Dokumen Perancangan Pengujian Penerimaan ero.upm.edu.my/pdf/Panduan_Pengguna_Sistem_RO_Full.pdf5.0 MODUL KERANI PTJ : ... 20.0 MODUL LAPORAN : LAPORAN PEJABAT BURSAR DAN ADMIN SISTEM. Modul Laporan ini hanya terdapat pada

  • Published on
    30-Apr-2018

  • View
    216

  • Download
    2

Embed Size (px)

Transcript

  • 1

    PANDUAN PENGGUNA

    Sistem Pemohonan

    Pembelian (RO)

    Versi 2.0

    1 Mac 2018

    Oleh:

    Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi (iDEC)

    Universiti Putra Malaysia

  • 2

    Kandungan

    PENGENALAN .................................................................................................................................................................................................................................................... 4

    1.0 LOGIN SISTEM RO ........................................................................................................................................................................................................................................ 5

    2.0 KATEGORI PENGGUNA ................................................................................................................................................................................................................................ 7

    3.0 MODUL PEMOHON : PAPARAN UTAMA. ..................................................................................................................................................................................................... 8

    4.0 MODUL PEMOHON : BORANG PERMOHONAN. ........................................................................................................................................................................................... 9

    5.0 MODUL KERANI PTJ : PAPARAN UTAMA. .................................................................................................................................................................................................. 11

    6.0 MODUL KERANI PTJ : SEMAKAN BORANG PERMOHONAN. ....................................................................................................................................................................... 12

    7.0 MODUL PENGESAHAN : PAPARAN UTAMA. .............................................................................................................................................................................................. 14

    8.0 MODUL PENGESAHAN : PENGESAHAN PEGAWAI PENGESAH. ................................................................................................................................................................... 15

    9.0 MODUL KELULUSAN : PAPARAN UTAMA. ................................................................................................................................................................................................. 16

    10.0 MODUL KELULUSAN : KELULUSAN PEGAWAI PELULUS. ........................................................................................................................................................................... 17

    11.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PENGGUNA MENU ADMIN SISTEM........................................................................................................................................................... 18

    12.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PENGGUNA PAPARAN UTAMA. ................................................................................................................................................................ 19

    13.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PENGGUNA PENDAFTARAN PENGGUNA. ................................................................................................................................................. 20

    14.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PENGGUNA KEMASKINI DAFTAR PENGUNA. ............................................................................................................................................ 21

    15.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PUSAT KOS MENU ADMIN SISTEM. .......................................................................................................................................................... 22

    16.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PUSAT KOS PAPARAN UTAMA DAFTAR PUSAT KOS. ................................................................................................................................ 23

    17.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PUSAT KOS PENDAFTARAN PUSAT KOS. ................................................................................................................................................... 24

    18.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PUSAT KOS KEMASKINI DAFTAR PUSAT KOS. ........................................................................................................................................... 25

    19.0 MODUL LAPORAN : LAPORAN KERANI PTJ. ............................................................................................................................................................................................. 26

  • 3

    20.0 MODUL LAPORAN : LAPORAN PEJABAT BURSAR DAN ADMIN SISTEM. ................................................................................................................................................... 27

    21.0 MODUL LAIN : CETAKKAN RINGKASAN PENYATA (R.O). .......................................................................................................................................................................... 28

    22.0 MODUL LAIN : KLON RO .......................................................................................................................................................................................................................... 31

    22.0 MODUL LAIN : INTEGRASI SAGA. ............................................................................................................................................................................................................. 33

    22.0 MODUL LAIN : SEMAKAN BAKI. ............................................................................................................................................................................................................... 34

  • 4

    PENGENALAN

    Sistem ini dibangunkan bertujuan untuk memudahkan urusan pemohonan perolehan yang sebelum ini dibuat secara manual (off-

    line) kepada pemohonan secara atas talian. Terdapat beberapa modul yang terlibat iaitu:

    a. Modul Pemohonan Paparan Pemohonan.

    b. Modul Pemohonan Borang RO.

    c. Modul Semakan Paparan Kerani PTJ.

    d. Modul Semakan Semakan Borang RO.

    e. Modul Pengesahan Paparan Pegawai Pengesah.

    f. Modul Pengesahan Pengesahan Pegawai Pengesah.

    g. Modul Kelulusan Paparan Pegawai Pelulus.

    h. Modul Kelulusan - Kelulusan Pegawai Pelulus.

    i. Modul Tetapan Pendaftaran Pengguna Sistem.

    j. Modul Tetapan Pendaftaran Pusat Kos.

    k. Modul Laporan Laporan Kerani PTJ.

    l. Modul Laporan Laporan Pejabat Bursar.

    m. Modul Lain Ringkasan Penyata (R.O).

    n. Modul Lain Klon RO.

    o. Modul Lain Integrasi Ke SAGA.

    p. Modul Lain Semakan Baki.

    Skop Perolehan : Hanya untuk Pembelian Terus sehingga RM20,000 sahaja dan tidak melalui ePerolehan (eP).

  • 5

    1.0 LOGIN SISTEM RO

    1. Taipkan URL sistem iaitu

    http://ero.upm.edu.my

    pada pelayar internet.

    2. Laman hadapan sistem RO

    akan dipaparkan.

    3. Klik pada logo

    Paparan berikut dipaparkan.

  • 6

    Seterusnya :

    1. Masukkan UPM ID

    2. Masukkan Kata laluan

    3. Klik Login untuk proses masuk

    ke sistem.

    3

    2

    1

  • 7

    2.0 KATEGORI PENGGUNA

    Terdapat 6 kategori pengguna di dalam sistem ini. Kategori tersebut ialah

    1. Pemohon

    2. Kerani PTJ

    3. Pegawai Pengesahan

    4. Pegawai Pelulus

    5. Pejabat Bursar

    6. Pentadbir Sistem (Admin Sistem)

    Terdapat juga status permohonan yang perlu diketahui oleh pemohon, kerani PTJ, Pegawai Pengesahan, Pegawai Pelulus, Pejabat Bursar dan Pentadbir Sistem

    iaitu :

    Bil Kod Status Ringkasan Kod Status Keterangan Kod Status Peringkat

    1. PN BARU PEMOHON TELAH MENGHANTAR (SUBMIT) KEPADA KERANI PTJ. Pemohon

    2. PI TIDAK LENGKAP PEMOHON TIDAK MELENGKAPKAN PEMOHONAN ATAU

    PEMOHONAN BELUM DISUBMIT KEPADA KERANI PTJ.

    Pemohon

    3. KC TELAH DISEMAK KERANI PTJ TELAH MEMBUAT SEMAKKAN. Kerani PTJ

    4. KR DIPULANGKAN KEPADA PEMOHON KERANI PTJ PULANGKAN SEMULA KEPADA PEMOHON. Kerani PTJ

    1. SR TIDAK DISAHKAN PEGAWAI PENGESAH TIDAK MENGESAHKAN PEMOHONAN. Pegawai Pengesah

    2. SV TELAH DISAHKAN PEGAWAI PENGESAH TELAH MENGESAHKAN PEMOHONAN. Pegawai Pengesah

    3. LA TELAH DILULUSKAN PEGAWAI PELULUS TELAH MEMBERI KELULUSAN. Pegawai Pelulus

    4. LR TIDAK DILULUSKAN PEGAWAI PELULUS TIDAK MEMBERI KELULUSAN. Pegawai Pelulus

  • 8

    3.0 MODUL PEMOHON : PAPARAN UTAMA.

    1.Menu yang tersendiri :

    - Dashboard (Default Page).

    - Peranan : PEMOHON.

    - Borang Pemohonan

    - Semakan Baki

    - Panduan Pengguna

    2.Profil staf berdasarkan kerja

    hakiki.

    3.Senarai Pemohonan yang

    memaparkan senarai RO dengan

    fungsi Tindakan (Lihat borang RO),

    Mencetak ; dan Klon (mengambil

    RO sedia ada untuk digunakan

    semula.

    1

    2

    3

  • 9

    4.0 MODUL PEMOHON : BORANG PERMOHONAN.

    1.Klik Borang Permohonan

    2.Masukkan no telefon.

    3. Tarikh Mohon. (default)

    4. Tarikh Diperlukan.

    5. Masukkan keterangan

    perolehan.

    6. Masukkan kuantiti

    perolehan.

    7. Anggaran harga tanpa GST

    (Seunit).

    8. Anggaran harga tanpa GST.

    9. Klik jika melibatkan harga

    GST.

    10. Klik Tambah jika ada

    penambahan perolehan atau

    keterangan.

    1

    2 3

    4

    5

    6

    7

    8 9

    10

  • 10

    11. Amaun Dengan GST (Jika

    ada), Jumlah Amaun Dengan

    GST ; dan Jumlah tanpa GST.

    12. Pilih Pusat Kos yang

    terlibat dan secara automatik

    pada pada maklumat PTJ

    yang berkaitan akan

    dipaparkan.

    13. Masukkan Vot

    Peruntukkan.

    14. Masukkan SEBAB-SEBAB

    DIPERLUKAN.

    15. Klik Simpan untuk

    menyimpan maklumat. Nota:

    Maklumat tidak akan

    dihantar (submit) ke kerani

    PTJ dan maklumat masih

    boleh dikemaskini.

    16. Klik Hantar untuk

    menyimpan maklumat dan

    menghantar (submit) ke

    kerani PTJ.

    16. Klik Batal jika tidak mahu

    meneruskan perolehan ini.

    12

    13

    14

    15

    16

    11

    17

  • 11

    5.0 MODUL KERANI PTJ : PAPARAN UTAMA.

    1.Menu yang tersendiri :

    - Dashboard (Default Page).

    - Peranan : KERANI.

    - Tukar Peranan: PEMOHON.

    - Laporan.

    - Semakan Baki.

    - Panduan Pengguna.

    2.Profil staf berdasarkan kerja

    hakiki.

    3.Senarai Pemohonan yang

    memaparkan senarai RO dari

    pemohon.

    4. Carian No RO.

    5.Klik ikon Tindakan untuk

    melihat RO yang di submit oleh

    pengguna.

    6.Klik ikon mencetak untuk

    membuat cetakan.

    1

    3

    2

    6

    5

    4

  • 12

    6.0 MODUL KERANI PTJ : SEMAKAN BORANG PERMOHONAN.

    Bagi tujuan semakan, klik ikon

    Tindakan untuk melihat RO yang

    di submit oleh pengguna.

    1.Klik ikon UNTUK SEMAKAN bagi

    meneruskan proses perolehan

    ini. Paparan seterusnya akan

    dipaparkan.

    2.Klik ikon TIDAK DISAHKAN

    untuk TIDAK meneruskan proses

    perolehan ini. Satu mesej

    ULASAN dipaparkan dan

    maklumat perlu diisi.Proses

    perolehan tamat dengan status

    di pemohon DIPULANGKAN

    KEPADA PEMOHON.

    1

    2

  • 13

    Klik ikon UNTUK SEMAKAN bagi

    proses seterusnya.

    1.Masukkan Nama Pembekal.

    Maklumat ID Pembekal, Alamat1,

    Alamat2, Alamat3 dan Alamat4

    dipaparkan secara automatik.

    2.Masukkan maklumat yang

    diperlukan.

    3. Masukkan PC Distribution (jika

    ada). Klik ikon bagi

    penambahan PC Distribution.

    Tekan dan keterangan akan

    keluar secara automatik.

    4.Masukkan GL Distribution (jika

    ada). Klik ikon bagi

    penambahan GL Distribution.

    Tekan dan keterangan akan

    keluar secara automatik.

    5.Klik ikon OK untuk tujuan

    simpan.

    6.Klik ikon CANCEL untuk tidak

    meneruskan proses.

    1

    2

    6

    5

    3

    4

  • 14

    7.0 MODUL PENGESAHAN : PAPARAN UTAMA.

    1.Menu yang tersendiri :

    - Dashboard (Default Page).

    - Peranan : PEGAWAI PENGESAH.

    - Tukar Peranan: PEMOHON.

    - Semakan Baki.

    - Panduan Pengguna.

    2.Profil staf berdasarkan kerja

    hakiki.

    3.Senarai Pemohonan yang

    memaparkan senarai RO dari

    pemohon yang telah disemak oleh

    kerani PTJ.

    4. Carian No RO.

    5.Klik ikon Tindakan untuk melihat

    RO yang disahkan oleh kerani PTJ.

    1

    3

    2

    5

    4

  • 15

    8.0 MODUL PENGESAHAN : PENGESAHAN PEGAWAI PENGESAH.

    Bagi tujuan Pengesahan :

    1.Buat pilihan

    2.Jika pilihan adalah ,

    kotak ulasan akan dipaparkan dan

    masukkan ulasan.

    2.Klik ikon .

    1

    3

    2

  • 16

    9.0 MODUL KELULUSAN : PAPARAN UTAMA.

    1.Menu yang tersendiri :

    - Dashboard (Default Page).

    - Peranan : PEGAWAI PELULUS.

    - Tukar Peranan: PEMOHON.

    - Semakan Baki.

    - Panduan Pengguna.

    2.Profil staf berdasarkan kerja

    hakiki.

    3.Senarai Pemohonan yang

    memaparkan senarai RO dari

    pemohon yang telah disemak oleh

    kerani PTJ.

    4. Carian No RO.

    5.Klik ikon Tindakan untuk melihat

    RO yang disahkan oleh Pegawai

    Pengesah.

    1

    3

    2

    5

    4

  • 17

    10.0 MODUL KELULUSAN : KELULUSAN PEGAWAI PELULUS.

    Bagi tujuan Kelulusan :

    1.Buat pilihan

    2.Jika pilihan adalah ,

    kotak ulasan akan dipaparkan dan

    masukkan ulasan.

    2.Klik ikon .

    1

    3

    2

  • 18

    11.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PENGGUNA MENU ADMIN SISTEM.

    Modul Tetapan : Daftar Pengguna

    hanya terdapat pada peranan

    ADMIN SISTEM sahaja.

    1.Klik pada

    dan ikon akan

    dipaparkan.

    2. Klik ikon

    dan paparan utama Daftar

    Pengguna akan dipaparkan.

    1

    2

  • 19

    12.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PENGGUNA PAPARAN UTAMA.

    Modul Tetapan : Daftar Pengguna

    hanya terdapat pada peranan ADMIN

    SISTEM sahaja.

    1.Carian no staf

    dan klik bagi tujuan carian dan

    pendaftaran pengguna yang akan

    diberi peranan. Bagi peranan

    PEMOHON tidak perlu didaftarkan

    kerana maklumat diambil dari staf

    yang aktif.

    2. Carian Pendaftaran Pengguna yang

    telah didaftarkan.

    3.Senarai Pendaftaran Pengguna

    yang telah didaftarkan.

    4.Tindakan bagi mengemaskini

    maklumat berkaitan Peranan,

    Jabatan dan Status.

    Nota : Tiada fungsi hapus (delete)

    dalam modul tetapan ini.

    1

    3

    4

    2

  • 20

    13.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PENGGUNA PENDAFTARAN PENGGUNA.

    Modul Tetapan : Daftar Pengguna

    hanya terdapat pada peranan ADMIN

    SISTEM sahaja.

    1.Masukkan no staf

    dan klik ikon .

    2. Maklumat staf akan dipaparkan.

    3. Pilih peranan.

    4. Pilih Jabatan.(Jika PTJ tiada

    Jabatan, pilih nama PTJ.

    5.Klik ikon .

    Nota : Jika carian no staf telah wujud

    di dalam sistem ini, HANYA

    maklumat staf sahaja yang akan

    dipaparkan.

    1

    3

    4

    2

    5

  • 21

    14.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PENGGUNA KEMASKINI DAFTAR PENGUNA.

    Modul Tetapan : Daftar Pengguna

    hanya terdapat pada peranan ADMIN

    SISTEM sahaja.

    1.Klik ikon pada ruang TINDAKAN.

    2.Maklumat staf akan dipaparkan.

    3.Kemaskini peranan.

    4.Kemaskini Jabatan.

    5.Kemaskini Status.

    6. Klik ikon untuk

    menyimpan maklumat yang telah

    dibuat perubahan.

    Nota : Tiada fungsi hapus (delete)

    dalam modul tetapan ini.

    1

    3

    4

    2

    5

    6

  • 22

    15.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PUSAT KOS MENU ADMIN SISTEM.

    Modul Tetapan : Daftar Pusat Kos

    hanya terdapat pada peranan

    ADMIN SISTEM sahaja.

    1.Klik pada

    dan ikon akan

    dipaparkan.

    2. Klik ikon

    dan paparan utama Daftar Pusat

    Kos akan dipaparkan.

    1

    2

  • 23

    16.0 MODUL TETAPAN : DAFTAR PUSAT KOS PAPARAN UTAMA DAFTAR PUSAT KOS.

    Modul Tetapan : Daftar Pusat Kos

    hanya terdapat pada peranan ADMIN

    SISTEM sahaja.

    1.Carian no staf

    dan klik bagi tujuan carian dan

    pendaftaran pusat kos.

    2. Carian Daftar Pusat Kos yang telah

    didaftarkan kepada pengguna.

    3.Senarai Pendaftaran Pengguna

    yang telah didaftarkan.

    4.Tindakan bag...