Fecha de Vigencia: 29/06/2018 - sigc.cancilleria.gov.co TRAMITES... · de seguridad social en salud, se crea el sistema de afiliación transaccional y se definen los instrumentos

Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GH-PT- 65

NOMBRE: TRAMITES DE NOVEDADES EN EL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL VERSIÓN: 5

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES Página 1 de 23

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

Fecha de Vigencia: 29/06/2018

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Adopción del procedimiento.

2

Se incluye la Ley 1468 de 2011. “Por la cual se modifican los artículos 57, 58, 236 y 239 del Código Sustantivo del Trabajo y se dictan otras disposiciones. Se incluye el Decreto 2943 de 2013. “Por el cual se modifica el parágrafo 1º. del artículo 40 del Decreto 1406 de 1999” Se incluye la Ley 1438 de 2011. “Por medio de la cual se reforma el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones”. Se incluye el Decreto 1164 de 2014. “Por el cual se dictan disposiciones para acreditar la condición de beneficiario del Régimen Contributivo mayor de 18 y menor de 25 años en el marco de la cobertura familiar”. Se modifica la actividad número 1 del flujograma que corresponde a la “Afiliación de un funcionario a Seguridad Social” por “Recibir al funcionario direccionado por la Coordinación de Administración de Personal” Se modifica La actividad número 1 del flujograma que corresponde a licencia de paternidad y/o maternidad en donde se modifica de quien se recibe la solicitud para aprobación. Se incluye observación en la actividad número 4 donde se especifica que en el caso de Licencia por Paternidad se debe enviar a la EPS la documentación para la respectiva validación y aprobación. De ser negativa se debe notificar al funcionario. Se modifica completamente el flujograma correspondiente a “Incapacidad por Enfermedad General”.

3 Se actualiza el numeral 3 Base Legal: se suprime el Decreto 55 de 2007 y 2713 de 2007, derogados por el Decreto 3045 de 2013, el cual se incluye.






HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

4

Se actualiza el numeral 3 Base Legal, se incluyen las siguientes normas

Ley Estatutaria No. 1751 de 2015 “Por medio de la cual se regula el derecho fundamental a la salud y se dictan otras disposiciones”.

Decreto 2353 de 2015 “Por el cual se unifican y actualizan las reglas de afiliación al sistema general de seguridad social en salud, se crea el sistema de afiliación transaccional y se definen los instrumentos para garantizar la continuidad en la afiliación y el goce efectivo del derecho a la salud”

Decreto 780 de 2016 “Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector salud y protección social”

Circulares emitidas relacionadas con el procedimiento.

Decreto 1083 de 2015, Reglamente Único del Sector de la Función Pública” modificado por el Decreto 648 de 2017

Se adiciona el numeral 7. SISTEMAS DE INFORMACION Y OTROS MEDIOS ELECTRONICOS, este numeral hace referencia si durante el proceso se maneja una Base de Datos en este caso se debe asociar allí o si manejan algún registro en algún software especializado, si no existe se coloca No aplica.

Se adiciona el numeral 8. Políticas de Operación, se incluyen diferentes políticas de operación de acuerdo con las actividades que se deben realizar para llevar a cabo el procedimiento. Se actualiza Numeral 9. Desarrollo de procedimiento. Se actualiza numeral 10. se actualiza el responsable.






5

Se ajusta el numeral 3 Base Legal: Se incluyen en la base legal las siguientes normas:

Ley 1821 de 2016 “por medio de la cual se modifica la edad máxima para el retiro forzoso de las personas que desempeñan funciones públicas”

Ley 1122 de 2007 “Por la cual se hacen algunas modificaciones en el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones”.

Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”

Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.

Decreto 3135 de 1968 “por el cual se prevé la integración de la seguridad social entre el sector público y el privado y se regula el régimen prestacional de los empleados públicos y trabajadores oficiales.”

Decreto 1848 de 1969 “por el cual se reglamenta el Decreto 3135 de 1968”

Decreto 1045 de 1978 “por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector nacional.”

Se ajusta el numeral 4 Definiciones: Se ajusta la definición de Licencia de Maternidad y Paternidad y se incluyen las definiciones de Incapacidad Medica por Enfermedad General o Común e Incapacidad Medica por Accidente de Trabajo y se incluyen las definiciones relativas a la protección de datos personales.

Se ajusta el numeral 5 Documentos asociados: Se incluyó la política de tratamiento de la información del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. Se ajusta el numeral 7 Sistemas de información y otros medios electrónicos: Se ajustan los nombres de los sistemas de información utilizados de acuerdo con el catálogo de servicios de la Dirección de Gestión de Información y Tecnología y se incluye el Programa de ausentismo laboral. Se ajusta el numeral 8 Políticas de Operación: Se ajustan las políticas de operación y se incluye una política de operación relacionada con relación a protección de datos. Se ajusta el numeral 9 Desarrollo del procedimiento: se ajusta el desarrollo del procedimiento de afiliación a seguridad social, traslado de EPS y/o Fondo de Pensiones, licencia de maternidad o paternidad, incapacidad de enfermedad, incapacidad por accidente de trabajo y recobro de incapacidades. Se ajusta el numeral 10 Puntos de Control: Se incluye un punto de control para el procedimiento de recobro de incapacidades.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=1567#0






CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA

JULIE ANDREA CARVAJAL PEREZ Asesor 26/06/2018

MARIA TERESA MELLIZO ORTIZ Profesional Universitario 26/06/2018

YASMINE HELENA URRUTIA SANABRIA Tercer Secretario de

Relaciones Exteriores 26/06/2018

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

ELIANA PRADA BELTRAN Coordinadora 28/06/2018

REVISÓ CARGO FECHA

JOSE HUMBERTO SOLANO SORIANO Asesor 28/06/2018

SILVIA MARGARITA CARRIZOSA CAMACHO Directora de Talento

Humano 28/06/2018

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE Jefe Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo

Organizacional 29/06/2018






1. OBJETIVO

Establecer los procedimientos y trámites para la afiliación, traslados de las Entidades Promotoras de Salud y/o Fondos de Pensiones, incapacidades por enfermedad y licencias por maternidad o paternidad de los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores. 2. ALCANCE

Este documento aplica para la Dirección de Talento Humano específicamente al Grupo Interno de Trabajo de Nómina y Prestaciones Sociales. Este procedimiento inicia con la solicitud por parte del funcionario y finaliza con el trámite realizado ante el fondo de pensiones y/o entidad promotora de salud. 3. BASE LEGAL

Ley 1822 de 2017 “Por medio de la cual se incentiva la adecuada atención y cuidado de la primera infancia, se modifican los artículos 236 y 239 del código sustantivo del trabajo y se dictan otras disposiciones”

Ley 1821 de 2016 “Por medio de la cual se modifica la edad máxima para el retiro forzoso de las personas que desempeñan funciones públicas”

Ley Estatutaria No. 1751 de 2015 “Por medio de la cual se regula el derecho fundamental a la salud y se dictan otras disposiciones”.

Ley 1438 de 2011. “Por medio de la cual se reforma el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones”.

Ley 1468 de 2011. “Por la cual se modifican los artículos 236, 239, 57, 58 del Código Sustantivo del Trabajo y se dictan otras disposiciones”.

Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”

Ley 1122 de 2007 “Por la cual se hacen algunas modificaciones en el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones”.

Ley 755 de 2002. “Ley María” “Por la cual se modifica el parágrafo del art. 236 del Código Sustantivo del Trabajo”.

Ley 100 de 1993 "Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones".

Ley 50 de 1990. “Por la cual se introducen reformas al Código Sustantivo del Trabajo y se dictan otras disposiciones”.

Decreto 780 de 2016 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social”

Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.

Decreto 2353 de 2015 “Por el cual se unifican y actualizan las reglas de afiliación al sistema general de seguridad social en salud, se crea el sistema de afiliación transaccional y se definen los instrumentos para garantizar la continuidad en la afiliación y el goce efectivo del derecho a la salud”






Decreto 1083 de 2015, Reglamento Único del Sector de la Función Pública” modificado por el Decreto 648 de 2017 “Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de la Función Pública”

Decreto 1164 de 2014. “Por el cual se dictan disposiciones para acreditar la condición de beneficiario del Régimen Contributivo mayor de 18 y menor de 25 años en el marco de la cobertura familiar”.

Decreto 2943 de 2013. “Por el cual se modifica el parágrafo 1º, del artículo 40 del Decreto 1406 de 1999”

Decreto 0019 del 10 de enero de 2012, Capitulo VIII Art. 121.

Decreto 3045 del 2013, “Por el cual se establecen unas medidas para garantizar la continuidad en el aseguramiento y se dictan otras disposiciones”

Decreto 4023 de 2011. Artículo 24.

Decreto 1703 del 2002 “Por el cual se adoptan medidas para promover y controlar la afiliación y el pago de aportes en el Sistema General de Seguridad Social en Salud".

Decreto 274 de 2000 “Por el cual se reglamenta el servicio en el exterior y la Carrera Diplomática y Consular”.

Decreto 783 de 2000 “Por el cual se modifican los Decretos 1486 de 1994, 1922 de 1994, 723 de 1997, y 046 y 047 de 2000 y se dictan otras disposiciones”.

Decreto 806 de 1998 “Por el cual se reglamenta la afiliación al régimen de Seguridad Social en Salud”.

Decreto 1283 de 1996 “Por el cual se reglamenta el funcionamiento del Fondo de Solidaridad y Garantía del Sistema General de Seguridad Social en Salud".

Decreto 1045 de 1978 “por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector nacional.”

Decreto 3135 de 1968 “por el cual se prevé la integración de la seguridad social entre el sector público y el privado y se regula el régimen prestacional de los empleados públicos y trabajadores oficiales.”

Decreto 1848 de 1969 “por el cual se reglamenta el Decreto 3135 de 1968”

Circulares emitidas relacionadas con el procedimiento.

4. DEFINICIONES AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.










ENTIDAD PROMOTORA DE SALUD: Son empresas del Sistema de Salud, las cuales no prestan servicios médicos, sino que promueven dichos servicios a usuarios en un esquema de aseguramiento. Las personas se afilian a las EPS para luego ser atendidas a través de las IPS. FONDO DE PENSIONES: Son instituciones financieras privadas de carácter previsional encargadas de administrar y gestionar eficientemente los fondos y planes de pensiones del régimen de ahorro individual con solidaridad. INCAPACIDAD MEDICA POR ACCIDENTE DE TRABAJO: Ausencia temporal en las labores del trabajador como consecuencia de un evento fortuito en el desarrollo de sus labores y que requiere un tiempo de reposo para la recuperación de las condiciones óptimas de salud y el cual debe ser prescrito por un profesional médico certificado. INCAPACIDAD MEDICA POR ENFERMEDAD GENERAL O COMÚN: Ausencia temporal en las labores del trabajador como consecuencia de una condición médica originada por una enfermedad general que requiere un tiempo de reposo para la recuperación de las condiciones óptimas de salud y el cual debe ser prescrito por un profesional médico certificado. LICENCIA DE MATERNIDAD: Descanso remunerado a que tiene derecho la madre para cuidar a su hijo recién nacido durante los primeros meses de vida, el tiempo de la licencia de maternidad será el que determine la normatividad vigente sobre el tema. LICENCIA DE PATERNIDAD: Descanso remunerado a que tiene derecho el padre cotizante por los hijos nacidos de la cónyuge o compañera permanente, el tiempo de la licencia de paternidad será el que determine la normatividad vigente sobre el tema. PLAN OBLIGATORIO DE SALUD POS. Es el conjunto básico de servicios de atención en salud a que tiene derecho todo afiliado al régimen contributivo de salud, y las Entidades Promotoras de Salud, EPS y entidades adaptadas están obligadas a garantizar. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. SEGURIDAD SOCIAL: Derecho irrenunciable que tiene toda persona a la protección de las diferentes contingencias que le afecten, con miras a tener una mejor calidad de vida, acorde a la dignidad humana. TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. TRASLADO: Es el cambio de inscripción de un funcionario de una entidad promotora de salud, administradora de fondo de pensiones o de régimen pensional, para lo cual el funcionario deberá cumplir previamente con los requisitos establecidos por la Ley.

http://es.wikipedia.org/wiki/Instituciones

http://es.wikipedia.org/wiki/Administraci%C3%B3n

http://es.wikipedia.org/wiki/Fondo

http://es.wikipedia.org/wiki/Pensi%C3%B3n

http://es.wikipedia.org/wiki/Ahorro






TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 5. DOCUMENTOS ASOCIADOS

Política de tratamiento de la información del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio Resoluciones o Decretos de Nombramiento Actas de posesión Solicitudes de traslado de Fondo de Pensiones o EPS. Certificado de Licencia de Maternidad Certificado de Incapacidad Médica.

6. REGISTROS

GH-FO-22 Información EPS

GH-FO-23 Información Pensiones

GH-FO-186 Información Pensionados o Régimen de Excepción

Copia de los formularios de afiliación EPS y/o pensiones radicados

Copia del Formulario de traslado a una nueva entidad

Carta de solicitud de traslado de Fondo de Pensiones o EPS

Certificado médico de incapacidad.

Certificado médico de fecha probable de parto

Certificado de licencia de maternidad

Certificado de nacido vivo

Comunicaciones enviadas a las EPS y/o ARL.

Formulario de afiliación a Fondo de Pensiones

Formulario de afiliación a EPS

Formatos de transcripción de la EPS/ARL.

Memorando

Office 365 (Correo Electrónico)

Registro de novedades en el sistema SIAD

Registro civil de nacimiento

Resolución de aprobación de licencia de maternidad o paternidad

Resolución de incapacidad

Solicitud de licencia de maternidad o paternidad






7. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRÓNICOS

Sistema de Información Administrativo, Financiero y de Recursos Humanos SIAD – (Registro de las novedades de traslado de fondos de pensiones y EPS de planta interna y externa)

Office 365 – (Base de datos en formato Excel en la cual se lleva registro de los recobros realizados a las EPS).

Office 365 – (Base de datos en formato Excel de verificación de liquidación de los reintegros por licencias médicas)

Ausentismo laboral – (Registro de licencias médicas y seguimiento de las mismas).

8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Una vez se tenga el acta de posesión y la documentación completa allegada por el funcionario, se envía a la Entidad Promotora de Salud y/o al Fondo de pensiones para su radicación; la solicitud debe realizarse dentro de los términos de la ley y anexar los respectivos soportes para dar lugar a la licencia.

El funcionario para poder solicitar el traslado de EPS, debe haber cumplido un (1) año mínimo de permanencia en la EPS que se encuentra afiliado.

El funcionario para poder solicitar el traslado de fondo de pensiones debe haber cotizado mínimo seis (6) en el Fondo de Pensiones al que se afilio.

El funcionario que desee cambiar de régimen de pensiones debe haber cotizado como mínimo cinco (5) años en el régimen de pensiones al que se afilio inicialmente, para poder iniciar los trámites de traslado de régimen pensional adicionalmente si es mujer no tener más de 47 años y si es hombre no tener más de 52 años.

Los funcionarios que deseen trasladarse de régimen pensional si al momento de hacer la solicitud tienen más de 37 años (mujeres) o 42 años (hombres) deberán anexar las constancias de las asesorías expedidas por el fondo de pensiones donde actualmente se encuentra afiliado y por COLPENSIONES. A partir de octubre de 2018, todos los funcionarios que deseen trasladarse de régimen deben anexar obligatoriamente las (2) asesorías.

El funcionario encargado de validar las incapacidades deberá informar al funcionario de nóminas cuando el funcionario incapacitado supere los noventa (90) días de incapacidad médica o los ciento ochenta (180) días para la suspensión de salarios.






El funcionario encargado de liquidar la nómina debe verificar que las incapacidades médicas se estén liquidando de acuerdo con la normatividad vigente específicamente cuando están superan los noventa días o cuando se debe suspender el pago de salarios por el cumplimiento de 180 días de incapacidad médica.

Cuando se presente la vinculación al servicio de un funcionario pensionado, se debe verificar en el formato GH-FO-186, que el funcionario recibió la inducción por parte del Grupo Interno de Trabajo de Pensiones, adicionalmente deberá anexar los soportes de reconocimiento de la pensión, comunicación a la Dirección de Talento Humano en la cual manifieste la intención de continuar cotizando SI o NO a pensión, una vez tome posesión se ingresara la información al SIAD y se remitirá la documentación aportada a la historia laboral.

Durante y posteriormente al desarrollo de las actividades que se adelanten en el marco del presente procedimiento, los servidores públicos del Ministerio de Relaciones Exteriores encargados de la recolección, uso, procesamiento, almacenamiento, supresión y en general del tratamiento datos suministrados por el Titular, estará ceñidos al estricto acatamiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, Régimen General de Protección de Datos Personales, así como, en los lineamientos que señale la Entidad en sus diferentes normas, procedimientos y en la Política de Tratamiento de Información publicada en la página web. www.cancilleria.gov.co

http://www.cancilleria.gov.co/






9. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

9.1 AFILIACIÓN DE UN FUNCIONARIO A SEGURIDAD SOCIAL

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE

TOMA DE DECISIONES

REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS

1. Iniciar proceso

2. Recibir al funcionario direccionado por el G.I.T de

Administración de Personal. Funcionario Encargado GIT de

Nomina y Prestaciones Sociales

3. Validar la información registrada en los formatos de

información de EPS y Pensiones. Funcionario Encargado GIT de


GH-FO-22 Información EPS

GH-FO-23 Información Pensiones

3.1 ¿El funcionario está afiliado? SI

Continuar con la actividad No. 4

NO Continuar con la actividad No. 5

4. Solicitar certificación de afiliación al fondo de

pensiones y EPS.

Funcionario Encargado GIT de

Nomina y Prestaciones Sociales Continuar con la actividad No. 6

5. Informar las opciones de instituciones de salud y/o

fondo de pensiones en caso de no estar afiliado.



6. Diligenciar junto con el funcionario el formato de

afiliación a la EPS y/o Fondo de Pensiones



Formulario de Afiliación a

EPS.

Formulario de Afiliación

Fondo de Pensiones.

Verificar que los datos estén correctamente diligenciados.

7. Entregar los formularios de afiliación de seguridad

social para la firma, al Coordinador de Nomina.



8. Recibir el acta de posesión del funcionario. Funcionario Encargado GIT de


9. Ingresar la información del SGSS en el módulo

correspondiente en el SIAD.



10. Enviar a radicar la entidad seleccionada para

recoger el formulario o enviarlos con el responsable de la entidad.



11. Recibir copia de la afiliación radicada. Funcionario Encargado GIT de


Copia de los formularios de afiliación EPS y/o

pensiones radicados.

12. Entregar copia al funcionario. Funcionario Encargado GIT de

Nomina y Prestaciones Sociales.






9.1 AFILIACIÓN DE UN FUNCIONARIO A SEGURIDAD SOCIAL


TOMA DE DECISIONES


13. Enviar copia Formulario de Afiliación a EPS a la

Historia Laboral.


Nomina y Prestaciones Sociales.

14. Finalizar proceso.






9.2 TRASLADO EPS Y/O FONDO DE PENSIONES


TOMA DE DECISIONES


1. Iniciar proceso.

2. Recibir la carta de solicitud del funcionario. Funcionario Encargado GIT de Nomina y Prestaciones

Sociales

Carta de solicitud de traslado de Fondo de

Pensiones o EPS

3. Solicitar certificación de la afiliación en la EPS

o Fondo de Pensiones.

Funcionario Encargado GIT de Nomina y Prestaciones

Sociales

Se debe verificar el tiempo obligatorio de permanencia.

4. Diligenciar con el funcionario el formulario de

traslado a la nueva entidad.


Sociales

Revisar que todos los datos estén correctos.

5. Entregar y recibir para la firma los formularios

al Coordinador de Nómina y Prestaciones Sociales.


Sociales

6. Llamar al asesor de la entidad seleccionada para recoger el formulario y/o radicar en la

entidad.


Sociales

7. Recibir copia de la afiliación radicada. Funcionario Encargado GIT de Nomina y Prestaciones

Sociales

Copia del formulario de traslado a una

nueva entidad.

Enviar Copia formulario de traslado a una nueva entidad a la Historia Laboral.

8. Incluir el traslado en el sistema SIAD. Funcionario Encargado GIT de Nomina y Prestaciones

Sociales

Registro de Novedades en el

Sistema SIAD

9. Verificar el traslado con el reporte mensual de

autoliquidación y/o prenómina.


Sociales

10. Establecer comunicación con la entidad

encargada para indagar sobre su resultado de la solicitud.


Sociales

11. Realizar el registro de la novedad en el

sistema SIAD.


Sociales

Registro de Novedades en el

Sistema SIAD






9.2 TRASLADO EPS Y/O FONDO DE PENSIONES


TOMA DE DECISIONES


12. Notificar al funcionario de la aprobación o

negación de la solicitud de traslado.


Sociales

Office 365 (Correo Electrónico) Memorando







9.3 LICENCIA DE MATERNIDAD Y/O PATERNIDAD


TOMA DE DECISIONES


1. Iniciar proceso

2. Recibir la solicitud del funcionario Funcionario Encargado GIT de Nomina y Prestaciones

Sociales

Solicitud de licencia de maternidad o paternidad

Certificado médico de fecha probable de parto,

certificado de licencia de maternidad, el

certificado de nacido vivo o registro civil de

nacimiento.

La solicitud de la licencia de maternidad o paternidad se puede realizar mediante correo electrónico o oficio.

3. Verificar documentación. Funcionario Encargado GIT de Nomina y Prestaciones

Sociales

Se debe revisar que a la solicitud se le haya anexado los soportes correspondientes en cada uno de los casos: -Licencia de Maternidad: Certificado médico de fecha probable de parto, certificado de licencia de maternidad. -Licencia de Paternidad: certificado de nacido vivo o registro civil de nacimiento.

3.1 ¿El funcionario es de planta

interna?

SI

Continuar con la actividad No. 4


4. Verificar que el funcionario cumpla con las

semanas de cotización en el SSSG

Funcionario Encargado GIT

de Nomina y Prestaciones

Sociales






9.3 LICENCIA DE MATERNIDAD Y/O PATERNIDAD


TOMA DE DECISIONES


4.1 ¿El funcionario cumple con los

requisitos?

SI

Continuar con la actividad No. 5.

NO Continuar con la actividad No. 9.

5. Enviar a la EPS, la documentación para

validación y autorización de pago.



Sociales

Se debe enviar el registro civil de nacimiento o el certificado médico original según corresponda, de acuerdo al trámite en cada EPS

6. Proyectar la resolución por licencia.



Sociales

7. Revisar resolución.

Coordinador de Nomina GIT


Sociales

8. Firmar la resolución de aprobación de licencia

de maternidad o paternidad.

Director(a) de Talento

Humano

Resolución de aprobación de licencia

de maternidad o paternidad

9.

Notificar al funcionario la resolución de

aprobación o comunicación informando la

negación de la EPS.



Sociales

Office 365 (Correo

Electrónico)

10 Enviar copia de la resolución de notificación o

el oficio de la negación a la Historia Laboral.



Sociales

Se debe remitir a la historia

laboral la resolución por la

cual se concede la licencia de

maternidad y paternidad

anexando todos los soportes

correspondientes.

11. Finalizar proceso






9.4 INCAPACIDAD POR ENFERMEDAD GENERAL / INCAPACIDAD POR ACCIDENTE LABORAL


TOMA DE DECISIONES


1. Iniciar Proceso

2. Recibir la incapacidad. Funcionario Encargado GIT de Nomina y Prestaciones

Sociales

Certificado médico de incapacidad.

El certificado médico de la incapacidad puede ser remitido por el jefe inmediato o el funcionario.

3. Registrar la incapacidad en el programa de ausentismo laboral y en el formato de Excel.


Sociales

Office 365 – (Base de datos en formato

Excel de verificación de

liquidación de los reintegros por

licencias médicas)

3.1 ¿Es mayor a 2 días? Si Continuar con la actividad No. 4


3.2 ¿Es de planta interna? SI Continuar con la actividad No. 4


4. Enviar para transcripción de la EPS/ARL



Sociales

Se debe enviar la incapacidad

médica, de acuerdo al trámite en

cada EPS/ARL

5. Proyectar Resolución de incapacidad.



Sociales

Para los funcionarios de planta

externa el Ministerio de

Relaciones Exteriores asume los

valores correspondientes a las

licencias medica

6. Revisar Resolución de incapacidad

Coordinador de Nomina GIT


Sociales

7. Firmar la resolución de incapacidad Director(a) de Talento

Humano







9.4 INCAPACIDAD POR ENFERMEDAD GENERAL / INCAPACIDAD POR ACCIDENTE LABORAL


TOMA DE DECISIONES


8. Enviar relación de incapacidades al funcionario

encargado de liquidar la nómina.



Sociales

Office 365 (Correo

Electrónico)

9. Notificar la resolución al funcionario, enviando

copia de la misma.



Sociales

Office 365 (Correo

Electrónico)

10. Remitir la Resolución y anexos a la Historia

Laboral del funcionario.



Sociales


La Resolución de validación de la

incapacidad se le deben anexar

los soportes correspondientes.







9.5 RECOBRO DE INCAPACIDADES A EPS


TOMA DE DECISIONES


1. Iniciar Proceso

2.

Recibir el original del certificado de incapacidad médica expedido por la EPS

o ARL, certificado de licencia de maternidad y registro de nacimiento.

Funcionario Encargado del G.I.T de Nóminas y Prestaciones Sociales.

Certificado médico de

incapacidad o Certificado licencia de maternidad.

El certificado médico de incapacidad o

licencia maternidad debe ser original y

emitido por la EPS o ARL y debe

contener lo siguiente:

Fecha de expedición, Nombre

completo del funcionario, Fecha de

inicio y terminación, número de días de

incapacidad, Diagnóstico clínico

completo, Origen, si es incapacidad

por enfermedad general, por accidente

laboral, enfermedad profesional,

licencia de maternidad y la

Identificación del médico que expide el

certificado: nombre completo y número

de registro médico.

Según el tipo de incapacidad o licencia

se deberán anexar los siguientes

documentos:

Licencia de maternidad, debe

contener fecha a partir de la cual la

funcionaria debe empezar a disfrutar la

licencia, así como el número total de

días otorgados. Se debe anexar

historia clínica (sobre cerrado) donde

se pueda verificar la edad gestacional

al momento de nacimiento. Registro

civil de nacimiento del hijo.

Licencia de maternidad recién

nacido no vivo o aborto: Historia clínica

del acto donde se genera el derecho,

información de fecha de parto, fecha

probable de parto, edad gestacional,








TOMA DE DECISIONES


no viabilidad recién nació o constancia

aborto.

Licencia de paternidad: Registro civil

de nacimiento del hijo y copia de la

historia clínica de la madre para

determinar edad gestacional.

Licencia por adopción: Copia del

acta de entrega del menor.

Si la Incapacidad fue expedida por un

médico NO adscrito a la red de la EPS

o ARL. Se debe remitir copia de

historia clínica (sobre cerrado) de la

atención que genero la incapacidad.

Accidente de Trabajo y Enfermedad

Profesional: Copia del reporte

realizado ante la ARL.

3. Solicitar transcripción ante la EPS/ARL Funcionario Encargado del G.I.T de Nóminas y Prestaciones Sociales.

Formatos de transcripción de

la EPS /ARL. Certificado médico de

incapacidad. Certificado de Licencia de Maternidad.

De acuerdo con lo que

disponga cada EPS se debe

diligenciar y radicar el formato,

anexando los documentos

soportes requeridos según el

tipo de licencia o incapacidad.

4. Registrar incapacidad o licencia en base de datos para llevar el control de pagos


Office 365 –(Base de datos en formato Excel en la cual se lleva registro de los recobros realizados

a las EPS).








TOMA DE DECISIONES


5.

Enviar la solicitud de transcripción y los soportes, de licencia e incapacidad ante la EPS y ARL correspondiente, para el respectivo reconocimiento económico


Formatos de transcripción de

la EPS/ARL Certificado médico de

incapacidad. Certificado de Licencia de Maternidad.

Los documentos se deben

remitir con los sellos de

radicación de las entidades

que correspondan.

6.

Verificar a los 20 días de radicada la solicitud de transcripción de la

incapacidad o licencia, si la EPS la reconoce.


6.1 ¿La EPS o ARL

reconoció el valor de la incapacidad?

SI Continuar Actividad No. 7

NO Continuar Actividad No. 8

7. Verificar la respuesta de la EPS Funcionario Encargado del G.I.T de Nóminas y Prestaciones Sociales.

8. Enviar comunicación solicitando el

reconocimiento.


Comunicaciones enviadas a las

EPS y ARL.

Volver a la actividad No. 6.1

9. Recoger ante la EPS y ARL la liquidación

correspondiente.


10. Verificar que se encuentre liquidado las

incapacidades o licencias radicadas









TOMA DE DECISIONES


11. Registrar en la base de datos el valor

reconocido



a las EPS).

12.

Verificar que el valor de las incapacidades

o licencias corresponde el monto pagado

por la EPS o ARL.



a las EPS).

13.

Una vez el G.I.T de Financiero notifique el

pago de EPS y ARL, verificar a que

corresponde y remitir la información por

correo electrónico para el respectivo

cruce de cuentas


Office 365 (Correo

Electrónico)

¿Hacen falta pagos

de EPS y ARL?

SI Volver a actividad No. 7

NO Continuar actividad No. 14

14.

Actualizar base de datos de

incapacidades o licencias presentadas a

la EPS o ARL.

15. Finalizar Proceso






10. PUNTOS DE CONTROL

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD CRITICA

O VULNERABLE

DESCRIPCIÓN DEL CONTROL

FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

TRASLADO EPS Y/O FONDO DE PENSIONES

9 Realizar aportes a EPS incorrecta.

Comunicarse con la EPS o el Fondo de pensiones y verificar que sea el correcto.

Cada vez que se presente.

Funcionario Encargado

N.A.

AFILIACION DE UN FUNCIONARIO A SEGURIDAD SOCIAL

8 No realizar el pago desde la fecha que ingreso el funcionario.

Verificar con el funcionario de Nómina a fin de garantizar la inclusión en la Planilla de Seguridad Social

Cada vez que se presente


N.A.

10

Afiliación de seguridad social no registrada en el sistema de la entidad.

Realizar llamada después de radicar la afiliación para la verificación.

15 días después de radicar


N.A.

LICENCIA DE PATERNIDAD Y/O MATERNIDAD

3 La documentación está incompleta

Revisar los documentos en el momento de recibir la solicitud

Cada vez que se presente una solicitud


N.A.

RECOBRO DE INCAPACIDADES A EPS

5 No se solicite el recobro de una incapacidad.

Actualizar permanentemente la base de datos en formato Excel en el cual se relacionen todas las incapacidades o licencias que se presenten.

Mensualmente. Funcionario Encargado

Office 365 – (Base de datos en formato

Excel en la cual se lleva registro de

los recobros realizados a

las EPS)

11. ANEXOS No aplica.

Documents

Fecha de Vigencia: 29/06/2018 - sigc.cancilleria.gov.co TRAMITES... · de seguridad social en salud, se crea el sistema de afiliación transaccional y se definen los instrumentos