Independence Day Event Plan

Plan Checklist

                                                         

Objective  

The  spectacle  of  an  Independence  Day  celebration  is  a  highlight  of  summer.  Your  Independence  Day  event  allows  prospective  residents  and  adult  influencers  the  opportunity  to  experience  life  at  a  Brookdale  community  while  being  the  guests  of  residents  and  referral  sources.  It’s  an  opportunity  for  them  to  make  a  personal  connection  with  residents,  while  positioning  Brookdale  as  a  trusted  partner  that  will  help  them  plan  for  an  enriched  life.  

The  event  is  limited  only  by  your  own  creativity.  Consider  hosting  a  cookout  before  attending  a  local  fireworks  display.  Have  a  reading  of  the  Declaration  of  Independence  by  the  local  library,  Chamber,  Veterans,  or  other  civic  organization.  Residents  may  want  to  put  on  their  own  parade  for  the  community  or  participate  in  the  local  parade.  You  may  be  able  to  view  fireworks  from  your  community  or  even  conduct  your  own  fireworks  display.  

Target  Audience  

Your  target  audiences  are  the  prospective  Independent  Living  residents,  Assisted  Living  residents,  and  Adult  Influencers  that  are  active  leads  in  your  community  Sales  Management  System  database  as  well  as  your  “Friends  for  Life”  contacts.  

Lead  Strategy  

Build  upon  your  “Friends  for  Life”  database  and  advance  existing  Sales  Management  System  A  and  B  status  leads  as  well  as  C  leads  that  are  beginning  to  engage  in  the  buying  process.  

Time  and  Day  to  Schedule  Event  

The  event  can  run  in  conjunction  with  the  local  municipal  celebration  of  Independence  Day  or  the  weekend  before.  Keep  in  mind  that  assisted  living  prospects  may  be  accompanied  by  their  adult  influencer  and  depending  on  when  the  event  is  (during  the  day  and  week  when  some  adult  influencers  may  be  working);  they  may  not  be  able  to  attend.  

   Event  Timeframe  

Actual  time  will  depend  on  the  event  planned,  whether  it’s  a  cook-­‐out,  themed  activity  or  fireworks  viewing.  Be  aware  of  local  municipalities’  celebrations,  some  may  take  place  on  days  other  than  the  4th.  You  do  not  have  to  have  the  community  event  the  same  day  as  the  local  fireworks  display.  

 Event  Goals  

TIP  No.  1    You  are  striving  for  a  smaller  group  of  participants  that  achieve  a  deeper  personal  connection.  Quantity  of  guests  is  not  your  primary  objective.  

TIP  No.  2    Consider  including  prospective  residents  in  your  trip  to  the  fireworks  display.    They  may  not  have  transportation.  

 

2  

 

 

                                                                                         

Event  Goals  

 Event  Attendee  Goals  

Set  targets  based  on  space  availability,  but  do  not  seek  a  large  audience.  The  goal  is  to  have  the  resident  make  a  personal  connection  with  the  prospect.  As  a  rule,  based  on  previous  events,  plan  on  a  15%  to  25%  response  rate  to  your  invitations  with  half  of  them  actually  attending.  Move-­‐In  rates  vary  by  community  and  usually  range  from  15%  to  45%.  As  an  example,  sending  60  invitations  should  net  15  responses  with  7  or  8  actually  attending.  The  goal  would  be  anywhere  from  1  to  3  Move-­‐Ins  from  the  event.  The  end  of  the  event  is  not  the  end  of  the  nurturing  for  the  prospect.  Final  Goals  should  be  set  with  your  District  Director  of  Sales.  

 Event  Budget  

Budgets  for  special  events  (food,  decorations)  vary  by  community  type.  This  event  can  be  run  in  conjunction  with  Resident  Programs  resulting  in  shared  cost.  A  portion  of  costs  paid  by  the  sales  budget  should  correspond  to  the  extra  number  of  participants  at  the  event.  Full  event  cost  should  not  be  charged  to  the  sales  budget.  Please  refer  to  your  community  budget  for  the  600709  Special  Event  budget  when  planning  your  event  promotion  and  pro-­‐rate  share  of  event  cost.  

 Multi-­‐touch  Event  Promotion  

View  an  effective  marketing  campaign  as  surround  sound,  using  multiple  marketing  tactics,  consistency  and  frequency  of  message/design  and  timely  follow-­‐up.  

• Identify  Resident  Hosts  –  The  sales  manager  and  Resident  Programs  Director  identify  potential  resident  hosts  and  describes  the  event  to  them  to  determine  who  will  be  participating.  Finish  three  weeks  prior  to  the  event.  

TIP  No.  3    Don’t  underestimate  the  impact  a  handshake  or  a  personal  conversation  can  make  on  your  attendees!  

TIP  No.  4  Pay  close  attention  to  this  section  –  the  defined  multi-­‐touch  approach  has  helped  many  Brookdale  Sales  Associates  achieve  move-­‐ins  following  well-­‐managed  events.  

 

3  

 

 

                                                                                   

Multi-­‐touch  Event  Promotion  (continued)  

• Personalized  Invitation  –  Send  a  personalized  hand  addressed  invitation  (using  one  of  the  Brandworks  invitations  or  your  community  stationary)  to  a  select  number  of  your  A  and  B  leads.  You  may  want  to  consider  having  the  resident  hosts  write  out  the  invitations  to  prospects  they  know.    Invitations  should  be  in  prospects  hands  2.5  weeks  prior  to  the  event.  

• Sales  Staff  Contacts  Each  Invitee  –  Three  to  five  days  after  mailing  Sales  staff  personally  contacts  each  prospect,  describes  the  event  and  gathers  information  on  each  prospect  for  pairing.    One  week  prior  to  event  Sales  Staff  contacts  prospects  that  received  hand  delivered  invitation.  

• Resident  &  Prospect  Pairing  –  The  sales  manager  and  Resident  Programs  Director  pairs  prospects  with  residents.  This  may  not  be  possible  in  assisted  living  communities.  In  that  case,  it’s  perfectly  acceptable  to  have  a  resident  host  with  several  prospects.  Two  weeks  before  the  event.  

• Resident  Host  Meeting  –  Sales  staff  meets  with  resident  hosts  to  confirm  and  explain  their  roles  during  the  event  and  answer  any  final  questions.  One  week  before  the  event.  

• Host  Contacts  Invitee  –  Resident  hosts  contact  their  assigned  invitee,  personally  invites  them  to  the  event  and  confirms  attendance.  One  week  before  the  event.  

• Social  Media  Posting  –  Post  your  event  to  your  community’s  Facebook  and  Twitter  accounts.    Consider  adding  the  event  to  your  community  website  but  completing  the  formstack  request  available  from  your  marketing  Strategist  (submit  four  weeks  prior  to  your  event).  

Event  Preparation  

Practice  is  for  professionals.  No  one  will  want  to  come  to  your  events  if  you  don’t  prepare  well.  The  more  you  work  with  the  team  around  you,  the  better  the  event.    Collaborate  and  communicate!    

• Make  arrangements  for  room  use  and  refreshments.  • Host  a  brief  meeting  with  your  assigned  event  staff  to  review  the  sequence  

of  events,  guest  flow  during  the  event,  list  of  attendees  and  paired  residents  (who  they  are  and  brief  overview  of  their  interests).    

• Staff  your  event  appropriately.  o Assign  an  Event  Manager  who  is  responsible  to  know  all  the  

details.  o Brookdale  associate  “photographer”  –  take  photos  before,  during  

and  after  the  event  to  use  with  internal  displays  and  social  media  postings.  

o Resident  Hosts  are  the  Front  Door  Greeters  to  send  the  message  “I’m  glad  you’re  here”  in  order  to  reduce  guest’s  arrival  anxiety.  

o Welcome  Table  coordinators  –  manage  guest  sign-­‐in  and  book  follow-­‐up  private  appointments.  

 

TIP  No.  5    

You  are  handpicking  from  prospects  for  an  exclusive  event.    Consider  reviewing  a  Tip  Sheet  with  the  assigned  resident  so  they  know  the  prospect…you  want  to  personalize  each  interaction  before,  during  and  after  the  event.    Showing  your  guests  you  care  enough  to  remember  their  needs  and  desires  will  differentiate  you  from  the  competition!  

 

4  

 

 

                                                                                   

• Day  of  Event  –  Community  leadership  team  should  walk  exterior  perimeter  of  the  building  and  throughout  common  areas  and  bathrooms  to  make  sure  the  community  is  VIP  ready  –  clean  and  clutter-­‐free.  

o Provide  themed  music  in  the  event  room,  creating  a  positive  setting  as  guests  arrive.  

o Prepare  nametags  for  your  Resident  Hosts  as  well  as  confirmed  attendees—place  at  Welcome  Table  and  hand  out  after  residents  bring  their  prospects  to  register.  

o Prepare  a  tour  route  in  advance  should  the  prospect  decide  they  want  one.  The  resident  host  should  also  participate  in  the  tour  but  should  not  conduct  the  tour  individually.  

o Arrange  for  an  Information  Table  to  book  follow-­‐up  appointments.  Also  seek  Wait  List  fully  refundable  deposits.  Community  collaterals  should  be  available  at  the  Information  Table,  but  not  on  display.    PDF  collateral  should  always  be  offered  via  email  first.  

o Provide  copies  of  the  current  month  Resident  Program  calendar  for  participants  highlighting  events  that  would  interest  the  prospect.  

 Event  Activity  

The  important  thing  to  remember  is  that  prospects  are  making  personal  connections  with  resident  hosts  and  experiencing  life  at  a  Brookdale  community,  using  a  non-­‐sales  approach.    The  ultimate  goal  is  to  advance  the  lead  towards  a  purchase  decision  by  having  the  prospect  envision  life  in  their  new  home.  

• Conduct  an  activity  indoors  with  a  drawing  for  a  simple  prize  (potted  plant,  resident  craft  item,  etc.)  

• Cook-­‐out  may  need  a  tent  to  protect  from  the  sun.    Make  seating  and  refreshments  readily  available.  

• Take  pictures  of  the  resident  hosts  with  their  prospects  to  send  as  follow-­‐up  post  event.  

• Invite  attendees  to  the  next  planned  “lead  advancement”  event  based  on  their  interest  expressed  when  reviewing  the  activity  calendar.  Offer  to  early-­‐register  them  for  the  event  before  they  leave.  

 

5  

 

 

                                                                                   

Post  Event  Follow-­‐Up  

What  you  do  after  the  event  is  just  as  important  as  the  event  itself.  You  made  the  investment  of  time  and  effort  so  you  want  to  be  sure  that  you  nurture  those  connections.  

• Update  the  Sales  Management  System  with  new  statuses  for  attendees,  additional  information  collected  during  conversations,  guest  registration  or  appointment  table  discussions.  

• Send  a  personal  email  to  participants  thanking  them  for  their  feedback;  attach  a  few  photos  you  took  during  the  event  within  24  hours.  

• Resident  hosts  mail  handwritten  “Thank  You  for  Attending!”  notes  to  each  attendee.  

• Mail  handwritten  “Sorry  We  Missed  You!”  notes  to  those  who  were  unable  to  attend,  with  the  next  month  event  calendar  and  an  invitation  that  they  come  to  an  upcoming  event  to  meet  their  resident  host.  

• Post  photos  from  the  event  on  approved  social  media  channels  and  according  to  Brookdale’s  Social  Media  Policy  (on  BSLnet).  

• Include  a  reference  to  an  upcoming  event  on  all  follow-­‐up  communications.  

• Correspondence  should  reflect  on  the  experience  and  emotions  enjoyed  during  the  event.  

• Evaluate  your  event.  o Create  a  “Did  Well  –  Do  Better”  list  of  key  learnings  to  be  used  for  

future  events  o Did  you  meet  the  attendee  and  appointment  goal?    Will  you  

achieve  the  move-­‐in  goal?  o Share  the  results  with  your  community  and  regional  team  o Thank  everyone  for  their  part  in  supporting  the  event  o Set  a  date  for  the  prospects  to  attend  the  next  event  PDF  of  the  

event  handout(s)    Have  Questions?    Reach  out  to  your  District  Sales  Director  of  Divisional  Marketing  Strategist  for  guidance.  

 

 

TIP  No.  6    

Update  Sales  Management  System  with  items  of  interest  learned  to  use  in  future  follow-­‐up  with  this  prospect.