Embed Size (px)
Citation preview
BAB 4
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL
ATAS SIKLUS PENDAPATAN PT HARI PURNAMA PERKASA
4.1 Perencanaan dan tujuan evaluasi pengendalian internal atas prosedur
piutang usaha dan penerimaan kas
Pada bab ini akan membahas mengenai evaluasi atas sistem pengendalian
internal atas siklus pendapatan PT Hari Purnama Perkasa, spesifikasi terkait pada
piutang usaha dan penerimaan kas. PT Hari Purnama Perkasa sebagian besar
pendapatan jasanya diterima secara bertahap, oleh karena itu harus diawasi secara
hati-hati yakni dengan menciptakan sistem pengendalian internal yang memadai.
Perencanaan evaluasi perlu terlebih dahulu dirancang untuk dapat digunakan
sebagai panduan dalam melakukan proses audit agar sesuai dengan tujuan audit yang
ingin dicapai.
Perencanaan evaluasi atas piutang usaha dan penerimaan kas pada PT Hari
Purnama Perkasa adalah sebagai berikut :
1. Membuat perjanjian kepada pihak terkait mengenai waktu pelaksanaan
audit :
a. Pada pertemuan pertama penulis mewawancarai direktur dari
perusahaan
untuk mendapatkan bimbingan dari pihak-pihak yang telah ditunjuk
untuk membantu dalam penulisan.
b. Pada pertemuan kedua, penulis melakukan wawancara kepada
manajer konstruksi untuk memperoleh informasi mengenai prosedur
pengerjaan serta uraian tugas secara garis besar.
c. Pada pertemuan ketiga, penulis melakukan wawancara dengan bagian
finance and accounting serta meminta untuk mengisi kuisioner yang
berkaitan dengan dengan bagian masing-masing.
d. Pada pertemuan keempat, penulis meminta copy bukti-bukti dari
setiap form yang berkaitan dengan pemberian piutang dan penerimaan
kas kepada bagian terkait.
e. Pada pertemuan keenam, penulis membahas hasil temuan yang
diperoleh dengan manajemen.
2. Membuat program evaluasi
Program kerja evaluasi meliputi :
a. Melakukan perencanaan yang baik untuk mendapatkan atau
mengumpukan informasi umum mengenai latar belakang perusahaan
yang akan dipertimbangkan untuk diperiksa, sehingga diperoleh
gambaran yang jelas mengenai perusahaan yang diaudit.
b. Pengujian sistem pengendalian internal (SPI), yaitu melakukan uji
atas SPI apakah SPI yang ada selama ini telah berjalan dengan baik
dan dapat digunakan untuk menditeksi kelemahan didalam internal
dan dapat digunakan untuk mengidentifikasi dampak dari kelemahan
tersebut.
Tujuan evaluasi pengendalian internal atas piutang usaha dan penerimaan
kas adalah sebagai berikut :
a. Menilai apakah prosedur pengerjaan, pemberian piutang, penagihan,
hingga penerimaan kas telah berjalan sesuai dengan kebijakan yang
ditetapkan oleh perusahaan.
b. Menganalisa kelemahan-kelemahan pengendalian dalam aktivitas
didalam perusahaan, pemberian piutang dan penerimaan kas untuk
dicari upaya pemecahan atau penanggulangannya agar tidak terjadi
kesalahan yang serupa dikemudian hari.
c. Memberikan saran-saran perbaikan bagi perusahaan yang berguna
untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang ditemukan dalam
kegiatan pengerjaan proyek, piutang dan penerimaan kas.
4.1.1 Ruang lingkup evaluasi
Ruang lingkup pengendalian internal atas siklus pendapatan adalah :
1. Mengidentifikasi kelemahan pengendalian internal atas siklus pendapatan
pada PT Hari Purnama Perkasa.
2. Mengevaluasi 5 komponen pengendalian internal yang terdapat didalam
perusahaan dengan berdasarkan COSO (Committee of sponsoring
organizations of the treadway commission), yaitu lingkungan
pengendalian, penaksiran resiko, aktivitas pengendalian, informasi dan
komunikasi serta pemantauan.
3. Membuat saran-saran perbaikan atas kelemahan-kelemahan yang
ditemukan dalam siklus pendapatan.
4.2 Tujuan evaluasi
Terdapat (lima) komponen COSO yang saling terkait untuk dapat memperoleh
pengendalian internal yang baik dan dapat berjalan efektif. Oleh karena itu tujuan
penulis melaksanakan evaluasi adalah untuk mengetahui sejauh mana penerapan
lima komponen COSO dipakai dalam menilai proses dan prosedur pengendalian
internal. Komponen-komponen tersebut antara lain :
4.2.1 Lingkungan pengendalian (control environment)
Berikut ini merupakan penjelasan lingkungan pengendalian internal yang
terdapat pada PT Hari Purnama Perkasa :
1. Integritas dan nilai-nilai etik
Temuan pemeriksaan :
Pada PT Hari Purnama Perkasa, direktur menjunjung tinggi sikap jujur
dan disiplin kerja dan berharap pada setiap karyawan untuk melakukan hal
yang sama. Direktur bersikap tegas untuk memberikan punishment
terhadap setiap pelanggaran yang dilakukan buruh dan karyawannya.
Misalnya pelanggaran dalam hal pencurian barang-baranag proyek,
penggelapan uang perusahaan atau pembuatan bon palsu. Namun Direktur
menyampaikan peraturan mengenai kode etik secara verbal dan tidak
terdapat dalam pernyataan tertulis, karena menganggap karyawan telah
cukup jelas dengan peraturan tersirat tersebut dan benar-benar mengerti
hal yang dilarang dan harus dilakukan.
Kriteria COSO :
Atasan menciptakan suasana dalam lingkungan kerja yang efektif dan
efisien dengan memberikan contoh, mendemonstrasikan integritas,
mempraktikan standar tinggi dari perilaku etis dan mengkomunikasikan
kepada semua buruh dan karyawan untuk mengurangi resiko individu
melakukan tindakan tidak jujur dan tidak etis.
Sebab :
Kesadaran dan pemahaman karyawan mengenai tanggung jawab kerja
yang kurang merupakan penyebab dari pelanggaran kode etik yang biasa
dilakukan didalam perusahaan, terlebih lagi mengenai aturan dan
pengawasan yang tidak dilakukan secara konsisten oleh kepala bagian
membuat individu tidak cukup takut dengan sanksi atas pelanggaran.
Akibat :
Banyak individu yang sering melakukan tindak pelanggaran dan tidak
disiplin terhadap jam masuk, jam istirahat dan jam pulang kantor, dengan
sering datang lebih dari waktu yang ditentukan untuk memulai pekerjaan
(08.30 WIB), penggunaan waktu istirahat yang lebih banyak dari yang
telah ditetapkan (1 jam), dan pulang lebih cepat dari seharusnya (17.00
WIB).
Rekomendasi :
Sebaiknya perusahaan membuat aturan dan sanksi yang jelas mengenai
kode etik integritas karyawan dan menjalankannya dengan konsisten, agar
individu memiliki kesadaran terhadap kedisiplinan dan nilai-nilai etika
kerja yang benar, disiplin dan mengurangi resiko melakukan tindakan
tidak jujur.
Untuk menghemat biaya dan waktu istirahat agar efektif dan efisien
sebaiknya perusahaan menggantikan uang makan dengan makan harian
bersama didalam perusahaan untuk karyawan.
2. Komitmen pada kompetensi :
PT Hari Purnama Perkasa merupakan perusahaan yang merekrut individu
yang berkompetensi sesuai dengan pekerjaan yang dibutuhkan dengan
mempertimbangkan keahlian, pendidikan, keterampilan serta pengalaman
yang dimiliki oleh calon pekerja. Misalnya: untuk menempatkan karyawan
pada bagian finance and accounting, perusahaan memilih calon karyawan
yang memiliki latar belakang sarjana ekonomi dan memiliki pengalaman
minimal kerja dan untuk buruh perusahaan menginginkan individu yang
terampil dan giat dalam melakukan pekerjaan. Dengan menerapkan sistem
ini perusahaan memiliki tujuan agar individu mengerti benar mengenai
tugas-tugas yang akan dikerjakan, perusahaan dapat meminimalkan biaya
pelatihan, meningkatkan keefektifan kerja dengan tujuan meningkatkan
income perusahaan. Fasilitas yang telah disediakan perusahaan untuk
menunjang kinerja individu sudah memadai dan dirasa cukup untuk
memaksimalkan aktivitas kerja.
Untuk mencapai tujuan entitas, individu (buruh dan karyawan) harus
memiliki pengetahuan dan keahlian yang diperlukan untuk melaksanakan
pekerjaan agar efektif. Komitmen kompetensi ini mencakup pertimbangan
mengenai pengetahuan dan keahlian yang diperlukan, serta pelatihan dan
pengalaman yang dimiliki. Dengan demikian setiap individu mengerti
benar mengenai tugas yang harus dilaksanakan, menghemat waktu dan
biaya perusahaan dalam pelatihan individu dan pekerjaan dapat dilakukan
secara efektif dan efisien.
3. Dewan direksi dan komite audit
Temuan pemeriksaan :
PT Hari Purnama Perkasa tidak membentuk dewan direksi dan komite
audit. Direktur pada PT Hari Purnama Perkasa merupakan pemilik dan
pemberi otoritas langsung atas piutang kepada pelanggan, serta memeriksa
laporan keuangan bulanan yang dibuat oleh bagian keuangan.
Pengawasan terhadap aktivitas kerja rutin dilakukan langsung oleh
direktur dan dilakukan dengan cukup ketat, terjadinya kecurangan yang
dilakukan karyawan sangat kecil, karena pengontrolan laporan keuangan
dilakukan oleh direktur secara rutin sebagai pemilik perusahaan pribadi.
Direktur terlibat langsung dalam aktivitas di perusahaan dan komite audit
yang berkontribusi secara signifikan dengan melaksanakan pemeriksaan
terhadap pelaporan keuangan. Dengan aktivitas pemantauan laporan
keuangan secara konsisten oleh direktur, kecurangan yang dilakukan
karyawan dapat diminimalkan dan bila ditemukan tindak kecurangan
sebagai direksi mudah untuk menditeksi kecurangan tersebut.
4. Falsafah dan gaya operasi manajemen
Temuan pemeriksaan :
PT Hari Purnama Perkasa memiliki prosedur dalam memberikan piutang,
namun tidak memiliki syarat tertentu kepada pelanggan baru. Pelanggan
baru boleh melakukan pembayaran bertahap setelah pemberi kerja
memberikan proyek sebanyak 4 atau 5 kali dengan pengerjaan dibayar
tunai 100% setelah pengerjaan selesai.
Perusahaan belum memiliki ketentuan yang jelas mengenai piutang tidak
tertagih.
Kriteria COSO
Dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan harus melakukan
pemilihan dalam melakukan suatu tindakan untuk berlaku agresif, baik
dalam mengambil resiko bisnis, sikap dan tindakan dalam mengambil
keputusan.
Sebab :
Perusahaan tidak memberikan syarat tertentu yang memberatkan kepada
klien baru dalam melakukan pembayaran bertahap, karena perusahaan
tidak ingin kehilangan klien tersebut, dengan adanya syarat tertentu
pelanggan akan dapat merasa dipersulit oleh perusahaan.
Perusahaan tidak memiliki ketentuan untuk piutang tak tertagih karena
selama ini belum terdapat piutang yang tidak dapat ditagih. Piutang selalu
dilunasi, hanya saja sering terjadi pelunasan lewat dari jatuh tempo
pembayaran yang ditentukan.
Akibat :
Dengan tidak adanya syarat khusus untuk klien baru, mengakibatkan
banyak klien yang telat membayar dan proses penagihan cukup sulit.
Pembayaran yang macet ini mempengaruhi perputaran keuangan
perusahaan, sulit untuk membiayai kegiatan operasional perusahaan
setelahnya. Hal ini dikarenakan perusahaan belum mengetahui spesifikasi
klien baru dengan jelas dalam hal tanggung jawab pembayaran.
Rekomendasi :
Memberikan kebijakan yang lebih spesifik kepada pelanggan baru dengan
terlebih dahulu melakukan analisis 5C. Otorisasi ini dapat dilakukan bila
analisis 5C dimiliki oleh klien baru, terdiri dari :
a. Character : merupakan data tentang kepribadian dari calon
klien, sepeti track record pembayaran, keadaan dan latar
belakang perusahaan. Kegunaan dari penilaian ini untuk
mengetahui sejauh mana kemauan calon klien untuk
memenuhi kewajibannya (willingness to pay).
b. Capacity : merupakan suatu penilaian kepada calon klien
mengenai kemampuannya dalam melunasi kewajiban-
kewajibannya, jelas maksud penilaian ini untuk menilai sejauh
mana hasil usaha klien akan melunasi kewajiban tepat pada
waktunya.
c. Capital : penilaian terhadap kondisi kekayaan yang dimiliki
calon klien, penilaian ini dilakukan apakah calon klien layak
diberikan pembayaran bertahap dan batas limit.
d. Condition : perusahaan juga perlu mempertimbangkan kondisi
ekonomi yang berpengaruh kepada calon klien tersebut.
Condition of economy erat kaitannya dengan factor politik,
peraturan perundang-undangan negara dan perbankan pada
saat itu, serta keadaan lain yang mempengaruhi pemasaran
seperti bencana alam.
e. Collateral : adalah jaminan yang bisa disita apabila calon klien
benar-benar tidak bisa memenuhi kewajibannya. Collateral
diperhitungkan paling akhir, bilamana masih ada
pertimbangan-pertimbangan yang lain, maka bisa menilai
harta yang mungkin menjadi jaminan.
5. Struktur organisasi
Temuan pemeriksaan :
Struktur pembagian tugas yang rinci dan tertulis dianggap tidak terlalu
penting pada perusahaan, karena direktur menganggap karyawan sudah
dapat melihat dan mengerti dengan tugas dan wewenang masing-masing.
Direktur langsung yang membagi tugas dan selalu mengawasi aktivitas
kerja yang ada didalam perusahaan. Bagian pengelola pendapatan
termasuk prosedur penagihan penerimaan perusahaan belum menjalankan
kinerjanya dengan efektif.
Kriteria COSO :
Struktur organisasi berkontribusi terhadap kemampuan suatu entitas untuk
memenuhi tujuan dengan menyediakan kerangka kerja menyeluruh atas
perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan pemantauan terhadap
aktivitas perusahaan. Pada struktur organisasi ini akan memperlihatkan
wewenang dan tanggung jawab yang tepat.
Sebab:
Direktur tidak meningkatkan keefektifan bagian pengelolaan pendapatan
dalam melakukan kinerjanya.
Akibat :
Pemisahan tugas menjadi kurang jelas, tanggung jawab pekerjaan,
kewajiban dan pelaporan atas tugas individu tidak jelas.
Terganggunya aktivitas pekerjaan karena satu pekerjaan sering dilakukan
oleh dua individu .
Rekomendasi :
Sebaiknya perusahaan memberikan struktur pembagian tugas secara rinci
dan tertulis dengan tujuan untuk mengatur dan memberikan gambaran
dengan jelas atas tugas-tugas individu dan wewenang serta tanggung
jawab, sehingga aktivitas perusahaan tidak terganggu.
6. Penetapan wewenang dan tanggung jawab
Temuan pemeriksaan :
PT Hari Purnama Perkasa belum memiliki kebijakan tertulis mengenai
wewenang dan tanggung jawab, direktur memberikan wewenang dan
tanggung jawab kepada individu yang disampaikan langsung secara lisan,
karena direktur merasa individu sudah cukup mengerti mengenai tanggung
jawab yang diberikan.
Kriteria COSO :
Wewenang dan tanggung jawab mencakup mengenai bagaimana dan
kepada siapa aktivitas dibebankan. Dan harus diketahui oleh setiap
individu bahwa setiap tindakan saling berhubungan untuk mencapai
tujuan.
Sebab :
Direktur merasa pembagian tugas dan wewenang yang disampaikan
langsung secara lisan sudah cukup dapat dimengerti oleh individu.
Akibat :
Pemahaman mengenai tugas dan tanggung jawab sering dirasa kurang
jelas, akibatnya ada bagian yang melakukan tugas berganda. Sehingga
sulit dalam meminta tanggung jawab apabila terdapat kesalahan.
Rekomendasi :
Sebaiknya kebijakan mengenai wewenang dan tanggung jawab dibuat
jelas kepada masing-masing individu. Perusahaan membuat time table
agar pekerjaan karyawan dapat dilakukan tepat waktu, karyawan mengerti
dan memahami pengaruh atas tindakannya terhadap aktivitas di
perusahaan.
7. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia
Temuan pemeriksaan :
Temuan positif :
Perekrutan buruh dan karyawan pada PT Hari Purnama Pekasa dilakukan
oleh direktur perusahaan sendiri. Dalam melakukan perekrutan direktur
selalu mengutamakan kompetensi dalam bidang yang dibutuhkan. Dalam
perekrutan karyawan direktur melakukan wawancara, melihat latar
belakang pendidikan, keterampilan serta pengalaman kerja. Tidak ada
ujian yang dilakukan secara tertulis.Dalam hal penggajian perusahaan
menggolongkan sesuai dengan kompetensi yang dimiliki individu. Selain
gaji bulanan perusahaan juga memberikan bonus dan THR setiap
tahunnya. Dengan adanya kompensasi yang cukup sesuai dengan
kompetensi yang dimiliki, perputaran karyawan pada PT Hari Purnama
Perkasa cukup rendah dan kinerja tiap individu lebih optimal. Namun,
masi terdapat kelemahan dari kompetensi ini yaitu perusahaan tidak
memiliki promosi karyawan sepeti kenaikan pangkat dan rotasi untuk
jenjang karir pekerjaan.
Kriteria COSO :
Penerapan kebijakan dan prosedur sumber daya manusia penting
dilakukan, kebijakan dan prosedur sumberdaya yang diterapkan akan
menjamin bahwa individu akan memiliki integritas, nilai etika, dan
kompetensi kerja yang diharapkan. Kebijakan ini meliputi kebijakan
mengenai perekrutan dan proses penerimaan yang dikembangkan
perusahaan dengan baik. Hal ini diharapkan dapat mengkomunikasikan
peran dan tanggungjawab karyawan, tindakan pendisiplinan untuk
pelanggaran perilaku, program kompensasi yang memotivasi, pemberian
penghargaan serta punishment apabila melakukan pelanggaran.
Akibat :
Dengan tidak adanya promosi karyawan seperti peningkatan jenjang karir
dan jaminan yang cukup, sering terjadi keluar-masuknya karyawan yang
hanya memiliki tujuan untuk memperoleh pengalaman kerja, karyawan
tidak termotivasi untuk memberikan kinerja yang terbaik dan berdampak
pada timbulnya kerugian bagi perusahaan baik dalam segi financial
maupun segi operasi.
Rekomendasi :
Mempromosikan dan memberikan peningkatan karir bagi karyawan,
memberikan insentif, reward serta jaminan kerja dengan tujuan untuk
memaksimalkan hasil dari aktivitas kerja karyawan sehingga kinerja
perusahaan menjadi lebih baik. Dibawah ini tabel penjelasan mengenai
hasil evaluasi komponen lingkungan pengendalian.
Didalam tabel ini dijelaskan mengenai komponen dari lingkungan
pengendalian yang telah dievaluasi oleh penulis :
\
Tabel 3 Hasil Evaluasi Komponen Lingkungan Pengendalian (control
environment)
No Keterangan Pengendalian Efektif ( √ ) /Tidak efektif (x)
1. Integritas dan nilai-nilai etik kerja x
2. Komitmen pada kompetensi √
3. Dewan direksi dan komite audit √
4. Falsafah dan gaya operasi manajemen x
5. Struktur organisasi x
6. Penetapan wewenang dan tanggung jawab x
7. Kebijakan dan praktik SDM x
Berdasarkan tabel evaluasi diatas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa
lingkungan pengendalian (control environment) yang ada didalam perusahaan belum
efektif dan perlu diperbaiki. Perusahaan perlu melakukan pengawasan, audit secara
berkala, pemberian jaminan untuk karyawan, wewenang dan tanggung jawab
spesifik serta menyusun struktur organisasi yang jelas dengan tujuan meminimalkan
resiko kecurangan yang dapat dilakukan oleh karyawan dengan tujuan untuk
meningkatkan income perusahaan.
4.2.2 Penilaian Resiko (risk Assessment)
Temuan pemeriksaan :
PT Hari Purnama Perkasa dalam menjalankan usahanya dibidang konstruksi
memerlukan perangkat untuk mendukung jalannya kinerja usaha tersebut,
diantaranya perusahaan melakukan analisis resiko dengan memperhatikan dari
segi internal dan eksternal usaha. Resiko yang sering timbul dari segi internal
didalam perusahaan diantaranya kehilangan sumberdaya modal, kehilangan
karyawan/personil yang handal, kehilangan kepercayaan konsumen, resiko
penghentian usaha, resiko perubahan perekonomian serta kebijakan
pemerintah.
Kriteria COSO :
Penilaian resiko harus berhubungan dengan resiko yang terdapat dalam
pelaporan keuangan dan pertimbangan mengenai resiko yang berhubungan
dengan teknologi informasi. Resiko yang mungkin timbul ini harus
diidentifikasi, dianalisis dan dikelola dengan baik oleh perusahaan. Perusahaan
juga harus mempertimbangkan atas resiko yang dapat muncul bila terjadinya
perubahan dimasa yang akan datang seperti : Teknologi dan sistem informasi
yang terus berkembang, aktivitas dan personel baru, serta pertumbuhan
maupun restrukturisasi perusahaan.
Sebab :
Penyebab dapat timbulnya resiko :
1. Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan penagihan terselip.
2. Reward and punishment tidak dilakukan secara konsisten .
3. Kesalahan dari pemilihan sparepart dan pekerjaan yang tidak diawasi
dengan baik.
4. Melakukan proses tender tidak sesuai dengan peraturan dan
ketentuan.
5. Otoritas, prosedur penagiahan serta pemantauan prosedur piutang
hanya dipegang oleh satu orang yaitu dipegang langsung oleh
direktur.
Akibat :
Akibat yang sering timbul dari segi internal perusahaan diantaranya :
1. Kehilangan sumber daya modal apabila piutang tidak dapat ditagih.
2. Kehilangan karyawan/personil yang handal, resiko ini terjadi karena
motivasi karyawan yang kurang akibat tidak didukungnya jaminan
kerja yang memadai, rotasi dan kenaikan jenjang karir. Memicu
tindak pelanggaran dan kecurangan.
3. Kehilangan kepercayaan konsumen apabila perusahaan tidak mampu
memberikan kualitas pengerjaan sesuai dengan kebutuhan klien.
4. Resiko penghentian ijin usaha, resiko ini dapat timbul bila pemerintah
mencabut ijin usaha dikarenakan perusahaan melanggar ketentuan ijin
bisnis.
5. Resiko aktivitas penagihan terhenti bila direktur sedang tidak berada
ditempat, karena prosedur penagihan hanya dipegang oleh satu orang
membuat pengendalian menjadi sulit.
Akibat yang sering timbul dari segi eksternal perusahaan adalah :
1. Resiko perekonomian masyarakat dan negara. Resiko ini timbul dari
buruknya kondisi perekonomian yang menyebabkan daya beli klien
menurun.
2. Resiko perubahan peraturan dan kebijakan pemerintah. Resiko ini
dapat timbul karena kesalahan perusahaan dalam melakukan
operasinya yang berakibat pada sebuah bencana bagi masyarakat dan
menuntut lahirnya sebuah peraturan dan kebijakan pemerintah yang
baru.
Rekomendasi :
Setelah penulis menganalisa masalah yang timbul dari segi penilaian resiko,
penulis menyarankan agar perusahaan :
1. Peletakan dokumen tidak sembarangan, penyimpanan dokumen rapih
dan membackup dokumen-dokumen tersebut.
2. Memberikan reward dan punishment secara konsisten kepada
karyawan. Reward seperti penambahan bonus dan insentif,
punishment seperti pemotongan gaji pada karyawan yang tidak
masuk.
3. Selalu mengutamakan kualitas sparepart dan mengawasi proses
pengerjaan dengan tujuan memberikan pelayanan terbaik untuk
karyawan.
4. Selalu menjalankan bisnis sesuai koridor hukum yang berlaku,
melaksanakan tender sesuai ketentuan.
5. Memberikan wewenang dan tanggung jawab kepada orang
kepercayaan untuk melakukan pengawasan dan otorisasi penagihan.
6. Memberikan harga yang wajar kepada klien.
7. Manajemen resiko yang harus selalu dikembangkan untuk
meminimalkan resiko yang mungkin berdampak kepada lingkungan
sekitar.
Tabel 4 Hasil Evaluasi Komponen Pengendalian Resiko (risk assessment)
Berdasarkan tabel evaluasi diatas penulis menyimpulkan bahwa pengendalian
resiko (risk assessment) dari segi internal perusahaan sangat mempengaruhi kinerja
No Pengendalian Resiko Berpengaruh (√) /
Tidak berpengaruh (x)
1. Resiko internal :
a. Penyimpanan dokumen x
b. Pengendalian SDM (control resources) √
c. Kontrol Kualitas (quality control) √
d. Peraturan dan ketaatan hukum √
2. Resiko eksternal
a. Resiko perekonomian x
b. Perubahan kebijakan pemerintah x
perusahaan. Perusahaan perlu memperbaiki sistem pengendalian dan antisipasi
resiko yang dapat merugikan perusahaan.
4.2.3 Aktivitas pengendalian (control activities)
Aktivitas pengendalian atas pendapatan pada PT Hari Purnama Perkasa
sebagai berikut :
1. Pemisahan tugas dan tanggung jawab
Temuan pemeriksaan :
Direktur telah mengatur pemisahan tanggung jawab operasional dari otoritas
penagihan, pencatatan dokumen dan pemegang aset perusahaan.
1. Otorisasi pemberian piutang dan prosedur penagihan menjadi
kebijakan direktur sendiri dengan tujuan agar direktur dapat langsung
memantau segala aktivitas transaksi.
2. Aset perusahaan juga dipegang oleh direktur, karena direktur sebagai
pemilik perusahaan.
3. Pencatatan dan penerimaan uang dipegang oleh bagian finance and
accounting.
Kriteria COSO :
Pemisahan tugas memastikan agar individu tidak melaksanakan tugas yang
tidak seimbang, serta tanggung jawab yang sesuai dengan kompetensi masing-
masing individu.
Akibat :
Bagian keuangan memiliki peluang untuk melakukan lapping dengan cara
menunda pencatatan penerimaan kas dari klien. Bagian keuangan juga
memiliki peluang besar untuk mengubah pencatatan, pengeluaran dan
penerimaan kas, dan menggunakan uang yang diterima untuk keperluan pribadi
dan menutupi kecurangannya dengan cara mencatat ke dalam kartu piutang
pelanggan tersebut dari penerimaan kas pelanggan lain.
Rekomendasi :
Sebaiknya dilakukan pemisahan tugas dan pemberian tanggung jawab yang
jelas antara fungsi penerimaan dan pengeluaran kas dengan fungsi pencatatan,
dengan tujuan meminimalisir kecurangan.
2. Otoritas yang sesuai dari transaksi dan aktivitas :
Temuan pemeriksaan :
Direktur dan bagian keuangan membubuhkan cap dan tanda tangan pada berita
acara dan faktur sebagai bukti tagihan pembayaran kepada klien.
Direktur mengotorisasi setiap transaksi secara teliti dan rinci, pemberian kode
pada dokumen transaksi dapat meminimalkan kesalahan dalam penagihan.
Akibat :
Otorisasi pada berita acara dan faktur meminimalisasi kecurangan yang
dilakukan oleh karyawan seperti penundaan pencatatan. Apabila terjadi
kecurangan dan penyelewengan maka mudah untuk diidentifikasi.
Rekomendasi :
Penulis merekomendasikan agar kegiatan otorisasi didalam perusahaan terus
ditingkatkan, selain penggunaan cap dan code dokumen diharapkan perusahaan
untuk membuat salinan dari dokumen tersebut. Dan untuk perbaikan proses
pendapatan dapat dilihat pada lampiran 3 dan 4.
3. Dokumen dan catatan yang memadai :
Temuan pemeriksaan :
PT Hari Purnama Perkasa memiliki dokumen-dokumen pendukung yang sudah
cukup memadai seperti : berita acara dan faktur. Terdapatnya kode transaksi
pada faktur sangat diperhatikan oleh perusahaan untuk mempermudah saat
identifikasi bila ditemukan kesalahan. Namun perusahaan belum memiliki
dokumen catatan umur piutang (aging schedule), catatan umur piutang ini
digunakan untuk mengetahui piutang mana yang harus diutamakan untuk
ditagih sesuai dengan tanggal pembayaran yang ditentukan.
Kriteria COSO :
Tersedianya dokumen-dokumen yang berhubungan dengan aktivitas
perusahaan sehingga dapat ditelusuri jejaknya. Penggunaan formulir bernomor
urut cetak.
Akibat :
1. Akibat tidak dibuatnya aging schedule bagian keuangan sulit untuk
menyiapkan dokumen penagihan, membedakan penagihan yang lebih dulu
harus diutamakan.
2. Piutang yang telah jatuh tempo tidak mudah untuk dideteksi sehingga
proses penagihan tidak maksimal dan piutang yang sudah jatuh tempo bisa
saja sama sekali tidak terditeksi bila dokumen pokok seperti salinan surat
perintah kerja dan berita acara hilang.
Rekomendasi :
Penulis menyarankan sebaiknya perusahaan membuat aging schedule
untuk mempermudah bagian terkait untuk membuat dokumen penagihan,
mengetahui umur piutang, dan menditeksi limit piutang yang boleh
digunakan klien, hal ini bertujuan untuk mengoptimalkan penerimaan
pendapatan perusahaan.
Tabel 5 Tabel Hasil Evaluasi Aktivitas Pengendalian (control activities)
No Aktivitas Pengendalian Efektif ( √ ) / Tidak efektif (x)
1. Pemisahan tugas dan tanggung jawab x
2. Otoritas dari transaksi dan aktivitas √
3. Dokumen dan pencatatan x
Menurut evaluasi yang dilakukan penulis terhadap aktivitas pengendalian
(control activities), ditemukan kelemahan yang perlu diperbaiki. Perbaikan ini
bertujuan untuk membantu perusahaan dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi
kerja perusahaan.
4.2.4 Informasi dan komunikasi (information and communication)
Temuan pemeriksaan :
Pencatatan transaksi yang valid pada PT. Hari Purnama Perkasa berdasarkan
dokumen-dokumen pendukung menggunakan teknologi informasi berbasis
komputer untuk mencatat, memproses data dan melaporkan hasil pemrosesan
dengan tujuan untuk meminimalkan resiko kesalahan, mengidentifikasi
kesalahan yang ada.
Kriteria COSO :
Sistem informasi perusahaan merupakan kumpulan prosedur (otomatis dan
manual) dan record yang dibuat untuk memulai, mencatat, memproses, dan
melaporkan kejadian pada proses entitas. Komunikasi meliputi penyediaan
pemahaman mengenai peran dan tanggung jawab individu.
Akibat :
Pencatatan dan pemrosesan data menjadi lebih mudah, proses identifikasi
masalah lebih cepat. Dengan menggunakan sistem informasi, komunikasi tiap
bagian menjadi efisien dan tidak terbatas waktu dan tempat.
Tabel 6 Tabel Hasil Evaluasi Informasi dan Komunikasi
(information and communication)
No Keterangan Efektif ( √ ) / Tidak efektif (x)
1. Pencatatan menggunakan komputer √
2. Proses pengolahan database √
3. Komunikasi tiap bagian menggunakan
sistem informasi √
4.2.5 Pemantauan (monitoring)
Temuan Pemeriksaan :
Direktur perusahaan melakukan pemantauan langsung kepada tiap bagian.
Karyawan harus bertindak mewakili kepentingan serta tujuan perusahaan dan
bertanggung jawab terhadap tindakan yang dilakukan.
Penggunaan teknologi komputer untuk mempermudah pemantauan, seperti
data absen dan penerimaan kas. Selain melakukan pemantauan kepada
karyawan, direksi melakukan pemantauan sistem pendanaan yang merupakan
modal pribadi, dengan memantau pengeluaran secara ketat dari segi operasi
dan pembiayaan. Perusahaan juga selalu melakukan pemantauan kepada bagian
akuntansi dalam hal pelaporan keuangan dan pajak, untuk menghindari resiko
yang dapat merugikan perusahaan dikemudian hari.
Tabel 7 Tabel Hasil Evaluasi Pemantauan (monitoring)
No Keterangan Efektif ( √ ) / Tidak efektif (x)
1. Pelaporan keuangan perusahaan √
2. Pelaporan pajak √
3. Penaatan hukum √
4.3 Rekomendasi prosedur piutang, penagihan dan penerimaan kas pada PT
Hari Purnama Perkasa
Berdasarkan evaluasi yang dilakukan penulis terhadap prosedur yang sedang
berjalan pada perusahaan menggunakan COSO, dapat dilihat bahwa prosedur
pendapatan pada PT Hari Purnama Perkasa memiliki beberapa kelemahan, untuk
memperbaiki kelemahan tersebut penulis memberikan saran dan rekomendasi
perbaikan pada prosedur pendapatan yang dapat dijabarkan sebagai berikut :
Tabel 8 Hasil Evaluasi dan Rekomendasi
No. Kondisi berjalan Rekomendasi Manfaat
1.
a.
-
-
Lingkungan pengendalian:
Integritas dan nilai-nilai etik
Peraturan tidak dibuat
secara tertulis.
Pengawasan tidak
dilakukan secara
konsisten.
- Perusahaan
membuat aturan
yang jelas dan
sanksi tegas.
- Melakukan
pengawasan
secara
konsisten.
Pemisahaan tugas
menjadi jelas,
meminimalkan
kesalahan dan
kecurangan. Apabila
didapati kesalahan
mudah untuk
diidentifikasi.
Tabel 8 Hasil Evaluasi dan Rekomendasi
No. Kondisi berjalan Rekomendasi Manfaat
b.
Komitmen dan kompetensi
Setiap individu mengerti
benar mengenai tugas yang
harus dilakukan
√
√
c. Dewan direksi dan komite
audit :
Pemantauan laporan
keuangan konsisten,
kecurangan dapat
diminimalkan
√
√
d.
-
-
Falsafah dan gaya operasi
manajemen :
Pemberian piutang tidak
mengklasifikasikan klien
Tidak ada ketentuan
mengenai piutang tidak
tertagih
- Membuat analisis
klien dengan 5C.
- Mencadangkan dana
untuk piutang tak
tertagih.
Tujuan
rekomendasi ini
untuk
meminimalkan
resiko
keterlambatan
pembayaran
piutang.
e.
-
-
Struktur organisasi :
Pemisahan tugas dan
tanggung jawab karyawan
tidak jelas.
Pekerjaan dilakukan tidak
efektif
- Struktur
pembagian tugas
dibuat rinci
- Penerapan
perbaikan
pengelolaan
pendapatan seperti
pada lampiran 3
dan 4.
Tujuannya adalah
agar pemberian
tugas lebih mudah,
karyawan lebih
jelas. Dan
prosedur
pendapatan
dilakukan secara
efektif dan efisien.
Tabel 8 Hasil Evaluasi dan Rekomendasi
f.
-
-
Penetapan wewenang dan
tanggung jawab :
Adanya karyawan yang
melakukan tugas ganda.
Sulit menemukan penanggung
jawab atas pekerjaan.
- Pemberian
tugas jelas
untuk tiap
karyawan.
- Membuat
time table.
Tujuannya agar
pekerjaan karyawan
dapat dilakukan tepat
waktu dan memahami
pengaruh atas tindakan
terhadap aktivitas di
perusahaan.
g. Kebijakan dan praktik Sumber
Daya manusia :
Perusahaan tidak memiliki
promosi karyawan, kenaikan
pangkat dan rotasi untuk
jenjang karir karyawan.
Meningkatka
n jenjang
karir
karyawan,
memberikan
insentif,
reward serta
jaminan kerja
bagi
karyawan.
Meningkatkan motivasi
dan kinerja karyawan
dalam bekerja, sehingga
tujuan perusahaan
tercapai.
2.
-
-
-
-
Penilaian Resiko :
Resiko kehilangan sumber
daya modal.
Resiko kehilangan personel
handal.
Resiko kehilangan
kepercayaan konsumen.
Resiko penghentian ijin
usaha.
- Peletakan
dokumen rapih
dan selalu
membackup.
- Memberikan
reward and
punishment
dengan tegas.
- Mengutamakan
selalu kualitas.
Tujuannya adalah
agar resiko dari segi
internal perusahaan
dapat dihindari,
sehingga tujuan
perusahaan dapat
tercapai.
Tabel 8 Hasil Evaluasi dan Rekomendasi
3.
a.
Aktivitas pengendalian:
Pemisahan tugas dan tanggung
jawab.
Pencatatan dan penerimaan
uang dipegang oleh bagian
finance and accounting, dapat
menimbulkan lapping
Sebaiknya
dilakukan
pemisahan
tugas antara
fungsi
penerimaan
dan
pengeluaran
kas
Tujuannya adalah untuk
menghindari fraud
dalam hal penggelapan
uang perusahaan.
b. Otorisasi yang sesuai dari
transaksi dan aktivitas
√
√
c
Dokumen-dokumen dan
pencatatan :
Perusahaan sering menagih
piutang yang telah jatuh
tempo terlebih dulu, namun
ditagih belakangan
begitupun sebaliknya.
Membuat catatan
aging schedule.
Tujuannya adalah
untuk
mempermudah
bagian terkait untuk
membuat dokumen
penagihan yang
benar.
4.
-
-
-
Informasi dan komunikasi :
Pencatatan menggunakan
computer
Proses pengelolaan database
Komunikasi tiap bagian
menggunakan Sistem
Informasi.
√
√
√
√
√
√
Tabel 8 Hasil Evaluasi dan Rekomendasi
5.
-
-
-
Pemantauan :
Perlengkapan
perusahaan
Pelaporan pajak
Pencatatan hukum
√
√
√
√
√
√
