Friends  of  MSF  National  Committee      

HOW  TO  ORGANISE  A  CHARITY  RUN  

   

Created:  July  2011    (Alisha  Allana:  advocacyliaison.fomsf@gmail.com)  

     

 

 

 

Contents      Timeline   1  Run  organising  committee   2  Budget   3  Publicity   4  Recruiting  runners   5  Recruiting  volunteers   6  Sponsorship  and  prizes   9  ‘On  the  day’  details   11  Miscellaneous   13  FoMSF  London/Ireland   14              

 

 1  

Timeline1    August/September  

Contact  local  FoMSF  groups  in  region  and  form  organising  committee   Discuss  basics:  universities  involved,  number  of  runners  etc  

 October  

Have  first  meeting  and  decide  on  appropriate  date  for  run   Assign  committee  positions   Run  co-­‐ordinator  to  contact/meet  with  park  official  and  confirm  date  

 November  

Discuss  tactics  for  recruiting  runners  –  publicity,  website,  online  ticketing   Consider  first  draft  budget  and  where  money  will  be  held   ENSURE  by  now  that  there  is  one  solid  rep  from  each  FoMSF  group  

 December  

Create  email  address,  website/blog  and  Facebook  event   Create  publicity  material  –  posters,  videos,  articles  etc   Engage  with  external  service  providers  i.e.  First  Aid,  insurance,  prizes,  refreshments,  sponsors,  MSF-­‐UK  (for  resources),  post-­‐run  social  venue  

Set  dates  for  publicity  launch,  ticket  sales  start/stop  dates    January  

Once  runners  have  signed  up,  ensure  EXCELLENT  maintenance  of  runners  database  (secretary  should  be  assigned  to  take  charge  of  inbox/queries)  

Set  up  justgiving  page  and  maintain  publicity   Begin  emailing  runners  with  information   Discuss  tactics  for  recruiting  volunteers  and  start  volunteers  database  

 February  

Once  ticket  sales  end  ensure  payment  to  park;  finalise  event  agreement   Shift  focus  to  keeping  runners  happy  (training,  fundraising,  prizes)   Finalise  details  with  external  service  providers;  discuss  run  day  logistics  

 March  

As  day  nears,  run  through  all  logistical  eventualities  with  back-­‐up  plans   Allocate  jobs  to  volunteers  and  continue  encouraging  runners  (email)   Gather  all  materials  –  MSF  related,  prizes,  run  infrastructure  etc   Recruit  photographers  for  day  of  run  

 Post-­run  

Email  to  thank  runners,  volunteers,  supporters  and  sponsors   Ensure  all  invoices  are  paid   One  month  after  run  calculate  best  fundraisers  etc  and  distribute  prizes   Handover  to  next  year’s  committee  

                                                                                                               1  Timeline  applicable  to  run  planned  for  March;  shift  dates  according  to  when  the  run  takes  place  

 

 2  

Run  organising  committee    In  order  for  the  event  to  run  as  smoothly  as  possible,  it  is  fitting  that  committee  positions  are  appointed  with  individuals  in  charge  of  particular  aspects.  One  potential  structure  is  briefly  described  below,  but  can  be  adapted.    Event  co-­ordinator  • Organises  and  chairs  meetings  • Maintains  contact  with  park  officials  and  external  service  providers  • Ensures  timeline  is  followed  • Assigns  tasks  and  delegates  to  the  rest  of  the  committee    Secretary  • Takes  minutes  at  committee  meetings  • Maintains  email  inbox  and  replies  to  any  queries  from  runners/volunteers  • Establishes  and  sustains  runner  database    Treasurer  • Develops  event  budget  and  ensures  that  there  are  enough  funds  • Ensures  that  all  invoices  are  paid  on  time  • Works  closely  with  event  co-­‐ordinator  to  establish  logistics  for  the  day    Volunteer  co-­ordinator  • Develops  volunteer  database  and  allocates  jobs  to  volunteers  • Leads  volunteers  on  the  day  of  the  run  and  ensures  tasks  are  done  correctly    Publicity  officer  • Designs  publicity  material  –  posters  • Writes  ads/articles  to  be  circulated  • Works  with  website  officer  to  maintain  website,  Facebook  page,  blog  etc    Website  officer  • Creates  website,  Facebook  page,  blog  etc  • Works  with  publicity  officer  to  maintain  website,  Facebook  page,  blog  etc  

 

 3  

Budget    • In  the  past,  income  has  come  mainly  from  tickets;  £10  was  thought  to  be  a  reasonable  amount  to  charge  to  enter  the  run  

• Ticketing:  there  are  various  methods  of  online  ticket  services  that  can  be  used  ~  Google  checkout,  Eventbrite,  ULU  ticketing  (consider  extra  fees?)  

• Last  year,  the  UCLU  FoMSF  account  was  used  but  this  caused  some  confusion;  however  it  worked  very  well  and  efficiently  

• Approach  businesses  who  may  be  willing  to  sponsor  the  event;  in  the  past  the  MDU,  MPS  and  STA  Travel  ULU  have  shown  interest  so  do  try  and  get  extra  money  for  event  organisation  from  external  companies  

• Expenditure:  insurance;  first  aid;  park  registration  and  facilities;  chip  timing;  refreshments;  room  hire;  social;  prizes;  contingency    

• Consider  where  the  excess  money  will  go:  towards  MSF,  FoMSF?    SAMPLE  BUDGET  

   

 

 4  

Publicity    

• First,  decide  on  a  launch  date  for  publicity,  ideally  to  coincide  with  the  start  of  ticket  sales  (e.g.  beginning  of  January)  

• However  ‘teaser’  publicity  can  be  used  prior  to  this  (~December)  –  have  a  theme  e.g.  ‘RUNning  out  of  ideas  for  a  new  year’s  resolution’  

• Publicity  officer  to  design  posters  and  same  theme  to  be  used  on  website,  Facebook  page  etc  for  continuity  –  design  to  be  circulated  among  committee  and  FoMSF  groups  to  be  printed  and  posted  around  universities  

• Video/trailer  to  be  design  if  possible,  posted  on  YouTube  and  circulated;  can  be  used  in  universities  to  be  shown  to  students  prior  to  lectures  

 MEANS  OF  PUBLICITY  

Facebook  event/group;  also  consider  that  it  may  be  worth  paying  to  have  an  advert  on  Facebook  for  publicity  

Twitter  account  to  reach  wider  audience   Student  BMA,  RSM  student  and  other  medical  publications   MSF-­‐UK:  consider  contacting  MSF  donors  etc  (UK  newsletter?)   Mailing  lists  at  universities/institutions    

 • Media  coverage:  in  2011  stories  were  run  by  the  Harrow  Times,  Student  BMA  News,  MSF-­‐UK  and  various  publications  at  different  universities  around  the  UK.  People  are  keen  to  run  stories  but  need  to  be  approached  well  in  advance.  Use  these  stories  to  raise  awareness  not  only  about  the  run,  but  MSF  work  too      

PUBLICITY  STEP  BY  STEP  GUIDE    1.  Compose  an  email  to  your  Friends  of  MSF  mailing  list  and  Facebook  group.  Include:  ~  Charity  Run  blurb,  or  abbreviate  it  if  you  think  it’s  too  long  ~  Link  to  the  online  ticket  purchasing  via  UCL  Union  ~  Link  to  Youtube  trailer  -­‐  http://www.youtube.com/watch?v=I5n377w_X28    ~  Ask  them  to  email  fomsfrun@googlemail.com  or  visit  www.fomsfrun.com  2.  Print  off  copies  of  the  poster.  Put  these:  ~  In  university  cafes/gyms/bars/lecture  theatres/common  rooms  ~  Local  gyms  &  local  sports  shops  ~  In  hospitals  –  especially  in  doctors  messes/canteens/etc  3.  Email  your  course  administrator/the  person  who  compiles  your  medical  school  bulletins  or  newsletters:  write  a  short  paragraph  about  the  run  and  how  anyone  can  get  involved    4.  Lecture  shout-­outs  –  a  great  way  of  getting  people  interested!  Show  the  charity  run  trailer  in  your  lectures  too!    5.  TALK!  Spread  the  word  to  your  friends  and  get  your  committee  to  do  the  same.  If  you  get  on  well  with  doctors/nurses/physios/etc.  in  hospital  then  get  them  involved  too!    6.  Invite  EVERYONE  you  know  to  the  Facebook  page  

 

 

 5  

Recruiting  runners    • Universities:  sports  teams,  newsletters,  university  websites,  volunteering  societies  at  universities;  doctors,  nurses,  lecturers  

• Approach  local  sports  shops/gyms  to  see  whether  they  will  advertise;  can  also  be  approached  to  ask  for  sponsorship  and  prizes  

• Runners  from  previous  years  • MSF  office/newsletter  (with  clear  disclaimer  that  FoMSF  are  not  directly  related  to  or  representative  of  MSF)  

• Number  of  runners:  no  set  limit  but  be  aware  of  park  regulations/fees  • It  is  a  good  idea  to  organise  a  ‘training  run’  a  couple  of  weeks  prior  to  the  event,  and  invite  the  confirmed  runners  to  get  a  feel  for  the  route.  The  route  should  be  made  available  to  the  runners  as  soon  as  it  is  confirmed.  During  the  training  run,  motivational  runners/committee  members  should  both  lead  the  way  around  the  route,  and  also  encourage  the  less  keen  runners  

 RUNNER  DATABASE  • Once  tickets  have  started  selling,  it  is  crucial  to  establish  a  runner  database  in  order  to  collect  details  of  the  runners  and  to  maintain  contact  with  the  runners  

• This  database  should  include:  ~  Full  name,  age  and  gender  of  runner  ~  Address  and  contact  telephone  number  ~  Email  address  they  wish  to  be  contacted  at  

  ~  Route  they  would  like  to  run     ~  Institution  and  how  they  heard  about  the  event     ~  IMPORTANT:  agreement  of  the  terms  and  conditions    Runner  declaration:  I  am  over  17  and  medically  fit  to  compete.  I  have  no  medical  disability  that  will  endanger  me  or  others  participating  in  the  event.  I  accept  that  I  enter  at  my  own  risk  and  that  the  organisers  and  venue  owners  will  in  no  way  be  held  responsible  for  any  injury  before,  during  or  after  the  event,  or  for  any  property  damaged  or  lost.    WAITING  LIST  • It  is  inevitable  that  there  will  be  dropouts  due  to  injury  etc,  but  there  will  also  always  be  runners  willing  to  take  their  place.  Hence  it  is  important  to  establish  a  waiting  list  of  runners  who  missed  the  deadline,  and  these  can  be  contacted  when  individuals  do  decide  they  do  not  want  to  participate  anymore  –  these  replacement  runners  will  need  to  be  added  to  the  database  and  updated  

 

 6  

Recruiting  volunteers    • ROLES  of  volunteers:  help  with  registration,  setting  up  course,  tidying  up  afterwards,  as  run  marshals  along  the  route  

• An  online  form  can  be  emailed  round  to  the  mailing  lists  as  specified  above  for  recruiting  runners,  and  also  to  the  runners,  encouraging  their  family  and  friends  to  come  along  and  volunteer  on  the  day.  Volunteer  details  should  be  maintained  in  a  database,  particularly  their  contact  numbers,  especially  to  be  used  on  the  day  if  they  are  late,  or  if  there  are  last  minute  problems  

• Labels  or  badges  should  be  made  for  the  volunteers  and  marshals  in  order  to  make  them  easily  identifiable  on  the  day  

• Tips/advice  sheets  should  be  given  out  to  the  volunteers  on  the  day  of  the  race;  a  template  for  this  is  provided  over  the  next  two  pages  of  the  guide  

 

 7  

 

Volunteers!  Here  are  a  few  essential  tips  that  will  ensure  the  smooth  running  of  the  race,  please  read  carefully...    

MARSHALS  BEFORE  THE  RUN:  -­‐  Check  the  course  around  your  post:  remove  any  obstacles  on  the  paths  DURING  THE  RUN:    -­‐  Direct  the  runners  -­‐  keep  them  on  the  correct  path  

(see  course  map).  Remember,  the  10km  racers  are  completing  TWO  LAPS  of  the  course.  

      -­‐  Monitor  the  runners:  in  the  event  of  any  INJURY,  follow  Incident  Protocol  AFTER  THE  RUN:  Pick  up  litter  you  find  on  your  way  back  to  The  Hub    Minor  Incident  Protocol    In  the  event  of  a  MINOR  INCIDENT,  direct  the  injured  person  to  nearest  FIRST  AID  POINT  as  shown  on  your  course  map  (first  aid  is  provided  by  the  Imperial  College  London  ‘Links’  group,  official  student  branch  of  St  John’s  Ambulance)    For  assistance,  first  contact  one  of:    Alisha  (Event  coordinator):     07939052380  Tom  (Welfare  officer):     07795565137  Cam  (Volunteer  coordinator):   07716431632    And  if  immediate  first  aid  is  necessary,  contact  the  St  John’s  Ambulance  first  aiders:    Adam  Hart           07866471112    

Major  Incident  Protocol  In  the  event  of  a  MAJOR  INCIDENT  (please  use  your  judgement  wisely!)      1.  Call  999  AND  one  of  the  event  coordinators  IMMEDIATELY  2.  Get  help  from  the  First  Aid  Team,  as  above  

 

 

 8  

VOLUNTEERS    Facilities  in  The  Hub:  ~  Please  ensure  the  facilities  within  the  Hub  are  treated  with  respect  ~  Showers  are  unfortunately  not  available  for  our  runners  ~  Bags/coats  are  left  at  owners’  risk  (runners  are  warned)  in  our  

luggage  room  ~  Valuables  are  to  be  kept  with  the  runner  at  all  times.    In  the  event  of  THEFT  FoMSF  is  NOT  liable  but  please  contact  a  member  of  the  organisation  team  (see  above)  if  necessary.  At  the  end  of  the  race:  funnel  runners  to  finish.  At  the  finish  line,  each  runner  is  to  receive  a  ‘goody  bag’  (contains  a  sticker,  leaflet  and  certificate).  

 PHOTOGRAPHERS  Please  spread  yourselves  around  the  course  so  you  are  not  all  clustered  in  one  place.  Photographer  signs  should  be  worn  so  runners  know  that  you  are  taking  official  event  photos!  

 ALL  Please  help  us  leave  the  Park  how  we  found  it:    ~  Gloves  are  available  for  litter  picking  (ask  Cam)  ~  Bin  bags  will  be  provided  ~  Report  any  damage  or  problems  to  the  event  organisers    The  event  coordinator  or  welfare  officer  will  contact  YOU  in  the  event  of  a  serious  incident,  and  they  will  contact  emergency  services  and  lead  an  evacuation  if  necessary.      

 

 9  

Sponsorship  and  prizes    • Justgiving  page  to  be  set  up  prior  to  ticket  sales  and  then  advertised  to  runners  as  the  ‘joint  FoMSF  run’  page;  this  makes  it  easy  to  see  how  much  money  has  been  raised  at  any  point,  and  also  makes  it  easier  to  calculate  who  has  raised  the  most  after  the  race  

• Sponsorship  forms  should  be  emailed  to  all  the  runners,  together  with  sample  emails  for  the  runners  to  email  their  friends/family  about  the  race  with,  to  

encourage  them  to  get  as  much  sponsorship  as  possible  

 NB  ensure  that  runners  are  made  aware  that  they  should  tell  their  sponsors  to  write  their  (the  runner’s)  name  on  the  justgiving  page,  so  the  committee  can  easily  figure  out  who  has  raised  the  most  money      

 

• Prizes  can  be  awarded  in  a  number  of  categories  e.g.  fastest  male/female  runners  for  each  race  distance;  highest  sponsorship  raised;  best  fancy  dress  costume  (entrants  should  be  encouraged  to  run  in  fancy  dress!)  

• Potentially  encourage  competition  between  universities/institutions?  • Where  prizes  are  concerned,  it  was  considered  that  objects  (e.g.  iPods)  are  better  as  prizes  i.e.  material  objects  rather  than  vouchers,  especially  if  specific  for  a  location,  HOWEVER  restaurant  vouchers  e.g.  Nando’s  are  much  easier  to  obtain  for  free  

• Email  Joanna  Davies  (MSF-­‐UK)  for  a  letter  of  endorsement  and  then  approach  businesses,  restaurants,  shops  etc  for  donations  for  prizes.  Offer  to  display  their  logos  on  run  publicity  material  but  be  careful  of  any  potential  controversial  companies.  Businesses  are  not  always  keen  but  more  often  than  not,  face-­‐to-­‐face  or  phone  calls  can  work  better  than  an  email  

• Terms  and  conditions  for  the  prizes  should  be  emailed  around  to  the  runners  about  the  prizes  (see  next  page  for  sample)  

 

 10  

     

 

 11  

‘On  the  day’  details    • Ensure  the  date  of  the  run  day  clashes  with  sports  events,  Mother’s  day,  exams  etc  as  little  as  possible  and  develop  timed  schedule  for  the  day  that  should  be  followed  as  closely  as  possible  

• Event  co-­‐ordinator  to  maintain  contact  with  park  authorities  about  organisation  for  the  day  –  confirm  timings  ASAP  

• Discuss  where  runners  will  be  able  to  leave  bags,  jackets  etc;  facilities  available  (changing  rooms,  toilets,  showers);  lockers/rooms  that  will  ensure  safety  of  runners’  belongings  (e.g.  room  watched  by  volunteer  at  all  times)  

• First  Aid  cover  will  be  necessary  –  St.  John’s  Ambulance/London  Links  have  been  helpful  in  the  past  (charge  ~£99,  bargain  with  them  and  argue  that  it  is  a  charity  event,  obviously  cost  will  depend  on  number  of  runners/scale  of  event)  

• Have  someone  to  lead  the  warm-­‐up  prior  to  the  start  of  the  race  (motivating)  • Photography/filming  –  establish  official  ‘media’  for  the  day  and  enable  their  identification  with  large  labels/badges  so  runners  are  aware    

• GOODY  BAGS  –  establish  early  contact  with  Aisha  Dodwell  (FoMSF  contact  at  MSF-­‐UK)  and  confirm  numbers  ASAP  to  ensure  that  she  will  be  able  to  provide  sufficient  MSF  bags,  t-­‐shirts,  stickers,  leaflets,  pens  etc.  Discuss  with  committee  what  else  will  be  provided  in  goody  bags:  food/drink  (potentially  provided  by  sponsors  if  possible,  or  bought  in  bulk  from  Costco).  Certificates  should  also  be  designed  and  printed,  this  was  done  for  free  by  MSF-­‐UK  last  year  

 RUNNING  ROUTE  • Route  for  the  run  needs  to  be  decided  well  in  advance  of  the  day  of  the  run,  particularly  the  distance  (5km,  10km,  both?)  

• Previous  feedback  has  suggested  that  the  split  between  the  5km  and  10km  route  (as  done  in  Regent’s  Park)  needs  to  be  very  clear,  since  the  5km  runners  had  to  go  one  way  to  the  finish  line,  while  the  10km  runners  had  to  be  directed  in  a  different  direction  for  the  start  of  their  second  lap  

• MARSHALS  should  be  placed  at  short  distances  around  the  route  to  encourage  runners  and  to  ensure  there  are  no  problems  along  the  way.  Large  arrows  can  be  printed  out  to  make  the  direction  of  the  race  clear  to  the  runners  

• CHIP  TIMING:  makes  race  more  professional  if  runners  receive  official  timings    POST-­‐RUN  SOCIAL  • When  runners  are  registering  for  the  event,  potentially  ask  them  about  their  interest  in  a  post-­‐run  social  

• Be  aware  that  most  people  will  not  attend;  the  location  will  need  to  be  close  to  the  park  and  ensure  that  timings  are  consistent  with  the  predicted  end  times  of  the  races  

• Free  food/drink  is  always  an  incentive  so  talk  to  pubs/restaurants  around  the  area  and  keep  some  of  the  budget  aside  so  a  good  social  can  be  organised  

 

 12  

 TEMPLATE  timetable  

 Timed  schedule  –  set  up/break  down  of  event    

8.30am:     Organisers,  volunteers  and  marshals  meet  outside  Hub.  Brief  instructive  meeting  and  equipment  handed  out.    

8:30am:   The  registration  room  and  luggage  room  in  The  Hub  is  unlocked  by  the  duty  manager  and  opened  to  the  outside.  

8.45am:     Volunteers  set  up  the  three  registration  desks  within  The  Hub.  Marshals  and  first  aiders  disperse  to  appointed  positions  and  aid  in  setting  up  the  course.      

9.00am:     Runners  arrive.  Registration  begins  in  The  Hub:  t-­‐shirts/chip  timers  handed  out  to  runners.  Luggage  room  attended  by  volunteer  for  non-­‐valuable  luggage.  

9.50am:    Warm-­‐up  begins,  runners  guided  to  starting  point.    10.00am:     Run  begins.  During  race,  marshals  on  constant  lookout  for  

(potential)  problems.  Event  director  contactable,  based  at  Hub.  Water  handed  out  and  litter  collected  by  volunteers.  

10.00am:     Registration  area  closed  and  disassembled.  Water  station  set  up  near  5km  point.  

11.20am:     Last  runners  cross  finish  line.  Water/refreshments  handed  out.  Marshals  return  to  Hub  after  dissembling  racecourse.    

11.30am:     Litter  collected  by  volunteers.  Runners  congratulated,  group  photos  taken  and  runners  disperse.  

12.00pm:   Social.    

 

 

 13  

Miscellaneous    • Cause  for  money  raised:  it  was  discussed  whether  to  have  money  going  towards  a  specific  cause  that  MSF  is  working  on,  or  directly  to  MSF.  James  Kliffen  (Head  of  Fundraising,  MSF-­‐UK)  can  advise  on  this,  but  make  sure  people  know  that  ultimately,  if  needed,  the  money  is  likely  to  be  used  by  MSF  for  different  areas  of  their  work    

• Consider  contacting  a  celebrity  (someone  famous  or  well-­‐known)  to  start  the  race  off  or  even  to  participate,  to  make  the  event  more  high-­‐profile  and  attract  attention,  ultimately  to  raise  further  awareness  of  MSF  

 • During  organisation  of  the  run  itself  in  the  planning  stages,  a  full  event  proposal  and  risk  assessment  will  need  to  be  carried  out  in  accordance  with  the  park  authorities,  and  all  potential  issues  be  accompanied  by  back-­‐up  plans  

 • Before  the  run,  runners  should  be  emailed  frequently,  but  not  too  often,  with  encouragement  for  sponsorship,  and  details  of  the  route,  logistics  of  the  day,  prizes,  post-­‐run  social,  link  to  the  registration  form  and  any  other  details  they  should  know  about,  especially  during  the  week  before  the  run.  The  secretary  should  ensure  that  questions  from  the  runners  are  answered  efficiently,  but  be  careful  not  to  bombard  people  with  too  many  emails  in  a  short  space  of  time  

 

 

 14  

The  FoMSF  London  Fun  Run,  Regent’s  Park    • Over  the  past  few  years,  the  Friends  of  MSF  run  has  taken  place  in  March  in  Regent’s  Park;  for  more  information  about  this  (for  additional  resources  or  contacts)  please  email  Alisha  Allana  at  advocacyliaison.fomsf@gmail.com    

• Photos  from  the  2011  run  can  be  viewed  at  https://picasaweb.google.com/uclmsf.  The  website  is  http://fomsfrun.com/    

         FoMSF  Ireland    • Please  use  the  guidelines  outlined  in  the  previous  pages,  but  some  additional  practical  issues  need  to  be  highlighted  for  organising  a  charity  run  in  Ireland  

• Setting  up  an  online  fundraising  account:  instead  of  using  JustGiving,  the  Irish  equivalent,  Mycharity.ie  can  be  used.  If  you  want  the  funds  raised  online  to  be  used  for  a  specific  project  please  contact  the  MSF  Ireland  Fundraising  Department:  send  them  a  link  to  the  Mycharity.ie  page  and  outline  what  you  want  the  funds  to  be  allocated  to  

• Fundraising  Department:  issues  can  be  directed  to  the  Fundraising  Officer  at  gareth.shaw@dublin.msf.org,  including  letters  of  endorsement,  approaching  the  relevant  authorities  and  how  to  send  funds  to  the  office  

• Press  Department:  issues  can  be  directed  to  the  Press  Officer  at  deirdre.mangaoang@dublin.msf.org,  including  advice  on  how  to  approach  press,  approving  press  releases  and  posting  to  MSF  Ireland  website/Facebook  

 The  staff  at  the  MSF  Ireland  office  are  on  hand  to  help  so  please  don’t  hesitate  to  contact  them  (in  addition  to  MSF  UK  staff!)