UNIVERSIDAD GALILEOFISICC – IDEALICENCIATURA EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS Y TELECOMUNICACIONESCURSO: ADMINISTRACION 1 HORARIO: 10:00 A 11:00CEI: PETAPATUTOR: LICDA. MARIA DEL CARMEN SALAZAR

FLUJOS DE TRABAJOInvestigación semana 4

SANDRA MELYNA LOPEZ RODRIGUEZ

CARNE: 08317002

FECHA ENTREGA: 31 DE OCTUBRE DE 2009

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION............................................................................................ - 3 -Flujo de trabajo............................................................................................... - 4 -

Objetivos de un sistema de workflow..........................................................- 5 -Sistemas de workflow..................................................................................- 5 -Aplicaciones/Sistemas Workflow.................................................................- 6 -

Flujo de Trabajo:............................................................................................. - 7 -Las 3 R’s de un Flujo de Trabajo:................................................................- 7 -Beneficios del Workflow o flujo de trabajo...................................................- 8 -

Según los procesos de negocio que implantemos en la empresa los beneficios de los flujos de trabajo pueden ser:........................- 8 -Ejemplo de Workflow: Un flujo de trabajo de una empresa.....................- 9 -

Flujos de Trabajo personalizados.................................................................- 11 -Flujos de Trabajo manejado por eventos......................................................- 12 -Participantes en el Flujo de Trabajo..............................................................- 12 -

Sinónimos..................................................................................................- 13 -Imagen Definición del Proceso del Flujo de Trabajo..............................- 13 -

Modelo de Referencia del Flujo de Trabajo..................................................- 14 -Definición...................................................................................................- 14 -Usos.......................................................................................................... - 14 -

Figura 4 – El Modelo de Referencia del Flujo de Trabajo.............................- 15 -CONCLUSION.............................................................................................. - 17 -RECOMENDACIONES.................................................................................- 18 -BIBLIOGRAFIA.............................................................................................- 19 -

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INTRODUCCION

La administración del flujo de trabajo (WorkFlow Management) es una tecnología que está evolucionando rápidamente y está siendo explotada en una gran variedad de industrias. Su principal característica es la automatización de procesos que involucran combinación de actividades humanas y basadas en máquinas, particularmente aquellas que involucran interacción con aplicaciones y herramientas IT (Information Technology).

La WfMC (Workflow Management Coalition) [2] ha sido establecida para identificar áreas de funcionalidad y desarrollar especificaciones apropiadas para la implementación en productos workflow. Se pretende que esas especificaciones permitan la interoperabilidad entre productos workflow heterogéneos y mejoren la integración de aplicaciones workflow con otros servicios IT tales como correo electrónico y administración de documentos.

Flujo de trabajo

El Flujo de trabajo (workflow en inglés) es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo

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se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas. Generalmente los problemas de flujo de trabajo se modelan con redes de Petri.

Si bien el concepto de flujo de trabajo no es específico a la tecnología de la información, una parte esencial del software para trabajo colaborativo (groupware) es justamente el flujo de trabajo.

Un flujo de trabajo muestra la secuencia de actividades que se desarrollan dentro de uno o varios Casos de uso como una pieza de funcionalidad concreta que satisface los requerimientos de un Actor.

Una aplicación de Flujos de Trabajo (workflow) automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo

Se pueden distinguir tres tipos de actividad:

Actividades colaborativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre un mismo repositorio de datos para obtener un resultado común. Tiene entidad el trabajo de cada uno de ellos en sí mismo.

Actividades cooperativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre su propio conjunto particular, estableciendo los mecanismos de cooperación entre ellos. No tiene entidad el trabajo de ninguno de ellos si no es visto desde el punto de vista global del resultado final.

Actividades de coordinación.

Objetivos de un sistema de workflow 

Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el sistema de información.

Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos.

Independizar el método y flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan.

Facilitar la movilidad del personal.

Soportar procesos de reingeniería de negocio.

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Agilizar el proceso de intercambio de información y agilizar la toma de decisiones de una organización, empresa o institución.

Sistemas de workflow 

El propósito de los sistemas de workflow, o BPMS - Business Process Management Systems, es acercar personas, procesos y máquinas, con el objeto de reducir tiempo y acelerar la realización de un trabajo. Estos sistemas permiten trabajar en equipo desde diferentes lugares físicos.

Los sistemas de workflow facilitan la automatización de los flujos de trabajo entre procesos y permiten integrar los procesos de la empresa, rediseñados de acuerdo con ayuda de nuevas estrategias.

Existen en el mercado varios productos como ser FlowMind, openEDMS, wf.com.mx, cardiff, IBM. Existen muchas metodologías que culminan en la implementación de un sistema de este tipo como son Diagrama de Roles, BPMN, IDEF0, Ciclos de trabajo, etc.

Aplicaciones/Sistemas Workflow

Las aplicaciones Workflow automatizan la secuencia de acciones, actividades o tareas en la ejecución del proceso, permiten realizar un seguimiento de cada etapa del mismo y aportan las herramientas necesarias para su control o gestión del flujo de trabajo. 

Un sistema Workflow va más allá y se caracteriza, principalmente, por una adecuada integración con sistemas de información actuales: bases de datos, gestión documental, mensajería, ERP, etc., permitiendo la ampliación de un workflow, de un simple proceso a la integración de varios procesos de negocio interrelacionados. 

En el mercado existen diversos tipos de herramientas Workflow, las principales son: Workflow Corporativo, Workflow de Aplicación, Workflow Documental y Workflow de Producción. Algunos de ellas se limitan a su área en particular y otras permiten la comunicación con aplicaciones externas de manera síncrona (esperando la respuesta antes de proseguir) y/o asíncrona (solamente deja un "mensaje" y recupera la respuesta más adelante). 

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En la actualidad existen nuevas herramientas y sistemas muy sofisticados, que logran mayores incrementos en la eficacia de los procesos de negocio, nos referimos a las relacionadas con las "herramientas de trabajo en grupo" que incluyen piezas claves de automatización de procesos administrativos (Workflow) y de gestión de documentación. 

Actualmente es muy importante acceder a la información de forma ágil y eficaz. Por regla general la información suele estar en diferentes formatos, según sea un documento de un tipo u otro, por ejemplo un papel o un documento del programa Word (.doc.), o una imagen (.jpg, .gif.), lo que genera un problema de accesibilidad a los mismos. El tiempo que perdemos a la hora de acceder y recuperar la información es mucho menor usando una herramienta Workflow integrada con otros productos que permiten el acceso informatizado a la información relacionada con el workflow definido, lo que se traduce en una reducción importante en cuanto a costes y un incremento de la productividad. 

Los sistemas de Workflow soportan circuitos de expedientes directamente sobre una red de ordenadores, mediante el "motor de Workflow" situado en el servidor de la red, los expedientes son dirigidos según unas reglas determinadas facilitando así las tareas de los usuarios. Los documentos que son escaneados y almacenados pueden ser recuperados para su análisis o gestión de forma sencilla y rápida gracias a las diversas utilidades que ofrece el sistema. 

Flujo de Trabajo:

– Secuencia de tareas donde intervienen unos participantes – Cada participante desempeña un papel determinado– Unos documentos se manipulan y se transfieren entre

personas– Se hace uso de una información que fluye entre las tareas– De acuerdo con un conjunto de reglas y procedimientos– Para alcanzar un determinado objetivo

Las 3 R’s de un Flujo de Trabajo:

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• RUTAS

• ROLES

• REGLAS

Quién hace cada una de las partes del trabajo (tareas), en qué orden y bajo qué condiciones.

• El Sistema de Gestión de Flujos de Trabajo define, gestiona y ejecuta flujos de trabajo apoyándose en las TI.

La información que se gestiona puede ser de dos tipos:

Documentos: creados en una determinada aplicación (procesador de textos, hoja de cálculo...)

Formularios: constituidos por un conjunto estructurado de campos que contienen datos relativos al proceso

Beneficios del Workflow o flujo de trabajo

Según los procesos de negocio que implantemos en la empresa los beneficios de los flujos de trabajo pueden ser:

1. Ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia de la empresa, debido a la automatización de muchos procesos de negocio.

2. Mejora del control de procesos a través de la normalización de los métodos de trabajo.

3. Mejor atención y servicio al cliente; un incremento en la coherencia de los procesos da lugar a una mayor previsibilidad en los niveles de respuesta a los clientes.

4. Mejora en los procesos; mayor flexibilidad de acuerdo con las necesidades empresariales.

5. Optimización de la circulación de información interna con clientes y proveedores.

6. Integración de procesos empresariales.

Los sistemas de Workflow o de flujo de trabajo, también conocidos como BPMS (Business Process Management Systems / Sistemas

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de Gestión de Procesos de Negocio) tienen el objetivo de acercar personas, procesos y máquinas, ahorrando tiempo y acelerando la realización del trabajo.

Facilitan también la automatización de los flujos de trabajo entre procesos, pudiendo integrar estos en la empresa de acuerdo a unas estrategias concretas. 

Ejemplo de Workflow: Un flujo de trabajo de una empresa

Veamos cómo un importante laboratorio farmacéutico ubicado en Barcelona se beneficia del Sistema de Workflow en sus procesos de negocio. 

Esta empresa, cuya oficina principal se encuentra en el centro de Barcelona, posee varios locales y dos centros de producción en el extrarradio de la ciudad. 

El laboratorio subcontrata tres empresas para la fabricación de ciertos componentes de su gama de productos y dos empresas externas para la limpieza de sus instalaciones y el servicio de seguridad. 

Como es de esperar, el laboratorio tiene una gran variedad de procesos de negocio y producción, que abarcan desde flujos de trabajos manuales y sencillos hasta procesos de negocios complejos e interrelacionados. Algunos únicamente se describen como procedimientos de trabajo manuales, pero la gran mayoría se definen de manera centralizada en su motor de Workflow, automatizando al máximo su ejecución y control. 

Vamos a centrarnos en un ejemplo simplificado, partiendo de un pedido proveniente de un mayorista. 

A este laboratorio entran documentos de muy diverso tipo; sobre todo en papel, por lo que lo primero que debe hacer la empresa es digitalizar toda la información que le llegue y capturar los datos importantes, para así almacenarlos y archivarlos en un formato capaz de ser leído por otros programas. Para poder permitir una gestión controlada, cada ubicación escanea los documentos localmente, extrae información predefinida y se almacena en la base de datos central de su motor de Workflow. 

No queremos decir que haya que digitalizar toda la documentación de la empresa, tanto interna como externa, sino que deben/pueden digitalizarse únicamente la información necesaria, para su posterior gestión, automatización y optimización permitiendo así un seguimiento completo de su flujo de trabajo. 

En nuestro caso, el formulario de pedido está estandarizado y, al digitalizarlo, se puede extraer automáticamente la información

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necesaria, así como el número de mayorista, los productos y las cantidades pedidas. A este mayorista se le envía la mercancía los martes y jueves de cada semana. Hoy es lunes. 

1. El sistema de Workflow consulta las existencias en el stock. 

A los productos que hay en almacén les resta los pedidos y los marca como reservados para este cliente.

2. A continuación la aplicación envía un email al departamento de envío de mercancías.

Este, por su parte, procesa el envío consultando los productos marcados para este mayorista, genera el albarán automáticamente y prepara el envío para el martes. La lectura de los códigos de barras de los productos enviados cambia el estado del producto para este cliente. Si hasta el martes no se han procesado los productos todavía, el Workflow envía un aviso a una estancia superior.

3. El motor de Workflow, además, consulta dónde se fabrica cada producto

De modo que actualiza también automáticamente la planificación para cada centro de producción, y envía los emails con la información de los productos pedidos a cada una de las empresas subcontratadas.

4. A partir de este momento el sistema de Workflow consulta la base de datos los lunes y miércoles para verificar si ha entrado la mercancía en el almacén 

Para este mayorista y, en caso afirmativo, repite los pasos 1 y 2. Si pasado un plazo definido no se ha recibido la mercancía en el almacén, el sistema ejecuta los procesos definidos para cada caso. P.e. enviar un email de recuerdo a las empresas subcontratadas, y en segundo lugar a la instancia superior. Para que esto funcione se actualiza la base de datos, a través de la lectura de los códigos de barras de cada producto, cuando este entra en el almacén. En el caso de las empresas subcontratadas, se digitaliza el albarán y se extrae la información para actualizar el stock.

5. Naturalmente, también la facturación y los pagos de facturas aprovechan la información del proceso almacenado en la base de datos del sistema Workflow.

Cuando el importe de la mercancía enviada supera cierto límite, se genera automáticamente una factura para una serie de envíos. Por

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otro lado, cuando llega la factura de la empresa subcontratada, se comparan automáticamente los datos del albarán correspondiente y, si no hay discrepancias, se envía un email al responsable para la aprobación de pagos. La aprobación, a su vez, genera el envío de otro email para avisar del pago pendiente.

Como hemos visto, el proceso de pedido y entrega de mercancías afecta a varios departamentos internos y a partes externas de la empresa. Es un Workflow relativamente complejo y en gran parte automatizado. Podría automatizarse más si los clientes efectuasen los pedidos directamente desde una aplicación en Internet. Y todo ello, sin modificar el flujo de trabajo definido en el motor de Workflow. 

El laboratorio debe pagar a las dos empresas que tiene subcontratadas, para la limpieza de los edificios la seguridad. Para ello aprovecha módulos de los flujos de trabajo ya definidos, agilizando, de esta manera, los trámites necesarios y aumentando la eficiencia de la empresa. Otros muchos procesos pueden beneficiarse de la implantación del Workflow. 

Pixelware le ofrece una solución, basada en componentes de Workflow, cuyas ventajas principales se centran en el aumento del rendimiento y la productividad del trabajo de su empresa, un incremento en el control del proceso a través de un seguimiento de los flujos de trabajo de la empresa y una mayor agilidad de todos los procesos de negocio. 

El sistema de flujo de trabajo de Shado CMS permite definir procesos de varios pasos (multi-step) incluyendo varios tipos de contenido, personal de varios departamentos y acciones como presentar, revisar o aprobar.

Flujos de Trabajo personalizados

 

El motor del flujo de trabajo puede ser personalizado para adaptarse

a las necesidades del usuario.

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Flujos de Trabajo manejado por eventos

 

Los comandos del flujo de trabajo manejado por eventos pueden ser

construidos en cualquier componente de Shado CMS o

empleado como un servicio independiente que integra procesos,

gente y contenido según se necesite. 

 

El ejemplo de abajo muestra como el servicio del flujo de trabajo

puede ser ampliado para automatizar procesos del negocio y no

únicamente para ser usado para la edición -> aprobación ->

publicación, funcionalidad del administrador de contenido.

Participantes en el Flujo de Trabajo

Un recurso que lleva a cabo el trabajo representado en un ejemplo de actividad del flujo de trabajo. Este trabajo se manifiesta normalmente como uno o más asuntos de trabajo asignados al participante de flujos de trabajo vía la lista de trabajo.

El término Participante en el Flujo de Trabajo se aplica normalmente a un recurso humano pero podría conceptualmente incluir recursos basados en máquinas como delegado inteligente.

Un participante en el flujo de trabajo puede ser identificado directamente en la definición del proceso de trabajo, o (más normalmente) se identifica por referencias en la definición del proceso a un rol o entidad organizativa, que pueda después ser  ocupada por uno o más de los recursos disponibles para el sistema de flujos de trabajo, para operar en ese rol durante el proceso representado.

En la Definición del Proceso Meta-Model del WfMC, la declaración del participante de flujos de trabajo puede identificar un participante como uno de estos cuatro tipos – humano, recurso (máquina), rol o unidad de organización. Alternativamente las referencias pueden ser un Modelo de Organización Imagen Definición del Proceso del Flujo de Trabajo

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Sinónimos

Actor Delegado Jugador Usuario Jugador de rol Intérprete del Trabajo

Imagen Definición del Proceso del Flujo de Trabajo

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Modelo de Referencia del Flujo de Trabajo

Definición

Una representación arquitectónica de un sistema de gestión del flujo de trabajo, identificando las fases más importantes del sistema, desarrollado por la Coalición de Gestión del Flujo de Trabajo.

Usos

El Modelo de Referencia proporciona el marco arquitectónico general para el trabajo del WfMC. Identifica “fases” cubriendo, en general, cinco áreas de funcionalidad entre el sistema de gestión de flujos de trabajo y su medio ambiente.

La importación y exportación de definiciones del proceso

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Interacción con las aplicaciones del cliente y el software de la lista de trabajo

La petición de  herramientas de software o aplicaciones

Interactuación entre los diferentes sistemas de gestión de flujos de trabajo

Funciones de Administración y Control                                                                                                  

Figura 4 – El Modelo de Referencia del Flujo de Trabajo 

 

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Un Workflow es la automatización parcial o total del proceso de negocio, con el objetivo de lograr la interacción de diversas actividades realizadas por personas y máquinas.

Los SGD (Sistemas de Gestión Documental) son sistemas dedicados a incrementar el rendimiento productividad en la gestión de documentos, facilitando el control y optimización de los flujos de información que existen dentro de una compañía. Los SGD actuales son sistemas dinámicos apoyados en tecnologías de flujo de trabajo (workflow) y trabajo en grupo (groupware).

El objetivo de este trabajo consiste en el desarrollo de un sistema workflow basado en una arquitectura java y su aplicación a la gestión documental.

En este trabajo utilizamos tecnologías sumamente innovadoras como son el concepto de Workflow, la utilización de Java para desarrollar una arquitectura Workflow utilizable a través de Internet y laimplementación en el lenguaje Java de un Motor de Workflow que cumple con la mayoría de las especificaciones de un Motor de Workflow Genérico, además de la integración y desarrollo de las Interfaces de un Sistema Workflow, para aplicarlo a un sistema de gestión documental.

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CONCLUSION

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RECOMENDACIONES

1. En cualquier aplicación, hay una cosa que puede estar determinado de: cambio ocurre. Uno de los problemas más comunes que encontrar los desarrolladores esfuerzan con es cómo tratar los flujos de trabajo de control de versiones y sus clases relacionadas

2. Los flujos de trabajo permiten modelar procesos empresariales de larga ejecución o lógica de negocios. Además, Windows Workflow Foundation (WF) proporciona servicios de persistencia que permiten para el estado de instancias individuales de un proceso empresarial se guardado en un almacén permanente, como una base de datos de Microsoft SQL Server.

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3. Considere la posibilidad de un flujo de trabajo que usa algunos tipos de .NET como datos, por ejemplo, una clase Order.

4. A medida que su organización crece y se desarrolla, los flujos de trabajo de la administración de documentos diseñados para determinadas circunstancias, y luego adaptados sobre la marcha, pueden resultar ineficaces para satisfacer las necesidades actuales

5. Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el sistema de información y Agilizar el proceso de intercambio de información y agilizar la toma de decisiones de una organización, empresa o institución

BIBLIOGRAFIA

Workflow patterns  Conjunto de patrones de diseño de flujos de trabajo; evaluación comparativa de lenguajes de definición de procesos de negocio

"Knowledge Based Techniques to Increase the Flexibility of Workflow Management" Barbara Dellen, Frank Maurer, Gerhard Pews

www.wikipedia.com

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