WHITE PAPER | SÄKERSTÄLLD RENHET | KONTINUERLIG

SAMMANFATTNING

För rena rum och kontrollerade mil-jöer inom Life Science-företag krävs högeffektiv rengöring och städning för att uppfylla kraven. För den här ty-pen av lokaler krävs specialisttjänster och dokumenterad erfarenhet och utbildning.

PIMA har en egen yrkesskola som etablerades 1978 och personalen är GXP-certifierad med lång erfarenhet av kvalificerad rengöring i rena rum över hela landet.

INTRODUKTION

Rengöring i rena rum och kontrollerade miljöer ställer höga krav på kompetens och erfarenhet. Företag som väljer att se över sin befintliga be-manning av rengöring står ofta inför en av följande situationer:

• Befintliga rutiner har setts över och förslag på regelbunden support har utformats. • Företaget har haft en omorganisation i sin verk-samhet och föredrar ett outsourcing-upplägg. • Den befintliga bemanningen förändras pga exem-pelvis föräldraledigheter eller sjukskrivningar och det påverkar backup-bemanningen som krävs enligt GMP. För att kunna upprätthålla backup-bemanningen krävs stöd från en extern leverantör.

Det kan också förekomma behov av att säkerställa ren disk och i vissa fall krävs även sterilisering och autoklavering. Vidare kan det krävas rent material och renrumskläder med tvätt och distribution.

Kontinuerlig rengöring och städning av rena rum

WHITE PAPER | SÄKERSTÄLLD RENHET | KONTINUERLIG

pima.se | 0775-33 30 31 | info@pima.se

UTMANING

Att få en kontinuitet i rengöringen av en rena rum-lokal för Life Science-företag innebär ofta en rad utmaningar. Det krävs mycket arbete och en stor fabrik för att kunna räkna hem arbetet med rengöring och städning enligt GXP med de gällande kompetenskraven.

Det är kostsamt att upprätthålla en städ- och rengö-ringsorganisation som har tillräckligt med personal, kompetens och motivation. Personalen behöver ta ansvar och utföra ett bra jobb samtidigt som de varje år behöver utbildning och utveckling. Hela organisa-tionen måste hålla sig a jour med best practice vad gäller städsystem, materialval, rengöringskemikalier, desinfektionsmedel och alternativa metoder. Därför krävs det en mycket stor städorganisation för att kunna bära den overheadkostnad som behövs för att uppfylla kraven.

I samband med att den befintliga organisationen förändras är det vanligt att brister upptäcks. Att uppfylla GXP ställer höga krav på ett företag efter-som det innebär att personalens utbildning behöver förnyas varje år, företagen måste kunna bevisa att de följer best practice enligt GMP och det krävs utbildad backup-personal.

CHECKLISTA – 7 TIPS FÖR FRAMGÅNG

När du upphandlar en samarbetspartner för renarum-städning är det sju saker du behöver ha i åtanke:

1. Välj en leverantör som är ISO 9001 cer-tifierade för kvalitet och ISO 14001 för miljö avseende renhet i rena rum.

2. Leverantören ska vara ett Auktoriserat Serviceföretag vilket säkerställer att företaget är ansvarstagande med kollektivavtal, utbildning och utveckling av sina medarbetare, innehar försäkringar och har betalar sina skatter.

3. Välj en leverantör med flerårig dokumente-rad erfarenhet och där rengöring av rena rum är en betydande del av verksamheten.

4. Välj en leverantör där även företagsledning-en har kunskap om och prioriterar området.

5. Välj en leverantör vars lokalvårdare utbildas i generell GXP och samtidigt har utbildning i hur man praktiskt städar och rengör i rena rum.

6. Välj en leverantör som också har arbetsle-dare och gruppledare som är utbildade i GXP och städning samt rengöring av rena rum.

7. Se till att leverantören kan säkerställa att det finns en backup-organisation utöver ert eget uppdrag. Då kan extra resurser tillföras vid behov.

WHITE PAPER | SÄKERSTÄLLD RENHET | KONTINUERLIG

pima.se | 0775-33 30 31 | info@pima.se

LÖSNING

PIMA har lång erfarenhet av att arbeta med rengö-ring av renarum-klassade lokaler - vårt första upp-drag 1978 när verksamheten startade handlade om att klassa upp Astras produktionslokaler i Söder-tälje efter en ombyggnation. Projektet bemannades med 20-tal personer som var utbildade för projek-tet. PIMA fick sedan förnyat förtroende och ansvar för att årligen storstäda och klassa upp Astras tablettfabrik i Gärtuna vid sommar- och vinteruppe-håll, och stora delar av den flytande produktionen i Snäckviken. Uppdraget ställde höga krav på resurser och kompetens eftersom produktionslokalerna utgör världens största tablettfabrik.

Sedan dess har PIMA fortsatt att driva kvalificerade projekt med städning och rengöring av renarum och ytterområden som ställer höga krav på utbildning och erfarenhet.

Geografisk täckning

PIMA finns på plats i alla bioteknikkluster i Sverige: • Stockholm-Uppsala-Strängnäs• Lund-Malmö-Köpenhamn• Västra Götaland med Mölndal som centrumVidare åtar vi oss engångsuppdrag och större entre-prenaduppdrag i hela Sverige. Vi åtar oss även projekt i Norden.

Outsourcing-uppdrag

PIMA hjälper företag med skalbarheten i kostnaderna. När rengöringen sköts av företaget i egen regi eller om en leverantör inte har tillräckligt många kunder inom rena rum blir overheadkostnaden för den kvalificerade tjänsten mycket hög och måste bäras av en mindre utförarorgansiation. PIMA fördelar over-headkostnaderna på många uppdrag vilket gör att vi kan upprätthålla en hög kompetensnivå och kvalitet i leveransen utan att det bli en tung overheadkostnad. Därför kan PIMA frigöra resurser för företag genom att komplettera eller ta över befintlig personal i ett outsourcinguppdrag.

Hög utbildning och kompetens

Från starten 1978 har vi utbildat vår egen personal. I början av 1990-talet när verksamheten började växa på andra orter märkte vi av bristen på utbildad per-sonal för krävande rengöring och städning i lokaler

med känslig verksamhet på arbetsmarknaden. Våra egna utbildningar blev viktigare och detta utvecklades till att vi 1996 startade vår egen yrkesskola för att kunna möta behovet av större och fler kunduppdrag. Idag är alla PIMA:s medarbetare utbildade i vår egen yrkesskola och de som arbetar i rena rum är GXP-certifierade. Eftersom dagens städutbildningar huvudsakligen är inriktade på allmänstädning har vi även uppdragsutbildningar på vår yrkesskola, och vi kan till exempel utbilda er egen personal vid behov. För yrkesskolan har vi tagit emot Servicebranschens Yrkesnämnds (SRY) utmärkelse med motiveringen ”Serviceföretaget PIMA AB har förtjänstfullt arbetat framåtblickande med organisations- och kompetens-utveckling under flera år.”

Eftersom PIMA:s medarbetare och arbetsledare arbe-tar med rengöring av renarum på heltid, har persona-len en hög kompetens och kan överföra kunskap från ett produktionsställe till ett annat. Vi ser också till att personalen utvecklar sin kompetens genom att alla service managers har erfarenhetsutbyte med varan-dra, och delar kunskap och information. Varje år för-nyas medarbetarnas kompetens och våra chefer och de är ansvariga vidareutbildas årligen i av bransch-ledande utbildningsföretag och organisationer. Ny kunskap implementeras i yrkesskolan och förmedlas vidare nedåt i organisationen. Vi får också regelbundet utbildning i nya städmaterial som håller hög kvalitet med tanke på effektivitet, miljö och arbetsmiljö.

Vår personal har hög kompetens för att kunna hantera oförutsedda händelser och ta fram lösningar i situationer som inte finns beskrivna i rutinerna. Ett exempel är om ett brandlarm aktiveras i ett renrum och hela lokalen behöver rengöras från släckningsme-del.

Beprövad metod

Arbetet i rena rum är alltid styrt av Standard Ope-rating Procedures (SOP:ar) och rutinbeskrivningar som är utformade och validerade för det specifika rummet. Vi utgår ifrån befintliga SOP:ar och rutin-beskrivningar samt städsystem, förbrukningsmaterial och rengöringskemikalier. Om det behövs lämnar vi förslag till förbättringar baserat på best practice inom städning och rengöring av rena rum.

WHITE PAPER | SÄKERSTÄLLD RENHET | KONTINUERLIG

pima.se | 0775-33 30 31 | info@pima.se

Expertis och konsultation

Med lång erfarenhet och kompetens kan vi även hjälpa till med att utforma en Standard Operating Procedure (SOP) med tillhörande rutinbeskrivningar. Vi går igenom rutiner, kemikalier och lokaler för att effektivisera arbetet, och begär in information om att materialen som används är validerade. Vi undersöker hur materialet slussas in och vi tittar på flödena av material och människor i den kontrollerade miljön. Därefter tar vi fram ett förslag på hur städningen kan utformas.

Vi kan även modernisera en befintlig SOP för att uppdatera rutinerna efter rådande förutsättningar och moderna städmaterial, metoder och utrustning. Vi vet vilken städutrustning som är effektiv och ergo-nomisk och som kan sänka kostnader och förekom-sten av partiklar och bakterier samtidigt som den är miljövänlig.

Flexibilitet

PIMA arbetar med flera modeller för att skapa flexibilitet och samtidigt säkerställa kompetensen i utförandeledet. Vi strävar alltid efter att kombinera entreprenaden av rena rum med en entreprenad av andra tjänster som till exempel städning i oklas-sade lokaler, och eventuellt andra tjänster som till exempel disktjänst, autoklavering, klädhantering, post och gods. Alla medarbetare kvalificeras för att kunna städa i rena rum vilket innebär att de kan vikariera i de rena rummen vid behov. Utöver den här första vikariepoolen så har vi även en extern vikariepool av både kvalificerade lokalvårdare för rena rum, och yrkesutbildade lokalvårdare/servicemedarbetare för oklassade lokaler.

För att snabbt kunna skala upp vårt arbete har vi organiserat vår verksamhet i en fisknätsmodell. Den innebär att vi har utbildat fler av våra lokalvårdare i FIRO-modellen för att de snabbt ska kunna lyftas upp och ta ett gruppledarsansvar för en ny grupp.

När man använder en vanlig trasa i polyester, behöver man svepa 3 gånger för uppnå en yta utan smuts.

g/m

²

EvoControl wipes release 50% less liquid onto the surface compared to standard knitted polyester wipes. This avoids leaving residues/contaminations behind.

Liquid release on surface

Standard polyester wipe EvoControl 40000,20,40,60,811,21,41,61,8

1,6

0,8

Källa bild och diagram: Vileda Professional

Abso

rben

cy (%

)

EvoControl 400 has a high absorbency rate due to the capillary force of the Evolon® fabric.

Absorbency rate

Standard polyester wipe EvoControl 400100

150

200

250

300

350

250

330

Rem

ainin

g ba

cter

ia af

ter w

ipin

g (%

)

EvoControl removes contaminations more efficiently from the surface thanks to the mechanical cleaning performance of the Evolon® fabric.

ATP test / bacterial removal (without disinfectant)

Standard polyester wipe EvoControl 4000102030405060708090

100

36

WHITE PAPER | SÄKERSTÄLLD RENHET | KONTINUERLIG

pima.se | 0775-33 30 31 | info@pima.se

LEAN för ständiga förbättringar

Sedan 2010 arbetar PIMA enligt LEAN-service som modell för ständiga förbättringar. Syftet med LEAN-service är att identifiera och eliminera alla faktorer i en produktionsprocess som inte skapar värde för leveransen av tjänsten och slutkunden. Det innebär också att vi söker kontinuerlig förbättring i varje process. Hos PIMA stannar inte utvecklingsarbe-tet utan vi arbetar kontinuerligt med att finslipa vårt arbete för att våra kunder alltid ska vara förvissade om att vi ger bästa möjliga service.

SLUTSATSER

Företag inom Life Science står inför stora utma-ningar för att hålla rent i rena rum-klassade lokaler och kontrollerade miljöer.

Många gånger är det olönsamt att ha egen personal för rengöring och städning eftersom kraven på kom-petens och backup-personal är höga. PIMA har lång erfarenhet och en egen yrkesskola som borgar för en hög kunskapsnivå.

Eftersom rengöring och städning av rena rum är vår kärnverksamhet har vi möjlighet att dela och utveckla kunskap – varje dag. Och ju fler uppdrag vi har hos vår kund, desto större möjligheter får vi att skapa stordriftsfördelar för er.