Page 1

Obiective:

1. elaboreze programul de audit al sistemului de management de mediu si sa-l supuna aprobarii

managementului de varf

2. stabileasca si sa selecteze echipa de audit, in calitate de conducator al programului de audit 3. asigure respectarea programului de audit si intocmirea inregistrarilor aferente pregatirii si

desfasurarii auditului SMM 4. interpreteze si sa raporteze rezultatele auditului, in conformitate cu constatarile

8.1 NOTIUNI INTRODUCTIVE - STANDARDUL ISO 19011 :2002 - GHID PENTRU AUDITAREA SISTEMELOR DE MANAGEMENT AL CALITATII SI/SAU DE MEDIU

Standardul ISO 19011 "Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calitatii si/sau de mediu” furnizeaza indrumari despre principiile de auditare, managementul programelor de audit, efectuarea

auditurilor sistemului de management al calitatii si cele ale sistemului de management de mediu cat si

competenta auditorilor sistemului de management al calitatii/mediului.

Figura 1 Structura standardului ISO 19011:2002

Este aplicabil tuturor organizatiilor care intentioneaza sa efectueze si sa administreze audituri interne sau

externe ale sistemului de management al calitatii/mediului. El este utilizat si pentru auditarea altor

sisteme de management (securitatea informatiei/sanatate si securitate ocupationala/siguranta alimentelor etc). Standardul ISO 19011:

Contine criterii concrete si recomandari cu privire la principiile de auditare,

managementul programelor de audit,

efectuarea auditurilor sistemelor de sistemelor de management calitate/mediu

competenta auditorilor

Se utilizeaza in calitate de ghid si vocabular pentru activitatile de audit

8.1.1 Termeni si Definitii

Auditul este un instrument de management pentru monitorizarea si verificarea implementarii eficace a politicii de mediu fiind o parte importanta a activitatilor de evaluare a conformitatii cu cerintele

standardului ISO 14001 si reglementarilor interne ale sistemului de management al mediului.

Page 2

Conform definitiei din ISO 9000:2006 auditul este: “un proces sistematic, independent si documentat in scopul obtinerii de dovezi de audit (inregistrari, enuntare de fapte sau alte informatii relevante si verificabile in raport cu criteriile de audit) si de evaluare a lor cu obiectivitate, pientru a determina masura in care sunt indeplinite criteriile de audit (ansamblul de politici proceduri sau cerinte utilizate ca referinta)”

• Proces sistematic = se foloseste o procedura sau chestionare, formulare etc. • Proces independent = Auditurile sunt efectuate de personal care nu are responsabilitati in zonele

auditate, dar de preferinta colaboreaza cu personalul din acel sector • Proces documentat = Constatarile auditurilor sunt consemnate in scris (rapoarte de audit)

Program de audit = ansamblu de unul sau mai multe audituri planificate pe un anumit interval de timp

si orientate spre un scop anume

Nota : Un program de audit include toate activitatile necesare pentru planificarea, organizarea si desfasurarea auditurilor Plan de audit = descrierea activitatilor si aranjamentelor pentru un audit

Domeniul auditului = amploarea si limitele unui audit Nota: Domeniul auditului include in general o descriere a sediilor, entitatilor organizatorice,

activitatilor si proceselor, ca si perioada de timp acoperita.

Criterii de audit= ansamblu de politici, proceduri sau cerinte utilizate ca o referinta. (sinonim “Referentiale “)

Dovezi de audit=inregistrari, enuntarea faptelor sau alte informatii care sunt relevante in raport cu criteriile de audit si verificabile

Nota : dovezile de audit pot fi calitative sau cantitative

Constatari ale auditului = rezultatele evaluarii dovezilor de audit colectate in raport cu criteriile de

audit Nota : Constatarile de audit pot indica fie conformitatea sau neconformitatea cu criterii de audit , fie

oportunitatile pentru imbunatatire

Concluzii ale auditului = rezultatele unui audit furnizate de echipa de audit-dupa luarea in

consideratie a obiectivelor de audit si a tuturor constatarilor de audit

Auditor= persoana care are competenta de a efectua un audit Note :

Pentru efectuarea unui audit, auditorul trebuie sa fie autorizat corespunzator Un auditor desemnat sa conduca un audit este denumit responsabil de audit

Expert tehnic= persoana care furnizeaza cunostiinte sau experienta specifica echipei de audit *

Nota : Un expert tehnic nu actioneaza ca auditor in echipa de audit

Client = O organizatie sau persoana care solicita auditul

Auditat = Organizatie supusa auditarii

Informatie= date semnificative

Competenta =aptitudini demonstrate de a aplica cunostiinte si aptitudini

Auditor de mediu - persoana sau echipa apartinând personalului organizatiei sau din afara acesteia,

care actioneaza in numele conducerii organizatiei, care are, individual sau colectiv, competentele prevazute in anexa nr. 2 pct. 2.4 si este suficient de independenta fata de activitatile auditate pentru a

formula o apreciere obiectiva. (Ordin nr. 50 din 14 ianuarie 2004 - privind Stabilirea procedurii de organizare si coordonare a schemelor de management de mediu si audit (EMAS) in vederea participarii voluntare a organizatiilor la aceste scheme; Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 81 din 30 ianuarie 2004)

Page 3

8.2 BAZELE AUDITURILOR - CLASIFICAREA AUDITURILOR In functie de scopurile auditului acestea pot fi:

Interne:

furnizeaza incredere managementului (prin raportul de audit se furnizeaza informatii aratand daca sistemul este in concordanta cu reglementarile, este functional sau sunt necesare

schimbari), furnizeaza un feedback pentru actiuni corective si ajuta la imbunatatirea sistemului;

asigura conformitatea cu documentele de sistem si cu standardul de referinta;

asigura conformitatea cu cerintele legale si alte cerinte; Externe:

audit secunda parte (audit la furnizor) sunt conduse de parti care au un interes in organizatie, cum ar fi clientul sau alte persoane in numele acestora.

terta parte (audit de certificare)

Auditurile pot fi:

combinate atunci cand se auditeza mai multe sisteme de management (Sistem de management al calitatii, mediului, sanatate si securitate ocupationala);

comune cand 2 sau mai multe organizatii coopereaza pentru a audita acceasi organizatie.

Din punct de vedere al domeniului se disting:

Audit de produs este o evaluare a eficacitatii masurilor luate privind un anumit produs. Se verifica concordanta calitatii si sigurantei pentru mediu a produsului cu cerintele clientului,

specificatiile tehnice si cu documentele de verificare si realizare. Are rol de a constata daca sunt folosite resursele si masurile necesare pentru a putea realiza un produs de calitate, sigur pentru

om si mediu si respectiv ce trebuie imbunatatit in acest sens

Audit de proces este o evaluare a eficacitatii masurilor luate privind un anumit proces. Verificarea existentei, completitudinii si implementarii documentelor sistemului de management

referitoare la proces, precum si a faptului ca acestea conduc la obtinerea de valoare adaugata, asigura utilizarea eficienta a resurselor si creaza o baza pentru imbunatatire

Audit de sistem este o evaluare a eficacitatii intregului sistem de management. Se evalueaza concordanta sistemului de management cu standardul de baza iar la fata locului se evalueaza

toate activitatile privind mediul precum si rezultatele acestora in vederea atingerii obiectivelor

planificate in domeniul mediului. Audit de conformitate: este o evaluare in raport cu cerintele legislative de mediu si/sau

principii, reguli de buna practica a locului de munca si/sau a unitatii

Obiectivele unui audit pot fi asadar diferite, ca de exemplu:

Imbunatatirea eficacitatii in vederea atingerii obiectivelor stabilite

Indeplinirea cerintelor unui standard

Indeplinirea cerintelor prevazute in regulamente de ordine interioara

Certificare, Autorizare

Motivele efectuarii unui audit pot fi:

Evaluarea eficacitatii sistemului, pe baza unui standard

Evaluarea unui furnizor

Verificarea respectarii regulamentelor stabilite

Certificare

8.3 PRINCIPII DE AUDITARE Auditarea are la baza o serie de principii. Acestea fac ca auditul sa fie un instrument-suport eficace si fiabil pentru politica si conducerea organizatiei, punand la dispozitie informatii pe baza carora organizatia

poate actiona in vederea imbunatatirii performantei.

Insusirea acestor principii constituie o conditie necesara pentru:

a furniza constatari ale auditului ca sa fie suficiente si relevante

Page 4

a permite unor auditori care lucreaza independent unii de altii sa ajunga la concluzii similare

in imprejurari similare .

Figura 2 Principile auditului

a. Principii referitoare la auditori

Conduita etica: baza profesionalismului (Increderea, integritatea, confidentialitatea si discretia

sunt esentiale pentru auditare) Prezentarea corecta: obligatia de a raporta corect si precis (Constatarile auditului, concluziile

auditului si rapoartele de audit reflecta in mod corect si precis activitatile de audit. Trebuie raportate obstacolele intampinate in timpul auditului si divergentele de opinie nerezolvate intre

echipa de audit si auditat)

a. Grija profesionala necesara: aplicarea diligentei (din latina “diligentia” – sirguinta, promtitudine, osteneala, zel) si rationamentului in auditare (Auditorii actioneaza cu grija necesara

in conformitate cu importanta sarcinii indeplinite si increderea care le este acordata de clienti si alte parti Interesate. Un factor esential il constituie competenta).

b. Principii referitoare la audit

Independenta: baza pentru impartialitatea auditului si obiectivitatea concluziilor auditului (Auditorii sunt independenti de activitatea auditata si liberi de ambiguitati si conflicte de interese. Auditorii isi mentin o gandire obiectiva de-a lungul procesului de audit pentru a asigura ca atat

constatarile cat si concluziile auditului vor fi bazate exclusiv pe dovezi obiective). Abordare bazata pe dovezi: metoda rationala pentru a ajunge la concluzii ale auditului demne

de incredere si reproductibile intr-un proces de audit sistematic

Efectuarea de audit implica alocarea de timp si resurse: deci, este necesar ca acesta sa fie realizat intr-un

mod corespunzator astfel incat conducerea sa poata utiliza acest instrument de management pentru initierea eventualelor actiuni corective referitoare la obiectivele de mediu si la organizare.

Auditul de management de mediu este un instrument al managementului, fiind astfel o parte integranta a

sistemului de management de mediu ce nu trebuie confundat cu analiza preliminara de mediu. Scopul auditului este de a stabili daca ceea ce se intampla in cadrul organizatiei este in concordanta cu ceea ce

s-a stabilit ca referential si anume: politica de mediu, programul de mangement cu obiectivele necesar a

fi realizate, organizarea si procedurile stabilite. Analiza preliminara este o fotografie a ceea ce se intampla in organizatie intr-un anumit moment de timp. Ambele sunt instrumente de evaluare care difera insa ca

scop. La audit se pune accent pe activitatile de control din care deriva actiunile corective, pe cand la

Conducere etica

Incredere, confidentialitate,

Integritate, discretie

Prezentare

corecta

cu acuratete

Competenta

Independenta

Abordare

bazata

pe evidenta

Principiile

auditului

Page 5

analiza se pune accent pe culegerea informatiilor necesare pentru stabilirea si initierea unui program de

masuri.

Auditul este :

un instrument important pentru managementul unei organizatii un serviciu cu valoare adaugata adus clientului

o confirmare a practicilor si solutiilor manageriale valoroase

Auditul nu este :

o vanatoare de greseli

o confruntare intre auditati si echipa de audit o discutie asupra solutiilor tehnice

Auditul poate: dezvolta sistemul de management de mediu aplicat;

contribui la imbunatatirea continua a activitatii; crea o proiectie in timp pentru transformarea organizatiei;

Auditul inseamna : 50% comunicare;

30% metoda; 20% psihologie;

Managementul Programului de AuditManagementul Programului de Audit

Autoritatea pentru programul de audit

Stabilirea programului de auditObiective si extindere;Responsabilitati;

Resurse;Proceduri

Implementare program audit prin:Graficele auditurilor

Evaluarea auditorilor

Selectarea echipelor de audit

Conducerea activitatilor de audit

Mentinerea inregistrarilor

Monitorizarea si analiza programului de audit

Identificarea nevoilor pentru actiuni corective si preventiveIdentificarea oportunitatilor

de imbunatatire

Imbunatatirea programului de audit

Figura 3 Managementul unui program de audit

8.4 AUDITUL INTERN (cerinta 4.5.5) Inainte de a se face o evaluare si certificare de catre un organism de certificare, un sistem al

managementului de mediu a unei firme trebuie sa functioneze si sa fie aprobat pe plan intern pentru a se da asigurari ca sistemul este in conformitate cu cerintele standardului ISO 14001.

Auditul intern poate fi de sistem (se evalueaza conformitatea cu cerintele standardului ISO 14001) sau audit de proces (are ca scop aprobarea si/sau imbunatatirea procesului auditat). Auditurile interne sunt

conduse de, sau in numele organizatiei insasi, fiind data de intrare in analiza efectuata de management sau pentru alte interese interne si pot alcatui baza pentru declaratia pe propria raspundere a

conformitatii. De asemenea, auditul identifica orice probleme in procedurile existente, precum si

Page 6

posibilitatile de imbunatatire ale acestor proceduri. Domeniul de aplicare a auditurilor realizate intr-o

organizatie poate varia de la auditul unei simple proceduri pana la auditarea activitatilor complexe. Toate activitatile unei anumite organizatii sunt supuse unui audit pe o perioada data de timp. Perioada necesara

pentru finalizarea auditarii tuturor activitatilor se numeste ciclu de audit. In cazul organizatiilor mici, cu

structura simpla, se pot audita in acelasi timp toate activitatile. Pentru aceste organizatii ciclul de audit este intervalul dintre auditari.

Auditurile interne sunt efectuate de catre persoane independente de activitatea auditata, pentru a se

asigura o evaluare impartiala. Ele pot fi efectuate de angajati ai organizatiei sau de persoane din exterior (angajati ai altor organizatii sau angajati ai altor departamente din cadrul aceleiasi organizatii ori

consultanti). Selectia auditorilor si conducerea auditurilor trebuie sa confere obiectivitate si impartialitate

procesului de audit.

Conform clauzei 4.5.5 “Auditul intern” din ISO 14001, organizatia trebuie sa: defineasca o procedura pentru a fi stabilite:

responsabilitatile si cerintele pentru planificarea si conducerea auditurilor;

modul efectiv de realizare a auditului; modul de raportare a rezultatelor;

modul de mentinere a inregistrarilor efectueze audituri interne la intervale planificate pentru:

1. a determina daca sistemul de mediu este conform dispozitiilor convenite pentru managementul de mediu incluzand

cerintele standardului ISO 14001;

a fost implementat si mentinut cu eficacitate 2. a furniza conducerii organizatiei informatiireferitoare la rezultatele auditurilor

8.5 PROGRAMUL DE AUDIT

Auditurile interne sunt initiate de managementul organizatiei, astfel se stabileste o programare anuala a auditurilor interne (program de audit intern). Programul de audit trebuie planificat, stabilit implement si

mentinut de organizatie. Amploarea programului de audit variaza in raport cu scopurile acestuia, rezultatele auditurilor precedente, schimbarilor semnificative in activitatea organizatiei etc.

Managementul la varf confera autoritatea pentru managementul programelor de audit. In mod uzual reprezentantul managementului pentru mediu exercita aceasta responsabilitate , astfel :

Stabileste obiectivele si amploarea programului de audit. Implementeaza programul de audit si asigura mentinerea inregistrarilor adecvate.

monitorizeaza, analizeaza si imbunatateste programul de audit identifica resursele necesare si se asigura ca acestea sunt puse la dispozitie

Note:

1. Resursele au in vedere: mijloacele financiare; tehnicile de audit; procesele necesare calificarii, mentinerii calificarii si imbunatatirii performantei auditorilor; disponibilitatea auditorilor si

expertilor tehnici necesari; logistica etc. 2. Nu exista unanimitate de opinii in ceea ce priveste auditarea compartimentului mediu. Unii experti

considera ca aceasta entitate trebuie inclusa in programul anual de audituri interne, iar altii sunt

de parere ca activitatea compartimentului trebuie analizata in sedintele de analiza de catre management.

3. In anumite cazuri, bine precizate, se pot efectua audituri interne suplimentare in raport cu programul anual (de ex.: in pregatirea auditului de certificare sau ca audit de urmarire la acesta,

in urma unor neconformitati sistematice, repetate, in urma unor reclamatii grave provenind de la

parti externe interesate)

Obiectivele auditului se stabilesc pe baza: prioritatilor managementului

intentiilor comerciale cerintelor sistemului de management

cerintelor statutare, de reglementare si contractuale

necesitatilor altor parti interesate aspectele de mediu pentru organizatie

Page 7

In cazul auditurilor interne obiectivele auditurilor vizeaza de regula :

contributia la implementarea Sistemelor de Management (audituri de implementare); verificarea conformitatii Sistemelor de Management;

verificarea cerintelor contractuale, de reglementare;

imbunatatirea functionarii Sistemelor de Management.

La planificarea auditurilor trebuie sa se tina cont de: marimea si tipul organizatiei;

complexitatea sistemului; aspectele de mediu;

numarul de locatii implicate;

obiectivele auditului; rezultatele auditurilor anterioare;

frecventa auditurilor; echipa de audit

Programul de audit se realizeaza anual si trebuie sa cuprinda perioadele de audit, procesele, zonele auditate, echipa de audit. Programul de audit trebuie aprobat si comunicat partilor interesate.

8.6 ETAPELE AUDITULUI

Managementul auditului cuprinde un numar specific de faze ce trebuie urmate: Programarea auditurilor

Pregatirea auditului si Colectarea informatiilor pentru zona auditata Auditul propriu – zis

Prezentarea raportului de audit Auditurile de urmarire

Etapele auditului sunt descrise in figura 4

Page 8

Pregatirea auditului si Colectarea

informatiilor pentru zona auditata

Informare manager

Intelegerea zonei

auditate

Proceduri/

instructiuni/politici

Stabilire data si

ora

Stabilire data si

ora

Plan audit

Elaborare liste de verificare

Sedinta de deschidere

Efectuare audit

Interviu

Observare activitati

trecerea in revista adocumentelor si

inregistrarilor

Raportari

Sedinta inchidere

Neconformitate

?

Raport de

neconformitate

DA

NU

Raport de audit

Inchidere audit

Avaluare eficacitate

actiuni corective

Figura 4 Desfasurarea unui ciclu de audit de mediu complet

8.6.1 Pregatirea auditului Pregatirea pentru audit trebuie sa includa familiarizarea cu activitatile organizatiei si cu sistemul de

management de mediu instituit in cadrul organizatiei, precum si evaluarea rezultatelor si concluziilor

auditurilor anterioare. Inainte de efectuarea auditului, auditorul trebuie sa posede cunostinte detaliate despre organizatia ce urmeaza sa fie auditata. Aceasta este premiza principala pentru ca un audit sa fie

bine pregatit. In cazul unui audit intern, cunostintele se refera la: Procesele definite (de ex. procese principale si secundare),

Tipurile de produse si tehnologii,

Paleta de produse, Alte informatii privind structura,

Efectele tipice ale tehnologiilor folosite asupra mediului, Legislatia de mediu corespunzatoare.

Page 9

Auditorul trebuie sa se informeze, pentru fiecare etapa de realizare, asupra instalatiilor si utilajelor

existente, asupra metodelor speciale de realizare si indeosebi de functiile de monitorizare si control. Un specialist cu experienta poate recunoaste la prima vedere punctele slabe, pe care va trebui sa le analizeze

mai detaliat in timpul auditului. De asemenea el poate evalua si stadiul tehnic al instalatiilor pentru a-si

face o imagine asupra gradului de intretinere al acestora. Totodata el nu trebuie sa se uite, vizitarea depozitelor de produse intermediare, finite sau a celor de distribuire. Auditorul trebuie sa examineze in

primul rand conditiile de transport, recipientele in care sunt transportate marfurile, siguranta oferita de ambalaje si organizarea depozitelor, in primul rand in ceea ce priveste securitatea.

Pregatirea auditului presupune:

Formarea echipei de audit

Elaborarea planului de audit ce trebuie sa cuprinda: Obiectivul auditului,

Domeniul auditului Documentele de referinta

Echipa de audit

Perioada de audit Un desfasurator al activitatii de audit (compartiment, data, ora, persoana auditata)

Elaborare liste de verificare.

8.6.2 Intrebari de audit/liste de verificare

Auditul reprezinta o „audiere“, auditorul asculta prezentarea celui auditat. Auditorul trebuie sa puna

auditatului intrebari la obiect, concrete care sa-l aduca in situatia de a constata situatii concrete (constatare de audit). Elaborarea documentelor de lucru necesare ( chestionare/liste de verificare ),

respectiv colectarea documentelor necesare, in particular referentialele, procedura de audit, formularele utilizate etc.

Intrebarile trebuie sa fie deschise (Cine ? Ce? Cand ? Cum? Unde ?) O situatie concreta se poate identifica prin intrebari referitoare la cerinta/recomandare, de genul:

Prin ce procedee si metode este efectuata aprovizionarea cu substante periculoase? Acest tip de intrebare concreta va conduce, in mod normal, la explicarea, de catre chestionat, a situatiei

concrete respective. Sensul intrebarii este insa: Cum este efectuat.....? Continutul raspunsului la o asemenea intrebare poate conduce asadar, numai la o evaluare a indeplinirii masurilor recomandate/cerute (vezi definitia auditului).

Nu este asadar vorba numai de a constata daca se aplica efectiv, ci si de a constata daca activitatile corespund dispozitiilor si daca sunt adecvate. De aceea este de preferat ca intrebarea sa fie astfel

formulata: Cum este planificata si efectuata aprovizionarea cu substanta periculoasa XY ? sau intrebarea de audit tipica: Cum este reglementata aprovizionarea cu substanta XY ? Pe langa intrebarile concrete (intrebari principale) pot aparea si alte intrebari (subintrebari), care sa

contribuie la clarificare, al caror raspuns nu trebuie insa evaluat independent.

In final, se pot pune, pentru fiecare intrebare concreta, si intrebari ajutatoare, care ajuta la clarificarea situatiilor concrete, insa acestea nu se evalueaza. Se pun intrebari concrete din:

standard

din propriu sistem de management (continutul instructiunilor/reglementarilor)

Cand formulam intrebarile trebuie avut in vedere: Cat timp auditez

Ce auditez (ex: “Instruire” - Care sunt masurile de management cerute sau recomandate ?)

La ce va uitati – (ex: proces “Instruire” - ce proceduri/metode sunt folosite? Procedura

de instruire/constientizare) Ce cautati (ex: inregistrari ale procesului de instruire)

La ce va uitati (ex: tipuri de cursuri de instruire pe categorii de

salariati; gradul de realizare a planului de instruire); o Ce cautati (participanti, pregatirea lectorilor; actualizare cursuri

in functie de aspectele de mediu identificate etc)

Page 10

Pe parcursul unui audit se recomanda ca intrebarile puse sa fie „intrebari deschise“ (ne-directive), adica

intrebarea sa nu indice nici o directie de raspuns. La intrebarile deschise nu se poate raspunde simplu prin „da“ sau „nu“. Acest lucru este necesar sa se intample pe parcursul dialogurilor din timpul auditului.

Intrebarile deschise trebuie sa alterneze (opinie, investigatoare, ipotetice) - ce parere aveti? cine face? ce face? cand? cum? si se finalizeaza cu intebari inchise “ Va rog, aratati –mi!” In cursul unui audit sunt constatate si apoi evaluate realitatile. Daca sunt colectate intrebarile care vor fi

puse, rezultand o serie de intrebari, se poate vorbi de o lista de intrebari. In cazul in care insa se insiruie punctele care vor fi evaluate, atunci este vorba de o lista de verificare.

Utilizand listele de verificare, practic planificati la ce trebuie sa va uitati si ce cautati pe timpul auditului si ajuta la evaluarea marimii esantionului pentru verificarea dovezilor de audit.

Avantajele listei de verificare:

pastreaza clare obiectivele auditarii

reprezinta o evidenta a planificarii auditarii mentine cursivitatea procesului de audit

pastreaza cat mai mult impartialitatea auditorului; reduce supraincarcarea auditorului pe parcursul auditului.

Dezavantajul listei de verificare este ca aceasta are tendinta de a-si pierde valoarea daca listele trebuie

doar bifate (sub forma raspunsurilor “Da” si “NU”) si au intrebari cu raspuns inclus. Listele de verificare

trebuie: sa reaminteasca auditorului ce trebuie facut si vazut;

sa fie reprezentative pentru domeniul/zona supusa auditarii sa urmareasca fluxul operatiilor si proceselor

Chestionarele de audit/listele de verificare ajuta auditorul la planificarea duratei de audit. Chestionarul de audit este un instrument pentru obtinerea dovezilor obiective si nu un scop in sine

Evaluarea raspunsurilor referitoare la indeplinirea cerintelor standardului, respectiv utilizarea listei de verificare este sarcina auditorului, care noteaza rezultatul acestei evaluari in dreptul intrebarilor din lista

de verificare.

8.6.3 Auditul propriu zis Auditul propriu zis incepe de cele mai multe ori cu o sedinta de deschidere. La sedinta de deschidere se

stabilesc si metodele de raportare: raportare verbala pe durata auditului;

in cadrul sedintei de analiza de la sfarsitul fiecarei zile de audit (se raporteaza eventualele

observatii majore intalnite sau eventualele neconformitati majore); in cadrul sedintei de inchidere.

Auditul se desfasoara atat pe baza:

unui plan de audit

de interviuri cu angajatii, trecerea in revista adocumentelor si inregistrarilor, evaluari si analize (ex: rapoarte din alte surse de ex: feedback de la clienti, informatii relevante de la parti externe

furnizori) cat si pe observarea activitatilor si a conditiilor de lucru.

Planul de audit trebuie: intocmit de catre seful echipei de audit, aprobat de director, si se pus la dispozitia auditorilor si

zonei auditate

sa faciliteze programarea si coordonarea activitatilor de auditare.

Gradul de detaliere din planul de audit trebuie sa reflecte amploarea si complexitatea auditului. Planul de audit ar trebui sa cuprinda sau sa descrie:

Obiectivele auditului,

Criteriile de audit si toate documentele de referinta relevante, Domeniul auditului, inclusiv stabilirea compartimentelor si proceselor auditate,

Termene si locuri unde se vor efectua auditurile la fata locului,

Page 11

Momentul si durata activitatilor de audit la fata locului, inclusiv dialogurile cu managementul

organizatiei auditate si intâlnirile echipei de audit, Roluri si responsabilitati ale membrilor echipei de audit si a persoanelor care ii insotesc pe

acestia,

Modul de asigurare a resurselor necesare pentru cele mai importante parti ale auditului.

8.6.4 Dovezile de audit Colectarea dovezilor obiective se realizeaza prin intermediul examinarii documentelor si inregistrarilor pe orice suport, observarii directe a activitatilor si conditiilor de mediu din zonele de interes si a interviurilor.

Dovezile de audit trebuie sa fie dovezi obiective. Pentru dovezile colectate trebuie sa ne asiguram ca:

Intrebam si avem in fata persoana potrivita; Exista dovezi scrise;

Se admit si declaratii din mai multe surse, observatii dar acestea trebuie notate cu detalii (Ce? Unde? Cine?)

Dovezile de audit pot fi: Calitative: continut clar,complet si corect intocmite.

Cantitative:suficient de multe si realizate pe o durata de timp suficiente.

Dovezile trebuie sa: puna in evidenta protectiei mediului si prevenirea poluarii

existe conform cerintelor din standard si proceduri;

poata fi verificate, dovedite in mod cert; fie importante pentru zona/compartimentul/functia auditata;

poata fi verificate, dovedite in mod cert si sa fie verificate mai multe dovezi de acelasi fel pentru a conferi incredere.

Dovezile de audit sunt evaluate in raport cu criteriile de audit.

8.6.5 Constatarile Auditului

Constatarile auditului pot indica fie conformitatea fie neconformitatea cu criteriile prestabilite. Atunci cand

este specificat in obiectivele auditului, constatarile auditului pot identifica si oportunitati de imbunatatire. Neconformitatile, respectiv abaterile constatate trebuie raportate separat. Rapoartele de neconformitate

trebuie sa fie clar identificabile in protocolul auditului. Trebuie elaborat un formular corespunzator. Neconformitatea trebuie descrisa si atribuita cerintei/indicatiei corespunzatoare, cauza neconformitatii

trebuie cercetata si numita, si trebuie mentionate dovezile corespunzatoare. Se va face o ponderare a neconformitatilor, in functie de gravitate. Neconformitate – neindeplinirea unei cerinte. Ele pot fi fata

de/in legatura cu:

politica de mediu, standardele de securitate adoptate,

sistemul de proceduri/instructiuni; cerintele legale;

contractele semnate.

Page 12

Neconformitatea poate fi:

1. in functie de criticabilitate: minora - o situatie izolata in care unele aspecte ale unei cerinte din standardul de

mediu/documentatia specifica aplicabila in cadrul organizatiei nu este indeplinita astfel

incat apar unele indoieli in privinta masurilor de protectie a mediului si prevenirea poluarii si/sau care reprezinta (este perceputa) ca un aspect de mediu minor de organizatie

majora – o lipsa a implementarii sau o nerespectare a uneia sau mai multor cerinte de control a mediului astfel incat se ridica indoieli asupra masurilor de protectie a mediului si

prevenirea poluarii si/sau care reprezinta (este perceputa) ca un aspect de mediu inacceptabil din punct de vaderea al organizatie

2. cu privire la aplicare sau documentare

Neconformitatile critice, incluzand orice riscuri semnificative, trebuie anuntate imediat auditatului de

responsabilul echipei de audit. In urma auditului se mai pot inregistra si observatii. Prin observatie se intelege o abatere fara semnificatie, acceptabila, singulara dar care in timp ar putea conduce la o

neconformitate minora.

Auditul se finalizeaza cu transmiterea raportului de audit.

8.6.6 Raportul de Audit La sfârsitul fiecarui audit sau ciclu de audit auditorii trebuie sa intocmeasca un raport de audit scris, a carui forma si continut trebuie sa asigure o prezentare integrala si oficiala a tuturor constatarilor si

concluziilor auditului. Constatarile si concluziile auditului sunt comunicate oficial conducerii la cel mai inalt

nivel. Obiectivele fundamentale ale unui raport de audit scris sunt: sustinerea prin documente a scopului auditului;

situatia conformarii la politica de mediu a organizatiei si progresul in domeniul mediului al organizatiei;

furnizarea de informatii conducerii despre eficacitatea si acuratetea masurilor de monitorizare a

impactului de mediu al organizatiei; sustinerea prin documente a necesitatii actiunilor corective, dupa caz.

Rapoartele de audit trebuie sa contina afirmatii clare privind realizarea obiectivelor auditului. Rapoartele

trebuie sa reflecte clar daca:

cerintele standardului au fost indeplinite sau nu, se poate dovedi capabilitatea privind mediu a organizatiei,

si sa descrie toate constatarile de audit.

Trebuie sa fie vizibila relatia cu protocolul de audit aferent, iar neconformitatile trebuie cel putin enumerate si explicate. De asemenea, unde este cazul, rapoartele trebuie sa contina si propuneri pentru

masuri corective si preventive, precum si propuneri de imbunatatiri.

Raportul de audit

Este redactat de catre auditorul sef Furnizeaza o raportare fidela auditului

Face referinta la obiective, la planul de audit

Trage concluziile asupra : Eficacitatii si conformitatii sistemului auditat

Directiilor de imbunatatire Abaterilor constatate in timpul auditului

Este aprobat de catre auditorul sef Este distribuit responsabilului auditat (auditul se considera incheiat)

Managementul din zona auditata trebuie sa se asigure ca sunt intreprinse actiuni pentru eliminarea neconformitatilor constate si a cauzelor acestora.

8.6.7 Inchiderea Auditului

Auditul este finalizat atunci când activitatile descrise in planul de audit au fost indeplinite si raportul de audit aprobat a fost difuzat. Procesul de audit se incheie cu pregatirea si implementarea unui plan

adecvat de actiuni corective.

Page 13

Se instituie mecanisme functionale corespunzatoare care sa asigure urmarirea rezultatelor auditului.

8.6.8 Desfasurarea activitatilor de urmarire a rezultatelor din audit Concluziile auditului pot indica necesitatea unor actiuni corective, preventive sau de imbunatatire, dupa caz. Astfel de actiuni, de obicei, sunt intreprinse de auditat in cadrul perioadei de timp convenite si nu

sunt considerate ca facând parte din audit. Finalizarea si eficacitatea actiunilor corective trebuie verificata. Aceasta verificare poate fi parte a unui audit ulterior.

8.9 RESPONSABILITATI REFERITOARE LA AUDIT

Componenta principiala a echipei de audit este urmatoarea : Conducatorul echipei de audit (auditorul sef)

Auditori Auditori in formare

Experti tehnici

Observatori

Auditorul sef

Auditorul sef poarta intreaga responsabilitate in toate fazele auditului. El ia in ultima instanta, pe baza

aptitudinilor de conducere si a experientei, toate deciziile privind derularea auditului si constatarile de audit. Auditorul sef trebuie sa-si coordoneze echipa si trebuie sa fie apt de a-si reprezenta echipa si de a

prelua conducerea discutiilor. De asemenea trebuie sa rezolve eventualele conflicte din interiorul echipei sau cu organizatia auditata si trebuie sa fie recunoscut ca o autoritate.

Printre responsabilitatile sale se numara:

Selectarea echipei de audit,

Elaborarea planului de audit, Reprezentarea echipei in fata conducerii organizatiei auditate,

Prezentarea raportului de audit, Verificarea masurilor corective (poate fi facuta si de catre orice auditor).

Recomandari pentru auditorul sef :

Definirea conditiilor pentru audit, inclusiv a calificarilor cerute pentru auditori

Conformarea la conditiile aplicabile auditului si la alte prescriptii adecvate Planificarea auditului, elaborarea documentelor de lucru si instruirea echipei de audit

Analizarea documentatiei sistemului de management de mediu, pentru a-i stabili adecvarea pentru efectuarea auditului

Raportarea imediata a neconformitatilor critice, auditatului

Raportarea oricaror obstacole majore in timpul auditului Raportarea rezultatelor auditului in mod clar, conclusiv si fara intarziere

Responsabilitatile auditorilor :

Conformarea cu conditiile aplicabile auditului

Comunicarea si clarificarea conditiilor auditului Planificarea si realizarea efectiva a responsabilitatilor atribuite

Consemnarea observatiilor si raportarea acestora Verificarea implementarii si eficientei actiunilor corective (la cererea auditatului)

Pastrarea si protejarea documentelor referitoare la audit

Punerea la dispozitie a documentelor dupa cum este necesar Asigurarea ca documentele raman confidentiale

Tratarea cu discretie a informatiilor confidentiale Cooperarea cu auditorul sef si sprijinirea lui

Recomandari pentru auditori :

Sa ramana in domeniul de aplicare al auditului

Sa manifeste obiectivitate Sa colecteze si analizeze dovezi pertinente si suficiente pentru a permite elaborarea concluziilor

referitoare la sistemul de management de mediu auditat

Page 14

Sa fie atenti la orice indicii asupra dovezilor care pot influenta rezultatele auditului si pot impune

extinderea domeniului acestuia Sa actioneze tot timpul in mod etic

Rolurile si responsabilitatile insotitorilor (ghizilor) monitorizarea auditului din punctul de vedere al auditatului

asigurarea clarificarilor necesare si asistenta la colectarea de dovezi asistenta la aranjamentele operationale

8.10 TEHNICI UTILIZATE IN AUDIT 8.10.1 Tehnica interviului (Dialogului) Situatia dintre auditor si auditat, este o situatie care prin atitudini si reactii, pot influenta rezultatele

auditului. Comportamentul unei persoane este un stimul caruia ii urmeaza reactia interlocutorului, din care rezulta o consecinta care devine stimul pentru o noua reactie. De aici rezulta ca modul de

comportament nu este un lucru intamplator. Un rol important in procesul de audit il are comunicarea. Elementele comunicarii:

55% mimica, tinuta, gesturi, privire

38% timbrul vocii 7% cuvintele expunerii

Teoria comunicarii reprezinta o parte a stiintelor umane, strâns legata de psihologie si sociologie, care se

ocupa de conditiile si diferitele cazuri de schimb de informatii intre oameni.

Tehnica interviului: Nu pune intrebarea inainte de a sti scopul acesteia

Pune intrebari pe rand Pune intrebari scurte si precise

Lasa partenerului timp de gandire Nu sugera raspunsul

Nu reprosa

Fii respectuos Asculta activ

Pune cat mai multe intrebari deschise Relanseaza dialogul

In timpul dialogului cu auditatii, auditorul trebuie sa tina seama de faptul ca in modul de a pune intrebarile demonstreaza capacitatea lui de conducere, iar principiul relational trebuie sa fie: Eu sunt OK! si TU esti OK! Mentineti increderea intre auditati si auditori prin atitudine/gesturi/profesionalism/intentii/cuvinte/

emotii/inregistrari

Elemente de evitat:

! Simularea atentiei in timp ce mintea “zboara”;

! Ascultarea fara a privi interlocutorul;

! Preocuparea cu alte probleme;

! Intrebari sugestive;

! Semi – ascultarea lucrurilor pe care dorim sa le auzim si eliminarea celor pe care nu le dorim sa le

auzim;

! Folosirea ascultarii pentru adunarea gandurilor pentru urmatoarea interventie in dialog;

! Intreruperea vorbitorului;

! Dialogul incrucisat;

! Nu pune stapanire pe masa.

Page 15

8.11 COMPETENTA AUDITORILOR Increderea in procesul de audit depinde de competenta celor care desfasoara audituri. Aceasta

competenta se bazeaza pe demonstrarea:

aptitudinilor personale; si capabilitatea de a aplica cunostintele si aptitudinile acumulate prin educatie, experienta de

munca, instruire ca auditor si experienta de audit.

Unele dintre cunostinte si abilitati sunt comune pentru auditorii sistemelor de management al calitatii si de mediu iar unele sunt specifice auditorilor unei discipline individuale. Auditorii isi dezvolta, mentin si

imbunatatesc competenta prin dezvoltare profesionala continua si prin participari regulate la audituri.

Aptitudini personale

Un auditor trebuie:

sa dea dovada de etica, cinste, incredere, sinceritate, onestitate si discretie;

sa fie receptiv, de exemplu, dornic sa ia in considerare idei sau alte puncte de vedere alternative; sa fie diplomat, de exemplu, tact in lucrul cu oameni;

sa aiba spirit de observatie, de exemplu, stare activa de constientizare a ambientului fizic si a activitatilor practice;

sa fie perceptiv, de exemplu, stare de constientizare instinctiva a situatiilor si capabilitatea de a

intelege situatiile; sa fie flexibil, de exemplu, se adapteaza prompt la situatii diferite;

sa fie tenace, de exemplu, perseverent, concentrat pe indeplinirea obiectivelor; sa aiba capacitate de decizie, de exemplu, ajunge la concluzii in

timp util bazându-se pe analiza si rationamente logice; si sa aiba siguranta de sine, de exemplu, actioneaza si se manifesta independent in timp ce

interactioneaza efectiv cu ceilalti

Cunostinte si insusiri generale pentru auditorii sistemelui de management de mediu

Auditorii trebuie sa aiba cunostinte si insusiri in urmatoarele domenii:

a. Principii, proceduri si tehnici de audit – care sa permita auditorilor sa selecteze si sa aplice pe cele

corespunzatoare diferitelor audituri si sa se asigure ca auditurile sunt efectuate intr-o maniera consecventa si sistematica. Un auditor trebuie sa fie capabil:

sa aplice principiile, procedurile si tehnicile de audit; sa planifice si sa organizeze activitatea in mod eficace;

sa efectueze auditul in limitele programului agreat; sa stabileasca prioritatea si sa se concentreze pe probleme in functie de importanta;

sa colecteze informatii in mod eficace prin intervievare, ascultare, observare si

examinarea documentelor, inregistrarilor si a datelor; sa inteleaga adecvarea si consecintele utilizarii tehnicilor de esantionare pentru auditare;

sa verifice exactitatea informatiilor colectate; sa confirme ca dovezile de audit sunt suficiente si adecvate pentru a sustine constatarile

si concluziile auditului;

sa evalueze acei factori care pot influenta credibilitatea constatarilor si concluziilor auditului;

sa utilizeze documente de lucru pentru a inregistra activitatile auditului; sa pregateasca rapoartele de audit;

sa comunice eficace, fie prin abilitatile lingvistice personale, fie prin intermediul unui

interpret. b. Sistemele de management si documente de referinta – care permit auditorului sa inteleaga

domeniul si sa aplice criteriile de audit. Cunostintele si insusirile in acest domeniu trebuie sa cuprinda:

aplicarea sistemelor de management diverselor organizatii; interactiunea intre componentele sistemului de management;

standardele sistemelor de management de mediu,

proceduri aplicabile sau alte documente ale sistemului de management utilizate ca si criterii de audit;

recunoasterea diferentelor dintre documentele de referinta si prioritatea acestora;

Page 16

aplicarea documentelor de referinta pentru diferite situatii de audit.

c. Situatii organizationale – care permit auditorilor sa inteleaga contextul operational al organizatiei. Cunostintele si insusirile in acest domeniu trebuie sa cuprinda:

marimea, structura, functiile si relatiile organizatiei;

procesele generale ale activitatii si terminologia conexa, si obiceiurile culturale si sociale ale auditatului.

d. Legile, reglementarile si alte cerinte relevante aplicabile disciplinei – care permit auditorului sa lucreze in cadrul organizatiei auditate si sa cunoasca cerintele care se aplica organizatiei auditate.

Cunostintele si insusirile in acest domeniu trebuie sa cuprinda: Coduri, legi si reglementari locale, regionale si nationale;

Contracte si acorduri;

Tratate si conventii internationale; si alte cerinte la care organizatia subscrie. e. Auditorii sistemului de management de mediu trebuie sa aiba cunostinte si abilitati referitoare la:

tehnici si metode din domeniul managementului mediului – pentru a permite auditorului sa examineze sistemele de management de mediu si sa genereze constatarile si

concluziile corespunzatoare auditului.

Cunostintele si abilitatile in acest domeniu trebuie sa acopere:

terminologia in domeniul mediului; principiile de management de mediu si aplicarea acestora si

instrumentele managementului de mediu si aplicarea lor (cum sunt evaluarile impacturilor/ aspectelor de mediu, evaluarea ciclului de viata, evaluarea performantei de

mediu etc.).

f. stiinte si tehnologii de mediu - pentru a permite auditorului sa inteleaga relatia fundamentala dintre activitatile umane si mediu. Cunostintele si abilitatile in acest domeniu trebuie sa acopere:

impactul activitatilor umane asupra mediului; interactiunea ecosistemelor;

forme ale mediului ( exemplu: aer, apa, sol);

managementul resurselor naturale ( exemplu: combustibili fosili, apa, flora si fauna) si metode generale pentru protectia mediului.

g. aspecte tehnice si de mediu referitoare la operare – pentru a permite auditorului sa inteleaga interactiunea activitatilor, produselor si serviciilor, precum si operatiunilor auditatului cu mediul.

Studii, experienta profesionala, instruire ca auditor

Un auditor trebuie sa aiba urmatoarele studii, experienta profesionala, instruire ca auditor si experienta de audit:

ei trebuie sa absolve studii suficiente pentru a dobândi cunostinte si abilitati; ei trebuie sa aiba experienta profesionala. Experienta profesionala trebuie sa fie intr-o functie

tehnica, manageriala sau profesionala care implica rationamente, rezolvarea problemelor si

comunicarea cu alti specialisti sau manageri, persoane cu functii similare, clienti si/ sau alte parti interesate. Parte din experienta profesionala trebuie sa fie in functia in care activitatile intreprinse

contribuie la dezvoltarea cunostintelor si a abilitatilor in domeniul managementului de mediu pentru auditorii sistemelor de management de mediu;

instruire ca auditor. Instruirea poate fi furnizata de propria organizatie sau de o organizatie

externa; experienta de audit. Aceasta experienta trebuie acumulata sub directionarea si indrumarea unui

auditor care este competent in calitate de conducator al unei echipe de audit in aceeasi disciplina.

Dezvoltarea profesionala continua

Dezvoltarea profesionala continua se refera la mentinerea si imbunatatirea cunostintelor, a abilitatilor si a

insusirilor personale. Aceasta poate fi realizata prin mijloace ca activitate suplimentara, experienta, instruire, studiu individual, studiu asistat, participarea la intâlniri, seminarii si conferinte sau alte activitati

relevante. Auditorii trebuie sa demonstreze dezvoltarea profesionala continua. Auditorii trebuie sa isi mentina si sa demonstreze abilitatea de auditare prin participarea in mod regulat la audituri ale sistemelor

de management de mediu.