GTC 185 Documentación Organizacional 2009 Vigente

GTC 185 Documentacin Organizacional

O 2009: ICONTEC Todos los derechos reservados. No se permite la reproduccin total o parcial de este compendio, en ninguna forma o por ningn medio, ya sea electrnico o mecnico, incluido fotocopiado, sin permiso escrito del editor. Bogot, D. C.. Colombia

ISBN: 978-958-8585-03-1 Diseo y Diagramacin: ICONTEC Impresin: Contacto Grfico Ltda. Octubre de 2009

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN -ICONTECCra. 37 # 52 95 PBX: 607 88 88 www.icontec.org

GUA TCNICA COLOMBIANA

GTC 1852009-09-30

DOCUMENTACIN ORGANIZACIONAL

111ICONTEC

E:

ORGANIZATIONAL DOUMENTATION

CORRESPONDENCIA:

DESCRIPTORES:

documentacin; especificacin; documentos; protocolos organizacionales; documentos organizacionales; estilo y presentacin documentos; generacin de documentacin.

I.C.S.: 01.140.20Editada por el Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin (ICONTEC) Apartado 14237 Bogot, D.C. - Tel. (571) 6078888 - Fax (571) 2221435

Prohibida su reproduccin

Editada 2009-09-30

PRLOGO

El Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin, ICONTEC, es el organismo nacional de normalizacin, segn el Decreto 2269 de 1993. ICONTEC es una entidad de carcter privado, sin nimo de lucro, cuya Misin es fundamental para brindar soporte y desarrollo al productor y proteccin al consumidor. Colabora con el sector gubernamental y apoya al sector privado del pas, para lograr ventajas competitivas en los mercados interno y externo. La representacin de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalizacin Tcnica est garantizada por los Comits Tcnicos y el perodo de Consulta Pblica, este ltimo caracterizado por la participacin del pblico en general. La GTC 185 fue ratificada por el Consejo Directivo de 2009-09-30. Esta gua est sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales. A continuacin s relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta gua a travs de su participacin en el Comit Tcnico 188 Documentacin comercial. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN CADES CENDAP CESDE FUNDACIN UNIVERSIDAD DEL REA ANDINA FUNDACIN UNIVERSITARIA PANAMERICANA GRUPO RECORDAR INAP LIDERANDO SENA - MEDELLN SIKA COLOMBIA S.A. UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA UNIVERSIDAD EAN UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

Adems de las anteriores, en Consulta Pblica el Proyecto se puso a consideracin de las siguientes empresas: A&L ASESORA E. AHA ALCALDA DE GUADALUPE ARCHIVO HISTRICO DE ANTIOQUIA COLEGIO "NIDYA QUINTERO DE TURBAY" CONTRATISTA MUNICIPIO SABANETA CORPORACIN PARA EL DESARROLLO DE LA CIENCIA Y LA TECNOLOGA -CODECITECDURESPO S.A. EPM ESAP IDEA INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA, IDEA LITO LTDA. POLITCNICO GRANCOLOMBIANO SENA TRADUCMPUTO UNIBN UNIVERSIDAD CATLICA DE COLOMBIA UNIVERSIDAD DE LA SALLE UNIVERSIDAD EAFIT UNIVERSIDAD SERGIO ARBOLEDA

ICONTEC cuenta con un Centro de Informacin que pone a disposicin de los interesados normas internacionales, regionales y nacionales y otros documentos relacionados. DIRECCIN DE NORMALIZACIN

1


GTC 185

CONTENIDO

Pgina

O.

INTRODUCCIN

1

1.

OBJETO REFERENCIAS NORMATIVAS

1

2.

2

3. 4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

TRMINOS Y DEFINICIONES

2

ASPECTS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES ZONAS MRGENES ESTILOS FUENTE ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACIN ORGANIZACIONAL

6 6 7 7 8 8 11 11 11 12 12

5. 5.1 5.2 5.3 5.4 6. 6.1 6.2

CARTAS CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN UTILIZACIN DE LA CARTA CLASES DE CARTAS U OFICIOS PARTES DE LA CARTA MEMORANDOS CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN UTILIZACIN DEL MEMORANDO

22 22 22


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Pgina

6.3

PARTES

23

7. 7.1 7.2 7.3

CIRCULARES CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN CLASES DE CIRCULARES PARTES

29 29 29

29

ak IIP

8. 8.1 8.2 8.3 8.4

ACTAS CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN UTILIZACIN DE LAS ACTAS CLASES DE ACTAS PARTES

36 36 36 36 37

9. 9.1 9.2 9.3

INFORMES CARACTERSTICAS DE LA REDACCIN Y LA PRESENTACIN UTILIZACIN DEL INFORME CLASES DE INFORMES

45 4. 45 46

10. 10.1 10.2

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS CERTIFICADOS CONSTANCIAS CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN PARTES

61 61 61 61 62

1

10.3 10.4

11. 11.1

HOJA DE VIDA CORPORATIVA CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN

66 66


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Pgina

11.2 PARTES DE LA HOJA DE VIDA CORPORATIVA

66

12.

SOBRES COMERCIALES

67 67 68 68 68 69 69 70

12.1 CARACTERSTICAS DE LA PRESENTACIN 12.2 CLASES DE SOBRES 12.3 UTILIZACIN 12.4 MODELOS 12.5 ZONAS 12.6 PARTES 12.7 EJEMPLOS

13.

MENSAJES ELECTRNICOS

73 73 73 74

13.1 CARACTERSTICAS DE LA REDACCIN Y LA PRESENTACIN 13.2 PARTES 13.3 RECOMENDACIONES

14.

TARJETAS PROTOCOLARIAS

75 76

14.1 CARACTERSTICAS DE LA REDACCIN Y LA PRESENTACIN

ANEXOS ANEXO A (Informativo) ANEXO B (Informativo) SOPORTES, TINTAS, MEDIOS DE ALMACENAMIENTO, DIFUSIN Y CONSERVACIN ANEXO C (Informativo) BIBLIOGRAFA 79

86 88


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Pgina

FIGURAS Figura 1. Esquema zonas disponibles de carta estilo bloque extremo Figura 2. Ejemplo de distribucin de carta estilo bloque extremo Figura 3. Esquema de carta estilo bloque Figura 4. Ejemplo de distribucin de carta estilo bloque Figura 5. Esquema de carta estilo semibloque con sangra Figura 6. Ejemplo de distribucin de carta estilo semibloque con sangra Figura 7. Esquema de zonas disponibles para modelo de memorando estilo bloque extremo Figura 8. Ejemplo de distribucin de memorando bloque extremo Figura 9. Esquema de memorando estilo bloque Figura 10. Ejemplo de distribucin de memorando estilo bloque Figura 11. Esquema de zonas disponibles para circular estilo bloque extremo Figura 12. Ejemplo de distribucin de circular bloque extremo Figura 13. Esquema circular estilo bloque Figura 14. Ejemplo circular estilo bloque Figura 15. Esquema distribucin acta Figura 16. Ejemplo de acta administrativa Figura 17. Esquema (pginas 1 y 3) de resumen ejecutivo Figura 18. Ejemplo de distribucin de resumen ejecutivo Figura 19. Esquema de informe corto Figura 20. Esquemas informes administrativos corto y extenso Figura 21. Ejemplo de portada, de libre distribucin, sin aglomerar Figura 22. Distribucin de constancia estilo bloque extremo 16 17 18 19 II 20 21

25 26 27 28 32 3. 34 35 42 43 50 52 58 59 60 64


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Pgina

Figura 23. Distribucin de certificado en estilo bloque Figura 24. Distribucin de zonas en el sobre Figura 25. Ejemplo de distribucin de los datos del sobre en tercios Figura 26. Ejemplo de correo electrnico Figura 27. Ejemplo de tarjeta de invitacin Figura 28. Ejemplo de tarjeta de felicitacin

65 69 73 75 77 78

e


GiC 185

DOCUMENTACIN ORGANIZACIONAL

e

O.

INTRODUCCIN

Esta gua tcnica colombiana (GTC) tiene como propsito brindar herramienta a gestin documental en las organizaciones, con el fin de simplificar y organizar,_ que facilit presentaen' I y el manejo de las comunicaciones impresas y electrnicas. A su vez, busca 'contribuir ojn n disminucin del tiempo y los costos, con buena calidad. _ El documento 'se plantea como una gua. lo cual permite su adaptacin a las n e cesidades caractersticas internas de las organizaciones. Y La gua tiene como base las normas NTC 3393, NTC 3234, NTC 3397, NTC NTC 3369. NTC 3235 y NTC 4176, las cuales pierden vigencia con la publicacin' NTC 3588 339Ad el pre i sente documento normativo.El contenido de esta gua se presenta segn los requisitos de la porma interna de , NOTA ,CONTEC I N Reglas de estructura y redaccin de normas tcnicas colombianas, gulas tecnicas -N --1 documentos normativos. Por esta razn, no se cie a las recomendaciones planteadasec)pirabianas los docYuni rntd: deen organizacionales en esta GTC.

1.

OBJETO

Esta gua presenta recomendaciones para elaborar los diferentes tipos addec cuadocume t generados en las organizaciones, con el propsito de proyectar una da imang:ns corporativa. Tiene en cuenta los aspectos generales de las comunicaciones y presenta un orden a partes de cada tipo de documento, con base en el estilo y la presentacin que demanPdaran las protocolos organizacionales y que se establecen en los manuales de proced inlientos de cals organizacin, para la produccin de documentos. Esta GTC est dirigida a empresarios, directivos, instructores, asistentes secretarios y todas aquellas personas involucradas en la generacin de d ocaudministrativ ment os , pa1-sa. facilitar su elaboracin y presentacin.

1 de 88

GUA TCNICA COLOMBIANA2. REFERENCIAS NORMATIVAS

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Los siguientes documentos normativos referenciados son indispensables para la aplicacin de este documento normativo. Para referencias fechadas, se aplica nicamente la edicin citada. Para referencias no fechadas, se aplica la ltima edicin del documento normativo referenciado (incluida cualquier correccin). NTC 1001 Papel, formatos. NTC 1075, Documentacin. Gua para la numeracin de divisiones y subdivisiones en documentos escritos. NTC 1486, Documentacin. Presentacin de tesis, trabajos de grado y otros trabajos de investigacin. NTC 4436, Informacin y documentacin. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad. NTC 5613, Referencias bibliogrficas. Contenido forma y estructura.

3.

TRMINOS Y DEFINICIONES

Para los propsitos de este documento normativo se aplican los siguientes trminos y definiciones. 3.1 Abreviatura. Representacin de una palabra o grupo de palabras, obtenida por eliminacin de algunas de las letras, slabas finales o centrales de su escritura completa, y que siempre se cierra con un punto. 3.2 Acrnimo. Vocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de una razn social.EJEMPLO CAFAM: Caja de Compensacin Familiar.

3.3 Acta. Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunin o situacin especfica. 3.4 Anexo. Documento o elemento que se adjunta a la comunicacin o al informe; sirve para complementar y aclarar. 3.5 Asunto. Sntesis del contenido de la comunicacin. 3.6 Bibliografa. Relacin alfabtica de fuentes documentales sobre una materia o asunto determinado, registrados en cualquier soporte fsico, consultadas por el investigador para sustentar sus escritos. 3.7 Captulo. Divisin que se hace en los libros y en cualquier otro escrito para organizar y facilitar la comprensin del texto. 3.8 Cargo. Nombre de la posicin que ocupa la persona responsable de expedir el documento. 3.9 Carta. Comunicacin escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio.


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3.10 Certificado. Documento de carcter probatorio, pblico o privado. que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne. 3.11 Circular. Comunicacin escrita de inters comn. con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo especfico de personas tanto interna como externamente. 3.12 Cita. Pasaje, prrafo o proposicin que proviene de alguien diferente al autor del informe, para apoyar o corroborar la propia idea o para compararla. 3.13 Cdigo. Sistema convencional que identifica el departamento. el rea o la seccin que produce el documento con sus respectivas series. ste responde al sistema de clasificacin documental establecido en la entidad. Hace referencia a la identificacin numrica, alfabtica, alfanumrica y otros, de la dependencia en la organizacin, seguida de la serie documental, en caso de que exista.NOTA Antes llamado tambin nmero, referencia o consecutivo.

ID

3.14 Conclusiones. Juicio crtico y razonado del anlisis sobre los resultados del informe, presentados de manera directa, clara, concisa y lgica. 3.15 Constancia. Documento de carcter probatorio. que no requiere solemnidad. 3.16 Contenido. En esta pgina se enuncian los ttulos de primero, segundo, tercer y cuarto nivel y la relacin de los materiales complementarios del trabajo, en el mismo orden en que aparecen y los nmeros de las pginas donde se encuentran. 3.17 Convocatoria. Acuerdo de fecha, hora y lugar para la siguiente reunin. 3.18 Copia. Fiel reproduccin del documento. 3.19 Cubierta. Parte exterior que cubre las hojas internas; suele reproducir los datos de la portada. 3.20 Desarrollo. Descripcin de los asuntos tratados en una reunin. 3.21 Despedida. Palabra o frase de cortesa con la cual se finaliza una comunicacin. 3.22 Destinatario. Persona a quien va dirigida la comunicacin. 3.23 Encabezado. Ttulo de la comunicacin que se realiza. Lnea de identificacin para indicar la continuidad del documento. 3.24 Encabezamiento. Conjunto de palabras con que se inicia un documento, segn el tipo de comunicacin. Palabras fijas que sirven de gua para establecer el inicio de un documento. 3.25 Espacio. Distancia horizontal de la escritura, entre palabras o cifras, o ambas. 3.26 Esquema. Representacin grfica y simblica de la distribucin que deben tener los textos de los documentos. 3.27 Estilo. Distribucin de las diferentes lneas que conforman la comunicacin. 3.28 Experiencia. Prctica que proporciona conocimiento, habilidad o competencia para hacer algo.


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3.29 Figura. Grficos, dibujos, planos, fotografas, mapas, diagramas o esquemas. 3.30 Foliar. Accin de numerar las hojas. 3.31 Folio. Hoja. 3.32 Fuente o tipo de letra. Tamao de los caracteres utilizados en la edicin de un documento. 3.33 Fuente bibliogrfica. Lista de fuentes consultadas que estn relacionadas con el tema. 3.34 Glosario. Lista alfabtica de trminos con sus definiciones y explicaciones. necesarias para la comprensin del documento. 3.35 Ilustracin. Representacin de un objeto. Tabla, figura u otro material grfico que aparece en el cuerpo del documento para ampliar, complementar y ejemplificar el texto. 3.36 ndice. Lista opcional pormenorizada y especializada de los diversos trminos precib,)s (geogrficos, onomsticos, autores, temas y otros) que se incluyen en el documento, para facilitar su ubicacin en el texto. 3.37 Informe. Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para conocer resultados de procesos administrativos. 3.38 Interlnea. Distancia vertical entre dos renglones. 3.39 Interlnea libre. Rengln sin escritura. 3.40 Introduccin. Escrito, como prembulo, que expone brevemente el contenido, el alcance y objetivos del informe extenso. 3.41 Lneas especiales. Lnea de anexos, copia e identificacin del transcriptor.NOTA No estn presentes en todos los documentos organizacionales.

3.42 Logotipo. Smbolo que identifica a la organizacin. Proyecta la imagen corporativa y hace fcil la identificacin de la entidad que genera o produce la comunicacin. 3.43 Mrgenes. Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una pgina impresa. 3.44 Material complementario. Parte agregada o anexa a una obra que la complementa directa o indirectamente; separada fsicamente del documento que contiene la parte principal de la misma y que, con frecuencia, es de naturaleza diferente de sta, por ejemplo: mapas, folletos. disquetes, casetes, videos, discos compactos, libros de respuesta, diapositivas, planos entre otros. 3.45 Membrete. Inscripcin impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurdica. 3.46 Memorando. Comunicacin escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos. 3.47 Mensaje electrnico. Comunicacin escrita, a travs de la Internet. 4

le permite a la organizacin la IiiTCNICAC 3,41

omeiANAGTC 185

_rprMe para ampliar o completar una

diegrarn .e.11 a de distribucin de znas IN /su Papelera i3d.1 lopta resad 1-'11 deapen tepI ie xtog.ina. Aclaracin del autr del 150 Nivei Pi,' e dosti. uulcacin: dentro de la jerarqua' deniciro s 'n'o Tambin se refiere a cada uno de los 3.51 Jetivo. Describe la finalidad del informe cort' t 3'1 Orden 3,s3 111 del dia. Relacin de temas que se han de 3,54pa gina, Cara de una hoja. Lo escrito 0 im p res e d3e s,opetjginar, Accin de numerar pginas. .si orta ;ned:too . -. Erlern e lo , pagina del IMOrm 3, Cntien -hcooSnasecutitiviobaacilans.coPni r6 la ot--11J.

___,,,entos temticos que conforman un 5 que forman parte del documento.

r en una reunin. cara del papel.

tos requeridos para la identificacin

dlos entidades asignan un nmero dejando constancia de la fecha y trmite y cumplir con los trminos de r-ripiezan a contar a partir del da

r . imiento por medl deirl3c11): ir ibidas ofici o veric.de recibo o de envu,dlcaciones recsito 0ePr.000si- Miento p_leoesarias, como resultado directo de lo, con el propo a guiente d que establezca la ley, Estos t rrniri 3, s pl e rad i c' d "Idocu m ento. rs comunicacin. Icill social. N rg 3.1 o _. ombre que identifica a u ha o las -ecom, O ,--,c(3. 1-- ,entemente p recisos ordenados, los con i "gabi6n. Formulacin concisa de a Ci parte de ella. I O c'illnesque se consideran alcanzadas. s'' 3'59 Red dok---111 dadeS ingresan en sus sistemas de w,S9 b -"tw. Person a qUe genera y Plasma ide05 rItio recibidas, registrando datos tales tiriataria, nombre o cdigo de la(s) elialll'fleeIlje,11,91.bibliogrfica. i r...nr:re del funcionario responsable del Conjunto de ,u4 -1,N p _;91,1 11 le Identificacin de una fuente do tarri < (-17 otros. I I Con;SPOndern... -Cr rrocedimiento por medio de. c le' 3 idePee'r):den111breCiad'etidaaS laS comunicaciones trste neia(s) eritido horizontal. , ,,exosclrlPetPersona, entidad remitei; t. ente(s), nmero de radiGrto Y leffilpo d debe quedar por escrito. Informe e th i tent e respuesta (si lo arne a,62 --- u-Uy as. ((iojec e. Nombre, apellidos y cargo del fi(' ritcy 401 1119l cada persona escribe como p arte de 11. Serie 3.63 Palabras o caracteres e brIve 4 eunien ejecutiv 1 3,6- R. se Sita a precisEaxrPeoisdicesarrol lo de e o unicacin. in sucin adoc. ct"

o

a

o 1/1 clespij Isdr rasgos defiaura deterro . Q,. 111414


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3.66 Sigla. Abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razn social. 3.67 Sobre. Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envo. 3.68 Soprte. Medio fsico para registrar informacin escrita, sonora, visual, electromagntica; este material puede ser papel, metal, pergamino, madera, filme, cinta magntica, disco ptico, entre otros. 3.69 Subdivisin. Cada parte en que se fracciona un captulo. Corresponde a temas y subtemas. 3.70 Tablas. Serie de nmeros, valores, unidades y datos relacionados entre s, presentados en tolumns para facilitar su interpretacin. Representa informacin cuantitativa en columnas. 3.71 Tabulado. Espacio determinado para escribir datos en columnas. 3.72 Tercio. Cada una de las tres partes en que se visualiza el sobre. 3.73 Texto. En las comunicaciones organizacionales, es el contenido del mensaje. 3.74 Ttulo. Palabra o frase con la cual el autor denomina e identifica un documento o cada uno de los temas, divisiones o subdivisiones de un escrito o una publicacin y que a menudo (aunque no necesariamente) lo distingue de otro documento. 3.75 Transcriptor. Persona responsable de elaborar, digitar o transcribir la comunicacin. 3.76 Vieta. Smbolo que se coloca para separar series o prrafos que no estn numerados en un trabajo escrito. 3.77 Zona. Espacio predeterminado para ubicacin de un conjunto de datos impresos o escritos.

4.

ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES

En caso de ser necesario, todos los documentos que se presentan en esta gua pueden imprimirse por ambas caras de la hoja.Con el fin de usar papel adecuado para la conservacin y archivo de este documento, vanse la NOTA NTC 4436, el Artculo 9 del Acuerdo 060 del Archivo General de la Nacin (AGN) y el Anexo B informativo de esta norma.

4.1

ZONAS

4.1.1 Zona 1 Espacio destinado para el membrete que incluye: razn social, sigla o acrnimo, logotipo en caso de tenerlo y el Nmero de Identificacin Tributaria (NIT). Se recomienda usar las siguientes medidas: 14 cm. horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior. 4.1.2 Zona 2 Espacio destinado para la impresin de direccin, apartado, correo electrnico, sitio web, fax, telfono, lugar de origen y pas. Se recomienda usar las siguientes medidas: entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y centrado.

GUA TCNICA COLOMBIANA4.1.3 Zona 3

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Espacio superior derecho destinado al registro y radicacin del documento; es complementaria de la zona 1. 4.2 MRGENES Se recomiendan los siguientes mrgenes. Superior entre 3 cm y 4 cm Inferior entre 2 cm y 3 cm Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm Si el documento se va a imprimir por ambas caras de la hoja, se recomienda que los mrgenes laterales sean simtricos a 3 cm.NOTA En computador se trabaja con pginas paralelas, convirtindose el margen izquierdo en interno y el derecho en externo.

Cuando se usa papel sin membrete, se recomienda dejar un margen superior de entre 3 cm y 4 cm, que corresponde al encabezado (del procesador de texto o computador). Este espacio es para la razn social de la organizacin a la cual pertenece el documento que se va a generar. As mismo, para el margen inferior se dejan entre 2 cm y 3 cm, desde el borde inferior de la hoja. Este espacio es el pie de pgina (dado tambin por el procesador de texto o computador) y se utiliza para los datos de la zona 2. En el mismo sentido, en cuanto a los mrgenes laterales se recomienda que a la izquierda se dejen entre 3 cm y 4 cm y a la derecha entre 2 cm y 3 cm. dependiendo del tamao de encabezado y pie de pgina 4.3 ESTILOS

Para efectos de la distribucin del contenido de la comunicacin, se tienen tres estilos como alternativas: bloque extremo. bloque y semibloque. 4.3.1 Bloque extremo Todas las lneas parten del margen izquierdo. 4.3.2 Bloque Las lneas de cdigo, lugar de origen, fecha de elaboracin, firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho. 4.3.3 Semibloque Conservando la distribucin del estilo bloque, el primer rengln de cada prrafo tiene una sangra de 5 espacios a 10 espacios.NOTA Estos estilos se utilizan de acuerdo con los establecidos en los procesadores de palabra.

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GUA TCNICA COLOMBIANA4.4 FUENTE

GTC 185

Se recomienda que toda comunicacin se escriba en una fuente clara, agradable a la vista del lector. La fuente debera ser homognea, con el fin de no presentar inconvenientes para su lectura, impresin, digitalizacin y microfilmacin. Los tamaos que se recomiendan estn entre los 10 y 12, utilizados en los procesadores de texto. Se sugiere no utilizar negrilla.4.5 ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACIN ORGANIZACIONAL 4.5.1 Identificacin de pginas subsiguientes

El encabezado y el nmero de pgina correspondiente son datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda pgina. Se recomienda ubicarlos en la parte superio. izquierda, a cero o una interlnea libre de la zona 1, debidamente justificados y para continua con el texto se dejan una o dos interlneas libres.4.5.2 Cdigo

Se recomienda escribirlo a 3 cm 4 cm del borde superior, dejando de cero a una interlnea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete, segn el estilo. Vase el numeral 3.13.4.5.3 Lugar de origen y fecha de elaboracin

Se aconseja escribir estos datos a una o dos interlneas libres del cdigo y en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen, da, mes (en minscula) y ao (sin separarlo con punto), segn el estilo.4.5.4 Datos del destinatario

A partir del lugar de origen y la fecha de elaboracin, se recomienda dejar de dos a tres i. interlneas libres, segn la extensin de la comunicacin. Estos datos pueden ocupar variaElp lneas, segn el tipo de documento.4.5.4.1 Denominacin o ttulo acadmico

Se recomienda utilizar mayscula inicial. Para escribir los nombres de las denominaciones o ttulos acadmicos, vase el Anexo A (Informativo).4.5.4.2 Nombre del destinatario

Se sugiere escribirlo con mayscula fija; de preferencia se escriben los dos apellidos.4.5.4.3 Cargo

Se aconseja escribirlo con mayscula inicial. Los nombres de cargos muy extensos se pueden distribuir en dos lneas para guardar proporcin visual con los otros datos.

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GUA TCNICA COLOMBIANA4.5.5 Asunto

GTC 185

Se escribe la palabra asunto, con mayscula inicial seguida de dos puntos, sin negrilla y sin subrayar. Se recomienda escribirla a dos interlineas libres, a partir del ltimo dato del destinatario. Constituye la sntesis del tema del documento. Es aconsejable expresarlo en un mximo de cuatro palabras. Se omiten artculos, conjunciones o preposiciones sin que se afecte el sentido. nicamente en el caso del memorando, se recomienda escribir la palabra asunto en mayscula sostenida, seguida de dos puntos. 4.5.6 Cuerpo o texto Es importante redactar el cuerpo del documento en forma clara, breve, directa, sencilla y corts. 4.5.7 Datos del remitente El nombre del remitente se debera escribir en mayscula fija; de preferencia se escriben los dos apellidos. Se recomienda no utilizar negrilla. 4.5.8 Lneas especiales Si se requieren las lneas especiales, se recomienda escribirlas a dos interlineas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamao de letra menor al utilizado en el texto. El bloque de anexos y copias se ubica a interlineado sencillo, sin abreviar y alineado. El bloque correspondiente a redactor y transcriptor se deja a una interlnea libre del anterior y tambin alineado. 4.5.8.1 Anexos Se detallan en el texto y al final de la comunicacin, a dos interlineas libres del remitente. La palabra anexo, o anexos, segn el caso, se escribe con mayscula inicial, seguida de dos puntos (:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre parntesis se relaciona el nmero de hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma (,).EJEMPLO 1 EJEMPLO 2 EJEMPLO 3 EJEMPLO 4 Anexo: uno (15 folios). Anexos: dos (ocho folios y un CD-ROM). Anexos: tres (10 folios, un cheque y un folleto). Anexos: ocho (cuatro en 22 folios, un disco compacto, un disquete, una bolsa con afiches y un video didctico). Anexos: cuatro (una invitacin en un folio, dos actas en 10 folios y un informe en 10 folios).

EJEMPLO 5

4.5.8.2 Copia La palabra copia se escribe con mayscula inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). Se ubica a dos interlineas libres del cargo del firmante o a interlineado sencillo de anexos, si los hay, contra el margen izquierdo. A un espacio se relacionan los destinatarios alineados as: tratamiento de cortesa o ttulo, cargo y organizacin. Si se dirige a un funcionario de la misma entidad, se omite el nombre de la organizacin. Todo ello sin abreviar. 9

GUA TCNICA COLOMBIANAEJEMPLO 1 En lnea separada:

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Copia: Seor Julio Montoya, Gerente AMS Seor Carlos Salazar Gmez, Gerente Nacional, Textiles S.A. Doctor Bernardo Murcia Vlez. Jefe de Aseguramiento de la Calidad. COPAV EJEMPLO 2 Para dependencias:

Copia: Gerencia Gestin Humana Direccin Financiera EJEMPLO 3 Copia: 1010 1030 100 EJEMPLO 4 En lnea seguida: Para cdigos de las dependencias:

Copia: Seores Juan Daz Prez, Director Tcnico; Jairo Ruiz Cano, Director de Talento Humano; Csar Arenas Jefe de Produccin

Se recomienda no enunciar las copias fijas para la serie documental y el consecutivo, por ser normas internas de la correspondencia de las organizaciones. 4.5.8.3 Identificacin del transcriptor, redactor y otros participantes en la elaboracin de las comunicaciones A dos interlineas libres del remitente o a una interlnea libre de anexos y copias se escribe el rib -mbre----jrt apellid dla - --rsnas que participaronnla redaccin, trascripcin y dems s p actividades relacionadas con la elaboracin de la comunicacin, todo debidamente alineados. Cuando sea necesario se debe aclarar el papel desempeado por cada uno de los participantes. Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe o dems actividades, no se requiere su identificacin.EJEMPLO Redactor: Juan Carlos Lpez Mendieta Transcriptor: Anglica Mara Duque Duque

I

4.5.9 Nmero de copias El nmero de copias de las comunicaciones internas o externas obedece a los lineamientos y polticas establecidos en la organizacin, con base en las necesidades y bajo los principios de economa, eficiencia y eficacia establecidos por sta. 4.5.10 Soportes Para ms informacin sobre la multiplicidad de soportes, vase el Anexo B (Informativo). 4.5.11 Recomendaciones Es importante que las comunicaciones no presenten errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales ni de puntuacin. La presentacin de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

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GUA TCNICA COLOMBIANA 5. CARTAS

GTC 185

La expedicin de cartas u oficios est a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Vase Acuerdo 060 del AGN, de octubre de 2001. Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, oficio o A4, con logo, membrete y pie de pgina. Estos elementos deberan estar preferiblemente en todas las hojas. Para las cartas u oficios internos, se recomienda que slo la primera hoja vaya con el logo, membrete y pie de pgina, las dems con el logo. Vase Acuerdo 060 del AGN, de octubre de 2001. Cuando existan anexos en una carta u oficio, se recomienda hacer su identificacin, descripcin o aclaracin dentro del texto. Vase el numeral 4.5.8.1.

5.1 CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN111 La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta: tratar un solo tema por comunicacin; redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa; usar tratamiento respetuoso y corts; redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural; emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo; utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organizacin, y distribuir el texto de acuerdo con su extensin.

5.2 UTILIZACIN DE LA CARTADe acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tienen los siguientes usos: informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes; regular o aclarar una situacin; tramitar, desarrollar o agilizar un asunto; dar respuesta a una comunicacin recibida; reiterar una informacin, un requerimiento o solicitud urgente; solicitar detalles sobre un asunto determinado; impugnar o corregir una situacin; confirmar eventos ocurridos o pendientes;

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GTC 185

solicitar o remitir informacin, documentos u objetos; ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias; felicitar, invitar o convocar, y hacer llamados de atencin, entre otros.5.3 CLASES DE CARTAS U OFICIOS

Independientemente del estilo y segn su contenido, existen varias clases, entre las cuales se destacan: organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de la organizacin; oficiales: se producen en las oficinas pblicas y organizaciones del Estado, y personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar lenguaje informal.5.4 PARTES DE LA CARTA 5.4.1 Cdigo

Vase el numeral 4.5.2.5.4.2 Lugar de origen y fecha de elaboracin

Vase el numeral 4.5.3.5.4.3 Destinatario

A partir del lugar de origen y la fecha de elaboracin, se recomienda dejar de dos a__tres interlneas libres, segn la extensin de la comunicacin. Estos datos pueden ocupar va-ris lneas, de acuerdo con el tipo de documento.

Es importante que los datos del destinatario se dirijan en forma personalizada, es decir, a un funcionario especfico. Si no es posible obtener el nombre, se enva a la dependencia u oficina responsable. Est conformado por los siguientes componentes:5.4.3.1 Denominacin o ttulo acadmico

Se escribe en la primera interlnea libre. Vase el Anexo A (Informativo).5.4.3.2 Nombre del destinatario

Se ubica en la segunda interlnea libre.5.4.3.3 Cargo

Se ubica en la tercera interlnea libre. 12

GUA TCNICA COLOMBIANA5.4.3.4 Organizacin

GTC 185

Se escribe en la interlnea libre siguiente al cargo, con la denominacin ms ampliamente conocida, es decir, razn social, sigla o acrnimo. En caso de nombre completo, la escritura se efecta con mayscula inicial o sostenida, de acuerdo con el registro efectuado ante la entidad competente y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que pueda contener la razn social. Las siglas y acrnimos se escriben en mayscula sostenida, a menos que la organizacin lo haya registrado de manera diferente.5.4.3.5 Direccin _, 2V

De acuerdo con el medio a travs del cual se realice el ehvo de la comunicacin, en este espacio se escribe la direccin de nomenclatura el apartado, I fax o el correo electrnico. No se utilizan abreviaturas. Para designar el nmero en la direccin se recomienda dejar tres espacios entre la designacin principal y la nomenclatura. Cuando la direccin contiene informacin complementaria como bloque, interior, apartamento, entre otros, para su designacin se recomienda escribir la palabra completa.5.4.3.6 Nombre del lugar de origen

7- Se identifica el lugar de origen, como ciudad, municipio u otros, por su nombre y se escribe el departamento separado por una coma. Aunque el destino de la carta sea el lugar de origen de la misma, es necesario escribir el nombre del lugar de origen. No se utilizan los trminos La ciudad o Presente.5.4.3.7 Pas

Si la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre del pas en la misma interlnea libre del lugar de origen (ciudad o municipio) o en la interlnea libre siguiente, dependiendo de la extensin de los datos. Slo cuando se utiliza el sobre con ventanilla, tanto el nombre del lugar de origen como el nombre del pas se escriben en mayscula sostenida.EJEMPLO 1 Doctor GUILLERMO GARCIA SNCHEZ Director de Talento Humano Universidad de Desarrollo Tecnolgico Calle 57 43-19 Armenia, Quindo EJEMPLO 2 Ingeniera BEATRIZ HELENA CAICEDO VLEZ Gerenta de Produccin Qumica Nacional Ltda. Carrera 26 63-32 Santiago de Cali, Valle del Cauca

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GUA TCNICA COLOMBIANAEJEMPLO 3 Seor MICHEL MAURIAC Prsident-Directeur Gnral AMSDE 26 Avenue de Verdun 33089 Bordeaux-Cedex Francia EJEMPLO 4 Seor ANDRS URRESTA RA Director Administrativo La Nacional de Seguros Casilla 1289 Quito, Ecuador EJEMPLO 5 Ingeniero JORGE SNCHEZ Coordinador de Informtica Dow Chemical Colombia Fax (5) 315 48 90 Barranquilla, Atlntico

GTC 185

5.4.4 Asunto Se recomienda escribirlo de dos a tres interlneas libres de los datos del destinatario. Para efectos de esta seccin, se recomienda tener en cuen-ta los lineamientos del numeral 4.5.5. 5.4.5 Saludo Como saludo independiente, se escribe a una o dos interlneas libres despus del asunto. Si se desea utilizar los saludos ms usuales, vas- el Anexo A (Informativo). 5.4.6 Texto Comienza a una o dos interlneas libres del asunto o del saludo independiente, cuando lo hay. Se escribe a interlineado sencillo; a una interlnea libre entre prrafos y para efectos de redaccin y presentacin vase el numeral 5.1. 5.4.7 Despedida Se escribe a una o dos interlineas libres del texto. Para utilizar las despedidas ms usuales, vase el Anexo A (Informativo). 5.4.8 Remitente y firmas responsables Los datos del remitente estn conformados por el nombre y el cargo. El nombre se sita de cuatro a cinco interlineas libres de la despedida en mayscula sostenida y el cargo se escribe en la lnea siguiente con mayscula inicial sin centrar. La firma debe ubicarse en la parte superior del nombre del remitente. Estos elementos se ubican de acuerdo con el estilo elegido.

1111'1'11'

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GUA TCNICA COLOMBIANA5.4.9 Lneas especiales

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Vase el numeral 4.5.8.5.4.9.1 Anexos

Vase el numeral 4.5.8.1.5.4.9.2 Copias

Vase el numeral 4.5.8.2.5.4.9.3 Identificacin del transcriptor

Vase el numeral 4.5.8.3.5.4.10 Pginas subsiguientes

Para su presentacin vase el numeral 4.5.1. Se recomienda utilizar el encabezado como los que se presentan en el ejemplo.EJEMPLO Margen izquierdo Ingeniero Luis Casfaeda Londoo Cartagena, 17 de agosto de 2005 05-08-17 Seora Claudia B. de Montoya Doctor Carlos Alberto Sandoval 41225 Margen derecho

2 2 2

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GTC 185

Mximo 14 cm

Entre 3 cm y 4 cm

ZONA 1

ZONA 3

a 1 interlnea libre Cdigo 1 a 2 interlineas libres Lugar y fecha de elaboracin 1 a 3 interlineas libres Datos del destinatario

2 interlineas libres Asunto: 1 a 2 interlineas libres Saludo: Entre 3 cm y 4 cm Texto: 1 interlnea libre 1 a 2 interlineas libres Entre 2 cm y 3 cm

1 a 2 interlneas libresDespedida: 4 a 5 interlineas libres

Remitente Cargo

2 interlneas libresAnexos: (opcional) Copia: (opcional) 1 interlnea libre Transcriptor:

1 a 2 interlineas libres

ZONA 2

Entre 1,5 cm y 2,0 cm

Figura 1. Esquema zonas disponibles de carta estilo bloque extremo


GTC 185

MUNDIA C TUALIZACIN COLOMBIANA

CNI - 8 - 012

Bogot D.C., 11 de febrero de 2009

Seor GERMN CANO MORA Jefe Departamento Recursos Humanos Capacitacin Empresarial S.A. Transversal 36 45 - 80 Bogot D.C.

Asunto: Modelo partes mensaje comercial

Cordial saludo. seor Cano: Entre 2 cm y 3 cm

Entre 3 cm y 4 cm

Este modelo de carta escrita en estilo bloque extremo es uno de los ms usados en la comunicacin organizacional. Es necesario que el contenido transmita la idea en forma: clara, precisa, coherente, concisa y ordenada para cumplir con los objetivos de informar y persuadir. Se sugiere que el texto no tenga ms de tres prrafos en cartas de un solo folio. Se adjunta literatura de la Real Academia Espaola. Al observar este modelo, identificar las partes fundamentales y opcionales que se requieren para la comunicacin efectiva.

Hasta prxima oportunidad.

MARIA FERNANDA GMEZ LARA Orientadora Recursos Humanos

Anexo: uno (13 folios) Copias: Sistemas, Contabilidad Redactor: Anglica Duque Transcriptor: Maria Lizarazo

Calle 34 98 - 07, Bogot D.C. [email protected] PBX 890 89 76 - telfono 412 32 65

Figura 2. Ejemplo de distribucin de carta estilo bloque extremo

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GTC 185

Entre

3 cm y 4 cm

a 1 interlnea libre

Cdigo1 a 2 interlineas libres

Lugar y fecha de elaboracin2 a 3 interlineas libres

Datos del destinatario

2 interlineas libres

Asunto: 1 a 2 interlineas libresEntre

Saludo:1 a 2 interlineas libres

3 cm y 4 cmTexto: 1 interlnea libre

Entre 2 cm y 3 cm

1 a 2 interlineas libres Despedida:

4 a 5 interlineas libresRemitente Cargo 2 interlineas libres Anexos: (opcional) Copia: (opcional) 1 interlnea libre Transcriptor:

Entre2 cm y 3 cm

Figura 3. Esquema de carta estilo bloque


GTC 185

MUNDIACTUALIZACIN COLOMBIANA

DC - 4 - 015

Bogot D C , 11 de abril de 2009

Seora NIDIA GONZLEZ MORA Coordinadora rea Bienestar Capacitacin Empresarial S.A. Calle 34 45 - 80 Bogot D.C.

Asunto: Modelo estilo bloque

Cordial saludo, seora Nidia: Entre 3 cm y 4 cm El estilo bloque consuiste en que las lneas del cgido, la fecha. la firma y el cargo se ubican partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho. Los datos del destinatario, el asunto, el saludo. el texto de la carta. la despedida y las lneas especiales se ubican contra el margen izquierdo.Entre 2 cm y 3 cm

Agradecemos la aplicacin de la gua.

MARA FERNANDA GMEZ LARA Orientadora de Capacitacin

Anexos: uno (un folio) Copia: Recursos Educativos Transcriptor: Anglica Duque Gmez


Figura 4. Ejemplo de distribucin de carta estilo bloque

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GTC 185

Entre 3 cm y 4 cm

O a 1 interlnea libre Cdigo 1 a 2 interlineas libres Lugar y fecha de elaboracin 2 a 3 interlineas libres Datos del destinatario

2 interlineas libres Asunto: 1 a 2 interlineas libres Entre 3 cm y 4 cm Saludo: 1 a 2 interlineas libres Texto: Sangra de 5 espacios 1 interlnea libre Texto con sangra: Entre 2 cm y 3 cm

1:1

1 a 2 interlineas libres Despedida:h

.

4 a 5 interlineas libres Remitente Cargo 2 interlineas libres

Anexos: (opcional) Copia: (opcional) 1 interlnea libre Transcriptor:

Entre 2 cm y 3 cm

Figura 5. Esquema de carta estilo semibloque con sangra

1;1

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GTC 185

MUNDIACTUALIZACIN COLOMBIANA

DA - 5 - 007

Santiago de Cali, 11 de mayo de 2009

Licenciado GERMN DUQUE MUOZ Coordinador Acadmico Desarrollo Talento Humano Actualizacin Empresarial S.A. Bogot D.C.

Asunto: Estilo semibloque

Respetado licenciado Duque: Entre 3 cm y 4 cm Entre 2 cm y 3 cm

Como usted puede observar, este estilo se asemeja al estilo bloque. En cuanto a la distribucin del cdigo, fecha. nombre del remitente y cargo se ubican desde el centro de la hoja hacia el margen derecho. La nica diferencia es que los prrafos llevan sangra de 5 a 10 espacios que dependen de la eleccin del remitente. Para el ejemplo se aplic una sangra de cinco espacios. Cordialmente,

MARIA FERNANDA GMEZ LARA Directora

Copia: Recursos Humanos Transcriptor: Andrea Forero Gmez


Figura 6. Ejemplo de distribucin de carta estilo semibloque con sangra

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GUA TCNICA COLOMBIANA6. MEMORANDOS

GTC 185

Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir informacin, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las lneas de coordinacin jerrquica de la organizacin.

6.1 CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACINSe recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos: utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organizacin; redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, corts y en modo impersonal o en primera persona del plural; distribuir el texto de acuerdo con su extensin, y tratar preferiblemente un solo tema por memorando.

6.2 UTILIZACIN DEL MEMORANDOEl memorando puede tener uno de los siguientes objetivos: informar sobre un hecho en forma breve; expresar necesidades; hacer requerimientos; regular o aclarar una situacin; tramitar, desarrollar o agilizar un asunto; dar respuesta a una comunicacin recibida; reiterar informacin, requerimiento o solicitud urgente; conocer detalles sobre un aspecto determinado; impugnar o corregir una situacin; confirmar eventos ocurridos o pendientes; solicitar o remitir informacin, documentos u objetos; felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias, y hacer llamados de atencin, entre otros.

GUA TCNICA COLOMBIANA6.3 PARTES 6.3.1 Encabezado 6.3.1.1 Denominacin del documento

GTC 185

De cero a una interlnea libre de la zona 1 o margen superior, se escribe la palabra memorando en mayscula sostenida y centrada.6.3.1.2 Cdigo

Vase el numeral 4.5.2.6.3.1.3 Fecha

Vase el numeral 4.5.3.6.3.2 Encabezamiento

Est conformado por las palabras para (es decir, destinatario), de (es decir, remitente) y asunto, todas escritas en mayscula sostenida, las cuales pueden ir impresas o digitadas a dos interlneas libres y seguidas de dos puntos (:). Los datos del destinatario y remitente van alineados respecto a los dos espacios siguientes a los dos puntos - de la palabra asunto.6.3.2.1 Destinatario y remitente

A dos o tres interlneas libres de la fecha de elaboracin y contra el margen izquierdo, se ubica la preposicin para en mayscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben los datos del destinatario con mayscula inicial. A continuacin, a una interlnea libre se ubica la preposicin de, en mayscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben los datos del remitente, con mayscula inicial.

IP

Para su escritura se utilizan las siguientes opciones: a) Primera opcin. Destinatario: denominacin o ttulo, nombre y cargo. Este ltimo separado por coma. Remitente: nombre y cargo separados por coma. En este caso se omite al final del texto el nombre mecanografiado o digitado del remitente y slo aparece su firma. No se traza raya alguna para delimitar la firma.EJEMPLO PARA: Doctora Alicia Garca Prez, Secretaria General DE: Guillermo Castro Polanco, Director Seccional

b)

Segunda opcin Destinatario: denominacin o ttulo, nombre y cargo. Este ltimo separado por coma. Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente.


GTC 185

En este segundo caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado o digitado al final del texto, con mayscula inicial y conservando el estilo elegido.EJEMPLO PARA: Seora Clara Rodrguez Orozco, Secretaria General DE: Jefe Oficina Jurdica

c)

Tercera opcin Destinatario: cargo y dependencia o cargo solamente. Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente. En esta opcin, la firma del remitente se escribe sobre el nombre mecanografiado o digitado al final del texto con mayscula inicial y conservando el estilo elegido.EJEMPLO PARA: Jefe Divisin Financiera DE: Jefe de Contabilidad

6.3.2.2 AsuntoEsta palabra se escribe en mayscula sostenida a una interlnea libre de la preposicin de (remitente). Vase el numeral 4.5.5.

6.3.3 TextoSe escribe de dos a tres interlineas libres del asunto, puesto que el saludo est incluido en el primer prrafo, dejando una interlnea libre entre prrafos. Para efectos de presentacin y redaccin vase el numeral 5.1.

6.3.4 DespedidaSe recomienda escribirla a una o dos interlineas libres del texto; su ubicacin vara segn el estilo elegido. Para utilizar las despedidas ms usuales, vase el Anexo A (Informativo).

6.3.5 Remitente y firmas responsablesCuando se aplican las opciones segunda y tercera en el encabezamiento, se escribe el nombre del remitente de cuatro a cinco interlneas libres de la despedida, con mayscula sostenida. La firma se ubica en la parte superior del nombre del remitente; estos dos elementos se escriben de acuerdo con el estilo elegido. Cuando se aplica la primera opcin, slo debera aparecer la firma del remitente.

6.3.6 Lneas especialesVase el numeral 4.5.8.

'7

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GTC 185

CENTROCAP

CIRCULAR 004

DG - 1 - 059

Bogot D.C., 11 de abril de 2009

PARA COORDINADORES DE CAPACITACIN

ASUNTO: Compendio actualizado

Entre 3 cm y 4 cm

Cordial saludo, seores coordinadores. Les comunicamos que la edicin actualizada sobre documentacin organizacional ser publicada en el presente ao. As mismo, informamos que para obtener ejemplar original lo pueden adquirir en las oficinas de ICONTEC o en las libreras autorizadas. El objetivo del Instituto Colombiano de Normas Tcnicas es presentar recomendaciones para la elaboracin de diferentes tipos de documentos que se generan en las organizaciones y proyectar una adecuada imagen corporativa.

Entre2 cm y 3 cm

Su actualizacin se hace periodicamente y se informa a nuestros usuarios, con el fin de evitar la adquisicin de: plagios, ejemplares sin actualizar o adulterados. Hasta nueva comunicacin.

PEDRO VARGAS GMEZ Director General

Transcriptor: Martha Ramrez

Siempre adelante en capacitacin empresarial

Figura 7. Esquema de zonas disponibles para modelo de memorando estilo bloque extremo

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GTC 185

ECOPETROLEmpresa Colombiana de Petrleos S.A.

MEMORANDO

DC - 6 - 0156

Bogot D C., 26 de octubre de 2009

PARA: DE: ASUNTO:

Ingeniera Amalia Mora Rodrguez, Instructora Mario Rojas Seplveda, Director Encargado Informacin sobre memorando

Entre 3 cm y 4 cm

Con agrado la saludo e informo que el memorando es una comunicacin escrita que se utiliza para transcribir informacin, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las lneas de coordinacin jerrquica de una organizacin. Es aconsejable que se conserven las normas de cortesa y protocolo usadas en la comunicacin y se tengan en cuenta los parmetros anteriores.

Entre 2 cm y 3 cm

Atentamente,

Firmante

Copia: Coordinacin Instructores Transcriptor: Julia Lara Larrota

La empresa de los colombianos

Figura 8. Ejemplo de distribucin de memorando bloque extremo

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GTC 185

Entre 3 cm y 4 cm

V O a 1 interlnea libre MEMORANDO 1 a 2 interlneas libres Cdigo 1 a 2 interlneas libres Lugar y fecha de elaboracin 2 a 3 interlneas libres PARA: 1 interlnea libre DE: 1 interlinea libre ASUNTO: 2 a 3 interlneas libres Entre 3 cm y 4 cm Texto con saludo incluido Entre 2 cm y 3 cm

1 interlnea libre Texto

1 a 2 interlneas libres Despedida:

4 a 5 interlneas libres Remitente 2 interlneas libres Anexos: (opcional) Copia: (opcional) 1 interlnea libre Transcriptor:

Entre 2 cm y 3 cm

Figura 9. Esquema de memorando estilo bloque

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GTC 185

ELECTRNICASSAAVEDRA LTDA.

MEMORANDO

DG - 1 - 056

Santiago de Cali, 11 de mayo de 2009

PARA: DE: ASUNTO:

Sandra Gonzlez Llorente, Jefa Unidad Capacitacin Coordinador Nacional de Pasantas Convocatoria reunin

Entre 3 cm y 4 cm

Tengo el gusto de saludarla y convocarla a la reunin que se llevar a cabo el viernes 20 de mayo a las 09:00 horas ren la oficina central, en la cual se efectuar la planeacin de capacitacin para el ltimo trimestre de 2009. Le agradezco diligencie el formato anexo para la presentacin de sugerencias, recomendaciones y planes de accin.

Entre 2 cm y 3 cm

Cordialmente,

LUIS SOLER OLARTE (solo el nombre)

Anexos: uno (un folio) Copia: Coordinadores regionales Transcriptor: Yenny Barrera Lizcano

Siempre adelante en tecnologas

Figura 10. Ejemplo de distribucin de memorando estilo bloque

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GUA TCNICA COLOMBIANA7. CIRCULARES

GTC 185

Comunicaciones escritas de inters comn, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo especfico de personas tanto interna como externamente.7.1 CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN

La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer informacin de carcter general. La circular con carcter interno se utiliza para informar disposiciones, normas, lineamientos y polticas y la circular externa para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o servicios, entre otros. Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: tratar un solo tema; iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesa; redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa; usar un tratamiento respetuoso y corts; emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo; utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada organizacin, y distribuir el texto de acuerdo con su extensin.7.2 CLASES DE CIRCULARES 7.2.1 7.2.2

La circular general se dirige a un grupo especfico de personas. La carta circular est dirigida en forma personalizada.

7.3 PARTES 7.3.1 Encabezado

De cero a una interlnea libre de la Zona 1 se escribe la palabra circular, en mayscula sostenida y centrada, acompaada por el consecutivo que la identifica, si se requiere.7.3.2 Cdigo

Se recomienda escribirlo a una o dos interlneas libres del encabezado. Vase el numeral 4.5.2.7.3.3 Lugar de origen y fecha de elaboracin

Se recomienda escribirlo a una o dos interlneas libres del cdigo. Vase el numeral 4.5.3.

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GUA TCNICA COLOMBIANA 7.3.4 Encabezamiento y destinatarios

GTC 185

De dos a tres interlineas libres de la fecha, se escribe la palabra para, en mayscula sostenida, seguida del grupo destinatario de la circular y su ubicacin, de acuerdo con el estilo utilizado. En el caso de la carta circular se utiliza la misma estructura para la elaboracin de la carta; nicamente cambian los datos del destinatario. La preposicin para no va seguida de dos puntos (:); en el caso de la carta circular, no se debera utilizar.EJEMPLO 1 Estilo bloque

PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES EJEMPLO 2 Estilo bloque extremo

PARA COORDINADORES REAS DE SISTEMAS, LOGSTICA Y JURDICA EJEMPLO 3 Estilo bloque extremo

PARA PROVEEDORES

7.3.5 Asunto

Se escribe a dos interlineas libres de los datos del destinatario contra el margen izquierdo.7.3.6 Saludo

Se incluye en el inicio del texto. Vase el Anexo A (Informativo).7.3.7 TextoI

Se inicia de dos a tres interlneas libres del asunto. Se escribe a interlineacin sencilla y cada prrafo se separa del anterior con una interlnea libre. En circulares de uno o dos prrafos puede dejar interlineacin de uno y medio entre renglones y doble entre prrafos.7.3.8 Despedida

t

Se escribe de una a dos interlineas libres del texto. Vase el Anexo A (Informativo).7.3.9 Remitente y firmas responsables

Vase el numeral 5.4.8.7.3.10 Lneas especiales

Vase el numeral 4.5.8.7.3.11 Identificacin de pginas subsiguientes`1'

El encabezado se escribe de tres a cuatro centmetros del borde superior de la hoja en papel sin membrete o a dos interlineas libres del logotipo o razn social, con mayscula inicial. Est constituido por la lnea de identificacin contra el margen izquierdo y el nmero de la pgina contra el margen derecho. 30


GTC 185

La lnea de identificacin debe contener el nmero de la circular, el cdigo o la fecha. El primer prrafo de las pginas subsiguientes se inicia de una a dos interlneas libres del encabezamiento. La ltima pgina debe contener como mnimo, el prrafo de cierre antes de la despedida. Lnea de identificacin en el margen izquierdo y nmero de pgina en el margen derecho.EJEMPLO 1 EJEMPLO 2 Circular 040 Ccuta 12 de mayo de 2009 DG-1-057 2 2


GTC 185

Entre 3 cm y 4 cm

O a 1 interlnea libre

CIRCULAR1 a 2 interlineas libres Cdigo 1 a 2 interlineas libres Lugar y fecha de elaboracin 2 a 3 interlineas libres

GRUPO DESTINATARIO2 interlineas libres

ASUNTO:

2 a 3 interlineas libres Entre 3 cm y 4 cm Texto con saludo incluido Entre - 2 cm y 3 cm



4 a 5 interlineas libres NOMBRE DEL REMITENTE Cargo 2 interlineas libres Anexos: (opcional) 1 interlnea libre Transcriptor:

Entre 2 cm y 3 cm

Figura 11. Esquema de zonas disponibles para circular estilo bloque extremo

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GTC 185

INDUSTRIAL MERCANTIL

CIRCULAR 041

DC - 6 - 0158

Cartagena. 20 de septiembre de 2009

PARA TODO EL PERSONAL

ASUNTO: Actualizacin historia laboral

Entre 3 cm y 4 cm

Con nuestro cordial saludo, les solicitamos diligenciar el formulario adjunto para actualizar los datos personales y profesionales de todos nuestros funcionarios. Es importante anexar fotocopia de diplomas y certificados de participacin en cursos, seminarios, diplomados y otros estudios. Esta informacin se debe entregar antes del primero de octubre, en las oficinas de la Direccin de Talento Humano. Muchas gracias por su positiva colaboracin.

Entre 2 cm y 3 cm

ISABEL CRISTINA MIRANDA ROS Directora Talento Humano

Anexos: uno (un folio) Transcriptor: Mnica Lpez Murcia

Calle 34 23 - 14 - Fax 235 69 82 - www.mercaSgmail.com

Figura 12. Ejemplo de distribucin de circular bloque extremo

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GTC 185

Entre 3 cm y 4 cm

O a 1 interlnea libre CIRCULAR 1 a 2 interlineas libres

Cdigo1 a 2 interlineas libres Ciudad de origen y fecha 2 a 3 interlineas libres

GRUPO DESTINATARIO2 interlineas libres

ASUNTO: 1 a 2 interlneas libresTexto con saludo incluido Entre 3 cm y 4 cm Entre 1 interlnea libre

2 cm y 3 cm

-

Texto


4 a 5 interlineas libres

NOMBRE DEL REMITENTECargo 2 interlineas libres

Anexos: (opcional) Copia: (opcional) 1 interlnea libre Transcriptor:

Entre 2 cm y 3 cm

Figura 13. Esquema circular estilo bloque

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GTC 185

CENTROCAP

CIRCULAR 004

DG - 1 - 059

Bogot D.C., 11 de abril de 2009

PARA COORDINADORES DE CAPACITACIN

ASUNTO: Compendio actualizado

Entre 3 cm y 4 cm

Cordial saludo, seores coordinadores. Les comunicamos que la edicin actualizada sobre documentacin organizacional ser publicada en el presente ao. As mismo, informamos que para obtener ejemplar original lo pueden adquirir en las oficinas de ICONTEC o en las libreras autorizadas. El objetivo del Instituto Colombiano de Normas Tcnicas es presentar recomendaciones para la elaboracin de diferentes tipos de documentos que se generan en las organizaciones y proyectar una adecuada imagen corporativa. Su actualizacin se hace periodicamente y se informa a nuestros usuarios, con el fin de evitar la adquisicin de: plagios, ejemplares sin actualizar o adulterados. Hasta nueva comunicacin.

Entre 2 cm y 3 cm

PEDRO VARGAS GMEZ Director General

Transcriptor: Martha Ramrez

Siempre adelante en capacitacin empresarial

Figura 14. Ejemplo circular estilo bloque

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GUA TCNICA COLOMBIANA8.

GTC 185

ACTAS

Las actas expresan lo tratado en una reunin o situacin especfica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal. jurdico e histrico desde el momento de su creacin. De acuerdo con la importancia o caractersticas especficas del acta, cada organizacin debe cumplir con lo ordenado en la legislacin vigente y en algunos casos se debe registrar o presentar ante la entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en papel con membrete.

8.1

CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN

Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se rene. Adems, se debe aclarar si el carcter de la reunin es ordinario o extraordinario. Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunin o situacin especfica, sin describir detalles intrascendentes. Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse en tiempo presente. Ningn prrafo debe iniciarse con gerundio. Se recomienda no redactarlas con lenguaje telegrfico; tampoco deben presentar errores tcnicos, ortogrficos. gramaticales ni de puntuacin. Los prrafos deben ser concisos, claros y con nfasis en las decisiones tomadas. Sin embargo. por solicitud expresa de algn participante. se anotan las discrepancias o aclaraciones necesarias. La presentacin de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados. Cuando haya lugar a votaciones, se indica el nmero de votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos. se registran los resultados y los nombres completos. Se indica el nombre de la persona que presenta una mocin y no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando sea necesario mencionar la intervencin de isek i-r-) de los asistentes, se hace con su nombre completo. 8.2 UTILIZACIN DE LAS ACTAS

Las actas se utilizan conno registro de todo lo acontecido y acordado en una reunin o situacin especfica. 8.3 CLASES DE ACTAS Existen varias clases de actas entre las cuales se destacan: actas de comits, actas del concejo municipal, actas de consejos, actas de junta directiva, actas de asambleas, 36

GUA TCNICA COLOMBIANAactas de reuniones administrativas, -

GTC 185

actas de levantamientos de cadveres, actas de baja de inventarios, actas de eliminacin de documentos, actas de sociedades y actas de entrega.

8.4 PARTES 8.4.1 Ttulo El ttulo est conformado por el nombre del grupo que se rene. Se ubica centrado a una o dos interlneas libres del margen superior.EJEMPLO REUNIN ORDINARIA CONSEJO DE ADMINISTRACIN

8.4.2 Denominacin del documento y nmero A una o dos interlneas libres se ubica la palabra acta, en mayscula sostenida, centrada y a continuacin el nmero consecutivo que le corresponda.EJEMPLO NOTA ACTA 001 Se suprime el smbolo de nmero (#) o la abreviatura (No.)

8.4.3 Encabezamiento El encabezamiento est conformado por las palabras fecha, hora, lugar, asistentes, ausentes e invitados, cada una de ellas en mayscula sostenida. Los datos del encabezamiento van alineados despus de dos espacios siguientes a los dos puntos de la palabra asistentes, en mayscula sostenida. 8.4.3.1 Lugar de origen y fecha de la reunin Contra el margen izquierdo, a dos o tres interlneas libres de la denominacin del documento, se escribe la palabra fecha, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad o municipio donde se ha realizado la reunin y la fecha. Vase el numeral 4.5.3.EJEMPLO FECHA: Bogot D.C., 15 de mayo de 2009

En caso de sociedades que registran sus actas ante una entidad competente, se indican: el lugar, la fecha NOTA y la hora de la reunin, adems de la forma y antelacin de la convocatoria (vase el Artculo 431 del Cdigo de Comercio).

8.4.3.2 Hora Contra el margen izquierdo, a una interlnea libre de la fecha se escribe la palabra hora, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe la hora de inicio y de finalizacin de la reunin. 37

GUA TCNICA COLOMBIANAEJEMPLO

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De las 09:00 horas a las 16:00 horas

8.4.3.3 Lugar Contra el margen izquierdo, a una interlnea libre de la hora se escribe la palabra lugar, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe el sitio de la reunin.EJEMPLO 1 EJEMPLO 2 ICONTEC, Sala Nevados Hotel El Barn, Saln Diamante

8.4.3.4 Asistentes Contra el margen izquierdo, a una interlnea libre del lugar se escribe la palabra asistentes, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente, se escribe el ttulo o vocativo seguido de los nombres y apellidos completos con mayscula inicial, a interlineacin sencilla. El cargo que desempea cada uno en la reunin se separa del nombre con coma (,) y se siguert orden jerrquico establecido para la reunin. En caso de igual jerarqua, los nombres ',id, presentan en orden alfabtico por apellidos.EJEMPLO 1 ASISTENTES: Eduardo Casas Burgos, Presidente Mara Teresa Pea Beltrn, Vicepresidenta

En reuniones o comits, integrados por personas de igual jerarqua y pertenecientes a diferentes organizaciones, se recomienda seguir el orden alfabtico por entidades.EJEMPLO 2 ASISTENTES: Oscar Javier Solano, ANDES LTDA. Jess Alberto Alczar Jimnez. Internacional S.A. Roco Betancourt Ruiz. Mundial de Vestidos S.A.

En comits internos, en los que el cargo en la entidad cuenta para la reunin, el orden alfabtico se aplica por dependencias. Si hay varias personas de una misma dependencia se escriben en orden jerrquico.EJEMPLO 3 ASISTENTES: Carlos Amaya Gamarra, Jefe de Divisin Administrativa Mara Campos Serrano, Jefa de Divisin Financiera

Cuando sea extensa la informacin correspondiente a los asistentes, esta ltima se ubicar en el rengln siguiente alineada. Cuando varias personas tienen una misma denominacin de cargo dentro de la reunin. se podrn enunciar con un subttulo comn a interlineado sencillo.EJEMPLO 4 ASISTENTES: Luis Felipe Avendao Garca, Presidente Sala Consejeros principales: Ernesto Alzate Garca Adela Martnez de Plata Consejeros suplentes: Martha Bermdez Martnez Oscar Cardona Vega

38

GUA TCNICA COLOMBIANA8.4.3.5 Representaciones

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En la lista de asistentes es necesario aclarar cuando una persona lleva la representacin de otra: a) En caso de reuniones de sociedades que registran sus actas en la entidad competente, se indica el nmero de derechos propios o ajenos representados y tratndose de sociedades por acciones, el nmero de acciones suscritas, para efectos de verificacin de qurum legal o estatutario. En reuniones o comits organizacionales internos, se aclara cundo una persona asiste por derecho propio y que adems lleva la representacin de otra. Dicha persona se anota dos veces: como asistente y como representante. En caso de sociedades mercantiles, es necesario tener en cuenta que si los socios concurren a travs de apoderado, debe escribirse el nombre de ste, y si el socio o accionista es una persona jurdica o un incapaz, se indica en qu calidad acta su representante. Para ms informacin, vase la Circular D-001/91 de la Superintendencia de Sociedades.ASISTENTES: Mario Restrepo, Secretario Mario Restrepo en representacin de Alberto Gonzlez. Vocal NOTA 1 Cuando los asistentes pasan de 15 se elabora una lista aparte, que se incluye como primer anexo en el acta. EJEMPLO 2 ASISTENTES: Lista adjunta (120 personas)

b)

c)

EJEMPLO 1

NOTA 2 Es opcional utilizar una tabla para listar los asistentes, siguiendo los parmetros establecidos.

8.4.3.6 Invitados A continuacin de la lista de asistentes, a una interlnea libre del ltimo nombre se escribe la palabra invitados, si los hay, en mayscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y contra el margen izquierdo. Los nombres y apellidos completos se escriben con mayscula inicial, a interlineacin sencilla y despus del tratamiento.EJEMPLO INVITADOS: Mara Jimena Snchez Lpez, observadora Josefina Vlez Meja, asistente administrativa

8.4.3.7 Ausentes Contra el margen izquierdo, con mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:) se escribe la palabra ausentes. si los hay, a una interlnea libre del ltimo nombre. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.EJEMPLO AUSENTES: Pedro Noriega Rodrguez, Secretario (con excusa) Javier Surez Quintero, Delegado (sin excusa)

8.4.4 Orden del da Contra el margen izquierdo, a dos interlneas libres del ltimo nombre y con mayscula sostenida se escribe la frase orden del da, seguida de dos puntos (:). A una interlnea libre y contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de la reunin, con mayscula inicial, identificndolos con nmeros arbigos, todos a interlineado sencillo. 39


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Si el tema requiere de dos o ms renglones, el segundo y subsiguientes se escriben contra el margen izquierdo a interlineacin sencilla. Entre tema y tema se dejan dos interlineas libres. 8.4.5 Desarrollo Contra el margen izquierdo, a una o dos interlineas libres del ltimo tema y con mayscula sostenida se escribe la palabra desarrollo, seguida de dos puntos (:). A dos interlineas libres y contra el margen izquierdo, se inicia el primer tema identificndolo con nmero arbigo. A una interlnea libre del ttulo del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escrito a interlineacin sencilla entre renglones y doble entre prrafos. Para escribir el numeral y tema siguiente se dejan dos interlineas libres, separando los prrafos de cada numeral con una interlnea libre. La primera actividad debe ser la verificacin del qurum, teniendo en cuenta las disposiciones internas de la organizacin. La segunda actividad debe ser la lectura, discusin y aprobacin del acta anterior, donde indica si fue aprobada y se anotan las modificaciones que se presenten. i

9

De acuerdo con el orden del da planteado y aprobado para la reunin, se registran los temas tratados, haciendo nfasis en las decisiones aprobadas. Generalmente, la ltima actividad corresponde a las proposiciones y varios. 8.4.6 Compromisos Se recomienda implementar el uso de un instrumento de recordacin de actividades, tareas o compromisos asumidos en la reunin, especificando nmero de acta, actividades, compromisos o tareas, responsable (s), fecha lmite de la realizacin y observaciones. 8.4.7 Convocatoria Si se programa una nueva reunin, se escribe la palabra convocatoria en mayscula sosteni dio a tres interlineas libres del ltimo rengln del texto contra el margen izquierdo y con mayscl sostenida seguida de dos puntos (:). A continuacin, se escribe el lugar, la direccin, la fecha y la hora de la prxima reunin. En caso de cambio de sede, se indica el lugar.EJEMPLO CONVOCATORIA: La prxima reunin se realizar en la oficina de Barranquilla, Carrera 54 74-68, saln Diamante, el 17 de abril de 2010, a partir de las 09:00 horas.

8.4.8 Firmas, nombres y cargos El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayscula sostenida o con mayscula inicial, de cuatro a cinco interlineas libres a partir de la ltima lnea del acta. El cargo se escribe a interlineacin sencilla del nombre, con mayscula inicial y sin centrar. Los nombres y los cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que el de mayor jerarqua quede contra el margen izquierdo y el que le sigue, y en el mismo rengln hacia la derecha.EJEMPLO MANUEL CHACN CORREA Presidente JUAN CAMILO VLEZ CANO Secretario

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En caso de varios firmantes, sus nombres se escriben de cuatro a cinco interlneas libres uno e del otro, distribuidos por pares y n orden alfabtico de su primer apellido. Si el nmero de firmas es impar, la ltima se centra. En el caso de necesitar varias hojas para firmantes, se escribe la expresin "Pasan firmas", seguida de dos puntos (:), sobre el margen inferior y contra el margen derecho.

8.4.9 Lneas especialesVase los numerales 4.5.8, 4.5.8.1 y 4.5.8.3.

8.4.10 Pginas subsiguientesVase el numeral 4.5.1. Lnea de identificacin (Margen izquierdo)EJEMPLO 1 Reunin de comit acadmico-Acta 002 EJEMPO 2 Acta 040 Montera, 12 de octubre de 2009 EJEMPLO 3 Acta 040 REUNIN EXTRAORDINARIA Bogot D.C., 12 de octubre de 2009 2 2 2

Nmero de pgina (Margen derecho)


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Entre 3 cm y 4 cm

RAZN SOCIAL si el papel no tiene membrete1 a 2 interlineas libres TTULO Y CARCTER DE LA REUNIN 1 a 2 interlneas libres DENOMINACIN DOCUMENTO Y NMERO 2 a 3 interlneas libres FECHA: Lugar y fecha de la reunin 1 interlnea libre HORA: 1 interlnea libre LUGAR: 1 interlnea libre ASISTENTES: 1 interlnea libre INVITADOS: (si los hay) 1 interlnea libre AUSENTES: (si los hay) 2 interlneas libres Entre 3 cm y 4 cm ORDEN DEL DA 1. (nmero y tema) 2. (nmero y tema) Entre _ 2 cm y 3 cm

DESARROLLO 1. (nmero y tema) Texto correspondiente

2. (nmero y tema) 2 interlineas libres CONVOCATORIA (para nueva reunin) 4 a 5 interlneas libres

NOMBRE Y APELLIDOS COMPLETOS NOMBRE Y APELLIDOS COMPLETOS

(Cargo) 2 interlneas libres Anexos: (opcional) 1 interlnea libre Transcriptor:

(Cargo)

Entre 2 cm y 3 cm

Figura 15. Esquema distribucin acta

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COOPERATIVA ASISTIMOS

REUNIN ORDINARIA CONSEJO DIRECTIVO

ACTA 01

FECHA: HORA: LUGAR:

lbagu, 20 de junio de 2009 De las 17:00 a las 19:00 horas Sala de juntas

ASISTENTES: Julio Cubillos Gmez, Presidente

Ral Benitez Flrez, Vicepresidente Hernando Tobn Hoyos, Tesorero Graciela Urrea Jara, Secretaria Vocales: Jorge Seplveda Ospina Carlos Meneses Lujn

INVITADOS:

Santiago Londoo Escobar, Asesor Carlos Garca Muoz, Vocal (sin excusa) Entre --- 2 cm y 3 cm

Entre 3 cm y 4 cm

AUSENTES:

ORDEN DEL DA

1. Verificacin del qurum 2. Lectura y aprobacin del acta anterior 3. Estudio y solicitudes de prstamo 4. Proposiciones y varios

DESARROLLO

1. Verificacin del qurum El presidente dio comienzo a la reunin al verificar que se contaba con el qurum reglamentario para deliberar.

2. Lectura y aprobacin del acta anterior

La secretaria ley el Acta 010 de la reunin del 2 de abril de 2009, la cual fue aprobada sin modificaciones.

Contina...Figura 16. Ejemplo de acta administrativa

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COOPERATIVA ASISTIMOS

Acta 011 Reunin ordinaria Consejo de Administracin

2

3. Estudio solicitudes de prstamos La secretaria inform que slo haba una solicitud, la del socio Javier Martnez Meja, por quince mil pesos ($15.000). El socio Carlos Meneses Ruz solicit aclaraciones sobre el monto de los aportes y saldo a cargo del solicitante. Como se constat que s haba cupo, se aprob el prstamo mencionado.

!!

!

4. Proposiciones y varios La secretaria, Graciela Urrea Jara. ley la carta enviada por el seor Alberto Borda Sanclemente, en la cual solicita retiro de la cooperativa. Discutidos los motivos que aduce, se hallaron justos y por lo tanto fue aceptado dicho retiro. Se estudi la solicitud de ingreso del seor Rubn Gonzlez a la cooperativa, la cual fue aceptada por unanimidad.

Entre 3 cm y 4 cm

Entre 2 cm y 3 cm

CONVOCATORIA. La prxima reunin se realizar en la sala de juntas, el 27 de julio de 2009, a las 10:00 horas.

JULIO CUBILLOS GMEZ Presidente

GRACIELA URREA JARA Secretaria

Anexos: dos (dos folios) Transcriptor: Carolina Duarte

Figura 16. (Final)

44

GUA TCNICA COLOMBIANA9. INFORMES

GTC 185

La expedicin de informes est a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Los informes se elaboran en papel con logosmbolo, de acuerdo con las normas internas de la organizacin.NOTA Esta disposicin se debe tener en cuenta de acuerdo con las polticas de costos de cada organizacin.

Si es necesario, se recomienda elaborar documento remisorio al presentar los informes administrativos, ya sea que se enven por intranet o correo electrnico. Cuando existan anexos en un informe, se recomienda hacer su identificacin, descripcin o aclaracin dentro del texto (vase el numeral 4.5.8.1). 9.1 CARACTERSTICAS DE LA REDACCIN Y LA PRESENTACIN En los informes se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: tratar un solo tema por informe; redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa; usar tratamiento respetuoso y corts; redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudi); utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organizacin; disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas, y elegir el lenguaje tcnico adecuado, as como el tono para presentar los hechos. En relacin con la numeracin de pginas para todos las clases de informe, se recomienda tener en cuenta lo establecido en el numeral 5.1.3 de la NTC 1486. 9.2 UTILIZACIN DEL INFORME

De acuerdo con los objetivos del informe, se recomienda que el remitente tenga en cuenta los siguientes usos: regular o aclarar una situacin; informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos; tramitar. desarrollar o agilizar un asunto; reiterar una informacin, un requerimiento o solicitud urgente; impugnar o corregir una situacin, y presentar detalles sobre un aspecto determinado.

GUA TCNICA COLOMBIANA9.3 CLASES DE INFORMESLos informes pueden ser: a) b) c)

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resumen ejecutivo, que tiene de una a tres pginas, informe corto, que consta de una a 10 pginas y informe extenso, de 11 pginas en adelante.

Existen informes peridicos y espordicos, de acuerdo con los requerimientos de la entidad. Entre ellos tenemos: comerciales, tcnicos, de actividad, de gestin, de proyectos, de investigacin o financieros.

9.3.1 Resumen ejecutivoEste tipo de informe breve se usa para: informar sobre el desarrollo de un evento organizacional, dejar constancia del procedimiento realizado durante la verificacin de asuntos administrativos, reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una reunin, dar a conocer diferentes aspectos sobre visitas administrativas o de verificacin, presentar resumen de un proceso de evaluacin y certificacin, elaborar resumen sobre el comportamiento inadecuado de un equipo (maquinaria), grupo de personas o de un individuo. Puede tener o no portada. En caso de no tenerla se remplaza por un encabezamiento. Se recomienda que el resumen incluya: encabezamiento, conformado por razn social, dependencia, nmero o cdigo, ttulo, lugar de origen y fecha de elaboracin; autora del resumen ejecutivo; objetivos; numerales o temas; conclusiones y recomendaciones, y firma.

9.3.1.1 EncabezamientoEst compuesto por los elementos que se describen a continuacin. 46

GUA TCNICA COLOMBIANA 9.3.1.1.1 Razn social

GTC 185

Slo se escribe cuando el papel o soporte no tiene membrete que identifique a la organizacin. En este caso se ubica dentro de los tres o cuatro centmetros del margen superior de la hoja, contra el margen izquierdo y en mayscula sostenida.EJEMPLO CENDAP LTDA.

9.3.1.1.2 Dependencia

Corresponde a la seccin, departamento o divisin donde se origina el resumen. Se escribe dejando de cero a una interlnea libre del margen superior de la hoja (3 cm 4 cm), con mayscula inicial y sobre el margen izquierdo.9.3.1.1.3 Cdigo

111,

Cuando exista cdigo de la dependencia o codificacin especial de los informes (resmenes ejecutivos), se escribe en la misma lnea de la dependencia. Vase el numeral 4.5.2.EJEMPLO Departamento de Capacitacin DC-048

9.3.1.1.4 Ttulo

Es el tema sobre el cual trata el resumen ejecutivo. Se escribe a dos interlneas libres de la dependencia, con, maysculas y centrado.EJEMPLO CAPACITACIN CON BASE EN NORMAS DE COMPETENCIA LABORAL

9.3.1.1.5 Lugar de origen y fecha de elaboracin

Se escribe contra el margen izquierdo, a 2 3 interlneas libres del ttulo, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Vase el numeral 4.5.3.9.3.1.2 Autora del resumen ejecutivo

Contra el margen izquierdo y en mayscula inicial, seguido de dos puntos, se escribe a dos interlneas libres de la fecha, precedidos por las expresiones elaborado por, preparado por o responsable. Los datos de la fecha de elaboracin y del responsable del resumen se tabulan a dos espacios de la expresin ms larga. En .caso de varios autores, se tiene en cuenta que si hay autor y coautor, aparecen en ese orden; si estn en igual condicin de autora, se relacionan por orden alfabtico de apellido.9.3.1.3 Objetivo

El resumen ejecutivo puede tener uno o varios objetivos que describen, en forma breve, el propsito de los mismos. Se pueden enunciar en un solo prrafo o presentarlos as: De dos a tres interlneas libres del ltimo responsable del resumen y sobre el margen izquierdo, se escribe la palabra objetivo(s) seguida de (:) y con mayscula sostenida. En caso de requerir ms de un rengln, el segundo y los subsiguientes retornan contra el margen izquierdo. Cuando hay varios objetivos, se enumeran y enuncian a interlineacin sencilla, conservando la tabulacin. 47

GUA TCNICA COLOMBIANAEJEMPLO 1

GTC 185

OBJETIVO: Presentar informe sobre el proceso de evaluacin en la norma de Servicio al Cliente. EJEMPLO 2 OBJETIVOS: 1. Cumplir con requisito exigido para acta final de contratacin Elaborar informe o resumen que abarque el proceso completo de la capacitacin con base en competencias laborales. 3. 4, Presentar conclusiones sobre ... Hacer recomendaciones para ...

9.3.1.4 Temas o numerales El resumen ejecutivo, generalmente, contiene uno o varios temas precisos y sucintos. Si ms de uno, se enumeran y enuncian. Se inician a dos interlneas libres despus del ltir rengln del prrafo anterior y despus del ttulo, se deja una interlnea libre para digitar el texto correspondiente.EJEMPLO 1 (De captulo sin enumerar) SENSIBILIZACIN Y DESARROLLO DEL PROCESO Como parte esencial de la capacitacin fue necesario realizar la sensibilizacin de todos aquellos preseleccionados EJEMPLO 2 (De numeral y ttulo) 1. SENSIBILIZACIN E INICIO DEL PROCESO

La sensibilizacin tuvo lugar el lunes 17 de marzo de 2009, de 8 a 11 de la maana. Asistieron 50 personas, de las cuales se seleccionaron 20. ... 2. CAPACITACIN Y EVALUACIN

Se envi el programa y horarios respectivos, adems del plan de evaluaciones ...

9.3.1.5 Pginas subsiguientes Cuando se necesitan dos o ms hojas deben identificarse, de acuerdo con los numerales 4.5.1 y 5.4.10. 9.3.1.6 Conclusiones Es fundamental que las palabras conclusiones, recomendaciones, sugerencias o propuestas se escriban en maysculas sostenidas y contra el margen izquierdo, dos interlneas libres del ltimo rengln del texto. La primera lnea de escritura se inicia a dos interlneas del ttulo. 9.3.1.7 Nombres, cargos y firmas Al finalizar el cuerpo del resumen ejecutivo, el autor o autores lo deben firmar. El nombre se anota en mayscula sostenida, de cuatro a cinco interlneas libres del ltimo prrafo y a continuacin se escribe el cargo.

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GTC 185

Si son necesarias varias firmas, stas se distribuyen a criterio de los autores, una debajo de la otra o por parejas; en el segundo caso, si el nmero de firmas es impar, la ltima se escribe centrada. 9.3.1.8 Rbrica Segn el tema tratado en el resumen ejecutivo y, por seguridad. el autor o autores pueden escribir su rbrica en cada una de las hojas del mismo, en la parte inferior al margen izquierdo. 9.3.1.9 Lneas especiales y otros elementos esenciales para la documentacin organizacional Vanse los numerales 4.5.8 al 4.5.11 de esta gua. Para las dems lneas especiales, se deja una interlnea libre entre cada uno de los bloques.

49


GTC 185

Entre 3 cm y 4 cm

RAZN SOCIAL (si el papel no tiene membrete)O a 1 interlnea libre Dependencia y cdigo 2 interlneas libres TTULO RESUMEN EJECUTIVO

2 a 3 interlineas libres Lugar y fecha de elaboracin 2 interlneas libres ELABORADO POR: Nombres y apellidos de autor(es)

2 a 3 interlneas libres 1. TITULO 1 interlnea libre Texto del primer ttulo:

Entre 3 cm y 4 cm

Entre 2 cm y 3 cm

_

2 interlneas libres 2. TITULO 1 interlnea libre Texto del segundo ttulo:

2 interlineas libres 3. TITULO 1 interlnea libre Texto del tercer ttulo:

Entre 2 cm y 3 cm

Contina...Figura 17. Esquema (pginas 1 y 3) de resumen ejecutivo

50


GTC 185

Resumen ejecutivo 2 interlineas libres

3

4. CONCLUSIONES1 interlnea libre Texto

1 interlnea libre

Texto

2 interlineas libres 5. RECOMENDACIONES 1 interlnea libre Entre 3 cm y 4 cm

Texto

Entre 2 cm y 3 cm


4 a 5 interlineas libresNOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA

Cargo 2 interlineas libres Anexos: (opcional) Copia: (opcional) 1 interlnea libre Transcriptor:

Cargo

Figura 17. Esquema de resumen ejecutivo (Pgina final)

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GTC 185

CENDAP LTDA.

Departamento de Capacitacin DC - 048

CAPACITACIN CON BASE EN NORMAS DE COMPETENCIA LABORAL

Fecha:

Medelln, 30 septiembre de 2009

ELABORADO POR: John Alberto Correa Zapata Juan Gonzalo Donado Perea

1. OBJETIVOS 1.1 Cumplir con requisito exigido para la terminacin del contrato como Facilitador de Acompaamiento. 1.2 Elaborar resumen sobre el proceso, desde su inicio hasta el final. 1.3 Presentar conclusiones. 1.4 Hacer las recomendaciones del caso.

Entre 3 cm y 4 cm

Entre 2 cm y 3 cm

2. RESUMEN Despus de firmar el contrato por prestacin de servicios como facilitadores y siguiendo instrucciones del Director Ejecutivo de CENDAP. se desarrollaron las siguientes actividades: Julio 18 de 2009: Inicio del contrato. se concert reunin para el 22 de enero y confirmar las fechas de las capacitaciones en cada ciudad. Julio 22 de 2009: Reunin en Gestin Humana con el Psiclogo Juan Prez Ruiz para enviar convocatorias el 25 de enero reconfirmando fechas y horarios. Las capacitaciones se llevaran a cabo entre el 1 de julio y el 15 de agosto de 2009. Cada entidad facilitara las aulas requeridas. confirmando antes del primero de julio.

Contina...Figura 18. Ejemplo de distribucin de resumen ejecutivo

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GTC 185

CENDAP LTDA.

Resumen ejecutivo DC - 048

2 1 SENSIBILIZACIN E INICIO DEL PROCESO Para esta actividad se dedic el da 29 de junio, desde las 08:00 horas hasta las 18:00 horas y enviar las sensibilizaciones a travs de Internet. Se hizo el registro correspondiente de las personas inscritas, se atendieron las inquietudes de los responsables en cada ciudad para advertir que se trataba de capacitacin y evaluaciones escritas con el debido acompaamiento de los facilitadores. Durante el inicio y al final de la sensibilizacin se cont con la participacin de todos los responsables en cada ciudad, de varios inscritos a las capacitaciones y de otras personas interesadas. Cada grupo qued conformado entre 20 y 25 participantes, todos ellos debidamente registrados y quienes se encuentran laborando en las empresas y entidades afiliadas a CENDAP, con el cumplimiento de todos los requisitos. Se presentaron algunas deserciones por calamidad domstica. Se dej constancia en las actas respectivas. Vase anexo detallado de las ciudades en las cuales se dict la capacitacin: Antioquia: Caldas: Risaralda: Quindo: Medelln, Itag. Sabaneta. Envigado Manizales, Chinchin Pereira, Santa Rosa de Cabal Armenia

Entre 3 cm y 4 cm

_

Entre 2 cm y 3 cm

2.2 DESARROLLO DEL PROCESO En la sensibilizacin se explic el diligenciamiento de los registros y las diferentes evidencias que deban tener para la primera visita en cada puesto de trabajo. El orden del proceso fue el siguiente: registro de inscripcin y reportes a CENDAP. Luego se hicieron las llamadas telefnicas para concertar, en cada ciudad. la fecha y hora de las capacitaciones sobre produccin documental (carta. circular y otros documentos organizacionales), adems de las tcnicas archivsticas para la organizacin de documentos segn normas de competencia laboral. Se procedi a la evaluacin escrita. Se hicieron las acciones correctivas en cada caso y se concert, con cada grupo, el plan de evaluacin definitivo. Se aplic el mismo procedimiento en el rea de archivstica para finalizar con la evaluacin sobre conocimientos. Todo se realiz entre el 29 de junio y 28 de julio de 2009. El 21 de julio de 2009 se solicit la auditora. la cual se programo para el 12 de agosto de 2009, a las 15:00 horas. en el aula mxima de CENDAP en esta ciudad.

Figura 18. (Continuacin)

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GTC 185

CENDAP LTDA.

Resumen ejecutivo DC - 048

3

3. CONCLUSIONES El proceso se inici segn fechas asignadas. Falt comunicacin entre los facilitadores y el coordinador para evitar los inconvenientes que se presentaron. Hubo problemas con las ayudas audiovisuales. pero se corrigieron. La mayora de candidatos no toman el proceso en serio. Falta ms sensibilizacin para que tomen conciencia de que son normas para comprobar la competencia laboral de cada uno.

4. RECOMENDACIONES

Entre 3 cm y 4 cm

Aclarar cualquier duda antes de iniciar cada proceso y reafirmar procedimientos. Hacer reunin de retroalimentacin con el Coordinador y dems facilitadores para intercambiar experiencias. Para economizar tiempo y dinero se requiere que los facilitadores tengan espacio y equipos adecuados: que todos le den ms importancia al proceso de capacitacin.

Entre 2 cm y 3 cm

JOHN ALBERTO CORREA ZAPATA Facilitador de Acompaamiento

JUAN DONADO PEREA

Facilitador de Acompaamiento

Copia: Doctora Natalia Castao, Asistente de Direccin Anexos: cuatro (ocho folios) Redactor: Juan Gonzalo Donado Transcriptor: Julia Marcela Correa

Figura 18. (Final)

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GUA TCNICA COLOMBIANA9.3.2 Informe corto

GTC 185

Se recomienda que este informe no tenga portada, sino encabezamiento (aunque el autor puede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente). Se recomienda que el resumen incluya elementos como: encabezamiento: razn social, dependencia, cdigo, ttulo, ciudad o municipio de origen y fecha de elaboracin; autora del informe corto; objtivos; captulo o captulos; conclusiones y recomendaciones (opcional), y firma.9.3.2.1 Encabezamiento

Est compuesto por los elementos que se describen a continuacin.9.3.2.1.1 Razn social

Solo se escribe cuando el papel no tiene membrete ni logotipo. Vase el numeral 9.3.1.1.1.EJEMPLO NAVITRANS S.A.

9.3.2.1.2 Dependencia

Vase el numeral 9.3.1.1.2.9.3.2.1.3 Cdigo

Cuando exista cdigo de la dependencia o codificacin especial de los informes, se escribe en la misma lnea de la dependencia. Vase el numeral 4.5.2.EJEMPLO Departamento de Educacin E-048

9.3.2.1.4 Ttulo

Es el tema sobre el cual trata el informe. Se escribe a dos interlineas libres de la dependencia, con maysculas y centrado.EJEMPLO DEMANDA DE TEXTOS COMERCIALES

9.3.2.1.5 Lugar de origen y fecha de elaboracin

Se escribe contra el margen izquierdo a dos o tres interlineas libres del ttulo en mayscula sostenida, seguida de (:). Vase el numeral 4

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GTC 185 Documentación Organizacional 2009 Vigente