Indic Adores

NNO NE

S

O E

SO SE

INDICADORES DE GESTIÓNINDICADORES DE GESTIÓN

Jesús Mauricio Beltrán JaramilloJesús Mauricio Beltrán Jaramillo

CONTENIDO

1. SISTEMAS DE ALERTA TEMPRANA

2. LA ORGANIZACIÓN Y SUS NECESIDADES

3. FACTORES DE ÉXITO EN LA ORGANIZACIÓN

4. INDICADORES DE GESTIÓN

4.1 Generalidades

4.2 Parámetros

4 3 I t t ió4.3 Interpretación

4.4 Metodología

5 EJEMPLO 15. EJEMPLO 1

6. EJEMPLO 2

7 EJEMPLO 37. EJEMPLO 3

Miembro honorario de la Fundación Oriente Occidente, Vicepresidente de la Fundación Emprender, miembro de las Juntas Directivas de Barval, JAVEGRAF y SIPLAS S.A.; Gerente General de la firma Savia ConsultoresGerente General de la firma Savia Consultores.

Ingeniero Industrial de la Universidad Católica de Colombia, especialista en Administración de Empresas de la Universidad Politécnica de Madrid, Coach certificado por The Washington Quality Group.

A d i bli i l l dAutor de varias publicaciones entre las cuales se destacan “Indicadores de Gestión” de 3R Editores y “La gente hace la diferencia” de Metanoia Edicionesdiferencia de Metanoia Ediciones

Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

Sistemas de Alerta Temprana

QUÉ SE PREGUNTA USTED CUANDOQUÉ SE PREGUNTA USTED CUANDO PIENSA EN

“SISTEMAS DE ALERTA TEMPRANA”?SISTEMAS DE ALERTA TEMPRANA ?



SISTEMASSISTEMASSISTEMASSISTEMASDE ALERTA TEMPRANADE ALERTA TEMPRANA

EJEMPLO No.1EJEMPLO No.1

Fuente: http//cuadro de mando.unizar.es/htppc/AT.HTMFuente: http//cuadro de mando.unizar.es/htppc/AT.HTM










DEFINICIÓNU i t d Al t TUn sistema de Alerta Temprana es

un conjunto de indicadores asociados a las variables clave d l tió d i ió áde la gestión de una organización, área o proceso,

estructurados de tal manera que permiten identificar y evaluar oportunamente el surgimiento de desviaciones p g

que en el mediano o el largo plazo pueden afectar negativamente el logro de los objetivos, la estabilidad o

la integridad del elemento controlado propiciando lala integridad del elemento controlado propiciando la toma de acciones pertinentes para reajustar el

comportamiento de dichas variables con respecto a los á t t bl id / i t


parámetros preestablecidos y/o convenientes.

EN CUANTO A LOS SIGUIENTES Sistemas de Alerta Temprana

EJEMPLOS:

• QUÉ TIENEN EN COMÚN ?EN QUÉ SE DIFERENCIAN?• EN QUÉ SE DIFERENCIAN?

• QUÉ PASOS SEGUIRÍA• QUÉ PASOS SEGUIRÍA USTED PARA CONSTRUIR UN SISTEMA SIMILAR?


SIMILITUDESSistemas de Alerta Temprana

• Captan y enfocan la atenciónV d l l l ti l• Van de lo general a lo particular

• Muestran dónde hay problemas• Manejan los colores amarillo, rojo y verde• Permiten identificar en dónde es necesarioPermiten identificar en dónde es necesario

intervenir• Ayudan a priorizar acciones para el• Ayudan a priorizar acciones para el

mejoramiento


DIFERENCIASSistemas de Alerta Temprana

DIFERENCIAS• La forma de presentación

El i f l l b• El primero enfoca las alertas con base en estándares o en presupuestos

• El segundo enfoca las alertas con base en• El segundo enfoca las alertas con base en presupuestos y en el desempeño del periodo anterior

• Uno maneja áreas clave, otro factores clave y otro procesos clave

• Los dos primeros tiene como ámbito de aplicación la organización y el tercero un área


área


PROCEDIMIENTO PARA LA ESTRUCTURACIÓN DE UN SAT

1 S l i ll d t b j1. Seleccione aquello que desea mantener bajo control (Toda la organización, una o varias áreas uno o varios procesos)áreas, uno o varios procesos)

2. Determine el objetivo o la función principal3 Identifique los factores de éxito asociados (los3. Identifique los factores de éxito asociados (los

claves y los críticos)



PROCEDIMIENTO PARA LA ESTRUCTURACIÓN DE UNPROCEDIMIENTO PARA LA ESTRUCTURACIÓN DE UN SAT

4. Diseñe por lo menos un indicador para cada factor de éxito (Un mismo indicador puede, en algunos casos controlar varios factores de éxito)

5. Estructure la presentación de los indicadores con base en sus interrelaciones de manera que obtenga un indicador global o general

6 D t i d i di d t d t l6. Determine para cada indicador: estado actual o línea base, meta o valor objetivo y rango


LA ORGANIZACIÓN LA ORGANIZACIÓN Y SUSY SUS

NECESIDADESNECESIDADESNECESIDADESNECESIDADES



PROCEDIMIENTO PARA LA ESTRUCTURACIÓN DE UNPROCEDIMIENTO PARA LA ESTRUCTURACIÓN DE UN SAT

7 Diseñe la medición (qué cómo cuándo con7. Diseñe la medición (qué, cómo, cuándo, con qué frecuencia y quién tomará y presentará la información))

8. PRUEBE LA FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA Y HAGA LOS AJUSTES NECESARIOS

9. Ponga en operación el SAT y mejórelo continuamente


O QO QPOR QUEPOR QUETRABAJANTRABAJANTRABAJANTRABAJAN

LASLASLASLASPERSONAS ?PERSONAS ?


P ti f¡ Para satisfacer sus necesidades y mejorar su calidady mejorar su calidad y nivel de vida !


N E C E S I D A D E S P E R S O N A L E SN E C E S I D A D E S P E R S O N A L E S

AUTOR.

AUTOESTIMA

SEGURIDAD

SOCIALES

SEGURIDAD

FISICAS


COMPETITIVIDADCOMPETITIVIDAD

E F I C A C I AE F I C A C I A

E F I C I E N C I AE F I C I E N C I A

D I R E C C I O ND I R E C C I O N

R E C U R S O SR E C U R S O S

Jesús Mauricio Beltrán JaramilloD E M A N D AD E M A N D A

D E M A N D AD E M A N D A

R E C U R S O SR E C U R S O S

D I R E C C I O ND I R E C C I O N

E F IE F IE F I E F I --CIENCIACIENCIA

EFICAEFICAEFICAEFICACIACIA

COMPETITIVIDAD


COMPETITIVIDAD

OTRAS NECESIDADES:OTRAS NECESIDADES:

La necesidad de ser productivos

La necesidad de adaptarse

La necesidad de aprenderp

La necesidad de desarrollarseJesús Mauricio Beltrán Jaramillo

La necesidad de desarrollarse

Qué le pasó a nuestro personaje?Qué le pasó a nuestro personaje?

E t b di t t i f SIEstaba dispuesto a triunfar

Tenía la actitud adecuada

SI

SI

T í i f ió d t d l

Físicamente estaba en condiciones SI

xxTenía información de todo lo que podría afectarlo . . .

x.x.NONO

¡Entonces necesitaba Indicadores!!!!Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

¡Entonces necesitaba Indicadores!!!!

Indicadores de G tióGestión

Indicadores de e In

Ind

IndI

Gestión\Çw|vtwÉÜxá wx Zxáà|™Ç\Çw|vtwÉÜxá wx Zxáà|™Ç\Çw|vtwÉÜxá wx Zxáà|™Ç\Çw|vtwÉÜxá wx Zxáà|™Çes d

en

ndicaG

edicad

IndiG

dicadG

es

IndicG ZZZZ

dore

stió

n adoreestión

Indicadores de Gestión

dore

icadG

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dorestión

cadorG

estió

Indicadores de GestiónIndicadores de GestiónIndicadores de GestiónIndicadores de GestiónIndicadores de Gestióndi

ca Ge es de

nGestión s de

ores tión

es de nres dón


Ine


Gest

de

de

Jesús Mauricio Beltrán JaramilloIndicadores de Gestión

tión

Jesús Mauricio Beltrán JaramilloGuardianes de la Bahía

¿ Qué son los signos vitales ?

¿ Cuáles son los signos vitales ?Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

¿ Cuá es so os s g os v a es ?

¿ Cuáles los signos vitales . . .

de la gestión organizacional?Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo

EFICACIA

CALIDAD

LOGRO DE OBJETIVOSEFICACIA

SATISF. DEL CLIENTE

LOGRO DE OBJETIVOS

EFECTIVIDAD PRODUCTIVIDADEFECTIVIDAD PRODUCTIVIDAD

TIEMPOS DE PROCESO

COSTOS OPERATIVOS

APROVECHAMIENTO DE RECURSOSEFICIENCIA


COSTOS OPERATIVOS

Para qué sirven los indicadores de Para qué sirven los indicadores de GestiónGestiónGestiónGestión

Veámoslo a través de Veámoslo a través de LA MATRIZLA MATRIZLA MATRIZLA MATRIZ

DEDEDEDEMEJORAMIENTO CONTINUOMEJORAMIENTO CONTINUO


EE

II I VI V

EEFFII II I VI VIICCAA

I I II I I I II I

AACCII I I II I I I II IAA

EFICIENCIAEFICIENCIA


ESTRATEGIAS DE GESTION ORGANIZACIONALESTRATEGIAS DE GESTION ORGANIZACIONAL

• Reingeniería de producto

• Reingeniería de procesos

• Reingeniería Organizacional

• Benchmarking de producto• Benchmarking de producto

• Benchmarking de procesos

• Benchmarking Organizacionalg g

• Outsourcing

• Downsizing

• Empowerment

• Mejoramiento Continuo

G i d l S i i• Gerencia del Servicio

• Capacitación en Producto y servicios

• Capacitación en Procesos


Capacitación en Procesos

• Capacitación en Gestión Organizacional

EE ALTOS NIVELES DEEEFFII

ALTOS NIVELES DE:- CALIDAD- SATISFACCION DEL

CLIENTE- VENTAS

ALTOS NIVELES DE:- CALIDAD- SATISFACCION DEL

CLIENTE- VENTAS

LOGRO DE OBJETIVOSIICCAA

- LOGRO DE OBJETIVOS- DESPERDICIO- TIEMPOS DE PROCESO- COSTOS DE OPERACION

- LOGRO DE OBJETIVOSBAJOS NIVELES DE:- DESPERDICIO- TIEMPOS DE PROCESO- COSTOS DE OPERACIONAA

CCII

BAJOS NIVELES DE:- CALIDAD- SATISFACCION DEL

CLIENTEVENTAS

BAJOS NIVELES DE:- CALIDAD- SATISFACCION DEL

CLIENTE- VENTAS

AA- VENTAS- LOGRO DE OBJETIVOS- DESPERDICIO- TIEMPOS DE PROCESO- COSTOS DE OPERACION

- LOGRO DE OBJETIVOSALTOS NIVELES DE:- DESPERDICIO- TIEMPOS DE PROCESO- COSTOS DE OPERACION



ESTRATEGIAS PARA PASAR DEL CUADRANTE I AL IVESTRATEGIAS PARA PASAR DEL CUADRANTE I AL IV

• Reingeniería de procesos

I VI V

EEFFII

I I

• Benchmarking de procesosI I II I I I II I

CCAACCIIAA

• Outsourcing• Downsizing


• Empowerment

• Capacitación en Procesos


Capacitación en Procesos

ESTRATEGIAS PARA PASAR DEL CUADRANTE I ESTRATEGIAS PARA PASAR DEL CUADRANTE I II AL IVAL IV

• Reingeniería de producto

• Benchmarking de producto I VI V

EEFF II• Benchmarking de producto

I I II I I I II I

I VI VIICCAACCII

I I

AA


• Empowerment

G i d l S i i• Gerencia del Servicio• Capacitación en Producto y servicios


ESTRATEGIAS PARA PASAR DEL CUADRANTE III AL IVESTRATEGIAS PARA PASAR DEL CUADRANTE III AL IV

• Reingeniería OrganizacionalEE

• Benchmarking Organizacional

I VI V

EEFFIICCAACC

I I

g gI I II I I I II I

CCIIAA


Jesús Mauricio Beltrán Jaramillo• Capacitación en Gestión Organizacional

ESTRATEGIAS PARA SUPERAR EL IVESTRATEGIAS PARA SUPERAR EL IV• Reingeniería de producto• Reingeniería de procesos• Reingeniería Organizacional• Benchmarking de producto EEER

A!

• Benchmarking de producto• Benchmarking de procesos• Benchmarking Organizacional

I VI V

EEFFIICCAACC

I I

SA Q

UIE

g g• Outsourcing• Downsizing

I I II I I I II ICCIIAA


A EM

PRE

• Empowerment• Mejoramiento Continuo

G i d l S i i

QU

E LA

• Gerencia del Servicio• Capacitación en Producto y servicios• Capacitación en Procesos

•LO


Capacitación en Procesos• Capacitación en Gestión Organizacional

EE

I VI VII

EEFFII I VI VIICCAA

I I II I I I II I

AACCII I I II I I I II IAA




1. Seleccione cuatro factores de eficacia y cuatro de eficiencia relativos a un proceso de su empresa

2 C lifí l d 1 100 1 i ifi d t 1002. Califíquelos de 1 a 100; 1 significa que no puede estar peor, 100 significa que no puede estar mejor.

3. Calcule el promedio de eficacia y el promedio de eficiencia4 Ubique el promedio de eficacia y el de eficiencia en la Matriz de4. Ubique el promedio de eficacia y el de eficiencia en la Matriz de

Mejoramiento Continuo5. Evalúe y proponga alternativas de mejoramiento

EFICACIA EFICIENCIAFactor FactorVr Vr

EFICACIA

100

90

80

70

60

50

PROMEDIO EFICACIA PROMEDIO EFICIENCIA

40

30

20

10


PROMEDIO EFICACIA PROMEDIO EFICIENCIAEFICIENCIA

010 20 30 40 50 60 70 80 90 100

EFICACIA 100

9080807060605040403020

EFICIENCIA

2010


EFICIENCIA 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Conceptos generalesConceptos generalesConceptos generales Conceptos generales acerca de los IDGacerca de los IDG


INDICADORES DE GESTIÓN: GENERALIDADES

PREGUNTAS FRECUENTES

• ¿Qué son los indicadores de gestión?• ¿Para qué sirven?• ¿Como los puedo establecer para una organización de

servicios, financiera, pública, privada o manufacturera?• ¿Cómo se establecen indicadores para un proceso?• ¿Cómo se establecen indicadores para un proceso?• ¿De dónde salieron los indicadores de gestión?• ¿Existe un directorio de indicadores?¿• ¿Puedo colocar indicadores para todo?• ¿Cuántos indicadores es pertinente mantener?



PREGUNTAS FRECUENTES

• ¿Cuál es la metodología para establecer los indicadores?

• ¿Se necesita ser genio para entender los indicadores?¿Se necesita ser genio para entender los indicadores?• ¿De dónde saco tiempo para los indicadores?• ¿Cómo puedo hacer para que las personas acepten y ¿ p p q p p y

utilicen los indicadores de gestión?• ¿Cómo le pongo indicadores a un área de la

organización?organización?• ¿Cuántas personas adicionales se requieren para

implantar un sistema de indicadores de gestión?


p g

Con base en la siguiente

imagen y música

deduzcamos la definición de

INDICADORES DE GESTIONINDICADORES DE GESTIONINDICADORES DE GESTIONINDICADORES DE GESTION


INDICADORES DE GESTION

NNO

O E

NO NE

SSO SE



TEORIA GENERAL DE SISTEMAS

CIBERNETICA ORGANIZACIONAL ADMINISTRACION

ENFOQUE SISTEMICO DE LASISTEMICO DE LA ORGANIZACION

CONTROL INTEGRAL DE

GESTION

INDICADORES DEINDICADORES DE GESTION


PLANEACION ORGANIZACION DIRECCION CONTROL


ACERCA DE LA MEDICIONACERCA DE LA MEDICION

“MIDA LO QUE“MIDA LO QUEMIDA LO QUE MIDA LO QUE SEA MEDIBLE SEA MEDIBLE Y LO QUE NO Y LO QUE NO SEA MEDIBLESEA MEDIBLESEA MEDIBLE SEA MEDIBLE

VUELVALO VUELVALO MEDIBLE”MEDIBLE”

WOLFANG VON GOETHEWOLFANG VON GOETHE

ACERCA DE LA MEDICIONACERCA DE LA MEDICION

“LO QUE NO SE“LO QUE NO SELO QUE NO SE LO QUE NO SE MIDE NO SE MIDE NO SE

PUEDE PUEDE ADMINISTRAR; ADMINISTRAR; LO QUE NO SE LO QUE NO SE ADMINISTRAADMINISTRAADMINISTRA ADMINISTRA NO SE PUEDE NO SE PUEDE

MEJORAR”MEJORAR”MEJORARMEJORAR

EDWARD DEMINGEDWARD DEMING

QUE ES MEDIRQUE ES MEDIR

COCO••COMPARAR UNA COMPARAR UNA MAGNITUDMAGNITUD

CON UN PATRON CON UN PATRON PREESTABLECIDOPREESTABLECIDO


POR QUE MEDIR?POR QUE MEDIR?POR QUE MEDIR?POR QUE MEDIR?

PARA DEJAR DE SER . . PARA DEJAR DE SER . .

CAZAFANTASMAS !CAZAFANTASMAS !CAZAFANTASMAS !CAZAFANTASMAS !


OBSTACULOS PARA LA OBSTACULOS PARA LA MEDICIONMEDICIONMEDICIONMEDICION

•• LA MEDICION PRECEDE AL CASTIGOLA MEDICION PRECEDE AL CASTIGO

•• CREENCIA DE QUE ALGUNOS TRABAJOSCREENCIA DE QUE ALGUNOS TRABAJOSNO PUEDEN SER MEDIDOSNO PUEDEN SER MEDIDOSNO PUEDEN SER MEDIDOSNO PUEDEN SER MEDIDOS

•• NO HAY TIEMPO PARA MEDIRNO HAY TIEMPO PARA MEDIR

•• HACER MEDICIONES ES ALGO MUY DIFICILHACER MEDICIONES ES ALGO MUY DIFICIL


TABLERO TRADICIONAL

F H80

20

4060 100

120

140E C

0 180

20 14000 0 0 0 0 00

220

200

KM / H+

180r p m KM / H


INDICE

Relación entre dos magnitudesexpresadas en la misma unidad.

Indice de variaciónanual del salario mínimo

=Salario mínimo 1994

Salario mínimo 1993mínimo

Indice de variación $ 99.500.00anual del salario mínimo

=$ 99.500.00

$ 82.500.00= 1.206


PARAMETROSPARAMETROSCOMPOSICION

NATURALEZAVIGENCIA

NIVEL DE GENERACIONNIVEL DE UTILIZACIONNIVEL DE UTILIZACION

VALOR AGREGADO


PARAMETROSPARAMETROSCOMPOSICIONCOMPOSICION

-- NOMBRENOMBRE--FORMA DE CALCULOFORMA DE CALCULOVALORVALOR--VALORVALOR

-- UNIDADESUNIDADES-- GLOSARIOGLOSARIOGLOSARIOGLOSARIO


NOMBRENOMBRE FORMULAFORMULA VALORVALOR UNIDADESUNIDADES

Nivel semanal de lid d d d t

Tot. Producción sin defectos x 100 99,88 %T t U id d d idcalidad de producto

terminado

,Tot. Unidades producidas



NATURALEZANATURALEZA

EFECTIVIDADEFECTIVIDADPRODUCTIVIDADPRODUCTIVIDADPRODUCTIVIDADPRODUCTIVIDADEFICACIAEFICACIAEFICIENCIAEFICIENCIAREFERENCIAREFERENCIA


CALIDAD

OG O O OSEFICACIA

SATISF. DEL CLIENTE

LOGRO DE OBJETIVOSEFICACIA

EFECTIVIDAD PRODUCTIVIDAD

TIEMPOS DE PROCESOTIEMPOS DE PROCESO

APROVECHAMIENTO DE RECURSOSEFICIENCIA


COSTOS OPERATIVOSRECURSOSEFICIENCIA


NATURALEZANATURALEZAVIGENCIA

TEMPORALES PERMANENTES




NIVEL DE GENERACION

-- ESTRATEGICOESTRATEGICOTACTICOTACTICO-- TACTICOTACTICO

-- OPERATIVOOPERATIVO


Cómo se Generan los Indicadores de Gestión en las Organizaciones?

Ni l E t té iNivel Estratégico

Nivel Táctico

Nivel OperativoN ve Ope vo


Cómo se Generan los Indicadores de Gestión en las

Ni l E t té i

Organizaciones?

Nivel EstratégicoIDGc

Nivel TácticoIDGU1 IDGU2 IDGU3

Nivel Operativo

IDGU1 IDGU2 IDGU3

N ve Ope voIDGU2IDGU2 IDGU2


Cómo se “Recogen” los Indicadores de Gestión en lasCómo se Recogen los Indicadores de Gestión en las Organizaciones?

Ni l E t té iNivel EstratégicoIDGc

Nivel TácticoIDGU1 IDGU2 IDGU3

Nivel Operativo

IDGU1 IDGU2 IDGU3

N ve Ope voIDGU2IDGU2 IDGU2




NIVEL DE GENERACIONNIVEL DE UTILIZACION

-- ESTRATEGICOESTRATEGICO-- TACTICOTACTICOTACTICOTACTICO-- OPERATIVOOPERATIVO


Dónde se utilizan los Indicadores de Gestión en las Organizaciones?

Ni l E t té iNivel Estratégico

Nivel Táctico

Nivel OperativoN ve Ope vo




NIVEL DE GENERACIONNIVEL DE UTILIZACION

VALOR AGREGADO

1. INFORMACION CLAVE2. OPORTUNA , VERAZ Y OBJETIVA2. OPORTUNA , VERAZ Y OBJETIVA3. PERMITE TOMAR DECISIONES

EFECTIVAS


Cómo interpretar el valor de un indicador ?Cómo interpretar el valor de un indicador ?

C á d l l d f iComparándolo con un valor de referencia

I E• El umbral (Meta) • El mejor valor de

Interno Externo( )

• El estatus (valor inicial)

jreferencia

• La competencia• El rango• El promedio

• El sector• El promedio p

histórico• La tendencia

phistórico

• La tendencia


INDICADORES DE GESTIÓN: INTERPRETACIÓN

VALOR TENDENCIA

A NIVEL INTERNO

VALOR ACTUAL UMBRAL ESTATUS PROMEDIO TENDENCIA

(PUNTOS)

87 00% 90 00% 80 00% 77 00% 2 587,00% 90,00% 80,00% 77,00% 2.5

A NIVEL EXTERNO

BENCHMARK COMPETENCIA SECTOR PROMEDIO TENDENCIA (PUNTOS)( )

97,00% 90,00% 92,00% 93,00% 3,00


METODOLOGIA GENERALPARA EL ESTABLECIMIENTO

DE INDICADORES DEGESTION


1OBJETIVOS

YESTRATEGIAS

8ESTANDARIZAR

Y

2FACTORESCRITICOSY

FORMALIZARCRITICOSDE EXITO

7 97MEDIR

YAJUSTAR

3DEFINIR

INDICADORESPARA

9MANTENER

YMEJORAR

CONTINUAMENTE

6DETERMINAR

4ESTATUS

F.C.E.CONTINUAMENTE

Y ASIGNARRECURSOS

UMBRALRANGO DEGESTION

5DISEÑAR

MEDICION


MEDICION

INDICADORES DE GESTIÓN: METODOLOGÍA

METODOLOGIA GENERALMETODOLOGIA GENERALPARA EL ESTABLECIMIENTO

DE INDICADORES DEDE INDICADORES DEGESTION


INDICADORES DE GESTIÓN: METODOLOGÍA

1OBJETIVOS

Y8 ESTRATEGIAS8ESTANDARIZAR

YFORMALIZAR

2FACTORESCRITICOSDE EXITO

7MEDIR

Y

3DEFINIR

INDICADORES

9MANTENER

YMEJORAR

6 4

AJUSTAR PARAF.C.E.

MEJORARCONTINUAMENTE

DETERMINARY ASIGNARRECURSOS

ESTATUSUMBRAL

RANGO DEGESTION5

DISEÑARMEDICION


MEDICION

INDICADORES DE GESTIÓN: EJEMPLO 1

INDICADORESINDICADORESPARA UN GRUPOPARA UN GRUPO

DE VENTASDE VENTAS



1OBJETIVOS

YESTRATEGIASESTRATEGIAS

• Cada vendedor tiene capacidad para hacer 12 visitas diarias. (60 vis./sem)

• Se ha establecido que de las 12 visitas se pueden• Se ha establecido que de las 12 visitas se pueden obtener 10 ventas (50 vtas./sem)

• El grupo está conformado por 5 personas• Cada visita cuesta en total $12.000• El precio por unidad vendida es de $19.000


1


1OBJETIVOS

YESTRATEGIAS

S• 50 unidades vendidas por vendedor y 250 por

Se espera: • 50 unidades vendidas por vendedor y 250 por

todo el grupo.• Ventas de $950 000 por vendedor y $4´750 000Ventas de $950.000 por vendedor y $4 750.000

por todo el grupo.• Los gastos por vendedor no deben superarLos gastos por vendedor no deben superar

$720.000 por vendedor y $3´600.000 por todo el grupo.



2FACTORESCRITICOSDE EXITO



FACTORES CLAVE DE EXITO

• EFICACIA• EFICIENCIA• EFECTIVIDAD• PRODUCTIVIDAD




• EFICACIA: Que cada vendedor y el grupo, logren las ventas

desperadas en pesos y en unidades


en unidades



2 EFICIENCIA Q d2.EFICIENCIA: Que cada vendedor, y el grupo,vendedor, y el grupo, realicen el numero de

i it dvisitas programadas y que no excedan el gastono excedan el gasto presupuestado




3 EFECTIVIDAD Q e cada3. EFECTIVIDAD: Que cada vendedor, y el grupo, logre e dedo , y e g upo, og elas ventas esperadas, sin

l tid d dsuperar la cantidad de visitas ni los gastosvisitas ni los gastos programados




4 PRODUCTIVIDAD: Que la4. PRODUCTIVIDAD: Que la relación entre los ingresos gpercibidos por las ventas y los gastos generados porlos gastos generados por las visitas sea favorable.



3DEFINIR

INDICADORESPARAF.C.E.


ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES:

1 EFICACIA Mid l d t l d li i t d1. EFICACIA: Mide el grado porcentual de cumplimiento, de cada vendedor y del grupo en general, con respecto a la cantidad semanal de ventas programadas.p g

RESULTADO = Total Ventas realizadas por semana

CumplimientoMeta de Ventas = * 100

Ventas realizadas por semana

Meta de Ventas Ventas Esperadas por semana

Ventas porvisita =

Visitas Realizadas por semana* 100



p


2. EFICIENCIA: Mide el grado porcentual de cumplimiento, de cada vendedor y del grupo en general, con respecto a la cantidad semanal de visitas programadas.

CUMPLIMIENTO EN VISITAS =

Vi it d

Visitas realizadas por semana

* 100

Visitas esperadas por semana



3 EFECTIVIDAD: Mide la relación entre3. EFECTIVIDAD: Mide la relación entre eficacia y eficiencia.

EFECTIVIDAD = (EFICACIA * Pond. + EFICIENCIA * Pond.)

EFECTIVIDAD = (EFICACIA * 0,5 + EFICIENCIA * 0,5)




5. PRODUCTIVIDAD: Mide relación entre las ventas realizadas por hora vendedor (Es una medida de productividad parcial aplicable a cualquier otro recurso)

Total ventas realizadas por semana

PRODUCTIVIDAD =Vendedor Horas trabajadas

por semana*p

=PRODUCTIVIDAD Ventas / hora vendedor



6. PRODUCTIVIDAD ($): Mide relación entre los ingresos percibidos por ventas realizadas con respecto al costo incurrido por realización de visitas.

($19.000 X Ventas realizadas por semana )

PRODUCTIVIDAD ($) =

($12.000 X Visitas realizadaspor semana )p )



7. UTILIDAD BRUTA: Mide el valor de la utilidad bruta lograda

UTILIDADBRUTA = INGRESOS - GASTOS

INGRESOS =( $19.000 X Ventas realizadas por semana )( p )

GASTOS = ($12.000 X Visitas realizadas por semana )


4ESTATUSUMBRAL

RANGO DEGESTION


ESTATUS ( ESTADO INICIAL):ESTATUS ( ESTADO INICIAL): Corresponde al Corresponde al ( )( ) ppvalor actual del Indicadorvalor actual del IndicadorUMBRAL ( META):UMBRAL ( META): Corresponde al valor Corresponde al valor

RANGORANGOobjetivo del Indicadorobjetivo del Indicador

ROJO:ROJO: Indica que existe un Indica que existe un problemaproblemaAMARILLO:AMARILLO: Indica que se deben Indica que se deben tomar precauciones para no tener tomar precauciones para no tener problemasproblemasVERDE:VERDE: Indica que todo está bajo Indica que todo está bajo controlcontrol


controlcontrol

ESTADO INICIAL META ROJO AMARILLO VERDE

VISITAS 54 60 <= 57 > 57 y < 59 >= 59VENTAS 40 50 <= 47 > 47 y < 49 >= 49VENTAS 40 50 < 47 > 47 y < 49 > 49EFICACIA 74,07% 83,33% <= 79 > 79 y < 81 >= 81EFICIENCIA 90,00% 100,00% <= 95 > 95 y < 97 >= 97EFECTIVIDAD 82,04% 91,67% <= 87 > 87 y < 89 >= 89

O C ( )PRODUCTIVIDAD (Hh) 1,00 1,25 <=1.18 > 1.18 y < 1.20 >= 1.20PRODUCTIVIDAD ($) 1,17 1,32 <= 1.25 > 1.25 y < 1.30 >= 1.30UTILIDAD BRUTA $ 112.000,00 $ 230.000,00 <= 209 > 209 y < 223 >= 223


5DISEÑAR

MEDICION


MEDICION

DISEÑAR LA MEDICION

• Determinar los datos que se requieren para el q q pcalculo del valor de todos los indicadores

• Establecer la fuente o fuentes de las cuales se obtendrán los datos

• Diseñar la manera más ordenada, práctica y simple para recoger o agrupar los datos.

• Determinar quién, cómo y cuándo tomará y t á l i f iópresentará la información.



• Determinar los datos que se requieren para el calculo del valor de todos los indicadores



• Determinar quién, cómo y cuándo tomará y presentará la información.


INVENTARIO DE DATOS1 V t li d1. Ventas realizadas por semana

2. Visitas realizadas por semana

RESULTADO = Total Ventas realizadas por semana


Cumplimiento = * 100Ventas realizadas por semana

V t li d

Meta de Ventas =Ventas Esperadas por semana

*

Ventas porvisita =

Visitas Realizadas por semana* 100



INVENTARIO DE DATOS

1 V t li d1. Ventas realizadas por semana


CUMPLIMIENTO EN VISITAS =

Vi it d

Visitas realizadas por semana

* 100

Visitas esperadas por semana


INVENTARIO DE DATOS1 V t li d1. Ventas realizadas por semana2. Visitas realizadas por semana

EFECTIVIDAD = (EFICACIA * Pond. + EFICIENCIA * Pond.)





Total ventas realizadas

PRODUCTIVIDAD =Vendedor Horas trabajadas

Total ventas realizadas por semana

*Vendedor Horas trabajadaspor semana*

=PRODUCTIVIDAD Ventas / hora vendedor



($19.000 X Ventas realizadas por semana )

PRODUCTIVIDAD ($) =

($12.000 X Visitas realizadaspor semana )p )



UTILIDADBRUTA = INGRESOS - GASTOS

INGRESOS =( $19.000 X Ventas realizadas por semana )( p )

GASTOS = ($12.000 X Visitas realizadas por semana )



• Para este ejemplo se requieren solamente dos datos (Los esperados ya se tienen):esperados ya se tienen):

- Visitas Realizadas- Visitas Realizadas

V t R li d- Ventas Realizadas




• Establecer la fuente o uentes de las cuales se obtendrán los datos





• Determinar los datos que se requieren para el l l d l l d t d l i di dcalculo del valor de todos los indicadores

• Establecer la fuente o fuentes de las cuales se bt d á l d tobtendrán los datos

• Diseñar la manera más ordenada, práctica y simple para recoger o agrupar los datossimple para recoger o agrupar los datos.

• Determinar quién, cómo y cuándo tomará y presentará la informaciónpresentará la información.


VENDEDOR

VISITAS

GRUPOA B C D EVENDEDOR

FACTOR

VENTAS

1. EFICACIA

2. EFICIENCIA

3 EFECTIVIDAD3. EFECTIVIDAD

4. RESULTADO

5. PRODUCTIV.

6. PRODUCTIV.($)


CUMPLIMIENTO DE LA META

80,00%

EFICACIA

83,56%VENTAS POR VISITA

88,89%88,89%

CUMPLIMIENTO DE VISITAS

75,00%

GESTION EFICIENCIA

84,43% 81,25%COSTOS POR VENTACOSTOS POR VENTA

87,50%

VENTAS POR HORA - VENDEDOR

80,00%

PRODUCTIVIDAD


92,52%PRODUCTIVIDAD EN PESOS

105,03%




• Diseñar la manera más ordenada, práctica y simple para recoger o agruparpráctica y simple para recoger o agrupar los datos.

• Determinar quién cómo y cuándo tomaráJesús Mauricio Beltrán Jaramillo


6DETERMINAR

Y ASIGNARRECURSOS


DETERMINAR Y ASIGNAR RECURSOS

Para este caso particular no se requieren recursos adicionales.requieren recursos adicionales.


77MEDIR

YAJUSTAR


GRUPOA B C D EVENDEDORFACTOR

VISITAS

VENTASVENTAS

1. EFICACIA

2. EFICIENCIA

3 EFECTIVIDAD3. EFECTIVIDAD

4. RESULTADO

5. PRODUCTIV.

6 PRODUCTIV ($)


6. PRODUCTIV.($)


VISITAS

VENTAS

45

40

35

25

65

45

70

48

270

208

55

50VENTAS

1. EFICACIA

40

88.8

25

71.4

45

69.2

48

68.6

208

77.0

50

90.92. EFICIENCIA

3 EFECTIVIDAD

75 58.3 108.3 116.6 90.091.6

81 9 64 8 88 7 92 6 83 591 23. EFECTIVIDAD

4. RESULTADO 40 25 45 48 2085081.9 64.8 88.7 92.6 83.591.2

5. PRODUCTIV. 0.62 1.12 1.20 1.041.00 1.25

6 PRODUCTIV ($) 1 40 1 13 1 09 1 08 1 221 44


6. PRODUCTIV.($) 1.40 1.13 1.09 1.08 1.221.44

SITUACION ACTUAL

A B C D E GRUPOVISITAS 45 35 65 70 55 270VENTAS 40 25 45 48 50 208EFICACIA 88,89% 71,43% 69,23% 68,57% 90,91% 77,04%EFICIENCIA 75,00% 58,33% 108,33% 116,67% 91,67% 90,00%EFECTIVIDAD 81,94% 64,88% 88,78% 92,62% 91,29% 83,52%RESULTADO 40 00 25 00 45 00 48 00 50 00 208RESULTADO 40,00 25,00 45,00 48,00 50,00 208PRODUCTIVIDAD (Hh) 1,00 0,63 1,13 1,20 1,25 1,04PRODUCTIVIDAD ($) 1,41 1,13 1,10 1,09 1,44 1,22UTILIDAD BRUTA $ 220,00 $ 55,00 $ 75,00 $ 72,00 $ 290,00 $ 712,00UTILIDAD BRUTA $ 220,00 $ 55,00 $ 75,00 $ 72,00 $ 290,00 $ 712,00


8ESTANDARIZAR

YYFORMALIZAR


99MANTENER

YMEJORAR

CONTINUAMENTECONTINUAMENTE


EFICACIA (90)100908070

GB

A E

706050

DCB

504030

EFICIENCIA (30)

2010

EFICIENCIA (30)0 102030405060708090100



1. EFICACIA

2. EFICIENCIA

C88.8

75

71.4

58.3

69.2

108.3

68.6

116.6

77.0

90.0

90.9

91.6


METODOLOGIA PARA EL ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES DE GESTION

PARA UN AREA DE LA ORGANIZACIONPARA UN AREA DE LA ORGANIZACION


1. AREA

2. FUNCION BASICA

3. CLIENTES

4. SALIDA O PRODUCTO

5. EXPECTATIVAS DE LOS CLIENTESJesús Mauricio Beltrán Jaramillo


1. AREA: Mantenimiento

2 FUNCION BASICA G ti l t t l di ibilid d d l i2. FUNCION BASICA: Garantizar la total disponibilidad de los equipos e instalaciones, todo el tiempo productivo, de manera que alcancen o superen su vida útil, al menor costo de mantenimiento y operación posible.

3. CLIENTES: Todas las áreas de la organización

4. SALIDA O PRODUCTO: Servicio de mantenimiento preventivo y/o correctivop y

5. EXPECTATIVAS DE LOS CLIENTES: No interrupción del trabajo por causa de un desperfecto previsible; mantenimiento ágil, rápido y oportuno; que no sea necesario repetir el mantenimiento; que sea económico; que las personas sean amables; que se cumpla en el tiempo programado.



Expectativa Especificación

Rapidez en la respuesta Atención en un tiempo no mayor a 2 horas

Rapidez en el mantenimiento Tiempo de ejecución del mantenimientoigual al tiempo estándar requerido.

No interrupción del trabajo Cero interrupciones por desperfectoso e upc ó de abajo Cero interrupciones por desperfectos

Total disponibilidad de equipos Tiempo disponible de equipos igual altiempo de trabajo (Menos el tiemporequerido para mantenimiento preventivo)

Amabilidad y cortesía en la atenciónCero conflictos con el personal demantenimiento a causa de la atenciónpersonal

Cumplimiento Mantenimiento realizado en el tiempoprometido.

Calidad Cero Repeticiones de mantenimiento



INDICADORES DE EFICACIA

Total de mantenimientos sin repeticiones Calidad del mantenimiento = ---------------------------------------------------------- X 100

Total mantenimientos realizados

Total clientes satisfechosSatisfacción del cliente = ------------------------------------------------------------ X 100

Total clientes atendidos

Total clientes satisfechos

Solicitudes atendidas en 2 horas o menosOportunidad en la respuesta = ---------------------------------------------------------- X 100

Total solicitudes atendidas


Total solicitudes atendidas



Total de mantenimientos realizados en el tiempo pactado


Total de mantenimientos realizados en el tiempo pactadoCumplimiento = ------------------------------------------------------------------------------- X100

Total de mantenimientos realizados

Horas equipo de disponibilidad efectivaDisponibilidad de equipos = ----------------------------------------------------------- X 100Disponibilidad de equipos X 100

Total Horas equipo disponibles

Total equipos que mantienenCondiciones condiciones de operación especificadas

de = -------------------------------------------------------------------- X 100operación Total equipos en operación


operación Total equipos en operación

INDICADORES DE EFICIENCIA


Total equipos atendidosCobertura = ------------------------------------------- X 100Total equipos programadosTotal equipos programados

Costo total de mantenimiento incurridoCosto = ----------------------------------------------------------- X 100Costo total de mantenimiento presupuestadoCosto total de mantenimiento presupuestado

Horas- hombre ejecutadasHoras -hombre = ------------------------------------------- X 100Horas- hombre programadas


p g


INDICADOR FORMULA est umb mín acp sat sob máx

Calidad del (Total de mantenimientos correctos/Total 85 100 90 93 95 98 100Calidad del mantenimiento

(Total de mantenimientos correctos/Total mantenimientos realizados)*100 85 100 90 93 95 98 100

Satisfacción del cliente

(Total clientes satisfechos/Total clientes atendidos)*100 80 100 90 93 95 98 100

Oportunidad en la (Solicitudes atendidas en 2 horas oOportunidad en la respuesta

(Solicitudes atendidas en 2 horas o menos/Total solicitudes atendidas)*100 70 100 90 93 95 98 100

Cumplimiento(Total de mantenimientos realizados en el tiempo pactado/ Total de mantenimientos realizados)*100

65 100 90 93 95 98 100mantenimientos realizados) 100

Disponibilidad de equipos

(Horas equipo de disponibilidad efectiva/ Total Horas equipo disponibles)*100 70 95 86 88 90 93 100

Condiciones de (Total equipos que mantienen Condiciones de operación condiciones de operación especificadas/

Total equipos en operación)*10090 100 90 93 95 98 100



INDICADOR FORMULA est umb mín acp sat sob máx

Cobertura (Total equipos atendidos/ Total equipos programados)*100 95 100 90 93 95 98 100programados)*100

INDICADOR FORMULA est umb mín sob sat acp máx

Costo(Costo total de mantenimiento incurrido/ Costo total de mantenimiento presupuestado)*100

140 100 90 100 105 110 120presupuestado) 100

Horas -hombre (Horas- hombre ejecutadas/ Horas-hombre programadas)*100 120 100 90 100 105 108 115



METODOLOGIA PARA EL ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES DE GESTION

DE PROCESOSDE PROCESOS


INSUMOS SERIE DE ACTIVIDADES DE

A CBTRABAJO

LOGICAMENTE RELACIONADAS

E DF

RELACIONADAS QUE PRODUCEN UN RESULTADO

FINAL

G H I

FINALESPECIFICO,

PARA UN CLIENTE G H I

PRODUCTO

INTERNOO EXTERNO


PRODUCTO


PROCESOS

PROCESOS ESTRATEGICOS

ACTIVIDADES

PROCEDIMIENTOS

TAREAS

OPERACIONES



C CLIENTEPROVEEDOR

B

D E F

AB B B

P R O C E S O S V.S.


P R O C E S O S V.S.ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

OTRA CATEGORIZACION DE PROCESOS


Procesos gerenciales : Se refieren a la dirección de la organización paraproyectarla hacia el futuro mantener y mejorar su competitividad y monitorearproyectarla hacia el futuro, mantener y mejorar su competitividad y monitorearlas relaciones de la empresa con el cliente y el entorno en general

P i d l lí bá i d l i S ll d t Procesos propios de la línea básica del negocio: Son aquellos cuyo producto oresultado son recibidos directamente por el cliente externo de la organización.Dan respuesta directa al cliente, por lo tanto de su efectividad depende lasatisfacción de los clientes.

Procesos de apoyo: son aquellos que soportan la ejecución de los procesosp y q q p j ppropios de la línea básica del negocio, es decir, que su producto o resultado esrecibido por otro proceso o por otra área de la organización, o lo que es lo mismo,por un cliente interno


por un cliente interno.


INTERNOS EXTERNOS

PROPIOS PROPIOSINTERNOS

PROPIOSEXTERNOS

AJENOS AJENOSAJENOS AJENOSINTERNOS

AJENOSEXTERNOS



Contar con objetivos

Inicialmente se debe identificar el proceso y determinar sus límites :

Proceso : Contratación de personal nuevoProceso : Contratación de personal nuevo

Inicia : Presentación de la solicitud de contratación por parte del

gerente que tiene la necesidad de llenar una vacante.

Termina : Con la firma del contrato por parte de la persona vinculada

Objetivo : El objetivo general de este proceso es vincular a la empresa a lasObjetivo : El objetivo general de este proceso es vincular a la empresa a laspersonas que cumplan con el perfil del cargo correspondiente, realizando la contratación en un tiempo razonable y al costo más económico posible.


p


Establecer los factores claves de éxito

::Identificar los clientesEstablecer las necesidades de losdiferentes clientesTraducir esas necesidades en especificaciones(Asociadas al resultado del proceso:calidad, cantidad, oportunidad, presentación, etc.)



Para el ejemplo el cliente principal sería el gerente solicitante.el gerente solicitante. También se consideran clientes:la empresa los trabajadores en generalla empresa, los trabajadores en general y los candidatos que participan en elprocesoproceso.



Las necesidades y especificaciones,desde el punto de vista del gerentedesde el punto de vista del gerenteque solicita la contratación y de la

d i lempresa se pueden resumir en las siguientes:g



NECESIDADES ESPECIFICACIONES

- Cumplimiento del perfil del cargo - 85% o más de cumplimiento.

- Rapidez (agilidad) - Máximo dos semanas después de- Rapidez (agilidad) - Máximo dos semanas después de

presentar la solicitud de contratación

- Economía - Costo incurrido en el proceso de

contratación igual o inferior al costo

t dpresupuestado



INDICADOR FORMA DE CALCULO UNIDINDICADOR FORMA DE CALCULO UNID.

Nivel de cumplimientodel perfil

Puntos obtenidos por el candidato

id l filx 100 %

del perfilPuntos requeridos por el perfil

Oportunidad en la contratación

Tiempo real utilizadox 100 %

contrataciónTiempo estándar

Control de costo de contratación

Costo real incurridox 100 %

de contrataciónCosto presupuestado



ESTATUS UMBRAL Mín Acep Sat Sob Máx

Nivel de cumplimiento del perfil 80 95 85 88 90 95 98

ESTATUS UMBRAL Mín Sob Sat Acep Máx

Oportunidad en la contratación 130 100 90 95 100 105 110

Control de costo de contratación 120 100 90 95 100 105 110



Las características que se controlarían en el ejemplo q j pque nos ocupa estarían asociadas a lo siguiente::

Revisión de hojas de vida Revisión de hojas de vida Realización de pruebas psicotécnicas Verificación de referencias Realización de entrevistas Realización de visitas domiciliariasRealización de entrevistas con el gerente Realización de entrevistas con el gerente solicitante o con el futuro jefe directo


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