Enterprise Information Management Maturity Modell · business case, model of use, user, author, platform, device, or time.” Potentialanalyse Information Management Maturity Modell

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Enterprise Information Management

Maturity Modell

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Seminar „ECM & EIM“ | S21 | 2013

Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer 2


Agenda

1. Einführung Maturity Modelle

2. EIM Enterprise Information Management

3. Grundlagen „EIM Maturity Modell“

4. Komponenten „EIM Maturity Modell“

5. Vorgehen „EIM Maturity“

3


Enterprise Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer

1 EINFÜHRUNG MATURITY MODELLE



Maturity Modelle

Beschreibung Maturity Modell:Maturity Modelle sind tabellarische Zusammenstellungen von Kriterien zu einem Sachgebiet, die über unterschiedliche Eigenschaften und deren Bewertungen einen Reifegrad oder Zustand beschreiben.

Ergebnisse des Einsatzes:

• Definition Lösungsumfang als „State-of-the-Art“,

• Standortbestimmung,

• Definition von eigenen Zielen,

• Beschreibung des „Deltas“ zwischen Status und Ziel

Bestmöglicher Nutzen:Zusammen mit fachkundigen Außenstehenden als unabhängiges Korrektiv durchführen.



MIKE 2.0 und ECM3

• Method for an Integrated Knowledge Environment

• Open Source Methodik für Enterprise Information Management, die die Rahmenbedingungen fürInformationsentwicklung zur Verfügung stellt

• Die MIKE2.0 Methodik ist Teil des Open Methodology Framework (http://bit.ly/Mike2zero)

• EMC3 ECM Maturity Model Version 2.0 vom 22. Juni 2010

• Entwickelt von Alan Pelz-Sharpe, Apoorv Durga, David Smigiel, Erik Hartman, Tony Byrne und JarrodGingras

• MIKE 2.0 wurde 2010 mit dem EMC3 ECM MaturityModel zusammengeführt bzw. erweitert, um mehr Reichweite zu erhalten und das Wissen um die Wichtigkeit von ECM zu steigern

Quelle: http://mike2.openmethodology.org/blogs/information-development/2010/11/20/ecm3-meets-mike2-0-2/

http://bit.ly/Mike2zero

6


Potentialanalyse Information Management Maturity Modell >Veranstaltung<Dr. Ulrich Kampffmeyer

Enterprise Content Management nach ECM3

Quelle: http://ecmmaturity.files.wordpress.com/2009/02/ecm3-v2_0.pdf



Enterprise Content Management nach ECM3

Levels:

1. Unmanaged

2. Incipient

3. Formative

4. Operational

5. Proactive

Quelle: http://ecmmaturity.files.wordpress.com/2009/02/ecm3-v2_0.pdf

8



Beispiel: AIIM ECM Maturity Modell

9



Beispiel: AIIM ECM Maturity Modell



Einsatz von Maturity Modellen

Maturity-Modelle als Standard-Beratungsprodukte von

PROJECT CONSULT

Eigene Modelle

• EIM Enterprise Information Management

Öffentliche Modelle

• EDEN (BPM Business Process Management)

• efQM (Qualitätsmanagement; Unternehmensentwicklung)

• ECM (AIIM, Mike2)

• Records Management: „The Principles“ (ARMA)

• Archiving & Preservation (LoC, NSDA, NARA)

• Information Governance (Mike2, MIS)

11



2 EIM

ENTERPRISE INFORMATION

MANAGEMENT



Inhalt

• EIM ~ “Alle Informationen müssen gleich

behandelt werden”

• EIM ~ Eine selbsterfüllende Prophezeiung

• EIM ~ Definition noch im Fluss

• Von ECM zu EIM ~ Ein funktionales Modell

• EIM ~ Eine Plattform und ein Ökosystem

• Was geht ab bei EIM?



EIM~

“Alle Informationen

müssen gleich behandelt

werden”*

* zunächst, vor der Bewertung!



EIM ist Vision, Konzept & Methode

Um einen neuen Begriff wie


und ein neues Acronym

EIM,

etablieren zu können müssen eine knappe und

präzise neue Qualität und eine klare Definition in

Verbindung mit Vorteilen und einer

Nutzenvorstellung geschaffen werden.



EIM Enterprise Information Management Definition

• "EIM Enterprise Information Management is the comprehensive management and utilization of all information of an enterprise irrespective of location, user, author, source, application, platform, use case, format, medium, and time.

• To cover this scope EIM supports, uses and unifies functional components like Social Business, Enterprise Search, Business Process Management, Data Warehousing, Business Intelligence, Automated Classification, BigData, Knowledge Management, Cloud, Mobile and Information Lifecycle Management, which surround Enterprise Content Management as the core of EIM."



EIM

~

Eine selbsterfüllende

Prophezeiung



Warum jetzt Enterprise Information Management?

• "Industry terminology based on the technical type or format of information is no longer useful because systems today have to be able to manage and utilize any type of information objects in a holistic way." (Ulrich Kampffmeyer, 2006)

• "Terms like document or record describe the business and legal value of an information object. Format and type do not matter." (Ulrich Kampffmeyer, 2010)

• "ECM functionality is absorbed by other IT solutions and platforms. ECM becomes infrastructure. Now the information itself must become the focal point of our thinking." (Ulrich Kampffmeyer, 2005)

• "Technologies like Social, Web 2.0, Cloud, Mobility, Tablets etc. change ECM and push it into the underground of systems and out of the focus of attention." (Ulrich Kampffmeyer, 2007)



Die ECM-Vision aus dem Jahr 2003

Unstructured

Content

Unstructured

ContentDataDataBusiness

Processes

Business

Processes

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

AIIM International, 2003



Unstructured

Content

Unstructured


Processes

Business

Processes

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE



Die Zusammenführung unstrukturierter

Inhalte mit strukturierten Daten und

Prozessen!



Unstructured

Content

Unstructured


Processes

Business

Processes

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE



Eine selbsterfüllende Prophezeiung!



Unstructured

Content

Unstructured


Processes

Business

Processes

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE



Wenn “unstructured content” und

“structured data” zusammengeführt sind,

haben wir …



Unstructured

Content

Unstructured


Processes

Business

Processes

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE


EIMEnterprise Information Management



EIM

~

Definition

noch im Fluss



EIM Definition 2006

•Iain Kiernan, Data Agility

• “The processes, technologies and tools

needed to turn data into information,

information into knowledge and knowledge

into plans that drive profitable business

action."



EIM Definition 2007

Gartner Conference 2007

“EIM Enterprise Information Management is

the combination and integration of ECM

Enterprise Content Management with BPM

Business Process Management and BI

Business Intelligence.”



EIM Definition 2009

Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT

• “Enterprise Information Management

captures, manages, uses, controls,

protects, accesses, presents and preserves

any type of information in a holistic manner,

irrespective of format, media, location,

business case, model of use, user, author,

platform, device, or time.”



EIM Definition 2011

Gartner Glossary

“EIM is an integrative discipline for

structuring, describing and governing

information assets, regardless of

organizational and technological boundaries,

enabling business insight.”



EIM Definition 2012

OpenText Whitepaper

• “Accelerate time to information governance while mitigating the risk of growing volumes of content - focus on using information to drive growth and innovation.”

OpenText EIM Building Blocks

• Enterprise Content Management (ECM)

• Business Process Management (BPM)

• Customer Experience Management (CEM)

• Information Exchange

• Discovery



EIM Definition 2012

•SAP Enterprise Information Management

EIM common use cases

“Operational EIM

Managing on-boarding, use and off-boarding of

all types of information within and outside the

enterprise.

Analytical EIM

Using Business Intelligence and BigData

analytics to leverage information.

Information Governance

Active control of information.“



EIM Definition 2013

VOI Association

Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.

"Enterprise Information Management is

a quality concept combining data, information

and knowledge for the improvement of business

processes.“



Von ECM zu EIM

~

Ein funktionales

Modell

32



ECM IST IMMER NOCH DAS

HERZ VON EIM

CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DMCollab

ECM



Vom AIIM ECM Model zu EIM

CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab

Das ECM Komponenten Modell, PROJECT CONSULT, 2003

MANAGE



Vom AIIM ECM Model zu EIM

CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab

Document Management Collaboration

Web ContentManagement

OutputManagement

Archiving

Input Management

InformationLifecycle

Management

RecordsManagement

WorkflowBusinessProcess

Management

MANAGE

Das ECM Komponenten Modell, PROJECT CONSULT, 2003

35



ECM ist das Herz von EIM

CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DMCollab

ECM

Angereichert um Funktionalität

für Informationsverwaltung

& Informationserschließung

EIM



ECM ist das Herz von EIM

• Zwei Rollen für ECM, zwei Vorteile:

1) ECM stellt für EIM die Infrastruktur bereit, um alle

Arten von Informationen zu verwalten

2) EIM Komponenten und Services erweitern

traditionalles ECM derart, dass es mit neuen

Technologien und neuen Anwendungsfällen

zurecht kommt

37



EIM funktionales Modell, PROJECT CONSULT 2012

EIM

Enterprise

Search

Social

Business

Multi-Channel

Publishing

Multi-Devices

Mobile

Cloud,

SaaS &

Ubiquitous

Automation

Auto-

Classification

Analytics

(BigData, BI)

Web 2.0

Enterprise 2.0

CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DMCollab

ECM



EIM | Web 2.0 & Enterprise 2.0

• Funktionalität aus dem “Web 2.0“-Umfeld wie Communities, Foren, Wiki, Feeds, Messaging, Konferenzen, Tagging und andere reichern ECM an und verbinden strukturierte und unstrukturierte Inhalte in einer Oberfläche mit intuitiver Nutzbarkeit.

Web 2.0 liefert die öffentlich zugängliche Ansicht der Internet Funktionalitäten, Enterprise 2.0 die interne Ansicht.

Web 2.0

Enterprise

2.0

ECMEIM




EIM | Social Business

Strukturierte Daten und Informationen aus Business Anwendungen wie ERP, CRM, PLM, etc. werden mit unstrukturierten Informationen wie Dokumente, Webseiten, Geo-Daten und anderen zusammengeführt.

• Sie erlauben übergreifende, integrierende und personalisierte Anwendungen im Intra-, Extra-und Internet.

Social Business verwandelt Social Media in einen Business Vorgang.

ECM EIM

Social

Business




EIM | Multi-Channel Publishing

Stark automatisiertes und personalisiertes Output Management und Bereitstellung von Informationen durch neue Technologien und vervollständigte Channel-Erreichung ergänzen den OMS Vorgang.

• Jeder Nutzer und Empfänger erhält die gewünschte Information zeitnah im richtigen Format auf jedem Channel und jedem Medium.

ECM

EIM

Multi-

Channel

Publishing




EIM | Multi-Device & Mobile

EIM bietet und konvertiert Informationen für die Nutzung auf mobilen Geräten über verschiedene Channels - online und offline.

Das sind heutige Tablets, Notebooks und Smartphones aber auch zukünftige Technologien wie Gadgets, Fernseher, Haus-Management-Technologien, etc.

EIM unterstützt alle Arten von User Interfaces zur Erfassung, Anzeige und Nutzung mit starken Kontroll-und Sicherheitsfeatures.

ECMEIM

Multi-

Device

Mobile




EIM | Cloud, SaaS & Ubiquitous

EIM unterstützt das Management von Informationen für die Cloud ebenso wie die Nutzung der Cloud selbst als Plattform mit SaaS oder Hybridlösung.

Die Cloud macht es EIM möglich, die Informationen ohne örtliche, systemtechnische oder zeitliche Einschränkungen bereitzustellen.Ubiquitous Computing wird die Erstellung und die Nutzung von Informationen verbessern.

ECM EIMCloud,

SaaS &

Ubiquitous




EIM | Automation & Auto-Classification

• Automatisierung ist eine

Hauptfunktion von EIM. Mit BPM

und Automatischer Kategorisierung

bei der Erfassung, in Prozessen

und bei der Suche ersetzt die

Automatisierung manuelle Arbeit,

verbessert die Qualität und erlaubt

direkte Weiterverarbeitung von

Informationen.

• Automatisierung krempelt den

Arbeitsplatz und die Vorstellung der

Arbeit des Menschen komplett um.

ECM

EIMAuto-

mation




EIM | Enterprise SearchEnterprise Search erlaubt einfacheres Retrieval von und Zugang zu allen Speicher- und Aufbewahrungsorten der Informationen.

Enterprise Search fordert Records Management und ordnungsgemäße Informationsorganisation mit unbegrenztem Zugriff ohne die ermüdende Aufgabe des manuellen Zuordnens der Metadaten heraus.

Sicherheit, Datenschutz und Vertraulichkeit laufen Gefahr von Enterprise Search ignoriert zu werden, wenn sie nicht ordnungsgeäß implementiert und genutzt werden.

ECM

EIMEnterprise

Search




EIM | Business Intelligence & BigData AnalyticsAnalyse-Tools wie BI und BigData untersuchen jede verfgbare Informationsquelle und generieren neue Informationen von besserer Qualität um Sie in der Planung, Kontrolle oder bei Unternehmensentscheidungen zu verwenden.

EIM sorgt dafür, dass diese Informationen behalten werden und ist selbst für diese Analyse-Tools eine Informationsquelle von hoher Qualität mit Metadaten, Audit Trails, Prozessen, großen Content Speichern und Archiven.

BigData fördert die versteckten Schätze im Informationsbestand zutage.

ECM

EIMAnalytics

(BigData,

BI)




EIM

~

Eine Plattform und

ein Ökosystem



Die ganzheitliche Plattform für EIM

Information

Gover-

nance

Natural

Language Multi-

Channel

Communi-

cation

Universal

AccessSecurity

&

Safety

STORE

Knowledge

Manage-

ment Semantics

Identity

Manage-

ment



EIM Platform | Natural language

Natural language wird neue User Interfaces und neue Arten der Nutzung von Informationssystemenerzeugen.

Gleichzeitig werden Audio-Informationen neue Anforderungenan die Nutzung und Verwaltung von Informationen wie Videos und anderen komplexen Medien-formaten stellen.

Enterprise Information Management bietet eine Umgebung, um dieseHerausforderungen zu bewältigen.

Acht allgemeine Plattform Features für EIM

Natural

Language

EIM



EIM Platform | Multi-Channel CommunicationKommunikation ist notwendig für eineeffektive Informationsnutzung. Sie dientdem Austausch und der Erstellung von Informationen, die verwaltet und bereitgestellt werden müssen.

Sowohl neue Formen und Verhaltens-weisen in der Kommunikation als auchMensch-Computer-Interaktion kommenzu den aktuellen Herausforderungenhinzu.

Enterprise Information Management alsÖkosystem macht eine effektive, kontrollierte Kommunikation möglich.


Multi-

Channel

Communi-

cation

EIM



EIM Platform | Universal Access

Der Zugriff zu und die Verfügbarkeitvon allen Informationen muss jeglicher Art von Applikation sowieverschiedenen Nutzungsarten orts-, geräte- und zeitunabhängigermöglicht werden.

“Adaptive User Interfaces” und “Access Rights Management” sindSchlüsselthemen.

Enterprise Information Management stellt ein flexibles Ökosystem zumZugriff auf Informationen bereit.


Universal

Access

EIM



EIM Platform | Identity ManagementIdentifikation, Autorisierung, Authentifikation und verwandte “Rights-Management”-Bereiche sind verknüpfteund integrierte Komponenten von Information Management.

Aktualität und and Fehlerfreiheit von Rechts- und Berechtigungsinforma-tionen sowie zugehörigen Stammdatensind Schlüsselgrößen.

Enterprise Information Management nutzt Identity Management und bieteteine sichere, transparente Plattform fürUmsetzung des Identitätsmanage-ments.


Identity

Management

EIM



EIM Platform | Semantics

Das “Semantic Web” ist die Vision, die semantische Technologien in nahezu jede Software zurOrganisierung, Strukturierung und Verknüpfung von Informationen auf hohem Niveau einbringt.

Komplexitätsreduzierung, Qualität, Kontexterschließung und Richtigkeitsind die Hauptthemen.

Enterprise Information Management nutzt semantische Technologien und bietet eine Plattform zur Verwaltungder verknüpften Informationen.


Semantics

EIM




Knowledge

Manage-

ment

EIM

EIM Platform | Knowledge ManagementNeue Collaboration-, Nutzungs- und Organisationstechniken führen zu einerRenaissance des Wissensmanage-ments.

Analyse, Verknüpfung und Anreiche-rung heben Informationen auf eine neueEbene nutzbaren Wissens. Informa-tionsqualität und –nutzbarkeit sindHauptthemen.

Enterprise Information Management istdie Plattform zum Bereitstellen, Inte-grieren und Verwalten von allenRessourcen, um eine Wissensmanage-ment-Infrastruktur aufzubauen.



EIM Platform | Security & SafetySchutz, Richtigkeit, Verfügbarkeit, Sicherheit, Qualität und Zugriffsmög-lichkeit müssen während des gesamtenInformationslebenszyklusses garantiertwerden - mit verstärkten Kontrollen, wenn Informationen über offene Netz-werke und in der Cloud genutzt werden.

Vertrauenswürdigkeit, Datenschutz und der Schutz des Werts der Information müssen als eine übergreifende Funk-tionalität mit EIM ermöglicht werden.

Enterprise Information Management istdie Plattform für allumfassende Daten-sicherheit und –schutz.


Security

&

Safety

EIM



EIM Platform | Information GovernanceDie Informationsflut und neue Analyse-Werkzeuge fordern eine starke Infor-mation Governance, um die Kontrolle zubehalten und Risiken abzuschwächen.

Hauptthemen sind das Erfüllen von Compliance-Pflichten und rechtlicheAnforderungen sowie Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Transparenz, Prüfung, Steuerung, Kontrolle, Auswahlund Schutz.

Enterprise Information Management istdie Plattform für effektive Information Governance und die Beherrschung der Information.


Information

Governance

EIM



Was geht ab bei

EIM?



EIM verschafft der ITK eine neue Qualität

Enterprise Information Management überwindet die bisherigen Grenzen isolierter Systeme für verschiedene Informationstypen und -formate.

Enterprise Information Management beherrscht alle Arten von Informationen - nachvollziehbar, in hoher Qualität und in einer kontrollierten Umgebung. EIM stellt Informationen für Geschäftsprozesse und als Wissen für das Unternehmen und seine Mitarbeiter bereit.

Enterprise Information Management ist der Dreh-und Angelpunkt, der universelle Lieferant, der intelligente Gutachter, der Sicherheitsmanager und der vertrauenswürdige Kontrolleur aller Informationen im Unternehmen.



Was ist der Kern von EIM?

Enterprise Information Management hat nur wenig mit Technologie und Systemen zu tun:

Technologie und Systeme sind Services im Backbone von EIM

Die drei wichtigsten Schwerpunkte von EIM sind:

1. Nutzer von Informatiostechnologien auf eine angemessene, menschliche Art und Weise zu unterstützen

2. Mit Informationen auf verantwortungsvolle Weise, sorgfältig und mit Respekt für den Wert der Information, umzugehen.

3. Alle Informationen im Unternehmen effektiv nutzbar zu machen, um die Erfüllung aller Vorgaben zu unterstützen, gute Dienstleistungen anzubieten und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens aufrechtzuerhalten.



Die Zukunft

Brauchen wir überhaupt noch das Wort

“Enterprise” in der Bezeichnung?

Globalisierung, Web und Social Business dehnen und

weiten die einstigen Grenzen der Unternehmen aus.

Kunden, Partner, Anbieter, Presse, Behörden und

Öffentlichkeit sind bereits Teil der “Business

Frameworks”.

Das "e" für “Enterprise” (im Sinne von im Unternehmen,

für das Unternehmen, unternehmensweit) muss und

wird zukünftig entfallen.

"Information Management" reicht!



Die Vision

“Alle Informationen müssen

einheitlich und mit Sorgfalt

behandelt werden!”


schützt und erschließt die digitalen

Unternehmenswerte.

61



3 GRUNDLAGEN


MANAGEMENT MATURITY MODELL



Vorgehen

• Die Nutzung des Modells erfolgt in einem

eintägigen Workshop, in dem die Inhalte erklärt

(Zusatzfolien) und die Informationserhebung

durchgeführt wird.

• In der Matrix des Modells wird zunächst immer der

Ist-Zustand festgehalten (rot) und dann der Soll-

Zustand (grün).

• Die Felder zwischen Ist und Soll sind das „Gap“,

das durch neue Lösungen (organisatorisch

und/oder technisch) zu überwinden ist.



Bestandteile des Modells

Das Maturity-Modell hat folgende Komponenten:

• Maturity-Matrix (Excel)

Diese wird im Kundenworkshop mit dem Kunden

ausgefüllt. Die Kriterien werden vom Berater erklärt.

• Analyse-Auswertungsdokument

Dieses Dokument wird nach dem Kundentermin

erstellt.



Ergebnisdokument

• Das Auswertungsdokument hat folgende, im

Template vorgegebene Struktur. Es hat ca.

zusätzlich zur Matrix (mit den beiden Strichen oder

anders grafisch markiert) etwa 3 – bis 4 Seiten A4.

(1) GAP-Analyse

(2) Maturity-Index

(3) Risiken

(4) Maßnahmen-Vorschlag



Ergebnisdokument: (1) GAP Analyse

• Textuell werden die wichtigsten Bereiche zwischen

„Ist“ und „Soll“ zusammenfassend (gegebenenfalls

über mehre Hauptthemen und Oberthemen verteilte

Lücken in einer Lösung, dargestellt.



Ergebnisdokument: (2) Maturity Index

• Über die Obergruppen und anschließend die

Hauptgruppen wird der „Maturity-Index“ gebildet.

Der Index bewegt sich zwischen 0 (Minimum

Bewertungsstufe 1) und 10 (Maximum

Bewertungsstufe 5).

• Der Maturity-Index erhält jeweils zwei

Ausprägungen:

• Maturity gemessen am Soll-Ziel entsprechend

gewünschtem Ergebnis je Thema

• Maturity gemessen am Gesamtpotential je Thema

67



Ergebnisdokument: (2) Maturity Index

Haupt-

gruppeObergruppe

Ist | Gewähltes

Soll | Gap

Erfüllung

in %

Ist | Optimales

Soll | Gap

Erfüllung

in %

Nutzbarkeit

Information 12 28 16 43 % 12 50 38 24 %

Mitarbeiter 27 32 5 84 % 27 50 23 57 %

Qualität 22 42 20 52 % 22 50 28 42 %

Gesamt 61 102 41 59 % 61 150 89 41 %

Prozesse

Gesamt



Ergebnisdokument: (3) RisIken

• Hier werden priorisiert die wichtigsten (1) erkannten

Risiken (auch wenn man als Kunde nichts macht)

dargestellt.

• Zusammengehörige Bereiche aus der Matrix, die

eine gleiche oder ähnliche Lösung haben, werden

hier zusammengeführt, um das Ergebnis greifbarer

zu machen.

69



Ergebnisdokument: (3) RisIken

Nr. Risiko Bewertung

1 <Beschreibung> Hoch

2 <Beschreibung> Hoch

3 <Beschreibung> Mittel

4 <Beschreibung> Gering

5 ... …



Ergebnisdokument: (4) Maßnahmen-Vorschlag

• Hier werden Maßnahmen zur Überwindung des

GAP (1.3.1) und zur Überwindung der Risiken

(1.3.3) dargestellt.

• Die Modell-Matrix selbst gibt die Einschätzung des

Kunden wieder.

• Die Abschnitte 1.3.1 bis 1.3.4 geben die

Einschätzung des Beraters wieder.

71



4 KOMPONENTEN



72



Bewertungskriterien

Bezeichnung Punkte Kriterium

voll erfüllt

Punkte Kriterium

halb erfüllt

1 Optimierungsbedarf &

Defizitkundig

0 – 1 1

2 Unvollständig &

Maßnahmenvorbereitung

3 2

3 Teilimplementiert &

Einrichtung

5 4

4 Optimiert &

Produktiv

7 6

5 Ausbaubar &

Zukuftsorientiert

9 - 10 8



Hauptgruppen

Hauptgruppen mit je 3 Untergruppen zu je 5 Themen:

1. Nutzbarkeit

2. Prozesse

3. Information Governance

4. Lösungen

74



Hauptgruppe Nutzbarkeit: Untergruppen

1 Nutzbarkeit

Nu

tzb

ark

eit

Information

Mitarbeiter

Qualität

75



Hauptgruppe Prozesse: Untergruppen

2 Prozesse

Pro

zess

e

Eingangsprozesse

Nutzungsprozesse

Ausgangsprozesse

76



Hauptgruppe Information Governance: Untergruppen

3 Information Governance

Info

rma

tio

n G

ove

rna

nce

Compliance

Sicherheit

Richtlinien

77



Hauptgruppe Lösungen: Untergruppen

4 Lösungen

Lösu

ng

en

Strategie

Systeme

Integration

78



Nutzbarkeit:Untergruppen und Themen

1 Nutzbarkeit

Nu

tzb

ark

eit

Information

Zeit- und Orts-Unabhängigkeit

Format-Unabhängigkeit

Wiederverwendbarkeit

Benutzerrechte regeln Zugriffe auf Information

Ergonomie & Benutzerakzeptanz

Mitarbeiter

Know-how und Kompetenz der Mitarbeiter für papierloses Arbeiten

Zufriedenheit der Mitarbeit mit den Anwendungen

Nutzung von Informationsbasen im Unternehmen

Schulung & Qualifizierung

Bereitschaft zur Veränderung und Wissenstransfer

Qualität

Qualität und Aktualität der Information

Findbarkeit der Information

Vollständigkeit benötigter Information

Bereitstellung der Information im Kontext

Geschwindigkeit des Informationszugriffes

79



Prozesse: Untergruppen und Themen

2 Prozesse

Pro

zess

e

Eingangsprozesse

Posteingangssystem mit Postkorb-Weiterleitung

E-Mail-Management und Aufbewahrung

Rechnungseingang

Übernahme Dokumente und Daten aus Ordnerstruktur

Scannen (on Demand)

Nutzungsprozesse

Elektronische Akte

Regel-basierter Workflow

Freier adhoc-Workflow und Collaboration

Social Media & Portal mit Dokumentennutzung

Zentrales Formularmanagement

Ausgangsprozesse

Regelbasiertes Multi-Channel-Outputmanagement

Automatisierter Rechnungsausgang

Zentrales Drucker-Management

Drucken über das Web

Cold Datenarchivierung

80



Information Governance: Untergruppen und Themen

3 Information Governance

Info

rma

tio

n G

ove

rna

nce

Compliance

Anforderungen HGB/Steuerrecht/Vertragsrecht

Anforderungen Branchen- und interne Regelungen

Unterstützung des Lebenszyklus von der Entstehung bis zur Vernichtung

Audit-Trail und automatisches Reporting

Verfahrensdokumentation

Sicherheit

Daten- und Dokumentenspeichersicherheit

Prozesssicherheit

Verschlüsselung in der Kommunikation

Handhabung vertraulicher Dokumente

Single-Logon

Richtlinien

Information Management Policy

Richtlinien für Web & Social Media

Umgang mit E-Mails

Arbeitsanweisungen

Umweltfreundlichkeit

81



Lösungen: Untergruppen und Themen

4 Lösungen

Lösu

ng

en

Strategie

ECM-IT-Strategie

Informationslandkarte

Migration

Cloud

Bring your own Device

Systeme

Revisionssichere Infrastruktur mit Ablage/Archiv

Workflow-/BPM-System als Infrastruktur

Einheitliche Capture-Erfassungslösung als Infrastruktur

Output-Management-Lösung als zentrale Infrastruktur

Dokumentenmanagement

Integration

Integrierter Office-Arbeitplatz mit ECM, DMS & Workflow

Integration ECM mit ERP, CRM, PLM etc.

Integration ECM mit Sharepoint

Integration mit speziellen Fachanwendungen

Integration Directory Service für Authentifizierungsmanagement

82



5 VORGEHEN



83



Optimierungsbedarf & Defizitkundig

Unvollständig & Maßnahmenvorbereitung

Teilimplementiert & Einrichtung

Optimiert & Produktiv

Ausbaubar & Zukuftsorientiert

Vorgehen: BlankoP

roze

sse

Nutzungs-prozesse


Die Zusammenarbeit erfolgt auf Zuruf und auf Basis der persönlichen Beziehungen der Mitarbeiter. Es gibt keine Vorgaben für die Form der Zusammenarbeit und Aufbereitung der Ergebnisse. Telefon, Meetings und E-Mail sind Grundlage der Collaboration.

Collaboration wird individuell und adhoc mit E-Mail organisiert. Zusammenarbeit findet fast nur abteilungsorientiert statt. Neben gemeinsamen Dateiverzeichnissen sind Telefon, Meetings und E-Mail Grundlage der Collaboration. Es gibt zwar Vorgaben, wie die Ergebnisse der Collaboration zu nutzen und zu dokumentieren sind aber keine zentralen unterstützenden Systeme. Das Intranet bietet keine Möglichkeit, da es nur von zentral mit Inhalten gepflegt wird.

Es gibt in einigen Abteilungen Collaborations-Werkzeuge, die Mitarbietern in der Abteilung unbd anderen Berechtigten die Möglichkeit der Zusammenarbeit über z.B. Team-Rooms und gemeinsame Ablagen ermöglichen. Prozesse können zur Laufzeit erstellt und abgeabreitetwerden. Dies kann z.B. eine Sharepoint oder Connections-Lösung sein. Die Beteiligten an der Collaboration organisieren sich selbst.

Collaborations-Werkzeuge und die wichtigsten Anwendungen sind in einem Workplace für alle Mitarbeiter zusammengeführt. Alle für die Zusammenarbeit notwendigen Informationen werden geordnet bereitgestellt. Zentral vorbereitete Templates unterstützen und lenken die Zusammenarbeit. Prozesse können einfach zusammenkonfiguriert, wiederbenutzt und anderen Anwendern zur Verfügung gestellt werden. Die Collaboration ist nicht nur auf feste Arbeitsplätze beschränkt sondern kann auch von außen und über mobile Geräte genutzt werden.

Collaboration und adhoc-Workflow stehen internen und externen Mitarbeitern sowie authorisierten Partnern im Unternehmen und außerhalb zur Verfügung. Einfach selbstkonfigurierte adhoc-Prozesse werden von der Software analysiert und bei ähnlichen Ereignissen für die Verwendung vorgeschlagen. Das System analysiert hierfür das Nutzungsverhalten und bietet optimierte Verfahren mit allen zugehörigen Informationen selbstlernend an.

84








Vorgehen: IstP

roze

sse

Nutzungs-prozesse




Es gibt in einigen Abteilungen Collaborations-Werkzeuge, die Mitarbeitern in der Abteilung unbd anderen Berechtigten die Möglichkeit der Zusammenarbeit über z.B. Team-Rooms und gemeinsame Ablagen ermöglichen. Prozesse können zur Laufzeit erstellt und abgearbeitet werden. Dies kann z.B. eine Sharepoint oder Connections-Lösung sein. Die Beteiligten an der Collaboration organisieren sich selbst.

Collaborations-Werkzeuge und die wichtigsten Anwendungen sind in einem Workplace für alle Mitarbeiter zusammengeführt. Alle für die Zusammenarbeit notwendigen Informationen werden geordnet bereitgestellt. Zentral vorbereitete Templates unterstützen und lenken die Zusammenarbeit. Prozesse können einfach zusammenkonfiguriert, wiederbenutzt und anderen Anwendern zur Verfügung gestellt werden. Die Collaborationist nicht nur auf feste Arbeitsplätze beschränkt sondern kann auch von außen und über mobile Geräte genutzt werden.


85








Vorgehen: SollP

roze

sse

Nutzungs-prozesse




Es gibt in einigen Abteilungen Collaborations-Werkzeuge, die Mitarbeitern in der Abteilung und anderen Berechtigten die Möglichkeit der Zusammenarbeit über z.B. Team-Rooms und gemeinsame Ablagen ermöglichen. Prozesse können zur Laufzeit erstellt und abgearbeitet werden. Dies kann z.B. eine Sharepoint oder Connections-Lösung sein. Die Beteiligten an der Collaboration organisieren sich selbst.



86








Vorgehen: GapP

roze

sse

Nutzungs-prozesse




Es gibt in einigen Abteilungen Collaborations-Werkzeuge, die Mitarbeitern in der Abteilung und anderen Berechtigten die Möglichkeit der Zusammenarbeit über z.B. Team-Rooms und gemeinsame Ablagen ermöglichen. Prozesse können zur Laufzeit erstellt und abgearbeitet werden. Dies kann z.B. eine Sharepoint oder Connections-Lösung sein. Die Beteiligten an der Collaboration organisieren sich selbst.



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