Upload
ngonguyet
View
230
Download
2
Embed Size (px)
Citation preview
1
1. Latar Belakang
Departemen Agronomi dan Hortikultura setiap tahunnya memperoleh
keluarga baru. Masuknya mahasiswa baru ini menambah daftar keanggotaan
keluarga besar agronomi. Jumlah keluarga yang tidak sedikit ini menyebabkan
kurang kompaknya serta terputusnya tali silahturahmi antar angkatan bahkan
civitas agronomi sendiri. Beranjak dari permasalahan tersebut perlu
diadakannya kegiatan yang memfasilitasi anggota-anggota tersebut untuk saling
mengenal, menjaga dan menyambung tali silaturahmi tersebut. Kegiatan ini
kemudian direncanakan oleh pengurus himagron dan diberi nama Temu
Keluarga Agronomi dan Hortikultura (TEGAR).
Kegiatan ini merupakan kegiatan tahunan yang sering dilakukan setiap
tahunnya. Kegiatan ini setiap tahunnya selalu digabungkan dengan kegiatan
Festival Tanaman. Namun pada kegiatan kali ini, acara TEGAR akan digabung
dengan penutupan Agrosportsment (AGS), dan pelepasan wisudawan periode
Januari sampai Maret.
Kegiatan TEGAR kali ini dikemas dalam konsep yang berbeda
dibanding sebelumnya. Apabila konsep TEGAR sebelumnya lebih pada event
berupa lomba-lomba, konsep TEGAR yang akan diadakan kali ini lebih
menekankan pada pengeratan dan pengakraban tali silaturahmi melalui diskusi-
diskusi santai atau sharing pengalaman antar anggota keluarga besar agronomi.
Hal ini dilakukan dengan harapan mampu meningkatkan caring dan rasa
memiliki antar anggota keluarga agronomi yang akan menciptakan sebuah
kesadaran bahwa keluarga agronomi baik mahasiswa, dosen, dan alumni
bukanlah orang lain melainkan keluarga.
2. Tujuan
1. Mempererat tali silaturahmi antara dosen, alumni, dan mahasiswa.
2. Meningkatkan rasa mencintai dan memiliki almamater sehingga terjalin
kerjasama yang baik antara alumni dengan institusi.
PENDAHULUAN
2
WAKTU & TEMPAT
Temu Keluarga
Agronomi dan Hortikultura
akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal : Sabtu, 12 Januari 2013
Waktu : 09.00 – 15.00 WIB
Tempat : Gedung Graha Widya
Wisuda IPB, Dramaga,
Bogor.
NAMA KEGIATAN
Kegiatan ini bernama Temu Keluarga Agronomi dan Hortikultura (TEGAR), Agrograduate
Celebration (Pelepasan Wisudawan), dan Penutupan Agrosportment.
MONTH DAY YEAR
TEMA KEGIATAN
“Road to 40 Himagron Bertabur Seni dan Keakraban”
LUARAN YANG DIHARAPKAN
Luaran yang diharapkan dari kegiatan ini adalah
terciptanya tali silaturahim yang erat, rasa kepedulian dan
kekeluargaan yang tinggi, serta terbentuknya jaringan yang lebih
luas antara mahasiswa, dosendan alumni Agronomi dan
Hortikultura
SASARAN KEGIATAN
Tegar yang berlangsung kali ini akan mengundang 1500
orang, yang terdiri dari mahasiswa angkatan 45, 46, 47, 48, 49,
pasca sarjana, dosen dan karyawan, dan alumni Departemen
Agronomi dan Hortikultura IPB.
3
DESKRIPSI KEGIATAN
Kegiatan ini merupakan acara tahunan yang wajib
dilaksanakan oleh Himagron. Tema yang diangkat dalam kegiatan
ini adalah “Road To 40 Himagron Bertabur Seni dan Keakraban”.
Rencana kegiatan yang akan dilaksanakan adalah penampilan
setiap angkatan mahasiswa Agronomi dan Hortikultura, temu
kangen dan sharing dengan alumni Agronomi dan Hortikultura,
testimonial dari alumni, makan serta foto bersama.
RANCANGAN ANGGARAN DANA
Adapun dalam penyelenggaraan kegiatan Temu Keluarga
Agronomi (TEGAR) ini dibutuhkan anggaran yang didapat melalui para
sponsor, dana departeman, serta donatur. Sedangkan untuk anggaran dana
kegiatan TEGAR terlampir dalam lampiran 2.
SUSUNAN
KEPANITIAAN
Terlampir
SUSUNAN
ACARA
Terlampir
4
Sponsorship
Agenda pelaksanaan TEGAR memerlukan dukungan dari berbagai
pihak baik dalam bentuk donasi maupun sponsorship. Agar acara ini
dapat berjalan secara profesional dan mampu meraih momentum yang
diperlukan untuk sukses, kami memerlukan biaya sebesar Rp.
40.000.000,- (empat puluh juta rupiah). Beberapa hal seperti logistik,
hadiah, dan persiapan membutuhkan dana dan tidak bisa kami tutup
secara pribadi. Kami membutuhkan bantuan untuk menjadikan acara ini
dapat terselenggara dengan sukses.
Adapun pihak-pihak yang besedia menjadi sponsor kegiatan ini
akan kami tawarkan kompensasi sebagai berikut:
1. Platinum sponsor
Platinum sponsor merupakan pihak yang bersedia membiayai
seluruh total keperluan biaya kegiatan TEGAR, seperti yang tertera di
dalam proposal yaitu sebesar Rp. 40.000.000,00 (empat puluh juta rupiah)
Tawaran yang disediakan dari panitia adalah sebagai berikut :
1) Perusahaan akan menjadi satu-satunya sponsorship yang diikut
sertakan dalam kegiatan TEGAR ini.
2) Nama dan logo perusahaan akan disertakan pada baliho, spanduk
rentang, brosur, tanda peserta, dan tanda panitia, dengan proporsi
100% pada media sponsor.
3) Nama sponsor akan disebutkan sepanjang acara TEGAR
berlangsung.
4) Disediakan 2 stand untuk gelar produk sponsor (3 m x 3m).
5) Ucapan terimakasih dari panitia TEGAR
6) Bila ada platinum sponsor maka sponsor lain tidak berlaku.
2. Gold sponsor
Gold sponsor merupakan pihak yang bersedia membiayai minimal
50% dari seluruh total keperluan biaya kegiatan TEGAR, seperti yang
tertera dalam proposal yaitu Rp. 20.000.000,00 (dua puluh juta rupiah).
Tawaran yang disediakan dari panitia adalah sebagai berikut :
5
1) Nama dan logo perusahaan akan disertakan pada baliho, spanduk
rentang, brosur, tanda peserta, tanda panitia, dan kaos dengan
proporsi 50% pada media sponsor.
2) Nama sponsor akan disebutkan pada pembukaan dan penutupan
acara TEGAR berlangsung.
3) Disediakan 1 stand untuk gelar produk sponsor (3 m x 3m).
4) Ucapan terimakasih dari panitia TEGAR.
5) Bila ada dua gold sponsor maka sponsor lain tidak berlaku.
3. Silver sponsor
Silver sponsor merupakan pihak yang bersedia membiayai minimal
25% dari seluruh total keperluan biaya kegiatan TEGAR, seperti yang
tertera dalam proposal yaitu sebesar Rp 10.000.000,- (sepuluh juta
rupiah).
Tawaran yang disediakan dari panitia adalah sebagai berikut:
1) Nama dan logo perusahaan akan disertakan pada baliho, spanduk
rentang, brosur, tanda peserta, tanda panitia, dan kaos dengan
proporsi 25% pada media sponsor.
2) Nama sponsor akan disebutkan pada saat pembukaan dan
penutupan acara.
3) Ucapan terimakasih dari panitia TEGAR.
4) Bila ada empat silver sponsor maka sponsor lain tidak akan
berlaku.
4. Bronze sponsor
Bronze sponsor merupakan pihak yang bersedia membiayai
minimal 10% dari seluruh total keperluan biaya kegiatan TEGAR, seperti
yang tertera dalam proposal yaitu sebesar Rp. 4.000.000,00 (empat juta
rupiah).
Tawaran yang disediakan dari panitia adalah sebagai berikut:
1) Nama dan logo perusahaan akan disertakan pada baliho, spanduk
rentang, brosur, tanda peserta, tanda panitia, dan kaos dengan
proporsi 10% pada media sponsor.
2) Nama sponsor akan disebutkan pada saat pembukaan dan
penutupan acara.
6
3) Ucapan terimakasih dari panitia TEGAR..
5. Donatur
Donatur merupakan pihak yang bersedia berpartisipasi dalam
kegiatan TEGAR dengan memberikan sumbangan, baik dalam bentuk
dana maupun fasilitas kegiatan dengan sukarela tanpa menghendaki
fasilitas dalam bentuk promosi yang ditawarkan.
Prosedur kerjasama
Sponsor yang berminat harus menandatangani lembar partisipasi
yang telah disediakan oleh panitia.
Sebesar 50% dari total pembayaran harus sudah dilakukan tiga
hari setelah penandatangan kontraprestasi dan 50% sisanya dapat
dilunasi maksimal lima hari setelah waktu pelaksanaan.
Paket-paket sponsorship sifatnya dapat dinegosiasi dan bersifat
fleksibel berdasarkan kesepakatan. Bila dari sponsor menghendaki
adanya kerjasama dalam bentuk lain yang saling menguntungkan
dimana bentuk tersebut tidak ada pilihan dalam paket sponsorship
yang dibuat maka hal tersebut dapat dibicaakan lebih lanjut.
Pembayaran dapat dilakukan dengan cek atau dengan transfer ke
rekening berikut:
Rekening : Bank BNI Syariah cabang Bogor
No. Rekening : 0205109642
No. Handphone : 08568478126
Atas nama : Mita Dianasari
Rekening : Bank Mandiri cabang Bogor
No. Rekening : 133-00-1063083-8
No. Handphone : 08568478126
Atas nama : Mita Dianasari
7
Apabila terjadi pembatalan kerjasama yang dilakukan oleh sponsor maka
uang kontrak yang telah disetorkan tidak dapat ditarik kembali.
Apabila terjadi pembatalan kerjasama yang dilakukan oleh panitia maka
panitia akan mengembalikan seluruh uang kontrak yang telah disetorkan
oleh sponsor.
Bentuk Sponsorship
Kami menawarkan kepada perusahaan anda kesempatan untuk menjadi
bagian dari usaha dalam menciptakan tunas bangsa yang berbakat di bidang
olahraga dan seni dengan mendukung acara agrosportment IV ini. Sebagai
timbal balik jasa dari dana perusahaan yang anda berikan, kami menawarkan
kesempatan untuk menampilkan merek (branding), penempatan logo, dan
pengenalan produk.
Bentuk publikasi Platinum Gold Silver Bronze Donasi
Baliho (1buah) 100% 50% 25% 10%
Sesuai
Kesepakatan
Spanduk rentang
(2buah) 100% 50% 25% 10%
Brosur/leaflet
(100lembar) 100% 50% 25% 10%
Tanda peserta
(1500 buah) 100% 50% 25% 10%
Tanda panitia 80
buah 100% 50% 25% 10%
Sebutan nama
merek pada saat
acara
8
PENUTUP
Demikianlah proposal ini dibuat. Besar harapan kami atas
terselenggaranya acara ini demi kompak dan bersatunya seluruh civitas
akademika Agronomi dan Hortikultura dengan alumninya. Segala
kekurangan dan kesalahan di dalam penyusunan proposal ini, kami
memohon maaf. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/ibu kami ucapkan
terimakasih.
9
Lampiran 1
SUSUNAN KEPANITIAAN
AGRO GRADUATE CELEBRATION
Pelindung : Ketua Departemen Agronomi dan
Hortikultura
Dr. Ir. AgusPurwito, M.Sc.Agr
Penasehat : Koordinator Kemahasiswaan dan Hubungan
Alumni Departemen Agronomi dan
Hortikultura
Ir. SofyanZaman, MP.
PenanggungJawab : Ketua Himagron 2011/2012
Rizal Fahreza A24090084
KetuaPanitia : Ketua Himagron 2012/2013
Anggita Perdana A24100176
Sekretaris : Anisa Windhita A24100129
Bendahara : Mita Diana Sari A24100168
Co. Acara : Ramdana A24100140
Co. AGC : Listya Pramudita A24100030
Co. AGS : Aulia Yudha Hidayat A24100026
Co. Pubdekdok : Nadhia Raisa Bariro A24100117
Co. Humas : Meti Dwi Lestari A24100062
Co. Konsumsi : Mira Sri Astuti A24100181
Co. Sponsorship : Elfan Adhiatman A24100127
Co. Logistik danTransportasi : Ivan Tanoto A24100018
Co. Seni Musik : Hendra Wiguna A24100002
Co. Seni tari tradisional : Fitri Galih Kurnia A24100113
Co. Seni tari moderen : Mastha Tarida M.S A24100194
10
Lampiran 2
SUSUNAN ACARA
AGROSPORTMEN IV, AGROGRADUATE CELEBRATION
dan TEGAR
Waktu Acara
08.30-09.00 Registrasi dan pengkondisian lokasi dan pengisi
acara
09.00-09.30 Open ceremony oleh pengisi acara, Sambutan
09.30-10.50 Teater part 1, pelepasan wisuda, penampilan
angkatan 47
10.50-11.20 Penganugerahan pemenang
AGROSPORTSMENT
11.20-12.05 Penampilan Dosen, Stand up Comedy, Teater
part2, penampilan Pasca Sarjana
12.05-13.05 Lelang Produk Agronomi
13.05-13.45 Istirahat, Solat, Makan
13.45-14.15 Penampilan Alumni, Penampilan Angkatan 46,
Penampilan Angkatan 48
14.15-14.30 Bincang – bincang Alumni
14.30-15.00 Teater part3 dan penutupan oleh pengisi acara
11
Lampiran 3
RANCANGAN ANGGARAN
AGRO SPORTMENT 4 DAN TEGAR
HIMAGRON
Pemasukan
Dana Departemen Rp 10.000.000,00
Dana Sponsor dan Donasi Rp 30.000.000,00
Total Pemasukan Rp 40.000.000,00
Total Perkiraan Pengeluaran Rp 40.000.000,00
A. Pengeluaran
KESEKRETARIATAN
1. Perbanyakan Proposal dan LPJ Rp. 200.000,-
2. Surat Menyurat Rp. 100.000,-
3. Name tag Panitia Rp. 70.000,- +
Sub Total Rp. 370.000,-
ACARA
1. Make-up dan Kostum Pengisi Acara (1 set) Rp. 2.620.000,-
2. Medali Wisudawan (50 item @Rp. 30.000) Rp. 1.250.000,- +
Sub Total Rp. 3.870.000,-
PUBDEKDOK
1. Dekorasi (1 set) Rp. 1.500.000,-
2. Baliho (2unit x (2m x 5m @22.000/m²)) Rp. 440.000,-
3. Poster A3 (10 unit@ Rp. 12.000) Rp. 120.000,-
4. Kupon Konsumsi (1500unit x 5 jenis) Rp. 100.000,- +
Sub Total Rp. 2.160.000,-
12
12
HUMAS
1. Transportasi humdan Rp. 200.000,-
2. Komunikasi Rp. 200.000,- +
Sub Total Rp. 400.000,-
LOGISTIK
1. Sewa GWW
Gedung Rp. 5.800.000,-
Proyektor Rp. 3.000.000,-
Sound System Rp. 5.000.000,-
Genset Rp. 2.000.000,-
2. Sewa Kursi (700unit x Rp.5000) Rp. 3.500.000,- +
Sub Total Rp. 19.300.000,-
KONSUMSI
1. Makan Berat (850 porsi x Rp.7000) Rp. 5.950.000,-
2. Makan ½ berat (850 porsi x Rp.3000) Rp. 2.550.000,-
3. Aneka Rebusan (850 porsi x Rp.1500) Rp. 1.275.000,-
4. Minuman (850 porsi x Rp. 2500) Rp. 2.125.000,-
5. Buah Dingin (850 porsi x Rp.1000) Rp. 850.000,-
6. Air Mineral Gelas (35dus x Rp. 20000) Rp. 700.000,- +
Sub Total Rp. 13.450.000,-
SPONSORSHIP
1. Transportasi Rp. 250.000,-
2. Komunikasi Rp. 200.000,- +
Sub Total Rp. 450.000,-
13
PERINCIAN PENGELUARAN
1. KESEKRETARIATAN Rp. 370.000,-
2. ACARA Rp. 3.870.000,-
3. PUBDEKDOK Rp. 2.160.000,-
4. HUMAS Rp. 400.000,-
5. LOGISTIK Rp. 19.300.000,-
6. KONSUMSI Rp. 13.450.000,-
7. SPONSORSHIP Rp. 450.000,- +
TOTAL PENGELUARAN Rp. 40.000.000,-
14