Guia Didactica 2 -Gerencia de Proyectos

7/25/2019 Guia Didactica 2 -Gerencia de Proyectos

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POLITCNICO DE COLOMBIAEDUCACIN PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO

GU A DID CTICAC DIGO: M2-FR17 VERSI N: 1 Pgina 1 de 15

DIPLOMADO: GERENCIA DE PROYECTOS

MDULO DE FORMACIN: PLANIFICACIN DE PROYECTOS

Si piensas que puedes o p iensas que

no puedes, tienes raznHenry Ford

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EducacinSinLmites!

PLANIFICACINDE PROYECTOS

MDULO
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M DULO 1:PLANIFICACIN DE PROYECTOS

MDULO DE FORMACIN 2:

PLANIFICACIN DE PROYECTOS

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE:

Comprende las pautas para la planificacin de proyectos.Identifica el proceso metodolgico para el diseo del proyecto.Conoce y aplica herramientas de software para el proceso de planificacinde proyectos.Explica el ciclo de vida del proyecto.Interpreta el flujograma del proceso de planificacin.

DESCRIPCIN DEL MATERIAL

Bienvenidos al Diplomado en Gerencia de Proyectos!

CONTENIDO

- Gua para la planificacin de proyectos y

proceso metodolgico para el diseo del

proyecto

- Herramientas de software para el proceso de

planificacin- Flujograma del proceso de planificacin.


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INTRODUCCIN

El concepto de planificacin se puede definir mediante diversos puntos de vista y

pensamientos de diferentes autores, pero para efectos de la gerencia de proyectos

Qu se entiende por planificacin?:

Es elaborar planes con los elementos con que cuenta. Estos planes debern ser

fundamentados, definidos, orientados, evaluados y controlados.

Esta herramienta le ha resuelto al hombre casi la mayor parte de sus problemas. La

planificacin es una de las principales funciones de las organizaciones, y supone la

proyeccin de metas, basada en mtodos apropiados. Ayuda a tomar decisiones y

se constituye en un medio para lograr algo y no es un fin en s mismo.

La planificacin es permanente y sus acciones deben interpretar la realidad para

mejorarla.

Toda planificacin tiene como su nombre lo indica, un plan, es decir, un conjunto

coherente de acciones que procuran modificar una situacin o problema.

Planificar consiste adelantarse en el tiempo, prever lo que puede suceder y actuar

en consecuencia, para concretar en la realidad lo que imaginamos en nuestra

planificacin. Es arribar exitosamente a las metas que nos hemos propuesto, de la

manera menos costosa, en el menor tiempo posible y con la mayor calidad posible.

A continuacin, se presentan teorias expuestas en la metodologa PMI con apoyode herramientas de software como el Microsoft Project y MindManager, las cuales

facilitan las actividades de planificacin al gerente de proyectos.


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I. GUA PARA LA PLANIFICACIN DE PROYECTOS YPROCESO METODOLGICO PARA EL DISEO DEL

PROYECTO

PMI Project Management Institute es la principal asociacin de miembros

profesionales del mundo sin fines de lucro para la profesin de proyectos.

Esta asociacin dise la gua para la gestin de proyectos denominada PMBOK,

en la cual se presenta la estructura de gestin PMO, que estandariza los procesos

relacionados con los proyectos y hace ms fcil compartir recursos, metodologas y

herramientas.

Dicha estructura propone los siguientes grupos de procesos:

1. Procesos de inicio

2. Procesos de planificacin

3. Procesos de ejecucin

4. Procesos de supervisin y control

5. Procesos de cierre


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El primer grupo de procesos denominado procesos de inicio, comprende las

siguientes actividades:

Acta de constitucin del proyecto: Documento emitido por el iniciador o

patrocinador del proyecto que autoriza formalmente un proyecto y nombra al director

de proyectos para aplicar los recursos a las actividades del proyecto.

Enunciado preliminar del alcance del proyecto: Descripcin narrativa del

alcance del proyecto y una descripcin del trabajo, que permite tomar decisiones

sobre el proyecto y desarrollar un entendimiento comn entre los interesados.

El segundo grupo de procesos comprende la planificacin del proyecto, estos

procesos representan el cuerpo principal de la direccin de proyectos ya que define

los objetivos y planifica las acciones requeridas para lograr los objetivos y el alcance

del proyecto.

La Gestin del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para asegurar

que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y slo el trabajo requerido, paracompletar el proyecto con xito. La Gestin del Alcance del Proyecto se encarga

principalmente de la definicin y el control de lo que est y no est incluido en el

proyecto. Los procesos de Gestin del Alcance del Proyecto incluyen:

1. Planificacin del Alcance: crea un plan de gestin del alcance del proyecto que

documenta cmo se definir, verificar y controlar el alcance del proyecto, y cmo

se crear y definir la estructura de desglose del trabajo (EDT).

2. Definicin del Alcance: desarrolla un enunciado detallado del alcance del proyecto

como base para futuras decisiones del proyecto.


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3. Crear EDT: subdivide los principales productos entregables del proyecto y el

trabajo del proyecto en componentes ms pequeos y ms fciles de gestionar.

4. Verificacin del Alcance: formaliza la aceptacin de los productos entregablescompletados del proyecto.

5. Control del Alcance: controla los cambios en el alcance del proyecto.


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Planificacin del alcance:

Esto implica que antes de abordar cada proyecto, debemos considerar los medios

que necesitaremos para cada proyecto:

Personal del equipo de proyecto.

Herramientas tecnolgicas.

Software informtico.

Metodologa a utilizar.

Procesos que vamos a desarrollar.

Procedimientos.

Fuentes de datos.

etc.

Llegados a este punto, ya disponemos de toda la informacin que hemos

desarrollado en el enunciado del alcance del proyecto preliminar, as como los

medios que necesita el proyecto para llevarse a cabo. Estamos pues, en disposicin

de realizar una gestin del alance del proyecto mucho ms detallada y que ser

clave para el xito del mismo.

Definicin del alcance:

El enunciado del alcance del proyecto se define sobre la base de los principales

productos entregables o servicios contratados, asunciones y restricciones, que se

documentan durante la iniciacin del proyecto en el enunciado del alcance del

proyecto preliminar.

La definicin completa y detallada de alto nivel del alcance definitivo del proyecto la

obtendremos despus de haber analizado los productos entregables y los requisitos

tangibles del proyecto.


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Enunciado del Alcance del Proyecto

Describe, en detalle, los productos entregables del proyecto y el trabajo

necesario para crear tales productos entregables. Proporciona un entendimiento comn entre los interesados del proyecto.

Describe los principales objetivos del proyecto.

Permite al equipo del proyecto realizar una planificacin ms detallada.

Gua el trabajo del equipo del proyecto durante la ejecucin.

Proporciona la lnea base para evaluar si las solicitudes de cambios o

trabajos adicionales estn comprendidos dentro o fuera de los lmites del

proyecto.

El enunciado del Alcance del Proyecto Incluye:

Objetivos del Proyecto

o Objetivos de Coste.

o Objetivos de Tiempo.

o Objetivos Tcnicos.

o Objetivos de Calidad.

Requisitos del Proyecto:

Requisitos de Coste. Los objetivos de coste del presente proyecto sern no

superar los 8 millones de euros de coste de ejecucin.

Requisitos de Tiempo. El objetivo de tiempo ser terminar la ejecucin de la

obra en menos de 24 meses.

Requisitos Tcnicos. Los objetivos tcnicos sern resolver todas las

dificultades e imprevistos tcnicos que sucedan durante la ejecucin.

Requisitos de Calidad. Los objetivos de calidad sern los estndares

indicados en la programacin del control de calidad.


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Crear la EDT (ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO):

La EDT es una descomposicin jerrquica, orientada al producto entregable

o prestacin de servicios, del trabajo que ser ejecutado por el equipo del

proyecto, para lograr los objetivos del proyecto y crear los productosentregables o servicios requeridos.

La EDT organiza y define el alcance total del proyecto.

La EDT subdivide el trabajo del proyecto en porciones de trabajo ms

pequeas y fciles de manejar.

EJEMPLO: Resumen de actividades de la EDT

FASE 1. INICIACIN Y ESTUDIO DEL PROYECTO

Estudio Tcnico (Anteproyecto)

Estudio de Mercado

Estudio de Viabilidad Econmica

Evaluacin Financiera del Proyecto

Toma de decisin

FASE 2. PLAN DE MARKETING Y COMERCIALIZACINDiseo Grfico:

Infografas de la promocin

Videos

Maquetas

Diseo catlogos

Diseo folletos

Diseo imagen corporativa de la promocin

etc.

Anlisis de los medios:

Internet

Catlogos

Folletos


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Posters

Tarjetas postales

Objetos de regalo con el logotipo

Vallas publicitarias Prensa

Radio

TV local

Servicio de atencin al cliente (ventas y postventa)

FASE 3. ELABORACIN DEL PROYECTO

PROYECTO DE EJECUCIN

Vamos a desglosar el proyecto de ejecucin en las siguientes tareas o productos

independientes todas ellas relacionadas entre s:

Proyecto de Derribo.

Diseo del edificio.

Memoria del Proyecto. Cdigo Tcnico Edificacin.

Pliego de Condiciones.

Clculo y diseo de la estructura. Proyectos de Instalaciones del edificio.

Proyecto de Telecomunicaciones.

Proyecto de Gestin de Residuos.

Proyecto de Actividad.

Anlisis de costes del Proyecto. Presupuesto.

Estudio de Seguridad y Salud.

Programacin del Control de la Calidad (ejecucin y materiales)

SUPERVISIN DE FALLOS DEL PROYECTO

Supervisin de la Estructura.

Supervisin del Diseo.

Supervisin de las Instalaciones.


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Supervisin del Presupuesto.

COORDINACIN EN FASE DE PROYECTO

Coordinar diseador con Ingeniero calculista. Coordinar diseador con Ingeniero en instalaciones.

FASE 4. EJECUCIN DEL PROYECTO

Direccin de la Ejecucin Material.

Control de la Calidad (ejecucin y materiales).

Control de la Seguridad y Salud.

Supervisin de la Contratacin.

Coordinacin de los Recursos Humanos.

Planificacin de la Produccin.

Anlisis y Control de Costes.

FASE 5. CIERRE DEL PROYECTO

Inspeccin final de las unidades ejecutadas.

Mostrar las unidades ejecutadas a los compradores.

Entrega de llaves. Entrega del Libro del Edificio.

Tareas de postventa.

Gestin del tiempo del proyecto:

La Gestin del Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios para lograr la

conclusin del proyecto a tiempo. Los procesos de Gestin del Tiempo del Proyecto

incluyen:

1. Definicin de las Actividades: identifica las actividades especficas del

cronograma que deben ser realizadas para producir los diferentes productos

entregables del proyecto.


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2. Establecimiento de la Secuencia de las Actividades: identifica y documenta las

dependencias entre las actividades del cronograma.

3. Estimacin de Recursos de las Actividades: estima el tipo y las cantidades derecursos necesarios para realizar cada actividad del cronograma.

4. Estimacin de la Duracin de las Actividades: estima el nmero de perodos

laborables que se necesitarn para completar actividades individuales del

cronograma.

5. Desarrollo del Cronograma: analiza las secuencias de las actividades, su

duracin, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el

cronograma del proyecto.

6. Control del Cronograma: controla los cambios en el cronograma del proyecto.

II. HERRAMIENTAS DE SOFTWARE PARA EL PROCESO DEPLANIFICACIN

MindManager:

Mindjet MindManager provee una interfase visual intuitiva que rpidamente permite

capturar, organizar y compartir ideas e informacin. MindManager es el software

lder en el mapeo de informacin de negocios, mejorando la planeacin de

proyectos, la organizacin de procesos y el manejo de informacin para individuos

y equipos de trabajo. Este software maximiza el rendimiento de los negocios al

mejorar la calidad del pensamiento estratgico, acelerar proyectos y multiplicar la

productividad.


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Qu es un mapa?

Un mapa es una representacin visual de informacin e ideas. La idea principal o el

ttulo est ubicado en el centro del mapa. Mientras tanto, las ideas complementariasse desprenden del centro y se organizan de forma radiante y jerrquica alrededor

de ella. Cada idea se conoce como un tpico. Los tpicos dentro del mapa

comienzan desde la hora uno del reloj y se leen en el mismo sentido en que se

mueven las agujas del reloj.

Microsoft Project:

Enterprise Project Management es una plataforma de Microsoft que permite

gestionar los proyectos. El ambiente de trabajo permite gestionar tanto proyectos

unitarios como carteras de proyectos.

Como principales beneficios permite administrar y comprender de forma eficaz las

programaciones de proyectos, establecer expectativas realistas con los equipos deproyectos, la administracin y los clientes, Permite elaborar programaciones,

asignar recursos y administrar presupuestos. Comprender la programacin con

caractersticas tales como Controladores de tareas para localizar el origen de los

problemas, Anulacin de nivel mltiple para probar situaciones, y Resaltado de

fondo de celda para sombrear automticamente las tareas afectadas por un cambio.


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I. FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE PLANIFICACIN

Los esperamos en mdulo siguiente del Diplomado en Gerencia deProyectos!


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BIBLIOGRAFIA

UNIVERSIDAD DE CHILE. Gua de apoyo Project Professional. Plan demodernizacin de la gestin institucional. 2012. 19p.

CMARA DE COMERCIO DE MEDELLN. Juan Carlos Garca. Gerencia deProyectos. 2013. 78p.

PONS, Juan Felipe. Anlisis terico del PMBOK y su puesta en marcha enproyectos de edificacin. 2009. 236p.

CANO, Walter G. Introduccin a la gerencia de proyectos. Medelln. 2006. 23p.

RANDOLPH, W. Alan y POSNER, Barry Z. El reto de dirigir equipos de proyectos ycontingentes de trabajo. Bogot. 2013. 47p.

CIBERGRAFA:

www.iso-21500.es/

www.aenor.es

grupoiso21500.blogspot.com/

www.aec.es

ELABORADO POR:Carlos Mario Alzate/DuberCastrilln Quiroz

REVISADO POR:Comit de Diseo Curricular

APROBADO POR:Consejo Acadmico

FECHA:Octubre 30 de 2014

FECHA:Octubre 30 de 2014

FECHA:Noviembre 08 de 2014
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