Bil.JBNS : NO. A/400-2146/A/Klt.3 ( 38 )

Tarikh : 29 September 2009

Setiausaha Kerajaan NegeriSemua Setiausaha Tetap KementerianSemua Ketua Jabatan Semua Pegawai DaerahSemua Penolong Pegawai Daerah, Daerah KecilSemua Bendahari Daerah

PEKELILING JABATAN BENDAHARI NEGERI BILANGAN 9 TAHUN 2009JADUAL PEMBAYARAN SARAAN BULANAN ANGGOTA PERKHIDMATAN AWAM NEGERI, ANGGOTA PENTADBIRAN DAN AHLI DEWAN UNDANGAN NEGERI (ADUN) DAN KETUA-KETUA MASYARAKAT (PHEANS) BAGI TAHUN 2010

1. TUJUAN

Tujuan surat pekeliling ini adalah untuk :-

1.1 Mengumumkan tarikh pembayaran gaji dan elaun bulanan Anggota Pentadbiran Awam Negeri, Anggota Pentadbiran dan Ahli Dewan Undangan Negeri (ADUN) , tarikh pembayaran pencen bulanan Anggota Pentadbiran dan Ahli Dewan Undangan Negeri (ADUN) dan tarikh pembayaran elaun tetap bulanan Ketua-Ketua Masyarakat (PHEANS) bagi tahun 2010.

1.2 Mengumumkan tarikh akhir penghantaran / penerimaan input perubahan / pengemaskinian saraan / potongan ( termasuk sistem e-PAY-A3 ) bagi tahun 2010.

1.3 Menjelaskan garis panduan penyediaan pembayaran saraan / potongan yang dibuat melalui Sistem Gaji Pusat (SGP) dan Sistem Baucar Berasingan (SBB).

1.4 Menjelaskan peraturan-peraturan lain yang berkaitan dengan pembayaran saraan / potongan.

2. JADUAL PEMBAYARAN GAJI DAN ELAUN, PENCEN BULANAN DAN ELAUN TETAP BULANAN SERTA JADUAL PENGHANTARAN / PENERIMAAN INPUT PERUBAHAN / PENGEMASKINIAN (TERMASUK SISTEM e-PAY-A3) BAGI TAHUN 2010

2.1 Tarikh Pembayaran Saraan Bulanan Bagi Tahun 2010 – Sila rujuk Lampiran A.

2.2 Jadual Penghantaran Input Perubahan / Pengemaskinian Saraan bulanan (Gaji) termasuk Sistem e-Pay-A3 bagi Tahun 2010 – Sila rujuk Lampiran B.

….2/

JABATAN BENDAHARI NEGERI SABAHWisma Kewangan

Jalan Tunku Abdul RahmanBeg Berkunci No. 205888595 Kota Kinabalu,

Sabah, Malaysia

Tel: 088-272000 Faks: 088-212655 E-mel: bn.jbn@sabah.sabah.gov.my

- 2 -

Pekeliling Jabatan Bendahari Negeri Sabah Bilangan 9 Tahun 2009 29 September 2009

2.3 Jadual Penghantaran / Penerimaan Input Perubahan / Pengemaskinian Elaun Tetap Bulanan / Potongan Tahun 2010 – Sila rujuk Lampiran C.

3. GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PEMBAYARAN SARAAN BULANAN

Untuk memastikan perubahan / pengemaskinian saraan / potongan bulanan dapat diproses dengan lancar dan dibayar mengikut jadual, panduan-panduan seperti berikut hendaklah dipatuhi:

3.1 Mengisi borang manual yang berkenaan untuk pengemaskinian saraan seperti PAY-l1, PAY-l2 , PAY –l3, PAY-A1, PAY-A2, PAY-A2.1, PAY-A3 (Pin.06) dan PAY-P1, termasuk sistem e-PAY-A3 dengan betul dan lengkap. Ini termasuklah penggunaan kod-kod komputer yang betul seperti kod bayaran, kod potongan, kod bank serta nombor pekerja, nombor ahli / rujukan KWSP, nombor rujukan cukai pendapatan dan sebagainya.

3.2 Menghantar borang-borang input perubahan / pengemaskinian lengkap dengan dokumen-dokumen penyokong (termasuk dokumen penyokong untuk sistem e-PAY-A3) pada atau selewat-lewatnya tiga(3) hari selepas tarikh akhir penghantaran / penerimaan input perubahan / pengemaskinian saraan seperti Lampiran B / Lampiran C .

Nota: Borang dan dokumen penyokong yang lewat dihantar / diterima tidak akan diproses dan akan dikembalikan semula kepada pejabat yang berkenaan. Permohonan untuk memproses semula input tersebut hendaklah dikemukakan secara bertulis dengan ditandatangani oleh KETUA JABATAN untuk pertimbangan.

3.3 Menyemak semula dan membetulkan borang-borang input (termasuk sistem e-PAY-A3) yang ditegur dan menghantar kembali dengan segera.

3.4 Menyemak dengan teliti baucar bayaran saraan , penyata potongan dan laporan-laporan lain yang berkaitan sebelum menjadualkan ke dalam Buku Vot (SISVOT) dan mengemukakan semula untuk pembayaran dengan mematuhi AP 95, AP 99 dan AP 102. Ketua Jabatan hendaklah memaklumkan dengan serta merta sebarang kesilapan termasuk juga maklumat yang tertinggal secara bertulis selain mengambil tindakan seperti yang dikehendaki di perenggan 3.1 diatas.

3.5 Menyediakan baucar bayaran am bagi saraan bulanan yang dibuat melalui SBB dengan tepat berserta dengan dokumen penyokong yang lengkap, teratur dan jelas dan menghantar ke pejabat pembayar 7 hari sebelum tarikh pembayaran saraan bulanan.

Nota: Saraan bulanan yang dibayar melalui SBB tidak dapat dibayar mengikut jadual jika baucar bayaran mendapat teguran.

3.6 Menyediakan baucar bayaran am bagi anggota bergaji harian dengan tepat berserta dengan dokumen penyokong yang lengkap, teratur dan jelas dan menghantar ke pejabat pembayar pada minggu pertama bulan berikutnya.

.../3

- 3 -

Pekeliling Jabatan Bendahari Negeri Sabah Bilangan 9 Tahun 2009 29 September 2009

4. PANDUAN-PANDUAN LAIN YANG BERKAITAN DENGAN PEMBAYARAN SARAAN

Ketua Jabatan diingatkan supaya mengambil perhatian sepenuhnya kepada peraturan-peraturan berikut supaya pengendalian pembayaran saraan berjalan dengan lancar dan teratur:

4.1 Memaklumkan serta menghantar input perubahan / pengemaskinian dengan menggunakan borang PAY-A3 (Pin.96) berserta dokumen penyokong bagi kakitangan yang gaji mereka dihentikan akibat pemberhentian kerja, peletakan jawatan, bersara, meninggal dunia, tindakan tatatertib atau sebagainya dengan serta merta.

4.2 Memdapatkan dengan segera nombor ahli KWSP untuk anggota yang baru dilantik dan menghantar input pengemaskinian menggunakan borang PAY A1 dan PAY-A2 serentak dengan Sistem e-Pay-A3 berserta dokumen penyokong bagi mengaktifkan pembayaran saraan bulanan anggota berkenaan melalui Sistem Gaji Pusat selewat-lewatnya tiga(3) bulan selepas tarikh penerimaan jawatan.

4.3 Mengutip balik sebarang lebih bayaran akibat kelewatan terhadap kes-kes pemberhentian yang

dinyatakan di perenggan 4.1 di atas dengan segera mengikut Arahan Perbendaharaan 327.

4.4 Semua resit yang dikeluarkan oleh Seksyen Gaji Dan Pencen akibat pembatalan, pembetulan atau penyelarasan gaji yang melibatkan vot-vot di bawah kawalan Jabatan, hendaklah diakaunkan (dikreditkan) ke vot Jabatan masing-masing.

4.5 Ketua Jabatan dinasihatkan supaya tidak menggunakan kod komputer bagi sebarang jenis potongan baru sekiranya kod akaun amanah bagi potongan tersebut belum diwujudkan untuk Jabatannya.

Nota: Untuk mendapatkan kod Akaun Amanah tersebut, Ketua Jabatan hendaklah terlebih dahulu memohon daripada Bahagian Akaun Pusat, Jabatan Bendahari Negeri.

4.6 Untuk mengelakkan pertambahan beban kerja penyediaan dan pemprosesan input bagi bayaran-bayaran tunggakan saraan serta mengelakkan daripada dikenakan denda bayaran dividen KWSP maka kerjasama adalah dipohon supaya semua pegawai yang terlibat dapat mempercepatkan pengeluaran Surat Akuan Pergerakan Gaji Tahunan - JPAN(SP)G1 (Pin. GEN.4), Surat Pelantikan Memangku, Surat Pelantikan Menanggung Kerja dan dokumen-dokumen lain yang berkaitan.

4.7 Semua baucar bayaran saraan hendaklah dikembalikan ke Seksyen Gaji dan Pencen selewat-lewatnya 2 hari bekerja sebelum tarikh pembayaran saraan.

5. PENGGUNAAN BORANG INPUT PAY-B (Pin.96)

5.1 Lanjutan kepada pembangunan Sistem Gaji Modul Baru oleh Jabatan Perkhidmatan Komputer Negeri yang mana data Pay-B (Pin.96) dibuat secara automatik melalui Sistem Gaji, maka penggunaan borang Pay-B (Pin.96) untuk bayaran saraan bulanan melalui SBB adalah dihentikan serta merta.

.../4

- 4 -

Pekeliling Jabatan Bendahari Negeri Sabah Bilangan 9 Tahun 2009 29 September 2009

5.2 Penghapusan penggunaan borang Pay-B(Pin.96) ini adalah terpakai bagi semua Jabatan / Kementeri yang dibayar gaji melalui Sistem Gaji Pusat, Jabatan Bendahari Negeri sahaja. Bagi Jabatan Mengakuan Sendiri (JMS), semua bayaran saraan bulanan yang dibuat melalui SBB masih kekal menggunakan borang Pay-B (Pin.96).

6. PERKARA-PERKARA LAIN

6.1. Mengemaskini Daftar Induk Gaji (Payroll Master)

6.1.1 Ketua Jabatan disarankan supaya menyemak secara menyeluruh Daftar Induk Gaji (Payroll Master) anggota di bawah kawalannya. Maklumat-maklumat anggota yang harus dikemaskini itu termasuklah butir-butir peribadi, perkhidmatan, akademik, bayaran saraan dan sebagainya .

6.1.2. Ketua Jabatan juga diminta untuk mengemaskini nombor kad pengenalan lama pekerja kepada nombor kad pengenalan baru dengan serta merta.

6.1.3 Oleh kerana pembayaran gaji masakini adalah melalui e-banking, anggota yang telah menukar nombor akaun bank adalah diingatkan supaya memaklumkan Seksyen Gaji dan Pencen, Jabatan Bendahari Negeri dengan segera melalui Ketua Jabatan masing-masing. Kelewatan memaklumkan pertukaran nombor akaun bank akan mengakibatkan saraan bulanan anggota berkenaan tidak dapat dibayar mengikut jadual.

6.1.4 Pengemaskinian maklumat yang tersebut diperengan 6.1.1 , 6.1.2 dan 6.1.3 di atas hendaklah dibuat menggunakan borang PAY-A1, PAY-A2.1 , PAY-P1 dan Sistem e-PAY-A3 tertakluk kepada jenis pengemaskiniaan dan seterusnya menghantar input pengemaskinian tersebut ke Jabatan Bendahari Negeri mengikut jadual di Lampiran B dan Lampiran C dalam pekeliling ini.

6.2. Ketua Jabatan Bertanggungjawab Memastikan Maklumat Dalam Sistem Maklumat Sumber Manusia (SM2) dikemaskini.

6.2.1 Semua Ketua Jabatan yang menggunakan Sistem e-PAY-A3 dalam pemprosesan data-data saraan / potongan bulanan hendaklah memberi keutamaan untuk mengemaskini maklumat dalam SM2 di Kementerian / Jabatan masing-masing. Sebarang butiran / maklumat mengenai pertukaran kakitangan, pemangkuan, penanggungan kerja, pertukaran jawatan, cuti belajar, cuti tanpa gaji, persaraan, perletakan jawatan, kematian, nama jawatan, gred, tarikh pergerakan gaji tahunan, mata gaji termasuk peringkat dan tangga gaji serta lain-lain butiran berkaitan dengan perkhidmatan akan secara langsung memberi kesan kepada pembayaran gaji Anggota Perkhidmatan Awam. Maklumat SM2 yang tidak tepat boleh mengakibatkan saraan lebih atau kurang dibayar atau data anggota berkenaan akan terkeluar daripada Sistem Gaji Pusat dan kemungkinan gaji tidak dapat dibayar tepat pada tarikh pembayaraan saraan.

.../5

- 5 -

Pekeliling Jabatan Bendahari Negeri Sabah Bilangan 9 Tahun 2009 29 September 2009

6.3 Arahan Memberhentikan Bayaran Saraan /Potongan

6.3.1 Sebarang arahan dari Jabatan / Kementerian untuk menghentikan bayaran saraan / potongan anggota masing-masing hendaklah dihantar secara bertulis ke Seksyen Gaji dan Pencen, Jabatan Bendahari Negeri tidak lewat dari 10 hari bekerja sebelum tarikh pembayaran saraan yang ditetapkan dalam jadual di Lampiran A.

6.3.2 Arahan untuk menghentikan bayaran saraan / potongan yang kurang dari tempoh tersebut di perenggan 6.3.1 di atas hendaklah dibuat terus ke Bank / Agensi berkenaan dengan memberi maklumat yang lengkap dan disalinkan kepada Seksyen Gaji dan Pencen, Jabatan Bendahari Negeri.

6.4 Bayaran Saraan Melalui Akaun Bank Atau Institusi Kewangan

6.4.1 Sejajar dengan pekeliling Kementerian Kewangan Bil.F.118/10/7 bertarikh 12 Mac 1993, sila pastikan nombor akaun bank anggota yang terlibat dihantar ke Seksyen Gaji dan Pencen, Jabatan Bendahari Negeri supaya saraan anggota berkenaan dapat diproses dan dibayar melalui AKAUN BANK.

6.5 Penyediaan Baucar Bayaran Ganjaran Kontrak

6.5.1 Untuk mengelak baucar bayaran Ganjaran Kontrak daripada ditegur, sila pastikan Pelarasan Kenaikan Gaji 10% Sistem Saraan Baru (SSB) yang berkuatkuasa pada 01.01.2000 dan Pelarasan Gaji Sistem Saraan Malaysia (SSM) yang berkuatkuasa pada 01.11.2002 dan Pelarasan Gaji yang berkuatkuasa pada 01.07.2007 telah dibuat dengan tepat dan teratur.

7. PEMBAYARAN TUNGGAKAN / PELARASAN GAJI

7.1 Sila pastikan semua bayaran tunggakan / pelarasan serta rekod-rekod bayaran gaji yang dibuat adalah teratur. Kaedah membayar tunggakan / pelarasan gaji adalah ditetapkan seperti berikut:

7.1.1 Semua pembayaran tunggakan / pelarasan gaji hendaklah dibuat melalui Sistem e-Pay-A3.

Nota: Perenggan 6.2.1 (3.5.2) dalam pekeliling Jabatan Bendahari Negeri Sabah Bil.10 Tahun 2000 adalah dibatalkan.

7.1.2 Pembayaran tunggakan / pelarasan gaji melalui Sistem Baucar Berasingan hendaklah merujuk kepada pekeliling Jabatan Bendahari Negeri Bilangan 5 Tahun 1997 dan pekeliling Jabatan Bendahari Negeri Bil.10 Tahun 2000 perenggan 6.2.1 , 3.5.1.

7.2 Jabatan adalah diingatkan untuk memberi sesalinan borang tunggakan G1.1 / G2.2 kepada penerima untuk memudahkan pengisytiharan pendapatan tahun sebelumnya bagi maksud pengiraan cukai. Ini adalah kerana dalam Sistem Belanjawan Ubahsuai semua tunggakan saraan bagi tahun-tahun lepas adalah disatukan menggunakan kod objek yang sama sebagai satu tahun tunggakan.

.../6

- 6 -

Pekeliling Jabatan Bendahari Negeri Sabah Bilangan 9 Tahun 2009 29 September 2009

8. TARIKH AKHIR PENERIMAAN / PENGHANTARAN BAUCAR BAYARAN BERASINGAN BERKAITAN DENGAN BAYARAN SARAAN TAHUN 2009 SEBELUM ATAU PADA 10 DISEMBER 2009

8.1 Jabatan Bendahari Negeri akan mengeluarkan Penyata Cukai Pendapatan Tahunan (Penyata C.P. 8c) tahun 2009 pada atau sebelum 15 Januari 2010, yang perlu dihantar oleh Anggota Perkhidmatan Awam bagi maksud bayaran Cukai kepada Lembaga Hasil Dalam Negeri pada awal tahun 2010. Justeru itu, semua baucar bayaran berasingan berkaitan saraan yang dibayar daripada peruntukan tahun 2009 hendaklah dikemukakan kepada Jabatan Bendahari Negeri pada atau sebelum 10 Disember 2009 kecuali baucar bayaran saraan harian.

8.2 Jabatan Mengakaun Sendiri (JMS) juga hendaklah memastikan Penyata Cukai Pendapatan Tahunan untuk tahun 2009 dikeluarkan sebelum atau pada 15 Januari 2010.

9. PENUTUP

Sekiranya terdapat kemusykilan dalam pelaksanaan pekeliling ini, sila berhubung terus dengan Seksyen Gaji Dan Pencen, Jabatan Bendahari Negeri melalui nombor telefon 088 272000 atau 088 255628 untuk mendapatkan maklumat dan penjelasan lanjut.

Sekian dan terima kasih.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA DENGAN BERSIH CEKAP DAN AMANAH"

(CHUI NGET NGO) Bendahari Negeri

BB/ACA/jl

s.k. Pengarah

Jabatan Kerja RayaJalan SembulanPeti Surat 12888592 KOTA KINABALU

(u.p: Ketua Akauntan – Encik Ag.Hashim Hj.Yusof))

s.k. PengarahJabatan PertanianMenara Khidmat88632 KOTA KINABALU

(u.p: Ketua Akauntan – Encik Rusdin Riman)

.../7

- 7 -

Pekeliling Jabatan Bendahari Negeri Sabah Bilangan 9 Tahun 2009 29 September 2009

s.k. PengarahJabatan PerhutananBeg Berkunci 6890009 SANDAKAN

(u.p: Ketua Akauntan – Encik Denis Mijin)

s.k. PengarahJabatan Tanah Dan Ukur

Beg Berkunci 204488576 KOTA KINABALU

(u.p : Ketua Akauntan – Encik Robin Wong)

s.k. PengarahJabatan Perkhidmatan Komputer NegeriTingkat 1, Blok AWiisma Kewangan88999 KOTA KINABALU

u.p : Cik Cecilia Chang Puan Chia Pit Hah

Cik Elizabeth Tai Rafidah Ali HassanEncik David Augustine

LAMPIRAN B

JADUAL PENGHANTARAN INPUT PERUBAHAN / PENGEMASKINIAN SARAAN BULANAN (GAJI) TERMASUK SISTEM E-PAY A3 BAGI TAHUN 2010

INPUT PERUBAHAN /PENGEMASKINIAN

GAJI /POTONGAN BULANAN

TARIKH AKHIR PENGHANTARAN INPUT PERUBAHAN / PENGEMASKINIAN GAJI BULANAN / TUNGGAKAN

TARIKH HARI

JANUARI 13 NOVEMBER 2009 JUMAAT

FEBRUARI 04 DISEMBER 2009 JUMAAT

MAC 05 JANUARI 2010 SELASA

APRIL 05 FEBRUARI 2010 JUMAAT

MEI 09 MAC 2010 SELASA

JUN 07 APRIL 2010 RABU

JULAI 06 MEI 2010 KHAMIS

OGOS 10 JUN 2010 KHAMIS

SEPTEMBER 07 JULAI 2010 RABU

OKTOBER 05 OGOS 2010 KHAMIS

NOVEMBER 06 SEPTEMBER 2010 ISNIN

DISEMBER 05 OKTOBER 2010 SELASA

LAMPIRAN C

JADUAL PENGHANTARAN / PENERIMAAN BORANG-BORANG INPUT PENGEMASKINIAN ELAUN / POTONGAN BAGI BAYARAN ELAUN TETAP BULANAN KETUA-KETUA MASYARAKAT (PHEANS) BAGI TAHUN 2010

BULAN TARIKH HARI

JANUARI 05 JANUARI 2010 SELASA

FEBRUARI 03 FEBRUARI 2010RABU

MAC 04 MAC 2010KHAMIS

APRIL 05 APRIL 2010ISNIN

MEI 03 MEI 2010ISNIN

JUN 03 JUN 2010KHAMIS

JULAI 05 JULAI 2010ISNIN

OGOS 04 OGOS 2010RABU

SEPTEMBER 03 SEPTEMBER 2010JUMAAT

OKTOBER 05 OKTOBER 2010SELASA

NOVEMBER 02 NOVEMBER 2010SELASA

DISEMBER 02 DISEMBER 2010KHAMIS