Upload
others
View
17
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
1
KULTUR OG SAMFUNN
2
Innhald
1 INNLEIING .................................................................................................................................................................... 3
2 SAMANDRAG ................................................................................................................................................................ 3
3 NASJONALE FØRINGAR OG KOMMUNAL FØRINGAR FOR KOMMUNALSJEFOMRÅDET ................... 4
4 STATUS, TRENDAR OG UTFORDRINGAR FOR KOMMUNALSJEFOMRÅDET ........................................... 6
4.1 SAMANFATTING OG KOMPRIMERING AV STYRKAR OG SVAKHEITAR INNAN KOMMUNALSJEFOMRÅDET (STATUS) ........ 6 4.2 VIKTIGE TRENDAR INNAN FAG-/TENESTEOMRÅDET ................................................................................................... 7 4.3 UTFORDRINGAR ....................................................................................................................................................... 8
5 SATSINGSOMRÅDE, MÅL OG STRATEGIAR FOR KOMMUNALSJEFOMRÅDET ...................................... 9
5.1 INTENSJONSAVTALEN/SAK OM ADMINISTRATIV ORGANISERING NIVÅ 1 ...................................................................... 9 5.2 MÅL FOR KORLEIS GJENNOMFØRE OG TILBY OPPGÅVER/TENESTER I NØK ................................................................. 9 5.3 VIKTIGE SATSINGSOMRÅDER .................................................................................................................................. 10 5.4 STRATEGIAR OG TILTAK.......................................................................................................................................... 11
6 ORGANISERING AV KOMMUNALSJEFOMRÅDET .......................................................................................... 11
6.1 ORGANISASJONSKART/FIGUR AV KOMMUNALSJEFOMRÅDET .................................................................................... 11 6.2 FORDELAR OG ULEMPER MED ORGANISERING .......................................................................................................... 13 6.3 BESTE PRAKSIS ELLER NY PRAKSIS .......................................................................................................................... 15 6.4 FORSLAG TIL ORGANISERING .................................................................................................................................. 16 6.5 POLITISKE ELLER PRINSIPIELLE SPØRSMÅL TIL AVKLARING I FELLESNEMNDA, TIL DØMES NYE EININGAR ELLER
OPPGÅVER ............................................................................................................................................................................ 16 6.6 TENESTER OG OPPGÅVER SOM ER UTGREIDD AV DETTE HOVUDPROSJEKT, MEN FORESLÅTT LAGT TIL ANNA
KOMMUNALSJEFOMRÅDE ...................................................................................................................................................... 17 6.7 TENESTER OG OPPGÅVER UTGREIDD AV ANNA HOVUDPROSJEKT SOM VI FORESLÅR VERT ORGANISERT I VÅRT
KOMMUNALSJEFOMRÅDE ...................................................................................................................................................... 18 6.8 PROBLEMSTILLINGAR/SPØRSMÅL/AVKLARINGAR I HØVE ANDRE KOMMUNALSJEFOMRÅDER ..................................... 21
7 OPPGÅVER, FUNKSJONSOMTALE OG DIMENSJONERING .......................................................................... 22
7.1 KVA FOR TENESTER OG FUNKSJONAR ER OMFATTA AV KOMMUNALSJEFOMRÅDET OG KVA SKAL LØYSAST/UTFØRAST?
22 7.2 FORSLAG TIL DIMENSJONERING/STILLINGSRESSURSAR I OPPGÅVELØYSINGA OG TENESTETILBODET .......................... 22 7.3 KOMPETANSEBEHOV .............................................................................................................................................. 23 7.4 OPPLÆRINGSBEHOV ............................................................................................................................................... 23
8 LOKALISERING ......................................................................................................................................................... 23
9 LOKALE FORSKRIFTER OG INTERNE REGLEMENT ..................................................................................... 24
10 AVTALER MED EKSTERNE LEVERANDØRAR ................................................................................................. 25
11 BEHOV FOR DIGITALE VERKTØY OG SYSTEM .............................................................................................. 25
11.1 BEHOV FOR DIGITALE VERKTØY OG SYSTEM SOM TEK OMSYN TIL DIGITALISERING OG INNOVASJON I
TENESTETILBODET OG ORGANISASJONEN ............................................................................................................................... 26 11.2 KORLEIS SIKRE INTEGRERING MELLOM ULIKE IT-SYSTEM? ....................................................................................... 28 11.3 KORLEIS SIKRE KONVERTERING AV DATA FRÅ EKSISTERANDE KOMMUNAR .............................................................. 28
12 OVERSIKT TILTAK (PRIORITERT LISTE FØR OG ETTER 01.01.2020) ........................................................ 28
12.1 OVERSIKT TILTAK SOM MÅ GJENNOMFØRAST INNAN 31.12.2019 ............................................................................. 28 12.2 OVERSIKT TILTAK SOM KAN STARTA FØR 1.1.2020, MEN KAN FULLFØRAST ETTER 1.1.2020..................................... 30 12.3 OVERSIKT TILTAK SOM KAN VENTE TIL ETTER 01.01.2020 ...................................................................................... 34
3
1 Innleiing
Målet med hovudprosjekta sin rapport er å synliggjera hovudtrekka frå delprosjekta sine sluttrapportar etter
konseptfasen. Hovudprosjekta skal vurdera leveransane frå delprosjekta i ein heilskapleg samanheng innanfor
kommunalsjefområdet og vurdera dette opp i mot føringar gitt i mandat (intensjonsavtalen, vedtak om
administrativ organisering nivå 1, m.v.). Hovudprosjekta kan på denne bakgrunn gjere endringar i høve
delprosjekta sine tilrådingar når dei har vurdert kommunalsjefområdet i ein heilskap og på tvers av andre
kommunalsjefområde.
Prosjektgruppa har hatt 12 arbeidsmøter i perioden. Det vart delt opp i fem delprosjekt ut i frå tema, innmelde
behov i mandatet til prosjektet og Intensjonsavtalen:
1. Kultur
2. Samfunnsplan, arealtenester og folkehelse
3. Eigedomsforvalting
4. Samferdsle og transport
5. Samfunnstryggleik og beredskap
Det har blitt arrangert tre samlingar for å sikra stor grad av medverknad og Vi-kjensle:
1. Overlevering av delprosjektmandat (Nov. 2018)
2. Arbeidsverkstaden «Beste praksis og innovasjon» (Jan. 2019)
3. Arbeidsverkstaden «På tvers» (Jan. 2019)
Det har vore knappe fristar, både hos hovudprosjekt og delprosjekt, og innsatsen har vore høg og intens. Det
har blitt lagt vekt på, gjennom samskaping, å etablera vi-kjensla, og denne intense innsatsen har soleis vore ein
viktig byggjestein i prosessen. Alle har hatt høve til å bidra, og har bidratt. Det har vore merksemd på at alle har
hatt sine kvalitetar og interesseområde som har vore viktige i diskusjonane. Prosjektgruppa/prosjektleiar
ønskjer difor å dra fram innsatsen og motivasjonen til alle i delprosjektet og hovudprosjektet. Kvalitetane som
er vist i denne prosessen er viktig for rådmannen å ta med seg vidare i løpet fram mot 1.1.2020 – og etter.
Delprosjekta har stort sett levert innafor milepælane. Nokre område i rapportmalen har vist seg vanskeleg å få
levering på. Døme på dette er dimensjonering. Dimensjonering har vore vanskeleg å beskriva då organiseringa
på nivå 2 ikkje har vore klart. Der det evt. no er hol i hovudrapporten, kan dette arbeidast vidare med.
Rapporten har med eitt vedlegg der det er samanfatta ein del punkt etter innmelding frå delprosjekta.
2 Samandrag
Målet til prosjektgruppa Kultur og samfunn, har vore å samanfatta arbeidet i sluttrapportane til fem ulike
delprosjekt. Oppgåva til hovudprosjektet, etter delprosjekta si levering, har vore å sjå innspela derifrå i ein
heilskap, og ut i frå dette peika på ein organisasjonsmodell for kommunalsjefområdet Kultur og samfunn.
Hovudprosjektet har og vidare sett kommunalsjefområdet sitt i samanheng med dei andre
kommunalsjefområda. Der det har vore tvil om kvar tenesta/faget/oppgåva skal liggja, har hovudprosjektet sett
moglegheiter i samspel og nyskaping. I delprosjekta har ein i slike døme vurdert ulike løysingar med for og
imot. Dette har blitt teke omsyn til i hovudprosjektet sine vurderingar. Det har vore lagt vekt på å sikra gode
møtepunkt for innbyggjarane, og rask levering/realisering opp mot innbyggjarar, prosjektrådmann og politisk
nivå.
Det nye kommunalsjefområdet Kultur og samfunn har vore eit komplekst område å sy saman, men gruppa har
lagt vekt på å finna smarte løysingar, systematiske prosessar og digitale verktøy for å sikra samspel på tvers. Dei
fagleg sterke delprosjekta har vist både til beste praksis og ny praksis i sin tilnærming til dette. Prosjektgruppa
4
si tilråding til organisering og måtar og arbeide på, meiner difor gruppa, heng godt saman. Tilrådinga skal sikra
systematikk og heilskapleg planlegging, framtidig drift og realisering av behov meldt inn av innbyggjarar,
politisk nivå og administrasjon.
Hovudprosjektet har gjennom si samrøyste tilråding, fokus på at den nye organisasjonen arbeider for
nytenking, digitalisering og bærekraft (SMART); miljø og samfunn (GRØN); og det å byggja ein inkluderande
organisasjon (INKLUDERING), der aktivitet, folkehelse og samhandling på tvers, står sentralt. På denne måten
fremjar hovudprosjektet intensjonsavtalen sine målsettingar om nærtenesteprinsipp, digitalisering og
nyskaping, og kan sikra systematisk arbeid for å samskapa eit attraktivt samfunn i nye Øygarden kommune
(NØK).
Kultur og samfunn: Smart og grøn - aktiv og inkluderande
Tilråding av organisasjonsmodell for nivå 2 – kommunalsjefområde Kultur og samfunn:
1. Eining for Samfunnsutvikling Kart og oppmåling, Plan og folkehelse, Byggesak, Miljø- og ressursforvalting
2. Eining for Kultur og medborgarskap Kulturskule, Bibliotek og innbyggjartorg, Barn, unge og fritid, Allmenn kultur (Kunst og kulturarv, Idrett og arena, Frivilligheit og Friluftsliv).
3. Eining for Eigedom Teknisk byggdrift, reinhald, veg og transport
Samfunnstryggleik og beredskap: Kultur og samfunn tilrår at fagområdet for Samfunnstryggleik og beredskap
vert løfta opp til å liggje direkte under rådmannsnivået, og såleis ikkje føreslått organisert under kommunalsjef
Kultur og samfunn.
3 Nasjonale føringar og kommunal føringar for kommunalsjefområdet
Lovar under Kultur og samfunn Kommunelova
Offentleglova
Forvaltningslova
Lov om kommunal beredskapsplikt Lov om offentlege anskaffingar Plan- og bygningslova
Folkehelselova
Forureiningslova
Jordlova
Naturmangfaldslova
Matrikkellova
Geodatalova
Kulturlova – ny styrka lov under arbeid
Kulturminnelova
Opplæringslova – Kulturskulen
Folkebiblioteklova
5
Stortingsmeldingar for Kultur og samfunn
Meld. St. 29 (2011-2012) Stortingsmelding om beredskap Meld. St. 8 (2018–2019). Kulturens kraft — Kulturpolitikk for framtida. Meld. St.16 (2004-2005) Leve med kulturminner Meld. St. 25 (2008-2009) Framtid med fotfeste
Meld. St. 10 (2018-2019) Frivilligheita - sterk, sjølvstendig, mangfaldig
PREMISS: KULTUR. Regional kulturplan for Hordaland 2015–2025. Regional kulturplan
Andre aktuelle nasjonale føringar og vegvisarar for Kultur og samfunn: Nasjonal transportplan 2018 –2029
Bolig for velferd - Nasjonal strategi for boligsosialt arbeid (2014-2020)
Barn som lever i fattigdom - Veiviseren
På vei til egen bolig - Veiviseren
Svanemerket.
Unngå aerosoler./ Hansker.
Miljøfyrtårn kildesortering
Transport: Krav om kjørebok i bilar
Kommunale planar, føringar, reglement, rutinar og sjekklister: NØK: - Intensjonsavtalen Nye Øygarden kommune
- Arbeidsgruppe for lokaldemokrati og identitet
Fjell, Sund og Øygarden:
- Dei mest sentrale kommunale føringane finn ein i dei tre kommunane sine areal- og samfunnsplanar.
- Lokale forskrifter heimla i lov eller forskrift i alle tre kommunar - Vidare har dei tre kommunane ei lang rekkje lokale forskrifter, planar og strategidokument som er
politisk vedteken (jf. Kunnskapsgrunnlaget). Samordning av desse vil krevje politiske avklaringar. Felles for mange av dei lokale forskriftene og temaplanane er at dei legg føringar for den administrative forvaltinga.
- Dei tre kommunane har også ei lang rekkje interne reglement, rutinar og sjekklister som må samordnast. Dette er reglement og rutinar som i stor grad er utarbeida og nytta av administrasjonen, og som det er naturleg at vert drøfta og samordna administrativt i løpet av 2019.
Fjell kommune: Fjell har ikkje ein samla samfunnsdel, men ei rekke tematiske kommunedeleplanar og temaplanar. Desse tek for seg utfordringar og avklarar strategiske grep og satsingsområde innanfor sentrale tema og tenester for samfunnsutvikling. Handlingsprogrammet vert behandla og vedteke årleg saman med økonomiplanen, og viser kommunen sine prioriteringar av ressursar, planleggings- og samarbeidsoppgåver, og konkretiserer tiltaka som kommunen skal arbeida med i løpet av dei komande fire budsjettåra. Framtidig utbygging og fortetting skal i hovudsak koma i gangavstand (500 m) til prioritert kollektivtrase, og i etablerte bustadområde med nærleik til tenester og funksjonar. Samtidig legg arealplanen opp til eit attraktivt og livskraftig omland til sentrumsområda. Sund kommune: Samfunnsplan 2018-2030 er forankra i Sund kommune sin visjon «Vi finn løysingar i lag» som skal gje retning for korleis ein skal løyse dei utfordringane ein har som samfunn. I Sund kommune er det eit hovudmål å få innbyggarane til å ta medansvar for utviklinga – slik at ein tar vare på kvarandre gjennom
6
heile livsløpet og skaper eit miljø folk synest det er triveleg å bu i. Arealstrategi: Sund kommune vil satse på å vidareutvikle Skogsskiftet som kommunedelsenter og Sund/Klokkarvik, Forland og Spildepollen som lokalsentra. Hovudtyngda av bustadutbygging og tenesteutvikling vert knytt opp mot utviklinga av desse sentra. Sund kommune ynskjer også å sikre ei positiv utvikling i bygdene elles – med at det vert sett av areal til bustadbygging for å gje ein naturleg vedlikehaldsvekst. Planlegginga må sikra arealøkonomisk utvikling. Øygarden kommune: Øygarden kommunestyre vedtok «Kommuneplan 2014-2022» 18. juni 2014 (KS-sak 041/14). Planen består av arealdel og samfunnsdel som skal gje føringar på utvikling og vegval. Med eit juridisk bindande dokument for arealdisponeringa, står kommunen betre rusta til å møta utfordringane i åra som kjem. Kommuneplanen gjev også viktige føresetnader for å vidareutvikla Øygarden som eit berekraftig og levande lokalsamfunn. Kommuneplanen er det rammeverket som all anna planlegging i kommunen skal byggja på.
4 Status, trendar og utfordringar for kommunalsjefområdet
I frå utfordring til moglegheit
Dagens samfunn, både lokalt og globalt, er under omvelting og går gjennom ein transformasjon. Vi går som
samfunn frå det gamle, og inn i det nye, og at det nye kan vera alt frå beste praksis til ny praksis – om ein trår
rett. Måten vi møter det nye på kan vera utfordrande, men ei utfordring er alltid ein moglegheit. Lokalt i vår
region er samfunnet prega av å ha vore gjennom ein nedgongstid og transformasjon, men og petroleumstid og
byggjetid – samtida er alltid samansett. Økonomisk peikar pilen framover, men samstundes er vi i dag meir
påvirka av globale strøymingar enn tidlegare, og må difor ta omsyn til det i det lange løp. Vi står lokalt midt
oppi ein transformasjon og ritual kalla kommunesamanslåing – ein utfordring som er ein moglegheit.
Samfunnet i dag er prega av megatrendane globalisering, individualisering, digitalisering, klima og miljø, og vi
lever i eit paradigmeskifte kalla den 4. revolusjon. I ein transformasjon som dette ligg det moglegheiter i
utfordringane om vi grip dei no, og surfar på den digitale bølgja. Likevel er det nye trugsmål i den nye tida, som
t.d. digital kriminalitet, klimaendringar, forureining, tap av kulturminne og kultur, terrorisme – noko som t.d.
fordrar eit større fokus på både lokal, nasjonal og global beredskap. Nye trendar og utfordringar/moglegheiter
som dette, betyr at ein kommune må ha nye fokus, og/eller endra fokus på sine oppgåver og tenester.
Det er stort og aukande press på dei kommunale tenestene slik dei er bygd opp i dag. For å sikra ei berekraftig
drift av Nye Øygarden kommune, trengs det ei omlegging av korleis vi tenkjer å løysa tenestene og tilboda våre.
Det er behov for ei endringa av både drift og tankesett for å kunna serva ein befolkning som lever i både det
lokale og det globale (glokale innbyggjarar). Ein byggesaksbehandlar eller idrettskonsulent må ut for å møta
den konkrete innbyggjar på ettermiddag/kveld, og arbeider kanskje ikkje på dagtid i det heile? Det trengs ein
heilskap i dette – noko som kan sikra ein berekraftig ny kommune. FN sine berekraftige mål er ein slik paraply
som breier om seg, og kan vera til god hjelp i kommunesamanslåinga
4.1 Samanfatting og komprimering av styrkar og svakheitar innan kommunalsjefområdet
(status)
7
Styrker:
Ein styrke er at organisasjonen har mange dyktige medarbeidarar med høg kompetanse og lokalkunnskap.
Det er utstrakt bruk av delegasjon og det er peika på at det for ein stor del er myndiggjorte medarbeidarar med stort handlingsrom.
Tett samarbeid med frivillige lag og organisasjonar
Sterkt fokus på å utvikla og nytta nye digitale løysingar i tenestene
Gode til å knyta til seg forskningsmiljø, og dels tenkja innovasjon gjennom samspel.
Gode på å skapa internasjonale kontaktar og samarbeidsrelasjonar.
Svakheiter:
Det manglar til dels ein raud tråd mellom vedtekne planar, oppfølging og realisering.
Det manglar dels gode nok digitale system for rapportering og internkontroll, og dei som eksisterer omfattar ikkje alle tilsette.
Det manglar del gode nok formelle samspel mellom tenester, tilbod og fag (gråsoneproblematikk).
Det er enkelte områder som er prega av for få ressursar og små fagmiljø, og som slik sett er sårbare.
Visar elles til punkt 4.1. i vedlegg: Samanfatting særskilde styrkar og svakheiter, som viser meir detaljert innspel
som er særskilde for fag, tenester etc.
4.2 Viktige trendar innan fag-/tenesteområdet
Hjelpetekst: Trendar innan fag/tenesteområdet som må/bør ivaretakast i oppgåveløysingar og tenestetilbod i
NØK (f.eks. bærekraft, sosial bærekraft, folkehelse, klima, ny teknologi etc.)
Trendar
FNs bærekraftmål – bør gje overordna føringar til korleis den nye kommunen planlegg å utvikla seg
Smart-by/kommune – Stadig meir kompleks samfunn treng smartare løysingar på korleis vi arbeider og leverer på.
Nasjonale føringar for fortetting, by- og tettstadsutvikling.
Det grøne skiftet – skiftet frå petroleumsnæring mot grønare løysingar som er berekraftig. Større grad fokus på miljø, inkludering og folkehelse – Kommunane får eit stadig større ansvar for at alle skal vera deltakande, uavhengig av økonomi, helse og liknande.
Globalisering – den digitale bølgja legg til rette for smarte internasjonale samarbeid. FNs bærekraftmål peikar på at vi er ein del av ein større internasjonal heilskap. Medlemskap i Vestnorsk Brusselkontor
Aukande forventing frå brukarar/innbyggjarar om informasjon, rask tenesteleveranse og automatisering.
Utvikling av frivillig innsats og sosialt entrepenørskap
Delingskultur – sosial, inkluderande og smartare bruk av eigedomsportefølgjer og gjenstandar
Større krav til høg kompetanse, og større grad av spesialistar kontra generalistar.
Større risikobilete knytt til miljø, klima, terror og digitalisering, fordrar større fokus på beredskap.
Visar elles til punkt 4.2 i vedlegg: Samansfatning av særskilde trendar, som viser meir detaljert innspel som er
særskilde for fag,tenester etc.
8
4.3 Utfordringar
Hjelpetekst: kva for utfordringar (organisatoriske, ressursmessige, kompetanse, samarbeidsrutinar, IKT, etc.)
må/bør overskridast for at nye trendar skal kunna implementerast i oppgåveløysingane og tenestetilbodet i
NØK
Organisatoriske utfordringar:
Korleis oppnå ny organisasjonskultur: Tre organisasjonskulturarar skal smelta saman, og det må vera ein bevisst haldning til å byggja ny felles kultur.
Digitalisering: a) Den 4. revolusjon er over oss, og vi risikerer at den digitale bølgja skyller oss i land. Korleis leggja
til rette for ein dynamisk og endringsvillig organisasjon som surfer bølgja i staden? b) Mangel på digitalt leiarskap og fokus. Det vert viktig å ha fokus på gode nok digitale løysingar,
som sikrar godt samspel internt og eksternt. Den digitale satsinga må ikkje hindra god relasjonsbygging, men heller sikra at det vert meir av den. Berekraftig digitalt leiarskap = Relasjonelt leiarskap + gode ikt-verktøy.
Innbyggjarfokus og lokaldemokrati: Tilgjengelege møteplassar og varierte aktivitetar og tilbod må
vernast og utviklast i samhandling med innbyggjarane/medborgarane. Stort press på frivillige – ei mogleg frivilligboble på veg? Korleis leggja til rette for styrking av frivillige
lag og organisasjonar, og større grad av samskaping?
Ressursmessige utfordringar:
Det er på einskilde fagområder utfordringar med å nå lovpålagde frister og liknande, og dette må løysast gjennom større grad av digitalisering/automatisering av verktøya som vert nytta.
Dette vil frigjera sakshandsamarane i større grad, og styra ressursane inn der det er størst behov. Dette krev meir generell og spesiell digital kompetanse på sakshandsamarar innafor alle fagfelt.
Kompetanse - utfordringar:
Meir kompetanse på ikt i kvart einskild tenesteområde.
Samspel og relasjonsleiing. Det trengs ressursar med kompetanse som kan leia på tvers (Gråsoneproblematikk).
Behov for spesialistkompetanse.
Samarbeidsrutinar - utfordringar:
Gråsoneproblematikken - Det er eit krav om mindre silotenking, og større grad av dynamikk og oppgåveløysing på tvers av organisasjonen.
Organisasjonskultur må gjennomsyrast av relasjonsbygging.
IKT – utfordringar:
Forventningar til kommunane om å gje rettleiing i grunnleggjande digital kompetanse for innbyggjarar som treng hjelp for å nytte digitale tenester - krev ressursar og kompetanse
Tempo på digitalisering - utviklinga går fort, og står ikkje stille. Vi må sikra at kompetanse, informasjon, programvare og utstyr ikkje går ut på dato
Integrasjon – samspel mellom løysingar, innbyggjarar og brukarar.
9
Visar elles til punkt 4.3. i vedlegg: Samansfatning av særskilde utfordringar, som viser meir detaljert innspel
som er særskilde for fag,tenester etc.
5 Satsingsområde, mål og strategiar for kommunalsjefområdet
5.1 Intensjonsavtalen/sak om administrativ organisering nivå 1
Nivå 1 byggjer på følgjande prinsipp:
Sikra behovet til brukarane
Direkte delegering av ansvar og mynde frå fullmaktsnivå 1 (rådmannsnivå) til fullmaktsnivå 2 (tenestestad/ eining)
Forholdet mellom nivåspenn og kontrollspenn må vurderast når det gjelder leiardialog og leiaroppfølging frå rådmannsnivået (samhandling mellom fullmaktsnivå 1 og 2). Dette blir ivareteke i vidare arbeid med organisasjonsmodellen knytt til fullmaktsnivå 2.
Tenestestadene/ einingane på nivå 2 må ha sterke fagmiljø med redusert sårbarheit, som byggjer på prinsippet om myndiggjorte medarbeidarar og at avgjerd vert teke nærast mogleg brukar
Stab og støttefunksjonar vert samla i større fagmiljø og skal gje råd og støtte til både fullmaktsnivå 1 og 2.
Styrkje tverrfagleg samarbeid og mellomromskompetanse for å sikra samhandling på tvers i organisasjonen, og slik unngå «gråsoner».
5.2 Mål for korleis gjennomføre og tilby oppgåver/tenester i NØK
Frivillig arbeid er ein grunnpilar i kommunen, og både lag, foreiningar og privatpersonar skal
stimulerast til å bidra lokalt.
Biblioteka skal vera gode lokale møteplassar lagt til kommunedelsentra.
Kommunane sine gjeldande kommuneplanar med arealdel skal vidareførast til nye planar for den nye
kommunen er vedtekne. Me vil satsa målretta på infrastruktur og heilskapleg arealpolitikk for heile
den nye kommunen
Gjennom strategisk samfunns- og næringsutvikling vil me styrkja eksisterande, skapa og leggja til rette
for nye arbeidsplasser. Kommunen skal vera nyskapande og utvikla nye næringsareal med vekt på
framtidsretta næringsliv.
10
5.3 Viktige satsingsområder
Hjelpetekst: kor kan vi verta betre på gjennomføring og måten å tilby tenestene på (ut til innbyggjarane og inn i
organisasjonen)
Samarbeid på tvers, frivillig, innbyggjarfokus, gode digitale samspelsløysingar, planar og gjennomføring med
tydeleg raud tråd, gode fasilitetar for innbyggjarane våre, nye samskapingsarenaer, mobile ressursar,
praktisering av delingsøkonomi,
Kultur og samfunn: Smart og grøn - aktiv og inkluderande
Smart: Digitalisering og automatisering av det som er mogleg, vil frigjera eksisterande ressursar i
administrasjonane, som heller kan bruka sin kompetanse og tid på relasjonsbygging opp mot brukarane våre.
Gjennom bruk av systematiske digitale verktøy vil og gjennomføringsevna auka, samspelet mellom fag og
tenester på tvers vil blir betre, og vi som organisasjon vert meir effektiv. Kopla på forskingsmiljø som ligg tett
på. Slik vert det og skapt rom for nytenking, og ikkje minst samskaping med innbyggjarane, lag og
organisasjonar og næringsliv.
Grøn: Det grøne skiftet endrar våre haldningar i samfunnet til tradisjonelle næringsvegar. Det er tale om ein
grøn transformasjon, og igjen er det kommunen si oppgåve å peika ei retning og satsa på den grøne
moglegheita. «Sotrakvalen» sette region vår på kartet, og gjennom eit grønt strategisk ad-hoc-samspel mellom
kommune, frivillige, forskingsmiljø, organisasjonar og næringsliv kom det eine nyskapande tiltaket etter det
andre. NØK skal vera eit grønt fyrtårn i vest, og sikra den reinaste kystlinja i Noreg.
Aktiv: Gjennom å samla planleggjarar, arenabyggjarar og kultur og fritidstilretteleggjarar, vert folkehelsa sett i
førarsetet. I Kultur og samfunn vert desse fagkunnskapane no sett saman, og skal samarbeida på tvers i større
grad. Det blir lagt til rette for nye møteplassar mellom kommune og samfunn, og det er i ferd med å etablerast
formelle uavhengige råd som vil sikra at innbyggjarar og frivillige sine behov kjem i fokus. Gjennom samskaping
skapar ein eit «oss» og eit «vi», og eit felles mål for alle er å skapa eit aktivt og attraktivt samfunn. Vi skal vera
eit fyrtårn i vest når det gjeld tilrettelegging for aktivitet.
Inkluderande: Relasjonsleiing vert eit viktig grep på leiarnivå, og ein av filosofiane bak er at samansetting av
det som er ulikt, er nyskapande og inkluderande. Ved å byggja opp ein administrasjon som tek innbyggjarane
på alvor, og inviterer inn til sosial dugnad og samskaping, gjennomsyrer vi ein organisasjon som er
inkluderande. Inkludering er ein trend, og ein reaksjon på ein stadig meir kompleks og til tider tøff verden. MOT
utviklar robust ungdom som inkluderer alle, og MOT står sentralt i satsinga til NØK. Det vert difor NØK si
oppgåve å verta eit fyrtårn i inkludering.
11
5.4 Strategiar og tiltak
Hjelpetekst: strategiar og tiltak for å nå mål for gjennomføring av oppgåver og tenestetilbod (ut til
innbyggjarane og inn i organisasjonen)
Overordna strategiar og døme på tiltak:
- Skape organisasjonskultur som har innbyggjaren i fokus, tenkjer nyskaping i møte med utfordringar, samhandlar/samskapar på tvers, har godt digitalt leiarskap, har høg grad av delegasjon, har ansvarleggjorte medarbeidarar, arbeider systematisk med «raud tråd»
- Innføring av innbyggjartorg - Innbyggjarfokus - Vidareutvikling av Aktiv kommune – nyskapande digital løysing som frigjer ressursar - Kompetanseheving på relasjonelt leiarskap og transformasjon
Viser elles til eige vedlegg: Samanfatting av strategiar og tiltak, som viser meir detaljert innspel frå
delprosjekta
6 Organisering av kommunalsjefområdet
6.1 Organisasjonskart/figur av kommunalsjefområdet
Organisasjonskart nivå 2 med delegert fag, personal og økonomi ansvar.
7
Kultur og samfunn
Samfunnsutvikling
Leiartettleik: 11
tall årsverk:57
Kultur og medborgarskap Leiartettleik 8
Antall årsverk: 42
Eigedom Leiartettleik: 16
Antall årsverk: 177
12
13
6.2 Fordelar og ulemper med organisering
Samrøystes om eitt forslag til organisering:
Hovudprosjektgruppa var samrøystes i tilråing til organisering for trinn 2, og det var difor ikkje naudsynt å
køyra ein SWOT-analyse i dette tilhøvet. Det ligg difor føre berre eitt forslag til organisering.
Hovudprosjektet har teke omsyn til at det har vore politiske vedtak knytt til oppretting av kommunalt føretak
(KF) både for Boligkontor/Utleigebustader (?) og Øygarden brann og redning, samt oppretting av ØyVAR AS og
Øygarden næringsselskap AS. I høve eit evt. KF for Eigedomsforvalting, er det i vedlegget eit notat som ser på
fordelar og ulempar med oppretting av eit KF eller ikkje.
Hovudprosjektet var og samrøystes i å tilrå leggja Samfunnsplan og beredskap i stab direkte under rådmannen.
Døme på tema, område, fag eller tenester: Tilråing:
Samfunnstryggleik og beredskap Samfunnstryggleik og beredskap er føreslege organisert under rådmannen som stabsfunksjon. Fordelar ulempar: Det er avgjerande at nye Øygarden kommune vert robust nok til å motverke og handtere det samla risikobiletet som me møter i framtida.
Utleigebustader (KF) Det er vedteke å oppretta eige kommunalt føretak for utleigebustader. Bustadkontoret skal framleis ha tildelingsrett for bustader og andre oppgåver som t.d handaming av startlån og bustøtte. Dette bustadkontoret meiner prosjektgruppa høyrer meir naturleg heime under eit anna kommunalsjefområde.
Frivilligheit Det er eit auka fokus på frivillig innsats i samfunnet, og det er ein trend at fleire offentlege instansar søkjer mot å involvera frivillige meir i dei frie kommunale oppgåvene som eit supplement. Hausten 2018 kom stortingets nye Frivilligmelding (Meld. St. 10 (2018 – 2019). Frivilligomgrepet er definert på fleire måtar, og tradisjonelt sett har ein i kommunane lagt opp til at kulturadministrasjonane skal leggja til rette for frivillige, mens helse og omsorg i stor grad har behov for frivillige som eit supplement. Stadig større behov for frivillige, kan bli ei utfordring. I eit samfunn med fokus på medborgarskap og demokratisering må ein difor leggja opp til å auka engasjementet, utan å leggja for mange oppgåver på frivillige. Det krev kompetanse og strategisk arbeid for å sikra at ein får balanse på kva ein som kommune ber dei frivillige om, og korleis ein må leggja til rette for å styrka dei. Gjennom arbeidet i Arbeidsgruppe for lokaldemokrati og identitet er det lagt til rette for
14
at kommunen fasilterer forum for idrett, kultur, friluftsliv og frivillige. Nettverkstanken stimulerer og til opprettinga av sjølvstendige råd, (Idrettsråd, Friluftsråd og Kulturråd), som skal kunna fungera etter same mal som idrettsråda har gjort til no. Dette vert faglege nettverk der kommune, frivillige og innbyggjarar samskapar.
Born og unge – MOT og fritid Fokus på barn og unge har tradisjonelt vore høg innafor kultur- og idrettsfeltet. I dei siste åra har same felt fått stadig større fokus på integrering, inkludering og fattigdomsproblematikken. Stadig fleire barn og unge med omfattande behov for omsorg, peikar på kor viktig det har vore med fritidsaktivtetar som har vore lett tilgjengeleg. Det kan handla om barn og unge i fattigdom, som har integreringsutfordringar, fysisk/psykisk utfordringar og utfordringar med rus, sosiale tilhøve, overgrep, og tilhøve heime. Lett tilgjengelege fritidsaktivitetar og møtestadar fungerer slik både førebyggande, men og oppbyggande. Born og unge må og reknast som ein stor ressurs, og dette har kommunane i vest arbeida mykje med gjennom sine medlemskap i MOT. MOT lærer unge å sjå sine eigne kvalitetar, og samstundes lære andre unge igjen å sjå det same. MOT er coaching og relasjonell samskaping av dei unge. Slik sett er utdanninga innafor MOT eit viktig steg i å læra opp unge i relasjonell leiing. Det bør vera ein ambisjon hos kommunen å føra vidare dette arbeidet, både i skuleundervisninga, og i MOT-krydderet på dei ulike møteplassane for ungdom. Arbeid med barn og unge, kulturskulen, MOT krydder, ungdomsklubbane, samarbeidet med SFO og frivillige lag og organisasjonar må utviklast - transport er ei utfordring for mange familiar i vår region. Barnas kulturhus skal være eit kompetansesenter på kunstformidling og ein visningsstad for kunst- og kulturproduksjonar for barn og unge (dette krev eigna lokale). Det kan vere tilbud til barnehagar og skular i vekedagar og barnefamiliar ettermiddag og helg. Oppvekst og skule tek det overordna ansvaret for skuleundervisninga i MOT.
Internasjonalisering – internasjonalt kontor
NØK ønskjer medlemskap i Vestnorsk Brusselkontor. Dei tre eksisterande kommunane har fleire venskapskommunar og internasjonale nettverk som vert pleia godt. Det er stadig større fokus på å skapa samarbeidsrelasjonar internasjonalt, og å søkja EU-
15
/Eøs-midlar. NØK bør tenkja lokale utfordringar – globale løysingar, og strategisk byggja opp eit internasjonale nettverk med nettverkssamslingar. Krysskopling av lokale og globale ressursar vil resultera i nyskaping og sterkare lokale løysingar. For å sikra at internasjonalisering og nettverksbygging vert nytta strategisk på alle kommunalnivå, bør eit type internasjonalt kontor liggja anten hos kommunalsjefområdet Kultur og samfunn eller Organisasjon og digitalisering
Stab kommunalsjef:
«Samordningsminister» - Samordning- og koordineringsressurs (fram til dette er ein del av organisasjonskulturen) som skal sikra heilskap, koordinering og relasjonsbygging. Denne ressursen har oversikt over alle «gråsoneløysingane» og prosessane, ser ting i strategisk samanheng.
- Prosjektkontor: Ansvar for koordinering og gjennomføring av større investeringsprosjekt
Stab rådmann:
- Stabsfunksjonen bør vera fagleg sterk under rådmannen: Juridisk kompetanse, Stab bør ha fagleg ansvar for ressursar under kommunalsjefane som ligg under same fag.
6.3 Beste praksis eller ny praksis
Beste praksis – nærtenesteprinsipp og innovasjon:
Myndiggjorte medarbeidarar – utstrakt bruk av delegasjon – kort veg frå innspel til realisering.
Nyutforming av innhald i servicetorget digitale løysingar. Meir digitale møteplassar både i organisajonen og ut mot brukarane
Digitalisering og sjølvforklarande digitale verktøy som intuitivt kan takast i bruk av alle
FoU: Arbeid opp mot forskingsmiljø. Sikrar innovasjon og kvalitet i tenestene. Sikrar tenester som er relevante og ønskja av innbyggjarane. Gjennom god og forskingsbasert kunnskap vil kommunen bli i stand til å gjera dei riktige prioriteringane og velja tiltak som har best mogleg effekt.
Aktiv i Vest: Sikrar medverknad og samspel med innbyggjarane våre
Forum for Kultur, idrett og friluftsliv
Biblioteka: Bibliotek og arena offentleg samtale og kunnskaps- og kompetanseformidlar.
Ny praksis - nærtenesteprinsipp og innovasjon:
Innbyggjartorg i biblioteka på Straume, Skogsvåg og Rong. Sikrar medverknad og samspel med innbyggjarane våre.
«Samordningsminister» i stab
Relasjonsleiing, transformasjonskompetanse og design-thinking
Kulturskule: Drar kompetansen til kulturskulen inn i kulturfeltet i større grad enn i dag. Sikrar samarbeidsrelasjon med Oppvekst/skule
FRIhuset på Ågotnes – tilrettelagt bygg for samskaping mellom administrasjon, frivillige og innbyggjarar.
16
6.4 Forslag til organisering
Organiseringa, slik hovudprosjektet ser det, vil nå målsettingane i mandatet til Kultur og samfunn:
Det er lagt vekt på:
Strategi, koordinering og systematikk Samspel på tvers av kommunalsjefområda og internt
Relasjonsleiing og relasjonskompetanse Samordningsressurs i stab
Myndiggjorte medarbeidarar Kort veg frå innbyggjarkontakt til løysing
«Raud tråd» Heilskapelege og systematisk «raud tråd»
Robuste fagmiljø Samspel mellom samfunnsutvikling, kultur og medborgarskap og eigedom
Smarte digitale løysingar Aktiv i vest, automatiseringsløysingar,
Avsett rom for nyskaping
Innbyggjarfokus Innbyggjartorg, ulike frivilligforum og råd, FRIhuset, og andre nye samskapingsarenaer.
Gråsone-løysingar Kulturskulen som samskapingsarena mellom Oppvekst og Kultur og samfunn.
6.4 Korleis sikre god samhandling på tvers av tenesteområda
Intuitive, smarte digitale og automatiserte løysingar som bind innbyggjar, administrasjon og leiing
saman
Fokus og kompetanse på samskapingsprosessar
Kompetent relasjonsleiing med mål om knoppskyting internt og ut mot næringsliv og lag og
organisasjonar
Lokalisera og kartleggja knutepunkt mellom faglege områder og mellom kommunalsjefområda
Etablera nye samskapingsarenaer
6.5 Politiske eller prinsipielle spørsmål til avklaring i fellesnemnda, til dømes nye einingar eller
oppgåver
Det må avklarast nærare korleis det skal arbeidast med næring og næringsutvikling i organisasjonen jf
vedtak om oppretting av eige næringsutviklingsselskap. Tema næring og samfunnutvikling bør stå i eit
særskilt godt samspel saman med eit eventuelt næringsutviklingsselskap. Næringsutvikling og
arealdisponering skal, ifølgje Intensjonsavtalen, leggjast til grunn for samfunnsutviklinga.
Eining: Ulempar: Fordelar:
Kommunalsjef - Sikrar samordning og koordinering på tvers
- Heilskapeleg strategi for førstelinjetenester opp mot samfunnsutvikling, kultur og eigedomsforvalting
Stab - Sikrar samordning og koordinering på tvers
- Samlar kompetansar som skal arbeide på tvers,
17
samt opp og ned i organisasjonen
Kultur - Sterkare og meir robustfagmiljø
- Større innbyggjarfokus - Nye digitale og fysiske
møtearenaer opp mot innbyggjarar
- Sikrar gode knutepunkt for samskaping med Oppvekst og Helse og Omsorg (Kulturskule og Helse og omsorg)
Samfunnsutvikling - Sterkare og meir robustfagmiljø
Eigedom - Sterkare og meir robustfagmiljø
- Sikre målretta arbeid mot måla i punkt 9 i intensjonsavtalen «infrastruktur og trafikktryggleik»
6.6 Tenester og oppgåver som er utgreidd av dette hovudprosjekt, men foreslått lagt til anna
kommunalsjefområde
Samfunnstryggleik og beredskap organisert direkte under rådmannen
I intensjonsavtalen er m.a. følgjande prinsipp lagt til grunn:
"Beredskap og tryggleik er viktig for innbyggarane i kommunen. Beredskap skal prioriterast gjennom oppdatert
planverk og jamlege øvingar."
I sak 41/18 til fellesnemnda omtalar prosjektrådmannen plassering av beredskap slik:
"Nøkkelfunksjonar som til dømes kommuneadvokat, beredskapsleiar, kommuneoverlege, informasjon mv. må
vurderast nærare. Eit aktuelt alternativ kan vera at slike funksjonar bør leggjast direkte under rådmannen"
Det er avgjerande at nye Øygarden kommune vert robust nok til å motverke og handtere det samla risikobiletet
som me møter i framtida.
Delprosjektet Samfunnstryggleik og beredskap tilrår å opprette avdeling for samfunnstryggleik og beredskap
med 3 tilsette. Fysisk plassering på rådhuset. Organisatorisk plassering under rådmannen.
18
Kvifor plassering under rådmannen:
Beredskapsleiar må delta regelmessig på ulike møteplassar som til dømes utvida leiargruppe, rådmannsgruppa og redaksjonsgruppa for heimesida.
Etablera møteplassar for beredskap i den kommunal administrasjon og på politisk utvalsnivå.
Rådmannen er ansvarleg for alt beredskapsarbeid i organisasjonen.
Avdeling for samfunnstryggleik og beredskap støtter, koordinerer eller utfører det overordna arbeidet på vegne av rådmannen.
Tilråing: Hovudprosjektet Kultur og samfunn er tydeleg samla i at organisatorisk plassering må vere i stab,
direkte under rådmannen. Denne organiseringa vil være i tråd med dei nasjonale beredskapsprinsippa, og er
vanleg i andre organisasjonar med beredskapsoppgåver. Det synleggjer samstundes at beredskapsarbeid er eit
leiaransvar, som ikkje skal eigast av ei beredskapsavdelinga. Derfor er det ikkje ønskeleg å legge avdelinga
under ein kommunalsjef.
6.7 Tenester og oppgåver utgreidd av anna hovudprosjekt som vi foreslår vert organisert i vårt
kommunalsjefområde
Kulturskule:
Kulturskule som teneste, låg i mandatet til Oppvekst å utgreia. Kulturskule som delprosjekt vart, i dialog med
hovudprosjektet for Oppvekst, lagt som arbeidstema under delprosjektet Kultur hos hovudprosjektet Kultur og
samfunn. Utgreiinga i delprosjektet vart og sendt over til oppvekst då det var klart.
Det var to sterke og ulike meiningar i utgreiinga om plassering som det bør takast omsyn til. Difor ligg det
forslag til to ulike løysingar for kvar kulturskulen kan plasserast i organisasjonskartet.
Styrkar/Ulemper ved organisert under Kultur og samfunn:
Styrkar
Meir synleg på kulturfronten utad mot innbyggjarane
Kan plasserast rett under kommunalsjef for kultur og samfunn
Tettare samarbeid med resten av kulturadministrasjonen
Lettare å sjå utover si eiga verksemd og bidra til ei heilskapleg kulturutvikling i kommunen i samarbeid med det lokale og regionale kulturlivet
Lettare tilgang til relevant informasjon på kulturfeltet for barn og unge både nasjonalt og internasjonalt
Styrker eigenarten til kulturskulen som kulturinstitusjon
Lettare å behandle kommunen sitt kulturtilbod til barn og unge i eit heilskapleg perspektiv
Enklare å legge til rette for fleksible ordningar for auka samarbeid med frivillig sektor
Kompetansen til kulturskulen kan byggast ut innan kulturfeltet og spele på lag med DKS, DKSS, MOT, Ungdomsklubbane i tett samspel innan kulturfeltet
Kunne jobbe raskare og meir kreativt med utvikling av tilbod
Enklare å legge til rette for fleksible ordningar for auka samarbeid med frivillig sektor
19
Svakheiter Kan gå glipp av eventuell relevant informasjon, nettverk og kompetanseheving i regi av oppvekst
Vanskelegare tilgang til pedagogiske kurs og nettverk innanfor oppvekst – kompetanseutvikling for leiing og lærarar
Ikkje automatisk deltaking på rektormøte / kollegastøtte og erfaringsdeling på rektornivå
Avhengig av ein sterk samhandlingsmodell med skule/ oppvekst for å ikkje bli ståande utanfor samarbeid med skule og tilgang til pedagogisk kompetanseutvikling for administrasjon
Ikkje automatisk tilgang til felles digital verktøyskasse, oppfølging på kvalitetssikrings- og utviklingsverktøy (som Insight i Fjell kommune)
Styrkar/Ulemper ved organisert under Oppvekst:
Styrkar Oppvekstsjefen har ansvar for pedagogisk leiing i heile NØK
Positivt med plassering rett under kommunalsjef for oppvekst på linje med andre rektorar
Lettare å samarbeide med grunnskule, barnehage, vaksenopplæring som ein del av det samla opplæringstilbodet
Tilgang til pedagogiske kurs og nettverk innanfor oppvekst – kompetanseutvikling for leiing og lærarar
Deltaking på rektormøte – sidestilling med rektor på grunnskule, erfaringsdeling
Felles digital verktøyskasse, oppfølging på kvalitetssikrings- og utviklingsverktøy (som Insight i Fjell kommune)
Moglegheit for tettare samarbeid og samspel mellom lærar skule og lærar kulturskule
Kulturskulen kan levere spesialundervisning (musikkterapi) tilbod til elever som trenger noko ekstra, skjer gjennom dialog med rektor/leiar i skule/barnehage
Kulturskulen sine tilbod kan sidestilles med valfag i skulen og skal vere retta mot lyst, glød og frivillegheit
Svakheiter
Kulturskulen kan bli liten og usynleg på det store skulefeltet
Opplæring i kulturskulen er kvalitativt forskjellig frå opplæring i grunnskulen, og kulturskulen kan stå i fare for å miste sin eigenart og kjerneverdiar dersom han blir behandla på same måte som grunnskulen. Kan få meir mål- og resultatstyring frå grunnskulesystemet - ikkje nødvendigvis eit ønskje frå foreldre/elever
Meir utfordrande å få til fellesprosjekt/tilbod med kultureininga
Vanskelegare å samarbeide med frivilligheit, og å sjå kommunane sitt kulturtilbod til barn og unge i eit heilskapeleg perspektiv
Kan gje utfordringar med å få til fleksible ordningar som betrar samarbeidet med frivillig sektor
Kulturskulen sine tilbod kan sidestilles med valfag i skulen, men skal vere retta mot lyst, glød og frivillegheit – skulen er obligatorisk
Avhengig av ein sterk samhandlingsmodell med kultur for å ikkje bli ståande utanfor barne- og ungdomsarbeidet innanfor kultur
Tilråing til organisering og samhandlingsmodell:
Hovudprosjektet tilrår, ut i frå dette, at Kulturskulen vert organisert under kommunalsjefområdet Kultur og
samfunn. Det vart vekta høgt at det er behov for den høge kompetansen ein finn i dagens kulturskule inn i
andre kulturtenester for born og unge, samt at ein ved ei slik samordning set fokus på ein heilskapeleg satsing
20
opp mot born og unge. Det er likevel viktig at Kulturskulen i ei slik organsiering for halde på sin eigenart, og at
alle møtepunkt dei har behov for opp mot oppvekst og vert teke vare på inn i den nye samhandlingsmodellen.
På denne måten styrkar ein det heilskapelege tilbode opp mot born og unge, samt får eit spanande møtepunkt
for samarbeid mellom Oppvekst og Kultur og samfunn. Slik sett er Kulturskulen eit viktig knutepunkt mellom
Oppvekst og Kultur og samfunn, og kan gjennom eit godt samspel vera bindeleddet som løyser
grøsoneproblematikken. Uansett korleis ein til slutt vel å organisere dette, så krev ein heilskap i satsinga opp
mot born og unge ei god samhandlingsmodell mellom Oppvekst og Kultur og samfunn.
Innbyggjartorg:
Det har frå politisk hald vore peka på at ein i det administrative prosjektet skal sjå etter løysingar på
innbyggjartorg – ein veg inn – etter modell frå danske kommunar. Det har blitt peika på at innbyggjartorga skal
samlokaliserast med biblioteka, som og er plassert i kvart av dei tre gamle kommunesentra. Utgreiing av modell
for innbyggjartorg vart sett til hovudprosjektet Organisasjon og digitalisering, men med rapportering og til
hovudprosjektet Kultur og samfunn. Både delprosjektet Innbyggjartorg og hovudprosjektet Kultur og samfunn
har kome med same tilråing.
Organisering av tenestene: Biblioteka og publikumsretta tenester vert samlokalisert i eit innbyggjartorg, organisert direkte under kommunalsjef for kultur og samfunn. Tenestene skal kunne tilbys i alle tre kommunesenterane, men kan ha geografiske forskjellar. Innbyggjartorget skal tilby tilrettelagt informasjon og tenester frå heile den kommunale verksemda og gje rettleiing i bruk av nye digitale sjølvbetjeningsløysinar og gje generell informasjon til innbyggere . Innbyggartorget skal vere førstelineteneste for dei fleste kommunale tilbod. Det vil vere eit stort behov for nye og oppdaterte digitale verktøy og sjølvbetjente løysingar. Desse må vere
utvikla med tanke på effektiv oppgåveløysing og med innbyggjarane sine behov i fokus.
Den nye kommunen må utvikla dialogen med innbyggjarane og det må utarbeidast nye metodar og system for
slik arbeid. Innbyggjartorga vil vere godt eigna som arena for samskaping .
Styrkar:
- biblioteka er godt organiserte, utstyrte og har høg fagleg kompetanse. Dei bibliotektilsette er
fleksible og løysingsorienterte. Alle tre biblioteka er i dag sentralt plasserte i tilknyting til eit større handlesenter i noverande kommunesentra. Biblioteket i Sund praktiserer allereie meiropent bibliotek ved at brukarar får, gjennom tilgangsstyring, tilgang til biblioteket ut over bemanna opningstid. Biblioteket i Øygarden har tilrettelagt for tilsvarande og vil innføra det så snart som praktisk mogeleg i 2019. Biblioteket i Fjell har også tilrettelagt, men har førebels ikkje tidfesta når dette ekstra tilbodet kan innførast.
Biblioteket har allereie status som uformell og frivillig møteplass for innbyggjarane. Dei er del av eit nasjonalt nettverk med stor samarbeidsflate. Biblioteka er uavhengige institusjonar regulert i biblioteklova.
- Noverande servicetorg i kvar kommune har ein sentral og samlande funksjon der publikumsretta
fellestenester som kundemottak, sentralbord og informasjon vert utført. I tillegg er interne fellestenester som dokumentbehandling, arkivteneste, politisk sekretariat, informasjon og andre servicetenester til interne kundar organisert i denne eininga. Det meste av merkantil kompetanse er samla på ein plass, noko som gir stor fleksibilitet, motverkar sårbarheit og hindrar at oppgåver ikkje vart utførte.
- Servicetorga i dei tre kommunane fungerer i dag som «nav og smørjinga» i organisasjonane.
Innbyggjarar frå alle samfunnslag besøkjer servicetorga i dag, men det kan verka som om det er flest
21
frå øvre aldersklassar utan at vi har gjort konkrete undersøkingar på det. Mange av dei som møter opp treng hjelp og rettleiing for å finne fram i det kommunale system. Dei treng gjerne hjelp til å finne fram på nettsida, til å fylle ut elektroniske- og papirskjema, få informasjon i samband med byggesøknader og andre spørsmål innan plan- og byggesaker og planprosessar. Innbyggjarane treng og hjelp i samband med barnehagesøknad, bustøtte, startlån, omsorgsplass, heimetenester, kommunale tilskotsordningar, skjenkeløyve og ei rekkje andre kommunale tilbod og tenester.
- Servicetorga fungerer vidare som informasjonssentral internt i organisasjonen, og som ei kommunal arena der innbyggjarar kan klage på kommunale tenester og få ut frustrasjon over saksbehandlarar og andre.
Svakheiter:
Biblioteket: små faglege miljø og mange fragmenterte oppgåver på få personar. Sårbart med omsyn til sjukdom og fråvær og lite ressursar til utvikling. Dei små biblioteka vert for lite synlege utad og har avgrensa høve til profilering, kommunikasjon og marknadsføring.
Servicetorga: i dei små kommunane er det svært mange oppgåver som skal løysast av få personar og det er lite rom for fagleg utvikling og fordjupning.
Tilråing til organisering og samhandlingsmodell:
Hovudprosjektet Kultur og samfunn ønskjer å tilrå at Innbyggjartorget vert organisert under bibliotekssjefen ,
og soleis er ein del av eit miljø. Det er i delprosjektet ønska at bibliotek og innbyggjartorg skal liggja rett under
kommunalsjef for Kultur og samfunn. Hovudprosjektet her meiner at bibliotek og innbyggjartorg bør liggja
under eininga Kultur for å sikra heilskap i satsinga opp mot born og unge m.m. Det må greiast ut meir kva og
korleis eit innbyggjartorg skal fungera og bli koordinert, og om det skal t.d. heildigitaliserast eller ikkje.
6.8 Problemstillingar/spørsmål/avklaringar i høve andre kommunalsjefområder
Må avklare kva oppgåver som kan leggjast til kommuneadvokaten. KS meiner rolla til kommuneadvokaten kan styrkast med ulike oppgåver som t.d klagesaker av prinsippiell karakter, ekspropriasjon osv. kravspesifikasjonane må framleis liggja opp mot fag.
Innkjøpskontor under økonomi: Vi føreset at juridisk kompetanse på innkjøp, etter Lov om offentleg anskaffing vert teke i vare av Økonomi.
22
7 Oppgåver, funksjonsomtale og dimensjonering
7.1 Kva for tenester og funksjonar er omfatta av kommunalsjefområdet og kva skal løysast/utførast?
Eining/avdeling namn
Teneste/oppgåveområde/funksjonar Behov årsverk i hovud-struktur nivå 2, t.d. administrative/ leiings-ressursar/funksjonar
Funksjonar (til dømes lovpålagte)
Kommunalsjef Kommunalsjef - Kultur og samfunn 1 årsverk
Eigedom
Einingleiar for Eigedom Leiar for reinhald Leiar for samferdsle og transport Leiar for grøn avd. Leiar for teknisk byggdrift
5 årsverk
Samfunns-utvikling
Einingsleiar for samfunnsutvikling Leiar for kart og oppmåling Leiar for plan og folkehelse Leiar for byggesak Leiar for miljø- og ressursforvalting
5 årsverk
Kultur
Einingsleiar kultur Leiar for bibliotek og innbyggjartorg Leiar for kulturskule Leiar for born, unge og fritid Leiar for allmenn kultur
5 årsverk
7.2 Forslag til dimensjonering/stillingsressursar i oppgåveløysinga og tenestetilbodet
Organisasjonskart nivå 2 med delegert fag, personal og økonomi ansvar. Ut til innbyggjarane og inn i organisasjonen.
Eining/avdeling namn Teneste/oppgåveområde
Behov årsverk i hovud- struktur nivå 2, + samla innmelde ressursar
Funksjonar (til dømes lovpålagte)
Eigedom
Einingsleiar/leiarar Reinhald Teknisk drift Byggprosjekt (Bustadkontoret) Fagstab Transport og samferdsle Grøn avd
Samla årsverk: 177 Innmelde behov:
Samfunnsutvikling Einingsleiar/leiarar Jus PBL Oreigning Oppmåling klagesaker Plansaker Kartforvaltning Samfunnplan Reguleringsplaner
Samla årsverk: 57 Innmelde behov:
23
Folkehelse
Kultur og medborgarskap:
Einingsleiar/leiarar Kulturskule Bibliotek og innbyggjartorg Born, unge og fritid Kunst og kulturarv Idrett og arena Frivilligheit og friluftsliv
Samla årsverk: 42 Innmelde behov:
Innmeldte ressursar: Situasjonen tilseier at vi har dei tilsette vi har, og at det ikkje vert nytilsettingar. Det må vera høg grad av endrings i kompetanse og arbeidsoppgåver hos dei ressursane vi no rår over (omdisponering). Leiarnivået må difor ha god kompetanse i transformasjonsleiing. Særskilde satsingsområder krev kanskje nytilsettingar for å sikra denne kompetansen raskt. Døme på områder: Digitalisering, GIS, m.f.
7.3 Kompetansebehov
For å ivareta forslag til ny organisering, innovativ gjennomføring og ny måte å tilby tenestene på (ut til innbyggjarane og inn i organisasjonen).
Betre digitale tenester til brukarane krev auka kompetanse på geodata og IKT. Det bør vere eit fagmiljø som og deler og gjev opplæring av kompetanse på tvers i organisasjonen. Samordning og fagutvikling av handsaming av statistikk og analysar har eit stort potensiale også inn i organisasjonen.
Generelt auka kompetansebehov innan fagområda som sorterer til kommunalsjefområdet.
Arkitektfagleg kompetanse mot bygg og landskap.
Arbeid med felles språk og kultur i organisasjonen vil vere med å sikre forståing for nye måtar å løyse tenestene på.
7.4 Opplæringsbehov
- for å ivareta ny organisering, innovativ gjennomføring og nye måtar å tilby tenestene på (ut til innbyggjarane og inn i organisasjonen)
NØK må ha ei felles forståing for korleis ein skal handtere behov for opplæring både internt og eksternt. Det er særs viktig at det vert skapt gode rutinar og at det føreligg ein heilskapleg plan for opplæring og vidareutdanning av eksisterande og nye tilsette. Dette gjeld og nye roller i ny kommune. Skal NØK vere innovativ i gjennomføringa av organiseringa, noko som òg betyr at eksisterande tilsette må tenkje nytt er det viktig at det vert laga ein felles grunnmur som alle tilsette kjenner til og som dei har eit eigarskap til.
Det må utarbeidast ei samla kompetanseoversikt/kompetanseplan for å kartlegge opplæringsbehovet.
Innan nye elektroniske og digitale system vil det klart vera eit kontinuerleg opplæringsbehov.
I tida framover og etter samanslåing vil det vera eit vidare behov for opplæring og kompetanse på prosjektleiing. Ein må rekna med ulike prosjekt i og på tvers i organisasjonen.
8 Lokalisering
Tabellen under viser eit samansetting av kapittel 8.1 Lokaliseringskonsekvensar og 8.2 kva er behov knytt til
lokale, areal og inventar og utstyr. Lokalisering handlar om kvar ressursane ligg i dag, kvifor dette bør fortsetja
slik det er, eller endrast. I mange av delprosjekta har lokalisering vore eit mykje diskutert tema. Dersom nokre
medarbeidarar skal permanent og dagleg vera knytt til arbeidsplassar på t.d Skogsskiftet og på Rong, kan det
utfordra kvaliteten og kontinuiteten i det ein gjer. For å sikra eit sterkt fagmiljø, har det blitt peika på av
24
delprosjekta, kan det vera ein ide å ha t.d. skiftordningar der «basen» for fagmiljøet ligg nærare
kommunesenteret på Straume. I nokre høve vil ei tilnærming til heimekontor vera ein god løysing, for den rette
medarbeidar. Dette kan og vera avlastande for organisasjonen, samt eit grep for å hindra kompetanseflukt. Eit
anna grep for å hindra kompetanseflukt, kan vera å ha ein eigen «Bergensavdeling», ein kontorHUB, der dei
som bur utanfor kommunen, og har høve til det, kan ta ein kontordag saman med andre kollegaer. I eit utvida
perspektiv kan det vera eit nyskapande kontorfellesskap for fleire kommunar som treng nærleiken til Bergen.
Eining/avdeling namn 8.1 Lokaliseringskonsekvensar
8.2 Kva er behovet knytt til lokale, areal, inventar og utstyr
Samfunnstryggleik og Beredskap
Stabskontor Vera nær Rådmannsnivå og lokalisert på rådhuset på Straume
Eigna beredskapsrom med naudsynt utstyr på Rådhus
Eigedom
Reinhald adm sentralt Bildøy + soner
Reinhald hovudbase 6 kontor +satelittkontor 2 stk. Maskin/varelager
Teknisk drift adm sentralt Teknisk drift som i dag
Bildøybakken+soner
Byggprosjekt Straume Byggprosjekt kontor for 6 stk
Bustadkontoret Straume Bustadkontor minimum 6
Fagstab Straume Kontor
Forvaltning/service ? Fagstab?
Grønt avd. Straume Grøntavdeling 1 kontor
Transport og samferdsle
Vegvedlikehald, prosjektering, sakshandsaming, bilpark, bussruter,
Samfunnsutvikling:
Her er det lagt opp til styrking av fagmiljøa, som vert plassert på Straume. Med delkontor/kundekontakt i Sund og Øygarden
Nokre av dei 16 årsverk frå Sund og Øygarden må betjene behov lokalt. 50 årsverk må ha kontor sentralt Straume 7 desentraliserte og ambulerande kontorarbeidsplassar på Rong og Skogsskiftet
Kultur og medborgarskap:
Lokalisering på Straume Biblioteka lokalisert lokalt
Kultur 20,5 års Bibliotek 10,65 års Barn og unge 11,25 års Herav 2,85 års i S pp + kulturskule i F 11,14 års
9 Lokale forskrifter og interne reglement
-jf kartlegging nosituasjon og behovsvurdering i NØK
25
Sjå vedlegg
10 Avtaler med eksterne leverandørar
-jf kartlegging nosituasjon og behovsvurdering i NØK
Her var det verken tid eller kapasitet til å kartleggja dette innan fristane. Difor må dette arbeidet snarast setjast i gong, og koordinerast. Delprosjekta ikkje har fått levert på dette med Oppseiingstid og Behov for nye avtalar då dette ikkje var ei bestilling i deira mandat. Dette vert arbeida vidare med etter leveransen 28.1.2019, og kjem som eige vedlegg.
11 Behov for digitale verktøy og system
Det er sterke nasjonale føringar på kommunane når det gjeld digitalisering og utvikling. Målet med IKT-
politikken nasjonalt, er å påvirke utviklinga innan IKT for å oppnå forenkling og effektivisering i offentleg sektor,
fremma innovasjon og verdiskaping i næringslivet, og sikra ein bærekraftig og inkluderande samfunnsutvikling.
Regjeringen presenterer i stortingsmeldingen Digital agenda for Norge fem prioriteringer for den nasjonale IKT-politikken:
- Brukeren i sentrum. - IKT er vesentlig for innovasjon og produktivitet. - Styrket digital kompetanse og deltakelse. - Effektiv digitalisering av offentlig sektor. - Godt personvern og god informasjonssikkerhet
1
Digitalisering, automatisering og delingsøkonomi og kultur vil difor vera viktige komponentar i å sikra betre
samskaping på tvers, samskaping med innbyggjarar, lag og organisasjonar og næringsliv i Nye Øygarden
kommune. Om det vert etablert løysingar som snakkar godt saman på tvers, vil systematisk nytting av stordata
sikra Nye Øygarden større handlingsrom, og meir frigjorte ressursar. Desse frigjorte ressursane vil kunna ha
fokus på relasjonsbygging og kvalitativt arbeid i større grad enn i dag.
Punkt 11.2, Korleis sikre integrering mellom ulike it-system, er ikkje svart på av fleire delprosjekt, og det vert frå
hovudprosjektet tilrådd at dette er eit ansvar koordineringsarbeidet for IKT og utvikling må sjå på etter
leveransen. Det vert særs viktig at det ligg noko digital kompetanse på både drift og utvikling hos kvar
kommunalsjef. Dette vil sikra høg grad av nyskapingsmoglegheiter, og kort veg til ein kompetanse som vert
ettertrakta dei neste åra.
Det må vere god integrasjon mellom dei ulike digitale løysningane for å redusere behov for dobbeltarbeid
(viktig informasjon vert lagt inn ein gong, og er tilgjengeleg og automatisert). God og enkel tilgang til riktige
data kan spare tid og auka kvaliteten på dei tenestene som skal leverast. Kommunen må kartleggje dei ulike
behova og få innspel på kva som må «snakke saman» frå dei ulike tenestene. Skal ein sikra at gråsonane vert
moglegheiter inn i den nye kommunen, må nettopp dei digitale samskapingsverktøya hengja saman. Det bør
vera eit mål for kommunen å automatisera det som automatiserast kan, slik at delingskulturen kan nyttast fullt
ut.
Det er eit eige arkivprosjekt som arbeider med å få overført arkivverdige saker.
1 Digital agenda for Norge - IKT for en enklere hverdag og økt produktivitet (Meld. St. 27 (2015-2016))
26
StimuLab/Difi: Gjennom StimuLab skal Difi stimulera til offentleg innovasjon frå innbyggjarane sine perspektiv.
Difi støtter statlege og kommunale verksemder som vågar å tenkja nytt om rollar og system, og som er villige til
å endra desse for å levera betre tenester til innbyggerne2. StimuLab i Nye Øygarden kommune får ei viktig
oppgåve i å sjå samanhengane, og løfte fram moglegheitene for nyskaping.
11.1 Behov for digitale verktøy og system som tek omsyn til digitalisering og innovasjon i
tenestetilbodet og organisasjonen
Generelt Felles Ikt. system som alle einingar/ medarbeidarar nyttar til personale oppgåver,
Registrering av vakt ordning, timeføring, reisegodtgjørelse, ferie, sjukefråvær. Ligge overordna under Personal/ økonomi/ lønn.
Moglegheiter for alle til chat/video-verktøy, t.d. Skype for business og/eller Lync
Felles prosjektstyringsverktøy (Projectplace, teamwork eller anna)
Felles saks- og arkivsystem
Informasjonsskjermar i kommunale bygg som oppdatert og interaktive, samt systematisk oppfølging av desse i høve innhald og fysisk hardware.
Timebestilling til ulike kommunale tenester gjennom digitale løysinger
Chatfunksjon/ kommune-chatboot – digitalt eller betjent løysing.
Samfunnsutvikling
GIS og kartsystem – viktig for informasjon/kommunikasjon med innbyggjarar, politikarar etc. i tillegg til forvalting/sakshandsaming og analyse. Har stort potensialet som ikkje er teke ut i dag.
Saks-/arkivsystem inkl. eByggesak og framtidig ePlansak (Samordna regional digitalisering).
System for statistikk og stordata
Kultur og medborgarskap
Samlenettside for kulturtenester og tilbod – med kulturkalender
Aktivkommune/Aktiv i Vest som et felles bookingsystem for bygg, bilar, anlegg/arena, kontorplassar og løysing for adminstrasjon, lag og organisasjonar og privatpersonar. Samarbeidsløysing med Stavanger, Bergen og Ålesund
Medlemskap i Tilskuddsportalen.no
Administrering av heimesida Sykkelivest.no
Felles facebookside for kultur
Prosjektstyringsverktøy (I Fjell i dag: Teamwork)
System for formidling av kulturarv og historie på nett.
System for foto og tilhøyrande informasjon, vidareføring av Fotostation eller nytt system. Merk at foto- og videolagringssystem krev stor plass på server. Viktig med gode back-upløysingar
System for styring og koordinering av sosiale medium.
Digitale frivillig-touchskjermar på Innbyggartorget, Frihuset, Sartor senter, Rong Senter, Skogsvåg, Omsorgsentrene
Bibliotek og innbyggjartorg:
Sjølvbeteningsløysingar bibliotek og innbyggjartorg
Chatfunksjon/ kommune-chatboot – digitalt eller betjent løysing, må vurderast
Digitale informasjonstavler med all relevant informasjon
Publikums-tablets /informasjonstotem for å bruke Innbyggjarportal – med integrerte system alle tilgjengeleg digitale tenester som kommunen tilbyr – både innandørs og utandørs. Desse tenestene skal også vere på heimesida.
Biblioteksystemet (Bibliofil) med innlån, utlån, registrering, statistikk, tilgangsstyring (meiropent),
2 https://www.difi.no/fagomrader-og-tjenester/innovasjon/hva-tilbyr-difi/stimulab
27
integrert i eit større nasjonalt system. Som tillegg til systemet er det knytt utlånsautomatar. Systemet fungerer godt i dag og vert stadig vedlikehald og vidareutvikla. Systemet har også ein mobilversjon (App). Bibliofil har ei innside-versjon for dei tilsette, og ein ekstern brukarversjon.
Ebok-bib: system for lån av elektroniske bøker og lydbøker.
Ulike system og databasar for digitalt materiale, t.d. Press Reader med over 6000 aviser og tidsskrift frå meir enn 125 land på 60 ulike språk.
Kulturskulen:
FilmBib
Behov for digitale verktøy og system:
Conexus Insight (analyseverktøy)
Speedadmin
Finale (notasjon)
Spotify
Ipad eller PC til alle lærarane
Eiga nettside
Facebookside
Instagramkonto
Eigedom
Komplett FDV system.
Projectplace eller tilsvarande verktøy for prosjektstyring.
Digital søknad om kommunal utleigebustad med trygg digital dialog med søkjar.
Elektronisk signatur på dokument, søknader og lånepapira.
Bisnode kreditt, infotorg, Lindorffsystem.
Ha utstyr lett tilgjengeleg for å kunna t.d skype med andre tenester/innbyggjarar, gjennomføring av møter, og digitalt samarbeid med rådgjevarar (dele skjerm ol.)
Ha nettbrett liggjande for utlån i serviceskrankane for innbyggjarar for å få fleire digitale søknadar.
Reinhald:
Behov for ressurs/kompetanse til innkjøp av utstyr (ipad el liknande til reinhaldarar), og opplæring av bruk.
Stoffkartotek i Eco-online-( Sund Kommune)
Administrator for legge inn andre brukarar i kommune. NØK.
Opplæring for bruk av system. Registrere kjemi i forhold til krav.
Ha tryggleiksdatablad / verneblad på alle kjemikaliar digitalt.
Sørgja for at tilsette er godt kjende Stoffkartotek/bruk av kjemi. HMT.
Ipad – Til bruk på byggeplass/møter med system som kan nyttast.
IKT verktøy som kan brukast felles mellom Reinhald og Drift og brukarar. Arbeidsprogram Reinhald/ Drift.: Reinhaldsplanar/Teikningar,- Registrering av avik,
Eco-online: Dette er ei teneste som er lovpålagt og krev vedlikehald og skal risikovurderast jevnlig / fleire ganger i året i forhold til krav, lover og forskrifter
Transport og samferdsle:
Digitalt søkjerverktøy for søknad om avkjørsle og disp frå avstand (prøveprosjekt nasjonalt).
Digitalt søkjer- og sakshandsamings-system for graveløyve
Samfunnstryggleik og beredskap
DSB-CIM må vidareførast på ny plattform. Ansvaret ligg til prosjektet..
28
11.2 Korleis sikre integrering mellom ulike it-system?
Generelt Sjå generell kommentar og tilråing over
11.3 Korleis sikre konvertering av data frå eksisterande kommunar
Samfunnsplan, arealtenester og folkehelse Samordning av register
Arkivering av dokument frå private mapper/kontor etc.
Oppdatere og samordne planbasar, matrikkel etc.
Internett og intranett – samordning av informasjon, søknadsskjema etc.
Kultur
Ved evt. skifte av fotosystem, må det sikrast at all eksisterande informasjon, som ligg som metadata i kvar bildefil, kjem med.
Mykje informasjon knytt til fagområdet i Fjell, ligg på eksterne/lokale harddiskar, og på dei ulike serverområda I, G og F. Her er det naudsynt med grundig gjennomgang og felles strukturering før overføring.
12 Oversikt tiltak (prioritert liste før og etter 01.01.2020)
- Tydelig liste over tiltak som må bli utført før 2020 og kva som kan vente til etter samanslåinga.
- Korleis sikre konvertering av data frå eksisterande kommunar
- Integrasjon mellom IT-systema
- Opplæring
12.1 Oversikt tiltak som må gjennomførast innan 31.12.2019
Må detaljerast i prosjektplanen i neste fase/planleggingsfasen
For å ha ein mest mogleg smidig overgang til ny kommune er det viktig med samanstilling og plan for
gjennomføring av oppgåver og tiltak som må gjennomførast i 2019 og kva som kan vente til etter 01.01.2020.
Det er allereie etablert arbeidsgrupper innafor einskilde tema/oppgåver. For andre områder må dette
detaljerast i prosjektplan i neste fase av planleggingsarbeidet.
Delprosjekta er bedne om å skilje mellom «haster» oppgåver og «må» oppgåver. Haster oppgåvene har ei
prioritering som tilseier sluttføring før 01.01.2020, medan «må» oppgåvene bør startast på, men treng ikkje
sluttførast før etter 01.01.2020. Dette må likevel kontinuerleg vurderast undervegs i arbeidet.
Hasteoppgåver Eigedom Ansvar Prioritet
Avklare korleis/kven som skal ha ansvar for prosess fram mot overgang
til etablering av KF for utlegebustader 1.1.2020. Dette må avklarast:
Avklare relasjon mellom NØK og KF
Avklare økonomiske situasjon ved etablering av alle
kommunale bustader i eit KF.
Kven skal betale kostnader til «tomleige» og straum for
1. Før 2020
29
bustader vi har tildelingsrett til hjå Fjell bustadstifting.
Skal tilsette hjå bustadkontoret flyttast over til KF.
Kven skal betale for kostnader til leige på personalbasene som
vi leiger av Fjell bustadstifting osv.
Kartlegging kommunale eigedomar, kontorplassar (jf bestilling frå
styringsgruppa)
2.Før 2020
Innkjøp av felles system for forvaltning, drift og vedlikehald (FDV
system)
3.Før 2020
Internkontrollsystem/delegasjon av ansvar, system for kvalitetssikring 4. Før 2020
Oversikt over avtaler, avslutting og inngåing av nye
avtalar/rammeavtalar? (jf. Eigedomsmeldinga)
5. Før 2020
Få på plass nye brøyteavtalar for Sund og Øygarden, desse går ut i april
2019.
Sjå på rammeavtale for vedlikehald som Sund og Øygarden har. Avtalen
denne går ut i oktober 2019. Skal det inn ny avtale for ny kommune?
Få oversikt på bilparken i kommunane og kva personellressursar som
vart nytta til å administrere bilparker på dei ulike tenesteområda.
Samla oversikt avtalar, avslutting og inngåing av nye avtalar
Hasteoppgåver Kultur og medborgarskap Ansvar Prioritet
Rutinar, reglar og praksis for tilskotordningar og spelemidlar
(Haust2019) Behov for politisk behandling i kvar kommune – deretter i
fellesnemnda. Vert arbeid med av kulturkontora
1
Felles gebyrsystem frå 01.01.2020 – Det er oppretta ei gruppe som ser
på gebyr og brukarbetalingar for den nye kommunen .
1
Tilsynsavtaler for anlegg; alle avtalene i Fjell, Sund og Øygarden må
sjåas på samla. Det må etableres ein gruppe og ein koordinator for
arbeidet.
1
Avklaring av elevkontingent (tre ulike kontingentar i dag, vedtak i
fellesnemnda eller vedtak i kvar enkelt kommune om å operere med tre
ulike kontingentar i skuleåret 2019-2020 (dette gjelder også SFO,
barnehage). Kultur arbeider med dette.
1
Rutinar, reglar og praksis for tilskotordninga og spelemidlar. Må
avklarast i god tid før haust 2019. Behov for politisk behandling i kvar
kommune – deretter i fellesnemnda. Kultur arbeider med dette.
1
Harmonisering av administrative rutinar og tilbod til innbyggarane, Inkl.
betalingstenester på biblioteket – like satsar, same betalingsløysing
(avklaring på VIPS, bankterminal, iZettle osv). Nye felles nettsider for
NØK bibliotek (Biblioteka i Vest inneheld og Askøy bibliotek)
Samordning av avtalar med eksterne leverandørar og samarbeidspartar
(eks. Norsk bibliotektransport, Biblioteksentralen, Eurobib)
1
Bookingsystem aktiv i vest – felles rutinar, regelverk, lik praksis. Er
oppretta eige koordinator for arbeidet. Må inn fleire frå andre
ansvarsområde som teknisk og eigedom.
2
Marknadsføring av den nye kulturskulen - Øygarden kulturskole får eiga
nettside og facebookside – eigen logo
5
BIBLOTEK: Tydelig liste over tiltak som må bli utført før 2020 og kva
som kan vente til etter samanslåinga.
BIBLOTEK: Korleis sikre konvertering av data frå eksisterande
kommunar
BIBLOTEK: Integrasjon mellom IT-systema
BIBLOTEK: Opplæring
30
Hasteoppgåver Samfunnssikkerheit og beredskap Ansvar Prioritet
Utarbeide administrativ del i overordna beredskapsplan 1 Etablere fellesbrukar og base i DSB-CIM 1 Samla oversikt avtalar, avslutting og inngåing av nye avtalar 1
Hasteoppgåver Samfunnsutvikling Ansvar Prioritet
Fagsystem for kart (er sett i gang). Er grunnlag for anbod klart, og
ventar dei berre på avklaring?
Starta prosjekt
som må
sluttførast
Samordning av matrikkel (er satt i gang). Korleis er tidsskjema sett opp
for å ha dette klart til 1.1.2020?
Starta prosjekt
som må
sluttførast
Kommunenummer og planregister Må sette ny PlanID på alle planer i planbase, planarkiv og saksarkiv – Kan setjast ut til eksterne, men føresett at NØK sett av midler
1
Greie ut konsekvens av nytt kommunenummer for eksterne register vi
nytter/registrerer data i. KS har rapportar på korleis ein kan byta om til
rett kommunenr. Må samordnast med alle andre delprosjekt – treng
koordinator for dette.
2
Samordning av alle lokale forskrifter (kan gi behov for politisk vedtak + Lovdata). Anbefaler at dette må avklarast av Fellesnemnda, med kommunestyra som høyringsinstans i forkant av 1.1.2020
3
Samla oversikt avtalar, avslutning og inngåing av nye avtalar 4
Samordning av sakshandsaming knytt til planar frå tre kommunar (kan gi behov for politisk avklaring)
5
12.2 Oversikt tiltak som kan starta før 1.1.2020, men kan fullførast etter 1.1.2020
Det er generelt prematurt å avgjera ansvar og prioritet på dette stadiet i prosessen. Dette bør vurderast i
prosess fram mot leveranse til Overordna styringsgruppe eller seinare.
Må-oppgåver Eigedom Ansvar Prioritet
Sjå på avtaler som går ut i 2019/ 2020. Finne- fellesløysing. Samordne kontostrenger i alle kommunar/nye kontostrengar.( økonomi) Tilgang til sakene i dei andre kommunane og i eigen kommune
(historikk). Nye malar t.d. vedtak
Må ha opplæring i nye system. Nytt sakshandsamingssystem/arkivsystem. Svar inn må snakke med
startskudd
Overføring av Husleigekontraktar til ny kontrakts partnar/gje
informasjon til leigetakar om innbetalingsrutinar ny kommune. Felles
søknadsskjema for utleigebustad og felles regelement for tildeling.
Tilgangar til systema. Bisnode kreditt, ekstranettet, infotorg, lindorff
sine system, gjeldsregister.
Avklare/ få avklart kva programvarer som er gjeldande/ skal
vidareførast etter 2020.
Fullmakter/delegert mynde – delegasjonsreglement
Budsjett for 2020 – kven har ansvar for kva kostnader?
Alle som skal arbeide med startlån må ha opplæring i startskudd innen
1.1.2020 (obligatorisk)
31
Avklare kven som skal vere låneforvaltar i ny kommune (Lindorff
nyttast i dag av alle tre kommunane)
Kven skal årsrapportere i Husbanken for dei tre kommunane (frist for
rapportering 2019 er 31.januar 2020)
Arbeidskontrakter/løn/ny e-post adresse/nøkkelkort (personal, IKT og
eigedom)
Kven skal kostrarapportere (kven har ansvar)
Sikre/avklare kven som skal sikre interne programvarer/arbeidsprogram/
system ein har i dag på data utan å miste dokumentasjon.
Må-oppgåver Kultur og medborgarskap Ansvar Prioritet
Gjennomføra alle kulturarrangementa som er planlagt av arbeidsgruppa
Lokaldemokrati og identitet i løpet av 2019
(Bokslepp av siste bandet på bygdebøkene i Sund innan utgangen av
2019 og Fjell skal ferdigstille manus inne utgangen av 2019) – lage en
strategi på promotering av bygdebøker i sosiale medier og annonsering
og sal av bøker frå kommunen sin side og løysing av kjøp, sal og lager
samla. Ferdig plan Frist 01.10.2019
Samordning av Den kulturelle spaserstokken og felles søknad innan
01.09.2019
Rydda arkiv Opplæring på korleis sikra overføring av data
Nye tilsynsavtaler for bygg og anlegg
Nødvendige vedtektsendringar for stiftingar (Trellevik Kystkultursenter
inklusiv Olav Toft samlinga, Venelaget for skulestova på Berget,
Johannes Kleppevik sitt minnefond, Gjerdet kulturminnelag, Stiftelsen
Kystmuseet i Øygarden)
Avslutta Sund kommune sitt samarbeid med UiB (AHKR-studentane sitt
praksisfag)
Samordning av ulike ildsjelpriser/kultur/frivillighet osv
Samordning av felles regler på kulturtilskot
Samordning av spillemiddelsøknadene
BIBLOTEK
Harmonisering av administrative rutinar (lånereglement, purringar, rekningsutsending) og tilbod til innbyggarane
Inkl. betalingstenester på biblioteket – eins satsar, same betalingsløysing
Nye felles nettsider
Samordning av avtalar med eksterne leverandørar og samarbeidspartar (eks. Norsk bibliotektransport, Biblioteksentralen, Eurobib)
Administrativ plassering og organisering (biblioteksjef, avdelingar etc.)
Lokale – viktig at lokale kan tilfredsstille biblioteket sine behov i samsvar med krava i biblioteklova (arrangement, debattar) samstundes som dei er mest mogeleg tilgjengeleg for andre tenester.
Transportløysing
Opningstider
Arbeidsstad /tilganger
Ansvar for skulebibliotektenesta
INNBYGGJARTORG
Avklare grensene mellom bibliotektenester og innbyggjarservice – kven svarar på kva?
Kva skal alle kunne bidra med?
Opningstid og minimumsbemanning i opningstida for begge tenestene
32
Meiropne lokale – kva vil det kreve av lokalet?
Samorganisering og –lokalisering bibliotek/innbyggartorg
Frivilligheit og medborgarskap:
Dagens to frivilligsentralar bør fungera som ein frivilligsentral kor også frivilligkoordinotor i Sund kjem med.
Marknadsføring av den nye frivilligsentralen med nytt namn, ny heimeside m.m.
Lage liste over utstyr som vi treng.
Eit databasesystem for frivillige ressursar bør vera valt for frivilligsentralen. Det er berre eit system i dag som er i bruk – FRIDA.
Rydding i arkiv og klargjøring for flytting/omplassering av tilsette.
Samlingar og kursverksemd som gjer at den nye kommunen kan tilby gode tenester for innbyggjarane frå 01.01.20.
Kommunen bør ha eit strategisk plandokument for frivilligheten. Vi må tydeleggjere kva som er frivillig sektor sin rolle og kva som er kommunen sin rolle. Foreslå satsingsområda for samarbeid og strukturar som kan betre dette samarbeidet ytterlegare.
Utvikle nye aktivitetar og tilbod i lag med dei frivillige.(Rettleiing)
KULTURSKULE
Samordna elevopptak/re-registrering før H2019
Avklaring av elevkontingent (tre ulike kontingentar i dag, her bør anten vere felles kontingent frå neste skuleår eller politisk vedtak om å operere med tre ulike kontingentar i skuleåret 2019-2020)
Felles skulerute
Felles undervisningstilbod
Politisk vedtak av felles elevreglement
Avklaring av administrativ struktur
Øygarden kulturskule får eiga nettside og facebook-side
Må-oppgåver Samfunnstryggleik og beredskap Ansvar Prioritet
Avdeling for samfunnstryggleik og beredskap må vera etablert på
rådhuset og organisert som ein stabsfunksjon direkte under rådmannen.
Kompetansekrav for stillingane og stillingsomtalar må utarbeidast.
Tilsette minst tre stillingar med ulik kompetanse som dekker
kompetansekrava. Stillingane må utlysast internt eller eksternt og
tilsetjing må skje i god tid før årsskiftet.
Få etablert/definert faste møteplassar for beredskapsleiar i den
kommunal organisasjonen
Det må utarbeidast og vedtakast administrativ del i overordna
beredskapsplan, inkludert plan for Kommunal Kriseleiing (KKL) og
evakueringsplan. Dette er minstekravet for å kunne vera operativ i ein
krisesituasjon.
Lage tiltaksplan basert på funna i heilskapeleg ROS for implementering
i budsjett for 2020.
Informere fylkesmannen og andre viktige aktørar om ny organisering og
varslingssystem.
Analysere og planlegge for overgangen mellom ny og gammal
kriseorganisering.
Varslingsliste og ressursoversikt må liggja føre.
Etablere ny epost for "[email protected]" (eller
33
tilsvarande)
Få oversikt over naudsynte modular i DSB-CIM
Eit eigna beredskapsrom må vera etablert på rådhuset.
Må-oppgåver Samfunnsutvikling Ansvar Prioritet
Rammeavtale for oppmåling. Skal modellen vidareførast? I so fall
anbod. (Foreslått: avtalar pr i dag vert avslutta til 31.12.19.
Kommunalsjefen bør ha mynde til å avklara korleis dette skal gjerast
etter 1.1.2020.)
Samordna strategiar / tildelingskriterium etc. (landbruk, skog, …)
Samordning av rutinar/arbeidsmetodar/sjekklister (syta for lik
sakshandsaming/praksis)
Samordna strategiar / tildelingskriterium etc. (landbruk, skog, …)
Samordning av geodata/kartbaser
Arkivering av dokument fra private mapper – kontor, må gjennomføres
av den enkelte medarbeidar , men må koordinerast og tilretteleggast
Internett og intranett – samordning av informasjon og søknadskjema etc.
Samordning av registre, excel
Samordna administrative reglar / rutinar: Føreprosjekt; avdekke
ulikheiter = vår 2019.
Etablera felles reglement og rutinar = haust 2019
Samordna strategiar, tildelingskriterium og sakshandsaming. Knytt til
landbruk / Skog kan krevja politisk handsaming.
Felles fagutgreiingar – må startast i 2019 / kan fullførast i 2020:
Folkehelseoversikt
Kunnskapsgrunnlag – Planstrategi og kommuneplan
Energi- og klimaregnskap
Miljøsertifisering – utgreie krav og kostnader
Viltfornd (Fjell 130.000,-) : vidareføring? Samordning? Avvikling?
Felles for Fjell, Sund og Øygarden er manglande samla oversikt over
eigarforholda på vegar, kaiar og veglys
Vaktordning - sikre vidare kommunal vaktavtale for vegdrifta? Vegar og kaier må nok avklarast med tanke på eigartilhøve. Arbeidet
treng ikkje være ferdig før ny kommune er på plass.
Veglys er meldt til BKK at det ikkje vert gjort noko med dette før 2020. Rammeavtale for vegvedlikehald går ut for Sund og Øygarden
kommunar oktober 2019. Må inngå nye avtalar samordna mot avtalar
som Fjell kommune har inngått.
Vintervedlikehaldsavtale for dagens Sund og Øygarden (fram til hausten
2022). Kople Tyssøy på Fjell sin avtale
34
12.3 Oversikt tiltak som kan vente til etter 01.01.2020
Samfunnstryggleik og beredskap
1. Sørge for utarbeiding av øvrige beredskapsplanar (krisekommunikasjon, smittevern, helseberedskap m.fl.)
2. Utarbeiding av opplæringsplan med tiltaksliste – både internt for avdelinga og organisasjonen elles.
3. Opplæring i DSB-CIM
4. Opplæring av tilsette med beredskapsfunksjonar i KKL
5. Utarbeiding av informasjonsplan med tiltaksliste – både internt og ut til innbyggjarane
6. Utviklingsarbeid og innovasjonar (kontinuerleg arbeid).
7. Oppretting av fungerande beredskapsgruppe/beredskapsråd.
8. Gjennomføring av regelmessige øvingar for Nye Øygarden kommune.
9. Etablere alternativt beredskapsrom utanfor rådhuset.
10. Etablere beredskapsvakt
11. Etablere gode samarbeidsrutinar med ØyVAR, Øygarden brann og redning, KF utleigeboliger og Øygarden næringsselskap AS
Samfunnsutvikling
1. Tilsynsstrategi
2. BØR-oppgåver frå Kartverket si førebuingsliste
3. Gravenorm
4. Vegnorm
5. Veglysavtaler
6. Hovudplan veg
7. Vidareføre VA norm (OV)
Hovudaktivitet/oppgåve Eigedom
1. Overføring av leigekontraktar.
2. Flytte i nye lokalar.
3. Nye pc/utstyr som er ønska men ikkje nødvendig for å utføre arbeid
4. Kartlegging av det bustadsosiale behovet i ny kommune
5. Etablering av eit KF/overføring av bustadforvaltninga til eit KF
6. Noko av opplæringa kan vente til etter ny kommune er etablert.
7. Innkjøring av ulike rutinar og gjennomgang arbeidsplanar.
8. Sjå på fordeling av ansvar / sonar ulike praktiske arbeidsoppgåver/ utstyr.
9. Planlegge bruk/ fordeling av vakt tlf.
10. Opplæring av ulike digitale verktøy/ system, når det skal takas i bruk.
35
Kultur
1. Samansying kulturminneplanar til ein felles plan
2. Ny Kultur- og idrettsplan for NØK
3. Plan på støtte til kunstnarar og kulturarbeidarar som formidlarar av kunst og kultur til innbyggjarane
4. Felles utdeling av kulturpris og diverse andre priser for Sund, Fjell og Øygarden i januar 2020
5. Nye tenester
6. Harmonisering av innkjøp, katalogisering, felles arrangement, merking/organisering av samlinga
7. Tilgang til meirope bibliotek i alle tre biblioteka
8. Frivillighet og medborgarskap:
9. Kultur og samfunn må laga ein felles plan for utvikling av frivilligpolitikken.
10. Utvikla ein folkehelseplan som omhandlar alle innbyggjarane. Målsettingar etter behov og ein plan for tiltak og evalueringar. Dette må skje i samband med ny kommuneplan.
11. Plassering av tilsette og flyttesjau for ein del.
12. Vi må jobbe med dei punkta som vi ikkje rekk i 2019 skissert under pkt. 14.1.
13. Organisere eit fast og føreseieleg samarbeid med ungdomsskular slik at dei som tek valfaget «Innsats for andre» har ein plan for praksis – frivilligsentralen og skulene treng ein samarbeidsplan for dette.
14. Styrke samarbeid med frivillige lag og organisasjonar, men samstundes legge til rette for frivillige som ønskjer å bidra, men ikkje er ein del av ein organisasjon.
Kultur og samfunn: Smart og grøn - aktiv og inkluderande