što je na kritičnom putu
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
• Vreme trajanja projektnih aktivnosti obično nije deterministička, već stohastička kategorija
• Drugim rečima, vreme trajanja je slučajna varijabla, koju možemo predstaviti nekim rasporedom verovatnoća
• Obično se koristi beta raspored
• Fleksibilniji od normalnog rasporeda
• Bolje reprezentuje scenarije vremena
• 99,7% vrednosti se nalaze između optimističnog (a) i pesimističnog trajanja (b)
• Alternativa je Monte Karlo simulacija
• Suština u izvođenju raspona mogućih vrednosti vremena trajanja i verovatnoća njihovog realizovanja
• Razumljiviji, jednostavniji i sadržajniji pristup za menadžere projekta
• Softverska podrška – Crystal Ball ili AtRisk
Vreme trajanja kao slučajna varijabla
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Karakteristike beta
rasporeda
a m TE b
2 2
( 4 ) / 6
[( ) / 6]
ET a m b
b a
= + +
= −
Parametri
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Beta raspored primer
a 104/6 1.78
Sta
rt
b 121/6 .25
e 142/6 2.78
d 6 0.00
c 122/6 4.00
g 102/6 4.00
f 92/6 .44
h 75/6 1.36
Fin
ish
0
0
104/6
104/6
104/6 225/6
225/6104/6
225/6 351/6
374/6252/6
225/6 285/6
285/6225/6
225/6 371/6
391/6245/6
285/6 391/6
391/6285/6
351/6 443/6
47374/6
391/6 47
47391/6
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
• Na primer, kolika je verovatnoća da će projekat biti završen u periodu kraćem od 50 dana?
• Koraci:
1. Identifikuj kritični put, kao i puteve koji su po trajanju bliski kritičnom putu
2. Utvrdi statističku nezavisnost između alternativnih puteva i pojedinačnih aktivnosti
• Statistička nezavisnost između aktivnosti je ispunjena ako raniji ili kasniji završetak prethodne aktivnosti ne utiče na trajanje (ne početak ili završetak) naredne aktivnosti (obično ispunjeno u praksi)
3. Izračunaj sumu E(T) i Var(E) – prost zbir svih aktivnosti na analiziranom putu
4. Izračunaj vrednost standardne promenljive Z po formuli:
5. Izvedi verovatnoću da će analizirani putevi trajati kraće od 50 dana
6. Pomnoži verovatnoće za sve analizirane puteve
Verovatnoća da će projekat trajati kraće ili duže od X dana
2( ) /Z D = −
MENADŽMENT PROJEKATA | EKOF
Prikaz proračuna