CHẤM CÔNG, TÍNH LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP

SSP - Make you the information master

CHẤM CÔNG, TÍNH LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP


Các hình thức chấm công

Các đặc trưng và thực tế doanh nghiệp

Thảo luận khi dùng tại doanh nghiệp

Nhận định cơ bản để áp dụng

Nội dung chấm công


Các mô hình tính lương

Các đặc trưng khi đưa vào doanh nghiệp

Thảo luận những định hướng trọng tâm

Nhận định cơ bản xây dụng hệ thống lương

Nội dung tính lương


Chấm công trong văn phòng (hành chánh)

Chấm công trong cửa hàng, nhà hàng, khách sạn.

Trong quản lý sản xuất

Khác: Giảng viên, kinh doanh, dịch vụ, khoán, …

Tổng hợp nhiều hình thức trong một tổ chức

Các hình thức

Chấm công

Các hình thức chấm công


Đặc trưng

Ít quan trọngKhông

ảnh hưởng tới lịch

làm việc

Không được

quan tâm đầy đủ

Có thực hiện

nhưng không

chú trọng

Kết quả có thể du di và tạm

được

Hành chánh


Quan trọng

Tác động trực tiếp tới lịch

làm việc

Ảnh hưởng tới hiệu

quả công việc

Đòi hỏi quy định rõ ràng

Kết quả phải

chính xác

Bán hàng,

dịch vụ

Đặc trưng


Quan trọng

Tác động trực tiếp tới lịch

làm việc

Ảnh hưởng tới hiệu quả sản

xuất

Quan trọng

nên cần làm tốt

Kết quả phải

chính xác, kịp

thời

Nhà máy

Đặc trưng


Thực tế trong doanh nghiệp

Hành chánh

Tổ chức thực hiện• Chấm bằng form giấy, máy quẹt thẻ

giấy• Chấm bằng Excel• Excel kết hợp phần mềm• Chấm bằng máy chấm công, nhưng

kết quả được xử lý thủ công• Chấm bằng phần mềm và kết hợp

máy chấm công

Bán hàng,

dịch vụ

Nhà máy


Thảo luận tổ chức các phương pháp chấm công


KHÓ KHĂN TRONG TỔ CHỨC CHẤM CÔNG

Những khó khăn thường gặp

Tổ chức chấm công

thường chưa được quy định thành văn bản rõ

ràng

Vì dữ liệu nhiều, nên quá trình

kiểm tra mất nhiều thời gian khi có

sự bất thường

Đưa công nghệ vào ứng dụng thường thiếu đồng bộ

Khó phối hợp thực

hiện khi yêu cầu chấm

công phức tạp


Khi dùng tại doanh nghiệp

Phương pháp thực hiện• Phòng nhân sự tự chấm bằng (Excel,

phần mềm, máy chấm công)• Trưởng bộ phận chấm gửi về phòng

nhân sự tổng hợp (giấy, Excel)• Nhân viên quẹt thẻ, nhân sự nhận dữ

liệu và xử lý• Nhân viên đăng ký và các cấp cập

nhật (Phần mềm chấm vắng mặt)• Phối hợp đồng bộ giữa thiết bị hỗ trợ,

quy định, và nhân sự

Hành chánh

Bán hàng,

dịch vụ

Nhà máy



Chấm bằng form giấy, máy quẹt thẻ giấy• Dữ liệu sẽ được nhân viên tự chấm tại máy chấm thẻ giấy, hay

trưởng bộ phận chấm vào bảng giấy• Dữ liệu chuyển về phòng nhân sự tổng hợp

Đặc trưng• Dữ liệu có tính chất thủ công• Khó kiểm xoát do nhiều nguồn thực hiện nhưng không có công cụ

kiểm xoát chéo• Kết quả có thể du di do người chấm trực tiếp quyết định• Mất nhiều thời gian tổng hợp• Có thể sai do nhập liệu lại• Dữ liệu không tức thời, thông tin chậm trể



Chấm bằng form Excel• Dữ liệu được trưởng bộ phận chấm gửi về phòng nhân sự• Dữ liệu được phòng nhân sự chấm trực tiếp qua nhân viên chấm

công

Đặc trưng• Dữ liệu vẫn có tính chất thủ công• Khó kiểm xoát do nhiều nguồn thực hiện nhưng không có công cụ

kiểm xoát chéo• Kết quả có thể du di do người chấm trực tiếp quyết định• Mất nhiều thời gian tổng hợp lại• Tiến bộ hơn là có data sẵn sàng, nên chuyển đổi vào 1 hệ thống khác

thuận lợi hơn



Chấm bằng form Excel kết hợp phần mềm• Dữ liệu được trưởng bộ phận chấm gửi về phòng nhân sự• Dữ liệu được phòng nhân sự chấm trực tiếp qua nhân viên chấm công• Phần mềm nhận thông tin từ data Excel và lưu vào database, sử dụng cho

các việc khác

Đặc trưng• Dữ liệu vẫn có tính chất thủ công, nhưng chuẩn hóa form Excel• Khó kiểm xoát do nhiều nguồn thực hiện nhưng không có công cụ kiểm xoát

chéo• Kết quả có thể du di do người chấm trực tiếp quyết định• Mất nhiều thời gian tổng hợp lại• Tiến bộ hơn là có data sẵn sàng, nên chuyển đổi vào 1 hệ thống khác thuận

lợi hơn- Import vào phần mềm



Chấm bằng máy chấm công, xử lý thủ công

• Dữ liệu được máy chấm công ghi nhận• Phần mềm kèm theo máy chấm công chỉ làm đươc các việc cơ bản, dẫn tới dữ liệu cần được nhân

sự xử lý lại khi cần cho các việc phức tạp

Đặc trưng

• Dữ liệu đã được chuẩn hóa, nhưng vẫn can thiệp thủ công nhiều• Kiểm xoát tốt hơn do có công cụ kiểm xoát chéo (dữ liệu trên máy chấm công), nhưng vẫn gặp khó khăn do xử lý lại data nhiều• Mất nhiều thời gian tổng hợp lại (tiết kiệm hơn làm bằng giấy)• Tiến bộ hơn là có data sẵn sàng, nên chuyển đổi vào 1 hệ thống khác thuận lợi hơn- Import vào phần mềm



Chấm bằng phần mềm và kết hợp máy chấm công

• Dữ liệu được máy chấm công ghi nhận• Phần mềm gán các quy định• Đọc dữ liệu từ máy chấm công vào phần mềm• Kết hợp các quy định và xử lý dữ liệu ra kết quả

Đặc trưng

• Dữ liệu và quy tắc đã được chuẩn hóa• Kiểm xoát tốt hơn do có công cụ kiểm xoát chéo (dữ liệu trên máy chấm công)• Mất nhiều thời gian tổng hợp lại• Dữ liệu được xử lý minh bạch giữa quy định và data thực tế• Phòng nhân sự chỉ làm nhiệm vụ xắp xếp, quy định, kiểm xoát và điều chỉnh khi phát sinh



Chấm bằng phần mềm và kết hợp máy chấm công

• Dữ liệu được máy chấm công ghi nhận• Phần mềm gán các quy định: Xoay ca, tăng ca, đi trể, về sớm, …• Cho phép nhân sự quản lý công nhân và các trưởng bộ phận đăng ký khi phát sinh ca làm việc bất thường• Cho phép nhân viên đăng ký giờ làm việc tại 01 ngày bất thường và cấp quản lý duyệt: công tác, đi học, nghỉ phép, …• Đọc dữ liệu từ máy chấm công vào phần mềm• Kết hợp các quy định và xử lý dữ liệu ra kết quả• Cho phép nhân viên quản lý chấm công xuất dữ liệu đối chiếu với quản lý khi dữ liệu bất thường



Tổng hợp

Văn phòng

Sử dụng kết hợp

Chấm bằng giấy, Excel



Am hiểu các

phương pháp

Vận dụng đúng với mục đích

Vận dụng phù hợp với hiện

trạng

Và có thể đầu tư được


TÍNH LƯƠNG


NHẬN DẠNG MÔ HÌNH LƯƠNG

Lương văn phòng Lương sản xuất thời gian

Lương sản xuất sản phẩm Lương kinh doanh

Lương phân bổ Lương khoán …


Đặc trưng

Văn phòng

Dữ liệu đầu vào khá cơ bản, ổn định

Cách tính thường không phức tạp

Bộ công thức đồng nhất

Kết quả tính dễ kiểm xoát


Lương sản xuất thời gian, SP, Kinh doanh

Dữ liệu đầu vào khá nhiều

Dữ liệu quan trọng nhất là chấm công,

sản lượng, doanh số

Các công thức cũng thường rõ ràng, có

khung và có thông số rõ ràng

Kết quả tính kiểm xoát tốt nếu làm tốt các khâu dữ liệu đầu

vào

Đặc trưng


Đặc trưng

Lương Phân bổ

Dữ liệu đầu vào khá nhiều, có thêm tổng

quỹ lương

Dữ liệu tính lương nào cũng quan trọng

Các công thức ảnh hưởng tới kết quả

tính rất lớn

Kết quả tính khi tổng lại thường phải chia

hết quỹ lương


Thực tế trong doanh nghiệp

Tổ chức thực hiện

• Tính lương thường dùng bảng tính Excel• Tính lương dùng phần mềm tính lương• Tính lương dùng phần mềm nhân sự tiền lương


Thảo luận những yêu cầu cần có để vận hành tính lương thuận

lợi


KHÓ KHĂN TRONG KHÂU TÍNH LƯƠNG

Những khó khăn thường gặp

Dữ liệu từ các khâu công việc khác thiếu đồng bộ

Sai sót trong dữ liệu đầu vào dẫn đến sai kết quả lương

Bộ công thức

lương chưa

chuẩn hóa chung cho tất cả các vị trí làm

việc

Quy định tính lương tại một số công ty dễ

bị tác động làm thay đổi


CHUẨN HÓA CƠ BẢN


THÔNG SỐ CƠ BẢN

Danh sách nhân viên

trong tháng

Mức lương, phụ cấp cơ

bản

Ngày công tính lương

trong tháng, …


THÔNG TIN LIÊN KẾT

• Danh sách nhân viên • Mức lương, phụ cấp, trợ cấp

• Quyết định bổ nhiệm, thăng chức.• Quyết định thuyên chuyển• Quyết định thay đổi lương• …


THÔNG TIN LIÊN KẾT – CHẤM CÔNG

• Đọc dữ liệu máy chấm công• Tập tin excel

Dữ liệu chấm công


THÔNG TIN TÍNH THUẾ TNCN

thông tin giảm trừ gia

cảnh

thông tin giảm trừ bản

thân


MỨC ĐÓNG BẢO HIỂM XÃ HỘI


QUI CHẾ LƯƠNG VÀ BỘ CÔNG THỨC TÍNH TOÁN


CHUẨN HÓA BỘ CÔNG THỨC LƯƠNG

Dữ liệu kế thừa từ những qui

trình khác

• Mức lương cơ bản, phụ cấp• Dữ liệu chấm công• Trừ mức đóng BHXH• …

Dữ liệu phát sinh hàng

tháng

•Các khoảng cộng thêm hàng tháng: tiền cơm, tiền xăng xe,…•Các khoảng trừ phát sinh: tạm ứng, ủng hộ từ thiện,…•…

Công thức tính toán

•Lương tháng = (Lương thỏa thuận/công chuẩn)xCông hiện diện.•Tổng cộng lương = Lương tháng + PC trách nhiệm + Tiền cơm•…


Cải tiến cách làm việc Quản lý nhân sự, từ các khâu liên quan

Doanh nghiệp có thể sử dụng 1 số tiêu chuẩn về hệ thống tính toán

Nhưng những yêu cầu đặc trưng cho văn hóa quản lý theo mỗi doanh nghiệp

là luôn có

TỔNG KẾT


Hỏi đáp – Thảo luận


Chân thành cám ơn!

Documents

CHẤM CÔNG, TÍNH LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP