GUÍA PARA LA BAJ A DE BIENES - Ministerio de Finanzas

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DE 2015

JA DIO FI

E BIISICO

Direcc

ENEO

ción de Contabilid

S

dad del Estado

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................ i

Inicio del Registro de Proceso de Baja de Bienes de Inventario Físico ........................................... 1

Registro de Asientos Contables Automáticos para las Bajas de Bienes de Inventario Físico ..... 1

Documentos de Respaldo para el Registro de Solicitud de Baja de Bienes de Inventario Físico 3

Perfiles Necesarios para la Solicitud, Desmarcación y Aprobación de Baja de Bienes de Inventario Físico .......................................................................................................................... 3

Guía Rápida para el Registro de Baja en Inventario Físico .............................................................. 4

Solicitar Baja en Inventario Físico (Administrador Local/Usuario UDAF ó UE) ........................... 4

Obtener Reporte de Bienes Solicitados de Baja en el Inventario (Administrador Local/Usuario UDAF ó UE) .................................................................................................................................. 4

Desmarcar Bienes con Solicitud de Baja en Inventario (Administrador Local/Usuario UDAF ó UE) ............................................................................................................................................... 5

Aprobar Baja en Inventario Físico (Administrador DCE/Usuario DCE) ........................................ 6

Verificación de la Baja de los Bienes en el Inventario (Administrador Local/Usuario UDAF ó UE) ............................................................................................................................................... 7

Guía Detallada para el Registro de Baja en Inventario Físico.......................................................... 8

Solicitar Baja en Inventario Físico (Administrador Local/Usuario UDAF ó UE) ........................... 8

Obtener Reporte de Bienes Solicitados de Baja en el Inventario (Administrador Local/Usuario UDAF ó UE) ................................................................................................................................ 10

Desmarcar Bienes con Solicitud de Baja en Inventario (Administrador Local/Usuario UDAF ó UE) ............................................................................................................................................. 12

Aprobar Baja en Inventario Físico (Administrador DCE/Usuario DCE) ...................................... 14

Verificación de la Baja de los Bienes en el Inventario (Administrador Local/Usuario UDAF ó UE) ............................................................................................................................................. 18

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INTRODUCCIÓN

Continuando con la desconcentración de operaciones, la Dirección de Contabilidad del

Estado ha desarrollado un nuevo procedimiento para la baja y modificaciones de bienes

del inventario físico en el Módulo de Activos Fijos del SICOIN WEB, esto permitirá a las

Unidades Ejecutoras agilizar los procesos.

El nuevo procedimiento entra en vigencia con la aprobación de la resolución No. DCE‐01‐

2015 de fecha 26 de enero de 2015, que aprueba las modificaciones y ampliaciones del

Manual de Inventarios de Activos Fijos en el SICOIN WEB, motivo por el cual las

instituciones deben tomar nota de los cambios que ha sufrido el módulo de inventarios,

específicamente en el proceso de baja de bienes de inventario físico y modificaciones al

inventario físico.

A continuación se presenta una guía que permite conocer más a detalle los cambios

sufridos en los procesos del módulo de inventario físico antes mencionados.

ii

Guía para el Registro de Baja de Inventario Físico

1

IniciodelRegistrodeProcesodeBajadeBienesdeInventarioFísico

Para el registro de solicitud y aprobación de baja de inventario físico el usuario necesita tener acceso al módulo de inventarios y contar con los roles necesarios que le habiliten las opciones de acuerdo a sus funciones. A continuación se muestra la ubicación del módulo de inventarios en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN‐.

Registro de Asientos Contables Automáticos para las Bajas de Bienes de InventarioFísicoPara el registro contable de las bajas de bienes de inventario físico ser utilizará la clase de registro RASI – Reclasificación Automática sobre la Línea Inventarios, utilizando las cuentas de activo correspondiente a los bienes que se desean dar de baja.

A continuación se presenta una tabla que indica la utilización de las cuentas para el asiento contable de la baja de bienes de inventario físico.


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A continuación se presenta un ejemplo de un asiento contable por baja de bienes de inventario físico:

REGISTRO CONTABLE DE BAJA DE BIENES DE INVENTARIO FISICO

CUENTA DESCRIPCIÓN DE LA CUENTA DEBE HABER 1. BAJA DE BIENES DE INVENTARIO FISICO

Clase de Registro: RASI – Reclasificación Automática sobre la Línea Inventarios.

Cuentas Utilizadas 6143‐01‐01 Perdidas por Baja de Inventarios Q.xx,xxx.xx 123?‐??‐?? Propiedad Planta y Equipo (todas

las cuentas del grupo 1230 a excepción de la 1234).

Q.xx,xxx.xx

Q.xx,xxx.xx Q.xx,xxx.xx Los auxiliares para las cuentas de activo fijo Auxiliar 1: 02 ‐ Código de Entidad


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DocumentosdeRespaldoparaelRegistrodeSolicituddeBajadeBienesdeInventarioFísicoLos documentos de respaldo que servirán de soporte para el registro de la solicitud de baja de bienes de inventario físico serán los siguientes:

• Resolución de la Contraloría General de Cuentas

ó • Resolución de Bienes del Estado

PerfilesNecesariosparalaSolicitud,DesmarcaciónyAprobacióndeBajadeBienesdeInventarioFísicoPara tener acceso a la opción correspondiente a las funciones asignadas al usuario dentro del módulo de inventarios y específicamente para el proceso de baja de bienes de inventario físico, el usuario debe tomar en cuenta los siguientes perfiles.

TIPO DE PERFIL PARA EL ACCESO AL REGISTRO DE BAJA DE BIENES DE INVENTARIO FISICO

PERFIL DESCRIPCIÓN DEL PERFIL 246 Solicitud y Demarcación de Baja de Inventarios

Administración Local 248 Aprobación de Baja de Inventario Físico

Administración DCE


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GuíaRápidaparaelRegistrodeBajaenInventarioFísico

SolicitarBajaenInventarioFísico(AdministradorLocal/UsuarioUDAFóUE)Para registrar la solicitud de baja en inventario físico, el usuario debe realizar las siguientes acciones dentro del Sistema SICOINWEB:

1. Seleccionar del menú el Modulo de Inventarios, luego seleccionar el menú de Registro; por ultimo seleccionar la opción de Solicitar Baja en Inventario Físico.

2. El sistema le pide que identifique la Entidad y Unidad Ejecutora.

3. A continuación se desplegaran en pantalla todos los bienes pertenecientes a la Institución seleccionada y que además se encuentren en estado ALMACENADO (condición obligatoria para poder solicitar de baja el bien).

4. El usuario debe seleccionar los bienes a los cuales desea dar de baja y seguidamente seleccionar el botón de Solicitar Baja.

5. El sistema pide que se le confirme si se está seguro en solicitar de baja los bienes seleccionados, en caso afirmativo, presenta una pantalla donde solicita que se registre los siguientes datos:

5.1 Tipo de Resolución 5.2 No. de Resolución 5.3 Fecha de Documento 5.4 Razón de la Baja Además presenta el total de los bienes seleccionados.

6. El paso 5 y 6 deben repetirse tantas veces sea necesario, hasta completar la solicitud de todos los bienes a los cuales se desea dar de baja.

Obtener Reporte de Bienes Solicitados de Baja en el Inventario (AdministradorLocal/UsuarioUDAFóUE)Para obtener el reporte de bienes solicitados de baja en el inventario, el usuario debe realizar las siguientes acciones:


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1. Seleccionar del menú el Modulo de Inventarios, seleccionar el menú de Registro, seleccionar el menú de Reportes; por ultimo seleccionar el reporte 00820562 - Reporte de Baja de Inventario.

2. Como filtros debe ingresar los datos siguientes:

2.1 No. de Resolución 2.2 Entidad 2.3 Unidad Ejecutora 2.4 Unidad Desconcentrada

Por ultimo seleccionar el botón Continuar para que el sistema genere el reporte y lo muestre en pantalla, donde el usuario puede imprimir si así lo desea.

DesmarcarBienes con SolicituddeBaja en Inventario (AdministradorLocal/UsuarioUDAFóUE)Para desmarcar bienes con solicitud de baja el usuario debe realizar las siguientes acciones:

1. Seleccionar del menú el Modulo de Inventarios, luego seleccionar el menú de Registro; por ultimo seleccionar la opción de Desmarcar Solicitud de Baja de Inventario Físico.


3. A continuación el sistema muestra una pantalla donde se pueden visualizar todas las

resoluciones que la entidad tiene registradas para solicitud de baja de bienes en el inventario.

4. Debe seleccionar la resolución y luego seleccionar el botón de Detalles el cual le llevara a

una pantalla donde se muestra el detalle de todos los bienes que se marcaron con estado de SOLICITADO BAJA para resolución indicada.

5. El usuario debe seleccionar los bienes que desea desmarcar y que forman parte de la

resolución de solicitud de baja.

6. y luego presionar el botón de Desmarcar; El sistema pide que se confirme si se desea desmarcar los bienes seleccionados en SOLICITADO BAJA, de ser afirmativa la respuesta, el sistema automáticamente regresa los bienes seleccionados al estado ALMACENADO y elimina la información correspondiente a la resolución de solicitud de baja.

7. Los pasos 5 y 6 deben realizarse cuantas veces sea necesario, hasta completar la desmarcación total de los bienes que ya no se desean incluir en la solicitud de baja del inventario.


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AprobarBajaenInventarioFísico(AdministradorDCE/UsuarioDCE)Para aprobar la baja de solicitud de bienes del inventario el usuario debe realizar las siguientes acciones:

1. Seleccionar del menú el Modulo de Inventarios, luego seleccionar el menú de Registro; por ultimo seleccionar la opción de Aprobar Baja en Inventario Físico.

2. El sistema le pide que identifique la Entidad, en esta pantalla solamente se muestra la

Entidad de Finanzas Públicas como rector de la Contabilidad. 3. A continuación el sistema muestra una pantalla donde se pueden visualizar todas las

resoluciones que la entidad tiene registradas como solicitud de baja de bienes en el inventario.

4. Si el usuario desea verificar el detalle de los bienes contenidos en la resolución puede realizar dos acciones. a) Si solamente desea visualizar el detalle de los bienes en pantalla, debe presionar el

botón Detalles, el sistema automáticamente le visualiza en pantalla el total de bienes solicitados de baja. Si desea regresar al menú anterior solamente debe presionar el botón de Nivel Anterior.

b) Si desea imprimir un reporte con el detalle de bienes, debe seleccionar el botón

imprimir; el sistema muestra una pantalla con los filtros necesarios para elaborar el reporte donde el usuario solo debe presionar el botón continuar para que el sistema elabore el reporte y lo muestre en pantalla.

5. Para aprobar la baja de una solicitud de baja de bienes del inventario, el usuario debe

seleccionar el no. de solicitud deseada y luego presionar el botón de Generar Asiento Contable.

6. El sistema pide la confirmación para aprobar la baja indicando si se está seguro de querer

generar los asientos contables correspondientes. Si la respuesta es afirmativa el sistema procede a aprobar la baja de los bienes del inventario y a generar el asiento contable automáticamente para afectar la contabilidad.

7. El sistema informara la aprobación exitosa de los bienes a través de la generación exitosa del asiento contable, caso contrario informará al usuario por qué no fue posible realizar dicha transacción.

8. Al ser aprobada la resolución el sistema la desaparece automáticamente de la pantalla de solicitudes de baja, por lo que ya no podrá estar disponible para consultar.


7

Verificación de laBaja de losBienes en el Inventario (Administrador Local/UsuarioUDAFóUE)Para obtener el reporte de bienes que fueron dados de baja en el inventario, el usuario debe realizar las siguientes acciones:






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GuíaDetalladaparaelRegistrodeBajaenInventarioFísico

SolicitarBajaenInventarioFísico(AdministradorLocal/UsuarioUDAFóUE)Para registrar la solicitud de baja en inventario físico, el usuario debe realizar las siguientes acciones dentro del Sistema SICOINWEB:

1. Seleccionar del menú el Modulo de Inventarios, luego seleccionar el menú de Registro; por ultimo seleccionar la opción de Solicitar Baja en Inventario Físico.



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3. A continuación se desplegaran en pantalla todos los bienes pertenecientes a la Institución seleccionada y que además se encuentren en estado ALMACENADO (condición obligatoria para poder solicitar de baja el bien).

4. El usuario debe seleccionar los bienes a los cuales desea dar de baja y seguidamente seleccionar el botón de Solicitar Baja.

5. El sistema pide que se le confirme si se está seguro en solicitar de baja los bienes

seleccionados, en caso afirmativo, presenta una pantalla donde solicita que se registre los siguientes datos:

5.1 Tipo de Resolución 5.2 No. de Resolución 5.3 Fecha de Documento 5.4 Razón de la Baja Además presenta el total de los bienes seleccionados.


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6. El paso 5 y 6 deben repetirse tantas veces sea necesario, hasta completar la solicitud de todos los bienes a los cuales se desea dar de baja.

Obtener Reporte de Bienes Solicitados de Baja en el Inventario (AdministradorLocal/UsuarioUDAFóUE)Para obtener el reporte de bienes solicitados de baja en el inventario, el usuario debe realizar las siguientes acciones:





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3. Por ultimo seleccionar el botón Continuar para que el sistema genere el reporte y lo muestre en pantalla, donde el usuario puede imprimir si así lo desea.


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DesmarcarBienes con SolicituddeBaja en Inventario (AdministradorLocal/UsuarioUDAFóUE)Para desmarcar bienes con solicitud de baja el usuario debe realizar las siguientes acciones:

1. Seleccionar del menú el Modulo de Inventarios, luego seleccionar el menú de Registro; por ultimo seleccionar la opción de Desmarcar Solicitud de Baja de Inventario Físico.



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3. A continuación el sistema muestra una pantalla donde se pueden visualizar todas las resoluciones que la entidad tiene registradas para solicitud de baja de bienes en el inventario.

4. Debe seleccionar la resolución y luego seleccionar el botón de Detalles el cual le llevara a una pantalla donde se muestra el detalle de todos los bienes que se marcaron con estado de SOLICITADO BAJA para resolución indicada.

5. El usuario debe seleccionar los bienes que desea desmarcar y que forman parte de la resolución de solicitud de baja.

6. Luego presionar el botón de Desmarcar; El sistema pide que se confirme si se desea desmarcar los bienes seleccionados en SOLICITADO BAJA, de ser afirmativa la respuesta, el sistema automáticamente regresa los bienes seleccionados al estado ALMACENADO y elimina la información correspondiente a la resolución de solicitud de baja.


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7. Los pasos 5 y 6 deben realizarse cuantas veces sea necesario, hasta completar la desmarcación total de los bienes que ya no se desean incluir en la solicitud de baja del inventario.

AprobarBajaenInventarioFísico(AdministradorDCE/UsuarioDCE)Para aprobar la baja de solicitud de bienes del inventario el usuario debe realizar las siguientes acciones:

1. Seleccionar del menú el Modulo de Inventarios, luego seleccionar el menú de Registro; por ultimo seleccionar la opción de Aprobar Baja en Inventario Físico.


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2. El sistema le pide que identifique la Entidad, en esta pantalla solamente se muestra la Entidad de Finanzas Públicas como rector de la Contabilidad.

3. A continuación el sistema muestra una pantalla donde se pueden visualizar todas las

resoluciones que la entidad tiene registradas como solicitud de baja de bienes en el inventario.

4. Si el usuario desea verificar el detalle de los bienes contenidos en la resolución puede realizar dos acciones. c) Si solamente desea visualizar el detalle de los bienes en pantalla, debe presionar el

botón Detalles, el sistema automáticamente le visualiza en pantalla el total de bienes solicitados de baja. Si desea regresar al menú anterior solamente debe presionar el botón de Nivel Anterior.


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d) Si desea imprimir un reporte con el detalle de bienes, debe seleccionar el botón imprimir; el sistema muestra una pantalla con los filtros necesarios para elaborar el reporte donde el usuario solo debe presionar el botón continuar para que el sistema elabore el reporte y lo muestre en pantalla.


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5. Para aprobar la baja de una solicitud de baja de bienes del inventario, el usuario debe seleccionar el no. de solicitud deseada y luego presionar el botón de Generar Asiento Contable.


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6. El sistema pide la confirmación para aprobar la baja indicando si se está seguro de querer generar los asientos contables correspondientes. Si la respuesta es afirmativa el sistema procede a aprobar la baja de los bienes del inventario y a generar el asiento contable automáticamente para afectar la contabilidad.

7. El sistema informara la aprobación exitosa de los bienes a través de la generación exitosa del asiento contable, caso contrario informará al usuario por qué no fue posible realizar dicha transacción.

8. Al ser aprobada la resolución el sistema la desaparece automáticamente de la pantalla de solicitudes de baja, por lo que ya no podrá estar disponible para consultar.

Verificación de laBaja de losBienes en el Inventario (Administrador Local/UsuarioUDAFóUE)Para obtener el reporte de bienes que fueron dados de baja en el inventario, el usuario debe realizar las siguientes acciones:



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4. Como filtros debe ingresar los datos siguientes: 4.1 No. de Resolución 4.2 Entidad 4.3 Unidad Ejecutora 4.4 Unidad Desconcentrada


CUR COONTABLE PARRA BAJA DE BBIENES DE INVENTARIO FIISICO

REPORTE 00820562 ‐ Reporte de Baja de Inventario

D

Dirección de Contaabilidad del Estadoo

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