[Haufe] Wie Zahlen wirken Betriebliche Kennzahlen vorteilhaft darstellen (2008).pdf

Checklisten Gesprchsleitfden y Inhaltliche und formale Gestaltung

der Prsentationen y Aufbau einer Prsentation y Fr Reports y Kreditentscheidungsprozess y Ablauf Planungsprozess

y fr das Bankgesprch y fr Planungsgesprche y fr die Abweichungsanalyse y fr Konfliktgesprche

Tipps MusterGrafiken y fr die Prsentation y fr Reportings y fr Aufbereitung der Zahlen y fr die Lsung von Konflikten

y Veranschaulichung der Absatzplanung y Abweichungsanalyse GuV y WettbewerbsBenchmarking y Zielkreuz

Screenshot der CDROM: Die Muster auf Ihrer CDROM untersttzen Sie bei der optimalen Vorbereitung und Umsetzung von Prsentationen und Reportings sowie Gesprchsleitfden und Checklisten.

Das bietet Ihnen die CDROM

Bibliographische Information Der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliographie; detaillierte bibliographische Daten sind im Internet ber http://dnb.ddb.de abrufbar. ISBN: 9783448087956 BestellNr. 010590001 1. Auflage 2008 2008, Rudolf Haufe Verlag GmbH & Co. KG Niederlassung Mnchen Redaktionsanschrift: Postfach, 82142 Planegg/Mnchen Hausanschrift: Fraunhoferstrae 5, 82152 Planegg/Mnchen Telefon: (089) 895 170, Telefax: (089) 895 17290 www.haufe.de [email protected] Produktmanagement: Bettina No Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschlielich Mikrokopie) sowie die Auswertung durch Datenbanken, vorbehalten. Redaktion und DesktopPublishing: Sabine Rock, Frankfurt am Main Umschlag: Hauptmann & Kompanie Werbeagentur AG, Zrich und Mnchen Druck: SchtzlDruck GmbH, 86609 Donauwrth Zur Herstellung dieses Buches wurde alterungsbestndiges Papier verwendet.

Wie Zahlen wirken

Betriebliche Kennzahlen vorteilhaft darstellen

HeinzJosef Botthof Franz Hlzl

Nadja Raslan

Haufe Mediengruppe Freiburg Berlin Mnchen

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Inhalt

Inhalt 5

Ein Wort zuvor 6

Wie Zahlen wirken und wie unterschiedlich sie interpretiert werden 8 Techniken des Berichts 11 Wichtige Fragen zur Vorbereitung 12 Zur Wirkungsweise von Zahlen 22 Informationsmanagement 27

Was Sie bei Prsentationen und Reportings beachten mssen 30 Prsentation so wird sie professionell 31 Vorbereiten der Prsentation 50 Reportings erstellen 71

Wie Sie Zahlen ins rechte Licht rcken 73 Jahresabschlussanalyse: die wirtschaftliche Situation des Unternehmens darstellen 74 Einholen und verhandeln realistischer Planzahlen 92 Abweichungsanalyse 108 Ergebnisse darstellen und Manahmen diskutieren 123 Den Vergleich mit besonderen Leistungen wagen Benchmarking 136 Finanzierungsentscheidungen vorbereiten und treffen 151 Investitionsentscheidungen richtig vorbereiten und darstellen 169

Schlussbetrachtung 189

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Ein Wort zuvor Zahlen spielen in unserer Arbeitswelt eine wichtige Rolle. Sie stellen verdichtete Fakten in vergleichbarer Form dar und geben den Lesern die Chance, eine Vielzahl von Daten in kurzer Zeit zu verarbeiten. Wandelt man sie in eine Grafik um, sind Zahlen fr die Betrachter optisch leicht zu erfassen und bleiben besser in Erinnerung. Ein Bild sagt mehr als tausend Worte ist ein viel zitierter Spruch, der heute leider selten beherzigt wird. Eine Unmenge von Zahlen, hufig in Ta-bellenform, dominiert die Berichterstattung und sorgt eher fr Ver-wirrung als fr Klarheit. Das Buch will fr das Thema Zahlen sensibilisieren und Sie darber informieren, wie Zahlen wirken. Welche Aussagen sind durch Zahlen mglich? Welche Erwartungen hat der Leser, wenn er Zahlen in Be-richten liest, oder wenn man sie ihm bei einer Prsentation als Folie vorlegt? Zahl ist nicht gleich Zahl wir zeigen, was man durch die Form der Darstellung bewirken kann. Es ist nicht mglich, mit Zahlen eindeutig zu kommunizieren. Sie unterliegen, wie andere Informati-onen auch, der Interpretation des Betrachters. Das Buch beantwortet Ihnen u. a. folgende Fragen:

Wie kann man mit Zahlen richtig umgehen? Wie wirken Zahlen berhaupt? Wie wirken Zahlen eindeutig? Welche unterschiedlichen Wahrnehmungen haben wir? Was ndert sich, wenn aus Zahlen Grafiken werden? Welche Wirkungen haben Farben in Grafiken? Welche Besonderheiten mssen wir bei der Prsentation von Zah-

len bercksichtigen?

Welche Rolle spielen Zahlen in Berichten? Sie erfahren, wie Sie Zahlen optimal und berzeugend einsetzen kn-nen. Wir betrachten die Grenzen von Zahlen und die besonderen Risi-ken. Aus der Vielzahl verfgbarer Kennzahlen muss jede Einheit dieje-nigen auswhlen und einsetzen, die fr Information und Steuerung des Unternehmens relevant sind. Weniger ist mehr, das gilt auch fr die Verwendung von Zahlen. Anhand wichtiger Fallbeispiele zeigen wir ganz konkret, wie Zahlen wirken und wie man in der jeweiligen Situation mit Zahlen umgehen sollte. Sie knnen diese Fallbeispiele dazu nutzen, Ihren aktuellen Um-

Ein Wort zuvor

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gang mit den einzelnen Situationen zu berprfen. Sie knnen eine Anregung fr die Praxis sein. Wir wollen Sie dabei untersttzen, Ihre Darstellung von Zahlen ansprechend, przise und vollstndig zu ma-chen. Risken und Fehler werden ebenso dargestellt. Zahlen wirken im Vergleich zu Worten zunchst klar und eindeutig. Diese Ansicht wird von vielen Personen vertreten, die hufig mit Zah-len zu tun haben. Sie vergessen dabei oft, dass wir durch die Auswahl und die Darstellungsform der Zahlen durchaus manipulieren knnen. Zahlen unterliegen ebenso wie Worte der Interpretation des Betrach-ters oder Zuhrers. Manchmal entstehen durch Zahlen schwierige Gesprchssituationen oder sogar Konflikte. Auch fr diese Flle liefert das Buch Unterstt-zung. Kritische Situationen erkennen, Widerstnde im Vorfeld erah-nen und mit entsprechenden Manahmen reagieren, das ist eine der zentralen Aufgaben. Sie erfahren, wie Sie Zahlen aufbereiten und darstellen knnen, damit sie die gewnschte Wirkung haben. Beispiele fr die grafische Gestal-tung bieten Ihnen dafr Anregungen. Die empfngerorientierte Kommunikation steht im Fokus der Ausfh-rungen. Was ntzen Zahlen in einer Darstellung, die von dem Leser oder Hrer nicht verarbeitet und aufgenommen werden? Finden Sie heraus, welche Darstellungen sich in Ihrem Umfeld eignen, und setzen Sie die Erkenntnisse konsequent um.

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Wie Zahlen wirken und wie unterschiedlich sie interpretiert werden Unsere Arbeitswelt ist stark arbeitsteilig und international ausgerich-tet. Um ein gutes und einfaches Verstndnis von Sachverhalten zu schaffen, knnen Zahlen sehr hilfreich sein. Alles was wir messen und damit przise darstellen knnen, verschafft Klarheit und Sicherheit in unseren Aussagen. Internationale Standards, z. B. im Rechnungswe-sen, suggerieren eine absolute Vergleichbarkeit der Daten. Die Globali-sierung sorgt fr einen hohen Druck, diese Vergleichsmglichkeiten herzustellen und lst zudem eine enorme Dynamik aus. Die Vielzahl der Kennzahlen wird unbersichtlich und deren wirkliche Vergleich-barkeit bleibt fragwrdig. Jeder Anwender neigt dazu, die Aussagen der Kennzahlen in seinem Sinne zu nutzen. Verflschungen bleiben dabei nicht aus. Es darf uns also nicht nur um die Zahl als solche ge-hen. Vielmehr mssen wir uns mit ihrer Bedeutung beschftigen und mit dem Ziel, das mithilfe der Zahlen erreicht werden soll. Die ver-wendeten Basisdaten/Basiszahlen stehen im Vordergrund.

In Zeiten des hher, schneller, weiter wird von allen Akteuren eine hohe Flexibilitt erwartet. Allerdings stehen wir sehr komplexen Struk-turen gegenber, die es schnell zu erfassen gilt. Die Halbwertszeit des Wissens nimmt kontinuierlich ab. Das stellt fr alle Beschftigten eine groe Herausforderung dar. Dem Einzelnen fllt es in der jeweiligen Situation immer schwerer, den berblick zu behalten, die Zusam-menhnge zu sehen und zu verstehen. Schlielich soll er nach Beurtei-lung der Daten Entscheidungen vorschlagen oder sogar treffen. Der Qualitt der Zahlen und Daten kommt eine hohe Bedeutung zu, da sie fr ein Unternehmen weitreichende Folgen haben knnen. Sie mssen faktisch richtig und vollstndig sein, und ihre Aufbereitung muss zu-dem eindeutig sein, um Fehlinterpretationen zu vermeiden. Weitere Aspekte der heutigen Arbeitswelt haben Auswirkungen auf unser Thema. Zeit ist ein knappes Gut geworden. Den meisten Be-schftigten fehlt die Zeit, sich ausfhrlich mit Fakten zu beschftigen. Meetings werden immer krzer. Von Berichten wird erwartet, auf wenigen Seiten alle komplexen Zusammenhnge der Aktivitten im Unternehmen und in seiner Umwelt (Mrkte, Anbieter und Kunden, volkswirtschaftliche Rahmendaten etc.) abzubilden. Je weniger Zeit fr den Austausch von Informationen zur Verfgung steht, je weniger wir

Wie Zahlen wirken und wie unterschiedlich sie interpretiert werden

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also bereit sind, mit anderen zu kommunizieren, um so mehr suchen wir nach Verkrzung und Verdichtung der Darstellungen. Die Zahl scheint dafr das ideale Instrument zu sein. Fhrungskrfte knnen sich nicht selbst mit Fakten in sehr detaillier-ter Form auseinandersetzen. Sie mssen die Sammlung und Aufberei-tung der Daten delegieren. Die Mitarbeiter orientieren sich aber an den Zielen, die aus der Strategie des Unternehmens abgeleitet werden. Die erhobenen Fakten sind nur dann von Belang, wenn sie diese Ziele untersttzen. Danach bemisst sich auch ihre Qualitt. Beschleunigung und geforderte Flexibilitt fhren hufig dazu, dass Daten einfach aus anderen Quellen bernommen werden. Fertige Da-ten von Instituten auerhalb des Unternehmens oder von anderen Bereichen innerhalb des Unternehmens werden ohne weitere Prfung weiterverwendet. Dagegen ist nichts einzuwenden, solange die Quellen der Daten bekannt sind und die Qualitt im Sinne des Ziels entspre-chend gegeben ist. Die Auswahl der Daten wird stets durch den Zweck und das Ziel bestimmt. Werden Daten ungeprft bernommen, erge-ben sich erhebliche Risiken, die keine wirtschaftlich handelnde Einheit akzeptieren darf. Bei den Daten muss zwischen interner und externer Datensituation unterschieden werden. Betrachten wir zunchst die externen Daten. Rahmenbedingungen auerhalb des Unternehmens, also die Umwelt, haben erheblichen Einfluss auf die Entscheidungen im Unternehmen. Es geht um Marktentwicklungen, neue Mrkte, Verhalten von Wett-bewerbern, Preisentwicklungen und volkswirtschaftliche Rahmenbe-dingungen in den Produktions- und Absatzlndern. Einige dieser Da-ten sind frhzeitig und gut verfgbar. Andere werden erst dann be-kannt, wenn es zum Handeln zu spt ist. Daher werden Indikatoren oder Frhindikatoren genutzt, um Tendenzen in den Entwicklungen erkennen zu knnen. So werden z. B. Indexe der Auftragseingnge in bestimmten Wirt-schaftsbereichen, Inflationsdaten, Steuereinnahmen oder Konsum-klimaindexe verwendet. Diese Daten werden von staatlichen Institu-tionen erhoben und verffentlicht. Sie gelten als sehr verlsslich. Daten ber Wettbewerber sind nicht in dieser Art verfgbar. An-nahmen, Einschtzungen und Szenarien mssen helfen, diese Daten einordnen zu knnen. Eine hohe Verlsslichkeit dieser Schtzdaten ist nicht garantiert. Interne Daten sind gut verfgbar. Im Datensystem eines Unterneh-mens werden sie aufgezeichnet und verwaltet. Denken Sie nur an ein


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modernes ERP-System. Diese Daten knnen in der unterschiedlichs-ten Form ausgewertet und fr Entscheidungen aufbereitet werden. Die Qualitt der Aussagen hngt davon ab, wie klar die Vorgaben zur Da-tenerhebung sind. Auerdem ist es wichtig, dass die betreffenden Mit-arbeiter Sorgfalt walten lassen, sich also der Bedeutung dieser Fakten bewusst sind. Bei den internen Daten stellt sich gerade in modernen IT-Systemen die Frage, wie man mit der Datenflle umgehen kann. Die Informations-flut verlangt nach Krzung durch Auswahl. Die Daten alleine helfen uns nicht. Wieder kommt der Zeitmangel ins Spiel. Schnell werden Daten verdichtet und aggregiert. Dadurch entstehen Aussagen, die manchmal ein vllig anderes Bild als die Darstellung der einzelnen Fakten hervorrufen knnen. Verdichtete Zahlen mssen daher immer rckverfolgbar sein. In der Regel ist der Umgang mit internen Daten deutlich einfacher als der mit externen Daten. Gesucht sind einfache, allgemeine und international einheitlich gltige Aussagen: also Zahlen! Diese werden in Tabellen und Grafiken darge-stellt. Aussagen zu bestimmten Themen oder Sachverhalten werden in Berichten/Reports zusammengefasst und durch Zahlen untermauert.

Achtung: Zahlen sind nicht eindeutig Sie mssen sich dieser Gefahr bewusst sein. Zahlen werden vom Leser bzw. Hrer interpretiert. Achten Sie darauf, welche Zahlen Sie verwenden und wie genau Sie diese herleiten und erlutern knnen. Die Basis der Zahlen muss verlsslich, also immer gleichbleibend sein, und die Auswirkung bzw. Wechselwirkung muss beschrieben werden.

Wer Zahlen mitteilt, mit Zahlen steuern will, muss wissen, wie Zahlen wirken. Wie nehmen Leser oder Hrer Zahlen auf? Betrachten wir dazu zunchst einige Aspekte des Berichts.

Siehe CDROM

Techniken des Berichts

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Techniken des Berichts

bung: Selbstbefragung zur Qualitt der Berichte Wie fertige ich bisher Berichte an? _________________________________________________ Wie viel Zeit wende ich im Allgemeinen dafr auf? _________________________________________________ Welche Probleme treten dabei immer wieder auf? _________________________________________________ Was habe ich unternommen, um die Probleme zu lsen? _________________________________________________

Berichte sind im beruflichen Alltag in verschiedenen Formen zu fin-den. Sie sollen Vorgesetzte und Mitarbeiter ber bestimmte Sachver-halte informieren. Eine mglichst kurze Darstellung soll alle wesentli-chen Dinge enthalten. Gute Berichte informieren schnell und eindeu-tig. So kann viel Zeit eingespart werden. Auch der Autor des Berichts kann Zeit sparen, indem er nur wesentliche Sachverhalte in den Be-richt aufnimmt und eine genaue Zielvorstellung von seiner Darstel-lung hat. Je krzer ein Bericht ist, desto geringer ist die Gefahr, dass der Empfnger auch diesen Bericht nur kurz berblttert.

Tipp: Behalten Sie das Ziel im Auge Viele Mitarbeiter erreichen mit ihren Berichten nicht ihr gewnschtes Ziel, da die Berichte in der Informationsflut kaum beachtet werden. Ein Bericht muss so gestaltet sein, dass er auch in der Informationsflut auffllt, aufmerksam gelesen wird und damit seinen Zweck erfllt. Der wichtigste Anknpfungspunkt fr einen Bericht ist das Ziel: Was will ich mit dem Bericht erreichen?

Erst wenn Sie das genau wissen, wird Ihr Bericht erfolgreich sein. Als Untersttzung sollten Sie vorab folgende Fragen beantworten:


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Was sollen die Leser des Berichts tun? Was will ich bei den Lesern erreichen? Was soll bzw. kann der Leser mit den Informationen anfangen? Mithilfe dieser Fragen wird der Bericht viel deutlicher auf den Emp-fnger abgestimmt. Man schreibt speziell fr ihn.

Achtung: Nichts ist schlimmer, als an den Empfngern vorbei zu schreiben!

Wichtige Fragen zur Vorbereitung Achten Sie bereits bei den ersten berlegungen zu Ihrem Bericht dar-auf, ob die Inhalte fr den Leser nachvollziehbar und verstndlich sind. Hufig ist derjenige, der einen Bericht schreibt, Experte auf dem jeweiligen Gebiet. Oft setzt man dann beim Leser zu viele Kenntnisse voraus und versumt es, sich in dessen Lage zu versetzen.

Checkliste: Vorbereiten des Berichts

Welche Fachbegriffe und Abkrzungen knnen Sie bedenkenlos verwenden, da der Leser sie auch kennt?

Hat der Empfnger bereits Kenntnisse ber den Sachverhalt, oder ist dieser Bericht die erste Information?

Welche beruflichen Voraussetzungen bringt der Empfnger mit?

Wie viel Zeit hat der Empfnger zur Verfgung, um den Bericht zu lesen?

Befindet sich der Empfnger momentan gerade unter groer beruflicher Anspannung?

Von den Antworten auf diese Fragen hngt es ab, ob Sie einen Bericht schreiben, der eine allumfassende Information zum Sachverhalt dar-stellt, oder ob Sie einen kurzen Bericht anfertigen, der nur zustzliche Informationen enthlt.

Tipp: Nehmen Sie sich Zeit Prfen Sie die Fragen, bevor Sie anfangen zu schreiben!

Wichtige Fragen zur Vorbereitung

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Fangen Sie nun mit der Stoffsammlung an. Verschaffen Sie sich Klar-heit ber die Struktur des Berichts, die Ihren roten Faden darstellt. Werten Sie das vorliegende Informations- und Hintergrundmaterial im Hinblick auf Ihre Ziele kritisch aus. So wird jede Information dar-aufhin geprft, ob sie zur Lsung beitrgt und daher fr den Bericht wichtig ist. Beispiel: Fragen zur Stoffsammlung

Wie lautet das Thema? Was gehrt alles zum Thema? Wer war beteiligt? Welche zustzlichen Informationen mssen verarbeitet

werden? Wie lange luft das Projekt noch? Welche Entscheidungen sind bereits getroffen worden? Wer kann Informationen liefern? Was sind die Strken/Pluspunkte der Anlage zum Bericht? Wo sind eindeutige Schwachpunkte zu erkennen?

Dieser Fragenkatalog kann beliebig erweitert werden. Durch die Fra-gen bleibt man nahe am Thema. Weitschweifigkeit wird diesen Bericht daher nicht kennzeichnen.

Schrittweise vorgehen Bei der Darstellung von Zahlen mssen wir verschiedene Situationen mit unterschiedlicher Tragweite unterscheiden. Was steht im Vorder-grund?

Informieren Entscheidungen vorbereiten berzeugen Die Art und der Stil der Darstellung im Bericht oder die Form der Prsentation hngen entscheidend vom jeweiligen Anlass ab. Wenn es nur darum geht, andere zu informieren, ist es sehr einfach. Das Thema erhlt eine Struktur und eine anschauliche Darstellung. So werden Ergebnisse erlutert, Entscheidungen begrndet, oder aber es wird ganz allgemein Wissen vermittelt. Es kommt in diesem Fall nicht so sehr darauf an, was bei dem Adressaten der Botschaft erreicht wird.


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Ein hufiger Anlass fr Berichte und Prsentationen ist die Vorberei-tung von Entscheidungen. Zum einen mssen die Empfnger umfas-send informiert werden. Zum anderen muss man sie steuern, um die Empfehlung nachvollziehen zu knnen. Daraus ergeben sich folgende Schritte:

Darstellen der Situation Konsequenzen vermitteln Lsungsmglichkeiten inkl. Alternativen vorstellen Bewerten Empfehlung abgeben, die begrndet wird Zahlen sind in diesem Zusammenhang sehr wichtig. Sie belegen die Bedeutung der Aussagen und untermauern die Empfehlung. Wenn es gut funktioniert hat, werden die Hrer oder Leser der Empfehlung folgen. Ganz anders sieht es aus, wenn wir jemanden berzeugen wollen. Jetzt kommt es besonders darauf an, den Empfnger richtig anzusprechen. Was interessiert ihn? Was wird ihn vermutlich berzeugen? Was sind seine Interessen? Diese und hnliche Fragen mssen wir uns bei der Vorbereitung stellen und knnen dann entsprechend den Zuschnitt der Prsentation planen. Diese Form wird als empfngerorientierte Kommunikation bezeich-net. Die Fakten mssen auch hier wieder dargestellt werden. Ob die Lsungen berzeugend sind, hngt entscheidend davon ab, wie ber-zeugend der Prsentierende seine Inhalte vermittelt. Denken Sie daran: Fr die berzeugung sind Krpersprache und Tonfall mit zusammen 94 Prozent wichtiger als das gesprochene Wort.

Tipp: Orientieren Sie sich am Empfnger Sorgen Sie bei Ihrer Prsentation immer fr eine empfn

gerorientierte Kommunikation. Es geht nicht darum, sich selbst darzustellen, sondern den anderen optimal zu erreichen. Also mssen Sie seine Wnsche und Interessen gut kennen.

Zeigen Sie bei einer Prsentation Ihr besonderes Engagement und Ihre Begeisterung fr das Thema, dann wird der Funke auch auf die Zuhrer berspringen.


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Fakten schnell erarbeiten Um Inhalte genau abgrenzen zu knnen, mssen wir uns immer das Ziel oder die Ziele klar machen. Was wollen wir erreichen? Warum wird der Bericht geschrieben, der Vortrag gehalten? Welche Erwartun-gen haben die Leser bzw. Zuhrer? Beantworten Sie zunchst diese Fragen. Danach wird das Thema bezogen auf diese Ziele betrachtet und abge-grenzt. Dabei mssen wir entscheiden, was wichtig und nicht wichtig ist. Das ist eine schwere Aufgabe, und sie wird noch anspruchsvoller, wenn eine sehr kurze Darstellung erwartet wird. Sie mssen przise abklren, was in der Krze zu leisten und wie der Inhalt zu gestalten ist. Wenn Sie mit dem Thema umfassend vertraut sind und sowohl Ziel und Zielgruppe genau abgeklrt haben, stellt diese Aufgabe kein Hindernis fr Sie dar. Unter Zeitdruck mssen wir den Bericht oder die Prsentation fertig stellen. Routine und Standards sind wichtige Elemente, die den Pro-zess sicherlich deutlich beschleunigen. Es gibt darber hinaus zentrale Denkanstze und Hilfsmittel, die einen wichtigen Beitrag leisten. Das Prinzip vom Groben zum Detail kann eine gute Hilfe sein.

Zielklarheit

Ergebnis: klare Botschaft und berzeugung

Einstieg Erwartungshaltung aufbauen

Hintergrnde & Zusammenhnge

- Themen bearbeiten- zunehmende Details liefern

- Zusammenfassung / Fazit- Ausblick / Appell

Einleitung

Argumente & Diskussion

Abschluss

Vom

Groben

zum

Detail

Abb. 1: Der ideale Weg: vom Groben zum Detail

Von der Idee bis zur fertigen Darstellung kann es ein weiter Weg sein. Mit dieser Vorgehensweise erleichtern Sie sich diese Arbeit sehr. Ein wesentlicher Vorteil: Wir verlieren das Ziel nie aus dem Blick. Damit


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bleibt der Bericht oder Vortrag komplett zielkonform. Ein eindeutiger roter Faden ist fr den Leser bzw. Zuhrer stets erkennbar. Der Erfolg des Berichts oder der Prsentation hngt sehr von der ge-schickten Auswahl der Inhalte ab. Sie mssen sich fragen, welche Fak-ten dargestellt werden mssen und auf welche man verzichten kann. Ganz genau wissen wir das oft erst nach dem Bericht oder dem Vor-trag leider ist es dann zu spt. Hilfreich ist die Unterscheidung in drei Kategorien:

Muss-Information Soll-Information Kann-Information Die Muss-Information stellt die Kernfakten des Themas dar. Sie ist der rote Faden. Wird davon etwas weggelassen, entsteht eine Lcke in der thematischen Abfolge. Wrden Sie ausschlielich diese Informationen darstellen, wre die inhaltliche Dichte extrem hoch und nur von Ex-perten zu verstehen. Beantworten Sie dazu folgende Fragen:

Was will ich erreichen? Was sind die Kernfakten meines Berichts/meiner Prsentation? Was ist meine zentrale Botschaft? Welche Kernaussagen leite ich daraus ab? Welche Zusammenhnge muss ich bercksichtigen? Was sollen die Leser bzw. die Zuhrer danach wissen/kennen/

machen?

Die Soll-Information ist keine neue Information. Sie bezieht sich exakt auf die Muss-Information und untersttzt Leser und Zuhrer dabei, den Inhalt besser zu verstehen. Die inhaltliche Dichte und Schwierig-keit wird geringer. Erluterungen und Beispiele werden genutzt, und der Vortrag wird meistens interessanter. Beantworten Sie sich dazu folgende Fragen:

Welche Fakten sollte ich weitergehend erlutern, um den Lesern/ Zuhrern das Verstndnis zu erleichtern?

Welche Erluterungen sind hilfreich? Welche Zahlen sollten konkret erlutert werden, um Missverstnd-

nisse zu vermeiden?

Welche grafischen Darstellungen knnen ntzlich sein?


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Welche Beispiele kann ich nutzen, um das Thema nachvollziehbar zu machen?

Welche konkreten Beispiele aus dem Umfeld der Teilnehmer kann ich verwenden?

Die Kann-Information ist eine weitere Untersttzung, um den Lesern oder Zuhrern das Verarbeiten so angenehm wie mglich zu machen. Bei komplexen Sachverhalten, die Nicht-Experten vermittelt wer-den, oder bei sehr langen Vortrgen kommt dieser dritten Informati-onsart eine hohe Bedeutung zu. Neben inhaltlichen Vertiefungen kn-nen Sie Stimulanzen einbauen. Dazu zhlen etwa Anekdoten und pas-sende Zitate. Beantworten Sie sich folgende Fragen:

Was kann ich neben den Muss- und Soll-Informationen zu dem Thema noch darstellen, um der Zielgruppe das Verstndnis zu er-leichtern?

Welche Passagen sind so komplex, dass sie um weitere Informa-tionen oder Erluterungen ergnzt werden sollten?

Was wrde den Vortrag generell auflockern?

Die vier Verstndlichmacher Wenn Sie mit Zahlen berzeugen und begeistern wollen, mssen Sie sich gut auf den jeweiligen Personenkreis einstellen. Die Art der Dar-stellung muss von den Zuhrern akzeptiert sein. Es gibt aber auch Aspekte, die ganz generell gelten. So sollten Sie bei jeder Form der Kommunikation die vier Verstndlichmacher nutzen:

Gliederung und Ordnung Einfachheit (einfache Sprache und Darstellungsform) Krze und Prgnanz Stimulanzen Wenn Menschen Sachverhalte aufnehmen wollen, ist es leichter wenn es einen fr sie gut erkennbaren roten Faden gibt. Das ist die Gliede-rung, in der Zusammenhnge der Themen sowie deren Abfolge ver-deutlicht werden. Die Ordnung in der Darstellung bezieht sich zum einen auf die Darstellungsform. Sind die Grafiken und Folien klar geordnet oder berfrachtet? Ist der Betrachter in der Lage, die wich-tigsten Aspekte mit einem Blick zu erfassen? Zum anderen bezieht sich die Ordnung auch darauf, wie Sie mit den Inhalten umgehen. Sprin-


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gen Sie innerhalb der Themen, oder halten Sie den roten Faden ein? Verlieren Sie sich in Nebenschlichkeiten? Wirkt Ihr Bericht oder Vor-trag chaotisch? Hufig gibt es Berichte und Prsentationen, in denen Fachbegriffe, Fremdworte und Abkrzungen viel Raum einnehmen. Wer will, dass andere ihn verstehen, muss seine Sachverhalte jedoch einfach vermit-teln knnen. Andernfalls zeigt er nicht besondere Kompetenz, sondern eher Arroganz, weil er sich nicht auf die Zielgruppe eingestellt hat. Wir mssen Mut zur einfachen Sprache entwickeln. Es ist nicht ntig, sich hinter Begriffen zu verstecken.

Das Gute ist noch einmal so gut, wenn es kurz ist (Balthasar Gracin y Morales). Dieser Spruch spiegelt das Prinzip von Krze und Prg-nanz. Die Unterscheidung zwischen wichtig und unwichtig ist eine der zentralen Aufgaben bei der Vorbereitung. Einerseits mssen wir einen Sachverhalt umfassend genug darstellen, um der Zielgruppe ein klares und vollstndiges Bild zu liefern. Andererseits sollten wir uns an das Gebot der Krze halten. Es gilt, den vorgegebenen Rahmen einzuhal-ten und den Leser bzw. Zuhrer nicht zu langweilen. Damit die Aussa-gen die geforderte Prgnanz aufweisen, muss der Autor ber eine um-fassende Klarheit im Verstndnis des Themas verfgen. Natrlich drfen Sie ber alldem nicht vernachlssigen, wie Sie die Spannung Ihrer Leser und Zuhrer auf hohem Niveau halten. Diese Punkte fassen wir unter dem Begriff Stimulanz zusammen. Dazu ge-hren z. B. gute Visualisierung, interessante Vortragsform, passende Zitate und Sprche, Skizzen, Diagramme, farbliche Gestaltung.

Die vierVerstndlichmacher

Gliederung / Ordnung

Einfachheit

Stimulanzien

Krze /Prgnanz

Abb. 2: Die vier Verstndlichmacher


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Um Sachverhalte gut vermitteln zu knnen, mssen wir wissen, wie Menschen Fakten aufnehmen. Lernen heit, vereinfacht gesprochen, auf Reize zu reagieren und sie zu verarbeiten. Wir Menschen reagieren dabei zunchst alle gleich. Wenn wir etwas hren oder lesen, prfen wir in Bruchteilen von Sekunden Folgendes:

bekannt oder unbekannt wichtig oder unwichtig interessiert mich oder interessiert mich nicht Knnen Sie mit Ihren Inhalten und Ihrer Prsentation alle drei Hr-den berwinden, wird sich der Lernende weiter mit dem Inhalt be-schftigen. Ungnstig ist es hingegen, wenn der Lernstoff in der ersten Stufe als unbekannt deklariert wird. Weniger lernbereite Typen wer-den bereits an dieser Hrde scheitern und mit dem Kommentar Das ist mir zu kompliziert aufgeben. Wer einen Inhalt vermitteln will, sollte diesen so aufbereiten, dass er von dem Lernenden mglichst leicht verarbeitet werden kann. Das ist ein wichtiges Kriterium fr Berichte und Prsentationen. Es geht schlielich darum, dem Leser bzw. Zuhrer mglichst erfolgreich Fak-ten zu vermitteln. Man soll ihm nicht zeigen, was er nicht kann. Zentrale Faktoren fr den Erfolg sind die positive Einstellung zum Inhalt und die Bereitschaft, sich damit auseinandersetzen zu wollen. Dies hngt stark davon ab, ob die vermittelten Fakten als sinnvoll er-kannt werden. Diesen Sinn muss der Autor bzw. Vortragende stets vermitteln. Am leichtesten geht dies, indem er einen Bezug zum un-mittelbaren Berufsalltag herstellt. Betrachten wir im Folgenden das Lernen etwas genauer.

Welche Lerntypen knnen wir unterscheiden? Wir Menschen trainieren unsere Sinne unterschiedlich, da jede Arbeit andere Anforderungen an die Sinne stellt. Dementsprechend bevorzu-gen wir zum Einprgen bestimmte Sinnessysteme. Um effektiv lernen zu knnen, muss jeder erst einmal herausfinden, welchem Sinnestyp er zuzurechnen ist. Anschlieend sollte bevorzugt dieser Kanal zum Ler-nen genutzt werden. Wir unterscheiden vier Lerntypen:

Visueller/optischer Typ Solche Menschen behalten am besten, was sie gesehen haben. Mit Prsentationen oder Bildern und Grafiken knnen wir diesen Typ sehr gut bedienen.


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Akustischer Typ Er behlt am besten, was er gehrt hat. In Besprechungen ohne Vi-sualisierung wird dieser Typ immer noch gengend Fakten auf-nehmen. Selbst eine mndlich vermittelte Zahl wrde dieser Lern-typ noch gut verarbeiten knnen.

Motorischer/haptischer Typ Er behlt am besten das, was er selbst notiert hat und was mit be-stimmten Krperbewegungen verbunden ist. Je besser dieser Lerntyp bei den Fakten mitwirken kann (z. B. Notizen an Flip-charts oder auf seinem Block), desto mehr wird er sich merken.

Gemischter Typ Dieser Typ behlt Sachverhalte am besten, wenn zwei oder mehr Sinnessysteme gleichzeitig angesprochen werden. Visualisierung von Zahlen ist sehr hilfreich.

Letztlich sind wir alle Mischtypen, bei denen aber der eine oder andere Kanal durch Erfahrung und Training strker ausgeprgt ist. Bei der Behaltensquote ergeben sich massive Unterschiede, je nach-dem, ber welchen Kanal der Stoff vermittelt wurde:

nur hren: 10 Prozent nur sehen/lesen: 20 Prozent sehen + hren: 60 Prozent sehen+ hren + tun: 90 Prozent

Tipp: Nutzen Sie die Lernkanle Je intensiver die Auseinandersetzung mit einem Lerninhalt ist und je mehr Kanle zur Vermittlung genutzt werden, umso hher ist die Behaltensquote. Zum einen sollten Sachverhalte also visualisiert werden. Die Zuhrer oder Leser sollten aber zum anderen auch die Chance haben, den Inhalt selbst zu erarbeiten bzw. nach der ersten Auseinandersetzung anzuwenden.

Wir unterscheiden drei Gedchtnisformen:

Momentgedchtnis oder auch Ultra-Kurzzeitgedchtnis Es arbeitet fast ausschlielich visuell und speichert Informationen bildhaft fr wenige Sekunden. Die Grafik wird hier gespeichert.


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Kurzzeitgedchtnis Es funktioniert hauptschlich akustisch durch das Behalten von Lautkombinationen. Informationen werden so lange behalten, bis ein neuer Reiz strend einwirkt. Die Behaltensdauer betrgt Se-kunden oder wenige Minuten.

Langzeitgedchtnis Das Langzeitgedchtnis ist der dauerhafte Speicher fr Informatio-nen. Die hier gespeicherten Informationen stehen uns Tage, Wo-chen, Monate oder Jahre zur Verfgung.

Der Lernvorgang als dauerhaftes Einprgen besteht darin, dass Eindrcke aus dem Moment- oder Kurzzeitgedchtnis in das Langzeitgedchtnis bertragen werden. Um diesen Prozess zu errei-chen, ist eine Wiederholung des Inhalts erforderlich.

Tipp: Langfristiges Behalten sichern Sachverhalte, die Ihre Zielgruppe unbedingt behalten soll, mssen Sie im Report oder in der Prsentation wiederholen, am besten mehrfach. Mgliche Reihenfolge: zunchst den Fakt, dann eine passende Visualisierung, anschlieend noch in Verbindung mit einem Beispiel.

Was passiert aber mit unserem Lernverhalten, wenn etwas Neues nicht zu bisher Bekanntem passt? Diese Situation kennen wir alle. Oft kommt es dann zu den klassischen Killerphrasen:

Das haben wir noch nie so gemacht! Ich kann mir nicht vorstellen, dass diese Zahlen stimmen! Wo haben Sie denn diese Zahlen her? Das mag in Hongkong funktionieren, bei uns aber nicht! Sobald ein Sachverhalt nicht zu einem vorhandenen gelernten Muster passt, sind wir irritiert. Einige Menschen nehmen den Reiz an und setzen sich damit auseinander, andere scheitern auf der Stelle und geben auf. Damit verfallen sie in Desinteresse oder in Widerstand. Durch geschicktes Vorgehen knnen Sie diese kritischen Phasen um-gehen. Sie sollten stark provozierende Sachverhalte vermeiden oder zunchst hinausschieben. Im spteren Teil knnen diese Fakten dann vermittelt werden. Auch die Visualisierung ist ein probates Mittel in dieser Situation.


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Auch die Lernpsychologie bietet gute Hilfestellungen. Setzen Sie stets bei bekannten Inhalten an, und gehen Sie erst dann zu neuen Inhalten ber. So verknpfen Sie neue Sachverhalte immer mit vertrauten.

Aufmerksamkeit und Informationsverarbeitung

R1

R2

R3R4

R1

R2R2

R2Reize

WiederholungAu

fmer

ksam

keit

Kurzzeit-Gedchtnis

Langzeit-Gedchtnis

(Gedchtnismodell nach Atkinson & Shiffrin, 1968)

Abb. 3: Aufmerksamkeit und Informationsverarbeitung

Von der Flle der Reize, die wir durch die verschiedenen Sinne wahr-nehmen, knnen wir nur einen Teil speichern. Wenn wir konzentriert und aufmerksam sind, stehen die Chancen gut. Wenn wir mit dem Reiz schon etwas Bekanntes verknpfen knnen, ist die Barriere gerin-ger als in dem Moment, wo wir etwas vllig Neues aufnehmen sollen. Wir filtern sehr stark, und nur ein Bruchteil der Informationen gelangt ins Langzeitgedchtnis. Fakten mssen wiederholt werden, um im Langzeitgedchtnis veran-kert werden zu knnen. Auerdem hilft die Wiederholung in der Dar-stellung (mndlich oder schriftlich), wichtige Sachverhalte zu verdeut-lichen. Es erhht auch die Chance, dass die Zuhrer oder Betrachter die wichtigsten Reize klar aufnehmen. Durch die Stimulanzen wird der Reiz untersttzt und damit der Zugang erleichtert. So spielen z. B. Farben, Maeinheiten und die Einbettung in Flietext oder Tabelle hier eine wichtige Rolle.

Zur Wirkungsweise von Zahlen Bei der Verwendung von Zahlen in Texten und Grafiken sind ver-schiedene Faktoren von Bedeutung:

Farbe Flietext oder Tabelle Maeinheiten und deren Schreibweisen

Zur Wirkungsweise von Zahlen

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Menge der Zahlen Bezugspunkte der Zahlen Wenn Zahlen dargestellt werden, sind die Farben Grn und Rot ein-deutig festgelegt. Rot steht fr rote Zahlen und hat so eine negative Wirkung. Grn dargestellte Zahlen sind positive Ergebnisse oder Plan-zahlen. Seien Sie daher gerade mit diesen beiden Farben bei Ihren Dar-stellungen sehr sorgsam. In Grafiken knnen Sie Felder oder Graphen durch grelle und satte Farben in der Wirkung hervorheben. Umgekehrt knnen Sie Aussagen in den Hintergrund treten lassen, wenn Sie dafr schwache Farben whlen. Farben knnen durchaus manipulieren.

Zahlen knnen zum einen Teil des Flietextes sein, zum anderen kann man sie in Tabellen darstellen. Die Wirkung ist ganz unterschiedlich, selbst wenn es sich um dieselben Zahlen handelt. Im Flietext geht die einzelne Zahl manchmal unter. Das kann zu zwei Ergebnissen fhren: Entweder kommt ihre positive Wirkung beim Betrachter gar nicht an, oder die negative Wirkung kann geschickt verschleiert werden. Positi-ve Zahlen werden daher in Flietexten mit entsprechend positiven, verstrkenden Ausdrcken begleitet, z. B.: deutliche Steigerung, umfassende Senkung, erhebliche Vernderung. In der Tabelle steht die Zahl alleine fr sich, ohne erluternde Worte und zudem im unmittelbaren Vergleich mit anderen Zahlen. Das schafft mehr Trans-parenz. Allerdings sollten die Zahlen eindeutig sein, sonst kommt es durch die Interpretation des Betrachters zu falschen Aussagen.

Tipp: Schaffen Sie Klarheit Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, versehen Sie die Zahlen in der Tabelle mit einer eindeutigen Erluterung.

Zahlen knnen auch unterschiedlich dargestellt werden. So kann man 1.000.000 schreiben oder aber 1 Mio. Leichter zu lesen ist die Variante ohne die Nullen. Wenn wir aber 1.244.365 als Wert haben, kommt es auf die notwendige bzw. gewnschte Genauigkeit an. Geht es um N-herungswerte, die eine grobe Vorstellung vermitteln sollen, gengt es, von 1,24 Mio. zu sprechen. Ist jedoch ein Vergleich von Zahlen das Ziel, welche sehr nahe beieinander liegen, mssen alle Stellen notiert werden. Aber: Je mehr Stellen wir darstellen, umso schwieriger ist es fr den Leser oder Betrachter. In Tabellen wird in der Zeile oder der Spalte festgehalten, in welcher Einheit die Zahlen notiert sind. Da man


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das nur einmal festlegen muss, verbessert sich so die bersichtlichkeit und Lesbarkeit der Tabelle. Ein weiteres Kriterium der Wirkung von Zahlen ist die Menge. Wenige Zahlen kann sich jeder merken. Ab einer gewissen Menge von Zahlen, die sich evtl. auch noch hneln, ist die Verwirrung jedoch perfekt. In einer rein mndlichen Darstellung kann kein Zuhrer diesen Zahlen folgen. Er braucht zustzliche Visualisierungen, dann kann er sich die Zahlen merken und sie verstehen. In diesem Fall ist eine Tabelle oder eine Grafik das geeignete Mittel. S

Tipp: Weniger ist mehr Beschrnken Sie Darstellungen mit Zahlen immer auf das absolute Minimum. Sie drfen Ihre Zuhrer/Leser nicht berfordern, da ansonsten die Zahlen, deren Hintergrnde und die beabsichtigte Wirkung nicht wahrgenommen werden.

Zahlen wirken auch dann ganz unterschiedlich, wenn man verschiedene Bezugspunkte nutzt. Betrachten wir ein Beispiel: Die Werbung fr ein Auto verspricht: Die Leasingrate fr dieses Fahrzeug kostet Sie pro Tag nur 5,- EUR! Das klingt absolut preiswert, besonders, wenn es sich um ein Fahrzeug mit einem sehr hohen Listenpreis handelt. Mit der Zahl pro Tag wird der Eindruck erweckt, dass es sich um ein wahres Schnppchen handelt. Damit werden weitere Details des Geschfts evtl. nicht mehr so genau betrachtet, wie z. B. Nebenkosten, Steuer oder Ver-sicherung. Selten rechnet der Betrachter dann den Tagespreis auf den Monat oder das Jahr hoch. Bei 365 Tagen sind es schon 1.825 . Der Betrag wirkt ganz anders. Allerdings: Weder die 5 pro Tag noch die 1.825 sind aussagekrftig, weil die Zahlen erst im Vergleich mit anderen Angeboten etwas ber die Wirtschaftlichkeit dieses Angebotes aussagen. Es ist also auch wichtig, ob eine Zahl, ein Wert einmalig oder mehrma-lig auftritt. Man kann einen Betrag fr eine Periode nennen und damit eine kleine Zahl haben. Die Wirkung wird ganz anders sein, wenn man den Jahresbetrag nennt. Wollen Sie erreichen, dass der niedrige Wert als besser herausgestellt werden soll, ist ein anderes Vorgehen notwendig. Denken wir z. B. an einen Kostenvergleich von verschiedenen Versicherungsangeboten, unter denen sich der Kunde entscheiden soll. Wrde nun die Versi-cherung mit ihren Kosten pro Tag mit einem alternativen Angebot

Zur Wirkungsweise von Zahlen

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verglichen, knnte sich z. B. eine Preisdifferenz von 0,20 ergeben. Bei diesem kleinen Betrag wirkt die Differenz so gering, dass es nicht lohnt, sich darum zu kmmern. Whlt man hingegen den Preisver-gleich auf der Jahresbasis, ergibt sich eine Differenz von 73 , also ein durchaus markanter Betrag. Nicht umsonst haben sich auch bei der Beurteilung von Investitionen Betrachtungen ber lange Zeitrume durchgesetzt. Ein Beispiel dafr ist die Betrachtung der Kosten ber die gesamte Lebensdauer des In-vestitionsobjekts. Der Kaufpreis alleine spielt dann bei manchen Pro-dukten eine untergeordnete Rolle. Dieses Verfahren nennt man Life-Cycle-Costing. Zunchst sehr positiv beurteilte Objekte knnen mit diesem Betrachtungsverfahren um einiges negativer bewertet werden und im Vergleich verlieren. Kommen wir nun zur konkreten lernpsychologischen Wirkung von Zahlen und Fakten. Es ist keinesfalls trivial, Fakten darzustellen und zu vermitteln. Um die Wirkung positiv beeinflussen zu knnen, sollten Sie folgende Punkte unbedingt beachten:

Beginnen Sie bei Ihrer Darstellung immer beim Einfachen, und gehen Sie dann zum Schwierigen.

Nennen Sie zunchst Sachverhalte, die dem Leser oder Zuhrer bekannt sind, und kommen Sie dann zu den neuen Aspekten. Es ist sehr ungeschickt, mit einem Sachverhalt zu beginnen, den man als besonders neu herausstellt.

Starten Sie immer beim Allgemeinen, und sorgen Sie dafr, dass Ihr Zuhrer oder Leser einen guten berblick der Zusammenhnge erhlt. Kommen Sie dann zum Besonderen.

Tipp: Denken Sie mit Machen Sie es Ihrem Gegenber einfach, Ihren Darstellungen zu folgen.

Entscheidend ist der Transfer der vermittelten Fakten. Es gengt nicht, dass der Zuhrer oder Leser die Fakten aufnehmen konnte. Es muss gelingen, dass er anschlieend danach handelt oder, soweit erforder-lich, sein Verhalten ndert. Seien Sie besonders sensibel bei unerwarte-ten Zahlen, die eine negative Ausprgung haben. Hufig ergibt sich dabei ein erhebliches Konfliktpotenzial. Diese Fakten mssen Sie richtig verkaufen!


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ber den Umgang mit Informationen Heute sprechen wir sehr gerne von der Informationsflut. Dieser As-pekt muss auch beim richtigen Zuschnitt einer Prsentation bzw. eines Reports bercksichtigt werden. Wir schwanken zwischen zu wenig oder zu viel Information. Die Entscheidung ist nicht leicht.

Zu wenig Information? Zu viel Information?

Abb. 4: Informationsflut das richtige Ma finden

Whrend der Mitarbeiter auf dem rechten Bild in den Informationen zu ertrinken droht, hat der Mitarbeiter im linken Bild seine Ruhe. Er verfgt aber ber so wenige Informationen, dass er vielleicht auch keinen Beitrag mehr im Team leisten kann. Beide Bilder liefern uns keine Lsung, aber Anste, um mit der In-formationsflut richtig umgehen zu knnen. Es bedarf zum einen einer mglichst klaren Zielorientierung, um nur die Informationen aufzu-nehmen und zu verarbeiten, die auch einen Mehrwert fr die Ziel-gruppe darstellen. Auerdem braucht es eine gewisse Ordnung, um keinesfalls seine Zeit mit endlosem Suchen verbringen zu mssen. Das ist wirklich sinnlos vergeudete Zeit und strt auerdem massiv die Konzentration. Neue Medien, z. B. das Internet, geben uns die Chance, schnell auf Informationen zugreifen zu knnen. Die Qualitt der Daten mssen jedoch wir durch die Klarheit der Recherchekriterien schaffen. Das Medium selbst schafft Mglichkeiten, keine Lsungen. Wir knnen nicht einfach die Informationsverarbeitung reduzieren, es also dem Zufall berlassen, welche Informationen wir noch verarbei-ten werden. Vor dem Hintergrund der zunehmenden Arbeitsbelastung besteht eine wesentliche Leistung darin, Informationen zu selektieren. Das gilt fr schriftliche Informationen ebenso wie fr mndliche. Die-

Informationsmanagement

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se Aspekte sind wichtig: Mengen begrenzen, Qualitt durch konse-quentes Nachfragen herstellen und przise Ziele definieren.

Informationsmanagement Informationsmanagement ist das wichtigste Thema im ausgehenden 20. Jahrhundert so wurde es Anfang der 90er Jahre thematisiert. Das 21. Jahrhundert ist erreicht. Allerdings sind wir im Bereich Infor-mationsmanagement bisher nicht wesentlich weiter gekommen. Ganz im Gegenteil: Durch neue Medien ist die Verfgbarkeit von Informa-tionen deutlich gestiegen, whrend sich die spezifische Zuordnung nicht verbessert hat. Die Komplexitt hat zugenommen. Mitte der 90er Jahre wurde berall ber das Thema Wissensmanage-ment diskutiert. Viele Unternehmen gewannen neue Erkenntnisse: Wenn die Globalisierung und damit der Wettbewerb weiter zuneh-men, blieb ihnen als wichtigste Ressource nur ihr Wissen und letztlich das Wissen der Mitarbeiter. Informationsmanagement bedeutet aber nicht nur, die richtigen In-formationen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort zu haben. Es umfasst auch das Generieren von Informationen. Durch den Aus-tausch zwischen Mitarbeitern mit heterogener Ausprgung entstehen durch das unterschiedliche Verstndnis vermeintlich gleicher Infor-mationen Synergien. Informationen werden ergnzt, verfeinert, neu bewertet. Diese Effekte mssen gezielt genutzt werden. Um Information systematisch managen zu knnen, mssen wir uns drei wichtige Bausteine ansehen.

ObjektiverInformations-

bedarf

Subjektives Informations-bedrfnis

Informations-angebot

Frderlich ist: Unternehmenskultur Vertrauenskultur Offenheit

62

5

7

43

1

Abb. 5: Die Schnittmengen im Bereich der Information


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Die Zahlen 1-7 in der Grafik beschreiben die verschiedenen mglichen Zustnde, die sich durch berlappungen ergeben knnen. Optimal ist es, wenn 1 erreicht ist. Alle anderen Felder (2-7) sind mehr oder weni-ger suboptimal. Der Betrachter muss jeweils entscheiden und klren, was er tun muss bzw. kann, um den Zustand zu verlassen und die 1 zu erreichen. Das ist fr die Felder 2-4 leichter mglich als in den Ex-tremfllen 5, 6 und 7. Schauen wir uns an, was hinter den jeweiligen Begriffen zu verstehen ist.

Informationsangebot Alle in unserer Welt verfgbaren Informationen zhlen dazu. Die Mehrzahl dieser Informationen ist fr unsere Aufgabe, fr unser Ziel nicht hilfreich. Daher mssen wir selektieren. Es gilt, die wichtigen Informationen aus dem Angebot herauszufiltern. In Gesprchen kann dies z. B. durch gezielte Fragen an den Informati-onsgeber geschehen. Also: durch zielorientierte Kommunikation. Um aus der Flle eine Auswahl zu treffen, unterscheidet man zwischen Nachricht und Information. Nachrichten sind alle Signale, die uns in irgendeiner Weise erreichen (akustisch, visuell usw.). Information hingegen ist zweckorientiertes Wissen. Das sind alle Nachrichten, die wir brauchen, um unsere Aufgaben zu erfllen. Wir unterscheiden zwei Arten des Informationsbedarfs. Beim objekti-ven Informationsbedarf handelt es sich um Informationen, die ein Mitarbeiter bentigt, damit er die ihm gestellte Aufgabe erfllen kann. Wenn hier ein Mangel vorliegt, kommt es zwangslufig zu Fehlern. Dieser Bedarf wird von den Aufgaben abgeleitet und soll so gestaltet sein, dass der Mitarbeiter im Idealfall nur die Informationen hat, die er unbedingt bentigt, um seine Aufgaben zu erfllen. Also: kein unnti-ger Ballast. Auf genau diesen Teil muss sich die Berichterstattung fo-kussieren.

Anders verhlt es sich mit dem subjektiven Informationsbedrfnis. Wir kennen das alle: Faktisch liegen uns alle Informationen vor, den-noch trauen wir uns nicht, Lsungen zu erarbeiten oder zu entschei-den. Subjektiv fehlen uns Informationen. Wir haben das Gefhl, keine vollstndige Datenbasis zu haben. Wenn man eine Informationsanalyse in einem Unternehmen macht, wird dieser Aspekt am hufigsten benannt. In den wenigsten Fllen wird dieses Bedrfnis aktiv bedient. In Besprechungen ist dieser Punkt hufig der Auslser fr endlose Diskussionen, die aber dennoch kei-

Informationsmanagement

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nen Mehrwert oder Informationszuwachs schaffen. Bei Reports wird hufig von unvollstndig gesprochen. Sie mssen Ihrer Zielgruppe das Gefhl vermitteln bzw. die Personen sogar davon berzeugen, dass die vorliegenden Informationen vllig ausreichend sind. Ein vertrauensvolles Verhltnis untereinander un-tersttzt die realistische Einschtzung des subjektiven Informationsbe-drfnisses. Ziel ist es, die Schmittmenge 1 zu erreichen, wie sie in der Abbildung auf Seite 26 eingezeichnet ist. Durch klare Ziele, Abgrenzung der Auf-gaben, einen berblick ber die vorliegenden Informationen und mit-hilfe der Kenntnis, wer welche Information hat, kann der Ausgleich optimal geschaffen werden. Dazu ist ein enger Dialog aller Beteiligten ntig. Um eine Zusammenarbeit reibungsarm und dauerhaft gestalten zu knnen, ist die Information der Mitarbeiter von zentraler Bedeutung. Offene Kommunikation und umfassende Information auf allen geeig-neten Kanlen sind gefordert. Gleichfalls muss es immer wieder gelin-gen, die Betroffenen zu Beteiligten zu machen. Wenn das funktioniert, haben wir eine Lsung der Aufgaben mit und nicht fr den Mitarbei-ter. Er wird sich nun mit seinen Ideen und Wnschen einbringen. Sein Engagement fr die anstehende Aufgabe ist gro, denn es ist seine Aufgabe. Durch diese beiden Manahmen, informieren und beteili-gen, schaffen wir es, die Mitarbeiter einzubinden und ihre Motivation mit allen Vorteilen wirklich zu nutzen. Der Grundsatz hat eine wichtige psychologische Komponente. Men-schen wollen sich einbringen. Das sorgt fr die Zufriedenheit, die wie-derum intrinsische Motivation auslst. Dazu muss man ihnen Gele-genheit geben. Der Erfolg liegt im Miteinander. Das bedeutet aber auch Freirume zu schaffen, Verantwortung abzugeben und mit Ideen flexibel umzugehen.

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Was Sie bei Prsentationen und Reportings beachten mssen Es gibt eine Knigsdisziplin im Reich der Zahlen: Sie mssen sie ins perfekte Licht rcken. Professionell Zahlen aufbereiten ist das eine. Sie auch professionell zu prsentieren und damit das Auditorium zu ber-zeugen, ist das andere. Das Vorbereiten erfolgt im stillen Kmmer-lein. Beim Prsentieren treten Sie dann vor Publikum. Dieses Publi-kum soll in krzester Zeit klar begreifen, was die Zielsetzung Ihrer Prsentation ist.

Tipp: Auf Sie kommt es an Bei der Prsentation stehen Sie als Person im Fokus. Entscheidend ist, ob Sie berzeugen. Bedenken Sie das bereits bei der Vorbereitung.

Unter Reporting ist das betriebliche Berichtswesen zu verstehen. Es gibt eine kurze Zusammenfassung von Ergebnissen. Die Unterneh-mensfhrung wird auf der strategischen und operativen Ebene durch Reportings untersttzt: bei der Entscheidungsfindung, beim Soll-/Ist-Vergleich, bei Investitionsentscheidungen und Standortbestimmun-gen. Reportings erlutern auch den Stand der Arbeiten an einem Pro-jekt. Dabei gilt es, einigen Anforderungen gerecht zu werden:

Reportings mssen klar und inhaltlich korrekt gestaltet sein. Sie mssen in ihrem Detaillierungsgrad, ihrem Inhalt und ihrer

Aufbereitung dem jeweiligen Nutzerkreis und Verwendungszweck angemessen sein.

Im Report drfen keine subjektiven Wertungen enthalten sein.

Tipp: Bedenken Sie die Bedeutung dieser Dokumente Beim Reporting spricht die Auswertung. Sie wissen nicht, wie Ihr Reporting weitergereicht wird und wer es noch liest.

Prsentation so wird sie professionell

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Prsentation so wird sie professionell An welche Prsentation knnen Sie sich noch gut erinnern? Ist es die, bei der Sie begeistert zuhrten, die Inhalte schnell erfassen konnten und die Zeit wie im Flug vergangen ist? Oder denken Sie eher an die Prsentation, die wie eine Schlaftablette wirkte und bei der Sie mit jedem Wort des Vortragenden tiefer in Ihren Stuhl versunken sind? Woran liegt es, dass Prsentationen so unterschiedlich ankommen? Sie als Vortragender wollen bestimmt Ihre Zuhrer so begeistern, dass man sich im Guten an Ihren Auftritt erinnert. Wir sagen Ihnen hier, worauf es dabei ankommt. Und: Zu allen hier behandelten Themen finden Sie hilfreiche Checklisten, Vorlagen und Fragenkataloge auf der CD, die diesem Buch beiliegt.

Diagramme und Tabellen Zahlen und Organisationsstrukturen stellen Sie anschaulich dar, wenn Sie Diagramme (grafische Schaubilder) verwenden. Diagramme sind ein ntzliches Hilfsmittel, um trockenes Datenmaterial anschaulich darzustellen. Aber Vorsicht! Man kann auch vieles falsch machen. Grafiken und Diagramme haben in Prsentationen vielfltige Aufga-ben. So werden sie beispielsweise dann eingesetzt, wenn es darum geht, auf den ersten Blick unbersichtliches Datenmaterial zu veran-schaulichen. Die Komplexitt des Materials wird reduziert. Sie helfen Zusammenhnge zu verstehen, weil visuelle Darstellungen sehr oft leichter einzuprgen sind. Das unterscheidet sie positiv von langen, mit Fachwrtern versetzten Erluterungen, die der Zuhrer ohnehin im Kopf wieder zu einer (visuellen) Vorstellung zusammenfgt. Was knnen diese Schaubilder erreichen?

Sie knnen Gesagtes zusammenfassend darstellen und erleichtern dem Teilnehmer einen berblick ber die gesamte Prsentation.

Sie helfen Zusammenhnge zu verdeutlichen, indem wichtige Aus-sagen optisch hervorgehoben werden knnen.

Sie ergnzen das Geschriebene und Gesagte und bilden somit eine willkommene Auflockerung innerhalb der Prsentation.

Bei all den Vorteilen, die eine visuelle Darstellung anbietet, ist auch hier zu viel des Guten schlecht. Moderne Prsentationsprogramme liefern vielfltige Mglichkeiten visueller Darstellung: Videoclips, Animationen, Hintergrnde, usw. Es wre falsch, sie alle auszuschp-fen. Sie wrden dann genau das Gegenteil des Gewnschten erreichen:

Was Sie bei Prsentationen und Reportings beachten mssen

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Die Prsentation ist berfttert und der Teilnehmer in seiner Wahr-nehmung berfordert. Wer stolz ist, dass er auf hundert PowerPoint-Folien fr einen zwanzigmintigen Vortrag kommt, hat sich letztend-lich nur viel Arbeit gemacht. Das Publikum wird es ihm nicht danken. Sie mssen also im Vorfeld genau berlegen, wie Sie mit diesen Mg-lichkeiten umgehen. Diagramme kosten, wie andere Visualisierungen auch, Zeit und Geld. Sie mssen herausarbeiten, welcher Inhalt wie dargestellt werden soll. Auch fr die eigentliche Gestaltung braucht es Zeit. Manche Inhalte sind mit wenigen Worten besser ausgedrckt als mit zustzlichen grafischen Darstellungen (z. B. ja/nein Abstimmungs-ergebnis). Mancher Inhalt lsst sich besser in Tabellenform darstellen (z. B. Kalkulationen, Ergebnisrechnungen). Eine Grafik ist also nicht immer notwendig.

Achten Sie darauf, nicht die falschen Diagramme auszuwhlen. Ein Indiz dafr ist, dass Sie ausfhrliche Erklrungen zum Verstndnis des Schaubildes abgeben mssen. Daraus leitet sich schon Wesentliches fr die Gestaltung von Diagrammen ab:

Tipp: In der Krze liegt die Wrze! Eine Visualisierung sollte sich am besten von selbst erklren. Je mehr verbale Erluterungen ntig sind, desto weniger ist sie fr den betreffenden Inhalt geeignet.

Tipp: Achten Sie auf die Gestaltung Das Ergebnis (die Aussage) des Schaubildes sollte als ber-schrift verwendet werden. Dies erleichtert die Orientierung in einer Prsentation mit mehreren Schaubildern. Bei der Darstellung von Diagrammen ist also zu berlegen, was ge-zeigt werden soll und welches Diagramm sich dafr am bes-ten eignet.

Programme wie PowerPoint bieten eine Flle von vorgefertigten Dia-grammen an, mit denen sich schon bei wenig Einarbeitungszeit er-staunliche Ergebnisse erzielen lassen. Aber erst eine intensive Beschf-tigung gestattet die Kreation von Diagrammen, die sich von der Masse abheben. Die gelufigen Diagramme, die angeboten werden, sind:

Stab- oder Sulendiagramm Liniendiagramm


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Torten- oder Kreisdiagramm Organisationsdiagramm

Stab oder Sulendiagramm

0

100000

200000

300000

400000

500000

600000

700000

800000

900000

Mai Juni Juli Gesamt

Filiale 1

Filiale 2

Filiale 3

Abb. 6: Ein Beispiel fr ein Stabdiagramm: Umsatzzahlen im Jahr pro Filiale

Das Stab- oder Sulendiagramm gehrt zu den gebruchlichsten Dia-grammtypen. Sulendiagramme stellen Mengen zu einem bestimmten Zeitpunkt oder in einem zeitlichen Verlauf dar und betonen dabei die Unterschiede der Anteile. Sie heben dabei je nach Art der Darstellung die Rangfolge der Teile hervor. Darin liegt auch ihr Vorzug im Ver-gleich zu Kreisdiagrammen, die das Augenmerk strker darauf richten, wie ein Ganzes durch seine Teile aufgeteilt wird. Mit Sulendiagram-men lassen sich Gren vergleichen und Entwicklungen aufzeigen. Sie lassen sich manuell und elektronisch erstellen. Besonders leicht geht die elektronische Erstellung von Sulendiagrammen mit der Textver-arbeitung Microsoft Word (MS Graph). Die einfachste Form des Stab- oder Sulendiagramms stellt vergleich-bare Gren/Mengen/Werte, die zu bestimmten, aber unterschiedli-chen Zeiten ermittelt wurden, in Sulen nebeneinander. Ein einfaches Sulendiagramm stellt die Veranschaulichung der nachfolgenden Aus-sage dar.


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Daneben begegnet man aber auch hufig additiven Sulendiagram-men, die auch gestapelte Sulendiagramme genannt werden. Bei die-sem Sulendiagramm addieren sich die einzelnen Komponenten zu einem sinnvollen Ganzen. In diesem Fall ist man also besonders an der Summe der einzelnen Komponenten interessiert. Wenn sich die verschiedenen Komponenten nicht so gut zu einem sinnvollen Ganzen fgen lassen und sich das Interesse mehr auf die einzelnen Datenmengen als auf deren Summe richtet, werden die Su-len nebeneinander gestellt. Diese Form der Darstellung nennt sich Liniendiagramm.

Liniendiagramm

0

100000

200000

300000

400000

500000

600000

700000

800000

Mai Juni Juli August

Abb. 7: Beispiel fr ein Liniendiagramm

Das Liniendiagramm ist die einfachste Art der Zahlenvisualisierung. Hier werden einfache Umstze, die in den einzelnen Monaten erzielt wurden, miteinander verglichen. Es stellt die Entwicklung einer Rei-he von Werten in Form eines Linienzuges dar. Es eignet sich beson-ders zur Darstellung einer groen Anzahl von Datenpunkten im Zeitverlauf.


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Torten oder Kreisdiagramm

1. Quartal

2. Quartal

3. Quartal

4. Quartal

Abb. 8: Beispiel fr ein Tortendiagramm

Das Tortendiagramm ist fr Jahresvergleiche ungeeignet. Es bietet sich perfekt an, wenn es um den Vergleich unterschiedlicher Abteilungen innerhalb eines Jahres oder um die Mitarbeiterzahl von Abteilungen, Teams oder Projektgruppen geht. Es ist gut einsetzbar fr den Ver-gleich zwischen verschiedenen Sachverhalten innerhalb eines Zeit-raums, z. B. Verkaufszahlen unterschiedlicher Abteilungen innerhalb eines Jahres. Liniendiagramme werden verwendet, wenn Teile eines Ganzen gezeigt werden sollen. Welche Parteien haben wie viel Prozent bekommen, oder welchen Marktanteil haben wir im Vergleich zu unseren Wettbe-werbern? Kreisdiagramme liefern sozusagen die Struktur eines Gan-zen. Sie sind unzweckmig, wenn Strukturen z. B. im Zeitablauf dar-gestellt werden sollen. In diesem Fall wre das Diagramm samt neuer Beschriftung hufiger abzubilden. Es ist sinnvoll, nicht mehr als fnf Kategorien zu whlen. Der Rest kann unter der Rubrik Sonstige zusammengefasst werden. Die Kategorien sind untereinander deutlich farblich abzugrenzen, um sie unterscheiden zu knnen.


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Organisationsdiagramm

Vorstand

LeiterMarketing

LeiterEntwicklung

LeiterVertrieb

Abteilungsleiter Abteilungsleiter Abteilungsleiter Abteilungsleiter

Abb. 9: Beispiel fr ein Organisationsdiagramm

Je nach Thema knnen Sie eine Diagrammart verwenden. Prfen Sie anhand der Checkliste, welche Diagrammart fr Ihre Prsentation die optimale ist.


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Checkliste: Diagrammarten und Darstellungsmglichkeiten

Stabdiagramm vergleichende Darstellung

Ist/SollVergleich Jahreszahlen Stckzahlen der Produktion Krankheitsflle Liniendiagramm Vernderung und/oder Entwicklung eines bestimmten Zeitabschnitts

vor und nach der Produkteinfhrung Aktienkurse Absatzzahlen Tortendiagramm prozentuale Verteilung

Ausgaben Einnahmen Kundenstruktur Organisationsdiagramm Organisationsstrukturen und Hierarchieebenen

Abteilungsstruktur Aufbau des Unternehmens Hierarchieebene der Firma


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Achtung: Das sollten Sie bei Diagrammen beachten: Verzichten Sie auf dreidimensionale Darstellungen. Bevorzugen

Sie statt des Sulendiagramms das Stabdiagramm. Zweidimensionale Grafiken sind bersichtlicher.

Kontrolle ist wichtig! Aufmerksame Zuhrer erkennen sofort ein falsches Verhltnis von Zahlen und grafischer Darstellung. Vermeiden Sie unangenehme Fragen, die Sie aus dem Konzept bringen knnten und inkompetent wirken lassen, indem Sie im Vorfeld alles akribisch kontrollieren.

Verwenden Sie nur gerundete Zahlen. berfrachten Sie Diagramme nicht. Erstellen Sie lieber zwei,

wenn die Informationen und Zahlen zu umfangreich sind.

Tabellen Verwenden Sie Tabellen, wenn Zahlen in einer Reihenfolge dargestellt und so Ablufe oder Vernderungen aufgezeigt werden sollen. Beispiel: Umsatzzahlen der Mitarbeiter Rot, Grn, Blau (in 1000)

Herr Rot Frau Blau Herr Grn 1. Quartal 2007 2. Quartal 2007 3. Quartal 2007 4. Quartal 2007

40,5 38,2 45,6 27,8

37,8 41,2 44,9 49,5

44,1 35,9 42,8 39,2

Tipp: Tabellen gestalten Beschrnken Sie sich auf drei bis fnf Spalten und Zeilen.

Der Betrachter hat sonst Probleme die Information zu erfassen.

Legen Sie fr Zahlen und Abkrzungen eine Legende an. Achten Sie bei der Tabellenmarkierung auf dicke Linien.

Dnne Linien sind bei Entfernung schlecht zu erkennen.

Weitere hilfreiche Tipps und Beispiele zur Tabellengestaltung finden Sie auf der CD.

Siehe CDROM

Siehe CDROM

Siehe CDROM


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Medien fr die Visualisierung Ein Bild, eine Zeichnung verhilft jedem Zuhrer zu einem besseren Verstndnis und dient als Gedchtnissttze. Dieses Sichtbarmachen von Kommunikationsinhalten wird in der Fachsprache Visualisierung genannt. Wir stellen Ihnen die wichtigsten Instrumente zum Visuali-sieren vor:

Folien-Prsentation Beamer-Prsentation Flipchart Pin- und Metaplanwand

FolienPrsentation Der Vorteil der Folien-Prsentation liegt darin, dass Sie Ihren Zuh-rern nie den Rcken zudrehen mssen. Einige Dinge sollten Sie dabei beachten:

Sorgen Sie dafr, dass der Overhead-Projektor sauber ist, und berprfen Sie, ob die Ersatzbirne funktioniert.

Achten Sie auf eine gute Projektionsflche. Vor der Prsentation mssen der richtige Projektionsabstand und die Schrfe eingestellt werden.

Whrend der Prsentation berzeugen Sie sich nur noch mit kur-zen Blicken, ob die Folie korrekt aufgelegt wurde.

Alle Verweise zu einer Foliendarstellung erfolgen auf der Folie mit einem geeigneten Stift, nicht auf der Projektionsflche.

Wenn Sie eine Folie vom Apparat nehmen, um die nchste aufzu-legen, klappen Sie den Spiegel zu, damit die Leinwand dunkel ist. Erst jetzt wechseln Sie die Folie. So wird kein Zuhrer irritiert.

Bei einer gelungenen Prsentation knnen die Betrachter die Informa-tionen schnell und zweifelsfrei erkennen. Das ist mithilfe von Grafiken und Farbe besonders gut und leicht mglich. Eine rein schwarz-wei gestaltete Folie ist in der Zeit des multimedial verwhnten Betrachters nicht mehr akzeptabel. Es muss zumindest neben der Strukturierung ein farbiger Blickfang vorhanden sein. Die gngigen Office-Programme enthalten Programmelemente, die zur Erstellung von Prsentationen programmiert worden sind. Sie sollten allerdings bercksichtigen, dass viele Zuschauer diese Vorlagen und Grafiken kennen. Eine uerung wie Das ist doch aus Power-


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Point ist nicht gerade von Vorteil. berlegen Sie, wie Sie selbst Hin-tergrnde gestalten knnen, z. B. mithilfe von gescannten Fotos oder zustzlich erworbenen ClipArts. Denken Sie daran, dass bei diesen Vorlagen selten unterschiedliche Textfarben bercksichtigt werden.

Der Einsatz weniger, der Strukturierung dienlicher Farben ist eine Grundvoraussetzung fr eine Prsentationsfolie. Dadurch wird die Aufmerksamkeit des Zuhrers erhht, er kann sich besser orientieren, und Sie haben die Mglichkeit, wesentliche Merkmale zu betonen. Bei komplizierten Zusammenhngen bieten sich Schichtfolien an, mit deren Hilfe Sie komplizierte Darstellungen schichtweise aufbauen knnen. Bitte denken Sie hierbei besonders an den Einsatz von Farbe. Damit die Folien passgenau aufgelegt werden knnen, haben die Pro-jektoren oben und an der linken Seite Zapfen. Jetzt mssen Sie nur noch die Folien lochen. Ein Ersatz dafr sind Passerzeichen (Kreuze an allen vier Ecken). Mehr als drei Folien lassen aber nicht mehr gen-gend Licht durch. Wesentlich fr Text ist die Lesbarkeit. Leider gibt es keine allgemein verbindliche Regel. Die Schriftgre ist von dem Projektionsabstand abhngig. Aber selbst in kleineren Konferenzrumen mssen Sie mit einer Mindestgre von 14 Punkt/fett schreiben, besser sind 16 Punkt/ fett. Vermeiden Sie zu viel Text. Eindrucksvolle, farbige Folien, die auch ansprechende farbige Grafiken enthalten, knnen Sie mit einem Tintenstrahldrucker erstellen. Da die Spezialfolien relativ teuer sind, sollte erst ganz zum Schluss der endgltige Druck erfolgen, denn es finden sich immer Verbesserungsmglichkeiten.

Tipp: Folien bei der Prsentation Die Folie leitet und gliedert die Prsentation. Das, was Sie sagen, muss nicht auch noch gelesen werden. Ihre Zuhrer knnen entweder nur lesen oder nur zuhren!

BeamerPrsentation Programme wie PowerPoint bieten fr die Beamer-Prsentation ge-stalterische Besonderheiten, z. B. Animationen mit Text und Bild oder Gerusche. Leider werden hufig die eigenen Fhigkeiten nicht ge-nutzt, da man sich auf die vorgefertigten Layouts verlsst. Viele Beamer-Prsentationen wirken darber hinaus berladen und somit unprofessionell. Da spricht diese Aussage des Vorstandvorsit-


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zenden eines Global Players eine deutliche Sprache: Haben Sie etwas zu sagen, oder haben Sie PowerPoint? Es gibt einige Tipps, wie Sie es besser machen knnen:

Nichts berladen Der schlimmste Fehler: eine DINA4Textseite, eng beschrieben, an die Wand projizieren. Das finden zwar viele Redner prima, denn so haben sie stndig ihr Manuskript vor Augen und mssen nur von der Wand ablesen. Fr den Zuschauer aber ist es grausam!

Aufsehen erregen Zuschauer sollten den Blick nicht genervt oder entsetzt von Ihrem Chart abwenden, sondern aufsehen und hinsehen also den Blick auf das richten, was Sie fr sie angerichtet und zubereitet haben. Die Zuschauer mchten bei Prsentationen beeindruckt, unterhalten, angeregt und informiert werden. Das soll in genau dieser Reihenfolge geschehen. berlegen Sie also, was Ihr Publikum beeindrucken knnte!

Wenig Text, viel Bild Wozu haben Sie PowerPoint, wenn Sie nur Texte prsentieren? Zeigen Sie Bilder und Zahlen. Schalten Sie lieber ganzseitige Bilder solche, die Aufsehen erregen zwischen die Textfolien. Geben Sie noch ein paar mndliche Informationen dazu, und die Sache wird lebendig.

Vorlesen verboten Das, was der Zuschauer sieht, und das, was er hrt, darf nicht dasselbe sein. Sonst ist es nicht spannend. Also niemals wrtlich vorlesen, was auf der Folie steht. Lautet der Folientext z. B. Gewinne 2007, sagen Sie: Jetzt zu den Gewinnen vom letzten Jahr.

Mut zum Humor

Eine witzige Karikatur aus der Morgenzeitung vom Tag, kurz eingescannt und in PowerPoint eingebaut schon haben Sie die Lacher auf Ihrer Seite. Entspannte Mienen danken es Ihnen.


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Mut zur Variation Sprechen Sie grundstzlich um die Hlfte lauter und an besonders geeigneten Stellen doppelt so laut wie sonst. Dann klingt Ihre Stimme enthusiastischer und gleichzeitig sicherer. Das bertrgt sich auf das Publikum. Ihr Krper baut auerdem Spannungen ab. Variieren Sie: Betonen Sie unterschiedlich, als ob Sie das, was Sie zu sagen haben, ganz ohne PowerPoint vor einem blinden Publikum erklren mssten.

Frei sprechen Das ist nun wirklich das Beste an Prsentationen: Sie knnen nie den Faden verlieren. Selbst wenn Sie einmal einen Blackout haben, sagen Sie einfach: Und nun zum nchsten Bild! Die Folien sind tolle Gedchtnissttzen. Ganz Sicherheitsbewusste knnen in PowerPoint zu jeder Folie Kommentare eingeben, die bei der Prsentation auf dem eigenen Bildschirm erscheinen, fr die Zuschauer aber unsichtbar bleiben.

Keine Folienschleuder Jede Minute eine Folie: Das hlt kein Publikum aus. Die Folien sollen visualisieren und Ihren Vortrag ergnzen, sie sollen ihn nicht ersetzen.

Flipchart Das Flipchart ist nichts anderes als ein DIN A1 groer Block auf einem Gestell. Wenn Sie bei Ihrer Prsentation damit arbeiten, sollten Sie Folgendes beachten:

Machen Sie sich vorher mit dem Papierwechsel vertraut, da er sehr unterschiedlich konstruiert sein kann.

Schreiben Sie in einer angemessen groen Schrift, die in der letzten Reihe noch gelesen werden kann (ausprobieren).

Fr dieses Medium gibt es eine Reihe von Hilfsmitteln, z. B. farbige Markierungspunkte, Ideenwolken, farbige Streifen fr Tabellen, breitere Streifen als Grundlage fr berschriften, Markierungsna-deln. Selbst Kreppband oder andere Materialien knnen Sie einset-zen. Ihrer Fantasie sind kaum Grenzen gesetzt. Aber auch hier gilt die Gestaltungsregel, die Flipchart-Bgen nicht zu berladen.


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Die einzelnen Bgen knnen in Ruhe vorbereitet werden. Vorteil-haft ist eine Dynamisierung durch Ergnzung anderer Elemente, z. B. Betonung durch das Setzen einzelner Punkte oder Formulie-rung einer Idee auf einer Wolke, die angeheftet wird. Der Umgang mit dem Flipchart muss nicht statisch sein!

Fgen Sie vorbereitete Elemente hinzu (Wolken etc.). Erstellen Sie z. B. Checkboxen, deren Inhalt Sie mit einem Haken als erle-digt bezeichnen knnen.

Pinn und Metaplanwand Steht Ihnen kein Flipchart zur Verfgung, knnen Sie ein Plakat erstellen. Weies Packpapier oder Tapeten lassen sich dafr gut ver-wenden. Auf der Metaplanwand knnen Sie die wesentlichen Stich-wrter Ihrer Prsentation notieren. Es gelten hier die gleichen Gestal-tungsregeln wie bei dem Flipchart. Denken Sie an Klebeband. Das Wandplakat bietet mehr gestalterische Mglichkeiten als das Flipchart, da im Prinzip keine Formatbegrenzung vorhanden ist. Auch ein Wandplakat lsst sich dynamisch gestalten! Der folgende Fragenkatalog hilft Ihnen, fr Ihre Prsentation die rich-tigen Medien auszuwhlen.

Inhalt Organisation Persnliche Vorlieben und Fhigkeiten Muss ich Zahlenmaterial veranschaulichen? (Tabellen, Diagramme)

Welche technischen Mglichkeiten bietet der Raum?

Bevorzuge ich einfach handhabbare Medien wie z. B. das Flipchart?

Mchte ich mein Publikum emotional ansprechen?

Wie viel Zeit steht fr vorbereiten, visualisieren und beschaffen der Produkte/Modelle zur Verfgung?

Mchte ich technisch aufwendigere Medien verwenden? Wei ich sie zu bedienen? Habe und nehme ich mir die Zeit, um den Umgang mit dem Medium zu ben?

Knnten Requisiten, Modelle oder Produkte Einstellungen verndern oder gewnschte Handlungen auslsen?

Muss ich firmeninterne Gestaltungsvorgaben beachten?

Machen mich technische Pannen nervs? Bin ich darauf vorbereitet? Bewltige ich die Situation?


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Visualisierung darauf kommt es an Visualisierungen dienen dazu, Gesprochenes oder Gemeintes optisch zu veranschaulichen und/oder zusammenzufassen. Als Mittel zur An-regung, Information, Dokumentation, Veranschaulichung, Zusam-menfassung und Ergebnissicherung gehren Visualisierungen zu den grundlegenden Bestandteilen jeder Prsentation.

Mglichkeiten der Visualisierung

Formen Bilder Schrift Symbole Piktogramme Diagramme Tabellen Cluster Mind Maps Strukturbilder

Medien Stellkarton Wandtafel FlipChart TageslichtProjektor DiaProjektor Presenter Beamer

Anwendungsgebiete Referat Kurzvortrag Prsentation Dokumentation des Prozessverlaufs

Der Mensch ist ein Augentier. Die Augen stellen unser wichtigstes Sinnesorgan dar, und ber diesen sensorischen Kanal, den visuellen Sinneskanal, nehmen wir Informationen aus unserer Umwelt auf. Im Allgemeinen arbeitet unser Gehirn unter Einsatz verschiedener Sinne, wobei diese stndig in Querverbindungen zueinander stehen. Dabei werden Informationen aus dem einen Sinneskanal auf einen oder mehrere andere bertragen bzw. angewendet. Unzhlige Sinnes-eindrcke erreichen unser Gehirn ber die Augen. Und dies ist letzt-lich auch der Grund, weshalb wir Informationen, die ansonsten z. B. nur gehrt wrden (auditiver Sinneskanal), visualisieren.


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Was, wo und wie etwas zu dieser bildhaften Darstellung gelangt, kann natrlich sehr unterschiedlich sein. Man kann z. B. ein Gefhl vor seinem inneren Auge visualisieren. Bei einer Prsentation kann der Vortragende eine Information bildhaft so gestalten, dass sie den Bet-rachtern einen Sachverhalt veranschaulicht. In letzterem Sinn definiert knnte man daher unter Visualisierung die bersetzung eines Ge-dankens in eine bildliche Darstellung, die den Informationsfluss fr-dern soll, verstehen.

Achtung: Nicht ohne Visualisierung prsentieren Bei einer Prsentation ist die Visualisierung ein sehr wichtiges Element. Wrden wir auf die Visualisierung verzichten, handelte es sich schlicht um eine Rede.

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Das ist ein sehr bekannter Spruch, der wirklich zutrifft. Viele Sachverhalte knnen wir mit Wor-ten nur sehr umstndlich und vor allem zeitintensiv ausdrcken. Mit einem Bild kann die Flle der Aussagen ggf. auf einen Blick erfasst werden. Da Grafiken und Folien dank hilfreicher Programme relativ leicht erstellt werden knnen, zeigt sich aber leider auch ein negativer Effekt. Die Vortrge sind hufig mit Bildern berfrachtet. Der Vortra-gende tritt in den Hintergrund. Die Bilder sollen quasi fr sich selbst sprechen. Werden dann auch noch vielfltige Mglichkeiten der Ani-mation genutzt, wirken Prsentationen sehr schnell unruhig. Die Kon-zentration der Zuhrer geht verloren. Sie gestalten Ihre Visualisierung angemessen und wirkungsvoll, wenn Ihre optischen Hilfsmittel wirklich aussagekrftig sind. Bei der Gestal-tung knnen viele Fehler gemacht werden. Beugen Sie vor, indem Sie die folgende Checkliste durchgehen. Sie enthlt die wichtigsten Punkte fr die inhaltliche und formale Gestaltung Ihrer Visualisierung.


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Checkliste: Inhaltliche und formale Gestaltung

Verwendung von Texten

berschrift ist Kernaussage, Beschriftung von Tabellen, Diagrammen etc.

kurze Stze, maximal sieben Wrter, Stichwortcharakter eine Information pro Satz einfache, verstndliche Ausdrcke hchstens sieben Inhaltsaspekte pro Visualisierung auf Rechtschreibung achten! berschriften

Gezeigtes klar benennen kurz und prgnant, eventuell als Schlagwort Farben

maximal drei Farben pro Visualisierung, Schwarz und Wei gelten nicht als Farben

Vorsicht bei hellen Farben, schlecht erkennbar aus der Entfernung

Schrift schwarz oder dunkelblau inhaltliche Unterschiede in mehreren Farben, Gleicharti

ges in einer Farbe darstellen

einheitliche Farbbenutzung, nicht bei jeder Folie eine andere Farbgebung einsetzen

Schrift

ausreichend gro, muss bis zur letzten Sitzreihe lesbar sein, unbedingt vorher testen

nur eine Schriftart verwenden, auf Handschrift mglichst verzichten

einfache Druckschrift statt exotischer, schnrkeliger Schriften

Gro und Kleinbuchstaben verwenden


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Checkliste: Inhaltliche und formale Gestaltung

Layout

einheitlich fr alle Visualisierungen, Corporate Design der Firma beachten

die wichtigsten Aussagen in der Mitte platzieren bekannte Symbole und Zeichen verwenden, Unbekann

tes mssen Sie erst erklren, das kostet Zeit

bersichtlich bleiben, weniger ist mehr

Wollen Sie Grafiken und Texte mischen? Hier gilt folgende Regel: Text in die linke Hlfte der Seite, Grafik in die rechte. Dies entspricht den Sehgewohnheiten. Und dementsprechend sollten Sie auch Ihre Visua-lisierung gestalten. Verwenden Sie Symbole, Schriftgren und Farben ganz konsequent. Achten Sie darauf, nicht zu sehr mit dem Visualisierungsmedium zu spielen. Wenn Sie z. B. in der berschrift Grn verwendet haben und diese Farbe an einer anderen Stelle in einen ganz anderen Kontext verwenden, haben Sie die ntige Konsequenz nicht eingehalten. Sie fhren einen sogenannten Bedeutungswechsel der Farbe durch, der Ihr Auditorium verwirrt. Farbe ist auch ein Strukturelement. Dort, wo immer die gleiche Farbe vorhanden ist, stellen wir automatisch Zusammenhnge her. Ist dies so, dann wurde die Farbe gut eingesetzt. Ist dies nicht so, gibt es Ver-stndnisprobleme.

Tipp: Visualisierung als Hilfsinstrument Die Visualisierung wird immer dann eingesetzt, wenn sie

beim Zuhrer das Verstndnis frdert. Die Visualisierung ersetzt nicht den Sprecher, sondern ist

die sinnvolle Untersttzung fr ihn. Bild und Sprechertext bilden eine Synergie.


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SMART und AIDA Es gibt zwei Vortragsprinzipien, die als Grundgerst fr viele Zielset-zungen geeignet sind. Das SMART-Prinzip hilft Ihnen beim Vorberei-ten und dem Aufbau Ihrer Prsentation. Was verbirgt sich hinter die-ser Abkrzung?

S = spezifisch So konkret wie mglich (Beispiel: Was genau sollen die Zuhrer wissen?)

M = messbar Woran ist das Erreichen der Ziele abzulesen? (Beispiel: Prognosen der Absatz, Umsatz, Beschftigungszahlen)

A = aktionsorientiert Welche Schritte sind einzuleiten? (Beispiel: Welche Schritte mssen entschieden werden?)

R = realistisch Was ist machbar? (Beispiel: Welches Teilziel ist weniger wichtig, sodass Sie es bei Zeitdruck weglassen knnten?)

T = terminiert Wann soll welches Ziel erreicht werden? (Beispiel: Wie viel Zeit planen Sie fr die einzelnen Schritte ein?)

Soll Ihre Prsentation dazu fhren, dass Kunden etwas kaufen oder potenzielle Geldgeber das Unternehmen finanziell untersttzen, ver-wenden Sie die AIDA-Formel.

Achtung, ich habe etwas

Wichtiges mitzuteilen!

Interesse beim Zuhrer

wecken

Wunsch nach der Zielerfllung

wecken

Aktionen fordern. Handeln

muss jetzt mglich sein

AttentionAufmerksamkeit

InterestInteresse

DesireWunsch

ActionHandlung

Abb. 10: Was AIDA bedeutet


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Attention steht fr: Aufmerksamkeit erzeugen. Jeder Lehrer kennt ein uerst wirkungsvolles akustisches Mittel, um seine gelangweilten, vor sich hin dsenden Schler rapide aus ihren Trumen zu reien: Er klatscht einmal laut in die Hnde. Das gleiche Prinzip sollten Sie in Ihrer Prsentation anwenden natrlich in anderer, visualisierter Form. Starten Sie Ihre Prsentation mit einem prgnanten visuellen Reiz, einem sogenannten Eyecatcher. berlegen Sie sich genau, womit Sie anfangen wollen. Beispielhaft bieten sich dafr an:

ein aktuelles Ereignis eine galante Konfrontation eine Anekdote, ein persnliches Erlebnis eine witzige, satirische Darstellung Das Publikum ist jetzt aufmerksam. Ihre nchste Aufgabe besteht dar-in, Interesse an Ihrer Prsentation zu wecken. Nehmen Sie dafr ein-mal die Perspektive Ihres Auditoriums ein. Was interessiert die Zuh-rer wirklich? Grenzen Sie das zunchst eher grob ein:

Bericht ber Verwirklichtes und Erfahrungen Problemanalyse/-beurteilung (z. B. Ursachen aufzeigen) Ziele Konzepte und Lsungen Bewertung

Tipp: Bedenken Sie bei der Aufbereitung des Themas: Bringen Sie maximal vier Kerngedanken ein mit Wiederholungen. Behalten Sie den Zweckbezug der Aussagen im Auge: Warum diese Info?

Im Hauptteil Ihrer Prsentation geht es darum die Zuhrer zu ber-zeugen, und Ihr Wissen kurz und knapp zu vermitteln. Es darf keine Langeweile aufkommen. Wecken Sie bei Ihren Zuhrern den Wunsch (Desire) nach Information und Wissen. Professionell prsentieren Sie, wenn Sie:

logisch und nachvollziehbar argumentieren Fakten und Statistiken nur als Hintergrundmaterial verwenden Annahmen uern, welche die Zielgruppe teilen kann persnliche Position beziehen


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Die Aktion (Action) bildet den Schluss. Sie soll zusammenfassend und motivierend formuliert werden. Wichtige Aussagen gilt es noch einmal aufzugreifen. Sie knnen Ihre Prsentation abschlieen, indem Sie:

Kernaussagen wiederholen ein persnliches Fazit ziehen Stellungnahme der Teilnehmer herausfordern (z. B. mit Provo-

kation)

einen Appell formulieren/zum Handeln auffordern eindeutige Vereinbarungen treffen (je nach Anlass also auch Ent-

scheidungen)

Machen Sie sich zum Abschluss noch einmal die Vorteile einer guten Visualisierung bewusst:

Sie reduziert den Rede- und Schreibaufwand. Das Gehrte bleibt besser im Gedchtnis. Die Erluterung wird erleichtert. Sie frdert die Strukturierung des Vortrages. Man wird zu einer Auswahl von Wesentlichem und Unwesentli-

chem gezwungen. Zum Schluss ist leichter eine Zusammenfassung mglich.

Vorbereiten der Prsentation Die Prsentation bestimmter Themen vor Publikum ist eine an-spruchsvolle Aufgabe, fr die es keine optimale Lsung gibt. Es gibt allerdings bessere und schlechtere Prsentationen. Die Gte einer Pr-sentation bemisst sich allein an dem Gewinn an Wissen und Ver-stndnis, den die Zuhrenden erzielen. Auerdem sollte es dem Vor-tragenden gelungen sein, Interesse fr das Thema zu wecken. Es kann daher auch keine allgemeingltigen Richtlinien fr gute Prsentatio-nen geben, da die Eigenarten des Publikums (Vorwissen, Motivation etc.) fr den Erfolg von zentraler Bedeutung sind. Die eigenen Prsentationsfhigkeiten lassen sich also langfristig nur dann verbessern, wenn man nach dem Vortrag etwas ber die Mei-nung des Publikums erfhrt. Bitten Sie unbedingt nach Ihrer Prsenta-tion eine Person Ihres Vertrauens um Feedback, wie sie die Prsentati-

Vorbereiten der Prsentation

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on empfunden hat. Sie soll Ihnen kritisch sagen, wo Strken und Schwchen in Ihrer Prsentationsfhigkeit sichtbar wurden. Lassen Sie sich Feedback geben ber:

Ihre Krperhaltung Ihre Stimmmodulation Ihren Aufbau der Prsentation Ihre Visualisierung Ihre Fhigkeit, auf das Publikum einzugehen Ihre berzeugungskraft Ihre Sprache Jeder, ob gebter Redner oder Anfnger, ist vor jedem neuen Vortrag bis zu einem gewissen Grade angespannt und nervs. Niemand kann alle Hinweise, die im Folgenden zusammengestellt sind, gleicherma-en perfekt beherzigen. Das ist auch gar nicht wnschenswert: Der Reiz von Vortrgen liegt ja gerade in einer gewissen Offenheit fr un-erwartete Ereignisse und im persnlichen Stil des Vortragende. Lassen Sie sich also von diesen Hinweisen nicht einschchtern, sie sollen Hilfen sein und keine Anforderungen. Die Kunst der Prsenta-tion ist nichts, was sich von heute auf morgen lernen lsst; schon gar nicht ist sie eine angeborene Fhigkeit. Sie kann und muss in einem langfristigen Prozess schrittweise erlernt und gebt werden, hnlich wie eine Sportart oder das Spielen eines Musikinstruments.

Tipp: Der erste Schritt Bereiten Sie Ihre Prsentation so vor, als wre sie ein Projekt. Planen Sie gengend Zeit fr die Vorbereitung ein. Zeitdruck erhht nur das Stressniveau, und Sie haben dann nicht die ntige Ruhe und Gelassenheit sich auf Ihren Auftritt zu konzentrieren.

Analyse des Publikums Sie sollten zunchst berlegen, wie viele Teilnehmer Sie zu Ihrer Pr-sentation erwarten. Sind es fnf oder 180? Ermitteln Sie die genaue Personenzahl, denn dies hat Auswirkungen auf

die Raumgre, die Sitzordnung,


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die Auswahl der Medien und den Mikrofoneinsatz. Fragen Sie sich anschlieend, wie sich Ihr Publikum zusammensetzt. Sprechen Sie vor

internen oder externen Zuhrern, Fach- und Fhrungskrften, Vorstandsmitgliedern, Entscheidern, Bankenvertretern und/oder Presse? Informieren Sie sich auch ber das Bildungsniveau und das Alter Ihrer Zuhrer. Sie sollten sich bewusst darauf einstellen. Richten Sie Ihren Vortrag so aus, dass Sie

das spezifische Vokabular verwenden (Fachsprache nur bei Fach-krften),

die Begrung und Ansprache richtig formulieren, diskriminierende uerungen oder Formulierungen vermeiden,

z. B. bei der berzahl eines bestimmten Geschlechts,

das Sprachniveau dem Bildungsniveau anpassen und die inhaltliche Gestaltung dem Auditorium anpassen (ltere Perso-

nen bentigen z. B. andere Beispiele als jngere).

Es bestehen erfahrungsgem gewisse Unterschiede bezogen auf die Fhigkeiten, die bei einer Prsentation vor einem groen bzw. bei ei-nem kleinen Publikum gefragt sind. Wenn Sie vor einem groen Pub-likum erfolgreich sind, werden die Zuhrer beeindruckt sein und wo-mglich ihre Einstellung ndern. Sind Sie vor einem kleinen Publikum erfolgreich, werden die Zuhrer berzeugt sein und eventuell sogar ihre Meinung ndern. Analysieren Sie sich: Vor welchem Auditorium prsentieren Sie am liebsten. Wo ist Ihr Lampenfieber auf einem er-trglichen Level? Wo knnen Sie am besten Ihre Kompetenz darstel-len? Dies alles sind Fragen, die Ihnen helfen knnen beim Entscheiden ber die Gre des Zuhrerkreises. Knnen Sie dies selbststndig bestimmen, so achten Sie ganz bewusst auf Ihr Wohlfhl-Gefhl. Ent-scheiden Sie, wie gro Ihr Publikum sein soll, wenn diese Entschei-dung in Ihrem Verantwortungsbereich liegt.

Vorbereiten der Prsentation

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Das Prsentations-1 x 1 sagt Ihnen, worauf es ankommt:

Achten Sie darauf, dass Sie bei der Prsentation nicht arrogant wirken.

Versuchen Sie nicht, die berzeugungen des Publikums zu ndern. Entscheiden Sie, ob Fragen whrend oder im Anschluss an die Pr-

sentation gestellt werden sollen.

Wird Ihnen eine schwierige Frage gestellt, geben Sie zu, wenn Sie sie nicht beantworten knnen. Vielleicht kann man die Frage an das Publikum zurckgeben und zur Diskussion stellen.

Versprechen Sie, die Antwort herauszufinden und einen Weg zu finden, dem Auditorium diese Antwort zukommen zu lassen. Tun Sie es dann auch wirklich.

Bemhen Sie sich bei einer Ein-Personen-Prsentation um eine entspannte Atmosphre.

Benutzen Sie bei Prsentationen vor kleinen Gruppen einfacheres, weniger formelles Anschauungsmaterial.

Mit Einwnden umgehen Gleich vorab: Sie haben wenige Mglichkeiten, auf die Stimmung der Teilnehmer einzuwirken. Sie wird durch zahlreiche Faktoren beein-flusst, z. B. durch:

die persnliche Tagesform jedes Einzelnen die Umgebung, in der die Prsentation stattfindet andere Vortragende, die vor Ihnen an der Reihe waren andere Teilnehmer, die man mag oder nicht mag bisher nicht erfllte Erwartungen

Tipp: ben Sie Akzeptanz! Gegen viele Faktoren knnen Sie nichts tun, sondern sie nur einfach akzeptieren.

Es gibt jedoch Dinge, auf die Sie sich gut vorbereiten knnen. Dazu zhlen Fragen und Einwnde. Gerade Letzteres kann unter Umstnden ungute Gefhle bei Ihnen und den anderen Zuhrern auslsen. Ande-rerseits ist es natrlich ein gutes Zeichen, wenn Ihnen Fragen gestellt werden. Das bedeutet ja, dass sich die entsprechenden Teilnehmer mit dem Inhalt Ihrer Prsentation vertraut gemacht haben. Sie haben Ihre


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Ausfhrungen bis zu diesem Punkt verstanden, nun nicht mehr. Des-halb fragen sie. Bei den Einwnden ist es hnlich. Auch hier hat der Teilnehmer Ihre Prsentation verstanden, nur stimmt er Ihren Aus-fhrungen nicht weiter zu, vielleicht weil sie inhaltlich nicht in seine Vorstellung passen. Es knnte auch sein, dass es Personen im Auditorium gibt, die Sie vorfhren mchten. Diese Horrorvorstellung trifft bestimmt nicht auf jede Prsentation zu. Seien Sie jedoch gewappnet, falls Sie in solch eine Stresssituation kommen. Grundstzlich gilt: Reagieren Sie auf Einwnde weich und wirksam, um Konfrontationen zu vermeiden. Sie knnen unterschiedliche Methoden verwenden, um Einwnden zu begegnen.

Bedi

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[Haufe] Wie Zahlen wirken Betriebliche Kennzahlen vorteilhaft darstellen (2008).pdf