kel11sistemkearsipanoffgg.files.wordpress.com · Web viewPERANGKAT RPP SMK MENENTUKAN KEBUTUHAN PERALATAN DAN PERLENGKAPAN KEARSIPAN

PERANGKAT RPP SMK

MENENTUKAN KEBUTUHAN PERALATAN DAN PERLENGKAPAN KEARSIPAN

KELAS X / SEMESTER I

Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) 1

PERANGKAT RPP SMK

MENENTUKAN

KEBUTUHAN

PERALATAN DAN

PERLENGKAPAN

KEARSIPAN

DISUSUN OLEH

SAFRIYA

PROGRAM STUDI

PENDIDIKAN

DISUSUN OLEH:

SAFRIYA NUR AGUSTIN

PROGRAM STUDI

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

2014

KATA PENGANTAR

Puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT, atas limpahan rahmat dan hidayah-

Nya sehingga saya dapat menyelesaikan perangkat pembelajaran ini. Perangkat ini dibuat

dengan maksud memenuhi tugas akhir mata kuliah Pengembangan Media Pengajaran ADP

berbasis TIK.

Perangkat ini dibuat sebagai acuan bagi para mahasiswa untuk melakukan peer-

teaching, microteaching dan implementasinya dalam pembelajaran nyata melalui kegiatan


PPL sehingga diperoleh hasil kognitif, afektif dan psikomotorik. Hasil belajar kognitif

Administrasi Perkantoran meliputi produk dan proses, hasil belajar psikomotorik berupa

keterampilan dalam melaksanakan aktivitas kerja ilmiah, hasil belajar afektif terdiri dari

perilaku berkarakter dan keterampilan sosial.

Dengan demikian perangkat pembelajaran ini merupakan contoh perangkat RPP dan

kelengkapannya yang melatihkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, psikomotor,

keterampilan sosial dan menumbuhkembangkan perilaku berkarakter.

Perangkat ini terdiri dari: Kurikulum PPG, Silabus, RPP, LKS dan Kunci LKS, LP-1:

Penilaian Produk, Kunci LP-2: Penilaian Proses, LP-3 Penilaian Psikomotor, LP-4:

Pengamatan Perilaku Berkarakter, dan LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial, Modul,

Media pembelajaran berupa slide power point.

Mudah-mudahan perrangkat ini memberikan kemudahan bagi mahasiswa Ekonomi

khususnya calon guru Administrasi Perkantoran dalam mengelola pembelajaran sehingga

memberikan ruang yang amat luas bagi peserta didiknya untuk mengembangkan keterampilan

berpikir, keterampilan proses, keterampilan sosial, dan mewujudkan perilaku berkarakter.

Malang, April 2014

DAFTAR ISI

Kata Pengantar--------------------------------------------------------------------------------------- 3

Daftar Isi---------------------------------------------------------------------------------------------- 4

Silabus------------------------------------------------------------------------------------------------- 5

Rencana Pelaksanaan Pembelajaran -------------------------------------------------------------- 7

LKS---------------------------------------------------------------------------------------------------- 12


LP-1: Produk------------------------------------------------------------------------------------------ 14

LP-2: Proses------------------------------------------------------------------------------------------ 16

LP-3: Psikomotor------------------------------------------------------------------------------------ 18

LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter---------------------------------------------------------- 19

LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial---------------------------------------------------------- 20

Materi Ajar ------------------------------------------------------------------------------------------- 21

A. SILABUS MATA KEGIATAN MENAJEMEN KEARSIPAN

Standar Kompetensi: Mengelola Sistem Kearsipan

Kompetensi Dasar:

1. Menentukan sistem kearsipan

2. Menetukan kebutuhan peralatan dan perlengkapan kearsipan

3. Mengimplementasikan sistem kearsipan

4. Memelihara sistem kearsipan


Kompetensi dasar yang dikembangkan untuk RPP: Menentukan kebutuhan peralatan

dan perlengkapan kearsipan


A. SILABUSNama Sekolah : Mata Pelajaran : Kejuruan Administrasi Perkantoran Bidang keahlian : Bisnis dan Manajemen Program K eahlian : Administrasi PerkantoranKelas/ Semester : X / I Alokasi Waktu : 1 x 45 menitStandar kompetensi : Mengelola sistem kearsipan

Kompetensi Dasar Materi Pokok Kegiatan Pembelajaran Penilaian Alokasi Waktu Sumber Belajar

Mengidentifikasi alat dan bahan kearsipan

Mempersiapkan alat dan bahan kearsipan

Alat dan bahan kearsipano Alat-alat arsipo Bahan-bahan arsip

MengamatiMengamati beberapa Alat-alat arsipBahan-bahan arsip

MenanyaMemberikan kesempatan peserta didik menanyakan hal yang berkaitan dengan Alat-alat arsipBahan-bahan arsip

Eksperimen/exploreMenggunakan Alat-alat arsip Bahan-bahan arsip

AsosiasiMenjelaskan Alat-alat arsipBahan-bahan arsip

Komunikasi Mempresentasikan Alat-alat arsipBahan-bahan arsip

TugasMembuat resume tentang alat dan bahan kearsipan

Observasi

Ceklist lembar pengamatan pada saat peserta didik melakukan diskusi kelompok

PortofolioMengumpulkan dan mendokumentasi alat dan bahan kearsipan

Tes

Tes praktik daan tertulis bentuk uraian dan/atau pilihan ganda tentang alat dan bahan kearsipan

1. Drs. Syamsul Anwar, 1999, Kearsipan, Bandung: Titian Ilmu

2. Drs. Basir Barthos, 2012, Manajemen Kearsipan, Jakarta: Bumi Aksara

3. Dra. Gina Madiana, Kearsipan SMK: 1994; Bandung : Armico,

4. Zulkifli Amsyah, manajemen, ,1995, Kearsipan, Jakarta : Gramedia,

5. Modul Sri Endang R, 2009, Mengelola Sistem Kearsipan, Jakarta : Erlangga


B. RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN

Satuan Pendidikan :

Mata Pelajaran : Kejuruan Administrasi Perkantoran

Kelas/Semester : Kelas X / Semester I

Materi Pembelajaran : Mengelola Sistem Kearsipan

Alokasi Waktu : 1 x 45 menit

I. Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

II. Kompetensi Dasar : Menentukan Kebutuhan Peralatan dan Perlengkapan

Kearsipan

III. Indikator

A. Kogntif

1. Produk

a. Mengenal dan mengerti jenis perlengkapan dan alat kearsipan

b. Mengetahui dan memahami fungsi dan kegunaan perlengkapan dan

alat kearsipan

2. Proses

Melaksanakan praktek menentukan kebutuhan alat dan

perlengkapankearsipan secara tepat dan efisien yang meliputi kegiatan:

a. Mengenal

b. Memahami

B. Psikomotor

1. Memahami dan menganalisa perlengkapan dan alat kearsipan

2. Mengidentifikasi alat dan perlengkapan sesuai fungsi dan kegunaan

C. Afektif

1. Mengembangkan perilaku berkarakter meliputi:

a. Teliti

b. Rapi

c. Disiplin

d. Cekatan

2. Keterampilan sosial:

a. Berkomunikasi

b. Bekerjasama

c. Melayani


IV. Tujuan Pembelajaran

A. Kognitif

1. Produk

a. Peserta didik dapat menyebutkan jenis peralatan dan perlengkapan

kearsipan dengan mengerjakan soal sebagaimana pada LP 1:

produk sesuai dengan kunci jawaban.

b. Peserta didik dapat mengidentifikasi peralatan dan perlengkapoan

sesuai dengan fungsi dan kegunaan dengan mengerjakan soal

sebagaimana pada LP 1: produk sesuai dengan kunci jawaban.

2. Proses

Disediakan berbagai macam peralatan dan perlengkapan kearsipan

sehingga siswa dapat mengenal dan mengetahui fungsi dan kegunaan

alat dan bahan yang sesuai dengan rincian tugas kinerja yang

ditentukan di LP 2, proses meliputi: memahami, menganalisa,

mengidentifikasi.

B. Psikomotor

Disediakan alat kearsipan (filling cabinet, rotary, lemari arsip, rak arsip,

map arsip, ordner, stapler, perforator, numerator, kotak/box, alat sortir,

label, tickel file, cardex cabinet, rak/laci kartu, alat peyimpanan khusus)

dan perlengkapan kearsipan (kartu indeks, kartu tunjuk silang, lembar

pinjam arsip, map pengganti, dan buku arsip). Siswa dapat mengenal dan

mengidentifikasi alat dan bahan tersebut sesuai dengan tugas kinerja yang

ditentukan pada LP 3 Psikomotor.

C. Afektif

1. Karakter

Proses belajar mengajar berpusat pada siswa. Memiliki kemajuan dalam

menunjukkan karakter teliti, rapi, disiplin dan cekatan yang sesuai

dengan LP 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter.

2. Kerampilan sosial

Proses belajar mengajar berpusat pada siswa. Memiliki kemajuan

dalam menunjukkan perilaku keterampilan sosial berkomunikasi,

bekerjasama dan melayani yang sesuai dengan LP 5: Keterampilan

sosial


V. Model dan Metode Pembelajaran

Model pembelajaran yang digunakan yakni model pembelajaran kontekstual

(CTL). Sedangkan metode yang digunakan yakni ceramah bervariatif,

pemberian tugas dan diskusi.

VI. Bahan

Lembar kerja 1

VII. Alat dan Media

Alat yang digunakan dalam proses pembelajaran adalah,

Seperangkat alat dan bahan kearsipan

Alat Tulis Kantor (ATK)

LCD

Media yang digunakan dalam proses pembelajran adalah,

Slide tentang gamabr alat dan bahan kearsipan

Slide prosedur penggunaan alat dan bahan kearsipan


VIII. Proses Belajar Mengajar

A. Pendahuluan

Kegiatan

Penilaian oleh Pengamat

1 2 3 4

1. Mengkomunikasikan tujuan pembelajaran produk, proses,

psikomotor, keterampilan sosial dan karakter. Siswa dapat

menjelaskan dan menunjukkan setiap peralatan dan

perlengkapan kearsipan.

Guru meminta siswa menyebutkan apa saja peralatan dan

perlengkapan kearsipan yang mereka ketahui.

2. Guru kemudian memberikan penjelasan tentang jawaban yang

telah dikemukakan siswa tersebut.

B. Inti

Kegiatan


1 2 3 4

Penggalan 1

a. Siswa mengemukakan fungsi dari peralatan dan

perlengkapan yang telah disebutkan.

b. Guru memberikan penjelasan yang lebih rinci kepada siswa

tentang fungsi peralatna dan perlengkapan yang telah

disebutkan siswa sebelumnya.

c. Guru memberikan seperangkat peralatan dan

perlengkapanS kearsipan

d. Siswa berdiskusi tentang fungsi dan keguanaan peralata

dan perlengkapan yang telah diberikan oleh guru.

Penggalan 2

a. Siswa mengerjakan LK 1

b. Guru dan siswa mendiskusikan jawaban dari LK 1 yang


Kegiatan


1 2 3 4

telah dikerjakan oleh siswa

c. Membimbing kelompok berkomunikasi utnuk

menyampaikan pendapat dalam menarik kesimpulan

dengan mengacu pada lembar kerja.

d. Memberikan penghargaan kepada individu atau kelompok

yang berkinerja baik dalam kegiatan belajar mengajar

tersebut.

C. Penutup

Kegiatan


1 2 3 4

Menutup pelajaran dengan memberikan tugas yang

dikerjakan di rumah dan mengucapkan salam.

IX. Sumber Pembelajaran

1. LKS 1 : Pengertian dan fungsi/kegunaan peralatan dan perlengkapan

kearsipan

2. Kunci LKS 1

3. LP 1 : Produk

4. LP 2 : Proses

5. LP 3 : Psikomotor

6. LP 4 : Pengamatan Perilaku Berkarakter

7. LP 5 : Pengamatan Keteampilan Sosial

8. Tabel Spesifikasi Penilaian

9. Silabus

10. Modul

11. Media Slide Power Point

X. Daftar Pustaka


Modul Sri Endang R, 2009, Mengelola Sistem Kearsipan, Jakarta : Erlangga

Nama/Kelompok :

Kelas :

Tanggal :

Lembar Kerja Siswa

Sistem Penyimpanan Arsip

Tujuan:

1. Dapat memahami pengertian masing-masing peralatan dan perlengkapan kearsipan

2. Dapat mengetahui fungsi dan kegunaan peralatan dan perlengkapan kearsipan

Langkah-Langkah:

1. Menjelaskan pengertian setiap peralatan dan perlengkapan kearsipan menggunakan

bahasa siswa sendiri.

2. Untuk pendalaman konsep, siswa diminta menjelaskan fungsi atau kegunaan peralatan

dan perlengkapan kearsipan dengan menggunakan bahasanya sendiri.

Analisis

1. Menurut anda apa saja yang termasuk dalam alat kearsipan?

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

2. Menurutt anda apa saja yang termasuk dalam perlengkapan kearsipan?

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

3. Termasuk dalam apakah stapler itu? Dan apa perbedaan stapler dan staples?

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................


Kunci Jawaban LKS 1

1. Menurut anda apa saja yang termasuk dalam alat kearsipan?

Yang termasuk dalam perlengkapan kearsipan adalah kartu indeks, kartu tunjuk

silang, lembar pinjam arsip (out slip), map pengganti (out folder), dan buku arsip.

2. Menurutt anda apa saja yang termasuk dalam perlengkapan kearsipan?

Yang temasuk dalam alat kearsipan adalah filling cabinet, lemari arsip, rak arsip,

map arsip, guide, ordner, stapler, perforator, numerator, kotak/box, label, cabinet

cardex (card index), rak/laci kartu dan alat penyimpanan khusus.

3. Termasuk dalam apakah stapler itu? Dan apa perbedaan stapler dan staples?

Stapler termasuk dalam perlengkapan kearsipan. Perbedaan stapler dan staples,

stapler merupakan alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas dan

digerakkan dengan menggunakan tenaga manusia. Sedangkan staples adalah isi

daari stapler itu sendiri.


Nama :

NIS :

Tanggal :

LEMBAR PENILAIAN (LP) 1 : Produk 1a

1. Jelaskan apa saja yang termasuk dalam perlengkapan kearsipan!

2. Jelaskan apa yang dimaksud dengan perforator!

LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: Produk 1b

1. Jelaskan fungsi dari peralatan kearsipan!

2. Jelaskan fungsi atau kegunaan dari guide!


Kunci LP 1 : Produk Ia

1. Yang temasuk dalam alat kearsipan adalah filling cabinet, lemari arsip, rak arsip, map

arsip, guide, ordner, stapler, perforator, numerator, kotak/box, label, cabinet cardex

(card index), rak/laci kartu dan alat penyimpanan khusus.

2. Perforator adalah alat untuk melubangi kertas atau kartu dan digerakkan dengan

tenaga manusia yang terbuat dari logam.

Kunci LP 1 : Produk Ib

1. Fungsi dari peralatan kearsipan antara lain:

Sebagai sarana penyimpanan arsip

Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah

pekerjaan di bidang kearsipan.

Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.

2. Fungsi atau kegunaan dari guide adalah sebagai petunjuk dan atau sekat/pemisah

dalam penyimpanan arsip.


LEMBAR PENILAIAN 2 : PROSES

Disediakan berbagai macam alat dan bahan kearsipan sehingga siswa dapat mengenal dan

mengetahui fungsi dan kegunaan peralatan dan perlengkapan kearsipan.

Prosedur:

1. Siapkan seperangkat peralatan perlengkapan kearsipan

2. Berikan siswa tugas secara berkelompok untuk menentukan fungsi dan kegunaan dari

peralatan dan perlengkapan kearsipan tersebut.

3. Siwa melakukan kinerja secara kondusif secara berkelompok

4. Penetuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja yang telah dibuat

5. Berikan format asesmen kinerja kepada siswa sebelum dilakukan

6. Siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format

tersebut

Format Asesmen Kinerja Proses

No Rincian Tugas Kinerja

Skor

Maksimu

m

Skor Asesmen

Oleh siswa sendiri Oleh guru

1. Persiapan:- Kemampuan menjelaskan

pengertian peralatan kearsipan- Kemampuan menjelaskan

pengertian perlengkapan kearsipan

10

10

2 Peralatan Kearsipan:- Mengidentifikasi jenis peralatan

arsip- Menjelaskan fungsi dan

kegunaan tiap peralatan arsip

20

20

3. Perlengkapan Kearsipan:- Mengidentifikasi jenis

perlengkapan arsip- Menjelaskan fungsi dan

kegunaan tiap perlengkapan arsip

20

20


Jumlah 100

Malang, 2014

Siswa Guru

(........................................) (...............................................)


LEMBAR PENILAIAN 3 : PSIKOMOTOR

Prosedur:

1. Disediakan seperangkat peralatan dan eprlengkapan kearsipan

2. Siswa diberikan tugas secara berkelompok untuk menjelaskan fungsi/kegunaan

dan mencoba menggunakan peralaan dan perlengkapan kearsipan tersebut

3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja yang telah

dibuat

4. Berikan format tersebut kepada siswa sebelum asesmen dilakukan

5. Siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format

tersebut

Lembar Asesmen Kinerja Psikomotor

No Rincian Tugas Kinerja Skor Maksimum

Skor AsesmenOleh siswa

sendiri Oleh guru

1 Memilah apa saja yang temasuk dalam peralatan dan perlengkapan arsip

25

2. Mengidentifikasikan kemampuan kerjasama dalam kelompok 20

3 Mengidentifikasi fungsi dan kegunaan dari setiap peralatan dan perlengkapan arsip

25

4 Mengoperasikan peralatan dan perlengkpam arsip dengan benar 30

J u m l a h 100

Malang, 2014

Siswa Guru

(........................................) (...............................................)


LEMBAR PENILAIAN 4: FORMAT PENGAMATAN PERILAKU BERKARAKTER

Nama siswa :

Kelas :

Tanggal :

Petunjuk:

Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, berilah penilaian atas perilaku berkarakter siswa

menggunakan skala berikut ini;

A : Sangat baik

B : Memuaskan

C : Menunjukkan kemampuan

D : Memerlukan perbaikan

Format Pengamatan Perilaku Berkarakter

No Rincian Tugas Kinerja (RTK)

Memerlukan perbaikan

(D)

Menunjukkan kemajuan (C)

Memuaskan (B)

Sangat baik (A)

1 Teliti2 Rapi4 Disiplin5 Cekatan

Malang, 2014 Pengamat


(...........................................)

LEMBAR PENILAIAN 5: FORMAT PENGAMATAN KETERAMPILAN SOSIAL

Nama Siswa :

Kelas :

Tanggal :

Petunjuk:

Untuk setiap keterampilan sosial berikut ini, berilah penilaian atas keterampilan sosial siswa tersebut dengan menggunakan skala berikut ini:

A : Ssangat baik

B : Memuaskan

C : Menunjukkan kemajuan

D : Memerlukan perbaikan

Format Pengamatan Keterampilan Sosial

NoRincian Tugas Kinerja (RTK)

Memerlukan perbaikan

(D)

Menunjukkan kemajuan

(C)

Memuaskan (B)

Sangat baik (A)

1 Berkomunikasi

2 Bekerjasama

3 Melayani

Malang, 2014 Pengamat


( )

Materi Ajar

Kearsipan Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang

kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahun-tahun) karena

dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan

sebagainya.

Fungsi peralatan kearsipan antara lain:

1. Sebagai sarana penyimpanan arsip

2. Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan

dibidang kearsipan

3. Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama

Jenis-jenis Peralatan

Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yng digunakan dalam bidang kearsipan.

Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahun-tahun) karena dibuat

dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, alumunium, besi, plastik, dsb.

Macam-macam peralatan kearsipan antara lain:

1. Filling Cabinet

yaitu lemari arsip yang terdiri dari laci,

antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak di

gunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci

dapat menampung kurang lebih 5.000

lembar arsip ukuran surat yang di susun

berdiri tegak lurus (vertikal) berderet

kebelakang. Filling Cabinet berguna untuk

menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif. Sebelum arsip di simpan ke

laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut di masukan ke dalam folder atau folder


http://dian4nggraeni.files.wordpress.com/2013/05/cab.jpg

gantung (hanging folder). penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat,

karena di perlukan ruang longgar untuk memudahkan dalam memasukan dan

mengeluarkan arsip ke dan dari laci. Penyimpanan arsip yang terlalu padat di samping

membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di

dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari 4.000

surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar . Dalam laci filling

cabinet di lengkapi dengan sepasang gawang yang di pasang di kiri dan kanan bagian

atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk

menyangkut hanging folder. Filling cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam,

tetapi yang paling banyak adalah dari logam, karena lebih kuat.

2. Rotary

Yaitu semacam filling cabinet tetapi

penyimpanan arsip dilakukan secara berputar.

Alat ini dapat digunakan secara berputar

sehingga dalam penempatan dan penemuan

kembali arsip tidak banyak memakan tenaga.

Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti

logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini

secara lateral.

3. Lemari Arsip

Adalah lemari tempat menyimpan arsip

dalam berbagai bentuk arsip. Lemari ini

dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang

di lengkapi dengan daun pintu yang

menggunakan engsel, pintu dorong, atau

menggunakan kaca. Penyusunan arsip dapat di lakukan dengan cara berdiri

menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan kedalam ordner

atau dengan cara di tumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip di

masukkan ke map.

4. Rak Arsip


Adalah lemari tanpa pintu tempat

menyimpan arsip yang di susun secara

lateral (menyamping). Arsip-arsip yang

akan disimpan di rak terlebih dahulu

dimasukan ke dalam ordner atau kotak

arsip. Ordner atau kotak arsip

ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip,

yang ada di dalam nya. Rak arsip dapat di buat dari kayu atau besi.

5. Map Arsip

Adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas

tebal atau plastik yang digunakan untuk

menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang

disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50

lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai

disimpan terlalu banyak sehingga map sulit

ditutup. Map arsip ada beberapa macam, antara

lain sebagai berikut.

a. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun pentup pada setiap sisinya. Daun

penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak

jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang

sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau

diikat dengan menggunakan tali.

b. Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini

tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada

didalamnya menggunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umumnya yang

bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang

ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan

menggunakan perforator.


http://dian4nggraeni.files.wordpress.com/2013/05/rak-arsip.jpg

c. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa

lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map

ini funginya untukmenyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke

dalam kotak arsip secra vertikal. Map ini mempunyai tab (bagian yang

menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang

ada di dalam folder tersebut.

d. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi

penggantung inidipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. Hanging

folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada

di dalamnya.

6. Guide

Lembaran kertas tebal atau karton yang

digunakan sebagai penunjuk dan atau

sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide

terdiri dari dua bagian, yaitu sebagai berikut :

a. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk

menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau index

(pengelompokan) arsip.

b. Badan Guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakang nya.

Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing

cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner

atau map snelhecter. Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan

dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas

ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai dengan ukuran arsip yang

di simpan, tetapi jika arsip ukuran nya kecil maka guide juga kecil.

Posisi tab guide dapat di atur penempatan nya, yaitu sebagai berikut:

a. Guide pertama, yaitu Tab Guide terletak pada posisis atas sebelah kiri,

untuk menuliskan kelompok utama ( main subject ).

b. Guide kedua, yaitu Tab Guide terletak pada posisi atas bagian tengah,

untuk menuliskan kelompok sekunder ( sub subject ).


http://dian4nggraeni.files.wordpress.com/2013/05/tab-guide.jpg

c. Guide ketiga, yaitu Tab Guide terletak pada posisi atas sebelah kanan,

untuk menuliskan kelompok tersier ( sub sub subject ) atau untuk yang

lebih kusus lagi.

7. Ordner

Adalah map besar dengan ukuran

punggung sekitar 5 cm yang

didalam nya terdapat besi

penjepit. Arsip yang akan di

simpan didalam ordner terlebih

dahulu di lubangi dengan

menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebak sehingga

cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner

dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip surat.

8. Stapler

Adalah alat yang digunakan untuk

menyatukan sejumlah kertas. Stapler

digerakkan dengan menggunakan tenaga

manusia. Cara kerja dan komponennya

mekanik, sserta baru berfungsi apabila

diisi dengan staples. Stapler dan staples

terbuat dari bahan logam yang cukup kuat. Jangan memasukkan isi staples

melebihi kemampuannya, supaya daya lentur per tetap kuat. Jika terjadi

kemacetan dibagian mulut, uasahakan tidak memukul-mukulkan stapler. Stapler

sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasal dari

suara yang dikeluarkan alat ini, seperti jekrekan, jepretan, dan cekrekan. Menurut

kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi :

a. Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel

maksimum 10 lembar kertas.

b. Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel

10-20 lembar kertas.

c. Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel

lebih dari 20 lembar kertas.

9. Perforator


http://dian4nggraeni.files.wordpress.com/2013/05/ordner1.jpg

Adalah alat untuk melubangi

kertas/kartu. perforator dibedakan

antara lain sebagai berikut:

a. Perforator dengan satu pelubang, digunakan

untuk melubangi kartu perpustakaan, papan

nama, plastik, dan lain-lain.

b. Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan

disimpan dalam map snelhecter atau ordner

c. Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang

akan dimasukkan ke dalam ordner.

Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya

mekanis. Perforator mebuat lubang dengan diameter 5mm. Perforator terbut dari

logam. Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut:

a. Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar. Lembar

paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi

kertas diratakan.

b. Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas

menyentuh batas tepi perforator.

c. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas

berlubang.

10. Numerator

Adalah alat unuk membubuhkan nomor pada

lembaran dokumen. Menurut bentuk dan

ukurannya, numerator dibedakan sebagi berikut:

a. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran

angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.

b. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran

angkanya lebih besar dan terdir lebih dari 6 digit.

Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja

dan komponennya mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat

angka secaraa otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan,


http://dian4nggraeni.files.wordpress.com/2013/05/perforator.jpg

http://dian4nggraeni.files.wordpress.com/2013/05/num.jpg

numerator harus disimpan di tempat tertutup dan kering. Adapun cara kerja

numerator sebagai berikut:

a. Beri tinta pada bantalan huruf.

b. Atur nomor awal.

c. Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator.

11. Kotak/Box

Adalah kotak yang digunakan untuk

menyimpan arsip yang bersifat

inaktif.Biasanya terbuat dari karton yang

tebal.Arsip yang disimpan di dalam kotak

terlebih dahulu disimpan ke dalam

folder.Selanjutnya kotak ini akan

ditempatkan pada rak arsip(lateral berderet

ke samping).

12. Alat Sortir

Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk

memisahkan surat atau warkat yang diterima,

diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam

folder masing-masing. Alat sortir mempunyai

beragam bentuk dan bahan. Ada yang berbentuk

rak, kotak, bertingkat, dsb. Alat sortir ini terbuat

dari berbagai bahan misalnya logam, kayu,

plastik atau karton.

13. Label

Adalah alat yang digunakan

untuk memberi judul pada

map /folder yang biasanya

diletakan pada tab dari


http://dian4nggraeni.files.wordpress.com/2013/05/archive_box.jpg

http://dian4nggraeni.files.wordpress.com/2013/05/label.jpg

sebuah folder/guide.Label terbuat dari bahan kertas dengan berbagai ukuran dan

mempunyai perekat pada bagian belakang,sehingga tidak perlu diberi lem lagi

ketika ingin menempelkan label pada tempat yang di inginkan.

14. Tickler File

Tickler file adalah alat semacam

kotak yang terbuat dari kayu atau

besi baja untuk menyimpan arsip

berbentuk kartu atau lembaran

yang berukuran kecil, seperti

lembar pinjam arsip, atau kartu-

kartu lain yang mempunyai jatuh

tempo. Namun demikian, tickler file bisa saja digunakan untuk menyimpan kartu

namaatau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi dengan

guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas

arsip.

15. Cardex (Card Index) Cabinet

Adalah alat yang

digunakan untuk

menyimpan kartu index

dengan menggunakan

laci-laci yang dapat ditari

keluar memanjang.Di

dalam Cardex terdapat

smacam kantung plastik tempat menyimpan kartu index .Alat ini terbuat dari

bahan besi baja.

16. Rak/Laci Kartu

Adalah laci-laci yang disusun secara

teratur dalam rak,untuk menyimpan

kartu-kartu ukuran kecil yang disusun


http://dian4nggraeni.files.wordpress.com/2013/05/card.jpg

http://dian4nggraeni.files.wordpress.com/2013/05/kayu.jpg

secara vertikal.Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat di sesuaikan

dengan kebutuhan.

17. Alat Penyimpanan Khusus

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk yang

khusus seperti flasdisk, CD(Compact Disk),kaset,dan sebagainya.Alat ini mempunyai

beragam bentuk dan desain,karena sangat tergantung dari perkembangan kemajuan

teknologi.Sebelum ada flasdisk ,untuk menyimpan data elektronik digunakan

discat.Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik. Alat-alat tersebut diatas sangat

memungkinkan untuk mengalami perkembangan,desain maupun jenisnya,karena

mengikuti perkembangan teknologi yang juga semakin berkembang.

Jenis-jenis Perlengkapan Kearsipan

Bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan biasanya

merupakan bahan yang penggunaannya relatif singkat.

Beberapa perlengkapan kearsipan sebagai berikut:

1. Kartu Index

Adalah kartu yang berisi

identitas suatu arsip/warkat yang

disimpan ,gunanya sebagai alat

bantu untuk menemukan arsip.


Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm. Kartu indeks

mencatat informasi tentang:

a. Judul/nama surat.

b. Nomor surat

c. Hal surat

d. Tanggal surat,

e. Kode surat,

f. Kode kartu indeks

Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan system

penyimpanan subjek,tanggal,wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak digunakan

jika asrip/dokumen dengan menggunakan system abjad. Hal ini disebabkan kartu

indeks dibuat untuk membantu menemukan arsip apabila petugas atau si

peminjam lupa tentang judul/caption/kode dari surat yang akan dipinjam.

Seseorang biasanya lebih mudah mengingat nama orang/perusahaan.Oleh karena

itu,kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga

susunannya diurutkan secara lafabetis. Misalkan suatu arsip disimpan dengan

menggunakan system masalah/subjek. Sebelum arsip tersebut disimpan ,terlebih

dahulu dibuat kartu indeks. Untuk mencari ditempat penyimpanan,tetapi jika

tidak mengetahui (tidak ingat), maka sebelum mencari surat di tempat

penyimanannya,terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci kardex untuk

mengetahui lokasi penyimpanan arsip tersebut.

2. Kartu Tunjuk Silang

Salah satu cara

yang dapat

digunakan untuk

membantu

menemukan arsip

selain kartu indeks

adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang. Kartu tunjuk silang adalah suatu

petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk


menunjukkan tempat (map) dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat

yang ditunjukkan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5cm x

7,5cm. Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk disilangnya,tetapi hanya arsip

tertentu saja yang memang benar-benar perlu dibuatkan kartu tunjuk silangnya.

Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban

kerja,waktu dan peralatan. Disamping itu, penggunaan kartu tunjuk silang yang

berlebihan justru menambah keruwetan penyimpanan. Beberapa criteria dari suatu

arsip yang peru dibuatkan kartu tunjuk silangnya antara lain sebagai berikut :

a.Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/captiom/nama.

Contoh : • Abdurrahman Wahid sering dipanggil dengan nama Gus Dur. Kedua

nama tersebut sama-sama popular, maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya.

b. Jika surat/arsip yang disimpan pada filling cabinet mempunyai lampiran

dokumen lain yang ukurannya besar dan tidak memungkinkan untuk disimpan

pada laci filling cabinet misalnya berupa peta, gambar, maka hal demikian dapat

dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Penyimpanan kartu tunjuk silang dapat

dilakukan dengan 2 cara, antara lain sebagai berikut:

a. Disimpan dengan menggunakan tempat tersendiri seperti kotak, disusun secara

alfabetis. Hal ini dilakukan jika kartu tunjuk silang jumlahnya banyak.

b. Disimpan dibagian paling belakang laci filiing cabinet, dibelakang guide PS

(Petunjuk Silang). Ini dilakukan jika kartu tunjuk silangnya sedikit.

3. Lembar Pinjam Arsip

Adalah lembaran/formulir yang

digunakan untuk mencatat

setiap peminjaman arsip.

Adapun kegunaan dari lembar

pinjam arsip, antara lain

sebagai berikut :


a. Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip.

b. Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu

pengembalian arsip yang dipinjam.

c. Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam.

d. Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak

dikembalikan.

e. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.

Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut:

a. Lembar ke-1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang

dipinjam, sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam.

b. Lembar ke-2 untuk peminjaman arsip sebagai bukti peminjaman.

c. Lembar ke-3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file

sebagai bahan ingatan.

4. Map Penggannti

Jika surat yang dipinjam tidak

hanya satu surat , tetapi satu map

yang berisikan seluruh surat-surat ,

maka perlu dibuat satu map

penggati (out folder) dan

menempatkannnya ditempat map yang dipinjam.

5. Buku Arsip

Buku yang digunakan untuk mencatat

penyimpanan arsip.


Documents

kel11sistemkearsipanoffgg.files.wordpress.com · Web viewPERANGKAT RPP SMK MENENTUKAN KEBUTUHAN PERALATAN DAN PERLENGKAPAN KEARSIPAN