GRATIS E-BOK NY SOM HR-CHEF...Som HR-chef är det först och främst viktigt att förstå hur ditt företag fungerar. Det finns många roller och olika dynamik mellan avdelningar som

© Simployer AB | simployer.se 1

NY SOM HR-CHEF Detta bör du ha koll på

GRATIS E-BOK

https://www.simployer.se/

© Simployer AB | simployer.se2 © Simployer AB | simployer.se

INNEHÅLL

Introduktion..................................................................................................... 3

Förväntingar på HR-rollen.................................................................... 4

Så, var ska man börja?................................................................. 5

En HR-modell i fyra nivåer...................................................... 6

Förstå organisationen............................................................ 8

Mål och måluppfyllelse........................................................... 9

Gör processerna mer lönsamma............................................. 10

Håll dig uppdaterad / Var synlig och närvarande........................... 12

Avslutning......................................................................................................... 13

Versjon 2.0 2020



© Simployer AB | simployer.se 3© Simployer AB | simployer.se

INTRODUKTION

Grattis till dig som är HR-chef! HR har en betydande roll för att företaget ska kunnaleverera enligt affärsstrategin, följa etiska riktlinjer och (inte minst) HR-processer. HRinbegriper allt som handlar om relationen mellan arbetsgivare och arbetstagare ochjobbar man med HR-frågor ser man bland annat till att lagstiftning på området följs. HR samarbetar med ledningen, chefer, förtroendevalda och andra partners och hjälper till att bygga upp organisationen och företagskulturen.

När man är ny i en HR-roll är det viktigt att bekanta sig med organisationen, produkterna, arbetsprocesserna, behoven, kunderna etc och det är viktigt att klargöra förväntningarna gentemot alla parter i organisationen. För att lyckas bäst är det viktigt att du definerar de olika rollerna som finns i företaget, och att du för står vilka krav som ställs på din arbetsplats.

Lycka till!

Hälsning från oss i Simployer

Denna e-bok ger en kort introduktion och tips på viktiga uppgifter för en ny HR-chef.!




Förväntningar på HR-rollen

HR-medarbetare förlitar sig på förtroende, trovärdighet och ett gott rykte i organisationen. Företag som har en HR-funktion har tydliggjort att HR-frågor är viktiga – men det kan ändå vara oklart vilken roll HR faktiskt bör ha i organisationen. Som färsk HR-chef är det därför extra viktigt att klargöra vilka förväntningar som ställs på din roll, och att du visar vad du kan bidra med för att nå ökad vinst.

Många företag som har en HR-avdelning saknar tyvärr strategiskt tänkande kring HR. Om ditt företag inte redan har en HR-strategi, kan det vara läg e att arbeta fram en sådan. HR kommer naturligtvis att leverera personaluppgifter och nyckeltal regelbundet, men det är viktigt att HR-chefen också förstår och levererar sä rskilt anpassad information till företagets verksamhet. Din HR-strategi bör därför inte vara för generell, utan tas fram för att främja just din verksamhets mål. Ta dig tid för att analysera vilka dessa är och hur er utvecklingsplan ser ut.

Det är HR:s uppgift att utforma effektiva processer, välja verktyg och metoder. Dessutomska HR även utbilda personalen i HR-frågor, samt utveckla och stödja chefer som ocksåarbetar med personal- och HR-frågor.




Så, var ska man börja?

Bra HR-arbete utförs på flera nivåer, både kortsiktiga och långsiktiga strategier börfinnas. Tala med chefer och nyckelpersoner som känner verksamheten väl, så att du får en inblick i hur och var det är viktigt att investera; i början kanske du vill ta tag i det som ”brinner” först, innan du tar dig an mer allmänt arbete och börjar planera framåt.

Vissa åtgärder kan vara enkla men inte leda till synliga resultat direkt, medan andra kanvara mer komplicerade och kräva större krafttag från flera avdelningar på din arbetsplats.

Se till att identifiera de olika behoven i din organisation och börja planera. Lägglite extra tyngd på de behov som visar vikten av en aktiv personalavdelning. Kom ihåg att tänka långsiktigt och strategiskt med HR-arbetet, även om det är de kortsiktiga åtgärderna – där resultaten snabbt blir synliga – som de anställda och företagetuppskattar inledningsvis. Det lönar sig i längden.




En HR-modell i fyra nivåer

När man ska ta fram en HR-strategi är det lämpligt att dela in den i olika nivåer. HR-specialist David Ulrich visar med denna modell de olika arbetsområdena – från det dagliga personalarbetet till mer långsiktigt strategiskt arbete.

FRAMTIDA STRATEGISKINRIKTNING

DAGLIGA UTGIFTER

MÄNNISKORPROCESSER

STRATEGISKAORGANISATIONSFRÅGOR

FÖRÄNDRINGSBEHOV

EXPERT PÅHR-ADMINISTRATION

PERSONLIGT VÄLMÅENDE

• Ledningsgruppsarbete• Talent Management• HR-strategi

• Förändringssarbete• Talangutveckling• Kompetensanalyser

• Lön• Pension• Rekrytering m m

• Kommunikation med medarbetare• Samtal om sjukfrånvaro m m

21

3 4




MÄNNISKOR

Som modellen illustrerar är det skillnad mellan den dagliga verksamheten, som HRmåste ha kontroll över, och mer tidskrävande, strategiskt arbete. Ledningen räknarmed en operativ HR-avdelning som har koll på allt som rör anställning t ex sjukdom,semester, pension och rekrytering.

När de dagliga rutinerna fungerar kan man börja dra de större penseldragen. Vissauppgifter kan vara att utveckla strategier, kompetensplaner, hjälpa chefer att utvecklatalanger och att planera långsiktigt. Det första steget för att uppnå detta är att få inblicki ledningsgruppens arbete och se till att HR är en naturlig del i verksamhetsutvecklingen.

Det är viktigt att betona att den operativa delen av HR måste fungera innan man kanbörja arbeta med helheten och tänka strategiskt. För att frigöra tid för detta arbete ärdet viktigt att ha bra systemstöd och personalhandböcker. På detta sätt får du tid överför att arbeta med strategisk HR.

”Du måste hela tiden ligga i förkant, planera och säkerställa att medarbetarna får utveckla sig i takt med den nya kompetens som krävs. I min roll som HR-chef måste jag ligga fem steg före, för när behoven väl visar sig är det oftast redan försent.”

Marianne Reese Larsen, Chief People & Culture Officer i Simployer

Det är viktigt att betona att den operativa delen av HR måste fungera innan man kan börja arbeta med

helheten och tänka strategiskt.




Förstå organisationen

Som HR-chef är det först och främst viktigt att förstå hur ditt företag fungerar. Det finns många roller och olika dynamik mellan avdelningar som du måste ha insikt i. HR spelar en viktig roll på många olika plattformar inom organisationen och du är ansvarig för att formulera strategier som drar maximal nytta av de mänskliga resurserna på bästa möjliga sätt.

HR-avdelningen ska i många fall också bidra till de mål som företaget har satt upp. Det ärviktigt att du förstår hur företaget arbetar för att kunna jobba mer målmedvetet med de anställda för att öka värdeskapandet.

De allra bästa medarbetarna inom HR är de som verkligen förstår den bransch de är en del av. Försök att hitta lämpliga ord och uttryck som används i verksamheten och som speglar det dagliga arbetet. På så vis bli lättare att genomföra en personalstrategi, förklara den och få acceptens för den.

”Undersökningar bekräftar det vi instinktivt vet: att organiserade, innovativa och integrerade HR-funktioner representerar en dramatisk skillnad både i hur de anställda och företaget presterar.”

David Ulrich, HR from the Outside In: Six Competencies for the Future of Human Resources




Mål och måluppfyllelse

Börja med att sätta upp mål inom HR som stödjer de övergripande målen i organisationen. Bestäm därefter hur du ska mäta och följa upp dem. Analysen av resultatet visar vilka förbättringsområden du bör fokusera på och är en god hjälp för både chefer och medarbetare.

När du genomför aktiviteter inom HR-området är det viktigt att dessa är förankrade, enkla att förstå och tillämpa, samt bidrar till samsyn i verksamheten. Aktiviteterna bör baseras på fakta och forskning, men också anpassas till det dagliga arbetet. För att lyckas bör du ha med dig cheferna och få dem att också ta fram aktiviteter som överensstämmer med de mål du har satt upp. Det finns bra stödverktyg som hjälper HR med just detta.

Kom ihåg att alltid återkoppla resultat av de undersökningar som du genomför! Det ärviktigt att HR skapar åtgärder och tar reda på vad som ger bra eller dåliga resultat ochåterkopplar detta till verksamheten, så att både chefer och medarbetare får en tydlig bildav vad som fungerar och vad som inte gör det.




Gör processerna mer lönsamma

HR ska vara ett stöd för ledarna i organisationen och bidrar därmed som en viktig resursför verksamhetens värdeskapande. Tydliga rutiner, statistik och uppföljning är en viktig del i detta arbete. Det kan t ex innebära att producera rapporter över sjukfrånvaron i företaget, att anställda får adekvat och kompetent handledning, eller andra processer som HR har direkt eller indirekt ansvar för. Ta reda på hur ditt företag hanterar detta idag.

HR måste också se till att de processer om de ansvarar för inte bara är så effektiva sommöjligt, de måste också vara lönsamma. Det finns olika system och handböcker som kanförenkla detta arbete. Kolla med din chef om ilka HR-verktyg som finns i ditt företag, ochhur de används idag. Om verksamheten inte har några HR-verktyg att tillgå kan det vara en bra idé att räkna på, och presentera, fördelarna det skulle innebära för företaget att börja använda HR-verktyg i den dagliga driften.




Det finns bra HR-system och handböcker som är enkla och användarvänliga, vilket gördet lättare för både medarbetare och chefer att hitta svar på sina frågor och följa uppsina arbetsuppgifter. Vissa HR-system är också förankrade i lagstiftningen på ett sätt som gör att chefen kan vara säker på att uppgifterna hanteras på ett korrekt sätt.

Som HR-ansvarig bör du vara medveten om i vilken riktning du vill utveckla organisationen, och ha en färdig plan att visa på hur du ska nå dina uppsatta mål. Ofta kräver investeringar i HR-system beslut på ledningsnivå, eftersom många anställda berörs.

Vid digitalisering av HR-processer och implementering av nya system blir samarbetet mellan HR och IT väldigt viktigt för att få översikt och kontroll på det som kallas för HR master data. En rätt och säker källa till nyckeldata som människor, sysselsättning, positioner, organisationstjänst, roller och grupper -är avgörande för goda och effektiva HR-processer. Samtidigt säkerställer det kvalitet i företagens beslutsunderlag.

Genom att göra beslutsfattandet som ett ”business case” är det ofta lättare att genomföra investeringar, då alla på så vis kan få en tydlig bild och uppfattning av din plan, inklusive genomförande och det önskvärda resultatet.

Exempel

En chef med personalansvar kan ha administrativa uppgifter som innebär att rapportera sjukfrånvaro, semester, arbetstid m m. Ta reda på hur mycket tid som personen använder för att följa upp detta, och hur mycket tid som skulle kunna frigöras om de hade använt ett system.

Vilka fördelar, i kvalitet och pengar, finns det om dessa processer hanteras effektivt, kvalitativt och enhetligt? I vissa områden kan du ha liknande beräkningar för de anställda, HR och andra stödroller.




Håll dig uppdaterad

Till följd av den ständigt pågående utvecklingen inom HR-området, har du enkelt tillgångtill nya trender och riktningar och möjlighet att bli uppdaterad om vad som händer. Detfinns många bra nyhetsbrev, facktidningar och rapporter som är värda att följa.

Många HR-specialister använder också bloggar aktivt och erbjuder intressanta podcastsmed professionellt innehåll. HR utvecklas ständigt, och saker som vi ansåg vara effektivaför tio år sedan kanske inte alls är speciellt lönsamma i dagens arbete. Med enkla åtgärder kan du alltså hålla dig informerad och ge din verksamhet värdefull kunskap – och få en viktig fördel gentemot konkurrenterna.

Var synlig och närvarande

HR blir ofta, som många andra stödfunktioner, en väldigt synlig avdelning. Det är därför viktigt att hitta gemensamma mötesplatser, och sätt man kan bidra till organisationens vardag så att det blir meningsfullt. Visa att HR kan göra skillnad och att HR spelar en viktig roll för att människorna i organisationen ska kunna klar de uppsatta målen.

Målsättning att bli mer effektiv, ha rätt kompetens på rätt plats och i rätt tid, nöjda medarbetare och ledare är mål som de flesta organisationer har.




Avslutning

Vi hoppas att du med denna information kännare att du fått ett par nyttiga inspel till vad du bör ha koll på i din arbetsvardag. Naturligtvis finns det variationer mellan företag och organisationer.

Det finns inget dirket facit som gör dig till en bra HR-chef. Ämnen, människor och utmaningar kommer variera och utveklas över tid. Ett par sak står klart och det är du fått ett spännande jobb inom ett område där det händer mycket, du har potentiellt står möjlighet att påverka verksamheten du nu är en del av.

Lycka till!

Vill du veta mer om hur du kan förbättra dina HR-processer och få till ett riktigt gott ledarskap? Besök simployer.se



http://simployer.se

14 © Simployer AB | simployer.se

Vi gör det enkelt att vara en god arbetsgivare


Documents

GRATIS E-BOK NY SOM HR-CHEF...Som HR-chef är det först och främst viktigt att förstå hur ditt företag fungerar. Det finns många roller och olika dynamik mellan avdelningar som