1

ASTON- FIRMA SZKOLENIOWO- USŁUGOWA

Gospodarka magazynowa Nowoczesny magazynier

Małgorzata Rychwalska

2

Spis treści

1. GOSPODARKA MAGAZYNOWA - ZAGADNIENIA OGÓLNE .................................................................. 4

1.1 Logistyka ........................................................................................................................................ 4

1.2 Logistyka magazynowa .................................................................................................................. 5

1.3 Logistyka w gospodarce materiałowej ......................................................................................... 5

1.4 Zapasy magazynowe ..................................................................................................................... 6

2. PROCESY TECHNICZNE W GOSPODARCE MAGAZYNOWEJ ................................................................. 7

2.1 Właściwości zapasów magazynowych .......................................................................................... 7

2.3 JEDNOSTKI ŁADUNKOWE .............................................................................................................. 8

3. ZASADY FUNKCJONOWANIA MAGAZYNU. ........................................................................................ 10

3.1. Rodzaje magazynów. ................................................................................................................. 10

3.2. Wyposażenie hal magazynowych ............................................................................................... 12

3.2.1 Urządzenia do składowania. ................................................................................................. 12

3.2.2 Maszyny i urządzenia do transportu wewnątrz magazynowego. ...................................... 13

4. TECHNOLOGIA MAGAZYNOWANIA ................................................................................................... 14

4.1 Technologiczny proces magazynowania ..................................................................................... 14

4.2 Podział magazynów według zastosowanej technologii .............................................................. 15

5. ZAPASY - CELE I FUNKCJE ZAPASÓW ................................................................................................. 16

6. ORGANIZACJA PRAC MAGAZYNOWYCH ............................................................................................ 17

6.1 Przyjęcie towaru ......................................................................................................................... 17

6.2 Wydawanie towarów ................................................................................................................. 18

6.3 Ewidencja w magazynie .............................................................................................................. 19

6.4 Struktura organizacji magazynu .................................................................................................. 20

7. PERSONEL MAGAZYNOWY – PRAWA I OBOWIĄZKI .......................................................................... 22

7.1 Pracodawca a magazynier ........................................................................................................... 22

7.2 Odpowiedzialność pracownika za szkodę ................................................................................... 22

3

8. INWENTARYZACJA ............................................................................................................................. 23

8.1 Metody inwentaryzacji ................................................................................................................ 23

8.2 Rodzaje inwentaryzacji ................................................................................................................ 24

8.3 Zasady rozliczania różnic inwentaryzacyjnych ........................................................................... 25

9. BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY W MAGAZYNIE ................................................................ 25

9.1 Podstawowe obowiązki pracodawcy .......................................................................................... 25

9.2 Podstawowe obowiązki i prawa pracownika .............................................................................. 26

10. WDRAŻANIE SYSTEMÓW GHP GMP I HACCP .................................................................................. 26

10.1 Istota systemu ........................................................................................................................... 26

10.2 Zasady HACCP ............................................................................................................................ 27

10.3 GHP Dobra praktyka Produkcyjna ............................................................................................. 27

10.4 GMP Dobra praktyka produkcyjna ............................................................................................ 28

11. EDYTOR TEKSTU MICROSOFT WORD .............................................................................................. 29

12. ARKUSZ KALKULACYJNY MICROSOFT EXCEL .................................................................................... 33

13. INTERNET ......................................................................................................................................... 35

13.1 Poczta elektroniczna .................................................................................................................. 35

14. PROGRAMY KOMPUTEROWE WSPOMAGAJĄCE OBSŁUGĘ GOSPODARKI MAGAZYNOWEJ ........... 38

14.1 Program WF-MAG ..................................................................................................................... 38

14.2 SYMFONIA HANDEL ................................................................................................................... 41

4

1. GOSPODARKA MAGAZYNOWA - ZAGADNIENIA OGÓLNE

1.1 Logistyka Zagadnieniem podstawowym w całokształcie gospodarki magazynowej jest logistyka. Z terminem tym spotkamy się w obszarach:

• Matematyki • Działań militarnych • Działalności gospodarczej

Istnieje kilka podobnych definicji logistyki. W ujęciu Europejskiego Komitetu Normalizacji (CEN) poprzez logistykę rozumiemy proces planowania, realizowania i kontrolowania przepływu dóbr materialnych od ich zakupu poprzez produkcję i dystrybucję w celu zaspokojenia wymogów rynkowych przy minimalnym zaangażowaniu kapitału. Działania logistyczne mogą obejmować (choć nie muszą się do nich ograniczać): obsługę klienta, prognozowanie popytu, przepływ informacji, kontrolę zapasów, czynności manipulacyjne, realizowanie zamówień, czynności reparacyjne i zaopatrywanie w części, lokalizację zakładów produkcyjnych i składów, procesy zaopatrzeniowe, pakowanie, obsługę zwrotów, gospodarowanie odpadami, transport i składowanie.

W pojęciu logistyka wyróżniamy trzy poziomy planowania • Taktyczny • Operacyjny • Strategiczny

Poziom taktyczny – dotyczy całokształtu problemów związanych z przepływem informacji oraz automatycznej identyfikacji, a także opracowaniem i wysyłaniem zamówień Poziom operacyjny - dotyczy problemów związanych z przepływem dóbr materialnych w działach zaopatrzenia, magazynowania, produkcji, a także dystrybucji i recyrkulacji odpadów. Poziom strategiczny jest to głównie problem wydawania decyzji w całokształcie zarządzania logistycznego w przedsiębiorstwie

Uproszczoną definicję przedstawia reguła "7R" (ang.) - right product (właściwy produkt), right quantity (właściwa ilość), right value (właściwa wartość), right place (właściwe miejsce), right time (właściwy czas), right customer (właściwy klient), right price (właściwa cena).

Do procesów logistycznych zaliczyć można: • prognozowanie zaopatrzenia, • dokonywanie zamówień, • zaopatrzenie, magazynowanie i zarządzanie zapasami, • zasilanie stanowisk pracy w materiały, surowce, podzespoły, • pakowanie i konfekcjonowanie,

5

• transport, • gospodarkę opakowaniami, • gospodarkę odpadami produkcyjnymi, • przepływ informacji, • serwis, • gromadzenie przetwarzanie i przekazywanie informacji związanych z powyższymi

czynnościami.

Procesy te wymagają odpowiedniej infrastruktury, którą tworzą

- budowle magazynowe, - środki transportu wewnętrznego do przewozu ładunków i manipulacji nimi - urządzenia do składowania - opakowania produktów - urządzenia techniki obliczeniowej i informatycznej oraz oprogramowanie

1.2 Logistyka magazynowa Magazyn jest podstawowym elementem infrastruktury magazynowej łączącym podstawowe fazy obrotu materiałowego: zakup i sprzedaż w przedsiębiorstwie handlowym oraz zakup i zbyt w przedsiębiorstwie produkcyjnym.

Działanie magazynu ma wpływ na :

• sprawność przepływów materiałowych • poziom kosztów obrotu materiałowego • system i jakość organizacji przedsiębiorstwa

Logistyczne podejście do problemów gospodarki magazynowej w przedsiębiorstwie każdego typu wymaga uwzględnienia obszarów:

• zaopatrzenia - przyjmowania od dostawców surowców i materiałów, czasowego przechowywania i stopniowego wydawania do produkcji

• produkcji - tutaj mogą funkcjonować podręczne magazynki, których zadaniem jest rozdysponowanie materiałów i półfabrykatów dla poszczególnych działów produkcji

• dystrybucji – którego zadaniem jest przechowanie wyrobów gotowych ewentualne kompletowanie w zestawy a następnie kierowanie tych wyrobów do odbiorców.

1.3 Logistyka w gospodarce materiałowej Korzyści wynikające ze stosowania zasad logistyki w gospodarce materiałowej

• przyspieszenie przepływu towarów przez magazyn • pozyskiwanie pełnego zakresu informacji z zakresu przepływu towarów i materiałów • uzyskanie oszczędności w zakresie przewozów i spedycji

6

• zracjonalizowanie rozliczeń za usługi dystrybucyjne • uzyskanie oszczędności kosztów ogólnych • usprawnienie obsługi odbiorców poprzez dokładne kompletowanie zamówień

Z badań przeprowadzonych w niemieckich przedsiębiorstwach, stosujących kompleksowe zasady logistyki wynika, że nastąpiło średnio ok. 50 % obniżenie kosztów obsługi magazynu. Obniżenie kosztów operacyjnych, szczególnie w przedsiębiorstwach produkcyjnych można uzyskać poprzez tzw. "outsourcing „ – przekazanie działalności magazynowej zewnętrznej wyspecjalizowanej firmie logistycznej, która zapewnia prawidłowe składowanie i realizowanie zamówień klientów gestora zapasów.

1.4 Zapasy magazynowe Zapasy magazynowe to dobra materialne , które są gromadzone w ilościach większych niż wymagają bieżące potrzeby przedsiębiorstwa.

Przemieszczanie produktów między poszczególnymi ogniwami łańcucha logistycznego wiąże się z koniecznością zatrzymania tych produktów w pewnych miejscach, na pewien okres czasu, w stanie spoczynku, co nazywamy składowaniem. Gdy składowanie wiąże się z koniecznością zaangażowania osób do obsługi, trwałego wykorzystania odpowiednio wyposażonych pomieszczeń, i można wskazać, że w rozpatrywanym okresie czasu dane produkty mogły być inaczej wykorzystane, mówimy, że stały się one zapasem.Koszt utrzymania tych zapasów może sięgać 20-40% ich wartości w ciągu roku. Z tego względu sprawne i precyzyjne zarządzanie zapasami daje firmie określone korzyści ekonomiczne

Zakupione i przechowywane zapasy są:

• przeznaczone do zużytkowania w ramach potrzeb własnych przedsiębiorstwa • przetwarzane w celu uzyskania wyrobów gotowych • towary nabyte, które są przeznaczone do odsprzedaży w stanie nieprzetworzonym

Rodzaje zapasów: • surowce - dobra w stanie naturalnym przeznaczone do produkcji lub spożycia • materiały - to najczęściej surowce przetworzone przynajmniej jeden raz przeznaczone

do dalszego przerobu • półfabrykaty - materiał częściowo przetworzony, ale wymagający dalszej obróbki • produkty gotowe - produkty wytworzone i przeznaczone do sprzedaży

Zapasy można klasyfikować według różnych kryteriów. Jednym z nich jest poziom zapasów. • zapas cykliczny odpowiadający bieżącym potrzebom. Nazywany również obrotowym

lub rotującym • zapas minimalny – dostępny, aby chronić firmę przed zdarzeniami losowymi lub np.

opóźnieniem dostawy • zapas maksymalny – powyżej którego nie należy zamawiać danego asortymentu

7

2. PROCESY TECHNICZNE W GOSPODARCE MAGAZYNOWEJ

Gospodarka magazynowa jest elementem systemu logistycznego przedsiębiorstwa i obejmuje zespół czynności związanych z pobieraniem, sprawdzaniem w przyjmowaniemsortowaniem, przygotowaniem do magazynowania, magazynowaniem, zarządzaniem zapasami, kompletacją, udostępnianiem oraz inwentaryzacją surowców, opakowań, produkcji w toku oraz wyrobów gotowych.

2.1 Właściwości zapasów magazynowych Wszelkie zapasy, z którymi mamy do czynienia w logistyce magazynowej odznaczają się naturalnymi właściwościami, które determinują sposoby ich składowania. Należą do nich:

1. Odporność na czynniki zewnętrzne - opady atmosferyczne - wilgotność i temperatura powietrza - działanie promieni słonecznych - zanieczyszczenie powietrza Na podstawie tego kryterium zapasy dzielimy na trzy grupy I. całkowicie odporne - przechowywane na placach otwartych II. częściowo odporne - składowane w wiatach III. zupełnie nieodporne - składowane w przestrzeniach zamkniętych 2. Kształt, masa i wymiar - wyroby o znormalizowanym gabarycie Umieszczane na paletach o znormalizowanych wymiarach 800 x 1200 mm lub 1000 x 1200 o wysokości 970 mm i masie 1600 kg ładunku rozłożonego równomiernie 1000 kg dla ładunku rozłożonego nierównomiernie - wyroby ponadgabarytowe 3.Stopień skupienia - ciecze - gazy -inne Zapasy te wymagają odpowiednich opakowań 4. Odporność na piętrzenie Zapasy nieodporne powinny być przechowywane w specjalnych urządzeniach – regały stojaki itp., zapasy odporne mogą być składowane np. stosach. 5. Szkodliwość dla środowiska Przechowywanie powinno zapewniać bezpieczeństwo pracy personelu i ochronę środowiska Magazynowane zapasy wszystkich wymienionych grup powinny być okresowo kontrolowane i konserwowane pod kątem

8

- Podatność na korozje, - dotyczy to głownie wyrobów ze stali i żelaza - Podatność na samonagrzewanie - materiały sypkie - Higroskopijności - Pyłochłonności

2.3JEDNOSTKI ŁADUNKOWE Jednostka ładunkowa – to zbiorczy ładunek, utworzony z całego zbioru mniejszych ładunków. Do utworzenia ładunku zbiorczego potrzebne są odpowiednie urządzenia, które umożliwią stworzenie jednostki przystosowanej do zmechanizowanych przeładunków, transportu i składowania. Tworzenie jednostek ładunkowych umożliwia - zmechanizowanie i usprawnienie czynności przeładunkowych oraz składowania zapasów - zmechanizowanie i zautomatyzowanie czynności magazynowych - racjonalne wykorzystanie przestrzeni magazynowej - zabezpieczenie ładunków przed uszkodzeniami mechanicznymi - zapewnienie pracownikom bezpiecznych warunków pracy Rodzaje jednostek ładunkowych - paletowe - pakietowe - kontenerowe

9

Do składowania ładunków drobnych używa się palet pojemnikowych Poniżej pokazano różne rodzaje takich pojemników

10

3. ZASADY FUNKCJONOWANIA MAGAZYNU.

Magazyn można określić jako jednostkę organizacyjno – funkcjonalną zajmującą się magazynowaniem dóbr materialnych czasowo wyłączonych z użycia, dysponującą wyodrębnioną na ten cel przestrzenią oraz środkami technicznymi przeznaczonymi dla ruchu zapasów, ich obsługi oraz stanu zapasów. Takie struktury umożliwiają nie tylko zgromadzenie i przechowywanie zapasów na różnych etapach łańcucha dostaw, ale przede wszystkim zabezpieczenie zgromadzonych dóbr. Oprócz tego, zmagazynowany towar otrzymuje najlepszą ochronę przed naturalnymi i przypadkowymi stratami ilościowymi. Magazyny w pojęciu pomieszczenia, są konstrukcjami przeznaczonymi do przechowywania dóbr materialnych, uwzględniającymi w maksymalnym stopniu podatność magazynową zapasów. Budowle te cechuje duża różnorodność, wynika ona z różnorodnego ich zastosowania: − czasu magazynowania materiałów − rodzaju towarów i ich podatności magazynowej − rotacji zapasów w magazynie − mechanizacji i automatyzacji

Można zatem stwierdzić, że każdy z budynków magazynowych posiada swoje atrybuty. Są to: − kryteria konstrukcyjne – wymiary, maksymalne obciążenia, kształt magazynu, układ

rampowy − kryteria użytkowe – powierzchnia magazynu, sposób w jaki zapasy są transportowane

wewnątrz magazynu, jego intensywność, rodzaj transportu wewnątrz magazynowego

3.1. Rodzaje magazynów. Magazyny otwarte służą do magazynowania produktów odpornych na działanie czynników atmosferycznych. Przeważnie są to place, odpowiednio przygotowane do magazynowania określonych towarów. W tego rodzaju magazynach przechowywane są materiały pochodzenia mineralnego, wyroby stalowe i żeliwne, drewno itp. Najważniejszym elementem placów składowych są nawierzchnie. Rodzaj nawierzchni decyduje o magazynowanych materiałach a także o rodzaju transportu wewnętrznego. Największe zniszczenia na powierzchnie wywierają siły skupione. Ma to miejsce między innymi przy stosowaniu wózków widłowych. Odpowiednie to tego typu wymogów są nawierzchnie betonowe wylewane, jak i nawierzchnie prefabrykowane specjalne. Budowle magazynowe stosuje się do przechowywania wyrobów sztukowych, nie opakowanych (odlewy, wyroby hutnicze o dużych przekrojach).Wśród otwartych budowli magazynowych występują następujące rodzaje:

11

- place składowe o nawierzchni z gruntu rodzimego ( nie ulepszonej ) lub nawiezionego gruntu ulepszonego mechanicznie bądź chemicznie

- składowiska o nawierzchni twardej nie ulepszonej (pylącej) lub ulepszonej (niepylącej), której grubość wynosi ponad 12 cm

Magazyny półotwarte to takie, które posiadają dach i przynajmniej jedną ze ścian. Mogą tworzyć konstrukcję stałą lub też mogą być ustawiane z elementów przenośnych. Taki magazyn zabezpiecza materiały przed bezpośrednim wpływem warunków atmosferycznych. Elementy konstrukcyjne wiaty, tzn. słupy oraz konstrukcja i obudowa dachu muszą być wykonane z materiałów ognioodpornych. Wśród półotwartych budowli magazynowych, wykorzystywanych do składowania blach, rozróżnia się:

− wiaty – obiekty, których zadaniem jest ochrona składowanych zapasów głównie przed opadami atmosferycznymi

12

− zasieki – przegrody wybudowane w postaci pionowych, pełnych lub ażurowych ścian oporowych dla składowanych zapasów, którymi najczęściej są materiały sypkie

Magazyny zamknięte posiadają pełną budowę ścian, drzwi, podłogę. Jest to najliczniejsza grupa magazynów. Najprostsze z nich nie posiadają żadnego wyposażenia. W takim magazynie można przechowywać nawozy sztuczne, cement, gwoździe, druty. Zamknięte obiekty budowlane, posiadają wydzielone pomieszczenia, które przeznaczone są do składowania różnorodnych zapasów w odpowiednio do tego celu przystosowanych warunkach. Budynki tego typu wykonane są z konstrukcji żelbetonowej i stalowej z obudową wykonaną z różnych materiałów umożliwiających osiągnięcie wymaganej ochrony termicznej, wilgotności a także przed zanieczyszczonym powietrzem z zewnątrz. Takie magazyny wyposażone są w pełen zakres instalacji, tj. • instalacje oświetleniowe i energetyczne • instalacje klimatyzacyjne umożliwiające utrzymywanie wymaganych parametrów

mikroklimatu przestrzeni magazynowej • instalacje centralnego ogrzewania • instalacje wodno-kanalizacyjne • instalacje przeciwpożarowe

Magazyny wysokiego składowania są to magazyny zmechanizowane lub zautomatyzowane. Ich wysokość jest dość znaczna - przekracza 7,2 m. Najczęściej są wyposażone w zautomatyzowane manipulatory sterowane komputerowo. Należy zaznaczyć, że koszty takiego magazynu są dość wysokie i blisko pięciokrotnie wyższe od kosztu budowy i wyposażenia magazynu niskiego składowania. Wewnątrzmagazynu między słupami ustawione są regały paletowe przeznaczone do wysokiego składowania jednostek ładunkowych. Zastosowanie dźwigarów o dużych rozpiętościach umożliwia wykonanie hali o dużym rozstawie słupów dostosowanych do optymalnego ustawienia rzędów regałów oraz korytarzy międzyregałowych dla urządzeń piętrzących.

3.2. Wyposażenie hal magazynowych

3.2.1 Urządzenia do składowania. Urządzenia do składowania są zwykle konstrukcjami, w których składowane są

zapasy magazynowe, dostosowanymi do kształtów i masy wyrobów oraz metod obsługi – ręcznej lub zmechanizowanej

• Podkłady

Najprostsze urządzenia służące do składowania jednostek niespaletyzowanych lub ponadgabarytowych,których nie można umieścić na regałach

13

• Regały.

Są to urządzenia umożliwiające wielopoziomowe ułożenie materiałów, których odporność na nacisk uniemożliwia bezpośrednie spiętrzenie jedne na drugich lub względy organizacyjne decydują o potrzebie zachowania określonego stopnia dostępności do nich w strefie składowania.

Regały niskie półkowe do obsługi ręcznej Regały ramowe paletowe są podstawowym elementem do składowania. Można

podzielić je następująco: - wysokości do 6m - obsługiwane przez większość rodzajów wózków - do wysokości 13m, obsługiwane przez wózki podnośnikowe, układnice i suwnice - do 40 m obsługiwane przez układnice, suwnice

• Stojaki.

Są to urządzenia o konstrukcji podporowej ramowej lub o konstrukcji wspornikowej. Przeznaczone są do składowania jednostek ładunkowych pakietowych uformowanych z ładunków dłużycowych (rur, kształtowników, prętów w postaci wiązek). Stojaki tego typu są produkowane jako:stojaki słupkowe, są stosowane w przypadku poziomego składowania wyrobów dłużycowych. Wyróżniamy

- stojaki wspornikowe - stojaki klatkowe stosowane do poziomego składowania większej liczby asortymentów

3.2.2Maszyny i urządzenia do transportu wewnątrz magazynowego. Są to urządzenia, przy pomocy których dokonywane jest przemieszczenie ładunku

wewnątrz magazynu. Do rozładunku środków transportu zewnętrznego, piętrzenia w czasie składowania jak i również do załadunku środków transportowych przy wysyłce do odbiorcy.

• Wózki platformowe są to najprostsze wózki. Ich konstrukcja nie pozwala na

samoczynne pobranie ładunku. Ładowanie odbywa się ręcznie. Stanowią one najbardziej uniwersalne urządzenia do transportu wewnętrznego. Można wśród wyróżnić:

− Jedno- i dwukołowe − Trzy- czterokołowe o jednej ścianie bocznej − O jednej lub kilku platformach ładunkowych

• Wózki unoszące są urządzeniami do unoszenia i przemieszczania jednostek

ładunkowych przy ich rozładunku środków transportu zewnętrznego oraz przewozu wewnątrz magazynowego. Tego typu wózki mają hydrauliczny mechanizm podnoszenia wideł na wysokość 200 mm. Umożliwia to podniesienie towaru z podłogi a następnie jego przewiezienie. Nośności wózków unoszących są dostosowane do masy jednostek ładunkowych znormalizowanych

14

• Wózki podnośnikowe najbardziej uniwersalnym typem są wózki podnośnikowe czołowe. Urządzenia są wyposażone w maszty teleskopowe zamocowane w części czołowej wózka. Do takiego masztu przymocowana jest płyta czołowa wideł, która jest przystosowana do zakładania wideł uniwersalnych, a także innych typów osprzętu pomocniczego do chwytania, unoszenia, obracania ładunków o różnorodnych kształtach. Wózki przeznaczone do pracy w wąskich korytarzach charakteryzuje to, że mogą pracować w ustawieniu wzdłużnym co wpływa na zmniejszenie szerokości korytarza roboczego.

Dzięki stosunkowo prostemu zabiegowi, jakim jest zainstalowanie przystawki na widłach wózka, funkcjonalność i użyteczność tych pożytecznych urządzeń, służących przede wszystkim do transportu wewnętrznego, może zostać znacznie rozszerzona. Większość adapterów jest tak skonstruowana, aby ich montaż na wózku odbywał się błyskawicznie, bez dodatkowych zbędnych czynności. Bazą do osadzenia tych urządzeń na wózkach są zwykle widły, w jakie te wózki są standardowo wyposażone. Jeżeli któryś z elementów roboczych przystawki musi być poruszany w czasie wykonywania operacji, wówczas wykorzystywana jest do tego celu hydraulika zewnętrzna wózka. Bywa, że adapter mocowany jest po zdemontowaniu wideł bezpośrednio na korpusie sztaplarki. Oczywiście montowany osprzęt roboczy będzie musiał być odpowiednio dobrany do udźwigu danego wózka.

• Wagi są wykorzystywane do kontrolowania ilości towaru w magazynie. Przede wszystkim są to wagi pomostowe pełno uchylne. Mają wbudowany zegar ze wskazówką, której obrót pokazuje pełny zakres nośności wagi. Charakteryzuje je łatwość, szybkość i precyzyjność pomiaru oraz wysoka dokładność odczytu na skali zegarowej. W magazynach z elementami metalowymi stosowane są wagi o dwóch nośnościach. Dla blach, rur i tych cięższych elementów stosuje się wagę o większej nośności, do 500kg. Natomiast do drutów, bądź odlewów w sztabkach wagę dokładniejszą o mniejszej nośności do 25 kg. Wszystkie przyrządy miernicze stosowane do pomiaru w obrocie towarowym muszą być według dekretu o miarach i wagach legalizowane przez Urząd Miar i Wag, który stwierdza legalizację przez odpowiednie ocechowanie przyrządu mierniczego. Legalizacja ważna jest w ciągu 2 lat, przy czym za pierwszy rok liczy się rok oznaczony w znaku legalizacyjnym. W ciągu trzeciego roku waga musi być przedstawiona ponownie do legalizacji.

4. TECHNOLOGIA MAGAZYNOWANIA

4.1 Technologiczny proces magazynowania Technologia magazynowania to zasady i sposoby przemieszczania oraz składowania zapasów Określają ją:

• zdolność przyjmowania i wydawania określonej ilości dóbr w jednostce czasu- przepustowość magazynu

15

• struktura asortymentowa zapasów : materiały, surowce, wyroby gotowe i towary

• Wyodrębniona przestrzeń – budowle magazynowe

• Wyposażenie techniczne – urządzenia do składowania, środki transportu wewnętrznego

• Organizacja i zarządzanie magazynami : zakresy czynności pracowników, odpowiedzialność materialna i dokumentacja obrotu magazynowego

4.2 Podział magazynów według zastosowanej technologii Podział magazynów ze względu zakres wykonywanych czynności :

• magazyny o obrocie pełnymi jednostkami ładunkowymi (o prostym przebiegu procesu magazynowego),

• magazyny kompletacyjne (o złożonym przebiegu procesu magazynowego). Magazyny o obrocie pełnymi jednostkami ładunkowymi - są to magazyny, w których dokonuje się przyjmowania, składowania oraz wydawania zapasów w takich samych jednostkach ładunkowych transportowych w jakich zostały one dostarczone do magazynu. Magazyny kompletacyjne - są to magazyny, w których dostarczane do magazynu jednorodne asortymenty w jednostkach ładunkowych w czasie przyjęcia podlegają rozformowaniu i przepakowaniu w jednostki magazynowe, z których wydawane będą poszczególne sztuki asortymentu w procesie kompletowania według zamówienia odbiorcy.

Podział magazynów ze względu na poziom mechanizacji: • magazyny o procesie ręcznym, • magazyny o procesie mechanizowanym, • magazyny o procesie zautomatyzowanym

Magazyny o procesie ręcznym - są to magazyny, w których czynności magazynowe wykonywane są ręcznie, przy użyciu ręcznych urządzeń transportowych i przeładunkowych. Magazyny o procesie zmechanizowanym - są to magazyny, w których czynności przeładunków, przemieszczania i piętrzenia ładunków wykonywane są przez urządzenia zmechanizowane obsługiwane ręcznie (wózki widłowe unoszące i podnośnikowe, układnice regałowe, suwnice, przenośniki). Magazyny o procesie zautomatyzowanym - są to magazyny, w których czynności piętrzenia oraz przemieszczania wykonywane są urządzeniami mechanicznymi o sterowaniu automatycznym.

Metody rozmieszczania zapasów • według stałych miejsc składowania, • według wolnych miejsc składowania,

16

• według częstotliwości wydawania: – A - asortymenty o najwyższej częstotliwości wydań, – B - asortymenty o średniej częstotliwości, – C - asortymenty o najniższej częstotliwości.

Rozmieszczenie na poziomach składowania

W grupie asortymentowej A,B,C znajdują się odpowiednio ładunki: • ciężkie o masie 600-1000 kg, składowanie w najniższych gniazdach segmentów

(poziom 1), • średnie (400-600 kg), składowanie w średnich gniazdach (poziom 2), • lekkie (do 400 kg), składowanie w najwyższych gniazdach (poziom 3).

Rozmieszczenie wg rodzaju jednostek ładunkowych

• grupa I - (wyroby ponadgabarytowe), które charakteryzują się wymiarami większymi od wymiaru znormalizowanej paletowej jednostki ładunkowej (1200 x 800 x 1000 mm) przez co nie mieszczą się w normalnych gniazdach regałowych.

• -grupa II - (wyroby normalne), które umożliwiają tworzenie znormalizowanych jednostek paletowych (palety skrzyniowe i płaskie o wymiarach 1200 x 800 x 1000 mm),

• - grupa III - (wyroby małogabarytowe) wymagające składowania w pojemnikach magazynowych.

5. ZAPASY - CELE I FUNKCJE ZAPASÓW

Klasyfikacja zapasów - Cykliczne - W drodze - Minimalne, awaryjne - Sezonowe - Promocyjne - Zbędne - Strategiczne

Struktura zapasów • Szybko rotujące • Wolno rotujące

Wskaźnik rotacji Wr = P/Z P - zapotrzebowanie na towar w okresie Z – średni zapas Koszty utrzymania zapasów

- Zaangażowanie kapitału

17

- Magazynowanie ( m.in. koszty osobowe) - Ubezpieczenie - Podatki - Starzenie się zapasów ( straty ) • Koszty tworzenia zapasów – zamawiania, transportu, przeładunku - Składanie zamówienia , dostosowanie procesów produkcyjnych - Transport, przeładunek, dostawa • Koszty braku zapasów - Utrata przychodów ze sprzedaży - Utrata reputacji przedsiębiorstwa - Koszty przestoju produkcji

6. ORGANIZACJA PRAC MAGAZYNOWYCH

6.1 Przyjęcie towaru Przyjmowanie towarów to faza procesu magazynowego, w której następuje przejmowanie towarów od dostawcy według określonych zasad dostawy. Przebieg procesu rozpoczyna się od odbioru i przyjęcia. Czynności te powinny odbywać się na podstawie specjalnej instrukcji kontroli, zawierającej metodę kontroli, jej zakres, częstotliwość a także wykaz magazynierów, którzy ją przeprowadzają. Odbiór polega przede wszystkim na:

- sprawdzeniu towaru pod względem ilościowym (ile dobra nadeszło w jednostkach ustalonych dla niego - mogą to być sztuki, kilogramy, metry itp.), jak i jakościowym.

- Sprawdzeniu dokumentów dostawy.

- Segregowanie, sortowanie, przepakowywanie i oznakowanie dostawy zgodnie z ustaloną organizacją pracy magazynu.

- Formowanie i sprawdzanie jednostek ładunkowych zgodnie z wymaganiami technologii składowania. Jeżeli przesyłka zawiera braki, uszkodzenia, osoba upoważniona do odbioru kwituje jej odbiór po uprzednim sporządzeniu odpowiedniego protokołu.

- sporządzenie odpowiedniej dokumentacji, związanej z przyjęciem dostawy

Dokumenty przychodu − PZ przyjęcie zewnętrzne − PW przyjęcie wewnętrzne − ZW zwrot wewnętrzny − MM przesunięcie międzymagazynowe

18

6.2 Wydawanie towarów Jest to faza procesu magazynowego, w której następuje przekazanie odbiorcy oferowanych asortymentów towarowych zgodnie z zamówieniem. Obowiązują tutaj podobne zasady jak przy przyjmowaniu towarów do magazynu. Obejmuje następujące zadania:

− kontrolę jakościową i ilościową − przyjęcie towarów ze strefy składowej lub ze strefy kompletacji ( strefa kompletacji -

miejsce, w którym następuje zestawienie asortymentów zgodnie z zaleceniami wewnętrznymi sporządzonymi na podstawie zamówień odbiorców)

− segregowanie, pakowanie i znakowanie partii wydań − uformowanie partii wydań do postaci zgodnej z wymogami transportu zewnętrznego − sporządzenie odpowiedniej dokumentacji, związanej z wydaniem dostawy

Dokumenty rozchodu − WZ wydanie na zewnątrz − RW rozchód wewnętrzny − MM przesunięcie międzymagazynowe

19

6.3 Ewidencja w magazynie Ewidencja ilościowa powinna być prowadzona dla każdego magazynu oddzielnie, przy czym magazyn jest tutaj jako miejsce składowania materiałów. W ewidencji należy wyodrębnić materiały stanowiące własność obcą od własności przedsiębiorstwa. Należy również wziąć pod uwagę podział materiałów ze względu na te przyjęte do magazynu, jak i te będące w trakcie odbioru.

20

Zapisy w ewidencji powinny zawierać: − dokładne określenie materiału − miejsce składowania materiału − datę przychodu lub rozchodu − ilość przychodu lub rozchodu − pozostałość zapasu

W magazynie nie mogą znajdować się materiały nie wykazane w ilościowej ewidencji magazynowej, poza tym każdy zapis w tej ewidencji musi być udokumentowany. Każda operacja materiałami, wpływająca na stan ilościowy w magazynie, musi być stwierdzona dokumentem wewnętrznym, zawierającym wszystkie dane niezbędne do prawidłowego jej ujęcia w ewidencji materiałów i w księgowości.

Wzór kartoteki magazynowej

6.4 Struktura organizacji magazynu Magazyn stanowiący jednostkę funkcjonalno-organizacyjną może zajmować część budowli, całą budowle lub kilka budowli magazynowych posiadających, obok pól składowych, wydzielone pola przyjęć i wydań. Magazyny różnią się między sobą przede

21

wszystkim: przedmiotem działalności, spełnianymi funkcjami, przynależnością organizacyjną i rodzajem składowanych dóbr. Występujący w łańcuchu logistycznym magazyn jest elementem generującym określone koszty. Jednym z czynników redukujących je jest założona dla konkretnego magazynu struktura organizacyjna. Pozwala ona na sprawne zarządzanie magazynem. Struktura organizacyjna magazynu powinna umożliwiać efektywne zarządzanie takimi elementami jak: - oddana do wykorzystania przestrzeń - wyposażenie - zasoby ludzkie

Odrębny problem stanowią zapasy. Tutaj organizacja musi zapewniać dbałość przechowalniczą i ewentualne usługi związane z konserwacją, pakowaniem itp. Tworząc strukturę organizacyjną magazynu, należy brać pod uwagę rolę, jaką dany magazyn ma spełniać. Należy zadać sobie pytanie, czy ma to być jednostka o charakterze buforowym, gromadząca zapasy, czy też pełni funkcje rozdziału na jakimś poziomie. Magazyn jako samodzielna jednostka organizacyjno-funkcjonalna, w przedsiębiorstwie , aby mógł realizować swoje zadania musi być odpowiednio zorganizowany. Rozumie się przez to wyposażenie magazynu w odpowiednią dokumentację formalizującą tryb jego pracy. Do podstawowych dokumentów należą:

• instrukcja magazynowa

− określenie rodzaj magazynu

– typowa instrukcja magazynowa ujmuje następujące informacje:

− określenie zadań − określenie podziału organizacyjnego i funkcjonalnego − określenie zakresu obowiązków pracowników magazynu − ustalenie czynności i zasad postępowania przy przyjmowaniu,

przemieszczaniu, składowaniu i wydawaniu dóbr materialnych − określenie sposobu dokumentowania obrotu magazynowego − określenie wymagań przechowalniczych dla składowanych dóbr − określenie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy − określenie zasad zapewnienia bezpieczeństwa przeciwpożarowego

• regulamin pracy magazynu

− godzin pracy magazynu

– obejmuje przede wszystkim informacje porządkowe dotyczące :

− przerw w pracy − osób uprawnionych do otwierania i zamykania magazynu − osób upoważnionych do dysponowania zasobami składowanymi w magazynie

22

7. PERSONEL MAGAZYNOWY – PRAWA I OBOWIĄZKI

7.1 Pracodawca a magazynier Podstawowe zasady dotyczące obowiązków pracodawcy zawarte są w Kodeksie

Pracy. Pracodawca powinien zapewnić odpowiednie warunki funkcjonowania magazynu: - pomieszczenia muszą być dostosowane do fizykochemicznych właściwości

składowanych towarów - wyposażenie techniczne do składowania i przemieszczania towarów zabezpieczone

przed kradzieżą i pożarem - personel ma odpowiednie kwalifikacje do zajmowanych stanowisk

Pracodawca jest zobowiązany sprawdzić przy przyjmowaniu pracownika:

- dokumenty potwierdzające kwalifikacje - sprawdzić „zapytanie o karalność” w Centralnym Rejestrze skazanych - żądać na piśmie oświadczenia o odpowiedzialności materialnej - dokonać spisu z natury z zakresie odpowiedzialności, jaki pracownikowi zostanie

przypisany

7.2 Odpowiedzialność pracownika za szkodę Odpowiedzialność materialna magazyniera za szkodę zachodzi jeśli występują przesłanki:

- naruszenie dyscypliny i obowiązków pracowniczych - wina magazyniera - powstanie szkody po stronie pracodawcy - zaistnienie związku przyczynowego między zawinionym działaniem lub zaniechaniem

a szkodą, którą poniósł pracodawca W ramach odpowiedzialności mamy doczynienia z dwoma rodzajami winy - nieumyślna - umyślna – kradzież lub rażące zaniedbanie

W przypadku winy nieumyślnej odszkodowanie ustala się w wysokości szkody, przy czym nie może być ono wyższe niż kwota trzymiesięcznego wynagrodzenia. W przypadku winy umyślnej sprawca jest zobowiązany pokryć całą szkodę, jeśli nie udowodni, ze powstała przyczyn od niego niezależnych.

Odpowiedzialność jednostkowa - obowiązek naprawienia szkód przypada jednej osobie najczęściej kierownikowi magazynu. Jest ona konieczna, gdy

- obsada magazynu jest kilkuosobowa a warunki umożliwiają kierownikowi bezpośredni nadzór i kontrolę

- magazyn jest czynny na jedną zmianę

- ilość składowanych jednostek jest niewielka

23

Wspólna odpowiedzialność – zasadę reguluje rozporządzenie Rady Ministrów z 28.05.1996 W myśl tego dokumentu cały zespól pracowników odpowiada z towary przyjmowane, składowane i wydawane z magazynu.Umowa może być zawarta jeśli liczba pracowników odpowiedzialnych nie przekracza:

8 osób przy pracy na 1 zmianę

12 osób przy pracy na 2 zmiany

16 osób przy pracy na 3 zmiany

Umowa o wspólnej odpowiedzialności powinna być integralna częścią umowy o pracę.

Odpowiedzialność za szkody w powierzonym mieniu

Umowa o tego typu odpowiedzialności musi być zawarta w przypadku liczby osób przekraczające wymienione powyżej ilości. Poszerza krąg pracowników odpowiadających za szkody, także w mieniu im powierzonym, na zasadzie winy udowodnionej przez pracodawcę. Innymi słowy chodzi o przerzucenie z pracownika na pracodawcę trudności udowodnienia przyczyn powstania szkody w mieniu powierzonym, ponadto o ograniczenie wysokości szkody do granic rzeczywistej straty pracodawcy (damnum emerges) bez uwzględnienia utraconych korzyści (lucrum cessans) i to z możliwością stosownego obniżenia odszkodowania.

8. INWENTARYZACJA

Inwentaryzacja to zespół czynności mających na celu ustalenie stanu rzeczywistego wskazanych w księgach rachunkowych ilości i wartości składników majątkowych przedsiębiorstwa na określoną datę, w celu sprawdzenia i ewentualnej korekty danych ewidencji księgowej oraz rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im składniki majątkowe7

8.1 Metody inwentaryzacji - spis z natury – rzeczywiste sprawdzenie ilościowe i wartościowe składników majątku

(aktywa pieniężne, posiadane środki trwałe, nieruchomości, aktywa obrotowe)

- inwentaryzacja uproszczona

Spis z natury umożliwia

• rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych

• zasygnalizowanie stanu i zmian w zapasach

• urealnienie stanu zapasów ewidencyjnych

• zatwierdzenie bilansu

24

8.2 Rodzaje inwentaryzacji

- jednorazowa określenie stanu rzeczywistego wszystkich składników majątku na określony dzień - ciągła – stopniowe badanie i ustalanie stanu rzeczywistego kolejnych składników majątku, w celu objęcia badaniem w określonym przedziale czasu całego majątku Inwentaryzacja jednorazowa może być

- okresowa – wymagany ustawowo spis najczęściej na koniec roku obrotowego - doraźna - w przypadku konieczności ustalenia stanu określonych składników majątku

na skutek kradzieży, pożaru itp. - zdawczo - odbiorcza w przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej - okolicznościowa przekazanie stanu magazynowego wybranej osobie np. w przypadku

urlopu magazyniera Inwentaryzacja uproszczona jest stosowana w magazynach materiałów sypkich i wysokiego składowania

• Sprawdzeniu czy lokalizacja jednostek ładunkowych jest zgodna z planem zagospodarowania magazynu

• Obliczeniu przybliżonej ilości towarów na podstawie wzorów brył geometrycznych i wagi poszczególnych jednostek

• Pomnożeniu liczby zajętych miejsc paletowych przez liczbę jednostek w stosie Etapy inwentaryzacji

• Przygotowanie inwentaryzacji – w tym powołanie komisji inwentaryzacyjnej

• Przeprowadzenie spisu z natury

INWENTARYZACJA

JEDNORAZOWA

DORAŹNA

OKRESOWA

OKOLICZNOŚCIOWA

ZDAWCZO-ODBIORCZA

CIĄGŁA

25

• Ustalenie rozliczenia wyników • Przekazanie wyników do działu księgowości

8.3 Zasady rozliczania różnic inwentaryzacyjnych Wycena różnic

• Mało istotne, wynikające z błędów pomiaru • Podlegające kompensatom • Mieszczące się w granicach norm ubytków • Powstałe z winy pracowników materialnie odpowiedzialnych

Granice norm ubytków ustalane są przez odrębne przepisy Komisja sporządza protokół weryfikacji różnic

Kierownik jednostki może , w celu usprawnienia przeprowadzenia inwentaryzacji przygotować wewnętrzny dokument – instrukcję inwentaryzacyjną

Instrukcja inwentaryzacyjna powinna zawierać:

- podstawy prawne przeprowadzenia inwentaryzacji - skład komisji inwentaryzacyjnej - termin przeprowadzenia inwentaryzacji - przyjętą metodę ( np. spis z natury ) - zasady powiązania wyniku przeprowadzonego spisu z prowadzonymi księgami

rachunkowymi - metody rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych

9. BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY W MAGAZYNIE

Bezpieczeństwo i higiena pracy (bhp) jest określeniem całokształtu działań w zakresie prawnym, naukowym, medycznym i organizacyjnym, których zadaniem jest ochrona człowieka w środowisku pracy. Polega przede wszystkim na zminimalizowaniu zagrożenia życia i zdrowia człowieka podczas pracy. Charakterystyczną cechą tych przepisów jest to, że nie mogą być zmienione na niekorzyść pracownika.

9.1 Podstawowe obowiązki pracodawcy - pracodawca ponosi wszelkie konsekwencje za stan bhp w zakładzie pracy - osoba kierująca pracownikami jest zobowiązana znać przepisy o ochronie pracy oraz

zasady bhp - pracodawca jest zobowiązany organizować, przygotowywać i prowadzić pracę,

uwzględniając zabezpieczenie pracowników przed wypadkami przy pracy, chorobami zawodowymi i innymi chorobami związanymi z warunkami środowiska pracy

26

9.2 Podstawowe obowiązki i prawa pracownika - pracownik ma prawo odmówić pracy jeżeli wykonywanie jej zagrozi jego zdrowiu lub

zdrowiu innych osób , zawiadamiając bezzwłocznie o tym przełożonego - jeżeli powstrzymanie od wykonywania się prac nie usuwa zagrożenia, pracownik

może oddalić się z miejsca zagrożenia - podstawowym obowiązkiem każdego pracownika jest znać i przestrzegać przepisy

bhp - wykonywać prace zgodnie z przepisami i zasadami bhp oraz przestrzegać zarządzeń

przełożonych Najważniejszym elementem procesu magazynowego pod względem ochrony

przed niebezpiecznymi zagrożeniami jest pracownik magazynowy, kierujący przebiegiem czynności magazynowych i realizuje je wg ustalonych procedur. Proces taki przebiega bezpiecznie, jeżeli jest spełnione kilka ważnych warunków. Mianowicie:

- dobra dostarczone do magazynu są opakowane we właściwy sposób, oznakowane i zabezpieczone do transportu i składowania

- maszyny i urządzenia magazynowe są dostosowane do wykonywanych czynności, są atestowane, sprawne i gwarantują bezpieczną obsługę

- pomieszczenia magazynowe mają odpowiednie wymiary, podłogi są o odpowiedniej równości, wytrzymałości i stanie technicznym, wyznaczone odpowiednie pola składowe, drogi manipulacyjne i transportowe

- pracownicy są zaznajomieni z zasadami i sposobami wykonywania czynności magazynowych, zostali wyposażeni w odpowiednie urządzenia, mają uprawnienia do ich obsługi

- pracownikom został udostępniony odpowiedni do zagrożenia sprzęt ochrony osobistej .

10. WDRAŻANIE SYSTEMÓW GHP GMP I HACCP

10.1 Istota systemu Hazard Analysis and Critical Control Points - Analiza Zagrożeń i Krytyczne PunktyKontroli. System identyfikuje, ocenia i kontroluje zagrożenia istotne dla bezpieczeństwa zdrowotnego żywności Podstawowe pojęcia

• Analiza zagrożeń – proces zbierania i oceny informacji dotyczących zagrożeń i warunków sprzyjających ich występowaniu, w celu stwierdzenia, które z nich są istotne dla bezpieczeństwa żywności i powinny być uwzględnione w planie HACCP

• Defekt- niespełnienie wymagania w związku z zamierzonym użyciem; łącznie z tymi, które dotyczą bezpieczeństwa żywności

27

• Działanie korygujące – działanie, które należy podjąć, gdy rezultaty monitorowania CCP świadczą o utracie kontroli nad nim

• Działanie zaradcze – działanie wymagane dla eliminowania lub redukowania zagrożenia do akceptowanego poziomu

• Etap – proces jednostkowy, lub czynność w procesach przebiegających w łańcuchu żywnościowym

• Instrukcje - szczegółowo przedstawiony sposób realizacji procesu lub czynności • Krytyczny Punkt Kontroli CCP – punkt, procedura lub etap procesu, w których

kontrola może być stosowana i jest niezbędna dla zapobiegania lub eliminowania zagrożenia

• Księga HACCP - dokumentacja projektowania, wdrożenia, utrzymywania i weryfikowania systemu HACCP

• Wartość krytyczna – wartość parametru lub ocenianej sensorycznie właściwości produktu, oddzielająca stan akceptowalny od nie akceptowalnego

• Zagrożenie – czynnik biologiczny chemiczny lub fizyczny w żywności lub warunkach procesu, który może niekorzystnie wpłynąć na stan zdrowia konsumenta

10.2 Zasady HACCP 1. Przeprowadź analizę zagrożeń 2. Określ krytyczne punkty kontroli CCP 3. Ustal wartości krytyczne 4. Opracuj system monitorowania CCP 5. Ustal działania korygujące 6. Ustal procedury weryfikacyjne 7. Prowadź dokumentacje

10.3 GHP Dobra praktyka Produkcyjna Bazą, na której opiera się system HACCP jest Dobra Praktyka Produkcyjna GMP oraz zawierająca się w niej Dobra Praktyka Higieniczna GHP GHP swymi działaniami dotyczy:

• stanu technicznego budynków zakładu i jego infrastruktury oraz czystości i porządku otoczenia zakładu;

• funkcjonalności i prawidłowości wykorzystania pomieszczeń zakładu oraz ich wyposażenia, w tym pomieszczeń produkcyjnych, magazynowych i socjalnych

• prawidłowości funkcjonowania urządzeń kontrolno-pomiarowych, ich wzorcowania i kalibracji;

• prawidłowości i skuteczności prowadzonych procesów czyszczenia, ze szczególnym uwzględnieniem procesów mycia i dezynfekcji oraz stosowanych środków myjących i dezynfekujących;

• jakości zdrowotnej wody stosowanej w zakładzie do celów technologicznych; prawidłowości usuwania ścieków oraz gromadzenia i usuwania odpadów stałych, w

28

tym odpadów niebezpiecznych oraz odpadków pokonsumpcyjnych w zakładach żywienia zbiorowego;

• aktualnych orzeczeń lekarskich do celów sanitarno-epidemiologicznych określonych w przepisach o chorobach zakaźnych i zakażeniach osób biorących udział w procesie produkcji lub w obrocie żywnością;

• kwalifikacji pracowników w zakresie przestrzegania zasad higieny odpowiednich do wykonywanej pracy oraz sposobu ich postępowania na stanowiskach pracy;

• skuteczności zabezpieczenia zakładu przed szkodnikami.

10.4 GMP Dobra praktyka produkcyjna Zasady GMP są szczególnie istotne przy wytwarzaniu żywności, lekarstw, kosmetyków i innych produktów, które mogą stać się źródłem szczególnego zagrożenia dla konsumenta. W tych dziedzinach często GMP ma charakter obowiązkowy. Stanowi zbiór przepisów wyznaczających standard dla metod, pomieszczeń i kontroli stosowanych w procesie: wytwarzania, pakowania, kontroli, magazynowania produktów. Stosuje się ją w celu zapewnienia produktom odpowiedniego poziomu jakości, zgodnie z ich przeznaczeniem

• bieżącej lub okresowej oceny jakości zdrowotnej wszystkich surowców, półproduktów, dozwolonych substancji dodatkowych oraz materiałów i wyrobów stosowanych w procesie produkcji, w tym identyfikację dostawców;

• oceny poprawności i zgodności stosowanych procesów technologicznych z przyjętymi założeniami;

• okresowej oceny jakości zdrowotnej wyrobów gotowych. • kontroli przestrzegania parametrów procesów mających wpływ na bezpieczeństwo

żywności; • kontroli sposobu identyfikacji i zasady identyfikowalności wyrobów gotowych;

Działania GMP i GHP to działania zapobiegawcze dla zagrożeń bezpieczeństwa zdrowotnego żywności wykorzystywane przez system zarządzania HACCP

Zgodnie z art. 100.1 ust. 8 ustawy z dnia 25 sierpnia 2006r. O Bezpieczeństwie Żywności i Żywienia (Dz.U. nr 171 poz. 1225 z 27.09.2006r.): kto nie wdraża w zakładzie produkcji lub obrotu żywnością zasad systemu HACCP wbrew obowiązkowi określonemu w art. 5 rozporządzenia nr 852/2004, podlega karze grzywny.

29

11. EDYTOR TEKSTU MICROSOFT WORD

W tym rozdziale przedstawiono podstawowe funkcje edytora tekstu Microsoft Word

Edytor tekstu Word służy do: • pisania; • redagowania; • formatowania; • drukowania tekstów.

Redagowanie dokumentu to zapisywanie tekstu oraz wprowadzanie do niego poprawek Formatowaniem tekstu nazywamy przekształcanie tekstu w celu nadania mu pożądanego wyglądu. WPrzycisku pakietu Officedostępne są wszystkie operacje dotyczące aktywnego dokumentu. Posługując się nim, można m.in. zapisać, otworzyć, wydrukować i przesłać otwarty dokument

Po otwarciu programuWord, w polu tekstowym pojawi się migająca pionowa kreska. Jest to kursor, który będzie informował o miejscu wpisywania tekstu. Aby zmienić jego położenie, należy kliknąć lewym przyciskiem myszy w wybranym miejscu tekstu.

Do przemieszczania kursora można też użyć klawiszy ze strzałkami na klawiaturze

30

Polskie litery (ą, ę, ó, ł, ś, ć, ń, ż) można wpisać stosując kombinację litery łacińskiej (a, e, o, l, s, c, n, z) z klawiszem Alt.Literę ź możnauzyskać poprzez kombinację klawiszy <Prawy Alt+X>.Duże litery poprzez wciśnięcie klawisza Shift i klawisza odpowiedniej litery. Akapit – fragment tekstu rozpoczynający i kończący się użyciem klawisza ENTER Formatowanie akapitu Aby rozpocząć nowy akapit, naciśnij klawisz Enter. Nie naciskaj go natomiast na końcu linii tekstu. Jeśli wyraz wykracza poza ramy marginesu, edytor sam przenosi go do następnej linii. Jeśli chcesz rozpocząć nowy akapit od wcięcia, nie wprowadzaj go za pomocą spacji. Wykorzystaj do tego klawisz Tab. Jeśli chcesz zacząć pisanie w dowolnym miejscu strony, kliknij w tym miejscu dwukrotnie lewym klawiszem myszy i rozpocznij pisanie. Nowy dokument Aby w programie Word utworzyć nowy dokument, w menu Plik wybierz polecenie Nowy lub

kliknij ikonkę. Do stworzenia nowego dokumentu możesz wykorzystać także skrót klawiaturowy <Ctrl+N>. Otwieranie istniejącego już dokumentu Każdy dokument zapisany na dysku możesz otworzyć za pomocą polecenia Otwórz z menu Plik.

Dokument możesz otworzyć także za pomocą znajdującego się na pasku narzędzi przycisku Otwórz plik albo też skrótu <Ctrl+O>.

Jeśli po raz pierwszy zapisujesznowy

dokument, kliknij na ikonę Zapisz plik. Pojawi się wówczas okienko dialogowe, w którego dolnej części znajduje się pole tekstowe. W pole tekstowe

wpisz nazwę zapisywanego dokumentu. Następnie kliknij na Zapisz. Plik zostanie zapisany.Jeśli chcesz kolejny raz zapisać plik lub też chcesz zapisać plik wcześniej otwarty,

kliknij ikonę Zapisz plik. Zaznaczanie tekstu Jeśli chcesz zaznaczyć jeden wyraz, umieść wskaźnik myszy nad tym wyrazem i dwukrotnie kliknij lewym przyciskiem myszy. Jeśli chcesz zaznaczyć akapit, umieść nad nim wskaźnik myszy i klik-

31

nij trzykrotnie lewym przyciskiem myszy.Jeśli chcesz zaznaczyć fragment tekstu, umieść wskaźnik myszy nad początkowym wyrazem zaznaczonego tekstu. Następnie kliknij i prze-ciągnij myszą, zaznaczając pożądany fragment tekstu.

Zaznaczanie przy użyciu klawiatury Aby zaznaczyć fragment tekstu przy użyciu klawiatury, kursor tekstowy (pionową migającą kreskę) naprowadź w miejsce w tekście, od którego chcesz zaznaczyć tekst i kliknij. Następnie wciśnij znajdujący się na klawiaturze klawisz Shifti trzymając wciśnięty, przenieś kursor strzałkami na koniec tekstu, który chcesz zaznaczyć.W celu zaznaczenia całego dokumentu, zastosuj skrót <Ctrl+A>.

Usuwanie tekstu

Aby wyciąć fragment tekstu, zaznacz go. Następnie z menu Edycja wybierz polecenie Wytnij. Tekst możesz usunąć także w inny sposób. Po zaznaczeniu tekstu do wycięcia, kliknij go prawym przyciskiem myszy. Z menu podręcznego wybierz Wytnij. Tekst można także usuwać korzystając z klawiatury: • <Backspace> - usuwanie znaku poprzedzającego kursor. • <Delete> - usuwanie znaku znajdującego się za kursorem. • <Ctrl+Backspace> - usuwanie poprzedniego słowa. • <Shift+Backspace> - usuwanie znaków znajdujących się pomię- dzy kursorem a początkiem wiersza. • <Ctrl+Delete> - usuwanie znaków począwszy od bieżącej pozycji kursora, do końca wiersza. Możesz również wykorzystać skrót <Ctrl+X>. Skrót ten umożliwia wycięcie tekstu, przez co można go wstawić w innym miejscu.

Jeśli chcesz przywrócić stan dokumentu sprzed wykonania ostatniej operacji, z menu Edycja wybierz opcję Cofnij Pisanie. Możesz również użyć skrótu <Ctrl+Z>.

Zaznacz tekst, który chcesz skopiować. Z menu Edycja wybierz opcję Kopiuj. W celu skopiowania możesz skorzystać też ze skrótu <Ctrl+C>. Następnie kliknij w miejscu, w którym ma być umieszczony tekst. Z menu Edycja wybierz opcję Wklej. Lub naciśnij kombinację klawiszy <Ctrl+V>.

Formatowanie czcionki (zmiana kroju, rozmiaru i innych parametrów czcionki) Formatowania czcionki możesz dokonać przed rozpoczęciem pisania tekstu oraz w trakcie jego zapisu. Jeśli chcesz wybrać krój czcionki przed rozpoczęciem pisania, kliknij na strzałkę przy nazwie czcionki. W ten sposób rozwi-niesz listę dostępnych czcionek. Kliknij na wybranej czcionce. Jeśli chcesz wybrać również wielkość czcionki, kliknij na strzałkę przy wielkości czcionki.

32

Jeśli już zapisałeś tekst, a teraz chcesz zmienić krój i wielkość zastosowanej czcionki, zaznacz tekst, w obrębie którego chcesz dokonać zmiany. Następnie kliknij na strzałkę przy nazwie czcionki i wybierz tę, która będzie najbardziej odpowiednia do Twojego dokumentu.Jeśli chcesz zmienić także wielkość zastosowanej czcionki, zaznacz tekst, w obrębie którego chcesz dokonać zmiany i kliknij na strzałkę przy wielkości czcionki. Rozmiar czcionki określany jest w tzw. punktach typograficznych (pt). Jeśli uznasz za konieczne, użyj także przycisków: Pogrubienie, Kursywa, Podkreślenie

. Niektóre z ustawień stylu czcionki dokonasz przy użyciu klawiatury: • Pogrubienie - <Ctrl+B> • Kursywa - <Ctrl+I> • Podkreślenie - <Ctrl+U>

W celu formatowania czcionki możesz również skorzystać z menu Format/Czcionka. Za pomocą kliknięć będziesz mógł wybrać odpowiedni krój czcionki (Czcionka), Styl czcionki (np. normalny, kursywa, pogrubiona kursywa), Rozmiar, Kolor czcionki, Efekty.

Formatowanie akapitu Formatowanie akapitu polega na jego wyrównaniu względem marginesów, ustawieniu wcięć, odstępów pomiędzy wierszami akapitu (interlinia) oraz odstępu między akapitami. W tym celu skorzystaj z czterech przycisków: Wyrównaj do lewej, Wyśrodkuj, Wyrównaj do prawej, Wyjustuj. Bardziej zaawansowane ustawienia są dostępne w menu Format polecenie Akapit. Dzięki temu poleceniu poza funkcją Wyrównanie (przesunięcie akapitu m.in. do lewej, do prawej, do środka), będziesz mógł określić również inne parametry akapitu w Twoim dokumencie, np. Wcięcia/specjalne (brak, pierwszy wiersz, wysunięcie), Podział wiersza na strony.Aby zobaczyć, jak Twój dokument będzie wyglądał po wydrukowaniu, kliknij na znajdujący się na Pasku narzędzi przycisk Podglądu wydruku pliku.

Drukowanie dokumentu Z menu Plik wybierz polecenie Drukuj. Klikając na strzałkę w dół, wybierz odpowiednią drukarkę z listy wyboru. Potem wskaż, co ma być drukowane. Polecenie drukowania możesz zadać, wykorzystując skrót <Ctrl+P>. W Zakresie stron masz do wyboru: Wszystko, Bieżąca strona, Zaznaczenie. Jeśli wybierzesz Wszystko, wydrukujesz cały dokument. Jeśli wybierzesz Bieżąca strona, zostanie wydrukowana tylko ta strona, na której znajduje się aktualnie kursor tekstowy.

33

Jeśli chcesz wydrukować tylko fragment tekstu, zaznacz go i wybierz opcję Zaznaczenie. W poleceniu Strony możesz podać zakres lub konkretne numery stron, które chcesz, aby zostały wydrukowane

12. ARKUSZ KALKULACYJNY MICROSOFT EXCEL

Program Microsoft Office Excel umożliwia: • obsługę arkuszy kalkulacyjnych; • opracowywanie wykresów z różnorodnymi elementami graficznymi; • pracę z tabelami. Uruchamianie arkusza kalkulacyjnego Kliknij przycisk Start. Z menu Start wybierz pozycję Wszystkie programy, następnie Microsoft Office i kolejno Microsoft Excel. Po chwili wyświetli się skoroszyt zawierający trzy arkusze. Tuż obok ich zakładek znajdziesz przycisk tworzenia nowych arkuszy. Kolumny arkusza oznaczone są literami, a wiersze ponumerowane. Przecięcie wiersza i kolumny wyznacza adres komórki arkusza. Pasek formuły służy do wprowadzania, edycji lub usuwania formuły wewnątrz komórki. Obszar roboczy to miejsce, w którym wprowadza się dane w arkuszu kalkulacyjny: liczby, daty, formuły, obrazy, itp Komórka to miejsce w arkuszu, do którego można wprowadzać dane Zakres komórek to blok komórek, wyznaczony adresami komórek z lewego górnego rogu i prawego dolnego. Formuła to wzór, w oparciu o który wykonywać będziesz obliczenia w arkuszu, a ich wynik wyświetlany będzie w komórce zawierającej formułę. Funkcja to wzór standardowej formuły gotowy do wykorzystania podczas redagowania formuły.

34

Wprowadzanie danych Aby wprowadzić dane do komórki, kliknij myszką na żądaną komórkę i wpisz dane. Kiedy skończysz, wciśnij klawisz Enter. Możesz także użyć klawiszy Tab oraz Shift-Tab, aby przenieść się odpowiednio do komórki po prawej lub po lewej stronie. Jeśli kolumny są zbyt wąskie, możesz zmienić ich szerokość. W tym celu umieść kursor myszy w obszarze nagłówka kolumny - z prawej strony kolumny, którą chcesz poszerzyć. Kiedy kursor zmieni kształt, wciśnij lewy przycisk myszy i przesuń mysz, nadając kolumnie odpowiadającą Ci szerokość. Autouzupełnianie upraszcza wprowadzanie danych, „zgadując” wartość kolejnej komórki na podstawie wartości komórki bieżącej. Aby skorzystać z autouzupełniania, przesuń mysz nad „uchwyt” komórki (mały czarny kwadrat w prawym dolnym rogu komórki). Kliknij na niego i przeciągnij komórkę. Wartości komórek zostaną pokazane w podpowiedzi. Kiedy wartości komórek będą Ci odpowiadały, puść klawisz myszy. Dane w komórkach możesz szeregować, stosując różne kryteria. Najpierw zaznacz komórki, które chcesz posortować. Następnie z menu Dane otwórz okno opcji sortowania Sortuj. Określ kryteria sortowania, kolejność i opcje dodatkowe. Kliknij na przycisk OK, aby rozpocząć proces sortowania. Poprawki w arkuszu Jeśli pragniesz dokonać zmiany w arkuszu kalkulacyjnym, kliknij w komórce, którą chcesz poprawić. Wówczas wprowadzona wcześniej wartość zostanie wyświetlona na pasku formuły. Kliknij ten pasek. Następnie korzystając z klawiszy Backspace lub Delete, usuń

35

niepożądaną wartość, a wpisz prawidłową. Naciśnij klawisz Enter lub kliknij w dowolne miejsce arkusza. Istnieje możliwość wprowadzania poprawek bezpośrednio w komórce. W tym celu kliknij dwukrotnie w tę komórkę, której zawartość chcesz zmienić. Usuń jej zawartość i wprowadź zmianę. Zamykanie dokumentu i programu Aby zamknąć dokument, kliknij przycisk pakietu Office. Jeśli chcesz również zamknąć program, kliknij przycisk pakietu Office, lub w menu Plik kliknij polecenie Zakończ. Jeśli chcesz zamknąć program, możesz skorzystać także ze skrótu klawiaturowego <Alt+F4>.

13. INTERNET

Internet to ogólnoświatowa sieć komputerowa złożona z wielu połączonych ze sobą komputerów. Do czego możesz wykorzystać internet? • przeglądania stron internetowych; • korzystania z darmowych skrzynek poczty elektronicznej; • uczestniczenia w dyskusjach internetowych; • komunikowania się za pośrednictwem komunikatorów interneto-wych; • rozmawiania poprzez telefonię internetową; • słuchania radia internetowego; • oglądania telewizji internetowej; • organizowania telekonferencji; • robienia zakupów w sklepach internetowych; • korzystania z bankowości elektronicznej; • korzystania z gier. Do oglądania stron internetowych służą przeglądarki Firefox - to jedna z najszybszych, najwygodniejszych i najbezpieczniejszych obecnie dostępnych przeglądarek internetowych. Opera - posiada unikalne funkcje, gwarantuje szybkość. Google Chrome - przeglądarka łącząca w sobie zalety prostego projektu i zaawansowanej technologii, zapewnia użytkownikom szybsze, łatwiejsze i bezpieczniejsze korzystanie z sieci.

13.1 Poczta elektroniczna Poczta elektroniczna (ang. electronic mail, e-mail, czyt. „imejl”) służy do przesyłania informacji (listów, zdjęć, prezentacji) w postaci elektronicznej między użytkownikami sieci. Działa nieporównanie szybciej niż zwyczajna poczta i właściwie nic nie kosztuje. Uwaga! Nie musisz stale czekać na list, bo to on cierpliwie poczeka na Ciebie na serwerze pocztowym. Żebyś mógł korzystać z usługi e-mail, powinieneś: • posiadać założone konto pocztowe na serwerze pocztowym;

36

• mieć dostęp do sieci Internet; • mieć zainstalowany na komputerze program pocztowy (np: Outlo- ok Express, Netscape Mail) z prawidłowo wpisanymi do niego in- formacjami o Twoim koncie pocztowym lub korzystać z przeglądarki WWW (jeśli Twój serwer pocztowy daje taką możliwośćadresu serwera pocztowego (domeny);

• przykład adresu pocztowego: jola@o2.pl; • @ - tzw. małpa lub po ang. „at”

nazwy_konta@adres_serwera Zakładanie konta pocztowego Jeśli chcesz założyć konto np. na portalu o2.pl, w przeglądarce w pasku adresu wpisz www.o2.pl i naciśnij na klawiaturze Enter. Kliknij na łącze Załóż konto e-mail gratis. Kiedy pojawi się strona zawierająca formularz, wypełnij go zgodnie z podanymi zaleceniami.

• musi być unikalna na danym serwerze; • nie może zawierać polskich znaków narodowych (ą,ę,ć itp.); • nie może zawierać przecinków, spacji i innych, tzw. pu- stych znaków. Porada Można nazwę konta zbudować w oparciu o imię i nazwisko. Przykładowo Jan Kowalski może założyć konto o jednej z poniższych nazw do logowania (loginów): jkowalski, j.kowalski, kowalskij, j_kowalski, jan_kowalski, kowalski_jan. Ustalenie hasła jest bardzo ważne. Hasło chroni bowiem skrzynkę przed niepowołanym dostępem, czyli sytuacją, gdy ktoś może przeczytać Twoją korespondencję lub podszyć się pod Ciebie wysyłając e-maile. Hasło może się składać z liter, cyfr i innych znaków. Istotne jest, aby hasło było dla Ciebie łatwe do zapamiętania, a trudne do odgadnięcia przez innych. W formularzu musimy zwykle podać pytanie pomocnicze, na wypadek zapomnienia hasła. Zostanie Ci ono zadane, jeśli nie będziesz mógł poprawnie wpisać swojego hasła. Odpowiedź na to pytanie musi być oczywista dla Ciebie, ale nie dla innych. Od tej chwili możesz już korzystać z własnej skrzynki mailowej. Możesz podać znajomym jeden z podanych na ekranie adresów i od razu będziesz dostawać do swojej skrzynki wiadomości

Pisanie i wysyłanie listów e-mail Żeby napisać i wysłać list, najpierw musisz się zalogować. W tym celu wejdź na stronę serwisu, w którym posiadasz konto pocztowe (np. www.o2.pl) i wpisz w odpowiednim miejscu swój login oraz hasło. Następnie należy przycisnąć Zaloguj się. Po zalogowaniu zobaczymy stronę, z której będziemy mogli wysyłać i odbierać pocztę.Aby wysłać wiadomość kliknij przycisk Nowa wiadomość. Otworzy się strona nowej wiadomości.W polu: Do wpisz adres osoby, do której chcesz wysłać wiadomość.Temat nie jest obowiązkowy, ale powinieneś go wypełnić, żeby odbiorca wiadomości mógł szybko zorientować się, co może znajdować się w treści otrzymanej od Ciebie wiadomości.Wpisz także samą treść wiadomości. Po wypełnieniu tych pól możesz wysłać wiadomość klikając na Wyślij. Wiadomość zostanie wówczas wysłana do nadawcy. Wiadomość z załącznikiem wyślesz tak samo jak zwykłą. Po wprowadzeniu adresu

37

w polu Do, Tematu i treści listu, możesz załączyć plik np.: dokument tekstowy lub obrazek. Zwróć uwagę, że w dolnej części strony znajduje się pole Załączniki.

Aby dodać załącznik, kliknij na Przeglądaj. Otworzy się wówczas okienko umożliwiające wybranie pliku, który chcesz wysłać. Kliknięciem zaznacz wybrany plik. Jego nazwa za chwilę pojawi się w polu Nazwa pliku. Potem kliknij na Załącz. Okienko zostanie zamknięte, a pole Załączniki zostanie wypełnione ścieżką do pliku, który wybierzesz. Możesz też dołączyć więcej plików. W tym celu powtarzaj operację od kliknięcia na Przeglądaj.... Jeśli nie chcesz już dodawać więcej załączników, kliknij na Wyślij. Wiadomość zostanie wówczas wysłana do nadawcy. Uwaga! Załączniki mogą zajmować dużo miejsca. W związku z tym wprowadzanie załącznika może długo trwać. Pamiętaj również, że odbiór takiej wiadomości też będzie czasochłonny. Dlatego nie należy dodawać zbyt dużych załączników. Najlepiej jeśli załączniki nie przekraczają łącznie 10 MB. Jak odebrać wiadomość? Lista otrzymanych przez Ciebie maili jest widoczna od razu po zalogowaniu. Aby odczytać wiadomość, wystarczy kliknąć na łącze z adresem. Jak odpowiedzieć na otrzymaną wiadomość? Jeśli masz otwartą wiadomość, możesz od razu na nią odpowiedzieć, klikając przycisk Odpowiedz. Zwróć uwagę, że większość pól będzie już wypełniona. pole Do zostało wypełnione adresem osoby, która przysłała mail, na który chcemy odpowiedzieć. Temat został wypełniony tematem listu, na który odpowiadamy. Jest on jednak poprzedzony tekstem „Re:” (od ang. response - odpowiedź), standardowym przedrostkiem używanym do określenia tematu listu będącego odpowiedzią. Treść została również wypełniona - zawartością listu, na który odpowiadamy. Ale każda linijka poprzedzona jest znakiem „>”, który oznacza cytowanie jakiejś wiadomości. Porada Nie należy cytować całego listu. Wystarczy, że pozostawimy najistotniejsze linijki, które nam pomogą odpowiedzieć na list. Co to jest spam? Spam - elektroniczne wiadomości rozsyłane masowo do osób, które ich nie oczekują. Są to reklamy, łańcuszki szczęścia, a nieraz także wirusy komputerowe, które mogą zaatakować Twój komputer po otwarciu załącznika do maila. Kiedy tego typu przesyłek (ofert, reklam, dowcipów itp.) zacznie do Ciebie przychodzić coraz więcej, zapewne zdecydujesz się na kasowanie ich, ponieważ nie będziesz mieć ochoty ani czasu na zaglądanie donich. Jest też możliwość skorzystania z filtrów antyspamowych, które po uruchomieniu programu odrzucają lub kierują do osobnego folderu maile wysyłane do zbyt wielu osób w niezmienionej formie. Możesz także blokować nadawców, którzy już wcześniej zaśmiecili Ci skrzynkę, dodając ich do listy „spamerów”. Warto również zainstalować w komputerze program antywirusowy. Nie musisz go od razu kupować. Na początek możesz korzystać z ich wersji darmowych lub testowych.

38

14. PROGRAMY KOMPUTEROWE WSPOMAGAJĄCE OBSŁUGĘ GOSPODARKI

MAGAZYNOWEJ

14.1 Program WF-MAG

Program WF-Mag dla Windows (SQL) przeznaczony jest do prowadzenia ewidencji towarowo-wartościowej w firmach handlowych, usługowych i produkcyjnych, o różnym profilu działalności. Pozwala na wspomaganie sprzedaży poprzez rozbudowany system wariantów sprzedaży, cenników, upustów, kontrolę zobowiązań i należności. Oprócz tego ułatwia analizę przepływu towarowego, poprzez możliwość tworzenia różnorodnych zestawień przychodów i rozchodów towarów w dowolnym okresie.

Wbudowany moduł zamówień (w wariancie BIZNES i PRESTIŻ) pozwala na sprawne zarządzanie zapasami magazynowymi, a moduł rozrachunków i dokumentów finansowych, zapewnia rozliczanie i kontrole stanu płatności w oparciu o raporty kasowe i bankowe. Program przystosowany jest do obsługi transakcji wewnatrzwspólnotowych oraz transakcji walutowych (sprzedaż/zakup, cenniki walutowe). Dodatkowo w linii PRESTIŻ system zawiera moduł produkcji pozwalający na sprawna kompletacje produktów z użyciem zamienników oraz moduł CRM - prosty w obsłudze mechanizm umożliwiający rejestracje zadań oraz zarządzanie relacjami z klientem.

WF-Mag dla Windows (SQL) jest funkcjonalną kontynuacją, dobrze znanej na polskim rynku, wersji DOS-owej programu. Jest on wynikiem połączenia dotychczasowych, bogatych doświadczeń firmy, jako producenta aplikacji biznesowych, z możliwościami jakie daje zastosowanie najnowszych technologii informatycznych. Nowa wersja programu jest w pełni zintegrowana i kompatybilna ze środowiskiem oraz interfejsem Microsoft Windows. Może pracować pod kontrolą Windows 7/ 8 i wcześniejszych.

Przegląd podstawowych funkcji programu

Kartoteki Kontrahenci

• dane teleadresowe kontrahenta (strona www z możliwością uruchomienia przeglądarki)

• tworzenie nieograniczonej ilości typów (np. dostawcy, odbiorcy, itp.) oraz grup kontrahentów (np. podział według państw, województw)

• dane handlowe (domyślna cena, narzut/upust, sposób zapłaty, kredyt kupiecki) • kod kreskowy (elektroniczna identyfikacja) • możliwość przypisania kilku numerów kont bankowych do jednego kontrahenta • lista firm powiązanych (płatników, odbiorców) • tekst powiadomienia (pojawiający się przy wyborze kontrahenta)

Artykuły i usługi • cztery typy asortymentów: towary, produkty, opakowania i usługi • podział na dowolnie definiowane kategorie asortymentowe • dwa indeksy i kody kreskowe dla każdego artykułu • oddzielne stawki VAT dla zakupu i sprzedaży • różne jednostki miary dla zakupu, magazynowania i sprzedaży

39

• nieograniczona ilość cen sprzedaży • indywidualne cenniki dla kontrahentów

Pozostałe kartoteki • kategorie asortymentowe - możliwość zdefiniowania nieograniczonej ilości pozycji

kategorii asortymentowych oraz podziału kategorii asortymentowych na dowolnie zdefiniowane grupy

• kartoteka jednostek miar stwarza możliwość przyjmowania i wydawania towaru w różnych jednostkach miary, z automatycznym przeliczaniem ilości oraz wartości według jednostki magazynowania

• inne kartoteki pomocnicze (Dokumenty magazynowe, Dokumenty handlowe, Dokumenty zapłat, Stawki VAT, Ceny, Klasyfikacja kontrahentów, Grupy kontrahentów) Dodatkowo w wariancie PRESTIŻ

• kartoteka kursów walut z możliwością definiowania bieżących kursów oraz przechowywania kursów archiwalnych

Dokumenty występujące w systemie Magazynowe:

bilans otwarcia, remanent, PZ, WZ, MM, ZU, SU, Dodatkowo w wariancie BIZNES zamówienia odbiorców i własne

Handlowe: faktura VAT, rachunek zwykły, paragon, faktura korygująca VAT, Dodatkowo w wariancie BIZNES faktura pro forma

Rozrachunkowe: KP, KW, przelew, rejestracja przelewu zewnętrznego, wpłata gotówki na rachunek, kompensata, wezwanie do zapłaty, nota odsetkowa

Zakres funkcjonalny systemu: Magazyny

• obsługa jednego magazynu • rozchodowanie towaru metodą FIFO lub LIFO, wybór z konkretnej dostawy • ewidencja magazynowa prowadzona w cenach rzeczywistych netto i brutto

Dodatkowo w wariancie BIZNES • obsługa dowolnej liczby magazynów

Inwentaryzacja • możliwość wprowadzenia jednego Bilansu Otwarcia (bilans można zrobić w

dowolnym momencie) i wielu kolejnych remanentów, korygujących stan magazynu • wydruki remanentowe w dowolnym momencie na podstawie archiwalnego zapisu

wszystkich remanentów Obrót magazynowy, zakup i sprzedaż

• proste i szybkie wprowadzanie oraz swobodna modyfikacja lub usuwanie dokumentów magazynowych i handlowych

• możliwość wystawiania wielokrotnych korekt dokumentów magazynowych i handlowych w oparciu o oryginalny dokument handlowy

40

• pełna automatyzacja i kontrola poprawności całego procesu zakupu i sprzedaży z wykorzystaniem informacji zawartych w kartotekach systemu (cenniki, sposoby i terminy płatności, limity kupieckie, system ostrzeżeń)

• możliwość dodania nowego kontrahenta, płatnika, artykułu lub usługi w trakcie wystawiania dokumentu

• możliwość wystawienia faktury na podstawie kilku dokumentów WZ • sprzedaż asortymentu na jednym dokumencie handlowym, wybór towaru z dowolnej

dostawy • łatwe wyszukiwanie, sortowanie i filtrowanie dokumentów według różnorodnych

kryteriów • bogactwo różnorodnych wariantów wydruków dokumentów

Dodatkowo w wariancie BIZNES • automatyczne tworzenie dokumentów PZ i WZ na podstawie jednego lub wielu

zamówień odbiorców lub własnych Dodatkowo w wariancie PRESTIŻ

• możliwość wystawiania faktur walutowych • automatyczne tworzenie dokumentów PZ i faktur zakupu na podstawie

wprowadzonego dokumentu SAD Rozrachunki

• należności i zobowiązania generowane automatycznie przez program na podstawie dokumentów handlowych

• możliwość dopisania ręcznego należności i zobowiązań • w pełni automatyczne rozliczanie rozrachunków poprzez kasę (wydruk KP, KW), bank

(wydruk przelewu - także na oryginalnych blankietach w nowym formacie) • rozliczanie dokumentów poprzez kojarzenie z innymi (kompensata) • swoboda kojarzenia i anulowania rozrachunków • rozliczenia częściowe i grupowe wielu dokumentów • drukowanie wezwań do zapłaty • obsługa rozrachunków wielowalutowych • rejestracja noty odsetkowej z możliwością regulacji wielkości odsetek karnych • możliwość dowolnej analizy stanu należności i zobowiązań według zadanych

kryteriów np. daty płatności , kontrahenta, formy płatności Finanse

• ręczne lub automatyczne wystawianie kwitów KP i KW oraz Poleceń Przelewu • rejestracja wpłat i wypłat bankowych w oparciu o wyciągi bankowe • wydruk raportów kasowych • możliwość rozliczenia należności lub zobowiązania w czasie wypisywania dokumentu

kasowego lub bankowego Zestawienia

• stan magazynu, oferty, cenniki • różnorodne zestawienia dokumentów magazynowych i handlowych, rejestry VAT • zestawienia obrotów magazynowych • analizy zakupów, sprzedaży i zysków wg różnych kryteriów • analizy stanu rozrachunków • rejestry dokumentów i wykaz najlepszych odbiorców

Dodatkowo w wariancie BIZNES

41

• sumaryczne stany zamówień i rezerwacji Dodatkowo w wariancie BIZNES Zamówienia

• automatyczna rezerwacja towaru wg priorytetów zamówień od odbiorców Dodatkowo w wariancie PRESTIŻ Moduł CrM

• uproszczony moduł zarządzania zadaniami oraz kontaktami z klientem Produkcja

• Zdefiniowanie produktów, na które składają się dowolne ilości składników oraz obsługa tzw. zleceń montażu/demontażu, określających jakie produkty montujemy/demontujemy. Montaż produktu powoduje, że na stanie magazynu przybywa danego produktu, a ubywa części, przy czym program tworzy jednocześnie odpowiednie dokumenty magazynowe

14.2 SYMFONIA HANDEL MAGAZYNY, SPRZEDAŻ, USŁUGI, ROZLICZENIA Program wspomaga sprzedaż i gospodarkę magazynową (pełna ewidencja stanów magazynowych). Umożliwia wystawianie dokumentów: sprzedaży, zaliczek, , zakupu i płatności. Obsługuje firmy wielooddziałowe. Pozwala prowadzić określoną politykę sprzedaży. Współpracuje z drukarkami i kasami fiskalnymi magazynowych oraz czytnikami kodów kreskowych. Podstawowe cechy systemu:

MOŻLIWOŚĆ ŁATWEGO PRZYSTOSOWANIA PROGRAMU DO POTRZEB FIRMY • Możliwość elastycznego konfigurowania programu przez system parametrów i praw

Użytkowników. • Definiowanie własnych dokumentów na podstawie dokumentów wzorcowych,

wbudowanych w program. • Definiowany szablon i sposób numeracji dokumentów (roczny, miesięczny, dzienny). • Możliwość wyboru metody rozliczania towarów w magazynach: FIFO, LIFO oraz

według wskazanej dostawy. • Możliwość przekazywania wszystkich wydruków do plików w formacie PDF oraz

wysyłania ich pocztą elektroniczną. PEŁNA OBSŁUGA MAGAZYNU I DOKUMENTÓW MAGAZYNOWYCH

• Obsługa wielu magazynów (wspólne dane kartotekowe i systemowe dla wszystkich magazynów, rozłączne dane dla dokumentów handlowych).

• Wystawianie dokumentów magazynowych: PZ i WZ, PW i RW, MM, korekt. • Możliwość elektronicznego przekazywania dokumentów między oddziałami firmy. • Pełna ewidencja stanów magazynowych (rozliczanie ilościowo-wartościowe

towarów). • Możliwość tworzenia zestawień towarów, które przekroczyły stany minimalne lub

maksymalne. • Obsługa numerów seryjnych towarów.

PEŁNA OBSŁUGA DOKUMENTÓW HANDLOWYCH I KASOWYCH

42

• Wystawienie dokumentów sprzedaży i zakupu: faktur VAT, paragonów, faktur zaliczkowych, faktur wewnętrznych, rachunków, faktur korygujących, dokumentów walutowych (transakcje wenątrzwspólnotowe, eksport, import, sprzedaż walutowa w kraju) i faktur VAT RR.

• Dokumenty kasowe - KP, KW. • Możliwość użycia w każdym z dokumentów jednej z trzech, automatycznie

przeliczanych, jednostek miary dla towaru. • Możliwość wystawiania dokumentów na podstawie wcześniej sporządzonych

dokumentów związanych (np. faktur z dokumentów magazynowych lub zamówień). • Możliwość wystawienia i drukowania całego zestawu dokumentów związanych w

jednej operacji (np. faktura, WZ, KP). • Obsługa zamówień własnych i obcych (wystawianie dokumentów sprzedaży i

wprowadzanie zakupu na podstawie zarejestrowanych przez program zamówień). • Możliwość udzielenia odrębnych rabatów do ceny lub wartości dla każdej pozycji. • Możliwość ręcznej modyfikacji cen w momencie wystawiania dokumentu. • Możliwość elektronicznego przekazywania dokumentów między kontrahentami

użytkującymi program SYMFONIAHandel. OBSŁUGA TRANSAKCJI GOTÓWKOWYCH I BEZGOTÓWKOWYCH W FIRMIE

• Możliwość tworzenia raportów kasowych. • Wystawianie przelewów własnych i rejestracja przelewów obcych. • Obsługa dowolnych form płatności, m.in.: czeki, karty kredytowe, kompensaty. • Tworzenie dowolnej liczby rejestrów pieniężnych. • Rozliczanie należności i zobowiązań (możliwość rozliczania cząstkowego - płatność

podzielona na części). WYGODNE PLANOWANIE I PROWADZENIE OKREŚLONEJ POLITYKI SPRZEDAŻY

• Możliwość określenia warunków sprzedaży: sposobu i terminu płatności, cen sprzedaży, wysokości rabatu, wielkości kredytu w kartotece kontrahentów (dla kontrahenta, grupy kontrahentów).

• Definiowanie czterech cen sprzedaży dla każdego towaru. • Indywidualne ceny i upusty dla kontrahenta na dany towar. • Możliwość określenia kwotowych i procentowych upustów ilościowych dla

wybranych towarów. • Możliwość prowadzenia cenników w walutach. • Pomoc w naliczaniu bieżących cen. Wyznaczanie cen na podstawie zadanych

poziomów marży lub narzutu. • Możliwość przeprowadzania operacji grupowych, np. zmiana cen dla grupy towarów

lub zmiana warunków sprzedaży w grupie wybranych kontrahentów. SZYBKI DOSTĘP DO WSZYSTKICH POTRZEBNYCH INFORMACJI

• Możliwość łączenia danych z wielu oddziałów firmy (poprzez import całego zestawu dokumentów) w centralnej bazie.

• Porządkowanie informacji na wiele różnych sposobów, w zależności od potrzeb Użytkownika. Różne formy organizacji kartotek: liniowa, jednopoziomowa, hierarchiczna (struktura drzewa), zdefiniowana przez Użytkownika.

• Możliwość zmiany organizacji informacji w każdym momencie pracy z programem. • Szybkie i proste wyszukiwanie informacji w kartotekach według różnych kryteriów,

np. po kodzie, nazwie, numerze, serii dokumentu.

43

• Możliwość tworzenia własnych raportów za pomocą narzędzi wbudowanych w program

• Możliwość uszeregowania danych w zestawieniach według różnych kryteriów. Sortowanie malejące i rosnące według dowolnej kolumny zestawienia.

BOGATY ZESTAW RAPORTÓW ORAZ ZESTAWIEŃ MAGAZYNOWYCH I HANDLOWYCH • Zestawienia handlowe (globalne, grupowe, szczegółowe) za dany okres, według

dokumentów, kontrahentów i towarów. • Kontrola rozrachunków i możliwość ich zestawienia według dowolnego kryterium.

Zestawienie historii rozrachunków z kontrahentem. • Zestawienie dokumentów niezapłaconych, pomoc w pilnowaniu terminów płatności. • Przygotowanie deklaracji Intrastat przywóz i Intrastat wywóz w formie elektronicznej. • Zestawienia sprzedaży za dany okres i według osób wystawiających dokumenty. • Zestawienia towarów poniżej stanów minimalnych oraz przekraczających stany

maksymalne. • Protokoły przeceny przeznaczone do aktualizacji wyceny aktywów obrotowych. • Możliwość tworzenia cennika dla wybranych towarów oraz dla określonego

kontrahenta. • Zestawienie stanów magazynowych na koniec dowolnego okresu. • Możliwość śledzenia ruchu towarów w magazynach (w ujęciu historycznym). • Tworzenie formularzy i zestawień inwentaryzacyjnych.

Literatura

1. Z.Dudziński : Vademecum organizacji gospodarki magazynowej, wyd. ODDK 2011

2. E. Januła, T.Truś ABC Magazyniera, wyd. KaBe Krosno 2010

3. Materiały ze stron Sage i WAPRO dotyczące opisów systemów komputerowych