59

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN DAN PERANCANGAN

SISTEM YANG BARU

PT Indolok Bakti Utama merupakan distributor dari International Security

Group, Gunnebo AB yang berkantor pusat di Swedia. Di Indonesia, PT Indolok Bakti

Utama berkembang cukup pesat dengan pusat di Jakarta dan memiliki 25 kantor

cabang pembantu di seluruh Indonesia serta 5 kantor wilayah/regional, yaitu di

Surabaya, Medan, Palembang, Balikpapan dan Semarang.

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai proses bisnis yang berjalan di PT

Indolok Bakti Utama, mulai dari aplikasi apa saja yang digunakan untuk menjalankan

proses bisnis tersebut serta data-data yang digunakan dalam aplikasi tersebut.

Jaringan yang sedang berjalan akan ditinjau terkait dengan proses bisnis di atas

sehingga permasalahan jaringan yang sedang berjalan tadi dapat diidentifikasikan.

Setelah mendapatkan permasalahan yang ada di PT Indolok Bakti Utama, diberikan

beberapa alternatif usulan pemecahan masalah dan ditetapkan usulan pemecahan

masalah yang sesuai dengan kondisi dari perusahaan ini.

Selain itu, bab ini juga akan menjelaskan berbagai kebutuhan yang diperlukan

untuk merancang jaringan yang diusulkan tersebut serta usulan perancangan dari

sistem jaringan yang baru.

60

3.1 Riwayat PT Indolok Bakti Utama

PT Indolok Bakti Utama yang merupakan distributor dari International

Security Group, Gunnebo AB yang berpusat di Swedia bergerak dan unggul di

bidang usaha integrated protection. Sejak didirikan di Indonesia tanggal 20 Juli

1972, Indolok Bakti Utama yang menjadi sister company dari PT Chubb Safes

Indonesia sudah memiliki 5 kantor wilayah/regional dengan 25 kantor cabang

pembantu dan berpusat di Jakarta.

PT Indolok Bakti Utama menyediakan produk-produk sistem keamanan

seperti Secure Storage, Fire Product, Site Protection, Retail, Product

Development, After Sales Service dan Banking Automation. Beberapa contoh

produk yang dikeluarkan perusahaan ini antara lain brankas, lemari besi, hidran

air, kamera pengintai (CCTV), sistem keamanan pada kantor pusat BCA yang

terlelak di Wisma BCA-Grand Indonesia serta beberapa perusahaan dan bank

yang telah menjadi mitra PT Indolok Bakti Utama. PT Indolok Bakti Utama

dengan motto “FOR A SAFER WORLD” mempunyai komitmen untuk menjadi

pemasok utama one-stop solution di bisnis Fire, Safety, dan Security di

Indonesia.

Gambar 3.1 Logo dari PT Indolok Bakti Utama

61

3.2 Visi dan Misi PT Indolok Bakti Utama

Visi:

Menjadi perusahaan yang berbudaya, inovatif, dan peka terhadap perubahan dan

kebutuhan pelanggan.

Misi:

Memberikan kontribusi yang maksimal kepada para stakeholder dan

berpartisipasi dalam pembangunan melalui bisnis yang bertanggung jawab.

3.3 Struktur Organisasi

Untuk menjalankan bisnisnya, PT Indolok Bakti Utama membutuhkan

suatu sistem unit kerja yang saling berintegrasi. Unit kerja tersebut disusun

sedemikian rupa sehingga membentuk suatu struktur organisasi. Berikut bagan

struktur organisasi yang dimiliki PT Indolok Bakti Utama.

62

Gambar 3.2 Bagan Struktur Organisasi PT Indolok Bakti Utama

63

1. Direksi (Presiden Direktur & Para Direktur)

Fungsi :

• Menetapkan kebijakan-kebijakan perusahaan termasuk

kebijakan mutu.

• Menentukan strategi bisnis.

• Memantau implementasi kebijakan dan strategi.

• Melakukan perubahan kebijakan.

• Menetapkan tujuan-tujuan umum perusahaan.

• Melakukan evaluasi efektivitas kebijakan, strategi dan

pencapaian tujuan perusahaan.

• Memantau perkembangan/kemajuan sistem manajemen

mutu dan pencapaian tujuan yang ingin dicapai.

• Memberikan disposisi perbaikan.

2. Marketing

Fungsi :

• Merencanakan pengembangan bisnis dan strategi

pemasaran, termasuk pengembangan cabang-cabang /

pembukaan cabang baru.

• Merintis pengembangan produk / bisnis baru.

64

• Mengelola website perusahaan dan informasi produk

melalui brosur / pameran.

• Melakukan komunikasi dengan calon pelanggan dan

survei kepuasan pelanggan.

• Mengelola database calon pelanggan.

• Melakukan prospecting terhadap pelanggan baru.

3. Sales / Administration

Fungsi :

• Memastikan tercapainya target pesanan pelanggan.

• Mengendalikan delivery schedule.

• Memonitor proses realisasi produksi.

• Melakukan komunikasi dengan seluruh unit proses dan

bekerjasama dengan project coordinator untuk

memastikan tercapainya target pengiriman pesanan

pelanggan.

• Melakukan komunikasi dan menangani keluhan

pelanggan.

• Menyiapkan kontrak penjualan.

• Menangani produk yang dikembalikan dan administrasi

perubahan kontrak.

• Penyiapan penawaran / quotation.

65

4. After Sales Service

Fungsi :

• Merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan

kegiatan servis ke pelanggan.

• Memastikan tercapainya target penanganan keluhan

pelanggan.

5. Legal

Fungsi :

• Memeriksa kelengkapan dan keabsahan dari surat-surat

bisnis.

• Memastikan semua prosedur bisnis yang berjalan sesuai

dengan hukum yang berlaku.

6. Treasury

Fungsi:

• Memonitor dan memeriksa aset-aset yang dimiliki

perusahaan.

• Mendata dan mengatur aset yang ada, baik yang sedang

digunakan ataupun yang sudah tidak terpakai, dan aset

yang akan datang.

66

7. Regions / Brances

Fungsi :

• Merencanakan pengembangan bisnis dan strategi

pemasaran di wilayahnya.

• Memastikan tercapainya target pesanan pelanggan.

• Melakukan komunikasi dengan seluruh unit proses dan

bekerjasama dengan project coordinator untuk

memastikan tercapainya target pengiriman pesanan

pelanggan.

8. Engineering

Fungsi :

• Menerjemahkan ide produk ke dalam desain dan

rancangan instalasi proyek.

• Melakukan verifikasi dan validasi terhadap semua hasil

rancangan sebelum dilaksanakan dalam proyek.

• Melakukan rekondisi terhadap hasil rancangan yang

rusak / belum memenuhi persyaratan mutu.

• Melakukan uji coba rancangan baru bersama

departemen lain bila diperlukan.

67

9. Purchasing

Fungsi :

• Mengelola fungsi pembelian terhadap semua barang

dan bahan untuk keperluan produksi dan operasi.

• Membuat target pembelian, merencanakan,

melaksanakan dan mengendalikan proses pembelian,

kedatangan barang, pemeriksaan barang datang sampai

barang diterima di gudang.

10. Store / Warehouse

Fungsi :

• Pengelolaan barang-barang logistic yang terdiri dari

bahan baku, WIP, material pendukung, produk jadi dan

semua barang-barang persediaan yang disimpan di

gudang.

• Pemasti kesesuaian dalam penerimaan.

• Kesesuaian selama penyimpanan dan kesesuaian saat

pengambilan, pengiriman serta pemakaian oleh

pelanggan.

• Memastikan semua persyaratan administrasi dipenuhi

sesuai dengan sistem yang berlaku.

• Pendataan barang dan melakukan stock opname.

68

• Pengembalian barang tidak sesuai.

11. Installation

Fungsi :

• Mengendalikan seluruh proses produksi / instalasi agar

mencapai target mutu, waktu, biaya dan selesainya

pelaksanaan proyek sesuai dengan rencana kerja yang

telah ditetapkan.

12. Quality Assurance / Quality Control

Fungsi :

• Membuat sistem jaminan mutu untuk menjamin barang

pembelian yang datang, barang keluar dan barang

dalam proses produksi memenuhi persyaratan mutu

sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan.

• Menggerakan kegiatan perbaikan mutu secara terus-

menerus dan penciptaan budaya mutu melalui kegiatan

kelompok.

• Melakukan percobaan / validasi mutu produk.

13. HRD (Human Resources Development)

Fungsi :

• Merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan

fungsi pengelolaan dan pengembangan SDM,

69

mencakup fungsi rekrutmen, penempatan, pengupahan,

pelatihan, pengukuran kinerja dll.

• Merencanakan kegiatan pembinaan, pelatihan dan

pendidikan karyawan agar memiliki kompetensi yang

diperlukan untuk mendukung kompetensi perusahaan

dalam kegiatan bisnis pada semua operasi yang

diperlukan.

14. GA (General Assistance)

Fungsi :

• Melaksanakan kegiatan penunjang umum untuk

kelancaran operasi serta memastikan kebersihan dan

keteraturan penataan lingkungan kerja pada seluruh

tempat kerja agar dapat mencegah kondisi tidak

nyaman dan tidak aman.

• Bekerjasama dengan bagian Security mengupayakan

sistem keamanan dalam perusahaan untuk mencegah

terjadinya kehilangan barang-barang hasil produksi /

asset perusahaan serta terlaksananya tata tertib

keamanan dalam lingkungan perusahaan.

• Pengaturan angkutan / transportasi.

• Pembinaan lingkungan sekitar perusahaan.

70

15. Finance / Accounting

Fungsi :

• Merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan

fungsi accounting dan finance agar senantiasa sesuai

dengan kebijakan direksi.

• Melaksanakan fungsi pembayaran : cash distribution –

payroll – invoicing – collection – financial reporting.

• Penyiapan faktur tagihan / invoicing.

• Administrasi tagihan pelanggan / AR.

• Administrasi pembayaran pelanggan / AP.

16. M.I.S (Management Information System)

Fungsi :

• Merencanakan pengembangan sistem informasi

teknologi baik secara software maupun hardware untuk

mendukung semua kebutuhan operasi perusahaan

dalam rangka mencapai efektifitas dan efisiensi

operasional perusahaan.

• Pengendalian pengembangan hardware dan

pengendalian pengembangan dan penggunaan software

sesuai kebutuhan perusahaan.

71

3.4 Proses Bisnis yang Sedang Berjalan

Koneksi jaringan yang aman sangat diperlukan oleh PT Indolok Bakti

Utama untuk menjalankan proses bisnisnya, seperti untuk melakukan proses

pertukaran data, mengakses data di server, melakukan komunikasi, dan juga

dapat digunakan untuk melakukan order barang. Beberapa perangkat lunak

(software) yang digunakan dalam perusahaan ini antara lain sebagai berikut:

• Microsoft Excel dan Microsoft Word

Microsoft Excel dan Word merupakan aplikasi kantoran yang

disediakan oleh Microsoft untuk mendukung proses bisnis suatu

perusahaan. Perangkat lunak ini digunakan oleh sebagian besar

karyawan seperti bagian administrasi, keuangan, sales, gudang,

purchasing, bahkan hingga para direktur untuk memasukkan

berbagai data perusahaan seperti data barang baik yang berada

digudang, yang akan dipesan, atau pun data barang pesanan yang

akan dikirimkan ke pelanggan; aset yang dimiliki perusahaan seperti

komputer, perlengkapan kantor (lemari, meja dan lainnya),

kendaraan operasional dan lainnya; faktur penjualan dan pembelian

barang, surat kontrak, slip gaji, pembuatan proposal dan lain

sebagainya. Data-data yang dihasilkan dari aplikasi ini biasanya

berupa dokumen-dokumen yang digunakan baik untuk keperluan

internal seperti aset perusahaan hingga keperluan eksternal seperti

72

proposal dan kontrak kerja sama.

• Microsoft Outlook

Perangkat lunak ini merupakan salah satu aplikasi yang diberikan

oleh Microsoft bagi penggunanya untuk berkomunikasi via email.

Semua bagian menggunakan aplikasi ini untuk saling bertukar data

antara satu karyawan dengan karyawan lainnya. Misalnya bagian

sales mengirimkan data barang yang dipesan oleh pemesan ke

bagian gudang untuk dilakukan pengecekan apakah barang tersebut

tersedia atau tidak. Data yang dihasilkan dari aplikasi ini bisa berupa

dokumen ataupun gambar sesuai data apa yang dikirim dan diterima

oleh para karyawan. Transaksi pertukaran data yang terjadi di

aplikasi ini sangatlah sering karena setiap data yang ingin diberikan

ke karyawan lain biasanya melalui aplikasi.

• Microsoft Office Communicator 2007

Perangkat lunak juga merupakan aplikasi yang dikeluarkan oleh

Microsoft yang berguna sebagai alat komunikasi antar penggunanya.

Aplikasi ini digunakan para karyawan untuk saling berkomunikasi

via text / chatting seperti hal nya Yahoo messenger. Semua karyawan

dapat menggunakan aplikasi ini. Data yang dihasilkan dari aplikasi

ini biasanya berupa teks atau tulisan hasil pembicaraan antar

pengguna. Semua karyawan yang berada baik di dalam satu gedung

73

kantor ataupun di kantor cabang lainnya dapat menggunakannya.

Gambar 3.3 Aplikasi Microsoft Office Communicator 2007

• Microsoft Silverligth dan Autocad 2009

Kedua aplikasi ini merupakan satu kesatuan aplikasi yang saling

mendukung. Microsoft Silverligth itu sendiri merupakan salah satu

aplikasi pendukung yang memungkinkan komputer untuk dapat

menampilkan gambar dengan lebih halus dan detail. Aplikasi ini

dijalankan secara bersamaan dengan Autocad 2009 sehingga para

karyawan yang bekerja di bidang perancangan sistem keamanan

dapat menghasilkan gambar yang detail. Perancangan sistem

keamanaan harus dilakukan secara seksama dengan tingkat ketelitian

74

yang sangat tinggi sehingga akan menghasilkan suatu rancangan

sistem keamanan yang sempurna sesuai dengan permintaan

pelanggan. Data yang dihasilkan dari kedua aplikasi ini yaitu berupa

gambar rancangan sistem keamanan yang nantinya akan

diimplementasikan ke perusahaan pemesan. Sistem keamanan yang

dimaksud di sini misalnya pintu yang harus dibuka dengan

autentikasi tertentu, peletakan kamera pengintai dengan berbagai

alarmnya, dan lain sebagainya. Aplikasi ini merupakan salah satu

tulang punggung dari berjalannya proses bisnis yang ada karena

salah satu jasa yang diberikan oleh PT Indolok Bakti Utama

merupakan penyedia sistem keamanan yang canggih.

• Internet Explorer 8.0

Perangkat lunak ini merupakan web browser keluaran Microsoft

yang digunakan seluruh karyawan PT Indolok Bakti Utama untuk

melakukan pengiriman data secara elektronik baik berupa dokumen

seperti dokumen pemesan, daftar harga, laporan keuangan ataupun

daftar aset; gambar rancangan sistem keamanan; hingga brosur-

brosur dan proposal kepada cabang lain ataupun kepada calon

pelanggan. Untuk 25 kantor cabang pembantu, browser ini

merupakan perangkat lunak utama untuk mendapat ataupun

mengirim data yang diperlukan dan tersimpan di dalam server. Data

75

tersebut nantinya akan dikirimkan melalui surat elektronik (e-mail)

ke kantor regional. Dari kantor regional lah baru bisa diakses data

yang tersimpan di server. Data tersebut nantinya akan dikirim

kembali ke cabang pembantu yang memerlukannya.

• Progress 91.b

Aplikasi ini merupakan aplikasi yang digunakan PT Indolok Bakti

Utama untuk me-remote database perusahaan. Semua yang

berhubungan dengan database perusahaan akan dilakukan dengan

aplikasi ini, seperti merubah, menambah atau bahkan menghapus

database. Aplikasi ini digunakan oleh beberapa karyawan yang

berwenang/bertugas mengurus database perusahaan. Aplikasi ini bisa

dilakukan di mana saja asal karyawan tersebut terhubung dengan

internet dan memiliki akses untuk menggunakan aplikasi ini. Data

yang dihasilkan dari aplikasi ini merupakan bagian-bagian dari

database perusahaan yang nantinya akan dimasuki oleh kumpulan

data-data perusahaan yang akan disimpan ke dalamnya, baik berupa

dokumen ataupun gambar-gambar dari produk yang dimiliki atau

dihasilkan.

• Syteline Symix 6.0.

Aplikasi Syteline Symix 6.0 merupakan perangkat lunak ERP

(Enterprise Resource Planning) berbayar yang dibeli oleh perusahaan

76

ini di mana dengan perangkat lunak ini, dapat dilakukan beberapa

kegiatan yang dibutuhkan untuk proses bisnis. Kegiatan yang dapat

dilakukan antara lain penerimaan order yang datang dari cabang lain,

me-remote server dari tempat lain, memberikan laporan mengenai

kegiatan bisnis yang telah dilakukan, memasukkan data / aset yang

dimiliki oleh PT Indolok Bakti Utama dan mengambil data dari server.

Semua karyawan dapat menggunakan aplikasi ini selama mereka

mempunyai akses berupa autentikasi akun dan kata sandi yang benar.

Dengan aplikasi ini, semua pesanan yang dimasukkan akan langsung

dapat masuk ke dalam server. Penggunaan aplikasi ini akan terus

berjalan selama proses bisnis terjadi.

• Dial VPN

Dial VPN ini merupakan aplikasi yang dibuat perusahaan ini untuk

memungkinkan para karyawan memasuki jaringan VPN milik

perusahaan. Dengan aplikasi ini, karyawan tidak lagi perlu melakukan

pembuatan dial-up VPN yang ada di Windows. Semua karyawan

menggunakan aplikasi ini untuk dapat mengakses VPN milik PT

Indolok Bakti Utama. Setelah berhasil melakukan koneksi ke dalam

jaringan VPN dengan aplikasi ini, karyawan akan dapat mengakses

server, baik mengambil ataupun menyimpan data ke dalamnya.

77

Gambar 3.4 Aplikasi VPN-Dial yang Digunakan PT Indolok Bakti Utama

Proses bisnis PT Indolok dimulai dari adanya permintaan dari klien atas

produk yang ditawarkan. Jika permintaan datang dari kantor cabang pembantu,

maka permintaan tersebut akan diteruskan ke kantor regional karena seluruh

penerimaan pesanan diatur di sini. Berikut ini merupakan gambaran proses

bisnis yang sedang berjalan saat ini.

78

Gambar 3.5 Proses Bisnis Secara Umum Pada PT Indolok Bakti Utama

79

PT Indolok Bakti Utama yang bergerak di bidang penyedia produk dan

sistem keamanan serta pemadam kebakaran bisa menerima pesanan melalui dua

cara, yaitu pemesanan dari klien secara langsung dan dengan mengikuti

penawaran (tender) yang dilakukan oleh perusahaan lain. Proses tender

biasanya dimulai dari adanya tawaran atau surat undangan dari suatu

perusahaan. Perusahaan tersebut akan menjelaskan apa yang mereka butuhkan

dari penawaran tersebut sehingga peserta tender tersebut akan mengetahui dan

mendapatkan daftar kebutuhan dari pelanggan (user requirement). Dari daftar

tersebut, peserta tender akan menyusun proposal yang disertakan dengan

perincian perancangan sistem / produk dan biaya yang diperlukan untuk

menyelesaikan proyek tersebut.

Proposal tersebut akan diajukan kepada perusahaan pengada tender dan

akan dipilih proposal yang terbaik dan sesuai dengan anggaran yang disediakan

pengada tender tersebut. Perusahaan dengan proposal yang disetujui akan

dipanggil untuk melakukan tanda tangan kontrak atau surat kerja sama sehingga

proyek dapat dimulai. Surat kerja sama tersebut nantinya akan menjadi daftar

pesanan (product order). Sedangkan untuk pemesanan secara langsung, sales

dari PT Indolok Bakti Utama akan langsung menerima pesanan dan melakukan

negoisiasi harga hingga didapatkan daftar pesanan (product order). Berikut

diagram aliran bisnis untuk modul pemerimaan pesanan melalui proses tender.

80

Gambar 3.6 Diagram Aliran Bisnis Pemerimaan Pesanan Melalui Proses Tender

81

Sales akan melihat apakah pesanan berupa produk jadi yang sudah siap

atau berupa sistem yang harus dilakukan perancangan lagi. Bila pesanan berupa

produk jadi, sales akan memeriksa ketersediaan barang pesanan sehingga dapat

diputuskan apakah barang sudah siap untuk dikirim ke pelanggan. Jika barang

yang dipesan sudah tersedia, sales akan membuat delivery order yang akan

diteruskan ke bagian gudang (warehouse) sehingga bagian gudang bisa

mempersiapkan barang yang dipesan tersebut. Namun bila barang tidak tersedia

di gudang, sales akan memberitahu tenaga teknis barang apa saja yang perlu

dipesan untuk kemudian dibuatkan daftar pembelian barang (purchase order /

PO) oleh bagian pembelian (purchasing).

Bagian pembelian akan melakukan pemesanan barang ke pihak penyedia

barang (supplier) untuk mengadakan barang yang dibutuhkan. Penyedia barang

akan mempersiapkan semua barang yang dipesan oleh bagian pembelian serta

membuat faktur pemesanan dan pengiriman. Barang yang dipesan tersebut akan

dikirim ke bagian gudang. Bagian gudang akan menerima barang dan

melakukan pengecekan apakah barang sesuai dengan pesanan atau tidak. Bila

barang yang diterima belum berupa barang jadi, pihak gudang akan

memanggilkan bagian teknisi (engineering) untuk melakukan perakitan barang.

Sedangkan faktur pemesanan akan diteruskan ke bagian keuangan untuk diurus

pembayarannya ke pihak penyedia.

Kembali ke awal, bila pesanan berupa sistem, sales akan mengirimkan

teknisi (engineering) untuk mengumpulkan kebutuhan pelanggan yang akan

82

digunakan dalam perancangan sistem tersebut. Bagian teknisi akan merancang

sistem tersebut dan melakukan proses pembuatan sistem atau instalasi produk.

Barang yang telah disiapkan akan melalui proses pengecekan kualitas

barang (quality check) agar memenuhi standar minimal kualitas barang sesuai

prosedur. Bila kualitasnya tidak memenuhi standar, akan digantikan dengan

produk baru atau dipersiapkan kembali di gudang. Setelah kualitas barang

sesuai dengan standar, pihak gudang akan memberitahu bahwa barang siap

dikirim. Kemudian pihak keuangan (finance) akan membuat surat tagihan

(invoice) untuk pemesan dan barang siap dikirimkan ke pelanggan (masuk ke

dalam modul penagihan dan pembayaran). Berikut diagram aliran bisnis untuk

modul penerimaan pesanan dan perancangan produk / sistem.

83

Gambar 3.7 Diagram Aliran Bisnis PT Indolok Bakti Utama

84

Setelah dibuat oleh bagian keuangan (finance), surat tagihan akan

diteruskan ke bagian gudang untuk digabungkan dengan barang yang akan

dikirim ke pelanggan. Proses pengiriman akan diatur oleh para sales dan bekerja

sama dengan bagian distribusi. Pelanggan akan menerima barang beserta surat

tagihan (invoice) dan akan melakukan pembayaran yang biasa dilakukan

melalui bank. Bagian keuangan akan memeriksa akun perusahaan di bank

apakah pembayaran yang dilakukan pelanggan telah masuk. Bila sudah, bagian

keuangan akan membuat bukti pembayaran yang akan dikirimkan ke pelanggan

melalui sales.

Bukti pembayaran akan ditanda tangani oleh pelanggan dan lembar yang

asli akan diserahkan ke pelanggan, sedangkan lembar salinan akan dibawa

kembali oleh sales untuk diserahkan ke bagian keuangan. Bagian keuangan

akan melakukan jurnalisasi penjualan dan pembelian dari proses bisnis yang

telah dilakukan tersebut. Berikut diagram aliran bisnis pembayaran dan

pengiriman produk.

85

Gambar 3.8 Diagram Aliran Bisnis Pembayaran dan Pengiriman Produk

86

3.5 Sistem Jaringan yang Sedang Berjalan

PT Indolok Bakti Utama telah memiliki 5 buah cabang wilayah/regional

dan 25 cabang pembantu yang tersebar di seluruh Indonesia. Dengan berkantor

pusat di Jakarta dan memiliki server pusat di Cibitung, PT Indolok Bakti Utama

sudah menerapkan teknologi VPN untuk keperluan pengamanan lalu lintas data

yang terjadi selama proses bisnis berlangsung.

Kelima cabang regional berikut kantor pusat (Jakarta) dan server pusat

(Cibitung) sudah saling terhubung dengan layanan VPN-MPLS yang dikelola

oleh Telkom. Dengan layanan ini, dipastikan koneksi internet akan terus

tersedia selama 24 jam penuh tanpa hambatan dengan kecepatan transfer data

(data rate) yang tinggi hingga 3MB. Alasan digunakannya layanan tersebut

karena kelima kantor cabang wilayah/ regional tersebut merupakan kantor

cabang utama yang mendukung 25 kantor cabang pembantu lainnya dan pada

akhirnya semua data akan diproses di kantor pusat (Jakarta) sehingga lalu lintas

data di kelima kantor cabang regional dan kantor pusat menjadi sangat vital

untuk kelanjutan proses bisnis perusahaan ini.

87

Gambar 3.9 Sistem Jaringan yang Sedang Berjalan

88

Untuk 25 kantor cabang pembantu yang tersebar di seluruh Indonesia,

mereka tidak dapat mengakses server yang ada di Cibitung secara langsung.

Untuk mengakses data yang berada di server, mereka harus mengirim

permintaan (request) ke kantor regional terdekat baik melalui telepon ataupun e-

mail. Kantor regional tersebut yang nantinya akan mengambilkan data yang

berada di server dan baru dikirim kembali ke kantor cabang pembantu yang

memintanya. Sedangkan untuk memasukkan data, kantor cabang pembantu

harus mengirimkan datanya ke kantor regional terlebih dahulu. Dari kantor

regional, karyawan baru bisa memasukkannya ke dalam server sehingga tingkat

efektifitas kerja yang berjalan tidak terbentuk.

Dapat dibayangkan bila terdapat sekian ribu data yang berasal dari 25

kantor cabang pembantu harus dimasukkan ke dalam server hanya oleh 5 kantor

regional dan kantor pusat (Jakarta), akan dibutuhkan berapa banyak tenaga dan

waktu. Selain itu, pekerjaan juga akan menjadi berlipat karena pertama

karyawan di kantor cabang pembantu harus menginput data ke dalam komputer

(baik menggunakan Microsoft Word ataupun Microsoft Excel). Kemudian data

tersebut harus dikirim ke kantor regional melalui e-mail yang tingkat keamanan

dan kerahasian dari data tersebut tidak terjamin. Setelah diterima, kantor

regional harus memasukkan data tersebut satu per satu ke dalam server. Akan

mudah bila data tersebut memang hanya perlu dipindahkan dalam bentuk

dokumen, namun tidak semua data bisa dilangsung dimasukkan ke server. Ada

beberapa data yang perlu dimasukkan secara manual ke dalam server. Dengan

89

kata lain, karyawan yang berada di kantor regional harus memasukkannya ke

dalam server satu per satu secara manual.

3.6 Masalah yang Dihadapi

Dengan sistem jaringan yang sedang berjalan sekarang ini, kantor

cabang pembantu harus melalui kantor regional terlebih dahulu untuk

mengambil ataupun memasukkan data ke dalam server. Kantor cabang

pembantu akan meminta kepada kantor regional data yang mereka perlukan dan

tersimpan di dalam server. Sedangkan untuk memasukkan data ke dalam server,

kantor cabang pembantu akan mengirimkan data tersebut ke kantor regional

untuk kemudian dimasukkan ke dalam server. Jadi semua kebutuhan data baik

yang akan diambil dari server ataupun yang akan dimasukkan ke dalam server

akan melalui kantor regional terlebih dahulu, tidak bisa langsung dari kantor

cabang pembantu.

Pengiriman data yang terjadi antara kantor cabang regional dan kantor

cabang pembantu tersebut biasanya akan dikirimkan melalui e-mail dari web

provider seperti Yahoo! atau gmail. Keamanan dan kerahasiaan data yang

mengalir melalui jaringan publik inilah yang menjadi masalah utama bagi

setelah mempelajari sistem jaringan yang berjalan di PT Indolok Bakti Utama

ini. Data yang dikirimkan melalui e-mail dapat dimanfaatkan oleh para

pesaingnya baik dengan cara membaca, merubah atau bahkan menghapus isi

data tersebut. Keamanan dan kerahasiaan data tersebut sangatlah kritis, terlebih

90

PT Indolok Bakti Utama merupakan perusahaan penyedia layanan keamanan.

Selain keamanan dan kerahasian data, yang menjadi permasalahan

berikutnya yaitu dibutuhkan karyawan tambahan yang harus membantu kantor

cabang pembantu untuk mengakses data di server, baik untuk mengambil

ataupun memasukkannya ke dalam server. Masalah ini akan membuat biaya

pengeluaran perusahaan akan membengkak karena harus menggaji karyawan

dan menyediakan peralatan yang memadai (seperti komputer dan akses internet

dengan kecepatan yang memadai). Tingkat kesalahan atau human error juga

akan menjadi masalah yang cukup krusial. Masalah tersebut akan terjadi ketika

karyawan yang berada di kantor regional akan memasukkan data secara manual

satu per satu ke dalam server.

Tidak hanya itu, waktu yang diperlukan untuk dapat memberikan data

kepada kantor cabang pembantu pun akan sangat tergantung dari kecepatan

internet yang digunakan. Akan sangat riskan bila sebenarnya data tersebut

sangat mendesak diperlukan oleh kantor cabang pembantu untuk melakukan

transaksi dengan calon pelanggan namun datanya tidak diterima tepat waktu

atau bahkan tidak dapat dikirimkan. Hal ini akan sangat merugikan perusahaan

karena bisa saja calon pelanggan akan pergi dan nama baik yang sudah

dibangun selama ini akan rusak hanya karena data yang diperlukan tidak tiba

tepat waktu.

91

3.7 Alternatif Pemecahan Masalah

Untuk mengatasi masalah jaringan yang dihadapi PT Indolok Bakti

Utama, dibutuhkan solusi yang tepat dengan mempertimbangkan sumber daya

dan fungsionalitas atau kebutuhan yang diperlukan. Adapun langkah yang harus

diambil untuk menyelesaikan masalah tersebut yaitu dengan tidak

menggunakannya jaringan publik yang terbuka secara umum sehingga tidak

sembarang orang dapat melihat isi paket data yang mengalir di dalamnya. Cara

yang dirasa cukup tepat yaitu dengan memanfaatkan teknologi VPN.

Teknologi VPN ini akan menciptakan suatu jalur khusus (tunneling) di

sebuah jaringan publik sehingga tidak sembarang orang dapat melihat isi data

yang mengalir di dalamnya. Proses tunneling ini sebenarnya tetap

memanfaatkan jaringan publik, namun nanti ip publik yang digunakan kantor

cabang pembantu akan dimasquered dengan ip-tunnel yang diberikan oleh

VPN-Server. Ip-tunnel tersebutlah yang akan membuat sebuah jalur khusus

yang menghubungkan antara kantor cabang pembantu dengan server pusat. Di

dalam tunnel tersebut data akan dienkrip dengan berbagai protokol pengamanan

jaringan seperti PPTP, L2TP, IPSec, dan lainnya.

Untuk menerapkan teknologi VPN, terdapat beberapa alternatif yang

dapat digunakan, yaitu:

1. Menggunakan layanan MPLS.

MPLS atau Multi Protocol Label Switching merupakan arsitektur

jaringan yang didefinisikan IETF untuk memadukan mekanisme

92

label switching di lapisan (layer) 2 dengan routing di lapisan

(layer) 3 untuk mempercepat pengiriman paket data. Cabang-

cabang regional PT Indolok Bakti Utama telah menerapkan

teknologi VPN berbasis MPLS milik Telkom untuk saling

berhubungan dengan server. Teknologi ini memberikan layanan 24

jam koneksi untuk cabang dan server yang telah saling terhubung.

Biaya yang diperlukan untuk menghubungkan sebuah node relatif

mahal. Namun kualitas yang diberikan layanan MPLS terjamin

tingkat kecepatan dan QoS-nya.

2. Menggunakan router merek Cisco atau Mikrotik.

Penggunaan router ini merupakan alternatif lain untuk perusahaan

yang tidak mempunyai dana lebih karena biaya implementasinya

relatif lebih murah bila dibandingkan dengan MPLS. Namun

tingkat kecepatan transfer data dan QoS yang didapatkan bila

menggunakan alternatif ini kurang terjamin karena bergantung dari

kecepatan internet yang digunakan. Penggunaan router ini harus

disertakan dengan berlangganan suatu jaringan internet dari

penyedia layanan internet. Router tersebut nantinya akan mengatur

pola penggunaan ip dari sisi server ke sisi cabang sehingga tidak

perlu lagi diberikan ip-privat yang berbeda ke tiap komputer.

93

3. Dial-up VPN bagi masing-masing komputer di kantor cabang pembantu.

Alternatif yang satu ini memang merupakan cara yang paling

hemat bagi semua perusahaan untuk menerapkan teknologi VPN

asalkan server pusat juga telah menerapkan teknologi VPN dan di

sisi pengguna sudah memiliki akses internet. Setiap komputer

dapat membuat VPN hanya dengan membuat koneksi baru di

komputernya dan memilih opsi VPN ketika melakukan pengaturan

koneksi tersebut.

3.8 Usulan Pemecahan Masalah

Dengan melihat sumber daya dan kebutuhan yang diperlukan dari

masalah yang ada, kami mengusulkan agar digunakannya router mikrotik untuk

membuat suatu jaringan VPN terpusat yang menghubungkan kantor cabang

pembantu yang terletak di seluruh Indonesia tersebut dengan pusat yang terletak

di Cibitung.

Penggunaan router mikrotik untuk menghubungkan kantor-kantor

cabang tersebut dengan server pusat di Cibitung dapat mengurangi resiko

pencurian data selama berlangsungnya proses pengiriman data melalui e-mail di

jaringan publik. Di setiap kantor cabang akan diletakkan sebuah router mikrotik

yang berhubungan dengan VPN-Server Mikrotik yang berada di Cibitung

sehingga kantor cabang pembantu tidak lagi perlu melalui kantor regional untuk

mengambil atau memasukkan data ke dalam server. Kantor cabang pembantu

94

akan dapat langsung berhubungan dengan server karena mikrotik yang

digunakan akan menghubungkan kedua jaringan tersebut.

Untuk masalah keamanan dan kerahasiaan data, akan diterapkan

teknologi VPN yang sebelumnya telah diimplementasikan di kantor regional

namun tidak dengan layanan MPLS milik Telkom. Jaringan VPN akan dibuat

menggunakan router mikrotik tersebut. Dengan teknologi VPN ini, kantor

cabang pembantu tetap akan menggunakan jaringan publik namun aliran data

tidak akan dapat dimasuki oleh orang luar karena aliran data tersebut berada di

dalam tunnel yang akan dibuat dari teknologi VPN ini.

Masing-masing kantor cabang pembantu akan melakukan proses dial-

up ke IP publik VPN-Server Mikrotik dan akan menerima sebuah ip-tunnel

yang digunakan sebagai alamat untuk membentuk tunnel di antaranya. Hal ini

dikarenakan fungsi dari router mikrotik yang akan mengatur penerimaan ip

yang diberikan oleh VPN-Server Mikrotik.

Selain itu, router mikrotik juga memiliki berbagai fitur yang hampir

sama dengan router keluaran Cisco namun dengan harga yang lebih murah.

Sehingga dengan biaya yang lebih sedikit, Mikrotik bisa memberikan fungsi

yang sama dengan router Cisco.

Alasan lain diusulkannya penggunaan router mikrotik dibanding

memanfaatkan layanan MPLS yang juga sudah digunakan untuk kantor cabang

regional yaitu lebih mengarah kepada fungsionalitas dan ekonomis-nya.

Layanan MPLS akan sangat memakan biaya yang sangat besar sehingga tidak

95

mungkin perusahaan akan menyambungkan ke 25 kantor cabang pembantu

tersebut dengan MPLS. Dapat dibayangkan berapa besar biaya yang harus

dikeluarkan untuk menghubungkan semua kantor cabang tersebut. Fungsi dari

kantor cabang pembantu sebenarnya hanya sebagai perpanjangan dari kantor

regional sehingga PT Indolok Bakti Utama dapat menjangkau daerah-daerah di

luar kantor regional yang sudah ada sehingga akan mempermudah bagi para

calon pelanggan yang ingin akan berinteraksi dengan PT Indolok Bakti Utama.

MPLS CISCO MIKROTIK

Harga > Rp 2.000.000,- > $ 100 > Rp 400.000,-

Tabel 3.1 Perbandingan Harga MPLS, CISCO dan Mikrotik

Untuk alternatif pemecahan masalah yang terakhir tidak diajukan

sebagai usulan pemecahan masalah sistem jaringan PT Indolok karena nantinya

akan menimbulkan masalah baru, yaitu ip-overload di sisi server. Hal tersebut

dapat terjadi karena ketika tiap komputer di kantor cabang pembantu melakukan

dial-up VPN, VPN-server di pusat akan memberikan sebuah ip-tunnel ke tiap

komputer tersebut agar terbentuk tunnel antara komputer cabang dengan server

pusat. Ip-tunnel yang disediakan oleh VPN-server sewaktu-waktu akan habis

bila pada saat yang bersamaan banyak komputer yang akan mengakses server

tersebut, termasuk koneksi dari user-user yang berada di luar Indonesia. Selain

keterbatasan ip-tunnel yang disediakan VPN-server, kinerja server juga akan

menjadi sangat terganggu karena harus melayani banyak komputer yang ingin

96

mengaksesnya.

Sedangkan dengan memanfaatkan router mikrotik, VPN-server tidak

akan terbebani dengan koneksi yang dibuat oleh setiap komputer di kantor

cabang pembantu karena akan diatur oleh VPN-Server Mikrotik yang terpisah

dengan VPN-server biasa dan juga proses tunnel yang terjadi tidak akan

sebanyak komputer yang akan mengakses, namun hanya sebanyak kantor

cabang pembantu yang akan mengakses, walaupun di satu kantor cabang

pembantu terdapat lebih dari 10 komputer yang akan mengakses.

3.9 Perancangan Sistem Jaringan yang Baru Pada PT Indolok Bakti Utama

Sistem jaringan yang diusulkan kepada PT Indolok Bakti Utama yaitu

diletakkannya sebuah router mikrotik di sisi server pusat yang berfungsi

sebagai VPN-server mikrotik dan router mikrotik di kantor cabang pembantu

yang berfungsi menghubungkan semua user yang berada di kantor cabang

tersebut untuk dapat mengakses VPN-server mikrotik sehingga tidak terlalu

membebani VPN-server yang ada di Cibitung. VPN-server mikrotik akan

menerima koneksi dari 25 cabang yang tersebar di seluruh Indonesia. Namun

dalam perancangan ini, hanya digambarkan sebuah cabang saja karena 24 cabang

lainnya memiliki gambaran yang sama.

97

Gambar 3.10 Usulan Sistem Jaringan Yang Baru untuk PT Indolok Bakti Utama

98

Dari gambar tersebut, terlihat bahwa perubahan yang terjadi hanya terletak

pada koneksi jaringan kantor cabang pembantu dengan server pusat di mana

semua user yang berada di kantor cabang dapat mengakses server yang terletak

di Cibitung. Hal tersebut sangat efisien karena mereka dapat mengakses data

(baik memasukkan ataupun mengambil data) langsung ke server tanpa melalui

perantara kantor regional.

3.9.1 Perancangan Jaringan VPN

Untuk menghubungkan jaringan server pusat dengan kantor cabang

pembantu pada PT Indolok Bakti Utama, diperlukan adanya proses

tunneling antar kantor tersebut. Protokol PPTP merupakan proses client-

server sehingga proses tunneling hanya terjadi antara dua perusahaan saja.

Oleh sebab itu, diperlukan 25 proses tunnel untuk menghubungkan server

pusat dengan 25 kantor cabang yang ada.

Gambar 3.11 Koneksi Antara Mikrotik VPN-Server Dengan 25 Mikrotik Cabang

99

Untuk dapat berhubungan dengan server pusat, kantor cabang

pembantu tersebut harus melakukan proses dial-up VPN ke server pusat

untuk membentuk tunnel. Pembentukan tunnel tersebut akan terjadi ketika

kantor cabang pembantu telah melakukan dial-up VPN dan diterima oleh

mikrotik VPN-server pusat. VPN-server mikrotik pusat akan memberikan

ip-tunnel kepada kantor cabang tersebut sehingga jalur khusus (tunnel)

benar-benar terbentuk dan tetap ada selama koneksi terus berlangsung.

Tunneling akan mengenkapsulasi dan mengenkripsi setiap paket data

yang melewati tunnel tersebut. Kantor cabang akan melakukan proses dial

melalui ip publik ke kantor pusat di Cibitung sebagai proses autentikasi

awal. Dalam proses tersebut, user harus memasukkan username dan

password. Setelah autentikasi berhasil, maka dibentuk sebuah jalur tunnel

dengan menggunakan IP virtual yang menghubungkan kedua kantor

tersebut. Setelah jalur terbentuk maka seluruh data yang melewati jalur

tersebut akan dienkapsulasi dan dienkripsi.

Dilihat dari gambar 3.11, proses tunneling yang terjadi antara

mikrotik VPN-server dengan mikrotik cabang yaitu masing-masing satu

buah untuk satu cabang. Jadi bila memang semua cabang tersebut dalam

satu waktu melakukan koneksi ke server, maka akan terbentuk tunnel

sebanyak 25 buah yang memasuki mikrotik VPN-server.

100

3.9.2 Kebutuhan Hardware dan Software yang Diperlukan

Untuk melakukan simulasi jaringan VPN berbasis router mikrotik,

beberapa peralatan yang digunakan adalah sebagai berikut:

1. 2 buah komputer dengan prosesor Intel Pentium IV di mana masing-

masing komputer diinstal Windows XP SP 3 sebagai PC client dan

PCRouter Mikrotik pada vmware sebagai router mikrotik.

2. LAN Card yang ditanamkan masing-masing satu ke tiap komputer

yang akan digunakan untuk menghubungkan kedua komputer

tersebut.

3. Kabel UTP (Unshielded twisted-pair) dengan tipe cross yang akan

digunakan sebagai media penghubung kedua komputer tersebut.

Sedangkan sistem operasi dan perangkat lunak yang digunakan untuk

melakukan simulasi ini antara lain:

1. Windows XP SP 3

Sistem operasi ini merupakan standar sistem operasi yang

digunakan semua komputer ataupun laptop oleh semua karyawan

PT Indolok Bakti Utama.

2. Mikrotik PCRouter versi 2.9.27

Perangkat lunak ini sebenarnya merupakan sistem operasi yang

ditanamkan di dalam router mikrotik. Dengan menginstal

perangkat lunak ini, sebuah PC akan berfungsi layaknya sebuah

router mikrotik. Mikrotik PCRouter versi 2.9.27 yang diinstall

101

dalam vmware menggunakan License Router OS level 6 yang

merupakan level tertinggi dengan fungsi yang paling lengkap.

3. VMWare

Perangkat lunak ini digunakan untuk mensimulasikan

penggunaan beberapa sistem operasi yang dapat berjalan secara

bersamaan dalam sebuah komputer yang sudah memiliki sistem

operasi.

4. WinBox

Perangkat lunak ini merupakan GUI (Graphical User Interface /

tampilan antaramuka) yang digunakan untuk mempermudah

administrator me-remote pengaturan terhadap router mikrotik.

WinBox ini bekerja di bawah sistem operasi Windows.

5. Ethereal

Perangkat lunak ini digunakan untuk menangkap paket-paket

data yang melewati suatu interface jaringan. Perangkat lunak ini

digunakan sebagai alat untuk mengevaluasi hasil rancangan VPN

tersebut.