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POLITÉCNICO DE COLOMBIA
EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO
GUÍA DIDÁCTICA
CÓDIGO: M2-FR17 VERSIÓN: 1 Página 1 de 13
DIPLOMADO: GERENCIA DE PROYECTOS
MÓDULO DE FORMACIÓN: SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS
"Lo importante no es si el vaso está medio lleno o medio vacío, lo
importante es si se está llenando o se está vaciando" @yoriento
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SEGUIMIENTO Y
CONTROL DE
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MÓDULO 4:
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS
MÓDULO DE FORMACIÓN 4:
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS
OBJETIVOS DE APRENDIZAJE:
Comprende las pautas para el seguimiento y control de proyectos.
Identifica el proceso metodológico para el seguimiento y control del proyecto.
Conoce y aplica herramientas de software para el proceso de seguimiento y
control de proyectos.
Comprende las pautas para elaborar el informe de análisis de rendimiento
del proyecto.
Analiza ejemplos sobre el seguimiento y análisis de proyectos.
DESCRIPCIÓN DEL MATERIAL
¡Bienvenidos al Diplomado en Gerencia de Proyectos!
CONTENIDO
- Proceso de seguimiento y control
- Metodología para el seguimiento y control
del proyecto
- Aplicación del software para el seguimiento y
control del proyecto
- Informe para analizar el rendimiento del
proyecto
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MÓDULO 4:
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INTRODUCCIÓN
El concepto de planificación se puede definir mediante diversos puntos de vista y
pensamientos de diferentes autores, pero para efectos de la gerencia de proyectos
¿Qué se entiende por planificación?:
Es elaborar planes con los elementos con que cuenta. Estos planes deberán ser
fundamentados, definidos, orientados, evaluados y controlados.
Esta herramienta le ha resuelto al hombre casi la mayor parte de sus problemas. La
planificación es una de las principales funciones de las organizaciones, y supone la
proyección de metas, basada en métodos apropiados. Ayuda a tomar decisiones y
se constituye en un medio para lograr algo y no es un fin en sí mismo.
La planificación es permanente y sus acciones deben interpretar la realidad para
mejorarla.
Toda planificación tiene como su nombre lo indica, un plan, es decir, un conjunto
coherente de acciones que procuran modificar una situación o problema.
Planificar consiste adelantarse en el tiempo, prever lo que puede suceder y actuar
en consecuencia, para concretar en la realidad lo que imaginamos en nuestra
planificación. Es arribar exitosamente a las metas que nos hemos propuesto, de la
manera menos costosa, en el menor tiempo posible y con la mayor calidad posible.
A continuación, se presentan teorias expuestas en la metodología PMI con apoyo
de herramientas de software como el Microsoft Project y MindManager, las cuales
facilitan las actividades de planificación al gerente de proyectos.
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I. PROCESO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
Control: Proceso de hacer que las cosas ocurran de forma ordenada o de acuerdo
a lo planificado.
Por medio del control es posible:
Comparar lo realizado con las metas y planes
Revelar cuando y donde existen desviaciones
Poner en marcha acciones correctoras
A continuación se presenta una descripción gráfica del proceso de seguimiento y
control de un proyecto:
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En atención a la metodología propuesta (PMI – Project Management Institute) se
observa que el proceso de seguimiento y control cuenta a su vez con importantes
actividades, las cuales se pueden observar en el siguiente gráfico:
De igual forma, el grupo de procesos que integran el seguimiento y control de un
proyecto, también presentan una inter-relación que puede observarse en el
siguiente gráfico, para sintetizar lo que describe la metodología PMI:
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El seguimiento persigue que el proyecto se ajuste a la planificación inicial, por esta
razón es fundamental las siguientes fases:
Creación de un plan de referencia: Es la planificación del proyecto que se
considera definitiva antes de empezar a ejecutar el proyecto. Se utiliza para
comparar la evolución del proyecto real con la evolución que se esperaba.
Recolección de datos reales: En esta fase es importante definir qué
información se debe recoger para cada actividad.
Análisis de seguimiento del plan original: Es una realimentación de la
programación con valores reales para obtener una planificación que
incorpore el estado real del proyecto. Si el proyecto se aleja mucho del plan
de referencia, llega un momento en que es necesario crear un nuevo plan de
referencia, más próximo a la realidad del proyecto.
II. METODOLOGÍA PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL
El seguimiento y control consiste en los procesos realizados para observar la
ejecución del proyecto para que los problemas potenciales se puedan identificar en
forma oportuna y se puedan adoptar medidas, cuando sea necesario, para controlar
la ejecución del proyecto. El beneficio clave es que el rendimiento del proyecto es
observado y medido regularmente para identificar las variantes del plan de gestión
de proyectos.
Incluye:
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Medición de las actividades en curso del proyecto
Las variables de seguimiento del proyecto (costes, esfuerzo, alcance, etc)
contra el plan de gestión del proyecto
Identificar las acciones correctivas para abordar las cuestiones y los riesgos
Influenciar en los factores que podrían eludir el control
En proyectos multi-fase, el proceso de supervisión y control también proporciona
retroalimentación entre las fases del proyecto, a fin de implementar acciones
correctivas o preventivas para que el proyecto cumpla con el plan de gestión del
proyecto.
El mantenimiento de Proyectos es un proceso continuo, e incluye:
Continuar con el apoyo de los usuarios finales
Corrección de errores
Actualizaciones del software a través del tiempo
En el transcurso de cualquier proyecto, se producen cambios. El cambio es una
parte normal y esperada del proyecto. Los cambios pueden ser el resultado de
modificaciones de diseño necesarias, diferentes condiciones ambientales, la
disponibilidad de materiales, efectos de terceros, etc. Más allá de realizar el cambio
en el campo, el cambio normalmente necesita ser documentado para demostrar lo
que realmente se construye.
Esto se conoce como Gestión del Cambio. Cuando se introducen cambios en el
proyecto, la viabilidad del proyecto tiene que ser evaluado de nuevo. Es importante
no perder de vista los objetivos iniciales y los objetivos de los proyectos. Cuando los
cambios se acumulan, el resultado previsto no puede justificar la inversión
propuesta.
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III. APLICACIÓN DEL SOFTWARE PARA EL SEGUIMIENTO Y
CONTROL
El seguimiento y control del proyecto tiene como objetivo fundamental la vigilancia
de todas las actividades de desarrollo del sistema. Es una de las labores más
importantes en todo desarrollo de sistemas, ya que un adecuado control hace
posible evitar desviaciones en costes y plazos, o al menos detectarlas cuanto antes.
Para poder ejercer un correcto seguimiento y control del proyecto es necesario que
el Gerente del Proyecto dedique todo el tiempo que sea preciso a vigilar el estado
de cada una de las tareas que se están desarrollando, prestando especial interés a
aquellas que están sufriendo algún retraso. En el momento en que se detecta
cualquier desviación hay que analizar las causas para poder efectuar las
correcciones oportunas y recuperar el tiempo perdido.
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Las Actividades de Seguimiento y Control de un proyecto se llevan a cabo desde la
asignación de las tareas hasta su aceptación interna por parte del equipo de
proyecto en el software que se utilice, en este caso puede ser Microsoft Project o
en un aplicativo denominado MÉTRICA. Las tareas propias del Seguimiento y
Control del proyecto se realizan a medida que se ejecutan las distintas tareas de los
procesos de Análisis, Diseño, Construcción, Implantación y Mantenimiento del
Sistema.
El siguiente gráfico muestra la secuencia de actividades de Seguimiento y Control
del Proyecto.
Actividades:
Actividad GPS 1: Asignación Detallada de Tareas
Actividad GPS 2: Comunicación al Equipo de Proyecto
Actividad GPS 3: Seguimiento de Tareas
Gestión de Incidencias
Actividad GPS 4: Análisis y Registro de la Incidencia
Gestión de Cambios en los Requisitos
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Actividad GPS 5: Petición de Cambio de Requisitos
Actividad GPS 6: Análisis de la Petición de Cambio de Requisitos
Actividad GPS 7: Aprobación de la Solución
Actividad GPS 8: Estimación del Esfuerzo y Planificación de la Solución
Actividad GPS 9: Registro del Cambio de Requisitos
Actividad GPS 10: Finalización de la Tarea
Actividad GPS 11: Actualización de la Planificación
Actividad GPS 12: Reuniones de Seguimiento
Actividad GPS 13: Aceptación
Actividad GPS 1: Asignación Detallada de Tareas
Actividad GPS 2: Comunicación al Equipo del Proyecto
Actividad GPS 3: Seguimiento de Tareas
Gestión de Incidencias
Gestión de Cambios en los Requisitos
Actividad GPS 10: Finalización de la Tarea
Actividad GPS 11: Actualización de la Planificación
Actividad GPS 12: Reuniones de Seguimiento
Actividad GPS 13: Aceptación
IV. INFORME PARA ANALIZAR EL RENDIMIENTO DEL
PROYECTO
Los informes de rendimiento organizan y resumen la información recogida, y
presentan los resultados de cualquier análisis en comparación con la línea base
para la medición del rendimiento. Los informes deben proporcionar la información
sobre el estado de la situación y el progreso, y el nivel de detalle requeridos por los
diversos interesados, según lo documentado en el plan de gestión de las
comunicaciones. Los formatos más comunes de los informes de rendimiento
incluyen diagramas de barras, curvas S, histogramas y tablas.
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Informar el rendimiento involucra la recolección de los datos de línea base y la
distribución de la información de rendimiento para los interesados del proyecto.
SÍNTESIS DEL INFORME:
Entradas:
Información sobre el rendimiento del trabajo
Mediciones del rendimiento
Conclusión proyectada
Mediciones de control de calidad
Plan de gestión del proyecto
Solicitudes de cambio aprobadas
Productos entregables
Herramientas y técnicas:
Herramientas de presentación de la información
Recopilación y compilación de información sobre el rendimiento
Reuniones de revisión de estado
Sistemas de informe de tiempos
Sistemas de informe de costos
Salidas:
Informe de rendimientos
Proyecciones
Cambios solicitados
Acciones correctivas recomendadas
Activos de los procesos de la organización
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MÓDULO 4:
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Ejemplo de un informe para analizar el rendimiento del proyecto:
¡Los esperamos en módulo siguiente del Diplomado en Gerencia de
Proyectos!
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MÓDULO 4:
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS
BIBLIOGRAFIA
UNIVERSIDAD DE CHILE. Guía de apoyo Project Professional. Plan de
modernización de la gestión institucional. 2012. 19p.
CÁMARA DE COMERCIO DE MEDELLÍN. Juan Carlos García. Gerencia de
Proyectos. 2013. 78p.
PONS, Juan Felipe. Análisis teórico del PMBOK y su puesta en marcha en
proyectos de edificación. 2009. 236p.
CANO, Walter G. Introducción a la gerencia de proyectos. Medellín. 2006. 23p.
RANDOLPH, W. Alan y POSNER, Barry Z. El reto de dirigir equipos de proyectos y
contingentes de trabajo. Bogotá. 2013. 47p.
CIBERGRAFÍA:
http://es.slideshare.net/Dharmacon/pi-010-01
www.iso-21500.es/
www.aenor.es
grupoiso21500.blogspot.com/
www.aec.es
ELABORADO POR:
Carlos Mario Alzate/Duber
Castrillón Quiroz
REVISADO POR:
Comité de Diseño Curricular
APROBADO POR:
Consejo Académico
FECHA:
Octubre 30 de 2014
FECHA:
Octubre 30 de 2014
FECHA:
Noviembre 08 de 2014
