KOLEGIUM MAHASISWA BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA …bemfk.ub.ac.id/wp-content/uploads/2016/06/SOP-INFOKOM-2017-PU… · Infokom BEM merupakan salah satu kementerian yang berada di bawah

KOLEGIUM MAHASISWA BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA Jl. Veteran Malang 65145

Telp. (0341) 569117, 567192 - Fax. (0341) 564755, Email: [email protected]

Religius, Moralis, Intelek, Profesional

SOP PUBLIKASI DAN KOMUNIKASI

KOLEGIUM FKUB 2017

KEMENTERIAN INFORMASI DAN KOMUNIKASI

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG

2017





SOP PUBLIKASI DAN KOMUNIKASI

KOLEGIUM FKUB 2016

Mukadimah

Di masa modern ini sudah tidak diragukan lagi bahwa informasi merupakan salah satu hal yang sangat penting dalam menunjang berbagai aspek kehidupan.

Derasnya arus informasi dan komunikasi pada kolegium FKUB merupakan satu bukti nyata keaktifan dari kegiatan kemahasiswaan di FKUB. Namun sangat

disayangkan karena belum adanya sistematisisasi dan sinergisasi dari penyebaran informasi dan komunikasi di FKUB. Hal ini mengakibatkan terjadinya

mispublication, double publication maupun masalah-masalah lainya yang mungkin muncul dalam persebaran informasi, komunikasi dan publikasi kolegium FKUB.

Jika ditinjau dari segi media yang digunakan, saat ini masih banyak ditemui penggunaan media publikasi yang tidak rapi sehingga menurunkan estetika dari FKUB.

Berlandaskan berbagai hal tersebut, maka diperlukan Standard Operating Procedure yang mampu digunakan sebagai acuan dalam persebaran informasi, komunikasi

dan publikasi kolegium FKUB yang meliputi seluruh kebutuhan diatas.

Aturan Mengenai Hak dan Kewajiban Infokom BEM dengan Infokom LSO dan BK

Definisi:

Infokom BEM merupakan salah satu kementerian yang berada di bawah pengawasan Menteri Koordinasi Eksternal BEM FKUB





Infokom LSO dan BK merupakan departemen dalam LSO maupun BK yang memegang fungsi publikasi dan bertanggung jawab atas jalannya informasi dan

komunikasi dalam ranah LSO maupun BK. Masing-masing boleh bernama selain infokom asal masih memegang fungsi yang telah dijelaskan sebelumnya.

Kewajiban Infokom BEM

Membuat tata aturan sistem penyebaran informasi yang teratur, efektif dan efisien

Membuat tata aturan sistem monitoring dan evaluasi terkait penyebaran informasi

Mensosialisasikan segala macam informasi terkait pengaturan penyebaran dan manajemen informasi kepada Infokom Lembaga Terkait (LSO dan/atau BK)

Menyediakan dan/atau memfasilitasi media penyebaran informasi guna mencerdaskan kolegium dengan basis kebutuhan

Membina hubungan profesional dengan Infokom Lembaga terkait (LSO dan/atau BK) dan mencerdaskan kemampuan manajemen informasi

Hak Infokom BEM

Menyebarluaskan informasi yang berupa akademik global maupun non akademik yang terkait dengan kegiatan kemahasiswaan yang dibutuhkan seluruh

mahasiswa, yaitu berupa jadwal kuliah dan pengumuman akademik lainnya

Menyebarluaskan informasi yang terkait dengan kegiatan BEM FKUB

Menyebarluaskan informasi yang merupakan permintaan langsung dari dekanat melalui media yang seefektif mungkin

Mempertimbangkan pemberian legalisasi publikasi sesuai SOP publikasi informasi komunikasi kolegium FKUB

Memberikan sanksi kepada pelanggar aturan yang sudah tercantum dalam SOP publikasi informasi komunikasi kolegium FKUB





Menjadi pihak administrator akun LSO dan BK jika diperlukan agar dalam SOP publikasi informasi komunikasi kolegium FKUB dapat berjalan

Kewajiban Infokom LSO dan BK

Mensosialisasikan dan memberikan arahan SOP publikasi informasi komunikasi kepada PDDM maupun sie yang memegang fungsi publikasi

Membantu Infokom BEM dalam fungsi kontroling dan regulasi publikasi yang ada pada sie PDDM atau sie yang memegang fungsi publikasi pada kepanitiaan

yang dibawahi lembaga tersebut

Hak Infokom LSO dan BK

Menyebarluaskan informasi terkait dengan kelembagaannya masing-masing, baik merupakan informasi kegiatan kemahasiswaan maupun prestasi

pencapaiannya

Apabila LSO maupun BK berperan aktif dalam pencapaian prestasi yang penyebarluasannya merupakan permintaan langsung dari dekanat kepada infokom,

maka LSO atau BK berhak mendapatkan kompensasi pencantuman logo dan tagline pada x-banner dan spanduk tersebut.





Regulasi Publikasi

Bentuk Media Publikasi

1. Poster

2. Pamflet

3. Leaflet/selebaran

4. Spanduk

5. x-Banner

6. Website kolegium

7. Website / Blog Mandiri

8. Facebook

9. Twitter

10. Line@

11. Papan / Mading per Lembaga baik 2 dimensi maupun 3 dimensi





Tagline FKUB

Kolegium FKUB, “ Creating Altruistic Leader ”

Alur Publikasi bentuk 1, 2 dan 3

Berikut merupakan alur yang harus dipatuhi baik oleh PDDM kegiatan maupun yang memegang fungsi infokom dalam lembaga saat pelaksanaan publikasi

menggunakan media publikasi 1 dan 2.





Regulasi

Publikasi dalam bentuk poster, pamflet dan leaflet

Setiap publikasi dalam bentuk ini wajib distempel publikasi resmi terlebih dahulu, kecuali leaflet yang publikasinya disebarkan.

Jika mengunakan metode penempelan, maka penempelan harus pada “PAPAN PUBLIKASI RESMI” yang sudah ada regulasinya





Publikasi event harus dilepas maksimal 3 hari setelah acara berakhir oleh penyelenggara acara; sehingga hal ini bisa disosialisasikan sebagai jobdesk

dari PDDM selain menempel juga harus mencabut publikasi

Publikasi yang bukan berupa event (misal: susunan kepengurusan, isu dll) harus dilepas maksimal 2 minggu setelah pemasangan oleh

lembaga/departemen yang bersangkutan, kecuali telah dibicarakan terlebih dahulu dan mendapat persetujuan langsung dari menteri infokom

Khusus bentuk poster yang akan ditaruh pada GPP lantai 1 harus berukuran F4

Alur Publikasi bentuk 4 dan 5


menggunakan media publikasi 4.

Media Publikasi Ready

mengisi form onlinebit.ly/stempelbem

Hubungi PJ Harian Infokom

Penempelan stiker publikasi

resmi yang terstempel

Pemasangan publikasi oleh

peminta

Pemberesan publikasi oleh

pemasang





Regulasi Publikasi dalam bentuk 4-5

Setiap publikasi dalam bentuk ini wajib mendapatkan stiker publikasi resmi yang telah terstempel oleh infokom BEM FKUB terlebih dahulu

Demi kerapian kolegium, publikasi event harus dibereskan maksimal 3 hari setelah acara berakhir oleh penyelenggara acara

Publikasi yang bukan berupa event (misal: susunan kepengurusan, isu dll) harus dibereskan maksimal 2 minggu setelah pemasangan oleh

lembaga/departemen yang bersangkutan, kecuali telah dibicarakan terlebih dahulu dan mendapat persetujuan langsung dari menteri infokom

Spanduk dapat dipasang di tempat resmi yang telah disediakan, yaitu area parkiran FKUB (selatan gedung faal, utara dan timur lab anatomi).

Alur Publikasi bentuk 6


menggunakan media publikasi 5.





Regulasi Publikasi bentuk 7

Publikasi informasi lewat website / blog mandiri diperbolehkan untuk menjaga kebebasan berinformasi masing-masing LSO dan BK dengan dibawah pengawasan

kementerian Infokom BEM FKUB.

Alur Publikasi Bentuk 8

Berikut alur penyebaran informasi melalui Line@ BEM FKUB

Informasi yang ingin dimasukkan ke web

Menghubungi Menteri /

Wamenteri Infokom

Kirim ke email infokom setelah konfirmasi dengan

Infokom BEM.

Informasi masuk ke dalam website





Catatan :

- Lainnya* dapat berupa acara luar FK yang berkolaborasi dengan BEM / acara LSO/BK/DPM yang besar dan berdampak nasional atau internasiona /

jarkoman yang diizinkan oleh Menteri Infokom BEM FKUB

- Facebook dan twitter*, akan dipublikasikan jika acara tersebut penting dan berhubungan dengan BEM FKUB

Alur Publikasi Bentuk 9

Berikut alur penyebaran informasi melalui Instagram BEM FKUB untuk informasi yang disertai gambar atau video. Informasi yang tidak disertai gambar akan

diposting di Instagram BEM FKUB dengan disertai gambar standard informasi.





Regulasi Publikasi Bentuk 10

Setiap LSO / BK berhak membuat mading 3D jika memang dibutuhkan untuk menyalurkan informasi kepada public. Dengan catatan harus berkonsultasi dan

disupervisi oleh INFOKOM BEM mulai dari pengonsepan awal dan saat pelaksanaan. Isi dari publikasi bentuk Mading Mandiri bebas sesuai kebutuhan LSO / BK

tersebut. Untuk konsultasi lebih lanjut bisa menghubungi Menteri INFOKOM atau PJ Publikasi Informasi INFOKOM BEM terkait konsep, letak dan jenis

publikasinya.

Peminta mengirim pesan kepada Line@ BEM FKUB

Peminta meminta posting di instagram

PJ Publikasi memeriksa

pesan

Pesan beserta gambar akan diposting di

instagram





LINE Official LSO/BK

Setiap LSO dan BK diperbolehkan untuk memiliki akun resmi LINE untuk menjaga kebebasan media penyebaran informasi dengan dibawah pengawasan

Kementerian Infokom BEM FKUB.

Penyebaran informasi kegiatan lembaga menjadi tanggung jawab masing-masing LSO dan BK.

Digunakan untuk menyebarluaskan informasi terkait dengan kegiatan masing-masing LSO dan BK.

Informasi yang disebarkan harus mengikuti aturan dasar, yakni tidak mengandung Rokok, SARA, Pornografi, Politik, dan Terorisme/Gerakan Terlarang.

Proker suatu lembaga yang dirasa besar dan berdampak diperbolehkan untuk memiliki akun resmi sendiri dengan izin dari kepala divisi LSO/BK terkait dan

Menteri Infokom BEM FKUB.

Line Official BEM-DPM FKUB

Akun resmi LINE BEM-DPM FKUB digunakan sebagai media penyebarluasan informasi yang terkait dengan kegiatan kolegium.

Akun resmi LINE BEM-DPM FKUB digunakan untuk menyebarluaskan informasi kolegium yang berkaitan dengan:

− Kegiatan Internal

− Kegiatan Eksternal (kegiatan luar kampus)

− Kegiatan Nasional

− Kegiatan Internasional

− Advokasi (khusus DPM)





Regulasi LINE Official BEM/DPM/LSO/BK

Line BEM, DPM, LSO, atau BK diperbolehkan aktif/chat 1 on 1 dari pukul 06.00 WIB hingga pukul 21.00 WIB.

Line BEM, DPM, LSO, atau BK HARUS dalam keadaan auto reply dari pukul 21.00 WIB hingga pukul 06.00 WIB di hari berikutnya. Tetapi pihak yang

bersangkutan diperbolehkan mengaplikasikan keadaan auto reply selama 24 jam bila diinginkan.

Publikasi dilakukan dari pukul 06.00 WIB hingga pukul 21.00 WIB, kecuali untuk informasi yang sangat penting dan mendesak.

Setiap orang yang melakukan spamming terhadap line official lebih dari 3 (TIGA) kali, terhitung dari setiap balon pesan yang dikirimkan, HARUS diblokir.

Yang termasuk spamming adalah pesan berisi Rokok, SARA, Pornografi, Politik, Terorisme, Gerakan Terlarang, gangguan yang secara subjektif dianggap

mengganggu, serta tekanan/serangan emosional.

Sanksi Pelanggar Aturan Publikasi Media Cetak :

Segala bentuk pelanggaran yang tidak sesuai dengan aturan dalam SOP Publikasi akan dicabut tanpa pemberitahuan.

Sanksi Pelanggar Aturan Publikasi Media Poster Online :

Setiap LSO / BK wajib untuk mengikuti standar poster desain visual dan publikasi yang telah ditetapkan. Bila melanggar akan dikenakan sanksi yang sudah ditetapkan.

Setiap LSO / BK akan diberi peringatan sebanyak 2 kali melaui akun official line LSO/BK atau ketua LSO/BK atau ketua infokom terkait. LSO/BK berhak melakukan

klarifikasi dan membuat kesepakatan dengan Menteri/Wamenteri INFOKOM BEM FKUB dalam surat perjanjian. Jika setelah peringatan 2 kali tidak melakukan

klarifikasi maka bukti publikasi yang telah dilanggar akan dijadikan bukti publikasi kegiatan LPJ LSO/BK terkait dianggap tidak sah.





Larangan untuk publikasi :

1. Publikasi yang mengandung unsur Rokok

2. Publikasi yang mengandung unsur SARA

3. Publikasi yang mengandung unsur Pornografi

4. Publikasi yang mengandung unsur Politik

5. Publikasi yang mengandung unsur Terorisme atau Gerakan Terlarang

Papan publikasi resmi :

Papan publikasi resmi dapat digunakan untuk publikasi kegiatan yang telah terstempel oleh Kementerian Infokom BEM FKUB

Papan publikasi resmi untuk OMEK, menggunakan papan pengumuman nomer 1.

List Papan Publikasi Resmi :

1. Mading di sebelah Gedung Faal

2. Mading Grima FKUB

3. Mading Gedung Faal lantai 1

4. Mading Gedung Faal lantai 3

5. Mading GPP lantai 1 (digunakan bersama Akademik FKUB)

6. Mading GPP lantai 4





7. Mading Gedung Biomedik

8. Mading Perpustakaan lantai 3

9. Mading Perpustakaan lantai 4

10. Mading Gedung Kebidanan

Tempat pemasangan banner :

1. Depan pos satpam GPP (samping kanan dan kiri jalan)

2. Depan Gedung Graha Medika

3. Sekitar lapangan parkir Faal

Tempat pemasangan banner di samping gedung GPP khusus untuk fakultas dan dilarang untuk kegiatan mahasiswa. X banner dapat diletakkan dimanapun selama

tidak menghalangi jalan dan sudah mengikuti alur yang ditentukan.

Job Description Tambahan untuk PDDM

1. Tiap PDDM atau yang memegang fungsi serupa wajib mematuhi isi SOP ini.

2. Tiap PDDM bertanggung jawab atas seluruh media publikasi yang dihandlenya, baik pemasangan maupun pelepasannya.

SOP Publikasi Revisi 21/02/2017





Kementerian Infokom BEM FKUB 2017:

No. Nama Lengkap Jabatan NIM Jurusan/Angkatan No. HP

1 Yunita Dyatmika Menteri 155070300111008 PSIG/2015 085755281444/085755454301

2 James Putra Wiranata Wakil Menteri 155070107111037 PS.Ked/2015 081288899945/081285975888

3 afifah lailatul maghfiroh Staff Ahli 155070300111025 PSIG/2015 085755393455

4 I'id Wahidatul Karomiyah Staff 165070501111018 PSF/2016 082244751201

5 farida dwi agus

setyaningrum

Staff 155070300111009 PSIG/2016 081357948379/089685105037

6 Rizza Dwi Intan Pratiwi Staff 165070301111036 PSIG/2016 089652396423

7 Millah Shofiah Staff 165070101111013 PS. Ked/2016 081559643700

8 Rebecca putri prathama bagiarsa

Staff 155070107111026 PS. Ked/2015

081357001258/087854623792

9 Tito Sanjaya Staff 165070107111061 PS. Ked/2016 085954437025





Penanggung Jawab dan admin :

PJ Harian Stempel

Senin : Rebecca putri prathama bagiarsa

Selasa : Rizza Dwi Intan Pratiwi

Rabu : Millah Shofiah

Kamis : farida dwi agus setyaningrum

Jumat : Tito Sanjaya

Fast Respond : I'id Wahidatul Karomiyah

Documents

KOLEGIUM MAHASISWA BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA …bemfk.ub.ac.id/wp-content/uploads/2016/06/SOP-INFOKOM-2017-PU… · Infokom BEM merupakan salah satu kementerian yang berada di bawah