28

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Quality Assurance

2.1.1 Pengertian Umum

Quality Assurance (penjaminan mutu) adalah semua tindakan terencana,

sistematis dan didemonstrasikan untuk meyakinkan pelanggan bahwa persyaratan

yang ditetapkan "akan dijamin" tercapai. Salah satu elemen dari QA adalah QC.

Elemen yang lain yaitu: Planning, organization for quality, Established Procedure,

Supplier Selection, Corrective Action, Document control, training, Audit dan

Management review. QA lebih berperan sebagai analyst untuk memperbaiki mutu

produk, dan datanya bisa diperoleh dari data sampling orang QC atau feedback dari

internal perusahaan ataupun adanya Quality complain dari luar perusahaan yaitu

costumer. Dan QA biasanya juga berperan sebagai sertifikasi dari produk tersebut.

(Sumber: Mailing List Migas Indonesia, Juni 2007).

Berdasarkan ISO 9000:2000 (QMS-Fundamentals and Vocabulary) (section

3.2.11) Quality Assurance “Part of quality management focused on providing

confidence that quality requirements will be fulfilled”. Jika diterjemahkan Quality

Assurance terfokus pada pemberian jaminan/keyakinan bahwa persyaratan mutu akan

dipenuhi.

29

Quality Assurance tugasnya memahami spec. customer dan standard atau

spec. yang berhubungan dengan product, kemudian membuat / menentukan cara

inspeksinya (berupa prosedur) dan mendokumentasi hasil inspeksinya

(manufacturing data report).

Jadi kesimpulannya : QA bersifat proactive, preventive in nature.

2.1.2 Pengertian Dalam Konteks Manajemen Proyek

Merupakan semua aktifitas yang dilakukan oleh organisasi proyek (Manager

proyek, tim proyek, dan manajemen) untuk memberikan jaminan tentang kebijakan

kualitas, tujuan dan tanggungjawab dari pelaksanaan proyek agar proyek dapat

memenuhi kebutuhan dan permintaan mutu yang sudah disepakati. Kualitas yang

dimaksud di sini biasanya memiliki hubungan keterkaitan yang sangat erat dengan

sejumlah standar internasional, seperti contohnya adalah memenuhi ISO sebagai

panduan sistem manajemen mutu (misalnya dalam pembuatan aplikasi diperhatikan

kaidah baku software engineering yang memenuhi software quality assurance).

Ada 2 tipe dari Quality Assurance dalam proyek yaitu:

• Internal QA: Jaminan yang disediakan untuk manajemen dan tim proyek.

• External QA: Jaminan yang disediakan kepada customer yang ada di luar

proyek.

Dalam pelaksanaan Quality Assurance pada proyek, perlu disusun suatu

rencana mutu yang dapat diartikan sebagai totalitas ekspektasi yang diharapkan oleh

30

pemrakarsa atau sponsor proyek; dalam arti kata mereka yang termasuk di dalam

stakeholder proyek mendefinisikan harapan�harapannya terhadap hasil dari proyek

yang dikerjakan.

Dalam proyek juga dikenal adanya Project Quality Management yang terdiri

dari beberapa aktifitas antara lain:

• Quality Planing, mengidentifikasi standar kualitas untuk pelaksanaan proyek

dan bagaimana memenuhinya.

• Perform Quality Asurance, mengimplementasikan rencana jaminan kualitas

agar proyek memenuhi semua requairement

• Perform Quality Control, memonitor hasil pelaksanaan proyek apakah

memenuhi standar kualitas atau tidak.

Penjelasan detail dapat dilihat pada bagan berikut:

31

Gambar 2.1 Struktur Project Quality Management

32

2.1.3 Rencana Mutu

Rencana Mutu minimal harus memenuhi hal-hal berikut :

• Rencana Mutu harus sesuai dengan Sasaran Mutu (quality objective) dan

sejalan dengan persyaratan proses lain dari sistem manajemen mutu

konstruksi.

• Rencana Mutu harus berisikan persyaratan teknis, administrasi, keuangan

maupun ketentuan lain seperti yang dipersyaratkan dalam Perencanaan

Program.

• Rencana Mutu harus mencakup kebutuhan sumber daya manusia dan sumber

daya lainnya dalam rangka memenuhi mutu konstruksi yang diinginkan.

• Rencana Mutu harus mencakup kebutuhan dokumen sistem manajemen mutu

konstruksi (meliputi: Pedoman Mutu, Manual Mutu, Prosedur Mutu, petunjuk

teknis, instruksi kerja, dan daftar periksa/simak) dalam rangka mencapai

kesesuaian mutu konstruksi yang diinginkan.

• Rencana Mutu harus mencakup aktivitas verifikasi, validasi, pemantauan,

inspeksi dan pengujian yang diperlukan beserta kriteria penerimaannya.

• Rencana Mutu harus mencakup Catatan Mutu (quality records) yang

dibutuhkan untuk menunjukkan bukti bahwa perencanaan kegiatan memenuhi

persyaratan mutu konstruksi yang telah ditetapkan.

33

Dalam penyusunan Rencana Mutu Proyek (RMP) diwajibkan untuk

mencantumkan Sasaran Mutu yang ditetapkan oleh Pimpinan. Sasaran mutu

merupakan persyaratan yang sifatnya sangat strategis untuk menilai kinerja sistem

manajemen mutu penyelenggaraan proyek. Semua pihak yang terkait, baik Pimpinan

atasan Ka Satker maupun Direksi atasan Penanggung Jawab Penyedia Jasa akan

mudah mengukur dan memonitor kinerja proyek sejauh apa pencapaian mutunya,

sehingga dimungkinkan untuk segera mengambil tindakan yang efektif menuju

perbaikan yang berkelanjutan.

Sasaran mutu merupakan suatu pernyataan yang harus ditetapkan dalam Rencana

Mutu Proyek (RMP) maupun Rencana Mutu Kontrak (RMK) sebagai suatu bentuk

komitmen pencapaian kinerja yang terukur dalam penerapan sistem manajemen mutu.

Sasaran mutu tersebut harus dicantumkan dalam dokumen RMP maupun

RMK sebagai upaya untuk mengkomunikasikan kepada setiap personil yang terlibat

dalam pelaksanaan proyek, agar mereka memiliki tanggung jawab dalam

keterlibatannya untuk mencapai jaminan mutu tersebut dalam pelaksanaan proyek.

Secara umum sasaran mutu harus dinyatakan dalam dalam bentuk target- target yang

direncanakan bagi pelaksanaan proyek, terutama yang terkait dengan kendala

keterbatasan Biaya, Mutu dan Waktu (BMW) pelaksanaan proyek.

Adapun kriteria bagi penetapan sasaran mutu adalah kegiatan apa saja yang

dapat diukur atau dapat dijadikan terukur terkait dengan sistem manajemen mutu,

misalnya : perolehan laba, target pemasaran, target pelaksanaan pelatihan, target

perolehan omzet, efisiensi kinerja, tingkat kedisiplinan pegawai dan sebagainya.

34

Sasaran mutu sebaiknya dibuat secara sistematis, mudah dipantau, sehingga

apabila di suatu saat terjadi perubahan program atau kontrak karena suatu kondisi

tertentu dalam pelaksanaan proyek, maka RMK atau RMP harus dikaji ulang dan

direvisi, dan ditetapkan sasaran mutu yang baru atau diperbaiki.

Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam membuat sasaran mutu harus memenuhi

persyaratan dalam peristilahan kata : SMART yang selanjutnya diuraikan sebagai

berikut :

• Simple, yaitu sederhana dan mudah untuk dimengerti.

• Measureable, yaitu dapat diukur pencapaiannya.

• Applicable, yaitu dapat diaplikasikan sesuai dengan kemampuan yang ada.

• Reasonable, yaitu memiliki alasan yang jelas bagaimana sasaran tersebut

digunakan dan diterapkan.

• Timely, yaitu waktu pencapaiannya jelas, ada batas waktu yang ditentukan

(Nara Sumber : Edy Rahen,2007)

35

2.2 Perbedaan QC dengan QA

Tabel 2.1 Perbedaan QC dan QA

No QA QC

1 Berperan sebagai analyst untuk

memperbaiki mutu produk

(QA= Conceptor)

Orang operasional yang langsung

melakukan aktivitas checking atau

inspeksi terhadap produk.

(QC= Executor)

2 Prosedur untuk pencapaian mutu Aktifitasnya (pelaksanaan dari

prosedur tsb) yang dibuktikan

dengan record-record

3 Kategori QA: Perencanaan mutu,

sertifikasi ISO, audit sistem

manajemen, dsb.

Kategori QC: Kegiatan2 inspeksi

dan uji (in-coming, in-process,

outgoing).

4 Bersifat proactive, preventive in

nature

Bersifat reactive, problem solving

in nature

5 QA= Sistem QC= Tools

36

2.3 Kedudukan Quality Assurance dalam Manajemen Mutu

Gambar 2.2 Tingkat Evolusi Manajemen Mutu

37

2.4 Prosedur Quality Assurance

Gambar 2.3 Prosedur Umum Pelaksanaan Quality Assurance

38

Adapun langkah pada prosedur di atas dapat dijabarkan sebagai berikut:

1. Umum.

• Review dilakukan oleh personil QA yang tidak terlibat dalam pekerjaan

proyek yang direview.

• Review dilakukan terhadap setiap tahapan proyek atau dengan ruang

lingkup yang ditetapkan bersama Ketua Tim Proyek.

2. Membuat QA Plan.

• Personil QA menyusun dokumen QA Plan. Untuk proyek aplikasi merujuk pada template Software Quality Assurance (SQA) Plan.

• Dokumen QA Plan harus disetujui oleh Ketua Tim Proyek

3. Review Quality.

• Personil QA melakukan review terhadap pekerjaan proyek sesuai QA Plan.

• Personal QA menyampaikan Laporan Quality Assurance ke Ketua Tim Proyek untuk disetujui dan ditindaklanjuti.

4. Ketua Tim Proyek menugaskan tindak lanjut Laporan Quality Assurance, baik berupa tindakan koreksi atau peningkatan (improvement) ke tim proyek.

5. Tim proyek melaksanakan dan menyelesaikan tindakan koreksi atau peningkatan (improvement) dalam jangka waktu yang telah ditetapkan di Laporan Quality Assurance.

6. Personil QA akan memverifikasi ketepatan hasil tindakan koreksi.

• jika tindakan koreksi tepat, personil QA menutup Laporan QA.

• jika tindakan koreksi tidak tepat, personil QA akan meminta Ketua Tim

untuk penugasan tindakan koreksi yang baru.

39

2.5 Quality Assurance Tools and Methods

Termasuk di dalam QA Tools and Methods ini antara lain:

• Systems modeling

• Flowchart

• Cause-and-effect analysis

• Force field analysis

• Statistical and data presentation tools

• Bar and pie charts

• Run chart

• Control chart

• Histogram

• Scatter diagram

• Pareto chart

• Client window

• Benchmarking

• Gantt chart

• Quality assurance storytelling

40

2.5.1 Pareto Chart

Diagram 2.1 Contoh Pareto Chart

Dalam Quality Assurance pareto chart menyediakan fakta yang dibutuhkan

untuk memilih prioritas kendala/resiko yang hendak diperbaiki. Pareto bekerja

dengan memaparkan dan mengorganisir informasi untuk menunjukkan kepentingan

relatif dari berbagai masalah atau penyebab masalah. Adapun bentuk dari Pareto

chart ini sendiri merupakan hubungan antara:

• Sumbu horizontal yang menempatkan item dalam urutan (dari nilai tertinggi

hingga terendah) dengan,

• Nilai Satuan dari item itu sendiri seperti frekuensi, harga, dan waktu

41

Menempatkan masalah dalam urutan frekuensi yang semakin menurun, akan

mempermudah penentuan masalah yang paling penting dan akar penyebab masalah

yang memberikan dampak terbesar. Dengan demikian tim dapat fokus pada usaha

penanggulangan dari dampak potensial terbesar tersebut.

Dalam pareto chart ini dikenal apa yang dinamakan the Pareto Principles,

yang menyatakan bahwa ketika beberapa faktor mempengaruhi situasi, faktor yang

paling sedikit akan memberikan dampak yang paling tinggi . Prinsip ini lebih dikenal

dengan prinsip 80/20 yang dapat diartikan 80 % masalah diakibatkan oleh 20%

penyebab.

Langkah pengerjaan:

Langkah 1: Buatlah list-list dari masalah, item , atau penyebab masalah untuk

dibandingkan

Langkah 2: Tentukan satuan ukuran pembanding dari item-item tersebut.

Frekuensi terjadinya masalah

Lamanya masalah terjadi

Berapa banyak biaya yang digunakan

Langkah 3: Tentukan waktu pengumpulan data

Langkah 4: Urutkan masalah dari satuan terbesar hingga terkecil

42

Langkah 5: Tally, untuk tiap item, berapa banyak kejadian (atau biaya, atau waktu

yang diperlukan). Lalu jumlahkan untuk menentukan total keseluruhan untuk semua

item. Tentukan persentase dari tiap item dengan membagi antara jumlah kumulatif

antar item (n+ (n-1)) dengan jumlah total seluruh item dan dikalikan dengan 100.

Contoh:

Tabel 2.2 Contoh Tabel Perhitungan Pada Diagram Pareto

Causes for Late Arrival

(Decreasing Order)

Number of

Occasions

Percentage Cumulative

Percentage

Traffic tie-up 32 44 44

Woke up late 20 28 71

Family problems 8 10 82

Sick 6 8 90

Had to take the bus 4 6 96

Bad weather 3 4 100

43

Langkah 6: Masukkan urutan item tersebut ke garis horizontal pada pareto chart dan

untuk satuan (frekuensi, harga, waktu) letakkan di garis vertikal kiri. Sedangkan garis

vertikal kanan diisi oleh persentase kumulatif (Jumlah kumulatif harus dengan total

100%). Gambar bars untuk tiap itemnya.

Langkah 7: Hubungkan garis persentase kumulatif tiap item dimana untuk titik awal

dimulai dari paling atas bars item pertama.

Langkah 8: Analisa diagram dengan identifikasi item yang menimbulkan dampak

paling besar. Lakukan ini dengan mencari breakpoint dari line graph yang memiliki

tanda penurunan level lebih cepat. Jika tidak ada break point tentukan item mana

yang menyumbang 50 % atau lebih dari efek. Jika ternyata pola grafik stabil (tidak

ada perbedaan tinggi antar bar), pikirkan beberapa faktor yang mungkin

mempengaruhi hasil seperti: Hari kerja, shift, dll). Lalu pisahkan data tersebut dan

buat pareto chart terpisah untuk tiap subgrup untuk melihat jika ada perubahan pola

grafik.

2.5.2 Cause and Effect Analysis

Cause and Effect analysis mengelompokkan dan menghasilkan hipotesa

tentang kemungkinan-kemungkinan penyebab masalah dalam suatu proses dengan

mendaftarkan seluruh penyebab dan efek yang ditimbulkan dari problem yang

ditemukan. Alat analisis ini menyusun sejumlah informasi dengan menunjukkan

44

hubungan antara kejadian dengan kemungkinan/ penyebab aktualnya dan

menyediakan gambaran tentang “mengapa terjadi masalah dan apa kemungkinan efek

yang diakibatkan dari masalah tersebut”.

Cause and Effect analysis memberi peluang bagi problem solver untuk

memperluas pemikiran mereka dan melihat gambaran keseluruhan dari masalah.

Diagram cause and effect dapat merefleksikan baik penyebab masalah yang

menghambat pencapaian keadaan ideal yang diinginkan maupun faktor lain yang

berguna dalam pencapaian keadaan ideal tersebut.

Peringatan:

Ingatlah bahwa cause and effect diagram ini mewakili hipotesa tentang “causes”

bukan “facts”. Kegagalan dalam menyusun hipotesa in- memperlakukannya sebagai

“facts” seringkali mengantar tim pada implementasi solusi yang salah dan menyia-

nyiakan waktu.

Tipe-tipe Cause and Effect Analyses:

• Berdasarkan kategori: Dinamakan diagram fishbone atau Ishikawa diagram

• Berdasarkan rantai penyebab: Dinamakan diagram pohon (tree diagram)

Sesuai dengan metoda pengolahan data yang dipakai dalam laporan ini, maka penulis

hanya akan menjabarkan tentang teori Tree diagram.

45

Diagram pohon (tree diagram) merupakan tipe kedua dari cause and effect

analysis yang menunjukkan serangkaian rantai penyebab masalah. Diagram ini

dimulai dengan efek dan kelompok mayoritas dari penyebab untuk kemudian ditanya

setiap cabangnya,” Kenapa ini terjadi?”, “Apa penyebabnya?”. Diagram pohon juga

merupakan tampilan grafik dari metode sederhana yang dikenal dengan metode Five

Why’s. Metode ini menjabarkan susunan dari penyebab-penyebab masalah, menggali

lebih dalam untuk mencari akar permasalahan. Metode ini dapat digunakan sendiri

atau digabung dengan diagram cause and effect lainnya.

Diagram 2. 2 Contoh Layout Diagram Pohon pada Metode 5 Why’s

46

Langkah pengerjaan Five Why’s diagram:

Step 1. Sepakati masalah atau kondisi ideal yang ingin dicapai dan tuliskan dalam

kotak effect. Cobalah untuk lebih spesifik dalam memilih topik permasalahan.

Masalah yang terlalu luas atau samar dapat menjerumuskan tim.

Step 2. Tentukan penyebab spesifik dan masukkan dalam cabang atau sub cabang

yang sesuai. Gunakan brainstorming sederhana untuk mencatat ide-ide sebelum

mengklasifikasikannnya dalam diagram, atau gunakan cabang yang telah ada terlebih

dahulu untuk menstimulasi keluarnya ide. Jika sebuah ide cocok untuk lebih dari satu

cabang, tempatkan pada keduanya. Pastikan bahwa peyebab masalah yang telah

disusun memiliki hubungan langsung dan logic terhadap masalah atau efek yang

disebutkan pada kepala diagram pohon.

Step 3. Teruslah bertanya “Why?” dan “Why else?” untuk setiap penyebab ssampai

akar masalahnya ditemukan. Akar masalah adalah sesuatu yang: (a) Dapat

menjelaskan “effect” baik secara langsung atau melalui serangkaian kejadian, (b) Jika

dihilangkan akan mengeliminasi atau mengurangi masalah. Cobalah untuk

meyakinkan bahwa jawaban dari pertanyaan “Why” merupakan penjelasan yang

dapat diterima dan jika mungkin dapat diajukan sebagai action. Periksa kelogisan dari

rantai penyebab masalah : baca diagram dari akar hingga effect untuk melihat apakah

alirannya logis dan tidak melenceng dari topik. Lakukan perubahan bila perlu.

47

5 Kesalahan yang sering terjadi dalam menyusun Five Why Analysis:

• Langsung ke kesimpulan

• Mencari symptoms dan bukannya sebab utama

• Tidak banyak bukti yang dikumpulkan

• Tidak mengecek atau memeriksa langsung kondisi lapangan.

• Pemecahan masalahnya terlalu melebar atau tidak kena sasaran

• Tidak melibatkan orang-orang terkait

Peringatan:

Dalam menentukan akar masalah tim harus mengumpulkan data untuk menguji

hipotesis. Effect atau masalah harus dijabarkan dengan jelas untuk menghasilkan

hipotesis paling relevan tentang penyebab (cause). Jika effect atau masalah terlalu

umum tim akan kesulitan dalam fokus terhadap effect, dan diagram akan

“membengkak” dan kompleks. Pastikan untuk mengembangkan setiap cabang secara

penuh. Jika tidak mungkin tim perlu mengumpulkan lebih bannyak informasi atau

bantuan dari pihak lain untuk mencapai pemenuhan dari seluruh cabang-cabang ini.

48

2.5.3 System Modelling

Gambar 2.4 Contoh Layout System Modelling

Pemodelan sistem menunjukkan bagaimana sistem seharusnya bekerja.

Teknik ini digunakan untuk menilai bagaimana sejumlah variasi komponen bekerja

bersama untuk menghasilkan output tertentu. Dengan membuat diagram dari

sambungan aktivitas-aktivitas sistem, model sistem mempermudah pembaca untuk

mengerti hubungan di antara aktivitas dan pengaruh aktivitas satu terhadap lainnya.

Model sistem menggambarkan proses sebagai bagian dari sistem yang lebih besar

yang sasarannya untuk memenuhi keinginan client.

Model sistem bermanfaat ketika suatu gambar keseluruhan dibutuhkan. Model

sistem menunjukkan bagaimana servis langsung dan pendukung berinteraksi, dimana

input kritis berasal, dan bagaimana produk atau servis diharapkan untuk memenuhi

kebutuhan masyakat/user. Ketika tim tidak tahu bagaimana memulai, model sistem

49

dapat membantu menempatkan area masalah atau menganalisa masalah dengan

menunjukkan beragam komponen sistem dan hubungan di antara mereka. Model

sistem ini juga dapat mencapai sasaran dari area masalah lain. Secara keseluruhan

model sistem dapat membantu dalam pengawasan kinerja performansi.

Element Pemodelan Sistem

System modeling terdiri dari 4 elemen yaitu:

• Input

Input merupakan sumber-sumber yang digunakan untuk pelaksanaan

aktivitas proses. Input dapat berupa bahan mentah, produk atau servis yang

dihasilkan oleh bagian lain dalam sistem. Contoh: Dalam sistem

penyembuhan Malaria, input meliputi obat anti malaria dan pekerja kesehatan

terlatih. Bagian lain dari sistem yang menyediakan kedua input ini adalah:

Subsistem logistik dan pusat pelatihan.

• Proses

Proses merupakan aktivitas dan tugas yang diperlukan untuk merubah

input menjadi produk dan servis. Untuk penyembuhan malaria, proses terdiri

dari kegiatan diagnosis, konseling dengan pasien, dan proses penyembuhan itu

sendiri.

50

• Output

Output merupakan hasil langsung (produk atau servis) dari proses.

Output secara umum merujuk pada output langsung yang dihasilkan proses,

dapat pula berupa efek tak langsung yang dirasakan oleh client atau dampak

kepada komunitas yang lebih luas. Untuk sistem penyembuhan malaria ini

outputnya berupa pasien menerima terapi dan konseling.

Hasil yang dirasakan dari output ini dapat berupa efek maupun

dampak. Efek timbul akibat perubahan dalam sikap, pengetahuan, perilaku,

maupun psikologis yang disebabkan dari output. Dalam kasus malaria ini,

efek berupa pengurangan tingkat fatalitas dari kasus penyakit tersebut dan

penambahan pengetahuan dari pasien tentang cara penanganan jika demam

kembali terjadi. Sedangkan dampak merupakan hasil jangka panjang dari

output yang dirasakan oleh client maupun masyarakat luas. Untuk kasus

malaria ini dampaknya berupa peningkatan status kesehatan masyarakat dan

minimalisasi terhadap tingkat kematian pada bayi dan anak kecil.

• Control.

Control merupakan segala usaha yang dilakukan untuk menjaga proses

tetap berjalan secara terkendali sehingga dapat menghasilkan output sesuai

kriteria yang diinginkan. Hal ini dapat dilakukan dengan mengontrol seluruh

51

komponen yang terlibat dalam proses, baik inputnya sendiri, orang yang

bertugas melaksanakan proses, metoda yang digunakan, frekuensi pengecekan,

sosialisasi peraturan, kebutuhan stakeholder, sampai relevansi proses terhadap

sasaran dan target.

• Visi, misi, sasaran mutu, dan kompetensi

Merupakan masukan dasar yang melandasi setiap proses yang hendak

dijaminkan mutunya. Semua proses tersebut sebaiknya menunjang visi, misi,

dan sasaran mutu yang telah ditetapkan. Visi, misi, dan sasaran mutu biasanya

ditetapkan untuk jangka waktu tertentu misalnya 4 hingga 5 tahun atau untuk

satu siklus kerja saja seperti yang terjadi pada proyek-proyek pembangunan.