Ipi58405

Program lnteraksi Aplikasi Akuntansi sederhana VisualBasic & Access dalam Penyusunan Laporan Keuangan

untuk Perusahaan Dagang Kecil dan Menengah

SukartiniJurusan Akuntansi , politeknik Negeri padang

Abstract

Every company, especially small and medium-sized trading companies want financialstalements that can be rapidly available and accurate. For that we need to use a program thatcan acgommodalg any transactions or activities that exist in that company. The combination ofVisual Basic and Microsoft Access is one of the main program that can mat<e tnis happen. WithMsual Basic as the form used to input the transaction occurred at the company, thdri the datahas been inputted will be saved into Microsoft Access database. For results-/ reports of alltransactions stored earlier will be displayed by using Crystal Report. Visual basic is aprogramming applications are easy to write programs based on Microsoft Windows will bereliable, because the study will be found in the use of logic and computer skills used in everyO-yaclivities in a company. Selection based companies as much as three small and mediumenterprises located in the West Sumatra Department.,Mother Store is a trading company whichtypes of retail business and the producls sold are daily necessities. During i'fris ubmer oept.$ore in preparing its financial statements still have manual and computerizei inventory r"prir.Therefore, should the Mother Dept. Store can be reported financial statements anO reporti in acgmpulerized inventory progfttm. At-Taqwa Bookstore/which is engaged in sale and purchaseof books, especially books.of lslam who want a system of computer-izJd accounting iniormationin presenting its financial statements can use this application inieraction program. jhmily StoresCompute/ as. the object is a trading company which is engaged in

'sale and purchase of

computers who want a system of computerized accounting information in its financialstatements present a more effective, fast and accurate.

Keywords: Visual Basic, Microsoft Access, C4zstal Repoft

1. Pendahuluan

1.1. Latar Belakang

Revolusi dalam teknologi informasi dankomunikasi telah mendorong kemajuandalam teknologi, produk dan proses,serta terbentuknya masyarakatinformasi. Dunia usaha dituntut untuktampil adaptif terhadap perubahan yangterjadi dengan perbaikan strategi danoperasi perusahalan agar dapatbertahan dalam kompetisi dunia usahayang semakin ketat. Salah satu unsurstrategis bagi organisasi bisnis adalahmengolah data akuntansi danmanajemen keuangan secara cepat dan

akurat untuk pengambilan keputusanbisnis.

Dampak kemajuan teknologi informasisecara signifikan telah mempengaruhipraktek akuntansi. Kemajuan danperkembangan ini ditandai denganmunculnya teknologi perangkat keras(hardware) maupun perangkat lunak(software) yang mendistribusikan danmempopulerkan komputer itu sendirikepada masyarakat luas. Dalam suatuperusahaan manajemen dituntut dapatmengelola dan menghasilkan informasikhususnya informasi akuntansi denganbaik, sehingga perlu adanyapengendalian intern akuntansi yangtepat.

Program lnteraksi Aplikasi Akuntansi Sederhana Visual EKeuingan ,"t* p"Irr.nran oagang Kecil dan ru.n"nglthtit & Access dalam Penyusunan Laporan

Dari sistem pengendalian interen yangdilakukan oleh manajemen perusah;an:ada 3 keuntungan pengendalian interenakuntansi yang terkomputerisasidibandingkan dengan sistem manualyaitu; karena ketelitian dan kecepatanpengolahan data dengan komputer,lebih sedikit diperlukan cek iitangterutama yang menyangkut perhitungaidatam pengolahan data akuntansi,kompu.ter dapat melakukan berbagaipemeriksaan (edit) yang semuladilakukan oleh manusia melalui programkomputer, sehingga menguiangipeKer1aan editing dokumen secaravisual dan sistem komputermenitikberatkan pengendalian melaluiprogram komputer, sehingga pembagiantanggung jawab funglionat Aa'iampelaksanaan transaksi dapatdikurangi.

Saat ini banyak perusahaan_perusahaan yang menggunakanpencatatan dan pembukuan dengankomputer. Sudah banyak progrim_program pencatatan berbasis komputeryang cukup canggih, beragam program

lo]r!as] terpadu seperti Set_,' Orlcle,SAP, MYOB Accounting dan AccurateAccounting. Akan tetapi programaplikasi tersebut banyak dilakukan-olehperusahaan-perusahaan besar. Untukperusahaan menengah ke bawah,penerapan pembukuan denganmenggunakan program aplikasi dialasJarang dilakukan. perusahaanmenengah/kecil tersebut belum mampumenggunakan program tersebut karenaselain biaya yang mahal untuk izin danpembelian penggunaan programtersebut juga dibutuhkan tenaga- ahliuntuk menjalankan program terselut.

Microsoft Access merupakan solusiyang, baik bagi peruqfraan kecil danmenengah dalam menghasilkan sebuahinformasi yang unik melaluipenggunaan, pengorganisasian sertapendesainan informasi dalam bentukdatabase yang dibutuhkan.Kecanggihan dari Microsoft Access

tersebut didukung denganpenggunaannya yang mudah sehinggamemungkinkan bagi perusahiinmenengah dan kecil yang inginmelakukan pencatatan Oenglnkomputer dalam menyusun tapo-rankeuangan perusahaan mereka sesuaidengan kebutuhan manajemenperusahaan.

Program Microsoft Access yang sudahcanggih untuk melakukan pencatatanakuntansi secara sederhana untukperusahaan menengah dan kecil belumdapat dioperasikan menjadi programtersendiri_ yang lengkap tlnpamengaktifkan perangkat lunak yang lain.Oleh karena itu diperlukan luatuprogram lain yang dapat dijadikansebuah program tersendiri danmempunyai manfaat yang lebih baik.Salah satu bahasa pemrogramantercepat dan termudah untuk membuataplikasi adalah Visual Basic.

Penggabungan aplikasi Visuat Basicdengan konsep Object OrientedPrograytming dengan Access sebagaiperangkat lunak memberiklnkemudahan kepada manajemenperusahaan dalam menyediakaninformasi keuangan yang akurai, efisiendan efektif sesuai kebutuhanmanajemen tersebut. Konsep ObjectOrinted Programming dalam ViiuatEasic merupakan program yang terdiridad beberapa objek. Seiiaf oOiet<mempunyai prilaku yang berbeda sesuaiqgng.al fungsi dan perintah yangdiinginkan oleh manajemen perusahaani

Berdasarkan hal tersebut diatas, penulistertarik melakukan penelitian terapantentang

. Program lnteraksi Aplikasi

Akuntansi Sederhana Visuat Basic CAccess Dalam penyusunan LaporanKeuangan Untuk perusahaan DagangKecilDan Menengah.

]ujuan yang hendak dicapai penelitianini adalah untuk Mempelajari lebihdalam ilmu teoritis tentang sofiware dari

2 Jurnal Akuntansi & Manajemen Vor 4 No.2 Desember2009 rssN 1858_3687 har 1_16

Program lnteraksi Aplikasi Akuntansi Sedefiana Visual Basic & Access dalam Penyusunan LaporanKeuangan untuk Perusahaan Dagang Kecil dan Menengah

Access dan Visual Basic denganpenerapannya sesuai kebutuhanmanajemen perusahaan. Juga dapatmeranerng, membuat dan mengeloladatabase secara mudah dan cepat dariaplikasi Access serta dapatmenerapkannya pada perusahaandagang kecil dan menengah denganVisual Basic sebagai perantara yangnantinya akan menghasilkan informasikeuangan yang berguna. Disamping ituuntuk mengetahui dan membandingkanpengendalian interen akuntansi sistemkomputer dengan sistem manualberdasarkan realita di lapangan usaha.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian pemilihan juduldiatas, bahwa penggabungan aplikasiVisual Basic & Access merupakanprogram aplikasi komputer akuntansiyang dapat dibuat dan diaplikasikansesuai dengan kebutuhan manajemenperusahaan, maka penulis mencobamenerapkannya pada perusahaandagang kecil dan menengah. Dalam halini penulis menemukan berbagaimasalah pada perusahaan dagang kecildan menengah antara lain :

Perusahaan dagang kecil danmenengah selama ini sudah cukupberkembang dan memiliki transaksikeuangan yang cukup besar, tetapiperusahaan ini belum menerapkanakuntansi yang berlaku secara umumdalam pembukuan transaksi keuangan.

Manajemen perusahaan hanyamencatat transaksi secara sederhanatanpa adanya proses akuntansi lebihlanjut dan ada beQglapa transaksi yangtidak dicatat, sehiri$ga memungkinkanketidakakuratannya informasi tentangasset perusahaan yang dimiliki,timbulnya kecurangan akibat hilangnyabukti transaksi maupun hal lain yangmerugikan perusahaan. Akuntansidalam penyajian laporan keuangan yang

dilakukan oleh manajemen perusahaan'nl bznyz djlakvh.+:> s& *;.€ aaarr<at1pemilik perusahaan menginginkanditerapkannya akuntansi secarakomputerisasi.

2. Landasan Teori

2.1. Pengertian Akuntansi

Akuntansi merupakan suatu disiplin ilmuyang menyediakan informasi pentingyang memungkinkan adanyapelaksanaan dan penilaian terhadapjalannya perusahaan secara efisien.Untuk mengetahui apakah kegiatantelah dilakukan secara efektif danefesien diperlukan berbagai macamdata yang merupakan suatu sisteminformasi. Salah satu informasi yangdapat memenuhi akan data tersebutadalah akuntansi.

Definisi akuntansi yang dikeluarkan olehAmerican lnstitute of Certified PublicAccountants (AICPA) sebagai berikut:

"Akuntansi adalah seni pencatatan,penggolongan, dan pengikhtisarandengan cara tertentu dan dalam ukuranmoneter, transaksi, dan kejadian-kejadian yang umumnya bersifatkeuangan dan termasuk menafsirkanhasil-hasilnya'.

2.2. Laporan Keuangan

Laporan keuangan (FinancialSfafemenf) merupakan ringkasan darisuatu proses pencatatan, merupakanringkasan dari transaksi-transaksikeuangan yang terjadi selama tahunbuku yang bersangkutan. (ZakiBaridwan, 2000:17).

Laporan keuangan ini dibuat olehmanajemen dengan tujuan untukmempertanggungjawabkan tugas-tugas

Jumal Akuntansi & Manajemen Vol rl No. 2 Desember 2009 ISSN 1858-3687 hal 1-16

Program lnteraksi Aplikasi Akuntansi Sederhana Visual EKeuingan

"nt"i-iilr..n.an Dagang Kecir dan ""n"nnl?t't

* occess dalam Penyusunan Laporan

yang dibebankan kepadanya oleh parapemilik perusahaan. Di samping itulaporan keuangan dapat juga Oiguniat<anuntuk memenuhi tujuan-tujuan lain yaitusebagai taporan kepada pihaf-pihik diluar perusahaan.

Laporan keuangan yang disusun olehmanajemen biasanya terdiridari :

a) Neraca

Neraca adalah laporan yangmenunjukkan keadaan keuangansuatu unit usaha pada tanggaltertentu (Zaki Baridwan, 2000:t-S).Kemudian Neraca juga bisamenggambarkan kekayaanperusahaan baik bersifat finansialmaupun bangunan atau hartalainnya. Laporan ini jugamenunjukkan jumlah kewajiban yangmasih harus dipenuhi olehperusahaan pada masa setelahq9l9de taporan. (Lim phek yiong,2004:19)

b) Laporan Laba Rugi

Laporan laba rugi adalah laporanyang menunjukkan rinciankeuntungan atau kerugian yangdiderita dan biaya-biaya seiamisuatu periode akuntansi

c) Laporan Perubahan Modal

Laporan perubahan modal adalahlaporan yang menunjukkan hasilsebab-sebab perubahan modal darijumlah awal periode menjadi jumlahmodal akhir periode.

2.3. ' Sistem lnforma'€f

2.3.1. Sistem

Untuk. mengetahui suatu sistem dapatdiperoleh dengan cara memperhatikanciri-ciri yang ada pada suatu sistem dan

interaksi dari unsur-unsur yang salingterkait atau saling mempunyai hubunganserta keterpaduan dengan unsur-unsurlainnya yang ada dalam suatu wadahserta mempunyai suatu tujuan yangtelah ditetapkan.

Sistem berasal dari kata yunani yaitu"Systema" yang berarti kesatuan, yaitusuatu kesatuan atau keseluruhan daribagian-bagian yang mempunyaihubungan dan saling ketergantungan

:qtu sama lainnya untuk mencapaitujuan tertentu, atau secara sederhanasistem juga dapat diartikan sebagaikumpulan dari elemen-elemen yangsaling berinteraksi atau berhubunganuntuk mencapai tujuan. Agar pengertiansistem lebih mudah untuk diplhamiberikut ini pengertian sistem yangdikutip daribeberapa sumber :

Menurut Jogianto (1 990;6)

"Sistem adatah suatu jaringan kerja dariprosedur-prosedur yang salingberhubungan, berkumpul- bersama-_sama untuk melakukan suatu kegiatanatau menyelesaikan suatu kegiatan dansuatu sasaran".

Menurut Alexander (1 997;9)

"Sistem adalah suatu dari elemen_elemen baik berbentuk fisik maupunbukan fisik yang menunjukkan suatukumpulan yang saling berhubungandatanya dan berinteraksi bersama-samamenuju satu atau lebih tujuan sasaranatau akhir dari sistem'.

Selain itu dalam mendefinisikan suatusistem. ada dua pendekatan yangdigunakan. pendekatan pertamimenekankan pada prosedur dan yanglain lebih menekankan pada komponeidan elemennya. pendekatan yang lebihmenekankan pada -

pr6sedurmendefinisikan suatu sistem sebagaijaringan kerja dari prosedur-prosed'uryang saling berhubungan untukmelakukan suatu kegiatan dalam

4 Jurnal Akuntansi & Manajemen Vor 4 No.2 Desember2o0g rssN lBsg-3687 har 1-16

Program lnteraksi Aplikasi Akuntansi Sederhana Visual Basic & Access dalam penyusunan LaporanKeuangan untuk Perusahaan Dagang Kecil dan Menengah

menyelesaikan suatu tujuan tertentu.Sedangkan pendekatan yangmenekankan pada komponen danelemen-elemen yang saling berinteraksiuntuk mencapai suatu tujuan(Pendekatan sistem oleh RobertA.Leitch dan K.Roscoe Davis).

Suatu sistem dapat bersifat menentukancara kerja yang dapat diramalkan sertasistem dapat dirancang dari sudutprilaku, akan tetapi suatu tingkatankesalahan selalu ada pada apa yangdilakukan oleh sistem tersebut. Sistemdapat juga bersifat tertutup dan terbuka.Sistem tertutup dalam ilmu alamdirumuskan sebagai suatu yang dapatberdiri sendiri atau serba lengkap.Sistem ini tidak melakukan pertukaranbahan, informasi atau tenaga denganlingkungannya.

Di dalam organisasi dan pengolahaninformasi ada sistem yang relatif tertutupyaitu suatu sistem yang hanyamempunyai masukan dan keluaran yangtelah teratur dan dirumuskan denganbaik, sedangkan sistem terbukamengadakan pertukaran informasi,bahan atau tenaga denganlingkungannya. Suatu sistemmempunyai maksud untuk mencapaisuatu tujuan dan sasaran. Tujuanbiasanya dihubungkan dengan ruanglingkup dengan lebih luas dan sasarandalam ruang lingkup yang lebih sempit.Jadi suatu sistem menurut Robeft G.Murdik (1993:7) adatah :

"Suatu sistem adalah seperangkatelemen yang membantu kegiatan itausuatu prosedur pengolahan yangmencari suatu tujuan bersama denganmengoperasikan data untukmenghasilkan informasi".

'ir

2.3.2. lnformasi

Di dalam pengolahan sistem padaakhirnya menghasilkan informasi, untuk

itu pendefinisian informasi diperlukanuntuk menunjang berhasilnyapengembangan sistem yang akandirancang. Definisi umum untukinformasi dalam sistem informasimenurut Jogianto H.M (1990;9):

"lnformasi adalah data yang dapatdiolah yang lebih berguna dan berartibagi yang menerimanya".

Menurut Robeft G. Murdik (1993;11) :

"lnformasi adalah data yang telah diolahmenjadi suatu bentuk yang berarti bagipenerimanya dan bermanfaat dalampengambilan keputusan saat ini ataumendatang".

Data yang diolah melalui suatu modelmenjadi suatu informasi, kemudian usermenerima informasi tersebut, membuatsuatu keputusan dan melakukantindakan yang berarti menghasilkansuatu tindakan yang lain akan membuatsejumlah data kembali, data tersebutakan ditangkap sebagai input untukdiproses selanjutnya.

2.3.3. Sistem lnformasi

Menurut Prajudi Admosudijo (19g9:3)mengatakan bahwa :

"Sistem adalah sesuatu yang terdiri atasobjek, unsur atau komponen yangberkaitan dan berhubungan satu sam-lain sedemikian rupa, sehingga unsur-unsur tersebut merupakan suatukesatuan pemprosesan ataupengolahan tertentu".

Sistem informasi adalah suatu sistemdalam suatu organisasi yangmempertemukan kebutuhan pengolahantransaksi harian, mendukung operasiyang bersifat manajerial dan kegiatanstrategi dari suatu organisasi danmenyediakan pihak luar tertentu denganlaporan-laporan yang diperlukan (sisiem

Jumal Akuntansi & Manajemen vol 4 No. 2 Desember 2009 lssN lBsB-3687 hat 1-.t6


informasi yang didefinisikan oleh RobeftAleitch dan K. Roscoe Davrs). pada saatini suatu kegiatan baru dan dinamistelah dikembangkan di dalam organisasiberupa disain, operasi dan manajemensistem informasi yang berlandaskankomputer (Computer Based lnformationSysfem). Sementara itu berbagaikegiatan organisasi memerlukan suitugistem untuk mengolah informasi yanglebih cepat dan kehadiran komputeitelah memperluas kemampuan manusiadalam mengolah informasi tentangkegiatan perusahaan. Sistem informasidapat disimpulkan sebagai suatukumpulan prosedur organisasi yangpada saat dilaksanakan akanmemberikan informasi berbagai pihakyang mengambil keputusan ataupengendalian organisasi dalamperusahaan.

RAM 4 KB, satu-satunya bahasa yangbisa digunakan untuk pemrogramannyaadalah Assembly yang merupakanbahasa pemrograman yang sangat rumittentu saja hal ini sangat menghambatperkembangan komputer pribadi.

Bill Gates dan Paul A//en, dua orangpemuda Amerika melihat potensi besarkomputer pribadi di masa depan,keduanya kemudian menulis basic untukAltair, ternyata sambutan masyarakatsangat besar dan mendirikan Microsoftsebuah perusahaan yang sampai saatini masih menjadi rajanya perangkatlunak.

Pada tahun 1982 IBM/PC diperkenalkankepada masyarakat, Microsoft punmembuat sistem operasi MS-DOS untukkomputer ini. Di dalamnya dikenalkanp^ula bahasa basic yang dikenal sebagaiQuick Basic (OBAS|C). pada tahun1990 era DOS digantikan era Windows,tampilan grafik windows sangat bagusdgn lebih interaktif, Microsoft prnakhirnya membuat basic versi windows.Berikut ini adalah sejarahperkembangan visual basrb antara lain :

a) Visual Basic pertama kalidikeluarkanpada tahun 1991, yaitu programVisual Basic untuk DOS danWindows.

b) Visual Basic 3.0 dirilis pada tahun1993

c) Visual Basic 4.0 dirilis pada tahun1994 (dengan tambahan dukunganuntuk aplikasi 32 bit)

d) Visual Basic 6.0 dirilis pada akhirtahun 1998

e) Visual Basic versi terakhir yaituVisual Basic.Nef dirilis pada tahun2002.

Visual Basic 6.0 terdiri dari tiga buahedisi, yaitu :

2.4. Tinjauan Umum BahasaPemrograman Visual Basic 6.0

2.4.1. Sekilas Tentang Visual Basic

Microsoft Visual Basrb merupakanbahasa pemrograman termudah dantercepat saat ini untuk membuat aplikasipac,la sistem operasi Microsoft Windows.Bandingkan saja, untuk membuatprogram yang sama Visua/ Basic hanyamemerlukan setengah dari waktu yangdiperlukan untuk menulisnya Oenganbahasa yang lain misalnya C atau C++.

Sejarah Visual Baslc diawali denganperkembangan bahasa basic (gegrlelslll lurOose Symbotic tnstruction

-Code)

di Darmouth Coilege, Amerika Serikai.Pada awal tahun 1gg0 sejak semulabasic memang dirancang untuk mudahdipelajari, begitu se&rhananya hinggahampir semua pakar pemrogramankomputer menggunakan basic sebagaibahasa pemrograman pertamanla.Pada tahun 1g7S muncul kompuierpribadi (PC) pertama bermerk MtTSAlfair, namun karena hanya memiliki

6 Jurnal Akuntansi & Manajemen Vol 4 No.2 Desember2009 lssN lgse-36g7 har 1-16

1. Standard Edition, merupakanproduk dasar.

2. Profesional Editon, berisitambahan Microsoft Jet DataAccess Engine dan pembuatanSeryer OLE Automation.

3. Enterprise Edition, merupakanedisi untuk membuat programaplikasi Client-Seruer.

Visual Basic 6.0 dapat digunakan untukmembuat program aplikasi sederhanasampai program aplikasi yangkompleks. Visual Basic 6.0menggunakan pendekatan GUI(General User lnterface) dalam prosespenggunaannya, sehingga prosespembuatan program aplikasi lebihmudah dan nyaman.

2.4.2. Aplikasi Akuntansimenggunakan perpaduanVisual Basic dan MicrosoftAccess

Dalam logika akuntansi, prosedur yangharus dilakukan untuk menghasilkanlaporan keuangan adalah dimulai darimengidentifikasi bukti transakbi. Buktitransaksi merupakan sumber untukmembuat jurnal. Contoh bukti transaksiadalah faktur, kwitansi, dan lain-lain.Setelah itu dibuat jurnal. Dari jurnal,transaksi-transaksi tersebutdikelompokkan menurut akunnyamasing-masing di Buku Besar.Berdasarkan saldo akun pada BukuBesar maka dihasilkan laporankeuangan pada akhir periode akuntansi.

Pada prinsipnyqu, prosedur/logikaprogram komputer bkuntansi (LogikaVr.sual Easic dan Microsoft Access)untuk menghasilkan laporan keuangansama dengan Logika Akuntansi.Perbedaannya hanya terletak padaproses dan outputnya. Dalam logikaprogram, buktitransaksi yang diinput ke

program komputer akuntansi akandiproses oleh komputer dan secaraotomatis akan menghasilkan laporankeuangan.

3. MetodologiPenelitian

Jenis penelitian ini adalah bersifatpenelitian deskriptif.

3.1. Sampel

Sampel yang digunakan dalampenelitian ini adalah perusahaandagang kecil dan menengah sebanyak 3buah perusahaan yang berada diSumatera Barat, yaitu

Bunda Dept. Store merupakanperusahaan dagang yang jenisusahanya retail dan produk-produk yangdijual adalah kebutuhan sehari-hari.Selama ini Bunda Dept. Store dalammenyusun laporan keuangannya masihmanual dan laporan persediaannyasudah terkomputerisasi. Oleh karena itusebaiknya Bunda Dept. Store dapatmelaporkan laporan keuangan danlaporan persediaan secarakomputerisasi dalam satu program.

Toko Buku At-Taqwa yang bergerakdalam bidang jual beli buku terutamabuku-buku lslam yang menginginkansuatu sistem informasi akuntansi yangterkomputerisasi dalam menyajikanlaporan keuangannya dapatmenggunakan program interaksi aplikasiini.

Toko Shmily Computer sebagai objekadalah perusahaan dagang yangbergerak dalam bidang jual belicomputer yang menginginkan suatusistem informasi akuntansi yangterkomputerisasi dalam menyajikanlaporan keuangannya yang lebih efektif,cepat dan akurat.

Jurnal Akuntansi & Manajemen Vol 4 No. 2 Desember 2009 ISSN 1858-3687 hal 1-16

3.2. Datadata

Program lnteraksi Aplikasi Akuntansi Sederhana Visual BKeuingan ,"rrr, p"I"."ri."n o"grng Kecil dan nl1"n"ng"?ti"

& Access dalam Penyusunan Laporan

dan teknik pengumpulan digunakan untuk menulis programberbasis Microsoft Windows yang aidat,karena dengan mempelajaiinyi akanditemukan penggunaan togika sertakeahlian komputer yang digunakandalam kegiatan sehari-hlri di suatuperusahaan.

4. Analisa dan pembahasan

Dari penelitian yang dilakukan olehketiga mahasiswa dengan studi kasuspada perusahaan dagang kecil danmenengah, maka penulismenggabungkan software yang dibuatoleh mahasiswa tersebut henjadisebuah software yang dapat Oipifaioleh perusahaan dagang. pemecahanMasalah dengan Desain

-sistem Melalui

lnteraksi Aplikasi program Visuat Basicdan Access.

Data yang dibutuhkan adalah data yangberkaitan dengan transaksi teuangaiperusahaan dalam penyusunan laporankeuangan. Teknik pengumpulan datayang digunakan adalah sebagai berikut:

3.2.1. Studi Lapangan (FietdResearch)

Untuk memperoleh data primerpenelitian ini, penulis bersama denganmahasiswa meninjau secara langsingobjek penetitian. Adapun ietnilpengumpulan data adalah denganmelakukan wawancara, observasi fanpengumpulan data-data yang berkaitandengan penelitian ini. ttai ini akanmelibatkan langsung 3 orangmahasiswa tingkat akhir yang sedan!menyusun tugas akhir.

3.2.2. Studi Kepustakaan (LibraryResearch)

Metode ini ditempuh dengan caramembaca dan mempelajari buku_bukupengetahuan yang bersifat ilmiah danmendalami konsep atau teori_teori yangmendukung masalah ini.

Berdasarkan data yang diperoleh dari 3orang mahasiswa tersebut dirancangsebuah. program yang merupakaipenggabungan dari software MicrosoftAccess dan Visual Basic. Dengan VisualBasic sebagai form digunalian untukmenginput transaksi yang terjadi diperusahaan, selanjutnya data_data vanotelah diinput tadi .i bkan disimpaikedalam database Microsoft nccess.Untuk hasil/laporan dari semuatransaksi yang tersimpan tadi akanditamp.ilkan dengan menggunakanCrystal Report. Visuat Basic mliupat<anaplikasi pemprograman yang mudah

4.1. Struktur program

Struktur program adalah gambaran dariseluruh rangkaian modul-modul programyang saling terkait satu sama lain yangterlibat dalam proses pengolahan CatalPembuatan struktur prograrn inidimaksudkan untuk mempermudah bagikita dalam memahami keterkaita-nmodul-modul program pengolah datayang penulis rancang seperti vanqdapat dilihat pada gambir 1.

'

4.2. Desain Globat

Desain sistem secara umum atau disainglobal dapat didefenisikan sebagaisuatu gambaran, perencanaan d-anpembuatan sketsa pengaturan daribeberapa elemen yang teipisah dalamsatu kesatuan yang utuh danmempunyai fungsi yang diinginkan.

8 Jurnal Akuntansi & Manajemen Vor 4 No. 2 Desember 2009 rssN 18s8_3687 har 1_i6

Program lnteraksi Aplikasi Akuntansi Sederhana Visual Basic & Access dalam Penyusunan LaporanKeuangan untuk Perusahaan Dagang Kecil dan Menengah

Gambar 1.Struktur Program Aplikasi Akuntansi

Perusahaan Dagang

Tipe dalam mendisain suatu sistemmempunyai tujuan utama, antara lain:

a) Untuk memenuhi kebutuhan olehpemakaisistem

b) Untuk memberikan gambaran yangjelas dan rancang bangun yanglengkap kepada programer dan ahli-ahli teknik lainnya.

Penulis merancang aplikasi menyusunlaporan keuangan"g4enggunakan VisualBasic dan Access.'Aplikasi Akuntansidan Sistem lnformasi berfungsi untukmemproses semua transaksi khususnyatransaksi penjualan dan pembelianbarang dagang, sampai menghasilkanlaporan keuangan. Berikut tampilan

menu utama dari Aplikasi Akuntansi danSistem lnformasi:

Gambar 2.Tampilan Menu Utama AplikasiAkuntansi dan Sistem lnformasi

4.3. Desain Detail

Desain merupakan rancangan darianalisa yang telah dilakukan dalambentuk fisik (Phisical Sistem Design).Disain dalam bentuk disain file, input,output dan logika program. Untukmembuat program ini, hal pertama yangakan dilakukan adalah membuat desaininput yang diikuti dengan desain file danterakhir adalah desain outputnya.

4.4. Disain lnput Aplikasi Sistemlnformasi Pengolahan DataAkuntansi

Langkah pertama untuk membuatsebuah program adalah denganmerancang lnput Data (tampilannya).Untuk itu input data harus dirancangsebaik mungkin agar dapat menampungseluruh data yang diinginkan secaraefisien dan efektif. Berikut ini adalahdisain input Aplikasi Sistem lnformasiPengolahan Data AkuntansiPerusahaan Dagang:

Jumal Akuntansi & Manajemen Vol 4 No. 2 Desember 2009 ISSN 1858-3687 hal 1-16


a) Disain lnput Data Barang

ffi

e) Disain lnput Data Penjualan

Gambar 3.Disain lnput Data Barang

b) Disain lnput Data pemasok

t N P U-I' O...i-rr, prrVr...rSO I<0 Disain lnput Data perkiraan

l.!w!Qq!dl { r-o*, Brar;6 e.i:{tia)i:

- INPSTDAFAR FCRKIF&N

kol. P-*r..rok

Ndtu P.N-,oA

No. 7.4'

-{' *+ g*g*|'t: x*:-i .S;**s"l *e-,s!:: j

Gambar 4.Disain lnput Data pemasok

c) Disain lnput Data Konsumen, E uau itL\,,:;,L'L

;A:;* ff:

Disain lnput Data Konsumen

d) Disain lnput Data pembelian

Gambar 6.Disain lnput Data pembelian

Disain lnput Data perkiraan

g) Disain lnput Data Jurnalh''''''''.,

Gambar g.Disain lnput Data Jurnal

h) Disain lnput Buku Besar

INPUT DATA BUKU BESARlqr!.lbtn I rnrelmsi

lule / rfrr. i aw, ri;t :: s@ pskrann :

kkhd,::

$Ho [::::]

:l

3.-1m1 ai al i'*,..'i lq.-,

Gambar 1O.Disain lnput Data BukuBesar

l-ctl- - +!dle'r--EDisain lnput Data Penjualan

1 0 Jurnal Akuntansi & Manajemen Vol 4 No. 2 Desember 2009 lssN 1 8s8-36g2 hat 1 _1 6

Program lnteraksi Aplikasi Akuntansi Sederhana Visual BKeuingan

"ntrt p"ir".n"rn o"g"ng Kecil dan M"n"ngrXtit


4.5. Disain Fite/Tabet AplikasiSistem lnformasi pengolahanData Akuntansi

Setelah merancang input data,selanjutnya didisain file/tabel, yaitutempat menyimpan data i"ngdimasukan ke input data. Disain filemerupakan pusat dari sistem yang kitarancang maka pada pendisainan file inidituntut kejelian kita dalam memilihorganisasi file yang kita rancang, aksesfile, record kunci penggabungan danjumlah file yang diperlukan pada aplikasisistem informasi pengolahan dataakuntansi perusahaan dagang.

4.6. Disain Output Aplikasi Sistemlnformasi pengelohan DataAkuntansi

Tujuan akhir dari sistem yang dibuatadalah dapat menyajikan informasiataupun output dengan cepat danakurat. Untuk itu dalam pendesainanoutput ini perlu kita cermati output apasaja yang akan kita sajikan dan apa sajayang menjadi isi dari output tersebut.

4.7. Petunjuk Pemakaian program

Tahap pertama yang dilakukan untukmemakai program ini adalah denganmengaktifkan programnya terlebihdahulu. Setelah programnya aktif, makaakan muncul seperti gambar 11.

Masukkan password, user kode danuser name, tekan OK. Jika kode yangdimasukkan dan yang diinput sudaIsesuai, maka akan muncul menu utamasepertigambar 12.

t Qt tKry r 4q @ % 1 t ryu fq+ fs r6Ko6AKU^/_.L^q@

R I *t .* |

Gambar 11.Tampilan Awal program

Gambar 12.Tampilan Menu Utama

4.7.1. lnput Data perkiraan

Pada bagian modul Data perkiraan ini,kita diharapkan menginput akun-akunyang ada pada perusahaan berdasarkangolongan-golongannya misalnya kodeblok 11XX = Aktiva Lancar, 12XX =Aktiva Tetap, 122X = Akm peny AktivaTetap, 21XX= Hutang Lancar, 22XX =l-uJ3ng Jangka Panjang, 31XX = Modat,32XX = Dividen, 33XX = Laba Ditahan,34XX = Laba Tahun berjatan, 41XX =Perjualan Barang, 42XX = pendapatanLain-Lain, 51XX = Hpp, 61XX = biaya4dr & Umum, 62XX = BiaiaPenyusutan dan 63XX = Biaya Lain-Ljinyang dapat dilakukan dengan mengklikmenubar Data > lnput Data perkiiaanatau mengklik toolbar/icon. Berikut akantampil jendeta seperti gambar 13.

- iilpu?DAFTAR pE[KiRaaN- -- !l'rrlrc*;-e-t-l f - ru;Klcb Perkiae

Gambar 13.lnput Data Perkiraan

Jumal Akuntansi & Manajemen Vor 4 No. 2 Desember 2009 rssN 18sB-3687 har 1-16 1i

Program lnteraksi Aplikasi Akuntansi Sederhana Visual BKeuingan ,ntrr. p"Irr"nr"n o"g"ng Kecir dan

""n"ng.X"'t


Kemudian masukan kode dan namaperkiraan, klik Save untuk menyimpan

9"F sehingga muncul kotak -pesan

berikut ini :

Klik Yes untuk menyimpan data dan Nountuk tidak menyimpan. Bila kita inginmengetahui apakah data yang kita inputtadi sudah tersimpan mat<i t<tit< iaOlnformasi seperti terlihat pada gambardibawah'14 :

Bila kita ingin mengetahui apakah datayang kita input tadi sudah tersimpanmaka klik tab lnformasi seperti terlihatpada gambar 16.

Gambar 14.lnformasi Data perkiraan

4.7.2. lnput Data Barang

Setelah menginput data perkiraan, makakita akan menginput data barang yangada perusahaan tersebut. -Untuimenginput data barang dilakukandengan cara klik Data j lnput DataBarang atau mengklik toolbar/iconsehingga muncul kotak lnput barang,ketikan data barang sehingga tamiiisepertigambar 15.

Fi-mu-uiFcniiui-- ;-rrord,rqaH I

Gambar 16.lnformasiData Barang

Laporan dari data barang yang sudahdiinput tadi dapat kita tihat dan ietak dilaporan data barang. Untukm-enampilkannya, lakukan dengan caraklik lnformasi > persediaan > DataBarang, maka akan muncul gambarseperti pada gambar 16. lnpul DataKonsumen

Langkah selanjutnya adalah denganmenginput data konsumen. Unlukmenginput data konsumen dilakukandengan cara klik Data > lnput DataKonsumen atau mengklik toolbar/iconLqfg=-l sehingga muncut kotak tnputkonsumen, ketikkan data konsumensehingga tampit seperti berikut ini:

Gambar 17.lnput Data Konsumen

Bila kita ingin mengetahui apakah datayang kita input tadi sudah tersimpan

tuekrturh F* ---- -{ f

Gambar 15.lnput Data Barang

INPUT DATA KONSUITIEtl

*;g;gl S rr{ ln*-,:,,,.,| itr +.1 cj mt il

1 2 Jurnal Akuntansi & Manajemen Vor 4 No. 2 Desember 2009 rssN 1 8s8-36g7 har 1 -r 6

Program lnteraksi Aplikasi Akuntansi Sederhana Visual Basic & Access dalam Penyusunan LaporanKeuangan unluk Perusahaan Dagang Kecil dan Menengah

maka klik tab lnformasi seperti terlihatpada gambar 18.

Gambar 18.lnformasi Data Konsumen

Laporan dari data konsumen yangsudah diinput tadi dapat kita lihat dancetak di laporan data konsumen. Untukmenampilkannya, lakukan dengan caraklik lnformasi > Persediaan > DataKonsumen, maka akan muncul gambarseperti pada gambar 18. Jika inginmencetak laporan tersebut maka kliktanda print.

4.7.3. lnput Data Pemasok

Langkah selanjutnya adalah denganmenginput data pemasok. Untukmenginput data pemasok dilakukandengan cara klik Data > lnput DataPemasok atau mengklik toolbar/iconll'l r"'**i sehingga muncul kotak lnputpemasok, ketikkan data pemasoksehingga tampil seperti gambar 19.

Bila kita ingin mengetahui apakah datayang kita input tadi sudah tersimpanmaka klik tab lnformasi seperti terlihatpada gambar 20.

rNprrr p-ana prMasor

u*-rEo I

Gambar 20.lnformasiData Pemasok

4.7.4. lnput Data Pembelian

Form Pembelian digunakan untukmenginput transaksi pembelian baiksecara kredit maupun tunai. Untukmenginput transaksi pembeliandilakukan dengan cara klik iconPembelian sehingga munculkotak lnput Data Pembelian. Untuk Nofaktur, penulis memakai 'JB'

Laporan dari data pembelian yangsudah diinput dapat kita lihat dan cetakdilaporan pembelian.

Untuk menampilkannya, lakukandengan cara klik lnformasi > Persediaan> Pembelian > Perhari (untuk pembelianper hari) atau > Perbulan (untukpembelian perbulan. Lakukan langkah-langkah seperti diatas untuk menginputtransaksi pembelian berikutnya.

INPUT DATA PEMASOK*-"_-. il;;;;- - ^r -- - -;d;;i -

KadaP.nwk E1}._:__:_-__lNet@t @*e---------------larfu @-T{t _---]

No, T.h

fg-;t -c ;;t ;;C-o. ;i -d *.ili

Gambar 19.lnput Data Pemasok

Jumal Akuntansi & Manajemen Vol 4 No. 2 Desember 2009 ISSN 1858-3687 hal 1-16 13

Program lnteraksi Aplikasi Akuntansi Sederhana Visual BKeuingan u"trr, p"iur"n"rn o.grng Kecil dan M"n"ng"Xtit


4.7.5. Penjualan

Form Penjualan digunakan untukmenginput transaksi penjualan. Untukmenginput transaksi penjualandilakukan dengan cara klik toolbjr/iconqenjualan sehingga muncul kotak lnputData Penjualan.

Untu.k menginput transaksi penjualantunai pertama-tama isikan no faktur dantanggalnya, kemudian input barangdagang yang dijuat. lnpui pembetiaibarang dagangnya dilakukan satupersatu. Pertamakali input pBT 1g, lalutekan tombol save. Lanjutkan dengan

Gambar 23.lnput Data penjualan

Setelah itu, lanjutkan dengan menginputtransaksi.

Pada combo box Total penjualan/Returklik akun 4100 sehingga muncul teks'Penjualan", klik 'D;- karena jenistransaksinya di debet, tulis keterangandengan "Penjualan Tunai,', lalu klik save

\aporan dari data penfdaAn yang sudahdiinput tadi dapat kita tihat dln ietak dilaporan penjualan.

Untuk menampilkannya, lakukanctengan cara klik lnformasi > persediaan

> Penjualan > perhari (untuk penjualanper hari) atau > perbulan (untukpenjualan perbulan).

Lakukan langkah-langkah seperti diatasuntuk menginput transaksi penjualanberikutnya.

4.7.6. Posting Buku Besar

Setelah semua transaksi diinput, makapada akhir periode dilakukan posting kebuku besar. Jadi semua transaksi ylngsudah kita input di Data Jurnat ikaiterposting secara otomatis ke bukubesar. Untuk melihat data yang sudah

!"t"Lg dagang yang tain, sehinlga terposting, maka lakukan d-engln cara

4.7.7. Neraca Saldo

Untuk menampilkannya lakukan dengancara klik menubar lnformasi > LaporanKeuangan > Neraca Saldo. iJntukmencetak hasil dari laporan ini lakukanperintah yang sama pada langkahsebelumnya.

4.7.8. Neraca

Pada modul laporan ini, untukmenampilkan outputnya dapat dilakukandengan cara klik menubar lnformasi >Laporan Keuangan > Neraca danlakukan hal yang sama untuk mencetakhasildari laporan ini.

g

1 4 Jurnal Akuntansi & Manajemen vor 4 No. 2 Desember 2009 rssN 1 g58-36g7 har 1 _1 6

Program lnteraksi Aplikasi Akuntansi Sederhana Visual Basic & Access dalam Penyusunan LaporanKeuangan untuk Perusahaan Dagang Kecil dan Menengah

4.7.9. Laporan Laba Rugi

Untuk menampilkan outputnya dapatdilakukan dengan cara klik menubarlnformasi > Laporan KeuanganLaporan Laba Rugi dan lakukan halyang sama untuk mencetak hasil darilaporan ini.

4.7.10. Laporan Perubahan LabaDitahan

Untuk menampilkan outputnya dapatdilakukan dengan cara klik menubarlnformasi > Laporan KeuanganLaporan Perubahan Laba Ditahan danlakukan hal yang sama untuk mencetakhasildarilaporan ini.

5. Kesimpulan

Dari pembahasan yang telah diuraikansebelumnya, mengenai AplikasiAkuntansi dan Sistem lnformasi danpengaplikasiannya dalam penyusunanlaporan keuangan yang diolah melaluistudi kasus pada perusahaan dagang,maka penulis dapat mengambilbeberapa kesimpulan antara lain:

Laporan keuangan adalah laporan yangmenyajikan secara wajar dari posisikeuangan perusahaan, kinerjakeuangan, perubahan ekuitas dan aruskas perusahaan disertai dengan catatanatas laporan keuangan perusahaan.

Para pemakai laporan keuanganmembutuhkan keterangan kebijakanakuntansi terpilih sebagai bagian dariinformasi yang .rQibutuhkan untukmembuat penilaian' dan keputusankeuangan.

Pemilihan perusahaan berdasarkankecil dan menengah sebanyak 3 buah

perusahaan yang berada di SumateraBarat yaitu :

a) Bunda Dept. Store merupakanperusahaan dagang yang jenisusahanya retail dan produk-produkyang d'rjual adalah kebutuhan sehari-hari. Selama ini Bunda Dept. Storedalam menyusun laporankeuangannya masih manual danlaporan persediaannya sudahterkomputerisasi. Oleh karena itusebaiknya Bunda Dept. Store dapatmelaporkan laporan keuangan danlaporan persediaan secarakomputerisasi dalam satu program.

b) Toko Buku At-Taqwa yang bergerakdalam bidang jual beli buku terutamabuku-buku lslam yang menginginkansuatu sistem informasi akuntansiyang terkomputerisasi dalammenyajikan laporan keuangannyadapat menggunakan programinteraksi aplikasi ini.

c) Toko Shmily Computer sebagaiobjek adalah perusahaan dagangyang bergerak dalam bidang jual belicomputer yang menginginkan suatusistem informasi

Daftar Pustaka

Abdul Razaq. 2004. Belajar CepatVisual Basic 6.0. Surabaya:lndah

Arief Ramadhan. 2004. Seri PenuntunPraktis Microsoft Visual Basic6.0. Jakarta : PT. Elek MediaKomputindo

Baridwan, ZakL M.Sc.1992.lntermediate Accounting. EdisiTujuh Yogyakarta: BPFE.

Firdaus. 2005. Pemrograman Databasedengan Visual Basic 6.0 untuk

Jumal Akuntansi & Manajemen Vol 4 No. 2 Desember 2009 ISSN 1858-3687 hal 1-16 15

Program lnteraksi Aplikasi Akuntansi sederhana Visual Basic & A@ess dalam penyusunan LaporanKeuangan untuk Perusahaan Dagang Kecil dan [,feningah

Orang Awam. Jakarta :Maxikom

lr. Pandapotan Sianipar. 2003. MicrosoftAccess 2002. Jakarta: pT. ElexMedia Komputindo

lkatan Akuntansi lndonesia. 2002.Standar Akuntansi Keuangan.Jakarta. Salemba Empat

Jogiyanto H. M. 2001. Analysis &Desain Sistem lnformasiPendekatan Terstruktur.Yogyakarta : Andi Offset

Lim P!9t Vong. 2004. programAkuntansi Terpadu untuk BisnisRetail dengan Visual Basic.Yogyakarta: penerbit Andi

Mulyadi. 2000. Akuntansi Biaya.Yogyakarta: Aditya Media.

Murdik Robert G. 2000. Sistemlnformasi untuk ManajemenModern. Jakarta : Erlangga

Soemarso, S.R. 2002. Akuntansi SuatuPengantar. Edisi Kelima.Jakarta :Salemba Empat

t.l r

1 6 Jumal Akuntansi & Manajemen Vol 4 No. 2 Desember 2009 tssN 1 gs8_3687 hat 1_16

Documents

Ipi58405