Dr. Pétery Kristóf: Excel XP gyorsreferencia – magyar nyelvakonyv.hu/excel_elemei/excel_2002_referencia_minta.pdf · 2008-09-28 · Dr. Pétery Kristóf: Excel XP gyorsreferencia

2

Dr. Pétery Kristóf: Excel XP gyorsreferencia – magyar nyelvű változat

Minden jog fenntartva, beleértve bárminemű sokszorosítás, másolás és közlés jogát is. Kiadja a Mercator Stúdió Felelős kiadó a Mercator Stúdió vezetője Lektor: Gál Veronika Szerkesztő: Pétery István Műszaki szerkesztés, tipográfia: Dr. Pétery Kristóf ISBN 963 9430 29 3 © Dr. Pétery Kristóf PhD, 2003 © Mercator Stúdió, 2003 Mercator Stúdió Elektronikus Könyvkiadó 2000 Szentendre, Harkály u. 17. T/F: 06-26-301-549 06-30-30-59-489

TARTALOM 3


TARTALOM TARTALOM ................................................................................3

ELŐSZÓ......................................................................................9

AZ EXCEL ALAPJAI ................................................................11

Új Microsoft Office szolgáltatások ..........................................11 Mindennapos feladatok ......................................................11 Adatvédelem ......................................................................16 Webdokumentumok ...........................................................16 Nyelvekhez kapcsolódó szolgáltatások ..............................18 Hibamegelőzés és helyreállítás..........................................18

Excel újdonságok...................................................................20 Adatimportálás ...................................................................20 Képletek és függvények .....................................................22 A munkalap és a munkafüzet formázása............................25 Egyéb újdonságok..............................................................26 Az Excel nyelvfüggő szolgáltatásai ....................................28 Adatvédelem ......................................................................29

A program környezete............................................................30 Szoftverkörnyezet, ablakok, menük....................................32 Párbeszédpanelek és parancsok .......................................36

Fogalmak magyarázata .........................................................38 Automatikus számolás ...........................................................40

MUNKAFÜZETEK.....................................................................42

A kezdő munkalapok..............................................................42 A cellák ..................................................................................45

Mozgás a cellák között, kijelölések.....................................45 Adatbevitel .............................................................................50

Cellák csoportos kitöltése...................................................51 Cellák automatikus feltöltése..............................................53

MENÜSZERKEZET...................................................................56

Fájl menü ...............................................................................56

4 TARTALOM


Új dokumentum Ctrl+N ....................................................57 Megnyitás Ctrl+O ...........................................................57 Bezárás ..............................................................................59 Mindent bezár.....................................................................59 Mentés Ctrl+S ...........................................................59 Mentés másként F12 .......................................................59 Mentés weblapként ............................................................59 Munkaterület mentése........................................................59 Keresés ..............................................................................60 Megtekintés weblapként .....................................................60 Oldalbeállítás......................................................................60 Nyomtatási terület ..............................................................60 Nyomtatási kép...................................................................60 Nyomtatás Ctrl+P ...........................................................60 Küldés ................................................................................61 Adatlap ...............................................................................62 Kilépés Alt+F4 ...........................................................62

Szerkesztés menü .................................................................62 Visszavonás Ctrl+Z vagy Alt+Backspace .......................62 Ismét Ctrl+Y vagy F4 ....................................................62 Mégis Ctrl+Y vagy F4 ....................................................62 Kivágás Ctrl+X vagy Shift+Del...................................63 Másolás Ctrl+C vagy Ctrl+Ins.....................................63 Office vágólap ....................................................................63 Beillesztés Ctrl+V vagy Shift+Ins ...................................64 Irányított beillesztés............................................................64 Beillesztés hiperhivatkozásként..........................................64 Kitöltés................................................................................64 Tartalom törlése .................................................................65 Törlés Ctrl+– ...................................................................65 Lap törlése..........................................................................65 Lap áthelyezése vagy másolása ........................................65 Keresés Ctrl+F vagy Ctrl+R vagy Shift+F5................65 Csere Ctrl+H ..................................................................66 Ugrás Ctrl+G ..................................................................66

TARTALOM 5


Csatolások..........................................................................66 Objektum............................................................................66

Nézet menü............................................................................67 Normál................................................................................67 Oldaltörés megtekintése.....................................................67 Munkaablak ........................................................................67 Eszköztárak........................................................................67 Szerkesztőléc .....................................................................67 Állapotsor ...........................................................................68 Élőfej és élőláb ...................................................................68 Megjegyzések ....................................................................68 Egyéni megjelenítések .......................................................68 Teljes képernyő ..................................................................68 Nagyítás .............................................................................69

Beszúrás menü ......................................................................69 Cellák .................................................................................69 Sorok..................................................................................69 Oszlopok ............................................................................69 Munkalap............................................................................69 Diagram..............................................................................69 Szimbólum..........................................................................70 Oldaltörés ...........................................................................70 Függvény............................................................................70 Név.....................................................................................70 Megjegyzés Shift+F2.......................................................71 Kép.....................................................................................71 Objektum............................................................................72 Hiperhivatkozás Ctrl+K....................................................72

Formátum menü.....................................................................72 Cellák/Objektum Ctrl+1 ...................................................72 Sor......................................................................................72 Oszlop ................................................................................73 Lap .....................................................................................73 Automatikus formázás........................................................73 Feltételes formázás ............................................................73 Stílus ..................................................................................74

Eszközök menü......................................................................74

6 TARTALOM


Helyesírás F7 .................................................................74 Hibaellenőrzés....................................................................75 Automatikus javítás ............................................................75 Közös használat .................................................................75 Változások követése ..........................................................76 Munkafüzetek egyesítése...................................................76 Védelem .............................................................................76 Online közös munka...........................................................76 Célértékkeresés .................................................................77 Esetvizsgáló .......................................................................77 Képletvizsgálat ...................................................................77 Solver .................................................................................79 Eszközök a weben .............................................................79 Makró .................................................................................80 Bővítménykezelő ................................................................80 Testreszabás......................................................................81 Beállítások..........................................................................81 Adatelemzés.......................................................................81 Varázsló .............................................................................81

Adatok menü..........................................................................82 Sorba rendezés ..................................................................82 Szűrő ..................................................................................82 Űrlap...................................................................................83 Részösszegek ....................................................................83 Érvényesítés.......................................................................85 Adattábla ............................................................................85 Szövegből oszlopok ...........................................................85 Összesítés..........................................................................86 Tagolás és részletek ..........................................................86 Kimutatás vagy kimutatásdiagram......................................87 Külső adatok importálása ...................................................93 Adatfrissítés........................................................................93 MS Access űrlapba ............................................................93 MS Access jelentésbe ........................................................93 MS Access táblába.............................................................93

Ablak menü............................................................................94 Új ablak ..............................................................................94

TARTALOM 7


Elrendezés .........................................................................94 Elrejtés ...............................................................................94 Felfedés..............................................................................94 Felosztás ............................................................................94 Felosztás megszüntetése...................................................95 Ablaktábla rögzítése...........................................................95 Ablaktábla feloldása ...........................................................95

Súgó menü.............................................................................95 Microsoft Excel súgója F1 ...............................................95 Az Office Segéd megjelenítése/elrejtése............................96 Mi ez?.................................................................................96 Office a Weben...................................................................96 A termék aktiválása ............................................................96 Hibakeresés és javítás .......................................................96 Microsoft Excel névjegye....................................................96

FÜGGVÉNYEK .........................................................................97

A függvény beillesztése listából..........................................98 Adatbáziskezelő függvények ............................................102 Dátum- és időfüggvények.................................................104 DDE és külső függvények ................................................110 Információs függvények....................................................111 Kereső és hivatkozási függvények ...................................116 Logikai függvények...........................................................125 Matematikai és trigonometrikus függvények.....................126 Mérnöki függvények .........................................................141 Pénzügyi függvények .......................................................151 Statisztikai függvények .....................................................176 Szöveg- és adatfüggvények .............................................207

GYORSGOMBOK...................................................................213

Funkciógombok és kombinációik......................................213 Az Office felhasználói felület billentyűi .............................214 Intelligens címkék használata...........................................215 Megnyitás és Mentés másként párbeszédpanel...............215 Menük kezelése ...............................................................216 Az eszköztárak kezelése..................................................217

8 TARTALOM


Az ablakok és a párbeszédpanelek kezelése...................217 Adatbevitel és mozgás billentyűi ......................................220 Műveletek a cellákban vagy a szerkesztőlécen................221 Adatok formázása ............................................................222 Képletek szerkesztése és áthelyezése.............................223 Beszúrás, törlés és másolás.............................................224 Mozgás a kijelölésen belül................................................224 Kijelölések ........................................................................225 Vége üzemmód billentyűparancsai...................................226 Megadott tartalmú vagy jellemzőjű cellák kijelölése .........226 Diagramelemek kijelölése.................................................227 Mozgás és görgetés a munkafüzetben.............................228 Dokumentum nyomtatása és nyomtatási képe.................229 Adatbázisok, listák és kimutatások kezelése....................230 Kimutatástételek csoportosítása és szétbontása..............231 Adatok tagolása................................................................232 Weblapok kezelése ..........................................................232 Az Office Segéd használata .............................................232

IKONOK ..................................................................................233

Fájl kategória .......................................................................233 Szerkesztés kategória..........................................................235 Nézet kategória....................................................................237 Beszúrás kategória ..............................................................238 Formátum kategória.............................................................240 Eszközök kategória..............................................................245 Adatok kategória ..................................................................249 Ablak és súgó kategória.......................................................251 Rajz kategória ......................................................................252 Alakzatok kategória..............................................................259 Diagram kategória................................................................263 Web kategória......................................................................265 Párbeszédelemek kategória.................................................266 Vezérlők kategória ...............................................................269

IRODALOM.............................................................................271

ELŐSZÓ 9


ELŐSZÓ A Microsoft Excel táblázatkezelője széles körben elterjedt, közismert és közkedvelt program, a hasonló célú alkalmazások között méltán foglalja el a vezető helyet. A programról megjelent számos szak-könyv is bizonysága ennek. Az Excel 2002-es (vagyis 10.0-ás) vál-tozata, mint az Office XP tagja, ismét könnyebben kezelhető a ko-rábbi változatnál, hatékonyabb, kellemesebb kezelői felületet nyújt a kezdő és haladó felhasználók számára egyaránt.

A program az Office XP többi tagjával együtt biztosan felöleli a mindennapi adminisztrációs, adatkezelési, címjegyzék-, feladat- és egyéb nyilvántartási, feldolgozási tevékenységet. Az Office XP al-kalmazásai minden eddiginél jobban integrálódtak, olykor-olykor már azt is elfelejthetjük, hogy egy-egy parancs melyik program ré-sze. Gondoljunk arra, hogyan tudunk megjeleníteni és szerkeszteni Internet Explorerben Word, Excel dokumentumokat, e programok szinte teljes eszköztárának rendelkezésünkre állása mellett.

Az Excel 2002-es változatában továbbfejlesztették a web elérésé-re, vagyis Internetes állományok kezelésére és a csoportos munká-ra, valamint az adatbiztonságra, védelemre vonatkozó parancsokat. Ismét módosítottak a kezelői felületen. A menüsorok az ikonos esz-köztárakhoz hasonlóan testre szabhatók. Az Office XP-ben bárme-lyik beépített eszköztárat vagy menüt átalakíthatjuk, legördülő me-nükkel, újabb ikonokkal láthatjuk el. A képletek hivatkozásai az ed-digieknél sokkal könnyebben módosíthatók (minden tartományt más színű szegély jelez a munkalapon). A legnagyobb jelentőségű újítás a munkaablakok megjelenése, amelyek gyorsabban és könnyebben végrehajthatóvá teszik a leggyakrabban használt műveleteket, de újabb funkciókkal gyarapodott a csoportos munkavégzés eszköztá-ra, a grafikai alkalmazások köre és a képletek szerkesztése is.

Könyvünkben az Excel 2002 for Windows magyar nyelvű változa-tának legfontosabb lehetőségeit a menüszerkezet, a billentyűkombi-nációk és az ikonok alapján igyekeztünk ismertetni. Minden olyan esetre, amikor az adott problémát nem tudjuk elég világosan megér-teni ebből a könyvből, javasoljuk a program Súgó és oktató rendsze-rének, korábban megjelent terjedelmesebb kézikönyvünknek, illetve

10 ELŐSZÓ


a gyári kézikönyveknek, valamint az Irodalomjegyzékben szereplő korábbi könyveinknek áttekintését. Ezekben részletes mintapéldá-kat, feladatokat is találnak.

A könyv tördelésénél egyhasábos, álló B5-ös oldalbeállítás mel-lett döntöttünk, hogy a képernyőn jól olvasható legyen, illetve a fel-használók az Excel mellett megjelenített ablakban a táblázatkezelői munka súgójaként felhasználhassák. Ehhez állítsanak be olyan ab-lakméretet, amelyben az egyetlen hasáb jól áttekinthető. Ezt hivatott segíteni a hagyományos könyvekben alkalmazottaknál némileg na-gyobb betűméret is. Ez a könyv az ingyenes Acrobat Reader 5.0 vagy az Acrobat e-Book Reader segítségével olvasható. Akinek nincs ilyen programja, az letöltheti többek közt a www.adobe.com webhelyről is. Az ilyen típusú könyvek igen előnyös tulajdonsága, hogy a képernyőn megjeleníthető a tartalomjegyzék, amelynek + ikonjaival jelölt csomópontjaiban alfejezeteket tartalmazó ágakat nyithatunk ki. A tartalomjegyzék bejegyzései ugyanakkor ugróhivat-kozásként szolgálnak. Ha egy fejezetre akarunk lépni, akkor ele-gendő a bal oldali ablakrészben megjelenített könyvjelző-lista meg-felelő részére kattintani. Sőt az ilyen könyvek teljes szövegében ke-reshetünk.

Az itt leírtak megértéséhez és alkalmazásához különösebb szá-mítástechnikai ismeretekre nincs szükség, elegendő a Windows operációs rendszer alapfokú ismerete. A könyvet ajánljuk azoknak, akik kényelmesen, gyorsan, tetszetős formában szeretnék elkészí-teni dokumentumaikat, üzleti diagramjaikat, táblázataikat, azok ada-tainak grafikus és numerikus értékelését, amihez ezúton is sok si-kert kívánunk.

Végezetül: bár könyvünk készítése során a megfelelő gondos-sággal igyekeztünk eljárni, ez minden bizonnyal nem óvott meg a tévedésektől. Kérem, fogadják megértéssel hibáimat. Szentendre, 2003. február a szerző.

AZ EXCEL ALAPJAI 11


AZ EXCEL ALAPJAI A következőkben dokumentumnak nevezzük a szövegszerkesztővel előállított, lemezen tárolt állományt. A dokumentum formázása a „végtermék” megjelenésének kialakítását jelenti (lapméretek és irá-nyítottság, margók, hasábok, igazítások, szegélyezés, karakter-formák, a szöveg különféle kiemelése stb. beállítása).

Könyvünkben a leütendő billentyűket keretezve jelöljük, például: Enter. Az egyszerre leütendő billentyűket a továbbiakban a követ-kezőképpen jelöljük, például: Ctrl+F, míg az egymás után lenyo-mandó billentyűsorozatot: például Alt,V,O. A funkcióbillentyűket F1..F12-vel jelöljük. Az egyes menük parancsaira menü/ parancs-névvel hivatkozunk, például: Nézet/Normál. A parancsok írásmódja vastagbetűs. Ugyanígy vastag betűvel jelöljük a párbeszéd-paneleken előforduló nyomógombokat is, például: Mégse.

Új Microsoft Office szolgáltatások A következőkben az Excel XP újdonságai előtt tekintsük át melyek az Office összes programjában megtalálható újdonságok.

Mindennapos feladatok A legtöbb újdonság naponta felhasználható hasznos újítás, illetve a program célszerű továbbfejlesztése. Ezek a Microsoft Office mind-egyik programjában azonos módon használhatók.

Kompatibilitás biztosítása A korábbi változatokkal való teljes kompatibilitás biztosítása érdeké-ben a Beállítások/Mentés párbeszédpanel-lapon letilthatók a Word 6/95, illetve a Word 7/97 változatok után bevezetett szolgáltatások. Így nem használhatunk ki számos hasznos szolgáltatást és formá-tumot, viszont az elmentett dokumentum minden eleme garantáltan megjeleníthető lesz a korábbi programváltozatokban. A Beállítá-sok/Kompatibilitás párbeszédpanel-lapon részletesen megadhat-juk az egyes dokumentumtípusokra konvertálások jellemzőit.

12 Új Microsoft Office szolgáltatások


Új megjelenés Átdolgozták a kezelői felületet. A Microsoft Office XP egyszerűbb, jobban átlátható, könnyebben kezelhető.

Office munkaablakok Az Office programjaiban végzett leggyakoribb feladatok a dokumen-tum mellett megjelenő a munkaablakokból érhetők el. Általában a dokumentum jobb oldalán jelennek meg az általános feladatok, a bal oldalon az esetleges programhiba miatt szükséges dokumen-tum-helyreállítás ablaka. Az egyes programokban a munkaablakok-ban elérhető szolgáltatások az adott program sajátosságainak meg-felelően mások lehetnek.

Az új munkaablakok segítik az Office dokumentumokkal végzett munkát. A fontos szolgáltatások a munkaablakban egyetlen kattin-tással elérhetők. A munkaablak felgyorsítja a fájlok keresését és megnyitását, a dokumentum tartalmában keresést, a vágólap keze-lését, körlevél készítését stb.

AZ EXCEL ALAPJAI 13


Intelligens címkék Az intelligens címke az Office XP egyik tartalomfelismerő szolgálta-tása, amely dinamikusan segíti a felhasználó munkáját. Használatá-val az Office XP alkalmazásai, dokumentumai szorosan integrálha-tók a weben vagy a vállalati intraneten keresztül elérhető adatforrá-sokhoz. Az intelligens címkék alkalmazásával időt takaríthatunk meg, mert segítségükkel egyébként csak más programok megnyitá-sa után elvégezhető műveleteket is végrehajthatunk az Office prog-ramokban.

Az intelligens címkéket a dokumentumban a szöveg alatti lila pontozott aláhúzás jelzi. Az intelligens címke jelzője beírás közben a szöveg alatt, illetve korábban mentett dokumentum megnyitásakor jelenik meg. Ha az intelligenscímke-jelzővel elátott (lila pontozott aláhúzásként megjelenő) adat fölé mozgatjuk a kurzort, akkor meg-jelenik a Műveletek intelligens címkékkel gomb (amennyiben korábban bekapcsoltuk az AutoJavítás párbeszédpanel Intelli-gens címkék lapján az Intelligens címkékkel végrehajtható mű-veletek megjelenítése jelölőnégyzetet). A végrehajtható műveletek menüjének megtekintéséhez kattintsunk a gombra.

Az intelligens címkékkel végrehajtható műveletek segítségével például egy adott címzett nevét és címét a dokumentumból anélkül adhatjuk hozzá egy Microsoft Outlook névjegyalbumot tartalmazó mappához, hogy az adatokat ki kellene másolnunk a Word prog-ramból, majd az Outlook megnyitása után oda be kellene illeszte-nünk. Ehelyett csak rá kell kattintanunk egy intelligens címkére, majd a Hozzáadás a névjegyalbumhoz parancsot választanunk. A megjelenő Névjegyalbum párbeszédpanel már a nevet és a címet beírva nyílik ki. Az esetleges további adatok beírása után folytathat-juk a munkát a Word programban.

Az intelligens címkék működési beállításait is az AutoJavítás párbeszédpanelen adjuk meg. A További intelligens címkék nyo-mógombra kattintva kezdeményezhetjük az újabb intelligens címkék beépítését. A nyomógomb megjeleníti a webböngészőben az egyéb intelligens címkéket tartalmazó weblapot. Ilyeneket a Microsoft és más cégek, valamint informatikus szakemberek is kifejleszthetnek. A Mentési beállítások nyomógombbal megjelenített párbeszédpa-



nelen beállíthatjuk, hogy az intelligens címkéket a Word beágyazza a mentett dokumentumba.

Az intelligens címkék némelyike ingyenesen letölthető a Microsoft honlapjáról. Például a Frankensoft településfelismerő felismeri Bu-dapest kivételével valamennyi magyar település nevét, és megjele-níti vagy beszúrja a dokumentumba azok irányítószámát, vagy megnyitja az adott település (feltételezett) honlapját. Ha a szöveg-ben az irányítószám szerepel, az intelligens címke megtalálja a hozzá kapcsolódó település nevét. Két, egymástól kötőjellel elvá-lasztott helység esetén pedig megadja és a dokumentumba szúrja azok távolságát. A címke valós adatokat szolgáltat, tehát az „éles” körülmények között is használható.

A település adatait párbeszédpanelen keresztül tekinthetjük meg.

Frissített médiatár A 2. telepítő CD-n található, korábban Klipgyűjteménynek nevezett médiatár több száz új képet tartalmaz. A médiatár kezeli az összes médiatípus állományait (képeket, hangokat, mozgóképeket). Mun-kaablaka könnyen kezelhető. A meglévő klipek rendszerezésén, keresésén túl új klipeket is kereshetünk vele a weben. A Microsoft honlapján hetente frissített klipekből válogathatunk.

AZ EXCEL ALAPJAI 15


Jobb minőségű képek és rajzok Továbbfejlesztették a grafikus megjelenítő rendszert (GDI+). Ez az Office XP programjaiban (Word, Excel, PowerPoint, FrontPage és Publisher) az alakzatok és WordArt képek számára a korábbinál finomabb körvonalat biztosít, emellett megengedi az átlátszóság fokozatos, élethű módosítását. A digitális képek élessége és tiszta-sága nem romlik az átméretezés során.

Hangparancsok és diktálás Minden korábbinál nagyobbat léptek előre a felhasználói felület ra-dikális átalakításában. Az egyszerűsített kínai, angol (USA-beli) és japán nyelvű Office verziókban az egér és a billentyűzet használa-tán túl már beszéd útján is kiválaszthatjuk a menük, eszköztárak és párbeszédpanelek elemeit, valamint szöveget is diktálhatunk. Hasz-nálatához multimédiás számítógép kell, legalább 400 MHz-es Pentium III processzorral és megfelelő perifériákkal (mikrofon).

Kisegítő lehetőségek Az Office XP alkalmazások a Microsoft Active Accessibility 2.0 tech-nológia támogatásának köszönhetően még hatásosabbá teszik a kisegítő lehetőségek, így a megjelenítő és képernyőnagyító segéd-programok működését.

Kézírás támogatása Az Office dokumentumokba már kézírásbevivő eszközről is vihetünk be szöveget. Az eszköz lehet érintésérzékeny tábla, tábla-PC vagy egér. A kézírás-felismerés során a természetes kézírást a program gépelt karakterekké alakítja. A Word és az Outlook programokban a szöveget (Bézier görbeként tárolva) akár kézírásos formában is hagyhatjuk.

Nyomtatók keresése A Microsoft Windows 2000 rendszert és az Active Directory címtár-szolgáltatást használó számítógépes hálózatokra csatlakozó számí-tógépeken az Office XP programok Nyomtatás párbeszédpaneléről megkereshetjük a hálózaton található nyomtatókat. A keresésnél felhasználhatjuk a nyomtató olyan tulajdonságait is mint fellelhető-



ség (melyik emeleten van), minőség (színes nyomtatásra, rendezés-re alkalmas-e) stb.

Dokumentumtárolás Exchange kiszolgálón A Microsoft Office dokumentumokat tárolhatjuk az Exchange Server 2000 kiszolgálón, és a Fájl megnyitása, Új fájl és Fájl men-tése párbeszédpanelekről ugyanúgy elérhetjük őket, mint bármilyen más Office dokumentumot.

Adatvédelem Továbbfejlesztett makróvírus elleni védelem

Vállalati környezetben ajánlott, hogy a fejlesztői gépek kivételével a rendszergazdák az Office telepítésekor eltávolítsák a Microsoft Offi-ce programozási nyelvét, a Microsoft Visual Basic for Applications alkalmazást. Így jelentősen csökkenthető az Office dokumentumo-kon keresztül támadó vírusok elterjedésének veszélye.

Digitális aláírások A digitális aláírásokkal igazolható, hogy egy dokumentum megegye-zik létrehozáskori állapotával, azaz azon később nem módosítottak. A digitális aláírást a Word, Excel és PowerPoint programokkal ké-szített fájlokhoz csatolhatjuk.

Webdokumentumok A webes közzététel céljának meghatározása

Az Office dokumentumok weblapként elmenthetők a különböző böngészők (Internet Explorer, Navigator, Opera) 3.0-6.0-s verziói-hoz. Ezek már egyaránt kezelik a keretes dokumentumokat, így a fájl különböző böngészőket használó olvasóinak mindig a lehető legjobb minőségű látványban lehet részük.

AZ EXCEL ALAPJAI 17


Webhely mentése egyetlen fájlként A webarchívum-fájlformátum (*.mht, *.xhtml) lehetővé teszi, hogy a webhely összes elemét (beleértve a szöveget és a képeket is) egyetlen fájlba mentsük Word, Access, Excel, PowerPoint, Publis-her programokból.

Office weblapok megnyitása szerkesztésre a böngészőből Az Office alkalmazások felismerik az általuk létrehozott HTML-lapokat. A weblapként mentett Office dokumentumok a feldolgozó programban közvetlenül is megnyithatók a Microsoft Internet Explo-rerből. Így a megfelelő beépülők birtokában már tényleg néha elfeledhető, hogy éppen melyik alkalmazásban járunk, hiszen például az Explorerben megnyitott Word vagy Excel dokumentum szerkesztéséhez felhasználhatjuk e programok legtöbb szolgáltatá-sát is. Office dokumentumok megosztása a weben A közös munkavégzést biztosítja a fájlok megosztása és az a lehe-tőség, hogy az Office programokkal előállított dokumentumok köz-vetlenül menthetők webhelyekre vagy az MSN hálózatra.



Nyelvekhez kapcsolódó szolgáltatások A nyelvekkel kapcsolatos szolgáltatásokat csak abban az esetben érjük el ha a Microsoft Office olyan nyelvű verzióját használjuk, amelyhez az adott szolgáltatás készült. Ellenkező esetben a szol-gáltatás használatához szükséges a Microsoft Office XP Multilingual User Interface Pack vagy az Office Proofing Tools csomag telepíté-se a megfelelő nyelvhez. Ez után engedélyeznünk kell a nyelv tá-mogatását az Office nyelvi beállításaiban.

Az Office XP alkalmazásokban minden Windows 2000 által tá-mogatott nyelvet használhatunk.

A felhasználói felület és a súgó nyelvének testre szabása A felhasználói felülettől eltérő nyelvet alkalmazó súgót is használha-tunk. Ez a lehetőség csak az Office XP Multilingual User Interface Pack (MUI) Pack csomag nagy mennyiségű licencvásárlói számára érhető el.

Kelet-ázsiai karakterek támogatása eltérő nyelvű rendszeren Bármelyik Office alkalmazásban bevihetjük kelet-ázsiai nyelvek ka-raktereit akkor is, ha a rendszerszoftver nem kelet-ázsiai nyelvű. (Korábban ezt csak a Word és az Outlook programok, illetve a Win-dows 2000 támogatta.) A Microsoft Windows 98 angol (USA-beli) nyelvű verzióját futtató számítógépeken például bevihetünk japán karaktereket Excel munkalapokra.

A koreai nyelvű dokumentumokhoz készült új (hangul/handzsa) átalakító több mint 20,000 új karaktert támogat, és automatikusan a megfelelő jeleket tartalmazó új betűtípusokat használja. A Win-dows 2000 nyelvi szolgáltatásainak megfelelően az Office támogatja a kínai karakterek Unicode szabvány szerinti kódolásának legújabb bővítéseit, így megközelítőleg már 70,000 kínai karaktert használha-tunk.

Hibamegelőzés és helyreállítás Az Office bármely alkalmazásának megnyitásakor az alapvető fájlok és rendszerleíró bejegyzések hibáit a programok automatikusan felismerik és kijavítják. A Súgó menü Hibakeresés és javítás pa-

AZ EXCEL ALAPJAI 19


rancsával javíthatjuk ki a nem kritikus fájlok problémáit, így újratele-píthetjük a hiányzó vagy sérült fájlokat.

Dokumentumok helyreállítása és biztonságosabb leállítás A szerkesztés alatt álló dokumentumok helyreállíthatók programhiba vagy a program váratlan leállása (például áramszünet) esetén. A program legközelebbi indításakor a dokumentumok a dokumentum bal oldalán, a Dokumentum-helyreállítás munkaablakban jelennek meg.

A szolgáltatáshoz választhatunk a munkaablakban látható eredeti, javított, illetve helyreállított dokumentumpéldányok közül. Arra is módunk van, hogy a helyreállított vagy javított változatokat az ere-detitől eltérő nyelven mentsük. A javított dokumentumok a helyi me-nüjének Javítások megtekintése parancsával ellenőrizhetjük a ja-vítás sikerességét a dokumentumban. A hiba előfordulásának helyé-re ugrás azonban nem minden esetben használható. A munkaablak bezárása előtt a program a mentésre figyelmeztet.

20 Excel újdonságok


Office csökkentett mód Az Office XP programjai észlelik az esetleges indítási hibákat és elkülönítik azokat. A probléma figyelmen kívül hagyható az Office alkalmazás csökkentett módban való elindításával, így sosem kell félbehagynunk a munkát.

Office hibajelentő eszköz Ha a program az észlelt hiba súlyossága folytán nem képes csök-kentett üzemmódra kapcsolni, illetve már munka közben tapasztal-ható hibáról van szó, akkor párbeszédpanelen üzenetet kapunk a leállásról. Ilyenkor a program megkísérli a dokumentum helyreállítá-sát, és a javított dokumentum betöltését felajánlja a következő prog-ramindítás során (vagy automatikusan újraindul, ha az ennek meg-felelő jelölőnégyzetet bekapcsoljuk a leállásra figyelmeztető párbe-szédpanelen).

A programleállásokkal kapcsolatos adatokat elküldhetjük a válla-lat informatikai részlegének vagy a Microsoftnak, hogy a szakembe-rek kijavíthassák a hibát. Ezt a szolgáltatást választva a Microsoft felé elküldjük az (ellenőrizhető tartalmú) üzenetet, majd, ha szeren-csénk van (azaz a probléma már ismert és olyan gyakori, hogy kija-vították), a megoldást azonnal letölthetjük a MS webhelyéről.

Excel újdonságok Az Excel programspecifikus újdonságai között megtaláljuk az adatok importálásának, a képletek és függvények alkalmazásának, a for-mázásnak nagyobb szolgáltatásbővülése mellett az olyan kisebb, de hasznos változásokat is, mint a keresés és csere, a nyomtatás, a közzététel, a hiperhivatkozás-kezelés, a több nyelvű szerkesztés, a beírt szöveg felolvasása (angol nyelven) stb.

Adatimportálás Adatok lekérdezése weblapokról

Az Excelben könnyen összegyűjthetünk frissíthető webadatokat megtekintés és elemzés céljából. Az új, böngészőszerű felhasználói felületen vizuálisan kiválaszthatjuk a weblapokon az Excelbe impor-

AZ EXCEL ALAPJAI 21


tálandó táblázatokat, adatokat másolhatunk a weblapokról, és fris-síthető lekérdezéseket készíthetünk. Az Adatok menü Külső ada-tok importálása almenüjéből hívható weblekérdezésekkel könnyen átvehetünk információkat bármely, az Interneten közzétett weblap táblázatos adataiból. A módszerrel XML (Extensible Markup Language) fájlokhoz is készíthetünk weblekérdezést.

Adatimportálás Az Adatok/Külső adatok importálása Adatok beolvasása pa-rancs kiadása után a legtöbb adatforrás eléréséhez elegendő né-hány beállítást megadni és az adatforrást kikeresni. Távoli adatfor-rás eléréséhez, illetve az Adatforrás kijelölése párbeszédpanelen nem szereplő adatforrásokból származó adatok importálásához vá-lasszuk a Csatlakozás új adatforráshoz listaelemet, majd az Adat-kapcsolat varázslóval keressük meg, és importáljuk az adatokat. Így különböző, például Microsoft SQL Server, ODBC (Open Database



Connectivity) és OLAP (Online Analytical Processing) adatforrások-ból is átvehetünk adatokat. A Microsoft Office adatkapcsolatfájlok (.odc) megoszthatók.

Képletek és függvények Több kellemes és egy kellemetlen változtatással találkozhatnak a függvények felhasználói. Sokunknak hiányozhat a szerkesztőlécről az = ikon.

Argumentumok leírása A cellába kattintás után, a képletek szerkesztését az = jel bevitelével kezdjük. Ezt most a billentyűzetről adjuk meg. A függvény szerkesz-tésekor megjelenik egy felirat, amely mutatja a függvény összes argumentumát, valamint egy hiperhivatkozást, melyre kattintva meg-jeleníthetjük a képletre vonatkozó súgótémakört. Ha ez a felirat za-var a képlet szerkesztésében (például eltakarja azokat a cellákat, amelyre kattintva a képletbe hivatkozásokat adtunk volna meg), ak-kor a feliratot egyszerűen egérrel húzzuk új helyre.

AZ EXCEL ALAPJAI 23


Kipróbálható súgópéldák A függvények ismertetéséből kimásolhatók az ott bemutatott példák. Ezeket a munkalapba másolva kipróbálhatjuk működés közben is.

A súgóbeli példa kijelölésekor a sor- és oszlopazonosítókat ne ve-gyük a kijelölésbe. Egy üres munkalap A1 cellájába lépjünk, majd másoljuk oda a vágólap tartalmát a Ctrl+V billentyűkombinációval. A képletek és a kiszámított eredmények megjelenítése között a Ctrl+’ (aposztróf) billentyűkombinációval válthatunk. Használhatjuk a Képletvizsgálat üzemmódot is, amelyet az Eszközök/Képletvizs-gálat Képletvizsgálat üzemmód paranccsal, vagy az Alt+. (pont) billentyűkombinációval kapcsolunk be.

Képletszámítás Az Eszközök/Képletvizsgálat Képletvizsgálat eszköztár megje-lenítése paranccsal, vagy egy ikon helyi menüjéből bekapcsolható eszköztár elemeivel megjeleníthetjük egy képlet előzményeit és a cella tartalmát felhasználó többi cellát. Így – és a figyelőablak be-kapcsolásával nyomon követhetjük a beágyazott képlet különböző részeit a kiszámítás sorrendjében.



A figyelőablakban az elrejtett cellák tartalma, képletének eredménye és más tulajdonságai is megfigyelhetők.

Módosított AutoSzum függvény Az AutoSzum függvény beillesztésére szolgá-ló nyomógombot kiegészítették a leggyakoribb képleteket tartalmazó lenyíló listával. Az ikon

jobb oldali részére kattintva jeleníthető meg a lista, amelyről a leggyakoribb függvé-nyek beépíthetők a képletekbe, sőt a További függvények paranccsal indított Függvény varázslóval bármely függvény is beilleszthető.

Képlethibák ellenőrzése A nyelvtani ellenőrzőhöz hasonlóan működik a hibaellenőrzés a képletek esetén is, amely a Képletvizsgálat eszköztár Hibaellen-őrzés ikonjával vagy az Eszközök/Hibaellenőrzés paranccsal kap-csolható be.

AZ EXCEL ALAPJAI 25


A program a Beállítások nyomógombra kattintás után vagy az Esz-közök/Beállítások párbeszédpanel Hibaellenőrzés lapján megad-ható formai szabályok alapján és módon ellenőrzi a képleteket, jele-níti meg az ellenőrzés eredményét.

A munkalap és a munkafüzet formázása Néhány praktikus, kisebb újítást végeztek a fejlesztők a formázással kapcsolatban is.

Színes munkalapfülek A munkalapfülek helyi menüjében és a Formátum/Lap almenüben egy új parancs jelent meg, amellyel az aktuális munkalap vagy a kiválasztott lapok füle tetszőleges színjellel látható el. Ez segíthet az adatok rendszerezésében.

Intelligens címkék az Excelben Az Excelben egyelőre olyan intelligens címkékkel találkozhatunk, amelyek bizonyos esetekben, műveletek után, hibák előfordulásakor stb. automati-kusan megjelennek és lehetőséget biztosítanak a parancs visszavoná-sára, a hiba javítására és más fel-használói beavatkozásra. Az intelli-gens címke típusától függően külön-böző feladatokat hajthatunk végre. Ezeket a gombra kattintva vá-laszthatjuk ki.

Oszlopszélesség megőrzése A munkalapok közötti adatmozgatáskor, ha a beillesztéshez hasz-nált munkalapon eltérő az oszlopszélesség, a Beillesztés beál-lításai intelligens címke Oszlopszélesség a forrásból parancsával megtarthatjuk a beillesztett adatok oszlopszélességét.

Cellák szétválasztása az eszköztáron A Formázás eszköztár korábbi kijelölés közepére nyomógomb-jának funkciója megváltozott. Most ezzel is egyesíthetjük és bont-



hatjuk szét a cellákat. Továbbra is használható ugyanakkor a For-mátum/Cellák parancs.

Szegélyrajzolás

A Formázás eszköztár új, húzással leválasztható Szegélyek eszköztára segítségével bármilyen egyszerű vagy összetett szegély könnyen megrajzolható.

Egyéb újdonságok Keresés és csere

Az adatok keresése és cseréje során – a Wordhöz hasonlóan – most már az Excelben is kereshetünk formátum alapján. Kereshe-tünk teljes munkafüzetben vagy munkalapokon.

A csatolások kezelése Módosították a csatoltan beillesztett adatok frissítésére szolgáló Szerkesztés/Csatolások parancsot. A Csatolások szerkesztése párbeszédpanelen nyomon követhetjük a munkalapon lévő csatolá-sok állapotát, és módosításokat hajthatunk végre, illetve megszakít-

AZ EXCEL ALAPJAI 27


hatjuk a csatolást. Az Indító rákérdezés nyomógombra kattintva beállíthatjuk, hogy a munkafüzet csatolásainak frissítése automati-kusan, vagy előzetes értesítés és felhasználói beavatkozás mellett menjen végbe.

Oszlopok beszúrása és törlése szűrés közben Az AutoSzűrő üzemmódban is beszúrhatunk és törölhetünk oszlo-pokat. A művelet visszavonható, és a szűrés megőrizhető.

A hiperhivatkozások kezelése A hiperhivatkozást tartalmazó cellák kijelöléséhez kattintsunk a cel-lára és tartsuk lenyomva az egérgombot. A hiperhivatkozásra kat-tintva a hiperhivatkozás követhető.

Elektronikus postázás

A Szokásos eszköztár Elektronikus levél ikonjára kattintva az aktív lap, egy kijelölt tartomány vagy a teljes munkafüzet elektroni-kusan postázható. A küldeményhez kísérőlevelet írhatunk.

Beírt szöveg beszéddé alakítása Kínai, japán és amerikai angol nyelv beállítása mellett az adatbevitel ellenőrzésére használható a visszaolvasás is. Ekkor a számítógép minden cella vagy cellatartomány kitöltését követően hangosan visszaolvassa az adatokat.



Automatikus közzététel Azok a felhasználók, akik gyakran tesznek közzé Excel adatokat a weben, bizonyára örömmel fogadják azokat az új funkciókat, ame-lyekkel a korábban már közzétett adatokat tartalmazó munkalap mentésekor az adatokat automatikusan újra a weben is közzétehe-tik.

Nyomtatás A fájlnevek és ábrák elhelyezhetők az élőfejben és élőlábban. Az Eszközök/Beállítások parancs Nyelvfüggő párbeszédpanel-lapján beállíthatjuk az A4-es papírhoz formázott munkalapok átméretezé-sét, ha Letter papír van a nyomtatóban.

Tételtulajdonságok a kimutatásokban Az OLAP (Online Analytical Processing) a numerikus adatok össze-sítésének hatékony eszköze. Az elemzéshez kiegészíthetjük az adattárházat az adattételekhez fűzött megjegyzésekkel.

XML megnyitása és mentése A programmal XML (Extensible Markup Language) fájlokat nyitha-tunk meg és menthetünk, teljes munkafüzeteket menthetünk az XML számolótábla-formátumában, és XML forrásadatokat kérdez-hetünk le.

Irányítópult kijelzőkkel A vállalati irányítópult, portál kiegészíthető Excelben készített kijel-zőkkel. Ezek tartalmazhatnak listákat, lekérdezéseket, frissíthető diagramokat.

Az Excel nyelvfüggő szolgáltatásai Az Office XP Multilingual User Interface Pack csomag vagy az adott nyelvhez tartozó Microsoft Office XP Proofing Tools telepítése után használhatjuk a Microsoft Office programcsomagnak a telepítési nyelvtől eltérő nyelvhez nyújtott szolgáltatásait is.

Többnyelvű szerkesztés

AZ EXCEL ALAPJAI 29


A munkalapok bármely nyelven szerkeszthetők, beleértve a jobbról balra író arab és héber nyelvet is. A program automatikusan felis-meri a betűket, így nem kell külön meghatározni a betűtípushoz a nyelvet.

IME funkció Az Input Method Editor (IME) program telepítése után az ázsiai nyelveken készült számolótáblákat az Excel bármely nyelvi változa-tával szerkeszthetők.

Számformátumok A számokat az Excel összes nyelvi változatával szerkeszthetjük.

Adatvédelem Új biztonság lap

A különböző biztonsági beállítások, így fájltitkosítási beállítások, a jelszavas védelem, a fájlmegosztás beállításai, a digitális aláírások és a makrókra vonatkozó biztonsági beállítás szintek meghatározá-sa most egyetlen párbeszédpanel-lapra kerültek (lásd a Beállítá-sok/Biztonság lapot).

Ugyanezen a párbeszédpanel-lapon végzett beállításokkal véd-hetjük meg személyes adatainkat. Ha bekapcsoljuk a Személyes adatok eltávolítása a fájlból mentéskor jelölőnégyzetet, akkor a személyes adatokat, mint a Szerző, Felelős, Cégnév és Utoljára mentette információkat, valamint a megjegyzésekhez és a korrektú-rajelekhez kapcsolódó neveket eltávolíthatjuk a dokumentumból. Megakadályozhatjuk azt is, hogy mások URL-címeket töltsenek le intelligens címkékből.

Munkalapvédelem A továbbfejlesztették a munkalap- és cellavédelmet. A cellaértékek és a képletek védhetők akkor is, ha közben a cellák formázását megengedjük. Meghatározhatjuk a cellák módosításának jogával rendelkező felhasználókat is.

30 A program környezete


A program környezete Környezeten mindazon eszközök összességét értjük, amelyek egy program használatát lehetővé teszik. Ezek alapvetően két részre oszthatók: a hardverre (mint a futtató gép és a perifériák együt-

tese) és a szoftverre. A minimális (a fejlesztők szerint éppen elégséges) számí-tógép-összetétel: 133 MHz-es Pentium vagy annak megfelelő teljesítményű procesz-szor. A Microsoft Office XP Professional RAM-igénye az operációs rend-szertől függ, ezen kívül egy időben futó Office alkalmazások mind-egyikéhez további 8 MB RAM-ot kell biztosítani: • Windows 98 és Windows 98 Second Edition esetében az operá-

ciós rendszerhez 24 MB RAM. • Windows Me, Windows NT Workstation vagy Server 4.0 operá-

ciós rendszerhez 32 MB RAM. • Windows 2000 Professional esetében pedig 64 MB RAM kell az

operációs rendszernek. 1.2 vagy 1.44 MB kapacitású floppy. A merevlemezen szükséges szabad terület mérete a konfigurációtól függ. Az Office XP Professional alapértelmezés szerinti telepítésé-hez 245 MB szabad merevlemez-terület szükséges, amelyből 115 MB-nak az operációs rendszer partícióján kell lenni. A nem Win-dows 2000, Windows Me vagy Office 2000 SR1 rendszert használó ügyfeleknél az Office XP telepítéséhez további 50 MB lemezterület szükséges. A szükséges merevlemez-terület az egyedi telepítési beállításoktól függően változhat. CD ROM, azaz CD olvasó. SVGA monitor és vezérlőkártya legalább 800x600 képpont felbon-tással, 256 színnel. Egér vagy más grafikus pozicionáló eszköz. Bármilyen, a Windows által támogatott hálózati kártya, ha a hálóza-tot, illetve az MS Mail, illetve az Outlook programot is szeretnénk használni;

AZ EXCEL ALAPJAI 31


Microsoft Windows 98, Windows 98 Second Edition, Windows Me, Windows NT 4.0 SP6 vagy annál újabb szervizcsomaggal bővítve vagy Windows 2000 vagy újabb verzió. Azokon a rendszereken, ahol Windows NT 4.0 fut, az Internet Explorer verzióját legalább 4.01-re kell frissíteni az 1-es szervizcsomaggal. Ezen a konfiguráción (a lassú processzor és a kevés memória miatt) a program rendkívül lassan működik. Hosszabb dokumentumok ké-szítéséhez ez az összeállítás nem javasolható.

A célszerűen megfelelő számítógép-összetétel: 200 MHz-es Pentium vagy annak megfelelő, például K6 processzor; 64 MB RAM (Windows NT Workstation környezetben 128 MB RAM); 1.2 vagy 1.44 MB kapacitású floppy; minimum 500 MB winchester; CD ROM, azaz CD olvasó; SVGA színes monitor és vezérlőkártya (1024x768x64k szín); Microsoft egér vagy azzal kompatíbilis grafikus mutatóeszköz; nyomtató a végeredmény megjelenítésére; bármilyen, a Windows által támogatott gyorsabb hálózati kártya, ha a hálózatot, illetve az MS Mail programot is használnánk; Microsoft Windows 98, Windows 98 Second Edition, Windows Me, Windows NT 4.0 SP6 vagy annál újabb szervizcsomaggal bővítve vagy Windows 2000 vagy újabb verzió (XP). Azokon a rendszere-ken, ahol Windows NT 4.0 fut, az Internet Explorer verzióját leg-alább 4.01-re kell frissíteni az 1-es szervizcsomaggal.

A program egyes funkcióit csak további kiegészítő eszközök bir-tokában alkalmazhatjuk: 14400 baud sebességű vagy gyorsabb modem, multimédiás számítógép a hang- és egyéb multimédiás hatásokhoz, Microsoft Mail, MS Exchange, Internet SMTP/POP3, IMAP4 vagy más MAPI-rendszerű üzenetkezelő szoftver az elektronikus üzene-tek kezeléséhez, Internet elérés.



Az Office XP Professional egyes szolgáltatásainak további igényei:

• Multimédia: A hangok és más multimédiás effektusok lejátszá-sához multimédiás számítógép szükséges. A hardveresen gyor-sított videokártyák és az MMX processzorok magasabb szintű grafikus megjelenítést biztosítanak. Az angol nyelvű verzióban elérhető beszédfelismeréshez 400MHz-es vagy gyorsabb Pentium II processzor, 128 MB vagy több RAM, mikrofon és audio kimeneti eszköz szükséges.

• Elektronikus levelezés és internet: Microsoft Exchange, Internet SMTP/POP3, IMAP4 vagy MAPI kompatíbilis levelezőrendszer az elektronikus levelezéshez; Microsoft Exchange Server a Mic-rosoft Outlook bizonyos fejlett csoportmunkát támogató funkciói-hoz; egyes internetes funkciókhoz Internet-elérés 14,4 kbit/s vagy nagyobb sebességű modemen vagy nagysebességű ösz-szeköttetésen keresztül és csatlakozás egy internetszolgál-tatóhoz (a kapcsolatért a szolgáltató helyi díjat számolhat fel).

• Kézírás: Az angol nyelvű verzióban elérhető kézírásfelismerő funkciók használatához írótábla ajánlott.

Szoftverkörnyezet, ablakok, menük Az Excel ikonorientált környezetben működik, maga is ikonokat al-kalmaz az egyes funkciók kiváltására. Az ikonok a parancsok képi megfelelői, apró, szemléletes ábrák, amelyekkel könnyebb tájéko-zódni, illetve amelyek segítségével a megfelelő parancsok indítha-tók. Ezeket az ikonokat funkcionálisan csoportosítva eszköztárakba sorolták.

A Windows konvencióinak megfelelő módon felépített (az indító környezethez szervesen kapcsolódó) Excel képernyő – azaz az Ex-cel munkaasztal – az ábrán bemutatott főbb részeket tartalmazza. Az operációs rendszer minden egyes alkalmazása, programja külön alkalmazási „ablak”-ban fut. Az itt bemutatott képernyőkép az Excel munkaasztal. Tartalmazza a címkét, menüsort, munkaterületet, esz-köztárakat, ablakokat, melyeket a továbbiak során részletesen is-

AZ EXCEL ALAPJAI 33


mertetünk. Ezek egyébként az alkalmazott nézettől és saját beállítá-sunktól függően meghatározott módon jelennek meg vagy tűnnek el. A szerkesztett állomány a dokumentumablakba kerül.

A legfelső sor az Excel alkalmazási ablak fejléce, amely a szerkesz-tett dokumentum neve mellett baloldalt az úgynevezett rendszerab-lak-vezérlőmenü ikonját: , jobboldalt méretváltoztató ikonokat tar-talmaz. Az ikonnal a rendszerablak-vezérlőmenüt gördíthetjük le. Parancsaival kicsinyítjük, nagyítjuk a rendszerablakot, vagy akár befejezzük az Excel futtatását. Az ikonnal legördíthető menü pa-rancsainak ismertetésénél egyaránt megadjuk a parancsok angol és magyar nevét, tekintettel arra, hogy az angol nyelvű Excel-t hasz-nálhatjuk a magyar nyelvű Windows alatt is. Ezek az ikon helyzeté-től függően, vagy a bal fölső sarokban található ikonra kattintás után az alkalmazásablakra, vagy a menüsor elején található ikon-ra kattintás után az aktív szerkesztőablakra vonatkoznak (vezérlő-menük). A zárójelek között szereplő billentyűkombinációk a szer-kesztőablakra érvényesek.



Az ikonra kattintással legördíthető menü Restore – Előző álla-pot – (Ctrl+F5 billentyűkombináció) parancsa állítja be az eltorzí-tott, mozgatott munkafüzet-szerkesztő ablak megelőző méretét. Ugyane menü Move – Áthelyezés – (Ctrl+F7 billentyűkombináció) parancsa segítségével mozgatjuk az Excel ablakát, amennyiben annak mérete kisebb a lehetséges maximális méretnél. A Size – Méretezés – paranccsal a rendszerablak vagy az aktív szerkesztő-ablak méretein változtathatunk az ablak szegélyeinek mozgatásá-val.

Az ikonokkal legördíthető menü Minimize – Ikonállapot – (Ctrl+F9 billentyűkombináció) menüpontjának felel meg a bal oldali méretváltoztató ikon: , amellyel az egész Excelt vagy a szer-kesztett dokumentumot ikon méretűvé zsugorítjuk (erre akkor lehet szükség, ha más Windows alkalmazásra vagyunk kíváncsiak). A Maximize – Teljes méret – (Ctrl+F10 billentyűkombináció) menü-pont a lehetséges legnagyobb rendszer- vagy szerkesztőablakot állítja be. Ennek felel meg a teljesméret ikon is: .

A vezérlőmenü Close – Bezárás – menüpontja (vagy közvetlenül a szerkesztésből kiadott Alt+F4 billentyűkombináció) vagy az ikonra mért dupla kattintás befejezi az Excel használatát, ez egyúttal a munkafüzet szerkesztésének befejezését jelenti. A menüsor elején álló ikonra kattintva megjelenített menü hasonló parancsának kiadása (a Ctrl+F4 billentyűkombináció lenyomása) vagy az ikonra mért dupla kattintás az aktív dokumentumablak (munkafüzet, map-pa) bezárását eredményezi. A program figzelmeztet, ha a szerkesz-tett dokumentum változásait még nem mentettük el.

A munkalapot a vízszintes és függőleges gördítősávval görget-hetjük a képernyőn. Ehhez a sávon látható csúszkát kell mozgat-nunk. Rámutatunk az egérrel, majd a bal gomb folyamatos nyomvatartása mellett elhúzzuk a kívánt helyre. Ha a sávok végén álló nyilakra kattintunk, akkor a munkalap egy sorral vagy oszloppal mozdul el a megfelelő irányba.

Korábban már több szót ejtettünk a menükről. A menük a paran-csok tematikusan, feladat szerint összefogott csoportjai. A fő menü a képernyő második sorában, a címsor alatt található. A fő menüsor almenüi – a lehulló vagy másképpen legördülő menük – a korábban

AZ EXCEL ALAPJAI 35


ismertetett egeres rákattintással, illetve az Alt billentyű + a megje-leníteni kívánt almenüt jelölő szó aláhúzott karakterének megfelelő billentyű együttes lenyomásával jeleníthetők meg. Például a Nézet menü parancsai az Alt+N billentyűkombináció lenyomására jelen-nek meg. A másik módszer: előbb lenyomjuk az Alt billentyűt, ami-nek következtében a kurzor a menüsorba kerül, majd a kiválasztá-sához a , billentyűket, az almenük legördítéséhez és a menü-tételek kiválasztásához a , , billentyűket használjuk. A kijelölt parancs végrehajtását az Enter billentyű lenyomásával vagy a pa-rancs menüben megjelenő aláhúzott betűjének lenyomásával indít-juk. Például a megjelenített (legördített) Nézet menü Állapotsor parancsát (vagyis az állapotsor ki- vagy bekapcsolását) az l billen-tyű lenyomásával indítjuk.

Különleges menü a gyors, másképpen helyi vagy kurzormenü, amelybe a program fejlesztői a leggyakrabban használt parancsokat foglalták össze. E menü parancsai a menühívás (az egér-, máskép-pen a grafikus kurzor helyétől) helyétől függően eltérnek egymástól. A kurzormenüt a jobb egérgombos kattintással jelenítjük meg. Ha cellára kattintunk a jobb egérgombbal, akkor a program kijelöli a cellát és a cellákra vonatkozó parancsokat összefogó menüt jelenít meg. Ha előzetesen kijelöltünk cellákat, akkor a parancsok az ösz-szes kijelölt cellára vonatkoznak. A sor- vagy oszlopazonosítóra mért jobb egérgombos kattintás ezek formázására, megjelenítésére vonatkozó parancsokat tartalmazó menüt jelenít meg. Ha eszköztár-ra kattintunk a jobb egérgombbal, akkor az eszköztárakat megjelení-tő, módosító parancsokat adhatunk ki. A gördítősávos munkalapmozgatás során a gördítősáv mellett meg-jelenik az aktuális cella koordinátája, illetve a névvel ellátott oszlop (listaelem) neve („gördinfo”).

Az AutoSzűrő segítségével egy lista részhalmazát gyűjthetjük ki (lásd később). A szűrt listából csak a kijelölt értékeknek megfelelő tartalmú rekordok jelennek meg. Az automatikus szűréssel rendezés nélkül kereshetjük meg a listák legkisebb és legnagyobb elemeit vagy adott százalékokat.

Az állapotsor közepére került AutoSzámolás mezőben kijelezve automatikusan hajthatunk végre hatféle függvényt. E függvények



argumentuma a kijelölt munkalaptartomány. E kijelölt tartomány több részletből is állhat, azaz nem szükséges összefüggőnek lennie. A függvényeket és a számítás módját lásd az „Automatikus számo-lás” című részben.

Ismét jelentősen módosítottak az állományok keresésén, amely a Word 2002-höz hasonlóan beköltözött a munkafüzetek megnyitásá-ra szolgáló Megnyitás párbeszédpanelbe. Ugyancsak a Wordhöz hasonló megoldással itt is megjelent az automatikus javítás, azaz az Excel is felismeri a leggyakoribb helyesírási hibákat (a hibák típusai-ra tanítható), majd az Enter billentyű lenyomása után kijavítja a cel-la tartalmát a helyes szövegre.

Az AutoKiegészítés lista az Alt+ billentyűkombinációval hívha-tó. Megjeleníti az aktuális cellát tartalmazó oszlop összes egyedi bejegyzését, ahonnan az új cella tartalmát kiválaszthatjuk. A lista legördítése nélkül az Excel automatikusan kiegészíti a cella tartal-mát a néhány felismert első betű alapján, azaz az AutoKiegészítés kiértékeli, hogy egy adott oszlopban az aktuális cella bevitelét meg-előzően vittünk-e be az aktuálissal megegyező karakterekkel kez-dődő cellát, ha igen, akkor a cella maradék részét automatikusan kitölti. Ezzel gyorsul az adatbevitel, ha az oszlopban sok ismétlődő adat fordul elő. Az AutoKiegészítés funkció által használt választék-lista az egér jobb gombjával a cellára kattintva megjeleníthető helyi menüről is hívható. A listában megjelennek az aktuális oszlop egye-di cellatartalmai. Innen is kiválaszthatjuk a cellába írandó új értéket. Javítottak az egérműveleteken is. A kijelölt tartományokat másik munkafüzet-ablakba is áthúzhatjuk, így a mozgatás könnyebb lett.

Munkafüzeteinket megoszthatjuk másokkal. Az osztott listákhoz hozzáférők az aktuális (frissített) adatokat kapják meg. Az ilyen osz-tott listákon egyszerre többen dolgozhatunk, bár még mindig korlá-tozott lehetőségekkel (a cellaformátumot és a képleteket már meg-változtathatjuk, de a kimutatásokat nem). Információkat kaphatunk a munkafüzetet használó többi kollégáról, módosításaikról is.

Párbeszédpanelek és parancsok A legördülő menük három pontra végződő parancsaiból ún. párbe-szédpanel megjelenítése indítható. Ezekkel a kiválasztott parancsok

AZ EXCEL ALAPJAI 37


paraméterezhetők, vagyis a parancs végrehajtását módosító infor-mációkat adhatunk meg. A párbeszédpanelekben az összetartozó információcsoportok bekeretezve jelennek meg. A párbeszédpane-lek vezérlő elemei:

Kapcsoló vagy jelölőnégyzet: a kétállású kis négyzet, amelynek két állapota van ( ki- vagy bekapcsolt). Egy ablakban, illetve bekeretezéssel jelölt paramétercsoport-ban egyszerre több kapcsoló is be lehet kapcsolva. Kiválasztó- vagy rádiógomb: az egérrel rákattintva meg-nyomható kör vagy kör alakú ikon. Az ilyen gombokat tartalmazó csoportban mindig csak egy gomb lehet be-nyomva (ezt a pont jelzi a körben).

Nyomógomb: A preferált gomb kiemelt kerettel jelenik meg. A ráírt funkció végrehajtását egeres rákattintással, illetve a kiválasztás után az Enter billentyű lenyomásával indítjuk. A Mégse „nyomógomb” az Esc billentyűnek megfelelően elveti a parancs végrehajtását.

Méretbeállító vagy léptetőmező: a nyilakra mutatva, illetve a kurzormozgató nyilakkal (fel, le) növelhető és csökkenthető a beírt érték. A kurzorral a mezőbe állva az adat pontosan beírható.

Kiválasztólista: A jobb oldali nyílra kattintva, vagy a me-zőre állva és az Alt+↓ billentyűkombinációt megnyomva a legördülő menü feltárulkozik. A megfelelő elemet a lis-tából választjuk ki vagy a mezőbe írással adjuk meg.

A megfelelő gomb, kapcsoló vagy mező kiválasztását – billentyűzet-tel vezérelve – azokon sorban haladva adjuk meg. A Tab billentyű-vel előre, a Shift+Tab billentyűvel hátra lépünk a kijelölési sorban. A kapcsolásra kijelölt jelölőnégyzet ki- és bekapcsolását a Szóköz billentyű vagy az Alt+ a megfelelő kapcsoló mellé írt elnevezés alá-húzott betűjének billentyűkombinációjával, vagy kattintva végezzük.

38 Fogalmak magyarázata


Fogalmak magyarázata Itt a legfontosabb fogalmakat ismertetjük, amelyeket a következők-ben sűrűn fogunk emlegetni, még akkor is, ha részletes tárgyalásuk-ra csak később térünk vissza. Ezek az Excel által használt elemek és a programmal előállított végtermékek.

• Munkafüzet: az Excel programmal létrehozott állományok, me-lyek munkalapokból állnak. A munkalapok eltérhetnek egymástól a munkafüzeten belül is. A program a munkafüzeteket létrehozá-sukkor vagy megnyitásukkor külön ablakban jeleníti meg. A prog-ram a munkafüzetet néha mappának nevezi.

A munkafüzetben hatféle laptípus lehet: Munkalap Adatbevitelre és számolásra szolgál. Diagramlap Nem beágyazott diagramok önálló bemu-

tatására használható. Visual Basic modullap, makrólap

Makróknak nevezett Visual Basic eljárá-sokat tartalmaz. Az általunk írt makrókkal általános feladatokat végezhetünk el, pél-dául automatikus munkafüzet-megnyitás, cella- vagy tartománykijelölés, szövegbe-írás, adatformázás vagy diagram létreho-zása.

Microsoft Excel 5.0 párbeszédpanel

Microsoft Excel saját Visual Basic programnyelvének beviteli eszköze.

Microsoft Excel 4.0 makrólap

A korábbi programmal teremt kapcsolatot.

Nemzetközi makrólap A korábbi programmal teremt kapcsolatot. • Munkalap: a munkafüzeteket felépítő, sorokból és oszlopokból

kialakított rácsok, táblázatok, amelyek egyedi névvel rendelkez-nek, ezáltal hivatkozhatunk rájuk. Az alapértelmezett munkalap név: Munka1 .. Munka3. A munkalap neve a lap alján, a lapfülen található. Ezt szükség szerint érdemes beszédesebb, sokatmon-dóbb névre változtatni (például pénztárkönyv munkafüzet eseté-ben január). A munkalapok sorrendje a munkafüzetben megvál-

AZ EXCEL ALAPJAI 39


toztatható. Az egyes lapokat a munkafüzetek között is másolhat-juk. Ha rákattintunk egy lapfülre, akkor a hozzátartozó lap lesz aktív, melyet a lapfülön a félkövérre formázott név is jelez. Az ak-tív lap kiválasztható az Ablak menü alján is. A lapokat a fülektől balra elhelyezkedő gördítő nyilak segítségével görgethetjük.

• Cella: a munkalapok sorainak és oszlopainak kereszteződésében állnak a cellák. A munkalapok elemi részei, melyek hivatkozási lehetőséget biztosító címmel rendelkeznek. A cím a cellát tartal-mazó oszlop betűjele és a cellát tartalmazó sor számjele összeté-teléből keletkezik (például az A4 jelű cella az A oszlop 4. sorában áll). A cella tartalma a beírt képlet vagy adat, értéke a képlet kiér-tékelésével kapott eredmény vagy a beírt adat.

• Aktív cella: az a cella, amelyikbe adatbevitelkor adat kerül. Egy-szerre mindig csak egyetlen cella lehet aktív, melyet vastag keret jelöl. Az aktív cella jele megjelenik a szerkesztőléc elején. Egy cellát úgy teszünk aktívvá, hogy rákattintunk. Az adatbevitelt kö-vető lezáró billentyű ( , , , , Enter, Tab) a megfelelő irányban következő cellát teszi aktívvá. Az Excel 97-től megszab-hatjuk az Enter billentyű lenyomása utáni irányt, vagyis azt a cel-lát, amelyre a billentyű lenyomását követően kerülünk.

• Képlet: a cellák tartalmával elvégzendő egyszerűbb vagy bonyo-lultabb műveletet, feladatot leíró szabály. A művelet végeredmé-nye az eredmény- (aktív-) cellába kerül. Elődcella az, amelyre a képlet hivatkozik, utódcella az, amely más cellákra hivatkozó kép-letet tartalmaz.

• Diagram: a munkalap adatainak grafikus ábrázolása. A többféle formában megjelentethető diagram adatai a táblázatok celláiból, adatpontjaiból származnak. Beágyazhatjuk munkalapba, de meg-jelenhet önállóan is.

• Varázsló: párbeszédpanelek sorozata, mely leegyszerűsíti, meg-gyorsítja valamely Excel objektum létrehozását.

• Forgatókönyv: más néven eset, mely különböző eredményeket adó bemeneti adathalmazok hatásának elemzéséhez szükséges.

• Látvány: más néven nézet, mely a munkalap különböző megje-lenítési és nyomtatási beállításait tárolja.

40 Automatikus számolás


Automatikus számolás Az AutoSzámolás funkció segítségével függvény beillesztése nélkül is folyamatos visszajelzést kapunk az állapotsorban a kijelölt cellák összegéről, illetve a kijelölt tartományon végrehajtható egyéb függ-vények eredményéről. A kijelölt tartománynak nem kell összefüggő-nek lennie. A numerikus függvények a kijelölésbe vont nem numeri-kus értékeket tartalmazó cellákat figyelmen kívül hagyják. A számí-tás már a kijelölés megkezdésekor elindul.

A kiszámolandó függvényt úgy választjuk ki, hogy az egér jobb gombjával az állapotsor AutoSzámolás területére (az állapotsor in-formációs része utáni területre) kattintva megjelenítjük a helyi me-nüt, ahol kijelöljük a megfelelő számítási módszert. Ha a kijelölt tar-tományban olyan cella is szerepel, amely a munkalap vagy füzet más területére hivatkozik, akkor az adott függvény a hivatkozott te-rületet is számításba veszi.

A kiválasztható függvények: Átlag: A kijelölt cellákban található számok átlaga. Az ábra szerinti példa esetében az eredmény 7.5. Darab: A kijelölt tartományban található nem üres cellák száma. Az ábra szerinti példa esetében az eredmény 13. SzámDarab: A kijelölt tartományban található numerikus adatokat tartalmazó cellák száma. Az ábra szerinti példa esetében az ered-mény 10. Maximum: A kijelölt tartományban található numerikus adatok közül a legnagyobb érték. Az ábra szerinti példa esetében az eredmény 12.

AZ EXCEL ALAPJAI 41


Minimum: A kijelölt tartományban található numerikus adatok közül a legkisebb érték. Az ábra szerinti példa esetében az eredmény 3. Összeg: A kijelölt tartományban található numerikus adatok össze-ge. Az ábra szerinti példa esetében az eredmény 75.

42 A kezdő munkalapok


MUNKAFÜZETEK A munkafüzet lapjai lehetnek: munka-, diagram-, Visual Basic mo-dul-, párbeszéd-, Microsoft Excel 4.0 makró- és Microsoft Excel 4.0 nemzetközi makrólapok.

A kezdő munkalapok Az új Excel munkafüzet megnyitásakor 3 lapot tartalmaz, ezek nevei rendre Munka1,...,Munka3. A lapok számát a szabad memória hatá-rozza meg.

A kezdő lapok száma az Eszközök menü Beállítások parancsá-nak Általános párbeszédpanel-lapján a Lapok száma új munkafü-zetben mezőben legfeljebb 255-re beállítható. Az aktív – szerkesz-tés alatti – munkalap fülén a név vastag betűkkel szerepel. A mun-kalapok fülei csak akkor jelennek meg, ha az Eszközök menü Beál-lítások parancsának Megjelenítés párbeszédpanel-lapján a Mun-kalapfülek jelölőnégyzet be van kapcsolva. A lapokra vonatkozó kurzor- (helyi) menüt úgy jelenítjük meg, hogy az egér jobb gombjá-val a lapfülre kattintunk.

Documents

Dr. Pétery Kristóf: Excel XP gyorsreferencia – magyar nyelvakonyv.hu/excel_elemei/excel_2002_referencia_minta.pdf · 2008-09-28 · Dr. Pétery Kristóf: Excel XP gyorsreferencia