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Manuales administrativos y organigramas en las empresas
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REVISTA EMPRESARIAL. ¥
1
Editorial Barinas revistas digitales, primera edición, 2015.
Ediciones: a nombres de María Rivero.
Fotografías y efectos digitales a cargo de María Rivero
Cortesías de IUPSM Extensión Barinas
Catedra Organización y Método, 8vo semestre Ingeniera Industrial
EN LAS EMPRESAS
Define Que Son Los Manuales, Que Es
Un Manual De Organización Y Que Es
Un Manual De Procedimientos.
Manual .
Es un documento elaborado
sistemáticamente que indica las
actividades a ser cumplidas por los
miembros de un organismo y la forma
en que las mismas deberán ser
realizadas ya sea conjunta o
separadamente.
Manual de organización. Es un
documento oficial cuyo propósito es
describir la estructura de funciones y
departamentos de una organización,
así como las tareas específicas y la
auditoria asignada a cada miembro
del organismo.
Son documentos que sirven como
medio
de comunicación y coordinación, que
facilitan el cumplimiento de las
funciones y la asignación adecuada
del recurso humano con la finalidad
de lograr los objetivos que trata de
alcanzar un determinado organismo
social.
Manual De Procedimientos.
Son aquellos instrumentos
de información en los que se
consignan, en forma metódica, los
pasos y operaciones que deben
seguirse para la realización de las
funciones de una unidad
administrativa.
Los manuales de procedimientos,
como instrumentos administrativos
que apoyan el quehacer institucional,
están considerados como elementos
básicos para
coordinación, dirección y control
2
administrativo, y que facilitan la
adecuada relación entre las distintas
unidades administrativas de la
organización.
Enuncia Al Menos 3 Objetivos De Los
Manuales.
Instruir al personal, acerca de
aspectos tales como: objetivos,
funciones, relaciones, políticas,
procedimientos, normas. etc.
Precisar las funciones y relaciones
de cada unidad administrativa para
deslindar responsabilidades, evitar
duplicidad y detectar omisiones.
Coadyuvar a la ejecución correcta de
las labores asignadas al personal y
propiciar uniformidad en el trabajo.
Servir como medio de integración y
orientación al personal de nuevo
ingreso, facilitando su incorporación a
las distintas funciones operacionales.
Proporcionar información básica
para la planeación e implantación de
reformas administrativas.
Describe La Clasificación De Los Manuales
De Acuerdo A Su Area De Aplicación.
Otra clasificación aceptada de los
manuales administrativos, se refiere a
las necesidades que tienen las
oficinas y de acuerdo a su ámbito de
aplicación; pueden elaborarse
manuales con una cobertura mayor o
menor. A continuación en la figura
3.3. Se muestra otra clasificación de
los manuales de acuerdo a su ámbito
de aplicación.
GENERAL Se refiere a todo el
organismo en su conjunto. Dentro de
este tenemos a los manuales
siguientes:
Manual General De
Organización Manual General De
Procedimientos Manual General De
Políticas Específico
Básicamente se refiere al
contenido de información de una
unidad orgánica. Dentro de esta
clasificación tenemos a los manuales
siguientes:
Manual especifico de políticas de personal manual específico de procedimientos de tesorería.
A continuación mencionaremos de
manera resumida las características
de cada uno de estos tipos de
manuales.
3
General
Manual General De Organización.
Este es producto de la planeación
organizacional y abarca a todo el
organismo, indicando la organización
formal y definiendo su estructura
funcional.
Manual general de procedimiento.
Este es también resultado de la
planeación, contiene los
procedimientos de todas las unidades
orgánicas que conforman en un
organismo social, a fin de uniformar la
forma de operar.
Manual General De Políticas.
Se refiere a presentar por escrito
los deseos y actitud de la dirección
superior; para toda la empresa, estas
políticas generales establecen lineas
de guía, un marco dentro del cual
todo el personal pueda actuar de
acuerdo a condiciones generales.
Manual Especifico De
Reclutamiento Y Selección.
Se refiere a una parte de una área
especifica (personal). Y contiene ña
definición uniforme respecto al
reclutamiento y selección del
personal en una organización.
Manual Especifico De Auditoria
Interna.
Consiste en agrupar lineamientos,
instrucciones de aplicación específica
a determinados tipos de actividad,
aquí se refieren a la auditoria interna,
en forma particular.
Manual Especifico De Políticas De
Personal.
Este se enfoca a definir "políticas",
pero de un área específica de la
organización señalando las guías u
orientaciones respecto a cuestiones
de personal, tales como: contratación,
permisos, promociones, prestaciones,
etc.
Manual Especifico De
Procedimientos De Tesorería.
Consiste en elaborar los
procedimientos en el orden de
importancia de una área específica, a
fin de capitalizar las oportunidades
naturales de secuencia de pasos
en el trabajo; por ejemplo, ingreso a
caja, pago a proveedores, etc.
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Enuncia Cada Uno De Los Apartados
Del Manual De Organización.
El contenido de un "manual de
organización ", varía de acuerdo al
tipo y a la cantidad de material que se
desea detallar, en este caso se
incluyen las variantes que pudieran
presentarse para manuales más
específicos.
Los apartados que deberá
contener un manual de organización,
a fin de uniformar su presentación
son las siguientes:
1.-IDENTIFICACION
2.-INDICE
3.-INTRODUCCION
3.1 OBJETIVO DEL MANUAL
3.2 AMBITO DE APLICACIÓN
3-3 AUTORIDAD
3.4 COMO USAR EL MANUAL
4.-DIRECTORIO
5.-ANTECEDENTES HISTORICOS
6.-BASE LEGAL ( EN CASO DE UN
ORGANISMO PUBLICO )
7.- ORGANIGRAMA
8.- ESTRUCTURA FUNCIONAL
Objetivos de cada unidad orgánica
Explica brevemente cuales son las
etapas que se deben seguir para la
elaboración de los manuales de
organización.
El primer paso para preparar un
manual es determinar lo que se
desea alcanzar. Para ello, hay que
contestar las siguientes preguntas:
¿Cuál es el objetivo del organismo al
crear este manual? puede ser que la
dirección está en vías de introducir un
nuevo sistema de organización. O por
otro lado, su propósito puede ser
asegurarse de que todos los gerentes
de área y jefes de departamento
conozcan adecuadamente la
estructura organizacional.
¿Qué beneficios proporcionara el
manual a los usuarios?
Es probable que el manual permita
a los usuarios comprender un nuevo
sistema de organización con rapidez
y facilidad, o que sirva de base como
fuente de consulta inmediata como
dudas del personal.
¿Qué espero yo (o mi
departamento)lograr con este manual
?
Además de alcanzar los objetivos del
organismo, el manual debe ayudar
también a su departamento. Si se
cuenta con un manual de
organización es para contar con una
5
herramienta de planeación
organizacional.
Una vez determinados los objetivos
del manual, habrá que ponerlos por
escrito. Esto ayudara al usuario a
aclarar sus pensamientos y asegurar
que se comporte de una manera
específica.
Proceso De Elaboración A)
Recopilación De Información
Ya incluida la planeación,
estaremos preparados para
comenzar la recopilación y
organización de toda la información
Métodos para recopilación
de datos: Investigación documental
Observación Cuestionario Entrevista
B) Procesamiento De La
Información
Una vez recopilados los datos, el
siguiente paso es organizarlos en
forma lógica mediante
el desarrollo de un esquema de
trabajo "proyecto de manual".
C) REDACCIÓN
Definir la materia de que se trata. ¿
De que va a tratar el manual ? ( de
políticas de procedimiento, de
organización , etc.) además hay que
tomar en cuenta a que personas
estarán dirigidos los manuales, con el
propósito de que el lenguaje utilizado
en los mismos resulte claro, sencillo,
preciso y comprensible, es necesario
también tener en cuenta los objetivos
del manual.
D) Formatos y Composición
Es necesario analizar con todo el
formato con el que debe presentarse
cada manual, ya que de ello
dependerá en gran medida la
facilidad de lectura, consulta, estudio
y conservación, además de permitir
hacer referencias rápidas y precisas,
e inspirar confianza por su apariencia
y orden.
Es recomendable utilizar formatos
de hojas intercambiables a fin de
facilitar la revisión y actualización de
dichos manuales.
Numeración de páginas.
Consiste en decidir cómo numerar
las páginas. Hay tres formas de
numeración para las páginas de los
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manuales. El formato, el contenido y
la frecuencia de las revisiones
determinan cual es el más apropiado.
La Numeración De Paginas Por
Secciones
Con este método, las páginas de
cada una de las secciones se
enumeran consecutivamente y cada
número de página va precedido por el
de la sección y guion.
La Numeración De Las Páginas De
Documentos.
Se compagina individualmente
cada política, procedimiento o puesto.
Composición. Se refiere a
la distribución del texto sobre la
página. Una adecuada composición,
facilita su lectura. Hay varios
lineamientos para el diseño de la
composición de un manual, estos son
los siguientes:
a) Usar los específicos (blancos)
con eficiencia.
b) Dejar márgenes amplios
c) No sangrar los párrafos
d) Usar el sangrado en bloque en
todos los niveles del texto.
Encabezado De Paginas.
Se refiere a una zona
especialmente demarcada en la parte
superior de cada página y que
contiene cierta información básica,
como: Titulo del manual, título de la
política, procedimiento, instructivo,
etc., los números de formato y de la
página y la fecha de publicación.
F) REVISIÓN Y APROBACIÓN
LA REVISIÓN. El analista de
sistema tiene que coordinar los
esfuerzos de las revisiones y
asegurarse de que se lleven a cabo
las correcciones necesarias. Ya que
el coordinador con frecuencia tiene
mayor jerarquía que el analista, la
coordinación de las revisiones deben
hacerse con tacto y diplomacia.
Es necesario mencionar
la responsabilidad del coordinador
como del analista y el deseo de
ayudar en todas las formas posibles.
Durante la fase de revisión el
coordinador de esta se ubicara a
considerar los siguientes aspectos:
*Revisión justa y objetiva del material
*Proporcionar críticas específicas y
constructivas
*Evitar cambios solo por gustos
personales.
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*LA APROBACIÓN. Posteriormente a
la revisión del proyecto del manual
debera someterse a la aprobación de
las autoridades correspondientes, con
el propósito de poder iniciar
la producción del mismo y
posteriormente su distribución.
G)DISTRIBUCIÓN Y CONTROL
Los manuales tienen un costo por
ello no se pueden distribuir
innecesariamente. Cuando se utilizan
adecuadamente los manuales, puede
lograrse un
importante ahorro de costos mediante
una distribución reducida.
Es importante hacer hincapié que
las personas directamente
involucradas en el uso de los
manuales conozcan con detalle su
contenido, con el objeto de que
tengan el conocimiento suficiente del
mismo y puedan consultar tales
documentos, por tanto solo a ellos
hay que proporcionárselos.
Control De Manuales.
Se recomienda que la unidad
orgánica responsable de la
racionalidad administrativa (
organización y métodos, sistemas y
procedimientos ), elabore una
selección y registro de funcionarios y
unidades administrativas que deben
contar con ejemplares de los
manuales, con el propósito
proporcionarles de manera
permanente la información necesaria
para mantener actualizados los
ejemplares distribuidos.
H) REVISIÓN Y ACTUALIZACION
*REVISIONES PERIÓDICAS.
La utilidad de los manuales
administrativos radica en la veracidad
de la información que contienen, por
lo que se recomienda mantenerlos
permanente actualizados por medio
de revisiones periódicas.
Si no actualizamos los manuales,
se pierde el tiempo y el dinero que se
emplean en su elaboración.
En la mayoría de los organismos
sociales se producen cambios con
rapidez provocando que la tarea de
actualización de los manuales, sea
una actividad permanente. En el caso
de que los manuales contengan
aspectos legales, también deberá
someterse a revisión, una vez al año.
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Para llevar a cabo las actualizaciones
de los manuales podemos hablar de
dos métodos "no planeados" y las
"planeadas."
Enuncia cuales son los apartados que debe de contener un manual de procedimientos.
1.-INDICE
2.-INTRODUCCION
2.1 OBJETIVO DEL MANUAL
2.2 ALCANCE
2.3 COMO USAR EL MANUAL
2.4 REVISIONES Y
RECOMENDACIONES
3.- ORGANIGRAMA
3.1 Interpretación de la estructura
orgánica, en la cual se explican
aspectos como: Sistema de
organización (lineal, funcional,etc.)
Tipo de departamentalización
(geográfica, por producto, etc.)
Amplitud de la centralización y
Descentralización.
Relación entre personal
con autoridad de línea y asesoría.
4.-GRAFICAS
4.1 DIAGRAMAS DE FLUJO
5.-ESTRUCTURA
PROCEDIMIENTAL
5.1 DESCRIPCION NARRATIVA DE
LOS PROCEDIMIENTOS
6.- FORMAS
6.1 FORMAS EMPLEADAS (por lo
general planeadas y rediseñadas)
6.2 INSTRUCTIVOS DE LAS
Formas Empleadas
El empleo en mayor o
menor escala de cada uno de los
apartados anteriores, depende de los
procedimientos de que se trate, del
lector al que vaya dirigido o de la
preferencia o experiencia de
especialistas que lo elaboren.
Investiga que es la simbologia ansi y
asme y grafica cada uno de
sus símbolos.
Un diagrama de flujo elaborado
con un lenguaje gráfico inconsistente
o no convencional trasmitirá un
mensaje deformado o será ineficaz
para la comprensión del proceso que
se pretende estudiar.
De ahí la necesidad de concebir y
admitir determinados símbolos a los
que se les confiera
convencionalmente un significado
9
preciso y convenir también en
determinadas reglas en cuanto a su
aplicación.
La American Society of Mechanical
Engineers (ASME) ha desarrollado
los signos convencionales de
las gráficas, a pesar de la amplia
aceptación que ha tenido esta
simbología, en el trabajo de
diagramación administrativa es
limitada, porque no ha surgido algún
símbolo convencional que satisfaga
mejor todas las necesidades.
La American National Standard
Institute (ANSI) ha desarrollado una
simbología para que sea empleado
en los diagramas orientados al
procesamiento electrónico de datos
(EDP) con el propósito de representar
los flujos de información, de la cual se
han adoptado ampliamente algunos
símbolos para la elaboración de
los diagramas de flujo dentro del
trabajo de diagramación
administrativa
Explica que es una forma y la
importancia que tiene en el desarrollo de
los procedimientos
Las formas son un apoyo en el que
se puede recoger, de manera
sistemática y coordinada, datos e
informaciones. Su creación se
justifica, por tanto si el trabajo de
correlación es facilitado por un diseño
uniforme, provistos de aclaraciones,
explicaciones y espacios para la
anotación de los datos previstos.
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Existirá una forma si al mismo
tiempo existe un procedimiento que
prevea su empleo. Es realmente el
reflejo fiel del procedimiento en el que
se inscribe.
La forma es el instrumento
principal para la obtención de
información que justifica la creación
del procedimiento.
Dice Gibbs Meyers. Que una forma
no es más que un objeto que tiene
impresa informacion estática con
espacios en blanco para acentar
información variable.
La importancia consiste en que
sirve de apoyo para llevar a cabo el
procedimiento en el que se inscribe, y
justifica su creación ya que esta
contiene el diseño y los objetivos,
utilizada como instrumento principal
para la obtención de información.
También la eficiencia del
procedimiento depende en gran parte
de la eficiencia de las formas.
Existe una relación entre estudio
y análisis (formas), y el estudio y
análisis ( sistema y procedimiento
administrativos ). Se incluye como
apéndices de dicho procedimiento y
que también forma parte del manual
de procedimientos.
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EL ORGANIGRAMA
Es la representación gráfica que mediante elementos geométricos, representa la
estructura orgánica de una empresa o de una de sus áreas o unidades administrativas y
refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles
jerárquicos, la línea de autoridad y de asesoría. Representa las estructuras
departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, esquematiza las
relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización. El organigrama es un
modelo abstracto y sistemático que permite obtener una idea uniforme y sintética de la
estructura formal de una organización.
Estos instrumentos de la organización administrativa desempeñan un papel informativo
al permitir que los integrantes de la organización y de las personas vinculadas a ella
conozcan, a nivel global, sus características generales y son un instrumento para el
análisis estructural al poner de relieve, con la eficacia propia de las representaciones
gráficas, las particularidades esenciales de la organización representada.
Los organigramas, en su forma más simple, únicamente muestran las unidades y
relaciones funcionales. En un estado más complejo, pueden añadirse el titular del puesto
de trabajo u oficina, las responsabilidades principales, los comités, e incluso las relaciones
de comunicación. Sin embargo son tan grandes y complejas que en tales organigramas
pueden verse únicamente puestos claves o segmentos de la organización. Facilitan el
análisis y mejoramiento de la organización, los servicios que brinda, mejorar las
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relaciones entre los cargos y jerarquías, adicional a ello brinda información para otros
procesos de gestión
Para la dirección
Facilita el conocimiento de las áreas y canales donde se desarrollan relaciones con las
otras unidades que integra la organización.
Para el personal
Permite a los trabajadores en general, conocer la ubicación o puesto de función dentro de
la organización según su jerarquía.
Para el Público
Tener una visión global de la estructura y posible funcionamiento de la organización.
SIMBOLOGÍA DEL ORGANIGRAMA
Los símbolos utilizados para diagramar organigramas son: las casillas y las líneas.
1. Las casillas
Son figuras geométricas rectangulares que hacen representación de unidades de la
organización. Al interior de ella se debe colocar el nombre de la unidad o área que
representa.
2. Las líneas continuas
Son figuras geométricas que representan: orden, relaciones de dirección,
asesoramiento, subordinación, apoyo, control y relaciones consultivas que se presentan al
interior de la organización. La línea principal de la organización se diferenciará de las
demás por ser de mayor espesor.
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3. Líneas punteadas entre dos unidades
Señalan la existencia de relaciones de coordinación entre ambas unidades.
4. Los puentes
Son líneas con un realce semicírculo que son utilizados cuando se cruza una línea entre
dos unidades que se relacionan.
5. Órganos apoyo
Son aquellas las áreas de la empresa encargadas de normar, ejecutar y evaluar la
organización y gestión de las acciones inherentes a los procesos técnicos de los sistemas
administrativos. Entre las más comunes se encuentran: Contabilidad; Tesorería; Personal;
Abastecimiento (logística); Ejecución presupuestal; Seguridad; Mantenimiento de la
infraestructura institucional; Proyección de la imagen institucional (relaciones públicas;
Informática y secretaria general mesa de partes.
6. Órganos de asesoría
Son los responsable de asesorar a la Dirección, a las Áreas de Gestión y a las
Comisiones de Proceso administrativo en los asuntos de su competencia. Entre ellas se
encuentran: Planeamiento; Presupuesto; Asesoría legal y Tributaria racionalización
IMPORTANCIA
Los organigramas son importantes y de mucha utilidad para las organizaciones,
entidades productivas, ONGs, entidades comerciales, administrativas, políticas, entidades
públicas o privada y en general para cualquier organismo que necesite ser representado
de manera sencilla y entendible para su propio desarrollo. Aplicados a una organización o
empresa los organigramas revelan: La división de funciones; Los niveles jerárquicos; Las
líneas de autoridad y responsabilidad; Los canales formales de comunicación; La
naturaleza lineal o staff del departamento; Los jefes de cada grupo de empleados y los
trabajadores. Así como también las relaciones existentes entre los diversos puestos de la
empresa y en cada departamento o sección.
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Todos aquellos que participan en su diseño y elaboración de un organigrama deben
conocer cuáles son los diferentes tipos de organigramas y qué características tiene cada
uno de ellos. Los organigramas:
1. Brindan una imagen formal de la organización
2. Son una fuente de consulta oficial
3. Establecen la comprensión de los problemas de comunicación
4. Constituyen un elemento técnico valioso para hacer análisis organizacional
5. Orientan a los nuevos trabajadores hacia las relaciones y complejidades estructurales
6. Proporcionan una imagen gráfica de la empresa a terceros, facilitando el conocimiento
de sus relaciones de jerarquía.
REQUISITOS DE TODO ORGANIGRAMA
Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.
Debe contener únicamente los elementos indispensables.
CRITERIOS PARA PREPARAR UN ORGANIGRAMA
Estos son cinco: precisión; sencillez; uniformidad; presentación y vigencia y se
explican a continuación.
1. Precisión: las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben
establecerse con exactitud.
2. Sencillez: deben ser lo más simple posible, para representar la(s) estructura(s) en
forma clara y comprensible.
3. Uniformidad: en su diseño es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura,
líneas, figuras y composición para facilitar su interpretación.
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4. Presentación: su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo
que deben prepararse complementando tanto criterios técnicos como de servicio, en
función de su objeto.
5. Vigencia: Para conservar su validez, deben mantenerse actualizados. Es recomendable
que en el margen inferior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su
preparación, así como la fecha de autorización.
TIPOS DE ORGANIGRAMA
Enrique B. Franklin (en su libro "Organización de Empresas") y Elio Rafael de Zuani (en
su libro "Introducción a la Administración de Organizaciones"), clasifican los
organigramas de acuerdo a cinco (05) criterios: 1) Por su naturaleza, 2) por su finalidad,
3) por su ámbito, 4) por su contenido y 5) por su presentación o disposición gráfica.
1. Por su naturaleza
Este criterio atiende a una composición con vínculo de
relación de forma completa o por área, de igual modo por
la relación de forma interna o externa de una
organización con otra semejante. Y clasifica los
organigramas en tres tipos: Microadministrativos;
Macroadministrativos y Mesoadministrativos
· - Microadministrativos
Corresponden a una sola organización, y pueden
referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las
áreas que la conforman.
· Macroadministrativos
Involucran a más de una organización.
· Mesoadministrativos
Consideran una o más
organizaciones de un
mismo sector de
actividad o ramo
específico. Cabe señalar
que el término
mesoadministrativo
corresponde a una
convención utilizada
normalmente en el
sector público, aunque
también puede utilizarse
en el sector privado.
2. Por su finalidad
Esta clasificación toma
como referencia el
beneficio que
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proporciona el organigrama a los diferentes actores de la
empresa y son los siguientes.
· Informativo
Son los diseñados con el objetivo de ser puestos a
disposición del público en general, es decir, como
información accesible a personas no especializadas. De
esta manera estos organigramas deben mostrar una
estructura global de la organización, así como también
mostrarse sencillos para su comprensión.
· Analítico
Es el tipo de organigrama que tiene por finalidad el
análisis de determinados aspectos del comportamiento
organizacional, como también de cierto tipo de
información que presentada en un organigrama permite
la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales
son los casos de análisis de un presupuesto, de la
distribución de la planta de personal, de determinadas
partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones
informales, etc. Sus destinatarios son personas
especializadas en el conocimiento de estos instrumentos
y sus aplicaciones.
· Formal
Se define como tal el organigrama que representa el
modelo de funcionamiento planificado o formal de una
organización, y cuenta con el instrumento escrito de su
aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una
Sociedad Anónima se considerará formal cuando el
mismo haya sido aprobado por el Directorio de dicha
sociedad. Este modelo es denominado formal por el
hecho que se encuentra aprobada por la Columna
vertebral de la organización, es decir por la dirección o
por la cabeza de la
organización, de
cualquier modo
expresado cuenta con el
instrumento escrito de su
aprobación.
· Informal
Se considera como
tal, cuando
representando un
modelo planificado no
cuenta todavía con el
instrumento escrito de su
aprobación. Este tipo de
organigrama es todo lo
contrario al mencionado
con anterioridad
(FORMAL), este se
forma a partir de las
relaciones de amistad o
de antagonismo o del
surgimiento de grupos
informales. Su diferencia
con los organigramas
formales radica en que
este tipo de organigrama
no se encuentra
representado en un
documento formal
aprobado por la cabeza
de la organización.
3. Por su ámbito
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Estos tipos de organigrama de cierta manera tratan de
reflejar la complejidad estructural que una organización
presenta, así pues tenemos General y Específicos.
· Generales
Contienen información representativa de una
organización hasta determinado nivel jerárquico, según
su magnitud y características. En el sector público
pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su
equivalente, en tanto que en el sector privado suelen
hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.
· Específicos
Muestran en forma particular la estructura de un área de
la organización.
Por su contenido
Estos organigramas representan por un lado las
posibles relaciones, funcionalidades, obligaciones o
áreas de trabajo y la jerarquía de las distintas áreas de la
organización pero de un modo general, es decir toda la
empresa sin restricción alguna, por otro lado permiten
observar desde una perspectiva cualitativa a la
organización.
Integrales
Son representaciones gráficas de todas las unidades
administrativas de una organización y sus relaciones de
jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los
organigramas generales e integrales son equivalentes.
Estos tipos de organigramas presentan a la organización
de forma global, es por ello que existe la consenso de
que son similares a los
organigramas
Generales, pues ella al
igual que su similar
expresan la relaciones
de jerarquía o
dependencia que existe
en la empresa, sin duda
es algo abrumador
entonces describirlo,
pero la explicación de
este organigrama es que
presenta la empresa de
una forma integrada,
presentando su
jerarquía; yo lo entiendo
así: existen manzanas
unas más deliciosas que
otras, unas dulces otras
menos dulces pero al
final que expresan la
variedad de ellas
:manzanas.
· Funcionales
Incluyen las principales
funciones que tienen
asignadas, además de
las unidades y sus
interrelaciones. Este tipo
de organigrama es de
gran utilidad para
capacitar al personal y
presentar a la
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organización en forma general, ya que describe la
responsabilidad que tiene cada área de la empresa.
· De puestos, plazas y unidades
Indican las necesidades en cuanto a puestos y el
número de plazas existentes o necesarias para cada
unidad consignada. También se incluyen los nombres de
las personas que ocupan las plazas.
5. Por su presentación o disposición gráfica
Por este criterio los organigramas son calificados según
su dirección geométrica, teniendo en cuenta siempre la
Jerarquía.
· Verticales
Muestran las jerarquías según una pirámide, de arriba
abajo a partir del titular, en la parte superior, y
desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma
escalonada. Son los de uso más generalizado en la
administración, por lo cual, los manuales de organización
recomiendan su empleo. Estos tipos de organigramas
hacen representación de una administración vertical, es
decir empezamos en la parte superior del organigrama
con la cabeza de la empresa, llegando a si a los puestos
menos jerárquicos de la organización,
· Horizontales
Este tipo de organigrama representa a una
organización de una manera singular, son muy poco
usados, muestran las jerarquías de izquierda a derecha y
colocan al titular en el extremo izquierdo y al(o los)
inmediatos jerárquicos se les coloca del mismo modo,
todos como columnas
que representan un
mismo nivel jerárquico.
Los niveles jerárquicos
se ordenan en forma de
columnas, en tanto que
las relaciones entre las
unidades se ordenan por
líneas dispuestas
horizontalmente.
· Mixtos
Es una combinación
entre el organigrama
horizontal y el vertical.
Este tipo de organigrama
utiliza combinaciones
verticales y horizontales
para ampliar las
posibilidades de
graficación. Se
recomienda utilizarlos en
el caso de
organizaciones con un
gran número de
unidades en la base.
Este da mucha mayor
posibilidad de plasmar la
estructura de una
empresa son muy
utilizados cuando una
organización cuenta con
un gran número de
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áreas con un mismo nivel jerárquico.
· De Bloque
Son una variante de los verticales y tienen la
particularidad de integrar un mayor número de unidades
en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten
que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles
jerárquicos.
· Circulares
La autoridad máxima está en el centro, y alrededor de
ella se forman círculos concéntricos donde figuran las
autoridades en niveles decrecientes. En este tipo de
diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía
se ubica en el centro de una serie de círculos
concéntricos, cada uno
de los cuales representa
un nivel distinto de
autoridad, que decrece
desde el centro hacia los
extremos, y el último
círculo, el más extenso,
indica el menor nivel de
jerarquía de autoridad.
Las unidades de igual
jerarquía se ubican
sobre un mismo círculo,
y las relaciones
jerárquicas están
indicadas por las líneas
que unen las figuras
.
