AUDITORIA ADMINISTRATIVA- UNIDAD 4- INSTRUMENTACIÓN

CUESTIONARIOS

Requisitos para el diseño de los cuestionarios

Para definir la orientación de las preguntas a efectuar es necesario llevar a cabo las siguientes acciones para su preparación:

1. Reunir toda la información descriptiva, estudios, datos estadísticos y la información producto de la investigación preliminar de la organización encontrada en la fase de planeación, a fin de ubicar el contexto de las preguntas.

2. Llevar a cabo una observación directa para validar el orden y la secuencia a seguir en el cuestionario.

3. Tener en cuenta elementos básicos del diseño del cuestionario en cuanto a los campos de distribución:

El primer campo debe ser la identificación para recopilar los datos de registro de la aplicación del cuestionario: nombre o razón social, tipo de estudio, área funcional , nombre y cargo del entrevistado, responsable, fecha y duración de la aplicación.

El segundo campo debe contener instrucciones precisas para su diligenciamiento. El tercer campo son las preguntas. El cuarto campo es el espacio para las respuestas. El quinto campo es el destinado al registro de observaciones.

4. Cuando el cuestionario se aplica mediante entrevista dirigida se deben considerar dos situaciones posibles:

La pregunta no se debe aplicar porque no es aplicable en razón del área y cargo del entrevistado. La pregunta no es respondida por el entrevista porque no quiso o no supo la respuesta. Debe

registrarse constancia de la causal en las observaciones.

5. Someter la propuesta de cuestionario a un proceso de control previo mediante una aplicación previa o pre-test.

Clasificación de los cuestionarios

Los cuestionarios se clasifican teniendo en cuenta la forma en que se estructuran las preguntas: pregunta cerrada simple, pregunta cerrada con respuestas múltiples, pregunta abierta , pregunta cerradas y abiertas o de código múltiple.

o Pregunda cerrada simple

Las alternativas de respuesta están limitadas a dos o tres posibilidades como máximo. Permite recoger, registrar, codificar y analizar información en forma fácil y no requiere mucho entrenamiento para el entrevistador. Pero, no permite recoger información con mayor grado de detalle, dado que las respuestas son polarizadas.

Ejemplo: Cuestionario para efectuar auditoría de las mediciones de productividad

Preguntas

Indique aquí su respuesta marcando con una XSí No

1. ¿Actualmente se mide la productividad de alguna de las actividades de la organización?2. ¿Alguna vez se midió la productividad en la organización?

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o Pregunta cerrada con respuestas múltiples

En esta estructura se propone un mayor número de alternativas, lo que permite un mayor número de posibilidades en la respuesta. Al igual que la pregunta cerrada simple es facil de registrar, codificar y analizar. Su desventaja radica en obtener las respuestas más adecuadas para el caso de estudio.

Ejemplo: Auditoría sobre la calidad del proceso de comunicación

Pregunta Respuesta¿Qué clase de comunicación presenta mayor dificultad? a. Verbal

b. Escritac. A través de

equipos

o Pregunta abierta

En esta estructura, el número de respuestas posibles es infinita, por lo que se requiere de mayor habilidad del entrevistador para centrar la respuesta. Requiere un contacto entrecho entre el entrevistado y entrevistador para que éste ejerza motivación para obtener respuestas concretas y centradas en el tema. Presenta la desventaja de plantear muchas categorias por el amplio espectro de posibilidades que arroja.

Ejemplo: Auditoría del Proceso Administrativo Organización

Pregunta Respuesta¿Cuál es la estructura actual de la organización ?

o Preguntas cerradas y abiertas o de código múltiple

En este esquema se plantean inicialmente las preguntas cerradas, en forma secuencialmente ordenada, para después llevar al entrevistado a campos más restringidos para que exponga su opinión en forma específica.

Ejemplo: Cuestionario para efectuar auditoría de las mediciones de productividadPreguntas Indique aquí su respuesta marcando con

una X

3. ¿Si se implantaron mediciones de productividad, pero se eliminaron, indique las razones de esa eliminación:¿Los beneficios que producían no justificaban su costo?¿Las mediciones consumían mucho tiempo?

¿Las mediciones provocaban conflictos entre la dirección y el personal?¿Las mediciones provocaban conflictos entre el personal?¿Las mediciones carecían del respaldo de la alta dirección? Otras razones (especifique):