Como Inciar El Proyecto Pmbok

7/23/2019 Como Inciar El Proyecto Pmbok

1/180

INICIAR EL PROYECTO ..,..-.

Ahora que se entienden los principales fundamentos de la gestin de proyectos y sus diversos

grupos de procesos, est listo para comenzar el proceso de iniciacin de un proyecto.

En el presente captulo, empezar con esbozar la creacin del proceso de iniciacin del

proyecto con formularios y plantillas. ambi!n, se discutir elimportante papel que desempe"a

el patrocinador del proyecto y otros interesados claves en el proyecto. luego, se va a

e#aminar el Acta de constitucin del proyecto, sus principales elementos y la importancia quetiene este

documento en el futuro del proyecto.$


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3/180

$

%estin de proyectos con&ro'ect, E#cel y (isio

47

.ESTABLECERUN PROCESO DEINICIACIN DEL PROYECTO

)o* proyectos se realizan por

muchas razones. &or e'emplo,

por las demandas demar+eting, las necesidades del

negocio, los requerimientos

del cliente y por requisitos

legales. ualquiera sea la

razn, una vez que usted y

su equipo hayan ganado

e#periencia en la entr ga de

proyectos, le llegar gran

cantidad de solicitudes.


4/180

erminar con ms proyectos

que los que puede traba'ar

-si no est ya en esta

situacin. *e preguntar

cmo saber qu! proyectos

son relevantes e'ecutar,

cuntos estn en espera y

cul tiene la mayor prioridad.

Antes de esto, tiene laoportunidad de librarse de

algunos, es una buena idea

establecer un proceso de

solicitud de iniciacin del

proyecto.

un procesode solicitud

de

proyecto lepermitirhacersecargo delassiguientes


5/180

tareas/

0eterminar la'ustificacin de

negocio para el proyecto. Establecer un estimado de costo dealto nivel para el proyecto.

Asegurar que el proyecto cuentacon un respaldo de la 0ireccin -unpatrocinador del proyecto.

omar una decisin, ir o no ir, sobreel proyecto.

0eterminar la prioridad del proyectofrente otros.

1evisar la lista de proyectos actual yla propuesta preliminar.

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/

2ormulario de solicitud de proyecto

3ase de datos de seguimiento desolicitud de proyecto


13/180

riteriosde

seleccindeproyectos

*e va a

revisar cadauno de ellosen las

seccionessiguientes.

,4

$

5 6$

5

$i7 ..

889

/./...

666,6,

$

3.1 1.COMPO

NENTESDEL

PRO

CESODE

INICIACIN


14/180

::.:.:--=.J "

En el captulo :, se realiz

una descripcin resumida

de los componentes de los

procesos de gestin de

proyectos. )a figura

;.


15/180

n

t5555>2ormulariq de .*[email protected]$royecto

rit

eriosde*eleccin

t----i

+----1=d.e.ntificacin de los =nte..resados

9. de onstitucin del&royecto

Fig. 3.1.Visingeneral delproceso de


16/180

iniciacin


17/180

B CAP. 3 INICIAR EL PROYECTO

*e tiene cuatro puntos de accin que sedeben realizar para el cumplimiento deeste proceso/

Enviar un Formulario de solicitud de

proyecto.

.. Ctilizar criterios de seleccin para

determinar si el proyecto es aceptado o no.t.$

=dentificar a los interesados.-

Escribir y publicar el Acta deconstitucin del proyecto.

. .

. .

.

99999999999 . 9999999 9999999999999999 ............. ... --- ... 99999999 ... -

Recuerde que cada proceso tieneresultados que se convierten enentradas para la siguiente serie de

procesos. Por eemplo! el Acta de

"onstitucin del Proyecto se


18/180

convertir# en una entrada para los

procesos$

deplani$icacin! as% que esimportante que estos documentessean tan claros! completos y precisoscomo sea

.

posi&le con $ain$ormacin que tengaen ese momento. 'am&i(n! puede volver y repetirel proceso cuando se

.

descu&re nueva in$ormacin. Poreemplo! en lasprimeras$ases de los

procesos de plani$icacinpara este$

$ proyecto! podr%a descu&rir in$ormacinque requerir# una actuali)acin del Acta de"onstitucin del Proyecto.

.................... . .......... . ................ ................ .. ........................ .. ........ ......

.............. . ......................

*e va a detallar cada uno de estos

temas en este captulo.A continuacin,

se tratar sobre los elementos de un

$ormulario de solicitud de proyecto y de

cmo crear una plantilla usando E#cel.


19/180

.................................... ........--..-.--...................-.-..--...................................-...................................

..............................................

Ejemplo

9 *e ha estado en organizaciones donde alos interesados les desagrada cuando se

implementa un /

/ proceso de solicitud de proyecto+ ya quepreferan ir directamente al programador ypedir lo que /

/ queran. laro, a veces, usaban elalmuerzo u otro DincentivoD para impulsar sus

proyectos delante // de los dems. /.

.

./ )os programadores no deben decidir

las prioridades del departamento y losinteresados deben /

. .aprender a esperar su turno como lohicieron en el patio de la escuelaprimaria./


20/180

9

-........................,................................................,....

.............5.559999999999999999999999999999999999

9999999999999999999999999999999999999999999999999999999999999999999999 .

.

El $ormulario de solicitud de proyecto

proporciona una man ra de recoger

algunas piezas esenciales de

!informacin. )a figura ;.: es un e'emplo deplantilla de solicitud de proyecto.

del

el!fo////no/...44

+-----

-------

----


21/180

si este proyecto

de fmalizado

Presupuesto o costo

de ReviSIn

.

.

Fig. 3.,.Formulariode solicitud

deproyecto


22/180

r N e1 # S I$#1 P R


23/180

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4,, 5 ,5 ,..,..,,A,

"....., ....:- ............_..,,,\

Fig. 3.. "omparacin de Bosproyectos con Bos

$luos de caa descontados .

iO ;77.7 77- -- - ....

- -

- '. -"-A ""-. -

///

./ El proyecto A tiene el mayor

rendimiento. )a figura ;.U muestra las

frmulas y sus resultados. G..

. .-.................

-..................

-

.

-

.,..

....

.

- 7..............................

$.......................-.............................................................. .

D. F*$'( *4tu*$ n0t'

. X1@7

.........++++++++++++++


101/180

El clculo del valor actual neto

-(AH es similar a la t!cnica de

flu'o de efectivo descontado en el

que se determina el futuro de los

fondos recibidos en dlares de

hoy. )a diferencia es que con el

(AH, aplicar la t!cnica de flu'o de

ca'a descontado para cada

periodo en el que se esperan lasentradas, en vez, de una suma a

tanto alzado. El valor total actual

de los flu'os de efectivo se deduce

de la inversin inicial para

determinar el (AH. )a reglageneral es que si el (AH es mayor

que cero, se acepta el proyecto6si

es

menor


102/180

qu

ecero,

serec

hazael

proy


103/180

ect

o.

.................. ...................................................

..............................................................

.............................................................

.......

/ Ejemplo 6

9 El proyecto A tiene tres a"os de entradasesperadas/ a"o


104/180

$ . .. .

del (alor-ActualH

...e

.to... +(


105/180

................

............

--------

.

$1

,---- -


106/180


107/180

E. T** int0(n* 20 (0t'(n'.

)a tasa interna de retorno -=1 es la tasade descuento cuando el valor presente delos flu'os de

efectivo es igual a la inversin original. )afigura ;.


108/180

.......................... ...

. ..... ....

15

99


109/180

5 5555W $.

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/

9

..,.....$ 95 .

.... . 955 .

999999$95............999999999599 .9999999$.

t

3

de 2rmula de la

=1 iTIR

.

....&R>B$$

.....................................+.. t

1 .1.


110/180

5...

Fig

.3.11.

"#lculodela'BR

/..V

55

595

$5


111/180

*e debe tener presente algunas

consideraciones al realizar este

clculo. En primer lugar, la

inversin inicial -la celda B, por

e'emplo debe ser un nmero

negativo. )os flu'os de ingresos

de efectivo que se muestran enlas celdas BJ a BY para el

proyecto A se muestran como

positivos. *in embargo, puede

que tenga a"os en caso de

entradas de efectivo que son

negativas, si es as, les muestran

como algo negativo. )a frmula

de la =1 no funcionar sin, por lo

menos, un nmero positivo y un

nmero negativo. *i todas sus

entradas de efectivo sonnegativas, Ppor qu! considerar

hacer el proyecto de todos

modos? Asegrese de que sus


112/180

salidas y entradas est!n

dispuestos en el orden en que

van a producirse porque el

clculo de la =1 asumir esta

solicitud. En el proyecto A, por

e'emplo, el clculo de E#cel es la

celda B a trav!s de la celda BY.

Al decidir entre proyectosalternativos, en general, el

proyecto con el mayor valor de

la =1 se debe elegir. En este

e'emplo,el proyecto B es la me'or

opcin.

Ahora que se ha discutido todos

los elementos del formulario de

solicitud de proyecto y criterios

de seleccin, se va a recopilar toda

esa informacin en una base de

datos.


113/180

. $ # 08 L P R % S AR $AL$ S -$ n &N tn* t 1 0'

1.

%estin de proyectoscon &ro'ect, E#cel y(isio


114/180

le

permite

realizar

un

seguimie

nto de

los

proyecto

s los quesu

departa

mento u

organizac

in est

traba'and

o o ha

completa

do, 'unto

con la

informacin

ene puedequererconocer o

investigarantes decomenzar un

nuevoproyecto. Elregistro deseguimientoqsu

especi

almente til

para

los

'efes

de

proyect

os

quson

respon

sa

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es

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115/180

omit! de

seleccia

determinar

las nuevas

prioridades

de los

proyectos o

a

reorganizarlas

prioridades

de los

proyectos

e#


116/180

er

lossig

uientescampos/

Hmerodeprioridad

Hmerodeseguimiento

2echa

tulo delproyecto

&atrocinador

&resupuesto

.

.

.,

0


117/180

)a mayora

de estos seencuentran

en el

Formulario

de solicitud

de

proyecto!

con

e#cepcin

de los

campos Be$e

de proyectoy Dstado

del

proyecto.

omo

alternativa,

puede crear

una base de

datos de

seguimiento

con los

mismos

campos.

iene sentido

crear una

base de

datos -ver

T cuando sulista crezca a

ms de un

par de

docenas de

proyectos. )a

venta'a de

una base de

datos es que

se puede

consultar por

cualquiera deestos

campos. *i,

por e'emplo,


118/180

su equipo

directivo

quiere

saber

cuntas

solicitudes

de

proyectos

han sidopresentadas

por un

determinado

patrocinador

o cuntos

proyectos

est

mane'ando

un 'efe de

proyecto en

particular,se

pue

de

consult

arene

soscam

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119/180

in

formar

fcilme

ntesob

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.

.

.

.

.

$

omo se

mencion

anteriormente,

los interesados

son las

personas que

tienen un

inter!s en el


120/180

proyecto

porque tienen

algo que

ganar o

perder con

su

realizacin.

Esto puede

incluir unalarga lista de

personas,

dependiendodel proyecto..

&or lo

general, los

interesados

son personas

-o empresas

que estndentro y

fuera de la

organizacin,

incluidos los

gerentes

funcionales,

proveedores,

equipos de

proyecto,

contratistas,

etc.

Hecesitar

identificar a

cada grupo opersona que

est! interesada

en el proyecto

antes de

profundizar en

los procesos\

de planificacin.Es una buena ideacomprender lasnecesidades de cada

uno de susinteresados, susmetas$

N

1


121/180

preocupacion

es para el

proyecto6 ya

que se puede

completar

con !#ito un

proyecto y

alcanzar sus

metas, pero silos

interesados

no estn

satisfechos,

habr

dificultades.

:odas losproyectosdeben teneral menos dos

interesadosprincipales/ elpatrocinadordel proyectoy el

@efe

deproyect

o.Acontinuacin,nosocup


122/180

are

mosde

estosyotrosinte

resa

dosimpo

rtantes.


123/180

/) CAP. 3 INICIAR EL PROY ECTO

El patrocinador del proyecto es,

generalmente, un gerente o

e'ecutivo de la organizacin quetiene la autoridad para asignar

recursos al proyecto. )os recursos,

en este caso, incluyen tanto dinero

y personas. &ueden iniciar el

proyecto o alguien que estdentro de su departamento podr

iniciar un proyecto en su nombre.

El patrocinador del proyecto debe

ser fcil de reconocer6 ya que es

la fuerza motriz detrs delproyecto. iene la ltima palabra

sobre si el proyecto ha cumplido

satisfactoriamente el ob'etivo


124/180

que se haba propuesto lograr.

El patrocinador del proyecto y el

'efe de proyecto comparten la

misma responsabilidad para

garantizar un resultado e#itoso. Es

responsabilidad del 'efe de

proyecto obtener el proyecto

terminado a tiempo y dentro delpresupuesto6 pero es

responsabilidad del patrocinador

eliminar los obstculos en el

camino del equipo del proyecto y

tomar decisiones oportunas para

ayudar a mantener el cronograma

a seguir. El 'efe y patrocinador del

proyecto son socios en el

verdadero sentido de la palabra.

Csted, como 'efe de proyecto,

puede hacer todo bien en lo querespecta a los principios de

gestin de proyectos6 sin embargo,

si el patrocinador no est


125/180

comprometido o no est

tomando decisiones oportunas y

no apoya al equipo o

proporciona los recursos

inadecuados, el proyecto no

tendr !#ito. reemos que un

patrocinador

activo y

comprometido esuno de loselementoscrticos deunproyecto

e#itoso.

... . . .. .. ... . .. . . . . . .... . . .-. .....-.-. ---.-- .. - ...-....---

.....-...5.5.5 ...-. --- ...5.5......-..

. .

.Eantenga in$ormado asupatrocinador. "omosu socio en el

proyecto!no de&e ser/$


126/180

sorprendidoporpro&lemas1ocuestionesque! antes! no ayansido comunicadas/

. 7.. --- $

por usted./

$

$

$ . AA E

AAAAAAA AAA

OEO '

O'OOOOOO

.O'OOEO -

AA AA O

999999959995

9999999999999999999999999999

*u patrocinador es su me'or

defensor. 2or'e una relacin

significativa y profesional con su

patrocinador. *ea comunicativo

con todos los temas delproyecto y gane su confianza

desde el principio. 0e esa

manera, cuando ocurran

problemas en el proyecto -y

puede estar seguro que ocurrirnX,

el patrocinador tendr lae#periencia suficiente para saber

que usted est diciendo la verdad,

que le est dando toda la


127/180

informacin que dispone y que

tiene las me'ores intenciones para

el proyecto.

)os principales interesados

probablemente variarn deproyecto a proyecto a menos que

traba'e en una organizacin

peque"a. =ncluso entonces, su

cliente e#terno -que, por

supuesto, es un interesado clave

probablemente ser diferente

para cada proyecto. picamente,

la mayora de proyectos tienen

unas

pocas personas que son esenciales para

el mismo/ El patrocinador del proyecto

El'efe de proyecto

Equipo del proyecto


128/180

)os gerentes de otrosdepartamentos

&ersonal de contabilidad oadquisiciones

lientes e#ternos

)os vendedores y proveedores


129/180

$i>$ tl EN2 lAS L M&1E*A R $ AL ).S - ln&' (

) t i 0*

%estin de proyectos con &ro'ect, E#cel y (sio/1

s personas pueden ser identificadasmediante algunas preguntas/ PA qui!nse entregar el producto

E.staaldel proyecto?,

Pque,departamento

asum


130/180

-reglamentos leyes, buenas prcticas, etc.

que el equipo deba estar al tanto?

&reguntas como estas ayudarn a

identificar a

aquellos interesados que

probablemente tienen un

papel importante en el proyecto N,cada

una de ellos tendr responsabili ades if

r ntes, dependiendo de la funcin

que tengan. 0ebera comprender sus

metas y preocupaiones tnd


131/180

claves pueden aparecer y desaparecer.

.. .. ..............................................................................

. ..........................................................................................................

/ Ejemplo /

Es posible que tenga un

contratista o proveedor que seacrtico para el proyecto6 peroquizs

G tenga un nico entregable. En estecaso,no son claves a lo largo de la

duracin del proyecto6 pero \

s en algn momento antes y durante el plazoen que se espera su entregable.

/

'......7.7......99 DD$... $D$5] 0 0 o... O '' ''"- ..,_. 00 .0.0 O$f O ""'


132/180

es un interesado clave. *u

responsabilidad nmero uno para el

proyecto es la comunicacin. 0ebe

mantener informados al patrocinador y

a los interesados sobre los

avances y problemas del proyecto.0eber documentar a los interesadossegn sus necesidades, tal

, . . ,c

omoseve

raacontmuaio


133/180

n.

3.=

.3.

DOCUMENTACI

N

DELOSPRINCI

PALESINTE


134/180

RESAD

OS

)a identificacin y la documentacin de

los principales interesados es uno de

sus primeros roles como 'efe de

proyecto. _s adelante en el proyecto,

tambi!n sern identificados los

miembros del equipo de proyecto y

debern tener el mismo tipo de

informacin que se est documentando

para los interesados. )a figura 3.1=

muestra un e'emplo de archivo decontactos.

V V VAVVDDDDDDDDDD$DDD9D2$/i/D$

tu

?


135/180

95$D5$$D$5$8 ..,.,6

$DDD$ 9DDDD 2$$!..Z0ireccin

el!fono

Ho se pueden ver todas las columnas

de la figura anterior6 debido al tama"o

de esta ho'a de clculo. *e utiliz el

esquema de contactos de Kutloo+ para

los nombres de columna que se ven en

la figura 3.1=8as

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