Requisitos Legales para la Inscripción de una Empresa Comercial e IndividualEmpresas Mercantiles - Empresa Individual

Pasos para su Inscripción en el Registro Mercantil

PASO 1 En ventanilla del Registro Mercantil se compra un formulario de solicitud de inscripción de comerciante y de empresa mercantil (FORMA RM-1-SCC-C-V). Valor del formulario Q2.00

PASO 2 En la misma ventanilla solicitar orden de pago para cancelarlo en el Banco que indique dicha orden. Valor del Depósito Q75.00 para inscripción como comerciante (si no se está inscrito con anterioridad) el costo para la inscripción de la empresa es de Q100.00

PASO 3 Se integra un expediente en un fólder tamaño oficio con pestaña con los siguientes documentos: Las órdenes de pago ya canceladas en el Banco,La solicitud de inscripción de la empresa completamente llena,Certificación contable firmada y sellada por un Contador debidamente autorizado, y Cédula de vecindad original.

PASO 4 Se presenta el expediente en las ventanillas receptoras de documentos del Registro Mercantil.

PASO 5 En el departamento de Operaciones Registrales califican el expediente y proceden a inscribirlo en el libro electrónico de comerciantes (si no se está inscrito previamente) y de Empresas Mercantiles.

PASO 6 En el mismo departamento, se razona la cédula de vecindad y/o DPI, haciendo constar la inscripción como comerciante individual (si no se está inscrito previamente) y anotan el número de registro, folio, libro y número de expediente y la fecha de inscripción.

PASO 7 La cédula de vecindad y/o DPI y la patente de comercio de empresa pasa al despacho del Registrador Mercantil General de la República, para sello y firma.

PASO 8 En la ventanilla de entrega de documentos entregan la cédula de vecindad y/o DPI debidamente razonada en donde consta que se es un comerciante individual y la Patente de la Empresa que he inscrito. Ambos documentos deberán de revisarse minuciosamente antes de colocarle Q50.00 de timbres fiscales.

NOTA:El capital NO debe ser menor de DOS MIL QUETZALES (Q.2,000.00) Si el solicitante de la Patente de comercio de empresa es comerciante individual, se le otorgará un permiso para operar, pero NO se le extiende una Patente de Comercio de Empresa.Empresa IndividualPara la Inscripción de Empresa Individual, el trámite establece que el interesado deberá presentarse al edificio de la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT-, en una de

las ventanillas del Departamento de Registro Tributario Unificado (RTU) y solicitar inicialmente el Formulario de Inscripción y actualización de información de Contribuyentes en el Registro Tributario Unificado (SAT- No. 0016) Valor Q.1.00. Requisitos para llenar el formulario SAT- No. 0016:1. Para llenar este formulario deberá de usar máquina de escribir o letra de molde.2. No se aceptará la presentación del formulario con tachaduras, enmiendas o similares.3. Si se trata de inscripción, se utilizará la casilla No.2

y en el caso de ser una actualización utilizar la casilla No.3, anotando en ambos casos una ¨X¨.Escriba los datos solicitados en “Datos de identificación para persona individual” en las casillas de la No.05 a la 16 y en “Datos generales” en las casilla de la No.27 a la 43, en el caso de que proceda. De lo contrario escriba una línea para anular el espacio NO utilizado del formulario SAT- No. 0014.La Empresa Individual (Empresa Mercantil) debe tomar la decisión de cual será el Régimen de pago del Impuesto Sobre la Renta.Los regímenes establecidos por la Ley y vigentes son los siguientes:

1. Régimen de Cuota fija 5%, pagos trimestrales del 5% sobre servicios técnicos y arrendamientos con o sin oficina.

2. Régimen de Cuota fija 5%, pagos trimestrales 5%, sobre actividades mercantiles.

3. Régimen de Declaración anual, pagos trimestrales sobre servicios técnicos o profesionales y arrendamientos, con o sin oficina.

4. Régimen de Declaración anual, pagos trimestrales sobre actividades mercantiles.

5. Contribuyente Normal sobre servicios técnicos o profesionales y arrendamientos, con o sin oficina.

6. Contribuyente Normal sobre actividades mercantiles.

Los requisitos de Inscripción para los contribuyentes tipificados dentro de estos regímenes son:

1. Formulario de Inscripción SAT-14

2. Original o fotocopia legalizada y fotocopia simple de la cédula de vecindad o pasaporte si fuera extranjero.

3. Certificación de calidad de residente en el país, extendida por la dirección General de Migración, en caso de ser extranjero.

4. constancia de colegiado activo (profesionales liberales) queda en poder de la Oficina o Agencia Tributaria.

Inscripción del negocio (Datos Generales)

En el formulario SAT- No. 0014 (Costo Q 1.00) en el reverso del mismo del numeral No.88 al 104 (Inscripción del Negocio -Datos Generales) se deberá de escribir los datos solicitados:1. Nombre comercial2. Dirección

3. Departamento4. Municipio5. Teléfono6. Fax7. Apdo. Postal8. Fecha de Inicio de Operaciones9. Fecha de cambio (Domicilio comercial)10. Otros.

(Datos para actualizar)

En el caso de NO contar con los mismos se tendrá que hacer una línea para ANULAR el espacio no utilizado.Dependiendo del tipo de organización, se deberá de leer detenidamente el formulario SAT- No. 0014: Instructivo, el anverso y el reverso Para llenarlo correctamente y evitar futuros errores que pudieran afectar a su empresa.

El Formulario SAT-0014 deberá acompañarse de los formularios siguientes:

Solicitud de Habilitación de Libros, formulario SAT-0052 Solicitud para autorización de Impresión y Uso de Documentos y Formularios,

formulario SAT-0042 Instituto Guatemalteco De Seguridad Social IGSS

El 30 de Octubre de 1946, el Congreso de la República de Guatemala, emite el Decreto número 295, "LA LEY ORGANICA DEL INSTITUTO GUATEMALTECO DE SEGURIDAD SOCIAL". Se crea así "Una Institución autónoma, de derecho público de personería jurídica propia y plena capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, cuya finalidad es aplicar en beneficio del pueblo de Guatemala, un Régimen Nacional, Unitario y Obligatorio de Seguridad Social, de conformidad con el sistema de protección mínima" (Cáp. 1°, Art. 1°).

Se crea así un Régimen Nacional, Unitario y Obligatorio. Esto significa que debe cubrir todo el territorio de la República, debe ser único para evitar la duplicación de esfuerzos y de cargas tributarias; los patronos y trabajadores de acuerdo con la Ley, deben de estar inscritos como contribuyentes, no pueden evadir esta obligación, pues ello significaría incurrir en la falta de previsión social.

La Constitución Política de la República de Guatemala, promulgada el 31 de Mayo de 1985, dice en el artículo 100: "Seguridad Social. El Estado reconoce y garantiza el derecho de la seguridad social para beneficio de los habitantes de la Nación".

Empresa Individual

Empresas ubicadas en el Departamento de GuatemalaAl emplear los servicios de 3 trabajadores el patrono está obligado a inscribir su empresa en el Régimen de Seguridad Social, debiendo descontar la cuota laboral correspondiente a sus empleados posteriores a la inscripción.Únicamente las empresas de transporte terrestre, quedan obligadas a inscribir la Empresa en el Régimen de Seguridad Social, cuando ocupen 1 ó 2 trabajadores.Empresas ubicadas en el resto de Departamentos de la República de Guatemala:Al emplear los servicios de 5 trabajadores el patrono está obligado a inscribir su empresa en el Régimen de Seguridad Social, debiendo descontar la cuota laboral correspondiente a sus empleados posterior a la inscripción. 3 trabajadores a partir del 15 de marzo 2003

IRTRAInstitución líder en Latinoamérica, dedicada a proveer recreación y diversión. Con 6 Parques para recreación de la familia en distintas partes de la república: Parque Recreativo Amatitlán, kilómetro 28 de la carretera de circunvalación al lago de Amatitlán, Parque Recreativo Agua Caliente, en el kilómetro 29 de la carretera al Atlántico. Parque Recreativo Urbano Petapa, en la ciudad capital, Avenida Petapa y 43 calle de la zona 12. Parque Acuático Xocomil, en Retalhuleu, Kilómetro 180.5 de la carretera que por la costa sur va hacia Quetzaltenango. Parque Vacacional "Hostales del IRTRA" en Retalhuleu, Kilómetro 180.5 de la carretera que por la costa sur va hacia Quetzaltenango. Parque de Diversiones Xetulul en Retalhuleu, Kilómetro 180.5 de la carretera que por la costa sur va hacia Quetzaltenango. El IRTRA fue creado por el Decreto No. 1528 del Congreso de la República para brindar recreación a los trabajadores de la empresa privada y sus familias; está organizada, operada y financiada en su totalidad por las empresas de la iniciativa privada de Guatemala.Horario de atención al público: Lunes a Viernes de 8:00 a 17:00 hrs. Afiliaciones e Información General. Cuando una empresa se afilia al IGSS debe pagar la contribución al IRTRA, segun la actividad económica a la que se dedica, el impuesto a pagar es el 1% sobre el total de salarios ordinarios y extraordinarios mensuales, lo cual le permite obtener los carnés de afiliación para los trabajadores con los que puede ingresar sin costo, a todos los parques recreativos el afiliado y 5 miembros de su núcleo familiar: padres, conyugue e hijos para disfrutar de una recreación sana.

Todos los trabajadores de las empresas privadas que estén afiliadas al IRTRA pueden utilizar los parques del IRTRA.Al pagar las cuotas del IGSS la empresa tiene derecho a afiliarse al IRTRA (ver actividades económicas en página web www.irtra.org.gt ). El departamento de Recursos Humanos o la persona designada para el trámite por parte de la empresa deberá efectuar los trámites respectivos para solicitud del carnet de afiliación, dependiendo del tipo de carnet que proceda.Si algunos empleados ya cuentan con carnet puede solicitarse la renovación de la vigencia o en caso de pérdida de la tarjeta se deberá proceder con el trámite de reposición. (Verificar la duración del carnet). Los invitados de afiliados al IRTRA pueden disfrutar de todos los parques mediante elpago respectivo.Sociedades MercantilesSon sociedades organizadas bajo forma mercantil, su clasificación es la siguiente:

Sociedad Colectiva Sociedad en Comandita Simple Sociedad de Responsabilidad Limitada Sociedad anónima Sociedad en Comandita por Acciones

Quién es un Representante Legal:Es la persona que legalmente puede y debe de representar a toda Sociedad Mercantil. También se le llama AUXILIAR DE COMERCIO.Es toda aquella persona que siendo o no comerciante tiene a su cargo la administración, dirección y/o representación legal de una empresa, establecimiento o sociedad mercantil.El Representante Legal deberá ser nombrado por medio de un ACTA DE NOMBRAMIENTO. El nombramiento es solicitado por medio de ACTA NOTARIAL por los miembros de la Junta Directiva al asesor legal (abogado).

Se consideran AUXILIARES DE COMERCIO, los siguientes:

Administradores Administradores suplentes Representantes Legales Presidente del Consejo de Administración Vicepresidente del Consejo de Administración Gerentes Liquidadores Factores de Comercio Agentes de comercio Comisionistas Corredores y martilleros jurados.

Fuente: Código de Comercio Artículos 162,164,166,168, 181, 243, 263, 280 y 303.

El representante legal deberá ser inscrito en el Registro Mercantil antes de UN (1) MES CALENDARIO a partir de la fecha en que se elaboró el ACTA DE NOMBRAMIENTO, para NO incurrir en ninguna multa. Requisitos para inscribir a un auxiliar de comercio (representante legal):

Sociedades Mercantiles

Son sociedades organizadas bajo forma mercantil, su clasificación es la siguiente:

Sociedad Colectiva Sociedad en Comandita Simple Sociedad de Responsabilidad Limitada Sociedad anónima Sociedad en Comandita por Acciones

Quién es un Representante Legal:

Es la persona que legalmente puede y debe de representar a toda Sociedad Mercantil. También se le llama AUXILIAR DE COMERCIO.Es toda aquella persona que siendo o no comerciante tiene a su cargo la administración, dirección y/o representación legal de una empresa, establecimiento o sociedad mercantil.El Representante Legal deberá ser nombrado por medio de un ACTA DE NOMBRAMIENTO. El nombramiento es solicitado por medio de ACTA NOTARIAL por los miembros de la Junta Directiva al asesor legal (abogado).

Se consideran AUXILIARES DE COMERCIO, los siguientes:

Administradores Administradores suplentes Representantes Legales Presidente del Consejo de Administración Vicepresidente del Consejo de Administración Gerentes Liquidadores Factores de Comercio Agentes de comercio. Comisionistas. Corredores y martilleros jurados.

Fuente: Código de Comercio Artículos 162,164,166,168, 181, 243, 263, 280 y 303.

El representante legal deberá ser inscrito en el Registro Mercantil antes de UN (1) MES CALENDARIO a partir de la fecha en que se elaboró el ACTA DE NOMBRAMIENTO, para NO incurrir en ninguna multa.

Requisitos para inscribir a un auxiliar de comercio (representante legal):

PASO 1 En la Agencia del Banco que se encuentra en el interior de las instalaciones del Registro Mercantil, deberá comprar el interesado un formulario de SOLICITUD DE AUXILIARES DE COMERCIO, su costo es de Q2.00

PASO 2 En la ventanilla de información solicitaré una ORDEN DE PAGO, la cual tengo que llenar y cancelar en la agencia del Banco.El pago que debe hacer es deQ75.00. Ahora bien si ya excedió el mes calendario del Acta de Nombramiento, deberá cancelar Q25.00 de multa por haber incurrido en una infracción.

PASO 3 Al llenar el formulario se deberá anotar el plazo de acuerdo al cargo:Gerente: Puede ser indefinidoAdministrador Único o miembros del Consejo de Administración: TRES (3) años.

PASO 4 Después de cancelar la orden de pago, el interesado deberá preparar un fólder tamaño oficio con pestaña. En el fólder archivar los documentos siguientes:

1. Formulario de inscripción2. Acta Notarial de nombramiento con una fotocopia

Y la orden de pago debidamente porteada por la máquina receptora del banco.

1. Comprar Q50.00 de timbres fiscales y adherírselo al acta de nombramiento.

PASO 5 Todo lo anterior entregarlo en la ventanilla de servicio al cliente.En el departamento de Operaciones Registrales deben calificar los expedientes que sean presentados y proceden a inscribir como representante legal si se trata de una sociedad y en el caso de ser una Empresa Mercantil, se le llama FACTOR DE COMERCIO.

PASO 6 En el acta de nombramiento el Registro Mercantil, razonará el acta de nombramiento, en donde consta que el solicitante quedó inscrito como representante legal o factor de comercio

PASO 7 Todo expediente debe pasar al despacho del Registrador Mercantil, para que lo firme y selle el nombramiento.

PASO 8

Al concluir de revisar, firmar y sellar el expediente, este regresa a la ventanilla de entrega de documentos en el primer nivel de las oficinas del Registro Mercantil, para que devuelva el acta de nombramiento original con el razonamiento respectivo.

PASO 9 El interesado deberá verificar antes de retirar el acta de nombramiento de la ventanilla de entrega de documentos, que el documento este correcto, luego le agregará un timbre de Q0.50 a la parte izquierda de la razón.

En el caso específico de las Sociedades Mercantiles, a partir de Febrero/2003, se deberá cancelar en la caja del Banco que se encuentra en el Registro Mercantil (primer nivel), SEIS POR MILLAR 6/1000 y no como era anteriormente (4/1000).

Pasos para inscribir la Empresa

PASO 1 Comprar en la ventanilla un formulario de solicitud de inscripción de Sociedad Mercantil. Costo del formulario Q2.00

PASO 2Llenar el formulario, adjuntar original y una fotocopia legalizada del testimonio de la escritura de constitución de la sociedad.

PASO 3 Solicitar en la ventanilla de Recepción de Documentos, una orden de pago y cancelarla en la caja del Banco que allí se indique, la cantidad de Q275.00 de base, más Q6.00 por cada millar de capital autorizado que tenga la sociedad.Además se deberá de cancelar Q15.00 en concepto de honorarios de edicto. Los edictos se cancelan en las cajas registradoras del Registro Mercantil.

PASO 4 Con los pagos efectuados, se prepara un expediente en un fólder tamaño oficio con pestaña con los siguientes documentos: 1. Las órdenes de pago ya canceladas en el Banco, 2. La solicitud de inscripción de la empresa completamente llena,3. Original y una fotocopia legalizada del testimonio de la escritura de constitución de la sociedad.

Se ingresan estos documentos en la ventanilla de Recepción, en donde le deberán de entregar una contraseña con el número de expediente. Deberán de devolverle el testimonio original con sello de recepción.

PASO 5 El expediente será trasladado al departamentode Asesoría Jurídica para calificar los documentos presentados. Si los documentos son los correctos conforme a la ley, ordenará este departamento la inscripción provisional y la emisión del Edicto para su publicación en el Diario Oficial. Los edictos se cancelan en las cajas registradoras del Registro Mercantil. El costo del edicto es de Q15.00

PASO 6

Al concluir la revisión en el departamento de Asesoría Jurídica, el expediente pasa al departamento de Operaciones Registrales, en donde se inscribirá a la empresa provisionalmente, debiéndole asignar el número de registro, folio y libro de inscripción y emitirá el Edicto correspondiente.

PASO 7 El Edicto regresa a la ventanilla de Entrega de Documentos para que le sea entregado, el interesado debe llevarlo al Diario Oficial para su publicación.

PASO 8 Ocho días posteriores a la publicación del Edicto en el Diario Oficial, deberá presentar en el Registro Mercantil un Memorial, solicitando la inscripción definitiva de la Sociedad.Se le deberá adjuntar al memorial los documentos siguientes:

1. La página original donde aparece la publicación de la inscripción provisional en el Diario Oficial,2. El testimonio original de la Escritura de Constitución de la Sociedad, y3. Fotocopia del nombramiento del Representante Legal, previamente inscrito en el Registro Mercantil.

PASO 9 Al recibir los documentos mencionados en numeral 8 los documentos son ingresados al Departamento de Operaciones Registrales para:1. Inscribir definitivamente la Sociedad,2. Se razone el testimonio original y3. Se elabore la Patente de Sociedad.

Al concluir este trámite los documentos son llevados para que los firme el Registrador Mercantil.

PASO 10Al concluir el paso No.9, el expediente completo regresa a la ventanilla de Entrega de Documentos, allí le deberá entregar lo siguiente:1. Testimonio original ya razonado,2. Patente de Sociedad, a la cual deberé de adherirle Q200.00 de timbres Fiscales.Con los dos documentos anteriores se acredita que la sociedad ha sido inscrita y goza de Personalidad Jurídica.

PASO 11Al momento de estar inscrita definitivamente la sociedad, deberá de iniciar el trámite para inscribir la Empresa como propiedad de la sociedad. Para ello deberé de seguir los pasos indicados para inscribir una Empresa Mercantil.

PASO 12En un plazo máximo de Un (1) año después de inscrita definitivamente la sociedad, debe también inscribir el Aviso de Emisión de Acciones (sólo para sociedades accionadas), tomando en cuenta los pasos respectivos para el aviso de emisión de accionesEl orden en el que se deben de solicitar las patentes de comercio es el siguiente:Patente de Comercio de Sociedad ( Plazo de emisión es aproximadamente de 10 días hábiles)Patente de comercio de Empresa ( Plazo de emisión es aproximadamente de 2 días hábiles)

RESUMEN

PATENTE DE COMERCIO DE SOCIEDAD, SOCIEDAD MERCANTILREQUISITOS:

PASO 1 Compra de formulario en el Banco (oficinas del Registro Mercantil) costo del formulario Q2.00

PASO 2 Formulario debe ser autenticado por abogado.

PASO 3Certificación Contable o Certificación de Capital en Giro, extendida, firmada y sellada por Perito Contador

PASO 4Original y fotocopia de toda la cédula de vecindad del representante legal (Sociedad Mercantil.)

PASO 5Solicitar en la ventanilla de Recepción de documentos, una ORDEN DE PAGO, y

PASO 6 Cancelar Q175.00 enla agencia del Banco (que presta sus servicios dentro de las oficinas del Registro Mercantil) del Derecho de Inscripción.

PASO 7 Comprar CINCUENTA QUETZALES (Q50.00) de timbres, ara adherírselos a la patente en la parte SUPERIOR IZQUIERDA.

PASO 8 Fotocopia simple del nombramiento del Representante Legal, debidamente razonado por el Registro Mercantil.

Los CINCUENTA QUETZALES (Q50.00) de timbres fiscales, se deben adherir en la parte SUPERIOR IZQUIERDA de la Patente.

Los timbres pueden ser comprados en las oficinas del Registro Mercantil, exactamente en el Sótano 1 (Departamento de archivo- área destinada al Cómite Pro-Ciegos y Sordomudos)Operaciones Especiales, Para Constituir Sociedades Mercantiles, Compraventa o Cesión De Aportaciones, Sociedad de Responsabilidad Limitada Modificaciones al Capital, Inscripción aumento de Capital, Sociedad Anónima, Autorización Libros de Contabilidad, Sociedades Mercantiles.

Para fines de inscripción en la Superintendencia de Administración Tributaria, las Personas Jurídicas, sea cual sea su clasificación, están obligadas a llenar los siguientes requisitos:

1. Solicitar y completar el formulario de Inscripción SAT-0014, valor Q.1.00.2. Original o fotocopia legalizada y fotocopia simple de la cédula de vecindad o pasaporte del Representante Legal.3. Original o fotocopia legalizada y fotocopia simple del testimonio de la Escritura de Constitución.

4. Original o fotocopia legalizada y fotocopia simple del Nombramiento del Representante Legal

El Formulario SAT-0014 deberá acompañarse de los formularios siguientes:

1. Solicitud de Habilitación de Libros, formulario SAT-00522. Solicitud para autorización de Impresión yUso de Documentos y Formularios, formulario SAT-0042.

Personas Jurídicas: Sociedades Anónimas, Responsabilidad Limitada y Sociedad En Comandita Simple y por Acciones.

¿Dónde se puede inscribir un Patrono?El patrono o su representante, deberán acudir a la Sección de Inscripciones en la División de Registro de Patronos y Trabajadores, en el 2o nivel del Edificio Central en la Ciudad de Guatemala, o bien en las Cajas o Delegaciones Departamentales que les corresponda (Delegaciones).

Se les entregará un formulario DRTP-001 el cual deberá ser debidamente lleno.Sociedades Mercantiles o Personas Jurídicas, Todas las Sociedades Mercantiles deberán presentar obligatoriamente para su inscripción una fotocopia de Patente de la Comercio de Empresa.

Sociedades Mercantiles

Empresas ubicadas en el Departamento de Guatemala:Al emplear los servicios de 3 trabajadores el patrono está obligado a inscribir su empresa en el Régimen de Seguridad Social, debiendo descontar la cuota laboral correspondiente a sus empleados posteriores a la inscripción.Únicamente las empresas de transporte terrestre, cuando ocupen 1 ó 2 trabajadores.Empresas ubicadas en el resto de Departamentos de la República de Guatemala:Al emplear los servicios de 5 trabajadores el patrono está obligado a inscribir su empresa en el Régimen de Seguridad Social, debiendo descontar la cuota laboral correspondiente a sus empleados posteriores a la inscripción. 3 trabajadores a partir del 15 de marzo 2005 Documentación relacionada con el patrono:

1. Fotocopia de la Patente de Comercio de Sociedad.2. Fotocopia de la Escritura Pública de Constitución de Sociedad, en caso de

modificarse la escritura citada, en sus cláusulas relacionadas con la razón social o comercial, y del capital, cuando éste se amplíe con capital no dinerario, que constituya una empresa, adjuntarse fotocopia de la escritura pública respectiva.

3. Fotocopia del Acta Notarial de Nombramiento del Representante Legal, con anotación de inscripción en el Registro Mercantil.

4. Fotocopia De Cédula de Vecindad (completa) del Representante Legal. Si es extranjero deberá adjuntar fotocopia del pasaporte (completo).

5. Fotocopia de Constancia del NIT.

De acuerdo al tipo de Empresa, es necesaria la siguiente documentación:

Agrícolas (Fincas o Haciendas): Fotocopia de la Escritura Pública de propiedad y la Certificación de Inscripción del Inmueble en el Registro General de la Propiedad. Arrendadas: Fotocopia del contrato de arrendamiento.

Construcción de Obras: Fotocopia del contrato cerrado de construcción, y de la Licencia Municipal cuando ésta proceda. Si la construcción es obra pública, presentar fotocopia del contrato suscrito con el Estado, sus entidades o municipalidades.

Transporte Terrestre: Fotocopia Legalizada de tarjetas de circulación de los vehículos, los cuales deben pertenecer al Patrono que solicita la inscripción.

Colegios: Fotocopia de la resolución del Ministerio de Educación autorizando su funcionamiento, en la cual conste la propiedad del mismo. Fotocopia de la Patente de Comercio. Prestación de servicios de personal: Fotocopia del contrato respectivo.

Oficinas de Profesionales (Contables, bufetes de abogados, clínicas médicas, psicológicas, dentales, etc.): Fotocopia del documento que las identifique con un nombre determinado.Fundaciones, Asociaciones, Federaciones, Cooperativas, Gremiales, Coordinadores, Consorcios, etc.:

Fotocopia de Escritura Pública o documento equivalente que les da vida jurídica; Fotocopia de los estatutos. Fotocopia del nombramiento del Representante Legal, con anotación de su registro o

reconocimiento. Fotocopia de Cédula de Vecindad completa del Representante Legal. Pasaporte si es

extranjero. Fotocopia de la constancia del Número de Identificación Tributaria – NIT Organizaciones No Gubernamentales (ONG’s) Fotocopia del documento oficial por medio del cual el Gobierno de Guatemala le

reconoce y la autoriza para su funcionamiento Fotocopia del nombramiento del Representante Legal; Fotocopia de Cédula de Vecindad completa del Representante Legal. Pasaporte si es

extranjero; Fotocopia de la constancia del Número de Identificación Tributaria – NIT. Entidades Religiosas: Fotocopia del documento por el cual el Gobierno de Guatemala le otorga su

reconocimiento; Fotocopia del nombramiento del Representante Legal; Fotocopia de Cédula de Vecindad completa del Representante Legal. Pasaporte si es

extranjero; Fotocopia de la constancia del Número de Identificación Tributaria – NIT. Regímenes de Propiedad Horizontal (condominios): Fotocopia de la Escritura Pública de Constitución del Régimen de Propiedad Horizontal; Fotocopia de los estatutos del edificio constituido en condominio; Fotocopia del nombramiento del Administrador del condominio Fotocopia de Cédula de Vecindad completa del Administrador. Pasaporte si es

extranjero Fotocopia de la constancia del Número de Identificación Tributaria – NIT.

REQUISITOS LEGALES PARA EL CIERRE DE UNA EMPRESA

1.- Introducción

En los tiempos de dificultad económica es necesaria una rápida decisión y actuación por parte de las personas que tienen empresas a su cargo. De esta forma, ante una inminente situación de falta de liquidez para pagar a sus acreedores, evitará la disminución en el activo de la empresa. Es muy importante que se tenga en cuenta que cerrar una empresa cuesta dinero, por tanto no es recomendable esperar hasta el último momento para tomar tales decisiones, pues el tiempo apremia.

Para ello, debemos conocer y familiarizarnos con los siguientes términos.

1.1.- Disolución

La disolución de una sociedad supone la desaparición jurídica de la misma, pero no paraliza ni pone fin a su actividad, aunque sí pasa a ser liquidatoria, por lo que una sociedad en esta situación deberá añadir la expresión "en liquidación" en su razón social. ¿Qué causas nos llevan ante la disolución de una sociedad? Según el Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, una sociedad puede disolverse en los siguientes casos:

Por el cese en el ejercicio de la actividad o actividades que constituyan el objeto social. En particular, se entenderá que se ha producido el cese tras un período de inactividad superior a un año.Por la conclusión de la empresa que constituya su objeto.Por la imposibilidad manifiesta de conseguir el fin social.Por la paralización de los órganos sociales de modo que resulte imposible su funcionamiento.Por pérdidas que dejen reducido el patrimonio neto a una cantidad inferior a la mitad del capital social, a no ser que éste se aumente o se reduzca en la medida suficiente, y siempre que no sea procedente solicitar la declaración de concurso.Por reducción del capital social por debajo del mínimo legal, que no sea consecuencia del cumplimiento de una ley.Porque el valor nominal de las participaciones sociales sin voto o de las acciones sin voto excediera de la mitad del capital social desembolsado y no se restableciera la proporción en el plazo de dos años.Por cualquier otra causa establecida en los estatutos.Una vez declarada disuelta la sociedad, existen tres vías:

Transferencia de la propiedad, es decir, la compra-venta de la misma.Liquidación de la sociedad, es decir, cese de la actividad, pago a los acreedores y socios, cerrando definitivamente la empresa.Concurso de acreedores, cuando no se puede hacer frente a los acreedores, esta figura legal puede ser solicitada por los acreedores (concurso forzoso) o por el mismo deudor (concurso voluntario).La disolución de la sociedad se inscribirá en el Registro Mercantil. Publicación en el "Boletín Oficial del Registro Mercantil" (BORME).

1.2.- Liquidación

La disolución de la sociedad abre el período de liquidación, la sociedad disuelta conservará su personalidad jurídica mientras la liquidación se realiza. Durante ese tiempo deberá añadir a su denominación la expresión "en liquidación", como ya señalamos anteriormente. Por tanto, la liquidación tiene como efecto la pérdida de la personalidad jurídica de la sociedad.

Con la apertura del período de liquidación cesarán en su cargo los administradores, extinguiéndose el poder de representación, siendo reemplazados por los liquidadores que asumirán las funciones de los administradores, debiendo velar por la integridad del patrimonio social en tanto no sea liquidado y repartido entre los socios.

Las funciones de los liquidadores son:

Formular un inventario y un balance de la sociedad con referencia al día en que se hubiera disuelto en el plazo de 3 meses a contar desde la apertura de la liquidación.Percibir los créditos sociales y pagar las deudas sociales.Concluir las operaciones pendientes y realizar las nuevas que sean necesarias para la liquidación de la sociedad.Percibir los créditos sociales y pagar las deudas sociales.Llevar la contabilidad de la sociedad, así como llevar y custodiar los libros, la documentación y correspondencia de ésta.Enajenar los bienes de la sociedad.Concluidas las operaciones de liquidación, los liquidadores someterán a la aprobación de la junta general un balance final, un informe completo sobre dichas operaciones y un proyecto de división entre los socios del activo resultante, dando lugar a la división del patrimonio social según dicten los estatutos.

Teniendo en cuenta que los liquidadores no podrán satisfacer la cuota de liquidación a los socios sin la previa satisfacción a los acreedores del importe de sus créditos o sin consignarlo en una entidad de crédito del término municipal en que radique el domicilio social.

Para finalizar la liquidación, los socios deben pagar el 1% de la cuota recibida, en concepto de Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados, por Operaciones Societarias.

1.3.- Extinción de la sociedad

La extinción de una sociedad se realiza en tres pasos: disolución, liquidación y cancelación de los asientos de la misma en el Registro Mercantil.

A los liquidadores les corresponde otorgar escritura pública de extinción de la sociedad conteniendo las manifestaciones sobre plazos, pago de acreedores y cuotas satisfechas a socios.

La escritura pública de extinción se inscribirá en el Registro Mercantil. En la inscripción se transcribirá el balance final de liquidación y se hará constar la identidad de los socios y el valor de la cuota de liquidación que hubiere correspondido a cada uno de ellos, y se expresará que quedan cancelados todos los asientos relativos a la sociedad. Finalmente, los liquidadores depositarán en el Registro Mercantil los libros y documentos de la sociedad extinguida.

Los liquidadores serán responsables ante los socios y los acreedores de cualquier perjuicio que les hubiesen causado con dolo o culpa en el desempeño de su cargo.

Responsabilidad de los administradores

Los administradores responderán frente a la sociedad, frente a los socios y frente a los acreedores sociales, del daño que causen por actos u omisiones contrarios a la ley o a los estatutos o por los realizados incumpliendo los deberes inherentes al desempeño del cargo. En ningún caso exonerará de responsabilidad la circunstancia de que el acto o acuerdo lesivo haya sido adoptado, autorizado o ratificado por la junta general.

Todos los miembros del órgano de administración que hubiera adoptado el acuerdo o realizado el acto lesivo responderán solidariamente, salvo los que prueben que, no habiendo intervenido en su adopción y ejecución, desconocían su existencia o, conociéndola, hicieron todo lo conveniente para evitar el daño o, al menos, se opusieron expresamente a aquél.

La acción de responsabilidad contra los administradores se entablará por la sociedad, previo acuerdo de la junta general, que puede ser adoptado a solicitud de cualquier socio aunque no conste en el orden del día. Los estatutos no podrán establecer una mayoría distinta a la ordinaria para la adopción de este acuerdo.

La aprobación de las cuentas anuales no impedirá el ejercicio de la acción de responsabilidad ni supondrá la renuncia a la acción acordada o ejercitada.

Quedan a salvo las acciones de indemnización que puedan corresponder a los socios y a los terceros por actos de administradores que lesionen directamente los intereses de aquellos.

3.- Pasos para cerrar una sociedad

En primer lugar se debe convocar una Junta para el acuerdo de disolución, que daría lugar al proceso de liquidación y culminaría con la cancelación de los asientos registrales en el Registro Mercantil.

3.1.- Junta

Los administradores deben convocar la junta general en un plazo de 2 meses para que se adopte el acuerdo de disolución. Corresponde a la Junta aceptar el acuerdo de disolución donde se especifican los liquidadores, que serían los administradores a menos que se tome otro acuerdo o según se especifique en los estatutos. En otro caso, según las leyes vigentes.

3.2.- Disolución

Este acuerdo de disolución debe constar en escritura pública e inscribirse en el registro. En la denominación social de la sociedad se añadirá al final la expresión "en liquidación". El acuerdo de disolución da comienzo al proceso por el cual se extingue la sociedad, abriendo el periodo de liquidación, durante el cual la sociedad conserva su personalidad jurídica.

La disolución de la sociedad se inscribirá en el Registro Mercantil. El registrador mercantil remitirá de oficio, de forma telemática y sin coste adicional alguno, la inscripción de la disolución al ""Boletín Oficial del Registro Mercantil"" para su publicación.

3.3.- Liquidación

La liquidación tiene como efecto la pérdida de la personalidad jurídica de la sociedad.

Los liquidadores deben formar un inventario y un balance de la sociedad cerrados en la fecha en que se acordó su disolución en el plazo de 3 meses.

Cabe señalar que durante el periodo de liquidación la sociedad seguirá sujeta al Impuesto sobre Sociedades y deberá tributar de acuerdo con el régimen que le fuera aplicable con anterioridad al acuerdo de disolución.

Corresponde a los liquidadores de la sociedad:

a. Velar por la integridad del patrimonio social y llevar la contabilidad de la sociedad.

b. Concluir las operaciones pendientes y realizar las nuevas que sean necesarias para la liquidación de la sociedad.

c. Percibir los créditos y pagar las deudas sociales.d. Enajenar los bienes sociales.e. Comparecer en juicio y concertar transacciones y arbitrajes, cuando así

convenga al interés social.f. Satisfacer a los socios la cuota resultante de la liquidación

Una vez concluidas las operaciones de liquidación, los liquidadores deben someter a la aprobación de la Junta General un balance final de liquidación, un informe de las operaciones realizadas y una propuesta de división del haber social entre los socios.

Los socios tienen derecho a que su cuota les sea satisfecha, salvo que por acuerdo unánime de los socios se establezca otra cosa. En todo caso, los liquidadores no podrán pagar su cuota a los socios si antes no han satisfecho sus créditos a los acreedores o han consignado el importe de los mismos en una Entidad de Crédito del municipio en que se encuentre el domicilio social.

La liquidación de una sociedad está sujeta al pago del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados, por el concepto de Operaciones Societarias, al tipo del uno por ciento (1%). Es decir, cada uno de los socios deberá pagar por este impuesto como consecuencia de la liquidación de la sociedad el uno por ciento del valor de su respectiva adjudicación.

Por otra parte, si el pago de la cuota correspondiente a todos o parte de los socios se hace mediante adjudicaciones no dinerarias, tales adjudicaciones estarán sujetas como entregas de bienes al pago del IVA. Según el tipo que corresponda de acuerdo con la naturaleza de los bienes entregados.

Las sociedades en período de liquidación:

Deben efectuar los pagos fraccionados, pues siguen siendo sujetos pasivos del Impuesto de Sociedades.

Deben presentar la declaración del Impuesto sobre Sociedades hasta el momento de su extinción, con independencia que la cuota resulte a ingresar, a devolver o nula.

Pueden continuar su actividad económica para generar ingresos y pagar deudas, cobrar créditos, vender activos, etc. No queda la empresa inactiva.

Deben presentar el Impuesto sobre Sociedades a los 6 meses desde la disolución de la sociedad.

Deben causar baja censal: dentro del plazo de un mes desde la inscripción del Registro Mercantil.

Deben presentar las cuentas anuales en el plazo de un mes desde la liquidación y disolución de la sociedad. Se presenta junto con la escritura de disolución en el Registro Mercantil.

Deben legalizar los libros de contabilidad. Deben escriturar de la liquidación ante notario. Deben conservar la documentación durante los próximos 6 meses desde la

inscripción de disolución en el Registro Mercantil.

3.4.- Extinción de la sociedad

Los liquidadores presentarán un informe completo sobre el proceso de liquidación y otorgarán escritura pública de extinción de la sociedad que se inscribirá en el registro mercantil. Dicha escritura debe incorporar el Balance Final de Liquidación y un listado de los socios con sus datos de identidad y el valor de la cuota de cada uno de ellos.

En la escritura de extinción, los liquidadores deben hacer constar lo siguiente:

a. Que la Junta General de la sociedad ha aprobado el Balance Final, el Informe de los liquidadores y el Proyecto de División del Haber Social.

b. Que ha transcurrido el plazo para impugnar el acuerdo aprobatorio del Balance Final, el informe y el proyecto de división del haber social, sin que nadie lo haya impugnado, o bien que la sentencia recaída en el caso de impugnación es firme.

c. Que se ha pagado a los acreedores de la sociedad o que se ha consignado el importe de sus créditos.

d. Que los socios han recibido el importe de su cuota o que tal importe ha sido consignado a su disposición.

La escritura de extinción de la sociedad deberá presentarse en el Registro Mercantil para cancelar en él los asientos registrales relativos a la sociedad. Su inscripción en el Registro Mercantil produce el cierre registral, lo que significa que ya no es posible inscribir documento alguno, ni realizar legalización ni depósito de cuentas, porque en ese acto se habrá presentado el balance de liquidación. Esto supone la pérdida de la personalidad jurídica de la sociedad. Por consiguiente, se presenta en Hacienda una copia simple para dar a la sociedad de baja en todas las obligaciones fiscales, esto implica que la entidad debería presentar una última declaración delImpuesto de Sociedades por el periodo impositivo concluido a esa fecha.

Dicha declaración deberá presentarse en el plazo de los 25 días naturales siguientes a los 6 meses

posteriores a la conclusión de dicho periodo impositivo.

3.5.- Aspectos fiscales y administrativos

Para dejar sin actividad una sociedad se deben seguir los siguientes pasos:

Presentar el trimestre igual que siempre, pues se ha facturado. A 30 de septiembre presentar el modelo 036 de cese de actividad, quedando así, la

obligación de presentar solo el impuesto de sociedades del año en curso. Dar de baja en la Seguridad Social los socios y autónomos. En enero presentar informativas del año, correspondientes a los trimestres donde la empresa

todavía estaba en actividad. Si la baja se presenta con fecha 30 de octubre el 4º trimestre ya no es de obligada

presentación. El modelo 347 en marzo si estuviera obligado y las cuentas anuales todos los años.

Las cuentas anuales y el impuesto de sociedades se deben presentar hasta que se disuelva la sociedad, no es suficiente con darla de baja en la Agencia Tributaria.

Ejemplo

Se deja sin actividad una sociedad limitada a fecha 30/09/10.

¿Qué impuestos, modelos y otros documentos administrativos debo presentar y cuales no?

Se presenta el día 20/10/2010 el 3º trimestre, pero ya no debe presentar el 4º ni sucesivos. Sí esta obligado a presentar anuales e informativas en enero. Sí esta obligado a presentar Impuesto de Sociedades 2010 en julio y Cuentas Anuales.

Dejar una sociedad sin actividad significa dejarla temporalmente sin obligaciones tributarias, es decir, presentar las declaraciones de los trimestres, declaraciones informativas en enero, 347 en marzo e impuesto de sociedades, además de las cuentas anuales en el Registro. Por tanto, en cuanto a los posibles préstamos que tuviese la sociedad se deben de seguir pagando.

No se trata de una baja definitiva porque en cualquier momento es posible recuperar la actividad, pero si, por el contrario, no se vuelve a tener actividad, es conveniente dar de baja la empresa con todos los trámites que conllevan, Notario, Hacienda, Registro, etc.

Tras la realización de la Junta y aprobada el acta de cierre y liquidación de la sociedad, se procede a rellenar el modelo 845 y 037 en la Administración de Hacienda indicando la fecha de cierre de la actividad. Tenga en cuenta que aunque se encuentre cerrada se debe presentar los documentos correspondientes a los impuestos del trimestre de cierre y resúmenes anuales.

Al culminar el proceso de liquidación, es decir, una vez saldadas las deudas de la empresa y finalizada las relaciones laborales con los trabajadores, de haberlos, se debe proceder a los trámites generales de cierre:

Declaración censal del cese de actividad en el Censo de empresarios de la Agencia Tributaria de la comunidad autónoma correspondiente.

Baja del autónomo o socio, si procede, en el régimen general de la Seguridad Social. Comunicación del cese no estacional o baja definitiva en el Registro Industrial. Disolución de la sociedad ante Notario.

Nótese que casi todos los trámites de cierre son los mismos que los de constitución pero en sentido opuesto y se solicitan en el mismo lugar.