Guía de aprendizaje 4

SENA REGIONAL BOGOTA-CUNDINAMARCACENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

GUIA DE APRENDIZAJE 4Esta guía lo ayudará y orientará en el proceso auto formativo que le permitirá conocer e incrementar sus conocimientos en cuanto a soportes contables de la empresa. Es por eso que se ha desarrollado un resumen para que el aprendiz estudie el tema, pero donde él también debe poner de su empeño por medio de la investigación para conocer a fondo del tema.Recuerde que todo método de enseñanza-aprendizaje requiere de técnicas y métodos de estudio, además de dedicación disciplina y responsabilidad.

Objetivos: Identificar los diferentes tipos de soportes contables de la empresa. Diligenciar los soportes contables que se emplean en una empresa. Reconocer la importancia de los soportes como prueba de registro de transacciones.

Fuentes: Decreto 410 de 1971-Código de Comercio. Contabilidad Universitaria-Coral & Gudiño. Estatuto Tributario. Contabilidad General-Hernando Díaz.

1Guía elaborada por: Liceth Paola Peña. Gloria Martínez. Deyanira Ruiz. Juan Carlos Garzón. Diego Bustos


SOPORTES CONTABLESLos soportes contables son los medios escritos con los cuales puede justificarse una transacción u operación comercial realizada por el ente económico o la empresa.Los soportes son de gran importancia no solo por la comprobación o justificación de la transacción sino que además se constituyen en un elemento esencial para el registro en la contabilidad. Son una prueba integra y verificable por terceras personas.

Recibo de cajaEste comprobante se utiliza para dar ingreso a Caja de todos los dineros recaudados por cualquier concepto, ya sea en dinero en efectivo, cheques o comprobante de venta con tarjetas débito y crédito. Este documento, para efectos de control, debe elaborarse en original y una copia. El original deberá ser entregado al cliente o persona que efectúe el pago y la copia queda en el registro en contabilidad. Ejemplo, American Electric Ltda. Recibe la cancelación de la factura N° 5555 el 18 de enero de 2010, a nombre de Juan Garzón, por valor de $2’800.000, de los cuales recibe $2’000.000 con cheque N° 5656565 de BanCoñac y el saldo en efectivo.



Recibo de caja menorEl recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque. Para ello se establece un fondo denominado caja menor, cuyo monto se fija de acuerdo con las necesidades de la empresa.Ejemplo, American Electric Ltda. el 18 de enero de 2010 paga $95.000 por concepto de cafetería a la Panadería dulce.

Comprobante de egresoEstos comprobantes se utilizan como prueba de los desembolsos o pagos a favor de terceros. Como medida de seguridad y por control interno es aconsejable que todos los desembolsos se efectúen con cheque, con excepción de los pagos de menor cuantía, para los cuales se utilizará la caja menor. A estos comprobantes deberá anexarse los comprobantes que justifiquen dicho pago. Por lo general se elabora en general y dos copias, una para el beneficiario del pago, para contabilidad y para el archivo consecutivo.Ejemplo, El 19 de enero de 2010 American Electric Ltda. paga a Samsun Ltda. $820.000 según factura 890, con cheque 1234567 de BanCoñac.



Factura de ventaLa factura de venta es el documento que expide quien vende bienes o presta servicios. La factura es el soporte esencial para la contabilidad del empresario; la deben expedir los comerciantes, los profesionales liberales y quienes estén obligados. La factura debe elaborarse en original y copia, el original debe entregarse al cliente.Ejemplo, El 20 de enero American Electric Ltda. vende mercancía de contado por $8’160.000, IVA incluido, a Sansum Ltda. según factura N° Z1-4567.



Notas créditoEste documento se utiliza para efectuar abonos en la cuenta de los clientes por valores y conceptos como; devoluciones de mercancías u omisiones en liquidaciones. Se elabora por lo general en original y una copia, el original para el cliente.Ejemplo, El 21 de enero de 2010 American Electric Ltda. recibe una devolución de mercancías de Sansum Ltda. por $690.000 según factura N° Z1-4567.



Nota débitoEs un comprobante que emiten las empresas para cargar a la cuenta de los clientes, valores como intereses de financiación, sobregiros, entre otros conceptos adicionales a las ventas y servicios prestados.Ejemplo, el 31 de enero de 2010 American Electric Ltda. envía nota débito a Juan Garzón por $60.000 de intereses de la mercancía vendida a crédito según factura N° 1234.



Nota de contabilidadEs el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable específico, como es el caso de los asientos de corrección, depreciaciones, amortizaciones, ajustes y cierre además de las compras al régimen simplificado.Ejemplo, el 1 de enero de 2010 el socio Diego Bustos hace un aporte de un carro por valor de $30’0000.000 en la constitución de la empresa American Electric Ltda.

Comprobante de contabilidadEl comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexarán los documentos que los justifiquen.Los comprobantes de contabilidad deben estar debidamente soportados, numerados en forma consecutiva, en español, deben indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de la operación. Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, máximo por operaciones de un mes. Estos documentos son los soportes de los registros en los libros.El comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitud.Su procedimiento es el siguiente:Clasificación, análisis y codificación de los soportes.



Preparación del comprobante de contabilidad, teniendo en cuenta los siguientes pasos:Escribir el código de la cuenta principal, en orden consecutivo; en el detalle, el nombre de la cuenta.Escribir el código de la subcuenta y el nombre en el detalle; renglón seguido la razón del asiento con el nombre y número del soporte que respalda la transacción. El valor corresponde al movimiento débito o crédito se escribe frente de la subcuenta en la columna de parciales.Al final de cada cuenta principal, se suman los débitos y los créditos de la columna de parciales; los valores se registran al frente, en la columna del Debe o Haber, que corresponda.

Traslado a libros mayores y auxiliares:La columna de parciales se traslada a los libros auxiliares.Las columnas Debe y Haber se trasladan al libro diario columnario.

Ejemplo, Dos socios constituyen la empresa American Electric Ltda. el 1 de enero de 2010, en Bogotá, con los siguientes datos:

El socio Diego Bustos aporta una camioneta por valor de $30’000.000 según nota de contabilidad 1.

La socia Paola Peña aporta un cheque por $10’000.000 de BanCoñac, según recibo de caja 1 y un terreno avaluado en $20’000.000 según nota de contabilidad 2.



Trabajo a entregar.¿Quiénes están obligados a expedir factura?¿Qué requisitos debe reunir la factura?¿Qué obligaciones deben cumplir las personas o entidades que elaboren facturas?¿En qué casos no se requiere la expedición de factura?¿Qué son títulos valores?¿Qué es una remisión?¿Qué es una entrada al almacén?¿Qué son notas débito y crédito bancarias?¿Qué es una consignación bancaria?¿Qué es un cheque?¿Qué es una letra de cambio?¿Qué es un pagaré?


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