Ditt ansvar for egen arbeidsplass i regnskapsbransjen

Ditt ansvar for egen arbeidsplass

Kurset tar sikte på å drøfte og gi en god innføring i;

• Kontorets og den ansattes utvikling

• Ansvar for egen arbeidsplass

• Hvordan kan du bidra som rådgiver for dine kunder

Innhold

Den enkeltes ansvar for egen arbeidsplass

• Automatiseringskappløpet – Et problem eller en mulighet?

• Hvordan er kontoret «skrudd sammen»

• Hvordan skape klima for rådgivning?

• Den enkeltes ansvar for egen arbeidsplass og utvikling

Er regnskapskontoret rigget for

dagens og morgendagens leveranse?

• Er vårt kontor pr. i dag tilpasset kundenes behov?

• Har vi brukt en lik mal for samarbeidet for alle?

• Har vi forstått at kundens ståsted og behov kan være svært forskjellig?

• Har vi fulgt tilstrekkelig med i den automatiseringsprosessen vi er midt

oppe i?

• Kan vi tilby de som ønsker det tilstrekkelige tjenester på

hensiktsmessig plattform?

• Har vi forstått at automatiseringen vil føre til et prispress på

grunnproduksjonen?

Teknologi og regnskapsbransjen

• Teknologien er vår bransjes beste venn, største trussel og gir samtidig

store muligheter for levering av nye tjenester

• Automatisering av regnskapstjenester er i dag et faktum!

• Mange har kommet langt med automatiseringen

• Mye av grunnproduksjonen er det nå mulig å automatisere

• Det reduserer tidsforbruket til disse arbeidsoppgavene radikalt!

• Vurder de plattformer kontoret i dag disponerer?

• Er dere proaktive nok til å overleve?

• Får kunder som forventer moderne løsninger fortsatt tradisjonelle

tjenester?

De viktige medarbeiderne

• Hvordan er arbeidsstokken skrudd sammen?

• Kan vi tilby et variert nok tilbud gjennom våre ansatte

• Bransjen er i rivende utvikling; Vi trenger de yngre/»dataflinke»

• Samtidig er det behov for «seniorkompetanse» på en rekke områder

• En god mix i alder og bakgrunn er ofte en god medisin

• Er du en leder som er sliten og ønsker å «beholde det gamle»?

• Muligens er det best både for deg og de andre å slippe nye krefter til

Ny teknologi påvirker

regnskapsbransjen

Bilags -

mottak

Avstemming -

kontrollRegistrering

Rådgivning -

kundebehandling

Avslutning - Årsoppgjør

Kan automatiseres i stor grad!

Hvordan bli en bedre rådgiver?

Hva legger vi i ordet rådgivning?

• Rådgivning trenger ikke være noe vanskelig eller skremmende!

• Alle som har saksbehandleransvar bør kunne gi enkle

lønnsomhetsorienterte råd;

• ”Telefonkostnadene har steget med 27% sammenlignet med i fjor.

Har du kontroll på bruken av mobiltelefoner på huset?”

• ”Be om samlefaktura fra hovedleverandøren din slik at vi unngår så

mange transaksjoner”

• ”Bruttofortjenesten er redusert med 7%. Er det noen fornuftig

forklaring til dette?. Dette utgjør pr. 31.08 kr. 123.000 i dårligere

resultat for selskapet sammenlignet med i fjor

Trygghetssonen

Trygghetssonen

Vår trygghetssone utsettes stadig for press; Det kan være

forskjellige områder og spesielt mye fra ett område

Hvordan øke din trygghetssone

1. Kunnskap (Skaffe oss kunnskap)

2. Støtte

3. Evne/føle å ha kontroll

4. Ville gjøre det for egen del

5. Ha egne mål som ligger litt utenfor trygghetssonen

Du må ta litt ansvar for egen utvikling for å få til dette;

Være nysgjerrig på noe nytt – våge å prøve

Er du en torneroseansatt?

Forventer du at andre skal passe på at din kunnskap øker?

Tar du selv initiativ til å øke egen kunnskap?

Din jobb – ditt ansvar!

Er du kvalifisert til å ha ansvaret for en egen portefølje i dag?

Kan du ta en dialog med kunden på beholdningsendringer og

bruttofortjeneste ?

Skal du ha ansvar for egen portefølje må du tilegne deg

selvfølgelighetene!

Hva oppfattes som selvfølgeligheter på din arbeidsplass?

Krav til saksbehandler

• Ut fra bilagene; Hvilke lønnsomhetsorienterte råd kan du gi?

• Hvordan fungerer du som saksbehandler i dag?

• Saksbehandleren er i alt for stor grad opptatt av regnskapet; Saldobalansen riktig avstemt og periodisert

• Her er saksbehandler trygg – dette beherskes og er lett å fokusere på!

• DETTE ER IKKE PÅ KUNDENS BANEHALVDEL!

Opplevelsen

• Kunden tiltrekkes i stor grad av opplevelsen, og i mindre grad

av produktet

• Produktet må være der, og det forventes at produktet er der!

• For å bygge en virkelig god relasjon må kunden oppleve av vi

gir noe unikt.

• Hvor kan du være unik for kunden?

• Første gangs kontakt; Kunden følte seg meget viktig og

velkommen!

Opplevelsen forts.

Materielle

Produkt

Service

Opplevelse-relasjonsbygging

Alle har det, må være der

Forventes, og må være der

Lite fokus hos mange

Samarbeid med kunden

• Husk at kanskje 80 % av de oppgaver du utfører for en kunde,

verken ser eller interesserer kunden seg for. Innpakningen og

samarbeidet blir visualisert gjennom hvordan du presenterer de

siste 20%

• Kundekontakten og gjennomgangen er helt sentral

• Kunden er ikke interessert i saldobalansen

• Han/henne ønsker en trygg leveranse og rapporter som viser

hvordan økonomien i virksomheten er og kan forbedres.

Har du lært deg å bli elsket?

Det er ikke så vanskelig å bli elsket i regnskapsbransjen

Stikkordene er:

• Omsorg

• Vis at du bryr deg og er opptatt av kunden

• Ta en telefon og spør hvordan det går

• Sett deg inn i hva kunden jobber med og dennes hverdag

• Vis at kunden er viktig for deg

• Gi noen enkle råd som gjør økonomiadministrasjonen enklere

• Gi noen enkle lønnsomhetsorienterte råd

DA BLIR DU ELSKET!

Krav til en autorisert ansatt

• Hva er pr. i dag forskjellen i arbeidsdagen til en uautorisert og en

autorisert saksbehandler. Disse dagene er pr. i dag for mange

svært like!

• Den autoriserte saksbehandler er pr. i dag i alt for stor grad

produserende

• Autorisasjonsansvaret og kundeoppfølgingen blir det for liten tid til

• Tidsforbruket på grunnproduksjonen må vris over i mer

rådgivende produkter

• Hvorfor ikke ut fra tidsregistreringssystemet måle hva

omsetningen til den enkelte består av og sette mål for ønsket

endring

Eksempel på selvfølgeligheter i

regnskapsbransjen

• Beherske Excel, Word

• Beherske e-mail med vedlegg

• Bruke Outlook, eller andre verktøy i planlegging av arbeidsoppgaver/avtaler

• Kunne periodisere et perioderegnskap; Beholdningsvurderinger, periodisering av inntekter og kostnader

• Uttrykke seg skriftlig overfor kunden

• Ha en dialog med kunden på for eksempel korrekt beholdning pr. periodeslutt

• Hvor mye skal varelageret være for å opprettholde forventet bruttofortjeneste?

Selvfølgeligheter forts.

• Kunne skrive utkast til skriftlige kommentarer til perioderegnskapet

• Klarer du å gi kunden enkle praktiske lønnsomhetsorienterte råd?

• Klarer du å skape en god relasjon til kunden?

• Behersker du teknikken rundt byråets rapporteringsrutiner

• Behersker du teknikken med de datatekniske løsninger byrået i dag

benytter? (Rapportsenter, Windowsmapper med arkivering, Autopay,

Autoinvoice, elektroniske kasser og reiseregningssystemer

• Riktig bruk av kundebehandlingssystem etc.

Hvordan er du rustet til å møte en

stadig mer databasert bransje?

Dette spørsmålet lar jeg henge litt i luften?

Vurder litt i etterkant av kurset!

Ansiennitet?

I de fleste organisasjoner er dette i dag et ikketema

Det vil også svært ofte være et ikketema i vår bransje

Hvorfor?

Fordi behovet for ny kunnskap – økende kompetansebehov vil

overskygge hensynet til ansiennitet

Ønsk de nye velkommen!

Innser vi at nyansettelse er nødvendig for å trygge vår arbeidsplass?

Finn din plass på laget!

Ønsker du å beherske mer er det glimrende!

DU må ta initiativet til å forbedre deg, og følge med i utviklingen!

Vær realistisk til egen stilling

Dette kan være en brutal øvelse;

Hvordan er oppgavene dine i dag?

Hvordan behersker du disse oppgaver pr. i dag?

Hva blir dine oppgaver i ”morgen”?

Har noen fortalt deg hva du er god på, og hva du bør forbedre deg på?

Vær realistisk til egen stilling

Innser du at dine basisoppgaver kan krympe vesentlig i de nærmeste år?

I så fall; Hva ønsker du å gjøre med det? Hvilken plass ser du for deg i

denne organisasjonen videre?

Er du sikker på at målene er i samsvar med hva du er villig til å legge ned

for å sikre din posisjon/arbeidsplass?

Kartlegg dine egne mangler!

Hvilke områder må du bli bedre på i forhold til selvfølgelighetene?

Ta tak i situasjonen og gjør noe med det

Kopier de som er gode rundt deg!

Våg å spørre – Press deg til å ta initiativ!

Kunden i fokus – ditt ansvar

Klarer du å få kunden til å oppleve deg som viktig, omsorgsfull, virkelig

interessert?

Vil kunden føle at det er deg han skal ringe til for å få løst sine

problemer?

Rollemodellene er som oftest dine kollegaer

Be om læring og vår å be om hjelp til egen utvikling

UNIK

• Hvor kan vi være unike?

• Hva kan vi gjøre for at kunden får en god opplevelse med nettopp å

bruke oss?

• Vi må velge oss noen sentrale punkter som vi skal være spesielt

gode på og som gir kunden denne gode opplevelsen ved å bruke

oss

• Hva er spesielt viktig akkurat for denne kunden? Hvordan kan jeg

serve han/henne på dette og gi kunden positive opplevelser

Får du for liten oppfølging i egen

organisasjon?

Våg å si fra!

Gi klar beskjed om hvilke områder du ønsker å bli bedre på og hva du

ikke behersker!

Bidra til at du får kunnskap gjennom andre ansatte

Det er hovedsakelig ditt ansvar å sørge for at det finnes relevante

arbeidsoppgaver som du behersker også om 3-5 år

Tar du ikke dette ansvaret kan du lett bli blant de som fases ut!

Avslutning – Hvordan få økt fokus

på rapportering og rådgivning?

• Sett opp en liste over tiltak/arbeidsoppgaver i prioritert rekkefølge

• Sett av tid til gjennomgang på kontoret

• Avtale og planlegg faste rapporteringsperioder til kunden (Jfr.

oppdragsavtalen)

• Gi støtte til de som skal endre sine omsetningssøyler

• Vær konkrete og detaljerte

• Dette skal ikke være noe hokus pokus!

Og så kanskje det viktigste;

Sørg for å få aksept for å sette av NØDVENDIG TID til dette arbeidet

Spørsmål?

Helge Mass Andersen

Autorisert RF/Seniorkonsulent

Telefon: 95769788

E-post:

helge.mass.andersen@accountor.no