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Manual del Usuario

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Aviso de Derechos de Propietario: Todos los derechos reservados. Este material contieneinformación valiosa y de propiedad comercial de Computación en Acción de S.A. de C.V.; la cualreúne en sí importantes esfuerzos creativos e información confidencial, ideas y expresiones cuyaspartes no se pueden reproducir o transmitir en ninguna forma ni por ningún medio electrónico,mecánico o similar, incluyendo fotocopiado y grabación o por medio de conexión con cualquiersistema de almacenamiento y recuperación de información sin consentimiento previo y por escritode Computación en Acción S.A. de C.V.

Copyrigth© derechos de autor 1998. Computación en Acción, S.A. de C.V. Todos losderechos reservados.

RECONOCIMIENTO DE MARCAS

La marca y nombre comercial COMPAC®, el aviso comercial “Bien Pensado”, así como su diseñoson propiedad de Computación en Acción S.A. de C.V.

Microsoft y MS-D.O.S.® son marcas registradas.

CONTPAQ® es una marca registrada por Computación en Acción, S.A. de C.V.

Cualquier otra marca que se mencione dentro de este manual que pertenezca a terceras partestiene solamente propósitos informativos y no constituye aprobación y/o recomendación.Computación en Acción, no se responsabiliza de la ejecución o uso de estos productos.

Fecha de ediciónDiciembre de 1999Versión 2.1

Este manual contiene información para la operación del sistema contable CONTPAQ, cuyos derechos deautor y comerciales se encuentran registrados a favor de Computación en Acción, S.A. de C.V.

El producto CONTPAQ está protegido como obra intelectual y se prohibe la reproducción parcial o total decualquiera de sus componentes por cualquier medio, sin permiso previo de sus autores.

Cualquier sugerencia respecto a este manual o al sistema en general, le agradecemos la comunique aComputación en Acción, S.A. de C.V. utilizando la opción que más le convenga.

Sitio WebContPAQ

Podrá encontrar toda la información referente a CONTPAQ:FAQ´s, bibliotecas y características del producto.

La dirección es: http://www.compac.com.mx

Departamentode SoporteTécnico

Podrá llamar al departamento de Soporte Técnico donde leatenderán personalmente sus dudas o comentarios acerca denuestros productos:

(33) 3818-0911

Cursos deCapacitación

Podrá entrenarse en el uso de CONTPAQ y nuestros otrosproductos, a través del Centro de Capacitación que brinda lasolución completa a sus necesidades.

(33) 3616-29-90 y 3616-82-28

Sucursales Podrá ponerse en contacto con la sucursal más cercana a sudomicilio.

MATRIZComputación en Acción S.A. de C.V.Pablo Villaseñor 435Col. Ladrón de Guevara, C.P. 44600Guadalajara, Jalisco, México.

Teléfonos:(33) 381-80-900 Conmutador.(33) 381-80-911 Soporte Técnico.(33) 381-80-903 Ventas. 01-800-903-0000(33) 38-18-09-02 Claves 01-800-902-0000

Fax:(33) 381-80-963 General.(33) 381-80-956 Soporte Técnico.(33) 381-80-917 Admón de Ventas

Llame sin costo a nuestro Departamento de Ventas al teléfono:

01 800 903 0000CHIHUAHUA, CHIH. Ortíz de Campos 2918Colonia San Felipe. C.P. 31240Tels: (614) 414-42-57 413-05-57Fax: (614) 414-28-47

MERIDA, YUC.Calle 20 # 192-B 1er. piso. entre 19 y21 Col. México OrienteTel: (999) 944-90-08Fax: (999) 944-08-55

MONTERREY, N.LHidalgo Pte. # 2258 Local 9Col. ObispadoTels y Fax: (81) 8346-68-06 8346-68-07 8346-68-08 8346-68-09

TIJUANA, B.C. Blvd. Sánchez Taboada 10116-201Edif. Plaza Ejecutiva del Río. Zona Río.

C.P. 22320Tels: (664) 684-95-90684-96-00Fax: (664) 684-95-92

D.F.Descartes 54 5° Piso.Col. Anzures, Deleg. Miguel Hidalgo.C.P. 11590Tels: (55) 52-50-30-92 Conmutador 52-50-01-60 52-03-86-68 Soporte 52-31-20-81 VentasFax: (55) 52-03-50-73

ndice

Indice

IntroducciónCómo usar este manual ............................................................. ILo que incluye el producto ........................................................ IIServicio disponible al Usuario ................................................... IIRequerimiento de equipo de cómputo ..................................... IIICaracterísticas de CONTPAQ..................................................... IV

Antes de empezar

1. Fundamentos básicosUso de este manual......................................................................... 1 - 1Antes de empezar ........................................................................... 1 - 1Cómo funciona CONTPAQ................................................................. 1 - 4

La pantalla de CONTPAQ ....................................................... 1 - 4Estado de selección ............................................................. 1 - 5Estado de captura ................................................................ 1 - 6Estado de espera ................................................................. 1 - 7Estado de proceso ............................................................... 1 - 7Revisión de los menús ......................................................... 1 - 7Mapa de navegación........................................................... 1 -11

Captura de datos............................................................................ 1 -12Corrección de errores ......................................................... 1 -12Confirmación de datos ........................................................ 1 -13

I

2. Definiendo el CatálogoDiseño del catálogo......................................................................... 2 - 1

Número de cuenta................................................................ 2 - 4Cuentas de control .......................................................................... 2 - 7

La cuenta de resultados....................................................... 2 - 7La cuenta de cuadre ............................................................ 2 - 8La cuenta de flujo de efectivo............................................... 2 - 8

3. Instalación del SistemaInstalación de los programas........................................................... 3 - 1Instalación de las empresas ............................................................ 3 - 2

Datos generales ................................................................... 3 - 4Datos iniciales de almacenamiento....................................... 3 -9El administrador del sistema .............................................. 3 –10Activación del sistema........................................................ 3 –12Manejo de fechas del año 200 ........................................... 3 –34

4. Catálogo de cuentasTipos de cuentas ............................................................................. 4 - 1

Cuentas afectables .............................................................. 4 - 1Cuentas acumulables........................................................... 4 - 1Cuentas de Mayor................................................................ 4 - 1

Capturando por primera vez............................................................ 4 - 2Especificando las cuentas de resultados, cuadre y flujo ................. 4 - 2Proceso para dar de alta cuentas.................................................... 4 - 3Corrigiendo errores al captar........................................................... 4 - 7Cómo dar de baja una cuenta .......................................................... 4 -7Consultado una cuenta..................................................................... 4 -8Revisión del catálogo de cuentas..................................................... 4 -8Recomendaciones en la captura .................................................... 4 -11

5. Otras opciones del catalogo de cuentasGrupos ABC .................................................................................... 5 - 1Saldos ABC..................................................................................... 5 - 5Datos fiscales .................................................................................. 5 - 5

6. Captura de pólizasPólizas ABCDE ............................................................................... 6 - 1

Cómo entrar ......................................................................... 6 - 1Encabezado de la póliza ...................................................... 6 - 3Captando el detalle .............................................................. 6 - 6

Aplicación de pólizas sin afectar ..................................................... 6 - 9

7. Definición de PrePólizasCómo definir una prepóliza.............................................................. 7 - 1Datos de la prepóliza....................................................................... 7 - 2

Encabezado ......................................................................... 7 - 3Detalle de la prepóliza.......................................................... 7 - 6

Cómo borrar una prepóliza............................................................... 7 -8Cambios en prepólizas ..................................................................... 7 -8Despliegues...................................................................................... 7 -8

8. Impresión de pólizas y diariosImpresión de diarios y pólizas ......................................................... 8 - 1Impresión del diario cronológico...................................................... 8 - 3Impresión pr diario........................................................................... 8 –5Impresión por número de pólizas .................................................... 8 - 5

9. Reportes del sistemaCatálogo de Cuentas....................................................................... 9 - 3Posición Financiera ......................................................................... 9 - 6Estado de Resultados ...................................................................... 9 -8Origen y Aplicación de Recursos ................................................... 9 -10Anexos del Catálogo ...................................................................... 9 -11Movimientos, Auxiliares del Catálogo............................................. 9 -13Balanza de Comprobación ............................................................. 9 -14Componente Inflacionario............................................................... 9 -16Saldos Promedio ............................................................................ 9 -17Flujo de efectivo ............................................................................. 9 -19Libro Mayor .................................................................................... 9 -20Una Póliza Concentrada................................................................. 9 -22Impreso de Presupuestos............................................................... 9- 23Auditoría de Saldos ........................................................................ 9 -23Impresión de diarios y pólizas ........................................................ 9 -24Instalados del REPORTEADOR .......................................................... 9 -24

10. Proceso de cierreCierres de período......................................................................... 10 - 1

Cómo realizar un cierre ...................................................... 10 - 2Casos en los que no se podrá realizar el cierre ................. 10 - 2

Cierre de ejercicio ......................................................................... 10 - 3

11. Cambio y eliminación de períodos anterioresProceso de eliminación ................................................................. 11 - 1Cambios a períodos anteriores ..................................................... 11 - 2

12. Traspaso de auxiliaresTraspaso total................................................................................ 12 - 2Intercambio.................................................................................... 12 - 2Traspaso parcial ............................................................................ 12 - 2Despliegues................................................................................... 12 - 3

13. Agrupación de información estadísticaConcepto de cuentas estadísticas................................................. 13 - 1Cómo formar un grupo estadístico ................................................ 13 - 2

Alta de grupos .................................................................... 13 - 2Cambio de grupos.............................................................. 13 - 3Despliegue de grupos ........................................................ 13 - 4Baja de grupos ................................................................... 13 - 4

14. PresupuestosPresupuestos ................................................................................ 14 - 1

Alta de presupuestos ......................................................... 14 - 2Baja de presupuestos ........................................................ 14 - 3Cambio de presupuestos ................................................... 14 - 3Despliegue de presupuestos.............................................. 14 - 4

Métodos de presupuestos ............................................................. 14 - 5Mes por mes .................................................................... 14 – 5Un total prorrateado ........................................................... 14 - 5Total prorrateado según ratio ............................................. 14 - 6Afectación simple ............................................................... 14 - 6Crecimiento compuesto...................................................... 14 - 7En base a tabla de inflación ............................................... 14 - 7Igual a otra cuenta ............................................................. 14 - 8Porcentaje sobre otra cuenta ............................................. 14 - 8Suma de subcuentas ......................................................... 14 - 8Base saldo año anterior más % ......................................... 14 - 8Base saldo año anterior y tabla.......................................... 14 - 8

15. Otras funciones del sistemaUso de macros .............................................................................. 15 - 1

Definición de una macro..................................................... 15 - 1Ejecución de macros.......................................................... 15 - 3Cómo borrar una macro ..................................................... 15 - 4Modificaciones en macros.................................................. 15 - 4

Centros de costo ........................................................................... 15 - 4Multimoneda................................................................................... 15 -7

16. Hoja financieraCapacidades de la hoja ................................................................. 16 - 1La hoja financiera .......................................................................... 16 - 1

Funciones de la hoja financiera.......................................... 16 - 2Uso de la hoja financiera ............................................................... 16 - 7

Datos en la hoja financiera.................................................. 16 -7Opciones de la hoja financiera ............................................ 16 -9

Hoja ......................................................................... 16 -9Archivo................................................................... 16 -11Imprimir .................................................................. 16 -11Graficar .................................................................. 16 -12Salir........................................................................ 16 -12

17. Consolidación de CompañíasEn qué consiste la consolidación .................................................. 17 - 1Cómo realizar la consolidación...................................................... 17 - 1

Creación del catálogo ........................................................ 17 - 4Proceso de consolidación .................................................. 17 - 7

18. DepreciacionesAntes de empezar ......................................................................... 18 - 1Formas de depreciar ..................................................................... 18 - 2

Depreciación contable........................................................ 18 - 3Depreciación Fiscal ............................................................ 18 - 3

Pasos a seguir para llevar a cabo el cálculo de las depreciaciones.................................................... 18 - 5

Base IMPAC ..................................................................... 18 -10Ejemplos de cálculo de depreciación ........................................... 18 -12Reporte del Impuesto al Activo .................................................... 18 -13

19. Tablas del sistemaTablas de INPC ............................................................................. 19 - 1

Uso y tablas reservadas..................................................... 19 - 1Actualización de tablas....................................................... 19 - 2

Diarios ........................................................................................... 19 - 2Usuarios ........................................................................................ 19 - 4Conceptos ..................................................................................... 19 - 5

Uso de conceptos especiales............................................. 19 - 6Fechas de ejercicios...................................................................... 19 - 6

20. Expansión y reducción de archivosArchivos de CONTPAQ y su contenido ............................................ 20 - 1Expandir Archivos ......................................................................... 20 - 4Reducir Archivos ........................................................................... 20 - 6Crear archivos ............................................................................... 20 - 7

21. Reproceso y entrada de información externaActivos fijos ................................................................................... 21 - 1Catálogo de cuentas...................................................................... 21 - 2Pólizas............................................................................................ 21 -7Presupuestos ............................................................................... 21 -10Reprocesos .................................................................................. 21 -12

22. Otras opciones del menú principalEmpresas ...................................................................................... 22 - 1Colores .......................................................................................... 22 - 2Utilerías ......................................................................................... 22 - 3

Utilerías internas ................................................................ 22 - 3Utilerías externas ................................................................ 22 -7

23. Redefinición del sistemaRevisión de los parámetros de funcionamiento............................. 23 - 2Cuentas (parámetros).................................................................... 23 - 5Fechas y períodos......................................................................... 23 - 8

24. Regímenes especiales en ContpaqRégimen simplificado .................................................................... 24 - 2Pequeños contribuyentes ............................................................ 24 - 10Reportes en el régimen ............................................................... 24 - 12Cómo transferir información de Cuenta-T a Contpaq.................. 24 - 18

25. Reportes fiscalesOperación....................................................................................... 25-2Impuesto Sobre la Renta (ISR) ..................................................... 25-25IMPAC........................................................................................... 25-34IVA ................................................................................................ 25-37Resumen ....................................................................................... 25-41Listados ........................................................................................ 25-44

ANEXOS

A. CalculadoraTeclas para el manejo de la calculadora ........................................A – 1

B. Instalación y uso de mouseUtilización del Mouse.......................................................................B - 2Uso de mouse dentro del REPORTEADOR .........................................B - 3

C. Tabla de uso de teclas de función

D. Tablas de prioridades

E. Reporteador

ntroducciónEsta introducción describe lo que es CONTPAQ y el contenido del paquete.

CONTPAQ es el más eficiente sistema de contabilidad; el cual le permite llevar desde elregistro básico contable, hasta un análisis de información financiera muy sofisticado. Yque incluye funciones de:

Contabilidad, Presupuestos, Flujo de Efectivo, Estadísticas, Análisis Financiero yGráficas para toma de decisiones,Reportes fiscales, Régimen simplificado y Pequeñoscontribuyentes, Control de Activos fijos y muchas más.

Fue diseñado por contadores públicos y por ejecutivos financieros, pensando en lasnecesidades del especialista de esta área y programándolo con avanzadas técnicas deIngeniería en Sistemas Computacionales.

CONTPAQ es la nueva versión de un producto ampliamente probado y de uso extendidoen todo el país, lo que da la seguridad y confianza de que se está en manos deprofesionales.

Es un sistema confiable y garantizado, actualmente existen más de 50 mil copiasinstaladas a nivel nacional, tanto en empresas pequeñas como en grandes gruposindustriales y comerciales.

Cómo usar este manualEste manual tiene básicamente dos objetivos, el primero de ellos es guiar al usuario enla instalación del sistema, introducirlo en los conceptos básicos de funcionamiento y laoperación del sistema mismo. El segundo objetivo es el de servir como manual dereferencia para cada una de las partes que conforman el sistema.

A través de todo el manual encontrará las siguientes señales:

NOTA

Donde encontrará una nota de alerta.

Donde encontrará una nota de recomendación.

Donde encontrará una recomendación para Redes.

I

Lo que incluye el productoEl producto CONTPAQ consta de:

Una licencia de uso, la cual incluye:Un contrato de adhesión, que debe de leerse minuciosamente para estar altanto de los derechos que adquiere en la compra de este producto.Una tarjeta de registro de usuario, la cual deberá de llenar, firmar y devolver deinmediato, por ser indispensable para gozar de la garantía y tener acceso a lasactualizaciones, mejoras y nuevas versiones del programa.

Un paquete con 4 discos de 3½" o un CD, los cuales contienen los programas delsistema.Un manual de guía y referencia del Usuario, el cual contiene información para lainstalación y operación del sistema.

Antes de continuar verifique esta lista contra lo que recibió en lacompra del producto. En caso de que detecte algún faltante, favor decomunicarse inmediatamente con su Distribuidor, que le resolverá suproblema a la brevedad posible.

Servicio disponible al usuario de CONTPAQ Computación en Acción, S.A. de C.V., ofrece sus productos a través de su red dedistribuidores en toda la República Mexicana, su distribuidor es el primer nivel deservicio que Usted tiene, pero COMPAC adicional al Servicio que da el Distribuidor, ofreceun Servicio directo a través de su departamento de Servicio a Clientes, así COMPAC legarantiza que siempre tendrá una respuesta a las dudas que tenga para la operación delsistema, para cualquier sugerencia o requerimiento a nuestro departamento de servicio aclientes, le agradecemos se comunique a:

Computación en Acción, S.A. de C.V.Pablo Villaseñor No. 435, Ladrón de GuevaraC.P. 44600Tels (33) 3818-0900Fax (33) 3818-0963Horario: 9:00 a 2:30 y de 4:00 a 6:30 Hrs

(Tiempo del centro).Guadalajara, Jalisco, México.Educacional:3616-82-28

3616-28-62Fax 3616-29-90

También podrá comunicarse a cualquiera de nuestras oficinas en el país.

Es recomendable que llame de un teléfono cercano a sucomputadora, y que se encuentre dentro del sistema. Ademásprocure tener la siguiente información a la mano para ayudarnos aresolver su problema:

Nombre del producto, Número de serie y Versión.Marca y modelo de su equipo.

Sistema operativo y Número de versión (utilice el comando del DOS Ver paraencontrar este número)Contenido de sus archivos Autoexec.bat y Config.sys (localizados en el directorioraíz de su disco de arranque)Número telefónico, donde podamos comunicarnos con Usted.Detalles del problema.

Además del departamento de Servicio a Clientes COMPAC organiza permanentementecursos de capacitación, a los cuales Usted puede asistir con el fin de reafirmarconocimientos.

Requerimientos mínimos de equipo de computoAntes de intentar instalar CONTPAQ en su computadora debe de asegurarse que suinstalación de cómputo cuenta con los requerimientos mínimos de equipo y de sistemaoperativo.

Requerimientos mínimos de equipo de computo:

Una computadora PC/XT, PC/AT, PS/2 IBM, o compatible y opcionalmente unaimpresora conectada el puerto paralelo.

La computadora deberá tener los siguientes componentes:

Un mínimo de 640 Kb de memoria RAM.Una unidad de almacenamiento de disco fijo, con mínimo 10 Mb libres a ser usadospor el producto.Unidad de almacenamiento para discos flexibles de 3½" o, en su caso unidad dedisco compacto, CD.Sistema operativo DOS versión 3.0 en adelante.

Características de CONTPAQ

Es un sistema MultiempresasEs posible manejar la contabilidad de más de una empresa sin cargos ni clavesadicionales.

Tiene 999 nivelesEl catálogo de cuentas podrá tener hasta 999 niveles, definibles por el usuario.

Contabilidad en líneaCualquier alta, movimiento, cambio, ... afecta en el mismo instante los saldos.

Proporciona información FiscalISR, IA e IVA.

Fechas del 2000Listo para el funcionamiento de fechas del año 2000.

PresupuestosManejo de presupuestos.

Depreciaciones de activosCálculo de la depreciación de activos fijos.

Cuentas de orden en estados financierosLe permitirá opcionalmente incluir los saldos de cuentas de orden en el BalanceGeneral, de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Estado de resultados por centros de costosEsta característica del sistema, permitirá identificar secciones dentro de unacompañía para las cuales se llevan registros contables separados.

Reportes con presentación a 12 mesesEl Estado de Resultados, Balance General y los Anexos de Cuentas, así como losreportes por departamento se presentan en columnas con datos a 12 meses, mástotales y porcentajes en miles de pesos.

Consulta del catálogo de cuentas en cualquier momentoEstando en cualquier lugar dentro del sistema, se podrá consultar el Catálogo deCuentas con sólo oprimir una tecla.

Importar y exportar catálogo, pólizas, presupuestos, activos fijosPermite bajar y cargar de archivo ASCII, lo cual lo hace más flexible, ya que esposible utilizar datos de otras empresas ya instaladas.

Impresión de un reporte varias vecesPodrá imprimir más de una copia de un reporte sin tener que repetir la operación.

Consolidación de compañíasEs una combinación de compañías en base a una compañía consolidadora y 2 omás consolidadas. La compañía consolidadora integra a sus archivos losmovimientos de cargo y abono por cada período de las compañías consolidadas.

Uso de macrosPermite grabar una secuencia de funciones o actividades repetitivas estando encualquier parte del programa para facilitar el uso del sistema.

Pólizas predefinidasEs posible manejar pólizas predefinidas, de manera que Usted puede definirformatos de pólizas como ayuda para agilizar la captura de pólizas con un ciertogrado de repetitividad o para pólizas con un importe de distribución entre cuentas.

Hoja financieraCONTPAQ ahora le brinda la oportunidad de tener dentro del sistema su propia hojaelectrónica de cálculo, de manera que se puedan hacer modelos o reportes en estahoja financiera.

ReporteadorEl reporteador es una herramienta que permite definir reportes de a cuerdo a lasnecesidades de cada empresa.

GraficadorEl Graficador permite visualizar los datos de una manera gráfica.

Interfaz con otros sistemasInterfaz con otros sistemas como INVENPAQ, CLIENPAQ, CHEQPAQ, NOMIPAQ.

Regímenes especialesRégimen simplificado y Pequeños Contribuyentes.

apítulo 1

Fundamentos básicos

Uso de este manual

Este manual es fundamental para usuarios con o sin experiencia en el paquete.

Los objetivos de este manual son:

Guiar al usuario en la instalación del sistema, introducirlo en losconceptos básicos de funcionamiento y operación del sistema.

Servir como guía de referencia.

Después de haber leído esta guía, Usted deberá saber cómo:

Instalar, cargar y poner en funcionamiento el sistema.Usar los menús y conocer su funcionamiento.Instalar las empresas a las cuales se les lleve la contabilidad.Definir un catálogo de cuentas.Definir pólizasObtener reportesHacer modificaciones y muchas cosas más que le serán de bastante

utilidad en el manejo del sistema.

Antes de empezar

Revisar el contenido del paquete.

Revisar que el equipo de computo sea el adecuado, además verificar que elarchivo config.sys contenga las siguientes instrucciones:

Files =80Buffers = 40

C

Para redes Peer to Peer como lo son LANTASTIC1 y NETWARE LITE2,verifique que el Config.sys contenga las siguientes instrucciones:

ServerFILES = 150BUFFERS = 40

Además rectifique que el SHARE contenga los siguientes parámetros:SHARE /F:16384 /L:1024

EstaciónFILES = 40BUFFERS = 30

Verifique que todas las estaciones de trabajo mapeen al disco durodel server con la misma letra.

Para redes NOVELL3 verifique en Fconsole4 que el número demáximos archivos abiertos sea suficiente para soportar la carga detrabajo de la red.

NOTA CONTPAQ necesita un mínimo de 30 archivos abiertos por usuario delsistema.

Leer el archivo LEEME.TXT

Para mayor referencia consulte los manuales de Uso y Referencia que vienen acompañando elsoftware de la Red.

Cómo leer el archivo LEEME.TXTEl archivo LEEME.TXT contiene cambios que no han sido incluidos en el manual.

Para ver en pantalla lo que este archivo contiene, posicionese en el directorio quecontiene todos los archivos del sistema y liste en pantalla el archivo leeme.exe

Generalmente estos archivos se encuentran en el directorio:C:\>CONTPAQ7>

Para lograrlo realice las siguientes instrucciones:C:\cd contpaq7 <RET>C:\CONTPAQ7>leeme <RET>

Cómo utilizar este manual

Básicos

• Introducción• Conocimientos básicos (Cap 1) • Instalación (Cap 3)• Captura del catálogo de cuentas (Cap 3)• Captura de pólizas (Cap 5)• Impresión de pólizas y diario (Cap 7)• Reportes que el sistema genera (Cap 8)• Proceso de cierre (Cap 9)

Avanzados

• Otras opciones del catálogo (Cap 4)• Definición de Prepólizas (Cap 6)• Cambio de período (Cap 10)• Eliminación de períodos (Cap 11)• Traspaso de auxiliares (Cap 11)• Información estadística (Cap 12)• Presupuestos (Cap 13)• Centros de costo (Cap 14)• Uso de macros (Cap 14)• Consolidación de compañías (Cap 16)• Depreciaciones (Cap 17)• Tablas del sistema (Cap 19)• Expansión de archivos (Cap 19)• Reducción de archivos (Cap 19)• Reprocesos (Cap 20)• Entrada/Salida de información externa (Cap 21)• Redefinición del sistema (Cap 22)• Tablas de prioridades (Anexo D)

Herramientas

• Reporteador (Manual del Reporteador)• Graficador (Manual del Reporteador)• Hoja financiera (Cap 15)• Calculadora (Anexo A)• Uso del mouse (Anexo B)

Cómo funciona CONTPAQ

El sistema es uniforme en cuanto a su manera o filosofía de funcionamiento, lo que lepermite entender fácilmente las acciones a seguir en cualquier parte del paquete.

Por esto se debe conocer, antes de poner a funcionar el sistema, la manera de moverseo viajar a través de el.

La pantalla de CONTPAQ

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 2:31p ─ Encabezado│ Menú principal │ del menú│ Pólizas Reportes Catàlogo Cierre Instalación Otros Salir ─ Barra de menú│════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════││▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒││▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒││▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒││▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒││▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒││▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒││▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒ Area de trabajo│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒││▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒││▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒││▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒││▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒││▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒││▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒││▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒││▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒││▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒││Altas, bajas, cambios, despliegues y opciones extras de pólizas ████████████████ ─ Renglón de│Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │ mensajes└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

La pantalla de CONTPAQ tiene 4 áreas diferentes:Encabezado de la pantalla: En la cual encontrará el nombre de la empresa sobre lacual se está trabajando y hora del sistema, en otro renglón se despliega la opción detrabajo del sistema.La barra de menú: En la cuál se muestran las opciones disponibles en ese momento.(Más adelante se muestra la manera de accesar y/o utilizar un menú).Area de trabajo: Esta área ocupa la mayoría de espacio en la pantalla, y es aquí enla que se realizan la captura, cambios, modificaciones, etc.. de datos para sucontabilidad.

Además dentro de esta área el sistema realizará las preguntas necesarias, desplegarálos reportes,etc..

Renglón de mensajes: Este renglón es de suma importancia ya que es aquí dondese despliega una ayuda de la opción seleccionada.

Se recomienda leer el contenido del renglón de mensajes antes deseleccionar cualquier opción.

Existen cuatro estados básicos en los que se puede encontrar mientras se estétrabajando con el paquete, éstos son:

Selección Captura Espera

Proceso.

Estado de selección

A este tipo corresponden los menús, donde se muestran cuales son las opciones ofunciones que puede seleccionar en ese momento.

Cuando se está en el estado de selección, es decir en un menú de opciones, una de lasopciones se presenta diferente a las demás (iluminada), esto indica la opción actual, enla que se encuentra posicionado.

Existen tres maneras de elegir una opción:

Moverse con las flechas del teclado hacia la opción que se deseaescoger, una vez posicionado en la opción teclear <RET>.

La segunda manera es simplemente teclear la letra en resalte de la opción o aquella quese encuentre con mayúscula,

ALT dependiendo de la opción. Cuando se desea seleccionar una opcióndel menú principal, podrá colocarse rápidamente presionando almismo tiempo la tecla <ALT> y la letra mayúscula o en resalte decada opción del menú. Estando en un menú puede regresar al menúanterior tecleando <ESC>. Esta es la manera básica de viajar o navegar a través del sistema.

Si se tiene instalado un MOUSE en su computadora también podráemplearse para moverse a través del sistema y seleccionar la opcióndeseada, ya que, una vez que el MOUSE se haya colocado sobre laopción a seleccionar sólo basta presionar el botón izquierdo para laelección de la opción o el botón derecho para cancelar la selección.Si desea saber más acerca del uso del MOUSE consulte el Anexo Bde este manual.

Los menús del sistema tratan de ser obvios (por que el nombre de la opción refleja lasacciones que realiza) y fáciles de usar.

Si no está seguro de la función de un comando del menú, selecciónelo y aparecerá unabreve descripción del comando en el renglón de mensajes de la pantalla.

El estado de captura

En el estado de captura se introducen datos, estos datos pueden ser de varios tipossegún se requiera.

En el estado de captura se muestra de manera iluminada el tamaño del dato a captar;cuando al captar un dato no son necesarios todos los dígitos y se desea terminar decaptarlo, teclee <RET> que significa dar entrada a la información captada.

Por otro lado si no desea captar el dato puede teclear <ESC>. Teclear <ESC> es comosi no se hubiera captado nada y se restablece lo que ese dato tenía.

Los tipos de datos que se pueden captar son:

Sn. PEDRO

29 FECHA:Sólo son válidos los números, de la forma ddmmaa (oddmmaaaa si eligió capturar 4 dígitos), y todos los dígitosson obligatorios. ddmmaaaa significa día-mes-año ejemplo:31032000 Es 31 de Marzo del 2000.

A DESCRIPCIÓN:Son válidos cualquier letra, número o carácter especial(como @, #, _, _, etc.) del teclado de la computadora.

CANTIDAD:Son válidos sólo los números, y opcionalmente puede ir unsigno negativo al inicio y un punto decimal.

# NÚMERO:Son válidos sólo los números enteros, es decir sindecimales.

Otros Empresas Colores Utilerías

ESPECIALES:Se presentan a manera de menú, donde sólo existe ciertonúmero específico de valores u opciones.

En muchos de los datos de captura es posible omitir captar los datos tecleandoúnicamente <RET>. En este caso se asume la respuesta por omisión.

El estado de espera

Este estado se presenta en algunos casos después de haber realizado una acción, obien para pedir confirmación de algún dato o acción a realizar, el sistema se pone enestado de Espera, hasta que se oprima alguna tecla o grupo de teclas para podercontinuar.

El estado de proceso

Un estado de proceso es aquel en el que el sistema se encuentra cuando se le haindicado realizar alguna acción específica. En este caso se debe esperar a que CONTPAQtermine el proceso y se encuentre en alguno de los tres estados anteriores. El sistemaindicará el grado de avance del proceso en pantalla.

En la mayoría de los procesos no es posible interrumpir,puesto que podría dañar alguna información. Sólo enimpresión de reportes y otros muy particulares es posible

interrumpir con alguna tecla señalada por el sistema.

Revisión de los menús de ContpaqEn esta sección se da una visión general de los menús de CONTPAQ, la barra del menúprincipal incluye siete comandos:

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 2:31p ││ Menú principal ││ Pólizas Reportes Catàlogo Cierre Instalación Otros Salir ││════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╡│ │

A continuación se explicará la función de cada uno de los comandos de este menú.

Pólizas

┌────────── Pólizas ──────────────┐│Pólizas ABCD ││Aplicación de pólizas sin afecta ││Definición de prepólizas ABCD ││Traspaso de auxiliares ││Cargar pólizas externas ││Bajar pólizas a archivo externo │└─────────────────────────────────┘

En el se realiza todo lo relacionado con pólizas,este menú contiene los siguiente comandos:

Pólizas ABCDEAltas, Bajas, Cambios, Despliegues y Extrasde pólizas.Aplicación de pólizas sin afectarAfectación de saldos de cuentas de pólizasde clase sin afectar.

Definición de prepólizasDefinición de pólizas predefinidas para capturas rápidas o repetitivas.Traspaso de auxiliaresTraspaso masivo o selectivo de movimientos entre cuentas en forma ágil.Cargar pólizas externasCargar pólizas al sistema provenientes de un archivo externo en formato texto.Bajar pólizas a archivo externo Grabar en archivo externo en formato ASCII, una copia de las pólizas del sistema.

Reportes

Dentro de este menú además de poder accesar losreportes que el sistema ofrece, es posible hacer usode otras herramientas como lo son el REPORTEADOR, laHoja financiera y el Graficador.

Estados FinancierosImpresión de estados financieros (como Balance, Edo. Resultados, Balanza, ...)Reportes AuxiliaresImpresión de otros reportes, como anexos, diarios de movimientos, ...Instalados del ReporteadorReportes definidos en reporteador y que han sido instalados en el sistema.Hoja FinancieraEjecución de la hoja electrónica de cálculo para reportes financieros.ReporteadorEjecución del reporteador para diseño de reportes a la medida.

Graficador Ejecución del graficador del sistema para generar sus propias gráficas.

Reportes fiscalesProporciona acceso al menú de reportes del módulo fiscal

Reportes del régimenProporciona acceso al menú de reportes del régimen simplificado y de Pequeñoscontribuyentes.

Catálogo

┌────────────Catàlogo─────────────────┐│Catàlogo de cuentas ABCDE ││Grupos estadísticos ABCD ││Presupuestos ABCD ││Activos fijos ABCD ││Cargar catàlogo externo ││Bajar catàlogo a archivo externo ││Cargar presupuestos externos ││Bajar presupuestos a archivo externo ││Cargar activos fijos externos ││Bajar activos fijos a archivo externo│└─────────────────────────────────────┘

Catálogo de cuentas ABCDEAltas, bajas, cambios, despliegues y opcionesextras del catálogo de cuentas.Grupos estadísticos ABCDAltas, bajas, cambios y despliegues de gruposestadísticos de cuentas.Presupuestos ABCDAltas, bajas, cambios y despliegues de presupuestos a cuentas.Activos Fijos ABCDAltas, bajas, cambios y despliegues de datos de depreciación paraactivos fijos.Cargar catálogo externoCargar parcial o totalmente un catálogo proveniente de un archivoexternoBajar catálogo a archivo externoGrabar en un archivo externo, una copia parcial o total del catálogo decuentas.Cargar presupuestos externosCargar presupuestos de cuentas provenientes de un archivo enformato texto.Bajar presupuestos a archivo externoGrabar en un archivo en formato texto, una copia de los presupuestosde cuentas.Cargar activos fijos de archivo externoCargar activos fijos al sistema de un archivo texto.Bajar activos fijos a archivo externoGrabar en archivo externo en formato ASCII, una copia de los activosfijos del sistema.

Cierre

┌────────── Cierre ─────────────────┐│Cierre de períodos y ejercicio ││Generar póliza de cierre de ejercicio││Generar pólizas de depreciación ││Consolidación de compa±ías ││Eliminación de períodos anteriores │└─────────────────────────────────────┘

Cierre de períodos y ejercicioEjecutar el cierre de un período contable.Generar póliza de cierre de ejercicioCrear la póliza anual con la cancelación de lascuentas de resultados.Generar póliza de depreciaciónCrear en forma automática, las pólizas de depreciación del período.Consolidación de compañíasEjecutar el proceso de consolidación de saldos o creación delcatálogo.Eliminación de períodos anterioresEliminar historia que ya no sea útil.

Instalación

┌───────Instalación─────────────┐│Tablas del sistema ABCD ││Redefinición del sistema ││Expansión/Reducción de archivos││Saldos cero a la base de datos │└───────────────────────────────┘

Tablas del sistema ABCDMantenimiento a las tablas que el sistema utilizapara distintos fines.Redefinición del sistemaModificación a los parámetros que rigen el funcionamiento del sistemaen general.Expansión/Reducción de archivosExpansión o reducción de la capacidad de información de los archivosdel sistemaSaldos cero a la base de datosPoner las cuentas con saldo en cero y reformateo de archivos parareiniciación.

Otros

Empresas Menú de empresas y respaldos de información.

RegistroVentana para registrar el sistema ante Computación en AcciónColoresModificar los colores actuales del sistema.

Utilerías Menú de utilerías.

Acerca de CONTPAQMuestra información del producto (Versión)

Mapa de navegación

- ACTIVOS FIJOS ABCD

- SELECCIONAR EMPRESA- RESPALDAR EMPRESA- RESTAURAR EMPRESA- INSTALAR EMPRESA- COPIAR EMPRESA- BORRAR EMPRESA

POLIZAS- POLIZAS ABCD- APLICACION DE POLIZAS SIN AFECTAR- DEFINICION DE PREPOLIZAS ABCD- TRASPASO DE AUXILIARES- CARGAR POLIZAS EXTERNAS- BAJAR POLIZAS A ARCHIVO EXTERNO

CATALOGO

- CATALOGO DE CUENTAS ABCDE- GRUPOS ESTADISTICOS ABCD- PRESUPUESTOS ABCD

- CARGAR CATALOGO EXTERNO- BAJAR CATALOGO A ARCHIVO EXTERNO- CARGAR PRESUPUESTOS EXTERNOS- BAJAR PRESUPUESTOS A ARCHIVO EXTERNO

CIERRE

- CIERRE DE PERIODOS Y EJERCICIOS- GENERAR POLIZA DE CIERRE DE EJERCICIO- GENERAR POLIZAS DE DEPRECIACION- CONSOLIDACION DE COMPAÑIAS- ELIMINACION DE PERIODOS ANTERIORES

INSTALACION

- TABLAS DEL SISTEMA ABCD- REDEFINICION DEL SISTEMA- ESPANSION / REDUCCION DE ARCHIVOS- SALDOS CERO A LA BASE DE DATOS

OTROS

- EMPRESAS- REGISTRO- COLORES

REPORTES- REPORTES DEL CATALOGO- HOJA FINANCIERA- REPORTEADOR- GRAFICADOR

- CARGAR ACTIVOS FIJOS A ARCHIVO EXT. - BAJAR ACTIVOS FIJOS A ARCHIVO EXT.

- REPORTES FISCALES- REPORTES DEL RÉGIMEN

- UTILERIAS- ACERCA DE CONTPAQ

Captura de datos

Para la captura de datos, sólo tiene que contestar cuidadosamente los datos que sepiden por pantalla.

Antes de dar respuesta a uno de los campos, rectifique que lainformación sea la correcta.

Corrección de erroresDentro de la captura de datos es posible que se cometan errores, si comete algún error,y aun se encuentra en la captura de alguno de los datos, y desea regresar a corregirlo,el procedimiento será el siguiente:

1 En el campo donde se encuentre actualmente tecleé <ESC>, entonces el sistemaentra a un estado de selección en donde el menú de opciones iniciará cada uno delos datos por captar.

Aunque esto no será siempre así, ya que en algunos casos al teclear<ESC> el sistema se regresará al dato anterior automáticamente.

2 Seleccione el dato a corregir de la forma acostumbrada en el estado de selección, esdecir, posicionándose en el dato y presione la tecla <RET>, o con la letra resaltada oMayúscula.

3 Proceda a captar nuevamente el dato de la manera normal.Posteriormente el sistema le llevará a los siguientes datos.

NOTA Este procedimiento de corrección es uniforme para todo el sistemacuando se trata de captura de datos, es importante que locomprenda y memorice.

Confirmación de los datos correctosEn la captura de datos, el sistema siempre le irá llevando de manera secuencial a cadauno de los datos. Al terminar de captar los datos, esperará una confirmación de datoscorrectos.

Si Usted especifica que los datos no son correctos y que desea entrar en estado decorrección, podrá corregir alguno de los datos siguiendo el procedimiento que semenciona a continuación:

1 Seleccione la opción de Modificaciones, entonces el sistema irá a un estado deselección en donde el menú de opciones iniciará los datos.

2 Seleccione el dato a corregir de la forma acostumbrada.3 Proceda a captar nuevamente el dato de la manera normal.4 Si desea cambiar algún otro dato repita los pasos 2 y 3. 5 Para terminar las correcciones tecleé <ESC>, lo que lo regresará nuevamente al

menú de opciones.

NOTA Este procedimiento de corrección es uniforme para todo el sistemacuando se trata de aceptación de captura de datos, es importanteque lo comprenda y memorice. Si desea cancelar el proceso deinstalación elija la opción de Cancelar.

Además de la confirmación de datos correctos, existen ocasiones en que se trata deopciones definitivas o delicadas, por lo que se pide una confirmación pidiendo tecleararroba "@". (@ generalmente se encuentra al teclear simultáneamente <SHIFT> y 2),con lo que se reducen posibles errores.

Reconocimiento de Marcas

1 Lantastic es una marca registrada por ARTISOFT.2 Netware Lite es una marca registrada por NOVELL Inc.3 Novell es una marca registrada por NOVELL Inc.

apítulo 2

Definiendo su catálogo

En este capítulo se explicarán conceptos importantes, como son el diseño del catálogode cuentas, la forma más adecuada de agrupación de cuentas dentro de CONTPAQ, asícomo la manera de instalar un catálogo y el modo de operar un catálogo ya instalado.

Esta es la actividad más importante puesto que define como se trabajará toda lainformación contable.

Diseño del catálogo de cuentas

El catálogo de cuentas y su estructura es la parte medular del sistema, ya que de éstese obtiene la gran mayoría de los reportes del sistema, por ello es de primordialimportancia el hacer un buen diseño del mismo antes de iniciar el trabajo en lacomputadora.

El diseño del catálogo de cuentas deberá iniciarse de lo general a lo particular, es decircomenzando por los conceptos de Activo, Pasivo, Capital, Resultados Acreedoras yResultados Deudoras.

Una vez identificadas estas cuentas el siguiente paso es dividirlas en el siguiente nivelde agrupamiento, por ejemplo dentro de Activo: Circulante, Fijo y Diferido. A su vezCirculante puede subdividirse en los rubros relativos que aparecerán en el BalanceGeneral como: Caja, Bancos, Cuentas por cobrar, Clientes, etc., siendo estas cuentasconsideradas de Mayor o que sí aparecen en Estados Financieros.

Enseguida se detallan las subcuentas de las cuentas de Mayor al nivel deseado, porejemplo: se podrá dividir la cuenta de Clientes por Zonas o Tipos de Clientes o deacuerdo a su agrupamiento fiscal o directamente relacionar los Clientes.

C

El Catálogo de cuentas es como un Árbol invertido en el que el tronco es una cuentaTOTALIZADORA llevada internamente por el sistema que equivale a:

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL

Esta cuenta se mantiene balanceada en forma automática cada vez que se actualiza lainformación. Este nivel se ramifica a las cuentas globalizadoras de ACTIVO, PASIVO,CAPITAL, RESULTADOS ACREEDORAS y RESULTADOS DEUDORAS, ramificándoseposteriormente hacia otro nivel y así sucesivamente.

Ejemplo:

ACTIVO 000-100

CIRCULANTE 000-110

FIJO 000-120

DIFERIDO 000-130

CAJA 101-000

BANCOS 102-000

BANCO 1 102-000

BANCO 2 102-200

BANCO 3 102-300

CHEQUERA 1 102-101

CHEQUERA 2 102-102

CHEQUERA 3 102-103

ETC. ETC.

Figura 2.1

En la figura 2.1 la cuenta de bancos se ha detallado hasta el nivel de chequera, ya queen el ejemplo se asume que es importante conocer a detalle el movimiento porchequera, para un control en conciliaciones, etc.

Se muestran estos niveles iniciales del catálogo tanto en forma de árbol invertido comode llaves, para mayor claridad.

Es importante, en el diseño del catálogo de cuentas, balancear elnivel de desglose o detalle con la necesidad de información.

ACTIVO000-100

CIRCULANTE000-110

FIJO000-120

DIFERIDO000-130

CAJA101-000

BANCOS102-000

CxC103-000 . . . etc.

nivel 1 nivel 2 nivel 3

<

<

Figura 2.2

Se recomienda detallar el catálogo hasta el detalle necesario en elmomento de instalar o que se espera necesitar.

Mientras más a detalle se desglose el catálogo de cuentas, mayorserá el número de niveles, por lo tanto, la afectación de saldos de lascuentas será menos rápida. Y viceversa, mientras menos detalle setenga para el catálogo de cuentas, menor será el número de niveles,y por lo tanto, la afectación de saldos de las cuentas será más ágil.

Se recomienda balancear el catálogo de cuentas, cuidando el número de niveles, estono quiere decir limitar los niveles al mínimo indispensable, ya que la información que seobtenga sería muy pobre. De igual manera se debe proceder con las demás cuentas,tanto de Activo como Pasivo y Capital. En Resultados se recomienda dividir en dosgrupos:

Resultados AcreedorasResultados Deudoras

NOTA

Esta división se hace para obtener un Estado de Resultados demejor presentación.

En la parte inferior de las figuras anteriores puede observarse la numeración de losniveles. Cada vez que se desglosa una cuenta en subcuentas se logra un nivel más enel catálogo de cuentas. El sistema cuenta con 999 niveles y millones de registros paracuentas, así que no se debe de preocupar por los niveles que se requieran.

Número de cuentaCada cuenta debe de tener un número único con el que se identifica, sea cuenta deACTIVO, CIRCULANTE, CLIENTES, por lo que se recomienda que al momento dedefinir el catálogo de cuentas verifique no repetir números.

Para el diseño del catálogo de cuentas es necesario que se tome en consideración elnúmero que se dará a cada cuenta, partiendo de que cada cuenta puede tener unmáximo de 14 dígitos (números), lo cuales pueden estar agrupados hasta en 9segmentos. Los segmentos dentro de un número de cuenta se separan por "-".(Sí así se definió en la instalación, cada segmento representará un nivel en el catálogode cuentas).

Por ejemplo:

Númerode dígitos

Númerodesegmentos

Estructura dela cuenta

Como aparecería

8 3 323 XXX-XX-XXX9 4 1422 X-XXXX-XX-XX

14 6 223322 XX-XX-XXX-XXX-XX-XX

A esta división del número de cuenta se le llama ESTRUCTURA DE LA CUENTA y se manejaigual en todo el catálogo a partir de la instalación de la contabilidad, es decir una vezdada la estructura de la cuenta, TODAS las cuentas que se capten deberán seguir dichoformato.

Tradicionalmente en los catálogos de cuentas, se toma la convención de que cadasegmento de la cuenta corresponde a un nivel en el catálogo de cuentas, así por ejemplosi la cuenta 104-00-000 es Clientes, se asume que la cuenta 104-01-000 es subcuentade Clientes, y la cuenta 104-01-001 es subcuenta de la 104-01-000 y a su vezsub-subcuenta de la 104-00-000.

En CONTPAQ se puede optar por seguir la forma tradicional del catálogo en el que cadasegmento es un nivel, definiendo la estructura de la cuenta de acuerdo a los niveles desu catálogo de cuentas, o manejar el número de cuentas de acuerdo a un formatopreviamente definido por cada usuario.

El seguir la forma del catálogo tradicional para la numeración en el catálogo de cuentaspuede causar algunos inconvenientes, entre ellos estar limitado a 9 niveles, puesto queel sistema sólo le permite 9 segmentos en el número de cuenta. Además los números decuenta serán tan grandes como niveles tenga su catálogo de cuentas, lo que hará quesean mas difíciles de teclear y memorizar, a la vez que serán mas cansados a la vista.

Cada segmento es un nivel

Nivel 1Cuentas de Mayor

Subcuentas deCuentas de MayorNivel 2 Nivel 2

Nivel 3 Nivel 3 Nivel 3

Nivel 4 Nivel 4

Nivel 5 Nivel 5

XXX-000-00-000-00

XXX-XXX-00-000-00

XXX-XXX-XX-000-00

XXX-XXX-XX-XXX-00

XXX-XXX-XX-XXX-XX

Figura 2.3

Existen dos alternativas a seguir en el caso de no proceder con la forma tradicional denumerar el catálogo de cuentas, estas son:

Cada segmento NO es un nivel, lo que trae como beneficio poder definir números decuenta más pequeños, sin restringir el disponer de todos los niveles que desee.

La diferencia contra el catálogo tradicional es que cuando se da de alta una cuenta,el sistema preguntará a que cuenta acumula. Así por ejemplo al dar de alta la cuentade Circulante 000-110 debe especificar que acumula a la cuenta 000-100 (Activo),esto sólo en la captura del catálogo de cuentas (Alta de cuentas) y no en Pólizas,pues CONTPAQ memoriza a que cuenta se acumula.

La otra alternativa a seguir, es una combinación de las anteriores: CADASEGMENTO ES UN NIVEL A PARTIR DE LAS CUENTAS DE MAYOR, definiendo losnúmeros de cuenta hasta las de nivel de mayor y a partir de ese momento, cadasegmento va a ser un nivel, esta manera de definir su número de cuenta se ejemplificaen la figura 2.4, (En el ejemplo la estructura de la cuenta sigue el formato: 333 XXX-XXX-XXX)

ACTIVO000-100-000

CIRCULANTE

000-110-000

BANCOS102-000-000

BANCEN

102-100-000

SERFIN

102-200-000

CHEQUERA1

102-200-100

CHEQUERA2

102-200-200

�� CUENTA DE MAYOR

Figura 2.4

NOTA Recuerde que una vez definida la estructura de la cuenta, la estructuraserá la misma para todo el catálogo, pero es posible referirse a lautilería de modificación de la estructura de la cuenta para crecer porsegmentos el número de cuenta.

Cuentas de control

Existen cuentas que son de manejo especial y que utiliza el sistema para operarautomáticamente, siendo éstas:

La cuenta de RESULTADOS La cuenta de CUADRE La cuenta de FLUJO DE EFECTIVO

La cuenta de resultadosLa cuenta de resultado que pide el sistema al ser instalado por primera vez es unacuenta que tiene como función guardar la utilidad o pérdida durante el ejercicio; estacuenta no debe de ser modificada, no se debe de acumular o "colgar" a ninguna otracuenta; excepto a una de título si se desea, la cual debe de ser del tipo CAPITALACREEDORA.

En contabilidad al finalizar las operaciones de un mes, se debe adicionar en el balancela utilidad o pérdida acumulada del ejercicio al total de Capital, a fin de que éste cuadre.En el sistema la operación mencionada anteriormente se efectúa de manera automáticagracias a la cuenta de resultados, por lo que no hay necesidad de hacer este traspasode resultados a capital.

La cuenta de resultados es una cuenta de control que durante el ejercicio guarda oconserva la utilidad o pérdida que se va acumulando y relaciona el Estado deResultados con el Estado de posición financiera.

Cuentasinternasdel sistema ACTIVO PASIVO CAPITAL

Cuentas de activodel usuario

Cuentas de pasivodel usuario

Cuentas de capitaldel usuario

Cuenta deResultados

Cuenta deResultadosAcreedoras

Cuenta deResultadosDeudoras

��

NOTA:A=P+C

Incluye utilidad o perdida Utilidad = Ingresos-Egresos

Figura 2.5

La cuenta de cuadre

POLIZAS═══╦═══ ║ ║

El uso de esta cuenta es opcional (Véase redefinición delsistema, Capítulo 23) y será utilizada por el sistema como cuentade cuadre, ya que en el proceso de captura de pólizas es comúnequivocarse en las cantidades o aplicaciones que se hacen a lasdiferentes cuentas.

Esta cuenta de cuadre se utiliza para cuadrar momentáneamente la póliza pero de unamanera controlada, ya no es posible realizar un cierre si esta cuenta tiene movimientos.

El sistema no permite que existan pólizas descuadradas, por lo tanto al capturar unapóliza que no esté cuadrada, se darán dos alternativas a seguir:

Cancelar la pólizaGenerar un cargo o abono por la diferencia.

Debe entenderse que la cuenta de cuadre no es una cuenta basurero, al contrario esuna cuenta de control, puesto que el sistema no le permitirá seguir adelante con uncierre de mes si la cuenta de cuadre tiene saldo o movimientos, lo que le permitiráconocer los errores de aplicación o cantidades erróneas en las pólizas.

La cuenta de flujo de efectivoEl sistema puede ofrecerle un flujo de efectivo automático, para esto se debe deespecificar en base a qué cuenta debe tomarse el flujo.

Generalmente la cuenta de flujo es Bancos, si así se le especifica a CONTPAQ, éstetomará nota de cuál es la cuenta, de manera que la cuenta de bancos y todas lassubcuentas o sub-sub-cuentas, etc. también serán consideradas como cuentas de flujo.

Después, el sistema sabrá cuál es la cuenta de flujo, y cada vez que se capture un cargoo abono a alguna de estas cuentas, pedirá que especifique por qué concepto se estáhaciendo el movimiento, por ejemplo: Ingresos ventas, Ingresos cobranza, EgresosSueldos, Egresos pago proveedor, etc.

De esta manera, cuando se pida el reporte de Flujo de Efectivo (Estados Financieros),se buscará primero el saldo inicial de bancos (o de algún banco si así lo desea),posteriormente tomará cada uno de los conceptos de ingresos, sumará las cantidadesde los movimientos que estén agrupados en cada concepto de ingresos y en la mismaforma lo hará para los egresos, listando el reporte.

De manera que se puede obtener un REPORTE DE FLUJO DE EFECTIVO desglosadopor los depósitos o erogaciones agrupadas por concepto de grupo de las cuentas debancos

NOTA Ya existen predefinidos algunos conceptos para el flujo, los quepueden usarse, cambiarse o bien eliminarlos para usar otros. VerUsuarios y conceptos.

FOO1

Alta inicial de cuentas

Nombre de la Empresa:CUENTA NOMBRE TIPO DIGITO AGRUPADOR MAYOR

apítulo 3

Instalación del Sistema

En este capítulo se proporcionarán todos los pasos y requerimientos para instalarCONTPAQ en cualquier computadora.

Instalación de los programasRectifique que se tengan 4 discos en caso de que sean de 3 ½" o el CD.Verificar que el disco duro tenga espacio suficiente, de acuerdo a las opciones quese decida manejar para sus archivos; más 10 megabytes (aproximadamente), paraprogramas y un margen de espacio libre.

Instalación

Los archivos en los diskettes del programa están en formato comprimido y se debendescomprimir para poder hacer uso de ellos. El programa de instalación descomprimelos archivos al copiarlos, por lo que es NECESARIO ejecutar el programa de instalaciónque el sistema le ofrece.

Para realizar la instalación se debe colocar el disco 1 en el computador y teclearINSTALA, el cual es un programa que realiza la instalación en forma automática.Ejemplo: Si se colocó el disco 1 en el drive A se teclea:

A:INSTALA <RET >

Una vez realizada la instrucción anterior sólo se tiene que leer cuidadosamente lasindicaciones que aparezcan en pantalla y obedecerlas.

NOTA El programa instala, modifica el archivo CONFIG.SYS automáticamente encaso de que las instrucciones necesarias no se encuentren presentes o no

tengan los valores requeridos.

C

Instalación de empresasPara comenzar a trabajar es necesario haber ejecutado el programa de instalación delsistema, una vez realizado lo anterior, se procederá a instalar los datos de su empresapara posteriormente seguir con la operación de la misma.

Se recomienda, que antes de proceder a instalar una empresa lea ycomprenda el capítulo "Captura del catálogo de cuentas" de este manual.

Para entrar dentro del sistema se deberá:

1. Posicionarse en el directorio que contiene los archivos del programa.2. Teclear CONTPAQ y posteriormente la tecla <RET>.

Recuerde que a partir de la versión 7.1 el esquema de protección cambia auno por activación de claves. Para mayor información consulte los temasfinales de este capítulo.

Para CONTPAQ RED existe un procedimiento adicional en el que se instalaun software llamado "Manejador de Licencias". Si desea más información,

consulte el tema Instalación multiusuario (red) en este capítulo. Si es la primera empresa que se desea instalar el sistema mostrará lasiguiente pantalla.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ Directorio de empresas 12:00 p│╞════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╡│ ││ ││ ││ ││ ││ ╒══════════════════════════════════════════╕ ││ │ No se encontraron empresas instaladas en │ ││ │ el directorio actual. │ ││ │ │ ││ │ Elija el procedimiento a seguir: │ ││ │ │ ││ │ - Instalar una nueva empresa │ ││ │ - Buscar en otro directorio │ ││ ╘══════════════════════════════════════════╛ ││ ││ ││ ││Seleccione posicionàndose y <RET>, o con letra en intenso; <ESC> salir ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Dado que lo que desea es instalar los datos de su empresa, debe elegir la primeraopción: Instalar una nueva empresa.

Si no es la primera vez que se esta utilizando el sistema, la pantalla queaparecerá será como la siguiente, en la cual se encuentran las empresasque han sido instaladas.

┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ Directorio de Empresas 1:54p│╞═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╡│ ││ ││ ││ ╒══════════════════════════════╕ ││ │La Gran Empresa, S.A. de C.V. │ ││ │ - Respaldar empresa │ ││ │ - Restaurar empresa │ ││ │ - Instalar empresa │ ││ │ - Copiar empresa │ ││ │ - Borrar empresa │ ││ ╘══════════════════════════════╛ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││Seleccione posicionàndose y <RET>, o con letra en intenso; <ESC> salir ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Y al igual que en el caso anterior debe elegir la opción Instalar una nueva empresa.

A partir de este momento la instalación será igual para ambos casos.

A continuación, el sistema pedirá el lugar en el que se deseen instalar los datoscorrespondientes a la empresa, DEBE ser un directorio diferente para cada empresa quesea instalada, por que de ser lo contrario se borran los archivos de la empresa que seencontraba instalada anteriormente en ese directorio.

┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ Directorio de empresas 1:00p│╞═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╡│ ││ ││ ││ ││ ╒════════════════════════════════════════════════════════════════════╕ ││ │ Ubicación de los archivos: │ ││ ╘════════════════════════════════════════════════════════════════════╛ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││Teclee directorio de archivos, ejemplo: \CONTPAQ\ARCHIVOS\ ; <ESC> salir ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Una vez realizados los pasos anteriores CONTPAQ lo llevará al módulo de instalación delSistema.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ Instalación del sistema 1:02p││╒══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╕│││*Datos generales ││││ Nombre de la empresa ││││ Estructura de la cuenta ││││ Cada segmento es un nivel Si/No/Desde la cuenta de mayor ││││ Cierre e histórico Perφodos abiertos/Histórico/Período vigente ││││ ││││*Fechas y períodos ││││ Inicio del ejercicio ││││ Fin del ejercicio ││││ Tipo de período ││││*Número de períodos ││││ Período vigente ││││*Inicio del período ││││*Fin del período │││╘══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛││ ││ ││Hasta 50 caracteres; <ESC> salir████████████████████████████████████████████████││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Datos generalesEs en esta parte donde deberá especificar todos los datos de la empresa.

NOTA Para la correcta instalación de una empresa es necesario revisar los datosque solicita el sistema al iniciar la operación, por lo que se recomienda

llenar las formas F001 y F002.

Nombre de la empresa

El primer dato que la instalación pide es el Nombre de la Empresa, este dato es de tipoDescripción. Este dato aparecerá en todos los reportes del sistema.

Estructura de la cuenta

La estructura de la cuenta es un campo de tipo numérico, puede ser hasta de 9segmentos y máximo 14 dígitos. Y deberá especificarse con dígitos que determinen lalongitud de cada segmento, por ejemplo: si desea una estructura del tipo XXX-XXX,deberá captar 33, si desea una estructura del tipo XX-XXX-XX, deberá especificar 232,etc.

Una vez definida la estructura de la cuenta ésta puede ser modificada en cualquiermomento, manejando más dígitos, pero no disminuir, porque se podría perder la opciónde consultar o afectar cuentas que usaron todos los dígitos.

Deberá tener cuidado en modificar este dato, pero si se opta por cambiar dicho valor, laforma de realizarlo será por medio de la opción "otros" dentro del módulo de Utilerías delmenú principal (opción creciendo por segmentos).

También se puede en redefinición del sistema pero con más cuidado.


El sistema da a escoger entre tres opciones:

SíNoCada segmento es un nivel a partir de la cuenta de mayor.

Estas tres opciones permiten a cada usuario manejar el catálogo de cuentas de unamanera distinta.

SíCon ésta opción, la contabilidad se manejará en forma tradicional. Es decir, cadasegmento de la cuenta representa un nivel dentro del catálogo.

NOTA Al manejar la contabilidad de esta manera se limita al sistema a que sepuedan manejar solamente 9 niveles como máximo (Ya que la estructurade la cuenta puede tener hasta 9 segmentos).

NoCon esta alternativa no se sigue la forma tradicional en la que cada segmento es unnivel, lo que permite definir números de cuenta más pequeños, sin sacrificar elbeneficio de tener los niveles que se deseen.La diferencia contra el modo tradicional es que al dar de alta una cuenta, el sistemapreguntará a qué cuenta acumula.

Cada segmento es un nivel a partir de las cuentas de mayor.Esta opción combina los métodos anteriores.Permite que las cuentas superiores a las cuentas de mayor tengan una numeraciónindependiente a cada cuenta y a partir de las cuentas de mayor hacia abajo lanumeración se realiza respetando que cada segmento representará un nivel.

Cierre e histórico

Otra de las opciones es el llevar la contabilidad a través de Períodos abiertos, Histórico oPeríodo Vigente.

Períodos Abiertos

Con esta opción se tendrá la facilidad de colocarse en cualquier período dentro delejercicio sin tener que hacer cierre de períodos, es decir, en el momento en que se hayaconcluido el ejercicio, se deberá proceder a realizar el proceso de cierre, además todoslos períodos serán guardados sin ser eliminados.

PERIODOS ABIERTOS:Se caracteriza por:NO cierres de períodosSI conservar histórico de pólizas

y movimientosEjemplo:

Ene Feb Mar Abr May Jun Jul

Período Actual

Es posible consultar cualquier período

Figura 3.1

Históricos

Si se decide por histórico, se tendrá que hacer el cierre de cada período y éstos seránguardados, pero no será posible colocarse en un período posterior al actual. Está opciónpermite guardar todas las pólizas que se hayan generado durante el ejercicio.

HISTORICO:Se caracteriza por:

SI cierres de períodos SI conservar histórico de pólizas

y movimientos

Ejemplo:


Período Actual

En este tipo de períodoes posible consultarcualquier período anterioral actual.

Figura 3.2

Período vigente

Con esta opción no podrán ser guardados todos los períodos, una vez cerrados éstosserán eliminados.

PERIODOS VIGENTE:Se caracteriza por:

SIcierres de períodos

NOconservar histórico de pólizasy movimientos

Ejemplo:


Período Actual

Sólo es posibleconsultara elperído actual

Ventajas y DesventajasLlevar la contabilidad por períodos abiertos da flexibilidad en el manejo de lainformación, ya que permite moverse a través de varios períodos sin tener que hacer elcierre, pero no olvide que esto ocupa espacio en disco debido a que se conservan todaslas pólizas.

El método de Histórico sólo guarda las pólizas que se han generado en el ejercicio, porlo que ocupa menos espacio en comparación a la opción de períodos Abiertos.

Con la opción de Período vigente solamente se almacenan en disco todos los datosgenerados en el período, pero una vez hecho el cierre la información se borra y NO sepueden realizar modificaciones a períodos anteriores.

Fechas y Tipo de período

Los tipos de período que se pueden manejar son 2:Mensual

Este tipo es el que va de acuerdo al calendario, es decir se manejan12 períodos por ejercicio y cada período corresponde a uno de losmeses del año, más uno de ajuste.

EspecialCon este tipo de período se puede definir el número y duración de losperíodos al gusto de cada usuario.

NOTA Si desea llevar periodos trimestrales, semestrales o decenales, porejemplo, utilice el tipo de periodo Especial para la definición de losperiodos.

Cuando se especifica otro tipo de período se le puede asignar cualquier nombre demáximo 15 letras y se debe determinar cuantos períodos son en el ejercicio.

El ejercicio es de inicio a fin de año (de acuerdo al calendario), aunque los períodospuedan no ser regulares. La fecha de inicio del ejercicio es una fecha muy importante yde uso muy delicado, una vez especificada esta fecha no debe cambiarse si ya existeinformación de saldos y pólizas dentro del sistema, lo que ocasionaría inconsistenciadentro de los datos de la base de datos.

Con el dato período vigente se especifica al sistema en que mes o período del ejerciciova a iniciar su contabilidad. En caso de que la contabilidad se maneje con períodosabiertos el dato período vigente no es significativo.

Por ejemplo: Si el ejercicio inicia el 1/ENE/2000 y se desea iniciar lacaptura de la contabilidad en el mes de Junio de 2000, se deberáresponder en período vigente el número 5, que corresponde al mes deMayo, puesto que en ese mes se captará la póliza de apertura de saldos.Al cerrar o cambiar el período correspondiente al mes de Mayo, se tendránlos saldos iniciales para comenzar la captura del mes de Junio.

Existen otras dos fechas importantes, la fecha de inicio y fin de período. Si el períodoque se maneja no es especial se determinarán de manera automática estas fechas deacuerdo al período vigente, de lo contrario habrá que especificar las fechas de inicio.

NOTA Cuando se opto por período MENSUAL, las fechas de inicio y fin deperíodo serán calculadas automáticamente según el inicio y fin de cadames.

NOTA Cuando se efectúa un cierre de mes en CONTPAQ, existen dos alternativascon respecto a las pólizas y los cargos y abonos (movimientos)correspondientes:

Borrarlos para dejar espacio o lugar a las pólizas del siguiente mes (NO historia de losmovimientos).

Conservarlos para alguna consulta a las pólizas o auxiliares de meses anteriores al actual (SIhistoria de los movimientos).

Una vez terminados de captar los datos anteriores aparecerá la siguiente pantalla:

Datos iniciales de almacenamiento

Los datos que se piden en esta parte son para determinar inicialmente la capacidad dealmacenamiento de los archivos correspondientes.

Es importante recordar que este número es sólo un valor inicial y es posible (aunque nonecesario) extenderlo según las necesidades de crecimiento que los archivos requieran.

Los datos de la capacidad de los archivos son datos numéricos, con un mínimo de 1hasta 2'147,483,647 millones. Es recomendable dar un valor lo más cercano a larealidad y un margen de seguridad para hacer más eficiente la operación diaria delsistema, pero recuerde que entre mayor sea el número más será el espacio en disconecesario y a la inversa. También es necesario tomar en cuenta que estos datos sepueden crecer a medida que los archivos lo requieran.

Para crecer los archivos existe la expansión de archivos, esta puede hacerse de dosformas:

Expansión automáticaLa realiza el sistema cuando la cantidad que se dio como dato inicial dealmacenamiento no es suficiente, el problema de este tipo de expansión es que laejecución del programa en uso se retarda para realizar la expansión cada vez que locree necesario.Si se cree conveniente evitarse el tener que esperar para que el sistema realice laexpansión de archivos, opte por crecer la capacidad de almacenamiento con laexpansión manual.

Expansión manualEste tipo de expansión se realiza por el usuario, y la capacidad de los archivos secrece según se crea conveniente.

Véa el capítulo "Capítulo 20, Expansión de archivos" para conocer másacerca de la expansión de archivos.

Número de cuentas del catálogo (De acuerdo al diseñoprevio del catálogo)

Este dato almacena la cantidad de cuentas que serán dadas de alta dentro del catálogo.Dentro de este valor es posible dar un número pequeño que ocupe poco espacio endisco y, a medida que se crea necesario realizar la expansión.

Número de pólizas

Este dato señalará el número aproximado de pólizas totales que se deseen reservarpara poder dar altas (Ingresos más Egresos más Diario)

Número de movimientos

Señala el número de movimientos esperados a los que se desea reservar espacio, estoes los cargos y abonos en total de todas las pólizas. Este dato se puede obtenermultiplicando el número de pólizas mensuales por el promedio de asientos contables delas pólizas más un margen de seguridad.

El número de pólizas y movimientos son según la cantidad de información que deseamanejar, ya sea por un mes, seis meses o un año. Se recomienda que hagaexpansiones al disco duro periódicamente, en vez de asignarle en la instalación todo unaño o más, ya que se dejaría de utilizar mucho espacio en disco duro por mucho tiempoy aumentaría el número de diskettes necesarios para respaldos.

El administrador del sistemaEste dato sólo se pide la primera vez que se esta instalando el sistema, y se utiliza paraproteger la integridad de los datos de su empresa, por medio del control en el acceso alos datos mediante un sistema de claves de usuario.

La persona que instala los datos de una empresa, es considerada por CONTPAQ como elAdministrador del Sistema, por lo que el sistema lo registra en los archivos con unnombre y una clave.

El Administrador del Sistema tiene la más alta prioridad, tiene acceso libre a todas lasopciones y puede hacer cualquier cambio de los datos (dentro de los que sonsusceptibles a cambios). Este a su vez puede otorgar el acceso a otros usuarios condiferentes claves y diferentes prioridades de acceso, estas prioridades se encuentrancontenidas en el Anexo E.

Los únicos datos que se le pedirá son:

Nombre del administrador del sistemaClave de usuario

Los datos del nombre y la clave son del tipo Descripción, además esimportante memorizar la clave de usuario, de lo contrario no se podráentrar a CONTPAQ posteriormente. Véase usuarios en tablas del sistema, para asignar más usuarios.

Además de los datos aquí captados, existen otra serie de datos oparámetros de funcionamiento que aquí no se mencionan, pero que sepueden analizar detalladamente en el capítulo "Redefinición del sistema".

NOTA Si hubo alguna anormalidad en el proceso de instalación, deberá repetir elproceso desde el inicio de este capítulo. Si persiste el problema consulte asu distribuidor autorizado.

Una vez terminada la instalación, CONTPAQ enviará el sistema al Menú Principal que esel punto de entrada y en el cual se deberá elegir qué función desea realizar.

Se le denomina menú, porque se podrá elegir entre alguna de las opciones que semuestran: Pólizas, Reportes, Catálogo, Cierre, Instalación, Otros o Salir, así pues elsistema se encuentra en un estado de selección.

Activación del sistema

IntroducciónContinuando con nuestro compromiso de hacer los sistemas más fáciles de usar,Computación en Acción incorpora un nuevo esquema de protección dentro de losmismos.En esta parte describiremos todos los procedimientos necesarios para manejar laprotección en su equipo de cómputo.

¿Qué es la protección?La protección es un mecanismo para respetar los derechos de autor del fabricante, y almismo tiempo, proporcionar a la empresa usuaria seguridad contra posibles malos usosque infrinjan las leyes, provocando responsabilidades mayores.

En otras palabras, la protección es a favor de la empresa usuaria y del fabricante.

Descripción del sistema de protecciónEl nuevo esquema de protección proporciona a los usuarios una clave para activar susistema de cómputo, evitando el uso de un disco llave para su ingreso.

El objetivo principal de este nuevo esquema, es utilizar el sistema inmediatamentedespués de haber sido instalado.

Beneficios del nuevo esquema de protección.Con este esquema de protección, se obtienen estos beneficios:

Podrá utilizar cualquiera de los sistemas de la empresa, por un periodo de prueba,para su evaluación antes de la compra.

Rapidez en la activación de su sistema. El usuario podrá instalar el sistema y usarlo inmediatamente, contando con 60

veces para entrar (aproximadamente 30 días entrando dos veces diarias), siendoeste el número de veces del periodo de prueba.

Consideraciones importantes del periodo de pruebaComo se mencionó, el periodo de prueba le permitirá evaluar el sistema, activando todaslas opciones por 60 veces sin necesidad de compra.

http://www.compac.com.mx/proteccion

Cuando se agoten las 60 veces de entrada, el sistema dejará de funcionar y pedirá quese registre ante Computación en Acción.

Además, no bastará con reinstalar el sistema para tener otras 60 veces, ya que laprotección quedará en su equipo de cómputo, negando el acceso a instalacionesposteriores del mismo producto.

Más información de la protecciónSi tiene cualquier duda o comentario, consulte la página de internet donde encontrarámás información referente al nuevo esquema de protección. La dirección es:

¡Error!Marcador no definido.

Requisitos previos a la activaciónAntes de ejecutar el procedimiento de instalación, es necesario reunir cierta informaciónde su sistema y su empresa, misma que deberá ser proporcionada a Computación enAcción.

Con esta información, su sistema quedará registrado ante la empresa fabricante,proporcionándole beneficios adicionales como: noticias más recientes de su producto,información de nuevas actualizaciones, invitaciones a eventos especiales, etc.

En esta sección describiremos los datos que deberá reunir para que pueda activar susistema.

Datos requeridosComo mencionamos líneas arriba, deberá conocer algunos datos de su empresa pararegistrar su sistema.

En este tema describiremos los datos requeridos, así como los lugares en donde podráencontrarlos.

En la siguiente tabla se muestra un listado de los datos que necesitará para activar elsistema:

Dato DescripciónRazón Social Es el nombre de la persona física o moral, con el

que se registrará el sistema ante Computaciónen Acción.

Dirección Es la dirección de la persona física o moral queregistra el sistema, la cual deberá estarcompuesta por:

Calle Número principal Número Interior Colonia CP Ciudad Estado

RFC Es el Registro Federal de Contribuyentes de lapersona física o moral que registra el sistema.

Teléfonos Son los teléfonos en donde se podrá localizar ala persona física o moral que registre el sistema.Nota: Deberá proporcionar la clave de largadistancia de su ciudad.

No. de Serie Es el número de serie que identifica a suproducto.

Giro principal Es el giro principal de la empresa que registraráel producto.Ejemplos: Industrial, Comercial, Servicios.

Ramo Es la rama de la industria donde se desenvuelvesu empresa.Ejemplos: Textil, Zapatera, Porcícola.

No. de empleados Es el número total de empleados de suempresa.

Ubicación del No. de SerieLa ubicación del número de serie depende del formato en que adquirió su sistema, comolo muestra la siguiente tabla:

Si su sistema es… Entonces el número de serie seencuentra en…

De discos flexibles La parte trasera del primer disco, y En la licencia de usuario.

En CD-Rom La parte frontal del CD, y En la licencia de usuario.

NOTA Recuerde que una factura de su empresa contiene la mayoría de los datosnecesarios para registrar su sistema, por lo que se sugiere tener a sualcance una factura para tomar los datos de la misma.

Actualización de sistemasSi el sistema que adquirió es una actualización (es decir, ya contaba con un sistemaContpaq, por ejemplo), será necesario realizar un procedimiento previo para quepodamos activar su sistema.

Este paso es la entrega del disco llave que utilizaba para su empresa, tema principal deesta parte.

Proceso de entrega del disco llaveEl procedimiento de entrega del disco llave de la versión anterior, requisitoindispensable para activar una actualización, se describe en el diagrama siguiente:

Las etapas que contiene este proceso se describen en la tabla que se muestra acontinuación:

Etapa Descripción1 Consiste en empaquetar el disco llave (Disco No. 1) del

sistema anterior (Contpaq DOS).Nota: Coloque una etiqueta en el sobre con los datos delremitente y destinatario, en un lugar visible.

2 Consiste en llenar la guía de envío que incluye su sistemacon los datos de su empresa en la sección remitente.Nota: Cada paquete con el nuevo esquema de protecciónincluye una guía de envío de la compañía Estafeta.

3 Consiste en contactar una oficina de Estafeta en sulocalidad para enviar el paquete a Computación enAcción.

321

Empaquetardisco llave

Llenado de guíade envío

Envío delpaquete

Guía de envíoPara facilitar este procedimiento, Computación en Acción ha incorporado como unaparte del paquete una guía de envío de la empresa Estafeta, como se mencionóanteriormente.

Estas guías de envío ya contienen los datos de Computación en Acción, impresos en lasección de Destinatario, como se muestra a continuación:

Para utilizar esta guía de envío, llene los datos de su empresa en la sección remitentede la guía, colocando el nombre de la persona a contactar al recibir la guía en la partede Nombre.

Conserve una copia de la guía de envío para darle seguimiento a supaquete.

Cómo utilizar la guíaPara enviar el disco llave, siga los pasos que se mencionan a continuación:

Paso Acción1 Empaquete el disco llave (Disco No. 1) de su sistema

anterior.

Datos delremitente

Datos deldestinatario

Paso Acción2 Llene la guía de envío, como se mencionó en el bloque

Llenado de la guía de este tema.3 Llame a la sucursal de Estafeta de su ciudad para que

pasen a recoger el paquete.Nota: En algunas localidades no existe el servicio derecolección a domicilio, por lo que deberá llevar elpaquete a la oficina de envíos.

4 Conserve su número de guía para el seguimiento de suenvío.

Qué hacer si no tiene guíaExisten ciertas ocasiones en las cuales no tendrá la guía de envío, ya sea por extravíode la misma o que tenga una versión demostración del sistema.En cualquiera de los casos anteriores, comuníquese al departamento de operaciones,en donde le darán las instrucciones a seguir para enviarnos el disco llave, a lossiguientes teléfonos:

Departamento de OperacionesTeléfonos:

01-800-903-0000 (Fuera de Guadalajara)8-18-09-03 (En Guadalajara)

NOTA Recuerde que el sistema no quedará activado hasta recibir su disco llave,solamente expandiremos el periodo de evaluación una vez más por 30veces o 15 días, entrando dos veces diarias, para que continúe trabajando,por lo que es muy importante que envíe su disco llave a la brevedad paraactivar su sistema.

Activación de SistemasUna vez que haya completado los requisitos previos para la activación de su sistema, elsiguiente paso es ejecutar el procedimiento de activar el sistema.Esta sección está enfocada a describir el procedimiento de activación en diferentesconfiguraciones de equipos de cómputo.

Para activar la protección de su sistema, es necesario seguir los pasos que se ilustranen el siguiente diagrama:

Para hacer más clara la lectura de esta parte, la siguiente tabla muestra los temas quetiene que leer, dependiendo del equipo de cómputo con el que cuente:

Si sus datos se encuentraninstalados…

Entonces lea el tema…

Localmente, es decir, en sumáquina,

Instalación en una máquina(monousuario).

En otra máquina (red), Instalación en Red (multiusuario).

Instalación en una máquina (Monousuario).En esta parte describiremos el proceso de activación del sistema en una máquina,proceso conocido comúnmente como instalación monousuario (un usuario).Para hacer más claro el proceso de activación del sistema, se muestra a continuación undiagrama que resume los pasos a seguir:

Adquisicióndel sistema

SistemaMonousuario

Sistema enRed

Manejador delicencias

Activación delsistema

11

44

33

22

Recolección dedatos

Obtención delcódigo de sitio

Obtención de laclave de activación


En la tabla que se muestra a continuación se proporciona una breve descripción de cadauna de las etapas del diagrama anterior:

Etapa DescripciónRecolección dedatos

Consiste en recolectar toda la informaciónnecesaria para proporcionarla a la persona quele activará su sistema.Nota: Recuerde que un dato muy importantees el número de serie, el cual es necesariopara activar su sistema.


Consiste en generar un identificador, el cuáldeberá proporcionar al momento de pedir suclave de activación.

Obtención de laclave de activación

Consiste en llamar para obtener una clave quele permita activar su sistema.


Consiste en realizar el procedimiento paraactivar su sistema.

Requisitos PreviosPara activar la protección del sistema en su equipo de cómputo, deberá: Haber instalado el sistema siguiendo los procedimientos del manual de usuario. Haber reunido la información que se describió en la Sección A, en el tema Datos

requeridos.

Cómo entrar a ContpaqPara entrar al sistema, siga los pasos que se mencionan a continuación:

Paso Acción1 Ubíquese en el directorio raíz del disco fijo que tiene

instalado el sistema Contpaq DOS.Sugerencia: Si está en Microsoft Windows™, inicie unasesión de DOS.

2 Cambie al directorio donde tiene instalado su sistemaContpaq DOS. Ejemplo: CD \CONTPAQ7 < ↵ > (Enter).

3 Teclee el nombre del programa Contpaq.Ejemplo: Contpaq < ↵ > (Enter).Resultado: Se desplegará la ventana inicial del sistema.Nota: Para los demás sistemas, consulte el temaInstalación del sistema, de su manual de usuario, paraconocer el procedimiento de entrada.

Ventana inicialEl primer contacto que tendrá con el nuevo sistema de protección usado en los sistemas,es la ventana inicial que se muestra la primera vez que entra a Contpaq DOS una vezinstalado.

Esta ventana se muestra a continuación:

A continuación se muestra una tabla donde se describen los comandos de esta ventana:

Comandos FunciónRegistrar ahora Presione este botón para entrar al

asistente de registro que le permitiráactivar su sistema.

Cerrar Presione este botón para cerrar la ventanay operar el sistema sin registrarlo duranteel periodo de prueba

Existen ciertas consideraciones especiales para esta ventana, mismas que semencionan a continuación: La ventana descrita en la parte superior sólo aparece la primera vez que entra al

sistema. Si usted presionó el comando Cerrar, el sistema no estará activado y funcionará

únicamente 60 veces como periodo de evaluación. A partir de la segunda vez que entre al sistema, la ventana de inicio indicará el

número de veces que le faltan para terminar el periodo de evaluación. Si ejecuta el sistema en una ventana de WINDOWS™, se recomienda cambiarse a

pantalla completa presionando las teclas <Alt + Enter> simultáneamente.

ComandoCerrar

ComandoRegistrar ahora

NOTA Si no activó el sistema la primera vez que entró al mismo, usted podráentrar al asistente de instalación desde la opción “Registro”, ubicada en elmenú Otros.

Cómo activar el sistema

Para activar la protección de su sistema, siga estos pasos:

1Entre al asistente de registro desde la ventana inicial del sistema outilizando la opción de registro.Resultado: Se despliega la siguiente ventana:

2Presione el botón Siguiente >> de la ventana anterior.Resultado: Se despliega una ventana mostrando los pasos a seguirpara el registro de su sistema.Nota: En la ventana se muestra un número llamado Código desitio, mismo que deberá proporcionar para poder brindarle su clavede acceso. Datos para

contacto

Códigode sitio

Clave deacceso

3Comuníquese a Computación en Acción por una de las víasindicadas en la ventana.

4Realice las siguientes acciones:

Si secomunicó…

Entonces…

Vía telefónica 1. Proporcione los datos que lepidan.

2. Anote la clave de acceso que leproporcionaron.

Vía fax o correoelectrónico

1. Elija el comando Cancelar en elasistente.

2. Espere a que nos comuniquemoscon usted para otorgarle la clavede acceso.

3. Siga las instrucciones de lapersona que se comunicó conusted.

5Capture la clave de acceso proporcionada, en el campo Paso 4 de laventana de registro.

6Presione el botón Terminar.

7Dependiendo de la captura de la clave de acceso tendrá lossiguientes resultados:

Si capturó la clave… Entonces el resultado es:Correctamente El sistema despliega una

ventana informativa.Incorrectamente El sistema despliega una

ventana indicándole que laclave es errónea.

Nota: Tendrá sólo tres oportunidades de introducir la clave, a la cuarta elsistema continuará operando si es que cuenta con más días del periodode prueba, de lo contrario, lo devolverá al sistema operativo DOS.

8Presione el botón Terminar en la ventana informativa.Resultado: Se habrá activado el sistema en su equipo de cómputo.

Instalación en Red (Multiusuario)A diferencia de la instalación en una máquina, en la instalación en red, deberá instalarsecomo lo ilustra el siguiente diagrama:

En la tabla que se muestra a continuación se proporciona una breve descripción de cadauna de las etapas del diagrama anterior:

Recolecciónde datos

Consiste en recolectar toda la información necesaria paraproporcionarla a la persona que le activará su sistema.Nota: Recuerde que un dato muy importante es elnúmero de serie, el cual es necesario para activar susistema.

Manejadorde licencias

Consiste en instalar un software especial que le permitiráel acceso simultáneo de varios usuarios al sistema.

Obtencióndel código desitio

Consiste en generar un identificador, el cuál deberáproporcionar al momento de pedir su clave de activación.

Obtención dela clave deactivación

Consiste en llamar para obtener una clave que le permitaactivar su sistema.

Activacióndel sistema

Consiste en realizar el procedimiento para activar susistema.

Tipos de servidores y requerimientosEl manejador de licencias se instalará dependiendo del tipo de servidor que tenga en sured.

A continuación mostramos los tipos de servidores más comunes:

2

3

4

5Recolección dedatos



Manejador delicencias

Clave deactivación

1

Servidor Características Red ejemploDedicado No se puede usar como estación

de trabajoNovell 3.XNovell 4.X

No dedicado Se usa como estación de trabajo WINDOWS™95, 98, NT

A continuación se listan los requisitos para la instalación del manejador de licencias,dependiendo del tipo de servidor que tenga:

Servidor Requisitos previosNovell 3.X y 4.X Tener derechos de administrador.

Tener acceso al servidor para cargar unNLM.

WINDOWS™95, 98, NT

Tener acceso al servidor para poderinstalar desde esa computadora.

Compartir el directorio de datos delsistema, y otorgar acceso total a esedirectorio a todos los usuarios del sistema.

Requisito previo para instalar el manejador en un servidor Novell™ versionesanteriores a 4.11

Para instalar el manejardor de licencias en un servidor Novellversión 3.11, 3.12, 4.0 ó 4.10, deberá instalar primero un parchede Novell que actualiza los archivos NLM.La siguiente tabla muestra los pasos necesarios para instalar esteparche.Nota: Este procedimiento no se aplica para servidores con Novellversión 4.111 Copie el archivo libup5.exe a un directorio cualquiera.

Nota: Este archivo se encuentra en el disco etiquetado“Parche Novell”

2 Ejecute el archivo libup5.exe para descompactarlo, dentro deldirectorio donde fue copiado.

3 Ejecute el archivo Install.exeNota: Con esta instrucción se actualizará un parche de losNLM de Novell en el servidor.

Cómo instalar el manejador de licencias en un servidor Novell™

La siguiente tabla se muestran los pasos necesarios para instalar esteel manejador de licencias en un servidor Novell:

1Copie desde el disco “Servidor de Licencias” el archivoCkserver.nlm a la carpeta del sistema en el servidor.Ejemplo: F:\system

2Agregue la línea de comando:

“LOAD CKSERVER”en el archivo Autoexec.ncf del servidor.

3En el servidor ejecute la instrucción:

“LOAD CKSERVER.NLM”

Instalación en un servidor MicrosoftLos pasos necesarios para instalar el manejador de licencias en un servidor nodedicado, son los siguientes:1 Inserte el disco etiquetado “Servidor de licencias” en el servidor.2 Ejecute la instrucción “Instalar”.

Sugerencia: Utilice el comando Ejecutar (Run) del botón Inicio(Start).

3 Proporcione el directorio de datos de su sistema.Ejemplo: “C:\CONTPAQ7\”

4 Reinicie el servidor para que el servidor de licencias se active.

Resultados del procesoAl término de la instalación del manejador de licencias: Se habrá copiado el software del manejador de licencias al servidor. Se habrá agregado una línea al archivo Autoexec.bat que indica la ruta de archivos

de empresas para su sistema:Ejemplo: SET CKSERVE=C:\CONTPAQ71\

Una vez que instaló el manejador de licencias en el servidor, siga los pasos descritos enla instalación monousuario (tema anterior) para activar la protección del sistema.

NOTA Para activar la protección de otros sistemas Compac dentro del mismoservidor, será necesario ejecutar nuevamente el manejador de licencias,(después de haberlos instalado y activado), para agregar las nuevas rutasde archivos en el archivo Autoexec.bat .

Al ejecutar nuevamente el manejador, se pedirá la ruta donde se encuentran losarchivos del nuevo sistema, por lo que mostramos en la siguiente tabla un ejemplo de laruta para cada sistema:

Si el sistemaes en…

Como… Entonces la ruta es…

MicrosoftWINDOWS™

ContPAQ 98 CheqPAQ 98 Megapaq

WINDOWS™

El directorio donde seinstalaron las empresas

Ejemplo:C:\Compacw\empresas

DOS Contpaq Nomipaq Clienpaq Invenpaq Cheqpaq

El directorio donde se instalóel sistema.

Ejemplo: C:\Contpaq7 parael sistema Contpaq.

Transferencia de la protecciónEn algunas ocasiones será necesario hacer un cambio en la ubicación de la protecciónde su sistema. Como este procedimiento es un tanto delicado, incluimos en este tema toda lainformación necesaria para realizarlo.Utilice este procedimiento cuando necesite transferir la protección del sistema por: Una actualización de su disco duro. Un cambio total de computadora.

Durante el proceso de transferencia, que describiremos en el siguiente bloque, seutilizará un dispositivo de comunicación entre las máquinas que se transferirán laprotección.Este dispositivo de comunicación guardará archivos con información importante de laprotección, y podrá ser un disco flexible nuevo o un directorio de red.Una ventaja de la utilería de transferencia es que los archivos generados en eldispositivo de comunicación podrán ser enviados a través de internet (en un correoelectrónico) para transferir la protección a distancia.Con el fin de ilustrar la utilería de transferencia, utilizaremos como dispositivo decomunicación un disco flexible, en los diagramas del proceso.

Proceso de transferencia

El proceso para transferir la protección de una máquina a otra consta de tres etapas,mismas que se mencionan a continuación:

1 Se prepara la máquina sin protección enviando informacióndel equipo a un dispositivo de comunicación (por ejemplo,un disco flexible).

Máquina sin protección Disco flexible

Resultado: El dispositivo de comunicación guarda archivosque contienen información del equipo que recibirá laprotección.

2 El dispositivo se inserta en la máquina con la protección delsistema, la cual lee la información de los archivos ytransfiere la protección al dispositivo de comunicación.

Disco flexible Máquina con protección

Resultado: La máquina con protección queda desactivada.

Transferenciainformación

Lectura deinformación

Transferenciade protección

3 El dispositivo se inserta en la máquina sin protección pararecibir la protección.

Máquina sin protección Disco flexible

Resultado: La máquina sin protección queda activada.

Entrada a la utileríaPara entrar a la utilería de transferencia, siga los pasos que se mencionan acontinuación:1 Ingrese al directorio de Contpaq DOS.

Ejemplo: CD \CONTPAQ72 Teclee el nombre de la utilería para la "Transferencia de la

protección de Contpaq".Ejemplo: TRANSFER < ↵ > (Enter).Resultado: Se despliega la ventana principal de la utilería paratransferir la protección de una máquina a otra.

Cuando entre a la opción indicada anteriormente, el sistema despliega la ventana que semuestra a continuación:

Recepción deprotección

Menú desistemas

Salida dearchivos Comando

siguiente

A continuación se describen las partes que componen esta ventana, la cual muestra lainformación referente al paso 1 de la trasferencia de protección.

Parte ContenidoMenú desistemas

Contiene los nombres de los sistemas de Computación enAcción en el ambiente DOS, se pide seleccionar elnombre de su sistema de la lista:

Contpaq, Contpaq red, Cheqpaq, Nomipaq, Invencli,Clienpaq, Invenpaq

Salida dearchivos

Contiene la ubicación donde se grabarán y leerán todoslos archivos de entradas y salidas para el proceso detransferencia.

ComandoSiguiente

Permite continuar a la ventana de transferencia deprotección.

Una vez que haya presionado el botón Siguiente se despliega la ventana que semuestra a continuación:

A continuación se describen los comandos que pueden ser utilizados desde estaventana:

Comando FunciónTransferir Prepara la máquina sin protección, creando los

archivos con información del equipo de cómputo(Paso 1 del proceso de transferencia).

ComandoTransferir

ComandoEnviar Comando

Recibir ComandoCancelar

Comando FunciónEnviar Lee la información recibida del equipo de cómputo

destino y transfiere la protección al dispositivo decomunicación (Paso 2 del proceso de transferencia).

Recibir Mueve la protección del dispositivo de comunicacióna la máquina destino (Paso 3 del proceso detransferencia).

Cancelar Cierra la ventana de la utilería y lo devuelve alsistema operativo MS DOS.

Antes de proceder a realizar el cambio de la protección, deberá: Tener listo un disco flexible nuevo y útil para recibir y leer los archivos, o en su caso,

un directorio de red vacío. Haber instalado el sistema Contpaq DOS en la máquina sin protección, sin haber

entrado al mismo, ya que al entrar una vez se genera una licencia por 30 días y, conello, no podrá empalmar la protección.

Cómo preparar la máquina sin protecciónEl primer paso de la transferencia (ver diagrama del proceso), es la preparación de lamáquina sin protección, siguiendo estos pasos:

Paso Acción1 Inserte el disco flexible en la unidad A: (o B: ) de su equipo

de cómputo.2 Entre a la utilería “Transferencia de la protección de

Contpaq”.Referencia: Siga los pasos indicados en el bloque Cómoentrar a la utilería de transferencia.

3 Seleccione el nombre del sistema al que desea transferirsu protección.Ejemplo: Contpaq< ↵ > (Enter).Resultado: Se activa un campo solicitando la ruta deldirectorio de Contpaq DOS.

4 Teclee la ruta del directorio donde se guardará lainformación del equipo sin protección.Nota: En el caso del disco flexible, escriba A: o B:dependiendo la unidad flexible donde haya insertado eldisco en el paso 1.

5 Seleccione el comando Siguiente de la ventana utilizandolas flechas del teclado.

6 Presione la tecla < ↵ > (Enter).Resultado: Se despliega la ventana principal de la utileríade transferencia.

7 Seleccione el comando Transferir.8 Presione la tecla < ↵ > (Enter).

Resultado: Se enviará la información de la máquinadestino al dispositivo de transferencia.

Cómo transferir la protección al disco flexiblePara transferir la protección desde la máquina hacia el disco flexible (Ver diagrama delproceso de transferencia) siga estos pasos:1 Inserte el disco flexible que contiene la información del equipo que

recibirá la protección, en la unidad de disco (A: o B:) de la máquinacon la protección.

2 Entre a la utilería "Transferencia de la protección de Contpaq".Referencia: Siga los pasos indicados en el bloque Cómo entrar ala utilería de transferencia.

3 Seleccione el nombre del sistema al que desea transferir suprotección.Ejemplo: Contpaq < ↵ > (Enter).Resultado: Se activa un campo solicitando la ruta del directorio deContpaq DOS.

4 Teclee la ruta del directorio donde se encuentra la información delequipo sin protección.Nota: En el caso del disco flexible, escriba A: o B: dependiendo launidad flexible donde haya insertado el disco en el paso 1.

5 Seleccione el comando Siguiente de la ventana utilizando lasflechas del teclado.

6 Presione la tecla < ↵ > (Enter).Resultado: Se despliega la ventana principal de la utilería detransferencia.

7 Seleccione el comando Enviar.8 Presione la tecla < ↵ > (Enter).

Resultado: Se removerá la protección de la máquina y se enviaráal dispositivo de comunicación.

Cómo reinstalar la protecciónPara leer la protección desde el disco flexible (Vea el diagrama del proceso detransferencia) siga estos pasos:

1Inserte el disco flexible que contiene la protección en la unidad dedisco (A: o B:) de la máquina que la recibirá.

2Entre a la utilería “Transferencia de protección de Contpaq” Referencia: Siga los pasos indicados en el bloque Cómo entrar ala utilería de transferencia.

3Seleccione el nombre de su sistema Contpaq DOS. Resultado: Se activa el campo "Ruta..."

4Teclee la ruta donde se encuentra ubicado el disco flexible con laprotección en el campo "Ruta del directorio de Contpaq".Nota: En el caso del disco flexible, escriba A: o B: dependiendo launidad flexible donde haya insertado el disco en el paso 1.

5Seleccione el comando Siguiente de la ventana utilizando lasflechas del teclado.

6Presione la tecla < ↵ > (Enter).Resultado: Se despliega la ventana principal de la utilería detransferencia.

7Seleccione el comando Recibir.

8Presione la tecla < ↵ > (Enter).Resultado: Se transfiere la protección desde el dispositivo decomunicación a la máquina sin protección.

Recuerde que la protección del sistema es de uso delicado, si la pierde susistema no podrá operar, por lo que se recomienda transferirla sólo en loscasos indicados en este tema.

Pérdida de la protecciónUno de los aspectos más importantes del sistema de protección, es su cuidado, ya quepueden existir ocasiones en que algunos accidentes la eliminen o dañen parcialmente.

Es entonces cuando deberá seguirse un procedimiento especial para recuperar laprotección, tópico principal de este tema.

Para recuperar la protección del sistema, Computación en Acción otorgará una clave deacceso adicional en forma gratuita, única y exclusivamente en los siguientes casos:

Situación RequisitoFormatoaccidental aldisco fijo

Carta membretada del representante legalde la empresa mencionando el suceso.

Factura de compra del sistema.Daño del discofijo


Factura de compra del sistema.Robo del equipode cómputo


Copia del acta legal ante la procuraduría. Factura de compra del sistema.

Sabotaje a laempresa


Factura de compra del sistema.

Para cualquier otra situación no listada, Computación en Acción se reservael derecho de otorgar otra clave de acceso gratuitamente.

Proceso para recuperar la protecciónUna vez reunidos los requisitos para justificar la pérdida de la protección, el proceso quedeberá seguir para obtener una segunda clave es el siguiente:

Etapa Descripción1 Envíe por fax el (los) documento(s) que se pide como

requisito para justificar la pérdida de la protección, colocandoen la portada el nombre de la empresa, teléfonos y nombrede la persona con la que nos comunicaremos.Nota: Podrá enviar el fax al (3) 8180-902 (en Guadalajara) yel 01-800-902-0000 (en el interior de la República) conatención al departamento de operaciones.

2 El personal de Computación en Acción se comunicará conusted para proporcionarle una nueva clave de acceso.

3 Instale el sistema en el nuevo equipo de cómputo siguiendoel procedimiento “Instalación del sistema” listado en sumanual de usuario.

4 Active la protección del sistema, en base a los siguientescriterios:

Si el sistema es… Entonces lea el tema…

Monousuario Instalación en una máquina

Red Instalación en red

http://www.compac.com.mx/proteccion

http://www.compac.com.mx/2000

Políticas del nuevo esquema de protecciónEn este tema trataremos las políticas que se seguirán en Computación en Acción, conrespecto al nuevo esquema de protección.

Política Número de Claves:Se otorgará únicamente una clave de activación por cada sistema de la empresa.

Política Licencias Adicionales:Para instalar el sistema en dos (o más) máquinas diferentes, deberá comprar un sistemay una licencia adicional.

Más informaciónSi desea obtener más información sobre el nuevo esquema de protección usado en supaquete, le recomendamos consultar la siguiente dirección de Internet:


Manejo de fechas del año 2000

La venida del nuevo siglo trae consigo cambios y nuevos compromisos, es por esto queComputación en Acción, preocupándose por el bienestar de los usuarios, ha lanzadoanticipadamente los cambios en sus productos, haciéndolos funcionales para el año2000.

Los sistemas de Computación en Acción, SA CV están preparados para el nuevo retoque se presenta, por lo mismo, hemos incluido este pequeño apartado para enseñarlecómo configurar adecuadamente su sistema, de tal forma que le permita operarloeficientemente.

Con el propósito de hacer más clara la ruta que deberá seguir para manejar las fechasen el año 2000, dentro de su sistema, mostramos el siguiente diagrama:

En la tabla que sigue a continuación se da una breve descripción de las etapas quecomponen el proceso anterior:

Etapa Descripción1 En esta etapa se especifican los parámetros de

funcionamiento para el manejo de fechas dentro del sistema.2 En esta etapa se capturan los movimientos dentro del

sistema, utilizando la configuración de fechas.3 En esta etapa se obtienen los reportes del sistema.

Si tiene cualquier duda o comentario, consulte la página de internet donde encontrarámás información referente al manejo de fechas del año 2000. La dirección es:


2 331

Configuraciónde parámetros

Captura dedocumentos

Impresión dedocumentos

Configuración del sistemaEl primer paso para utilizar eficientemente las fechas del año 2000, es la configuraciónde determinados parámetros dentro del sistema operativo de su computadora.En esta parte mostraremos los procedimientos de configuración para los sistemasoperativos más comunes.La configuración del sistema operativo consiste en tres pasos, mismos que semencionan a continuación:

Etapa Descripción1 Configuración de fechas para la captura

2 Configuración de fechas para despliegue

3 Especificación de un año pivote

Para la captura de fechas de dos dígitos, no hay forma en que se pueda determinar aqué siglo corresponde la fecha.Por lo tanto, se utiliza un año base para determinar si la fecha pertenece al siglo 20 o al21, este año es conocido como año pivote.Todas las fechas de dos dígitos mayores al año pivote pertenecerán al siglo 20, y todaslas menores (o iguales) serán del siglo 21.Dentro de los sistemas DOS como Contpaq, el año pivote es 1939 para la captura endos dígitos, por lo que:

Si capturó… Entonces la fecha es…01/01/00 Enero 1, 200015/03/98 Marzo 15, 199827/02/39 Febrero 27, 2039

NOTA Si se decide por la captura de fechas en cuatro dígitos (p.ej. 01/01/2000),el año pivote no tendrá uso en su sistema Contpaq DOS, ya que en lamisma fecha se especifica el siglo al que pertenece el documento.

Ventana de configuraciónEn esta parte describiremos la ventana del sistema mediante la cual se configuran losparámetros para el manejo de fechas del 2000.

Es importante aclarar que la ventana de parámetros, para todos los sistemas, seencuentra en el mismo lugar, por lo que, continuando con el ejemplo de Contpaq DOS,podrá seguir los mismos procedimientos para todos los demás sistemas de la mismaforma que lo describimos en este tema.

Para entrar a la ventana de configuración, siga los pasos que se mencionan en lasiguiente tabla:

Paso Acción1 Seleccione el menú Instalación del menú principal utilizando

las flechas del teclado.2 Presione la tecla <↵> (Enter).

Resultado: Se despliegan las opciones del menú.3 Seleccione la opción Redefinición del sistema utilizando las

flechas del teclado.4 Presione la tecla <↵> (Enter).

Resultado: Se abre la ventana de redefinición de parámetros.5 Presione la tecla <↵> (Enter) para aceptar la opción Redefinir.

Resultado: Se despliega el menú de parámetros.6 Seleccione la opción Otros parámetros.

7 Presione la tecla <↵> (Enter).Resultado: Se despliegan los parámetros correspondientes a laopción Otros parámetros.

La ventana que contiene los parámetros de configuración para el año 2000, se muestraa continuación:

A continuación se describen los campos de la ventana, utilizados para la configuraciónde fechas del año 2000:

Campo FunciónDígitos de captura delaño

Indica al sistema el número de dígitos queserán utilizados para capturar el año en loscampos de fechas.

Desplegar 4 dígitos enpantalla

Indica al sistema el número de dígitos queserán utilizados para desplegar las fechasen las pantallas del sistema.

Procedimiento de configuraciónUna vez conocido el procedimiento para entrar a la ventana de la configuración, y loscampos para el año 2000 que contiene, en esta parte describiremos el procedimientonecesario para configurar su sistema.

NOTA Usted podrá configurar estos parámetros tantas veces como lo desee, noes necesario realizar ningún procedimiento previo o posterior, debido a laflexibilidad que le brinda el sistema.

Para configurar el sistema, siga los pasos que se mencionan en la tabla que se muestraa continuación:

Campo paracaptura del año

Campo paradespliegues

Paso Acción1 Entre a la ventana de configuración, siguiendo los pasos

listados en el tema anterior.2 Seleccione el campo Dígitos para captura del año con las

flechas del teclado.3 Presione la tecla <↵> (Enter).

Resultado: Entrará a las opciones de este campo.4 Seleccione el número de dígitos que desea utilizar para la

captura del año, utilizando las flechas del teclado.Nota: Podrá seleccionar 2 dígitos (p. Ej. 01/01/98) o 4 dígitos(p. ej. 01/01/1998).

5 Presione la tecla <↵> (Enter) para confirmar su selección.6 Seleccione el campo Desea desplegar 4 dígitos en

pantalla, para configurar el número de dígitos para eldespliegue, utilizando las flechas del teclado.

7 Presione la tecla <↵> (Enter).Resultado: Entrará a las opciones de este campo.

8 Seleccione la opción de su preferencia, utilizando las flechasdel tecladoNota: Si desea desplegar el año con 4 dígitos, seleccione laopción Si, de lo contrario, seleccione la opción No.

9 Presione la tecla <↵> (Enter) para confirmar su selección.

Una vez que ha configurado el sistema para manejar las fechas del año 2000 deacuerdo a sus necesidades, siga los pasos que se listan en la siguiente tabla paraalmacenar la nueva configuración:

Paso Acción1 Presione la tecla <Esc>.

Resultado: El sistema cierra la ventana de parámetros Clavesdel sistema y lo devuelve al menú de opciones de redefinición.

2 Presione la tecla <Esc>.Resultado: El sistema muestra un mensaje, pidiendo laconfirmación para almacenar los cambios.

3 Presione la tecla <↵> (Enter) en la ventana de confirmación.Resultado: El sistema despliega una segunda ventana deconfirmación de la acción.

4 Presione la tecla < @ >.Resultado: El sistema almacenará los cambios y lo devolveráal menú principal.

Captura, reportes y otros parámetrosUna vez configurado el sistema operativo de su equipo de cómputo, el siguiente paso escapturar los movimientos contables de su empresa y obtener reportes de la información.

Estos dos temas, más algunos procedimientos adicionales, son los tópicos de estasección.

Captura de documentosEn esta parte describiremos los tipos de captura y despliegue que podrá utilizar dentrode los módulos del sistema Contpaq DOS.

Como se especificó en la sección de configuración, podrá elegir el formato que deseepara capturar y desplegar fechas en el sistema, creando los siguientes tipos de captura ydespliegue:

Tipo Descripción2 dígitos de capturay 2 de despliegue

Permite capturar las fechas con dos dígitospara el año y muestra dos dígitos en losdespliegues del año.

2 dígitos de capturay 4 de despliegue

Permite capturar las fechas con dos dígitospara el año, pero muestra cuatro dígitos enlos despliegues del año.

4 dígitos de capturay 4 de despliegue

Permite capturar las fechas con cuatrodígitos para el año, mostrando los cuatrodígitos en los despliegues.

Ejemplo: 2 dígitos de captura y 2 de desplieguePara hacer más claro este tipo de captura, analice la siguiente tabla, la cual tiene unejemplo gráfico de la captura en dos dígitos con un despliegue de 2 dígitos:

Ejemplo de captura Ejemplo de despliegue

2 dígitoscaptura

2 dígitosdespliegue

Ejemplo: 2 dígitos de captura y 4 de desplieguePara comprender mejor este tipo, analice la siguiente tabla:


Ejemplo: 4 dígitos de captura y 4 de despliegue:En la siguiente tabla se muestra un ejemplo de este tipo:


Reportes del sistemaEn esta parte describiremos el manejo de fechas para los reportes que incluye elsistema Contpaq DOS.

A diferencia de la captura, los reportes utilizarán únicamente cuatro dígitos para eldespliegue del año, tanto en los encabezados, como en las fechas que pudiesenaparecer en el detalle del reporte.

Esta característica tiene el fin de hacer más clara la obtención de información delsistema.

2 dígitoscaptura 4 dígitos

despliegue

4 dígitoscaptura

4 dígitosdespliegue

FOO2

Instalación del sistema

Datos generalesNombre de la Empresa ______________________Estructura de la Cuenta ______________________Cada segmento es un nivel

Si ( ) No ( ) A partir de las cuentas de mayor ( )Cierre e histórico

Períodos abiertos ( )Histórico ( )Período vigente ( )

Fechas y períodosInicio del ejercicio (dd/mm/aa) __________________Fin del ejercicio (dd/mm/aa)___________________Tipo de Período __________________Numero de períodos __________Período Vigente __________Inicio del período (dd/mm/aa) __________________Fin del período (dd/mm/aa)__________________

Capacidades de los archivos

ARCHIVO REGISTRO A CREARCuentas del CatálogoPólizas mensualesMovimientos mensuales

Nombre del administrador del sistema: _______________Clave de usuario: _________________

apítulo 4

Catálogo de cuentas

En este capítulo se explicará cómo capturar el catálogo, así como la forma de dar dealta, baja o hacer cambios a un grupo de cuentas. Para finalizar, en este capítulo se verála manera de revisar e imprimir un catálogo de cuentas.

Las cuentas que forman parte del catálogo de cuentas se pueden dividir en:

Cuentas Afectables:Son las que forman el último nivel en el catálogo de cuentas y son solo este tipo decuentas las que pueden tener movimientos, CONTPAQ reconoce este tipo de cuentas porque ya no existen otras cuentas que se desprendan de ellas.

��

��

��

��

Figura 4.1Cuentas Acumulables

Son las cuentas de las cuales se desprenden aun más cuentas, este tipo de cuentas notienen movimientos y se llaman acumulables por que su saldo depende de losmovimientos realizados a sus cuentas hijas (cuentas afectables o de último nivel).

Cuentas de MayorLas cuentas de mayor son las únicas que aparecerán en los Estados financieros como loson el Estado de resultados y el Estado de posición financiera, son cuentas cuyo saldorepresenta cantidades que concentran o sumarizan los saldos de cuentas afectables.

C

Capturando por primera vez

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 2:07p ││ Menú principal ││ Pólizas Reportes Catàlogo Cierre Instalación Otros Salir ││═══════════════════════╒═════════════════════════════════════╕══════════════════││▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│Catàlogo de cuentas ABCDE │▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒││▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│Grupos estadísticos ABCD │▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒││▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│Presupuestos ABCD │▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒││▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│Activos fijos ABCD │▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒││▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│Cargar catàlogo externo │▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒││▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│Bajar catàlogo a archivo externo │▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒││▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│Cargar presupuestos externos │▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒││▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│Bajar presupuestos a archivo externo │▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒││▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│Cargar Activos externos │▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒││▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│Bajar Activos a archivo externo │▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒││▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒╘═════════════════════════════════════╛▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒││▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒││▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒││▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒││Altas, bajas, cambios, despliegues y opciones extras del catàlogo de cuentas ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Para entrar al módulo donde se captura el catálogo de cuentas, deberá elegir la opciónCatálogo del Menú Principal, donde se desplegarán las distintas opciones que se tienenen relación con el manejo de cuentas.

Especificando las cuentas de resultados, cuadre y flujoAl entrar por primera vez al módulo de Catálogo ABCDE, el sistema pide los datos de lascuentas de control:

La cuenta de resultadosLa cuenta de cuadre La cuenta de flujo

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 2:16p ││ Catàlogo de cuentas ABCDE ... Altas,Bajas,Cambios,Despliegues,Extras ││══╒═════════════════════════════════════════════════════════════════════╕═══════││ │ El sistema se encuentra en etapa de inicio, requiere la alta de la │ ││ │ cuenta de resultados del ejercicio, la cual serà de naturaleza │ ││ │ acreedora y no podrà darse de baja (consulte su manual). │ ││ │ │ ││ │ Número de cuenta de resultados: 699 -000 │ ││ ╘═╒═════════════════════════════════════════════════════════════════════╕ ││ │ Según clave de utilización de cuenta de cuadre, se requiere su │ ││ │ número para que el usuario pueda utilizarla a su elección en la │ ││ │ captura de pólizas si deseara ajustar diferencias. │ ││ │ │ ││ │ Número de cuenta de cuadre: 000 -999 │ ││ ╘═╒═════════════════════════════════════════════════════════════════════╕ ││ │ El sistema podrà llevar un flujo de efectivo automàtico si usted │ ││ │ lo desea, para lo cual necesita especificar el número de cuenta que │ ││ │ agrupe a las cuentas de efectivo (teclee <RET> si no lo desea). │ ││ │ │ ││ │ Número de cuenta de efectivo: 119 -000 │ ││ ╘═════════════════════════════════════════════════════════════════════╛ ││╒════════════════════════════════════════╕ │││ <RET> para continuar; <ESC> cancelar │ ││████████████████████████████████████████████████████████████████████████████████││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Se deberá entonces teclear el número de cuenta que le corresponde según el diseño delcatálogo. El sistema se encargará de tomar sólo la cantidad de dígitos definidos en lainstalación y separar con guiones de acuerdo a la estructura de la cuenta definida (en elejemplo se asume 33, o sea XXX-XXX).

Posteriormente se pedirá la cuenta de cuadre y la cuenta de flujo, deberáespecificarlas de la misma manera que la cuenta de resultados.El sistema dará de alta automáticamente la cuenta de resultados y lacuenta de cuadre, sin embargo la cuenta de flujo se tendrá que dar dealta como el resto del catálogo.

Proceso para dar de alta cuentas

Al entrar al módulo de Catálogo ABCDE, se presenta una pantalla con las siguientesopciones:

Altas: Adiciona o da de alta cuentas en el catálogoBajas: Elimina cuentas del catálogoCambios: Efectúa cambios a alguna cuentaDespliegues: Para consultar los datos de alguna cuentaExtras: Sirve para hacer otro tipo de operaciones con el catálogo de cuentas(Véase "Otras opciones del catálogo de cuentas").

Para adicionar cuentas al catálogo de cuentas se debe elegir la opción ALTAS, del menúde Catálogo ABCDE, con lo que se desplegará la pantalla de datos.En la pantalla aparecen todos los datos particulares de una cuenta. El primer dato quedebe captar es el NUMERO DE CUENTA, de acuerdo a la estructura que se definió enel proceso de instalación de los datos de la empresa.

Número de cuenta

El número de la cuenta distingue a las diferentes cuentas del catálogo, NO se permitirádar de alta dos cuentas con el mismo número.

Este campo se ve afectado por parámetros del sistema, donde se especifica si es posible cambiar o no el número de cuenta.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 2:32p ││ Catàlogo de cuentas ABCDE ... Altas,Bajas,Cambios,Despliegues,Extras ││╒══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╕│││ Número de cuenta 000 -000 ││││ Nombre ││││ Subcuenta de ││││* Nombre ││││ Tipo de cuenta ││││ Fecha ││││*Estado actual ││││ Dφgito agrupador ││││ Cuenta de mayor Si/No/Título/Subtítulo ││││*Fecha ult. movto. │││╘══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛││ ││ ││ ││ ││ ││ ││Número que identifica a la cuenta de acuerdo a la estructura; <ESC> salir ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Nombre de la cuenta

En el se podrá captar un máximo de 29 letras o números, por ejemplo 'ACTIVO'.

Subcuenta de

El siguiente dato es de gran importancia en la definición de los niveles de cuentas ysubcuentas, se trata de especificar a qué cuenta acumula una subcuenta (la subcuentaen este caso es la cuenta que se está dando de alta). Suponiendo que la cuenta 000-110 represente al Activo Circulante la cual acumula a lacuenta 000-100 que es Activo, la cuenta 000-111 (Caja) acumulará a la cuenta 000-110(Circulante) y así sucesivamente. Existe un caso particular cuando se dan de alta las cuentas de primer nivel, como lacuenta 000-100 (Activo) que no acumula a ninguna cuenta, en este caso se debe teclearla tecla de función <F10>, para indicar que no acumula.

NOTA El sistema sólo pedirá este dato si en la instalación se especificó NOa la pregunta cada segmento es un nivel, en el caso contrarioCONTPAQ determinará automáticamente a qué cuenta acumula deacuerdo al número de cuenta.

Tipo de cuenta

El tipo de cuenta es un dato importante, ya que con éste puede saber en qué estadosfinancieros y en que parte de ellos debe presentarse (Ejemplo: activo, pasivo o capital).El tipo de cuenta tiene que ser del mismo rubro (Resultados, Activo, Pasivo, capital) parala cuenta y sus subcuentas.Al seleccionarlo, el sistema muestra una ventana con todos los tipos de cuentasdisponibles.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 1:50p ││ Catàlogo de cuentas ABCDE ... Altas,Bajas,Cambios,Despliegues,Extras ││╒══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╕│││ Número de cuenta 111 -500 ││││ Nombre Caja Dirección Admon. ││││ Subcuenta de 111 -000 ││││* Nombre ╒══════════════════════╕ ││││ Tipo de cuenta │Activo deudora │ ││││ Fecha │Activo acreedora │ ││││*Estado actual │Pasivo deudora │ ││││ Dφgito agrupador │Pasivo acreedora │ ││││ Cuenta de mayor │Capital deudora │ ││││*Fecha ult. movto. │Capital acreedora │ │││╘═══════════════════│Resultados deudora │═══════════════════════════════════╛││ │Resultados acreedora │ ││ │Estadística acreedora │ ││ │Estadística deudora │ ││ │De orden acreedora │ ││ │De orden deudora │ ││ ╘══════════════════════╛ ││Seleccione tipo posicionàndose y <RET> o con letra en intenso; <ESC> salir ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Si se está trabajando en modo experto (especificado en la redefinición del sistema,opción: Otros parámetros), el tipo de cuenta se identifica por una letra de la A a la L, deacuerdo al rubro que le corresponde a la cuenta, como se muestra en seguida:

TIPO IDENTIFICADORACTIVO DEUDORAS A

ACREEDORAS BPASIVO DEUDORAS C

ACREEDORAS DCAPITAL DEUDORAS E

ACREEDORAS FRESULTADOS DEUDORAS G

ACREEDORAS HESTADÍSTICAS DEUDORAS I

ACREEDORAS JDE ORDEN DEUDORAS K

ACREEDORAS L

Solamente podrán ser afectadas aquellas cuentas que ya no sedividan en subcuentas ( cuentas definidas como de último nivel en elcatálogo de cuentas).

Fecha de registro de la cuenta

Esta fecha se teclea con formato ddmmaa y es la fecha del día normalmente.

Dígito agrupador

Es de su uso personal, es de tipo numérico y máximo 2 dígitos (99). Se utiliza paraagrupar aquellas cuentas que afecten o intervenga en la elaboración de un reporte;suponiendo que se asigna el número '10' a aquellas cuentas que califiquen para elcálculo de componente inflacionario, al seleccionar el reportes las cuentas que notengan un dígito '10' no se tomarán en cuenta.

Cuenta de Mayor

El último dato de la cuenta es la clave que identifica a la cuenta como cuenta de mayor,o como título en los reportes. Este dato es de tipo especial, y se podrá escoger de entrelas siguientes opciones:

SiEsta cuenta aparecerá en el Libro Mayor y en los Estados Financieros.Ejemplo: Caja, Bancos, Clientes, Inventarios, etc.

NoLa cuenta no aparecerá en los Estados Financieros.

TítuloLa cuenta aparecerá en los Estados financieros como un título, seguida de lassubcuentas de esta cuenta que sean de mayor.Ejemplo: Circulante, Fijo, Diferido, etc.

SubtítuloEstas cuentas aparecerán en los reportes de Anexos del Catálogo, Movimientosauxiliares y Libro mayor, para manejar subtotales de algunas cuentas.Ejemplo: Para la cuenta de Clientes se pueden especificar nombres de cuentaspor zonas: Clientes zona sur, Clientes zona occidente., etc.

Es importante mencionar que una cuenta no puede ser de mayor y que simultáneamentelo sean sus subcuentas, por ejemplo Circulante y Bancos no pueden ser de mayor a lavez.

NOTA Este dato es muy importante, ya que si se omite especificar SI enalguna cuenta de mayor, los Estados Financieros no cuadrarán yaque la cuenta no aparecerá en ellos y la información del Libro Mayorno será correcta.

La pregunta de Cuenta de Mayor no aplica para las cuentas estadísticas, ya que éstasno afectan a la contabilidad, a diferencia de las cuentas de Orden, que si se podránincluir en el Balance General de contestarse si.

Viajando en el catálogo de cuentasExiste una manera de viajar en el catálogo de cuentas y desplegar el contenido de lascuentas sin tener que salir de Catálogo ABCDE e ir a REPORTES DEL CATALOGO; lamanera de hacerlo es la siguiente:

Entrar a la opción de DesplieguesEscribir un número de cuenta.

Flecha hacia abajo:Baja un nivel

<CTRL> →Siguiente cuenta a la derecha en el mismo nivel

<CTRL> ←Siguiente cuenta a la izquierda en el mismo nivel.

Flecha hacia arriba:Sube un nivel

Corrigiendo errores al captar una cuentaSi se comete algún error en la captura de alguno de los datos y se desea regresar acorregir, el procedimiento se puede consultar en el capítulo 1 "Fundamentos básicos".

Terminado de dar altas al catálogoAl terminar de captar los datos de una cuenta,se recomienda rectificar que dichos datoscorrespondan íntegramente a los del diseño del catálogo de cuentas, de no ser asírealice las correcciones pertinentes (Consultar el capítulo 1, Fundamentos básicos)

Para salir del módulo de ALTAS del Catálogo, deberá teclear <ESC> en el campo delnúmero de la cuenta, entonces el sistema lo llevará al menú anterior: ALTAS, BAJAS,CAMBIOS, DESPLIEGUES y EXTRAS.

Cómo dar de baja una cuentaPara dar de baja una cuenta que no desea utilizar, o bien por que se dio de altainnecesariamente, deberá seleccionar la opción de BAJAS del menú de CatálogoABCDE.

Al seleccionar esta opción el sistema lo llevará al módulo de BAJAS, y le desplegará lapantalla de captura de datos como en la opción ALTAS, entonces se deberá teclear elnúmero de la cuenta que desea dar de baja, y confirmar la baja.

Es importante mencionar que no es posible dar de baja una cuentaque tenga subcuentas, saldo diferente de cero o que tengamovimientos registrados.

Dentro de la redefinición del sistema es posible especificar que se desean manejar bajaslógicas o bajas físicas, al realizar bajas lógicas el sistema niega el acceso a la cuenta pero lacuenta se conserva y por lo tanto es posible volver a utilizarla sin tener que dar de nuevo el alta.cuando se manejan bajas físicas al dar de baja una cuenta, esta se borra completamente y soloes posible utilizarla de nuevo al volver a realizar el alta de dicha cuenta.

Consultando los datos de una cuenta Para consultar los datos de una cuenta, ya sea para verificar los datos o ver elmovimiento del período o ejercicio (saldos, cargos y abonos), deberá seleccionar laopción DESPLIEGUES del menú de Catálogo ABCDE.

Al seleccionar esta opción, el sistema lo llevará al módulo de DESPLIEGUES, y ledesplegará la pantalla de captura de datos como en la opción ALTAS, entonces deberáproporcionar el número de la cuenta que desea consultar.

Existe una ventana en la parte derecha que contiene los saldos finales de la cuenta encada mes, y en la parte inferior izquierda aparecen los datos totales del Ejercicio y delPeríodo: Saldo inicial, cargos y abonos totales, y el saldo actual calculado según lanaturaleza de la cuenta.

Los datos de los saldos sólo aparecerán en caso de que en la cuenta ya se hayanregistrado cargos y abonos.

Para continuar con la consulta de cuentas teclear <RET> para que el sistema seprepare a pedirle un nuevo número. Si se desea terminar con las consultas, teclear<ESC>.

Manipulación de cuentas en forma masivaSe permite el manejo de cuentas en forma masiva, esto es, dar de alta, baja o hacercambios a un grupo de cuentas.La manera de hacerlo se explica detalladamente en el siguiente capítulo "Otras opcionesdel catálogo de cuentas".

Revisión del catálogo de cuentas

Para la revisión del catálogo de cuentas, es preciso obtener un reporte del catálogo decuentas completo e impreso en papel (dicho reporte se obtiene desde Reportes delsistema, para más datos consulte el capítulo 9 "Reportes del sistema").

A continuación se muestra la primera página de un catálogo de cuentas ejemplo:

CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. Hoja 1

CATALOGO DE CUENTAS AL 29/FEB/92N i v e l N u m e r o N o m b r e T i p o Digit Edo Fecha ult

Agrup fin Movto.1 000-100 ACTIVO A Activo deudora 1/ENE/92 2 000-110 CIRCULANTE A Activo deudora Tit 1/ENE/92 3 101-000 EFECTIVO A Activo deudora Si 8/FEB/92 4 101-100 Fondo fijo de caja MEGJB A Activo deudora Afectable 8/FEB/92 4 101-200 Fondo fijo de caja AAT A Activo deudora Afectable 4 101-300 Fondo fijo de caja PFT A Activo deudora Afectable 3 102-000 BANCOS A Activo deudora Si 1/ENE/92 4 102-100 BANCO UNO A Activo deudora 1/ENE/92 5 102-101 CTA CHEQUES 176100-6 A Activo deudora Afectable 1/ENE/92 5 102-102 CTA CHEQUES 675-89-301 A Activo deudora Afectable 28/FEB/92 4 102-200 BANCO DOS A Activo deudora 5 102-201 CTA CHEQUES 789087-9 A Activo deudora Afectable 3 103-000 DOCUMENTOS POR COBRAR A Activo deudora Afectable Si 3 104-000 CLIENTES A Activo deudora Si 4 104-001 Juan Pérez A Activo deudora Afectable 4 104-002 Jesús García A Activo deudora Afectable 4 104-003 Eduardo H. Gómez A Activo deudora Afectable 4 104-004 La Empresa Siguiente A Activo deudora Afectable 4 104-005 La Empresa Anterior A Activo deudora Afectable 4 104-006 La Empresa Común A Activo deudora Afectable 4 104-007 Proveedora de Partes A Activo deudora Afectable 4 104-008 Industrias Oropeza A Activo deudora Afectable 4 104-009 Proveedora de equipos A Activo deudora Afectable 4 104-010 Grupo industrial XX A Activo deudora Afectable 4 104-999 Clientes varios A Activo deudora Afectable 3 105-000 DEUDORES DIVERSOS A Activo deudora Si 4 105-001 La Empresa Común A Activo deudora Afectable 4 105-002 Empresa Ejemplo, S. A A Activo deudora Afectable 4 105-003 Su Empresa A Activo deudora Afectable 3 106-000 I.V.A. POR ACREDITAR A Activo deudora Afectable Si 28/FEB/92 3 107-000 ALMACEN DE MERCANCIAS A Activo deudora Si 4 107-001 Producto A A Activo deudora Afectable 4 107-002 Producto B A Activo deudora Afectable 4 107-003 Producto C A Activo deudora Afectable 3 108-000 CUENTA CORRIENTE A Activo deudora Afectable Si 2 000-120 FIJO A Activo deudora Tit 28/FEB/92 3 121-000 TERRENOS A Activo deudora Afectable Si 1/FEB/92 3 122-000 EDIFICIOS A Activo deudora Afectable Si 1/FEB/92 3 123-000 MOBILIARIO Y EQUIPO NETO A Activo deudora Si 28/FEB/92 4 123-100 Mob y Eq (Valor original) A Activo deudora Afectable 4 123-200 Deprec Acum Mob y Equipo B Activo acreedora Afectable 28/FEB/92 4 123-300 Revaluación Mob y Equipo A Activo deudora Afectable 4 123-400 Deprec Acum Rev Mob. B Activo acreedora Afectable 28/FEB/92 3 124-000 EQUIPO DE TRANSPORTE A Activo deudora Afectable Si 3 125-000 MAQUINARIA Y EQUIPO A Activo deudora Afectable Si 1/FEB/92

En la primera columna aparece el nivel de la cuenta, en las dos siguientes aparece elnúmero y nombre la cuenta, en la cuarta el tipo de cuenta y en la quinta columnaaparece la palabra "Afectable" cuando la cuenta es de último nivel, es decir ya noexisten cuentas colgantes de ella, en la sexta el dígito agrupador de la cuenta (si tiene),en la séptima la clave que especifica si la cuenta es de título, es cuenta de mayor y siaparecerá en el balance (Si/No/Tit/Subt) y por último la fecha del último movimiento.

NOTA Cabe mencionar que el reporte ha sido ajustado al ancho de la hojade este manual y por lo tanto algunos nombres como el tipo decuenta han sido abreviados, en realidad el reporte tiene un ancho de138 caracteres.

El nivel de la cuenta es muy importante revisarlo para que la estructura del catálogo seala que deseamos. Así por ejemplo, la cuenta 000-100 es de primer nivel porque noacumula a ninguna cuenta. La cuenta 000-110 tiene nivel 2, porque acumula a la cuenta000-100, las cuentas 101-000 y 102-000, son de nivel 3 y acumulan a la cuenta 000-110.

Si la cuenta 102-000 tuviera un nivel 2 por ejemplo, significa que se cometió un error alespecificar la cuenta a la cual acumula la 102-000, ya que BANCOS no acumuladirectamente a ACTIVO, sino a CIRCULANTE, deberá entonces proceder a hacerCAMBIOS a esa cuenta en el módulo de Catálogo ABCDE.

Otro dato de gran importancia a revisar es el de la columna de clave de mayor o EstadoFinanciero, ya que las cuentas marcadas con 'Si', son las que aparecerán en el LibroMayor y en los Estados Financieros.

Es importante que todas las cuentas que sean de mayor se marquen como 'Si' así, en elejemplo del reporte 5.1, la cuentas de EFECTIVO y BANCOS, que son de nivel 3, soncuentas de mayor.

Si la cuenta de BANCOS (102-000) no estuviera marcada como 'Si' sería un error, yaque al no incluirse en el balance, éste no cuadraría. Por lo tanto en el caso particular delreporte, debe vigilarse que todas las cuentas de nivel de mayor tengan la clave de 'Si'cuenta de mayor.

Se deberá revisar que el número y el nombre de la cuenta, sea el que deseamos, asícomo el tipo de cuenta.

NOTA Es importante mencionar que una vez captado el catálogo decuentas, se recomienda imprimirlo y revisar antes de capturar laprimera póliza, más no es obligatorio, por que una vez captadas laspólizas puede re-estructurarse dicho catálogo.

Ejemplos en los que se puede re-estructurar el catálogo son:

Traspaso de auxiliares Dar de alta cuentas intermedias.Altas y bajas de nuevas cuentas, ...

Recomendaciones en la captura de cuentas:

Para facilitar la captura en el catálogo de cuentas existen las siguientes teclas:

HOME Ir al inicio de la estructura de la cuentaEND Ir al final de la estructura de la cuenta<Tab> Moverse un segmento a la derecha<Shit><Tab> Moverse un segmento a la izquierdaC Activar el candado [se prenderá una C en

el lado derecho del código de la cuentaque se este utilizando]. Al presionar elcandado el sistema guardará el últimocódigo de cuenta tecleado por el Usuarioy, al volver a utilizar el código de cuenta,ya sea para modificaciones, altas o bajas,el sistema colocará dicho dato con elcursor en el último dígito tecleado, así sipor ejemplo se esta en la captura de lascuentas, se facilita y agiliza dicha captura.

apítulo 5

Otras opcionesdel catálogo de cuentas

Para hacer uso de alguna de las funciones que a continuación se explicarán, pase a laopción Extras del menú de catálogo de cuentas ABCDE.

┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 10:46a ││ Catàlogo de cuentas ABCDE ... Altas,Bajas,Cambios,Despliegues,Extras ││══════════════════════════════════════════════════════════════╒═══════════════╕││ │Grupos ABC │││ │Saldos ABC │││ │Ver ejercicios │││ │Datos fiscales │││ ╘═══════════════╛││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││Altas, Bajas y Cambios de grupos de cuentas en forma masiva; <ESC> salir ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Grupos ABCEsta opción se puede utilizar para dar alta masiva de cuentas o como base para llevar lacontabilidad de una empresa con dos o más sucursales o para empresas en la queexisten varios departamentos que contengan subcuentas semejantes, el objetivo de estaopción es evitar la alta manual de subcuentas con la misma estructura para cada uno delos departamentos de la empresa.

Es decir, evitar dar de alta subcuentas cuya estructura, nombre y propósito sea el mismoen los distintos departamentos, sólo que el número de cuenta varie dependiendo deldepartamento que se trate.

Esta opción sólo se puede utilizar para estructuras de cuenta cuyo número solamentevarié dependiendo del departamento, como el siguiente catálogo:

C

520-000 Gastos departamento uno520-001 Depreciación520-002 Sueldos y salarios520-003 IMSS520-004 Infonavit520-005 Bonificaciones del departamento521-000 Gastos departamento dos521-001 Depreciación y amortizacíon521-002 Sueldos y salarios521-003 IMSS521-004 Infonavit521-005 Bonificaciones del departamento

Un ejemplo en el que NO sería posible utilizar está opción es:

001-528 Gastos departamento uno525-280 Depreciación526-840 Sueldos y salarios825-750 IMSS527-310 Infonavit528-279 Caja chica del departamento

En este caso No es posible utilizar esta opción ya que no existe relación (numérica)entre las subcuentas y la cuenta, por lo tanto para el sistema es imposible realizar el altapor grupos, ya que no todas afectan al mismo número de cuenta.Para aquellos catálogos de cuentas en los que es posible hacer una relación un ejemplosería:Suponiendo que se tienen 5 departamentos en una empresa y se desea llevar un controlde los gastos que corresponden a cada departamento, los gastos a controlar son losmismos para cada departamento y son los siguientes:

Gastos Departamento1 Gastos Departamento2

A B C D E A B C D E

A:001Depreciacion y AmortizaciónB:002Sueldos y SalariosC:003IMSSD:004InfonavitE:005Caja Chica Del departamento

��

Pasos a seguir

Se dan de alta de manera normal (opción altas del menú CATALOGO ABCDE) lascuentas correspondientes a los departamentos (para el ejemplo serían las cuentas:521-000, 522-000,523-000, ...).

Se dan de alta las subcuentas de uno de los departamentos;

Se da de alta el resto de los departamentos cuyas subcuentas sean semejantes peroya en la opción Altas del menú de GRUPOS.

El sistema pide se teclee la cuenta (o el rango de ellas ) a las cuales se darán de altasubcuentas, y enseguida pide el número de cuenta que va a servir como prototipo acopiarse. La(s) primera(s) de estas cuentas corresponde a una cabecera de cuenta, quehaya sido dada de alta en catálogo ABCDE, pero cuyas subcuentas aun no hayan sidodadas de alta; la segunda de estas cuentas se pide con la siguiente pregunta: CÓMO LACUENTA?, esta pregunta se refiere al número de cuenta cuya estructura ya haya sidodada de alta.

Después de haber realizado lo anterior, el sistema dará de alta automáticamente lassubcuentas de esa cuenta.

Continuando con el ejemplo, se verá como utilizar esta opción:

1. Dar de alta un grupo de cuentas. (Suponiendo el catálogo ejemplo, se darían de altalas siguientes cuentas: 521-000, 521-001, 521-002, 521-003,521-004, 521-005; estas se dan de alta en la opción Altas del Catálogo ABCDE).

2. Dar de alta las cabezas de cada uno de los grupos restantes (Para el ejemplo, lascuentas: 522-000,523-000, 524-000, estas cuentas también se dan de alta en Catálogo ABCDE).

3. Entrar a la opción altas de Grupos ABC y repetir el alta del resto de las cuentascuyas subcuentas no hayan sido dadas de alta en la opción Altas del CatálogoABCDE (Para el ejemplo, 522-000, 523-000,...)

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La GRAN EMPRESA,S.A. DE C.V. 2:51p ││ Catàlogo de cuentas ABCDE ... Altas,Bajas,Cambios,Despliegues,Extras ││╒════════════════════════════════════╕═════════════════════════╒═══════════════╕│││ Grupos ABC ... Altas,Bajas,Cambios │ │Grupos ABC │││╒═══════════════════════════════════════════════╕ │Saldos ABC ││││ Subcuentas de 522 -000 │ │Ver ejercicios ││││* Nombre GASTOS DEPTO2 │ ╘═══════════════╛│││ Como la cuenta 521 -000 │ │││* Nombre GASTOS DEPTO1 │ ││╘═══════════════════════════════════════════════╛ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││╒══════════════════════╕ │││ Efectuar alta: Si/No │ ││Seleccione posicionàndose y <RET> o con letra en intenso; <ESC> salir ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

NOTA El paso 3 se tiene que repetir para cada cuenta que se requiera darde alta subcuentas con estructura semejante.

Opciones del menú de grupos ABC

Altas

Esta opción será útil si se desea que las subcuentas de una determinada cuenta sirvancomo patrón para crear automáticamente subcuentas a una nueva cuenta.

Bajas

Al igual que en ALTAS, si se da de baja una cuenta con subcuentas dependientes deella, automáticamente las subcuentas se darán de baja, evitándose así el tener que darde baja cuenta por cuenta.Para utilizar esta opción debe de asegurarse que las cuentas y subcuentas que se daránde baja tengan saldos en cero y que no tengan algún movimiento, ya que de otramanera no podrá efectuarse la baja.

Cambios

Se selecciona la opción cambios y se teclea el número de cuenta que se modificará, porlo que las subcuentas de esa cuenta también serán afectadas, además será necesarioque se indique el número como el que será modificada la cuenta.

Saldos ABC

Otra opción es Saldos ABC, donde se podrá dar de alta, baja y hacer cambios a lossaldos de las cuentas que sirvan como base de presupuestos o de comparación,siempre y cuando estas cuentas sean de ejercicios anteriores y su saldo no haya sido yaantes (calculado) afectado por movimientos por el sistema.

Estos cambios no afectan el saldo actual.

Ver ejercicios

Dentro de la opción Ver ejercicios, es posible ver un despliegue por pantalla depresupuestos, saldos, cargos o abonos de hasta tres ejercicios a la vez de cualquiercuenta, para lograrlo, se le pedirá que introduzca el número de cuenta, además deberáespecificar el rango de ejercicios que se desea ver.

El número de ejercicio será localizado por el sistema de la siguiente manera:

Número Significado-3 3 Ejercicios anteriores-2 2 Ejercicios anteriores-1 Ejercicio anterior0 Ejercicio Actual1 Siguiente ejercicio

Datos fiscales

Esta opción se utiliza para dar de alta dígitos reconocedores de las cuentas que sedeben de tomar en consideración para el calculo de los reportes fiscales.

Esta característica se utilizará para dar de alta los dígitos con los cuales se relacionarácada cuenta con el concepto dependiente del impuesto al que estén relacionadas.

Es importante aclarar que los dígitos que se piden, son numeros queidentificarán a varias cuentas con un concepto semejante, en dondelos saldos de estas cuentas afectarán el calculo de los reportes.Además que es posible que una misma cuenta tenga varios dígitosISR, dos IMPAC y un dígito IVA.

Es decir, los dígitos se utilizan para reconocer las cuentas, cuyos saldos afectan elcalculo de los reportes fiscales.

A continuación se explica de una manera más detallada las preguntas que el sistemarealiza al dar de alta una cuenta en el módulo Extras del catálogo.

De la cuenta *Nombre a la cuenta *Nombre

Como es posible observar, es permitido relacionar a cada una de las cuentas con surespectivo dígito o hacerlo por grupo de ellas.

NOTA No olvide que es posible consultar el catálogo de cuentas con solopresionar simultáneamente la combinación de teclas <Alt><F3>.

Es importante mencionar, que si se utiliza el alta de dígitos porgrupos SOLAMENTE se realizará la acción para las cuentas de seencuentren incluidas dentro del grupo, NO se modificarán lascuentas de niveles inferiores que dependan de esas cuentas

Ejemplo:De la cuenta 322-001 *Nombre Gastos Departamento Ventasa la cuenta 322-005 *Nombre Gastos Departamento finanzas

Solo se añadirán los dígitos a las cuentas comprendidas entre este rango(322-001, 322-002, 322-003, 322-004, 322-005) y NO se añadirán dígitos a lascuentas hijas de algunas de estas cuentas.

NOTA

Solo es necesario teclear el número de cuenta y automáticamente elsistema mostrará el nombre de la cuenta.

Dígito I.S.R. (1, 2 y 3)

Al instalar el módulo fiscal el sistema da de alta automáticamente una tabla que contieneuna lista de dígitos con los cuales (tres como máximo) podrán ser relacionadas cada unade las cuentas que afecten el cálculo de los reportes fiscales.

La tabla que se presenta a continuación contiene la información referente a los dígitos:

Dígito CONCEPTO AL QUE AGRUPAN

1 SISTEMA FINANCIERO ( CREDITOS ) 2 SISTEMA FINANCIERO ( DEUDAS ) 3 SISTEMA NO FINANCIERO ( CREDITOS ) 4 SISTEMA NO FINANCIERO ( DEUDAS ) 5 INTERESES DEVENGADOS A FAVOR Y UTILIDAD CAMBIARIA 6 INTERESES DEVENGADOS A CARGO Y PERDIDA CAMBIARIA 12 OTRAS DEDUCCIONES(Contables y Fiscales)

Nota: Si las deducciones son solo Contables el dígito que las agrupará será el 112, en cambio si las deducciones son solo fiscales su dígito será el 212.

13 DEVOLUCIONES SOLICITADAS14 INGRESOS TOTALES PROPIOS DE LA ACTIVIDAD PREPONDERANTE 15 DEVOL., REBAJAS, DESCUENTOS Y BONIFICACIONES SOBRE VENTAS 18 OTROS INGRESOS 19 INVENTARIOS 20 COMPRAS NETAS EN TERRITORIO NACIONAL 21 COMPRAS NETAS DE IMPORTACION 23 SUELDOS, SALARIOS Y MANO DE OBRA 24 HONORARIOS 25 PREVISION SOCIAL 26 REGALIAS Y ASISTENCIA TECNICA 27 DONATIVOS


28 ARRENDAMIENTO 29 FLETES Y ACARREOS 30 IMP. SOBRE EROGACIONES POR REMUNERACIONES AL TRABAJO 31 APORTACIONES INFONAVIT 32 APORTACIONES SAR 33 CUOTAS PATRONALES IMSS 34 OTRAS CONTRIBUCIONES 38 EFECTIVO EN CAJA 39 DEPOSITOS EN INSTITUCIONES DE CREDITO NACIONALES 40 DEPOSITOS EN INSTITUCIONES DE CREDITO EXTRANJEROS 41 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR A NACIONALES 42 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR A EXTRANJEROS 43 INVERSIONES EN VALORES NACIONALES 44 INVERSIONES EN VALORES EXTRANJEROS 45 INVERSIONES EN ACCIONES DE SOCIEDADES NACIONALES 46 INVERSIONES EN ACCIONES DE SOCIEDADES EXTRANJEROS 47 OTROS ACTIVOS CIRCULANTES 48 TERRENOS 49 ACTIVOS FIJOS Y DIFERIDOS 52 CONTRIBUCIONES A FAVOR 53 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR A NACIONALES 54 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR A EXTRANJEROS 55 OTROS PASIVOS 56 CONTRIBUCIONES POR PAGAR 57 CAPITAL SOCIAL PROVENIENTE DE APORTACIONES 58 CAPITAL SOCIAL PROVENIENTE DE CAPITALIZACION 59 RESERVAS 60 UTILIDADES ACUMULADAS 61 UTILIDADES DEL EJERCICIO 62 PERDIDAS ACUMULADAS 63 PERDIDAS DEL EJERCICIO 64 OTRAS CUENTAS DE CAPITAL 65 INSUFICIENCIA O EXCESO EN LA ACTUALIZACION DEL CAPITAL 66 RESULTADO POR TENENCIA DE ACTIVOS MONETARIOS 67 ACTUALIZACION DEL CAPITAL CONTABLE 68 INGRESOS DE EJERCICIOS ANTERIORES ( TITULO II ) 69 INGRESOS DE EJERCICIOS ANTERIORES ( TITULO VII ) 72 GANANCIA EN ENAJENACION DE ACCIONES 73 GANANCIA EN ENAJENACION DE INMUEBLES 74 GANANCIA EN ENAJENACION DE OTROS BIENES 75 CONSTRUCCIONES 76 MAQUINARIA Y EQUIPO 77 MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA 78 EQUIPO DE TRANSPORTE 79 DEPRECIACIÓN ACUMULADA 80 AMORTIZACIÓN ACUMULADA 81 APORTACIÓN PARA FUTUROS AUMENTOS DE CAPITAL 82 POR PRIMAS Y FINANZAS 83 PÉRDIDAS POR CRÉDITOS INCOBRABLES 84 USO O GOCE DE BIENES 85 VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJES

Cada uno de estos dígitos relaciona a una cuenta con el concepto por el cual afecta elcálculo del pago de los impuestos, así por ejemplo, si las cuentas 103-201, 107-100,637-621, tienen como dígito ISR el 25, el sistema deducirá que solamente el saldo deestas tres cuentas afectará el cálculo de los reportes en los que se incluya en conceptode a Previsión Social.

Dígito IMPAC (1 y 2)

Funciona de la misma forma que el dígito ISR, nada más que este dato se utiliza pararelacionar las cuentas que afectan el cálculo sobre Impuesto al Activo, cada cuentapuede estar relacionada hasta con dos dígitos IMPAC que pueden seleccionarse deentre los siguientes:


1 ACT. FINAN. CONTRATADOS CON EL SIST. FINANCIERO 2 ACT. FINAN. NO CONTRATADOS CON EL SIST. FINANCIERO 3 ACCIONES 4 INVENTARIOS 5 TERRENOS 6 DEUDAS

Dígito IVA

Su funcionamiento es semejante al de los dos dígitos anteriores y su objetivo es el deagrupar las cuentas que afecten el cálculo de los reportes para el impuesto del ValorAgregado.

Los dígitos IVA se pueden seleccionar de entre:


1 IVA TRASLADADO2 IVA ACREDITABLE

Clave I.V.A. No/Grava/Exportación/Exento

Estos datos son necesarios para el cálculo de impuesto al Valor Agregado. Como ya esde su conocimiento existen varios conceptos que gravan al IVA pero, dependiendo delconcepto, la cantidad que afecte dependerá de su correspondiente porcentaje.

Clave I.V.A. No/Grava/Exportación/Exento No Para cuentas que no gravan al IVA.

Al instalar el módulo fiscal, todas las cuentas tiene como asumido elNO gravar, por lo que es necesario modificar este campo de locontrario no se tomaran en cuenta para los cálculos de dichosreportes.

Exportación Si la cuenta se utiliza para exportaciones, indiquelo en este campo.Exento Existen datos que aunque se toman en cuenta para algunos de los

reportes solicitados, su valor no grava al IVA, es esta opción la que setiene que seleccionar para relacionar los datos que pertenezcan a estetipo.

Grava Las cuentas relacionadas con esta opción formarán parte en el cálculode algunos reportes del IVA, y al seleccionar esta opción, se piden elporcentaje de IVA que gravan dichas cuentas, por ejemplo si gravan al6% su valor debe ser 6.

Porc. Act. I.V.A.Porc. Ant. I.V.A.

Como ya se mencionó este dato (Porc. Act. I.V.A.) se requiere cuando una cuenta gravaal IVA, y se utiliza para especificar el porcentaje del valor que será tomado del saldo finalde dicha cuenta para el cálculo de los reportes del Impuesto al valor agregado.

El campo Porc. Ant. I.V.A. muestra el porcentaje que tenía antes esta cuenta.

Ejemplo:

Valor gravable Valor captado6% 610% 10

El porcentaje gravable se debe captar como un número entero nocomo porcentaje, ya que el sistema convierte este valor numérico asu respectivo valor en porcentaje.

NOTA

Para mayor información consulte el capítulo 25 Reportes Fiscales.

apítulo 6

Captura de Pólizas

En este capítulo se explicarán el proceso de captura de pólizas y el proceso deafectación de pólizas que fueron captadas con clase Sin afectar o Permanente sinafectar; ambas opciones se encuentran en el módulo denominado Pólizas.

Pólizas ABCDE

Cómo entrar

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ LA GRAN EMPRESA, S.A. DE C.V ││ Menú principal ││ Pólizas Reportes Catàlogo Cierre Instalación Otros Salir ││╒══════════════════════════════════╕════════════════════════════════════════════│││Pólizas ABCD │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░│││Aplicación de pólizas sin afectar │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░│││Definición de prepólizas ABCD │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░│││Traspaso de auxiliares │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░│││Cargar pólizas externas │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░│││Bajar pólizas a archivo externo │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││╘══════════════════════════════════╛░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││Altas, bajas, cambios, despliegues y opciones extras de pólizas ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Para entrar al módulo de captura de pólizas se debe elegir la opción Pólizas del MenúPrincipal y posteriormente, seleccionar la opción Pólizas ABCDE.

Una vez seleccionada esta última opción, CONTPAQ lo llevará al módulo que se presentasimilar a todos los menús de mantenimiento Altas, Bajas, Cambios y Despliegues.

C

Altas

Introducir pólizas a la contabilidad.

Bajas

Eliminar o borrar pólizas.

Cambios

Es posible corregir cualquier error de una póliza, ya sea de aplicación, fecha, número,etc., así como cancelar, modificar o agregar movimientos.

Despliegues

Visualiza en la pantalla la información de una póliza.Los datos de una póliza en CONTPAQ se dividen en dos partes:

Encabezado de la póliza o datos generales:Fecha, tipo, número, clase y concepto.Detalle de los movimientos:Cargos y abonos.

Copiar

Esta opción copia una póliza dada de alta anteriormente y pide la fecha de la nuevapóliza así, el sistema elabora una copia de dicha póliza pero con diferente fecha,evitando al Usuario el dar de alta pólizas semejantes que solo varíen en la fecha de laelaboración de la misma.

NOTA Con el fin de poder realizar este proceso, las pólizas no deben de serpermanentes.

Encabezado de la pólizaEl primer dato a capturar es la fecha de la póliza que, como todas las fechas seespecifica de la forma 'ddmmaa'.

Esta fecha deberá estar dentro del período vigente. Es muyimportante que se capte la fecha adecuada, ya que indica el períodoa afectar. Sin embargo, si la contabilidad se maneja por períodosabiertos, es posible que se den de alta o baja pólizas de períodosanteriores o futuros dentro del ejercicio actual.

NOTA Si al instalar la empresa se definió que se deseaba manejar 12períodos (es lo más usual), se añade automáticamente 1 período,que se utilizará para el cierre del ejercicio, le llamaremos a ésteperíodo "de fin de ejercicio".

Para desplegar, modificar, realizar altas, bajas, etc, de pólizas en el período de fin deejercicio, se debe de presionar la tecla <F10> en el campo de fecha; teniendoposibilidad, cuando se cuenta con varios ejercicios conservados, de teclear la fecha defin de ejercicio de alguno de ellos, lo cual indicará que se trata del período de fin deejercicio.

Tipo de póliza

Este dato es especial ya que se debe elegir una de las siguientes opciones:

Tipo Ingresos Egresos Diario Orden Estadística

Si en la opción de Tipo solamente aparecen: Ingresos, Egresosy Diario, es debido a que desde la instalación (Véaseredefinición) se especificó que no existirían pólizas de cuentasde Orden. Ni de tipo estadístico.

Número de póliza

Es de tipo numérico y puede ser hasta de 8 dígitos (máximo 99'999,999).

La fecha, el período, el ejercicio, el tipo y el número de póliza, son los datos que hacen auna póliza diferente a las demás, es decir, CONTPAQ no acepta 2 pólizas del mismoperíodo, con el mismo tipo y el mismo número.

Clase de la póliza

Este dato se refiere al tiempo de afectación de la póliza y se explica a continuación:

Clase Normal Permanente Permanente_sin afectarº Sin afectar

NormalUna póliza normal es aquella que en el momento de sercaptada, afecta inmediatamente los saldos de las cuentasque intervienen en ellas (se cargan y se abonan). Lo que lepermite obtener un estado financiero actualizadoinmediatamente después de capturar la última póliza.

PermanenteEs una póliza que se repite en cada uno de los períodos hasta el período de vigencia deacuerdo a la fecha. Es decir, es una póliza que afectará automáticamente susoperaciones contables durante un período de tiempo determinado. Al dar de alta estaclase de póliza, el sistema da de alta ésta y todas las pólizas que se derivan de ella, porlo que requerirá un tiempo mayor al normal de una póliza a un sólo período.

Si se desea que la vigencia de una póliza sea infinita, al momento que el sistemapregunte la vigencia de la póliza, debe presionar la tecla <F8>, en ese momento, secrean las pólizas que correspondan al ejercicio actual, y al hacer el cierre del ejercicio,automáticamente se crearán las pólizas del siguiente año y así sucesivamente.

Permanente sin afectarEs una póliza que tiene las mismas características que la anterior pero no se aplicaráautomáticamente, sino que será afectada hasta que se indique en el menú principal depólizas la opción Aplicación de pólizas sin afectar.

Sin afectarEsta es una póliza que podrá ser de cualquier tipo, y será aplicada hasta que el usuariolo indique.

Concepto

Este campo es opcional. define un concepto para la póliza.

Diario

El último dato es el Diario (siempre y cuando se haya definido en la instalación que seutilizarán diarios especiales), dentro del cual aparecerán los nombres de los diarios queestén definidos en el módulo de Tablas.

Existen diarios que CONTPAQ ya tiene definidos, los cuales pueden ser borrados omodificados si lo desea. Estos diarios resultan de gran utilidad para agrupar las pólizas,los movimientos que correspondan a ingresos o egresos del flujo de efectivo.

NOTA Cuando se maneja flujo de efectivo automático CONTPAQ controlarálos movimientos.

En la opción Impresión de Diarios y Pólizas del módulo de Reportes del catálogo enReportes del Menú Principal, es posible obtener un reporte de las pólizas agrupadasbajo un mismo diario, seleccionando la opción Otros diarios al momento de captar lainformación deseada, en la cual se despliegan 3 opciones:

Diario cronológicoPólizas Otros diarios.

Captando el detalle de la pólizaUna vez especificados los datos del encabezado de la póliza, se procederá a pedir lainformación de los movimientos comenzando por el número de cuenta, el cual deberáser de último nivel, es decir, al que le van a aplicar los movimientos, automáticamenteaparecerá el nombre de la cuenta que se tiene definido en el catálogo, posteriormentepodrá optar por dar una referencia, si así lo desea, la cual no debe exceder de 8caracteres alfanuméricos. A continuación deberá especificar el cargo o abonorespectivo de acuerdo al asiento que se capte.El concepto podrá ser o no omitido, para después elegir entre las opciones del Diarioque se hayan definido (si se utiliza diario a movimientos). Si se optó por llevar flujo automático, al momento de hacer un movimiento a las cuentasde flujo, en la opción de Diarios dentro del detalle de movimientos, aparecerá unaventana con los conceptos dados de alta. Cuando no es cuenta de flujo y, en caso quehaya indicado en la redefinición del sistema llevar Diario de Movimientos, entoncesaparecerá la ventana con los conceptos que previamente haya dado de alta. Estosdiarios sirven para agrupar los movimientos.Si se tienen registrados más de 20 diarios, en la ventanilla únicamente aparecerán losprimeros 20. En caso que se quiera seleccionar el diario número 28 por ejemplo, en laopción Diarios deberá presionar la tecla <ESC> y el número de diario, que en este casoes el 28. Se pueden dar de alta hasta 999 Diarios entre diarios de movimientos, diariosde pólizas y diarios de flujo.

NOTA Si en la redefinición del sistema se indicó que deseaba llevar otrosdiarios, entonces aparecerá en el Encabezado de la póliza una nuevaopción: Diario y al momento de captar este dato, aparecerá unaventana para escoger el diario que previamente dio de alta en Tablasdel sistema. Estos tipos de Diario son útiles para agrupar pólizas.

Si se necesita dejar una póliza a la mitad, se deberá presionar <ESC> y seleccionar laopción ajustar, cuadrándose de esta manera la póliza, utilizando, automáticamente lacuenta de cuadre, por lo que la póliza tiene que cuadrarse forzosamente; así que si esnecesario se recomienda el uso de la cuenta de cuadre.

En caso que se haya optado por NO llevar la cuenta de cuadre, el sistema no lepermitirá salir de la póliza, si está descuadrada, para ello deberá modificarla ocancelarla.

Para agilizar la captura de movimientos puede auxiliarse de las teclas <+> y <F9>, laprimera sirve para agregar 3 ceros al captar los cargos o abonos.

La tecla <F9> se utiliza para cuadrar la póliza. Al ser presionada esta tecla después decaptar el número de cuenta del último movimiento, cuadra la póliza haciendo un cargo oabono por la cantidad restante para cuadrar la póliza.

NOTA Es muy útil cuando únicamente falte un movimiento para terminar lacaptura de la póliza.

También se tiene la opción de utilizar una cifra de control, está, se utiliza para prevenirerrores en la captura de las pólizas. Esta cifra actúa como un acumulador, que guarda lasuma de los numeros de cuenta que intervienen en una póliza, de manera que facilita larectificación de errores que se apliquen a determinada póliza. El uso de esta opcióndeberá ser definido en el módulo de Redefinición del sistema.

Este dato, es un dato de despliegue al igual que los totales de la póliza que aparecen enel mismo renglón.

Ejemplo:

Para una póliza ejemplo se han realizado los siguientes movimientos:Número de cuenta Cargo Abono

104-010 11'000,000.00 112-002 11'150,000.00 405-080 150,000.00----------- ---------------- ------------------- 621 092 11'150,000.00 11'150,000.00

El sistema realiza la sumatoria de los cargos y los abonos implicados en la póliza,y si seutiliza el dígito agrupador también realizara la sumatoria de los números de cuenta quesean afectados por los movimientos de dicha póliza, así, al comprobar la sumatoriamanual contra la sumatoria que el sistema presenta, será posible detectar errores en lacaptura de las cuentas que serán afectadas por los movimientos de dicha póliza.

NOTA Este procedimiento sólo se utiliza por algunos contadores, y con elúnico fin de rectificar la correcta captura de cuentas que seránafectadas por los movimientos de la póliza en cuestión.

La captura de los datos se muestra en la siguiente pantalla:

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 12:00a ││Pólizas ABCD ... Altas,Bajas,Cambios,Despliegues Período No. 12 ││╒ Encabezado de la pàliza ═════════════════════════════════════════════════════╕│││ Fecha 19/DIC/92 ││││ Tipo Ingresos Número 50 ││││ Clase Normal ││││ Concepto Diario │││╒ Movimientos ═════════════════════════════════════════════════════════════════╕│││ _no_ ______C_u_e_n_t_a_______╒═══════════════════════════════════════════════╕│││ _Refer._ ___C_o_n_c_e_p_│ No. de cuenta 101 -100 ││││ 0001 │* Nombre Fondo Fijo de Caja AAT ││││ │ ││││ │ Referencia ││││ │ ││││ │ Cargo 19,121,992 ││││ │ Abono ╒███████████████████╕ ││││ │ │ NO DIARIO │ ││││ │ Concepto │ │ ││││ │ Diario │ │ ││││ ╘════════════════│ │══════════╛│││ Total: │ │ │││╘═══════════════════════════════════════════════╘═══════════════════╛══════════╛││ ││Elija diario posicionàndose y <RET>; <ESC> salir ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

En la captura de una póliza es posible dar de alta cuentas que no seencuentren en el actual catálogo de cuentas.

Aplicación de pólizas sin afectar

El objeto de este módulo es de gran importancia, ya que si se definióuna póliza o un conjunto de pólizas sin afectar y éstas no han sidoafectadas, el sistema no le permite realizar los cierres, tanto deperíodo como del ejercicio.

Las pólizas captadas con clase Sin afectar o Permanente sin afectar no aparecerán enlos reportes que presenta el sistema, si se desea ver cuáles son las pólizas que no hansido aplicadas lo podrá hacer de la siguiente manera:

Entrar a la opción Estados Financieros del módulo Reportes.Seleccionar la opción de Impresión de Diarios.

Seleccionar Otros diarios. El diario No. 7 es el que contiene la información de laspólizas sin afectar (Este diario puede ser modificado, pero no puede darse de baja).

Si se desea aplicar sólo determinado número de pólizas, se podrá seleccionar el períodocorrespondiente para la afectación, especificando el tipo de pólizas a afectar:Ingresos, Egresos, Diario, Cuenta Estadística, De Orden o Todas, si así lo desea.

apítulo 7

Definición de PrePólizas

La nueva versión de CONTPAQ permite tener Pólizas Predefinidas, de manera que, esposible definir moldes pre-elaborados de pólizas mas usuales, como ayuda para agilizarla captura de pólizas con un cierto grado de repetitividad o para pólizas con un importede distribución entre cuentas, como es el caso del pago de energía eléctrica entre variosdepartamentos.

Las prepólizas son pólizas predefinidas que se utilizan para agilizar el trabajo de capturaen aquellos casos en que la forma de la póliza es siempre igual, o que los movimientosafectan siempre a las mismas cuentas, etc. Este formato predefinido es como un moldeen el que se tiene la oportunidad de dejar datos fijos o con opción a cambio y que podráser ejecutado en cualquier campo de la opción Altas de Pólizas ABCD con solopresionar la tecla de disparo correspondiente.

Al ejecutar una prepóliza, todos los datos de la póliza que se este captando serángenerados automáticamente, de manera que si todos los datos de la prepóliza son fijoso calculados, una póliza entera se podría captar con solo presionar una tecla de disparo.

Para hacer una definición de prepóliza se debe posicionar dentro del módulo de Pólizasen la opción de Definición de Prepólizas ABCD.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ ADMINISTRACION Y SERVICIOS DE GRUPO ││ Menú principal ││ Pólizas Reportes Catàlogo Cierre Instalación Otros Salir ││╒══════════════════════════════════╕════════════════════════════════════════════│││Pólizas ABCD │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░│││Aplicación de pólizas sin afectar │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░│││Definición de prepólizas ABCD │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░│││Traspaso de auxiliares │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░│││Cargar pólizas externas │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░│││Bajar pólizas a archivo externo │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││╘══════════════════════════════════╛░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││Altas, bajas, cambios, despliegues y opciones extras de pólizas ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

C

Las cuatro opciones posibles en el módulo de prepólizas son:

Altas: Dar de alta una prepóliza. Bajas: Dar de Baja una prepóliza definida anteriormente. Cambio: Cambiar la definición de una prepóliza existente. Despliegues: Consulta de prepólizas ya definidas.

AltasDentro de la opción de ALTAS se pedirán en forma consecutiva los datos relacionadoscon la prepóliza, la captura de una prepóliza es de forma semejante a la captura de unapóliza:

1. El primer grupo de datos que se pide permiten identificar a una prepóliza de lasdemás. Con el número de prepóliza el módulo distingue a una prepóliza de lasdemás.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 1:50p ││ Definición de prepólizas ABCD ... Altas,Bajas,Cambios,Despliegues ││╒ Datos de la prepóliza ═══════════════════════════════════════════════════════╕│││ Número de prepóliza 2 ││││ Descripción Póliza pago de Luz ││││ Tecla de disparo │││╒ Encabezad╒══════════════════╕════════════════════════════════════════════════╕│││ Fecha │Por captar │ ││││ Tipo │Dφa de hoy │ N·mero ││││ Clase │Fin de período │ ││││ Concepto │Inicio de período │ Diario │││╘══════════│Día quince │════════════════════════════════════════════════╛││ │Día del mes │ ││ ╘══════════════════╛ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││Tomar como fecha el día de la captura; <ESC> salir ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Datos de la prepóliza

Número

Número de registro de la prepóliza, puede haber hasta 99, pero debe ser menor o igualal número de registros formateados para prepólizas dado en la expansión de archivos.

NOTA

Es posible consultar el número de registros formateados, en laInstalación del sistema (expandir y reducir archivos).

Descripción

La descripción sirve para dar una mejor idea del tipo de movimientos que se generaranal ejecutarla esta, puede ser un campo fijo o a captar, es opcional, pero se recomiendaque siempre se llene ya que refleja el origen de los movimientos para el que segenerarán automáticamente con la ejecución de la prepóliza.

Tecla de disparo

La tecla de disparo sirve para activar la prepóliza desde el módulo de pólizas ABCD. Aldefinir una prepólizas se debe dar una tecla de disparo, que servirá para activar yejecutar la prepóliza cuando se esta captando una póliza, una prepóliza puede serejecutada aun cuando una póliza ya este avanzada en su captura, siempre y cuandoaun se encuentre en la captura del encabezado de la póliza, aquí, la póliza respetará loya captado y ejecutará la parte complementaría.

NOTA Esta tecla de disparo puede ser una combinación de <Alt>, <Shift> o<Ctrl> con una tecla de función <Fn>, o también una combinación de<Alt> con cualquier letra, número o tecla de movimiento.

Cuando una prepóliza y una macro se han nombrado con la mismatecla de disparo, se ejecutará la macro y no la prepóliza.Si dos prepólizas tienen la misma tecla de disparo, al ejecutarlas enpólizas ABCD, se ejecutará la que tenga el menor número deprepóliza dado.

Recuerde que antes de dar una combinación de teclas para nombrar auna prepóliza debe consultar el Anexo D donde encontrará una tablacon la combinación de teclas utilizadas por el sistema. Además, noolvide consultar las combinaciones de teclas que haya utilizado paranombrar sus macros.

EncabezadoUna vez definidos los datos particulares de la prepóliza, se deben especificar aquellosdatos que formarán el encabezado de la póliza que se generará al llamar a la prepóliza.

Fecha

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 11:28a ││ Definición de prepólizas ABCD ... Altas,Bajas,Cambios,Despliegues ││╒ Datos de la prepóliza ═══════════════════════════════════════════════════════╕│││ N·mero de prepóliza 6 ││││ Descripción Pago de Teléfono ││││ Tecla de disparo Alt T │││╒ Encabezad╒══════════════════╕════════════════════════════════════════════════╕│││ Fecha │Por captar │ ││││ Tipo │Día de hoy │ Número ││││ Clase │Fin de período │ ││││ Concepto │Inicio de período │ Diario │││╘══════════│Dφa quince │════════════════════════════════════════════════╛││ │Dφa del mes │ ││ ╘══════════════════╛ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││Especificar la fecha en la captura de pólizas; <ESC> salir ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Al entrar a este campo se muestran en pantalla las siguiente opciones:

Por captarSe pedirá la fecha en pólizas ABCD al momento de la captura.Día de HoyEl campo se captará automáticamente con la fecha del día en que esté dando de altala póliza.Fin de períodoPoner la fecha de fin del período.Inicio de períodoPoner la fecha de inicio de período.Día quincePoner el día quince del período de captura.Día del mesPoner la fecha con el día captado en prepólizas y el mes de la captura de la póliza.

Tipo

Se captará automáticamente, al elegir alguno de los cuatro tipos de pólizas posibles: Ingresos Egresos Diario Orden

NúmeroCon <Alt> <F9> se le indica al sistema que el número de póliza se pedirá al momento decaptar la póliza, de otra forma se captará automáticamente con el dato fijo que se capteen la prepóliza.

Clase

La clase de la póliza siempre es un dato fijo de manera que se capta automáticamenteen la póliza, pudiéndose seleccionar de entre los siguientes:

NormalLa póliza se afecta al catálogo en el momento de la captura en el período al quepertenece.

PermanenteLa póliza se afecta desde la fecha de captura hasta la fecha de vigencia.

Permanente sin afectarLa póliza se afectará por toda su vigencia al correr el proceso de afectación.

Sin afectarLos movimientos de la póliza no afectan al catálogo de cuentas hasta que se corra elproceso de afectación.

Concepto

El concepto tiene las siguientes opciones:

<Alt><F9> Se captará al momento de la alta de la póliza.&n Si se dio de alta algún concepto en la opción Conceptos ABCD, este

se puede mandar llamar cuando se corra la prepóliza con sólo teclear& seguido del número captado en aquella opción.

Dato fijo El concepto también puede ser captado como un dato fijo.

Diario

Este campo sólo se capta cuando la pregunta 'Otros diarios de pólizas' tenga 'Sí' en laredefinición del sistema.En la ventana de selección se podrá optar por no tener diario, captarlo en pólizas ABCDo ponerlo como un dato fijo, seleccionando alguno. Si se da <ESC> se pedirá el númerode diario que puede estar entre 9 y 999.

Detalle de la pólizaDespués de captar el encabezado de la póliza se pasa a captar la información de losmovimiento comenzando por el:

Número de cuenta

Si se capta un código, este quedará como un dato fijo que se pondrá automáticamenteen la póliza. Se puede teclear <Alt><F9> lo que indica que el código se captará posteriormente en lapóliza.Al teclear <Alt><F10> se captarán los límites de un rango de cuentas, las cuentas queforman este rango aparecerán en una ventana en el momento de captar la póliza, de talforma que se podrá seleccionar cualquiera de estas cuentas para el movimiento aafectar al momento de la captura.

Referencia

Puede ser un dato constante al definirlo en el programa, o es posible presionar la tecla<Alt><F9> con lo cual este dato se captará al momento generar la póliza.

Cargo o Abono

Siempre al ejecutar una prepóliza, el sistema pedirá el importe base a considerar.Si en la definición de la prepóliza se capto un importe fijo, este dato, el importe base aconsiderar, no se tomará en cuenta, en cambio si se especifico que se captaría almomento de realizar la póliza, este dato será el que ocupara dicho valor.Existen tres formas de llenar el campo Importe:

FijoSe teclea un valor fijo en la captar de la prepóliza.<Alt><F9>Se especifica que dicho valor será ocupado por el dato Importe base a considerarque se pide al activar una prepóliza.<Alt><F10>El importe que se pide al ejecutar una prepóliza se utiliza como base con lasopciones que se pueden seleccionar al activar <ALt><F10>, estas son:

% del Importe Base:El importe del movimiento se calculará en base al porcentaje captado y el importeque se capte en la ejecución de la prepóliza.El porcentaje puede ser mayor a 100, lo que equivaldría a tener el importe base másun porcentaje. Puede ser 100% lo que haría que el importe base captado fuera elimporte del movimientoImporte base más IVA (10%)Es equivalente a haber captado un porcentaje del 110% en la opción anterior. Puedeser útil en un cobro donde al valor original hay que agregarle el IVA.IVA (10%) del importe basePoner como importe del movimiento el 10% del importe base captado en la ejecuciónde la prepóliza.Retención (10%) importe basePoner como importe del movimiento el 10% del importe base.% de algún movimientoEn este caso el importe depende del importe de otro movimiento, habrá que captar elporcentaje y de que número de movimiento se trata. El número de los movimientosaparece en la parte izquierda de la pantalla "Movimientos" del programa.Diferencia del totalEsto equivale a teclear <F9> en la captura del importe del movimiento en pólizasABCD. El programa calculará la diferencia que exista entre la suma de cargos yabonos de los movimientos generados hasta el momento y esto será el importe delmovimiento por generar.

Diario

Este campo sólo se pide si se trata de una cuenta de flujo de efectivo, o se haespecificado que se llevan diarios a movimientos en la redefinición del sistema.

Como se ve, el programa de definición de prepólizas tiene una estructura yfuncionamiento similar al de pólizas ABCD, con la diferencia de que aquí la póliza secapta una sola vez y después se genera automáticamente las veces necesarias enpólizas ABCD con una tecla de disparo.

Cómo borrar una prepólizaPara borrar una prepóliza se selecciona la opción Bajas en el menú ABCD deprepólizas.

Con el fin de que el sistema realice la baja, se requiere que el Usuario teclee el númerode la prepóliza que se desea borrar, al teclear dicho valor se desplegará una pantalla enla que se muestran todos los datos de la prepóliza por borrar, y solamente se espera laconfirmación (@) para efectuar la baja.

Cambios en prepólizasAl seleccionar esta opción se tiene la posibilidad de modificar los datos de una prepólizaen particular.

Bien

Afirmación de datos correctos, fin de modificaciones.

Prepóliza

Para modificar los datos particulares de la prepóliza como son el número, la descripcióny la tecla de activación.

Póliza

Modifica los datos del encabezado de la póliza como fecha, tipo, clase, concepto ynúmero de diario.

Movimientos

Se modifican los movimientos de la prepóliza.

DesplieguesPide el número de prepóliza y muestra todos sus datos.Es posible navegar a través de los movimientos por medio de las teclas de movimiento (

).

apítulo 8

Impresión de Pólizas y diarios

En este capítulo se explicará la forma de realizar la impresión de pólizas y diarios. Paraello se hace uso de la opción Reportes del catálogo que se desprende de Reportesen el menú principal.

De los reportes desplegados debe elegirse la opción Impresión de Diarios y Pólizas,con lo que aparecerá una pantalla en la que se deberán captar los datos solicitados.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 12:00a ││ ││ Reportes del Catàlogo ││════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════││╒═══════════════════════════════╒═════════════════════════════════════════════╕ │││ Catàlogo de Cuentas │ Del 1/DIC/92 │ │││ Posición Financiera, Balance G│ Al 31/DIC/92 │ │││ Estado de Resultados │ │ │││ Origen y Aplicación de Recurso│ Información de Diario cronológico │ │││ Anexos del Catàlogo │ │ │││ Movimientos, Auxiliares del Ca│ Tipo de pólizas Todas │ │││ Balanza de Comprobación │ │ │││ Reporte de Componente Inflacio│ Formato Continuo │ │││ Saldos Promedio │ │ │││ Flujo de efectivo │ Pólizas Todas │ │││ Libro Mayor │ │ │││ Una Póliza Concentrada │ Folio Si/No │ │││ Impreso de Presupuestos │ │ │││ Auditoría de Saldos │ Total por día Si/No │ │││ Impresión de Diarios y Pólizas│ │ │││ Instalados del Reporteador │ Imprimir A detalle │ ││╘═══════════════════════════════╧═════════════════════════════════════════════╛ ││ ││Seleccione posicionàndose y <RET>, o con letra en intenso; <ESC> salir ││Derechos de autor / Marca reg. (1991), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Fecha

En este dato se podrá especificar la fecha o el rango de fechas (Del.. Al..) que se quiereimprimir. En caso de que no se especifique nada se asumirá el rango de fechas desde elprimer día al último del período vigente.

Si la fecha de impresión de pólizas comprende hasta el fin de ejercicio, entoncesquedarán incluidas las pólizas del período de cierre de fin de ejercicio.

Información de

En este campo es en el que se especifica al sistema lo que se desea imprimir:

C

-Diario cronológico,-Pólizas (Del... , Al...)-Otros diarios (Selección de entre los diarios instalados).

Sólo en caso de que desee escoger la opción de pólizas o de otros diarios, tendrá queespecificarlo, de lo contrario se asume el diario cronológico.

Tipo de PólizasTipo

Todas Ingresos Egresos Diario De orden Estadísticas

Esta opción le permitirá la consulta o impresión por tipo de póliza(Diario, Ingresos, Egresos, etc.) o todas las pólizas existentes.

Al teclear <RET> se asume la opción 'Todas', sin embargo, sepuede escoger entre: Ingresos, Egresos, Diario, De Orden yEstadísticas, para estos dos últimos tipos de pólizas debehaberse indicado que se manejarían (Véase Redefinición delsistema), si no es así, no serán desplegadas en la ventana.

Una vez captados todos los datos, se pide la confirmación de datos correctos. El reportese podrá ejecutar por Pantalla, Impresora o Disco.

Formato

Se tiene la facilidad de determinar el formato deseado, ya sea continuo o una póliza porhoja. Si no se especifica ninguno de ellos el sistema asume el formato continuo.

Pólizas

También, hay que especificar si se desea consultar o imprimir todas las pólizas o sólolas No impresas. Se asumen todas las pólizas.

Folio

El número de Folio, es útil para llevar un consecutivo de pólizas a través de todo el año,que será controlado por la impresión, para efectos del libro del Diario Oficial.

Total por día

Al seleccionar esta opción se añadirá un renglón en el reporte en el que se incluye eltotal de cargos y abonos del día.

Imprimir

La información generada en este reporte se puede imprimir mostrando por cada póliza eltotal de su información es decir imprimir movimiento por movimiento (Imprimir a detalle)u optar por imprimir sólo un concentrado de la póliza en cuestión, este concentradomuestra en la ejecución del reporte un renglón en el que se dan el total de cargos yabonos de dicha póliza (Sólo encabezados).

Impresión del diario cronológicoLa impresión del libro diario es un reporte oficial, por lo tanto, imprime los datos de laempresa como son: Nombre, Domicilio, RFC, etc., siempre y cuando hayan sido dadosde alta en la redefinición del sistema.

CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. Hoja 1 Dirección: Av. Insurgentes # 6322 Código postal: Reg. Fed.: LGE1837 Reg. Est.: Reg. Cam.:

13:17:24DIARIO CRONOLOGICO DEL 1/FEB/92 AL 29/FEB/9210/AGS/92

Fecha Tipo Numero C o n c e p t o Clase No. Refer. C u e n t a N o m b r e C a r g o s A b o n o s

1/FEB/92 Ingresos 15 1 102-101 CTA CHEQUES 176100-6 350,000 2 410-100 Ventas producto A MATRIZ 200,000 3 410-200 Ventas producto B MATRIZ 150,000

Total póliza: 350,000 350,000

1/FEB/92 Ingresos 17 1 102-102 CTA CHEQUES 675-89-301 350,000 2 420-300 Ventas producto C SUCURSAL 350,000

Total póliza: 350,000 350,000 1/FEB/92 Ingresos 18

1 121-000 TERRENOS 500,000 2 122-000 EDIFICIOS 9'000,000 3 125-000 MAQUINARIA Y EQUIPO 467,000 4 131-000 GASTOS DE INSTALACION 600,800 5 131-000 GASTOS DE INSTALACION 200,000 6 132-000 GASTOS DE ORGANIZACION 6'709,000 7 221-000 PRESTAMOS HIPOTECARIOS 900,000 8 520-005 Prima vacacional 45,000 9 520-006 I.M.S.S. 50,000 10 520-007 Infonavit 8,000 11 520-008 Gastos Previsión Social 1,200 12 520-009 1% sobre remuneraciones 500 13 521-003 Tiempo extra 12,000 14 521-006 I.M.S.S. 15,000 15 102-101 CTA CHEQUES 176100-6 16'708,500

Total póliza: 17'608,500 17'608,500

La información que se presenta en el reporte anterior es mostrando a Detalle lainformación de las pólizas.

La información que a continuación se muestra es utilizando las opciones de imprimirSolo encabezados y Total por día.

CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. Hoja 1Dirección: Dirección Código postal:Reg. Fed.: RFC Reg. Est.: Reg. Cam.:

13:19:19 DIARIO CRONOLOGICO DEL 1/FEB/92 AL 29/FEB/92 10/AGO/92Fecha Tipo Numero C o n c e p t o Clase C a r g o s A b o n o s

1/FEB/92 Ingresos 15 350,000 350,0001/FEB/92 Ingresos 17 350,000 350,0001/FEB/92 Ingresos 18 17'608,500 17'608,5001/FEB/92 Ingresos 20 109,800 109,8001/FEB/92 Ingresos 21 2'555,300 2'555,3001/FEB/92 Ingresos 1,111 ingresos del día 100,000 100,0001/FEB/92 Ingresos 8,000 ingresos del día S.Af. 0 01/FEB/92 Diario 50 4'085,700 4'085,700

Total al 1/FEB/92 : 25'159,300 25'159,300

Total de pólizas impresas: 8Total de movimientos impresos: 0

8/FEB/92 Ingresos 2 Ingr Sucurs sem 1 banco dos 4'348,100 4'348,1008/FEB/92 Egresos 1 Traspaso 176100-6 a 32560-3 1'500,000 1'500,0008/FEB/92 Egresos 2 Pago notas diversas 2,256 2,2568/FEB/92 Egresos 3 Cheque Cancelado 0 08/FEB/92 Egresos 4 Compras 733,700 733,7008/FEB/92 Egresos 5 Pago Gas y lubricantes 54,740 54,740

Total al 8/FEB/92 : 6'638,796 6'638,796


12/FEB/92 Ingresos 655 70,300 70,300Total al 12/FEB/92 : 70,300 70,300


15/FEB/92 Ingresos 3 Ingr Matriz sem 2 banco uno 1'552,500 1'552,50015/FEB/92 Ingresos 30 INGRESOS POR DIVIDENDOS 534,000 534,00015/FEB/92 Egresos 6 Nomina quince 1 con eventuales 580,000 580,00015/FEB/92 Egresos 30 PAGO DE DIVIDENDOS 498,700 498,70015/FEB/92 Diario 10 Venta con descto. especial 153,870 153,870

Total al 15/FEB/92 : 3'319,070 3'319,070


22/FEB/92 Ingresos 10 Cobranza del día 105,000 105,000Total al 22/FEB/92 : 105,000 105,000


25/FEB/92 Ingresos 16 Venta del día 390,000 390,000Total al 25/FEB/92 : 390,000 390,000


Impresión por diario (Otros Diarios)Si dentro de la opción Información, se elige Otros Diarios, se efectuará la consulta oimpresión de pólizas que pertenecen a un Diario especial; el sistema preguntará elnúmero de diario a consultar.

Este Diario Especial existirá si ha sido dado de alta en el módulo Usuarios y Conceptos.

NOTA Los Diarios Especiales estarán definidos de la manera en que lodetermine el usuario (Véase capítulo de Usuarios y conceptos).

Impresión por número de pólizas (Pólizas)Para hacer uso de esta opción se selecciona en Información, la opción Pólizas, y seespecifica el rango a imprimir. Al seleccionar esta opción se podrán consultar o mandarimprimir las pólizas existentes de una manera individual o por grupos.

apítulo 9

Reportes del Sistema

Este capítulo proporciona información necesaria para imprimir los Estados Financierosgenerados por el sistema, ya sean estáticos o dinámicos. Además de reportes comoSaldos Promedio, Flujo de Efectivo, Libro Mayor, etc.

Cómo entrarDesde el Menú Principal elegir la opción de Reportes, y posteriormente seleccionar lasopciones Estados Financieros, Reportes Auxiliares e Instalados del Reporteador.

Estados financierosPosición Financiera, Balance GeneralEstado de ResultadosBalanza de ComprobaciónOrigen y Aplicación de RecursosFlujo de efectivoLibro Mayor Impresión de Diarios y Pólizas

Reportes auxiliaresCatálogo de CuentasAnexos del CatálogoMovimientos, Auxiliares del CatálogoUna Póliza ConcentradaImpreso de PresupuestosAuditoría de SaldosReporte de Componente InflacionarioSaldos Promedio

Formas de obtener un reporteEl sistema permite obtener un reporte por cualquiera de las tres siguientes formas:

Permite ver el reporte en el monitor, sin tener que imprimirlo.Cuando solamente es necesario consultar algún dato o verificarlo,esta opción resulta bastante útil.

C

Cuando se elige obtenerlo por pantalla, el sistema desplegará cada página haciendopausa al llenar una pantalla, para navegar a través del reporte se tienen las siguientesopciones de movimiento:

Las flechas del cursor y el tabulador paramoverse a través del reporte.

PgDn o <Ret> Continuará desplegando la páginasiguiente.

PgUp Desplegará la página anterior.<Ctrl> PgUp Primera pantalla del reporte.<Ctrl> PgDn Ultima pantalla desplegada del reporte<Home> El extremo izquierdo dentro de una

pantalla.<End> El extremo derecho dentro de una pantalla.

Permite obtener un reporte por escrito, por medio de unaimpresora, al momento de mandar un reporte a impresión elsistema preguntará el número de copias que se desean obtenerde dicho reporte.

Al seleccionar esta opción el reporte será grabado en un archivoindependiente para su uso posterior, este archivo puedegenerarse en dos formatos.

Grabar con formato Lotus Si/No?

Formato archivo Lotus:El archivo generado podrá ser accesado por la hoja de cálculo "Lotus 123" ( ocualquier otra hoja de cálculo que reconozca dicho formato), al seleccionar este tipode formato el sistema coloca apóstrofes (') antes de cualquier dato texto.

Formato de archivo texto:Al seleccionar la opción No grabar con formato Lotus, el archivo se almacena conformato texto, donde el archivo generado podrá ser accesado y/o modificado encualquier editor de textos, pudiéndole así agregar comentarios al pie del reporte.

Para cargar dicho archivo desde Lotus 123 se hace uso de la opción importación dedatos, seleccionando la sub-opción de archivo de textos y números.

Al elegir la opción de discos se preguntará el nombre del archivo, el cual, respetando lasreglas del D.O.S., debe tener únicamente 8 letras o números, no debiendo ignorar elestándar de nombres de archivos. La terminación con que se gradará dicho archivoserá: .TXT y su ubicación en disco dependerá del directorio de salidas que se hayadefinido en la Redefinición del sistema.

El sistema antes de la ejecución de cualquier reporte pide la confirmación de moneda enla que se desplegara el reporte.

Esta característica se limita solamente a la expresión de información en cualquiermoneda, no implicando así que el sistema haga un manejo multimoneda como tal entransacciones, es decir, solamente se expresará la información en otros sistemasmonetarios, pero el registro de las operaciones deberá seguirse llevando a cabo en unmismo sistema monetario.

Todos los reportes llevarán en su encabezado el sistema monetario en el cual esténexpresados, este título se tomará del nombre de la moneda que se tenga registrado enla tabla de monedas.

NOTA Para México, En el caso de que algún reporte involucre informacióndel sistema monetario actual y del nuevo sistema monetario, esto seindicará con una nota al pie de página.


Este reporte presentará información general de todas las cuentas que fueron dadas dealta en el Catálogo desde un principio. Podrá visualizar el Nivel de cada cuenta con elNúmero, Nombre y Tipo correspondiente a ella, así como las fechas del últimomovimiento.

El sistema proporcionará información de acuerdo a las instrucciones dadas por elUsuario, las cuales tienen como objetivo poder obtener catálogos de cuentas, dediferentes formas o de diferentes tipos o rangos de cuentas. Cada una de las opcionesfunciona como un filtro, donde se podrá especificar, por ejemplo, sólo cuentas de activo,sólo de naturaleza acreedora, o ciertos rangos de niveles, etc.

Tipo de cuenta

Todas Activo Pasivo Capital Resultados deudoras Resultados acreedora Estadísticas De Orden

Se despliega una pantalla en la que se podránseleccionar los tipos de cuentas que sedesplegarán en el reporte.

Rango de niveles

Todos Mayor Algunos

Se puede seleccionar entre desplegar las cuentas de Todos losniveles, las cuentas de Mayor o un rango de cuentas.

Que acumulen a

Todas Alguna

Todas las cuentas o sólo las que acumulen a alguna cuentaespecífica (se debe captar que número de cuenta).

SaldosSin saldosCon saldos

Sirve para especificar si imprimir con saldos o sin saldos.Agregando un renglón más al reporte.

De agrupación

Todas Alguna

Todas las cuentas o sólo las que tengan un determinado dígitoagrupador. En alguna, se teclea el dígito agrupador deseado.

Naturaleza

TodasDeudorasAcreedoras

Todas las cuentas, sólo deudoras o sólo acreedoras.

A nivel de

TodasAcumulaciónAfectación

Todas las cuentas a nivel de acumulación o a nivel deafectación. Para las cuentas de afectación se puede seleccionar de entre:

TodasCon movimientosSin movimientos

Estado actualTodasActivasBajas

Todas las cuentas, sólo las cuentas que se encuentren enestado activo, o sólo las que se hayan dado de baja, si se eligióconservación de cuentas en bajas (Véase Redifinición delsistema).

NOTA Si se desea obtener un catálogo de cuentas completo, bastará teclear<RET> en todas las opciones, ya que el sistema asume por omisión quese desea un catálogo completo.

A continuación se visualiza un reporte de Catálogo de cuentas con todas las opcionesque asume el sistema.

CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. Hoja 129/DIC/9212:00:02 CATALOGO DE CUENTAS AL 29/DIC/92 Moneda: PESOS

N i v e l N u m e r o N o m b r e T i p o Digit Edo Fecha ult Agrup fin Movto.

1 000-100 ACTIVO A Activo deudora 28/FEB/92 2 000-110 CIRCULANTE A Activo deudora Tit 28/FEB/92 3 101-000 EFECTIVO A Activo deudora Si 8/FEB/92 4 101-100 Fondo fijo de caja MEGJB A Activo deudora Afectable 8/FEB/92 4 101-200 Fondo fijo de caja AAT A Activo deudora Afectable 31/ENE/89 4 101-300 Fondo fijo de caja Producción A Activo deudora Afectable 31/ENE/89 3 102-000 BANCOS A Activo deudora Si 28/FEB/92 4 102-100 BANCO UNO A Activo deudora 28/FEB/92 5 102-101 CTA CHEQUES 176100-6 A Activo deudora Afectable 28/FEB/92 5 102-102 CTA CHEQUES 675-89-301 A Activo deudora Afectable 28/FEB/92 4 102-200 BANCO DOS A Activo deudora 28/FEB/92 5 102-201 CTA CHEQUES 789087-9 A Activo deudora Afectable 28/FEB/92 3 103-000 DOCUMENTOS POR

COBRAR A Activo deudora Afectable Si 28/FEB/92

. .

RELACION DE CUENTAS IMPRESAS:Cuentas en estado activo 228Cuentas de acumulación 67Cuentas de afectación 161Cuentas sin movimientos 70

NOTA Al desplegar el reporte por pantalla aparece truncado, pero esposible navegar a través de él por medio de las teclas demovimiento.

Estado de posición Financiera

El Balance General o Estado de Posición Financiera, es un documento contable quemuestra el estado actual de la empresa a una fecha determinada.

Las cuentas que aparecerán en el reporte corresponden a aquellas que fueronespecificadas como de TITULO, tales como 'Circulante', 'Fijo', Diferido', etc. además, lascuentas definidas como de MAYOR estarán incluidas con su descripción e importecorrespondiente.

La impresión de este Reporte puede hacerse de dos maneras:

Forma de ReporteAl elegir esta opción CONTPAQ imprimirá todas las cuentas que involucran al Edo. deposición financiera en forma vertical, es decir, imprime todas las cuentas de activo, enseguida las cuentas de pasivo y, por último, las cuentas de capital.

BALANCE GENERAL AL 31 DE OCTUBRE DE 1992

ACTIVO............

PASIVO............

CAPITAL............

Forma de cuenta

Esta opción se elige desde el menú de Reportes Instalados del Reporteador, la únicadiferencia entre imprimir un Edo. de posición financiera en forma de reporte y decuenta, es la ubicación de las cuentas de activo, pasivo y capital.

Cuando se elige en forma de cuenta, el sistema posicionará las cuentas según sunaturaleza:Deudora: A la izquierdaAcreedora: A la derecha

Por lo tanto, las cuentas de activo se localizarán a la izquierda del reporte y las depasivo y capital a la derecha del mismo, formando de esta manera una T.

ACTIVO PASIVO ..... ..... ..... ..... ..... ..... CAPITAL ..... ..... .....

Si utiliza la forma de cuenta, puede apreciar más claramente el principio contable querefleja el Edo. posición financiera

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL

Al igual que en el resto de los reportes, existen filtros que determinan la salida final delreporte, estos son:

EjercicioFuturoActualAnterior

Que podrá ser el actual, ejercicios futuros, y si existen ejerciciosanteriores conservados en saldos, también podrán utilizarse.

CONTPAQ asume el del ejercicio actual.

Período

Este Dependerá de el número de períodos y tipo que se tenga instalado.Y puede ser cualquiera de los del ejercicio.

Cuentas de Orden

No imprimirTodasDeudorasAcreedorasAlgunas

Dentro del Edo. de posición financiera es posible incluir lascuentas de orden, y es aquí donde se debe de especificar alsistema cuales de ellas formarán parte de reporte.

SaldosTodasNo ceros

Aquí especificará si se desean desplegar los saldos de Todas lascuentas, o únicamente aquellas que su saldo sea diferente decero, para esta última, debe indicar la opción saldos No ceros.


10/DIC/92 POSICION FINANCIERA, BALANCE GENERAL AL 29/DIC/92 12:26:59Moneda: PESOSC u e n t a A c t i v o Pasivo y Capital

A C T I V O

CIRCULANTEEFECTIVO 2,256-BANCOS 13'848,389-CLIENTES 758,820 I.V.A. POR ACREDITAR 919,509 TOTAL CIRCULANTE 12'172,316-

FIJOTERRENOS 500,000 EDIFICIOS 9'000,000 MOBILIARIO Y EQUIPO NETO 103,000-MAQUINARIA Y EQUIPO 467,000 TOTAL FIJO 9'864,000

DIFERIDOGASTOS DE INSTALACION 800,800 GASTOS DE ORGANIZACION 6'709,000 TOTAL DIFERIDO 7'509,800

T O T A L A C T I V O 5'201,484

Estado de resultados

Este documento presenta la información comparativa de saldos, ya sea período contraacumulado, real contra presupuesto o año actual contra año anterior. Este reportemuestra los saldos correspondientes a cada cuenta de resultados definida como demayor.

Forma

Período y acumuladoReal vs. PresupuestoAño actual vs. Año anterior

Al seleccionar la primera opción aparecerá el saldodel período contra el acumulado del ejercicio, si sedesea obtener un Estado de Resultados real contrapresupuesto aparecerá el saldo real de la cuenta consu presupuesto asignado y la diferencia entre ambos,además, el porcentaje correspondiente.

Si se elige real contra presupuesto o año actual contra año anterior, se le preguntará silo desea hacer de todo el ejercicio, en el cual despliega el reporte con sus saldosacumulados hasta el período vigente, de otra manera, si únicamente desea el de unperíodo determinado, sólo tendrá que indicar el período del que se trate.

Ejercicio

FuturoActualAnterior

El ejercicio para cualquiera de los reportes puede ser el actual,futuro o aquellos conservados en saldos.

Período

Aparecerá una pantalla en la que se debe de seleccionar entre los períodos instalados.

Saldos

TodosNo ceros

Los saldos los podrá ver en su totalidad u omitir aquellos cuyoimporte sea cero.

A continuación se muestra un ejemplo de un Estado de resultados, el cual consta decinco columnas en las cuales se encuentran representados los valores el período contralos de el acumulado; la tercera y quinta columna son porcentajes con respecto al total deingresos o egresos según sea el caso.

El último renglón representa la utilidad o perdida del ejercicio y la tercera y quintacolumna de dicho renglón representa el porcentaje de Egresos contra Ingresos delejercicio.

CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. Hoja 110/DIC/9213:31:49 ESTADO DE RESULTADOS DEL 1/DIC/92 AL 29/DIC/92 Moneda: PESOS

P e r i o d o Porcent A c u m u l a d o Porcent I N G R E S O S

VENTAS VENTAS MATRIZ 8'926,000 55.47 8'926,000 55.47 VENTAS SUCURSAL 7'166,600 44.53 7'166,600 44.53

TOTAL VENTAS 16'092,600 100.0 16'092,600 100.00

T O T A L 16'092,600 100.00 16'092,600 100.00 E G R E S O S

COSTO DE LO VENDIDO COMPRAS 3'931,000 24.43 3'931,000 24.43 DCTO. DEV. Y BON. S/COMPRAS 35,000- 0.22- 35,000- 0.22-

TOTAL COSTO DE LO VENDI 3'896,000 24.21 3'896,000 24.21

GTOS. DEPTOS. PRODUCTIVOS GASTOS DEPARTAMENTO 1 1'214,306 7.55 1'214,306 7.55 GASTOS DEPARTAMENTO 2 198,250 1.23 198,250 1.23

TOTAL GTOS. DEPTOS. PRO 1'412,556 8.78 1'412,556 8.78

GTOS. DEPTOS. ADMINISTRAT GASTOS DEPARTAMENTO 3 4'596,131 28.56 4'596,131 28.56 GASTOS DEPARTAMENTO 4 4'085,700 25.39 4'085,700 25.39 TOTAL GTOS. DEPTOS. ADM 8'681,831 53.95 8'681,831 53.95

GASTOS FINANCIEROS 55,400 0.34 55,400 0.34 OTROS GASTOS Y PRODUCTOS 154,700 0.96 154,700 0.96 DIVIDENDOS 35,300- 0.22- 35,300- 0.22-

T O T A L 14'165,187 88.02 14'165,187 88.02 UTILIDAD O (PERDIDA) 1'927,413 11.98 1'927,413 11.98

Estado de origen y aplicación de recursos

También llamado Estado de Fuentes y Empleos, este documento proporciona unresumen de los cambios o variaciones existentes en los saldos de un períodocomparado con otro.

El reporte que se genera indica el origen de esas variaciones y a qué cuentas seaplicaron. Estas cuentas serán las mismas que se relacionan en el Edo. de posiciónfinanciera y la Utilidad del período o Ejercicio.


Los ejercicios que se tomarán en cuenta para el tipo de resultadodel reporte puede variar entre Futuro, Actual y cualquiera de losconservados en saldos.

PeríodoDepende del número de períodos instalados, y se podrá seleccionar de entre cualquierade ellos.

SaldosTodosNo ceros

Todos los saldos o sólo aquellos que su saldo es diferente a cero.

CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. Hoja 110/DIC/92 ORIGEN Y APLICACION DE RECURSOS DEL 1/DIC/92 AL 29/DIC/92Moneda: PESOS

O r i g e n A p l i c a c i o nRESULTADOS DEL EJERCICIO 1'927,413

A C T I V O EFECTIVO 2,256 BANCOS 13'848,389 CLIENTES 758,820 I.V.A. POR ACREDITAR 919,509 TERRENOS 500,000 EDIFICIOS 9'000,000 MOBILIARIO Y EQUIPO NETO 103,000 MAQUINARIA Y EQUIPO 467,000 GASTOS DE INSTALACION 800,800 GASTOS DE ORGANIZACION 6'709,000

CAMBIO EN ACTIVO 13'953,645 19'155,129

P A S I V O PRESTAMOS BANCARIOS 1'000,000 PROVEEDORES 2'268,250 I.V.A. TRASLADADO 981,870 IMPUESTOS POR PAGAR 123,951 PRESTAMOS HIPOTECARIOS 900,000

CAMBIO EN PASIVO 4'274,071 1'000,000

C A P I T A LCAMBIO EN CAPITAL 0 0 T O T A L 20'155,129 20'155,129

Anexos del catálogo

Es un reporte que despliega el detalle de una cuenta a nivel de subcuentas en lo que serefiere a Saldo Inicial, Cargos, Abonos y Saldo Final.

Los datos que el sistema le pedirá que especifique son


Puede ser el ejercicio futuro, el ejercicio actual o cualquiera de losejercicios conservados en saldos.

Período

Este dato dependerá de los períodos dados en la instalación.

Tipo de cuentasTipo

TodasPasivoCapitalResultados AcreedorasResultados DeudorasAlguna(s)De orden

Tipo de cuenta, que puede ser de Activo, Pasivo,Capital, Resultados acreedoras, Resultadosdeudoras, De orden y Alguna(s), en caso de quese elijan sólo 'algunas' CONTPAQ le pedirá queespecifique el rango de cuentas del mismo nivel aobtener.

CuentasTodasCon MovimientosSaldo actual No igual a ceroMovimientos y saldo no ceroMovimientos o saldo no cero

Las cuentas que se podrán consultarson:

TodasCon esta opción aparecen todas las cuentas. Con movimientosAparecen sólo las cuentas que tengan cargos y/o abonos.Saldo actual no igual a ceroAquellas cuentas que tengan un saldo final diferente de cero aparecerán alseleccionar esta opción.Movimientos y saldo no ceroSólo aparecen las cuentas que cumplan las dos condiciones: Debe existir algúncargo y/o abono y, además el saldo final tiene que ser diferente de cero. Movimientos o saldo no ceroSe debe cumplir una de las dos condiciones; que existan cargos y/o abonos de lacuenta o que su saldo sea diferente de cero.

Si la cuenta tiene un saldo de cero pero en ella se registra algún cargo o abono,entonces aparecerá en el reporte.Esta opción únicamente tiene efecto cuando se trata de un anexo de varias cuentas.

A nivel de

SubcuentasAfectables

A nivel de subcuentas: Presenta las hijas de la cuenta orango de cuentas que se especifique.

A nivel de afectables: Presenta las cuentas que están enúltimo nivel (cuentas que tienenmovimientos).

CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. Hoja 110/DIC/92 12:38:56 ANEXOS DEL CATALOGO AL 29/DIC/92 Moneda: PESOSC u e n t a N o m b r e Saldos Iniciales Saldos Actuales

Deudor Acreedor C a r g o s A b o n o s Deudor Acreedor101-000 EFECTIVO 0 0 2,256 2,256-

101-100 Fondo fijo de caja MEGJB 0 0 2,256 2,256- 101-200 Fondo fijo de caja AAT 0 0 0 0 101-300 Fondo fijo de caja Produc 0 0 0 0

102-000 BANCOS 0 18'514,950 32'363,339 13'848,389-

102-100 BANCO 0 13'231,100 32'012,584 18'781,484- 102-200 BANCO DOS 0 5'283,850 350,755 4'933,095

103-000 DOCUMENTOS POR COBRAR 0 0 0 0

104-000 CLIENTES 0 5'196,570 4'437,750 758,820

104-001 Juan Pérez 0 652,500 520,000 132,500 104-002 Jesús García 0 150,000 1'100,000 950,000-104-003 Eduardo H. Echegaray 0 115,000 0 115,000 104-004 La Empresa Siguiente, S. 0 1'302,950 80,750 1'222,200 104-005 La Empresa Anterior, S. C 0 23,000 0 23,000 104-006 La Empresa Común CLIENTES 0 1'482,500 585,000 897,500 104-007 Proveedor de Partes, S.A 0 57,500 0 57,500 104-008 Industrias Arrapiezo 0 437,000 2'047,000 1'610,000-104-009 Proveedor de equipos, S. 0 0 0 0104-010 Grupo industrial XX, S.A. 0 392,500 105,000 287,500 104-999 Clientes varios 0 583,620 0 583,620

Movimientos, Auxiliares del catálogo

Con este reporte se podrá visualizar la información detallada de los movimientosregistrados en cada una de las cuentas.

Este es un reporte similar al de Anexos del catálogo, ya que muestra informacióndetallada, sólo que el anterior se refiere a subcuentas del catálogo y este a movimientos.

Fecha o período Del ... Al ... (Rango de fechas)

Del Es la fecha de inicioAl Fecha fin

En la fecha de fin se puede teclear <F10> para indicar que se deseahasta el período de fin de ejercicio.

Tipo de cuentasTipo

TodasPasivoCapitalResultados AcreedorasResultados DeudorasAlguna(s)De orden

Al seleccionar la opción Alguna, se tendrá queespecificar el rango de cuentas.


Todas las cuentas, sólo las que tenganmovimientos, aquellas cuyo saldo actual no seaigual a cero, aquellas en las que movimientos ysaldos sean diferente a cero o aquellas cuyosmovimientos o saldos no sean iguales a cero.

Balanza de comprobación

Este reporte comprende las cuentas definidas como de MAYOR, así como aquellaspresentadas a detalle, del Balance y de Resultados. De esta manera se podrá verificarla suma de todos los cargos contra la suma de abonos. La balanza de comprobación despliega el Saldo Inicial, Cargos o Abonos y Saldo Final.

Ejercicio

Se podrá seleccionar entre ejercicio futuro, actual o los ejercicios conservados ensaldos.

Período

Período del cual se desea obtener el reporte.

A nivel de

Todas Incluirá todas las cuentas del catálogo.Mayor El reporte presenta todas las Cuentas de Mayor. Si la balanza de

comprobación no llegara a cuadrar, es muy probable que se hayaomitido indicarle al sistema que alguna(s) cuenta(s) eran de mayor.

Ultimo nivel Sólo las cuentas de último nivel.


Este reporte debe estar cuadrado, ya que a todo cargo correspondeun abono.

CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. Hoja 1 10/DIC/92 BALANZA DE COMPROBACION AL 29/DIC/9212:40:26Moneda: PESOSCuenta N o m b r e Saldos Iniciales Saldos Actuales

Deudor Acreedor C a r g o s A b o n o s Deudor Acreedor

000-100 ACTIVO 0 42'110,829 36'909,345 5'201,484000-110 CIRCULANTE 0 24'634,029 36'806,345 12'172,316-101-000 EFECTIVO 0 0 2,256 2,256-101-100 Fondo fijo de caja MEGJB 0 0 2,256 2,256-101-200 Fondo fijo de caja AAT 0 0 0 0101-300 Fondo fijo de caja Produc 0 0 0 0102-000 BANCOS 0 18'514,950 32'363,339 13'848,389- 102-100 BANCO UNO 0 13'231,100 32'012,584 18'781,484-102-101 CTA CHEQUES 176100-6 0 10'701,100 22'411,100 11'710,000- 102-102 CTA CHEQUES 675-89-301 0 2'530,000 9'601,484 7'071,484-102-200 BANCO DOS 0 5'283,850 350,755 4'933,095 102-201 CTA CHEQUES 789087-9 0 5'283,850 350,755 4'933,095103-000 DOCUMENTOS POR COBRAR 0 0 0 0104-000 CLIENTES 0 5'196,570 4'437,750 758,820104-001 Juan Pérez 0 652,500 520,000 132,500104-002 Jesús García 0 150,000 1'100,000 950,000-104-003 Eduardo H. Echegaray 0 115,000 0 115,000104-004 La Empresa Siguiente, S. 0 1'302,950 80,750 1'222,200104-005 La Empresa Anterior, S. C 0 23,000 0 23,000104-006 La Empresa Común CLIENTES 0 1'482,500 585,000 897,52104-007 Proveedor de Partes, S.A 0 57,500 0 57,500104-008 Industrias Oropeza 0 437,000 2'047,000 1'610,000- 104-009 Proveedor de equipos, S. 0 0 0 0 104-010 Grupo industrial XX, S.A. 0 392,500 105,000 287,500 104-999 Clientes varios 0 583,620 0 583,620 105-000 DEUDORES DIVERSOS 0 0 0 0

Componente inflacionario

Permitirá desplegar una cuenta o un grupo de cuentas con los cálculos del componenteinflacionario. Las cifras con las que se harán los cálculos van a depender de los índicesde precios al consumidor que pueden ser alimentados dentro de la opción Tablas delsistema. Las tablas de INPC corresponden de la 1 a la 100, correspondiendo la 89 a1989, la 90 a 1990, etc.

Tipo de cuenta

Ya sea Todas, sólo activo, sólo pasivo, Capital o Alguna.En alguna se especifica el número de cuenta.

Dígito agrupador

Es opcional y puede ignorarse tecleando <RET>.

Ejercicio

Ejercicio actual, futuro o dependiendo de los conservados en saldos.

Período

Se podrá elegir cualquiera de ellos.

Este reporte despliega el saldo promedio diario y el saldo medio mensual de cadacuenta multiplicado por el factor de ajuste, el cual proviene de la división del INPC delmes actual entre el INPC del mes anterior restándole la unidad, dando finalmente elcomponente inflacionario para cada cuenta.


COMPONENTE INFLACIONARIO DEL 1/DIC/92 AL 29/DIC/92 Moneda: PESOS C u e n t a N o m b r e Sdo Promedio diario Factor Componente Sdo Medio Mensual Ajuste Inflacionario

101-000 EFECTIVO 1,711- 0.0000 01,128- 0.0000 0

102-000 BANCOS 19'484,218- 0.0000 06'924,195- 0.0000 0

103-000 DOCUMENTOS POR COBRAR 0 0.0000 00 0.0000 0

104-000 CLIENTES 548,179 0.0000 0 379,410 0.0000 0

105-000 DEUDORES DIVERSOS 0 0.0000 00 0.0000 0

106-000 I.V.A. POR ACREDITAR 134,489 0.0000 0459,754 0.0000 0

107-000 ALMACEN DE MERCANCIAS 0 0.0000 0 0 0.0000 0

108-000 CUENTA CORRIENTE INTEREMPRESA 0 0.0000 00 0.0000 0

121-000 TERRENOS 500,000 0.0000 0250,000 0.0000 0

122-000 EDIFICIOS 9'000,000 0.0000 04'500,000 0.0000 0

123-000 MOBILIARIO Y EQUIPO NETO 7,103- 0.0000 051,500- 0.0000 0

124-000 EQUIPO DE TRANSPORTE 0 0.0000 00 0.0000 0

125-000 MAQUINARIA Y EQUIPO 467,000 0.0000 0233,500 0.0000 0

131-000 GASTOS DE INSTALACION 800,800 0.0000 0400,400 0.0000 0

132-000 GASTOS DE ORGANIZACION 6'709,000 0.0000 03'354,500 0.0000 0

133-000 ANTICIPOS AL I.S.R. 0 0.0000 0

El reporte despliega un saldo promedio diario y un saldo medio mensual. El saldopromedio diario resulta de la suma de todos los saldos del período, dividido entre elnúmero de días que corresponden a cada período; el saldo medio mensual sólo es lasuma del saldo inicial y el saldo final, dividido entre 2.

Saldos promedio

Este reporte es similar al de Componente Inflacionario, la diferencia entre ambos radicaen que el reporte de Saldos Promedio presenta el saldo inicial y los movimientos delperíodo clasificados por día, especificando la fecha con su saldo correspondiente y,posteriormente se obtiene el saldo final del período.

Los datos que se pedirán para desplegar este reporte son:

Cuenta

Número de cuenta o dígito agrupador.

Ejercicio

Futuro, Actual o cualquiera de los ejercicios conservados en saldos.

Período

Período del que desea obtener el Saldo Promedio.

El reporte que se genera es como el que a continuación se presenta:

CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. Hoja 1 10/DIC/92 SALDO PROMEDIO DIARIO DEL 1/DIC/92 AL 29/DIC/92 12:41:56Moneda: PESOSD i a Saldo diario S a l d o s

Cuenta: 101-000 EFECTIVO

Saldo inicial 0

1/DIC/92 Saldo al cierre 0 2/DIC/92 Saldo al cierre 0 3/DIC/92 Saldo al cierre 0 4/DIC/92 Saldo al cierre 0 5/DIC/92 Saldo al cierre 0 6/DIC/92 Saldo al cierre 0 7/DIC/92 Saldo al cierre 0 8/DIC/92 Saldo al cierre 2,256- 9/DIC/92 Saldo al cierre 2,256-10/DIC/92 Saldo al cierre 2,256-11/DIC/92 Saldo al cierre 2,256-12/DIC/92 Saldo al cierre 2,256-13/DIC/92 Saldo al cierre 2,256-14/DIC/92 Saldo al cierre 2,256-15/DIC/92 Saldo al cierre 2,256-16/DIC/92 Saldo al cierre 2,256-17/DIC/92 Saldo al cierre 2,256-18/DIC/92 Saldo al cierre 2,256-19/DIC/92 Saldo al cierre 2,256-20/DIC/92 Saldo al cierre 2,256-21/DIC/92 Saldo al cierre 2,256-22/DIC/92 Saldo al cierre 2,256-23/DIC/92 Saldo al cierre 2,256-24/DIC/92 Saldo al cierre 2,256-25/DIC/92 Saldo al cierre 2,256-26/DIC/92 Saldo al cierre 2,256-27/DIC/92 Saldo al cierre 2,256-28/DIC/92 Saldo al cierre 2,256-29/DIC/92 Saldo al cierre 2,256-

Saldo final 2,256- Factor de ajuste 0.0000 Saldo promedio diario 1,711- Componente inflacionario 0 Saldo medio mensual 1,128- Componente inflacionario 0

Al final del reporte se podrá conocer:

El saldo final del mes Factor de Ajuste (Inflación)Saldo promedio diarioComponente inflacionario con respecto al Saldo promedio diarioSaldo medio mensualComponente inflacionario con respecto al Saldo medio mensual.

Flujo de efectivo

Con este reporte se podrá conocer, detalladamente, el efectivo con que se cuenta endeterminado momento.

Muestra cuáles fueron los ingresos o entradas a determinada cuenta.

Este reportes se puede obtener solamente si al instalar el catálogo de cuentas seespecifico una cuenta que maneje el flujo de efectivo.

Existirá un saldo inicial al que se le irán acumulando las entradas para darle un TotalDisponible y se le restarán todas las salidas para, finalmente, obtener un saldo delefectivo con el que se cuenta en determinado período.

El flujo de efectivo puede presentarse de manera global o para alguna cuenta específica.

Los datos que se pedirán para obtener este reporte son:

Movimientos del .. Al ..

Fecha de inicio y fecha fin.Cuentas

Ya sean todas las de efectivo o alguna de efectivo en especial.

CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. Hoja 110/DIC/92 FLUJO DE EFECTIVO DEL 1/DIC/92 AL 29/DIC/92 Moneda: PESOS

M o v i m i e n t o S a l d o s

102-000 BANCOS S A L D O I N I C I A L 0 INGRESOS Ingr cobranza 13'383,695 Ingr vtas contado 2'676,200 Ingr traspasos 1'500,000 Ingr diversos 18'769,300- -----------TOTAL INGRESOS 1'209,405- D I S P O N I B L E 1'209,405- EGRESOS Egr sueldos 4'977,244 Egr proveedores 2'037,400 Egr publicidad 2'127,500 Egr traspasos 1'500,000 Egr diversos 1'996,840 ------------TOTAL EGRESOS 12'638,984 S A L D O F I N A L 13'848,389-

Libro mayor

Muestra las cuentas definidas como de Mayor dentro de un período determinado.

Formato

El reporte se puede obtener de dos formas:

Auxiliar del mayorMayor condensado

En el Auxiliar de mayor se mostrarán las Cuentas de Mayor agrupando a sus subcuentasafectables y sus movimientos correspondientes. En el Mayor condensado aparecen lossaldos, cargos y abonos por período de las Cuentas de Mayor.

Dependiendo del formato del Libro Mayor son los datos que se pedirán. Así en el Auxiliarde mayor deberá proporcionar el rango de fechas y el filtro para las cuentas a imprimir.

En el Mayor condensado deberá proporcionar el ejercicio y el período hasta el que seimprimirá.

Pero existen dos filtros que son iguales para ambos despliegues:

Imprimir

La manera en que se podrá obtener el reporte puede ser en formato continuo o, sepuede especificar que el reporte muestre una sola cuenta por cada hoja.

Folio

El reporte contendrá folio (Si / No).

Auxiliar de mayorLos filtros son:Movimientos del... Fecha de inicio Al ... Fecha fin

Cuentas Pueden ser Todas, sólo las cuentas con movimientos, las cuentascuyo saldo actual no es igual a cero, las cuentas cuyos movimientos ysaldo no son iguales a cero y las cuentas cuyos movimientos o saldosson diferentes a cero.

Mayor condensadoEjercicio Futuro, Actual o cualquiera de los conservados en saldos.Al período Hasta el período. Se tiene que especificar tipo y número de períodos.

CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. Hoja 1 Dirección: Código postal: Reg. Fed.: Reg. Est.: Reg. Cam.:

12:41:56 L I B R O M A Y O R D E L 1/DIC/92 A L 29/DIC/92 10/DIC/92Moneda: PESOSC u e n t a N o m b r e Saldo Inicial Fecha Tipo Numero C o n c e p t o Refer. C a r g o s A b o n o s S a l d o

101-000 EFECTIVO Saldo inicial: 0

101-100 Fondo fijo de caja MEGJB Saldo inicial: 08/DIC/92 Egresos 2 Pago notas diversas 2,256 2,256-

T o t a l :0

2,256 2,256-

101-200 Fondo fijo de caja AAT Saldo inicial: 0 T o t a l :

00 0

101-300 Fondo fijo de caja Producción Saldo inicial: 0 T o t a l :

00 0

T o t a l :0

2,256 2,256-

Póliza concentrada

Este reporte presenta un resumen de los movimientos de cada cuenta, cada cuentatendrá un total de cargos y abonos. Y además se desplegará un concentrado de pólizasdonde podrá visualizar de una manera global los movimientos ocurridos en determinadoperíodo.Concentra los movimientos a nivel de cuentas de mayor.

Movimientos del ... Al ...

Fecha de inicio y fecha final.

Tipo de póliza

Este concentrado de pólizas podrá agrupar cualquier tipo de póliza, ya sea de Ingresos,Egresos o Diario, así como el Total de pólizas.

Movimientos Todas Donde se incluyen todas las cuentas, aunque éstas no tengan saldo.

No ceros Se desplegarán sólo las cuentas con saldo diferente de cero.


10/DIC/92 POLIZA CONCENTRADA TOTAL DEL 1/DIC/92 AL 29/DIC/92 12:54:44Moneda: PESOS

C u e n t a N o m b r e C a r g o A b o n o Cargo Neto Abono Neto

101-000 EFECTIVO 0 2,256 2,256 102-000 BANCOS 18'514,950 32'363,339 13'848,389 104-000 CLIENTES 5'196,570 4'437,750 758,820 106-000 I.V.A. POR ACREDITAR 922,509 3,000 919,509 121-000 TERRENOS 500,000 0 500,000 122-000 EDIFICIOS 9'000,000 0 9'000,000 123-000 MOBILIARIO Y EQUIPO NETO 0 103,000 103,000 125-000 MAQUINARIA Y EQUIPO 467,000 0 467,000 131-000 GASTOS DE INSTALACION 800,800 0 800,800 132-000 GASTOS DE ORGANIZACION 6'709,000 0 6'709,000 211-000 PRESTAMOS BANCARIOS 1'000,000 0 1'000,000 213-000 PROVEEDORES 785,000 3'053,250 2'268,250 215-000 I.V.A. TRASLADADO 1'000,000 1'981,870 981,870 216-000 IMPUESTOS POR PAGAR 170,755 294,706 123,951 221-000 PRESTAMOS HIPOTECARIOS 0 900,000 900,000 410-000 VENTAS MATRIZ 0 8'926,000 8'926,000 420-000 VENTAS SUCURSAL 0 7'166,600 7'166,600 511-000 COMPRAS 3'931,000 0 3'931,000 513-000 DCTO. DEV. Y BON. S/COMPRAS 0 35,000 35,000 520-000 GASTOS DEPARTAMENTO 1 1'214,306 0 1'214,306 521-000 GASTOS DEPARTAMENTO 2 198,250 0 198,250 530-000 GASTOS DEPARTAMENTO 3 4'596,131 0 4'596,131 531-000 GASTOS DEPARTAMENTO 4 4'085,700 0 4'085,700 540-000 GASTOS FINANCIEROS 55,400 0 55,400 550-000 OTROS GASTOS Y PRODUCTOS 320,000 165,300 154,700 560-000 DIVIDENDOS 498,700 534,000 35,300

T O T A L 59'966,071 59'966,071 34'390,616 34'390,616

Impreso de presupuestos

En este reporte se podrán ver los presupuestos de todas las cuentas, algún tipo decuentas o sólo una cuenta.

Los datos que se pedirán son:

Tipos de cuentaTodas, Activo, Pasivo, Capital, Resultados acreedoras, Resultados deudoras,Estadísticas o Alguna(s).

Del ejercicio ... Al ejercicioRango de ejercicios, dependiendo de los conservados en saldos.

Auditoría de saldos

Este reporte verifica saldos y abonos de una cuenta contra sus subcuentas. Con ello sepodrá saber si existe algún error en los saldos, cargos o abonos del período o ejerciciocontable. Se solicitarán los siguientes datos:

Tipo de cuentas

Estas pueden ser: todas, sólo las de activo, pasivo, capital, resultados deudoras oresultados acreedoras etc.

El ejercicio

Ya sea el actual, siguiente, o de los anteriores conservados en saldos.Período

Período a mostrar.

Tipo de auditoría

Se podrá elegir entre Todas las cuentas o sólo los Saldos de las cuentas, así como sólolos Cargos o Abonos de una cuenta o un rango de cuentas.

Cuando la auditoría de saldos no reporte nada es que lossaldos están bien.

Impresión de Diarios y Pólizas

La ejecución de este reporte se explica detalladamente en el capítulo 8, "Impresión depólizas y Diarios".

Instalados del REPORTEADOR

En el manual del REPORTEADOR, Capítulo 9 "Instalando reportes", se explicapormenorizadamente la forma de colocar dichos reportes dentro del sistema.

CONTPAQ ofrece algunos reportes elaborados en esa herramienta, y para ejecutarlos aligual que el resto de ellos se realizan una serie de preguntas con las cuales el Usuariodetermina el tipo de información que desea obtener de ellos.

Los reportes que se pueden encontrar en esta opción son:

Reporte Representaauxiliar.rpt Auxiliar de movimientosagpa.rpt Análisis de gastos por C. costo período vs. acumuladoagcc12p.rpt Análisis de gastos por C. costo con saldos por período a 12 períodosAgcompcc.rpt Análisis de gastos concentrado hasta por 8 centros de costoagcc12pa.rpt Análisis de gastos acumulado hasta el período en 12 períodosbal12p.rpt Balance a 12 períodosbalcta.rpt Balance en forma de cuentabalctapr.rpt Balance con cuentas de ordencata.rpt Catálogo de cuentascatactif.rpt Catálogo de activos fijoscat_dia.rpt Catálogo de diarioscc12pt.rpt Centro de costo 12 períodosccos12pa.rpt Centro de costo 12 período acumuladoccospa.rpt Centro de costo período acumuladoccostos.rpt Centro de costos acumuladoCcosacum.rpt Edo. res. acumulado por varios centro de costos a 12 períodosccosvper.rpt Edo. res. acumulado por varios centros de costo a un sólo períododeprecia.rpt Cálculo de depreciacionesdia_mov.rpt Diario de movimientosedores12.rpt Estado de resultado 12 períodosedorespa.rpt Edo. res. período vs acumulado con incidencia e índice ventasflujo.rpt Flujopolaper.rpt Póliza de aperturatinpc.rpt Tabla del INPC

apítulo 10

Proceso de cierre

En este capítulo se explicará el funcionamiento del cierre de un período, así como laforma de entrar a este módulo y los datos necesarios para poder efectuarlo. También semencionarán algunas recomendaciones importantes a considerar para el manejoadecuado del mismo.

De igual forma se explicará cómo generar la póliza anual de resultados y elfuncionamiento del cierre de un Ejercicio y la manera de llevarlo a cabo.

Cierre de período

En la INSTALACION de la empresa se decide la manera de manejar la contabilidad, esdecir seleccionar entre manejar Período vigente, Histórico o Períodos abiertos.

Si se optó por período vigente o histórico , el cierre únicamente lo cambia al siguienteperíodo. Si se optó por llevar períodos abiertos, no es necesario hacer cierre de período,ya que será posible cambiarse de período en cualquier momento con sólo oprimir latecla <F6>.

Cierres de períodosEsta opción sólo se utiliza cuando NO se manejan períodos abiertos.

Al efectuar el cierre de período los saldos anteriores de cada cuenta se convierten ensaldos iniciales para el nuevo período (calculando el saldo neto), se restauran ademáscargos y abonos y borra las pólizas registradas en el período, (sólo conserva las pólizasPERMANENTES).

El saldo final para las cuentas de naturaleza deudora será igual al saldo inicial delperíodo más cargos menos abonos.

C

El saldo final para las cuentas de naturaleza acreedora será igual al saldo inicial delperíodo más abonos menos cargos.

Para iniciar el siguiente período los cargos y abonos del anterior, serán restaurados acero, y su saldo a la fecha del cierre será el saldo inicial del siguiente período.

NOTA Es importante efectuar un respaldo de archivos antes de ejecutareste proceso.

El sistema calcula los nuevos saldos iniciales de cada cuenta del catálogo afectándolas,inicia a cero el número de pólizas y movimientos del período y prepara los archivos paraun nuevo período contable.

Cómo realizar un cierre del períodoEsta opción sólo es necesaria para las contabilidades que se manejan por períodovigente e histórico.Para realizar el cierre del período realice los siguientes pasos:

Respaldar la información antes de realizar el cierre.Seleccionar la opción cierre del período del módulo Cierre del menú principal.En esta pantalla se desplegará información de las fechas de inicio de ejercicio y eltipo de período definido (que puede ser mensual o especial). Se indican también lasfechas de inicio y fin de período, último libro impreso y fecha de la última impresiónde pólizas.

Casos en los que no se podrá realizar el cierreCuando la CUENTA DE CUADRE tenga movimientos registrados por alguna pólizano cuadrada, el sistema no permitirá el cierre del período y aparecerá en pantalla unmensaje alusivo, por lo que deberá cuadrar la póliza y dejar la cuenta de cuadre sinmovimientos.En caso que no se hayan aplicado o afectado la totalidad de las pólizas existentes,CONTPAQ no permitirá efectuar el cierre de período.Cuando la última fecha en la que se imprimieron pólizas es anterior a la última fechade póliza captada, el sistema preguntará si se desea proseguir sin haber impresotoda la información.

Este es un mensaje de advertencia para señalar que puede ser que no se imprimantodas sus pólizas y que después del cierre éstas serán borradas.

El sistema no detecta este error, pero se presenta cuando no se han captado pólizasen el período a cerrar o existe un error en las fechas de pólizas. Si se hace el cierre de este período, el mismo quedará vacío en la información delejercicio, siendo un período no contabilizado. Si el cierre del período que se quiereefectuar no tiene pólizas, puede haber un error en las fechas de las pólizas.

No es posible efectuar el cierre de ejercicio porque la cuenta de resultados (utilidad opérdida) del ejercicio actual tiene saldo (de la cuenta que relaciona a resultados conel balance).Para corregir este caso se genera la póliza de resultados.

Si se definió que el manejo de la contabilidad sería en base a Períodos abiertos, noserá necesario entrar a este módulo, pues el sistema lo realizará automáticamente,de esta manera sólo tendrá que efectuar el cierre del ejercicio al finalizar con latotalidad de los períodos definidos.

Cierre de ejercicio

En la operación por períodos, antes del cierre del ejercicio se deberá cerrar el últimoperíodo y hacer uso del período 13, el cual es un período adicional para ajustes. Esteperíodo le será de utilidad cuando haya sido efectuado el cierre de Ejercicio contable ydesee registrar más operaciones contables que no puedan ser incluidas en el siguienteejercicio, por lo que podrá registrarlas en ese período de Ajustes sin afectar los saldosdel último perído.

NOTA Los mensajes que aparecen son importantes para el proceso correcto decierre, le recomendamos que no proceda sin antes comprender y hacerlo que se le indica en cada mensaje, de lo contrario NO podrá realizarcorrecciones posteriores, sólo regresando su respaldo al disco deoperación y repitiendo el proceso.

Para mayor seguridad es conveniente obtener la impresión detoda la información que se requiere antes de cerrar, tanto EstadosFinancieros como Auxiliares, Diarios cronológicos u Otros diariosespeciales, Anexos del Catálogo etc.

Para hacer el cierre del ejercicio realice los siguientes pasos:

Respaldar antes del cierre.

Si se manejan períodos vigentes o histórico cambiarse al período 13 (período de finde ejercicio). En períodos abiertos no es necesario pasar al período de fin deejercicio.

Dar de alta una cuenta de capital (en la que se guarda el resultado de ejerciciosanteriores [utilidad o pérdida del ejercicio]), ésta cuenta puede ser la misma que seutilizó en el cierre del ejercicio anterior, o si se desea guardar una por año se dá dealta una nueva por año).

Generar la póliza de resultados o cierre del ejercicio (En el menú de Cierre seencuentra la opción para generar dicha póliza). Al entrar a esta opción deberáproporcionar el número de cuenta de capital, la cual reflejará el resultado delejercicio, y el número de la póliza de diario que se generará.Este proceso salda a cero todas las cuentas de resultados, haciendo un movimientopara saldarlas y un contramovimiento a una cuenta de capital que al final contendráel resultado de la utilidad o pérdida del ejercicio por cerrar.

NOTA Está póliza pertenecerá al período de fin de ejercicio.

Hacer el cierre. (Seleccione del módulo de Cierre, dentro del menú principal, laopción Cierre períodos/Ejercicio).

Una vez realizado el cierre el sistema le preguntará si se desean conservar saldos.

Si Conserva saldos y se podrán hacer modificaciones futuras a ejerciciosanteriores.

No El saldo no se conservará.

Al terminar el proceso aparecerá información relativa al cierre: Número de Cuentas de catálogo cerradasNúmero de Pólizas iniciadasNúmero de Movimientos iniciadosNúmero de Descripciones iniciadasNúmero de Pólizas permanentes de

afectación a períodos futuros.

NOTA Posteriormente al cierre se recomienda efectuar un respaldo endiscos (aparte del disco de respaldo previo cierre), ya que despuésdel cierre, la información queda actualizada.

Efectuar el procedimiento de cierre permite, al finalizar un ejercicio, convertir los saldosanteriores de cada cuenta en saldos iniciales para el nuevo ejercicio (calculando el saldoneto), restaurando además cargos y abonos y borrando las pólizas registradas en elEjercicio actual, si así se desea (sólo conserva las pólizas PERMANENTES).

Además, actualiza las fechas del nuevo ejercicio en elsistema y borra las pólizas de períodos anteriores, si manejael Período vigente.

El saldo final para cuentas de naturaleza deudora será igual al saldo inicial delEjercicio más cargos menos abonos.

El saldo final para cuentas de naturaleza acreedora será igual al saldo inicial delEjercicio más abonos menos cargos.

En el período de cierre se saldan a cero todas las cuentas deresultados, quedando únicamente la cuenta de resultados delEjercicio, cuyo saldo va a ser el saldo inicial del siguienteEjercicio.

Para iniciar el siguiente Ejercicio los cargos y abonos son restaurados a cero y el saldofinal calculado es el saldo inicial del siguiente Ejercicio en todas las cuentas.

Si existen pólizas permanentes en el ejercicio a cerrar y estarán vigentes para el próximoejercicio, éstas serán creadas automáticamente para el nuevo ejercicio.

apítulo 11

Cambio y eliminación deperíodos anteriores

En este Capítulo se explicará la manera de borrar o eliminar cierta información deperíodos que ya no se considere necesario conservar antes del actual.Es recomendable que antes de realizar este proceso se efectúen los respaldoscorrespondientes para protegerse en caso de suceder alguna anormalidad.

Proceso de eliminación

Este proceso deberá ser utilizado cuando ya no se deseé conservar información dealgunos períodos. El uso de este módulo tiene la ventaja de que elimina espacioocupado en disco, pero tiene la desventaja de que no se podrá modificar o consultarsaldos o movimientos de los períodos que hayan sido eliminados.

Para efectuar este proceso habrá que posicionarse en el módulo de Cierre, en el cualse encontrará la opción de Eliminación de períodos anteriores.

Es recomendable cuando se desea tener más espacio disponible ysobre todo cuando se tienen problemas de espacio en disco; sepueden eliminar períodos anteriores y después pasar a reducción dearchivos (reducción con reacomodo) (Véase más adelante en estecapítulo).

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 9:46a ││ Menú principal ││ Pólizas Reportes Catàlogo Cierre Instalación Otros Salir ││══════════════════════════════════╒══════════════════════════════════════╕══════││ │Cierre de períodos y ejercicio │ ││ │Generar póliza de cierre de ejercicio │ ││ │Generar pólizas de depreciación │ ││ │Consolidación de companías │ ││ │Eliminación de períodos anteriores │ ││ ╘══════════════════════════════════════╛ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││Eliminar historia de movimientos, saldos y presupuestos que ya no sea útil ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

C

El sistema ofrece la facilidad de poder conservar información guardando saldos,presupuestos y pólizas de los ejercicios deseados. Sólo se tendrá que teclear el númerode ejercicios a conservar (sin tomar en cuenta el actual); en el caso de las pólizas, setendrá que dar la fecha desde la cual desea conservar, en caso de omisión asume elinicio del período actual.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 12:00a ││ Eliminación de períodos anteriores ││╒══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╕│││ Número de ejercicios a conservar en saldos 0 ││││ ││││ Número de ejercicios a conservar en presupuestos 0 ││││ ││││ Conservar pólizas desde 1/ENE/92 │││╘══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││╒═══════════════════════════════════════════════════════╕ │││ Teclee '@' para efectuar proceso; <ESC> para cancelar │ ││ ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Al final, se mostrará el número de pólizas borradas así como los movimientos borrados.Después de esto se podrá efectuar el proceso nuevamente, en caso de que así sedeseé.

Cambio de períodos anteriores

Las modificaciones a períodos anteriores son muy sencillas, pero para poder realizardichos cambios es necesario indicarle al sistema que esos cambios serán permitidos,esto se indica en Redefinición al sistema, Cambio a períodos anteriores Si/No (VéaseCapítulo 23 -Redefinición al sistema).

Cuando es posible realizar cambios a períodos anteriores, sólo resta modificar laspólizas que lo requieran o, si es necesario crear pólizas de ajuste, pero siempre con lafecha correcta (fecha del ejercicio anterior).

Antes de realizar cualquier cambio recuerde que el cambio aperíodos anteriores afecta los saldos en línea.

apítulo 12

Traspaso de auxiliares

En este capítulo se verá la forma de realizar traspasos de movimientos entre cuentas, enel momento que lo requiera.

Para efectuar este proceso deberá seleccionar la opción Traspaso de auxiliares delmódulo de Pólizas.

Esta opción le ofrece una de las grandes ventajas de Contpaq ya que permitereestructurar el catálogo de cuentas o corregirlo en aquellas situaciones en que se dande alta movimientos a cuentas que no corresponden.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 10:40a ││ Menú principal ││ Pólizas Reportes Catàlogo Cierre Instalación Otros Salir ││═╒══════════════════════════════════╕═══════════════════════════════════════════ ││ │Pólizas ABCD │ ││ │Aplicación de pólizas sin afectar │ ││ │Definición de prepólizas ABCD │ ││ │Traspaso de auxiliares │ ││ │Cargar pólizas externas │ ││ │Bajar pólizas a archivo externo │ ││ ╘══════════════════════════════════╛ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││Traspaso masivo o selectivo de movimientos entre cuentas en forma àgil ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Con la opción Traspaso de auxiliares se podrá, de la cuenta a la cual dio de altaerróneamente los movimientos, hacer un traspaso hacia la cuenta correcta, estetraspaso podrá ser total, parcial o un intercambio entre cuentas, así se evita el tener quedar de baja esos movimientos erróneos para después darlos de alta en la cuentacorrecta.

Antes de efectuar este proceso deberá tener correctamenterespaldada su información, por lo que el sistema le solicitarásu confirmación para poder continuar.

C

Traspaso total

Este proceso mueve todos los movimientos que se especifiquen en rango de fechas, deuna cuenta a otra.

Si se desea realizar un traspaso total, el sistema pedirá que se especifique el período detiempo o rango de fechas de las cuales serán tomados los movimientos, posteriormentese solicitará el número de cuenta origen y número de cuenta destino.(Origen Cuenta de la cual se tomarán los movimientos Destino Cuenta a la cual se pasarán los movimientos).

Intercambio

Cuando se requieran hacer un intercambio de movimientos entre cuentas, se deberáseleccionar la opción Intercambio.

Los datos que el sistema preguntará son:

El rango o período de fechasEl número de cuenta 1El número de cuenta 2

NOTA Para poder efectuar estos procesos se deberá tener espaciosuficiente en disco duro.

Traspaso parcial

También se tiene la opción de traspasar sólo unos cuantos movimientos, en caso de nonecesitar traspasar todos.

Para realizar lo anterior se tendrá que indicar el rango de fechas, el número de cuentaorigen y la cuenta destino.Se podrá seleccionar el movimiento a traspasar mediante una ventana que aparece enpantalla mostrando los movimientos existentes para la cuenta especificada, esto sedetermina al posicionarse en las opciones que aparecen en la parte inferior de lapantalla, pudiendo escoger el movimiento anterior o el siguiente al que se muestra,cuando se haya elegido el movimiento deberá seleccionar la opción Traspaso y así ésteserá efectuado.

Despliegues

Esta opción es de consulta y en ella los movimientos de la cuenta especificada serándesplegados, uno a la vez, en pantalla.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 10:44a ││ Traspaso de auxiliares ││ Traspaso total Intercambio Traspaso parcial Despliegues ││╒══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╕│││ Movimientos del 01/ENE/92 ││││ al 31/ENE/92 ││││ ││││ Número de cuenta 111-200 CAJA DESARROLLO ││││ │││╘══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛││╒══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╕│││Refer. C o n c e p t o C a r g o A b o n o ││││ Fecha Tipo Número ││││ reembolso caja chica desarrollo 215,000.00 ││││ 01/ENE/92 Egresos 30 │││╘══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛││ ││ ││ ││ ││╒═███████████████████████████████████████═╕ ││_ Siguiente movimiento/Anterior movimiento_ ││Fecha de la forma: ddmmaa, <F10> desde el primero; <ESC> salir ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

apítulo 13

Agrupación de informaciónestadística

En este capítulo se verá la forma de cómo a través de las cuentas estadísticas se podrámanejar relaciones de información entre diversas cuentas.

Gracias a este módulo, el sistema le proporcionará diversas aplicaciones, pues al tenerrelacionada determinada información se podrán realizar:

Análisis de gastos por departamentoAnálisis de IVA netoAnálisis de capital por accionistaAnálisis por línea de producto, etc.

Concepto de cuentas estadísticas

Este módulo es una de las características más importantes de CONTPAQ, ya que graciasa él, el sistema se vuelve tan flexible como sea necesario para la adecuada utilizaciónde la contabilidad, además se puede hacer uso de esta característica aún sin haberloprevisto originalmente en la definición del catálogo, permitiendo así lo que llamamosMULTIDIMENSIONALIDAD.

Antes de seguir adelante cabe señalar que una cuenta estadística noafecta lo contable, ya que sólo sirven como cuentas acumuladorasde saldos extra-contables, aunque igualmente las hay de último nivel(estas cuentas estadísticas afectables, se utilizan para dar de altapólizas estadísticas en donde intervengan este tipo de cuentas).

Una cuenta estadística puede agrupar diferentes rubros y naturaleza.

UNA CUENTA CONTABLE PERTENECE A SOLO UNA CUENTA CONTABLE, pero puedepertenecer a más de una cuenta estadística.

NOTA Las cuentas estadísticas sólo pueden combinarse con otras cuentasestadísticas.

C

La especificación de la relación entre las cuentas estadísticas y las cuentas contables sehará en el módulo llamado GRUPOS ESTADISTICOS.

Primeramente, es necesario diferenciar los dos tipos de cuentas estadísticas:

Cuenta afectable:Esta cuenta será utilizada para realizar pólizas estadísticas sin poder agruparla a otrascuentas.

Cuenta de Acumulación:La cuenta estadística a la cual se relacionará como una cuenta contable, deberá estardada de alta previamente en el Catálogo de Cuentas y haberse definido comoESTADISTICA DE ACUMULACION

Cómo formar un grupo estadístico

Para hacer uso de los Grupos Estadísticos, seleccione en el menú de Catálogo la opciónGrupos Estadísticos.

Alta de gruposSe elige esta alternativa cuando se desea definir relaciones entre cuentas contables oestadísticas a una cuenta estadística. Todas las cuentas deberán estar dadas de altapreviamente.Los campos a definir son los siguientes:

Cuenta estadística:Aquí deberá teclear la cuenta a la que se quiera relacionar subcuentas.Nombre:Este campo será desplegado al leer CONTPAQ la cuenta estadística.

Datos por cada subcuenta que se desee relacionar

NúmeroEste campo será asignado por CONTPAQ. El sistema dará un número progresivo acada subcuenta que se desee relacionar, facilitando así la visualización desubcuentas.

CuentaAquí se captará el número de cada cuenta que se desea relacionar a la cuentaestadística y, opcionalmente el dígito de control.

NombreEste campo será desplegado al momento en que el sistema localice la cuenta enel Catálogo.

TipoEste campo será desplegado por CONTPAQ y se refiere al tipo de cuenta que sedefinió al dar de alta su catálogo. En el caso de cuentas estadísticas que yatenían sub-cuentas definidas previamente, éstas serán desplegadas y despuésCONTPAQ permitirá dar nuevas altas, colocándose después de la última subcuentaregistrada. Cuando no existan subcuentas relacionadas, CONTPAQ le indicará queestá listo para comenzar a dar de alta.

Se puede realizar un cambio cuando se está en altas, borrando la cuenta y dando dealta la correcta.

Muévase con ayuda de las flechas del teclado, oprima <RET> en la cuenta con error yCONTPAQ preguntará Efectuar Baja : Si/No. Si contesta "Si" la borrará.

Para salir del modo de captura teclee <ESC>, deberá estar posicionado al inicio de lalínea donde se está captando.

Cambio de gruposEsta opción funciona igual que correcciones dentro de altas, por lo que el procedimientopara cambios será:

Dar de baja la relación con una cuenta.Dar la alta.

El procedimiento entre altas y cambios varía en que en altas se estará posicionado alfinal de la pantalla después de la última subcuenta existente y se captan las cuentas quese quiere aumentar.

En la opción cambios se encontrará posicionado en la primera línea de las subcuentasrelacionadas, donde se podrá mover hacia arriba o hacia abajo con la ayuda de lasflechas.

Una vez localizada la subcuenta se oprime <RET> para editar el campo y aparecerá elmensaje Efectuar Baja : Si/No.

Si su respuesta es "Si", se efectuará el cambio y seguirá en esa pantalla, apareciendo elcursor en la misma línea corregida, pero reacomodándose el detalle de cuentas, por sise desean efectuar más correcciones.

Para salir se oprime <ESC> cuando el cursor se encuentre en la columna de numeraciónde las subcuentas.

Despliegue de gruposEsta opción permite visualizar la información de las cuentas estadísticas y del grupo desubcuentas que la forman, desplegándose el nombre y el tipo de cada una de éstas.

Para ver las relaciones entre las cuentas que no aparecen en pantalla, cuando sunúmero es mayor a las que se despliegan, use la flecha hacia abajo o las teclas dedesplazamiento.

Baja de gruposPermite anular las relaciones entre una cuenta estadística y todo el grupo de subcuentasque pertenecen a ella, es decir, una BAJA GENERAL.

Las bajas en este módulo significan anular una relación existente entre una subcuenta(contable o estadística) y una cuenta (superior) estadística.

Sólo se podrá dar de baja procediendo de los niveles inferiores al nivel superior ensecuencia, como podando un árbol. Para dar de baja, seleccione la opción BAJAS ytecleé el número de la cuenta estadística que desea dar de baja. Enseguida apareceránlas subcuentas.

Recuerde que cuando da de baja las relaciones de una cuenta estadística, estaráborrando todas las ligas con el grupo de cuentas que la forman, pero las cuentas tantocontables como estadísticas seguirán en el Catálogo.

apítulo 14

Presupuestos

En este capítulo se explicará cómo definir los presupuestos para cualquier cuenta queexista en el catálogo, sin importar el nivel que ésta tenga.El manejo de presupuestos es fácil y permite aprovechar los recursos disponibles decada empresa, así como controlar las erogaciones durante el ejercicio, ya sea pordepartamento o en alguna otra forma.El usar presupuestos hará posible la realización de comparaciones y análisis para latoma de decisiones futuras.Para entrar a este módulo, habrá que seleccionar la opción de Presupuestos ABCDdentro de Catálogo.

Por ejemplo, si se hace un presupuesto para cuentas de gastos y se elige que éstasacumulen a niveles superiores, automáticamente se hará un presupuesto para la cuentade gastos que agrupa a todas esas cuentas. La ventaja de elegir que sí acumulen aniveles superiores es que no será necesario realizar un presupuesto para dichos nivelespuesto que se hará automáticamente; pero es probable que existan muchos niveleshacia arriba y no se deseé tener presupuesto para todos. Este proceso equivale aseleccionar, en el método de captura de presupuestos, "Suma de subcuentas".

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 9:37a ││ Menú principal ││ Pólizas Reportes Catàlogo Cierre Instalación Otros Salir ││═══════════════════════╒═════════════════════════════════════╕══════════════════││ │Catàlogo de cuentas ABCDE │ ││ │Grupos estadísticos ABCD │ ││ │Presupuestos ABCD │ ││ │Activos fijos ABCD │ ││ │Cargar catàlogo externo │ ││ │Bajar catàlogo a archivo externo │ ││ │Cargar presupuestos externos │ ││ │Bajar presupuestos a archivo externo │ ││ ╘═════════════════════════════════════╛ ││ ││ ││ ││ ││ ││Altas, bajas, cambios y despliegues de presupuestos a cuentas ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

C

Alta de presupuestosSe elige esta alternativa cuando desea incluir un presupuesto a una cuenta que no lotenía.El sistema, CONTPAQ, pedirá el número de cuenta y el número de ejercicio, el cual podráser:

VALOR EQUIVALENTE 1 Futuro 0 Actual -1 1 ejercicio antes del actual -2 2 ejercicios antes del actual

NOTA

Si no se teclea ningún valor, el <RET> será asumido como cero, osea el ejercicio actual.

Después de seleccionar el ejercicio a presupuestar, aparecerá un ventana en la que semostrarán los métodos de presupuestos existentes en el sistema.Cuando seleccione una de las opciones aparecerán, según la opción, algunos datos acaptar en los que podrá utilizar las facilidades para la digitación de importes, como el usode la tecla + (más del teclado numérico), que colocará 3 ceros en el importe. Una veztecleado el importe use <RET> si no utilizó los decimales.

NOTA

Cuando se oprime <RET> en lugar del importe, CONTPAQ asumirá lacantidad anterior.

Correcciones dentro de altas

Si se comete un error, se teclea <ESC> y el sistema preguntara si los datos soncorrectos.

En caso de que deseé modificar el presupuesto, CONTPAQ preguntará si desea corregirtodo el presupuesto o sólo algunas cantidades. En caso de haber seleccionado Algunas cantidades, el sistema lo colocará en el primerperíodo del ejercicio, desplegando los datos ya captados, seleccione el período amodificar en la forma acostumbrada (posicionándose y <RET> o con letra en intenso) ytecleé el importe.

Una vez que se terminen de teclear las cantidades se presiona <ESC> y CONTPAQmandará el siguiente mensaje:

Datos Correctos ? Si/No

Si Graba la información limpiando la pantalla, esperando otro presupuesto.

No Preguntará de nuevo si se corrigen todas las cantidades o algunas.

Algunas: Se repetirá el proceso anterior.Todas: Borrará todos los saldos, regresando a la pantalla de selección de

manera que pueda captar de nuevo el presupuesto.

Cada vez que efectúe una alta, CONTPAQ mandará un aviso de ALTA EFECTUADA ysolicitará otro número de cuenta. Si ya no desea seguir captando presupuestos presione<ESC>.

Baja de presupuestosUna vez que se tiene un presupuesto para una cuenta y se desea borrar. Se seleccionaesta opción, tecleando luego el número de cuenta y después de que el sistemadespliegue los importes presupuestados se confirma la baja.

Cambio de presupuestosEsta opción permite cambiar alguna de las cantidades o todo el presupuesto de unacuenta.CONTPAQ enviará el mensaje:

Datos correctos: Si/NoSe responde No y en seguida aparecerá un mensaje en el que se preguntará si sedesean cambiar algunos datos o todos.Algunas: CONTPAQ lo colocará en el primer período del ejercicio, desplegandolos datos ya captados, seleccione el período en la forma acostumbrada (posicionándosey <RET> o con letra en intenso) y tecleé el importe.

Todas: Regresa a la pantalla de Método a usar en el presupuesto.

Despliegue de presupuestosEsta opción se utiliza cuando ya se tiene un presupuesto para una cuenta y se deseaconsultarlo.Para realizar un despliegue se selecciona esta opción, se teclea el número de cuenta ydespués el sistema despliega los importes presupuestados.Para salir de esta opción se presiona <ESC>.

Métodos de presupuestos

Una vez dado el número de cuenta y el período aparecerá una pantalla en la que semuestran todos los métodos de presupuestos con los que el sistema cuenta.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 9:39a ││ Presupuestos ABCD ... Altas,Bajas,Cambios,Despliegues ││╒══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╕│││ Número de cuenta 111 -100 ││││* Nombre Caja contabilidad ││││*Acumula a 111 -000 ││││* Nombre CAJA ││││ ││││ Número de ejercicio 0 │││╒ Método a usar: ════════════════╕═════════════════════════════════════════════╛│││Mes por mes │ │││Un total prorrateado │ │││Total prorrateado según ratio │ │││Afectación simple │ │││Crecimiento compuesto │ │││En base a tabla de inflación │ │││Igual a otra cuenta │ │││Porcentaje sobre otra cuenta │ │││Suma de subcuentas │ │││Base saldo ano anterior mas % │ │││Base saldo ano anterior y tabla │ ││╘════════════════════════════════╛ ││ ││Captar cada mes el presupuesto ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Mes por mes┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│ CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 9:42a ││ Presupuestos ABCD ... Altas,Bajas,Cambios,Despliegues ││╒══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╕│││ Número de cuenta 111 -100 ││││* Nombre Caja contabilidad ││││*Acumula a 111 -000 ││││* Nombre CAJA ││││ ╒ Presupuesto ejerc. 92 ═══╕│││ Número de ejercicio 0 │ENE │││╒ Método a usar: ════════════════╕══════════════════│FEB 0 ││││Mes por mes │ │MAR 0 ││││Un total prorrateado │ │ABR 0 ││││Total prorrateado según ratio │ │MAY 0 ││││Afectación simple │ │JUN 0 ││││Crecimiento compuesto │ │JUL 0 ││││En base a tabla de inflación │ │AGO 0 ││││Igual a otra cuenta │ │SEP 0 ││││Porcentaje sobre otra cuenta │ │OCT 0 ││││Suma de subcuentas │ │NOV 0 ││││Base saldo ano anterior mas % │ │DIC 0 ││││Base saldo ano anterior y tabla │ │ │││╘════════════════════════════════╛ │ANUAL 0 │││ ╘══════════════════════════╛││Capte el presupuesto del mes; <ESC> salir ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Al seleccionar esta opción, Contpaq desplegará los períodos que componen el ejerciciocolocándose en el primer período para que se vaya asignando las cantidades a cadaperíodo.

Al aparecer la pantalla, el sistema colocará el cursor en el primer período, paracomenzar tecleé la cantidad y <RET> con lo que Contpaq aceptará los datos.

NOTA

El período inicial corresponderá al que usted defina en laINSTALACION.

Un total prorrateadoEsta opción permite registrar un total para el ejercicio, el cual será divido en cantidadesiguales entre los períodos definidos (generalmente 12) y se ajustará con el total en elúltimo período.El sistema desplegará una ventana para que se tecleé la cantidad deseada, después detecleado el total, el sistema calculará el prorrateo y desplegará los importes por período.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 9:45a ││ Presupuestos ABCD ... Altas,Bajas,Cambios,Despliegues ││╒══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╕│││ Número de cuenta 111 -200 ││││* Nombre Caja Desarrollo ││││*Acumula a 111 -000 ││││* Nombre CAJA ││││ ╒ Presupuesto ejerc. 92 ═══╕│││ Número de ejercicio 0 │ENE 1'000,000 │││╒ Método a usar: ═╒═════════════════════════════════│FEB 1'000,000 ││││Mes por mes │ Cantidad: 12'000,000 │MAR 1'000,000 ││││Un total prorrate│ │ABR 1'000,000 ││││Total prorrateado│ │MAY 1'000,000 ││││Afectación simple╘═════════════════════════════════│JUN 1'000,000 ││││Crecimiento compuesto │ │JUL 1'000,000 ││││En base a tabla de inflación │ │AGO 1'000,000 ││││Igual a otra cuenta │ │SEP 1'000,000 ││││Porcentaje sobre otra cuenta │ │OCT 1'000,000 ││││Suma de subcuentas │ │NOV 1'000,000 ││││Base saldo ano anterior mas % │ │DIC 1'000,000 ││││Base saldo ano anterior y tabla │ │ │││╒════════════════════════╕═══════╛ │ANUAL 12'000,000 ││││ Datos correctos: Si/No │ ╘══════════════════════════╛││Grabar el presupuesto y salir; <ESC> salir ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Total prorrateado según ratioEsta opción permite registrar un total para el ejercicio, el cual será prorrateado entre losperíodos definidos, según el porcentaje para cada período, contenido en la tabla deporcentajes, definida previamente en "Tablas de % ABCD".

NOTA Se da de alta en Tablas del sistema, a partir de la tabla 100, ya queestas se utilizan para presupuestos.

Después de tecleado el total, Contpaq calculará el prorrateo y desplegará los importespor período.

Afectación simpleEsta opción permitirá definir un importe que se usará para todos o algunos de losperíodos, afectándose con un porcentaje en forma de interés simple.La cantidad tecleada será colocada en el período señalado y a partir de éste tendrá uncrecimiento del porcentaje especificado:

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 9:51a ││ Presupuestos ABCD ... Altas,Bajas,Cambios,Despliegues ││╒══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╕│││ Número de cuenta 121 -000 ││││* Nombre Edificios ││││*Acumula a 120 -000 ││││* Nombre FIJO ││││ ╒ Presupuesto ejerc. 93 ═══╕│││ N·mero de ejercicio 1 │ENE 10,000 │││╒ Método a usar: ═╒═════════════════════════════════│FEB 11,000 ││││Mes por mes │ Cantidad: 10,000 │MAR 12,000 ││││Un total prorrate│ Período: 1 │ABR 13,000 ││││Total prorrateado│ Porcentaje: 10.00 │MAY 14,000 ││││Afectación simple╘═════════════════════════════════│JUN 15,000 ││││Crecimiento compuesto │ │JUL 16,000 ││││En base a tabla de inflación │ │AGO 17,000 ││││Igual a otra cuenta │ │SEP 18,000 ││││Porcentaje sobre otra cuenta │ │OCT 19,000 ││││Suma de subcuentas │ │NOV 20,000 ││││Base saldo ano anterior mas % │ │DIC 21,000 ││││Base saldo ano anterior y tabla │ │ │││╒════════════════════════╕═══════╛ │ANUAL 186,000 ││││ Datos correctos: Si/No │ ╘══════════════════════════╛││Grabar el presupuesto y salir; <ESC> salir ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Esta forma de alimentar presupuestos es similar al cálculo de una inversión con interéssimple (no se capitaliza cada mes).

Crecimiento compuestoEn esta opción podrán definirse importes con un crecimiento similar al de una inversióncon interés compuesto (capitalizando cada período los intereses). Esta opción permiteproyectar presupuestos para cuentas que asemejan un comportamiento que se veafectado por una tasa por período.Los datos que deberán introducirse son: la cantidad, el período (inicial) y el porcentaje.También, como en la opción anterior, se pueden introducir datos con crecimientoescalonado, etc.

En base a tabla de inflaciónEn estos momentos es de bastante utilidad el presupuestar con base en elcomportamiento esperado de la inflación, según los indicadores generales del bancocentral, de la industria en particular o bien, del insumo específico.Contpaq le da la opción de definir en la INSTALACION de la contabilidad hasta 9,999tablas diferentes de inflación, las cuales tendrán la flexibilidad acorde a sus estimados.

Las tablas definidas pueden ser explotadas en el módulo presupuestal con la simplereferencia a las mismas. El período se manejará en la misma forma que en las opcionesSimple y Compuesto.El número de la tabla de inflación deberá corresponder al de una tabla que se haya dadode alta previamente, los índices especificados para cada período afectarán la cantidadoriginal para determinar la cantidad de ese período.

Igual a otra cuentaEn esta opción podrá copiar de una cuenta a otra un presupuesto que ya fue captado.Para ello lo que se ocupa es darle únicamente el número de cuenta del presupuestooriginal, en caso de tener una diferencia se podrá corregir cuando presente lascantidades de los períodos, con la opción de cambio.

Porcentaje sobre otra cuentaCon esta opción se puede utilizar el presupuesto de una cuenta como base para otra,aplicando un porcentaje sobre la original, por lo que tendrá que especificar el número decuenta del presupuesto original y el porcentaje.

Suma de subcuentasCon esta opción se efectuará el cálculo de la cuenta acumulando los presupuestos desus subcuentas.

Base saldo año anterior más %Con esta opción se puede utilizar el saldo de la cuenta por el año anterior como base,agregando un porcentaje sobre el original.

Base saldo año anterior y tablaCon esta opción se puede utilizar el saldo de la cuenta por el año anterior como base yaumentar la cantidad que resulte de aplicar los porcentajes de una tabla de inflación.

apítulo 15

Otras funciones del sistema

Uso de macrosDentro de CONTPAQ es posible definir teclas que actúen como macros y que realicencualquier función que se ejecuta frecuentemente.Una MACRO es una corta colección de pulsaciones a teclas, que se registran yalmacenan en un archivo, con el fin de poder usarla de nuevo cada que vez que serequiera.CONTPAQ simplifica el trabajo repetitivo utilizando las MACROS, que son un método queevita teclear datos o comandos que se utilizan frecuentemente.

Definición de una macroPara realizar una macro es necesario conocer cuáles son las instrucciones o comandosque se desean almacenar dentro de ella, una vez definidas las instrucciones que sedesean guardar en una macro, es necesario buscar un nombre corto con el cual sereconocerá la macro, este nombre corto es la tecla de activación la cual se utiliza paramandar llamar a ejecución la macro cuando se requiera.Las macros de CONTPAQ se crean fácilmente, ya que sólo se tiene que pulsar la tecla<F7> (Definir macro), en seguida el sistema mostrará en pantalla un pequeña ventanadonde se avisa que se realiza la definición de una Macro.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ ADMINISTRACION Y SERVICIOS DE GRUPO ││ Menú principal ││ Pólizas Reportes Catàlogo Cierre Instalación Otros Salir ││════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││╒ Definición de MACRO ════════════════════════════════╕░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░│││ Tecla de activación │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░│││ Descripción │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░│││ │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░│││ Datos correctos: Si/No │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││╘═════════════════════════════════════════════════════╛░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││Presione tecla a definirse ([Fn] o combinar con ALT, CTRL o SHIFT); <ESC> salir ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

C

En esta ventana se piden los datos necesarios para almacenar una Macro, estos datosson:

Tecla de activaciónEs aquella con la cual se podrá activar la macro una vez que sea definida, podrá ser unasola tecla o combinación de ellas, lo más recomendable es que se utiliza combinaciónde ellas como <Alt>, <Shift> o <Ctrl> con una tecla de función <Fn> o <Alt> concualquier letra, número o tecla de movimiento del cursor.

Antes de hacer la definición de las macros, se recomienda consultarel Anexo C, en el que se da una tabla con las teclas de funciónutilizadas por el sistema. Si por error se trata de definir una macroque utilice las mismas combinaciones ya definidas por CONTPAQ, elsistema no se lo permitirá.

Al definir una macro se debe dar una tecla de activación que servirá para activar yejecutar la MACRO cuando esta sea requerida, por lo que se recomienda que antes derealizar la definición de una macro se revisen las teclas de activación que se hanutilizado para nombrar prepólizas y macros, con el fin de evitar duplicidad y pérdida demacros o prepólizas definidas anteriormente.

Descripción

Descripción de la macro, la cual es de mucha utilidad, ya que da una rápida idea delo que la macro debe de realizar.

Una vez dada la tecla de activación y la descripción de la Macro, se comienza con ladefinición de la misma, a partir de este momento aparecerá en la parte inferior derechade la pantalla un mensaje: MACRO, el cual indicará que se encuentra activa la definiciónde una macro y que todas las pulsaciones que se lleven a cabo se almacenarán dentrode la macro que se esta definiendo hasta que se termine la definición de la misma. (Laspulsaciones son todas las instrucciones y/o comandos que se dan a CONTPAQ pararealizar una actividad determinada, como podría ser la impresión de algún reporte, elllamado a la hoja financiera con un archivo de trabajo en particular, etc.).

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ Otra 10:50a ││ Reportes del Catàlogo ││════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════││╒══════════════════════════════════════╒══════════════════════════════╕ │││ Catàlogo de Cuentas │ Movimientos del 010792 │ │││ Posición Financiera, Balance General │ Al 31/JUL/92 │ │││ Estado de Resultados │ │ │││ Origen y Aplicación de Recursos │ Tipo póliza Total │ │││ Anexos del Catàlogo │ │ │││ Movimientos, Auxiliares del Catàlogo │ Movimientos Todas │ │││ Balanza de Comprobación ╘══════════════════════════════╛ │││ Reporte de Componente Inflacionario │ │││ Saldos Promedio │ │││ Flujo de efectivo │ │││ Libro Mayor │ │││ Una Póliza Concentrada │ │││ Impreso de Presupuestos │ │││ Auditorφa de Saldos │ │││ Impresión de Diarios y Pólizas │ │││ Instalados del Reporteador │ ││╘════════════════════════════════════════╛ ││ ││ MACRO││Fecha de la forma ddmmaa; <RET> inicio período; <ESC> salir ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Si al momento de estar definiendo una macro se decide cancelar la definición de lamisma, sólo se tiene que teclear al mismo tiempo las teclas <Ctrl> y <F7> (Cancelardefinición de macros), y la definición será cancelada.Cuando se ha terminado de realizar aquellas instrucciones repetitivas que deseanalmacenar como una Macro, se debe de especificar al sistema que la macro haterminado, esto, se logra pulsando la tecla de función <F7>, una vez realizado lo anteriorel mensaje de Macro desaparecerá.

Ejecución de MacrosUna vez definida la macro pueden activarse simplemente al oprimir la tecla ocombinación de teclas de activación con las cuales fue nombrada.Si no se recuerda como se nombro a una macro y se desea hacer uso de esta, oprima lacombinación de teclas <Alt>y <F7>, y se desplegará una pantalla con la lista de lasmacros que ya han sido definidas.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ Otra 10:58a ││ Menú principal ││ Pólizas Reportes Catàlogo Cierre Instalación Otros Salir ││═╒══════════════════════════════════╕═══════════════════════════════════════════││ │Pólizas ABCD │ ││ │Aplicación de pólizas sin afectar │ ││ │Definición de prepólizas ABCD │ ││ │Traspaso de auxiliares │ ││ │Cargar pólizas externas │ ││ │Bajar pólizas a archivo externo │ ││ ╘══════════════════════════════════╛ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││╒════════════════════════════════════════════╕ │││Alt Q Impresión de una Póliza │ │││Alt A Impresión Auxiliar al catàlogo │ │││Alt F Cierre fin de perφodo │ ││╘════════════════════════════════════════════╛ ││Seleccione posicionàndose y <RET> o con letra en intenso; <ESC> salir ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Debido a que las macros guardan una secuencia de pulsaciones,cuando se desee hacer referencia o utilizar una macro ya definida, sedebe de estar posicionado en el MISMO LUGAR donde se hizo ladefinición. Es decir, las macros son relativas a la posición donde seempezó a definir.

Cómo borrar una macroPara borrar una macro se activa el menú de macros <ALT><F7>, se selecciona la macroque se desea borrar y el sistema mostrará una pantalla en la que se ofrecen lasopciones disponibles:

Borrar

Modificar descripción

Borrar

Al seleccionar esta opción la macro en cuestión será dada de baja o borrada delsistema, por lo que ya no será posible utilizarla de nuevo.

Modificar descripción

Al seleccionar esta opción solamente se podrá modificar la descripción dada a lamacro.

Modificaciones en macrosPara realizar esta acción no existe ninguna opción en especifico, ya que para modificarlas pulsaciones que la macro almacena es necesario redefinir la misma macro, es decirvolver a definir una macro con la mima tecla de activación y que realice los pasos que sedesean.

Centros de Costo

Esta característica del sistema permitirá identificar porciones dentro de una compañíapara la cual se llevan registros contables separados. A estas porciones se les llamaracentros de costos o centros de utilidad.

En general un centro de costos es una parte interna de una compañía que tiene ingresosy/o gastos, pero no tiene activos y no es responsable de sus pasivos.Se utiliza en compañías con sucursales o en compañías con varios departamentos paralos cuales se lleva un control de ingresos y egresos por separado aunque estos, afectenen su totalidad a la misma empresa, el manejar centros de costos permitirá obtenerestados de resultados globales o comparativos por centros definidos, los ingresos ogastos se concentran por los centros de costos definidos.Si se desea llevar estados de resultados o un control de gastos por cada centro, debe deutilizar esta opción, con lo cual se obtendrá un estado global el cual se comprenderá deingresos y egresos por departamento.

Cómo definir centros de costosCada centro de costo tendrá asignado un número y una descripción, y para definir uncentro se tendrá que dar de alta una tabla en la opción Tablas del sistema, en la cual, sedeben de especificar cuáles serán la cuentas o rango de ellas que afecten al centro decosto que se esta definiendo.Los centros de costos podrán ser identificados dentro del catálogo de cuentas poraquellas cuentas que mantengan en común alguna porción de su código o por doscuentas que aunque no estén relacionadas por alguna porción de su código pertenezcanal mismo centro de costo por esto, la definición de un centro de costo podrá estar dadade alta hasta por cinco patrones diferentes de cuentas, los cuales definirán las cuentas orango de cuentas que afecta a cada centro de costo.

NOTA Los patrones se utilizan para especificar rangos o cuentas enparticular que formarán los códigos de cuentas validos para el centrode costo que se este definiendo.

Cada patrón podrá tomarse a partir de la estructura del código de cuenta, en donde eldato podrá ser un código completo (patrón fijo) o un código con números y comodines(#), el comodín (#) se utiliza para sustituir cualquier número en donde éste se encuentre.Dentro de la definición de los patrones además de poder utilizar el comodín se podráemplear el punto (.), el cual significara que el próximo patrón marcara el fin del rangoque se inicio con el patrón en definición. Otra de las opciones que se ofrecen en ladefinición de patrones para centros de costo es el uso de la coma (,) la cual significa queel siguiente patrón es independiente del patrón en definición pero valido para ese centrode costos.

Como ya se mencionó anteriormente para cada centro de costos es posible especificarcinco diferentes patrones de cuentas, los cuales podrán ser llenados utilizando loscaracteres , y . y el comodín #.

Ejemplos de cómo llenar los patrones:

Centro de costosnúmero

Descripción Descripción que identifique el centro de costoPatrón 1 4## - 100.Patrón 2 5## - 100,Patrón 3 ### - #01.Patrón 4 ### - 999,Patrón 5 825 - 10#

Para los dos primeros casos, los patrones 4##-100 .5##-100 significan que se deben de tomar en cuenta para dicho centro de costo lascuentas cuyos valores se encuentren entre la 400-100 y la 599-100. El tercer patrónespecifica que se deben de tomar en cuenta todas las cuentas contenidas en el rangoque comienza en la 000-001 hasta la 999-999, y por último, también tomarán parte de dicho centro de costoscualquier cuenta que se encuentre entre la 825-100 y la 825-109.

El sistema reconoce dentro del patrón de cuentas que seespecifique cuáles de estas cuentas serán de ingresos y cuáles deegresos esto, se logra consultando la naturaleza de la cuenta.

Una vez dados los patrones de cuentas, el siguiente paso es ejecutar los reportesexistentes, los cuales muestran la información referente a dichos centros de costo, estosreportes se pueden ejecutar desde la opción Reportes, Instalados del Reporteador yseleccionar aquel reporte que despliegue la información necesaria (puede ser un reporteglobal o un comparativo entre dos centros distintos).

NOTA En un estado financiero por centro de costo se desplegarán títulos ycuentas de mayor, pero los importes corresponderán a las cuentasdel centro de costos.

Hasta aquí, se ha explicado la forma de especificar los patrones de cuentas queformarán el centro de costos en definición, y la manera de mostrar dicha información,pero es muy importante tomar en cuenta las siguientes consideraciones dentro delcatálogo de cuentas a fin de poder obtener la información que se desea.

Para poder llevar centros de costos es necesario dar de alta dentro del catálogo decuentas, aquellas cuentas que llevarán el control de ingresos y egresos por cada centroy para lograrlo existen dos formas de manejar el catálogo de cuentas:

D epartam ento 1 D epartam ento 2

IMSS

O FIC INA

IMSS

O FIC INA

SUELD O S SUELD O S

Producto 1 Producto 2

VentasDepto. 1

Depto. 2

Depto. 3

Depto. 1

Depto. 2

Depto. 3

Figura 15.1 Figura 15.2

En la figura 15.1 el catálogo ha sido definido detallando los ingresos o egresos por cadacentro de tal forma que será fácil especificar las cuentas que afectarán al centro decostos que se desea definir, pero en la figura 15.2 el catálogo se diseño detallando lasventas por producto, así que en este caso habrá que dar de alta sub-cuentas queidentifiquen las ventas por dicho producto pero en cada departamento o sucursal queformaran un centro de costo específicamente. Si su catálogo de cuentas esta diseñadode esta forma, se tienen que dar de alta subcuentas por cada uno de los centros decosto que se desee manejar, estas subcuentas deben de tener el MISMO nombre que lacuenta madre (ejemplo producto X o producto Y). Y con el fin de facilitar la captura, laforma de dar de alta dichas cuentas para cada producto será por medio de la opciónAltas de grupos en Grupos ABCD.

Multimoneda

Una nueva característica del sistema es la expresión de información en diferentesvalores monetarios.

Con solo presionar <Shift><F3> será posible cambiar el tipo monetario en el que sedesea aparezca la información que despliega el sistema además, los reportes, antes desu ejecución piden la confirmación de tipo de moneda en la que se desplegarán losresultados.Todos los reportes, a su elección, van a ser expresados en un mismo sistema monetario;en el sistema monetario vigente (para México, podrán ser expresados en el sistemamonetario actual [hasta 1992 = pesos], o en el nuevo sistema monetario [nuevospesos]), ó en cualquier otro sistema monetario (dólares, libras, pesetas, etc.).Esta característica se limita solamente a la expresión de información a cualquier monedaque el usuario quiera utilizar, no implicando así que el sistema haga un manejomultimoneda como tal en transacciones, es decir, solamente se expresará la informaciónen otros sistemas monetarios, pero el registro de las operaciones deberá seguirsellevando a cabo en un mismos sistema monetario (ejemplo: Pesos).Para implementar el uso de otros sistemas monetarios (otras monedas) existe una tablaque el usuario podrá manejar, en la cual es posible guardar otras monedas para lascuales se quiera expresar la información.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa S.A. de C.V ││ Usuarios, Conceptos, Diarios, Tablas, Fechas y Grupos Estadísticos ││╒═════════════════════════════════════╕══════════════════════════════════════│││Tablas de % ABCD │ │││Diarios especiales ABCD │ │││Conceptos ABCD │ │││Usuarios ABCD │ │││Fechas de ejercicios ABCD │ │││Grupos estadísticos automàticos ABCD │ │││Centros de costos ABCD │ ││*Monedas │ ││╘═════════════════════════════════════╛ ││ ││ ││ ││ ││ ││Altas, Bajas, Cambios y Despliegues de tablas de porcentajes; <ESC> salir ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción,S.A. de C.V. │└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Esta tabla de monedas contendrá el factor de conversión por el cualse tenga que dividir a la moneda en uso (hasta cuatro decimales); elfactor debe estar referido al sistema monetario vigente.

Ejemplo, para México:Nuevos pesos / factor = otra moneda

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa S.A. de C.V. ││ Usuarios, Conceptos, Diarios, Tablas, Fechas y Grupos Estadísticos ││╒═════════════════════════════════════╕══════════════════════════════════════│││Tablas de % ABCD │ │││Diarios especiales ABCD │ │││Conceptos ABCD │ │││Usuarios ABCD │ │││Fechas de ejercicios ABCD │ │││Grupos estadísticos automàticos ABCD │ │││Centros de costos ABCD │ │││Monedas ╒═════════════════════════════════════════════════╕││╘═════════════════════════│ Altas,Bajas,Cambios,Despliegues │││ │═════════════════════════════════════════════════│││ │ Número 3 │││ │ Nombre Dóllar │││ │ Factor 3.1750 │││ │ Símbolo Dll │││ ╘═════════════════════════════════════════════════╛││ ││╒════════════════════════╕ │││ <RET> para continuar │ ││ ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción,S.A. de C.V. │└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Por lo tanto antes de emitir cualquier reporte, Contpaq pedirá en qué sistema monetarioquiere expresarse, teniéndose como opciones las monedas que se encuentrendefinidas por el usuario en tablas.Todos los reportes llevarán en su encabezado el sistema monetario en el cual esténexpresados, este título se tomará del nombre de la moneda que se tenga registrado enla tabla de monedas.

NOTA Nota para México:En el caso de que algún reporte involucre información del sistemamonetario actual y del nuevo sistema monetario, esto se indicará conuna nota al pie de página, ya que todo estará expresado en unmismo sistema monetario.

Será posible cambiar la paridad de cambio monetario con sólopresionar la tecla <Shift><F3> (cambio de factor de moneda encualquier parte del sistema).

apítulo 16

Hoja financieraCONTPAQ contiene una hoja de cálculo donde se puede recopilar y calcular datos. (Estahoja de cálculo es una simulación de "Lotus" pero con menos características, la principalventaja es que dentro de ella es posible extraer directamente los datos de la base dedatos). Se introducen en la hoja de cálculo los datos que se deben mantener al día y luego sepodrán usar para trabajar con ellos, calcular totales y fórmulas, clasificar datos,...también se podrá utilizar esta hoja de cálculo para grabar datos numéricos, por ejemplocifras de ventas mensuales o de ingresos y gastos.La hoja de cálculo también incluye un programa de gráficos que permite representargráficamente las cifras de la hoja de cálculo.Una hoja financiera u hoja de cálculo es una herramienta muy útil, ya que con ella esposible elaborar planes financieros, planes de ventas, presupuestos, etc.

Capacidades de la hoja financiera

CONTPAQ ha integrado una hoja de cálculo a su sistema ya que con ella se podrán,rápida y fácilmente manipular números para crear proyecciones, elaborar balances,estados financieros, etc.

La hoja financiera tiene capacidad para almacenar 10000 registros o datos (40Columnas y 250 renglones, que forma 10000 celdas), además de que cuenta concomandos, opciones y funciones que se podrán utilizar libremente cuando se encuentretrabajando en ella.

La hoja financiera

Para crear un archivo dentro de la hoja financiera primero se deben definir los datos queaparecerán en el modelo por definir.

Los datos que aparecerán dentro del modelo que se elabora puedenser captados directamente o se pueden extraer desde la informaciónde CONTPAQ. Para extraer dicha información existen funciones paraagilizar y facilitar la extracción de datos, estas funciones se explicana continuación.

C

Funciones de la hoja financieraLa hoja financiera cuenta con funciones predefinidas para obtener información queCONTPAQ genera, para utilizarlas correctamente es necesario conocer el resultado quecon ellas se obtendrá así como el formato que se debe de seguir para utilizarlaseficientemente.

A continuación se explica el formato a seguir, resultado que se obtendrá y la forma deutilizar cada instrucción.

Al hacer uso de las funciones dentro de la hoja financiera esnecesario teclear exactamente igual el nombre de la función (elnombre de la función es el que se encuentra en mayúsculas en lasexplicaciones posteriores).

NOTA Los datos que se encuentran entre corchetes y en minúsculas de lossiguientes ejemplos, son datos que cada usuario debe de capturardependiendo del tipo de información que se desee obtener.

Para todas las funciones se piden argumentos, los argumentos son los datos que cadausuario deberá de teclear con el fin de obtener la información que se necesite, estosargumentos generalmente son:

#cta Representa el número de cuenta y dependerá de la estructura definida paracada catálogo.Este valor es siempre numérico. Ejemplo:100001 Que representa la cuenta 100-001

ejer Puede ser un valor numérico o una dirección de una celda la cual representa elejercicio que se desea consultar su valor puede variar:..., -2 2 Ejercicios anteriores -1 1 Ejercicio anterior 0 Ejercicio actual 1 Siguiente Ejercicio, ...

per Al igual que ejer su valor puede ser un dato fijo, un dato numérico o la direcciónde una celda dentro de la misma hoja de cálculo.Este, deber representar un valor numérico que varia desde uno (1) hasta elnúmero de períodos definidos (más el período de fin de ejercicio).

Ejemplo:Cuando se manejan períodos mensuales el rango para seleccionar este dato esentre 1 y 13.

En los siguientes ejemplos los nombres de la funciones seencuentran en mayúsculas y los datos por capturar en minúsculas,esto se hace sólo para hacer más claro el ejemplo, no obstantedentro de la hoja de cálculo se pueden utilizar indistintamentemayúsculas o minúsculas.

Nombre de la cuenta

NOM(#cta) Se utiliza para extraer el nombre de la cuenta.Ejemplo:NOM(000100) Coloca en la columna en que se especificó el nombre de ACTIVO quees el que corresponde, en el ejemplo, a la cuenta000-100.

Saldo de inicio del período

SIP(#cta,ejer,per)Obtiene el saldo al inicio del período de una cuenta.

Saldo de inicio del ejercicio

SIE(#cta,ejer)Obtiene el saldo al inicio del ejercicio.

Cargos del período

CP(#cta,ejer,per)Se obtiene el total de los cargos del período a una cuenta en particular.

Cargos del ejercicio

CE(#cta,ejer)Obtiene el total de cargos realizados a una determinada cuenta.

Abonos del período

AP(#cta,ejer,per)Se obtiene el total de abonos del período a una cuenta.

Abonos del ejercicio

AE(#cta,ejer)Se obtiene el total de abonos efectuados a una cuenta en el ejercicio.

Saldo fin del período

SFP(#cta,ejer,per)Obtiene el saldo al fin del período de una cuenta

Saldo fin del ejercicio

SFE(#cta,ejer)Obtiene el saldo al fin del ejercicio de una cuenta

Presupuesto período

PP(#cta,ejer,per)Obtiene el presupuesto para una cuenta en un período y ejercicio determinado

Presupuesto del ejercicio

PE(#cta,ejer)Obtiene el presupuesto en el ejercicio

Pero, además de estas funciones existen otro tipo de funciones que no necesitan deargumentos para expresar un valor, estas son:

Fecha de inicio del período FIP

FIP Obtiene la fecha de inicio del período actual.

Fecha de inicio del ejercicio FIE

FIE Obtiene la fecha de inicio del ejercicio.

Fecha fin del período FFP

FFPObtiene la fecha de fin del período actual.

Fecha fin del ejercicio FFE

FFEObtiene la fecha de fin del ejercicio.

Fecha de hoy FHOY

FHOY Obtiene la fecha del sistema operativo (máquina).

Nombre de la empresa NOMEMP

NOMEMP Obtiene el nombre de la empresa sobre la cual se esta trabajando.

Dirección de la empresa DIREMP

DIREMP Obtiene la dirección de la empresa en la cual se encuentra trabajadoCONTPAQ, este dato sólo se podrá obtener si se dio de alta en laredefinición del sistema.

RFC de la empresa RFCEMP

RFCEMP Obtiene el registro federal de causantes de la empresa que se estatrabajando al ejecutar el reporte. Al igual que DIREMP este dato sólose podrá accesar si dicho valor fue alimentado dentro de la redefinicióndel sistema.

Además de estas funciones, existen las operaciones aritméticas:+ - * /

Para efectuar sumas, restas, multiplicaciones o divisiones entre dos expresiones.Ejemplo de expresiones:

C4+D5 Suma las cantidades contenidas en las celdas C4 y D5.D7-H9-K33 Resta las cantidades contenidas en las celdas D7, H9 y K33,

la substracción se ejecuta de la siguiente forma:D7-H9 Dan un resultado al cual se restará K33.

El orden de precedencia para los operadores aritméticos es:1.- +2.- -3.- * y /

Además es posible utilizar paréntesis dentro las operaciones aritméticas.

^Para elevar a una potencia un valor numérico.

Ejemplo:5 ^2 (corresponde a cinco al cuadrado).

Suma de rangos

Si lo que se desea es realizar una suma de valores que se encuentran seguidos o dentro

de un rango, existe un operador que simplifica el trabajo, este operador es : ; los dostítulos entre dos direcciones indican que se desea hacer una suma de todos los valorescontenidos entre las dos direcciones.

Ejemplo:C4:H4 Significa que la suma contendrá todos lo valores contenidos entre la

columnas C4, hasta la columna H4. (suma horizontal)D30:E30 La suma se realizará entre los valores contenidos desde la columna

D30 hasta la columna E30 (suma vertical).

Truncar una expresión TRUNC (exp)

TRUNC(exp)Trunca una expresión, o lo que es lo mismo sólo muestra los valores de la parte enterade la expresión.exp Puede ser un número o una expresión (suma, resta,...) cuyo resultado sea un

valor numérico.

Redondear una expresión RED(exp)

Redondea el valor de la expresión.

Raíz RAIZ(exp)

Obtiene la raíz cuadrada del valor numérico contenido en exp.

Absoluto ABS(exp)

Obtiene el valor absoluto de una expresión

NOTA

Todos los valores involucrados en operaciones aritméticas deben deser valores numéricos.

Uso de la hoja financiera

Ahora, es posible conocer la forma de obtener la información que se desea extraer uobtener, pero antes de comenzar a elaborar un modelo en la hoja financiera se deben deconocer también la forma de introducir datos y la manera de manejar las opciones delmenú. Para hacer uso del menú principal se deberá de teclear la diagonal invertidacomo se indica en el renglón 23 de la pantalla.

Al presionar '/', aparecerán en pantalla el menú de opciones para uso de la hojafinanciera.

┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 10:21a│ │ Auto│ │A1 [Vacío] ←────────────────Línea de entrada │Hoja Archivo Imprimir Graficar Salir ←────────────────Barra del menú │███████A█████████B█████████C█████████D█████████E████████F██████████G███████████│ │1███████████ ↑ │ │2███ ↑ │ │ │3███ └────Celda Activa └─── Columnas │ │4███ │ │5███ │ │6███ │ │7███ │ │8███ │ │9███ │ │10██ <──── Renglones │ │11██ Ventana de la hoja financiera │ │12██ │ │13██ │ │14██ │ │15██ │ │16██ │ │17██ │ │18██ │ │Insertar, Eliminar, Ancho, Borrar, Formato, Auto, Nueva; <ESC> salir ←───────Renglón 23 │Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │ └───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Datos en la hoja financieraPara crear un nuevo archivo es necesario tener en pantalla una hoja de cálculo vacía ytener definida la información con la que se desea trabajar, una vez que se cuente con loanterior sólo es necesario comenzar a introducir datos. La hoja de cálculo se divide en10000 rectángulos llamados celdas. Cada celda puede contener un valor (valornumérico o de caracteres).

Para introducir los datos en cada celda, se utilizan las teclas de movimientos para moverel cursor a la celda en que se desee introducir el dato. Una vez posicionado en ella seintroducen los datos (los caracteres tecleados aparecen en la línea de entrada), esposible utilizar la tecla Del o Supr para corregir cualquier error.

Pero si en cambio se desea hacer uso de una hoja anteriormente definida, hay queseleccionar la opción Archivo del cual se desplegarán las siguientes dos opciones:

Cargar

Con esta opción se puede hacer uso de hojas anteriormente definidas, sólo bastará conque se dé el nombre completo del archivo que se desea utilizar.

Grabar

Sirve para grabar por primera vez o actualizar la definición de una hoja en disco y quelas modificaciones queden almacenadas o grabadas en un archivo.

Exportar

Se utiliza para grabar un archivo con un determinado formato de tal forma que pueda serutilizado en cualquier otra hoja de cálculo compatible con "Lotus".

Al definir un reporte ya sea nuevo o editar uno anterior se cuenta con las siguientesteclas que facilitan el uso de la hoja financiera:

Del Posicionarse en la celda que se desea borrar y presionar esta tecla.

<Shift>F9 Para recalcular cuando se especifico que el cálculo sería manual.

<Shift>F2 Editar una celda.

<Shift>F5 GoTo celda (Ir a un cierto número de celda).

TAB Para moverse una pantalla a la derecha.

Shift TAB Para moverse una pantalla a la izquierda.

↑ ↓ → ← Flechas de movimiento celda por celda.

Home, End, PgUp, PgDn Flechas de movimiento.

Home Al inicio de la hoja de trabajoEnd Ultima celda ocupada dentro de

la hoja de trabajo.PgUp o AvPág

Adelantar una pantalla.PgDn o Repág

Retrasar una pantalla.

Opciones de la hoja financieraAl presionar '/' aparece el menú con las siguientes opciones:

HojaArchivoImprimirGraficarSalir

Hoja┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 10:21a││ Auto││A1 [Vacío] ││Insertar Eliminar Ancho Borrar Formato Auto Nueva ││███████A█████████B█████████C█████████D█████████E████████F██████████G███████████││1███████████ ││2███ ││3███ ││4███ ││5███ ││6███ ││7███ ││8███ ││9███ ││10██ ││11██ ││12██ ││13██ ││14██ ││15██ ││16██ ││17██ ││18██ ││Insertar renglón o columna; <ESC> salir ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Insertar Para insertar renglones o columnas, si se selecciona la opción insertarrenglón, el renglón se insertará uno arriba de donde se encuentre el cursor.Si en cambio se selecciona la opción insertar columna, la columna se insertará unlugar a la izquierda de donde se encuentre el cursor.

Eliminar Esta opción elimina renglones y columnas, de la misma manera quefunciona la opción de insertar.

Ancho Establece un nuevo ancho para una columna en particular, el asumidoes de 10 caracteres por columna.

Borrar Cuando selecciona esta opción, se borrará la celda en la que seencuentre posicionado el cursor (puede ser una sola celda o un rangode ellas).

Formato Dar formato a una o un rango de columnas, el formato se puedeseleccionar de entre los siguientes:

Fijo Con el formato tipo fijo, los datos numéricos aparecerán con unnúmero fijo de decimales.

Pesos Los datos numéricos aparecerán con elsiguiente formato:$X,XXX.XX

, Los datos numéricos aparecerán con el siguiente formato:X,XXX.XX

Justificación Los datos tipo texto o numéricos se justifican a la izquierda a o laderecha según se seleccione.

Fórmula Al seleccionar este tipo de formato se desplegarán en pantalla lasformulas en vez de los valores calculados por las fórmulas en lasceldas.

Auto En esta opción se selecciona si el cálculo se hará en forma automáticao manual.

NOTA Se recomienda el uso del cálculo manual, ya que el cálculoautomático se vuelve muy lento cuando crece el número de datosdentro del archivo de la hoja de datos y más aun cuando en elarchivo intervienen datos de la Base de datos del sistema (Véasefunciones de la hoja de cálculo).

Nueva Para generar una nueva hoja de trabajo se utiliza esta opción.

Esta opción borra la hoja que se encuentre en ese momento enpantalla, por lo que se recomienda que antes de utilizar esta opción segrabe la hoja que actualmente se este utilizando.

Archivo

Como se menciona anteriormente, con esta opción se puede grabar una nueva hoja decálculo o las modificaciones hechas a una hoja ya existente.También se podrá cargar o traer a pantalla para consulta o modificaciones a una hoja yaexistente.La última opción es Exportar que consiste en grabar con un formato tal que pueda serreconocido por cualquier otra hoja de cálculo compatible con "Lotus".

Imprimir

Dentro de esta opción se podrá mandar a imprimir un archivo de la hoja financiera; laimpresión se puede hacer por impresora o mandar la misma información a un archivo endisco. Para lograrlo, el sistema mostrará las siguientes opciones:

1. Rango En el cual se debe de especificar desde la primera celda hasta laúltima celda del rango a imprimir.

2. Opciones Se puede seleccionar tamaño de márgenes y bordes, la forma deimpresión, y encabezados.

EncabezadoLas opciones pueden ser NO si no se desea tener un encabezado enel reporte, EN TODAS LAS HOJAS si desea que un encabezadoaparezca en todas la hojas de impresión del reporte, aquí debe deespecificar el renglón de inicio y el renglón final del encabezado.

SOLO EN LA PRIMERA, esta opción sólo pondrá el encabezado en laprimera hoja de impresión.

MárgenesAquí es donde se selecciona la posición en donde se comenzará aimprimir su reporte, el margen izquierdo tiene por asumido 4, es decir alos cuatro espacios comenzará a imprimir y el margen derecho tiene76, es decir a los 76 espacios pasará al siguiente renglón.

CompactadoSe debe de especificar si la impresión se hará con caracterescompactados o normales, al seleccionar 'SI' en esta opción laimpresión se hará a 132 caracteres por renglón de impresión.

BordesCon esta opción se especifica si se desean incluir bordes en elmomento de la impresión.

3. Enviar Es aquí donde se especifica si el archivo se enviara a Disco o aimpresora.

Graficar

La opción graficar funciona igual que el graficador del sistema (Consultar el capítulo degráficas en el manual del reporteador).

Para indicar el rango que se desea graficar, este se puede seleccionar desde el modelode la hoja financiera, o se puede alimentar directamente por el usuario.

Salir

Salida de la hoja financiera y regreso al menú del sistema.

apítulo 17

Consolidación de compañías

La consolidación permite hacer una combinación contable de dos o más compañíasconsolidadas en un compañía consolidadora.

La compañía consolidadora mediante un proceso de consolidación, integra a susarchivos los movimientos de cargo y abono por cada período de las diferentescompañías consolidadas. Con esto, la compañía consolidadora se convierte en laacumuladora de las consolidadas, sin que el proceso efectúe ningún movimientointercompañías.

NOTA

Se pueden consolidar una o varias compañías a la vez depende delo que se seleccione.

Consolidadora

Cía. 1 Cía 2 Cía 3

Figura 17.1

Cómo realizar la consolidación de compañías

Este proceso se ejecuta siempre desde la compañía consolidadora,de tal forma que el primer paso para consolidar las empresasconsiste en instalar la empresa que combinará a la demás (empresaconsolidadora), tomando en cuenta las siguientes consideraciones:

C

El catálogo de cuentas de las empresas a consolidar debe ser igual para todas ellas,hasta el nivel de las cuentas de mayor.

Las estructuras de los códigos de las cuentas de las empresas por consolidar y de laconsolidadora, deben coincidir al menos desde el primer segmento hasta elsegmento que identifica o distingue a las cuentas de mayor.

Se tiene que especificar en la redefinición del sistema que si semanejará un segmento distintivo para este tipo de cuentas.Véase Redefinición del sistema.

Por ejemplo, si para las siguientes empresas el segmento que identifica a las cuentas demayor es el segundo:

Consolidada XXX-XXX-XX-X 3321

Consolidadora

Segmento identificador

EMPRESA MASCARILLA ESTRUCTURA

XXX-XX-XX 322

Figura 17.2

Entonces, para poder realizar la consolidación es necesario modificar la estructura de lacuenta de la Empresa Consolidadora a 332 o a 3321, de tal forma que hasta el segundosegmento (segunda cifra en la estructura) sean iguales.

En el sistema se almacena un dato numérico que indica cual es el segmento queidentifica a las cuentas de mayor, en el ejemplo anterior este dato tendría un valor dedos. Siempre que se instala una empresa el valor puesto a este campo es uno.

Cuando exista en la empresa consolidadora un segmento adicional posterior alsegmento distintivo de las cuentas de mayor, el sistema dará de altaautomáticamente, por cada cuenta de mayor en la consolidadora una subcuenta dela empresa consolidada que permita llevar un control por empresa de lo que seconsolida.Para esto, el campo 'Número de empresa para la consolidación' que se encuentra enla opción 'Cuentas (parámetros)' de la redefinición del sistema debe tener un valordiferente por cada compañía a consolidar.Este número se utiliza para darle un valor al segmento posterior al de mayor y podertener un código para la subcuenta de la empresa consolidada. Por ejemplo con lossiguientes datos:Estructura consolidadora: XXX-XXXNúmero de empresa para la consolidación: 10(Captado en la redefinición del sistema en la consolidada)Cuenta de mayor a dar de alta: 104-000(Viene de la empresa consolidada)Se darán de alta entonces:

104-

104-

Cuenta de mayoren laconsolidación.

Subcuenta quepermite llevar uncontrol porempresa.

Fig 17.3

Todas las compañías consolidadas deben manejar el mismo número de períodos enel ejercicio. La compañía consolidadora puede manejar un número de períodosdiferente al de las consolidadas, con lo que se podrían concentrar varios períodos delas consolidadas en uno sólo de la consolidadora. Por ejemplo, si en las compañías aconsolidar se manejan períodos mensuales y en la consolidadora trimestrales,entonces cada período de la consolidadora concentrará tres períodos de lasconsolidadas.

En el caso de que no exista ninguna cuenta en el catálogo de la consolidadora, sepreguntará al principio por los códigos de las cuentas de resultados, cuadre y flujo deefectivo (Véase -Cuentas de Control-).

Una vez que se han revisado los puntos anteriores, se verá la forma de realizar laconsolidación dentro del sistema, como ya se menciono anteriormente, el primer paso esdar de alta o crear una empresa (empresa consolidadora), el segundo paso es entrar ala opción Consolidación de compañías dentro del modulo de Cierres en el menúprincipal, al accesar esta opción se tiene que estar en la empresa que será la empresaconsolidadora.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ Consolidadora Prueba 1:44p ││ Men· principal ││ Pólizas Reportes Catàlogo Cierre Instalación Otros Salir ││══════════════════════════════════╒══════════════════════════════════════╕══════ ││ │Cierre de períodos y ejercicio │ ││ │Generar póliza de cierre de ejercicio │ ││ │Generar pólizas de depreciación │ ││ │Consolidación de companías │ ││ │Eliminación de períodos anteriores │ ││ ╘══════════════════════════════════════╛ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││Ejecutar el cierre de un período contable ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Al entrar a esta opción se visualiza en pantalla la opción 'Consolidación de Compañías'que consta de dos procesos básicos:

Creación de catalogoConsolidación

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ Consolidadora Prueba 1:46p ││ Consolidación de companías ││╒══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╕│││ Proceso a ejecutar Consolidación/Creación de catàlogo ││││ ││││ Empresa(s) a consolidar ││││ ││││ Período a consolidar De a ││││ ││││ Póliza de diario │││╘══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││Realizar la consolidación de una empresa del período a indicar; <ESC> salir ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Creación de Catálogo

Este proceso debe ejecutarse solamente la primera vez que se vaya a consolidar unacompañía (esto se hace por cada compañía consolidada) y consiste en lo siguiente:

Como su nombre lo indica, esta opción realiza la creación del catálogo de cuentas,esa es la razón por la que sólo se debe de ejecutar una vez, cada que se consolideuna nueva empresa, para lograr lo anterior se darán de alta todas las cuentas deniveles superiores al de mayor, cuando no existan.

Se dan de alta las cuentas de mayor de la consolidada en la consolidadora cuandono existan.

Se darán de alta una subcuenta de la empresa a consolidar si existe un segmentoadicional posterior al de mayor.

Cuando una cuenta de mayor ya exista se ignorará la nueva alta y sólo se dará dealta la subcuenta si es que existe un segmento adicional posterior al de mayor.

Finalmente, se genera una póliza de apertura de Saldos Iniciales con fecha delúltimo día del período a consolidar captado en la pantalla. La póliza será de Diario,tendrá el número captado en el campo 'Póliza de diario' de la pantalla y en ellaestarán los saldos finales de las cuentas consolidadas hasta el período captado.

Cuando se corre el proceso para varias empresas a la vez, se genera una póliza porcada empresa. El número captado en pantalla se le pondrá a la 1er póliza generada yasí sucesivamente, por eso se pregunta por "póliza de diario inicial".

Se recomienda que esta opción se ejecute en un período anterior al que se quiereempezar a consolidar, de esta manera el período inicial de consolidación tendrá saldosiniciales, que son los finales del período inmediato anterior.

NOTA Cuando el primer período a consolidar sea Enero, instale el ejerciciode la consolidadora en Diciembre del año anterior, ejecute creaciónde catálogo, haga un cierre de ejercicio y después consolide Eneroesto con el fin de que el nuevo ejercicio arrastre saldos iniciales y nose pierda capacidad de análisis.

Es responsabilidad del usuario llevar un control de las empresas yaconsolidadas en un período dado, ya que una misma empresa puedeser consolidada varias veces en un mismo período creando con estoduplicidad de movimientos en el período de la consolidación.

Proceso de consolidación

Esta opción se ejecuta período a período por cada una de las compañías a consolidar.El funcionamiento del proceso es similar al de creación de catálogo, se dan de altatambién las cuentas en la forma anteriormente descrita en caso de no existir, ladiferencia entre ambos consiste en la póliza que se genera.

Mientras que en la creación de catálogo la póliza contiene el saldo final del período aconsolidar para cada una de las cuentas, en el proceso de consolidación la pólizacontiene sólo los cargos y abonos del período especificado a consolidar.

La opciones de Creación de Catálogo y Consolidación nunca debenser ejecutadas en el mismo período para la misma compañía. Debidoa que se estarían duplicando los movimientos del período. Ejecute laprimera vez Creación de Catálogo y en los siguientes períodosConsolidación.

Se recomienda consolidar todas las compañías al mismo tiempo,cuando se seleccionan varias compañías a la vez el programa hacevalidaciones de conjunto que no podría hacer cuando se consolidauna a la vez. Por otra parte se facilita el proceso de control de cualescompañías ya se han consolidado y cuales no.

apítulo 18

Depreciaciones

En este capítulo se explicará cómo manejar el módulo de depreciaciones para ejecutarel cálculo de estas de una manera automática, fácil y correcta.

Antes de empezarCon el fin de poder realizar el cálculo de las depreciaciones es indispensable queexista un control adecuado de los activos fijos de los cuales se desee controlar ladepreciación.

Para realizar el proceso de depreciación es necesario primero, proceder a dar de altalos datos de dichos Activos fijos que se tengan a la fecha de la instalación delsistema, así como los que se vayan adquiriendo en cada ejercicio; en el móduloCatálogo opción Activos fijos ABCD.

Al calcular las depreciaciones de los activos fijos es recomendable manejar unacuenta del catálogo por cada activo fijo que se desee controlar.

NOTA En CONTPAQ cualquier cuenta puede ser dividida hasta el detalle quesea necesario, de tal forma que las cuentas de activo fijo puedendesglosarse por departamentos y éstos a su vez en grupos deactivos o activos específicos.

Además de una cuenta por cada activo fijo, se recomienda llevar una cuentarelacionada a la del activo fijo en la cual se maneje la depreciación acumulada, estacuenta debe de ser de Activo naturaleza acreedora.

La depreciación acumulada se puede llevar a nivel global, por departamento o por cadaactivo en particular. Además de que es posible manejarla en cuentas que resten a otracuenta superior, para tener así el NETO o, como CUENTAS COMPLEMENTARÍAS DE ACTIVO.

C

Por ejemplo:

# Cuenta Nom_cuenta sub-cuenta de Cta de

121-000 TERRENOS 000-120 Activo deudora122-000 EDIFICIOS 000-120 Activo deudora123-000 MOBILIARIO Y EQUIPO NETO 000-120 Activo deudora123-100 Mob y Eq (Valor original) 123-000 Activo deudora123-200 Deprec Acum Mob y Equipo 123-000 Activo acreedora123-300 Revaluación Mob y Equipo 123-000 Activo deudora123-400 Deprec Acum Rev Mob y Equipo 123-000 Activo acreedora124-000 EQUIPO DE TRANSPORTE 000-120 Activo deudora125-000 MAQUINARIA Y EQUIPO 000-120 Activo deudora000-130 DIFERIDO 000-100 Activo deudora

ACTIVO FIJO

MOBILIARIO EQUIPO

MAQUINAS IMPRESORAS ACCESORIOS

Total deprecia-

ción máquinasMaquina 1

Maquina 2

Maquina 3

Figura 18.1

Formas de depreciaciónEl calculo de la depreciación para su manejo y control se efectuarán de la siguientemanera:

Depreciación contableDepreciación fiscal

Todos los activos fijos se deprecian, es decir son inversiones que se deducirán mediantela aplicación de porcentajes ya que estos se demeritan por su uso en el transcurso deltiempo, constituyendo lo que es la depreciación. El importe de la depreciación en cadaperíodo se envía a gastos de la empresa. La depreciación se debe efectuar Contable yFiscal, ambas solo varían en la forma del cálculo.

Depreciación contable

Para la depreciación contable se toma en cuenta el monto original del artículo y elporcentaje que por concepto de depreciación se aplicará a la inversión con motivo delvalor que pierde por su uso.

NOTA

La depreciación contable es de efectos financieros.

Dentro de la depreciación contable el artículo o bien se puededepreciar al 100%.

Fórmula del cálculo de la depreciación contable:

Depreciación = (Monto Original del artículo) * (% de depreciación anual)

El porcentaje de depreciación anual depende de las políticas de laempresa.

Depreciación Fiscal

Para la depreciación fiscal además de tomar en cuenta el monto original del artículo obien y el porcentaje de depreciación que sufre en un tiempo determinado, se incluye elefecto de la inflación.

Esta forma de calcular las depreciaciones se debe considerar en el ajuste y declaraciónanual, aunque el sistema también puede realizar los cálculos cada mes, bimestre, etc.. ocuando lo requiera, se ponen como ejemplo estos períodos por que son las fechas enlas que la Secretaría de Hacienda solicita las declaraciones. [ El cálculo del importe de ladeducción sobre el monto original se efectúa de acuerdo con el artículo 41 de la Ley delISR ].

Fórmula del cálculo de la depreciación fiscal:

1.- Determinar el importe de la deducción sobre el monto original.2.- Se ajusta el valor de la deducción por la inflación desde de la fecha de adquisición(mes) al último

mes de la primera mitad del período de utilización.

Depreciación = (Monto original del artículo)*(% Depreciación anual)*(Factor de actualización)

En dónde:Monto original:Valor original del artículo o bien.Factor de actualización:El factor de actualización se utiliza para incluir en el valor de la depreciación el efectode la inflación.Cómo se calcula el FA:

INPC del último mes de la 1ª mitad del períodoFA = [ ------------------------------------------------------------- ] INPC fecha de adquisición

% Depreciación anual: Porcentaje de depreciación correspondiente a dicho bien oartículo.

Lo que lo más importante para que el cálculo de las depreciaciones sea el adecuado esque el Usuario defina CORRECTAMENTE los datos que el sistema necesita pararealizarlo.

Antes de especificar al sistema que se desean manejar depreciaciones a los activos fijoses necesario tener:

El monto original del artículo o bien.El % de depreciación anual para dicho artículo.El importe de depreciación a la fecha.

Cuando se conozcan los datos anteriores el siguiente paso es proceder a dar de alta losactivos en el módulo de activos fijos ABCD.

Pasos a seguir para llevar a cabo el cálculo de las depreciaciones

Elaborar un control adecuado de los activos de la compañía en el que se especifiqueel monto total depreciado a la fecha.Dar de alta las cuentas en las cuales se llevará el control de los activos fijos y ladepreciación, lo más recomendable es, manejar una cuenta por cada activo; elcontrol de la depreciación fiscal se puede manejar a través de una cuentatotalizadora.

Por ejemplo:

#Cuenta Nombre Subcuenta de Tipo901-000 Cuentas de Orden deudoras De orden deudora901-501 Intereses devengados a favor 901-500 De orden deudora901-502 Componente de deudas 901-500 De orden deudora901-503 Interes Deducible 901-500 De orden deudora901-504 Perd. Inflacionaria deducible 901-500 De orden deudora901-505 Efecto inflacionario deudas 901-500 De orden deudora901-600 DEPRECIACIONES 901-000 De orden deudora901-601 Depreciación reexpresada 901-600 De orden deudora901-605 Depreciación inmediata 901-600 De orden deudora901-800 DEDUCCION ADICIONAL TIT VII 901-000 De orden deudora901-900 INVENTARIOS POR DEDUCIR 901-000 De orden deudora902-000 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS De orden acreedora902-300 COMPRAS DEL PERIODO 902-000 De orden acreedora902-400 PERDIDAS FISC. PEND. DEDUCIR 902-000 De orden acreedora902-500 COMPONENTE INFLACIONARIO 902-000 De orden acreedora902-501 Interes devengado a cargo 902-500 De orden acreedora902-502 Componente inflac. créditos 902-500 De orden acreedora902-503 Interes acumulable 902-500 De orden acreedora902-504 Ganancia Inflac. acumulable 902-500 De orden acreedora902-505 Efecto Inflac. créditos 902-500 De orden acreedora902-600 DEPRECIACIONES 902-000 De orden acreedora902-601 Reexpresión de depreciación 902-600 De orden acreedora902-605 Deducción inmediata de activo 902-600 De orden acreedora

A C T IV O F IJ O

M O B IL IA R IO E Q U IP O

M A Q U I N A S IM P R E S O R A S A C C E S O R IO S

M a q u in a 1D e p r e c ia c ió nM a q u in a 1

D e p r e c ia c ió nM a q u in a 2 M a q u in a 2

Figura 18.2

Estas cuentas deben de ser de Activo y siempre con naturaleza acreedora para lascuentas que lleven el control de las depreciaciones(gastos) y naturaleza deudora paralas cuentas que representan los activos fijos. El control de la depreciación fiscal sedeberá manejar en cuentas de orden.

Entrar al módulo de Activos fijos ABCD y definir por cada cuenta de activo lossiguientes datos:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 12:31p ││ Activos fijos ... Altas,Bajas,Cambios,Despliegues ││╒══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╕ │││ Cuenta activo fijo │ │││ Base de càlculo Contable/Fiscal actualizada │ │││ Fecha adquisición │ │││ Fecha inicio de uso │ │││ Depreciación (%) │ │││ Deducible (%) │ │││ Valor original │ │││ Importe depreciado │ │││ Cuenta depreciación │ │││ Cuenta de gastos │ │││ Cuenta no deducibles │ │││ Deducción inmediata Si/No │ │││ Porc. ded. inmediata │ │││ Fecha baja Activo Fijo │ ││╘══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛ ││ ││ ││ ││ ││Teclee la cuenta de acuerdo a su estructura; <ESC> salir ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Cuenta activo fijoNúmero de cuenta en la cual se definirán los datos de depreciación

Base de cálculoLa base de cálculo del activo fijo puede ser:

Contable Fiscal actualizada

Fecha adquisición Fecha de adquisición (compra) del bien o artículo.

Fecha inicio de usoFecha de inicio de uso del bien o artículo.

Depreciación (%)Porcentaje de depreciación Anual, para determinar este porcentaje se deberán tomaren cuenta los porcentajes máximos autorizados por la Ley del Impuesto sobre laRenta.

Deducible (%) Porcentaje de depreciación deducible, al igual que el porcentaje anual este, lo indicala Ley del ISR.Este dato es de suma importancia, ya que existen artículos que NO son 100 %deducible para efectos fiscales.

Monto originalValor original del bien o artículo.

Importe depreciado Monto depreciado hasta la fecha que se pretende dar de alta en el sistema.

Cuenta depreciaciónNúmero de cuenta en la cual se abonará el importe de la depreciación.

Cuenta de gastosNúmero de cuenta a la cual se cargara el importe producido por la depreciación delbien.

Cuenta no deduciblesSe deberá manejar esta cuenta relacionada a la cuenta de activo en la cual sealmacenen los porcentajes no deducibles fiscalmente.

Deducción inmediata Si/NoUtilizar el método de deducción Inmediata Si o No, es una opción que se utiliza paraobtener la deducción del ejercicio completo en vez de calcularse por período.

Por. ded. inmediataAl seleccionar deducción inmediata se pedirá el porcentaje de deducción inmediata(porcentaje de depreciación de cada activo fijo).

Fecha baja Activo FijoFecha de baja del activo fijo, fecha en la que se dejará de depreciar el activo.

Entrar a la opción Depreciaciones de activos fijos dentro del modulo de Cierre.

Dentro de este módulo existen las siguientes dos opciones:

DepreciacionesBase IMPAC

DepreciacionesDentro de esta opción se genera la póliza de depreciación (póliza diario) en la cualse involucran las cuentas relacionas con el activo fijo y su depreciación. Al generardicha póliza se hacen las siguientes preguntas:

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ LA GRAN EMPRESA, S.A. DE C.V. ││ Depreciaciones/Base IMPAC ... de activos fijos ││╒══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╕│││ Activos a calcular ╒══════════╕ ││││ │Todos │ ││││ │Alguno(s) │ ││││ ╘══════════╛ ││││ Fecha de la póliza ││││ Número inicial ││││ Clase de la póliza ││││ Base de càlculo ││││ Calcular ││││ Calcular deprec. a ││││ Generar ││││ Proceso a efectuar ││││ Enviar bitàcora a ││││ Enviar cédula a │││╘══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛││ ││ ││ ││Cuentas para calcular su depreciación; <ESC> salir ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Activos a calcularPueden ser Todas o solamente algunas (desde la cuenta a la cuenta ...)

Fecha de la pólizaFecha en la que se realiza la póliza.

Número inicialNúmero de la póliza

Clase de la pólizaLa póliza que se generará puede ser normal o Sin afectar.(Para más informaciónsobre este tema consulte el capítulo de Pólizas).

Base de cálculoLa base de cálculo representa el método que se utilizará para calcular lasdepreciaciones, este puede ser Contable, Fiscal o manejar ambos métodos para lamisma cuenta.

Para manejar ambas bases de depreciación, es necesario dar de latael activo y manejar dos cuentas diferentes en la que se controle cadamétodo por separado.

CalcularDepreciar sólo lo del mes o desde que se inicio el ejercicio hasta la fecha.

Calcular deprec. aRealizar el cálculo de la depreciación de Todos los activos fijos o sólo activos que nohayan sido procesados. Cuando se genera una póliza de depreciación sobre unActivo Fijo definido, el sistema efectúa el proceso de depreciación, de manera que sino se ha generado póliza de algún Activo fijo, éste será considerado como Activo noprocesado.

GenerarUna sola póliza o varias pólizas. Si se desea tener un concentrado de todos losActivos fijos en una sola póliza, se debe seleccionar la opción Una póliza, si encambio se prefiere una póliza por cada cuenta de Activo fijo, entonces se seleccionala opción Varias pólizas.

Simulación:El cual no afecta archivos y no genera póliza.

Afectación:El calculo que se genere afectara los valores y se generará la póliza de depreciación.

Enviar bitácora aImpresora, No bitácora.

Enviar cédula aSe podrá obtener pos los siguientes tres medios:

ImpresoraDiscoNo cédula

La cédula de cálculo de las depreciaciones puede ser histórica y actualizada, en la cualse incluyen datos para el cálculo del 2% del IMPAC.

Esta cédula solamente se puede obtener cuando se decide calcular depreciación en "Loque va del año al período actual" y cuando se elige la opción de calcular la base "Fiscalactualizada".

Cuando se elige obtener cédula es importante hacer notar que los activos en los cualesse hubiera optado por deducción inmediata, no será considerada para el cálculo, ya quelos cálculos efectuados en la cédula son orientados a la obtención del promedio de losactivos, que es una parte para el cálculo del IMPAC. Por ésta razón se recomienda queal obtener la cédula se haga con la opción de simulación, con lo cual se podrá obtenersin que esto afecte a los datos de la depreciación acumulada.

Base IMPAC

Es necesario dar de alta, en la opción de activos fijos, del módulo Catálogo del menúprincipal, los datos que se utilizaran para calcular las depreciaciones y amortizaciones,estos datos son:

Activos Fijos para depreciaciónGastos o Cargos diferidos para su amortización.

Solamente la base fiscal afectara el cálculo del reporte del cálculo delIMPAC.

Una vez que se han dado de alta estos datos, es necesario relacionar a las cuentas queafecten el calculo para Terrenos, Acciones, Inventarios y Deudas con el dígito IMPACque les corresponda según el concepto al que afecten:

Dígito Concepto al que agrupan1 ACT. FINAN. CONTRATADOS CON EL SIST. FINANCIERO2 ACT. FINAN. NO CONTRATADOS CON EL SIST.

FINANCIERO3 ACCIONES5 TERRENOS6 DEUDAS

NOTA

Para relacionar a las cuentas con sus respectivos dígitos fiscales seutiliza la opción Datos Fiscales en Extras del Catálogo ABCDE.

Una vez relacionadas las cuentas con sus respectivos dígitos IMPAC, entre al moduloDepreciaciones de Activos fijos, opción Base IMPAC

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ LA GRAN EMPRESA, S.A DE C.V. ││ Depreciaciones/Base IMPAC ... de activos fijos ││╒══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╕│││ Activos a calcular de la 021 -100 ││││ INV. EN ACCIONES FUERA GRUPO ││││ a la 021 -100 ││││ INV. EN ACCIONES FUERA GRUPO ││││ Calcular ejercicio 92 ││││ Proceso a efectuar ╒═════════════════════════╕ ││││ Enviar bitàcora a │Simulación (sólo cédula) │ ││││ Enviar cédula a │Incrementar ejercicio │ │││╘════════════════════│Reiniciar ejercicio │═══════════════════════════════╛││ ╘═════════════════════════╛ │

Este módulo, calcula el promedio de activos fijos, para obtener el reporte del Impuesto alactivo.

Al entrar a esta opción se realizan una serie de preguntas las cuales corresponden a:

Activos a calcularSe puede seleccionar entre calcular todos los activos o solamente alguna cuenta.La opción que da a escoger entre calcular por cuenta, se utiliza para generar unacédula de depreciación por cuenta, así se podrá tener un respaldo contable de cadaactivo.

Calcular ejercicioSe podrá realizar el cálculo de los activos para cualquiera de los ejercicios instaladospara cada empresa.

Proceso a efectuarSimulación (Sólo cédula)

Al seleccionar esta opción, sólo se obtiene la cédula (simular) o afectar el ejerciciocalculándose.

Esta opción realiza el proceso de calcular el promedio de los activos fijos pero sinafectar datos para ser considerados en el calculo del IMPAC.

Incrementar ejercicioAñadir el total del calculo generado a un ejercicio ya existente.

Esta opción se utiliza principalmente al calcular el promedio de activos fijos porcuenta , esto con el fin de obtener varias cédulas de diferentes cuentas, asísolamente será necesario que la primera reinicie el ejercicio y el resto de ellasincrementarán las cantidades para el ejercicio seleccionado.

Esta opción funciona de tal manera que el total que se obtenga por cada activocalculado, incrementará el total almacenado para este mismo ejercicio.

Reiniciar ejercicioBorrar los datos que ya existían y volver a calcular con nuevos valores.Esta opción se debe utilizar cada vez que se comience el calculo para un nuevoejercicio.

Si se selecciono realizar el calculo para todos los activos esnecesario reiniciar ejercicio.

NOTA Es importante mencionar que al generar estos dos últimos procesosse produce información que será almacenada y que a la vez seráutilizada nuevamente, de aquí que se de a escoger entre Incrementarel ejercicio o Reiniciar el ejercicio.

Enviar bitácora aNo bitácora

No se crea bitácora del procesoImpresora

Enviar la bitácora del proceso a impresiónEnviar cédula a

ImpresoraEnviar cédula a impresora, esta impresión se puede utilizar como un respaldocontable de del calculo de las depreciaciones de los activos.

DiscoEnviar cédula a Disco.

No bitácoraNo se crea cédula.

Ejemplos de cálculo de la depreciación

Método de depreciación Contable

Fecha de Adquisición: 18/Enero/92Valor original: 500,000 ºº% de depreciación anual: 10 %

$ 50,000ºº

Depreciación:Valor original * %Dep Anual

Depreciación = ----------------------------------------------------* Meses de usoMeses del ejercicio (12)

500,000 ºº * 10 %Depreciación = --------------------------------------------* 4 = 4,166 (1)

12Depreciación Mensual

Método de depreciación Fiscal

Depreciación:

(1) Resultado por factor de actualización por el período utilizado (fin de ejercicio).

Resultado * 11 meses * Factor de actualización (FA)

INPC del último mes de la 1ª mitad del período de usoFA = -----------------------------------------------------------------------------

INPC Fecha de adquisición

INPC Junio/92 31744.1FA = ------------------------- --------------- = 1.0450

INPC Enero/92 30374.7

Depreciación:4,166 * 11 * 1.0450 = 47'888.00

Reporte del Impuesto al Activo

Una vez realizados los pasos anteriores se ejecuta el reporte de Cálculo del Impuesto alActivo, el cual se encuentra en el módulo de Reportes Instalados del Reporteador,dentro del menú de Reportes.

apítulo 19

Tablas del sistema

Tablas de INPC

En este Capítulo se explicará cómo hacer uso de Tablas INPC (Indices de Precios) y deporcentajes. Las tablas de INPC son reservadas y se podrán actualizar cuando sedeseé.Se explicará además cómo definir Diarios con un uso especial y la manera en quepodrán actualizarse. Además se verá la importancia de la opción de Fechas de ejerciciosABCD.En CONTPAQ se podrán capturar Conceptos como ayuda en la captura de pólizas.

Uso y tablas reservadasPara entrar a este módulo se selecciona la opción de Instalación, que se encuentra enel Menú Principal, de esta manera aparecerá una pantalla que muestra diversasopciones y entre ellas Tablas del Sistema ABCD.Existe UN determinado número de Tablas, las cuales están reservadas para un usoespecial. El usuario podrá definir Tablas para uso de INPC (Indice Nacional dePrecios al Consumidor) de la 1 a la 100. El sistema tiene alimentadas las tablas a partirde la 50.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 9:27a ││ Menú principal ││ Pólizas Reportes Catàlogo Cierre Instalación Otros Salir ││════════════════════════════════════════════╒══════════════════════════════════╕││ │Tablas del sistema ABCD │││ │Redefinición del sistema │││ │Expansión y reducción de archivos │││ │Restauración a la base de datos │││ ╘══════════════════════════════════╛││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││Mantenimiento a las tablas que el sistema utiliza para distintos fines ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

C

Es posible definir tablas que podrán ser utilizadas para efectos de presupuestos, Tablasde Inflación etc., de manera que puedan actualizarse conforme a los nuevos índices.

Además se podrán dar Altas, Bajas, hacer Cambios y obtener despliegues al seleccionaresta opción.

Existe una relación entre las tablas de INPC y los años del calendario. Por ejemplo:la tabla 51 corresponde al año 1951.

De la tabla 101 en adelante se han definido para uso de porcentajes.

El número de dígitos permitidos de la tabla 1 a la 100 es de cinco enteros y cuatrodecimales.

El número de dígitos permitidos de la tabla 101 en adelante es de 3 enteros y cuatrodecimales.

Actualización de tablasPara actualizar las tablas ya definidas se tendrá que seleccionar la opción de Cambios yespecificar la tabla a ser modificada, si sólo desea corregir un mes o varios, hay quecolocarse en el mes a corregir con la letra en resalte y teclear <RET>, después procedera introducir el dato correcto.

Diarios

Uso y diarios reservadosEl sistema tiene reservados ciertos Diarios para uso especial, estos son:

Del Diario 9 al 999.Para definir los que el usuario deseé dándoles un uso específico de acuerdo a susnecesidades.

Los datos a capturar para dar de alta un Diario son:

Número de Diario:Deberá ser del 9 al 999 ya que del 1 al 8 están reservados por CONTPAQ.

Descripción:Esta será de acuerdo al uso que se le va a dar al Diario.

Tipo:El tipo de Diario que se podrá definir será de acuerdo a las opciones que sepresentan:

Pólizas:Al seleccionar el Diario de tipo pólizas, se podrán relacionar diferentes tipos depóliza que quedarán agrupadas.

Posteriormente podrán ser listadas en la opción de Diario e Impresión, dentro delmódulo de Reportes.

MovimientosEsta opción será de gran utilidad para agrupar movimientos de cuentas talescomo Compras, Ventas, IVA Acreditable o IVA Trasladado, etc.

Ingresos Efectivo:Para este tipo de Diario, el sistema utilizará del Diario 20 al 26, pero si se desea,éstos podrán ser borrados o modificados.Estos diarios serán considerados para agrupar movimientos que afecten lascuentas de Flujo de Efectivo.

Egresos EfectivoEs similar al anterior, sólo que los diarios que se tienen reservados son del 30 al46 y los datos que podrá agrupar son movimientos que afecten las cuentas deEgresos.

Ultima Póliza: La información que se guarda aquí corresponde a la de la última póliza que quedóagrupada bajo el diario de pólizas en cuestión.Este dato sólo aparece si el diario es de pólizas, y se utiliza cuando se desea queéstas queden numeradas automáticamente.

Actualización de diariosLos diarios capturados, ya sea que hayan sido dados de alta o que sean los definidospor el sistema, podrán ser modificados en la medida que se deseé.

Sólo se debe seleccionar la opción de Cambios y posicionarse en el dato a corregir. (Elsistema hará el despliegue del Diario y podrá visualizar la información con la que se diode alta ese Diario).

En caso de no utilizar los Diarios (cualquiera de ellos, definidos por el sistema odefinidos por los usuarios), podrá borrarlos seleccionando la opción Bajas, ademásCONTPAQ pedirá la confirmación para efectuar la Baja.

Para efectuar despliegues, sólo elija la opción correspondiente y tecleé el número deDiario a desplegar.

Usuarios

Uso del módulo de usuarios y explicación de la tabla de prioridadesEl uso de este módulo es de gran importancia para mayor seguridad en la informaciónconfidencial, de manera que el administrador del sistema podrá definir los Usuarios quetendrán acceso a la información de acuerdo a la Tabla de Prioridades.

Las prioridades están definidas de la 0 a la 9, de manera que cada persona que entre alSistema tendrá acceso a diferentes niveles de actividad.

Solamente una persona, el supervisor del sistema, tendrá prioridad 0(Mayor prioridad dentro del sistema).

Para definir quiénes podrán trabajar con el Sistema, tendrá que dar de alta al Usuariocon una clave que será hasta de 8 caracteres como máximo, ésta sólo será visible en elmomento de dar de alta al Usuario. Es recomendable que el Usuario memorice dichaclave, ya que de otro modo no se le permitirá el acceso.

Como recordará, al instalar el Sistema se define el Administrador del mismo, éste es elúnico que tendrá la prioridad 0, es decir, podrá realizar cualquier actividad dentro delsistema y sólo él podrá dar de alta otros usuarios, esto es para mayor seguridad de suinformación.

NOTA

La Tabla de Prioridades se muestra más detalladamente en el AnexoD.

Para comenzar a dar de Alta los Usuarios con acceso al Sistema tendrá que seleccionardel módulo Tablas del sistema, de Instalación, donde se encontrará la opción deUsuarios ABCD, después deberá proceder a elegir la opción de Altas.

También, es posible dar de Baja a los Usuarios que ya no se requiera que tenganacceso al Sistema, esto se logra seleccionando la opción Bajas y especificando elUsuario que será borrado.

Además de que es posible conocer quiénes son los Usuarios que tienen acceso alSistema, esto, obteniendo un Despliegue, seleccionando la opción correspondiente.

Actualización de usuariosSi es necesario hacer algún cambio respecto a los Usuarios que podrán trabajar con elSistema o si se desea modificar el nivel de prioridades de alguno de ellos, sólo se tieneque seleccionar la opción de Cambios donde CONTPAQ preguntará el Usuario amodificar.

Conceptos

Este módulo se utiliza para definir un concepto de una póliza o de un movimiento.

Para utilizarlo es necesario crear una tabla donde se defina un numero con el cual seidentificará el concepto y además se da un descriptivo de dicho concepto, así al utilizarconceptos al captar pólizas o movimientos sólo es necesario teclear & y el número quele corresponda a dicho concepto.

Se utiliza para aquellos conceptos que se utilicen mucho, como podría ser el pago a proveedores.

Uso de conceptos especiales

El uso de Conceptos Especiales será de gran importancia, pues esta opción permitedefinir conceptos que serán utilizados frecuentemente en las pólizas durante el ejerciciode la Contabilidad.

Esta opción proporciona la ventaja de que cuando deseé hacer referencia a algúnConcepto ya definido, NO se tendrá que teclear todo el concepto y con sólo teclear & yel número de Concepto, CONTPAQ accesará el concepto de que se trate.

Bajas

También se podrán dar de Baja los Conceptos deseados, como en las opcionesanteriores, sólo se teclea el número de Concepto a Dar de Baja y éste será borrado.

Despliegue

Al obtener un despliegue, CONTPAQ le mostrará todos los Conceptos dados de alta consu número correspondiente.

Cambios

Para actualizar un Concepto, en caso de que se deseé modificar el contenido o agregaralguna especificación, se tendrá que seleccionar la opción de Cambios, de esta maneraCONTPAQ preguntará el número de concepto a modificar y estará esperando a que tecleéel Concepto correcto.

Fechas de ejercicios

Dentro de este módulo también encontrará la opción Fechas de Ejercicios ABCD,donde se encuentran unas tablas que serán utilizadas para guardar la historia de lasfechas de los ejercicios en los cuales ha ido operando la contabilidad. El uso de estaopción es útil cuando se manejan períodos irregulares, aunque puede ser utilizada paracualquier tipo de período.

Será posible modificar las tablas e incluso darlas de alta o de baja, pero se debe tenerprecaución, pues recuerde que la información, aún cuando ésta sea histórica, guardauna relación con las fechas vigentes en ese momento.

La tabla correspondiente al ejercicio actual sólo podrá ser desplegada. Para el ejercicio1 (futuro) pueden hacerse cambios y despliegues solamente.

Siempre deben de existir las tablas de ejercicios a partir de los ejercicios conservados ensaldos, pues de otro modo no se podrá entrar a varios programas, como es el caso delcierre, pólizas, reportes del catálogo, etc. Los datos necesarios para dar de alta unejercicio son:

Ejercicio: 0, 1, -1, -2, etc.Inicio de Ejercicio: Fecha con forma ddmmaa.Fin de Ejercicio: Fecha con forma ddmmaa.Tipo de período: Mensual o especial.Número de períodos.

apítulo 20

Expansión y reducciónde archivos

En este capítulo se explicará cada uno de los archivos que contiene el sistema y lamanera en que éstos pueden ser expandidos en caso de que requiera aumentar sucapacidad, o disminuirla si existe un exceso de espacio.

Archivos de CONTPAQ y su contenido

Cada uno de los Archivos que conforman la Base de Datos de CONTPAQ contienendeterminada información que se relaciona entre ellos mismos de una maneraautomática.

Será posible expandir o reducir estos archivos entrando al módulo de Instalación yseleccionando la opción de Expansión y Reducción de archivos.

Antes de proceder a expandir, reducir o crear algún archivo CONTPAQ envía un mensajede advertencia para asegurar que se tengan los respaldos correspondientes para elcaso de que llegará a ocurrir alguna anormalidad.

Los archivos que maneja el sistema se podrán visualizar en pantalla, ésta, aparecerácuando se elija la opción Expansión y Reducción de archivos. En ella se indicaráncuáles son los archivos disponibles para efectuar alguno de los procesos anteriores.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 12:00a ││ Expansión y reducción de archivos ... Expansión/Reducción/Creación ││╒═════════════════════════════╕═════════════════════════════════════════════════│││Catàlogo de cuentas │ │││Pólizas │ │││Movimientos de pólizas │ │││Descripciones de movimientos │ │││Saldos y presupuestos │ │││Prepólizas │ │││Movimientos de prepólizas │ │││Activos fijos │ │││Diarios especiales │ │││Tablas del sistema │ ││╘═════════════════════════════╛ ││ ││ ││ ││ ││ ││Seleccione el archivo a procesar; <ESC> salir ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

C

La estructura de estos archivos se puede consultar en la Base de Datos de CONTPAQque se encuentra en la siguiente página, así al observar la figura, se podrá conocer larelación que mantienen cada uno de ellos. Los archivos y su contenido se explican acontinuación.


Este contiene toda la información relativa a las cuentas que se utilizan para llevar lacontabilidad de una empresa y tendrán relación con los movimientos correspondientes acada póliza, además estará interactuando con los archivos de Saldos y Presupuestos.Existe un archivo de asociación (Ver Base de Datos), el cual contiene la relación entreuna cuenta con sus respectivas subcuentas hasta llegar al último nivel, (los cualespueden ser 999).

Base de Datos Contpaq

DIARIO_MOV DIARIO_POL CLASE TIPO FECHA

POLIZAS

CATALOGO

DEPRECIACION

SALDOS

PRESUPUESTOS

CARGOS_ABONOS

ASOCIACION

MOVIMIENTOS

DESCRIPCIONES

PRE-POLIZAS

PRE-MOVIMIENTOS

USUARIOS

PARAMETROS

1

2

3

4

5 6

8 910

11

12

1314

15 16

17

18 19

7

Pólizas

Su contenido será la información general de las pólizas dadas de alta. Estas estaránrelacionadas con los datos correspondientes a: Diario de Pólizas, Clase de pólizas,Tipos de pólizas y Fechas de pólizas, además de tener un enlace con el archivo demovimientos.

Movimientos de pólizas

Este archivo almacena los Cargos y Abonos que corresponden a una Cuenta específicade acuerdo al Catálogo de cuentas y según la póliza de que se trate.

Descripciones de movimientos

Si al dar de alta un movimiento se desea utilizar un concepto, todos esos conceptosserán guardados como descripciones de cada movimiento en este archivo.

NOTA

Este dato ocupa mucho espacio en disco.

Saldos y presupuestos

Este archivo contendrá información relativa a Cargos-Abonos y saldos, así como elimporte de las cuentas presupuestadas para cada período del Ejercicio.

Prepólizas

Datos referentes a la predefinición de pólizas.

Movimientos de prepólizas

Movimientos relacionados a las pólizas pre-definidas.

Depreciación

De acuerdo a la Base de Datos de CONTPAQ, este archivo corresponde a la Depreciaciónde Activos fijos, en él se encontrará la información requerida para generar las pólizas dedepreciación y amortizacíon de forma automática para cada uno de los Activos Fijosdefinidos.

Diarios especiales

Este archivo abarcará en su contenido:

Diario de Movimientos:Aquí se contienen todos los diarios agrupadores de movimientos, incluyendo los deflujo de efectivo.Diario de Pólizas:Aquí se encuentran todos los diarios que relacionan o agrupan pólizas.Clase:Conservará la relación de cada póliza según la clase especificada, ésta puede ser:Normal, Permanente, Permanente sin afectar y Sin Afectar. Tipo:En este archivo se clasificarán las pólizas de acuerdo a uno de los siguientes: DeIngresos, Egresos, Diario, Cuenta Estadística, de Orden o Fiscal.

Fecha

Relaciona cada una de las pólizas de acuerdo a su fecha de afectación.

Tablas del sistema

Este archivo es independiente de la Base de Datos que conforma CONTPAQ, en él seguardarán las Tablas de: Usuarios, Conceptos, Fechas de ejercicios, Tablas de INPC yporcentaje, así como los grupos estadísticos automáticos.

Parámetros

Este archivo contiene toda la información definida por CONTPAQ en la Instalación yRedefinición del Sistema (Nombre de la Empresa, Tipo de Período, Estructura de lacuenta, etc.). También es un archivo independiente de los demás.

Expandir archivos

Para aprovechar esta opción se selecciona la opción Expansión y Reducción dearchivos del módulo Instalación.

NOTA

Los archivos que desee modificar en cuanto a su tamaño ocapacidad, ya deberán estar creados.

Es conveniente aclarar que los archivos se expanden de manera automática (en el casoque se requieran) sin que sea necesario que se realice la expansión, pues cada vez queCONTPAQ requiera expandir archivos lo hará enviando el mensaje:

Expandiendo Archivos

Esta opción será de gran utilidad cuando se desee evitar que se estén expandiendo losarchivos de una manera frecuente, pues será posible expandirlos desde un principiosabiendo de antemano que va a requerir más espacio, de manera que la ejecución delos procesos será más rápida y eficiente.

Sí, por ejemplo, se selecciona expandir el archivo de cuentas CONTPAQ le informará elnúmero de cuentas existentes, especificándole cuáles de ellas están ocupadas y cuálesestán libres, además le indicará la capacidad hasta la que podrá expandir sus archivos,pues para cada archivo será diferente.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 12:45p ││ Expansión y reducción de archivos ... Expansión/Reducción/Creación ││╒═════════════════════════════╕╒═══════════════════════════════════════════════╕│││Catàlogo de cuentas ││*Registros formateados 354 ││││Pólizas ││*Registros ocupados 237 ││││Movimientos de pólizas ││ ││││Descripciones de movimientos ││*Registros aún sin utilizar 117 ││││Saldos y presupuestos ││*Número màximo a adicionar 33,251 ││││Prepólizas ││ ││││Movimientos de prepólizas ││ Número de registros a expandir 100 ││││Activos fijos │╘═══════════════════════════════════════════════╛│││Diarios especiales │ │││Tablas del sistema │ ││╘═════════════════════════════╛ ││ ││ ││ ││╒═ Avance ═════════════════════════════╕ │││ 83% │ │││ ██████████████████████████████░░░░░░ │ ││╘══════════════════════════════════════╛ ││ ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Una vez efectuado el proceso, CONTPAQ enviará el mensaje:

Expansión efectuada

Debe de tomar medidas de precaución porque, en caso de queapareciera en su pantalla el mensaje: Disco lleno, el archivo queestaba en proceso de expansión puede dañarse, pues algunosarchivos se encuentran relacionados con otros y estas relacionespueden quedar truncadas.

Reducir archivos

Esta opción proporciona la manera de reducir el espacio en disco. Probablemente seadifícil saber cuándo se deberá de hacer, pero existen ocasiones en las que podrá utilizaresta opción, por ejemplo:

Al momento de realizar la Instalación se decide que se van a dar de alta 100 números decuenta, de esta manera se crearán 100 registros donde estarán almacenadas lascuentas que incluirá el catálogo; después, se decide que sólo utilizará 50 registros, si sedesea evitar el desperdicio de espacio en disco se podrá reducir el archivo, ya quetendrá 50 registros sin ocupar.

Esto se podrá aplicar a cualquiera de los archivos que se encuentren disponibles parareducción, éstos aparecerán en pantalla al seleccionar esta opción.

Antes de que CONTPAQ ejecute este proceso, desplegará en su pantalla el mensaje:

Verificando Archivos

para asegurarse de que es posible reducir su archivo.

Una vez seleccionado el archivo a reducir, será posible conocer el número de registrosque existen y cuántos de ellos se pueden eliminar, después CONTPAQ preguntarácuántos se desean eliminar, y enviará un mensaje indicando si existe o no suficienteespacio en disco. Este mensaje se desplegará debido a que el sistema requiere haceruna copia de los registros existentes a otra localidad con los que desea ocupar,posteriormente borrará los anteriores y sólo dejará los registros especificados.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 4:06p ││ Expansión y reducción de archivos ... Expansión/Reducción/Creación ││╒═════════════════════════════╕╒═══════════════════════════════════════════════╕ │││Catàlogo de cuentas ││*Registros formateados 544 │ │││Pólizas ││*Posibles a eliminar 300 │ │││Movimientos de pólizas ││ │ │││Descripciones de movimientos ││ Número de registros a eliminar 300 │ │││Saldos y presupuestos │╘═══════════════════════════════════════════════╛ │││Prepólizas │ │││Movimientos de prepólizas │ │││Activos fijos │ │││Diarios especiales │ │││Tablas del sistema │ ││╘═════════════════════════════╛ ││ ││ ││╒═ Avance ═════════════════════════════╕ │││ 21% │ │││ ████████░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ │ ││╘══════════════════════════════════════╛ ││ ││Derechos de autor / Marca reg. (1991), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Crear archivos

Esta es una de las opciones más delicadas del Sistema, pues sólo deberá ser utilizadacuando existan archivos en mal estado y se deseen borrar para crearlos de nuevo.

Si alguno de los archivos fue dañado, también habrá afectado a aquellos con los que seencuentra relacionado (de acuerdo a la Base de Datos), a excepción de aquellos queson Independientes, como lo es el archivo de Usuarios y Conceptos.

En caso de ocurrir algún problema de este tipo, se recomienda consultarlo a suDistribuidor, ya que el manejo de esta opción es delicado.

La diferencia que existe entre expandir un archivo y crear otro que yaexiste, radica en que crear es hacerlo desde cero, expandir esagregar espacio a un archivo.

apítulo 21

Reproceso y entradade información externa

En este capítulo se explicará para qué sirve el reproceso y la entrada de informaciónexterna, explicando cómo bajar y cargar presupuestos, pólizas, activos fijos y cuentasdel catálogo por medio de un archivo externo con formato ASCII, además de explicar laforma de realizar una restauración parcial o total a la base de datos.

Las opciones de bajar pólizas, catálogo, activos fijos y presupuestos se utilizangeneralmente para copiar datos de una empresa a otra, para tener comunicación entrevarias máquinas o para respaldar información en caso de encontrar archivos en malestado por falla de corriente eléctrica al estar ejecutando el sistema.

Activos fijos

Este módulo se utiliza para bajar y /o cargar de archivo externo los activo fijos.

Cargar Activos fijosPara cargar un archivo ASCII de activos fijos el sistema elabora las siguientespreguntas:

Archivo de entradaNombre del archivo de entrada, el cual contiene los activos fijos que se cargaran.

Enviar bitácoraLa bitácora guarda una referencia de lo ocurrido durante el proceso, y es aquídonde se selecciona si se envía a Disco, Impresora o no se desee llevar bitácora.

C

Bajar Activos fijosArchivo de salidaNombre del archivo de salida en el cual se almacenarán los activos fijos que sebajen.

Formato ASCII para Activos fijos

Byte Dato Especificaciones0 - 14 CTA_ACT Cuenta de activo fijo15- 16 IDENT Identificación de la base:

0 _ Fiscal1 _ Contable

17 - 31 CTA_CUM Cuenta de depreciación acumulada en activo.32 - 46 CTA_GTOS Cuenta de gastos (resultados deudora)47 - 61 CTA_NODED Cuenta de no deducibles (resultados deudora)62 - 68 FECINI Fecha de inicio de depreciación69 - 75 FECAFEC Fecha de la última afectación76 - 82 FECADQ Fecha de adquisición del activo83 - 89 DEPANUAL Porcentaje de depreciación anual90 - 96 DEDUC Porcentaje deducible

97 - 113 ORIGINAL Importe del valor original del activo114 - 130 DEPRECIADO Importe depreciado a la fecha131 - 139 NUMPOL Número de póliza en la que se deprecio el activo140 - 146 FECBAJ Fecha de baja del activo147 - 153 DEDINMED Porcentaje depreciación inmediata154 - 155 BINMED Depreciación inmediata

1 _ Sí0 _ No

156 - 157 BDEP Completamente depreciado1 _ Sí0 _ No

158 - 159 FINLINEA Fin línea o registro


Se explicará el proceso para bajar un catálogo a archivo externo y la manera en queeste podrá subirse o cargarse, además de que se presenta el formato para archivoASCII.

Para entrar a cualquiera de estas opciones se tendrá que hacer uso del móduloCatálogo en el menú principal.

Bajar catálogo externoPara bajar catálogo se selecciona la opción Bajar catálogo a archivo externo delmodulo Catálogo, una vez seleccionada esta opción se mostrarán dos alternativas:

Bajar CatálogoInstalar

Bajar CatálogoEl catálogo se puede bajar de las siguientes formas:

Completamente

Baja todo el catálogo de cuentas, para realizarlo se piden los siguientes datos:

Número de ejercicios a bajar en presupuestos (F10 ninguno, 0 ejercicio actual)

Número de ejercicio a bajar en saldos(F10 ninguno, 0 ejercicio actual)

Archivo de salida.Nombre del archivo de salida en el que se guardará el catálogo.

Parcialmente

Solamente bajar una parte del catálogo, para esto hay que especificar: Desde la fecha

Fecha desde la cual se desea bajar el catálogo. Cuentas a bajar

Se puede seleccionar entre bajar:Todas, Activo, Pasivo, Capital, Resultados Acreedoras, Resultados deudoras,Estadísticas, De orden, sólo subcuentas.

Archivo de salidaNombre del archivo de salida.

Una vez efectuado el proceso, CONTPAQ desplegará una ventana cuyo contenido será elnúmero de cuentas, saldos, presupuestos, cargos y abonos que fueron bajados, con loque se podrá verificar si la información bajada es correcta.

InstalarAl seleccionar esta opción se tiene la oportunidad de instalar un catálogo de cuentas quepreviamente haya sido bajado, de tal forma que posteriormente podrá ser accesado enésta o cualquier otra contabilidad por medio de un mnemónico y no por el nombre físicodel archivo. Esto, facilitará identificar el contenido del catálogo. También se podrádesinstalar un catálogo.

Instalar

Se pide el Nombre y una pequeña descripción del catálogo que se vaya a instalar.

Borrar

Se pide Nombre y Descripción del catálogo por desinstalar.

Cargar catálogoCargar catálogo externo es transferir información de catálogo, de algún paquete deaplicación o del mismo catálogo de Contpaq.

Los datos que se solicitarán son:

Nombre del archivo de entradaAl presionar F10 aparecerá una pantalla con los nombres de los catálogos yainstalados, con lo que se podrá elegir entre alguno de ellos.Cargar con las fechas del archivoCargar con las fechas en las que se dieron de alta las cuentas del archivo por cargar.La bitácora se enviará a:Nombre del archivo en el que se enviara la relación en la que se describen losresultado del proceso y aparecen las fallas, si es que las hubo.

Una vez especificados los datos se tendrá la oportunidad de ver desplegados enpantalla la información contenida en el catálogo seleccionado, para ello se ofrecen lassiguientes opciones:

No listar el Catálogo, esta opción se asume en caso de que no se especifique nada.Listar el catálogo por pantallaMandar a ImpresoraMandar a Disco

Formato para archivo ASCII

Byte Dato Obligado EspecificacionesEstructura para el catálogo de cuentas1 Identificación Si Identifica el tipo de registro

C= Cuenta2 Espacio3 - 16 Cuenta Si Código de la cuenta17 Espacio18 - 46 Nombre Identificación de la cuenta47 Espacio48 - 61 Cuenta Si Código de la cuenta a la que

acumula, ceros = cuenta de 1er.nivel

62 Espacio63 Tipo de cuenta Si A Activo deudora

B Activo acreedoraC Pasivo deudoraD Pasivo acreedoraE Capital deudoraF Capital acreedoraG Resultados deudoraH Resultados acreedoraI Estadística deudoraJ Estadística acreedoraK Orden deudoraL Orden acreedora

64 Espacio65 Clave Si Clave de estado de la cuenta:

0 = Baja1 = Activa

66 Espacio67 - 72 Fecha Si Fecha de estado73 Espacio74 - 79 Fecha Fecha del último movimiento80 Espacio81 Clave Si Clave de impresión financiera

0 = No se imprime1 = Cuenta de mayor2 = Título

82 Espacio83 - 84 Número Dígito agrupador

Byte Dato Obligado Especificaciones85 Espacio86 – 101 Importe Si Saldo inicial del ejercicio102 Espacio103 – 118 Importe Si Cargos acumulados del

Ejercicio119 Espacio120 – 135 Importe Si Abonos acumulados del

ejercicio136 EspacioEstructura para presupuestos, saldos, cargos y abonos1 Clave Si Tipo de registro

S= SaldoP= PresupuestoR= CargosB= Abonos

2 Espacio3 Clave Si Identifica si el registro fue

captado0 = No captado1 = Si captado

4 Espacio5 - 6 Número Sí Número de ejercicio

0 = Ejercicio actual-1 = Ejercicio anterior-2 = 2 ejercicios anteriores 1 = Próximo ejercicio

7 Espacio8 - 23 Importe Total presupuesto (sólo para

registros de presupuestos)24 Espacio25 - 40 Importe Saldo inicial del Ejercicio41 Espacio42 - 57 Importe Saldo período 158 Espacio59 - 74 Importe Saldo período 275 Espacio76 - 91 Importe Saldo período 392 Espacio93 - 108 Importe Saldo período 4109 Espacio110- 125 Importe Saldo período 5126 Espacio127 - 142 Importe Saldo período 6

Byte Dato Obligado Especificaciones143 Espacio144 - 159 Importe Saldo período 7160 Espacio161 - 176 Importe Saldo período 8177 Espacio178- 193 Importe Saldo período 9194 Espacio195 - 210 Importe Saldo período 10211 Espacio212 - 227 Importe Saldo período 11228 Espacio229 - 244 Importe Saldo período 12245 Espacio246 - 261 Importe Saldo período 13262 Espacio263 - 278 Importe Saldo período 14279 EspacioEstructura para cuentas que acumulen a cuentas estadísticas1 - 15 Cuenta Si Código de la cuenta estadística

a la que acumula16 Espacio

Pólizas

La salida y entrada de pólizas externas tiene grandes ventajas para la combinación dearchivos y el ahorro de tiempo, ya que se pueden utilizar para:

Consolidar Estados de Resultados de varias empresas.Recibir información de otros paquetes (Hojas de cálculo, procesadores de palabras,etc.), esta información deberá tener formato ASCII.Enviar pólizas específicas entre varias empresas sin tener que captarlas de nuevo.

Bajar pólizasPara bajar pólizas a archivo externo se tendrá que seleccionar del módulo de Pólizas enel menú principal, la opción Bajar pólizas a archivo externo.

Dentro de este módulo se pedirán los siguientes datos:

Bajar póliza del ... Al

Es posible indicar un rango de fechas. Las fechas deben tener el formato ddmmaa (día-mes-año).Con F10 se especifica al sistema que sólo se desean bajar la pólizas de fin de ejercicio.

De la número ... A la número ...Se puede indicar un rango de pólizas por bajar con el número inicial y final de ellas.

Tipo de pólizaTipo de pólizas a bajar, se puede seleccionar de entre:

Todas Ingresos Egresos Diario De orden Estadísticas

Archivo de salidaNombre del archivo de salida al cual se enviarán las pólizas.En este nombre de archivo se puede señalar opcionalmente, la unidad de disco ydirectorio.

Borrar pólizas Si/No

Borrar pólizas al momento que estas sean bajadas a un archivo externo.

Cargar pólizasEl sistema desplegará un mensaje indicando que se debe de realizar un respaldo de losarchivos antes de cargar las pólizas, esta opción se puede realizar entrando a la opciónCargar pólizas de archivo externo.

Se pide el nombre del archivo del que se subirán las pólizas y la bitácora, que es larelación de las pólizas subidas y de lo errores que pudieran haberse presentado.

Además, el sistema realiza una pregunta más al cargar pólizas de archivo externo, estaopción es -SUSTITUIR- la cual se utiliza para que al momento de cargar pólizas de unarchivo externo, el sistema sustituya automáticamente las pólizas aunque estas yaexistan.

En caso de encontrar pólizas iguales, se sustituyen las que tiene elsistema por las pólizas que contiene el archivo externo que se estacargando.

La bitácora ofrece las siguientes opciones:

Impresora Disco No bitácora

Las pólizas que fueron declaradas con clase sin afectar, tendránque pasar por el proceso de afectación una vez que hayan sidocargadas.

Formato ASCII para Pólizas

Byte Dato Obligado Especificaciones1 Identificación Si Identifica el tipo de registro

P= Póliza2 Espacio3 – 8 Fecha Si Fecha de la forma ddmmaa9 Espacio10 Tipo de póliza Si Tipo de póliza

1=Ingresos2=Egresos3=Diario4=De orden5=Estadística6=Fiscal

11 Espacio12 – 19 Número Si Número de póliza20 Espacio21 Clase Si Clase de póliza:

1 = Normal2 = Permanente3 = Permanente sin afectar4 = Sin afectar

22 Espacio23 – 25 Diario Diario agrupador 26 Espacio27 – 56 Concepto Concepto de la póliza57 Espacio58 – 63 Fecha fin Fecha fin de aceptación, si la

póliza es permanente.64 Espacio

Byte Dato Obligado EspecificacionesMovimientos1 Identificación Si Identifica el tipo de registro

M = Movimiento2 Espacio3 - 16 Cuenta Si Cuenta a la que afecta (14

dígitos)17 Espacio18 - 25 Referencia Referencia del movimiento26 Espacio27 Tipo de

movimiento1 = Cargo2 = Abono

28 Espacio29 - 44 Importe Si Importe del movimiento45 Espacio46 - 48 Diario especial Diario especial de movimiento49 EspacioDescripciones1 Identificación Si Identifica el tipo de registro

D = Descripciones2 Espacio3 - 31 Descripción Descripción del movimiento32 Espacio

Presupuestos

Bajar PresupuestosPara bajar presupuestos CONTPAQ pedirá 3 datos:

Número de ejercicio a bajarTipo de cuentas

Se puede seleccionar de entre todas, Activo, Pasivo, Capital, Resultadosacreedoras, Resultados deudoras, Estadísticas, De orden o sólodeterminadas subcuentas.

Nombre del archivo de salida.

El sistema mostrará una gráfica de avance y al terminar mostrará el número depresupuestos que fueron bajados.

Cargar presupuestosAntes de ejecutar este proceso, se deberá tener respaldada la información. Los datosque se solicitan para cargar los presupuestos son:

Archivo de entradaEjercicio a cargarTomar cantidades en pesos / Miles de pesos

Aquí se especifica si se desea que las cantidades aparezcan en pesos o enmiles de ellos.

Sustituir existentes Si/NoSignifica que se podrán cargar presupuestos sobre aquellos que seencontraban anteriormente.

Enviar a bitácora Impresora/Disco/No bitácoraLa bitácora es la relación de los resultados del proceso puede ser enviada aimpresora, disco u optar por no tener bitácora.

Formato para archivo ASCII

Byte Dato Obligado Especificaciones1 –14 Cuenta Si Código de la cuenta a que

pertenece el presupuesto15 Espacio16 – 31 Importe Presupuestos período 132 Espacio33 – 48 Importe Presupuestos período 249 Espacio50 – 65 Importe Presupuesto período 366 Espacio67 – 82 Importe Presupuesto período 483 Espacio84 – 99 Importe Presupuesto período 5100 Espacio101 – 116 Importe Presupuesto período 6117 Espacio118 – 133 Importe Presupuesto período 7134 Espacio135 – 150 Importe Presupuesto período 8151 Espacio152 – 167 Importe Presupuesto período 9168 Espacio169 – 184 Importe Presupuesto período 10185 Espacio186 – 201 Importe Presupuesto período 11202 Espacio203 – 218 Importe Presupuesto período 12219 Espacio220 – 235 Importe Presupuesto período 13236 Espacio

ReprocesosLos reprocesos se utilizan para recuperar la información cuando los archivos de la basede datos han sido dañados por fallas de corriente eléctrica o por realizar modificacionesindebidamente a la naturaleza de una cuenta.

Cómo realizar un ReprocesoBajar catálogo completamente a archivo externo sin saldos y sin presupuestos.Para lograrlo se presiona F10 cuando el sistema pregunta el número de ejercicios ysaldos a bajar. (Recuerde que si teclea RET en cualquiera de ambas preguntas elsistema asume 0 que corresponde al ejercicio actual).

Bajar póliza a archivo externo, se recomienda que se haga mes por mes o a lomucho año por año.Recomendaciones:

Fecha: Mes por mesDe la póliza: F10 para asumir la primera pólizaA la póliza: F10 para asumir la última pólizaTipo de pólizas: TodasArchivo salida: Recuerde que al bajar pólizas

mes por mes se debe de asignar un nombre diferente a cadauno de los archivos que se bajen para no borrar la informacióndel mes anterior.

Bajar activos fijos si se manejan.

Bajar presupuestos si se manejan.

Entrar a CONTPAQ y crear una nueva empresa en un nuevo directorio.

Cargar catálogo de archivo externo.

Cargar Activos fijos

Cargar Presupuestos

Cargar pólizas de archivo externo, recuerde que se deben de cargar mes por mes odependiendo de la forma en que hayan sido bajadas.

Al terminar estos pasos se ha realizado el reproceso y se podrá seguir trabajando conlos archivos de la empresa.

apítulo 22

Otras opciones delmenú principal

Empresas

Para elegir y empezar a operar con una de las empresas ya instaladas, deberáseleccionar la opción de Otros en el menú principal.

Después de localizar la información de las empresas, el sistema le presentará el menúde empresas que se encuentran instaladas.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ Directorio de Empresas 12:00a │╞════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╡│ ││ ││ ││ ││ ╒══════════════════════════════╕ ││ │La Gran Empresa, S.A. de C.V. │ ││ │ - Respaldar empresa │ ││ │ - Restaurar empresa │ ││ │ - Instalar empresa │ ││ │ - Copiar empresa │ ││ │ - Borrar empresa │ ││ ╘══════════════════════════════╛ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││Seleccione posicionàndose y <RET>, o con letra en intenso; <ESC> salir ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

En el ejemplo anterior sólo se ha instalado una empresa:

La Gran Empresa, S.A. de C.V..

Para poder entrar a hacer operaciones contables con cualquiera de las empresasinstaladas, seleccione de la manera acostumbrada en el estado de selección o menú.

En caso que se hayan instalado más de una empresa, se desplegará una lista de estasen la misma pantalla.

Una vez elegida la empresa, el sistema pedirá la clave de usuario para permitir el accesoa la información.

C

Es entonces cuando el sistema se encuentra listo para iniciar las operaciones contablesdel día, en la empresa seleccionada.

Colores┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 10:23a ││ Configuración de Colores ││╒══════════════╕═════════════════════════════════════════════════════════════════╡││Monocromàtico │ │││Instalados 1 │ │││Instalados 2 │ │││Instalados 3 │ │││Configurar │ ││╘══════════════╛ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││Seleccione posicionàndose y <RET> o con letra en intenso; <ESC> salir ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

CONTPAQ da a escoger entre seleccionar si el monitor es a color o manejar tonosmonocromáticos, si el monitor es un monitor a color, es posible escoger los colores quese utilizarán en la operación del paquete, se puede seleccionar un color de letra y fondodiferente para cada tipo de leyenda (letras normales, mensajes resaltados, etc.).

Al activar esta opción, es posible seleccionar entre 3 combinaciones de colores yainstaladas o definir una nueva selección de tonos.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 10:24a ││ Configuración de Colores ││╒ Escoger colores ═══════════╕ejemplo ═════════════════════════════════════════╕│││Títulos normales │ LA GRAN EMPRESA S.A. DE C.V. ││││Títulos resaltados │finición del Sistema ... Redefinir/Imprimir ││││Barra de selección │e ventana ══════════╕════════════════════════════││││Mensajes de error │la empresa │ ││││Ayudas al pie de la pantalla│s de funcionamiento │ ││││Marco de ventanas │paràmetros) │ │││╘════════════════════════════╛períodos │ │││ ││Unidades de almacenamiento │ │││ ││Impresora │ │││ ││Otros paràmetros │ │││ │╘═════════════════════════════╛ │││ │ │││ │ │││ │ │││ │ │││ │Seleccione posicionàndose y <RET>; <ESC> salir │││ │Derechos autor/Marca reg. (1992), COMPAC, S.A. de C.V. │││ ╘═══════════════════════════════════════════════════════════╛││ ││ ││Seleccione posicionßndose y <RET> o con letra en intenso; <ESC> salir ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Utilerías

Las utilerías son programas elaborados para ayudar a corregir algunos errores que sepresentan en determinadas ocasiones.

Existen dos tipos de utilerías dentro de CONTPAQ.

Utilerías InternasUtilerías Externas

El uso de las utilerías es delicado.

Utilerías InternasLas utilerías internas son las que se utilizan desde dentro del sistema, y se encuentranen el menú de Otros del menú principal.

Estas utilerías deben de usarse solamente cuando sea necesario yno exista otra alternativa por seguir.

Al hacer uso de esta opción del sistema, aparecerá una pantalla que contendrá una listade todas las utilerías que se puede accesar.

Recuperación automática de sets

Se utiliza cuando hay problemas en las relaciones de la base de datos (Cuando larelación de datos es inconsistente), lo que ocasiona salida de información incorrecta.

Al ejecutar esta utilería se corrigen este tipo de errores, los cuales dependen de variascausas, por lo que se presentan diversas opciones que corrigen a los diferentes tipos deinformación que compone el sistema.

CA_AS_SECOMPONE

Se utiliza cuando NO se encuentran las subcuentas que anteriormente fueron dadas dealta a una cuenta.Esta utilería reconecta los sets automáticamente, recuperando la relación que seencuentra en mal estado.

CA_AS_PERTENECE

Es útil cuando un grupo estadístico que ya fue dado de alta y funcionaba correctamenteahora no lo esta haciendo.Esta utilería reconecta los sets automáticamente, recuperando la relación que seencuentra en mal estado.

CA_MO

Es útil cuando una cuenta pierde o duplica movimientos

PO_MO

Es útil cuando una póliza pierde o duplica movimientos.

MO_DE_DESCRIPCIONES

Esta utilería se debe de ejecutar cuando la descripción de un movimiento no coincide oel movimiento aun teniendo descripción no aparece.

FE_PO_POLIZAS(*)

Se utiliza cuando el diario cronológico no esta bien.

TI_PO_POLIZAS(*)

Es útil cuando al hacer una impresión de pólizas por tipo no aparecen todas las pólizasque correspondiente a dicho filtro.

CA_PRE_PRESUPUESTOS

Recupera los presupuestos de una cuenta.

TIPO_MOVIMIENTOS

Se utiliza cuando un diario de movimientos no obtiene los movimientos que debe deobtener.

CA_SAL_SALDOS

Cuando los saldos no coinciden o una auditoría de saldos falla, esta utilería sirve pararecuperar los saldos perdidos de alguna cuenta.

CA_CARABO

Recupera cargos o abonos perdidos de alguna cuenta.

CA_DEP_DEPRECIACION

Sirve para relocalizar las depreciaciones.

PREPO_MO

Con esta utilería se re-encuentran los movimientos perdidos de las prepólizas.

Recuperar índices

CatálogoSe utiliza para recuperar cuentas perdidas, estas, no aparecen en despliegues sinembargo existen en la base de datos.

PólizasRecupera el índice de pólizas que no aparecen pero continúan existiendo en la base dedatos.

TablasEs semejante a las dos utilerías anteriores, sólo que recupera el índice de tablas.

Cambio de dígito agrupador a cuentas

Esta utilería asigna el mismo dígito agrupador a todas sus subcuentas.

Verificar consistencia en sets

Al emplear esta utilería no se corrige ningún error, sólo verifica la relación entre sets yprepara al sistema para la restauración automático de sets.

Se recomienda ejecutar esta utilerías para revisar que no existaninconsistencias, y sobre todo antes de la restauración automáticapara asegurarse que es necesario realizar la restauración.

Verificar consistencia en índices

Sólo checa que las relaciones en el índice de catálogo, índice de pólizas e índice detablas sean correctas.Esta utilería no corrige ningún error, sólo es preventiva.

Restauración parcial de la base de datos

Borra a partir de un período en adelante la información contenida en la base de datos(Información de movimientos, pólizas, saldos, cargos y abonos).

Restaurar saldos desde movimientos

Al ejecutar esta opción se toman todas las pólizas y sus movimientos a partir de undeterminado ejercicio y, tomando como base que la estructura de pólizas y movimientosesta correcta, se elabora la restauración.Con esta opción, según los movimientos se vuelve a hacer la afectación.

El máximo número de ejercicios es 4, pueden ser 2 anteriores el actual y un ejerciciofuturo.

NOTA

Sólo afecta saldos de cuentas de último nivel.

Restaurar saldos desde subcuentas

Con esta opción se realiza la afectación de las cuentas NO AFECTABLES tomandocomo base las cuentas AFECTABLES.(De las cuentas de último nivel a un nivel superior).

Restaurar saldos ejercicio de cuentas

Esta opción restaura los datos saldos, cargos y abonos, del ejercicio actual, a partir delas cuentas de último nivel (o afectables).

Modificar estructura del código de la cuenta

Esta utilería se utiliza para cambiar la estructura del código de la cuenta.

Se recomienda utilizarla sólo si es necesario, y EXCLUSIVAMENTEse puede crecer.El uso de esta utilería es sumamente delicado.

Verificar cuadre en pólizas

Al ejecutar esta utilería se genera un reporte que contiene las pólizas descuadradas.

Recuperar cadena de libres

Esta utilería reconstruye internamente la lista de registro, eliminado aquellos que no seencuentran ocupados.

Flujo de efectivo

Esta utilería verifica el flujo de efectivo.

Nombres de cuentas a mayúsculas o minúsculas

Cambiar los nombres de un rango de cuentas ya sea a mayúsculas o minúsculas.

Corrección de saldos a partir de Nuevos Pesos

Se utiliza para corregir el descuadre por centavos ocasionado por el cambio de moneda.

Asignación de diarios a movimientos

Esta utilería se utiliza para asignar masivamente diarios a los movimientos de ciertascuentas, puede asignarse un mismo diario a todos lo movimientos o solo seleccionaralgunos de los movimientos.

Corrección de saldos a partir de movimientos

Corrección de saldos a partir de movimientos.

Utilerías externasLas utilerías externas son las que se puede aprovechar desde fuera del sistema, esdecir no es necesario ejecutar el programa CONTPAQ para poder hacer uso de ellas.

Estas, son programas que se encuentran en el mismo directorio en el que fueroninstalados los programas del sistema y corresponden a los siguientes nombres:

Calc.exe Memo.exe Compac.com Modcdir.exe Compacen.com Utilcont.exe Cinpc.exe Cvr210.exe

Para hacer uso de cualquiera de ellas sólo es necesario teclear desde el Prompt(Ejemplo C:\CONTPAQ7>) del sistema operativo el nombre que corresponda a la utileríaque se desea activar, ejemplo:

C:\CONTPAQ\calc <Ret>

Calc.exe

Activa la calculadora desde fuera del sistema.

Memo.exe

Muestra en pantalla el mapa de ocupación de memoria.Funciona de igual forma que la combinación de letras <Alt><F5> dentro del sistema.

Modcdir.exe

Es un menú ABCD que da mantenimiento al menú de empresas.La modificación, baja u alta con esta utilería a cualquiera de las empresas afecta alarchivo Fdirarc.rnd.El archivo Fdirarc.rnd es un archivo en el que se guarda la relación de cuales empresashan sido instaladas y dónde han sido instaladas (path de cada empresa).

Compac.com y Compacen.com

Ambas utilerías son para el manejo del mouse.Para hacer uso de ellas primero es necesario cargar el manejador del mouse en cadamáquina (generalmente mouse.com).

Compac.com Carga en memoria el manejador de mouse para CONTPAQ, el sistemacarga automáticamente este manejador al inicializar el sistema.Compacen.com Deshabilita el manejador del mouse instalado con la instrucciónCompac.

Utilcont.exe

Es un menú que muestra a manera de selección las utilerías disponibles desde fuera delsistema.

CINPC. exe

Toma el archivo INPC.TXT y actualiza a los archivos de tablas del sistema (Actualiza almismo tiempo para todo el sistema).

Está utilería es muy útil, ya que COMPAC ofrece cada mes un archivo con lasactualizaciones de los valores a las tablas del INPC, y al ejecutar está utilería seactualizaran automáticamente dichos valores evitándose así el teclear cada mes paracada empresa los mismos valores.

Directorio de reportes

Originales

Aquí se debe de especificar la ruta del directorio en el cual se encuentren los programasde la versión CONTPAQ V4.0.

Convertidos

Ruta del directorio en el que instalaran los programas convertidos.

Convertir de

Contpaq 3.0 a CONTPAQ 7.1Lantek/C a CONTPAQ 7.1

Seleccionar la versión del programa con el que se trabajaba para realizar la conversiónal nuevo sistema.

Todos/Algunos

Especificar si se desea la conversión total de los reportes o solamente algunos.

apítulo 23

Redefinición del Sistema

Antes de iniciar con la operación diaria del sistema y proseguir con la captura delcatálogo de cuentas, se recomienda verificar los parámetros de instalación, ya que estosmarcan la pauta de manejo en el uso del sistema, además se debe rectificar que dichosparámetros se adecuen a las necesidades de cada usuario.

En este capítulo se verá la forma de manipular los datos que el sistema maneja paraobtener una mayor versatilidad.

Además se describe cómo cambiar los datos generales de la empresa, los parámetrosde funcionamiento, las cuentas de control, las fechas y períodos de operación, etc.

Para utilizar este módulo se selecciona del menú de opciones la opción de Instalación,posteriormente se elije Redefinición del sistema, dentro de la cual se presentan dosalternativas: Redefinir o Imprimir, si desea imprimir los datos instalados lo podrá hacer aimpresora o a disco.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 2:29p ││ Redefinición del sistema ... Redefinir/Imprimir paràmetros ││╒══════════════════════════════╕════════════════════════════════════════════════│││Datos de la empresa │ │││Paràmetros de funcionamiento │ │││Cuentas (paràmetros) │ │││Fechas y períodos │ │││Unidades de almacenamiento │ │││Impresora │ │││Otros paràmetros │ ││╘══════════════════════════════╛ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││Datos generales de la empresa: nombre, dirección, reg. fed. de cont., etc. ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

C

Revisión de los parámetros de funcionamiento

Para cambiar alguna especificación de funcionamiento se selecciona la opción a la quecorresponda la opción por modificar; a continuación se da una descripción delfuncionamiento de cada opción.

Datos de la empresaLos datos que se pueden modificar dentro de esta opción, son datos que correspondena la empresa, estos son de tipo descriptivo y son los siguientes:

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 2:31p ││ Redefinición del sistema ... Redefinir/Imprimir paràmetros ││╒ Datos de la empresa ═════════════════════════════════════════════════════════╕│││ Nombre La Gran Empresa, S.A. de C.V. ││││ Dirección ││││ ││││ Registro federal de contribuyentes ││││ Registro estatal ││││ Registro de la càmara ││││ ││││ Código postal ││││ Apartado postal │││╘══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││Seleccione posicionàndose y <RET> o con letra en intenso; <ESC> salir ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Nombre

Este campo puede ser de hasta 50 caracteres. Al hacer uso de esta opción se cambiaráautomáticamente el nombre en la lista de empresas instaladas.

Para cambiar el nombre de una empresa, primero se tiene que entrar a operar el sistemacon la empresa a la cual se desea cambiar de nombre.

Dirección, Registro federal de contribuyentes, Registro estatal, Registro de la cámaraCódigo postal, Apartado postal.

Los datos anteriores son datos que no se piden al hacer la instalación de una empresa,pero son datos que generalmente se necesitan, por lo que si se desea se puedenespecificar sus valores dentro de dicha opción.

Parámetros de funcionamientoEstos datos marcan la forma de funcionamiento del sistema.Los valores que pueden ser modificados son los siguientes:

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 2 31p ││ Redefinición del sistema ... Redefinir/Imprimir paràmetros ││╒ Paràmetros de funcionamiento ════════════════════════════════════════════════╕│││ Cierre e histórico Períodos abiertos/Histórico/Período vigente ││││ Modificar períodos anteriores Si/No ││││ Modificar períodos futuros Si/No ││││ ││││ Folios automàticos en pólizas Si/No ││││ Cifra de control en pólizas Si/No ││││ Pólizas a cuentas estadísticas Si/No ││││ Otros diarios de pólizas Si/No ││││ Diarios a movimientos Si/No ││││ ││││ Libro mayor foliado Si/No ││││ Diario cronológico foliado Si/No ││││ ││││ Conservar saldos de ejercicios anteriores Si/No ││││*A la fecha se han conservado 0 ││││ Conservar presupuestos de ejercicios anteriores Si/No ││││*A la fecha se han conservado 0 ││││ Acumular presupuestos hacia niveles superiores Si/No │││╘══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛││ ││Seleccione posicionßndose y <RET> o con letra en intenso; <ESC> salir ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Cierre e históricoEn este campo se especifica al sistema la forma de llevar la contabilidad, como ya seexplicó en el capítulo anterior la contabilidad se puede llevar con:

Períodos abiertosHistóricoPeríodos vigente

Modificar períodos anteriores

Si la contabilidad se maneja por períodos abiertos o por Histórico, será posible hacermodificaciones a pólizas registradas en períodos anteriores (períodos ya cerrados), y esen esta opción donde se le indica al sistema que se podrán o no hacer este tipo demodificaciones.

Además de hacer modificaciones es posible crear pólizas de períodos anteriores.

Modificar períodos futuros

Permite dar de alta y hacer correcciones a pólizas de registro anticipado.

Folios automáticos en pólizas

Permite llevar sus pólizas numeradas en forma automática, pero no le ofrece flexibilidadpara facilitar la captura de pólizas en otro orden y al cancelar una póliza no se deberáusar ya ese número.

Cifra de control en pólizas

Utilizar una cifra de control en las pólizas permite llevar un control de errores.Esta cifra actúa como un acumulador de las cuentas que intervienen en una póliza, demanera que se facilitará la rectificación de errores que se apliquen a determinada póliza.

Pólizas a cuentas estadísticas

Permite que se utilicen pólizas que afecten cuentas estadísticas.Este tipo de pólizas no se requiere que estén cuadradas, esto es útil para costeo,controles por unidades, etc.

Otros diarios de pólizas

Se pueden utilizar diarios diferentes a los que normalmente se llevan (Ingresos, Egresos,Diario).

Diarios a movimientos

Se permiten registrar diarios que relacionen información de movimientos.

Libro mayor foliado

Si se desea usar el libro mayor con folio, seleccione esta opción, antes de realizar lafoliación el sistema le preguntará a partir de que número comenzará a numerar.

Diario cronológico foliado

Permite manejar automáticamente el diario cronológico con folio.

Conservar saldos de ejercicios anteriores

Guarda información de ejercicios previos.

Conservar presupuestos de ejercicios anteriores

Se guarda la información de presupuestos por ejercicios previos.

Acumular presupuestos hacia niveles superiores

Acumula presupuestos hacia niveles superiores (cuentas de mayor).

Cuentas (Parámetros)

Lo relacionado con cada opción de esta pantalla se detalla máspormenorizadamente en el capítulo "Captura del catálogo decuentas", pero es en esta parte donde se especifica al sistema todolo relacionado con una cuenta, como es su estructura, cuales son lascuentas de control,...

Estructura de la cuenta

Patrón de representación de una cuenta.Este dato solamente podrá cambiarse por un patrón mayor al que existía anteriormente,pero nunca reducir, es decir, se podrán agregar segmentos a la anterior estructura de lacuenta, se podrá crecer el número de dígitos que forman un segmento, pero nuncareducir alguno de estos datos.

Al crecer, dentro de esta opción, la estructura de la cuenta, se colocan ceros en losespacios faltantes.

Al crecer la estructura de la cuentas recuerde que cada cuentapuede tener un máximo de 14 dígitos (numeros), los cuales podránestar agrupados hasta en 9 segmentos.


En esta opción se especifica si se desea que cada segmento de la cuenta represente unnivel dentro del catálogo de cuentas.

Se debe de indicar desde la instalación del sistema la forma en quese desea manejar el catálogo de cuentas y aunque es posiblecambiar, NO SE RECOMIENDA, que una vez dado de alta elcatálogo de cuentas se realice el cambio.

Dígito verificador

Es un número adicional que se agrega al número de cuenta, sirve para verificar lacaptura correcta dentro de una póliza, ya que disminuye errores, evitando cargar oabonar a una cuenta que no corresponde.

El dígito será el mismo aunque se agreguen posteriormente dígitos adicionales a laestructura de la cuenta, conservándose con ello uniformidad en la captura.

Es en este campo en donde se especifica al sistema que se desea o no manejar estedígito.

Manejo de cuentas de orden

Es en este dato donde se especifica al sistema si se desean utilizar cuentas, queaunque no formen parte de la contabilidad, se utilizan para obtener cierto tipo deinformación (Información propia), por ejemplo, se pueden utilizar para calcular lasdepreciaciones de estados financieros (para actualizar estados financieros de acuerdo ala inflación), para calcular impuesto al activo, etc.

Se puede cambiar número de cuenta

Indica que se puede corregir el número asignado a una cuenta, no importando lanumeración de subcuentas o la cuenta superior.

Conservación de cuentas en bajas

Si especifica que si, se conservarán aquellas cuentas que se dieron de baja, es decir aldar de baja no se perderá la información de la cuenta, el sistema sólo las marcará peroya no se tomarán en cuenta para ningún tipo de información, esto es lo que se llamaBAJA LOGICA. Estas cuentas se pueden listar en reportes del catálogo al obtener elcatálogo de cuentas.

Segmento distintivo de cuentas de mayor

Este segmento generalmente se utiliza cuando en el catálogo de cuentas cadasegmento es un nivel a partir de las cuentas de mayor entonces, se utiliza esta opciónpara llevar un segmento con el cual se diferencie del resto de las cuentas, a las cuentasde mayor.

En este campo se debe de especificar aquel segmento que va a diferenciar a las cuentade mayor.

Uso de cuenta de cuadre

Se indica al sistema si se utilizará o no la cuenta de cuadre, para el manejo de lacontabilidad.

Flujo de efectivo automático

Permite utilizar los movimientos a las cuentas que afectan flujo de efectivo para obtenerel reporte de "Flujo de efectivo" en forma automática.

Uso de cuentas de entradas y salidas

Permite indicar los números de cuenta que servirán como Entradas y Salidas, al usar elRégimen Simplificado en Contpaq.

Fechas y Períodos┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 2:32p ││ Redefinición del sistema ... Redefinir/Imprimir paràmetros ││╒ Fechas y períodos ═══════════════════════════════════════════════════════════╕│││ Inicio del ejercicio 1/ENE/92 ││││ Fin del ejercicio 31/DIC/92 ││││ Tipo de período Mensual ││││*Número de períodos 12 ││││ Período vigente 3 ││││*Inicio del período 1/MAR/92 ││││*Fin del período 31/MAR/92 ││││ ││││*Cierre anterior ││││*Ultima actualizaciín al catàlogo ││││*Ultima impresión de pólizas ││││*Ultimo libro impreso ││││*Inicio de funcionamiento del sistema 1/MAY/92 ││││*Inicio de historia de movimientos 1/FEB/92 ││││*Perφodo màximo procesado 2 ││││*Ejercicio màximo procesado 92 │││╘══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛││ ││Seleccione posicionàndose y <RET> o con letra en intenso; <ESC> salir ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Para cualquier cambio en estos datos es importante verificar el efecto que estoocasiona.

Inicio del ejercicio

Indicará a partir de qué día se controla el ejercicio contable.

Fin del ejercicio

Indica el día en que finaliza el ejercicio contable.

Tipo de período

Se refiere a que tipo de período se maneja, este puede ser mensual o cualquier otrodefinido (Ejemplo: Trimestral, ...).Una vez seleccionado el tipo de período se mostrará el número de períodos quecomponen el ejercicio.

Período vigente

Señala el número relativo del período que está en proceso dentro del ejercicio.Los datos de inicio y fin de período son de consulta, es decir no pueden ser modificadosy se calculan automáticamente por el sistema dependiendo el número de períodos, lasfechas de inicio de cada período, etc.

Los siguientes campos sólo son de consulta:

Inicio del período

Representa la fecha de inicio de período del período actual, ésta dependerá del tipo deperíodo que se maneje.

Fin del período

Representa la fecha del ultimo día que conforma el período actual, y al igual que la fechade inicio se calcula automáticamente dependiendo del tipo de período.

Cierre anterior

Este dato guarda la fecha del último cierre que se haya realizado.

Ultima actualización al catálogo

Muestra la fecha de la ultima actualización, cambio, modificación, etc. al catálogo decuentas.

Ultima impresión de pólizas

Desplegará la fecha de la última impresión de pólizas.

Ultimo libro impreso

Desplegará la fecha de última impresión del Libro Mayor.

Inicio de funcionamiento del sistema

Refleja la fecha en que se inicio la operación en CONTPAQ.

Inicio de historia de movimientos

Muestra la fecha desde la cual el sistema conserva historia de movimientos.

Período máximo procesadoSe refiere al período para el que se tiene registrada información.

Ejercicio máximo procesado

Señala el ejercicio hasta el que se registró información.

Unidades de almacenamiento

Se refiere a las unidades de disco en las que se ubicarán los archivos que manejará elsistema durante su operación, indicando la unidad en la que se colocará cada archivo.

Si se cambia la ubicación, el sistema cambiara los archivos a la nueva ubicación.

Impresora

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 2 33p ││ Redefinición del sistema ... Redefinir/Imprimir paràmetros ││╒ Impresora ═══════════════════════════════════════════════════════════════════╕│││ Tipo de impresora Epson MX -80/FX -80/FX -100 ││││ ││││ Salto de hoja automàtico Si/No ││││ Encabezados en todas las hojas Si/No ││││ Impresión a sextos de pulgada Si/No ││││ Compactación en impresiones Si/No ││││ ││││ Renglones de la forma 60 │││╘══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││Seleccione posicionàndose y <RET> o con letra en intenso; <ESC> salir ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Tipo de impresora

El tipo de impresora que se asume en la instalación esEPSON, por lo que de ser diferente podrá elegir la impresoracon que se cuenta.

Si la impresora que usa su equipo no se encuentra entre lasopciones incluidas, seleccione Otra impresora y CONTPAQ lepreguntará los caracteres de control que deberá especificar,enviando otra pantalla. Se recomienda consultar el manual de suimpresora para determinar los caracteres de control que serántecleados directamente.

Salto de hoja automático

Con la afirmación a esta opción, se hará el salto de hoja automático cada vez que lleneuna hoja.

Encabezados en todas las hojas

Al cambio de hoja se imprimirán los encabezados, en caso de que responda 'Si'.

Impresión a sextos de pulgadaSí: Imprimirá a 1/6 de pulgada con 60 líneas por hoja.No: Imprimirá a 1/8 de pulgada 80 líneas por hoja.

Compactación en impresiones

Si: La impresora se colocará en modo compacto, imprimiendo 132 caracteres a loancho de la hoja en impresoras de 80 caracteres y en las de 132 imprimirá hasta240 caracteres.

No: Imprimirá en modo normal.

Renglones de la forma

Este campo es numérico y define el número de líneas en la hoja, se cambia a 60 cuandose definió SEXTOS o a 80 cuando se definió OCTAVOS.

Otros parámetrosEn esta opción es posible cambiar algunos parámetros internos de operación. Comoson, el signo al lado derecho o izquierdo de las cifras, expresar las cantidades concentavos o no.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 2:34p ││ Redefinición del sistema ... Redefinir/Imprimir paràmetros ││╒ Otros paràmetros ════════════════════════════════════════════════════════════╕│││ Signo negativo a la derecha Si/No ││││ Centavos en cantidades Si/No ││││ Tipo de redondeo Truncar/Según valor/Màximo valor ││││ ││││ Modo de captura Normal/Experto ││││ Duración de mensajes de error 1 ││││ ││││ Delimitador para exportar a LOTUS " ││││ ││││ ││││ ││││*Ultimas pólizas captadas: ││││ Ingresos 123 ** última ** ││││ Egresos 30 ││││ Diario 50 │││╘══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛││ ││ ││Seleccione posicionàndose y <RET> o con letra en intenso; <ESC> salir ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Signo negativo a la derecha

En esta opción se especifica a que lado (derecha o izquierda) se colocara el signo (-) enaquellos valores que sean negativos.

Centavos en cantidades

Aquí se indica al sistema si se desea manejar cantidades con decimales.

Tipo de redondeo

Indica al sistema el tipo de redondeo utilizado para la conversión de saldos anteriores alejercicio 93.

Modo de captura Normal/Experto

Existen dos maneras de poder capturar los datos de un reporte.Estos modos consisten en lo siguiente:

Experto: Al seleccionar este modo de captura, en algunas de las pantallas de selecciónsólo aparecerán claves en vez de el nombre completo de las opciones.

Ejemplo:Si el modo de captura es experto, en la pantalla de selcción de tipo de cuentaparecerá una letra por cada opción del tipo de cuenta, como sería:

A Activo DeudoraB Activo Acreedora, ...

Normal: Esta forma de captura le permite ir paso a paso en los datos que se le pidenpara poder ejecutar un reporte, teniendo la oportunidad de elegir entre lasdiversas opciones que se le presenten.Esta clave indicará también el uso de ventanas en algunas opciones decaptura.

Duración de mensajes de error

En este campo se da un número que representa la cantidad en segundo de duración delos mensajes de error.

Delimitador para exportar a LOTUS

Se indica al sistema el tipo carácter que se utilizara para delimitar los archivos que segraben en disco con formato LOTUS, generalmente este delimitador es el carácter ["], elcual es reconocido por lotus para identificar columnas tipo texto.

Ultimas pólizas captadas

Muestra el número que corresponda a las últimas pólizas captadas, ejemplo:Ingresos 123 ** última **Egresos 30Diario 50

apítulo 24

Regímenes Especiales en Contpaq

IntroducciónContpaq permite llevar los registros de las operaciones de los contribuyentes del:

g Régimen simplificado

g Pequeños contribuyentesLas ventajas que ofrece Contpaq para quienes llevan contabilidades de los regímenesanteriores, son las siguientes:

g Permite llevar una contabilidad normal, y además el registro adecuado para cadatipo de contribuyente.

g Permite obtener información que solicita la Secretaría de Hacienda y CréditoPúblico, en lo que se refiere a los contribuyentes de los regímenes simplificado ypequeños contribuyentes.

g Permite agilizar el trabajo contable al generar reportes que ahorran tiempo ygeneran resultados confiables.

Temas del capítuloEn este capítulo, como mencionamos anteriormente, veremos las formas para manejarlos regímenes especiales en Contpaq.Los temas que se tratarán en este capítulo son:

g Régimen Simplificado.

g Pequeños Contribuyentes.

g Reportes en el Régimen.

g Cómo transferir información de Cuenta-T a Contpaq

C

Régimen simplificado

IntroducciónEn esta sección, describiremos el régimen simplificado en Contpaq, cómo definir lascuentas que aplican como entradas y salidas de flujo de efectivo que determinarán losresultados de este tipo de contabilidad.

Manejo del régimen simplificado en ContpaqContpaq le permite llevar el registro de la contabilidad para las personas sujetas alrégimen simplificado para lo cual, se deben identificar las cuentas que aplican a dichorégimen, y generar los reportes que le ayudan a cumplir con los registros obligatorios.

En este tema se explica:

g Cómo definir las cuentas que aplican a dicho régimen, considerando únicamente lascuentas que se especifiquen como Entradas y Salidas.

g Cuáles son los reportes que se generan para dicho régimen.

Requisitos previos para usar el Régimen SimplificadoPara obtener la información auxiliar, solicitada en el manejo del régimen simplificado, serequieren realizar previamente los procesos mostrados en el siguiente diagrama,mismos que explicaremos más adelante:

Definir los datos de Activos FijosSe deben capturar los datos de los activos fijos, utilizando la opción Activos fijos ABCDdentro del menú Catálogo.

Para más información consulte el capítulo 18 Depreciaciones.

Definir las características de I.V.A.Se deben asignar los dígitos predefinidos y las características de IVA a las cuentas deresultados, desde la opción Datos fiscales dentro del menú Extras de la opciónCatálogo de cuentas ABCDE.

Ejemplo: Dígito 1 IVA TrasladadoDígito 2 IVA Acreditable

Para más información consulte el manual anexo de Reportes Fiscales.

Capturar movimientos contablesSe deben capturar los movimientos que intervendrán en el régimen.

En el sistema se llevará una contabilidad normal, y se registrarán los movimientos deforma contable y fiscal, según las definiciones que se realicen de las cuentas comoEntradas y Salidas.

Agrupar cuentas de Entradas y SalidasSe deben realizar dos procedimientos que determinan la agrupación de las cuentas deEntradas y Salidas.

1 Definir el catálogo de cuentas a nivel de mayor:Separe las cuentas que intervengan en operaciones de crédito y de contado. Porejemplo, Ventas se divide en Ventas al Contado y en Ventas a Crédito.

2 Agrupar las cuentas de Entradas y Salidas de efectivo.

Estos dos puntos serán tratados a continuación.

Definición del catálogo de cuentas a nivel de mayor.Generalmente las cuentas relacionadas con flujo de efectivo son las que aplican para elrégimen simplificado, exceptuando algunos casos.

Existen operaciones que se registran ya sea a crédito o al contado; para controlar en elsistema éstas operaciones utiliza el manejo de cuentas a crédito y al contado a nivel demayor.

Por lo tanto, es importante que defina, dichas cuentas en el catálogo de cuentas de laempresa. Para mayor información consulte el capítulo 4 Catálogo de Cuentas.

NOTA Si usted ya tiene definido su catálogo de cuentas, para reacomodar losmovimientos contables consulte el capítulo 12 Traspaso de Auxiliares.

El hecho de que la decisión se realice a nivel de Cuentas de mayor, yno a nivel de subcuentas o de cada movimiento contable (según sunaturaleza), hace más versátil la impresión de reportes y la correctadefinición del catálogo de cuentas.

Ejemplo 1: Impuestos por pagarLa cuenta de “Impuestos por pagar” debe ser detallada en varias cuentas de mayor parasu correcto tratamiento dentro del régimen, quedando como sigue:

• Impuestos de la empresa por pagar

• Impuestos retenidos por pagar.

Ejemplo 2: Ventas al contado y a créditoEn caso de realizar ventas al contado, éstas deben ser “tratadas” como ventas a créditopara su correcto manejo dentro del régimen.De este modo, los abonos de la cuenta de resultados de ingresos por venta no setomarán en cuenta como entradas, siendo hasta el momento de registrar el pago dedicha venta, cuando se determina el importe de la entrada, es decir abono a CXC.

Registro de las operaciones del ejemploCon base en el ejemplo anterior, se considera crear un par de cuentas de mayoradicionales:

g Ventas de contado

g IVA Trasladado de contado

Dichas cuentas deben definirse como entradas al momento de abonarlas, y se usaránen operaciones al contado.

NOTA La restricción radica en la cuenta de ventas, ya que en operaciones decrédito, se ha determinado que esta cuenta no interviene en el régimenal abonarla. Sin embargo, en operaciones al contado es necesario queintervenga. Para evitar este manejo, es necesario aplicar el tratamientode registro de operaciones al contado.

Esto mismo opera para compras al contado, es decir, deben sercontabilizadas como compras a crédito.

Agrupación de cuentas de Entradas y SalidasLas cuentas del catálogo se deben definir si aplican al régimen simplificado, comoEntradas y/o Salidas. Para agrupar las cuentas, deberá seguir estos pasos:1. Crear las cuentas (estadísticas) que servirán como cabeza de grupo para las

entradas y salidas en el menú Catálogo de cuentas ABCDE.Para que los reportes del régimen simplificado puedan tomar la agrupación deEntradas y Salidas, hay que referenciarlas mediante la captura de los números delas cuentas estadísticas en la redefinición del sistema, en la opción Cuentas.

2. Configurar el sistema para indicarle las cuentas que serán usadas como cabeza de grupo para lasentradas y salidas en la opción Redefinición del Sistema.

3. Agrupar las cuentas de entradas y salidas en la opción Grupos Estadísticos ABCD del menú Catálogo

Creación de cuentas estadísticasPara formar los grupos de cuentas (Entradas y Salidas) será necesario ingresar doscuentas nuevas, como mencionamos anteriormente, en el catálogo de cuentas.

Una de ellas servirá para agrupar las Entradas y deberá de ser del tipo EstadísticaAcreedora. La otra cuenta será para las Salidas, siendo del tipo Estadística Deudora.El número que asigne a las cuentas no tiene que cumplir ninguna especificación, soloserá necesario recordarlo al momento de hacer las agrupaciones.Si desea más información en cómo ingresar una cuenta en el catálogo, lea el capítulo 4Catálogo de cuentas.

Configuración del sistema

Una vez que ingresó las cuentas en el catálogo, será necesario especificarle al sistemacuáles son las cuentas que servirán como cabeza de grupo para las entradas y lassalidas, siguiendo estos pasos:1. Entre a la opción Redefinición del sistema, ubicada dentro del menú instalación.

2. Seleccione la opción Redefinir3. Seleccione la opción Cuentas (Parámetros)

4. Active la opción Si en el campo Uso de cuentas de entradas y salidas.

5. Seleccione, usando las flechas del teclado, el campo Cuenta estadística entradas

6. Capture la cuenta correspondiente

7. Seleccione el campo Cuenta estadística salidas

8. Capture la cuenta correspondiente.

Ventana de agrupación de cuentas en EntradasEl siguiente diagrama se muestra un ejemplo de una agrupación de cuentas que aplicancomo Entradas para el régimen simplificado:

Procedimiento para definir cuentas de entradaA continuación se describen los pasos para agrupar las entradas:1 Seleccione el menú Catálogo y presione la tecla <Ret> para desplegar las opciones.2 Seleccione la opción Grupos estadísticos ABCD y presione la tecla <Ret>.3 Seleccione el menú Altas y presione la tecla <Ret>4 Capture el código de la cuenta estadística que servirá para agrupar las entradas,

definido previamente, en el campo Número de cuenta.5 Capture cada una de las cuentas que integrarán el grupo de las entradas en el

campo Cuenta6 Presione la tecla <Esc> cuando termine.

Ventana de agrupación de cuentas en SalidasEn el siguiente diagrama se muestra un ejemplo de una agrupación de cuentas queaplican como Salidas para el régimen simplificado.

Proced
imiento para definir cuentas de salidaA continuación describimos los pasos necesarios para agrupar las cuentas que setomarán en cuenta para las salidas del régimen:1 Seleccione el menú Catálogo y presione la tecla <Ret> para desplegar las opciones.
2 Seleccione la opción Grupos estadísticos ABCD y presione la tecla <Ret>.

3 Seleccione el menú Altas y presione la tecla <Ret>.4 Capture el código de la cuenta estadística que servirá para agrupar las salidas,

definido previamente, en el campo Número de cuenta.5 Capture cada una de las cuentas que integrarán el grupo de las Salidas en el

campo Cuenta.6 Presione la tecla <Esc> cuando termine.

Captura de saldos inicialesLa primer pó , como la que contiene lossaldos inicial

Ejemplo: Pago de nóminEn el caso d o de nóminas, se requieretener las sigu

Descripción de los moviEl pago de n

g Cargo ade efec

g Abono efectivo

g Abono despuéefectivo

Descripción del procediCon este prentrada de eimpuestos re

g Abono

g Cargo asalida dcontabl

Gtos por sueldos C 100,000 Salida

liza contable capturada en Contpaq se tomaráes de Entradas y Salidas.

ase la captura de una póliza contable de un pag
ientes cuentas para registro:
Diagrama 24-1

mientos de la cuenta ejemploómina genera los siguientes movimientos dentro de la contabilidad:

Gastos por sueldos y otras percepciones (Cargo que sí aplica como salidativo).

a Impuestos retenidos por pagar (Abono que No aplica como entrada de).

a la cuenta de Bancos de donde se dispuso efectivo para el pago de netos,s de haberse retenido los impuestos (Abono que sí aplica como entrada de).

mientoocedimiento propuesto, la salida de efectivo tiene un importe mayor a lafectivo. Compensándose esta diferencia, cuando se haga el pago de lostenidos por pagar, cuya póliza contable contiene:

a bancos (disposición de efectivo, sí aplica como entrada de efectivo).

la cuenta correspondiente de pasivo (cargo que no aplica debido a que tale efectivo fue previamente considerada –primer movimiento de la póliza

e de pago de nóminas-).

Impuestos por pagar Bancos A A 8,185 91,875 Entrada

Diagrama del procedimiento El siguiente diagrama explica el procedimiento anterior:

NOTA En caso de pagar un impuesto causado por las utilidades de lapropia empresa u otro tipo de causa, entonces, probablemente, siaplique como salida de efectivo (confirmación de la aplicación a nivelde cuentas de mayor)..

Reportes del régimen simplificadoEn la siguiente tabla, se listan los tipos de reportes necesarios para éste régimen:

Si se trata de… Entonces utilice…Régimen Simplificado Impreso de pólizas en el Régimen.

Libro de Ingresos y Egresos. Cálculo del Ingreso Acumulable. Registro de Inversiones yDeducciones.

Pequeños contribuyentes

IntroducciónContpaq le permite llevar el registro de la contabilidad para las personas sujetas alrégimen de pequeños contribuyentes, para lo cual debe generar los reportes que leayudan a cumplir con los registros obligatorios.

Mediante Contpaq puede controlar la información requerida en el régimen de lospequeños contribuyentes, con lo cual podrá cumplir con las obligaciones fiscales querequiera.

Bancos Impuestos porpagar

A C 8,185 8,185

Entrada

Diagrama para el régimen de pequeños contribuyentesPara obtener la información auxiliar, solicitada en el manejo del régimen de lospequeños contribuyentes, debe realizar los siguientes procesos, que explicaremos acontinuación:

Definir los datos de los Activos FijosCapturar los datos de los activos fijos a las cuentas correspondientes en la opciónActivos fijos ABCD dentro del menú Catálogo.

Para más información consulte el capítulo 18 Depreciaciones.

Definir características de IVA a las cuentasSe deben asignar los dígitos predefinidos y las características de IVA a las cuentas deresultados, desde la opción Datos fiscales dentro del menú Extras de la opciónCatálogo de cuentas ABCDE. Para más información consulte el manual anexo deReportes Fiscales.

Reportes del régimenEn la siguiente tabla, se listan los tipos de reportes necesarios para el régimen depequeños contribuyentes:

Si se trata de… Entonces utilice…Expidencomprobantesfiscales

Libro de Ingresos yEgresos. Registro de Inversiones yDeducciones.

Pequeñoscontribuyentes

No Expidencomprobantesfiscales

Registro de Ingresosdiarios. Registro de Inversiones yDeducciones.

Reportes en el régimen

IntroducciónLos reportes de esta sección fueron elaborados para contribuyentes en el régimensimplificado y en el régimen de pequeños contribuyentes y se ejecutan desde la opciónReportes del régimen, en el menú Reportes de la barra de menú principal.

Reportes por tipo de régimenEl siguiente cuadro detalla los reportes de utilidad para los regímenes especiales enContpaq.

Si se trata de… Entonces utilice…Expidencomprobantesfiscales

Libro de Ingresos y Egresos. Registro de Inversiones yDeducciones.

Pequeñoscontribuyentes

No Expidencomprobantesfiscales

Registro de Ingresos diarios.Registro de Inversiones y Deducciones.

Régimen Simplificado Impreso de pólizas en el Régimen.Libro de Ingresos y Egresos.Cálculo del Ingreso Acumulable.Registro de Inversiones y Deducciones.

Listado de reportesLos reportes del régimen, mismos que describiremos en las siguientes páginas, son:

g Impreso de pólizas en el Régimen

g Registro de Ingresos Diarios

g Libro de Ingresos y Egresos

g Cálculo del Ingreso Acumulable

g Registro de Inversiones y Deducciones.

g Listado de entradas y/o salidas

Impreso de pólizas en el régimenEste reporte se utiliza para el régimen simplificado y permite conocer los movimientos acuentas que juegan para el régimen de entradas y salidas.

Requisito PrevioPara obtener el reporte es necesario haber definido las cuentas de mayor que aplicancomo entradas y como salidas para efectos del régimen. Consulte en el capítulo 13Agrupación de información estadística.

Descripción del reporteEl reporte de pólizas en el régimen tiene básicamente el mismo formato que el reportede diarios y pólizas con la diferencia que incluye dos columnas más que muestran, paracada movimiento, su importe de entrada o salida (lo que permite obtener el reporte Librode entradas y salidas del régimen), y despliega en lugar de la cuenta afectable lacuenta de mayor correspondiente.

Datos requeridos por el reporteLos datos que se requieren para la creación del reporte son:

Campo DescripciónMovimientos Contiene el rango de fechas que será tomado para incluir los

movimientos de las cuentas. Las opciones son: Desde: Contiene la fecha inicial del rango. Hasta: Contiene la fecha final del rango.

Números Contiene el rango de números de póliza que será tomado paraincluir los movimientos de las cuentas. Las opciones son:

Desde: Contiene el número de póliza inicial Hasta: Contiene el número de póliza final

Tipo dePólizas

Especifique el tipo de pólizas que se imprimirán.

Folio de inicio Especifique a partir de qué número dará inicio el folio del reporte.

Registro de Ingresos DiariosEl registro de ingresos diarios es un reporte para el régimen de pequeños contribuyentesy debe de obtenerse siempre y cuando no se expidan comprobantes con requisitosfiscales.

Requisito previoPara obtener este reporte es necesario que las cuentas de ingresos que son gravablespara el IVA se definan como tal en el programa de datos fiscales de cuentas.

Descripción del reporteEl registro de ingresos diarios muestra en un rango de fechas determinado el importe eIVA resultado de los ingresos diarios de la empresa.


Campo DescripciónEjercicio Es el año del cual se va a elaborar el reporte.Periodo Contiene el mes del cual se va a elaborar el reporte.FolioInicial

Especifique a partir de qué número dará inicio el foliodel reporte.

Libro de Ingresos y EgresosLos pequeños contribuyentes que expidan comprobantes fiscales deberán obtener ellibro de ingresos y egresos, así como aquellas personas que lleven régimen simplificado.

Requisito PrevioPara obtener este reporte es necesario que las cuentas de ingresos y egresos que songravables para el IVA se definan como tal en el programa de datos fiscales de cuentas.

Descripción del reporteEste libro permite identificar las operaciones de ingresos y egresos en la empresalistando cada movimiento con su importe e IVA.


Campo DescripciónMovimientos Contiene el rango de fechas que será tomado para

incluir los movimientos de las cuentas. Las opcionesson:

Del: Contiene la fecha inicial del rango. Al: Contiene la fecha final del rango.

Folio deinicio

Especifique a partir de qué número dará inicio elfolio del reporte.

Cálculo del Ingreso AcumulableEl reporte de ingreso acumulable obtiene la diferencia entre las entradas y salidas parael régimen simplificado en un período determinado.

Requisito PrevioPara obtener este reporte es necesario haber definido las cuentas de mayor que aplicancomo entradas y como salidas para efectos del régimen.

Descripción del reportePara todas aquellas cuentas que apliquen como entradas o como salida para el régimensimplificado se desplegará en este reporte el total de cargos y abonos en el períodoseleccionado. La regla general es la siguiente:Se consideran entradas, las disminuciones de activo y los incrementos de pasivo ycapital. Es decir, los abonos de las cuentas que apliquen como entradas.

Se consideran salidas, los aumentos de activo y las disminuciones de pasivo y capital.Es decir los cargos de las cuentas que apliquen como salidas.


Campo DescripciónEjercicio Es el año del cual se va a elaborar el reporte.Periodoinicial

Se refiere al mes en el cual se iniciará el reporte.

Periodofinal

Se refiere al mes en el cual finalizará el reporte.

Consideraciones importantesConforme a la ley, al ingreso acumulable que resulta de la ejecución de este reporte,podrá restársele cualquier disminución de capital en el ejercicio.

Registro de Inversiones y DeduccionesEl registro de inversiones y deducciones es un reporte del régimen de pequeñoscontribuyentes que permite identificar las inversiones realizadas, relacionándolas con ladocumentación comprobatoria, de tal forma que se pueda precisar la fecha deadquisición del bien o, de efectuada la inversión, su descripción, el monto original de lamisma y el importe de la deducción anual.

Requisito PrevioPara obtener el reporte es necesario haber definido el catálogo de activos fijos en elmódulo del mismo nombre.

Descripción del reporteEl reporte despliega un renglón por cada inversión definida en el catálogo de activos fijose incluye información del número de factura, monto original de la inversión ydepreciación anual.El número de factura que aparece en el reporte se toma del primer movimiento de lacuenta de activo fijo en el campo Concepto.

Datos requeridos del reporteLos datos que se requieren para la creación del reporte son:

Campo DescripciónRango de cuentas Especifique el rango de cuentas de los

activos fijos que se incluirán para el reporte.

Listado de entradas y/o salidasPara facilitar la revisión de las agrupaciones de las cuentas para las entradas y lassalidas, Contpaq incluye el reporte Listado de entradas y/o salidas, que le servirá paraimprimir un listado de las cuentas para cada agrupación.

Requisitos previosAntes de ejecutar este reporte, es necesario que:

• Haya realizado las agrupaciones de las cuentas para las entradas y salidas en la opción Gruposestadísticos

• Haya activado el campo Uso de cuentas para entradas y salidas ubicado en la opción Cuentas(Parámetros) del menú Redefinición del sistema.

Descripción del reporteEl reporte despliega la cuenta agrupadora (de entradas o salidas) y posteriormente lascuentas del catálogo que dependen de ella. Podrá desplegar únicamente las entradas, olas salidas o ambas, dependiendo del filtro que se seleccione.Datos requeridos por el reporteLos datos que se requieren para la creación del reporte son:

Campo DescripciónEjercicio Seleccione el año para el cual se ejecutará el

listadoPeriodo Seleccione el mes para el cual se ejecutará el

listadoFiltro Seleccione el tipo de cuentas que se

desplegarán, siendo las opciones:EntradasSalidasTodo

Cómo transferir información de Cuenta-T a Contpaq 7.1Debido a la inserción de los módulos de Régimen Simplificado y de PequeñosContribuyentes en los sistemas ContPAQ 98 y Contpaq 7.1, Computación en Acciónretira el sistema Cuenta-T del mercado.Si usted maneja el régimen simplificado por medio del sistema Cuenta-T, podrá transferirla información de sus empresas a Contpaq 7.1 de manera confiable a través de unautilería.La transferencia de información se realiza de la siguiente manera:

Para bajar a un archivo la información que requiera de catálogo ypólizas deberá tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:• Es recomendable crear un archivo de pólizas por cada ejercicio.• Es recomendable realizar un respaldo de la información en

Cuenta-T antes de realizar cualquier proceso.

Utilería para realizar la transferenciaLa utilería que contiene el archivo reprocta.exe le permitirá realizar los archivosexternos para exportar su información de Cuenta-T para así transferirlos a Contpaq 7.1.Para llevar a cabo la transferencia de información, deberá entrar a la utilería realizandolos siguientes pasos:1. Coloque el disco etiquetado como No. 3 de Contpaq 7.1 en la unidad de disco

flexible.2. Busque los archivos ejecutables "reprocta.exe" y "bcatpolc.exe"

Empresa enCuenta- T

Crear archivo concatálogo de cuentas de

Cuenta-T

Crear archivo conpólizas en Cuenta-T

Importar el catálogo decuentas a Contpaq 7.1

Importar las pólizas aContpaq 7.1

Empresaconvertida aContpaq 7.1

1

2

3

4

3. Copie estos archivos al directorio de programas de Cuenta-T.Por ejemplo:

C:>COPY A:\REPROCTA.EXE C:\CUENTA-T <RET>C:>COPY A:\BCATPOLC.EXE C:\CUENTA-T <RET>

4. En el directorio de Cuenta-T, teclee reprocta.exe y presione la tecla <RET> paraentrar a la utileria. Ejemplo:

C:\CUENTA-T>REPROCTA <RET>

Cómo crear un archivo con el catálogo de cuentas a transferirLa transferencia de este tipo de información le permitirá crear el mismo catálogo deCuenta-T en Contpaq 7.1 bajo los parámetros de éste. Los pasos a seguir para crear el archivo son los siguientes:1. En la ventana inicial de la utilería aparecerá el listado con las empresas contenidas

en Cuenta-T. Seleccione la empresa que desea transferir a Contpaq 7.1. y presione latecla <RET>.

2. En el menú Reproceso seleccione la opción “Bajar catálogo a archivo externo”.3. Los datos que deberá proporcionar son los números de cuenta que desee asignar a

las diferentes cuentas de acuerdo a los parámetros de Contpaq 7.1. Las cuentas quedeberá asignar son las siguientes:

4. Escriba el nombre del archivo de salida y presione la tecla <RET>.5. Confirme si los datos son correctos.6. Presione la tecla @ para comenzar el proceso. Podrá observar el avance en la

pantalla.7. Una vez terminado, podrá observar el resultado en una ventana que aparece en la

parte inferior de la pantalla.8. Presione la tecla <Esc> para terminar.

Cómo crear un archivo con las pólizas a transferirPara crear un archivo que contenga todos las pólizas del ejercicio a transferir, siga estospasos:1. En la ventana inicial de la utilería aparecerá el listado con las empresas contenidas

en Cuenta-T. Seleccione la empresa que desea transferir a Contpaq 7.1. y presione latecla <RET>.

2. En el menú Reproceso seleccione la opción “Bajar pólizas a archivo externo”.Se desplegará la siguiente ventana:

3. Los datos que deberá proporcionar son los siguientes:

Campo DescripciónBajar pólizas delAl

Indica el rango de fechas para determinarqué pólizas desea bajar.

De la númeroA la número

Indica el rango por número de póliza, quedetermina cúales se incluirán en elarchivo. Nota: Puede usar la tecla <F10> paraindicar que es la primer y última póliza.

Tipo de pólizas Indica el tipo póliza a bajar, las opcionesson:• Todas• Ingresos• Egresos• Diario

Archivo de salida Contiene la ruta y el nombre del archivodonde se guardará la información.

Salida bitácora Especifica el tipo de salida para labitácora: impresora, disco o sin bitácora.

4. Confirme si los datos son correctos.5. Presione la tecla @ para comenzar el proceso. Podrá observar el avance en la

pantalla.6. Una vez terminado, podrá observar el resultado en una ventana que aparece en la

parte inferior de la pantalla.7. Presione la tecla <Esc> para terminar.

Cómo importar el catálogo de cuentas a Contpaq 7.1:Para importar la información contenida en el archivo del catálogo de cuentas que realizócon la utilería de Cuenta-T a Contpaq 7.1, deberá seguir los siguientes pasos: 1. Posiciónese en el directorio de Contpaq 7.1.

Ejemplo:C:\CUENTA-T>CD \CONTPAQ7 <RET>

2. Entre al sistema de Contpaq 7.1.Ejemplo:

C:\CONTPAQ7>CONTPAQ <RET>3. Instale una nueva empresa, sobre la cual cargará la información proveniente de

Cuenta-T. Es importante que defina el ejercicio inicial correspondiente a la póliza másantigua que exista en los archivos a importar.

4. Introduzca los datos necesarios para realizar la instalación de la nueva empresa.Para mayor información consulte el capítulo 3 de este manual.

Es muy importante que en el parámetro Cada segmento es unnivel, seleccione la opción No o la opción Desde la cuenta demayor. Para mayor información al respecto, consulte el capítulo 3 deeste manual.

5. En el menú Catálogo, seleccione la opción Cargar catálogo externo.6. Cargue desde el archivo externo la información proveniente de Cuenta-T .

Cómo importar los datos del archivo de pólizas a Contpaq 7.1Para importar la información contenida en el archivo de pólizas que realizó con la utileríade Cuenta-T a Contpaq 7.1, deberá realizar estos procedimientos.

Procedimiento previo para cargar pólizasPara cargar pólizas provenientes de Cuenta-T a Contpaq 7.1 es necesario quemodifique los parámetros referentes a la modificación de periodos anteriores y futuros.Para lo cual, deberá realizar los siguientes pasos:

1. Dentro del sistema Contpaq 7.1, vaya al menú Instalación.2. Seleccione la opción Redefinición del sistema, enseguida seleccione la opción

Redefinir.3. Seleccione Parámetros de funcionamiento.4. Cerciórese de que los parámetros “Modificar periodos anteriores” y “Modificar

periodos futuros” tengan la opción Si habilitada.5. Confirme que los datos son correctos6. Regrese a la ventana principal.

Procedimiento para cargar las pólizasUna vez que ha sido creada la empresa y que se ha importado el catálogo podrá realizareste procedimiento:1. En el menú Pólizas, seleccione la opción Cargar pólizas externas.2. Cargue desde el archivo externo la información proveniente de Cuenta-T . Para

mayor información consulte el capítulo 5 de este manual.Es importante que sólo cargue las pólizas del ejercicio actual en elque se encuentre la empresa.

3. Efectúe el proceso de cierre de ejercicio. Para obtener más información consulte enel capítulo 10 el tema Cierre de ejercicio.Repita este procedimiento por cada ejercicio que desee importar.

apítulo 25

Reportes Fiscales

La nueva versión de Contpaq tiene integrado el módulo de Reportes Fiscales, siendouna herramienta que Computación en Acción proporciona a sus Usuarios, a través delcual podrán obtener en forma automática de la misma contabilidad la informaciónnecesaria para cumplir con sus obligaciones fiscales los contribuyentes (personasmorales y personas físicas con actividad empresarial) del régimen general, relativas alImpuesto Sobre la Renta (ISR), Impuesto al Activo (IA) y el Impuesto al Valor Agregado(IVA); información requerida para el llenado de las formas fiscales para pagosprovisionales y declaración anual (formas 1-B; 2 y 6), publicadas el 5 de Enero de 1998en el Diario Oficial de la Federación.La información que se obtiene a través de este módulo se presenta de manera similar acomo es requerida por los formatos oficiales vigentes, de tal manera que el usuarioúnicamente tendrá que transcribir la información generada a las formascorrespondientes.

IntroducciónEl cumplimiento de las obligaciones que en materia fiscal tienen las empresas, harepresentado en todos los tiempos la realización de trabajo adicional al procesocontable, lo cual no aporta beneficios concretos para la administración de la empresa enel logro del objeto social y sí implica un desgaste en el departamento contable por larealización de un trabajo adicional.El objeto del presente módulo es apoyar al Contador en la realización de los papeles detrabajo que implican un gran esfuerzo manual, liberándolo de trabajo rutinario, para queel Contador se pueda convertir en el copiloto de la administración de la empresa.El módulo de Reportes Fiscales cuenta con la gran ventaja de que en caso de algunamodificación a cualquier póliza de la contabilidad es sumamente sencillo volver aobtener las cédulas con las modificaciones efectuadas.

C

Operación

Para poner a funcionar el módulo de Reportes Fiscales

1. ASIGNACION DE DIGITOS:Cuando se va realizar la Declaración Anual (sin contar con el módulo de ReportesFiscales) lo primero que se hace es un análisis de las diferentes cuentas empleadas enla contabilidad para ver tratamiento fiscal que se les va a dar a todas y cada una denuestras cuentas, pues bien, en este módulo solo es necesario definir los dígitos con losque vamos asociar a cada cuenta para realizar todo el proceso.Este análisis indistintamente que tengamos el módulo o no, lo tenemos que hacer ya seamanual o por medio de una hoja electrónica o de cualquier otro sistema previo aelaborar nuestras operaciones, es decir, programarnos en como vamos a utilizar nuestrainformación contable para obtener nuestra información fiscal requerida por la SHCP.Reportes Fiscales está diseñado para realizar los cálculos que intervienen en ladeterminación de las bases de los impuesto ISR, IA e IVA de acuerdo con lasdisposiciones fiscales vigentes tomando en cuenta las instrucciones que a éste se leden. El Contador o el Asesor Fiscal aplicará su criterio en la determinación de lainformación, y el sistema tendrá como función la de ser una herramienta para laobtención de dicha información. Gracias a esto, los contadores pudieran tener criteriosdiferentes en la clasificación de las cuentas del catálogo.Para poder utilizar el módulo de REPORTES FISCALES, es necesario asociar lascuentas del catalogo de acuerdo al cálculo o reporte que se desee obtener.Por ejemplo, para el cálculo del Componente Inflacionario es necesario identificar lascuentas contratadas con el sistema financiero con un dígito, y las no contratadas con elsistema financiero con otro, ya que los promedios se deben de calcular de maneradiferente para su inclusión en el componente inflacionario.

El módulo realizará el cálculo de promedio diarios para las cuentas que se hayanclasificado como contratadas con el sistema financiero, y promedio mensual para lascuentas que se hayan clasificado como no contratadas con el sistema financiero, conbase a los dígitos asignados a las cuentas.

Dicha asignación se efectuará dentro de la opción de Datos Fiscales en Extras del

Catálogo ABCDE, en donde se identificará con “Dígitos” las cuentas del catálogo deacuerdo con la información que se quiera obtener.

La pantalla para la captura de los “Dígitos” se muestra a continuación:

Circulante

Bancos Clientes

S. financiero NO contratado (dígito 3)S. financiero contratado (dígito 1)

Es importante aclarar que los dígitos que se asignan a las cuentas, son agrupadores decuentas, es decir, son números que identifican a las cuentas para efectuar un procesodefinido, en donde los saldos o movimientos de éstas se sumarán, restaran,actualizaran, etc., según sea el proceso que se requiera obtener, y de esa manera serealizará una función definida dentro del cálculo de los reportes.Cuando vaya a utilizar por primera vez Reportes Fiscales en su empresa, deberáasignar a las cuentas los dígitos predefinidos para la obtención de la informaciónrequerida, este proceso se efectúa solamente una vez, y cada que agregue una nuevacuenta a su catálogo, o en aquellos casos en que redefina el dígito asignado a una ounas cuentas con anterioridad; después de haber efectuado esta clasificación podráobtener la información de cada uno de los ejercicios conservados en su contabilidad.En caso de procesar la información de ejercicios anteriores las disposiciones que seaplicaran a este módulo son las que se encuentran vigentes actualmente, lo que endeterminado momento la información que se genere no le sean aplicables, dependiendode los cambios que hayan efectuado las autoridades correspondientes.Al instalar Contpaq, el sistema da de alta automáticamente tres tablas que contienen lasiguiente información, para facilitar la clasificación de las cuentas con sus dígitosfiscales; a continuación se muestran los dígitos para el Impuesto sobre la renta (ISR):

NOTA El concepto que se maneja en los dígitos predefinidos essemejante a los conceptos que aparecen en los renglonesde la declaración anual para facilitar su identificación porparte del Contador.

TABLA # 1 I. S. R.PARA LAS CUENTAS DE ESTADO DE RESULTADOS

DIGITO CONCEPTO AL QUE AGRUPAN CUENTAS COMUNES

1 Sistema financiero ( créditos ) Bancos2 Sistema financiero ( deudas ) Acreedores Bancarios3 Sistema no financiero ( créditos ) Clientes

PARA LAS CUENTAS DE ESTADO DE RESULTADOS


4 Sistema no financiero ( deudas ) Proveedores5 Intereses devengados a favor Productos Financieros6 Intereses devengados a cargo Gastos Financieros

12 Otras deducciones Contables y Fiscales14 Ventas y/o servicios nacionales Ventas15 Devoluciones, Rebajas y Descuentos Devoluciones s/ venta18 Otros Ingresos Ingresos varios19 Inventarios Inventarios20 Compras Netas nacionales Compras en el país21 Compras Netas extranjeras Compras fuera del país22 Deducción de inversiones (contable) Depreciación y

amortización contable23 Mano de Obra Mano de Obra, sueldos

y salarios24 Honorarios Honorarios25 Previsión Social Vales de despensa,

fondo de ahorro26 Regalías y Asistencia técnica Asistencia27 Donativos Donativos28 Arrendamiento Renta29 Fletes y Acarreos Fletes30 Impuesto s/ erogaciones por remuneración al

trabajo1%

31 Aportaciones INFONAVIT Infonavit32 Aportaciones SAR SAR33 Cuotas al IMSS IMSS Patronal34 Otras Contribuciones HIEF, Impuesto Estatal36 Otros ISR acreditables



37 Otros ISR no acreditables68 Ingresos de Ejercicios anteriores (TITULO II)69 Ingresos de Ejercicios anteriores (TITULO VII)72 Utilidad en venta de acciones73 Utilidad en venta de terrenos74 Utilidad en venta de activo fijo75 Construcciones Construcciones76 Maquinaria y Equipo Maquinaria y Equipo77 Mobiliario y Equipo de oficina Equipo de oficina78 Equipo de transporte Equipo de transporte79 Depreciación Acumulada Depreciación

Acumulada80 Amortización Acumulada Amortización

Acumulada81 Aportaciones para futuros aumentos de capital Aportaciones de los

socios82 Seguros y fianzas Seguros y fianzas83 Pérdidas por créditos incobrables Pérdidas por cuentas

incob84 Uso o goce de bienes Renta bienes85 Viáticos y gastos de viaje Viáticos86 Pasivos a favor de accionistas Préstamos accionistas88 Otras operaciones financieras a favor89 Otras operaciones financieras a cargo90 Ingresos por partidas discontinuas y

extraordinarias91 Gastos por partidas discontinuas y

extraordinarias92 Inventario de materias primas



93 Inventario de producción en proceso94 Inventario de productos terminados95 Compras netas nacionales de materias primas96 Compras netas extranjeras de materias primas97 Compras netas nacionales de productos

semiterminados98 Compras netas extranjeras de productos

semiterminados99 Compras netas nacionales de productos

terminados100 Compras netas extranjeras de productos

terminados101 Provisión de ISR, IA y PTU102 Anticipos de clientes103 Gastos no deducibles (Art. 25 FR. IX y X LISR)104 Saldos a favor de impuestos y su actualización105 Utilidad cambiaria106 Perdida cambiaria107 Participación de resultados en subsidiarias a

favor108 Participación de resultados en subsidiarias a

cargo109 Efectos de reexpresión a favor110 Efectos de reexpresión a cargo113 Gastos no deducibles permanentes114 Ventas y/o servicios extranjeros172 Perdida en venta de acciones173 Perdida en venta de terrenos174 Perdida en venta de activo fijo

PARA LAS CUENTAS DE BALANCEDIGITO CONCEPTO AL QUE AGRUPAN CUENTAS COMUNES

39 Efectivo en caja y Depósitos en Institucionesde crédito nacionales

Caja y Bancos

40 Efectivo en caja y Depósitos en Institucionesde crédito extranjeras

Caja y Bancos

41 Cuentas y Documentos por cobrar anacionales

Documentos porcobrar

42 Cuentas y Documentos por cobrar aextranjeros

Documentos porcobrar

43 Inversiones en valores nacionales Bolsa de valores44 Inversiones en valores extranjeros45 Inversiones en acciones de sociedades

nacionalesAcciones

46 Inversiones en acciones de sociedadesextranjeras

47 Otros activos circulantes Para las que no hayun dígito específico

48 Terrenos Terrenos

49 Otros activos fijos Para las que no hayun dígito específico

52 Contribuciones a favor IVA a favor53 Cuentas y Documentos por pagar a nacionales Documentos por

pagar54 Cuentas y Documentos por pagar a

extranjerosDocumentos porpagar

55 Otros pasivos Acreedores56 Contribuciones por pagar Impuestos por pagar57 Capital social proveniente de aportaciones Patrimonio58 Capital social proveniente de capitalización Capitalización ut.59 Reservas Reserva legal60 Utilidades acumuladas Utilidades

Acumuladas61 Utilidades del ejercicio Utilidad del ejercicio

PARA LAS CUENTAS DE BALANCEDIGITO CONCEPTO AL QUE AGRUPAN CUENTAS COMUNES

62 Pérdidas acumuladas Pérdidas Acumuladas63 Pérdidas del Ejercicio Pérdida del Ejercicio64 Otras cuentas de capital Para las que no hay

un dígito específico65 Insuficiencia o exceso en la actualización del

capital

66 Resultado por tenencia de activos nomonetarios

67 Actualización del capital contable87 Estimación para cuentas incobrables

119 Estimación para obsolescencia y lentomovimiento de inventario

141 Cuentas por cobrar a compañías afiliadasnacionales

142 Cuentas por cobrar a compañías afiliadasextranjeras

149 Cargos diferidos153 Cuentas por pagar a compañías afiliadas

nacionales154 Cuentas por pagar a compañías afiliadas

extranjeras

Tabla #2 IMPUESTO AL ACTIVODIGITO CONCEPTO AL QUE AGRUPAN CUENTAS COMUNES

1 Activos financieros contratados con el sistemafinanciero

2 Activos financieros No contratados con elsistema financiero

3 Acciones4 Inventarios5 Terrenos6 Deudas

Tabla #3 IVADIGITO CONCEPTO AL QUE AGRUPAN CUENTAS

COMUNES1 IVA Trasladado2 IVA Acreditable3 15% IVA trasladado al contribuyente4 10% IVA trasladado al contribuyente5 0% IVA trasladado al contribuyente6 Excento IVA trasladado al contribuyente 7 15% IVA en la Importación (nuevo)8 10% IVA en la Importación (nuevo)

Porcentaje IVA

Adicionalmente a los dígitos de IVA se deberán de agregar a las cuentas deINGRESOS únicamente la tasa del impuesto a que se encuentran gravados los actoso actividades en territorio nacional que efectúa el contribuyente, así como tambiénaquellas que se refieren a la Exportación.

Datos adicionales para el ISR

Además de asignar los dígitos correspondientes al ISR, también se deberán deseleccionar tres datos para las cuentas de resultados (resultados acreedoras yresultados deudoras).

A continuación se explica cada una de estas opciones:|------------------------------------------------------------------------------|

¦ De la cuenta 000-000 ¦

¦* Nombre ¦

¦ a la cuenta ¦

¦* Nombre ¦

¦ Dígito Aplica Operaciones Forma parte |¦ I.S.R.(1) ¦

¦ I.S.R.(2) ¦

¦ I.S.R.(3) ¦

¦ IMPAC (1) ¦

¦ IMPAC (2) ¦

¦ I.V.A. ¦

¦ Clave I.V.A. No/Grava/Exportación/Exento ¦

¦ Porc. Ant. I.V.A. ¦

¦ Porc. Act. I.V.A. ¦

|------------------------------------------------------------------------------|

Aplica

¦ Dígito Aplica Operaciones Forma parte ¦¦ I.S.R.(1) |---------| ¦¦ I.S.R.(2) ¦Ambas ¦ ¦¦ I.S.R.(3) ¦Contable ¦ ¦¦ IMPAC (1) ¦Fiscal ¦ ¦¦ IMPAC (2) |---------| ¦¦ I.V.A. ¦¦ Clave I.V.A. No/Grava/Exportación/Exento ¦¦ Porc. Ant. I.V.A. ¦¦ Porc. Act. I.V.A. ¦|------------------------------------------------------------------------------|

Con relación a los dígitos que se utilizan en el Estado de Resultados, si marcamos unacuenta de resultados deudoras o acreedoras con un dígito para ser considerada dentrodel estado de resultados y seleccionamos la opción AMBAS, el saldo de dicha cuenta setomara en cuenta tanto en el resultado Contable como en el Fiscal, en el caso de queseleccionemos CONTABLE al definir ingresos o deducciones solamente afectará alresultado Contable y en el caso que seleccionemos FISCAL al definir ingresos odeducciones solamente afectará al resultado Fiscal.

NOTA En la versión anterior (4.x o 6.1) con relación a los dígitos que seutilizaban en el Estado de Resultados, si marcábamos una cuentacon un dígito para ser considerada dentro del estado deresultados, el saldo de dicha cuenta se tomaba en cuenta tanto enel resultado Contable como en el Fiscal, en el caso de que sedefinieran ingresos o deducciones solamente en el resultadocontable o solamente en el resultado fiscal, debíamos adicionarlea los dígitos el número 1 o el número 2 respectivamente.

Ejemplo versión anterior:

Dígito 12 Ambas112 Contable212 Fiscal

Con esta opción de APLICA desaparece para el usuario lautilización del dígito adicional 1 y 2.

Operaciones

¦ Dígito Aplica Operaciones Forma parte ¦¦ I.S.R.(1) |---------------| ¦¦ I.S.R.(2) ¦No Relacionada ¦ ¦¦ I.S.R.(3) ¦Relacionada ¦ ¦¦ IMPAC (1) |---------------| ¦¦ IMPAC (2) ¦¦ I.V.A. ¦¦ Clave I.V.A. No/Grava/Exportación/Exento ¦¦ Porc. Ant. I.V.A. ¦¦ Porc. Act. I.V.A. ¦|------------------------------------------------------------------------------|

Para todas aquellas cuentas de resultados deudoras o acreedoras que afectan al Estadode Resultados de Personas Morales del Régimen General y del Sector Industrial,deberán de seleccionar sus operaciones No relacionadas y Relacionadas con lasactividades del contribuyente, para separar la información que se presenta en cada unode estos dos anexos de la declaración.

Forma parte

Al registrar aquellas cuentas de resultados deudoras (gastos) que afectan al Estado deResultados de Personas Morales del Régimen General deberán de seleccionar sipertenece:

• Costo de ventas y/o servicios (Mano de Obra)• Costo de ventas y/o servicios (Gastos indirectos)• Gastos de operación• Gastos por partidas discontinuas• Ninguno

Al registrar aquellas cuentas de resultados deudoras (gastos) que afectan al Costo deVentas de Personas Morales del Sector Industrial deberán de seleccionar si pertenece:

• Costo de producción (Mano de obra)• Costo de producción (Gastos indirectos)• Costo de producción (Maquila)• Costo de ventas (Otros, Sector industrial)

Pasos para la asignación de dígitos:

Para la asignación de los dígitos fiscales se recomienda imprimir el reporte deCatálogo de Cuentas en Contpaq, abrir 3 columnas para ir anotando los dígitos quese van asignando a cada una de las cuentas, una vez concluida dicha asignación sepodrá cotejar el catálogo impreso con los listados de dígitos que se obtienen dentrodel módulo de Reportes Fiscales en la opción de Listados.

En el caso del ISR se utilizan dos columnas debido a las siguientes situaciones:

1. - Habrá cuentas que se deban incluir en el Balance General y también debenincluirse en el cálculo del Componente Inflacionario, por lo que asignaremos undígito para Balance y otro para el Componente (ejemplo: Bancos).

2. - Habrá cuentas que se deban incluir en el Estado de Resultados y también debenincluirse en el cálculo del Componente Inflacionario, por lo que asignaremos undígito para el Estado de Resultados y otro para el componente (ejemplo: Interesesdevengados a favor).

3. -Habrá cuentas que solamente se deban incluir en el Balance General, por lo queasignaremos un dígito para Balance (ejemplo: Inventarios).

4. - Habrá cuentas que solamente se deban incluir en el Estado de Resultados, por loque asignaremos un dígito para el Estado de Resultados (ejemplo: Ingresospropios de la actividad preponderante).

NOTA Como se ha mencionado anteriormente algunas cuentas comobancos, clientes, proveedores, acreedores bancarios, acreedores,intereses devengados a favor, ganancia cambiaria, interesesdevengados a cargo y perdida cambiaria, deberán utilizarse hastados dígitos dentro de los cálculos relativos al ISR, ya que debende incluirse dentro del Balance General y el ComponenteInflacionario o dentro del Estado de Resultados y el ComponenteInflacionario.

La asignación de dígitos puede efectuarse a nivel de cuenta de mayor o a nivel decuentas afectables, dependiendo del cálculo que se va a procesar, en el caso delBalance General comúnmente se marcan las cuentas de mayor, ya que lo único que serequiere de ellas son sus saldos para agruparse de acuerdo a los conceptos que semanejan dentro del formato de la Declaración Anual; por lo que respecta al Estado deResultados estas cuentas se deben de agrupar a nivel de cuenta afectable, por eldesglose analítico que se nos solicita en el mencionado formato, agrupando todosaquellos conceptos que sean comunes dependiendo del número de departamentos conque cuente la empresa.

A continuación se muestra un ejemplo de un catálogo de cuentas en el cual hay cuatrocolumnas: Dos corresponden al ISR, una para el IA y otra para el IVA:

Nivel Cuenta Nombre ISR IA IVA1 000-1000 ACTIVO2 000-1100 CIRCULANTE3 101-0000 CAJA 393 102-0000 BANCOS 394 102-1000 BITAL 1 13 103-0000 CLIENTES 41 3 23 104-0000 DOCUMENTOS POR COBRAR 141 23 105-0000 DEUDORES DIVERSOS 142 23 107-0000 IVA ACREDITABLE 474 107-1000 IVA ACREDITABLE COMPRAS 24 107-2000 IVA ACREDITABLE GASTOS 23 108-0000 PAGOS ANTICIPADOS 472 000-1200 FIJO3 123-0000 EQUIPO DE OFICINA4 123-1000 MONTO ORIG. DE LA INVERSION5 123-0100 FAX MODELO 7239 494 123-2000 DEPRECIACION ACUMULADA5 123-2100 FAX MODELO 7239 79

Nivel Cuenta Nombre ISR IA IVA3 124-0000 EQUIPO DE COMPUTO4 124-1000 MONTO ORIG. DE LA INVERSION5 124-0100 COMPUTADORA 486 DXL 495 124-0200 IMPRESORA EPSON FX-870 495 124-0300 LECTOR CODIGO DE BARRAS 494 124-2000 DEPRECIACION ACUMULADA5 124-2100 COMPUTADORA 486 DXL 795 124-2200 IMPRESORA EPSON FX-870 795 124-2300 LECTOR CODIGO DE BARRAS 792 000-1300 DIFERIDO3 141-0000 GASTOS INST. Y ADAPTACION4 141-1000 MONTO ORIG. DE LA INVERSION5 141-0100 ANUNCIO LUMINOSO 494 141-2000 AMORTIZACION ACUMULADA5 141-2100 AMORTIZACION ANUNCIO

LUMINOSO80

3 142-0000 DEPOSITOS EN GARANTIA 421 000-2000 PASIVO2 000-2100 CIRCULANTE3 200-0000 PROVEEDORES 53 4 63 201-0000 ACREEDORES DIVERSOS 153 4 63 202-0000 IMPUESTOS POR PAGAR 563 203-0000 DOCUMENTOS POR PAGAR 154 43 204-0000 IVA TRASLADADO 55 13 206-0000 COMISIONES POR PAGAR 102 41 000-3000 CAPITAL2 000-3100 CAPITAL SOCIAL3 301-0000 CAPITAL SOCIAL FIJO 573 302-0000 CAPITAL SOCIAL VARIABLE 572 305-0000 RESULTADO DE EJERCICIOS ANT.3 305-1996 RESULTADO DEL EJERCICIO 1996 621 000-4000 RESULTADOS ACREEDORAS2 400-0000 VENTAS

Nivel Cuenta Nombre ISR IA IVA3 400-0100 GRAVADAS AL 15% 14 10-

153 400-0400 EXENTAS 14

Exento

2 403-0000 INGRESOS VARIOS3 403-0100 AFILIACIONES 18 10-

153 403-0200 FOLLETOS 18 10-

153 403-0300 LISTA DE PRECIOS 18 10-

153 403-0400 SERVICIO A DOMICIL 18 10-

153 403-0500 MEMBRESIA DESCUENT 18 10-

153 403-0600 SOLICITUD CONTRATO 18 10-

153 403-0700 CALZADO 18 10-

152 406-0000 DESCUENTO SOBRE VENTA3 406-5000 DESCUENTO POR CONSUMO 15 10-

151 000-5000 RESULTADOS DEUDORAS2 501-0000 GASTOS DE VENTAS3 501-0100 COMISIONES 123 501-0200 SERVICIOS DE PERSONAL 123 501-0420 UNIFORMES 123 501-0430 CUOTAS Y SUSCRIPCIONES 343 501-0440 OTROS IMPUESTOS Y DERECHOS 343 501-0450 ARRENDAMIENTO DE LOCAL 283 501-0500 DEPRECIACION ACTIVOS FIJOS 223 501-0600 AMORTIZACION ACTIVOS FIJOS 223 501-0800 ENERGIA ELECTRICA 123 501-0810 TELEFONO, TELEGRAFO Y

CORREO12

3 501-1000 PAPELERIA Y ART. DE OFNA. 12

Nivel Cuenta Nombre ISR IA IVA3 501-1500 MANTENIMIENTO LOCAL 123 501-1600 PUBLICIDAD Y PROPAGANDA 123 501-1650 EVENTOS PUBLICITARIOS 913 501-1800 MANTENIMIENTO EQPO

COMPUTO91

3 501-2100 ARTICULOS JARDINERIA 123 501-2200 MATERIAL DE CARPINTERIA 123 501-2300 ARTICULOS DE LIMPIEZA 123 501-2400 EQUIPO DE SEGURIDA 123 501-2450 BOTIQUIN 123 501-2500 CONSUMIBLES 123 501-2600 HONORARIOS PROGRAMACION 243 501-2700 HONORARIOS NOTARIALES 243 501-9100 GASTOS NO DEDUCIBLES 1133 501-9300 MATERIAL DE ENVOLTURA 122 502-0000 GASTOS FINANCIEROS3 502-0100 INTERESES 63 502-0200 INTERESES NO DEDUCIBLES 1133 502-0400 COMISIONES 893 502-0900 COMISIONES NO DEDUCIBLES 1132 505-0000 COMPRAS3 505-0100 GRAVADAS AL 15% 203 505-0400 EXENTAS 203 505-0500 MEMBRESIA GASTOS MEDICOS 202 508-0000 DEVOLUCIONES SOBRE

COMPRAS3 508-0400 PRODUCTOS EXENTOS 201 600-0000 Utilidad o Perdida 63

Procesando información en el módulo de Reportes Fiscales

Una vez que se han realizado todos los pasos anteriores, se procederá a operar elmódulo de Reportes Fiscales ejecutando las diferentes opciones.

Verificando parámetros de funcionamiento:

-Revisar que se tengan los INPC actualizados.-Verificar que se encuentren los siguientes Diarios dentro de la opción de DiariosEspeciales ABCD:

NUMERO DESCRIPCION70 Cancelación IVA Trasladado

71 Cancelación IVA Acreditable72 Cancelación Compras Nacionales73 Cancelación Compras Extranjero74 BASE IVA 15%75 BASE IVA 10%76 BASE IVA 0%

77 BASE IVA EXENTO78 15% IVA en la Importación (nuevo)79 10% IVA en la Importación (nuevo)

Menú de Reportes Fiscales

Es posible ingresar al menú de reportes fiscales dentro del módulo de Reportes enContpaq, y seleccionar la opción de Reportes Fiscales.

Es importante que al ingresar al módulo de Reportes Fiscales se seleccione la opciónRECLASIFICACION, este proceso se debe realizar la primera vez que se ingresa almódulo y cada vez que sean asignados los dígitos correspondientes a las cuentas; elobjeto de éste proceso es incluir a las cuentas marcadas en las respectivas cédulas detrabajo, por lo que si no se reclasifican después de dar de alta el dígito, los saldos omovimientos de éstas no se incluirán en los respectivos reportes.

Nuevos reportes Contpaq A continuación se mencionan los nuevos reportes que se ofrecen a nuestros usuarios,los cuales se encuentran en Reportes Fiscales del menú Reportes en la opción ISR :

1. Análisis del costo de ventas del sector industrial.En este reporte se obtiene información como: Inventario de materias primas, Comprasnacionales y extranjeras de materia prima, Inventario de producción en proceso, Gastosindirectos de fabricación, Compras de productos semiterminados, Costo de producción,Inventario de productos terminados, Compras de productos terminados, Costos deventas.

2. Estado de Resultados.En este reporte se obtiene solo información contable como: Ventas nacionales yextranjeras, Devoluciones rebajas y descuentos, Inventarios, Compras nacionales yextranjeras, Costo de mercancías, Mano de obra, Gastos indirectos, Costo de ventas,Utilidad o perdida bruta, Gastos de operación, Utilidad o perdida de operación. Nota. Se realizaron algunas modificaciones al Estado de Resultados anterior (Ahora esEstado de Resultados (Contable/Fiscal)), para considerar la nueva información yademás sirve para cotejar con el nuevo “Estado de Resultados” y “Conciliación entre elresultado contable y fiscal”.Nota. Se realizaron modificaciones al reporte de Conciliación entre el resultado contabley fiscal, para generar la información en base al nuevo formato.

3. Datos informativos para la determinación del impuesto.En este reporte se obtiene información como: Ingresos y deducciones totales, Ingresos ydeducciones fiscales no contables, Ingresos y deducciones contables no fiscales,Efectos de reexpresión a favor y a cargo, Total de ingresos acumulables y deduccionesautorizadas.

Los reportes dentro del módulo son:ISR

Saldo promedio de las cuentas contratadas con el Sistema Financiero(afectable).

Saldo promedio de las cuentas contratadas con el Sistema Financiero(mayor).

Saldo promedio de las cuentas NO contratadas con el Sistema Financiero. Componente Inflacionario. Cálculo simplificado de acumulación y deducción de intereses. Análisis del costo de ventas del sector industrial. (nuevo) Estado de Resultados (contable – fiscal).

Estado de Resultados. (nuevo) Conciliación entre el resultado contable – fiscal. Datos informativos para la determinación del impuesto. (nuevo) Cálculo del ISR. Pago provisional. Estado de posición financiera (Balance). Relación de activos fijos sujetos a deducción inmediata.

IMPAC Saldo promedio de las cuentas contratadas con el Sistema Financiero

(afectable). Saldo promedio de las cuentas contratadas con el Sistema Financiero

(resumen).

Saldo promedio de las cuentas NO contratadas con el Sistema Financiero. Promedio de acciones. Promedio de terrenos. Promedio de inventarios. Promedio de deudas. Cálculo del impuesto al activo. Pagos provisionales del impuesto al activo. Resumen del impuesto al activo.

IVA Valor de los actos o actividades IVA trasladado al contribuyente (Dígito) IVA trasladado al contribuyente (Diario) Cálculo del IVA Determinación del IVA

RESUMEN Pago provisional (1-B) Declaración anual (Resumen)

LISTADOS Cuentas con dígito ISR Cuentas con dígito IA Cuentas con dígito IVA Lista de cuentas con porcentaje de IVA Cuentas ISR con saldos Cuentas con Saldos IA Cuentas con Saldos IVA Cuentas con dígitos (*) Cuentas con características

A continuación se presenta un diagrama de flujo que muestra el orden en el que sedeberán ejecutar los reportes. Es importante respetar el flujo señalado ya que un reportegenera información básica para el proceso del siguiente:

Saldo prom. de lasctas. cont. con elS.F. (Afectable)

Componente Inflacionarioó

Cálculo Simplificado deacumulación y deducción de

Intereses

Saldo prom. de lasctas. cont. con elS.F. (Mayor)

Saldo prom. de lasctas. no cont. con

el S.F.

PagoprovisionalCálculo ISR

Estado de ResultadosContable - Fiscal

Balance

Empresa sectorindustrial

No

SíAnálisis del costo deventas sector industrial

Estado deresultados

Conciliación entre elresultado contable-

fiscal

Datos informativospara la determinación

del Impuesto

Relación de activos fijossujetos a deducción

inmediata

A

B

SaldoPromedio

deAcciones

Saldo prom. de lasctas. cont. con elS.F. (Mayor)

Saldo prom. delas ctas. no cont.con el S.F.

Saldo prom. de lasctas. cont. con elS.F. (Afectable)

Resumen IMPAC

Cálculo IMPAC

Pagos Provisionalesdel Impuesto al Activo

SaldoPromedio

deTerrenos

SaldoPromedio

deInventarios

SaldoPromedio

deDeudas

B

A

Cálculo delI.V.A.

Valor de losactos o

actividades

Determinación delI.V.A.

IVA Trasladadoal

contribuyente

A

A B

Forma 1-B Declaraciónanual

Como se comentó anteriormente en el presente módulo los reportes generaninformación que deberá ser usada por otro reporte, esta información es guardada enarchivos con las extensiones *. TDX y *. TBL que se encuentra en el directorio de laempresa. Es muy importante seguir la secuencia de los reportes ya que la informacióngenerada en uno se almacena para ser leída en el siguiente o los siguientes. En el casode no ejecutar algún reporte en el cual estén incluidas cuentas que afecte el cálculo quese está procesando, el módulo no generará esa información y el resultado que seobtenga estará incorrecto.Para una comprensión más clara de los reportes dividiremos su análisis por impuesto:

♦ Impuesto sobre la renta (ISR)♦ Impuesto al activo (IA o IMPAC)♦ Impuesto al valor agregado (IVA)

Impuesto sobre la Renta (ISR)

A continuación se presenta el formato de los reportes incluidos para el Impuesto sobre larenta:

1. Saldos promedio de las cuentas contratadas con el Sistema Financiero(afectable)

CONTPAQ La Gran Empresa, SA de CV HOJA 1

SALPROFI.RPT Saldos Promedios Diarios del Sistema Financiero de Creditos

Moneda: PESOS del 1/ENE/97 al 31/DIC/97 Escala: No escala -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------DIA ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Cuenta: 102-1000 BITAL

1 [8,510] [29,415] [31,842] [33,067] [38,532] [40,962] [42,013] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 2 [8,510] [29,415] [31,842] [33,067] [41,467] [40,962] [42,013] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 3 [8,735] [29,415] [35,765] [33,067] [41,467] [40,962] [42,013] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 4 [12,726] [32,390] [35,765] [35,475] [41,467] [40,962] [42,013] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 5 [14,406] [32,390] [35,765] [35,475] [41,467] [40,962] [42,013] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 6 [13,097] [34,906] [35,765] [35,475] [47,443] [40,962] [42,013] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 7 [15,459] [35,734] [39,155] [35,475] [47,443] [40,962] [42,013] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 8 [15,702] [35,791] [39,155] [38,218] [47,443] [40,962] [42,013] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 9 [16,051] [35,791] [39,155] [38,218] [47,443] [40,962] [42,013] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 10 [21,731] [39,508] [42,697] [38,218] [47,443] [40,962] [42,013] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 11 [21,731] [41,632] [43,332] [38,218] [47,443] [40,962] [42,013] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 12 [21,731] [41,632] [45,903] [38,218] [53,043] [40,962] [42,013] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 13 [21,731] [44,257] [45,903] [38,218] [53,043] [40,962] [42,013] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 14 [28,834] [44,257] [46,071] [39,253] [54,422] [40,962] [42,013] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 15 [31,718] [44,757] [46,071] [44,007] [57,047] [40,962] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 16 [31,718] [44,757] [46,071] [44,007] [57,047] [40,962] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 17 [36,353] [44,757] [51,258] [48,856] [57,047] [40,962] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 18 [36,353] [52,265] [52,415] [48,856] [57,047] [40,962] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 19 [36,353] [52,414] [52,415] [48,856] [57,047] [40,962] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 20 [37,103] [52,414] [52,415] [48,856] [57,047] [40,962] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 21 [37,103] [54,111] [52,415] [48,856] [57,047] [40,962] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 22 [37,653] [54,111] [52,415] [48,856] [57,047] [40,962] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 23 [41,008] [54,111] [52,415] [50,842] [57,047] [40,962] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 24 [41,062] [58,104] [53,204] [50,842] [57,047] [40,962] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 25 [41,062] [59,043] [54,953] [50,842] [57,047] [40,962] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 26 [41,062] [59,043] [54,953] [50,842] [57,047] [41,904] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 27 [29,573] [59,043] [55,350] [50,842] [57,047] [41,904] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 28 [32,944] [31,842] [55,350] [50,842] [57,047] [41,904] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 29 [32,944] [55,350] [51,392] [57,047] [41,904] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 30 [37,914] [55,350] [38,532] [57,047] [42,013] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 31 [28,542] [32,308] [40,962] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== Tot. [839,417][1'227,303][1'422,827][1'285,786][1'603,274][1'233,675][1'302,410][1'347,035][1'339,147][1'383,785][1'339,147][1'383,785]Dias 31 28 31 30 31 30 31 31 30 31 30 31 ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== S.P. [27,078] [43,832] [45,898] [42,860] [51,719] [41,123] [42,013] [43,453] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638]

2. Saldos promedio de las cuentas contratadas con el Sistema Financiero(mayor)

SSALPFMAY.RPT La Gran Empresa, SA de CV HOJA 1

CONTPAQ Saldos Promedios de las Cuentas Contratadas con el Sistema Financiero

Moneda: PESOS del 1/ENE/97 al 31/DIC/97 Escala: No escala -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Cuenta Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Creditos ========= ========= ========= ========= ========= ========= ========= ========= ========= ========= ========= =========

Deudas BANCOS 27,078 43,832 45,898 42,860 51,719 41,123 42,013 43,453 44,638 44,638 44,638 44,638 ========= ========= ========= ========= ========= ========= ========= ========= ========= ========= ========= ========= Sal. Prom. Deudas 27,078 43,832 45,898 42,860 51,719 41,123 42,013 43,453 44,638 44,638 44,638 44,638

3. Saldos promedio de las cuentas NO contratadas con el SistemaFinanciero


SALPRNF.RPT Saldos promedios de las cuentas no contratadas con el sistema financiero

Moneda: PESOS Del 1/ENE/97 al 31/DIC/97 Escala: No escala ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Cuenta DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Creditos DOCUMENTOS POR PAGA 539 539 539 539 648 648 648 648 648 648 648 PROVEEDORES 124 435 435 435 435 435 435 435 -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Totales 124 539 539 539 539 1,082 1,082 1,082 1,082 1,082 1,082 1,082 -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Saldos Promedio 62 331 539 539 539 811 1,082 1,082 1,082 1,082 1,082 1,082 -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Deudas ACREEDORES DIVERSOS 28,205 28,569 28,569 28,569 28,569 28,569 28,569 28,569 25,944 25,944 25,944 25,944 25,944 DOCUMENTOS POR PAGA 83 83 PROVEEDORES 93 501 1,443 1,443 508 -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Totales 28,381 28,652 29,070 30,012 30,012 29,077 28,569 28,569 25,944 25,944 25,944 25,944 25,944 -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Saldos Promedio 28,516 28,861 29,541 30,012 29,545 28,823 28,569 27,257 25,944 25,944 25,944 25,944 -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

4. Componente inflacionario

COMPINFL.RPT La Gran Empresa, SA de CV HOJA 1

CONTPAQ Componente inflacionario de Cr‚ditos

Moneda: PESOS 1/01/97 Al 31/12/97 Escala: No escala

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- C O N C E P T O ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC Total ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Sdos. Prom. Act. No Financiero 62 331 539 539 539 811 1,082 1,082 1,082 1,082 1,082 1,082 9,314 Sdos. Prom. Act. Financieros -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Suma de Sdos. Prom. Cr‚ditos 62 331 539 539 539 811 1,082 1,082 1,082 1,082 1,082 1,082 9,314 Factor de Ajuste 0.0257 0.0168 0.0124 0.0108 0.0091 0.0088 0.0087 0.0088 Componente Inflacionario Cr‚di 2 6 7 6 5 7 9 10 51 Intereses a Favor -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------P‚rdida Inflacionaria 2 6 7 6 5 7 9 10 51 -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Inter‚s Acumulable -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

5. Cálculo simplificado de acumulación y deducción de intereses

CSIMACDE.RPT La Gran Empresa, SA de CV HOJA 1

CONTPAQ C lculo Simplificado de Acumulaci¢n y Deducci¢n de Intereses

Moneda: PESOS 1/01/97 Al 31/12/97 Escala: No escala

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- C O N C E P T O ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC Total ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Intereses a Favor Porcentaje Aplicable 0.1816 0.1816 0.1816 0.1881 0.1881 0.1881 0.3553 0.3553 0.3553 0.2511 0.2511 0.2511 -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Inter‚s Acumulable =========================================================================================================================================

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Intereses a Cargo Porcentaje Aplicable 0.3746 0.3746 0.3746 0.4020 0.4020 0.4020 0.5474 0.5474 0.5474 0.4098 0.4098 0.4098 -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Inter‚s Deducible =========================================================================================================================================

6. Análisis del costo de ventas sector indutrial


ancosind.rpt ANALISIS DEL COSTO DE VENTAS DEL SECTOR INDUSTRIAL

Moneda: PESOS Al 31 de Enero de 1997 Escala : No escala

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Conceptos Part. Relaciona Part. No Relaci TOTALES ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS INICIAL

COMPRAS NETAS NACIONALES DE MATERIAS PRIMAS COMPRAS NETAS EXTRANJERAS DE MATERIAS PRIMAS INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS FINAL

COMSUMO DE MATERIAS PRIMAS INVENTARIO DE PRODUCCION EN PROCESO INICIAL

MANO DE OBRA GASTOS INDIRECTOS DE FABRICACION MAQUILAS COMPRAS NETAS NACIONALES DE PRODUCTOS SEMITERMINA COMPRAS NETAS EXTRANJERAS DE PRODUCTOS SEMITERMIN INVENTARIO DE PRODUCCION EN PROCESO FINAL

COSTO DE PRODUCCION INVENTARIO DE PRODUCTOS TERMINADOS INICIAL

COMPRAS NETAS NACIONALES DE PRODUCTOS TERMINADOS COMPRAS NETAS EXTRANJERAS DE PRODUCTOS TERMINADOS INVENTARIO DE PRODUCTOS TERMINADOS FINAL

OTROS ===============

COSTO DE VENTAS

7. Estado de resultados(contable-fiscal)


edoresul.rpt ESTADO DE RESULTADOS (CONTABLE/FISCAL)

Moneda: PESOS AL 31 de Enero de 1997 Escala: No escala

------------------------------------------------------------------------------------------------------------ CONCEPTO CONTABLES FISCALES ------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ING. TOTALES PROPIOS DE LA ACTIVIDAD PREPON. 32,146 32,146 VENTAS Y/O SERVICIOS NACIONALES 32,146 32,146 VENTAS Y/O SERVICIOS EXTRANJEROS DEVOLUCIONES, REBAJAS Y DESCUENTOS INGRESOS NETOS PROPIOS DE LA ACTIVIDAD PREP. 32,146 32,146

INTERESES DEVENGADOS A FAVOR UTILIDAD CAMBIARIA INTERES ACUMULABLE ANTICIPOS DE CLIENTES SALDOS A FAVOR DE IMPUESTOS Y SU ACTUALIZACION UTILIDAD EN VENTA DE ACCIONES UTILIDAD EN VENTA DE TERRENOS 10,000 UTILIDAD EN VENTA DE ACTIVO FIJO ING. O RESUL. FISCAL SEGUN ART. 17 FR. XI LISR 10,000 OTROS INGRESOS 2,206 2,193 OTRAS OPERACIONES FINANCIERAS A FAVOR INGRESOS POR PARTIDAS DISCONTINUAS Y EXTRAORDINARIAS =============== =============== TOTAL DE INGRESOS CONTABLES 34,352 TOTAL DE INGRESOS ACUMULABLES 54,339

DEVOLUCIONES, REBAJAS Y DESCUENTOS INVENTARIOS INICIALES COMPRAS NETAS NACIONALES 41,751 41,751 COMPRAS NETAS EXTRANJERAS INVENTARIOS FINALES

DEDUCCION DE INVERSIONES ( CONTABLE ) DEDUCCION DE INVERSIONES ( ACTUALIZADA ) NIL

MANO DE OBRA HONORARIOS PREVISION SOCIAL INTERESES DEVENGADOS A CARGO PERDIDA CAMBIARIA PERDIDA INFLACIONARIA 2 REGALIAS Y ASISTENCIA TECNICA DONATIVOS ARRENDAMIENTO 2,500 2,500 FLETES Y ACARREOS IMP. SOBRE EROGACIONES POR REMUN. AL TRAB. APORTACIONES INFONAVIT APORTACIONES SAR CUOTAS AL IMSS OTRAS CONTRIBUCIONES 40 40 SGUROS Y FIANZAS PERDIDAS POR CREDITOS INCOBRABLES USO O GOCE DE BIENES VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE PERDIDA EN VENTA DE ACCIONES 15,000 PERDIDA EN VENTA DE TERRENOS PERDIDA EN VENTA DE ACTIVO FIJO 25,000 ANTICIPOS DE CLIENTES EJERCICIO ANTERIOR OTRAS OPERACIONES FINANCIERAS A CARGO GASTOS POR PARTIDAS DISCONTINUAS Y EXTRAORDINARIAS GASTOS NO DEDUCIBLES PERMANENTES GASTOS NO DEDUCIBLES(ART. 25 FR. IX Y X LISR) OTROS GASTOS 1,925 OTRAS DEDUCCIONES 1,925 SUBTOTAL 46,216 86,218

DEDUCCION DE INVERSIONES ( INMEDIATA ) =============== =============== TOTAL DEDUCCIONES 46,216 86,218

UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS PERDIDA ANTES DE IMPUESTOS 11,864 31,879 PROVISION DE ISR, IA Y PTU PARTICIPACION DE RESULTADOS EN SUBSIDIARIAS A FAVOR PARTICIPACION DE RESULTADOS EN SUBSIDIARIAS A CARGO EFECTOS DE REEXPRESION A FAVOR EFECTOS DE REEXPRESION A CARGO UTILIDAD NETA PERDIDA NETA 11,864 31,879

8. Estado de resultados


edorcont.rpt ESTADO DE RESULTADOS (CONTABLE)


--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Conceptos Part. Relaciona Part. No Relaci TOTALES ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ING. TOTALES PROPIOS DE LA ACTIVIDAD PREPON. 32,146 32,146 VENTAS Y/O SERVICIOS NACIONALES 32,146 32,146 VENTAS Y/O SERVICIOS EXTRANJEROS DEVOLUCIONES, REBAJAS Y DESCUENTOS INGRESOS NETOS 32,146 32,146

INVENTARIOS INICIALES COMPRAS NETAS 25,617 16,134 41,751 COMPRAS NETAS NACIONALES 25,617 16,134 41,751 COMPRAS NETAS EXTRANJERAS INVENTARIOS FINALES COSTO DE MERCANCIAS 25,617 16,134 41,751

MANO DE OBRA 491 491 GASTOS INDIRECTOS 254 254 COSTO DE VENTAS Y/O SERVICIOS 25,617 16,878 42,496

UTILIDAD BRUTA 15,267 PERDIDA BRUTA 25,617 10,350

GASTOS DE OPERACION 330 3,390 3,720 UTILIDAD DE OPERACION 11,877 PERDIDA DE OPERACION 25,948 14,070

INTERESES DEVENGADOS A FAVOR INTERESES DEVENGADOS A CARGO UTILIDAD CAMBIARIA PERDIDA CAMBIARIA OTRAS OPERACIONES FINANCIERAS A FAVOR OTRAS OPERACIONES FINANCIERAS A CARGO COSTO INTEGRAL DE FINANCIAMIENTO

INGRESOS POR PARTIDAS DISCONTINUAS Y EXTRAORDINAR 2,206 GASTOS POR PARTIDAS DISCONTINUAS Y EXTRAORDINARIA UTILIDAD POR PARTIDAS DISCONTINUAS Y EXTRAORDINAR 2,206 PERDIDA POR PARTIDAS DISCONTINUAS Y EXTRAORDINARI

UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS PERDIDA ANTES DE IMPUESTOS 11,864

PROVISION DE ISR, IA Y PTU PARTICIPACION DE RESULTADOS EN SUBSIDIARIAS A FAV PARTICIPACION DE RESULTADOS EN SUBSIDIARIAS A CAR EFECTOS DE REEXPRESION A FAVOR EFECTOS DE REEXPRESION A CARGO

UTILIDAD NETA PERDIDA NETA 11,864

9. Conciliación entre el resultado contable-fiscal


conrecyf.rpt CONCILIACION ENTRE EL RESULTADO CONTABLE Y FISCAL


------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Conceptos Parciales Totales -------------------------------------------------------------------------------------------------------------

UTILIDAD NETA PERDIDA NETA 11,864 EFECTOS DE REXPRESION A FAVOR EFECTOS DE REXPRESION A CARGO UTILIDAD NETA HISTORICA PERDIDA NETA HISTORICA 11,864

INGRESOS FISCALES NO CONTABLES 12,193 ======================================================= =============== EFECTOS DE REXPRESION A CARGO INTERES ACUMULABLE ANTICIPOS DE CLIENTES DEL EJERCICIO ANTERIOR UTILIDAD FISCAL EN VENTA DE ACCIONES UTILIDAD FISCAL EN VENTA DE TERRENOS Y ACTIVO FIJO ING. O RESUL. FISCAL SEGUN ART. 17 FR. XI LISR 10,000 OTROS INGRESOS 2,193

DEDUCCIONES CONTABLES NO FISCALES 42,496 ======================================================= =============== COSTO DE VENTAS 42,496 DEPRECIACION Y AMORTIZACION CONTABLE GASTOS NO DEDUCIBLES PERMANENTES GASTOS NO DEDUCIBLES(ART. 25 FR. IX Y X LISR) PROVISION DE ISR, IA Y PTU PERDIDA CONTABLE EN VENTA DE ACCIONES PERDIDA CONTABLE EN VENTA DE TERRENOS Y ACTIVO FIJO PARTICIPACION DE RESULTADOS EN SUBSIDIARIAS A CARGO INTERESES DEVENGADOS A CARGO PERDIDA CAMBIARIA OTROS GASTOS

DEDUCCIONES FISCALES NO CONTABLES 72,497 ======================================================= =============== PERDIDA INFLACIONARIA 2 PERDIDA INFLACIONARIA 2 COMPRAS 41,751 DEDUCCION DE INVERSIONES ANTICIPOS DE CLIENTES PERDIDA FISCAL EN VENTA DE ACCIONES 15,000 PERDIDA FISCAL EN VENTA DE TERRENOS Y ACTIVO FIJO 15,000 OTRAS DEDUCCIONES 745

INGRESOS CONTABLES NO FISCALES 2,206 ======================================================= =============== INTERESES DEVENGADOS A FAVOR UTILIDAD CAMBIARIA SALDOS A FAVOR DE IMPUESTOS Y SU ACTUALIZACION UTILIDAD CONTABLE EN VENTA DE ACCIONES UTILIDAD CONTABLE EN VENTA DE TERRENOS Y ACTIVO FIJO PARTICIPACION DE RESULTADOS EN SUBSIDIARIAS A FAVOR OTROS INGRESOS 2,206

UTILIDAD FISCAL PERDIDA FISCAL 31,879

10. Datos informativos para la determinación del impuesto.


datinfor.rpt DATOS INFORMATIVOS PARA LA DETERMINACION DEL IMPUESTO


---------------------------------------------------------------------------------------------- Conceptos Importe ----------------------------------------------------------------------------------------------

SUELDOS Y SALARIOS

HONORARIOS

PREVISION SOCIAL

ARRENDAMIENTO 2,500

APORTACIONES INFONAVIT, SAR Y JUBILACIONES POR VEJEZ

CUOTAS AL IMSS

DEDUCCION INMEDIATA

USO O GOCE DE BIENES

SEGUROS Y FIANZAS

PERDIDAS POR CREDITOS INCOBRABLES

OTRAS CONTRIBUCIONES 40

FLETES Y ACARREOS

REGALIAS Y ASISTENCIA TECNICA

VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE

RESULTADO POR POSICION MONETARIA A FAVOR

RESULTADO POR POSICION MONETARIA A CARGO

---------------------------------------------------------------------------------------------- DATOS INFORMATIVOS PARA LA DETERMINACION DEL IMPUESTO ---------------------------------------------------------------------------------------------- INGRESOS TOTALES SEGUN ESTADO DE RESULTADOS 34,352 INGRESOS FISCALES NO CONTABLES 12,193 INGRESOS CONTABLES NO FISCALES 2,206 EFECTOS DE REXPRESION A FAVOR =============== TOTAL DE INGRESOS ACUMULABLES 44,339

======================================================= =============== DEDUCCIONES TOTALES SEGUN ESTADO DE RESULTADOS 46,216 DEDUCCIONES FISCALES NO CONTABLES 72,497 DEDUCCIONES CONTABLES NO FISCALES 42,496 EFECTOS DE REXPRESION A CARGO =============== TOTAL DE DEDUCCIONES AUTORIZADAS 76,218

11. Cálculo del ISR


calcisr.rpt CALCULO DEL ISR


---------------------------------------------------------------------------------------- CONCEPTO MONTO ----------------------------------------------------------------------------------------

TOTAL DE INGRESOS ACUMULABLES 44,339

TOTAL DE DEDUCCIONES 76,218

UTILIDAD FISCAL

PERDIDA FISCAL 31,879

PERDIDAS FISCALES DE EJ. ANTERIORES

PERDIDA FISCAL 31,879

IMPUESTO DETERMINADO

REDUCCIONES ART. 13 ISR

IMPUESTO DEL EJERCICIO

PAGOS ( PROVISIONALES )

PAGOS ( AJUSTE )

IMP. ACREDITABLE PAGADO EN EL EXT.

IMPUESTO RETENIDO

IMP. ACRED. POR DIVIDENDOS O UTIL.

IMP. EN LA DECLARACION QUE RECTIFICA (CARGO)

IMP. EN LA DECLARACION QUE RECTIFICA (FAVOR)

NETO A CARGO

NETO A FAVOR

SALDO A FAVOR DEL ISR ACRED. CONTRA IA

NETO A FAVOR

12. Pago provisional

contpaq La Gran Empresa, SA de CV HOJA 1

pagprisr.rpt PAGOS PROVISIONALES DEL ISR


------------------------------------------------------------------------------------------------------- CONCEPTO MONTO -------------------------------------------------------------------------------------------------------

INGRESOS NOMINALES DEL PERIODO 86,485

COEFICIENTE DE UTILIDAD

ANTICIPOS Y REND. DISTR.

UTILIDAD FISCAL

PERDIDAS DE EJER. ANTERIORES

RESULTADO FISCAL

IMPUESTO CORRESPONDIENTE 0 %

IMPUESTOS A CARGO O A FAVOR

13. Estado de posición financiera (Balance)


balance.rpt ESTADO DE POSICION FINANCIERA (BALANCE)


------------------------------------------------------------------------------------ Concepto Monto ------------------------------------------------------------------------------------

ACTIVO

EFEC. EN CAJA Y DEPOSITOS EN INST. DE CRED. NACIONALES [49,032]

EFEC. EN CAJA Y DEPOSITOS EN INST. DE CRED. EXTRANJEROS

INVERSIONES EN VALORES NACIONALES

INVERSIONES EN VALORES EXTRANJEROS

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR A NACIONALES

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR A EXTRANJEROS 2,500

CONTRIBUCIONES A FAVOR

CUENTAS POR COBRAR A COMPA¥IAS AFILIADAS NACIONALES

CUENTAS POR COBRAR A COMPA¥IAS AFILIADAS EXTRANJERAS 18,245

ESTIMACION PARA CUENTAS INCOBRABLES

INVENTARIOS

ESTIM. PARA OBSOLESCENCIA Y LENTO MOVTO. DE INVENTARIOS

OTROS ACTIVOS CIRCULANTES 31,484

INVERSIONES EN ACCIONES DE SOCIEDADES NACIONALES

INVERSIONES EN ACCIONES DE SOCIEDADES EXTRANJEROS

TERRENOS

CONSTRUCCIONES

MAQUINARIA Y EQUIPO

MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA

EQUIPO DE TRANSPORTE

OTROS ACTIVOS FIJOS 19,492

DEPRECIACION ACUMULADA 3,255

CARGOS DIFERIDOS

AMORTIZACION ACUMULADA 48

=============== SUMA ACTIVO 19,386

PASIVO

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR A NACIONALES [124]

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR A EXTRANJEROS

CUENTAS POR PAGAR A COMPA¥IAS AFILIADAS NACIONALES 28,569

CUENTAS POR PAGAR A COMPA¥IAS AFILIADAS EXTRANJERAS 83

CONTRIBUCIONES POR PAGAR 2,250

OTROS PASIVOS 18,697

=============== SUMA PASIVO 49,476

CAPITAL CONTABLE

CAPITAL SOCIAL PROVENIENTE DE APORTACIONES 54,451

CAPITAL SOCIAL PROVENIENTE DE CAPITALIZACION

RESERVAS

OTRAS CUENTAS DE CAPITAL

APORTACIONES PARA FUTUROS AUMENTOS DE CAPITAL

UTILIDADES ACUMULADAS

UTILIDADES DEL EJERCICIO

PERDIDAS ACUMULADAS [72,677]

PERDIDAS DEL EJERCICIO [11,864]

INSUF. O EXCESO EN LA ACTUALIZACION DEL CAPITAL

ACTUALIZACION DEL CAPITAL CONTABLE

=============== SUMA CAPITAL CONTABLE [30,090]

SUMA PASIVO Y CAPITAL CONTABLE 19,386

14. Relación de activos fijos sujetos a deducción inmediata


RELACDED.RPT Relaci¢n de activos fijos sujetos a deducci¢n inmediata

Moneda: PESOS Del 1/ENE/97 al 31/DIC/97 Escala: No escala ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Cuenta N o m b r e M.O.I % Ded Deducci¢n Fecha adq INPC ult. INPC adq. F.A. Deduc. Actl -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

============== =========== Totales

IMPAC

Para efectos de determinar el cálculo del Impuesto al Activo, será necesario realizarlo deacuerdo al diagrama anterior, debiendo seguir su secuencia, ya que la informaciónobtenida en cada reporte se relacionará con los siguientes hasta la obtención delresumen definitivo.Verifique que todas las cuentas que afecten el cálculo se encuentren marcadas con susrespectivos dígitos, consultando el Listado de cuentas por Dígitos IMPAC.

1. Saldo Promedio de cuentas contratadas con el Sistema Financiero(afectables)


SPFIMPAC.RPT Saldos Promedios Diarios del Sistema Financiero (IMPAC)

Moneda: PESOS del 1/ENE/97 al 31/DIC/97 Escala: No escala -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Dia Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Cuenta: 102-1000 BITAL

1 [8,510] [29,415] [31,842] [33,067] [38,532] [40,962] [42,013] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 2 [8,510] [29,415] [31,842] [33,067] [41,467] [40,962] [42,013] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 3 [8,735] [29,415] [35,765] [33,067] [41,467] [40,962] [42,013] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 4 [12,726] [32,390] [35,765] [35,475] [41,467] [40,962] [42,013] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 5 [14,406] [32,390] [35,765] [35,475] [41,467] [40,962] [42,013] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 6 [13,097] [34,906] [35,765] [35,475] [47,443] [40,962] [42,013] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 7 [15,459] [35,734] [39,155] [35,475] [47,443] [40,962] [42,013] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 8 [15,702] [35,791] [39,155] [38,218] [47,443] [40,962] [42,013] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 9 [16,051] [35,791] [39,155] [38,218] [47,443] [40,962] [42,013] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 10 [21,731] [39,508] [42,697] [38,218] [47,443] [40,962] [42,013] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 11 [21,731] [41,632] [43,332] [38,218] [47,443] [40,962] [42,013] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 12 [21,731] [41,632] [45,903] [38,218] [53,043] [40,962] [42,013] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 13 [21,731] [44,257] [45,903] [38,218] [53,043] [40,962] [42,013] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 14 [28,834] [44,257] [46,071] [39,253] [54,422] [40,962] [42,013] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 15 [31,718] [44,757] [46,071] [44,007] [57,047] [40,962] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 16 [31,718] [44,757] [46,071] [44,007] [57,047] [40,962] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 17 [36,353] [44,757] [51,258] [48,856] [57,047] [40,962] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 18 [36,353] [52,265] [52,415] [48,856] [57,047] [40,962] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 19 [36,353] [52,414] [52,415] [48,856] [57,047] [40,962] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 20 [37,103] [52,414] [52,415] [48,856] [57,047] [40,962] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 21 [37,103] [54,111] [52,415] [48,856] [57,047] [40,962] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 22 [37,653] [54,111] [52,415] [48,856] [57,047] [40,962] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 23 [41,008] [54,111] [52,415] [50,842] [57,047] [40,962] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 24 [41,062] [58,104] [53,204] [50,842] [57,047] [40,962] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 25 [41,062] [59,043] [54,953] [50,842] [57,047] [40,962] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 26 [41,062] [59,043] [54,953] [50,842] [57,047] [41,904] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 27 [29,573] [59,043] [55,350] [50,842] [57,047] [41,904] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 28 [32,944] [31,842] [55,350] [50,842] [57,047] [41,904] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 29 [32,944] [55,350] [51,392] [57,047] [41,904] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 30 [37,914] [55,350] [38,532] [57,047] [42,013] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638] 31 [28,542] [32,308] [40,962] [42,013] [44,638] [44,638] [44,638]-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Tot. [839,417][1'227,303][1'422,827][1'285,786][1'603,274][1'233,675][1'302,410][1'347,035][1'339,147][1'383,785][1'339,147][1'383,785]Dias 31 28 31 30 31 30 31 31 30 31 30 31 -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------S.P. [27,078] [43,832] [45,898] [42,860] [51,719] [41,123] [42,013] [43,453] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638]

2. Saldo promedio de cuentas contratadas con el Sistema Financiero(Mayor)


SPIMPMAY.RPT Saldos Promedios de Operaciones Contratadas con el Sistema Financiero (IMPAC)

Moneda: PESOS del 1/ENE/97 al 31/DIC/97 Escala: No escala ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Cuenta Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

BANCOS [27,078] [43,832] [45,898] [42,860] [51,719] [41,123] [42,013] [43,453] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638]-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Saldo Promedio [27,078] [43,832] [45,898] [42,860] [51,719] [41,123] [42,013] [43,453] [44,638] [44,638] [44,638] [44,638]

---------------------------------------- -------------------- -------------------- Ajuste Ejercicio Suma promedios mensuales [252,508] [516,527] N£mero de meses 6 12 Promedio act. fin. contratados [42,085] [43,044] ---------------------------------------- -------------------- --------------------

3. Saldos promedio de cuentas No contratadas con el Sistema Financiero.


SPNIMPAC.RPT Saldos Promedios de Operaciones No Contratadas con el Sistema Financiero (IMPAC)

Moneda: PESOS Del 1/ENE/97 al 31/DIC/97 Escala: No escala ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Cuenta Dic Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

DEUDORES DIVERSOS 11,271 18,245 20,423 20,751 31,355 29,751 43,147 43,147 43,147 44,523 44,523 44,523 44,523 -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Totales 11,271 18,245 20,423 20,751 31,355 29,751 43,147 43,147 43,147 44,523 44,523 44,523 44,523 -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Saldos Promedio 14,758 19,334 20,587 26,053 30,553 36,449 43,147 43,147 43,835 44,523 44,523 44,523

---------------------------------------- -------------------- -------------------- Ajuste Ejercicio Suma promedios mensuales 147,735 411,433 N£mero de meses 6 12 Promedio act. fin. no contratados 24,622 34,286 ---------------------------------------- -------------------- --------------------

4. Saldo Promedio de Acciones.


SPACCIA.RPT Saldo promedio de acciones para IMPAC del ejercicio 97

Moneda: PESOS Escala: No escala

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Cuenta N o m b r e Fecha adq. Costo comprob. INPC Jun/97 INPC adquis. F.A. Prom. actualz. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

================== Suma promedios

5. Saldo Promedio de Terrenos.


SPTERIA.RPT Saldo promedio de terrenos para IMPAC del ejercicio 97


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Fecha I.N.P.C. I.N.P.C. Factor Uso Uso Cuenta N o m b r e Adquis. M.O.I. Jun/97 adquisici¢n Actulz aju eje Prom. p/ajust Prom. p/ejerc -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

============= ============= Suma promedio

6. Saldos Promedio Inventarios


SPINVEN.RPT Saldo promedio de inventarios para IMPAC del ejercicio 97


------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Cuenta N o m b r e Inv. Inicial Inv. Final Prom. Inv. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

================== ================== ================== Suma promedios

7. Saldo Promedio Deudas


SALDEUD.RPT Saldos Promedios de Deudas (IMPAC)

Moneda: PESOS Del 1/ENE/97 al 31/DIC/97 Escala: No escala ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Cuenta Dic Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ACREEDORES DIVERSOS 28,205 28,569 28,569 28,569 28,569 28,569 28,569 28,569 25,944 25,944 25,944 25,944 25,944 PROVEEDORES 93 [124] 501 1,443 1,443 508 [435] [435] [435] [435] [435] [435] [435]-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Totales 28,298 28,446 29,070 30,012 30,012 29,077 28,135 28,135 25,510 25,510 25,510 25,510 25,510 -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Saldos Promedio 28,372 28,758 29,541 30,012 29,545 28,606 28,135 26,822 25,510 25,510 25,510 25,510

---------------------------------------- -------------------- -------------------- Ajuste Ejercicio Suma promedios mensuales 174,834 331,828 N£mero de meses 6 12 Promedio de las deudas 29,139 27,652 ---------------------------------------- -------------------- --------------------

8. Cálculo del IMPAC


CALIMPAC.RPT C lculo del Impuesto al Activo del Ejercicio

Moneda: PESOS AL 31 de Diciembre de 1997 Escala: No escala

---------------------------------------------------------------------------- C o n c e p t o Promedio ----------------------------------------------------------------------------

PROMEDIO DE ACTIVOS FINANCIEROS

NO CONTRATADOS CON EL SIST. FINANCIERO 34,286

OPERACIONES CONTRAT. C/SIST. FINANCIERO [43,044]

ACCIONES

================== [8,758]

PROMEDIO DE INVENTARIOS

PROMEDIO DE TERRENOS

PROMEDIO DE ACTIVOS FIJOS Y DIFERIDOS

================== SUMA DE LOS PROMEDIOS DE LOS ACTIVOS [8,758]

PROMEDIO DE LAS DEUDAS 27,652

================== VALOR DEL ACTIVO EN EL EJERCICIO [36,410]

IMPUESTO CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO (1.8%) [655]

================== FACTOR DE ACTUALIZACION (ART. 5-A LIA) 1.0000 F.A. = 0.0000 / 217.7490

IMPUESTO ACTUALIZADO PARA EL EJERCICIO 2001 [655]

9. Pagos provisionales del IMPAC


PAGPRIA.RPT Pagos Provisionales del Impuesto al Activo


------------------------------------------------------------------------------------------------------- CONCEPTO MONTO -------------------------------------------------------------------------------------------------------

10. Resumen del IMPAC


RESIMPAC.RPT Resumen del Impuesto al Activo del Ejercicio


---------------------------------------------------------------------------------- C o n c e p t o M o n t o ----------------------------------------------------------------------------------

SUMA DE LOS PROMEDIOS DE LOS ACTIVOS [8,758]

VALOR PROMEDIO DE LAS DEUDAS 27,652

================== VALOR DEL ACTIVO EN EL EJERCICIO [36,410]

IMPUESTO DETERMINADO [655]

REDUCCIONES

================== IMPUESTO DEL EJERCICIO [655]

I.S.R. DEL EJERCICIO ACREDITADO

================== DIFERENCIA DEL IMPUESTO A CARGO

PAGOS PROVISIONALES PAGADOS SIN ACRED. DEL I.S.R.

IMPUESTO DE LA DECLARACION QUE RECTIFICA A CARGO A FAVOR

================== IMPUESTO AL ACTIVO NETO A CARGO A FAVOR

IVA

Para obtener los reportes es necesario clasificar las cuentas con sus dígitos fiscales(para mayor referencia consultar el capitulo Operación), a continuación se explica comopreparar su información para los reportes del IVA

Valor de los Actos o Actividades

1) En las cuentas de ingresos debe registrarse en Clave de IVA si el conceptoes gravable o exento. Si el ingreso gravable se debe registrar la tasacorrespondiente (0%, 10%, 15%, etc.).

Cálculo del IVA

1) Identificar las cuentas de IVA trasladado en el Dígito IVA 12) Identificar las cuentas de IVA Acreditable con el Dígito IVA 2

NOTA Ambas asignaciones de dígito deben hacerse a nivel de cuentasafectables.

3) Para el cálculo del IVA, el programa incluye en el proceso los movimientos asignadosa las cuentas de IVA trasladado e IVA acreditable, Sin embargo, en estas cuentasgeneralmente se encuentran movimientos ajenos al trabajo comercial. Estosmovimientos son los que se realizan a fin de mes para cancelar el saldo de las cuentasde IVA Trasladado e IVA acreditable contra IVA por pagar.

NOTA Para que estos movimientos de cancelación no se incluyan enlos cálculos es necesario identificarlos.

La identificación se hace relacionando estos movimientos con Diarios de Movimientos,mismos que son dados de alta automáticamente al momento de la instalación:

Diario Representa70 Cancelación IVA trasladado71 Cancelación IVA acreditable

Existen dos formas de asignar cualquiera de estos dos diarios a un movimiento:A) Cuando se da de alta una póliza tratándose de movimientos de cancelación de IVA,registrar en Diario de Movimientos el diario según corresponda.B) Si los movimientos ya están registrados y no se le indicó el diario al que agruparían,es posible asignar el diario de la siguiente manera:

1. Modificar manualmente las pólizas que contengan los movimientos de cancelacióndesde la opción de Cambios en Pólizas ABCD

2. A través de la utilería de Asignación de diarios a movimientos. Esta utilería la puedeaccesar desde el menú de Utilerías, en el módulo de Otros.

NOTA Para poder asignar los diarios de movimientos es necesario queen el módulo de Redefinición del Sistema en la opción deParámetros de funcionamiento se indique que SI se manejandiarios a movimientos.

Reportes del IVA

Para la obtención de los reportes se deberá seguir la siguiente secuencia:

1. Valor de los actos o actividades


VALACTOS.RPT Valor de los Actos ¢ Actividades

Moneda: PESOS Al: 31/ENE/97 Escala: No escala

------------------------------------------------------------------------------ Tasas % Valor de los actos Imp. gravado ------------------------------------------------------------------------------

15% 14,255 2,138

Exento 20,097 ==================== ==================== Suma 34,352 2,138

2. IVA trasladado al Contribuyente


VACDIGIT.RPT Valor de los Actos ¢ Actividades

Moneda: PESOS Al: 31/ENE/97 Escala: No escala

------------------------------------------------------------------------------ Tasas % Valor de los actos Imp. gravado ------------------------------------------------------------------------------

0 %

10 %

15 %

EXENTO

==================== ==================== Suma

3. Cálculo del IVA

CONTPAQ La Gran Empresa, SA de CV HOJA 1 Reporte: CALCIVA.RPT Moneda: PESOS 1/ENE/97 al 31/DIC/97 Escala: No escala ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ags Sep Oct Nov Dic Total -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

IVA TRASLADADO 2,198 1,874 1,706 1,279 1,111 802 58 9,028 IVA ACREDITABLE 3,080 2,017 1,896 1,182 1,604 9,778

ACRED. IVA 881 1,024 1,214 1,117 1,609 808 808 808 750 750 750 750 IVA A CARGO 98 802 58 IVA A FAVOR 881 143 190 493 750 -------- -------- -------- -------- -------- -------- -------- -------- -------- -------- -------- -------- -------- PAGOS PROVIS.

4. Determinación del IVA

CONTPAQ La Gran Empresa, SA de CV HOJA 1 Reporte: DETERIVA.RPT Determinaci¢n del IVA al: 31/ENE/97 Moneda: PESOS Escala: No escala ------------------------------------------------------------------------------------------------- Conceptos Importe -------------------------------------------------------------------------------------------------

Valor total de lo actos o actividades 34,352 Impuesto del ejercicio 2,138 Impuesto acreditado del ejercicio 3,080 Saldo a favor del ejercicio anterior ------------------------------ NETO A FAVOR 941

Pagos provisionales (Real a Acreditar) Devoluciones Solicitadas Cantidad compensada contra otros impuestos Impuesto en la declaraci¢n que Rectifica a CARGO Rectifica a FAVOR ------------------------------ NETO A FAVOR 941

Resumen

1. FORMATO 1-B

Se obtendrá la información requerida dentro del formato 1-B, relativa a los pagosprovisionales del Impuesto Sobre la Renta (ISR); Impuesto al Valor Agregado (IVA) eImpuesto al Activo (IA), así como el ajuste a los pagos provisional del ISR.

La información se podrá generar a cualquier periodo, para dar cumplimiento a lasobligaciones fiscales de cada contribuyente, ya sea mensual o trimestral de acuerdocon lo dispuesto en el articulo 12 de la Ley del ISR.

Quiénes podrán obtener la información de la forma 1-B:

Personas morales y personas físicas con actividades empresariales, obligadas apresentar declaraciones de pagos provisionales mensuales o trimestrales.

Para obtener la información requerida en el mencionado formato, es necesario que elusuario ejecute los reportes relativos a los pagos provisionales de ISR; IVA e IA., en elcaso del IVA es necesario correr también los reportes del valor de actos o actividades yuno de los reportes del IVA acreditable, lo que nos permitirá obtener el IVA trasladadopor el contribuyente y el IVA trasladado al contribuyente, una vez generada estainformación se deberá correr el reporte de la forma 1-B, en donde el sistema concentratodos los resultados obtenidos previamente en cada uno de los reportes ejecutados.

Pago Provisional IVA(Cálculo del IVA) Pago Provisional ISR Ajuste ISR Pago Provisional

IMPAC

Pago Provisional1-B

contpaq La Gran Empresa, SA de CV HOJA 1

pp_f1b.rpt PAGOS PROVISIONALES (Forma 1B)


------------------------------------------------------------------------------------------------------- CONCEPTO MONTO -------------------------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------- CALCULO DE PAGOS PROVISIONALES DEL ISR ------------------------------------------------- INGRESOS NOMINALES DEL PERIODO

COEFICIENTE DE UTILIDAD

EJER. DEL COEFTE. DE UTILIDAD

ANTICIPOS Y REND. EN EL PERIODO

PERDIDAS APLIC. EN EL PERIODO

UTILIDAD FISCAL DEL PERIODO

IMPUESTO CAUSADO

PAGOS PROVISIONALES EFECTUADOS

IMPUESTO SOBRE LA RENTA

------------------------------------------------- CALCULO DEL AJUSTE AL ISR ------------------------------------------------- INGRESOS ACUMULABLES DEL PERIODO

DEDUCCIONES AUTORIZADAS DEL PERIODO

PERDIDAS FISCALES APLICADAS DEL PER.

AJUSTE DEL ISR

------------------------------------------------- COMPARATIVO DE I.S.R. E I.A. ------------------------------------------------- ISR CAUSADO DE INI. EJ. A ULT. DIA DEL PERIODO

IA CAUSADO DE INI. EJ. A ULT. DIA DEL PERIODO

PAGO PROV. DE ISR CORRESP. AL AJUSTE

IMPUESTO A PAGAR IMPAC

------------------------------------------------- CALCULO DEL IVA TRASLADADO POR EL CONTRIBUYENTE ------------------------------------------------- 15% 14,255 2,138

EXENTO 20,097 VALOR DE LOS ACTOS O ACTIVIDADES 34,352

IVA TRASLADADO POR EL CONTRIBUYENTE 2,138

------------------------------------------------- CALCULO DEL IVA TRASLADADO AL CONTRIBUYENTE ------------------------------------------------- 0 %

10 %

15 %

EXENTO

============== =============== Suma

------------------------------------------------- RESUMEN ------------------------------------------------- IMPUESTO SOBRE LA RENTA

AJUSTE DEL ISR

IMPUESTO AL ACTIVO

I.V.A. 34,352 2,138

=============== TOTAL A PAGAR 2,138

2. DECLARACION ANUAL

Obtiene la declaración anual del ejercicio que se seleccionó, la mayoría de sus datosson cantidades que se captan por el Usuario, a excepción del pago anual de lossiguientes impuestos:♦ IVA ♦ IMPAC♦ ISR

CONTPAQ La Gran Empresa, SA de CV HOJA 1 Reporte: DECLARAC.RPT Declaraci¢n Anual (Resumen) al: 31/DIC/97 Moneda: PESOS Escala: No escala ---------------------------------------------------------------------------------------- Concepto Importe ----------------------------------------------------------------------------------------

CANTIDAD POR PAGAR ISR IA IVA 0

SUMA DE IMPUESTOS A PAGAR 0

PARTE ACTUALIZADA DE IMPUESTOS 0 RECARGOS 0 MULTA CORRECCION 0

------------------------- TOTAL DE CONTRIBUCIONES A PAGAR 0

CREDITO AL SALARIO PAGADO EN EFECTIVO 0

------------------------- SALDO A CARGO 0 A FAVOR 0

CANTIDAD A COMPENSAR: ISR 0 IVA 0 IA 0 IEPS 0 CRED. SAL. PEND. DE APLICAR 0

------------------------- DIFERENCIA A CARGO DESPUES DE LA COMPENSACION 0

CREDITO DIESEL 0

OTROS ESTIMULOS 0

IMPTE. PAGADO EN LA DECLARACION QUE RECTIF. 0

------------------------- NETO A CARGO 0

IMPTE. A PAGAR EN PARCIALIDADES 0 ------------------------- CANTIDAD A PAGAR 0

ListadosAdemás de todos los reportes necesarios para el cálculo de los 3 impuestos, el sistema incluye unmódulo de listados, el cuál tiene reportes que ayudan a verificar la correcta clasificación de suscuentas.Los reportes son los siguientes:

1. Cuentas con dígitos I.S.R.


Lista de cuentas con d¡gito I.S.R.

LISTDIG.RPT Al: 12/FEB/98 --------------------------------------------------------------------- CUENTA NOMBRE ---------------------------------------------------------------------

D¡gito: ACTUALIZACION DEL CAPITAL CONTABLE 67

D¡gito: AMORTIZACION ACUMULADA 80 141-2100 AMORTIZACION ANUNCIO LUMINOSO

D¡gito: ANTICIPOS DE CLIENTES 102 206-0000 COMISIONES POR PAGAR

D¡gito: APORTACIONES INFONAVIT 31

D¡gito: APORTACIONES PARA FUTUROS AUMENTOS DE CAPITAL 81

D¡gito: APORTACIONES SAR 32

D¡gito: ARRENDAMIENTO 28 501-0450 ARRENDAMIENTO DE LOCAL

D¡gito: CAPITAL SOCIAL PROVENIENTE DE APORTACIONES 57 301-0000 CAPITAL SOCIAL FIJO 302-0000 CAPITAL SOCIAL VARIABLE

D¡gito: CAPITAL SOCIAL PROVENIENTE DE CAPITALIZACION 58

D¡gito: CARGOS DIFERIDOS 149

D¡gito: COMPRAS NETAS EXTRANJERAS 21

D¡gito: COMPRAS NETAS EXTRANJERAS DE MATERIAS PRIMAS 96

D¡gito: COMPRAS NETAS EXTRANJERAS DE PRODUCTOS SEMITERMINADOS 98

D¡gito: COMPRAS NETAS EXTRANJERAS DE PRODUCTOS TERMINADOS 100

D¡gito: COMPRAS NETAS NACIONALES 20 505-0100 GRAVADAS AL 15% 505-0400 EXENTAS

2. Cuentas con dígito I.A.


Lista de cuentas con d¡gito IMPAC

LISTAIA.RPT Al 12/FEB/98 ---------------------------------------------------------------- CUENTA NOMBRE ----------------------------------------------------------------

D¡gito: ACCIONES 3

D¡gito: ACT. FIN. CONTRATADOS CON EL SIST. FINANCIERO 1 102-1000 BITAL

D¡gito: ACT. FIN. NO CONTRATADOS CON EL SIST. FINANCIERO 2 103-0000 CLIENTES 104-0000 DOCUMENTOS POR COBRAR 105-0000 DEUDORES DIVERSOS

D¡gito: DEUDAS 6 200-0000 PROVEEDORES 201-0000 ACREEDORES DIVERSOS

D¡gito: INVENTARIOS 4

D¡gito: TERRENOS 5

3. Cuentas con dígito I.V.A.


Lista de cuentas con d¡gito I.V.A.

LISTIVA.RPT Al 12/FEB/98 ---------------------------------------------------------------- CUENTA NOMBRE ----------------------------------------------------------------

D¡gito: 0 % IVA TRASLADADO AL CONTRIBUYENTE 5



D¡gito: IVA ACREDITABLE 2 107-1000 IVA ACREDITABLE COMPRAS 107-2000 IVA ACREDITABLE GASTOS

D¡gito: IVA EXENTO TRASLADADO AL CONTRIBUYENTE 6

D¡gito: IVA TRASLADADO 1 204-0000 IVA TRASLADADO

4. Cuentas por porcentaje de IVA


Cuentas con definici¢n de c lculo de I.V.A.

---------------------------------------------------------------------------I.V.A. Porc. Cuenta Nombre ---------------------------------------------------------------------------

Exento 400-0400 EXENTAS Grava 10-15% 400-0100 GRAVADAS AL 15% Grava 10-15% 403-0100 AFILIACIONES Grava 10-15% 403-0200 FOLLETOS Grava 10-15% 403-0300 LISTA DE PRECIOS Grava 10-15% 403-0400 SERVICIO A DOMICILIO Grava 10-15% 403-0500 MEMBRESIA DESCUENTOS SERV. Grava 10-15% 403-0600 SOLICITUD CONTRATO Grava 10-15% 403-0700 CALZADO Grava 10-15% 406-5000 DESCUENTO POR CONSUMO

5. Cuentas con saldos I.S.R.


Lista de cuentas con saldos

LISTSALD.RPT Al : 31/DIC/97 ----------------------------------------------------------------------------- CUENTA NOMBRE SALDO CONT. SALDO FISCAL -----------------------------------------------------------------------------

D¡gito : 001 102-1000 BITAL -44,638.24 -44,638.24 ============== ============== -44,638.24 -44,638.24

D¡gito : 003 103-0000 CLIENTES ============== ==============

D¡gito : 004 200-0000 PROVEEDORES -434.82 -434.82 201-0000 ACREEDORES DIVERSOS 25,944.34 25,944.34 203-0000 DOCUMENTOS POR PAGAR -647.59 -647.59 206-0000 COMISIONES POR PAGAR ============== ============== 24,861.93 24,861.93

D¡gito : 006 502-0100 INTERESES ============== ==============

D¡gito : 012 501-0100 COMISIONES 501-0200 SERVICIOS DE PERSONAL 491.00 491.00 501-0420 UNIFORMES 501-0800 ENERGIA ELECTRICA 774.84 774.84 501-0810 TELEFONO, TELEGRAFO Y COR 2,041.11 2,041.11 501-1000 PAPELERIA Y ART. DE OFNA. 794.06 794.06 501-1500 MANTENIMIENTO LOCAL 161.65 161.65 501-1600 PUBLICIDAD Y PROPAGANDA 2,551.82 2,551.82 501-2100 ARTICULOS JARDINERIA 501-2200 MATERIAL DE CARPINTERIA 501-2300 ARTICULOS DE LIMPIEZA 501-2400 EQUIPO DE SEGURIDAD 501-2450 BOTIQUIN 501-2500 CONSUMIBLES 501-9300 MATERIAL DE ENVOLTURA ============== ============== 6,814.48 6,814.48

D¡gito : 014 400-0100 GRAVADAS AL 15% 48,546.57 48,546.57 400-0400 EXENTAS 73,338.69 73,338.69 ============== ============== 121,885.26 121,885.26

6. Cuentas con saldos IA

CONTPAQ La gran empresa, SA de CV (c/d) HOJA 1

Lista de cuentas con saldos IMPAC

LISALDIA.RPT Al : 31/DIC/1998 -------------------------------------------------------------- CUENTA NOMBRE SALDO --------------------------------------------------------------

D¡gito : 001 102-1001 Cuenta x -83,828.21 ============== -83,828.21

D¡gito : 002 103-0000 CLIENTES 104-0000 DOCUMENTOS POR COBRAR 105-0000 DEUDORES DIVERSOS 53,592.52 ============== 53,592.52

D¡gito : 006 200-0000 PROVEEDORES -19,249.66 201-0000 ACREEDORES DIVERSOS 38,574.75 ==============

19,325.09

7. Cuentas con saldos IVA


Lista de cuentas con saldos IVA

LISALIVA.RPT Al : 31/DIC/1998 -------------------------------------------------------------- CUENTA NOMBRE SALDO --------------------------------------------------------------

D¡gito : 001 204-0000 IVA TRASLADADO 49,333.44 400-0100 GRAVADAS AL 15% 66,650.15 400-0400 EXENTAS 98,877.41 ============== 214,861.00

D¡gito : 002 107-1000 IVA ACREDITABLE COMPRAS 40,276.66 107-2000 IVA ACREDITABLE GASTOS 29,400.44 ============== 69,677.10

D¡gito : 003 501-1000 PAPELERIA Y ART. DE OFNA. 3,555.06 501-1500 MANTENIMIENTO LOCAL 1,689.50 501-1600 PUBLICIDAD Y PROPAGANDA 2,701.82 501-1650 EVENTOS PUBLICITARIOS 501-1800 MANTENIMIENTO EQPO COMPUT 501-2100 ARTICULOS JARDINERIA 501-2200 MATERIAL DE CARPINTERIA 501-2300 ARTICULOS DE LIMPIEZA 38.43 505-0100 GRAVADAS AL 15% 54,501.58 ============== 62,486.39

D¡gito : 006 505-0400 EXENTAS 85,366.05 ==============

85,366.05

8. Cuentas con dígitos (*)


Cat logo de cuentas con d¡gitos

CACUDIGS.RPT Al : 31/DIC/97 --------------------------------------------------------------------------------------- CUENTA NOMBRE I.S.R. I.A. I.V.A. SALDO DE CTA. ---------------------------------------------------------------------------------------

101-0000 CAJA 39 -20,490.75 102-0000 BANCOS 39 -44,638.24 102-1000 BITAL 1 1 -44,638.24 103-0000 CLIENTES 41-3 2 104-0000 DOCUMENTOS POR COB 141 2 105-0000 DEUDORES DIVERSOS 142 2 44,522.93 107-0000 IVA ACREDITABLE 47 38,026.36 107-1000 IVA ACREDITABLE CO 2 21,430.06 107-2000 IVA ACREDITABLE GA 2 16,596.30 108-0000 PAGOS ANTICIPADOS 47 1,272.29 123-0100 FAX MODELO 7239 49 4,450.50 123-2100 FAX MODELO 7239 79 259.61 124-0100 COMPUTADORA 486 DX 49 7,810.00 124-0200 IMPRESORA EPSON FX 49 3,750.00 124-0300 LECTOR CODIGO DE B 49 2,211.60 124-2100 COMPUTADORA 486 DX 79 1,952.50 124-2200 AMORTIZACION IMPRE 79 656.25 124-2300 AMORTIZACION LECTO 79 387.03 141-0100 ANUNCIO LUMINOSO 49 1,270.00 141-2100 AMORTIZACION ANUNC 80 47.62 142-0000 DEPOSITOS EN GARAN 42 2,500.00 200-0000 PROVEEDORES 53-4 6 -434.82 201-0000 ACREEDORES DIVERSO 153-4 6 25,944.34

9. Cuentas con características


Lista de cuentas con caracter¡sticas

LISTCARA.RPT Al : 31/DIC/1998 -------------------------------------------------------------------------------------------- CUENTA NOMBRE CARACTERISTICA SALDO CONT. SALDO FISCAL --------------------------------------------------------------------------------------------

D¡gito : 001 SISTEMA FINANCIERO ( CRED 102-1001 Cuenta x -83,828.21 -83,828.21 ============== ============== -83,828.21 -83,828.21

D¡gito : 003 SISTEMA NO FINANCIERO ( C 103-0000 CLIENTES ============== ==============

D¡gito : 004 SISTEMA NO FINANCIERO ( D 200-0000 PROVEEDORES -19,249.66 -19,249.66 201-0000 ACREEDORES DIVERSOS 38,574.75 38,574.75 203-0000 DOCUMENTOS POR PAGAR 192.82 192.82 206-0000 COMISIONES POR PAGAR ============== ============== 19,517.91 19,517.91

D¡gito : 006 INTERESES DEVENGADOS A CA 502-0100 INTERESES [A][NoR][NING] ============== ==============

D¡gito : 012 OTRAS DEDUCCIONES 501-0100 COMISIONES [A][NoR][CVMO] 247.83 247.83 501-0200 SERVICIOS DE PERSONAL [A][NoR][CVMO] 5,682.00 5,682.00 501-0420 UNIFORMES [A][NoR][CVMO] 612.17 612.17 501-0800 ENERGIA ELECTRICA [A][NoR][CVGI] 1,034.91 1,034.91 501-0810 TELEFONO, TELEGRAFO Y COR [A][Rel][CVGI] 2,767.20 2,767.20 501-1000 PAPELERIA Y ART. DE OFNA. [A][Rel][GAOP] 3,555.06 3,555.06 501-1500 MANTENIMIENTO LOCAL [A][NoR][GAOP] 1,689.50 1,689.50 501-1650 EVENTOS PUBLICITARIOS [A][NoR][GAOP] 501-1800 MANTENIMIENTO EQPO COMPUT [A][NoR][GAOP] 501-2100 ARTICULOS JARDINERIA [A][NoR][GAOP] 501-2200 MATERIAL DE CARPINTERIA [A][NoR][GAOP] 501-2300 ARTICULOS DE LIMPIEZA [A][NoR][GAOP] 38.43 38.43 501-2450 BOTIQUIN [A][NoR][GAOP] 501-2500 CONSUMIBLES [A][NoR][GAOP] 501-9300 MATERIAL DE ENVOLTURA [A][NoR][GAOP] 116.35 116.35 ============== ============== 15,743.45 15,743.45 D¡gito : 154 CUENTAS POR PAGAR A COMPA 203-0000 DOCUMENTOS POR PAGAR 192.82 192.82 ============== ============== 192.82 192.82

============== ============== TOTAL 550,234.76 552,013.11

------------------------------------------------------------ CLAVES DE LAS CARACTERISTICAS ------------------------------------------------------------ [A] Ambos (Contable/Fiscal) [C] Contable [F] Fiscal [Rel] Partes Relacionadas [NoR] Partes No Relacionadas [NING] Ninguno [CVMO] Costo de Ventas y/o Servicios (Mano de Obra) [CVGI] Costo de Ventas y/o Servicios (Gastos Indirectos) [GAOP] Gastos de Operaci¢n [CPMO] Costo de Producci¢n (Mano de Obra) [CPGI] Costo de Producci¢n (Gastos Indirectos) [CPMA] Costo de Producci¢n (Maquila) [COSI] Otros, Sec. Industrial [GAPD] Gastos por partidas discontinuas o extraord.

------------------------------------------------------------

nexo A

Calculadora

Se ha implementado una herramienta muy útil, que puede servir para agilizar cálculos,evitando así distracciones y pérdidas de tiempo durante las sesiones de trabajo con elsistema.

Esta herramienta es la calculadora, puede activarse en cualquier momento, durante laejecución de su sistema y cuenta con las funciones básicas de cualquier calculadora.

A continuación se presenta una lista con las operaciones que puedeUsted realizar y las teclas que necesita utilizar para el manejo de lamisma:

F2 Activa la calculadora en cualquier proceso del sistema en que seencuentre.

FLECHAS Desplazan la posición de la calculadora según la dirección de la teclade flechitas que se oprima (dentro del margen de la pantalla)

RePág,AvPág Desplazan la posición de la calculadoraInicio,Fin: según la tecla que se este utilizando, de manera más rápida que las

flechas de dirección.

F2 Reduce el tamaño de la calculadora, una vez que esta ha sidoactivada, a que sólo se pueda observar la pantalla de la misma. Si sedesea volver a tener la visión total de la calculadora, se deberá oprimirnuevamente la tecla F2.

<Ctrl> F2 Con esta tecla se podrá importar el resultado o dato numérico que seencuentra en la pantalla de la computadora, hacia cualquier lugar en elque se pida un dato numérico dentro del sistema.

NOTA La mantisa (pantalla de la calculadora) tiene capacidad de presentar13 dígitos, el punto decimal y el signo - .

A

TECLAS DEL 0 AL 9 Y PUNTO DECIMAL:El manejo de tales teclas será el que corresponda al teclado de la computadora (sicuenta con teclado extendido, podrá manejar el bloque numérico; si no, las teclas denúmeros localizadas en la parte superior del teclado).

-1234567890.123

C CE <-

MC

MR

ME

M+

7 8 9 / √

4 5 6 * %

1 2 3 - 1/x

0 . ± + =

C Se activa con la letra C.Borra la cantidad actual presentada en la mantisa de lacalculadora. Por ejemplo: Si se desea sumar 984 + 36 y ya seingresó la primera cantidad e indicó que se deseaba realizar unasuma pero, al momento de teclear el 36 se ingresa 39, conoprimir la letra C se limpiará la mantisa y se podrá teclear eldato correctamente, sin perder los datos anteriores que seguardaban en la memoria temporal de la calculadora.

CE Se activa con la tecla <SUPR> o <DEL> o con la letra B(Borrar). Borra el contenido total de la calculadora

<- Se activa con la tecla de retroceso o <BACKSPACE>. Borrauno a uno y de derecha a izquierda los dígitos presentados en lamantisa de la calculadora.

/ Se activa con la letra D (División) o con la / (diagonal) de suteclado. Este comando indica división.

* Se activa con el * . Indica la multiplicación de dos cantidades.

√ Se activa con la letra R (Raíz). Indica la operación de raíz cuadrada. Se ejecuta despuésde haber indicado la cantidad de la cual se desea obtenersu raíz.

% Se activa con la letra P (Porcentaje). Calcula el porcentaje que se le indique sobre una cantidaddeterminada.

- Se activa con el signo de menos o el guión - . Substraccióno resta.

+ Se activa con el símbolo de + suma. Efectúa la suma de dos cantidades.

1/x Se activa con la letra I (Invertir). Obtiene el valor recíproco de la cantidad presentada en lamantisa. Consiste en efectuar la operación 1 / (valor actualen la mantisa).

± Se activa con la letra S (Signo) Cambia el signo actual del valor presentado en la mantisa,de positivo a negativo y viceversa.

= Se activa con el signo de igualdad = o con la tecla <RET>.Presenta el resultado obtenido de la operación efectuada.

El bloque de memorias es activado con la tecla M y, para seleccionar alguna de lascuatro opciones de memoria, es necesario elegir la letra que le sigue a la M:

MC Se activa con la letra C (Clear). Limpia el contenido de la memoria permanente M+.

MR Se activa con la letra R (Remember). Este comando presentará en la mantisa de la calculadora elvalor actual que contenga la memoria permanente M+.

ME Se activa con la letra E El valor que se ingrese a esta memoria substituirá cualquiervalor contenido en la memoria de suma, reemplazándolo.

M+ Se deberá oprimir la tecla de + (suma) para esta memoria.Guardará el valor actual de la mantisa en una memoriapermanente durante todo el tiempo que trabaje con elsistema o hasta el momento en que se ingrese un nuevovalor a esta memoria, el cual será sumado al valorcontenido anteriormente.

Durante el tiempo que se esté manejando una memoriapermanente, aparecerá una M en el cuadro vacíolocalizado en la parte superior derecha de la calculadora, almomento de limpiar la memoria, la indicacióndesaparecerá.

nexo B

Instalación y Uso del Mouse

El mouse es un dispositivo manual conectado a la computadora, esté, puede tener hastatres botones que envían señales cada vez que se presionan, (estas señales funcionande igual forma que si se presionarán teclas del teclado).

De forma opcional se puede utilizar en CONTPAQ un mouse que realice varias tareas,tales como la selección de un comando o de un menú.

El sistema detecta si se tiene un mouse (y el software del mouse está cargado). Paraque se pueda utilizar el mouse como medio de operación, este debe de estar cargado esdecir se debe de ejecutar el software que viene junto con el MOUSE, antes de entrar enoperación con CONTPAQ; generalmente este software se carga desde sistema operativocon la instrucción:

C:\MOUSE\MOUSE

NOTA Si se tiene alguna duda de como cargar el software para utilizarsu mouse, consulte el manual del mismo.

A

Utilización del Mouse

En CONTPAQ se utilizan sólo los botones de la izquierda y derechadel mouse, es decir, si se tiene un mouse con dos botones ambosse utilizarán, pero cuando el mouse sea de tres botones sóloutilizaran los botones de las orillas.

Mouse de 2 botones

Botonizquierdo

BotonDerecho

Mouse de 3 botones

En este tipo demouse NO se utilizael botón central

El mouse dentro del sistema se utiliza para moverse a través de los menús de unamanera más rápida y ágil que hacerlo con las flechas del teclado.

Cuando se maneja el mouse se notará que al moverlo, se cambiara de módulo dentrodel menú principal, o se cambiará de opción dentro de un módulo del menú principal,para que se pueda seleccionar el módulo u opción deseada sólo se debe de posicionarel mouse sobre ella y presionar el botón izquierdo del mouse y la opción seseleccionará, si por el contrario, se desea cancelar la opción seleccionada, presione elbotón derecho del mouse el cual actúa de igual forma que presionar la tecla <ESC>.

NOTA Se notará que el mouse se encuentra posicionado sobre unadeterminada opción cuando en el monitor la opción se encuentre ennegrillas (modo inverso).

TÉCNICA ACCIÓN

SEÑALAR Para señalar, mover el mouse a un área especificaen pantalla.El sistema presentará en negrillas la opciónseleccionada, para que se pueda observar laposición en que se encuentra el mouse.

SELECCIONAR Para seleccionar, posicionarse sobre la opcióndeseada y presionar el botón izquierdo del mouse.

CANCELAR Para cancelar una selección, presionar el botónderecho del mouse.

Uso de mouse dentro del ReporteadorDentro del reporteador el uso del mouse se vuelve muy interesante, ya que alencontrarse elaborando un reporte se podrán observar en pantalla y hacer uso de ellaslas instrucciones de uso más frecuente del reporteador.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│╒EJEMPLO═════════════════════════════════════════════════════════════════12:48p╕ │││ ╒████████████████████████████████╕ │ │││ 1: C ++++++++++++│ ACEPTA IMPRIME │ │ │││ 2: C + Reporte pa│ BLANCO NOMEMP │ │ │││ 3: C + con las nu│ CASO POR CADA │ │ │││ 4: C ++++++++++++│ COLUMNAS RENGLON R │ │ │││ 5: COLUMNAS 7;6,3│ COMA SALTAHOJ │ │ │││ 6: USA CATALOGO[V│ DEFUNC SALTALIN │ │ │││ 7: ACEPTA 'Suprim│ ENCAB SI │ │ │││ 8: ACEPTA 'Period│ ESCALA SINO │ │ │││ 9: C toma el a±o │ ESCOGE SUBRAYACOL │ │ │││ 10: RENGLON R6;@VA│ FECHA SUBRAYATEX │CTA_CUADRE);5);0;2)) │ │││ 11: C toma el dia │ FIN SUPENCAB │ │ │││ 12: RENGLON R7;31[│ FINCASO TEXTO │ │ │││ 13: SI R0 = 4 O R0│ FINENCAB USA │ │ │││ 14: RENGLON R7│ FINESCOGE @ASC( │ │ ││╒═════════════════════│ FINFUNC @COL( │═══════════════════════╕ │││ Archivos Edición │ FINSI @DERECHA( │ │ │││ ╒═════════╕ │ FINSINO @HOY( │ │ │││ │Imprimir │ │ HOJA @SUBSTR( │ │ │││ │Nuevo │ │ HORA @VAL( │ │ │││ │Ventanas │ ╘════════════════════════════════╛ │ │││ ╘═════════╛ │ ││Creación y modificación de ventanas ││Derechos de autor / Marca reg. (1991), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Para que el despliegue de funciones aparezca en pantalla basta con presionar, al mismotiempo, ambos botones del mouse. Con el objeto de hacer uso de alguna de ellas, sólo es necesario moverse a través de lalista con el MOUSE y posicionarse sobre la instrucción requerida, una vez posicionadadicha opción basta con presionar el botón izquierdo y en seguida dicha instrucciónaparecerá en el editor donde se esta definiendo el reporte.Con esto se evitará el tener que memorizar todas aquellas instrucciones que sonposibles de utilizar dentro del módulo de reporteador de CONTPAQ.

nexo C

Uso de teclas de función

En este Anexo se presentan las tablas donde se podrá encontrar un concentrado del usode las teclas de función que se podrán utilizar al trabajar con el sistema.

NOTA Las teclas de función tienen diferente ubicación dependiendo del tipode teclado con el que cuente la computadora.

Es recomendable que verifique en el manual de su computadora o desistema operativo el lugar en el que Usted podrá encontrar dentro desu teclado este tipo de teclas.

<Alt> F1En cualquier parte del sistema mostrará una pantalla en la que se despliegan las teclasactivas del sistema.

┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│╒══════ Tecla ═ Descripción ═══════════════════════════╕ │││┌─────────F2 ─ Calculadora───────────────────────────┐│ ││││ F3 ─ Mostrar tipos de cuenta ││ Otros Salir ││││ F5 ─ Salir al sistema operativo ││══════════════════════││││ F6 ─ Cambio de período vigente ││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││││ F7 ─ Definición/Cancelación de macros ││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││││ F8 ─ Estado de cuadre ││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││││ F9 ─ Cuadrar cargos abonos en póliza ││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░│││└─────────F10 ─ Fecha de fin de ejercicio─────────────┘│░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░│││┌────ALT F1 ─ Despliega ésta pantalla de ayuda──────┐│░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││││ ALT F3 ─ Catàlogo de cuentas ││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││││ ALT F5 ─ Mapa de alojamiento de memoria ││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││││ ALT F7 ─ Despliegue/Activación de macros ││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││││ ALT F9 ─ Dato por captar al definir prepóliza ││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░│││└────ALT F10 ─ Mostrar claves al definir prepóliza───┘│░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░│││┌───CTRL F1 ─ Versión de CONTPAQ────────────────────┐│░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││││ CTRL F2 ─ Tomar último valor numérico ││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░│││└───CTRL F7 ─ Cancelar definición de macro actual───┘│░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░│││┌─────SH F2 ─ Editar celda en Hoja Financiera───────┐│░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││││ SH F3 ─ Cambio del factor de una moneda ││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││││ SH F5 ─ Ir a la celda ... (Hoja Financiera) ││░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░│││└─────SH F9 ─ Recalcular modelo en Hoja Financiera──┘│░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││╘═══════════════════════════════════════════════════════╛░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░││Para una mayor referencia, consulte el Manual del Usuario; <ESC> salir ││Derechos de autor / Marca reg. (1992), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

A

<Ctrl> F1Al presionar esta tecla aparecerá una pantalla donde se muestra la versión y fecha deelaboración del sistema.Esta combinación de teclas se puede activar desde cualquier parte del sistema.

Es importante obtener esta información, ya que será la que indique si el sistema seencuentra o no actualizado.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 1:31p ││ Menú principal ││ Pólizas Reportes Catàlogo Cierre Instalación Otros Salir ││═╒══════════════════════════════════╕═══════════════════════════════════════════││ │Pólizas ABCD │ ││ │Aplicación de pólizas sin afectar │ ││ │Definición de prepólizas ABCD │ ││ │Traspaso de auxiliares │ ││ │Cargar pólizas ex╒═════════════════════════════════════════╕ ││ │Bajar pólizas a a│ CONTPAQ │ ││ ╘═════════════════│ │ ││ │ Versión 4.0 19/Jun/92 │ ││ │ │ ││ │ (C) Computación en Acción, S.A. de C.V. │ ││ ╘═════════════════════════════════════════╛ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││ ││<ESC> para continuar ... ││Derechos de autor / Marca reg. (1991), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

F2Desde cualquier parte del sistema, al presionar la tecla <F2> se activa la calculadora.Si la calculadora se encuentra activa y se vuelve a presionar la tecla <F2>, lacalculadora cambiara de tamaño dependiendo del tamaño actual.

Si el tamaño es el normal, desplegara en el monitor sólo la pantalla (MANTISA) de lacalculadora.

Si se encuentra en tamaño reducido (sólo la mantisa) desplegara la calculadora entamaño normal.

<Ctrl> F2Al utilizar esta combinación de teclas se puede realizar un traspaso de informaciónnumérica, este dato corresponde al último valor numérico que haya sido tecleadoointroducido al sistema, así el dato podrá proceder tanto de un resultado obtenido con lacalculadora, como de el dato anteriormente tecleado como respuesta a las opciones delsistema.

<Shift>F2Editar una celda dentro de la Hoja financiera.

F3Cuando la captura se realiza en modo experto, es posible ayudarse con la tecla F3, lacual muestra un menú con los posible tipos de cuenta de entre los cuales se podráseleccionar el necesario.Esta tecla de función sólo funciona en el momento en que se da de alta o se modifiqueuna cuenta del catálogo.

<Alt> F3Esta combinación de teclas despliega una pantalla en la que se muestran las cuentasque ya han sido dadas de alta en el catálogo.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 12:05p ││ Catàlogo de cuentas ABCDE ... Altas,Bajas,Cambios,Despliegues,Extras ││╒══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╕ │││ Número de cuenta 000 -400 │ │││ Nombre RESULTADOS ACREEDORAS │ │││ Subcuenta de │ │││* Nombre │ │││ Tipo de cuenta H Resultados acreedora │ │││ Fecha 31/DIC/91 │ │││*Estado actual Activa │ │││ Dígito agrupador │ │││ Cu╒ Catàlogo de cuentas ═════════════════════════════════════════════════╕ │ │││*Fe│ Cuenta _ (* Afectables) │ │ │││ │ ______C_u_e_n_t_a_____ ________N_o_m_b_r_e___________ _T_i_p_o_ │ │ │││ │ 000 -100 ACTIVO Act.Deud. │ │ │││* │ 000 -110 CIRCULANTE Act.Deud. │ │ │││ │ 101 -000 EFECTIVO Act.Deud. │ │ │││ Sa│ *101 -100 Fondo fijo de caja MEGJB Act.Deud. │ │ │││ Ca│ *101 -200 Fondo fijo de caja AAT Act.Deud. │ │ │││ Ab│ *101 -300 Fondo fijo de caja Producción Act.Deud. │ │ │││ Sa│ 102 -000 BANCOS Act.Deud. │ │ ││╒═══│ 102 -100 BANCO UNO Act.Deud. │═══╛ │││ <R╘══════════════════════════════════════════════════════════════════════╛ ││Teclee cuenta a buscar o posicionarse con teclas de movimiento; <ESC> salir ││Derechos de autor / Marca reg. (1991), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Se puede desplegar desde cualquier parte del sistema y para viajar a través de lascuentas se pueden utilizar tanto las flechas de movimiento o teclear el número de lacuenta a consultar e inmediatamente el sistema colocará dicha cuenta en pantalla.

<Shift>F3Selección del tipo de moneda con la que se podrán desplegar la información al momentode ejecutar un reporte.

F5Con F5 es posible salir temporalmente al sistema operativo, para regresar al sistemasólo se teclea Exit desde el prompt del D.O.S.Esta opción se puede utilizar desde cualquier parte del sistema.

<Alt> F5Despliega un mapa de la memoria RAM disponible en ese momento.

<Shift>F5Ir a la celda dentro de la Hoja Financiera, para utilizarse es necesario presionar la tecla<F5> y enseguida la diección de la celda que se desea consultar.

F6Se utiliza para cambiar de período vigente, al presionar esta tecla aparece una pantallaen la que se pregunta el período vigente, ahí es necesario teclear el número del períodoque se desea manejar como actual.

F7Las tecla F7 y la combinación de ella con <Ctrl> y <Alt> se utilizan para el manejo demacros.

F7 Se utiliza para comenzar con la definición de macros.

<Alt> F7 Muestra una ventana en la que se encuentran los macros ya definidosanteriormente, es aquí en donde se puede activar una macro.

<Ctrl> F7 Cancela la definición de una macro.

F8Al presionar esta tecla se despliega una pantalla que muestra el estado de cuadre delsistema

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│CONTPAQ La Gran Empresa, S.A. de C.V. 1:37p ││ Menú principal ││ Pólizas Reportes Catàlogo Cierre Instalación Otros Salir ││╒════════════════════ Estado del Sistema al Período No. 2 ═════════════════════╕│││ Saldos iniciales Movimientos ││││ Deudor Acreedor Cargo Abono ││││ 0 0 59'966,071 59'966,071 ││││ ││││─────────────────────────────── Ejercicio ────────────────────────────────────││││ Saldos iniciales Movimientos ││││ Deudor Acreedor Cargo Abono ││││ 0 0 59'966,071 59'966,071 ││││ ││││────────── Saldos actuales ──────────── ───────── Utilidad o Pérdida ─────────││││ Deudor Acreedor 1'927,413 ││││ 5'201,484 5'201,484 ││││ ││││──────── Ocupación de archivos ──────── ││││ Catàlogo 91.5% ││││ Pólizas 92.0% ││││ Movimientos 90.0% │││╘══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╛││ ││<ESC> para continuar ... ││Derechos de autor / Marca reg. (1991), Computación en Acción, S.A. de C.V. │└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Esta pantalla se puede desplegar desde cualquier parte del sistema.

F9Esta tecla sólo se puede utilizar en la captura de pólizas.

Se utiliza al capturar el último movimiento de una póliza, ya que calcula la cantidad (yasea cargo o abono) correspondiente al faltante para cuadrar la póliza con el total. Alpresionar la tecla F9 el sistema realiza una resta entre el total de la póliza menos losmovimientos y este resultado se pone en el movimiento en el cual se presionó F9.

<Alt> F9Al estar definiendo prepólizas el sistema pide unos datos estos, pueden ser fijos, esdecir teclear en el momento de la definición dichos valores, o dejar libres esos campospara que se llenen al momento de hacer llamado a una prepóliza, para dejar libresdichos valores se teclea al mismo tiempo la combinación de teclas <Alt> y F9.

F10Al igual que la tecla de función F9, F10 se utiliza en la captura de pólizas y sirve para darla fecha de la póliza de fin de ejercicio.

<Alt>F10En la definición de prepólizas existen datos que se pueden escoger de entre variasopciones, para hacer que estas opciones aparezcan en pantalla y poder seleccionaralguna de ellas se tiene que teclear el mismo tiempo <Alt> y F10.

Posibles teclas a utilizar para nombrar las macrosDentro del sistema es posible definir macros y nombrar prepólizas, pero hay que tenercuidado al nombrarlas para evitar duplicidad, ya que existe prioridad en el llamado de lasteclas de función predefinidas por el sistema.

A continuación se muestra una lista de las posibles teclas y combinación de ellas quepueden ser utilizadas para llamar las macros y las prepólizas:

<Alt> A <Ctrl> <F3><Alt> C <Ctrl> <F4><Alt> D <Ctrl> <F5><Alt> E <Ctrl> <F6><Alt> F <Ctrl> <F8><Alt> G <Ctrl> <F9><Alt> H <Ctrl> <F10><Alt> E <Ctrl> <F11><Alt> J <Ctrl> <F12><Alt> K <Ctrl> →<Alt> L <Ctrl>←<Alt> M <Ctrl> ↓

<Alt> Q <Ctrl> ↑<Alt> T <Ctrl> <Home><Alt> U <Ctrl> <End><Alt> V <Ctrl> <Ins><Alt> W <Ctrl> <Del><Alt> X <Ctrl> <Tab><Alt> Y <Ctrl> <Av Pág><Alt> Z <Ctrl> <Re Pág><Alt> 1 <Ctrl> <Prt Scr><Alt> 2 <Ctrl> +<Alt> 3 <Ctrl> -<Alt> 4 <Ctrl> <Break><Alt> 5 <Ctrl> @<Alt> 6 <Shift> <F1><Alt> 7 <Shift> <F5><Alt> 8 <Shift> <F6><Alt> 9 <Shift> <F7><Alt> 0 <Shift> <F8><Alt> <F2> <Shift> <F10><Alt> <F4> <Alt> <F6><Alt> <F8> <Shift> <F11><Alt> <F11> <Shift> <F12><Alt> <F12> <F1><Alt> <Home> <F4><Alt> _ <F11><Alt> _ <F12><Alt> _ <Prt Scr><Alt> _ <Space><Alt> <Av Pág> <Bloq Núm><Alt> <Re Pág> <Bloq Mayús><Alt> <End> <Pausa><Alt> <Ins> <Home><Alt> <Supr> ↑<Alt> : ↓<Alt> ; ←<Alt> . →<Alt> , <Av Pág><Alt> <Bksp> <Re Pág><Alt> <Break> <End><Alt> <Esc> <Ins><Alt> [ <Supr><Alt> ] +<Alt> - -<Alt> =

nexo D

Usuarios y Prioridades

En este anexo se explica el uso de las tablas de prioridades para acceso de variosusuarios al sistema, además de mostrar la manera de actualizar dichos Usuarios paraque tengan acceso al sistema.

El uso de varios niveles de usuario es muy importante ya que da seguridad ainformación confidencial, de manera que es posible definir los Usuarios que tendránacceso a la información de acuerdo a la Tabla de prioridades.

Para cada usuario que haya sido dado de alta dentro del sistema existeuna prioridad de uso, esta prioridad especifica a que parte del sistema setendrá acceso y cual de las áreas se encontrara restringida.

Cómo dar de alta nuevos usuariosPara definir quiénes podrán trabajar con el sistema, se tendrá que dar de alta al usuarioen el módulo Usuarios ABCD dentro de Tablas del sistema de la opción Instalaciónen el menú principal.

Al instalar el sistema se define al Administrador del mismo, éste es el únicoque tendrá la prioridad 0, es decir, podrá realizar cualquier actividad dentrodel sistema y sólo el podrá dar de alta a otros usuarios, esto es para mayorseguridad de la información.

Al dar de alta cada usuario del sistema se tendrá que de dar una clave que será hastade 8 caracteres como máximo,está sólo será visible en el momento de realizar el alta,así que se recomienda que el Usuario memorice dicha clave, ya que de otro modo no sele permitirá el acceso al sistema.

La siguiente tabla muestra los niveles de actividad, dependiendo de cada usuario, cadauno de los renglones que forman la tabla es una opción del menú del sistema.

Las prioridades están definidas de la 0 a la 9, de manera que cada persona que entre alsistema tendrá acceso a diferentes niveles de actividad.

A

Los valores, dentro de la tabla, representan:

1 Se tiene acceso a esa opción u módulo del sistema.0 Esta parte se encuentra restringida.

Tabla de prioridades

Módulo 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9Pólizas

Pólizas ABCD 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Aplicación de pólizas sin afectar 1 0 0 0 1 1 1 1 0 0 Definición de prepólizas ABCD 1 1 1 1 1 1 1 1 0 0 Traspaso de auxiliares 1 1 1 1 1 1 1 1 0 0 Cargar pólizas externas 1 0 0 0 1 1 0 0 0 0 Bajar pólizas a archivo externo 1 0 0 0 1 1 1 1 0 0

ReportesReportes del catálogo 1 1 1 1 1 1 1 0 0 0Hoja financiera 1 1 1 1 1 1 1 1 0 0Reporteador 1 1 1 1 1 1 1 1 0 0Graficador 1 1 1 1 1 1 1 1 0 0

CatálogoCatálogo de cuentas ABCDE 1 1 1 1 1 1 1 1 0 0Grupos estadísticos ABCD 1 1 1 1 1 1 1 0 0 0Presupuestos ABCD 1 1 1 1 1 1 1 0 0 0Activos fijos ABCD 1 1 1 1 1 1 1 1 0 0Cargar catálogo externo 1 0 0 0 1 1 0 0 0 0Bajar catálogo a archivo externo 1 0 0 0 1 1 1 1 0 0Cargar presupuestos externos 1 0 0 0 1 1 0 0 0 0Bajar presupuestos a archivo externo 1 0 0 0 1 1 1 1 0 0

CierreCierre de períodos y ejercicio 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0Generar póliza de cierre de ejercicio 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0Generar pólizas de depreciación 1 0 0 0 1 1 0 0 0 0Consolidación de Compañías 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0Eliminación de períodos anteriores 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0

InstalaciónTablas del sistema 1 1 1 1 1 1 1 0 0 0Redefinición del sistema 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0Expansión y reducción de archivos 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0Saldos cero a la base de datos 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0

OtrosEmpresas -Copiar empresa -Borrar empresa -Respaldar empresa -Restaurar empresa

1 1 1 1

0 0 0 0

0 0 0 0

0 0 0 0

1 0 1 1

0 0 1 1

0 0 1 0

0 0 1 0

0 0 1 0

0 0 0 0

Colores 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1Utilerías 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

SalirSalir 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

Es importante recordar que para definir quienes podrán trabajar con elsistema, se tendrá que dar de alta al usuario en el módulo UsuariosABCD dentro de Tablas del sistema de la opción Instalación del menúprincipal.

El administrador del sistema, tiene prioridad 0 (tiene la máxima prioridad), y sólo el podrádar de alta a otros usuarios.

nexo E

Reporteador

El REPORTEADOR es una herramienta de generación de reportes, con lenguaje enespañol, que le permite manejar rápida y eficientemente la información importante de suempresa, proporcionándole un PODER para estructurar y presentar dicha información deacuerdo a sus necesidades en documentos que tengan aplicación financiera entre otras,y que además le auxilien en la toma de decisiones. Le será de gran utilidad, sobretodo siUsted tiene alguna experiencia como programador, y quiere diseñar otros reportesadicionales a los que vienen incluidos en su sistema.

Lo único que se necesita es dedicarle tiempo y tener interés en aprender a utilizarlo paraasí poder explotarlo al máximo.

COMPUTACIÓN EN ACCIÓN incluye el Reporteador en toda su línea "paq" (CONTPAQ,NOMIPAQ, etc) para brindarle los beneficios de los reportes que posteriormente seelaboren para los usuarios.

Características

Facilita la elaboración de reportes propios, y cuyas características son específicas alas necesidades de Usted y su empresa; puede extraer cualquier informaciónregistrada en sus archivos y acomodarla como Usted desee. Además brindafacilidades de diseño de los reportes en forma interactiva (de diálogo con usted) ycon ayuda, al momento de definir reportes, pudiendo guardarse éstos para utilizaciónposterior en forma repetitiva, permite modificar reportes previamente definidos,duplicarlos y actualizar algunos de los existentes. Así mismo permite guardar losreportes con una CLAVE DE SEGURIDAD que impida que otras personas utilicenesta información.

Todos los reportes se componen de una lista de instrucciones que hacen referenciaa la información almacenada en los archivos de la base de datos de CONTPAQ,facilitándole una presentación especial y única para los reportes de su empresa.

A

El REPORTEADOR es una poderosa hoja de trabajo que puede extraer información decualquier archivo de su base de datos, con una capacidad de 40 columnas por 1000renglones, está restringida sólo por la memoria de su computadora.Maneja instrucciones de bifurcación simple o condicionada (facilidad para indicardentro de un reporte el imprimir o nó ciertos renglones o hacer algún cálculo, etc.),ciclos de instrucciones, funciones financieras predefinidas o alguna función especialque Usted necesite.Permite la entrada de datos variables desde pantalla, lo cual es muy útil para elmanejo de información que necesita estarse actualizando.Puede calcular fórmulas hasta de 200 caracteres y 20 niveles de paréntesisanidados(sub-operaciones dentro de la misma fórmula).

Instrucciones y Funciones

FUNCION RESULTADOFunciones matemáticas

@ABS(X) Calcula el valor absoluto del renglón X@EXP(X) Calcula en numero “e” elevado al renglón X@FRACCION(X) Calcula la parte fraccionaria del renglón X@INT(X) Calcula la parte entera del renglón X@LOG Calcula el logaritmo natural del renglón X@LOG10(X) Calcula el logaritmo base 10 del renglón X@MAX(X;Y) Determina el valor máximo entre los renglones X y Y@MIN(X;Y) Determina el valor mínimo entre los renglones X y Y@POT(X;Y) Calcula el renglón X elevado a la potencia Y@RAIZ(X) Calcula la raíz cuadrada del renglón X

Funciones Financieras

@COMPUESTO(X;Y) Calcula el interés compuesto del renglón X al porcientoY.

@PORCIENTO(X;Y) Calcula el porciento que representa el renglón X en Y@PORCENTAJE(X;Y) Multiplica el renglón X por el porciento Y@SIMPLE(X;Y) Calcula el interés simple del renglón X al porciento Y@TIR(X;Y) Calcula la tasa interna de retorno del renglón X con un

porcentaje aproximado de Y.@VAC(X;Y) Calcula el valor actual (presente) del renglón X al interés

Y.@VPN(X;Y) Calcula el valor presente neto del renglón X al interés Y.

(Es igual que la sumatoria de la función @VAC).

Funciones de la Hoja de trabajo

@ACUMULA(X;Y) Acumula el renglón X comenzando en la columna Y@COL(X;Y[;Z]) Regresa el valor contenido en el renglón X, columna Y.

Si se especifica la Z, suma las columnas de la Y a la Z.@DERECHA(X;Y) Recorre Y veces a la derecha las columnas del renglón

X. @INDICE(X;Y;Z) Inserta el valor Z en el renglón X columna Y.@INCREMENTO(X,Y) Incrementa los valores del renglón X por el valor de Y@IZQUIERDA(X;Y) Recorre Y veces la izquierda las columnas del renglón

X.@REN(X[;Y]) Retorna el valor del renglón X columna Y, si se omite el

valor de Y, se regresa el renglón completo.@SUMACOL(Rango-de-columnas)

Suma el rango de columnas especificado@SUMAREN(Rango-de-renglones)

Suma el rango de renglones especificados.

Funciones de manejo de listas

@ESCOGE(X;Y) Escoge la opción correspondiente al valor Y, de una listade opciones X.

@LISTA(X;Y[;Z]) Añade a la lista de opciones X, la opción Y en laposición Z.

@POS(X;Y) Retorna la posición que ocupa la opción Y en la lista X.

Funciones de caracteres

@ASC(X) Regresa el código ASCII del primer carácter de X@CHR(X) Convierte el valor contenido en el renglón X, al carácter

correspondiente en ascii.@CONCAT(X,Y) Une dos variables de caracteres.@LEN(X) Determina la longitud de una variable de caracteres.@SUBSTR(X;Y;Z) Toma Z caracteres de X, a partir de Y.@STR(X[;Y]) Convierte a string el valor numérico X con Y decimales.@VAL(X) Convierte la cadena alfanumérica de dígitos X a

numérica.

Funciones de Fecha y Hora

@EDIFEC(X,Y) Edita la fecha contenida en X, con el formatoseleccionado en Y.

@FECHA(día;mes;año) Calcula el día juliano que corresponde a la fechaespecificada.

@HOY() Calcula el día juliano que corresponda a la fecha del día(esta fecha será tomada de la fecha del sistemaoperativo).

Funciones de Bases de Datos

@BUSCA(variable;tabla):REG Retorna el número de registro que correspondea la llave en texto de la variable especificada.

@REG(variable|tabla) Regresa el número de registro correspondienteal valor de la variable o tabla especificada.

@TABLA(consecutivo;tabla;atributos)Recupera el consecutivo de la tabla indicada,dejando los valores en los atributosmencionados; si el consecutivo es cero,recupera toda la tabla.

@VACIO Dice si un set tiene o no miembros.@REF Pasa la dirección de un renglón a una función.

INSTRUCCION DESCRIPCION

Forma

ABSOLUTO [rango-de-columnas] Imprime valores absolutos en un rango decolumnas especificado.

BLANCO 'texto'[;rango-de-columna] Sustituye el texto en un rango de columnasespecificado, cuando el importe es cero (0).

C (Comentario) Permite la inserción de comentariosCERO Imprime aquellos renglones cuyos importes

sean cerosCOLUMNAS #-columnas[ancho1...] Define el número de columnas a utilizar en

el reporte, así como el ancho de cada unade ellas.

COMA [rango-de-columnas] Los importes en el rango de columnasespecificados se imprimirán con comas yapóstrofes.

COMPACTO Imprime caracteres compactadosCORCHETE [rango-de-columnas] Los importes que sean negativos en el

rango de columnas especificado seimprimen entre [ ].

DECIMALES #[;rango-de-columnas] Número de decimales a utilizar en el rangode columnas especificado.

ELONG Imprime caracteres más grandes de lonormal.

ENCAB Define el comienzo de las instrucciones queformaran parte del encabezado.

ESCALA #[;rango-de-columnas] Define una escala a utilizar en el rango decolumnas especificadas.

ESPACIO [rango-de-columnas] Los importes en el rango de columnasespecificados se imprimen con espacioscada tres dígitos.

EURO [rango-de-columnas] Los importes en el rango de columnasespecificado se imprimen con puntos enlugar de comas y viceversa.

FACTOR #[;rango-de-columnas] Factor por el que serán multiplicados todoslos importes en el rango de columnasespecificados.

FINENCAB Marca el fin de las líneas que apareceráncomo encabezado, finalizando la instrucciónENCAB.

FORMA #-de-líneas-por-hoja Define la longitud de la forma en líneas deimpresión.

FORMULA columna;expresión Define una fórmula en la columnaespecificada.

INVSIG [rango-de-columnas] Invierte el signo de los importes en el rangode columnas especificado.

NOABSOLUTO Suprime el uso de la instrucciónABSOLUTO.

NOBLANCO Suprime el uso de la instrucción BLANCO.NOCORCHETE Suprime el uso de corchetes([]) en los

importes negativos restaurando el uso delsigno '-'.

NOEDICION Suprime el uso de apóstrofes y comas enlos importes

NOINVSIG Suprime el uso de INVSIG.NOPESOS Suprime el uso del signo de pesos ($)PESOS [rango-de-columnas] Usa el signo de pesos ($) en los importes

del rango de columnas especificado.SUPCERO Suprime la impresión de los renglones en

cero.SUPENCAB Suprime el uso de encabezados.SUPFORMULA [rango-de-columnas]

Suprime el uso de fórmula definidapreviamente en el rango de columnasespecificado.

SUPSALTO Suprime el salto de hoja automático.USA objeto1[lista-de-var], objeto2...

Permite el acceso a las diferentes partes dela base de datos.

USAENCAB Restaura el uso de encabezados.USASALTO Restaura el uso de salto de hoja automático.

Parámetros

HOJA [posición] Imprime el número de hoja en la posiciónseñalada.

HORA [posición] Imprime la hora en la posición señalada.FECHA [posición]'texto' función Imprime la fecha de la forma "dd/mmm/aa"

en la posición señalada.

FECHAL [posición]'texto' funciónImprime la fecha de la forma"dd de mmmmmmmm de 19aa" en laposición señalada.

NOMEMP Imprime centrado en el reporte, el nombrede la empresa definida.

Impresión

GRAFICA Renglones;columnas Define las series de los valores a graficar.IMPRIME [Renglones;][columnas;]

Imprime un rango de renglones y columnassaltando después una línea.

SALTALIN líneas-a-saltar Salta el número de líneas indicado.SALTAHOJ Salta una hoja.

SEXTOS Imprime caracteres a sextos de pulgada.OCTAVOS Imprime caracteres a octavos de pulgada.NORMAL Imprime caracteres a tamaño normalMARGEN Deja el número de caracteres especificado

como margen izquierdo cuando el reporte vaa la impresora.

Texto

SUBRAYACOL 'texto'[;rango-col] Subraya con el texto especificado el rangode columnas.

TEXTO [{posición,columna};]'texto'Mueve el texto indicado, a la posición ocolumna señalada.

SUBRAYATEX 'texto'[;inicio][;fin]Subraya con el texto desde la posicióninicio-subraya hasta fin-subraya.

Condicionales y de procedimiento

@ nombre-de-función(argumentos)Ejecuta una función previamente definidapor DEFFUNC.

CONTINUA Regresa a probar la condición de los ciclosREPITE, MIENTRAS o POR CADA.

CASO Constante Define un caso para la instrucciónESCOGE.

DEFFUNC Nom-función(argumentos)Define una función con el nombreespecificado y puede llevar argumentoscono renglones y/o variables.

FINSINO Marca el fin de la instrucción SINO.

ESCOGE expresión Ejecuta la instrucción CASO que sea igual alvalor de la expresión.

FIN Marca el fin del ciclo POR CADA.FINCICLO Termina los ciclos REPITE, MIENTRAS o

PORCADA.FINFUNC Marca el fin de la definición de una función

con DEFFUNC.FINMIENTRAS Marca la ultima instrucción a repetir en el

ciclo MIENTRASFINSI Marca el fin de la instrucción SI.INICIOREPITE Marca la primera instrucción a repetir en el

ciclo REPITE.MIENTRAS <Condición> Mientras la condición sea verdadera, repite

la ejecución de las instruccionescomprendidas entre MIENTRAS yFINMIENTRAS.

PARRAFO nombre-de-párrafoDefine una etiqueta.

POR CADA Variable en funciónAplica la función a los objetos del sistema yel resultado lo deposita en la variable.

REPITE <condición> Mientras la condición sea verdadera, repitela ejecución de las instruccionescomprendidas entre INICIOREPITE yREPITE

SI <Condición> Si la condición es verdadera, ejecuta lasinstrucciones siguientes hasta encontrarFINSI.

SINO Parte complementaría de la instrucción SIusada para definir una acción.

USAFORMULA [rango-de-columnas]Restablecer el uso de fórmulas en el rangode columnas especificado.

VE nombre-de-párrafo Transfiere la ejecución del reporte alnombre-de-párrafo indicado.

FINCASO Marca el fin de la instrucción CASO.FINESCOGE Marca el fin de la instrucción ESCOGE.BORRATABLA nombre-de-tabla

Borra una tabla creada con DEFTABLA cuyonombre es nombre-de-tabla.

DEFTABLA nom-tabla;truncar[;longitud de llave;numero-campos]Define un tabla llamada con nombre-de-tabla.

TABLA nom-tabla;llave[lista-valores]Inserta/borra una llave de la tabla queespecifique en nom-tabla.

LEETABLA nom-tabla;llave-a-leer;renglónLee la llave-a-leer de la tabla llamadanombre-de-tabla en un renglón de la hoja detrabajo.

CONFIGURA 0/1 Guarda en un archivo de configuración lasrespuestas dadas en la instrucciónACEPTA.

Información

ACEPTA 'texto';{renglón o var}Acepta por pantalla un renglón de valores oun rango de llaves.

AVANCE <expresión> Calcula la expresión y convierte a unporciento de avance desplegando elresultado en una ventana.

MENSAJE 'texto' Despliega un texto al ejecutar el reporte.

Cálculo

LOCAL {variable,renglón} Declara el uso de variables o renglones deuso local a una función definida conDEFFUNC.

Manual de reporteador

Si Usted desea conocer más a fondo el REPORTEADOR solicite con su distribuidorautorizado, o directamente a COMPAC el manual. Cada una de las partes o capítulos delmismo, son una guía y descripción de lo poderosa que es esta herramienta.

Una vez conocida la utilidad y poder que tiene el REPORTEADOR, deberá manejar algunostérminos que se mencionan en algunas partes del manual, donde podrá familiarizarsecon ellos, en caso de no conocerlos.

El manual contiene algunos ejemplos de reportes.

Documents

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