Concepția sistemului modern de evidență a muncii salariaților · Sarcina 1: Proiectarea și crearea bazei de date potrivite A specifica cerințele față de date și concepția

German Economic Team Moldova

Ulrike Bechmann, Jörg Radeke

Echipa Economică Germană în Moldova

Berlin/Chișinău, octombrie 2015

Concepția sistemului modern

de evidență a muncii salariaților

Seria de note de politici [PB/08/2015]


Istoricul problemei și obiective

Istoricul problemei • Reglementările în domeniul muncii în Moldova cer ca patronii și angajații să

mențină carnetul de muncă pe suport de hârtie

• Problema înlocuirii este discutată din 1998 când au fost introduse carnetele de muncă de model “nou”

• 2007: a fost creat grupul de lucru în cadrul Ministerului Justiției în vederea reformării carnetelor de muncă

• Sondajul condus în rândurile managerilor pentru Resurse Umane: majoritatea s-a pronunțat pentru înlocuire

Obiective

• Partea 1: Evaluarea carnetelor de muncă existente

• Partea 2: Măsuri în vederea trecerii la un sistem modern de evidență a muncii salariaților

2


Partea 1: Evaluarea carnetelor de muncă existente

3


Scopul inițial al carnetelor de muncă

Funcțiile de bază în momentul introducerii lor:

• Evidența privind plățile și contibuțiile de asigurare socială (evidența experienței de muncă și a anilor de muncă asigurate)

• Evidența privind educația și ocupația în câmpul muncii

• Dovadă a contractului de muncă

• Motivul concedierii (patronul trebuie să menționeze motivul; este o măsură de protejare a angajatului)

• Documentația de bază pentru inspecțiile de muncă

Concluzie: Înainte de introducerea sistemelor electronice carnetele de muncă reprezentau instrumente importante în vederea evidenței muncii salariaților

4


Datele colectate în carnetele de muncă

5

Datele personale

• Numele și prenumele • Data nașterii • Starea civilă și modificările cu privire la starea civilă • Numele și prenumele soției/soțului/copiilor

Datele referitoare la educație

• Denumirile instituțiilor de învățământ primar și secundar absolvite

• Denumirea universității și titlul obținut

• Perioada de studii

• Calificările

Datele referitoare la muncă

• Denumirea unității care eliberează carnetul de muncă

• Data perfectării documentului și semnătura patronului

• Competențele profesionale

• Informațiile privind relația patron - angajat (data angajării și data concedierii, denumirea

unității de muncă, denumirea funcției, promovările, motivul concedierii) confirmate prin

ștampilă și semnatura persoanei responsabile pentru Resurse Umane

Alte date

Numărul de identificare de stat al angajatului (IDNP) Numărul de identificare a întreprinderii unde lucrează angajatul (IDNO)


Relevanța mică a carnetelor de muncă în zilele de azi

Evidența plăților și contribuțiilor de asigurare socială

• Relevanța mică pentru calcularea pensiei • Din anul 1999 există registrul electronic privind contribuțiile de asigurare socială sub

supravegherea CNAS • Drepturile la pensie dobândite până la anul 1999 sunt bazate pe carnetele de muncă

Evidența privind educația și ocupația în câmpul muncii

• Creșterea rolului CV-urilor • Dar: Carnetul de muncă uneori este cerut în calitate de un “document oficial”

Dovada contractului de muncă și motivul concedierii

• Obligația legală de a menține carnetele de muncă pentru a verifica faptul existenței relației de muncă (angajării în câmpul muncii)

• Informațiile de prisos: Contractele de muncă și baza de date CNAS, precum și acordul de concediere servesc acestui scop

Documentația de bază pentru inspecțiile de muncă

• Carnetele de muncă sunt documente importante cerute în procesul inspecțiilor de muncă • Cu toate acestea, inspectoratul de muncă deja are un oarecare acces la datele CNAS

6


Cerințele față de sistemul modern de evidență a muncii salariaților

• Facilitarea administrării pentru toate părțile interesate

• Minimizarea datelor de prisos

• Schimbul de informații și date dintre organele de stat

• Securitatea datelor și confidențialitatea

• Protejarea împotriva fraudei

• Permisiunea înregistrării la timp a contractelor de muncă

• Informarea angajaților despre schimbările în carnetele lor de muncă în vederea verificării informației cu cea prezentată de patron

Concluzie: Carnetele de muncă nu corespund cerințelor sistemului modern de evidență a muncii salariaților

7


Evaluarea generală și recomandarea

Evaluarea

• Carnetele de muncă pe suport de hârtie sunt învechite, funcțiile acestora sunt preluate de alte instrumente

• Carnetele de muncă nu îndeplinesc cerințele sistemului modern de evidență a muncii salariaților

Recomandarea principală

• De a înlocui carnetele de muncă vechi cu un sistem electronic modern de evidență a muncii salariaților

8


Partea 2: Măsuri în vederea trecerii la un sistem modern de evidență a muncii salariaților

9


Sarcinile de bază necesare pentru modernizarea sistemului de evidență a muncii salariaților din Moldova

10

Proiectarea și crearea bazei de date

• A preciza cerințele față de date

• A conceptualiza baza de date

• A defini drepturi de acces

Modificarea Codului Muncii

• Cadrul temporar

• Obligațiile patronilor și angajaților

• Reglementările privind securitatea

Opțional: Digitarea carnetelor de muncă

• A colecta carnetele de muncă

• A scana și a introduce datele relevante

• A întoarce carnetele de muncă angajaților

Sursa: Imagine proprie


Sarcina 1: Proiectarea și crearea bazei de date potrivite

A specifica cerințele față de date și concepția bazei de date

• Consultația cu viitorii utilizatori ai bazei de date

• Definirea datelor care vor fi stocate (în funcție de utilizatori și scop)

• Compararea cu datele existente

• Definirea celor care vor avea acces la date și a categoriilor de date

• Crearea canalelor de prezentare a datelor

• Crearea rapoartelor de date pentru utilizatori

• Determinarea instituției responsabile pentru baza de date

Nota: Această sarcină trebuie să fie realizată cu ajutorul specialistului extern privind baze de date

11


Lista datelor stocate actualmente de CNAS

Datele personale

• Numărul de identificare și numele angajatului • Adresa angajatului

Datele privind lucru

• Numărul de identificare și denumirea întreprinderii

• Perioada angajării (data, indicarea lunii)

• Numărul zilelor de lucru pe săptămână

• Categoria asigurării (de exemplu, funcționar public, angajat într-o companie

privată, etc.)

• Funcția angajatului

• Salariul lunar

• Concediul medical

• Contribuța de asigurare socială a angajatului (calculată și de facto)

• Contribuția de asigurare socială a patronului (calculată și de facto)

12

Sursa: Analiza proprie


O atenție deosebită: Accesul angajaților la date

• O prioritate trebuie să fie asigurarea angajaților a unui acces bun la datele lor

Măsuri

• Permisiunea de a accesa datele stocate online

• Asigurarea raportului standardizat la intervale regulate cel puțin o dată la inițierea relației de muncă și la terminarea ei

• Astfel angajații pot verifica corectitudinea raportării privind angajare și plăți

Dacă va fi de succes, atunci sistemul nou de evidență a muncii ar putea deveni un instrument important în lupta împotriva angajării neformale

13


Sarcina 2: Modificarea Codului Muncii

Perioada de tranziție de 6 luni

• Introducerea și testarea sistemului nou de evidență a muncii salariaților

• În perioada de tranziție folosirea carnetelor de muncă paralel cu registrul electronic

Obligațiile patronului

• Specificarea datelor prezentate și a termenelor limite pentru prezentare

• Obligația de a elibera angajatului copia contractului de muncă, acordul de concediere și certificatul de angajare

Acces la date și protejarea datelor personale

• Reglementarea drepturilor de acces

• Balanța dintre protejarea datelor și facilitarea procesului de lucru

Reglementarea securității datelor

• Sistemul învechit decentralizat

• Notificarea angajaților despre schimbările în datele lor

14


Sarcina opțională: Digitarea carnetelor de muncă

Notă: Digitarea carnetelor de muncă nu este strict necesară în contextul abolirii obligației de a menține carnetele de muncă

Motivele digitării carnetelor de muncă

• Calcularea drepturilor de pensie poate fi făcută în formă electronică

• Angajații nu sunt obligați să păstreze carnetele de muncă de model vechi

Măsuri necesare:

1. Colectarea carnetelor de muncă, de exemplu de către inspectoratele locale

2. Scanarea carnetelor de muncă

3. Transmiterea documentelor scanate la CNAS cu scopul încorporării acestora în baza de date

4. Restituirea carnetelor de muncă la întreprinderile și înmânarea lor angajaților

15


Cadrul temporar

Sarcina Luna Instituția 1 Aprobarea guvernului 1 Ministerul Muncii 2 Proiectarea bazei de date

a) Consultarea cu părțile interesate

b) Dezvoltarea cazurilor de utilizatori

c) Cerințele privind datele

2-3 Ministerul Muncii, CNAS, consultantul extern

3 Lansarea registrului nou de evidență a muncii 3-4 Consultantul extern, CNAS

4 Testarea registrului nou de evidență a muncii 5 Consultantul extern

5 Proiectul Codului Muncii modificat și legislația secundară

3-6 Ministerul Muncii

6 Pregătirea personalului relevant 6-8 CNAS, Ministerul Muncii, Inspectoratul Muncii

7 Campania informațională adresată patronilor și angajaților

6-8 CNAS, Ministerul Muncii

Împrejurarea neprevăzută 2 luni

Cadrul temporar necesar 8-10 luni Perioada de tranziție (carnetele de muncă există paralel cu noul registru electronic)

6 luni

Înlocuirea carnetelor de muncă pe suport de hârtie cu registrul electronic

Cerința legală în vederea abolirii carnetului de muncă pe suport de hârtie

16


Beneficiile sistemului modern de evidență a muncii salariaților

• Aduce sistemul în corespundere cu cele mai bune practici internaționale

• Facilitează povară administrativă

• Facilitează accesul la datele introduse pentru toate părțile interesate cu scopul verificării acestora

• Facilitarea lucrului organelor de administrare publică, de exemplu al inspectoratelor de muncă

• Simplificarea schimbului de informații dintre autoritățile relevante

• Reducerea fraudei

• Îmbunătățirea sistemului de piedici și contraponderi

• Reducerea stimulării angajării neformale

Concluzie: Reforma cu costuri joase și cu beneficii semnificative

17

German Economic Team Moldova 18

Contacte

Ulrike Bechmann

[email protected]

Jörg Radeke

[email protected]


c/o BE Berlin Economics GmbH

Schillerstr. 59, D-10627 Berlin

Tel: +49 30 / 20 61 34 64 0

Fax: +49 30 / 20 61 34 64 9

www.get-moldova.de

Twitter: @BerlinEconomics

Documents

Concepția sistemului modern de evidență a muncii salariaților · Sarcina 1: Proiectarea și crearea bazei de date potrivite A specifica cerințele față de date și concepția