Actualidad Empresarial

IÁrea Tributaria

I-11N° 276 Primera Quincena - Abril 2013

Autor : Miguel Antonio Ríos Correa

Título : Elaboración del archivo .txt para PLE

Fuente : Actualidad Empresarial, Nº 276 - Primera Quincena de Abril 2013

Ficha Técnica

Elaboración del archivo .txt para PLE

A partir de la última semana de mayo y la primera de junio, después de varias idas y vueltas por parte de la administración, se dará inicio al cronograma de vencimiento para la presentación de libros electrónicos (sistema denominado formalmente como SLE - PLE, para diferenciarlo del SLE - SOL relacionado al Registro de Compras y Ventas, vinculado a la factura electrónica y que a la fecha es opcional), tanto para los contribuyentes incorporados (PRICOS) como a los afi liados.

En la presente aplicación práctica se entregarán los pasos para poder elaborar el archivo .txt que el aplicativo PLE validará y enviará, utilizando para ello el Excel y los formatos que se pue-den ubicar desde la página web de la Sunat. Debe quedar claro que si usted como sujeto obligado o afi liado al PLE posee un software que exporta esta información a un archivo Excel (.xls) o un archivo de texto plano o Bloc de notas (.txt). La informa-ción otorgada en el presente trabajo le servirá para entender y adecuar su información a los parámetros requeridos por la norma y así poder cumplir con la obligación de presentar sus libros dentro de los plazos señalados.

Antes de comenzar con la elaboración de la estructura de los libros, existen ciertas consideraciones que no deben pasar des-apercibidas y que abordaremos como una base teórica mínima y funcional.

1. El PLE: ¿sistema de contabilidad o un software contable?

El SLE - PLE no es un sistema de contabilidad, es un aplicativo que permite presentar la información contable a la administración tributaria dentro de los plazos máximos permitidos, con el fi n que los contribuyentes reduzcan costos de legalización, además de otros costos como el de impresión, almacenamiento, etc. Es decir, ya sea que el contribuyente se encuentre a la fecha llevando su contabilidad a través del sistema manual o computarizado, puede hacer uso del PLE.

Además, el PLE no es un software contable, es decir, la informa-ción que en el aplicativo se valide es entera responsabilidad del profesional de contabilidad que elabore la referida declaración. El aplicativo PLE solo valida que la información contenida en el archivo .txt cumpla con los parámetros señalados en la norma (el tipo de carácter, o la cantidad de decimales, etc.), de manera que la consistencia entre la base imponible y el IGV o la dinámica de cuentas para el Libro Diario y el Mayor es información que debe ser confi rmada por el declarante; PLE no informa sobre dichos errores, y en tanto el archivo cumpla con los parámetros el envío y la generación del Libro o Registro es posible.

De aquí se deslinda una duda generalizada, para el PLE no es obligatorio la utilización de un software; si se trata de un contri-buyente con un número pequeño de operaciones de compras y ventas en el mes, es perfectamente posible que se elabore la información en un archivo Excel, respetando los parámetros

requeridos, llevado a un archivo .txt, para posteriormente validar y presentar dicha información a través del PLE. No obstante, si el número de las operaciones es considerable, el software se hace necesario (para obtener la información de las operaciones) pero no obligatorio.

Importante:

Al validarse el archivo .txt en el PLE se genera un resumen, el mismo que es enviado a través del aplicativo mismo, asignán-dosele un algoritmo o código único de seguridad denominado HASH. De aquí se advierte que lo que fi nalmente llega a la Sunat, no es la totalidad de la información, sino solo se trata de un resumen, razón por el contribuyente se encuentra obligado a conservar o almacenar el archivo .txt validado. Por su parte, la administración tributaria conserva la facultad de fi scalizar la información enviada así como la información física que sustenta los registros validados y enviados a través del PLE.

Además, habiéndosele otorgado un código de seguridad (hash), Sunat, dentro de un procedimiento de fi scalización o verifi cación, queda facultada a confrontar el archivo que el sujeto conserva con el enviado, ello con el fi n de comprobar la veracidad de la información almacenada.

2. Sujetos incorporados vs. afi liadosNo solo para nuestro idioma, también para la norma del PLE (Resolución de Superintendencia N° 286-2009/SUNAT y mo-difi catorias) son dos términos distintos y que originalmente disponían de efectos diferentes. Por sujetos incorporados se entiende a aquellos que se encuentran obligados a utilizar el PLE por el imperio de la norma, y por afi liados se entiende a aquellos que voluntariamente se acogieron al referido aplicativo. No obstante, con la última modifi cación incorporada a la norma del PLE a través de la Resolución de Superintendencia N° 008-2013/SUNAT, las obligaciones para ambos son exactamente las mismas, esto es, la obligación de llevar el Registro de Compras y Registro de Ventas e Ingresos (a partir del 01.01.13) y el Libro Diario, el Libro Mayor o el Libro Diario de Formato Simplifi cado (a partir del 01.06.13), con la atingencia que aquellos considera-dos como PRICOS (obligados a llevar el PLE) desde el 29.12.12 a través de la Resolución de Superintendencia N° 309-2012/SUNAT tiene la obligación de llevar el Registro de Compras y Ventas desde el 01.03.13.

No obstante lo anterior, una condición propia de los incorpora-dos (no exigible para los afi liados) es la obligación de comunicar una segunda dirección donde se archiven o almacenen en forma-to digital u óptico los archivos enviados a través del PLE. Segunda dirección que no contiene mayor requerimiento, pudiendo ser un establecimiento anexo de la misma empresa, el domicilio declarado para otra empresa o cualquier otro domicilio.

3. Cronograma de atraso máximoDe la misma forma, tanto para incorporados (PRICOS) como para afi liados (voluntarios), de acuerdo a la Resolución de Superinten-dencia N° 008-2013/SUNAT, existe un plazo excepcional para la presentación del Registro de Compras y el Registro de Ventas e Ingresos para el 2013, el mismo que se determina en función al último dígito del RUC, tal como se aprecia a continuación:

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Actualidad y Aplicación Práctica

Fecha máxima de atraso según el último dígito del RUCMes(*) / RUC 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Enero24.05.13 06.06.13 05.06.13 04.06.13 03.06.13 31.05.13 30.05.13 29.05.13 28.05.13 27.05.13

FebreroMarzo

24.06.13 05.07.13 04.07.13 03.07.13 02.07.13 01.07.13 28.06.13 27.06.13 26.06.13 25.06.13AbrilMayo

23.07.13 06.08.13 05.08.13 02.08.13 01.08.13 31.07.13 30.07.13 26.07.13 25.07.13 24.07.13JunioJulio 23.08.13 06.09.13 05.09.13 04.09.13 03.09.13 02.09.13 29.08.13 28.08.13 27.08.13 26.08.13Agosto 24.09.13 07.10.13 04.10.13 03.10.13 02.10.13 01.10.13 30.09.13 27.09.13 26.09.13 25.09.13Septiembre 24.10.13 07.11.13 06.11.13 05.11.13 04.11.13 31.10.13 30.10.13 29.10.13 28.10.13 25.10.13Octubre 25.11.13 06.12.13 05.12.13 04.12.13 03.12.13 02.12.13 29.11.13 28.11.13 27.11.13 26.11.13Noviembre 24.12.13 08.01.14 07.01.14 06.01.14 03.01.14 02.01.14 31.12.13 30.12.13 27.12.13 26.12.13Diciembre 24.01.14 06.02.14 05.02.14 04.02.14 01.02.14 31.01.14 30.01.14 29.01.14 28.01.14 27.01.14(*) En el caso del Registro de Compras se refi ere al mes al que corresponde el registro de operaciones según las normas de la materia.En el caso del Registro de Ventas e Ingresos se refi ere al mes en que se emite el comprobante de pago respectivo

Aquí se habla de un plazo excepcional por el ejercicio 2013, toda vez que la norma en principio plantea como plazo de atraso máximo el mismo que se encuentra legislado en la norma general de Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios, (Resolución de Superintendencia N° 234-2006/SUNAT), que sobre este ex-tremo fue modifi cada por la Resolución de Superintendencia N° 111-2011/SUNAT; disponiéndose que para el caso del Registro de Compras y el Registro de Ventas e Ingresos llevados de manera electrónica, el plazo máximo de atraso es de 18 días hábiles del mes siguiente al que corresponda el registro de las operaciones, o a aquel en que se emita el comprobante de pago, respectivamente.

Cabe precisar que este plazo excepcional es solo para el Registro de Compras y el Registro de Ventas e Ingresos. Para el Libro Diario, el Libro Mayor o el Libro Diario de Formato Simplifi -cado (exigibles desde las operaciones del 01.06.13), el plazo es el mismo que se encuentra en la norma general, es decir, 3 meses contados desde el primer día hábil del mes siguiente de realizadas las operaciones. Siendo así, el plazo máximo para el primer periodo (06/2013) recién vencería el 30 de setiembre de 2013, tanto para incorporados (PRICOS) como para los afi liados (voluntariamente acogidos).

4. Otras obligacionesAdicionalmente a lo anotado se debe tener en cuenta:

a) Plazo para el domicilio adicional: La norma no ha señalado una fecha exacta para que los incorporados (PRICOS) cumplan con la obligación de señalar el domicilio adicional, consideran-do que el mismo debe estar declarado antes de la generación del primer Registro o Libro. No obstante, si el legislador ha señalado un plazo para comunicar la MODIFICACIÓN de la referida dirección adicional, se dispone de un máximo de dos (2) meses contados desde el día siguiente a dicho cambio.

b) Anotación de forma conglomerada: Si bien las normas gene-rales (artículo 14° del Reglamento de Comprobantes de Pago y los numerales 3.3, 3.4 y 3.6 del artículo 10° del Reglamento de la Ley del IGV) permiten la anotación de operaciones que no otorguen derecho a crédito fi scal (boletas de ventas y tickets que no discriminen el IGV) de forma consolidada por día y punto de emisión, tanto para el Registro de Ventas e Ingresos como para el Registro de Compras, ya sea para la contabilidad manual o computarizada, en el caso del PLE, los formatos solo han dejado esta posibilidad para el Registro de Compras, mientras que para el Registro de Ventas e Ingresos exige la anotación individual por cada boleta de venta, pudiendo anotar de forma conglomerada por día y punto de emisión solo los tickets o cintas emitidos por máquinas registradoras que no otorguen derecho a crédito fi scal.

c) Tipo de moneda: Como es sabido, la norma general de Li-bros y Registros vinculados a asuntos tributario, Resolución de Superintendencia N° 234-2006/SUNAT ha establecido como

regla la contabilización en moneda nacional (nuevos soles), salvo lo señalado por el numeral 4 del artículo 87° del TUO del Código Tributario. A la fecha, de acuerdo al Decreto Supre-mo N° 151-2002-EF (26.09.02), solo los contribuyentes que han suscrito contratos con el Estado y recibido y/o efectuado inversión extranjera directa, puedan llevar contabilidad en moneda extranjera. Para ello, es necesaria la presentación del Formulario 2305 ante la Sunat. Cabe precisar que el tipo de moneda se identifi ca en la nomenclatura del Libro o Registro.

d) Obligación de conservar la información: De acuerdo al numeral 7 del artículo 87° del TUO del Código Tributario, el contribuyente tiene la obligación de almacenar, archivar y conservar los libros y registros, llevados de manera manual, mecanizada o electrónica, así como los documentos y antece-dentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias, mientras el tributo no este prescrito, esto es, 4 años si las obligaciones se han declarado, 6 años si las obligaciones no se han declarado o 10 años si se tratan de tributos retenidos o percibidos. Por su parte, el artículo 5° del Decreto Ley N° 25988, modifi -cado por el artículo 1° de la Ley N° 27029, dispone que las empresas cualquiera sea su forma de constitución estarán obligadas a conservar los libros, correspondencia y otros documentos relacionados con el desarrollo de su actividad empresarial, por un periodo que no excederá de 5 (cinco) años contados a partir de la ocurrencia del hecho o la emisión del documento. No obstante, las normas antes glosadas, el Informe N° 162-2006-SUNAT/2B0000 ha dispuesto que: “La Administración Tributaria se encuentra facultada para exigir la exhibición de libros y registros contables, así como documen-tos y antecedentes de situaciones u operaciones ocurridas en periodos prescritos, en tanto contengan información que se encuentra relacionada con hechos que tengan incidencia o determinen tributación en periodos no prescritos materia de fi scalización”. En función al criterio anterior, la recomendación es almacenar los libros y registros vinculados a asuntos tributa-rios por un periodo de 10 años, que es el plazo que el artículo 2001° del Código Civil ha diseñado para la prescripción de la acción personal o real, recomendación que alcanza a los libros generados y enviados a través del aplicativo PLE.

e) Modifi cación de la información: Tal como se ha señalado, al generar y enviar el archivo .txt el aplicativo PLE le asigna un código de seguridad (hash), de manera que el archivo enviado debe ser inmodifi cable. En el caso que posteriormente se advierta de errores en la información anotada y enviada a través del PLE, dicha información se anotará y enviará junto a la información del periodo en que se haya advertido de dicho error señalando determinado código que la identifi cará como una corrección de datos y no como una operación del periodo declarado, en suma, para corregir errores no se presentaran declaraciones rectifi catorias. Por ejemplo, si ya se ha presen-tado el Registro de Ventas de enero de 2013, y en el mes de octubre de 2013 se advierte de un error, en dicho periodo

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(octubre de 2013) al consignar la información de las ventas, se volverá anotar la venta de enero, corrigiéndose el error y señalando el código o estado que indica la oportunidad de la anotación “9”, haciendo referencia que la operación de venta corresponde a un periodo anterior. El mismo código “9” identifi ca la corrección de errores para el Registro de Compras.

5. Descarga del PLELa versión del PLE vigente es la 3.0.1, actualizada al 27.03.13, la misma que se puede descargar desde la página de la Sunat, en la siguiente ubicación:

6. Estructura de la nomenclatura Tan importante como la información que se asignará dentro del archivo .txt es el nombre que se le debe otorgar al archivo, caso contrario el aplicativo PLE no lo podrá incorporar ni validar. El nombre o rotulo del archivo .txt debe estar compuesto de la siguiente manera:

LE 2046645464920130100140100001 1 1 1.TXT

(1) (2) (3) (4) (5)(6)(7)(8)(9)

Donde:

(1) LE es un código fi jo, es decir, se repetirá para todos los libros y registros.

(2) RUC del generador o contribuyente incorporado (PRICO) o afi liado.

(3) Periodo al que corresponde el libro bajo el formato Año, Mes, Día. No obstante, la información del día solo se utiliza para el Libro de Inventarios y Balances, para los demás, siempre será 00.

(4) Código del Libro, de acuerdo al Anexo 2 de la Resolución de Superintendencia N° 286-2009/SUNAT, modifi cado por la Resolución de Superintendencia N° 248-2012/SUNAT: - 140100 identifi ca al Registro de Ventas e ingresos, como

en el caso propuesto. - 080100 Registro de Compras- 050100 Libro Diario- 050200 Libro Diario formato simplifi cado- 060100 Libro Mayor

(5) Código de oportunidad de presentación del Estados Finan-cieros, aplica solo al Libro de Inventarios y Balances, para los demás consigne 00 (como en el caso propuesto al tratarse del Registro de Ventas).

(6) Indicador de operaciones: 1 Empresa o entidad operativa; 2 Cierre del libro - no obligado a llevarlo; 0 Cierre de ope-raciones - baja de inscripción en el RUC.

(7) Indicador del contenido del libro o registro: 1 Con informa-ción; 0 Sin información.

(8) Indicador de la moneda utilizada: 1 Nuevos soles; 2 US dólares.

(9) Es un código fi jo, siempre se señala el “1” como indicador de libro electrónico generado por el PLE.

7. Elaboración del archivo .txtA efectos del caso práctico desarrollaremos como ejercicio el Registro de Ventas e Ingresos. La recomendación es trabajar sobre los mismos formatos publicados en la norma. Para ello, debemos seguir los siguientes pasos:

a) Descargar los formatos publicados con la Resolución de Superintendencia N° 248-2012/SUNAT

b) Abrir el archivo anexos 2.rs248-2012.xls, ubicar la hoja titulada 14 Registro de Ventas:

c) Copiar desde la celda A4 hasta la G43

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Actualidad y Aplicación Práctica

d) Dentro del mismo archivo, abrir una hoja nueva. Ubicarse en la celda A1 y con clic derecho (anticlic) seleccionar “pegado especial”. A continuación, tal como señala en la imagen, seleccionar la opción “Trasponer”:

e) Eliminar todas las columnas que no contengan numeración en su encabezado, tal como se señala a continuación:

f) Reducir el tamaño de las fi las, hasta que el archivo Excel permita consignar información en la parte inferior.

g) Seleccionar todas las columnas desde la parte superior (desde la columna A hasta la AD). Seleccionar “formato de celdas”. Seleccionar la opción “Texto”. Esto permitirá que cuando se consignen ceros a la izquierda, o formatos de fecha, Excel los respete y con ello se pueda cumplir con los parámetros solicitados por el PLE.

h) Adviértase que todas las columnas necesitan información, excepto la columna E (campo 4) y la columna AC (campo 28). Incluso en las columnas en donde no tenga información por consignar, debe anotar información por defecto, de tal forma que las columnas contengan algún dato.

La información por defecto que debe consignarse en caso no exista información, de acuerdo a las reglas generales dis-puestas por el Anexo 2 de la Resolución de Superintendencia N° 248-2012/SUNAT, es la siguiente:

Default de texto De NO haber información, consignar el carácter guión “-”

Default de monto De NO haber información, consignar “0.00”

Default de cantidad De NO haber información, consignar “0”

Default de fecha De NO haber información, consignar “01/01/0001”

i) Especial mención merecen las denominadas celdas llaves, que para el caso del Registro de Ventas e Ingresos se ubican en la columna B y C (campos 1 y 2). Estas celdas llaves son códigos únicos para cada registro (fi la), la información en ella consignada no puede ser repetida en toda la fi la.

j) Registraremos una factura de venta, bajo los siguientes datos:

- Columna B (campo 1): Periodo 20130100. Formato año, mes, día. Como se ha señalado antes, el día es utilizado solo para el Libro de Inventarios y Balances, para los demás casos (como en nuestro ejemplo por tratarse del Registro de Ventas e Ingresos) se debe consignar 00.

- Columna C (campo 2): 150001. Número correlativo del registro o el código único de la operación. Este es un código interno de cada empresa o negocio, el mismo que puede ser alfanumérico.

- Columna D (campo 3): 10.01.13. Fecha de emisión del comprobante. - Columna F (campo 5): 01 – Factura. Tipo de comprobante de pago o

documento. Los códigos de los tipos de comprobantes se ubican en la Tabla 10 del Anexo 3 el mismo que puede encontrarse en el numeral 10 de la ruta señalada en el punto 5 de la presente aplicación práctica, bajo el título “10. Estructuras de los Libros Electrónicos para la Versión 3.0 del PLE – Vigente a partir del 01.01.13”.

- Columna G (campo 6): 0001. Número de serie del comprobante de pago. Aquí debe advertirse que a pesar de lo señalado en la numeral 4.1 del artículo 9° del Reglamento de Comprobantes de Pago, la serie debe estar compuesta de cuatro dígitos (no de tres).

- Columna H (campo 7): 126. Número del comprobante de pago- Columna J (campo 9): 6 (RUC) Tipo de Documento de Identidad del

cliente. Ver Tabla 2 del Anexo 3. - Columna K (campo 10): 10428409600. Número de Documento de

Identidad del cliente. - Columna L (campo 11): SOTO PEREZ VALERIA MURIEL. Apellidos y

nombres, denominación o razón social del cliente.- Columna N (campo 13): 1500.00. Base imponible de la operación

gravada- Columna R (campo 17): 270.00. IGV y/o IPM. - Columna V (campo 21): 1770.00. Importe total del comprobante de

pago- Columna AB (campo 27): 1. Estado que identifi ca la oportunidad de

la anotación 1 cuando la operación corresponde al periodo. - Columna AC (campo 28): GR001/125. Campos de libre utilización.En los demás campos, anotar la información que por defecto corresponde a los campos en donde no se tiene información por consignar. - Columna I (campo 8): “0” (default de cantidad).- Columna M (campo 12), O (campo 14), P (campo 15), Q (campo 16),

S (campo 18), T (campo 19), U (campo 20): 0.00 (default de monto).- Columna W (campo 22): “0.000” (tipo de cambo a tres decimales). - Columna X (campo 23): “01/01/0001” (default de fecha).- Columna Y (campo 24): “00”.- Columna Z (campo 25), AA (campo 26): “-” (default de texto).

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k) Una vez llenados todos los parámetros del Registro de Ventas e Ingresos, debemos pasar la información del Excel al forma-to .txt. No obstante, debe advertirse que cada campo en el archivo de texto plano (.txt) debe separarse por el signo “|” (palote). Para ello, podemos utilizar la función “concatenar” del Excel, o mejor; se puede cambiar la confi guración del equipo para que de forma automática separe los campos con el signo “|”.

Para ello, es necesario ingresar a “Panel de control”, después a “Reloj, idioma o región”, “Confi guración regional y de idio-ma”, “Confi guración adicional”, y en la opción “Separador de listas” cambiar la “,” por un “|”. Después aceptar a todo.

Ahora se debe copiar desde el archivo Excel trabajado las celdas B8 hasta AC8.

l) Se debe abrir un nuevo archivo Excel (no trabajar sobre el archivo original). Sobre la casilla A1 se debe pegar la infor-mación antes copia.

ll) Se debe guardar el nuevo archivo. Opción “guardar como” (ubicar por ejemplo el escritorio o mis documentos o la carpeta de su elección), y en tipo seleccionar el formato CSV (delimitado por comas,*.csv). A continuación “Guardar”, al siguiente mensaje “Aceptar”, y al siguiente “Si”. Cerrar el archivo creado (a la pregunta “¿Desea guardar los cambios?”, responder NO).

m) Sobre el archivo generado, debe darle clic derecho, selección “abrir con”, y tomar la opción “bloc de notas”. Se generará el archivo .txt con la información de los campos delimitada por el signo |.

n) Ahora debemos ir a “Archivo”, “Guardar como” y en el nombre se le debe consignar la nomenclatura señalada en el punto 6 de la presente aplicación práctica.

Se debe “Guardar” y posteriormente cerrar el archivo .txt generado.

ñ) Ingresamos al aplicativo PLE descargado siguiendo los pasos del punto 5 del presente, el mismo que ya debe aparecer el Escritorio de su PC. Recodemos que para poder validar y enviar el archivo .txt se debe ingresar al PLE a través del usuario y clave SOL, caso contrario solo se podrá validar el archivo.

o) Se debe ingresar a la opción “Validar” y enviar. Después a la opción “Añadir archivo”. Buscar la ruta en donde ha guardado el archivo .txt. A continuación “Abrir” y después en la opción “Validar”, tal como se muestra a continuación

p) Como se aprecia, el archivo no presenta errores, es decir, cumpliendo los pasos señalados, el archivo ha sido elaborado correctamente y esta listo para su envío. También se puede ver la constancia y los totales de control.

q) Finalmente, al enviarse el resumen generado, se obtendrá la “Constancia de recepción”, la misma que constituye la prueba de haber cumplido con la obligación.