Upload
others
View
3
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
w w w . h a m k . f i
Esimiehen viestintä- ja vuorovaikutustaidot
10.10.2013
Pirjo Valokorpi
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
Osaava ja arvostava työyhteisö
Osaaminen Yksilön oma -> yhteisön yhteinen Vaikuttaa yhteisön sisällä Heijastuu ulos Näkyy ulos
Arvostaminen Itsensä arvostaminen Toisen arvostaminen Vaikuttaa tiimien, koko yhteisön ja yrityksen toiminnassa
Osa yrityksen mainetta ja sen hallintaa
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
20.12.2013
Pirjo Valokorpi Arvot ja asenteet
Tunteet ja kokemukset Tiedot, taidot, tavat ja tottumukset
http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/7/75/Iceberg-Antarctica.jpg
Käyttäytyminen
Uskomukset ja ennakkoluulot
w w w . h a m k . f i
Yhteinen visio
• Yhteiset päämäärät jokaisen viestintä palvelee tavoiteltavia päämääriä.
• Edellytys päämäärien saavuttamiselle on tiedostaa, että niitä tavoitellaan yhteisesti.
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
Tiedon on kuljettava Olennaista on että
organisaation toimintaan vaikuttava tieto kulkee organisaatiossa tehokkaasti
oikea tieto oikeille ihmisille
oikeaan aikaan – kaikkien ei tarvitse tietää kaikkea.
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
Oma roolini vastuullisena viestijänä
Tiedotan Viestin Annan palautetta Otan palautetta vastaan Toimin vuorovaikutuksessa Esimies Työtoveri
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
20.12.2013
HAMK Pirjo Valokorpi
Ilmaisutaito Kuunteleminen
Empatia Havainnointi- taito
Palaveritaidot Arvostava läsnäolo
Hienotunteisuus
Kunnioittaminen
Rohkaiseminen
Suoruus
Kannustaminen
VIESTINTÄ- JA VUOROVAIKUTUSTAIDOT
Avoimuus
w w w . h a m k . f i
Itsetunto
Turvallisuus
Yhteenkuu-luvaisuus
Tehtävä- ja tavoitetie-
toisuus
Pätevyyden tunne
Itseys
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
20.12.2013
HAMK Pirjo Valokorpi
Rakennanko työntekijäni itsetuntoa vai murranko sitä?
w w w . h a m k . f i
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
Muu sanaton viestintä
55 %
Ilmaisu 35 %
Sanat 10 %
Viestimme koko ajan
w w w . h a m k . f i
Sanaton viestintä
• säätelee ryhmän vuorovaikutusta. • ilmaisee tunteita ja asenteita. • osoittaa vallitsevia henkilösuhteita
ja statuseroja. • täydentää sanallista viestintää tai korvaa sen joskus kokonaan.
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
” Body language
Kehonkieli
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
Kosketuskäyttäytyminen
• Kosketus
– voimakas viestintäkeino – yleinen viestittäessä tunteita, statusta ja
voimaa – olalle taputtaminen, kättely
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
Tilankäyttö
• liittyy ihmisen tarpeeseen pitää yllä omaa
henkilökohtaista tilaansa, "reviiriä". – Viestijöiden välisen ihmissuhteen luonne sekä
se, millaisesta viestintätilanteesta on kyse. • istumajärjestys, sosiaalisen tilan
käyttö • välimatka toisiin
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
Esinekieli
– Ihmisten muovaama ympäristö – Neuvottelutilan varustelu – Esineet, korut – Vaatteet ja pukeutuminen
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
Ajankäyttö
• Keskustelun ja toiminnan etenemisvauhti • taukojen käyttö puheessa • yleinen näkemys ajasta ja sen käytöstä • palaveriin ja kokoukseen varattu aika • kehityskeskusteluun, ohjaukseen varattu
aika
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
Toiminnan kieli
– Osallistumisen aktiivisuus vs. passiivisuus
– Harrastukset – Teot ja suoritukset
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
Vakuuttavassa viestinnässä ratkaisevan tärkeää kaikkien viestien samansuuntaisuus.
Jos ristiriitaa sanattoman ja sanallisen
viestin välillä SANATON VIESTI VAHVEMPI
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
Myönteinen vuorovaikutus
Mahdollistaa – riittävän luottamuksen rakentumisen – kyllin avoimen ilmapiirin
muodostumisen ja säilymisen – yhteenkuuluvuuden syntymisen
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
”Minä olen hyvä kuuntelija, mutta minua ei kuunnella”
(Lähde: Puro 2010, Kuunteleva organisaatio)
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
Hyvä kuuntelija
• pyrkii aidosti ja vilpittömästi ymmärtämään
mitä hänelle yritetään viestittää. • tekee aktiivisesti tulkintoja ja arvioita. • osoittaa palautteellaan kuuntelevansa.
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
Johtajalta edellytetään että hän kykenee jäsentämään, erittelemään ja tulkitsemaan riitasointujenkin kokonaisuutta. Havaitsee, kannustaa, arvostaa, kiittää hyvästä toiminnasta. Työnjohtajalta ja/tai tiimin vetäjältä edellytetään että hän osaa kuunnella ja työstää työntekijöiden erilaisia näkökantoja. Havaitsee, kannustaa, arvostaa, kiittää hyvästä toiminnasta. Tiimin ja yhteisön jäseneltä edellytetään…
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
Viisi käskyä Lehtonen 1997
1. Älä luota siihen, että ymmärsit, mitä puhuja tarkoittaa.
2. Älä luota siihen, että ymmärsit hänen käyttämänsä sanat oikein.
3. Älä luota siihen, että tulkintasi hänen perusteluistaan oli se, mitä hän tarkoitti.
4. Älä pidä varmana, että ymmärsit puhujan perustelut niin kuin hän tarkoitti.
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
Viisi käskyä Lehtonen 1997
5. Arvioi vielä kerran, perustuiko tulkintasi siihen, mitä hän sanoi, vai omiin ennakkoasenteisiisi ja sanoiko puhuja todella sitä, mitä ”kuulit” – tai luulit – hänen sanoneen. Kysy, tarkista, varmenna
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
Näennäiskuuntelija
1. ymmärtää mitä sanotaan, mutta eri tavoin kuin puhuja, eikä osoita tätä puhujalle.
2. tekee tulkintoja ja arvioita kuulemastaan – tarkoitushakuisen varautuneesti tai kielteisesti.
3. näyttelee kuuntelevansa. Tukee puhujaa kenties sanallisesti ja sanattomasti, mekaanisesti.
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
”Valikoiva kuunteleminen” • suhtaudutaan työyhteisöissä usein sallivasti • alainen on kuuntelevinaan ja esimies
tulkitsevinaan, että alainen on ymmärtänyt asian, säilyy työyhteisön tasapainotila
Tapahtuu kaikilla tahoilla ja tasoilla ”juu, kyllä, aivan” ”katsotaan mitä asialle voidaan tehdä”
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
Mitä huono kuunteleminen saa aikaan?
Virhetulkinnat (”Ymmärsin sanomasta, että tätä se käytännössä tarkoitti”) Väärinkäsitykset (”Luulin että palaveri on huomenna”) Sekaannukset (”Ajattelin että tämä on se lista ja tuo liittyisi huomiseen työhön”)
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
Mitä huono kuunteleminen saa aikaan?
Asenne Tarkoituksellinen passiivisuus (”Hohhoijaa näitäkin juttuja…”) Skeptisyys ja kyynisyys (”Tämäkin menee yli”) Perusteeton epäily (”Taas on tarkoitus hankaloittaa toimintaa”)
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
Asenteellinen kuunteleminen
• Merkitysten jakaminen – viestinnän perustavoite – Ihmisille kerrottavalla tiedolla on oltava heille merkitys,
jotta tieto voidaan ottaa vastaan. – Tiedon merkitys muuttuu, kun se otetaan vastaan
(kielteisellä) asenteella.
• Luottamus ja kuunteleminen – Kuulijan tulee voida luottaa puhujan pyrkivän hyvään ja
puhujan tulee voida luottaa kuulijan tekevän samoin.
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
Kuuntele, älä ole kuulolla
• reilusti, ystävällisesti ja aidosti
• arvottamatta ja tuomitsematta
• kärsivällisesti • mitä todella sanotaan • pääkohtia etsien. Kuuntelua on
aktiivisesti harjoitettava.
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
Tehokasta kuuntelemista häiritsevät
• ennakkoluulot • uskomukset • kielteinen asenne • kiinnostuksen ja tosiasioiden puute • ylikuormitus.
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
Kuunteleminen tehostuu, jos
• keskityt puhujan asiaan • säädät vastaanottimesi puhujan aaltopituudelle • minimoit ulkoiset häiriöt • teet tarvittaessa muistiinpanoja • tiedostat oman asenteesi puhujaa ja hänen
esittämäänsä asiaa kohtaan • annat puhujalle mahdollisuuden: olet rakentavan
kriittinen mutta avoin • arvioit myös itseäsi ja asetat omat tulkintasi
kyseenalaisiksi.
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
Miten ajattelet…? Miten ymmärrät…? Mihin perustuu…? Mitä mielestäsi
tarkoittaa…? Mitä ajattelet siitä
seuraavan…? Mistä mielestäsi johtuu…? Miten merkityksellinen…? Mitä sitten, kun…?
Mihin ajattelet tämän liittyvän…?
Miltä sinusta tuntuu…? Millä tavalla selität…? Miten ajattelet toimia…? Miten toivoisit asian
olevan? Mitä toivoisit muiden
tekevän? Mitä voisit tehdä itse?
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
Kuuntelemisen pulmia voidaan pyrkiä ratkomaan
Tilanteisiin liittyviä pulmia -> Selvitä osallistujien roolit ja tavat toimia Asiasisältö aiheuttaa pulmia -> Jäsennä – täytyy tietää, pitäisi tietää, mukava tietää Tilat ja niiden tarjoamat mahdollisuudet Viestintä ja vuorovaikutus – mitkä viestintäkanavat käytössä? Kieli – yhteinen, avoin ja luottamusta rakentava Sanat luovat todellisuutta myös työyhteisössä
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
TAHTO, TIETO JA TAITO Miten jokainen voi vaikuttaa työyhteisön ilmapiiriin? Sisäinen viestintä heijastuu ulos. Työyhteisön ilmapiiri ja keskinäinen toiminta näkyy ja kuuluu. Viestintä ja vuorovaikutus, kuunteleminen ja aktiivinen osallistuminen, toisten kannustus sekä iloitseminen toisen onnistumisesta. Sanat ja teot tai tekemättä jättämiset viestivät todellisuutta – rakentavat tai repivät.
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
Palautetaidot
Antaminen
Vastaanottaminen
Pyytäminen
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
Mikä tai mitä on palaute? • perusta kehittymiselle • jokainen palautetilanne oppimistilanne Palautteen antaminen ja vastaanottaminen koetaan usein vaikeaksi.
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
Palautteen tulisi olla
• kaksisuuntaista • johdonmukaista (aikaisemmankin palautteen suhteen) • oikeudenmukaista.
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
39
w w w . h a m k . f i
Palautteen antamisen tavoitteet
• kertoa reaktioista • tehdä parannusehdotuksia • motivoida • rohkaista Arvioi sisältöä, älä henkilöä.
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
40
w w w . h a m k . f i
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
PALAUTTEEN AJANKOHTA • viivästeinen
• jonkun ajan kuluttua • omat tuntemukset haalistumassa
• heti tilanteen jälkeen tai sen aikana • samanaikainen • mahdollista korjata, tehdä uudelleen välittömästi
41
w w w . h a m k . f i
Rakentava palaute Kriittinen palaute Kiittävä palaute Erilliset palautejärjestelmät Ohimennen annettu palaute onnistuneista työsuorituksista
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
Rakentavan palautteen antaminen
• Vahvistetaan vastaanottajan itsetuntoa. • Suunnitellaan yhdessä uusi toimintamalli. • Sovitaan seurannasta.
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
Palautteen antajana
Tue. Kannusta. Perustele. Ole selkeä. Anna myös ohimennen. Älä kyylää.
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
PALAUTTEEN VASTAANOTTAMINEN
• Syytämme helposti toisia tunteistamme. • Olemme oppineet kuuntelemaan kaikkea
vaatimuksina tai käskyinä. • Kuuntele! • Älä syyttele tai puolustaudu.
45
w w w . h a m k . f i
Palautteen vastaanottajana
Kuuntele. Älä syyttele tai puolustaudu.
Kiitä palautteesta. Jos et ymmärrä, pyydä tarkennusta. Pyydä, ellet saa riittävästi palautetta.
20.12.2013
Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
MAKERA Esimiehen viestintä- ja
vuorovaikutustaidot 10.10.2013
Parannuskeinoja
palaveriin
20.12.2013
Pirjo Valokorpi HAMK
47
w w w . h a m k . f i
Pääsisipä tekemään oikeita töitä Käsityksiä kokouksista ja palavereista
• Kokous turruttaa ja vie motivaation • Kun asia on kerrottu, se on sisäistetty • Aikuinen on itseohjautuva • Kaikkea pitää kytätä • ”Nyt ideoidaan” Kiinnostavaa luettavaa: Koski & Kortesuo 2012. Kokousten seitsemän kuolemansyntiä. Talentum:Helsinki
48 20.12.2013
Pirjo Valokorpi HAMK
w w w . h a m k . f i
Kuivahtanut palaveri • palaveriin tullaan tyhjin käsin • tavoitteet ovat epäselviä ja ne unohtuvat • keskustelu ei ole rakentavaa • osa osallistujista tekee omia asioitaan • ihmiset puolustavat itseään: linnoittautumisen vuoksi
ei päästä yhteisymmärrykseen • uudet ideat eivät innosta, usein ne tyrmätään heti • palaverit päättyvät hämmennykseen,
jatkotoimenpiteistä ei sovita
20.12.2013 Pirjo Valokorpi HAMK
49
w w w . h a m k . f i
PALAVERIN VOIMISTAMINEN tarkoituksen määrittäminen käsiteltävien asioiden selvittäminen asialistan laatiminen ASENNE VALMISTAUTUMINEN
20.12.2013 Pirjo Valokorpi HAMK
50
w w w . h a m k . f i
ASIOIDEN VALINTA • tiedotusasiat • kohdejoukko • yhdessä työstämällä lisäarvoa
-> koollekutsujalle tiedoksi käsiteltäviksi halutut asiat • muut asiat
20.12.2013 Pirjo Valokorpi HAMK
51
w w w . h a m k . f i
VETÄJÄ • asioiden eteneminen • keskustelun johtaminen
• jatkokysymykset • yhteenvedot • toimintaohjeet • kannustaminen • ilmapiiri • puherauha, rajoittaminen • asia ja tavoite selkeänä • aktivointi
20.12.2013 Pirjo Valokorpi HAMK
52
w w w . h a m k . f i
OSALLISTUJA
• Valmistautuu • Osallistuu
keskusteluun • Osaa kuunnella • Pitää mielessään
kokouksen tavoitteen • Seuraa keskustelua
• On ystävällinen ja kannustava
• Osoittaa yhteistyöhalua
• Esiintyy avoimesti ja aktiivisesti
20.12.2013 Pirjo Valokorpi HAMK
53
w w w . h a m k . f i
Muistio
• palaverin aika ja paikka • muistion laatija • osallistujat • sovitut asiat ja toimenpiteet sekä avoimeksi jääneet
asiat • seuraava palaveri, jos tarpeen • toteutuksen seuranta jatkuvan työskentelyn tueksi • jakelu
20.12.2013 Pirjo Valokorpi HAMK
54
w w w . h a m k . f i
Tuloksekas palaveri • palaveriin tullaan valmistautuneena • tarkoitus ja tavoitteet tunnetaan • keskustelu on avointa • toisia kuunnellaan aktiivisesti • kaikkien resurssit ovat yhteisiä • erimielisyydet nähdään rikkautena ja asioista
päästään lopulta yhteisymmärrykseen • osallistujat suhtautuvat avoimesti uusiin ajatuksiin • palaverit päättyvät selkeisiin päätöksiin ja
jatkotoimenpiteisiin
20.12.2013 Pirjo Valokorpi HAMK
55
w w w . h a m k . f i
Entä jos käyttäisimme jotain muuta tapaa?
Lyhyt palaveri, jossa jokainen kertoo 1. Mitä on tehnyt edellisen palaverin
jälkeen? 2. Mitä aikoo tehdä seuraavaan palaveriin
mennessä? 3. Mikä on vaikeuttanut työskentelyä? Päivittäin, 15 minuuttia. Keskustellaan tarvittaessa kohdasta 3.
56 20.12.2013
Pirjo Valokorpi HAMK
SCRUM
w w w . h a m k . f i
Entä jos käyttäisimme jotain muuta tapaa?
Jokaiselle osallistujalle annetaan tehtäväksi edustaa tiettyä näkökulmaa
– vahvuus, heikkous, mahdollisuus ja uhka Käsiteltävästä asiasta saa tuoda vain annetun roolinsa = näkökulmansa mukaisia perusteluja ja kommentteja 10 minuuttia
57 20.12.2013
Pirjo Valokorpi HAMK
SWOT
w w w . h a m k . f i
Entä jos käyttäisimme jotain muuta tapaa?
- Tilassa - Ulkona
- muistilaput Tavoitteena ideointi
58 20.12.2013
Pirjo Valokorpi HAMK
Ideakävely
w w w . h a m k . f i
VUOROVAIKUTUS PALAVERISSA
Tahto • osallistua • vaikuttaa yhteiseen toimintaan • oppia muilta • oppia kärsivällisyyttä.
20.12.2013 Pirjo Valokorpi HAMK
59
w w w . h a m k . f i
PARANNUSKEINOJA
Sovitaan yhteiset pelisäännöt • roolit
• keskustelun nopeus • puheenvuorojen
tasapuolisuus • keskeyttämisen
salliminen • ymmärryksen
tarkistaminen • ”nakituksen”
välttäminen
20.12.2013 Pirjo Valokorpi HAMK
60
w w w . h a m k . f i
Esimiestyönantajan viestintä- ja vuorovaikutustaidot
10.10.2013 Pirjo Valokorpi
w w w . h a m k . f i
Mitä puheeksi ottamisella tarkoitetaan?
Varhainen tuki -> työntekijöiden työhyvinvointi -> työyhteisön toimivuus -> myönteinen työilmapiiri => toimivuus, turvallisuus, tuloksellisuus, taloudellisuus
w w w . h a m k . f i
Puheeksi ottaminen
1. Esimies ottaa puheeksi ja keskustelee työntekijän kanssa avoimesti ja luottamuksellisesti havaitsemastaan tai tietoonsa tulleesta selvitystä vaativasta asiasta.
w w w . h a m k . f i
Puheeksi ottaminen
2. Työntekijä itse ottaa esimiehen kanssa puheeksi omaan työhyvinvointiinsa vaikuttavan asian tai tilanteen. 3. Muut työyhteisön jäsenet voivat tehdä aloitteen asioiden selvittämiseksi.
w w w . h a m k . f i
Puheeksi ottaminen
Vastuu puheeksi ottamisesta ja siihen liittyvistä ratkaisuista on esimiehellä. ⇒yhteinen keskustelu ⇒ sovittujen toimenpiteiden kirjaaminen
w w w . h a m k . f i
Keskustelussa käsiteltäviä asioita
• Työkykyongelman jäsentäminen • Toivotun työkyvyn määrittäminen • Tarpeelliset muutokset ja niiden
kirjaaminen • Seuranta (tietoa esim. http://www.keva.fi/tyossa_jatkaminen/)
w w w . h a m k . f i
Valmistautuminen
Miten esimies voi valmistautua? Miten keskustelua voi edistää? Mitä voi olla odotettavissa? Mahdollisten tilanteiden ja reaktioiden ennakointi. Pohdittavaksi
w w w . h a m k . f i
Koulutuspäivän tausta-aineistoa Huotari, M.-L.,Hurme, P. & Valkonen, T. 2005. Viestinnästä tietoon. Helsinki: WSOY. Juholin, E. 2008. Viestinnän vallankumous. Helsinki: WSOY. Koski, R. & Kortesuo, K. 2012. Kokousten seitsemän kuolemansyntiä. Helsinki: Talentum. Puro, J.-P. 2010. Kuunteleva organisaatio. Helsinki: Infor. Surakka, T. (toim.) 2006. Työyhteisön palaverit. Helsinki:Edita.
20.12.2013
Pirjo Valokorpi