BAB IVANALISA DAN PEMBAHASAN

4.1 Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan

Untuk mendapatkan kinerja yang baik dari suatu pekerjaan, dapat di peroleh

melalui sistem kerja yang terkoordinasi dengan baik. Untuk mencapai hal tersebut

diperlukan perbaikan sistem yang lama dengan membuat suatu rancangan sistem

yang baru yang dapat memberikan hasil yang baik dari sistem yang lama. Dimana

sistem yang baru ini merupakan sistem yang akan mengatasi kelemahan dari sistem

yang lama. Untuk mengetahui hal tersebut maka diperlukan suatu analisa sistem

terhadap sistem yang lama.

Secara konseptual pengertian analisa sistem adalah penguraian dari suatu

sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud

untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, dan

hambatan yang terjadi agar yang di harapkan dapat di usulkan perbaikannya.

Adapun sistem yang dipakai selama ini dalam pengelolaan arsip pada Pimpinan

Anak Cabang Partai Gerakan Indonesia Raya Medan Johor masih menggunakan

sistem yang sederhana (selama ini mengunakan buku untuk mencatat semua transaksi

yang ada) sehingga membutuhkan waktu yang relatif lama dalam membuat,

mengelola, menata dan menyimpan dokumen anggota.

4.2 Fungsi dan Kegunaan Sistem

4.2.1 Sistem Informasi Organisasi

Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi

organisasi, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi

22

23

yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-

masing tingkat (level) maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya sistem informasi

organisasi adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam

pembuatan keputusan organisasi, baik yang menyangkut keputusan-keputusan rutin

maupun keputusan-keputusan yang strategis. Sehingga sistem informasi organisasi

adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun

informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.

a. Alur Surat Masuk

Analisis struktur organisasi PAC Gerindra Kecamatan Medan Johor dilakukan

dengan mengamati bagan struktur organisasi PAC Gerindra Kecamatan Medan Johor

dan menganalisis peran setiap bagian dalam proses aliran arsip (surat masuk) dan

dokumen PAC Gerindra Kecamatan Medan Johor.

Aliran sistem kearsipan surat masuk PAC Gerindra Kecamatan Medan Johor

adalah sebagai berikut :

Gambar 4.1 Alur Surat Masuk

Bagian Surat(input data surat masuk pada form agenda masuk)

Kasubag Tata Usaha : (mengecek data surat masuk dan meneruskan kepada Ketua PAC Gerindra)

Ketua PAC(Mendispos isi Surat dengan mengisi Form Lembar Disposisi)

Pengolah (Membaca Lembar Disposisi, memproses surat, dan memberi keterangan “sudah diproses atau dalam proses”, pada form lembar disposisi)

Bagian Arsip (Menerima surat dari Pengolah dan menyimpan surat dalam folder sesuai dengan Klasifikasi Arsip pada Form Daftar Induk Arsip)

24

b. Alur Surat Keluar

Aliran sistem kearsipan surat keluar PAC Gerindra Kecamatan Medan Johor

adalah sebagai berikut :

Gambar : 4.2 Alur Surat Keluar

4.2.2 Kegunaan Sistem Informasi

4.2.2.1 Tujuan dan Prosedur Pengolahan Arsip

Tujuan dari aliran sistem kearsipan ini adalah untuk menggambarkan proses

dari dokumen-dokumen yang ada dalam sistem. Adapun proses pengelolaan arsip

pada PAC Gerindra Medan Johor adalah sebagai berikut :

PIMPINAN PAC Mendisposisi Menandatangani surat

PENGOLAH (KTU/ WAKIL KETUA) Membuat konsep surat Menyerahkan konsep surat kepada

BAGIAN SURAT

BAGIAN SURAT Mengetik naskah kemudian minta

tanda tangan pimpinan Mengagenda surat

KURIR Mengirim surat

Diperiksa

Diperiksa

OK Tidak

TidakOK

25

1) Tahap penciptaan (record creation) yaitu suatu tahap dimana arsip mulai

diciptakan sebagai akibat dari bermacam-macam kegiatan yang dilakukan oleh

suatu organisasi atau perorangan dalam melaksanakan fungsinya.

2) Tahap penggunaan dan pemeliharaan (used and mainteance), pada tahap ini

dengan tujuan agar arsip dapat digunakan setiap saat dibagi menjadi beberapa

bagian yaitu pengurusan surat, penataan berkas, penemuan kembali.

3) Tahap penyusutan/ istirahat.

4) Tahap penyimpanan.

4.2.2.2 Aliran Sistem Administrasi Kearsipan

Anggota Sekretaris Pimpinan

Gambar 4.3 Diagram Aliran Sistem yang Sedang Berjalan

Dokumen Anggota Dokumen Anggota

Pengecekan Dokumen Anggota

Arsip

Laporan Arsip

Menyimpan Arsip

26

4.2.3 Cara Kerja Sistem

Metode sistem kerja merupakan kesatuan ide yang dapat diaplikasikan dimana

penggunaan konsep sistem kerja dianggap sebagai titik untuk memahami,

menganalisa dan memperbaiki sistem dalam suatu organisasi, baik ilmu teknologi

termasuk di dalamnya ataupun tidak. Dasar dari metode sistem kerja, antar lain :

1. Hubungan antara sistem kerja dan bidang sistem informasi konsep dari sistem

kerja yaitu kasus umum yang mencakup sistem informasi, projects, rantai nilai,

rantai supply dan kasus spesial lainnya.

2. Warisan dari komponen dan properti dari sistem kerja kasus spesial dari sistem

kerja, sistem informasi dan projects mungkin mewariskan elemen sistem,

properti dan generalisasi dari sistem kerja secara umum.

3. Pemahaman tujuan dan kunci sukses dari sistem informasi sistem informasi yang

ada mendukung satu atau lebih dari sistem kerja yang mungkin tidak sama sekali,

sebagian ataupun seluruhnya menggunakan sistem informasi.

4. Pengaplikasian prinsip umum mengenai sistem kerja kesatuan dari prinsip umum

yang berhubungan dengan sistem kerja merupakan dasar dari metode sistem

analisa dimana bisnis dan pekerja ilmu teknologi dapat menggunakan apapun

yang berguna bagi mereka.

5. Model siklus hidup sistem kerja sistem informasi dan sistem kerja aktifitas-

aktifitas dalam proses bisnis dibatasi menjadi enam tipe dari aktifitas yang

bersifat komputerisasi ataupun manual, antara lain :

a. Mendapatkan informasi.

b. Menerima informasi.

c. Mentransmisikan informasi.

d. Memanipulasi informasi.

e. Menyimpan informasi.

f. Menampilkan informasi

27

4.2.3.1 Sistem Yang Diusulkan

4.2.3.1.1 Ulasan Sistem Kearsipan

Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan administrasi agar

lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala

seperti kurangnya tenaga di bidang kearsipan maupun terbatasnya sarana dan

prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar

instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah dengan image

yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai bidang periferal diantara

aktivitas-aktivitas kerja lainnya.

Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi dan seminar

bidang kearsipan yang senantiasa muncul keluhan dan persoalan klasik seputar tidak

diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau organisasi, pimpinan yang

memandang sebelah mata tetapi selalu ingin pelayanan cepat dan tentu saja persoalan

tidak sebandingnya insentif yang diperoleh pengelola kearsipan dengan beban kerja

yang ditanggungnya.

Upaya lain yang diduga dapat mengatasi masalah sulitnya penanganan arsip di

PAC Gerindra Medan Johor pada era teknologi komputer sekarang ini adalah dengan

mengembangkan program (software) aplikasi database administrasi kearsipan

berbasis komputer. Program aplikasi database yang dimaksud diharapkan dapat

meningkatkan keamanan, kecepatan dan keakuratan penyimpanan maupun penemuan

kembali arsip di PAC Gerindra Medan Johor. Melalui aplikasi database administrasi

kearsipan akan mempercepat akses informasi yang tersimpan secara cepat dan tepat

sehingga dapat menghasilkan pengambilan keputusan yang baik.

28

4.2.3.1.2 Hasil Desain

Setelah dilakukan analisis terhadap beberapa permasalahan, menentukan

alternatif solusi, dan analisis alur sistem kearsipan di PAC Gerindra Kecamatan

Medan Johor, selanjutnya dilakukan tahap desain. Dalam kondisi lingkungan yang

penuh dengan persaingan, kinerja organisasi bergantung pada seberapa jauh

kemampuannya dalam menyelaraskan diri dengan lingkungan strategik secara kreatif.

Kemampuan ini pada dasarnya harus didukung oleh ketersediaan informasi yang

akurat dan cepat. Struktur program aplikasi sistem kearsipan PAC Gerindra

Kecamatan Medan Johor adalah sebagai berikut:

s

Gambar 4.5 Struktur Program Aplikasi Sistem Kearsipan

START

LOGIN

SURAT MASUK

LOG OUT

JENIS SURAT

TAMBAH EDIT HAPUS SIMPAN

TAMBAH EDIT HAPUS SIMPAN

ADMINISTRATOR PIMPINAN SEKRETARIS BENDAHARA

SURAT KELUAR

TAMBAH EDIT HAPUS SIMPAN

29

4.2.3.1.3 Hasil Pengembangan Sistem

Pada tahap pengembangan sistem ini dilakukan pembuatan progam aplikasi

sistem kearsipan PAC Gerindra Kecamatan Medan Johor dengan nama Sistem

Informasi Pengelolaan Surat dan Dokumen disingkat menjadi SIPSDOK. Program

Aplikasi Sistem Kearsipan PAC Gerindra Kecamatan Medan Johor ini dikembangkan

dengan sistem database yang diinstal dalam format jaringan.

Untuk memulai menjalankan program, user harus login terlebih dahulu dengan

cara menekan tombol conect, mengisi ID dan Password. Data user yang dapat

menggunakan program dikelola oleh administrator. Program ini menyediakan 4

tingkatan pengguna. Tingkatan pertama adalah ADMINISTRATOR yang dapat

mengelola database, menambah dan menghapus user. Tingkatan kedua adalah

PIMPINAN PAC yang dapat menambah data, mengedit data, dan memberikan

disposisi. Tingkatan ketiga adalah tata usaha atau SEKRETARIAT yang dapat

menambah data, membuka disposisi, dan mendownload file. Tingkatan keempat

adalah BENDAHARA yang dapat membuka disposisi dan mendownload file. Untuk

mengakhiri program, pengguna harus log out dan memutus koneksi jaringan dengan

menekan tombol disconect.

30

Gambar 4.6 Interface Menu Surat Masuk

4.3 Diagram Aliran Data

4.3.1 Desain Global

Desain global bertujuan untuk menjelaskan dan menerangkan mengenai sistem

baru yang akan dibangun secara keseluruhan. Desain global memberikan gambaran

bagi para user sistem, sehingga dapat memberikan kemudahan bagi mereka yang

menggunakan sistem ini. Desain global dapat digambarkan dengan menggunakan

data flow diagram yang dijabarkan dengan menggunakan simbol-simbol diagram.

4.3.2 Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan diagram level tertinggi dari DFD yang

memberikan gambaran tentang keseluruhan sistem, diagram tersebut terdiri dari

simbol proses yang menggambarkan seluruh sistem. Sistem yang dimaksud adalah

untuk menggambarkan sistem yang sedang berjalan. Mengidentifikasikan awal dan

akhir data awal dan akhir yang masuk dan keluaran sistem. Secara uraian dapat

31

dikatakan bahwa diagram konteks itu berisi siapa saja yang memberikan data

(inputan) kesistem serta kepada siapa data informasi yang harus dihasilkan sistem.

Adapun konteks diagram dari program sistem kearsipan pada PAC Gerindra

Kecamatan Medan Johor dapat dilihat pada gambar 4.4 berikut ini :

Gambar 4.4 Data Flow Diagram Konteks

4.3.3 Data Flow Diagram

Diagram arus data atau DFD adalah suatu gambaran grafis dari suatu sistem

yang menggunakan sejumlah bentuk-bentuk simbol untuk menggambarkan

bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang saling berkaitan. Data flow

diagram digunakan oleh analis sistem untuk merancang sistem pemrosesan informasi

tetapi juga sebagai cara untuk model seluruh organisasi.

DFD terdiri dari konteks diagram dan DFD level 0, level 1, dan seterusnya.

Dalam sistem ini penulis mencoba menggambarkan diagram konteks, DFD level 0,

dengan menggunakan diagram alir data.

Output (Model)

Proses (Model)Input (Data)

Data (ditangkap)

PenerimaDasar Data

Keputusan Tindakan

Hasil Tindakan

ANGGOTA

0SKRETARIS

BENDAHARA

KETUAARSIP

Surat Keluar

Data Anggota

Data Siswa

Surat Masuk Proses Data

Data Siswa

Penyimpanan Laporan

32

Gambar 4. 5 Data Flow Diagram

4.4 Analisa Kelemahan dan Keuntungan Sistem

1. Kelemahan Sistem

Dalam sistem pengolahan surat pada PAC Gerindra Kecamatan Medan Johor

mempunyai beberapa kelemahan yaitu :

a. Dengan kurang akuratnya pengolahan surat maka informasi yang dihasilkan juga

tidak cepat, tepat dan aktual sehingga menghambat semua laju pertumbuhan

organisasi.

b. Dengan menggunakan sistem tersebut maka dapat dipastikan bahwa pengolahan

arsip akan lambat dan kurang akurat

33

2. Keuntungan Sistem

Keuntungan hasil pengembangan sistem adalah :

a. Membantu menemukan kembali informasi (arsip) secara cepat dan tepat dan

mampu menyimpan data secara aman sehingga arsip tidak dapat diakses oleh

pihak yang tidak berhak.

b. Memungkinkan update data secara mudah, baik menambah, mengupdate maupun

menghapus.

c. Menghindari terjadinya informasi ganda, sehingga informasi dapat digunakan

untuk berbagai kebutuhan.

d. Memiliki fitur validasi data sehingga setiap kesalahan input data dapat diketahui

dengan cepat.

Secara teknis, database digunakan untuk menyimpan data dan informasi

sebagai hasil dari pengolahan data tersebut. Aplikasi database akan memudahkan

proses pengelolaan data seperti mengatur penyimpanan, menampilkan , dan mengedit

data.

4.5 Pembahasan

Penelitian pengembangan program aplikasi sistem kearsipan untuk PAC

Gerindra Medan Johor dilakukan melalui tahap analisis kebutuhan, desain, dan

pengembangan sistem. Tahap desain menghasilkan rancangan program aplikasi yang

berupa struktur dan storyboard program aplikasi sistem kearsipan untuk PAC

Gerindra Medan Johor.

Struktur program aplikasi sistem kearsipan PAC Gerindra Medan Johor

dirancang mulai dari tahap login pengguna. Setelah pengguna melakukan login, akan

masuk ke halaman menu yang berisi menu surat masuk, surat keluar, jenis dokumen,

dan log out. Pada masing-masing menu berisi sub menu yang terdiri dari tambah,

edit, hapus, dan simpan.