RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO

BANGUNAN SINAR BARU DI SUNGAILIAT

Naskah Publikasi

Diajukan oleh

ELEN PRATIWI

06.12.1944

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2010

ABSTRACT

Along with the development of today's business world, every company is required

to develop a service system to the maximum extent possible, to support the company's

performance. One of them is a system of accounting services, the sales information

system. Benefits have sales information system is one of them to support the flow of

financial information "purchases, sales, stock inventory, and other documentation."

Referring to this, the author considers important to have an accounting service to manage

the flow of sales information systems at the shop building of Sinar Baru.

The Shop building of Sinar Baru is a private company founded by Mr. Ali in

January 2006, located in Sungailiat. The Shop building of Sinar Baru a secondary trading

business that specializes in sales of building materials. Conditions using the sales system

in the shop building of Sinar Baru, still use manual system and not take advantage of

investment companies using technology that is more competent and berkomputerisasi,

where trade competition always appear in the business world.

To the authors recommend that the shop building of Sinar Baru to the

development of a system of a software-based sales information relevant data and

facilitate accurate data sales processing.yang transaction will result in the company's

sales report information correctly and can save time and energy in its composition.

Keywords: accounting, sales information system.

1. Pendahuluan

Sistem informasi merupakan suatu layanan penyedia informasi yang bertujuan

untuk menyediakan informasi yang benar untuk orang yang tepat (right person), tempat

yang tepat (right place), waktu yang tepat (right time), serta biaya yang tepat (right cost).

Sistem informasi ini tidak lepas dari pemanfaatan perkembangan teknologi dalam

bidang komputer. Dalam pemanfaatan informasi tersebut, pengguna dapat mengelola

data dan mencari informasi yang di butuhkan.

Usaha dagang di Indonesia semakin menjamur, walaupun tidak semuanya

dikenal oleh seluruh masyarakat Indonesia, paling tidak mereka dikenal di daerah

asalnya. Semakin banyaknya toko, maka persaingan yang ada semakin ketat. Dan

persaingan selalu muncul dalam dunia usaha. Dimana setiap toko memiliki kompetensi

yang berbeda-beda antara yang satu dengan yang lain.

Usaha dagang yang memiliki kompetensi yang paling baik, akan mampu

bertahan dalam dunia persaingan. Hal yang paling mendasar adalah toko harus

mengetahui kompetensi yang dimilikinya. Untuk itu perusahaan membutuhkan sejumlah

informasi yang akan digunakan sebagai pedoman dan dasar operasional perusahaan.

Informasi merupakan data yang telah tersaring, terorganisir, terealisasi, dan saling

berhubungan sehingga berguna untuk mencapai tujuan organisasi.

2. Landasan Teori

2.1 Sistem Informasi Penjualan

Suatu struktur yang berlanjut dan saling terkait dengan orang peralatan

dan prosedur yang bertujuan untuk mengumpulkan, menyaring, menganalisis

dan membagikan informasi secara spesifik, tepat waktu dan berurut untuk

digunakan oleh pengambilan keputusan dibidang penjualan dengan tujuan

menyempurnakan, merancang pelaksanaan dan pengendalian penjualan.

2.2 Sistem Basis Data

Sistem Basis Data adalah sekumpulan basis data dengan para pemakai

yang menggunakan basis data secara bersama-sama personil-personil yang

merancang dan mengelola basis data.

2.3 Sistem Perangkat Lunak

Menggunakan Windows XP, Visual basic ,dan Ms SQL Server 2000

Personal Edition.

2.4 Pengembangan Sistem

Menggunakan, “linear sequencial model”, juga disebut “Classic Life

Cycle” (Waterfall model). Metode ini mencakup sejumlah fase atau tahapan yaitu

analisis sistem, desain sistem, implementasi dan perawatan system.

Richart F. Neuschel: “Manajemen by Sistem”, Yogyakarta, PT Elex Media Komputindo, 1991, hal. 27

3. Analisis

Analisis yang dilakukan yaitu menggunakan analisis PIECES (performance,

information, economic, control, efficiency, services). Dengan analisis ini kita bisa

mendapatkan beberapa masalah dan akhirnya dapat menemukan masalah

utamanya.

Pada analisis kinerja : dalam system lama, masalah yang timbul dikarenakan tugas

dan beban kerja pegawai lebih banyak dan dapat mengakibatkan penurunan

semangat produktifitas kerja.

Pada analisis informasi : kurangnya keakuratan data, karena seringnya terjadi

kesalahan dalam pencatatan data penjualan. Informasi yang di hasilkan juga kurang

relevan, karena proses pencarian data penjualan masih manual. Informasi kurang

tepat waktu, memerlukan waktu sekitar 15 menit untuk mencari data- data berupa

arsip- arsip.

Pada analisis ekonomi : Investasi yang ada belum di manfaatkan sepenuhnya untuk

mendukung kinerja system. Penggunaan kertas, tinta, dan alat tulis lainnya untuk

menyimpan dokumen dinilai boros, karena terjadi kesalahan tidak dapat di gunakan

lagi. Pengelolaan data relative lebih lambat dan belum seimbang dengan biaya yang

telah di keluarkan.

Pada analisis pengendalian : Antisipasi terhadap keamanan data yaitu penggunaan

kata sandi (password) belum di terapkan sehinga data bisa di manipulasi

Data transaksi masih berupa arsip-arsip kertas, sehingga mudah sekali rusak dan

sulit untuk di lacak dimana kesalahannya, bahkan sering terjadi kesamaan data.

Pada analisis efisiensi : sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk pengolahan

data penjualan lebih banyak dan waktu yang di butuhkan pun cukup lama. Kurang

efisien karena kebutuhan informasi bagi pengguna tidak dapat di peroleh dengan

cepat, karena adanya keterbatasan ruang dan waktu dalam memperolehnya.

Pada analisis Pelayanan : pelayanan dalam penyajian data-data barang yang telah

terjual membutuhkan waktu yang relative lama.

Dari beberapa macam analisa di atas yang telah di uraikan, kelemahannya adalah

pada ketepatan waktu untuk menghasilkan informasi (timelines), kemudahan akses

(accessibility), dan keamanan system (security).

Dalam analisis kebutuhan system, menggunakan analisis kebutuhan informasi,

analisis kebutuhan teknologi meliputi hardware,software dan brainware, memiliki

tujuan agar dapat memperoleh informasi yang lebih cepat dan tepat serta

meningkatkan kualitas kerja.

Juga menggunakan analisis biaya dan manfaat, untuk menghitung kelayakan

ekonomi suatu proyek sistem Informasi tersebut layak atau tidak dilakukan. Metode

yang digunakan yaitu metode payback period, berdasarkan perhitungan yang telah

dilakukan sistem ini akan mengembalikan investasinya saat 1 tahun 7 bulan 14 hari,

karena itu maka sistem dinyatakan layak digunakan. Berdasarkan metode return of

investment, sistem ini akan memberikan pendapatan pada tahun ke-2 sebesar 22,12

% dari beban pengadaan, sehingga sistem ini layak digunakan. Berdasarkan metode

net present value, metode yang memperkirakan selisih antara pendapatan dan

pengeluaran per tahun. sebesar 203.024,58. Selain itu juga menggunakan analisis

kelayakan ekonomi, yang mana memberikan gambaran kepada user bahwa manfaat

yang diperoleh dari sistem baru “lebih besar” dibandingkan dengan sistem yang

sudah lama. Dalam analisis kelayakan operasional merupakan suatu perkiraan

dalam perhitungan penggunaan sistem atau program, dimana program tersebut layak

atau tidak dipakai/ digunakan. di dalam program tersebut.

4. Hasil Penelitian dan Pembahasan

4.1 Hasil Penelitian

Setelah menganalisis beragam kendala pada system lama dengan

menggunakan analisis PIECES, maka telah dirasakan manfaat menggunakan

system yang sedang berjalan, berdasarkan pada analisis kinerja : dengan

system yang terkomputerisasi, tugas dan beban kerja pegawai menjadi lebih

ringan dan meningkat produktifitas kerjanya.

Pada analisis informasi : dengan komputerisasi dapat menghasilkan informasi

yang akurat, karena pengerjaannya terformat. Informasi yang dihasilkan, sangat

relevan karena memberikan kemudahan dalam mencari informasi. Tepat waktu,

karena hanya membutuhkan waktu sekitar 1 menit untuk mencari data berupa

arsip-arsip.

Pada analisis ekonomi : Investasi sudah dimanfaatkan sepenuhnya karena

system sudah terkomputerisasi. Biaya kertas, alat tulis dan perlengkapan

penyimpanan dapat di tekan karena penggunaan database dalam computer

dapat di perbaiki atau di edit apabila terjadi kesalahan. Pengolahan data lebih

cepat dan seimbang dengan biaya yang dikeluarkan.

Pada analisis pengendalian : Adanya jaminan terhadap keamanan data yaitu

dengan memanfaatkan password yang hanya di ketahui oleh yang berwenang.

Data-data dapat tersimpan lebih baik, karena tersimpan dalam file dan tidak ada

kesamaan data dalam file.

Pada analisis efisiensi : kebutuhan informasi di peroleh denag cepat dan akurat

karena tidak ada keterbatasan ruang dan waktu dalam memperolehnya. Lebih

menghemat waktu dan sumber daya manusia yang dibutuhkan pun lebih sedikit.

Pada analisis Pelayanan : Pelayanan di berikan kepada pembeli akan lebih baik,

dengan adanya proses data penjualan yang lebih cepat.

4.2 Pembahasan

Hasil dari program yang telah di rancang meliputi :

Menu login,yaitu : menu untuk menginput user id serta password sebagai

security.

Gambar 1. sub menu login

Menu utama, merupakan tampilan awal aplikasi program.

Gambar 2. sub menu utama

Menu data barang, meliputi :

input supplier dimana data-data supplier diinputkan.

Gambar 3. sub menu input supplier

input kode barang, terdiri dari sub menu daftar kode barang merupakan

penyusunan kode barang pembelian dari supplier,

Gambar 4. sub menu daftar kode barang

dan sub menu daftar kelompok barang, merupakan penyusunan kode

kelompok jenis barang pembelian dari supplier.

Gambar 5. sub menu daftar kelompok barang

input pembelian barang, merupakan isi data-data pembelian barang dari

supplier.

Gambar 6. sub menu input pembelian barang

input return pembelian, merupakan data-data pengembalian barang pembelian

kepada supplier.

Gambar 7. sub menu return pembelian barang

Menu transaksi, meliputi :

penjualan, merupakan menu data input transaksi penjualan.

Gambar 8. sub menu transaksi penjualan barang

cari barang, merupakan pencarian data barang.

Gambar 9. sub menu cari barang

koreksi penjualan, merupakan menu untuk mengedit data transaksi penjualan

yang salah masukan.

Gambar 10. sub menu koreksi transaksi penjualan

pembayaran konsinyasi, merupakan menu untuk pembayaran konsinyasi pada

pihak supplier.

Gambar 11. sub menu pembayaran konsinyasi

Menu laporan, meliputi :

laporan konsinyasi, untuk mengetahui data laporan yang sudah maupun belum

di bayar kepada supplier dalam periode setiap bulannya, yang di

dalamnya terdapat no faktur, nama barang juga jumlah harga barang

konsinyasi.

Contoh implementasi laporan konsinyasi dari salah satu supplier yang ada.

Gambar 12. sub menu cetak laporan konsinyasi

laporan penjualan perbulan, untuk mengetahui data laporan penjualan

perbulan, yang di dalamnya terdapat no faktur, beserta diskon dan total

barang yang dijual.

hasil dari laporan penjualan selama bulan juli 2009 pada Toko bangunan

sinar baru sebesar Rp. 76.885.000,-,-

Gambar 13. sub menu cetak laporan penjualan perbulan

laporan kasir, untuk mengetahui data laporan penjualan kasir dalam periode

setiap hari atau tanggal, yang di dalamnya terdapat no faktur, nama

barang, jumlah dan harga tiap barang beserta total barang yang dijual.

hasil dari laporan kasir selama bulan juli 2009 pada Toko bangunan sinar

baru sebesar Rp. 76.885.000,-

Gambar 14. sub menu laporan kasir

laporan stok barang, untuk mengetahui jumlah stok barang baik barang

konsinyasi maupun milik.

Gambar 15. sub menu laporan stok barang

laporan pembelian, untuk mengetahui data laporan pembelian dalam periode

setiap hari atau tanggal baik berdasarkan pembelian konsinyasi maupun

milik yang isi laporannya meliputi setiap pembelian dari masing-msing

supplier,tanggal pembelian,nama barang beserta jumlah, harga dan total

barang pembelian.

Gambar 16. sub menu laporan pembelian

laporan return pembelian, untuk mengetahui data laporan return pembelian

dalam periode setiap hari atau tanggal yang isi data laporannya meliputi

nama supplier, tanggal return pembelian, nama barang, jumlah beli, jumlah

return, sisa barang, harga beli beserta total return pembelian juga

keterangan return barang yang di beli.

Gambar 17. sub menu laporan return pembelian

Menu setting user, berfungsi untuk memasukkan data user baru atau mengganti

password yang di inginkan sebagai security.

Gambar 18. sub menu setting user

Menu keluar. Yaitu menu untuk keluar dari program sistem penjualan.

5. Kesimpulan

Berdasarkan analisis, penelitian dan pembahasan, maka diperoleh kesimpulan

yaitu :

1. Sistem informasi penjualan dibangun untuk mempermudah pengguna

sebelum mengolah data transaksi penjualan.

2. Cakupannya meliputi input data barang, data supplier, data pembelian, data

return pembeian, data transaksi penjualan dan data pembayaran

konsinyasi, serta pembuatan laporan penjualan, laporan kasir, laporan

konsinyasi, laporan stok barang, laporan pembelian, dan laporan return

pembelian.

3. Proses pengolahan data dilakukan oleh user yang berhak mengakses data

tersebut, yang dikelompokan berdasarkan hak akses user sesuai dengan

jabatannya.

4. Proses pembuatan laporan yang masih manual membutuhkan waktu yang

lama, sehingga tidak adanya efisiensi dalam proses pembuatan laporan.

Dengan adanya system yang terkomputerisasi pembuatan laporan yang

biasa di selesaikan dalam waktu 2-3 hari dapat diselesaikan dalam waktu

yang singkat.

5. Sistem informasi penjualan yang di bangun, secara umum telah memenuhi

kebutuhan yang di inginkan.

6. Pengguna dapat membuat laporan setiap bulan dengan mudah, cepat dan

akurat.

DAFTAR PUSTAKA

Richart F. Neuschel. 1991. Manajemen by Sistem. Yogyakarta, PT Elex Media Komputindo.