Upload
others
View
23
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
LAPORAN
BENGKEL PEMBENTANGAN RISIKO EKSTREM DAN TINGGI
22 JANUARI 2017 (HRD A)
BAHAGIAN RISIKO LANGKAH
PENAMBAHBAIKAN
KEPUTUSAN TINDAKAN
PEJABAT REKTOR Daftar risiko Pejabat Rektor Daftar risiko Pejabat Rektor Semua daftar risiko pejabat Rektor yang
tinggi dan ekstrem telah disemak dan
didapati perlu dikemaskini menjadi
risiko tahap sederhana dan rendah.
PEGAWAI RISIKO
PEJABAT REKTOR
PENTADBIRAN Daftar risiko Pentadbiran Daftar risiko Pentadbiran Semua daftar risiko pejabat Rektor yang
tinggi dan ekstrem telah disemak dan
didapati perlu dikemaskini menjadi
risiko tahap sederhana dan rendah.
PEGAWAI RISIKO
PENTADBIRAN
HAL EHWAL
AKADEMIK
Keselamatan Kertas Soalan
Semasa Percetakan /
Pembungkusan Kertas
Soalan
Laporan Audit Pemantauan Dipersetujui KSA
Kerahsiaan / Kebocoran
Maklumat Semasa
Percetakan / Pembungkusan
Kertas Soalan
Tambahan kakitangan Dipersetujui untuk tambahan kakitangan
dari UHEK bila keadaan memerlukan
UHEK
Gangguan Bekalan Elektrik
Semasa Peperiksaan
Berlangsung (Blackout/Air-
cond)
Laporan Audit Pemantauan
Dalaman
Dipersetujui
Kawalan tambahan dicadangkan agar
generator dari THO dipindahkan ke
dewan peperiksaan semasa
berlangsungnya peperiksaan
UNIT PEPERIKSAAN
Pengawas Datang Lewat/
Tidak
Hadir
Laporan Audit Pemantauan
Dalaman
Dipersetujui
Kawalan tambahan dicadangkan agar
tindakan lebih serius diambil terhadap
UNIT PEPERIKSAAN
mereka yang kerap lewat/tidak hadir
untuk pengawasan peperiksaan akhir
Pelajar Melanggar peraturan
Peperiksaan / Tatatertib
Menggantung banner &
Banting berkenaan peraturan
peperiksaan di kawasan
peperiksaan.
Dipersetujui dan telah pun diambil
tindakan
UNIT PEPERIKSAAN
HAL EHWAL
PELAJAR –
MACHANG/KAMPUS
KOTA
Risiko Penganjuran karnival
perniagaan/seminar/kursus:
Kurang sambutan
Pertindihan program
Kesukaran mendapat
pelepasan
Perlantikan PIC setiap
program
Mengenakan deposit
Mewujudkan kalendar
akademik tahunan
berdasarkan kalendar
akademik
Kaji selidik kehendak
pasaran
-Dipersetujui supaya mewujudkan
kalendar aktiviti tahunan berdasarkan
kalendar akademik bagi mengelakkan
pertindihan program
-Perlu mengadakan aktiviti mengikut
keperluan pasaran semasa
-Sebahagian program boleh dikenakan
deposit kepada pelajar untuk memastikan
komitmen pelajar
HEP
Risiko Penganjuran karnival
perniagaan/seminar/kursus:
Kelulusan bajet yang rendah
Menyediakan sebut harga
berpatutan & Menggalakkan
pelajar menjana pendapatan
sendiri
Dipersetujui
Kawalan tambahan dicadangkan agar
sebarang program dibuat secara joint
venture dengan organisasi luar untuk
menjimatkan bajet
HEP –
PERKHIDMATAN
KESIHATAN
Kesilapan di dalam prosedur
perawatan
Aktiviti CPD Dalaman Dipersetujui HEP
Tuduhan salahlaku petugas
kesihatan
Jadual 'chaperone' di
kalangan staf
Dipersetujui supaya seorang jururawat
standby semasa pemeriksaan kesihatan
Penularan penyakit
berjangkit
Menggunakan kontraktor
bertauliah bagi pelupusan
sisa klinikal
Telah pun ada
Kerosakan ambulan
Pemantauan keadaan
ambulan oleh pemandu dari
semasa ke semasa
Kawalan penambahbaikan dipersetujui
Kekurangan staf
Bantuan dari Unit Kesihatan,
UiTM Kampus Cawangan
Kawalan penambahbaikan dipersetujui
Keadaan pesakit menjadi
semakin teruk semasa
perjalanan ke hospital
Jadual paramedik mengiringi
pesakit
Kawalan penambahbaikan dipersetujui
Kerosakan ambulan
Penyelenggaran ambulan
secara berkala
Kawalan penambahbaikan dipersetujui
PJI Kurang sambutan dalam
penyelidikan & penerbitan
Memohon peruntukan
pengiktirafan kepada
pensyarah yang mendapat
‘accepted’ papers dalam
jurnal scopus Q1-Q4
LAMPIRAN: SURAT
PERMOHONAN
PERUNTUKAN
Telah dipersetujui dalam Mesyuarat JKE
bertarikh 24/1 untuk diberi peruntukan
hanya kepada accepted papers bagi
mereka yang hadir dalam Bengkel
Penulisan Jurnal Berimpak Tinggi
(diadakan setahun sekali).
Pengiktirafan ini akan diperluaskan pada
masa akan datang tertakluk kepada
sambutan terhadap penyelidikan dan
penerbitan
KEWANGAN
Kekurangan peruntukan
untuk program inovasi
Memohon peruntukan bagi
pelaksaan pertandingan
inovasi
Dipersetujui oleh kewangan untuk
menyediakan peruntukan bagi inovasi
mengikut keperluan
Kertas kerja SIID telah dibentangkan
KEWANGAN
dalam mesyuarat JKE bertarikh 24/1 dan
telah diluluskan berdasarkan bajet yang
diminta.
Keputusan dipersetujui agar pertandingan
tersebut dibuka kepada orang luar bagi
meningkatkan pendapatan
PJI
KAMPUS KOTA
BHARU-
PERPUSTAKAAN
Penyediaan buku di rak -
Lantai runtuh sekiranya
tiada peyelenggaraan dan
pemeriksaan berkala
Pemantauan berkala perlu
dilakukan secara oleh pihak
fasiliti dan pemakluman
tarikh pemantauan perlu
diberitahu kepada pihak
perpustakaan - salinan
laporan pemeriksaan oleh
fasiliti kepada perpustakaan
dan pengurusan kampus
Dipersetujui
-Tidak boleh lagi membuat tambahan
buku pada rak kerana berat ditampung
sudah pada tahap maksima
-Kawalan tambahan dicadangkan agar
sebarang buku tambahan diletakkan
dalam stor simpanan dan hanya dibawa
keluar bila ada keperluan
FASILITI KOTA
BHARU
PERPUSTAKAAN
KOTA BHARU
KAMPUS KOTA
BHARU –
PENGURUSAN MEL
Keselamatan penghantar
surat (kemalangan)
Sentiasa peka dengan
persekitaran
-Penghantar surat digalakkan mengambil
insurans sendiri
-Tabung Kebajikan disediakan sekiranya
berlaku kemalangan semasa tugas
menghantar surat
KAMPUS KOTA
BHARU-
KEWANGAN
Dokumen tak lengkap -
contoh tiada tandatangan
pegawai peruntukan
Penerangan tatacara tuntutan
kepada yang terlibat
Dipersetujui agar diadakan ‘sharing
session’ tentang tatacara membuat
tuntutan
KEWANGAN KOTA
BHARU
Tiada peruntukan Pastikan peruntukan
mencukupi
-Dipersetujui agar setiap kertas kerja
perlu kelulusan Penolong Rektor Kampus
Kota
-Program yang dibuat awal tidak akan
dilayan
KAMPUS KOTA Kurang sambutan/sasaran 1. Menjalinkan Dipersetujui agar menggunakan bajet PPS
BHARU – PUSAT
PENGAJIAN
SISWAZAH
kurang meluas hubungan dengan
pihak konsultan /
mewujudkan think
tank
2. 1. Dialog /
Perbincangan
EMBA untuk melakukan aktiviti tersebut
Mendapat penjelasan kewangan bahawa
sebarang aktiviti berkaitan EMBA boleh
dipohon dari dana EMBA
**Permohonan peruntukan elaun untuk
koordinator EMBA
Kekurangan enrolmen
pelajar terutama PhD
Menyenaraikan pelajar
berpotensi
Berdasarkan sebahagian maklum balas
yang diterima, kurangnya sambutan
penyertaan berpunca dari kemudahan
asas yang terhad serta ruang legar yang
kurang menarik dan sempit
Perlunya suasana ruang yang tampak
ekslusif sesuai dengan pengajian pasca
siswazah
Telah mendapat penjelasan dari
Kewangan bahawa dibenarkan untuk
menggunakan dana EMBA yang
berlebihan untuk membeli peralatan yang
baru bagi memenuhi keperluan sementara
menunggu kampus baru bagi memastikan
ruang PPS tampak lebih ekslusif dan
menarik
PPS & KEWANGAN
KOTA BHARU
Kemudahan asas terhad Menyediakan kemudahan
asas yang mencukupi
Web site:
Maklumat tidak mencukupi
(contoh: bidang kepakaran
pensyarah)
Menyediakan link secara
terus untuk website PPS dari
website utama UiTM
Kelantan
Dipersetujui untuk berhubung dengan
info tech untuk sumbangan maklumat
kepakaran pensyarah (Kerjasama dengan
PJI) dan dikemaskinikan dalam website
utama uitm Kelantan
INFO TECH
PPS/PJI
Kurang menarik
Kurang kompetensi di
kalangan penyelia -
Mempengaruhi keyakinan
pelajar terutama di
peringkat PhD
Meningkatkan kerjasama
dengan Unit Teknologi
Maklumat untuk penyebaran
maklumat dan pendaftaran
Dipersetujui agar pensyarah / bakal
penyelia perlu menghadiri kursus-kursus
berkaitan penyeliaan di peringkat PhD
dan menghadiri kursus / seminar
berkaitan bidang kepakaran
PPS/PENYELIA
KEWANGAN Kontrak Tamat Tempoh
tidak diperbaharui dalam
tempoh yang ditetapkan
Daftar kontrak tamat
disediakan dan dipantau
secara berkala (Contoh Notis
disediakan)
Dipersetujui dengan kerjasama Bahagian
Fasiliti
KEWANGAN
Kebocoran maklumat
perolehan oleh pegawai
yang mempunyai akses
kepada maklumat tersebut
Proses Perolehan dipantau
oleh Ketua Unit Perolehan
bagi memastikan kaedah
dibuat mengikut peraturan
berkuatkuasa. Setiap staf
terlibat perlu mengisi borang
integrity pact seperti
pekeliling Bendahari Bil.
07/2011
Telah pun dilaksanakan
Ketelusan pegawai
pembuka dokumen yang
dilantik
Proses Perolehan dipantau
oleh Ketua Unit Perolehan
bagi memastikan kaedah
dibuat mengikut peraturan
berkuatkuasa. Taklimat
kewangan dicadangkan pada
Disember 2016. Tiada
keperluan kepada
perlindungan insuran kerana
Taklimat Kewangan akan diadakan pada
Februari nanti
melibatkan proses bayaran
sahaja.
FASILITI 1. Harga yang
ditawarkan melebihi had
harga anggaran jabatan.
2. Peserta yang menyertai
tawaran tersebut tidak
mencukupi di kawasan
setempat. 3. Masalah
proses perolehan yang rumit.
1.Mewujudkan sistem
berpusat untuk maklumat
kontraktor seluruh sistem
UiTM dan panggilan secara
pemakluman secara
automatik kepada pemegang
lesen berdaftar.
2. Mengamalkan pengurusan
kerja bagi sistem dan proses-
proses yang terlibat dalam
perolehan.
Sukar dilaksanakan kerana sistem
dikawal oleh Shah Alam
Tiada Pegawai keselamatan
& kesihatan pekerja yang
bertauliah
Melantik pegawai
keselamatan kesihatan di
kampus.
Kontraktor yang dilantik telah pun
mempunyai pegawai keselamatan dan
kesihatan pekerja yang bertauliah
Tugas di peringkat fasiliti ialah
memantau kerja-kerja kontraktor-
perlunya jawatankuasa SOSCHO
Jawatankuasa SOSCHO telah pun
dibentangkan oleh UPR dalam mesyuarat
JKE bertarikh 24/1/2017 dan telah pun
diluluskan
FAKULTI RISIKO LANGKAH
PENAMBAHBAIKAN
KEPUTUSAN TINDAKAN
AKADEMI
PENGAJIAN
BAHASA (APB)
Penutupan kelas Bahasa
Mandarin
Semakan semula ke atas
syarat pengambilan tenaga
pengajar Bahasa Mandarin
Dipersetujui supaya membuat surat
permohonan kepada pihak
pengurusan
Memohon
pensyarah Na Hui
Im dikekalkan
Kesukaran menilai tahap
keberkesanan nilai
keusahawanan
Penambahbaikan
pendekatan keusahawan
Dipersetujui agar diadakan TOT
untuk penyarah yang mengajar subjek
keusahawanan
PJI-MASMED
Sukar memenuhi
ekspektasi pelanggan dari
segi khidmat pengajaran
bahasa
Semakan semula pakej
kemahiran bahasa yang
ditawarkan agar
bersesuaian dengan
permintaan semasa
Persepsi pelanggan perlu
diperbetulkan sengan pemberitahuan
yang lebih jelas
PERAKAUNAN Kekurangan Kemasukan
Pelajar
Pensyarah dimestikan
mencukupi ATP dengan
membuat pelbagai aktiviti
selain pengajaran
Dipersetujui
Kawalan tambahan perlu membuat
promosi kepada pelajar2 DIA untuk
menyambung pengajian di peringkat
ijazah
Fasiliti tidak mencukupi
Menambahbaikan fasiliti
kelas dan kemudahan ICT
Tempahan LCD telah dibuat
sebanyak 25 unit – tambahan unit
yang baru sebanyak 38 unit
Kekurangan wang untuk
mengadakan seminar
mencari dana dari sumber-
sumber luar
Dipersetujui supaya seminar dalaman
dibuat secara smart partnership
dengan organisasi luar
Kekurangan tenaga untuk
menjalankan aktiviti
khidmat
masyarakat/universiti
pensyarah dimestikan
membuat kerja amal untuk
memenuhi KPI
Sebarang kerja-kerja CSR boleh
dilakukan secara smart partnership
dengan 1AM4U kerana terdapat dana
1AM4U untuk CSR (sila rujuk
facebook 1AM4U)
FAKULTI
PENGURUSAN
MAKLUMAT
Laporan akhir Latihan
Industri (IMC690) lewat
disiapkan
1. Memastikan sebaran
maklumat berkaitan
Industrial Training Report
Repository dan Industrial
Training (IT Kit) kepada
semua pelajar melalui
media sosial atau forum.
Telah pun diselesaikan dengan projek
KIK
Sila rujuk PIC: Encik Mohd Zafian
Pemarkahan laporan
Akhir Latihan Industri
(IMC690) lewat
disiapkan
1. Membuat jadual
penghantaran bab laporan
secara berkala secara atas
talian.
Pengguna tidak mengunci
bilik A101
1. Membuat
prosedur/etika
penggunaan bilik A101
2. Memohon kebenaran
daripada pihak FPM @
Polis Bantuan
Dipersetujui supaya merekod siapa
yang mengambil kunci
**ISU tambahan: Penggunaan
YouTube dalam kelas- permohonan
agar YouTube dibenarkan untuk
diakses dalam kelas bagi tujuan
pengajaran dan pembelajaran – sukar
dilaksanakan kerana di bawah
kawalan ke Shah Alam. Isu akan
dikemukakan kepada UPR Shah
Alam untuk tindakan MPRU
Pengguna menggunakan
bilik A101 tanpa
pengetahuan pihak
Fakulti
1. Membuat
prosedur/etika
penggunaan bilik D309
2. Merekodkan
penggunaan bilik D309
dengan merujuk kepada
Sistem Tempahan Bilik
Kuliah di
fpmkelantan.com
FAKULTI
PENGURUSAN
PERNIAGAAN -
ALUMNI
Kebolehpasaran graduan 1. Memastikan pelajar
memilih syarikat yang
bersesuaian semasa latihan
praktikal.
2.Melibatkan pelajar
dalam aktiviti
keusahawanan dan
kepimpinan
Isu berbangkit:
Ada silibus yang sudah out of date.
-Fakulti disarankan agar membuat
program baru
-Membuat boring saringan awal dan
dihantar ke Shah Alam untuk
tindakan UHAC
FAKULTI
PENGURUSAN
PERNIAGAAN –
LATIHAN INDUSTRI
Kehadiran pelajar semasa
taklimat awal/taklimat
akhir /bengkel
SPSS/EVIEWS untuk
latihan industri yang tidak
memuaskan.
1. Pemberian buku log
hanya kepada yang hadir.
2. Pengumpulan emel bagi
kemasukkan ke dalam
group canvas instructure.
3. Menyediakan manual
Senarai Semak Keperluan
Pelajar Tahun Akhir
(hardcopy dan Softcopy).
4. Pemberitahuan awal.
Dipersetujui agar memperkasakan
peranan PA Bagi setiap Fakulti
Kegagalan Penyelia untuk
memantau atau melawat
pelajar di tempat latihan
industri.
1. Memantau Advisor 2.
Membuat panggilan dan
bertanya khabar kepada
para pelajar tersebut
Dipersetujui agar peringatan
berterusan kepada Penyelaras Latihan
Industri (LI) untuk melakukan
langkah penambahbaikan
Report maklumbalas dari majikan
perlu disediakan untuk tindakan
seterusnya
Pelajar tidak mendapat
kebenaran untuk menukar
tempat latihan praktikal
daripada organisasi dan
pihak universiti.
Membuat pemantauan
atau melawat organisasi
(jika dalam Kelantan) dan
menelefon atau emel
organisasi berkaitan
kehadiran pelajar
Pelajar tidak menjalani
latihan industri mengikut
bidang yang ditentukan
FAKULTI Tidak mendaftar kursus
untuk kertas projek
Memberi peringatan
dalam taklimat awal dan
Dipersetujui
PENGURUSAN
PERNIAGAAN -
THESIS
latihan industri (tesis) akhir
Pelajar tidak mengikuti
format penulisan.
Implikasi kepada
penetapan khusus
(standardization) kepada
thesis yang tidak
menepati spesifikasi yg
ditetapkan.
Mengadakan bengkel
penulisan thesis pada
akhir semester
Kegagalan menyiapkan
thesis pada masa yang
ditetapkan
Memberi taklimat akhir
FSKM Tiada persedian bagi
Perisian Komputer
1. Spesifik lab bagi
CS110. Keperluan Lab
bagi CS110 adalah
berterusan setiap semester
dan tidak membebankan
Juruteknik Lab untuk
installation perisian lab
utk setiap semester yang
baru. 2.
Perisian Lab perlu
dipohon daripada Infotech
Shah Alam
Perisian terkini boleh diakses secara
atas talian di link:
https://infostruktur.uitm.edu.my/main/
Maklumat lanjut: Encik Mohd Zafian
Kelemahan Intrfrastruktur
internet
1 Kaji selidik Internet
struktur bagi lab Blok B
dan Blok D oleh pihak
InfoTech. .
Dipersetujui untuk dirujuk kepada
Unit INFOTECH – laporan telah
dihantar kepada Unit Info Tech
melalui system isms
Unit INFOTECH
Permasalahan Lab
Komputer
1. Kaji selidik Komputer
lab dan spesifikasi ,
operasi maintanance oleh
pihak InfoTech.
Kekurangan kemasukan
pelajar.
1. Membuat pemauntaun
bagi setiap bentuk
promosi. 2. Melantik
orang yang
bertanggungjawab dari
kalangan staf CS110 (PIC)
Kawalan penambahbaikan
dipersetujui
Penglibatan Pelajar dalam
kokurikulum , persatuan
dan kelab tanpa kawalan
1. Penganjuran aktiviti
kokurikulum pada bukan
waktu pembelajaran
Perlu diwujudkan kalendar aktiviti
tahunan selari dengan kalendar
akademik UiTM
KPP semua fakulti
FSSR- PAMERAN
TAHUN AKHIR
DIPLOMA
Kekurangan Pelajar Promosi pengambilan &
Sistem sekolah angkat
Telah dipersetujui supaya:
1. Mewujudkan kalendar aktiviti
tahunan berdasarkan kalendar
akademik
2. Sebarang aktiviti yang ingin
dijalankan boleh dijalankan secara
joint venture dengan organisasi
luar/industri
3. Sebarang aktiviti dijalankan
boleh mendapat kerjasama UNIT
TRIG yang menyediakan khidmat
jawatankuasa dariseluruh fakulti bagi
memastikan aktiviti boleh dijalankan
secara berterusan
Tiada kerjasama Melantik PIC
Waktu kurang sesuai Mewujudkan kalender
aktiviti berdasarkan
kalender cuti umum
Penyebaran Maklumat
Tidak meluas
Melantik PIC bagi setiap
sasaran
Kurang Informasi
Melantik PIC
Tidak strategik
Penyelaraskan keluasan
berdasarkan projek pelajar
Saiz yang terhad Mewujudkan perancangan
awal berkaitan jumlah
bahan pameran
Pemotongan bajet Membuat perbincangan
bajet projek bersama
Kelewatan mendapat
bajet
Melantik PIC
ISU TAMBAHAN: Telah dipersetujui keutamaan bajet
FSSR MEMERLUKAN
:
GALERI
UNTUK RUANG
PAMERAN
RUANG
PELUPUSAN
BAJET
TAMBAHAN UNTUK
KOS GRAFIK
diberikan kepada FSSR
memandangkan ia merupakan niche
UiTM Kelantan
Permohonan bajet tambahan untuk
galeri serta ruang pelupusan akan
dikemukakan kepada UPR Shah
Alam untuk tindakan MPRU