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Brindar elementos y herramientas a las instituciones, a
través de un esquema de planeación multimodal y
evaluación institucional, que contribuya a que atiendan –de
manera más efectiva- la realización del Autoestudio y la
exhibición de sus resultados, necesarios en la aplicación
del Sistema de Acreditación de FIMPES (versión 3.0), a
efecto que los participantes desarrollen o potencien las
habilidades apropiadas para realizar la planeación y la
evaluación institucionales.
Propósito del Curso
• Promover la reflexión, criticidad y creatividad ante el proceso de Planeación.
• Facilitar la comprensión de las etapas que conforman el proceso.
• Estimular el desarrollo de habilidades.
• Prepararse para conducir procesos de Planeación.
• Utilizar la Planeación como base de sustento de la Efectividad Institucional.
Objetivos del Curso
Al final del curso, el grupo participante contará con una
base de análisis, esquemas y formatos que apoyen a la
Institución en los procesos de Efectividad Institucional, a
efectos de sustentar el autoestudio para la acreditación,
como productos de este ejercicio.
Productos esperados del Curso-Taller
Análisis y Valoración de los Procesos
Productos:
Diagnóstico y Esquemas
Alineamiento de la
Efectividad Institucional
Productos:
Esquemas, formatos, guías e indicadores.
ALINEAMIENTO
1. El plan para planear.
2. El Contexto Histórico-Social.
3. Análisis externo.
4. Grupos de interés.
5. Misión y Valores.
6. Análisis interno.
7. Visión y Estrategias Maestras.
8. Los Programas y sus Metas.
9. Establecimiento de Planes a corto plazo.
10. Presupuestación.
11. Instrumentación de Planes y Programas.
12. Revisión y Evaluación de planes.
El proceso de planeación
¿Qué queremos? ¿Qué podemos? ¿Qué debemos? ¿Qué hacemos? ¿Qué logramos?
Evaluación
Investigación Institucional
Visión
Misión
Valores
Pla
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Funciones de la Educación Superior
Resultados Efe
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RA
Unidades de
Responsabilidad
- Escenarios y
Proyecciones
Futuras
- Objetivos y
Programas
Estratégicos
- Análisis
Ambiente
Organizacional y
Externo
- Alineación
Estratégica
- Perfil de la
Organización
- Programas
- Proyectos
- Acciones
- Variables y Metas
- Presupuesto
- Registro
- Modelo
Filosófico
- Esquema
Normativo
- Fines
- Tiempos
- Medios
- Recursos
- Estructura Esquema Evaluación
- Conceptos, Metas, Variables, Estándares y Procedimientos
- Instrumentos
- Corte para análisis y toma decisiones
Valoración del Cumplimiento de la
Misión
Redefinición de la Planeación
-Definición Objeto de Estudio
-Identificación Factores que inciden
-Definición Técnicas de Análisis
-Elaboración de conclusiones y propuestas
Cap
acid
ade
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ltad
os
- Filosofía, Principios
- Propósitos, Planeación y Efectividad
- Normatividad, Gobierno y Administración
- Programas Académicos
- Estudiantes
- Académicos
- Personal Administrativo
- Apoyo Soporte Académico
- Infraestructura
- Recursos Físicos
- Evaluación Acción Egresados
- Evaluación Agencias Externas
- Resultados Impacto de la Institución en la Sociedad
Planeación Táctica-Operativa
Planeación Prospectiva
Planeación Estratégica
Planeación Normativa
* Torres M.M. y M.E. Pérez Rodríguez 2010.
Esquema de Planeación y Evaluación Multimodal
Preguntas Críticas
¿Qué hacemos o para qué existe la organización?
¿Lo tenemos claro?
¿Lo entendemos? ¿Lo dominamos? ¿Lo mejoramos?
¿Lo medimos? ¿Lo evaluamos
¿Sabemos cómo mejorarlo?
¿Qué y cómo lo hacemos?
¿Qué resultados obtenemos?
• Crear un comité de planeación.
El Plan para planear
• Clarificar los roles.
• Desarrollar un perfil organizacional para la
efectividad.
• Identificar los temas principales u opciones
que Identificar la información a integrarse para
apoyar el proceso de toma de decisiones.
• Identificar los temas principales u
opciones que dirigirá la planeación.
IMPLANTACIÓN
CORTES PARA EVALUACIÓN
EJECUCIÓN DEL DISEÑO
DEFINICIÓN DE METAS
DERIVACIÓN DE OBJETIVOS
DISEÑO DE POLÍTICAS
PLANIFICACIÓN DE MEDIOS
PLANIFICACIÓN DE RECURSOS
PERCEPCIÓN Y SUSTENTACIÓN DE LA
REALIDAD EXISTENTE.
ANÁLISIS DE CONVERGENCIA Y DE
DIVERGENCIA
PROYECCIONES DIRECTAS Y
DE REFERENCIA
FUTURO DESEABLE
FUTURO NO
DESEABLE
ESCENARIOS DE REFERENCIA
ANÁLISIS DE BRECHAS
AÑOS ANÁLISIS DE IMPACTO
CONFRONTACIÓN FUTURO-PRESENTE
FUTURO FACTIBLE
• Tendencias Políticas
Análisis Externo (esquema PESTE *)
* Martinez, M. & M. Wolverton. (2009). Innovative strategy making in higher education. Information Age Publishing (IAP). Charlotte, N.C.
• Tendencias Económicas
• Tendencias Sociales
• Tendencias Tecnológicas
• Tendencias Educativas
Grupos de Interés
Personal
Empleados
Consejo de Directivo
Otros miembros de la organización
Consumidores directos (Estudiantes, Padres de Familia
Consumidores indirectos (Empleadores)
Competidores
Gobierno
Proveedores de Matrícula
Mercado potencial
Misión y Valores
VISIÓN ¿A dónde deseamos llegar? y... ¿Cómo actuaremos al estar ahí?
PRINCIPIOS La balanza axiológica que nos guía en la
construcción de la organización
MISIÓN La razón de ser de la organización y
escalera de logros para alcanzar la Visión
• Breve
• Puntual
• Memorizable
• Atractiva
• Estimulante
• Distintiva
Características de la Misión
Naturaleza de la Misión
Funciones
de la
Educación Superior
Misión
Institucional
Programas
Estratégicos
Autoestudio y Acreditación
Programas
Estratégicos
Acreditación
FIMPES
Autoevaluación
Institucional
• Integradora
• Amplia
• Realizable
• Activa
• Realista
• Alentadora
• Dimensionada en el Tiempo
• Difundida
• Flexible
• Escrita en lenguaje sencillo
Características de la Visión
La Visión del Futuro
Visión Estado futuro
(lo que la organización desea y puede lograr en un futuro
determinado) Posibles
escenarios
Estado presente (auto-análisis de la
situación actual)
Valores (Filosofía, creencias
y principios)
Grupos de
interés
Plazo definido
Estrategias Maestras
• Definir el rumbo
• Información sólida
• Matriz LOFA o FLOA
• Suposiciones, datos y valores
• Posibles obstáculos
• Elementos de alerta
• Expansión
• Especialización
• Diversificación
• Readaptación
Tipos de Estrategia
• Ofensiva
• Defensiva
• Diferenciación
• Armonía
Oportunidades:
a)
b)
c)
etc.)
Amenazas:
a)
b)
c)
etc.)
Fortalezas:
a)
b)
c)
etc.)
Limitaciones:
a)
b)
c)
etc.)
Matriz LOFA
Matriz LOFA
Fortalezas y Limitaciones
Administración
Cultura y recreación
Infraestructura
Investigación
Oferta educativa
Perfil de ingreso y egreso
Planta académica
Servicios a la comunidad
Vinculación
Otras
ANÁLISIS
Amenazas y Oportunidades
Ambientales
Culturales
Económicas
Educativas
Políticas
Sociales
Tecnológicas
Otras
Retraerse
Control de Daños
Decidir Limitaciones
Defender Invertir Fortalezas
Amenazas Oportunidades
Posibilidades Estratégicas
De la Visión a la Estrategia
Factores críticos de
éxito
Directrices
Estratégicas
Ambiente externo
Ambiente interno
Escenarios Externos
Amenazas / Oportunidades
VISIÓN Estrategias
Fortalezas / Limitaciones
Posición
organizacional
Posición
competitiva
• Desarrollar un portafolios de programas
directamente relacionados con la estrategia.
• Analizar el enfoque actual y el propuesto.
Programas y sus Metas
Revisión y evaluación de planes
• ¿Resultado del proceso?
• Razones
• Indicadores
• Ajustes
Planes a corto plazo
• Estrecha relación con los programas.
• Objetivos, responsables, recursos.
• Actividades y fechas.
Planeación Táctica
OBJETIVO ESTRATEGIA
META 1
META 2
META 3
META 4
ACCIÓN 2
ACCIÓN 3
ACCIÓN 1
Unidades de
Medida
Requeri-mientos
Experiencias Factores contingentes (externos
Medio Ambiente: Tecnología Economía Clima social Clima político Educación Limitaciones físicas
Límites y referencias: Fuente o controladores de recursos (humanos, económicos, informativos) Necesidades del cliente
Competidores y colaboradores
Cultura organizacional
Otros limitantes
Visión Misión
Metas
Estructura Organizacional
Sistemas de control
Procesos: Planeación/Programación
Presupuestación Seguimiento de operaciones
Evaluación y Control
Estructura:
Centros de Responsabilidad
Rendimiento institucional: Sistema de indicadores
Autores: Leslie Pearlman Ph.D. y Melchor Torres M. MSc.
Diagrama Conceptual
Estrategia
Alineamiento estructural
¿Qué quiero?
¿Qué puedo?
¿Qué haré
para lograr lo
que quiero?
Planteamiento estratégico
El presupuesto se define en función de lo que se quiere
hacer y no solamente de los recursos con que se
cuenta en un momento dado
Programa
Operativo
Presupuesto
Presupuestación Programática
Es el instrumento de planeación que cumple el
propósito de combinar los recursos disponibles
en el futuro inmediato, con las metas de corto
plazo de los planes institucionales.
Presupuestación Programática
• Alta competencia
• Previene la escasez de recursos
• Claridad en el manejo de los recursos
• Prioridades
• Fondeo a la calidad y a la eficiencia
• Racionalidad en el uso de recursos
• Programación de necesidades
Presupuestación Programática
El Ciclo Presupuestario
Programación
Presupuestación
Ejecución
Evaluación
Conceptos Guía
Etapas de la Planeación Táctica
Etapas
PROGRAMACIÓN
PRESUPUESTACIÓN
EVALUACIÓN
Funciones
Programas Estratégicos
Políticas Institucionales
Requerimientos
Misión
Presupuestación programática
Ejecución vs
Presupuesto
Programación
Presupuestación
Seguimiento de operaciones
Registro
Medición del
Rendimiento Factores críticos
Entradas y salidas de
información
Etapas y
Procesos
Pasos para la definición de indicadores
1.- Entender el programa o actividad organizacional
Entender detalladamente el programa actual o actividad a medir y establecer la bases de medición.
2.- Identificar los objetivos
estratégicos del programa
especifico o actividad
organizacional
Entender detalladamente el programa actual o actividad a medir y establecer la bases de medición.
3.- Identificar los criterios
de éxito del objetivo.
Identificar los resultados que deben ocurrir para considerar que se ha tenido éxito en la consecución del objetivo.
4.- Identificar la manera de
medir cada uno de los
factores críticos de éxito.
Definición de indicadores
5.- Denominar el indicador y
establecer una meta por
indicador.
Definir la magnitud o el impacto del reto a lograr.
Propósitos de la Evaluación
• Medición del avance en cada uno de los
programas.
• Explicación de los factores condicionantes de
estos logros.
• Desagregación de resultados para hacer juicios de
valor.
• Mejoría de la calidad académica.
• Integrado por conceptos, metas, variables, estándares,
procedimientos e instrumentos para valorar el logro de
los objetivos del PDI.
• Permite la reflexión colectiva sobre el quehacer
universitario.
• Su referente principal es la estructura programática -
presupuestal.
• La mayor parte de la información relacionada se
procesa en el Sistema de Información Institucional.
• Cada unidad responsable puede valorar los logros
obtenidos en los proyectos.
El Sistema de Evaluación Institucional
Función
Programa
Proyecto
Variable
V1
Variable
V2
Variable
V3
Metas
Para establecer las variables es necesario:
• Determinar las metas de evaluación.
• Señalar el criterio de calidad o criterio de
éxito que se va a seguir en la evaluación.
• Determinar las variables, mediante las
cuales se valorará el logro del objetivo del
proyecto.
Las Variables
Son expresiones cuantitativas o cualitativas establecidas
por las diversas entidades normativas o certificadoras
(SEP, FIMPES, CIEES, ANUIES, CONACYT, CONAEVA,
CENEVAL, UNESCO, OCDE, etc.), así como los fijados por
la propia universidad, por tal razón,
deben ser internos y externos.
Los Parámetros
Las escalas permiten otorgar valores a las variables
de acuerdo con su comportamiento en las distintas
dependencias de la Universidad y conforme los
parámetros de calidad seleccionados.
Las Escalas de Medición
La Evaluación del Proceso
Permite conocer las causas que condicionan el
nivel del logro alcanzado y proponer las acciones
para mejorar la calidad de la operación de los
programas en el próximo período.
Cumplimiento
• Los niveles de eficacia y eficiencia del proceso.
• La utilización de la estructura programática.
• La participación de la comunidad.
• La pertinencia de las acciones realizadas.
El cumplimiento de los objetivos de un Programa depende
El Código de Ética para la Evaluación
• Garantía a los evaluados de contar con información anticipada
y justa sobre objetivos, criterios y técnicas de evaluación.
• Garantía de confidencialidad y y oportunidad de
realimentación de los resultados con las personas o entidades
evaluadas antes de su divulgación, si es el caso.
• Garantía de información anticipada de las formas de
evaluación y las medidas consecuentes.
• Brindar oportunidad de corrección o mejoramiento.
El proceso de evaluación debe tener como referente un
código de ética que –mínimamente- considere:
Elementos básicos del Sistema Institucional de Información
Sistema de
Información en la
Universidad
Internos:
• Estructura Programática
• Estructura Orgánica
• Plan Institucional de Desarrollo
• Normatividad
Externos:
• Lineamientos de
política educativa.
Diagrama conceptual del SII Ingresos
Gasto
POA Estructura programática Asignación de pisos
financieros
Ejercicio y operación
del POA Asiento Contable
Registro de logros
y avances
Estado del ejercicio
programático y presupuestal
Estado del ejercicio
financiero y contable
Evaluación
institucional
Recapitulación de Etapas y Procesos
Necesidades del Entorno y curva de aprendizaje El Plan para
planear
Misión
Visión
Marco Axiológico
Análisis LOFA Líneas,
Programas y Proyectos
Estratégicos
Ámbitos de acción y Actores
Estructura Organizacional
y Esquema de Operación
Cronograma,
Planes operativos,
Presupuesto
Evaluación de la Gestión
Elementos básicos del Sistema Institucional
El Informe Versión 3.0
Tan importantes son los resultados como su interrelación, para sustentar juicios relativos a la
efectividad
Misión Institucional
P E I 1
P E I 2
P E I 3 P E I 4
P E I 5
Capítulo 6
Capítulo 2
Capítulo 5
Capítulo 1
Capítulo N
Capítulo 8
Indicadores y
resultados Indicadores y
resultados
Indicadores y
resultados
Indicadores y
resultados
PEI = Programa Estratégico Institucional
Indicadores y
resultados
Indicadores y
resultados
Punto de reflexión
¿Cuáles son las fuerzas impulsoras y limitantes
que presenta la organización para iniciar o
fortalecer una cultura de efectividad institucional
en el largo, mediano y corto plazos?
Somos lo que hacemos...
para ser lo que somos...
Mario Benedetti
(1920 – 2009)
[email protected] [email protected] ooVoo: consultas.mtm Skype: melchor.torres.munoz
Melchor Torres M. Consultores
