dokoni FIND Insight JA GDPR Ota tieto haltuusi

Tietojen hallinta on ensimmäinen askel asetuksen noudattamisessa. dokoni FIND Insightin avulla voit luoda raportteja, jotka perustuvat kaikkiin dokoni FIND -alustalla indeksoimiisi tietoihin. Tiedot voivat olla tallennettuna eri tyyppisissä lähdejärjestelmissä, kuten tiedostopalvelimet, Exchange-, SharePoint-, CRM- ja ERP-järjestelmät sekä monet muut ympäristöt.

dokoni FIND Insight ja GDPR

dokoni FIND Insight JA GDPR

- Monikielisesti tuettu henkilötietojen poiminta- Ennalta määritetyt raportit GDPR:lle- Ajoita automaattiset raportit- Raporttien vienti CSV-, Excel- tai PDF-muodossa- Muokattavat raportit, kenttiä voidaan lisätä ja poistaa

halutulla tavalla- Raporttien visualisointi kaavioita, ympyräkaavioita ja

muun tyyppisiä kuvaajia käyttäen- Raporttien vertailu tietoaineistoon tehtyjen muutosten

löytämiseksi

- Edistyksellinen käyttäjienhallinta- Tarkastusloki (Audit Trail)

MITÄ GDPRTARKOITTAA?25. toukokuuta 2018 tulee voimaan uusi EU:n tieto-suoja-asetus (General Data Protection Regulation, GDPR). Tämä asetus vaikuttaa kaikkiin paikallisiin yksityisyyden suojaa koskeviin lakeihin ja se koskee kaikkia organisaatiota, jotka käsittelevät ja säilyttävät EU:n kansalaisten henkilötietoja. Asetus antaa työntekijöille ja loppuasiakkaille entistä paremmat mahdollisuudet omien henkilötietojensa hallintaan ja varmistaa, että tiedot säilytetään turvallisesti. Samalla heillä on oikeus rajoittaa tai pyytää poistamaan tunnistettavat henkilötiedot, joita organsaatio on heistä tallentanut.

MILLAISIA HENKILÖTIETO-JA GDPRKOSKEE?- Perushenkilötiedot, kuten nimi,

osoite ja henkilötunnukset- Internetin käyttöön liittyvät tiedot,

kuten sijainti, IP-osoite, evästeiden sisältämät tiedot ja RFID-tunnisteet

- Terveyttä ja perimää koskevat tiedot- Biometriset tiedot- Rotua tai etnistä alkuperää koskevat tiedot- Poliittiset mielipiteet- Seksuaalinen suuntautuminen

dokoni FIND Insight JA GDPR

MITEN dokoni FIND TUKEE GDPR:N VAATIMUSTEN NOUDATTAMISTA? Oikeus tietoon

Yksityishenkilöt ovat oikeutettuja saamaan ne tiedot, mihin tietoja käytetään, missä tietoja säilytetään ja mitä tarkoitusta varten heidän tietojaan ylläpidetään. Jos EU:n kansalainen haluaa saada tiedot, organisaation on toimitet-tava hänelle niistä sähköisessä muodossa olevat kopiot.

dokoni FIND Insightin avulla löydät kaikki dokumentit, jotka sisältävät henkilötietoja ja näet dokumenttien sijainnin yhden käyttöliittymän kautta. Samasta käyttöliittymästä voit tuottaa raportin, joka voidaan viedä jatkokäsittelyä varten CSV-, PDF- tai Excel-muotoon. Sinun tarvitsee vain valita, mistä haluat saada raportin, niin saat selkeän kuvan siitä, mitä tietoja olet tallentanut. Raportti voidaan viedä jatkokäsittelyä varten Excel-muotoon tai raportointia varten pyynnön esittäneelle henkilölle.

Oikeus tietojen siirrettävyyteen

Oikeus tietojen siirrettävyyteen antaa yksityishenkilöille mahdollisuuden vastaanottaa ja käyttää eri palveluissa olevia tietoja uudelleen omiin tarkoituksiinsa.

Kun kaikki poimitut henkilötiedot on indeksoitu, dokoni FIND Insightia voidaan käyttää näiden tietojen keräämiseen luettavissa olevaan muotoon, kuten CVS-, PDF- tai Excel-tiedostoon. Voit lisätä kenttiä, kuten henkilön nimi, osoite, puhelin ja sähköpostiosoite, ja poimia tarvitsemasi tiedot.

Velvollisuus ilmoittaa mahdollisesta tieto-suojaloukkauksesta

Tietosuojarikkomuksen tapahduttua organisaatioiden on annettava siitä ilmoitus tietosuojaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa loukkauksen tapahtumisesta. Yksityishenkilöillä on myös oikeus saada ilmoitus heidän henkilötietojaan koskevan suojan rikkomisesta. Ilmoituksessa on oltava tiedot siitä, minkä tyyppisiä tietoja on paljastunut, tietueiden lukumäärä ja niiden yksityishenkilöiden lukumäärä, joita asia koskee.

Jos arvelet, että organisaatiosi on joutunut tietosuojarikko-muksen kohteeksi, voit dokoni FIND Insightin avulla tuottaa raportin, jossa mainitaan kaikki tietueet, joiden sisältämät pankkitilin numerot, sosiaaliturvatunnukset ja muut tunnistettavissa olevat tiedot ovat paljastuneet. Tämän lisäksi sinulla on mahdollisuus tunnistaa tietolähteet, mistä tiedot ovat paljastuneet.

KERÄYSERILAISTEN DOKUMENTTITYYPPIENKERÄÄMINEN (XLSX,PDF, PPT, TXT, DOCX)MISTÄ TAHANSATIETOLÄHTEESTÄ

ANALYSOINTIKAIKKIEN INDEKSOI-TUJENDOKUMENTTIEN ANALYSOINTI

TUNNISTAMINENTUNNISTETTAVIEN HENKILÖTIETOJEN TUNNISTAMIN

TIETOJEN POIMINTAOLENNAISTEN TIETOJEN POIMIMINEN RAPORTTEIHIN

TYÖNKULKU

dokoni FIND-alustan on tuottanut VirtualWorks -www.virtualworks.com

RAPORTOINTIAJOITETTU RAPORTOINTI

pdf

csvxlsx

12/2

017Konica Minolta Business Solutions Finland Oy Keilaranta 10 E 02150 Espoo www.konicaminolta.fi