Controling Empresarial

SAP CO – CONTROLLING EMPRESARIAL

GERENCIA DE SISTEMASSEPTIEMBRE 2010

Contenido Módulos y Funcionalidad a Implantar Introducción de Controlling Visión de Controlling Diseño de Controlling en Locatel Integración con otros Módulos Procesos de Controlling Datos Maestros de Controlling Planificación en Controlling Registros Reales / Integración Otros

Módulos Cierre de Periodo Sistema de Información Beneficios del módulo.

ECC6.0

Base de DatosIntegrada

FIGestión

Financiera

COControlling

AMGestión deActivo Fijo

MMGestión de Materiales

Módulos y Funcionalidad

Abarca la Contabilidad General, Cuentas por Cobrar, cuentas por Pagar y Tesorería.

Control de Gastos, Costos e Ingresos de la

Empresa

Control de los aspectos relacionados a la

gestión de Activos Fijos

Control de Compras e Movimientos de

inventario de materiales

SDVentas

Control de Pedido y Facturación de Ventas

ECC 6.0

Base de Datos

Integrada

FIGestión

FinancieraCO

Controlling

AMGestión deInversiones

MMGestión de Materiales

SDVentas

Visión de Controlling

CCA

OPA

Contabilidad de CeCo

Contabilidad de Órdenes

PCAContabilidad de CeBe

Visión del Controlling


Gestión Financiera (FI)Satisface las necesidades de registro contable legal de las operaciones de la empresa e información necesaria requeridos por los entes externos.

Registros de cuenta de mayor y el procesamiento de los datos contables.

Creación de Documentos Financieros.

Abrir y cerrar períodos contables.

Manejo Impuestos, IVA, ISLR, Retenciones.

Crear Informes a entes Externos.

Documentación de los datos de contabilidad.

Llevar a cabo evaluaciones internas.

Reorganizar y archivar los documentos.

Ej : Módulos FI-GL, FI-AP, FI-AR, FI-BL, FI-AA

Controlling ( CO)Proporciona la información para facilitar las decisiones de gestión. Facilita la coordinación, el control y la optimización de todos los procesos internos en una empresa. Presenta Proceso de Cierre autónomo.

Generara Documentos propios de CO.

Valores transferidos automáticamente desde FI.

Imputaciones por ciclos de subreparto se ejecutan después del final del período (Cierre contable FI).

Permiten analizar los Ingresos y Gastos según donde se producen dentro de la empresa dependiendo del nivel de responsabilidades para la toma de decisiones.

Tareas de planificar, verificar y controlar las actividades operaciones de Ingresos y costos. Determina desviaciones .

Abre y Cierra Periodos Contables Real y Plan.


LOCATELSociedad Controlling

A000

A001Locatel Tienda

A999Master

País

Moneda Controlling Dólar

USA

Variante de Ejercicio 1-Mayo al 30 - Abril

Moneda Objeto Local VEF

Plan de CuentasLOCT

Sociedades FI Moneda CeBe Local VEF

Organización en LOCATEL

Diseño de Controlling

A001 – Farmacia LocatelA999– Master Pais

LOCATELPlan de Cuentas

LOCATELJerarquía de Centros

de Costos

LOCATELJerarquía de Centros de

Beneficios

Empresas

Unidades de Negocio y Servicios

LOCATELSociedad Controlling

Empresas

Unidades Operativas y Administrativas

Area de Control de Ingresos y Egresos

Sociedades Financieras LOCATEL

Tienda A

Tienda B

Gastos Indirectos

Tienda A

Tienda B

Conceptos Básicos

• Sociedad FI – Una sociedad FI en SAP representa una unidad jurídica independiente, que está obligada legalmente a

preparar Estados Financieros y a emitir libros oficiales. Por ese carácter jurídico independiente que maneja puede estar controlada por organismos de vigilancia y control, dependiendo del tipo de negocio.

• Plan de Cuentas – Es el conjunto de cuentas de mayor que se utilizan para registrar sus operaciones financieras. Un plan de

cuentas puede ser utilizado por una o más sociedades FI en SAP. En cada sociedad FI se activaran las cuentas que necesite según sus necesidades.

• Sociedad Controlling CO– Es la Unidad organizativa de la empresa, a efectos del control de costes e ingresos. Puede contener una o

más sociedades financieras, que operan en diferentes monedas si es necesario, las sociedades financieras que se encuentren vinculadas a una sociedad CO deben utilizar el mismo plan de cuentas operativo y la misma variante de ejercicio.

• Estructura Jerárquica de Centros de Costos– Es la composición estructural de los Centros de Costes de una Sociedad CO según su responsabilidad para

los costes, esto a través de nodos organizacionales o áreas de responsabilidad.• Estructura Jerárquica de Centros de Beneficio

– Es la composición estructural de la empresa orientada al control de la gestión que contiene todos los centros de beneficios que pertenezcan a la sociedad CO y permite gerenciar los resultados por Lineas de Negocios / Tiendas.

Integración con Otros Módulos SAP

Controlling

Integración con Otros Módulos

Contabilidad Financiera(FI)

Ventas (SD)

Integración con otros Módulos SAP

Materiales (MM)

Activos Fijos (FI-AA)

Controlling (CO) Manejo de Costos e Ingresos

http://www.locatel.com.ve/images/afiliaciones.jpg

Procesos de Controlling

Controlling

Procesos de Controlling

Datos Maestros

Comité de direcciónDefine Premisas para : Ventas, Alquileres Equipos Recursos Humanos Flujo de Caja Mantenimiento Operacional Elaborar Presupuesto de Operaciones

Contabilización y CierreReportes y

Control de Gestión

Planificación Responsable de CeCo, CeBe, Ordenes Internas.

Registra Plan Evaluación y Aprobación Plan Ejecuta Planificación

Reclasificaciones

AjustesOC

CxP

Transferencia de Costos Traslados de Activos Fijos Reclasificaciones de Gastos Cargables Capitalización Retiros

Registra Facturación Registra Pago Nomina Registra Activos Fijos Registra Pagos Liquida Ordenes Internas Ejecuta Depreciación Real Ciclos de Subrepartos

Ejecución

Actividad Operacional Registra Pedido Recibe Bienes Facturación Movimientos Internos

Proceso de Controlling Gestión

DatosMaestros

Proceso de Controlling Transaccional

Planificación Real Cierre

• Clases de Costos• Centros de Costos• Centros de Beneficios• Ordenes Internas• Grupos de Objetos

• Perfil de Planificación• Planificación de Ingresos• Planificación de Egresos• Ciclos de Distribution / Subrepartos (Plan)

• Recepción de Ingresos• Recepción de Egresos• Ciclos Distribution/Subrepartos (Real) • Ajustes reales dentro de CO

• Traspasos y Correcciones• Liquidación Ordenes• Ejecución Ciclos • Apertura y Cierre Periodo• Análisis de Información

¿Alguna pregunta?

Datos Maestros

Clase de Costo

Centro de Costo

Orden Interna

Centro de Beneficio

Datos Maestros Controlling

Controlling

Datos Maestros


Contabilidad de Clases de Coste – Clases de Coste Primarios– Clases de Coste Secundarios– Grupos de Clases de Coste

Contabilidad de Centro de Costo– Centros de Coste– Jerarquía Estándar de Centros de Coste– Grupos de Centros de Costos

Ordenes Internas– Ordenes CO– Grupos de Ordenes Internas

Contabilidad de Centro de Beneficio– Clases de Ingresos Primarios– Centros de Beneficio– Jerarquía Estándar de Centros de Beneficio– Grupos de Centros de Beneficio

Datos Maestros

COCEL

ContabilidadClases de Costos

Clase de CostoPrimario

(Sueldos, Materiales, Servicios,

Depreciacion)

Clase de CostoSecundario

(Subrepartos & Liquidaciones)

Clases de De Ingresos

(Ventas)

Controlling de Costos Generales

COOM

Ordenes Internas

Subrepartos entre Centros de Costos• Base de Distribución (IT, Plant, RH,etc)• Servicios (BPA, FF, R&D)

Contabilidad de Centros de Beneficio

(Análisis unidades de Negocio

PCA

valores estadístic•s:•Mts2

•PC’s•H/H•Personal•%

Liquidaciones•O

rd. Internas

Centros de Costos

Objetos de Costos

Plan/Actual

Clase de CostosRemuneraciones

61110001

Centros de CostosOrden

Electricidad62120005

Gastos Mantenimiento61230003

Centros de Beneficio

Clase de Costo


Clase de Costo e IngresosRepresentan la naturaleza del gasto: “cómo se gasta”.

Los Objetos de Costo son repositorios colectores de costos/gastos e ingresos que representan el “donde” se gasta.

Venta. Farmaceutico 41110002

Clase de Ingresos

Clase de Costo


97

Contabilidad de Centros de Beneficio

4 5 6

1 2 3 4Contabilidad Financiera

5 6

Balance Resultado

Controlling

Clase de Costos e Ingresos Primarios

Activos Pasivos Capital Ingresos Costos Gastos

Clase de Costo Secundarios

Subreparto

La clase de Costo e Ingreso representa la naturaleza de imputación

7

Otros Gastos

Ingresos

Clase de Costo Primario

• Las clases de costo primario son una replica de las cuentas de gastos definidas en el Libro Mayor.• Las clases de costo permiten visualizar y analizar las imputaciones a Centro de Costo, Ordenes Internas, Centros de Beneficios. • Las clase de costos primario permiten acumular la imputaciones desde (FI,MM,SD).

Clase de Costo Secundario

• La Clase de costos secundario es creado para realizar imputaciones dentro de CO, tales como, Subrepartos, Liquidaciones de Ordenes.•Las Clase de costos secundarios no se reflejan las imputaciones en FI .

Tipos de Clase de Costo


Clase de Costo : Representan la naturaleza del gasto: “cómo se gasta”.

Clase de Costos Primario Clase de Costos Secundarios

Al Crear o Modificar la Clase de Costos se diferencias los Tipos de Clase de Costo

Clase de Costo Tipo

Objeto de imputación

1 Centro de Costo y/o Orden Interna

11 y 12 Centro de Beneficio

Datos Maestros - Tipos de Clase de Costo


Arbol Jerarquico por area de Decisiones, de Responsabilidad o de Gestión del Negocio, en el cual comprende todos los CeCo o CeBe según sea el caso.

Jerarquia Estandar

• Utiliza los controles propios de una estructura de árbol.• Mantenimiento de los Datos Maestros de CeCo o CeBe

desde la transacción de la Jerarquía Estándar.• Consolida la Informaciones desde los niveles

Inferiores de la Organización.

Es una unidad dentro de la Sociedad CO que representa donde se producen Costos y Gastos.En Locatel , los centros de costos constituyen los departamentos operativos y administrativos responsables de ejecutar las distintas actividades organizacionales.

Centro de Costos

SistemasServicios Generales


Almacen

Estructura del código de Centros de Costos


Identifica el País A: Venezuela, B: México Identifica Sociedad Financiera

Identifica el consecutivo

X XXXX

Identifica Actividad T:Tienda, D: Dist.

XXXX

A001T00011 Locatel Boleita Venezuela A800D10002 Transporte Distribuidora A800

XX

Centro de Beneficio

Es una unidad Organizativa orientada a la Gestión para el Control Interno. Analiza áreas de responsabilidad y delega responsabilidad en unidades descentralizadas, tratándolas de esta forma como “empresas dentro de la empresa”. Permite agrupar los Egresos y los Ingresos en un solo Objeto y medir los resultados de la gestión financiera operativa por líneas de negocios. En Locatel, los Centros de Beneficios son las líneas de Negocios donde se realizan las operaciones comerciales y Servicios de la empresa . Ejm. Tiendas. Mide los resultados de la gestión financiera operativa


Ingresos por Ventas Egresos Labor Servicios Materiales Otros

Estructura del código de Centros de Beneficio


Identifica el consecutivo

X XXX

Actividad T: Tienda, C: Cánones D: Distrib.

XXX

A001T001 Locatel Boleita VenezuelaA999C001 Cânones / Royalties A800D101 Alquiler de Equipos

Identifica el País A: Venezuela, B: México Identifica Sociedad Financiera

X


Orden Interna

Una Orden Interna es un colector de costos que permite llevar el control a un nivel más detallado, puede ser utilizado para el control de Eventos, Entrenamiento, Donaciones.

CO

CeCo

Ordenes Internas

Liquidación

GastosFiesta Fin de Año

FI

GL

Clase Descripción Intervalo Rango N°

Z010 Orden Interna de gastos LOCATEL

600000 – 699999

Z020 Orden Interna de Inversión LOCATEL 700000 – 799999

CO

Clase de Costo Primaria 6XXXXXXBebidas 2000

Alquiler Salón 3000Comidas 2000Orquesta 500Cotillones 500Total 8000

Master FranquiciaOrdenes Interna Fiesta de Fin de Año

GastosFiesta Fin de Año

FI

GLClase de Costo Primaria 6XXXXXXBebidas 2000 Alquiler Salón 3000Comidas 2000Orquesta 500Cotillones 500Total 8000

Clase de Costo Primaria 6XXXXXXBebidas 2000- Alquiler Salón 3000-Comidas 2000-Orquesta 500-Cotillones 500-Total 8000-

Saldo 0

A999A00012 Otros Eventos

Liquidación

Proceso Liquidación Orden Interna

Centros de Costo

Registros Liquidación orden Interna


Permite visualizar la misma información agrupada de diferentes formas y estableciendo diferentes niveles de jerárquicos intermedios:Grupos Datos

Maestros

Ocupan los niveles más bajos de la Jerarquía.

Permite visualizar la información desde otros puntos de Vista

Permite la Consolidación de la Información

Organización

Finanzas Logisticos RRHH

Contabilidad CxP CXP

Centros de CostosClase de CostoCentros de BeneficiosOrdenes Internas

Datos Maestros – Grupos

¿Alguna pregunta?

Planificación Controlling

Controlling

Planificación

¿Qué es la Planificación de Costos e Ingresos ?

La planificación de costos en CCA e Ingresos en PCA se utiliza para fijar Metas organizacionales y forma parte de la planificación global de la organización La comparación entre la planificación y la ejecución real permite Identificar variaciones que pueden ser Usadas como medidas correctivas.

Planificación en Controlling


LineamientosPlan Operacional

Ingresos por :Ventas

Costos y Gastos• Labor• Materiales• Servicios• Otros

Responsables de Planificar Ingresos por ventas y Alquiler de equipos Gastos Operativos Costos y Gastos en

Directamente en Centros de Costos Gastos según Orden Interna

Clase de Ingreso

Clase de Costo

Centro de Costo

Versión Presupuesto

Año y Mes

Versión Presupuesto

Año y Mes

Versión 0 - Original y actual vigenteVersión 1Versión 2

PlanificaciónDistribución / Subrepartos

CeCo Gastos Indirectos

CeCo Tienda A

CeCo tienda B

Presupuesto Mensual Disponiblepara las Operaciones

Administrativas, y Operacionales

Centro de Beneficio

Orden InternaLiquidación

¿Qué es la Copia de versiones Planificación de Costos ?

Copiar Plan - PlanPermite copiar valores de planificación automáticamente entre versiones. Es posible:•Reutilizar partes importantes de la planificación manual del ejercicio anterior para el ejercicio en curso•Transferir valores plan a un ejercicio a través de períodos diferentes•Generar versiones alternativas Utilizar ampliaciones de SAP para ampliar la funcionalidad estándar de copia de datos plan

Copiar Real – PlanLa función Copiar real en plan es una ayuda de planificación que permite copiar valores reales automáticamente . •Reutilizar partes importantes de los datos reales del ejercicio anterior para el ejercicio en curso. •Transferir valores reales a la planificación dentro de un ejercicio, independientemente del período. •Utilizar ampliaciones SAP para ampliar la funcionalidad estándar para copiar datos reales.


Beneficios Proceso Planificación

• Control preciso en línea entre lo planificado y lo ejecutado Mensual y Anual.• Permite disponer simultáneamente Varias Versiones de Planificación.• Base Histórica de datos de Planificación por Año y Versión.• Planificación Automática de los Gastos Indirectos distribuidos a las Tiendas .• Permite el proceso de revaluación de planificación. • Comparación de las distintas Versiones de Presupuesto.• Control de la Planificación de los Ingresos y Egresos en línea.

Real vs. Planificado. Anual y Mensual Por Versiones de Presupuesto Año anteriores y Año actual

• Copia entre versiones. Plan – Plan Real - Plan.

¿Alguna pregunta?

Registros Reales

Controlling

Registros Reales / Integración Otros Módulos

OrdenInterna

Centrosde costo

CO

Objetos reales Objetos estadísticos

Origen de los movimientos

Centro de Beneficio

SDFI MM

Registros Reales

SAP AG 2001

Lógica de contabilización

CM(PyG)420000

Importe

Objeto COClase coste(420000)

Documento CO # 1000000009

Documento FI # 1200000089

Cta.mayor(Balance) 113100

Importe

Importe

Entrada datos FI:Part.indiv.001- Cuenta mayor 420000

(PyG)- Importe- Objeto COPart.indiv.002- Cuenta mayor 113100

(Balance)- Importe

Registros Reales

Integración CO con FI

Integración CO con Activos Fijos

Integración CO con MM

Integración CO con SD

SAP AG 2001

Gestión de pedidos de cliente

t

Cliente

Flujo de cantidadesDocumentosLogística

1

1

VentasOrden 1

2

Entrega1

3

Facturación

1

4

Pago

SD

FIFI PCA

Centro deBeneficio

Integración CO con SD

PCA

Centro deBeneficio

Registros Reales

Controlling

Registros Reales Internos

¿Qué es el Traspaso de Costos ?Traspaso de Costos

El traspaso de costos crea documentos CO que contienen el registro del traslado de los objetos de costos mal adjudicados. Este documento no referencia al documento FI que originó latransacción.

Doc. FI 234567

Objeto de Costos Objeto de Costos

Registros Reales Internos

Registros Reales

SAP AG 2001

Traspaso de partidas individuales

FIFI

Número documento: 30012

COCOCliente A

Cliente B

Cliente C

CeCoCeCo 2100 2100 473000473000

113.100113.100

10.000 10.000

-10.000-10.000

CeCoCeCo 2100 2100473000473000 10.000 10.000

-10.000Núm.documento:30012

CeCoCeCo 2200 2200473000473000 10.00010.000

Distribución Es un método de asignación de costos que se emplea para

imputar costos primarios desde Centros de Costos emisores hacia objetos de costos receptores. Los objetos receptoresreciben los costos al nivel de detalle de los elementosde costos, además se genera un documento CO.

Métodos de Asignación de Costos / Ingresos

Subreparto Es un método de asignación de costos primarios y secundarios.

El objeto de costo receptor no conserva el detalle del elemento de costo del centro de costo emisor. Los elementos de costos originales son agrupados en un elemento de costo secundario.

6xx16xx26xx3

6xx16xx26xx3

Emisor 6xx16xx26xx3

Receptor

6xx16xx26xx3

Receptor

6xx16xx26xx3

9xx1Emisor

9xx1Receptor

9xx1Receptor

Ciclos de Distribución

Registros Reales

Controlling

Cierre de Periodo

Controlling Cierre de Período

El cierre del período en el Controlling de gastos generales forma parte del trabajo realizado en toda la empresa al final del período.implementación Antes de poder cerrar un período en el Controlling de gastos generales, los datos trasladados a este componente desde otros componentes del Sistema R/3 de SAP de aplicación deben estar terminados. Concretamente, deben haberse realizado todas las contabilizaciones de la Gestión financiera relevantes para la Contabilidad de costes. Por ejemplo:

Carga de la Nomina, Ejecución de la depreciación de Activos Fijos, Interfaz de Punto de Ventas IDEC, Otros movimientos de Costos y gastos provenientes de FI, MM y SD.

Asegurarse que no se registren mas Documentos Financieros. Realizar correcciones de Traspaso de CeCos y CeBes. Liquidación de Ordenes Internas de Gastos e Inversiones Ejecución de Ciclos de Distribución y Subrepartos Bloquear Periodo del mes.

Centro de Costo Gastos Indirectos


6XXXX 1200

6XXXX 1200

Saldo Bs. 0

Centro Costo Tienda A

6XXXX 400

Clase de Costo SecundariaGastos Indirectos

Ciclo Distribución y SubrepartosRegistros Reales

7XXXX 1800

Ciclo de Distribution

Centro de Costo Gastos Indirectos


6XXXX 1200

9XXXX 3000

Saldo Bs. 0

Centro Costo Tienda A

9XXXX 1000

Clase de Costo SecundariaGastos Indirectos

7XXXX 1800

Centro Costo Tienda B

9XXXX 2000

Ciclo de Subreparto

7XXXX 1800

7XXXX 600

Centro Costo Tienda B

6XXXX 800

7XXXX 1200

Registros Reales Resumen

Gastos de Operación Ordinarios

Gastos por Ordenes Internas

Obsequios, Eventos,Fiestas, Donaciones, Reparación

CeBe

Ingresos

Labor

Distribution/ Sub-Repartos

Gastos IndirectosITFI & AccountancyHuman ResourcesMarketingFacilities

FISD

FIRH

Materiales y ServiciosFIMM

FIGastos Varios

FIMM

FI

OrdenIngresos y Egresos por :

•Líneas de Negocios

•Tiendas•Área Geográfica•Sociedad Financiera

•Sociedad CO

CATS

Ingresos por Ventas

CeCoCeCo

Beneficios del Proceso Real y Cierre Controlling

• Manejo de la Gestión del Negocio Comercial y Operacional Real Interna de Locatel independientemente de la contabilidad externa.• Control detallado de todos los movimientos reales de Ingresos y Egresos por objeto de costos. • Comparación Resultados Reales versus plan del periodo.• Detalles de costos y gastos a través de ordenes internas que se liquidaran automáticamente al cierre del mes al centros de costo respectivo.• Permite Realizar Correcciones contables reales entre objetos de costos sin acceder a transacciones de la Contabilidad Externa.• Distribución Automática en los Gastos Indirectos reales Administrativos a los centro de Costo Tiendas. • Control de Cierre mensual del Periodo independiente al de la Gestión Financiera.• Consolidación de la información de resultado desde los diferentes niveles de la organización:

1- Empresas2- Departamentos3- Tienda

¿Alguna pregunta?

Sistema de Información

Controlling


Los Informes de Controlling estandar permiten:

Analizar todos los movimientos en linea inmediatamente después de haberlos introducido en el sistema.Los parámetros de selección de los reportes pueden guardarse como variantes.Visualizar el documento original a través de la Navegación de Drill down.Selecionar datos específicos (En un período, ejercicio, centro de costo, etc.) Optimiza el Analisis Plan / Real En los reportes se puede navegar de modo interativo por una jerarquíaAnalisis de Diferentes MonedasGenerar gráficos FlexibleImprimir reportes.Crear extractos para guardar la informaciónIntegración en Linea con Excel o Lotus .


Sistema de Información - Controlling

Orden

Grupo de Orden

Grupo de CeCo

Grupo deElemento

Costo

Elementode Costo

Informes de Centros de Costos

Informes de Grupos de CeCo

Informes de Elementos de Costos

Informes Grupos Elementos de Costos

Informes Ordenes Internas

Informes grupos de OI

CeBe

Grupo de CeBe

CeCo

Datos Real

Datos Plan

Informes de Centros de Beneficio

Informes de Grupos de CeBe

Datos Maestros Datos Transacionales

Beneficios

Controlling

Beneficios

Beneficios del modulo de Controlling

Se integra con el resto de los modulos de SAP R/3

Planificar la estructura de las operaciones de la empresa para un período particular. Establecer metas y objetivos, permitiendo la Planificación por Clase de Costo, Centros de Costo, Ordenes Internas y Centros de Beneficios.

Se obtiene información en tiempo real.

Controlar las transacciones del negocio en un período dado, permitiendo mejorar la eficiencia organizacional con las facilidades en el analizar los costos Real vs Plan, a través de Centros de Costos y Órdenes Internas, Centros de Beneficios. Se puede visualizar la información en diferentes niveles.

Facilidad para identificar los documentos que originaron los gastos e Ingresos.

Flexibilidad para la ejecución de informes y emisión de Graficos

¿Alguna pregunta?

Preguntas y comentarios

Documents

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