E4 Processus Et Paramétrage Finance

E4 - Processus et Paramétrage Finance

COURS DE

Jean-François Cavalière

Semaine de cours SAP

CSC - ESIAL

La comptabilité générale (FI-GL)

La comptabilité client (FI-AR)

La comptabilité fournisseur (FI-AP)

La comptabilité des immobilisations (FI-AA)

La comptabilité analytique (CO)

Sommaire

Plan du cours de la comptabilité générale (FI-GL)• RAPPEL

– Modèle de données SAP– Société– Domaine d’activité– Plan comptable SAP

• SAISIE D’UNE ECRITURE COMPTABLE– Sans rapprochement– Avec rapprochement

• MODIFICATION D’UNE PIECE

• SAISIE D’UNE FACTURE

SAP R/3SAP R/3Client /serveurClient /serveur

TRTRTresoreryTresorery

HRHRHuman Human

resourcesresources

MMMMMaterialMaterial

ManagementManagement

CSCSCustomersCustomersServicesServices

PSPSSales &Sales &

DistributionDistribution

PPPPProductionProductionPlanningPlanning

PMPMPlantPlant

MaintenanceMaintenance

QMQMQuality Quality


QMQMQuality Quality


WMWMWarehouse Warehouse managementmanagement

TRATRAGestion desGestion destransportstransports

FIFIFinancialFinancial

AccountingAccounting

COCOControllingControlling

IMIMInvestmentInvestment


HUMHUMHandling Handling

UnitUnitmanagementmanagement

PLMPLMProduct lifeProduct life

CycleCycleManagementManagement

SDSDSales &Sales &


BWBW

• Comptabilité générale (FI-GL) • Comptabilité fournisseurs (FI-AP) • Comptabilité clients (FI-AR) • Comptabilité bancaire (FI-BL) • Comptabilité des immobilisations (FI-AA) • Comptabilité budgétaire (FI-FM) • Gestion des déplacements professionnels (FI-TV) • Ledgers spéciaux (FI-SL)

• Le module FI offre la possibilité d’élargir les processus de prises de décisions stratégiques pour les besoins financiers de la société.

• Il centralise les données de la comptabilité financière dans un contexte international, avec de multiples sociétés, langages, devises et diagrammes de comptabilité.

• Société SAP • Type de pièce• Plan comptable• Compte G/L• Dates• Clients • Fournisseurs• Banques• Immobilisations

Sous- module Principes de fonctionnement

Solution SAP Données de base principales

RAPPEL

Intégration Factures MM,SD,Interface outil métier,comptabilisation manuelle OD

Lettrage /rapprochement

Travaux d’inventairesGestion des règlements

Restitutions comptablesCompte de résultatBilanReporting

Organisation commerciale

(SD)

Modèle de données SAP : Structures organisationnelles

Périmètre analytique

Société

n

1

1

n

Organisation d’achats (MM)

Division

1

n

0 ou 1

n

n

n

Domaine d’activité

On peut paramétrer une détermination du DA à partir de la Division

n

n

Pas de dépendances réelles entre Société et Domaine d’Activité (sauf contrôles ajoutés par paramétrage)

Objets CO (ex Centres de

coûts)

1

n

n

Périmètre de résultat (CO-PA)

0 ou 1

n

Périmètre Financier (FM)

0 ou 1 n

La société (ou l’entité comptable)

• Le concept de société a pour objet d’identifier les unités d’une organisation pour lesquelles un ensemble complet et indépendant de comptes doit être produit

• Chaque société constitue une structure comptable indépendante

– Un plan de comptes (propre ou partagé) lui est associé, ainsi qu’une devise de gestion

– Les écritures sont numérotées et enregistrées par société et exercice comptable

– Les comptes sont tenus et produits par société (balances, grands livres, journaux, documents de synthèse)

– Les arrêtés périodiques et les traitements de clôture sont réalisés par société

• La majorité des traitements comptables peuvent être effectués pour plusieurs sociétés en même temps (à l’exception de la gestion des référentiels)

• Des structures de centralisation ou de consolidation peuvent être définies dans le cas d’organisations complexes

Mandant

Société

Domaine de valorisation

Division

Comptabilité

Société S/L

Fonction Objet SAP

Le domaine d’activité

• Le concept de domaine d’activité a pour objet d’identifier les entités organisationnelles qui correspondent à un secteur d’activité ou à un domaine de responsabilité spécifique

– La définition des domaines d’activité est facultative dans le PGI

– Les mouvements comptables enregistrés par société peuvent être également affectés à des domaines d’activité

• Il est possible d’établir des états financiers par domaine d’activité, à des fins de restitution interne

– Production de bilans internes, comptes de résultat ou de balances par branche ou domaine d’exploitation d’une entreprise

– Remarque : d’autres objets du PGI hors « comptabilité générale et financière » tels que les centres de profit pourraient être utilisés dans la même optique que les domaines d’activité

Mandant

Société

Division

Entreprise Objets SAP

Entité légale

Etablissement / Usine/ Dépôt

Domaine d’activité

Le Plan Comptable SAP

• D’un point de vue fonctionnel :– Le plan comptable est constitué par la nomenclature des comptes de

comptabilité générale • 1 code, 1 libellé court, 1 libellé long

• Un compte général dans SAP :– Est géré sous la forme d’une fiche contenant l’ensemble des attributs du

compte– Peut être bloqué pour comptabilisation (mais ne peut être supprimé s’il a

été mouvementé)– Doit être créé dans un plan comptable et doit être ouvert dans une société

pour pouvoir être imputé dans une écriture

Le Plan Comptable SAP

• Plan comptable opérationnel :– Utilisé pour la saisie des écritures– Utilisé pour la production des états financiers– Défini au niveau mandant, certaines caractéristiques sont communes à toutes les

entités :• Désignation du compte• Groupe de comptes• Lien avec le plan comptable groupe

– Chaque société utilise tout ou partie du plan de comptes et les complète des attributs et propriétés qui lui sont propres

• Plan comptable groupe :– Permet d’alimenter des comptes Groupe pour des besoins de restitutions

• Plan comptable alternatif (ou national) :– Permet d’alimenter des comptes nationaux pour des besoins réglementaires du

pays

A des fins de présentation (restitution) et en aucun cas pour passer des écritures

Il existe plusieurs plans comptables dans SAP

Saisie d’une écriture comptableSans et avec rapprochement

Saisie d’une écriture

Modification d’une pièce

Saisie d’une facture

Autres fonctionnalités du sous module FI-GL

Comptabilisation d’une pièce sans rapprochement

2

1


12

3

54 6

7


10

8

9


11

12


13

Comptabiliser une pièce avec rapprochement

1

2


13

4

56

7

2


1

2

Données de baseNotions SAP clés


1 23

5

4


1

2

3


4


5

7

6


8







2

1

12

4

3


1

2

3



4

6

5


1


1


3

2

1


2

1


1






Saisie d’une facture directe

2

1


1

32

5

4

6 7

8


1

2

3

4

5


1 32

Informations relatives au(x) poste(s) de la pièce

4


1

2

4

53


1

2






• CONTREPASSATION– Individuelle – En masse

Selon les raisons de contre-passation que vous avez choisies, une nouvelle pièce est comptabilisée dans le but de rapprocher les soldes mensuels ou le solde mensuel est simplement enregistré à nouveau.

• RAPPROCHEMENT ET ANNULATION D’UN RAPPROCHEMENT– Manuel– Automatique– Semi-automatique

• OPERATIONS DE CLOTURE– Fermeture et ouverture des périodes (y compris périodes spéciales)– Report à nouveau– Provision pour perte de change– Etc.

• REPORTING (Bilan, compte de résultat, journal, grand livre, divers…)







Sommaire

Plan du cours de la comptabilité client (FI-AR)

• DONNEES DE BASE

• PROCESSUS ACOMPTE / FACTURE

• COMPTABILISATION DE L’ENCAISSEMENT

• AFFICHAGE DE LA BALANCE ET DES POSTES CLIENTS



HRHRHuman Human

resourcesresources




PSPSSales &Sales &



PMPMPlantPlant


QMQMQuality Quality


QMQMQuality Quality













SDSDSales &Sales &


BWBW

• Comptabilité générale (FI-GL) • Comptabilité fournisseurs (FI-AP) • Comptabilité clients (FI-AR)• Comptabilité bancaire (FI-BL) • Comptabilité des immobilisations (FI-AA) • Comptabilité budgétaire (FI-FM) • Gestion des déplacements professionnels (FI-TV) • Ledgers spéciaux (FI-SL)


• Il centralise les données de la comptabilité financière dans un contexte international, avec de multiples sociétés, langages, occurrences et diagrammes de comptabilité.

• Société SAP • Type de pièce• Plan comptable• Compte G/L• Clients • Fournisseurs• Immobilisations



• Rappel

Intégration Factures MM,SD,

Interface outil métier,comptabilisation manuelle OD



Restitutions comptablesCompte de résultat

BilanReporting

• Les Comptabilités auxiliaires– Dans le PGI, les opérations enregistrées dans le module FI-GL

(comptabilité générale) sont imputées directement sur les comptes généraux

– En revanche, lorsqu’elles doivent être enregistrées dans les modules de comptabilités auxiliaires (comptabilité fournisseur FI-AP, comptabilité client FI-AR…), les opérations ne peuvent pas être imputées directement sur les comptes généraux mais sont obligatoirement imputées sur les comptes auxiliaires des tiers (fournisseur, client)

– Chaque tiers étant lié dans le PGI à un compte de comptabilité générale dit « compte collectif » et un seul, l’événement comptable intervenant sur un tiers est imputé en temps réel en comptabilité générale sur le compte collectif général correspondant à ce tiers

• Exemple – en comptabilité auxiliaire Fournisseurs : compte collectif = 401…– en comptabilité auxiliaire Clients : comptes collectifs clients = 41…

Notions de comptes collectifs et auxiliaires

Données de

base

Processus

Acompte /

Facture

Comptabilisation

de

l’encaissement

Affichage de la

balance

& des

postes clients

Données de base

Autres fonctionnalité

s du sous module FI-AR

Données de base

• Un client est représenté dans SAP par l’intermédiaire d’une fiche client

• Les fiches client présentent trois groupes d’information appelées « vues » :

Un ensemble de données client propres au domaine commercial (vue ADV)

Ces informations sont renseignées pour chacun des clients que l’on souhaite facturer via le module SD (données vente et distribution).

Un ensemble de données client communes sur le système (vue Mandant)

Un client est créé une seule fois dans le système. Ces données “niveau mandant” sont visibles par tous les utilisateurs.

Un ensemble de données client propres à la société (vue Comptabilité)

Ces informations sont renseignées pour chacun des clients que l’on souhaite auxiliariser dans la comptabilité.

Données de base• Les données gérées dans la fiche client :

– Certaines données doivent être obligatoirement renseignées pour que l'enregistrement du client soit possible.

Données générales:

Les écrans de la fiche Client

Paiement:Correspondance:

Comptabilisation:Gestion : Compta,Comptecollectif

Coord.bancaireOpér.bancaire

Adresse,paramétrage(n°Siren,…)

• Pour assurer l’intégration avec le module SD, la vue ADV de la fiche client doit être gérée et notamment les « fonctions partenaires » :

– Donneur d’ordre (celui qui commande la marchandise), – Client livré (celui qui reçoit la marchandise),– Client destinataire de la facture (celui qui reçoit la facture),– Client payeur (celui qui paie la facture).

Données de base – Création fiche client (1/4)

2

1


21

3

5

4


6

7


8

9

Autres fonctionnalités de la fiche client

• SAP offre la possibilité à l’utilisateur :– D’effectuer des modifications sur la fiche client – D’afficher les informations renseignées dans la fiche– De bloquer un client pour comptabilisation– De supprimer un client

Processus Acompte / Facture

Données de

base

Processus

Acompte /

Facture

Comptabilisation

de

l’encaissement

Affichage de la

balance

& des

postes clients



Enregistrement d’un acompte2

1

Enregistrement d’un acompte

2

1

3

Enregistrement d’un acompte

5

4

6

Enregistrement d’une facture

2

1

Enregistrement d’une facture

2

1

3

Compensation de l’acompte

2

1


2

1

3

�

3


Création d’une pièce comptable qui

compense l’acompte

Ecriture au débit du compte clientMontant restant à facturer

Comptabilisation de l’encaissement

Données de

base

Processus

Acompte /

Facture

Comptabilisation

de

l’encaissement

Affichage de la

balance

& des

postes clients



• Encaissement manuel– L’encaissement manuel client s’effectue par une transaction SAP

standard de saisie des encaissements. – La transaction d’encaissement contient un module de gestion des

postes non soldés (dit PNS), qui permet, par la recherche sur plusieurs critères des pièces existantes, de lister les postes à éventuellement solder.

• Encaissement automatique– Lorsque l’utilisateur est à l’origine de l’encaissement, il est possible

de générer ce dernier via l’utilisation du programme de paiement automatique (identique à celui utilisé pour les décaissements). Cela peut être le cas dans le cadre d’un règlement par prélèvement ou par effet.

– Des fonctionnalités de gestion de chèques reçus (comptabilisation automatique via intégration de registre) sont également disponibles dans le système.

Comptabilisation de l’encaissement

Encaissement manuel

2

1

Encaissement manuel

�

1

2

3

4

5

Encaissement manuel

1

2

Affichage de la balance et des postes clients

Données de

base

Processus

Acompte /

Facture

Comptabilisation

de

l’encaissement

Affichage de la

balance

& des

postes clients



Affichage de la balance client

2

1

L ’onglet Soldes ne reprend que les postes clients

n’ayant pas été imputés sur un compte

collectif divergent (CGS)

Double cliquer sur une case pour avoir accès aux

pièces comptables constitutives du montant

Affichage de la balance Client

Icônes permettant la mise en forme de l’affichage :

fonctions de tri, de somme, de sous

somme…Gestion des variantes

d’affichage

En double cliquant sur une ligne on accède à la

pièce comptable


Cliquer sur l’overview pour afficher complètement la date comptable



L ’onglet CGS ne reprend que les postes clients

ayant été imputés sur un compte

collectif divergent (CGS) (écritures passées sur le

client mais ne pointant pas sur le compte collectif de la

fiche client).

Les mêmes affichages sont possibles que ceux

présentés précédemment.


Affichage des postes Client

2

1

Choisir la sélection souhaitée

Choisir la ou les sélections souhaitées :- postes standards- opérations CGS (effets, acomptes…- postes pour mémoire (effets à l’acceptation non encore retournés)



Autres fonctionnalités du sous module FI-AR

Données de

base

Processus

Acompte /

Facture

Comptabilisation

de

l’encaissement

Affichage de la

balance

& des

postes clients

Autres fonctionnalités

du sous module FI-AR

Autres fonctionnalités du sous module FI-AR

• RELANCE

La relance dans SAP permet de suivre les clients redevables qui n'ont pas réglé leurs factures en cours dans un intervalle de temps donné. Le système de relance traite les documents suivants :

– Factures clients en cours, y compris les factures partiellement créditées ou réglées

– Factures incluant des versements– Avoirs clients– Encaissements non basés sur des factures

• REPORTING CLIENT






Sommaire

Plan du cours de la comptabilité fournisseur (FI-AP)• DONNEES DE BASE

• LE MODULE DES ACHATS MM– Présentation– Intégration avec les autres modules– Rappels

• LE FLUX D’APPROVISIONNEMENT– Présentation– Le traitement des factures d’achats

Processus MM: Facture sur commandeProcessus FI: Facture sans commande

– Le règlement des fournisseursProposition de paiementComptabilisation du paiementDécaissement manuel



HRHRHuman Human

resourcesresources




PSPSSales &Sales &



PMPMPlantPlant


QMQMQuality Quality


QMQMQuality Quality













SDSDSales &Sales &


BWBW

• Comptabilité générale (FI-GL) • Comptabilité fournisseurs (FI-AP) • Comptabilité clients (FI-AR) • Comptabilité bancaire (FI-BL) • Comptabilité des immobilisations (FI-AA) • Comptabilité budgétaire (FI-FM) • Gestion des déplacements professionnels (FI-TV) • Ledgers spéciaux (FI-SL)



• Société SAP • Type de pièce• Plan comptable• Compte G/L• Clients • Fournisseurs• Banques• Immobilisations



• Rappel






BilanReporting

• Un achat est un processus qui permet d’acquérir des biens ou des services auprès d’un fournisseur.

• Le flux achat dans MM est composé de 4 étapes – L’établissement d’un contrat avec un fournisseur,– Le passage d’une commande,– La réception de la commande,– Le règlement de la commande. – -> L’ensemble est appelé flux d’approvisionnement..

• La saisie et le contrôle de facture peut être pris en charge par différents services : le service des achats, le service de la comptabilité ou un service dédié…

• L’intégration entre le module des achats MM et celui de la comptabilité fournisseur FI-AP trouve son origine au travers du traitement des factures.

• D’un point de vue comptable, l’imputation d’une commande est déterminée par l’article acheté via la classe de valorisation qui lui est associée. L’opérateur renseigne l’imputation dans la demande d’achat, qui, une fois transformée en commande engagera automatiquement l’objet récepteur de coûts (centre de coûts, ordre, élément OTP…).

Introduction

Le module

des

Achats MM

Le flux

d’approvisionnement

Données de base

Autres fonctionnalités du sous module

FI-AP

Données

de base

Données de base – Création fiche fournisseur (1/4)

2

1


21

3

54


6


7

Le module

des

Achats MM

Le flux


Le module des achats MM


FI-AP

Données

de base

Présentation du module MM (Material Management)

MM(Achats et Stocks)

Entrée en Stock Contrôle

Le module MM couvre les fonctions suivantes :

Gestion des données de base,

Achats (demandes d’achat, contrats, appels d’offres, offres, commandes),

Suivi de la planification des besoins via le MRP,

Gestion des stocks (réception et sortie de stock, avis de livraison, retours, transferts et inventaire),

Reporting.

DOCUMENTS

DONNÉES

FONCTIONS

Articles Fournisseurs Fiches Info Achats Conditions de prix

CommandeAvis de livraison

Facturefournisseur

Intégration entre MM et les autres modules

Clients

Fournisseurs

VentesExpéditionsFacturation

AchatsGestion de magasinsContrôle facture

Gestion deprojet

Gestion des interventions et

de la maintenance

Contrôlequalité

Comptabilité Contrôlede gestion

Gestion des Immobilisation

Gestion desRessourcesHumaines

SD

Prévisions Industrielles et CommercialesGestion de la demande / Plan Directeur de ProductionCalcul des BesoinsGestion des capacitésContrôle de la productionCoûtsInformation system

MM

FI CO AA HR

PP PS

PM

QM

RAPPELS

• SAP est un système INTEGRE.

• Il IMPACTE l’ensemble des flux de l’entreprise.

• Il traite et génère un NOMBRE CONSIDERABLE DE DONNEES.

• Par exemple, un ARTICLE MAL CREE PERTURBERA le flux d’approvisionnement, une commande mal saisie impactera la réception voire la facturation…

Le module

des

Achats MM

Le flux


Le flux d’approvisionnement


FI-AP

Données

de base

Présentation du flux d’approvisionnement

Expression de Besoins

Détermination de la source d ’approvisionnement

Suivi de la commande

Réception des marchandises

Paiement

Création de la commande

CommandeFacture

fournisseur?

Commande

Demande d ’achat

Contrôle des factures

Sélection du fournisseur

Demanded’achat

Equipe Achats

Commanded’achats

ManuelSemi automatiqueAutomatique SAP

Saisie facturefournisseur

Réceptioncomptable

Règlementfournisseur

Rapprochement bancaire

PréparationBudgetEXCEL

Equipe Comptabilité

Equipe Contrôle de gestion

Mise à jour desengagements

Saisie dubudget

SAP

Mise à jour du réel

Equipe de saisie des factures

Intégration des relevésde banque

Compte d’achat fonction de

l’article

Détermination del’imputation analytique

SAP MM

SAP FI

SAP CO

Réceptionmarchandises/

services

• Deux méthodes de facturation sont disponibles dans le système : la facture sur commande dans MM et la facture sans commande dite facture FI.

• Facture MM– Le processus de saisie de facture dans MM se fait en référence à une commande d’achat

réceptionnée (transaction MIRO).• Facture FI

– La saisie de facture d’un fournisseur dans FI sans référence à une commande (transaction FB60).

Le traitement d’une facture - Généralités

• Toute facture doit obligatoirement être rapprochée d’une commande, excepté dans le cas d’une facture sans commande dans FI (transaction FB60).

• A la saisie de la réception administrative de la marchandise (transaction MIGO – Entrée de marchandises Commande), le système génère automatiquement les pièces comptables (Crédit HT du compte 408 Factures non parvenues et Débit du compte de charge avec imputations CO (centre de coûts, élément de projet…).et met à jour le réalisé.

• Le rapprochement facture/commande se fait au moment de la saisie de la facture.

• Ce rapprochement se fait poste par poste (pour un poste facturé, on peut avoir 1 ou n postes de commande).

• Une facture est déclarée « bonne à payer » c’est-à-dire conforme si :– les quantités facturées sont égales aux quantités commandées et reçues,– les prix facturés sont égaux aux prix indiqués sur les commandes.

Le processus MM – Saisie de facture (1/3)

Vérifier que l’opération courante pour la transaction est bien la facture

12

3

4

Le processus MM – Saisie d’une facture (2/3)Enregistrement d’une facture avec écart

Le processus MM – Saisie d’une facture (3/3)

Vérifier que l’opération courante pour la transaction est bien l’avoir

Le processus MM – Saisie d’un avoir

Le processus FI – Saisie d’une facture sans commande (1/2)

Résultat de la simulation:

Numéro de facture fournisseur

1

23

4

6

5

Le processus FI – Saisie d’une facture (2/2)

Résultat de la simulation:

Numéro de facture fournisseur

1

23

4

6

5

Le processus FI – Saisie d’un avoir

Dans cet onglet, il est possible de rattacher l’avoir à une facture existante.

Le règlement des fournisseursSuite au traitement de la facture, la comptabilité a la responsabilité du règlement des fournisseurs :

• Différents modes de paiement sont possibles :– le mode de paiement est renseigné dans la fiche fournisseur ou dans la pièce,– il est, soit automatique, soit manuel.

• Exemples :– de paiement manuel : chèque manuel– de paiement automatique : virements

• Le programme automatique de paiements :– même procédure quel que soit le mode, – étapes à suivre

1. gestion des paramètres,2. proposition programme de paiement,3. traitement de la proposition,4. validation du règlement & écriture comptable,5. préparation du programme d'édition, 6. lancement du programme d'édition.

Le règlement des fournisseurs – Présentation

• Dans le cadre d’un projet SAP, le décaissement s’effectue selon deux modes : – Par l’intermédiaire du programme de paiement automatique pour les virements et les prélèvements,– Par l’intermédiaire du décaissement manuel, mode utilisé exceptionnellement pour régler et lettrer un

fournisseur (sans utiliser les campagnes de règlement).

• Le principe de fonctionnement du programme de paiement est représenté dans le schéma suivant : 1 – Elaboration de la proposition de paiement

3 – Lancement du cycle de paiement

Choix des pièces à payer suivant la date d’échéance

Choix des sociétés à traiter

Choix et hiérarchisation des modes de paiement à traiter

Choix des fournisseurs à payer

2 – Génération de la proposition de paiementConsultation de la proposition de paiement

Consultation des paiements effectués

Impression des listes et formulaires de paiement

Sauvegarde des données sur supports

Possibilité de traiter les pièces arrivant à échéance avant la date théorique de prochaine proposition☞

Possibilité de bloquer certains paiements suivant une liste de motifs☞

1 – Elaboration de la proposition de paiement

3 – Lancement du cycle de paiement

Choix des pièces à payer suivant la date d’échéance

Choix des sociétés à traiter

Choix et hiérarchisation des modes de paiement à traiter

Choix des fournisseurs à payer

2 – Génération de la proposition de paiementConsultation de la proposition de paiement

Consultation des paiements effectués

Impression des listes et formulaires de paiement

Sauvegarde des données sur supports

Possibilité de traiter les pièces arrivant à échéance avant la date théorique de prochaine proposition☞ Possibilité de traiter les pièces arrivant à échéance avant la date théorique de prochaine proposition☞

Possibilité de bloquer certains paiements suivant une liste de motifs☞ Possibilité de bloquer certains paiements suivant une liste de motifs☞

– La première étape permet de créer la liste des postes à lettrer,– La seconde étape consiste à lancer le protocole de règlement

sur les postes sélectionnés, ce qui va permettre les écritures de débit sur les comptes fournisseurs et les écritures de crédit sur les comptes de banque,

– La troisième étape concerne le lancement du cycle de paiement. Le programme prend en compte les règlements fournisseurs standards, mais également les règlements d’acomptes fournisseurs et d’acomptes pour notes de frais (par l’intermédiaire des codes CGS).

Le règlement des fournisseurs Elaboration d’une proposition de paiement (1/3)

1

2

Le règlement des fournisseurs Elaboration d’une proposition de paiement (2/3)

�

�

1

2

4

3

Le règlement des fournisseursElaboration d’une proposition de paiement (3/3)

Confirmation de la génération de la proposition de paiement

Affichage de la proposition de paiement :

Le règlement des fournisseursComptabilisation des paiements (1/2)

1

2

Le règlement des fournisseursComptabilisation des paiements (2/2)

Affichage de la liste des paiements :

Le règlement des fournisseursDécaissement manuel (1/2)

1

2

3

Le règlement des fournisseursDécaissement manuel (2/2)

Le flux


Autres fonctionnalités du sous module FI-AP


FI-AP

Le module

des

Achats MM

Données

de base

• RESTITUTION

Le flux d’approvisionnement fait l’objet de différents reportings. Ces états sont établis dans les modules MM et FI. Il est ainsi possible de constater et d’analyser le déroulement du flux d’approvisionnement et sa finalité comptable.

Il s’agit de : – L’affichage des données de base fournisseurs propres à MM et FI,– L’affichage des commandes et des documents d’achats,– L’affichage des postes / des pièces fournisseurs : visualisation des postes / pièces

fournisseurs et des comptes généraux spéciaux,– L’affichage des comptes fournisseurs : visualisation des balances auxiliaires et des

soldes des comptes fournisseurs,

le système permet, à partir de l’affichage des comptes, des pièces et des soldes, de revenir interactivement à la pièce d’origine.

Autres fonctionnalités du sous module FI-AP






Sommaire

Plan du cours de la comptabilité des immobilisations (FI-AA)

• LA FICHE D’IMMOBILISATION– Création– Modification– Consultation– Blocage

• LA GESTION DES MOUVEMENTS DES BIENS D’IMMOBILISATION– La saisie des factures– La cession d’immobilisation



HRHRHuman Human

resourcesresources




PSPSSales &Sales &



PMPMPlantPlant


QMQMQuality Quality


QMQMQuality Quality













SDSDSales &Sales &


BWBW

• Comptabilité générale (FI-GL) • Comptabilité fournisseurs (FI-AP) • Comptabilité clients (FI-AR) • Comptabilité bancaire (FI-BL)• Comptabilité des immobilisations (FI-AA)• Comptabilité budgétaire (FI-FM) • Gestion des déplacements professionnels (FI-TV) • Ledgers spéciaux (FI-SL)



• Société SAP • Type de pièce• Plan comptable• Compte G/L• Dates• Clients • Fournisseurs• Banques• Immobilisations



• Rappel






BilanReporting

Introduction :

• Suite à une demande de création d’une fiche d’immobilisation ou à la réception d’une facture d’un fournisseur d’immobilisation, une fiche immobilisation est créée. Elle rassemble les données comptables et logistiques propres à l’immobilisation (généralités, affectation, évaluations...).

• La nécessité de dissocier au bilan les investissements issus des acquisitions de biens d’immobilisation impose une gestion particulière dans SAP.

• D’un point de vue comptable les immobilisations sont comptabilisées suivant :

– La catégorie d’immobilisation– La clé d’affectation des comptes

La gestion des mouvements des

biens d’immobilisation

La fiche d’immobilisation


Autres fonctionnalités du sous module FI-AA

Créer une fiche d’immobilisation

1


12

3

4


1

2

34

5

6

7

8

8


1

23

4

5

5


1

2

2

3

4

56


1 2

3

4

La gestion des mouvements des biens d’immobilisation





La fiche immobilisation - Modification

• Le majorité des données de la fiche sont modifiables, celles-ci ne sont pas grisées.

• La catégorie d’immobilisation, et donc le compte, ne peut JAMAIS être modifiée. Une nouvelle fiche avec une autre catégorie doit être créée, et un transfert de fiche à fiche doit être effectué.

• Le montant ne peut pas être modifié, il ne fait pas partie des données de base. Le montant de la fiche immobilisation sera alimenté par l’entrée des mouvements sur la fiche (facture, avoir, transfert…).

La fiche immobilisation - Consultation

• L’affichage d’une fiche immobilisation permet de visualiser toutes les données de base et son historique de modification,

• L’affichage d’une fiche immobilisation permet de visualiser toutes les valeurs de la fiche, réelles et simulées,

• Les amortissements ne sont JAMAIS passés par fiches, mais par compte d’amortissement. Seule une ventilation analytique est effectuée selon les centres de coûts des fiches.

La fiche immobilisation - Blocage

• Une fiche immobilisation peut être bloquée puis débloquée ultérieurement.

• En cas de blocage, une fiche continue à exister à part entière,

• Une fiche immobilisation ne peut être supprimée que dans la mesure où elle est totalement soldée au niveau de ses mouvements,

• Une fiche supprimée est effacée physiquement et ne peut jamais être remise en service.

La saisie des factures de biens d’immobilisation

• La saisie des mouvements d’immobilisations est effectuée par le biais de fiches immobilisations.

• Les clés de comptabilisation définissent le sens (Débit/Crédit) de l’écriture, et le type de compte à utiliser (Tiers, général, immobilisation).

• L’avoir doit être saisi en référence à une facture pour ne régler que son solde.

• Le code mouvement est obligatoire sur les postes d’immobilisations, il dépend du mouvement (entrée ou sortie) et de l’exercice d’entrée de l’immobilisation dans le cas de l’avoir.

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Autres fonctionnalités du sous module FI-AA :

• La saisie des avoirs de biens d’immobilisation

• Le transfert des immobilisations (valeur brute, amortissements et VNC)

• Les opérations de clôture des immobilisations :– Gestion des amortissements mensuels– Clôture des immobilisations (rapprochement des comptes, changement et clôture d’exercice)

• La restitution (lancement des états et reportings) :2 simulations existent :

- les simulations au niveau individuel- les simulations au niveau collectif






Sommaire

Plan du cours de la comptabilité analytique (CO)

• CREATION DE DONNEES DE BASE– Centres de coûts– Ordres internes– Ratios statistiques– Natures comptables

• COMPTABILITE ANALYTIQUE– Saisie d’écritures primaires et visualisation du résultat dans CO– Saisie d’écritures secondaires et visualisation du résultat dans CO

• CONTROLE BUDGETAIRE– Saisie du budget

• Manuellement• Par intégration d’un ou plusieurs fichiers

– Consultation du budget



HRHRHuman Human

resourcesresources




PSPSSales &Sales &



PMPMPlantPlant


QMQMQuality Quality


QMQMQuality Quality













SDSDSales &Sales &


BWBW

• CO-OM : Contrôle des frais généraux

• CO-PC : Contrôle des coûts par produits

• CO-PA : Compte de résultat et analyse par segment de marché

• EC-PCA : Comptabilité des centres de profits

• Le module contrôle de gestion fournit les informations nécessaires à une gestion efficace et précise de la comptabilité interne des frais. Son intégration complète permet un flux de données permanent et en temps réel entre les modules financiers et logistiques de SAP R/3

• Périmètre analytique• Centre de coûts• Nature comptable• Ordre interne• Centre de profit• Objet de résultat• Types d’activités, ratios statistiques



RAPPELProcessus budgétaire Processus

réelCommande AchatVente

Engagement dépenses

CA prévisionnel

Répartition Par centre D’analyse

Intégration CO

Répartition Par centre D’analyse



Le périmètre analytique

• Un périmètre analytique est un système étanche de comptabilité analytique

– Il est impossible d’enregistrer des opérations de transfert ou des imputations concernant plusieurs périmètres analytiques

• Plusieurs périmètres peuvent être définis en fonction des besoins d’analyse et de retraitement des coûts

• Chaque périmètre analytique dispose :– De ses propres référentiels d’analyse de

coûts– De ses propres règles de gestion – De ses propres méthodes de calcul ou de

traitement des coûts– De ses propres restitutions

• La comptabilité analytique est tenue par périmètre analytique

Fonction

Contrôle de gestion

Objets SAP

Mandant

Périmètre analytique

Société

Périmètre de résultat

Création de données de base


Comptabilité analytique

Contrôle budgétaire

Autres fonctionnalités du

module CO

Notion de Périmètre analytique

• Dans SAP, le périmètre analytique correspond au niveau organisationnel où sont effectuées les analyses de comptabilité analytique et plus particulièrement de suivi des frais généraux. Il est indépendant des obligations légales et peut regrouper des entités juridiques partageant un même plan comptable.

• A titre d’exemple :

Société A Société B

Plan de comptes ‘AB’

Périmètre analytique ‘AB’

OK

Société A Société B

Plan de comptes ‘A’

Périmètre analytique ‘AB’

KO

Plan de comptes ‘B’

Notion de Centre de coûts

• Les centres de coûts sont des collecteurs de coûts qui représentent en principe les sections des entreprises (Services, départements, etc.) ou les centres budgétaires

• Il existe deux types de centres de coûts :– Les centres de coûts dits opérationnels correspondent à la plus petite structure organisationnelle

de l’entreprise ; ils sont clairement rattachés à un responsable budgétaire– Les centres de coûts dits techniques sont utilisés pour les opérations techniques

Principales caractéristiques des centres de coûts

• Ils se regroupent dans une hiérarchie principale et exhaustive appelée Hiérarchie Standard

• Ils sont typés : le type d’un centre de coûts permet d’autoriser ou non certaines opérations (Saisies d’activités, mise à jour des engagements…)

• Les centres de coûts sont affectés nécessairement à une société et éventuellement à un domaine d’activité, un centre de profit ou encore un domaine fonctionnel

• En fin de mois, les charges portées par des centres de coûts peuvent se répartir sur d’autres centres de coûts ou bien sur d’autres objets CO (mais pas sur des centres de profit)

Notion d’Ordres internes

• Les ordres internes sont des collecteurs fins de coûts qui représentent en principe des projets ou des travaux internes à l’entreprise à caractère plus éphémère que les centres de coûts.

– Exemples : projets de recherche, projets informatiques, immobilisations en cours, ordres d’abonnement analytique de certaines charges, etc. Dans certains cas, les ordres internes peuvent être analysés pour représenter d’autres notions (un véhicule, un outil de production, …)

Principales caractéristiques des ordres internes

• Les ordres internes ont un statut (créé, lancé, clôture technique, clôture comptable, …)

• Il existe une typologie des ordres ; le type d’un ordre permet d’autoriser ou non certaines opérations, de le numéroter, d’afficher les zones nécessaires à sa description, etc.

• Certains ordres sont dits statistiques ; ils ne peuvent être utilisés comme seul objet d’imputation. Ils servent à détailler les coûts imputés sur un autre objet de coûts (parc auto. par exemple). Les ordres statistiques ne peuvent pas être déversés.

• Les ordres internes peuvent être affectés à une société, un domaine d’activité, un centre de profit, voire un domaine fonctionnel.

• En fin de mois, les ordres internes réels peuvent se « déverser » sur d’autres ordres internes ou bien sur d’autres objets CO (mais pas sur des centres de profit)

Notion de Ratios statistiques

• Les ratios statistiques sont principalement utilisés comme clés de répartition (hors %) des coûts (au budget comme au réel).

• Ils peuvent être :– de type « Totaux » : la valeur saisie s’additionne aux précédentes (unités tél., temps CPU)– de type « Constante » : la valeur saisie annule et remplace la précédente (effectif, m²)

Exemple : répartition des frais de téléphone au prorata du nombre de téléphones par service

Centre de coûts A

Frais téléphoniques

Total du mois :

1000 euros

B - 10 unités tél.

C - 20 unités tél.

D - 70 unités tél.

CC B

100 euros

CC C

200 euros

CC D

700 euros

Ratios statistiques

Comptesde bilan

Comptes derésultat créés

commenature

dans CO

Autres comptesde résultat

Comptesgénéraux

NaturesPrimaires

Naturessecondaires

Naturescomptables

Groupesde

natures

Groupesde

natures

Transactionsde comptabilité

financière

Transactionsde comptabilité

analytique

Etats degestion

2

1

3

4

5

6

• Le plan de comptes FI comprend descomptes de bilan (1), des comptes de résultat utilisés dans CO (2) et des comptes de résultat non utilisés dans CO (3)

• Les natures CO se divisent en natures primaires(4) et natures secondaires (5)

• Les natures primaires correspondent généralement aux comptes de résultat FI créés comme natures comptables ( (2) = (4) ). Certains comptes de bilan (stock, immobilisations) peuvent également être créés comme natures primaires mais à des fins purement statistiques

• Les natures secondaires ne sont utilisées que dans CO et ont toujours un solde nul au niveau de la société

• Les natures primaires et secondaires peuvent se regrouper en Groupes de natures (6) notamment pour les états de gestion (exemple, toutes les natures d’achat, de frais de personnel, …)

Notion de Natures comptables






module CO

Émetteur Récepteur

Nature d’imputation9xxxxx

1000,00

Nature d’imputation9xxxxx

1000,00Affectation de coûts

Introduction générale sur les opérations CO

• Pour les opérations analytiques (répartitions de coûts, …), SAP distingue l’objet de coût émetteur (qui est crédité) et l’objet de coût récepteur (qui est débité)

• Les répartitions de coûts sont enregistrées dans SAP au moyen d’une nature d’imputation, créditée sur l’émetteur et débitée sur l’émetteur (le solde de la nature d’imputation est toujours égal à 0)

• Il existe plusieurs traitements différents dans SAP CO pour ces opérations analytiques (répartitions détaillée et globale, répartition d’activité, saisies manuelles par transfert de coûts, abonnement périodique…)

Zoom sur la saisie d’écritures primaires / réelles

• Les écritures réelles proviennent de plusieurs sources :– La comptabilité générale & auxiliaire (module FI) :

• Ecritures comptabilisées directement dans le module FI que ce soit manuellement ou par interface (par exemple : l’interface paye)

– La comptabilité des immobilisations (module AA) :• Pièces comptables générées par le programme de calcul et de comptabilisation des

dotations aux amortissements – La comptabilité des achats (module MM)

• Pièces comptables générées par les réceptions ou factures relatives à des commandes d’achats

Toute écriture de charge FI génère un flux d’écriture CO sur un support de coût (centre de coûts, ordre interne, élément d’OTP, ordre de fabrication) via une

nature comptable primaireLe support de coût d’imputation est indiqué lors du passage de l’écriture FI

Saisie d’écritures primaires / réelles

Saisie d’une écriture de charge

1 2

3

Saisie d’une écriture de charge

1

2

Visualisation du résultat dans CO


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3

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5


1

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1 2

3

A

B

Zoom sur la saisie d’écritures secondaires

• Les écritures secondaires sont les écritures internes de CO. Elles s’effectuent avec des natures comptables secondaires et sont utilisées dans le cadre :

– De l’imputation d’activités– D’enregistrements de coûts additionnels (en clôture de période)– D’imputations d’ordres et d’EOTP (en clôture de période)– De répartitions des coûts (en clôture de période)– De transferts de charges ou de produits entre les objets analytiques du module

CO :• Centre de coûts• Ordre interne• Projet• Ordre de fabrication

Zoom sur la saisie d’écritures secondaires – Schémas récapitulatifs

Centre de coûts

Compta. financière - FI

Achats - MM

Autres modules SAP

Centre decoûts

Ordresinternes

Projets

Ordresde fab.

- répartitions globales

- imputations d’activités

- imputations / transferts






module CO

Budget – Quelques définitions pour commencer

Il est possible d'affecter un profil budgétaire selon les responsabilités de l'utilisateur. Concernant la budgétisation manuelle des coûts, SAP fournit en standard un certain nombre de profils de planification couvrant la majorité des besoins des entreprises.

• Le profil budgétaire permet, via des schémas de budgets, de :– Définir plusieurs colonnes de codes ou de valeurs– Afficher les caractéristiques dans l'en-tête– Afficher à titre d'information des colonnes de comparaison non-accessibles (valeurs d'exercice antérieur, valeurs

réelles, autre version)– Modifier la largeur des colonnes

– Ces profils du planificateur peuvent être librement définis en fonction des besoins spécifiques d’une entreprise– Le profil de budgétisation est protégé par des objets d'autorisations. Il permet à chaque utilisateur de n’avoir accès qu’à

l’écran de saisie dont il a effectivement besoin

Exemple d'un écran de budgétisation (écran synthèse) :Exercice : 2007Période de : 1 à 12Centre de coûts : 2300 ProductionType d'activité Nature comptable Coûts fixes Clé rép. Coûts variables Clé rép.

12.000606100Heures 002001 4000

• Il est possible d’établir des budgets sur la maille suivante : • Natures comptables ou groupes de natures comptables• Centres de profits• Centres de coûts• Ordres internes• Éléments d’OTP

• Concernant le budget sur centre de coûts il est possible de créer par exemple :• un budget de coûts et produits par nature et par mois• un budget annuel de prestation d’activité en quantité et prix de cession• des valeurs budgétées annuelles de ratios statistiques

• Concernant le budget sur ordre interne :• un budget de coûts et produits par nature et par an (mensualisé ensuite au douzième)

• Concernant le budget des centres de profits :• un budget par nature et par mois

Budget – Principes de budgétisation

Budget – Quelques définitions pour commencer

• Un Schéma de pré-budgétisation correspond à un masque de budgétisation comportant :

– Un écran de sélection et un écran de saisie

– Les schémas de budgétisation sont ensuite rattachés à des profils de budgétisation, qui eux mêmes sont affectés à des utilisateurs

Les profils de budgétisation sont en principe rattachés par défaut aux utilisateurs SAP.

• Version de budget : Il est possible dans SAP de gérer plusieurs versions de budget en parallèle

Budget – Principes de budgétisation

• Fonctions de copie : En règle générale, la budgétisation se fonde sur des budgets existants

– Il est possible de copier une partie ou la totalité de la budgétisation réalisée sur des périodes précédentes ou encore d'autres versions.

– Les critères de sélection proposés lors de la copie sont : • Le périmètre analytique• L’ exercice comptable• La période• La version de budget• Le centre de coûts• La transaction de budgétisation (coûts directs dépendants de l'activité)

– Il est possible de modifier le budget manuellement ou automatiquement par revalorisation

• Fonctions de mensualisation selon des clés librement définies

• Intégration automatique avec HR, AM et PP

• Il est possible de saisir le budget– Manuellement– Par intégration d’un ou plusieurs fichiers Excel

Budget – Les étapes d’une saisie de budget manuelle

1. Sélectionner le profil du responsable budgétaire2. Sélectionner le schéma budgétaire associé3. Sélectionner la société, la version de budget, l’exercice comptable, la maille budgétaire

(NC), un centre de coûts ou intervalle de centres de coûts 4. Saisir le budget à la main dans l’écran SAP qui s’affiche alors

Exemple de saisie de budget manuelle – Transaction KP06

Budget – Les étapes d’une saisie de budget par intégration de fichier

1. Sélectionner le profil du responsable budgétaire2. Sélectionner le schéma budgétaire associé3. Sélectionner la société, la version de budget, l’exercice comptable, la maille budgétaire

(NC), un centre de coûts ou intervalle de centres de coûts 4. Enregistrer alors une copie du fichier Excel qui s’ouvre dans SAP5. Renseigner le fichier enregistré6. Intégrer le fichier renseigné – transaction KP06

6

Budget – Consultation du budgetBudget Saisi – KP07

Mensualisation

1

2 3 Comparaison Budget / Réel

Autres fonctionnalités du module CO





module CO

Autres fonctionnalités du module CO :

• Opérations de clôture :– Cycles de répartition– Répartition sur centres de coûts– Visualisation du résultat de la répartition

• Reporting :– Compte de résultat (Profit & Loss)– Etat comparaison entre le budget et le réel (sur centres, sur ratios)– Etat de suivi des coûts par natures et entités clientes– Etat de suivi des frais de fonctionnement par entités clientes

• Annexes :– Saisie du budget manuel et par intégration de fichier(s)– Lancement d’une répartition sur centres de coûts

Documents

E4 Processus Et Paramétrage Finance