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MANUAL DE USUARIO Página 1 de 28

Contenido Contenido Contenido Contenido

Introducción 3

Prerrequisitos 5

Instalación del sistema 5

Registro y activación 6

Notas sobre versión demo

!"eratoria del sistema

#ic$as t%cnicas 8

&nálisis de "roducción '

Producción 1(

)ontrol de costes de "untos de venta 11

Pedidos 12

)on*irmar 1+

Registro de com"ras 15

,istóricos 16

Presu"uesto 2(

&rt-culos 2(

Proveedores 23

.m"leados 2+

Inter*a/ con otros sistemas de gestión de almac%n 25

Pasos a seguir "ara montar el sistema 25

0rabao en red 26

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Contenido Contenido Contenido Contenido Web Web Web Web

ocumentación !nline P#4

ocumentación !nline #&,4

7u-a ultimedia

)ondiciones de 9enta

)ontactar

o"orte

Preguntas #recuentes

ervicios

English User Guide Download:

http://www.chefexact.es/docs-buffetproe!.php

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Chefexact Buffet Professional Chefexact Buffet Professional Chefexact Buffet Professional Chefexact Buffet Professionalin lugar a dudas: el mundo de la alta tecnolog-a en el que $oy estamos inmersos $a im"regnado

velocidad y e*iciencia a los negocios; .s "or ello que en la actualidad resulta sumamente costoso:

com"licado y "or si *uera "oco: ine*iciente: conducir cualquier actividad sin el so"orte o ayuda de un

so*t

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MANUAL DE USUARIO Página + de 28 5; ,ed#dos; !"eraciones de "edidos diarios; .laboración de los "edidos que se reali/an "ara "roveer

determinada área dentro del negocio; Por otro lado "ermite elaborar los "edidos "ara el surtido de

los almacenes;

6; 0o!f#r+ar %ped#dos a co!f#r+ar(. )orrección de las cantidades servidas en los "edidos solicitados en"roducción y la con*irmación $acia $istóricos4 de los "edidos des"ac$ados en almac%n "ara *uturas

consultas y análisis;

; 0o+pras; )om"lemento: "ara aquellos negocios en los cuales no e=iste un sistema de economato yse $ace necesario re*lear: "ara un control estricto y e=acto: las com"ras que se reali/an; &demás:

sirve "ara que cocina central: "ueda tener acceso constante a las e=istencias *ácilmente; .l sistema

incluye un avan/ado asistente de com"ras en base a meor "roveedor y meores "recios que $ace que

la tarea de abastecimiento sea muy sencilla;

8; 1#st*r#cos; .s aqu- donde se almacenan de *orma "ermanente e invariable los "edidos e inventariosque se e*ect?an en el sistema: "ermitiendo consultas de o"eraciones anteriores: y sirviendo como

base "ara el cálculo de costes y de otras o"eraciones de análisis sumamente im"ortantes "ara lagestión del establecimiento;

'; ,resupuesto. 7estión y control del "resu"uesto "or conce"to de gastos; uy ?til "ara controlar losniveles de consumos y evitar e=cesos: y un consiguiente deterioro de los resultados;

1(; Art2cu&os; Permite la gestión del clasi*icador de art-culos del sistema: as- como un agru"amiento "or*amilias de los art-culos "ara una rá"ida locali/ación de los mismos; .n ella se gestionan las

e=istencias: y la detección de d%*icit de art-culos en base a un stocE m-nimo *iado: as- como "ara la

toma *-sica de inventarios;

11; ,ro3eedores; )onstituye una es"ecie de libro de direcciones integrado con el sistema: "ermitiendore*lear los datos necesarios e im"ortantes de los suministradores; e cada "roveedor es im"ortante

de*inir las *amilias de "roductos que "rovee "ara el "osterior *uncionamiento del asistente de

com"ras anteriormente mencionado;

12; E+p&eados. &genda de em"leados: control de descansos: datos "ersonales: etc;

)omo se "uede a"reciar en la breve descri"ción de las secciones del sistema dadas anteriormente:

)$e*e=act >u**et Pro*essional es la $erramienta ideal "ara la gestión e*ectiva: abarcando todas las aristas:y sus o"eraciones del que$acer en el sector de &limentos y >ebidas dentro de cualquier com"a@-a:

negocio o establecimiento;

.n esta gu-a se "retende dar una visión general del sistema: y los elementos básicos del mismo; os

detalles de cada una de las o"ciones se "ueden consultar en el mismo sistema a trav%s de la detallada

ayuda conte=tual en cada una de las o"ciones;

Igualmente recomendamos visionar el contenido multimedia en el

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,RERRE4UISI5OS

)$e*e=act >u**et Pro*essional es un sistema que corre "er*ectamente en cualquier versión de Gindo

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RE7IS5RO 8 A05I9A0ION

.l "roceso de registro y activación del so*t: de la llave ,&P; e no estar "resente se cierra automáticamente: im"idiendo su *uncionamiento;

Para que la a"licación *uncione correctamente: la llave ,&P debe estar SIEM,RE; a "erdida de dic$allave deará sin utilidad la a"licación; .s mediante esta llave con lo que el so*t

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NO5AS SO=RE 9ERSION DEMO

Nuestra versión demostrativa "retende un acercamiento del usuario: mostrando la *uncionalidad "ero

limitando el uso: "or ra/ones obvias: del so*tu**et Pro*essional es un so*tarra de seccionesB al escoger cada una de las secciones botones de la barra4 se estará

conmutando o cambiado de una a otra; & medida de que esto va sucediendo: dentro de cada o"ción

de la barra se van des"legando las o"ciones "ro"ias de cada sección;

• .l resto; .s aqu- donde se ubica en realidad cada una de las secciones de trabao del sistema: cada una

de las cuales va a"areciendo a medida que se van escogiendo la sección de la barra; .n ella es donde

se ubica realmente el área de trabao y la im"utación de datos al sistema "or "arte del es"ecialista o

"ersonal que o"ere el sistema;

"#ura >: 9ista general del sistema;

& continuación se "rocede a e="licar cada una de las secciones: "ara dar a com"render de modo general

el sistema;

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"I01AS 5?0NI0AS:

as *ic$as t%cnicas escandallos o recetas4 uegan un "a"el sumamente im"ortante en cualquier

establecimiento de servicios gastronómicos; .llas *ian un estándar "or "lato o "roducto y que se obtenga

además un control de los recursos y los gastos asociados con las ventas; )$e*e=act >u**et Pro*essional

incor"ora toda una sección destinada a la gestión de las *ic$as t%cnicas: abarcando todo el es"ectro de

o"ciones y *acilidades necesarias "ara la con*ección y mantenimiento de mismas;

a sección de *ic$as t%cnicas "ermite una con*ección *ácil y con la certe/a necesaria "ara conocer en cada

momento los bene*icios de las ventas de estos "roductos elaborados: además de servir como *uente "ara

la elaboración: de bu**et y banquetes o eventos servidos "or "latos;

.n el sistema se "ueden elaborar tantas *ic$as como se necesite: "ermitiendo de esta manera que usted

tenga en un *ormato con*iable todo su recetario: "udi%ndola llevar donde usted desee sin tener que

cargar con el tedioso montón de "a"eles: "ues una ve/ montadas las bases de datos: usted "uede

salvarlas y restaurarlas tantas veces como le sea necesario: as- como intercambiar con otros "ro*esionales

del sector: enviándolas "or correo electrónico; J as- mismo du"licarlas: "ara convertir una receta demen? en una receta de bu**et sin tener que volver a con*eccionarla: solo cambiar el "eso "or ración;

"#ura @: 9ista del área de trabao de la sección de *ic$as t%cnicas; &yuda "ara *iar la cantidad a em"lear de algunos art-culos "or eem"lo botellas: barriles de cerve/a:garra*as de aceite en una *ic$a t%cnica: en lugar de "oner la cantidad: lo que se im"uta es la "orción que

se em"lea de la unidad; ic$o de otro modo: se *ia qu% "arte de la unidad como un todo4 se está

utili/ando; Por eem"lo: su"ongamos que de botella de vino se em"lean 1((m; .n este caso si el código

del "roducto esta e="resado en 1 1(((m4 el cálculo ser-aB

1(( m F 1((( m K (;1 "artes: que es lo equivalente a 1((m en 1(((m: im"utándose en la *ic$a (;1 en

ve/ de 1((;

&$ora bien: si el código $ubiese contenido ca"acidad de la botella4 5(m: resultar-aB1(( m F 5( m K (;1333 "artes: que es lo equivalente a 1((m en 5(m: im"utándose en la *ic$a

(;1333 en ve/ de 1((;

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MANUAL DE USUARIO Página ' de 28 )aso de >arril de cerve/a ca"acidad 5( lt: co"as "ara venta 25(mlB

25(mlF5((((mlK (:((5 "artes $abr-a que *iar en ve/ de 25(ml

.l cálculo de las cantidades a em"lear en la con*ección de las *ic$as t%cnicas se reali/a del modo antes

descrito: cuando los art-culos están e="resados en cantidades unitarias: tales como barriles de cerve/a:

caas: botella: tanque: etc;: y se necesita e="resarlas en unidades de venta: es decir: cantidades en lascuales se mide "ara elaborar determinada receta o co"a: esta *orma de con*ección de las *ic$as es

lógicamente o"cional a gusto del usuario; J que en los "edidos o cálculos de consumos salga las

unidades vendidas: como serian cuantos barriles de cerve/a: botellas de licor: se gastaron o $ay que

"edir;

ANALISIS DE ,RODU00ION: ebido a que el *uncionamiento del sistema se basa en el consumo medio "or P&A o gramae sobre todo

"ara bu**et: y dado el grado de di*icultad y "recisión que acarrea el cálculo del mismo: en )$e*e=act

>u**et Pro*essional se $abilita una sección en la cual se o*recen todos los mecanismos y *unciones

necesarias "ara deducir tan im"ortantes valores consumos reales medios consumidos "or los clientes4:

los cuales resultan vitales "ara estimar la "roducción necesaria: "ara surtir los bu**et en $oteles: cruceros:

com"leos: etc; ,ara e&&o es !ecesar#o su+ar e& peso de todos &os art2cu&os ue co+po!e! &a receta'ee+p&o : Estofado de ter!era co+pos#c#*! de &a receta : 0ar!e B C' cebo&&a ;' C' a!ahor#as ; C' aoF';FF r ace#te de oa F' &t ' to+ate ;C' u#sa!tes F' C 3#!o de coc#!a ;&t ' sa& F';FFr cha+p#G*!F'H C ' aua

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"#ura : )on*ección de un estudio de "roducción;

&l *iar los consumos medios de cada *ic$a t%cnica: se asegura que en las subsiguientes "roducciones: se

elaboren las cantidades e=actas y no se incurra ni en sobre"roducciones ni en d%*icit de estas; )ada

cantidad calculada se *ia en la *ic$a corres"ondiente;

NotaB estos valores calculados en la sección el )$e* los "uede ir regulando a su criterio: bien desde el

mismo "rograma asignando un L de aumento a un "lato o a todos;

! directamente modi*icando el "eso "or ración en la *ic$a: esta situación suele ocurrir si "or eem"lo el

$otel tiene muc$a "oblación de una nacionalidad concreta y comen de unas recetas mas "or eem"lo

italianos $abr-a que subir el gramae de las "astas y "i//as "ara este "eriodo;

e esta *orma se o"era en situaciones similares

,RODU00ION:

a elaboración de bu**et: banquetes: co**e breaE: entre otros servicios: $ace que estos se conviertan en

una actividad diaria en los $oteles y en el ámbito gastronómico; ado el volumen de "latos u o*ertas que

en estas actividades se manea: su con*ección y control se $ace una tarea ardua: es "or ello que el )$e* o

es"ecialista a cargo de dic$a actividad necesita un so"orte ayuda4 "ara que le "ermita de *orma

"reventiva: estimar las "roducciones a reali/ar los "edidos que debe $acer "ara la elaboración de las

o*ertas: todos estos art-culos se les calcularan de *orma totalmente automática evitando el olvido de

alg?n "roducto ya que el "rograma lo "ide "or usted;

0ambi%n le brida la o"ción si *uera necesario el registrar el gasto de "ersonal: tel%*ono: alquiler: etc;4 .n

los cuales va a incurrir;

)$e*e=act >u**et Pro*essional incor"ora una sección com"leta a este tema: "oniendo en manos delusuario que o"era el sistema: todas las $erramientas necesarias "ara $acer que este ti"o de servicios se

conviertan en o"eraciones altamente rentables y *áciles;

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MANUAL DE USUARIO Página 11 de 28 a sección de "roducción "ermite la con*ección: mantenimiento y gestión de bu**et: banquetes: men?s y

estimar con un alto grado de e=actitud: los bene*icios o ganancias que se "ueden obtener;

.n )$e*e=act >u**et Pro*essional cada "roducción consta de tres "artes *undamentalesB

• atos generales;

•

Ratios que es el margen comercial a"licado a la receta4;• )onunto de "latos u o*ertas: y dentro de estos los "roductos que lo com"onen;

"#ura J: )on*ección de servicios;

.l *uncionamiento de la sección "roducción tiene muc$as analog-as con la sección de *ic$as; as cuales se

im"ortan "ara con*esionar el servicio con los ratios y algunos as"ectos de los datos generales: "ues

describe los consumos a incurrir en la con*ección de la misma; e introducen tantas o*ertas como se

necesiten o se vayan a reali/ar;

.n relación a la "roducción $ay que *iar "rimero antes de im"ortar la *ic$as el nM total de comensales del

servicio : y a continuación im"ortamos todas las *ic$as u o*ertas del mismo : tambi%n si *uera necesario

es obligado es"eci*icar la cantidad de comensales que la consumirán y la cantidad de raciones a servir"ues si no el "rograma le *ia a cada una de las o*ertas el total de comensales: y "uede darse el caso de

que no todos los comensales coman de lo mismo : esto es muy ?til "ara los banquetes : para &os buffet!o es !ecesar#o a ue se reaa por r por pax ; )on estos datos es cuando se calcula la necesidad de"roductos que com"onen los "latos u o*ertas; .n otras "alabras el so*t

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MANUAL DE USUARIO Página 12 de 28 Recu%rdese que similar a las secciones anteriores: en el so*t

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"#ura H: Introducción de datos estudios de clientes;

Nótese que es "osible con*igurar la modalidad del $otel: "udi%ndose escoger entre $oteles todo incluido

y $oteles convencionales; .sto "rovoca que "ara el caso de $oteles convencionales lo que se considere en

el estudio sean las ventas; Por otro lado: "ara el caso de $oteles todo incluido lo que se contem"lan son

los consumos en que se $a incurrido y se dea "re*iado ratio 1 automáticamente;

,EDIDOS:Hna de las *unciones más reali/adas en la gestión de cocina lo constituyen los "edidos; Hn mal maneo de

los recursos conduce: sin duda alguna: a una ine*iciencia inevitable: es "or ello que una correcta

elaboración de los "edidos constituye la base *undamental "ara un buen control de los recursos;

1; )orrecta evaluación de las cantidades a solicitar;

2; inuciosa valoración de los gastos incurridos en el "edido "ara no e=ceder lo "resu"uestado

e los as"ectos anteriores: constituyen una labor ardua "ara el es"ecialista que lleva a cabo la labor de

con*ección del "edido: lo cual si se reali/a manualmente: conducirá con un alto grado de "robabilidades a

cometer los clásicos erroresB e=ceso de com"ras o de*ecto en las cantidades solicitadas;

)$e*e=act >u**et Pro*essional brinda una sección de "edidos que "ermite una con*ección: mantenimiento

y gestión de "edidos de una manera sencilla y muy "ro*esional con un control minucioso de las

cantidades e im"ortes: "ro"iciando rendimientos sor"rendentes;

.n el so*t

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irectos a un "roveedor es"ec-*ico;

&sistidos "or meor "recio o meor "roveedor;

"#ura B: )on*ección de "edidos;

Para dividir el trabao de con*eccionar los "edidos en tareas más "eque@as: el sistema "ermite crear $oas

de "edidos: tantas como sea necesario: y en cada una de ellas es"eci*icar los "edidos de ciertas *amilias

de "roductos o sencillamente de secciones es"eci*icas cómodas "ara nuestro trabao; uego en cada una

de ellas se "rocede a agregarles tantos "roductos como se necesite "ara con*eccionar el "edido;

!tra de las *unciones es el envió de Pedidos a la sección de )on*irmación "ara corregir las cantidades

*inales des"ac$adas "or &lmac%n; .n cuanto al em"leo o uso dado al "edido debemos destacar que

e=isten varios ti"osB restaurant: banquete: bu**et: bar: comedor de em"leados o contra conce"tos de

"resu"uesto; .n el caso de uso restaurant o banquete: se indica que el "edido está am"arado "ara lugar o

"ara este servicio ; Para el caso del uso bu**et: se estará indicando que se em"leó "ara la celebración de

un bu**et: etc; .n caso en que se escoa como *orma de cargo o uso de un conce"to de "resu"uesto: se

estará marcando el "edido a solicitar "ara análisis del cum"limiento del "resu"uesto establecido: no

tomándose en cuenta "ara el cálculo de los costes "ro"iamente; 9er sección de Presu"uesto;

&s- mismo el sistema brinda la cómoda o"ción de "oder trans*erir un "edido "ara "roveedores a la

sección de com"ras de *orma automática: $abilitando la casilla de com"ras en ve/ de la de PreO)on*irmar:

con lo que se evita que tengamos que darle entrada manual al mismo "edido4 "or la sección de com"ras:

y desde all- una ve/ com"robado: con las entradas correctas con*irmarlo a e=istencias de )$e*e=act

automáticamente: reali/ando esta o"eración en segundos y sin *allos; .sta o"ción es vital "ara el caso de

estar conectado al almac%n central del establecimiento: "ermitiendo llevar un control "aralelo del mismo

de una *orma cómoda: *ácilmente y segura; Por otro lado: o sea: si no estamos conectados a un sistema

de almacenes: "ermite reali/ar esta labor sin trabao alguno;

imilar a la de la sección de art-culos: es la "osibilidad de enviar como *ic$ero adunto un documento con

*ormato de icroso*t Gord que contiene los datos del "edido; .sto agili/a muc$o el trabao: "ues

con*orma los "edidos sin riesgos de error; .sta o"ción "ermite seleccionar "ara enviarB una o varias $oas

del "edido: el "edido actual com"leto o un "edido integrado "or el "edido actual y otros que se

seleccione;

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MANUAL DE USUARIO Página 15 de 28 in lugar a dudas: la tarea de deducir los stocEs m-nimos es una tarea que no es nada sencilla: "ues estos

valores se deducen de consumos medios en "eriodos de tiem"o válidos y e*ectivos "ara la re"osición; e

cualquier manera: reali/ar estos cálculos de *orma manual resulta muy engorroso e im"reciso; .s "or ello

que )$e*e=act >u**et Pro*essional incluye en la sección de "edidos una manera de resolverle su "roblema

y es a trav%s de una o"ción: entre las des"legadas en la barra de secciones: que "ermite *iar los stocEs a

trav%s de los valores contenidos en un "edido "ara un determinado n?mero de P&A: "ermitiendo tres

o"cionesB de la $oa de "edidos actual: de todo el "edido actual todas las $oas del "edido4 o loresultante de la uni*icación o integración de varios "edidos;

0ON"IRMAR:

a sección de )on*irmar surge "ara re"resentar el estado intermedio "or el cuándo transitan los "edidos

desde el momento en que se solicitan al almac%n desde la sección de "edidos o "roducción4 y sucon*irmación *inal cuando son servidos y se veri*ican las cantidades realmente des"ac$adas: momento en

el cual se re*lean los valores *inales "or "roducto y se con*irma el "edido: "asando a integrar el conunto

de datos $istóricos "ara *uturos análisis o consultas;

"#ura : )on*irmación de "edidos;

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MANUAL DE USUARIO Página 16 de 28 .s im"ortante destacar que las solicitudes de "edidos que se entregan al almac%n deben ser las

generadas en esta sección y no las que se "ueden im"rimir desde la sección de "edidos o banquetes: "ues

que estos ?ltimos no llevan im"reso el albarán consecutivo y *inal "ara el "edido: mediante el cual se

"uede tener re*erencia desde la sección de $istóricos4 cuando se quiera reali/ar cualquier veri*icación o

revisión del vale en "a"el des"ac$o4 contra el re*leado en el sistema;

RE7IS5RO DE 0OM,RAS:

& lo largo de esta gu-a se $a estado $ablando de "edidos de re"osición: env-os a "roveedores: "ero todo

esto *orma "arte de un a"oyo o ayuda "ara la actividad de com"ra; Realmente en esta sección es donde

se reali/an las o"eraciones de com"ras rece"ción4: detallándose los "roductos y suministradores;

"#ura ;F: ección de com"ras;

imilar a la sección de registro de ventas: en esta se selecciona la *ec$a "ara la cual se introducirán los

res?menes de com"ras diarias y el "roveedor que suministro la mercanc-a: as- como el alta de "roductos

nuevos;

Nota: debe de abr#r &a sta por fecha de co+pra ' e! &a secc#*! aparecer)! &os pro3eedores a u#e!se &es h#o ped#do co! &os productos ue se &es soc#taro!' seu#da+e!te re3#sar e& a&bar)! dee!trada co! &o soc#tado #!#c#a&+e!te' corre#r s# fuera !ecesar#o co!f#r+ar&a co+o e!tradas dea&+ac$! puede usar &os a&bara!es de& despacho o &a facturas de e!trada de +erca!c2a.

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"#ura ;;: &lta de nuevos art-culos en la com"ra maestro de art-culos4;

1IS5ORI0OS:

.n esta sección es donde se almacenan los datos $istóricos de las o"eraciones reali/adas; .n otras

"alabras: es donde van a "arar las con*irmaciones de "edidos sección de "edidos o banquetes4 y los

inventarios sección de art-culos4;

.sta in*ormación es sumamente valiosa "ues "ermite reali/ar consultas a o"eraciones reali/adas

anteriormente; &demás: "ermite tener la in*ormación real de los consumos o "edidos reali/ados a

economato "ara deducciones de consumos: di*erencias contra ventas y com"ortamiento del costo seg?n

salidas de almac%n consumos brutos ver sección de ventas4; )omo se "uede a"reciar en la *igura: la

sección se divide en dos "artes *undamentalesB inventarios y "edidos con*irmados;

"#ura ;

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MANUAL DE USUARIO Página 18 de 28 i*erencias de consumos )$e*e=act vs; &lmac%n; Permite la detección inmediata y automática de

di*erencias entre el sistema de almac%n en caso de estar conectado4 y los valores deducidos "or

)$e*e=act a trav%s de las o"eraciones reali/adas;

&nálisis de di*erencias de consumos; Permite anali/ar las di*erencias en consumos de *orma detallada

"or de"artamentos4 entre )$e*e=act y &lmac%n: o en el mismo )$e*e=act en caso de no estar

conectado a almacenes centrales; .n este re"orte e=isten dos variantesB

Inventario Inicial contra Inventario #inal; Partiendo de un inventario inicial y las o"eraciones

reali/adas en el "er-odo: com"arar contra las e=istencias *inales re*leadas en un inventario

*inal;

Inventario Inicial contra .=istencia &ctual; imilar al anterior "ero en este caso se com"ara

contra la e=istencia actual: con lo cual se "uede $acer un análisis en cualquier momento que se

desee durante el mes;

)alculo de costes; )álculo de los costes brutos sin inventarios *inales de los di*erentes de"artamentosdurante un "er-odo de tiem"o determinado; Para ello se tiene que llevar en la sección de control de

costes de "untos de venta: un estudio global "or gru"o o de"artamento de los di*erentes "untos de

venta: es decir: agru"ados seg?n corres"onda en restaurantes: bares: bu**et: banquetes: comedor

em"leados: e im"utar el n?mero de clientes "asantes: P&A4 y las ventas globalmente; Por eem"lo: si

tenemos en la instalación 3 restaurantes a la carta no estudiamos los tres "or se"arado: sino como un

todo: o sea: restaurantes; imilar sucede si contamos con dos bu**et di*erentes4: a los cuales

estudiamos con uno solo: y as- sucesivamente "ara bares: banquetes: comedor de em"leados: etc;

Para cada gru"o o de"artamento "onemos la suma de los clientes totales que "asaron; Por eem"lo:

en el caso de los tres restaurantes se toma la suma de los clientes y las ventas d-a "or d-a4 de cada

uno de ellos y se suma en un mismo estudio en la sección estudios de clientes; &unque "ara anali/ardirectamente en esa sección: unos "untos o evento concreto si se "uede reali/ar las veces que

queramos "ero no lo enla/amos en $istóricos: se anali/a en esa misma sección;

Para el caso de $oteles todo incluido se "odr-a "roceder de dos *ormasB la "rimera utili/ar como

re*erencia "ara un estudio de clientes eem"lo bu**et: o bares : o restaurantes etc; el numero de

"a= total de la instalación "ara cada estudio: "ues si todos los clientes visitan cada uno de los "untos

de venta tanto como quieren y consumen tanto como desean no "odemos controlar la a*luencia a

esos "untos certeramente y la meor o"ción es esta: la segunda es reali/ando un estudio detallado en

que se re*leen los P&A reales de cada de"artamento; .em"lo de ello es "ara restaurantes

es"eciali/ados que normalmente van "or reserva;

Para el caso del comedor de em"leado se trabaa similar tanto en $otel todo incluido como en

convencionales: re*leando sólo los "asantes reales; .s im"ortante destacar que los em"leados P&A4

no a*ectan el coste o los resultados generales: "ues no se tienen en cuanta más que "ara un análisis

individual de ellos;

!!B es muy im"ortante enla/ar en el cuadro de dialogo que sale en $istóricos antes de solicitar los

re"ortes de costos: enla/ar correctamente los "untos con los estudios globales de los restaurantes

con restaurantes: bu**et con bu**et: banquetes con banquetes: etc;: cada estudio en la casilla

corres"ondiente "ara que no se "rodu/can errores en los cálculos: "ues al de*inirlos una ve/ ya

quedan "re*iados automáticamente "ara el siguiente análisis; Igualmente $ay que llevar estas ventas

de estos de"artamentos "or la sección de estudios de clientes ventas: es decir: tenemos que tener

creados los estudios en esa sección: eem"lo: bu**et: bares: restaurantes: em"leados: banquetes e

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MANUAL DE USUARIO Página 1' de 28 introducir los datos que nos "ide esta sección eso no lleva más de unos minutos al d-a y cierra el clico

de control de costos y análisis;

.s válido mencionar que en el caso de clientes en $oteles todo incluido: no es necesario im"utar ni las

ventas ni los ratios: en la sección de estudios de clientes: "ues "ara los e*ectos del análisis a reali/ar

costes4 lo verdaderamente im"ortante son los clientes P&A4 reales que "asaron "or esos "untos: y

los datos re*erentes a consumos se toman de la in*ormación almacenada en la sección de $istóricos;e igual *orma es aconseable im"utar en los estudios de clientes las ventas o las com"ras

de"endiendo la modalidad del establecimiento4: "ara "oder reali/ar el análisis "or la sección de

clientes: tarea esta que no toma más que unos minutos al d-a y s- "ro"icia que el control sea muc$o

más "reciso y e*ectivo; .sto no im"ide que en la sección de clientes como comentamos antes:

"odamos reali/ar estudios selectivos "or "unto de venta incluy%ndole ya todos los datos requeridos

"ara ello "ara más detalle de estos análisis P&A: consultar la sección de clientes4;

.=isten dos variantes "ara el cálculo del costeB sobre los clientes y sobre las ventas; .n el caso del

coste sobre los clientes lo que se calcula es el consumo medio incurrido en cada cliente esta *orma de

calculo se em"lea "ara bu**et y de *orma general "ara $oteles todo incluido4; .l coste sobre las ventas

"ermite obtener el valor "orcentual del coste "or unidad monetaria que se ingresa esta *orma decalculo se em"lea más bien en restaurantes "untos de venta y de *orma general en $oteles

convencionales4; Hna ve/ seleccionado los "arámetros "ara el análisis de costes: se "uede elegir entre

los tres siguiente la *orma de visuali/ación de los resultados;

&nálisis de costes;

7rá*ico de com"ortamiento;

Re"orte mi=to;

adas las im"licaciones que "rovoca la eliminación de datos en la sección de $istóricos: vamos a e="licar

en detalle sus o"ciones; .sta "ermite eliminar los datos $istóricos anteriores a una *ec$a determinada;Puede resultar muy ?til "ara liberar la enorme cantidad de in*ormación que se "uede generar en un

"er-odo: "or eem"lo: 5 a@os y que ya no es necesario revisar; &l escoger esta o"ción se des"liega una

ventana como la que a"arece en la *igura 1; a o"ción de actuaar ex#ste!c#as "ara el caso de los"edidos con*irmados que queremos eliminar4: se utili/a "ara restablecer los valores de los "roductos de

los "edidos: que "or alg?n motivo nos $emos equivocado con ellos: como "or eem"lo un "edido "ara

"roveedores que lo con*irmamos como gasto de venta: de esta manera restablece nuevamente esos

valores como e=istencia: y elimina el "edido o "edidos; Ate!c#*! solo se debe de activar en estos casos;

"#ura ;>: )álculo del consumo acumulado;

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"#ura ;@: )om"arativo de consumos )$e*e=act vs; &lmac%n;

"#ura ;: &nálisis de di*erencias de consumos;

"#ura ;J: )álculo de costes;

"#ura ;H: .liminación de datos $istóricos;

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,RESU,UES5O

.=isten conce"tos o gastos incurridos en las o"eraciones de cualquier establecimiento o em"resa que

caen *uera de los costes "ro"iamente de la gestión gastronómica; .sta ra/ón es "or la cual se $a

incor"orado en el sistema una sección "ara la "lani*icación: establecimiento y gestión de los "resu"uestos

de o"eraciones; .n la *igura que se muestra a continuación se "resenta una vista de la sección el llevar

esta sección es o"cional;

"#ura ;B: ección de Presu"uesto;

.l sistema "ermite anali/ar los consumos "or conce"tos en un "er-odo determinado: as- como reali/ar

com"araciones de los resultados reales obtenidos en el eercicio contra los valores "resu"uestados en

cada una de las "artidas de gastos re"resentadas;

AR5I0ULOS:

e gran utilidad: sobre todo "ara crear el economato de cocina; Hsted lo "uede crear de *orma

totalmente "ro*esional: lo que $ace a"licable el sistema tanto a entornos de grandes em"resas como a

negocios más "eque@os; Posibilita: de *orma adicional: el "oder tener visuali/ado las e=istencias del

economato desde cualquier "unto del negocio que tenga instalado el so*t

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MANUAL DE USUARIO Página 22 de 28 .n caso de tener almacenes centrales y almac%n de cocina: se "uede elaborar a modo de inter*a/4: un

"eque@o "rograma que "ermita una actuali/ación de los "roductos altas: baas: descri"ción: cantidad y

"recios4 de *orma automática: $aciendo el trabao muc$o más o"erativo: con*iable y *ácil; &l *inal de este

manual se describe la in*ormación necesaria "ara construir dic$a inter*a/; .sto ?ltimo es o"cional ya que

usted crea su almac%n de cocina: y las com"ras de re"osición las reali/a al almac%n central de la em"resa;

)omo ya se $ab-a mencionado: en esta sección se lleva a cabo todo el mantenimiento re*erente almaestro de art-culos y *amilias: además de incluirse todas las *unciones básicas necesarias "ara llevar a

cabo esta tarea;

e cada art-culo: además de las cuestiones básicas código: descri"ción: unidad de medida y "recio4 se

lleva el control de la e=istencia actual: el stocE m-nimo deseado en almac%n y el inventario o toma *-sica

e=istencia real4; .n la *igura que se muestra a continuación se "uede a"reciar una vista real de esta

sección;

"#ura ;: ección de art-culos;

.n esta sección es "osible con*igurar el maestro o clasi*icador de *amilias de "roductos "arte su"erior de

la sección4; Para ello el sistema o*rece + *uncionesB agregar: eliminar: modi*icar descri"ción y quitar todas

las *amilias; .sto es muy im"ortante: "ues "ermite ir rá"idamente a los "roductos sin tener que "asartiem"o en ello; &demás: al lado de las *amilias se incluye un *iltro muy cómodo "ara locali/ar "roductos;

)$e*e=act >u**et Pro*essional "ermite reali/ar sobre los art-culos las o"eraciones siguientesB

1; &lta de "roductos; e recomienda dar de alta a los "roductos nuevos "or la sección de com"ras: "ues

asigna automáticamente un código de re*erencia seg?n a la *amilia a la que "ertenece y sin du"licidad

y manteniendo un consecutivo;

2; >aa de "roductos; Para dar de baa a un "roducto basta con "ararse en la *ila deseada *ila del

"roducto4 y "resionar o bien el botón %-( de la barra de navegación o la combinación de teclas 05RL DEL y con*irmar la eliminación; i lo que se quiere es eliminar un gru"o continuo de "roductos: sesit?a en el "rimero o el ?ltimo y se mueve $acia arriba o $acia abao seg?n se desee o escoa4 con las

teclas S1I"5 y "E0LA ARRI=A o "E0LA A=AO ambas "resionadas4 y cuando se tengan seleccionados

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MANUAL DE USUARIO Página 23 de 28 todos los "roductos se "resiona de igual con*orma las teclas 05RL Q DEL o el botón %-( de la barra denavegación; .sta o"ción es válida "ara los "roductos incluidos en el resto de las secciones incluso la

sección de "roveedores4: "or lo que no se tocará más adelante en cada una de ellas y se dará "or

$ec$o su conocimiento;

3; odi*icación; .sta o"ción es muy sencilla de mani"ular: "ues "ara modi*icar los datos de los

"roductos basta con "ararse en la *ila y columna deseada o escribir all- el valor: o si se quieremodi*icar sólo una "arte de %l se "uede "resionar la tecla #2 "ara editar sobre su valor;

Estas opciones antes mencionadas, son aplicables a todas las secciones en las cuales hay que crear,

editar o modificar pedidos, menú, etc.

Se recomienda cargar el fichero de artículos y familias (incluidos en la instalación), el cual contiene un

clasificador que puede ayudar a comprender la forma en que se debe construir para su negocio. Las

familias y los artículos importados pueden ser reutiliados, o sea, modificados o reemplaados en

cualquier momento, a!ust"ndolos a los de la instalación propiamente, lo cual acorta mucho el tiempode configuración del programa.

ado que en em"resas o negocios: cuando el n?mero de art-culos es lo su*icientemente grande se

di*iculta muc$o la b?squeda de estos: )$e*e=act >u**et Pro*essional "rovee una *orma muy sim"le y

e*ectiva de locali/aciónB "or *amilias "re*ios de códigos4;

.s"ec-*icamente de las *amilias: "odemos decir que estas se con*orman a trav%s de un "re*io de art-culo y

que el %=ito del agru"amiento es "osible siem"re y cuando se le de alta a nuevos "roductos res"etando el

convenio que se est% em"leando; Por eem"lo: si se quiere ubicar todos los aceite dentro de la *amilia con

"re*io ;FF;: entonces al ubicar un nuevo aceite darle de alta a un nuevo "roducto4: este tendrá quellevar *ormato ;FF;: siendo la ?ltima "arte un n?mero válido y no utili/ado "reviamente "or otroart-culo; eg?n la *amilia escogida: al darle entrada "or la sección de com"ras el sistema lo asigna

automáticamente y sin du"licidad ver sección de com"ras4;

a lista de *amilias: siem"re contiene "or de*ecto4 un elemento con t-tulo C5ODOS LOS AR5I0ULOSD:re*iri%ndose: como su nombre lo indica: a todos los art-culos contenidos en el sistema; & continuación de

esta a"arece la lista de todas las *amilias ya im"utadas;

&l seleccionar un elemento dentro de esta lista: automáticamente se e*ect?a un *iltrado de los elementos

art-culos4 mostrados en la tabla o reilla: lo cual "ermite locali/arlos rá"idamente; .sto constituye unelemento de b?squeda adicional al ya tradicional *iltro;

&demás de las cuestiones antes mencionadas: sobre la sección de art-culos es "osible reali/ar un vasto

n?mero de o"eraciones: las cuales se "ueden acceder en la barra de secciones: entre las o"ciones que se

des"liegan; .n la a"licación al "asar el mouse ratón4 sobre las o"ciones: se indica una e="licación de la

misma; Similar en todas las secciones de traba!o del sistema.

.n relación a los inventarios: se recomienda reali/arlos como má=imo cada 3( d-as: o sea: que el "er-odo

má=imo entre un inventario y otro no e=ceda un mes: "ara que la cantidad de in*ormación "edidos:

con*irmaciones: etc;4 sea ra/onablemente "eque@a: logrando con esto que los resultados sean e=actos y

se "uedan tomar las decisiones "ara corregir "osibles "roblemas de administración en el negocio;

a a"licación incluye o"ciones "ara e!3#ar ped#do de repos#c#*! por correo e&ectr*!#co: como su nombrelo indica: "ermite enviar un listado como *ic$ero en *ormato icroso*t Gord4 con aquellos "roductos

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MANUAL DE USUARIO Página 2+ de 28 que es necesario re"oner y la cantidad m-nima "arar cubrir lo requerido: o sea: un "edido; .sta o"ción es

muy ?til: "ues "ermite enviar directamente a un almac%n o "roveedor el "edido "ara surtir nuestra

instalación;

,RO9EEDORES:

)omo com"lemento al sistema: y "ara *acilitar la labor de com"ra y env-o de "edidos a los "roveedores:

en el sistema se lleva una libreta de contactos con las in*ormaciones de los "roveedores o

suministradores: esta sección es muy ?til "ara las em"resas que las com"ras las reali/a cocina; .n caso de

que a la cocina les sirva los "edidos el almac%n central de la em"resa: que es el que reali/a las com"ras a

los "roveedores: en esta sección deberá de llevar un ?nico "roveedor que llevar-a "or nombre "oreem"lo B &&).N ).N0R& al cual le "edir-a la cocina los "edidos ;

&demás: en esta sección de "roveedores se im"utan los datos "ersonales del negocio en el cual se este

llevando el control de consumos a trav%s de )$e*e=actB nombre del encargado del sistema: correo

electrónico y nombre de la em"resa; .n la *igura se muestra una vista del área de trabao de la sección;

"#ura

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.sta variedad de *ormatos "ermite que el usuario escoa la o"ción más cómoda "ara el env-o: "ues si lo

que quiere es agregar determinado te=to o e="licación y $acer ciertas modi*icaciones lo más

recomendable es $acerlo en !); J si *inalmente lo que quiere es $acer un "ost "rocesamiento de la

in*ormación: o sea: reali/ar alg?n cálculo: lo meor ser-a enviarlo en A;

EM,LEADOS

e gran utilidad resulta en cualquier establecimiento: negocio o de"artamento: la gestión del "ersonal: lo

cual "uede ayudar a agili/ar la cobertura de cualquier *alla en el "ersonal: la "revisión o "lani*icación de

descansos yFo vacaciones: locali/ación rá"ida del "ersonal: tiem"os de valide/ de "ermisos: entre otros

datos ?tiles; .s "or ello que )$e*e=act incor"ora una sección de gestión de .m"leados; .n la *igura que se

muestra a continuación a"arece una vista de la sección en cuestión;

"#ura

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IN5ER"AP 0ON O5ROS SIS5EMAS DE 7ES5ION DE ALMA0EN

.l sistema el maestro de art-culos esta en una base de datos los su*icientemente di*undido y estándar

como se "udoB D=": "ara *acilitar actuali/ar: o meor dic$o: volcar o descargar el maestro de art-culos delcentro $acia esta tabla: la cual se encuentra ubicada en la dirección es"eci*icada durante la instalación del

sistema )$e*e=act y que lleva "or nombre el *ic$ero4 ,RE0IOS.D=".

.sta base de datos contiene los siguientes cam"osB

)ódigo del "roducto;

escri"ción;

Hnidad de medida;

Precio;

.=istencias;

tocE m-nimo;

Inventario;

&lmac%n;

os tres "rimeros cam"os son de cadenas de caracteres: mientras que el resto se corres"onden con

valores num%ricos;

)on esta in*ormación mostrada anterior: no resulta nada di*-cil "ara el in*ormatico: de sus em"resas

elaborar un "eque@o "rograma que le "ermita en cada momento actuali/ar los datos de sus "roductos:

"ara obtener los valores correctos de consumo y estimar en cada momento los gastos reales en los cuales

está incurriendo; .n este caso enla/ado con sistema de almacenes: se deberán actuali/ar como e=istencia

el cam"o con nombre #L$#%E& ;

,ASOS A SE7UIR ,ARA MON5AR EL SIS5EMA

& continuación se relacionan una serie de "asos lógicos "ara dear "uesto a "unto el sistema una ve/

instaladoB

1; ontar la sección de art-culos cargando los que trae el so*t

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MANUAL DE USUARIO Página 2 de 28 encuentra en la sección de "roducción: lo cual agili/a el trabao im"resionantemente: evita la

introducción de errores y nos *ia automáticamente las cantidades necesarias sin el menor *allo;

6; ontar en la sección de com"ras las altas o adquisiciones de art-culos; .sto se $ace "ara negocios que

no cuenten con un sistema de gestión de economato;

;

Reali/ar estudios de cálculo de "roducción: sobre todo "ara determinar los consumos medios "or P&Aque se originan en bu**et y trasladarlos a las *ic$as de bu**et estudiadas; .sta o"ción es aconseable

reali/arla solo "ara las *ic$as de bu**et y desayuno

8; ontar la sección de cálculo de costos si queremos llevar $istóricos de a*luencia y "oder deducir

"revisiones de clientes;

'; #iar los datos "ersonales nombre: em"resa: correo electrónico: logoti"o4 en el a"artado de

"roveedores y guardarlo "ara que trabaen las *unciones de .mail; Instalar !utlooE .="ress y

con*igurar el correo en la P); #iar en esta sección todos los datos que se tengan de los "roveedores;

1(; #iar los stocEs m-nimos de almac%n en la sección de art-culos en la columna corres"ondiente; .sto se

"uede $acer bien manualmente o a trav%s de un "edido "reestablecido "ara un n?mero de P&A

determinado;

11; )on*igurar la im"resora;

5RA=AO EN RED

Para "oner el sistema en varias estaciones de trabao se debe seguir la siguiente secuencia de "asosB

1; Instalar el so*t

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MANUAL DE USUARIO Página 28 de 28 6; )orrer la a"licación C)$e*e=actD o C)$e*e=act >u**et Pro*essionalD desde el nuevo nuevos4 acceso

accesos4 creado creados4 e im"utar el registro en cada estación de trabao: as- como im"utar el

usuario y la contrase@a de cada uno de ellos;

)on estos "asos anteriores ya estará listo: quedando centrali/ada la in*ormación: visible: accesible y

com"artida "ara cada uno de ellos;

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